説明

取引書類管理方法及びシステム

【課題】取引書類を紙ベースで授受することを許容しながら、電子化を行うことができる取引書類管理方法及びシステムを提供する。
【解決手段】取引番号が付された取引書類を支所14のスキャナ部144aで読み取り、この読み取られた取引書類から取引番号を抽出し、この抽出された抽出された取引番号をキーとして取引書類をリンクしてセンター12の記憶装置126に保存する。スキャナ部144aで画像として読み取られたデータは、文字データに変換され、これにより取引番号が抽出される。

【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、請求書、納品書、有価証券、専用発票、紙幣等の取引に必要な書類(以下、取引書類という。)を管理する方法及びシステムに関する。
【背景技術】
【0002】
従来、紙に印刷して作成していた取引書類を電子的に作成し、売り手と買い手との間で電子情報を交換して取引を行うようなシステムが考えられている。例えば特許文献1においては、取引活動に関する要求情報を含む開始書類を電子的に受け取り、受け取った開始書類の要求情報の幾つかをデータベースにマッピングし、データベースに含まれる要求情報を使用して取引書類を自動的に作成するようにしてある。
【0003】
【特許文献1】特表2003−524220号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【0004】
しかしながら、取引書類、例えば請求書等は未だ紙ベースで売り手と買い手との間で授受されている。このような現実を考えると全てを電子化することは困難である。
【0005】
本発明の目的は、取引書類を紙ベースで授受することを許容しながら、電子化を行うことができる取引書類管理方法及びシステムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【0006】
本発明の第1の特徴とするところは、取引番号が付された取引書類を読み取るステップと、読み取られた取引書類から取引番号を抽出するステップと、抽出された取引番号をキーとして前記取引書類をリンクして保存するステップと、を有する取引書類管理方法にある。
【0007】
好適には、前記取引書類を読み取るステップは、前記取引書類をスキャナ部で画像として読み取り、前記取引番号を抽出するステップは、前記スキャナ部で画像として読み取られたデータを文字データに変換して取引番号を抽出する。
【0008】
また、好適には、前記取引番号は、取引に関する他のデータと共にデータベースに登録される。
【0009】
また、取引書類に取引番号を付するステップをさらに有する。
【0010】
また、好適には、前記取引書類の真偽を判定するステップをさらに有する。ここで、好適には、前記取引書類に関する書類の真偽の判定は、抽出された取引番号に基づいて行うか、又は前記取引書類に関する書類の真偽の判定は、前記取引書類に予め付されたウォータマークに基づいて行う。
【0011】
また、好適には、保存された取引書類を前記取引番号から取り出すステップをさらに有する。
【0012】
本発明の第2の特徴とするところは、取引番号が付された取引書類を読み取る読取手段と、この読取手段により読み取られた書類から取引番号を抽出する抽出手段と、この抽出手段により抽出された抽出された取引番号をキーとして前記取引書類をリンクして保存する保存手段と、を有する取引書類管理システムにある。
【0013】
本発明の第3の特徴とするところは、スキャナ部及び第1のコンピュータを備えた支所と、第2のコンピュータを備えたセンターとを有し、前記第1のコンピュータ、スキャナ部及び第2のコンピュータがネットワークを介して接続されたシステムにおいて、前記スキャナ部は、取引番号が付された取引書類を読み取り、前記第1のコンピュータは、前記スキャナ部により読み取られた書類から取引番号を抽出する抽出手段と、前記スキャナにより読み取られた画像データ及び前記抽出手段により抽出された取引番号データを前記ネットワークを介して出力するデータ出力手段とを有し、前記第2のコンピュータは、前記第1のコンピュータから出力された画像データ及び取引番号データを前記ネットワークを介して入力するデータ入力手段と、このデータ入力手段により入力された取引番号データをキーとして前記データ入力手段により入力された画像データを記憶手段にリンクして保存させる保存指示手段と、を有する取引書類管理システムにある。
【発明を実施するための最良の形態】
【0014】
次に本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。
図1は、本発明の実施形態に係る取引書類管理システムの概要を示す。この取引書類管理システムにおいては、国や公的機関等により認定された多数のユーザ10と、国や公的機関等であるセンター12及び多数の支所14とが関連する。ユーザ10は、商品やサービスの売り手又は買い手であり、該ユーザ10は、コンピュータ102と、複合機104とを有し、これらがLAN(Local Area Network)106を介して接続されている。センター12は、例えばメインフレームのコンピュータ122と、複合機124と、記憶装置126とを有し、これらがLAN128を介して接続されている。支所14は、コンピュータ142と、複合機144とを有し、これらがLAN146を介して接続されている。さらに、ユーザ10、センター12及び支所14は、インターネット16を介して接続されている。
【0015】
上記複合機104、124、144は、それぞれスキャナ部104a、124a、144aと、プリンタ部104b、124b、144bとを有する。スキャナ部104a、124a、144aは、原稿送り装置を有し、後述するように、取引書類等に印刷された内容を読み取る。プリンタ部104b、124b、144bは、コンピュータ102、122、142から出力されたデータを用紙に印刷するプリント機能と、スキャナ部104a、124a、144aで読み取りられた原稿を複写する複写機能とを有する。
【0016】
図2は、センター12のコンピュータ122におけるソフトウエア構成を示す。使用期間設定部1222は、取引書類に付される取引番号及びウォータマーク(電子透かし)の使用期間を設定する。取引番号群生成部1224は、取引書類に付される取引番号を群として生成する。ウォータマーク生成部1226は、取引書類に付されるコード情報であって目に見えないように印刷されるウォータマークを生成する。使用期間設定部1222で設定された使用期間、取引番号群生成部1224で生成された取引番号群及びウォータマーク生成部1226で生成されたウォータマークは、暗号化部1228で暗号化され、第1のデータ出力部1230からインターネット16を介してユーザ10及び支所14に出力される。また、データ入力部1232には、支所14からインターネット16を介して入力されたデータ又は複合機124で読み取られたデータが入力される。このデータ入力部1232に入力されたデータが暗号化されている場合は、暗号解読部1234において解読され、データベース管理部1236に送られる。このデータベース管理部1236は、データベース1238を管理するもので、データ入力部1232から入力されたデータをデータベース1238に登録する。また、データベース管理部1236に登録された取引番号をキーとして取引書類データをリンクさせ、第2のデータ出力部1240から記憶装置126へ出力し、この記憶装置126に取引番号とリンクした形で取引書類データを保存する。使用期間設定部1222、取引番号群生成部1224、ウォータマーク生成部1226及びデータベース管理部1236は、制御部1242により制御される。
【0017】
図3は、センター12のコンピュータ122が取引番号等を発行する手順を示す。取引番号等を発行するには、まずステップS10において、使用期間設定部1222により取引番号群の使用期間を設定する。使用期間は、例えば90日であり、この1ヶ月の間に取引番号及びウォータマークを取引書類に付することにより当該取引書類が有効となる。次のステップS12においては、取引番号群生成部1224により取引番号群を生成する。取引番号群としては連続番号であってもよいし、乱数を用いる等によりランダムに生成するようにしてもよい。次のステップS14においては、ウォータマーク生成部1226によりウォータマークが生成される。ウォータマーク生成部1226により生成されるウォータマークは、使用期間設定部1222により設定された使用期間に応じて、又は一定期間毎にデータを変えてもよいし、変えなくともよい。次のステップS16においては、暗号化部1228により使用期間、取引番号群及びウォータマークを暗号化する。暗号化は、公開鍵番号基盤(PKI)を利用して行うことができる。ステップS18においては、暗号化された使用期間、取引番号群及びウォータマークの各データを第1のデータ出力部1230により出力する。
【0018】
図4は、ユーザ10のコンピュータ102におけるソフトウエア構成を示す。前述したセンター12のコンピュータ122からインターネット16を介して送られた使用期間、取引番号群及びウォータマークの各暗号化されたデータは、データ入力部1022に入力され、暗号解読部1024で解読され、コンピュータ102内のメモリに蓄積される。制御部1026は、メモリに蓄積された取引番号及びウォータマークを読み出し、取引書類データ生成部1028にこれらのデータを渡し、プリンタ部104bで所定のフォーマットに合わせた取引書類が作成されるようにする。
【0019】
図5は、ユーザ10のコンピュータ102により取引書類を作成する手順を示す。取引書類を作成するには、まずステップS20において、取引書類の作成が要求されたか否かを判定し、取引書類の作成が要求されたと判定されると、次のステップS22に進み、取引の作成が要求されるまでは待機する。ステップS22においては、メモリに蓄積された取引番号群から取引番号を選択し、またウォータマークを読み出す。次のステップS24においては、取引書類を作成する日時が前述したセンター12側で設定された使用期間内に属するか否かを判定する。取引書類を作成する日時が使用期間内に属さないと判定された場合は、当該取引番号及びウォータマークの使用はできないので、ステップS26に進み、取引書類が作成できない旨の警告を表示し、処理を終了する。一方、ステップS24において、取引書類を作成する日時が使用期間内に属すると判定された場合は、ステップS28に進み、取引書類データ生成部1028で取引書類データを生成し、次のステップS30において、この取引書類データをプリンタ部104bに送り、このプリンタ部104bで取引書類を印刷する。
【0020】
図6は、上記プリンタ部104bで印刷される取引書類18の一例を示す。取引書類18は、例えば専用発票であり、発行元20(この実施形態においては、発行元はセンター12)、作成者(売り手)21、取引番号22、発行年月日23、発行対象(商品名、サービス名等)24、発行金額25、受取人(買い手)26等が印刷される。また、この取引書類18の所定領域にはウォータマーク30が付される。このような取引書類18は、売り手が買い手に対して商品又はサービスを提供したときに売り手から買い手に渡される。
【0021】
このようにして作成された取引書類18に対して、買い手は、渡された取引書類18を支所14において認証してもらうようにする。取引書類18の認証は、取引書類18を支所14の複合機144のスキャナ部144aで読み取り、このスキャナ部144aで読み取ったデータをコンピュータ142で処理することにより行われる。
【0022】
図7は、支所14のコンピュータ142におけるソフトウエア構成を示す。前述したスキャナ部144aで読み取られた画像データは、データ入力部1422に入力される。このデータ入力部1422に入力された画像データは、画像データ−文字データ変換部1424により文字データに変換される。画像データ−文字データ変換部1424は、画像データをメモリに蓄積された辞書と比較することにより画像データを文字データに変換する。即ち、画像データ−文字データ変換部1424においては、取引書類18から発行元データ、作成者データ、取引番号データ、発行年月日データ、発行対象データ、発行金額データ、受取人データ等を抽出する。また、データ入力部1422に入力された画像データは、ウォータマーク解析部1426により解析される。比較部1428は、こられ取引書類18から抽出又は解析されたデータと、予めセンター12から送られてメモリに記憶されているデータとを比較する。この比較部1428の比較結果により取引書類の真偽が判定され、この真偽の判定データが判定データ出力部1430から複合機144のプリンタ部144bに送られる。また、データ入力部1422に入力された画像データと、画像データ−文字データ変換部1424で変換された文字データとは一つのファイルとして暗号化部1432に入力されて暗号化され、さらにデータ出力部1434からインターネットを介してセンター12のコンピュータ122に出力される。なお、スキャナ部144aで読み取られるのは、前述した専用発票である取引書類18ばかりではなく、証拠書類である見積書、契約書、納品書等も合わせて読み取られ、これらの書類を一つのファイルとしてセンター12のコンピュータ122に出力される。
【0023】
図8は、支所14のコンピュータ142による取引書類の真偽判定を行う手順を示す。取引書類の真偽判定を行うには、まずステップS40において、スキャナ部144aで取引書類を読み取り、この読み取られた画像データをデータ入力部1422に入力する。次のステップS42においては、画像データ−文字データ変換部1424により文字データに変換して発行年月日、取引番号等を抽出する。次のステップS44においては、ステップ40で読み取られたウオータマークを解析する。次のステップS46においては、読み取られた発行年月日データをメモリに記憶された使用期間と比較し、発行年月日が使用期間内であるか否かを判定する。このステップS46において、発行年月日が使用期間内ではないと判定されると、ステップS48に進み、プリンタ部144bに例えば黒で印刷された用紙を出力し、処理を終了する。一方、ステップS46において、発行年月日が使用期間内であると判定されると、次のステップS50に進み、読み取った取引番号がメモリに記憶されている取引番号と一致するか否か、及び既に使用された取引番号でないか等により取引番号が正当なものか否かを判定する。ステップS50において、取引番号が正当なものはないと判定された場合は、ステップS48に進み、例えば黒で印刷された用紙を出力し、処理を終了する。一方、ステップS50において、取引番号が正当なものであると判定されると、ステップS52に進み、取引書類から解析されたウォータマークがメモリに記憶されているウォータマークと一致するか否かを判定する。このステップS52において、ウォータマークが一致していないと判定された場合は、ステップS48に進み、プリンタ部144bに例えば黒で印刷された用紙を出力し、処理を終了する。一方、ステップS52において、ウォータマークが一致していると判定されると、次のステップS54に進み、取引書類の複写物に認証を付したものをプリンタ部144bから出力し、処理を終了する。
【0024】
図9は、支所14からセンター12に送られた取引書類データを処理する手順を示す。なお、センター12のコンピュータ122におけるソフトウエア構成は、図2に示されている。取引書類データを処理するには、まずステップS60において、データ入力部1232に支所14から送られた取引書類データ(画像データと文字データとを含む)を入力する。次のステップS62においては、暗号化された取引書類データが暗号解読部1234で解読され、データベース管理部1236に送られる。次のステップS64においては、データベース管理部1236で予め用意されているデータベース1238のフィールドに取引書類の文字データ(作成者データ、取引番号データ、発行年月日データ、発行対象データ、発行金額データ、受取人データ等)を入力して登録する。次のステップS66においては、データベース1238に登録された取引番号をキーとして取引書類の画像データをリンクさせる。そして、次のステップS58において、データ出力部1240から記憶装置126へ取引書類の画像データを出力し、この記憶装置126に取引番号とリンクした形で取引書類の画像データを保存する。
【0025】
図10は、データベース1238と記憶装置126のファイル構成を示す。データベース1238は、リスト形式になっており、作成者(売り手)、取引番号、発行年月日、発行対象、発行金額、受取人(買い手)等の項目に加え、紙ベースの取引書類の保存場所、例えば倉庫番号等の項目がある。紙ベースの取引書類には、見積書、契約書及び納品書の原本、並びに認証された専用発票が含まれる。また、保存場所は、手入力によりデータベース1238に登録される。ここで、取引番号は、例えばURL(Uniform Resouce Locator)の形式で取引書類の保存場所が埋め込まれている。記憶装置126に保存された取引書類のデータは、図10に示すように、階層により保存管理されている。したがって、取引番号をリンク元アンカーとし、記憶装置126に記憶されている取引書類の階層を辿ることにより必要とする取引書類にアクセスすることができる。なお、取引書類にアクセスするアクセス権を取引書類毎に設定することができる。
【0026】
次に上述した取引書類管理システム全体をまとめて説明する。
図1において、センター12は、取引書類を発行する権限を有し、取引書類の使用期間を設定し、取引番号及びウォータマークを生成する。センター12で生成された取引番号及びウォータマークは、予め認定されたユーザ10の複合機104のプリンタ部104bにより取引書類のフォーマットに付され、取引書類が作成される。この取引書類は、売り手から買い手に渡される。この取引書類を受け取った買い手は、国や公的機関等の支所14に出向き、取引書類を認証してもらう。この取引書類の認証には、複合機144が用いられ、取引書類が複合機144のスキャナ部144aにより読み取られる。このスキャナ部144aにより読み取られた取引書類から発行日、取引番号及びウォータマークが抽出され、これらをセンター12から発行されたものと比較し、取引書類の真偽が判定される。取引書類が正当である場合には、取引書類の複写物に認証を付したものがプリンタ部144bから出力され、取引書類が正当ではない場合には、例えば用紙を黒に印刷したものが出力される。スキャナ部144aで読み取った取引書類データは、他の取引書類データと共に、センター12のコンピュータ122に送られる。センター12のコンピュータ122は、取引番号をキーとして取引書類をリンクして記憶装置126に保存する。このように取引書類データは、取引番号をキーとして記憶装置126にリンクして記憶しているので、センター12のコンピュータ122のメモリに対する負荷を軽減することができる。また、ユーザ10又は支所14においては、インターネット16を介してセンター12のデータベースにアクセスすることにより取引書類データを取り出すことができる。
【0027】
なお、上記実施形態においては、取引書類は支所14でまとめて読み取るようにしたが、この発明はこれに限定されるものではなく、他のスキャナ部で分散して読み取るようにしてもよい。また、上記実施形態においては、取引書類データをセンター12の記憶装置126にまとめて保存するようにしたが、本発明は、これに限定されるものではなく、例えば取引書類データを他の記憶装置に分散して保存するようにしてもよい。また、上記実施形態においては、センター12から支所14に送られた取引番号等に基づいて取引書類の真偽を判定しているが、本発明は、これに限定されるものではなく、取引書類が読み取れる毎にセンター12と支所14との間で暗号化して通信し、センター12のコンピュータ122で真偽を判定してもよい。
【産業上の利用可能性】
【0028】
以上述べたように、本発明は、紙ベースで発行される取引書類を管理するシステムに利用することができる。
【図面の簡単な説明】
【0029】
【図1】本発明の実施形態に係る取引書類管理システムの概要を示すブロック図である。
【図2】本発明の実施形態に係る取引書類管理システムにおいて、センターのコンピュータにおけるソフトウエア構成を示すブロック図である。
【図3】本発明の実施形成に係る取引書類管理システムにおいて、センターのコンピュータが取引番号等を発行する手順を示すフローチャートである。
【図4】本発明の実施形態に係る取引書類管理システムにおいて、ユーザのコンピュータにおけるソフトウエア構成を示すブロック図である。
【図5】本発明の実施形成に係る取引書類管理システムにおいて、ユーザのコンピュータにより取引書類を作成する手順を示すフローチャートである。
【図6】本発明の実施形成に係る取引書類管理システムにおいて、取引書類の一例を示す平面図である。
【図7】本発明の実施形成に係る取引書類管理システムにおいて、支所のコンピュータにおけるソフトウエア構成を示す。
【図8】本発明の実施形成に係る取引書類管理システムにおいて、支所のコンピュータによる取引書類の真偽判定を行う手順を示すフローチャートである。
【図9】本発明の実施形成に係る取引書類管理システムにおいて、支所からセンターに送られた取引書類データを処理する手順を示すフローチャートである。
【図10】本発明の実施形成に係る取引書類管理システムにおいて、データベースと記憶装置のファイル構成を示す説明図である。
【符号の説明】
【0030】
10 ユーザ
102 コンピュータ
104 複合機
104a スキャナ部
104b プリンタ部
12 センター
122 コンピュータ
124 複合機
124a スキャナ部
124b プリンタ部
126 記憶装置
14 ユーザ
142 コンピュータ
144 複合機
144a スキャナ部
144b プリンタ部
16 インターネット
1222 使用期間設定部
1224 取引番号群生成部
1226 ウォータマーク生成部
1236 データベース管理部
1238 データベース
18 取引書類
22 取引番号
30 ウォータマーク
1424 画像データー文字データ変換部
1426 ウォータマーク解析部
1428 比較部
1430 判定データ出力部

【特許請求の範囲】
【請求項1】
取引番号が付された取引書類を読み取るステップと、
読み取られた取引書類から取引番号を抽出するステップと、
抽出された取引番号をキーとして前記取引書類をリンクして保存するステップと、
を有する取引書類管理方法。
【請求項2】
前記取引書類を読み取るステップは、前記取引書類をスキャナ部で画像として読み取り、前記取引番号を抽出するステップは、前記スキャナ部で画像として読み取られたデータを文字データに変換して取引番号を抽出する請求項1記載の取引書類管理方法。
【請求項3】
前記取引番号は、取引に関する他のデータと共にデータベースに登録される請求項1記載の取引書類管理方法。
【請求項4】
取引書類に取引番号を付するステップをさらに有する請求項1記載の取引書類管理方法。
【請求項5】
前記取引書類の真偽を判定するステップをさらに有する請求項1記載の取引書類管理方法。
【請求項6】
前記取引書類に関する書類の真偽の判定は、抽出された取引番号に基づいて行う請求項5記載の取引書類管理方法。
【請求項7】
前記取引書類に関する書類の真偽の判定は、前記取引書類に予め付されたウォータマークに基づいて行う請求項5記載の取引書類管理方法。
【請求項8】
保存された取引書類を前記取引番号から取り出すステップをさらに有する請求項1記載の取引書類管理方法。
【請求項9】
取引番号が付された取引書類を読み取る読取手段と、
この読取手段により読み取られた取引書類から取引番号を抽出する抽出手段と、
この抽出手段により抽出された取引番号をキーとして前記取引書類をリンクして保存する保存手段と、
を有する取引書類管理システム。
【請求項10】
前記読取手段は、取引書類を画像として読み取るスキャナ部であり、前記抽出手段は、前記スキャナ部で読み取られたデータを文字データに変換して取引番号を抽出する請求項9記載の取引書類管理システム。
【請求項11】
取引番号を含む取引に関するデータを登録するデータベースをさらに有する請求項9記載の取引書類管理システム。
【請求項12】
取引書類に取引番号を付して印刷する印刷手段をさらに有する請求項9記載の取引書類管理システム。
【請求項13】
前記取引書類の真偽を判定する判定手段をさらに有する請求項9記載の取引書類管理システム。
【請求項14】
前記判定手段は、前記抽出手段により抽出された取引番号に基づいて判定を行う請求項13記載の取引書類管理システム。
【請求項15】
前記判定手段は、前記取引書類に予め付されたウォータマークに基づいて行う請求項13記載の取引書類管理システム。
【請求項16】
保存された取引書類を前記取引番号から取り出す取出手段をさらに有する請求項9記載の取引書類管理システム。
【請求項17】
スキャナ部及び第1のコンピュータを備えた支所と、第2のコンピュータを備えたセンターとを有し、前記第1のコンピュータ、スキャナ部及び第2のコンピュータがネットワークを介して接続されたシステムにおいて、
前記スキャナ部は、取引番号が付された取引書類を読み取り、
前記第1のコンピュータは、前記スキャナ部により読み取られた書類から取引番号を抽出する抽出手段と、前記スキャナにより読み取られた画像データ及び前記抽出手段により抽出された取引番号データを前記ネットワークを介して出力するデータ出力手段とを有し、
前記第2のコンピュータは、前記第1のコンピュータから出力された画像データ及び取引番号データを前記ネットワークを介して入力するデータ入力手段と、このデータ入力手段により入力された取引番号データをキーとして前記データ入力手段により入力された画像データを記憶手段にリンクして保存させる保存指示手段と、
を有する取引書類管理システム。

【図1】
image rotate

【図2】
image rotate

【図3】
image rotate

【図4】
image rotate

【図5】
image rotate

【図6】
image rotate

【図7】
image rotate

【図8】
image rotate

【図9】
image rotate

【図10】
image rotate


【公開番号】特開2006−301835(P2006−301835A)
【公開日】平成18年11月2日(2006.11.2)
【国際特許分類】
【出願番号】特願2005−120763(P2005−120763)
【出願日】平成17年4月19日(2005.4.19)
【出願人】(000005496)富士ゼロックス株式会社 (21,908)
【Fターム(参考)】