ワークフロー管理システム、ワークフロー管理方法
【課題】各企業として正式な意思決定がなされた証跡を残しつつ、企業をまたがる業務指示の修正や変更などを円滑に行うワークフロー管理システムを提供する。
【解決手段】第１のクライアント端末は、第１の業務指示情報に対する決裁が行われたことを示す情報が入力されると、第１の業務指示情報に電子署名を付与してワークフロー管理装置に送信し、ワークフロー管理装置は、電子署名が付与された第１の業務指示情報を原本記憶装置に記憶させ、また第１の業務指示情報を複製して第２の業務指示情報を生成し、生成した第２の業務指示情報に応じて第２のクライアント端末に入力される編集情報に基づいて第２の業務指示情報を更新して記憶し、原本記憶装置は、ワークフロー管理装置から送信される第１の業務指示情報と現在時刻とに基づいてタイムスタンプ情報を生成して記憶する。
【解決手段】第１のクライアント端末は、第１の業務指示情報に対する決裁が行われたことを示す情報が入力されると、第１の業務指示情報に電子署名を付与してワークフロー管理装置に送信し、ワークフロー管理装置は、電子署名が付与された第１の業務指示情報を原本記憶装置に記憶させ、また第１の業務指示情報を複製して第２の業務指示情報を生成し、生成した第２の業務指示情報に応じて第２のクライアント端末に入力される編集情報に基づいて第２の業務指示情報を更新して記憶し、原本記憶装置は、ワークフロー管理装置から送信される第１の業務指示情報と現在時刻とに基づいてタイムスタンプ情報を生成して記憶する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の組織間での業務活動のつながりを示す業務指示情報を管理するワークフロー管理システム、ワークフロー管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、企業などの組織において各種案件の意思決定を行うまでの一連の業務活動をワークフローとして定義し、このようなワークフローを業務指示情報として管理するワークフロー管理システムが利用されている。このようなワークフロー管理システムでは、ある業務活動とその担当部門や、その業務活動の後続となる他の業務活動とのつながりが示される業務指示情報が生成され、業務指示情報に沿って行われる業務活動の工程毎に、各工程の活動状況等の情報が入力され、記憶される。
特許文献１−３には、一般的に企業内での意思決定に利用されるワークフロー管理システムを、複数企業にまたがる業務活動に適用する技術が提案されている。ここでは、業務指示情報を企業外のサーバにて管理し、工程毎の業務指示が記載されたメールやＵＲＬを通知して、異なる企業のユーザのそれぞれに業務指示を行うものである。
【特許文献１】特開平１０−３２０４９０号公報
【特許文献２】特開２００２−２３０２４７号公報
【特許文献３】特開２００３−１１４９６３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、異なる組織間で利用されるワークフロー管理システムでは、例えばある企業の一連の業務活動が完了したことを示す決裁が、他の企業の業務活動が開始するきっかけとなることがある。このような場合、異なる企業間において互いの業務活動が完了し決裁されたことが証明されることが望ましい。特に、各企業の資産等に重要な意思決定を行う場合には、その意思決定がされたことについてより高い証拠性や信頼性が求められる。
【０００４】
例えば、資産の流動性を高め、また資産の価値を最大化するために資産の所有、運用（経営）、管理が、それぞれを専門とする異なる企業に分離され行われることが増えており、このような専門性を持った企業もそれぞれに複数存在している。このような場合、その企業間での公的な業務指示や意思伝達には高い証拠性や信頼性が求められるため、紙媒体による意思伝達が行われることが多い。ここで、例えばその資産の現実的な管理を専門とする企業が、その資産に対し管理上必要な措置を取るためには、その資産の運用企業、所有企業からの公的な承認印が必要となり、各企業内での業務活動は一定である場合にも企業間での業務指示は非常に煩雑となる。例えば、図１２に示されるように、資産の所有を専門とする企業Ａ−１、企業Ａ−２と、資産の運用を専門とする企業Ｂ−１、企業Ｂ−２、企業Ｂ−３、企業Ｂ−４と、資産の管理を専門とする企業Ｃ−１、企業Ｃ−２、企業Ｃ−３、企業Ｃ−４、企業Ｃ−５との企業が存在する場合、それぞれの企業間で異なる経路により意思伝達が行われる。ここでは、紙媒体を郵送やバイク便により伝達するため、意思伝達の迅速性や第三者介在による情報漏洩リスクなどが問題となる。
【０００５】
一方、専門が異なる企業間にまたがる業務活動においては、企業をまたがる業務指示が発出された際に、各企業の責任において業務指示の内容の修正や変更が行われる場合がある。ここで、企業をまたがる業務指示の内容に修正や変更が行われることは、それぞれの企業の専門性を活かし資産の価値を最大化するために必要であると考えられるが、このような修正や変更が行われる場合にも、修正前の業務指示との変更点や、業務指示に不正な改ざんが行われていないことの証明が可能であることが望ましい。
【０００６】
そこで、このような異なる企業間で行われる一連の業務活動にワークフロー管理システムを適用する場合、業務活動のそれぞれの工程を閲覧、承認するだけでなく、工程中の最適なタイミングで意思決定の証跡を残しつつ、かつ不正な改ざんを発見できるように業務指示情報を管理することが望ましい。本発明は、このような状況に鑑みてなされたもので、企業間をまたがる一連の業務活動を管理するワークフロー管理システムにおいて、各企業として正式な意思決定がなされた証跡を残しつつ、不正な改ざんの発見を可能とし、専門の異なる各企業での業務指示の修正や変更などを円滑に行うことを可能とするワークフロー管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上述した課題を解決するために、本発明は、第１の組織の第１のクライアント端末および第２の組織の第２のクライアント端末とネットワークを介して接続され、それぞれの組織内において決裁が行われるまでの一連の業務活動のつながりが示される第１の組織の第１の業務指示情報および第２の組織の第２の業務指示情報が記憶される業務指示情報記憶部を備えるワークフロー管理装置と、第１の組織と第２の組織との間での業務指示を示す業務指示情報が記憶される原本記憶部を備える原本記憶装置と、を備えたワークフロー管理システムであって、第１のクライアント端末は、第１の業務指示情報に示される一連の業務活動に対する決裁が行われたことを示す情報が入力されると、第１の業務指示情報に電子署名を付与する電子署名付与部を備え、ワークフロー管理装置は、第１のクライアント端末の電子署名付与部によって電子署名が付与された第１の業務指示情報を、原本記憶装置に送信する原本送信部と、原本記憶装置に記憶された第１の業務指示情報を読み出し、読み出した第１の業務指示情報を複製して第２の業務指示情報を生成し、業務指示情報記憶部に記憶させる業務指示情報複製部と、第２の業務指示情報を第２のクライアント端末に送信し、送信した第２の業務指示情報に応じて第２のクライアント端末に入力される編集情報を受信し、業務指示情報記憶部に記憶された第２の業務指示情報を、受信した編集情報に基づいて更新して上書きする業務指示情報更新部と、を備え、原本記憶装置は、ワークフロー管理装置の原本送信部から送信される第１の業務指示情報と現在時刻とに基づいたタイムスタンプ情報を生成するタイムスタンプ生成部と、ワークフロー管理装置の原本送信部から送信される第１の業務指示情報と、タイムスタンプ生成部によって生成されるタイムスタンプ情報とを原本記憶部に記憶させる原本登録部と、を備え、第２のクライアント端末は、ワークフロー管理装置に第１の業務指示情報の読み出し要求を送信し、送信した読み出し要求に応じてワークフロー管理装置から送信される第２の業務指示情報を受信する業務指示情報受信部と、業務指示情報受信部が受信した第２の業務指示情報に対して入力される編集情報を、ワークフロー管理装置に送信する業務指示情報編集部と、を備えることを特徴とする。
【０００８】
また、本発明は、上述のワークフロー管理装置が、受信部が第１の業務指示情報の読み出し要求を受信すると、原本記憶装置に記憶された電子署名が付与された第１の業務指示情報を読み出し、読み出した電子署名の検証処理を行う署名検証部をさらに備え、ワークフロー管理装置の業務指示情報複製部は、署名検証部による検証処理が成功した場合、第１の業務指示情報を複製して第２の業務指示情報を生成し、一方、検証処理が失敗した場合、第２の業務指示情報を生成しないことを特徴とする。
【０００９】
また、本発明は、上述のワークフロー管理装置が、第１のクライアント端末の電子署名付与部によって電子署名が付与された第１の業務指示情報に、第２の組織に対応する業務指示情報の通番を付与する業務指示情報管理部をさらに備え、ワークフロー管理装置の原本送信部は、業務管理情報制御部によって通番が付与された第１の業務指示情報を、原本記憶装置に送信することを特徴とする。
【００１０】
また、本発明は、第１の組織の第１のクライアント端末および第２の組織の第２のクライアント端末とネットワークを介して接続され、それぞれの組織内において決裁が行われるまでの一連の業務活動のつながりが示される第１の組織の第１の業務指示情報および第２の組織の第２の業務指示情報が記憶される業務指示情報記憶部を備えるワークフロー管理装置と、第１の組織と第２の組織との間での業務指示を示す業務指示情報が記憶される原本記憶部を備える原本記憶装置と、を備えたワークフロー管理システムの、第１のクライアント端末が、第１の業務指示情報に示される一連の業務活動に対する決裁が行われたことを示す情報が入力されると、第１の業務指示情報に電子署名を付与するステップと、ワークフロー管理装置が、電子署名が付与された第１の業務指示情報を、原本記憶装置に送信するステップと、原本記憶装置に記憶された第１の業務指示情報を読み出し、読み出した第１の業務指示情報を複製して第２の業務指示情報を生成し、業務指示情報記憶部に記憶させるステップと、生成した第２の業務指示情報を第２のクライアント端末に送信し、送信した第２の業務指示情報に応じて第２のクライアント端末に入力される編集情報を受信し、業務指示情報記憶部に記憶された第２の業務指示情報を、受信した編集情報に基づいて更新して上書きするステップと、原本記憶装置が、ワークフロー管理装置から送信される第１の業務指示情報と現在時刻とに基づいたタイムスタンプ情報を生成するステップと、ワークフロー管理装置から送信される第１の業務指示情報と、生成したタイムスタンプ情報とを原本記憶部に記憶させるステップと、第２のクライアント端末が、ワークフロー管理装置に第１の業務指示情報の読み出し要求を送信し、送信した読み出し要求に応じてワークフロー管理装置から送信される第２の業務指示情報を受信するステップと、受信した第２の業務指示情報に対して入力される編集情報を、ワークフロー管理装置に送信するステップと、を備えることを特徴とするワークフロー管理方法である。
【発明の効果】
【００１１】
以上説明したように、本発明によれば、第１のクライアント端末は、第１の業務指示情報に示される一連の業務活動に対する決裁が行われたことを示す情報が入力されると、第１の業務指示情報に電子署名を付与してワークフロー管理装置に送信し、ワークフロー管理装置は、電子署名が付与された第１の業務指示情報を原本記憶装置に記憶させ、また第１の業務指示情報を複製して第２の業務指示情報を生成し、生成した第２の業務指示情報を第２のクライアント端末に送信し、送信した第２の業務指示情報に応じて第２のクライアント端末に入力される編集情報に基づいて第２の業務指示情報を更新して記憶し、原本記憶装置は、ワークフロー管理装置から送信される第１の業務指示情報と現在時刻とに基づいてタイムスタンプ情報を生成して記憶するようにしたので、第１の組織で決裁が行われた第１の業務指示情報に電子署名を付与し、さらにタイムスタンプ情報を付与して記憶しつつ、第２の組織の第２のクライアント端末から第１の業務指示情報に対する編集情報の入力を受付けて第２の業務情報を生成することが可能となる。これにより、組織にて正式な決裁、意思決定がなされた証跡を電子署名として残しつつ、第１の組織で決裁された第１の業務指示情報に応じて第２の組織の第２の業務指示情報を生成する際には、第２のクライアント端末に入力される編集情報により第２の業務指示情報を編集するため、専門の異なる各企業での業務指示の修正や変更などを円滑に行うことが可能となる。また、ワークフロー管理装置は、第２のクライアント端末から送信される第１の業務指示情報の読み出し要求を受信すると、第１の業務指示情報の電子署名の検証処理を行い、検証処理が失敗した場合には第２の業務指示情報を生成しないようにしたので、業務指示情報に対する不正な改ざんを発見することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明の一実施形態について、図面を参照して説明する。
図１は、本実施形態によるワークフロー管理システム１の接続概要を示す図である。本実施形態によるワークフロー管理システム１では、複数の異なる企業をまたぐ一連の業務活動を管理するワークフロー管理装置１００が、ネットワークを介して各企業に設置されるクライアント端末に接続される。ここでは、資産の所有を専門とする企業Ａ−１、企業Ａ−２と、資産の運用を専門とする企業Ｂ−１、企業Ｂ−２、企業Ｂ−３、企業Ｂ−４と、資産の管理を専門とする企業Ｃ−１、企業Ｃ−２、企業Ｃ−３、企業Ｃ−４、企業Ｃ−５とのそれぞれに設置されるクライアント端末が、ワークフロー管理装置１００に接続される。ワークフロー管理装置１００は、各企業間にまたがる業務指示が発出される場合、その業務指示情報の原本を、原本記憶装置２００に記憶させる。このように、本実施形態においては、専門性と役割分担の異なる複数企業間で業務指示を行う場合に、図１２に示したような従来の経路に比べて単純化された経路での意思伝達を行うことが可能である。
【００１３】
図２は、本実施形態におけるワークフロー管理システム１により業務指示情報が決裁（最終稟議）される様子を示す概念図である。例えば、業務指示情報は、資産の現実的な管理を行う企業Ｃの発意により生成される。企業Ｃは、資産の現状に合わせて特定の措置を行う必要があると判断すると、その措置を行うことを稟議内容とする業務指示情報をワークフロー管理装置１００に登録し、企業Ｃ内での稟議が行われる（ステップＳ１０）。ここで稟議とは、各工程の担当者間または企業間で、業務指示に対する確認を行うことを示す。企業Ｃ内での決裁が行われると、資産の運用を行う企業Ｂに業務指示情報が発出される（ステップＳ１１）。この際、企業をまたがる業務指示情報は、原本記憶装置２００に記憶され保管される（ステップＳ１２）。同様に、企業Ｂ内における稟議の各工程が完了し決裁されると（ステップＳ１３）、ワークフロー管理装置１００は企業Ａのための業務指示情報を生成する（ステップＳ１４）。この際にも、企業をまたがる業務指示情報は、原本記憶装置２００に記憶され保管される（ステップＳ１５）。企業Ａは、企業Ｂから発出された業務指示情報に基づいて稟議を行う（ステップＳ１６）。
【００１４】
図３は、本実施形態によるワークフロー管理システム１の構成を示すブロック図である。ワークフロー管理システム１は、ワークフロー管理装置１００と、原本記憶装置２００と、企業Ｃに設置される複数のクライアント端末３００Ｃ（クライアント端末３００Ｃ−１、クライアント端末３００Ｃ−２、クライアント端末３００Ｃ−３、・・・）と、企業Ｂに設置される複数のクライアント端末３００Ｂ（クライアント端末３００Ｂ−１、クライアント端末３００Ｂ−２、クライアント端末３００Ｂ−３、・・・）とのコンピュータ装置を備えている。ここで、各企業にそれぞれ複数設置されるクライアント端末３００Ｃ、クライアント端末３００Ｂは、同様の構成であり、インターネットブラウザ機能を備えた一般的なＰＣ（Personal Computer）を適用できるため、個別に説明をする必要がない場合にはクライアント端末３００と表記して説明する。図３には企業Ｃと企業Ｂとのクライアント端末３００を示し説明するが、他の企業（例えば、企業Ａ）に設置されるクライアント端末３００が同様に接続されて良い。
【００１５】
ワークフロー管理装置１００は、各企業における一連の稟議、業務活動を示す業務指示情報を管理するコンピュータ装置であり、業務指示情報記憶部１０１と、資産情報記憶部１０２と、企業情報記憶部１０３と、稟議ルート記憶部１０４と、ユーザ情報記憶部１０５と、業務指示情報更新部１０６と、業務指示情報複製部１０７と、業務指示情報管理部１０８と、業務活動通知部１０９と、ユーザ認証部１１０と、通信部１１１と、原本送信部１１２と、署名検証部１１３とを備えている。
【００１６】
業務指示情報記憶部１０１には、企業における一連の業務活動を示す業務指示情報が記憶される。図４は、業務指示情報記憶部１０１に記憶される業務指示情報のデータ例を示す図である。業務指示情報には、「企業種別」、「業務指示情報ＩＤ」、「業務指示情報ＩＤ枝番」、「企業毎業務指示情報通番」、「資産ＩＤ」、「稟議パターンＩＤ」、「作成ユーザＩＤ」、「作成企業ＩＤ」、「ステータス情報」、「稟議内容」、「作成日時」、「編集日時」、「署名情報」、「相手企業ＩＤ」などの情報が含まれる。
【００１７】
業務指示情報に含まれる情報のうち、「企業種別」は、専門性によって分離された企業の役割を示す情報であり、例えば、資産に対する「所有」、「運用」、「管理」などの区分を示す情報である。「業務指示情報ＩＤ」は、業務指示情報記憶部１０１に記憶された業務指示情報を識別する情報である。「業務指示情報ＩＤ枝番」は、業務指示情報ＩＤに応じた枝番号であり、例えば、業務指示情報が企業内にて決裁され完了し他の企業に発出された後に差し戻され、新たな業務指示情報が生成される場合に増加して付与される番号である。
【００１８】
「企業毎業務指示情報通番」は、企業毎の業務指示情報に付与される通番であり、企業毎の業務指示情報に増加して付与される番号である。「資産ＩＤ」は、業務指示の対象となる資産を識別する情報である。「稟議パターンＩＤ」は、業務指示による一連の業務活動の稟議ルートについて予め定められたパターンを識別する情報である。「作成ユーザＩＤ」は、業務指示情報の作成命令を入力したユーザを識別する情報である。「作成企業ＩＤ」は、作成ユーザの属する企業を識別する情報である。「ステータス情報」は、業務指示情報に示される一連の業務活動のうち、いずれの工程の業務活動までが終了しているかを示す情報である。「業務指示情報」は、一連の業務活動の業務指示を示す情報である。「作成日時」は、業務指示情報が作成された日時を示す情報である。「編集日時」は、業務指示情報が作成された後に編集され更新された日時を示す情報である。「署名情報」は、業務指示情報に基づいて生成された電子署名である。「相手企業ＩＤ」は、企業内での業務指示情報の決裁が完了した後の発出先の企業を識別する情報である。
【００１９】
図３に戻り、資産情報記憶部１０２には、業務指示の対象となる資産の情報が記憶される。図５は、資産情報記憶部１０２に記憶される資産情報のデータ例を示す図である。資産情報には、「資産ＩＤ」、「資産名」、「関連企業ＩＤ」、「関連企業ＩＤ２」、・・・などの情報が含まれる。「資産ＩＤ」は、ワークフロー管理装置１００に記憶される業務指示の対象となる資産を識別する情報である。「資産名」は、資産ＩＤにより識別される資産の名称を示す。「関連企業ＩＤ」は、対応する案件に関連する企業を示す情報であり、同一の案件に対して企業種別の異なる他の企業を識別する情報である。「関連企業ＩＤ２」は、上述の「関連企業ＩＤ」によって識別される企業とは異なる他の企業が関連している場合に、その企業を識別する情報である。その他、関連する企業が複数ある場合には、「関連企業ＩＤ３」、「関連企業ＩＤ４」、・・・などの情報が対応付けられるようにしても良い。
【００２０】
図３に戻り、企業情報記憶部１０３には、業務指示の活動主体となる企業の情報が記憶される。図６は、企業情報記憶部１０３に記憶される企業情報のデータ例を示す図である。企業情報には、「企業ＩＤ」、「企業名」、「企業種別」などの情報が含まれる。「企業ＩＤ」は、業務活動を行う企業を識別する情報である。「企業名」は、対応する企業の名称である。「企業種別」は、対応する企業の企業種別である。
【００２１】
図３に戻り、稟議ルート記憶部１０４には、業務指示情報に応じて定められた一連の業務活動の工程毎の担当者を示す稟議パターンが記憶される。図７は、稟議ルート記憶部１０４に記憶されるデータ例を示す図である。稟議ルートには、「企業ＩＤ」、「稟議パターンＩＤ」、「作成者（正）」、「作成者（副）」、「確認者（正）」、「確認者（副）」、・・・、「最終稟議責任者（正）」、「最終稟議責任者（副）」などの情報が含まれる。
【００２２】
「企業ＩＤ」は、対応する稟議パターンが適用される企業を識別する情報である。「稟議パターンＩＤ」は、稟議パターンを識別する情報である。「作成者（正）」は、業務指示情報をワークフロー管理装置１００に入力したユーザを識別する情報である。「作成者（副）」は、作成者（正）に示されるユーザが不在である場合などのために、予備的に定められる作成者である。このように、業務活動の工程ごとに正、副の担当者を指定しておけば、担当者の不在によるワークフローの遅滞を防ぐことができる。「確認者（正）」は、業務指示に対応する各工程の確認、承認を行うユーザを識別する情報である。「確認者（副）」は、「確認者（正）」に対して予備的に定められる確認者である。ここで、業務指示に対して複数の確認工程が存在する場合には、複数工程毎に「確認者（正）」と「確認者（副）」とを対応付けるようにして良い。「最終稟議責任者（正）」は、一連の業務活動の決裁（最終稟議）を行うユーザＩＤを示す情報である。「最終稟議責任者（副）」は、「最終稟議責任者（正）」に対して予備的に定められる最終稟議責任者である。
【００２３】
図３に戻り、ユーザ情報記憶部１０５には、ワークフロー管理装置１００を利用する予め定められたユーザ情報が記憶される。図８は、ユーザ情報記憶部１０５に記憶されるユーザ情報のデータ例を示す図である。ユーザ情報には、「ユーザＩＤ」、「企業ＩＤ」、「氏名」、「ユーザパスワード」、「メールアドレス」、「権限」などの情報が含まれる。「ユーザＩＤ」は、ワークフロー管理装置１００に提供されるサービスにログイン可能なユーザを識別する情報である。「企業ＩＤ」は、対応するユーザが所属する企業を識別する情報である。「氏名」は、対応するユーザの氏名である。「ユーザパスワード」は、対応するユーザがログインする際に、ユーザ認証を行うための情報である。「メールアドレス」は、対応するユーザに情報を通知する際の電子メールの宛先となる情報である。「権限」は、対応するユーザが行うことができる処理に対応する権限を表す情報である。たとえば、権限の種別には、業務指示情報の「作成」、「承認」、「署名付与」、「発出」、「発出受入れ」などが存在する。
【００２４】
図３に戻り、業務指示情報更新部１０６は、クライアント端末３００からの要求に応じて、業務指示情報記憶部１０１に記憶された業務指示情報についてクライアント端末３００に入力される編集情報を受信し、業務指示情報記憶部１０１に記憶された業務指示情報を、受信した編集情報に基づいて更新して記憶させる。ここで、ユーザに入力される編集情報とは、例えば、業務指示情報に含まれる稟議内容に対する編集を示す情報や、稟議ルートの変更を示す情報などが考えられる。
【００２５】
業務指示情報複製部１０７は、決裁が完了して原本記憶装置２００に記憶された業務指示情報の原本を読み出し、読み出した業務指示情報を複製して、その業務活動の後工程となる企業に対する業務指示を示す業務指示情報を生成して、業務指示情報記憶部に記憶させる。ここで、業務指示情報複製部１０７は、後述する署名検証部１１３による検証処理が成功した場合、業務指示情報を複製して後工程の業務指示情報を生成し、一方、検証処理が失敗した場合、第２の業務指示情報を生成しない。
【００２６】
業務指示情報管理部１０８は、業務指示情報記憶部１０１に記憶される業務指示情報の生成、更新などの処理を行う。例えば、業務指示情報管理部１０８は、クライアント端末３００から送信される操作情報に応じて、資産情報記憶部１０２、企業情報記憶部１０３、稟議ルート記憶部１０４に記憶された情報に基づいて業務指示情報を生成し、業務指示情報記憶部１０１に記憶させる。また、業務指示情報管理部１０８は、業務指示情報に示される工程毎に、クライアント端末３００から承認を示す情報が送信されると、送信された情報に応じて業務指示情報記憶部１０１に記憶された業務指示情報のステータスや稟議内容を更新して記憶させる。
【００２７】
業務活動通知部１０９は、クライアント端末３００から、業務活動の工程毎の承認が行われたことを示す更新情報に応じて業務指示情報記憶部１０１に記憶された業務指示情報のステータスが変更すると、業務活動の次工程の担当者に、業務活動の確認を依頼する旨を通知する。例えば、業務活動通知部１０９は、次工程の担当者のメールアドレスをユーザ情報記憶部１０５から読み出し、読み出したメールアドレス宛に業務活動の確認を依頼する旨を記載した電子メールを送信する。
【００２８】
ユーザ認証部１１０は、クライアント端末３００から送信されるアクセス要求に応じてユーザ認証を行う。例えば、ユーザは、定められたユーザＩＤと、ユーザＩＤに対応するパスワードとをクライアント端末３００に入力する。ユーザ認証部１１０は、クライアント端末３００に入力されたユーザＩＤとパスワードとの組み合わせと一致する組み合わせの情報がユーザ情報記憶部１０５に記憶されていれば、ユーザ認証が成功したと判定し、ユーザのログインを許可する。一方、ユーザ認証部１１０は、クライアント端末３００に入力されたユーザＩＤとパスワードとの組み合わせと一致する組み合わせの情報がユーザ情報記憶部１０５に記憶されていなければ、ユーザ認証が失敗したと判定し、ユーザのログインを許可しない。
【００２９】
通信部１１１は、ネットワークを介してクライアント端末３００との通信を行う。
原本送信部１１２は、企業内での業務活動が完了して決裁された後、クライアント端末３００から発出要求を受信すると、業務指示情報記憶部１０１に記憶された決裁済みの業務指示情報の原本を、原本記憶装置２００に送信する。ここで、業務指示情報の原本には、業務指示情報と、業務指示情報に対してクライアント端末３００に付与された電子署名と、次工程を担当する企業における業務指示情報の企業毎業務指示情報通番とが含まれる。
【００３０】
署名検証部１１３は、業務指示情報複製部１０７からの要求に応じて、業務指示情報複製部１０７が原本記憶部２０１から読み出した業務指示情報の原本に含まれる電子署名の検証を行う。検証は、例えば、業務指示情報と予め定められた電子署名アルゴリズムに基づいてハッシュ値を算出し、算出したハッシュ値と、業務指示情報の原本に含まれる電子署名の値とが一致するか否かを判定することにより行う。ここでは、ハッシュ値と電子署名の値とが一致すれば成功と判定し、一致しなければ失敗と判定する。
【００３１】
原本記憶装置２００は、複数企業間にまたがる業務指示情報が記憶されるコンピュータ装置であり、タイムスタンプ生成部２０１と、原本登録部２０２と、原本記憶部２０３とを備えている。
タイムスタンプ生成部２０１は、原本登録部２０２からの要求に応じて、決裁が完了した業務指示情報に対してタイムスタンプ情報を付与する。ここで、タイムスタンプ情報は、例えば、公開鍵暗号基盤（ＰＫＩ）に基づいて、タイムスタンプ付与処理の処理対象となる業務指示情報と、タイムスタンプ付与処理を行う時点での時刻情報とに基づいて生成されるハッシュ値である。本実施形態では、原本記憶装置２００がタイムスタンプ生成部２０１を備えることとして説明するが、外部の公的な時刻認証局（ＴＳＡ）を利用してタイムスタンプを付与するようにしても良い。この場合、例えば、原本記憶装置２００が、外部の時刻認証局のサーバに対して業務指示情報のハッシュ値を送信し、時刻認証局のサーバから、送信したハッシュ値に基づいて生成されたタイムスタンプを受信する構成とすることができる。
原本登録部２０２は、原本送信部１１２から業務指示情報が送信されると、タイムスタンプ生成部２０１によってタイムスタンプを付与し、原本記憶部２０３に記憶させる。
【００３２】
原本記憶部２０３には、複数企業間にまたがる業務指示情報の原本情報が記憶される。図９は、原本記憶部２０３に記憶される原本のデータ例を示す情報である。原本情報には、「業務指示情報ＩＤ」、「業務指示情報ＩＤ枝番」、「企業毎業務指示情報通番」、「資産ＩＤ」、「稟議パターンＩＤ」、「作成ユーザＩＤ」、「作成企業ＩＤ」、「稟議内容」、「電子署名情報」、「登録日」、「タイムスタンプ」などが含まれる。これらのうち、上述の業務指示情報記憶部１０１に記憶される業務指示情報に含まれる項目と同様の項目は、同様の情報内容である。「登録日」は、原本情報が原本記憶装置２００に記憶された日時を示す情報である。「タイムスタンプ」は、例えばＸＭＬ（Extensible Markup Language）形式で表される業務指示情報に対して、タイムスタンプ生成部２０１によって付与されたタイムスタンプ情報である。図１０は、原本記憶部２０３に記憶される原本情報の概念を示す図である。図１０に示されるように、原本情報には、ＸＭＬ形式で表される業務指示情報と、その業務活動情報に基づいて生成された電子署名と、業務指示情報に対して付与された通番との情報が含まれる。
【００３３】
図３に戻り、企業Ｃに設置される複数のクライアント端末３００Ｃ（クライアント端末３００Ｃ−１、クライアント端末３００Ｃ−２、クライアント端末３００Ｃ−３）は、企業Ｃのユーザによって利用されるコンピュータ端末である。クライアント端末３００は、具体的には、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）、携帯電話端末などの、入力部、出力部、制御部、演算部、記憶部を備えたコンピュータ機器が想定される。クライアント端末３００Ｃは、インターネットブラウザ機能を備えており、ユーザから入力される操作情報に応じてワークフロー管理装置１００の通信部１１１と通信を行い、業務指示情報の生成要求や更新要求、編集要求を行う。特に、企業Ｃにおける業務活動の最終稟議責任者であるユーザが利用するクライアント端末３００Ｃ−１は、電子署名付与部３０１を備えている。電子署名付与部３０１は、最終稟議責任者が担当する工程が承認されたことを示す情報が入力されると、通信部１１１を介して業務指示情報記憶部１０１に記憶された業務指示情報を読み出し、読み出した業務指示情報に電子署名を付与して、ワークフロー管理装置１００に送信する。ここで、電子署名は、例えば公開鍵暗号基盤に基づく電子署名が適用できる。
【００３４】
企業Ｂに設置される複数のクライアント端末３００Ｂ（クライアント端末３００Ｂ−１、クライアント端末３００Ｂ−２、クライアント端末３００Ｂ−３）は、クライアント端末３００Ｃと同様の構成である。ここで、企業Ｂにおける業務活動の最初の担当者となるユーザに利用されるクライアント端末３００Ｂ−１は、業務指示情報通信部３０２Ｂ−１と、業務指示情報編集部３０３Ｂ−１とを備えている。業務指示情報通信部３０２Ｂ−１は、ワークフロー管理装置１００の通信部１１１と通信を行って、業務指示情報記憶部１０１に記憶された業務指示情報を読み出す。業務指示情報編集部３０３Ｂ−１は、業務指示情報通信部３０２Ｂ−１が読み出した業務指示情報に対してユーザから入力される編集情報を受付け、入力された編集情報をワークフロー管理装置１００に送信する。
【００３５】
次に、図１１を参照して、本実施形態によるワークフロー管理システム１の動作例を説明する。まず、前提として、ワークフロー管理装置１００の資産情報記憶部１０２、企業情報記憶部１０３、稟議ルート記憶部１０４、ユーザ情報記憶部１０５にはそれぞれ情報が記憶されていることとする。
【００３６】
まず、例えば資産の管理を担当する企業Ｃに設置されるクライアント端末３００Ｃ−３が、ユーザからの入力に応じて、ユーザＩＤとパスワードとが含まれるアクセス要求をワークフロー管理装置１００に送信する。ワークフロー管理装置１００のユーザ認証部１１０は、ユーザからのアクセス要求に応じてユーザ認証を行い、ユーザ認証が成功すると、ユーザのログインを許可する。
【００３７】
ワークフロー管理装置１００の業務指示情報管理部１０８は、ユーザ認証部１１０によるユーザ認証処理が成功すると、ユーザ認証が成功したユーザに対応する企業ＩＤ、ユーザＩＤに応じて、そのユーザが担当者となる業務指示情報や、そのユーザの属する企業が関連する資産情報などを業務指示情報記憶部１０１や資産情報記憶部１０２などから読み出し、クライアント端末３００Ｃ−３に送信する。クライアント端末３００Ｃ−３には、ユーザ認証が成功したユーザに対応する業務指示情報や資産情報のみが送信され、表示される。ここで、クライアント端末３００Ｃ−１に送信する資産情報などは、ユーザ毎に付与される権限などに応じて制御するようにしても良い。
【００３８】
ここで、クライアント端末３００Ｃ−３によってユーザ認証が成功したユーザは、業務指示情報を生成する権限を有しているものとする。クライアント端末３００Ｃ−３は、業務指示情報の入力を受付ける。例えば、クライアント端末３００Ｃ−３は、業務指示によって異なるデータ項目の種類や、稟議内容、Ｃ社内の稟議ルートを示す稟議パターンや各工程の確認者などの入力を受付ける（ステップＳ１）。ワークフロー管理装置１００の通信部１１１は、ネットワークを介してクライアント端末３００Ｃ−３から送信される業務指示情報を受信すると、業務指示情報管理部１０８は、業務指示情報を生成して、業務指示情報記憶部１０１に記憶させる。この際、業務指示情報管理部１０８は、業務指示情報に新たな業務指示情報ＩＤや業務指示文書ＩＤ枝番を付与した業務指示情報を業務指示情報記憶部１０１に記憶させる。
【００３９】
ステップＳ１で生成されワークフロー管理装置１００に記憶された業務指示情報に基づいて、企業Ｃ内での稟議が行われる（ステップＳ２）。ここでは、業務指示情報に示される稟議ルートに沿って、順次、各工程の担当者によって各工程の確認、承認、編集、差し戻し等の指示が行われる。具体的には、例えば、ある業務指示情報に対する確認権限を有するユーザが確認を行った旨を示す情報をクライアント端末３００に入力されると、ワークフロー管理装置１００は、その業務指示情報のステータス情報を更新する。この際、業務活動通知部１０９が、ステータスの更新された業務指示情報の稟議ルートから次に確認すべき担当者を決定し、ユーザ情報記憶部１０５から次工程の担当者のメールアドレス等を読み出し、業務指示の確認を行う旨の通知を送信する。このように、ワークフロー管理装置１００の業務指示情報記憶部１０１に記憶された業務指示情報が更新されて記憶される。そして、業務指示情報に示された確認者による全ての確認が完了し、最終稟議確認者からの入力に応じてクライアント端末３００Ｃ−１がワークフロー管理システム１にログインすると、最終稟議者が確認を行う最終稟議情報がクライアント端末３００Ｃ−１に送信され、表示される。クライアント端末３００Ｃ−１に、最終稟議者によって決裁を示す情報が入力されると、クライアント端末３００Ｃ−１は、ワークフロー管理装置１００に記憶された業務指示情報を読み出し、電子署名付与部３０１Ｃによって電子署名を付与してワークフロー管理装置１００に送信する（ステップＳ３）。ワークフロー管理装置１００の業務指示情報管理部１０８は、ワークフロー管理装置１００から送信される電子署名が付与された電子署名を、通信部１１１を介して受信し、業務指示情報記憶部１０１に記憶させる。この時点で、電子署名された業務指示情報のステータスは「発出待ち」となる。
【００４０】
そして、企業Ｃの担当者からの操作情報の入力に応じて、クライアント端末３００Ｃは、決裁済みの業務指示情報の発出要求をワークフロー管理装置１００に送信する（ステップＳ４）。ワークフロー管理装置１００の通信部１１１が、クライアント端末３００Ｃから送信される発出要求を受信すると、業務指示情報管理部１０８は、発出要求に対応する電子署名済みの業務指示情報の次工程となる企業Ｂにおける企業毎業務指示情報通番を付与し、業務指示情報記憶部１０１に記憶させる。そして、ワークフロー管理装置１００の原本送信部１１２は、資産情報記憶部１０１に記憶された発出要求に対応する業務指示情報を、原本記憶装置２００に送信する。原本記憶装置２００の原本登録部２０２は、ワークフロー管理装置１００の原本送信部１１２から送信される業務指示情報に、タイムスタンプ生成部２０１によってタイムスタンプを付与した後、電子署名が付与された業務指示情報を、生成したタイムスタンプとともに原本記憶部２０３に記憶させる（ステップＳ１５０）。
【００４１】
そして、発出された業務指示情報の後工程となる企業Ｂに設置されたクライアント端末３００Ｂ−２に、例えば発出受け入れ権限を有するユーザがログインすると、ワークフロー管理装置１００は、ログインしたユーザに応じた業務指示情報の原本を原本記憶装置２００から読み出す。そして、署名検証部１１３が、業務指示情報に付与された電子署名およびタイムスタンプの検証を行い。検証が成功した場合は、ワークフロー管理装置１００の業務指示情報複製部１０７は、業務指示情報を複製して業務指示情報記憶部１０１に記憶させる（ステップＳ１５１）。
【００４２】
クライアント端末３００Ｂ−２には、複製された業務指示情報が送信され、表示される。クライアント端末３００Ｂ−２は、ユーザから入力される編集情報を受付ける。また、クライアント端末３００Ｂ−２は、ユーザから業務指示情報の発出が確認されたことを示す情報の入力を受付けると、ワークフロー管理装置１００に送信する（ステップＳ１５２）。以降、ステップＳ６〜ステップＳ９の処理は、ステップＳ１〜ステップＳ４の処理と同様である。企業Ｂにおける最終稟議が完了した後は、例えば企業Ａを後工程とする業務指示を発出して同様の処理を行うようにしても良いし、他に関連企業がない場合には、決裁を完了するようにしても良い。
【００４３】
なお、各工程において担当者が稟議内容を確認する際、前工程までの稟議内容に不備がある場合には、前工程の担当者に差し戻し処理を行うようにしても良い。また、ステップＳ４やステップＳ５において電子署名の検証処理が失敗した場合や、ステップＳ５においてタイムスタンプを検証することにより業務指示情報の改ざんが発見された場合にも、差し戻し処理を行うようにしても良い。企業をまたぐ業務指示についても、このような差し戻し処理を行うことができるようにして良い。
【００４４】
また、前工程の担当者が確認を行い、後工程にステータスが移行した後、前工程の担当者が、自身の確認に不備を発見した場合には、後工程に移行した業務指示を自身の工程に引き戻す処理を行うようにしても良い。
また、ワークフロー管理装置１００は、ステップＳ４にて発出要求が行われた際、署名検証処理を実行し、検証が失敗すれば、発出を行わないようにしても良い。
【００４５】
以上説明したように、本発明によれば、企業間をまたがる業務指示が行われる場合には、企業から発出された業務指示情報の原本を、電子署名を付与して原本記憶装置２００に記憶させるようにしたので、電子署名を検証することで、原本記憶装置２００に記憶された業務指示情報の電子署名の証明期間が切れていたり、業務指示情報が不正に改ざんされていたりすることを発見することができる。また、電子署名が成功した場合には、企業間をまたいだ業務指示が行われたことを証明することができる。
【００４６】
なお、本発明における処理部の機能を実現するためのプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録して、この記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータシステムに読み込ませ、実行することにより業務指示情報の管理を行ってもよい。なお、ここでいう「コンピュータシステム」とは、ＯＳや周辺機器等のハードウェアを含むものとする。また、「コンピュータシステム」は、ホームページ提供環境（あるいは表示環境）を備えたＷＷＷシステムも含むものとする。また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシステムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことをいう。さらに「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、インターネット等のネットワークや電話回線等の通信回線を介してプログラムが送信された場合のサーバやクライアントとなるコンピュータシステム内部の揮発性メモリ（ＲＡＭ）のように、一定時間プログラムを保持しているものも含むものとする。
【００４７】
また、上記プログラムは、このプログラムを記憶装置等に格納したコンピュータシステムから、伝送媒体を介して、あるいは、伝送媒体中の伝送波により他のコンピュータシステムに伝送されてもよい。ここで、プログラムを伝送する「伝送媒体」は、インターネット等のネットワーク（通信網）や電話回線等の通信回線（通信線）のように情報を伝送する機能を有する媒体のことをいう。また、上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであっても良い。さらに、前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるもの、いわゆる差分ファイル（差分プログラム）であっても良い。
【図面の簡単な説明】
【００４８】
【図１】本発明の一実施形態によるワークフロー管理システムの概念を示す図である。
【図２】本発明の一実施形態によるワークフロー管理システムの動作概要を示す図である。
【図３】本発明の一実施形態によるワークフロー管理システムの構成を示すブロック図である。
【図４】本発明の一実施形態による業務指示情報のデータ例を示す図である。
【図５】本発明の一実施形態による資産情報のデータ例を示す図である。
【図６】本発明の一実施形態による企業情報のデータ例を示す図である。
【図７】本発明の一実施形態による稟議ルートのデータ例を示す図である。
【図８】本発明の一実施形態によるユーザ情報のデータ例を示す図である。
【図９】本発明の一実施形態による原本情報のデータ例を示す図である。
【図１０】本発明の一実施形態による原本情報のデータ例を示す図である。
【図１１】本発明の一実施形態によるワークフロー管理システムの動作例を示す図である。
【図１２】紙媒体により企業をまたいだ意思伝達を行う概念を示す図である。
【符号の説明】
【００４９】
１ ワークフロー管理システム
１００ ワークフロー管理装置
１０１ 業務指示情報記憶部
１０２ 資産情報記憶部
１０３ 企業情報記憶部
１０４ 稟議ルート記憶部
１０５ ユーザ情報記憶部
１０６ 業務指示情報更新部
１０７ 業務指示情報複製部
１０８ 業務指示情報管理部
１０９ 業務活動通知部
１１０ ユーザ認証部
１１１ 通信部
１１２ 原本送信部
１１３ 署名検証部
２００ 原本記憶装置
２０１ タイムスタンプ生成部
２０２ 原本登録部
２０３ 原本記憶部
３００ クライアント端末
３０１ 電子署名付与部
３０２ 業務指示情報通信部
３０３ 業務指示情報編集部
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の組織間での業務活動のつながりを示す業務指示情報を管理するワークフロー管理システム、ワークフロー管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、企業などの組織において各種案件の意思決定を行うまでの一連の業務活動をワークフローとして定義し、このようなワークフローを業務指示情報として管理するワークフロー管理システムが利用されている。このようなワークフロー管理システムでは、ある業務活動とその担当部門や、その業務活動の後続となる他の業務活動とのつながりが示される業務指示情報が生成され、業務指示情報に沿って行われる業務活動の工程毎に、各工程の活動状況等の情報が入力され、記憶される。
特許文献１−３には、一般的に企業内での意思決定に利用されるワークフロー管理システムを、複数企業にまたがる業務活動に適用する技術が提案されている。ここでは、業務指示情報を企業外のサーバにて管理し、工程毎の業務指示が記載されたメールやＵＲＬを通知して、異なる企業のユーザのそれぞれに業務指示を行うものである。
【特許文献１】特開平１０−３２０４９０号公報
【特許文献２】特開２００２−２３０２４７号公報
【特許文献３】特開２００３−１１４９６３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、異なる組織間で利用されるワークフロー管理システムでは、例えばある企業の一連の業務活動が完了したことを示す決裁が、他の企業の業務活動が開始するきっかけとなることがある。このような場合、異なる企業間において互いの業務活動が完了し決裁されたことが証明されることが望ましい。特に、各企業の資産等に重要な意思決定を行う場合には、その意思決定がされたことについてより高い証拠性や信頼性が求められる。
【０００４】
例えば、資産の流動性を高め、また資産の価値を最大化するために資産の所有、運用（経営）、管理が、それぞれを専門とする異なる企業に分離され行われることが増えており、このような専門性を持った企業もそれぞれに複数存在している。このような場合、その企業間での公的な業務指示や意思伝達には高い証拠性や信頼性が求められるため、紙媒体による意思伝達が行われることが多い。ここで、例えばその資産の現実的な管理を専門とする企業が、その資産に対し管理上必要な措置を取るためには、その資産の運用企業、所有企業からの公的な承認印が必要となり、各企業内での業務活動は一定である場合にも企業間での業務指示は非常に煩雑となる。例えば、図１２に示されるように、資産の所有を専門とする企業Ａ−１、企業Ａ−２と、資産の運用を専門とする企業Ｂ−１、企業Ｂ−２、企業Ｂ−３、企業Ｂ−４と、資産の管理を専門とする企業Ｃ−１、企業Ｃ−２、企業Ｃ−３、企業Ｃ−４、企業Ｃ−５との企業が存在する場合、それぞれの企業間で異なる経路により意思伝達が行われる。ここでは、紙媒体を郵送やバイク便により伝達するため、意思伝達の迅速性や第三者介在による情報漏洩リスクなどが問題となる。
【０００５】
一方、専門が異なる企業間にまたがる業務活動においては、企業をまたがる業務指示が発出された際に、各企業の責任において業務指示の内容の修正や変更が行われる場合がある。ここで、企業をまたがる業務指示の内容に修正や変更が行われることは、それぞれの企業の専門性を活かし資産の価値を最大化するために必要であると考えられるが、このような修正や変更が行われる場合にも、修正前の業務指示との変更点や、業務指示に不正な改ざんが行われていないことの証明が可能であることが望ましい。
【０００６】
そこで、このような異なる企業間で行われる一連の業務活動にワークフロー管理システムを適用する場合、業務活動のそれぞれの工程を閲覧、承認するだけでなく、工程中の最適なタイミングで意思決定の証跡を残しつつ、かつ不正な改ざんを発見できるように業務指示情報を管理することが望ましい。本発明は、このような状況に鑑みてなされたもので、企業間をまたがる一連の業務活動を管理するワークフロー管理システムにおいて、各企業として正式な意思決定がなされた証跡を残しつつ、不正な改ざんの発見を可能とし、専門の異なる各企業での業務指示の修正や変更などを円滑に行うことを可能とするワークフロー管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上述した課題を解決するために、本発明は、第１の組織の第１のクライアント端末および第２の組織の第２のクライアント端末とネットワークを介して接続され、それぞれの組織内において決裁が行われるまでの一連の業務活動のつながりが示される第１の組織の第１の業務指示情報および第２の組織の第２の業務指示情報が記憶される業務指示情報記憶部を備えるワークフロー管理装置と、第１の組織と第２の組織との間での業務指示を示す業務指示情報が記憶される原本記憶部を備える原本記憶装置と、を備えたワークフロー管理システムであって、第１のクライアント端末は、第１の業務指示情報に示される一連の業務活動に対する決裁が行われたことを示す情報が入力されると、第１の業務指示情報に電子署名を付与する電子署名付与部を備え、ワークフロー管理装置は、第１のクライアント端末の電子署名付与部によって電子署名が付与された第１の業務指示情報を、原本記憶装置に送信する原本送信部と、原本記憶装置に記憶された第１の業務指示情報を読み出し、読み出した第１の業務指示情報を複製して第２の業務指示情報を生成し、業務指示情報記憶部に記憶させる業務指示情報複製部と、第２の業務指示情報を第２のクライアント端末に送信し、送信した第２の業務指示情報に応じて第２のクライアント端末に入力される編集情報を受信し、業務指示情報記憶部に記憶された第２の業務指示情報を、受信した編集情報に基づいて更新して上書きする業務指示情報更新部と、を備え、原本記憶装置は、ワークフロー管理装置の原本送信部から送信される第１の業務指示情報と現在時刻とに基づいたタイムスタンプ情報を生成するタイムスタンプ生成部と、ワークフロー管理装置の原本送信部から送信される第１の業務指示情報と、タイムスタンプ生成部によって生成されるタイムスタンプ情報とを原本記憶部に記憶させる原本登録部と、を備え、第２のクライアント端末は、ワークフロー管理装置に第１の業務指示情報の読み出し要求を送信し、送信した読み出し要求に応じてワークフロー管理装置から送信される第２の業務指示情報を受信する業務指示情報受信部と、業務指示情報受信部が受信した第２の業務指示情報に対して入力される編集情報を、ワークフロー管理装置に送信する業務指示情報編集部と、を備えることを特徴とする。
【０００８】
また、本発明は、上述のワークフロー管理装置が、受信部が第１の業務指示情報の読み出し要求を受信すると、原本記憶装置に記憶された電子署名が付与された第１の業務指示情報を読み出し、読み出した電子署名の検証処理を行う署名検証部をさらに備え、ワークフロー管理装置の業務指示情報複製部は、署名検証部による検証処理が成功した場合、第１の業務指示情報を複製して第２の業務指示情報を生成し、一方、検証処理が失敗した場合、第２の業務指示情報を生成しないことを特徴とする。
【０００９】
また、本発明は、上述のワークフロー管理装置が、第１のクライアント端末の電子署名付与部によって電子署名が付与された第１の業務指示情報に、第２の組織に対応する業務指示情報の通番を付与する業務指示情報管理部をさらに備え、ワークフロー管理装置の原本送信部は、業務管理情報制御部によって通番が付与された第１の業務指示情報を、原本記憶装置に送信することを特徴とする。
【００１０】
また、本発明は、第１の組織の第１のクライアント端末および第２の組織の第２のクライアント端末とネットワークを介して接続され、それぞれの組織内において決裁が行われるまでの一連の業務活動のつながりが示される第１の組織の第１の業務指示情報および第２の組織の第２の業務指示情報が記憶される業務指示情報記憶部を備えるワークフロー管理装置と、第１の組織と第２の組織との間での業務指示を示す業務指示情報が記憶される原本記憶部を備える原本記憶装置と、を備えたワークフロー管理システムの、第１のクライアント端末が、第１の業務指示情報に示される一連の業務活動に対する決裁が行われたことを示す情報が入力されると、第１の業務指示情報に電子署名を付与するステップと、ワークフロー管理装置が、電子署名が付与された第１の業務指示情報を、原本記憶装置に送信するステップと、原本記憶装置に記憶された第１の業務指示情報を読み出し、読み出した第１の業務指示情報を複製して第２の業務指示情報を生成し、業務指示情報記憶部に記憶させるステップと、生成した第２の業務指示情報を第２のクライアント端末に送信し、送信した第２の業務指示情報に応じて第２のクライアント端末に入力される編集情報を受信し、業務指示情報記憶部に記憶された第２の業務指示情報を、受信した編集情報に基づいて更新して上書きするステップと、原本記憶装置が、ワークフロー管理装置から送信される第１の業務指示情報と現在時刻とに基づいたタイムスタンプ情報を生成するステップと、ワークフロー管理装置から送信される第１の業務指示情報と、生成したタイムスタンプ情報とを原本記憶部に記憶させるステップと、第２のクライアント端末が、ワークフロー管理装置に第１の業務指示情報の読み出し要求を送信し、送信した読み出し要求に応じてワークフロー管理装置から送信される第２の業務指示情報を受信するステップと、受信した第２の業務指示情報に対して入力される編集情報を、ワークフロー管理装置に送信するステップと、を備えることを特徴とするワークフロー管理方法である。
【発明の効果】
【００１１】
以上説明したように、本発明によれば、第１のクライアント端末は、第１の業務指示情報に示される一連の業務活動に対する決裁が行われたことを示す情報が入力されると、第１の業務指示情報に電子署名を付与してワークフロー管理装置に送信し、ワークフロー管理装置は、電子署名が付与された第１の業務指示情報を原本記憶装置に記憶させ、また第１の業務指示情報を複製して第２の業務指示情報を生成し、生成した第２の業務指示情報を第２のクライアント端末に送信し、送信した第２の業務指示情報に応じて第２のクライアント端末に入力される編集情報に基づいて第２の業務指示情報を更新して記憶し、原本記憶装置は、ワークフロー管理装置から送信される第１の業務指示情報と現在時刻とに基づいてタイムスタンプ情報を生成して記憶するようにしたので、第１の組織で決裁が行われた第１の業務指示情報に電子署名を付与し、さらにタイムスタンプ情報を付与して記憶しつつ、第２の組織の第２のクライアント端末から第１の業務指示情報に対する編集情報の入力を受付けて第２の業務情報を生成することが可能となる。これにより、組織にて正式な決裁、意思決定がなされた証跡を電子署名として残しつつ、第１の組織で決裁された第１の業務指示情報に応じて第２の組織の第２の業務指示情報を生成する際には、第２のクライアント端末に入力される編集情報により第２の業務指示情報を編集するため、専門の異なる各企業での業務指示の修正や変更などを円滑に行うことが可能となる。また、ワークフロー管理装置は、第２のクライアント端末から送信される第１の業務指示情報の読み出し要求を受信すると、第１の業務指示情報の電子署名の検証処理を行い、検証処理が失敗した場合には第２の業務指示情報を生成しないようにしたので、業務指示情報に対する不正な改ざんを発見することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明の一実施形態について、図面を参照して説明する。
図１は、本実施形態によるワークフロー管理システム１の接続概要を示す図である。本実施形態によるワークフロー管理システム１では、複数の異なる企業をまたぐ一連の業務活動を管理するワークフロー管理装置１００が、ネットワークを介して各企業に設置されるクライアント端末に接続される。ここでは、資産の所有を専門とする企業Ａ−１、企業Ａ−２と、資産の運用を専門とする企業Ｂ−１、企業Ｂ−２、企業Ｂ−３、企業Ｂ−４と、資産の管理を専門とする企業Ｃ−１、企業Ｃ−２、企業Ｃ−３、企業Ｃ−４、企業Ｃ−５とのそれぞれに設置されるクライアント端末が、ワークフロー管理装置１００に接続される。ワークフロー管理装置１００は、各企業間にまたがる業務指示が発出される場合、その業務指示情報の原本を、原本記憶装置２００に記憶させる。このように、本実施形態においては、専門性と役割分担の異なる複数企業間で業務指示を行う場合に、図１２に示したような従来の経路に比べて単純化された経路での意思伝達を行うことが可能である。
【００１３】
図２は、本実施形態におけるワークフロー管理システム１により業務指示情報が決裁（最終稟議）される様子を示す概念図である。例えば、業務指示情報は、資産の現実的な管理を行う企業Ｃの発意により生成される。企業Ｃは、資産の現状に合わせて特定の措置を行う必要があると判断すると、その措置を行うことを稟議内容とする業務指示情報をワークフロー管理装置１００に登録し、企業Ｃ内での稟議が行われる（ステップＳ１０）。ここで稟議とは、各工程の担当者間または企業間で、業務指示に対する確認を行うことを示す。企業Ｃ内での決裁が行われると、資産の運用を行う企業Ｂに業務指示情報が発出される（ステップＳ１１）。この際、企業をまたがる業務指示情報は、原本記憶装置２００に記憶され保管される（ステップＳ１２）。同様に、企業Ｂ内における稟議の各工程が完了し決裁されると（ステップＳ１３）、ワークフロー管理装置１００は企業Ａのための業務指示情報を生成する（ステップＳ１４）。この際にも、企業をまたがる業務指示情報は、原本記憶装置２００に記憶され保管される（ステップＳ１５）。企業Ａは、企業Ｂから発出された業務指示情報に基づいて稟議を行う（ステップＳ１６）。
【００１４】
図３は、本実施形態によるワークフロー管理システム１の構成を示すブロック図である。ワークフロー管理システム１は、ワークフロー管理装置１００と、原本記憶装置２００と、企業Ｃに設置される複数のクライアント端末３００Ｃ（クライアント端末３００Ｃ−１、クライアント端末３００Ｃ−２、クライアント端末３００Ｃ−３、・・・）と、企業Ｂに設置される複数のクライアント端末３００Ｂ（クライアント端末３００Ｂ−１、クライアント端末３００Ｂ−２、クライアント端末３００Ｂ−３、・・・）とのコンピュータ装置を備えている。ここで、各企業にそれぞれ複数設置されるクライアント端末３００Ｃ、クライアント端末３００Ｂは、同様の構成であり、インターネットブラウザ機能を備えた一般的なＰＣ（Personal Computer）を適用できるため、個別に説明をする必要がない場合にはクライアント端末３００と表記して説明する。図３には企業Ｃと企業Ｂとのクライアント端末３００を示し説明するが、他の企業（例えば、企業Ａ）に設置されるクライアント端末３００が同様に接続されて良い。
【００１５】
ワークフロー管理装置１００は、各企業における一連の稟議、業務活動を示す業務指示情報を管理するコンピュータ装置であり、業務指示情報記憶部１０１と、資産情報記憶部１０２と、企業情報記憶部１０３と、稟議ルート記憶部１０４と、ユーザ情報記憶部１０５と、業務指示情報更新部１０６と、業務指示情報複製部１０７と、業務指示情報管理部１０８と、業務活動通知部１０９と、ユーザ認証部１１０と、通信部１１１と、原本送信部１１２と、署名検証部１１３とを備えている。
【００１６】
業務指示情報記憶部１０１には、企業における一連の業務活動を示す業務指示情報が記憶される。図４は、業務指示情報記憶部１０１に記憶される業務指示情報のデータ例を示す図である。業務指示情報には、「企業種別」、「業務指示情報ＩＤ」、「業務指示情報ＩＤ枝番」、「企業毎業務指示情報通番」、「資産ＩＤ」、「稟議パターンＩＤ」、「作成ユーザＩＤ」、「作成企業ＩＤ」、「ステータス情報」、「稟議内容」、「作成日時」、「編集日時」、「署名情報」、「相手企業ＩＤ」などの情報が含まれる。
【００１７】
業務指示情報に含まれる情報のうち、「企業種別」は、専門性によって分離された企業の役割を示す情報であり、例えば、資産に対する「所有」、「運用」、「管理」などの区分を示す情報である。「業務指示情報ＩＤ」は、業務指示情報記憶部１０１に記憶された業務指示情報を識別する情報である。「業務指示情報ＩＤ枝番」は、業務指示情報ＩＤに応じた枝番号であり、例えば、業務指示情報が企業内にて決裁され完了し他の企業に発出された後に差し戻され、新たな業務指示情報が生成される場合に増加して付与される番号である。
【００１８】
「企業毎業務指示情報通番」は、企業毎の業務指示情報に付与される通番であり、企業毎の業務指示情報に増加して付与される番号である。「資産ＩＤ」は、業務指示の対象となる資産を識別する情報である。「稟議パターンＩＤ」は、業務指示による一連の業務活動の稟議ルートについて予め定められたパターンを識別する情報である。「作成ユーザＩＤ」は、業務指示情報の作成命令を入力したユーザを識別する情報である。「作成企業ＩＤ」は、作成ユーザの属する企業を識別する情報である。「ステータス情報」は、業務指示情報に示される一連の業務活動のうち、いずれの工程の業務活動までが終了しているかを示す情報である。「業務指示情報」は、一連の業務活動の業務指示を示す情報である。「作成日時」は、業務指示情報が作成された日時を示す情報である。「編集日時」は、業務指示情報が作成された後に編集され更新された日時を示す情報である。「署名情報」は、業務指示情報に基づいて生成された電子署名である。「相手企業ＩＤ」は、企業内での業務指示情報の決裁が完了した後の発出先の企業を識別する情報である。
【００１９】
図３に戻り、資産情報記憶部１０２には、業務指示の対象となる資産の情報が記憶される。図５は、資産情報記憶部１０２に記憶される資産情報のデータ例を示す図である。資産情報には、「資産ＩＤ」、「資産名」、「関連企業ＩＤ」、「関連企業ＩＤ２」、・・・などの情報が含まれる。「資産ＩＤ」は、ワークフロー管理装置１００に記憶される業務指示の対象となる資産を識別する情報である。「資産名」は、資産ＩＤにより識別される資産の名称を示す。「関連企業ＩＤ」は、対応する案件に関連する企業を示す情報であり、同一の案件に対して企業種別の異なる他の企業を識別する情報である。「関連企業ＩＤ２」は、上述の「関連企業ＩＤ」によって識別される企業とは異なる他の企業が関連している場合に、その企業を識別する情報である。その他、関連する企業が複数ある場合には、「関連企業ＩＤ３」、「関連企業ＩＤ４」、・・・などの情報が対応付けられるようにしても良い。
【００２０】
図３に戻り、企業情報記憶部１０３には、業務指示の活動主体となる企業の情報が記憶される。図６は、企業情報記憶部１０３に記憶される企業情報のデータ例を示す図である。企業情報には、「企業ＩＤ」、「企業名」、「企業種別」などの情報が含まれる。「企業ＩＤ」は、業務活動を行う企業を識別する情報である。「企業名」は、対応する企業の名称である。「企業種別」は、対応する企業の企業種別である。
【００２１】
図３に戻り、稟議ルート記憶部１０４には、業務指示情報に応じて定められた一連の業務活動の工程毎の担当者を示す稟議パターンが記憶される。図７は、稟議ルート記憶部１０４に記憶されるデータ例を示す図である。稟議ルートには、「企業ＩＤ」、「稟議パターンＩＤ」、「作成者（正）」、「作成者（副）」、「確認者（正）」、「確認者（副）」、・・・、「最終稟議責任者（正）」、「最終稟議責任者（副）」などの情報が含まれる。
【００２２】
「企業ＩＤ」は、対応する稟議パターンが適用される企業を識別する情報である。「稟議パターンＩＤ」は、稟議パターンを識別する情報である。「作成者（正）」は、業務指示情報をワークフロー管理装置１００に入力したユーザを識別する情報である。「作成者（副）」は、作成者（正）に示されるユーザが不在である場合などのために、予備的に定められる作成者である。このように、業務活動の工程ごとに正、副の担当者を指定しておけば、担当者の不在によるワークフローの遅滞を防ぐことができる。「確認者（正）」は、業務指示に対応する各工程の確認、承認を行うユーザを識別する情報である。「確認者（副）」は、「確認者（正）」に対して予備的に定められる確認者である。ここで、業務指示に対して複数の確認工程が存在する場合には、複数工程毎に「確認者（正）」と「確認者（副）」とを対応付けるようにして良い。「最終稟議責任者（正）」は、一連の業務活動の決裁（最終稟議）を行うユーザＩＤを示す情報である。「最終稟議責任者（副）」は、「最終稟議責任者（正）」に対して予備的に定められる最終稟議責任者である。
【００２３】
図３に戻り、ユーザ情報記憶部１０５には、ワークフロー管理装置１００を利用する予め定められたユーザ情報が記憶される。図８は、ユーザ情報記憶部１０５に記憶されるユーザ情報のデータ例を示す図である。ユーザ情報には、「ユーザＩＤ」、「企業ＩＤ」、「氏名」、「ユーザパスワード」、「メールアドレス」、「権限」などの情報が含まれる。「ユーザＩＤ」は、ワークフロー管理装置１００に提供されるサービスにログイン可能なユーザを識別する情報である。「企業ＩＤ」は、対応するユーザが所属する企業を識別する情報である。「氏名」は、対応するユーザの氏名である。「ユーザパスワード」は、対応するユーザがログインする際に、ユーザ認証を行うための情報である。「メールアドレス」は、対応するユーザに情報を通知する際の電子メールの宛先となる情報である。「権限」は、対応するユーザが行うことができる処理に対応する権限を表す情報である。たとえば、権限の種別には、業務指示情報の「作成」、「承認」、「署名付与」、「発出」、「発出受入れ」などが存在する。
【００２４】
図３に戻り、業務指示情報更新部１０６は、クライアント端末３００からの要求に応じて、業務指示情報記憶部１０１に記憶された業務指示情報についてクライアント端末３００に入力される編集情報を受信し、業務指示情報記憶部１０１に記憶された業務指示情報を、受信した編集情報に基づいて更新して記憶させる。ここで、ユーザに入力される編集情報とは、例えば、業務指示情報に含まれる稟議内容に対する編集を示す情報や、稟議ルートの変更を示す情報などが考えられる。
【００２５】
業務指示情報複製部１０７は、決裁が完了して原本記憶装置２００に記憶された業務指示情報の原本を読み出し、読み出した業務指示情報を複製して、その業務活動の後工程となる企業に対する業務指示を示す業務指示情報を生成して、業務指示情報記憶部に記憶させる。ここで、業務指示情報複製部１０７は、後述する署名検証部１１３による検証処理が成功した場合、業務指示情報を複製して後工程の業務指示情報を生成し、一方、検証処理が失敗した場合、第２の業務指示情報を生成しない。
【００２６】
業務指示情報管理部１０８は、業務指示情報記憶部１０１に記憶される業務指示情報の生成、更新などの処理を行う。例えば、業務指示情報管理部１０８は、クライアント端末３００から送信される操作情報に応じて、資産情報記憶部１０２、企業情報記憶部１０３、稟議ルート記憶部１０４に記憶された情報に基づいて業務指示情報を生成し、業務指示情報記憶部１０１に記憶させる。また、業務指示情報管理部１０８は、業務指示情報に示される工程毎に、クライアント端末３００から承認を示す情報が送信されると、送信された情報に応じて業務指示情報記憶部１０１に記憶された業務指示情報のステータスや稟議内容を更新して記憶させる。
【００２７】
業務活動通知部１０９は、クライアント端末３００から、業務活動の工程毎の承認が行われたことを示す更新情報に応じて業務指示情報記憶部１０１に記憶された業務指示情報のステータスが変更すると、業務活動の次工程の担当者に、業務活動の確認を依頼する旨を通知する。例えば、業務活動通知部１０９は、次工程の担当者のメールアドレスをユーザ情報記憶部１０５から読み出し、読み出したメールアドレス宛に業務活動の確認を依頼する旨を記載した電子メールを送信する。
【００２８】
ユーザ認証部１１０は、クライアント端末３００から送信されるアクセス要求に応じてユーザ認証を行う。例えば、ユーザは、定められたユーザＩＤと、ユーザＩＤに対応するパスワードとをクライアント端末３００に入力する。ユーザ認証部１１０は、クライアント端末３００に入力されたユーザＩＤとパスワードとの組み合わせと一致する組み合わせの情報がユーザ情報記憶部１０５に記憶されていれば、ユーザ認証が成功したと判定し、ユーザのログインを許可する。一方、ユーザ認証部１１０は、クライアント端末３００に入力されたユーザＩＤとパスワードとの組み合わせと一致する組み合わせの情報がユーザ情報記憶部１０５に記憶されていなければ、ユーザ認証が失敗したと判定し、ユーザのログインを許可しない。
【００２９】
通信部１１１は、ネットワークを介してクライアント端末３００との通信を行う。
原本送信部１１２は、企業内での業務活動が完了して決裁された後、クライアント端末３００から発出要求を受信すると、業務指示情報記憶部１０１に記憶された決裁済みの業務指示情報の原本を、原本記憶装置２００に送信する。ここで、業務指示情報の原本には、業務指示情報と、業務指示情報に対してクライアント端末３００に付与された電子署名と、次工程を担当する企業における業務指示情報の企業毎業務指示情報通番とが含まれる。
【００３０】
署名検証部１１３は、業務指示情報複製部１０７からの要求に応じて、業務指示情報複製部１０７が原本記憶部２０１から読み出した業務指示情報の原本に含まれる電子署名の検証を行う。検証は、例えば、業務指示情報と予め定められた電子署名アルゴリズムに基づいてハッシュ値を算出し、算出したハッシュ値と、業務指示情報の原本に含まれる電子署名の値とが一致するか否かを判定することにより行う。ここでは、ハッシュ値と電子署名の値とが一致すれば成功と判定し、一致しなければ失敗と判定する。
【００３１】
原本記憶装置２００は、複数企業間にまたがる業務指示情報が記憶されるコンピュータ装置であり、タイムスタンプ生成部２０１と、原本登録部２０２と、原本記憶部２０３とを備えている。
タイムスタンプ生成部２０１は、原本登録部２０２からの要求に応じて、決裁が完了した業務指示情報に対してタイムスタンプ情報を付与する。ここで、タイムスタンプ情報は、例えば、公開鍵暗号基盤（ＰＫＩ）に基づいて、タイムスタンプ付与処理の処理対象となる業務指示情報と、タイムスタンプ付与処理を行う時点での時刻情報とに基づいて生成されるハッシュ値である。本実施形態では、原本記憶装置２００がタイムスタンプ生成部２０１を備えることとして説明するが、外部の公的な時刻認証局（ＴＳＡ）を利用してタイムスタンプを付与するようにしても良い。この場合、例えば、原本記憶装置２００が、外部の時刻認証局のサーバに対して業務指示情報のハッシュ値を送信し、時刻認証局のサーバから、送信したハッシュ値に基づいて生成されたタイムスタンプを受信する構成とすることができる。
原本登録部２０２は、原本送信部１１２から業務指示情報が送信されると、タイムスタンプ生成部２０１によってタイムスタンプを付与し、原本記憶部２０３に記憶させる。
【００３２】
原本記憶部２０３には、複数企業間にまたがる業務指示情報の原本情報が記憶される。図９は、原本記憶部２０３に記憶される原本のデータ例を示す情報である。原本情報には、「業務指示情報ＩＤ」、「業務指示情報ＩＤ枝番」、「企業毎業務指示情報通番」、「資産ＩＤ」、「稟議パターンＩＤ」、「作成ユーザＩＤ」、「作成企業ＩＤ」、「稟議内容」、「電子署名情報」、「登録日」、「タイムスタンプ」などが含まれる。これらのうち、上述の業務指示情報記憶部１０１に記憶される業務指示情報に含まれる項目と同様の項目は、同様の情報内容である。「登録日」は、原本情報が原本記憶装置２００に記憶された日時を示す情報である。「タイムスタンプ」は、例えばＸＭＬ（Extensible Markup Language）形式で表される業務指示情報に対して、タイムスタンプ生成部２０１によって付与されたタイムスタンプ情報である。図１０は、原本記憶部２０３に記憶される原本情報の概念を示す図である。図１０に示されるように、原本情報には、ＸＭＬ形式で表される業務指示情報と、その業務活動情報に基づいて生成された電子署名と、業務指示情報に対して付与された通番との情報が含まれる。
【００３３】
図３に戻り、企業Ｃに設置される複数のクライアント端末３００Ｃ（クライアント端末３００Ｃ−１、クライアント端末３００Ｃ−２、クライアント端末３００Ｃ−３）は、企業Ｃのユーザによって利用されるコンピュータ端末である。クライアント端末３００は、具体的には、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）、携帯電話端末などの、入力部、出力部、制御部、演算部、記憶部を備えたコンピュータ機器が想定される。クライアント端末３００Ｃは、インターネットブラウザ機能を備えており、ユーザから入力される操作情報に応じてワークフロー管理装置１００の通信部１１１と通信を行い、業務指示情報の生成要求や更新要求、編集要求を行う。特に、企業Ｃにおける業務活動の最終稟議責任者であるユーザが利用するクライアント端末３００Ｃ−１は、電子署名付与部３０１を備えている。電子署名付与部３０１は、最終稟議責任者が担当する工程が承認されたことを示す情報が入力されると、通信部１１１を介して業務指示情報記憶部１０１に記憶された業務指示情報を読み出し、読み出した業務指示情報に電子署名を付与して、ワークフロー管理装置１００に送信する。ここで、電子署名は、例えば公開鍵暗号基盤に基づく電子署名が適用できる。
【００３４】
企業Ｂに設置される複数のクライアント端末３００Ｂ（クライアント端末３００Ｂ−１、クライアント端末３００Ｂ−２、クライアント端末３００Ｂ−３）は、クライアント端末３００Ｃと同様の構成である。ここで、企業Ｂにおける業務活動の最初の担当者となるユーザに利用されるクライアント端末３００Ｂ−１は、業務指示情報通信部３０２Ｂ−１と、業務指示情報編集部３０３Ｂ−１とを備えている。業務指示情報通信部３０２Ｂ−１は、ワークフロー管理装置１００の通信部１１１と通信を行って、業務指示情報記憶部１０１に記憶された業務指示情報を読み出す。業務指示情報編集部３０３Ｂ−１は、業務指示情報通信部３０２Ｂ−１が読み出した業務指示情報に対してユーザから入力される編集情報を受付け、入力された編集情報をワークフロー管理装置１００に送信する。
【００３５】
次に、図１１を参照して、本実施形態によるワークフロー管理システム１の動作例を説明する。まず、前提として、ワークフロー管理装置１００の資産情報記憶部１０２、企業情報記憶部１０３、稟議ルート記憶部１０４、ユーザ情報記憶部１０５にはそれぞれ情報が記憶されていることとする。
【００３６】
まず、例えば資産の管理を担当する企業Ｃに設置されるクライアント端末３００Ｃ−３が、ユーザからの入力に応じて、ユーザＩＤとパスワードとが含まれるアクセス要求をワークフロー管理装置１００に送信する。ワークフロー管理装置１００のユーザ認証部１１０は、ユーザからのアクセス要求に応じてユーザ認証を行い、ユーザ認証が成功すると、ユーザのログインを許可する。
【００３７】
ワークフロー管理装置１００の業務指示情報管理部１０８は、ユーザ認証部１１０によるユーザ認証処理が成功すると、ユーザ認証が成功したユーザに対応する企業ＩＤ、ユーザＩＤに応じて、そのユーザが担当者となる業務指示情報や、そのユーザの属する企業が関連する資産情報などを業務指示情報記憶部１０１や資産情報記憶部１０２などから読み出し、クライアント端末３００Ｃ−３に送信する。クライアント端末３００Ｃ−３には、ユーザ認証が成功したユーザに対応する業務指示情報や資産情報のみが送信され、表示される。ここで、クライアント端末３００Ｃ−１に送信する資産情報などは、ユーザ毎に付与される権限などに応じて制御するようにしても良い。
【００３８】
ここで、クライアント端末３００Ｃ−３によってユーザ認証が成功したユーザは、業務指示情報を生成する権限を有しているものとする。クライアント端末３００Ｃ−３は、業務指示情報の入力を受付ける。例えば、クライアント端末３００Ｃ−３は、業務指示によって異なるデータ項目の種類や、稟議内容、Ｃ社内の稟議ルートを示す稟議パターンや各工程の確認者などの入力を受付ける（ステップＳ１）。ワークフロー管理装置１００の通信部１１１は、ネットワークを介してクライアント端末３００Ｃ−３から送信される業務指示情報を受信すると、業務指示情報管理部１０８は、業務指示情報を生成して、業務指示情報記憶部１０１に記憶させる。この際、業務指示情報管理部１０８は、業務指示情報に新たな業務指示情報ＩＤや業務指示文書ＩＤ枝番を付与した業務指示情報を業務指示情報記憶部１０１に記憶させる。
【００３９】
ステップＳ１で生成されワークフロー管理装置１００に記憶された業務指示情報に基づいて、企業Ｃ内での稟議が行われる（ステップＳ２）。ここでは、業務指示情報に示される稟議ルートに沿って、順次、各工程の担当者によって各工程の確認、承認、編集、差し戻し等の指示が行われる。具体的には、例えば、ある業務指示情報に対する確認権限を有するユーザが確認を行った旨を示す情報をクライアント端末３００に入力されると、ワークフロー管理装置１００は、その業務指示情報のステータス情報を更新する。この際、業務活動通知部１０９が、ステータスの更新された業務指示情報の稟議ルートから次に確認すべき担当者を決定し、ユーザ情報記憶部１０５から次工程の担当者のメールアドレス等を読み出し、業務指示の確認を行う旨の通知を送信する。このように、ワークフロー管理装置１００の業務指示情報記憶部１０１に記憶された業務指示情報が更新されて記憶される。そして、業務指示情報に示された確認者による全ての確認が完了し、最終稟議確認者からの入力に応じてクライアント端末３００Ｃ−１がワークフロー管理システム１にログインすると、最終稟議者が確認を行う最終稟議情報がクライアント端末３００Ｃ−１に送信され、表示される。クライアント端末３００Ｃ−１に、最終稟議者によって決裁を示す情報が入力されると、クライアント端末３００Ｃ−１は、ワークフロー管理装置１００に記憶された業務指示情報を読み出し、電子署名付与部３０１Ｃによって電子署名を付与してワークフロー管理装置１００に送信する（ステップＳ３）。ワークフロー管理装置１００の業務指示情報管理部１０８は、ワークフロー管理装置１００から送信される電子署名が付与された電子署名を、通信部１１１を介して受信し、業務指示情報記憶部１０１に記憶させる。この時点で、電子署名された業務指示情報のステータスは「発出待ち」となる。
【００４０】
そして、企業Ｃの担当者からの操作情報の入力に応じて、クライアント端末３００Ｃは、決裁済みの業務指示情報の発出要求をワークフロー管理装置１００に送信する（ステップＳ４）。ワークフロー管理装置１００の通信部１１１が、クライアント端末３００Ｃから送信される発出要求を受信すると、業務指示情報管理部１０８は、発出要求に対応する電子署名済みの業務指示情報の次工程となる企業Ｂにおける企業毎業務指示情報通番を付与し、業務指示情報記憶部１０１に記憶させる。そして、ワークフロー管理装置１００の原本送信部１１２は、資産情報記憶部１０１に記憶された発出要求に対応する業務指示情報を、原本記憶装置２００に送信する。原本記憶装置２００の原本登録部２０２は、ワークフロー管理装置１００の原本送信部１１２から送信される業務指示情報に、タイムスタンプ生成部２０１によってタイムスタンプを付与した後、電子署名が付与された業務指示情報を、生成したタイムスタンプとともに原本記憶部２０３に記憶させる（ステップＳ１５０）。
【００４１】
そして、発出された業務指示情報の後工程となる企業Ｂに設置されたクライアント端末３００Ｂ−２に、例えば発出受け入れ権限を有するユーザがログインすると、ワークフロー管理装置１００は、ログインしたユーザに応じた業務指示情報の原本を原本記憶装置２００から読み出す。そして、署名検証部１１３が、業務指示情報に付与された電子署名およびタイムスタンプの検証を行い。検証が成功した場合は、ワークフロー管理装置１００の業務指示情報複製部１０７は、業務指示情報を複製して業務指示情報記憶部１０１に記憶させる（ステップＳ１５１）。
【００４２】
クライアント端末３００Ｂ−２には、複製された業務指示情報が送信され、表示される。クライアント端末３００Ｂ−２は、ユーザから入力される編集情報を受付ける。また、クライアント端末３００Ｂ−２は、ユーザから業務指示情報の発出が確認されたことを示す情報の入力を受付けると、ワークフロー管理装置１００に送信する（ステップＳ１５２）。以降、ステップＳ６〜ステップＳ９の処理は、ステップＳ１〜ステップＳ４の処理と同様である。企業Ｂにおける最終稟議が完了した後は、例えば企業Ａを後工程とする業務指示を発出して同様の処理を行うようにしても良いし、他に関連企業がない場合には、決裁を完了するようにしても良い。
【００４３】
なお、各工程において担当者が稟議内容を確認する際、前工程までの稟議内容に不備がある場合には、前工程の担当者に差し戻し処理を行うようにしても良い。また、ステップＳ４やステップＳ５において電子署名の検証処理が失敗した場合や、ステップＳ５においてタイムスタンプを検証することにより業務指示情報の改ざんが発見された場合にも、差し戻し処理を行うようにしても良い。企業をまたぐ業務指示についても、このような差し戻し処理を行うことができるようにして良い。
【００４４】
また、前工程の担当者が確認を行い、後工程にステータスが移行した後、前工程の担当者が、自身の確認に不備を発見した場合には、後工程に移行した業務指示を自身の工程に引き戻す処理を行うようにしても良い。
また、ワークフロー管理装置１００は、ステップＳ４にて発出要求が行われた際、署名検証処理を実行し、検証が失敗すれば、発出を行わないようにしても良い。
【００４５】
以上説明したように、本発明によれば、企業間をまたがる業務指示が行われる場合には、企業から発出された業務指示情報の原本を、電子署名を付与して原本記憶装置２００に記憶させるようにしたので、電子署名を検証することで、原本記憶装置２００に記憶された業務指示情報の電子署名の証明期間が切れていたり、業務指示情報が不正に改ざんされていたりすることを発見することができる。また、電子署名が成功した場合には、企業間をまたいだ業務指示が行われたことを証明することができる。
【００４６】
なお、本発明における処理部の機能を実現するためのプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録して、この記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータシステムに読み込ませ、実行することにより業務指示情報の管理を行ってもよい。なお、ここでいう「コンピュータシステム」とは、ＯＳや周辺機器等のハードウェアを含むものとする。また、「コンピュータシステム」は、ホームページ提供環境（あるいは表示環境）を備えたＷＷＷシステムも含むものとする。また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシステムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことをいう。さらに「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、インターネット等のネットワークや電話回線等の通信回線を介してプログラムが送信された場合のサーバやクライアントとなるコンピュータシステム内部の揮発性メモリ（ＲＡＭ）のように、一定時間プログラムを保持しているものも含むものとする。
【００４７】
また、上記プログラムは、このプログラムを記憶装置等に格納したコンピュータシステムから、伝送媒体を介して、あるいは、伝送媒体中の伝送波により他のコンピュータシステムに伝送されてもよい。ここで、プログラムを伝送する「伝送媒体」は、インターネット等のネットワーク（通信網）や電話回線等の通信回線（通信線）のように情報を伝送する機能を有する媒体のことをいう。また、上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであっても良い。さらに、前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるもの、いわゆる差分ファイル（差分プログラム）であっても良い。
【図面の簡単な説明】
【００４８】
【図１】本発明の一実施形態によるワークフロー管理システムの概念を示す図である。
【図２】本発明の一実施形態によるワークフロー管理システムの動作概要を示す図である。
【図３】本発明の一実施形態によるワークフロー管理システムの構成を示すブロック図である。
【図４】本発明の一実施形態による業務指示情報のデータ例を示す図である。
【図５】本発明の一実施形態による資産情報のデータ例を示す図である。
【図６】本発明の一実施形態による企業情報のデータ例を示す図である。
【図７】本発明の一実施形態による稟議ルートのデータ例を示す図である。
【図８】本発明の一実施形態によるユーザ情報のデータ例を示す図である。
【図９】本発明の一実施形態による原本情報のデータ例を示す図である。
【図１０】本発明の一実施形態による原本情報のデータ例を示す図である。
【図１１】本発明の一実施形態によるワークフロー管理システムの動作例を示す図である。
【図１２】紙媒体により企業をまたいだ意思伝達を行う概念を示す図である。
【符号の説明】
【００４９】
１ ワークフロー管理システム
１００ ワークフロー管理装置
１０１ 業務指示情報記憶部
１０２ 資産情報記憶部
１０３ 企業情報記憶部
１０４ 稟議ルート記憶部
１０５ ユーザ情報記憶部
１０６ 業務指示情報更新部
１０７ 業務指示情報複製部
１０８ 業務指示情報管理部
１０９ 業務活動通知部
１１０ ユーザ認証部
１１１ 通信部
１１２ 原本送信部
１１３ 署名検証部
２００ 原本記憶装置
２０１ タイムスタンプ生成部
２０２ 原本登録部
２０３ 原本記憶部
３００ クライアント端末
３０１ 電子署名付与部
３０２ 業務指示情報通信部
３０３ 業務指示情報編集部
【特許請求の範囲】
【請求項１】
第１の組織の第１のクライアント端末および第２の組織の第２のクライアント端末とネットワークを介して接続され、前記それぞれの組織内において決裁が行われるまでの一連の業務活動のつながりが示される前記第１の組織の第１の業務指示情報および前記第２の組織の第２の業務指示情報が記憶される業務指示情報記憶部を備えるワークフロー管理装置と、前記第１の組織と前記第２の組織との間での業務指示を示す業務指示情報が記憶される原本記憶部を備える原本記憶装置と、を備えたワークフロー管理システムであって、
前記第１のクライアント端末は、
前記第１の業務指示情報に示される一連の業務活動に対する決裁が行われたことを示す情報が入力されると、前記第１の業務指示情報に電子署名を付与する電子署名付与部を備え、
前記ワークフロー管理装置は、
前記第１のクライアント端末の前記電子署名付与部によって電子署名が付与された前記第１の業務指示情報を、前記原本記憶装置に送信する原本送信部と、
前記原本記憶装置に記憶された前記第１の業務指示情報を読み出し、読み出した前記第１の業務指示情報を複製して第２の業務指示情報を生成し、前記業務指示情報記憶部に記憶させる業務指示情報複製部と、
前記第２の業務指示情報を前記第２のクライアント端末に送信し、送信した前記第２の業務指示情報に応じて前記第２のクライアント端末に入力される編集情報を受信し、前記業務指示情報記憶部に記憶された前記第２の業務指示情報を、前記受信した編集情報に基づいて更新して上書きする業務指示情報更新部と、
を備え、
前記原本記憶装置は、
前記ワークフロー管理装置の前記原本送信部から送信される前記第１の業務指示情報と現在時刻とに基づいたタイムスタンプ情報を生成するタイムスタンプ生成部と、
前記ワークフロー管理装置の前記原本送信部から送信される前記第１の業務指示情報と、前記タイムスタンプ生成部によって生成される前記タイムスタンプ情報とを前記原本記憶部に記憶させる原本登録部と、を備え、
前記第２のクライアント端末は、
前記ワークフロー管理装置に前記第１の業務指示情報の読み出し要求を送信し、送信した読み出し要求に応じて前記ワークフロー管理装置から送信される前記第２の業務指示情報を受信する業務指示情報受信部と、
前記業務指示情報受信部が受信した前記第２の業務指示情報に対して入力される前記編集情報を、前記ワークフロー管理装置に送信する業務指示情報編集部と、を備える
ことを特徴とするワークフロー管理システム。
【請求項２】
前記ワークフロー管理装置は、
前記受信部が前記第１の業務指示情報の読み出し要求を受信すると、前記原本記憶装置に記憶された前記電子署名が付与された前記第１の業務指示情報を読み出し、読み出した前記電子署名の検証処理を行う署名検証部をさらに備え、
前記ワークフロー管理装置の前記業務指示情報複製部は、前記署名検証部による前記検証処理が成功した場合、前記第１の業務指示情報を複製して第２の業務指示情報を生成し、一方、前記検証処理が失敗した場合、第２の業務指示情報を生成しない
ことを特徴とする請求項１に記載のワークフロー管理システム。
【請求項３】
前記ワークフロー管理装置は、
前記前記第１のクライアント端末の前記電子署名付与部によって電子署名が付与された前記第１の業務指示情報に、前記第２の組織に対応する業務指示情報の通番を付与する業務指示情報管理部をさらに備え、
前記ワークフロー管理装置の前記原本送信部は、
前記業務管理情報制御部によって通番が付与された前記第１の業務指示情報を、前記原本記憶装置に送信する
ことを特徴とする請求項１または請求項２のいずれかに記載のワークフロー管理システム。
【請求項４】
第１の組織の第１のクライアント端末および第２の組織の第２のクライアント端末とネットワークを介して接続され、前記それぞれの組織内において決裁が行われるまでの一連の業務活動のつながりが示される前記第１の組織の第１の業務指示情報および前記第２の組織の第２の業務指示情報が記憶される業務指示情報記憶部を備えるワークフロー管理装置と、前記第１の組織と前記第２の組織との間での業務指示を示す業務指示情報が記憶される原本記憶部を備える原本記憶装置と、を備えたワークフロー管理システムの、
前記第１のクライアント端末が、
前記第１の業務指示情報に示される一連の業務活動に対する決裁が行われたことを示す情報が入力されると、前記第１の業務指示情報に電子署名を付与するステップと、
前記ワークフロー管理装置が、
前記電子署名が付与された前記第１の業務指示情報を、前記原本記憶装置に送信するステップと、
前記原本記憶装置に記憶された前記第１の業務指示情報を読み出し、読み出した前記第１の業務指示情報を複製して第２の業務指示情報を生成し、前記業務指示情報記憶部に記憶させるステップと、
生成した前記第２の業務指示情報を前記第２のクライアント端末に送信し、送信した前記第２の業務指示情報に応じて前記第２のクライアント端末に入力される編集情報を受信し、前記業務指示情報記憶部に記憶された前記第２の業務指示情報を、前記受信した編集情報に基づいて更新して上書きするステップと、
前記原本記憶装置が、
前記ワークフロー管理装置から送信される前記第１の業務指示情報と現在時刻とに基づいたタイムスタンプ情報を生成するステップと、
前記ワークフロー管理装置から送信される前記第１の業務指示情報と、生成した前記タイムスタンプ情報とを前記原本記憶部に記憶させるステップと、
前記第２のクライアント端末が、
前記ワークフロー管理装置に前記第１の業務指示情報の読み出し要求を送信し、送信した読み出し要求に応じて前記ワークフロー管理装置から送信される前記第２の業務指示情報を受信するステップと、
受信した前記第２の業務指示情報に対して入力される前記編集情報を、前記ワークフロー管理装置に送信するステップと、
を備えることを特徴とするワークフロー管理方法。
【請求項１】
第１の組織の第１のクライアント端末および第２の組織の第２のクライアント端末とネットワークを介して接続され、前記それぞれの組織内において決裁が行われるまでの一連の業務活動のつながりが示される前記第１の組織の第１の業務指示情報および前記第２の組織の第２の業務指示情報が記憶される業務指示情報記憶部を備えるワークフロー管理装置と、前記第１の組織と前記第２の組織との間での業務指示を示す業務指示情報が記憶される原本記憶部を備える原本記憶装置と、を備えたワークフロー管理システムであって、
前記第１のクライアント端末は、
前記第１の業務指示情報に示される一連の業務活動に対する決裁が行われたことを示す情報が入力されると、前記第１の業務指示情報に電子署名を付与する電子署名付与部を備え、
前記ワークフロー管理装置は、
前記第１のクライアント端末の前記電子署名付与部によって電子署名が付与された前記第１の業務指示情報を、前記原本記憶装置に送信する原本送信部と、
前記原本記憶装置に記憶された前記第１の業務指示情報を読み出し、読み出した前記第１の業務指示情報を複製して第２の業務指示情報を生成し、前記業務指示情報記憶部に記憶させる業務指示情報複製部と、
前記第２の業務指示情報を前記第２のクライアント端末に送信し、送信した前記第２の業務指示情報に応じて前記第２のクライアント端末に入力される編集情報を受信し、前記業務指示情報記憶部に記憶された前記第２の業務指示情報を、前記受信した編集情報に基づいて更新して上書きする業務指示情報更新部と、
を備え、
前記原本記憶装置は、
前記ワークフロー管理装置の前記原本送信部から送信される前記第１の業務指示情報と現在時刻とに基づいたタイムスタンプ情報を生成するタイムスタンプ生成部と、
前記ワークフロー管理装置の前記原本送信部から送信される前記第１の業務指示情報と、前記タイムスタンプ生成部によって生成される前記タイムスタンプ情報とを前記原本記憶部に記憶させる原本登録部と、を備え、
前記第２のクライアント端末は、
前記ワークフロー管理装置に前記第１の業務指示情報の読み出し要求を送信し、送信した読み出し要求に応じて前記ワークフロー管理装置から送信される前記第２の業務指示情報を受信する業務指示情報受信部と、
前記業務指示情報受信部が受信した前記第２の業務指示情報に対して入力される前記編集情報を、前記ワークフロー管理装置に送信する業務指示情報編集部と、を備える
ことを特徴とするワークフロー管理システム。
【請求項２】
前記ワークフロー管理装置は、
前記受信部が前記第１の業務指示情報の読み出し要求を受信すると、前記原本記憶装置に記憶された前記電子署名が付与された前記第１の業務指示情報を読み出し、読み出した前記電子署名の検証処理を行う署名検証部をさらに備え、
前記ワークフロー管理装置の前記業務指示情報複製部は、前記署名検証部による前記検証処理が成功した場合、前記第１の業務指示情報を複製して第２の業務指示情報を生成し、一方、前記検証処理が失敗した場合、第２の業務指示情報を生成しない
ことを特徴とする請求項１に記載のワークフロー管理システム。
【請求項３】
前記ワークフロー管理装置は、
前記前記第１のクライアント端末の前記電子署名付与部によって電子署名が付与された前記第１の業務指示情報に、前記第２の組織に対応する業務指示情報の通番を付与する業務指示情報管理部をさらに備え、
前記ワークフロー管理装置の前記原本送信部は、
前記業務管理情報制御部によって通番が付与された前記第１の業務指示情報を、前記原本記憶装置に送信する
ことを特徴とする請求項１または請求項２のいずれかに記載のワークフロー管理システム。
【請求項４】
第１の組織の第１のクライアント端末および第２の組織の第２のクライアント端末とネットワークを介して接続され、前記それぞれの組織内において決裁が行われるまでの一連の業務活動のつながりが示される前記第１の組織の第１の業務指示情報および前記第２の組織の第２の業務指示情報が記憶される業務指示情報記憶部を備えるワークフロー管理装置と、前記第１の組織と前記第２の組織との間での業務指示を示す業務指示情報が記憶される原本記憶部を備える原本記憶装置と、を備えたワークフロー管理システムの、
前記第１のクライアント端末が、
前記第１の業務指示情報に示される一連の業務活動に対する決裁が行われたことを示す情報が入力されると、前記第１の業務指示情報に電子署名を付与するステップと、
前記ワークフロー管理装置が、
前記電子署名が付与された前記第１の業務指示情報を、前記原本記憶装置に送信するステップと、
前記原本記憶装置に記憶された前記第１の業務指示情報を読み出し、読み出した前記第１の業務指示情報を複製して第２の業務指示情報を生成し、前記業務指示情報記憶部に記憶させるステップと、
生成した前記第２の業務指示情報を前記第２のクライアント端末に送信し、送信した前記第２の業務指示情報に応じて前記第２のクライアント端末に入力される編集情報を受信し、前記業務指示情報記憶部に記憶された前記第２の業務指示情報を、前記受信した編集情報に基づいて更新して上書きするステップと、
前記原本記憶装置が、
前記ワークフロー管理装置から送信される前記第１の業務指示情報と現在時刻とに基づいたタイムスタンプ情報を生成するステップと、
前記ワークフロー管理装置から送信される前記第１の業務指示情報と、生成した前記タイムスタンプ情報とを前記原本記憶部に記憶させるステップと、
前記第２のクライアント端末が、
前記ワークフロー管理装置に前記第１の業務指示情報の読み出し要求を送信し、送信した読み出し要求に応じて前記ワークフロー管理装置から送信される前記第２の業務指示情報を受信するステップと、
受信した前記第２の業務指示情報に対して入力される前記編集情報を、前記ワークフロー管理装置に送信するステップと、
を備えることを特徴とするワークフロー管理方法。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
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【公開番号】特開２０１０−１２９０６５（Ｐ２０１０−１２９０６５Ａ）
【公開日】平成２２年６月１０日（２０１０．６．１０）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００８−３０６８４３（Ｐ２００８−３０６８４３）
【出願日】平成２０年１２月１日（２００８．１２．１）
【出願人】（０００１０２７２８）株式会社エヌ・ティ・ティ・データ (438)
【出願人】（５９３２３０２０２）株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・セキスイシステムズ (9)
【公開日】平成２２年６月１０日（２０１０．６．１０）
【国際特許分類】
【出願日】平成２０年１２月１日（２００８．１２．１）
【出願人】（０００１０２７２８）株式会社エヌ・ティ・ティ・データ (438)
【出願人】（５９３２３０２０２）株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・セキスイシステムズ (9)
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