会議システム及び会議方法
【課題】ファイルへのアクセス権がない参加者が会議端末にログインしたためにファイルが閲覧できなくなることを防止できるようにする。
【解決手段】会議に参加するユーザーの中から、会議で利用される共有フォルダへのアクセス権が付与されたユーザーを判断し、そのユーザーを会議端末のログインユーザーとして会議開催前に参加者に通知するようにすることにより、共有フォルダが守秘管理の対象になっている場合においても、会議の進行が一時的に妨げられて時間を無駄にしてしまう問題点が発生しないようにする。
【解決手段】会議に参加するユーザーの中から、会議で利用される共有フォルダへのアクセス権が付与されたユーザーを判断し、そのユーザーを会議端末のログインユーザーとして会議開催前に参加者に通知するようにすることにより、共有フォルダが守秘管理の対象になっている場合においても、会議の進行が一時的に妨げられて時間を無駄にしてしまう問題点が発生しないようにする。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は会議システム及び会議方法に関し、特に、ネットワークに接続された端末を利用して多地点で会議を行う際に、会議中に使用するファイルへのアクセスを容易にするために用いて好適な技術に関する。
【背景技術】
【0002】
従来の音声及びビデオ映像のみを利用したTV会議システムに代わり、デジタル化された会議データを多地点間で共有しながら会議を行う多地点会議システムが利用されるようになりつつある。
【0003】
このような多地点会議システムでは、会議で用いられるデータが守秘管理の対象となっている場合があり、参加者に応じて会議データへのアクセスを制御する必要がある。そのため、会議の参加者毎のアクセス権限に応じて会議データへのアクセスを管理する技術が提案されている(特許文献1参照)。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0004】
【特許文献1】特開2009−20826号
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0005】
多地点会議システムを用いて会議を実施する際には各会議室に端末を用意し、各会議室の代表者が端末にログインして会議を実施する場合が多い。この場合、端末にログインしている参加者に対してアクセスが制限されているデータにも状況によってはアクセスしなければならない。
【0006】
しかしながら、従来の技術では、端末にログインしている参加者がデータにアクセスできない場合、アクセス権を持つ参加者が代わりにログインする必要がある。そのため、会議の進行が一時的に妨げられ会議の時間を無駄にしてしまう問題点があった。
本発明は前述の問題点に鑑み、ファイルへのアクセス権がない参加者が会議端末にログインしたためにファイルが閲覧できなくなることを防止できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0007】
本発明の会議システムは、ネットワークを通じて接続された会議端末と会議サーバーとを有する会議システムであって、会議参加者のログイン情報を入力するログイン情報入力手段と、会議内容と会議で使用するファイルが格納されている共有フォルダの情報を入力する会議情報入力手段と、前記会議情報入力手段から入力された会議情報を保存部に保存する会議情報保存手段と、会議参加者の中で共有フォルダのアクセス権が付与されたユーザー情報を取得するアクセス権取得手段と、前記共有フォルダのデータに対するアクセス権を管理するアクセス履歴管理手段と、前記アクセス権取得手段で取得したユーザー情報を会議端末へのログインユーザー情報とし、会議開催前に会議内容とログインユーザー情報を含む会議開催通知を生成する会議開催通知生成手段と、前記会議開催通知生成手段で生成した会議開催通知を会議端末に送信する会議開催通知送信手段と、会議開催通知、会議情報及び共有フォルダ内のファイルを表示装置に表示する会議情報表示手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【0008】
本発明によれば、多地点会議において会議中に使用するファイルへのアクセス権をもつ参加者情報が会議参加者に事前に通知するようにした。これにより、ファイルへのアクセス権がない参加者が会議端末にログインしたためにファイルが閲覧できなくなることを防止することができ、会議を円滑に進めることが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【0009】
【図1】本発明の実施形態の会議システムの全体構成を示す図である。
【図2】会議端末および会議サーバーを示すハードウェア構成図である。
【図3】会議端末および会議サーバーを示すソフトウェア構成図である。
【図4】会議情報を登録するまでの処理の流れを示すフローチャートである。
【図5】会議端末の表示装置に表示される内容を示した図である。
【図6】会議端末の表示装置に表示される内容を示した図である。
【図7】会議情報の内容の一例を示した図である。
【図8】会議を行うまでの処理の流れを示すフローチャートである。
【図9】アクセス権管理テーブルの一例を示した図である。
【図10】会議開催通知の内容の一例を示した図である。
【図11】アクセス履歴管理テーブルの一例を示した図である。
【発明を実施するための形態】
【0010】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図を用いて説明する。
(第1の実施形態)
本実施形態では、ユーザーが会議端末を用いて事前に会議情報を会議サーバーに登録し、多地点でそれらを表示しながら会議を実施する場合を例として説明する。
図1は、本実施形態の会議システムの全体構成を示す図である。図1において、101は各会議室に設置されている会議端末であり、ネットワーク102を通じて会議サーバー103と接続されている。会議端末101は必ずしも会議室に設置される必要はなく、ネットワーク102を経由して会議サーバー103に接続されていればよい。
【0011】
図2は、会議端末101と会議サーバー103を構成可能なハードウェア構成の一例を示すブロック図であり、会議端末101及び会議サーバー103のどちらも同じ構成となる。
図2において、201はユーザインタフェースを表示するための表示装置である。202は各種操作を行うキーボード、マウスなどの入力装置である。203は外部から取得したデータ、プログラム動作中の値、生成した出力データを一時的に保存する主記憶装置である。204は会議システムを制御するプログラム、データ処理を行うプログラム、会議データを記憶する補助記憶装置である。205は装置全体を制御する中央演算処理装置である。206は外部装置と接続するためのネットワークI/Fであり、会議端末101と会議サーバー103を相互に接続する。207は各装置を結ぶバスである。
【0012】
図3は、会議端末101と会議サーバー103のソフトウェア構成を示した図である。301はユーザーが入力したログイン情報をネットワーク102経由で会議サーバー103に送信して、ユーザーのログイン情報入力処理を行うログイン情報処理部である。302はユーザーが入力した会議情報を会議サーバー103に送信する会議情報処理部である。303は会議情報や会議資料、会議開催案内通知を表示するための会議情報表示部である。
【0013】
304はユーザーが入力したログイン情報から、共有フォルダ309のアクセス権が付与されたユーザー情報を取得するアクセス権取得部である。305は共有フォルダ309のデータに対するアクセス履歴を管理するアクセス履歴管理部である。306は会議開催前に会議内容とログインユーザー情報を含む会議開催通知を生成する会議開催通知生成部である。307は会議の開催通知を会議端末101に送信する会議開催通知送信部である。308は会議の情報を保存する会議情報保存部であり、309は会議の資料ファイル、会議内容と会議で使用するファイルが保存されている共有フォルダである。
【0014】
図4は、図1〜図3の会議システムにおいて、会議端末101から会議情報を会議サーバー103に登録するまでの処理の流れを示すフローチャートである。
S401において、ユーザーは会議システムを起動させる。これにより、会議端末101の表示装置201に、図5に記載されているようなログイン画面501が表示される。
次に、S402において、ユーザーは入力装置202から、会議システム用のカウントをアカウント入力領域502に、パスワードをパスワード入力領域503に入力し、ログインボタン504を押してログインを行う。
【0015】
次に、S403において、会議端末101のログイン情報処理部301はS402でユーザーが入力したアカウントとパスワードをネットワーク102経由で会議サーバー103に送信する。会議サーバー103は、ユーザーが入力したログイン情報が有効か無効かを判断する。この判断の結果、ユーザーが入力したアカウントとパスワードが有効であれば、S404に進み、会議端末101の表示装置201に図6で示すような会議情報入力画面601が表示される。ユーザーアカウントとパスワードが無効であれば、再度S402の処理を行う。
【0016】
S404において、ユーザーは会議情報入力画面601で会議名602、予定日時603、各会議室の参加者604、605、議題606、607、資料が保存されている共有フォルダパス608を入力し、登録ボタン609を押す。入力された会議情報は会議情報処理部302がネットワーク102を経由して会議サーバー103の会議情報保存部308に保存される。会議情報保存部308では、図7のような会議情報701が保存される。
【0017】
図7の例では、会議名は「プロジェクトA進捗会議」702である。予定日は「2020/11/12」703であり、開始時間は「11:00」704、終了時間「12:00」705であることを表している。また、会議の参加者は「会議室1」において、「Tanaka」、「Suzuki」、「Tsutsumi」、「会議室2」において「James」706である。会議資料が保存されている共有フォルダのパスは「\\Projects\プロジェクトA\」707である。議題は「開発チーム進捗報告」708と「企画チーム進捗報告」709が予定されている。また、会議の開催通知を「7日前」710に行う設定となっている。
【0018】
図8は、図1〜図3の会議システムにおいて、会議サーバー103が会議端末101に会議開催情報を通知し、会議を行うまでの処理の流れを示すフローチャートである。
S801において、会議サーバー103は会議情報保存部308に保存されている会議情報の予定日時703、704、705を取得する。
【0019】
S802において、会議開催通知の通知時期をウインドウ710の情報から判断し、通知時期であればS803において、会議開催通知生成部306は会議情報保存部308から会議名702、予定日時703、704、705、参加者706の取得を行う。通知時期でない場合は一定時間経過後に再度S802の処理を行う。
【0020】
S804において、アクセス権取得部304は会議資料が保存されている共有フォルダのアクセス権を取得する。共有フォルダのアクセス権は図9のようなアクセス権管理テーブル901で管理されている。図9の902では共有フォルダ「\\Projects\プロジェクトA\」に対して、ユーザー「Tanaka」902、「Sato」903、「Suzuki」904、「James」905に対してアクセス権が付与されている。
【0021】
また、共有フォルダ「\\Projects\プロジェクトB\」に対して、ユーザー「Tanaka」906、「Sato」907にアクセス権が付与されているが、「James」908に対しては付与されていないことを示している。
【0022】
S805において、会議の参加者に共有フォルダへのアクセス権をもつユーザーが存在する場合、S806において、そのユーザー名を端末のログインユーザーと判断する。共有フォルダへのアクセス権を持たない参加者しか会議室に存在しない場合、その会議室に参加している全てのユーザーに対してアクセス権を付与し、ログインユーザーに指定する。
【0023】
S807において、会議開催通知生成部306は図10に示すような会議開催通知1001を作成し、会議開催通知送信部307が会議端末101に会議開催通知を送信する。会議開催通知1001は、会議名1002、予定時間1003、参加者1004、1005、各会議端末のログインユーザー1006、1007、会議URL1008を含んでいる。会議開催通知1001の場合、会議室1では「Tanaka」と「Suzuki」のいずれかが、会議室2では「James」が会議端末101からログインすべきユーザーであることを示している。
【0024】
S808において、ログインユーザーで指定された参加者が会議端末101から会議URL1008にアクセスすると、会議開催通知1001に指定された会議名1002の会議が開始される(S809)。
S810において、会議端末101の会議情報処理部302は会議情報を会議情報保存部308から、会議資料を共有フォルダ309から取得し、会議情報表示部303に表示する。
【0025】
S808において、ログインユーザーで指定されていない参加者がログインした場合、共有フォルダへのアクセス権がない。このため、会議資料を表示することができないが、会議開催通知1001で通知された参加者でログインした場合は共有フォルダへのアクセス権があるため資料を表示することができる。
【0026】
本実施形態では、会議で使用する共有フォルダパス608は1つであるが、複数の共有フォルダを使用することも可能である。その場合は複数のフォルダに対してアクセス権の取得を行い(S804)、全てのフォルダに対してアクセス権をもつユーザーをログインユーザーに指定する。全てのフォルダに対してアクセス権をもつユーザーが会議室に存在しない場合は、その会議室に参加している全てのユーザーに対してアクセス権を付与し、ログインユーザーに指定する。
【0027】
また、本実施形態では図7において共有フォルダ707が指定されているため、S804において共有フォルダへのアクセス権を取得して、ログインユーザーを判断している。707においてファイルが直接指定された場合は、S804においてファイルのアクセス権を取得し、ログインユーザーを判断する。
【0028】
(第2の実施形態)
本実施形態では、第1の実施形態のログインユーザーを決定する処理(S806)において、共有フォルダ内のファイルのアクセス履歴から決定する場合の例である。
図11は、共有フォルダに格納されているファイルに対するアクセス履歴管理テーブル1101であり、会議サーバー103で管理されている。
【0029】
この例では、「\\Projects\プロジェクトA\進捗報告.doc」のファイルに「Tanaka」1102、「James」1103、「Sato」1104がアクセスした経験があることを表している。また、「\\Projects\プロジェクトA\課題一覧.doc」には「Tanaka」1105、「Sato」1106がアクセスした経験があることを表している。
【0030】
会議名702のプロジェクトA進捗会議の場合、会議参加者の中で共有フォルダ「\\Projects\プロジェクトA\」707内のファイルにこれまでアクセスした経験があるユーザーは以下であると判断する。すなわち、「Tanaka」1102、1105と、「James」1103はアクセス可能だと判断し、「Tanaka」と「James」をログインユーザーとして会議開催通知に設定する。
【0031】
(第3の実施形態)
本実施形態では、第1の実施形態の会議情報の登録処理(S404)において、共有フォルダの場所が会議情報保存部308に登録されていない場合の例である。
会議開始前に共有フォルダの場所が会議情報保存部308に登録されていない場合は、S805において、図9のアクセス権管理テーブル901でログインユーザーを判断する必要はなく、S806において、全ての参加者をログインユーザーとして設定する。
【0032】
しかしながら、会議中に任意の共有フォルダのファイルを参照する可能性があるので、会議端末にログインしたユーザーによってはファイルにアクセスできない可能性がある。そのため、できるだけ共有フォルダへのアクセスを可能にするために、同一会議室に参加するユーザーの中で、アクセス権をもつ共有フォルダの数が一番多いユーザーをログインユーザーとして設定する。
【0033】
図7の「プロジェクトA進捗会議」702の場合、図9のアクセス権管理テーブル901からアクセス権をもつ共有フォルダの数が一番多いのは、会議室1の参加者では「Tanaka」であり、会議室2では「James」であることがわかる。よって会議室1では「Tanaka」、会議室2では「James」をログインユーザーとして設定する。
【0034】
(その他の実施形態)
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア(コンピュータプログラム)を、ネットワーク又は各種のコンピュータ読み取り可能な記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給する。そして、そのシステム或いは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU等)がプログラムを読み出して実行する処理である。
【符号の説明】
【0035】
101 会議端末、102 ネットワーク、103 会議サーバー、301 ログイン情報処理部、302 会議情報処理部、303 会議情報表示部、304 アクセス権取得部、305 アクセス履歴管理部、306 会議開催通知生成部、307 会議開催通知送信部、308 会議情報保存部、309 共有フォルダ
【技術分野】
【0001】
本発明は会議システム及び会議方法に関し、特に、ネットワークに接続された端末を利用して多地点で会議を行う際に、会議中に使用するファイルへのアクセスを容易にするために用いて好適な技術に関する。
【背景技術】
【0002】
従来の音声及びビデオ映像のみを利用したTV会議システムに代わり、デジタル化された会議データを多地点間で共有しながら会議を行う多地点会議システムが利用されるようになりつつある。
【0003】
このような多地点会議システムでは、会議で用いられるデータが守秘管理の対象となっている場合があり、参加者に応じて会議データへのアクセスを制御する必要がある。そのため、会議の参加者毎のアクセス権限に応じて会議データへのアクセスを管理する技術が提案されている(特許文献1参照)。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0004】
【特許文献1】特開2009−20826号
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0005】
多地点会議システムを用いて会議を実施する際には各会議室に端末を用意し、各会議室の代表者が端末にログインして会議を実施する場合が多い。この場合、端末にログインしている参加者に対してアクセスが制限されているデータにも状況によってはアクセスしなければならない。
【0006】
しかしながら、従来の技術では、端末にログインしている参加者がデータにアクセスできない場合、アクセス権を持つ参加者が代わりにログインする必要がある。そのため、会議の進行が一時的に妨げられ会議の時間を無駄にしてしまう問題点があった。
本発明は前述の問題点に鑑み、ファイルへのアクセス権がない参加者が会議端末にログインしたためにファイルが閲覧できなくなることを防止できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0007】
本発明の会議システムは、ネットワークを通じて接続された会議端末と会議サーバーとを有する会議システムであって、会議参加者のログイン情報を入力するログイン情報入力手段と、会議内容と会議で使用するファイルが格納されている共有フォルダの情報を入力する会議情報入力手段と、前記会議情報入力手段から入力された会議情報を保存部に保存する会議情報保存手段と、会議参加者の中で共有フォルダのアクセス権が付与されたユーザー情報を取得するアクセス権取得手段と、前記共有フォルダのデータに対するアクセス権を管理するアクセス履歴管理手段と、前記アクセス権取得手段で取得したユーザー情報を会議端末へのログインユーザー情報とし、会議開催前に会議内容とログインユーザー情報を含む会議開催通知を生成する会議開催通知生成手段と、前記会議開催通知生成手段で生成した会議開催通知を会議端末に送信する会議開催通知送信手段と、会議開催通知、会議情報及び共有フォルダ内のファイルを表示装置に表示する会議情報表示手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【0008】
本発明によれば、多地点会議において会議中に使用するファイルへのアクセス権をもつ参加者情報が会議参加者に事前に通知するようにした。これにより、ファイルへのアクセス権がない参加者が会議端末にログインしたためにファイルが閲覧できなくなることを防止することができ、会議を円滑に進めることが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【0009】
【図1】本発明の実施形態の会議システムの全体構成を示す図である。
【図2】会議端末および会議サーバーを示すハードウェア構成図である。
【図3】会議端末および会議サーバーを示すソフトウェア構成図である。
【図4】会議情報を登録するまでの処理の流れを示すフローチャートである。
【図5】会議端末の表示装置に表示される内容を示した図である。
【図6】会議端末の表示装置に表示される内容を示した図である。
【図7】会議情報の内容の一例を示した図である。
【図8】会議を行うまでの処理の流れを示すフローチャートである。
【図9】アクセス権管理テーブルの一例を示した図である。
【図10】会議開催通知の内容の一例を示した図である。
【図11】アクセス履歴管理テーブルの一例を示した図である。
【発明を実施するための形態】
【0010】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図を用いて説明する。
(第1の実施形態)
本実施形態では、ユーザーが会議端末を用いて事前に会議情報を会議サーバーに登録し、多地点でそれらを表示しながら会議を実施する場合を例として説明する。
図1は、本実施形態の会議システムの全体構成を示す図である。図1において、101は各会議室に設置されている会議端末であり、ネットワーク102を通じて会議サーバー103と接続されている。会議端末101は必ずしも会議室に設置される必要はなく、ネットワーク102を経由して会議サーバー103に接続されていればよい。
【0011】
図2は、会議端末101と会議サーバー103を構成可能なハードウェア構成の一例を示すブロック図であり、会議端末101及び会議サーバー103のどちらも同じ構成となる。
図2において、201はユーザインタフェースを表示するための表示装置である。202は各種操作を行うキーボード、マウスなどの入力装置である。203は外部から取得したデータ、プログラム動作中の値、生成した出力データを一時的に保存する主記憶装置である。204は会議システムを制御するプログラム、データ処理を行うプログラム、会議データを記憶する補助記憶装置である。205は装置全体を制御する中央演算処理装置である。206は外部装置と接続するためのネットワークI/Fであり、会議端末101と会議サーバー103を相互に接続する。207は各装置を結ぶバスである。
【0012】
図3は、会議端末101と会議サーバー103のソフトウェア構成を示した図である。301はユーザーが入力したログイン情報をネットワーク102経由で会議サーバー103に送信して、ユーザーのログイン情報入力処理を行うログイン情報処理部である。302はユーザーが入力した会議情報を会議サーバー103に送信する会議情報処理部である。303は会議情報や会議資料、会議開催案内通知を表示するための会議情報表示部である。
【0013】
304はユーザーが入力したログイン情報から、共有フォルダ309のアクセス権が付与されたユーザー情報を取得するアクセス権取得部である。305は共有フォルダ309のデータに対するアクセス履歴を管理するアクセス履歴管理部である。306は会議開催前に会議内容とログインユーザー情報を含む会議開催通知を生成する会議開催通知生成部である。307は会議の開催通知を会議端末101に送信する会議開催通知送信部である。308は会議の情報を保存する会議情報保存部であり、309は会議の資料ファイル、会議内容と会議で使用するファイルが保存されている共有フォルダである。
【0014】
図4は、図1〜図3の会議システムにおいて、会議端末101から会議情報を会議サーバー103に登録するまでの処理の流れを示すフローチャートである。
S401において、ユーザーは会議システムを起動させる。これにより、会議端末101の表示装置201に、図5に記載されているようなログイン画面501が表示される。
次に、S402において、ユーザーは入力装置202から、会議システム用のカウントをアカウント入力領域502に、パスワードをパスワード入力領域503に入力し、ログインボタン504を押してログインを行う。
【0015】
次に、S403において、会議端末101のログイン情報処理部301はS402でユーザーが入力したアカウントとパスワードをネットワーク102経由で会議サーバー103に送信する。会議サーバー103は、ユーザーが入力したログイン情報が有効か無効かを判断する。この判断の結果、ユーザーが入力したアカウントとパスワードが有効であれば、S404に進み、会議端末101の表示装置201に図6で示すような会議情報入力画面601が表示される。ユーザーアカウントとパスワードが無効であれば、再度S402の処理を行う。
【0016】
S404において、ユーザーは会議情報入力画面601で会議名602、予定日時603、各会議室の参加者604、605、議題606、607、資料が保存されている共有フォルダパス608を入力し、登録ボタン609を押す。入力された会議情報は会議情報処理部302がネットワーク102を経由して会議サーバー103の会議情報保存部308に保存される。会議情報保存部308では、図7のような会議情報701が保存される。
【0017】
図7の例では、会議名は「プロジェクトA進捗会議」702である。予定日は「2020/11/12」703であり、開始時間は「11:00」704、終了時間「12:00」705であることを表している。また、会議の参加者は「会議室1」において、「Tanaka」、「Suzuki」、「Tsutsumi」、「会議室2」において「James」706である。会議資料が保存されている共有フォルダのパスは「\\Projects\プロジェクトA\」707である。議題は「開発チーム進捗報告」708と「企画チーム進捗報告」709が予定されている。また、会議の開催通知を「7日前」710に行う設定となっている。
【0018】
図8は、図1〜図3の会議システムにおいて、会議サーバー103が会議端末101に会議開催情報を通知し、会議を行うまでの処理の流れを示すフローチャートである。
S801において、会議サーバー103は会議情報保存部308に保存されている会議情報の予定日時703、704、705を取得する。
【0019】
S802において、会議開催通知の通知時期をウインドウ710の情報から判断し、通知時期であればS803において、会議開催通知生成部306は会議情報保存部308から会議名702、予定日時703、704、705、参加者706の取得を行う。通知時期でない場合は一定時間経過後に再度S802の処理を行う。
【0020】
S804において、アクセス権取得部304は会議資料が保存されている共有フォルダのアクセス権を取得する。共有フォルダのアクセス権は図9のようなアクセス権管理テーブル901で管理されている。図9の902では共有フォルダ「\\Projects\プロジェクトA\」に対して、ユーザー「Tanaka」902、「Sato」903、「Suzuki」904、「James」905に対してアクセス権が付与されている。
【0021】
また、共有フォルダ「\\Projects\プロジェクトB\」に対して、ユーザー「Tanaka」906、「Sato」907にアクセス権が付与されているが、「James」908に対しては付与されていないことを示している。
【0022】
S805において、会議の参加者に共有フォルダへのアクセス権をもつユーザーが存在する場合、S806において、そのユーザー名を端末のログインユーザーと判断する。共有フォルダへのアクセス権を持たない参加者しか会議室に存在しない場合、その会議室に参加している全てのユーザーに対してアクセス権を付与し、ログインユーザーに指定する。
【0023】
S807において、会議開催通知生成部306は図10に示すような会議開催通知1001を作成し、会議開催通知送信部307が会議端末101に会議開催通知を送信する。会議開催通知1001は、会議名1002、予定時間1003、参加者1004、1005、各会議端末のログインユーザー1006、1007、会議URL1008を含んでいる。会議開催通知1001の場合、会議室1では「Tanaka」と「Suzuki」のいずれかが、会議室2では「James」が会議端末101からログインすべきユーザーであることを示している。
【0024】
S808において、ログインユーザーで指定された参加者が会議端末101から会議URL1008にアクセスすると、会議開催通知1001に指定された会議名1002の会議が開始される(S809)。
S810において、会議端末101の会議情報処理部302は会議情報を会議情報保存部308から、会議資料を共有フォルダ309から取得し、会議情報表示部303に表示する。
【0025】
S808において、ログインユーザーで指定されていない参加者がログインした場合、共有フォルダへのアクセス権がない。このため、会議資料を表示することができないが、会議開催通知1001で通知された参加者でログインした場合は共有フォルダへのアクセス権があるため資料を表示することができる。
【0026】
本実施形態では、会議で使用する共有フォルダパス608は1つであるが、複数の共有フォルダを使用することも可能である。その場合は複数のフォルダに対してアクセス権の取得を行い(S804)、全てのフォルダに対してアクセス権をもつユーザーをログインユーザーに指定する。全てのフォルダに対してアクセス権をもつユーザーが会議室に存在しない場合は、その会議室に参加している全てのユーザーに対してアクセス権を付与し、ログインユーザーに指定する。
【0027】
また、本実施形態では図7において共有フォルダ707が指定されているため、S804において共有フォルダへのアクセス権を取得して、ログインユーザーを判断している。707においてファイルが直接指定された場合は、S804においてファイルのアクセス権を取得し、ログインユーザーを判断する。
【0028】
(第2の実施形態)
本実施形態では、第1の実施形態のログインユーザーを決定する処理(S806)において、共有フォルダ内のファイルのアクセス履歴から決定する場合の例である。
図11は、共有フォルダに格納されているファイルに対するアクセス履歴管理テーブル1101であり、会議サーバー103で管理されている。
【0029】
この例では、「\\Projects\プロジェクトA\進捗報告.doc」のファイルに「Tanaka」1102、「James」1103、「Sato」1104がアクセスした経験があることを表している。また、「\\Projects\プロジェクトA\課題一覧.doc」には「Tanaka」1105、「Sato」1106がアクセスした経験があることを表している。
【0030】
会議名702のプロジェクトA進捗会議の場合、会議参加者の中で共有フォルダ「\\Projects\プロジェクトA\」707内のファイルにこれまでアクセスした経験があるユーザーは以下であると判断する。すなわち、「Tanaka」1102、1105と、「James」1103はアクセス可能だと判断し、「Tanaka」と「James」をログインユーザーとして会議開催通知に設定する。
【0031】
(第3の実施形態)
本実施形態では、第1の実施形態の会議情報の登録処理(S404)において、共有フォルダの場所が会議情報保存部308に登録されていない場合の例である。
会議開始前に共有フォルダの場所が会議情報保存部308に登録されていない場合は、S805において、図9のアクセス権管理テーブル901でログインユーザーを判断する必要はなく、S806において、全ての参加者をログインユーザーとして設定する。
【0032】
しかしながら、会議中に任意の共有フォルダのファイルを参照する可能性があるので、会議端末にログインしたユーザーによってはファイルにアクセスできない可能性がある。そのため、できるだけ共有フォルダへのアクセスを可能にするために、同一会議室に参加するユーザーの中で、アクセス権をもつ共有フォルダの数が一番多いユーザーをログインユーザーとして設定する。
【0033】
図7の「プロジェクトA進捗会議」702の場合、図9のアクセス権管理テーブル901からアクセス権をもつ共有フォルダの数が一番多いのは、会議室1の参加者では「Tanaka」であり、会議室2では「James」であることがわかる。よって会議室1では「Tanaka」、会議室2では「James」をログインユーザーとして設定する。
【0034】
(その他の実施形態)
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア(コンピュータプログラム)を、ネットワーク又は各種のコンピュータ読み取り可能な記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給する。そして、そのシステム或いは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU等)がプログラムを読み出して実行する処理である。
【符号の説明】
【0035】
101 会議端末、102 ネットワーク、103 会議サーバー、301 ログイン情報処理部、302 会議情報処理部、303 会議情報表示部、304 アクセス権取得部、305 アクセス履歴管理部、306 会議開催通知生成部、307 会議開催通知送信部、308 会議情報保存部、309 共有フォルダ
【特許請求の範囲】
【請求項1】
ネットワークを通じて接続された会議端末と会議サーバーとを有する会議システムであって、
会議参加者のログイン情報を入力するログイン情報入力手段と、
会議内容と会議で使用するファイルが格納されている共有フォルダの情報を入力する会議情報入力手段と、
前記会議情報入力手段から入力された会議情報を保存部に保存する会議情報保存手段と、
会議参加者の中で共有フォルダのアクセス権が付与されたユーザー情報を取得するアクセス権取得手段と、
前記共有フォルダのデータに対するアクセス権を管理するアクセス履歴管理手段と、
前記アクセス権取得手段で取得したユーザー情報を会議端末へのログインユーザー情報とし、会議開催前に会議内容とログインユーザー情報を含む会議開催通知を生成する会議開催通知生成手段と、
前記会議開催通知生成手段で生成した会議開催通知を会議端末に送信する会議開催通知送信手段と、
会議開催通知、会議情報及び共有フォルダ内のファイルを表示装置に表示する会議情報表示手段とを備えることを特徴とする会議システム。
【請求項2】
前記ログイン情報入力手段、会議情報入力手段及び会議情報表示手段を前記会議端末が有し、
前記アクセス権取得手段、アクセス履歴管理手段、会議開催通知生成手段、会議開催通知送信手段及び会議情報保存手段を前記会議サーバーが有することを特徴とする請求項1に記載の会議システム。
【請求項3】
前記会議開催通知生成手段は、共有フォルダに格納されたファイルへのアクセス履歴からログインユーザーを指定することを特徴とする請求項1または2に記載の会議システム。
【請求項4】
前記会議開催通知生成手段は、会議情報に共有フォルダの情報が入力されていない場合に、アクセス権が付与された共有フォルダの数からログインユーザーを決定することを特徴とする請求項1または2に記載の会議システム。
【請求項5】
ネットワークを通じて接続された会議端末と会議サーバーとを用いる会議方法であって、
会議参加者のログイン情報を入力するログイン情報入力工程と、
会議内容と会議で使用するファイルが格納されている共有フォルダの情報を入力する会議情報入力工程と、
前記会議情報入力工程において入力された会議情報を保存部に保存する会議情報保存工程と、
会議参加者の中で共有フォルダのアクセス権が付与されたユーザー情報を取得するアクセス権取得工程と、
前記共有フォルダのデータに対するアクセス権を管理するアクセス履歴管理工程と、
前記アクセス権取得工程において取得したユーザー情報を会議端末へのログインユーザー情報とし、会議開催前に会議内容とログインユーザー情報を含む会議開催通知を生成する会議開催通知生成工程と、
前記会議開催通知生成工程において生成した会議開催通知を会議端末に送信する会議開催通知送信工程と、
会議開催通知、会議情報及び共有フォルダ内のファイルを表示装置に表示する会議情報表示工程とを備えることを特徴とする会議方法。
【請求項6】
前記ログイン情報入力工程、会議情報入力工程及び会議情報表示工程を前記会議端末が実行し、
前記アクセス権取得工程、会議開催通知生成工程、会議開催通知送信工程及び会議情報保存工程を前記会議サーバーが実行することを特徴とする請求項5に記載の会議方法。
【請求項7】
請求項1に記載の会議システムのログイン情報入力手段、会議情報入力手段及び会議情報表示手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項8】
請求項1に記載の会議システムのアクセス権取得手段、アクセス履歴管理手段、会議開催通知生成手段、会議開催通知送信手段及び会議情報保存手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項9】
請求項7または8に記載のプログラムを記憶したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
【請求項1】
ネットワークを通じて接続された会議端末と会議サーバーとを有する会議システムであって、
会議参加者のログイン情報を入力するログイン情報入力手段と、
会議内容と会議で使用するファイルが格納されている共有フォルダの情報を入力する会議情報入力手段と、
前記会議情報入力手段から入力された会議情報を保存部に保存する会議情報保存手段と、
会議参加者の中で共有フォルダのアクセス権が付与されたユーザー情報を取得するアクセス権取得手段と、
前記共有フォルダのデータに対するアクセス権を管理するアクセス履歴管理手段と、
前記アクセス権取得手段で取得したユーザー情報を会議端末へのログインユーザー情報とし、会議開催前に会議内容とログインユーザー情報を含む会議開催通知を生成する会議開催通知生成手段と、
前記会議開催通知生成手段で生成した会議開催通知を会議端末に送信する会議開催通知送信手段と、
会議開催通知、会議情報及び共有フォルダ内のファイルを表示装置に表示する会議情報表示手段とを備えることを特徴とする会議システム。
【請求項2】
前記ログイン情報入力手段、会議情報入力手段及び会議情報表示手段を前記会議端末が有し、
前記アクセス権取得手段、アクセス履歴管理手段、会議開催通知生成手段、会議開催通知送信手段及び会議情報保存手段を前記会議サーバーが有することを特徴とする請求項1に記載の会議システム。
【請求項3】
前記会議開催通知生成手段は、共有フォルダに格納されたファイルへのアクセス履歴からログインユーザーを指定することを特徴とする請求項1または2に記載の会議システム。
【請求項4】
前記会議開催通知生成手段は、会議情報に共有フォルダの情報が入力されていない場合に、アクセス権が付与された共有フォルダの数からログインユーザーを決定することを特徴とする請求項1または2に記載の会議システム。
【請求項5】
ネットワークを通じて接続された会議端末と会議サーバーとを用いる会議方法であって、
会議参加者のログイン情報を入力するログイン情報入力工程と、
会議内容と会議で使用するファイルが格納されている共有フォルダの情報を入力する会議情報入力工程と、
前記会議情報入力工程において入力された会議情報を保存部に保存する会議情報保存工程と、
会議参加者の中で共有フォルダのアクセス権が付与されたユーザー情報を取得するアクセス権取得工程と、
前記共有フォルダのデータに対するアクセス権を管理するアクセス履歴管理工程と、
前記アクセス権取得工程において取得したユーザー情報を会議端末へのログインユーザー情報とし、会議開催前に会議内容とログインユーザー情報を含む会議開催通知を生成する会議開催通知生成工程と、
前記会議開催通知生成工程において生成した会議開催通知を会議端末に送信する会議開催通知送信工程と、
会議開催通知、会議情報及び共有フォルダ内のファイルを表示装置に表示する会議情報表示工程とを備えることを特徴とする会議方法。
【請求項6】
前記ログイン情報入力工程、会議情報入力工程及び会議情報表示工程を前記会議端末が実行し、
前記アクセス権取得工程、会議開催通知生成工程、会議開催通知送信工程及び会議情報保存工程を前記会議サーバーが実行することを特徴とする請求項5に記載の会議方法。
【請求項7】
請求項1に記載の会議システムのログイン情報入力手段、会議情報入力手段及び会議情報表示手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項8】
請求項1に記載の会議システムのアクセス権取得手段、アクセス履歴管理手段、会議開催通知生成手段、会議開催通知送信手段及び会議情報保存手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項9】
請求項7または8に記載のプログラムを記憶したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【公開番号】特開2013−115654(P2013−115654A)
【公開日】平成25年6月10日(2013.6.10)
【国際特許分類】
【出願番号】特願2011−260705(P2011−260705)
【出願日】平成23年11月29日(2011.11.29)
【出願人】(000001007)キヤノン株式会社 (59,756)
【Fターム(参考)】
【公開日】平成25年6月10日(2013.6.10)
【国際特許分類】
【出願日】平成23年11月29日(2011.11.29)
【出願人】(000001007)キヤノン株式会社 (59,756)
【Fターム(参考)】
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