住宅履歴情報管理システム及び住宅履歴情報管理方法
【課題】住宅の履歴情報を、常に最新の情報に効率よく登録可能な住宅履歴情報管理システムを提供する。
【解決手段】登録処理用サーバ２１は、ユーザ１の端末１１から、電子化・書類保管依頼する紙媒体書類５１の書類タイプ識別、住宅の物件番号を受信して依頼番号を発行し、紙媒体書類５１をデジタル化センター２が電子化した画像ファイルを、書類詳細識別からなる名称を付して記憶手段に登録し、書類詳細識別、依頼番号、書類タイプ識別、物件番号を書類詳細テーブルに登録する。ウェブサーバ３１は、居住者・ユーザ１から、物件番号又は依頼番号と書類タイプ識別を付して要求されると、書類詳細テーブルの書類詳細識別を取得し、この書類詳細識別を名称とする画像ファイルを画面表示する。
【解決手段】登録処理用サーバ２１は、ユーザ１の端末１１から、電子化・書類保管依頼する紙媒体書類５１の書類タイプ識別、住宅の物件番号を受信して依頼番号を発行し、紙媒体書類５１をデジタル化センター２が電子化した画像ファイルを、書類詳細識別からなる名称を付して記憶手段に登録し、書類詳細識別、依頼番号、書類タイプ識別、物件番号を書類詳細テーブルに登録する。ウェブサーバ３１は、居住者・ユーザ１から、物件番号又は依頼番号と書類タイプ識別を付して要求されると、書類詳細テーブルの書類詳細識別を取得し、この書類詳細識別を名称とする画像ファイルを画面表示する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は住宅履歴情報管理システム及び住宅履歴情報管理方法に係り、特に、住宅の新築、改修時等において、設計図書や施工内容等の履歴情報を電子データ及び紙媒体の原本の状態で蓄積すると同時に、これらの履歴情報を、施主を含めた関係者からネットワークを通じて閲覧可能にする住宅履歴情報管理システム及び住宅履歴情報管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、少子高齢化により新築住宅着工数が減少傾向にある一方、空き家が一貫して増加傾向にあり住宅余剰の時代が到来しており、国全体として、量から質へ住宅政策を変化させる必要性が生じている。「量から質へ」の住宅政策への転換として、ストック重視の住宅政策への転換、住宅の長寿命化に向けた政策提言や法整備がなされている。
住宅の長寿命化には、適切な点検、補修等の維持管理やリフォーム工事を継続的に行うことが必要であり、そのためには住宅に関する履歴情報が蓄積され、また活用されることが不可欠である。そこで、円滑な住宅流通や計画的な維持管理、災害や事故の際の迅速な対応等を可能とするため、住宅の新築、改修、修繕、点検時等において、設計図書や施工内容等の情報が確実に蓄積され、いつでも活用できる仕組みの整備とその普及が政府により推進されている（「住宅履歴の整備検討について」（平成１９〜２１年度）（国土交通省））。
【０００３】
そこで、コンピュータを用いた住宅履歴の管理システムが、種々提案されている（例えば、特許文献１参照）。
特許文献１の住宅履歴の管理システムは、管理対象住宅の履歴情報と、管理対象住宅の居住者に関する居住者情報とを、予め定められたフォーマットで記憶しており、またこれらの情報の更新入力を受け付け、これらの情報を必要に応じて出力する。住宅据置型装置のＨＤＤ及びサーバ装置の管理データベース内に管理対象住宅の履歴情報が記憶され、住宅据置型装置に接続されるＵＳＢメモリー及びサーバ装置の管理データベース内に管理対象住宅の居住者情報が記憶されているため、サーバ装置にアクセスできないような場合にも管理対象住宅の履歴情報、居住者情報を入手することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特許第４４０４１５６号公報（段落００１５、００２１、００３１）
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、特許文献１記載の従来の住宅履歴の管理システムによれば、管理対象住宅の居住者、住宅履歴の管理システムの管理者、管理対象住宅の点検保守修繕をおこなう業者により、住宅の履歴情報の登録内容の変更、削除、追加が可能である（段落００３１、００３２、００３４）。
この構成では、居住者や点検保守修繕業者がシステムに慣れていない場合、忙しい場合、住宅履歴の蓄積の重要性を十分理解していない場合などには、登録内容のアップデートが遅れる可能性があり、常に最新の情報にアップデートされた住宅履歴情報を、効率的に構築することが難しい。その結果、住宅履歴情報を活用したいときに住宅履歴情報が最新のものになっていないことも起こり得る。
また、居住者や点検保守修繕業者によって住宅履歴情報が誤って変更、削除、追加される可能性があり、蓄積された住宅履歴情報の正確性を担保することが難しい。
更に、システムに慣れていない居住者や点検保守修繕業者にとっては、アップデート処理自体に時間がかかって、居住者の自由時間や点検保守修繕業者の業務時間を侵食し、住宅履歴情報の登録業務自体が負担になる可能性がある。
【０００６】
本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであって、その目的は、ネットワークを通じて住宅履歴情報を閲覧可能な住宅履歴情報管理システム及び住宅履歴情報管理方法において、数多くの住宅に関して日々多量に発生する住宅の履歴情報を、常に最新の情報に効率よく登録可能な住宅履歴情報管理システム及び住宅履歴情報管理方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
前記課題は、請求項１に係る住宅履歴情報管理システムによれば、顧客の住宅の物件の設計、建築、点検、保守、修繕を含むサービスを提供するユーザからデジタル化センターが受領した紙媒体書類のうち、所定の前記紙媒体書類を電子化した画像ファイルを、ネットワークを介して前記住宅の居住者及び前記ユーザから閲覧可能にすると共に、所定の前記紙媒体書類を倉庫保管する住宅履歴情報管理システムであって、前記画像ファイルに関する情報を格納する書類詳細テーブルを有するデータベースを備えたウェブサーバコンピュータと、前記画像ファイルを格納する記憶手段を備えたファイルサーバコンピュータと、前記データベースおよび前記記憶手段への登録処理を司る登録処理用サーバコンピュータと、を備え、前記登録処理用サーバコンピュータは、前記ユーザの端末コンピュータから、依頼番号発行要求を、電子化・書類保管の依頼をする前記紙媒体書類の種類を示す書類タイプ識別及び前記住宅に固有な物件番号と共に受信して、前記依頼に固有な依頼番号を発行する手段と、前記ユーザから受領した前記紙媒体書類を前記デジタル化センターが電子化した前記画像ファイルを、対応する前記依頼番号及び前記書類タイプ識別と共に、前記デジタル化センターの端末装置から受信する画像ファイル受信手段と、前記画像ファイルを、該画像ファイルに固有な書類詳細識別からなる名称を付して前記記憶手段に登録する手段と、前記書類詳細識別、前記依頼番号、前記書類タイプ識別及び前記物件番号を、前記書類詳細テーブルに登録する手段と、を備え、前記ウェブサーバコンピュータは、前記ネットワークを介して他の端末装置から、前記住宅の居住者又は前記ユーザにより、前記物件番号又は前記依頼番号と前記書類タイプ識別とを付して要求された場合に、前記書類詳細テーブルを参照して前記書類詳細識別を取得し、該書類詳細識別を名称とする前記画像ファイルを、前記他の端末装置に画面表示可能に送信する手段と、を備えること、により解決される。
【０００８】
前記課題は、請求項７に係る住宅履歴情報管理方法によれば、顧客の住宅の物件の設計、建築、点検、保守、修繕を含むサービスを提供するユーザからデジタル化センターが受領した紙媒体書類のうち、所定の前記紙媒体書類を電子化した画像ファイルを、ネットワークを介して前記住宅の居住者及び前記ユーザから閲覧可能にすると共に、所定の前記紙媒体書類を倉庫保管する住宅履歴情報管理方法であって、前記画像ファイルに関する情報を格納する書類詳細テーブルを有するウェブサーバコンピュータのデータベースおよびファイルサーバコンピュータの記憶手段への登録処理を司る登録処理用サーバコンピュータは、前記ユーザの端末コンピュータから、依頼番号発行要求を、電子化・書類保管の依頼をする前記紙媒体書類の種類を示す書類タイプ識別及び前記住宅に固有な物件番号と共に受信して、前記依頼に固有な依頼番号を発行する手順と、前記ユーザから受領した前記紙媒体書類を前記デジタル化センターが電子化した前記画像ファイルを、対応する前記依頼番号及び前記書類タイプ識別と共に、前記デジタル化センターの端末装置から受信する画像ファイル受信手順と、前記画像ファイルを、該画像ファイルに固有な書類詳細識別からなる名称を付して前記記憶手段に登録する手順と、前記書類詳細識別、前記依頼番号、前記書類タイプ識別及び前記物件番号を、前記書類詳細テーブルに登録する手順と、を行い、前記ウェブサーバコンピュータは、前記ネットワークを介して他の端末装置から、前記住宅の居住者又は前記ユーザにより、前記物件番号又は前記依頼番号と前記書類タイプ識別とを付して要求された場合に、前記書類詳細テーブルを参照して前記書類詳細識別を取得し、該書類詳細識別を名称とする前記画像ファイルを、前記他の端末装置に画面表示可能に送信する手順を行うこと、により解決される。
【０００９】
このように、ユーザ側で発生した紙媒体書類について、電子化、画像ファイルの登録、データベースへの登録等の住宅履歴の蓄積の作業をデジタル化センターの端末装置から行い、ユーザ側では依頼番号の取得と、紙媒体書類のデジタル化センターへの発送のみ行えばよいため、住宅履歴の蓄積の作業を、デジタル化センターの専業の担当者により実行でき、住宅履歴の蓄積を効率よく行うことができる。
また、住宅履歴の蓄積作業を、ユーザからデジタル化センターへの依頼に付けられた依頼番号で管理するため、建築中に設計図が何度も修正される場合のように、同じ住宅の物件の同じ書類タイプの紙媒体書類が複数回発生した場合でも、依頼番号で異なる版を区別でき、特別な処理をしなくても、書類の修正前後の版を蓄積することができる。依頼番号で異なる版を区別できるため、建築時に何度も修正されがちであるが、増改築時に最終のもののみが必要となる設計図についても、最終のものを容易に特定できる。
【００１０】
前記画像ファイルを、該画像ファイルに固有な書類詳細識別からなる名称を付して前記記憶手段に登録する手段を備えるため、画像ファイルの名称がシステムで自動で作成され、デジタル化センターの端末コンピュータ側では、物件や書類の内容に依存しないアトランダムな名称を付けることができる。また、記憶手段への画像ファイルの登録時にも、担当者が画像ファイルの名称を手動で付ける必要がないため、画像ファイルの登録作業を簡素化できる。
【００１１】
また、前記依頼に係る前記紙媒体書類は、保管のみ行う第一の群、梱包して保管する第二の群、電子化のみ行う第三の群、電子化して保管する第四の群のうち少なくとも一つの群を含み、前記登録処理用サーバコンピュータは、前記デジタル化センターの端末装置から、前記依頼番号及び前記群に含まれる前記紙媒体書類の前記書類タイプ識別と共に、前記群を格納する袋への袋番号発行要求を受信する手段と、前記袋番号発行要求に対して前記袋番号を発行し、該袋番号と、該袋番号に含まれる前記書類の書類番号とを、前記データベースの袋テーブルに登録する手段と、前記袋番号及び対応する前記依頼番号及び前記書類タイプ識別を表示する袋処理ラベルであって、対応する前記袋に貼付されるもののデータを、前記デジタル化センターの端末装置に、印刷のために送信する手段と、を備え、前記ウェブサーバコンピュータは、前記袋処理ラベルに記載された前記袋番号と、対応する前記袋の保管場所を示す保管場所情報を、前記倉庫の端末装置から受信し、前記袋テーブルの該当する前記袋番号のレコードに登録するように構成してもよい。
【００１２】
このように、前記袋番号発行要求に対して前記袋番号を発行し、該袋番号と、該袋番号に含まれる前記書類の書類番号とを、前記データベースの袋テーブルに登録する手段を備え、前記ウェブサーバコンピュータは、前記袋処理ラベルに記載された前記袋番号と、対応する前記袋の保管場所を示す保管場所情報を、前記倉庫の端末装置から受信し、前記袋テーブルの該当する前記袋番号のレコードに登録するため、倉庫での保管中にも、袋番号で管理でき、倉庫で書類の種類ごとに分けて並べる作業が不要になる。書類の発生順にほぼ機械的に倉庫に入庫でき、倉庫の入庫作業を簡素化できる。
また、倉庫保管中も袋番号で管理されるため、ユーザから出庫依頼があった時も、袋番号をキーとして袋テーブルを検索することにより倉庫での保管場所を発見できる。倉庫では、袋に貼付された袋番号を用いてデータベースに照会することにより、確かに必要な書類であるかどうかを簡単に確認できる。
また、保管のみ行う第一の群、梱包して保管する第二の群、電子化のみ行う第三の群、電子化して保管する第四の群のうち少なくとも一つの群を含む書類について、袋処理ラベルのデータをデジタル化センターの端末装置に送信するため、デジタル化センターでは、袋処理ラベルを対応する袋に貼付することで、以降の、袋ごとに異なる処理を並列して実行可能となる。それ以降、群単位での処理が可能となり、必要な処理の終わったものから、処理の群単位で順次倉庫に入庫できるため、入庫を依頼ごとに行う必要がなく、同じ依頼に含まれる他の処理の完了待ちのために処理の終わった書類をデジタル化センターで待たせておく必要がなく、ストックタイムの短縮化、デジタル化センターでの書類保管場所の節約ができる。
【００１３】
さらに、前記第四の群の前記紙媒体書類には、竣工図が含まれるようにしてもよい。
このように構成しているので、ネットワークを介して、住宅の居住者及びユーザから、竣工図を電子的に閲覧可能となる。
【００１４】
また、前記画像ファイル受信手段は、更に、前記画像ファイルを前記物件及び前記書類タイプの中で何番目に表示させるかを指定する表示順情報を受信し、前記書類詳細テーブルに登録する手段は、更に、前記表示順情報を、前記書類詳細テーブルに登録し、記画面表示可能に送信する手段は、前記画像ファイルを、前記表示順情報で指定された順序で表示可能に送信するように構成してもよい。
このように構成しているため、例えば、竣工図が何度か修正され、画像ファイルが複数存在する場合であっても、竣工図の最終版の表示順を早い順序に設定することにより、最終版の竣工図を優先して閲覧させることが可能となる。
【００１５】
また、前記ファイルサーバコンピュータ、前記ウェブサーバコンピュータ及び前記登録処理用サーバコンピュータのうち少なくとも二つは、同一のサーバコンピュータとして構成されるように構成してもよい。
【００１６】
また、前記データベースは更に、前記依頼番号と、前記依頼の状態とを含む前記依頼に関する情報を格納する依頼テーブルを備え、前記依頼の状態は、依頼中、書類到着、登録中、登録終了、電子化中、電子化検収依頼、保管処理中、書類発送、依頼完了、請求済を含み、前記ウェブサーバコンピュータは、前記ネットワークを介して前記他の端末装置から、前記住宅の居住者又は前記ユーザにより要求された場合に、依頼の状態を前記他の端末に画面表示可能に送信する手段を備えるように構成してもよい。
このように構成しているため、住宅の居住者及びユーザは、前記依頼の進捗状況を容易に知ることができる。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、ユーザ側で発生した紙媒体書類について、電子化、画像ファイルの登録、データベースへの登録等の住宅履歴の蓄積の作業をデジタル化センターの端末装置から行い、ユーザ側では依頼番号の取得と、紙媒体書類のデジタル化センターへの発送のみ行えばよいため、住宅履歴の蓄積の作業を、デジタル化センターの専業の担当者により実行でき、住宅履歴の蓄積を効率よく行うことができる。
また、住宅履歴の蓄積作業を、ユーザからデジタル化センターへの依頼に付けられた依頼番号で管理するため、建築中に設計図が何度も修正される場合のように、同じ住宅の物件の同じ書類タイプの紙媒体書類が複数回発生した場合でも、依頼番号で異なる版を区別でき、特別な処理をしなくても、書類の修正前後の版を蓄積することができる。依頼番号で異なる版を区別できるため、建築時に何度も修正されがちであるが、増改築時に最終のもののみが必要となる設計図についても、最終のものを容易に特定できる。
【００１８】
前記画像ファイルを、該画像ファイルに固有な書類詳細識別からなる名称を付して前記記憶手段に登録する手段を備えるため、画像ファイルの名称がシステムで自動で作成され、デジタル化センターの端末コンピュータ側では、物件や書類の内容に依存しないアトランダムな名称を付けることができる。また、記憶手段への画像ファイルの登録時にも、担当者が画像ファイルの名称を手動で付ける必要がないため、画像ファイルの登録作業を簡素化できる。
【図面の簡単な説明】
【００１９】
【図１】本発明の実施形態に係る住宅履歴情報管理システムの全体構成図である。
【図２】本発明の実施形態に係る端末コンピュータのハード構成図である。
【図３】本発明の実施形態に係る住宅履歴情報を示す表である。
【図４】本発明の実施形態に係る袋の説明図である。
【図５】本発明の実施形態に係る住宅履歴情報管理システムで行われる業務の処理を示す説明図である。
【図６】本発明の実施形態に係る新規保管／製本依頼画面を示す説明図である。
【図７】本発明の実施形態に係る新規登録画面を示す説明図である。
【図８】本発明の実施形態に係る書類選択画面を示す説明図である。
【図９】本発明の実施形態に係る依頼書を示す説明図である。
【図１０】本発明の実施形態に係る書類受付シールを示す説明図である。
【図１１】本発明の実施形態に係る住宅履歴情報管理システムで行われる業務の処理を示す説明図である。
【図１２】本発明の実施形態に係る書類一覧画面を示す説明図である。
【図１３】本発明の実施形態に係る袋を探す画面を示す説明図である。
【図１４】本発明の実施形態に係る袋確認画面を示す説明図である。
【図１５】本発明の実施形態に係る袋処理ラベルを示す説明図である。
【図１６】本発明の実施形態に係る電子データアップ画面を示す説明図である。
【図１７】本発明の実施形態に係るデータアッププログラムのフローチャートである。
【図１８】本発明の実施形態に係る図面形式変換画面を示す説明図である。
【図１９】本発明の実施形態に係る画像登録プログラムのフローチャートである。
【図２０】本発明の実施形態に係る画像ファイルのサムネイル画像ファイルへの変換の説明図である。
【図２１】本発明の実施形態に係る依頼を探す画面を示す説明図である。
【図２２】本発明の実施形態に係る依頼詳細画面を示す説明図である。
【図２３】本発明の実施形態に係る電子データ閲覧画面を示す説明図である。
【図２４】本発明の実施形態に係る物件情報画面を示す説明図である。
【発明を実施するための形態】
【００２０】
以下、本発明の実施形態について、図を参照して説明する。なお、以下に説明する構成は、本発明を限定するものではなく、本発明の趣旨に沿って各種改変することができることは勿論である。
本実施形態の住宅履歴情報管理システムＳは、顧客の住宅の設計、建築、点検、保守、修繕を含むサービスを提供するユーザ１から、これらのサービスに関する紙媒体書類５１の電子化・保管の依頼を受けて、デジタル化センター２が、紙媒体書類５１の電子化と、電子化した書類の画像ファイル５３の保管の手配と、を行うシステムである。
本実施形態において、住宅履歴情報とは、住宅の設計、施工、維持管理、権利及び資産に管理する情報をいい、具体的には、図３〜図５に列挙される書類の情報をいう。
【００２１】
図１は、本実施形態の住宅履歴情報管理システムＳの全体構成図である。本実施形態の住宅履歴情報管理システムＳは、ユーザ１と、ユーザ１から依頼を受けて紙媒体書類５１の電子化・保管手配を行うデジタル化センター２、デジタル化センター２から書類の画像ファイル５３を受信して記憶手段に蓄積し、紙媒体書類５１に関する情報をデータベースに蓄積するデータセンター３と、紙媒体書類５１を保管する倉庫４と、の間で構築され、ユーザ１に設けられた端末コンピュータ１１と、デジタル化センター２に設けられた登録処理用サーバコンピュータとしてのセンター内サーバコンピュータ２１、端末コンピュータ２２、バーコードリーダ２３と、データセンター３に設けられたウェブサーバコンピュータ３１、ファイルサーバコンピュータ３２と、を主要構成要素とする。
【００２２】
本実施形態のユーザ１は、顧客の住宅の設計、建築、点検、保守、修繕を含むサービスを提供する設計者、施工者、保守点検・修繕業者等であって、例えば、戸建住宅、マンション、アパート等の集合住宅等を建築する住宅メーカーの営業部門、設計部門、工事部門、品質保証管理部門、カスタマーサービス部門である。なお、ユーザ１は、設計事務所等であってもよい。
本実施形態の住宅は、個人が居住する一戸建て住宅のほか、集合住宅、マンション、アパート、団体構成員用の寮等のいずれであってもよい。また、住宅以外の企業や団体等所有のビル、工場、店舗等のその他の建物や、これらの建物のうち所定の個人又は法人が使用する一部分であってもよい。
ユーザ１には、ユーザ１の担当者が使用する端末コンピュータ１１が設けられており、不図示のインターネットを介して、データセンター３のウェブサーバコンピュータ３１に接続可能である。
【００２３】
端末コンピュータ１１のハード構成を図２に示す。
端末コンピュータ１１は、データの演算・制御処理装置としてのＣＰＵ１０１、記憶装置であるＲＡＭ１０２、ＲＯＭ１０３、ＨＤＤ１０４及び記憶媒体装置１０５を備えている。
ＣＰＵ１０１は、ＲＯＭ１０３又はＨＤＤ１０４に記憶されているプログラムにしたがって各種の処理を実行するようになされている。
ＲＡＭ１０２には、ＣＰＵ１０１が各種の処理を実行する上において必要なデータなどが適宜記憶される。
【００２４】
入力装置であるキーボード１０７とマウス１０８は、ＣＰＵ１０１に所定の指令を入力するとき適宜操作される。表示装置１０９、プリンタ１１０には、所定の書式で表示される情報、画像等が出力表示される。
【００２５】
記憶媒体装置１０５は、外付けハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ、メモリスティックなどにより構成され、インターネット１１１を介して送信されてきたデータを適宜記憶し、またこれを読み出すことができるようになされている。
【００２６】
通信装置１０６は、インターネット１１１に対してデータを送信し、またインターネット１１１を介して供給されたデータを受信するようになされている。
【００２７】
デジタル化センター２は、ユーザ１から依頼を受けて、スキャナを用いた紙媒体書類５１の電子化、電子化された画像ファイル５３のファイルサーバコンピュータ３２の記憶手段への登録、画像ファイル５３を変換したサムネイル画像ファイル５４のウェブサーバコンピュータ３１の記憶手段への登録、紙媒体書類５１に関する情報のウェブサーバコンピュータ３１のデータベースへの登録、紙媒体書類５１を倉庫４で保管するための倉庫４への入庫手続を行う。
本実施形態のデジタル化センター２は、ユーザ１と同じ住宅メーカーの一部門として構成されている。但し、デジタル化センター２は、ユーザ１と同じ組織の一部門として構成されてもよいし、ユーザ１とは異なる別個の組織として構成されていてもよい。また、デジタル化センター２が、ユーザ１と同じ組織内に設けられて、ユーザ１からの書類の電子化・保管の手配を行うと同時に、その組織外から受けた書類の電子化・保管の手配を行ってもよい。
【００２８】
デジタル化センター２には、センター内サーバコンピュータ２１、端末コンピュータ２２、バーコードリーダ２３が設けられている。
センター内サーバコンピュータ２１は、ユーザ１から送付された紙媒体書類５１に関する情報をウェブサーバコンピュータ３１のデータベースに登録する処理と、紙媒体書類５１を電子化した画像ファイル５３を記憶手段に登録する処理を司るサーバコンピュータである。センター内サーバコンピュータ２１のハード構成は、端末コンピュータ１１と同様であるので説明を省略する。
【００２９】
センター内サーバコンピュータ２１の不図示のＨＤＤには、端末コンピュータ２２からアップロードされた書類の画像ファイル５３の実データを保存する画像保存フォルダ７１３０、サムネイル画像ファイル５４への変換のために、画像保存フォルダ７１３０の画像ファイル５３の実データがコピーされた変換用画像フォルダ７３１０、変換済みのサムネイル画像ファイル５４が格納され、ウェブサーバコンピュータ３１の公開フォルダ７３３０へコピーされる生成フォルダ７３２０が格納されている。
【００３０】
センター内サーバコンピュータ２１の不図示のＨＤＤには、端末コンピュータ２２の不図示の記憶媒体装置に保存された書類の画像ファイル５３をセンター内サーバコンピュータ２１の画像保存フォルダ７１３０へ転送し、ウェブサーバコンピュータ３１のデータベースへ画像ファイル５３に関する情報を登録する図１７のデータアッププログラムが格納されている。
また、データアッププログラムでアップロードした画像ファイル５３の実データをファイルサーバコンピュータ３２へコピーし、サムネイル画像ファイル５４をウェブサーバコンピュータ３１へ登録する図１９の画像登録プログラムも格納されている。
更に、画像ファイル５３をサムネイル画像ファイル５４に変換してウェブサーバコンピュータ３１の公開フォルダ７３３０にコピーする画像変換プログラムも格納されている。
【００３１】
端末コンピュータ２２は、デジタル化センター２の担当者が使用する端末コンピュータであって、不図示の記憶媒体装置には、紙媒体書類５１をスキャナで読み取ってできた画像ファイル５３が格納される。
バーコードリーダ２３は、バーコードを読み取ると同時にネットワークを通じて他のコンピュータと通信可能な公知のバーコードリーダからなる。なお、依頼番号等の識別情報を読み取り可能な装置であればよく、バーコードリーダに限定されるものでない。また、バーコードリーダ２３を用いる代わりに、端末装置から依頼番号等の識別情報を手入力してもよい。
【００３２】
データセンター３は、各種データを蓄積するサーバを備え、ウェブサーバコンピュータ３１、ファイルサーバコンピュータ３２が設置されている。データセンター３は、ユーザ１、デジタル化センター２と同じ組織等内に設けられ、組織内の情報のみを蓄積して保管してもよいし、他の組織等の情報蓄積、保管を請け負って行ってもよいし、組織内の情報を保管するほか、組織外の情報保管の双方を行ってもよい。
【００３３】
ウェブサーバコンピュータ３１の不図示のＨＤＤには、本実施形態で蓄積された住宅履歴情報を検索・閲覧可能にするデータベースが格納されている。
このデータベースには、マスタテーブルとして、ユーザ１の社員の情報を登録する社員マスタ、本実施形態の住宅履歴情報管理システムＳで取扱われる紙媒体書類５１の種類の情報を登録する書類タイプマスタが格納されている。
社員マスタは、項目として、社員ＩＤ、社員番号、社員名のほか、メールアドレス、電話番号、所属部署名・コード等の連絡先の項目を含む。
書類タイプマスタは、項目として、２桁の整数からなる書類タイプ番号、書類タイプ名称、全体の書類タイプの中で、何番目に表示するかを示す表示順、電子化の要否を示す電子化フラグを含む。書類タイプマスタに登録される紙媒体書類５１としては、図３に示す例が挙げられるが、これに限定されるものでなく、住宅の点検、保守、修繕、リフォーム、増改築等に関する書類であってもよい。また、書類タイプマスタには、必要に応じて、紙媒体書類５１の種類を逐次追加可能である。
【００３４】
データベースにはまた、ユーザ１が顧客に提供する住宅の物件に関する情報を登録する物件テーブル、個々の依頼に関する情報を登録する依頼テーブル、個々の紙媒体書類５１に関する情報を登録する書類テーブル、個々の電子化された画像ファイル５３に関する情報を登録する書類詳細テーブル、個々の袋に関する情報を登録する袋テーブル及び袋詳細テーブルが格納されている。
物件テーブルは、項目として、物件を一意に特定する物件番号、物件に係る受注を一意に特定する受注番号、ユーザ１における担当事業所の事業所コード、事業所名、工事名、施主名を含む。
【００３５】
依頼テーブルは、項目として、依頼をシステム内で一意に特定する依頼番号、物件番号、依頼の状態を示す状態、ユーザ１の依頼者を特定する依頼者番号、依頼日、書類受付日、登録開始日(書類検収日)、電子化検収依頼日、登録完了日(電子化検収日)、書類発送日(保管)、依頼完了日を含む。状態は、依頼中、書類到着、登録中、登録終了、電子化中、電子化検収依頼、保管処理中、書類発送、依頼完了、請求済を含む。
書類テーブルは、項目として、紙媒体書類５１を一意に特定する書類番号、物件番号、依頼番号、書類タイプ番号、枚数、電子化フラグ（電子化無、電子化有、電子化完了）、最終更新日を含む。
【００３６】
書類詳細テーブルは、項目として、紙媒体書類５１を電子化した画像ファイル５３の名称となる書類詳細番号、物件番号、依頼番号、書類番号、書類タイプ番号、書類詳細連番、同じ物件かつ同じ書類タイプ番号の書類中での表示順、書類サイズ、製本フラグ、登録日、最終更新日を含む。
袋テーブルは、項目として、袋を一意に特定する袋番号、袋名称、袋の保管場所を示す位置、状態、物流倉庫への出庫フラグ、物流倉庫ロケーション情報、事業所への出庫フラグを含む。
袋詳細テーブルは、項目として、袋詳細番号、袋番号、書類番号を含む。
【００３７】
ウェブサーバコンピュータ３１の不図示のＨＤＤには更に、書類の画像ファイル５３から変換されたサムネイル画像ファイル５４を格納する公開フォルダ７３３０が格納されている。
【００３８】
ファイルサーバコンピュータ３２は、住宅の施主、居住者やユーザ１からネットワークを介して紙媒体書類５１を電子化した画像ファイル５３を閲覧可能にするため、画像ファイル５３の実データを蓄積する。
ファイルサーバコンピュータ３２の不図示のＨＤＤには、紙媒体書類５１を電子化した画像ファイル５３の実データを格納する不図示の実データ保存フォルダが格納されている。この実データ保存フォルダは、住宅の施主、居住者やユーザ１から、インターネットを介して要求された場合に、画像ファイル５３を画面表示するために用いられる。
【００３９】
倉庫４は、ユーザ１が作成し、デジタル化センター２を介して送られた紙媒体書類５１を保管する。倉庫４は、ユーザ１、デジタル化センター２の一方又は双方と同じ組織に属していてもよいし、ユーザ１、デジタル化センター２の組織外の外部倉庫であってもよい。また、倉庫４は一か所に限らず、複数であってもよい。
倉庫４には、不図示の端末コンピュータが設置され、袋番号と保管場所等の情報をインターネットを通じてウェブサーバコンピュータ３１に送信して、袋テーブルにこれらの情報を登録可能に構成されている。
【００４０】
図１に基づき、本実施形態の住宅履歴情報管理システムの業務処理の流れを説明する。
ユーザ１は、不図示の顧客からの依頼を受けて住宅の設計、建築、点検、保守、修繕を含むサービスを行い、その過程で図３〜図５に示す各紙媒体書類５１を作成する（処理１）。
図３は、本実施形態の住宅履歴情報管理システムＳで電子化及び倉庫保管される紙媒体書類５１のリストの一例である。
紙媒体書類５１は、住宅の建築、定期点検、増改築において発生する。図３の紙媒体書類５１は、完成した住宅の引渡し後、一か月定期点検の前に、ユーザ１からデジタル化センター２に発送される番号０１〜１９、３１〜３９の竣工図書である。
本実施形態では、紙媒体書類５１を図３に列挙しているが、紙媒体書類５１はこれらに限定されるものではなく、住宅の点検、保守、修繕、リフォーム、増改築等に関する書類であってもよい。
これらのうち閲覧頻度の高い紙媒体書類５１については、電子化し、インターネット経由でユーザ１及び顧客である施主から閲覧可能としている。
【００４１】
紙媒体書類５１を発送する時期になると、ユーザ１は、図３で指定された紙媒体書類５１を予め指定された図４の袋５１１０に格納して、依頼書５２を付して梱包し、デジタル化センター２に郵送する（処理２）。
例えば、番号０４の構造計算書・換気量計算書を含む９の紙媒体書類５１を紙袋からなる設計管理袋５１１１に、番号０６の確認済証を含む１３の紙媒体書類５１をクリアファイルからなる設計用邸別ファイル５１１２に、番号１８の工事監理者の監理記録書・指摘書を含む２の紙媒体書類５１を紙ファイルからなる工事監理記録５１１３に、番号０１の竣工図を含む２の紙媒体書類５１を図面ファイルからなる図面ケース５１１４に格納する。ここで、竣工図とは、構造物の完成状態を表す図面であり、完成図と同義である。
依頼書５２は、端末コンピュータ１１からインターネット経由でウェブサーバコンピュータ３１にアクセスし、表示された図６〜図８の画面で依頼登録することにより作成される。
【００４２】
デジタル化センター２は、ユーザ１から紙媒体書類５１を受け取ると、紙媒体書類５１が、指定通り、依頼登録通りに送られているかをチェックし、受領した紙媒体書類５１の整頓・仕分けと、必要な紙媒体書類５１の電子化作業を行う（処理３）。
また、紙媒体書類５１に関する情報を、センター内サーバコンピュータ２１を経由してウェブサーバコンピュータ３１のデータベースに登録する（処理４）。
更に、端末コンピュータ２２から、紙媒体書類５１のうち、電子化することが予め定められたものを電子化した画像ファイル５３を、センター内サーバコンピュータ２１を経由して、ファイルサーバコンピュータ３２の不図示の実データ保存フォルダに登録すると同時に、画像ファイル５３から変換したサムネイル画像ファイル５４のデータを、ウェブサーバコンピュータ３１の公開フォルダ７３３０に登録する（処理５）。
【００４３】
更に、デジタル化センター２は、電子化後廃棄することが予め定められた紙媒体書類５１を廃棄し、その他の紙媒体書類５１の原本を、倉庫４へ入庫のため発送する（処理５）。送られた紙媒体書類５１の原本は、倉庫４で保管される（処理６）。
処理１〜６により、ウェブサーバコンピュータ３１にアクセスして、依頼の進捗管理、情報の管理・閲覧が可能となる。また、倉庫４で保管された紙媒体書類５１の原本は、ユーザ１が必要なときに、端末コンピュータ１１からウェブサーバコンピュータ３１にアクセスして出庫依頼をすることにより、引き出しが可能である。
【００４４】
次に、本実施形態の住宅履歴情報管理システムＳで行われる業務の処理について、一次発送５１１の場合を例として、図５に基づき詳細に説明する。
ユーザ１は、不図示の顧客からの住宅建築を受注すると、営業部門によるプランの作成、設計部門による設計図作成、工事部門による工事、顧客、営業部門、設計部門、工事部門による竣工立会を行った後、完成した住宅の引渡しを行う。
ユーザ１は、データベースの物件テーブルに、受注した物件の登録を行う。ユーザ１の担当者が、端末コンピュータ１１から、物件管理システムの不図示の初期画面を立ち上げ、社員番号とパスワードを入力してログインボタンを押すと、不図示の物件登録画面が表示される。この画面で、物件を担当する事業所名、営業所名、工事名、施主名、商品名等が入力されて不図示の登録ボタンが押されると、ウェブサーバコンピュータ３１は、受注番号および建物番号を自動で採番し、これらの情報をデータベースの物件テーブルに登録する。この物件の登録は、物件受注の契約を締結した際など、一次発送５１１の前に行われる。
【００４５】
ユーザ１は、住宅建築の受注から住宅の引渡しまでの間に、図３に示す各紙媒体書類５１を作成する。
住宅の引渡しが終わった後、ユーザ１は、これらの紙媒体書類５１について、デジタル化センター２に書類保管／電子化を依頼する準備を行う。
【００４６】
この準備では、まず端末コンピュータ１１から新規依頼登録及び依頼書５２作成を行う。
ユーザ１の担当者が、端末コンピュータ１１の画面上で、不図示の初期画面を立ち上げ、社員番号とパスワードを入力してログインボタンを押すと、端末コンピュータ１１は、ウェブサーバコンピュータ３１に社員番号とパスワードを送信し、間違いがなければ、ウェブサーバコンピュータ３１は、端末コンピュータ１１に、図６の新規保管／製本依頼画面６１００を表示する。
新規保管／製本依頼画面６１００は、他のページに移動するためのタブ欄６００１と、新規に書類保管又は製本を依頼する物件を検索するための物件検索欄６１１０と、物件検索欄６１１０で入力されたキーワードでデータベースの物件テーブルを検索して抽出された物件を表示する物件表示欄６１３０と、を含む。
【００４７】
タブ欄６００１には、保管／製本依頼タブ６００２、登録状況確認タブ６００３、物件を探すタブ６００４、依頼を探すタブ６００５、書類を探すタブ６００６、出庫依頼タブ６００７、ご利用案内タブ６００８、お問い合わせタブ６００９が表示される。
物件検索欄６１１０には、物件の受注番号入力欄６１１１、物件の建物番号入力欄６１１２、物件の工事名入力欄６１１３、物件の商品名入力欄６１１４、物件を担当するユーザ１の事業所名入力欄６１１５、物件を担当するユーザ１の営業所名入力欄６１１６、物件の施主名入力欄６１１７、売上計上日入力欄６１１８、棟数ゼロの物件を表示するか否かを選択する選択ボタン６１１９、検索を開始する検索ボタン６１２０、入力した条件を消去するクリアボタン６１２１が表示される。
物件表示欄６１３０は、検索ボタン６１２０がクリックされて検索を行うまでは、空欄になっている。
【００４８】
物件検索欄６１１０に、新規保管依頼を行う物件の情報が入力され、検索ボタン６１２０がクリックされると、ウェブサーバコンピュータ３１は、この条件でデータベースの物件テーブルを検索し、抽出された物件を物件表示欄６１３０にリストアップする。
物件表示欄６１３０には、抽出された物件について、新規依頼を行う図７の新規登録画面６２００を表示させる新規依頼ボタン６１３１、受注番号を選択可能に表示する受注番号ボタン６１３２、建物番号表示欄６１３３、建物を担当する事業所名表示欄６１３４、建物を担当する営業所名表示欄６１３５、建物を担当する管理店名表示欄６１３６、工事名表示欄６１３７、施主表示欄６１３８、売上計上日表示欄６１３９、建物の商品名表示欄６１４０、建物の過去の依頼数表示欄６１４１が表示される。
【００４９】
新規依頼ボタン６１３１がクリックされると、ウェブサーバコンピュータ３１は、新規依頼ボタン６１３１がクリックされた行の物件について、図７の新規登録画面６２００を表示する。
新規登録画面６２００は、紙媒体書類５１の新規保管依頼を登録するための画面であり、図６の新規保管／製本依頼画面６１００で選択された物件に関する情報を表示する物件表示欄６２０１、依頼内容を選択する依頼内容選択欄６２１０、依頼者の情報を表示する依頼者表示欄６２０２、新規登録画面６２００の入力内容確認画面（不図示）を表示させる確認画面表示ボタン６２０３が表示される。
依頼内容選択欄６２１０には、製本作成依頼ボタン６２１１、紙媒体書類５１の倉庫保管及び電子化を依頼する保管／電子化依頼ボタン６２１２、備考／メール設定ボタン６２１３が表示される。
【００５０】
物件表示欄６２０１及び依頼者表示欄６２０２の内容がユーザ１によって確認され、保管／電子化依頼ボタン６２１２がクリックされると、ウェブサーバコンピュータ３１は、データベースの書類タイプマスタを参照し、図８の書類選択画面６３００を、保管／電子化依頼ボタン６２１２の下に表示する。
書類選択画面６３００は、書類選択欄６３１０と設計管理袋選択欄６３２０を備えている。
書類選択欄６３１０には、設計管理袋５１１１に格納する以外の紙媒体書類５１の書類タイプ番号、名称のリストが、選択ボタン６３１１と共に表示されている。また、システム上で、予め電子化することが定められている紙媒体書類５１の名称の横には、「電子化」の文字が表示されている。
設計管理袋選択欄６３２０には、設計管理袋５１１１を含めるか否かを選択する選択ボタン６３２１が表示されている。
【００５１】
書類選択画面６３００で、選択ボタン６３１１、６３２１がクリックされることにより、発送する紙媒体書類５１が選択され、この状態で、図７の確認画面表示ボタン６２０３がクリックされると、不図示の入力内容確認画面を表示する。この画面には、新規登録画面６２００の入力内容が表示されるので、内容が確認されて不図示の「依頼する」ボタンがクリックされると、ウェブサーバコンピュータ３１は、依頼テーブルに含まれる最終の依頼番号に１を足した新しい依頼番号を取得し、この新しい依頼番号について、物件番号，依頼者ＩＤを、依頼テーブルに登録する。そして、依頼登録が完了した旨の不図示の依頼登録完了画面を表示する。
その後、不図示の依頼登録完了画面上で、印刷ボタンがクリックされると、物件番号で物件テーブルを検索して、受注番号、工事名、施主名、事業所名、営業所名を取得する。図７の新規登録画面６２００、図８の書類選択画面６３００で入力された内容と共に、依頼書５２のデータを端末コンピュータ１１に送信し、端末コンピュータ１１は、図９の依頼書５２を印刷する。以上で、新規依頼登録及び依頼書５２の作成を終了する。
【００５２】
次いで、ユーザ１は、紙媒体書類５１を図４で示す各袋５１１０に格納し、依頼書５２を図面ケース５１１４に添付し、すべての袋５１１０を段ボール箱等に梱包してデジタル化センター２に発送する。
ユーザ１が発送した紙媒体書類５１が、デジタル化センター２に到着すると、デジタル化センター２の担当者は、梱包していた箱から袋５１１０を取出す（処理１１）。
【００５３】
次いで、到着処理（処理１２）を行う。到着処理とは、ユーザ１から紙媒体書類５１の梱包物と依頼書５２が到着したことを登録する処理である。この処理により、依頼テーブルの状態が「依頼中」から「書類到着」に進められ、紙媒体書類５１を発送したユーザ１が、システム上で、書類が到着したことを確認可能となる。
【００５４】
到着処理は、バーコードリーダ２３を用いて行われる。
バーコードリーダ２３のログイン画面で、担当者のＩＤ、パスワードが入力されてエンターボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、バーコードリーダ２３から、ＩＤ、パスワードを受信して、社員マスタを参照し、マスタ中に合致するものがあれば、不図示の受付管理メニュー画面をバーコードリーダ２３に表示する。この受付管理メニュー画面には、実施したい処理を選択するための到着処理ボタン、受付処理ボタン、袋処理ボタン、倉庫受付ボタンが表示される。
【００５５】
この受付管理メニューで、到着処理ボタンがクリックされると、センター内サーバコンピュータ２１は、不図示の依頼番号入力画面をバーコードリーダ２３に表示する。図９の依頼書５２に表示された依頼番号バーコード６４１１がバーコードリーダ２３で読取られ、不図示のリターンボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、バーコードリーダ２３から依頼番号を受信して、ウェブサーバコンピュータ３１のデータベースの依頼テーブルを参照し、その依頼番号の物件の工事名を取得して、バーコードリーダ２３に表示する。
【００５６】
バーコードリーダ２３の不図示のリターンボタンが押されると、依頼番号、物件の工事名に間違いないことを担当者が確認し、到着処理をしようとしているものとして、依頼テーブルの状態を「２（書類到着）」にし、バーコードリーダ２３に、「到着処理が完了しました。」とのメッセージを表示する。以上で、到着処理を完了する。
【００５７】
次いで、各紙媒体書類５１の内容の確認を行う（処理１３）。
この処理では、まず、デジタル化センター２の担当者は、図９の依頼書５２の書類リスト６４３０に、項目０１竣工図、項目０２確認申請図が含まれているか確認する。含まれている場合、これらの図面の施主名、工事名が、依頼書５２と一致しているか確認する。
次いで、依頼書５２の書類リスト６４３０に、項目０６〜１７の写し書類が含まれているか確認する。含まれている場合、これらの書類を項目順に並び替え、クリアファイルからなる設計用邸別ファイル５１１２に入れる。
次いで、依頼書５２の書類リスト６４３０に、項目１８、１９の管理用図面が含まれているか確認する。含まれている場合、茶封筒からなる工事監理記録５１１３に入れ、封をする。
次いで、依頼書５２の書類リスト６４３０に、設計管理袋５１１１が含まれているか確認する。
依頼書５２の書類リスト６４３０に記載された紙媒体書類５１をすべて確認し、問題がなければ、依頼書５２に当日日付の受付印を押印する。
なお、紙媒体書類５１の抜けや間違いがあれば、ユーザ１への確認等を行い、すべての紙媒体書類５１が揃うまで、処理１４に進まない。
【００５８】
次いで、受付処理を行う（処理１４）。受付処理とは、ユーザ１から届いた梱包物中の紙媒体書類５１に不備がなかったことが確認され、紙媒体書類５１の保管／電子化作業に移ることを登録する処理である。この処理により、依頼テーブルの状態が「書類到着」から「登録中」に進められ、紙媒体書類５１を発送したユーザ１が、システム上で、書類に不備がなかったことを確認可能となる。また、その後のデジタル化センター２内での事務処理の効率化を図るため、図１０の書類受付シール６５００が発行される。
【００５９】
受付処理は、バーコードリーダ２３を用いて行われる。
バーコードリーダ２３、センター内サーバコンピュータ２１は、到着処理の際と同様の方法で担当者のＩＤ、パスワードのチェックを行った後、不図示の受付管理メニュー画面をバーコードリーダ２３に表示する。この受付管理メニュー画面には、実施したい処理を選択するための到着処理ボタン、受付処理ボタン、袋処理ボタン、倉庫受付ボタンが表示される。
【００６０】
この受付管理メニューで、受付処理ボタンがクリックされると、センター内サーバコンピュータ２１は、不図示の依頼番号入力画面をバーコードリーダ２３に表示する。依頼書５２に表示された依頼番号バーコード６４１１がバーコードリーダ２３で読取られ、不図示のリターンボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、バーコードリーダ２３から依頼番号を受信して、ウェブサーバコンピュータ３１のデータベースの依頼テーブルを参照し、その依頼番号の物件の工事名を取得し、「受付処理しますか？」とのメッセージと共に、バーコードリーダ２３に表示する。
【００６１】
バーコードリーダ２３の不図示のリターンボタンが押されると、依頼番号、物件の工事名に間違いないことを担当者が確認し、受付処理をしようとしているものとして、依頼テーブルの状態を「４（登録中）」にし、バーコードリーダ２３に、「受付処理が完了しました。バーコードを印刷しますか？」とのメッセージを表示する。
バーコードリーダ２３の不図示のリターンボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、依頼番号をキーとして、依頼テーブル、物件テーブル、書類テーブルを検索し、依頼テーブルからその依頼番号の依頼者名を、工事名、物件テーブルから事業所名、営業所名を、書類テーブルからその依頼番号が付されたすべての書類タイプ番号を取得し、書類タイプ番号から袋５１１０の数を算出し、図１０の書類受付シール６５００をバーコードリーダ２３に表示し、更に不図示の印刷ボタンがクリックされると、バーコードリーダ２３が、書類受付シール６５００を印刷する。
【００６２】
図１０の書類受付シール６５００は、送付された紙媒体書類５１の袋５１１に貼付するよう、袋５１１０の数、即ち最大４枚印刷される。書類受付シールには、竣工図の製本依頼がある場合に、製本依頼があることを示す「本」の文字、全部でｘ枚印刷され、そのうちのｙ枚目であることを示すｙ／ｘの数字、依頼番号を示すバーコード、依頼支店名、依頼営業所名、工事名、送付されたすべての紙媒体書類５１の書類タイプ番号、依頼者名、依頼番号が記載されている。
１つの依頼につき、袋５１１０は最大４つ発生し得る。紙媒体書類５１は、梱包して保管するもの（工事監理記録５１１３）、保管のみするもの（設計管理袋５１１１）、電子化のみするもの（設計用邸別ファイル５１１２）、電子化して保管するもの（図面ケース５１１４）のように、その後の処理が袋ごとに異なるため、処理毎に書類受付シール６５００を各袋５１１０に貼付することとしたものである。書類受付シール６５００は、デジタル化センター２内での電子化作業を効率的かつ正確に行うために利用される。
以上で、受付処理を完了する。
【００６３】
次いで、図１１に進み、袋処理を行う（処理１５）。袋処理とは、紙媒体書類５１を格納する各袋５１１０に、システムにおいて固有の袋番号を取得することをいう。デジタル化センター２から倉庫４への入庫、搬送、倉庫４での保管の間、紙媒体書類５１は袋番号で管理される。袋処理により、システム上の袋番号の内容物と及び実世界における袋５１１０の内容物が一致することとなり、紙媒体書類５１を格納する袋５１１０の一元的な保管管理が可能となる。
【００６４】
袋処理は、バーコードリーダ２３を用いて行われる。
バーコードリーダ２３、センター内サーバコンピュータ２１は、到着処理の際と同様の方法で担当者のＩＤ、パスワードのチェックを行った後、不図示の受付管理メニュー画面をバーコードリーダ２３に表示する。この受付管理メニュー画面には、実施したい処理を選択するための到着処理ボタン、受付処理ボタン、袋処理ボタン、倉庫受付ボタンが表示される。
【００６５】
この受付管理メニューで、袋処理ボタンがクリックされると、センター内サーバコンピュータ２１は、不図示の依頼番号入力画面をバーコードリーダ２３に表示する。依頼書５２に表示された依頼番号バーコード６４１１がバーコードリーダ２３で読取られ、不図示のリターンボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、バーコードリーダ２３から依頼番号を受信して、ウェブサーバコンピュータ３１のデータベースの依頼テーブル、書類テーブル、袋詳細テーブルを参照する。
まず、依頼番号をキーとして、依頼テーブルから、物件番号を取得する。次いで、依頼テーブルから取得した物件番号をキーとして、物件テーブルから、工事名を取得する。更に、依頼番号をキーとして書類テーブルから書類番号と書類タイプ番号を取得する。書類番号をキーとして袋詳細テーブルを参照し、書類番号に袋番号が付されているか確認する。
次いで、取得した情報に基づき、図１２の書類一覧画面６６００をバーコードリーダ２３に表示する。
【００６６】
図１２の書類一覧画面６６００には、バーコードリーダ２３で読取った依頼番号の依頼に含まれる紙媒体書類５１の一覧であって、それぞれ、書類番号６６０１、依頼番号６６０２、紙媒体書類５１の書類タイプ名及び番号６６０３、袋処理を開始するための仮袋ボタン６６０４が表示されている。
いずれかの仮袋ボタン６６０４が選択されリターンボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、バーコードリーダ２３に、図１２下側の選択書類画面６７００を表示する。
選択書類画面６７００には、処理中の依頼の工事名６７０１と、書類一覧画面６６００で仮袋ボタン６６０４が選択された紙媒体書類５１の依頼番号６７０２、書類番号６７０３、書類タイプ番号６７０４と、図１３の袋を探す画面６８００を表示させるための袋を探すボタン６７０５が表示される。
【００６７】
同じ袋５１１０に格納するすべての紙媒体書類５１を選択し、選択書類画面６７００に表示させたのち、担当者によって袋を探すボタン６７０５が選択されリターンボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、袋テーブルを参照し、袋番号、内容物、状態、保管場所、登録日を取得し、図１３の袋を探す画面６８００を表示する。
袋を探す画面６８００は、袋一覧画面６８１０と、図１２と同様の選択書類画面６７００を表示する。袋一覧画面６８１０は、袋処理がされたすべての袋と、袋処理がされていない空の袋の一覧を表示し、袋番号６８１１、内容物６８１２、状態６８１３、保管場所６８１４と、袋処理を行うための袋に入れるボタン６８１５が含まれる。
【００６８】
いずれかの袋番号の袋に入れるボタン６８１５が選択されリターンボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、選択書類画面６７００で表示された書類タイプ番号６７０４が、設計管理袋５１１１、設計用邸別ファイル５１１２、工事監理記録５１１３、図面ケース５１１４のいずれか一つのみに該当し、混在していないか確認する。設計管理袋５１１１、設計用邸別ファイル５１１２、工事監理記録５１１３、図面ケース５１１４の二以上にわたっている場合、同じ袋５１１０に入れることはできないものとして、不図示のエラーメッセージを表示する。
選択書類画面６７００で表示された書類タイプ番号６７０４が、設計管理袋５１１１、設計用邸別ファイル５１１２、工事監理記録５１１３、図面ケース５１１４のいずれか一つのみに該当する場合、これらのいずれであるかを判断して、バーコードリーダ２３に、図１４の袋確認画面６９００を表示する。
【００６９】
袋確認画面６９００は、画面を表示したときの状態を表示する状態表示欄６９０１、状態を進めるための状態進行ボタン６９０２、選択された袋番号６９１１と、その袋番号６９１１の袋５１１０に格納するように選択された書類の一覧を示す書類一覧６９１０を表示する。また、一つの依頼に含まれるその他の袋５１１０についても袋処理が完了している場合、一つの依頼に含まれるすべての紙媒体書類５１について袋処理が完了するものとして、袋処理ラベル７０００を印刷するためのラベル印刷ボタン６９０３が更に表示される。
書類一覧６９１０には、選択された袋番号６９１１、その袋５１１０に対して選択された紙媒体書類５１の書類タイプ名及び番号６９１２、依頼番号６９１３、工事名称６９１４、選択された紙媒体書類５１を選択された袋５１１０から出し、紙媒体書類５１と袋５１１０との対応関係を解除するための袋から出すボタン６９１５が表示される。
状態進行ボタン６９０２は、設計管理袋５１１１、工事監理記録５１１３である場合、「保管処理中にする」と表示され、設計用邸別ファイル５１１２、図面ケース５１１４である場合、「電子化中にする」と表示される。
状態進行ボタン６９０２が選択され不図示のリターンボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、設計管理袋５１１１、工事監理記録５１１３である場合、依頼テーブルの状態を保管処理中にし、設計用邸別ファイル５１１２、図面ケース５１１４である場合、電子化中にする。
【００７０】
ラベル印刷ボタン６９０３が選択され不図示のリターンボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、図１５の袋処理ラベル７０００のデータを作成する。
まず、センター内サーバコンピュータ２１は、依頼番号をキーとして書類テーブルを検索し、その依頼に紐付されたすべての書類番号を取得する。次いで、取得した書類番号をキーとして袋テーブルを検索し、それらの書類番号に紐付された袋番号を取得する。このとき取得した袋番号は、最少で一つ、最大で四つである。次いで、各書類番号を各袋番号に割り振ると同時に、各書類番号を、書類テーブルの情報を用いて、書類タイプ番号に変換する。各袋番号を、各袋５１１０を視覚的に識別するための袋識別マークに変換する。また、依頼テーブルから、工事名、営業所名を取得する。これらのデータを用いて図１５の袋処理ラベル７０００のデータを作成してバーコードリーダ２３に送信し、バーコードリーダ２３は、図１５の袋処理ラベル７０００を印刷する。
袋処理ラベル７０００は、袋５１１０ごとに作成されたバーコードラベルであり、各袋５１１０に貼付されて倉庫４への入庫時、倉庫４での保管時の管理に用いられる。
【００７１】
袋処理ラベル７０００は、設計管理袋用ラベル７０１０、設計用邸別ファイル用ラベル７０２０、工事監理記録用ラベル７０３０、図面ケース用ラベル７０４０の最大四つのラベルが同時に印刷されたものである。一つの依頼に含まれる紙媒体書類５１が少ない場合には、その依頼に含まれる袋５１１０のもののみが印刷される。
各袋処理ラベル７０００には、そのラベルがどの袋５１１０のものであるかを視覚的に識別させるための袋識別マーク７０１１〜７０１４が、袋処理ラベル７０００ごとに異なるものとして表示される。また、すべての袋処理ラベル７０００に、袋番号を示すバーコード７００２、袋番号７００３、工事名７００４、その袋５１１０に含まれる紙媒体書類５１の書類タイプ番号７００５、営業所名７００６、依頼番号７００７が表示される。
以上で、袋処理を終了する。
【００７２】
処理１５の袋処理が終了すると、各袋５１１０は、デジタル化センター２内で、それぞれ異なる処理に回される。
工事監理記録５１１３は、内容確認の後デジタル化センター２で茶封筒からなる紙ファイルに梱包された後（処理１６）、倉庫４への入庫のために配送用の箱に梱包されると同時に（処理２０）、倉庫入庫の履歴を取るための倉庫処理が行われ（処理２１）、倉庫４へ入庫される。
設計管理袋５１１１はそのまま倉庫４への入庫のために配送用の箱に梱包されると同時に（処理２０）、倉庫入庫の履歴を取るための倉庫処理が行われ（処理２１）、倉庫４へ入庫される。設計管理袋５１１１は、顧客とユーザ１との打合せ記録等、種々雑多な書類を集めてひとまとめにしたものである。住宅の建築等のサービスに関して、第三者であるデジタル化センター２では書類の仕分けが難しいため、ユーザ１から受領した荷姿のまま開封せずに入庫することを原則としたものである。
なお、工事監理記録５１１３は、梱包されることなくそのままの形態でユーザ１からデジタル化センター１に送付されるため、そのままの形態では倉庫４で保管できないことから、処理１６にて紙ファイルに梱包されるものである。また、工事監理記録５１１３以外の紙媒体書類５１についても、倉庫４での保管に耐えうるよう、デジタル化センター１において適宜梱包等がされるものである。例えば、デジタル化センター１で開梱できない設計監理袋５１１１については、そのまま袋をかぶせたり、テープなどで補修を行ったりする。
【００７３】
設計用邸別ファイル５１１２は、スキャナによる電子化処理が行われ（処理１７）、センター内サーバコンピュータ２１、ウェブサーバコンピュータ３１、ファイルサーバコンピュータ３２への電子化データのアップロードがされた後（処理１８）、原本の紙媒体書類５１が溶解破棄される（処理１９）。
図面ケース５１１４は、スキャナによる電子化処理が行われ（処理１７）、センター内サーバコンピュータ２１、ウェブサーバコンピュータ３１、ファイルサーバコンピュータ３２への書類の画像ファイル５３のデータのアップロードがされた後（処理１８）、倉庫４への入庫のために配送用の箱に梱包されると同時に（処理２０）、倉庫入庫の履歴を取るための倉庫処理が行われ（処理２１）、倉庫４へ入庫される。
【００７４】
図面ケース５１１４に含まれる竣工図は、通常Ａ２サイズであって、通常Ａ４サイズである設計用邸別ファイル５１１１に含まれる紙媒体書類５１とは異なるスキャナを用いて電子化処理が行われる。従って、設計用邸別ファイル５１１１と図面ケース５１１４とに異なる袋処理ラベル７０００を貼付し、デジタル化センター２内で並行して別個独立した処理に回すことができるため、他方の処理が完了することを待つ必要がなく、処理時間の短縮、処理待ちスペースの削減を図ることが可能となる。
【００７５】
処理１７〜１８について、詳細に説明する。
処理１７のスキャナによる電子化処理では、デジタル化センター２の担当者が、端末コンピュータ２２とスキャナ２４を用いて紙媒体書類５１を電子化する。電子化された画像ファイル５３には、紙媒体書類５１、物件、依頼等の内容や番号に依存しない名称が付される。例えば、スキャナ２４で読取った順に順次繰り上げる作成順の番号等を付す。画像ファイル５３のデータは、tiff形式の画像データとして、端末コンピュータ２２の不図示の記憶媒体装置に保存される。
【００７６】
デジタル化センター２の担当者は、処理１７で電子化処理が終了すると、処理１８のアップロード処理を行う。
アップロード処理は、センター内サーバコンピュータ２１へ画像ファイル５３をアップロードするデータアップ処理と、アップロードした画像ファイル５３の実データをファイルサーバコンピュータ３２へコピーし、サムネイル画像ファイル５４をウェブサーバコンピュータ３１へ登録する画像登録処理との二つの処理を含む。
データアップ処理では、端末コンピュータ２２の不図示の記憶媒体装置に保存された画像ファイル５３をセンター内サーバコンピュータ２１の画像保存フォルダ７１３０へ転送し、ウェブサーバコンピュータ３１のデータベースへ画像ファイル５３に関する情報を登録する。
データアップ処理は、いくつかの設計用邸別ファイル５１１２及び図面ケース５１１４を電子化した後、まとめて行ってもよいが、画面上では、依頼毎にアップロードするようになっている。
データアップ処理は、センター内サーバコンピュータ２１の不図示のＣＰＵにより制御される。
端末コンピュータ２２で、データアッププログラムのアイコンがダブルクリックされると、センター内サーバコンピュータ２１は、端末コンピュータ２２に不図示のログイン画面を表示する。担当者により、ＩＤ、パスワードが入力されると、センター内サーバコンピュータ２１は、ＩＤ、パスワードを受信して、社員マスタを参照し、マスタ中に合致するものがあれば、図１６の電子データアップ画面７１００を端末コンピュータ２２に表示する。
【００７７】
電子データアップ画面７１００は、端末コンピュータ２２の不図示の記憶媒体装置に保存された画像ファイル５３のセンター内サーバコンピュータ２１の画像保存フォルダ７１３０への転送と、ウェブサーバコンピュータ３１のデータベースへの情報の登録を行う画面である。
電子データアップ画面７１００には、状態表示欄７００１、依頼番号入力欄７１０２、受注番号表示欄７１０３、依頼番号入力欄７１０２で指定された依頼番号から依頼を検索するための検索ボタン７１０４、施主名表示欄７１０５、画像ファイル５３のアップロードを実行するための更新ボタン７１０６、依頼番号入力欄７１０２で指定された依頼番号に紐づく物件の画像ファイル５３をすべて削除するための全削除ボタン７１０７、既に登録されている画像ファイル５３を新しいものに入替るための画像入替チェックボックス７１０８、書類タイプ名及び番号を表示する書類タイプ選択欄７１０９、選択された図の枚数と全体の図の枚数を表示する図枚数表示欄７１１０、図リストをクリアするためのリストクリアボタン７１１１、登録済み及びアップロード処理中の画像ファイル５３をリストアップする図リスト７１１２が表示される。
図リスト７１１２には、画像ファイル５３のファイル名を示すファイル名表示欄７１１３、登録済みの画像ファイル５３について、ファイルを削除するための削除ボタン７１１４、アップロード処理中の画像ファイル５３をクリアするための図クリアボタン７１１５、画像入替チェックボックス７１０８がチェックされている場合にのみ表示される欄であって、図リスト７１１２の表示順を入替るための表示順選択欄７１１６、画像ファイル５３を画面上でドラッグするためのドラッグ欄７１１８が含まれる。
【００７８】
電子データアップ画面７１００は、初期画面において、各欄７１０１〜７１０３、７１０５、７１０９が空欄で表示される。担当者によって依頼番号入力欄７１０２に依頼番号が入力され、検索ボタン７１０４がクリックされると、センター内サーバコンピュータ２１は、依頼番号をキーとしてデータベースの依頼テーブル、物件テーブル、書類テーブルを検索して、状態表示欄７１０１、受注番号表示欄７１０３、施主名表示欄７１０５に該当する情報を表示する。また、書類タイプ選択欄７１０９に、その依頼に含まれる紙媒体書類５１の書類タイプ名及び番号を、選択可能に表示する。
【００７９】
図１６のように、端末コンピュータ２２の画面上では、端末コンピュータ２２の不図示の記憶媒体装置中の画像ファイル５３を格納するフォルダ７１２０を別途表示させる。このフォルダ７１２０内の画像ファイル５３を選択して、ドラッグ欄７１１８にドラッグさせることにより、ファイル名表示欄７１１３に入力可能になっている。
【００８０】
更新ボタン７１０６がクリックされると、図１７のデータアッププログラムのフローチャートの処理がスタートする。このプログラムの処理は、センター内サーバコンピュータ２１の不図示のＣＰＵにより制御される。
ステップＳ１で、入力にエラーがあるか判断する。このステップでは、依頼番号入力欄７１０２、書類タイプ選択欄７１０９に入力されていること、依頼番号入力欄７１０２に数字が入力されていること、画像入替チェックボックス７１０８にチェックがされている場合は、一以上の表示順選択欄７１１６で表示順が選択されていること、図リスト７１１２内で同じ番号が二以上選択されていないことをチェックする。
入力にエラーがある場合（ステップＳ１：ＹＥＳ）、ステップＳ２でエラーメッセージを出して、処理を終了する。
【００８１】
入力にエラーがない場合（ステップＳ１：ＮＯ）、ステップＳ３で、画像入替チェックボックス７１０８にチェックがないか判断する。
画像入替チェックボックス７１０８にチェックがある場合（ステップＳ３：ＮＯ）、指定された依頼番号、書類タイプ番号の画像ファイル５３について、登録済みの画像ファイル５３を新たなものに入替えることが指示されているとして、ステップＳ４で、表示順に紐づく書類詳細テーブルのデータの削除フラグを削除に更新する。
このステップでは、指定された依頼番号、書類タイプ番号と、表示順選択欄７１１６で指定された表示順をキーとして処理詳細テーブルを検索し、抽出されたデータの削除フラグを９（削除）に更新する。これにより、表示順選択欄７１１６で指定された表示順で元々登録されていた画像ファイル５３が削除され、新たな画像ファイル５３への入替の準備が整う。
【００８２】
次いで、ステップＳ５で、ファイルサーバコンピュータ３２の不図示の実データ保存フォルダにアクセスし、指定された表示順に紐づく画像ファイル５３のファイル名の先頭に「−」を付与する。これにより、実データ保存フォルダには、指定された表示順に紐づく画像ファイル５３を削除せずに残しながら、指定された依頼番号、書類タイプ番号、表示順に紐付くことを解除して、新たな画像ファイル５３へ紐付けする準備を整えることができる。
【００８３】
次いで、ステップＳ６で、書類詳細テーブルの登録を行う。ステップＳ４、Ｓ５で、書類詳細テーブル及び画像保存フォルダ７１３０について、指定された表示順に紐づいていた画像ファイル５３と、表示順との関連を解除したため、このステップでは、図リスト７１１２に新たに追加された画像ファイル５３を、新規登録の場合と同様に書類詳細テーブルに登録すればよい。
このステップでは、まず、図リスト７１１２に追加された画像ファイル５３の一件目を読込み、書類詳細テーブルの書類詳細番号を新規採番する。新たに追加された画像ファイル５３の新規登録であるためである。
表示順が付された画像ファイル５３については、指定された表示順に対応した書類詳細番号を取得する。表示順が付されていない画像ファイル５３については、登録済みの書類詳細番号＋１の番号を採番する。
【００８４】
その後、指定された依頼番号、書類タイプ番号をキーとして物件テーブルから物件番号を、書類テーブルから書類番号を取得し、書類タイプ選択欄７１０９で選択された書類タイプを取得し、書類詳細テーブル中の新規採番した書類詳細番号のレコードに登録する。書類詳細連番に、書類詳細連番の最大値＋１を登録する。
【００８５】
画像入替チェックボックス７１０８がチェックされているため、図リスト７１１２で指定された表示順を登録する。
操作をしている担当者のログインユーザＩＤを登録者に、システム日付を登録日に登録する。この処理を、新規に追加されたすべての画像ファイル５３について順次行う。
【００８６】
次いで、ステップＳ９で、図リスト７１１２で指定された画像ファイル５３を読込み、書類詳細番号にリネームして、センター内サーバコンピュータ２１の画像保存フォルダ７１３０へのアップロードを行う。画像保存フォルダ７１３０には、図１６に示すように、物件１０００件ごとに作成される物件群別フォルダ７１３１と、その中に、物件ごとの画像ファイル５３を保存する物件番号別フォルダ７１３２が格納されている。
物件番号別フォルダ７１３２の名称は、保存する画像ファイル５３の物件番号からなり、物件群別フォルダ７１３１の名称は、格納する物件番号別フォルダ７１３２の名称である数字の下３桁を削除した整数＋１からなる。例えば、図１６のように、中に格納される物件番号別フォルダ７１３２の名称が、１２０００〜１２９９９である場合、下３桁を削除した整数である１２に１を足した１３が、物件群別フォルダ７１３１の名称となる。
【００８７】
ステップＳ９では、まず、画像保存フォルダ７１３０に、指定された依頼番号に紐付く物件群別フォルダ７１３１、物件番号別フォルダ７１３２がない場合には、作成する。
次いで、画像ファイル５３のファイル名を、ステップＳ６又はステップＳ８で採番された書類詳細番号.tiffにリネームして、指定された依頼番号に紐付く物件番号別フォルダ７１３２にコピーする。
【００８８】
画像入替チェックボックス７１０８にチェックがない場合（ステップＳ３：ＹＥＳ）、指定された依頼番号、書類タイプ番号の画像ファイル５３について、新規登録又は追加が行われようとしているものとして、ステップＳ７で、画像ファイル５３ごとに書類テーブルの枚数を更新する。
このステップでは、図リスト７１１２に含まれる画像ファイル５３の数を、書類テーブル中の指定された依頼番号、書類タイプ番号のレコードの枚数に登録し、最終更新者に、操作をしている担当者のログインユーザＩＤを、最終更新日に、システム日付を登録する。
【００８９】
次いで、ステップＳ８で、画像ファイル５３毎に書類詳細テーブルの登録を行う。
このステップでは、まず、図リスト７１１２の画像ファイル５３の一件目を読込み、書類詳細テーブルの書類詳細番号を新規採番する。画像入替チェックボックス７１０８にチェックがなく、画像ファイル５３の新規登録又は追加であるためである。書類詳細番号は、登録済みの書類詳細番号＋１の番号を採番する。
その後、指定された依頼番号、書類タイプ番号をキーとして物件テーブルから物件番号を、書類テーブルから書類番号を取得し、書類タイプ選択欄７１０９で選択された書類タイプを取得し、書類詳細テーブル中の新規採番した書類詳細番号のデータに登録する。書類詳細連番に、書類詳細連番の最大値＋１を登録する。
【００９０】
このステップでは、画像入替チェックボックス７１０８がチェックされていないため、書類詳細テーブルを物件番号、書類タイプ番号で検索し、物件番号、書類タイプ番号が同じデータの中から表示順の最大値を抽出して、この最大値＋１を、表示順に登録する。
操作をしている担当者のログインユーザＩＤを登録者に、システム日付を登録日に登録する。この処理を、すべての画像ファイル５３について順次行う。
【００９１】
次いで、ステップＳ９で、図リスト７１１２で指定された画像ファイル５３を読込み、書類詳細番号にリネームして、センター内サーバコンピュータ２１の画像保存フォルダ７１３０へのアップロードを行う。
次いで、ステップＳ１０で、書類詳細テーブルの表示順を、物件、書類タイプ別に１から振り直し、その後、図１７の処理を終了する。
【００９２】
図１７の処理で、センター内サーバコンピュータ２１へ画像ファイル５３をアップロードするデータアップ処理を完了すると、アップロードした画像ファイル５３の実データをファイルサーバコンピュータ３２へコピーし、サムネイル画像ファイル５４をウェブサーバコンピュータ３１へ登録する画像登録処理を行う。
画像登録処理は、センター内サーバコンピュータ２１の不図示のＣＰＵにより制御される。
【００９３】
端末コンピュータ２２で、画像登録プログラムのアイコンがダブルクリックされると、センター内サーバコンピュータ２１は、端末コンピュータ２２に不図示のログイン画面を表示する。担当者により、ＩＤ、パスワードが入力されると、センター内サーバコンピュータ２１は、ＩＤ、パスワードを受信して、社員マスタを参照し、マスタ中に合致するものがあれば、図１８の図面形式変換画面７２００を端末コンピュータ２２に表示する。
【００９４】
図面形式変換画面７２００は、センター内サーバコンピュータ２１の画像保存フォルダ７１３０に保存された画像ファイル５３の実データをファイルサーバコンピュータ３２へコピーし、サムネイル画像ファイル５４をウェブサーバコンピュータ３１へ登録する画面である。
図面形式変換画面７２００には、状態表示欄７２０１、依頼番号入力欄７２０２、受注番号表示欄７２０３、依頼番号入力欄７２０２で指定された依頼番号から依頼を検索するための検索ボタン７２０４、実データのファイルサーバコンピュータ３２へのコピー及びサムネイル画像ファイル５４のウェブサーバコンピュータ３１への登録を実行するための変換ボタン７２０５、ユーザ１の担当者へ検収依頼メールを自動送信するためのメール送信チェックボックス７２０６、依頼番号入力欄７２０２で指定された依頼番号に係る依頼を表示する依頼表示欄７２１０、依頼表示欄７２１０で選択された依頼を表示する選択リスト７２２０、図面形式変換画面７２００を閉じるための終了ボタン７２０７が表示される。
【００９５】
依頼表示欄７２１０は、その依頼の物件番号別フォルダ７１３２をオープンするための参照ボタン７２１１、依頼番号表示欄７２１２、受注番号表示欄７２１３、施主名表示欄７２１４、選択された図面枚数と全体の図面枚数を表示する選択図枚数／全体図枚数表示欄７２１５、依頼表示欄７２１０の依頼を選択リスト７２２０に追加するための追加ボタン７２１６を含む。
選択リスト７２２０は、依頼を削除する削除ボタン７２２１、選択された依頼の依頼番号を表示する選択依頼番号欄７２２２を含む。
【００９６】
図面形式変換画面７２００は、初期表示において、各表示欄が空欄で表示される。依頼番号入力欄７２０２に依頼番号が入力され、検索ボタン７２０４がクリックされると、センター内サーバコンピュータ２１は、依頼番号をキーとしてデータベースの依頼テーブル、物件テーブル、書類テーブルを検索して、状態表示欄７２０１、受注番号表示欄７２０３、７２１３、施主名表示欄７２１４、選択図枚数／全体図枚数表示欄７２１５に、該当する情報を表示する。
【００９７】
この段階で、選択リスト７２２０は空欄になっている。追加ボタン７２１６がクリックされると、センター内サーバコンピュータ２１は、追加ボタン７２１６がクリックされた依頼番号を、選択リスト７２２０に追加する。また、選択リスト７２２０で削除ボタン７２２１がクリックされると、センター内サーバコンピュータ２１は、クリックされた依頼番号を、選択リスト７２２０から削除する。
変換ボタン７２０５がクリックされると、図１９の画像登録プログラムのフローチャートの処理がスタートする。このプログラムの処理は、センター内サーバコンピュータ２１の不図示のＣＰＵにより制御される。
ステップＳ３１で、選択リスト７２２０に依頼番号が存在しないか判断する。依頼番号が存在しない場合（ステップＳ３１：ＹＥＳ）、ステップＳ３２でエラーメッセージを出して、処理を終了する。
【００９８】
選択リスト７２２０に依頼番号が存在する場合（ステップＳ３１：ＮＯ）、ステップＳ３３で、選択リスト７２２０の依頼番号を一件読込む。
次いで、ステップＳ３４で、指定された依頼の物件番号別フォルダ７１３２の画像一式を、センター内サーバコンピュータ２１の変換用画像フォルダ７３１０にコピーする。変換用画像フォルダ７３１０は、センター内サーバコンピュータ２１の画像変換プログラムが画像ファイル５３をサムネイル画像ファイル５４に変換してウェブサーバコンピュータ３１の公開フォルダ７３３０にコピーする際に、元の画像ファイル５３を取得するフォルダである。
このステップでは、指定された依頼番号に紐付く物件番号を依頼テーブルから取得し、この物件番号をキーとして、センター内サーバコンピュータ２１の物件番号別フォルダ７１３２を取得する。
物件番号別フォルダ７１３２を、変換用画像フォルダ７３１０にコピーする。
このとき、物件番号別フォルダ７１３２内の画像ファイル５３のファイル名であった書類詳細番号.tiffをキーとして書類詳細テーブル、物件テーブルを参照し、ファイル名を受注番号＋書類タイプ番号＋書類詳細連番.tiffにリネームする。このリネームしたファイルを、受注番号の頭３桁のフォルダ内の受注番号のフォルダ内に格納する。つまり、変換用画像フォルダ\受注番号の頭３桁\受注番号\受注番号＋書類タイプ番号＋書類詳細連番.tiffとなる。
【００９９】
次いで、ステップＳ３５で、指定されたフォルダの画像一式をファイルサーバコンピュータ３２の不図示の実データ保存フォルダにコピーする。
このステップでは、指定された依頼番号に紐付く物件番号を依頼テーブルから取得し、この物件番号をキーとして、センター内サーバコンピュータ２１の物件番号別フォルダ７１３２を取得する。
次いで、物件番号に紐付く受注番号を物件テーブルから取得する。物件番号別フォルダ７１３２を、ファイルサーバコンピュータ３２の実データ保存フォルダ内の受注番号上３桁フォルダ内の受注番号フォルダに上書きしてコピーする。
このとき、物件番号別フォルダ７１３２に含まれていた画像ファイル５３のファイル名であった書類詳細番号.tiffをキーとして書類詳細テーブルを参照し、ファイル名を受注番号＋書類タイプ番号＋書類詳細連番.tiffにリネームする。
【０１００】
次いで、ステップＳ３６で、選択依頼番号欄７２２２の依頼番号をキーとして依頼テーブルを参照し、依頼テーブルの状態を登録終了に更新してコミットする。 次いで、ステップＳ３７で、メール送信チェックボックス７２０６にチェックがされ、かつ依頼テーブルに送信先のメールアドレスが存在するか判断する。
【０１０１】
メール送信チェックボックス７２０６にチェックがされ、かつ依頼テーブルに送信先のメールアドレスが存在する場合（ステップＳ３７：ＹＥＳ）、紙媒体書類５１を電子化した画像ファイル５３を、ユーザ１がシステム上で閲覧可能な状態になったとして、ステップＳ３８で、不図示のテンプレートファイルの内容で、画像ファイル５３の検収を依頼する不図示の検収依頼メールを送信し、依頼テーブルを更新してコミットする。
依頼テーブルの更新では、状態を電子化検収依頼に進め、電子化検収依頼日にシステム日付を、最終更新日にシステム日付を登録する。
【０１０２】
次いで、ステップＳ３９で、書類テーブルを更新してコミットする。
この処理では、電子化フラグを電子化完了に進め、最終更新日にシステム日付を登録する。
メール送信チェックボックス７２０６にチェックがされていないか、依頼テーブルに送信先のメールアドレスが存在しない場合（ステップＳ３７：ＮＯ）、ステップＳ３９で、書類テーブルを更新してコミットする。
【０１０３】
次いで、ステップＳ４０で、選択リスト７２２０に、まだ読込んでいない依頼番号が存在するか判断する。
選択リスト７２２０にまだ読込んでいない依頼番号が存在する場合（ステップＳ４０：ＹＥＳ）、ステップＳ４１で、次の一件を読込んだ後、ステップＳ３４で、指定されたフォルダの画像一式を、変換用画像フォルダ７３１０にコピーする。
【０１０４】
選択リスト７２２０にまだ読込んでいない依頼番号が存在しない場合（ステップＳ４０：ＮＯ）、選択リスト７２２０のすべての依頼について処理が終了したものとして、ステップＳ４２で、処理が完了した旨のダイアログを画面上に表示し、図面形式変換画面７２００を初期表示に戻し、処理を終了する。
【０１０５】
次に、センター内サーバコンピュータ２１の画像変換プログラムの処理について説明する。この処理では、図１９のステップＳ３４でセンター内サーバコンピュータ２１の変換用画像フォルダ７３１０に格納された画像ファイル５３を、センター内サーバコンピュータ２１の画像変換プログラムが、サムネイル画像ファイル５４に変換して生成フォルダ７３２０に格納し、その後ウェブサーバコンピュータ３１の公開フォルダ７３３０に登録する。画像変換プログラムの処理は、センター内サーバコンピュータ２１の不図示のＣＰＵにより制御され、定期的に、例えば、１日に一回、処理が行われる。
まず、生成フォルダ７３２０中の変換済みファイルを公開フォルダ７３３０にコピーする。
生成フォルダ７３２０は、図２０に示すように、階層１〜４を備えており、階層１は、生成フォルダ７３２０、階層２は物件群別フォルダ７３２１、階層３は物件番号別フォルダ７３２２、階層４はサムネイル画像ファイル５４として構成されている。
次いで、コピーしたフォルダに対応する変換用画像フォルダ７３１０のサムネイル画像ファイル５４を、退避フォルダ７３４０に移動する。以上の処理を、すべてのフォルダについて行う。
【０１０６】
コピーしたフォルダに対応する変換用画像フォルダ７３１０の画像ファイル５３がなくなると、前回処理した最終の書類詳細番号より大きい書類詳細番号が名称として付された画像ファイル５３を変換用画像フォルダ７３１０から取得し、サムネイル画像ファイル５４に変換して、生成フォルダ７３２０に格納する。
変換用画像フォルダ７３１０は、図２０に示すように、階層１〜４を備えており、階層１は、変換用画像フォルダ７３１０、階層２は、受注番号の頭３桁フォルダ７３１１、階層３は受注番号別フォルダ７３１２、階層４は、画像ファイル５３として構成されている。
その後、変換用画像フォルダ７３１０から生成フォルダ７３２０への画像ファイル５３の変換及び登録、生成フォルダ７３２０から公開フォルダ７３３０へのサムネイル画像ファイル５４のコピーを繰り返すことにより、ウェブサーバコンピュータ３１の公開フォルダ７３３０に、サムネイル画像ファイル５４を登録する。
【０１０７】
以上のように、ウェブサーバコンピュータ３１の公開フォルダ７３３０に、サムネイル画像ファイル５４が登録されると、データベースを用いて検索したときに、図２３の画像一覧表示欄７６１０のように、画面にサムネイル画像ファイル５４を表示可能となる。
【０１０８】
次に、処理２１の倉庫処理について説明する。
デジタル化センター２で電子化、梱包等の処理がされた各袋５１１０は、処理２０で倉庫４への入庫のために配送用の箱に梱包される際、処理２１で、バーコードリーダ２３により読取を行う倉庫処理が行われる。
倉庫処理は、バーコードリーダ２３を用いて行われる。
バーコードリーダ２３、センター内サーバコンピュータ２１は、到着処理の際と同様の方法で担当者のＩＤ、パスワードのチェックを行った後、不図示の受付管理メニュー画面をバーコードリーダ２３に表示する。この受付管理メニュー画面には、実施したい処理を選択するための到着処理ボタン、受付処理ボタン、袋処理ボタン、倉庫受付ボタンが表示される。
【０１０９】
この受付管理メニューで、倉庫処理ボタンがクリックされると、センター内サーバコンピュータ２１は、不図示の袋番号入力画面をバーコードリーダ２３に表示する。一つの箱に格納されたすべての袋５１１０についてバーコードリーダ２３でバーコード７００２が読取られ、不図示のリターンボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、バーコードリーダ２３から袋番号を受信して、袋テーブルの該当する袋番号のレコードについて、状態を保管処理中に進め、物流倉庫への出庫フラグを出庫待ちにする。
以上で、処理２１の倉庫処理を終了する。
【０１１０】
次いで、ユーザ１の端末コンピュータ１１から、ユーザ１の担当者が登録した依頼の進捗状況を確認する流れについて説明する。
図６の新規保管／製本依頼画面６１００のタブ欄６００１で、依頼を探すタブ６００５がクリックされると、ウェブサーバコンピュータ３１は、端末コンピュータ１１に、図２１の依頼を探す画面７４００を表示する。
依頼を探す画面７４００は、他のページに移動するためのタブ欄６００１と、依頼を検索するための依頼検索欄７４１０と、依頼検索欄７４１０で入力されたキーワードでデータベースの依頼テーブルを検索して抽出された依頼を表示する依頼表示欄７４３０と、を含む。
【０１１１】
タブ欄６００１は、図６と同様であるため、説明を省略する。
依頼検索欄７４１０には、物件の受注番号入力欄７４１１、物件の工事名入力欄７４１２、依頼番号入力欄７４１３、依頼区分入力欄７４１４、依頼の状態入力欄７４１５、物件を担当するユーザ１の営業所名入力欄７４１６、依頼日入力欄７４１７、自分の依頼だけを表示する選択ボタン７４１８、検索を開始する検索ボタン７４１９、入力した条件を消去するクリアボタン７４２０が表示される。
依頼表示欄７４３０は、検索ボタン７４１９がクリックされて検索を行うまでは、空欄になっている。
【０１１２】
依頼検索欄７４１０に、依頼の検索条件が入力され、検索ボタン７４１９がクリックされると、ウェブサーバコンピュータ３１は、この条件でデータベースの依頼テーブル、物件テーブルを検索し、抽出された依頼を依頼表示欄７４３０にリストアップする。
依頼表示欄７４３０には、抽出された依頼について、図２２の依頼詳細画面７５００を表示させる依頼番号ボタン７４３１、依頼区分を表示する依頼区分表示欄７４３２、状態表示欄７４３３、受注番号表示欄７４３４、工事名表示欄７４３５、依頼日表示欄７４３６、依頼完了日表示欄７４３７、不図示の依頼進捗掲示板を表示させる掲示板ボタン７４３８が表示される。
【０１１３】
依頼番号ボタン７４３１がクリックされると、ウェブサーバコンピュータ３１は、依頼番号ボタン７４３１に表示されている依頼番号をキーとして、依頼テーブル、書類テーブルを検索し、図２２の依頼詳細画面７５００を表示させる。
依頼詳細画面７５００は、依頼の詳細を表示する画面であって、他のページに移動するためのタブ欄６００１と、依頼詳細表示欄７５１０が表示される。タブ欄６００１は、図６と同様であるため、説明を省略する。
依頼詳細表示欄７５１０には、依頼状態表示欄７５１１、図９の入庫依頼書を表示させる入庫依頼書表示ボタン７５１２、依頼の状態を表示する不図示の依頼進捗掲示板を表示させる掲示板ボタン７５１３、紙媒体書類５１の状態等を表示する送付書類詳細表示欄７５２０、製本の状態等製本に関する情報を表示する製本詳細表示欄７５４０、備考欄７５５０、確認メール送信者の情報を表示する確認メール送信者表示欄７５６０、依頼者の情報を表示する依頼者表示欄７５７０を含む。
【０１１４】
送付書類詳細表示欄７５２０には、依頼に含まれる紙媒体書類５１がリストアップされている。各書類について、書類タイプ番号７５２１、書類タイプ名７５２２、電子化の有無７５２３、状態７５２４、頁数７５２５、倉庫４への入庫の有無７５２６が表示されている。
電子化済の画像ファイルが存在する書類の書類タイプ名７５２２は、図２３の電子データ閲覧画面７６００を表示させる選択ボタンとして構成されている。
【０１１５】
送付書類詳細表示欄７５２０のいずれかの書類タイプ名７５２２がクリックされると、ウェブサーバコンピュータ３１は、その書類タイプ名に対応する書類タイプ番号と、依頼番号とをキーとして書類詳細テーブルを検索し、抽出されたすべてのレコードの書類詳細番号、物件番号、書類詳細連番、表示順、書類サイズ、製本フラグ、登録日を取得する。また、取得した物件番号をキーとして物件テーブルを検索し、抽出されたすべてのレコードの受注番号を取得する。
次いで、ウェブサーバコンピュータ３１の公開フォルダ７３３０にアクセスし、取得した物件番号を名称とする物件番号別フォルダ７３２２中の書類詳細番号を名称とするすべてのサムネイル画像ファイル５４を取得する。
また、書類詳細テーブルから抽出されたすべてのレコードのうち、表示順が１になっているレコードから取得した受注番号＋書類タイプ番号＋書類詳細連番を名称とする画像ファイル５３を、ファイルサーバコンピュータ３２の不図示の実データ保存フォルダから取得する。
【０１１６】
取得したこれらのデータ及びファイルを用いて、図２３の電子データ閲覧画面７６００を表示する。
図２３の電子データ閲覧画面７６００は、指定した住宅の物件及び書類タイプの画像ファイル５３を、住宅の施主、居住者及びユーザ１から、インターネットを介して画面閲覧可能に表示する画面である。
電子データ閲覧画面７６００は、住宅の受注番号表示欄７６０１、工事名表示欄７６０２、施主名表示欄７６０３、書類タイプ選択欄７６０４、紙媒体書類５１を電子化した画像ファイル５３の実データを表示する実データ表示欄７６０５、実データ表示欄７６０５に表示された実データの表示順を示す実データ表示順欄７６０６、前後の表示順の画像ファイル５３の実データに表示を切り替えるための頁切替ボタン７６０７、前の画面に戻るための戻るボタン７６０８、閲覧可能な画像の一覧を表示する画像一覧表示欄７６１０を含む。
【０１１７】
実データ表示欄７６０５は、ファイルサーバコンピュータ３２の不図示の実データ保存フォルダに格納された実データを表示する欄であって、電子データ閲覧画面７６００を表示させたときには、表示順が１のものが表示される。
画像一覧表示欄７６１０は、指定された物件の書類タイプのすべてのサムネイル画像ファイル５４を表示する欄であり、サムネイル画像ファイル表示欄７６１１、表示順欄７６１２、元の紙媒体書類５１の寸法表示欄７６１３、画像ファイル５３の登録年月日表示欄７６１４が含まれる。
【０１１８】
図２３の電子データ閲覧画面７６００は、住宅の物件ごとの情報を表示する図２４の物件情報画面７７００を経て表示させることもできる。
図２４の物件情報画面７７００は、物件の受注番号、建物番号、工事名、事業所名、営業所名、アフター管理店名、施主名、売上計上日、商品名、棟数、世帯数、備考欄を含む物件情報表示欄７７１０と、指定された物件の保管書類の情報を表示させるための保管書類選択ボタン７７２１〜７７２７と、指定された物件の依頼の情報を表示する依頼情報表示欄７７３０と、を含む。
保管書類選択ボタン（竣工図）７７２１がクリックされると、ウェブサーバコンピュータ３１は、図２３の電子データ閲覧画面７６００を表示する。設計管理袋５１１１及び工事監理記録５１１３は、書類の電子化が行われないため、これらの書類に対応する保管書類選択ボタン７７２３、７７２４、７７２７がクリックされた場合、対応する書類に関する情報を表示するが、電子データの表示は行わない。
【符号の説明】
【０１１９】
Ｓ 住宅履歴情報管理システム
１ ユーザ
２ デジタル化センター
３ データセンター
４ 倉庫
１１、２２ 端末コンピュータ
２１ センター内サーバコンピュータ
２３ バーコードリーダ
２４ スキャナ
３１ ウェブサーバコンピュータ
３２ ファイルサーバコンピュータ
５１ 紙媒体書類
５２ 依頼書
５３ 画像ファイル
５４ サムネイル画像ファイル
１０１ ＣＰＵ
１０２ ＲＡＭ
１０３ ＲＯＭ
１０４ ＨＤＤ
１０５ 記憶媒体装置
１０６ 通信装置
１０７ キーボード
１０８ マウス
１０９ 表示装置
１１０ プリンタ
１１１ インターネット
５１１ 一次発送
５１２ 二次発送
５１３ 年度ごと発送
５１１０ 袋
５１１１ 設計管理袋
５１１２ 設計用邸別ファイル
５１１３ 工事監理記録
５１１４ 図面ケース
６００１ タブ欄
６００２ 保管／製本依頼タブ
６００３ 登録状況確認タブ
６００４ 物件を探すタブ
６００５ 依頼を探すタブ
６００６ 書類を探すタブ
６００７ 出庫依頼タブ
６００８ ご利用案内タブ
６００９ お問い合わせタブ
６１１０ 物件検索欄
６１００ 新規保管／製本依頼画面
６１１１ 物件の受注番号入力欄
６１１２ 物件の建物番号入力欄
６１１３ 物件の工事名入力欄
６１１４ 物件の商品名入力欄
６１１５ 事業所名入力欄
６１１６、７４１６ 営業所名入力欄
６１１７ 物件の施主名入力欄
６１１８ 売上計上日入力欄
６１１９、６３１１，６３２１、７４１８ 選択ボタン
６１２０、７１０４、７２０４、７４１９ 検索ボタン
６１２１、７４２０ クリアボタン
６１３０、６２０１ 物件表示欄
６１３１ 新規依頼ボタン
６１３２ 受注番号ボタン
６１３３ 建物番号表示欄
６１３４ 事業所名表示欄
６１３５ 営業所名表示欄
６１３６ 管理店名表示欄
６１３７ 工事名表示欄
６１３８ 施主表示欄
６１３９ 売上計上日表示欄
６１４０ 建物の商品名表示欄
６１４１ 依頼数表示欄
６２００ 新規登録画面
６２０２ 依頼者表示欄
６２０３ 確認画面表示ボタン
６２１０ 依頼内容選択欄
６２１１ 製本作成依頼ボタン
６２１２ 保管／電子化依頼ボタン
６２１３ 備考／メール設定ボタン
６３００ 書類選択画面
６３１０ 書類選択欄
６３２０ 設計管理袋選択欄
６４１１ 依頼番号バーコード
６４３０ 書類リスト
６５００ 書類受付シール
６６００ 書類一覧画面
６６０１、６７０３ 書類番号
６６０２、６７０２、６９１３、７００７ 依頼番号
６６０３ 書類タイプ名及び番号
６６０４ 仮袋ボタン
６７００ 選択書類画面
６７０１、７００４ 工事名
６７０４ 書類タイプ番号
６７０５ 袋を探すボタン
６８００ 袋を探す画面
６８１０ 袋一覧画面
６８１１ 袋番号
６８１２ 内容物
６８１３ 状態
６８１４ 保管場所
６８１５ 袋に入れるボタン
６９００ 袋確認画面
６９０１ 状態表示欄
６９０２ 状態進行ボタン
６９０３ ラベル印刷ボタン
６９１０ 書類一覧
６９１１ 袋番号
６９１２ 書類タイプ名及び番号
６９１４ 工事名称
６９１５ 袋から出すボタン
７０００ 袋処理ラベル
７００２ バーコード
７００３ 袋番号
７００５ 書類タイプ番号
７００６ 営業所名
７０１０ 設計管理袋用ラベル
７０１１〜７０１４ 袋識別マーク
７０２０ 設計用邸別ファイル用ラベル
７０３０ 工事監理記録用ラベル
７０４０ 図面ケース用ラベル
７１００ 電子データアップ画面
７１０１ 状態表示欄
７１０２、７２０２、７４１３ 依頼番号入力欄
７１０３ 受注番号表示欄
７１０５ 施主名表示欄
７１０６ 更新ボタン
７１０７ 全削除ボタン
７１０８ 画像入替チェックボックス
７１０９ 書類タイプ選択欄
７１１０ 図枚数表示欄
７１１１ リストクリアボタン
７１１２ 図リスト
７１１３ ファイル名表示欄
７１１４、７２２１ 削除ボタン
７１１５ 図クリアボタン
７１１６ 表示順選択欄
７１１８ ドラッグ欄
７１２０ フォルダ
７１３０ 画像保存フォルダ
７１３１、７３２１ 物件群別フォルダ
７１３２、７３２２ 物件番号別フォルダ
７２００ 図面形式変換画面
７２０１ 状態表示欄
７２０３ 受注番号表示欄
７２０５ 変換ボタン
７２０６ メール送信チェックボックス
７２０７ 終了ボタン
７２１０ 依頼表示欄
７２１１ 参照ボタン
７２１２ 依頼番号表示欄
７２１３ 受注番号表示欄
７２１４ 施主名表示欄
７２１５ 選択図枚数／全体図枚数表示欄
７２１６ 追加ボタン
７２２０ 選択リスト
７２２２ 選択依頼番号欄
７３１０ 変換用画像フォルダ
７３１１ 受注番号の頭３桁フォルダ
７３１２ 受注番号別フォルダ
７３２０ 生成フォルダ
７３３０ 公開フォルダ
７３４０ 退避フォルダ
７４００ 依頼を探す画面
７４１０ 依頼検索欄
７４１１ 物件の受注番号入力欄
７４１２ 物件の工事名入力欄
７４１４ 依頼区分入力欄
７４１５ 依頼の状態入力欄
７４１７ 依頼日入力欄
７４３０ 依頼表示欄
７４３１ 依頼番号ボタン
７４３２ 依頼区分表示欄
７４３３ 状態表示欄
７４３４ 受注番号表示欄
７４３５ 工事名表示欄
７４３６ 依頼日表示欄
７４３７ 依頼完了日表示欄
７４３８、７５１３ 掲示板ボタン
７５００ 依頼詳細画面
７５１０ 依頼詳細表示欄
７５１１ 依頼状態表示欄
７５１２ 入庫依頼書表示ボタン
７５２０ 送付書類詳細表示欄
７５２１ 書類タイプ番号
７５２２ 書類タイプ名
７５２３ 電子化の有無
７５２４ 状態
７５２５ 頁数
７５２６ 入庫の有無
７５４０ 製本詳細表示欄
７５５０ 備考欄
７５６０ 確認メール送信者表示欄
７５７０ 依頼者表示欄
７６００ 電子データ閲覧画面
７６０１ 受注番号表示欄
７６０２ 工事名表示欄
７６０３ 施主名表示欄
７６０４ 書類タイプ選択欄
７６０５ 実データ表示欄
７６０６ 実データ表示順欄
７６０７ 頁切替ボタン
７６０８ 戻るボタン
７６１０ 画像一覧表示欄
７６１１ サムネイル画像ファイル表示欄
７６１２ 表示順欄
７６１３ 寸法表示欄
７６１４ 登録年月日表示欄
７７００ 物件情報画面
７７１０ 物件情報表示欄
７７２１〜７７２７ 保管書類選択ボタン
７７３０ 依頼情報表示欄
【技術分野】
【０００１】
本発明は住宅履歴情報管理システム及び住宅履歴情報管理方法に係り、特に、住宅の新築、改修時等において、設計図書や施工内容等の履歴情報を電子データ及び紙媒体の原本の状態で蓄積すると同時に、これらの履歴情報を、施主を含めた関係者からネットワークを通じて閲覧可能にする住宅履歴情報管理システム及び住宅履歴情報管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、少子高齢化により新築住宅着工数が減少傾向にある一方、空き家が一貫して増加傾向にあり住宅余剰の時代が到来しており、国全体として、量から質へ住宅政策を変化させる必要性が生じている。「量から質へ」の住宅政策への転換として、ストック重視の住宅政策への転換、住宅の長寿命化に向けた政策提言や法整備がなされている。
住宅の長寿命化には、適切な点検、補修等の維持管理やリフォーム工事を継続的に行うことが必要であり、そのためには住宅に関する履歴情報が蓄積され、また活用されることが不可欠である。そこで、円滑な住宅流通や計画的な維持管理、災害や事故の際の迅速な対応等を可能とするため、住宅の新築、改修、修繕、点検時等において、設計図書や施工内容等の情報が確実に蓄積され、いつでも活用できる仕組みの整備とその普及が政府により推進されている（「住宅履歴の整備検討について」（平成１９〜２１年度）（国土交通省））。
【０００３】
そこで、コンピュータを用いた住宅履歴の管理システムが、種々提案されている（例えば、特許文献１参照）。
特許文献１の住宅履歴の管理システムは、管理対象住宅の履歴情報と、管理対象住宅の居住者に関する居住者情報とを、予め定められたフォーマットで記憶しており、またこれらの情報の更新入力を受け付け、これらの情報を必要に応じて出力する。住宅据置型装置のＨＤＤ及びサーバ装置の管理データベース内に管理対象住宅の履歴情報が記憶され、住宅据置型装置に接続されるＵＳＢメモリー及びサーバ装置の管理データベース内に管理対象住宅の居住者情報が記憶されているため、サーバ装置にアクセスできないような場合にも管理対象住宅の履歴情報、居住者情報を入手することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特許第４４０４１５６号公報（段落００１５、００２１、００３１）
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、特許文献１記載の従来の住宅履歴の管理システムによれば、管理対象住宅の居住者、住宅履歴の管理システムの管理者、管理対象住宅の点検保守修繕をおこなう業者により、住宅の履歴情報の登録内容の変更、削除、追加が可能である（段落００３１、００３２、００３４）。
この構成では、居住者や点検保守修繕業者がシステムに慣れていない場合、忙しい場合、住宅履歴の蓄積の重要性を十分理解していない場合などには、登録内容のアップデートが遅れる可能性があり、常に最新の情報にアップデートされた住宅履歴情報を、効率的に構築することが難しい。その結果、住宅履歴情報を活用したいときに住宅履歴情報が最新のものになっていないことも起こり得る。
また、居住者や点検保守修繕業者によって住宅履歴情報が誤って変更、削除、追加される可能性があり、蓄積された住宅履歴情報の正確性を担保することが難しい。
更に、システムに慣れていない居住者や点検保守修繕業者にとっては、アップデート処理自体に時間がかかって、居住者の自由時間や点検保守修繕業者の業務時間を侵食し、住宅履歴情報の登録業務自体が負担になる可能性がある。
【０００６】
本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであって、その目的は、ネットワークを通じて住宅履歴情報を閲覧可能な住宅履歴情報管理システム及び住宅履歴情報管理方法において、数多くの住宅に関して日々多量に発生する住宅の履歴情報を、常に最新の情報に効率よく登録可能な住宅履歴情報管理システム及び住宅履歴情報管理方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
前記課題は、請求項１に係る住宅履歴情報管理システムによれば、顧客の住宅の物件の設計、建築、点検、保守、修繕を含むサービスを提供するユーザからデジタル化センターが受領した紙媒体書類のうち、所定の前記紙媒体書類を電子化した画像ファイルを、ネットワークを介して前記住宅の居住者及び前記ユーザから閲覧可能にすると共に、所定の前記紙媒体書類を倉庫保管する住宅履歴情報管理システムであって、前記画像ファイルに関する情報を格納する書類詳細テーブルを有するデータベースを備えたウェブサーバコンピュータと、前記画像ファイルを格納する記憶手段を備えたファイルサーバコンピュータと、前記データベースおよび前記記憶手段への登録処理を司る登録処理用サーバコンピュータと、を備え、前記登録処理用サーバコンピュータは、前記ユーザの端末コンピュータから、依頼番号発行要求を、電子化・書類保管の依頼をする前記紙媒体書類の種類を示す書類タイプ識別及び前記住宅に固有な物件番号と共に受信して、前記依頼に固有な依頼番号を発行する手段と、前記ユーザから受領した前記紙媒体書類を前記デジタル化センターが電子化した前記画像ファイルを、対応する前記依頼番号及び前記書類タイプ識別と共に、前記デジタル化センターの端末装置から受信する画像ファイル受信手段と、前記画像ファイルを、該画像ファイルに固有な書類詳細識別からなる名称を付して前記記憶手段に登録する手段と、前記書類詳細識別、前記依頼番号、前記書類タイプ識別及び前記物件番号を、前記書類詳細テーブルに登録する手段と、を備え、前記ウェブサーバコンピュータは、前記ネットワークを介して他の端末装置から、前記住宅の居住者又は前記ユーザにより、前記物件番号又は前記依頼番号と前記書類タイプ識別とを付して要求された場合に、前記書類詳細テーブルを参照して前記書類詳細識別を取得し、該書類詳細識別を名称とする前記画像ファイルを、前記他の端末装置に画面表示可能に送信する手段と、を備えること、により解決される。
【０００８】
前記課題は、請求項７に係る住宅履歴情報管理方法によれば、顧客の住宅の物件の設計、建築、点検、保守、修繕を含むサービスを提供するユーザからデジタル化センターが受領した紙媒体書類のうち、所定の前記紙媒体書類を電子化した画像ファイルを、ネットワークを介して前記住宅の居住者及び前記ユーザから閲覧可能にすると共に、所定の前記紙媒体書類を倉庫保管する住宅履歴情報管理方法であって、前記画像ファイルに関する情報を格納する書類詳細テーブルを有するウェブサーバコンピュータのデータベースおよびファイルサーバコンピュータの記憶手段への登録処理を司る登録処理用サーバコンピュータは、前記ユーザの端末コンピュータから、依頼番号発行要求を、電子化・書類保管の依頼をする前記紙媒体書類の種類を示す書類タイプ識別及び前記住宅に固有な物件番号と共に受信して、前記依頼に固有な依頼番号を発行する手順と、前記ユーザから受領した前記紙媒体書類を前記デジタル化センターが電子化した前記画像ファイルを、対応する前記依頼番号及び前記書類タイプ識別と共に、前記デジタル化センターの端末装置から受信する画像ファイル受信手順と、前記画像ファイルを、該画像ファイルに固有な書類詳細識別からなる名称を付して前記記憶手段に登録する手順と、前記書類詳細識別、前記依頼番号、前記書類タイプ識別及び前記物件番号を、前記書類詳細テーブルに登録する手順と、を行い、前記ウェブサーバコンピュータは、前記ネットワークを介して他の端末装置から、前記住宅の居住者又は前記ユーザにより、前記物件番号又は前記依頼番号と前記書類タイプ識別とを付して要求された場合に、前記書類詳細テーブルを参照して前記書類詳細識別を取得し、該書類詳細識別を名称とする前記画像ファイルを、前記他の端末装置に画面表示可能に送信する手順を行うこと、により解決される。
【０００９】
このように、ユーザ側で発生した紙媒体書類について、電子化、画像ファイルの登録、データベースへの登録等の住宅履歴の蓄積の作業をデジタル化センターの端末装置から行い、ユーザ側では依頼番号の取得と、紙媒体書類のデジタル化センターへの発送のみ行えばよいため、住宅履歴の蓄積の作業を、デジタル化センターの専業の担当者により実行でき、住宅履歴の蓄積を効率よく行うことができる。
また、住宅履歴の蓄積作業を、ユーザからデジタル化センターへの依頼に付けられた依頼番号で管理するため、建築中に設計図が何度も修正される場合のように、同じ住宅の物件の同じ書類タイプの紙媒体書類が複数回発生した場合でも、依頼番号で異なる版を区別でき、特別な処理をしなくても、書類の修正前後の版を蓄積することができる。依頼番号で異なる版を区別できるため、建築時に何度も修正されがちであるが、増改築時に最終のもののみが必要となる設計図についても、最終のものを容易に特定できる。
【００１０】
前記画像ファイルを、該画像ファイルに固有な書類詳細識別からなる名称を付して前記記憶手段に登録する手段を備えるため、画像ファイルの名称がシステムで自動で作成され、デジタル化センターの端末コンピュータ側では、物件や書類の内容に依存しないアトランダムな名称を付けることができる。また、記憶手段への画像ファイルの登録時にも、担当者が画像ファイルの名称を手動で付ける必要がないため、画像ファイルの登録作業を簡素化できる。
【００１１】
また、前記依頼に係る前記紙媒体書類は、保管のみ行う第一の群、梱包して保管する第二の群、電子化のみ行う第三の群、電子化して保管する第四の群のうち少なくとも一つの群を含み、前記登録処理用サーバコンピュータは、前記デジタル化センターの端末装置から、前記依頼番号及び前記群に含まれる前記紙媒体書類の前記書類タイプ識別と共に、前記群を格納する袋への袋番号発行要求を受信する手段と、前記袋番号発行要求に対して前記袋番号を発行し、該袋番号と、該袋番号に含まれる前記書類の書類番号とを、前記データベースの袋テーブルに登録する手段と、前記袋番号及び対応する前記依頼番号及び前記書類タイプ識別を表示する袋処理ラベルであって、対応する前記袋に貼付されるもののデータを、前記デジタル化センターの端末装置に、印刷のために送信する手段と、を備え、前記ウェブサーバコンピュータは、前記袋処理ラベルに記載された前記袋番号と、対応する前記袋の保管場所を示す保管場所情報を、前記倉庫の端末装置から受信し、前記袋テーブルの該当する前記袋番号のレコードに登録するように構成してもよい。
【００１２】
このように、前記袋番号発行要求に対して前記袋番号を発行し、該袋番号と、該袋番号に含まれる前記書類の書類番号とを、前記データベースの袋テーブルに登録する手段を備え、前記ウェブサーバコンピュータは、前記袋処理ラベルに記載された前記袋番号と、対応する前記袋の保管場所を示す保管場所情報を、前記倉庫の端末装置から受信し、前記袋テーブルの該当する前記袋番号のレコードに登録するため、倉庫での保管中にも、袋番号で管理でき、倉庫で書類の種類ごとに分けて並べる作業が不要になる。書類の発生順にほぼ機械的に倉庫に入庫でき、倉庫の入庫作業を簡素化できる。
また、倉庫保管中も袋番号で管理されるため、ユーザから出庫依頼があった時も、袋番号をキーとして袋テーブルを検索することにより倉庫での保管場所を発見できる。倉庫では、袋に貼付された袋番号を用いてデータベースに照会することにより、確かに必要な書類であるかどうかを簡単に確認できる。
また、保管のみ行う第一の群、梱包して保管する第二の群、電子化のみ行う第三の群、電子化して保管する第四の群のうち少なくとも一つの群を含む書類について、袋処理ラベルのデータをデジタル化センターの端末装置に送信するため、デジタル化センターでは、袋処理ラベルを対応する袋に貼付することで、以降の、袋ごとに異なる処理を並列して実行可能となる。それ以降、群単位での処理が可能となり、必要な処理の終わったものから、処理の群単位で順次倉庫に入庫できるため、入庫を依頼ごとに行う必要がなく、同じ依頼に含まれる他の処理の完了待ちのために処理の終わった書類をデジタル化センターで待たせておく必要がなく、ストックタイムの短縮化、デジタル化センターでの書類保管場所の節約ができる。
【００１３】
さらに、前記第四の群の前記紙媒体書類には、竣工図が含まれるようにしてもよい。
このように構成しているので、ネットワークを介して、住宅の居住者及びユーザから、竣工図を電子的に閲覧可能となる。
【００１４】
また、前記画像ファイル受信手段は、更に、前記画像ファイルを前記物件及び前記書類タイプの中で何番目に表示させるかを指定する表示順情報を受信し、前記書類詳細テーブルに登録する手段は、更に、前記表示順情報を、前記書類詳細テーブルに登録し、記画面表示可能に送信する手段は、前記画像ファイルを、前記表示順情報で指定された順序で表示可能に送信するように構成してもよい。
このように構成しているため、例えば、竣工図が何度か修正され、画像ファイルが複数存在する場合であっても、竣工図の最終版の表示順を早い順序に設定することにより、最終版の竣工図を優先して閲覧させることが可能となる。
【００１５】
また、前記ファイルサーバコンピュータ、前記ウェブサーバコンピュータ及び前記登録処理用サーバコンピュータのうち少なくとも二つは、同一のサーバコンピュータとして構成されるように構成してもよい。
【００１６】
また、前記データベースは更に、前記依頼番号と、前記依頼の状態とを含む前記依頼に関する情報を格納する依頼テーブルを備え、前記依頼の状態は、依頼中、書類到着、登録中、登録終了、電子化中、電子化検収依頼、保管処理中、書類発送、依頼完了、請求済を含み、前記ウェブサーバコンピュータは、前記ネットワークを介して前記他の端末装置から、前記住宅の居住者又は前記ユーザにより要求された場合に、依頼の状態を前記他の端末に画面表示可能に送信する手段を備えるように構成してもよい。
このように構成しているため、住宅の居住者及びユーザは、前記依頼の進捗状況を容易に知ることができる。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、ユーザ側で発生した紙媒体書類について、電子化、画像ファイルの登録、データベースへの登録等の住宅履歴の蓄積の作業をデジタル化センターの端末装置から行い、ユーザ側では依頼番号の取得と、紙媒体書類のデジタル化センターへの発送のみ行えばよいため、住宅履歴の蓄積の作業を、デジタル化センターの専業の担当者により実行でき、住宅履歴の蓄積を効率よく行うことができる。
また、住宅履歴の蓄積作業を、ユーザからデジタル化センターへの依頼に付けられた依頼番号で管理するため、建築中に設計図が何度も修正される場合のように、同じ住宅の物件の同じ書類タイプの紙媒体書類が複数回発生した場合でも、依頼番号で異なる版を区別でき、特別な処理をしなくても、書類の修正前後の版を蓄積することができる。依頼番号で異なる版を区別できるため、建築時に何度も修正されがちであるが、増改築時に最終のもののみが必要となる設計図についても、最終のものを容易に特定できる。
【００１８】
前記画像ファイルを、該画像ファイルに固有な書類詳細識別からなる名称を付して前記記憶手段に登録する手段を備えるため、画像ファイルの名称がシステムで自動で作成され、デジタル化センターの端末コンピュータ側では、物件や書類の内容に依存しないアトランダムな名称を付けることができる。また、記憶手段への画像ファイルの登録時にも、担当者が画像ファイルの名称を手動で付ける必要がないため、画像ファイルの登録作業を簡素化できる。
【図面の簡単な説明】
【００１９】
【図１】本発明の実施形態に係る住宅履歴情報管理システムの全体構成図である。
【図２】本発明の実施形態に係る端末コンピュータのハード構成図である。
【図３】本発明の実施形態に係る住宅履歴情報を示す表である。
【図４】本発明の実施形態に係る袋の説明図である。
【図５】本発明の実施形態に係る住宅履歴情報管理システムで行われる業務の処理を示す説明図である。
【図６】本発明の実施形態に係る新規保管／製本依頼画面を示す説明図である。
【図７】本発明の実施形態に係る新規登録画面を示す説明図である。
【図８】本発明の実施形態に係る書類選択画面を示す説明図である。
【図９】本発明の実施形態に係る依頼書を示す説明図である。
【図１０】本発明の実施形態に係る書類受付シールを示す説明図である。
【図１１】本発明の実施形態に係る住宅履歴情報管理システムで行われる業務の処理を示す説明図である。
【図１２】本発明の実施形態に係る書類一覧画面を示す説明図である。
【図１３】本発明の実施形態に係る袋を探す画面を示す説明図である。
【図１４】本発明の実施形態に係る袋確認画面を示す説明図である。
【図１５】本発明の実施形態に係る袋処理ラベルを示す説明図である。
【図１６】本発明の実施形態に係る電子データアップ画面を示す説明図である。
【図１７】本発明の実施形態に係るデータアッププログラムのフローチャートである。
【図１８】本発明の実施形態に係る図面形式変換画面を示す説明図である。
【図１９】本発明の実施形態に係る画像登録プログラムのフローチャートである。
【図２０】本発明の実施形態に係る画像ファイルのサムネイル画像ファイルへの変換の説明図である。
【図２１】本発明の実施形態に係る依頼を探す画面を示す説明図である。
【図２２】本発明の実施形態に係る依頼詳細画面を示す説明図である。
【図２３】本発明の実施形態に係る電子データ閲覧画面を示す説明図である。
【図２４】本発明の実施形態に係る物件情報画面を示す説明図である。
【発明を実施するための形態】
【００２０】
以下、本発明の実施形態について、図を参照して説明する。なお、以下に説明する構成は、本発明を限定するものではなく、本発明の趣旨に沿って各種改変することができることは勿論である。
本実施形態の住宅履歴情報管理システムＳは、顧客の住宅の設計、建築、点検、保守、修繕を含むサービスを提供するユーザ１から、これらのサービスに関する紙媒体書類５１の電子化・保管の依頼を受けて、デジタル化センター２が、紙媒体書類５１の電子化と、電子化した書類の画像ファイル５３の保管の手配と、を行うシステムである。
本実施形態において、住宅履歴情報とは、住宅の設計、施工、維持管理、権利及び資産に管理する情報をいい、具体的には、図３〜図５に列挙される書類の情報をいう。
【００２１】
図１は、本実施形態の住宅履歴情報管理システムＳの全体構成図である。本実施形態の住宅履歴情報管理システムＳは、ユーザ１と、ユーザ１から依頼を受けて紙媒体書類５１の電子化・保管手配を行うデジタル化センター２、デジタル化センター２から書類の画像ファイル５３を受信して記憶手段に蓄積し、紙媒体書類５１に関する情報をデータベースに蓄積するデータセンター３と、紙媒体書類５１を保管する倉庫４と、の間で構築され、ユーザ１に設けられた端末コンピュータ１１と、デジタル化センター２に設けられた登録処理用サーバコンピュータとしてのセンター内サーバコンピュータ２１、端末コンピュータ２２、バーコードリーダ２３と、データセンター３に設けられたウェブサーバコンピュータ３１、ファイルサーバコンピュータ３２と、を主要構成要素とする。
【００２２】
本実施形態のユーザ１は、顧客の住宅の設計、建築、点検、保守、修繕を含むサービスを提供する設計者、施工者、保守点検・修繕業者等であって、例えば、戸建住宅、マンション、アパート等の集合住宅等を建築する住宅メーカーの営業部門、設計部門、工事部門、品質保証管理部門、カスタマーサービス部門である。なお、ユーザ１は、設計事務所等であってもよい。
本実施形態の住宅は、個人が居住する一戸建て住宅のほか、集合住宅、マンション、アパート、団体構成員用の寮等のいずれであってもよい。また、住宅以外の企業や団体等所有のビル、工場、店舗等のその他の建物や、これらの建物のうち所定の個人又は法人が使用する一部分であってもよい。
ユーザ１には、ユーザ１の担当者が使用する端末コンピュータ１１が設けられており、不図示のインターネットを介して、データセンター３のウェブサーバコンピュータ３１に接続可能である。
【００２３】
端末コンピュータ１１のハード構成を図２に示す。
端末コンピュータ１１は、データの演算・制御処理装置としてのＣＰＵ１０１、記憶装置であるＲＡＭ１０２、ＲＯＭ１０３、ＨＤＤ１０４及び記憶媒体装置１０５を備えている。
ＣＰＵ１０１は、ＲＯＭ１０３又はＨＤＤ１０４に記憶されているプログラムにしたがって各種の処理を実行するようになされている。
ＲＡＭ１０２には、ＣＰＵ１０１が各種の処理を実行する上において必要なデータなどが適宜記憶される。
【００２４】
入力装置であるキーボード１０７とマウス１０８は、ＣＰＵ１０１に所定の指令を入力するとき適宜操作される。表示装置１０９、プリンタ１１０には、所定の書式で表示される情報、画像等が出力表示される。
【００２５】
記憶媒体装置１０５は、外付けハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ、メモリスティックなどにより構成され、インターネット１１１を介して送信されてきたデータを適宜記憶し、またこれを読み出すことができるようになされている。
【００２６】
通信装置１０６は、インターネット１１１に対してデータを送信し、またインターネット１１１を介して供給されたデータを受信するようになされている。
【００２７】
デジタル化センター２は、ユーザ１から依頼を受けて、スキャナを用いた紙媒体書類５１の電子化、電子化された画像ファイル５３のファイルサーバコンピュータ３２の記憶手段への登録、画像ファイル５３を変換したサムネイル画像ファイル５４のウェブサーバコンピュータ３１の記憶手段への登録、紙媒体書類５１に関する情報のウェブサーバコンピュータ３１のデータベースへの登録、紙媒体書類５１を倉庫４で保管するための倉庫４への入庫手続を行う。
本実施形態のデジタル化センター２は、ユーザ１と同じ住宅メーカーの一部門として構成されている。但し、デジタル化センター２は、ユーザ１と同じ組織の一部門として構成されてもよいし、ユーザ１とは異なる別個の組織として構成されていてもよい。また、デジタル化センター２が、ユーザ１と同じ組織内に設けられて、ユーザ１からの書類の電子化・保管の手配を行うと同時に、その組織外から受けた書類の電子化・保管の手配を行ってもよい。
【００２８】
デジタル化センター２には、センター内サーバコンピュータ２１、端末コンピュータ２２、バーコードリーダ２３が設けられている。
センター内サーバコンピュータ２１は、ユーザ１から送付された紙媒体書類５１に関する情報をウェブサーバコンピュータ３１のデータベースに登録する処理と、紙媒体書類５１を電子化した画像ファイル５３を記憶手段に登録する処理を司るサーバコンピュータである。センター内サーバコンピュータ２１のハード構成は、端末コンピュータ１１と同様であるので説明を省略する。
【００２９】
センター内サーバコンピュータ２１の不図示のＨＤＤには、端末コンピュータ２２からアップロードされた書類の画像ファイル５３の実データを保存する画像保存フォルダ７１３０、サムネイル画像ファイル５４への変換のために、画像保存フォルダ７１３０の画像ファイル５３の実データがコピーされた変換用画像フォルダ７３１０、変換済みのサムネイル画像ファイル５４が格納され、ウェブサーバコンピュータ３１の公開フォルダ７３３０へコピーされる生成フォルダ７３２０が格納されている。
【００３０】
センター内サーバコンピュータ２１の不図示のＨＤＤには、端末コンピュータ２２の不図示の記憶媒体装置に保存された書類の画像ファイル５３をセンター内サーバコンピュータ２１の画像保存フォルダ７１３０へ転送し、ウェブサーバコンピュータ３１のデータベースへ画像ファイル５３に関する情報を登録する図１７のデータアッププログラムが格納されている。
また、データアッププログラムでアップロードした画像ファイル５３の実データをファイルサーバコンピュータ３２へコピーし、サムネイル画像ファイル５４をウェブサーバコンピュータ３１へ登録する図１９の画像登録プログラムも格納されている。
更に、画像ファイル５３をサムネイル画像ファイル５４に変換してウェブサーバコンピュータ３１の公開フォルダ７３３０にコピーする画像変換プログラムも格納されている。
【００３１】
端末コンピュータ２２は、デジタル化センター２の担当者が使用する端末コンピュータであって、不図示の記憶媒体装置には、紙媒体書類５１をスキャナで読み取ってできた画像ファイル５３が格納される。
バーコードリーダ２３は、バーコードを読み取ると同時にネットワークを通じて他のコンピュータと通信可能な公知のバーコードリーダからなる。なお、依頼番号等の識別情報を読み取り可能な装置であればよく、バーコードリーダに限定されるものでない。また、バーコードリーダ２３を用いる代わりに、端末装置から依頼番号等の識別情報を手入力してもよい。
【００３２】
データセンター３は、各種データを蓄積するサーバを備え、ウェブサーバコンピュータ３１、ファイルサーバコンピュータ３２が設置されている。データセンター３は、ユーザ１、デジタル化センター２と同じ組織等内に設けられ、組織内の情報のみを蓄積して保管してもよいし、他の組織等の情報蓄積、保管を請け負って行ってもよいし、組織内の情報を保管するほか、組織外の情報保管の双方を行ってもよい。
【００３３】
ウェブサーバコンピュータ３１の不図示のＨＤＤには、本実施形態で蓄積された住宅履歴情報を検索・閲覧可能にするデータベースが格納されている。
このデータベースには、マスタテーブルとして、ユーザ１の社員の情報を登録する社員マスタ、本実施形態の住宅履歴情報管理システムＳで取扱われる紙媒体書類５１の種類の情報を登録する書類タイプマスタが格納されている。
社員マスタは、項目として、社員ＩＤ、社員番号、社員名のほか、メールアドレス、電話番号、所属部署名・コード等の連絡先の項目を含む。
書類タイプマスタは、項目として、２桁の整数からなる書類タイプ番号、書類タイプ名称、全体の書類タイプの中で、何番目に表示するかを示す表示順、電子化の要否を示す電子化フラグを含む。書類タイプマスタに登録される紙媒体書類５１としては、図３に示す例が挙げられるが、これに限定されるものでなく、住宅の点検、保守、修繕、リフォーム、増改築等に関する書類であってもよい。また、書類タイプマスタには、必要に応じて、紙媒体書類５１の種類を逐次追加可能である。
【００３４】
データベースにはまた、ユーザ１が顧客に提供する住宅の物件に関する情報を登録する物件テーブル、個々の依頼に関する情報を登録する依頼テーブル、個々の紙媒体書類５１に関する情報を登録する書類テーブル、個々の電子化された画像ファイル５３に関する情報を登録する書類詳細テーブル、個々の袋に関する情報を登録する袋テーブル及び袋詳細テーブルが格納されている。
物件テーブルは、項目として、物件を一意に特定する物件番号、物件に係る受注を一意に特定する受注番号、ユーザ１における担当事業所の事業所コード、事業所名、工事名、施主名を含む。
【００３５】
依頼テーブルは、項目として、依頼をシステム内で一意に特定する依頼番号、物件番号、依頼の状態を示す状態、ユーザ１の依頼者を特定する依頼者番号、依頼日、書類受付日、登録開始日(書類検収日)、電子化検収依頼日、登録完了日(電子化検収日)、書類発送日(保管)、依頼完了日を含む。状態は、依頼中、書類到着、登録中、登録終了、電子化中、電子化検収依頼、保管処理中、書類発送、依頼完了、請求済を含む。
書類テーブルは、項目として、紙媒体書類５１を一意に特定する書類番号、物件番号、依頼番号、書類タイプ番号、枚数、電子化フラグ（電子化無、電子化有、電子化完了）、最終更新日を含む。
【００３６】
書類詳細テーブルは、項目として、紙媒体書類５１を電子化した画像ファイル５３の名称となる書類詳細番号、物件番号、依頼番号、書類番号、書類タイプ番号、書類詳細連番、同じ物件かつ同じ書類タイプ番号の書類中での表示順、書類サイズ、製本フラグ、登録日、最終更新日を含む。
袋テーブルは、項目として、袋を一意に特定する袋番号、袋名称、袋の保管場所を示す位置、状態、物流倉庫への出庫フラグ、物流倉庫ロケーション情報、事業所への出庫フラグを含む。
袋詳細テーブルは、項目として、袋詳細番号、袋番号、書類番号を含む。
【００３７】
ウェブサーバコンピュータ３１の不図示のＨＤＤには更に、書類の画像ファイル５３から変換されたサムネイル画像ファイル５４を格納する公開フォルダ７３３０が格納されている。
【００３８】
ファイルサーバコンピュータ３２は、住宅の施主、居住者やユーザ１からネットワークを介して紙媒体書類５１を電子化した画像ファイル５３を閲覧可能にするため、画像ファイル５３の実データを蓄積する。
ファイルサーバコンピュータ３２の不図示のＨＤＤには、紙媒体書類５１を電子化した画像ファイル５３の実データを格納する不図示の実データ保存フォルダが格納されている。この実データ保存フォルダは、住宅の施主、居住者やユーザ１から、インターネットを介して要求された場合に、画像ファイル５３を画面表示するために用いられる。
【００３９】
倉庫４は、ユーザ１が作成し、デジタル化センター２を介して送られた紙媒体書類５１を保管する。倉庫４は、ユーザ１、デジタル化センター２の一方又は双方と同じ組織に属していてもよいし、ユーザ１、デジタル化センター２の組織外の外部倉庫であってもよい。また、倉庫４は一か所に限らず、複数であってもよい。
倉庫４には、不図示の端末コンピュータが設置され、袋番号と保管場所等の情報をインターネットを通じてウェブサーバコンピュータ３１に送信して、袋テーブルにこれらの情報を登録可能に構成されている。
【００４０】
図１に基づき、本実施形態の住宅履歴情報管理システムの業務処理の流れを説明する。
ユーザ１は、不図示の顧客からの依頼を受けて住宅の設計、建築、点検、保守、修繕を含むサービスを行い、その過程で図３〜図５に示す各紙媒体書類５１を作成する（処理１）。
図３は、本実施形態の住宅履歴情報管理システムＳで電子化及び倉庫保管される紙媒体書類５１のリストの一例である。
紙媒体書類５１は、住宅の建築、定期点検、増改築において発生する。図３の紙媒体書類５１は、完成した住宅の引渡し後、一か月定期点検の前に、ユーザ１からデジタル化センター２に発送される番号０１〜１９、３１〜３９の竣工図書である。
本実施形態では、紙媒体書類５１を図３に列挙しているが、紙媒体書類５１はこれらに限定されるものではなく、住宅の点検、保守、修繕、リフォーム、増改築等に関する書類であってもよい。
これらのうち閲覧頻度の高い紙媒体書類５１については、電子化し、インターネット経由でユーザ１及び顧客である施主から閲覧可能としている。
【００４１】
紙媒体書類５１を発送する時期になると、ユーザ１は、図３で指定された紙媒体書類５１を予め指定された図４の袋５１１０に格納して、依頼書５２を付して梱包し、デジタル化センター２に郵送する（処理２）。
例えば、番号０４の構造計算書・換気量計算書を含む９の紙媒体書類５１を紙袋からなる設計管理袋５１１１に、番号０６の確認済証を含む１３の紙媒体書類５１をクリアファイルからなる設計用邸別ファイル５１１２に、番号１８の工事監理者の監理記録書・指摘書を含む２の紙媒体書類５１を紙ファイルからなる工事監理記録５１１３に、番号０１の竣工図を含む２の紙媒体書類５１を図面ファイルからなる図面ケース５１１４に格納する。ここで、竣工図とは、構造物の完成状態を表す図面であり、完成図と同義である。
依頼書５２は、端末コンピュータ１１からインターネット経由でウェブサーバコンピュータ３１にアクセスし、表示された図６〜図８の画面で依頼登録することにより作成される。
【００４２】
デジタル化センター２は、ユーザ１から紙媒体書類５１を受け取ると、紙媒体書類５１が、指定通り、依頼登録通りに送られているかをチェックし、受領した紙媒体書類５１の整頓・仕分けと、必要な紙媒体書類５１の電子化作業を行う（処理３）。
また、紙媒体書類５１に関する情報を、センター内サーバコンピュータ２１を経由してウェブサーバコンピュータ３１のデータベースに登録する（処理４）。
更に、端末コンピュータ２２から、紙媒体書類５１のうち、電子化することが予め定められたものを電子化した画像ファイル５３を、センター内サーバコンピュータ２１を経由して、ファイルサーバコンピュータ３２の不図示の実データ保存フォルダに登録すると同時に、画像ファイル５３から変換したサムネイル画像ファイル５４のデータを、ウェブサーバコンピュータ３１の公開フォルダ７３３０に登録する（処理５）。
【００４３】
更に、デジタル化センター２は、電子化後廃棄することが予め定められた紙媒体書類５１を廃棄し、その他の紙媒体書類５１の原本を、倉庫４へ入庫のため発送する（処理５）。送られた紙媒体書類５１の原本は、倉庫４で保管される（処理６）。
処理１〜６により、ウェブサーバコンピュータ３１にアクセスして、依頼の進捗管理、情報の管理・閲覧が可能となる。また、倉庫４で保管された紙媒体書類５１の原本は、ユーザ１が必要なときに、端末コンピュータ１１からウェブサーバコンピュータ３１にアクセスして出庫依頼をすることにより、引き出しが可能である。
【００４４】
次に、本実施形態の住宅履歴情報管理システムＳで行われる業務の処理について、一次発送５１１の場合を例として、図５に基づき詳細に説明する。
ユーザ１は、不図示の顧客からの住宅建築を受注すると、営業部門によるプランの作成、設計部門による設計図作成、工事部門による工事、顧客、営業部門、設計部門、工事部門による竣工立会を行った後、完成した住宅の引渡しを行う。
ユーザ１は、データベースの物件テーブルに、受注した物件の登録を行う。ユーザ１の担当者が、端末コンピュータ１１から、物件管理システムの不図示の初期画面を立ち上げ、社員番号とパスワードを入力してログインボタンを押すと、不図示の物件登録画面が表示される。この画面で、物件を担当する事業所名、営業所名、工事名、施主名、商品名等が入力されて不図示の登録ボタンが押されると、ウェブサーバコンピュータ３１は、受注番号および建物番号を自動で採番し、これらの情報をデータベースの物件テーブルに登録する。この物件の登録は、物件受注の契約を締結した際など、一次発送５１１の前に行われる。
【００４５】
ユーザ１は、住宅建築の受注から住宅の引渡しまでの間に、図３に示す各紙媒体書類５１を作成する。
住宅の引渡しが終わった後、ユーザ１は、これらの紙媒体書類５１について、デジタル化センター２に書類保管／電子化を依頼する準備を行う。
【００４６】
この準備では、まず端末コンピュータ１１から新規依頼登録及び依頼書５２作成を行う。
ユーザ１の担当者が、端末コンピュータ１１の画面上で、不図示の初期画面を立ち上げ、社員番号とパスワードを入力してログインボタンを押すと、端末コンピュータ１１は、ウェブサーバコンピュータ３１に社員番号とパスワードを送信し、間違いがなければ、ウェブサーバコンピュータ３１は、端末コンピュータ１１に、図６の新規保管／製本依頼画面６１００を表示する。
新規保管／製本依頼画面６１００は、他のページに移動するためのタブ欄６００１と、新規に書類保管又は製本を依頼する物件を検索するための物件検索欄６１１０と、物件検索欄６１１０で入力されたキーワードでデータベースの物件テーブルを検索して抽出された物件を表示する物件表示欄６１３０と、を含む。
【００４７】
タブ欄６００１には、保管／製本依頼タブ６００２、登録状況確認タブ６００３、物件を探すタブ６００４、依頼を探すタブ６００５、書類を探すタブ６００６、出庫依頼タブ６００７、ご利用案内タブ６００８、お問い合わせタブ６００９が表示される。
物件検索欄６１１０には、物件の受注番号入力欄６１１１、物件の建物番号入力欄６１１２、物件の工事名入力欄６１１３、物件の商品名入力欄６１１４、物件を担当するユーザ１の事業所名入力欄６１１５、物件を担当するユーザ１の営業所名入力欄６１１６、物件の施主名入力欄６１１７、売上計上日入力欄６１１８、棟数ゼロの物件を表示するか否かを選択する選択ボタン６１１９、検索を開始する検索ボタン６１２０、入力した条件を消去するクリアボタン６１２１が表示される。
物件表示欄６１３０は、検索ボタン６１２０がクリックされて検索を行うまでは、空欄になっている。
【００４８】
物件検索欄６１１０に、新規保管依頼を行う物件の情報が入力され、検索ボタン６１２０がクリックされると、ウェブサーバコンピュータ３１は、この条件でデータベースの物件テーブルを検索し、抽出された物件を物件表示欄６１３０にリストアップする。
物件表示欄６１３０には、抽出された物件について、新規依頼を行う図７の新規登録画面６２００を表示させる新規依頼ボタン６１３１、受注番号を選択可能に表示する受注番号ボタン６１３２、建物番号表示欄６１３３、建物を担当する事業所名表示欄６１３４、建物を担当する営業所名表示欄６１３５、建物を担当する管理店名表示欄６１３６、工事名表示欄６１３７、施主表示欄６１３８、売上計上日表示欄６１３９、建物の商品名表示欄６１４０、建物の過去の依頼数表示欄６１４１が表示される。
【００４９】
新規依頼ボタン６１３１がクリックされると、ウェブサーバコンピュータ３１は、新規依頼ボタン６１３１がクリックされた行の物件について、図７の新規登録画面６２００を表示する。
新規登録画面６２００は、紙媒体書類５１の新規保管依頼を登録するための画面であり、図６の新規保管／製本依頼画面６１００で選択された物件に関する情報を表示する物件表示欄６２０１、依頼内容を選択する依頼内容選択欄６２１０、依頼者の情報を表示する依頼者表示欄６２０２、新規登録画面６２００の入力内容確認画面（不図示）を表示させる確認画面表示ボタン６２０３が表示される。
依頼内容選択欄６２１０には、製本作成依頼ボタン６２１１、紙媒体書類５１の倉庫保管及び電子化を依頼する保管／電子化依頼ボタン６２１２、備考／メール設定ボタン６２１３が表示される。
【００５０】
物件表示欄６２０１及び依頼者表示欄６２０２の内容がユーザ１によって確認され、保管／電子化依頼ボタン６２１２がクリックされると、ウェブサーバコンピュータ３１は、データベースの書類タイプマスタを参照し、図８の書類選択画面６３００を、保管／電子化依頼ボタン６２１２の下に表示する。
書類選択画面６３００は、書類選択欄６３１０と設計管理袋選択欄６３２０を備えている。
書類選択欄６３１０には、設計管理袋５１１１に格納する以外の紙媒体書類５１の書類タイプ番号、名称のリストが、選択ボタン６３１１と共に表示されている。また、システム上で、予め電子化することが定められている紙媒体書類５１の名称の横には、「電子化」の文字が表示されている。
設計管理袋選択欄６３２０には、設計管理袋５１１１を含めるか否かを選択する選択ボタン６３２１が表示されている。
【００５１】
書類選択画面６３００で、選択ボタン６３１１、６３２１がクリックされることにより、発送する紙媒体書類５１が選択され、この状態で、図７の確認画面表示ボタン６２０３がクリックされると、不図示の入力内容確認画面を表示する。この画面には、新規登録画面６２００の入力内容が表示されるので、内容が確認されて不図示の「依頼する」ボタンがクリックされると、ウェブサーバコンピュータ３１は、依頼テーブルに含まれる最終の依頼番号に１を足した新しい依頼番号を取得し、この新しい依頼番号について、物件番号，依頼者ＩＤを、依頼テーブルに登録する。そして、依頼登録が完了した旨の不図示の依頼登録完了画面を表示する。
その後、不図示の依頼登録完了画面上で、印刷ボタンがクリックされると、物件番号で物件テーブルを検索して、受注番号、工事名、施主名、事業所名、営業所名を取得する。図７の新規登録画面６２００、図８の書類選択画面６３００で入力された内容と共に、依頼書５２のデータを端末コンピュータ１１に送信し、端末コンピュータ１１は、図９の依頼書５２を印刷する。以上で、新規依頼登録及び依頼書５２の作成を終了する。
【００５２】
次いで、ユーザ１は、紙媒体書類５１を図４で示す各袋５１１０に格納し、依頼書５２を図面ケース５１１４に添付し、すべての袋５１１０を段ボール箱等に梱包してデジタル化センター２に発送する。
ユーザ１が発送した紙媒体書類５１が、デジタル化センター２に到着すると、デジタル化センター２の担当者は、梱包していた箱から袋５１１０を取出す（処理１１）。
【００５３】
次いで、到着処理（処理１２）を行う。到着処理とは、ユーザ１から紙媒体書類５１の梱包物と依頼書５２が到着したことを登録する処理である。この処理により、依頼テーブルの状態が「依頼中」から「書類到着」に進められ、紙媒体書類５１を発送したユーザ１が、システム上で、書類が到着したことを確認可能となる。
【００５４】
到着処理は、バーコードリーダ２３を用いて行われる。
バーコードリーダ２３のログイン画面で、担当者のＩＤ、パスワードが入力されてエンターボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、バーコードリーダ２３から、ＩＤ、パスワードを受信して、社員マスタを参照し、マスタ中に合致するものがあれば、不図示の受付管理メニュー画面をバーコードリーダ２３に表示する。この受付管理メニュー画面には、実施したい処理を選択するための到着処理ボタン、受付処理ボタン、袋処理ボタン、倉庫受付ボタンが表示される。
【００５５】
この受付管理メニューで、到着処理ボタンがクリックされると、センター内サーバコンピュータ２１は、不図示の依頼番号入力画面をバーコードリーダ２３に表示する。図９の依頼書５２に表示された依頼番号バーコード６４１１がバーコードリーダ２３で読取られ、不図示のリターンボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、バーコードリーダ２３から依頼番号を受信して、ウェブサーバコンピュータ３１のデータベースの依頼テーブルを参照し、その依頼番号の物件の工事名を取得して、バーコードリーダ２３に表示する。
【００５６】
バーコードリーダ２３の不図示のリターンボタンが押されると、依頼番号、物件の工事名に間違いないことを担当者が確認し、到着処理をしようとしているものとして、依頼テーブルの状態を「２（書類到着）」にし、バーコードリーダ２３に、「到着処理が完了しました。」とのメッセージを表示する。以上で、到着処理を完了する。
【００５７】
次いで、各紙媒体書類５１の内容の確認を行う（処理１３）。
この処理では、まず、デジタル化センター２の担当者は、図９の依頼書５２の書類リスト６４３０に、項目０１竣工図、項目０２確認申請図が含まれているか確認する。含まれている場合、これらの図面の施主名、工事名が、依頼書５２と一致しているか確認する。
次いで、依頼書５２の書類リスト６４３０に、項目０６〜１７の写し書類が含まれているか確認する。含まれている場合、これらの書類を項目順に並び替え、クリアファイルからなる設計用邸別ファイル５１１２に入れる。
次いで、依頼書５２の書類リスト６４３０に、項目１８、１９の管理用図面が含まれているか確認する。含まれている場合、茶封筒からなる工事監理記録５１１３に入れ、封をする。
次いで、依頼書５２の書類リスト６４３０に、設計管理袋５１１１が含まれているか確認する。
依頼書５２の書類リスト６４３０に記載された紙媒体書類５１をすべて確認し、問題がなければ、依頼書５２に当日日付の受付印を押印する。
なお、紙媒体書類５１の抜けや間違いがあれば、ユーザ１への確認等を行い、すべての紙媒体書類５１が揃うまで、処理１４に進まない。
【００５８】
次いで、受付処理を行う（処理１４）。受付処理とは、ユーザ１から届いた梱包物中の紙媒体書類５１に不備がなかったことが確認され、紙媒体書類５１の保管／電子化作業に移ることを登録する処理である。この処理により、依頼テーブルの状態が「書類到着」から「登録中」に進められ、紙媒体書類５１を発送したユーザ１が、システム上で、書類に不備がなかったことを確認可能となる。また、その後のデジタル化センター２内での事務処理の効率化を図るため、図１０の書類受付シール６５００が発行される。
【００５９】
受付処理は、バーコードリーダ２３を用いて行われる。
バーコードリーダ２３、センター内サーバコンピュータ２１は、到着処理の際と同様の方法で担当者のＩＤ、パスワードのチェックを行った後、不図示の受付管理メニュー画面をバーコードリーダ２３に表示する。この受付管理メニュー画面には、実施したい処理を選択するための到着処理ボタン、受付処理ボタン、袋処理ボタン、倉庫受付ボタンが表示される。
【００６０】
この受付管理メニューで、受付処理ボタンがクリックされると、センター内サーバコンピュータ２１は、不図示の依頼番号入力画面をバーコードリーダ２３に表示する。依頼書５２に表示された依頼番号バーコード６４１１がバーコードリーダ２３で読取られ、不図示のリターンボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、バーコードリーダ２３から依頼番号を受信して、ウェブサーバコンピュータ３１のデータベースの依頼テーブルを参照し、その依頼番号の物件の工事名を取得し、「受付処理しますか？」とのメッセージと共に、バーコードリーダ２３に表示する。
【００６１】
バーコードリーダ２３の不図示のリターンボタンが押されると、依頼番号、物件の工事名に間違いないことを担当者が確認し、受付処理をしようとしているものとして、依頼テーブルの状態を「４（登録中）」にし、バーコードリーダ２３に、「受付処理が完了しました。バーコードを印刷しますか？」とのメッセージを表示する。
バーコードリーダ２３の不図示のリターンボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、依頼番号をキーとして、依頼テーブル、物件テーブル、書類テーブルを検索し、依頼テーブルからその依頼番号の依頼者名を、工事名、物件テーブルから事業所名、営業所名を、書類テーブルからその依頼番号が付されたすべての書類タイプ番号を取得し、書類タイプ番号から袋５１１０の数を算出し、図１０の書類受付シール６５００をバーコードリーダ２３に表示し、更に不図示の印刷ボタンがクリックされると、バーコードリーダ２３が、書類受付シール６５００を印刷する。
【００６２】
図１０の書類受付シール６５００は、送付された紙媒体書類５１の袋５１１に貼付するよう、袋５１１０の数、即ち最大４枚印刷される。書類受付シールには、竣工図の製本依頼がある場合に、製本依頼があることを示す「本」の文字、全部でｘ枚印刷され、そのうちのｙ枚目であることを示すｙ／ｘの数字、依頼番号を示すバーコード、依頼支店名、依頼営業所名、工事名、送付されたすべての紙媒体書類５１の書類タイプ番号、依頼者名、依頼番号が記載されている。
１つの依頼につき、袋５１１０は最大４つ発生し得る。紙媒体書類５１は、梱包して保管するもの（工事監理記録５１１３）、保管のみするもの（設計管理袋５１１１）、電子化のみするもの（設計用邸別ファイル５１１２）、電子化して保管するもの（図面ケース５１１４）のように、その後の処理が袋ごとに異なるため、処理毎に書類受付シール６５００を各袋５１１０に貼付することとしたものである。書類受付シール６５００は、デジタル化センター２内での電子化作業を効率的かつ正確に行うために利用される。
以上で、受付処理を完了する。
【００６３】
次いで、図１１に進み、袋処理を行う（処理１５）。袋処理とは、紙媒体書類５１を格納する各袋５１１０に、システムにおいて固有の袋番号を取得することをいう。デジタル化センター２から倉庫４への入庫、搬送、倉庫４での保管の間、紙媒体書類５１は袋番号で管理される。袋処理により、システム上の袋番号の内容物と及び実世界における袋５１１０の内容物が一致することとなり、紙媒体書類５１を格納する袋５１１０の一元的な保管管理が可能となる。
【００６４】
袋処理は、バーコードリーダ２３を用いて行われる。
バーコードリーダ２３、センター内サーバコンピュータ２１は、到着処理の際と同様の方法で担当者のＩＤ、パスワードのチェックを行った後、不図示の受付管理メニュー画面をバーコードリーダ２３に表示する。この受付管理メニュー画面には、実施したい処理を選択するための到着処理ボタン、受付処理ボタン、袋処理ボタン、倉庫受付ボタンが表示される。
【００６５】
この受付管理メニューで、袋処理ボタンがクリックされると、センター内サーバコンピュータ２１は、不図示の依頼番号入力画面をバーコードリーダ２３に表示する。依頼書５２に表示された依頼番号バーコード６４１１がバーコードリーダ２３で読取られ、不図示のリターンボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、バーコードリーダ２３から依頼番号を受信して、ウェブサーバコンピュータ３１のデータベースの依頼テーブル、書類テーブル、袋詳細テーブルを参照する。
まず、依頼番号をキーとして、依頼テーブルから、物件番号を取得する。次いで、依頼テーブルから取得した物件番号をキーとして、物件テーブルから、工事名を取得する。更に、依頼番号をキーとして書類テーブルから書類番号と書類タイプ番号を取得する。書類番号をキーとして袋詳細テーブルを参照し、書類番号に袋番号が付されているか確認する。
次いで、取得した情報に基づき、図１２の書類一覧画面６６００をバーコードリーダ２３に表示する。
【００６６】
図１２の書類一覧画面６６００には、バーコードリーダ２３で読取った依頼番号の依頼に含まれる紙媒体書類５１の一覧であって、それぞれ、書類番号６６０１、依頼番号６６０２、紙媒体書類５１の書類タイプ名及び番号６６０３、袋処理を開始するための仮袋ボタン６６０４が表示されている。
いずれかの仮袋ボタン６６０４が選択されリターンボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、バーコードリーダ２３に、図１２下側の選択書類画面６７００を表示する。
選択書類画面６７００には、処理中の依頼の工事名６７０１と、書類一覧画面６６００で仮袋ボタン６６０４が選択された紙媒体書類５１の依頼番号６７０２、書類番号６７０３、書類タイプ番号６７０４と、図１３の袋を探す画面６８００を表示させるための袋を探すボタン６７０５が表示される。
【００６７】
同じ袋５１１０に格納するすべての紙媒体書類５１を選択し、選択書類画面６７００に表示させたのち、担当者によって袋を探すボタン６７０５が選択されリターンボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、袋テーブルを参照し、袋番号、内容物、状態、保管場所、登録日を取得し、図１３の袋を探す画面６８００を表示する。
袋を探す画面６８００は、袋一覧画面６８１０と、図１２と同様の選択書類画面６７００を表示する。袋一覧画面６８１０は、袋処理がされたすべての袋と、袋処理がされていない空の袋の一覧を表示し、袋番号６８１１、内容物６８１２、状態６８１３、保管場所６８１４と、袋処理を行うための袋に入れるボタン６８１５が含まれる。
【００６８】
いずれかの袋番号の袋に入れるボタン６８１５が選択されリターンボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、選択書類画面６７００で表示された書類タイプ番号６７０４が、設計管理袋５１１１、設計用邸別ファイル５１１２、工事監理記録５１１３、図面ケース５１１４のいずれか一つのみに該当し、混在していないか確認する。設計管理袋５１１１、設計用邸別ファイル５１１２、工事監理記録５１１３、図面ケース５１１４の二以上にわたっている場合、同じ袋５１１０に入れることはできないものとして、不図示のエラーメッセージを表示する。
選択書類画面６７００で表示された書類タイプ番号６７０４が、設計管理袋５１１１、設計用邸別ファイル５１１２、工事監理記録５１１３、図面ケース５１１４のいずれか一つのみに該当する場合、これらのいずれであるかを判断して、バーコードリーダ２３に、図１４の袋確認画面６９００を表示する。
【００６９】
袋確認画面６９００は、画面を表示したときの状態を表示する状態表示欄６９０１、状態を進めるための状態進行ボタン６９０２、選択された袋番号６９１１と、その袋番号６９１１の袋５１１０に格納するように選択された書類の一覧を示す書類一覧６９１０を表示する。また、一つの依頼に含まれるその他の袋５１１０についても袋処理が完了している場合、一つの依頼に含まれるすべての紙媒体書類５１について袋処理が完了するものとして、袋処理ラベル７０００を印刷するためのラベル印刷ボタン６９０３が更に表示される。
書類一覧６９１０には、選択された袋番号６９１１、その袋５１１０に対して選択された紙媒体書類５１の書類タイプ名及び番号６９１２、依頼番号６９１３、工事名称６９１４、選択された紙媒体書類５１を選択された袋５１１０から出し、紙媒体書類５１と袋５１１０との対応関係を解除するための袋から出すボタン６９１５が表示される。
状態進行ボタン６９０２は、設計管理袋５１１１、工事監理記録５１１３である場合、「保管処理中にする」と表示され、設計用邸別ファイル５１１２、図面ケース５１１４である場合、「電子化中にする」と表示される。
状態進行ボタン６９０２が選択され不図示のリターンボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、設計管理袋５１１１、工事監理記録５１１３である場合、依頼テーブルの状態を保管処理中にし、設計用邸別ファイル５１１２、図面ケース５１１４である場合、電子化中にする。
【００７０】
ラベル印刷ボタン６９０３が選択され不図示のリターンボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、図１５の袋処理ラベル７０００のデータを作成する。
まず、センター内サーバコンピュータ２１は、依頼番号をキーとして書類テーブルを検索し、その依頼に紐付されたすべての書類番号を取得する。次いで、取得した書類番号をキーとして袋テーブルを検索し、それらの書類番号に紐付された袋番号を取得する。このとき取得した袋番号は、最少で一つ、最大で四つである。次いで、各書類番号を各袋番号に割り振ると同時に、各書類番号を、書類テーブルの情報を用いて、書類タイプ番号に変換する。各袋番号を、各袋５１１０を視覚的に識別するための袋識別マークに変換する。また、依頼テーブルから、工事名、営業所名を取得する。これらのデータを用いて図１５の袋処理ラベル７０００のデータを作成してバーコードリーダ２３に送信し、バーコードリーダ２３は、図１５の袋処理ラベル７０００を印刷する。
袋処理ラベル７０００は、袋５１１０ごとに作成されたバーコードラベルであり、各袋５１１０に貼付されて倉庫４への入庫時、倉庫４での保管時の管理に用いられる。
【００７１】
袋処理ラベル７０００は、設計管理袋用ラベル７０１０、設計用邸別ファイル用ラベル７０２０、工事監理記録用ラベル７０３０、図面ケース用ラベル７０４０の最大四つのラベルが同時に印刷されたものである。一つの依頼に含まれる紙媒体書類５１が少ない場合には、その依頼に含まれる袋５１１０のもののみが印刷される。
各袋処理ラベル７０００には、そのラベルがどの袋５１１０のものであるかを視覚的に識別させるための袋識別マーク７０１１〜７０１４が、袋処理ラベル７０００ごとに異なるものとして表示される。また、すべての袋処理ラベル７０００に、袋番号を示すバーコード７００２、袋番号７００３、工事名７００４、その袋５１１０に含まれる紙媒体書類５１の書類タイプ番号７００５、営業所名７００６、依頼番号７００７が表示される。
以上で、袋処理を終了する。
【００７２】
処理１５の袋処理が終了すると、各袋５１１０は、デジタル化センター２内で、それぞれ異なる処理に回される。
工事監理記録５１１３は、内容確認の後デジタル化センター２で茶封筒からなる紙ファイルに梱包された後（処理１６）、倉庫４への入庫のために配送用の箱に梱包されると同時に（処理２０）、倉庫入庫の履歴を取るための倉庫処理が行われ（処理２１）、倉庫４へ入庫される。
設計管理袋５１１１はそのまま倉庫４への入庫のために配送用の箱に梱包されると同時に（処理２０）、倉庫入庫の履歴を取るための倉庫処理が行われ（処理２１）、倉庫４へ入庫される。設計管理袋５１１１は、顧客とユーザ１との打合せ記録等、種々雑多な書類を集めてひとまとめにしたものである。住宅の建築等のサービスに関して、第三者であるデジタル化センター２では書類の仕分けが難しいため、ユーザ１から受領した荷姿のまま開封せずに入庫することを原則としたものである。
なお、工事監理記録５１１３は、梱包されることなくそのままの形態でユーザ１からデジタル化センター１に送付されるため、そのままの形態では倉庫４で保管できないことから、処理１６にて紙ファイルに梱包されるものである。また、工事監理記録５１１３以外の紙媒体書類５１についても、倉庫４での保管に耐えうるよう、デジタル化センター１において適宜梱包等がされるものである。例えば、デジタル化センター１で開梱できない設計監理袋５１１１については、そのまま袋をかぶせたり、テープなどで補修を行ったりする。
【００７３】
設計用邸別ファイル５１１２は、スキャナによる電子化処理が行われ（処理１７）、センター内サーバコンピュータ２１、ウェブサーバコンピュータ３１、ファイルサーバコンピュータ３２への電子化データのアップロードがされた後（処理１８）、原本の紙媒体書類５１が溶解破棄される（処理１９）。
図面ケース５１１４は、スキャナによる電子化処理が行われ（処理１７）、センター内サーバコンピュータ２１、ウェブサーバコンピュータ３１、ファイルサーバコンピュータ３２への書類の画像ファイル５３のデータのアップロードがされた後（処理１８）、倉庫４への入庫のために配送用の箱に梱包されると同時に（処理２０）、倉庫入庫の履歴を取るための倉庫処理が行われ（処理２１）、倉庫４へ入庫される。
【００７４】
図面ケース５１１４に含まれる竣工図は、通常Ａ２サイズであって、通常Ａ４サイズである設計用邸別ファイル５１１１に含まれる紙媒体書類５１とは異なるスキャナを用いて電子化処理が行われる。従って、設計用邸別ファイル５１１１と図面ケース５１１４とに異なる袋処理ラベル７０００を貼付し、デジタル化センター２内で並行して別個独立した処理に回すことができるため、他方の処理が完了することを待つ必要がなく、処理時間の短縮、処理待ちスペースの削減を図ることが可能となる。
【００７５】
処理１７〜１８について、詳細に説明する。
処理１７のスキャナによる電子化処理では、デジタル化センター２の担当者が、端末コンピュータ２２とスキャナ２４を用いて紙媒体書類５１を電子化する。電子化された画像ファイル５３には、紙媒体書類５１、物件、依頼等の内容や番号に依存しない名称が付される。例えば、スキャナ２４で読取った順に順次繰り上げる作成順の番号等を付す。画像ファイル５３のデータは、tiff形式の画像データとして、端末コンピュータ２２の不図示の記憶媒体装置に保存される。
【００７６】
デジタル化センター２の担当者は、処理１７で電子化処理が終了すると、処理１８のアップロード処理を行う。
アップロード処理は、センター内サーバコンピュータ２１へ画像ファイル５３をアップロードするデータアップ処理と、アップロードした画像ファイル５３の実データをファイルサーバコンピュータ３２へコピーし、サムネイル画像ファイル５４をウェブサーバコンピュータ３１へ登録する画像登録処理との二つの処理を含む。
データアップ処理では、端末コンピュータ２２の不図示の記憶媒体装置に保存された画像ファイル５３をセンター内サーバコンピュータ２１の画像保存フォルダ７１３０へ転送し、ウェブサーバコンピュータ３１のデータベースへ画像ファイル５３に関する情報を登録する。
データアップ処理は、いくつかの設計用邸別ファイル５１１２及び図面ケース５１１４を電子化した後、まとめて行ってもよいが、画面上では、依頼毎にアップロードするようになっている。
データアップ処理は、センター内サーバコンピュータ２１の不図示のＣＰＵにより制御される。
端末コンピュータ２２で、データアッププログラムのアイコンがダブルクリックされると、センター内サーバコンピュータ２１は、端末コンピュータ２２に不図示のログイン画面を表示する。担当者により、ＩＤ、パスワードが入力されると、センター内サーバコンピュータ２１は、ＩＤ、パスワードを受信して、社員マスタを参照し、マスタ中に合致するものがあれば、図１６の電子データアップ画面７１００を端末コンピュータ２２に表示する。
【００７７】
電子データアップ画面７１００は、端末コンピュータ２２の不図示の記憶媒体装置に保存された画像ファイル５３のセンター内サーバコンピュータ２１の画像保存フォルダ７１３０への転送と、ウェブサーバコンピュータ３１のデータベースへの情報の登録を行う画面である。
電子データアップ画面７１００には、状態表示欄７００１、依頼番号入力欄７１０２、受注番号表示欄７１０３、依頼番号入力欄７１０２で指定された依頼番号から依頼を検索するための検索ボタン７１０４、施主名表示欄７１０５、画像ファイル５３のアップロードを実行するための更新ボタン７１０６、依頼番号入力欄７１０２で指定された依頼番号に紐づく物件の画像ファイル５３をすべて削除するための全削除ボタン７１０７、既に登録されている画像ファイル５３を新しいものに入替るための画像入替チェックボックス７１０８、書類タイプ名及び番号を表示する書類タイプ選択欄７１０９、選択された図の枚数と全体の図の枚数を表示する図枚数表示欄７１１０、図リストをクリアするためのリストクリアボタン７１１１、登録済み及びアップロード処理中の画像ファイル５３をリストアップする図リスト７１１２が表示される。
図リスト７１１２には、画像ファイル５３のファイル名を示すファイル名表示欄７１１３、登録済みの画像ファイル５３について、ファイルを削除するための削除ボタン７１１４、アップロード処理中の画像ファイル５３をクリアするための図クリアボタン７１１５、画像入替チェックボックス７１０８がチェックされている場合にのみ表示される欄であって、図リスト７１１２の表示順を入替るための表示順選択欄７１１６、画像ファイル５３を画面上でドラッグするためのドラッグ欄７１１８が含まれる。
【００７８】
電子データアップ画面７１００は、初期画面において、各欄７１０１〜７１０３、７１０５、７１０９が空欄で表示される。担当者によって依頼番号入力欄７１０２に依頼番号が入力され、検索ボタン７１０４がクリックされると、センター内サーバコンピュータ２１は、依頼番号をキーとしてデータベースの依頼テーブル、物件テーブル、書類テーブルを検索して、状態表示欄７１０１、受注番号表示欄７１０３、施主名表示欄７１０５に該当する情報を表示する。また、書類タイプ選択欄７１０９に、その依頼に含まれる紙媒体書類５１の書類タイプ名及び番号を、選択可能に表示する。
【００７９】
図１６のように、端末コンピュータ２２の画面上では、端末コンピュータ２２の不図示の記憶媒体装置中の画像ファイル５３を格納するフォルダ７１２０を別途表示させる。このフォルダ７１２０内の画像ファイル５３を選択して、ドラッグ欄７１１８にドラッグさせることにより、ファイル名表示欄７１１３に入力可能になっている。
【００８０】
更新ボタン７１０６がクリックされると、図１７のデータアッププログラムのフローチャートの処理がスタートする。このプログラムの処理は、センター内サーバコンピュータ２１の不図示のＣＰＵにより制御される。
ステップＳ１で、入力にエラーがあるか判断する。このステップでは、依頼番号入力欄７１０２、書類タイプ選択欄７１０９に入力されていること、依頼番号入力欄７１０２に数字が入力されていること、画像入替チェックボックス７１０８にチェックがされている場合は、一以上の表示順選択欄７１１６で表示順が選択されていること、図リスト７１１２内で同じ番号が二以上選択されていないことをチェックする。
入力にエラーがある場合（ステップＳ１：ＹＥＳ）、ステップＳ２でエラーメッセージを出して、処理を終了する。
【００８１】
入力にエラーがない場合（ステップＳ１：ＮＯ）、ステップＳ３で、画像入替チェックボックス７１０８にチェックがないか判断する。
画像入替チェックボックス７１０８にチェックがある場合（ステップＳ３：ＮＯ）、指定された依頼番号、書類タイプ番号の画像ファイル５３について、登録済みの画像ファイル５３を新たなものに入替えることが指示されているとして、ステップＳ４で、表示順に紐づく書類詳細テーブルのデータの削除フラグを削除に更新する。
このステップでは、指定された依頼番号、書類タイプ番号と、表示順選択欄７１１６で指定された表示順をキーとして処理詳細テーブルを検索し、抽出されたデータの削除フラグを９（削除）に更新する。これにより、表示順選択欄７１１６で指定された表示順で元々登録されていた画像ファイル５３が削除され、新たな画像ファイル５３への入替の準備が整う。
【００８２】
次いで、ステップＳ５で、ファイルサーバコンピュータ３２の不図示の実データ保存フォルダにアクセスし、指定された表示順に紐づく画像ファイル５３のファイル名の先頭に「−」を付与する。これにより、実データ保存フォルダには、指定された表示順に紐づく画像ファイル５３を削除せずに残しながら、指定された依頼番号、書類タイプ番号、表示順に紐付くことを解除して、新たな画像ファイル５３へ紐付けする準備を整えることができる。
【００８３】
次いで、ステップＳ６で、書類詳細テーブルの登録を行う。ステップＳ４、Ｓ５で、書類詳細テーブル及び画像保存フォルダ７１３０について、指定された表示順に紐づいていた画像ファイル５３と、表示順との関連を解除したため、このステップでは、図リスト７１１２に新たに追加された画像ファイル５３を、新規登録の場合と同様に書類詳細テーブルに登録すればよい。
このステップでは、まず、図リスト７１１２に追加された画像ファイル５３の一件目を読込み、書類詳細テーブルの書類詳細番号を新規採番する。新たに追加された画像ファイル５３の新規登録であるためである。
表示順が付された画像ファイル５３については、指定された表示順に対応した書類詳細番号を取得する。表示順が付されていない画像ファイル５３については、登録済みの書類詳細番号＋１の番号を採番する。
【００８４】
その後、指定された依頼番号、書類タイプ番号をキーとして物件テーブルから物件番号を、書類テーブルから書類番号を取得し、書類タイプ選択欄７１０９で選択された書類タイプを取得し、書類詳細テーブル中の新規採番した書類詳細番号のレコードに登録する。書類詳細連番に、書類詳細連番の最大値＋１を登録する。
【００８５】
画像入替チェックボックス７１０８がチェックされているため、図リスト７１１２で指定された表示順を登録する。
操作をしている担当者のログインユーザＩＤを登録者に、システム日付を登録日に登録する。この処理を、新規に追加されたすべての画像ファイル５３について順次行う。
【００８６】
次いで、ステップＳ９で、図リスト７１１２で指定された画像ファイル５３を読込み、書類詳細番号にリネームして、センター内サーバコンピュータ２１の画像保存フォルダ７１３０へのアップロードを行う。画像保存フォルダ７１３０には、図１６に示すように、物件１０００件ごとに作成される物件群別フォルダ７１３１と、その中に、物件ごとの画像ファイル５３を保存する物件番号別フォルダ７１３２が格納されている。
物件番号別フォルダ７１３２の名称は、保存する画像ファイル５３の物件番号からなり、物件群別フォルダ７１３１の名称は、格納する物件番号別フォルダ７１３２の名称である数字の下３桁を削除した整数＋１からなる。例えば、図１６のように、中に格納される物件番号別フォルダ７１３２の名称が、１２０００〜１２９９９である場合、下３桁を削除した整数である１２に１を足した１３が、物件群別フォルダ７１３１の名称となる。
【００８７】
ステップＳ９では、まず、画像保存フォルダ７１３０に、指定された依頼番号に紐付く物件群別フォルダ７１３１、物件番号別フォルダ７１３２がない場合には、作成する。
次いで、画像ファイル５３のファイル名を、ステップＳ６又はステップＳ８で採番された書類詳細番号.tiffにリネームして、指定された依頼番号に紐付く物件番号別フォルダ７１３２にコピーする。
【００８８】
画像入替チェックボックス７１０８にチェックがない場合（ステップＳ３：ＹＥＳ）、指定された依頼番号、書類タイプ番号の画像ファイル５３について、新規登録又は追加が行われようとしているものとして、ステップＳ７で、画像ファイル５３ごとに書類テーブルの枚数を更新する。
このステップでは、図リスト７１１２に含まれる画像ファイル５３の数を、書類テーブル中の指定された依頼番号、書類タイプ番号のレコードの枚数に登録し、最終更新者に、操作をしている担当者のログインユーザＩＤを、最終更新日に、システム日付を登録する。
【００８９】
次いで、ステップＳ８で、画像ファイル５３毎に書類詳細テーブルの登録を行う。
このステップでは、まず、図リスト７１１２の画像ファイル５３の一件目を読込み、書類詳細テーブルの書類詳細番号を新規採番する。画像入替チェックボックス７１０８にチェックがなく、画像ファイル５３の新規登録又は追加であるためである。書類詳細番号は、登録済みの書類詳細番号＋１の番号を採番する。
その後、指定された依頼番号、書類タイプ番号をキーとして物件テーブルから物件番号を、書類テーブルから書類番号を取得し、書類タイプ選択欄７１０９で選択された書類タイプを取得し、書類詳細テーブル中の新規採番した書類詳細番号のデータに登録する。書類詳細連番に、書類詳細連番の最大値＋１を登録する。
【００９０】
このステップでは、画像入替チェックボックス７１０８がチェックされていないため、書類詳細テーブルを物件番号、書類タイプ番号で検索し、物件番号、書類タイプ番号が同じデータの中から表示順の最大値を抽出して、この最大値＋１を、表示順に登録する。
操作をしている担当者のログインユーザＩＤを登録者に、システム日付を登録日に登録する。この処理を、すべての画像ファイル５３について順次行う。
【００９１】
次いで、ステップＳ９で、図リスト７１１２で指定された画像ファイル５３を読込み、書類詳細番号にリネームして、センター内サーバコンピュータ２１の画像保存フォルダ７１３０へのアップロードを行う。
次いで、ステップＳ１０で、書類詳細テーブルの表示順を、物件、書類タイプ別に１から振り直し、その後、図１７の処理を終了する。
【００９２】
図１７の処理で、センター内サーバコンピュータ２１へ画像ファイル５３をアップロードするデータアップ処理を完了すると、アップロードした画像ファイル５３の実データをファイルサーバコンピュータ３２へコピーし、サムネイル画像ファイル５４をウェブサーバコンピュータ３１へ登録する画像登録処理を行う。
画像登録処理は、センター内サーバコンピュータ２１の不図示のＣＰＵにより制御される。
【００９３】
端末コンピュータ２２で、画像登録プログラムのアイコンがダブルクリックされると、センター内サーバコンピュータ２１は、端末コンピュータ２２に不図示のログイン画面を表示する。担当者により、ＩＤ、パスワードが入力されると、センター内サーバコンピュータ２１は、ＩＤ、パスワードを受信して、社員マスタを参照し、マスタ中に合致するものがあれば、図１８の図面形式変換画面７２００を端末コンピュータ２２に表示する。
【００９４】
図面形式変換画面７２００は、センター内サーバコンピュータ２１の画像保存フォルダ７１３０に保存された画像ファイル５３の実データをファイルサーバコンピュータ３２へコピーし、サムネイル画像ファイル５４をウェブサーバコンピュータ３１へ登録する画面である。
図面形式変換画面７２００には、状態表示欄７２０１、依頼番号入力欄７２０２、受注番号表示欄７２０３、依頼番号入力欄７２０２で指定された依頼番号から依頼を検索するための検索ボタン７２０４、実データのファイルサーバコンピュータ３２へのコピー及びサムネイル画像ファイル５４のウェブサーバコンピュータ３１への登録を実行するための変換ボタン７２０５、ユーザ１の担当者へ検収依頼メールを自動送信するためのメール送信チェックボックス７２０６、依頼番号入力欄７２０２で指定された依頼番号に係る依頼を表示する依頼表示欄７２１０、依頼表示欄７２１０で選択された依頼を表示する選択リスト７２２０、図面形式変換画面７２００を閉じるための終了ボタン７２０７が表示される。
【００９５】
依頼表示欄７２１０は、その依頼の物件番号別フォルダ７１３２をオープンするための参照ボタン７２１１、依頼番号表示欄７２１２、受注番号表示欄７２１３、施主名表示欄７２１４、選択された図面枚数と全体の図面枚数を表示する選択図枚数／全体図枚数表示欄７２１５、依頼表示欄７２１０の依頼を選択リスト７２２０に追加するための追加ボタン７２１６を含む。
選択リスト７２２０は、依頼を削除する削除ボタン７２２１、選択された依頼の依頼番号を表示する選択依頼番号欄７２２２を含む。
【００９６】
図面形式変換画面７２００は、初期表示において、各表示欄が空欄で表示される。依頼番号入力欄７２０２に依頼番号が入力され、検索ボタン７２０４がクリックされると、センター内サーバコンピュータ２１は、依頼番号をキーとしてデータベースの依頼テーブル、物件テーブル、書類テーブルを検索して、状態表示欄７２０１、受注番号表示欄７２０３、７２１３、施主名表示欄７２１４、選択図枚数／全体図枚数表示欄７２１５に、該当する情報を表示する。
【００９７】
この段階で、選択リスト７２２０は空欄になっている。追加ボタン７２１６がクリックされると、センター内サーバコンピュータ２１は、追加ボタン７２１６がクリックされた依頼番号を、選択リスト７２２０に追加する。また、選択リスト７２２０で削除ボタン７２２１がクリックされると、センター内サーバコンピュータ２１は、クリックされた依頼番号を、選択リスト７２２０から削除する。
変換ボタン７２０５がクリックされると、図１９の画像登録プログラムのフローチャートの処理がスタートする。このプログラムの処理は、センター内サーバコンピュータ２１の不図示のＣＰＵにより制御される。
ステップＳ３１で、選択リスト７２２０に依頼番号が存在しないか判断する。依頼番号が存在しない場合（ステップＳ３１：ＹＥＳ）、ステップＳ３２でエラーメッセージを出して、処理を終了する。
【００９８】
選択リスト７２２０に依頼番号が存在する場合（ステップＳ３１：ＮＯ）、ステップＳ３３で、選択リスト７２２０の依頼番号を一件読込む。
次いで、ステップＳ３４で、指定された依頼の物件番号別フォルダ７１３２の画像一式を、センター内サーバコンピュータ２１の変換用画像フォルダ７３１０にコピーする。変換用画像フォルダ７３１０は、センター内サーバコンピュータ２１の画像変換プログラムが画像ファイル５３をサムネイル画像ファイル５４に変換してウェブサーバコンピュータ３１の公開フォルダ７３３０にコピーする際に、元の画像ファイル５３を取得するフォルダである。
このステップでは、指定された依頼番号に紐付く物件番号を依頼テーブルから取得し、この物件番号をキーとして、センター内サーバコンピュータ２１の物件番号別フォルダ７１３２を取得する。
物件番号別フォルダ７１３２を、変換用画像フォルダ７３１０にコピーする。
このとき、物件番号別フォルダ７１３２内の画像ファイル５３のファイル名であった書類詳細番号.tiffをキーとして書類詳細テーブル、物件テーブルを参照し、ファイル名を受注番号＋書類タイプ番号＋書類詳細連番.tiffにリネームする。このリネームしたファイルを、受注番号の頭３桁のフォルダ内の受注番号のフォルダ内に格納する。つまり、変換用画像フォルダ\受注番号の頭３桁\受注番号\受注番号＋書類タイプ番号＋書類詳細連番.tiffとなる。
【００９９】
次いで、ステップＳ３５で、指定されたフォルダの画像一式をファイルサーバコンピュータ３２の不図示の実データ保存フォルダにコピーする。
このステップでは、指定された依頼番号に紐付く物件番号を依頼テーブルから取得し、この物件番号をキーとして、センター内サーバコンピュータ２１の物件番号別フォルダ７１３２を取得する。
次いで、物件番号に紐付く受注番号を物件テーブルから取得する。物件番号別フォルダ７１３２を、ファイルサーバコンピュータ３２の実データ保存フォルダ内の受注番号上３桁フォルダ内の受注番号フォルダに上書きしてコピーする。
このとき、物件番号別フォルダ７１３２に含まれていた画像ファイル５３のファイル名であった書類詳細番号.tiffをキーとして書類詳細テーブルを参照し、ファイル名を受注番号＋書類タイプ番号＋書類詳細連番.tiffにリネームする。
【０１００】
次いで、ステップＳ３６で、選択依頼番号欄７２２２の依頼番号をキーとして依頼テーブルを参照し、依頼テーブルの状態を登録終了に更新してコミットする。 次いで、ステップＳ３７で、メール送信チェックボックス７２０６にチェックがされ、かつ依頼テーブルに送信先のメールアドレスが存在するか判断する。
【０１０１】
メール送信チェックボックス７２０６にチェックがされ、かつ依頼テーブルに送信先のメールアドレスが存在する場合（ステップＳ３７：ＹＥＳ）、紙媒体書類５１を電子化した画像ファイル５３を、ユーザ１がシステム上で閲覧可能な状態になったとして、ステップＳ３８で、不図示のテンプレートファイルの内容で、画像ファイル５３の検収を依頼する不図示の検収依頼メールを送信し、依頼テーブルを更新してコミットする。
依頼テーブルの更新では、状態を電子化検収依頼に進め、電子化検収依頼日にシステム日付を、最終更新日にシステム日付を登録する。
【０１０２】
次いで、ステップＳ３９で、書類テーブルを更新してコミットする。
この処理では、電子化フラグを電子化完了に進め、最終更新日にシステム日付を登録する。
メール送信チェックボックス７２０６にチェックがされていないか、依頼テーブルに送信先のメールアドレスが存在しない場合（ステップＳ３７：ＮＯ）、ステップＳ３９で、書類テーブルを更新してコミットする。
【０１０３】
次いで、ステップＳ４０で、選択リスト７２２０に、まだ読込んでいない依頼番号が存在するか判断する。
選択リスト７２２０にまだ読込んでいない依頼番号が存在する場合（ステップＳ４０：ＹＥＳ）、ステップＳ４１で、次の一件を読込んだ後、ステップＳ３４で、指定されたフォルダの画像一式を、変換用画像フォルダ７３１０にコピーする。
【０１０４】
選択リスト７２２０にまだ読込んでいない依頼番号が存在しない場合（ステップＳ４０：ＮＯ）、選択リスト７２２０のすべての依頼について処理が終了したものとして、ステップＳ４２で、処理が完了した旨のダイアログを画面上に表示し、図面形式変換画面７２００を初期表示に戻し、処理を終了する。
【０１０５】
次に、センター内サーバコンピュータ２１の画像変換プログラムの処理について説明する。この処理では、図１９のステップＳ３４でセンター内サーバコンピュータ２１の変換用画像フォルダ７３１０に格納された画像ファイル５３を、センター内サーバコンピュータ２１の画像変換プログラムが、サムネイル画像ファイル５４に変換して生成フォルダ７３２０に格納し、その後ウェブサーバコンピュータ３１の公開フォルダ７３３０に登録する。画像変換プログラムの処理は、センター内サーバコンピュータ２１の不図示のＣＰＵにより制御され、定期的に、例えば、１日に一回、処理が行われる。
まず、生成フォルダ７３２０中の変換済みファイルを公開フォルダ７３３０にコピーする。
生成フォルダ７３２０は、図２０に示すように、階層１〜４を備えており、階層１は、生成フォルダ７３２０、階層２は物件群別フォルダ７３２１、階層３は物件番号別フォルダ７３２２、階層４はサムネイル画像ファイル５４として構成されている。
次いで、コピーしたフォルダに対応する変換用画像フォルダ７３１０のサムネイル画像ファイル５４を、退避フォルダ７３４０に移動する。以上の処理を、すべてのフォルダについて行う。
【０１０６】
コピーしたフォルダに対応する変換用画像フォルダ７３１０の画像ファイル５３がなくなると、前回処理した最終の書類詳細番号より大きい書類詳細番号が名称として付された画像ファイル５３を変換用画像フォルダ７３１０から取得し、サムネイル画像ファイル５４に変換して、生成フォルダ７３２０に格納する。
変換用画像フォルダ７３１０は、図２０に示すように、階層１〜４を備えており、階層１は、変換用画像フォルダ７３１０、階層２は、受注番号の頭３桁フォルダ７３１１、階層３は受注番号別フォルダ７３１２、階層４は、画像ファイル５３として構成されている。
その後、変換用画像フォルダ７３１０から生成フォルダ７３２０への画像ファイル５３の変換及び登録、生成フォルダ７３２０から公開フォルダ７３３０へのサムネイル画像ファイル５４のコピーを繰り返すことにより、ウェブサーバコンピュータ３１の公開フォルダ７３３０に、サムネイル画像ファイル５４を登録する。
【０１０７】
以上のように、ウェブサーバコンピュータ３１の公開フォルダ７３３０に、サムネイル画像ファイル５４が登録されると、データベースを用いて検索したときに、図２３の画像一覧表示欄７６１０のように、画面にサムネイル画像ファイル５４を表示可能となる。
【０１０８】
次に、処理２１の倉庫処理について説明する。
デジタル化センター２で電子化、梱包等の処理がされた各袋５１１０は、処理２０で倉庫４への入庫のために配送用の箱に梱包される際、処理２１で、バーコードリーダ２３により読取を行う倉庫処理が行われる。
倉庫処理は、バーコードリーダ２３を用いて行われる。
バーコードリーダ２３、センター内サーバコンピュータ２１は、到着処理の際と同様の方法で担当者のＩＤ、パスワードのチェックを行った後、不図示の受付管理メニュー画面をバーコードリーダ２３に表示する。この受付管理メニュー画面には、実施したい処理を選択するための到着処理ボタン、受付処理ボタン、袋処理ボタン、倉庫受付ボタンが表示される。
【０１０９】
この受付管理メニューで、倉庫処理ボタンがクリックされると、センター内サーバコンピュータ２１は、不図示の袋番号入力画面をバーコードリーダ２３に表示する。一つの箱に格納されたすべての袋５１１０についてバーコードリーダ２３でバーコード７００２が読取られ、不図示のリターンボタンが押されると、センター内サーバコンピュータ２１は、バーコードリーダ２３から袋番号を受信して、袋テーブルの該当する袋番号のレコードについて、状態を保管処理中に進め、物流倉庫への出庫フラグを出庫待ちにする。
以上で、処理２１の倉庫処理を終了する。
【０１１０】
次いで、ユーザ１の端末コンピュータ１１から、ユーザ１の担当者が登録した依頼の進捗状況を確認する流れについて説明する。
図６の新規保管／製本依頼画面６１００のタブ欄６００１で、依頼を探すタブ６００５がクリックされると、ウェブサーバコンピュータ３１は、端末コンピュータ１１に、図２１の依頼を探す画面７４００を表示する。
依頼を探す画面７４００は、他のページに移動するためのタブ欄６００１と、依頼を検索するための依頼検索欄７４１０と、依頼検索欄７４１０で入力されたキーワードでデータベースの依頼テーブルを検索して抽出された依頼を表示する依頼表示欄７４３０と、を含む。
【０１１１】
タブ欄６００１は、図６と同様であるため、説明を省略する。
依頼検索欄７４１０には、物件の受注番号入力欄７４１１、物件の工事名入力欄７４１２、依頼番号入力欄７４１３、依頼区分入力欄７４１４、依頼の状態入力欄７４１５、物件を担当するユーザ１の営業所名入力欄７４１６、依頼日入力欄７４１７、自分の依頼だけを表示する選択ボタン７４１８、検索を開始する検索ボタン７４１９、入力した条件を消去するクリアボタン７４２０が表示される。
依頼表示欄７４３０は、検索ボタン７４１９がクリックされて検索を行うまでは、空欄になっている。
【０１１２】
依頼検索欄７４１０に、依頼の検索条件が入力され、検索ボタン７４１９がクリックされると、ウェブサーバコンピュータ３１は、この条件でデータベースの依頼テーブル、物件テーブルを検索し、抽出された依頼を依頼表示欄７４３０にリストアップする。
依頼表示欄７４３０には、抽出された依頼について、図２２の依頼詳細画面７５００を表示させる依頼番号ボタン７４３１、依頼区分を表示する依頼区分表示欄７４３２、状態表示欄７４３３、受注番号表示欄７４３４、工事名表示欄７４３５、依頼日表示欄７４３６、依頼完了日表示欄７４３７、不図示の依頼進捗掲示板を表示させる掲示板ボタン７４３８が表示される。
【０１１３】
依頼番号ボタン７４３１がクリックされると、ウェブサーバコンピュータ３１は、依頼番号ボタン７４３１に表示されている依頼番号をキーとして、依頼テーブル、書類テーブルを検索し、図２２の依頼詳細画面７５００を表示させる。
依頼詳細画面７５００は、依頼の詳細を表示する画面であって、他のページに移動するためのタブ欄６００１と、依頼詳細表示欄７５１０が表示される。タブ欄６００１は、図６と同様であるため、説明を省略する。
依頼詳細表示欄７５１０には、依頼状態表示欄７５１１、図９の入庫依頼書を表示させる入庫依頼書表示ボタン７５１２、依頼の状態を表示する不図示の依頼進捗掲示板を表示させる掲示板ボタン７５１３、紙媒体書類５１の状態等を表示する送付書類詳細表示欄７５２０、製本の状態等製本に関する情報を表示する製本詳細表示欄７５４０、備考欄７５５０、確認メール送信者の情報を表示する確認メール送信者表示欄７５６０、依頼者の情報を表示する依頼者表示欄７５７０を含む。
【０１１４】
送付書類詳細表示欄７５２０には、依頼に含まれる紙媒体書類５１がリストアップされている。各書類について、書類タイプ番号７５２１、書類タイプ名７５２２、電子化の有無７５２３、状態７５２４、頁数７５２５、倉庫４への入庫の有無７５２６が表示されている。
電子化済の画像ファイルが存在する書類の書類タイプ名７５２２は、図２３の電子データ閲覧画面７６００を表示させる選択ボタンとして構成されている。
【０１１５】
送付書類詳細表示欄７５２０のいずれかの書類タイプ名７５２２がクリックされると、ウェブサーバコンピュータ３１は、その書類タイプ名に対応する書類タイプ番号と、依頼番号とをキーとして書類詳細テーブルを検索し、抽出されたすべてのレコードの書類詳細番号、物件番号、書類詳細連番、表示順、書類サイズ、製本フラグ、登録日を取得する。また、取得した物件番号をキーとして物件テーブルを検索し、抽出されたすべてのレコードの受注番号を取得する。
次いで、ウェブサーバコンピュータ３１の公開フォルダ７３３０にアクセスし、取得した物件番号を名称とする物件番号別フォルダ７３２２中の書類詳細番号を名称とするすべてのサムネイル画像ファイル５４を取得する。
また、書類詳細テーブルから抽出されたすべてのレコードのうち、表示順が１になっているレコードから取得した受注番号＋書類タイプ番号＋書類詳細連番を名称とする画像ファイル５３を、ファイルサーバコンピュータ３２の不図示の実データ保存フォルダから取得する。
【０１１６】
取得したこれらのデータ及びファイルを用いて、図２３の電子データ閲覧画面７６００を表示する。
図２３の電子データ閲覧画面７６００は、指定した住宅の物件及び書類タイプの画像ファイル５３を、住宅の施主、居住者及びユーザ１から、インターネットを介して画面閲覧可能に表示する画面である。
電子データ閲覧画面７６００は、住宅の受注番号表示欄７６０１、工事名表示欄７６０２、施主名表示欄７６０３、書類タイプ選択欄７６０４、紙媒体書類５１を電子化した画像ファイル５３の実データを表示する実データ表示欄７６０５、実データ表示欄７６０５に表示された実データの表示順を示す実データ表示順欄７６０６、前後の表示順の画像ファイル５３の実データに表示を切り替えるための頁切替ボタン７６０７、前の画面に戻るための戻るボタン７６０８、閲覧可能な画像の一覧を表示する画像一覧表示欄７６１０を含む。
【０１１７】
実データ表示欄７６０５は、ファイルサーバコンピュータ３２の不図示の実データ保存フォルダに格納された実データを表示する欄であって、電子データ閲覧画面７６００を表示させたときには、表示順が１のものが表示される。
画像一覧表示欄７６１０は、指定された物件の書類タイプのすべてのサムネイル画像ファイル５４を表示する欄であり、サムネイル画像ファイル表示欄７６１１、表示順欄７６１２、元の紙媒体書類５１の寸法表示欄７６１３、画像ファイル５３の登録年月日表示欄７６１４が含まれる。
【０１１８】
図２３の電子データ閲覧画面７６００は、住宅の物件ごとの情報を表示する図２４の物件情報画面７７００を経て表示させることもできる。
図２４の物件情報画面７７００は、物件の受注番号、建物番号、工事名、事業所名、営業所名、アフター管理店名、施主名、売上計上日、商品名、棟数、世帯数、備考欄を含む物件情報表示欄７７１０と、指定された物件の保管書類の情報を表示させるための保管書類選択ボタン７７２１〜７７２７と、指定された物件の依頼の情報を表示する依頼情報表示欄７７３０と、を含む。
保管書類選択ボタン（竣工図）７７２１がクリックされると、ウェブサーバコンピュータ３１は、図２３の電子データ閲覧画面７６００を表示する。設計管理袋５１１１及び工事監理記録５１１３は、書類の電子化が行われないため、これらの書類に対応する保管書類選択ボタン７７２３、７７２４、７７２７がクリックされた場合、対応する書類に関する情報を表示するが、電子データの表示は行わない。
【符号の説明】
【０１１９】
Ｓ 住宅履歴情報管理システム
１ ユーザ
２ デジタル化センター
３ データセンター
４ 倉庫
１１、２２ 端末コンピュータ
２１ センター内サーバコンピュータ
２３ バーコードリーダ
２４ スキャナ
３１ ウェブサーバコンピュータ
３２ ファイルサーバコンピュータ
５１ 紙媒体書類
５２ 依頼書
５３ 画像ファイル
５４ サムネイル画像ファイル
１０１ ＣＰＵ
１０２ ＲＡＭ
１０３ ＲＯＭ
１０４ ＨＤＤ
１０５ 記憶媒体装置
１０６ 通信装置
１０７ キーボード
１０８ マウス
１０９ 表示装置
１１０ プリンタ
１１１ インターネット
５１１ 一次発送
５１２ 二次発送
５１３ 年度ごと発送
５１１０ 袋
５１１１ 設計管理袋
５１１２ 設計用邸別ファイル
５１１３ 工事監理記録
５１１４ 図面ケース
６００１ タブ欄
６００２ 保管／製本依頼タブ
６００３ 登録状況確認タブ
６００４ 物件を探すタブ
６００５ 依頼を探すタブ
６００６ 書類を探すタブ
６００７ 出庫依頼タブ
６００８ ご利用案内タブ
６００９ お問い合わせタブ
６１１０ 物件検索欄
６１００ 新規保管／製本依頼画面
６１１１ 物件の受注番号入力欄
６１１２ 物件の建物番号入力欄
６１１３ 物件の工事名入力欄
６１１４ 物件の商品名入力欄
６１１５ 事業所名入力欄
６１１６、７４１６ 営業所名入力欄
６１１７ 物件の施主名入力欄
６１１８ 売上計上日入力欄
６１１９、６３１１，６３２１、７４１８ 選択ボタン
６１２０、７１０４、７２０４、７４１９ 検索ボタン
６１２１、７４２０ クリアボタン
６１３０、６２０１ 物件表示欄
６１３１ 新規依頼ボタン
６１３２ 受注番号ボタン
６１３３ 建物番号表示欄
６１３４ 事業所名表示欄
６１３５ 営業所名表示欄
６１３６ 管理店名表示欄
６１３７ 工事名表示欄
６１３８ 施主表示欄
６１３９ 売上計上日表示欄
６１４０ 建物の商品名表示欄
６１４１ 依頼数表示欄
６２００ 新規登録画面
６２０２ 依頼者表示欄
６２０３ 確認画面表示ボタン
６２１０ 依頼内容選択欄
６２１１ 製本作成依頼ボタン
６２１２ 保管／電子化依頼ボタン
６２１３ 備考／メール設定ボタン
６３００ 書類選択画面
６３１０ 書類選択欄
６３２０ 設計管理袋選択欄
６４１１ 依頼番号バーコード
６４３０ 書類リスト
６５００ 書類受付シール
６６００ 書類一覧画面
６６０１、６７０３ 書類番号
６６０２、６７０２、６９１３、７００７ 依頼番号
６６０３ 書類タイプ名及び番号
６６０４ 仮袋ボタン
６７００ 選択書類画面
６７０１、７００４ 工事名
６７０４ 書類タイプ番号
６７０５ 袋を探すボタン
６８００ 袋を探す画面
６８１０ 袋一覧画面
６８１１ 袋番号
６８１２ 内容物
６８１３ 状態
６８１４ 保管場所
６８１５ 袋に入れるボタン
６９００ 袋確認画面
６９０１ 状態表示欄
６９０２ 状態進行ボタン
６９０３ ラベル印刷ボタン
６９１０ 書類一覧
６９１１ 袋番号
６９１２ 書類タイプ名及び番号
６９１４ 工事名称
６９１５ 袋から出すボタン
７０００ 袋処理ラベル
７００２ バーコード
７００３ 袋番号
７００５ 書類タイプ番号
７００６ 営業所名
７０１０ 設計管理袋用ラベル
７０１１〜７０１４ 袋識別マーク
７０２０ 設計用邸別ファイル用ラベル
７０３０ 工事監理記録用ラベル
７０４０ 図面ケース用ラベル
７１００ 電子データアップ画面
７１０１ 状態表示欄
７１０２、７２０２、７４１３ 依頼番号入力欄
７１０３ 受注番号表示欄
７１０５ 施主名表示欄
７１０６ 更新ボタン
７１０７ 全削除ボタン
７１０８ 画像入替チェックボックス
７１０９ 書類タイプ選択欄
７１１０ 図枚数表示欄
７１１１ リストクリアボタン
７１１２ 図リスト
７１１３ ファイル名表示欄
７１１４、７２２１ 削除ボタン
７１１５ 図クリアボタン
７１１６ 表示順選択欄
７１１８ ドラッグ欄
７１２０ フォルダ
７１３０ 画像保存フォルダ
７１３１、７３２１ 物件群別フォルダ
７１３２、７３２２ 物件番号別フォルダ
７２００ 図面形式変換画面
７２０１ 状態表示欄
７２０３ 受注番号表示欄
７２０５ 変換ボタン
７２０６ メール送信チェックボックス
７２０７ 終了ボタン
７２１０ 依頼表示欄
７２１１ 参照ボタン
７２１２ 依頼番号表示欄
７２１３ 受注番号表示欄
７２１４ 施主名表示欄
７２１５ 選択図枚数／全体図枚数表示欄
７２１６ 追加ボタン
７２２０ 選択リスト
７２２２ 選択依頼番号欄
７３１０ 変換用画像フォルダ
７３１１ 受注番号の頭３桁フォルダ
７３１２ 受注番号別フォルダ
７３２０ 生成フォルダ
７３３０ 公開フォルダ
７３４０ 退避フォルダ
７４００ 依頼を探す画面
７４１０ 依頼検索欄
７４１１ 物件の受注番号入力欄
７４１２ 物件の工事名入力欄
７４１４ 依頼区分入力欄
７４１５ 依頼の状態入力欄
７４１７ 依頼日入力欄
７４３０ 依頼表示欄
７４３１ 依頼番号ボタン
７４３２ 依頼区分表示欄
７４３３ 状態表示欄
７４３４ 受注番号表示欄
７４３５ 工事名表示欄
７４３６ 依頼日表示欄
７４３７ 依頼完了日表示欄
７４３８、７５１３ 掲示板ボタン
７５００ 依頼詳細画面
７５１０ 依頼詳細表示欄
７５１１ 依頼状態表示欄
７５１２ 入庫依頼書表示ボタン
７５２０ 送付書類詳細表示欄
７５２１ 書類タイプ番号
７５２２ 書類タイプ名
７５２３ 電子化の有無
７５２４ 状態
７５２５ 頁数
７５２６ 入庫の有無
７５４０ 製本詳細表示欄
７５５０ 備考欄
７５６０ 確認メール送信者表示欄
７５７０ 依頼者表示欄
７６００ 電子データ閲覧画面
７６０１ 受注番号表示欄
７６０２ 工事名表示欄
７６０３ 施主名表示欄
７６０４ 書類タイプ選択欄
７６０５ 実データ表示欄
７６０６ 実データ表示順欄
７６０７ 頁切替ボタン
７６０８ 戻るボタン
７６１０ 画像一覧表示欄
７６１１ サムネイル画像ファイル表示欄
７６１２ 表示順欄
７６１３ 寸法表示欄
７６１４ 登録年月日表示欄
７７００ 物件情報画面
７７１０ 物件情報表示欄
７７２１〜７７２７ 保管書類選択ボタン
７７３０ 依頼情報表示欄
【特許請求の範囲】
【請求項１】
顧客の住宅の物件の設計、建築、点検、保守、修繕を含むサービスを提供するユーザからデジタル化センターが受領した紙媒体書類のうち、所定の前記紙媒体書類を電子化した画像ファイルを、ネットワークを介して前記住宅の居住者及び前記ユーザから閲覧可能にすると共に、所定の前記紙媒体書類を倉庫保管する住宅履歴情報管理システムであって、
前記画像ファイルに関する情報を格納する書類詳細テーブルを有するデータベースを備えたウェブサーバコンピュータと、前記画像ファイルを格納する記憶手段を備えたファイルサーバコンピュータと、前記データベースおよび前記記憶手段への登録処理を司る登録処理用サーバコンピュータと、を備え、
前記登録処理用サーバコンピュータは、
前記ユーザの端末コンピュータから、依頼番号発行要求を、電子化・書類保管の依頼をする前記紙媒体書類の種類を示す書類タイプ識別及び前記住宅に固有な物件番号と共に受信して、前記依頼に固有な依頼番号を発行する手段と、
前記ユーザから受領した前記紙媒体書類を前記デジタル化センターが電子化した前記画像ファイルを、対応する前記依頼番号及び前記書類タイプ識別と共に、前記デジタル化センターの端末装置から受信する画像ファイル受信手段と、
前記画像ファイルを、該画像ファイルに固有な書類詳細識別からなる名称を付して前記記憶手段に登録する手段と、
前記書類詳細識別、前記依頼番号、前記書類タイプ識別及び前記物件番号を、前記書類詳細テーブルに登録する手段と、を備え、
前記ウェブサーバコンピュータは、前記ネットワークを介して他の端末装置から、前記住宅の居住者又は前記ユーザにより、前記物件番号又は前記依頼番号と前記書類タイプ識別とを付して要求された場合に、前記書類詳細テーブルを参照して前記書類詳細識別を取得し、該書類詳細識別を名称とする前記画像ファイルを、前記他の端末装置に画面表示可能に送信する手段と、を備えることを特徴とする住宅履歴情報管理システム。
【請求項２】
前記依頼に係る前記紙媒体書類は、保管のみ行う第一の群、梱包して保管する第二の群、電子化のみ行う第三の群、電子化して保管する第四の群のうち少なくとも一つの群を含み、
前記登録処理用サーバコンピュータは、
前記デジタル化センターの端末装置から、前記依頼番号及び前記群に含まれる前記紙媒体書類の前記書類タイプ識別と共に、前記群を格納する袋への袋番号発行要求を受信する手段と、
前記袋番号発行要求に対して前記袋番号を発行し、該袋番号と、該袋番号に含まれる前記書類の書類番号とを、前記データベースの袋テーブルに登録する手段と、
前記袋番号及び対応する前記依頼番号及び前記書類タイプ識別を表示する袋処理ラベルであって、対応する前記袋に貼付されるもののデータを、前記デジタル化センターの端末装置に、印刷のために送信する手段と、を備え、
前記ウェブサーバコンピュータは、前記袋処理ラベルに記載された前記袋番号と、対応する前記袋の保管場所を示す保管場所情報を、前記倉庫の端末装置から受信し、前記袋テーブルの該当する前記袋番号のレコードに登録することを特徴とする請求項１記載の住宅履歴情報管理システム。
【請求項３】
前記第四の群の前記紙媒体書類には、竣工図が含まれることを特徴とする請求項２記載の住宅履歴情報管理システム。
【請求項４】
前記画像ファイル受信手段は、更に、前記画像ファイルを前記物件及び前記書類タイプの中で何番目に表示させるかを指定する表示順情報を受信し、
前記書類詳細テーブルに登録する手段は、更に、前記表示順情報を、前記書類詳細テーブルに登録し、
前記画面表示可能に送信する手段は、前記画像ファイルを、前記表示順情報で指定された順序で表示可能に送信することを特徴とする請求項１記載の住宅履歴情報管理システム。
【請求項５】
前記ファイルサーバコンピュータ、前記ウェブサーバコンピュータ及び前記登録処理用サーバコンピュータのうち少なくとも二つは、同一のサーバコンピュータとして構成されることを特徴とする請求項１記載の住宅履歴情報管理システム。
【請求項６】
前記データベースは更に、前記依頼番号と、前記依頼の状態とを含む前記依頼に関する情報を格納する依頼テーブルを備え、
前記依頼の状態は、依頼中、書類到着、登録中、登録終了、電子化中、電子化検収依頼、保管処理中、書類発送、依頼完了、請求済を含み、
前記ウェブサーバコンピュータは、前記ネットワークを介して前記他の端末装置から、前記住宅の居住者又は前記ユーザにより要求された場合に、前記依頼の状態を前記他の端末に画面表示可能に送信する手段を備えることを特徴とする請求項１記載の住宅履歴情報管理システム。
【請求項７】
顧客の住宅の物件の設計、建築、点検、保守、修繕を含むサービスを提供するユーザからデジタル化センターが受領した紙媒体書類のうち、所定の前記紙媒体書類を電子化した画像ファイルを、ネットワークを介して前記住宅の居住者及び前記ユーザから閲覧可能にすると共に、所定の前記紙媒体書類を倉庫保管する住宅履歴情報管理方法であって、
前記画像ファイルに関する情報を格納する書類詳細テーブルを有するウェブサーバコンピュータのデータベースおよびファイルサーバコンピュータの記憶手段への登録処理を司る登録処理用サーバコンピュータは、
前記ユーザの端末コンピュータから、依頼番号発行要求を、電子化・書類保管の依頼をする前記紙媒体書類の種類を示す書類タイプ識別及び前記住宅に固有な物件番号と共に受信して、前記依頼に固有な依頼番号を発行する手順と、
前記ユーザから受領した前記紙媒体書類を前記デジタル化センターが電子化した前記画像ファイルを、対応する前記依頼番号及び前記書類タイプ識別と共に、前記デジタル化センターの端末装置から受信する画像ファイル受信手順と、
前記画像ファイルを、該画像ファイルに固有な書類詳細識別からなる名称を付して前記記憶手段に登録する手順と、
前記書類詳細識別、前記依頼番号、前記書類タイプ識別及び前記物件番号を、前記書類詳細テーブルに登録する手順と、を行い、
前記ウェブサーバコンピュータは、前記ネットワークを介して他の端末装置から、前記住宅の居住者又は前記ユーザにより、前記物件番号又は前記依頼番号と前記書類タイプ識別とを付して要求された場合に、前記書類詳細テーブルを参照して前記書類詳細識別を取得し、該書類詳細識別を名称とする前記画像ファイルを、前記他の端末装置に画面表示可能に送信する手順を行うことを特徴とする住宅履歴情報管理方法。
【請求項８】
前記登録処理用サーバコンピュータは、前記書類詳細テーブルに登録する手順の後で、
前記デジタル化センターの端末装置から、前記依頼番号及び保管のみ行う第一の群、梱包して保管する第二の群、電子化のみ行う第三の群、電子化して保管する第四の群のうち少なくとも一つの群に含まれる前記紙媒体書類の前記書類タイプ識別と共に、前記群を格納する袋への袋番号発行要求を受信する手順と、
前記袋番号発行要求に対して前記袋番号を発行し、該袋番号と、該袋番号に含まれる前記書類の書類番号とを、前記データベースの袋テーブルに登録する手順と、
前記袋番号及び対応する前記依頼番号及び前記書類タイプ識別を表示する袋処理ラベルであって、対応する前記袋に貼付されるもののデータを、前記デジタル化センターの端末装置に、印刷のために送信する手順と、を行い、
前記ウェブサーバコンピュータは、前記袋処理ラベルに記載された前記袋番号と、対応する前記袋の保管場所を示す保管場所情報を、前記倉庫の端末装置から受信し、前記袋テーブルの該当する前記袋番号のレコードに登録することを特徴とする請求項７記載の住宅履歴情報管理方法。
【請求項９】
前記画像ファイル受信手順では、更に、前記画像ファイルを前記物件及び前記書類タイプの中で何番目に表示させるかを指定する表示順情報を受信し、
前記書類詳細テーブルに登録する手順出は、更に、前記表示順情報を、前記書類詳細テーブルに登録し、
前記画面表示可能に送信する手段順出は、前記画像ファイルを、前記表示順情報で指定された順序で表示可能に送信することを特徴とする請求項７記載の住宅履歴情報管理方法。
【請求項１】
顧客の住宅の物件の設計、建築、点検、保守、修繕を含むサービスを提供するユーザからデジタル化センターが受領した紙媒体書類のうち、所定の前記紙媒体書類を電子化した画像ファイルを、ネットワークを介して前記住宅の居住者及び前記ユーザから閲覧可能にすると共に、所定の前記紙媒体書類を倉庫保管する住宅履歴情報管理システムであって、
前記画像ファイルに関する情報を格納する書類詳細テーブルを有するデータベースを備えたウェブサーバコンピュータと、前記画像ファイルを格納する記憶手段を備えたファイルサーバコンピュータと、前記データベースおよび前記記憶手段への登録処理を司る登録処理用サーバコンピュータと、を備え、
前記登録処理用サーバコンピュータは、
前記ユーザの端末コンピュータから、依頼番号発行要求を、電子化・書類保管の依頼をする前記紙媒体書類の種類を示す書類タイプ識別及び前記住宅に固有な物件番号と共に受信して、前記依頼に固有な依頼番号を発行する手段と、
前記ユーザから受領した前記紙媒体書類を前記デジタル化センターが電子化した前記画像ファイルを、対応する前記依頼番号及び前記書類タイプ識別と共に、前記デジタル化センターの端末装置から受信する画像ファイル受信手段と、
前記画像ファイルを、該画像ファイルに固有な書類詳細識別からなる名称を付して前記記憶手段に登録する手段と、
前記書類詳細識別、前記依頼番号、前記書類タイプ識別及び前記物件番号を、前記書類詳細テーブルに登録する手段と、を備え、
前記ウェブサーバコンピュータは、前記ネットワークを介して他の端末装置から、前記住宅の居住者又は前記ユーザにより、前記物件番号又は前記依頼番号と前記書類タイプ識別とを付して要求された場合に、前記書類詳細テーブルを参照して前記書類詳細識別を取得し、該書類詳細識別を名称とする前記画像ファイルを、前記他の端末装置に画面表示可能に送信する手段と、を備えることを特徴とする住宅履歴情報管理システム。
【請求項２】
前記依頼に係る前記紙媒体書類は、保管のみ行う第一の群、梱包して保管する第二の群、電子化のみ行う第三の群、電子化して保管する第四の群のうち少なくとも一つの群を含み、
前記登録処理用サーバコンピュータは、
前記デジタル化センターの端末装置から、前記依頼番号及び前記群に含まれる前記紙媒体書類の前記書類タイプ識別と共に、前記群を格納する袋への袋番号発行要求を受信する手段と、
前記袋番号発行要求に対して前記袋番号を発行し、該袋番号と、該袋番号に含まれる前記書類の書類番号とを、前記データベースの袋テーブルに登録する手段と、
前記袋番号及び対応する前記依頼番号及び前記書類タイプ識別を表示する袋処理ラベルであって、対応する前記袋に貼付されるもののデータを、前記デジタル化センターの端末装置に、印刷のために送信する手段と、を備え、
前記ウェブサーバコンピュータは、前記袋処理ラベルに記載された前記袋番号と、対応する前記袋の保管場所を示す保管場所情報を、前記倉庫の端末装置から受信し、前記袋テーブルの該当する前記袋番号のレコードに登録することを特徴とする請求項１記載の住宅履歴情報管理システム。
【請求項３】
前記第四の群の前記紙媒体書類には、竣工図が含まれることを特徴とする請求項２記載の住宅履歴情報管理システム。
【請求項４】
前記画像ファイル受信手段は、更に、前記画像ファイルを前記物件及び前記書類タイプの中で何番目に表示させるかを指定する表示順情報を受信し、
前記書類詳細テーブルに登録する手段は、更に、前記表示順情報を、前記書類詳細テーブルに登録し、
前記画面表示可能に送信する手段は、前記画像ファイルを、前記表示順情報で指定された順序で表示可能に送信することを特徴とする請求項１記載の住宅履歴情報管理システム。
【請求項５】
前記ファイルサーバコンピュータ、前記ウェブサーバコンピュータ及び前記登録処理用サーバコンピュータのうち少なくとも二つは、同一のサーバコンピュータとして構成されることを特徴とする請求項１記載の住宅履歴情報管理システム。
【請求項６】
前記データベースは更に、前記依頼番号と、前記依頼の状態とを含む前記依頼に関する情報を格納する依頼テーブルを備え、
前記依頼の状態は、依頼中、書類到着、登録中、登録終了、電子化中、電子化検収依頼、保管処理中、書類発送、依頼完了、請求済を含み、
前記ウェブサーバコンピュータは、前記ネットワークを介して前記他の端末装置から、前記住宅の居住者又は前記ユーザにより要求された場合に、前記依頼の状態を前記他の端末に画面表示可能に送信する手段を備えることを特徴とする請求項１記載の住宅履歴情報管理システム。
【請求項７】
顧客の住宅の物件の設計、建築、点検、保守、修繕を含むサービスを提供するユーザからデジタル化センターが受領した紙媒体書類のうち、所定の前記紙媒体書類を電子化した画像ファイルを、ネットワークを介して前記住宅の居住者及び前記ユーザから閲覧可能にすると共に、所定の前記紙媒体書類を倉庫保管する住宅履歴情報管理方法であって、
前記画像ファイルに関する情報を格納する書類詳細テーブルを有するウェブサーバコンピュータのデータベースおよびファイルサーバコンピュータの記憶手段への登録処理を司る登録処理用サーバコンピュータは、
前記ユーザの端末コンピュータから、依頼番号発行要求を、電子化・書類保管の依頼をする前記紙媒体書類の種類を示す書類タイプ識別及び前記住宅に固有な物件番号と共に受信して、前記依頼に固有な依頼番号を発行する手順と、
前記ユーザから受領した前記紙媒体書類を前記デジタル化センターが電子化した前記画像ファイルを、対応する前記依頼番号及び前記書類タイプ識別と共に、前記デジタル化センターの端末装置から受信する画像ファイル受信手順と、
前記画像ファイルを、該画像ファイルに固有な書類詳細識別からなる名称を付して前記記憶手段に登録する手順と、
前記書類詳細識別、前記依頼番号、前記書類タイプ識別及び前記物件番号を、前記書類詳細テーブルに登録する手順と、を行い、
前記ウェブサーバコンピュータは、前記ネットワークを介して他の端末装置から、前記住宅の居住者又は前記ユーザにより、前記物件番号又は前記依頼番号と前記書類タイプ識別とを付して要求された場合に、前記書類詳細テーブルを参照して前記書類詳細識別を取得し、該書類詳細識別を名称とする前記画像ファイルを、前記他の端末装置に画面表示可能に送信する手順を行うことを特徴とする住宅履歴情報管理方法。
【請求項８】
前記登録処理用サーバコンピュータは、前記書類詳細テーブルに登録する手順の後で、
前記デジタル化センターの端末装置から、前記依頼番号及び保管のみ行う第一の群、梱包して保管する第二の群、電子化のみ行う第三の群、電子化して保管する第四の群のうち少なくとも一つの群に含まれる前記紙媒体書類の前記書類タイプ識別と共に、前記群を格納する袋への袋番号発行要求を受信する手順と、
前記袋番号発行要求に対して前記袋番号を発行し、該袋番号と、該袋番号に含まれる前記書類の書類番号とを、前記データベースの袋テーブルに登録する手順と、
前記袋番号及び対応する前記依頼番号及び前記書類タイプ識別を表示する袋処理ラベルであって、対応する前記袋に貼付されるもののデータを、前記デジタル化センターの端末装置に、印刷のために送信する手順と、を行い、
前記ウェブサーバコンピュータは、前記袋処理ラベルに記載された前記袋番号と、対応する前記袋の保管場所を示す保管場所情報を、前記倉庫の端末装置から受信し、前記袋テーブルの該当する前記袋番号のレコードに登録することを特徴とする請求項７記載の住宅履歴情報管理方法。
【請求項９】
前記画像ファイル受信手順では、更に、前記画像ファイルを前記物件及び前記書類タイプの中で何番目に表示させるかを指定する表示順情報を受信し、
前記書類詳細テーブルに登録する手順出は、更に、前記表示順情報を、前記書類詳細テーブルに登録し、
前記画面表示可能に送信する手段順出は、前記画像ファイルを、前記表示順情報で指定された順序で表示可能に送信することを特徴とする請求項７記載の住宅履歴情報管理方法。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【図２１】
【図２２】
【図２４】
【図２３】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【図２１】
【図２２】
【図２４】
【図２３】
【公開番号】特開２０１３−４１３３６（Ｐ２０１３−４１３３６Ａ）
【公開日】平成２５年２月２８日（２０１３．２．２８）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２０１１−１７６２１０（Ｐ２０１１−１７６２１０）
【出願日】平成２３年８月１１日（２０１１．８．１１）
【出願人】（３９００３７１５４）大和ハウス工業株式会社 (946)
【出願人】（５１１１９７０１７）株式会社メディアテック (1)
【公開日】平成２５年２月２８日（２０１３．２．２８）
【国際特許分類】
【出願日】平成２３年８月１１日（２０１１．８．１１）
【出願人】（３９００３７１５４）大和ハウス工業株式会社 (946)
【出願人】（５１１１９７０１７）株式会社メディアテック (1)
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