説明

勤務管理システム

【課題】従業員の入退場及び勤務状況を正確に把握するとともに、入場時及び社内でのICカードの不正使用を防止するという課題を解決するための技術を提供する。
【解決手段】本発明の勤務管理システムは、所定の記録媒体から所定のデータを読み出した時刻である第1の読み出し時刻を出力する第1のデータ処理手段と、記録媒体からデータを読み出した時刻である第2の読み出し時刻を出力する第2のデータ処理手段と、第1及び第2の読み出し時刻を記憶する時刻管理手段と、第1のデータ処理手段が読み出したデータ及び第1及び第2の読み出し時刻に基づいて開閉を制御される入退場ゲートと、第2のデータ処理手段が読み出したデータ及び第1及び第2の読み出し時刻に基づいて起動及び停止を制御される情報処理手段と、を備える。

【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、企業における従業員の入退場及び勤務状況を管理する勤務管理システムに関する。
【背景技術】
【0002】
近年、企業における従業員の勤務管理システムに、一層の厳格な管理機能が求められるようになってきている。
【0003】
たとえば、IC(integrated circuit、集積回路)カードで本人認証を行う勤務管理システムを採用した場合、紛失されたICカードや盗難に遭ったICカードを用いて正規の所有者になりすました他人が企業内へ不正に入場することを防止する必要がある。また、社内に設置されたPC(personal computer、パーソナルコンピュータ)、コピー機あるいは会議室といった社内設備が、本来それらの社内設備を使用する権限を有する従業員以外に使用されないようにする必要もある。
【0004】
勤務管理システムに関連する技術を記載した公報として、特開2009−046813号公報及び特開2000−057394号公報がある。
【0005】
特開2009−046813号公報に記載された入室管理システムは、入室予定者の生体情報と入室予定時刻を登録しておき、入室予定者の生体情報及び来室時刻と登録内容とが整合すれば入室を許可する。
【0006】
また、特開2000−057394号公報に記載された勤怠管理システムは、従業員の自宅に設置された端末装置から従業員に配布したICカードに当日のみ有効な暗証番号を書き込むことで、紛失されたあるいは盗難に遭ったICカードが不正利用されることを防止する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0007】
【特許文献1】特開2009−046813号公報
【特許文献2】特開2000−057394号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0008】
従業員の正確な勤務管理及び社内のセキュリティ向上のためには、勤務管理システムにおいて、従業員の本人確認や入退場時刻の正当性を確認するほか、入場後の勤務状況を正確に把握する必要がある。例えば、従業員が使用するPCや、社内のコピー機等のOA(office automation、オフィスオートメーション)機器、あるいは社内会議室が、ICカードの不正利用によって、使用権限を持つ従業員以外に使用されないようにする必要がある。
【0009】
また、業務完了後に、従業員が必要以上に社内に滞留し続けることは、不要な残業時間の増加やセキュリティ上の懸念を発生させる恐れがある。このため、勤務管理システムには、従業員が業務完了後所定の時間内に退場しているかどうかを確認することも望まれる。
【0010】
しかしながら、特開2009−046813号公報に記載された入室管理システムは、入場希望者の生体情報に基づいて入退場の管理のみを行うものであり、ICカード等によって入室後の社内設備の使用管理や業務完了時刻と退場時刻との関係の管理を行うことをも可能とするものではない。
【0011】
また、特開2000−057394号公報に記載された勤怠管理システムは、出勤後のPC等の使用管理や業務完了時刻と退場時刻との関係を管理することができない。また、特開2000−057394号公報に記載された勤怠管理システムは、暗証番号を従業員の自宅で書き込むため、暗証番号の書き込み後のICカードを用いた不正入場や社内設備の不正利用を防止できない。
[発明の目的]
本発明の勤務管理システムは、従業員の入退場及び勤務状況を正確に把握するとともに、入場時及び社内でのICカードの不正使用を防止するという課題を解決するための技術を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【0012】
本発明の勤務管理システムは、所定の記録媒体から所定のデータを読み出した時刻である第1の読み出し時刻を出力する第1のデータ処理手段と、記録媒体からデータを読み出した時刻である第2の読み出し時刻を出力する第2のデータ処理手段と、第1及び第2の読み出し時刻を記憶する時刻管理手段と、第1のデータ処理手段が読み出したデータ及び第1及び第2の読み出し時刻に基づいて開閉を制御される入退場ゲートと、第2のデータ処理手段が読み出したデータ及び第1及び第2の読み出し時刻に基づいて起動及び停止を制御される情報処理手段と、を備える。
【0013】
本発明の勤務管理方法は、所定の記録媒体から所定のデータを読み出した時刻である第1の読み出し時刻を出力し、記録媒体からデータを読み出した時刻である第2の読み出し時刻を出力し、第1及び第2の読み出し時刻を記憶し、データ、第1の読み出し時刻及び第2の読み出し時刻により入退場ゲートの開閉を制御し、情報処理手段の起動及び停止を制御する。
【発明の効果】
【0014】
本発明の勤務管理システムは、従業員の入退場及び勤務状況を正確に把握できるとともに、入場時及び社内でのICカードの不正使用を防止できるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【0015】
【図1】本発明の勤務管理システムの第1の実施形態の構成を示す図である。
【図2】勤務管理サーバ及びICカードが保持するデータを示す図である。
【図3】従業員が出社した際の、第1の実施形態の勤務管理システムの動作を示す図である。
【図4】従業員が自席に着いた際の、第1の実施形態の勤務管理システムの動作を示す図である。
【図5】従業員が社内設備を利用する際の、第1の実施形態の勤務管理システムの動作を示す図である。
【図6】従業員が業務を終了する際の、第1の実施形態の勤務管理システムの動作を示す図である。
【図7】従業員が退社する際の、第1の実施形態の勤務管理システムの動作を示す図である。
【図8】本発明の勤務管理システムの第2の実施形態の構成を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【0016】
[第1の実施形態]
図1は、本発明の勤務管理システムの第1の実施形態の構成を示す図である。第1の実施形態の勤務管理システム100は、入退場ゲート1、自席PC2、社内設備3及びこれらにそれぞれ接続されたカードリーダライタ6〜8並びに勤務管理サーバ4を備える。
【0017】
入退場ゲート1は、オフィスや事業所の出入り口に設置される、例えばフラッパー型のゲートである。PC2は、従業員が自席あるいは社内で携帯して業務のために使用するPCである。自席PC2は、一般的には、個人用情報処理装置とも呼ばれる。社内設備3は、例えばコピー機や会議室といった、業務のための設備または施設である。
【0018】
入退場ゲート1、自席PC2、社内設備3は、それぞれに接続されたカードリーダライタ6〜8を経由して、それぞれ勤務管理サーバ4に接続される。
【0019】
カードリーダライタ6〜8は、一般的にはデータ処理装置とも呼ばれる。そして、カードリーダライタ6〜8は、中央処理装置とメモリとを備え、メモリに記憶されているプログラムによって以下で説明する機能を実現させてもよい。
【0020】
従業員は、社員固有の社員番号と、社員番号と対になる社員固有の社員固有パスワードとをそれぞれ所有している。ICカード5は、社員番号及び一定時間有効なパスワード等、勤務管理サーバ4で認証を行うために必要となるデータをカード内部に記憶している。従業員は、携帯しているICカード5のデータを入退場の際に入退場ゲート1に備えられたカードリーダライタ6に読み込ませる。
【0021】
カードリーダライタ6によるICカード5のデータの読み込み方法には特に制限はない。たとえば、ICカード5が非接触タイプであれば、従業員がICカード5をカードリーダライタ6にかざすことで、カードリーダライタ6はICカード5のデータを読み出すことができる。また、以下の説明において、ICカード5への書き込み機能が必要とされない場合には、ICカード5のデータを読み出す機能のみを備えたカードリーダを、カードリーダライタ6〜8に代えて使用してもよい。
【0022】
入退場ゲート1には、ICカード5に記録されたデータを読み取るためのカードリーダライタ6が接続されている。カードリーダライタ6は、ICカード5の認証を行うとともにICカード5を所有する従業員の入退場時刻を確定し、勤務管理サーバ4にその結果を送信する。また、カードリーダライタ6は、ICカード5から読み込んだデータ及び勤務管理サーバ4から取得したデータに基づいて、入退場ゲートの開閉命令を入退場ゲート1に送信する。
【0023】
カードリーダライタ6は、従業員毎の次回出社予定日、次回出社時間帯を勤務管理サーバ4から読み出し、現在時刻と照合する。後述するように、次回出社予定日及び次回出社時間帯は、前回の勤務終了時に従業員によって勤務管理サーバに登録されている。
【0024】
勤務管理サーバ4に登録されている出社予定日及び出社時間帯と、従業員の出社日時に差異がある場合、カードリーダライタ6は、勤務管理サーバ4に対してICカード5の利用禁止処理と警告メールの発信とを要求する。
【0025】
自席PC2には、ICカード5を読み書きするカードリーダライタ7が接続されている。カードリーダライタ7は、自席PC2の起動指示及びシャットダウン指示を行う。また、カードリーダライタ7は、従業員の業務開始時刻、業務完了時刻を確定し、勤務管理サーバ4にこれらのデータを送信する。さらに、カードリーダライタ7は、勤務管理サーバ4から一定時間有効なパスワードを取得し、ICカード5に書き込む機能も備える。
【0026】
なお、自席PC2を利用しない職種の従業員に関しては、自席PC2に代えて他の機器とカードリーダライタ7とを接続して使用してもよい。例えば、カードリーダライタ7を介して勤務管理サーバとデータの送受信が可能な電話機を使用してもよい。
【0027】
社内設備3の近傍には、ICカード5を読み取るためのカードリーダライタ8が備え付けられている。社内設備3は、例えばコピー機や会議室といった、業務のための社内設備又は社内施設である。カードリーダライタ8は、ICカード5を認証し、勤務管理サーバ4から一定時間有効なパスワード情報を読み出し、ICカード5に記録された一定時間有効なパスワードと比較する。そして、カードリーダライタ8は、パスワードが有効であると判断したときに、カードリーダライタ8と接続されている社内設備の利用を許可する。
【0028】
図2は、勤務管理サーバ4及びICカード5が保持するデータを示す図である。
【0029】
勤務管理サーバ4は、社員番号と社員固有パスワード、社員メールアドレス、上司社員番号、日付、入場時刻、退場時刻、業務開始時刻、業務完了時刻、次回出社予定日及び次回出社時間帯のデータを社員番号ごとに保持する。これらのデータは従業員毎及び日毎に作成される。また、入場時刻、退場時刻、業務開始時刻、業務完了時刻、次回出社予定日及び次回出社時間帯のデータは、その日毎に勤務管理サーバ4がこれらのデータを受信するまでは空欄であるものとする。
【0030】
さらに、勤務管理サーバ4は、社員番号ごとに、一定時間有効なパスワードを生成し、カードリーダライタの要求に応じて一定時間有効なパスワードをカードリーダライタに送信する。勤務管理サーバ4は、一定時間おきに、生成した一定時間有効なパスワードを変更する。
【0031】
また、勤務管理サーバ4は、ICカード使用禁止フラグの値(ON又はOFF)を社員ごとに保持する。勤務管理サーバ4は、カードリーダライタ6〜8の要求に応じて、指定された宛先へメールを発信する機能も備える。ある従業員の上司に対してメールを送信する必要が生じた場合には、勤務管理サーバ4は、従業員のデータから読み出した上司社員番号をキーに上司のデータを検索することで上司のメールアドレスを取得することができる。
【0032】
ICカード5は所有者の従業員の社員番号とカードリーダライタから書き込まれた一定時間有効なパスワードとを保持する。
【0033】
[第1の実施形態の動作の説明]
図3〜図7を用いて、第1の実施形態の勤務管理システム100の動作を説明する。
【0034】
図3は、従業員が出社した際の、勤務管理システム100の動作を示す図である。以下の説明において、カードリーダライタ6〜8は、読み込んだICカード5のデータに記載された社員番号の勤務管理データを、勤務管理サーバ4から読み出す。
【0035】
入退場ゲート1に備え付けられたカードリーダライタ6は、従業員が入退場ゲート1を通過しようとする際に、従業員が携帯するICカード5のデータを読み込む(ステップS101)。ICカード5のデータを読み込んだICカード5の使用禁止フラグの値を勤務管理サーバ4に確認する(S102)。使用禁止フラグの値がOFFでない(すなわちONである)場合には(S102:NO)、カードリーダライタ6は、ICカード5の正当な保持者である従業員及び当該従業員の上司に警告メールを発信するように勤務管理サーバ4に要求する(S103)。この動作については後述する。
【0036】
使用禁止フラグの値がOFFであった場合(S102:YES)には、入退場ゲート1は、現在の日時が、入場しようとする従業員が前回の勤務時に勤務管理サーバ4に登録した次回出社予定日及び次回出社時間帯との整合性を確認する(S104)。
【0037】
現在の日時が次回出社予定日と次回出社時間帯の範囲内であれば(S104:YES)、カードリーダライタ6は、勤務管理サーバ4に該当社員の入場時間情報を送信して記録させる(S105)。そして、カードリーダライタ6は、入退場ゲート1にゲートを開く命令を送信し従業員のゲート通過を許可する(S106)。
【0038】
カードリーダライタ6がICカード5からデータを読み込んだ日時が次回出社予定日又は次回出社時間帯の範囲外であれば(S104:NO)、カードリーダライタ6は、従業員が予定時間外に出社したか、もしくは正当な保持者以外がICカード5を使用していると判断する。この場合、カードリーダライタ6は、ICカード5に盗難の疑いありと判断し、勤務管理サーバ4のICカードの使用禁止フラグの値をONとする(S107)。使用禁止フラグの値がONであるICカード5は、勤務管理システム100上での使用が禁止される。
【0039】
ここで、現在の日時が次回出社予定日と次回出社時間帯の範囲外であった場合でも、カードリーダライタ6は、その差分が所定の許容範囲内であればこれらのデータは整合していると判断し、S105の動作に進んでもよい。
【0040】
ICカード5の保持者である従業員が予定時間外に出社したことでICカード5の使用が禁止された場合には、従業員はシステム管理者に連絡し、時間外出社の申告と、ICカード5の使用禁止解除申請を行う。そして、従業員からの申告があった場合には(S108:YES)、システム管理者はICカード使用禁止フラグの値をOFFに変更する。これにより、ICカード5の使用禁止状態が解除される。
【0041】
また、システム管理者は、現在日時と次回出社予定日及び次回出社時間帯との不整合により従業員の入場が再度阻止されないように、当該従業員の出社予定日時あるいは出社予定時刻の少なくとも一方を変更する(S109)。
【0042】
ここで、システム管理者は、当該従業員に関する勤務管理システム100上の設定やデータを変更する権限を有する者であり、例えば、当該従業員の上司や人事部門の担当者が該当する。
【0043】
システム管理者からICカード5の使用禁止が解除された旨の連絡を受けた従業員は、再度入退場ゲート1のカードリーダライタ6にICカード5のデータを読み込ませ、図3のフローチャートに示す動作を再度実行する。
【0044】
ここで、カードリーダライタ6がICカード5のデータを読み込んだ際に、すでにICカード5の使用禁止フラグの値がONとなっていた場合(S102:NO)について考える。このような場合には、使用禁止フラグの値がONとなった際にICカード5の保持者からシステム管理者へ使用禁止フラグの解除(ONからOFFへのフラグの変更)の依頼が行われていなかった可能性がある。これは、図3のS108でNOの場合に相当する。
【0045】
このように、カードリーダライタ6が読み込んだICカード5の使用禁止フラグの値がONとなっていた場合には、カードリーダライタ6は、ICカード5が従業員以外に渡っている可能性があると判断する。そして、カードリーダライタ6は、ICカード5の正当な保持者である従業員及び当該従業員の上司あてにICカード盗難の警告メールを発信するように勤務管理サーバ4に要求する(S103)。
【0046】
図4は、図3で説明した入場処理の後、従業員が自席に着いた際の、勤務管理システム100の動作を示す。従業員が自席に着いた後に自席PC2の電源を入れると、勤務管理システムは、固有の社員番号と社員固有パスワードとの入力を求める(S201)。
【0047】
ここで、入力された社員固有パスワードと、勤務管理サーバ4に登録されている、入力された社員番号のデータに含まれる社員固有パスワードとが一致すれば、社員番号と社員固有パスワードの入力結果が正しいと判断することができる。
【0048】
自席PC2は、社員番号と社員固有パスワードの入力結果が正しい場合には(S202:YES)、カードリーダライタ7は、従業員のICカード5のデータを読み込む(S203)。そして、従業員は、カードリーダライタ7にICカード5のデータを読み込ませる。社員番号と社員固有パスワードの入力結果が正しくない場合には(S202:NO)、固有の社員番号と社員固有パスワードとの入力を求めるS201に戻る。
【0049】
カードリーダライタ7は、ICカード5のデータを読み込むと、PC2に入力された社員番号とICカード5に記録されている社員番号とが一致するかどうかを勤務管理サーバ4に問い合わせる(S204)。
【0050】
PC2に入力された社員番号とICカード5に記録されている社員番号とが一致する(S204:YES)場合は、S205に進む。社員番号とICカード5に記録されている社員番号とが一致しない(S204:NO)場合は、固有の社員番号と社員固有パスワードを入力するS201に戻る。
【0051】
カードリーダライタ7は、勤務管理サーバ4が保持する従業員のデータにおいて、退場時刻、業務完了時刻及び業務開始時刻が空欄かどうかを勤務管理サーバ4に問い合わせて確認する(S205〜S207)。
【0052】
退場時刻が空欄でない場合(S205:NO)は、カードリーダライタ7は、退場手続後に従業員が実際には退場せず業務を再度開始しているものと判断する。そして、カードリーダライタ7は、固有の社員番号と社員固有パスワードの入力を要求するS201に戻る。
【0053】
退場時刻が空欄である場合(S205:YES)は、退場処理が行われていないことを示す。この場合、業務完了時刻が空欄かどうかを確認するS206に進む。
【0054】
S206において業務完了時刻が空欄でない場合(S206:NO)は、カードリーダライタ7は、一旦業務完了時刻が確定した後、再度自席PC2の起動が必要になったものと判断する。この場合、カードリーダライタ7は、勤務管理サーバ4の業務完了時刻を削除してICカード5に一定時間有効なパスワードを付与後、自席PC2の起動を続行する(S208)。
【0055】
業務完了時刻が空欄である場合(S206:YES)は、業務開始時刻が空欄かどうかを確認するS207に進む。
【0056】
業務開始時刻が空欄でない場合(S207:NO)は、カードリーダライタ7は、従業員が業務中に自席PC2の再起動を行っているものと判断し、自席PC2の起動を続行させる。
【0057】
S207において業務開始時刻が空欄である場合(S207:YES)は、退場時刻、業務完了時刻及び業務開始時刻がすべて空欄である場合である。この場合、カードリーダライタ7は、従業員が当日の業務を初めて開始しているものと判断し、現在時刻を勤務管理サーバ4に該当社員の業務開始時刻として送信する。勤務管理サーバ4は、業務開始時刻を受け取ると、一定時間有効なパスワードを生成し、ICカード5に書き込む(S209)。この一定時間有効なパスワードは、従業員が社内設備を利用する際に必要となる。
【0058】
最後に、カードリーダライタ7は、従業員の自席PC2を起動させる(S210)。
【0059】
図5は、従業員が社内設備を利用する際の、勤務管理システム100の動作を示す図である。社内設備3は、例えばコピー機や社内会議室である。
【0060】
社内設備3にはそれぞれカードリーダライタ8が備え付けられており、カードリーダライタ8は、ICカード5から読み込んだデータ及び勤務管理サーバ4から読み込んだデータの処理結果に基づいて、社内設備3を使用可能な状態に設定する。
【0061】
図5において、勤務管理システム100は、まず、従業員に、カードリーダライタ8にICカード5のデータを読み込ませるよう求める(S301)。
【0062】
カードリーダライタ8は、勤務管理サーバ4に、ICカード5から読み出した一定時間有効なパスワードの有効性を確認し(S302)、パスワードが有効な場合(S302:YES)は、カードリーダライタ8は、接続された社内設備(例えばコピー機)を使用可能な状態に設定する(S308)。
【0063】
一定時間有効なパスワードが正しくないと判断された場合は(S302:NO)、勤務管理システム100は、従業員に対して、一定時間有効なパスワードを再取得するよう要求する(S303)。そして、勤務管理システム100は、従業員による一定時間有効なパスワードの付与の要求を受け付ける。この際、自席PC2は、従業員に社員番号と社員固有パスワードとを入力させる(S304)。
【0064】
社員番号と社員固有パスワードとが正しければ(S305:YES)、勤務管理システム100は、従業員にICカード5をカードリーダライタ7にセットするよう求める(S306)。そして、カードリーダライタ7は、勤務管理サーバ4が生成した一定時間有効なパスワードをICカード5に書き込む(S307)。従業員は、新たに一定時間有効なパスワードが書き込まれたICカード5を用いて、S301に戻って再度社内設備の利用を開始する。
【0065】
一定時間有効なパスワードは、勤務管理サーバ4において一定時間おきに更新される。また、パスワードの有効期間は、勤務管理サーバ4で設定が可能である。例えば、パスワードの有効期間の長さを10時間として、従業員が出勤してPC2を立ち上げた際にICカード5に書き込まれた一定時間有効なパスワードが、従業員の業務開始当日はずっと有効であるようにしてもよい。
【0066】
あるいは、パスワードの有効期間の長さを、パスワードの書き込みから社内設備の使用開始までに必要な時間程度の短い時間(例えば5分間程度)としてもよい。従業員が社内設備3を使用する直前にICカード5に短い時間のみ有効なパスワードを設定することで、社内設備3の使用の認証が終了した後そのパスワードが速やかに無効となるようにできる。その結果、ICカード5の不正利用により社内設備3が使用される可能性を低下させることができ、セキュリティが向上する。
【0067】
従業員は、このように、必要に応じ、社内設備の利用に先立って自席PC2のカードリーダライタ7を用いて定時間有効なパスワードの更新を行った後、コピー機等の社内設備を使用する。
【0068】
図6は、従業員が業務を終了する際の、勤務管理システム100の動作を示す図である。従業員は、業務を終了する際には、自席PC2をシャットダウンする。
【0069】
自席PC2は、シャットダウンに先だって、従業員からの業務完了時刻の確定要求を受け付け、従業員に社員番号と社員固有パスワードの入力を求める(S401)。
【0070】
社員番号と社員固有パスワードの入力が正しい場合には(S402:YES)、カードリーダライタ7は、従業員の操作によりICカード5のデータを読み込む(S403)。
【0071】
社員番号と社員固有パスワードの入力が正しくない場合には(S402:NO)、従業員に社員番号と社員固有パスワードとの入力を求めるS401に戻る。
【0072】
カードリーダライタ7は、PC2に入力された社員番号とICカード5の組み合わせが正しいかどうかを勤務管理サーバ4に問い合わせて確認する(S404)。
【0073】
PC2に入力された社員番号とICカード5の組み合わせが正しい(S404:YES)場合は、現在時刻を業務完了時刻として確定する(S405)。
【0074】
社員番号とICカード5の組み合わせが正しくない(S404:NO)場合は、従業員に社員番号と社員固有パスワードを入力させるS401に戻る。
【0075】
業務完了時刻確定後、自席PC2は、次回出社予定日、次回出社時間帯の申告フォームを表示し、従業員にこれらを入力させる(S406)。
【0076】
次回出社予定日、次回出社時間帯が入力されると、カードリーダライタ7は業務完了時刻を勤務管理サーバに記録し(S407)、同時にICカード5内の一定時間有効なパスワードを削除する(S408)。以上の動作を完了した後、カードリーダライタ7は、自席PC2をシャットダウンさせる(S409)。
【0077】
このように、勤務管理システム100においては、業務完了時刻が確定されると、自席PC2がシャットダウンされる。そして、ICカード5内の一定時間有効なパスワードが削除される。その結果、自席PCやコピー機をはじめとする社内の設備の使用が禁止される。これらの動作により、従業員の業務効率を大幅に下げることができる。従って、勤務管理システム100は、業務完了時刻の登録後に従業員がPC2の使用を継続することを抑制することができる。
【0078】
なお、この後従業員が退場処理の前に再度自席PC2を起動する場合には、自席PC2において従業員は図4のフローを再度実行すればよい。図4のフローを再度実行することで、業務完了時刻が削除されるので、自席PC2は、業務が継続しているものとして起動される。
【0079】
図7は、従業員が退社する際の、第1の実施形態の勤務管理システム100の動作を示す図である。勤務管理システム100は、入退場ゲート1を通過しようとする従業員に、カードリーダライタ6にICカード5のデータの読み込みを求める(S501)。
【0080】
次に、勤務管理システム100は、勤務管理サーバ4に登録されているデータの業務完了時刻が空欄かどうかを確認する(S502)。業務完了時刻が空欄でない場合(S502:NO)、S503に進む。
【0081】
従業員が入退場ゲート1を通過する際に業務完了時刻が空欄である場合は(S502:YES)、従業員の一時的な外出とみなし、入退場ゲートを開門する(S507)。
【0082】
勤務管理サーバ4のデータの業務完了時刻が空欄でない場合、入退場ゲート1は、現在時刻が勤務管理サーバに記録された業務完了時刻から所定の時間以内であるかどうかを確認する(S503)。そして、現在時刻が業務完了時刻から所定の時間以内である場合には(S503:YES)、退場時刻を勤務管理サーバに送信し(S504)、入退場ゲート1を開く(S505)。
【0083】
もし、従業員が業務完了時刻後所定の時間を超えた後入退場ゲートを通過しようとした場合は(S503:NO)、従業員が業務完了時刻確定後に何らかの業務に携わったと推定し、入退場ゲートを開門しない(S506)。このとき、従業員は自席に戻り再度図4で説明した業務開始時の動作をやり直す。あるいは、従業員はシステム管理者に連絡し、業務完了時刻あるいは事情を申告して、システム管理者に了解を得るようにしてもよい。システム管理者は、従業員の申告により、必要に応じて勤務管理サーバのデータを変更し、従業員が退場できるようにしてもよい。
【0084】
なお、業務完了時刻後入退場ゲートを通過するまでの所定の時間は、例えば20分程度である。もちろん、この値は勤務条件によって適宜設定及び変更されてよい。業務完了後に社内で講演会等のイベントが予定されている場合には、上記の所定の時間を1時間あるいは2時間としてもよい。また、この場合、所定のイベントに参加する予定の従業員のみ、所定の時間を延長するようにしてもよい。
【0085】
以上説明したように、第1の実施形態の勤務管理システムは、従業員以外の人間がICカードを不正に使用した場合でも従業員が登録していた時刻以外に入場することを防ぐことができる。また、従業員が業務完了時刻を確定した後、従業員が業務を続行することを抑制することができる。
【0086】
また、第1の実施形態の勤務管理システムは、入退場ゲート通過時と、従業員のPCや社内設備利用時とでICカードの利用を制限している。その結果、盗難または紛失が社内及び社外のいずれで発生しても、ICカードの正当な保持者以外の人間により意図しない操作が行われる危険性を低減できる。
【0087】
すなわち、本発明の勤務管理システムは、従業員の入退場及び勤務状況を正確に把握できるとともに、入場時及び社内でのICカードの不正使用を防止できるという効果を奏する。
【0088】
[第2の実施形態]
図8は、本発明の勤務管理システムの第2の実施形態を示す図である。図8に示す勤務管理システム200は、図1に示す第1の実施形態から社内設備3及びカードリーダライタ8を除いた構成を備える。
【0089】
すなわち、勤務管理システム200は、カードリーダ6(第1のデータ処理手段)と、カードリーダライタ7(第2のデータ処理手段)と、勤務管理サーバ4(勤務管理手段)と、入退場ゲート1と、自席PC2(情報処理手段)とを備える。
【0090】
カードリーダ6は、ICカードからデータを読み出した時刻である第1の読み出し時刻を出力する。カードリーダ7は、ICカードからデータを読み出した時刻である第2の読み出し時刻を出力する。勤務管理サーバは、第1及び第2の読み出し時刻を記憶する。入退場ゲートは、第1のデータ処理手段が読み出したデータ及び第1及び第2の読み出し時刻により開閉を制御される。自席PC2は、カードリーダ7が読み出したデータ及び第1及び第2の読み出し時刻により起動及び停止を制御される。
【0091】
以下の説明において、ICカード5への書き込み機能が必要とされない場合には、ICカード5のデータを読み出す機能のみを備えたカードリーダを、カードリーダライタ6、7に代えて使用してもよい。
【0092】
また、カードリーダライタ6、7は、中央処理装置とメモリとを備え、メモリに記憶されているプログラムによって以下で説明する機能を実現させてもよい。
【0093】
入退場ゲート1は、カードリーダライタ6がICカード5からデータを読み出した時刻、及びICカード5から読み出されたデータに基づいて制御される。
【0094】
すなわち、勤務管理システム200は、ICカード5に記憶されているデータとカードリーダライタ6がICカード5からデータを読み出した時刻との整合性の確認結果に基づいて入退場ゲートの開閉を制御する。勤務管理システム200は、カードリーダライタ6がICカード5からデータを読み出した時刻を、ICカード5の保持者の入場時刻または退場時刻として記録する。また、勤務管理システム200は、ICカード5に記憶されているデータとカードリーダライタ6がICカード5からデータを読み出した時刻との整合性が確認できない場合には、入退場ゲートを閉鎖してICカード5の保持者の入場を阻止できる。
【0095】
その結果、勤務管理システム200は、従業員の入退場状況を正確に把握できるとともに、ICカードの不正使用による不正な入場を防止できる。
【0096】
また、勤務管理システム200においては、自席PCは、勤務管理データ及びカードリーダライタ7が従業員の所有するICカード5から読み出した情報に基づき制御される。その結果、勤務管理システム200は、ICカードの正当な保持者以外の人間により不正に自席PCの操作が行われる危険性を低減できる。
【0097】
すなわち、第2の実施形態の勤務管理システムは、従業員の入退場及び勤務状況を正確に把握できるとともに、入場時及び社内でのICカードの不正使用を防止できるという効果を奏する。
【0098】
なお、上記の第1及び第2の実施形態の一部又は全部は、以下の付記のようにも記載されうるが、以下には限られない。
【0099】
(付記1)
所定の記録媒体から所定のデータを読み出した時刻である第1の読み出し時刻を出力する第1のデータ処理手段と、
前記記録媒体から前記データを読み出した時刻である第2の読み出し時刻を出力する第2のデータ処理手段と、
前記第1及び前記第2の読み出し時刻を記憶する時刻管理手段と、
前記第1のデータ処理手段が読み出した前記データ及び前記第1及び第2の読み出し時刻に基づいて開閉を制御される入退場ゲートと、
前記第2のデータ処理手段が読み出した前記データ及び前記第1及び第2の読み出し時刻に基づいて起動及び停止を制御される情報処理手段と、
を備える勤務管理システム。
【0100】
(付記2)
前記時刻管理手段は、さらに出社予定日時のデータを記憶し、
前記第1のデータ処理装置は、前記記憶媒体の保持者の入場の際の前記第1の読み出し時刻と前記出社予定日時のデータとの差分である第1の差分が第1の所定の範囲内にある場合には前記入退場ゲートを通過可能状態とし、前記第1の差分が前記第1の所定の範囲内にない場合には前記入退場ゲートを通過禁止状態とし、前記時刻管理手段に前記記憶媒体が使用禁止である旨を記録するよう指示する、付記1に記載された勤務管理システム。
【0101】
(付記3)
前記記憶媒体の保持者が前記入退場ゲートで退場操作を行った際の前記第1の読み出し時刻である退場時刻が前記時刻管理手段に登録されている場合は前記情報処理手段を起動させない、付記1又は2に記載された勤務管理システム。
【0102】
(付記4)
前記記憶媒体の保持者が前記情報処理手段を起動した際の前記第2の読み出し時刻である業務開始時刻、前記記憶媒体の保持者が前記情報処理手段を停止した際の前記第2の読み出し時刻である業務完了時刻及び前記記憶媒体の保持者が前記入退場ゲートで退場操作を行った際の前記第2の読み出し時刻である退場時刻のいずれもが前記時刻管理手段に登録されていない場合に前記情報処理手段の起動要求があった場合には、前記第2のデータ処理装置は前記時刻管理手段に前記業務開始時刻を登録して前記情報処理手段を起動させる、付記1乃至3のいずれかに記載された勤務管理システム。
【0103】
(付記5)
前記記憶媒体の保持者が前記情報処理手段を停止した際の前記第2の読み出し時刻である 業務完了時刻及び前記記憶媒体の保持者が前記入退場ゲートで退場操作を行った際の前記第2の読み出し時刻である退場時刻のいずれもが前記時刻管理手段に登録されておらず、かつ、前記記憶媒体の保持者が前記情報処理手段を起動した際の前記第2の読み出し時刻である業務開始時刻が前記時刻管理手段に登録されている場合に前記情報処理手段の起動要求があった場合には、前記第2のデータ処理装置は前記情報処理手段を起動させる、付記1乃至4のいずれかに記載された勤務管理システム。
【0104】
(付記6)
前記記憶媒体の保持者が前記入退場ゲートで退場操作を行った際の前記第1の読み出し時刻である退場時刻が前記時刻管理手段に登録されておらず、かつ、前記記憶媒体の保持者が前記情報処理手段を停止した際の前記第2の読み出し時刻である業務完了時刻が前記時刻管理手段に登録されている場合に前記情報処理手段の起動要求があった場合には、前記第2のデータ処理装置は前記業務完了時刻を時刻管理手段から削除し、前記情報処理手段を起動させる、付記1乃至5のいずれかに記載された勤務管理システム。
【0105】
(付記7)
前記第2のデータ処理装置は、前記記憶媒体の保持者が前記情報処理手段を停止した際の前記第2の読み出し時刻である業務完了時刻及び次回の出社予定日時の情報を前記出社予定日時として前記時刻管理手段に登録した後に前記情報処理手段を停止させる、付記1乃至6のいずれかに記載された勤務管理システム。
【0106】
(付記8)
前記第1のデータ処理装置は、前記記憶媒体の保持者が前記入退場ゲートで退場操作を行った際の前記第1の読み出し時刻である退場時刻と前記記憶媒体の保持者が前記情報処理手段を停止した際の前記第2の読み出し時刻である前記業務完了時刻との差分である第2の差分が第2の所定の範囲内にある場合には前記入退場ゲートを通過許可状態とするとともに前記退場操作を行った時刻を前記退場時刻として前記時刻管理手段に登録し、前記第2の差分が前記第2の所定の範囲内にない場合には前記入退場ゲートを通過禁止状態とする、付記1乃至7のいずれかに記載された勤務管理システム。
【0107】
(付記9)
前記記録媒体から所定のデータの読み出しを行う第3のデータ処理装置をさらに備え、
前記第2のデータ処理装置は、パスワードを生成して前記記録媒体に前記パスワードを書き込み、
前記第3のデータ処理装置は、前記記録媒体から読み出した前記パスワードが有効である場合に前記記録媒体の保持者に前記設備の使用を許可する、付記1乃至8のいずれかに記載された勤務管理システム。
【0108】
(付記10)
前記パスワードは所定の有効期間を持ち、所定の時間毎に異なるパスワードに変更される、付記9に記載された勤務管理システム。
【0109】
(付記11)
前記第2のデータ処理装置は、前記情報処理手段を停止させる際に前記パスワードを前記記録媒体から消去する、付記9又は10に記載された勤務管理システム。
【0110】
(付記12)
所定の記録媒体から所定のデータを読み出した時刻である第1の読み出し時刻を出力し、
前記記録媒体から前記データを読み出した時刻である第2の読み出し時刻を出力し、
前記第1及び前記第2の読み出し時刻を記憶し、
前記データ、前記第1の読み出し時刻及び前記第2の読み出し時刻により入退場ゲートの開閉を制御し、情報処理手段の起動及び停止を制御する、
勤務管理方法。
【0111】
(付記13)
データ処理装置のコンピュータに、
所定の記憶媒体の保持者の入場の際に所定のデータを読み出した時刻と、時刻管理手段から読み出した出社予定日時のデータとの差分である第1の差分が第1の所定の範囲内にある場合には前記入退場ゲートを通過可能状態とする手順、
前記第1の差分が前記第1の所定の範囲内にない場合には前記入退場ゲートを通過禁止状態とする手順、
前記時刻管理手段に前記記憶媒体の保持者が保持する前記記録媒体が使用禁止である旨を記録するよう指示する手順、
を実行させる、データ処理装置のプログラム。
【0112】
(付記14)
データ処理装置のコンピュータに、
所定の記憶媒体の保持者が入退場ゲートで退場操作を行った際の時刻である退場時刻が時刻管理手段に登録されている場合には、情報処理手段の起動を抑止する手順を実行させる、データ処理装置の制御プログラム。
【0113】
(付記15)
データ処理装置のコンピュータに、
所定の記憶媒体の保持者が情報処理手段を起動した際の時刻である業務開始時刻、前記記憶媒体の保持者が前記情報処理手段を停止した際の時刻である業務完了時刻及び前記記憶媒体の保持者が入退場ゲートで退場操作を行った際の時刻である退場時刻のいずれもが時刻管理手段に登録されていない場合に前記情報処理手段の起動要求があった場合には、前記時刻管理手段に前記業務開始時刻を登録して前記情報処理手段を起動させる手順を実行させる、データ処理装置の制御プログラム。
【0114】
(付記16)
データ処理装置のコンピュータに、
所定の記憶媒体の保持者が情報処理手段を停止した際の時刻である業務完了時刻及び前記記憶媒体の保持者が入退場ゲートで退場操作を行った際の時刻である退場時刻のいずれもが時刻管理手段に登録されておらず、かつ、前記記憶媒体の保持者が前記情報処理手段を起動した時刻である業務開始時刻が前記時刻管理手段に登録されている場合に前記情報処理手段の起動要求があった場合には、前記情報処理手段を起動させる手順を実行させる、データ処理装置の制御プログラム。
【0115】
(付記17)
データ処理装置のコンピュータに、
所定の記憶媒体の保持者が入退場ゲートで退場操作を行った時刻である退場時刻が時刻管理手段に登録されておらず、かつ、前記記憶媒体の保持者が情報処理手段を停止した時刻である業務完了時刻が前記時刻管理手段に登録されている場合に前記情報処理手段の起動要求があった場合には、前記業務完了時刻を前記時刻管理手段から削除し、前記情報処理手段を起動させる手順を実行させる、データ処理装置の制御プログラム。
【0116】
(付記18)
データ処理装置のコンピュータに、
所定の記憶媒体の保持者が入退場ゲートで退場操作を行った時刻である退場時刻と前記記憶媒体の保持者が情報処理手段を停止した時刻である業務完了時刻との差分である第2の差分が第2の所定の範囲内にある場合には前記入退場ゲートを通過許可状態として前記退場操作を前記時刻管理手段に登録する手順、
前記第2の差分が前記第2の所定の範囲内にない場合には前記入退場ゲートを通過禁止状態とする手順、を実行させるデータ処理装置の制御プログラム。
【符号の説明】
【0117】
1 入退場ゲート
2 自席PC
3 社内設備
4 勤務管理サーバ
5 ICカード
6〜8 カードリーダライタ
100、200 勤務管理システム

【特許請求の範囲】
【請求項1】
所定の記録媒体から所定のデータを読み出した時刻である第1の読み出し時刻を出力する第1のデータ処理手段と、
前記記録媒体から前記データを読み出した時刻である第2の読み出し時刻を出力する第2のデータ処理手段と、
前記第1及び前記第2の読み出し時刻を記憶する時刻管理手段と、
前記第1のデータ処理手段が読み出した前記データ及び前記第1及び第2の読み出し時刻に基づいて開閉を制御される入退場ゲートと、
前記第2のデータ処理手段が読み出した前記データ及び前記第1及び第2の読み出し時刻に基づいて起動及び停止を制御される情報処理手段と、
を備える勤務管理システム。
【請求項2】
前記時刻管理手段は、さらに出社予定日時のデータを記憶し、
前記第1のデータ処理装置は、前記記憶媒体の保持者の入場の際の前記第1の読み出し時刻と前記出社予定日時のデータとの差分である第1の差分が第1の所定の範囲内にある場合には前記入退場ゲートを通過可能状態とし、前記第1の差分が前記第1の所定の範囲内にない場合には前記入退場ゲートを通過禁止状態とし、前記時刻管理手段に前記記憶媒体が使用禁止である旨を記録するよう指示する、請求項1に記載された勤務管理システム。
【請求項3】
前記記憶媒体の保持者が前記入退場ゲートで退場操作を行った際の前記第1の読み出し時刻である退場時刻が前記時刻管理手段に登録されている場合は前記情報処理手段を起動させない、請求項1又は2に記載された勤務管理システム。
【請求項4】
前記記憶媒体の保持者が前記情報処理手段を起動した際の前記第2の読み出し時刻である業務開始時刻、前記記憶媒体の保持者が前記情報処理手段を停止した際の前記第2の読み出し時刻である業務完了時刻及び前記記憶媒体の保持者が前記入退場ゲートで退場操作を行った際の前記第2の読み出し時刻である退場時刻のいずれもが前記時刻管理手段に登録されていない場合に前記情報処理手段の起動要求があった場合には、前記第2のデータ処理装置は前記時刻管理手段に前記業務開始時刻を登録して前記情報処理手段を起動させる、請求項1乃至3のいずれかに記載された勤務管理システム。
【請求項5】
前記記憶媒体の保持者が前記情報処理手段を停止した際の前記第2の読み出し時刻である業務完了時刻及び前記記憶媒体の保持者が前記入退場ゲートで退場操作を行った際の前記第2の読み出し時刻である退場時刻のいずれもが前記時刻管理手段に登録されておらず、かつ、前記記憶媒体の保持者が前記情報処理手段を起動した際の前記第2の読み出し時刻である業務開始時刻が前記時刻管理手段に登録されている場合に前記情報処理手段の起動要求があった場合には、前記第2のデータ処理装置は前記情報処理手段を起動させる、請求項1乃至4のいずれかに記載された勤務管理システム。
【請求項6】
前記記憶媒体の保持者が前記入退場ゲートで退場操作を行った際の前記第1の読み出し時刻である退場時刻が前記時刻管理手段に登録されておらず、かつ、前記記憶媒体の保持者が前記情報処理手段を停止した際の前記第2の読み出し時刻である業務完了時刻が前記時刻管理手段に登録されている場合に前記情報処理手段の起動要求があった場合には、前記第2のデータ処理装置は前記業務完了時刻を時刻管理手段から削除し、前記情報処理手段を起動させる、請求項1乃至5のいずれかに記載された勤務管理システム。
【請求項7】
前記第2のデータ処理装置は、前記記憶媒体の保持者が前記情報処理手段を停止した際の前記第2の読み出し時刻である業務完了時刻及び次回の出社予定日時の情報を前記出社予定日時として前記時刻管理手段に登録した後に前記情報処理手段を停止させる、請求項1乃至6のいずれかに記載された勤務管理システム。
【請求項8】
前記第1のデータ処理装置は、前記記憶媒体の保持者が前記入退場ゲートで退場操作を行った際の前記第1の読み出し時刻である退場時刻と前記記憶媒体の保持者が前記情報処理手段を停止した際の前記第2の読み出し時刻である前記業務完了時刻との差分である第2の差分が第2の所定の範囲内にある場合には前記入退場ゲートを通過許可状態とするとともに前記退場操作を行った時刻を前記退場時刻として前記時刻管理手段に登録し、前記第2の差分が前記第2の所定の範囲内にない場合には前記入退場ゲートを通過禁止状態とする、請求項1乃至7のいずれかに記載された勤務管理システム。
【請求項9】
前記記録媒体から所定のデータの読み出しを行う第3のデータ処理装置をさらに備え、
前記第2のデータ処理装置は、パスワードを生成して前記記録媒体に前記パスワードを書き込み、
前記第3のデータ処理装置は、前記記録媒体から読み出した前記パスワードが有効である場合に前記記録媒体の保持者に前記設備の使用を許可する、請求項1乃至8のいずれかに記載された勤務管理システム。
【請求項10】
第1のデータ処理装置及び第2のデータ処理装置と接続された勤務管理サーバから読み出された勤務管理データ及び前記第1のデータ処理装置が従業員の所有する記録媒体から読み出した情報に基づき前記第1のデータ処理装置と接続された入退場ゲートが制御され、
前記勤務管理データ及び前記第2のデータ処理装置が前記記録媒体から読み出した情報に基づき前記第2のデータ処理装置と接続された個人用情報処理装置が制御される、勤務管理システムの制御方法。

【図1】
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【図2】
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【図3】
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【図4】
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【図5】
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【図6】
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【図7】
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【図8】
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【公開番号】特開2012−104073(P2012−104073A)
【公開日】平成24年5月31日(2012.5.31)
【国際特許分類】
【出願番号】特願2010−254415(P2010−254415)
【出願日】平成22年11月15日(2010.11.15)
【出願人】(000232254)日本電気通信システム株式会社 (586)
【Fターム(参考)】