印刷物管理システム
【課題】回収、廃棄等されずに出回っている機密文書等を、廃棄、回収等を的確に促すことを可能とする。
【解決手段】入力された印刷データを印刷部４から印刷物として印刷出力可能であると共に印刷出力された印刷物及び印刷出力するユーザに関する管理情報を記憶可能な情報記憶部５を備えた複合機１と、前記情報記憶部５から管理情報を取得して前記ユーザに管理情報を知らせる管理ボックス１１とを備え、機密性等のある印刷物を印刷出力したユーザにその印刷物の回収等を促すことができることを特徴とする。
【解決手段】入力された印刷データを印刷部４から印刷物として印刷出力可能であると共に印刷出力された印刷物及び印刷出力するユーザに関する管理情報を記憶可能な情報記憶部５を備えた複合機１と、前記情報記憶部５から管理情報を取得して前記ユーザに管理情報を知らせる管理ボックス１１とを備え、機密性等のある印刷物を印刷出力したユーザにその印刷物の回収等を促すことができることを特徴とする。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複合機，複写機，プリンタ，スキャナ等に供される印刷物管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、社内会議等で使用する社外秘等の機密文書を複写機等で印刷出力した場合、印刷出力時に印刷物にマーク等を同時に印刷して機密文書であることを知らせ、或いは漏洩元を明らかにする技術がある。かかる技術により、機密文書の管理を行うことができる。
【０００３】
しかし、印刷出力された機密文書の中で、回収、廃棄等されずに出回っているものが何時、誰によって、何枚印刷されたものであるか等を管理することができず、印刷出力したユーザに機密文書等の回収、廃棄を的確に促すことが困難となっていた。
【０００４】
【特許文献１】特開２００５−１８４４０８号公報
【特許文献２】特開２００５−１８６５１７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
解決しようとする問題点は、回収、廃棄等されずに出回っている機密文書等の廃棄、回収等を的確に促すことができなかった点である。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は、回収、廃棄等されずに出回っている機密文書等の回収、廃棄等を的確に促すことを可能とするため、入力された印刷データを印刷部から印刷物として印刷出力可能であると共に印刷出力された印刷物及び印刷出力するユーザに関する管理情報を記憶可能な情報記憶部を備えた画像形成装置と、前記情報記憶部から管理情報を取得して前記ユーザに管理情報を知らせる管理部とを備えたことを最も主要な特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明の印刷物管理システムは、入力された印刷データを印刷部から印刷物として印刷出力可能であると共に印刷出力された印刷物及び印刷出力するユーザに関する管理情報を記憶可能な情報記憶部を備えた画像形成装置と、前記情報記憶部から管理情報を取得して前記ユーザに管理情報を知らせる管理部とを備えたため、機密性等のある印刷物を印刷出力したユーザにその印刷物の回収等を促すことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
回収、廃棄等されずに出回っている機密文書等の回収、廃棄等を的確に促すことを可能にするという目的を、管理部により実現した。
【実施例１】
【０００９】
［印刷物管理システム］
図１は、本発明の実施例１を適用したシステムの構成図である。図１のように、本システムは、画像形成装置である複合機１と管理部３とを備えている。
【００１０】
複合機１は、複写機、ファックス、スキャナ、プリンタ等の機能を備え、入力された印刷データを印刷部４から印刷物として印刷出力可能であると共に印刷出力された印刷物の管理情報を記憶可能な情報記憶部５を備えている。
情報記憶部５は、社外秘原稿データ保存用のメモリであり、例えばハードディスクに対して書き込み、読み出しを行うハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等で構成され、印刷物の特定性、例えば機密性の判別に応じ、機密性があるときに管理情報が選択的に記憶される。
機密性判別は、複写機として複写したきに読み取った印刷データ、或いはスキャナとして読み取った印刷データ内の識別子等の判別をＣＰＵ等で構成された機密性判別部７で行う。複合機１がプリンタとして機能する場合には、クライアントＰＣ（Personal Computer）等で作成された印刷データと共に送信される識別子等を複合機１が読み取ることもできる。
【００１１】
管理情報は、印刷物に関する印刷情報及び印刷出力するユーザに関するユーザ情報としている。印刷情報は、例えば印刷データ及び印刷枚数、印刷日時としている。ユーザ情報は、例えばユーザの氏名、所属等、ユーザを特定する情報であり、ユーザ個々のパスワード等に対応して記憶される。
【００１２】
複合機１は、印刷物の機密性判別及び入力され又は読み取ったユーザに関する情報の判別に応じて印刷出力を可能とする。機密性判別は、前記同様である。ユーザに関する情報は、例えばパスワードであり、テンキー操作により複合機に入力される。このパスワードが、ＣＰＵ等で構成されたユーザ判別部９で判別され、印刷出力操作したユーザに機密性のある印刷物の出力が許されているか否かが判別される。複合機１がプリンタとして機能する場合には、クライアントＰＣ（Personal Computer）等で作成された印刷データと共に送信されるパスワード等を複合機１が読み取ることにより判別することもできる。
【００１３】
複合機１は、識別子を印刷物へ付加すると共に該識別子を前記情報記憶部５へ記憶可能である。識別子は、本実施例において印刷出力された印刷物を識別する印刷物識別データ及びユーザ識別データである。識別子は、バーコード、その他の手段により暗号化されている。印刷物識別データは、印刷データそのもの、或いは印刷データの名称など、印刷物を識別できる内容のものである。ユーザ識別データは、前記パスワードなど、ユーザを識別できる内容のものである。
なお、画像形成装置は、複合機１に限らず複写機又はスキャナ若しくはプリンタ等の各単独で形成することもできる。
管理部３は、前記情報記憶部５から管理情報を取得して前記ユーザに管理情報を知らせる構成となっている。管理部３は、印刷物の回収が確認できないとき前記ユーザに管理情報を知らせる。管理部３は、ユーザへメールを自動送信することで管理情報を知らせる。但し、ユーザへ管理情報を知らせる手段は、特に限定されない。
【００１４】
管理部３は、印刷物が印刷出力されてから一定期間経過毎に前記ユーザに管理情報を知らせる構成となっている。また、管理部３は、ユーザへの通知が所定回数となったとき前記管理情報を登録する構成となっている。この登録の方法は、次のようなものがある。例えば管理部３にネットッワーク接続されている管理者のＰＣへ送信されることで管理者が確認した後、管理サーバに対して登録し、或いは管理部３から管理サーバへ直接登録する。管理サーバに対しては管理者が何時でもアクセスすることができ、登録されている管理情報を確認することができる。
【００１５】
印刷物の回収ができないことの確認は、管理部３が情報記憶部５から管理情報を取得し、該管理情報に対応する印刷物の確認により行う。ユーザが機密性のある印刷物を廃棄するために管理部へ投入するとその印刷物が管理情報によって確認され、管理されているものであれば印刷物の回収ができたことになる。印刷物の回収が確認できたとき、管理部３は複合機１へ信号を出力し、この信号に応じ複合機１では、前記情報記憶部５から対応する管理情報を削除可能となっている。
管理部３は、前記印刷データ又は識別子の少なくとも一方、例えば本実施例において識別子に基づいて前記確認を行う。但し、管理部３は、印刷データのみに基づいて前記確認を行うこともできる。
管理部３は、印刷物を裁断する裁断部としての裁断機能を備えた管理ボックス１１で構成され、管理ボックス１１の投入口に印刷物に関する情報を読み取る情報読取部として密着型のイメージセンサ１３（ＣＩＳ「Contact Image Sensor」）を備えている。印刷物に関する情報は、本実施例では前記識別子である。
管理ボックス１１は、イメージセンサ１３で読み取った情報と前記情報記憶部５から取得した管理情報とに基づき印刷物の確認を行う。この確認により、情報記憶部５に記憶されている情報に応じた管理されている印刷物であるとされたとき、複合機１側へ送信し、情報記憶部５から対応する管理情報を削除する。
図２は、印刷物管理システムのブロック図である。
図２のように、複合機１は、ＣＰＵ１５，ＲＯＭ１７，ＲＡＭ１９を備える他、ハードディスクドライブ５，外部インターフェース２３を備えている。
ＣＰＵ１５及びＲＯＭ１７は、各種制御を行うと共に、前記機密性判別部７及びユーザ判別部９を構成する。
外部インターフェース２３は、管理ボックス１１との信号送受信を行う。
図２のように管理ボックス１１は、ＣＰＵ２５，ＲＡＭ２７，イメージセンサ１３，外部インターフェース２９を備えている。
ＣＰＵ２５及びＲＡＭ２７は、印刷物の確認、前記削除のための信号出力する機能を行わせる。ＣＰＵ２５は、印刷物の確認ができないとき定期的にユーザへ管理情報を送信する機能を行わせる。
外部インターフェース２９は、前記複合機１の外部インターフェース２３との信号送受信を行う。
［印刷出力］
図３は、印刷出力時の動作を示すフローチャートである。
複合機１の電源が投入され、複写機としての印刷出力、プリンタとしての印刷出力等の実行がステップＳ１で行われると、ステップＳ２へ移行する。
ステップＳ２では、「印刷データの識別読み込み」の処理が実行される。この処理では、複合機１で読み込まれた印刷データの識別を行うために、データの読み込みを行ない、ステップＳ３へ移行する。
ステップＳ３では、「社外秘のデータ？」の判断処理が実行される。この処理は、前記機密性判別部７において行われ、読み込まれた印刷データの印刷物識別データから印刷データが機密性のある社外秘であるか否かが判断される。社外秘でなければ（ＮＯ）、ステップＳ４へ移行し、社外秘であれば（ＹＥＳ）、ステップＳ５へ移行する。
ステップＳ４では、「通常印刷出力」の処理が実行される。この処理では、複写機等として管理情報を記憶させることなく、通常の印刷出力が行われる。
ステップＳ５では、「ユーザの識別番号読み込み」の処理が実行される。この処理では、複合機１の操作パネル上のテンキーで入力されるなどしたユーザのパスワードが読み込まれ、ステップＳ６へ移行する。
ステップＳ６では、「ユーザ判別？」処理が実行される。この処理は、前記ユーザ判別部９で行われ、入力されたパスワードから社外秘の印刷物を印刷許可された社員か否かが判断される。許可されていなければ（ＮＯ）、処理は終了し、印刷出力することができない。許可されていれば（ＹＥＳ）、ステップＳ７へ移行する。
ステップＳ７では、「メモリにユーザ情報、印刷情報を登録」の処理が実行される。この処理では、情報記憶部５に、印刷物の管理情報として前記印刷情報及びユーザ情報が記憶処理され、ステップＳ８へ移行する。
ステップＳ８では、「印刷出力（暗号付加）」の処理が実行される。この処理では、記録紙に印刷データが印刷され印刷物として出力される。印刷物には、バーコードなどで暗号化された前記識別子が印刷される。識別子は、同時に前記情報記憶部５に管理情報として記憶される。
このような印刷処理により、社外秘の印刷物であるときは、印刷物の前記管理情報が情報記憶部５に記憶されるため、複合機１の操作パネルで情報記憶部５から管理情報を読み出すことにより、或いは管理用ＰＣにより複合機１にアクセスして管理情報を取得することで、何時、誰が、どの社外秘印刷物を何枚印刷したかを的確に管理することができる。
［ユーザへの通知］
図４は、ユーザへ管理情報を知らせるためのフローチャートである。
複合機１で印刷出力されると出力信号が管理ボックス１１へ入力され、図４のフローチャートが実行される。
ステップＳ１１では、「印刷時等よりの時間経過読み込み」の処理が実行される。この処理では、複合機１で管理対象の印刷物が印刷出力されてからの経過時間が管理ボックス１１で逐次読み込まれ、ステップＳ１２へ移行する。
ステップＳ１２では、「設定時間経過？」の判断処理が実行される。この時間経過の判断により、初回は、引刷物が印刷出力されたときからの設定時間の経過が判断されることになり、次回からは前回の通知からの設定時間の経過が判断されることになる。設定時間が経過していなければ（ＮＯ）、ステップＳ１１へリターンし、経過していれば（ＹＥＳ）、ステップＳ１３へ移行する。
ステップＳ１３では、「ユーザへの出力物の管理がされている事と、廃止を促す通知をする」の処理が実行される。この処理では、回収ができておらず、印刷出力から一定期間経過した機密性のある印刷物に関し、印刷出力したユーザへその印刷物を管理している旨を前記のように通知し、且つ管理ボックス１１での裁断を促し、ステップＳ１４へ移行する。
ステップＳ１４では、「設定回数＜通知回数？」の判断処理が実行される。この処理では、ユーザへの前記通知が複数回定期的に行われ、その回数が設定回数を超えたか否かが判断される。設定回数を超えていなければ（ＮＯ）、ステップＳ１１へリターンし、越えていれば（ＹＥＳ）、ステップＳ１５へ移行する。
ステップＳ１５では、「管理者へ通知」の処理が実行される。この処理では、管理ボックス１１から管理者側へ送信され、管理者側に設定回数を超えた管理対象の印刷物及びユーザに関し通知を行う。管理者側は、通知を受けた印刷物及びユーザに関し、更に管理を強めること等ができる。
［データ削除］
図５は、情報記憶部５からの管理情報の削除動作を示すフローチャートである。
印刷物廃棄のために、印刷物が管理ボックス１１の投入口に投入されると、図５のフローチャートが実行される。
ステップＳ２１では、「印刷物の読み込み」の処理が実行される。この処理では、イメージセンサ１３により投入された印刷物の印刷データが読み取られ、ステップＳ２２へ移行する。
ステップＳ２２では、「社外秘の印刷物？」の判断処理が実行される。この処理では、管理ボックス１１において情報記憶部５から識別子が読み込まれ、前記イメージセンサ１３で読み込まれた印刷データ内の識別子と比較される。識別子が一致しなければ（ＮＯ）、ステップＳ２３へ移行し、一致すれば（ＹＥＳ）、ステップＳ２４へ移行する。
ステップＳ２３では、「管理ＢＯＸへ廃棄」の処理が実行される。この処理では、管理ボックス１１において、投入された印刷物が裁断機能により自動的に裁断され、処理は終了する。
ステップＳ２４では、「メモリ内のユーザデータ削除、管理ボックスへ廃棄」の処理が実行される。この処理では、前記のように管理情報により管理している社外秘の印刷物であると確認されたため、管理ボックス１１が複合機１へ信号を出力し、複合機１において情報記憶部５から前記管理情報の削除が行われ、処理は終了する。
［実施例１の効果］
本発明実施例１の印刷物管理システムでは、入力された印刷データを印刷部４から印刷物として印刷出力可能であると共に印刷出力された印刷物及び印刷出力するユーザに関する管理情報を記憶可能な情報記憶部５を備えた複合機１と、前記情報記憶部５から管理情報を取得して前記ユーザに管理情報を知らせる管理ボックス１１とを備えたため、機密性等のある印刷物を印刷出力したユーザにその印刷物の回収等を促すことができる。
【００１６】
前記管理ボックス１１は、前記印刷物の回収が確認できないとき前記ユーザに管理情報を知らせるため、全ての印刷物について通知する場合に比較して、管理が容易である。
【００１７】
前記管理ボックス１１は、前記印刷物が印刷出力されてから一定期間経過毎に前記ユーザに管理情報を知らせるため、ユーザに印刷物の回収を定期的に促すことができる。
【００１８】
前記管理ボックス１１は、前記ユーザへの通知が所定回数となったとき前記管理情報を管理者側に登録するため、管理者により回収のできていない印刷物の管理を更に強めることが可能となる。
前記複合機１は、前記印刷物の機密性判別に応じて前記管理情報を前記情報記憶部５へ選択的に記憶させるため、全ての印刷物の管理情報を記憶させる場合に比較して記憶部の負担を少なくすることができる。
【００１９】
前記管理情報は、印刷物の印刷情報及び印刷出力するユーザ情報であるため、誰が、どの印刷物を、何枚所持しているか等を的確に管理することができる。
【００２０】
前記複合機１は、印刷物の機密性判別及び入力され又は読み取ったパスワードの判別に応じて印刷出力を可能とするため、機密製のある社外秘印刷物等の印刷に関し人を特定して出力することができ、確実な管理を行わせることができる。
【００２１】
前記情報記憶部５は、前記管理情報として前記印刷データを含み、前記管理ボックス１１は、前記印刷データに基づいて前記確認を行うことができ、機密性のある印刷物の管理を確実且つ容易に行わせることができる。
前記複合機１は、識別子を印刷物へ付加すると共に該識別子を前記情報記憶部５へ管理情報として記憶可能であり、前記管理ボックス１１は、前記識別子に基づいて前記確認を行うため、廃棄等しようとする印刷物を簡単に判別し、情報記憶部５の管理情報の削除を確実に行わせることができる。
【００２２】
前記複合機１は、前記識別子を暗号としたため、印刷物に識別子が付されても、容易には読み取ることができず、不正な読み取りによる情報記憶部５からの管理情報の削除を未然に抑制することができる。
前記識別子は、前記印刷出力された印刷物を識別する印刷物識別データ及びユーザ識別データであるため、印刷物及び印刷出力した人を確実且つ容易に特定し、管理を確実に行わせることができる。
前記管理ボックス１１は、前記印刷物に関する情報を読み取るイメージセンサ１３を備え、該読み取った識別子と前記情報記憶部５から取得した識別子とに基づき前記確認を行うため、機密性のある印刷物を簡単且つ容易に識別することができる。
【００２３】
前記管理ボックス１１は、情報読取部５での読み取り後に前記印刷物を裁断する裁断機能を備えたため、機密性のある印刷物を管理情報により管理しつつ確実に廃棄させることができる。
［その他］
管理ボックス１１は、裁断機能を備えることなく、管理者のみが開錠できる単なるボックスとして構成することもできる。
管理ボックス１１での機密製のある印刷物の確認は、印刷データそのものの比較により行わせることもできる。
画像形成装置での機密性等のある印刷物か否かの判断は特に行うことなく、ボタン操作などによる切替により機密性等を設定し、管理情報を記憶させる構成にすることも可能である。
管理ボックス１１は、画像形成装置に対し隣接することなく離して設置することもできる。管理ボックス１１を画像形成装置に一体に形成し、廃棄する印刷物を画像形成装置の搬送経路により搬送しつつ管理ボックス１１側へ投入させる構成にすることも可能である。
【図面の簡単な説明】
【００２４】
【図１】システムの構成図である（実施例１）。
【図２】印刷物管理システムのブロック図である（実施例１）。
【図３】印刷出力時の動作を示すフローチャートである（実施例１）。
【図４】ユーザへ管理情報を知らせるためのフローチャートである（実施例１）。
【図５】管理情報の削除動作を示すフローチャートである（実施例１）。
【符号の説明】
【００２５】
１ 複合機（画像形成装置）
３ 管理部
４ 印刷物
５ 情報記憶部
１１ 管理ボックス（管理部）
１３ イメージセンサ（情報読取部）
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複合機，複写機，プリンタ，スキャナ等に供される印刷物管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、社内会議等で使用する社外秘等の機密文書を複写機等で印刷出力した場合、印刷出力時に印刷物にマーク等を同時に印刷して機密文書であることを知らせ、或いは漏洩元を明らかにする技術がある。かかる技術により、機密文書の管理を行うことができる。
【０００３】
しかし、印刷出力された機密文書の中で、回収、廃棄等されずに出回っているものが何時、誰によって、何枚印刷されたものであるか等を管理することができず、印刷出力したユーザに機密文書等の回収、廃棄を的確に促すことが困難となっていた。
【０００４】
【特許文献１】特開２００５−１８４４０８号公報
【特許文献２】特開２００５−１８６５１７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
解決しようとする問題点は、回収、廃棄等されずに出回っている機密文書等の廃棄、回収等を的確に促すことができなかった点である。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は、回収、廃棄等されずに出回っている機密文書等の回収、廃棄等を的確に促すことを可能とするため、入力された印刷データを印刷部から印刷物として印刷出力可能であると共に印刷出力された印刷物及び印刷出力するユーザに関する管理情報を記憶可能な情報記憶部を備えた画像形成装置と、前記情報記憶部から管理情報を取得して前記ユーザに管理情報を知らせる管理部とを備えたことを最も主要な特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明の印刷物管理システムは、入力された印刷データを印刷部から印刷物として印刷出力可能であると共に印刷出力された印刷物及び印刷出力するユーザに関する管理情報を記憶可能な情報記憶部を備えた画像形成装置と、前記情報記憶部から管理情報を取得して前記ユーザに管理情報を知らせる管理部とを備えたため、機密性等のある印刷物を印刷出力したユーザにその印刷物の回収等を促すことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
回収、廃棄等されずに出回っている機密文書等の回収、廃棄等を的確に促すことを可能にするという目的を、管理部により実現した。
【実施例１】
【０００９】
［印刷物管理システム］
図１は、本発明の実施例１を適用したシステムの構成図である。図１のように、本システムは、画像形成装置である複合機１と管理部３とを備えている。
【００１０】
複合機１は、複写機、ファックス、スキャナ、プリンタ等の機能を備え、入力された印刷データを印刷部４から印刷物として印刷出力可能であると共に印刷出力された印刷物の管理情報を記憶可能な情報記憶部５を備えている。
情報記憶部５は、社外秘原稿データ保存用のメモリであり、例えばハードディスクに対して書き込み、読み出しを行うハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等で構成され、印刷物の特定性、例えば機密性の判別に応じ、機密性があるときに管理情報が選択的に記憶される。
機密性判別は、複写機として複写したきに読み取った印刷データ、或いはスキャナとして読み取った印刷データ内の識別子等の判別をＣＰＵ等で構成された機密性判別部７で行う。複合機１がプリンタとして機能する場合には、クライアントＰＣ（Personal Computer）等で作成された印刷データと共に送信される識別子等を複合機１が読み取ることもできる。
【００１１】
管理情報は、印刷物に関する印刷情報及び印刷出力するユーザに関するユーザ情報としている。印刷情報は、例えば印刷データ及び印刷枚数、印刷日時としている。ユーザ情報は、例えばユーザの氏名、所属等、ユーザを特定する情報であり、ユーザ個々のパスワード等に対応して記憶される。
【００１２】
複合機１は、印刷物の機密性判別及び入力され又は読み取ったユーザに関する情報の判別に応じて印刷出力を可能とする。機密性判別は、前記同様である。ユーザに関する情報は、例えばパスワードであり、テンキー操作により複合機に入力される。このパスワードが、ＣＰＵ等で構成されたユーザ判別部９で判別され、印刷出力操作したユーザに機密性のある印刷物の出力が許されているか否かが判別される。複合機１がプリンタとして機能する場合には、クライアントＰＣ（Personal Computer）等で作成された印刷データと共に送信されるパスワード等を複合機１が読み取ることにより判別することもできる。
【００１３】
複合機１は、識別子を印刷物へ付加すると共に該識別子を前記情報記憶部５へ記憶可能である。識別子は、本実施例において印刷出力された印刷物を識別する印刷物識別データ及びユーザ識別データである。識別子は、バーコード、その他の手段により暗号化されている。印刷物識別データは、印刷データそのもの、或いは印刷データの名称など、印刷物を識別できる内容のものである。ユーザ識別データは、前記パスワードなど、ユーザを識別できる内容のものである。
なお、画像形成装置は、複合機１に限らず複写機又はスキャナ若しくはプリンタ等の各単独で形成することもできる。
管理部３は、前記情報記憶部５から管理情報を取得して前記ユーザに管理情報を知らせる構成となっている。管理部３は、印刷物の回収が確認できないとき前記ユーザに管理情報を知らせる。管理部３は、ユーザへメールを自動送信することで管理情報を知らせる。但し、ユーザへ管理情報を知らせる手段は、特に限定されない。
【００１４】
管理部３は、印刷物が印刷出力されてから一定期間経過毎に前記ユーザに管理情報を知らせる構成となっている。また、管理部３は、ユーザへの通知が所定回数となったとき前記管理情報を登録する構成となっている。この登録の方法は、次のようなものがある。例えば管理部３にネットッワーク接続されている管理者のＰＣへ送信されることで管理者が確認した後、管理サーバに対して登録し、或いは管理部３から管理サーバへ直接登録する。管理サーバに対しては管理者が何時でもアクセスすることができ、登録されている管理情報を確認することができる。
【００１５】
印刷物の回収ができないことの確認は、管理部３が情報記憶部５から管理情報を取得し、該管理情報に対応する印刷物の確認により行う。ユーザが機密性のある印刷物を廃棄するために管理部へ投入するとその印刷物が管理情報によって確認され、管理されているものであれば印刷物の回収ができたことになる。印刷物の回収が確認できたとき、管理部３は複合機１へ信号を出力し、この信号に応じ複合機１では、前記情報記憶部５から対応する管理情報を削除可能となっている。
管理部３は、前記印刷データ又は識別子の少なくとも一方、例えば本実施例において識別子に基づいて前記確認を行う。但し、管理部３は、印刷データのみに基づいて前記確認を行うこともできる。
管理部３は、印刷物を裁断する裁断部としての裁断機能を備えた管理ボックス１１で構成され、管理ボックス１１の投入口に印刷物に関する情報を読み取る情報読取部として密着型のイメージセンサ１３（ＣＩＳ「Contact Image Sensor」）を備えている。印刷物に関する情報は、本実施例では前記識別子である。
管理ボックス１１は、イメージセンサ１３で読み取った情報と前記情報記憶部５から取得した管理情報とに基づき印刷物の確認を行う。この確認により、情報記憶部５に記憶されている情報に応じた管理されている印刷物であるとされたとき、複合機１側へ送信し、情報記憶部５から対応する管理情報を削除する。
図２は、印刷物管理システムのブロック図である。
図２のように、複合機１は、ＣＰＵ１５，ＲＯＭ１７，ＲＡＭ１９を備える他、ハードディスクドライブ５，外部インターフェース２３を備えている。
ＣＰＵ１５及びＲＯＭ１７は、各種制御を行うと共に、前記機密性判別部７及びユーザ判別部９を構成する。
外部インターフェース２３は、管理ボックス１１との信号送受信を行う。
図２のように管理ボックス１１は、ＣＰＵ２５，ＲＡＭ２７，イメージセンサ１３，外部インターフェース２９を備えている。
ＣＰＵ２５及びＲＡＭ２７は、印刷物の確認、前記削除のための信号出力する機能を行わせる。ＣＰＵ２５は、印刷物の確認ができないとき定期的にユーザへ管理情報を送信する機能を行わせる。
外部インターフェース２９は、前記複合機１の外部インターフェース２３との信号送受信を行う。
［印刷出力］
図３は、印刷出力時の動作を示すフローチャートである。
複合機１の電源が投入され、複写機としての印刷出力、プリンタとしての印刷出力等の実行がステップＳ１で行われると、ステップＳ２へ移行する。
ステップＳ２では、「印刷データの識別読み込み」の処理が実行される。この処理では、複合機１で読み込まれた印刷データの識別を行うために、データの読み込みを行ない、ステップＳ３へ移行する。
ステップＳ３では、「社外秘のデータ？」の判断処理が実行される。この処理は、前記機密性判別部７において行われ、読み込まれた印刷データの印刷物識別データから印刷データが機密性のある社外秘であるか否かが判断される。社外秘でなければ（ＮＯ）、ステップＳ４へ移行し、社外秘であれば（ＹＥＳ）、ステップＳ５へ移行する。
ステップＳ４では、「通常印刷出力」の処理が実行される。この処理では、複写機等として管理情報を記憶させることなく、通常の印刷出力が行われる。
ステップＳ５では、「ユーザの識別番号読み込み」の処理が実行される。この処理では、複合機１の操作パネル上のテンキーで入力されるなどしたユーザのパスワードが読み込まれ、ステップＳ６へ移行する。
ステップＳ６では、「ユーザ判別？」処理が実行される。この処理は、前記ユーザ判別部９で行われ、入力されたパスワードから社外秘の印刷物を印刷許可された社員か否かが判断される。許可されていなければ（ＮＯ）、処理は終了し、印刷出力することができない。許可されていれば（ＹＥＳ）、ステップＳ７へ移行する。
ステップＳ７では、「メモリにユーザ情報、印刷情報を登録」の処理が実行される。この処理では、情報記憶部５に、印刷物の管理情報として前記印刷情報及びユーザ情報が記憶処理され、ステップＳ８へ移行する。
ステップＳ８では、「印刷出力（暗号付加）」の処理が実行される。この処理では、記録紙に印刷データが印刷され印刷物として出力される。印刷物には、バーコードなどで暗号化された前記識別子が印刷される。識別子は、同時に前記情報記憶部５に管理情報として記憶される。
このような印刷処理により、社外秘の印刷物であるときは、印刷物の前記管理情報が情報記憶部５に記憶されるため、複合機１の操作パネルで情報記憶部５から管理情報を読み出すことにより、或いは管理用ＰＣにより複合機１にアクセスして管理情報を取得することで、何時、誰が、どの社外秘印刷物を何枚印刷したかを的確に管理することができる。
［ユーザへの通知］
図４は、ユーザへ管理情報を知らせるためのフローチャートである。
複合機１で印刷出力されると出力信号が管理ボックス１１へ入力され、図４のフローチャートが実行される。
ステップＳ１１では、「印刷時等よりの時間経過読み込み」の処理が実行される。この処理では、複合機１で管理対象の印刷物が印刷出力されてからの経過時間が管理ボックス１１で逐次読み込まれ、ステップＳ１２へ移行する。
ステップＳ１２では、「設定時間経過？」の判断処理が実行される。この時間経過の判断により、初回は、引刷物が印刷出力されたときからの設定時間の経過が判断されることになり、次回からは前回の通知からの設定時間の経過が判断されることになる。設定時間が経過していなければ（ＮＯ）、ステップＳ１１へリターンし、経過していれば（ＹＥＳ）、ステップＳ１３へ移行する。
ステップＳ１３では、「ユーザへの出力物の管理がされている事と、廃止を促す通知をする」の処理が実行される。この処理では、回収ができておらず、印刷出力から一定期間経過した機密性のある印刷物に関し、印刷出力したユーザへその印刷物を管理している旨を前記のように通知し、且つ管理ボックス１１での裁断を促し、ステップＳ１４へ移行する。
ステップＳ１４では、「設定回数＜通知回数？」の判断処理が実行される。この処理では、ユーザへの前記通知が複数回定期的に行われ、その回数が設定回数を超えたか否かが判断される。設定回数を超えていなければ（ＮＯ）、ステップＳ１１へリターンし、越えていれば（ＹＥＳ）、ステップＳ１５へ移行する。
ステップＳ１５では、「管理者へ通知」の処理が実行される。この処理では、管理ボックス１１から管理者側へ送信され、管理者側に設定回数を超えた管理対象の印刷物及びユーザに関し通知を行う。管理者側は、通知を受けた印刷物及びユーザに関し、更に管理を強めること等ができる。
［データ削除］
図５は、情報記憶部５からの管理情報の削除動作を示すフローチャートである。
印刷物廃棄のために、印刷物が管理ボックス１１の投入口に投入されると、図５のフローチャートが実行される。
ステップＳ２１では、「印刷物の読み込み」の処理が実行される。この処理では、イメージセンサ１３により投入された印刷物の印刷データが読み取られ、ステップＳ２２へ移行する。
ステップＳ２２では、「社外秘の印刷物？」の判断処理が実行される。この処理では、管理ボックス１１において情報記憶部５から識別子が読み込まれ、前記イメージセンサ１３で読み込まれた印刷データ内の識別子と比較される。識別子が一致しなければ（ＮＯ）、ステップＳ２３へ移行し、一致すれば（ＹＥＳ）、ステップＳ２４へ移行する。
ステップＳ２３では、「管理ＢＯＸへ廃棄」の処理が実行される。この処理では、管理ボックス１１において、投入された印刷物が裁断機能により自動的に裁断され、処理は終了する。
ステップＳ２４では、「メモリ内のユーザデータ削除、管理ボックスへ廃棄」の処理が実行される。この処理では、前記のように管理情報により管理している社外秘の印刷物であると確認されたため、管理ボックス１１が複合機１へ信号を出力し、複合機１において情報記憶部５から前記管理情報の削除が行われ、処理は終了する。
［実施例１の効果］
本発明実施例１の印刷物管理システムでは、入力された印刷データを印刷部４から印刷物として印刷出力可能であると共に印刷出力された印刷物及び印刷出力するユーザに関する管理情報を記憶可能な情報記憶部５を備えた複合機１と、前記情報記憶部５から管理情報を取得して前記ユーザに管理情報を知らせる管理ボックス１１とを備えたため、機密性等のある印刷物を印刷出力したユーザにその印刷物の回収等を促すことができる。
【００１６】
前記管理ボックス１１は、前記印刷物の回収が確認できないとき前記ユーザに管理情報を知らせるため、全ての印刷物について通知する場合に比較して、管理が容易である。
【００１７】
前記管理ボックス１１は、前記印刷物が印刷出力されてから一定期間経過毎に前記ユーザに管理情報を知らせるため、ユーザに印刷物の回収を定期的に促すことができる。
【００１８】
前記管理ボックス１１は、前記ユーザへの通知が所定回数となったとき前記管理情報を管理者側に登録するため、管理者により回収のできていない印刷物の管理を更に強めることが可能となる。
前記複合機１は、前記印刷物の機密性判別に応じて前記管理情報を前記情報記憶部５へ選択的に記憶させるため、全ての印刷物の管理情報を記憶させる場合に比較して記憶部の負担を少なくすることができる。
【００１９】
前記管理情報は、印刷物の印刷情報及び印刷出力するユーザ情報であるため、誰が、どの印刷物を、何枚所持しているか等を的確に管理することができる。
【００２０】
前記複合機１は、印刷物の機密性判別及び入力され又は読み取ったパスワードの判別に応じて印刷出力を可能とするため、機密製のある社外秘印刷物等の印刷に関し人を特定して出力することができ、確実な管理を行わせることができる。
【００２１】
前記情報記憶部５は、前記管理情報として前記印刷データを含み、前記管理ボックス１１は、前記印刷データに基づいて前記確認を行うことができ、機密性のある印刷物の管理を確実且つ容易に行わせることができる。
前記複合機１は、識別子を印刷物へ付加すると共に該識別子を前記情報記憶部５へ管理情報として記憶可能であり、前記管理ボックス１１は、前記識別子に基づいて前記確認を行うため、廃棄等しようとする印刷物を簡単に判別し、情報記憶部５の管理情報の削除を確実に行わせることができる。
【００２２】
前記複合機１は、前記識別子を暗号としたため、印刷物に識別子が付されても、容易には読み取ることができず、不正な読み取りによる情報記憶部５からの管理情報の削除を未然に抑制することができる。
前記識別子は、前記印刷出力された印刷物を識別する印刷物識別データ及びユーザ識別データであるため、印刷物及び印刷出力した人を確実且つ容易に特定し、管理を確実に行わせることができる。
前記管理ボックス１１は、前記印刷物に関する情報を読み取るイメージセンサ１３を備え、該読み取った識別子と前記情報記憶部５から取得した識別子とに基づき前記確認を行うため、機密性のある印刷物を簡単且つ容易に識別することができる。
【００２３】
前記管理ボックス１１は、情報読取部５での読み取り後に前記印刷物を裁断する裁断機能を備えたため、機密性のある印刷物を管理情報により管理しつつ確実に廃棄させることができる。
［その他］
管理ボックス１１は、裁断機能を備えることなく、管理者のみが開錠できる単なるボックスとして構成することもできる。
管理ボックス１１での機密製のある印刷物の確認は、印刷データそのものの比較により行わせることもできる。
画像形成装置での機密性等のある印刷物か否かの判断は特に行うことなく、ボタン操作などによる切替により機密性等を設定し、管理情報を記憶させる構成にすることも可能である。
管理ボックス１１は、画像形成装置に対し隣接することなく離して設置することもできる。管理ボックス１１を画像形成装置に一体に形成し、廃棄する印刷物を画像形成装置の搬送経路により搬送しつつ管理ボックス１１側へ投入させる構成にすることも可能である。
【図面の簡単な説明】
【００２４】
【図１】システムの構成図である（実施例１）。
【図２】印刷物管理システムのブロック図である（実施例１）。
【図３】印刷出力時の動作を示すフローチャートである（実施例１）。
【図４】ユーザへ管理情報を知らせるためのフローチャートである（実施例１）。
【図５】管理情報の削除動作を示すフローチャートである（実施例１）。
【符号の説明】
【００２５】
１ 複合機（画像形成装置）
３ 管理部
４ 印刷物
５ 情報記憶部
１１ 管理ボックス（管理部）
１３ イメージセンサ（情報読取部）
【特許請求の範囲】
【請求項１】
入力された印刷データを印刷部から印刷物として印刷出力可能であると共に印刷出力された印刷物及び印刷出力するユーザに関する管理情報を記憶可能な情報記憶部を備えた画像形成装置と、
前記情報記憶部から管理情報を取得して前記ユーザに管理情報を知らせる管理部と、
を備えたことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項２】
請求項１記載の印刷物管理システムであって、
前記管理部は、前記印刷物の回収が確認できないとき前記ユーザに管理情報を知らせる、
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項３】
請求項１又は２記載の印刷物管理システムであって、
前記管理部は、前記印刷物が印刷出力されてから一定期間経過毎に前記ユーザに管理情報を知らせる、
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項４】
請求項３記載の印刷物管理システムであって、
前記管理部は、前記ユーザへの通知が所定回数となったとき前記管理情報を管理者側に登録する、
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項５】
請求項１〜４の何れかに記載の印刷物管理システムであって、
前記画像形成装置は、前記印刷物の特定性判別に応じて前記管理情報を前記情報記憶部へ選択的に記憶させる、
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項６】
請求項１〜５の何れかに記載の印刷物管理システムであって、
前記画像形成装置は、印刷物の特定性判別及び入力され又は読み取ったユーザに関する情報の判別に応じて印刷出力を可能とする
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項７】
請求項１〜５の何れかに記載の印刷物管理システムであって、
前記情報記憶部は、前記管理情報として前記印刷データを含み、
前記管理部は、前記印刷データに基づいて前記確認を行う
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項８】
請求項１〜５の何れかに記載の印刷物管理システムであって、
前記画像形成装置は、識別子を印刷物へ付加すると共に該識別子を前記情報記憶部へ管理情報として記憶可能であり、
前記管理部は、前記識別子に基づいて前記確認を行う
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項９】
請求項７記載の印刷物管理システムであって、
前記画像形成装置は、前記識別子を暗号とした
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項１０】
請求項７又は８記載の印刷物管理システムであって、
前記識別子は、前記印刷出力された印刷物を識別する印刷物識別データ及びユーザ識別データである、
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項１１】
請求項１〜９の何れかに記載の印刷物管理システムであって、
前記管理部は、前記印刷物に関する情報を読み取る情報読取部を備え、該読み取った情報と前記情報記憶部から取得した管理情報とに基づき前記確認を行う
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項１２】
請求項１０記載の印刷物管理システムであって、
前記管理部は、前記情報読取部での読み取り後に前記印刷物を裁断する裁断機能を備えた
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項１】
入力された印刷データを印刷部から印刷物として印刷出力可能であると共に印刷出力された印刷物及び印刷出力するユーザに関する管理情報を記憶可能な情報記憶部を備えた画像形成装置と、
前記情報記憶部から管理情報を取得して前記ユーザに管理情報を知らせる管理部と、
を備えたことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項２】
請求項１記載の印刷物管理システムであって、
前記管理部は、前記印刷物の回収が確認できないとき前記ユーザに管理情報を知らせる、
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項３】
請求項１又は２記載の印刷物管理システムであって、
前記管理部は、前記印刷物が印刷出力されてから一定期間経過毎に前記ユーザに管理情報を知らせる、
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項４】
請求項３記載の印刷物管理システムであって、
前記管理部は、前記ユーザへの通知が所定回数となったとき前記管理情報を管理者側に登録する、
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項５】
請求項１〜４の何れかに記載の印刷物管理システムであって、
前記画像形成装置は、前記印刷物の特定性判別に応じて前記管理情報を前記情報記憶部へ選択的に記憶させる、
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項６】
請求項１〜５の何れかに記載の印刷物管理システムであって、
前記画像形成装置は、印刷物の特定性判別及び入力され又は読み取ったユーザに関する情報の判別に応じて印刷出力を可能とする
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項７】
請求項１〜５の何れかに記載の印刷物管理システムであって、
前記情報記憶部は、前記管理情報として前記印刷データを含み、
前記管理部は、前記印刷データに基づいて前記確認を行う
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項８】
請求項１〜５の何れかに記載の印刷物管理システムであって、
前記画像形成装置は、識別子を印刷物へ付加すると共に該識別子を前記情報記憶部へ管理情報として記憶可能であり、
前記管理部は、前記識別子に基づいて前記確認を行う
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項９】
請求項７記載の印刷物管理システムであって、
前記画像形成装置は、前記識別子を暗号とした
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項１０】
請求項７又は８記載の印刷物管理システムであって、
前記識別子は、前記印刷出力された印刷物を識別する印刷物識別データ及びユーザ識別データである、
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項１１】
請求項１〜９の何れかに記載の印刷物管理システムであって、
前記管理部は、前記印刷物に関する情報を読み取る情報読取部を備え、該読み取った情報と前記情報記憶部から取得した管理情報とに基づき前記確認を行う
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【請求項１２】
請求項１０記載の印刷物管理システムであって、
前記管理部は、前記情報読取部での読み取り後に前記印刷物を裁断する裁断機能を備えた
ことを特徴とする印刷物管理システム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【公開番号】特開２００７−２３５４６４（Ｐ２００７−２３５４６４Ａ）
【公開日】平成１９年９月１３日（２００７．９．１３）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００６−５３９６６（Ｐ２００６−５３９６６）
【出願日】平成１８年２月２８日（２００６．２．２８）
【出願人】（０００００６１５０）京セラミタ株式会社 (13,173)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成１９年９月１３日（２００７．９．１３）
【国際特許分類】
【出願日】平成１８年２月２８日（２００６．２．２８）
【出願人】（０００００６１５０）京セラミタ株式会社 (13,173)
【Ｆターム（参考）】
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