外部記憶媒体の使用管理方法、情報処理装置、及びプログラム
【課題】外部記憶媒体を利用したシステムにおいて、不正使用や盗難、機密情報の漏洩を防ぎ、さらに外部記憶媒体の使用履歴を把握することによりセキュリティを向上させる。
【解決手段】媒体ＩＤを読み込むＲＦＩＤリーダ２と、外部記憶媒体使用者の使用者ＩＤと使用者固有情報を比較して認証を行う認証装置１２と、ＲＦＩＤリーダ２及び認証装置１２と接続されている媒体管理端末１３と、媒体管理端末１３と接続されている管理装置１５とを備える。媒体管理端末１３は、読み取った媒体ＩＤと、取得した使用者ＩＤとを管理装置１５へ送信する。管理装置１５は、媒体ＩＤとそれに関連づけられている使用者ＩＤとを含むレコードを有する媒体管理データベースを、取得した媒体ＩＤによって検索し、媒体管理端末１３から取得した使用者ＩＤが含まれると判定した場合に、媒体管理端末１３に持ち出しを許可する旨を送信する。
【解決手段】媒体ＩＤを読み込むＲＦＩＤリーダ２と、外部記憶媒体使用者の使用者ＩＤと使用者固有情報を比較して認証を行う認証装置１２と、ＲＦＩＤリーダ２及び認証装置１２と接続されている媒体管理端末１３と、媒体管理端末１３と接続されている管理装置１５とを備える。媒体管理端末１３は、読み取った媒体ＩＤと、取得した使用者ＩＤとを管理装置１５へ送信する。管理装置１５は、媒体ＩＤとそれに関連づけられている使用者ＩＤとを含むレコードを有する媒体管理データベースを、取得した媒体ＩＤによって検索し、媒体管理端末１３から取得した使用者ＩＤが含まれると判定した場合に、媒体管理端末１３に持ち出しを許可する旨を送信する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、外部記憶媒体の使用管理方法、プログラム及び情報処理装置に係わり、特に外部記憶媒体及び外部記憶媒体に格納した情報の使用を管理する外部記憶媒体の使用管理方法、情報処理装置、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、例えば自治体などの行政庁で業務情報の電子化が推進されており、電子データを取り扱う場面が多くなっている。その際、機密情報や個人情報などの漏洩することがあってはならない情報を含め、各種情報を収めた電子データを、ＵＳＢメモリ等の外部記憶媒体に格納して持ち運ぶことが一般に行われている。そのため、外部記憶媒体のセキュリティに関する関心が高まっており、外部記憶媒体の不正利用や、外部記憶媒体内に格納されている機密情報の不正使用を防ぐため、外部記憶媒体をどのように管理するかが課題となっている。
【０００３】
従来、このような課題を解決すべく、外部記憶媒体やファイルの使用に対して制限をかける技術が種々提案されている。例えば、特許文献１には、外部記憶媒体が管理装置から引き抜かれた際、認証及び使用停止を行うことにより、情報セキュリティを確保する技術が開示されている。また特許文献２には、ファイルの使用に対する制限方式が開示されている。
【特許文献１】特開２００６−２６８３３６号公報
【特許文献２】特開２００６−２５１８５６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献１に記載の方式においては、管理装置からの抜き差しのみ管理しているため、外部記憶媒体が他の機器で使用することまでコントロールすることはできない。また特許文献２においてはファイルの使用に対して制限をかけているが、外部記憶媒体自体の使用については制限をしていない。
【０００５】
外部記憶媒体を用いた外部不正持出しや、使用を認められていない端末での開示、夜間作業における操作ミスで情報漏洩が生じる可能性がある。また、外部記憶媒体の持出し情報の管理が徹底されていないため、外部記憶媒体を紛失したことの認識に時間がかかり、情報漏洩が生じる可能性がある。さらに、外部記憶媒体を管理することを許可されていない者が不正に持出すことで盗難が生じる可能性がある。
【０００６】
本発明はこのような課題を解決するためになされたものであり、その一つの目的は、ＵＳＢメモリ等の外部記憶媒体が盗難等を通じて不正に使用されるのを防止しその外部記憶媒体に格納されている機密情報の漏洩を防ぐことである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記の及び他の課題を解決するために、本発明の一態様に係る外部記憶媒体の管理方法は、それぞれ固有の識別符号である媒体ＩＤが付与されている外部記憶媒体を管理するための外部記憶媒体の管理方法であって、前記媒体ＩＤを読み込む媒体ＩＤ読み取り装置と、前記外部記憶媒体を使用する各使用者に付与されている識別符号である使用者ＩＤとその使用者固有の情報である使用者固有情報とを比較して前記使用者の認証を行う認証装置と、前記媒体ＩＤ読み取り装置及び前記認証装置と通信可能に接続されている第１の情報処理装置と、前記第１の情報処理装置と通信可能に接続されている第２の情報処理装置とを備え、
前記第１の情報処理装置は、前記媒体ＩＤ読み取り装置が前記外部記憶媒体から読み取った前記媒体ＩＤと、前記認証装置により前記使用者から取得した使用者ＩＤとを取得して前記第２の情報処理装置へ送信し、
前記第２の情報処理装置は、前記媒体ＩＤとそれに該媒体ＩＤを有する外部記憶媒体の使用可能者として関連づけられている使用者の使用者ＩＤとを含むレコードを有する媒体管理データベースを備え、前記第１の情報処理装置から取得した前記媒体ＩＤによって前記媒体管理データベースを検索し、
前記第２の情報処理装置は、前記媒体ＩＤに関連づけられている使用者ＩＤに前記第１の情報処理装置から取得した使用者ＩＤが含まれると判定した場合に、前記第１の情報処理装置に前記使用者による前記外部記憶媒体の持ち出しを許可する旨の情報を送信する、
ことを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、ＵＳＢメモリ等の外部記憶媒体が盗難等を通じて不正に使用されるのを防止しその外部記憶媒体に格納されている機密情報の漏洩を防ぐことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、本発明の一実施形態について、添付図面を参照して詳細に説明する。
図１は本発明による外部記憶媒体の管理方法に使用される情報処理装置を含む外部記憶媒体管理システム１全体の構成を示す図である。
【００１０】
図示のように、この外部記憶媒体管理システム１（以下「システム１」と略称する。）は、ＵＳＢメモリ等の外部記憶媒体１０の使用状況を管理すべく、各外部記憶媒体１０に識別手段としてのＲＦＩＤタグＲを取り付けている。ＲＦＩＤタグＲとしては現に流通分野などで利用されている、例えば通信周波数１３．５６ＭＨｚのパッシブタグを好適に用いることができるが、他の周波数帯を用いるタグやアクティブタグなどの適用を排除するものではなく、広く種々のＲＦＩＤタグＲを採用することができる。
【００１１】
ＲＦＩＤタグＲは、ＵＳＢメモリ等の外部記憶媒体１０の例えば外装面に、適宜の接着剤などを用いて脱落しないように取り付ける。それぞれのＲＦＩＤタグＲには、あらかじめ所定の体系で固有の符号データが記録されている。これにより、外部記憶媒体１０もそれに付されたＲＦＩＤタグＲ固有の符号データによって互いに識別可能となる。
【００１２】
前記システム１は、第１の情報処理装置である媒体管理端末１３と、媒体使用端末１９と、システム管理端末３と、第２の情報処理装置である管理装置１５と、人事情報管理装置５とを備え、これらを通信ネットワーク４で互いに通信可能に接続して構成されている。この通信ネットワーク４はいかなる形態のネットワークであってもよいが、機密情報を含むデータが伝送されることから、例えば適宜のファイアウォールで外部ネットワークから防護されているイントラネットである。
【００１３】
媒体管理端末１３及び媒体使用端末１９には、認証装置１２が設けられている。この認証装置１２としては、指紋、静脈パターンなどの生体識別情報を読み取りこれを分析することによって個人識別を行う生体認証装置が好適に用いられる。
【００１４】
媒体管理端末１３、媒体使用端末１９、及びシステム管理端末３には、ＲＦＩＤタグＲと通信してこれに格納されている符号データを読み出すＲＦＩＤリーダ２がさらに設けられている。
【００１５】
なお、前記各端末及び装置は、それぞれＬＡＮ等の通信機能を備えた一般的なコンピュータであり、詳細なハードウェア構成に関する説明は省略するが、概して、ＣＰＵと、ＲＡＭ、ＲＯＭ等のメモリと、キーボード、マウス等の入力装置と、ディスプレイ装置等の出力装置と、その入出力装置とのデータ通信を媒介する入出力インターフェースと、ハードディスクドライブ等の外部記憶装置とを備えて構成されている。
【００１６】
次に、これら各端末及び装置の構成及び機能についてより詳細に説明する。
図２は、媒体管理端末１３の構成を表す機能ブロック図である。媒体管理端末１３は、ＣＰＵ、メモリ等を含む制御部２０と、外部記憶装置であり、前記制御部２０が実行するプログラム２１０を記憶している記憶部２１と、ＲＦＩＤリーダ１１が読み取ったＲＦＩＤデータを受信するＲＦＩＤインターフェース部２２と、認証装置１２が読み取った認証データを受信する使用者認証インターフェース部２３と、通信ネットワーク４とデータを送受信するネットワークインターフェース部２４と、後述する実施内容などの情報を入力するための入力部２５と、情報を出力するための出力部２６とを有している。
【００１７】
前記プログラム２１０は、業務処理を行うためのアプリケーションプログラム２２０、使用者認証制御機能プログラム２２１、ＲＦＩＤ制御機能プログラム２２２、及びＷｅｂブラウザ機能プログラム２２３を含む。
アプリケーションプログラム２２０は、一般的な業務遂行に使用されるワードプロセッサ、表計算ソフトウェア、電子メールソフトウェアなどを含む。
【００１８】
使用者認証制御機能プログラム２２１は、使用者認証インターフェース部２３が受信した認証装置１２からの認証データである媒体使用者の個人認証情報を、管理装置１５へ送信する制御動作を行う。
ＲＦＩＤ制御機能プログラム２２２は、ＲＦＩＤインターフェース部２２が受信したＲＦＩＤリーダ１１からのＲＦＩＤデータを管理装置１５へ送信する制御動作を行う。
Ｗｅｂブラウザ機能プログラム２２３は、Ｗｅｂからデータを取得して表示し、あるいはＷｅｂ上へデータを送信するための機能を有している。
【００１９】
次に、媒体使用端末１９について説明する。図３は、媒体使用端末１９の構成を表す機能ブロック図である。
媒体使用端末１９は、媒体管理端末１３から使用者が持ち出した外部記憶媒体１０に格納されているデータを読み出して処理するために使用者が使用するコンピュータである。媒体使用端末１９は、前記媒体管理端末１３と同様に、制御部３０、記憶部３１、ＲＦＩＤインターフェース部３２、使用者認証インターフェース部３３、ネットワークインターフェース部３４、入力部３５、及び出力部３６を有している。各構成要素については、媒体管理端末１３に関する説明を参照されたい。
【００２０】
前記記憶部３１には、この媒体使用端末１９の機能を実現するためのプログラム３１０が格納されている。プログラム３１０は、アプリケーションプログラム３２０、使用者認証制御機能プログラム３２１、ＲＦＩＤ制御機能プログラム３２２、ＰＣ情報通知機能プログラム３２３、及びファイル使用履歴通知機能プログラム３２４を含む。アプリケーションプログラム３２０、使用者認証制御機能プログラム３２１、ＲＦＩＤ制御機能プログラム３２２については、媒体管理端末１３に関する説明を参照されたい。
【００２１】
ＰＣ情報通知機能プログラム３２３は、使用者が使用している媒体使用端末１９としてのコンピュータを管理装置１５が特定するために、その端末１９であるコンピュータが有している固有の符号データであるＭＡＣアドレスを含むＰＣ情報を管理装置１５へ通知する機能を有する。
ファイル使用履歴通知機能プログラム３２４は、媒体使用端末１９において外部記憶媒体１０から読み出され、使用されている使用ファイル名を含むファイル情報を取得して管理装置１５へ通知する機能を有する。
【００２２】
次に、システム管理端末３について説明する。図４は、システム管理端末３の構成を表す機能ブロック図である。
システム管理端末３は、制御部４０、記憶部４１、ＲＦＩＤインターフェース部４２、ネットワークインターフェース部４３、入力部４４、及び出力部４５を有している。各構成要素については、媒体管理端末１３に関する説明を参照されたい。
【００２３】
前記記憶部４１には、このシステム管理端末３の機能を実現するためのプログラム４１０が格納されている。プログラム４１０は、アプリケーションプログラム４２０、ＲＦＩＤ制御機能プログラム４２１、データ登録機能プログラム４２２、及びファイル使用履歴閲覧機能プログラム４２３を含む。アプリケーションプログラム４２０及びＲＦＩＤ制御機能プログラム４２１については、媒体管理端末１３に関する説明を参照されたい。
【００２４】
データ登録機能プログラム４２２は、後述する媒体管理情報を管理装置１５へ通知し登録する機能を有する。
ファイル使用履歴閲覧機能プログラム４２３は、後述する使用ファイル名等のファイル使用情報を管理装置１５から取得する機能を有する。
【００２５】
次に、管理装置１５について説明する。図５は、管理装置１５の構成を表す機能ブロック図である。
管理装置１５は、制御部５０、記憶部５１、及びネットワークインターフェース部５２を備えて構成されている。記憶部５１には、この管理装置１５の機能を実現するためのプログラム５１０と、本システム１におけるデータ処理に使用される各種データを格納しているデータベースとが記憶されている。
【００２６】
プログラム５１０は、データ検索機能プログラム５２０、データ変換機能プログラム５２１、データ登録機能プログラム５２２、データ通知機能プログラム５２３、及びデータ取込機能プログラム５２４を含む。
【００２７】
データ検索機能プログラム５２０は、後述する各データベースを検索して検索キーとして与えられたデータと一致するデータを取得する機能を有する。
データ変換機能プログラム５２１は、後述する各データベースに格納されているデータを加工し変換する機能を有する。
データ登録機能プログラム５２２は、後述する各データベースにデータを登録する機能を有する。
データ通知機能プログラム５２３は、通信ネットワーク４を介して各端末３、１３、１９にデータを通知する機能を有する。
データ取込機能プログラム５２４は、通信ネットワーク４を介して各端末３、１３、１９からデータを取込む機能を有する。
【００２８】
前記データベース（以下「ＤＢ」と略称する。）としては、媒体管理ＤＢ５１１、秘用使用履歴ＤＢ５１２、使用履歴ＤＢ５１３、使用管理ＤＢ５１４、及び使用者管理ＤＢ５１５が含まれる。各ＤＢは複数のデータ項目を１レコードしてそれを複数含んで編成されているデータテーブルとして構成されている。各ＤＢの詳細については後述する。
【００２９】
次に、人事情報管理装置５について説明する。図６は、人事情報管理装置５の構成を表す機能ブロック図である。
人事情報管理装置５は、制御部６０、記憶部６１、及びネットワークインターフェース部６２を有して構成されている。記憶部６１には、この人事情報管理装置５の機能を実現するためのプログラム６１０と、本システム１におけるデータ処理に使用されるデータベースである所属管理ＤＢ６１１とが記憶されている。所属管理ＤＢ６１１については後述する。
【００３０】
プログラム６１０は、データ検索機能プログラム６２０と、データ通知機能プログラム６２１とを含む。データ検索機能プログラム６２０は、与えられた検索キーによって所属管理ＤＢ６１１を検索し、一致するデータがあればそれを取得する機能を有する。データ通知機能プログラム６２１は、通信ネットワーク４を介して管理装置１５にデータを通知する機能を有する。
【００３１】
次に、管理装置１５の記憶部５１に格納されている各ＤＢの構成について順次説明する。
まず、媒体管理ＤＢ５１１について説明する。図７は、媒体管理ＤＢ５１１の構成を示す図である。媒体管理ＤＢ５１１は、媒体ＩＤ７０、媒体区分７１、使用可能者７２、使用可能役職７３、使用可能時間帯７４、及び使用可能ＰＣ７５の各データを含んで構成されているレコードを１以上記憶してなる。
媒体ＩＤ７０は、各外部記憶媒体１０に付されているＲＦＩＤタグＲに格納されている符号データであり、個々の外部記憶媒体１０を特定するために使用される。
媒体区分７１は、各外部記憶媒体１０について、それが社外秘用であるか、社外持ち出し可であるかなどの媒体管理区分を表す符号データである。
【００３２】
使用可能者７２は、各外部記憶媒体１０についてその使用が許可されている使用者に付されている職員番号データである。
使用可能役職７３は、各外部記憶媒体１０についてその使用が許可されている役職について規定されている役職コードデータである。
使用可能時間帯７４は、各外部記憶媒体１０についてその使用が許可されている時間帯を、開始時刻データ７４０及び終了時刻データ７４１として記録している。
【００３３】
使用可能ＰＣ７５は、各外部記憶媒体１０について、その使用が許可されている媒体使用端末１９であるコンピュータ（ＰＣ）のＭＡＣアドレスが記録されている。なお、媒体ＩＤ７０以外のデータ項目は本システム１のデータ処理動作に関して必ずしも必須ではない。例えば、ある媒体ＩＤ７０を有する外部記憶媒体１０について、使用可能者７２のみが定められているといった場合や、まったく使用制限をかける必要がない汎用の記憶媒体として使い回されるような外部記憶媒体１０については、媒体ＩＤ７０のみが記録されているといった場合である。
【００３４】
次に、秘用使用履歴ＤＢ５１２及び使用履歴ＤＢ５１３について説明する。これら２つのＤＢは、同一のデータ構成を有している。図８は、秘用使用履歴ＤＢ５１２及び使用履歴ＤＢ５１３の構成を示す図である。
【００３５】
秘用使用履歴ＤＢ５１２、使用履歴ＤＢ５１３は、媒体ＩＤ８０、使用者ＩＤ８１、使用開始時刻８２、使用終了時刻８３、及び使用ファイル名８４の各データを含んで構成されているレコードを１以上記憶してなる。
【００３６】
使用者ＩＤ８１は、各使用者に割り当てられている固有の職員番号にそれぞれ対応して付与される識別情報である。使用開始時刻８２、使用終了時刻８３、及び使用ファイル名８４は、それぞれ該当使用者ＩＤ８１を有する使用者が媒体ＩＤ８０の外部記憶媒体１０から読み出して使用したファイルのファイル名と、使用開始時刻及び使用終了時刻を記憶している。
【００３７】
この秘用使用履歴ＤＢ５１２、使用履歴ＤＢ５１３は、ある使用者がいずれかの媒体使用端末１３で外部記憶媒体１０からファイルを読み出して使用すると、後述する使用管理ＤＢ５１４を元に管理装置１５によって自動的に作成される。使用者が外部記憶媒体１０から読み出して使用する際に、後述する使用管理ＤＢ５１４の媒体区分９２に記録されているデータに基づき管理装置１５によって判定され、媒体区分９２が秘用であれば、秘用使用履歴ＤＢ５１２に格納され、媒体区分９２が秘用以外の場合、使用履歴ＤＢ５１３に格納される。
【００３８】
次に、使用管理ＤＢ５１４について説明する。図９は、使用管理ＤＢ５１４の構成を示す図である。使用管理ＤＢ５１４は、媒体ＩＤ９０、使用者ＩＤ９１、媒体区分９２、使用可能時間帯９３、及び使用可能ＰＣ９４の各データを含んで構成されているレコードを１以上記憶してなる。各項目については、媒体管理ＤＢ５１１、秘用使用履歴ＤＢ５１２、使用履歴ＤＢ５１３に関して説明したので、該当箇所を参照されたい。
【００３９】
次に、使用者管理ＤＢ５１５について説明する。図１０は、使用者管理ＤＢ５１５の構成を示す図である。使用者管理ＤＢ５１５は、使用者ＩＤ１００と職員番号１０１との各データを含んで構成されているレコードを１以上記憶してなる。各項目については、媒体管理ＤＢ５１１、秘用使用履歴ＤＢ５１２、使用履歴ＤＢ５１３に関して説明したので、該当箇所を参照されたい。
【００４０】
使用者ＩＤ１００は、各使用者に固有の識別情報として付与されている職員番号１０１に対してそれぞれ固有の識別符号を対応づけて付与するものであり、システム管理端末３からあらかじめ登録して使用者管理ＤＢ５１５を生成しておく。
【００４１】
次に、所属管理ＤＢ６１１について説明する。図１１は、所属管理ＤＢ６１１の構成を示す図である。所属管理ＤＢ６１１は、職員番号１１０と、役職コード１１１との各データを含んで構成されているレコードを１以上記憶してなる。各項目については、媒体管理ＤＢ５１１、秘用使用履歴ＤＢ５１２、使用履歴ＤＢ５１３に関して説明したので、該当箇所を参照されたい。職員番号１１０に対応する各役職コードは、システム管理端末３からあらかじめ登録することにより、所属管理ＤＢ６１１を生成しておく。
【００４２】
次に、以上の構成を有する本システム１によって実現される外部記憶媒体の管理方法について説明する。
まず、図１２を参照して、使用者が外部記憶媒体１０を持ち出す際の処理フローを説明する。図１２は、本発明の一実施形態による外部記憶媒体持出時の情報処理を示すシーケンス図である。この図では、外部記憶媒体１０、認証装置１２、媒体管理端末１３、管理装置１５、及び人事情報管理装置５のそれぞれの構成要素間における情報の流れを矢印で示し、各要素において実行される処理を各ボックスによって表している。
【００４３】
まずＲＦＩＤタグＲを貼付した外部記憶媒体１０を持ち出して使用しようとする使用者は、媒体管理端末１３の出力部２６であるディスプレイ装置等に表示された選択画面１７０から実施内容を入力する（ステップ１２０）。図１７に、媒体管理端末３で表示される選択画面１７０の表示例を示す。外部記憶媒体１０は、媒体管理端末１３の近くに、例えばキャビネット等に収納して保管しておく。
【００４４】
使用者が外部記憶媒体１０の持出処理を行う場合には、選択画面１７０において持出しボタン１７１を操作することで持出し処理が開始される。なお、外部記憶媒体１０の返却処理を行う場合は返却ボタン１７２を操作することになるが、これについては後述する。
【００４５】
使用者は、媒体管理端末１３に接続されているＲＦＩＤリーダ２にＲＦＩＤタグＲを貼付した外部記憶媒体１０をかざし、タグＲに記録されている媒体ＩＤ７０を入力する（ステップ１２１）。この際、媒体管理端末１３の出力部２６には、「外部記憶媒体１０をＲＦＩＤリーダ２にかざすことを促すメッセージ」が表示される。図１８に、そのメッセージ画面１８０の画面例を示す。
【００４６】
何らかの理由により媒体ＩＤ７０を読み込むことができなければ（ステップ１２２）、媒体管理端末１３は出力部２６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１２３）。図２０に、エラーが生じた場合に表示するエラーメッセージ画面２００の画面例を示す。エラーメッセージ画面２００には、エラーの原因に対応してエラーの内容を示す詳細情報が表示されるように、画面２００を作成しておくことができる。
媒体管理端末１３が媒体ＩＤ７０を読み込むことができれば、媒体管理端末１３は、読み込んだ媒体ＩＤ７０を管理装置１５に送信する（ステップ１２２）。
【００４７】
管理装置１５の制御部５０が、媒体管理端末１３から媒体ＩＤ７０を、通信ネットワーク４、ネットワークインターフェース部５２を通じて受信すると、制御部５０は、受信した媒体ＩＤ７０と使用管理ＤＢ５１４に記録されている媒体ＩＤ９０とを照合し、媒体の利用状況を識別する（ステップ１２４）。
【００４８】
媒体ＩＤ７０と使用管理ＤＢ５１４の媒体ＩＤ９０とが一致すれば、持ち出そうとしている媒体１０が使用中であることを表す情報を媒体管理端末１３に送信し（ステップ１２５）、出力部２６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１２６）。このエラーは、現に使用者が持ち出そうとしている外部記憶媒体１０がシステム１においてはすでに持ち出されて使用中であると記録されているという矛盾した状態が生じているために発生したものである。この場合、使用者がシステム管理者等に連絡してエラー状態を解消するような対応策をとることとなる。
受信した媒体ＩＤ７０と使用管理ＤＢ５１４の媒体ＩＤ９０とが一致しなければ、制御部５０は、媒体が使用中でないことを表す情報を媒体管理端末１３に送信する（ステップ１２５）。
【００４９】
次に、外部記憶媒体１０を持ち出そうとする使用者は、所定の手順で媒体管理端末１３に接続された認証装置１２により生体認証を受けるとともに、媒体管理端末１３の入力部２５から自己の使用者ＩＤ８１を入力する（ステップ１２７）。この際、認証装置１２には、「生体認証を行うことを促すメッセージ」が表示される。図１９に、そのメッセージ画面１９０の画面例を示す。入力された使用者ＩＤ８１は、媒体管理端末１３から使用者認証制御機能プログラム２１１により管理装置１５に送信される（ステップ１２８）。
【００５０】
管理装置１５の制御部５０が、媒体管理端末１３から使用者ＩＤ８１を通信ネットワーク４、ネットワークインターフェース部５２を通じて受信すると、制御部５０は、受信した使用者ＩＤ８１と使用者管理ＤＢ５１５に記録されている使用者ＩＤ１００とを照合し、対応する使用者の職員番号１０１を取得する（ステップ１２９）。
【００５１】
受信した使用者ＩＤ８１と使用者管理ＤＢ５１５に記録されている使用者ＩＤ１００とが一致しなければ、外部記憶媒体１０を持ち出そうとしている使用者が使用管理ＤＢ５１４に登録されていないことを表す情報を媒体管理端末１３に送信し（ステップ１２１０）、媒体管理端末１３の出力部２６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１２１１）。
【００５２】
受信した使用者ＩＤ８１と使用者管理ＤＢ５１５の使用者ＩＤ１００とで一致するものがあれば、受信した媒体ＩＤ７１を検索キーとして媒体管理ＤＢ５１１の媒体ＩＤ７１を検索し、該当する媒体情報のレコードを取得する（ステップ１２１２）。
【００５３】
受信した媒体ＩＤ７０を検索キーとして媒体管理ＤＢ５１１の媒体ＩＤ７０を検索した結果、該当する媒体情報レコードが登録されていなければ、媒体管理ＤＢ５１１に登録されていないことを表す情報を媒体管理端末１３に送信し（ステップ１２１３）、媒体管理端末１３の出力部２６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１２１４）。受信した媒体ＩＤ７０が媒体管理ＤＢ５１１の媒体ＩＤ７０として登録されていれば、取得した職員番号１０１と媒体管理ＤＢ５１１の使用可能者７２とを照合する（ステップ１２１５）。
【００５４】
取得した職員番号１０１と媒体管理ＤＢ５１１の使用可能者７２とが一致しないと判定すれば、制御部５１は一致した情報が存在しないことを表す情報を媒体管理端末１３に送信し（ステップ１２１６）、媒体管理端末１３の出力部２６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１２１７）。取得した職員番号１０１と媒体管理ＤＢ５１１の使用可能者７２とに一致するものがあると判定されれば、同様に一致した情報が存在したという情報が通知される。
【００５５】
取得した職員番号１０１と媒体管理ＤＢ５１１の使用可能者７２とに一致するものがあったという情報が通知されたら、管理装置１５は、データ通知機能プログラム５２３により、受信した使用者ＩＤ８１を人事情報管理装置５に送信する（ステップ１２１８）。人事情報管理装置５では、データ検索機能プログラム６２０により、取得した職員番号１０１を検索キーとして、人事情報管理装置５の所属管理ＤＢ６１１の職員番号１１０を検索し、該当する役職コード１１１を検索する（ステップ１２１９）。人事情報管理装置５は、データ通知機能プログラム６２１により、取得した職員番号１０１に対応する役職コード１１１を管理装置１５へ送信する（ステップ１２２０）。
【００５６】
管理装置１５では、データ検索機能プログラム５２０により、取得した使用者の役職コード１１１と媒体管理ＤＢ５１１の使用可能役職７３とを照合する（ステップ１２２１）。取得した使用者の役職コード１１１と媒体管理ＤＢ５１１の使用可能役職７３に一致するものがないと判定すれば、一致した情報が存在しないことを表す情報をデータ通知機能プログラム５２３により媒体管理端末１３に送信し（ステップ１２２２）、媒体管理端末１３１３の出力部２６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１２２３）。取得した使用者の役職コード１１１と媒体管理ＤＢ５１１の使用可能役職７３とに一致するものがあると判定されれば、一致した情報が存在することを表す情報を同様に通知する。また、媒体管理ＤＢ５１１の使用可能役職７３がnull（空値）であれば、役職を使用可か不可かの判定基準としていないことから、一致した情報が存在することを表す情報を同様に通知する。
【００５７】
一致した情報が存在することを表す情報を通知後、管理装置１５は、データ登録機能プログラム５２２により、受信した使用者ＩＤ８１と取得した媒体ＩＤ９０とを使用管理ＤＢ５１４に登録する（ステップ１２２４）。
【００５８】
使用者により持ち出される外部記憶媒体１０の使用管理ＤＢ５１４への登録が終了すると、管理装置１５は、データ通知機能プログラム５２３により持出処理が終了したことを表す情報を媒体管理端末１３に送信し（ステップ１２２５）、媒体管理端末１３の出力部２６より処理完了画面２１０を表示し処理が終了となる（ステップ１２２６）。図２１に、処理が完了した場合に端末に表示される画面２１０−１の画面例を示す。
【００５９】
次に、使用者が外部記憶媒体１０を持ち出して使用した後、これを返却する際に実行される処理フローを説明する。図１３は、本発明の一実施形態による外部記憶媒体返却時の情報処理を示すシーケンス図である。
【００６０】
まずＲＦＩＤタグＲを貼付した外部記憶媒体１０の使用者は、媒体管理端末１３の出力部２６に表示された選択画面１７０（図１７）から実施内容である「返却」を入力する（ステップ１３０）。ＲＦＩＤリーダ２にＲＦＩＤタグＲを貼付した外部記憶媒体１０をかざし、媒体管理端末１３のＲＦＩＤインターフェース部２２を通じて媒体ＩＤ７０を読み取らせる（ステップ１３１）。なんらかの理由によって媒体ＩＤ７０を読み込むことができなければ（ステップ１３２）、出力部２６より図２０のエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１３３）。媒体ＩＤ７０を読み込むことができれば、媒体管理端末１３は、ＲＦＩＤ制御機能プログラム２２２によって媒体ＩＤ７０を管理装置１５に送信する（ステップ１３２）。
【００６１】
管理装置１５は、媒体管理端末１３から媒体ＩＤ７０を、通信ネットワーク４及びネットワークインターフェース部５２により受信すると、制御部５０は、受信した媒体ＩＤを使用管理ＤＢ５１４の媒体ＩＤ９０と照合し、媒体の利用状況に関するレコードがあるか判定する（ステップ１３４）。
【００６２】
媒体ＩＤ７０と使用管理ＤＢ５１４の媒体ＩＤ９０とに一致するものがないと判定すれば、媒体が使用中でないことを表す情報を媒体管理端末１３に送信し（ステップ１３５）、媒体管理端末１３の出力部２６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１３６）。媒体ＩＤ７０と使用管理ＤＢ５１４の媒体ＩＤ９０とに一致するものがあれば、媒体が使用中であることを表す情報を媒体管理端末１３に送信する（ステップ１３５）。
【００６３】
次に使用者は、認証装置１２で所定の手順により生体認証を行い、媒体管理端末１３の入力部２５から使用者ＩＤ８１を入力する（ステップ１３７）。媒体管理端末１３のユーザ認証インターフェース部２３は、入力された使用者ＩＤ８１を管理装置１５に送信する（ステップ１３８）。
【００６４】
管理装置１５の制御部５０は、媒体管理端末１３から使用者ＩＤ８１を、通信ネットワーク４及びネットワークインターフェース部５２により受信すると、使用者ＩＤ８１を使用管理ＤＢ５１４の使用者ＩＤ９１と照合する（ステップ１３９）。受信した使用者ＩＤ８１と使用者管理ＤＢ５１４の使用者ＩＤ９１とに一致するものがないと判定すれば、データ通知機能プログラム５２３は、一致した情報が存在しないことを表す情報を媒体管理端末１３に送信し（ステップ１３００）、媒体管理端末１３の出力部２６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１３１１）。使用者ＩＤ８１と使用管理ＤＢ５１４の使用者ＩＤ９１とに一致するものがあると判定されれば、一致した情報が存在することを同様に通知する。
【００６５】
一致した情報が存在すれば、管理装置１５の制御部５０は、データ検索機能プログラム５２０により、受信した媒体ＩＤ８１に対応する使用管理ＤＢ５１４の使用者ＩＤ９１を検索し、それを含むレコードを削除する（ステップ１３１２）。
【００６６】
返却処理が終了すると、管理装置１５の制御部５０は、データ通知機能プログラム５２３により、返却処理が終了したことを表す情報を媒体管理端末１３に送信し（ステップ１３１３）、出力部２６より処理完了画面２１０−１を表示し処理が終了となる（ステップ１３１４）。
【００６７】
次に、使用者が持ち出した外部記憶媒体１０を使用する際に実行される処理フローを説明する。図１４は本発明の一実施形態による外部媒体使用時の情報処理を示すシーケンス図である。
【００６８】
まずＲＦＩＤタグＲを貼付した外部記憶媒体１０の使用者は、媒体使用端末１９に接続されているＲＦＩＤリーダ２に前記外部記憶媒体１０をかざし、ＲＦＩＤインターフェース部３２を通じて媒体ＩＤ７０を読み取らせる（ステップ１４０）。何らかの理由で媒体ＩＤ７０を読み込むことができないと判定されれば（ステップ１４１）、媒体使用端末１９の出力部３６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１４２）。媒体ＩＤ７０を読み込むことができれば、媒体使用端末１９は、ネットワークインターフェース部３４により媒体ＩＤ７０を管理装置１５に送信する（ステップ１４１）。
【００６９】
管理装置１５の制御部５０は、データ取込機能プログラム５２４により、媒体使用端末１９から媒体ＩＤ７０を通信ネットワーク４及びネットワークインターフェース部５２により受信すると、媒体ＩＤ７０を使用管理ＤＢ５１４の媒体ＩＤ９０と照合し、一致するものがあればそのレコードを取得する（ステップ１４３）。
【００７０】
媒体ＩＤ７０と使用管理ＤＢ５１４の媒体ＩＤ９０とに一致するものがなければ、その媒体ＩＤ７０に関するレコードが使用者管理ＤＢ５１４に登録されていないことを表す情報を送信し（ステップ１４４）、媒体使用端末１９の出力部３６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１４５）。媒体ＩＤ７０と使用管理ＤＢ５１４の媒体ＩＤ９０が一致すれば、該当媒体ＩＤ７０に関するレコードが使用者管理ＤＢ５１４に登録されていることを表す情報を通知する（ステップ１４４）。
【００７１】
使用者は、媒体使用端末１９に接続されている認証装置１２により所定の手順で生体認証を行い、入力部３５より使用者ＩＤ８１を入力する（ステップ１４６）。媒体使用端末１９の制御部３０は、ユーザ認証インターフェース部３３により、入力された使用者ＩＤ８１を管理装置１５に送信する（ステップ１４７）。
【００７２】
管理装置１５の制御部５０は、データ取込機能プログラム５２４によって、媒体使用端末１９から使用者ＩＤ８１を、通信ネットワーク４及びネットワークインターフェース部５２により受信すると、使用者ＩＤ８１と取得した媒体ＩＤ７０に関するレコードに記録されている使用者ＩＤ９１を照合する（ステップ１４８）。
【００７３】
受信した使用者ＩＤ８１と取得した媒体ＩＤ７０に関する使用者ＩＤ９０とが一致しないと判定すれば、管理装置１５の制御部５０は、データ通知機能プログラム５２３により、使用者が使用管理ＤＢ５１４に登録されていないことを表す情報を媒体使用端末１９に送信し（ステップ１４９）、媒体使用端末１９の出力部３６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１４１０）。
【００７４】
受信した使用者ＩＤ８１と取得した媒体ＩＤ７０に関する使用者ＩＤ９０が一致すると判定すれば、使用管理ＤＢ５１４に登録されていることを表す情報を同様に通知する（ステップ１４９）。
【００７５】
管理装置１５の制御部５０は、データ取込機能プログラム５２４によって、媒体使用端末１９からその端末情報であるＭＡＣアドレスのデータを、通信ネットワーク４及びネットワークインターフェース部３４により受信すると（ステップ１４１１）、受信したＭＡＣアドレスデータと取得した媒体ＩＤ７０に関する使用可能ＰＣデータとを照合する（ステップ１４１２）。
【００７６】
受信したＭＡＣアドレスデータと取得した媒体ＩＤ７０に関する使用可能ＰＣデータが一致しないと判定すれば、管理装置１５の制御部５０は、データ通知機能プログラム５２３により、一致した情報が存在しないことを表す情報を媒体使用端末１９に送信し（ステップ１４１３）、媒体使用端末１９の出力部３６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１４１４）。受信したＭＡＣアドレスデータと取得した媒体ＩＤ７０に関する使用可能ＰＣデータが一致すれば、一致した情報が存在することを表す情報を同様に通知する（ステップ１４１４）。
【００７７】
管理装置１５の制御部５０は、データ取込機能プログラム５２４によって、媒体使用端末１９から使用時刻（媒体使用端末１９の制御部３０からシステムクロックの時刻データとして取得すればよい。）を、通信ネットワーク４及びネットワークインターフェース部３４により受信すると（ステップ１４１０）、受信した使用時刻データと取得した媒体ＩＤ７０に関する使用可能時間帯データ７４と照合する（ステップ１４１５）。
【００７８】
受信した使用時刻データが、取得した媒体ＩＤ７０に関する使用可能時間帯データ７４の時間帯内でないと判定すれば、使用可能時間帯外での不適当なである旨の情報を媒体使用端末１９に送信し（ステップ１４１６）、媒体使用端末１９の出力部３６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１４１７）。受信した使用時刻データが取得した媒体ＩＤ７０に関する使用可能時間帯データの時間帯内であると判定すれば、使用可能時間帯内での適当な使用である旨の情報を同様に通知する（ステップ１４１６）。
【００７９】
以上の判定処理についてすべて適合する旨の情報を受信したら、管理装置１５の制御部５０は、データ通知機能プログラム５２３により、使用を許可することを表す情報を媒体使用端末１９に送信し（ステップ１４１８）、媒体使用端末１９は、出力部３６より、図２１に示す処理完了画面２１０−１を表示し処理が終了となる（ステップ１４１９）。
【００８０】
さらに、媒体使用端末１９においては、ファイルを使用する毎に、その使用したファイルのファイル名が、ファイル使用履歴通知機能プログラム３２４によって、管理装置１５に送信される（ステップ１４２０）。管理装置１５の制御部５０は、媒体使用端末１９から取得したファイル名データを、先に取得していた使用中の外部記憶媒体１０に関する媒体ＩＤ７０に関して記録されている媒体管理ＤＢ５１１の媒体区分７１に従って、秘用使用履歴ＤＢ５１２又は使用履歴ＤＢ５１３の使用ファイル名８４に登録する（ステップ１４２１）。
【００８１】
次に、使用者が外部記憶媒体１０の使用履歴を確認する際に実行される処理フローについて説明する。図１５は本発明の一実施形態による使用履歴確認時の情報処理を示すシーケンス図である。
【００８２】
まず使用者は、システム管理端末３の入力部４４より、閲覧したいファイル区分、ファイル検索条件を入力する（ステップ１５０）。システム管理端末３の制御部４０は、ファイル使用履歴閲覧機能プログラム４２３により、入力されたファイル区分、ファイル検索条件を、通信ネットワーク４を介して管理装置１５に送信する（ステップ１５１）。この際入力されるファイル区分、ファイル検索条件としては、ファイル名、ファイル最新更新時刻等、一般的にファイル検索の検索キーとして用いられる条件を適宜設定できるようにすればよい。
【００８３】
管理装置１５の制御部５０は、データ取込機能プログラム５２４によって受信したファイル区分とファイル検索条件とを用い、データ検索機能プログラム５２０によって秘用使用履歴ＤＢ５１２又は使用履歴ＤＢ５１３を検索し、一致する情報があればそれを取得する（ステップ１５２）。
【００８４】
検索条件と一致した情報がなければ、一致した情報が存在しないことを表す情報をシステム管理端末３に送信し（ステップ１５３）、システム管理端末３の出力部４５よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１５４）。検索条件と一致した情報が存在すれば、一致した情報が存在することを表す情報を同様に通知する（ステップ１５３）。さらに取得したファイル情報をシステム管理端末３に送信し（ステップ１５５）、出力部４５よりファイルの閲覧が可能となる（ステップ１５６）。
【００８５】
次に、新規の外部記憶媒体１０を本システム１に登録する際の処理フローを説明する。図１６は本発明の一実施形態による外部可能者登録時の情報処理を示すシーケンス図である。
【００８６】
まずＲＦＩＤタグＲを貼付した外部記憶媒体１０の使用者は、システム管理端末３に接続されているＲＦＩＤリーダ２にその外部記憶媒体１０をかざし、ＲＦＩＤインターフェース部４２を通じて媒体ＩＤ７０を入力する（ステップ１７０）。何らかの理由により媒体ＩＤ７０を読み込むことができなければ（ステップ１７１）、システム管理端末３の出力部４５よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１７２）。媒体ＩＤ７０を読み込むことができれば、システム管理端末３の制御部４０は、ネットワークインターフェース部４４を通じて入力された媒体ＩＤ７０を管理装置１５に送信する（ステップ１７１）。
【００８７】
管理装置１５の制御部５０は、データ取込機能プログラム５２４によって、システム管理端末３から媒体ＩＤ７０を通信ネットワーク４及びネットワークインターフェース部５２により受信すると、受信した媒体ＩＤ７０と媒体管理ＤＢ５１１の媒体ＩＤ７０とを照合し、一致する媒体ＩＤ７０があれば、その媒体ＩＤ７０に関するレコードを取得する（ステップ１７３）。一致する媒体ＩＤ７０が存在しない場合には、外部記憶媒体１０の新規登録と判定され、受信した媒体ＩＤ７０に対して媒体管理ＤＢ５１１に新たなレコードを生成して登録する。
【００８８】
使用者は、システム管理端末３の入力部４４より、使用可能者、使用可能役職を入力する。システム管理端末３の制御部４０は、ネットワークインターフェース部４４により、入力された使用可能者、使用可能役職を管理装置１５に送信する（ステップ１７５）。
【００８９】
管理装置１５の制御部５０は、データ取込機能プログラム５２４によって受信した使用可能者、使用可能役職データを、データ登録機能プログラム５２２により、媒体管理ＤＢ５１１に登録する（ステップ１７６）。
【００９０】
その後管理装置１５の制御部５０は、データ通知機能プログラム５２３によって、登録が終了したことを表す情報をシステム管理端末３に送信し（ステップ１７７）、システム管理端末３は、出力部４５より処理完了画面２１０−１を表示し処理が終了となる（ステップ１７８）。
【００９１】
以上詳細に説明したように、本発明の一実施形態によれば、ＵＳＢメモリ等の外部記憶媒体が盗難等を通じて不正に使用されるのを防止しその外部記憶媒体に格納されている機密情報の漏洩を防ぐことができる。
【００９２】
媒体ＩＤは、前記外部記憶媒体に設けられたＲＦＩＤタグに格納されている識別符号データであることとすれば、ＲＦＩＤリーダにより外部記憶媒体に付された媒体ＩＤを容易に読み取ることができるとともに、外部記憶媒体の外面上からは媒体ＩＤを視認することができない。
【００９３】
第２の情報処理装置には、前記外部記憶媒体の媒体ＩＤとその外部記憶媒体から読み出されて使用されたファイルを識別するファイル名とが関連づけられているレコードを有する使用履歴データベースが備えられており、使用者が前記第２の情報処理装置と通信可能に接続されている第３の情報処理装置によって前記外部記憶媒体からファイルを読み出した場合に、前記第３の情報処理装置は、使用されている外部記憶媒体の前記媒体ＩＤと、それから読み出されて使用されているファイルのファイル名を含むデータを前記第２の情報処理装置に送信し、前記第２の情報処理装置は、取得した前記媒体ＩＤと前記ファイル名とを関連づけて前記使用履歴データベースに記録することとすれば、各外部記憶媒体について、どの使用者が持ち出してどのファイルを使用したかの使用履歴を記録することができる。
【図面の簡単な説明】
【００９４】
【図１】本発明の一実施形態による外部記憶媒体管理システム１全体の構成を示す図である。
【図２】本発明の一実施形態による外部記憶媒体管理システム１に用いられる媒体管理端末１３の構成を示す機能ブロック図である。
【図３】本発明の一実施形態による外部記憶媒体管理システム１に用いられる媒体使用端末１９の構成を示す機能ブロック図である。
【図４】本発明の一実施形態による外部記憶媒体管理システム１に用いられるシステム管理端末３の構成を示す機能ブロック図である。
【図５】本発明の一実施形態による外部記憶媒体管理システム１に用いられる管理装置１５の構成を示す機能ブロック図である。
【図６】本発明の一実施形態による外部記憶媒体管理システム１に用いられる人事情報管理装置５の構成を示す機能ブロック図である。
【図７】管理装置１５に格納される媒体管理ＤＢ５１１の構成を示す図である。
【図８】管理装置１５に格納される秘用使用履歴ＤＢ５１２、使用履歴ＤＢ５１３の構成を示す図である。
【図９】管理装置１５に格納される使用管理ＤＢ５１４の構成を示す図である。
【図１０】管理装置１５に格納される使用者管理ＤＢ５１５の構成を示す図である。
【図１１】管理装置１５に格納される所属管理ＤＢ６１１の構成を示す図である。
【図１２】本発明の一実施形態による外部記憶媒体持出時の情報処理を示すシーケンス図である。
【図１３】本発明の一実施形態による外部記憶媒体返却時の情報処理を示すシーケンス図である。
【図１４】本発明の一実施形態による外部記憶媒体使用時の情報処理を示すシーケンス図である。
【図１５】本発明の一実施形態による外部記憶媒体使用履歴確認時の情報処理を示すシーケンス図である。
【図１６】本発明の一実施形態による外部記憶媒体情報登録時の情報処理を示すシーケンス図である。
【図１７】本発明の一実施形態による媒体管理端末１３で表示するメニュー画面の画面例を示す図である。
【図１８】本発明の一実施形態によるＲＦＩＤ入力を促す画面の画面例を示す図である。
【図１９】本発明の一実施形態による生体認証の実行を促す画面の画面例を示す図である。
【図２０】本発明の一実施形態によるエラーメッセージ画面の画面例を示す図である。
【図２１】本発明の一実施形態による処理完了表示画面の画面例を示す図である。
【符号の説明】
【００９５】
１ 外部記憶媒体管理システム
２ ＲＦＩＤリーダ
３ システム管理端末
４ 通信ネットワーク
５ 人事情報管理装置
１０ 外部記憶媒体
１２ 認証装置
１３ 媒体管理端末（第１の情報処理装置）
１５ 管理装置（第２の情報処理装置）
１９ 媒体使用端末
２０、３０、４０、５０、６０ 制御部
７０、８０、９０ 媒体ＩＤ
７２ 使用可能者
８１、９１、１００ 使用者ＩＤ
５１１ 媒体管理データベース
Ｒ ＲＦＩＤタグ
【技術分野】
【０００１】
本発明は、外部記憶媒体の使用管理方法、プログラム及び情報処理装置に係わり、特に外部記憶媒体及び外部記憶媒体に格納した情報の使用を管理する外部記憶媒体の使用管理方法、情報処理装置、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、例えば自治体などの行政庁で業務情報の電子化が推進されており、電子データを取り扱う場面が多くなっている。その際、機密情報や個人情報などの漏洩することがあってはならない情報を含め、各種情報を収めた電子データを、ＵＳＢメモリ等の外部記憶媒体に格納して持ち運ぶことが一般に行われている。そのため、外部記憶媒体のセキュリティに関する関心が高まっており、外部記憶媒体の不正利用や、外部記憶媒体内に格納されている機密情報の不正使用を防ぐため、外部記憶媒体をどのように管理するかが課題となっている。
【０００３】
従来、このような課題を解決すべく、外部記憶媒体やファイルの使用に対して制限をかける技術が種々提案されている。例えば、特許文献１には、外部記憶媒体が管理装置から引き抜かれた際、認証及び使用停止を行うことにより、情報セキュリティを確保する技術が開示されている。また特許文献２には、ファイルの使用に対する制限方式が開示されている。
【特許文献１】特開２００６−２６８３３６号公報
【特許文献２】特開２００６−２５１８５６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献１に記載の方式においては、管理装置からの抜き差しのみ管理しているため、外部記憶媒体が他の機器で使用することまでコントロールすることはできない。また特許文献２においてはファイルの使用に対して制限をかけているが、外部記憶媒体自体の使用については制限をしていない。
【０００５】
外部記憶媒体を用いた外部不正持出しや、使用を認められていない端末での開示、夜間作業における操作ミスで情報漏洩が生じる可能性がある。また、外部記憶媒体の持出し情報の管理が徹底されていないため、外部記憶媒体を紛失したことの認識に時間がかかり、情報漏洩が生じる可能性がある。さらに、外部記憶媒体を管理することを許可されていない者が不正に持出すことで盗難が生じる可能性がある。
【０００６】
本発明はこのような課題を解決するためになされたものであり、その一つの目的は、ＵＳＢメモリ等の外部記憶媒体が盗難等を通じて不正に使用されるのを防止しその外部記憶媒体に格納されている機密情報の漏洩を防ぐことである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記の及び他の課題を解決するために、本発明の一態様に係る外部記憶媒体の管理方法は、それぞれ固有の識別符号である媒体ＩＤが付与されている外部記憶媒体を管理するための外部記憶媒体の管理方法であって、前記媒体ＩＤを読み込む媒体ＩＤ読み取り装置と、前記外部記憶媒体を使用する各使用者に付与されている識別符号である使用者ＩＤとその使用者固有の情報である使用者固有情報とを比較して前記使用者の認証を行う認証装置と、前記媒体ＩＤ読み取り装置及び前記認証装置と通信可能に接続されている第１の情報処理装置と、前記第１の情報処理装置と通信可能に接続されている第２の情報処理装置とを備え、
前記第１の情報処理装置は、前記媒体ＩＤ読み取り装置が前記外部記憶媒体から読み取った前記媒体ＩＤと、前記認証装置により前記使用者から取得した使用者ＩＤとを取得して前記第２の情報処理装置へ送信し、
前記第２の情報処理装置は、前記媒体ＩＤとそれに該媒体ＩＤを有する外部記憶媒体の使用可能者として関連づけられている使用者の使用者ＩＤとを含むレコードを有する媒体管理データベースを備え、前記第１の情報処理装置から取得した前記媒体ＩＤによって前記媒体管理データベースを検索し、
前記第２の情報処理装置は、前記媒体ＩＤに関連づけられている使用者ＩＤに前記第１の情報処理装置から取得した使用者ＩＤが含まれると判定した場合に、前記第１の情報処理装置に前記使用者による前記外部記憶媒体の持ち出しを許可する旨の情報を送信する、
ことを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、ＵＳＢメモリ等の外部記憶媒体が盗難等を通じて不正に使用されるのを防止しその外部記憶媒体に格納されている機密情報の漏洩を防ぐことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、本発明の一実施形態について、添付図面を参照して詳細に説明する。
図１は本発明による外部記憶媒体の管理方法に使用される情報処理装置を含む外部記憶媒体管理システム１全体の構成を示す図である。
【００１０】
図示のように、この外部記憶媒体管理システム１（以下「システム１」と略称する。）は、ＵＳＢメモリ等の外部記憶媒体１０の使用状況を管理すべく、各外部記憶媒体１０に識別手段としてのＲＦＩＤタグＲを取り付けている。ＲＦＩＤタグＲとしては現に流通分野などで利用されている、例えば通信周波数１３．５６ＭＨｚのパッシブタグを好適に用いることができるが、他の周波数帯を用いるタグやアクティブタグなどの適用を排除するものではなく、広く種々のＲＦＩＤタグＲを採用することができる。
【００１１】
ＲＦＩＤタグＲは、ＵＳＢメモリ等の外部記憶媒体１０の例えば外装面に、適宜の接着剤などを用いて脱落しないように取り付ける。それぞれのＲＦＩＤタグＲには、あらかじめ所定の体系で固有の符号データが記録されている。これにより、外部記憶媒体１０もそれに付されたＲＦＩＤタグＲ固有の符号データによって互いに識別可能となる。
【００１２】
前記システム１は、第１の情報処理装置である媒体管理端末１３と、媒体使用端末１９と、システム管理端末３と、第２の情報処理装置である管理装置１５と、人事情報管理装置５とを備え、これらを通信ネットワーク４で互いに通信可能に接続して構成されている。この通信ネットワーク４はいかなる形態のネットワークであってもよいが、機密情報を含むデータが伝送されることから、例えば適宜のファイアウォールで外部ネットワークから防護されているイントラネットである。
【００１３】
媒体管理端末１３及び媒体使用端末１９には、認証装置１２が設けられている。この認証装置１２としては、指紋、静脈パターンなどの生体識別情報を読み取りこれを分析することによって個人識別を行う生体認証装置が好適に用いられる。
【００１４】
媒体管理端末１３、媒体使用端末１９、及びシステム管理端末３には、ＲＦＩＤタグＲと通信してこれに格納されている符号データを読み出すＲＦＩＤリーダ２がさらに設けられている。
【００１５】
なお、前記各端末及び装置は、それぞれＬＡＮ等の通信機能を備えた一般的なコンピュータであり、詳細なハードウェア構成に関する説明は省略するが、概して、ＣＰＵと、ＲＡＭ、ＲＯＭ等のメモリと、キーボード、マウス等の入力装置と、ディスプレイ装置等の出力装置と、その入出力装置とのデータ通信を媒介する入出力インターフェースと、ハードディスクドライブ等の外部記憶装置とを備えて構成されている。
【００１６】
次に、これら各端末及び装置の構成及び機能についてより詳細に説明する。
図２は、媒体管理端末１３の構成を表す機能ブロック図である。媒体管理端末１３は、ＣＰＵ、メモリ等を含む制御部２０と、外部記憶装置であり、前記制御部２０が実行するプログラム２１０を記憶している記憶部２１と、ＲＦＩＤリーダ１１が読み取ったＲＦＩＤデータを受信するＲＦＩＤインターフェース部２２と、認証装置１２が読み取った認証データを受信する使用者認証インターフェース部２３と、通信ネットワーク４とデータを送受信するネットワークインターフェース部２４と、後述する実施内容などの情報を入力するための入力部２５と、情報を出力するための出力部２６とを有している。
【００１７】
前記プログラム２１０は、業務処理を行うためのアプリケーションプログラム２２０、使用者認証制御機能プログラム２２１、ＲＦＩＤ制御機能プログラム２２２、及びＷｅｂブラウザ機能プログラム２２３を含む。
アプリケーションプログラム２２０は、一般的な業務遂行に使用されるワードプロセッサ、表計算ソフトウェア、電子メールソフトウェアなどを含む。
【００１８】
使用者認証制御機能プログラム２２１は、使用者認証インターフェース部２３が受信した認証装置１２からの認証データである媒体使用者の個人認証情報を、管理装置１５へ送信する制御動作を行う。
ＲＦＩＤ制御機能プログラム２２２は、ＲＦＩＤインターフェース部２２が受信したＲＦＩＤリーダ１１からのＲＦＩＤデータを管理装置１５へ送信する制御動作を行う。
Ｗｅｂブラウザ機能プログラム２２３は、Ｗｅｂからデータを取得して表示し、あるいはＷｅｂ上へデータを送信するための機能を有している。
【００１９】
次に、媒体使用端末１９について説明する。図３は、媒体使用端末１９の構成を表す機能ブロック図である。
媒体使用端末１９は、媒体管理端末１３から使用者が持ち出した外部記憶媒体１０に格納されているデータを読み出して処理するために使用者が使用するコンピュータである。媒体使用端末１９は、前記媒体管理端末１３と同様に、制御部３０、記憶部３１、ＲＦＩＤインターフェース部３２、使用者認証インターフェース部３３、ネットワークインターフェース部３４、入力部３５、及び出力部３６を有している。各構成要素については、媒体管理端末１３に関する説明を参照されたい。
【００２０】
前記記憶部３１には、この媒体使用端末１９の機能を実現するためのプログラム３１０が格納されている。プログラム３１０は、アプリケーションプログラム３２０、使用者認証制御機能プログラム３２１、ＲＦＩＤ制御機能プログラム３２２、ＰＣ情報通知機能プログラム３２３、及びファイル使用履歴通知機能プログラム３２４を含む。アプリケーションプログラム３２０、使用者認証制御機能プログラム３２１、ＲＦＩＤ制御機能プログラム３２２については、媒体管理端末１３に関する説明を参照されたい。
【００２１】
ＰＣ情報通知機能プログラム３２３は、使用者が使用している媒体使用端末１９としてのコンピュータを管理装置１５が特定するために、その端末１９であるコンピュータが有している固有の符号データであるＭＡＣアドレスを含むＰＣ情報を管理装置１５へ通知する機能を有する。
ファイル使用履歴通知機能プログラム３２４は、媒体使用端末１９において外部記憶媒体１０から読み出され、使用されている使用ファイル名を含むファイル情報を取得して管理装置１５へ通知する機能を有する。
【００２２】
次に、システム管理端末３について説明する。図４は、システム管理端末３の構成を表す機能ブロック図である。
システム管理端末３は、制御部４０、記憶部４１、ＲＦＩＤインターフェース部４２、ネットワークインターフェース部４３、入力部４４、及び出力部４５を有している。各構成要素については、媒体管理端末１３に関する説明を参照されたい。
【００２３】
前記記憶部４１には、このシステム管理端末３の機能を実現するためのプログラム４１０が格納されている。プログラム４１０は、アプリケーションプログラム４２０、ＲＦＩＤ制御機能プログラム４２１、データ登録機能プログラム４２２、及びファイル使用履歴閲覧機能プログラム４２３を含む。アプリケーションプログラム４２０及びＲＦＩＤ制御機能プログラム４２１については、媒体管理端末１３に関する説明を参照されたい。
【００２４】
データ登録機能プログラム４２２は、後述する媒体管理情報を管理装置１５へ通知し登録する機能を有する。
ファイル使用履歴閲覧機能プログラム４２３は、後述する使用ファイル名等のファイル使用情報を管理装置１５から取得する機能を有する。
【００２５】
次に、管理装置１５について説明する。図５は、管理装置１５の構成を表す機能ブロック図である。
管理装置１５は、制御部５０、記憶部５１、及びネットワークインターフェース部５２を備えて構成されている。記憶部５１には、この管理装置１５の機能を実現するためのプログラム５１０と、本システム１におけるデータ処理に使用される各種データを格納しているデータベースとが記憶されている。
【００２６】
プログラム５１０は、データ検索機能プログラム５２０、データ変換機能プログラム５２１、データ登録機能プログラム５２２、データ通知機能プログラム５２３、及びデータ取込機能プログラム５２４を含む。
【００２７】
データ検索機能プログラム５２０は、後述する各データベースを検索して検索キーとして与えられたデータと一致するデータを取得する機能を有する。
データ変換機能プログラム５２１は、後述する各データベースに格納されているデータを加工し変換する機能を有する。
データ登録機能プログラム５２２は、後述する各データベースにデータを登録する機能を有する。
データ通知機能プログラム５２３は、通信ネットワーク４を介して各端末３、１３、１９にデータを通知する機能を有する。
データ取込機能プログラム５２４は、通信ネットワーク４を介して各端末３、１３、１９からデータを取込む機能を有する。
【００２８】
前記データベース（以下「ＤＢ」と略称する。）としては、媒体管理ＤＢ５１１、秘用使用履歴ＤＢ５１２、使用履歴ＤＢ５１３、使用管理ＤＢ５１４、及び使用者管理ＤＢ５１５が含まれる。各ＤＢは複数のデータ項目を１レコードしてそれを複数含んで編成されているデータテーブルとして構成されている。各ＤＢの詳細については後述する。
【００２９】
次に、人事情報管理装置５について説明する。図６は、人事情報管理装置５の構成を表す機能ブロック図である。
人事情報管理装置５は、制御部６０、記憶部６１、及びネットワークインターフェース部６２を有して構成されている。記憶部６１には、この人事情報管理装置５の機能を実現するためのプログラム６１０と、本システム１におけるデータ処理に使用されるデータベースである所属管理ＤＢ６１１とが記憶されている。所属管理ＤＢ６１１については後述する。
【００３０】
プログラム６１０は、データ検索機能プログラム６２０と、データ通知機能プログラム６２１とを含む。データ検索機能プログラム６２０は、与えられた検索キーによって所属管理ＤＢ６１１を検索し、一致するデータがあればそれを取得する機能を有する。データ通知機能プログラム６２１は、通信ネットワーク４を介して管理装置１５にデータを通知する機能を有する。
【００３１】
次に、管理装置１５の記憶部５１に格納されている各ＤＢの構成について順次説明する。
まず、媒体管理ＤＢ５１１について説明する。図７は、媒体管理ＤＢ５１１の構成を示す図である。媒体管理ＤＢ５１１は、媒体ＩＤ７０、媒体区分７１、使用可能者７２、使用可能役職７３、使用可能時間帯７４、及び使用可能ＰＣ７５の各データを含んで構成されているレコードを１以上記憶してなる。
媒体ＩＤ７０は、各外部記憶媒体１０に付されているＲＦＩＤタグＲに格納されている符号データであり、個々の外部記憶媒体１０を特定するために使用される。
媒体区分７１は、各外部記憶媒体１０について、それが社外秘用であるか、社外持ち出し可であるかなどの媒体管理区分を表す符号データである。
【００３２】
使用可能者７２は、各外部記憶媒体１０についてその使用が許可されている使用者に付されている職員番号データである。
使用可能役職７３は、各外部記憶媒体１０についてその使用が許可されている役職について規定されている役職コードデータである。
使用可能時間帯７４は、各外部記憶媒体１０についてその使用が許可されている時間帯を、開始時刻データ７４０及び終了時刻データ７４１として記録している。
【００３３】
使用可能ＰＣ７５は、各外部記憶媒体１０について、その使用が許可されている媒体使用端末１９であるコンピュータ（ＰＣ）のＭＡＣアドレスが記録されている。なお、媒体ＩＤ７０以外のデータ項目は本システム１のデータ処理動作に関して必ずしも必須ではない。例えば、ある媒体ＩＤ７０を有する外部記憶媒体１０について、使用可能者７２のみが定められているといった場合や、まったく使用制限をかける必要がない汎用の記憶媒体として使い回されるような外部記憶媒体１０については、媒体ＩＤ７０のみが記録されているといった場合である。
【００３４】
次に、秘用使用履歴ＤＢ５１２及び使用履歴ＤＢ５１３について説明する。これら２つのＤＢは、同一のデータ構成を有している。図８は、秘用使用履歴ＤＢ５１２及び使用履歴ＤＢ５１３の構成を示す図である。
【００３５】
秘用使用履歴ＤＢ５１２、使用履歴ＤＢ５１３は、媒体ＩＤ８０、使用者ＩＤ８１、使用開始時刻８２、使用終了時刻８３、及び使用ファイル名８４の各データを含んで構成されているレコードを１以上記憶してなる。
【００３６】
使用者ＩＤ８１は、各使用者に割り当てられている固有の職員番号にそれぞれ対応して付与される識別情報である。使用開始時刻８２、使用終了時刻８３、及び使用ファイル名８４は、それぞれ該当使用者ＩＤ８１を有する使用者が媒体ＩＤ８０の外部記憶媒体１０から読み出して使用したファイルのファイル名と、使用開始時刻及び使用終了時刻を記憶している。
【００３７】
この秘用使用履歴ＤＢ５１２、使用履歴ＤＢ５１３は、ある使用者がいずれかの媒体使用端末１３で外部記憶媒体１０からファイルを読み出して使用すると、後述する使用管理ＤＢ５１４を元に管理装置１５によって自動的に作成される。使用者が外部記憶媒体１０から読み出して使用する際に、後述する使用管理ＤＢ５１４の媒体区分９２に記録されているデータに基づき管理装置１５によって判定され、媒体区分９２が秘用であれば、秘用使用履歴ＤＢ５１２に格納され、媒体区分９２が秘用以外の場合、使用履歴ＤＢ５１３に格納される。
【００３８】
次に、使用管理ＤＢ５１４について説明する。図９は、使用管理ＤＢ５１４の構成を示す図である。使用管理ＤＢ５１４は、媒体ＩＤ９０、使用者ＩＤ９１、媒体区分９２、使用可能時間帯９３、及び使用可能ＰＣ９４の各データを含んで構成されているレコードを１以上記憶してなる。各項目については、媒体管理ＤＢ５１１、秘用使用履歴ＤＢ５１２、使用履歴ＤＢ５１３に関して説明したので、該当箇所を参照されたい。
【００３９】
次に、使用者管理ＤＢ５１５について説明する。図１０は、使用者管理ＤＢ５１５の構成を示す図である。使用者管理ＤＢ５１５は、使用者ＩＤ１００と職員番号１０１との各データを含んで構成されているレコードを１以上記憶してなる。各項目については、媒体管理ＤＢ５１１、秘用使用履歴ＤＢ５１２、使用履歴ＤＢ５１３に関して説明したので、該当箇所を参照されたい。
【００４０】
使用者ＩＤ１００は、各使用者に固有の識別情報として付与されている職員番号１０１に対してそれぞれ固有の識別符号を対応づけて付与するものであり、システム管理端末３からあらかじめ登録して使用者管理ＤＢ５１５を生成しておく。
【００４１】
次に、所属管理ＤＢ６１１について説明する。図１１は、所属管理ＤＢ６１１の構成を示す図である。所属管理ＤＢ６１１は、職員番号１１０と、役職コード１１１との各データを含んで構成されているレコードを１以上記憶してなる。各項目については、媒体管理ＤＢ５１１、秘用使用履歴ＤＢ５１２、使用履歴ＤＢ５１３に関して説明したので、該当箇所を参照されたい。職員番号１１０に対応する各役職コードは、システム管理端末３からあらかじめ登録することにより、所属管理ＤＢ６１１を生成しておく。
【００４２】
次に、以上の構成を有する本システム１によって実現される外部記憶媒体の管理方法について説明する。
まず、図１２を参照して、使用者が外部記憶媒体１０を持ち出す際の処理フローを説明する。図１２は、本発明の一実施形態による外部記憶媒体持出時の情報処理を示すシーケンス図である。この図では、外部記憶媒体１０、認証装置１２、媒体管理端末１３、管理装置１５、及び人事情報管理装置５のそれぞれの構成要素間における情報の流れを矢印で示し、各要素において実行される処理を各ボックスによって表している。
【００４３】
まずＲＦＩＤタグＲを貼付した外部記憶媒体１０を持ち出して使用しようとする使用者は、媒体管理端末１３の出力部２６であるディスプレイ装置等に表示された選択画面１７０から実施内容を入力する（ステップ１２０）。図１７に、媒体管理端末３で表示される選択画面１７０の表示例を示す。外部記憶媒体１０は、媒体管理端末１３の近くに、例えばキャビネット等に収納して保管しておく。
【００４４】
使用者が外部記憶媒体１０の持出処理を行う場合には、選択画面１７０において持出しボタン１７１を操作することで持出し処理が開始される。なお、外部記憶媒体１０の返却処理を行う場合は返却ボタン１７２を操作することになるが、これについては後述する。
【００４５】
使用者は、媒体管理端末１３に接続されているＲＦＩＤリーダ２にＲＦＩＤタグＲを貼付した外部記憶媒体１０をかざし、タグＲに記録されている媒体ＩＤ７０を入力する（ステップ１２１）。この際、媒体管理端末１３の出力部２６には、「外部記憶媒体１０をＲＦＩＤリーダ２にかざすことを促すメッセージ」が表示される。図１８に、そのメッセージ画面１８０の画面例を示す。
【００４６】
何らかの理由により媒体ＩＤ７０を読み込むことができなければ（ステップ１２２）、媒体管理端末１３は出力部２６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１２３）。図２０に、エラーが生じた場合に表示するエラーメッセージ画面２００の画面例を示す。エラーメッセージ画面２００には、エラーの原因に対応してエラーの内容を示す詳細情報が表示されるように、画面２００を作成しておくことができる。
媒体管理端末１３が媒体ＩＤ７０を読み込むことができれば、媒体管理端末１３は、読み込んだ媒体ＩＤ７０を管理装置１５に送信する（ステップ１２２）。
【００４７】
管理装置１５の制御部５０が、媒体管理端末１３から媒体ＩＤ７０を、通信ネットワーク４、ネットワークインターフェース部５２を通じて受信すると、制御部５０は、受信した媒体ＩＤ７０と使用管理ＤＢ５１４に記録されている媒体ＩＤ９０とを照合し、媒体の利用状況を識別する（ステップ１２４）。
【００４８】
媒体ＩＤ７０と使用管理ＤＢ５１４の媒体ＩＤ９０とが一致すれば、持ち出そうとしている媒体１０が使用中であることを表す情報を媒体管理端末１３に送信し（ステップ１２５）、出力部２６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１２６）。このエラーは、現に使用者が持ち出そうとしている外部記憶媒体１０がシステム１においてはすでに持ち出されて使用中であると記録されているという矛盾した状態が生じているために発生したものである。この場合、使用者がシステム管理者等に連絡してエラー状態を解消するような対応策をとることとなる。
受信した媒体ＩＤ７０と使用管理ＤＢ５１４の媒体ＩＤ９０とが一致しなければ、制御部５０は、媒体が使用中でないことを表す情報を媒体管理端末１３に送信する（ステップ１２５）。
【００４９】
次に、外部記憶媒体１０を持ち出そうとする使用者は、所定の手順で媒体管理端末１３に接続された認証装置１２により生体認証を受けるとともに、媒体管理端末１３の入力部２５から自己の使用者ＩＤ８１を入力する（ステップ１２７）。この際、認証装置１２には、「生体認証を行うことを促すメッセージ」が表示される。図１９に、そのメッセージ画面１９０の画面例を示す。入力された使用者ＩＤ８１は、媒体管理端末１３から使用者認証制御機能プログラム２１１により管理装置１５に送信される（ステップ１２８）。
【００５０】
管理装置１５の制御部５０が、媒体管理端末１３から使用者ＩＤ８１を通信ネットワーク４、ネットワークインターフェース部５２を通じて受信すると、制御部５０は、受信した使用者ＩＤ８１と使用者管理ＤＢ５１５に記録されている使用者ＩＤ１００とを照合し、対応する使用者の職員番号１０１を取得する（ステップ１２９）。
【００５１】
受信した使用者ＩＤ８１と使用者管理ＤＢ５１５に記録されている使用者ＩＤ１００とが一致しなければ、外部記憶媒体１０を持ち出そうとしている使用者が使用管理ＤＢ５１４に登録されていないことを表す情報を媒体管理端末１３に送信し（ステップ１２１０）、媒体管理端末１３の出力部２６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１２１１）。
【００５２】
受信した使用者ＩＤ８１と使用者管理ＤＢ５１５の使用者ＩＤ１００とで一致するものがあれば、受信した媒体ＩＤ７１を検索キーとして媒体管理ＤＢ５１１の媒体ＩＤ７１を検索し、該当する媒体情報のレコードを取得する（ステップ１２１２）。
【００５３】
受信した媒体ＩＤ７０を検索キーとして媒体管理ＤＢ５１１の媒体ＩＤ７０を検索した結果、該当する媒体情報レコードが登録されていなければ、媒体管理ＤＢ５１１に登録されていないことを表す情報を媒体管理端末１３に送信し（ステップ１２１３）、媒体管理端末１３の出力部２６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１２１４）。受信した媒体ＩＤ７０が媒体管理ＤＢ５１１の媒体ＩＤ７０として登録されていれば、取得した職員番号１０１と媒体管理ＤＢ５１１の使用可能者７２とを照合する（ステップ１２１５）。
【００５４】
取得した職員番号１０１と媒体管理ＤＢ５１１の使用可能者７２とが一致しないと判定すれば、制御部５１は一致した情報が存在しないことを表す情報を媒体管理端末１３に送信し（ステップ１２１６）、媒体管理端末１３の出力部２６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１２１７）。取得した職員番号１０１と媒体管理ＤＢ５１１の使用可能者７２とに一致するものがあると判定されれば、同様に一致した情報が存在したという情報が通知される。
【００５５】
取得した職員番号１０１と媒体管理ＤＢ５１１の使用可能者７２とに一致するものがあったという情報が通知されたら、管理装置１５は、データ通知機能プログラム５２３により、受信した使用者ＩＤ８１を人事情報管理装置５に送信する（ステップ１２１８）。人事情報管理装置５では、データ検索機能プログラム６２０により、取得した職員番号１０１を検索キーとして、人事情報管理装置５の所属管理ＤＢ６１１の職員番号１１０を検索し、該当する役職コード１１１を検索する（ステップ１２１９）。人事情報管理装置５は、データ通知機能プログラム６２１により、取得した職員番号１０１に対応する役職コード１１１を管理装置１５へ送信する（ステップ１２２０）。
【００５６】
管理装置１５では、データ検索機能プログラム５２０により、取得した使用者の役職コード１１１と媒体管理ＤＢ５１１の使用可能役職７３とを照合する（ステップ１２２１）。取得した使用者の役職コード１１１と媒体管理ＤＢ５１１の使用可能役職７３に一致するものがないと判定すれば、一致した情報が存在しないことを表す情報をデータ通知機能プログラム５２３により媒体管理端末１３に送信し（ステップ１２２２）、媒体管理端末１３１３の出力部２６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１２２３）。取得した使用者の役職コード１１１と媒体管理ＤＢ５１１の使用可能役職７３とに一致するものがあると判定されれば、一致した情報が存在することを表す情報を同様に通知する。また、媒体管理ＤＢ５１１の使用可能役職７３がnull（空値）であれば、役職を使用可か不可かの判定基準としていないことから、一致した情報が存在することを表す情報を同様に通知する。
【００５７】
一致した情報が存在することを表す情報を通知後、管理装置１５は、データ登録機能プログラム５２２により、受信した使用者ＩＤ８１と取得した媒体ＩＤ９０とを使用管理ＤＢ５１４に登録する（ステップ１２２４）。
【００５８】
使用者により持ち出される外部記憶媒体１０の使用管理ＤＢ５１４への登録が終了すると、管理装置１５は、データ通知機能プログラム５２３により持出処理が終了したことを表す情報を媒体管理端末１３に送信し（ステップ１２２５）、媒体管理端末１３の出力部２６より処理完了画面２１０を表示し処理が終了となる（ステップ１２２６）。図２１に、処理が完了した場合に端末に表示される画面２１０−１の画面例を示す。
【００５９】
次に、使用者が外部記憶媒体１０を持ち出して使用した後、これを返却する際に実行される処理フローを説明する。図１３は、本発明の一実施形態による外部記憶媒体返却時の情報処理を示すシーケンス図である。
【００６０】
まずＲＦＩＤタグＲを貼付した外部記憶媒体１０の使用者は、媒体管理端末１３の出力部２６に表示された選択画面１７０（図１７）から実施内容である「返却」を入力する（ステップ１３０）。ＲＦＩＤリーダ２にＲＦＩＤタグＲを貼付した外部記憶媒体１０をかざし、媒体管理端末１３のＲＦＩＤインターフェース部２２を通じて媒体ＩＤ７０を読み取らせる（ステップ１３１）。なんらかの理由によって媒体ＩＤ７０を読み込むことができなければ（ステップ１３２）、出力部２６より図２０のエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１３３）。媒体ＩＤ７０を読み込むことができれば、媒体管理端末１３は、ＲＦＩＤ制御機能プログラム２２２によって媒体ＩＤ７０を管理装置１５に送信する（ステップ１３２）。
【００６１】
管理装置１５は、媒体管理端末１３から媒体ＩＤ７０を、通信ネットワーク４及びネットワークインターフェース部５２により受信すると、制御部５０は、受信した媒体ＩＤを使用管理ＤＢ５１４の媒体ＩＤ９０と照合し、媒体の利用状況に関するレコードがあるか判定する（ステップ１３４）。
【００６２】
媒体ＩＤ７０と使用管理ＤＢ５１４の媒体ＩＤ９０とに一致するものがないと判定すれば、媒体が使用中でないことを表す情報を媒体管理端末１３に送信し（ステップ１３５）、媒体管理端末１３の出力部２６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１３６）。媒体ＩＤ７０と使用管理ＤＢ５１４の媒体ＩＤ９０とに一致するものがあれば、媒体が使用中であることを表す情報を媒体管理端末１３に送信する（ステップ１３５）。
【００６３】
次に使用者は、認証装置１２で所定の手順により生体認証を行い、媒体管理端末１３の入力部２５から使用者ＩＤ８１を入力する（ステップ１３７）。媒体管理端末１３のユーザ認証インターフェース部２３は、入力された使用者ＩＤ８１を管理装置１５に送信する（ステップ１３８）。
【００６４】
管理装置１５の制御部５０は、媒体管理端末１３から使用者ＩＤ８１を、通信ネットワーク４及びネットワークインターフェース部５２により受信すると、使用者ＩＤ８１を使用管理ＤＢ５１４の使用者ＩＤ９１と照合する（ステップ１３９）。受信した使用者ＩＤ８１と使用者管理ＤＢ５１４の使用者ＩＤ９１とに一致するものがないと判定すれば、データ通知機能プログラム５２３は、一致した情報が存在しないことを表す情報を媒体管理端末１３に送信し（ステップ１３００）、媒体管理端末１３の出力部２６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１３１１）。使用者ＩＤ８１と使用管理ＤＢ５１４の使用者ＩＤ９１とに一致するものがあると判定されれば、一致した情報が存在することを同様に通知する。
【００６５】
一致した情報が存在すれば、管理装置１５の制御部５０は、データ検索機能プログラム５２０により、受信した媒体ＩＤ８１に対応する使用管理ＤＢ５１４の使用者ＩＤ９１を検索し、それを含むレコードを削除する（ステップ１３１２）。
【００６６】
返却処理が終了すると、管理装置１５の制御部５０は、データ通知機能プログラム５２３により、返却処理が終了したことを表す情報を媒体管理端末１３に送信し（ステップ１３１３）、出力部２６より処理完了画面２１０−１を表示し処理が終了となる（ステップ１３１４）。
【００６７】
次に、使用者が持ち出した外部記憶媒体１０を使用する際に実行される処理フローを説明する。図１４は本発明の一実施形態による外部媒体使用時の情報処理を示すシーケンス図である。
【００６８】
まずＲＦＩＤタグＲを貼付した外部記憶媒体１０の使用者は、媒体使用端末１９に接続されているＲＦＩＤリーダ２に前記外部記憶媒体１０をかざし、ＲＦＩＤインターフェース部３２を通じて媒体ＩＤ７０を読み取らせる（ステップ１４０）。何らかの理由で媒体ＩＤ７０を読み込むことができないと判定されれば（ステップ１４１）、媒体使用端末１９の出力部３６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１４２）。媒体ＩＤ７０を読み込むことができれば、媒体使用端末１９は、ネットワークインターフェース部３４により媒体ＩＤ７０を管理装置１５に送信する（ステップ１４１）。
【００６９】
管理装置１５の制御部５０は、データ取込機能プログラム５２４により、媒体使用端末１９から媒体ＩＤ７０を通信ネットワーク４及びネットワークインターフェース部５２により受信すると、媒体ＩＤ７０を使用管理ＤＢ５１４の媒体ＩＤ９０と照合し、一致するものがあればそのレコードを取得する（ステップ１４３）。
【００７０】
媒体ＩＤ７０と使用管理ＤＢ５１４の媒体ＩＤ９０とに一致するものがなければ、その媒体ＩＤ７０に関するレコードが使用者管理ＤＢ５１４に登録されていないことを表す情報を送信し（ステップ１４４）、媒体使用端末１９の出力部３６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１４５）。媒体ＩＤ７０と使用管理ＤＢ５１４の媒体ＩＤ９０が一致すれば、該当媒体ＩＤ７０に関するレコードが使用者管理ＤＢ５１４に登録されていることを表す情報を通知する（ステップ１４４）。
【００７１】
使用者は、媒体使用端末１９に接続されている認証装置１２により所定の手順で生体認証を行い、入力部３５より使用者ＩＤ８１を入力する（ステップ１４６）。媒体使用端末１９の制御部３０は、ユーザ認証インターフェース部３３により、入力された使用者ＩＤ８１を管理装置１５に送信する（ステップ１４７）。
【００７２】
管理装置１５の制御部５０は、データ取込機能プログラム５２４によって、媒体使用端末１９から使用者ＩＤ８１を、通信ネットワーク４及びネットワークインターフェース部５２により受信すると、使用者ＩＤ８１と取得した媒体ＩＤ７０に関するレコードに記録されている使用者ＩＤ９１を照合する（ステップ１４８）。
【００７３】
受信した使用者ＩＤ８１と取得した媒体ＩＤ７０に関する使用者ＩＤ９０とが一致しないと判定すれば、管理装置１５の制御部５０は、データ通知機能プログラム５２３により、使用者が使用管理ＤＢ５１４に登録されていないことを表す情報を媒体使用端末１９に送信し（ステップ１４９）、媒体使用端末１９の出力部３６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１４１０）。
【００７４】
受信した使用者ＩＤ８１と取得した媒体ＩＤ７０に関する使用者ＩＤ９０が一致すると判定すれば、使用管理ＤＢ５１４に登録されていることを表す情報を同様に通知する（ステップ１４９）。
【００７５】
管理装置１５の制御部５０は、データ取込機能プログラム５２４によって、媒体使用端末１９からその端末情報であるＭＡＣアドレスのデータを、通信ネットワーク４及びネットワークインターフェース部３４により受信すると（ステップ１４１１）、受信したＭＡＣアドレスデータと取得した媒体ＩＤ７０に関する使用可能ＰＣデータとを照合する（ステップ１４１２）。
【００７６】
受信したＭＡＣアドレスデータと取得した媒体ＩＤ７０に関する使用可能ＰＣデータが一致しないと判定すれば、管理装置１５の制御部５０は、データ通知機能プログラム５２３により、一致した情報が存在しないことを表す情報を媒体使用端末１９に送信し（ステップ１４１３）、媒体使用端末１９の出力部３６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１４１４）。受信したＭＡＣアドレスデータと取得した媒体ＩＤ７０に関する使用可能ＰＣデータが一致すれば、一致した情報が存在することを表す情報を同様に通知する（ステップ１４１４）。
【００７７】
管理装置１５の制御部５０は、データ取込機能プログラム５２４によって、媒体使用端末１９から使用時刻（媒体使用端末１９の制御部３０からシステムクロックの時刻データとして取得すればよい。）を、通信ネットワーク４及びネットワークインターフェース部３４により受信すると（ステップ１４１０）、受信した使用時刻データと取得した媒体ＩＤ７０に関する使用可能時間帯データ７４と照合する（ステップ１４１５）。
【００７８】
受信した使用時刻データが、取得した媒体ＩＤ７０に関する使用可能時間帯データ７４の時間帯内でないと判定すれば、使用可能時間帯外での不適当なである旨の情報を媒体使用端末１９に送信し（ステップ１４１６）、媒体使用端末１９の出力部３６よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１４１７）。受信した使用時刻データが取得した媒体ＩＤ７０に関する使用可能時間帯データの時間帯内であると判定すれば、使用可能時間帯内での適当な使用である旨の情報を同様に通知する（ステップ１４１６）。
【００７９】
以上の判定処理についてすべて適合する旨の情報を受信したら、管理装置１５の制御部５０は、データ通知機能プログラム５２３により、使用を許可することを表す情報を媒体使用端末１９に送信し（ステップ１４１８）、媒体使用端末１９は、出力部３６より、図２１に示す処理完了画面２１０−１を表示し処理が終了となる（ステップ１４１９）。
【００８０】
さらに、媒体使用端末１９においては、ファイルを使用する毎に、その使用したファイルのファイル名が、ファイル使用履歴通知機能プログラム３２４によって、管理装置１５に送信される（ステップ１４２０）。管理装置１５の制御部５０は、媒体使用端末１９から取得したファイル名データを、先に取得していた使用中の外部記憶媒体１０に関する媒体ＩＤ７０に関して記録されている媒体管理ＤＢ５１１の媒体区分７１に従って、秘用使用履歴ＤＢ５１２又は使用履歴ＤＢ５１３の使用ファイル名８４に登録する（ステップ１４２１）。
【００８１】
次に、使用者が外部記憶媒体１０の使用履歴を確認する際に実行される処理フローについて説明する。図１５は本発明の一実施形態による使用履歴確認時の情報処理を示すシーケンス図である。
【００８２】
まず使用者は、システム管理端末３の入力部４４より、閲覧したいファイル区分、ファイル検索条件を入力する（ステップ１５０）。システム管理端末３の制御部４０は、ファイル使用履歴閲覧機能プログラム４２３により、入力されたファイル区分、ファイル検索条件を、通信ネットワーク４を介して管理装置１５に送信する（ステップ１５１）。この際入力されるファイル区分、ファイル検索条件としては、ファイル名、ファイル最新更新時刻等、一般的にファイル検索の検索キーとして用いられる条件を適宜設定できるようにすればよい。
【００８３】
管理装置１５の制御部５０は、データ取込機能プログラム５２４によって受信したファイル区分とファイル検索条件とを用い、データ検索機能プログラム５２０によって秘用使用履歴ＤＢ５１２又は使用履歴ＤＢ５１３を検索し、一致する情報があればそれを取得する（ステップ１５２）。
【００８４】
検索条件と一致した情報がなければ、一致した情報が存在しないことを表す情報をシステム管理端末３に送信し（ステップ１５３）、システム管理端末３の出力部４５よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１５４）。検索条件と一致した情報が存在すれば、一致した情報が存在することを表す情報を同様に通知する（ステップ１５３）。さらに取得したファイル情報をシステム管理端末３に送信し（ステップ１５５）、出力部４５よりファイルの閲覧が可能となる（ステップ１５６）。
【００８５】
次に、新規の外部記憶媒体１０を本システム１に登録する際の処理フローを説明する。図１６は本発明の一実施形態による外部可能者登録時の情報処理を示すシーケンス図である。
【００８６】
まずＲＦＩＤタグＲを貼付した外部記憶媒体１０の使用者は、システム管理端末３に接続されているＲＦＩＤリーダ２にその外部記憶媒体１０をかざし、ＲＦＩＤインターフェース部４２を通じて媒体ＩＤ７０を入力する（ステップ１７０）。何らかの理由により媒体ＩＤ７０を読み込むことができなければ（ステップ１７１）、システム管理端末３の出力部４５よりエラーメッセージ画面２００を表示し処理が強制終了となる（ステップ１７２）。媒体ＩＤ７０を読み込むことができれば、システム管理端末３の制御部４０は、ネットワークインターフェース部４４を通じて入力された媒体ＩＤ７０を管理装置１５に送信する（ステップ１７１）。
【００８７】
管理装置１５の制御部５０は、データ取込機能プログラム５２４によって、システム管理端末３から媒体ＩＤ７０を通信ネットワーク４及びネットワークインターフェース部５２により受信すると、受信した媒体ＩＤ７０と媒体管理ＤＢ５１１の媒体ＩＤ７０とを照合し、一致する媒体ＩＤ７０があれば、その媒体ＩＤ７０に関するレコードを取得する（ステップ１７３）。一致する媒体ＩＤ７０が存在しない場合には、外部記憶媒体１０の新規登録と判定され、受信した媒体ＩＤ７０に対して媒体管理ＤＢ５１１に新たなレコードを生成して登録する。
【００８８】
使用者は、システム管理端末３の入力部４４より、使用可能者、使用可能役職を入力する。システム管理端末３の制御部４０は、ネットワークインターフェース部４４により、入力された使用可能者、使用可能役職を管理装置１５に送信する（ステップ１７５）。
【００８９】
管理装置１５の制御部５０は、データ取込機能プログラム５２４によって受信した使用可能者、使用可能役職データを、データ登録機能プログラム５２２により、媒体管理ＤＢ５１１に登録する（ステップ１７６）。
【００９０】
その後管理装置１５の制御部５０は、データ通知機能プログラム５２３によって、登録が終了したことを表す情報をシステム管理端末３に送信し（ステップ１７７）、システム管理端末３は、出力部４５より処理完了画面２１０−１を表示し処理が終了となる（ステップ１７８）。
【００９１】
以上詳細に説明したように、本発明の一実施形態によれば、ＵＳＢメモリ等の外部記憶媒体が盗難等を通じて不正に使用されるのを防止しその外部記憶媒体に格納されている機密情報の漏洩を防ぐことができる。
【００９２】
媒体ＩＤは、前記外部記憶媒体に設けられたＲＦＩＤタグに格納されている識別符号データであることとすれば、ＲＦＩＤリーダにより外部記憶媒体に付された媒体ＩＤを容易に読み取ることができるとともに、外部記憶媒体の外面上からは媒体ＩＤを視認することができない。
【００９３】
第２の情報処理装置には、前記外部記憶媒体の媒体ＩＤとその外部記憶媒体から読み出されて使用されたファイルを識別するファイル名とが関連づけられているレコードを有する使用履歴データベースが備えられており、使用者が前記第２の情報処理装置と通信可能に接続されている第３の情報処理装置によって前記外部記憶媒体からファイルを読み出した場合に、前記第３の情報処理装置は、使用されている外部記憶媒体の前記媒体ＩＤと、それから読み出されて使用されているファイルのファイル名を含むデータを前記第２の情報処理装置に送信し、前記第２の情報処理装置は、取得した前記媒体ＩＤと前記ファイル名とを関連づけて前記使用履歴データベースに記録することとすれば、各外部記憶媒体について、どの使用者が持ち出してどのファイルを使用したかの使用履歴を記録することができる。
【図面の簡単な説明】
【００９４】
【図１】本発明の一実施形態による外部記憶媒体管理システム１全体の構成を示す図である。
【図２】本発明の一実施形態による外部記憶媒体管理システム１に用いられる媒体管理端末１３の構成を示す機能ブロック図である。
【図３】本発明の一実施形態による外部記憶媒体管理システム１に用いられる媒体使用端末１９の構成を示す機能ブロック図である。
【図４】本発明の一実施形態による外部記憶媒体管理システム１に用いられるシステム管理端末３の構成を示す機能ブロック図である。
【図５】本発明の一実施形態による外部記憶媒体管理システム１に用いられる管理装置１５の構成を示す機能ブロック図である。
【図６】本発明の一実施形態による外部記憶媒体管理システム１に用いられる人事情報管理装置５の構成を示す機能ブロック図である。
【図７】管理装置１５に格納される媒体管理ＤＢ５１１の構成を示す図である。
【図８】管理装置１５に格納される秘用使用履歴ＤＢ５１２、使用履歴ＤＢ５１３の構成を示す図である。
【図９】管理装置１５に格納される使用管理ＤＢ５１４の構成を示す図である。
【図１０】管理装置１５に格納される使用者管理ＤＢ５１５の構成を示す図である。
【図１１】管理装置１５に格納される所属管理ＤＢ６１１の構成を示す図である。
【図１２】本発明の一実施形態による外部記憶媒体持出時の情報処理を示すシーケンス図である。
【図１３】本発明の一実施形態による外部記憶媒体返却時の情報処理を示すシーケンス図である。
【図１４】本発明の一実施形態による外部記憶媒体使用時の情報処理を示すシーケンス図である。
【図１５】本発明の一実施形態による外部記憶媒体使用履歴確認時の情報処理を示すシーケンス図である。
【図１６】本発明の一実施形態による外部記憶媒体情報登録時の情報処理を示すシーケンス図である。
【図１７】本発明の一実施形態による媒体管理端末１３で表示するメニュー画面の画面例を示す図である。
【図１８】本発明の一実施形態によるＲＦＩＤ入力を促す画面の画面例を示す図である。
【図１９】本発明の一実施形態による生体認証の実行を促す画面の画面例を示す図である。
【図２０】本発明の一実施形態によるエラーメッセージ画面の画面例を示す図である。
【図２１】本発明の一実施形態による処理完了表示画面の画面例を示す図である。
【符号の説明】
【００９５】
１ 外部記憶媒体管理システム
２ ＲＦＩＤリーダ
３ システム管理端末
４ 通信ネットワーク
５ 人事情報管理装置
１０ 外部記憶媒体
１２ 認証装置
１３ 媒体管理端末（第１の情報処理装置）
１５ 管理装置（第２の情報処理装置）
１９ 媒体使用端末
２０、３０、４０、５０、６０ 制御部
７０、８０、９０ 媒体ＩＤ
７２ 使用可能者
８１、９１、１００ 使用者ＩＤ
５１１ 媒体管理データベース
Ｒ ＲＦＩＤタグ
【特許請求の範囲】
【請求項１】
それぞれ固有の識別符号である媒体ＩＤが付与されている外部記憶媒体を管理するための外部記憶媒体の管理方法であって、前記媒体ＩＤを読み込む媒体ＩＤ読み取り装置と、前記外部記憶媒体を使用する各使用者に付与されている識別符号である使用者ＩＤとその使用者固有の情報である使用者固有情報とを比較して前記使用者の認証を行う認証装置と、前記媒体ＩＤ読み取り装置及び前記認証装置と通信可能に接続されている第１の情報処理装置と、前記第１の情報処理装置と通信可能に接続されている第２の情報処理装置とを備え、
前記第１の情報処理装置は、前記媒体ＩＤ読み取り装置が前記外部記憶媒体から読み取った前記媒体ＩＤと、前記認証装置により前記使用者から取得した使用者ＩＤとを取得して前記第２の情報処理装置へ送信し、
前記第２の情報処理装置は、前記媒体ＩＤとそれに該媒体ＩＤを有する外部記憶媒体の使用可能者として関連づけられている使用者の使用者ＩＤとを含むレコードを有する媒体管理データベースを備え、前記第１の情報処理装置から取得した前記媒体ＩＤによって前記媒体管理データベースを検索し、
前記第２の情報処理装置は、前記媒体ＩＤに関連づけられている使用者ＩＤに前記第１の情報処理装置から取得した使用者ＩＤが含まれると判定した場合に、前記第１の情報処理装置に前記使用者による前記外部記憶媒体の持ち出しを許可する旨の情報を送信する、
ことを特徴とする、外部記憶媒体の管理方法。
【請求項２】
前記媒体ＩＤは、前記外部記憶媒体に設けられたＲＦＩＤタグに格納されている識別符号データであることを特徴とする請求項１に記載の外部記憶媒体の管理方法。
【請求項３】
前記第２の情報処理装置には、前記外部記憶媒体の媒体ＩＤとその外部記憶媒体から読み出されて使用されたファイルを識別するファイル名とが関連づけられているレコードを有する使用履歴データベースが備えられており、使用者が前記第２の情報処理装置と通信可能に接続されている第３の情報処理装置によって前記外部記憶媒体からファイルを読み出した場合に、前記第３の情報処理装置は、使用されている外部記憶媒体の前記媒体ＩＤと、それから読み出されて使用されているファイルのファイル名を含むデータを前記第２の情報処理装置に送信し、
前記第２の情報処理装置は、取得した前記媒体ＩＤと前記ファイル名とを関連づけて前記使用履歴データベースに記録する、
ことを特徴とする、請求項１に記載の外部記憶媒体の管理方法。
【請求項４】
それぞれ固有の識別符号である媒体ＩＤが付与されている外部記憶媒体を管理するための外部記憶媒体の管理方法に使用される第２の情報処理装置であって、
前記媒体ＩＤを読み込む媒体ＩＤ読み取り装置及び前記外部記憶媒体を使用する各使用者に付与されている識別符号である使用者ＩＤとその使用者固有の情報である使用者固有情報とを比較して前記使用者の認証を行う認証装置と通信可能に接続されている第１の情報処理装置と通信可能に接続されており、
前記媒体ＩＤとそれに該媒体ＩＤを有する外部記憶媒体の使用可能者として関連づけられている使用者の使用者ＩＤとを含むレコードを有する媒体管理データベースを備え、前記第１の情報処理装置から送信される、前記媒体ＩＤ読み取り装置が前記外部記憶媒体から読み取った前記媒体ＩＤと、前記認証装置により前記使用者から取得した使用者ＩＤとを取得し、取得した前記媒体ＩＤによって前記媒体管理データベースを検索し、
前記媒体ＩＤに関連づけられている使用者ＩＤに前記第１の情報処理装置から取得した使用者ＩＤが含まれると判定した場合に、前記第１の情報処理装置に前記使用者による前記外部記憶媒体の持ち出しを許可する旨の情報を送信する制御部を備えている、
ことを特徴とする第２の情報処理装置。
【請求項５】
それぞれ固有の識別符号である媒体ＩＤが付与されている外部記憶媒体を管理するための外部記憶媒体の管理方法に使用される第２の情報処理装置であって、前記媒体ＩＤを読み込む媒体ＩＤ読み取り装置及び前記外部記憶媒体を使用する各使用者に付与されている識別符号である使用者ＩＤとその使用者固有の情報である使用者固有情報とを比較して前記使用者の認証を行う認証装置と通信可能に接続されている第１の情報処理装置と通信可能に接続されており、前記媒体ＩＤとそれに該媒体ＩＤを有する外部記憶媒体の使用可能者として関連づけられている使用者の使用者ＩＤとを含むレコードを有する媒体管理データベースを備えている第２の情報処理装置に、
前記第１の情報処理装置から送信される、前記媒体ＩＤ読み取り装置が前記外部記憶媒体から読み取った前記媒体ＩＤと、前記認証装置により前記使用者から取得した使用者ＩＤとを取得するステップと、
取得した前記媒体ＩＤによって前記媒体管理データベースを検索するステップと、
前記媒体ＩＤに関連づけられている使用者ＩＤに前記第１の情報処理装置から取得した使用者ＩＤが含まれると判定した場合に、前記第１の情報処理装置に前記使用者による前記外部記憶媒体の持ち出しを許可する旨の情報を送信するステップと、
を実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項１】
それぞれ固有の識別符号である媒体ＩＤが付与されている外部記憶媒体を管理するための外部記憶媒体の管理方法であって、前記媒体ＩＤを読み込む媒体ＩＤ読み取り装置と、前記外部記憶媒体を使用する各使用者に付与されている識別符号である使用者ＩＤとその使用者固有の情報である使用者固有情報とを比較して前記使用者の認証を行う認証装置と、前記媒体ＩＤ読み取り装置及び前記認証装置と通信可能に接続されている第１の情報処理装置と、前記第１の情報処理装置と通信可能に接続されている第２の情報処理装置とを備え、
前記第１の情報処理装置は、前記媒体ＩＤ読み取り装置が前記外部記憶媒体から読み取った前記媒体ＩＤと、前記認証装置により前記使用者から取得した使用者ＩＤとを取得して前記第２の情報処理装置へ送信し、
前記第２の情報処理装置は、前記媒体ＩＤとそれに該媒体ＩＤを有する外部記憶媒体の使用可能者として関連づけられている使用者の使用者ＩＤとを含むレコードを有する媒体管理データベースを備え、前記第１の情報処理装置から取得した前記媒体ＩＤによって前記媒体管理データベースを検索し、
前記第２の情報処理装置は、前記媒体ＩＤに関連づけられている使用者ＩＤに前記第１の情報処理装置から取得した使用者ＩＤが含まれると判定した場合に、前記第１の情報処理装置に前記使用者による前記外部記憶媒体の持ち出しを許可する旨の情報を送信する、
ことを特徴とする、外部記憶媒体の管理方法。
【請求項２】
前記媒体ＩＤは、前記外部記憶媒体に設けられたＲＦＩＤタグに格納されている識別符号データであることを特徴とする請求項１に記載の外部記憶媒体の管理方法。
【請求項３】
前記第２の情報処理装置には、前記外部記憶媒体の媒体ＩＤとその外部記憶媒体から読み出されて使用されたファイルを識別するファイル名とが関連づけられているレコードを有する使用履歴データベースが備えられており、使用者が前記第２の情報処理装置と通信可能に接続されている第３の情報処理装置によって前記外部記憶媒体からファイルを読み出した場合に、前記第３の情報処理装置は、使用されている外部記憶媒体の前記媒体ＩＤと、それから読み出されて使用されているファイルのファイル名を含むデータを前記第２の情報処理装置に送信し、
前記第２の情報処理装置は、取得した前記媒体ＩＤと前記ファイル名とを関連づけて前記使用履歴データベースに記録する、
ことを特徴とする、請求項１に記載の外部記憶媒体の管理方法。
【請求項４】
それぞれ固有の識別符号である媒体ＩＤが付与されている外部記憶媒体を管理するための外部記憶媒体の管理方法に使用される第２の情報処理装置であって、
前記媒体ＩＤを読み込む媒体ＩＤ読み取り装置及び前記外部記憶媒体を使用する各使用者に付与されている識別符号である使用者ＩＤとその使用者固有の情報である使用者固有情報とを比較して前記使用者の認証を行う認証装置と通信可能に接続されている第１の情報処理装置と通信可能に接続されており、
前記媒体ＩＤとそれに該媒体ＩＤを有する外部記憶媒体の使用可能者として関連づけられている使用者の使用者ＩＤとを含むレコードを有する媒体管理データベースを備え、前記第１の情報処理装置から送信される、前記媒体ＩＤ読み取り装置が前記外部記憶媒体から読み取った前記媒体ＩＤと、前記認証装置により前記使用者から取得した使用者ＩＤとを取得し、取得した前記媒体ＩＤによって前記媒体管理データベースを検索し、
前記媒体ＩＤに関連づけられている使用者ＩＤに前記第１の情報処理装置から取得した使用者ＩＤが含まれると判定した場合に、前記第１の情報処理装置に前記使用者による前記外部記憶媒体の持ち出しを許可する旨の情報を送信する制御部を備えている、
ことを特徴とする第２の情報処理装置。
【請求項５】
それぞれ固有の識別符号である媒体ＩＤが付与されている外部記憶媒体を管理するための外部記憶媒体の管理方法に使用される第２の情報処理装置であって、前記媒体ＩＤを読み込む媒体ＩＤ読み取り装置及び前記外部記憶媒体を使用する各使用者に付与されている識別符号である使用者ＩＤとその使用者固有の情報である使用者固有情報とを比較して前記使用者の認証を行う認証装置と通信可能に接続されている第１の情報処理装置と通信可能に接続されており、前記媒体ＩＤとそれに該媒体ＩＤを有する外部記憶媒体の使用可能者として関連づけられている使用者の使用者ＩＤとを含むレコードを有する媒体管理データベースを備えている第２の情報処理装置に、
前記第１の情報処理装置から送信される、前記媒体ＩＤ読み取り装置が前記外部記憶媒体から読み取った前記媒体ＩＤと、前記認証装置により前記使用者から取得した使用者ＩＤとを取得するステップと、
取得した前記媒体ＩＤによって前記媒体管理データベースを検索するステップと、
前記媒体ＩＤに関連づけられている使用者ＩＤに前記第１の情報処理装置から取得した使用者ＩＤが含まれると判定した場合に、前記第１の情報処理装置に前記使用者による前記外部記憶媒体の持ち出しを許可する旨の情報を送信するステップと、
を実行させることを特徴とするプログラム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【図２１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【図２１】
【公開番号】特開２０１０−３００１（Ｐ２０１０−３００１Ａ）
【公開日】平成２２年１月７日（２０１０．１．７）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００８−１５９４２６（Ｐ２００８−１５９４２６）
【出願日】平成２０年６月１８日（２００８．６．１８）
【出願人】（０００００５１０８）株式会社日立製作所 (27,607)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２２年１月７日（２０１０．１．７）
【国際特許分類】
【出願日】平成２０年６月１８日（２００８．６．１８）
【出願人】（０００００５１０８）株式会社日立製作所 (27,607)
【Ｆターム（参考）】
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