文書管理システム、情報処理装置、画像処理装置、方法、プログラムおよび記録媒体
【課題】登録文書が誤ってアーカイブされるのを防止すると共に、アーカイブされた登録文書を復元することできる文書管理システム、情報処理装置、画像処理装置、方法、プログラムおよび記録媒体を提供すること。
【解決手段】本発明の文書管理サーバは、ネットワークを介して接続されたクライアントＰＣから受信した電子文書を登録し、アーカイブ条件情報に合致する電子文書をアーカイブサーバにアーカイブする。文書管理サーバは、電子文書をアーカイブする前に、アーカイブされる電子文書をユーザに通知し、電子文書のアーカイブが許可された場合に、前記電子文書をアーカイブする。
【解決手段】本発明の文書管理サーバは、ネットワークを介して接続されたクライアントＰＣから受信した電子文書を登録し、アーカイブ条件情報に合致する電子文書をアーカイブサーバにアーカイブする。文書管理サーバは、電子文書をアーカイブする前に、アーカイブされる電子文書をユーザに通知し、電子文書のアーカイブが許可された場合に、前記電子文書をアーカイブする。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムに関し、より詳細には、文書管理サーバに登録された登録文書をアーカイブする文書管理システム、情報処理装置、画像処理装置、方法、プログラムおよび記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子文書を登録して一元的に管理し、登録された電子文書の閲覧や取得が可能な文書管理サーバが利用されている。このような文書管理サーバは、その運用に伴って登録される電子文書のデータ量が増加するため、文書管理サーバの記憶装置の記憶容量に応じて、既に登録された電子文書を他の記憶装置にバックアップする必要がある。
【０００３】
この点につき、特許文献１は、文書保管装置に保管された一部の文書コンテンツデータを他の文書保存装置に移動させる文書管理システムを開示する。この文書管理システムは、移動すべき文書コンテンツデータのアーカイブ条件を指定し、当該条件に合致する文書コンテンツデータを所定のタイミングで移動させてアーカイブする。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献１が開示する文書管理システムは、電子文書の有効期限や利用頻度等の一律に設定されたアーカイブ条件によって電子文書をアーカイブするため、アーカイブすべきでない電子文書が誤って文書管理サーバに移動されるという問題があった。また、当該文書管理システムでは、既にアーカイブされた電子文書を復元できないという問題もあった。
【０００５】
本発明は、上記従来技術の問題に鑑みてなされたものであり、電子文書が誤ってアーカイブされるのを防止すると共に、アーカイブされた電子文書を復元することできる文書管理システム、情報処理装置、画像処理装置、方法、プログラムおよび記録媒体を提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するために、本発明の文書管理サーバは、ネットワークを介して接続されたクライアントＰＣから受信した電子文書を登録し、アーカイブ条件情報に合致する電子文書をアーカイブサーバにアーカイブする。文書管理サーバは、電子文書をアーカイブする前に、アーカイブされる電子文書をユーザに通知し、電子文書のアーカイブが許可された場合に、前記電子文書をアーカイブする。これにより、登録文書が誤ってアーカイブされるのを防止することができる。
【０００７】
また、本発明の文書管理サーバは、アーカイブサーバにアーカイブされた電子文書を取得して復元することができる。
【０００８】
さらに、本発明の文書管理サーバは、アーカイブされた電子文書を復元し、登録された電子文書の保存先情報を使用して、復元処理が実施された電子文書およびこれの文書書誌情報をクライアントＰＣのＧＵＩに表示させる。これにより、復元した電子文書を、クライアントＰＣのＧＵＩ上で当初の保存先情報が示すディレクトリに正しく表示させることができる。
【０００９】
さらに、本発明は、登録された電子文書が誤ってアーカイブされるのを防止すると共に、アーカイブされた電子文書を復元することができる文書管理システム、情報処理装置、画像処理装置、方法、プログラムおよび記録媒体を提供する。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本実施形態の文書管理システムを示す概略図。
【図２】本実施形態の文書管理システムに含まれるクライアントＰＣ、文書管理サーバおよびアーカイブサーバの機能構成を示す図。
【図３】本実施形態の文書管理サーバが実行する電子文書のアーカイブ処理のフローチャートを示す図。
【図４】他の実施形態に係る電子文書のアーカイブ処理のフローチャートを示す図。
【図５】他の実施形態に係る電子文書のアーカイブ処理のフローチャートを示す図。
【図６】本実施形態の文書管理サーバが実行する電子文書の閲覧処理のフローチャートを示す図。
【図７】本実施形態の文書管理サーバが備える文書情報データベースに登録されるデータテーブルの実施形態を示す図。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、本発明について実施形態をもって説明するが、本発明は、後述する実施形態に限定されるものではない。図１は、本実施形態の文書管理システム１００を示す概略図である。文書管理システム１００は、ネットワーク１１０と、ネットワーク１１０に接続されるクライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂと、画像処理装置１３０と、文書管理サーバ１４０と、アーカイブサーバ１５０とを含んで構成されている。ネットワーク１１０は、例えば、イーサネット（登録商標）およびＴＣＰ／ＩＰプロトコルを使用したネットワークとして構成されている。また、ネットワーク１１０は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）として実装することができ、図示しないルータなどを介して接続されるワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）、またはインターネットなどの公共ネットワークを適宜含ませて実装することができる。
【００１２】
クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、文書管理サーバ１４０に対して電子文書を登録させる情報処理装置である。クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂ上で作成した電子文書や画像処理装置が作成した電子文書を文書管理サーバ１４０にアップロードして登録させることができる。また、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、文書管理サーバ１４０に登録されている電子文書である登録文書やアーカイブサーバ１５０にアーカイブされた電子文書であるアーカイブ文書を閲覧することができる。
【００１３】
本実施形態では、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、ノート型やデスクトップ型等のパーソナルコンピュータ等の情報処理装置を採用することができ、ユーザはクライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂが有するＷｅｂブラウザを使用して、電子文書の登録および登録文書やアーカイブ文書の閲覧やダウンロード等を行うことができる。
【００１４】
また、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、文書管理サーバ１４０およびアーカイブサーバ１５０の管理を行うことができる。本実施形態では、文書管理システム１００の管理者は、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂが有するRuby on Railsを使用して文書管理サーバ１４０やアーカイブサーバ１５０の各種データベースに対して種々の情報を登録、削除、変更することができる。
【００１５】
クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、ＰＥＮＴＩＵＭ（登録商標）プロセッサまたは互換プロセッサを搭載し、ＷＩＮＤＯＷＳ（登録商標）シリーズ、ＭＡＣ（登録商標）ＯＳ、ＵＮＩＸ（登録商標）、ＬＩＮＵＸ（登録商標）などのＯＳの管理下で、アセンブラ、Ｃ、Ｃ＋＋、Ｊａｖａ（登録商標）、Ｊａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔ、ＰＥＲＬ、ＲＵＢＹ、ＰＹＴＨＯＮなどのプログラム言語で記述された本実施形態のプログラムを実行する。
【００１６】
また、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、プログラムを実行するための実行空間を提供するＲＡＭ、プログラムやデータなどを持続的に保持するためのハードディスク装置（ＨＤＤ）などを含んでおり、本実施形態の各機能手段をプログラムの実行により、当該クライアントＰＣ上に実現する。
【００１７】
さらに、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、ネットワーク１１０と接続可能なインタフェースを備えている。クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、当該インタフェースを介して文書管理サーバ１４０に電子文書を送信して登録させ、または登録文書の表示やダウンロードを行う。また、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、当該インタフェースを介して画像処理装置１３０から電子文書を受信することができる。さらに、クライアントＰＣクライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、当該インタフェースを介して文書管理サーバ１４０およびアーカイブサーバ１５０のデータベースの登録情報を更新する。
【００１８】
画像処理装置１３０は、ＣＣＤ（Charge Coupled Device）センサなどを含んで構成されるスキャナ装置を含むＭＦＰ（Multi Function Peripheral）などの画像処理装置である。画像処理装置１３０は、当該スキャナ装置を使用して電子文書を作成し、ネットワーク１１０を介してクライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂに提供することができる。
【００１９】
文書管理サーバ１４０は、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂから受信した電子文書を登録し、登録文書、アーカイブ文書およびこれらの文書書誌情報を当該クライアントＰＣに提供する情報処理装置である。また、文書管理サーバ１４０は、文書管理サーバ１４０に格納された登録文書をアーカイブサーバ１５０にアーカイブすることができる。さらに、文書管理サーバ１４０は、アーカイブサーバ１５０にアーカイブされたアーカイブ文書を文書管理サーバ１４０に復元することができる。
【００２０】
文書管理サーバ１４０は、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂのＷｅｂブラウザが発行した種々のリクエストに応じて、電子文書の登録処理を実行し、または、登録文書、アーカイブ文書およびこれらの文書書誌情報をレスポンスとして提供する。
【００２１】
アーカイブサーバ１５０は、文書管理サーバ１４０の登録文書をアーカイブする情報処理装置である。アーカイブサーバ１５０は、文書管理サーバ１４０から登録文書を受信すると、アーカイブサーバ１５０が制御可能な記憶装置に当該登録文書をアーカイブ文書として保存する。また、アーカイブサーバ１５０は、文書管理サーバ１４０の要求に応じて、既にアーカイブされたアーカイブ文書を文書管理サーバ１４０に提供して復元させる。
【００２２】
図２は、本実施形態の文書管理システム１００に含まれるクライアントＰＣ１２０ａ、文書管理サーバ１４０およびアーカイブサーバ１５０の機能構成を示す図である。以下、図２を参照して、クライアントＰＣ１２０ａ、文書管理サーバ１４０およびアーカイブサーバ１５０が実装する処理機能について説明する。なお、クライアントＰＣ１２０ｂについては、クライアントＰＣ１２０ａと同様の機能を実装するので、以下、より詳細な説明は省略する。
【００２３】
クライアントＰＣ１２０ａは、通信部２２０と、制御部２２２と、登録部２２４と、閲覧部２２６とを含む。
【００２４】
通信部２２０は、クライアントＰＣ１２０ａと、文書管理サーバ１４０およびアーカイブサーバ１５０との間のデータ通信を行う機能手段である。通信部２２０は、ネットワーク１１０を介して各種リクエストと共に種々のデータ（例えば、登録すべき電子文書、当該電子文書の書誌情報、保存先情報、アーカイブ条件情報等）を送信する。そして、通信部２２０は、当該リクエストのレスポンスとして、種々のデータ（登録文書やアーカイブ文書、これらの閲覧情報等）を文書管理サーバ１４０から受信する。
【００２５】
制御部２２２は、クライアントＰＣ１２０ａにおける電子文書の処理の全体制御を行う機能手段である。制御部２２２は、クライアントＰＣ１２０ａのユーザからの指示や文書管理サーバ１４０のレスポンスに応じて、後述する登録部２２４および閲覧部２２６を呼び出して、各機能手段に各処理を実行させる。
【００２６】
登録部２２４は、文書管理サーバ１４０に電子文書を登録させる機能手段である。登録部２２４は、電子文書の登録要求と共に、クライアントＰＣ１２０ａが作成または更新した電子文書や、画像処理装置１３０が生成した電子文書と、文書管理サーバ１４０内の当該電子文書の保存先を示す保存先情報とを文書管理サーバ１４０に送信し、当該保存先情報が示す文書管理サーバ１３０のディレクトリに電子文書を保存させる。
【００２７】
また、登録部２２４は、アーカイブ条件情報の登録や変更、削除等を行うことができる。登録部２２４は、アーカイブ条件情報の登録や変更、削除等の要求と共に、アーカイブ条件情報を文書管理サーバ１４０に送信し、アーカイブ条件情報を変更させる。本実施形態では、ＨＴＭＬやＸＭＬ、ＸＨＴＭＬ等のマークアップ言語により記述された構造化文書を使用して、アーカイブ条件情報の登録、変更または削除を行うことができる。
【００２８】
閲覧部２２６は、文書管理サーバ１４０が提供するＧＵＩの構成情報を解析して、クライアントＰＣ１２０ａの表示装置にＧＵＩを表示させ、当該ＧＵＩに対するユーザの指示により、電子文書の登録や、登録文書およびアーカイブ文書を表示およびダウンロードする機能手段である。本実施形態では、閲覧部２２６としてＷｅｂブラウザを採用することができ、閲覧部２２６は、文書管理サーバ１４０が提供するＷｅｂページをＧＵＩとしてクライアントＰＣ１２０ａの表示装置に表示させ、電子文書の登録等を実行させる。また、閲覧部２２６は、ユーザが指定した表示画像の拡大・縮小率にしたがって、表示画像を拡大または縮小表示することができる。
【００２９】
他の実施形態では、画像処理装置１３０は、上述したクライアントＰＣ１２０ａと同様の機能手段を備え、原稿をスキャニングして電子文書を作成し、当該電子文書を文書管理サーバ１４０に登録させることができる。また、画像処理装置１３０は、文書管理サーバ１４０に登録された登録文書やアーカイブ文書を画像処理装置１３０の操作パネルに表示させ、これらの文書の印刷を実行することができる。
【００３０】
文書管理サーバ１４０は、通信部２３０と、制御部２３２と、登録部２３４と、文書書誌情報データベース２３６とを含んで構成される。
【００３１】
通信部２３０は、文書管理サーバ１４０とクライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂとの間のデータ通信を行う機能手段である。通信部２３０は、ネットワーク１１０を介してクライアントＰＣからリクエストを受信すると、当該リクエストと共に受信した種々のデータ、例えば、電子文書、当該電子文書の書誌情報、保存先情報などを制御部２３２に渡す。また、通信部２３０は、制御部２３２の指示により、レスポンスとして種々のデータ、例えば、登録文書やアーカイブ文書、これらの閲覧情報等をクライアントＰＣに送信する。
【００３２】
制御部２３２は、文書管理サーバ１４０の電子文書の処理について全体制御を行う機能手段である。制御部２３２は、クライアントＰＣから受信した種々のリクエスト（例えば、電子文書の登録要求、登録文書およびアーカイブ文書の閲覧情報の要求、これらの文書のダウンロード要求等）に応じて、後述する登録部２３４、アーカイブ処理部２３８、アーカイブ条件設定部２４２、検索部２４４、閲覧情報提供部２４６および復元処理部２４８を呼び出して、各機能手段に各処理を実行させる。
【００３３】
登録部２３４は、クライアントＰＣ１２０ａから受信した電子文書を、文書管理サーバ１４０が制御可能な文書管理サーバ１４０内またはこれに接続された記憶装置（図示せず）に保存する機能手段である。登録部２３４は、電子文書を登録する際に、当該電子文書の書誌情報である文書書誌情報を文書書誌情報データベース２３６に登録する。なお、文書書誌情報データベース２３６のデータ構造および文書書誌情報については、図７を参照して、より詳細に後述する。
【００３４】
また、文書管理サーバ１４０は、アーカイブ処理部２３８と、記憶装置２４０と、アーカイブ条件設定部２４２と、検索部２４４と、閲覧情報提供部２４６と、復元処理部２４８とを含んで構成される。
【００３５】
アーカイブ処理部２３８は、文書管理サーバ１４０に登録された登録文書をアーカイブサーバ１５０にアーカイブする機能手段である。アーカイブ処理部２３８は、記憶装置２４０に保存されたアーカイブ条件情報に合致する登録文書を取得し、当該登録文書を登録文書のアーカイブ要求と共にアーカイブサーバ１５０に送信する。アーカイブ処理部２３８は、登録文書を送信し終えると、文書管理サーバ１４０に保存された登録文書を削除すると共に、文書書誌情報データベース２３６を更新する。本実施形態では、登録文書のみをアーカイブサーバ１５０にアーカイブするが、他の実施形態では、登録文書と共に当該登録文書の文書書誌情報をアーカイブサーバ１５０にアーカイブしてもよい。
【００３６】
アーカイブ条件情報には、（１）アーカイブ処理の実行日時や実行頻度を指定する情報と、（２）アーカイブすべき登録文書を指定する情報と、（３）アーカイブすべき登録文書のデータサイズが含まれる。
【００３７】
（１）アーカイブ処理の実行日時や実行頻度は、アーカイブ処理部２３８が実行するアーカイブ処理の日時や頻度を示す。本実施形態では、アーカイブ処理の実行日時および実行頻度のうち実行日時のみを指定することができ、または実行日時および実行頻度を指定することもできる。実行日時のみを指定する場合には、所定の日時を複数指定することができる。実行日時および実行頻度を指定する場合には、所定の実行日時と、所定の実行頻度、例えば、月に１回実行、週に１回実行、毎日実行等の頻度を指定することができる。
【００３８】
（２）アーカイブすべき登録文書を指定する情報には、（ｉ）アーカイブすべき登録文書の利用頻度、（ｉｉ）有効期限、（ｉｉｉ）最終利用日を指定する情報が含まれる。本実施形態では、これらの条件を複数指定することができ、または、これらの条件うちのいずれか１つを指定することもできる。
【００３９】
（ｉ）利用頻度とは、アーカイブ実行日から一定期間内の登録文書の利用頻度であり、各登録文書の一定期間内におけるアクセス回数を使用して算出できる。（ｉｉ）有効期限とは、登録文書を文書管理サーバ１４０に保存しておく期限である。具体的には、アーカイブ実行日またはその前日から登録文書の作成日または更新日までの期間であり、アーカイブ実行日やその前日からの任意の日数や月数を指定することができる。（ｉｉｉ）最終利用日は、登録文書が最後にアクセスされた日を示す。具体的には、アーカイブ実行日やその前日からの任意の日数や月数を指定することにより最終利用日を指定し、当該最終利用日よりも登録文書の最後のアクセス日が前であれば、当該登録文書は、アーカイブ処理の対象となる。
【００４０】
（３）アーカイブすべき登録文書のデータサイズは、優先的にアーカイブすべき登録文書のデータサイズを示す。本実施形態では、アーカイブすべき登録文書のデータサイズを指定する場合、指定されたデータサイズを超える登録文書に対して、上述したアーカイブすべき登録文書を指定する情報を別途指定することができる。すなわち、データサイズの大きい登録文書については、アーカイブすべき登録文書のアーカイブ条件として、指定されたデータサイズよりもデータサイズの小さい登録文書に適用されるアーカイブ条件よりも高い利用頻度、短い有効期限、最近の最終利用日を指定することができる。これにより、データサイズの大きい登録文書を優先的にアーカイブ処理対象とすることができる。
【００４１】
また、アーカイブ処理部２３８は、アーカイブ処理が実行される登録文書またはアーカイブ処理が実行された登録文書の文書書誌情報を文書管理システム１００の管理者に通知する。本実施形態では、アーカイブ処理部２３８は、アーカイブ処理を実行した後に、アーカイブされた登録文書の文書書誌情報をＨＴＭＬやＸＭＬ、ＸＨＴＭＬ等のマークアップ言語で記述した電子メールを、予め設定された管理者の電子メールアドレスに送信する。
【００４２】
アーカイブ処理部２３８が生成する電子メールには、アーカイブすべき登録文書の文書書誌情報の他、当該アーカイブ文書を表示するＷｅｂページへのハイパーリンク等のリンク情報を含ませることができる。また、アーカイブ処理部２３８は、当該Ｗｅｂページを作成する。このＷｅｂページは、アーカイブサーバ１５０に保存されたアーカイブ文書を表示するように構成される。
【００４３】
他の実施形態では、アーカイブ処理部２３８は、アーカイブ処理を実行する前に、アーカイブされる登録文書の文書書誌情報を記述した電子メールを管理者の電子メールアドレスに送信してもよい。当該電子メールには、アーカイブ処理の実行の可否を選択可能なイメージ画像等で構成されるユーザインタフェースが含まれている。また、当該電子メールによる通知には、固有の識別情報（以下、通知識別情報として参照する。）が割り当てられる。
【００４４】
電子メールを受信した管理者が、ポインティングデバイスを使用してアーカイブ処理の実行の可否を指定するユーザインタフェースを選択すると、アーカイブ処理の実行可否の通知と共に、通知識別情報がアーカイブ処理部２３８に送信される。そして、アーカイブ処理部２３８は、アーカイブ処理の実行可否の通知を受信すると、当該通知識別情報を使用して、いずれのアーカイブ処理の実行が許可または拒否されたのか判断する。本実施形態では、アーカイブ処理毎に識別情報（以下、アーカイブ処理識別情報として参照する。）を割り当てられ、通知識別情報と、アーカイブ処理識別情報と、当該アーカイブ処理の対象となる登録文書の固有の識別情報（以下、登録文書識別情報として参照する。）とが関連付けて、文書管理サーバ１４０の記憶装置に保存される。そして、アーカイブ処理部２３８は、実行が許可されたアーカイブ処理に関連付けられた登録文書をアーカイブサーバ１５０にアーカイブする。
【００４５】
アーカイブ条件設定部２４２は、上述したアーカイブ条件情報の登録や変更を行う機能手段である。アーカイブ条件設定部２４２は、クライアントＰＣから受信したアーカイブ条件情報の登録要求や変更要求に応じて、記憶装置２４０にアーカイブ条件情報を登録し、または記憶装置２４０に保存されたアーカイブ条件情報を変更する。本実施形態では、ＨＴＭＬやＸＭＬ、ＸＨＴＭＬ等のマークアップ言語により記述された構造化文書を使用することができ、アーカイブ条件設定部２４２は、クライアントＰＣから受信した構造化文書を解析してアーカイブ条件情報の登録または変更を行うことができる。
【００４６】
検索部２４４は、クライアントＰＣからの検索要求に応じて、登録文書またはアーカイブ文書の検索処理を実行する機能手段である。本実施形態では、クライアントＰＣは、登録文書またはアーカイブ文書の文書書誌情報である検索条件情報を検索要求と共に文書管理サーバ１４０に送信する。検索部２４４は、クライアントＰＣから受信した検索条件情報に該当する登録文書またはアーカイブ文書を文書書誌情報データベース２３６から検索し、当該登録文書またはアーカイブ文書の文書書誌情報を検索結果としてクライアントＰＣに提供する。
【００４７】
閲覧情報提供部２４６は、クライアントＰＣからの閲覧要求に応じて、登録文書、アーカイブ文書、登録文書およびアーカイブ文書の文書書誌情報、並びにこれらを表示するＧＵＩの構成情報を提供する機能手段である。閲覧情報提供部２４６は、登録文書の保存先情報が示すディレクトリを階層構造で表示でき、且つ当該ディレクトリに登録された登録文書の文書書誌情報を表示可能なＧＵＩを構成する構造化文書をクライアントＰＣに提供する。
【００４８】
閲覧情報提供部２４６は、クライアントＰＣからの種々の閲覧要求に応じて、登録文書若しくはアーカイブ文書、またはこれらの文書書誌情報を提供する。本実施形態では、クライアントＰＣが送信する閲覧要求には、任意の登録文書の閲覧要求と、任意の登録文書保存先情報が示すディレクトリに保存された登録文書の文書書誌情報を表示する要求とが含まれる。
【００４９】
閲覧情報提供部２４６は、登録文書の閲覧要求および登録文書の登録文書識別情報を受信した場合、登録文書識別情報が示す登録文書またはアーカイブ文書を取得してクライアントＰＣに提供する。一方、保存先情報に関連する文書書誌情報を表示する要求を受信した場合、閲覧情報提供部２４６は、後述する文書書誌情報データベース２３６を参照し、当該保存先情報が示すディレクトリに保存された登録文書の文書書誌情報を取得し、クライアントＰＣに提供する。
【００５０】
復元処理部２４８は、アーカイブ処理された電子文書を文書管理サーバ１４０に復元する機能手段である。復元処理部２４８は、閲覧情報提供部２４６が取得したアーカイブ文書を、登録文書が保存される記憶装置に保存する。本実施形態では、復元処理部２４８は、クライアントＰＣから閲覧要求された電子文書がアーカイブ文書であった場合に、当該アーカイブ文書をアーカイブサーバ１５０から復元する。他の実施形態では、復元処理部２４８は、クライアントＰＣからのアーカイブ文書の復元要求に応じて、当該アーカイブ文書をアーカイブサーバ１５０から復元することができる。
【００５１】
アーカイブサーバ１５０は、通信部２５０と、制御部２５２と、登録部２５４と、提供部２５６とを含む。
【００５２】
通信部２５０は、アーカイブサーバ１５０と文書管理サーバ１４０との間のデータ通信を行う機能手段である。通信部２５０は、ネットワーク１１０を介して文書管理サーバ１４０から種々のリクエストを受信すると、当該リクエストと共に受信した登録文書や当該登録文書の書誌情報などを制御部２５２に渡す。また、通信部２５０は、制御部２５２の指示により、レスポンスとしてアーカイブ文書や当該アーカイブ文書の書誌情報などを文書管理サーバ１４０に送信する。
【００５３】
制御部２５２は、アーカイブサーバ１５０の電子文書の処理について全体制御を行う機能手段である。制御部２５２は、文書管理サーバ１４０から受信した種々のリクエスト（例えば、登録文書の登録要求やアーカイブ文書の取得要求等）に応じて、後述する登録部２５４および提供部２５６を呼び出して、各機能手段に各処理を実行させる。
【００５４】
登録部２５４は、文書管理サーバ１４０から受信した登録文書をアーカイブ文書として、アーカイブサーバ１５０が制御可能なアーカイブサーバ１５０内の記憶装置（図示せず）またはアーカイブサーバ１５０に接続された記憶装置（図示せず）に保存する機能手段である。登録部２５４は、文書管理サーバ１４０から登録文書のアーカイブ要求を受信すると、当該要求と共に受信した登録文書をアーカイブ文書として保存する。本実施形態では、登録文書のみをアーカイブサーバ１５０にアーカイブするが、他の実施形態では、文書管理サーバ１４０からアーカイブすべき登録文書の文書書誌情報を当該登録文書と共に受信し、アーカイブサーバ１５０内のアーカイブ文書データベース（図示せず）に保存してもよい。
【００５５】
提供部２５６は、アーカイブサーバ１５０に保存されたアーカイブ文書を文書管理サーバ１４０に提供する機能手段である。提供部２５６は、文書管理サーバ１４０からアーカイブ文書の取得要求を受信すると、アーカイブ文書の取得要求と共に受信した登録文書識別情報が示すアーカイブ文書を取得し、文書管理サーバ１４０に送信する。提供部２５６は、アーカイブ文書を送信し終えると、当該アーカイブ文書を、アーカイブ文書が保存された記憶装置から削除する。本実施形態では、アーカイブ文書のみを文書管理サーバ１４０に提供するが、他の実施形態では、アーカイブ文書の文書書誌情報を文書管理サーバ１４０に送信してもよい。
【００５６】
図３は、本実施形態の文書管理サーバが実行する登録文書のアーカイブ処理のフローチャートを示す図である。以下、図３を参照して、登録文書のアーカイブ処理について説明する。
【００５７】
図３の処理は、ステップＳ３００で文書管理サーバ１４０の制御部２３２が、アーカイブ条件情報で指定されたアーカイブ処理の実行日時または実行頻度に従ってアーカイブ処理部２３８を呼び出すことにより開始する。ステップＳ３０１では、アーカイブ処理部２３８がアーカイブ条件情報を取得する。ステップＳ３０２では、アーカイブ処理部２３８は、文書書誌情報データベース２３６を参照し、ステップＳ３０１で取得したアーカイブ条件情報に該当する登録文書を特定する。
【００５８】
ステップＳ３０３では、アーカイブ処理部２３８は、ステップＳ３０２で特定したアーカイブ処理対象の登録文書をアーカイブサーバ１５０に送信する。ステップＳ３０４では、アーカイブ処理部２３８は、アーカイブ処理対象の登録文書を文書管理サーバ１４０の上記記憶装置から削除する。ステップＳ３０５では、アーカイブ処理部２３８は、文書書誌情報データベース２３６を更新する。ステップＳ３０６では、アーカイブ処理部２３８は、アーカイブ処理の実行結果を特定のユーザに通知し、ステップＳ３０７で処理が終了する。
【００５９】
図４および５は、他の実施形態に係る電子文書のアーカイブ処理のフローチャートを示す図である。以下、図４および５を参照して、他の実施形態のアーカイブ処理について説明する。
【００６０】
図４の処理は、ステップＳ４００で文書管理サーバ１４０の制御部２３２が、アーカイブ条件情報で指定されたアーカイブ処理の実行日時または実行頻度に従ってアーカイブ処理部２３８を呼び出すことにより開始する。ステップＳ４０１では、アーカイブ処理部２３８がアーカイブ条件情報を取得する。ステップＳ４０２では、アーカイブ処理部２３８は、文書書誌情報データベース２３６を参照し、ステップＳ４０１で取得したアーカイブ条件情報に該当する登録文書を特定する。ステップＳ４０３では、アーカイブ処理部２３８は、アーカイブ処理の対象となる登録文書を特定のユーザに通知し、ステップＳ４０４で処理が終了する。
【００６１】
図５の処理は、文書管理サーバ１４０が、図４のステップＳ４０３の通知に対応するアーカイブ処理の実行可否の通知を受信した場合に、制御部２３２がアーカイブ処理部２３８を呼び出すことにより開始する。ステップＳ５０１では、アーカイブ処理部２３８は、当該通知がアーカイブ処理の実行を許可する通知であるか否か判断する。
【００６２】
ステップＳ５０１の判定でアーカイブ処理の実行を許可する通知であると判断した場合には（ｙｅｓ）、処理をステップＳ５０２に分岐させる。ステップＳ５０２では、アーカイブ処理部２３８は、上記通知と共に受信した通知識別情報を使用してアーカイブすべき登録文書を特定し、当該登録文書をアーカイブサーバ１５０に送信する。ステップＳ５０３では、アーカイブ処理部２３８は、アーカイブ処理対象の登録文書を文書管理サーバ１４０の上記記憶装置から削除する。ステップＳ５０４では、アーカイブ処理部２３８は、文書書誌情報データベース２３６を更新し、ステップＳ５０５で処理が終了する。
【００６３】
一方、ステップＳ５０１の判定でアーカイブ処理の実行を拒否する通知であると判断した場合には（ｎｏ）、処理をステップＳ５０５に分岐して終了させる。
【００６４】
図６は、本実施形態の文書管理サーバが実行する電子文書の閲覧処理のフローチャートを示す図である。以下、図６を参照して、電子文書の閲覧処理について説明する。
【００６５】
図６の処理は、ステップＳ６００から開始し、ステップＳ６０１で文書管理サーバ１４０の制御部２３２が、クライアントＰＣから電子文書の閲覧要求を受信したか否か判断し、閲覧要求を受信していない場合には（ｎｏ）、ステップＳ６０１の処理を反復させる。一方、ステップＳ６０１の判定で閲覧要求を受信したと判断した場合には（ｙｅｓ）、処理をステップＳ６０２に分岐させる。
【００６６】
ステップＳ６０２では、制御部２３２が閲覧情報提供部２４６を呼び出し、閲覧情報提供部２４６は、文書書誌情報データベース２３６を参照し、閲覧要求と共に受信した登録文書識別情報を使用して、閲覧要求の対象がアーカイブ文書であるか否か判断する。閲覧要求の対象がアーカイブ文書でないと判断した場合には（ｎｏ）、処理をステップＳ６０６に分岐させる。ステップＳ６０６では、閲覧情報提供部２４６は、閲覧要求の対象である登録文書を文書管理サーバ１４０の上記記憶装置から取得して、閲覧要求を送信したクライアントＰＣに送信し、ステップＳ６０７で処理が終了する。
【００６７】
一方、ステップＳ６０２の判定で、閲覧要求の対象がアーカイブ文書であると判断した場合には（ｙｅｓ）、ステップＳ６０３で閲覧情報提供部２４６は、アーカイブサーバ１５０対して閲覧要求の対象であるアーカイブ文書を要求し、当該アーカイブ文書を取得する。ステップＳ６０４では、閲覧情報提供部２４６は、アーカイブサーバ１５０から取得したアーカイブ文書を、閲覧要求を送信したクライアントＰＣに送信する。
【００６８】
ステップＳ６０５では、制御部２３２は復元処理部２４８を呼び出し、復元処理部２４８は、ステップＳ６０３でアーカイブサーバ１５０から取得したアーカイブ文書を文書管理サーバ１４０の上記記憶装置に保存し、文書書誌情報データベース２３６を更新し、ステップＳ６０７で処理が終了する。
【００６９】
本実施形態では、アーカイブ文書が閲覧された後に復元処理部２４８が呼び出され、アーカイブ文書の復元処理が実行されるが、他の実施形態では、任意のタイミングで復元処理部２４８を呼び出して、アーカイブ文書を復元するようにしてもよい。
【００７０】
本実施形態では、アーカイブ処理が実行された後も、文書書誌情報データベース２３６にアーカイブ文書の保存先情報が保持されるため、アーカイブ文書が復元された場合でも、復元されたアーカイブ文書は、クライアントＰＣのＧＵＩ上で当初の保存先情報が示すディレクトリに正しく表示させることができる。
【００７１】
図７は、本実施形態の文書管理サーバが備える文書情報データベースに登録されるデータテーブルの実施形態を示す図である。以下、図７を参照して、文書情報データベース２３６に登録される文書書誌情報テーブル７００について説明する。
【００７２】
文書書誌情報テーブル７００は、文書管理システム１００に登録された登録文書またはアーカイブ文書の属性情報である文書書誌情報が登録されるデータテーブルである。文書書誌情報テーブル７００の各データは、電子文書が文書管理システム１００に登録されるとき、登録文書が提供されるとき、アーカイブ処理が実行されるとき、または復元処理が実行されるときに登録される。
【００７３】
文書書誌情報テーブル７００は、作成者７１２、登録日時７１４、作成日時７１６、更新日時７１８、文書種類７２０、データサイズ７２２および保存先情報７２４が、登録文書識別情報７１０に関連付けて登録される。これらの情報は、電子文書が文書管理システム１００に登録されるときに生成される。
【００７４】
登録文書識別情報７１０には、文書管理サーバ１４０に登録された登録文書の登録文書識別情報が登録される。本実施形態では、文書管理サーバ１４０の登録部２３４が、電子文書の登録時に登録文書識別情報を生成して文書書誌情報テーブル７００に登録する。図７に示す実施形態では、登録文書の保存先を示すパスと、電子文書の登録日時とを結合して登録文書識別情報としているが、他の実施形態では、登録文書を固有に識別できる限り、任意の文字列や数字、これらの結合を登録文書識別情報として使用することができる。
【００７５】
作成者７１２、登録日時７１４、作成日時７１６、更新日時７１８、文書種類７２０、データサイズ７２２および保存先情報７２４には、登録文書識別情報７１０に登録された登録文書識別情報が示す登録文書の作成者、登録日時、作成日時、更新日時、文書種類、データサイズおよび保存先情報がそれぞれ登録される。本実施形態では、作成者、作成日時、更新日時、文書種類、データサイズおよび保存先情報は、登録すべき電子文書と共にクライアントＰＣから送信される。また、登録日時は、登録部２３４が生成した電子文書を登録する日時が使用される。
【００７６】
また、文書書誌情報テーブル７００は、アクセス回数７２６およびアクセス日時７２８が、登録文書識別情報７１０に関連付けて登録される。これらの情報は、登録文書、アーカイブ文書およびこれらの文書書誌情報が提供されたときに登録される。本実施形態では、アクセス回数は、閲覧情報提供部２４６が登録文書、アーカイブ文書およびこれらの文書書誌情報を提供した回数である。また、アクセス日時７２８は、閲覧情報提供部２４６が登録文書、アーカイブ文書およびこれらの文書書誌情報を提供した日時である。閲覧情報提供部２４６は、これらの情報を提供すると、アクセス回数をインクリメントし、アクセス日時を変更する。
【００７７】
さらに、文書書誌情報テーブル７００は、アーカイブ状態７３０が、登録文書識別情報７１０に関連付けて登録される。アーカイブ状態７３０の設定情報は、アーカイブ処理または復元処理が実行されたときに登録または更新される。
【００７８】
アーカイブ状態７３０は、登録文書にアーカイブ処理が実行されたか否かを示す。図７に示す実施形態では、「ＴＲＵＥ」はアーカイブ処理が実行されたことを意味し、「ＦＡＬＳＥ」はアーカイブ処理が実行されていないことを示す。アーカイブ処理が実行された登録文書に対して「ＴＲＵＥ」が設定され、アーカイブ処理が実行されていない登録文書または復元処理が実行された登録文書に対して「ＦＡＬＳＥ」が設定される。文書管理サーバ１４０の検索部２４４は、検索対象である登録文書のアーカイブ状態の設定値を参照することにより、検索対象が文書管理サーバ１４０の記憶装置に格納されている登録文書であるか、またはアーカイブサーバ１５０の記憶装置に格納されているアーカイブ文書であるのか判断することができる。
【００７９】
他の実施形態では、登録文書のアーカイブ処理が実行された日時を示すアーカイブ日時を登録することもできる。この場合、アーカイブ処理が実行された登録文書に対してのみアーカイブ日時が登録される。アーカイブ日時は、アーカイブ処理が実行されたときに設定され、一方、復元処理が実行されたときに削除される。これにより、管理者は、アーカイブ処理が実行されてから経過した期間に応じて、アーカイブ文書を削除することができる。
【００８０】
上述した実施形態では、文書書誌情報として図７に示す登録文書の属性情報が登録されるが、他の実施形態では、その他の属性情報を採用してもよい。また、本実施形態で使用する文書書誌情報の表記方法は、上述したものに限られず、各文書書誌情報を特定できる限り、如何なる表記方法や設定値を採用することができる。
【００８１】
これまで本実施形態につき説明してきたが、本発明は、上述した実施形態に限定されるものではなく、他の実施形態、追加、変更、削除など、当業者が想到することができる範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。
【符号の説明】
【００８２】
１００…文書管理システム、１１０…ネットワーク、１２０ａ，１２０ｂ…クライアントＰＣ、１３０…画像処理装置、１４０…文書管理サーバ、１５０…アーカイブサーバ
【先行技術文献】
【特許文献】
【００８３】
【特許文献１】特開２００１−２７９６０号公報
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムに関し、より詳細には、文書管理サーバに登録された登録文書をアーカイブする文書管理システム、情報処理装置、画像処理装置、方法、プログラムおよび記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子文書を登録して一元的に管理し、登録された電子文書の閲覧や取得が可能な文書管理サーバが利用されている。このような文書管理サーバは、その運用に伴って登録される電子文書のデータ量が増加するため、文書管理サーバの記憶装置の記憶容量に応じて、既に登録された電子文書を他の記憶装置にバックアップする必要がある。
【０００３】
この点につき、特許文献１は、文書保管装置に保管された一部の文書コンテンツデータを他の文書保存装置に移動させる文書管理システムを開示する。この文書管理システムは、移動すべき文書コンテンツデータのアーカイブ条件を指定し、当該条件に合致する文書コンテンツデータを所定のタイミングで移動させてアーカイブする。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献１が開示する文書管理システムは、電子文書の有効期限や利用頻度等の一律に設定されたアーカイブ条件によって電子文書をアーカイブするため、アーカイブすべきでない電子文書が誤って文書管理サーバに移動されるという問題があった。また、当該文書管理システムでは、既にアーカイブされた電子文書を復元できないという問題もあった。
【０００５】
本発明は、上記従来技術の問題に鑑みてなされたものであり、電子文書が誤ってアーカイブされるのを防止すると共に、アーカイブされた電子文書を復元することできる文書管理システム、情報処理装置、画像処理装置、方法、プログラムおよび記録媒体を提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するために、本発明の文書管理サーバは、ネットワークを介して接続されたクライアントＰＣから受信した電子文書を登録し、アーカイブ条件情報に合致する電子文書をアーカイブサーバにアーカイブする。文書管理サーバは、電子文書をアーカイブする前に、アーカイブされる電子文書をユーザに通知し、電子文書のアーカイブが許可された場合に、前記電子文書をアーカイブする。これにより、登録文書が誤ってアーカイブされるのを防止することができる。
【０００７】
また、本発明の文書管理サーバは、アーカイブサーバにアーカイブされた電子文書を取得して復元することができる。
【０００８】
さらに、本発明の文書管理サーバは、アーカイブされた電子文書を復元し、登録された電子文書の保存先情報を使用して、復元処理が実施された電子文書およびこれの文書書誌情報をクライアントＰＣのＧＵＩに表示させる。これにより、復元した電子文書を、クライアントＰＣのＧＵＩ上で当初の保存先情報が示すディレクトリに正しく表示させることができる。
【０００９】
さらに、本発明は、登録された電子文書が誤ってアーカイブされるのを防止すると共に、アーカイブされた電子文書を復元することができる文書管理システム、情報処理装置、画像処理装置、方法、プログラムおよび記録媒体を提供する。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本実施形態の文書管理システムを示す概略図。
【図２】本実施形態の文書管理システムに含まれるクライアントＰＣ、文書管理サーバおよびアーカイブサーバの機能構成を示す図。
【図３】本実施形態の文書管理サーバが実行する電子文書のアーカイブ処理のフローチャートを示す図。
【図４】他の実施形態に係る電子文書のアーカイブ処理のフローチャートを示す図。
【図５】他の実施形態に係る電子文書のアーカイブ処理のフローチャートを示す図。
【図６】本実施形態の文書管理サーバが実行する電子文書の閲覧処理のフローチャートを示す図。
【図７】本実施形態の文書管理サーバが備える文書情報データベースに登録されるデータテーブルの実施形態を示す図。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、本発明について実施形態をもって説明するが、本発明は、後述する実施形態に限定されるものではない。図１は、本実施形態の文書管理システム１００を示す概略図である。文書管理システム１００は、ネットワーク１１０と、ネットワーク１１０に接続されるクライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂと、画像処理装置１３０と、文書管理サーバ１４０と、アーカイブサーバ１５０とを含んで構成されている。ネットワーク１１０は、例えば、イーサネット（登録商標）およびＴＣＰ／ＩＰプロトコルを使用したネットワークとして構成されている。また、ネットワーク１１０は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）として実装することができ、図示しないルータなどを介して接続されるワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）、またはインターネットなどの公共ネットワークを適宜含ませて実装することができる。
【００１２】
クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、文書管理サーバ１４０に対して電子文書を登録させる情報処理装置である。クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂ上で作成した電子文書や画像処理装置が作成した電子文書を文書管理サーバ１４０にアップロードして登録させることができる。また、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、文書管理サーバ１４０に登録されている電子文書である登録文書やアーカイブサーバ１５０にアーカイブされた電子文書であるアーカイブ文書を閲覧することができる。
【００１３】
本実施形態では、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、ノート型やデスクトップ型等のパーソナルコンピュータ等の情報処理装置を採用することができ、ユーザはクライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂが有するＷｅｂブラウザを使用して、電子文書の登録および登録文書やアーカイブ文書の閲覧やダウンロード等を行うことができる。
【００１４】
また、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、文書管理サーバ１４０およびアーカイブサーバ１５０の管理を行うことができる。本実施形態では、文書管理システム１００の管理者は、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂが有するRuby on Railsを使用して文書管理サーバ１４０やアーカイブサーバ１５０の各種データベースに対して種々の情報を登録、削除、変更することができる。
【００１５】
クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、ＰＥＮＴＩＵＭ（登録商標）プロセッサまたは互換プロセッサを搭載し、ＷＩＮＤＯＷＳ（登録商標）シリーズ、ＭＡＣ（登録商標）ＯＳ、ＵＮＩＸ（登録商標）、ＬＩＮＵＸ（登録商標）などのＯＳの管理下で、アセンブラ、Ｃ、Ｃ＋＋、Ｊａｖａ（登録商標）、Ｊａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔ、ＰＥＲＬ、ＲＵＢＹ、ＰＹＴＨＯＮなどのプログラム言語で記述された本実施形態のプログラムを実行する。
【００１６】
また、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、プログラムを実行するための実行空間を提供するＲＡＭ、プログラムやデータなどを持続的に保持するためのハードディスク装置（ＨＤＤ）などを含んでおり、本実施形態の各機能手段をプログラムの実行により、当該クライアントＰＣ上に実現する。
【００１７】
さらに、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、ネットワーク１１０と接続可能なインタフェースを備えている。クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、当該インタフェースを介して文書管理サーバ１４０に電子文書を送信して登録させ、または登録文書の表示やダウンロードを行う。また、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、当該インタフェースを介して画像処理装置１３０から電子文書を受信することができる。さらに、クライアントＰＣクライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、当該インタフェースを介して文書管理サーバ１４０およびアーカイブサーバ１５０のデータベースの登録情報を更新する。
【００１８】
画像処理装置１３０は、ＣＣＤ（Charge Coupled Device）センサなどを含んで構成されるスキャナ装置を含むＭＦＰ（Multi Function Peripheral）などの画像処理装置である。画像処理装置１３０は、当該スキャナ装置を使用して電子文書を作成し、ネットワーク１１０を介してクライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂに提供することができる。
【００１９】
文書管理サーバ１４０は、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂから受信した電子文書を登録し、登録文書、アーカイブ文書およびこれらの文書書誌情報を当該クライアントＰＣに提供する情報処理装置である。また、文書管理サーバ１４０は、文書管理サーバ１４０に格納された登録文書をアーカイブサーバ１５０にアーカイブすることができる。さらに、文書管理サーバ１４０は、アーカイブサーバ１５０にアーカイブされたアーカイブ文書を文書管理サーバ１４０に復元することができる。
【００２０】
文書管理サーバ１４０は、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂのＷｅｂブラウザが発行した種々のリクエストに応じて、電子文書の登録処理を実行し、または、登録文書、アーカイブ文書およびこれらの文書書誌情報をレスポンスとして提供する。
【００２１】
アーカイブサーバ１５０は、文書管理サーバ１４０の登録文書をアーカイブする情報処理装置である。アーカイブサーバ１５０は、文書管理サーバ１４０から登録文書を受信すると、アーカイブサーバ１５０が制御可能な記憶装置に当該登録文書をアーカイブ文書として保存する。また、アーカイブサーバ１５０は、文書管理サーバ１４０の要求に応じて、既にアーカイブされたアーカイブ文書を文書管理サーバ１４０に提供して復元させる。
【００２２】
図２は、本実施形態の文書管理システム１００に含まれるクライアントＰＣ１２０ａ、文書管理サーバ１４０およびアーカイブサーバ１５０の機能構成を示す図である。以下、図２を参照して、クライアントＰＣ１２０ａ、文書管理サーバ１４０およびアーカイブサーバ１５０が実装する処理機能について説明する。なお、クライアントＰＣ１２０ｂについては、クライアントＰＣ１２０ａと同様の機能を実装するので、以下、より詳細な説明は省略する。
【００２３】
クライアントＰＣ１２０ａは、通信部２２０と、制御部２２２と、登録部２２４と、閲覧部２２６とを含む。
【００２４】
通信部２２０は、クライアントＰＣ１２０ａと、文書管理サーバ１４０およびアーカイブサーバ１５０との間のデータ通信を行う機能手段である。通信部２２０は、ネットワーク１１０を介して各種リクエストと共に種々のデータ（例えば、登録すべき電子文書、当該電子文書の書誌情報、保存先情報、アーカイブ条件情報等）を送信する。そして、通信部２２０は、当該リクエストのレスポンスとして、種々のデータ（登録文書やアーカイブ文書、これらの閲覧情報等）を文書管理サーバ１４０から受信する。
【００２５】
制御部２２２は、クライアントＰＣ１２０ａにおける電子文書の処理の全体制御を行う機能手段である。制御部２２２は、クライアントＰＣ１２０ａのユーザからの指示や文書管理サーバ１４０のレスポンスに応じて、後述する登録部２２４および閲覧部２２６を呼び出して、各機能手段に各処理を実行させる。
【００２６】
登録部２２４は、文書管理サーバ１４０に電子文書を登録させる機能手段である。登録部２２４は、電子文書の登録要求と共に、クライアントＰＣ１２０ａが作成または更新した電子文書や、画像処理装置１３０が生成した電子文書と、文書管理サーバ１４０内の当該電子文書の保存先を示す保存先情報とを文書管理サーバ１４０に送信し、当該保存先情報が示す文書管理サーバ１３０のディレクトリに電子文書を保存させる。
【００２７】
また、登録部２２４は、アーカイブ条件情報の登録や変更、削除等を行うことができる。登録部２２４は、アーカイブ条件情報の登録や変更、削除等の要求と共に、アーカイブ条件情報を文書管理サーバ１４０に送信し、アーカイブ条件情報を変更させる。本実施形態では、ＨＴＭＬやＸＭＬ、ＸＨＴＭＬ等のマークアップ言語により記述された構造化文書を使用して、アーカイブ条件情報の登録、変更または削除を行うことができる。
【００２８】
閲覧部２２６は、文書管理サーバ１４０が提供するＧＵＩの構成情報を解析して、クライアントＰＣ１２０ａの表示装置にＧＵＩを表示させ、当該ＧＵＩに対するユーザの指示により、電子文書の登録や、登録文書およびアーカイブ文書を表示およびダウンロードする機能手段である。本実施形態では、閲覧部２２６としてＷｅｂブラウザを採用することができ、閲覧部２２６は、文書管理サーバ１４０が提供するＷｅｂページをＧＵＩとしてクライアントＰＣ１２０ａの表示装置に表示させ、電子文書の登録等を実行させる。また、閲覧部２２６は、ユーザが指定した表示画像の拡大・縮小率にしたがって、表示画像を拡大または縮小表示することができる。
【００２９】
他の実施形態では、画像処理装置１３０は、上述したクライアントＰＣ１２０ａと同様の機能手段を備え、原稿をスキャニングして電子文書を作成し、当該電子文書を文書管理サーバ１４０に登録させることができる。また、画像処理装置１３０は、文書管理サーバ１４０に登録された登録文書やアーカイブ文書を画像処理装置１３０の操作パネルに表示させ、これらの文書の印刷を実行することができる。
【００３０】
文書管理サーバ１４０は、通信部２３０と、制御部２３２と、登録部２３４と、文書書誌情報データベース２３６とを含んで構成される。
【００３１】
通信部２３０は、文書管理サーバ１４０とクライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂとの間のデータ通信を行う機能手段である。通信部２３０は、ネットワーク１１０を介してクライアントＰＣからリクエストを受信すると、当該リクエストと共に受信した種々のデータ、例えば、電子文書、当該電子文書の書誌情報、保存先情報などを制御部２３２に渡す。また、通信部２３０は、制御部２３２の指示により、レスポンスとして種々のデータ、例えば、登録文書やアーカイブ文書、これらの閲覧情報等をクライアントＰＣに送信する。
【００３２】
制御部２３２は、文書管理サーバ１４０の電子文書の処理について全体制御を行う機能手段である。制御部２３２は、クライアントＰＣから受信した種々のリクエスト（例えば、電子文書の登録要求、登録文書およびアーカイブ文書の閲覧情報の要求、これらの文書のダウンロード要求等）に応じて、後述する登録部２３４、アーカイブ処理部２３８、アーカイブ条件設定部２４２、検索部２４４、閲覧情報提供部２４６および復元処理部２４８を呼び出して、各機能手段に各処理を実行させる。
【００３３】
登録部２３４は、クライアントＰＣ１２０ａから受信した電子文書を、文書管理サーバ１４０が制御可能な文書管理サーバ１４０内またはこれに接続された記憶装置（図示せず）に保存する機能手段である。登録部２３４は、電子文書を登録する際に、当該電子文書の書誌情報である文書書誌情報を文書書誌情報データベース２３６に登録する。なお、文書書誌情報データベース２３６のデータ構造および文書書誌情報については、図７を参照して、より詳細に後述する。
【００３４】
また、文書管理サーバ１４０は、アーカイブ処理部２３８と、記憶装置２４０と、アーカイブ条件設定部２４２と、検索部２４４と、閲覧情報提供部２４６と、復元処理部２４８とを含んで構成される。
【００３５】
アーカイブ処理部２３８は、文書管理サーバ１４０に登録された登録文書をアーカイブサーバ１５０にアーカイブする機能手段である。アーカイブ処理部２３８は、記憶装置２４０に保存されたアーカイブ条件情報に合致する登録文書を取得し、当該登録文書を登録文書のアーカイブ要求と共にアーカイブサーバ１５０に送信する。アーカイブ処理部２３８は、登録文書を送信し終えると、文書管理サーバ１４０に保存された登録文書を削除すると共に、文書書誌情報データベース２３６を更新する。本実施形態では、登録文書のみをアーカイブサーバ１５０にアーカイブするが、他の実施形態では、登録文書と共に当該登録文書の文書書誌情報をアーカイブサーバ１５０にアーカイブしてもよい。
【００３６】
アーカイブ条件情報には、（１）アーカイブ処理の実行日時や実行頻度を指定する情報と、（２）アーカイブすべき登録文書を指定する情報と、（３）アーカイブすべき登録文書のデータサイズが含まれる。
【００３７】
（１）アーカイブ処理の実行日時や実行頻度は、アーカイブ処理部２３８が実行するアーカイブ処理の日時や頻度を示す。本実施形態では、アーカイブ処理の実行日時および実行頻度のうち実行日時のみを指定することができ、または実行日時および実行頻度を指定することもできる。実行日時のみを指定する場合には、所定の日時を複数指定することができる。実行日時および実行頻度を指定する場合には、所定の実行日時と、所定の実行頻度、例えば、月に１回実行、週に１回実行、毎日実行等の頻度を指定することができる。
【００３８】
（２）アーカイブすべき登録文書を指定する情報には、（ｉ）アーカイブすべき登録文書の利用頻度、（ｉｉ）有効期限、（ｉｉｉ）最終利用日を指定する情報が含まれる。本実施形態では、これらの条件を複数指定することができ、または、これらの条件うちのいずれか１つを指定することもできる。
【００３９】
（ｉ）利用頻度とは、アーカイブ実行日から一定期間内の登録文書の利用頻度であり、各登録文書の一定期間内におけるアクセス回数を使用して算出できる。（ｉｉ）有効期限とは、登録文書を文書管理サーバ１４０に保存しておく期限である。具体的には、アーカイブ実行日またはその前日から登録文書の作成日または更新日までの期間であり、アーカイブ実行日やその前日からの任意の日数や月数を指定することができる。（ｉｉｉ）最終利用日は、登録文書が最後にアクセスされた日を示す。具体的には、アーカイブ実行日やその前日からの任意の日数や月数を指定することにより最終利用日を指定し、当該最終利用日よりも登録文書の最後のアクセス日が前であれば、当該登録文書は、アーカイブ処理の対象となる。
【００４０】
（３）アーカイブすべき登録文書のデータサイズは、優先的にアーカイブすべき登録文書のデータサイズを示す。本実施形態では、アーカイブすべき登録文書のデータサイズを指定する場合、指定されたデータサイズを超える登録文書に対して、上述したアーカイブすべき登録文書を指定する情報を別途指定することができる。すなわち、データサイズの大きい登録文書については、アーカイブすべき登録文書のアーカイブ条件として、指定されたデータサイズよりもデータサイズの小さい登録文書に適用されるアーカイブ条件よりも高い利用頻度、短い有効期限、最近の最終利用日を指定することができる。これにより、データサイズの大きい登録文書を優先的にアーカイブ処理対象とすることができる。
【００４１】
また、アーカイブ処理部２３８は、アーカイブ処理が実行される登録文書またはアーカイブ処理が実行された登録文書の文書書誌情報を文書管理システム１００の管理者に通知する。本実施形態では、アーカイブ処理部２３８は、アーカイブ処理を実行した後に、アーカイブされた登録文書の文書書誌情報をＨＴＭＬやＸＭＬ、ＸＨＴＭＬ等のマークアップ言語で記述した電子メールを、予め設定された管理者の電子メールアドレスに送信する。
【００４２】
アーカイブ処理部２３８が生成する電子メールには、アーカイブすべき登録文書の文書書誌情報の他、当該アーカイブ文書を表示するＷｅｂページへのハイパーリンク等のリンク情報を含ませることができる。また、アーカイブ処理部２３８は、当該Ｗｅｂページを作成する。このＷｅｂページは、アーカイブサーバ１５０に保存されたアーカイブ文書を表示するように構成される。
【００４３】
他の実施形態では、アーカイブ処理部２３８は、アーカイブ処理を実行する前に、アーカイブされる登録文書の文書書誌情報を記述した電子メールを管理者の電子メールアドレスに送信してもよい。当該電子メールには、アーカイブ処理の実行の可否を選択可能なイメージ画像等で構成されるユーザインタフェースが含まれている。また、当該電子メールによる通知には、固有の識別情報（以下、通知識別情報として参照する。）が割り当てられる。
【００４４】
電子メールを受信した管理者が、ポインティングデバイスを使用してアーカイブ処理の実行の可否を指定するユーザインタフェースを選択すると、アーカイブ処理の実行可否の通知と共に、通知識別情報がアーカイブ処理部２３８に送信される。そして、アーカイブ処理部２３８は、アーカイブ処理の実行可否の通知を受信すると、当該通知識別情報を使用して、いずれのアーカイブ処理の実行が許可または拒否されたのか判断する。本実施形態では、アーカイブ処理毎に識別情報（以下、アーカイブ処理識別情報として参照する。）を割り当てられ、通知識別情報と、アーカイブ処理識別情報と、当該アーカイブ処理の対象となる登録文書の固有の識別情報（以下、登録文書識別情報として参照する。）とが関連付けて、文書管理サーバ１４０の記憶装置に保存される。そして、アーカイブ処理部２３８は、実行が許可されたアーカイブ処理に関連付けられた登録文書をアーカイブサーバ１５０にアーカイブする。
【００４５】
アーカイブ条件設定部２４２は、上述したアーカイブ条件情報の登録や変更を行う機能手段である。アーカイブ条件設定部２４２は、クライアントＰＣから受信したアーカイブ条件情報の登録要求や変更要求に応じて、記憶装置２４０にアーカイブ条件情報を登録し、または記憶装置２４０に保存されたアーカイブ条件情報を変更する。本実施形態では、ＨＴＭＬやＸＭＬ、ＸＨＴＭＬ等のマークアップ言語により記述された構造化文書を使用することができ、アーカイブ条件設定部２４２は、クライアントＰＣから受信した構造化文書を解析してアーカイブ条件情報の登録または変更を行うことができる。
【００４６】
検索部２４４は、クライアントＰＣからの検索要求に応じて、登録文書またはアーカイブ文書の検索処理を実行する機能手段である。本実施形態では、クライアントＰＣは、登録文書またはアーカイブ文書の文書書誌情報である検索条件情報を検索要求と共に文書管理サーバ１４０に送信する。検索部２４４は、クライアントＰＣから受信した検索条件情報に該当する登録文書またはアーカイブ文書を文書書誌情報データベース２３６から検索し、当該登録文書またはアーカイブ文書の文書書誌情報を検索結果としてクライアントＰＣに提供する。
【００４７】
閲覧情報提供部２４６は、クライアントＰＣからの閲覧要求に応じて、登録文書、アーカイブ文書、登録文書およびアーカイブ文書の文書書誌情報、並びにこれらを表示するＧＵＩの構成情報を提供する機能手段である。閲覧情報提供部２４６は、登録文書の保存先情報が示すディレクトリを階層構造で表示でき、且つ当該ディレクトリに登録された登録文書の文書書誌情報を表示可能なＧＵＩを構成する構造化文書をクライアントＰＣに提供する。
【００４８】
閲覧情報提供部２４６は、クライアントＰＣからの種々の閲覧要求に応じて、登録文書若しくはアーカイブ文書、またはこれらの文書書誌情報を提供する。本実施形態では、クライアントＰＣが送信する閲覧要求には、任意の登録文書の閲覧要求と、任意の登録文書保存先情報が示すディレクトリに保存された登録文書の文書書誌情報を表示する要求とが含まれる。
【００４９】
閲覧情報提供部２４６は、登録文書の閲覧要求および登録文書の登録文書識別情報を受信した場合、登録文書識別情報が示す登録文書またはアーカイブ文書を取得してクライアントＰＣに提供する。一方、保存先情報に関連する文書書誌情報を表示する要求を受信した場合、閲覧情報提供部２４６は、後述する文書書誌情報データベース２３６を参照し、当該保存先情報が示すディレクトリに保存された登録文書の文書書誌情報を取得し、クライアントＰＣに提供する。
【００５０】
復元処理部２４８は、アーカイブ処理された電子文書を文書管理サーバ１４０に復元する機能手段である。復元処理部２４８は、閲覧情報提供部２４６が取得したアーカイブ文書を、登録文書が保存される記憶装置に保存する。本実施形態では、復元処理部２４８は、クライアントＰＣから閲覧要求された電子文書がアーカイブ文書であった場合に、当該アーカイブ文書をアーカイブサーバ１５０から復元する。他の実施形態では、復元処理部２４８は、クライアントＰＣからのアーカイブ文書の復元要求に応じて、当該アーカイブ文書をアーカイブサーバ１５０から復元することができる。
【００５１】
アーカイブサーバ１５０は、通信部２５０と、制御部２５２と、登録部２５４と、提供部２５６とを含む。
【００５２】
通信部２５０は、アーカイブサーバ１５０と文書管理サーバ１４０との間のデータ通信を行う機能手段である。通信部２５０は、ネットワーク１１０を介して文書管理サーバ１４０から種々のリクエストを受信すると、当該リクエストと共に受信した登録文書や当該登録文書の書誌情報などを制御部２５２に渡す。また、通信部２５０は、制御部２５２の指示により、レスポンスとしてアーカイブ文書や当該アーカイブ文書の書誌情報などを文書管理サーバ１４０に送信する。
【００５３】
制御部２５２は、アーカイブサーバ１５０の電子文書の処理について全体制御を行う機能手段である。制御部２５２は、文書管理サーバ１４０から受信した種々のリクエスト（例えば、登録文書の登録要求やアーカイブ文書の取得要求等）に応じて、後述する登録部２５４および提供部２５６を呼び出して、各機能手段に各処理を実行させる。
【００５４】
登録部２５４は、文書管理サーバ１４０から受信した登録文書をアーカイブ文書として、アーカイブサーバ１５０が制御可能なアーカイブサーバ１５０内の記憶装置（図示せず）またはアーカイブサーバ１５０に接続された記憶装置（図示せず）に保存する機能手段である。登録部２５４は、文書管理サーバ１４０から登録文書のアーカイブ要求を受信すると、当該要求と共に受信した登録文書をアーカイブ文書として保存する。本実施形態では、登録文書のみをアーカイブサーバ１５０にアーカイブするが、他の実施形態では、文書管理サーバ１４０からアーカイブすべき登録文書の文書書誌情報を当該登録文書と共に受信し、アーカイブサーバ１５０内のアーカイブ文書データベース（図示せず）に保存してもよい。
【００５５】
提供部２５６は、アーカイブサーバ１５０に保存されたアーカイブ文書を文書管理サーバ１４０に提供する機能手段である。提供部２５６は、文書管理サーバ１４０からアーカイブ文書の取得要求を受信すると、アーカイブ文書の取得要求と共に受信した登録文書識別情報が示すアーカイブ文書を取得し、文書管理サーバ１４０に送信する。提供部２５６は、アーカイブ文書を送信し終えると、当該アーカイブ文書を、アーカイブ文書が保存された記憶装置から削除する。本実施形態では、アーカイブ文書のみを文書管理サーバ１４０に提供するが、他の実施形態では、アーカイブ文書の文書書誌情報を文書管理サーバ１４０に送信してもよい。
【００５６】
図３は、本実施形態の文書管理サーバが実行する登録文書のアーカイブ処理のフローチャートを示す図である。以下、図３を参照して、登録文書のアーカイブ処理について説明する。
【００５７】
図３の処理は、ステップＳ３００で文書管理サーバ１４０の制御部２３２が、アーカイブ条件情報で指定されたアーカイブ処理の実行日時または実行頻度に従ってアーカイブ処理部２３８を呼び出すことにより開始する。ステップＳ３０１では、アーカイブ処理部２３８がアーカイブ条件情報を取得する。ステップＳ３０２では、アーカイブ処理部２３８は、文書書誌情報データベース２３６を参照し、ステップＳ３０１で取得したアーカイブ条件情報に該当する登録文書を特定する。
【００５８】
ステップＳ３０３では、アーカイブ処理部２３８は、ステップＳ３０２で特定したアーカイブ処理対象の登録文書をアーカイブサーバ１５０に送信する。ステップＳ３０４では、アーカイブ処理部２３８は、アーカイブ処理対象の登録文書を文書管理サーバ１４０の上記記憶装置から削除する。ステップＳ３０５では、アーカイブ処理部２３８は、文書書誌情報データベース２３６を更新する。ステップＳ３０６では、アーカイブ処理部２３８は、アーカイブ処理の実行結果を特定のユーザに通知し、ステップＳ３０７で処理が終了する。
【００５９】
図４および５は、他の実施形態に係る電子文書のアーカイブ処理のフローチャートを示す図である。以下、図４および５を参照して、他の実施形態のアーカイブ処理について説明する。
【００６０】
図４の処理は、ステップＳ４００で文書管理サーバ１４０の制御部２３２が、アーカイブ条件情報で指定されたアーカイブ処理の実行日時または実行頻度に従ってアーカイブ処理部２３８を呼び出すことにより開始する。ステップＳ４０１では、アーカイブ処理部２３８がアーカイブ条件情報を取得する。ステップＳ４０２では、アーカイブ処理部２３８は、文書書誌情報データベース２３６を参照し、ステップＳ４０１で取得したアーカイブ条件情報に該当する登録文書を特定する。ステップＳ４０３では、アーカイブ処理部２３８は、アーカイブ処理の対象となる登録文書を特定のユーザに通知し、ステップＳ４０４で処理が終了する。
【００６１】
図５の処理は、文書管理サーバ１４０が、図４のステップＳ４０３の通知に対応するアーカイブ処理の実行可否の通知を受信した場合に、制御部２３２がアーカイブ処理部２３８を呼び出すことにより開始する。ステップＳ５０１では、アーカイブ処理部２３８は、当該通知がアーカイブ処理の実行を許可する通知であるか否か判断する。
【００６２】
ステップＳ５０１の判定でアーカイブ処理の実行を許可する通知であると判断した場合には（ｙｅｓ）、処理をステップＳ５０２に分岐させる。ステップＳ５０２では、アーカイブ処理部２３８は、上記通知と共に受信した通知識別情報を使用してアーカイブすべき登録文書を特定し、当該登録文書をアーカイブサーバ１５０に送信する。ステップＳ５０３では、アーカイブ処理部２３８は、アーカイブ処理対象の登録文書を文書管理サーバ１４０の上記記憶装置から削除する。ステップＳ５０４では、アーカイブ処理部２３８は、文書書誌情報データベース２３６を更新し、ステップＳ５０５で処理が終了する。
【００６３】
一方、ステップＳ５０１の判定でアーカイブ処理の実行を拒否する通知であると判断した場合には（ｎｏ）、処理をステップＳ５０５に分岐して終了させる。
【００６４】
図６は、本実施形態の文書管理サーバが実行する電子文書の閲覧処理のフローチャートを示す図である。以下、図６を参照して、電子文書の閲覧処理について説明する。
【００６５】
図６の処理は、ステップＳ６００から開始し、ステップＳ６０１で文書管理サーバ１４０の制御部２３２が、クライアントＰＣから電子文書の閲覧要求を受信したか否か判断し、閲覧要求を受信していない場合には（ｎｏ）、ステップＳ６０１の処理を反復させる。一方、ステップＳ６０１の判定で閲覧要求を受信したと判断した場合には（ｙｅｓ）、処理をステップＳ６０２に分岐させる。
【００６６】
ステップＳ６０２では、制御部２３２が閲覧情報提供部２４６を呼び出し、閲覧情報提供部２４６は、文書書誌情報データベース２３６を参照し、閲覧要求と共に受信した登録文書識別情報を使用して、閲覧要求の対象がアーカイブ文書であるか否か判断する。閲覧要求の対象がアーカイブ文書でないと判断した場合には（ｎｏ）、処理をステップＳ６０６に分岐させる。ステップＳ６０６では、閲覧情報提供部２４６は、閲覧要求の対象である登録文書を文書管理サーバ１４０の上記記憶装置から取得して、閲覧要求を送信したクライアントＰＣに送信し、ステップＳ６０７で処理が終了する。
【００６７】
一方、ステップＳ６０２の判定で、閲覧要求の対象がアーカイブ文書であると判断した場合には（ｙｅｓ）、ステップＳ６０３で閲覧情報提供部２４６は、アーカイブサーバ１５０対して閲覧要求の対象であるアーカイブ文書を要求し、当該アーカイブ文書を取得する。ステップＳ６０４では、閲覧情報提供部２４６は、アーカイブサーバ１５０から取得したアーカイブ文書を、閲覧要求を送信したクライアントＰＣに送信する。
【００６８】
ステップＳ６０５では、制御部２３２は復元処理部２４８を呼び出し、復元処理部２４８は、ステップＳ６０３でアーカイブサーバ１５０から取得したアーカイブ文書を文書管理サーバ１４０の上記記憶装置に保存し、文書書誌情報データベース２３６を更新し、ステップＳ６０７で処理が終了する。
【００６９】
本実施形態では、アーカイブ文書が閲覧された後に復元処理部２４８が呼び出され、アーカイブ文書の復元処理が実行されるが、他の実施形態では、任意のタイミングで復元処理部２４８を呼び出して、アーカイブ文書を復元するようにしてもよい。
【００７０】
本実施形態では、アーカイブ処理が実行された後も、文書書誌情報データベース２３６にアーカイブ文書の保存先情報が保持されるため、アーカイブ文書が復元された場合でも、復元されたアーカイブ文書は、クライアントＰＣのＧＵＩ上で当初の保存先情報が示すディレクトリに正しく表示させることができる。
【００７１】
図７は、本実施形態の文書管理サーバが備える文書情報データベースに登録されるデータテーブルの実施形態を示す図である。以下、図７を参照して、文書情報データベース２３６に登録される文書書誌情報テーブル７００について説明する。
【００７２】
文書書誌情報テーブル７００は、文書管理システム１００に登録された登録文書またはアーカイブ文書の属性情報である文書書誌情報が登録されるデータテーブルである。文書書誌情報テーブル７００の各データは、電子文書が文書管理システム１００に登録されるとき、登録文書が提供されるとき、アーカイブ処理が実行されるとき、または復元処理が実行されるときに登録される。
【００７３】
文書書誌情報テーブル７００は、作成者７１２、登録日時７１４、作成日時７１６、更新日時７１８、文書種類７２０、データサイズ７２２および保存先情報７２４が、登録文書識別情報７１０に関連付けて登録される。これらの情報は、電子文書が文書管理システム１００に登録されるときに生成される。
【００７４】
登録文書識別情報７１０には、文書管理サーバ１４０に登録された登録文書の登録文書識別情報が登録される。本実施形態では、文書管理サーバ１４０の登録部２３４が、電子文書の登録時に登録文書識別情報を生成して文書書誌情報テーブル７００に登録する。図７に示す実施形態では、登録文書の保存先を示すパスと、電子文書の登録日時とを結合して登録文書識別情報としているが、他の実施形態では、登録文書を固有に識別できる限り、任意の文字列や数字、これらの結合を登録文書識別情報として使用することができる。
【００７５】
作成者７１２、登録日時７１４、作成日時７１６、更新日時７１８、文書種類７２０、データサイズ７２２および保存先情報７２４には、登録文書識別情報７１０に登録された登録文書識別情報が示す登録文書の作成者、登録日時、作成日時、更新日時、文書種類、データサイズおよび保存先情報がそれぞれ登録される。本実施形態では、作成者、作成日時、更新日時、文書種類、データサイズおよび保存先情報は、登録すべき電子文書と共にクライアントＰＣから送信される。また、登録日時は、登録部２３４が生成した電子文書を登録する日時が使用される。
【００７６】
また、文書書誌情報テーブル７００は、アクセス回数７２６およびアクセス日時７２８が、登録文書識別情報７１０に関連付けて登録される。これらの情報は、登録文書、アーカイブ文書およびこれらの文書書誌情報が提供されたときに登録される。本実施形態では、アクセス回数は、閲覧情報提供部２４６が登録文書、アーカイブ文書およびこれらの文書書誌情報を提供した回数である。また、アクセス日時７２８は、閲覧情報提供部２４６が登録文書、アーカイブ文書およびこれらの文書書誌情報を提供した日時である。閲覧情報提供部２４６は、これらの情報を提供すると、アクセス回数をインクリメントし、アクセス日時を変更する。
【００７７】
さらに、文書書誌情報テーブル７００は、アーカイブ状態７３０が、登録文書識別情報７１０に関連付けて登録される。アーカイブ状態７３０の設定情報は、アーカイブ処理または復元処理が実行されたときに登録または更新される。
【００７８】
アーカイブ状態７３０は、登録文書にアーカイブ処理が実行されたか否かを示す。図７に示す実施形態では、「ＴＲＵＥ」はアーカイブ処理が実行されたことを意味し、「ＦＡＬＳＥ」はアーカイブ処理が実行されていないことを示す。アーカイブ処理が実行された登録文書に対して「ＴＲＵＥ」が設定され、アーカイブ処理が実行されていない登録文書または復元処理が実行された登録文書に対して「ＦＡＬＳＥ」が設定される。文書管理サーバ１４０の検索部２４４は、検索対象である登録文書のアーカイブ状態の設定値を参照することにより、検索対象が文書管理サーバ１４０の記憶装置に格納されている登録文書であるか、またはアーカイブサーバ１５０の記憶装置に格納されているアーカイブ文書であるのか判断することができる。
【００７９】
他の実施形態では、登録文書のアーカイブ処理が実行された日時を示すアーカイブ日時を登録することもできる。この場合、アーカイブ処理が実行された登録文書に対してのみアーカイブ日時が登録される。アーカイブ日時は、アーカイブ処理が実行されたときに設定され、一方、復元処理が実行されたときに削除される。これにより、管理者は、アーカイブ処理が実行されてから経過した期間に応じて、アーカイブ文書を削除することができる。
【００８０】
上述した実施形態では、文書書誌情報として図７に示す登録文書の属性情報が登録されるが、他の実施形態では、その他の属性情報を採用してもよい。また、本実施形態で使用する文書書誌情報の表記方法は、上述したものに限られず、各文書書誌情報を特定できる限り、如何なる表記方法や設定値を採用することができる。
【００８１】
これまで本実施形態につき説明してきたが、本発明は、上述した実施形態に限定されるものではなく、他の実施形態、追加、変更、削除など、当業者が想到することができる範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。
【符号の説明】
【００８２】
１００…文書管理システム、１１０…ネットワーク、１２０ａ，１２０ｂ…クライアントＰＣ、１３０…画像処理装置、１４０…文書管理サーバ、１５０…アーカイブサーバ
【先行技術文献】
【特許文献】
【００８３】
【特許文献１】特開２００１−２７９６０号公報
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を処理する情報処理装置であって、前記情報処理装置は、
ネットワークを介して接続されたクライアントＰＣから受信した電子文書を登録する登録手段と、
前記登録された電子文書の書誌情報が登録される文書書誌情報データベースと、
前記文書書誌情報データベースを参照し、アーカイブすべき電子文書を指定するアーカイブ条件情報に合致する前記登録された電子文書を検索して、アーカイブサーバにアーカイブするアーカイブ処理手段と
を含む、情報処理装置。
【請求項２】
前記アーカイブ処理手段は、前記登録された電子文書をアーカイブする前に、アーカイブされる電子文書をユーザに通知し、電子文書のアーカイブが許可された場合に前記電子文書をアーカイブする、請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記情報処理装置は、
前記アーカイブサーバにアーカイブされた電子文書を取得して復元する復元処理手段をさらに含む、請求項１または２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記情報処理装置は、前記文書書誌情報データベースを参照して、前記電子文書およびこれの文書書誌情報をクライアントＰＣのＧＵＩに表示させる閲覧情報提供手段をさらに含む、請求項１〜３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記文書書誌情報データベースに登録される電子文書の文書書誌情報には、前記電子文書の保存先情報が含まれており、
前記閲覧情報提供手段は、前記保存先情報を使用して、前記復元処理手段が復元した電子文書の保存先を前記ＧＵＩに示す、請求項４に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記クライアントＰＣは、前記ＧＵＩに表示された電子文書および／または文書書誌情報を拡大または縮小表示する、請求項４または５に記載の情報処理装置。
【請求項７】
電子文書を処理する情報処理装置と、ネットワークを介して接続されたクライアントＰＣとを含む文書管理システムであって、
ネットワークを介して接続されたクライアントＰＣから受信した電子文書を登録する登録手段と、
前記登録された電子文書の書誌情報が登録される文書書誌情報データベースと、
前記文書書誌情報データベースを参照し、アーカイブすべき電子文書を指定するアーカイブ条件情報に合致する前記登録された電子文書を検索して、アーカイブサーバにアーカイブするアーカイブ処理手段と
を含む、文書管理システム。
【請求項８】
前記アーカイブ処理手段は、前記登録された電子文書をアーカイブする前に、アーカイブされる電子文書をユーザに通知し、電子文書のアーカイブが許可された場合に前記電子文書をアーカイブする、請求項７に記載の文書管理システム。
【請求項９】
電子文書を処理する画像処理装置であって、前記画像処理装置は、
原稿をスキャニングして電子文書を生成するスキャン手段と、
前記電子文書を、ネットワークを介して接続された電子文書を登録する情報処理装置に送信して登録する手段と、
前記情報処理装置に登録された電子文書を表示する表示手段と
を含む、画像処理装置。
【請求項１０】
電子文書を処理する情報処理装置が実行する方法であって、前記方法は、前記情報処理装置が、
ネットワークを介して接続されたクライアントＰＣから受信した電子文書を登録するステップと、
前記登録された電子文書の書誌情報が登録される文書書誌情報データベースを参照し、アーカイブすべき電子文書を指定するアーカイブ条件情報に合致する前記登録された電子文書を検索して、アーカイブサーバにアーカイブするステップと
を含む、方法。
【請求項１１】
前記アーカイブするステップは、前記登録された電子文書をアーカイブする前に、アーカイブされる電子文書をユーザに通知し、電子文書のアーカイブが許可された場合に前記電子文書をアーカイブするステップを含む、請求項１０に記載の方法。
【請求項１２】
前記方法は、前記情報処理装置が、
前記アーカイブサーバにアーカイブされた電子文書を取得して復元するステップをさらに含む、請求項１０または１１に記載の方法。
【請求項１３】
請求項１０〜１２のいずれか１項に記載の各ステップを情報処理装置が実行するためのコンピュータ実行可能なプログラム。
【請求項１４】
請求項１３に記載されたプログラムを記録したコンピュータ可読な記録媒体。
【請求項１】
電子文書を処理する情報処理装置であって、前記情報処理装置は、
ネットワークを介して接続されたクライアントＰＣから受信した電子文書を登録する登録手段と、
前記登録された電子文書の書誌情報が登録される文書書誌情報データベースと、
前記文書書誌情報データベースを参照し、アーカイブすべき電子文書を指定するアーカイブ条件情報に合致する前記登録された電子文書を検索して、アーカイブサーバにアーカイブするアーカイブ処理手段と
を含む、情報処理装置。
【請求項２】
前記アーカイブ処理手段は、前記登録された電子文書をアーカイブする前に、アーカイブされる電子文書をユーザに通知し、電子文書のアーカイブが許可された場合に前記電子文書をアーカイブする、請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記情報処理装置は、
前記アーカイブサーバにアーカイブされた電子文書を取得して復元する復元処理手段をさらに含む、請求項１または２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記情報処理装置は、前記文書書誌情報データベースを参照して、前記電子文書およびこれの文書書誌情報をクライアントＰＣのＧＵＩに表示させる閲覧情報提供手段をさらに含む、請求項１〜３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記文書書誌情報データベースに登録される電子文書の文書書誌情報には、前記電子文書の保存先情報が含まれており、
前記閲覧情報提供手段は、前記保存先情報を使用して、前記復元処理手段が復元した電子文書の保存先を前記ＧＵＩに示す、請求項４に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記クライアントＰＣは、前記ＧＵＩに表示された電子文書および／または文書書誌情報を拡大または縮小表示する、請求項４または５に記載の情報処理装置。
【請求項７】
電子文書を処理する情報処理装置と、ネットワークを介して接続されたクライアントＰＣとを含む文書管理システムであって、
ネットワークを介して接続されたクライアントＰＣから受信した電子文書を登録する登録手段と、
前記登録された電子文書の書誌情報が登録される文書書誌情報データベースと、
前記文書書誌情報データベースを参照し、アーカイブすべき電子文書を指定するアーカイブ条件情報に合致する前記登録された電子文書を検索して、アーカイブサーバにアーカイブするアーカイブ処理手段と
を含む、文書管理システム。
【請求項８】
前記アーカイブ処理手段は、前記登録された電子文書をアーカイブする前に、アーカイブされる電子文書をユーザに通知し、電子文書のアーカイブが許可された場合に前記電子文書をアーカイブする、請求項７に記載の文書管理システム。
【請求項９】
電子文書を処理する画像処理装置であって、前記画像処理装置は、
原稿をスキャニングして電子文書を生成するスキャン手段と、
前記電子文書を、ネットワークを介して接続された電子文書を登録する情報処理装置に送信して登録する手段と、
前記情報処理装置に登録された電子文書を表示する表示手段と
を含む、画像処理装置。
【請求項１０】
電子文書を処理する情報処理装置が実行する方法であって、前記方法は、前記情報処理装置が、
ネットワークを介して接続されたクライアントＰＣから受信した電子文書を登録するステップと、
前記登録された電子文書の書誌情報が登録される文書書誌情報データベースを参照し、アーカイブすべき電子文書を指定するアーカイブ条件情報に合致する前記登録された電子文書を検索して、アーカイブサーバにアーカイブするステップと
を含む、方法。
【請求項１１】
前記アーカイブするステップは、前記登録された電子文書をアーカイブする前に、アーカイブされる電子文書をユーザに通知し、電子文書のアーカイブが許可された場合に前記電子文書をアーカイブするステップを含む、請求項１０に記載の方法。
【請求項１２】
前記方法は、前記情報処理装置が、
前記アーカイブサーバにアーカイブされた電子文書を取得して復元するステップをさらに含む、請求項１０または１１に記載の方法。
【請求項１３】
請求項１０〜１２のいずれか１項に記載の各ステップを情報処理装置が実行するためのコンピュータ実行可能なプログラム。
【請求項１４】
請求項１３に記載されたプログラムを記録したコンピュータ可読な記録媒体。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【公開番号】特開２０１２−５９０８６（Ｐ２０１２−５９０８６Ａ）
【公開日】平成２４年３月２２日（２０１２．３．２２）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２０１０−２０２５４２（Ｐ２０１０−２０２５４２）
【出願日】平成２２年９月１０日（２０１０．９．１０）
【出願人】（０００００６７４７）株式会社リコー (37,907)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２４年３月２２日（２０１２．３．２２）
【国際特許分類】
【出願日】平成２２年９月１０日（２０１０．９．１０）
【出願人】（０００００６７４７）株式会社リコー (37,907)
【Ｆターム（参考）】
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