文書管理装置及びその制御方法、文書管理システム、及びプログラム
【課題】ワークフロー処理中にクライアント端末に一時的に保管されたワークフローに付帯されたファイルを、適切なタイミングで自動的に削除することができる文書管理装置及びその制御方法、文書管理システム及びその制御方法、プログラムを提供することを目的とする。
【解決手段】承認者端末300のCPU201は、サーバ400から承認フローを受信し、承認対象のファイルを参照又は取得する。承認対象のファイルを参照した場合には自動的に削除し、保存した場合には承認者にファイルを削除するか否かの選択を促し、削除の指示があれば削除を行う。
【解決手段】承認者端末300のCPU201は、サーバ400から承認フローを受信し、承認対象のファイルを参照又は取得する。承認対象のファイルを参照した場合には自動的に削除し、保存した場合には承認者にファイルを削除するか否かの選択を促し、削除の指示があれば削除を行う。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、ネットワークを介して、申請者端末と承認者端末とサーバより構成されるワークフロー中に承認行う文書ファイルの管理を行う文書管理システムに関する。
【背景技術】
【0002】
近年、ウェブシステムを使用して、サーバ上に格納されているファイルにおいては、詳細な使用・閲覧権限、監査など、セキュリティにおける機能が充実している。
【0003】
また、ダウンロードしたファイルを削除せず、クライアントPCに長期間置いたままにしておくことで、情報漏情報漏洩等のセキュリティリスク発生させるおそれが考えられる。
【0004】
その解決策として、特許文献1には、サーバに記憶保管されているファイルを自動的に、削除を行うシステムが開示されている。特に、予め定められた削除条件を満たしたファイルを自動削除するように動作するものである。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0005】
【特許文献1】特開平11−85578号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0006】
しかしながら、特許文献1に記載の発明は、サーバ上のファイル自動削除は可能であるが、クライアント端末にダウンロードされたファイルを削除する機能はなく情報管理を徹底できない。
【0007】
また、ワークフローによる承認フローの途中でダウンロードされたファイル(重要・社外秘など)などは、公開された後もそのまま使用されるケースがあり、実際に公開された資料と異なっているもの(古い情報)を使用しているケースがある。
【0008】
ワークフローに付帯されるファイルは、一時的にクライアント端末に保管されるものであり、ワークフローによる承認が完了した後は、クライアント端末に保管しておく必要はないことが想定される。削除せずにクライアント端末に古い情報を残しておくと、関係者間の情報不一致から起きる業務上トラブルや、情報漏洩等のリスクを生み出すおそれがある。
【0009】
一方、ワークフローに付帯されるファイルでも、その情報が公開されるまでクライアント端末中で保管しておきたいファイルもあるため、ワークフロー承認後すぐにファイルを削除するのが適切ではない場合も想定される。
【0010】
本発明は、上記の課題を解決するためになされたものであり、ワークフロー処理中にクライアント端末に一時的に保管されたワークフローに付帯されたファイルを、適切なタイミングで自動的に削除することができる文書管理装置及びその制御方法、文書管理システム及びその制御方法、プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0011】
上記の目的を達成するための本発明による文書管理システムは以下の構成を備える。即ち、本発明は、承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置において、前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段とを備えることを特徴とする。
【0012】
また、本発明は、承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置とを含む文書管理システムにおいて、前記サーバは、
前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を前記文書管理装置に送信する送信手段を備え、前記文書管理装置は、前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【0013】
本発明によれば、ワークフロー処理中にクライアント端末に一時的に保管されたワークフローに付帯されたファイルを、適切なタイミングで自動的に削除することができる文書管理装置及びその制御方法、文書管理システム及びその制御方法、プログラムを提供することを目的とする。
【図面の簡単な説明】
【0014】
【図1】本発明の実施形態の文書管理システム構成を示す図である。
【図2】本発明の実施形態の各種端末のハードウエア構成を示す図である。
【図3】本発明の実施形態の文書管理システムの基本的な処理フローを示す図である。
【図4】本発明の実施形態のファイル情報入力・ワークフロー開始処理を示すフローチャートである。
【図5】本発明の実施形態の公開ファイル削除処理を示すフローチャートである。
【図6】本発明の実施形態の承認フロー受信・ファイル参照・取得処理を示すフローチャートである。
【図7】本発明の実施形態の承認・ファイル削除処理を示すフローチャートである。
【図8】本発明の実施形態の更新処理を示すフローチャートである。
【図9】本発明の実施形態の公開処理を示すフローチャートである。
【図10】本発明の実施形態の承認ルートテーブルの一例を示す図である。
【図11】本発明の実施形態のワークフローテーブルの一例を示す図である。
【図12】本発明の実施形態のワークフローステップテーブルの一例を示す図である。
【図13】本発明の実施形態のファイル取得情報テーブルの一例を示す図である。
【図14】本発明の実施形態の仕掛中承認文書の保存画面の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【0015】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【0016】
図1は本発明の実施形態の文書管理システムの構成を示す図である。
【0017】
尚、図1のネットワーク100上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
【0018】
200はワークフローの申請を行う申請者が使用する申請者端末である。申請者端末200は、ネットワーク100を介して、サーバ400とデータの送受信が可能である。
【0019】
300はワークフローの承認を行う承認者が使用する承認者端末である。承認者端末300は、ネットワーク100を介して、サーバ400とデータの送受信が可能である。
【0020】
400は本実施例において文書管理を司る文書管理サーバ(以下、サーバ)である。サーバ400は、データベース401を有し、ネットワーク100を介して、申請者端末200や、承認者端末300とデータの送受信が可能である。
【0021】
次に、図1の申請者端末200、承認者端末300、サーバ400の各種端末のハードウエア構成について、図2を用いて説明する。
【0022】
図2は、申請者端末200、承認者端末300、サーバ400のハードウエア構成を示す図である。
【0023】
CPU201は、システムバス204に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ROM202あるいは外部メモリ211には、CPU201の制御プログラムであるBIOS(Basic Input / Output System)やオペレーティングシステムプログラム(以下、OS)や、各サーバ或いは各端末の実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。
【0024】
RAM203は、CPU201の主メモリ、ワークエリア等として機能する。CPU201は、処理の実行に際して必要なプログラム等をRAM203にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【0025】
また、入力コントローラ(入力C)205は、キーボード209や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。
【0026】
ビデオコントローラ(VC)206は、CRTディスプレイ(CRT)210等の表示器にへの表示を制御する。表示器はCRTだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。
【0027】
これらは必要に応じて管理者が使用するものである。本発明には直接関係があるものではない。
【0028】
メモリコントローラ(MC)207は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク(HD)やフロッピー(登録商標)ディスク(FD)或いは端末MCIAカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ(登録商標)メモリ等の外部メモリ211へのアクセスを制御する。
【0029】
通信I/Fコントローラ(通信I/FC)208は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。
【0030】
例えば、TCP/IPを用いたインターネット通信等が可能である。なお、CPU201は、例えばRAM203内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開(ラスタライズ)処理を実行することにより、CRT210上での表示を可能としている。また、CPU201は、CRT210上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【0031】
本発明を実現するための文書管理システムプログラムは外部メモリ211に記録されており、必要に応じてRAM203にロードされることによりCPU201によって実行されるものである。
【0032】
さらに、本発明に係わるプログラムが用いる承認ルートマスタテーブル1001、承認フローテーブル1101、承認ステップテーブル1201、ファイル取得情報テーブル1301はサーバ400の外部メモリ211に格納されている。これらについての詳細な説明は後述する。
【0033】
次に、当該文書管理システムの基本的な処理フローについて、図3を用いて説明する。
【0034】
図3は本発明の実施形態における、文書管理システムの基本的な処理フローを示す図である。
【0035】
上述したように、申請者端末200と承認者端末300とサーバ400は、ネットワーク100を介して相互に接続されている。そして、申請者端末200と承認者端末300は、サーバ400から提供される各種操作画面を介して、登録されたファイルの承認フローに係る各種処理を実行する。その一例について、以下に説明する。
【0036】
まず、申請者端末200は、サーバ400から提供される操作画面を介して、ユーザID、パスワード情報等からなるログインユーザ情報をサーバ400へ送信する。
【0037】
図3は本発明の実施形態の全体処理を示すフローチャートである。
【0038】
尚、図3において、同一のステップ番号で表されるステップS309については、同一の処理であるため、図9によってその共通の処理を説明する。
【0039】
まず、ステップS301では、申請者端末200は、サーバ400から提供される操作画面を介して、ファイル情報を入力し、承認フローの開始の指示と共にサーバ400へファイル情報を送信する。
【0040】
ファイル情報とは、承認フローに添付される承認対象のファイルのファイル名、公開日、開示範囲等を含むものである。
【0041】
ステップS302では、サーバ400はステップS301で承認者端末300から送信されたファイル情報を受信し、該ファイル情報を後述する図11、図12、図13のデータテーブルに登録した後、承認フローを開始する。
【0042】
承認フローの開始に当たっては、例えば予め登録された最初の承認者に対し、e−mail等で承認フローの開始を通知する手段を介すことにより、承認作業の開始を促す処理が考えられる。
【0043】
上記のステップ301、302の処理について、後述する図4で詳細に説明する。
【0044】
ステップS303では、ステップS302で承認作業が開始されると、承認者端末300はサーバ400から提供される操作画面を介して、ログインユーザ情報の入力を受け付け、サーバ400に送信する。
【0045】
ログインユーザ情報には、ユーザID、パスワード、承認者端末のホスト名情報等を含むものとする。
【0046】
ステップS304では、サーバ400は、ステップS303で承認者端末300から送信されたログインユーザ情報に対応する図5において後述する以前に承認を行ったファイルに関する公開情報を承認者端末300に返信する。
【0047】
公開情報については後述のステップS503で説明する。
【0048】
サーバ400から公開情報が送信されると、承認者端末300は、予めダウンロードされ記憶されている削除用のモジュール(例えばActiveX)を使用して、承認者端末300内に存在する、公開情報に記載された公開済みファイルを削除する。
【0049】
ステップS305では、承認者端末300は、サーバ400から提供される操作画面を介して、承認フローを受信し、承認対象のファイルを参照又は取得する。この時、サーバ400では、承認者端末300で取得した承認対象のファイルの取得方法が記憶される。記憶方法は図6において説明する。
【0050】
ステップS306では、承認者端末300は、該承認フローの承認指示をサーバ400に送信する。承認の指示を受信すると、サーバ400は、ステップS304と同様に承認対象ファイルの公開情報を承認者端末300に返信する。
【0051】
承認者端末300は、承認対象のファイルを参照した場合には自動的に削除し、保存した場合には承認者にファイルを削除するか否かの選択を促し、削除の指示があれば削除を行う。
【0052】
削除の方法はステップS304で説明したように、予めダウンロードされ記憶されている削除用のモジュール(例えばActiveX)を使用して、取得したファイルを削除する。
【0053】
削除が完了すると、承認者端末300は、削除結果をサーバ400に送信し、サーバ400は後述する図13のファイル取得情報テーブル1301を更新する。
【0054】
ステップS307では、サーバ400は、承認フローの次の承認者ステップが存在すれば承認フローを更新し、存在しなければ承認フローを完了する。
【0055】
ステップS308では、サーバ400は、承認フローが全ての承認者に承認されたか否かを判断する。
【0056】
承認フローが全て完了していれば、ステップS309のファイル公開処理を実行し、次の承認者ステップが存在すれば次の承認者端末に送信し、次の承認者端末300は、ステップS303からの処理をする。
【0057】
ステップS309では、サーバ400は、承認が完了したファイルが公開日を過ぎているかどうかを判定し、公開日を過ぎていればファイルを公開し、過ぎていなければ処理を終了する。
【0058】
判定方法は、後述する図9において説明する。
【0059】
次に図3で説明した各処理について詳細に述べることとする。
【0060】
まず、前述のS301及びS302のファイル情報入力・承認フロー開始処理及びファイル情報登録処理について図4のフローチャート図を用いて詳細に述べることとする。
【0061】
ステップS401では、申請者端末200は、承認フローを作成するために、サーバ400にログインユーザ情報を送信する。
【0062】
ステップS402では、サーバ400はステップS401で申請者端末200から送信されたログインユーザ情報を受信する。
【0063】
ステップS403では、サーバ400は受信したログインユーザ情報のユーザIDをキーにして、図10の承認ルートマスタテーブル1001のうち、ユーザIDに対応する承認ルート情報を取得する。
【0064】
承認ルート情報とは、図10の承認ルートマスタテーブル1001に含まれる情報のことを言う。
【0065】
ここで、図10について説明する。
【0066】
図10は、サーバ400が記憶管理している、承認フローの承認者及び回覧順序を示した情報である。
【0067】
承認ステップ順1002は、各承認フローの回覧順序を示す。本実施例では「0」は申請者を表し、それ以外の数値は承認者を表す。
【0068】
ユーザID1003は、承認フローの処理を行うユーザ(承認者)にユニークに採番されるIDである。
【0069】
ユーザ名1004は、該当承認フローの処理を行うユーザの名称である。ユーザID1003とユーザ名1004は対応付けて記憶されているものとする。
【0070】
引き続き、図4の説明に戻る。
【0071】
申請者のユーザIDに対応する承認ルート情報を取得すると、サーバ400は、後述する図11の承認フローテーブル1101中の承認フローID1102にユニークな数値を採番する。また、完了フラグ1109及び公開フラグ1110に「0」を入れて承認フロー情報を登録する。
【0072】
ここで、図11について説明する。
【0073】
図11は、サーバ400が記憶管理している、承認フロー情報を示すテーブルである。
【0074】
承認フローID1102は、各承認フローにユニークに採番されるIDである。
【0075】
ワークフロー名1103は、各承認フローの名称であり、申請者端末200で名前をつけるものとする。
【0076】
公開先フォルダパス1104は、承認対象のファイルが公開時に格納されるフォルダパスである。
【0077】
公開日1105は、承認対象のファイルが公開される日付である。
【0078】
開示範囲1106は、承認対象のファイルが開示される範囲である。例えば、申請者は、開示範囲を社内全体レベル、事業部レベル等指定することができる。尚、開示レベルは上記例に限定されるものではない。
【0079】
添付ファイルID1107は、承認対象のファイルにユニークに採番されるIDである。
【0080】
添付ファイル名1108は、承認対象のファイルの名称である。申請者端末200で名前を入力ものとする。
【0081】
完了フラグ1109は、承認フローが完了したことを表すフラグである。例えば、承認フローが承認者全員に承認されるまでは「0」であり、全員の承認が完了すると「1」に更新される。
【0082】
公開フラグ1110は、承認対象のファイルが公開されていることを表すフラグである。例えば、ファイルが未公開のうちは、「0」であり、ファイルが公開されると「1」に更新される。
【0083】
具体的には、図10で「ユーザID:1000・ユーザ名:○○太郎」がログインした場合、1001−2の承認ルート情報を取得する。そして、取得した承認ルート情報にユニークな値を採番する(例として10012とする)。
【0084】
その後、前記採番した値(10012)を、図11の承認フローテーブル1101のうち、承認フローID1102に登録し、それ以外はこの時点ではNULLを入力して承認フロー情報を登録する。
【0085】
図11の承認フローID1102に採番をすると、後述する図12の承認ステップテーブル1201に、承認フローテーブル1101に登録した承認フローID1102、図10の承認ルート情報(承認ステップ順、ユーザID、ユーザ名)、及びステップフラグ1202に「0」を入力し、承認ステップ情報を登録する。
【0086】
ここで、図12について説明する。
【0087】
図12は、サーバ400が記憶管理している、承認ステップ情報を示すテーブルである。
【0088】
承認フローID1102は、図11の承認フローID1102に対応している
承認ステップ順1002は、図10の承認ステップ順1002に対応している。
【0089】
ユーザID1003は、図10のユーザID1003に対応している。
【0090】
ユーザ名1004は、図10のユーザ名1004に対応している。
【0091】
ステップフラグ1202は、各承認者のフロー処理状況を表す。例えば、承認フローが未到達の状態では「0」が立っており、フローが到着すると「1」が立ち、フローの処理が完了すると「2」が立つ。
【0092】
具体的には、図12の1201−2のように、図10の承認ルートマスタテーブル1001より取得した1001−2のステップ順・ユーザID・ユーザ名、図11の承認フローテーブル1101より取得した承認フローID1102を登録し、ステップフラグ1202に「0」が入力される。
【0093】
引き続き図4の説明に戻る。
【0094】
ステップS403において承認フロー情報(現時点では承認フローIDのみ)が作成されると、ステップS404では、サーバ400は作成した承認フロー情報を、申請者端末200に送信する。
【0095】
ステップS405では、申請者端末200は、ステップS404でサーバ400から送信された承認フロー情報を受信する。
【0096】
ステップ404でサーバから受信した承認フロー情報のうち、ワークフロー名1103、公開先フォルダパス1104、公開日1105、開示範囲1106の入力と、承認フローに添付する、承認対象のファイルが格納されているファイルパスの指定をステップS406、ステップS407、ステップS408で行う。
【0097】
ステップS409では、申請者端末200は、承認フロー情報と、格納先として指定されているファイルパスの情報から、申請者端末200にある承認対象のファイルを特定し、該ファイルを添付してフローの開始指示を送信する。
【0098】
ステップS410では、サーバ400は、ステップS409で申請者端末200から送信された承認フロー情報と、添付されたファイルを受信する。
【0099】
ステップS411では、サーバ400は、図11の承認フローテーブル1101中の公開先フォルダパス1104に指定されたフォルダに受信した承認対象のファイルを格納するとともに、承認対象のファイルにユニークなIDを採番し、添付ファイルID1107、添付ファイル名1108を承認フロー情報に登録する。
【0100】
具体的なファイルの格納方法としては、サーバの指定フォルダ(公開先フォルダパス1104)に「添付ファイル名称」をファイル名として保存する。
【0101】
ステップS412では、サーバ400は、図11の承認フローテーブル1101のうち承認フローID1102をキーにして、サーバ400に登録されている承認フロー情報に、ステップS406で申請者端末200において入力された情報(ワークフロー名1103・公開先フォルダパス1104・公開日1105・開示範囲1106)を登録する。
【0102】
ステップS413では、サーバ400は、図12の承認ステップテーブル1201のうち、承認フローID1102及び承認ステップ順1002が「0」であることをキーにして、対応するレコードのステップフラグ1202に「2」を入力する。さらに次ステップのユーザのステップフラグを「1」に更新する。
【0103】
ステップフラグ1202が更新されると、先述したように、承認フロー開始を次ステップのユーザに促す通知がされる。
【0104】
具体的には、図12の承認フローID1102の「10012」中のステップ順:0の「ユーザ名1004:○○三郎」のステップフラグ1202に2を入力し、さらに次のユーザ「ユーザ名1004:●●次郎」のステップフラグ1202に1を入力する。
【0105】
次に、前述のステップS304にて概略を述べた公開ファイル削除処理について図5のフローチャート図を用いて詳細に述べることとする。
【0106】
ステップS501では、承認者端末300から、ログインユーザ情報及びホスト名を送信する。
【0107】
ステップS502では、サーバ400は、ステップS501で承認者端末300から送信されたログインユーザ情報及びホスト名を受信する。
【0108】
ステップS503では、サーバ400は、外部メモリ211に記憶管理されている、後述する図13のファイル取得情報テーブル1301から、ログインユーザ情報のユーザID及びホスト名をキーとして、公開フラグ1110が「1」であるもの、削除フラグ1305が「0」であるものを削除対象となるファイル取得情報を取得する。
【0109】
なお、この公開フラグ1110は後述の図9で更新される。
【0110】
ここで、図13の説明をする。
【0111】
図13は、サーバ400が記憶管理している、ファイル取得情報のデータテーブルを示す図である。
【0112】
添付ファイルID1107は、図11の添付ファイルID1107と同一である。
【0113】
添付ファイル名1108は、図11の添付ファイル名1108と同一である。
【0114】
ユーザID1003は、図10のユーザID1003と同一である。
【0115】
ユーザ名1004は、図10のユーザ名1004と同一である。
【0116】
ホスト名1302は、承認対象のファイルを参照又は保存したクライアントPCのホスト名である。
【0117】
ダウンロードファイルパス1303は、承認者端末300中での承認対象のファイルの格納先である。
【0118】
取得方式フラグ1304は、承認者端末300で承認対象のファイルを取得した方式を示すフラグである。例えば、取得方式が参照の場合は「1」が立ち、保存の場合は「2」が立つ。
【0119】
公開フラグ1110は、図11の公開フラグ1110と同一である。
【0120】
削除フラグ1305は、承認者端末300中に一時保存又は保存されているファイルの削除の実施を示すフラグである。本実施例では、承認者端末300に一時保存又は保存されたファイルの削除が未実施の場合は「0」であり、実施されると「1」が立つ。
【0121】
ステップS504では、サーバ400はステップS503で取得した削除対象のファイル取得情報を送信する。
【0122】
ステップS505では、承認者端末300は、ステップS504でサーバ400から送信されたファイル取得情報を受信する。
【0123】
ステップS506では、承認者端末300は、ファイル取得情報が、0件の場合には処理を終了させ、1件以上の場合には、ステップS507に進む。
【0124】
ステップS507では承認者端末300にある、専用モジュールを使用して、ファイル取得情報のダウンロードファイルパス1303に記述されている承認者端末300内のファイルを削除し、削除が完了すると、ファイル取得情報の削除フラグ1305を「1」に更新する。
【0125】
ここで記載している専用モジュールとは、ActiveX等で作成されたクライント端末で動作するモジュールであり、送られてきたファイルパス値を基にファイルを削除し、その結果を返す動作となる。
【0126】
ステップS508では、承認者端末300は、ステップS507で削除したファイルのファイル取得情報を、サーバ400に送信する。
【0127】
ステップS509では、サーバ400は、ステップS508で承認者端末300から送信されたファイル取得情報を受信する。
【0128】
ステップS510では、サーバ400は、ステップS509で受信したファイル取得情報のうち、添付ファイルID1107、取得したユーザID1003、クライントPCのホスト名1302、ダウンロードファイルパス1303をキーとして検索し、サーバ400に記憶管理されている対応ファイル取得情報の削除フラグ1305を「1」に更新する。
【0129】
次に、前述のS305にて概略を述べた承認フロー受信・ファイル参照・取得処理について図6を使って以下に詳細に述べることとする。
【0130】
ステップS601では、承認者端末300から、ログインユーザ情報を送信する。
【0131】
ステップS602では、サーバ400はステップ601で承認者端末300から送信されたログインユーザ情報を受信する。
【0132】
ステップS603では、サーバ400は、図12の承認ステップ情報テーブルから、ユーザIDに対応する承認ステップ情報を取得する。
【0133】
また、図11の承認フローテーブル1101から、前記取得した承認ステップ情報の承認フローID1102に対応する承認フロー情報を取得する。
【0134】
ステップS604では、サーバ400はステップS603で取得した承認フロー情報、承認ステップ情報を、承認者端末300に送信する。
【0135】
ステップS605では、承認者端末300はステップS604でサーバ400から送信された承認フロー情報、承認ステップ情報を受信する。
【0136】
ステップS606では、承認者端末300は、受信した承認フロー情報のうち、添付ファイルID1107に記述のあるファイルの取得方式の選択(参照又は保存)を受付け、添付ファイルID取得方式をサーバ400に送信する。
【0137】
ステップS607では、サーバ400はステップS606で承認者端末300から送信された、添付ファイルIDと取得方式のフラグ値を受信する。
【0138】
ステップS608では、サーバ400は受信した添付ファイルID値から、サーバ400に格納されている承認対象のファイルを特定し、承認者端末300に送信する。
【0139】
ステップS609では、承認者端末300はステップS608でサーバ400から送信された承認対象のファイルを受信する。
【0140】
ステップS610では、承認者端末300は取得方式が、「参照」の場合にはステップS611に進み、「保存」の場合にはステップS612に進む。
【0141】
ステップS611では、承認者端末300にある、専用モジュールを使用して、受信したファイルを承認者端末300のテンポラリエリアに一時保存し、保存したファイルのファイルパスを、図13のダウンロードファイルパス1303として記憶する。
【0142】
ステップS612では、承認者端末300にある、専用モジュールを使用して、受信したファイルを承認者端末300の指定のファイルパスに保存し、保存したファイルのファイルパスをダウンロードファイルパス1303として記憶する。
【0143】
ステップS613では、承認者端末300は、承認対象のファイルを一時保存又は保存したダウンロードファイルパス値、取得方式フラグ値、承認フロー情報及び承認者端末300のホスト名を送信する。
【0144】
ステップS614では、サーバ400は、ステップS613で送信されたダウンロードファイルパス値、取得方式フラグ値、承認フロー情報及び承認者端末300のホスト名を受信する。
【0145】
ステップS615では、サーバ400は、ステップS614で受信した情報(ダウンロードファイルパス値、取得方式フラグ値)を図13のファイル取得情報テーブルに登録し、公開フラグ1110及び削除フラグ1305に「0」に入力する。
【0146】
ステップS616では、承認者端末300は、専用モジュールを使用して、テンポラリエリア又は指定のファイルパス(図13のダウンロードファイルパス1303)に保存されたファイルを実行(起動)し、ファイルを閲覧する。
【0147】
以上で、承認フロー受信・ファイル参照・取得処理の説明を終えるものとする。
【0148】
次に、前述のS306にて概略を述べた承認ファイル削除処理について図7を使って以下に詳細に述べることとする。
【0149】
ステップS702では、承認者端末300は、ログインユーザ情報と、図6で承認処理を行った承認フロー情報のうち、添付ファイルID1107及び承認者端末300のホスト名をサーバ400に送信する。
【0150】
ステップS703では、サーバ400は、ステップS702で送信された、ログインユーザ情報、添付ファイルID1107及び承認者端末300のホスト名を受信する。
【0151】
ステップS704では、サーバ400は、ステップS703で受信した情報のうち、添付ファイルID値と承認者端末300のホスト名値に対応するファイル取得情報を図13のファイル取得情報テーブル1301から取得し、承認者端末300に送信する。
【0152】
ステップS705では、承認者端末300は、ステップS705で送信されたファイル取得情報を受信する。
【0153】
ステップS706では、承認者端末300は、受信したファイル取得情報うち、取得方式フラグ1304の値が、「1」(参照)の場合にはステップS709に進み、「2」(保存)の場合にはステップS707に進む。
【0154】
ステップS707では、承認者端末300は、受信したファイル取得情報うち、取得方式フラグ1304の値が「2」(保存)の場合、保存されているファイルを削除するか否かの選択画面を表示し、選択を受け付ける。承認者端末に該当ファイルを残しておきたい場合(例えば、ファイルのベータ版として残しておきたい場合等)に、この選択を促すことによって、ファイルが公開されるまでは、承認者が情報を保持することが可能になる。
【0155】
ステップS708では、承認者端末300は、削除しない指示の場合には処理を終了し、削除する指示の場合にはステップS709に進む。
【0156】
ステップS709では、承認者端末300は専用モジュールを使用して、ファイル取得情報のうち、ダウンロードファイルパス1303に記述されている承認者端末300のファイルを削除し、削除が完了したら、ファイル取得情報のうち、削除フラグ値を「1」に更新する。
【0157】
ステップS710では、承認者端末300は、ステップS709で削除フラグ値を更新したファイル取得情報を送信する。
【0158】
ステップS711では、サーバ400はステップS711で送信されたファイル取得情報を受信する。
【0159】
ステップS712では、サーバ400は受信したファイル取得情報のうち、ファイルID・取得したユーザID・クライントPCホスト名・ダウンロードファイルパス値をキーとして、対応するファイル取得情報を図12のファイル取得情報テーブル1301から取得し、削除フラグ1305を「1」に更新する。
【0160】
次に、前述のステップS307にて概略を述べた更新処理について図8を使って以下に詳細に述べることとする。
【0161】
ステップS801では、サーバ400は、承認ステップ情報のステップ順の値に+1した値が、図12の承認ステップテーブル1201に存在するかを確認し、有る場合にはステップS802に進み、無い場合にはステップS803に進む。
【0162】
ステップS802では、サーバ400は、承認ステップ情報のうち、承認フローID1102・承認ステップ順1002をキーとして、対応する承認ステップ情報を図12の承認ステップテーブル1201から取得し、ステップフラグを「2」に更新し、承認ステップ情報の承認フローID及びステップ順に+1した値をキーにして、承認ステップテーブル1201のステップフラグ1202を「1」に更新する。
【0163】
具体的には、図12:1003−2の「ユーザ名:●●花子」のレコードの場合、そのレコードのステップフラグを2に更新し、さらに次のユーザ「ユーザ名:○○次郎」のステップフラグを1に更新する。
【0164】
ステップS803では、サーバ400は、図12の承認ステップ情報のうち、承認フローID1102・承認ステップ順1002をキーとして、対応する承認ステップ情報を図12の承認ステップテーブル1201から取得し、ステップフラグ1202を「2」に更新する。
【0165】
また、承認ステップ情報の承認フローID1102をキーとして、対応する承認フロー情報を図11の承認フローテーブル1101から取得し、完了フラグ1109を「1」に更新する。
【0166】
以上で、更新処理の説明を終えるものとする。
【0167】
次に、前述のS309にて概略を述べた公開処理について図9を使って以下に詳細に述べることとする。
【0168】
ステップS901では、サーバ400は図11の承認フロー情報のうち、公開日1105が現在の日付以前のもの、完了フラグ1109が「1」、公開フラグ1110が「0」であるものを条件として、承認フローテーブル1101から前記条件式に対応する承認フロー情報を取得する。対応する承認フローが存在しない場合は処理を終了し、取得した承認フロー情報が1件以上ある場合には、ステップS902に進む。
【0169】
ステップS902では、サーバ400は取得した承認フロー情報の承認フローID1102をキーに対応する、図11の承認フローテーブル1101のうち、公開フラグ1110を「1」に更新し、公開先フォルダパス1104に記載されているサーバ400のフォルダパスに文書ファイルを移動させ、公開とする。
【0170】
ステップS903では、サーバ400は取得した承認フロー情報の承認フローID1102をキーに検索して、ファイル取得情報テーブル1301のうち、公開フラグ1110を「1」に変更する。
【0171】
また、フローチャートでは説明していないが、一定期間削除されていないファイルの一覧を、メールにてユーザ及びユーザの上司に通知するような構成にしても良い。
【0172】
さらに、上記図3から図9に示した各フローチャートにおける処理は、クライアント側である申請者端末200や承認者端末300の処理ではいくつかの判断手段などの機能を含めた形で説明した。しかし、単純にブラウザアプリケーションでのHTMLファイルの表示を行い、クライアントからはイベントをサーバ400に送信することでサーバ側はCGIを用いて各ステップを実現する処理を行うなどの変形でも実現できる。
【0173】
尚、本実施形態では、上述の図10〜図13の各種テーブルはサーバ400の外部メモリ211に記憶されているが、これ以外に、上述の各種処理を実現するための各種テーブル(例えば、図14の参照画面を生成するためのテーブル等)やデータが外部メモリ211あるいはデータベース401に記憶されている。
【0174】
尚、これらの図10〜図13の各種テーブルの構成及びその内容は限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【0175】
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【符号の説明】
【0176】
100 ネットワーク(LAN)
200 申請者端末
300 承認者端末
400 文書管理サーバ
401 データベース
【技術分野】
【0001】
本発明は、ネットワークを介して、申請者端末と承認者端末とサーバより構成されるワークフロー中に承認行う文書ファイルの管理を行う文書管理システムに関する。
【背景技術】
【0002】
近年、ウェブシステムを使用して、サーバ上に格納されているファイルにおいては、詳細な使用・閲覧権限、監査など、セキュリティにおける機能が充実している。
【0003】
また、ダウンロードしたファイルを削除せず、クライアントPCに長期間置いたままにしておくことで、情報漏情報漏洩等のセキュリティリスク発生させるおそれが考えられる。
【0004】
その解決策として、特許文献1には、サーバに記憶保管されているファイルを自動的に、削除を行うシステムが開示されている。特に、予め定められた削除条件を満たしたファイルを自動削除するように動作するものである。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0005】
【特許文献1】特開平11−85578号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0006】
しかしながら、特許文献1に記載の発明は、サーバ上のファイル自動削除は可能であるが、クライアント端末にダウンロードされたファイルを削除する機能はなく情報管理を徹底できない。
【0007】
また、ワークフローによる承認フローの途中でダウンロードされたファイル(重要・社外秘など)などは、公開された後もそのまま使用されるケースがあり、実際に公開された資料と異なっているもの(古い情報)を使用しているケースがある。
【0008】
ワークフローに付帯されるファイルは、一時的にクライアント端末に保管されるものであり、ワークフローによる承認が完了した後は、クライアント端末に保管しておく必要はないことが想定される。削除せずにクライアント端末に古い情報を残しておくと、関係者間の情報不一致から起きる業務上トラブルや、情報漏洩等のリスクを生み出すおそれがある。
【0009】
一方、ワークフローに付帯されるファイルでも、その情報が公開されるまでクライアント端末中で保管しておきたいファイルもあるため、ワークフロー承認後すぐにファイルを削除するのが適切ではない場合も想定される。
【0010】
本発明は、上記の課題を解決するためになされたものであり、ワークフロー処理中にクライアント端末に一時的に保管されたワークフローに付帯されたファイルを、適切なタイミングで自動的に削除することができる文書管理装置及びその制御方法、文書管理システム及びその制御方法、プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0011】
上記の目的を達成するための本発明による文書管理システムは以下の構成を備える。即ち、本発明は、承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置において、前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段とを備えることを特徴とする。
【0012】
また、本発明は、承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置とを含む文書管理システムにおいて、前記サーバは、
前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を前記文書管理装置に送信する送信手段を備え、前記文書管理装置は、前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【0013】
本発明によれば、ワークフロー処理中にクライアント端末に一時的に保管されたワークフローに付帯されたファイルを、適切なタイミングで自動的に削除することができる文書管理装置及びその制御方法、文書管理システム及びその制御方法、プログラムを提供することを目的とする。
【図面の簡単な説明】
【0014】
【図1】本発明の実施形態の文書管理システム構成を示す図である。
【図2】本発明の実施形態の各種端末のハードウエア構成を示す図である。
【図3】本発明の実施形態の文書管理システムの基本的な処理フローを示す図である。
【図4】本発明の実施形態のファイル情報入力・ワークフロー開始処理を示すフローチャートである。
【図5】本発明の実施形態の公開ファイル削除処理を示すフローチャートである。
【図6】本発明の実施形態の承認フロー受信・ファイル参照・取得処理を示すフローチャートである。
【図7】本発明の実施形態の承認・ファイル削除処理を示すフローチャートである。
【図8】本発明の実施形態の更新処理を示すフローチャートである。
【図9】本発明の実施形態の公開処理を示すフローチャートである。
【図10】本発明の実施形態の承認ルートテーブルの一例を示す図である。
【図11】本発明の実施形態のワークフローテーブルの一例を示す図である。
【図12】本発明の実施形態のワークフローステップテーブルの一例を示す図である。
【図13】本発明の実施形態のファイル取得情報テーブルの一例を示す図である。
【図14】本発明の実施形態の仕掛中承認文書の保存画面の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【0015】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【0016】
図1は本発明の実施形態の文書管理システムの構成を示す図である。
【0017】
尚、図1のネットワーク100上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
【0018】
200はワークフローの申請を行う申請者が使用する申請者端末である。申請者端末200は、ネットワーク100を介して、サーバ400とデータの送受信が可能である。
【0019】
300はワークフローの承認を行う承認者が使用する承認者端末である。承認者端末300は、ネットワーク100を介して、サーバ400とデータの送受信が可能である。
【0020】
400は本実施例において文書管理を司る文書管理サーバ(以下、サーバ)である。サーバ400は、データベース401を有し、ネットワーク100を介して、申請者端末200や、承認者端末300とデータの送受信が可能である。
【0021】
次に、図1の申請者端末200、承認者端末300、サーバ400の各種端末のハードウエア構成について、図2を用いて説明する。
【0022】
図2は、申請者端末200、承認者端末300、サーバ400のハードウエア構成を示す図である。
【0023】
CPU201は、システムバス204に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ROM202あるいは外部メモリ211には、CPU201の制御プログラムであるBIOS(Basic Input / Output System)やオペレーティングシステムプログラム(以下、OS)や、各サーバ或いは各端末の実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。
【0024】
RAM203は、CPU201の主メモリ、ワークエリア等として機能する。CPU201は、処理の実行に際して必要なプログラム等をRAM203にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【0025】
また、入力コントローラ(入力C)205は、キーボード209や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。
【0026】
ビデオコントローラ(VC)206は、CRTディスプレイ(CRT)210等の表示器にへの表示を制御する。表示器はCRTだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。
【0027】
これらは必要に応じて管理者が使用するものである。本発明には直接関係があるものではない。
【0028】
メモリコントローラ(MC)207は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク(HD)やフロッピー(登録商標)ディスク(FD)或いは端末MCIAカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ(登録商標)メモリ等の外部メモリ211へのアクセスを制御する。
【0029】
通信I/Fコントローラ(通信I/FC)208は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。
【0030】
例えば、TCP/IPを用いたインターネット通信等が可能である。なお、CPU201は、例えばRAM203内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開(ラスタライズ)処理を実行することにより、CRT210上での表示を可能としている。また、CPU201は、CRT210上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【0031】
本発明を実現するための文書管理システムプログラムは外部メモリ211に記録されており、必要に応じてRAM203にロードされることによりCPU201によって実行されるものである。
【0032】
さらに、本発明に係わるプログラムが用いる承認ルートマスタテーブル1001、承認フローテーブル1101、承認ステップテーブル1201、ファイル取得情報テーブル1301はサーバ400の外部メモリ211に格納されている。これらについての詳細な説明は後述する。
【0033】
次に、当該文書管理システムの基本的な処理フローについて、図3を用いて説明する。
【0034】
図3は本発明の実施形態における、文書管理システムの基本的な処理フローを示す図である。
【0035】
上述したように、申請者端末200と承認者端末300とサーバ400は、ネットワーク100を介して相互に接続されている。そして、申請者端末200と承認者端末300は、サーバ400から提供される各種操作画面を介して、登録されたファイルの承認フローに係る各種処理を実行する。その一例について、以下に説明する。
【0036】
まず、申請者端末200は、サーバ400から提供される操作画面を介して、ユーザID、パスワード情報等からなるログインユーザ情報をサーバ400へ送信する。
【0037】
図3は本発明の実施形態の全体処理を示すフローチャートである。
【0038】
尚、図3において、同一のステップ番号で表されるステップS309については、同一の処理であるため、図9によってその共通の処理を説明する。
【0039】
まず、ステップS301では、申請者端末200は、サーバ400から提供される操作画面を介して、ファイル情報を入力し、承認フローの開始の指示と共にサーバ400へファイル情報を送信する。
【0040】
ファイル情報とは、承認フローに添付される承認対象のファイルのファイル名、公開日、開示範囲等を含むものである。
【0041】
ステップS302では、サーバ400はステップS301で承認者端末300から送信されたファイル情報を受信し、該ファイル情報を後述する図11、図12、図13のデータテーブルに登録した後、承認フローを開始する。
【0042】
承認フローの開始に当たっては、例えば予め登録された最初の承認者に対し、e−mail等で承認フローの開始を通知する手段を介すことにより、承認作業の開始を促す処理が考えられる。
【0043】
上記のステップ301、302の処理について、後述する図4で詳細に説明する。
【0044】
ステップS303では、ステップS302で承認作業が開始されると、承認者端末300はサーバ400から提供される操作画面を介して、ログインユーザ情報の入力を受け付け、サーバ400に送信する。
【0045】
ログインユーザ情報には、ユーザID、パスワード、承認者端末のホスト名情報等を含むものとする。
【0046】
ステップS304では、サーバ400は、ステップS303で承認者端末300から送信されたログインユーザ情報に対応する図5において後述する以前に承認を行ったファイルに関する公開情報を承認者端末300に返信する。
【0047】
公開情報については後述のステップS503で説明する。
【0048】
サーバ400から公開情報が送信されると、承認者端末300は、予めダウンロードされ記憶されている削除用のモジュール(例えばActiveX)を使用して、承認者端末300内に存在する、公開情報に記載された公開済みファイルを削除する。
【0049】
ステップS305では、承認者端末300は、サーバ400から提供される操作画面を介して、承認フローを受信し、承認対象のファイルを参照又は取得する。この時、サーバ400では、承認者端末300で取得した承認対象のファイルの取得方法が記憶される。記憶方法は図6において説明する。
【0050】
ステップS306では、承認者端末300は、該承認フローの承認指示をサーバ400に送信する。承認の指示を受信すると、サーバ400は、ステップS304と同様に承認対象ファイルの公開情報を承認者端末300に返信する。
【0051】
承認者端末300は、承認対象のファイルを参照した場合には自動的に削除し、保存した場合には承認者にファイルを削除するか否かの選択を促し、削除の指示があれば削除を行う。
【0052】
削除の方法はステップS304で説明したように、予めダウンロードされ記憶されている削除用のモジュール(例えばActiveX)を使用して、取得したファイルを削除する。
【0053】
削除が完了すると、承認者端末300は、削除結果をサーバ400に送信し、サーバ400は後述する図13のファイル取得情報テーブル1301を更新する。
【0054】
ステップS307では、サーバ400は、承認フローの次の承認者ステップが存在すれば承認フローを更新し、存在しなければ承認フローを完了する。
【0055】
ステップS308では、サーバ400は、承認フローが全ての承認者に承認されたか否かを判断する。
【0056】
承認フローが全て完了していれば、ステップS309のファイル公開処理を実行し、次の承認者ステップが存在すれば次の承認者端末に送信し、次の承認者端末300は、ステップS303からの処理をする。
【0057】
ステップS309では、サーバ400は、承認が完了したファイルが公開日を過ぎているかどうかを判定し、公開日を過ぎていればファイルを公開し、過ぎていなければ処理を終了する。
【0058】
判定方法は、後述する図9において説明する。
【0059】
次に図3で説明した各処理について詳細に述べることとする。
【0060】
まず、前述のS301及びS302のファイル情報入力・承認フロー開始処理及びファイル情報登録処理について図4のフローチャート図を用いて詳細に述べることとする。
【0061】
ステップS401では、申請者端末200は、承認フローを作成するために、サーバ400にログインユーザ情報を送信する。
【0062】
ステップS402では、サーバ400はステップS401で申請者端末200から送信されたログインユーザ情報を受信する。
【0063】
ステップS403では、サーバ400は受信したログインユーザ情報のユーザIDをキーにして、図10の承認ルートマスタテーブル1001のうち、ユーザIDに対応する承認ルート情報を取得する。
【0064】
承認ルート情報とは、図10の承認ルートマスタテーブル1001に含まれる情報のことを言う。
【0065】
ここで、図10について説明する。
【0066】
図10は、サーバ400が記憶管理している、承認フローの承認者及び回覧順序を示した情報である。
【0067】
承認ステップ順1002は、各承認フローの回覧順序を示す。本実施例では「0」は申請者を表し、それ以外の数値は承認者を表す。
【0068】
ユーザID1003は、承認フローの処理を行うユーザ(承認者)にユニークに採番されるIDである。
【0069】
ユーザ名1004は、該当承認フローの処理を行うユーザの名称である。ユーザID1003とユーザ名1004は対応付けて記憶されているものとする。
【0070】
引き続き、図4の説明に戻る。
【0071】
申請者のユーザIDに対応する承認ルート情報を取得すると、サーバ400は、後述する図11の承認フローテーブル1101中の承認フローID1102にユニークな数値を採番する。また、完了フラグ1109及び公開フラグ1110に「0」を入れて承認フロー情報を登録する。
【0072】
ここで、図11について説明する。
【0073】
図11は、サーバ400が記憶管理している、承認フロー情報を示すテーブルである。
【0074】
承認フローID1102は、各承認フローにユニークに採番されるIDである。
【0075】
ワークフロー名1103は、各承認フローの名称であり、申請者端末200で名前をつけるものとする。
【0076】
公開先フォルダパス1104は、承認対象のファイルが公開時に格納されるフォルダパスである。
【0077】
公開日1105は、承認対象のファイルが公開される日付である。
【0078】
開示範囲1106は、承認対象のファイルが開示される範囲である。例えば、申請者は、開示範囲を社内全体レベル、事業部レベル等指定することができる。尚、開示レベルは上記例に限定されるものではない。
【0079】
添付ファイルID1107は、承認対象のファイルにユニークに採番されるIDである。
【0080】
添付ファイル名1108は、承認対象のファイルの名称である。申請者端末200で名前を入力ものとする。
【0081】
完了フラグ1109は、承認フローが完了したことを表すフラグである。例えば、承認フローが承認者全員に承認されるまでは「0」であり、全員の承認が完了すると「1」に更新される。
【0082】
公開フラグ1110は、承認対象のファイルが公開されていることを表すフラグである。例えば、ファイルが未公開のうちは、「0」であり、ファイルが公開されると「1」に更新される。
【0083】
具体的には、図10で「ユーザID:1000・ユーザ名:○○太郎」がログインした場合、1001−2の承認ルート情報を取得する。そして、取得した承認ルート情報にユニークな値を採番する(例として10012とする)。
【0084】
その後、前記採番した値(10012)を、図11の承認フローテーブル1101のうち、承認フローID1102に登録し、それ以外はこの時点ではNULLを入力して承認フロー情報を登録する。
【0085】
図11の承認フローID1102に採番をすると、後述する図12の承認ステップテーブル1201に、承認フローテーブル1101に登録した承認フローID1102、図10の承認ルート情報(承認ステップ順、ユーザID、ユーザ名)、及びステップフラグ1202に「0」を入力し、承認ステップ情報を登録する。
【0086】
ここで、図12について説明する。
【0087】
図12は、サーバ400が記憶管理している、承認ステップ情報を示すテーブルである。
【0088】
承認フローID1102は、図11の承認フローID1102に対応している
承認ステップ順1002は、図10の承認ステップ順1002に対応している。
【0089】
ユーザID1003は、図10のユーザID1003に対応している。
【0090】
ユーザ名1004は、図10のユーザ名1004に対応している。
【0091】
ステップフラグ1202は、各承認者のフロー処理状況を表す。例えば、承認フローが未到達の状態では「0」が立っており、フローが到着すると「1」が立ち、フローの処理が完了すると「2」が立つ。
【0092】
具体的には、図12の1201−2のように、図10の承認ルートマスタテーブル1001より取得した1001−2のステップ順・ユーザID・ユーザ名、図11の承認フローテーブル1101より取得した承認フローID1102を登録し、ステップフラグ1202に「0」が入力される。
【0093】
引き続き図4の説明に戻る。
【0094】
ステップS403において承認フロー情報(現時点では承認フローIDのみ)が作成されると、ステップS404では、サーバ400は作成した承認フロー情報を、申請者端末200に送信する。
【0095】
ステップS405では、申請者端末200は、ステップS404でサーバ400から送信された承認フロー情報を受信する。
【0096】
ステップ404でサーバから受信した承認フロー情報のうち、ワークフロー名1103、公開先フォルダパス1104、公開日1105、開示範囲1106の入力と、承認フローに添付する、承認対象のファイルが格納されているファイルパスの指定をステップS406、ステップS407、ステップS408で行う。
【0097】
ステップS409では、申請者端末200は、承認フロー情報と、格納先として指定されているファイルパスの情報から、申請者端末200にある承認対象のファイルを特定し、該ファイルを添付してフローの開始指示を送信する。
【0098】
ステップS410では、サーバ400は、ステップS409で申請者端末200から送信された承認フロー情報と、添付されたファイルを受信する。
【0099】
ステップS411では、サーバ400は、図11の承認フローテーブル1101中の公開先フォルダパス1104に指定されたフォルダに受信した承認対象のファイルを格納するとともに、承認対象のファイルにユニークなIDを採番し、添付ファイルID1107、添付ファイル名1108を承認フロー情報に登録する。
【0100】
具体的なファイルの格納方法としては、サーバの指定フォルダ(公開先フォルダパス1104)に「添付ファイル名称」をファイル名として保存する。
【0101】
ステップS412では、サーバ400は、図11の承認フローテーブル1101のうち承認フローID1102をキーにして、サーバ400に登録されている承認フロー情報に、ステップS406で申請者端末200において入力された情報(ワークフロー名1103・公開先フォルダパス1104・公開日1105・開示範囲1106)を登録する。
【0102】
ステップS413では、サーバ400は、図12の承認ステップテーブル1201のうち、承認フローID1102及び承認ステップ順1002が「0」であることをキーにして、対応するレコードのステップフラグ1202に「2」を入力する。さらに次ステップのユーザのステップフラグを「1」に更新する。
【0103】
ステップフラグ1202が更新されると、先述したように、承認フロー開始を次ステップのユーザに促す通知がされる。
【0104】
具体的には、図12の承認フローID1102の「10012」中のステップ順:0の「ユーザ名1004:○○三郎」のステップフラグ1202に2を入力し、さらに次のユーザ「ユーザ名1004:●●次郎」のステップフラグ1202に1を入力する。
【0105】
次に、前述のステップS304にて概略を述べた公開ファイル削除処理について図5のフローチャート図を用いて詳細に述べることとする。
【0106】
ステップS501では、承認者端末300から、ログインユーザ情報及びホスト名を送信する。
【0107】
ステップS502では、サーバ400は、ステップS501で承認者端末300から送信されたログインユーザ情報及びホスト名を受信する。
【0108】
ステップS503では、サーバ400は、外部メモリ211に記憶管理されている、後述する図13のファイル取得情報テーブル1301から、ログインユーザ情報のユーザID及びホスト名をキーとして、公開フラグ1110が「1」であるもの、削除フラグ1305が「0」であるものを削除対象となるファイル取得情報を取得する。
【0109】
なお、この公開フラグ1110は後述の図9で更新される。
【0110】
ここで、図13の説明をする。
【0111】
図13は、サーバ400が記憶管理している、ファイル取得情報のデータテーブルを示す図である。
【0112】
添付ファイルID1107は、図11の添付ファイルID1107と同一である。
【0113】
添付ファイル名1108は、図11の添付ファイル名1108と同一である。
【0114】
ユーザID1003は、図10のユーザID1003と同一である。
【0115】
ユーザ名1004は、図10のユーザ名1004と同一である。
【0116】
ホスト名1302は、承認対象のファイルを参照又は保存したクライアントPCのホスト名である。
【0117】
ダウンロードファイルパス1303は、承認者端末300中での承認対象のファイルの格納先である。
【0118】
取得方式フラグ1304は、承認者端末300で承認対象のファイルを取得した方式を示すフラグである。例えば、取得方式が参照の場合は「1」が立ち、保存の場合は「2」が立つ。
【0119】
公開フラグ1110は、図11の公開フラグ1110と同一である。
【0120】
削除フラグ1305は、承認者端末300中に一時保存又は保存されているファイルの削除の実施を示すフラグである。本実施例では、承認者端末300に一時保存又は保存されたファイルの削除が未実施の場合は「0」であり、実施されると「1」が立つ。
【0121】
ステップS504では、サーバ400はステップS503で取得した削除対象のファイル取得情報を送信する。
【0122】
ステップS505では、承認者端末300は、ステップS504でサーバ400から送信されたファイル取得情報を受信する。
【0123】
ステップS506では、承認者端末300は、ファイル取得情報が、0件の場合には処理を終了させ、1件以上の場合には、ステップS507に進む。
【0124】
ステップS507では承認者端末300にある、専用モジュールを使用して、ファイル取得情報のダウンロードファイルパス1303に記述されている承認者端末300内のファイルを削除し、削除が完了すると、ファイル取得情報の削除フラグ1305を「1」に更新する。
【0125】
ここで記載している専用モジュールとは、ActiveX等で作成されたクライント端末で動作するモジュールであり、送られてきたファイルパス値を基にファイルを削除し、その結果を返す動作となる。
【0126】
ステップS508では、承認者端末300は、ステップS507で削除したファイルのファイル取得情報を、サーバ400に送信する。
【0127】
ステップS509では、サーバ400は、ステップS508で承認者端末300から送信されたファイル取得情報を受信する。
【0128】
ステップS510では、サーバ400は、ステップS509で受信したファイル取得情報のうち、添付ファイルID1107、取得したユーザID1003、クライントPCのホスト名1302、ダウンロードファイルパス1303をキーとして検索し、サーバ400に記憶管理されている対応ファイル取得情報の削除フラグ1305を「1」に更新する。
【0129】
次に、前述のS305にて概略を述べた承認フロー受信・ファイル参照・取得処理について図6を使って以下に詳細に述べることとする。
【0130】
ステップS601では、承認者端末300から、ログインユーザ情報を送信する。
【0131】
ステップS602では、サーバ400はステップ601で承認者端末300から送信されたログインユーザ情報を受信する。
【0132】
ステップS603では、サーバ400は、図12の承認ステップ情報テーブルから、ユーザIDに対応する承認ステップ情報を取得する。
【0133】
また、図11の承認フローテーブル1101から、前記取得した承認ステップ情報の承認フローID1102に対応する承認フロー情報を取得する。
【0134】
ステップS604では、サーバ400はステップS603で取得した承認フロー情報、承認ステップ情報を、承認者端末300に送信する。
【0135】
ステップS605では、承認者端末300はステップS604でサーバ400から送信された承認フロー情報、承認ステップ情報を受信する。
【0136】
ステップS606では、承認者端末300は、受信した承認フロー情報のうち、添付ファイルID1107に記述のあるファイルの取得方式の選択(参照又は保存)を受付け、添付ファイルID取得方式をサーバ400に送信する。
【0137】
ステップS607では、サーバ400はステップS606で承認者端末300から送信された、添付ファイルIDと取得方式のフラグ値を受信する。
【0138】
ステップS608では、サーバ400は受信した添付ファイルID値から、サーバ400に格納されている承認対象のファイルを特定し、承認者端末300に送信する。
【0139】
ステップS609では、承認者端末300はステップS608でサーバ400から送信された承認対象のファイルを受信する。
【0140】
ステップS610では、承認者端末300は取得方式が、「参照」の場合にはステップS611に進み、「保存」の場合にはステップS612に進む。
【0141】
ステップS611では、承認者端末300にある、専用モジュールを使用して、受信したファイルを承認者端末300のテンポラリエリアに一時保存し、保存したファイルのファイルパスを、図13のダウンロードファイルパス1303として記憶する。
【0142】
ステップS612では、承認者端末300にある、専用モジュールを使用して、受信したファイルを承認者端末300の指定のファイルパスに保存し、保存したファイルのファイルパスをダウンロードファイルパス1303として記憶する。
【0143】
ステップS613では、承認者端末300は、承認対象のファイルを一時保存又は保存したダウンロードファイルパス値、取得方式フラグ値、承認フロー情報及び承認者端末300のホスト名を送信する。
【0144】
ステップS614では、サーバ400は、ステップS613で送信されたダウンロードファイルパス値、取得方式フラグ値、承認フロー情報及び承認者端末300のホスト名を受信する。
【0145】
ステップS615では、サーバ400は、ステップS614で受信した情報(ダウンロードファイルパス値、取得方式フラグ値)を図13のファイル取得情報テーブルに登録し、公開フラグ1110及び削除フラグ1305に「0」に入力する。
【0146】
ステップS616では、承認者端末300は、専用モジュールを使用して、テンポラリエリア又は指定のファイルパス(図13のダウンロードファイルパス1303)に保存されたファイルを実行(起動)し、ファイルを閲覧する。
【0147】
以上で、承認フロー受信・ファイル参照・取得処理の説明を終えるものとする。
【0148】
次に、前述のS306にて概略を述べた承認ファイル削除処理について図7を使って以下に詳細に述べることとする。
【0149】
ステップS702では、承認者端末300は、ログインユーザ情報と、図6で承認処理を行った承認フロー情報のうち、添付ファイルID1107及び承認者端末300のホスト名をサーバ400に送信する。
【0150】
ステップS703では、サーバ400は、ステップS702で送信された、ログインユーザ情報、添付ファイルID1107及び承認者端末300のホスト名を受信する。
【0151】
ステップS704では、サーバ400は、ステップS703で受信した情報のうち、添付ファイルID値と承認者端末300のホスト名値に対応するファイル取得情報を図13のファイル取得情報テーブル1301から取得し、承認者端末300に送信する。
【0152】
ステップS705では、承認者端末300は、ステップS705で送信されたファイル取得情報を受信する。
【0153】
ステップS706では、承認者端末300は、受信したファイル取得情報うち、取得方式フラグ1304の値が、「1」(参照)の場合にはステップS709に進み、「2」(保存)の場合にはステップS707に進む。
【0154】
ステップS707では、承認者端末300は、受信したファイル取得情報うち、取得方式フラグ1304の値が「2」(保存)の場合、保存されているファイルを削除するか否かの選択画面を表示し、選択を受け付ける。承認者端末に該当ファイルを残しておきたい場合(例えば、ファイルのベータ版として残しておきたい場合等)に、この選択を促すことによって、ファイルが公開されるまでは、承認者が情報を保持することが可能になる。
【0155】
ステップS708では、承認者端末300は、削除しない指示の場合には処理を終了し、削除する指示の場合にはステップS709に進む。
【0156】
ステップS709では、承認者端末300は専用モジュールを使用して、ファイル取得情報のうち、ダウンロードファイルパス1303に記述されている承認者端末300のファイルを削除し、削除が完了したら、ファイル取得情報のうち、削除フラグ値を「1」に更新する。
【0157】
ステップS710では、承認者端末300は、ステップS709で削除フラグ値を更新したファイル取得情報を送信する。
【0158】
ステップS711では、サーバ400はステップS711で送信されたファイル取得情報を受信する。
【0159】
ステップS712では、サーバ400は受信したファイル取得情報のうち、ファイルID・取得したユーザID・クライントPCホスト名・ダウンロードファイルパス値をキーとして、対応するファイル取得情報を図12のファイル取得情報テーブル1301から取得し、削除フラグ1305を「1」に更新する。
【0160】
次に、前述のステップS307にて概略を述べた更新処理について図8を使って以下に詳細に述べることとする。
【0161】
ステップS801では、サーバ400は、承認ステップ情報のステップ順の値に+1した値が、図12の承認ステップテーブル1201に存在するかを確認し、有る場合にはステップS802に進み、無い場合にはステップS803に進む。
【0162】
ステップS802では、サーバ400は、承認ステップ情報のうち、承認フローID1102・承認ステップ順1002をキーとして、対応する承認ステップ情報を図12の承認ステップテーブル1201から取得し、ステップフラグを「2」に更新し、承認ステップ情報の承認フローID及びステップ順に+1した値をキーにして、承認ステップテーブル1201のステップフラグ1202を「1」に更新する。
【0163】
具体的には、図12:1003−2の「ユーザ名:●●花子」のレコードの場合、そのレコードのステップフラグを2に更新し、さらに次のユーザ「ユーザ名:○○次郎」のステップフラグを1に更新する。
【0164】
ステップS803では、サーバ400は、図12の承認ステップ情報のうち、承認フローID1102・承認ステップ順1002をキーとして、対応する承認ステップ情報を図12の承認ステップテーブル1201から取得し、ステップフラグ1202を「2」に更新する。
【0165】
また、承認ステップ情報の承認フローID1102をキーとして、対応する承認フロー情報を図11の承認フローテーブル1101から取得し、完了フラグ1109を「1」に更新する。
【0166】
以上で、更新処理の説明を終えるものとする。
【0167】
次に、前述のS309にて概略を述べた公開処理について図9を使って以下に詳細に述べることとする。
【0168】
ステップS901では、サーバ400は図11の承認フロー情報のうち、公開日1105が現在の日付以前のもの、完了フラグ1109が「1」、公開フラグ1110が「0」であるものを条件として、承認フローテーブル1101から前記条件式に対応する承認フロー情報を取得する。対応する承認フローが存在しない場合は処理を終了し、取得した承認フロー情報が1件以上ある場合には、ステップS902に進む。
【0169】
ステップS902では、サーバ400は取得した承認フロー情報の承認フローID1102をキーに対応する、図11の承認フローテーブル1101のうち、公開フラグ1110を「1」に更新し、公開先フォルダパス1104に記載されているサーバ400のフォルダパスに文書ファイルを移動させ、公開とする。
【0170】
ステップS903では、サーバ400は取得した承認フロー情報の承認フローID1102をキーに検索して、ファイル取得情報テーブル1301のうち、公開フラグ1110を「1」に変更する。
【0171】
また、フローチャートでは説明していないが、一定期間削除されていないファイルの一覧を、メールにてユーザ及びユーザの上司に通知するような構成にしても良い。
【0172】
さらに、上記図3から図9に示した各フローチャートにおける処理は、クライアント側である申請者端末200や承認者端末300の処理ではいくつかの判断手段などの機能を含めた形で説明した。しかし、単純にブラウザアプリケーションでのHTMLファイルの表示を行い、クライアントからはイベントをサーバ400に送信することでサーバ側はCGIを用いて各ステップを実現する処理を行うなどの変形でも実現できる。
【0173】
尚、本実施形態では、上述の図10〜図13の各種テーブルはサーバ400の外部メモリ211に記憶されているが、これ以外に、上述の各種処理を実現するための各種テーブル(例えば、図14の参照画面を生成するためのテーブル等)やデータが外部メモリ211あるいはデータベース401に記憶されている。
【0174】
尚、これらの図10〜図13の各種テーブルの構成及びその内容は限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【0175】
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【符号の説明】
【0176】
100 ネットワーク(LAN)
200 申請者端末
300 承認者端末
400 文書管理サーバ
401 データベース
【特許請求の範囲】
【請求項1】
承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置において、
前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、
前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、
前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、
前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段と
を備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項2】
前記ワークフロー情報の承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置の所定の格納先に一時的に記憶させる一時保存方法と、任意の格納先を特定して当該文書ファイルを記憶させる特定保存方法とを含む複数種類の保存方法から、1つの保存方法の選択を受け付ける受付手段と、
前記受付手段で任意の格納先に格納される特定保存方法の選択を受け付けた前記文書ファイルに対して、前記文書ファイルの削除を行うか否かの選択をユーザに行わせるための選択画面を表示する選択画面表示手段とを備え、
前記選択画面表示手段により表示された選択画面を介して前記文書ファイルの削除を行わないことが選択された場合には、前記削除手段は、前記指示手段で前記指示がなされた際に、前記文書ファイルの削除を行わないことを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。
【請求項3】
前記ワークフローサーバから取得される前記ワークフロー情報が公開されているか否かを示す情報に従って、前記ワークフロー情報が公開されているか否か判断する判断手段とを更に備え、
前記削除手段は、前記判断手段によって前記文書ファイルが公開されていることが判断された場合に、前記保存手段で当該文書管理装置に特定保存方法によって記憶されている前記文書ファイルを自動的に削除することを特徴とする請求項2に記載の文書管理装置。
【請求項4】
承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置を制御する制御方法であって、
前記文書管理装置の表示手段が、前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示工程と、
前記文書管理装置の保存手段が、前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存工程と、
前記文書管理装置の指示手段が、前記保存工程で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示工程と、
前記文書管理装置の削除手段が、前記指示工程で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存工程で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除工程とを有することを特徴とする文書管理装置の制御方法。
【請求項5】
承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置で実行されるプログラムであって、
前記文書管理装置を、
前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、
前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、
前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、
前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段として機能させることを特徴とするコンピュータ読み取り実行可能なプログラム。
【請求項6】
承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置とを含む文書管理システムにおいて、
前記サーバは、
前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を前記文書管理装置に送信する送信手段を備え、
前記文書管理装置は、
前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、
前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、
前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、
前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段と
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項7】
承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置とを含む文書管理システムを制御する制御方法であって、
前記サーバにおいて、
前記サーバの送信手段が、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を前記文書管理装置に送信する送信工程を備え、
前記文書管理装置において、
前記文書管理装置の表示手段が、前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示工程と、
前記文書管理装置の保存手段が、前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存工程と、
前記文書管理装置の指示手段が、前記保存工程で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示工程と、
前記文書管理装置の削除手段が、前記指示工程で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除工程と
を有することを特徴とする文書管理システムを制御する制御方法。
【請求項8】
承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置とを含む文書管理システムで実行されるプログラムであって、
前記サーバは、
前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を前記文書管理装置に送信する送信手段を備え、
前記文書管理装置は、
前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、
前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、
前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、
前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段として機能させることを特徴とするコンピュータ読み取り実行可能なプログラム。
【請求項1】
承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置において、
前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、
前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、
前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、
前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段と
を備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項2】
前記ワークフロー情報の承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置の所定の格納先に一時的に記憶させる一時保存方法と、任意の格納先を特定して当該文書ファイルを記憶させる特定保存方法とを含む複数種類の保存方法から、1つの保存方法の選択を受け付ける受付手段と、
前記受付手段で任意の格納先に格納される特定保存方法の選択を受け付けた前記文書ファイルに対して、前記文書ファイルの削除を行うか否かの選択をユーザに行わせるための選択画面を表示する選択画面表示手段とを備え、
前記選択画面表示手段により表示された選択画面を介して前記文書ファイルの削除を行わないことが選択された場合には、前記削除手段は、前記指示手段で前記指示がなされた際に、前記文書ファイルの削除を行わないことを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。
【請求項3】
前記ワークフローサーバから取得される前記ワークフロー情報が公開されているか否かを示す情報に従って、前記ワークフロー情報が公開されているか否か判断する判断手段とを更に備え、
前記削除手段は、前記判断手段によって前記文書ファイルが公開されていることが判断された場合に、前記保存手段で当該文書管理装置に特定保存方法によって記憶されている前記文書ファイルを自動的に削除することを特徴とする請求項2に記載の文書管理装置。
【請求項4】
承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置を制御する制御方法であって、
前記文書管理装置の表示手段が、前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示工程と、
前記文書管理装置の保存手段が、前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存工程と、
前記文書管理装置の指示手段が、前記保存工程で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示工程と、
前記文書管理装置の削除手段が、前記指示工程で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存工程で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除工程とを有することを特徴とする文書管理装置の制御方法。
【請求項5】
承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置で実行されるプログラムであって、
前記文書管理装置を、
前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、
前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、
前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、
前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段として機能させることを特徴とするコンピュータ読み取り実行可能なプログラム。
【請求項6】
承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置とを含む文書管理システムにおいて、
前記サーバは、
前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を前記文書管理装置に送信する送信手段を備え、
前記文書管理装置は、
前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、
前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、
前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、
前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段と
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項7】
承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置とを含む文書管理システムを制御する制御方法であって、
前記サーバにおいて、
前記サーバの送信手段が、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を前記文書管理装置に送信する送信工程を備え、
前記文書管理装置において、
前記文書管理装置の表示手段が、前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示工程と、
前記文書管理装置の保存手段が、前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存工程と、
前記文書管理装置の指示手段が、前記保存工程で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示工程と、
前記文書管理装置の削除手段が、前記指示工程で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除工程と
を有することを特徴とする文書管理システムを制御する制御方法。
【請求項8】
承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置とを含む文書管理システムで実行されるプログラムであって、
前記サーバは、
前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を前記文書管理装置に送信する送信手段を備え、
前記文書管理装置は、
前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、
前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、
前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、
前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段として機能させることを特徴とするコンピュータ読み取り実行可能なプログラム。
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【図2】
【図3】
【図4】
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【図7】
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【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【公開番号】特開2012−256372(P2012−256372A)
【公開日】平成24年12月27日(2012.12.27)
【国際特許分類】
【出願番号】特願2012−206634(P2012−206634)
【出願日】平成24年9月20日(2012.9.20)
【分割の表示】特願2008−324957(P2008−324957)の分割
【原出願日】平成20年12月22日(2008.12.22)
【出願人】(301015956)キヤノンソフトウェア株式会社 (364)
【公開日】平成24年12月27日(2012.12.27)
【国際特許分類】
【出願日】平成24年9月20日(2012.9.20)
【分割の表示】特願2008−324957(P2008−324957)の分割
【原出願日】平成20年12月22日(2008.12.22)
【出願人】(301015956)キヤノンソフトウェア株式会社 (364)
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