画像出力装置、制御プログラム、及び画像出力システム
【課題】 画像出力装置を効率的に利用しつつ、画像を出力するまでの時間を短くすることができる画像出力装置、制御プログラム、及び画像出力システムを提供する。
【解決手段】 本発明は、ネットワークを介して他の画像出力装置と通信する手段と、出力対象データを格納する手段と、データ管理情報を保持するデータ手段と、処理履歴情報を保持する手段と、利用者に出力する出力対象データを指定させる手段と、利用者により指定された出力対象データの格納先を特定し、特定した格納先から当該出力対象データを保持する手段と、出力対象データについて処理履歴情報に基づき格納先の画像出力装置に関する見直しを行う手段と、格納先の見直し判断の結果に従って出力対象データの処理を行う手段とを有することを特徴とする。
【解決手段】 本発明は、ネットワークを介して他の画像出力装置と通信する手段と、出力対象データを格納する手段と、データ管理情報を保持するデータ手段と、処理履歴情報を保持する手段と、利用者に出力する出力対象データを指定させる手段と、利用者により指定された出力対象データの格納先を特定し、特定した格納先から当該出力対象データを保持する手段と、出力対象データについて処理履歴情報に基づき格納先の画像出力装置に関する見直しを行う手段と、格納先の見直し判断の結果に従って出力対象データの処理を行う手段とを有することを特徴とする。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像出力装置、制御プログラム、及び画像出力システムに関し、例えば、スキャナ機能、コピー機能、印刷機能などに対応した複合機（以下、ＭＦＰ（ＭｕｌｔｉＦｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｒｉｎｔｅｒ）とも呼ぶ）を複数備えたシステムに適用し得る。
【背景技術】
【０００２】
従来、ＭＦＰやプリンタ等の出力対象の画像データ（以下、「出力対象データ」とも呼ぶ）を保持して出力する画像出力装置では、ユーザ単位やグループ単位等で区切られた記憶領域（以下、「ボックス」と呼ぶ）を備え、ボックスに蓄積した文書等のデータを出力（例えば、印刷出力や表示出力等）する機能に対応したものが存在する。
【０００３】
また、従来、ボックス機能に対応した複数のＭＦＰがネットワークで接続されている環境において、利用者がどのＭＦＰに出力対象の文書データを蓄積したかを意識せず、任意のＭＦＰで文書データの入出力を行うことができるシステムも存在する。このような従来システムでは、例えば、利用者が文書データを印刷出力しようとするＭＦＰに、当該文書データが格納されていない場合には、他のＭＦＰから受信して保持したものを出力する処理が行われる。
【０００４】
また、このように、複数の画像出力装置に分散して出力対象データが配置されたシステムとしては、特許文献１の記載技術がある。特許文献１の記載技術では、印刷データ（出力対象データ）が複数のプリンタに分散して配置されたシステムにおいて、複数のプリンタに同一の印刷データを配置し、さらに、印刷データごとのプリンタの印刷順位を管理し、その印刷順位に応じたプリンタで印刷データの印刷出力を行っている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００６−３３０９５０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
従来の複数接続された画像出力装置（例えば、ＭＦＰ）を使用して、利用者が文書データを印刷するとき、利用者が文書データを印刷出力しようとする画像出力装置に、当該文書データが格納されていない場合には、他の画像出力装置から文書データを受信して、ユーザ所望の文書データを出力する処理が行われる。そして、従来技術では、各画像出力装置の記憶領域を有効に活用できない場合、各画像出力装置間での文書データの転送頻度が多くなったり、印刷のために管理するデータが増大することにより、印刷終了までの処理量や処理時間が増え、画像出力装置の利用効率が悪化するおそれがあった。
【０００７】
上述のような問題点に鑑みて、画像出力装置を効率的に利用しつつ、画像を出力するまでの時間を短くすることができる複数接続可能な画像出力装置、制御プログラム、及び画像出力システムが望まれている。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
第１の本発明は、出力対象データに基づく画像を出力する出力手段を備える画像出力装置において、（１）ネットワークを介して他の画像出力装置と通信する通信手段と、（２）１又は複数の出力対象データを格納する出力対象データ格納手段と、（３）前記ネットワークに接続する各画像出力装置が格納する出力対象データを管理するためのデータ管理情報を保持するデータ管理情報保持手段と、（４）前記データ管理情報で管理される出力対象データごとの処理の履歴に関する処理履歴情報を保持する処理履歴情報保持手段と、（５）利用者に、出力する出力対象データを指定させる出力受付手段と、（６）前記出力受付手段で、利用者により指定された出力対象データの格納先を前記データ管理情報に基づいて特定し、特定した格納先から当該出力対象データを保持して前記出力手段に供給する出力対象データ保持手段と、（７）当該画像出力装置、又は、他の画像出力装置に格納された出力対象データについて、前記処理履歴情報に基づき、格納先の画像出力装置に関する見直しを行う配置判断手段と、（８）前記配置判断手段の判断結果に従って、出力対象データの処理を行う出力対象データ処理手段とを有することを特徴とする。
【０００９】
第２の本発明の制御プログラムは、（１）出力対象データに基づく画像を出力する出力手段を備える画像出力装置に搭載されたコンピュータを、（２）ネットワークを介して他の画像出力装置と通信する通信手段と、（３）１又は複数の出力対象データを格納する出力対象データ格納手段と、（４）前記ネットワークに接続する各画像出力装置が格納する出力対象データを管理するためのデータ管理情報を保持するデータ管理情報保持手段と、（５）前記データ管理情報で管理される出力対象データごとの処理の履歴に関する処理履歴情報を保持する処理履歴情報保持手段と、（６）利用者に、出力する出力対象データを指定させる出力受付手段と、（７）前記出力受付手段で、利用者により指定された出力対象データの格納先を前記データ管理情報に基づいて特定し、特定した格納先から当該出力対象データを保持して前記出力手段に供給する出力対象データ保持手段と、（８）当該画像出力装置、又は、他の画像出力装置に格納された出力対象データについて、前記処理履歴情報に基づき、格納先の画像出力装置に関する見直しを行う配置判断手段と、（９）前記配置判断手段の判断結果に従って、出力対象データの処理を行う出力対象データ処理手段として動作させることを特徴とする。
【００１０】
第３の本発明は、複数の画像出力装置を備える画像出力システムにおいて、それぞれの前記画像出力装置として、第１の本発明の画像出力装置を適用したことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
画像出力装置を効率的に利用しつつ、画像を出力するまでの時間を短くすることができる画像出力システムを提供する。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】第１の実施形態に係る文書管理システムの全体構成について示した説明図である。
【図２】第１の実施形態に係るＭＦＰのハードウェア構成等について示したブロック図である。
【図３】第１の実施形態に係るＭＦＰで管理されるＭＦＰ管理情報の内容例について示した説明図である。
【図４】第１の実施形態に係るＭＦＰで管理されるボックス管理情報の内容例について示した説明図である。
【図５】第１の実施形態に係るＭＦＰで管理される文書管理情報の内容例について示した説明図である。
【図６】第１の実施形態に係るＭＦＰで管理される文書利用履歴情報の内容例について示した説明図である。
【図７】第１の実施形態のＭＦＰで実行される制御プログラムの機能的構成（ＭＦＰのソフトウェア構成）について示したブロック図である。
【図８】第１の実施形態の文書管理システムで、ボックスに新規に文書データを登録する場合のＭＦＰの動作の例について示したフローチャートである。
【図９】第１の実施形態の文書管理システムで、ボックスから文書データを出力する場合の、ＭＦＰの動作の例について示したフローチャートである。
【図１０】第１の実施形態のＭＦＰで表示されるボックス選択画面の例について示した説明図である。
【図１１】第１の実施形態に係る文書管理システムで、新たな文書データがボックスに登録された場合の管理情報の内容例について示した説明図である。
【図１２】第１の実施形態のＭＦＰで表示される文書データ選択画面の例について示した説明図である。
【図１３】第１の実施形態に係る文書管理システムで、文書データの出力に伴い、再配置が行われた場合の管理情報の内容例について示した説明図である。
【図１４】第２の実施形態に係るＭＦＰで実行される制御プログラムの機能的構成（ＭＦＰのソフトウェア構成）について示したブロック図である。
【図１５】第２の実施形態に係る文書管理システムで、文書データを再配置する場合のＭＦＰの動作の例について示したフローチャートである。
【図１６】第２の実施形態に係る文書管理システムで、文書データの出力に伴い、再配置が行われた場合の管理情報の内容例について示した説明図である。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
（Ａ）第１の実施形態
以下、本発明による画像出力装置、制御プログラム、及び画像出力システムの第１の実施形態を、図面を参照しながら詳述する。なお、この実施形態の画像出力装置は、ＭＦＰである。
【００１４】
（Ａ−１）第１の実施形態の構成
図１は、この実施形態の文書管理システム１の全体構成を示すブロック図である。なお、図１において括弧内の符号は、後述する第２の実施形態でのみ用いられる符号である。
【００１５】
文書管理システム１は、２台のＰＣ２０（２０−１、２０−２）と、３台のＭＦＰ１０−（１０−１〜１０−３）とを有している。なお、文書管理システム１に配置されるＰＣ２０及びＭＦＰ１０の数は限定されないものである。
【００１６】
文書管理システム１を構成する各装置（ＰＣ２０−１、２０−２、ＭＦＰ１０−１〜１０−３）は、ネットワークＮに接続しており、ネットワークＮを介して相互に接続することが可能となっている。
【００１７】
ＰＣ２０としては、例えば、既存のコンピュータ（ＰＣ）を適用することができる。ＰＣ２０としては、例えば、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＨＤＤ、モニタ（ディスプレイ）、キーボード、マウス等を備える既存コンピュータ（ＰＣ）を適用することができる。ＰＣ２０は、利用者の操作に応じて、ＭＦＰ１０に対して、画像データ（印刷文書のデータ）を送信する処理や、ＭＦＰ１０に蓄積された文書をモニタ上に表示するといった操作を行う。
【００１８】
ＭＦＰ１０は、印刷、スキャン、コピーといった複合機の基本機能に加えて、上述のボックス機能に対応している。また、ＭＦＰ１０は、複数のＭＦＰ１０間でボックス内の文書データを共有する。さらに、それぞれのＭＦＰ１０にはネットワーク上で一意に装置を識別するための識別子としてＩＰアドレスが割り当てられており、ＭＦＰ１０間で通信する際には、そのＩＰアドレスを用いたＩＰ通信が行われるものとする。なお、ＭＦＰ１０間での識別子としては、ＩＰアドレス以外（例えば、ホスト名等その他の識別情報）を用いるようにしても良い。
【００１９】
ボックス文書格納領域１１５は、ＭＦＰ１０が備える記憶装置上に割り当てられた文書データＤを管理・格納するために、ハードディスク１１０上に確保される記憶領域である。
【００２０】
文書データＤは、ＭＦＰ１０が原稿をスキャンして生成した画像データや、ＰＣ２０などから受信した出力対象となる文書（画像）のデータである。図１では、例えば、ＭＦＰ１０−１のボックス文書格納領域１１５に、３つの文書データＤ３、データＤ１３、データＤ１９が記憶されている様子について示している。また、この実施形態の文書管理システム１では、個々の文書データＤを識別するためにそれぞれに対して、文書ＩＤを割り当てられているものとする。
【００２１】
ネットワークＮはＰＣ２０とＭＦＰ１０を接続する通信路である。通信路の例としては有線ＬＡＮなどを利用するようにしても良いが、無線ＬＡＮなどを利用する構成としても良い。具体的な接続例としては、オフィスの各階に設置されたＰＣ２０とＭＦＰ１０を有線ＬＡＮで接続したり、地理的に離れた複数の拠点に設置されたＰＣ２０とＭＦＰ１０をＷＡＮで接続するような構成としても良い。
【００２２】
図２は、各ＭＦＰ１０の内部のハードウェア構成等について示したブロック図である。なお、図２において括弧内の符号は、後述する第２の実施形態でのみ用いられる符号である。この実施形態では、ＭＦＰ１０−１〜１０−３は、全て、同じハードウェア構成であるものとして説明する。
【００２３】
図２に示すように、ＭＦＰ１０は、共通バス１０１、ＣＰＵ１０２、ＲＡＭ１０３、ＲＯＭ１０４、ネットワークインタフェース１０６、オペレータパネル１０７、プリントユニット１０８、スキャナユニット１０９、及びハードディスク１１０を備える。
【００２４】
共通バス１０１は、ＭＦＰ１０内の各構成要素の間で、信号伝送を行うためのバスである。
【００２５】
ＣＰＵ１０２はマイクロプロセッサなどから構成され、ＲＯＭ１０４に格納された制御プログラム１０５を実行することにより、ＭＦＰ１０全体の制御を行うものである。
【００２６】
ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ ＡＣｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）１０３は、ＣＰＵ１０１の主メモリであって、制御プログラム１０５の実行に必要な情報を一時的に記憶する部分である。
【００２７】
ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）１０４は、ＣＰＵ１０２で実行するプログラム等を格納する記憶領域であり、少なくとも、ＭＦＰ１０全体を制御するための制御プログラム１０５を記憶している。
【００２８】
ネットワークインタフェース１０６は、当該ＭＦＰ１０をネットワークＮに接続するためのインタフェースである。ネットワークインタフェース１０６の種類は限定されないものであるが例えば、イーサネット（登録商標）等に対応したインタフェースを適用することができる。
【００２９】
オペレータパネル１０７は、利用者とのインタフェースの機能を担っており、利用者にＭＦＰ１０からの情報を表示出力するための表示部と、利用者からの入力を受付けるための入力部を備えている。オペレータパネル１０７は、例えば、ＬＣＤパネルとスイッチの組み合わせやタッチ式の液晶パネル等を適用することができるが、適用する具体的なデバイスの構成は限定されないものである。
【００３０】
プリントユニット１０８はローラ、帯電装置、露光装置、現像装置など、印刷用紙（媒体）に印刷（画像形成）するための機能を担っている。プリントユニット１０８については、例えば、既存のＭＦＰと同様のものを適用することができるため、詳しい説明は省略する。
【００３１】
スキャナユニット１０９は、原稿の画像を読取る機能を担っている。スキャナユニット１０９は、例えば、ユニット上に設置された原稿に光を当て、反射光をＣＣＤ等の受光装置を用いて受光することで、原稿の画像（文字、図形や写真等）を読み取る。スキャナユニット１０９については、例えば、既存のＭＦＰ（複合機）と同様のものを適用することができるため、詳しい説明は省略する。
【００３２】
ハードディスク１１０は、ＭＦＰ１０の処理に必要なデータを記憶する記憶媒体である。そして、図２に示すように、ハードディスク１１０には、ＭＦＰ管理情報１１１、ボックス管理情報１１２、文書管理情報１１３、文書利用履歴情報１１４が記録されている。また、ハードディスク１１０上には、ボックス文書格納領域１１５が確保されている。
【００３３】
なお、ＭＦＰ管理情報１１１、ボックス管理情報１１２、文書管理情報１１３、及び文書利用履歴情報１１４の（以下、これらの情報を含む情報を「管理情報」とも呼ぶ）内容は、文書管理システム１内のＭＦＰ１０−１〜１０−３の間で共通の内容が、サーバとして機能するいずれかのＭＦＰ１０で保持されているものとする。以下では、管理情報を一括して管理し、管理情報を提供するＭＦＰ１０を「管理情報サーバ」とも呼び、管理情報サーバとして機能するＭＦＰ１０から管理情報の提供を受けるＭＦＰ１０を「管理情報クライアント」とも呼ぶものとする。具体的には、この実施形態では、ＭＦＰ１０−１が管理情報サーバとして機能し、ＭＦＰ１０−２、ＭＦＰ１０−３が管理情報クライアントとして機能するものとして説明する。そして、管理情報クライアントとして機能するＭＦＰ１０−２、ＭＦＰ１０−３には、管理情報の代わりに、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０−１）へのアクセス情報（例えば、ＭＦＰ１０−１のＩＰアドレス）が保持され、必要に応じてＭＦＰ１０−１の管理情報へアクセスが行われるものとする。
【００３４】
次に、ＭＦＰ１０において、ＣＰＵ１０２により実行される制御プログラム１０５の機能的構成（ＭＦＰ１０のソフトウェア構成）について図７を用いて説明する。この実施形態では、ＭＦＰ１０−１〜１０−３の機能的構成（ソフトウェア構成）は、全て同じであるものとして説明する。
【００３５】
図７に示すように制御プログラム１０５は、機能的には、通信制御部１０５１、パネル制御部１０５２、画像変換部１０５３、プリンタ制御部１０５４、スキャナ制御部１０５５、ボックス管理部１０５６、文書利用履歴管理部１０５７、及び文書再配置制御部１０５８を有している。
【００３６】
通信手段として機能する通信制御部１０５１はネットワークインタフェース１０６を制御し、ネットワークＮを介して他のＭＦＰ１０やＰＣ２０間とデータの送受信処理を行うものである。
【００３７】
出力受付け手段等として機能するパネル制御部１０５２は、オペレータパネル１０７を制御し、オペレータパネル１０７へのメッセージ出力や、オペレータパネル１０７に備え付けられたキー（ソフトウェアキーとしても良い）が押下されたことを検知して、ＭＦＰ１０の各制御部に伝達する処理等を行うものである。
【００３８】
画像変換部１０５３は、スキャナユニット１０９が原稿を読み取って生成した画像データを利用者に指定されたデータ形式（例えば、ＰＤＦやＪＰＥＧ等）に変換する。また、画像変換部１０５３は、ボックス文書格納領域１１５に蓄積された文書データＤをプリントユニット１０８で出力可能なイメージデータに変換する処理も行う。
【００３９】
出力手段として機能するプリンタ制御部１０５４は画像変換部１０５３によって変換されたイメージデータについて、プリントユニット１０８を制御することによって媒体上に画像を形成するものである。
【００４０】
スキャナ制御部１０５５はスキャナユニット１０９の機構部分の制御、読取った画像データを他の制御部に転送するものである。
【００４１】
出力対象データ格納手段として機能するボックス管理部１０５６は、ボックス（ボックス文書格納領域１１５）に対する文書データＤの入力（書き込み）、出力（読み込み）に関する制御を行う。
【００４２】
処理履歴情報保持手段等として機能する文書利用履歴管理部１０５７は、ボックス管理部１０５６から指示により、文書データＤの利用履歴を文書利用履歴情報１１４として記録する部分である。
【００４３】
配置判断手段、及び出力対象データ処理手段として機能する文書再配置制御部１０５８は、文書データＤに対する処理が終了するたびに、文書利用履歴管理部１０５７が記録した利用履歴をチェックし、文書データＤの再配置要否を判断し、文書データＤの再配置が必要であると判断した場合は文書データＤの再配置処理の制御を行う。
【００４４】
ＭＦＰ管理情報１１１は、ボックスを共有するＭＦＰ１０に関する情報である。
【００４５】
図３は、ＭＦＰ管理情報１１１で管理する情報の内容例について示した説明図である。
【００４６】
図３に示すように、ＭＦＰ管理情報１１１では、利用者がＭＦＰ１０を管理しやすいようにするために付与したＭＦＰ識別名と、ＭＦＰのＩＰアドレスとを対応づけて管理するものとする。この実施形態の文書管理システム１では、ＭＦＰ１０−１のＭＦＰ識別名が「ＭＦＰ＿Ａ」、ＭＦＰ１０−２のＭＦＰ識別名が「ＭＦＰ＿Ｂ」、ＭＦＰ１０−３のＭＦＰ識別名が「ＭＦＰ＿Ｃ」にそれぞれ設定されているものとする。
【００４７】
ボックス管理情報１１２は、複数のＭＦＰ１０間で共有するボックスに関する情報である。
【００４８】
図４は、ボックス管理情報１１２の内容例について示した説明図である。
【００４９】
図４に示すように、ボックス管理情報１１２には、ボックスを一意に識別するためのボックスＩＤ、利用者がボックスを管理しやすいようにするために付与したボックス名、ボックスの所有者、及びパスワードの情報が関連付けてボックスの数分管理されている。図４では、１行で１つのボックスに関する管理情報を記述している。
【００５０】
ボックスＩＤの項目記述形式については限定されないものであるが、ここでは、図４に示すように、１、２、３、…、のような番号（各ボックスＢＸごとの一意の番号）で示されるものとする。なお、以下では、ボックスＩＤがＮ（Ｎは任意の番号）のボックスＢＸを、ボックスＢＸＮ呼ぶものとする。例えば、図４に記載されたボックスＩＤが１のボックスは、ボックスＢＸ１となる。
【００５１】
ボックス名の項目の記述形式についても限定されないものであるが、当該ボックスＢＸの用途を明確にするための任意の文字列が設定されるものとする。例えば、図４では、ボックスＩＤ１に対応するボックス名は「共有ボックス」、ボックスＩＤ２に対応するボックス名は「山田の個人Ｂｏｘ」と設定されている。
【００５２】
所有者の項目の記述形式については限定されないものであるが、ここでは、所有者の名前（漢字表記）や、未設定であること（すなわち、特定の所有者が設定されておらず、全ての利用者間で共有可能なボックスＢＸであること）を示す「−」が設定される。例えば、図４では、ボックスＩＤ１に対応する所有者の項目は「−」となっているので、当該ボックスＢＸについては所有者が未設定であることを示している。また、図４では、ボックスＩＤ２の所有者は「山田」となっている。なお、所有者の項目については、例えば、英数字の文字列で示されたユーザＩＤ等、他の形式を適用するようにしても良い。
【００５３】
パスワードは、ボックスＢＸに対してアクセス制御を設定する場合に使用する認証情報である。ボックス管理情報１１２でパスワードが設定されたボックスＢＸに対して、ＰＣ２０等からアクセスがあった場合、当該ボックスの文書データＤにアクセスする際はパスワード認証を求められ、認証をパスしない限り当該文書データＤへのアクセス（読み込み等）ができないように構成されているものとする。ボックス管理情報１１２において、ボックスＢＸに対するパスワードの設定は任意であり、利用者が他者に公開したくない文書を格納するボックスＢＸを用意したい場合に、パスワードの項目を設定する。
【００５４】
文書管理情報１１３は、各ＭＦＰ１０に格納された文書データＤに関する情報である。
【００５５】
図５は、文書管理情報１１３の内容例について示した説明図である。
【００５６】
文書管理情報１１３には、図５に示すように、文書データＤごとに、文書ＩＤ、文書名、文書サイズ、格納ＭＦＰアドレス、ボックスＩＤの情報が登録管理されている。
【００５７】
文書ＩＤは、当該文書データＤを一意に識別するためのＩＤである。
【００５８】
文書名は、当該文書データＤを管理しやすいようにするために、利用者が設定した名前である。ここでは、文書名は、当該文書データＤの基となるファイルのファイル名（拡張子を含むファイル名）であるものとして説明する。
【００５９】
なお、以下では、ＩＤがＮ（Ｎは任意の番号）の文書データＤを、文書データＤＮと呼ぶものとする。例えば、図５に記載された文書ＩＤが３の文書データＤは、文書データＤ３となる。
【００６０】
文書サイズは、当該文書データＤのサイズ（ハードディスク１１０上のデータサイズ）を示している。
【００６１】
ＭＦＰ格納アドレスは、当該文書データＤが格納されているＭＦＰ１０のアドレス（ＩＰアドレス）を示している。
【００６２】
文書利用履歴情報１１４は、ＭＦＰ１０が提供するボックスに対して利用者が文書データＤを入出力した際の履歴である。
【００６３】
図６は、文書利用履歴情報１１４の内容例について示した説明図である。
【００６４】
図６に示すように、文書利用履歴情報１１４には、文書データＤを入出力した履歴ごとに、文書ＩＤ、文書操作日時、利用者名、文書保存ＭＦＰアドレス、文書出力ＭＦＰアドレス、文書転送時間（ＭＦＰ１０間でネットワークを介して文書データＤの転送が行われた場合のみ）、文書出力時間（文書データＤを出力した場合のみ）、文書入出力手段の情報が記録される。
【００６５】
文書ＩＤは、当該履歴に係る文書データＤの文書ＩＤを示している。
【００６６】
文書操作日時は、当該履歴に係る文書データＤに対する操作が行われた日時を示している。
【００６７】
利用者名は、当該履歴に係る操作を行った利用者の利用者名（ユーザ名）を示している。
【００６８】
文書保存ＭＦＰアドレスは、当該履歴に係る文書データＤが格納されているＭＦＰ１０の識別情報（ＩＰアドレス）を示している。
【００６９】
文書出力ＭＦＰアドレスは、当該履歴に係る操作が文書データＤの出力である場合、その出力先のＭＦＰ１０識別情報（ＩＰアドレス）を示している。当該履歴に係る操作が文書データＤの出力でない場合は、文書出力ＭＦＰアドレスの項目には、空欄を示す「−」が設定されるものとする。
【００７０】
文書転送時間は、当該履歴に係る操作に伴い、ＭＦＰ１０間での文書データＤの転送が行われた場合の転送時間を示している。なお、当該履歴に係る操作に伴って、ＭＦＰ１０間での文書データＤの転送が行われない場合（当該ＭＦＰ１０内で処理が完結する場合）、文書転送時間には、空欄を示す「−」が設定されるものとする。
【００７１】
文書入出力手段は、当該履歴に係る操作における、文書データＤの入力手段や出力手段に関する情報を示している。この実施形態では、例として、当該履歴に係る操作で、スキャナ制御部１０５５から原稿を読み込んで文書データＤが生成され、いずれかのボックスＢＸに格納された場合には、文書入出力手段の項目は「Ｓｃａｎ」となるものとする。また、当該履歴に係る操作で、いずれかのボックスＢＸに格納された文書データＤの印刷が行われた場合には、文書入出力手段の項目は「Ｐｒｉｎｔ」となるものとする。さらに、当該履歴に係る操作で、いずれかのＰＣ２０から供給（ダウンロード）されたデータに基づいて、いずれかのボックスＢＸへ、文書データＤが格納された場合には、文書入出力手段の項目は「ｄｏｗｎｌｏａｄ」となるものとする。
【００７２】
（Ａ−２）第１の実施形態の動作
次に、以上のような構成を有する第１の実施形態の文書管理システム１の動作を説明する。
【００７３】
まず、ここでは、上述の通り、ＭＦＰ１０−１が管理情報サーバとして動作し、ＭＦＰ１０−２及びＭＦＰ１０−３が、管理情報クライアントとして動作しているものとする。また、ＭＦＰ１０−１で管理されるＭＦＰ管理情報１１１、ボックス管理情報１１２の内容は、初期状態として図３、図４の内容となっているものとする。さらに、ＭＦＰ１０−１で管理される文書管理情報１１３、文書利用履歴情報１１４については、一件も情報が登録されていない状態であるものとする。
【００７４】
次に、図８を用いて、ボックスＢＸに、新規に文書データＤを登録する場合の各ＭＦＰ１０の動作の例について説明する。
【００７５】
ここでは、いずれのＭＦＰ１０−１〜１０−３についても、図８のフローチャートに従って動作するものとする。すなわち、図８のフローチャートは、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０−１と、管理情報クライアントとして動作するＭＦＰ１０−２、ＭＦＰ１０−３とで、異なる動作となるように表わされている。
【００７６】
ここでは、具体例として、利用者（利用者名：鈴木）が、スキャンした画像データをボックスに格納する機能（以下、「ＳｃａｎＴｏＢｏｘ」と呼ぶ）を利用した場合について説明する。そして、この具体例では、ＭＦＰ１０−１のボックスＢＸ１（ボックスＩＤ：１、ボックス名：共有ボックス）に、文書データＤ３（文書ＩＤ：３、文書名：議事録．ｐｄｆ）が格納されるものとする。
【００７７】
まず、利用者により、ＭＦＰ１０のオペレータパネル１０７に対する操作開始され、ログイン操作に続いてＳｃａｎＴｏＢｏｘ処理の開始が指示された場合、パネル制御部１０５２は、ボックス管理部１０５６に対して、ＳｃａｎＴｏＢｏｘ処理に必要な情報をボックス管理部１０５６に要求する（Ｓ１０１）。
【００７８】
ＭＦＰ１０では、利用者からボックスＢＸに関する操作を受付ける際に、利用者にログイン操作（例えば、ログインＩＤ、パスワード等の認証情報の入力）を要求して、認証処理等を行う。ＭＦＰ１０では、利用者によるログイン操作により、当該利用者の識別（利用者名の識別）を行うものとする。ＭＦＰ１０で、ログインＩＤやパスワード等の認証情報を利用者に入力させる手段についても限定されないものであり、例えば、キー入力や磁気カードの挿入等、既存の種々の方式を適用することができる。また、ＭＦＰ１０で、利用者のログイン（認証）を行う処理の詳細については限定されないものであり、例えば、他に認証サーバを設置して認証を行う等、既存の種々の方式を適用することができる。そして、各ＭＦＰ１０では、利用者からログイン操作を受けると、当該利用者には、ログイン操作を受付けた際の利用者名を所有者とするボックスＢＸ、及び所有者名が空欄（−）となっているボックスＢＸのみにアクセス（文書データの登録及び出力）を許可するように成されているものとする。例えば、利用者名「鈴木」でＭＦＰ１０へのログインが行われた場合には、ボックスＢＸ１（ボックス名：「共有Ｂｏｘ」）、及びボックスＢＸ４（ボックス名：「鈴木の個人Ｂｏｘ」）にのみアクセスが可能となる。そして、ログイン操作が終了すると、パネル制御部１０５２は、ボックスＢＸに関する選択メニュー画面を表示し、ここでは、ＳｃａｎＴｏＢｏｘ処理が選択（例えば、ＳｃａｎＴｏＢｏｘに対応するボタンが押下）されたものとする。
【００７９】
次に、ボックス管理部１０５６は、要求された管理情報をローカルに保持しているか否か（すなわち、自装置が管理情報サーバとして動作しているか否か）を確認する（Ｓ１０２）。そして、自装置にローカルが保持されている場合（自装置が、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０−１）である場合）には、後述するステップＳ１０４から動作し、自装置にローカルが保持されていない場合（自装置が、管理情報クライアント（ＭＦＰ１０−２、ＭＦＰ１０−３）である場合）には、後述するステップＳ１０３から動作する。
【００８０】
ステップＳ１０２で、管理情報をローカルに保持していないと判断された場合（自装置が、管理情報クライアント（ＭＦＰ１０−２又はＭＦＰ１０−３）である場合）には、ボックス管理部１０５６は、管理情報サーバとして動作しているＭＦＰ１０から、ＳｃａｎＴｏＢｏｘの処理に必要な、管理情報（ＭＦＰ管理情報１１１、ボックス管理情報１１２、文書管理情報１１３、文書利用履歴情報１１４）を受信し、受信した管理情報を要求元（パネル制御部１０５２）に返す（Ｓ１０３）。
【００８１】
一方、ステップＳ１０２で、管理情報をローカルに保持していると判断された場合（自装置が、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０−１）である場合）には、ボックス管理部１０５６は、ハードディスク１１０からＳｃａｎＴｏＢｏｘの処理に必要な、管理情報（ＭＦＰ管理情報１１１、ボックス管理情報１１２、文書管理情報１１３、文書利用履歴情報１１４）を読み込み、要求元（パネル制御部１０５２）に返す（Ｓ１０４）。
【００８２】
そして、上述のステップＳ１０３又はステップＳ１０４の処理で、ＳｃａｎＴｏＢｏｘの処理に必要な管理情報を取得すると、パネル制御部１０５２は、取得した管理情報のうち、ボックス管理情報１１２と文書管理情報１１３の内容を利用して、利用者からＳｃａｎＴｏＢｏｘの処理に必要な情報の受付処理が行われる。そして、ＳｃａｎＴｏＢｏｘの処理に必要な情報受付が完了すると、パネル制御部１０５２は、各構成要素に、ＳｃａｎＴｏＢｏｘの処理を開始するように制御する（Ｓ１０５）。
【００８３】
パネル制御部１０５２は、具体的には、文書データＤを登録するボックスＢＸを選択させる処理、文書データＤの原稿読み取り方法（例えば、スキャナユニット１０９によるスキャン、メモリカード等）を選択させる処理、保存する文書データＤのデータ形式（例えば、ＰＤＦ、Ｔｉｆｆ等）を選択させる処理、及び文書データＤの文書名を入力させる処理等を行う。
【００８４】
上述の具体例では、文書データＤを登録するボックスＢＸとして、ボックスＢＸ１（ボックスＩＤ：１、ボックス名：共有ボックス）が選択されたものとする。また、文書データＤの原稿読み取り方法として、スキャナ制御部１０５５から原稿を読み込んで文書データＤを登録することを示す「Ｓｃａｎ」が選択されたものとする。さらに、保存する文書データＤのデータ形式として「ＰＤＦ」が選択されたものとする。さらにまた、文書データＤの文書名として「議事録．ｐｄｆ」が入力されたものとする。
【００８５】
なお、利用者に文書データＤを登録するボックスＢＸを選択させる場合には、図１０のような画面（以下、「ボックス選択画面」と呼ぶ）を、オペレータパネル１０７に表示させて利用者にいずれかのボックスＢＸを選択させるようにしても良い。ボックス選択画面の具体的内容としては、例えば、図１０に示すように、ボックスＢＸ１〜ＢＸ４に対応するボタンＢＴ１〜ＢＴ４をオペレータパネル１０７に表示し、利用者にいずれかのボタンＢＴを選択させるようにしても良い。各ボタンＢＴに表示する内容については限定されないものであるが、例えば、図１０に示すようにボックスＩＤやボックス名を表示するようにしても良い。図１０のようなボックス選択画面を表示することにより、利用者からは、どのＭＦＰ１０からも所望のボックスＢＸに文書データＤを格納することができる。
【００８６】
次に、パネル制御部１０５２の制御（ＳｃａｎＴｏＢｏｘの開始制御）に応じて、スキャナ制御部１０５５は、指定された設定情報に従って、スキャナユニット１０９を制御して、スキャナユニット１０９上に設置された原稿の画像を読み取り、読取った画像のデータ（例えば、ビットマップ形式のデータ）を、画像変換部１０５３に供給する（Ｓ１０６）。
【００８７】
そして、スキャナ制御部１０５５から、原稿の画像データが供給されると、画像変換部１０５３は、指定された設定情報に従って画像変換（この例では、上述の通りＰＤＦ形式に変換）したデータを、ボックス管理部１０５６に供給する（Ｓ１０７）。
【００８８】
そして、画像変換部１０５３からＰＤＦデータが供給されると、ボックス管理部１０５６は、そのＰＤＦデータについて、文書ＩＤの割り当て（上述の具体例では、「３」）と、文書名の付与（上述の具体例では、「議事録．ｐｄｆ」）を行って、指定されたボックスＢＸに保存（上述の具体例では、「ボックスＢＸ１」に「文書データＤ３」として保存）される。実際には、文書データＤ３は、ハードディスク１１０のボックス文書管理領域１１５上に保存される。そして、ボックス管理部１０５６は、ボックス文書管理領域１１５に文書データＤ３を保存すると、ハードディスク１１０上の保存後のサイズを確認（ここでは、０．５ＭＢであったものとする）して、文書管理部２０６に通知する（Ｓ１０８）。
【００８９】
そして、その後ボックス管理部１０５６及び文書利用履歴管理部１０５７により、新たに登録された文書データＤ３について管理情報（文書管理情報１１３、文書利用履歴情報１１４、ボックス文書格納領域１１５）の更新が行われることになる。
【００９０】
まず、ボックス管理部１０５６（及び文書利用履歴管理部１０５７）は、要求された管理情報をローカルに保持しているか否か（すなわち、自装置が管理情報サーバとして動作しているか否か）を確認する（Ｓ１０９）。そして、自装置にローカルが保持されている場合（自装置が、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０−１）である場合）には、後述するステップＳ１１１から動作し、自装置にローカルが保持されていない場合（自装置が、管理情報クライアント（ＭＦＰ１０−２、ＭＦＰ１０−３）である場合）には、後述するステップＳ１１０から動作する。
【００９１】
次に、上述のステップＳ１０９で、管理情報をローカルに保持していないと判断された場合（自装置が、管理情報クライアント（ＭＦＰ１０−２又はＭＦＰ１０−３）である場合）のボックス管理部１０５６及び文書利用履歴管理部１０５７の動作について説明する。この場合、ボックス管理部１０５６は、新規に保存した文書データＤに関する文書管理情報１１２への登録情報を保持して、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０−１へ送信する。また、文書利用履歴管理部１０５７は、新規に文書データＤ０３を保存した処理（ＳｃａｎＴｏＢｏｘの処理）に関する文書利用履歴情報１１４への登録情報を保持して、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０−１へ送信する（Ｓ１１０）。そして、ＭＦＰ１０−１のボックス管理部１０５６及び文書利用履歴管理部１０５７では、管理情報クライアントとして動作するＭＦＰ１０から受信した情報に基づいて、文書管理情報１１３及び文書利用履歴情報１１４の更新が行われる。
【００９２】
次に、上述のステップＳ１０９で、管理情報をローカルに保持している判断された場合（自装置が、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０−１）である場合）のボックス管理部１０５６及び文書利用履歴管理部１０５７の動作について説明する。この場合、ボックス管理部１０５６は、新規に保存した文書データＤに関する文書管理情報１１２への登録情報を保持して、自装置の文書管理情報１１２に登録する。また、文書利用履歴管理部１０５７は、今回のＳｃａｎＴｏＢｏｘ処理に関する文書利用履歴情報１１４への登録情報を保持して、自装置の文書利用履歴情報１１４に登録する（Ｓ１１１）。なお、上述の具体例では、ＭＦＰ−１により、上述のステップＳ１０９の処理が行われることになる。
【００９３】
図１１（ａ）は、上述の具体例で、ＭＦＰ−１により図８のフローチャートの処理が実行された後の文書管理情報１１３の内容について示している。図１１（ａ）に示すとおり、上述の具体例において、文書管理情報１１３に新規に登録される情報の内容（文書データＤ３に関する登録情報の内容）は、文書ＩＤが「３」、文書名が「議事録．ｐｄｆ」、文書サイズが「０．５ＭＢ」、格納ＭＦＰアドレスがＭＦＰ１０−１のＩＰアドレス（１０．１９２．１６８．１０３）、ボックスＩＤが「１」となる。
【００９４】
図１１（ｂ）は、上述の具体例で、ＭＦＰ−１により図８のフローチャートの処理が実行された後の文書利用履歴情報１１４の内容について示している。図１１（ｂ）に示すとおり、上述の具体例において、文書利用履歴情報１１４に新規に登録される情報の内容（新規に文書データＤ０３を保存した処理（ＳｃａｎＴｏＢｏｘの処理）に関する登録内容）は、例えば、文書ＩＤが「３」、文書操作日時が「２０１０／０１／０５ １８：２４」、利用者名が「鈴木」、保存ＭＦＰアドレスがＭＦＰ１０−１のＩＰアドレス（１０．１９２．１６８．１０３）、出力ＭＦＰアドレスが空欄を示す「−」、文書転送時間が空欄を示す「−」、文書出力時間が空欄を示す「−」、文書入出力手段が「Ｓｃａｎ」となる。
【００９５】
次に図９を用いて、ボックスの文書出力に伴い文書データＤの再配置が行われる場合の処理について説明する。図９では、ボックスＢＸの文書データＤの出力処理（以下、「ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔ」とも呼ぶ）に伴い文書データＤの再配置が行われる場合の処理を説明している。
【００９６】
ここでは、いずれのＭＦＰ１０−１〜１０−３についても、図９のフローチャートに従って動作するものとする。すなわち、図９のフローチャートは、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０−１と、管理情報クライアントとして動作するＭＦＰ１０−２、ＭＦＰ１０−３とで、異なる動作となるように表わされている。
【００９７】
ここでは、初期状態として、文書管理情報１１３の登録内容（各ボックスＢＸの内容）は、図５に示す内容であり、文書利用履歴情報１１４の内容は、図６に示す状態であるものとする。そして、以下では、具体例として、上述のような初期状態から、利用者（利用者名：山田）が、ＭＦＰ１０−３を操作し、文書データＤ７（文書ＩＤ：７、文書名：「新製品パンフレット．ｐｄｆ」）を印刷するＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理を実行した結果、文書データＤ７の再配置（他のＭＦＰ１０への再配置）が行われる場合の処理について説明する。
【００９８】
なお、上述の具体例では、文書利用履歴情報１１４上で、過去の転送回数が５回以上で、且つ、ＭＦＰ１０間の転送に要した時間の平均が１５秒以上（文書サイズが所定以上という条件に置き換えても良い）となる文書データＤについて再配置を行うように、各ＭＦＰ１０は設定されているものとする。ただし、この実施形態の文書管理システム１で、文書データＤの再配置の条件は上述の条件に限定されるものではない。例えば、ＭＦＰ１０間の転送に要した時間が、６０秒を超えている文書データＤについては、過去の転送回数に関わらず、再配置を行うようにしても良い。また、過去のＭＦＰ１０間の転送回数が多くとも、転送時間が十分短い（例えば、印刷出力する場合のプリンタのウォーミングアップ時間等と比較して十分短い時間である場合）文書データＤについては、再配置を行わないようにしても良い。
【００９９】
文書管理システム１では、上述のように、文書データＤについて出力処理（ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔ）を行う場合に、当該文書データＤについて配置先（格納先）を見直し、必要な場合、再配置（格納先の変更）を行う処理が行われる。文書管理システム１で、文書データＤの再配置を行うか否かの判定は、上述の通り、文書利用履歴情報１１４等の管理情報に基づいて行われる。文書管理システム１では、上述の通り、過去の転送回数や転送にかかる時間が所定以上である文書データＤについて再配置を行うと判定するものとする。
【０１００】
まず、利用者により、ＭＦＰ１０のオペレータパネル１０７に対する操作が開始され、ログイン操作に続いてＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔ処理の開始が指示された場合、パネル制御部１０５２は、ボックス管理部１０５６に対して、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理に必要な管理情報をボックス管理部１０５６に要求する（Ｓ２０１）。
【０１０１】
次に、ボックス管理部１０５６は、要求された管理情報をローカルに保持しているか否か（すなわち、自装置が管理情報サーバとして動作しているか否か）を確認する（Ｓ２０２）。そして、自装置にローカルが保持されている場合（自装置が、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０−１）である場合）には、後述するステップＳ２０４から動作し、自装置にローカルが保持されていない場合（自装置が、管理情報クライアント（ＭＦＰ１０−２、ＭＦＰ１０−３）である場合）には、後述するステップＳ２０３から動作する。上述の具体例の場合は、管理情報クライアントであるＭＦＰ１０−３が操作された場合を想定しているので、ステップＳ２０３へ進むことになる。
【０１０２】
上述のステップＳ２０２で、管理情報をローカルに保持していないと判断された場合（自装置が、管理情報クライアント（ＭＦＰ１０−２又はＭＦＰ１０−３）である場合）には、ボックス管理部１０５６は、管理情報サーバとして動作しているＭＦＰ１０から、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理に必要な、管理情報（ＭＦＰ管理情報１１１、ボックス管理情報１１２、文書管理情報１１３、文書利用履歴情報１１４）を受信し、受信した管理情報を要求元（パネル制御部１０５２）に返す（Ｓ２０３）。
【０１０３】
上述の具体例では、管理情報クライアントであるＭＦＰ１０−３が操作されると、ＭＦＰ１０−３のボックスの管理部１０５６は、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０−１から、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理に必要な管理情報を受信し、受信した管理情報を要求元（パネル制御部１０５２）に返すことになる。
【０１０４】
一方、上述のステップＳ２０３で、管理情報をローカルに保持していると判断された場合（自装置が、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０−１）である場合）には、ボックス管理部１０５６は、ハードディスク１１０からＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理に必要な、管理情報（ＭＦＰ管理情報１１１、ボックス管理情報１１２、文書管理情報１１３、文書利用履歴情報１１４）を読み込み、要求元（パネル制御部１０５２）に返す（Ｓ２０４）。
【０１０５】
そして、上述のステップＳ２０３又はステップＳ２０４の処理で、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理に必要な管理情報を取得すると、パネル制御部１０５２は、取得した管理情報のうち、ボックス管理情報１１２と文書管理情報１１３の内容を利用して、利用者からＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理に必要な情報の受付処理を行う。そして、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理に必要な情報受付が完了すると、パネル制御部１０５２は、各構成要素に、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理を開始するように制御する（Ｓ２０５）。
【０１０６】
パネル制御部１０５２は、例えば、ボックス管理部１０５６から受け取ったボックス管理情報１１２と文書管理情報１１３を使用して、オペレータパネル１０７に各ボックスに保存されている文書データＤの情報（例えば、文書名等）の情報を表示し、利用者からＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの対象となる文書データＤを選択させる処理等を行う。例えば、パネル制御部１０５２は、最初に利用者にいずれかのボックスＢＸを選択させ、さらにそのボックスＢＸに保存されている文書データＤのリストを表示して、利用者にＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの対象となる文書データＤを選択させるようにしても良い。また、パネル制御部１０５２は、必要に応じて印刷用紙サイズなどを利用者に選択させる。上述の具体例では、利用者により、ボックスＢＸ１（ボックスＩＤ：１）に保存された文書データＤ７（文書ＩＤ：７）が選択されることになる。
【０１０７】
なお、利用者にＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの対象となる文書データＤを選択させる場合には、図１２のような画面（以下、「文書データ選択画面」と呼ぶ）を、オペレータパネル１０７に表示させて利用者にいずれかのボックスＢＸの文書データＤを選択させるようにしても良い。ボックス選択画面の具体的内容としては、例えば、図１２に示すように、ボックスＢＸごとに、それぞれの文書データＤに対応するボタンＢＴの一覧を表示し、利用者にいずれかのボタンＢＴを押下させるようにしても良い。各ボタンＢＴに表示する内容については限定されないものであるが、例えば、図１２に示すように文書ＩＤや文書名を表示するようにしても良い。図１２のような文書データ選択画面を表示することにより、利用者からは、どのＭＦＰ１０からも所望の文書データＤについて印刷出力することができる。なお、図１２に示す文書データ選択画面では、利用者名「山田」でアクセス可能なボックスＢＸ１（ボックス名：「共有Ｂｏｘ」）、ボックスＢＸ２（ボックス名：「山田の個人Ｂｏｘ」）の文書データＤについてのみ表示するように構成されている。
【０１０８】
次に、ボックス管理部１０５６は、上述のステップＳ２０３で取得した文書管理情報１１２を参照して、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となる文書データＤがローカルのボックス文書格納領域１１５に存在するか否かを判定する（Ｓ２０６）。当該文書データＤがローカルのボックス文書格納領域１１５に存在すると判定された場合、当該ＭＦＰ１０は、後述するステップＳ２０８の処理に進み、そうでない場合には、後述するステップＳ２０７の処理に進む。
【０１０９】
上述の具体例では、ＭＦＰ１０−３で文書データＤ７についてＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理が実行されるが、文書データＤ７は、ＭＦＰ１０−２に配置されている。したがって、上述の具体例では、ＭＦＰ１０−３で文書データＤ７についてＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理が実行された場合には、上述のステップＳ２０６で、当該文書データＤがローカルのボックス文書格納領域１１５に存在しないと判断され、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象の文書データＤ後述するステップＳ２０７の処理に移行することになる。
【０１１０】
ステップＳ２０６で、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となる文書データＤをローカルに保持していないと判断された場合には、ボックス管理部１０５６は、当該文書データＤを保存している他のＭＦＰ１０に転送を依頼して、当該文書データＤを受信し、画像変換部１０５３に引き渡す。また、ボックス管理部１０５６は、文書転送時間（他のＭＦＰ１０へ当該文書データＤの転送を依頼してから、受信を完了するまでの時間）の計測も行い、計測した文書転送時間と、転送元ＭＦＰ１０のＩＰアドレスを、文書管理部２０６に通知する。（Ｓ２０７）。なお、他のＭＦＰ１０から文書データＤの送信の依頼（例えば、文書ＩＤを付した依頼）を受けると、その送信依頼を受けたＭＦＰ１０のボックス管理情報１１２は、その送信依頼に係る文書データＤをボックス文書格納領域１１５から読み込んで、送信依頼元のＭＦＰ１０に送信する処理を行う。
【０１１１】
上述の具体例の場合、ＭＦＰ１０−３のボックス管理部１０５６は、処理対象文書データＤ７（文書ＩＤ：７）の保存先であるＭＦＰ１０−２のＩＰアドレス（１０．１９２．１６＆１０４）を文書管理情報１１２から取得することになる。そして、上述の具体例の場合、ＭＦＰ１０−３のボックス管理部１０５６は、ＭＦＰ１０−２から、文書データＤ７を受信して、テンポラリの格納領域（例えばワークメモリ等）に保存し、保存が完了すると、画像変換部１０５３に転送することになる。
【０１１２】
上述のステップＳ２０６で、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となる文書データＤをローカルに保持していると判断された場合には、ボックス管理部１０５６は、ハードディスク１１０から、当該文書データＤを読み込み、画像変換部１０５３に引き渡す（Ｓ２０８）。
【０１１３】
上述のステップＳ２０７又はステップＳ２０８の処理で、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となる文書データＤが供給されると、画像変換部１０５３は、その文書データＤのデータを、プリントユニット１０８で出力可能なイメージデータ（例えば、ビットマップ形式等）に変換し、変換したイメージデータを、プリンタ制御部１０５４に供給する。また、画像変換部１０５３は、当該文書データＤの変換処理を開始してから終了するまでの時間を計測し、その計測結果をボックス管理部１０５６に通知する（Ｓ２０９）。
【０１１４】
そして、イメージデータが供給されると、プリンタ制御部１０５４は、パネル制御部１０５２で指定された設定情報に従って、プリントユニット１０８を制御して、画像変換部１０５３から当該イメージデータの画像を、印刷用紙上に印刷する。また、プリンタ制御部１０５４は、文書出力時間（イメージデータについて印刷を開始してから終了するまでの時間）を計測して、ボックス管理部１０５６に通知する処理も行う（Ｓ２１０）。
【０１１５】
次に、文書再配置制御部１０５８は、ボックス管理部１０５６から文書利用履歴情報１１４を取得して、今回ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となった文書データＤの過去の使用履歴を確認して、当該文書データＤの再配置の必要性を判断し（Ｓ２１１）、その判断結果に応じてその後の動作の判断を行う（Ｓ２１２）。そして、当該文書データＤについて再配置を行うという判断結果だった場合には、文書再配置制御部１０５８は、後述するステップＳ２１６の処理から動作し、そうでない場合（当該文書データＤについて再配置を行わないという判断結果だった場合）には、文書再配置制御部１０５８は、後述するステップＳ２１３の処理から動作する。
【０１１６】
上述の具体例では、当該文書データＤについて、過去にＭＦＰ１０間の転送回数が５回以上で、且つ、転送に掛かった時間の平均が１５秒以上となる文書データＤが存在する場合、当該文書データＤについて、最適なＭＦＰ１０への再配置を行うよう設定されている。そして、上述の具体例では、ＭＦＰ１０−２からＭＦＰ１０−３への文書データＤ７（文書ＩＤ：７）の移動は５回目であり、更に文書データＤ（文書ＩＤ：７）の１回の転送に掛かる時間の平均は３０秒程度となっており、上述の再配置条件を満たすため、文書データＤ７の再配置を行うべくステップＳ２１６へ進むことになる。
【０１１７】
上述のステップＳ２１１、Ｓ２１２で、今回ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となった文書データＤについて再配置を行うという判断結果だった場合には、文書再配置制御部１０５８は、当該文書データＤの再配置を行う前にパネル制御部１０５２を介してオペレータパネル１０７に利用者に対して当該文書データＤの再配置可否を選択させる画面を表示し（Ｓ２１６）、利用者の選択結果に応じてその後の動作の判断を行う（Ｓ２１７）。そして、当該文書データＤについて再配置を行うという選択結果だった場合には、文書再配置制御部１０５８は、後述するステップＳ２１８の処理から動作し、そうでない場合（当該文書データＤについて再配置を行わないという選択結果だった場合）には、文書再配置制御部１０５８は、後述するステップＳ２１３の処理から動作する。
【０１１８】
例えば、当該文書データＤの文書名が「新製品パンフレット．ｐｄｆ」であれば、「新製品パンフレット．ｐｄｆのデータについてこのＭＦＰに移動させますか？」というメッセージと共に、「はい」と表示したボタンと、「いいえ」と表示したボタンを表示した画面を、オペレータパネル１０７に表示させるようにしても良い。そして、「はい」と表示されたボタンが押下された場合には、文書再配置制御部１０５８は、利用者は当該文書データＤの再配置を行うことを選択したと判断するようにしても良い。また、「いいえ」と表示されたボタンが押下された場合には、文書再配置制御部１０５８は、利用者は当該文書データＤの再配置を行わないことを選択したと判断するようにしても良い。なお、この実施形態では、上述の通り、文書データＤの再配置を行う際に、利用者に選択させる処理を採用したが、利用者に特に選択をさせずに自動的に再配置を行ってもよい。
【０１１９】
上述のステップＳ２１６、Ｓ２１７で、今回ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となった文書データＤについて、利用者が再配置を行うという選択を行った場合には、文書再配置制御部１０５８は、文書管理部２０６を介して、上述のステップＳ２０７でテンポラリ領域に保存した当該文書データＤを正式に、自装置のボックス文書格納飯域１１５に格納する（Ｓ２１８）。
【０１２０】
上述の具体例では、今回ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となった文書データＤ７は、ＭＦＰ１０−３のボックス文書格納飯域１１５に格納されることになる。
【０１２１】
そして、文書再配置制御部１０５８は、今回ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となった文書データＤについて、オリジナルを保存していたＭＦＰ１０へ削除を要求する（Ｓ２１９）。削除要求を受けたＭＦＰ１０のボックス管理部１０５６は、ボックス文書格納領域１１５に格納されている当該文書データＤを削除する。
【０１２２】
上述の具体例では、今回ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となった文書データＤ７は、従前には、ＭＦＰ１０−２に格納されていたので、ＭＦＰ１０−３の文書再配置制御部１０５８から、ＭＦＰ１０−２に対して、文書データＤ７の削除が要求される。そして、要求を受けたＭＦＰ１０−２のボックス管理部１０５６は、ボックス文書格納領域１１５に格納されていた文書データＤ７を削除する。
【０１２３】
一方、上述のステップＳ２１１、Ｓ２１２で、今回ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となった文書データＤについて再配置を行わない判断結果だった場合には、文書再配置制御部１０５８は、ボックス管理部１０５６に対して、上述のステップＳ２０７でテンポラリの格納領域に保存した文書データＤの削除を要求する。そして、ボックス管理部１０５６は、その要求に従って、当該文書データＤを削除する（Ｓ２１３）。
【０１２４】
次に、上述のステップＳ２１３又はステップＳ２１９の処理が終了すると、ボックス管理部１０５６は、管理情報の更新処理を開始する。
【０１２５】
まず、ボックス管理部１０５６は、管理情報をローカルに保持しているか否か（すなわち、自装置が管理情報サーバとして動作しているか否か）を確認する（Ｓ２１４）。そして、自装置にローカルが保持されている場合（自装置が、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０−１）である場合）には、後述するステップＳ２１５から動作し、自装置にローカルが保持されていない場合（自装置が、管理情報クライアント（ＭＦＰ１０−２、ＭＦＰ１０−３）である場合）には、後述するステップＳ２２０から動作する。上述の具体例では、管理情報クライアントであるＭＦＰ１０−３が操作されているので、ステップＳ２２０へ進むことになる。
【０１２６】
上述のステップＳ２１４で、管理情報をローカルに保持していないと判断された場合（自装置が、管理情報クライアント（ＭＦＰ１０−２又はＭＦＰ１０−３）である場合）には、ボックス管理部１０５６は、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０のＩＰアドレスを取得して、今回のＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理によって出力した文書データＤに関する管理情報の更新を依頼して、更新処理を実行させ（Ｓ２２０）処理を終了する。そして、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０−１では、管理情報クライアントからの依頼に基づいて、今回のＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理によって出力した文書データＤに関する管理情報の更新を行うことになる。この場合、ＭＦＰ１０−１は、当該文書データＤの再配置が行われていない場合には、文書利用履歴情報１１４のみを更新し、当該文書データＤの再配置が行われていた場合には、さらにボックス管理情報１１２の情報も更新することになる。
【０１２７】
上述の具体例の場合、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０−１は、今回出力した文書データＤ７の利用履歴として、文書利用履歴情報１１４に、文書ＩＤ（７）、文書操作日時（２０１０／２／１３０９：００）、利用者名（山田）、保存ＭＦＰアドレス（１０．１９２．１６８．１０４）、出力ＭＦＰアドレス（１０．１９２．１６８．１０７）、文書転送時間（３２秒）、文書出力時間（画像変換時間＋印刷時間＝３０秒）、文書出力手段（Ｐｒｉｎｔ）という情報を記録するものとする。なお文書の再配置が行われた場合は、前記情報の記録した上で更に、文書管理情報の更新を行う。また、上述の具体例では、文書データＤ７の再配置も行われているので、ＭＦＰ１０−１は、文書管理情報１１３において、文書データＤ７（文書ＩＤ：７）に対応する格納ＭＦＰアドレスをＭＦＰ１０−２のアドレスからＭＦＰ１０−３のアドレス（１０．１９２．１６８．１０７）に変更する処理を行う。
【０１２８】
図１３は、上述の具体例で、ＭＦＰ１０−３（及びＭＦＰ１０−２）により図９のフローチャートの処理が実行された後の文書管理情報１１３の内容について示している。図１３に示すとおり、上述の具体例において、文書管理情報１１３で再配置が実行された文書データＤ７（文書ＩＤ：７）の格納ＭＦＰアドレスが、ＭＦＰ１０−３のＩＰアドレス（１０．１９２．１６８．１０７）となっている。
【０１２９】
一方、上述のステップＳ２１４で、管理情報をローカルに保持していると判断された場合（自装置が、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０−１）である場合）には、ボックス管理部１０５６及び文書利用履歴管理部１０５７は、上述のステップＳ２２０での説明と同様の更新処理を行って（Ｓ２１５）処理を終了する。
【０１３０】
上述の具体例では、上述のようなフローチャートの処理の結果、ＭＦＰ１０−３でＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔを実行する前は、ＭＦＰ１０−２のボックス文書格納領域１１５に存在していた文書データＤ７（文書ＩＤ：７）が、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔ実行後はＭＦＰ１０−３のボックス文書格納領域１１５に再配置される。これにより、文書管理システム１全体の文書蓄積量は変わらないが、文書格納位置が変わる前にＭＦＰ１０−３で文書データＤ（文書ＩＤ：７）を出力した場合は、文書転送時間（３０秒）＋文書出力時間（３０秒）の計６０秒掛かっていたところが、文書各位置変更後は文書出力時間の３０秒だけとなる。
【０１３１】
（Ａ−３）第１の実施形態の効果
第１の実施形態によれば、以下のような効果を奏することができる。
【０１３２】
ＭＦＰ１０では、文書データＤの利用履歴（文書利用履歴情報１１４）に基づき、文書データＤの配置先を見直し、必要な場合再配置を行う処置が行われる。これにより、文書管理システム１全体での文書格納領域の使用量を抑えつつ、利用者が文書データＤの出力を要求してから、出力が開始されるまでの時間が短くなるという効果を奏することができる。
【０１３３】
例えば、オフィス等で、フロアごとにＭＦＰが配置されている場合に、ある利用者が別のフロアに席が移動すると、従来技術では、当該利用者が移動先のフロアのＭＦＰで過去に入力した文書データを出力する場合、元のフロアのＭＦＰから毎回文書データＤの受信を行う必要がある。しかし、第１の実施形態の文書管理システム１（ＭＦＰ１０）を適用すると、上述のような場合当該利用者が出力した文書データは、逐次移動先のフロアのＭＦＰ１０へ再配置されることになるので、再配置された文書データＤに関する出力時間は短縮されることになる。
【０１３４】
（Ｂ）第２の実施形態
以下、本発明による画像出力装置、制御プログラム、及び画像出力システムの第２の実施形態を、図面を参照しながら詳述する。
【０１３５】
（Ｂ−１）第２の実施形態の構成
第２の実施形態の文書管理システム１Ａも、図１により示すことができる。以下、第２の実施形態について、第１の実施形態との差異を中心に説明する。
【０１３６】
第２の実施形態の文書管理システム１Ａでは、ＭＦＰ１０（１０−１〜１０−３）がＭＦＰ１０Ａ（１０Ａ−１〜１０Ａ−３）に置き換わっている点で異なっている。
【０１３７】
第２の実施形態のＭＦＰ１０Ａのハードウェア構成についても図２を用いて説明することができる。第２の実施形態のＭＦＰ１０Ａでは、ＲＯＭ１０４に搭載される制御プログラム１０５が制御プログラム１０５Ａに置き換わっている点で、第１の実施形態と異なっている。
【０１３８】
そして、第２の実施形態のＭＦＰ１０Ａにおいて、ＣＰＵ１０２により実行される制御プログラム１０５Ａの機能的構成（ソフトウェア構成）について図１４を用いて説明する。
【０１３９】
第２の実施形態の制御プログラム１０５Ａでは、文書再配置制御部１０５８が文書再配置制御部１０５８Ａに置き換わり、さらに、文書グループ管理部１０５９が追加されている点で、第１の実施形態と異なっている。
【０１４０】
文書グループ管理部１０５９は、文書データＤに関する管理情報（文書管理情報１１３、及び又は、文書利用履歴情報１１４）に基づいて、各文書データＤをグループ化する処理を行う。この実施形態では、文書グループ管理部１０５９は、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理に基づいて文書再配置制御部１０５８Ａにより再配置された文書データＤについて、当該文書データＤと同じグループに属する文書データＤを検索するものとする。この実施形態では、文書グループ管理部１０５９は、当該文書データＤについて、今回ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理を行った利用者が所有者となっているボックスＢＸの文書データＤを、同一グループとして検出するものとする。
【０１４１】
そして、文書再配置制御部１０５８Ａは、文書グループ管理部１０５９で同一グループとして検出された文書データＤについて、先にＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理に基づいて再配置された文書データＤと同じＭＦＰ１０へ再配置を行う。言い換えると、文書再配置制御部１０５８Ａは、任意の文書データＤについて、出力処理の状況に応じて再配置が行われた場合、当該文書データＤの再配置に付随して、当該文書データＤ同一グループに所属すると認められる文書データについても同じ配置先（ＭＦＰ１０）に再配置する処理を行う。
【０１４２】
（Ｂ−２）第２の実施形態の動作
次に、以上のような構成を有する第２の実施形態の文書管理システム１Ａの動作について図１５を用いて説明する。
【０１４３】
ここでは、いずれのＭＦＰ１０Ａ−１〜１０Ａ−３についても、図１５のフローチャートに従って動作するものとする。すなわち、図１５のフローチャートは、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０Ａ−１と、管理情報クライアントとして動作するＭＦＰ１０Ａ−２、ＭＦＰ１０−３とで、異なる動作となるように表わされている。
【０１４４】
まず、当該ＭＦＰ１０Ａで、当該文書データＤについて、上述の図９のフローチャートに従って、任意の文書データＤについて出力処理（ＢｏｘｔｏＰｒｉｎｔの処理）が行われ、さらに、当該文書データＤが、当該ＭＦＰ１０Ａのローカルのボックス文書格納領域１１５に再配置されたものとする（Ｓ３０１）。すなわち、ＭＦＰ１０Ａが、上述の図９のフローチャートに従って動作し、その結果ＢｏｘｔｏＰｒｉｎｔの処理対象となった文書データＤについて再配置が行われた場合にのみ、図１５のフローチャートの処理は実行されることになる。
【０１４５】
そして、文書再配置制御部１０５８Ａは、文書グループ管理部１０５９に対して、今回ＢｏｘｔｏＰｒｉｎｔの処理の対象となった文書データＤ（今回再配置を行った文書データＤ）と同じグループと見なされる文書データＤの情報が要求される。そして、文書再配置制御部１０５８Ａにより、当該文書データＤと同じグループの文書データＤの検索が行われ、その検出結果が、文書再配置制御部１０５８Ａに返される（Ｓ３０２）。具体的には、文書再配置制御部１０５８Ａは、例えば、今回ＢｏｘｔｏＰｒｉｎｔの処理の対象となった文書データＤと、同一グループとなる文書データＤの文書ＩＤのリスト（以下、「グループ文書ＩＤリスト」と呼ぶ）を得るものとする。
【０１４６】
そして、文書再配置制御部１０５８Ａは、文書グループ管理部１０５９から受け取ったグループ文書ＩＤリストに係る文書データＤが、すべて、ローカルのボックス文書格納領域１１５に保存されているか否かを確認する（Ｓ３０３）。そして、文書再配置制御部１０５８Ａは、グループ文書ＩＤリストに係る文書データＤが、すべてローカルのボックス文書格納領域１１５に保存されていると確認した場合には、後述するステップＳ３０６から動作し、そうでない場合（ローカル以外に保存されている文書データＤがある場合）には、後述するステップＳ３０４から動作する。
【０１４７】
上述のステップＳ３０３で、グループ文書ＩＤリストに係る文書データＤが、すべてローカルのボックス文書格納領域１１５に保存されていると確認した場合には、文書再配置制御部１０５８Ａは、グループ文書ＩＤリストから、未だローカルのボックス文書格納領域１１５に保存されていない文書データＤ（文書ＩＤ）を選択する。そして、文書再配置制御部１０５８Ａは、選択した文書データＤについて、ボックス管理部１０５６を介して、その選択した文書データＤを保存しているＭＦＰ１０から受信して、ローカルのボックス文書格納領域１１５に保存する（Ｓ３０４）。一方、文書データＤの送信要求を受けたＭＦＰ１０のボックス管理部１０５６は、送信要求に係る文書データＤをボックス文書格納領域１１５から読み込んで、要求元のＭＦＰ１０へ送信する。
【０１４８】
そして、文書再配置制御部１０５８Ａは、選択した文書データＤについて、オリジナルを保存していたＭＦＰ１０へ削除を要求し（Ｓ３０５）、上述のステップＳ３０３の処理に戻って動作する。そして、文書データＤの削除要求を受けたＭＦＰ１０のボックス管理部１０５６は、送信要求に係る文書データＤをボックス文書格納領域１１５から削除する。
【０１４９】
一方、上述のステップＳ３０３で、グループ文書ＩＤリストに係る文書データＤが、すべてローカルのボックス文書格納領域１１５に保存されていると確認した場合には、ボックス管理部１０５６は、管理情報の更新処理を開始する。なお、上述のステップＳ３０３〜Ｓ３０４の処理で、一度も文書データＤの転送処理（ステップＳ３０３、Ｓ３０４の処理）が行われなかった場合には、管理情報の更新処理（後述するステップＳ３０６〜Ｓ３０８の処理）は行われないことになる。
【０１５０】
管理情報の更新処理が開始されると、まず、ボックス管理部１０５６は、管理情報をローカルに保持しているか否か（すなわち、自装置が管理情報サーバとして動作しているか否か）を確認する（Ｓ３０６）。そして、自装置にローカルが保持されている場合（自装置が、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０Ａ−１）である場合）には、後述するステップＳ３０７から動作し、自装置にローカルが保持されていない場合（自装置が、管理情報クライアント（ＭＦＰ１０Ａ−２、ＭＦＰ１０Ａ−３）である場合）には、後述するステップＳ３０８から動作する。
【０１５１】
上述のステップＳ３０６で、管理情報をローカルに保持していないと判断された場合（自装置が、管理情報クライアント（ＭＦＰ１０Ａ−２又はＭＦＰ１０Ａ−３）である場合）には、ボックス管理部１０５６は、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０へ、上述のステップＳ３０３〜Ｓ３０５で処理行った文書データＤに関する情報の更新を依頼する。
【０１５２】
一方、上述のステップＳ３０６で、管理情報をローカルに保持していると判断された場合（自装置が、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０−１）である場合）には、ボックス管理部１０５６Ａは、上述のステップＳ３０３〜Ｓ３０５で処理行った文書データＤに関する情報の更新を行って（Ｓ３０７）処理を終了する。
【０１５３】
上述の第１の実施形態では、上述の図９のフローチャートの動作の具体例として、ＭＦＰ１０−１に保存されている文書データＤ７について、ＭＦＰ１０−３で出力処理（ＢｏｘｔｏＰｒｉｎｔの処理）が行われ、さらに、文書データＤ７が、ＭＦＰ１０−１に再配置される例について説明した。以下では、上述の具体例で、文書データＤ７が再配置された後、さらに、ＭＦＰ１０Ａ−３が上述の図１５のフローチャートに従って動作した場合について説明する。すなわち、ここでは、ボックス管理情報１１２の内容が、上述の図１３の内容になっているものとして説明する。
【０１５４】
文書グループ管理部１０５９は、上述の通り、今回ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理を行った利用者が所有者となっているボックスＢＸの文書データＤを、同一グループとして検出するものとする。具体的には、文書グループ管理部１０５９は、まず、文書利用履歴管理部１０５７を介して、文書利用履歴管理部１０５７から今回文書データＤ７を出力した利用者の利用者名「山田」を読み込む。そして、文書グループ管理部１０５９は、ボックス管理部１０５６を介して、利用者名「山田」が所有者となっているボックスＢＸ（ボックスＢＸ２）に所属する文書データＤ（文書データＤ１７）の文書ＩＤのリスト（１７）を得る。以上のような処理により、文書グループ管理部１０５９は、文書データＤ７に対するグループ文書ＩＤリストとして、「１７」という情報を得ることができる。
【０１５５】
そして、上述のステップＳ３０３〜Ｓ３０５により、グループ文書ＩＤリストに対応する文書データＤ１７が、文書データＤ７と同じくＭＦＰ１０Ａ−３に再配置される。
【０１５６】
そして、上述のステップＳ３０８により、ＭＦＰ１０Ａ−３からＭＦＰ１０Ａ−１に対して、上述のステップＳ３０３〜Ｓ３０５の再配置処理に伴う文書管理情報１１３の更新が要求され、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０Ａ−１でその要求に基づく更新処理が実行される。具体的には、その更新処理の結果、ＭＦＰ１０Ａ−１で管理される文書管理情報１１３の内容は、図１６のようになる。図１６では、文書ＩＤが１７の行について、格納ＭＦＰアドレスの項目が、ＭＦＰ１０Ａ−３のＩＰアドレス（１０．１９２．１６８．１０７）に変更されている。
【０１５７】
（Ｂ−３）第２の実施形態の効果
第２の実施形態によれば、以下のような効果を奏することができる。
【０１５８】
文書管理システム１Ａでは、文書データＤについて、出力処理の状況に応じて再配置が行われた場合、当該文書データＤの再配置に付随して、当該文書データＤ同一グループに所属すると認められる文書データについても同じ配置先（ＭＦＰ１０）に再配置する処理を行っている。これにより、第２の実施形態では、特性が同じ文書データＤ（例えば、同じ利用者が所有者となっているボックスＢＸの文書データＤ）について、早い段階（出力処理が行われる前に）で再配置を行い、出力時間を短縮できるという効果を奏する。
【０１５９】
例えば、オフィス等で、フロアごとにＭＦＰが配置されている場合に、ある利用者が別のフロアに席が移動すると、従来技術では、当該利用者が移動先のフロアのＭＦＰで過去に入力した文書データを出力する場合、元のフロアのＭＦＰから毎回文書データＤの受信を行う必要がある。しかし、第２の実施形態の文書管理システム１Ａ（ＭＦＰ１０Ａ）を適用すると、上述のような場合当該利用者が出力した文書データについて一度再配置が行われた場合に、当該利用者と関連のある文書データＤ（例えば、当該利用者が所有者となっているボックスＢＸの文書データＤ）について、一括して移動先のフロアのＭＦＰ１０Ａへ再配置されることになる。
【０１６０】
（Ｃ）他の実施形態
本発明は、上記の各実施形態に限定されるものではなく、以下に例示するような変形実施形態も挙げることができる。
【０１６１】
（Ｃ−１）上記の各実施形態では、本発明の画像出力装置を、ＭＦＰ（複合機）に適用した例について説明したが、その他の画像出力装置（例えば、スキャナを備えないプリンタ等）について適用するようにしても良い。
【０１６２】
（Ｃ−２）上記の各実施形態では、各ＭＦＰは文書データを格納するものとして説明したが、格納する出力対象となるデータは、例えば、単なる画像データとしても良く、文書に限定されないものである。
【０１６３】
また、上記の各実施形態では、各ＭＦＰは、ＰＣからのダウンロードや、スキャナユニットによるスキャンにより、文書データの入力を受けるものとして説明したが、各ＭＦＰで文書データを入力する方法はこれに限定されないものである。ＭＦＰは、例えば、ＵＳＢメモリ等の記録媒体により文書データの入力を受けるようにしても良いし、電子メール等の通信により文書データの入力を受けるようにしても良い。
【０１６４】
さらに、上記の各実施形態において、ＭＦＰは、文書データを印刷出力するものとして説明したが、本発明の画像出力装置では、画像を出力する手段については限定されないものである。例えば、上記の各実施形態のＭＦＰで、文書データを単にディスプレイ（オペレータパネル等）に表示出力するようにしても良いし、ＵＳＢメモリ等の記録媒体に書き込んで出力するようにしても良いし、電子メール等により送信出力するようにしても良い。
【０１６５】
（Ｃ−３）第２の実施形態の文書グループ管理部では、出力した文書データの利用者と、所有者名が一致するボックスの文書データについて同一グループとみなす例について説明したが、上述の通りグループ化する方式は限定されないものである。例えば、スキャナユニットで読み取った文書データとファックスで受信した文書データなど文書データの受信方法の違いによって文書データをグルーピングする方法を適用するようにしても良い。
【０１６６】
（Ｃ−４）第２の実施形態では、文書データの再配置を行った場合、元の格納場所にあった文書データは即座に削除するものとして説明しているが、当該文書データを削除するタイミングはこれに限定されるものではない。例えば、それぞれのＭＦＰのボックス文書格納領域に格納されている文書データの容量が閾値以上になるまでは文書データの削除を行わず、閾値を超えた段階で、他の別のＭＦＰにも複製が作成されている文書データで、且つ、当該ＭＦＰ１０での出力回数が少ない文書データから削除するといった構成としても良い。この場合、同一の内容の文書データについて、複数のＭＦＰに配置されることになり、当該文書データについて格納しているＭＦＰでは、他のＭＦＰから受信しなくても、出力処理を行うことができる。例えば、複数の利用者により頻繁に利用される文書データについては、上述のように削除のタイミングを変更することにより、文書データを転送する頻度を低減することができる。なお、上述のように同一の文書データについて複数のＭＦＰに配置されることになる場合、文書管理情報でも同一の文書ＩＤの文書データについて、複数のＭＦＰに格納されている旨が管理される必要がある。また、その場合、文書管理情報において、オリジナルの文書データをいずれのＭＦＰに格納されたものとするかを管理する必要がある。例えば、文書管理情報のテーブルで、文書データごとに、オリジナルデータであるかコピーデータ（削除予定の文書データ）であるかを管理するフィールドを設けるようにしても良い。
【０１６７】
（Ｃ−５）第１の実施形態では、出力処理（ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔ）を行う文書データについて配置先（格納先）を見直し、転送頻度が高い等の条件に基づいて必要な場合、再配置（格納先の変更）を行う処理を行うことについて説明したが、再配置を行う文書データは出力処理が行われたものに限定さないものである。例えば、ハードディスク容量の空き領域が所定以下のＭＦＰから、ハードディスク容量の空きが所定以上のＭＦＰへ、文書利用履歴情報に基づく出力回数が所定回数以下の文書データを再配置する処理を行うようにしても良い。
【０１６８】
（Ｃ−６）上記の各実施形態では、文書利用履歴情報に履歴情報が蓄積されるものとして説明したが、文書利用履歴情報で保持する履歴情報を、所定の件数以下としたり、所定の日時以降の履歴情報のみとする等制限するようにしても良い。このように、文書利用履歴情報の履歴情報を一定の基準で削除する制限を設けることにより、利用者の直近の利用状況に基づいた再配置を行うことができる。
【０１６９】
（Ｃ−７）上記の各実施形態では、文書データについて、出力処理の度に、画像変換部による画像変換を行い、印刷出力するイメージデータを生成していたが、一度生成したイメージデータについて文書データと共にＭＦＰで保持しておき、次に当該文書データについて出力処理を行う際に、過去に変換したイメージデータが適用可能な場合には画像変換せずにそのまま出力するようにしても良い。
【０１７０】
（Ｃ−８）上記の各実施形態では、管理情報サーバとして動作するＭＦＰで管理情報を管理しているが、管理情報を管理する装置を別途設けるようにしても良い。
【符号の説明】
【０１７１】
１…文書管理システム、２０、２０−１、２０−２…ＰＣ、１０、１０−１〜１０−３…ＭＦＰ、１０１…共通バス、１０２…ＣＰＵ、１０３…ＲＡＭ、１０４…ＲＯＭ、１０５…制御プログラム、１０６…ネットワークインタフェース、１０７…オペレータパネル、１０８…プリントユニット、１０９…スキャナユニット、１１０…ハードディスク、１１１…ＭＦＰ管理情報、１１２…ボックス管理情報、１１３…文書管理情報、１１４…文書利用履歴情報、１１５…ボックス文書格納領域、１０５１…通信制御部、１０５２…パネル制御部、１０５３…画像変換部、１０５４…プリンタ制御部、１０５５…スキャナ制御部、１０５６…ボックス管理部、１０５７…文書利用履歴管理部、１０５８…文書再配置制御部。
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像出力装置、制御プログラム、及び画像出力システムに関し、例えば、スキャナ機能、コピー機能、印刷機能などに対応した複合機（以下、ＭＦＰ（ＭｕｌｔｉＦｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｒｉｎｔｅｒ）とも呼ぶ）を複数備えたシステムに適用し得る。
【背景技術】
【０００２】
従来、ＭＦＰやプリンタ等の出力対象の画像データ（以下、「出力対象データ」とも呼ぶ）を保持して出力する画像出力装置では、ユーザ単位やグループ単位等で区切られた記憶領域（以下、「ボックス」と呼ぶ）を備え、ボックスに蓄積した文書等のデータを出力（例えば、印刷出力や表示出力等）する機能に対応したものが存在する。
【０００３】
また、従来、ボックス機能に対応した複数のＭＦＰがネットワークで接続されている環境において、利用者がどのＭＦＰに出力対象の文書データを蓄積したかを意識せず、任意のＭＦＰで文書データの入出力を行うことができるシステムも存在する。このような従来システムでは、例えば、利用者が文書データを印刷出力しようとするＭＦＰに、当該文書データが格納されていない場合には、他のＭＦＰから受信して保持したものを出力する処理が行われる。
【０００４】
また、このように、複数の画像出力装置に分散して出力対象データが配置されたシステムとしては、特許文献１の記載技術がある。特許文献１の記載技術では、印刷データ（出力対象データ）が複数のプリンタに分散して配置されたシステムにおいて、複数のプリンタに同一の印刷データを配置し、さらに、印刷データごとのプリンタの印刷順位を管理し、その印刷順位に応じたプリンタで印刷データの印刷出力を行っている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００６−３３０９５０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
従来の複数接続された画像出力装置（例えば、ＭＦＰ）を使用して、利用者が文書データを印刷するとき、利用者が文書データを印刷出力しようとする画像出力装置に、当該文書データが格納されていない場合には、他の画像出力装置から文書データを受信して、ユーザ所望の文書データを出力する処理が行われる。そして、従来技術では、各画像出力装置の記憶領域を有効に活用できない場合、各画像出力装置間での文書データの転送頻度が多くなったり、印刷のために管理するデータが増大することにより、印刷終了までの処理量や処理時間が増え、画像出力装置の利用効率が悪化するおそれがあった。
【０００７】
上述のような問題点に鑑みて、画像出力装置を効率的に利用しつつ、画像を出力するまでの時間を短くすることができる複数接続可能な画像出力装置、制御プログラム、及び画像出力システムが望まれている。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
第１の本発明は、出力対象データに基づく画像を出力する出力手段を備える画像出力装置において、（１）ネットワークを介して他の画像出力装置と通信する通信手段と、（２）１又は複数の出力対象データを格納する出力対象データ格納手段と、（３）前記ネットワークに接続する各画像出力装置が格納する出力対象データを管理するためのデータ管理情報を保持するデータ管理情報保持手段と、（４）前記データ管理情報で管理される出力対象データごとの処理の履歴に関する処理履歴情報を保持する処理履歴情報保持手段と、（５）利用者に、出力する出力対象データを指定させる出力受付手段と、（６）前記出力受付手段で、利用者により指定された出力対象データの格納先を前記データ管理情報に基づいて特定し、特定した格納先から当該出力対象データを保持して前記出力手段に供給する出力対象データ保持手段と、（７）当該画像出力装置、又は、他の画像出力装置に格納された出力対象データについて、前記処理履歴情報に基づき、格納先の画像出力装置に関する見直しを行う配置判断手段と、（８）前記配置判断手段の判断結果に従って、出力対象データの処理を行う出力対象データ処理手段とを有することを特徴とする。
【０００９】
第２の本発明の制御プログラムは、（１）出力対象データに基づく画像を出力する出力手段を備える画像出力装置に搭載されたコンピュータを、（２）ネットワークを介して他の画像出力装置と通信する通信手段と、（３）１又は複数の出力対象データを格納する出力対象データ格納手段と、（４）前記ネットワークに接続する各画像出力装置が格納する出力対象データを管理するためのデータ管理情報を保持するデータ管理情報保持手段と、（５）前記データ管理情報で管理される出力対象データごとの処理の履歴に関する処理履歴情報を保持する処理履歴情報保持手段と、（６）利用者に、出力する出力対象データを指定させる出力受付手段と、（７）前記出力受付手段で、利用者により指定された出力対象データの格納先を前記データ管理情報に基づいて特定し、特定した格納先から当該出力対象データを保持して前記出力手段に供給する出力対象データ保持手段と、（８）当該画像出力装置、又は、他の画像出力装置に格納された出力対象データについて、前記処理履歴情報に基づき、格納先の画像出力装置に関する見直しを行う配置判断手段と、（９）前記配置判断手段の判断結果に従って、出力対象データの処理を行う出力対象データ処理手段として動作させることを特徴とする。
【００１０】
第３の本発明は、複数の画像出力装置を備える画像出力システムにおいて、それぞれの前記画像出力装置として、第１の本発明の画像出力装置を適用したことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
画像出力装置を効率的に利用しつつ、画像を出力するまでの時間を短くすることができる画像出力システムを提供する。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】第１の実施形態に係る文書管理システムの全体構成について示した説明図である。
【図２】第１の実施形態に係るＭＦＰのハードウェア構成等について示したブロック図である。
【図３】第１の実施形態に係るＭＦＰで管理されるＭＦＰ管理情報の内容例について示した説明図である。
【図４】第１の実施形態に係るＭＦＰで管理されるボックス管理情報の内容例について示した説明図である。
【図５】第１の実施形態に係るＭＦＰで管理される文書管理情報の内容例について示した説明図である。
【図６】第１の実施形態に係るＭＦＰで管理される文書利用履歴情報の内容例について示した説明図である。
【図７】第１の実施形態のＭＦＰで実行される制御プログラムの機能的構成（ＭＦＰのソフトウェア構成）について示したブロック図である。
【図８】第１の実施形態の文書管理システムで、ボックスに新規に文書データを登録する場合のＭＦＰの動作の例について示したフローチャートである。
【図９】第１の実施形態の文書管理システムで、ボックスから文書データを出力する場合の、ＭＦＰの動作の例について示したフローチャートである。
【図１０】第１の実施形態のＭＦＰで表示されるボックス選択画面の例について示した説明図である。
【図１１】第１の実施形態に係る文書管理システムで、新たな文書データがボックスに登録された場合の管理情報の内容例について示した説明図である。
【図１２】第１の実施形態のＭＦＰで表示される文書データ選択画面の例について示した説明図である。
【図１３】第１の実施形態に係る文書管理システムで、文書データの出力に伴い、再配置が行われた場合の管理情報の内容例について示した説明図である。
【図１４】第２の実施形態に係るＭＦＰで実行される制御プログラムの機能的構成（ＭＦＰのソフトウェア構成）について示したブロック図である。
【図１５】第２の実施形態に係る文書管理システムで、文書データを再配置する場合のＭＦＰの動作の例について示したフローチャートである。
【図１６】第２の実施形態に係る文書管理システムで、文書データの出力に伴い、再配置が行われた場合の管理情報の内容例について示した説明図である。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
（Ａ）第１の実施形態
以下、本発明による画像出力装置、制御プログラム、及び画像出力システムの第１の実施形態を、図面を参照しながら詳述する。なお、この実施形態の画像出力装置は、ＭＦＰである。
【００１４】
（Ａ−１）第１の実施形態の構成
図１は、この実施形態の文書管理システム１の全体構成を示すブロック図である。なお、図１において括弧内の符号は、後述する第２の実施形態でのみ用いられる符号である。
【００１５】
文書管理システム１は、２台のＰＣ２０（２０−１、２０−２）と、３台のＭＦＰ１０−（１０−１〜１０−３）とを有している。なお、文書管理システム１に配置されるＰＣ２０及びＭＦＰ１０の数は限定されないものである。
【００１６】
文書管理システム１を構成する各装置（ＰＣ２０−１、２０−２、ＭＦＰ１０−１〜１０−３）は、ネットワークＮに接続しており、ネットワークＮを介して相互に接続することが可能となっている。
【００１７】
ＰＣ２０としては、例えば、既存のコンピュータ（ＰＣ）を適用することができる。ＰＣ２０としては、例えば、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＨＤＤ、モニタ（ディスプレイ）、キーボード、マウス等を備える既存コンピュータ（ＰＣ）を適用することができる。ＰＣ２０は、利用者の操作に応じて、ＭＦＰ１０に対して、画像データ（印刷文書のデータ）を送信する処理や、ＭＦＰ１０に蓄積された文書をモニタ上に表示するといった操作を行う。
【００１８】
ＭＦＰ１０は、印刷、スキャン、コピーといった複合機の基本機能に加えて、上述のボックス機能に対応している。また、ＭＦＰ１０は、複数のＭＦＰ１０間でボックス内の文書データを共有する。さらに、それぞれのＭＦＰ１０にはネットワーク上で一意に装置を識別するための識別子としてＩＰアドレスが割り当てられており、ＭＦＰ１０間で通信する際には、そのＩＰアドレスを用いたＩＰ通信が行われるものとする。なお、ＭＦＰ１０間での識別子としては、ＩＰアドレス以外（例えば、ホスト名等その他の識別情報）を用いるようにしても良い。
【００１９】
ボックス文書格納領域１１５は、ＭＦＰ１０が備える記憶装置上に割り当てられた文書データＤを管理・格納するために、ハードディスク１１０上に確保される記憶領域である。
【００２０】
文書データＤは、ＭＦＰ１０が原稿をスキャンして生成した画像データや、ＰＣ２０などから受信した出力対象となる文書（画像）のデータである。図１では、例えば、ＭＦＰ１０−１のボックス文書格納領域１１５に、３つの文書データＤ３、データＤ１３、データＤ１９が記憶されている様子について示している。また、この実施形態の文書管理システム１では、個々の文書データＤを識別するためにそれぞれに対して、文書ＩＤを割り当てられているものとする。
【００２１】
ネットワークＮはＰＣ２０とＭＦＰ１０を接続する通信路である。通信路の例としては有線ＬＡＮなどを利用するようにしても良いが、無線ＬＡＮなどを利用する構成としても良い。具体的な接続例としては、オフィスの各階に設置されたＰＣ２０とＭＦＰ１０を有線ＬＡＮで接続したり、地理的に離れた複数の拠点に設置されたＰＣ２０とＭＦＰ１０をＷＡＮで接続するような構成としても良い。
【００２２】
図２は、各ＭＦＰ１０の内部のハードウェア構成等について示したブロック図である。なお、図２において括弧内の符号は、後述する第２の実施形態でのみ用いられる符号である。この実施形態では、ＭＦＰ１０−１〜１０−３は、全て、同じハードウェア構成であるものとして説明する。
【００２３】
図２に示すように、ＭＦＰ１０は、共通バス１０１、ＣＰＵ１０２、ＲＡＭ１０３、ＲＯＭ１０４、ネットワークインタフェース１０６、オペレータパネル１０７、プリントユニット１０８、スキャナユニット１０９、及びハードディスク１１０を備える。
【００２４】
共通バス１０１は、ＭＦＰ１０内の各構成要素の間で、信号伝送を行うためのバスである。
【００２５】
ＣＰＵ１０２はマイクロプロセッサなどから構成され、ＲＯＭ１０４に格納された制御プログラム１０５を実行することにより、ＭＦＰ１０全体の制御を行うものである。
【００２６】
ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ ＡＣｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）１０３は、ＣＰＵ１０１の主メモリであって、制御プログラム１０５の実行に必要な情報を一時的に記憶する部分である。
【００２７】
ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）１０４は、ＣＰＵ１０２で実行するプログラム等を格納する記憶領域であり、少なくとも、ＭＦＰ１０全体を制御するための制御プログラム１０５を記憶している。
【００２８】
ネットワークインタフェース１０６は、当該ＭＦＰ１０をネットワークＮに接続するためのインタフェースである。ネットワークインタフェース１０６の種類は限定されないものであるが例えば、イーサネット（登録商標）等に対応したインタフェースを適用することができる。
【００２９】
オペレータパネル１０７は、利用者とのインタフェースの機能を担っており、利用者にＭＦＰ１０からの情報を表示出力するための表示部と、利用者からの入力を受付けるための入力部を備えている。オペレータパネル１０７は、例えば、ＬＣＤパネルとスイッチの組み合わせやタッチ式の液晶パネル等を適用することができるが、適用する具体的なデバイスの構成は限定されないものである。
【００３０】
プリントユニット１０８はローラ、帯電装置、露光装置、現像装置など、印刷用紙（媒体）に印刷（画像形成）するための機能を担っている。プリントユニット１０８については、例えば、既存のＭＦＰと同様のものを適用することができるため、詳しい説明は省略する。
【００３１】
スキャナユニット１０９は、原稿の画像を読取る機能を担っている。スキャナユニット１０９は、例えば、ユニット上に設置された原稿に光を当て、反射光をＣＣＤ等の受光装置を用いて受光することで、原稿の画像（文字、図形や写真等）を読み取る。スキャナユニット１０９については、例えば、既存のＭＦＰ（複合機）と同様のものを適用することができるため、詳しい説明は省略する。
【００３２】
ハードディスク１１０は、ＭＦＰ１０の処理に必要なデータを記憶する記憶媒体である。そして、図２に示すように、ハードディスク１１０には、ＭＦＰ管理情報１１１、ボックス管理情報１１２、文書管理情報１１３、文書利用履歴情報１１４が記録されている。また、ハードディスク１１０上には、ボックス文書格納領域１１５が確保されている。
【００３３】
なお、ＭＦＰ管理情報１１１、ボックス管理情報１１２、文書管理情報１１３、及び文書利用履歴情報１１４の（以下、これらの情報を含む情報を「管理情報」とも呼ぶ）内容は、文書管理システム１内のＭＦＰ１０−１〜１０−３の間で共通の内容が、サーバとして機能するいずれかのＭＦＰ１０で保持されているものとする。以下では、管理情報を一括して管理し、管理情報を提供するＭＦＰ１０を「管理情報サーバ」とも呼び、管理情報サーバとして機能するＭＦＰ１０から管理情報の提供を受けるＭＦＰ１０を「管理情報クライアント」とも呼ぶものとする。具体的には、この実施形態では、ＭＦＰ１０−１が管理情報サーバとして機能し、ＭＦＰ１０−２、ＭＦＰ１０−３が管理情報クライアントとして機能するものとして説明する。そして、管理情報クライアントとして機能するＭＦＰ１０−２、ＭＦＰ１０−３には、管理情報の代わりに、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０−１）へのアクセス情報（例えば、ＭＦＰ１０−１のＩＰアドレス）が保持され、必要に応じてＭＦＰ１０−１の管理情報へアクセスが行われるものとする。
【００３４】
次に、ＭＦＰ１０において、ＣＰＵ１０２により実行される制御プログラム１０５の機能的構成（ＭＦＰ１０のソフトウェア構成）について図７を用いて説明する。この実施形態では、ＭＦＰ１０−１〜１０−３の機能的構成（ソフトウェア構成）は、全て同じであるものとして説明する。
【００３５】
図７に示すように制御プログラム１０５は、機能的には、通信制御部１０５１、パネル制御部１０５２、画像変換部１０５３、プリンタ制御部１０５４、スキャナ制御部１０５５、ボックス管理部１０５６、文書利用履歴管理部１０５７、及び文書再配置制御部１０５８を有している。
【００３６】
通信手段として機能する通信制御部１０５１はネットワークインタフェース１０６を制御し、ネットワークＮを介して他のＭＦＰ１０やＰＣ２０間とデータの送受信処理を行うものである。
【００３７】
出力受付け手段等として機能するパネル制御部１０５２は、オペレータパネル１０７を制御し、オペレータパネル１０７へのメッセージ出力や、オペレータパネル１０７に備え付けられたキー（ソフトウェアキーとしても良い）が押下されたことを検知して、ＭＦＰ１０の各制御部に伝達する処理等を行うものである。
【００３８】
画像変換部１０５３は、スキャナユニット１０９が原稿を読み取って生成した画像データを利用者に指定されたデータ形式（例えば、ＰＤＦやＪＰＥＧ等）に変換する。また、画像変換部１０５３は、ボックス文書格納領域１１５に蓄積された文書データＤをプリントユニット１０８で出力可能なイメージデータに変換する処理も行う。
【００３９】
出力手段として機能するプリンタ制御部１０５４は画像変換部１０５３によって変換されたイメージデータについて、プリントユニット１０８を制御することによって媒体上に画像を形成するものである。
【００４０】
スキャナ制御部１０５５はスキャナユニット１０９の機構部分の制御、読取った画像データを他の制御部に転送するものである。
【００４１】
出力対象データ格納手段として機能するボックス管理部１０５６は、ボックス（ボックス文書格納領域１１５）に対する文書データＤの入力（書き込み）、出力（読み込み）に関する制御を行う。
【００４２】
処理履歴情報保持手段等として機能する文書利用履歴管理部１０５７は、ボックス管理部１０５６から指示により、文書データＤの利用履歴を文書利用履歴情報１１４として記録する部分である。
【００４３】
配置判断手段、及び出力対象データ処理手段として機能する文書再配置制御部１０５８は、文書データＤに対する処理が終了するたびに、文書利用履歴管理部１０５７が記録した利用履歴をチェックし、文書データＤの再配置要否を判断し、文書データＤの再配置が必要であると判断した場合は文書データＤの再配置処理の制御を行う。
【００４４】
ＭＦＰ管理情報１１１は、ボックスを共有するＭＦＰ１０に関する情報である。
【００４５】
図３は、ＭＦＰ管理情報１１１で管理する情報の内容例について示した説明図である。
【００４６】
図３に示すように、ＭＦＰ管理情報１１１では、利用者がＭＦＰ１０を管理しやすいようにするために付与したＭＦＰ識別名と、ＭＦＰのＩＰアドレスとを対応づけて管理するものとする。この実施形態の文書管理システム１では、ＭＦＰ１０−１のＭＦＰ識別名が「ＭＦＰ＿Ａ」、ＭＦＰ１０−２のＭＦＰ識別名が「ＭＦＰ＿Ｂ」、ＭＦＰ１０−３のＭＦＰ識別名が「ＭＦＰ＿Ｃ」にそれぞれ設定されているものとする。
【００４７】
ボックス管理情報１１２は、複数のＭＦＰ１０間で共有するボックスに関する情報である。
【００４８】
図４は、ボックス管理情報１１２の内容例について示した説明図である。
【００４９】
図４に示すように、ボックス管理情報１１２には、ボックスを一意に識別するためのボックスＩＤ、利用者がボックスを管理しやすいようにするために付与したボックス名、ボックスの所有者、及びパスワードの情報が関連付けてボックスの数分管理されている。図４では、１行で１つのボックスに関する管理情報を記述している。
【００５０】
ボックスＩＤの項目記述形式については限定されないものであるが、ここでは、図４に示すように、１、２、３、…、のような番号（各ボックスＢＸごとの一意の番号）で示されるものとする。なお、以下では、ボックスＩＤがＮ（Ｎは任意の番号）のボックスＢＸを、ボックスＢＸＮ呼ぶものとする。例えば、図４に記載されたボックスＩＤが１のボックスは、ボックスＢＸ１となる。
【００５１】
ボックス名の項目の記述形式についても限定されないものであるが、当該ボックスＢＸの用途を明確にするための任意の文字列が設定されるものとする。例えば、図４では、ボックスＩＤ１に対応するボックス名は「共有ボックス」、ボックスＩＤ２に対応するボックス名は「山田の個人Ｂｏｘ」と設定されている。
【００５２】
所有者の項目の記述形式については限定されないものであるが、ここでは、所有者の名前（漢字表記）や、未設定であること（すなわち、特定の所有者が設定されておらず、全ての利用者間で共有可能なボックスＢＸであること）を示す「−」が設定される。例えば、図４では、ボックスＩＤ１に対応する所有者の項目は「−」となっているので、当該ボックスＢＸについては所有者が未設定であることを示している。また、図４では、ボックスＩＤ２の所有者は「山田」となっている。なお、所有者の項目については、例えば、英数字の文字列で示されたユーザＩＤ等、他の形式を適用するようにしても良い。
【００５３】
パスワードは、ボックスＢＸに対してアクセス制御を設定する場合に使用する認証情報である。ボックス管理情報１１２でパスワードが設定されたボックスＢＸに対して、ＰＣ２０等からアクセスがあった場合、当該ボックスの文書データＤにアクセスする際はパスワード認証を求められ、認証をパスしない限り当該文書データＤへのアクセス（読み込み等）ができないように構成されているものとする。ボックス管理情報１１２において、ボックスＢＸに対するパスワードの設定は任意であり、利用者が他者に公開したくない文書を格納するボックスＢＸを用意したい場合に、パスワードの項目を設定する。
【００５４】
文書管理情報１１３は、各ＭＦＰ１０に格納された文書データＤに関する情報である。
【００５５】
図５は、文書管理情報１１３の内容例について示した説明図である。
【００５６】
文書管理情報１１３には、図５に示すように、文書データＤごとに、文書ＩＤ、文書名、文書サイズ、格納ＭＦＰアドレス、ボックスＩＤの情報が登録管理されている。
【００５７】
文書ＩＤは、当該文書データＤを一意に識別するためのＩＤである。
【００５８】
文書名は、当該文書データＤを管理しやすいようにするために、利用者が設定した名前である。ここでは、文書名は、当該文書データＤの基となるファイルのファイル名（拡張子を含むファイル名）であるものとして説明する。
【００５９】
なお、以下では、ＩＤがＮ（Ｎは任意の番号）の文書データＤを、文書データＤＮと呼ぶものとする。例えば、図５に記載された文書ＩＤが３の文書データＤは、文書データＤ３となる。
【００６０】
文書サイズは、当該文書データＤのサイズ（ハードディスク１１０上のデータサイズ）を示している。
【００６１】
ＭＦＰ格納アドレスは、当該文書データＤが格納されているＭＦＰ１０のアドレス（ＩＰアドレス）を示している。
【００６２】
文書利用履歴情報１１４は、ＭＦＰ１０が提供するボックスに対して利用者が文書データＤを入出力した際の履歴である。
【００６３】
図６は、文書利用履歴情報１１４の内容例について示した説明図である。
【００６４】
図６に示すように、文書利用履歴情報１１４には、文書データＤを入出力した履歴ごとに、文書ＩＤ、文書操作日時、利用者名、文書保存ＭＦＰアドレス、文書出力ＭＦＰアドレス、文書転送時間（ＭＦＰ１０間でネットワークを介して文書データＤの転送が行われた場合のみ）、文書出力時間（文書データＤを出力した場合のみ）、文書入出力手段の情報が記録される。
【００６５】
文書ＩＤは、当該履歴に係る文書データＤの文書ＩＤを示している。
【００６６】
文書操作日時は、当該履歴に係る文書データＤに対する操作が行われた日時を示している。
【００６７】
利用者名は、当該履歴に係る操作を行った利用者の利用者名（ユーザ名）を示している。
【００６８】
文書保存ＭＦＰアドレスは、当該履歴に係る文書データＤが格納されているＭＦＰ１０の識別情報（ＩＰアドレス）を示している。
【００６９】
文書出力ＭＦＰアドレスは、当該履歴に係る操作が文書データＤの出力である場合、その出力先のＭＦＰ１０識別情報（ＩＰアドレス）を示している。当該履歴に係る操作が文書データＤの出力でない場合は、文書出力ＭＦＰアドレスの項目には、空欄を示す「−」が設定されるものとする。
【００７０】
文書転送時間は、当該履歴に係る操作に伴い、ＭＦＰ１０間での文書データＤの転送が行われた場合の転送時間を示している。なお、当該履歴に係る操作に伴って、ＭＦＰ１０間での文書データＤの転送が行われない場合（当該ＭＦＰ１０内で処理が完結する場合）、文書転送時間には、空欄を示す「−」が設定されるものとする。
【００７１】
文書入出力手段は、当該履歴に係る操作における、文書データＤの入力手段や出力手段に関する情報を示している。この実施形態では、例として、当該履歴に係る操作で、スキャナ制御部１０５５から原稿を読み込んで文書データＤが生成され、いずれかのボックスＢＸに格納された場合には、文書入出力手段の項目は「Ｓｃａｎ」となるものとする。また、当該履歴に係る操作で、いずれかのボックスＢＸに格納された文書データＤの印刷が行われた場合には、文書入出力手段の項目は「Ｐｒｉｎｔ」となるものとする。さらに、当該履歴に係る操作で、いずれかのＰＣ２０から供給（ダウンロード）されたデータに基づいて、いずれかのボックスＢＸへ、文書データＤが格納された場合には、文書入出力手段の項目は「ｄｏｗｎｌｏａｄ」となるものとする。
【００７２】
（Ａ−２）第１の実施形態の動作
次に、以上のような構成を有する第１の実施形態の文書管理システム１の動作を説明する。
【００７３】
まず、ここでは、上述の通り、ＭＦＰ１０−１が管理情報サーバとして動作し、ＭＦＰ１０−２及びＭＦＰ１０−３が、管理情報クライアントとして動作しているものとする。また、ＭＦＰ１０−１で管理されるＭＦＰ管理情報１１１、ボックス管理情報１１２の内容は、初期状態として図３、図４の内容となっているものとする。さらに、ＭＦＰ１０−１で管理される文書管理情報１１３、文書利用履歴情報１１４については、一件も情報が登録されていない状態であるものとする。
【００７４】
次に、図８を用いて、ボックスＢＸに、新規に文書データＤを登録する場合の各ＭＦＰ１０の動作の例について説明する。
【００７５】
ここでは、いずれのＭＦＰ１０−１〜１０−３についても、図８のフローチャートに従って動作するものとする。すなわち、図８のフローチャートは、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０−１と、管理情報クライアントとして動作するＭＦＰ１０−２、ＭＦＰ１０−３とで、異なる動作となるように表わされている。
【００７６】
ここでは、具体例として、利用者（利用者名：鈴木）が、スキャンした画像データをボックスに格納する機能（以下、「ＳｃａｎＴｏＢｏｘ」と呼ぶ）を利用した場合について説明する。そして、この具体例では、ＭＦＰ１０−１のボックスＢＸ１（ボックスＩＤ：１、ボックス名：共有ボックス）に、文書データＤ３（文書ＩＤ：３、文書名：議事録．ｐｄｆ）が格納されるものとする。
【００７７】
まず、利用者により、ＭＦＰ１０のオペレータパネル１０７に対する操作開始され、ログイン操作に続いてＳｃａｎＴｏＢｏｘ処理の開始が指示された場合、パネル制御部１０５２は、ボックス管理部１０５６に対して、ＳｃａｎＴｏＢｏｘ処理に必要な情報をボックス管理部１０５６に要求する（Ｓ１０１）。
【００７８】
ＭＦＰ１０では、利用者からボックスＢＸに関する操作を受付ける際に、利用者にログイン操作（例えば、ログインＩＤ、パスワード等の認証情報の入力）を要求して、認証処理等を行う。ＭＦＰ１０では、利用者によるログイン操作により、当該利用者の識別（利用者名の識別）を行うものとする。ＭＦＰ１０で、ログインＩＤやパスワード等の認証情報を利用者に入力させる手段についても限定されないものであり、例えば、キー入力や磁気カードの挿入等、既存の種々の方式を適用することができる。また、ＭＦＰ１０で、利用者のログイン（認証）を行う処理の詳細については限定されないものであり、例えば、他に認証サーバを設置して認証を行う等、既存の種々の方式を適用することができる。そして、各ＭＦＰ１０では、利用者からログイン操作を受けると、当該利用者には、ログイン操作を受付けた際の利用者名を所有者とするボックスＢＸ、及び所有者名が空欄（−）となっているボックスＢＸのみにアクセス（文書データの登録及び出力）を許可するように成されているものとする。例えば、利用者名「鈴木」でＭＦＰ１０へのログインが行われた場合には、ボックスＢＸ１（ボックス名：「共有Ｂｏｘ」）、及びボックスＢＸ４（ボックス名：「鈴木の個人Ｂｏｘ」）にのみアクセスが可能となる。そして、ログイン操作が終了すると、パネル制御部１０５２は、ボックスＢＸに関する選択メニュー画面を表示し、ここでは、ＳｃａｎＴｏＢｏｘ処理が選択（例えば、ＳｃａｎＴｏＢｏｘに対応するボタンが押下）されたものとする。
【００７９】
次に、ボックス管理部１０５６は、要求された管理情報をローカルに保持しているか否か（すなわち、自装置が管理情報サーバとして動作しているか否か）を確認する（Ｓ１０２）。そして、自装置にローカルが保持されている場合（自装置が、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０−１）である場合）には、後述するステップＳ１０４から動作し、自装置にローカルが保持されていない場合（自装置が、管理情報クライアント（ＭＦＰ１０−２、ＭＦＰ１０−３）である場合）には、後述するステップＳ１０３から動作する。
【００８０】
ステップＳ１０２で、管理情報をローカルに保持していないと判断された場合（自装置が、管理情報クライアント（ＭＦＰ１０−２又はＭＦＰ１０−３）である場合）には、ボックス管理部１０５６は、管理情報サーバとして動作しているＭＦＰ１０から、ＳｃａｎＴｏＢｏｘの処理に必要な、管理情報（ＭＦＰ管理情報１１１、ボックス管理情報１１２、文書管理情報１１３、文書利用履歴情報１１４）を受信し、受信した管理情報を要求元（パネル制御部１０５２）に返す（Ｓ１０３）。
【００８１】
一方、ステップＳ１０２で、管理情報をローカルに保持していると判断された場合（自装置が、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０−１）である場合）には、ボックス管理部１０５６は、ハードディスク１１０からＳｃａｎＴｏＢｏｘの処理に必要な、管理情報（ＭＦＰ管理情報１１１、ボックス管理情報１１２、文書管理情報１１３、文書利用履歴情報１１４）を読み込み、要求元（パネル制御部１０５２）に返す（Ｓ１０４）。
【００８２】
そして、上述のステップＳ１０３又はステップＳ１０４の処理で、ＳｃａｎＴｏＢｏｘの処理に必要な管理情報を取得すると、パネル制御部１０５２は、取得した管理情報のうち、ボックス管理情報１１２と文書管理情報１１３の内容を利用して、利用者からＳｃａｎＴｏＢｏｘの処理に必要な情報の受付処理が行われる。そして、ＳｃａｎＴｏＢｏｘの処理に必要な情報受付が完了すると、パネル制御部１０５２は、各構成要素に、ＳｃａｎＴｏＢｏｘの処理を開始するように制御する（Ｓ１０５）。
【００８３】
パネル制御部１０５２は、具体的には、文書データＤを登録するボックスＢＸを選択させる処理、文書データＤの原稿読み取り方法（例えば、スキャナユニット１０９によるスキャン、メモリカード等）を選択させる処理、保存する文書データＤのデータ形式（例えば、ＰＤＦ、Ｔｉｆｆ等）を選択させる処理、及び文書データＤの文書名を入力させる処理等を行う。
【００８４】
上述の具体例では、文書データＤを登録するボックスＢＸとして、ボックスＢＸ１（ボックスＩＤ：１、ボックス名：共有ボックス）が選択されたものとする。また、文書データＤの原稿読み取り方法として、スキャナ制御部１０５５から原稿を読み込んで文書データＤを登録することを示す「Ｓｃａｎ」が選択されたものとする。さらに、保存する文書データＤのデータ形式として「ＰＤＦ」が選択されたものとする。さらにまた、文書データＤの文書名として「議事録．ｐｄｆ」が入力されたものとする。
【００８５】
なお、利用者に文書データＤを登録するボックスＢＸを選択させる場合には、図１０のような画面（以下、「ボックス選択画面」と呼ぶ）を、オペレータパネル１０７に表示させて利用者にいずれかのボックスＢＸを選択させるようにしても良い。ボックス選択画面の具体的内容としては、例えば、図１０に示すように、ボックスＢＸ１〜ＢＸ４に対応するボタンＢＴ１〜ＢＴ４をオペレータパネル１０７に表示し、利用者にいずれかのボタンＢＴを選択させるようにしても良い。各ボタンＢＴに表示する内容については限定されないものであるが、例えば、図１０に示すようにボックスＩＤやボックス名を表示するようにしても良い。図１０のようなボックス選択画面を表示することにより、利用者からは、どのＭＦＰ１０からも所望のボックスＢＸに文書データＤを格納することができる。
【００８６】
次に、パネル制御部１０５２の制御（ＳｃａｎＴｏＢｏｘの開始制御）に応じて、スキャナ制御部１０５５は、指定された設定情報に従って、スキャナユニット１０９を制御して、スキャナユニット１０９上に設置された原稿の画像を読み取り、読取った画像のデータ（例えば、ビットマップ形式のデータ）を、画像変換部１０５３に供給する（Ｓ１０６）。
【００８７】
そして、スキャナ制御部１０５５から、原稿の画像データが供給されると、画像変換部１０５３は、指定された設定情報に従って画像変換（この例では、上述の通りＰＤＦ形式に変換）したデータを、ボックス管理部１０５６に供給する（Ｓ１０７）。
【００８８】
そして、画像変換部１０５３からＰＤＦデータが供給されると、ボックス管理部１０５６は、そのＰＤＦデータについて、文書ＩＤの割り当て（上述の具体例では、「３」）と、文書名の付与（上述の具体例では、「議事録．ｐｄｆ」）を行って、指定されたボックスＢＸに保存（上述の具体例では、「ボックスＢＸ１」に「文書データＤ３」として保存）される。実際には、文書データＤ３は、ハードディスク１１０のボックス文書管理領域１１５上に保存される。そして、ボックス管理部１０５６は、ボックス文書管理領域１１５に文書データＤ３を保存すると、ハードディスク１１０上の保存後のサイズを確認（ここでは、０．５ＭＢであったものとする）して、文書管理部２０６に通知する（Ｓ１０８）。
【００８９】
そして、その後ボックス管理部１０５６及び文書利用履歴管理部１０５７により、新たに登録された文書データＤ３について管理情報（文書管理情報１１３、文書利用履歴情報１１４、ボックス文書格納領域１１５）の更新が行われることになる。
【００９０】
まず、ボックス管理部１０５６（及び文書利用履歴管理部１０５７）は、要求された管理情報をローカルに保持しているか否か（すなわち、自装置が管理情報サーバとして動作しているか否か）を確認する（Ｓ１０９）。そして、自装置にローカルが保持されている場合（自装置が、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０−１）である場合）には、後述するステップＳ１１１から動作し、自装置にローカルが保持されていない場合（自装置が、管理情報クライアント（ＭＦＰ１０−２、ＭＦＰ１０−３）である場合）には、後述するステップＳ１１０から動作する。
【００９１】
次に、上述のステップＳ１０９で、管理情報をローカルに保持していないと判断された場合（自装置が、管理情報クライアント（ＭＦＰ１０−２又はＭＦＰ１０−３）である場合）のボックス管理部１０５６及び文書利用履歴管理部１０５７の動作について説明する。この場合、ボックス管理部１０５６は、新規に保存した文書データＤに関する文書管理情報１１２への登録情報を保持して、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０−１へ送信する。また、文書利用履歴管理部１０５７は、新規に文書データＤ０３を保存した処理（ＳｃａｎＴｏＢｏｘの処理）に関する文書利用履歴情報１１４への登録情報を保持して、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０−１へ送信する（Ｓ１１０）。そして、ＭＦＰ１０−１のボックス管理部１０５６及び文書利用履歴管理部１０５７では、管理情報クライアントとして動作するＭＦＰ１０から受信した情報に基づいて、文書管理情報１１３及び文書利用履歴情報１１４の更新が行われる。
【００９２】
次に、上述のステップＳ１０９で、管理情報をローカルに保持している判断された場合（自装置が、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０−１）である場合）のボックス管理部１０５６及び文書利用履歴管理部１０５７の動作について説明する。この場合、ボックス管理部１０５６は、新規に保存した文書データＤに関する文書管理情報１１２への登録情報を保持して、自装置の文書管理情報１１２に登録する。また、文書利用履歴管理部１０５７は、今回のＳｃａｎＴｏＢｏｘ処理に関する文書利用履歴情報１１４への登録情報を保持して、自装置の文書利用履歴情報１１４に登録する（Ｓ１１１）。なお、上述の具体例では、ＭＦＰ−１により、上述のステップＳ１０９の処理が行われることになる。
【００９３】
図１１（ａ）は、上述の具体例で、ＭＦＰ−１により図８のフローチャートの処理が実行された後の文書管理情報１１３の内容について示している。図１１（ａ）に示すとおり、上述の具体例において、文書管理情報１１３に新規に登録される情報の内容（文書データＤ３に関する登録情報の内容）は、文書ＩＤが「３」、文書名が「議事録．ｐｄｆ」、文書サイズが「０．５ＭＢ」、格納ＭＦＰアドレスがＭＦＰ１０−１のＩＰアドレス（１０．１９２．１６８．１０３）、ボックスＩＤが「１」となる。
【００９４】
図１１（ｂ）は、上述の具体例で、ＭＦＰ−１により図８のフローチャートの処理が実行された後の文書利用履歴情報１１４の内容について示している。図１１（ｂ）に示すとおり、上述の具体例において、文書利用履歴情報１１４に新規に登録される情報の内容（新規に文書データＤ０３を保存した処理（ＳｃａｎＴｏＢｏｘの処理）に関する登録内容）は、例えば、文書ＩＤが「３」、文書操作日時が「２０１０／０１／０５ １８：２４」、利用者名が「鈴木」、保存ＭＦＰアドレスがＭＦＰ１０−１のＩＰアドレス（１０．１９２．１６８．１０３）、出力ＭＦＰアドレスが空欄を示す「−」、文書転送時間が空欄を示す「−」、文書出力時間が空欄を示す「−」、文書入出力手段が「Ｓｃａｎ」となる。
【００９５】
次に図９を用いて、ボックスの文書出力に伴い文書データＤの再配置が行われる場合の処理について説明する。図９では、ボックスＢＸの文書データＤの出力処理（以下、「ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔ」とも呼ぶ）に伴い文書データＤの再配置が行われる場合の処理を説明している。
【００９６】
ここでは、いずれのＭＦＰ１０−１〜１０−３についても、図９のフローチャートに従って動作するものとする。すなわち、図９のフローチャートは、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０−１と、管理情報クライアントとして動作するＭＦＰ１０−２、ＭＦＰ１０−３とで、異なる動作となるように表わされている。
【００９７】
ここでは、初期状態として、文書管理情報１１３の登録内容（各ボックスＢＸの内容）は、図５に示す内容であり、文書利用履歴情報１１４の内容は、図６に示す状態であるものとする。そして、以下では、具体例として、上述のような初期状態から、利用者（利用者名：山田）が、ＭＦＰ１０−３を操作し、文書データＤ７（文書ＩＤ：７、文書名：「新製品パンフレット．ｐｄｆ」）を印刷するＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理を実行した結果、文書データＤ７の再配置（他のＭＦＰ１０への再配置）が行われる場合の処理について説明する。
【００９８】
なお、上述の具体例では、文書利用履歴情報１１４上で、過去の転送回数が５回以上で、且つ、ＭＦＰ１０間の転送に要した時間の平均が１５秒以上（文書サイズが所定以上という条件に置き換えても良い）となる文書データＤについて再配置を行うように、各ＭＦＰ１０は設定されているものとする。ただし、この実施形態の文書管理システム１で、文書データＤの再配置の条件は上述の条件に限定されるものではない。例えば、ＭＦＰ１０間の転送に要した時間が、６０秒を超えている文書データＤについては、過去の転送回数に関わらず、再配置を行うようにしても良い。また、過去のＭＦＰ１０間の転送回数が多くとも、転送時間が十分短い（例えば、印刷出力する場合のプリンタのウォーミングアップ時間等と比較して十分短い時間である場合）文書データＤについては、再配置を行わないようにしても良い。
【００９９】
文書管理システム１では、上述のように、文書データＤについて出力処理（ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔ）を行う場合に、当該文書データＤについて配置先（格納先）を見直し、必要な場合、再配置（格納先の変更）を行う処理が行われる。文書管理システム１で、文書データＤの再配置を行うか否かの判定は、上述の通り、文書利用履歴情報１１４等の管理情報に基づいて行われる。文書管理システム１では、上述の通り、過去の転送回数や転送にかかる時間が所定以上である文書データＤについて再配置を行うと判定するものとする。
【０１００】
まず、利用者により、ＭＦＰ１０のオペレータパネル１０７に対する操作が開始され、ログイン操作に続いてＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔ処理の開始が指示された場合、パネル制御部１０５２は、ボックス管理部１０５６に対して、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理に必要な管理情報をボックス管理部１０５６に要求する（Ｓ２０１）。
【０１０１】
次に、ボックス管理部１０５６は、要求された管理情報をローカルに保持しているか否か（すなわち、自装置が管理情報サーバとして動作しているか否か）を確認する（Ｓ２０２）。そして、自装置にローカルが保持されている場合（自装置が、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０−１）である場合）には、後述するステップＳ２０４から動作し、自装置にローカルが保持されていない場合（自装置が、管理情報クライアント（ＭＦＰ１０−２、ＭＦＰ１０−３）である場合）には、後述するステップＳ２０３から動作する。上述の具体例の場合は、管理情報クライアントであるＭＦＰ１０−３が操作された場合を想定しているので、ステップＳ２０３へ進むことになる。
【０１０２】
上述のステップＳ２０２で、管理情報をローカルに保持していないと判断された場合（自装置が、管理情報クライアント（ＭＦＰ１０−２又はＭＦＰ１０−３）である場合）には、ボックス管理部１０５６は、管理情報サーバとして動作しているＭＦＰ１０から、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理に必要な、管理情報（ＭＦＰ管理情報１１１、ボックス管理情報１１２、文書管理情報１１３、文書利用履歴情報１１４）を受信し、受信した管理情報を要求元（パネル制御部１０５２）に返す（Ｓ２０３）。
【０１０３】
上述の具体例では、管理情報クライアントであるＭＦＰ１０−３が操作されると、ＭＦＰ１０−３のボックスの管理部１０５６は、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０−１から、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理に必要な管理情報を受信し、受信した管理情報を要求元（パネル制御部１０５２）に返すことになる。
【０１０４】
一方、上述のステップＳ２０３で、管理情報をローカルに保持していると判断された場合（自装置が、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０−１）である場合）には、ボックス管理部１０５６は、ハードディスク１１０からＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理に必要な、管理情報（ＭＦＰ管理情報１１１、ボックス管理情報１１２、文書管理情報１１３、文書利用履歴情報１１４）を読み込み、要求元（パネル制御部１０５２）に返す（Ｓ２０４）。
【０１０５】
そして、上述のステップＳ２０３又はステップＳ２０４の処理で、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理に必要な管理情報を取得すると、パネル制御部１０５２は、取得した管理情報のうち、ボックス管理情報１１２と文書管理情報１１３の内容を利用して、利用者からＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理に必要な情報の受付処理を行う。そして、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理に必要な情報受付が完了すると、パネル制御部１０５２は、各構成要素に、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理を開始するように制御する（Ｓ２０５）。
【０１０６】
パネル制御部１０５２は、例えば、ボックス管理部１０５６から受け取ったボックス管理情報１１２と文書管理情報１１３を使用して、オペレータパネル１０７に各ボックスに保存されている文書データＤの情報（例えば、文書名等）の情報を表示し、利用者からＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの対象となる文書データＤを選択させる処理等を行う。例えば、パネル制御部１０５２は、最初に利用者にいずれかのボックスＢＸを選択させ、さらにそのボックスＢＸに保存されている文書データＤのリストを表示して、利用者にＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの対象となる文書データＤを選択させるようにしても良い。また、パネル制御部１０５２は、必要に応じて印刷用紙サイズなどを利用者に選択させる。上述の具体例では、利用者により、ボックスＢＸ１（ボックスＩＤ：１）に保存された文書データＤ７（文書ＩＤ：７）が選択されることになる。
【０１０７】
なお、利用者にＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの対象となる文書データＤを選択させる場合には、図１２のような画面（以下、「文書データ選択画面」と呼ぶ）を、オペレータパネル１０７に表示させて利用者にいずれかのボックスＢＸの文書データＤを選択させるようにしても良い。ボックス選択画面の具体的内容としては、例えば、図１２に示すように、ボックスＢＸごとに、それぞれの文書データＤに対応するボタンＢＴの一覧を表示し、利用者にいずれかのボタンＢＴを押下させるようにしても良い。各ボタンＢＴに表示する内容については限定されないものであるが、例えば、図１２に示すように文書ＩＤや文書名を表示するようにしても良い。図１２のような文書データ選択画面を表示することにより、利用者からは、どのＭＦＰ１０からも所望の文書データＤについて印刷出力することができる。なお、図１２に示す文書データ選択画面では、利用者名「山田」でアクセス可能なボックスＢＸ１（ボックス名：「共有Ｂｏｘ」）、ボックスＢＸ２（ボックス名：「山田の個人Ｂｏｘ」）の文書データＤについてのみ表示するように構成されている。
【０１０８】
次に、ボックス管理部１０５６は、上述のステップＳ２０３で取得した文書管理情報１１２を参照して、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となる文書データＤがローカルのボックス文書格納領域１１５に存在するか否かを判定する（Ｓ２０６）。当該文書データＤがローカルのボックス文書格納領域１１５に存在すると判定された場合、当該ＭＦＰ１０は、後述するステップＳ２０８の処理に進み、そうでない場合には、後述するステップＳ２０７の処理に進む。
【０１０９】
上述の具体例では、ＭＦＰ１０−３で文書データＤ７についてＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理が実行されるが、文書データＤ７は、ＭＦＰ１０−２に配置されている。したがって、上述の具体例では、ＭＦＰ１０−３で文書データＤ７についてＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理が実行された場合には、上述のステップＳ２０６で、当該文書データＤがローカルのボックス文書格納領域１１５に存在しないと判断され、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象の文書データＤ後述するステップＳ２０７の処理に移行することになる。
【０１１０】
ステップＳ２０６で、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となる文書データＤをローカルに保持していないと判断された場合には、ボックス管理部１０５６は、当該文書データＤを保存している他のＭＦＰ１０に転送を依頼して、当該文書データＤを受信し、画像変換部１０５３に引き渡す。また、ボックス管理部１０５６は、文書転送時間（他のＭＦＰ１０へ当該文書データＤの転送を依頼してから、受信を完了するまでの時間）の計測も行い、計測した文書転送時間と、転送元ＭＦＰ１０のＩＰアドレスを、文書管理部２０６に通知する。（Ｓ２０７）。なお、他のＭＦＰ１０から文書データＤの送信の依頼（例えば、文書ＩＤを付した依頼）を受けると、その送信依頼を受けたＭＦＰ１０のボックス管理情報１１２は、その送信依頼に係る文書データＤをボックス文書格納領域１１５から読み込んで、送信依頼元のＭＦＰ１０に送信する処理を行う。
【０１１１】
上述の具体例の場合、ＭＦＰ１０−３のボックス管理部１０５６は、処理対象文書データＤ７（文書ＩＤ：７）の保存先であるＭＦＰ１０−２のＩＰアドレス（１０．１９２．１６＆１０４）を文書管理情報１１２から取得することになる。そして、上述の具体例の場合、ＭＦＰ１０−３のボックス管理部１０５６は、ＭＦＰ１０−２から、文書データＤ７を受信して、テンポラリの格納領域（例えばワークメモリ等）に保存し、保存が完了すると、画像変換部１０５３に転送することになる。
【０１１２】
上述のステップＳ２０６で、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となる文書データＤをローカルに保持していると判断された場合には、ボックス管理部１０５６は、ハードディスク１１０から、当該文書データＤを読み込み、画像変換部１０５３に引き渡す（Ｓ２０８）。
【０１１３】
上述のステップＳ２０７又はステップＳ２０８の処理で、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となる文書データＤが供給されると、画像変換部１０５３は、その文書データＤのデータを、プリントユニット１０８で出力可能なイメージデータ（例えば、ビットマップ形式等）に変換し、変換したイメージデータを、プリンタ制御部１０５４に供給する。また、画像変換部１０５３は、当該文書データＤの変換処理を開始してから終了するまでの時間を計測し、その計測結果をボックス管理部１０５６に通知する（Ｓ２０９）。
【０１１４】
そして、イメージデータが供給されると、プリンタ制御部１０５４は、パネル制御部１０５２で指定された設定情報に従って、プリントユニット１０８を制御して、画像変換部１０５３から当該イメージデータの画像を、印刷用紙上に印刷する。また、プリンタ制御部１０５４は、文書出力時間（イメージデータについて印刷を開始してから終了するまでの時間）を計測して、ボックス管理部１０５６に通知する処理も行う（Ｓ２１０）。
【０１１５】
次に、文書再配置制御部１０５８は、ボックス管理部１０５６から文書利用履歴情報１１４を取得して、今回ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となった文書データＤの過去の使用履歴を確認して、当該文書データＤの再配置の必要性を判断し（Ｓ２１１）、その判断結果に応じてその後の動作の判断を行う（Ｓ２１２）。そして、当該文書データＤについて再配置を行うという判断結果だった場合には、文書再配置制御部１０５８は、後述するステップＳ２１６の処理から動作し、そうでない場合（当該文書データＤについて再配置を行わないという判断結果だった場合）には、文書再配置制御部１０５８は、後述するステップＳ２１３の処理から動作する。
【０１１６】
上述の具体例では、当該文書データＤについて、過去にＭＦＰ１０間の転送回数が５回以上で、且つ、転送に掛かった時間の平均が１５秒以上となる文書データＤが存在する場合、当該文書データＤについて、最適なＭＦＰ１０への再配置を行うよう設定されている。そして、上述の具体例では、ＭＦＰ１０−２からＭＦＰ１０−３への文書データＤ７（文書ＩＤ：７）の移動は５回目であり、更に文書データＤ（文書ＩＤ：７）の１回の転送に掛かる時間の平均は３０秒程度となっており、上述の再配置条件を満たすため、文書データＤ７の再配置を行うべくステップＳ２１６へ進むことになる。
【０１１７】
上述のステップＳ２１１、Ｓ２１２で、今回ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となった文書データＤについて再配置を行うという判断結果だった場合には、文書再配置制御部１０５８は、当該文書データＤの再配置を行う前にパネル制御部１０５２を介してオペレータパネル１０７に利用者に対して当該文書データＤの再配置可否を選択させる画面を表示し（Ｓ２１６）、利用者の選択結果に応じてその後の動作の判断を行う（Ｓ２１７）。そして、当該文書データＤについて再配置を行うという選択結果だった場合には、文書再配置制御部１０５８は、後述するステップＳ２１８の処理から動作し、そうでない場合（当該文書データＤについて再配置を行わないという選択結果だった場合）には、文書再配置制御部１０５８は、後述するステップＳ２１３の処理から動作する。
【０１１８】
例えば、当該文書データＤの文書名が「新製品パンフレット．ｐｄｆ」であれば、「新製品パンフレット．ｐｄｆのデータについてこのＭＦＰに移動させますか？」というメッセージと共に、「はい」と表示したボタンと、「いいえ」と表示したボタンを表示した画面を、オペレータパネル１０７に表示させるようにしても良い。そして、「はい」と表示されたボタンが押下された場合には、文書再配置制御部１０５８は、利用者は当該文書データＤの再配置を行うことを選択したと判断するようにしても良い。また、「いいえ」と表示されたボタンが押下された場合には、文書再配置制御部１０５８は、利用者は当該文書データＤの再配置を行わないことを選択したと判断するようにしても良い。なお、この実施形態では、上述の通り、文書データＤの再配置を行う際に、利用者に選択させる処理を採用したが、利用者に特に選択をさせずに自動的に再配置を行ってもよい。
【０１１９】
上述のステップＳ２１６、Ｓ２１７で、今回ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となった文書データＤについて、利用者が再配置を行うという選択を行った場合には、文書再配置制御部１０５８は、文書管理部２０６を介して、上述のステップＳ２０７でテンポラリ領域に保存した当該文書データＤを正式に、自装置のボックス文書格納飯域１１５に格納する（Ｓ２１８）。
【０１２０】
上述の具体例では、今回ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となった文書データＤ７は、ＭＦＰ１０−３のボックス文書格納飯域１１５に格納されることになる。
【０１２１】
そして、文書再配置制御部１０５８は、今回ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となった文書データＤについて、オリジナルを保存していたＭＦＰ１０へ削除を要求する（Ｓ２１９）。削除要求を受けたＭＦＰ１０のボックス管理部１０５６は、ボックス文書格納領域１１５に格納されている当該文書データＤを削除する。
【０１２２】
上述の具体例では、今回ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となった文書データＤ７は、従前には、ＭＦＰ１０−２に格納されていたので、ＭＦＰ１０−３の文書再配置制御部１０５８から、ＭＦＰ１０−２に対して、文書データＤ７の削除が要求される。そして、要求を受けたＭＦＰ１０−２のボックス管理部１０５６は、ボックス文書格納領域１１５に格納されていた文書データＤ７を削除する。
【０１２３】
一方、上述のステップＳ２１１、Ｓ２１２で、今回ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理対象となった文書データＤについて再配置を行わない判断結果だった場合には、文書再配置制御部１０５８は、ボックス管理部１０５６に対して、上述のステップＳ２０７でテンポラリの格納領域に保存した文書データＤの削除を要求する。そして、ボックス管理部１０５６は、その要求に従って、当該文書データＤを削除する（Ｓ２１３）。
【０１２４】
次に、上述のステップＳ２１３又はステップＳ２１９の処理が終了すると、ボックス管理部１０５６は、管理情報の更新処理を開始する。
【０１２５】
まず、ボックス管理部１０５６は、管理情報をローカルに保持しているか否か（すなわち、自装置が管理情報サーバとして動作しているか否か）を確認する（Ｓ２１４）。そして、自装置にローカルが保持されている場合（自装置が、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０−１）である場合）には、後述するステップＳ２１５から動作し、自装置にローカルが保持されていない場合（自装置が、管理情報クライアント（ＭＦＰ１０−２、ＭＦＰ１０−３）である場合）には、後述するステップＳ２２０から動作する。上述の具体例では、管理情報クライアントであるＭＦＰ１０−３が操作されているので、ステップＳ２２０へ進むことになる。
【０１２６】
上述のステップＳ２１４で、管理情報をローカルに保持していないと判断された場合（自装置が、管理情報クライアント（ＭＦＰ１０−２又はＭＦＰ１０−３）である場合）には、ボックス管理部１０５６は、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０のＩＰアドレスを取得して、今回のＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理によって出力した文書データＤに関する管理情報の更新を依頼して、更新処理を実行させ（Ｓ２２０）処理を終了する。そして、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０−１では、管理情報クライアントからの依頼に基づいて、今回のＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理によって出力した文書データＤに関する管理情報の更新を行うことになる。この場合、ＭＦＰ１０−１は、当該文書データＤの再配置が行われていない場合には、文書利用履歴情報１１４のみを更新し、当該文書データＤの再配置が行われていた場合には、さらにボックス管理情報１１２の情報も更新することになる。
【０１２７】
上述の具体例の場合、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０−１は、今回出力した文書データＤ７の利用履歴として、文書利用履歴情報１１４に、文書ＩＤ（７）、文書操作日時（２０１０／２／１３０９：００）、利用者名（山田）、保存ＭＦＰアドレス（１０．１９２．１６８．１０４）、出力ＭＦＰアドレス（１０．１９２．１６８．１０７）、文書転送時間（３２秒）、文書出力時間（画像変換時間＋印刷時間＝３０秒）、文書出力手段（Ｐｒｉｎｔ）という情報を記録するものとする。なお文書の再配置が行われた場合は、前記情報の記録した上で更に、文書管理情報の更新を行う。また、上述の具体例では、文書データＤ７の再配置も行われているので、ＭＦＰ１０−１は、文書管理情報１１３において、文書データＤ７（文書ＩＤ：７）に対応する格納ＭＦＰアドレスをＭＦＰ１０−２のアドレスからＭＦＰ１０−３のアドレス（１０．１９２．１６８．１０７）に変更する処理を行う。
【０１２８】
図１３は、上述の具体例で、ＭＦＰ１０−３（及びＭＦＰ１０−２）により図９のフローチャートの処理が実行された後の文書管理情報１１３の内容について示している。図１３に示すとおり、上述の具体例において、文書管理情報１１３で再配置が実行された文書データＤ７（文書ＩＤ：７）の格納ＭＦＰアドレスが、ＭＦＰ１０−３のＩＰアドレス（１０．１９２．１６８．１０７）となっている。
【０１２９】
一方、上述のステップＳ２１４で、管理情報をローカルに保持していると判断された場合（自装置が、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０−１）である場合）には、ボックス管理部１０５６及び文書利用履歴管理部１０５７は、上述のステップＳ２２０での説明と同様の更新処理を行って（Ｓ２１５）処理を終了する。
【０１３０】
上述の具体例では、上述のようなフローチャートの処理の結果、ＭＦＰ１０−３でＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔを実行する前は、ＭＦＰ１０−２のボックス文書格納領域１１５に存在していた文書データＤ７（文書ＩＤ：７）が、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔ実行後はＭＦＰ１０−３のボックス文書格納領域１１５に再配置される。これにより、文書管理システム１全体の文書蓄積量は変わらないが、文書格納位置が変わる前にＭＦＰ１０−３で文書データＤ（文書ＩＤ：７）を出力した場合は、文書転送時間（３０秒）＋文書出力時間（３０秒）の計６０秒掛かっていたところが、文書各位置変更後は文書出力時間の３０秒だけとなる。
【０１３１】
（Ａ−３）第１の実施形態の効果
第１の実施形態によれば、以下のような効果を奏することができる。
【０１３２】
ＭＦＰ１０では、文書データＤの利用履歴（文書利用履歴情報１１４）に基づき、文書データＤの配置先を見直し、必要な場合再配置を行う処置が行われる。これにより、文書管理システム１全体での文書格納領域の使用量を抑えつつ、利用者が文書データＤの出力を要求してから、出力が開始されるまでの時間が短くなるという効果を奏することができる。
【０１３３】
例えば、オフィス等で、フロアごとにＭＦＰが配置されている場合に、ある利用者が別のフロアに席が移動すると、従来技術では、当該利用者が移動先のフロアのＭＦＰで過去に入力した文書データを出力する場合、元のフロアのＭＦＰから毎回文書データＤの受信を行う必要がある。しかし、第１の実施形態の文書管理システム１（ＭＦＰ１０）を適用すると、上述のような場合当該利用者が出力した文書データは、逐次移動先のフロアのＭＦＰ１０へ再配置されることになるので、再配置された文書データＤに関する出力時間は短縮されることになる。
【０１３４】
（Ｂ）第２の実施形態
以下、本発明による画像出力装置、制御プログラム、及び画像出力システムの第２の実施形態を、図面を参照しながら詳述する。
【０１３５】
（Ｂ−１）第２の実施形態の構成
第２の実施形態の文書管理システム１Ａも、図１により示すことができる。以下、第２の実施形態について、第１の実施形態との差異を中心に説明する。
【０１３６】
第２の実施形態の文書管理システム１Ａでは、ＭＦＰ１０（１０−１〜１０−３）がＭＦＰ１０Ａ（１０Ａ−１〜１０Ａ−３）に置き換わっている点で異なっている。
【０１３７】
第２の実施形態のＭＦＰ１０Ａのハードウェア構成についても図２を用いて説明することができる。第２の実施形態のＭＦＰ１０Ａでは、ＲＯＭ１０４に搭載される制御プログラム１０５が制御プログラム１０５Ａに置き換わっている点で、第１の実施形態と異なっている。
【０１３８】
そして、第２の実施形態のＭＦＰ１０Ａにおいて、ＣＰＵ１０２により実行される制御プログラム１０５Ａの機能的構成（ソフトウェア構成）について図１４を用いて説明する。
【０１３９】
第２の実施形態の制御プログラム１０５Ａでは、文書再配置制御部１０５８が文書再配置制御部１０５８Ａに置き換わり、さらに、文書グループ管理部１０５９が追加されている点で、第１の実施形態と異なっている。
【０１４０】
文書グループ管理部１０５９は、文書データＤに関する管理情報（文書管理情報１１３、及び又は、文書利用履歴情報１１４）に基づいて、各文書データＤをグループ化する処理を行う。この実施形態では、文書グループ管理部１０５９は、ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理に基づいて文書再配置制御部１０５８Ａにより再配置された文書データＤについて、当該文書データＤと同じグループに属する文書データＤを検索するものとする。この実施形態では、文書グループ管理部１０５９は、当該文書データＤについて、今回ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理を行った利用者が所有者となっているボックスＢＸの文書データＤを、同一グループとして検出するものとする。
【０１４１】
そして、文書再配置制御部１０５８Ａは、文書グループ管理部１０５９で同一グループとして検出された文書データＤについて、先にＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理に基づいて再配置された文書データＤと同じＭＦＰ１０へ再配置を行う。言い換えると、文書再配置制御部１０５８Ａは、任意の文書データＤについて、出力処理の状況に応じて再配置が行われた場合、当該文書データＤの再配置に付随して、当該文書データＤ同一グループに所属すると認められる文書データについても同じ配置先（ＭＦＰ１０）に再配置する処理を行う。
【０１４２】
（Ｂ−２）第２の実施形態の動作
次に、以上のような構成を有する第２の実施形態の文書管理システム１Ａの動作について図１５を用いて説明する。
【０１４３】
ここでは、いずれのＭＦＰ１０Ａ−１〜１０Ａ−３についても、図１５のフローチャートに従って動作するものとする。すなわち、図１５のフローチャートは、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０Ａ−１と、管理情報クライアントとして動作するＭＦＰ１０Ａ−２、ＭＦＰ１０−３とで、異なる動作となるように表わされている。
【０１４４】
まず、当該ＭＦＰ１０Ａで、当該文書データＤについて、上述の図９のフローチャートに従って、任意の文書データＤについて出力処理（ＢｏｘｔｏＰｒｉｎｔの処理）が行われ、さらに、当該文書データＤが、当該ＭＦＰ１０Ａのローカルのボックス文書格納領域１１５に再配置されたものとする（Ｓ３０１）。すなわち、ＭＦＰ１０Ａが、上述の図９のフローチャートに従って動作し、その結果ＢｏｘｔｏＰｒｉｎｔの処理対象となった文書データＤについて再配置が行われた場合にのみ、図１５のフローチャートの処理は実行されることになる。
【０１４５】
そして、文書再配置制御部１０５８Ａは、文書グループ管理部１０５９に対して、今回ＢｏｘｔｏＰｒｉｎｔの処理の対象となった文書データＤ（今回再配置を行った文書データＤ）と同じグループと見なされる文書データＤの情報が要求される。そして、文書再配置制御部１０５８Ａにより、当該文書データＤと同じグループの文書データＤの検索が行われ、その検出結果が、文書再配置制御部１０５８Ａに返される（Ｓ３０２）。具体的には、文書再配置制御部１０５８Ａは、例えば、今回ＢｏｘｔｏＰｒｉｎｔの処理の対象となった文書データＤと、同一グループとなる文書データＤの文書ＩＤのリスト（以下、「グループ文書ＩＤリスト」と呼ぶ）を得るものとする。
【０１４６】
そして、文書再配置制御部１０５８Ａは、文書グループ管理部１０５９から受け取ったグループ文書ＩＤリストに係る文書データＤが、すべて、ローカルのボックス文書格納領域１１５に保存されているか否かを確認する（Ｓ３０３）。そして、文書再配置制御部１０５８Ａは、グループ文書ＩＤリストに係る文書データＤが、すべてローカルのボックス文書格納領域１１５に保存されていると確認した場合には、後述するステップＳ３０６から動作し、そうでない場合（ローカル以外に保存されている文書データＤがある場合）には、後述するステップＳ３０４から動作する。
【０１４７】
上述のステップＳ３０３で、グループ文書ＩＤリストに係る文書データＤが、すべてローカルのボックス文書格納領域１１５に保存されていると確認した場合には、文書再配置制御部１０５８Ａは、グループ文書ＩＤリストから、未だローカルのボックス文書格納領域１１５に保存されていない文書データＤ（文書ＩＤ）を選択する。そして、文書再配置制御部１０５８Ａは、選択した文書データＤについて、ボックス管理部１０５６を介して、その選択した文書データＤを保存しているＭＦＰ１０から受信して、ローカルのボックス文書格納領域１１５に保存する（Ｓ３０４）。一方、文書データＤの送信要求を受けたＭＦＰ１０のボックス管理部１０５６は、送信要求に係る文書データＤをボックス文書格納領域１１５から読み込んで、要求元のＭＦＰ１０へ送信する。
【０１４８】
そして、文書再配置制御部１０５８Ａは、選択した文書データＤについて、オリジナルを保存していたＭＦＰ１０へ削除を要求し（Ｓ３０５）、上述のステップＳ３０３の処理に戻って動作する。そして、文書データＤの削除要求を受けたＭＦＰ１０のボックス管理部１０５６は、送信要求に係る文書データＤをボックス文書格納領域１１５から削除する。
【０１４９】
一方、上述のステップＳ３０３で、グループ文書ＩＤリストに係る文書データＤが、すべてローカルのボックス文書格納領域１１５に保存されていると確認した場合には、ボックス管理部１０５６は、管理情報の更新処理を開始する。なお、上述のステップＳ３０３〜Ｓ３０４の処理で、一度も文書データＤの転送処理（ステップＳ３０３、Ｓ３０４の処理）が行われなかった場合には、管理情報の更新処理（後述するステップＳ３０６〜Ｓ３０８の処理）は行われないことになる。
【０１５０】
管理情報の更新処理が開始されると、まず、ボックス管理部１０５６は、管理情報をローカルに保持しているか否か（すなわち、自装置が管理情報サーバとして動作しているか否か）を確認する（Ｓ３０６）。そして、自装置にローカルが保持されている場合（自装置が、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０Ａ−１）である場合）には、後述するステップＳ３０７から動作し、自装置にローカルが保持されていない場合（自装置が、管理情報クライアント（ＭＦＰ１０Ａ−２、ＭＦＰ１０Ａ−３）である場合）には、後述するステップＳ３０８から動作する。
【０１５１】
上述のステップＳ３０６で、管理情報をローカルに保持していないと判断された場合（自装置が、管理情報クライアント（ＭＦＰ１０Ａ−２又はＭＦＰ１０Ａ−３）である場合）には、ボックス管理部１０５６は、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０へ、上述のステップＳ３０３〜Ｓ３０５で処理行った文書データＤに関する情報の更新を依頼する。
【０１５２】
一方、上述のステップＳ３０６で、管理情報をローカルに保持していると判断された場合（自装置が、管理情報サーバ（ＭＦＰ１０−１）である場合）には、ボックス管理部１０５６Ａは、上述のステップＳ３０３〜Ｓ３０５で処理行った文書データＤに関する情報の更新を行って（Ｓ３０７）処理を終了する。
【０１５３】
上述の第１の実施形態では、上述の図９のフローチャートの動作の具体例として、ＭＦＰ１０−１に保存されている文書データＤ７について、ＭＦＰ１０−３で出力処理（ＢｏｘｔｏＰｒｉｎｔの処理）が行われ、さらに、文書データＤ７が、ＭＦＰ１０−１に再配置される例について説明した。以下では、上述の具体例で、文書データＤ７が再配置された後、さらに、ＭＦＰ１０Ａ−３が上述の図１５のフローチャートに従って動作した場合について説明する。すなわち、ここでは、ボックス管理情報１１２の内容が、上述の図１３の内容になっているものとして説明する。
【０１５４】
文書グループ管理部１０５９は、上述の通り、今回ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔの処理を行った利用者が所有者となっているボックスＢＸの文書データＤを、同一グループとして検出するものとする。具体的には、文書グループ管理部１０５９は、まず、文書利用履歴管理部１０５７を介して、文書利用履歴管理部１０５７から今回文書データＤ７を出力した利用者の利用者名「山田」を読み込む。そして、文書グループ管理部１０５９は、ボックス管理部１０５６を介して、利用者名「山田」が所有者となっているボックスＢＸ（ボックスＢＸ２）に所属する文書データＤ（文書データＤ１７）の文書ＩＤのリスト（１７）を得る。以上のような処理により、文書グループ管理部１０５９は、文書データＤ７に対するグループ文書ＩＤリストとして、「１７」という情報を得ることができる。
【０１５５】
そして、上述のステップＳ３０３〜Ｓ３０５により、グループ文書ＩＤリストに対応する文書データＤ１７が、文書データＤ７と同じくＭＦＰ１０Ａ−３に再配置される。
【０１５６】
そして、上述のステップＳ３０８により、ＭＦＰ１０Ａ−３からＭＦＰ１０Ａ−１に対して、上述のステップＳ３０３〜Ｓ３０５の再配置処理に伴う文書管理情報１１３の更新が要求され、管理情報サーバとして動作するＭＦＰ１０Ａ−１でその要求に基づく更新処理が実行される。具体的には、その更新処理の結果、ＭＦＰ１０Ａ−１で管理される文書管理情報１１３の内容は、図１６のようになる。図１６では、文書ＩＤが１７の行について、格納ＭＦＰアドレスの項目が、ＭＦＰ１０Ａ−３のＩＰアドレス（１０．１９２．１６８．１０７）に変更されている。
【０１５７】
（Ｂ−３）第２の実施形態の効果
第２の実施形態によれば、以下のような効果を奏することができる。
【０１５８】
文書管理システム１Ａでは、文書データＤについて、出力処理の状況に応じて再配置が行われた場合、当該文書データＤの再配置に付随して、当該文書データＤ同一グループに所属すると認められる文書データについても同じ配置先（ＭＦＰ１０）に再配置する処理を行っている。これにより、第２の実施形態では、特性が同じ文書データＤ（例えば、同じ利用者が所有者となっているボックスＢＸの文書データＤ）について、早い段階（出力処理が行われる前に）で再配置を行い、出力時間を短縮できるという効果を奏する。
【０１５９】
例えば、オフィス等で、フロアごとにＭＦＰが配置されている場合に、ある利用者が別のフロアに席が移動すると、従来技術では、当該利用者が移動先のフロアのＭＦＰで過去に入力した文書データを出力する場合、元のフロアのＭＦＰから毎回文書データＤの受信を行う必要がある。しかし、第２の実施形態の文書管理システム１Ａ（ＭＦＰ１０Ａ）を適用すると、上述のような場合当該利用者が出力した文書データについて一度再配置が行われた場合に、当該利用者と関連のある文書データＤ（例えば、当該利用者が所有者となっているボックスＢＸの文書データＤ）について、一括して移動先のフロアのＭＦＰ１０Ａへ再配置されることになる。
【０１６０】
（Ｃ）他の実施形態
本発明は、上記の各実施形態に限定されるものではなく、以下に例示するような変形実施形態も挙げることができる。
【０１６１】
（Ｃ−１）上記の各実施形態では、本発明の画像出力装置を、ＭＦＰ（複合機）に適用した例について説明したが、その他の画像出力装置（例えば、スキャナを備えないプリンタ等）について適用するようにしても良い。
【０１６２】
（Ｃ−２）上記の各実施形態では、各ＭＦＰは文書データを格納するものとして説明したが、格納する出力対象となるデータは、例えば、単なる画像データとしても良く、文書に限定されないものである。
【０１６３】
また、上記の各実施形態では、各ＭＦＰは、ＰＣからのダウンロードや、スキャナユニットによるスキャンにより、文書データの入力を受けるものとして説明したが、各ＭＦＰで文書データを入力する方法はこれに限定されないものである。ＭＦＰは、例えば、ＵＳＢメモリ等の記録媒体により文書データの入力を受けるようにしても良いし、電子メール等の通信により文書データの入力を受けるようにしても良い。
【０１６４】
さらに、上記の各実施形態において、ＭＦＰは、文書データを印刷出力するものとして説明したが、本発明の画像出力装置では、画像を出力する手段については限定されないものである。例えば、上記の各実施形態のＭＦＰで、文書データを単にディスプレイ（オペレータパネル等）に表示出力するようにしても良いし、ＵＳＢメモリ等の記録媒体に書き込んで出力するようにしても良いし、電子メール等により送信出力するようにしても良い。
【０１６５】
（Ｃ−３）第２の実施形態の文書グループ管理部では、出力した文書データの利用者と、所有者名が一致するボックスの文書データについて同一グループとみなす例について説明したが、上述の通りグループ化する方式は限定されないものである。例えば、スキャナユニットで読み取った文書データとファックスで受信した文書データなど文書データの受信方法の違いによって文書データをグルーピングする方法を適用するようにしても良い。
【０１６６】
（Ｃ−４）第２の実施形態では、文書データの再配置を行った場合、元の格納場所にあった文書データは即座に削除するものとして説明しているが、当該文書データを削除するタイミングはこれに限定されるものではない。例えば、それぞれのＭＦＰのボックス文書格納領域に格納されている文書データの容量が閾値以上になるまでは文書データの削除を行わず、閾値を超えた段階で、他の別のＭＦＰにも複製が作成されている文書データで、且つ、当該ＭＦＰ１０での出力回数が少ない文書データから削除するといった構成としても良い。この場合、同一の内容の文書データについて、複数のＭＦＰに配置されることになり、当該文書データについて格納しているＭＦＰでは、他のＭＦＰから受信しなくても、出力処理を行うことができる。例えば、複数の利用者により頻繁に利用される文書データについては、上述のように削除のタイミングを変更することにより、文書データを転送する頻度を低減することができる。なお、上述のように同一の文書データについて複数のＭＦＰに配置されることになる場合、文書管理情報でも同一の文書ＩＤの文書データについて、複数のＭＦＰに格納されている旨が管理される必要がある。また、その場合、文書管理情報において、オリジナルの文書データをいずれのＭＦＰに格納されたものとするかを管理する必要がある。例えば、文書管理情報のテーブルで、文書データごとに、オリジナルデータであるかコピーデータ（削除予定の文書データ）であるかを管理するフィールドを設けるようにしても良い。
【０１６７】
（Ｃ−５）第１の実施形態では、出力処理（ＢｏｘＴｏＰｒｉｎｔ）を行う文書データについて配置先（格納先）を見直し、転送頻度が高い等の条件に基づいて必要な場合、再配置（格納先の変更）を行う処理を行うことについて説明したが、再配置を行う文書データは出力処理が行われたものに限定さないものである。例えば、ハードディスク容量の空き領域が所定以下のＭＦＰから、ハードディスク容量の空きが所定以上のＭＦＰへ、文書利用履歴情報に基づく出力回数が所定回数以下の文書データを再配置する処理を行うようにしても良い。
【０１６８】
（Ｃ−６）上記の各実施形態では、文書利用履歴情報に履歴情報が蓄積されるものとして説明したが、文書利用履歴情報で保持する履歴情報を、所定の件数以下としたり、所定の日時以降の履歴情報のみとする等制限するようにしても良い。このように、文書利用履歴情報の履歴情報を一定の基準で削除する制限を設けることにより、利用者の直近の利用状況に基づいた再配置を行うことができる。
【０１６９】
（Ｃ−７）上記の各実施形態では、文書データについて、出力処理の度に、画像変換部による画像変換を行い、印刷出力するイメージデータを生成していたが、一度生成したイメージデータについて文書データと共にＭＦＰで保持しておき、次に当該文書データについて出力処理を行う際に、過去に変換したイメージデータが適用可能な場合には画像変換せずにそのまま出力するようにしても良い。
【０１７０】
（Ｃ−８）上記の各実施形態では、管理情報サーバとして動作するＭＦＰで管理情報を管理しているが、管理情報を管理する装置を別途設けるようにしても良い。
【符号の説明】
【０１７１】
１…文書管理システム、２０、２０−１、２０−２…ＰＣ、１０、１０−１〜１０−３…ＭＦＰ、１０１…共通バス、１０２…ＣＰＵ、１０３…ＲＡＭ、１０４…ＲＯＭ、１０５…制御プログラム、１０６…ネットワークインタフェース、１０７…オペレータパネル、１０８…プリントユニット、１０９…スキャナユニット、１１０…ハードディスク、１１１…ＭＦＰ管理情報、１１２…ボックス管理情報、１１３…文書管理情報、１１４…文書利用履歴情報、１１５…ボックス文書格納領域、１０５１…通信制御部、１０５２…パネル制御部、１０５３…画像変換部、１０５４…プリンタ制御部、１０５５…スキャナ制御部、１０５６…ボックス管理部、１０５７…文書利用履歴管理部、１０５８…文書再配置制御部。
【特許請求の範囲】
【請求項１】
出力対象データに基づく画像を出力する出力手段を備える画像出力装置において、
ネットワークを介して他の画像出力装置と通信する通信手段と、
１又は複数の出力対象データを格納する出力対象データ格納手段と、
前記ネットワークに接続する各画像出力装置が格納する出力対象データを管理するためのデータ管理情報を保持するデータ管理情報保持手段と、
前記データ管理情報で管理される出力対象データごとの処理の履歴に関する処理履歴情報を保持する処理履歴情報保持手段と、
利用者に、出力する出力対象データを指定させる出力受付手段と、
前記出力受付手段で、利用者により指定された出力対象データの格納先を前記データ管理情報に基づいて特定し、特定した格納先から当該出力対象データを保持して前記出力手段に供給する出力対象データ保持手段と、
当該画像出力装置、又は、他の画像出力装置に格納された出力対象データについて、前記処理履歴情報に基づき、格納先の画像出力装置に関する見直しを行う配置判断手段と、
前記配置判断手段の判断結果に従って、出力対象データの処理を行う出力対象データ処理手段と
を有することを特徴とする画像出力装置。
【請求項２】
前記配置判断手段は、前記出力対象データ保持手段により保持された出力対象データにについて、前記処理履歴情報に基づき、格納先の画像出力装置に関する見直しを行い、
前記出力対象データ処理手段は、前記配置判断手段で、前記出力手段により出力された出力対象データにについて、当該画像出力装置へ格納先の変更を行うと判断された場合に、当該出力対象データの格納先を当該画像出力装置に変更する処理を行う
ことを特徴とする請求項１に記載の画像出力装置。
【請求項３】
前記配置判断手段は、前記処理履歴情報に基づいて、前記出力対象データ保持手段により保持された出力対象データに関する過去の出力履歴を把握し、把握した出力履歴に基づいて、格納先の画像出力装置に関する見直しを行うことを特徴とする請求項２に記載の画像出力装置。
【請求項４】
前記配置判断手段は、前記出力対象データ保持手段により保持された出力対象データについて、過去の画像出力装置間の転送回数、及び又は、過去の画像出力装置間の転送に要した時間を利用して、格納先の画像出力装置に関する見直しを行うことを特徴とする請求項３に記載の画像出力装置。
【請求項５】
前記ネットワーク上で、共通となるデータ管理情報と処理履歴情報とを記憶する管理情報記憶手段と、
他の画像出力装置の要求に応じて、前記情報記憶手段に記憶されている情報の送信処理又は更新処理を行う管理情報処理手段とをさらに備え、
前記データ管理情報保持手段は、前記管理情報記憶手段からデータ管理情報を保持し、
前記処理履歴情報保持手段は、前記管理情報記憶手段から処理履歴情報を保持する
ことを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載の画像出力装置。
【請求項６】
前記データ管理情報保持手段は、前記ネットワーク上で、共通となるデータ管理情報を記憶している外部装置からデータ管理情報を受信して保持し、
前記処理履歴情報保持手段は、前記ネットワーク上で、共通となる処理履歴情報を記憶している外部装置から処理履歴情報を受信して保持する
ことを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載の画像出力装置。
【請求項７】
出力対象データに基づく画像を出力する出力手段を備える画像出力装置に搭載されたコンピュータを、
ネットワークを介して他の画像出力装置と通信する通信手段と、
１又は複数の出力対象データを格納する出力対象データ格納手段と、
前記ネットワークに接続する各画像出力装置が格納する出力対象データを管理するためのデータ管理情報を保持するデータ管理情報保持手段と、
前記データ管理情報で管理される出力対象データごとの処理の履歴に関する処理履歴情報を保持する処理履歴情報保持手段と、
利用者に、出力する出力対象データを指定させる出力受付手段と、
前記出力受付手段で、利用者により指定された出力対象データの格納先を前記データ管理情報に基づいて特定し、特定した格納先から当該出力対象データを保持して前記出力手段に供給する出力対象データ保持手段と、
当該画像出力装置、又は、他の画像出力装置に格納された出力対象データについて、前記処理履歴情報に基づき、格納先の画像出力装置に関する見直しを行う配置判断手段と、
前記配置判断手段の判断結果に従って、出力対象データの処理を行う出力対象データ処理手段と
して動作させることを特徴とする制御プログラム。
【請求項８】
複数の画像出力装置を備える画像出力システムにおいて、それぞれの前記画像出力装置として、請求項１〜４のいずれかに記載の画像出力装置を適用したことを特徴とする画像出力システム。
【請求項９】
１つの請求項５に記載の画像出力装置と、１又は複数の請求項６に記載の画像出力装置とを備えることを特徴とする画像出力システム。
【請求項１】
出力対象データに基づく画像を出力する出力手段を備える画像出力装置において、
ネットワークを介して他の画像出力装置と通信する通信手段と、
１又は複数の出力対象データを格納する出力対象データ格納手段と、
前記ネットワークに接続する各画像出力装置が格納する出力対象データを管理するためのデータ管理情報を保持するデータ管理情報保持手段と、
前記データ管理情報で管理される出力対象データごとの処理の履歴に関する処理履歴情報を保持する処理履歴情報保持手段と、
利用者に、出力する出力対象データを指定させる出力受付手段と、
前記出力受付手段で、利用者により指定された出力対象データの格納先を前記データ管理情報に基づいて特定し、特定した格納先から当該出力対象データを保持して前記出力手段に供給する出力対象データ保持手段と、
当該画像出力装置、又は、他の画像出力装置に格納された出力対象データについて、前記処理履歴情報に基づき、格納先の画像出力装置に関する見直しを行う配置判断手段と、
前記配置判断手段の判断結果に従って、出力対象データの処理を行う出力対象データ処理手段と
を有することを特徴とする画像出力装置。
【請求項２】
前記配置判断手段は、前記出力対象データ保持手段により保持された出力対象データにについて、前記処理履歴情報に基づき、格納先の画像出力装置に関する見直しを行い、
前記出力対象データ処理手段は、前記配置判断手段で、前記出力手段により出力された出力対象データにについて、当該画像出力装置へ格納先の変更を行うと判断された場合に、当該出力対象データの格納先を当該画像出力装置に変更する処理を行う
ことを特徴とする請求項１に記載の画像出力装置。
【請求項３】
前記配置判断手段は、前記処理履歴情報に基づいて、前記出力対象データ保持手段により保持された出力対象データに関する過去の出力履歴を把握し、把握した出力履歴に基づいて、格納先の画像出力装置に関する見直しを行うことを特徴とする請求項２に記載の画像出力装置。
【請求項４】
前記配置判断手段は、前記出力対象データ保持手段により保持された出力対象データについて、過去の画像出力装置間の転送回数、及び又は、過去の画像出力装置間の転送に要した時間を利用して、格納先の画像出力装置に関する見直しを行うことを特徴とする請求項３に記載の画像出力装置。
【請求項５】
前記ネットワーク上で、共通となるデータ管理情報と処理履歴情報とを記憶する管理情報記憶手段と、
他の画像出力装置の要求に応じて、前記情報記憶手段に記憶されている情報の送信処理又は更新処理を行う管理情報処理手段とをさらに備え、
前記データ管理情報保持手段は、前記管理情報記憶手段からデータ管理情報を保持し、
前記処理履歴情報保持手段は、前記管理情報記憶手段から処理履歴情報を保持する
ことを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載の画像出力装置。
【請求項６】
前記データ管理情報保持手段は、前記ネットワーク上で、共通となるデータ管理情報を記憶している外部装置からデータ管理情報を受信して保持し、
前記処理履歴情報保持手段は、前記ネットワーク上で、共通となる処理履歴情報を記憶している外部装置から処理履歴情報を受信して保持する
ことを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載の画像出力装置。
【請求項７】
出力対象データに基づく画像を出力する出力手段を備える画像出力装置に搭載されたコンピュータを、
ネットワークを介して他の画像出力装置と通信する通信手段と、
１又は複数の出力対象データを格納する出力対象データ格納手段と、
前記ネットワークに接続する各画像出力装置が格納する出力対象データを管理するためのデータ管理情報を保持するデータ管理情報保持手段と、
前記データ管理情報で管理される出力対象データごとの処理の履歴に関する処理履歴情報を保持する処理履歴情報保持手段と、
利用者に、出力する出力対象データを指定させる出力受付手段と、
前記出力受付手段で、利用者により指定された出力対象データの格納先を前記データ管理情報に基づいて特定し、特定した格納先から当該出力対象データを保持して前記出力手段に供給する出力対象データ保持手段と、
当該画像出力装置、又は、他の画像出力装置に格納された出力対象データについて、前記処理履歴情報に基づき、格納先の画像出力装置に関する見直しを行う配置判断手段と、
前記配置判断手段の判断結果に従って、出力対象データの処理を行う出力対象データ処理手段と
して動作させることを特徴とする制御プログラム。
【請求項８】
複数の画像出力装置を備える画像出力システムにおいて、それぞれの前記画像出力装置として、請求項１〜４のいずれかに記載の画像出力装置を適用したことを特徴とする画像出力システム。
【請求項９】
１つの請求項５に記載の画像出力装置と、１又は複数の請求項６に記載の画像出力装置とを備えることを特徴とする画像出力システム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【公開番号】特開２０１３−１１１９３５（Ｐ２０１３−１１１９３５Ａ）
【公開日】平成２５年６月１０日（２０１３．６．１０）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２０１１−２６２３０８（Ｐ２０１１−２６２３０８）
【出願日】平成２３年１１月３０日（２０１１．１１．３０）
【出願人】（５９１０４４１６４）株式会社沖データ (2,444)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２５年６月１０日（２０１３．６．１０）
【国際特許分類】
【出願日】平成２３年１１月３０日（２０１１．１１．３０）
【出願人】（５９１０４４１６４）株式会社沖データ (2,444)
【Ｆターム（参考）】
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