説明

電子黒板議事録システム

【課題】 会議の進行、議事録の作成、承認、保管を統一して行うことのできる電子黒板議事録システムを提供する。
【解決手段】 手書き内容に対応するレイヤーおよび電子コンテンツの内容に対応するレイヤーを含む、複数のレイヤーに分かれたコンテンツのハイブリッド表示を行う手段と、上記の各コンテンツを単位に参加者による電子署名を行う手段と、上記の全コンテンツの集合体に対してシステムによる電子署名を行う手段と、上記の電子署名の行われた全コンテンツの集合体を議事録として保管する手段とを備える。

【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は電子黒板議事録システムに関する。
【背景技術】
【0002】
一般に、会議にはホワイトボードが多用されており、配布された資料等に基づいて議論を進め、議論の要旨をホワイトボードに手書きしていく。また、昨今では一部の参加者がテレビ会議等で遠隔地から参加する形態もある。
【0003】
そして、会議の終了時にはホワイトボードの内容をプリントアウトし、議事録作成担当者がパーソナルコンピュータのワードプロセッサ等により清書を行い(会議中に議事録の作成を並行して行う場合もある)、参加者の承認を得た上で原本として保管される。
【0004】
なお、出願人は出願時点までに本発明に関連する先行技術文献を発見することができなかった。よって、先行技術文献情報を開示していない。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【0005】
一般的な会議は上述したように運営されるものであったが、次のような問題点が指摘されていた。
(1)議事録作成担当者の負担が重いとともに、議事録ができ上がるのが会議終了から遅れる場合が多い。
(2)複数の参加者の承認を得るのが煩雑である。
(3)議事録の管理の仕組みが整備されていないため、内容が改ざんされる場合がある。
(4)ホワイトボードへの手書きが煩雑である。
(5)資料等の説明を行う場合、別途プロジェクター等を使用する必要がある。
【0006】
本発明は上記の従来の問題点に鑑み提案されたものであり、その目的とするところは、会議の進行、議事録の作成、承認、保管を統一して行うことのできる電子黒板議事録システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【0007】
上記の課題を解決するため、本発明にあっては、請求項1に記載されるように、手書き内容に対応するレイヤーおよび電子コンテンツの内容に対応するレイヤーを含む、複数のレイヤーに分かれたコンテンツのハイブリッド表示を行う手段と、上記の各コンテンツを単位に参加者による電子署名を行う手段と、上記の全コンテンツの集合体に対してシステムによる電子署名を行う手段と、上記の電子署名の行われた全コンテンツの集合体を議事録として保管する手段とを備える電子黒板議事録システムを要旨としている。
【0008】
また、請求項2に記載されるように、請求項1に記載の電子黒板議事録システムにおいて、上記の各手段を電子黒板内に含み、電子黒板のみのスタンドアロン環境で利用可能とすることができる。
【0009】
また、請求項3に記載されるように、請求項1に記載の電子黒板議事録システムにおいて、上記のレイヤーに対し遠隔入力装置により手書き内容もしくは電子コンテンツの内容を入力するとともに、遠隔入力装置から表示内容の閲覧を行うようにすることができる。
【0010】
また、請求項4に記載されるように、請求項1に記載の電子黒板議事録システムにおいて、上記のレイヤーに対し遠隔地にある他の電子黒板により手書き内容もしくは電子コンテンツの内容を入力するとともに、当該他の電子黒板から表示内容の閲覧を行うようにすることができる。
【0011】
また、請求項5に記載されるように、請求項1に記載の電子黒板議事録システムにおいて、上記の参加者による電子署名にかかる署名鍵を電子署名入力装置により入力するようにすることができる。
【0012】
また、請求項6に記載されるように、請求項1に記載の電子黒板議事録システムにおいて、電子黒板、会議、議事録、および、ユーザを管理する管理サーバを備えるようにすることができる。
【0013】
また、請求項7に記載されるように、請求項1に記載の電子黒板議事録システムにおいて、他のシステムもしくはサービスと連携を行うようにすることができる。
【発明の効果】
【0014】
本発明の電子黒板議事録システムにあっては、会議の進行、議事録の作成、承認、保管を統一して行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【0015】
以下、本発明の好適な実施形態につき図面を参照して説明する。
【0016】
図1は本発明の一実施形態にかかる電子黒板議事録システムの構成例を示す図である。図1において、電子黒板議事録システムは、手書き機能および電子コンテンツの表示機能等を備えた電子黒板1と、これにネットワーク2を介して接続される、パーソナルコンピュータ等の遠隔入力装置3と、ICカード等から証明情報を入力する電子署名入力装置4と、全体的な管理を行う管理サーバ5とから標準的なユニットが構成される。なお、図2(a)に示すように、会議室R内等において、電子黒板1単体(スタンドアロン)で使用することも可能であるとともに、図2(b)に示すように、電子黒板1にハブ13を介して遠隔入力装置3および電子署名入力装置4を接続する形態で使用することも可能である。
【0017】
図1に戻り、電子黒板1および管理サーバ5にはネットワーク2からゲートウェイ6およびインターネット7を介して他の遠隔入力装置3Rを接続することも可能である。また、電子黒板1および管理サーバ5は、ネットワーク2を介して、外部コンテンツ入力装置8、原本確保支援システム9、ディレクトリサービスシステム10、ワークフローシステム11、時刻認証システム12と接続することも可能であり、既存のシステム等と連携をとることができる。
【0018】
図3は電子黒板1の構成例を示す図であり、タッチパネル機能を提供するタッチパネル部101と、インクペンもしくは電子ペンによる手書き機能を提供する手書き処理部102と、これらのタッチパネル部101および手書き処理部102と多重されて、各種のコンテンツをハイブリッド表示(後述)する液晶パネル等からなるハイブリッド表示部103と、ハイブリッド表示部103に対して電子手書き画面の表示処理を行う電子手書き画面表示処理部104と、コンテンツ画面の表示処理を行うコンテンツ画面表示処理部105と、遠隔入力装置3R等から入力された画面の表示処理を行う遠隔画面表示処理部106と、テレビ会議や外部ビデオ信号による画面の表示処理を行う外部入力装置表示処理部107と、管理サーバ5のインタフェース画面の表示処理を行う管理サーバ表示処理部108とを備えている。
【0019】
図4は電子黒板1におけるハイブリッド表示の例を示す図であり、最終的に議事録の構成要素となる各種コンテンツが、ローカル手書き画面に対応するレイヤー#1、遠隔手書き画面に対応するレイヤー#2、ローカルコンテンツ表示画面に対応するレイヤー#3、遠隔コンテンツ表示画面に対応するレイヤー#n、テレビ会議画像に対応するレイヤー#y、パーソナルコンピュータ画像に対応するレイヤー#z等の複数のレイヤーに分かれて管理され、ユーザの操作に応じ、全てのレイヤーを重ねて表示したり、必要なレイヤーを選択して重ねて表示したり、全てのレイヤーもしくは選択されたレイヤーを並べて表示したりすることができるようになっている。
【0020】
図3に戻り、電子黒板1は、電子黒板アプリケーション109として、議事録コンテンツの管理を行う議事録コンテンツ管理部110と、地紋印刷等のセキュア印刷の制御を行うセキュア印刷制御部111と、承認等のワークフローを管理するワークフロー制御部112と、ハイブリッド表示部103における表示パターンの制御を行う表示パターン制御部113と、電子黒板1による署名を制御する機器署名制御部114と、ACL(Access Control List)による利用制限およびログの管理を行うアクセス管理部115と、管理サーバ5へのアクセスを制御する管理サーバアクセス部116と、外部コンテンツの入力を行う外部コンテンツ入力部117と、参加者による署名を制御する個人電子署名認証制御部118と、時刻署名を制御する時刻署名認証制御部119と、外部の原本確保支援システム9との連携を行う原本確保支援システム連携部120と、全体的なシステム管理を行うシステム管理部121と、利用者の管理を行う利用者管理部122とを備えている。
【0021】
また、基本的な機能部として、ネットワーク接続を行うネットワーク接続部123と、スキャナ、ビデオ等の外部機器の入出力を行う外部入出力接続部124と、キーボード等との接続を行うU/I接続部125と、USBデバイス等との接続を行う外部デバイス記憶入出力部126と、ICカードの認識を行うICカード認識部127と、データを管理するDB部128と、セキュア印刷を行うセキュア対応印字部129と、基本ソフトウェアとしてのOS部130とを備えている。
【0022】
図5は遠隔入力装置3の構成例を示す図であり、接続先の電子黒板1(ゲートウェイ6、インターネット7を介して接続された遠隔地の電子黒板1Rについても同様)への書き込みを行うことができるタッチパネル、キーボード、マウス等の操作部301と、接続先の電子黒板1(1R)の内容を表示することのできる表示部302と、ネットワーク接続を行うネットワーク接続部303と、電子署名の入力を行う電子署名入力部304と、外部機器との間で入出力を行う外部機器入出力部305と、基本ソフトウェアとしてのOS部306とを備えている。
【0023】
図6は電子署名入力装置4の構成例を示す図であり、ユーザインタフェースを提供するU/I処理部401と、ICカードによる認証署名を行うICカード認証署名処理部402と、USBデバイスによる認証署名を行うUSB認証署名処理部403と、指紋・声紋・虹彩・顔等による認証署名を行うバイオ認証署名処理部404と、有線もしくは無線でネットワーク接続(アクセスポイント経由)を行うネットワーク接続部405と、遠隔入力装置3もしくは他のコンピュータとの接続を行うコンピュータ接続部406とを備えている。電子署名入力装置4単独で使用可能なスタンドアロンタイプの場合はネットワーク接続部405が必須であり、パーソナルコンピュータ等と接続して用いるタイプの場合はコンピュータ接続部406が必須である。これにより、電子署名入力装置4からネットワーク2を介してディレクトリサービスシステム10(ゲートウェイ6、インターネット7を介して接続された遠隔地のディレクトリサービスシステム10Rについても同様)にアクセスし、管理サーバ5(遠隔地の管理サーバ5Rについても同様)に対して認証処理を行うことができる。
【0024】
図7は管理サーバ5の構成例を示す図であり、全体的な制御を行う管理アプリケーション501と、ディレクトリサービスシステム10との連携を行うディレクトリサービス連携部502と、ワークフローシステム11との連携を行うワークフローサービス連携部503と、原本確保支援システム9との連携を行う原本確保支援サービス連携部504と、時刻認証システム12との連携を行う時刻認証サービス連携部505と、Webサービスに対応すべくWebサーバ機能を提供するWebアプリサーバ部506と、外部システムとのインタフェースを行う外部システムI/F部507と、データを管理するDB部508と、基本ソフトウェアとしてのOS部509とを備えている。また、DB部508には、システムを構成する機器を管理する機器テーブルT1と、会議を管理する会議テーブルT2と、議事録を管理する議事録テーブルT3と、ユーザ(リソース)を管理するユーザ(リソース)情報テーブルT4とが格納保持されている。なお、電子黒板1がスタンドアロン環境で使用される場合は、上述した管理サーバ5の機能を電子黒板1内に持つ。
【0025】
図8は電子黒板議事録システムの処理例を示すシーケンス図である。図8において、会議の開催が決定した段階で、会議の責任者(会議の参加者でもある)は管理サーバ5に対して会議プロパティの登録を行う(ステップS1)。なお、電子黒板1に直接に会議プロパティの入力を行うこともできる。そして、責任者は参加者(複数)に対して会議の開催を通知する(ステップS2)。
【0026】
会議の開始にあたり、責任者は電子黒板1に対して会議の開始を指示する(ステップS3)。これを受け、電子黒板1は管理サーバ5から会議情報を取得する(ステップS4)。複数の会議が登録されている場合は、会議名を選択させることで会議を特定する。これにより、議事録管理が開始される。なお、遠隔地の参加者は、管理サーバ5にアクセスし、会議名を選択することで、会議室の電子黒板1と同じ内容が画面に表示される。外部からの接続は、電子黒板(1R)またはPCから行うことができる。
【0027】
次いで、参加者・責任者は、ユーザ証明書が保管されているICカード等の外部記憶装置を電子署名入力装置4に接続し、あるいは無線ICカードなどでアクセスし、一時的にユーザ証明書を預ける。(ステップS5〜S8)。なお、LDAPから参加者・責任者の証明書を自動取得した場合、本操作は不要となる。
【0028】
会議の進行中において、議事録は、電子黒板1に直接インクペンで書き込むか、電子ペンで書き込む。また、遠隔入力装置3からも同様に、キーボード入力、デジタイザ入力などあらゆる手段で、電子黒板1に書き込むことができる(ステップS9〜S11)。なお、議事録には、資料となる電子文書、音声、画像、動画などさまざまなコンテンツを添付することができる。
【0029】
そして、会議の終了にあたり、責任者は電子黒板1に対して会議の終了を指示する(ステップS12)。責任者は、電子黒板1の署名機能を利用して、議事録に対して機器署名および時刻署名を打つことができる(ステップS13)。また、管理サーバ5を介して、あるいは電子署名入力装置4を介して、参加者の署名を得ることができる(ステップS14、S15)。参加者による署名は、例えば、電子黒板1、遠隔入力装置3、電子署名入力装置4に表示されている自分の名前を押下することで署名が行われ、これが承認行為となる。途中退席者は、他の参加者に委任することができ、委任された参加者が代理で署名を行うことができる。後日、管理サーバ5にアクセスし、議事録を確認した上で署名を行うこともできる。
【0030】
ここで、図9は議事録を構成するコンテンツおよびその集合体に対する署名の例を示す図であり、議事録を構成する複数のレイヤーに分かれたコンテンツにつき参加者・責任者による署名を行うとともに、全コンテンツの集合体に対してシステムによる署名を行うものである。なお、図10は電子署名の例を示す図であり、ICカード等に格納された署名鍵が遠隔入力装置3、3R、電子署名入力装置4、電子黒板1(外部デバイス記憶入出力部126、ICカード認識部127、ネットワーク接続部123)からディレクトリサービスシステム10を介して管理サーバ5に与えられ、議事録のコンテンツに対して署名が行われる。また、図11はスタンドアロン環境における電子署名の例を示す図であり、ICカード、USBキー、SDカード等に格納された署名鍵が電子黒板1の電子署名入力部(外部デバイス記憶入出力部126、ICカード認識部127等)により読み込まれ、議事録のコンテンツに対して署名が行われる。
【0031】
図8に戻り、電子黒板1は署名の行われた議事録たるコンテンツを管理サーバ5に保管する(ステップS16)。なお、署名がなされた議事録は、公式な議事録として原本確保支援システム9に保管することができる。議事録に追加署名や修正があった場合には再度署名を打つ必要があるが、原本確保支援システム9においてバージョン管理される。また、ワークフローシステム11との連携により、決済権限に従いワークフローにより、回覧、承認される。
【0032】
保管された議事録に対して、関係者は参照を行うことができる(ステップS17〜S19)。議事録を印字する場合は、議事録の機密レベルを自動的に判断し、地紋印刷および会議プロパティとともに印刷される。
【0033】
以上のように、本発明の電子黒板議事録システムにあっては、電子黒板に入力したコンテンツを正式な議事録とする仕組みを提供することができる。また、議事録改ざんを防ぎ原本性を確保できるとともに、議事録の承認ルールに従ったワークフローシステムと連携することができる。更に、電子黒板への記入負荷の軽減を図ることができる。
【0034】
以上、本発明の好適な実施の形態により本発明を説明した。ここでは特定の具体例を示して本発明を説明したが、特許請求の範囲に定義された本発明の広範な趣旨および範囲から逸脱することなく、これら具体例に様々な修正および変更を加えることができることは明らかである。すなわち、具体例の詳細および添付の図面により本発明が限定されるものと解釈してはならない。
【図面の簡単な説明】
【0035】
【図1】本発明の一実施形態にかかる電子黒板議事録システムの構成例を示す図である。
【図2】他の利用形態の例を示す図である。
【図3】電子黒板の構成例を示す図である。
【図4】電子黒板におけるハイブリッド表示の例を示す図である。
【図5】遠隔入力装置の構成例を示す図である。
【図6】電子署名入力装置の構成例を示す図である。
【図7】管理サーバの構成例を示す図である。
【図8】電子黒板議事録システムの処理例を示すシーケンス図である。
【図9】議事録を構成するコンテンツおよびその集合体に対する署名の例を示す図である。
【図10】電子署名の例を示す図である。
【図11】スタンドアロン環境における電子署名の例を示す図である。
【符号の説明】
【0036】
1、1R 電子黒板
101 タッチパネル部
102 手書き処理部
103 ハイブリッド表示部
104 電子手書き画面表示処理部
105 コンテンツ画面表示処理部
106 遠隔画面表示処理部
107 外部入力装置表示処理部
108 管理サーバ表示処理部
109 電子黒板アプリケーション
110 議事録コンテンツ管理部
111 セキュア印刷制御部
112 ワークフロー制御部
113 表示パターン制御部
114 機器署名制御部
115 アクセス管理部
116 管理サーバアクセス部
117 外部コンテンツ入力部
118 個人電子署名認証制御部
119 時刻署名認証制御部
120 原本確保支援システム連携部
121 システム管理部
122 利用者管理部
123 ネットワーク接続部
124 外部入出力接続部
125 U/I接続部
126 外部デバイス記憶入出力部
127 ICカード認識部
128 DB部
129 セキュア対応印字部
130 OS部
2 ネットワーク
3、3R 遠隔入力装置
301 操作部
302 表示部
303 ネットワーク接続部
304 電子署名入力部
305 外部機器入出力部
306 OS部
4 電子署名入力装置
401 U/I処理部
402 ICカード認証署名処理部
403 USB認証署名処理部
404 バイオ認証署名処理部
405 ネットワーク接続部
406 コンピュータ接続部
5、5R 管理サーバ
501 管理アプリケーション
502 ディレクトリサービス連携部
503 ワークフローサービス連携部
504 原本確保支援サービス連携部
505 時刻認証サービス連携部
506 Webアプリサーバ部
507 外部システムI/F部
508 DB部
509 OS部
6 ゲートウェイ
7 インターネット
8 外部コンテンツ入力装置
9 原本確保支援システム
10、10R ディレクトリサービスシステム
11 ワークフローシステム
12 時刻認証システム
13 ハブ
R 会議室
T1 機器テーブル
T2 会議テーブル
T3 議事録テーブル
T4 ユーザ(リソース)情報テーブル

【特許請求の範囲】
【請求項1】
手書き内容に対応するレイヤーおよび電子コンテンツの内容に対応するレイヤーを含む、複数のレイヤーに分かれたコンテンツのハイブリッド表示を行う手段と、
上記の各コンテンツを単位に参加者による電子署名を行う手段と、
上記の全コンテンツの集合体に対してシステムによる電子署名を行う手段と、
上記の電子署名の行われた全コンテンツの集合体を議事録として保管する手段とを備えたことを特徴とする電子黒板議事録システム。
【請求項2】
請求項1に記載の電子黒板議事録システムにおいて、
上記の各手段を電子黒板内に含み、電子黒板のみのスタンドアロン環境で利用可能としたことを特徴とする電子黒板議事録システム。
【請求項3】
請求項1に記載の電子黒板議事録システムにおいて、
上記のレイヤーに対し遠隔入力装置により手書き内容もしくは電子コンテンツの内容を入力するとともに、遠隔入力装置から表示内容の閲覧を行うことを特徴とする電子黒板議事録システム。
【請求項4】
請求項1に記載の電子黒板議事録システムにおいて、
上記のレイヤーに対し遠隔地にある他の電子黒板により手書き内容もしくは電子コンテンツの内容を入力するとともに、当該他の電子黒板から表示内容の閲覧を行うことを特徴とする電子黒板議事録システム。
【請求項5】
請求項1に記載の電子黒板議事録システムにおいて、
上記の参加者による電子署名にかかる署名鍵を電子署名入力装置により入力することを特徴とする電子黒板議事録システム。
【請求項6】
請求項1に記載の電子黒板議事録システムにおいて、
電子黒板、会議、議事録、および、ユーザを管理する管理サーバを備えたことを特徴とする電子黒板議事録システム。
【請求項7】
請求項1に記載の電子黒板議事録システムにおいて、
他のシステムもしくはサービスと連携を行うことを特徴とする電子黒板議事録システム。

【図1】
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【図2】
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【図3】
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【図4】
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【図5】
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【図6】
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【図7】
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【図8】
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【図9】
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【図10】
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【図11】
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【公開番号】特開2007−108865(P2007−108865A)
【公開日】平成19年4月26日(2007.4.26)
【国際特許分類】
【出願番号】特願2005−296556(P2005−296556)
【出願日】平成17年10月11日(2005.10.11)
【出願人】(396017453)リコーソフトウエア株式会社 (22)
【Fターム(参考)】