説明

FAX誤送信防止管理システム、FAX誤送信防止管理方法、及びプログラム

【課題】 受信者側に特殊な装置が不要で、FAXの機種を選ばずに人為的ミスでのFAX誤送信を防止できるFAX誤送信防止管理システムを提供することにある。
【解決手段】 OCR機能付FAXとFAX誤送信防止管理サーバと通信相手先番号通知機能付交換機とを含むFAX誤送信防止管理システムであって、受信者FAXから受信した受信者整理番号を認証する受信者整理番号認証FAXデータに記載されている受信者整理番号を文字コードに変換するOCR機能付FAXと、この受信者整理番号、及び通信相手先番号通知機能付交換機から通知された受信者FAXの受信者FAX番号を、FAX誤送信防止管理サーバに格納された受信者整理番号、及び受信者FAX番号で照合し、受信者整理番号を認証するFAX誤送信防止管理サーバを備えたことを特徴とする。

【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、FAX誤送信防止管理システム、FAX誤送信防止管理方法、及びプログラムに関し、特に、通信相手先番号通知機能とOCR機能付FAX機能を組み合わせて、FAXの誤送信を防止するFAX誤送信防止管理システム、FAX誤送信防止管理方法、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
近年 個人情報保護法の施行により、FAXによる誤送信が許されない社会情勢になってきている。
【0003】
一枚のFAX誤送信により企業の信用が失われ、場合によっては企業の存続の危機につながるリスクがある。
【0004】
このような情勢の中で、特開平4−142868号公報には、FAX誤送信防止管理システムが開示されている。
【0005】
このFAX誤送信防止管理システムは、互いのFAXに暗証コードを割り付けて、相手のFAXが通信相手であるか、否かの確認を行ない誤送信を防止するというものである。
【0006】
【特許文献1】特開平4−142868号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【0007】
しかしながら、この特開平4−142868号公報に記載されているFAX誤送信防止管理システムは、暗証コードを認証するソフトウェアの互換性を保証するために、認証機能が付いていて、互いに同一メーカの機種でなければならないことがあり、不特定多数のユーザで、異なるメーカ、異なる機種、新旧混在機種同士では、FAXデータの送信相手の確認ができず、誤送信を防止することができないという問題点があった。
【0008】
本発明の目的は、FAXの機種を選ばずに、且つ受信者側に特殊な装置が不要であり、人為的ミスによるFAX誤送信を防止するFAX誤送信防止管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【0009】
本発明の第1のFAX誤送信防止管理システムは、受信者FAXとOCR機能付FAXとFAX誤送信防止管理サーバと通信事業者回線網とを含むFAX誤送信防止管理システムであって、
前記通信事業者回線網内で通信相手先番号を通知する通信相手先番号通知機能付交換機と、
前記受信者FAXから受信した受信者整理番号を認証する受信者整理番号認証FAXデータに記載されている前記受信者整理番号を文字コードに変換する前記OCR機能付FAXと、
前記OCR機能付FAXから受信した前記受信者整理番号、及び前記通信相手先番号通知機能付交換機から通知された前記受信者FAXの受信者FAX番号を、前記FAX誤送信防止管理サーバの受信者情報データベースに格納された前記受信者整理番号、及び前記受信者FAX番号で照合し、前記受信者整理番号を認証する前記FAX誤送信防止管理サーバと、を備えたことを特徴とする。
【0010】
本発明の第2のFAX誤送信防止管理システムは、受信者FAXとOCR機能付FAXとFAX誤送信防止管理サーバと通信事業者回線網を含むFAX誤送信防止管理システムであって、
前記通信事業者回線網内は、通信相手先番号を通知する通信相手先番号通知機能付交換機を備え、
前記受信者FAXは、受信者を識別する受信者整理番号を認証する受信者整理番号認証FAXデータを前記OCR機能付FAXへ送信する旨の前記受信者の指示を受信する受信者整理番号認証FAX送信指示受信処理部と、前記受信者の指示に基づいて、前記受信者整理番号認証FAXデータを前記OCR機能付FAXへ送信する受信者整理番号認証FAX送信処理部を備え、
前記OCR機能付FAXは、前記通信相手先番号通知機能付交換機から通知された前記受信者FAXの受信者FAX番号を受信する通信相手先番号通知受信処理部と、前記受信者FAXから受信した前記受信者整理番号認証FAXデータに記載されている前記受信者整理番号を文字コードに変換するOCR認識処理部を備え、
前記FAX誤送信防止管理サーバは、前記受信者整理番号を生成する受信者整理番号生成処理部と、前記受信者整理番号及び前記受信者FAXの前記受信者FAX番号を格納する受信者情報データベースと、前記OCR機能付FAXから受信した前記受信者整理番号、及び前記受信者FAX番号を、前記受信者情報データベースに格納された前記受信者整理番号、及び前記受信者FAX番号で照合し、前記受信者整理番号を認証する受信者整理番号認証処理部を備えたことを特徴とする。
【0011】
本発明の第3のFAX誤送信防止管理システムは、第2のFAX誤送信防止管理システムにおいて、前記FAX誤送信防止管理サーバは、前記受信者整理番号の認証がされると、前記受信者番号に対応したFAX短縮番号を採番するFAX短縮番号採番処理部を備えることを特徴とする。
【0012】
本発明の第4のFAX誤送信防止管理システムは、第2または第3のFAX誤送信防止管理システムにおいて、前記FAX誤送信防止管理サーバは、前記受信者整理番号認証処理部で前記受信者整理番号の認証がされたことを示す受信者整理番号認証フラグを設定し、前記受信者情報データベースに格納する受信者整理番号認証フラグ設定処理部を備えることを特徴とする。
【0013】
本発明の第5のFAX誤送信防止管理システムは、第2乃至第4のFAX誤送信防止管理システムにおいて、前記受信者整理番号は、受信者の登録日付とシーケンシャル番号からなることを特徴とする。
【0014】
本発明の第6のFAX誤送信防止管理システムは、第2乃至第5のFAX誤送信防止管理システムにおいて、前記FAX誤送信防止管理サーバは、前記受信者情報データベースに格納された前記受信者整理番号を受信者PCへ電子メールで送信する受信者整理番号送信処理部を備えることを特徴とする。
【0015】
本発明の第1のFAX誤送信防止管理方法は、受信者FAXとOCR機能付FAXとFAX誤送信防止管理サーバと通信事業者回線網とを含むFAX誤送信防止管理システムにおけるFAX誤送信防止管理方法であって、
前記OCR機能付FAXが、前記受信者FAXから受信した受信者整理番号を認証する受信者整理番号認証FAXデータに記載されている前記受信者整理番号を文字コードに変換するステップと、
前記FAX誤送信防止管理サーバが、前記OCR機能付FAXから受信した前記受信者整理番号、及び前記通信事業者回線網から通知された前記受信者FAXの受信者FAX番号を、前記FAX誤送信防止管理サーバの受信者情報データベースに格納された前記受信者整理番号、及び前記受信者FAX番号で照合し、前記受信者整理番号を認証するステップと、を含むことを特徴とする。
【0016】
本発明の第2のFAX誤送信防止管理方法は、受信者FAXとOCR機能付FAXとFAX誤送信防止管理サーバと通信事業者回線網とを含むFAX誤送信防止管理システムにおけるFAX誤送信防止管理方法であって、
前記受信者FAXが、受信者を識別する受信者整理番号を認証する受信者整理番号認証FAXデータを前記OCR機能付FAXへ送信する旨の前記受信者の指示を受信する受信者整理番号認証FAX送信指示受信処理ステップと、前記受信者の指示に基づいて、前記受信者整理番号認証FAXデータを前記OCR機能付FAXへ送信する受信者整理番号認証FAX送信処理ステップと、
前記OCR機能付FAXが、前記通信事業者回線網から通知された前記受信者FAXの受信者FAX番号を受信する通信相手先番号通知受信処理ステップと、前記受信者FAXから受信した前記受信者整理番号認証FAXデータに記載されている前記受信者整理番号を文字コードに変換するOCR認識処理ステップと、
前記FAX誤送信防止管理サーバが、前記受信者整理番号を生成する受信者整理番号生成処理ステップと、前記受信者整理番号及び前記受信者FAXの前記受信者FAX番号を受信者情報データベースに格納するステップと、前記OCR機能付FAXから受信した前記受信者整理番号、及び前記受信者FAX番号を、前記受信者情報データベースに格納された前記受信者整理番号、及び前記受信者FAX番号で照合し、前記受信者整理番号を認証する受信者整理番号認証処理ステップと、を含むことを特徴とする。
【0017】
本発明の第3のFAX誤送信防止管理方法は、第2のFAX誤送信防止管理方法において、さらに、前記FAX誤送信防止管理サーバが、受信者整理番号の認証がされたときに、前記受信者番号に対応したFAX短縮番号を採番するFAX短縮番号採番処理ステップを含むことを特徴とする。
【0018】
本発明の第4のFAX誤送信防止管理方法は、第2または第3のFAX誤送信防止管理方法において、さらに、前記FAX誤送信防止管理サーバが、受信者整理番号の認証がされたことを示す受信者整理番号認証フラグを設定し、前記受信者情報データベースに格納する受信者整理番号認証フラグ設定処理ステップを含むことを特徴とする。
【0019】
本発明の第5のFAX誤送信防止管理方法は、第2乃至第4のFAX誤送信防止管理方法において、前記受信者整理番号は、受信者の登録日付とシーケンシャル番号からなることを特徴とする。
【0020】
本発明の第6のFAX誤送信防止管理方法は、第2乃至第5のFAX誤送信防止管理方法において、さらに、前記FAX誤送信防止管理サーバが、前記受信者情報データベースに格納された前記受信者整理番号を受信者PCへ電子メールで送信する受信者整理番号送信処理ステップを含むことを特徴とする。
【0021】
本発明の第1のプログラムは、受信者FAXとOCR機能付FAXとFAX誤送信防止管理サーバと通信事業者回線網とを含むFAX誤送信防止管理システムにおけるFAX誤送信防止管理プログラムであって、
前記OCR機能付FAXに、前記受信者FAXから受信した受信者整理番号を認証する受信者整理番号認証FAXデータに記載されている前記受信者整理番号を文字コードに変換する処理を実行させ、
前記FAX誤送信防止管理サーバに、前記OCR機能付FAXから受信した前記受信者整理番号、及び前記通信事業者回線網から通知された前記受信者FAXの受信者FAX番号を、前記FAX誤送信防止管理サーバの受信者情報データベースに格納された前記受信者整理番号、及び前記受信者FAX番号で照合し、前記受信者整理番号を認証する処理を実行させることを特徴とする。
【0022】
本発明の第2のプログラムは、受信者FAXとOCR機能付FAXとFAX誤送信防止管理サーバと通信事業者回線網とを含むFAX誤送信防止管理システムにおけるFAX誤送信防止管理プログラムであって、
前記受信者FAXに、受信者を識別する受信者整理番号を認証する受信者整理番号認証FAXデータを前記OCR機能付FAXへ送信する旨の前記受信者の指示を受信する受信者整理番号認証FAX送信指示受信処理と、前記受信者の指示に基づいて、前記受信者整理番号認証FAXデータを前記OCR機能付FAXへ送信する受信者整理番号認証FAX送信処理とを実行させ、
前記OCR機能付FAXに、前記通信事業者回線網から通知された前記受信者FAXの受信者FAX番号を受信する通信相手先番号通知受信処理と、前記受信者FAXから受信した前記受信者整理番号認証FAXデータに記載されている前記受信者整理番号を文字コードに変換するOCR認識処理とを実行させ、
前記FAX誤送信防止管理サーバに、前記受信者整理番号を生成する受信者整理番号生成処理と、前記受信者整理番号及び前記受信者FAXの前記受信者FAX番号を受信者情報データベースに格納する処理と、前記OCR機能付FAXから受信した前記受信者整理番号、及び前記受信者FAX番号を、前記受信者情報データベースに格納された前記受信者整理番号、及び前記受信者FAX番号で照合し、前記受信者整理番号を認証する受信者整理番号認証処理とを実行させることを特徴とする。
【0023】
本発明の第3のFAX誤送信防止管理プログラムは、第2のFAX誤送信防止管理プログラムにおいて、さらに、前記FAX誤送信防止管理サーバに、受信者整理番号の認証がされると、前記受信者番号に対応したFAX短縮番号を採番するFAX短縮番号採番処理を実行させることを特徴とする。
【0024】
本発明の第4のFAX誤送信防止管理プログラムは、第2または第3のFAX誤送信防止管理プログラムにおいて、さらに、前記FAX誤送信防止管理サーバに、受信者整理番号の認証がされたことを示す受信者整理番号認証フラグを設定し、前記受信者情報データベースに格納する受信者整理番号認証フラグ設定処理を実行させることを特徴とする。
【0025】
本発明の第5のFAX誤送信防止管理プログラムは、第2乃至第4のFAX誤送信防止管理プログラムにおいて、さらに、前記受信者整理番号は、受信者の登録日付とシーケンシャル番号からなることを特徴とする。
【0026】
本発明の第6のFAX誤送信防止管理プログラムは、第2乃至第5のFAX誤送信防止管理プログラムにおいて、さらに、前記FAX誤送信防止管理サーバに、前記受信者情報データベースに登録された前記受信者整理番号を受信者PCへ電子メールで送信する受信者整理番号送信処理を実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【0027】
本発明は、FAXの機種を選ばずに、且つ受信者側に特殊な装置が不要であり、人為的ミスによるFAX誤送信を防止できるFAX誤送信防止管理システムを提供することにある。
【0028】
その理由は、通信事業者の通信相手先番号通知機能を用いて相手FAX番号を間違いなく送信先FAX番号とし、受信者を識別する受信者整理番号をOCR機能付FAXで認識することで相手を特定することにより、受信者側に特殊な装置が不要で、FAXの機種を選ばずにFAX誤送信を防止できるようにしたからである。
【発明を実施するための最良の形態】
【0029】
次に、本発明を実施するための最良の形態について図面を参照して詳細に説明する。
【0030】
図1を参照すると、本発明の実施の形態であるFAX誤送信防止管理システムの全体構成図が示されている。
【0031】
本発明のFAX誤送信防止管理システムは、送信者FAX200(例えば、ファクシミリ)、送信者PC600(パーソナルコンピュータ等)、送信者PR700(例えば、プリンタ)、受信者FAX(1)400、受信者FAX(2)420、受信者FAX(n)440、受信者PC500、FAX誤送信防止管理サーバ100、OCR機能付FAX300、及び通信事業者回線網800とから構成されている。
【0032】
送信者FAX200、受信者FAX(1)400、受信者FAX(2)420、受信者FAX(n)440、受信者PC500、及びFAX誤送信防止管理サーバ100は、通信事業者回線網800と接続されている。
【0033】
通信事業者回線網800は、電話回線及びインターネットを含むネットワーク回線網であり、例えば、利用者側の意向により発信元の電話番号を相手先に通知する通信相手先番号通知機能を処理する通信相手先番号通知機能付交換機900を含んでいる。
【0034】
図2を参照すると、本発明の実施の形態である送信者FAX200の構成図が示されている。
【0035】
送信者FAX200は、プログラムで制御されるFAXであり、制御処理部201と、送受信処理部211と、操作処理部202と、画像入力処理部203と、記憶装置213と、データ圧縮伸長処理部204と、モデムNCU205と、表示処理部206と、画像出力処理部212とから構成されている。
【0036】
ここで、制御処理部201は、プロセッサ、主記憶装置等を含み、送信者FAX200全体の制御を行う。
【0037】
送受信処理部211は、データの送受信処理を行う。
【0038】
操作処理部202は、送信者による送信文書のサイズ設定等の操作を処理する。
【0039】
画像入力処理部203は、送信原稿の画像データを入力する。
【0040】
記憶装置213は、画像データを記憶する。
【0041】
データ圧縮伸長処理部204は、画像データの圧縮、伸長を行う。
【0042】
モデムNCU205は、ディジタル信号の変調、復調処理と、入出力のI/F処理を行う。
【0043】
表示処理部206は、送信者のために表示を行う。
【0044】
画像出力処理部212は、受信した原稿のデータを紙に出力する。
【0045】
図3を参照すると、本発明の実施の形態である送信者PC600の構成図が示されている。
【0046】
送信者PC600は、プログラムで制御されるパーソナルコンピュータであり、制御処理部601と、送受信処理部604と、パーソナルコンピュータ機能処理部603と、モデム605と、FAXソフトウェア処理部602とから構成されている。
【0047】
ここで、制御処理部601は、プロセッサ、主記憶装置等を含み送信者PC600全体の制御を行う。
【0048】
送受信処理部604は、データの送受信処理を行う。
【0049】
パーソナルコンピュータ機能処理部603は、文書処理、及びインターネット処理等を行う。
【0050】
モデム605は、入出力のI/F処理(インタフェース処理)を行う。
【0051】
FAXソフトウェア処理部602は、テキストエディタ等で編集できるファイルを作成し、送信者PC600から送信者FAX200へFAXデータの送信を指示する処理部である。
【0052】
図4を参照すると、本発明の実施の形態である受信者FAX(1)400、受信者FAX(2)420、及び受信者FAX(n)440(以下、受信者FAXの説明は受信者FAX(n)440で行うものとする。)の構成図が示されている。
【0053】
受信者FAX(n)440は、プログラムで制御され、制御処理部441と、送受信処理部445と、受信者整理番号認証FAX送信指示受信部442と、受信者整理番号認証FAX送信処理部443と、FAX機能処理部444とから構成されている。
【0054】
ここで、制御処理部441は、プロセッサ、主記憶装置等を含み受信者FAX(n)440全体の制御を行う。
【0055】
送受信処理部445は、データの送受信処理を行う。
【0056】
受信者整理番号認証FAX送信指示受信部442は、送信者PC600から受信者PC500に電子メールで送信された受信者整理番号、または、送信者から受信者に電話で受信者整理番号が通知され、受信者によって紙面に書き込まれた受信者整理番号を含み受信者整理番号を認証するための受信者整理番号認証FAXデータを、受信者FAX(n)440からOCR機能付FAX300へ送信する旨の受信者からの指示を受信する。
【0057】
受信者整理番号認証FAX送信処理部443は、受信者の指示に基づいて、受信者整理番号認証FAXデータを受信者FAX(n)440からOCR機能付FAX300へ送信する。
【0058】
尚、FAX機能処理部444は、図2に示されている送信者FAX200の操作処理部202と、画像入力処理部203と、記憶装置213と、データ圧縮伸長処理部204と、モデムNCU205と、表示処理部206と、及び画像出力処理部212と同じ処理部で構成されている。
【0059】
図5を参照すると、本発明の実施の形態であるOCR機能付FAX300の構成図が示されている。
【0060】
OCR機能付FAX300は、プログラムで制御され、制御処理部301と、送受信処理部311と、通信相手先番号通知受信処理部303と、OCR認識処理部302と、受信者整理番号FAX番号送信処理部304と、FAX機能処理部305と、受信者整理番号認証FAX受信処理部312とから構成されている。
【0061】
ここで、制御処理部301は、プロセッサ、主記憶装置等を含みOCR機能付FAX300全体の制御を行う。
【0062】
送受信処理部311は、データの送受信処理を行う。
【0063】
通信相手先番号通知受信処理部303は、通信事業者回線網800の通信相手先番号通知機能付交換機900から受信者FAX(n)440の受信者FAX番号を受信する。
【0064】
OCR認識処理部302は、受信者FAX(n)440から受信した受信者整理番号認証FAXデータに記載されている前記受信者整理番号を画像データから文字コードに変換する。
【0065】
受信者整理番号FAX番号送信処理部304は、文字認識された受信者整理番号と受信者FAXのFAX番号(電話番号)をFAX誤送信防止管理サーバ100へ送信する。
【0066】
尚、FAX機能処理部305は、図2に示されている送信者FAX200の操作処理部202と、画像入力処理部203と、記憶装置213と、データ圧縮伸長処理部204と、モデムNCU205と、表示部206と、及び画像出力処理部212と同じ処理部で構成されている。
【0067】
受信者整理番号認証FAX受信処理部312は、受信者整理番号を認証するための受信者整理番号認証FAXデータを受信する。
【0068】
図6を参照すると、本発明の実施の形態であるFAX誤送信防止管理サーバ100の構成図が示されている。
【0069】
FAX誤送信防止管理サーバ100は、プログラムで制御され、制御処理部101と、送受信処理部120と、受信者情報登録処理部102と、受信者整理番号生成処理部103と、受信者整理番号送信処理部104と、受信者整理番号FAX番号受信処理部105と、受信者整理番号認証処理部106と、受信者整理番号認証フラグ設定処理部107と、FAX短縮番号採番処理部108と、受信者情報データベース121とから構成されている。
【0070】
ここで、制御処理部101は、プロセッサ、主記憶装置等を含みFAX誤送信防止管理サーバ100全体の制御を行う。
【0071】
送受信処理部120は、データの送受信処理を行う。
【0072】
受信者情報登録処理部102は、受信者の受信者FAX番号、受信者名等の受信者情報を受信者情報データベース121へ登録する。
【0073】
受信者整理番号生成処理部103は、FAXを受信する受信者を識別する受信者整理番号を生成し、受信者情報データベース121に追加する。
【0074】
FAX誤送信防止管理サーバ100の受信者整理番号送信処理部104は、この受信者整理番号とOCR機能付FAX300のFAX番号を受信者PC500へ電子メールで送信する。
【0075】
受信者整理番号FAX番号受信処理部105は、受信者FAX(n)440から認証FAXデータを受信し、OCR認識処理部302で文字認識された受信者整理番号と、通信事業者回線網800の通信相手先番号通知機能付交換機900から通知された受信者FAX番号を受信する。
【0076】
受信者整理番号認証処理部106は、受信者整理番号と受信者FAX番号を、受信者情報データベース121に格納された受信者整理番号と受信者FAX番号とで照合し受信者整理番号を認証する。
【0077】
受信者整理番号認証フラグ設定処理部107は、受信者整理番号認証処理部106で受信者整理番号の認証がされると受信者整理番号認証フラグをOKに設定し、受信者整理番号の認証がされないと受信者整理番号をNGに設定し、受信者情報データベース121に格納する。
【0078】
FAX短縮番号採番処理部108は、受信者整理番号認証処理部106で受信者整理番号の認証がされたときに、受信者番号に対応したFAX短縮番号を採番する。
【0079】
図7を参照すると、受信者情報データベース121の1例が示されている。
【0080】
受信者情報データベース121は、受信者整理番号と、FAX短縮番号と、受信者FAX番号(例えば、受信者FAX(n)440の電話番号)と、受信者名と、受信者整理番号認証フラグと、受信者整理番号認証日付とを含んでいる。
【0081】
ここで、受信者整理番号は、受信者を登録した日付である登録日付と、FAX誤送信防止管理サーバ100で自動的に採番され、0001から昇順に割り振られるシーケンシャル番号とからなる。
【0082】
FAX短縮番号は、受信者整理番号認証処理部106で受信者整理番号の認証がされたときに、受信者番号に対応して採番される。
【0083】
受信者整理番号認証フラグは、受信者整理番号認証処理部106で受信者整理番号の認証がされたときにOKに設定される。
【0084】
受信者整理番号認証日付は、受信者整理番号認証処理部106で受信者整理番号の認証がされた日付を示す。
【0085】
尚、受信者情報データベース121に、FAX誤送信防止管理上のトラブルが発生したときの連絡先を明確にするための付加情報として、受信者電話番号、受信者部署名、受信者担当者名、FAX番号と電話番号が兼用されている等の特記事項の項目欄を設けてもよい。
【0086】
図8、図9を参照すると、本発明の実施の形態であるFAX誤送信防止管理システムの動作のフローチャートが示されている。
【0087】
次に、図8、図9のフローチャートを用いて、本発明の実施の形態であるFAX誤送信防止管理システムの動作について、説明する。
【0088】
まず、送信者は、送信者PC600のキーボードを操作し、受信者名、受信者FAX番号等の受信者情報を入力する旨の指示を行う。
【0089】
送信者PC600は、入力する旨の指示にしたがい、受信者名、受信者FAX番号等の受信者情報を入力し、この受信者情報をFAX誤送信防止管理サーバ100へ出力する(ステップS601)。
【0090】
FAX誤送信防止管理サーバ100の受信者情報登録処理部102は、この受信者情報を受信者情報データベース121に登録する(ステップS101)。
【0091】
次に、FAX誤送信防止管理サーバ100の受信者整理番号生成処理部103は、受信者を識別するための受信者整理番号を生成し、受信者情報データベース121に追加する(ステップS102)。
【0092】
この受信者整理番号は、受信者情報を登録する日付である登録日付とシーケンシャル番号からなり、シーケンシャル番号は登録日ごとに0001から等差+1で割り振られる(例 0001→0002→0003等の昇順)。
【0093】
同じFAXを複数の受信者が共有する場合に、例えば、図7の例に示す如く、受信者○○商事と△△商事が受信者FAX番号03−1234−5678の同じFAXを共有して使用するときに、受信者○○商事には受信者整理番号のシーケンシャル番号として0001を、受信者△△商事には受信者整理番号のシーケンシャル番号として0002を採番することにする。
【0094】
このように受信者整理番号を採番することにより、一意の整理番号により個々の受信者を特定することができる。
【0095】
次に、FAX誤送信防止管理サーバ100の受信者整理番号送信処理部104は、この受信者整理番号とOCR機能付FAX300のFAX番号(電話番号)を受信者PC500へ電子メールで送信する(ステップS103)。
【0096】
受信者PC500は、この受信者整理番号とOCR機能付FAX300のFAX番号を電子メールで受信し、ディスプレイ上に表示する(ステップS501)。
【0097】
尚、ここでは、この受信者整理番号とOCR機能付FAX300のFAX番号を、FAX誤送信防止管理サーバ100から受信者PC500に、電子メールで送信しているが、送信者から受信者へ電話で通知してもよい。
【0098】
受信者は、受信者PC500のディスプレイに表示されている受信者整理番号を見て、FAX送信用紙にこの受信者整理番号を書き込む。
【0099】
また、受信者は、受信者FAX(n)440のキーボードを操作し、宛先FAX番号をOCR機能付FAX300のFAX番号として、FAX送信用紙をOCR機能付FAX300へ送信し、受信者整理番号を認証する受信者整理番号認証FAXデータを送信する旨の指示を入力する。
【0100】
受信者FAX(n)440は、受信者整理番号認証FAXデータの送信指示が有ると(ステップS441/YES)、受信者によって紙面に書き込まれた受信者整理番号を含むFAX送信用紙を用いて、OCR機能付FAX300へ受信者整理番号認証FAXデータを送信する(ステップS442)。
【0101】
次に、OCR機能付FAX300の受信者整理番号認証FAX受信処理部312は、受信者整理番号が記載されている受信者整理番号認証FAXデータを受信する(ステップS301)。
【0102】
OCR機能付FAX300のOCR認識処理部302は、受信者整理番号認証FAXデータの画像データに基づいて文字認識し、画像データである受信者整理番号を文字コードに変換する(ステップS302)。
【0103】
また、OCR機能付FAX300の通信相手先番号通知受信処理部303は、通信事業者回線網800の通信相手先番号通知機能付交換機900から発信元である受信者FAX(n)440の受信者FAX番号(電話番号)を受信する(ステップS303)。
【0104】
次に、OCR機能付FAX300の受信者整理番号FAX番号送信処理部304は、文字コードに変換された受信者整理番号と通信相手先番号通知受信処理部303で受け取った受信者FAX(n)440の受信者FAX番号(電話番号)をFAX誤送信防止管理サーバ100へ送信する(ステップS303)。
【0105】
次に、FAX誤送信防止管理サーバ100の受信者整理番号認証処理部106は、受信者整理番号FAX番号受信処理部105で受信した受信者整理番号、及び受信者FAX番号を、受信者情報データベース121に格納された受信者整理番号、及び受信者FAX番号とで照合し受信者整理番号を認証する。
【0106】
この認証は、受信者情報データベース121に格納された受信者FAX番号と通信相手先番号通知機能付交換機900から通知される受信者FAX番号とが一致しているかどうかと(ステップS104)、受信者情報データベース121に格納された受信者整理番号と受信者整理番号認証FAXデータに含まれている受信者整理番号の画像データから文字コードに変換された受信者整理番号とが一致しているかどうか(ステップS105)で行われる。
【0107】
この照合で、受信者整理番号が認証されると(ステップS105/YES)、受信者整理番号認証フラグ設定処理部107は、受信者整理番号認証フラグを「OK」に設定し(ステップS106)、受信者整理番号を認証した日付を示す受信者整理番号認証日付を受信者情報データベース121に格納する(ステップS107)。
【0108】
また、FAX誤送信防止管理サーバ100の制御処理部101は、受信者整理番号の認証が完了したことを示す認証完了リストを出力するように送信者PC600へ指示する(ステップS108)。
【0109】
次に、FAX誤送信防止管理サーバ100のFAX短縮番号採番処理部108は、受信者整理番号に対応したFAX短縮番号(電話番号)を採番する(ステップS109)。
【0110】
一方、照合が不一致ならば(ステップS104/NOまたはステップS105/NO)、FAX誤送信防止管理サーバ100の制御処理部101は、不一致であることを示す通知を送信者PC600に送信する(ステップS110)。
【0111】
送信者PC600は、不一致であることを示す通知を受信し、送信者PR700へ出力する(ステップS602)。
【0112】
送信者は、送信者PC600のキーボードを操作し、送信者PR700で出力された不一致であることを示す通知に基づいて、送信者PC600へ送信者の受信者情報を再確認する旨の指示を行う。
【0113】
送信者PC600は、送信者の受信者情報の再確認指示にしたがい、受信者情報を再確認する(ステップS603)。
【0114】
次に、送信者は、送信者FAX200のキーボードを操作し、FAX短縮番号を利用して受信者へFAXデータが送信する旨の指示を行うか、送信者PC600のキーボードを操作し、送信者PC600からFAXデータの送信する旨の指示を行う。
【0115】
送信者FAX200は、送信者からのFAX短縮番号を利用して受信者へFAXデータが送信する旨の指示か、送信者PC600のキーボードを操作し、送信者PC600からFAXデータの送信する旨の指示を受信する(ステップS201)。
【0116】
次に、送信者FAX200は、受信者整理番号認証フラグをチェックし(ステップS202)、受信者整理番号認証フラグが「OK」に設定されている場合に(ステップS202/YES)、受信者FAX(n)440へFAXデータを送信する(ステップS203)。
【0117】
これ以降、受信者FAX(n)440は、FAXデータの受信を開始する(ステップS442)。
【0118】
次に、本発明の実施の形態であるFAX誤送信防止管理システムの効果を説明する。
【0119】
第1の効果は、FAXの機種を選ばずに、且つ受信者側に特殊な装置が不要であり、人為的ミスによるFAX誤送信を防止できることである。
【0120】
その理由は、通信事業者の通信相手先番号通知機能を用いて相手FAX番号を間違いなく送信先FAX番号とし、受信者を識別する受信者整理番号をOCR機能付FAXで認識することで相手を特定することにより、受信者側に特殊な装置が不要で、FAXの機種を選ばずにFAX誤送信を防止できるようにしたからである。
【0121】
第2の効果は、FAX番号の言い間違い、聞き間違いがなくなり、FAX短縮番号登録ミスがなくなることである。
【0122】
その理由は、FAX番号の短縮番号を受信者整理番号の認証が終了したのちに、通信相手先番号通知機能によって送信される受信者FAX番号から自動生成するようにしたためである。
【0123】
第3の効果は、人為的なFAX番号のダイヤルミスが無くなることである。
【0124】
その理由は、FAXデータを発信するときに、送信者PC内のFAXソフトウェアで受信者を設定するだけで自動送信するようにしたためである。
【図面の簡単な説明】
【0125】
【図1】本発明の実施の形態であるFAX誤送信防止管理システムの全体構成図である。
【図2】本発明の実施の形態における送信者FAX200の構成図である。
【図3】本発明の実施の形態における送信者PC600の構成図である。
【図4】本発明の実施の形態における受信者FAX(n)440の構成図である。
【図5】本発明の実施の形態におけるOCR機能付FAX300の構成図である。
【図6】本発明の実施の形態におけるFAX誤送信防止管理サーバ100の構成図である。
【図7】本発明の実施の形態における受信者情報データベース121の1例を示す図である。
【図8】本発明の実施の形態であるFAX誤送信防止管理システムの動作のフローチャート(1/2)である。
【図9】本発明の実施の形態であるFAX誤送信防止管理システムの動作のフローチャート(2/2)である
【符号の説明】
【0126】
100 FAX誤送信防止管理サーバ
101 制御処理部
102 受信者情報登録処理部
103 受信者整理番号生成処理部
104 受信者整理番号送信処理部
105 受信者整理番号FAX番号受信処理部
106 受信者整理番号認証処理部
107 受信者整理番号認証フラグ設定処理部
108 FAX短縮番号採番処理部
120 送受信処理部
121 受信者情報データベース
200 送信者FAX
201 制御処理部
202 操作処理部
203 画像入力処理部
204 データ圧縮伸長処理部
205 モデムNCU
206 表示処理部
211 送受信処理部
212 画像出力処理部
213 記憶装置
300 OCR機能付FAX
301 制御処理部
302 OCR認識処理部
303 通信相手先番号通知受信処理部
304 受信者整理番号FAX番号送信処理部
305 FAX機能処理部
311 送受信処理部
400 受信者FAX(1)
420 受信者FAX(2)
440 受信者FAX(n)
441 制御処理部
442 受信者整理番号認証FAX送信指示受信部
443 受信者整理番号認証FAX送信処理部
444 FAX機能処理部
445 送受信処理部
500 受信者PC
600 送信者PC
601 制御処理部
602 FAXソフトウェア処理部
603 パーソナルコンピュータ機能処理部
604 送受信処理部
605 モデム
700 送信者PR
800 通信事業者回線網
900 通信相手先番号通知機能付交換機

【特許請求の範囲】
【請求項1】
受信者FAXとOCR機能付FAXとFAX誤送信防止管理サーバと通信事業者回線網とを含むFAX誤送信防止管理システムであって、
前記通信事業者回線網内で通信相手先番号を通知する通信相手先番号通知機能付交換機と、
前記受信者FAXから受信した受信者整理番号を認証する受信者整理番号認証FAXデータに記載されている前記受信者整理番号を文字コードに変換する前記OCR機能付FAXと、
前記OCR機能付FAXから受信した前記受信者整理番号、及び前記通信相手先番号通知機能付交換機から通知された前記受信者FAXの受信者FAX番号を、前記FAX誤送信防止管理サーバの受信者情報データベースに格納された前記受信者整理番号、及び前記受信者FAX番号で照合し、前記受信者整理番号を認証する前記FAX誤送信防止管理サーバと、を備えたことを特徴とするFAX誤送信防止管理システム。
【請求項2】
受信者FAXとOCR機能付FAXとFAX誤送信防止管理サーバと通信事業者回線網を含むFAX誤送信防止管理システムであって、
前記通信事業者回線網内は、通信相手先番号を通知する通信相手先番号通知機能付交換機を備え、
前記受信者FAXは、受信者を識別する受信者整理番号を認証する受信者整理番号認証FAXデータを前記OCR機能付FAXへ送信する旨の前記受信者の指示を受信する受信者整理番号認証FAX送信指示受信処理部と、前記受信者の指示に基づいて、前記受信者整理番号認証FAXデータを前記OCR機能付FAXへ送信する受信者整理番号認証FAX送信処理部を備え、
前記OCR機能付FAXは、前記通信相手先番号通知機能付交換機から通知された前記受信者FAXの受信者FAX番号を受信する通信相手先番号通知受信処理部と、前記受信者FAXから受信した前記受信者整理番号認証FAXデータに記載されている前記受信者整理番号を文字コードに変換するOCR認識処理部を備え、
前記FAX誤送信防止管理サーバは、前記受信者整理番号を生成する受信者整理番号生成処理部と、前記受信者整理番号及び前記受信者FAXの前記受信者FAX番号を格納する受信者情報データベースと、前記OCR機能付FAXから受信した前記受信者整理番号、及び前記受信者FAX番号を、前記受信者情報データベースに格納された前記受信者整理番号、及び前記受信者FAX番号で照合し、前記受信者整理番号を認証する受信者整理番号認証処理部を備えたことを特徴とするFAX誤送信防止管理システム。
【請求項3】
前記FAX誤送信防止管理サーバは、前記受信者整理番号の認証がされると、前記受信者番号に対応したFAX短縮番号を採番するFAX短縮番号採番処理部を備えることを特徴とする請求項2記載のFAX誤送信防止管理システム。
【請求項4】
前記FAX誤送信防止管理サーバは、前記受信者整理番号の認証がされたことを示す受信者整理番号認証フラグを設定し、前記受信者情報データベースに格納する受信者整理番号認証フラグ設定処理部を備えることを特徴とする請求項2または請求項3記載のFAX誤送信防止管理システム。
【請求項5】
前記受信者整理番号は、受信者の登録日付とシーケンシャル番号からなることを特徴とする請求項2乃至請求項4のいずれかに記載のFAX誤送信防止管理システム。
【請求項6】
前記FAX誤送信防止管理サーバは、前記受信者情報データベースに格納された前記受信者整理番号を受信者PCへ電子メールで送信する受信者整理番号送信処理部を備えることを特徴とする請求項2乃至請求項5のいずれかに記載のFAX誤送信防止管理システム。
【請求項7】
受信者FAXとOCR機能付FAXとFAX誤送信防止管理サーバと通信事業者回線網とを含むFAX誤送信防止管理システムにおけるFAX誤送信防止管理方法であって、

前記OCR機能付FAXが、前記受信者FAXから受信した受信者整理番号を認証する受信者整理番号認証FAXデータに記載されている前記受信者整理番号を文字コードに変換するステップと、
前記FAX誤送信防止管理サーバが、前記OCR機能付FAXから受信した前記受信者整理番号、及び前記通信事業者回線網から通知された前記受信者FAXの受信者FAX番号を、前記FAX誤送信防止管理サーバの受信者情報データベースに格納された前記受信者整理番号、及び前記受信者FAX番号で照合し、前記受信者整理番号を認証するステップと、を含むことを特徴とするFAX誤送信防止管理方法。
【請求項8】
受信者FAXとOCR機能付FAXとFAX誤送信防止管理サーバと通信事業者回線網とを含むFAX誤送信防止管理システムにおけるFAX誤送信防止管理方法であって、
前記受信者FAXが、受信者を識別する受信者整理番号を認証する受信者整理番号認証FAXデータを前記OCR機能付FAXへ送信する旨の前記受信者の指示を受信する受信者整理番号認証FAX送信指示受信処理ステップと、前記受信者の指示に基づいて、前記受信者整理番号認証FAXデータを前記OCR機能付FAXへ送信する受信者整理番号認証FAX送信処理ステップと、
前記OCR機能付FAXが、前記通信事業者回線網から通知された前記受信者FAXの受信者FAX番号を受信する通信相手先番号通知受信処理ステップと、前記受信者FAXから受信した前記受信者整理番号認証FAXデータに記載されている前記受信者整理番号を文字コードに変換するOCR認識処理ステップと、
前記FAX誤送信防止管理サーバが、前記受信者整理番号を生成する受信者整理番号生成処理ステップと、前記受信者整理番号及び前記受信者FAXの前記受信者FAX番号を受信者情報データベースに格納するステップと、前記OCR機能付FAXから受信した前記受信者整理番号、及び前記受信者FAX番号を、前記受信者情報データベースに格納された前記受信者整理番号、及び前記受信者FAX番号で照合し、前記受信者整理番号を認証する受信者整理番号認証処理ステップと、を含むことを特徴とするFAX誤送信防止管理方法。
【請求項9】
さらに、前記FAX誤送信防止管理サーバが、受信者整理番号の認証がされると、前記受信者番号に対応したFAX短縮番号を採番するFAX短縮番号採番処理ステップを含むことを特徴とする請求項8記載のFAX誤送信防止管理方法。
【請求項10】
さらに、前記FAX誤送信防止管理サーバが、受信者整理番号の認証がされたことを示す受信者整理番号認証フラグを設定し、前記受信者情報データベースに格納する受信者整理番号認証フラグ設定処理ステップを含むことを特徴とする請求項8または請求項9記載のFAX誤送信防止管理方法。
【請求項11】
さらに、前記受信者整理番号は、受信者の登録日付とシーケンシャル番号からなることを特徴とする請求項8乃至請求項10のいずれかに記載のFAX誤送信防止管理方法。
【請求項12】
さらに、前記FAX誤送信防止管理サーバが、前記受信者情報データベースに格納された前記受信者整理番号を受信者PCへ電子メールで送信する受信者整理番号送信処理ステップを含むことを特徴とする請求項8乃至請求項11のいずれかに記載のFAX誤送信防止管理方法。
【請求項13】
受信者FAXとOCR機能付FAXとFAX誤送信防止管理サーバと通信事業者回線網とを含むFAX誤送信防止管理システムにおけるFAX誤送信防止管理プログラムであって、
前記OCR機能付FAXに、前記受信者FAXから受信した受信者整理番号を認証する受信者整理番号認証FAXデータに記載されている前記受信者整理番号を文字コードに変換する処理を実行させ、
前記FAX誤送信防止管理サーバに、前記OCR機能付FAXから受信した前記受信者整理番号、及び前記通信事業者回線網から通知された前記受信者FAXの受信者FAX番号を、前記FAX誤送信防止管理サーバの受信者情報データベースに格納された前記受信者整理番号、及び前記受信者FAX番号で照合し、前記受信者整理番号を認証する処理を実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項14】
受信者FAXとOCR機能付FAXとFAX誤送信防止管理サーバと通信事業者回線網とを含むFAX誤送信防止管理システムにおけるFAX誤送信防止管理プログラムであって、
前記受信者FAXに、受信者を識別する受信者整理番号を認証する受信者整理番号認証FAXデータを前記OCR機能付FAXへ送信する旨の前記受信者の指示を受信する受信者整理番号認証FAX送信指示受信処理と、前記受信者の指示に基づいて、前記受信者整理番号認証FAXデータを前記OCR機能付FAXへ送信する受信者整理番号認証FAX送信処理とを実行させ、
前記OCR機能付FAXに、前記通信事業者回線網から通知された前記受信者FAXの受信者FAX番号を受信する通信相手先番号通知受信処理と、前記受信者FAXから受信した前記受信者整理番号認証FAXデータに記載されている前記受信者整理番号を文字コードに変換するOCR認識処理とを実行させ、
前記FAX誤送信防止管理サーバに、前記受信者整理番号を生成する受信者整理番号生成処理と、前記受信者整理番号及び前記受信者FAXの前記受信者FAX番号を受信者情報データベースに格納する処理と、前記OCR機能付FAXから受信した前記受信者整理番号、及び前記受信者FAX番号を、前記受信者情報データベースに格納された前記受信者整理番号、及び前記受信者FAX番号で照合し、前記受信者整理番号を認証する受信者整理番号認証処理とを実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項15】
さらに、前記FAX誤送信防止管理サーバに、受信者整理番号の認証がされると、前記受信者番号に対応したFAX短縮番号を採番するFAX短縮番号採番処理を実行させることを特徴とする請求項14記載のプログラム。
【請求項16】
さらに、前記FAX誤送信防止管理サーバに、受信者整理番号の認証がされたことを示す受信者整理番号認証フラグを設定し、前記受信者情報データベースに格納する受信者整理番号認証フラグ設定処理を実行させることを特徴とする請求項14または請求項15記載のプログラム。
【請求項17】
さらに、前記受信者整理番号は、受信者の登録日付とシーケンシャル番号からなることを特徴とする請求項14乃至請求項16のいずれかに記載のプログラム。
【請求項18】
さらに、前記FAX誤送信防止管理サーバに、前記受信者情報データベースに登録された前記受信者整理番号を受信者PCへ電子メールで送信する受信者整理番号送信処理を実行させることを特徴とする請求項14乃至請求項17のいずれかに記載のプログラム。

【図1】
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【図2】
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【図3】
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【図4】
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【図5】
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【図6】
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【図7】
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【図8】
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【図9】
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【公開番号】特開2008−289059(P2008−289059A)
【公開日】平成20年11月27日(2008.11.27)
【国際特許分類】
【出願番号】特願2007−134177(P2007−134177)
【出願日】平成19年5月21日(2007.5.21)
【出願人】(000232140)NECフィールディング株式会社 (373)
【Fターム(参考)】