情報処理システム、情報処理方法、情報処理装置及びプログラム
【課題】 ワークフローシステムでの申請データに添付する電子画像データを効率的に申請データに添付すること。
【解決手段】 ワークフローシステムで新規の申請を行う際に、当該申請に含まれる詳細データに添付すべき電子画像データの指定を受け付ける。指定を受け付けた結果、詳細データに添付すべき電子画像データが不足している場合には、当該申請データに添付する電子画像データを作成する際に用いるスキャンチケットデータを作成する。このスキャンチケットデータには、何れの詳細データに作成された電子画像データを添付するかの指定がされており、サーバ装置はその情報に従って、作成された電子画像データを詳細データに添付する。
【解決手段】 ワークフローシステムで新規の申請を行う際に、当該申請に含まれる詳細データに添付すべき電子画像データの指定を受け付ける。指定を受け付けた結果、詳細データに添付すべき電子画像データが不足している場合には、当該申請データに添付する電子画像データを作成する際に用いるスキャンチケットデータを作成する。このスキャンチケットデータには、何れの詳細データに作成された電子画像データを添付するかの指定がされており、サーバ装置はその情報に従って、作成された電子画像データを詳細データに添付する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、コンピュータを使用したワークフローシステムに関し、特に、添付書類を必要とする申請の処理を行うワークフローシステムに関する。
【背景技術】
【0002】
従来、コンピュータを使用した業務ワークフローシステムで、出張や外出をした際の交通費精算の申請が行われている。一般に、電車やバスの交通機関を利用した場合には、ワークフローシステム上の申請だけで、経理処理がなされるが、タクシーや新幹線、航空機を利用した場合には、領収書の提出が必要となる場合がある。従来の業務ワークフローシステムでは、領収書の提出が必要な交通費申請の場合、業務ワークフローシステムでの申請を行った後に、必要となる領収書を台紙に糊付けして提出する等している。
【0003】
そこで、先行文献1では、ワークフローシステムで交通費精算の申請が行われた場合に、領収書が必要な申請であるか否かを自動判定し、領収書が必要となる申請であると判定すると領収書を張り付けるための台紙を印刷出力し、申請者はこれに領収書を貼付して紙面で提出するワークフローシステムに関する技術が開示されている。この技術では、印刷出力する専用台紙に、交通費申請された申請番号を特定できるバーコードを印刷しているので、領収書が添付された台紙が提出された経理部門では、バーコードリーダーでバーコードを読み取ることで、申請番号とのマッチングを簡単に行うことができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0004】
【特許文献1】特開2002−279146号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0005】
しかし、先行技術1に開示された発明では、ワークフローシステムで電子的に申請を受け付けていながら、承認に必要となる領収書は後ほど送られてくることになり、ワークフローシステムを導入することによる処理の迅速化、効率化が必ずしもはかられているわけではない。
【0006】
上記については、例えば、領収書を複合機のスキャナ部で読み取り、電子化機能を用いて領収書の電子画像データを作成し、ワークフローシステムで行われる申請に当該電子画像データを添付することで、更なる処理の迅速化、効率化をはかることが予想される。
【0007】
その場合、交通費申請を行った申請者は、領収書を複合機で電子化し、その後に申請データを添付して申請を行うという操作を行わなければならない。その添付データを作成するタイミングとしては、ワークフローでの交通費申請を開始前、開始後双方が考えられる。そして、双方のデータともに適切にワークフローの申請データに添付を行うことが可能な仕組みが重要になってくる。
【0008】
業務の効率化を図るためには、申請の開始前に作成された添付データを申請データに容易に添付すること、申請開始前に作成された添付データのみでは、当該申請を行う場合に不十分である場合には、申請開始後に複合機等で電子化することで作成した添付データを、ユーザによりどの申請データに対して添付するかの明示的な指定を行わなくても、添付データを申請データに適切に添付させることが好ましい。
【0009】
本発明は、上記した課題に鑑み、ワークフローでの申請に必要となる添付書類の添付の人為的なミスを抑制することを可能とするワークフローシステムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0010】
上記した目的を達成するために、本発明の情報処理システムは以下の構成を備える。即ち、クライアント装置から申請データを受け付ける管理サーバと、読取機構を備える画像処理装置と、を含む情報処理システムであって、前記管理サーバは、クライアントから申請データを受け付ける第1の受付手段と、前記第1の受付手段で受け付けた申請データに添付する添付ファイルが不足しているかを判定する第1の判定手段と、前記第1の判定手段で添付ファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付ファイルを添付する際に用いられるスキャンチケットを生成する第1の生成手段と、前記第1の生成手段で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成された画像ファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け手段と、前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第1の送信手段と、を備え、前記画像処理装置は、前記管理サーバに対してスキャンチケットデータの要求を行う要求手段と、画像処理装置を操作するユーザが利用可能なスキャンチケットデータの一覧を表示し、画像読取処理に使用するスキャンチケットデータの指定を受け付ける第2の受付手段と、前記第2の受付手段で受け付けたスキャンチケットデータを用いて前記画像読み取り機構による画像読取処理を行い、電子画像データを生成する第2の生成手段と、前記第2の生成手段で生成された電子画像データを指定された送信先に送信する第2の送信手段と、を備え、前記管理サーバはさらに、画像処理装置から送信された前記電子画像データを、当該電子画像データ作成の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付手段とを備えることを特徴とする。
【0011】
上記した目的を達成するために、本発明の情報処理方法は、以下の構成を備える。即ち、クライアント装置から申請データを受け付ける管理サーバと、読取機構を備える画像処理装置と、を含む情報処理システムによって行われる情報処理方法であって、前記管理サーバは、クライアントから申請データを受け付ける第1の受付工程と、前記第1の受付工程で受け付けた申請データに添付する添付ファイルが不足しているかを判定する第1の判定工程と、前記第1の判定工程で添付ファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付ファイルを添付する際に用いられるスキャンチケットを生成する第1の生成工程と、前記第1の生成工程で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成された画像ファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け工程と、前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第1の送信工程と、を備え、前記画像処理装置は、前記管理サーバに対してスキャンチケットデータの要求を行う要求工程と、画像処理装置を操作するユーザが利用可能なスキャンチケットデータの一覧を表示し、画像読取処理に使用するスキャンチケットデータの指定を受け付ける第2の受付工程と、前記第2の受付工程で受け付けたスキャンチケットデータを用いて前記画像読み取り機構による画像読取処理を行い、電子画像データを生成する第2の生成工程と、前記第2の生成工程で生成された電子画像データを指定された送信先に送信する第2の送信工程と、を備え、前記管理サーバはさらに、画像処理装置から送信された前記電子画像データを、当該電子画像データ作成の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付工程とを備えることを特徴とする。
【0012】
上記した目的を達成するために、本発明のコンピュータプログラムは、以下の構成を備える。即ち、クライアント装置から申請データを受け付ける管理サーバと、読取機構を備える画像処理装置と、を含む情報処理システムで実行されるコンピュータプログラムであって、前記管理サーバを、クライアントから申請データを受け付ける第1の受付手段と、前記第1の受付手段で受け付けた申請データに添付する添付ファイルが不足しているかを判定する第1の判定手段と、前記第1の判定手段で添付ファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付ファイルを添付する際に用いられるスキャンチケットを生成する第1の生成手段と、前記第1の生成手段で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成された画像ファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け手段と、前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第1の送信手段として機能させ、前記画像処理装置を、前記管理サーバに対してスキャンチケットデータの要求を行う要求手段と、画像処理装置を操作するユーザが利用可能なスキャンチケットデータの一覧を表示し、画像読取処理に使用するスキャンチケットデータの指定を受け付ける第2の受付手段と、前記第2の受付手段で受け付けたスキャンチケットデータを用いて前記画像読み取り機構による画像読取処理を行い、電子画像データを生成する第2の生成手段と、前記第2の生成手段で生成された電子画像データを指定された送信先に送信する第2の送信手段として機能させ、前記管理サーバをさらに、画像処理装置から送信された前記電子画像データを、当該電子画像データ作成の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付手段として機能させることを特徴とする。
【0013】
上記した目的を達成するために、本発明の情報処理装置は、以下の構成を備える。即ち、クライアント装置、及び、読取機構を備える画像処理装置と通信可能に接続される情報処理装置であって、前記クライアントから申請データを受け付ける第1の受付手段と、前記第1の受付手段で受け付けた申請データに添付する添付ファイルが不足しているかを判定する第1の判定手段と、前記第1の判定手段で添付ファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付ファイルを添付する際に用いられるスキャンチケットを生成する第1の生成手段と、前記第1の生成手段で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成された画像ファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け手段と、前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第1の送信手段と、前記画像処理装置が、前記第1の送信手段で送信したスキャンチケットを用いて前記読取機構による読取処理を実行した結果作成された電子画像データを受信する受信手段と、前記受信手段で受信した電子画像データを、前記画像処理装置での読取処理の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【0014】
本発明では、ワークフローでの申請データに必要な添付書類がすべてそろっていない場合に、当該申請データに添付ファイルを添付するために使用するスキャンチケットを作成し、当該スキャンチケットを用いて複合機等で作成された電子画像データを申請データに添付するよう制御する。これにより、申請に必要な添付ファイルをより効率的に申請データに添付することが可能となり、また、添付ファイルの添付ミスを低減させることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【0015】
【図1】本発明のワークフローシステムのシステム構成の一例を示すシステム構成図である。
【図2】本発明のワークフローシステムにおけるサーバ装置101として適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図3】本発明のワークフローシステムにおける複合機103のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図4】本発明のワークフローシステムによって行われる処理の概要を示すフローチャートである。
【図5】図4のステップS402の新規申請受付処理の詳細を示すフローチャートである。
【図6】図5のステップS504の添付ファイル設定処理の詳細を示すフローチャートである。
【図7】図6のステップS605のファイル添付処理の詳細を示すフローチャートである。
【図8】図4のステップS404のスキャンチケットを用いたスキャン処理の詳細を示すフローチャートである。
【図9】クライアント装置102のディスプレイ装置に表示される新規申請画面の一例を示す図である。
【図10】クライアント装置102のディスプレイ装置に表示される添付ファイル設定画面の構成の一例を示す図である。
【図11】複合機103のLCD表示部に表示される操作画面の一例を示す図である。
【図12】サーバ装置101の外部メモリ211に記憶されるスキャンチケットデータテーブルのデータ構成の一例を示す図である。
【図13】サーバ装置101の外部メモリ211に記憶される交通費申請データテーブルの構成の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【0016】
以下、図面を参照して、本発明の実施の形態の一例について説明する。図1は、本発明の情報処理システムのシステム構成の一例を示す構成図である。本発明の情報処理システムは、サーバ装置101、クライアント装置102−1、102−2(以下、まとめてクライアント装置102とする)、複合機103−1、103−2(以下、まとめて複合機103とする)等の画像処理装置、LAN104等を備えて構成されている。
【0017】
サーバ装置101は、クライアント装置102より特定のワークフローの開始要求を受け付けることにより、当該開始要求を受け付けた種別のワークフロー処理データを生成する。また、開始要求を受け付けたワークフローに添付書類、例えば交通費申請におけるタクシー等の領収書等が必要な場合には、スキャンチケットの作成も合わせて行う。
【0018】
スキャンチケットとは、ワークフローの各種処理データ(申請データ)に添付する電子画像データ(添付データ)を作成する際に画像処理装置で用いられるデータであり、電子画像データを作成する際に、紙文書等を複合機103のスキャナ機能を使用して読み込む際の解像度やカラー設定などのスキャナ設定や、作成する電子画像データのファイルフォーマット、作成した電子画像データの登録先、スキャンチケットを用いたスキャン処理により作成される電子画像データを添付するワークフローの申請データ等が定義されている。スキャンチケットデータのデータ構成については、図12を参照して後述することにする。尚、スキャンチケットを発行する機能と、ワークフローデータを管理する機能とは異なるサーバ装置で提供しても構わない。また、サーバ装置101は、スキャンチケットデータの使用完了時に行うべき処理をスキャンチケットデータに従って特定し、その処理を実行する。本実施例では、ワークフローによる申請処理を次のアクティビティに進める例を説明するがスキャンチケットデータ使用完了時に行う処理はこれに限られず、メールの送信等であっても構わない。
【0019】
クライアント装置102は、ワークフローシステムで各種の申請を行うユーザが使用する端末装置である。クライアント装置102は、ユーザの入力部を用いた操作に従って入力された操作命令に従い、サーバ装置101に対して、サーバ装置101が提供するワークフロー機能での各種申請要求を行う。その際に、申請を行う項目や、申請に添付する領収書等の書類の電子画像データを作成する際に用いるスキャンチケットの設定に必要な入力指示をユーザによる入力部を介した操作により受け付け、当該入力指示に応じた申請要求やスキャンチケットの発行要求をサーバ装置101に対して行う。この申請要求に応じて、サーバ装置101では新規申請データの作成を行う。
【0020】
複合機103は、各種申請に添付する書類(例えば領収書)の電子画像データの作成処理に用いる画像処理装置である。申請に添付する書類の電子画像データを作成する際に、複合機103は、ユーザに対応するスキャンチケットをサーバ装置101に対して要求する。そしてユーザから、サーバ装置101から取得したスキャンチケットの選択指示を受け付け、選択されたスキャンチケットに設定されているスキャナ設定に従って、書類の電子画像データ作成処理を行う。作成された電子画像データは、スキャンチケットに設定されている登録先に保存されることになる。
【0021】
LAN104は、サーバ装置101、クライアント装置102、複合機103を相互に通信可能に接続するための通信ネットワークである。以上が、本発明の情報処理システムの構成の一例の説明である。
【0022】
次に、図2を参照して、図1のサーバ装置101に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例について説明する。
【0023】
図2において、201はCPUで、システムバス204に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ROM203あるいは外部メモリ211には、CPU201の制御プログラムであるBIOS(Basic Input / Output System)やオペレーティングシステムプログラム(以下、OS)や、各サーバ或いは各PCの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。
【0024】
202はRAMで、CPU201の主メモリ、ワークエリア等として機能する。CPU201は、処理の実行に際して必要なプログラム等をROM203あるいは外部メモリ211からRAM202にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【0025】
また、205は入力コントローラで、キーボードやポインティングデバイス等の入力装置209からの入力を制御する。206はビデオコントローラで、ディスプレイ装置210等の表示器への表示を制御する。これらは必要に応じて操作者が使用するものである。
【0026】
207はメモリコントローラで、ブートプログラム,各種のアプリケーション,フォントデータ,ユーザファイル,編集ファイル,各種データ等を記憶するハードディスク(HD)や、フレキシブルディスク(FD)、或いはPCMCIAカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ(登録商標)メモリ等の外部メモリ211へのアクセスを制御する。
【0027】
208は通信I/F(インタフェース)コントローラで、ネットワーク(例えば、図1に示したLAN104)を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、TCP/IPを用いた通信等が可能である。
【0028】
なお、CPU201は、例えばRAM202内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開(ラスタライズ)処理を実行することにより、ディスプレイ装置210上での表示を可能としている。また、CPU201は、ディスプレイ装置210上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【0029】
本発明を実現するための後述するフローチャートに示す各ステップの処理は、コンピュータで読み取り実行可能なプログラムにより実行され、そのプログラムは外部メモリ211に記録されている。そして、必要に応じてRAM202にロードされることによりCPU201によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ211に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。
【0030】
尚、図1のクライアント装置102もサーバ装置101と略同様のハードウェア構成を有しているので、詳細な説明は割愛する。
【0031】
次に、図3を参照して、図1の複合機103のハードウェア構成について説明する。図3は、図1の複合機103のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【0032】
図3において、316はコントローラユニットで、画像入力デバイスとして機能するスキャナ314や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ312と接続する一方、LAN104や公衆回線(WAN)(例えば、PSTNまたはISDN等)と接続することで、電子画像データやデバイス情報の入出力を行う。
【0033】
コントローラユニット316において、301はCPUで、システム全体を制御するプロセッサである。302はRAMで、CPU301が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、電子画像データを一時記録するための画像メモリでもある。
【0034】
303はROMで、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。304はハードディスクドライブ(HDD)で、システムを制御するための各種プログラム,電子画像データ等を格納する。
【0035】
307は操作部インタフェース(操作部I/F)で、操作部308とのインタフェース部である。また、操作部I/F307は、操作部308から入力したキー情報(例えば、スタートボタンの押下)をCPU301に伝える役割をする。
【0036】
305はネットワークインタフェース(ネットワークI/F)で、LAN104等のネットワークに接続し、データの入出力を行う。306はモデムで、公衆回線に接続し、FAXの送受信等のデータの入出力を行う。
【0037】
318は外部インタフェース(外部I/F)で、USB、IEEE1394,プリンタポート,RS−232C等の外部入力を受け付けるI/F部であり、本実施形態においてはユーザの認証を行う際に必要となる非接触ICカード(記憶媒体)の読み取り用のカードリーダ319が外部I/F部318に接続されている。そして、CPU301は、この外部I/F318を介してカードリーダ319によるICカードからの情報読み取りを制御し、該ICカードから読み取られた情報を取得可能である。以上のデバイスがシステムバス309上に配置される。
【0038】
320はイメージバスインタフェース(イメージバスI/F)であり、システムバス309と電子画像データを高速で転送する画像バス315とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。画像バス315は、PCIバスまたはIEEE1394で構成される。画像バス315上には以下のデバイスが配置される。
【0039】
310はラスタイメージプロセッサ(RIP)で、例えば、PDLコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。311はプリンタインタフェース(プリンタI/F)で、プリンタ312とコントローラユニット316を接続し、電子画像データの同期系/非同期系の変換を行う。また、313はスキャナインタフェース(スキャナI/F)で、スキャナ314とコントローラユニット316を接続し、電子画像データの同期系/非同期系の変換を行う。
【0040】
317は画像処理部で、入力画像データに対し補正、加工、編集を行ったり、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行ったりする。また、これに加えて、画像処理部317は、電子画像データの回転や、多値画像データに対してはJPEG、2値画像データはJBIG、MMR、MH等の圧縮伸張処理を行う。そして、この画像処理部317は、スキャナ314を駆動して画像読み取りされた電子画像データを画像処理して、ファイル出力可能な形式(例えば、PDF形式ファイル)に変換し、CPU301と連携して、ネットワークI/F305を介して、外部装置に電子画像データのファイルを送信することができる。
【0041】
スキャナ314は、原稿となる紙上の画像を照明し、CCDラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部308から読み取り起動指示することにより、CPU301がスキャナ314に指示を与え、フィーダは原稿用紙を1枚ずつフィードし原稿画像の読み取り動作を行う。
【0042】
プリンタ312は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。プリント動作の起動は、CPU301からの指示によって開始する。なお、プリンタ312には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットがある。
【0043】
操作部308は、LCD表示部を有し、LCD上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部I/F307を介してCPU301に伝える。また、操作部308は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、IDキー、リセットキー等を備える。
【0044】
尚、表示部はプリンタによって表示性能が異なり、タッチパネルを介して操作をできるプリンタ、単に液晶画面を備え文字列を表示(印刷状態や印刷している文書名の表示)させるだけのプリンタによって本発明は構成されている。
【0045】
ここで、操作部308のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の2色LEDがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部308のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部308のIDキーは、使用者のユーザIDを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部からの設定を初期化する時に用いる。
【0046】
カードリーダ319は、CPU301からの制御により、非接触ICカードに記憶されている情報を読み取り、該読み取った情報を外部I/F318を介してCPU301へ通知する。
【0047】
以上のような構成によって、複合機103は、スキャナ314で文書を読む込むことで作成される電子画像データをLAN104上に送信したり、LAN104から受信した印刷データをプリンタ312により印刷出力したりすることができる。
【0048】
また、スキャナ314で文書を読み込むことで作成された電子画像データをモデム306により、公衆回線上にFAX送信したり、公衆回線からFAX受信した電子画像データをプリンタ312により出力したりすることができる。以上が、図1の複合機103のハードウェア構成の一例である。
【0049】
次に、図4を参照して、サーバ装置101によって実行される処理の概要について説明する。この処理をサーバ装置101のCPU201に行わせるためのプログラムは外部メモリ211に記憶されており、必要に応じてCPU201は当該プログラムをRAM202にダウンロードし、その制御に従って本処理を行うことになる。
【0050】
この処理を実行している際に、CPU201は常にクライアント装置102からのワークフローシステムでの各種の新規申請や、複合機103からのスキャンチケット要求を受け付けている。
【0051】
クライアント装置102からワークフローシステムでの新規申請を受け付けた場合には(ステップS401でYES)、CPU201は処理をステップS402に進め、サーバ装置101のCPU201とクライアント装置102のCPUによる新規申請受付処理を行う。この処理の詳細については、図5を参照して後述することにする。
【0052】
また、複合機103からのスキャンチケット要求を受け付けると(ステップS403でYES)、CPU201は処理をステップS404に進め、サーバ装置101のCPU201と複合機103のCPU301によるスキャンチケットを用いたスキャン処理を実行する。この処理の詳細については、図8を参照して後述することにする。尚、複合機103は、LCD表示部に表示される操作画面1100(図11)において、スキャンチケットボタン1101に対する押下指示を受け付けることで、複合機103はサーバ装置101に対してスキャンチケットを用いたスキャン要求を行うことになる。この操作画面1100の構成については後述することにする。そして、以上の処理を、CPU201が本図に示す処理を終了すると判定する(ステップS405でYES)まで繰り返し行うことになる。以上が、サーバ装置101によって行われる処理の概要である。
【0053】
次に、図5を参照して、図4のステップS402の新規申請受付処理の詳細な処理について説明する。図5は新規申請受付処理の詳細を示すフローチャートである。サーバ装置101のCPU201は、外部メモリ211に記憶されている、CPU201にステップS501乃至S505の処理を実行させるためのプログラムをRAM202にロードし、ロードしたプログラムの制御に従って当該処理を行うことになる。また、同様にクライアント装置102のCPU201は、外部メモリ211に記憶されている、クライアント装置102のCPUにステップS511乃至S514の処理を実行させるためのプログラムをRAM202にロードし、ロードしたプログラムの制御に従って本処理を行うことになる。
【0054】
まず、不図示のステップで、新規申請(ここでは交通費の新規申請とする)の要求を行ってきたクライアント装置102を操作するユーザの認証処理が終了すると、サーバ装置101のCPU201は、新規申請画面900をクライアント装置102のディスプレイ装置210に表示させるための画面情報を、当該要求を行ってきたクライアント装置102に対して送信する(ステップS501)。画面情報を受信したクライアント装置102は、画面情報に従って、新規申請画面900をディスプレイ装置210に表示する(ステップS511)。
【0055】
ここで、図9を参照して、図5のステップS511でクライアント装置102のディスプレイ装置210に表示される交通費の新規申請画面900の構成について説明する。
【0056】
図9に示すように、新規申請画面900には、利用日入力欄901、交通手段指定欄902、利用区間入力欄903、運賃入力欄904、往復指定欄905、領収書指定欄906、申請ボタン908、キャンセルボタン909が設定されている。また、交通手段指定欄902に対する指定に応じて、領収書指定欄906に添付ファイル選択ボタン907が設定されることになる。これら項目について、新規申請に含まれる詳細データ毎に入力を受け付けることになる。
【0057】
利用日入力欄901は、交通手段を利用した利用日を入力する入力欄である。交通手段指定欄902は、利用した交通手段を指定する指定欄である。ここでは、電車、新幹線、バス、飛行機、タクシー等が指定可能となっている。ここで、新幹線、飛行機、タクシーが指定されると、領収書の電子画像データの添付が必要となる。
【0058】
利用区間入力欄903は、当該交通手段を使用した区間を入力する入力欄である。運賃入力欄904は、交通手段の利用に要した運賃を入力する入力欄である。往復指定欄905は、その行に入力された交通費申請の詳細データが、区間の片道分のものであるか(チェックなし)、それとも往復分のものであるか(チェックあり)を指定する指定欄である。
【0059】
交通手段指定欄902で領収書の領収書の電子画像データが必要となる交通手段(新幹線、飛行機、タクシー)が指定されると、領収書指定部906には、電子画像データを添付するために用いられる添付ファイル選択ボタン907が表示される。この添付ファイル選択ボタン907に対する押下指示を受け付けると、クライアント装置102のCPU201は、ディスプレイ装置210に図10に示す添付ファイル設定画面1000を表示するよう制御することになる。この添付ファイル設定画面1000については、図10を参照して後述することにする。
【0060】
申請ボタン908は、本画面を介して入力された交通費の新規申請データをサーバ装置101に送信するために用いられるボタンである。キャンセルボタン909は、サーバ装置に101に新規申請データを送信することなく本画面を終了する際に用いられるボタンである。以上が、新規申請画面900の一例の説明である。尚、交通費の新規申請は、複数の申請を一度に行うことができる。その場合は、図9に示すように、複数の詳細データを入力して申請を行えばよい。
【0061】
次に、図10を参照して、クライアント装置102のディスプレイ装置210に表示される添付ファイル設定画面1000の構成について説明する。この画面は、図9の新規申請画面900中の添付ファイル選択ボタン907に対する押下指示を受け付けることで、クライアント装置102のディスプレイ装置102に表示される画面である。
【0062】
図10に示すように、添付ファイル設定画面1000には、申請詳細データ表示部1001、領収書画像データ自動添付指定欄1002、添付可能ファイル表示欄1003、添付ファイル表示欄1004、追加ボタン1005、削除ボタン1006、閲覧ボタン1007−1、1007−2、OKボタン1008、キャンセルボタン1009が設定されている。
【0063】
申請詳細データ表示部1001には、図9で押下指示を受け付けた添付ファイル選択ボタン907が表示されている行に入力された交通費申請データの詳細データが表示される。領収書画像データ自動添付指定欄1002は、当該詳細データの添付ファイルとする電子画像データを自動設定するか(チェックあり)否か(チェックなし)を指定する指定欄である。添付ファイルの自動設定処理については後述することにする。
【0064】
添付可能ファイル表示欄1003には、サーバ装置101上の特定フォルダに記憶されている電子画像データの一覧が表示される。サーバ装置にはそれぞれのユーザに割り当てられた交通費申請データに添付可能な電子画像データを記憶しているフォルダが設定されており、この添付可能ファイル表示欄1003には、ユーザ認証により特定されたユーザに割り当てられたフォルダに記憶されている電子画像データの一覧が表示されることになる。尚、既に他の詳細データに添付されている電子画像データは表示されない、若しくは表示されても選択できないように制御される。また、電子画像データが記憶されている任意のフォルダの選択を受け付け、選択を受け付けたフォルダ内に記憶されている電子画像データを添付ファイルとして受け付けるようにしても勿論構わない。
【0065】
添付ファイル表示欄1004には、当該詳細データに添付する指定を受け付けた電子画像データの一覧が表示される。添付ファイルの指定は、添付可能ファイル表示欄1003に一覧表示されている何れかの電子画像データが選択されている状態で、追加ボタン1004の指定を受け付けることで行われる。添付ファイルの指定を受け付けた電子画像データは添付可能ファイル表示欄1003からは削除され、添付ファイル表示欄1004に表示されることになる。
【0066】
一方、添付ファイルの指定を解除するためには、添付ファイル表示欄1005に一覧表示されている何れかの電子画像データが選択されている状態で、削除ボタン1006の押下指示を受け付けることで行われる。添付ファイルの解除指定を受け付けた電子画像データは、添付ファイル表示欄1004からは削除され、添付可能ファイル表示欄1003に表示されることになる。
【0067】
閲覧ボタン1007−1、1007−2はそれぞれ、添付可能ファイル表示欄1003、添付ファイル表示欄1004に表示されている電子画像データを閲覧するために用いられるボタンであり、それぞれの表示欄に表示されている何れかの電子画像データが選択状態でこのボタンに対する押下指示を受け付けると、CPU201は、選択されている電子画像データの表示を行うことになる。
【0068】
OKボタン1008は、本画面を介して入力された設定情報を確定し、本画面の処理を終了するために用いられるボタンである。また、キャンセルボタン1009は本画面を介して入力された設定情報を無効化して本画面の処理を終了するために用いられるボタンである。以上が、添付ファイル設定画面1000の説明である。
【0069】
図5の説明に戻る。クライアント装置102は、ステップS511で表示した新規申請画面900及び添付ファイル設定画面1000を介して、ユーザからの新規申請データの詳細データの入力を受け付け(ステップS512)、入力を受け付けた詳細データを含む新規申請データをサーバ装置101に対して送信する(ステップS513)。
【0070】
サーバ装置101のCPU201は、クライアント装置102から新規申請データを受信すると(ステップS502)、新規申請データを外部メモリ211の申請データテーブルに登録する。例えば、新規申請データが交通費申請に関するものであれば交通費申請データテーブル1300にその情報が登録されることになる。
【0071】
ここで、図13を参照して、交通費申請データテーブル1300のデータ構成について説明する。図13は交通費申請データテーブル1300のデータ構成の一例を示す図である。
【0072】
図13に示す通り、交通費申請データテーブル1300はデータ項目として、ユーザID1301、申請ID1302、詳細ID1303、利用日1304、交通手段1305、利用区間1306、運賃1307、往復1308、スキャンチケットID1309、添付ファイル1310等が設定されている。この交通費申請データテーブル1300には、図9の新規申請画面900、図10の添付ファイル設定画面1000を介して入力された各種の情報が登録されることになる。
【0073】
ユーザID1301には、当該交通費申請を行ったユーザを特定するためのID情報が登録される。申請ID1302には、交通費申請データを識別するID情報が登録される。図9の新規申請画面で複数の詳細データの入力がなされた場合には、それらの申請IDは同一のID情報が登録されることになる。詳細ID1303には、同一の申請データ中のそれぞれの詳細データを識別するための識別情報が登録される。
【0074】
利用日1304には、新規申請画面900の利用日入力欄901に入力された情報が登録される。交通手段1305には、新規申請画面900の交通手段指定欄902で指定された交通手段が登録される。利用区間1306には、新規申請画面900の利用区間入力欄903に入力された情報が登録される。運賃1307には、新規申請画面900の運賃入力欄904に入力された運賃の情報が登録される。往復1308には、新規申請画面900の往復指定欄905で指定された往復/片道に関する情報が登録される。
【0075】
スキャンチケットID1309には、後述する処理で作成されることになるスキャンチケットを一意に識別するためのID情報が登録される。添付ファイル1310には、添付ファイル設定画面1000で詳細データに対する添付ファイルとして設定された電子画像データが登録される。以上が交通費申請データテーブル1300のデータ構成の説明である。
【0076】
図5の説明に戻る。サーバ装置101のCPU201は、ステップS502で受信した新規申請データを申請データテーブルに登録すると(ステップS503)、その後、添付ファイル設定処理を行う(ステップS504)。この処理の詳細については図6を参照して説明することにする。
【0077】
図6は、図5のステップS504の添付ファイル設定処理の詳細を示すフローチャートである。まずサーバ装置101のCPU201は、当該新規申請データに含まれるすべての詳細データを取得する(ステップS601)。そしてその後、ステップS601で取得した全ての詳細データについて後述する処理を行う。
【0078】
サーバ装置101のCPU201は、ステップS601で取得した詳細データに、添付ファイルの指定がされているかを判定する(ステップS602)。詳細データへの添付ファイルの指定は、図10の添付ファイル設定画面1000を介した操作指示により、クライアント装置102で受け付けており、図5のステップS513の処理で申請データとともにクライアント装置102から送信される。
【0079】
サーバ装置CPU201が、ステップS602で詳細データに添付ファイルの指定がなされている(YES)と判定した場合には、処理をステップS603に進め、指定されたファイルを当該詳細データの添付ファイルに設定する。より具体的には、交通費申請データテーブル1300中の当該詳細データを示すデータレコードの添付ファイル1310に、添付ファイルとして指定された電子画像データの情報を登録することになる。
【0080】
また、ステップS604では、当該申請データに対して、自動的にファイルを添付する添付設定がなされているかを判定する。CPU201は、詳細データに対して、図10の添付ファイル設定画面1000中の領収書画像データ自動添付指定欄1002にチェックがなされたか(自動添付設定あり)否か(自動添付設定なし)により、この判定を行うことになる。
【0081】
ファイルを自動的に添付する設定がなされている(ステップS604でYES)とCPU201が判定した場合には、処理をステップS605に進め、ファイル添付処理を行うことになる。この処理の詳細については、図7を参照して説明する。
【0082】
ここで、図7を参照して図6のステップS605のファイル添付処理の詳細について説明する。図7は図6のステップS605のファイル添付処理の詳細を示すフローチャートである。
【0083】
まずCPU201は、サーバ装置101に設定されたフォルダのうち、ワークフローシステムを用いた新規の申請を行ったユーザに割り当てられたフォルダから電子画像データの一覧を取得する(ステップS701)。そして、取得した全ての電子画像データに対して、後述するステップS702からS704の処理を行う。
【0084】
ステップS702では、CPU201はステップS701で取得した電子画像データのうち、後述する処理を行っていない電子画像データに対して、当該電子画像ファイルが他の詳細データの添付ファイルとして設定されているかを判定する(ステップS702)。CPU201は、外部メモリ211に記憶されている交通費申請データテーブル1300中の何れかの他の詳細データの添付ファイル1310に当該電子画像データが添付ファイルとして登録されているかにより、この判定を行うことになる。
【0085】
ステップS702の判定処理でNOと判定した場合には、CPU201は処理をステップS704に進め、当該電子画像データに対してOCR処理を行うことによって得られる日付情報、運賃情報、交通機関情報等が、詳細データの日付情報、運賃情報、交通機関情報等の添付条件を満たすかにより、添付条件と一致するかを判定する(ステップS703)。
【0086】
ステップS703で添付条件と一致する(YES)と判定した場合には、当該詳細データに関するレコードの添付ファイル1310に、当該画像ファイルの情報を登録する(ステップS704)。そして以上の処理を、ステップS701で取得した全ての画像ファイルに対して行うことになる。
【0087】
尚、添付ファイルの自動添付設定の処理対象である詳細データの往復設定が片道を示すものであった場合には、電子画像データを1つ、往復を示すものであった場合には、電子画像データを2つ添付した段階で本処理を終了させても勿論構わない。以上が図6のステップS605のファイル添付処理の詳細である。
【0088】
図6の説明に戻る。そして、ステップS606では、サーバ装置101のCPU201は、当該詳細データに対する添付ファイルが不足しているかを判定する。そして、例えば、添付ファイルが必要な詳細データであるにもかかわらず添付ファイルの設定がされていない場合や、添付ファイルをOCR処理することによって得られる運賃を合算した結果が当該詳細データに設定された運賃に満たない場合など、添付ファイルが不足している(YES)と判定した場合には、当該詳細データに電子画像データを添付するために用いられるスキャンチケットを作成し、図12に示すスキャンチケットデータテーブル1200に登録する(ステップS607)。
【0089】
ここで、図12を参照してスキャンチケットデータテーブル1200のデータ構成について説明する。図12に示す通り、スキャンチケットデータテーブル1200はデータ項目に、スキャンチケットID1201、種別1202、ユーザID1203、スキャン設定が設定されている。
【0090】
また、スキャン設定1204として、カラー/モノクロ設定情報1204−1、解像度設定情報1204−2、ファイル形式情報1204−3、ファイル送信先情報1204−4が登録されている。
【0091】
スキャンチケットID1201には、スキャンチケットを一意に識別するID情報が登録される。
【0092】
種別1202には、スキャンチケットの種別が登録される。例えば、全てのユーザが使用可能である交通費申請データに添付する電子画像データを作成するために使用されるスキャンチケットの種別は「交通費申請一般」、立替払申請データに添付する電子画像データを作成するために使用されるスキャンチケットの種別は「立替払申請一般」等と登録される。また、この種別1202に「個別」が登録されているスキャンチケットは、ユーザによる何らかの申請に応じて作成され、当該申請データに添付する電子画像ファイルを作成するために用いられるスキャンチケットであることを意味している。
【0093】
ユーザID1203には、当該スキャンチケットを使用可能なユーザのユーザ情報が登録される。このユーザID1203に情報が登録されていないスキャンチケットは全てのユーザが使用可能なスキャンチケットであることを意味する。
【0094】
また、スキャンチケット設定1204には、複合機でのスキャン処理を行う際のスキャン設定情報が登録されており、カラー/モノクロ1204−1には、スキャン時のカラー/モノクロの設定が、解像度1204−2には解像度設定が、ファイル形式1204−3にはスキャン処理によって作成する電子画像データのファイル形式が、ファイル送信先1204−4には、スキャン処理によって作成された電子画像データの送信先情報が登録されている。
【0095】
尚、ファイル送信先1204のServer¥交通費¥<USER>は、サーバ装置101に設定されている交通費フォルダ中のフォルダであって、複合機103にログイン中のユーザに割り当てられたフォルダを送信先にすることを意味している。以上が図12のスキャンチケットデータテーブル1200の説明である。
【0096】
図6の説明に戻る。ステップS607でスキャンチケットを発行後、発行されたスキャンチケットを特定するスキャンチケットID1201を、交通費申請データテーブル1300に登録されている当該詳細データのスキャンチケットID1309に追加登録する(ステップS608)。そして、ステップS602からS608の処理を、新規申請データに含まれるすべての詳細データに対して行うことになる。
【0097】
新規申請データに含まれる全ての詳細データに対してステップS602からステップS608の処理を終了後、処理をステップS609に進め、当該新規申請データに必要な電子画像データの添付を終えたかを判定する。この処理では、当該新規申請データの詳細データのうち添付ファイルが必要な(交通手段1305が、新幹線、飛行機、タクシーである)詳細データの全てに電子画像データが添付されているか否かを判定する。
【0098】
ステップS609の判定処理でCPU201がYESと判定した場合には、処理をステップS610に進め、当該新規申請データに関するワークフローを次のアクティビティ(例えば、承認者による承認段階)に移行させる。以上が、図5のステップS504の添付ファイル詳細設定処理の詳細の説明である。
【0099】
本処理では、新規申請データに必要な添付ファイルが申請時に揃っていない時に、新規申請データに添付ファイルを設定するために用いられるスキャンチケットの発行を行う。そして、そのスキャンチケットを用いた書類の読み取り処理を行うことによって、当該申請データに添付する電子画像データの作成を行うことになる。また、新規申請データに必要な添付ファイルが既に揃っている場合には、スキャンチケットの無駄な発行を行わない。尚、スキャンチケットを用いて新規申請データに電子画像データを添付する処理については図8を参照して後述する。
【0100】
次に、図8を参照して図4のステップS404のスキャンチケットを用いたスキャン処理の詳細について説明する。図8はスキャンチケットを用いたスキャン処理の詳細を示すフローチャートである。サーバ装置101のCPU201は、外部メモリ211に記憶されているCPU201にステップS821からステップS832の処理を実行させるためのプログラムをRAM202にロードし、ロードしたプログラムによる制御に従って当該処理を実行する。また、複合機103のCPU301は、HDD304に記憶されているCPU301にステップS801からステップS809の処理を実行させるためのプログラムをRAM302にロードし、ロードしたプログラムによる制御に従って当該処理を実行する。
【0101】
まず、この処理に先立ち複合機103のCPU301は、当該複合機103を使用するユーザのログイン処理を行う。そして、ログイン処理の後、操作部308のLCD表示部に表示される操作画面に設定されている「スキャンチケットボタン」が押下されると当該ユーザに対応するスキャンチケットの一覧要求をサーバ装置101に対して行う(ステップS801)。この要求に際し、サーバ装置101にはログインユーザを識別するためのユーザID情報が送信されることになる。
【0102】
サーバ装置101は、複合機103により行われてスキャンチケットの一覧要求を受信すると(ステップS821)、外部メモリ211に記憶されているスキャンチケットデータテーブル1200から、複合機103より送信されたユーザIDがユーザID1201に登録されているレコードを抽出することで、複合機103にログイン中のユーザに対応するスキャンチケットを取得する(ステップS822)。この時、ユーザID1201にユーザID情報が登録されていないスキャンチケット(例えば図12のTK001、TK002のスキャンチケット)も合わせて取得することになる。そして、取得したスキャンチケットの一覧を複合機103に対して送信する(ステップS823)。この時、ステップS822で取得したスキャンチケットのスキャンチケットID1201がスキャンチケットID1309に登録されている交通費申請データの詳細データも合わせて送信されることになる。
【0103】
複合機103は、サーバ装置101から送信されたスキャンチケットの一覧を取得すると(ステップS802)、スキャンチケットを選択するための操作画面1100を表示する(UI表示:ステップS803)。
【0104】
ここで、図11を参照して、図8のステップS803で複合機103の操作部308のLCD表示部に表示される操作画面1100の一例について説明する。
【0105】
図11に示すように操作画面1100には、操作指定部1101、スキャンチケット一覧表示部1102、スキャン開始1103が設定されている。
【0106】
操作指定部1101は、複合機103を用いて行う処理を指定する指定部である。例えばこの操作指定部1100に設定されている「コピー」ボタンに対する押下指示を受け付けると、複合機103のCPU301は、コピーの詳細設定を行うための不図示の画面を表示し、コピーの詳細設定(例えば、部数、両面/片面設定、コピー濃度設定、拡大率設定)の入力を受け付ける。その後、コピーの開始指示を受け付けると、CPU301は、コピー処理を開始することになる。
【0107】
その他、「FAX」ボタンに対する押下指示を受け付けるとFAX送信の詳細設定を行うための不図示の画面が表示される。また、「保存データ印刷」ボタンに対する押下指示を受け付けると、複合機103の記憶装置に記憶されている印刷データに対する印刷処理を行うための不図示の画面が表示される。
【0108】
この操作指定部1101は、各種処理の設定を行う操作指示画面に共通して設定されるものであり。操作指定部1101中の「スキャンチケット」ボタン1101−1に対する押下指示を行うことで、CPU301に対して図8の処理の開始を指示することができる。
【0109】
スキャンチケット一覧表示部1102は、複合機103にログインしているユーザが使用可能なスキャンチケットを表示する表示部であり、このスキャンチケット一覧表示部1102に表示されているスキャンチケットに対する押下指示を受け付けることで、使用するスキャンチケットの選択を受け付けることになる。選択されたスキャンチケットは1102−1に示すように、当該スキャンチケットが選択されていることをユーザに認識可能に表示制御されることになる。
【0110】
スキャン開始ボタン1103は、CPU301に対してスキャンチケット一覧表示部1102で選択を受け付けたスキャンチケットを用いたスキャン処理の開始をCPU301に指示するために用いられるボタンである。以上が図11の操作画面1100の説明である。
【0111】
図8の説明に戻る。図11に示す操作画面1100を表示後、複合機103のCPU301は、該操作画面による操作指示によりスキャンチケットの選択指示を受け付ける(ステップS804)。その後、操作画面1100のスキャン開始ボタン1103に対する押下指示により入力されるスキャン開始指示を受け付けると(ステップS805でYES)、ステップS804で選択指示を受け付けたスキャンチケットに設定されているスキャン設定(例えば、カラー/モノクロ設定1204−1、解像度設定1204−2)に従ってスキャン処理を実行し(ステップS806)、当該スキャンチケットのファイル形式1204−3に設定されているファイル形式の電子画像データを作成する(ステップS807)。そして、ステップS804で選択したスキャンチケットのスキャンチケットIDと作成した電子画像データとをサーバ装置101に対して送信する(ステップS808)。
【0112】
サーバ装置101のCPU201は、複合機103からスキャンチケットID、電子画像データを受信すると(ステップS824)、当該スキャンチケットIDにより特定されるスキャンチケットのファイル送信先1204−4に登録されている登録先に受信した画像データを保存する(ステップS825)。
【0113】
そして、電子画像データ保存後、サーバ装置101のCPU201は、交通費申請データテーブル1300のスキャンチケットID1309に、ステップS824で複合機103より受信したスキャンチケットIDが登録されているレコードを検索することで、複合機103より受信した電子画像データを添付する詳細データを特定する(ステップS826)。
【0114】
そして、ステップS826の特定処理で、電子画像データを添付する詳細データが特定された場合には(ステップS827の「画像添付?」でYES)、当該詳細データの添付ファイル1310に当該電子画像データのファイル名を登録する(ステップS828)。尚、種別1202に「個別」以外が設定されているスキャンチケットを用いたスキャン処理が複合機103で行われた場合には、当該電子画像データは、この処理では詳細データに添付されない。また、複合機103で種別1202が「交通費申請一般」であるスキャンチケットを使用してのスキャン処理の結果作成された電子画像データは、図10を用いた添付データの選択処理で、詳細データに添付可能な電子画像データとなる。
【0115】
ステップS828の処理終了後、複合機103のCPU301は、ステップS828で電子画像データを添付した詳細データを含む申請データに対する添付ファイルの設定が終了したかを判定する(ステップS829)。この判定処理で、添付ファイルの設定が終了したと判定した場合には(ステップS829でYES)、処理をステップS830に進め、当該申請をワークフローの次のアクティビティに移行させる。そして、当該申請で用いられたスキャンチケットを削除する(ステップS831)。
【0116】
ステップS827でNO、ステップS829でNOとCPU301が判定した場合、またステップS831の処理が終了後、CPU301は、処理をステップS832に進め、処理結果を複合機103に対して送信する(ステップS832)。そして、複合機103のCPU301はサーバ装置101からの処理結果を受信し、その処理結果に応じた画面表示を行うことになる(ステップS809)。以上が、図4のステップS404のスキャンチケットを用いたスキャン処理の詳細である。
【0117】
以上説明したように、本発明によれば、ワークフローシステムを用いて、例えば交通費申請など、実際に交通機関を使用したことを示す領収書等の電子画像ファイルが必要な申請を行う場合に、当該申請に電子画像ファイルを添付するために用いるスキャンチケットを発行し、その設定に従って電子画像データの作成、作成した電子画像データの申請データへの添付を行うことが可能となる。これにより、ユーザがワークフローシステムでの申請データ作成後に、当該申請データに添付する電子画像データの指定処理を行わなくて済むので、電子画像データの添付ミスなどを低減させる効果も奏することができる。
【0118】
また、本発明では、申請データに添付する電子画像データが不足している場合に、当該申請データに電子画像ファイルを添付するためのスキャンチケットを発行するので、不要にスキャンチケットを発行することがなく、ユーザのスキャンチケット選択に係るミスを低減させる効果も奏する。
【0119】
また、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU)が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【0120】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【0121】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク,ハードディスク,光ディスク,光磁気ディスク,CD−ROM,CD−R,DVD−ROM,磁気テープ,不揮発性のメモリカード,ROM,EEPROM,シリコンディスク等を用いることができる。
【0122】
また、サーバ装置101、クライアント装置102、複合機103が読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているOS(オペレーティングシステム)等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【0123】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるCPU等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【0124】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、1つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【0125】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ,データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【0126】
また上記のソフトウェアで実現する各処理を、ファームウェアやハードウェア構成にして、各処理を各手段として実現することも可能であり、本発明の技術的範囲はこのようなファームウェアやハードウェア構成による実現も含むものである。
【符号の説明】
【0127】
101 サーバ装置
102−1、102−2 クライアント装置
103−1、103−2 複合機
104 LAN
201 CPU
202 RAM
203 ROM
204 システムバス
205 入力コントローラ
206 ビデオコントローラ
207 メモリコントローラ
208 通信インタフェース(I/F)コントローラ
209 入力装置
210 ディスプレイ装置
211 外部メモリ
【技術分野】
【0001】
本発明は、コンピュータを使用したワークフローシステムに関し、特に、添付書類を必要とする申請の処理を行うワークフローシステムに関する。
【背景技術】
【0002】
従来、コンピュータを使用した業務ワークフローシステムで、出張や外出をした際の交通費精算の申請が行われている。一般に、電車やバスの交通機関を利用した場合には、ワークフローシステム上の申請だけで、経理処理がなされるが、タクシーや新幹線、航空機を利用した場合には、領収書の提出が必要となる場合がある。従来の業務ワークフローシステムでは、領収書の提出が必要な交通費申請の場合、業務ワークフローシステムでの申請を行った後に、必要となる領収書を台紙に糊付けして提出する等している。
【0003】
そこで、先行文献1では、ワークフローシステムで交通費精算の申請が行われた場合に、領収書が必要な申請であるか否かを自動判定し、領収書が必要となる申請であると判定すると領収書を張り付けるための台紙を印刷出力し、申請者はこれに領収書を貼付して紙面で提出するワークフローシステムに関する技術が開示されている。この技術では、印刷出力する専用台紙に、交通費申請された申請番号を特定できるバーコードを印刷しているので、領収書が添付された台紙が提出された経理部門では、バーコードリーダーでバーコードを読み取ることで、申請番号とのマッチングを簡単に行うことができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0004】
【特許文献1】特開2002−279146号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0005】
しかし、先行技術1に開示された発明では、ワークフローシステムで電子的に申請を受け付けていながら、承認に必要となる領収書は後ほど送られてくることになり、ワークフローシステムを導入することによる処理の迅速化、効率化が必ずしもはかられているわけではない。
【0006】
上記については、例えば、領収書を複合機のスキャナ部で読み取り、電子化機能を用いて領収書の電子画像データを作成し、ワークフローシステムで行われる申請に当該電子画像データを添付することで、更なる処理の迅速化、効率化をはかることが予想される。
【0007】
その場合、交通費申請を行った申請者は、領収書を複合機で電子化し、その後に申請データを添付して申請を行うという操作を行わなければならない。その添付データを作成するタイミングとしては、ワークフローでの交通費申請を開始前、開始後双方が考えられる。そして、双方のデータともに適切にワークフローの申請データに添付を行うことが可能な仕組みが重要になってくる。
【0008】
業務の効率化を図るためには、申請の開始前に作成された添付データを申請データに容易に添付すること、申請開始前に作成された添付データのみでは、当該申請を行う場合に不十分である場合には、申請開始後に複合機等で電子化することで作成した添付データを、ユーザによりどの申請データに対して添付するかの明示的な指定を行わなくても、添付データを申請データに適切に添付させることが好ましい。
【0009】
本発明は、上記した課題に鑑み、ワークフローでの申請に必要となる添付書類の添付の人為的なミスを抑制することを可能とするワークフローシステムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0010】
上記した目的を達成するために、本発明の情報処理システムは以下の構成を備える。即ち、クライアント装置から申請データを受け付ける管理サーバと、読取機構を備える画像処理装置と、を含む情報処理システムであって、前記管理サーバは、クライアントから申請データを受け付ける第1の受付手段と、前記第1の受付手段で受け付けた申請データに添付する添付ファイルが不足しているかを判定する第1の判定手段と、前記第1の判定手段で添付ファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付ファイルを添付する際に用いられるスキャンチケットを生成する第1の生成手段と、前記第1の生成手段で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成された画像ファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け手段と、前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第1の送信手段と、を備え、前記画像処理装置は、前記管理サーバに対してスキャンチケットデータの要求を行う要求手段と、画像処理装置を操作するユーザが利用可能なスキャンチケットデータの一覧を表示し、画像読取処理に使用するスキャンチケットデータの指定を受け付ける第2の受付手段と、前記第2の受付手段で受け付けたスキャンチケットデータを用いて前記画像読み取り機構による画像読取処理を行い、電子画像データを生成する第2の生成手段と、前記第2の生成手段で生成された電子画像データを指定された送信先に送信する第2の送信手段と、を備え、前記管理サーバはさらに、画像処理装置から送信された前記電子画像データを、当該電子画像データ作成の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付手段とを備えることを特徴とする。
【0011】
上記した目的を達成するために、本発明の情報処理方法は、以下の構成を備える。即ち、クライアント装置から申請データを受け付ける管理サーバと、読取機構を備える画像処理装置と、を含む情報処理システムによって行われる情報処理方法であって、前記管理サーバは、クライアントから申請データを受け付ける第1の受付工程と、前記第1の受付工程で受け付けた申請データに添付する添付ファイルが不足しているかを判定する第1の判定工程と、前記第1の判定工程で添付ファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付ファイルを添付する際に用いられるスキャンチケットを生成する第1の生成工程と、前記第1の生成工程で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成された画像ファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け工程と、前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第1の送信工程と、を備え、前記画像処理装置は、前記管理サーバに対してスキャンチケットデータの要求を行う要求工程と、画像処理装置を操作するユーザが利用可能なスキャンチケットデータの一覧を表示し、画像読取処理に使用するスキャンチケットデータの指定を受け付ける第2の受付工程と、前記第2の受付工程で受け付けたスキャンチケットデータを用いて前記画像読み取り機構による画像読取処理を行い、電子画像データを生成する第2の生成工程と、前記第2の生成工程で生成された電子画像データを指定された送信先に送信する第2の送信工程と、を備え、前記管理サーバはさらに、画像処理装置から送信された前記電子画像データを、当該電子画像データ作成の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付工程とを備えることを特徴とする。
【0012】
上記した目的を達成するために、本発明のコンピュータプログラムは、以下の構成を備える。即ち、クライアント装置から申請データを受け付ける管理サーバと、読取機構を備える画像処理装置と、を含む情報処理システムで実行されるコンピュータプログラムであって、前記管理サーバを、クライアントから申請データを受け付ける第1の受付手段と、前記第1の受付手段で受け付けた申請データに添付する添付ファイルが不足しているかを判定する第1の判定手段と、前記第1の判定手段で添付ファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付ファイルを添付する際に用いられるスキャンチケットを生成する第1の生成手段と、前記第1の生成手段で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成された画像ファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け手段と、前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第1の送信手段として機能させ、前記画像処理装置を、前記管理サーバに対してスキャンチケットデータの要求を行う要求手段と、画像処理装置を操作するユーザが利用可能なスキャンチケットデータの一覧を表示し、画像読取処理に使用するスキャンチケットデータの指定を受け付ける第2の受付手段と、前記第2の受付手段で受け付けたスキャンチケットデータを用いて前記画像読み取り機構による画像読取処理を行い、電子画像データを生成する第2の生成手段と、前記第2の生成手段で生成された電子画像データを指定された送信先に送信する第2の送信手段として機能させ、前記管理サーバをさらに、画像処理装置から送信された前記電子画像データを、当該電子画像データ作成の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付手段として機能させることを特徴とする。
【0013】
上記した目的を達成するために、本発明の情報処理装置は、以下の構成を備える。即ち、クライアント装置、及び、読取機構を備える画像処理装置と通信可能に接続される情報処理装置であって、前記クライアントから申請データを受け付ける第1の受付手段と、前記第1の受付手段で受け付けた申請データに添付する添付ファイルが不足しているかを判定する第1の判定手段と、前記第1の判定手段で添付ファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付ファイルを添付する際に用いられるスキャンチケットを生成する第1の生成手段と、前記第1の生成手段で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成された画像ファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け手段と、前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第1の送信手段と、前記画像処理装置が、前記第1の送信手段で送信したスキャンチケットを用いて前記読取機構による読取処理を実行した結果作成された電子画像データを受信する受信手段と、前記受信手段で受信した電子画像データを、前記画像処理装置での読取処理の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【0014】
本発明では、ワークフローでの申請データに必要な添付書類がすべてそろっていない場合に、当該申請データに添付ファイルを添付するために使用するスキャンチケットを作成し、当該スキャンチケットを用いて複合機等で作成された電子画像データを申請データに添付するよう制御する。これにより、申請に必要な添付ファイルをより効率的に申請データに添付することが可能となり、また、添付ファイルの添付ミスを低減させることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【0015】
【図1】本発明のワークフローシステムのシステム構成の一例を示すシステム構成図である。
【図2】本発明のワークフローシステムにおけるサーバ装置101として適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図3】本発明のワークフローシステムにおける複合機103のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図4】本発明のワークフローシステムによって行われる処理の概要を示すフローチャートである。
【図5】図4のステップS402の新規申請受付処理の詳細を示すフローチャートである。
【図6】図5のステップS504の添付ファイル設定処理の詳細を示すフローチャートである。
【図7】図6のステップS605のファイル添付処理の詳細を示すフローチャートである。
【図8】図4のステップS404のスキャンチケットを用いたスキャン処理の詳細を示すフローチャートである。
【図9】クライアント装置102のディスプレイ装置に表示される新規申請画面の一例を示す図である。
【図10】クライアント装置102のディスプレイ装置に表示される添付ファイル設定画面の構成の一例を示す図である。
【図11】複合機103のLCD表示部に表示される操作画面の一例を示す図である。
【図12】サーバ装置101の外部メモリ211に記憶されるスキャンチケットデータテーブルのデータ構成の一例を示す図である。
【図13】サーバ装置101の外部メモリ211に記憶される交通費申請データテーブルの構成の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【0016】
以下、図面を参照して、本発明の実施の形態の一例について説明する。図1は、本発明の情報処理システムのシステム構成の一例を示す構成図である。本発明の情報処理システムは、サーバ装置101、クライアント装置102−1、102−2(以下、まとめてクライアント装置102とする)、複合機103−1、103−2(以下、まとめて複合機103とする)等の画像処理装置、LAN104等を備えて構成されている。
【0017】
サーバ装置101は、クライアント装置102より特定のワークフローの開始要求を受け付けることにより、当該開始要求を受け付けた種別のワークフロー処理データを生成する。また、開始要求を受け付けたワークフローに添付書類、例えば交通費申請におけるタクシー等の領収書等が必要な場合には、スキャンチケットの作成も合わせて行う。
【0018】
スキャンチケットとは、ワークフローの各種処理データ(申請データ)に添付する電子画像データ(添付データ)を作成する際に画像処理装置で用いられるデータであり、電子画像データを作成する際に、紙文書等を複合機103のスキャナ機能を使用して読み込む際の解像度やカラー設定などのスキャナ設定や、作成する電子画像データのファイルフォーマット、作成した電子画像データの登録先、スキャンチケットを用いたスキャン処理により作成される電子画像データを添付するワークフローの申請データ等が定義されている。スキャンチケットデータのデータ構成については、図12を参照して後述することにする。尚、スキャンチケットを発行する機能と、ワークフローデータを管理する機能とは異なるサーバ装置で提供しても構わない。また、サーバ装置101は、スキャンチケットデータの使用完了時に行うべき処理をスキャンチケットデータに従って特定し、その処理を実行する。本実施例では、ワークフローによる申請処理を次のアクティビティに進める例を説明するがスキャンチケットデータ使用完了時に行う処理はこれに限られず、メールの送信等であっても構わない。
【0019】
クライアント装置102は、ワークフローシステムで各種の申請を行うユーザが使用する端末装置である。クライアント装置102は、ユーザの入力部を用いた操作に従って入力された操作命令に従い、サーバ装置101に対して、サーバ装置101が提供するワークフロー機能での各種申請要求を行う。その際に、申請を行う項目や、申請に添付する領収書等の書類の電子画像データを作成する際に用いるスキャンチケットの設定に必要な入力指示をユーザによる入力部を介した操作により受け付け、当該入力指示に応じた申請要求やスキャンチケットの発行要求をサーバ装置101に対して行う。この申請要求に応じて、サーバ装置101では新規申請データの作成を行う。
【0020】
複合機103は、各種申請に添付する書類(例えば領収書)の電子画像データの作成処理に用いる画像処理装置である。申請に添付する書類の電子画像データを作成する際に、複合機103は、ユーザに対応するスキャンチケットをサーバ装置101に対して要求する。そしてユーザから、サーバ装置101から取得したスキャンチケットの選択指示を受け付け、選択されたスキャンチケットに設定されているスキャナ設定に従って、書類の電子画像データ作成処理を行う。作成された電子画像データは、スキャンチケットに設定されている登録先に保存されることになる。
【0021】
LAN104は、サーバ装置101、クライアント装置102、複合機103を相互に通信可能に接続するための通信ネットワークである。以上が、本発明の情報処理システムの構成の一例の説明である。
【0022】
次に、図2を参照して、図1のサーバ装置101に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例について説明する。
【0023】
図2において、201はCPUで、システムバス204に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ROM203あるいは外部メモリ211には、CPU201の制御プログラムであるBIOS(Basic Input / Output System)やオペレーティングシステムプログラム(以下、OS)や、各サーバ或いは各PCの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。
【0024】
202はRAMで、CPU201の主メモリ、ワークエリア等として機能する。CPU201は、処理の実行に際して必要なプログラム等をROM203あるいは外部メモリ211からRAM202にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【0025】
また、205は入力コントローラで、キーボードやポインティングデバイス等の入力装置209からの入力を制御する。206はビデオコントローラで、ディスプレイ装置210等の表示器への表示を制御する。これらは必要に応じて操作者が使用するものである。
【0026】
207はメモリコントローラで、ブートプログラム,各種のアプリケーション,フォントデータ,ユーザファイル,編集ファイル,各種データ等を記憶するハードディスク(HD)や、フレキシブルディスク(FD)、或いはPCMCIAカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ(登録商標)メモリ等の外部メモリ211へのアクセスを制御する。
【0027】
208は通信I/F(インタフェース)コントローラで、ネットワーク(例えば、図1に示したLAN104)を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、TCP/IPを用いた通信等が可能である。
【0028】
なお、CPU201は、例えばRAM202内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開(ラスタライズ)処理を実行することにより、ディスプレイ装置210上での表示を可能としている。また、CPU201は、ディスプレイ装置210上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【0029】
本発明を実現するための後述するフローチャートに示す各ステップの処理は、コンピュータで読み取り実行可能なプログラムにより実行され、そのプログラムは外部メモリ211に記録されている。そして、必要に応じてRAM202にロードされることによりCPU201によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ211に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。
【0030】
尚、図1のクライアント装置102もサーバ装置101と略同様のハードウェア構成を有しているので、詳細な説明は割愛する。
【0031】
次に、図3を参照して、図1の複合機103のハードウェア構成について説明する。図3は、図1の複合機103のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【0032】
図3において、316はコントローラユニットで、画像入力デバイスとして機能するスキャナ314や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ312と接続する一方、LAN104や公衆回線(WAN)(例えば、PSTNまたはISDN等)と接続することで、電子画像データやデバイス情報の入出力を行う。
【0033】
コントローラユニット316において、301はCPUで、システム全体を制御するプロセッサである。302はRAMで、CPU301が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、電子画像データを一時記録するための画像メモリでもある。
【0034】
303はROMで、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。304はハードディスクドライブ(HDD)で、システムを制御するための各種プログラム,電子画像データ等を格納する。
【0035】
307は操作部インタフェース(操作部I/F)で、操作部308とのインタフェース部である。また、操作部I/F307は、操作部308から入力したキー情報(例えば、スタートボタンの押下)をCPU301に伝える役割をする。
【0036】
305はネットワークインタフェース(ネットワークI/F)で、LAN104等のネットワークに接続し、データの入出力を行う。306はモデムで、公衆回線に接続し、FAXの送受信等のデータの入出力を行う。
【0037】
318は外部インタフェース(外部I/F)で、USB、IEEE1394,プリンタポート,RS−232C等の外部入力を受け付けるI/F部であり、本実施形態においてはユーザの認証を行う際に必要となる非接触ICカード(記憶媒体)の読み取り用のカードリーダ319が外部I/F部318に接続されている。そして、CPU301は、この外部I/F318を介してカードリーダ319によるICカードからの情報読み取りを制御し、該ICカードから読み取られた情報を取得可能である。以上のデバイスがシステムバス309上に配置される。
【0038】
320はイメージバスインタフェース(イメージバスI/F)であり、システムバス309と電子画像データを高速で転送する画像バス315とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。画像バス315は、PCIバスまたはIEEE1394で構成される。画像バス315上には以下のデバイスが配置される。
【0039】
310はラスタイメージプロセッサ(RIP)で、例えば、PDLコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。311はプリンタインタフェース(プリンタI/F)で、プリンタ312とコントローラユニット316を接続し、電子画像データの同期系/非同期系の変換を行う。また、313はスキャナインタフェース(スキャナI/F)で、スキャナ314とコントローラユニット316を接続し、電子画像データの同期系/非同期系の変換を行う。
【0040】
317は画像処理部で、入力画像データに対し補正、加工、編集を行ったり、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行ったりする。また、これに加えて、画像処理部317は、電子画像データの回転や、多値画像データに対してはJPEG、2値画像データはJBIG、MMR、MH等の圧縮伸張処理を行う。そして、この画像処理部317は、スキャナ314を駆動して画像読み取りされた電子画像データを画像処理して、ファイル出力可能な形式(例えば、PDF形式ファイル)に変換し、CPU301と連携して、ネットワークI/F305を介して、外部装置に電子画像データのファイルを送信することができる。
【0041】
スキャナ314は、原稿となる紙上の画像を照明し、CCDラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部308から読み取り起動指示することにより、CPU301がスキャナ314に指示を与え、フィーダは原稿用紙を1枚ずつフィードし原稿画像の読み取り動作を行う。
【0042】
プリンタ312は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。プリント動作の起動は、CPU301からの指示によって開始する。なお、プリンタ312には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットがある。
【0043】
操作部308は、LCD表示部を有し、LCD上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部I/F307を介してCPU301に伝える。また、操作部308は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、IDキー、リセットキー等を備える。
【0044】
尚、表示部はプリンタによって表示性能が異なり、タッチパネルを介して操作をできるプリンタ、単に液晶画面を備え文字列を表示(印刷状態や印刷している文書名の表示)させるだけのプリンタによって本発明は構成されている。
【0045】
ここで、操作部308のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の2色LEDがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部308のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部308のIDキーは、使用者のユーザIDを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部からの設定を初期化する時に用いる。
【0046】
カードリーダ319は、CPU301からの制御により、非接触ICカードに記憶されている情報を読み取り、該読み取った情報を外部I/F318を介してCPU301へ通知する。
【0047】
以上のような構成によって、複合機103は、スキャナ314で文書を読む込むことで作成される電子画像データをLAN104上に送信したり、LAN104から受信した印刷データをプリンタ312により印刷出力したりすることができる。
【0048】
また、スキャナ314で文書を読み込むことで作成された電子画像データをモデム306により、公衆回線上にFAX送信したり、公衆回線からFAX受信した電子画像データをプリンタ312により出力したりすることができる。以上が、図1の複合機103のハードウェア構成の一例である。
【0049】
次に、図4を参照して、サーバ装置101によって実行される処理の概要について説明する。この処理をサーバ装置101のCPU201に行わせるためのプログラムは外部メモリ211に記憶されており、必要に応じてCPU201は当該プログラムをRAM202にダウンロードし、その制御に従って本処理を行うことになる。
【0050】
この処理を実行している際に、CPU201は常にクライアント装置102からのワークフローシステムでの各種の新規申請や、複合機103からのスキャンチケット要求を受け付けている。
【0051】
クライアント装置102からワークフローシステムでの新規申請を受け付けた場合には(ステップS401でYES)、CPU201は処理をステップS402に進め、サーバ装置101のCPU201とクライアント装置102のCPUによる新規申請受付処理を行う。この処理の詳細については、図5を参照して後述することにする。
【0052】
また、複合機103からのスキャンチケット要求を受け付けると(ステップS403でYES)、CPU201は処理をステップS404に進め、サーバ装置101のCPU201と複合機103のCPU301によるスキャンチケットを用いたスキャン処理を実行する。この処理の詳細については、図8を参照して後述することにする。尚、複合機103は、LCD表示部に表示される操作画面1100(図11)において、スキャンチケットボタン1101に対する押下指示を受け付けることで、複合機103はサーバ装置101に対してスキャンチケットを用いたスキャン要求を行うことになる。この操作画面1100の構成については後述することにする。そして、以上の処理を、CPU201が本図に示す処理を終了すると判定する(ステップS405でYES)まで繰り返し行うことになる。以上が、サーバ装置101によって行われる処理の概要である。
【0053】
次に、図5を参照して、図4のステップS402の新規申請受付処理の詳細な処理について説明する。図5は新規申請受付処理の詳細を示すフローチャートである。サーバ装置101のCPU201は、外部メモリ211に記憶されている、CPU201にステップS501乃至S505の処理を実行させるためのプログラムをRAM202にロードし、ロードしたプログラムの制御に従って当該処理を行うことになる。また、同様にクライアント装置102のCPU201は、外部メモリ211に記憶されている、クライアント装置102のCPUにステップS511乃至S514の処理を実行させるためのプログラムをRAM202にロードし、ロードしたプログラムの制御に従って本処理を行うことになる。
【0054】
まず、不図示のステップで、新規申請(ここでは交通費の新規申請とする)の要求を行ってきたクライアント装置102を操作するユーザの認証処理が終了すると、サーバ装置101のCPU201は、新規申請画面900をクライアント装置102のディスプレイ装置210に表示させるための画面情報を、当該要求を行ってきたクライアント装置102に対して送信する(ステップS501)。画面情報を受信したクライアント装置102は、画面情報に従って、新規申請画面900をディスプレイ装置210に表示する(ステップS511)。
【0055】
ここで、図9を参照して、図5のステップS511でクライアント装置102のディスプレイ装置210に表示される交通費の新規申請画面900の構成について説明する。
【0056】
図9に示すように、新規申請画面900には、利用日入力欄901、交通手段指定欄902、利用区間入力欄903、運賃入力欄904、往復指定欄905、領収書指定欄906、申請ボタン908、キャンセルボタン909が設定されている。また、交通手段指定欄902に対する指定に応じて、領収書指定欄906に添付ファイル選択ボタン907が設定されることになる。これら項目について、新規申請に含まれる詳細データ毎に入力を受け付けることになる。
【0057】
利用日入力欄901は、交通手段を利用した利用日を入力する入力欄である。交通手段指定欄902は、利用した交通手段を指定する指定欄である。ここでは、電車、新幹線、バス、飛行機、タクシー等が指定可能となっている。ここで、新幹線、飛行機、タクシーが指定されると、領収書の電子画像データの添付が必要となる。
【0058】
利用区間入力欄903は、当該交通手段を使用した区間を入力する入力欄である。運賃入力欄904は、交通手段の利用に要した運賃を入力する入力欄である。往復指定欄905は、その行に入力された交通費申請の詳細データが、区間の片道分のものであるか(チェックなし)、それとも往復分のものであるか(チェックあり)を指定する指定欄である。
【0059】
交通手段指定欄902で領収書の領収書の電子画像データが必要となる交通手段(新幹線、飛行機、タクシー)が指定されると、領収書指定部906には、電子画像データを添付するために用いられる添付ファイル選択ボタン907が表示される。この添付ファイル選択ボタン907に対する押下指示を受け付けると、クライアント装置102のCPU201は、ディスプレイ装置210に図10に示す添付ファイル設定画面1000を表示するよう制御することになる。この添付ファイル設定画面1000については、図10を参照して後述することにする。
【0060】
申請ボタン908は、本画面を介して入力された交通費の新規申請データをサーバ装置101に送信するために用いられるボタンである。キャンセルボタン909は、サーバ装置に101に新規申請データを送信することなく本画面を終了する際に用いられるボタンである。以上が、新規申請画面900の一例の説明である。尚、交通費の新規申請は、複数の申請を一度に行うことができる。その場合は、図9に示すように、複数の詳細データを入力して申請を行えばよい。
【0061】
次に、図10を参照して、クライアント装置102のディスプレイ装置210に表示される添付ファイル設定画面1000の構成について説明する。この画面は、図9の新規申請画面900中の添付ファイル選択ボタン907に対する押下指示を受け付けることで、クライアント装置102のディスプレイ装置102に表示される画面である。
【0062】
図10に示すように、添付ファイル設定画面1000には、申請詳細データ表示部1001、領収書画像データ自動添付指定欄1002、添付可能ファイル表示欄1003、添付ファイル表示欄1004、追加ボタン1005、削除ボタン1006、閲覧ボタン1007−1、1007−2、OKボタン1008、キャンセルボタン1009が設定されている。
【0063】
申請詳細データ表示部1001には、図9で押下指示を受け付けた添付ファイル選択ボタン907が表示されている行に入力された交通費申請データの詳細データが表示される。領収書画像データ自動添付指定欄1002は、当該詳細データの添付ファイルとする電子画像データを自動設定するか(チェックあり)否か(チェックなし)を指定する指定欄である。添付ファイルの自動設定処理については後述することにする。
【0064】
添付可能ファイル表示欄1003には、サーバ装置101上の特定フォルダに記憶されている電子画像データの一覧が表示される。サーバ装置にはそれぞれのユーザに割り当てられた交通費申請データに添付可能な電子画像データを記憶しているフォルダが設定されており、この添付可能ファイル表示欄1003には、ユーザ認証により特定されたユーザに割り当てられたフォルダに記憶されている電子画像データの一覧が表示されることになる。尚、既に他の詳細データに添付されている電子画像データは表示されない、若しくは表示されても選択できないように制御される。また、電子画像データが記憶されている任意のフォルダの選択を受け付け、選択を受け付けたフォルダ内に記憶されている電子画像データを添付ファイルとして受け付けるようにしても勿論構わない。
【0065】
添付ファイル表示欄1004には、当該詳細データに添付する指定を受け付けた電子画像データの一覧が表示される。添付ファイルの指定は、添付可能ファイル表示欄1003に一覧表示されている何れかの電子画像データが選択されている状態で、追加ボタン1004の指定を受け付けることで行われる。添付ファイルの指定を受け付けた電子画像データは添付可能ファイル表示欄1003からは削除され、添付ファイル表示欄1004に表示されることになる。
【0066】
一方、添付ファイルの指定を解除するためには、添付ファイル表示欄1005に一覧表示されている何れかの電子画像データが選択されている状態で、削除ボタン1006の押下指示を受け付けることで行われる。添付ファイルの解除指定を受け付けた電子画像データは、添付ファイル表示欄1004からは削除され、添付可能ファイル表示欄1003に表示されることになる。
【0067】
閲覧ボタン1007−1、1007−2はそれぞれ、添付可能ファイル表示欄1003、添付ファイル表示欄1004に表示されている電子画像データを閲覧するために用いられるボタンであり、それぞれの表示欄に表示されている何れかの電子画像データが選択状態でこのボタンに対する押下指示を受け付けると、CPU201は、選択されている電子画像データの表示を行うことになる。
【0068】
OKボタン1008は、本画面を介して入力された設定情報を確定し、本画面の処理を終了するために用いられるボタンである。また、キャンセルボタン1009は本画面を介して入力された設定情報を無効化して本画面の処理を終了するために用いられるボタンである。以上が、添付ファイル設定画面1000の説明である。
【0069】
図5の説明に戻る。クライアント装置102は、ステップS511で表示した新規申請画面900及び添付ファイル設定画面1000を介して、ユーザからの新規申請データの詳細データの入力を受け付け(ステップS512)、入力を受け付けた詳細データを含む新規申請データをサーバ装置101に対して送信する(ステップS513)。
【0070】
サーバ装置101のCPU201は、クライアント装置102から新規申請データを受信すると(ステップS502)、新規申請データを外部メモリ211の申請データテーブルに登録する。例えば、新規申請データが交通費申請に関するものであれば交通費申請データテーブル1300にその情報が登録されることになる。
【0071】
ここで、図13を参照して、交通費申請データテーブル1300のデータ構成について説明する。図13は交通費申請データテーブル1300のデータ構成の一例を示す図である。
【0072】
図13に示す通り、交通費申請データテーブル1300はデータ項目として、ユーザID1301、申請ID1302、詳細ID1303、利用日1304、交通手段1305、利用区間1306、運賃1307、往復1308、スキャンチケットID1309、添付ファイル1310等が設定されている。この交通費申請データテーブル1300には、図9の新規申請画面900、図10の添付ファイル設定画面1000を介して入力された各種の情報が登録されることになる。
【0073】
ユーザID1301には、当該交通費申請を行ったユーザを特定するためのID情報が登録される。申請ID1302には、交通費申請データを識別するID情報が登録される。図9の新規申請画面で複数の詳細データの入力がなされた場合には、それらの申請IDは同一のID情報が登録されることになる。詳細ID1303には、同一の申請データ中のそれぞれの詳細データを識別するための識別情報が登録される。
【0074】
利用日1304には、新規申請画面900の利用日入力欄901に入力された情報が登録される。交通手段1305には、新規申請画面900の交通手段指定欄902で指定された交通手段が登録される。利用区間1306には、新規申請画面900の利用区間入力欄903に入力された情報が登録される。運賃1307には、新規申請画面900の運賃入力欄904に入力された運賃の情報が登録される。往復1308には、新規申請画面900の往復指定欄905で指定された往復/片道に関する情報が登録される。
【0075】
スキャンチケットID1309には、後述する処理で作成されることになるスキャンチケットを一意に識別するためのID情報が登録される。添付ファイル1310には、添付ファイル設定画面1000で詳細データに対する添付ファイルとして設定された電子画像データが登録される。以上が交通費申請データテーブル1300のデータ構成の説明である。
【0076】
図5の説明に戻る。サーバ装置101のCPU201は、ステップS502で受信した新規申請データを申請データテーブルに登録すると(ステップS503)、その後、添付ファイル設定処理を行う(ステップS504)。この処理の詳細については図6を参照して説明することにする。
【0077】
図6は、図5のステップS504の添付ファイル設定処理の詳細を示すフローチャートである。まずサーバ装置101のCPU201は、当該新規申請データに含まれるすべての詳細データを取得する(ステップS601)。そしてその後、ステップS601で取得した全ての詳細データについて後述する処理を行う。
【0078】
サーバ装置101のCPU201は、ステップS601で取得した詳細データに、添付ファイルの指定がされているかを判定する(ステップS602)。詳細データへの添付ファイルの指定は、図10の添付ファイル設定画面1000を介した操作指示により、クライアント装置102で受け付けており、図5のステップS513の処理で申請データとともにクライアント装置102から送信される。
【0079】
サーバ装置CPU201が、ステップS602で詳細データに添付ファイルの指定がなされている(YES)と判定した場合には、処理をステップS603に進め、指定されたファイルを当該詳細データの添付ファイルに設定する。より具体的には、交通費申請データテーブル1300中の当該詳細データを示すデータレコードの添付ファイル1310に、添付ファイルとして指定された電子画像データの情報を登録することになる。
【0080】
また、ステップS604では、当該申請データに対して、自動的にファイルを添付する添付設定がなされているかを判定する。CPU201は、詳細データに対して、図10の添付ファイル設定画面1000中の領収書画像データ自動添付指定欄1002にチェックがなされたか(自動添付設定あり)否か(自動添付設定なし)により、この判定を行うことになる。
【0081】
ファイルを自動的に添付する設定がなされている(ステップS604でYES)とCPU201が判定した場合には、処理をステップS605に進め、ファイル添付処理を行うことになる。この処理の詳細については、図7を参照して説明する。
【0082】
ここで、図7を参照して図6のステップS605のファイル添付処理の詳細について説明する。図7は図6のステップS605のファイル添付処理の詳細を示すフローチャートである。
【0083】
まずCPU201は、サーバ装置101に設定されたフォルダのうち、ワークフローシステムを用いた新規の申請を行ったユーザに割り当てられたフォルダから電子画像データの一覧を取得する(ステップS701)。そして、取得した全ての電子画像データに対して、後述するステップS702からS704の処理を行う。
【0084】
ステップS702では、CPU201はステップS701で取得した電子画像データのうち、後述する処理を行っていない電子画像データに対して、当該電子画像ファイルが他の詳細データの添付ファイルとして設定されているかを判定する(ステップS702)。CPU201は、外部メモリ211に記憶されている交通費申請データテーブル1300中の何れかの他の詳細データの添付ファイル1310に当該電子画像データが添付ファイルとして登録されているかにより、この判定を行うことになる。
【0085】
ステップS702の判定処理でNOと判定した場合には、CPU201は処理をステップS704に進め、当該電子画像データに対してOCR処理を行うことによって得られる日付情報、運賃情報、交通機関情報等が、詳細データの日付情報、運賃情報、交通機関情報等の添付条件を満たすかにより、添付条件と一致するかを判定する(ステップS703)。
【0086】
ステップS703で添付条件と一致する(YES)と判定した場合には、当該詳細データに関するレコードの添付ファイル1310に、当該画像ファイルの情報を登録する(ステップS704)。そして以上の処理を、ステップS701で取得した全ての画像ファイルに対して行うことになる。
【0087】
尚、添付ファイルの自動添付設定の処理対象である詳細データの往復設定が片道を示すものであった場合には、電子画像データを1つ、往復を示すものであった場合には、電子画像データを2つ添付した段階で本処理を終了させても勿論構わない。以上が図6のステップS605のファイル添付処理の詳細である。
【0088】
図6の説明に戻る。そして、ステップS606では、サーバ装置101のCPU201は、当該詳細データに対する添付ファイルが不足しているかを判定する。そして、例えば、添付ファイルが必要な詳細データであるにもかかわらず添付ファイルの設定がされていない場合や、添付ファイルをOCR処理することによって得られる運賃を合算した結果が当該詳細データに設定された運賃に満たない場合など、添付ファイルが不足している(YES)と判定した場合には、当該詳細データに電子画像データを添付するために用いられるスキャンチケットを作成し、図12に示すスキャンチケットデータテーブル1200に登録する(ステップS607)。
【0089】
ここで、図12を参照してスキャンチケットデータテーブル1200のデータ構成について説明する。図12に示す通り、スキャンチケットデータテーブル1200はデータ項目に、スキャンチケットID1201、種別1202、ユーザID1203、スキャン設定が設定されている。
【0090】
また、スキャン設定1204として、カラー/モノクロ設定情報1204−1、解像度設定情報1204−2、ファイル形式情報1204−3、ファイル送信先情報1204−4が登録されている。
【0091】
スキャンチケットID1201には、スキャンチケットを一意に識別するID情報が登録される。
【0092】
種別1202には、スキャンチケットの種別が登録される。例えば、全てのユーザが使用可能である交通費申請データに添付する電子画像データを作成するために使用されるスキャンチケットの種別は「交通費申請一般」、立替払申請データに添付する電子画像データを作成するために使用されるスキャンチケットの種別は「立替払申請一般」等と登録される。また、この種別1202に「個別」が登録されているスキャンチケットは、ユーザによる何らかの申請に応じて作成され、当該申請データに添付する電子画像ファイルを作成するために用いられるスキャンチケットであることを意味している。
【0093】
ユーザID1203には、当該スキャンチケットを使用可能なユーザのユーザ情報が登録される。このユーザID1203に情報が登録されていないスキャンチケットは全てのユーザが使用可能なスキャンチケットであることを意味する。
【0094】
また、スキャンチケット設定1204には、複合機でのスキャン処理を行う際のスキャン設定情報が登録されており、カラー/モノクロ1204−1には、スキャン時のカラー/モノクロの設定が、解像度1204−2には解像度設定が、ファイル形式1204−3にはスキャン処理によって作成する電子画像データのファイル形式が、ファイル送信先1204−4には、スキャン処理によって作成された電子画像データの送信先情報が登録されている。
【0095】
尚、ファイル送信先1204のServer¥交通費¥<USER>は、サーバ装置101に設定されている交通費フォルダ中のフォルダであって、複合機103にログイン中のユーザに割り当てられたフォルダを送信先にすることを意味している。以上が図12のスキャンチケットデータテーブル1200の説明である。
【0096】
図6の説明に戻る。ステップS607でスキャンチケットを発行後、発行されたスキャンチケットを特定するスキャンチケットID1201を、交通費申請データテーブル1300に登録されている当該詳細データのスキャンチケットID1309に追加登録する(ステップS608)。そして、ステップS602からS608の処理を、新規申請データに含まれるすべての詳細データに対して行うことになる。
【0097】
新規申請データに含まれる全ての詳細データに対してステップS602からステップS608の処理を終了後、処理をステップS609に進め、当該新規申請データに必要な電子画像データの添付を終えたかを判定する。この処理では、当該新規申請データの詳細データのうち添付ファイルが必要な(交通手段1305が、新幹線、飛行機、タクシーである)詳細データの全てに電子画像データが添付されているか否かを判定する。
【0098】
ステップS609の判定処理でCPU201がYESと判定した場合には、処理をステップS610に進め、当該新規申請データに関するワークフローを次のアクティビティ(例えば、承認者による承認段階)に移行させる。以上が、図5のステップS504の添付ファイル詳細設定処理の詳細の説明である。
【0099】
本処理では、新規申請データに必要な添付ファイルが申請時に揃っていない時に、新規申請データに添付ファイルを設定するために用いられるスキャンチケットの発行を行う。そして、そのスキャンチケットを用いた書類の読み取り処理を行うことによって、当該申請データに添付する電子画像データの作成を行うことになる。また、新規申請データに必要な添付ファイルが既に揃っている場合には、スキャンチケットの無駄な発行を行わない。尚、スキャンチケットを用いて新規申請データに電子画像データを添付する処理については図8を参照して後述する。
【0100】
次に、図8を参照して図4のステップS404のスキャンチケットを用いたスキャン処理の詳細について説明する。図8はスキャンチケットを用いたスキャン処理の詳細を示すフローチャートである。サーバ装置101のCPU201は、外部メモリ211に記憶されているCPU201にステップS821からステップS832の処理を実行させるためのプログラムをRAM202にロードし、ロードしたプログラムによる制御に従って当該処理を実行する。また、複合機103のCPU301は、HDD304に記憶されているCPU301にステップS801からステップS809の処理を実行させるためのプログラムをRAM302にロードし、ロードしたプログラムによる制御に従って当該処理を実行する。
【0101】
まず、この処理に先立ち複合機103のCPU301は、当該複合機103を使用するユーザのログイン処理を行う。そして、ログイン処理の後、操作部308のLCD表示部に表示される操作画面に設定されている「スキャンチケットボタン」が押下されると当該ユーザに対応するスキャンチケットの一覧要求をサーバ装置101に対して行う(ステップS801)。この要求に際し、サーバ装置101にはログインユーザを識別するためのユーザID情報が送信されることになる。
【0102】
サーバ装置101は、複合機103により行われてスキャンチケットの一覧要求を受信すると(ステップS821)、外部メモリ211に記憶されているスキャンチケットデータテーブル1200から、複合機103より送信されたユーザIDがユーザID1201に登録されているレコードを抽出することで、複合機103にログイン中のユーザに対応するスキャンチケットを取得する(ステップS822)。この時、ユーザID1201にユーザID情報が登録されていないスキャンチケット(例えば図12のTK001、TK002のスキャンチケット)も合わせて取得することになる。そして、取得したスキャンチケットの一覧を複合機103に対して送信する(ステップS823)。この時、ステップS822で取得したスキャンチケットのスキャンチケットID1201がスキャンチケットID1309に登録されている交通費申請データの詳細データも合わせて送信されることになる。
【0103】
複合機103は、サーバ装置101から送信されたスキャンチケットの一覧を取得すると(ステップS802)、スキャンチケットを選択するための操作画面1100を表示する(UI表示:ステップS803)。
【0104】
ここで、図11を参照して、図8のステップS803で複合機103の操作部308のLCD表示部に表示される操作画面1100の一例について説明する。
【0105】
図11に示すように操作画面1100には、操作指定部1101、スキャンチケット一覧表示部1102、スキャン開始1103が設定されている。
【0106】
操作指定部1101は、複合機103を用いて行う処理を指定する指定部である。例えばこの操作指定部1100に設定されている「コピー」ボタンに対する押下指示を受け付けると、複合機103のCPU301は、コピーの詳細設定を行うための不図示の画面を表示し、コピーの詳細設定(例えば、部数、両面/片面設定、コピー濃度設定、拡大率設定)の入力を受け付ける。その後、コピーの開始指示を受け付けると、CPU301は、コピー処理を開始することになる。
【0107】
その他、「FAX」ボタンに対する押下指示を受け付けるとFAX送信の詳細設定を行うための不図示の画面が表示される。また、「保存データ印刷」ボタンに対する押下指示を受け付けると、複合機103の記憶装置に記憶されている印刷データに対する印刷処理を行うための不図示の画面が表示される。
【0108】
この操作指定部1101は、各種処理の設定を行う操作指示画面に共通して設定されるものであり。操作指定部1101中の「スキャンチケット」ボタン1101−1に対する押下指示を行うことで、CPU301に対して図8の処理の開始を指示することができる。
【0109】
スキャンチケット一覧表示部1102は、複合機103にログインしているユーザが使用可能なスキャンチケットを表示する表示部であり、このスキャンチケット一覧表示部1102に表示されているスキャンチケットに対する押下指示を受け付けることで、使用するスキャンチケットの選択を受け付けることになる。選択されたスキャンチケットは1102−1に示すように、当該スキャンチケットが選択されていることをユーザに認識可能に表示制御されることになる。
【0110】
スキャン開始ボタン1103は、CPU301に対してスキャンチケット一覧表示部1102で選択を受け付けたスキャンチケットを用いたスキャン処理の開始をCPU301に指示するために用いられるボタンである。以上が図11の操作画面1100の説明である。
【0111】
図8の説明に戻る。図11に示す操作画面1100を表示後、複合機103のCPU301は、該操作画面による操作指示によりスキャンチケットの選択指示を受け付ける(ステップS804)。その後、操作画面1100のスキャン開始ボタン1103に対する押下指示により入力されるスキャン開始指示を受け付けると(ステップS805でYES)、ステップS804で選択指示を受け付けたスキャンチケットに設定されているスキャン設定(例えば、カラー/モノクロ設定1204−1、解像度設定1204−2)に従ってスキャン処理を実行し(ステップS806)、当該スキャンチケットのファイル形式1204−3に設定されているファイル形式の電子画像データを作成する(ステップS807)。そして、ステップS804で選択したスキャンチケットのスキャンチケットIDと作成した電子画像データとをサーバ装置101に対して送信する(ステップS808)。
【0112】
サーバ装置101のCPU201は、複合機103からスキャンチケットID、電子画像データを受信すると(ステップS824)、当該スキャンチケットIDにより特定されるスキャンチケットのファイル送信先1204−4に登録されている登録先に受信した画像データを保存する(ステップS825)。
【0113】
そして、電子画像データ保存後、サーバ装置101のCPU201は、交通費申請データテーブル1300のスキャンチケットID1309に、ステップS824で複合機103より受信したスキャンチケットIDが登録されているレコードを検索することで、複合機103より受信した電子画像データを添付する詳細データを特定する(ステップS826)。
【0114】
そして、ステップS826の特定処理で、電子画像データを添付する詳細データが特定された場合には(ステップS827の「画像添付?」でYES)、当該詳細データの添付ファイル1310に当該電子画像データのファイル名を登録する(ステップS828)。尚、種別1202に「個別」以外が設定されているスキャンチケットを用いたスキャン処理が複合機103で行われた場合には、当該電子画像データは、この処理では詳細データに添付されない。また、複合機103で種別1202が「交通費申請一般」であるスキャンチケットを使用してのスキャン処理の結果作成された電子画像データは、図10を用いた添付データの選択処理で、詳細データに添付可能な電子画像データとなる。
【0115】
ステップS828の処理終了後、複合機103のCPU301は、ステップS828で電子画像データを添付した詳細データを含む申請データに対する添付ファイルの設定が終了したかを判定する(ステップS829)。この判定処理で、添付ファイルの設定が終了したと判定した場合には(ステップS829でYES)、処理をステップS830に進め、当該申請をワークフローの次のアクティビティに移行させる。そして、当該申請で用いられたスキャンチケットを削除する(ステップS831)。
【0116】
ステップS827でNO、ステップS829でNOとCPU301が判定した場合、またステップS831の処理が終了後、CPU301は、処理をステップS832に進め、処理結果を複合機103に対して送信する(ステップS832)。そして、複合機103のCPU301はサーバ装置101からの処理結果を受信し、その処理結果に応じた画面表示を行うことになる(ステップS809)。以上が、図4のステップS404のスキャンチケットを用いたスキャン処理の詳細である。
【0117】
以上説明したように、本発明によれば、ワークフローシステムを用いて、例えば交通費申請など、実際に交通機関を使用したことを示す領収書等の電子画像ファイルが必要な申請を行う場合に、当該申請に電子画像ファイルを添付するために用いるスキャンチケットを発行し、その設定に従って電子画像データの作成、作成した電子画像データの申請データへの添付を行うことが可能となる。これにより、ユーザがワークフローシステムでの申請データ作成後に、当該申請データに添付する電子画像データの指定処理を行わなくて済むので、電子画像データの添付ミスなどを低減させる効果も奏することができる。
【0118】
また、本発明では、申請データに添付する電子画像データが不足している場合に、当該申請データに電子画像ファイルを添付するためのスキャンチケットを発行するので、不要にスキャンチケットを発行することがなく、ユーザのスキャンチケット選択に係るミスを低減させる効果も奏する。
【0119】
また、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU)が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【0120】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【0121】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク,ハードディスク,光ディスク,光磁気ディスク,CD−ROM,CD−R,DVD−ROM,磁気テープ,不揮発性のメモリカード,ROM,EEPROM,シリコンディスク等を用いることができる。
【0122】
また、サーバ装置101、クライアント装置102、複合機103が読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているOS(オペレーティングシステム)等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【0123】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるCPU等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【0124】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、1つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【0125】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ,データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【0126】
また上記のソフトウェアで実現する各処理を、ファームウェアやハードウェア構成にして、各処理を各手段として実現することも可能であり、本発明の技術的範囲はこのようなファームウェアやハードウェア構成による実現も含むものである。
【符号の説明】
【0127】
101 サーバ装置
102−1、102−2 クライアント装置
103−1、103−2 複合機
104 LAN
201 CPU
202 RAM
203 ROM
204 システムバス
205 入力コントローラ
206 ビデオコントローラ
207 メモリコントローラ
208 通信インタフェース(I/F)コントローラ
209 入力装置
210 ディスプレイ装置
211 外部メモリ
【特許請求の範囲】
【請求項1】
クライアント装置から申請データを受け付ける管理サーバと、読取機構を備える画像処理装置と、を含む情報処理システムであって、
前記管理サーバは、
クライアントから申請データを受け付ける第1の受付手段と、
前記第1の受付手段で受け付けた申請データに添付する添付ファイルが不足しているかを判定する第1の判定手段と、
前記第1の判定手段で添付ファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付ファイルを添付する際に用いられるスキャンチケットを生成する第1の生成手段と、
前記第1の生成手段で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成された画像ファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け手段と、
前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第1の送信手段と、を備え、
前記画像処理装置は、
前記管理サーバに対してスキャンチケットデータの要求を行う要求手段と、
画像処理装置を操作するユーザが利用可能なスキャンチケットデータの一覧を表示し、画像読取処理に使用するスキャンチケットデータの指定を受け付ける第2の受付手段と、
前記第2の受付手段で受け付けたスキャンチケットデータを用いて前記画像読み取り機構による画像読取処理を行い、電子画像データを生成する第2の生成手段と、
前記第2の生成手段で生成された電子画像データを指定された送信先に送信する第2の送信手段と、を備え、
前記管理サーバはさらに、
画像処理装置から送信された前記電子画像データを、当該電子画像データ作成の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付手段と
を備えることを特徴とする情報処理システム。
【請求項2】
前記管理サーバは、
前記申請データに必要となる添付データの添付が終了したかを判定する第2の判定手段と、
前記第2の判定手段で添付が終了したと判定した場合に、当該申請データを次のアクティビティに移行させる移行手段と
を更に備えることを特徴とする請求項1に記載の情報処理システム。
【請求項3】
前記第1の受付手段は、前記申請データとともに、当該申請データに添付する添付ファイルの指定をさらに受け付けること
を特徴とする請求項1または2に記載の情報処理装置。
【請求項4】
前記スキャンチケットには、画像処理装置で読取処理を実行する際の読み取り設定、読取処理により作成する電子画像データのファイル形式、作成された前記電子画像データの送信先が定義されていること
を特徴とする請求項1乃至3のいずれか1項に記載の情報処理装置。
【請求項5】
クライアント装置から申請データを受け付ける管理サーバと、読取機構を備える画像処理装置と、を含む情報処理システムによって行われる情報処理方法であって、
前記管理サーバは、
クライアントから申請データを受け付ける第1の受付工程と、
前記第1の受付工程で受け付けた申請データに添付する添付ファイルが不足しているかを判定する第1の判定工程と、
前記第1の判定工程で添付ファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付ファイルを添付する際に用いられるスキャンチケットを生成する第1の生成工程と、
前記第1の生成工程で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成された画像ファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け工程と、
前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第1の送信工程と、を備え、
前記画像処理装置は、
前記管理サーバに対してスキャンチケットデータの要求を行う要求工程と、
画像処理装置を操作するユーザが利用可能なスキャンチケットデータの一覧を表示し、画像読取処理に使用するスキャンチケットデータの指定を受け付ける第2の受付工程と、
前記第2の受付工程で受け付けたスキャンチケットデータを用いて前記画像読み取り機構による画像読取処理を行い、電子画像データを生成する第2の生成工程と、
前記第2の生成工程で生成された電子画像データを指定された送信先に送信する第2の送信工程と、を備え、
前記管理サーバはさらに、
画像処理装置から送信された前記電子画像データを、当該電子画像データ作成の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付工程と
を備えることを特徴とする情報処理方法。
【請求項6】
クライアント装置から申請データを受け付ける管理サーバと、読取機構を備える画像処理装置と、を含む情報処理システムで実行されるコンピュータプログラムであって、
前記管理サーバを、
クライアントから申請データを受け付ける第1の受付手段と、
前記第1の受付手段で受け付けた申請データに添付する添付ファイルが不足しているかを判定する第1の判定手段と、
前記第1の判定手段で添付ファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付ファイルを添付する際に用いられるスキャンチケットを生成する第1の生成手段と、
前記第1の生成手段で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成された画像ファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け手段と、
前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第1の送信手段として機能させ、
前記画像処理装置を、
前記管理サーバに対してスキャンチケットデータの要求を行う要求手段と、
画像処理装置を操作するユーザが利用可能なスキャンチケットデータの一覧を表示し、画像読取処理に使用するスキャンチケットデータの指定を受け付ける第2の受付手段と、
前記第2の受付手段で受け付けたスキャンチケットデータを用いて前記画像読み取り機構による画像読取処理を行い、電子画像データを生成する第2の生成手段と、
前記第2の生成手段で生成された電子画像データを指定された送信先に送信する第2の送信手段として機能させ、
前記管理サーバをさらに、
画像処理装置から送信された前記電子画像データを、当該電子画像データ作成の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付手段として機能させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項7】
クライアント装置、及び、読取機構を備える画像処理装置と通信可能に接続される情報処理装置であって、
前記クライアントから申請データを受け付ける第1の受付手段と、
前記第1の受付手段で受け付けた申請データに添付する添付ファイルが不足しているかを判定する第1の判定手段と、
前記第1の判定手段で添付ファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付ファイルを添付する際に用いられるスキャンチケットを生成する第1の生成手段と、
前記第1の生成手段で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成された画像ファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け手段と、
前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第1の送信手段と、
前記画像処理装置が、前記第1の送信手段で送信したスキャンチケットを用いて前記読取機構による読取処理を実行した結果作成された電子画像データを受信する受信手段と、
前記受信手段で受信した電子画像データを、前記画像処理装置での読取処理の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項8】
クライアント装置、及び、読取機構を備える画像処理装置と通信可能に接続される情報処理装置によって行われる情報処理方法であって、
前記クライアントから申請データを受け付ける第1の受付工程と、
前記第1の受付工程で受け付けた申請データに添付する添付ファイルが不足しているかを判定する第1の判定工程と、
前記第1の判定工程で添付ファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付ファイルを添付する際に用いられるスキャンチケットを生成する第1の生成工程と、
前記第1の生成工程で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成された画像ファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け工程と、
前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第1の送信工程と、
前記画像処理装置が、前記第1の送信手段で送信したスキャンチケットを用いて前記読取機構による読取処理を実行した結果作成された電子画像データを受信する受信工程と、
前記受信工程で受信した電子画像データを、前記画像処理装置での読取処理の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付工程と
を備えることを特徴とする情報処理方法。
【請求項9】
クライアント装置、及び、読取機構を備える画像処理装置と通信可能に接続される情報処理装置を、
前記クライアントから申請データを受け付ける第1の受付手段と、
前記第1の受付手段で受け付けた申請データに添付する添付ファイルが不足しているかを判定する第1の判定手段と、
前記第1の判定手段で添付ファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付ファイルを添付する際に用いられるスキャンチケットを生成する第1の生成手段と、
前記第1の生成手段で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成された画像ファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け手段と、
前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第1の送信手段と、
前記画像処理装置が、前記第1の送信手段で送信したスキャンチケットを用いて前記読取機構による読取処理を実行した結果作成された電子画像データを受信する受信手段と、
前記受信手段で受信した電子画像データを、前記画像処理装置での読取処理の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付手段と
として機能させるためのコンピュータプログラム。
【請求項1】
クライアント装置から申請データを受け付ける管理サーバと、読取機構を備える画像処理装置と、を含む情報処理システムであって、
前記管理サーバは、
クライアントから申請データを受け付ける第1の受付手段と、
前記第1の受付手段で受け付けた申請データに添付する添付ファイルが不足しているかを判定する第1の判定手段と、
前記第1の判定手段で添付ファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付ファイルを添付する際に用いられるスキャンチケットを生成する第1の生成手段と、
前記第1の生成手段で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成された画像ファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け手段と、
前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第1の送信手段と、を備え、
前記画像処理装置は、
前記管理サーバに対してスキャンチケットデータの要求を行う要求手段と、
画像処理装置を操作するユーザが利用可能なスキャンチケットデータの一覧を表示し、画像読取処理に使用するスキャンチケットデータの指定を受け付ける第2の受付手段と、
前記第2の受付手段で受け付けたスキャンチケットデータを用いて前記画像読み取り機構による画像読取処理を行い、電子画像データを生成する第2の生成手段と、
前記第2の生成手段で生成された電子画像データを指定された送信先に送信する第2の送信手段と、を備え、
前記管理サーバはさらに、
画像処理装置から送信された前記電子画像データを、当該電子画像データ作成の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付手段と
を備えることを特徴とする情報処理システム。
【請求項2】
前記管理サーバは、
前記申請データに必要となる添付データの添付が終了したかを判定する第2の判定手段と、
前記第2の判定手段で添付が終了したと判定した場合に、当該申請データを次のアクティビティに移行させる移行手段と
を更に備えることを特徴とする請求項1に記載の情報処理システム。
【請求項3】
前記第1の受付手段は、前記申請データとともに、当該申請データに添付する添付ファイルの指定をさらに受け付けること
を特徴とする請求項1または2に記載の情報処理装置。
【請求項4】
前記スキャンチケットには、画像処理装置で読取処理を実行する際の読み取り設定、読取処理により作成する電子画像データのファイル形式、作成された前記電子画像データの送信先が定義されていること
を特徴とする請求項1乃至3のいずれか1項に記載の情報処理装置。
【請求項5】
クライアント装置から申請データを受け付ける管理サーバと、読取機構を備える画像処理装置と、を含む情報処理システムによって行われる情報処理方法であって、
前記管理サーバは、
クライアントから申請データを受け付ける第1の受付工程と、
前記第1の受付工程で受け付けた申請データに添付する添付ファイルが不足しているかを判定する第1の判定工程と、
前記第1の判定工程で添付ファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付ファイルを添付する際に用いられるスキャンチケットを生成する第1の生成工程と、
前記第1の生成工程で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成された画像ファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け工程と、
前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第1の送信工程と、を備え、
前記画像処理装置は、
前記管理サーバに対してスキャンチケットデータの要求を行う要求工程と、
画像処理装置を操作するユーザが利用可能なスキャンチケットデータの一覧を表示し、画像読取処理に使用するスキャンチケットデータの指定を受け付ける第2の受付工程と、
前記第2の受付工程で受け付けたスキャンチケットデータを用いて前記画像読み取り機構による画像読取処理を行い、電子画像データを生成する第2の生成工程と、
前記第2の生成工程で生成された電子画像データを指定された送信先に送信する第2の送信工程と、を備え、
前記管理サーバはさらに、
画像処理装置から送信された前記電子画像データを、当該電子画像データ作成の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付工程と
を備えることを特徴とする情報処理方法。
【請求項6】
クライアント装置から申請データを受け付ける管理サーバと、読取機構を備える画像処理装置と、を含む情報処理システムで実行されるコンピュータプログラムであって、
前記管理サーバを、
クライアントから申請データを受け付ける第1の受付手段と、
前記第1の受付手段で受け付けた申請データに添付する添付ファイルが不足しているかを判定する第1の判定手段と、
前記第1の判定手段で添付ファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付ファイルを添付する際に用いられるスキャンチケットを生成する第1の生成手段と、
前記第1の生成手段で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成された画像ファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け手段と、
前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第1の送信手段として機能させ、
前記画像処理装置を、
前記管理サーバに対してスキャンチケットデータの要求を行う要求手段と、
画像処理装置を操作するユーザが利用可能なスキャンチケットデータの一覧を表示し、画像読取処理に使用するスキャンチケットデータの指定を受け付ける第2の受付手段と、
前記第2の受付手段で受け付けたスキャンチケットデータを用いて前記画像読み取り機構による画像読取処理を行い、電子画像データを生成する第2の生成手段と、
前記第2の生成手段で生成された電子画像データを指定された送信先に送信する第2の送信手段として機能させ、
前記管理サーバをさらに、
画像処理装置から送信された前記電子画像データを、当該電子画像データ作成の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付手段として機能させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項7】
クライアント装置、及び、読取機構を備える画像処理装置と通信可能に接続される情報処理装置であって、
前記クライアントから申請データを受け付ける第1の受付手段と、
前記第1の受付手段で受け付けた申請データに添付する添付ファイルが不足しているかを判定する第1の判定手段と、
前記第1の判定手段で添付ファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付ファイルを添付する際に用いられるスキャンチケットを生成する第1の生成手段と、
前記第1の生成手段で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成された画像ファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け手段と、
前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第1の送信手段と、
前記画像処理装置が、前記第1の送信手段で送信したスキャンチケットを用いて前記読取機構による読取処理を実行した結果作成された電子画像データを受信する受信手段と、
前記受信手段で受信した電子画像データを、前記画像処理装置での読取処理の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項8】
クライアント装置、及び、読取機構を備える画像処理装置と通信可能に接続される情報処理装置によって行われる情報処理方法であって、
前記クライアントから申請データを受け付ける第1の受付工程と、
前記第1の受付工程で受け付けた申請データに添付する添付ファイルが不足しているかを判定する第1の判定工程と、
前記第1の判定工程で添付ファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付ファイルを添付する際に用いられるスキャンチケットを生成する第1の生成工程と、
前記第1の生成工程で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成された画像ファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け工程と、
前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第1の送信工程と、
前記画像処理装置が、前記第1の送信手段で送信したスキャンチケットを用いて前記読取機構による読取処理を実行した結果作成された電子画像データを受信する受信工程と、
前記受信工程で受信した電子画像データを、前記画像処理装置での読取処理の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付工程と
を備えることを特徴とする情報処理方法。
【請求項9】
クライアント装置、及び、読取機構を備える画像処理装置と通信可能に接続される情報処理装置を、
前記クライアントから申請データを受け付ける第1の受付手段と、
前記第1の受付手段で受け付けた申請データに添付する添付ファイルが不足しているかを判定する第1の判定手段と、
前記第1の判定手段で添付ファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付ファイルを添付する際に用いられるスキャンチケットを生成する第1の生成手段と、
前記第1の生成手段で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成された画像ファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け手段と、
前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第1の送信手段と、
前記画像処理装置が、前記第1の送信手段で送信したスキャンチケットを用いて前記読取機構による読取処理を実行した結果作成された電子画像データを受信する受信手段と、
前記受信手段で受信した電子画像データを、前記画像処理装置での読取処理の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付手段と
として機能させるためのコンピュータプログラム。
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【公開番号】特開2012−89033(P2012−89033A)
【公開日】平成24年5月10日(2012.5.10)
【国際特許分類】
【出願番号】特願2010−236910(P2010−236910)
【出願日】平成22年10月21日(2010.10.21)
【出願人】(390002761)キヤノンマーケティングジャパン株式会社 (656)
【出願人】(301015956)キヤノンソフトウェア株式会社 (364)
【公開日】平成24年5月10日(2012.5.10)
【国際特許分類】
【出願日】平成22年10月21日(2010.10.21)
【出願人】(390002761)キヤノンマーケティングジャパン株式会社 (656)
【出願人】(301015956)キヤノンソフトウェア株式会社 (364)
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