情報処理装置、ウェブメールシステム、制御方法およびプログラム。
【課題】メールを返信する際に既に返信済みのメールに対しての再返信メールを作成しようとした場合に警告を表示するシステムの提供。
【解決手段】メールの送受信を行う情報処理装置において、ユーザの操作によりメールの返信指示がなされた場合、自分で作成したメールかどうかを確認し、リマインドメールと返信メールの処理に振り分ける手段と、前記振り分け手段で返信メールであった場合に、既に返信メールを作成もしくは送信しているメールであるか否かを検索する検索手段と、前記検索手段で検索されたメールは既に送信されているかを判断する手段と、前記検索手段と判断により返信メールに対する再返信メール作成が検索された場合に、当該未返信メールが存在する旨の警告を表示する表示手段とを備えることを特徴とする。
【解決手段】メールの送受信を行う情報処理装置において、ユーザの操作によりメールの返信指示がなされた場合、自分で作成したメールかどうかを確認し、リマインドメールと返信メールの処理に振り分ける手段と、前記振り分け手段で返信メールであった場合に、既に返信メールを作成もしくは送信しているメールであるか否かを検索する検索手段と、前記検索手段で検索されたメールは既に送信されているかを判断する手段と、前記検索手段と判断により返信メールに対する再返信メール作成が検索された場合に、当該未返信メールが存在する旨の警告を表示する表示手段とを備えることを特徴とする。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は電子メールの送信時の制御に関する。
【背景技術】
【0002】
近年、電子メール送受信装置においてメールのステータス(返信済みメール、未返信メールなど)を管理し、適切なタイミングで表示する特許が考えられている。
【0003】
その1つとして、特許文献1には、送信メールに対する返信メールの受信状況を一覧表示するシステムが開示されている。具体的には、複数種類の電子メールをそれぞれ多数の人に発信して、その返信メールを期待する場合には、各送信メールに対して、それぞれ誰から返信が来て誰から来ていないのか等を知る為に面倒な手作業による操作等を行わなければならず、メール送受信装置で受信する電子メールに対する返信状況の確認が、受信メールが多くなるに従って、非常に煩雑になるという課題を解決するため、送信メールに対する返信メールの受信状況が、一目で分かるようにするための技術である。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0004】
【特許文献1】特開平10−187561
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0005】
特許文献1に開示された発明によれば、送信又は受信した電子メールに関する情報(宛先、題名等)は、RAM内の送信メール簿ファイル、受信メール簿ファイルに格納される。CPU11は、記憶装置16の記憶媒体16−1に記憶されているアプリケーションプログラムを実行して、送信メール簿ファイル及び受信メール簿ファイルの内容に基づいて、返信メール簿ファイルの作成、更新を行う。返信メール簿ファイルは、送信メールを宛先別にグループ分けしており、返信メールを受信したことを判別すると、対応する送信メールの受信状況欄を更新する。そして、要求に応じて、表示装置13に返信メール簿ファイルの内容を一覧表示する。
【0006】
しかしながら、特許文献1の技術では、受信メールに対する返信メールを生成するために選択をしていたメールが、既に返信済みであることを一目では確認出来ない。要返信のメールを多数受信することが当たり前となってきた昨今では、返信済みかを確認したり、どのような返信をしたかを確認する作業に多くの時間を要したり、返信済みのメールに誤って再度返信してしまったりと、要返信メールとして受信したメールのうち、どのメールにどのように返信をしたかを管理するのが煩雑である。
【0007】
そのため、既に返信したメールであるにも関わらず、返信済みであることを忘れ、再度返信メールを作成し、そのまま送信してしまう恐れがある。同じメールに対する返信であるにも関わらず、前回の返信したメールの内容と今回返信するメールの内容に相違が生じた場合や、何通も同じメールが返信されてしまうと、その返信メール受信者に混乱や確認の手間を取らせてしまう事が考えられる。
【0008】
そこで本発明は、受信したメールに対して返信をする際に、そのメールが既に返信済みのメールかを確認し、既に返信済みのメールに再度返信しようとした場合に、警告を表示するシステムの提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【0009】
即ち、本発明は、メールの送受信を行う情報処理装置であって、返信メールの送信を行った受信メールのステータス情報を管理する管理手段と、前記受信メールに対する返信指示を受け付ける返信指示受付手段と、前記返信指示受付手段で返信指示を受け付けたメールが、前記管理手段で前記返信メールの送信を行った受信メールとして管理されているか否かを判定する第一の判定手段と、前記第一の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールに対する返信メールの送信を行ったと受信メールとして前記管理手段で管理されていると判定された場合に、前記受信メールに対して既に返信メールを作成したことを警告する警告手段とを備えることを特徴とする。
また本発明の情報処理装置は、前記返信メールを送信する送信手段と、前記受信メールのステータス情報を更新するステータス更新手段とを更に備え、前記ステータス更新手段は、前記送信手段で前記受信メールに対する返信メールを送信した場合に、前記受信メールを返信済みのステータスに更新し、前記返信指示受付手段により返信指示を受け付けた受信メールに対する返信メールであって、返信メールの編集中に処理を中断したメールを未返信のステータスに更新することを特徴とする。
また本発明の情報処理装置は、前記管理手段は、前記返信メールの送信が完了した受信メールを返信済みのステータスとして管理し、前記返信指示受付手段により返信指示を受け付けた受信メールに対する返信メールであって、返信メールの編集中に処理を中断したメールを未返信のステータスとして管理し、前記第一の判定手段は、前記管理手段で前記返信指示を受け付けたメールが前記返信済みとして管理されているか、もしくは未返信として管理されているか否かを判定する第二の判定手段を備え、前記警告手段は、前記第二の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールが前記管理手段で返信済みとして管理されている場合、既に返信メールが送信されていることを警告する第二の警告手段と、前記第二の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールが前記管理手段で未返信として管理されている場合、前記編集中に処理を中断した編集中メールを再編集するよう警告をする第三の警告手段とを備えることを特徴とする。
また本発明の情報処理装置は、前記第三の警告手段で警告された前記編集中メールを再編集する指示を受け付ける再編集指示受付手段と、前記再編集指示受付手段で再編集する指示を受け付けた前記編集中メールを所定の記憶領域から呼び出す呼出手段とを更に備えることを特徴とする。
また本発明の情報処理装置は、前記第一の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールに対する返信メールの送信を行ったと受信メールとして前記管理手段で管理されていないと判定された場合、当該返信指示を受け付けたメールに対する返信メールを編集するための編集画面を即時表示する第一の表示手段を更に備えることを特徴とする。
また本発明の情報処理装置は、前記第二の警告手段による警告の結果、前記返信指示を受け付けたメールに対して再度返信を行う場合に、前記返信メールの編集画面に1度目の返信メールを編集可能な形式で表示させる第二の表示手段を更に備えることを特徴とする。
また、本発明のウェブメールシステムは、メールの送受信を行う情報処理装置とメールサーバとが接続可能なウェブメールシステムであって、前記メールサーバにおいて、返信メールの送信を行った受信メールのステータス情報を管理する管理手段と、前記情報処理装置から返信指示を受け付けたメールが、前記管理手段で前記返信メールの送信を行った受信メールとして管理されているか否かを判定する第一の判定手段と、前記第一の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールに対する返信メールの送信を行ったと受信メールとして前記管理手段で管理されていると判定された場合に、前記受信メールに対して既に返信メールを作成したことを警告する警告画面の画面情報を生成する警告画面情報生成手段と、前記告画面情報生成手段で生成された画面情報を前記情報処理装置に送信する警告画面情報送信手段と、前記情報処理装置において、前記受信メールに対する返信指示を受け付ける返信指示受付手段と、前記情報処理装置の警告画面情報送信手段で送信された画面情報を受信する警告画面情報受信手段と、前記警告画面情報受信手段で受信した前記画面情報に基づいてブラウザで表示する警告画面表示手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【0010】
本発明によれば、既に返信済みのメールに再度返信しようとした場合に、自分が作成したメールに対する返信ではない場合は、警告を表示し、自分が作成したものに対する返信の場合は、リマインドメールを作成するシステムの提供することが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【0011】
【図1】本発明の実施形態における情報処理装置の機能構成を示す図である。
【図2】本発明の実施形態における情報処理装置のハードウエア構成を示す図である。
【図3】本発明の実施形態における情報処理装置のメール送信時の処理工程を示すフローチャートである。
【図4】本発明の実施形態における情報処理装置の返信メール作成処理工程を示すフローチャートである。
【図5】本発明の実施形態における情報処理装置の返信済みメールに対して再度返信メールを作成する時の処理工程を示すフローチャートである。
【図6】本発明の実施形態における情報処理装置のメール送信処理工程を示すフローチャートである。
【図7】本発明の実施形態における情報処理装置のリマインドメール作成時の処理工程を示すフローチャートである。
【図8】本発明の実施形態における情報処理装置の作成中で草稿箱に格納されていた返信メールを編集する時の処理工程を示すフローチャートである。
【図9】本発明の実施形態における情報処理装置で表示される警告画面例を示す図である。
【図10】本発明の実施形態における情報処理装置で表示される警告画面例を示す図である。
【図11】本発明の実施形態における情報処理装置で表示される警告画面例を示す図である。
【図12】本発明の実施形態における情報処理装置で記憶管理する返信済みメール管理テーブルのデータテーブル構成例を示す図である。
【図13】本発明の実施形態における情報処理装置で表示される警告画面例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【0012】
(第一の実施例)
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。図1は、本発明の実施形態で用いられる情報処理装置の機能構成の一例を示す図である。情報処理装置100は、ネットワーク10を介してメールサーバ101に電子メールを送受信する。
【0013】
情報処理装置100の宛先指定部110は、KB209等を介した操作者の操作に応じて、情報処理装置100が送信する電子メールの送信先のアドレスを指定する。本実施形態においては、宛先指定部110は、一般的な、電子メールを送受信し管理するアプリケーションと同様に、Toフィールド(送信先部)、CCフィールド(カーボンコピー部)、BCCフィールド(ブラインドカーボンコピー部)に個別に送信先のアドレスを指定することができる。
【0014】
情報処理装置100の編集部120(メール作成部)は、KB209等を介した操作者の操作に応じて、情報処理装置100が送信する電子メールの本文部分を作成する。
【0015】
情報処理装置100のアドレス記憶部130(アドレス帳)は、外部メモリ211等に記憶されており、送信先の電子メールのアドレスと、氏名、組織等の複数の宛名属性(属性情報)と、が対応付けられたアドレス情報を複数含んでいる。
【0016】
情報処理装置100のメール記憶部140(メールボックス)は、情報処理装置100の外部メモリ211等に記憶されており、受信するメールの書誌情報と、本文などを併せて記憶している。
【0017】
情報処理装置100のメールステータス管理部150は、送受信制御部160で受信し、メール記憶部140に記憶しているメールの返信済みか、未返信かを表すステータスを記憶管理している。なお、ステータス管理は、後述の図12の返信済みメール管理テーブル1200で行う。情報処理装置100の送受信制御部160は、インターネットやイントラネットなどのネットワークを通じてメールサーバと接続し、電子メールの送受信を制御する。
【0018】
ネットワーク10には情報処理装置100とメールサーバ101とが少なくとも接続されている。メールサーバ101は、情報処理装置100からネットワーク10を介して送信された電子メールを、ネットワーク外部へ送信する。
【0019】
図2は、本発明の実施形態における、情報処理装置(コンピュータ)のハードウェア構成を示す図である。CPU201は、システムバス204に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。またROM203あるいは外部メモリ211には、CPU201の制御プログラムであるBIOS(Basic Input / Output System)やオペレーティングシステムプログラム(以下、OS)や、各サーバ或いは各PCの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。RAM202は、CPU201の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【0020】
CPU201は、処理の実行に際して必要なプログラム等をROM203若しくは外部メモリ211よりRAM202にロードして、プログラムを実行することで後述する機能、又はフローチャートに係る処理を実現するものである。また、入力コントローラ(入力C)205は、キーボード209や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。
【0021】
ビデオコントローラ(VC)206は、CRTディスプレイ(CRT)210等の表示器への表示を制御する。表示器はCRTだけでなく、液晶など他の方法を用いたディスプレイでも構わない。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。
【0022】
メモリコントローラ(MC)207は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク(HD)やフロッピーディスク(登録商標 FD)或いはPCMCIAカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュメモリ等の外部メモリ211へのアクセスを制御する。
【0023】
通信I/Fコントローラ(通信I/FC)208は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、TCP/IPを用いたインターネット通信等が可能である。
【0024】
なお、CPU201は、例えばRAM202内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開(ラスタライズ)処理を実行することにより、CRT210上での表示を可能としている。また、CPU201は、CRT210上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【0025】
本発明を実現するためのプログラム212は外部メモリ211に記録されており、必要に応じてRAM202にロードされることによりCPU201によって実行されるものである。さらに、本発明に係わるプログラム212が用いる定義ファイル213及び各種情報テーブル214は外部メモリ211に格納されており、これらについての詳細な説明は後述する。
【0026】
本発明の実施形態を実現するためには、返信済みメール情報を管理するための図12の返信済みメール管理テーブル1200を作成する必要がある。図12の返信済みメール情報を管理テーブルは、返信メールが作成され、送信されたタイミングで生成される。
【0027】
次に、図3〜図8を用いて、本発明の実施形態における一連のメール返信処理について説明をする。まず、図3は、本発明の実施形態における電子メール送受信装置のメール返信時の処理を表すフローチャート図である。図3で示す処理は、電子メール送受信装置のユーザインターフェースに表示される返信ボタンの押下を受け付けた時に、以下の処理を実行するものである。
【0028】
まず、図3のステップS101において、情報処理装置100のCPU201は、返信ボタンが選択されたメール情報の送信者(FROM)を参照し、自分で送信したメールか、または第三者から送信されたメールであるか否かを判定する。
【0029】
自分で送信したメールではない(つまり、第三者から送信されたメールが選択されている)と判断した場合、返信メールを生成する処理に移ると判断し、ステップS103へ進み、図4で詳細に説明をする返信メール作成処理を行う。また、ステップS101において、自分で送信したメールであると判断した場合には、当該選択されているメール内容に基づき、リマインドメールを送信するものと判断し、ステップS102へ進み、図5のリマインドメール作成処理へ進む。
【0030】
ここで、図7のフローチャートを用いて、先述のステップS102のリマインドメール作成処理について説明をする。
ステップS501において、選択されたメールの文章はそのまま転記し、ステップS502において、送信メール設定ボックス(具体的には、送信メールのTOのボックス)に設定されているアドレスをそのまま作成する送信メール設定ボックスに設定し、リマインドメールを作成する。
【0031】
次に、図4のフローチャートを用いて、先述のステップS103の返信メール作成処理について説明をする。
図4のステップS201において、情報処理装置100は、返信ボタンの押下により返信することが選択されたメールの情報を参照し、そのメールに対し、既に返信メールを作成、もしくは返信メールを送信しているかどうか、図12の返信済みメール管理テーブル1200の返信メール件名1201と送信日時(不図示)をキーに検索することで判断する。
【0032】
図12の返信済みメール管理テーブル1200は、返信済みメール件名1201と、MESSEAGE
ID1202と、返信メール保存先(パス)1203と、返信メール送信済みフラグ1204の項目を少なくとも備えているものとする。
【0033】
返信済みメール件名1201は、受信メールに対して返信メールがされた時には、返信メールの件名が値としてセットされる。例えば、「会議日程のお知らせ」というメールに対する返信メールであれば、「Re:会議日程のお知らせ」という返信メールの件名が、この返信済みメール件名1201の値としてセットされる。また、受信メールに対する返信メールを作成途中に草稿箱に入れて保存をした場合には、受信メールの件名が1201にセットされる。
【0034】
MESSEAGE
ID1202とは、メール管理ソフト(メーラー)がメールを受信した時に一意に採番される識別文字である。返信メール保存先(パス)1203は、返信メールまたは草稿箱に記憶している作成中のメールの記憶先を示す。
【0035】
返信メール送信済みフラグ1204は、受信メールに対して返信メールがされた時に「済」の値になり、受信メールに対する返信メールを作成途中に草稿箱に入れて保存をした場合には、「未」のステータスフラグがつく。
【0036】
なお、図12の返信済みメール管理テーブル1200、情報処理装置100の外部メモリ211の所定パスに記憶格納されるものであり、各データテーブルの読出し時には、これらをRAM202に一時的に記憶させ、データテーブルのレコード追加、更新を行って、同じく書込み時には、所定のパスに記憶させるものである。
【0037】
図4のフローチャートの説明に戻り、ステップS201において、図12の返信済みメール管理テーブル1200からの検索の結果、選択したメールと一致するメールがあった場合には、ステップS202へ進む。また、図12の返信済みメール管理テーブル1200に一致する情報がなかった場合(ステップS202でNO)には、未だ返信メールの作成行っていない受信メールと判断し、ステップS206へ進み、返信メールを作成する処理を行う。また、図12の返信済みメール管理テーブル1200から一致する情報が検索出来た場合(ステップS202でYES)には、ステップS203に進み、選択中のメールに対する返信メールを送信したか否かについて判定をする。
【0038】
ステップS203においては、選択されているメールに対する返信メールが既に送信済みか、作成されたが未送信で草稿箱(保存箱)に保存されているかを、図12の返信済みメール管理テーブル1200の返信メール送信済みフラグ1204の値を見て判断する。先述の通り、メールの返信行うとして選択中の受信メールに対する返信メールが既に送信済みである場合には、返信メール送信済みフラグ1204の値が「済」となっている。また、返信メールを未送信(返信メールを作成したが、送信せずに未送信ボックス(草稿箱)に格納されている状態)であれば、「未」の値となっている。図12の返信済みメール管理テーブル1200で、選択中のメールの返信メール送信済みフラグ1204が「済」である、つまり、返信メールを送信済みであると判断された場合(ステップS203でYES)には、ステップS204へ進む。ステップS204の処理については、図5で詳細に説明をするため、図5のステップS301へと処理を進める。
【0039】
また、ステップS203において、選択中のメールの返信メール送信済みフラグ1204が「未」である、つまり、返信メールが作成されたが未送信メールとして草稿箱(保存箱)に保存されていると判断された場合(ステップS203でNO)には、ステップS205の作成中の返信メールの編集処理へと進む。ステップS205の処理については、図8で詳細に説明をするため、図8のステップS601へと処理を進める。
【0040】
次に、図8のフローチャートに基づき本発明の情報処理装置により実行される「作成中の返信メールの編集処理」について説明をする。図8は、先述の図4のステップS205の詳細処理にあたる。
【0041】
図8のステップS601において、情報処理装置のCPU201は、「下記のメールに対する返信メールが既に作成されています。返信メールを編集しますか?」という旨の警告を表示部に表示する。このときに表示される警告画面は、図13のダイアログ画面(第一の警告画面)である。
【0042】
図13の第一の警告画面は、「下記のメールに対する返信メールが既に作成されています。返信メールを編集しますか?」という警告が、対象となっているメールの件名と共に表示されている。ステップS602において、ボタンが押下されるまで待機する。
【0043】
ステップS603において、情報処理装置100のCPU201は、S601の警告画面の「返信メールを編集しますか?」という問合せに対し、ダイアログ画面のボタンが押下され、受け付けたボタン押下イベントが「はい」(YES)の押下である場合、ステップS604に進み、既に作成されている返信メールを、図12の返信済みメール管理テーブル1200の返信済みメール保存先1203から未返信メールを抽出し、編集処理を実行する。また、S601の第一の警告画面から、「いいえ」ボタンの押下を受け付ける(ステップS603のNO)と、返信済みメールの処理を行う。
【0044】
次に、返信済みメールへの再返信処理について図5のフローチャートを用いて説明する。図5は、本発明の情報処理装置により実行される「返信メール送信済みのメールに対する返信処理」のフローチャートである。図5は、先述の図4のステップS204の詳細処理に当たる。
【0045】
ステップS301において、情報処理装置のCPU201は、「下記のメールには既に返信しています。返信済みメールを表示しますか?」という旨の第一の警告を表示する。このときに表示される警告画面は、図9のダイアログ画面(第二の警告画面)である。
【0046】
図9の第二の警告画面は、「下記のメールには既に返信しています。返信済みメールを表示しますか。」という警告が、対象となっているメールの件名と共に表示されている。ステップS302において、図9の第二の警告画面のボタンが押下されるまで待機する。
【0047】
ステップS303において、情報処理装置100のCPU201は、ステップS301で表示された第二の警告画面の「返信済みメールを表示しますか?」という問合せに対し、警告画面のボタンが押下され、受け付けたボタン押下イベントが「はい」(YES)である場合は、ステップS304に進み、対象となっているメールの返信済みメールを、図12の返信済みメール管理テーブル1200の返信済みメール保存先1203から抽出し、情報処理装置の表示部に表示する。
【0048】
また、ステップS301で表示された図9の第二の警告画面から、「いいえ」ボタンの押下を受け付ける(ステップS303のNO)と、返信済みメールの表示を行わずにステップS305に進む。
【0049】
また、ステップS303の図9の第二の警告画面から、「キャンセル」ボタンの押下を受け付ける(ステップS303のキャンセル)と、移行の処理を行わずに本フローチャートの処理を終了とする。
【0050】
ステップS305において、情報処理装置100のCPU201は、「返信メールを作成しますか?」という旨の警告を表示する。このときに表示される警告画面は、図10のダイアログ画面(第三の警告画面)である。
【0051】
図10の第三の警告画面において、「返信メールを作成しますか?」という警告が表示されている。ここで、「返信済みメールを表示しますか?」という問合せに対し、ステップS306において、ボタンが押下されるまで待機する。
【0052】
ステップS307において、情報処理装置100のCPU201は、図10の第三の警告画面で、「返信メールを作成しますか?」という問合せに対し、ダイアログ画面のボタンが押下され、受け付けたボタン押下イベント「はい」(YES)が選択された場合には、ステップS308で、返信済みメールに対して、再度返信メール作成処理に進む。また、図10の第三の警告画面で、「いいえ」(NO)が選択された場合には、メールを作成せずに本処理を終了とする。
【0053】
この時、ステップS308ではメールの編集画面(不図示)が表示されるが、編集画面は、、既に一度返信をした時の、1度目の返信メールをインラインとして利用可能な編集画面の構成取る。またこれ以外の方法として、受信したメールのみをインラインとして利用可能な編集画面の構成を取ることも可能である。編集画面に表示される順序としては、上段から、1度目の返信メール⇒受信メールの順序で表示される。
【0054】
図3に戻り、ステップS102において返信メールもしくは、ステップS103においてリマインドメールメールの作成処理が終了した後、情報処理装置100のCPU201において、ステップS104においてメールが作成されているかどうかを(キャンセルされていないかどうか)を判定する。
【0055】
ステップS104において、メールが作成されていると判断された場合には、ステップS105のメール送信処理に進む。また、ステップS104においてメールが作成されていないと判断した場合には、本処理を終了する。
【0056】
次に、ステップS105のメール送信処理について図6のフローチャートを用いて説明する。図6は、本発明の情報処理装置により実行される「メールの送信処理」のフローチャートである。図5は、先述の図3のステップS105の詳細処理に当たる。図6で示す処理は、電子メール送受信装置のユーザインターフェースに表示される送信ボタンもしくは、保存ボタンもしくは、キャンセルボタンの押下を受け付けた時に、以下の処理を実行するものである。
【0057】
メールの編集画面(不図示)において、ユーザにより押下され、受け付けられたユーザインターフェースに表示されるボタンが「送信」ボタンであった場合、ステップS402において、情報処理装置100のCPU201は、「このメールを返信しますか?」という旨の警告を表示する。このときに表示される警告画面は、図11のダイアログ画面(第四の警告画面)である。
【0058】
図11の第四の警告画面において、「このメールを送信しますか?」という警告が表示されている。ここで、「このメールを送信しますか?」という問合せに対し、ステップS403において、ボタンが押下されるまで待機する。
【0059】
また、ステップ401でユーザにより押下され、受け付けられたユーザインターフェースに表示されるボタンが、「送信」ボタンではなく、「保存」ボタン(不図示)が押下された場合には、ステップS407に進み、情報処理装置100のCPU201は、現在作成しているメールの作成を中止し、草稿箱にメールを保存する。
【0060】
また、ステップS401でユーザにより押下され、受け付けられたユーザインターフェースに表示されるボタンが、「キャンセル」ボタン(不図示)の場合には、情報処理装置100のCPU201は、現在作成しているメールの作成を中止し、メールの編集画面を閉じて本処理を終了とする。
【0061】
ステップS404において、情報処理装置100のCPU201は、図11の第四の警告画面で、「はい」が選択された場合(YES)には、ステップS405へ進み、情報処理装置100のCPU201は送信指示のあったメールを送信し、ステップS406へ進む。
【0062】
また、ステップS404において、図11の第四の警告画面で、「いいえ」が選択された場合(NO)には、現在送信しようとしているメールの送信を中止し、ステップS401へと戻る。
【0063】
ステップS406において、情報処理装置100のCPU201は、図12の返信済みメール管理テーブル1200の更新を行う。返信メールを送信した後の更新の場合(ステップS405から流れの場合)は、返信済みメール件名1201には、返信メールの件目を、MesseageID1202には、返信メールが持っているメールサーバで付加されるメールの識別番号を、返信メール保存先1203には、ステップS405で送信した返信メールの保存先を、返信済みメールフラグには既に返信済みであることを示す「済」の情報を入力し、本処理を終了する。
【0064】
また、原稿箱にメールを保存した後に、返信済みメール管理テーブル1200を更新する場合には、返信済みメール件名1201には、返信メールを作成する元メール(つまり、受信メール)の件目を、MesseageID1202には、返信メールを作成する元メール(つまり、受信メール)が持っているメールサーバで付加されるメールの識別番号を、返信メール保存先1203には、ステップS407で草稿箱に保存した未送信メールの保存先を、返信済みメールフラグには未だ返信済みでないことを示す「未」の情報を入力し、本処理を終了する。
【0065】
以上、本発明の第一の実施例によれば、返信済みメールに再度返信する場合に警告を表示して、効率的なメール運用を実現する仕組みを提供することが可能になる。
【0066】
具体的には、ユーザの操作によりメールの返信指示がなされた場合、自分で作成したメールかどうかを確認し、リマインドメールと返信メールの処理に振り分ける手段と、前記振り分け手段で返信メールであった場合に、既に返信メールを作成もしくは送信しているメールであるか否かを検索する検索手段と、前記検索手段で検索されたメールは既に送信されているかを判断する手段と、前記検索手段と判断により返信メールに対する再返信メール作成が検索された場合に、当該未返信メールが存在する旨の警告を表示する表示手段
とを備えることを特徴とする。
【0067】
(第二の実施例)
第一の実施例においては、電子メール送受信装置(メーラーソフト)をインストールした情報処理装置100において、受信メールに対する返信メールの作成をする際に、既に返信メールを送信している否かを確認する実施形態について説明をしたが、次の第二の実施形態においては、情報処理装置100とメールサーバ101とがインターネットに代表されるネットワークを介して接続し、電子メールの送受信を行うウェブメールシステムを用いて本発明を実施する場合の、処理工程について説明をする。
【0068】
ウェブメールシステムとは、情報処理装置100のウェブブラウザで利用することができるメールシステムのことを指す。メールサーバ101が、ユーザアカウントごとに受信したメールを閲覧するために閲覧画面を生成して情報処理装置100に送信し、また、新規メッセージの作成・送信時には、情報処理装置100のウェブブラウザに表示されるメール作成画面を用いてメールのテキスト編集を行い、送信指示を情報処理装置100から実行する。送信指示されたメールのテキストや添付ファイルは、一度メールサーバで受信をして、メールの生成を実行する。
【0069】
情報処理装置100にメーラーソフトをインストールしてメールの送受信を管理するメールシステムとは異なり、すべてのメール送受信をサーバ側で管理するため、ユーザは、ウェブブラウザを用いることで、どこにいてもメールの送受信、作成、閲覧を行うことが可能である。なお、クライアントであるウェブブラウザとサーバ間の通信は、セキュリティ上の理由から、HTTPSスキームを使用するのが一般的である。
【0070】
よって、一般的なウェブメールシステムにおいて、メールサーバ101は、ユーザアカウント毎に送受信をしたメールの管理(ステータス管理)と、情報処理装置100で、メールの送受信を行うためのメール編集画面、受信メールの一覧表示画面、受信メールの閲覧画面のHTMLデータを生成し、情報処理装置100に送信する働きをする。また、情報処理装置は、メールサーバ101より送信される各画面のHTMLデータをウェブブラウザを用いて解析し、画面の表示を行う。また、表示された画面にユーザから入力指示を受け付けたデータをメールサーバ101へ送信する働きをする。本発明の第二の実施例も、この一般的なウェブメールシステムの各装置の役割によって実行する。
【0071】
つまり、図3〜図8のフローチャートの各工程において、画面の表示を行う処理や、ユーザによる指示を受け付ける処理は、情報処理装置100で実行し、情報処理装置100で入力されたデータに基づくメール生成や、メールの送受信はメールサーバ101で実行する。
【0072】
第二の実施例において、図12の返信済みメール管理テーブル1200は、メールサーバの外部メモリ211に記憶されることを前提とする。記憶のさせ方としては、図14の未返信メール条件テーブルの設定画面の画面情報、メールサーバで生成し、情報処理装置100に送信する。情報処理装置100は、ウェブブラウザを用いて生成された画面情報を解析して、図14の設定画面を表示する。図14の必要な箇所に設定値を入力をして、OKボタンの押下を受け付けると、設定値がメールサーバに送信され、図9の未返信メール条件テーブルの各項目に値がセットされる。
【0073】
また、図9〜図11および図13はのダイアログ画面は、メールサーバで生成され、情報処理装置に送信されるものである。つまり、メールサーバでは、情報処理装置100で表示するための画面情報を生成し、情報処理装置100に送信をする処理を実行する。情報処理装置100は、ウェブブラウザを用いて受信した画面情報を解析し、ディスプレイに表示をしてそれぞれの画面で設定が必要な項目の入力を受け付ける。受け付けた設定値(パラメータ)は、情報処理装置100の入力インターフェースより送信指示を受け付けると、メール編集画面で生成していたメールの宛先アドレス、本文などのデータがメールサーバに送信され、メールサーバは、メール編集画面で設定していたデータを基に、メールを生成する。
【0074】
上記の処理前提を基に、第一の実施例で説明をした図3〜図13を用いることで進める。なお、第二の実施例の各処理工程において、本発明の第一の実施例と同様の処理工程を行うステップについての説明は省略する。
【0075】
まず、図4の返信メール作成処理は、情報処理装置100でメールを選択し、[返信]ボタンが押下されると実行される。ステップS201〜ステップS203の返信済みメール管理テーブル1200を用いた検索は、メールサーバ101で実行される。
ステップS204〜S206の各工程におけるメールの編集、作成処理については、メールサーバ101で、メールの作成画面の画面情報(HTMLデータ)を生成し、情報処理装置100に送信することで、情報処理装置100側で実際の編集を実行する。
【0076】
次に、図5の返信メールを送信済みの受信メールに対する再返信メール作成処理は、ステップS301において、メールサーバ101で図9の第二の警告画面の画面情報を生成し、情報処理装置100において画面情報に基づき表示する。ステップS302〜S303までは、情報処理装置100が指示を受け付け、ボタンの押下を受け付けると、返信済みのメールを表示するための画面情報を取得するためのメールサーバ101に画面情報取得要求を送信する。
ステップS305では、メールサーバ101から情報処理装置100に返信済みのメール表示画面情報が送信され、情報処理装置100で返信済みメールを表示する。その後ステップS306〜S307は、情報処理装置100において処理を受け付け、ボタンの押下があると、返信メールを再度作成するためのメール編集画面を取得すべく、メールサーバ101に取得要求を送信する。
【0077】
次に、図6のメール送信処理は、情報処理装置100において編集しているメールに送信指示を受け付けると、送信確認画面(ステップS402)を表示するための画面情報取得要求が情報処理装置100からメールサーバ101に送信される。
情報処理装置100は、ステップS402〜ステップS404でユーザの指示を受け付けると、ステップS405で編集画面で編集を行っていたメールを送信するために、メールサーバ101にメールの宛先情報や、本文テキストの情報を送信する。メールサーバ101は送信メール情報を受信すると、これに基づきメールを生成し、宛先アカウントへメールを送信する。その後、ステップS406において、図12の管理テーブル1200が更新される。
【0078】
次に、図8の作成中の返信メール編集処理は、ステップS601において、メールサーバ101で図13の第一の警告画面の画面情報を生成し、情報処理装置100において画面情報に基づき表示する。ステップS602〜S603までは、情報処理装置100が指示を受け付け、ボタンの押下を受け付けると、保存されている返信メールを編集するためのメール編集画面を取得すべく、メールサーバ101に取得要求を送信する。
【0079】
なお、図9〜図11および図13の夫々の警告画面は、メールサーバ101において画面情報が生成され、情報処理装置100に送信されて画面情報に基づき表示されるものである。
【0080】
以上によれば、ウェブメールシステムにおいて、第一の実施例と同様に、メールを送信する際に、受信メールに対して既に返信を行ったメールがある際に警告を表示するウェブメールシステムの提供することが可能になる。
即ち、本発明は、メールの送受信を行う情報処理装置であって、返信メールの送信を行った受信メールのステータス情報を管理する管理手段と、前記受信メールに対する返信指示を受け付ける返信指示受付手段と、前記返信指示受付手段で返信指示を受け付けたメールが、前記管理手段で前記返信メールの送信を行った受信メールとして管理されているか否かを判定する第一の判定手段と、前記第一の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールに対する返信メールの送信を行ったと受信メールとして前記管理手段で管理されていると判定された場合に、前記受信メールに対して既に返信メールを作成したことを警告する警告手段とを備えることを特徴とする。
【0081】
また、本発明のウェブメールシステムは、メールの送受信を行う情報処理装置とメールサーバとが接続可能なウェブメールシステムであって、前記メールサーバにおいて、返信メールの送信を行った受信メールのステータス情報を管理する管理手段と、前記情報処理装置から返信指示を受け付けたメールが、前記管理手段で前記返信メールの送信を行った受信メールとして管理されているか否かを判定する第一の判定手段と、前記第一の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールに対する返信メールの送信を行ったと受信メールとして前記管理手段で管理されていると判定された場合に、前記受信メールに対して既に返信メールを作成したことを警告する警告画面の画面情報を生成する警告画面情報生成手段と、前記告画面情報生成手段で生成された画面情報を前記情報処理装置に送信する警告画面情報送信手段と、前記情報処理装置において、前記受信メールに対する返信指示を受け付ける返信指示受付手段と、前記情報処理装置の警告画面情報送信手段で送信された画面情報を受信する警告画面情報受信手段と、前記警告画面情報受信手段で受信した前記画面情報に基づいてブラウザで表示する警告画面表示手段とを備えることを特徴とする。
【0082】
以上、実施形態、具体例を主に詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【0083】
本発明におけるプログラムは、図3〜図8に示すフローチャートの処理に従って情報処理装置100としてのコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図3〜図8の処理方法を情報処理装置100が実行可能なプログラムを記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図3〜図8の各装置の処理方法ごと、別の独立したプログラムであってもよい。
【0084】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU)が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【0085】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【0086】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク,ハードディスク,光ディスク,光磁気ディスク,CD−ROM,CD−R,DVD−ROM,磁気テープ,不揮発性のメモリカード,ROM,EEPROM,シリコンディスク等を用いることができる。
【0087】
また、情報処理装置100が読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているOS(オペレーティングシステム)等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【0088】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるCPU等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【0089】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、1つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【0090】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ,データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【0091】
また上記のソフトウェアで実現する各処理を、ファームウェアやハードウェア構成にして、各処理を各手段として実現することも可能であり、本発明の技術的範囲はこのようなファームウェアやハードウェア構成による実現も含むものである。
【符号の説明】
【0092】
10 ネットワーク
100 情報処理装置
101 メールサーバ
110 宛先指定部
120 編集部
130 アドレス記憶部
140 メール記憶部
150 メールステータス管理部
160 送受信制御部
【技術分野】
【0001】
本発明は電子メールの送信時の制御に関する。
【背景技術】
【0002】
近年、電子メール送受信装置においてメールのステータス(返信済みメール、未返信メールなど)を管理し、適切なタイミングで表示する特許が考えられている。
【0003】
その1つとして、特許文献1には、送信メールに対する返信メールの受信状況を一覧表示するシステムが開示されている。具体的には、複数種類の電子メールをそれぞれ多数の人に発信して、その返信メールを期待する場合には、各送信メールに対して、それぞれ誰から返信が来て誰から来ていないのか等を知る為に面倒な手作業による操作等を行わなければならず、メール送受信装置で受信する電子メールに対する返信状況の確認が、受信メールが多くなるに従って、非常に煩雑になるという課題を解決するため、送信メールに対する返信メールの受信状況が、一目で分かるようにするための技術である。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0004】
【特許文献1】特開平10−187561
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0005】
特許文献1に開示された発明によれば、送信又は受信した電子メールに関する情報(宛先、題名等)は、RAM内の送信メール簿ファイル、受信メール簿ファイルに格納される。CPU11は、記憶装置16の記憶媒体16−1に記憶されているアプリケーションプログラムを実行して、送信メール簿ファイル及び受信メール簿ファイルの内容に基づいて、返信メール簿ファイルの作成、更新を行う。返信メール簿ファイルは、送信メールを宛先別にグループ分けしており、返信メールを受信したことを判別すると、対応する送信メールの受信状況欄を更新する。そして、要求に応じて、表示装置13に返信メール簿ファイルの内容を一覧表示する。
【0006】
しかしながら、特許文献1の技術では、受信メールに対する返信メールを生成するために選択をしていたメールが、既に返信済みであることを一目では確認出来ない。要返信のメールを多数受信することが当たり前となってきた昨今では、返信済みかを確認したり、どのような返信をしたかを確認する作業に多くの時間を要したり、返信済みのメールに誤って再度返信してしまったりと、要返信メールとして受信したメールのうち、どのメールにどのように返信をしたかを管理するのが煩雑である。
【0007】
そのため、既に返信したメールであるにも関わらず、返信済みであることを忘れ、再度返信メールを作成し、そのまま送信してしまう恐れがある。同じメールに対する返信であるにも関わらず、前回の返信したメールの内容と今回返信するメールの内容に相違が生じた場合や、何通も同じメールが返信されてしまうと、その返信メール受信者に混乱や確認の手間を取らせてしまう事が考えられる。
【0008】
そこで本発明は、受信したメールに対して返信をする際に、そのメールが既に返信済みのメールかを確認し、既に返信済みのメールに再度返信しようとした場合に、警告を表示するシステムの提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【0009】
即ち、本発明は、メールの送受信を行う情報処理装置であって、返信メールの送信を行った受信メールのステータス情報を管理する管理手段と、前記受信メールに対する返信指示を受け付ける返信指示受付手段と、前記返信指示受付手段で返信指示を受け付けたメールが、前記管理手段で前記返信メールの送信を行った受信メールとして管理されているか否かを判定する第一の判定手段と、前記第一の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールに対する返信メールの送信を行ったと受信メールとして前記管理手段で管理されていると判定された場合に、前記受信メールに対して既に返信メールを作成したことを警告する警告手段とを備えることを特徴とする。
また本発明の情報処理装置は、前記返信メールを送信する送信手段と、前記受信メールのステータス情報を更新するステータス更新手段とを更に備え、前記ステータス更新手段は、前記送信手段で前記受信メールに対する返信メールを送信した場合に、前記受信メールを返信済みのステータスに更新し、前記返信指示受付手段により返信指示を受け付けた受信メールに対する返信メールであって、返信メールの編集中に処理を中断したメールを未返信のステータスに更新することを特徴とする。
また本発明の情報処理装置は、前記管理手段は、前記返信メールの送信が完了した受信メールを返信済みのステータスとして管理し、前記返信指示受付手段により返信指示を受け付けた受信メールに対する返信メールであって、返信メールの編集中に処理を中断したメールを未返信のステータスとして管理し、前記第一の判定手段は、前記管理手段で前記返信指示を受け付けたメールが前記返信済みとして管理されているか、もしくは未返信として管理されているか否かを判定する第二の判定手段を備え、前記警告手段は、前記第二の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールが前記管理手段で返信済みとして管理されている場合、既に返信メールが送信されていることを警告する第二の警告手段と、前記第二の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールが前記管理手段で未返信として管理されている場合、前記編集中に処理を中断した編集中メールを再編集するよう警告をする第三の警告手段とを備えることを特徴とする。
また本発明の情報処理装置は、前記第三の警告手段で警告された前記編集中メールを再編集する指示を受け付ける再編集指示受付手段と、前記再編集指示受付手段で再編集する指示を受け付けた前記編集中メールを所定の記憶領域から呼び出す呼出手段とを更に備えることを特徴とする。
また本発明の情報処理装置は、前記第一の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールに対する返信メールの送信を行ったと受信メールとして前記管理手段で管理されていないと判定された場合、当該返信指示を受け付けたメールに対する返信メールを編集するための編集画面を即時表示する第一の表示手段を更に備えることを特徴とする。
また本発明の情報処理装置は、前記第二の警告手段による警告の結果、前記返信指示を受け付けたメールに対して再度返信を行う場合に、前記返信メールの編集画面に1度目の返信メールを編集可能な形式で表示させる第二の表示手段を更に備えることを特徴とする。
また、本発明のウェブメールシステムは、メールの送受信を行う情報処理装置とメールサーバとが接続可能なウェブメールシステムであって、前記メールサーバにおいて、返信メールの送信を行った受信メールのステータス情報を管理する管理手段と、前記情報処理装置から返信指示を受け付けたメールが、前記管理手段で前記返信メールの送信を行った受信メールとして管理されているか否かを判定する第一の判定手段と、前記第一の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールに対する返信メールの送信を行ったと受信メールとして前記管理手段で管理されていると判定された場合に、前記受信メールに対して既に返信メールを作成したことを警告する警告画面の画面情報を生成する警告画面情報生成手段と、前記告画面情報生成手段で生成された画面情報を前記情報処理装置に送信する警告画面情報送信手段と、前記情報処理装置において、前記受信メールに対する返信指示を受け付ける返信指示受付手段と、前記情報処理装置の警告画面情報送信手段で送信された画面情報を受信する警告画面情報受信手段と、前記警告画面情報受信手段で受信した前記画面情報に基づいてブラウザで表示する警告画面表示手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【0010】
本発明によれば、既に返信済みのメールに再度返信しようとした場合に、自分が作成したメールに対する返信ではない場合は、警告を表示し、自分が作成したものに対する返信の場合は、リマインドメールを作成するシステムの提供することが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【0011】
【図1】本発明の実施形態における情報処理装置の機能構成を示す図である。
【図2】本発明の実施形態における情報処理装置のハードウエア構成を示す図である。
【図3】本発明の実施形態における情報処理装置のメール送信時の処理工程を示すフローチャートである。
【図4】本発明の実施形態における情報処理装置の返信メール作成処理工程を示すフローチャートである。
【図5】本発明の実施形態における情報処理装置の返信済みメールに対して再度返信メールを作成する時の処理工程を示すフローチャートである。
【図6】本発明の実施形態における情報処理装置のメール送信処理工程を示すフローチャートである。
【図7】本発明の実施形態における情報処理装置のリマインドメール作成時の処理工程を示すフローチャートである。
【図8】本発明の実施形態における情報処理装置の作成中で草稿箱に格納されていた返信メールを編集する時の処理工程を示すフローチャートである。
【図9】本発明の実施形態における情報処理装置で表示される警告画面例を示す図である。
【図10】本発明の実施形態における情報処理装置で表示される警告画面例を示す図である。
【図11】本発明の実施形態における情報処理装置で表示される警告画面例を示す図である。
【図12】本発明の実施形態における情報処理装置で記憶管理する返信済みメール管理テーブルのデータテーブル構成例を示す図である。
【図13】本発明の実施形態における情報処理装置で表示される警告画面例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【0012】
(第一の実施例)
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。図1は、本発明の実施形態で用いられる情報処理装置の機能構成の一例を示す図である。情報処理装置100は、ネットワーク10を介してメールサーバ101に電子メールを送受信する。
【0013】
情報処理装置100の宛先指定部110は、KB209等を介した操作者の操作に応じて、情報処理装置100が送信する電子メールの送信先のアドレスを指定する。本実施形態においては、宛先指定部110は、一般的な、電子メールを送受信し管理するアプリケーションと同様に、Toフィールド(送信先部)、CCフィールド(カーボンコピー部)、BCCフィールド(ブラインドカーボンコピー部)に個別に送信先のアドレスを指定することができる。
【0014】
情報処理装置100の編集部120(メール作成部)は、KB209等を介した操作者の操作に応じて、情報処理装置100が送信する電子メールの本文部分を作成する。
【0015】
情報処理装置100のアドレス記憶部130(アドレス帳)は、外部メモリ211等に記憶されており、送信先の電子メールのアドレスと、氏名、組織等の複数の宛名属性(属性情報)と、が対応付けられたアドレス情報を複数含んでいる。
【0016】
情報処理装置100のメール記憶部140(メールボックス)は、情報処理装置100の外部メモリ211等に記憶されており、受信するメールの書誌情報と、本文などを併せて記憶している。
【0017】
情報処理装置100のメールステータス管理部150は、送受信制御部160で受信し、メール記憶部140に記憶しているメールの返信済みか、未返信かを表すステータスを記憶管理している。なお、ステータス管理は、後述の図12の返信済みメール管理テーブル1200で行う。情報処理装置100の送受信制御部160は、インターネットやイントラネットなどのネットワークを通じてメールサーバと接続し、電子メールの送受信を制御する。
【0018】
ネットワーク10には情報処理装置100とメールサーバ101とが少なくとも接続されている。メールサーバ101は、情報処理装置100からネットワーク10を介して送信された電子メールを、ネットワーク外部へ送信する。
【0019】
図2は、本発明の実施形態における、情報処理装置(コンピュータ)のハードウェア構成を示す図である。CPU201は、システムバス204に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。またROM203あるいは外部メモリ211には、CPU201の制御プログラムであるBIOS(Basic Input / Output System)やオペレーティングシステムプログラム(以下、OS)や、各サーバ或いは各PCの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。RAM202は、CPU201の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【0020】
CPU201は、処理の実行に際して必要なプログラム等をROM203若しくは外部メモリ211よりRAM202にロードして、プログラムを実行することで後述する機能、又はフローチャートに係る処理を実現するものである。また、入力コントローラ(入力C)205は、キーボード209や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。
【0021】
ビデオコントローラ(VC)206は、CRTディスプレイ(CRT)210等の表示器への表示を制御する。表示器はCRTだけでなく、液晶など他の方法を用いたディスプレイでも構わない。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。
【0022】
メモリコントローラ(MC)207は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク(HD)やフロッピーディスク(登録商標 FD)或いはPCMCIAカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュメモリ等の外部メモリ211へのアクセスを制御する。
【0023】
通信I/Fコントローラ(通信I/FC)208は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、TCP/IPを用いたインターネット通信等が可能である。
【0024】
なお、CPU201は、例えばRAM202内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開(ラスタライズ)処理を実行することにより、CRT210上での表示を可能としている。また、CPU201は、CRT210上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【0025】
本発明を実現するためのプログラム212は外部メモリ211に記録されており、必要に応じてRAM202にロードされることによりCPU201によって実行されるものである。さらに、本発明に係わるプログラム212が用いる定義ファイル213及び各種情報テーブル214は外部メモリ211に格納されており、これらについての詳細な説明は後述する。
【0026】
本発明の実施形態を実現するためには、返信済みメール情報を管理するための図12の返信済みメール管理テーブル1200を作成する必要がある。図12の返信済みメール情報を管理テーブルは、返信メールが作成され、送信されたタイミングで生成される。
【0027】
次に、図3〜図8を用いて、本発明の実施形態における一連のメール返信処理について説明をする。まず、図3は、本発明の実施形態における電子メール送受信装置のメール返信時の処理を表すフローチャート図である。図3で示す処理は、電子メール送受信装置のユーザインターフェースに表示される返信ボタンの押下を受け付けた時に、以下の処理を実行するものである。
【0028】
まず、図3のステップS101において、情報処理装置100のCPU201は、返信ボタンが選択されたメール情報の送信者(FROM)を参照し、自分で送信したメールか、または第三者から送信されたメールであるか否かを判定する。
【0029】
自分で送信したメールではない(つまり、第三者から送信されたメールが選択されている)と判断した場合、返信メールを生成する処理に移ると判断し、ステップS103へ進み、図4で詳細に説明をする返信メール作成処理を行う。また、ステップS101において、自分で送信したメールであると判断した場合には、当該選択されているメール内容に基づき、リマインドメールを送信するものと判断し、ステップS102へ進み、図5のリマインドメール作成処理へ進む。
【0030】
ここで、図7のフローチャートを用いて、先述のステップS102のリマインドメール作成処理について説明をする。
ステップS501において、選択されたメールの文章はそのまま転記し、ステップS502において、送信メール設定ボックス(具体的には、送信メールのTOのボックス)に設定されているアドレスをそのまま作成する送信メール設定ボックスに設定し、リマインドメールを作成する。
【0031】
次に、図4のフローチャートを用いて、先述のステップS103の返信メール作成処理について説明をする。
図4のステップS201において、情報処理装置100は、返信ボタンの押下により返信することが選択されたメールの情報を参照し、そのメールに対し、既に返信メールを作成、もしくは返信メールを送信しているかどうか、図12の返信済みメール管理テーブル1200の返信メール件名1201と送信日時(不図示)をキーに検索することで判断する。
【0032】
図12の返信済みメール管理テーブル1200は、返信済みメール件名1201と、MESSEAGE
ID1202と、返信メール保存先(パス)1203と、返信メール送信済みフラグ1204の項目を少なくとも備えているものとする。
【0033】
返信済みメール件名1201は、受信メールに対して返信メールがされた時には、返信メールの件名が値としてセットされる。例えば、「会議日程のお知らせ」というメールに対する返信メールであれば、「Re:会議日程のお知らせ」という返信メールの件名が、この返信済みメール件名1201の値としてセットされる。また、受信メールに対する返信メールを作成途中に草稿箱に入れて保存をした場合には、受信メールの件名が1201にセットされる。
【0034】
MESSEAGE
ID1202とは、メール管理ソフト(メーラー)がメールを受信した時に一意に採番される識別文字である。返信メール保存先(パス)1203は、返信メールまたは草稿箱に記憶している作成中のメールの記憶先を示す。
【0035】
返信メール送信済みフラグ1204は、受信メールに対して返信メールがされた時に「済」の値になり、受信メールに対する返信メールを作成途中に草稿箱に入れて保存をした場合には、「未」のステータスフラグがつく。
【0036】
なお、図12の返信済みメール管理テーブル1200、情報処理装置100の外部メモリ211の所定パスに記憶格納されるものであり、各データテーブルの読出し時には、これらをRAM202に一時的に記憶させ、データテーブルのレコード追加、更新を行って、同じく書込み時には、所定のパスに記憶させるものである。
【0037】
図4のフローチャートの説明に戻り、ステップS201において、図12の返信済みメール管理テーブル1200からの検索の結果、選択したメールと一致するメールがあった場合には、ステップS202へ進む。また、図12の返信済みメール管理テーブル1200に一致する情報がなかった場合(ステップS202でNO)には、未だ返信メールの作成行っていない受信メールと判断し、ステップS206へ進み、返信メールを作成する処理を行う。また、図12の返信済みメール管理テーブル1200から一致する情報が検索出来た場合(ステップS202でYES)には、ステップS203に進み、選択中のメールに対する返信メールを送信したか否かについて判定をする。
【0038】
ステップS203においては、選択されているメールに対する返信メールが既に送信済みか、作成されたが未送信で草稿箱(保存箱)に保存されているかを、図12の返信済みメール管理テーブル1200の返信メール送信済みフラグ1204の値を見て判断する。先述の通り、メールの返信行うとして選択中の受信メールに対する返信メールが既に送信済みである場合には、返信メール送信済みフラグ1204の値が「済」となっている。また、返信メールを未送信(返信メールを作成したが、送信せずに未送信ボックス(草稿箱)に格納されている状態)であれば、「未」の値となっている。図12の返信済みメール管理テーブル1200で、選択中のメールの返信メール送信済みフラグ1204が「済」である、つまり、返信メールを送信済みであると判断された場合(ステップS203でYES)には、ステップS204へ進む。ステップS204の処理については、図5で詳細に説明をするため、図5のステップS301へと処理を進める。
【0039】
また、ステップS203において、選択中のメールの返信メール送信済みフラグ1204が「未」である、つまり、返信メールが作成されたが未送信メールとして草稿箱(保存箱)に保存されていると判断された場合(ステップS203でNO)には、ステップS205の作成中の返信メールの編集処理へと進む。ステップS205の処理については、図8で詳細に説明をするため、図8のステップS601へと処理を進める。
【0040】
次に、図8のフローチャートに基づき本発明の情報処理装置により実行される「作成中の返信メールの編集処理」について説明をする。図8は、先述の図4のステップS205の詳細処理にあたる。
【0041】
図8のステップS601において、情報処理装置のCPU201は、「下記のメールに対する返信メールが既に作成されています。返信メールを編集しますか?」という旨の警告を表示部に表示する。このときに表示される警告画面は、図13のダイアログ画面(第一の警告画面)である。
【0042】
図13の第一の警告画面は、「下記のメールに対する返信メールが既に作成されています。返信メールを編集しますか?」という警告が、対象となっているメールの件名と共に表示されている。ステップS602において、ボタンが押下されるまで待機する。
【0043】
ステップS603において、情報処理装置100のCPU201は、S601の警告画面の「返信メールを編集しますか?」という問合せに対し、ダイアログ画面のボタンが押下され、受け付けたボタン押下イベントが「はい」(YES)の押下である場合、ステップS604に進み、既に作成されている返信メールを、図12の返信済みメール管理テーブル1200の返信済みメール保存先1203から未返信メールを抽出し、編集処理を実行する。また、S601の第一の警告画面から、「いいえ」ボタンの押下を受け付ける(ステップS603のNO)と、返信済みメールの処理を行う。
【0044】
次に、返信済みメールへの再返信処理について図5のフローチャートを用いて説明する。図5は、本発明の情報処理装置により実行される「返信メール送信済みのメールに対する返信処理」のフローチャートである。図5は、先述の図4のステップS204の詳細処理に当たる。
【0045】
ステップS301において、情報処理装置のCPU201は、「下記のメールには既に返信しています。返信済みメールを表示しますか?」という旨の第一の警告を表示する。このときに表示される警告画面は、図9のダイアログ画面(第二の警告画面)である。
【0046】
図9の第二の警告画面は、「下記のメールには既に返信しています。返信済みメールを表示しますか。」という警告が、対象となっているメールの件名と共に表示されている。ステップS302において、図9の第二の警告画面のボタンが押下されるまで待機する。
【0047】
ステップS303において、情報処理装置100のCPU201は、ステップS301で表示された第二の警告画面の「返信済みメールを表示しますか?」という問合せに対し、警告画面のボタンが押下され、受け付けたボタン押下イベントが「はい」(YES)である場合は、ステップS304に進み、対象となっているメールの返信済みメールを、図12の返信済みメール管理テーブル1200の返信済みメール保存先1203から抽出し、情報処理装置の表示部に表示する。
【0048】
また、ステップS301で表示された図9の第二の警告画面から、「いいえ」ボタンの押下を受け付ける(ステップS303のNO)と、返信済みメールの表示を行わずにステップS305に進む。
【0049】
また、ステップS303の図9の第二の警告画面から、「キャンセル」ボタンの押下を受け付ける(ステップS303のキャンセル)と、移行の処理を行わずに本フローチャートの処理を終了とする。
【0050】
ステップS305において、情報処理装置100のCPU201は、「返信メールを作成しますか?」という旨の警告を表示する。このときに表示される警告画面は、図10のダイアログ画面(第三の警告画面)である。
【0051】
図10の第三の警告画面において、「返信メールを作成しますか?」という警告が表示されている。ここで、「返信済みメールを表示しますか?」という問合せに対し、ステップS306において、ボタンが押下されるまで待機する。
【0052】
ステップS307において、情報処理装置100のCPU201は、図10の第三の警告画面で、「返信メールを作成しますか?」という問合せに対し、ダイアログ画面のボタンが押下され、受け付けたボタン押下イベント「はい」(YES)が選択された場合には、ステップS308で、返信済みメールに対して、再度返信メール作成処理に進む。また、図10の第三の警告画面で、「いいえ」(NO)が選択された場合には、メールを作成せずに本処理を終了とする。
【0053】
この時、ステップS308ではメールの編集画面(不図示)が表示されるが、編集画面は、、既に一度返信をした時の、1度目の返信メールをインラインとして利用可能な編集画面の構成取る。またこれ以外の方法として、受信したメールのみをインラインとして利用可能な編集画面の構成を取ることも可能である。編集画面に表示される順序としては、上段から、1度目の返信メール⇒受信メールの順序で表示される。
【0054】
図3に戻り、ステップS102において返信メールもしくは、ステップS103においてリマインドメールメールの作成処理が終了した後、情報処理装置100のCPU201において、ステップS104においてメールが作成されているかどうかを(キャンセルされていないかどうか)を判定する。
【0055】
ステップS104において、メールが作成されていると判断された場合には、ステップS105のメール送信処理に進む。また、ステップS104においてメールが作成されていないと判断した場合には、本処理を終了する。
【0056】
次に、ステップS105のメール送信処理について図6のフローチャートを用いて説明する。図6は、本発明の情報処理装置により実行される「メールの送信処理」のフローチャートである。図5は、先述の図3のステップS105の詳細処理に当たる。図6で示す処理は、電子メール送受信装置のユーザインターフェースに表示される送信ボタンもしくは、保存ボタンもしくは、キャンセルボタンの押下を受け付けた時に、以下の処理を実行するものである。
【0057】
メールの編集画面(不図示)において、ユーザにより押下され、受け付けられたユーザインターフェースに表示されるボタンが「送信」ボタンであった場合、ステップS402において、情報処理装置100のCPU201は、「このメールを返信しますか?」という旨の警告を表示する。このときに表示される警告画面は、図11のダイアログ画面(第四の警告画面)である。
【0058】
図11の第四の警告画面において、「このメールを送信しますか?」という警告が表示されている。ここで、「このメールを送信しますか?」という問合せに対し、ステップS403において、ボタンが押下されるまで待機する。
【0059】
また、ステップ401でユーザにより押下され、受け付けられたユーザインターフェースに表示されるボタンが、「送信」ボタンではなく、「保存」ボタン(不図示)が押下された場合には、ステップS407に進み、情報処理装置100のCPU201は、現在作成しているメールの作成を中止し、草稿箱にメールを保存する。
【0060】
また、ステップS401でユーザにより押下され、受け付けられたユーザインターフェースに表示されるボタンが、「キャンセル」ボタン(不図示)の場合には、情報処理装置100のCPU201は、現在作成しているメールの作成を中止し、メールの編集画面を閉じて本処理を終了とする。
【0061】
ステップS404において、情報処理装置100のCPU201は、図11の第四の警告画面で、「はい」が選択された場合(YES)には、ステップS405へ進み、情報処理装置100のCPU201は送信指示のあったメールを送信し、ステップS406へ進む。
【0062】
また、ステップS404において、図11の第四の警告画面で、「いいえ」が選択された場合(NO)には、現在送信しようとしているメールの送信を中止し、ステップS401へと戻る。
【0063】
ステップS406において、情報処理装置100のCPU201は、図12の返信済みメール管理テーブル1200の更新を行う。返信メールを送信した後の更新の場合(ステップS405から流れの場合)は、返信済みメール件名1201には、返信メールの件目を、MesseageID1202には、返信メールが持っているメールサーバで付加されるメールの識別番号を、返信メール保存先1203には、ステップS405で送信した返信メールの保存先を、返信済みメールフラグには既に返信済みであることを示す「済」の情報を入力し、本処理を終了する。
【0064】
また、原稿箱にメールを保存した後に、返信済みメール管理テーブル1200を更新する場合には、返信済みメール件名1201には、返信メールを作成する元メール(つまり、受信メール)の件目を、MesseageID1202には、返信メールを作成する元メール(つまり、受信メール)が持っているメールサーバで付加されるメールの識別番号を、返信メール保存先1203には、ステップS407で草稿箱に保存した未送信メールの保存先を、返信済みメールフラグには未だ返信済みでないことを示す「未」の情報を入力し、本処理を終了する。
【0065】
以上、本発明の第一の実施例によれば、返信済みメールに再度返信する場合に警告を表示して、効率的なメール運用を実現する仕組みを提供することが可能になる。
【0066】
具体的には、ユーザの操作によりメールの返信指示がなされた場合、自分で作成したメールかどうかを確認し、リマインドメールと返信メールの処理に振り分ける手段と、前記振り分け手段で返信メールであった場合に、既に返信メールを作成もしくは送信しているメールであるか否かを検索する検索手段と、前記検索手段で検索されたメールは既に送信されているかを判断する手段と、前記検索手段と判断により返信メールに対する再返信メール作成が検索された場合に、当該未返信メールが存在する旨の警告を表示する表示手段
とを備えることを特徴とする。
【0067】
(第二の実施例)
第一の実施例においては、電子メール送受信装置(メーラーソフト)をインストールした情報処理装置100において、受信メールに対する返信メールの作成をする際に、既に返信メールを送信している否かを確認する実施形態について説明をしたが、次の第二の実施形態においては、情報処理装置100とメールサーバ101とがインターネットに代表されるネットワークを介して接続し、電子メールの送受信を行うウェブメールシステムを用いて本発明を実施する場合の、処理工程について説明をする。
【0068】
ウェブメールシステムとは、情報処理装置100のウェブブラウザで利用することができるメールシステムのことを指す。メールサーバ101が、ユーザアカウントごとに受信したメールを閲覧するために閲覧画面を生成して情報処理装置100に送信し、また、新規メッセージの作成・送信時には、情報処理装置100のウェブブラウザに表示されるメール作成画面を用いてメールのテキスト編集を行い、送信指示を情報処理装置100から実行する。送信指示されたメールのテキストや添付ファイルは、一度メールサーバで受信をして、メールの生成を実行する。
【0069】
情報処理装置100にメーラーソフトをインストールしてメールの送受信を管理するメールシステムとは異なり、すべてのメール送受信をサーバ側で管理するため、ユーザは、ウェブブラウザを用いることで、どこにいてもメールの送受信、作成、閲覧を行うことが可能である。なお、クライアントであるウェブブラウザとサーバ間の通信は、セキュリティ上の理由から、HTTPSスキームを使用するのが一般的である。
【0070】
よって、一般的なウェブメールシステムにおいて、メールサーバ101は、ユーザアカウント毎に送受信をしたメールの管理(ステータス管理)と、情報処理装置100で、メールの送受信を行うためのメール編集画面、受信メールの一覧表示画面、受信メールの閲覧画面のHTMLデータを生成し、情報処理装置100に送信する働きをする。また、情報処理装置は、メールサーバ101より送信される各画面のHTMLデータをウェブブラウザを用いて解析し、画面の表示を行う。また、表示された画面にユーザから入力指示を受け付けたデータをメールサーバ101へ送信する働きをする。本発明の第二の実施例も、この一般的なウェブメールシステムの各装置の役割によって実行する。
【0071】
つまり、図3〜図8のフローチャートの各工程において、画面の表示を行う処理や、ユーザによる指示を受け付ける処理は、情報処理装置100で実行し、情報処理装置100で入力されたデータに基づくメール生成や、メールの送受信はメールサーバ101で実行する。
【0072】
第二の実施例において、図12の返信済みメール管理テーブル1200は、メールサーバの外部メモリ211に記憶されることを前提とする。記憶のさせ方としては、図14の未返信メール条件テーブルの設定画面の画面情報、メールサーバで生成し、情報処理装置100に送信する。情報処理装置100は、ウェブブラウザを用いて生成された画面情報を解析して、図14の設定画面を表示する。図14の必要な箇所に設定値を入力をして、OKボタンの押下を受け付けると、設定値がメールサーバに送信され、図9の未返信メール条件テーブルの各項目に値がセットされる。
【0073】
また、図9〜図11および図13はのダイアログ画面は、メールサーバで生成され、情報処理装置に送信されるものである。つまり、メールサーバでは、情報処理装置100で表示するための画面情報を生成し、情報処理装置100に送信をする処理を実行する。情報処理装置100は、ウェブブラウザを用いて受信した画面情報を解析し、ディスプレイに表示をしてそれぞれの画面で設定が必要な項目の入力を受け付ける。受け付けた設定値(パラメータ)は、情報処理装置100の入力インターフェースより送信指示を受け付けると、メール編集画面で生成していたメールの宛先アドレス、本文などのデータがメールサーバに送信され、メールサーバは、メール編集画面で設定していたデータを基に、メールを生成する。
【0074】
上記の処理前提を基に、第一の実施例で説明をした図3〜図13を用いることで進める。なお、第二の実施例の各処理工程において、本発明の第一の実施例と同様の処理工程を行うステップについての説明は省略する。
【0075】
まず、図4の返信メール作成処理は、情報処理装置100でメールを選択し、[返信]ボタンが押下されると実行される。ステップS201〜ステップS203の返信済みメール管理テーブル1200を用いた検索は、メールサーバ101で実行される。
ステップS204〜S206の各工程におけるメールの編集、作成処理については、メールサーバ101で、メールの作成画面の画面情報(HTMLデータ)を生成し、情報処理装置100に送信することで、情報処理装置100側で実際の編集を実行する。
【0076】
次に、図5の返信メールを送信済みの受信メールに対する再返信メール作成処理は、ステップS301において、メールサーバ101で図9の第二の警告画面の画面情報を生成し、情報処理装置100において画面情報に基づき表示する。ステップS302〜S303までは、情報処理装置100が指示を受け付け、ボタンの押下を受け付けると、返信済みのメールを表示するための画面情報を取得するためのメールサーバ101に画面情報取得要求を送信する。
ステップS305では、メールサーバ101から情報処理装置100に返信済みのメール表示画面情報が送信され、情報処理装置100で返信済みメールを表示する。その後ステップS306〜S307は、情報処理装置100において処理を受け付け、ボタンの押下があると、返信メールを再度作成するためのメール編集画面を取得すべく、メールサーバ101に取得要求を送信する。
【0077】
次に、図6のメール送信処理は、情報処理装置100において編集しているメールに送信指示を受け付けると、送信確認画面(ステップS402)を表示するための画面情報取得要求が情報処理装置100からメールサーバ101に送信される。
情報処理装置100は、ステップS402〜ステップS404でユーザの指示を受け付けると、ステップS405で編集画面で編集を行っていたメールを送信するために、メールサーバ101にメールの宛先情報や、本文テキストの情報を送信する。メールサーバ101は送信メール情報を受信すると、これに基づきメールを生成し、宛先アカウントへメールを送信する。その後、ステップS406において、図12の管理テーブル1200が更新される。
【0078】
次に、図8の作成中の返信メール編集処理は、ステップS601において、メールサーバ101で図13の第一の警告画面の画面情報を生成し、情報処理装置100において画面情報に基づき表示する。ステップS602〜S603までは、情報処理装置100が指示を受け付け、ボタンの押下を受け付けると、保存されている返信メールを編集するためのメール編集画面を取得すべく、メールサーバ101に取得要求を送信する。
【0079】
なお、図9〜図11および図13の夫々の警告画面は、メールサーバ101において画面情報が生成され、情報処理装置100に送信されて画面情報に基づき表示されるものである。
【0080】
以上によれば、ウェブメールシステムにおいて、第一の実施例と同様に、メールを送信する際に、受信メールに対して既に返信を行ったメールがある際に警告を表示するウェブメールシステムの提供することが可能になる。
即ち、本発明は、メールの送受信を行う情報処理装置であって、返信メールの送信を行った受信メールのステータス情報を管理する管理手段と、前記受信メールに対する返信指示を受け付ける返信指示受付手段と、前記返信指示受付手段で返信指示を受け付けたメールが、前記管理手段で前記返信メールの送信を行った受信メールとして管理されているか否かを判定する第一の判定手段と、前記第一の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールに対する返信メールの送信を行ったと受信メールとして前記管理手段で管理されていると判定された場合に、前記受信メールに対して既に返信メールを作成したことを警告する警告手段とを備えることを特徴とする。
【0081】
また、本発明のウェブメールシステムは、メールの送受信を行う情報処理装置とメールサーバとが接続可能なウェブメールシステムであって、前記メールサーバにおいて、返信メールの送信を行った受信メールのステータス情報を管理する管理手段と、前記情報処理装置から返信指示を受け付けたメールが、前記管理手段で前記返信メールの送信を行った受信メールとして管理されているか否かを判定する第一の判定手段と、前記第一の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールに対する返信メールの送信を行ったと受信メールとして前記管理手段で管理されていると判定された場合に、前記受信メールに対して既に返信メールを作成したことを警告する警告画面の画面情報を生成する警告画面情報生成手段と、前記告画面情報生成手段で生成された画面情報を前記情報処理装置に送信する警告画面情報送信手段と、前記情報処理装置において、前記受信メールに対する返信指示を受け付ける返信指示受付手段と、前記情報処理装置の警告画面情報送信手段で送信された画面情報を受信する警告画面情報受信手段と、前記警告画面情報受信手段で受信した前記画面情報に基づいてブラウザで表示する警告画面表示手段とを備えることを特徴とする。
【0082】
以上、実施形態、具体例を主に詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【0083】
本発明におけるプログラムは、図3〜図8に示すフローチャートの処理に従って情報処理装置100としてのコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図3〜図8の処理方法を情報処理装置100が実行可能なプログラムを記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図3〜図8の各装置の処理方法ごと、別の独立したプログラムであってもよい。
【0084】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU)が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【0085】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【0086】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク,ハードディスク,光ディスク,光磁気ディスク,CD−ROM,CD−R,DVD−ROM,磁気テープ,不揮発性のメモリカード,ROM,EEPROM,シリコンディスク等を用いることができる。
【0087】
また、情報処理装置100が読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているOS(オペレーティングシステム)等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【0088】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるCPU等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【0089】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、1つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【0090】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ,データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【0091】
また上記のソフトウェアで実現する各処理を、ファームウェアやハードウェア構成にして、各処理を各手段として実現することも可能であり、本発明の技術的範囲はこのようなファームウェアやハードウェア構成による実現も含むものである。
【符号の説明】
【0092】
10 ネットワーク
100 情報処理装置
101 メールサーバ
110 宛先指定部
120 編集部
130 アドレス記憶部
140 メール記憶部
150 メールステータス管理部
160 送受信制御部
【特許請求の範囲】
【請求項1】
メールの送受信を行う情報処理装置において、
返信メールの送信を行った受信メールのステータス情報を管理する管理手段と、
前記受信メールに対する返信指示を受け付ける返信指示受付手段と、
前記返信指示受付手段で返信指示を受け付けたメールが、前記管理手段で前記返信メールの送信を行った受信メールとして管理されているか否かを判定する第一の判定手段と、
前記第一の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールに対する返信メールの送信を行ったと受信メールとして前記管理手段で管理されていると判定された場合に、前記受信メールに対して既に返信メールを作成したことを警告する警告手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項2】
前記返信メールを送信する送信手段と、
前記受信メールのステータス情報を更新するステータス更新手段とを更に備え、
前記ステータス更新手段は、前記送信手段で前記受信メールに対する返信メールを送信した場合に、前記受信メールを返信済みのステータスに更新し、前記返信指示受付手段により返信指示を受け付けた受信メールに対する返信メールであって、返信メールの編集中に処理を中断したメールを未返信のステータスに更新することを特徴とする請求項1に記載の情報処理装置。
【請求項3】
前記管理手段は、前記返信メールの送信が完了した受信メールを返信済みのステータスとして管理し、前記返信指示受付手段により返信指示を受け付けた受信メールに対する返信メールであって、返信メールの編集中に処理を中断したメールを未返信のステータスとして管理し、
前記第一の判定手段は、前記管理手段で前記返信指示を受け付けたメールが前記返信済みとして管理されているか、もしくは未返信として管理されているか否かを判定する第二の判定手段を備え、
前記警告手段は、前記第二の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールが前記管理手段で返信済みとして管理されている場合、既に返信メールが送信されていることを警告する第二の警告手段と、
前記第二の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールが前記管理手段で未返信として管理されている場合、前記編集中に処理を中断した編集中メールを再編集するよう警告をする第三の警告手段と
を備えることを特徴とする請求項1または2に記載の情報処理装置
【請求項4】
前記第三の警告手段で警告された前記編集中メールを再編集する指示を受け付ける再編集指示受付手段と、
前記再編集指示受付手段で再編集する指示を受け付けた前記編集中メールを所定の記憶領域から呼び出す呼出手段と
を更に備えることを特徴とする請求項3に記載の情報処理装置。
【請求項5】
前記第一の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールに対する返信メールの送信を行ったと受信メールとして前記管理手段で管理されていないと判定された場合、当該返信指示を受け付けたメールに対する返信メールを編集するための編集画面を即時表示する第一の表示手段を更に備えることを特徴とする請求項1乃至4のいずれか1項に記載の情報処理装置。
【請求項6】
前記第二の警告手段による警告の結果、前記返信指示を受け付けたメールに対して再度返信を行う場合に、前記返信メールの編集画面に1度目の返信メールを編集可能な形式で表示させる第二の表示手段を更に備えることを特徴とする請求項3に記載の情報処理装置。
【請求項7】
メールの送受信を行う情報処理装置とメールサーバとが接続可能なウェブメールシステムであって、
前記メールサーバにおいて、
返信メールの送信を行った受信メールのステータス情報を管理する管理手段と、
前記情報処理装置から返信指示を受け付けたメールが、前記管理手段で前記返信メールの送信を行った受信メールとして管理されているか否かを判定する第一の判定手段と、
前記第一の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールに対する返信メールの送信を行ったと受信メールとして前記管理手段で管理されていると判定された場合に、前記受信メールに対して既に返信メールを作成したことを警告する警告画面の画面情報を生成する警告画面情報生成手段と、
前記告画面情報生成手段で生成された画面情報を前記情報処理装置に送信する警告画面情報送信手段と、
前記情報処理装置において、
前記受信メールに対する返信指示を受け付ける返信指示受付手段と、
前記情報処理装置の警告画面情報送信手段で送信された画面情報を受信する警告画面情報受信手段と、
前記警告画面情報受信手段で受信した前記画面情報に基づいてブラウザで表示する警告画面表示手段と
を備えることを特徴とするウェブメールシステム。
【請求項8】
メールの送受信を行い、返信メールの送信を行った受信メールのステータス情報を管理する管理手段を備える情報処理装置の制御方法であって、
前記情報処理装置の返信指示受付手段が、前記受信メールに対する返信指示を受け付ける返信指示受付ステップと、
前記情報処理装置の第一の判定手段が、前記返信指示受付ステップで返信指示を受け付けたメールが、前記管理手段で前記返信メールの送信を行った受信メールとして管理されているか否かを判定する第一の判定ステップと、
前記情報処理装置の警告手段が、前記第一の判定ステップで前記返信指示を受け付けたメールに対する返信メールの送信を行ったと受信メールとして前記管理手段で管理されていると判定された場合に、前記受信メールに対して既に返信メールを作成したことを警告する警告ステップ
とを含むことを特徴とする制御方法。
【請求項9】
メールの送受信を行い、返信メールの送信を行った受信メールのステータス情報を管理する管理手段を備える情報処理装置を制御するプログラムであって、
前記情報処理装置を、
前記受信メールに対する返信指示を受け付ける返信指示受付手段と、
前記返信指示受付手段で返信指示を受け付けたメールが、前記管理手段で前記返信メールの送信を行った受信メールとして管理されているか否かを判定する第一の判定手段と、
前記第一の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールに対する返信メールの送信を行ったと受信メールとして前記管理手段で管理されていると判定された場合に、前記受信メールに対して既に返信メールを作成したことを警告する警告手段
として機能させることを特徴とするコンピュータで読み取り実行可能なプログラム。
【請求項1】
メールの送受信を行う情報処理装置において、
返信メールの送信を行った受信メールのステータス情報を管理する管理手段と、
前記受信メールに対する返信指示を受け付ける返信指示受付手段と、
前記返信指示受付手段で返信指示を受け付けたメールが、前記管理手段で前記返信メールの送信を行った受信メールとして管理されているか否かを判定する第一の判定手段と、
前記第一の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールに対する返信メールの送信を行ったと受信メールとして前記管理手段で管理されていると判定された場合に、前記受信メールに対して既に返信メールを作成したことを警告する警告手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項2】
前記返信メールを送信する送信手段と、
前記受信メールのステータス情報を更新するステータス更新手段とを更に備え、
前記ステータス更新手段は、前記送信手段で前記受信メールに対する返信メールを送信した場合に、前記受信メールを返信済みのステータスに更新し、前記返信指示受付手段により返信指示を受け付けた受信メールに対する返信メールであって、返信メールの編集中に処理を中断したメールを未返信のステータスに更新することを特徴とする請求項1に記載の情報処理装置。
【請求項3】
前記管理手段は、前記返信メールの送信が完了した受信メールを返信済みのステータスとして管理し、前記返信指示受付手段により返信指示を受け付けた受信メールに対する返信メールであって、返信メールの編集中に処理を中断したメールを未返信のステータスとして管理し、
前記第一の判定手段は、前記管理手段で前記返信指示を受け付けたメールが前記返信済みとして管理されているか、もしくは未返信として管理されているか否かを判定する第二の判定手段を備え、
前記警告手段は、前記第二の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールが前記管理手段で返信済みとして管理されている場合、既に返信メールが送信されていることを警告する第二の警告手段と、
前記第二の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールが前記管理手段で未返信として管理されている場合、前記編集中に処理を中断した編集中メールを再編集するよう警告をする第三の警告手段と
を備えることを特徴とする請求項1または2に記載の情報処理装置
【請求項4】
前記第三の警告手段で警告された前記編集中メールを再編集する指示を受け付ける再編集指示受付手段と、
前記再編集指示受付手段で再編集する指示を受け付けた前記編集中メールを所定の記憶領域から呼び出す呼出手段と
を更に備えることを特徴とする請求項3に記載の情報処理装置。
【請求項5】
前記第一の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールに対する返信メールの送信を行ったと受信メールとして前記管理手段で管理されていないと判定された場合、当該返信指示を受け付けたメールに対する返信メールを編集するための編集画面を即時表示する第一の表示手段を更に備えることを特徴とする請求項1乃至4のいずれか1項に記載の情報処理装置。
【請求項6】
前記第二の警告手段による警告の結果、前記返信指示を受け付けたメールに対して再度返信を行う場合に、前記返信メールの編集画面に1度目の返信メールを編集可能な形式で表示させる第二の表示手段を更に備えることを特徴とする請求項3に記載の情報処理装置。
【請求項7】
メールの送受信を行う情報処理装置とメールサーバとが接続可能なウェブメールシステムであって、
前記メールサーバにおいて、
返信メールの送信を行った受信メールのステータス情報を管理する管理手段と、
前記情報処理装置から返信指示を受け付けたメールが、前記管理手段で前記返信メールの送信を行った受信メールとして管理されているか否かを判定する第一の判定手段と、
前記第一の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールに対する返信メールの送信を行ったと受信メールとして前記管理手段で管理されていると判定された場合に、前記受信メールに対して既に返信メールを作成したことを警告する警告画面の画面情報を生成する警告画面情報生成手段と、
前記告画面情報生成手段で生成された画面情報を前記情報処理装置に送信する警告画面情報送信手段と、
前記情報処理装置において、
前記受信メールに対する返信指示を受け付ける返信指示受付手段と、
前記情報処理装置の警告画面情報送信手段で送信された画面情報を受信する警告画面情報受信手段と、
前記警告画面情報受信手段で受信した前記画面情報に基づいてブラウザで表示する警告画面表示手段と
を備えることを特徴とするウェブメールシステム。
【請求項8】
メールの送受信を行い、返信メールの送信を行った受信メールのステータス情報を管理する管理手段を備える情報処理装置の制御方法であって、
前記情報処理装置の返信指示受付手段が、前記受信メールに対する返信指示を受け付ける返信指示受付ステップと、
前記情報処理装置の第一の判定手段が、前記返信指示受付ステップで返信指示を受け付けたメールが、前記管理手段で前記返信メールの送信を行った受信メールとして管理されているか否かを判定する第一の判定ステップと、
前記情報処理装置の警告手段が、前記第一の判定ステップで前記返信指示を受け付けたメールに対する返信メールの送信を行ったと受信メールとして前記管理手段で管理されていると判定された場合に、前記受信メールに対して既に返信メールを作成したことを警告する警告ステップ
とを含むことを特徴とする制御方法。
【請求項9】
メールの送受信を行い、返信メールの送信を行った受信メールのステータス情報を管理する管理手段を備える情報処理装置を制御するプログラムであって、
前記情報処理装置を、
前記受信メールに対する返信指示を受け付ける返信指示受付手段と、
前記返信指示受付手段で返信指示を受け付けたメールが、前記管理手段で前記返信メールの送信を行った受信メールとして管理されているか否かを判定する第一の判定手段と、
前記第一の判定手段で前記返信指示を受け付けたメールに対する返信メールの送信を行ったと受信メールとして前記管理手段で管理されていると判定された場合に、前記受信メールに対して既に返信メールを作成したことを警告する警告手段
として機能させることを特徴とするコンピュータで読み取り実行可能なプログラム。
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
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【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【公開番号】特開2012−118888(P2012−118888A)
【公開日】平成24年6月21日(2012.6.21)
【国際特許分類】
【出願番号】特願2010−269807(P2010−269807)
【出願日】平成22年12月2日(2010.12.2)
【公序良俗違反の表示】
(特許庁注:以下のものは登録商標)
1.コンパクトフラッシュ
【出願人】(390002761)キヤノンマーケティングジャパン株式会社 (656)
【出願人】(312000206)キヤノンMJアイティグループホールディングス株式会社 (259)
【出願人】(301015956)キヤノンソフトウェア株式会社 (364)
【Fターム(参考)】
【公開日】平成24年6月21日(2012.6.21)
【国際特許分類】
【出願日】平成22年12月2日(2010.12.2)
【公序良俗違反の表示】
(特許庁注:以下のものは登録商標)
1.コンパクトフラッシュ
【出願人】(390002761)キヤノンマーケティングジャパン株式会社 (656)
【出願人】(312000206)キヤノンMJアイティグループホールディングス株式会社 (259)
【出願人】(301015956)キヤノンソフトウェア株式会社 (364)
【Fターム(参考)】
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