電子メール管理システム
【課題】
電子メールを送信する際に、電子メールを受信するユーザがアクセスしたファイルと、電子メールの内容との関連性に応じて制御を行う電子メール管理システムを提供することを目的とする。
【解決手段】
操作ログ情報記憶部と、操作監視部と、電子メールの送信要求処理が行われたことを検出すると、電子メールから使用キーワードを取得する使用キーワード取得部と、電子メールの送信要求処理が行われたことが検出されると、操作ログ情報記憶部に記憶されている、電子メールの受信者によるコンピュータ端末を操作した情報を含む操作ログ情報を用いて、ファイルキーワードを取得するファイルキーワード取得部と、取得した使用キーワードとファイルキーワードとを比較することにより電子メールとその電子メールの受信者との関連性を判定する関連性判定部と、判定結果に基づいて制御を行う制御部と、を有する電子メール管理システムである。
電子メールを送信する際に、電子メールを受信するユーザがアクセスしたファイルと、電子メールの内容との関連性に応じて制御を行う電子メール管理システムを提供することを目的とする。
【解決手段】
操作ログ情報記憶部と、操作監視部と、電子メールの送信要求処理が行われたことを検出すると、電子メールから使用キーワードを取得する使用キーワード取得部と、電子メールの送信要求処理が行われたことが検出されると、操作ログ情報記憶部に記憶されている、電子メールの受信者によるコンピュータ端末を操作した情報を含む操作ログ情報を用いて、ファイルキーワードを取得するファイルキーワード取得部と、取得した使用キーワードとファイルキーワードとを比較することにより電子メールとその電子メールの受信者との関連性を判定する関連性判定部と、判定結果に基づいて制御を行う制御部と、を有する電子メール管理システムである。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メールを送信する際に、電子メールを受信するユーザ（電子メールの送信先のユーザ）がアクセスしたファイルと、電子メールの内容との関連性に応じて制御を行う電子メール管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
コンピュータの通信技術の発展に伴い、電子メールが広く利用されている。そのため企業などの組織においても、社内での連絡手段のほか、社外との連絡手段にも利用されている。その際、ファイルを電子メールに添付して送信することも行われる。
【０００３】
電子メールは第三者に対して容易に情報を送信できる。そのため、本来受け取るべきではない機密情報が含まれた内容の電子メールを、第三者に対して誤って送信してしまう、などによって情報漏洩が発生する場合もある。
【０００４】
そこで下記特許文献１、特許文献２のシステムでは、電子メールの内容や添付ファイルの内容に含まれている用語を抽出し、その用語と予め定められたキーワードとを比較して、キーワードと一致する用語が含まれている場合には電子メールを送信できない、あるいは特定のキーワードが含まれている場合には特定の送信先には電子メールを送信できない、といったような誤送信の防止処理を施した電子メール管理システムが開示されている。
【０００５】
【特許文献１】特開２００７−２７２３２３号公報
【特許文献２】特開２００７−２７４５４７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
上述の特許文献１、特許文献２のシステムを用いることによって、一定の誤送信を防止することが出来るが、予めキーワードをユーザごとに準備しておく必要がある。しかしこのような作業は極めて煩雑である。また一度、ユーザごとに設定したとしても、そのユーザが人事異動などで部署が変更になった場合には、そのキーワードを再設定しなければならない。
【０００７】
そこで、予めキーワードをユーザごとに準備する必要がない、電子メールの誤送信を防止するシステムが望まれている。
【０００８】
同じ企業内のユーザ同士が業務に関する連絡を電子メールで行う場合、送信者及び受信者は同じような業務を行っていると考えられる。換言すれば、業務に関する連絡を行う場合、電子メールを送信する目的からすると、相手に全く関連性のない内容を送信することは考えにくい。
【０００９】
つまり、業務において何らかの関連性があるからこそ、送信者であるユーザは、受信者であるユーザに対して電子メールを送信しているわけであるから、送信者であるユーザが電子メールやその添付ファイルで使用する用語と、受信者であるユーザが業務で使用している用語とが一致するなど、何らかの関連性が存在しているはずである。ところが上述の特許文献１、特許文献２のシステムでは、ユーザごとに予め定められたキーワードとの比較しか行うことが出来ない。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
そこで本願発明者は上記課題に鑑み、電子メールの本文や添付ファイルで使用しているキーワードと、受信者であるユーザが使用したファイルにおけるキーワードとを比較することによって、送信される電子メールと受信者であるユーザの関連性を判定し、その判定結果に基づいて、電子メールの誤送信を防止する電子メール管理システムを発明した。
【００１１】
第１の発明は、電子メールの送信制御を行う電子メール管理システムであって、前記電子メール管理システムは、コンピュータ端末の操作ログ情報を記憶する操作ログ情報記憶部と、電子メールの送信要求処理が行われるかを監視する操作監視部と、電子メールの送信要求処理が行われたことを検出すると、前記電子メールから使用キーワードを取得する使用キーワード取得部と、電子メールの送信要求処理が行われたことが検出されると、前記操作ログ情報記憶部に記憶されている、前記電子メールの受信者によるコンピュータ端末を操作した情報を含む操作ログ情報を用いて、ファイルキーワードを取得するファイルキーワード取得部と、前記取得した使用キーワードとファイルキーワードとを比較することにより前記電子メールとその電子メールの受信者との関連性を判定する関連性判定部と、前記判定結果に基づいて制御を行う制御部と、を有する電子メール管理システムである。
【００１２】
本発明のように構成することで、送信される電子メールと、その電子メールの受信者との関連性を判定し、その判定結果に応じた送信制御を行うことが可能となる。これによって、送信される電子メールの誤送信を減らすことが出来る。また従来のように、ユーザごとにキーワードを設定する必要がなくなるため、管理者などの負担も大幅に軽減することが可能となる。そして、ユーザに人事異動などがあっても、改めてキーワードなどを設定しなくても良い。
【００１３】
上述の発明は、本発明のように構成することも出来る。すなわち、電子メールの送信制御を行う電子メール管理システムであって、前記電子メール管理システムは、コンピュータ端末の操作ログ情報を記憶する操作ログ情報記憶部と、ファイル識別情報とファイルキーワードとを対応づけて記憶するファイルキーワード記憶部と、電子メールの送信要求処理が行われるかを監視する操作監視部と、前記電子メールの送信要求処理が行われた場合には、その電子メールの受信者特定情報を取得する受信者特定部と、電子メールの送信要求処理が行われたことを検出すると、前記電子メールの本文または添付ファイルから使用キーワードを取得する使用キーワード取得部と、電子メールの送信要求処理が行われたことが検出されると、前記取得した受信者特定情報を用いて前記電子メールの受信者の操作ログ情報を前記操作ログ情報記憶部から特定することで、前記受信者がアクセスしたファイルを示すファイル識別情報を特定するアクセスファイル特定部と、前記特定したファイル識別情報に基づいて、前記ファイルキーワード記憶部から、前記ファイル識別情報に対応するファイルキーワードを取得するファイルキーワード取得部と、前記取得した使用キーワードとファイルキーワードとを比較することにより前記電子メールとその電子メールの受信者との関連性を判定する関連性判定部と、前記判定結果に基づいて制御を行う制御部と、を有する電子メール管理システムのように構成することも出来る。
【００１４】
本発明のように構成しても上述の発明と同様の技術的効果を得ることが可能となる。
【００１５】
本発明の電子メールプログラムをコンピュータ端末に読み込ませて実行することで、上述の電子メール管理システムを実現することが出来る。すなわち、少なくとも一台以上のコンピュータ端末を、電子メールの送信要求処理が行われるかを監視する操作監視部、電子メールの送信要求処理が行われたことを検出すると、前記電子メールから使用キーワードを取得する使用キーワード取得部、電子メールの送信要求処理が行われたことが検出されると、所定の記憶領域に記憶されている、前記電子メールの受信者によるコンピュータ端末を操作した情報を含む操作ログ情報を用いて、ファイルキーワードを取得するファイルキーワード取得部、前記取得した使用キーワードとファイルキーワードとを比較することにより前記電子メールとその電子メールの受信者との関連性を判定する関連性判定部、前記判定結果に基づいて制御を行う制御部、として機能させる電子メール管理プログラムのように構成することも出来る。
【発明の効果】
【００１６】
本発明の電子メール管理システムを用いることによって、電子メールの本文や添付ファイルで使用しているキーワードと、受信者であるユーザが使用したファイルにおけるキーワードとを比較することによって、当該電子メールと受信者であるユーザの関連性を判定し、電子メールの誤送信を防止することが可能となる。これによって、従来のようにキーワードをユーザごとに設定しておく必要がなくなる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
本発明の電子メール管理システム１の全体の概念図を図１に示す。また本発明の電子メール管理システム１のシステム構成の概念図の一例を図２に示す。また、図２では一台の管理サーバ２で実施されている場合を示しているが、システムの各機能が複数のコンピュータ端末（サーバも含む）に分散して配置されており、また、複数のコンピュータ端末やサーバによりその処理が実現されても良い。
【００１８】
本発明の電子メール管理システム１は、各クライアント端末３の操作ログ情報などを記憶するコンピュータ端末またはサーバ（以下、「管理サーバ２」という）において、所定のプログラムやモジュールが処理されることにより実現される。管理サーバ２は、複数のクライアント端末３においてどのようなプログラムが実行されているか、を記録することが好ましい。そのため、各クライアント端末３には、当該クライアント端末３において実行されているプログラム名、ファイル名などの情報を定期的に、あるいは新たなプログラムやファイルが実行された場合または終了した場合などの所定のタイミングで、クライアント端末３から管理サーバ２にそのプログラム名やファイル名の情報を送信する機能を備えていることが好ましい。プログラム名やファイル名の情報を送信する機能は、クライアント端末３の演算装置２０で実行しているプログラム名やファイル名を抽出したり、メモリ内のプログラム名やファイル名を抽出して送信すればよい。つまりいわゆる操作ログ情報をクライアント端末３から管理サーバ２に送信すればよい。
【００１９】
管理サーバ２、クライアント端末３などは、プログラムの演算処理を実行するＣＰＵなどの演算装置２０と、情報を記憶するＲＡＭやハードディスクなどの記憶装置２１と、演算装置２０の処理結果や記憶装置２１に記憶する情報をインターネットやＬＡＮなどのネットワークを介して送受信する通信装置２４とを少なくとも有している。管理サーバ２、クライアント端末３上で実現する各機能（各手段）は、その処理を実行する手段（プログラムやモジュールなど）が演算装置２０に読み込まれることでその処理が実行される。各機能は、記憶装置２１に記憶した情報をその処理において使用する場合には、該当する情報を当該記憶装置２１から読み出し、読み出した情報を適宜、演算装置２０における処理に用いる。また、当該管理サーバ２、クライアント端末３などには、更に、ディスプレイなどの表示装置２２、キーボードやマウスやテンキーなどの入力装置２３を有していても良い。図３にコンピュータ端末のハードウェア構成の一例を模式的に示す。
【００２０】
本発明における各手段は、その機能が論理的に区別されているのみであって、物理上あるいは事実上は同一の領域を為していても良い。
【００２１】
クライアント端末３は、企業などの組織で使用されているコンピュータ端末であり、上述の操作ログ情報を送信する機能を備えている。また電子メールを送信する際に本発明の電子メール管理システム１を利用し、送信制御などの制御を行う機能を備えている。送信制御を行う機能は、管理サーバ２または当該クライアント端末３における、当該クライアント端末３のユーザ（電子メールを送信しようとするユーザ）が送信する電子メールに対する制御を実行する。なおクライアント端末３における制御処理は、後述する。
【００２２】
電子メール管理システム１は、操作ログ情報取得部４と操作ログ情報記憶部５とファイルキーワード記憶部６とユーザ情報記憶部７と操作監視部８と受信者特定部９と使用キーワード取得部１０とアクセスファイル特定部１１とファイルキーワード取得部１２と関連性判定部１３と制御部１４とを有する。
【００２３】
操作ログ情報取得部４は、クライアント端末３から定期的にまたは所定のタイミングで、当該クライアント端末３における操作ログ情報を取得する。取得した操作ログ情報は、後述する操作ログ情報記憶部５に、その日時、どのユーザ、どのクライアント端末３における操作ログ情報であるかを識別する情報と共に、記憶させる。なお操作ログ情報としては、各クライアント端末３における操作内容やそのクライアント端末３において行われた処理内容や行われる処理内容（要求や通知など）を示す情報であればよく、例えば「ファイルコピー」、「ファイル選択」、「ドライブ追加」、「ポインティングデバイス操作」、「画面制御（ウィンドウのサイズ変更、スクロールなど）」、「アプリケーションソフトウェアの起動」、「アプリケーションソフトウェアの終了」、「電子メール送信」、「ＵＳＢ挿入」、「ＵＳＢ取り外し」、「ネットワーク切断」、「ネットワーク接続」など、当該クライアント端末３の操作者（ユーザ）の操作を示す情報が該当する。
【００２４】
例えば入力装置２３などを用いてユーザにより操作された内容を示す情報、クライアント端末３において実行されるまたは実行された内容であって、ミドルウェアやＯＳなどにおいて処理されるアプリケーションやハードウェアなどに対する制御を示す情報がある。より具体的には、キー入力、ポインティングデバイスの操作（ボタン押下、移動など）、外部記憶媒体の着脱、外部機器（プリンタなど）との接続、ファイル操作（作成、削除、コピー、移動、ファイル名変更、ファイル読み込み、ファイル書き込みなど）、フォルダ操作（作成、削除、コピー、移動、フォルダ名変更など）、アプリケーション操作（起動、終了など）、ドライブの追加・削除・検知、ＩＰアドレス変更、コンピュータ名変更、記憶媒体の書き込み、印刷、クリップボードへのコピーなどを示す情報がある。なおこれらは一例であって限定されるものではない。
【００２５】
なお管理サーバ２が各クライアント端末３から操作ログ情報を取得する際にはネットワークを介して受け取っても良いし、操作ログ情報がクライアント端末３においてＤＶＤなどの記録媒体に記録され、その記録媒体が管理サーバ２に読み取られ、そこから操作ログ情報を読み込むことによって受け取っても良い。
【００２６】
操作ログ情報記憶部５は、操作ログ情報取得部４で各クライアント端末３から取得した操作ログ情報を記憶する。操作ログ情報には、クライアント端末３を識別する情報、ユーザを識別する情報、日時または日時を数値化した情報、操作内容を示す情報が含まれている。また、操作対象となったファイル識別情報（ファイルの名称など）、アプリケーション情報（アプリケーション名など）、電子メールアドレス、当該ファイルの所在位置を示す情報などが含まれていても良い。図５に操作ログ情報の一例を示す。なお操作ログ情報は、各クライアント端末３またはそのユーザ（ログイン名など）ごとに記憶することが好ましい。なお操作内容を示す情報を日時などに対応づける場合には、クライアント端末３で行っても良いし、操作ログ情報を管理サーバ２で取得した際に行っても良いし、或いは操作ログ情報記憶部５で記憶した際に行っても良い。操作ログ情報記憶部５の一例を模式的に図６に示す。また操作ログ情報には、操作内容に応じて必要な情報であって、その操作内容についての追加的な情報が付帯情報として含まれていても良い。なお付帯情報は、当該操作ログ情報における操作内容に応じてその情報が変わることとなる。また電子メールアドレスは、付帯情報として操作ログ情報に含まれていても良い。
【００２７】
ファイルキーワード記憶部６は、各クライアント端末３が使用するファイルに対応づけられたキーワードを記憶している。このキーワードとしては、各ファイルで頻出している用語（単語）などをキーワードとして記憶していると良い。ファイルに対応づけられたキーワードは、予め管理者などが当該ファイルを参照することによって記憶させても良いし、当該ファイルから単語（名詞など）を自動的に抽出し、抽出した単語ごとの使用頻度を算出し、その使用頻度が高い単語（使用頻度が予め定められた順位以内、使用頻度が所定数以上など）を自動的に当該ファイルに対応づけて記憶させても良い。図７にファイルキーワード記憶部６の一例を模式的に示す。なおキーワードの自動設定処理は、ファイルサーバや管理サーバ２、クライアント端末３などに記憶する各ファイルごとに所定のタイミングで行っても良いし、管理者からの実行指示を受け付けることによって行っても良い。
【００２８】
ユーザ情報記憶部７は、ユーザの属性情報を記憶する。例えばユーザの識別情報（ユーザ名などであって、操作ログ情報においてユーザを識別する情報として用いられる情報が好ましい）、電子メールにおいて当該ユーザを特定する情報（電子メールアドレス、宛先名など）を少なくとも記憶する。それらの情報以外にも所属部署、役職名などを示す所属情報を記憶していても良い。図８にユーザ情報記憶部７の一例を模式的に示す。
【００２９】
操作監視部８は、操作ログ情報取得部４で取得した、クライアント端末３の操作ログ情報について、「電子メール送信」を示す操作内容を含む操作ログ情報であるか、つまり電子メールの送信要求処理がクライアント端末３で実行されたかを監視する。なお操作ログ情報によりクライアント端末３で電子メールの送信要求処理が実行されたかを判定しても良いが、電子メールの送信要求処理が実行されたことの制御情報をクライアント端末３から取得することによって、クライアント端末３で電子メールの送信要求処理が実行されたかを判定しても良い。なお操作監視部８は、送信要求処理が実行されたかについては、電子メールソフトウェアの「送信」ボタンなどが押下された場合や、電子メールの宛先欄に宛先を設定した時点など、電子メールの送信が行われる前のユーザの送信意図を示す内容であればよい。
【００３０】
受信者特定部９は、操作監視部８において電子メールの送信要求処理がクライアント端末３で実行されたと判定すると、当該操作ログ情報に含まれている当該電子メールの受信者を特定する情報（例えば電子メールアドレス）を取得することで、当該電子メールの受信者を特定する。あるいは、送信要求処理が行われたことを判定すると、その操作ログ情報に基づいて、当該クライアント端末３（送信者が利用するメール送信者端末３Ａ）を特定し、そのクライアント端末３に対して当該電子メールの受信者の電子メールアドレスの取得要求を行うことで、そのクライアント端末３から当該電子メールの受信者を特定する情報を取得しても良い。
【００３１】
また操作ログ情報を用いない場合には、クライアント端末３から電子メールの送信要求処理が実行されたことの制御情報に、受信者の電子メールアドレスが含まれており、それにより受信者の電子メールアドレスを取得しても良いし、あるいは、上記制御情報を取得すると、その制御情報を送信したクライアント端末３に対して、当該電子メールの受信者を特定する情報の取得要求を行うことで、そのクライアント端末３から当該電子メールの受信者を特定する情報を取得しても良い。
【００３２】
なお上述においてクライアント端末３は、電子メールアドレスを当該電子メールのヘッダ情報から取得することができ、その情報を受信者特定部９で取得すればよい。あるいは電子メールアドレスではなく、受信者を特定する情報として宛先名を電子メールのヘッダ情報から取得することによって、受信者を特定する情報を取得しても良い。従って、電子メールの受信者を特定する情報として、電子メールアドレスのほか、宛先名、そのほかユーザを識別可能な情報であれば如何なる情報であっても良い。また電子メールの本文に宛先（送信先の電子メールアドレスや宛先名など）が記載されている場合には、それを取得することによって、受信者を特定する情報を取得しても良い。
【００３３】
使用キーワード取得部１０は、操作監視部８において、クライアント端末３で電子メールの送信要求処理が実行されたことを判定すると、当該電子メールの本文または添付ファイルにおいて使用されているキーワード（使用キーワード）の情報を取得する。また電子メールを特定するための情報として、電子メールを一意に識別する情報（例えばユニークなコードなど）を付帯情報として取得しても良い。この場合、上述のユニークコードに基づいて、送信要求処理が行われた電子メールの本文や添付ファイルを識別することが出来る。
【００３４】
例えば操作監視部８において、クライアント端末３で電子メールの送信要求処理が実行されたと判定すると、使用キーワード取得部１０は、当該電子メールの送信要求処理を実行したクライアント端末３に対して、当該電子メールにおける本文、当該電子メールの添付ファイルなどで使用されている単語を使用キーワードとして取得する要求を行う。例えば送信した電子メールが図９の場合、その電子メールに対して文章解析処理を行うことにより、「○○部」、「ＡＡＡＡ」、「先日」、「今期」、「売上予測」、「議事録」、「送付」などの単語（名詞など）を当該クライアント端末３が抽出し、それらを当該クライアント端末３から使用キーワード取得部１０が取得する。また、電子メールを管理サーバ２で取得している場合には、使用キーワード取得部１０が当該電子メールから使用キーワードを抽出し、取得しても良い。
【００３５】
アクセスファイル特定部１１は、操作監視部８において、クライアント端末３で電子メールの送信要求処理が実行されたことを判定すると、受信者特定部９が取得した当該電子メールの受信者の電子メールアドレスなどの受信者を特定する情報に基づいて、受信者であるユーザのユーザ識別情報を、ユーザ情報記憶部７から特定する。なお受信者を特定する情報と、操作ログ情報におけるユーザ識別情報とが同一の識別情報とされている場合には、ユーザ情報記憶部７を設けなくてもよい。
【００３６】
そしてアクセスファイル特定部１１は、電子メールにおける受信者のユーザ識別情報を特定すると、そのユーザ識別情報に基づいて操作ログ情報記憶部５から、所定期間の、当該ユーザ識別情報を含む操作ログ情報を特定する。このようにして当該ユーザ識別情報を含む操作ログ情報を特定すると、アクセスファイル特定部１１は、それらの操作ログ情報からファイル識別情報（ファイル名など）を特定することで、当該電子メールの受信者がアクセスしたファイル識別情報を取得する。
【００３７】
例えば、電子メールにおける受信者の電子メールアドレスが「ＢＢＢＢ０１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」であったとすると、アクセスファイル特定部１１は、当該電子メールアドレスに基づいて、ユーザ情報記憶部７から当該電子メールアドレスに対応するユーザ識別情報「ＢＢＢＢ」を特定する。そして特定したユーザ識別情報「ＢＢＢＢ」を含む操作ログ情報を、操作ログ情報記憶部５から特定する。操作ログ情報記憶部５に記憶する操作ログ情報が図６であった場合、ユーザ識別情報「ＢＢＢＢ」の操作ログ情報として図１０に示す操作ログ情報を特定する。図１０の場合、ファイル「在庫情報」、「顧客情報」をファイル識別情報として含んでいるので、それらを当該電子メールの受信者がアクセスしたファイルのファイル識別情報として特定することが出来る。
【００３８】
ファイルキーワード取得部１２は、アクセスファイル特定部１１で特定したファイル識別情報に基づいて、ファイルキーワード記憶部６を検索することにより、当該ファイルに対応づけられたキーワード（ファイルキーワード）を取得する。
【００３９】
例えば上述のように、ユーザ識別情報「ＢＢＢＢ」のユーザがファイル「在庫情報」、「顧客情報」にアクセスしたことを特定すると、ファイルキーワード取得部１２は、ファイル識別情報「在庫情報」、「顧客情報」に基づいて、「在庫情報」に対応するファイルキーワード、「顧客情報」に対応するファイルキーワードをファイルキーワード取得部１２から取得する。従ってファイルキーワード記憶部６が図７の場合、「在庫情報」に対応するファイルキーワードとして「在庫」、「販売数」、「生産数」などを取得し、「顧客情報」に対応するファイルキーワードとして「氏名」、「住所」、「電話番号」、「電子メールアドレス」などを取得する。
【００４０】
また、ファイルキーワードに重要度（ファイルキーワードの重要性を示す情報であって、例えば数値によって表される）をつけてファイルキーワード記憶部６に記憶しても良い。そしてこの重要度に応じて、後述する関連性判定部１３における関連性の判定を行っても良い。
【００４１】
上記のようにして取得したファイルキーワードが、当該ファイルにおいて出現する回数によって、そのファイルキーワードの重要度を決定するように構成することも出来る。例えば取得したファイルキーワードＡが、当該ファイルに３回出現する場合には、そのファイルキーワードＡの重要度を「３」と決定するように構成することも出来る。
【００４２】
関連性判定部１３は、使用キーワード取得部１０で取得した使用キーワードと、ファイルキーワード取得部１２が取得したファイルキーワードとを比較することで、送信者が送信した電子メール（送信した電子メールにおける使用キーワード）と電子メールの受信者（電子メールの受信者がアクセスしたファイルのファイルキーワード）との関連性を判定する。関連性の判定には様々な判定処理があるが、例えばファイルキーワードが使用キーワードに所定数以上含まれている場合、使用キーワードのうちファイルキーワードとの使用率（後述）が所定割合以上の場合などにおいて、送信者が送信した電子メールと、その電子メールの受信者とが関連すると判定する。
【００４３】
送信者が送信した電子メールは、受信者の業務などに関連しているからこそ送信されている可能性が高い。換言すれば、受信者がアクセスしたファイルに対応づけられたファイルキーワードと、送信者が送信した電子メールやその添付ファイルで使用されている使用キーワードとの比較において所定条件を充足すれば、送信した電子メールは、正当な受信者に送信される可能性が高いと考えられる。逆に、この関連性が低ければ誤送信の可能性があると考えられる。そこで上述のような関連性判定部１３における処理を行うことで、電子メールの誤送信を防止することにつながる。
【００４４】
なお関連性判定部１３において使用キーワードとファイルキーワードとの一致性を判定する場合、類義語を記憶する類義語記憶部（図示せず）を参照し、使用キーワード、ファイルキーワードの各類義語との比較も行うことで、各キーワードが完全に一致していなくても類義語であれば同一とみなして一致性を判定させることも出来る。
【００４５】
また関連性判定部１３は、上記のように関連性の判定を行うほかにも、例えばキーワードが一つでも合致している場合に関連性があると判定する、すべてのキーワードが合致している場合に関連性があると判定する、ように行っても良い。また、ファイルキーワード記憶部６に記憶しているキーワードに、キーワード毎に重要度を設定しておき、その重要度を用いて関連性を判定するように構成することも出来る。なお、同じキーワードが複数回出てきた場合には２回目以降はカウントしないようにしてもよい。
【００４６】
またファイルキーワードに重要度が存在する場合には、その重要度を用いて関連性を判定するようにしても良い。
【００４７】
制御部１４は、関連性判定部１３における判定結果に基づいて、所定の制御指示を行う。例えば関連性判定部１３において関連性が高いと判定した場合には、クライアント端末３または電子メールサーバに対して送信許可の制御指示を行い、関連性が低いと判定した場合には、クライアント端末３または電子メールサーバに対して送信不許可の制御指示、警告メッセージの表示の制御指示などを行うなどがある。
【００４８】
また関連性が高い、低いのみならず、関連性判定部１３において使用キーワードがファイルキーワードに含まれる比率（あるいは数）（以下、これらを「使用率」または「使用数」とする）に応じて、制御指示や制御を行っても良い。例えば使用率が８０％以上の場合には送信許可の制御指示を行い、使用率が５０％以上の場合には警告メッセージの表示の制御指示を行い、使用率が５０％未満の場合には送信不許可の制御指示を行う、などのように構成してもよい。なお制御指示を行うほか、自らが制御を行っても良い。
【００４９】
上述のように送信許可、送信不許可の制御指示や制御のほかにも、例えば、当該電子メールやファイルの暗号化、添付ファイルの削除、キーワードの削除、迷惑メールとしての処理（迷惑メールを示す符号やキーワードを付すなど）などの制御指示や制御なども一例としてある。
【実施例１】
【００５０】
次に本発明の電子メール管理システム１の処理プロセスの一例を図４のフローチャート、図２の概念図などを用いて説明する。
【００５１】
各クライアント端末３から管理サーバ２に、当該クライアント端末３の操作ログ情報が、定期的にまたは所定のタイミングで送信されている。送信された操作ログ情報については操作ログ情報取得部４で取得する。
【００５２】
操作ログ情報取得部４で取得した操作ログ情報は、操作ログ情報記憶部５に記憶させる。操作ログ情報には、当該クライアント端末３を識別する情報、日時の情報などが含まれていることが一般的ではあるが、含まれていない場合には、それらの情報をあわせて取得することによって、対応づけて操作ログ情報記憶部５に記憶させる。
【００５３】
そしてあるクライアント端末３のユーザ（ユーザ識別情報「ＡＡＡＡ」）が電子メールを電子メールアドレス「ＢＢＢＢ０１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」に送信する場合、そのクライアント端末３（メール送信者端末３Ａ）の電子メールソフトウェアでは、ユーザによる電子メールの送信要求（電子メールソフトウェアにおいて、電子メールを送信するボタンを押下するなど）を受け付けると、それを検出する。そうすると、電子メールソフトウェアは、当該電子メールの送信処理を一時保留し、制御部１４からの制御指示を受け取るまで待機する。
【００５４】
そして電子メールを送信する処理が入力されたクライアント端末３（メール送信者端末３Ａ）は、操作ログ情報として管理サーバ２に、「電子メール送信」の操作内容を含む操作ログ情報を送信する。なおこの際に、当該電子メールの受信者の電子メールアドレス「ＢＢＢＢ０１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」が含まれていることが好ましい。
【００５５】
一方、管理サーバ２の操作監視部８は、操作ログ情報取得部４で取得する操作ログ情報の操作内容を監視しており、「電子メール送信」の操作内容を含む操作ログ情報を監視する。そうすると、上記のように、電子メールを送信する処理が入力されたメール送信者端末３Ａから、「電子メール送信」の操作内容を含む操作ログ情報を取得したことを判定する（Ｓ１００）。
【００５６】
Ｓ１００において電子メールの送信要求処理が行われたことを示す操作ログ情報を判定すると、使用キーワード取得部１０は、当該クライアント端末３（メール送信者端末３Ａ）に対して、使用キーワードの取得要求を行う。この使用キーワードの取得要求を受け取ったクライアント端末３（メール送信者端末３Ａ）では、一時保留している電子メールに対して文章解析処理などを行うことで、電子メールの本文や添付ファイルから使用キーワードを抽出し、管理サーバ２に送信する。このようにして使用キーワード取得部１０は、当該電子メールにおける使用キーワードを取得する（Ｓ１１０）。
【００５７】
また、Ｓ１００において電子メールの送信要求処理が行われたことを示す操作ログ情報を判定すると、受信者特定部９は、その操作ログ情報から当該電子メールの受信者を特定する情報、例えば電子メールアドレス情報「ＢＢＢＢ０１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」を取得する。そしてアクセスファイル特定部１１は、この情報に基づいて、ユーザ情報記憶部７から、当該電子メールの受信者のユーザ識別情報「ＢＢＢＢ」を特定する。
【００５８】
なお操作ログ情報からユーザを特定する情報を取得しなくても、例えばメール送信者端末３Ａに対して問い合わせるなどによって、当該電子メールの受信者を特定する情報、例えば電子メールアドレスの情報を取得しても良い。
【００５９】
このように取得したユーザ識別情報「ＢＢＢＢ」に基づいてアクセスファイル特定部１１は、操作ログ情報記憶部５を検索し、当該受信者の所定期間の操作ログ情報を操作ログ情報記憶部５から特定する。そして特定した操作ログ情報におけるファイル識別情報（ファイル名など）を特定することで、当該電子メールの受信者がアクセスしたファイルのファイル識別情報「在庫情報」「顧客情報」を特定する（Ｓ１２０）。
【００６０】
Ｓ１２０において、電子メールの受信者がアクセスしたファイルのファイル識別情報を特定すると、ファイルキーワード取得部１２は、特定したファイル識別情報（ファイル名など）に基づいてファイルキーワード記憶部６から、当該ファイル（特定したファイル識別情報に対応するファイル）に対応するファイルキーワード「在庫」「販売数」「生産数」「氏名」「住所」「電話番号」「電子メールアドレス」などを取得する（Ｓ１３０）。
【００６１】
そして使用キーワード取得部１０で取得した使用キーワードと、ファイルキーワード取得部１２で取得したファイルキーワードとを比較することにより、関連性判定部１３は、当該送信要求処理が行われた電子メールが、受信者に関連する電子メールであるかの関連性を判定する（Ｓ１４０）。
【００６２】
そしてＳ１４０における関連性判定部１３における判定結果に基づいて、制御部１４が対応する制御指示を当該クライアント端末３（メール送信者端末３Ａ）、電子メールサーバに対して行う（Ｓ１５０）。
【００６３】
そして当該クライアント端末３（メール送信者端末３Ａ）では、制御部１４からの制御指示に基づいて、当該電子メールの送信制御を実行する。例えば制御指示が送信許可の場合、一時保留した電子メールの送信処理を続行する。また制御指示が送信不許可の場合、一時保留した電子メールの送信処理を中止する。また制御指示が警告メッセージの表示場合、送信先の確認などを促すメッセージを表示させ、「送信ＯＫ」などの入力を当該クライアント端末３において受け付けることによって、送信処理を続行するなどの制御処理を実行する。
【００６４】
なお電子メールサーバで電子メールを一時保留している場合には、制御部１４から受け取った制御指示に基づいて、その制御指示が送信許可の場合、一時保留した電子メールの送信処理を続行する。また制御指示が送信不許可の場合、一時保留した電子メールの送信処理を中止し、エラー通知を行ったり、当該電子メールを削除する。
【００６５】
以上のような処理によって、電子メールの受信者であるユーザと、送信された電子メールとの関連性に応じた電子メールの送信制御を行うことができる。
【実施例２】
【００６６】
次に管理サーバ２では操作ログ情報取得部４と操作ログ情報記憶部５とファイルキーワード記憶部６とを記憶しておき、それ以外の各機能が各クライアント端末３に備えられている場合を示す。
【００６７】
この場合、メール送信者端末３Ａであるクライアント端末３では、ユーザ情報記憶部７と操作監視部８と受信者特定部９と使用キーワード取得部１０とアクセスファイル特定部１１とファイルキーワード取得部１２と関連性判定部１３と制御部１４とを有する。つまり各クライアント端末３から操作ログ情報が管理サーバ２に逐次送信されており、それを管理サーバ２では記憶している。そしてメール送信者端末３Ａで本発明の処理を実行する場合に、受信者の操作ログ情報を管理サーバ２から取得して本発明の処理を実行する場合である。
【００６８】
各クライアント端末３から管理サーバ２に、当該クライアント端末３の操作ログ情報が、定期的にまたは所定のタイミングで送信されている。送信された操作ログ情報については操作ログ情報取得部４で取得する。
【００６９】
操作ログ情報取得部４で取得した操作ログ情報は、操作ログ情報記憶部５に記憶させる。操作ログ情報には、当該クライアント端末３を識別する情報、日時の情報などが含まれていることが一般的ではあるが、含まれていない場合には、それらの情報をあわせて取得することによって、対応づけて操作ログ情報記憶部５に記憶させる。
【００７０】
そしてあるクライアント端末３のユーザが電子メールを電子メールアドレス「ＢＢＢＢ０１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」に送信する場合、そのクライアント端末３（メール送信者端末３Ａ）の電子メールソフトウェアでは、ユーザによる電子メールの送信要求（電子メールソフトウェアにおいて、電子メールを送信するボタンを押下するなど）を受け付けると、それを検出する。そうすると、電子メールソフトウェアは、当該電子メールの送信処理を一時保留する。つまり制御部１４からの制御指示を受け取るまで待機する。
【００７１】
そして電子メールを送信する処理が入力されたクライアント端末３（メール送信者端末３Ａ）は、操作ログ情報として管理サーバ２に、「電子メール送信」の操作内容を含む操作ログ情報を送信する。
【００７２】
一方、メール送信者端末３Ａにおける操作監視部８は、操作ログ情報、または上記電子メールの送信要求処理を監視しているので、電子メールの送信操作を判定する（Ｓ１００）。
【００７３】
Ｓ１００において電子メールの送信要求処理が行われたことを判定すると、使用キーワード取得部１０は、一時保留している電子メールに対して文章解析処理などを行うことで、電子メールの本文や添付ファイルから使用キーワードを抽出し、それらを使用キーワードとして取得する（Ｓ１１０）。
【００７４】
またＳ１００において電子メールの送信要求処理が行われたことを判定すると、受信者特定部９は、当該電子メールにおける、電子メールアドレスなどの受信者を特定する情報「ＢＢＢＢ０１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」を特定し、アクセスファイル特定部１１は、それに基づいてユーザ情報記憶部７からユーザ識別情報「ＢＢＢＢ」を特定する。そしてアクセスファイル特定部１１は、ユーザ識別情報に基づいて、管理サーバ２の操作ログ情報記憶部５から当該受信者の操作ログ情報を検索し、当該受信者の所定期間の操作ログ情報を抽出し、取得する。
【００７５】
そして取得した操作ログ情報におけるファイル識別情報を特定することで、当該電子メールの受信者がアクセスしたファイルのファイル識別情報「在庫情報」「顧客情報」を特定する（Ｓ１２０）。
【００７６】
Ｓ１２０において、電子メールの受信者がアクセスしたファイルのファイル識別情報を特定すると、ファイルキーワード取得部１２は、管理サーバ２のファイルキーワード記憶部６から、特定したファイル識別情報に基づいて、当該ファイル（特定したファイル識別情報に対応するファイル）に対応するファイルキーワード「在庫」「販売数」「生産数」「氏名」「住所」「電話番号」「電子メールアドレス」などを取得する（Ｓ１３０）。
【００７７】
そして使用キーワード取得部１０で取得した使用キーワードと、ファイルキーワード取得部１２で取得したファイルキーワードとを比較することにより、関連性判定部１３は、当該送信要求処理が行われた電子メールが、受信者に関連する電子メールであるかの関連性を判定する（Ｓ１４０）。
【００７８】
Ｓ１４０における関連性判定部１３における判定結果に基づいて、制御部１４は、その判定結果に対応する制御指示を行う（Ｓ１５０）。そしてこの制御指示に基づいて、当該電子メールの送信制御を実行する。例えば制御指示が送信許可の場合、一時保留した電子メールの送信処理を続行する。また制御指示が送信不許可の場合、一時保留した電子メールの送信処理を中止する。また制御指示が警告メッセージの表示場合、送信先の確認などを促すメッセージを表示させ、「送信ＯＫ」などの入力を当該クライアント端末３において受け付けることによって、送信処理を続行するなどの制御処理を実行する。
【００７９】
なお電子メールサーバで電子メールを一時保留している場合には、制御部１４から受け取った制御指示に基づいて、その制御指示が送信許可の場合、一時保留した電子メールの送信処理を続行する。また制御指示が送信不許可の場合、一時保留した電子メールの送信処理を中止し、エラー通知を行ったり、当該電子メールを削除する。
【００８０】
以上のような処理によって、本実施例の構成においても、電子メールの受信者であるユーザと、送信された電子メールとの関連性に応じた電子メールの送信制御を行うことができる。
【実施例３】
【００８１】
次に本発明の電子メール管理システム１において管理サーバ２を設けない場合を説明する。つまり各クライアント端末３の操作ログ情報は、それぞれのクライアント端末３で記憶されている場合を説明する。従って、操作ログ情報記憶部５、ファイルキーワード記憶部６、ユーザ情報記憶部７、操作監視部８、受信者特定部９、使用キーワード取得部１０、アクセスファイル特定部１１、ファイルキーワード取得部１２、関連性判定部１３、制御部１４がクライアント端末３（メール送信者端末３Ａ）に備えられている場合を説明する。
【００８２】
各クライアント端末３では、当該クライアント端末３の操作ログ情報が記録され、それが操作ログ情報記憶部５に記憶されている。操作ログ情報には、当該クライアント端末３を識別する情報、日時の情報などが含まれていることが一般的ではあるが、含まれていない場合には、それらの情報をあわせて取得することによって、対応づけて操作ログ情報記憶部５に記憶させる。
【００８３】
そしてあるクライアント端末３のユーザが電子メールを電子メールアドレス「ＢＢＢＢ０１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」に送信する場合、そのクライアント端末３（メール送信者端末３Ａ）の電子メールソフトウェアでは、ユーザによる電子メールの送信要求（電子メールソフトウェアにおいて、電子メールを送信するボタンを押下するなど）を受け付けると、それを検出する。そうすると、電子メールソフトウェアは、当該電子メールの送信処理を一時保留する。つまり制御部１４からの制御指示を受け取るまで待機する。なお、送信を一時保留する方法についてはこれに限られず、また電子メールサーバで送信を一時保留するなどであっても良い。
【００８４】
一方、メール送信者端末３Ａにおける操作監視部８は、操作ログ情報、または上記電子メールの送信要求処理を監視しているので、電子メールの送信操作を判定する（Ｓ１００）。
【００８５】
Ｓ１００において電子メールの送信要求処理が行われたことを判定すると、使用キーワード取得部１０は、一時保留している電子メールに対して文章解析処理などを行うことで、電子メールの本文や添付ファイルから使用キーワードを抽出し、それらを使用キーワードとして取得する（Ｓ１１０）。
【００８６】
またＳ１００において電子メールの送信要求処理が行われたことを判定すると、受信者特定部９は、当該電子メールにおける、電子メールアドレスなどの受信者を特定する情報「ＢＢＢＢ０１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」を特定する。そして、アクセスファイル特定部１１は、それに基づいてユーザ情報記憶部７からユーザ識別情報「ＢＢＢＢ」を特定する。そしてアクセスファイル特定部１１は、当該受信者が利用するコンピュータ端末（メール受信者端末３Ｂ）を特定し（例えばログイン管理を行うサーバでは、ユーザ識別情報とその利用しているクライアント端末３の識別情報を管理しているのでそれをサーバに問い合わせる）、ユーザ識別情報に基づいて、当該受信者が使用するクライアント端末３（メール受信者端末３Ｂ）の操作ログ情報記憶部５から当該受信者の操作ログ情報を検索し、当該受信者の所定期間の操作ログ情報を抽出し、取得する。
【００８７】
そして取得した操作ログ情報におけるファイル識別情報を特定することで、当該電子メールの受信者がアクセスしたファイルのファイル識別情報「在庫情報」「顧客情報」を特定する（Ｓ１２０）。
【００８８】
なおメール送信者端末３Ａのアクセスファイル特定部１１は、メール受信者端末３Ｂに対してアクセスファイルを問い合わせることによって、その問い合わせを受け取ったメール受信者端末３Ｂにおいて、当該操作ログ情報記憶部５に記憶する操作ログ情報から当該受信者がアクセスしたファイルのファイル識別情報を検索し、検索したファイル識別情報をメール送信者端末３Ａに送信するように構成しても良い。このように構成してもアクセスファイル特定部１１は、受信者がどのファイルにアクセスしたかのファイル識別情報を特定することが可能となる。
【００８９】
Ｓ１２０において、電子メールの受信者がアクセスしたファイルのファイル識別情報を特定すると、ファイルキーワード取得部１２は、ファイルキーワード記憶部６から、特定したファイル識別情報に基づいて、当該ファイル（特定したファイル識別情報に対応するファイル）に対応するファイルキーワード「在庫」「販売数」「生産数」「氏名」「住所」「電話番号」「電子メールアドレス」などを取得する（Ｓ１３０）。
【００９０】
そして使用キーワード取得部１０で取得した使用キーワードと、ファイルキーワード取得部１２で取得したファイルキーワードとを比較することにより、関連性判定部１３は、当該送信要求処理が行われた電子メールが、受信者に関連する電子メールであるかの関連性を判定する（Ｓ１４０）。
【００９１】
Ｓ１４０における関連性判定部１３における判定結果に基づいて、制御部１４は、その判定結果に対応する制御指示を行う（Ｓ１５０）。そしてこの制御指示に基づいて、当該電子メールの送信制御を実行する。例えば制御指示が送信許可の場合、一時保留した電子メールの送信処理を続行する。また制御指示が送信不許可の場合、一時保留した電子メールの送信処理を中止する。また制御指示が警告メッセージの表示場合、送信先の確認などを促すメッセージを表示させ、「送信ＯＫ」などの入力を当該クライアント端末３において受け付けることによって、送信処理を続行するなどの制御処理を実行する。
【００９２】
以上のような処理によって、本実施例の構成においても、電子メールの受信者であるユーザと、送信された電子メールとの関連性に応じた電子メールの送信制御を行うことができる。
【実施例４】
【００９３】
上述の実施例１乃至実施例３においては、アクセスファイル特定部１１により、電子メールの受信者がアクセスしたファイルのファイル識別情報を特定し、それに基づいてファイルキーワード取得部１２がファイルキーワード記憶部６からファイルキーワードを取得する構成としていたが、操作ログ情報からファイルキーワードを取得するように構成することも出来る。この場合、例えばファイルキーワードとして、ファイル識別情報、ファイルの保存場所情報（ディレクトリ名など）、クリップボードの内容などから単語（名詞など）を抽出してファイルキーワードとして特定しても良い。なおクリップボードの内容は、「ファイルコピー」の操作を行った場合に、所定の一時記憶領域にその操作ログ情報あるいはその操作ログ情報に対応づけられて記憶されている。
【実施例５】
【００９４】
上述の各実施例において、更に、アクセスファイル特定部１１は、ファイルへのアクセス頻度（例えばアクセス回数など）を操作ログ情報記憶部５などに基づいて算出し、そのアクセス頻度からキーワードの重要度を決定するように構成することも出来る。例えば、ファイルＡに５回、アクセスしていたことをアクセスファイル特定部１１が算出すると、ファイルＡのファイルキーワードの重要度はすべて「５」として決定するように構成しても良い。
【実施例６】
【００９５】
本発明の電子メール管理システム１の各機能は、クライアント端末３、管理サーバ２において適宜、分散配置していても良い。
【００９６】
なお分散配置のバリエーションには様々なパターンがあり、如何なる配置形態であっても良い。これらの場合、クライアント端末３、管理サーバ２における処理の際に、ほかのコンピュータ端末やサーバの機能を利用する場合にはその問い合わせを当該ほかのコンピュータ端末やサーバに対して行い、その結果を受け取ることで処理に用いる。そしてその処理結果を実行することとなる。
【産業上の利用可能性】
【００９７】
本発明を用いることによって、電子メールの本文や添付ファイルで使用しているキーワードと、受信者であるユーザが使用したファイルにおけるキーワードとを比較することによって、電子メールとその受信者であるユーザの関連性を判定し、電子メールの誤送信を防止することが可能となる。これによって、従来のようにキーワードをユーザごとに設定しておく必要がなくなる。
【図面の簡単な説明】
【００９８】
【図１】本発明の全体の概念図を示す図である。
【図２】本発明のシステム構成の一例を模式的に示す概念図である。
【図３】ハードウェア構成の一例を模式的に示す概念図である。
【図４】本発明の処理プロセスの一例を示すフローチャートである。
【図５】操作ログ情報の一例を模式的に示す図である。
【図６】操作ログ情報記憶部の一例を模式的に示す図である。
【図７】ファイルキーワード記憶部の一例を模式的に示す図である。
【図８】ユーザ情報記憶部の一例を模式的に示す図である。
【図９】送信される電子メールから取得される使用キーワードの一例を模式的に示す図である。
【図１０】操作ログ情報記憶部に記憶する操作ログ情報から、電子メールの受信者の操作ログ情報を特定した状態を模式的に示す図である。
【符号の説明】
【００９９】
１：電子メール管理システム
２：管理サーバ
３：クライアント端末
３Ａ：メール送信者端末
３Ｂ：メール受信者端末
４：操作ログ情報取得部
５：操作ログ情報記憶部
６：ファイルキーワード記憶部
７：ユーザ情報記憶部
８：操作監視部
９：受信者特定部
１０：使用キーワード取得部
１１：アクセスファイル特定部
１２：ファイルキーワード取得部
１３：関連性判定部
１４：制御部
２０：演算装置
２１：記憶装置
２２：表示装置
２３：入力装置
２４：通信装置
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メールを送信する際に、電子メールを受信するユーザ（電子メールの送信先のユーザ）がアクセスしたファイルと、電子メールの内容との関連性に応じて制御を行う電子メール管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
コンピュータの通信技術の発展に伴い、電子メールが広く利用されている。そのため企業などの組織においても、社内での連絡手段のほか、社外との連絡手段にも利用されている。その際、ファイルを電子メールに添付して送信することも行われる。
【０００３】
電子メールは第三者に対して容易に情報を送信できる。そのため、本来受け取るべきではない機密情報が含まれた内容の電子メールを、第三者に対して誤って送信してしまう、などによって情報漏洩が発生する場合もある。
【０００４】
そこで下記特許文献１、特許文献２のシステムでは、電子メールの内容や添付ファイルの内容に含まれている用語を抽出し、その用語と予め定められたキーワードとを比較して、キーワードと一致する用語が含まれている場合には電子メールを送信できない、あるいは特定のキーワードが含まれている場合には特定の送信先には電子メールを送信できない、といったような誤送信の防止処理を施した電子メール管理システムが開示されている。
【０００５】
【特許文献１】特開２００７−２７２３２３号公報
【特許文献２】特開２００７−２７４５４７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
上述の特許文献１、特許文献２のシステムを用いることによって、一定の誤送信を防止することが出来るが、予めキーワードをユーザごとに準備しておく必要がある。しかしこのような作業は極めて煩雑である。また一度、ユーザごとに設定したとしても、そのユーザが人事異動などで部署が変更になった場合には、そのキーワードを再設定しなければならない。
【０００７】
そこで、予めキーワードをユーザごとに準備する必要がない、電子メールの誤送信を防止するシステムが望まれている。
【０００８】
同じ企業内のユーザ同士が業務に関する連絡を電子メールで行う場合、送信者及び受信者は同じような業務を行っていると考えられる。換言すれば、業務に関する連絡を行う場合、電子メールを送信する目的からすると、相手に全く関連性のない内容を送信することは考えにくい。
【０００９】
つまり、業務において何らかの関連性があるからこそ、送信者であるユーザは、受信者であるユーザに対して電子メールを送信しているわけであるから、送信者であるユーザが電子メールやその添付ファイルで使用する用語と、受信者であるユーザが業務で使用している用語とが一致するなど、何らかの関連性が存在しているはずである。ところが上述の特許文献１、特許文献２のシステムでは、ユーザごとに予め定められたキーワードとの比較しか行うことが出来ない。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
そこで本願発明者は上記課題に鑑み、電子メールの本文や添付ファイルで使用しているキーワードと、受信者であるユーザが使用したファイルにおけるキーワードとを比較することによって、送信される電子メールと受信者であるユーザの関連性を判定し、その判定結果に基づいて、電子メールの誤送信を防止する電子メール管理システムを発明した。
【００１１】
第１の発明は、電子メールの送信制御を行う電子メール管理システムであって、前記電子メール管理システムは、コンピュータ端末の操作ログ情報を記憶する操作ログ情報記憶部と、電子メールの送信要求処理が行われるかを監視する操作監視部と、電子メールの送信要求処理が行われたことを検出すると、前記電子メールから使用キーワードを取得する使用キーワード取得部と、電子メールの送信要求処理が行われたことが検出されると、前記操作ログ情報記憶部に記憶されている、前記電子メールの受信者によるコンピュータ端末を操作した情報を含む操作ログ情報を用いて、ファイルキーワードを取得するファイルキーワード取得部と、前記取得した使用キーワードとファイルキーワードとを比較することにより前記電子メールとその電子メールの受信者との関連性を判定する関連性判定部と、前記判定結果に基づいて制御を行う制御部と、を有する電子メール管理システムである。
【００１２】
本発明のように構成することで、送信される電子メールと、その電子メールの受信者との関連性を判定し、その判定結果に応じた送信制御を行うことが可能となる。これによって、送信される電子メールの誤送信を減らすことが出来る。また従来のように、ユーザごとにキーワードを設定する必要がなくなるため、管理者などの負担も大幅に軽減することが可能となる。そして、ユーザに人事異動などがあっても、改めてキーワードなどを設定しなくても良い。
【００１３】
上述の発明は、本発明のように構成することも出来る。すなわち、電子メールの送信制御を行う電子メール管理システムであって、前記電子メール管理システムは、コンピュータ端末の操作ログ情報を記憶する操作ログ情報記憶部と、ファイル識別情報とファイルキーワードとを対応づけて記憶するファイルキーワード記憶部と、電子メールの送信要求処理が行われるかを監視する操作監視部と、前記電子メールの送信要求処理が行われた場合には、その電子メールの受信者特定情報を取得する受信者特定部と、電子メールの送信要求処理が行われたことを検出すると、前記電子メールの本文または添付ファイルから使用キーワードを取得する使用キーワード取得部と、電子メールの送信要求処理が行われたことが検出されると、前記取得した受信者特定情報を用いて前記電子メールの受信者の操作ログ情報を前記操作ログ情報記憶部から特定することで、前記受信者がアクセスしたファイルを示すファイル識別情報を特定するアクセスファイル特定部と、前記特定したファイル識別情報に基づいて、前記ファイルキーワード記憶部から、前記ファイル識別情報に対応するファイルキーワードを取得するファイルキーワード取得部と、前記取得した使用キーワードとファイルキーワードとを比較することにより前記電子メールとその電子メールの受信者との関連性を判定する関連性判定部と、前記判定結果に基づいて制御を行う制御部と、を有する電子メール管理システムのように構成することも出来る。
【００１４】
本発明のように構成しても上述の発明と同様の技術的効果を得ることが可能となる。
【００１５】
本発明の電子メールプログラムをコンピュータ端末に読み込ませて実行することで、上述の電子メール管理システムを実現することが出来る。すなわち、少なくとも一台以上のコンピュータ端末を、電子メールの送信要求処理が行われるかを監視する操作監視部、電子メールの送信要求処理が行われたことを検出すると、前記電子メールから使用キーワードを取得する使用キーワード取得部、電子メールの送信要求処理が行われたことが検出されると、所定の記憶領域に記憶されている、前記電子メールの受信者によるコンピュータ端末を操作した情報を含む操作ログ情報を用いて、ファイルキーワードを取得するファイルキーワード取得部、前記取得した使用キーワードとファイルキーワードとを比較することにより前記電子メールとその電子メールの受信者との関連性を判定する関連性判定部、前記判定結果に基づいて制御を行う制御部、として機能させる電子メール管理プログラムのように構成することも出来る。
【発明の効果】
【００１６】
本発明の電子メール管理システムを用いることによって、電子メールの本文や添付ファイルで使用しているキーワードと、受信者であるユーザが使用したファイルにおけるキーワードとを比較することによって、当該電子メールと受信者であるユーザの関連性を判定し、電子メールの誤送信を防止することが可能となる。これによって、従来のようにキーワードをユーザごとに設定しておく必要がなくなる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
本発明の電子メール管理システム１の全体の概念図を図１に示す。また本発明の電子メール管理システム１のシステム構成の概念図の一例を図２に示す。また、図２では一台の管理サーバ２で実施されている場合を示しているが、システムの各機能が複数のコンピュータ端末（サーバも含む）に分散して配置されており、また、複数のコンピュータ端末やサーバによりその処理が実現されても良い。
【００１８】
本発明の電子メール管理システム１は、各クライアント端末３の操作ログ情報などを記憶するコンピュータ端末またはサーバ（以下、「管理サーバ２」という）において、所定のプログラムやモジュールが処理されることにより実現される。管理サーバ２は、複数のクライアント端末３においてどのようなプログラムが実行されているか、を記録することが好ましい。そのため、各クライアント端末３には、当該クライアント端末３において実行されているプログラム名、ファイル名などの情報を定期的に、あるいは新たなプログラムやファイルが実行された場合または終了した場合などの所定のタイミングで、クライアント端末３から管理サーバ２にそのプログラム名やファイル名の情報を送信する機能を備えていることが好ましい。プログラム名やファイル名の情報を送信する機能は、クライアント端末３の演算装置２０で実行しているプログラム名やファイル名を抽出したり、メモリ内のプログラム名やファイル名を抽出して送信すればよい。つまりいわゆる操作ログ情報をクライアント端末３から管理サーバ２に送信すればよい。
【００１９】
管理サーバ２、クライアント端末３などは、プログラムの演算処理を実行するＣＰＵなどの演算装置２０と、情報を記憶するＲＡＭやハードディスクなどの記憶装置２１と、演算装置２０の処理結果や記憶装置２１に記憶する情報をインターネットやＬＡＮなどのネットワークを介して送受信する通信装置２４とを少なくとも有している。管理サーバ２、クライアント端末３上で実現する各機能（各手段）は、その処理を実行する手段（プログラムやモジュールなど）が演算装置２０に読み込まれることでその処理が実行される。各機能は、記憶装置２１に記憶した情報をその処理において使用する場合には、該当する情報を当該記憶装置２１から読み出し、読み出した情報を適宜、演算装置２０における処理に用いる。また、当該管理サーバ２、クライアント端末３などには、更に、ディスプレイなどの表示装置２２、キーボードやマウスやテンキーなどの入力装置２３を有していても良い。図３にコンピュータ端末のハードウェア構成の一例を模式的に示す。
【００２０】
本発明における各手段は、その機能が論理的に区別されているのみであって、物理上あるいは事実上は同一の領域を為していても良い。
【００２１】
クライアント端末３は、企業などの組織で使用されているコンピュータ端末であり、上述の操作ログ情報を送信する機能を備えている。また電子メールを送信する際に本発明の電子メール管理システム１を利用し、送信制御などの制御を行う機能を備えている。送信制御を行う機能は、管理サーバ２または当該クライアント端末３における、当該クライアント端末３のユーザ（電子メールを送信しようとするユーザ）が送信する電子メールに対する制御を実行する。なおクライアント端末３における制御処理は、後述する。
【００２２】
電子メール管理システム１は、操作ログ情報取得部４と操作ログ情報記憶部５とファイルキーワード記憶部６とユーザ情報記憶部７と操作監視部８と受信者特定部９と使用キーワード取得部１０とアクセスファイル特定部１１とファイルキーワード取得部１２と関連性判定部１３と制御部１４とを有する。
【００２３】
操作ログ情報取得部４は、クライアント端末３から定期的にまたは所定のタイミングで、当該クライアント端末３における操作ログ情報を取得する。取得した操作ログ情報は、後述する操作ログ情報記憶部５に、その日時、どのユーザ、どのクライアント端末３における操作ログ情報であるかを識別する情報と共に、記憶させる。なお操作ログ情報としては、各クライアント端末３における操作内容やそのクライアント端末３において行われた処理内容や行われる処理内容（要求や通知など）を示す情報であればよく、例えば「ファイルコピー」、「ファイル選択」、「ドライブ追加」、「ポインティングデバイス操作」、「画面制御（ウィンドウのサイズ変更、スクロールなど）」、「アプリケーションソフトウェアの起動」、「アプリケーションソフトウェアの終了」、「電子メール送信」、「ＵＳＢ挿入」、「ＵＳＢ取り外し」、「ネットワーク切断」、「ネットワーク接続」など、当該クライアント端末３の操作者（ユーザ）の操作を示す情報が該当する。
【００２４】
例えば入力装置２３などを用いてユーザにより操作された内容を示す情報、クライアント端末３において実行されるまたは実行された内容であって、ミドルウェアやＯＳなどにおいて処理されるアプリケーションやハードウェアなどに対する制御を示す情報がある。より具体的には、キー入力、ポインティングデバイスの操作（ボタン押下、移動など）、外部記憶媒体の着脱、外部機器（プリンタなど）との接続、ファイル操作（作成、削除、コピー、移動、ファイル名変更、ファイル読み込み、ファイル書き込みなど）、フォルダ操作（作成、削除、コピー、移動、フォルダ名変更など）、アプリケーション操作（起動、終了など）、ドライブの追加・削除・検知、ＩＰアドレス変更、コンピュータ名変更、記憶媒体の書き込み、印刷、クリップボードへのコピーなどを示す情報がある。なおこれらは一例であって限定されるものではない。
【００２５】
なお管理サーバ２が各クライアント端末３から操作ログ情報を取得する際にはネットワークを介して受け取っても良いし、操作ログ情報がクライアント端末３においてＤＶＤなどの記録媒体に記録され、その記録媒体が管理サーバ２に読み取られ、そこから操作ログ情報を読み込むことによって受け取っても良い。
【００２６】
操作ログ情報記憶部５は、操作ログ情報取得部４で各クライアント端末３から取得した操作ログ情報を記憶する。操作ログ情報には、クライアント端末３を識別する情報、ユーザを識別する情報、日時または日時を数値化した情報、操作内容を示す情報が含まれている。また、操作対象となったファイル識別情報（ファイルの名称など）、アプリケーション情報（アプリケーション名など）、電子メールアドレス、当該ファイルの所在位置を示す情報などが含まれていても良い。図５に操作ログ情報の一例を示す。なお操作ログ情報は、各クライアント端末３またはそのユーザ（ログイン名など）ごとに記憶することが好ましい。なお操作内容を示す情報を日時などに対応づける場合には、クライアント端末３で行っても良いし、操作ログ情報を管理サーバ２で取得した際に行っても良いし、或いは操作ログ情報記憶部５で記憶した際に行っても良い。操作ログ情報記憶部５の一例を模式的に図６に示す。また操作ログ情報には、操作内容に応じて必要な情報であって、その操作内容についての追加的な情報が付帯情報として含まれていても良い。なお付帯情報は、当該操作ログ情報における操作内容に応じてその情報が変わることとなる。また電子メールアドレスは、付帯情報として操作ログ情報に含まれていても良い。
【００２７】
ファイルキーワード記憶部６は、各クライアント端末３が使用するファイルに対応づけられたキーワードを記憶している。このキーワードとしては、各ファイルで頻出している用語（単語）などをキーワードとして記憶していると良い。ファイルに対応づけられたキーワードは、予め管理者などが当該ファイルを参照することによって記憶させても良いし、当該ファイルから単語（名詞など）を自動的に抽出し、抽出した単語ごとの使用頻度を算出し、その使用頻度が高い単語（使用頻度が予め定められた順位以内、使用頻度が所定数以上など）を自動的に当該ファイルに対応づけて記憶させても良い。図７にファイルキーワード記憶部６の一例を模式的に示す。なおキーワードの自動設定処理は、ファイルサーバや管理サーバ２、クライアント端末３などに記憶する各ファイルごとに所定のタイミングで行っても良いし、管理者からの実行指示を受け付けることによって行っても良い。
【００２８】
ユーザ情報記憶部７は、ユーザの属性情報を記憶する。例えばユーザの識別情報（ユーザ名などであって、操作ログ情報においてユーザを識別する情報として用いられる情報が好ましい）、電子メールにおいて当該ユーザを特定する情報（電子メールアドレス、宛先名など）を少なくとも記憶する。それらの情報以外にも所属部署、役職名などを示す所属情報を記憶していても良い。図８にユーザ情報記憶部７の一例を模式的に示す。
【００２９】
操作監視部８は、操作ログ情報取得部４で取得した、クライアント端末３の操作ログ情報について、「電子メール送信」を示す操作内容を含む操作ログ情報であるか、つまり電子メールの送信要求処理がクライアント端末３で実行されたかを監視する。なお操作ログ情報によりクライアント端末３で電子メールの送信要求処理が実行されたかを判定しても良いが、電子メールの送信要求処理が実行されたことの制御情報をクライアント端末３から取得することによって、クライアント端末３で電子メールの送信要求処理が実行されたかを判定しても良い。なお操作監視部８は、送信要求処理が実行されたかについては、電子メールソフトウェアの「送信」ボタンなどが押下された場合や、電子メールの宛先欄に宛先を設定した時点など、電子メールの送信が行われる前のユーザの送信意図を示す内容であればよい。
【００３０】
受信者特定部９は、操作監視部８において電子メールの送信要求処理がクライアント端末３で実行されたと判定すると、当該操作ログ情報に含まれている当該電子メールの受信者を特定する情報（例えば電子メールアドレス）を取得することで、当該電子メールの受信者を特定する。あるいは、送信要求処理が行われたことを判定すると、その操作ログ情報に基づいて、当該クライアント端末３（送信者が利用するメール送信者端末３Ａ）を特定し、そのクライアント端末３に対して当該電子メールの受信者の電子メールアドレスの取得要求を行うことで、そのクライアント端末３から当該電子メールの受信者を特定する情報を取得しても良い。
【００３１】
また操作ログ情報を用いない場合には、クライアント端末３から電子メールの送信要求処理が実行されたことの制御情報に、受信者の電子メールアドレスが含まれており、それにより受信者の電子メールアドレスを取得しても良いし、あるいは、上記制御情報を取得すると、その制御情報を送信したクライアント端末３に対して、当該電子メールの受信者を特定する情報の取得要求を行うことで、そのクライアント端末３から当該電子メールの受信者を特定する情報を取得しても良い。
【００３２】
なお上述においてクライアント端末３は、電子メールアドレスを当該電子メールのヘッダ情報から取得することができ、その情報を受信者特定部９で取得すればよい。あるいは電子メールアドレスではなく、受信者を特定する情報として宛先名を電子メールのヘッダ情報から取得することによって、受信者を特定する情報を取得しても良い。従って、電子メールの受信者を特定する情報として、電子メールアドレスのほか、宛先名、そのほかユーザを識別可能な情報であれば如何なる情報であっても良い。また電子メールの本文に宛先（送信先の電子メールアドレスや宛先名など）が記載されている場合には、それを取得することによって、受信者を特定する情報を取得しても良い。
【００３３】
使用キーワード取得部１０は、操作監視部８において、クライアント端末３で電子メールの送信要求処理が実行されたことを判定すると、当該電子メールの本文または添付ファイルにおいて使用されているキーワード（使用キーワード）の情報を取得する。また電子メールを特定するための情報として、電子メールを一意に識別する情報（例えばユニークなコードなど）を付帯情報として取得しても良い。この場合、上述のユニークコードに基づいて、送信要求処理が行われた電子メールの本文や添付ファイルを識別することが出来る。
【００３４】
例えば操作監視部８において、クライアント端末３で電子メールの送信要求処理が実行されたと判定すると、使用キーワード取得部１０は、当該電子メールの送信要求処理を実行したクライアント端末３に対して、当該電子メールにおける本文、当該電子メールの添付ファイルなどで使用されている単語を使用キーワードとして取得する要求を行う。例えば送信した電子メールが図９の場合、その電子メールに対して文章解析処理を行うことにより、「○○部」、「ＡＡＡＡ」、「先日」、「今期」、「売上予測」、「議事録」、「送付」などの単語（名詞など）を当該クライアント端末３が抽出し、それらを当該クライアント端末３から使用キーワード取得部１０が取得する。また、電子メールを管理サーバ２で取得している場合には、使用キーワード取得部１０が当該電子メールから使用キーワードを抽出し、取得しても良い。
【００３５】
アクセスファイル特定部１１は、操作監視部８において、クライアント端末３で電子メールの送信要求処理が実行されたことを判定すると、受信者特定部９が取得した当該電子メールの受信者の電子メールアドレスなどの受信者を特定する情報に基づいて、受信者であるユーザのユーザ識別情報を、ユーザ情報記憶部７から特定する。なお受信者を特定する情報と、操作ログ情報におけるユーザ識別情報とが同一の識別情報とされている場合には、ユーザ情報記憶部７を設けなくてもよい。
【００３６】
そしてアクセスファイル特定部１１は、電子メールにおける受信者のユーザ識別情報を特定すると、そのユーザ識別情報に基づいて操作ログ情報記憶部５から、所定期間の、当該ユーザ識別情報を含む操作ログ情報を特定する。このようにして当該ユーザ識別情報を含む操作ログ情報を特定すると、アクセスファイル特定部１１は、それらの操作ログ情報からファイル識別情報（ファイル名など）を特定することで、当該電子メールの受信者がアクセスしたファイル識別情報を取得する。
【００３７】
例えば、電子メールにおける受信者の電子メールアドレスが「ＢＢＢＢ０１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」であったとすると、アクセスファイル特定部１１は、当該電子メールアドレスに基づいて、ユーザ情報記憶部７から当該電子メールアドレスに対応するユーザ識別情報「ＢＢＢＢ」を特定する。そして特定したユーザ識別情報「ＢＢＢＢ」を含む操作ログ情報を、操作ログ情報記憶部５から特定する。操作ログ情報記憶部５に記憶する操作ログ情報が図６であった場合、ユーザ識別情報「ＢＢＢＢ」の操作ログ情報として図１０に示す操作ログ情報を特定する。図１０の場合、ファイル「在庫情報」、「顧客情報」をファイル識別情報として含んでいるので、それらを当該電子メールの受信者がアクセスしたファイルのファイル識別情報として特定することが出来る。
【００３８】
ファイルキーワード取得部１２は、アクセスファイル特定部１１で特定したファイル識別情報に基づいて、ファイルキーワード記憶部６を検索することにより、当該ファイルに対応づけられたキーワード（ファイルキーワード）を取得する。
【００３９】
例えば上述のように、ユーザ識別情報「ＢＢＢＢ」のユーザがファイル「在庫情報」、「顧客情報」にアクセスしたことを特定すると、ファイルキーワード取得部１２は、ファイル識別情報「在庫情報」、「顧客情報」に基づいて、「在庫情報」に対応するファイルキーワード、「顧客情報」に対応するファイルキーワードをファイルキーワード取得部１２から取得する。従ってファイルキーワード記憶部６が図７の場合、「在庫情報」に対応するファイルキーワードとして「在庫」、「販売数」、「生産数」などを取得し、「顧客情報」に対応するファイルキーワードとして「氏名」、「住所」、「電話番号」、「電子メールアドレス」などを取得する。
【００４０】
また、ファイルキーワードに重要度（ファイルキーワードの重要性を示す情報であって、例えば数値によって表される）をつけてファイルキーワード記憶部６に記憶しても良い。そしてこの重要度に応じて、後述する関連性判定部１３における関連性の判定を行っても良い。
【００４１】
上記のようにして取得したファイルキーワードが、当該ファイルにおいて出現する回数によって、そのファイルキーワードの重要度を決定するように構成することも出来る。例えば取得したファイルキーワードＡが、当該ファイルに３回出現する場合には、そのファイルキーワードＡの重要度を「３」と決定するように構成することも出来る。
【００４２】
関連性判定部１３は、使用キーワード取得部１０で取得した使用キーワードと、ファイルキーワード取得部１２が取得したファイルキーワードとを比較することで、送信者が送信した電子メール（送信した電子メールにおける使用キーワード）と電子メールの受信者（電子メールの受信者がアクセスしたファイルのファイルキーワード）との関連性を判定する。関連性の判定には様々な判定処理があるが、例えばファイルキーワードが使用キーワードに所定数以上含まれている場合、使用キーワードのうちファイルキーワードとの使用率（後述）が所定割合以上の場合などにおいて、送信者が送信した電子メールと、その電子メールの受信者とが関連すると判定する。
【００４３】
送信者が送信した電子メールは、受信者の業務などに関連しているからこそ送信されている可能性が高い。換言すれば、受信者がアクセスしたファイルに対応づけられたファイルキーワードと、送信者が送信した電子メールやその添付ファイルで使用されている使用キーワードとの比較において所定条件を充足すれば、送信した電子メールは、正当な受信者に送信される可能性が高いと考えられる。逆に、この関連性が低ければ誤送信の可能性があると考えられる。そこで上述のような関連性判定部１３における処理を行うことで、電子メールの誤送信を防止することにつながる。
【００４４】
なお関連性判定部１３において使用キーワードとファイルキーワードとの一致性を判定する場合、類義語を記憶する類義語記憶部（図示せず）を参照し、使用キーワード、ファイルキーワードの各類義語との比較も行うことで、各キーワードが完全に一致していなくても類義語であれば同一とみなして一致性を判定させることも出来る。
【００４５】
また関連性判定部１３は、上記のように関連性の判定を行うほかにも、例えばキーワードが一つでも合致している場合に関連性があると判定する、すべてのキーワードが合致している場合に関連性があると判定する、ように行っても良い。また、ファイルキーワード記憶部６に記憶しているキーワードに、キーワード毎に重要度を設定しておき、その重要度を用いて関連性を判定するように構成することも出来る。なお、同じキーワードが複数回出てきた場合には２回目以降はカウントしないようにしてもよい。
【００４６】
またファイルキーワードに重要度が存在する場合には、その重要度を用いて関連性を判定するようにしても良い。
【００４７】
制御部１４は、関連性判定部１３における判定結果に基づいて、所定の制御指示を行う。例えば関連性判定部１３において関連性が高いと判定した場合には、クライアント端末３または電子メールサーバに対して送信許可の制御指示を行い、関連性が低いと判定した場合には、クライアント端末３または電子メールサーバに対して送信不許可の制御指示、警告メッセージの表示の制御指示などを行うなどがある。
【００４８】
また関連性が高い、低いのみならず、関連性判定部１３において使用キーワードがファイルキーワードに含まれる比率（あるいは数）（以下、これらを「使用率」または「使用数」とする）に応じて、制御指示や制御を行っても良い。例えば使用率が８０％以上の場合には送信許可の制御指示を行い、使用率が５０％以上の場合には警告メッセージの表示の制御指示を行い、使用率が５０％未満の場合には送信不許可の制御指示を行う、などのように構成してもよい。なお制御指示を行うほか、自らが制御を行っても良い。
【００４９】
上述のように送信許可、送信不許可の制御指示や制御のほかにも、例えば、当該電子メールやファイルの暗号化、添付ファイルの削除、キーワードの削除、迷惑メールとしての処理（迷惑メールを示す符号やキーワードを付すなど）などの制御指示や制御なども一例としてある。
【実施例１】
【００５０】
次に本発明の電子メール管理システム１の処理プロセスの一例を図４のフローチャート、図２の概念図などを用いて説明する。
【００５１】
各クライアント端末３から管理サーバ２に、当該クライアント端末３の操作ログ情報が、定期的にまたは所定のタイミングで送信されている。送信された操作ログ情報については操作ログ情報取得部４で取得する。
【００５２】
操作ログ情報取得部４で取得した操作ログ情報は、操作ログ情報記憶部５に記憶させる。操作ログ情報には、当該クライアント端末３を識別する情報、日時の情報などが含まれていることが一般的ではあるが、含まれていない場合には、それらの情報をあわせて取得することによって、対応づけて操作ログ情報記憶部５に記憶させる。
【００５３】
そしてあるクライアント端末３のユーザ（ユーザ識別情報「ＡＡＡＡ」）が電子メールを電子メールアドレス「ＢＢＢＢ０１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」に送信する場合、そのクライアント端末３（メール送信者端末３Ａ）の電子メールソフトウェアでは、ユーザによる電子メールの送信要求（電子メールソフトウェアにおいて、電子メールを送信するボタンを押下するなど）を受け付けると、それを検出する。そうすると、電子メールソフトウェアは、当該電子メールの送信処理を一時保留し、制御部１４からの制御指示を受け取るまで待機する。
【００５４】
そして電子メールを送信する処理が入力されたクライアント端末３（メール送信者端末３Ａ）は、操作ログ情報として管理サーバ２に、「電子メール送信」の操作内容を含む操作ログ情報を送信する。なおこの際に、当該電子メールの受信者の電子メールアドレス「ＢＢＢＢ０１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」が含まれていることが好ましい。
【００５５】
一方、管理サーバ２の操作監視部８は、操作ログ情報取得部４で取得する操作ログ情報の操作内容を監視しており、「電子メール送信」の操作内容を含む操作ログ情報を監視する。そうすると、上記のように、電子メールを送信する処理が入力されたメール送信者端末３Ａから、「電子メール送信」の操作内容を含む操作ログ情報を取得したことを判定する（Ｓ１００）。
【００５６】
Ｓ１００において電子メールの送信要求処理が行われたことを示す操作ログ情報を判定すると、使用キーワード取得部１０は、当該クライアント端末３（メール送信者端末３Ａ）に対して、使用キーワードの取得要求を行う。この使用キーワードの取得要求を受け取ったクライアント端末３（メール送信者端末３Ａ）では、一時保留している電子メールに対して文章解析処理などを行うことで、電子メールの本文や添付ファイルから使用キーワードを抽出し、管理サーバ２に送信する。このようにして使用キーワード取得部１０は、当該電子メールにおける使用キーワードを取得する（Ｓ１１０）。
【００５７】
また、Ｓ１００において電子メールの送信要求処理が行われたことを示す操作ログ情報を判定すると、受信者特定部９は、その操作ログ情報から当該電子メールの受信者を特定する情報、例えば電子メールアドレス情報「ＢＢＢＢ０１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」を取得する。そしてアクセスファイル特定部１１は、この情報に基づいて、ユーザ情報記憶部７から、当該電子メールの受信者のユーザ識別情報「ＢＢＢＢ」を特定する。
【００５８】
なお操作ログ情報からユーザを特定する情報を取得しなくても、例えばメール送信者端末３Ａに対して問い合わせるなどによって、当該電子メールの受信者を特定する情報、例えば電子メールアドレスの情報を取得しても良い。
【００５９】
このように取得したユーザ識別情報「ＢＢＢＢ」に基づいてアクセスファイル特定部１１は、操作ログ情報記憶部５を検索し、当該受信者の所定期間の操作ログ情報を操作ログ情報記憶部５から特定する。そして特定した操作ログ情報におけるファイル識別情報（ファイル名など）を特定することで、当該電子メールの受信者がアクセスしたファイルのファイル識別情報「在庫情報」「顧客情報」を特定する（Ｓ１２０）。
【００６０】
Ｓ１２０において、電子メールの受信者がアクセスしたファイルのファイル識別情報を特定すると、ファイルキーワード取得部１２は、特定したファイル識別情報（ファイル名など）に基づいてファイルキーワード記憶部６から、当該ファイル（特定したファイル識別情報に対応するファイル）に対応するファイルキーワード「在庫」「販売数」「生産数」「氏名」「住所」「電話番号」「電子メールアドレス」などを取得する（Ｓ１３０）。
【００６１】
そして使用キーワード取得部１０で取得した使用キーワードと、ファイルキーワード取得部１２で取得したファイルキーワードとを比較することにより、関連性判定部１３は、当該送信要求処理が行われた電子メールが、受信者に関連する電子メールであるかの関連性を判定する（Ｓ１４０）。
【００６２】
そしてＳ１４０における関連性判定部１３における判定結果に基づいて、制御部１４が対応する制御指示を当該クライアント端末３（メール送信者端末３Ａ）、電子メールサーバに対して行う（Ｓ１５０）。
【００６３】
そして当該クライアント端末３（メール送信者端末３Ａ）では、制御部１４からの制御指示に基づいて、当該電子メールの送信制御を実行する。例えば制御指示が送信許可の場合、一時保留した電子メールの送信処理を続行する。また制御指示が送信不許可の場合、一時保留した電子メールの送信処理を中止する。また制御指示が警告メッセージの表示場合、送信先の確認などを促すメッセージを表示させ、「送信ＯＫ」などの入力を当該クライアント端末３において受け付けることによって、送信処理を続行するなどの制御処理を実行する。
【００６４】
なお電子メールサーバで電子メールを一時保留している場合には、制御部１４から受け取った制御指示に基づいて、その制御指示が送信許可の場合、一時保留した電子メールの送信処理を続行する。また制御指示が送信不許可の場合、一時保留した電子メールの送信処理を中止し、エラー通知を行ったり、当該電子メールを削除する。
【００６５】
以上のような処理によって、電子メールの受信者であるユーザと、送信された電子メールとの関連性に応じた電子メールの送信制御を行うことができる。
【実施例２】
【００６６】
次に管理サーバ２では操作ログ情報取得部４と操作ログ情報記憶部５とファイルキーワード記憶部６とを記憶しておき、それ以外の各機能が各クライアント端末３に備えられている場合を示す。
【００６７】
この場合、メール送信者端末３Ａであるクライアント端末３では、ユーザ情報記憶部７と操作監視部８と受信者特定部９と使用キーワード取得部１０とアクセスファイル特定部１１とファイルキーワード取得部１２と関連性判定部１３と制御部１４とを有する。つまり各クライアント端末３から操作ログ情報が管理サーバ２に逐次送信されており、それを管理サーバ２では記憶している。そしてメール送信者端末３Ａで本発明の処理を実行する場合に、受信者の操作ログ情報を管理サーバ２から取得して本発明の処理を実行する場合である。
【００６８】
各クライアント端末３から管理サーバ２に、当該クライアント端末３の操作ログ情報が、定期的にまたは所定のタイミングで送信されている。送信された操作ログ情報については操作ログ情報取得部４で取得する。
【００６９】
操作ログ情報取得部４で取得した操作ログ情報は、操作ログ情報記憶部５に記憶させる。操作ログ情報には、当該クライアント端末３を識別する情報、日時の情報などが含まれていることが一般的ではあるが、含まれていない場合には、それらの情報をあわせて取得することによって、対応づけて操作ログ情報記憶部５に記憶させる。
【００７０】
そしてあるクライアント端末３のユーザが電子メールを電子メールアドレス「ＢＢＢＢ０１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」に送信する場合、そのクライアント端末３（メール送信者端末３Ａ）の電子メールソフトウェアでは、ユーザによる電子メールの送信要求（電子メールソフトウェアにおいて、電子メールを送信するボタンを押下するなど）を受け付けると、それを検出する。そうすると、電子メールソフトウェアは、当該電子メールの送信処理を一時保留する。つまり制御部１４からの制御指示を受け取るまで待機する。
【００７１】
そして電子メールを送信する処理が入力されたクライアント端末３（メール送信者端末３Ａ）は、操作ログ情報として管理サーバ２に、「電子メール送信」の操作内容を含む操作ログ情報を送信する。
【００７２】
一方、メール送信者端末３Ａにおける操作監視部８は、操作ログ情報、または上記電子メールの送信要求処理を監視しているので、電子メールの送信操作を判定する（Ｓ１００）。
【００７３】
Ｓ１００において電子メールの送信要求処理が行われたことを判定すると、使用キーワード取得部１０は、一時保留している電子メールに対して文章解析処理などを行うことで、電子メールの本文や添付ファイルから使用キーワードを抽出し、それらを使用キーワードとして取得する（Ｓ１１０）。
【００７４】
またＳ１００において電子メールの送信要求処理が行われたことを判定すると、受信者特定部９は、当該電子メールにおける、電子メールアドレスなどの受信者を特定する情報「ＢＢＢＢ０１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」を特定し、アクセスファイル特定部１１は、それに基づいてユーザ情報記憶部７からユーザ識別情報「ＢＢＢＢ」を特定する。そしてアクセスファイル特定部１１は、ユーザ識別情報に基づいて、管理サーバ２の操作ログ情報記憶部５から当該受信者の操作ログ情報を検索し、当該受信者の所定期間の操作ログ情報を抽出し、取得する。
【００７５】
そして取得した操作ログ情報におけるファイル識別情報を特定することで、当該電子メールの受信者がアクセスしたファイルのファイル識別情報「在庫情報」「顧客情報」を特定する（Ｓ１２０）。
【００７６】
Ｓ１２０において、電子メールの受信者がアクセスしたファイルのファイル識別情報を特定すると、ファイルキーワード取得部１２は、管理サーバ２のファイルキーワード記憶部６から、特定したファイル識別情報に基づいて、当該ファイル（特定したファイル識別情報に対応するファイル）に対応するファイルキーワード「在庫」「販売数」「生産数」「氏名」「住所」「電話番号」「電子メールアドレス」などを取得する（Ｓ１３０）。
【００７７】
そして使用キーワード取得部１０で取得した使用キーワードと、ファイルキーワード取得部１２で取得したファイルキーワードとを比較することにより、関連性判定部１３は、当該送信要求処理が行われた電子メールが、受信者に関連する電子メールであるかの関連性を判定する（Ｓ１４０）。
【００７８】
Ｓ１４０における関連性判定部１３における判定結果に基づいて、制御部１４は、その判定結果に対応する制御指示を行う（Ｓ１５０）。そしてこの制御指示に基づいて、当該電子メールの送信制御を実行する。例えば制御指示が送信許可の場合、一時保留した電子メールの送信処理を続行する。また制御指示が送信不許可の場合、一時保留した電子メールの送信処理を中止する。また制御指示が警告メッセージの表示場合、送信先の確認などを促すメッセージを表示させ、「送信ＯＫ」などの入力を当該クライアント端末３において受け付けることによって、送信処理を続行するなどの制御処理を実行する。
【００７９】
なお電子メールサーバで電子メールを一時保留している場合には、制御部１４から受け取った制御指示に基づいて、その制御指示が送信許可の場合、一時保留した電子メールの送信処理を続行する。また制御指示が送信不許可の場合、一時保留した電子メールの送信処理を中止し、エラー通知を行ったり、当該電子メールを削除する。
【００８０】
以上のような処理によって、本実施例の構成においても、電子メールの受信者であるユーザと、送信された電子メールとの関連性に応じた電子メールの送信制御を行うことができる。
【実施例３】
【００８１】
次に本発明の電子メール管理システム１において管理サーバ２を設けない場合を説明する。つまり各クライアント端末３の操作ログ情報は、それぞれのクライアント端末３で記憶されている場合を説明する。従って、操作ログ情報記憶部５、ファイルキーワード記憶部６、ユーザ情報記憶部７、操作監視部８、受信者特定部９、使用キーワード取得部１０、アクセスファイル特定部１１、ファイルキーワード取得部１２、関連性判定部１３、制御部１４がクライアント端末３（メール送信者端末３Ａ）に備えられている場合を説明する。
【００８２】
各クライアント端末３では、当該クライアント端末３の操作ログ情報が記録され、それが操作ログ情報記憶部５に記憶されている。操作ログ情報には、当該クライアント端末３を識別する情報、日時の情報などが含まれていることが一般的ではあるが、含まれていない場合には、それらの情報をあわせて取得することによって、対応づけて操作ログ情報記憶部５に記憶させる。
【００８３】
そしてあるクライアント端末３のユーザが電子メールを電子メールアドレス「ＢＢＢＢ０１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」に送信する場合、そのクライアント端末３（メール送信者端末３Ａ）の電子メールソフトウェアでは、ユーザによる電子メールの送信要求（電子メールソフトウェアにおいて、電子メールを送信するボタンを押下するなど）を受け付けると、それを検出する。そうすると、電子メールソフトウェアは、当該電子メールの送信処理を一時保留する。つまり制御部１４からの制御指示を受け取るまで待機する。なお、送信を一時保留する方法についてはこれに限られず、また電子メールサーバで送信を一時保留するなどであっても良い。
【００８４】
一方、メール送信者端末３Ａにおける操作監視部８は、操作ログ情報、または上記電子メールの送信要求処理を監視しているので、電子メールの送信操作を判定する（Ｓ１００）。
【００８５】
Ｓ１００において電子メールの送信要求処理が行われたことを判定すると、使用キーワード取得部１０は、一時保留している電子メールに対して文章解析処理などを行うことで、電子メールの本文や添付ファイルから使用キーワードを抽出し、それらを使用キーワードとして取得する（Ｓ１１０）。
【００８６】
またＳ１００において電子メールの送信要求処理が行われたことを判定すると、受信者特定部９は、当該電子メールにおける、電子メールアドレスなどの受信者を特定する情報「ＢＢＢＢ０１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」を特定する。そして、アクセスファイル特定部１１は、それに基づいてユーザ情報記憶部７からユーザ識別情報「ＢＢＢＢ」を特定する。そしてアクセスファイル特定部１１は、当該受信者が利用するコンピュータ端末（メール受信者端末３Ｂ）を特定し（例えばログイン管理を行うサーバでは、ユーザ識別情報とその利用しているクライアント端末３の識別情報を管理しているのでそれをサーバに問い合わせる）、ユーザ識別情報に基づいて、当該受信者が使用するクライアント端末３（メール受信者端末３Ｂ）の操作ログ情報記憶部５から当該受信者の操作ログ情報を検索し、当該受信者の所定期間の操作ログ情報を抽出し、取得する。
【００８７】
そして取得した操作ログ情報におけるファイル識別情報を特定することで、当該電子メールの受信者がアクセスしたファイルのファイル識別情報「在庫情報」「顧客情報」を特定する（Ｓ１２０）。
【００８８】
なおメール送信者端末３Ａのアクセスファイル特定部１１は、メール受信者端末３Ｂに対してアクセスファイルを問い合わせることによって、その問い合わせを受け取ったメール受信者端末３Ｂにおいて、当該操作ログ情報記憶部５に記憶する操作ログ情報から当該受信者がアクセスしたファイルのファイル識別情報を検索し、検索したファイル識別情報をメール送信者端末３Ａに送信するように構成しても良い。このように構成してもアクセスファイル特定部１１は、受信者がどのファイルにアクセスしたかのファイル識別情報を特定することが可能となる。
【００８９】
Ｓ１２０において、電子メールの受信者がアクセスしたファイルのファイル識別情報を特定すると、ファイルキーワード取得部１２は、ファイルキーワード記憶部６から、特定したファイル識別情報に基づいて、当該ファイル（特定したファイル識別情報に対応するファイル）に対応するファイルキーワード「在庫」「販売数」「生産数」「氏名」「住所」「電話番号」「電子メールアドレス」などを取得する（Ｓ１３０）。
【００９０】
そして使用キーワード取得部１０で取得した使用キーワードと、ファイルキーワード取得部１２で取得したファイルキーワードとを比較することにより、関連性判定部１３は、当該送信要求処理が行われた電子メールが、受信者に関連する電子メールであるかの関連性を判定する（Ｓ１４０）。
【００９１】
Ｓ１４０における関連性判定部１３における判定結果に基づいて、制御部１４は、その判定結果に対応する制御指示を行う（Ｓ１５０）。そしてこの制御指示に基づいて、当該電子メールの送信制御を実行する。例えば制御指示が送信許可の場合、一時保留した電子メールの送信処理を続行する。また制御指示が送信不許可の場合、一時保留した電子メールの送信処理を中止する。また制御指示が警告メッセージの表示場合、送信先の確認などを促すメッセージを表示させ、「送信ＯＫ」などの入力を当該クライアント端末３において受け付けることによって、送信処理を続行するなどの制御処理を実行する。
【００９２】
以上のような処理によって、本実施例の構成においても、電子メールの受信者であるユーザと、送信された電子メールとの関連性に応じた電子メールの送信制御を行うことができる。
【実施例４】
【００９３】
上述の実施例１乃至実施例３においては、アクセスファイル特定部１１により、電子メールの受信者がアクセスしたファイルのファイル識別情報を特定し、それに基づいてファイルキーワード取得部１２がファイルキーワード記憶部６からファイルキーワードを取得する構成としていたが、操作ログ情報からファイルキーワードを取得するように構成することも出来る。この場合、例えばファイルキーワードとして、ファイル識別情報、ファイルの保存場所情報（ディレクトリ名など）、クリップボードの内容などから単語（名詞など）を抽出してファイルキーワードとして特定しても良い。なおクリップボードの内容は、「ファイルコピー」の操作を行った場合に、所定の一時記憶領域にその操作ログ情報あるいはその操作ログ情報に対応づけられて記憶されている。
【実施例５】
【００９４】
上述の各実施例において、更に、アクセスファイル特定部１１は、ファイルへのアクセス頻度（例えばアクセス回数など）を操作ログ情報記憶部５などに基づいて算出し、そのアクセス頻度からキーワードの重要度を決定するように構成することも出来る。例えば、ファイルＡに５回、アクセスしていたことをアクセスファイル特定部１１が算出すると、ファイルＡのファイルキーワードの重要度はすべて「５」として決定するように構成しても良い。
【実施例６】
【００９５】
本発明の電子メール管理システム１の各機能は、クライアント端末３、管理サーバ２において適宜、分散配置していても良い。
【００９６】
なお分散配置のバリエーションには様々なパターンがあり、如何なる配置形態であっても良い。これらの場合、クライアント端末３、管理サーバ２における処理の際に、ほかのコンピュータ端末やサーバの機能を利用する場合にはその問い合わせを当該ほかのコンピュータ端末やサーバに対して行い、その結果を受け取ることで処理に用いる。そしてその処理結果を実行することとなる。
【産業上の利用可能性】
【００９７】
本発明を用いることによって、電子メールの本文や添付ファイルで使用しているキーワードと、受信者であるユーザが使用したファイルにおけるキーワードとを比較することによって、電子メールとその受信者であるユーザの関連性を判定し、電子メールの誤送信を防止することが可能となる。これによって、従来のようにキーワードをユーザごとに設定しておく必要がなくなる。
【図面の簡単な説明】
【００９８】
【図１】本発明の全体の概念図を示す図である。
【図２】本発明のシステム構成の一例を模式的に示す概念図である。
【図３】ハードウェア構成の一例を模式的に示す概念図である。
【図４】本発明の処理プロセスの一例を示すフローチャートである。
【図５】操作ログ情報の一例を模式的に示す図である。
【図６】操作ログ情報記憶部の一例を模式的に示す図である。
【図７】ファイルキーワード記憶部の一例を模式的に示す図である。
【図８】ユーザ情報記憶部の一例を模式的に示す図である。
【図９】送信される電子メールから取得される使用キーワードの一例を模式的に示す図である。
【図１０】操作ログ情報記憶部に記憶する操作ログ情報から、電子メールの受信者の操作ログ情報を特定した状態を模式的に示す図である。
【符号の説明】
【００９９】
１：電子メール管理システム
２：管理サーバ
３：クライアント端末
３Ａ：メール送信者端末
３Ｂ：メール受信者端末
４：操作ログ情報取得部
５：操作ログ情報記憶部
６：ファイルキーワード記憶部
７：ユーザ情報記憶部
８：操作監視部
９：受信者特定部
１０：使用キーワード取得部
１１：アクセスファイル特定部
１２：ファイルキーワード取得部
１３：関連性判定部
１４：制御部
２０：演算装置
２１：記憶装置
２２：表示装置
２３：入力装置
２４：通信装置
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールの送信制御を行う電子メール管理システムであって、
前記電子メール管理システムは、
コンピュータ端末の操作ログ情報を記憶する操作ログ情報記憶部と、
電子メールの送信要求処理が行われるかを監視する操作監視部と、
電子メールの送信要求処理が行われたことを検出すると、前記電子メールから使用キーワードを取得する使用キーワード取得部と、
電子メールの送信要求処理が行われたことが検出されると、前記操作ログ情報記憶部に記憶されている、前記電子メールの受信者によるコンピュータ端末を操作した情報を含む操作ログ情報を用いて、ファイルキーワードを取得するファイルキーワード取得部と、
前記取得した使用キーワードとファイルキーワードとを比較することにより前記電子メールとその電子メールの受信者との関連性を判定する関連性判定部と、
前記判定結果に基づいて制御を行う制御部と、
を有することを特徴とする電子メール管理システム。
【請求項２】
電子メールの送信制御を行う電子メール管理システムであって、
前記電子メール管理システムは、
コンピュータ端末の操作ログ情報を記憶する操作ログ情報記憶部と、
ファイル識別情報とファイルキーワードとを対応づけて記憶するファイルキーワード記憶部と、
電子メールの送信要求処理が行われるかを監視する操作監視部と、
前記電子メールの送信要求処理が行われた場合には、その電子メールの受信者特定情報を取得する受信者特定部と、
電子メールの送信要求処理が行われたことを検出すると、前記電子メールの本文または添付ファイルから使用キーワードを取得する使用キーワード取得部と、
電子メールの送信要求処理が行われたことが検出されると、前記取得した受信者特定情報を用いて前記電子メールの受信者の操作ログ情報を前記操作ログ情報記憶部から特定することで、前記受信者がアクセスしたファイルを示すファイル識別情報を特定するアクセスファイル特定部と、
前記特定したファイル識別情報に基づいて、前記ファイルキーワード記憶部から、前記ファイル識別情報に対応するファイルキーワードを取得するファイルキーワード取得部と、
前記取得した使用キーワードとファイルキーワードとを比較することにより前記電子メールとその電子メールの受信者との関連性を判定する関連性判定部と、
前記判定結果に基づいて制御を行う制御部と、
を有することを特徴とする電子メール管理システム。
【請求項３】
少なくとも一台以上のコンピュータ端末を、
電子メールの送信要求処理が行われるかを監視する操作監視部、
電子メールの送信要求処理が行われたことを検出すると、前記電子メールから使用キーワードを取得する使用キーワード取得部、
電子メールの送信要求処理が行われたことが検出されると、所定の記憶領域に記憶されている、前記電子メールの受信者によるコンピュータ端末を操作した情報を含む操作ログ情報を用いて、ファイルキーワードを取得するファイルキーワード取得部、
前記取得した使用キーワードとファイルキーワードとを比較することにより前記電子メールとその電子メールの受信者との関連性を判定する関連性判定部、
前記判定結果に基づいて制御を行う制御部、
として機能させることを特徴とする電子メール管理プログラム。
【請求項１】
電子メールの送信制御を行う電子メール管理システムであって、
前記電子メール管理システムは、
コンピュータ端末の操作ログ情報を記憶する操作ログ情報記憶部と、
電子メールの送信要求処理が行われるかを監視する操作監視部と、
電子メールの送信要求処理が行われたことを検出すると、前記電子メールから使用キーワードを取得する使用キーワード取得部と、
電子メールの送信要求処理が行われたことが検出されると、前記操作ログ情報記憶部に記憶されている、前記電子メールの受信者によるコンピュータ端末を操作した情報を含む操作ログ情報を用いて、ファイルキーワードを取得するファイルキーワード取得部と、
前記取得した使用キーワードとファイルキーワードとを比較することにより前記電子メールとその電子メールの受信者との関連性を判定する関連性判定部と、
前記判定結果に基づいて制御を行う制御部と、
を有することを特徴とする電子メール管理システム。
【請求項２】
電子メールの送信制御を行う電子メール管理システムであって、
前記電子メール管理システムは、
コンピュータ端末の操作ログ情報を記憶する操作ログ情報記憶部と、
ファイル識別情報とファイルキーワードとを対応づけて記憶するファイルキーワード記憶部と、
電子メールの送信要求処理が行われるかを監視する操作監視部と、
前記電子メールの送信要求処理が行われた場合には、その電子メールの受信者特定情報を取得する受信者特定部と、
電子メールの送信要求処理が行われたことを検出すると、前記電子メールの本文または添付ファイルから使用キーワードを取得する使用キーワード取得部と、
電子メールの送信要求処理が行われたことが検出されると、前記取得した受信者特定情報を用いて前記電子メールの受信者の操作ログ情報を前記操作ログ情報記憶部から特定することで、前記受信者がアクセスしたファイルを示すファイル識別情報を特定するアクセスファイル特定部と、
前記特定したファイル識別情報に基づいて、前記ファイルキーワード記憶部から、前記ファイル識別情報に対応するファイルキーワードを取得するファイルキーワード取得部と、
前記取得した使用キーワードとファイルキーワードとを比較することにより前記電子メールとその電子メールの受信者との関連性を判定する関連性判定部と、
前記判定結果に基づいて制御を行う制御部と、
を有することを特徴とする電子メール管理システム。
【請求項３】
少なくとも一台以上のコンピュータ端末を、
電子メールの送信要求処理が行われるかを監視する操作監視部、
電子メールの送信要求処理が行われたことを検出すると、前記電子メールから使用キーワードを取得する使用キーワード取得部、
電子メールの送信要求処理が行われたことが検出されると、所定の記憶領域に記憶されている、前記電子メールの受信者によるコンピュータ端末を操作した情報を含む操作ログ情報を用いて、ファイルキーワードを取得するファイルキーワード取得部、
前記取得した使用キーワードとファイルキーワードとを比較することにより前記電子メールとその電子メールの受信者との関連性を判定する関連性判定部、
前記判定結果に基づいて制御を行う制御部、
として機能させることを特徴とする電子メール管理プログラム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【公開番号】特開２０１０−３０６５（Ｐ２０１０−３０６５Ａ）
【公開日】平成２２年１月７日（２０１０．１．７）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００８−１６０６４５（Ｐ２００８−１６０６４５）
【出願日】平成２０年６月１９日（２００８．６．１９）
【出願人】（５９９１０８２４２）Ｓｋｙ株式会社 (257)
【公開日】平成２２年１月７日（２０１０．１．７）
【国際特許分類】
【出願日】平成２０年６月１９日（２００８．６．１９）
【出願人】（５９９１０８２４２）Ｓｋｙ株式会社 (257)
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