ドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理システム、制御方法、プログラムおよび記憶媒体
【課題】複数のユーザがドキュメント管理サーバシステムを利用する場合にユーザとドキュメントの関連について効率よく管理すること。
【解決手段】アップロードされるドキュメントに設定された当該ドキュメントに関連する関係者情報を含むファイルプロパティを取得するファイルプロパティ取得手段と、取得したファイルプロパティに設定された関係者を特定する関係者特定手段と、特定された関係者であるユーザよりファイル取得要求を受付けた場合、当該ユーザに関連する関連ファイルを表示制御する表示制御手段とを有する。
【解決手段】アップロードされるドキュメントに設定された当該ドキュメントに関連する関係者情報を含むファイルプロパティを取得するファイルプロパティ取得手段と、取得したファイルプロパティに設定された関係者を特定する関係者特定手段と、特定された関係者であるユーザよりファイル取得要求を受付けた場合、当該ユーザに関連する関連ファイルを表示制御する表示制御手段とを有する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワークを介して共有するドキュメントのユーザに対する関連性を管理する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来のドキュメント管理サーバでは、各自が多種多様なドキュメントをドキュメント管理サーバへアップロードし、その都度関連するユーザへ閲覧や承認の依頼メールを出すような仕組みがあった。
【０００３】
しかし、メールを送られたユーザは階層化され複雑になったドキュメント管理サーバ上へのアクセスの複雑さ、閲覧したことや承認したことを再度依頼したユーザへ応答する必要があり、効率が悪い運用となっていた。
【０００４】
そこで、関連付けをシステムが自動的に行い、かつ、業務の実態と関連が一致するようなシステムが提案されている。
【０００５】
特許文献１には、ドキュメント（帳票ファイル）同士の関連を自動的に解析し、ドキュメントに対するユーザの処理に応じて記録するシステムが開示されている。特に、ユーザ操作を細かく記録できることで、関連するドキュメントの優先度を考慮してユーザに表示できるようになっている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２０１０−１４０２５７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
特許文献１に記載のドキュメント管理システムでは、自分が操作した記録をあとから自分で作業するときに便利になるものである。当然ながら自分の作業においては、効率よく作業が進めることができる。
【０００８】
しかしながら、個人や個々のドキュメントでの関連付けを行っているため、部門や組織単位でのドキュメントを共有するような運用では効率がよいとは言えない。
【０００９】
自分が使用したドキュメントが誰に関連するのか、誰に知ってもらいたいのか、という機能が求められる。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
そこで、本発明は、アップロードされるドキュメントに設定された当該ドキュメントに関連する関係者情報を含むファイルプロパティを取得するファイルプロパティ取得手段と、取得したファイルプロパティに設定された関係者を特定する関係者特定手段と、特定された関係者であるユーザよりファイル取得要求を受付けた場合、当該ユーザに関連する関連ファイルを表示制御する表示制御手段とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、複数のユーザがドキュメント管理システムを利用する場合のユーザとドキュメントの関連について効率よく管理することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの一例を示すシステム構成図である。
【図２】本発明の実施形態におけるドキュメント管理サーバおよびクライアントＰＣのハードウェアブロック図である。
【図３】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの全体の流れを示す図である。
【図４】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの機能構成を表す図である。
【図５】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムで管理される設定ファイルの一例を示す図である。
【図６】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの関連付けを行うための判定情報の設定ファイルの一例を示す図である。
【図７】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの関連付け情報の一例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのクライアントＰＣに表示される画面の一例を示す図である。
【図９】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムでクライアントＰＣの画面表示を制御するフローチャートである。
【図１０】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのクライアントＰＣからドキュメントを文書管理サーバへアップロードするフローチャートである。
【図１１】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの関連付けを行うためのフローチャートである。
【図１２】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのファイルの関連付け処理のフローチャートである。
【図１３】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのＤＢ登録用データの作成処理を示すフローチャートである。
【図１４】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの優先度の設定処理を示すフローチャートである。
【図１５】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システム判定基準取得のための設定ファイルの一例を示す図である。
【図１６】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのキーワードの設定を行うための設定ファイルの一例を示す図である。
【図１７】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのユーザ毎の判定基準設定情報のユーザ判定基準テーブル１５の設定処理を示すフローチャートである。
【図１８】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システム判定基準生成処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００１４】
図１は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの一例を示すシステム構成図である。
【００１５】
ドキュメント管理システムは、クライアントＰＣ（クライアント端末）１０１、ドキュメント管理サーバ１０２がＬＡＮ（ネットワーク）１０３を介して接続されている。
【００１６】
クライアントＰＣ１０１（１０１−１、１０１−２〜１０１−ｎ）は複数の情報処理装置（パーソナルコンピュータやワークステーション等を含む情報処理装置、以下クライアントＰＣと称する）を適用可能である。
【００１７】
ドキュメント管理装置１０２もクライアントＰＣ同様複数台設置することも可能である。
【００１８】
図２は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理サーバおよびクライアントＰＣに適用可能な情報処理装置のハードウェアブロック図である。
【００１９】
図２において、２０１はＣＰＵで、ＲＯＭ２０３のプログラム用ＲＯＭに記憶されたプログラムをＲＡＭ２０２にロードして実行する。これによりシステムバス２０４に接続された各デバイスを制御し、情報処理装置全体を統括制御する。
【００２０】
また、このＲＯＭ２０３のフォント用ＲＯＭにはフォントデータ等を記憶し、ＲＯＭ２０３のデータ用ＲＯＭには各種データを記憶する。
【００２１】
２０２はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。２０５はキーボードコントローラ（ＫＢＣ）で、キーボード（ＫＢ）２０９や図示しないポインティングデバイス、例えばマウスからの入力を制御する。２０６はビデオカード（ＶＣ）で、モニタ２１０の表示を制御する。
【００２２】
２０７はメモリコントローラ（ＭＣ）で、ハードディスク（ＨＣ）２１１とのアクセスを制御する。２０８はネットワークインターフェースカード（ＮＩＣ）で、ＬＡＮ１０３上の通信を制御する。
【００２３】
図３は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの全体の流れを示す図である。図１と同じものについては、同じ符号を使用している。
【００２４】
まずユーザＡ３０１がドキュメント３０２をドキュメント管理サーバ１０２へＬＡＮ１０３を介してアップロードする。ドキュメント３０２はユーザが実際にアップロードする対象のドキュメントである。アップロードされたドキュメントはドキュメント管理サーバのフォルダ３０３に保存される。ドキュメントにはファイルプロパティが付与可能である。
【００２５】
スケジューラ３０４はスケジュール管理機能を有し、設定可能な任意の時間にドキュメント管理サーバにアップロードされたドキュメントをユーザごとに関連付けるために機能する。
【００２６】
Ａデータ３０５、Ｂデータ３０６は、サーバでユーザごとに関連したドキュメントが関連付けられ、抽出された状態を示す。ユーザＡが関係者として設定されたデータはＡデータ、ユーザＢが関係者として設定されたデータはＢデータとして関連付けられる。フォルダを作成して管理してもよいし、追加情報を持たせることなどにより、論理的に管理してもよい。
【００２７】
抽出結果３０７は、ユーザＢ３０８からのからのリクエスト（ファイル取得要求）によって送信されるもので、ドキュメント管理サーバは、ユーザＢの抽出結果であるＢデータ３０６を返す。ユーザＢ３０８の利用するクライントＰＣのブラウザ上に、受信した抽出結果３０７の情報が表示される。
【００２８】
図４は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの機能構成を表す図である。
【００２９】
ドキュメント管理サーバの機能構成４０１、クライアントＰＣの機能構成４０７とで構成される。
【００３０】
ドキュメント管理サーバの機能構成４０１は、ドキュメント管理サーバ１０２の内部構造を示す図であり、関連付け制御部４０２、タイマー機能４０３、設定情報管理部４０４、通信制御部４０５およびデータ管理部４０６とから構成される。
【００３１】
関連付け制御部４０２は、ドキュメントの関連付けを実行する制御部であり、「フィルタリング機能」「関連付け機能」「関連度合算出機能」からなる。
【００３２】
タイマー機能４０３は、関連付けを定期的に行うためのタイマー機能である。タイマーの時間は任意に設定可能である。
【００３３】
設定情報管理部４０４は関連付けを行うための情報が設定された設定ファイルが記憶されている。詳細については後述する。
【００３４】
通信制御部４０５は、クライアントＰＣ１０１と通信を可能にする制御部である。クライアントＰＣにも同様にドキュメント管理サーバ１０２と通信を可能にするため通信制御部４０５を有している。
【００３５】
データ管理部４０６は、ドキュメント管理サーバ１０２にアップロードされたフォルダ３０３を管理するデータベースである。
【００３６】
クライアントＰＣの機能構成４０７は、クライアントＰＣ１０１の内部構造を示す図であり、通信制御部４０５、ブラウザ４０８および設定情報管理部４０４とから構成される。
【００３７】
設定情報管理部４０４は、サーバ側で管理しているものと同じである。サーバ側だけで管理していてもよいし、サーバ・クライアントの双方で管理していてもよい。
【００３８】
ブラウザ４０８は、サーバで抽出されたドキュメントリストを表示するためのものであり、ブラウザに限ったものでなく、リストが表示可能であれば、専用のアプリケーションソフトでも構わない。本実施形態では主にＷｅｂブラウザを例として説明する。
【００３９】
図５は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの設定ファイルの一例を示す図である。
【００４０】
設定ファイルは、関連付け情報記憶テーブル５−１、ユーザ情報記憶テーブル５−２および文書情報テーブル５−３とから構成される。サーバにアップロードされたファイルに対してタイマー起動などにより定期的に関連付け処理することで生成されるリストである。
【００４１】
関連付け情報記憶テーブル５−１は、主キー５０１、ログインＩＤ５０２、文書ＩＤ５０３、関連度（今回）５０４、関連度（前回）５０５、判定基準５０６、判定結果５０７および関係者５０８の各項目が記憶されている。
【００４２】
主キー５０１は、このテーブルの主キーのデータを保持する列であり、値はユニークな値とする。
【００４３】
ログインＩＤ５０２は、ログインＩＤデータを保持する列であり、ユーザ情報記憶テーブル５−２に記載されるユーザ詳細情報を取得する為に使用する。
【００４４】
文書ＩＤ５０３は、文書ＩＤデータを保持する列であり、文書情報テーブル５−３に記載される文書詳細情報を取得する為に使用する。
【００４５】
関連度（今回）５０４は、現時点での文書の関連度を保持する列であり、判定基準５０６や判定結果５０７に基づいて決定される。
【００４６】
関連度（前回）５０５は、前回の文書の関連度を保持する列であり、関連度（今回）５０４が更新された時に、それまで関連度５０４に設定された関連度が前回情報として設定される。前々回やそれより以前の情報を記憶しておくことも可能である。
【００４７】
判定基準５０６は、は文書の判定基準を保持する列であり、「閲覧」「期限」「署名」などを保持している。判定基準については、ファイルをアップロードする際にユーザにより指定されるものである。
【００４８】
判定結果５０７は、判定基準５０６に設定されている項目がどのような状態であるかを保持している。例えば、主キー００１の文書であれば判定基準は「閲覧」でその判定結果（状態）は「未読」であることがわかる。
【００４９】
関係者５０８は、関係する部門やユーザ名が記憶されている。ユーザからファイルがアップロードされる際に指定された条件で設定される。ログインＩＤと関連付けて設定することも可能であるし、個別に設定することも可能である。判定方法については後述する。
【００５０】
ユーザ情報テーブル５−２は、ユーザがドキュメントをサーバ１０２へアップロードした後に自動登録されるユーザ情報を保持するテーブルである。ログインＩＤ５０９、ユーザ名５１０、役割５１１、課５１２および部５１３の各項目が記憶されている。
【００５１】
ログインＩＤ５０９は、ログインＩＤのデータを保持する列であり、値はユニークとする。ユーザ名５１０は、ユーザ名のデータを保持する列である。
【００５２】
役割５１１には、ユーザの役割データが保存されている。本実施形態では、「一般職」「課長」などが設定されている。課５１２、部５１３には、ユーザの所属が記憶されている。
【００５３】
文書情報テーブル５−３は、ユーザがドキュメントをサーバ１０２へアップロードした後にドキュメントのプロパティ情報から自動登録される文書詳細情報一例を示すテーブル図である。
【００５４】
文書ＩＤ５１４、文書名５１５、作成者５１６、作成日５１７、更新者５１８、更新日５１９、判定基準５２０および関係者５２１の各項目が記憶されている。
【００５５】
文書ＩＤ５１４は、文書ＩＤのデータを保持する列であり値はユニークとする。文書名５１５は、ドキュメントをサーバ１０２へアップロードした際のドキュメント名のデータを保持する列である。
【００５６】
作成者５１６は、ドキュメントの作成者のデータを保持する列である。作成日５１７は、ドキュメントが作成された日付のデータを保持する列である。
【００５７】
更新者５１８は、ドキュメントを更新した更新者のデータを保持する列である。更新日５１９は、ドキュメントが更新された日付のデータを保持する列である。
【００５８】
判定基準５２０は、アップロードするときに文書の判定基準を保持する列である。関係者５２１は、サーバ側で関連付けされる際に必要な情報を保持し、どのユーザにとって必要な文書かを判断するために必要な列である。
【００５９】
図６は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの関連付けを行うための判定情報の設定ファイルの一例を示す図である。本実施形態ではｘｍｌ形式で設定されているファイルを利用して説明する。
【００６０】
関連付け設定ファイル６０１は、クライアントのＷｅｂアプリケーションから文書をアップロードするときの関連付け情報として扱われる。
【００６１】
この設定ファイルで、文書に対する関連度が決定され、表示の際の並び替え等に利用される。
【００６２】
判定基準ブロック６０２は、クライアントのＷｅｂプリケーションからアップロードする際に、その文書の判定基準を決める「判定基準のタイプ」ブロックを示す。
【００６３】
判定基準のタイプには、“署名”、“期限”、“閲覧”の３つが用意されユーザがどの判定基準を使うか選択する。「ＴａｓｋＴｙｐｅ」タグが利用されている。
【００６４】
判定結果６０３は、判定基準で選択された基準の状態（ステータス）を表すための選択肢「判定結果」を示す。判定結果とは、判定基準に対する関係者の処理状態である。
【００６５】
例えば「判定基準」が署名で「判定結果」が未署名の場合、関連度（スコア）は“９０”となり、ｍａｘ＝で示される１００を上限としたときの優先度を意味する。
【００６６】
重要度６０４は、当該文書の重要度を示す「重要度」である。これもアップロード時に選択されるもので、“重要”“至急”などが設定可能で、例えば至急が選択されれば関連度が“１０”加算される。
【００６７】
また、判定基準が“期限”または“閲覧”の場合に、その期限を表すための選択肢には、それぞれ“過ぎている”“過ぎていない”や“未読”“既読”などの判定結果と関連度が設定されている。
【００６８】
関係者６０６は、関係者の選択肢となっており、「部」が選択される場合は、部に所属するユーザすべての関連された文書であることを示す。ただし、判定基準６０３でタイプが“署名”の場合は、ユーザ名を直接入力する。
【００６９】
図７は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの関連付け情報の一例を示す図である。
【００７０】
具体的には、ユーザＢ３０８に対して抽出された関連ファイルのリストである。
【００７１】
関連ファイルデータ７０１は、ユーザＢ３０８からの要求に対して、サーバ１０２が抽出してからユーザ３０８へ返送された、関連付けデータの一例を示す図である。
【００７２】
ユーザ情報欄７０２は、サーバ１０２へアクセスしたユーザの情報が「ｕｓｅｒ」タグに設定される。
【００７３】
文書情報欄７０３は、「ｕｓｅｒ」タグに設定されたユーザに関連する文書情報が設定される。「ｄｏｃｎａｍｅ」タグには文書ＩＤ５０３に関連したドキュメント名を文書情報テーブル５−３から取得して設定される。
【００７４】
「ｓｔａｔｕｓ」タグには判定結果５０７に記憶された状態が設定される。「ｒｅｌａｔｉｏｎ」タグには、関係者５０８に設定されたドキュメントに関連したユーザやグループ情報が設定される。ここに設定された内容は、図８の関連ファイル表示画面に表示される。
【００７５】
図８は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのクライアントＰＣに表示される画面の一例を示す図である。
【００７６】
本実施形態では、Ｗｅｂアプリケーションクライアントのイメージを用いて説明する。ブラウザ上にはドキュメントリストが表示される。８−１は、ドキュメントのアップロード画面である。
【００７７】
アップロード画面８０１は、クライアント上のＷｅｂアプリケーションからユーザが文書をアップロードするための画面である。（画面からアップロードボタンを押下したときの画面遷移であり、）アップロード画面では、アップロードする文書８０２を選択し、判定基準タイプを「署名」「期限」「閲覧」の３つから選択する。
【００７８】
例えば、図では判定基準で、３つのうち署名欄８０３が選択されており、署名をしてほしいユーザである署名者を入力するためのテキストボックス８０４と重要度８０５を設定するようになっている。
【００７９】
ここの情報を入れたあとに、ＯＫボタン８０６を押下することでサーバへ文書がアップロードされる。また、この入力された情報は、文書テーブル５−３に記憶される。
【００８０】
８−２は、ログインしているユーザに対する関連ファイル表示画面である。
【００８１】
関連ファイル表示画面８０７は、関連付け情報７０１をもとにＷｅｂアプリケーションクライアントに表示された画面イメージである。
【００８２】
関連度８０８、更新日８０９、関係者８１０、判定結果８１１および作成者８１２が表示される。デフォルト表示では、関連度が高い順に表示されることで、ユーザ（ここではユーザＢ３０８）にとって関連度が高い文書をいち早く確認できるようになる。
【００８３】
また、関連ファイル表示画面８０７で、アップロードボタンが押下されることでアップロード画面８０１に遷移させることも可能である。
【００８４】
８−３は、判定結果変更画面である。例えば、「健康診断の案内．ｐｄｆ」を選択すると、プロパティの表示が選択可能な状態で表示され、「未読にする」８１４か「既読にする」８１５が選択できるようになる。他にも「完了にする」などが表示可能である。文書に対して設定された判定基準に対応した、判定情報設定ファイル６０１の判定結果６０３が利用されＷｅｂアプリケーションクライアントに表示される。
【００８５】
ここで選択され実行されることで、図５の判定結果欄５０７が更新される。
【００８６】
図９は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムでクライアントＰＣの画面表示を制御するフローチャートである。
【００８７】
具体的には、クライアントＰＣ１０１上でユーザＢ３０８に関連するドキュメントリストを表示するためのフローチャートである。
【００８８】
ユーザＢ３０８がブラウザ４０８を起動し、ドキュメント管理サーバ１０２にアクセスしたことで処理が開始される。
【００８９】
ステップＳ９０２で、アクセスしたドキュメント管理サーバ１０２に対して自分（ここではユーザＢ３０８）に対して抽出された関連ファイルデータ７０１を取得する。
【００９０】
ステップＳ９０３で、取得した関連ファイルデータ７０１から中身のｘｍｌデータを項目ごとに分析し保持しておく。例えば＜ｐｒｉｏｒｉｔｙ＞＜２５＞である優先度２５％のファイルは、「ユーザＢの勤怠情報．ｘｌｓ」であるなどである。
【００９１】
ステップＳ９０４では、ステップＳ９０３で分析（保持）された情報において、優先度毎にファイルが存在するかを状況として判断する。優先度があればステップＳ９０５へ、なければステップＳ９０６へ進む。
ステップＳ９０５では、優先度毎にドキュメントの並び順を決定する。
【００９２】
ステップＳ９０６では、ステップＳ９０５でリスト化したファイルがあればその並び順で表示して処理を終了する。
【００９３】
表示例として図８に示すように優先度順に表示される。リストが無ければ名前順で表示する。なお、表示順については、これに限ったものではなく、自由に設定することが可能である。
【００９４】
図１０は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのクライアントＰＣからドキュメントを文書管理サーバへアップロードするフローチャートである。
【００９５】
具体的には、クライアントＰＣ１０１からユーザＡ３０１がドキュメント３０２を文書管理サーバ１０２へアップロードするフローチャートである。
【００９６】
クライアントＰＣ１０１からでユーザＡ３０１がドキュメント３０２をドキュメント管理サーバ１０２にアップロード処理するときに処理が開始される。
【００９７】
ステップＳ１００２で、ユーザＡ３０１がドキュメント３０２を編集していることを示す。
【００９８】
ステップＳ１００３はドキュメント３０２の編集が終わり、クライアント１０１ＰＣ上に保存することを示す。
【００９９】
ステップＳ１００４では、クライアントアプリケーションを使って、さきほどのドキュメント３０２をサーバ１０２へアップロードする。
【０１００】
ステップＳ１００５で、クライアントアプリケーションでサーバへのアップするイベントをキャッチする。
【０１０１】
ステップＳ１００６では、ステップＳ１００５でキャッチしたイベントから判定基準が入力されているかどうかを判定する。
【０１０２】
判定基準が入力されていた場合にはステップＳ１００７へ進み、入力されていない場合にはステップＳ１００８へ遷移する。
【０１０３】
ステップＳ１００７では、ドキュメント３０２のファイル情報から「ファイル名」「作成者」「作成日」「更新者」「更新日」「判定基準」「関係者」などを取得しサーバ１０２にアップする情報として用意する。
【０１０４】
ステップＳ１００８では、ドキュメント３０２とステップＳ１００７で取得したファイル情報をサーバ１０２にアップロードする。
【０１０５】
図１１は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの関連付けを行うためのフローチャートである。
【０１０６】
ドキュメント管理サーバ１０２にアップロードされたドキュメント管理サーバのフォルダ３０３内のドキュメントをタイマー３０４によって関連付けを行うための処理であり、ドキュメント管理サーバ１０２により実行される。
【０１０７】
ステップＳ１１０２では、関連付けするための設定ファイルが存在するかどうかを確認する。具体的には、図６にある設定ファイル６０１が存在するかを指す。
【０１０８】
存在する場合はステップＳ１１０３へ、存在しない場合は１１０４へ遷移する。
【０１０９】
ステップＳ１１０３では、設定ファイルを読み込み、ドキュメント管理サーバで処理のための準備をする。
【０１１０】
ステップＳ１１０４では、タイマー３０４の起動時刻になったかを示し、起動時間であれば１１０５へ、そうでない場合は１１０２に戻り処理を繰り返す。別の実施形態として、タイマー時間になった場合に、ステップＳ１１０２とステップＳ１１０３を処理するように構成することも可能である。
【０１１１】
ステップＳ１１０５では、アップロードされたドキュメントを取得し、設定ファイルを利用し、ユーザに関する関連付けを行い、ファイルリストを作成する。
【０１１２】
ステップＳ１１０６では、関連付けされた関連ファイルデータ７０１を管理（記憶）して処理を終了する。
【０１１３】
図１２は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのファイルの関連付け処理のフローチャートである。
【０１１４】
図１１におけるステップＳ１１０５のファイルの関連付け処理の詳細な説明に対応し、ドキュメント管理サーバのフォルダ３０３内のドキュメントの関連付けの処理である。
【０１１５】
ステップＳ１２０２で、フォルダ内のドキュメントをすべて取得する。次にステップＳ１２０３では、図５の関連付け情報記憶テーブル５−１を取得する。
【０１１６】
ステップＳ１２０４ではドキュメント管理サーバのフォルダ３０３内のドキュメントで関連付けされていないドキュメントがあるかを探す。具体的には、例えばフォルダ内のドキュメントが文書情報テーブル５−３に登録されているかどうかで判断する。
【０１１７】
ある場合には、ステップＳ１２０５へ進み、なければステップＳ１２１０へ進み処理を終了する。
ステップＳ１２０５は関連付けされていなドキュメントを取得する。
【０１１８】
ステップＳ１２０６で、関連付けされていないドキュメントは文書情報テーブル５−３に登録するためのドキュメント情報を生成する。詳細については後述する。
【０１１９】
ステップＳ１２０７は、ステップＳ１２０６で用意した情報からすでに登録された文書かどうか区別できるようする。登録されていなければステップＳ１２０９へ、登録されていれば１２０８へ遷移する。
【０１２０】
ステップＳ１２０８では、既に登録されたドキュメントであることから、更新分の情報のみ登録データを更新する。
【０１２１】
ステップＳ１２０９では、新規ドキュメントとして文書情報テーブル５−３に行を追加し、全てのドキュメントの情報を登録し処理を終了する。
【０１２２】
図１３は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのＤＢ登録用データの作成処理を示すフローチャートである。図１２のステップＳ１２０６のＤＢ登録用データの作成処理の詳細を表し、ユーザ情報テーブル５−２と文書情報テーブル５−３の登録について示したフローチャートである。
【０１２３】
ステップＳ１３０２で、関連付け対象のドキュメントから作成者を取得する。作成者は、文書のプロパティから取得する。
【０１２４】
ステップＳ１３０３では、作成者が取得できたかどうかを判定し、作成者が取得できればステップＳ１３０４へ、取得できない場合はステップＳ１３０８へ遷移する。
【０１２５】
ステップＳ１３０４では、関連付け対象のドキュメント取得した作成者が、ユーザ情報記憶テーブル５−２に存在するか示し、存在する場合はステップＳ１３０８へ、そうでない場合はステップＳ１３０５へ進む。
【０１２６】
ステップＳ１３０５では、ドキュメント情報の中に役職や所属の情報はあるか確認し、ある場合はステップＳ１３０６へ、無い場合はステップＳ１３０７へ遷移する。
【０１２７】
ステップＳ１３０６では、すべての文書ファイルのプロパティ情報を用意する。
【０１２８】
ステップＳ１３０７で、ステップＳ１３０６で用意したプロパティ情報をユーザ情報テーブル５−２へ新規登録する。
【０１２９】
ステップＳ１３０８は文書情報テーブル５−３に登録されたドキュメントかを確認する。登録されていればステップＳ１３０９へ、されていなければステップＳ１３１０へ進む。
【０１３０】
ステップＳ１３０９では、既に登録されていたドキュメントがあった場合に、同じ作成者かを確認し、そうであればステップＳ１３１２へ、そうでなければステップＳ１３１０へ進む。
【０１３１】
ステップＳ１３１０は新規ドキュメントとしてドキュメント情報を新規作成するための情報を準備する。ステップＳ１３１１で文書情報テーブル５−３に新規で登録する。
【０１３２】
ステップＳ１３１２では、既に登録されているドキュメントであることから、ドキュメントが更新であるかを確認し、更新である場合はステップＳ１３１３へ、そうでない場合は処理を終了する。
【０１３３】
ステップＳ１３１３はドキュメント情報テーブルの対象のドキュメント情報の更新部分だけ更新することを示す。
【０１３４】
図１４は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの優先度の設定処理を示すフローチャートである。図１１のステップＳ１１０５のファイルの関連付けの詳細処理に対応する。
【０１３５】
ステップＳ１４０２で、関連付け情報記憶テーブル５−１の情報を取得し、ステップＳ１４０３では、関連付け設定ファイル６０１の情報を取得する。
【０１３６】
ステップＳ１４０４で、文書に対する判定基準が取得できたかどうかを判定する。取得できなかった場合、処理を終了し、取得できた場合は、ステップＳ１４０５に進む。関連付け情報記憶テーブル５−１の判定基準欄５０６に判定基準が設定されているかどうかで判定する。
【０１３７】
ステップＳ１４０５では、ステップＳ１４０２で取得した関連付け情報記憶テーブル５−１内の判定基準５０６と、ステップＳ１４０３で取得した関連付け設定ファイル６０１の情報の「判定種別（署名、期限、閲覧）」６０２のどの情報に合致するか判定する。
【０１３８】
例えば、判定基準５０６が“署名”状態の場合、＜ｎａｍｅ＞タグの文書の状態「未署名、署名待、完了」である判定結果６０３を使用する。
【０１３９】
ステップＳ１４０５で、判定結果の情報が無いと判定された場合、処理を終了する。一方、判定結果が存在すると判定された場合、ステップＳ１４０６に進む。
【０１４０】
ステップＳ１４０６は文書の状態から基本となる関連度を＜ｉｍｐｏｒｔａｎｔＶａｌｕｅ＞タグから取得する。
【０１４１】
例えば、判定基準５０６が“署名”状態で、判定結果が“署名待”の場合６０３を使用し関連度は「２５」％となる。
【０１４２】
ステップＳ１４０７はドキュメントの情報に、関連したグループ（部、課）である関係者６０６情報が含まれているか判定する。
【０１４３】
含まれている場合ステップＳ１４０８に進み、含まれていない場合ステップＳ１４０９に進む。
【０１４４】
ステップＳ１４０８は、ステップＳ１４０７で判定した関係者情報を使用しステップＳ１４０６で取得した関連度に付加情報分として今回の関連度を追加する。
【０１４５】
ステップＳ１４０９はドキュメントのタイトルに、重要度６０４のキーワードと合致する情報（重要、至急）があるか判定する。含まれていない場合は、処理を終了し、含まれている場合は、ステップＳ１４１０に進む。
【０１４６】
ステップＳ１４１０では、ステップＳ１４０９で判定した重要度の情報を使用し、ステップＳ１４０６で取得した関連度に付加情報分として今回の関連度を追加し処理を終了する。
【０１４７】
上記実施形態によれば、図８によるドキュメントのアップロード時にアップロードする文書８０２を選択し、判定基準タイプを「署名」「期限」「閲覧」の３つから選択するように構成されている。
【０１４８】
しかしながら、判定基準タイプをユーザに毎回入力させるのは手間である場合も考えられ、また、ユーザが誤った情報を入力してしまった場合にはうまく機能しなくなる可能性がある。
【０１４９】
そこで、ユーザが必要な条件を入力することなく判定基準タイプを設定することのできる実施形態について説明する。具体的には、ユーザによる入力によらずシステムがドキュメント名とドキュメントの内容から判定基準タイプを設定するものである。
【０１５０】
ドキュメントを保存する際にユーザがファイル名に管理しやすい名前を付ける場合や、議事録などのドキュメントの内容を検索し、参加者欄などにヒットするユーザがドキュメントと関連する場合などに有効に利用することができる。
【０１５１】
図１５は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの判定基準取得のための設定ファイルの一例を示す図である。
【０１５２】
ユーザ判定基準テーブル１５は、主キー１５０１、ログインＩＤ１５０２、ユーザ名１５０３、キーワード１５０４、判定基準１５０５の各項目が記憶されている。今後、このテーブルはユーザ毎に、ログインＩＤ１５０２、ユーザ名１５０３、キーワード１５０４、判定基準１５０５を保持できるようにし、ユーザ毎の判定基準を持つ事を可能とする。
【０１５３】
主キー１５０１は、このテーブルの主キーのデータを保持する列であり、値はユニークな値とする。
【０１５４】
ログインＩＤ１５０２は、ログインＩＤデータを保持する列であり、ユーザ情報記憶テーブル５−２に記載されるユーザ詳細情報を取得する為に使用する。
【０１５５】
ユーザ名１５０３は、ユーザ名データを保持する列であり、ユーザ情報記憶テーブル５−２に記載されるユーザ名情報が設定される。
【０１５６】
キーワード１５０４は、ユーザからアップデートされた文書名の検索に使用するキーワードを保持する列であり、関連する文書を検索する為に使用する。
【０１５７】
判定基準１５０５は、キーワード１５０４に関連した判定基準を保持する列であり、文書情報テーブル５−３の判定基準５２０を設定する為に使用する。
【０１５８】
例えばユーザＡが「議事録」というキーワードをファイル名に持つファイルを登録した場合、判定基準は「閲覧」と設定され、「勤怠」というキーワードをファイル名に含むファイルを登録した場合、判定基準は「署名」と設定される。
【０１５９】
図１６は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの判定基準とユーザからアップデートされた文書名の検索するキーワードの設定を行うための設定ファイルの一例を示す図である。
【０１６０】
本実施形態ではｘｍｌ形式で設定されているファイルを利用して説明する。
【０１６１】
ユーザ判定基準設定ファイル１６０１は、ユーザ情報記憶テーブル５−２にユーザが新規追加されるとき、ユーザ判定基準テーブル１５の関連付け情報として扱われる。
【０１６２】
この設定ファイルで判定基準が決定され、ユーザ判定基準テーブル１５に情報が設定される。
【０１６３】
判定基準ブロック１６０２は、ユーザ情報記憶テーブル５−２にユーザが新規追加される際に、その文書の判定基準を決める「判定基準のタイプ」ブロックを示す。
【０１６４】
判定基準のタイプには「ＴａｓｋＴｙｐｅ」タグが利用されている。判定基準は“署名”、“期限”、“閲覧”の３つとする。
【０１６５】
判定基準に関連して「ｋｅｙｏｗｒｄ」タグも同一で利用されている。ユーザからアップデートされた文書名の検索に使用するキーワードを保持する。
【０１６６】
例えば、ユーザからアップデートされた文書名に「議事録」という名前が含まれていた場合に判定基準を「閲覧」にしたい場合には、Ｔｅｍｐｌａｔｅ ｋｅｙＷｏｒｄ＝“議事録”ｔａｓｋＴｙｐｅ＝“閲覧”を設定する。
【０１６７】
図１７は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのユーザ毎の判定基準設定情報のユーザ判定基準テーブル１５の設定処理を示すフローチャートである。
必要に応じて図１３のユーザ情報が作成される際に処理が実行される。
【０１６８】
ステップＳ１７０２で、ステップＳ１３０７で登録したユーザのログインＩＤ情報を取得し、ステップＳ１７０３では、ログインＩＤをキーにしてユーザ判定基準テーブル１５の情報を取得する。
【０１６９】
ステップＳ１７０４で、ユーザ判定基準テーブル１５にＳ１３０７で登録したユーザのログインＩＤが存在するかどうかを判定する。存在した場合処理を終了し、存在しない場合は、ステップＳ１７０５に進む。
【０１７０】
ステップＳ１７０５で、ユーザ判定基準テーブル作成時に使用する情報設定ｘｍｌ１６０１を取得し、ステップＳ１７０６で、ステップＳ１７０５取得したｘｍｌ情報をユーザ判定基準テーブル１５に登録する。
【０１７１】
図１８は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの判定基準生成処理を示すフローチャートである。
【０１７２】
ユーザが文書を登録（アップロード）する際に必要に応じて実行される。
【０１７３】
ステップＳ１８０２で、サーバ１０２へアップロードされた文書名を取得する。
【０１７４】
ステップＳ１８０３で、ユーザ情報記憶テーブル５−２を取得し、ステップＳ１８０４で取得したレコード数分ループ処理を行う。
【０１７５】
ステップＳ１８０５で、ユーザ情報記憶テーブル５−２のログインＩＤ５０９に紐づいたユーザ判定基準テーブル１５から情報を取得し、ステップＳ１８０６で取得したレコード数分ループ処理を行う。
【０１７６】
ステップＳ１８０７で、ステップＳ１８０２で取得した文書名に、ユーザ判定基準テーブル１５のキーワード１５０４が含まれているかを判定する。文書名にキーワードが含まれていない場合、ステップＳ１８１５のループ処理終了処理に進み、文書名にキーワードが含まれていた場合、ステップＳ１８０８に進む。
【０１７７】
ステップＳ１８０８で、ステップＳ１８０７のユーザ判定基準テーブル１５のキーワード１５０４でヒットした個所と同レコードの判定基準１５０５情報を取得し保持する。
【０１７８】
ステップＳ１８０９で、サーバ１０２へアップロードされた文書内容を取得する。
【０１７９】
ステップＳ１８１０で、ステップＳ１８０３でユーザ情報記憶テーブル５−２を再度取得してループ処理を行う。
【０１８０】
ステップＳ１８１１で、ステップＳ１８０９で取得した文書の内容に、ステップＳ１８１０で取得したユーザ情報記憶テーブル５−２のユーザが存在するかを判定する。文書内容にユーザが含まれていた場合、ステップＳ１８１２に進み、文書内容にユーザが含まれていない場合、ステップＳ１８１３に進む。
【０１８１】
ステップＳ１８１２で、文書の内容にステップＳ１８１０で取得したユーザ情報記憶テーブル５−２のユーザが存在した場合は、文書情報テーブル５−３の関連者５２１として情報を保持する。ここで保持された関係者は、「関係者」に設定される。
【０１８２】
ステップＳ１８１３で、文書の内容にユーザが存在しない場合は、ユーザ情報記憶テーブル５−２の課５１２情報を取得し、文書情報テーブル５−３の関連者５２１として情報を保持する。
【０１８３】
ステップＳ１８１４で、ステップＳ１８１０のループが終了した事を示し、ステップＳ１８１５で、ステップＳ１８０６のループが終了した事を示し、ステップＳ１８１６で、ステップＳ１８０４のループが終了した事を示す。
【０１８４】
これにより、ユーザが判定基準の入力をしなくても、システムがドキュメント名およびドキュメントの内容から判定基準を設定することができる。
【０１８５】
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１８６】
また、本発明におけるプログラムは、本発明に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体はコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
【０１８７】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１８８】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１８９】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。
【０１９０】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１９１】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１９２】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１９３】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１９４】
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１９５】
２０１ ＣＰＵ
２０２ ＲＡＭ
２０３ ＲＯＭ
２０４ システムバス
２０５ ＫＢＣ
２０６ ＤＣ
２０７ ＭＣ
２０８ ＮＩＣ
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワークを介して共有するドキュメントのユーザに対する関連性を管理する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来のドキュメント管理サーバでは、各自が多種多様なドキュメントをドキュメント管理サーバへアップロードし、その都度関連するユーザへ閲覧や承認の依頼メールを出すような仕組みがあった。
【０００３】
しかし、メールを送られたユーザは階層化され複雑になったドキュメント管理サーバ上へのアクセスの複雑さ、閲覧したことや承認したことを再度依頼したユーザへ応答する必要があり、効率が悪い運用となっていた。
【０００４】
そこで、関連付けをシステムが自動的に行い、かつ、業務の実態と関連が一致するようなシステムが提案されている。
【０００５】
特許文献１には、ドキュメント（帳票ファイル）同士の関連を自動的に解析し、ドキュメントに対するユーザの処理に応じて記録するシステムが開示されている。特に、ユーザ操作を細かく記録できることで、関連するドキュメントの優先度を考慮してユーザに表示できるようになっている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２０１０−１４０２５７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
特許文献１に記載のドキュメント管理システムでは、自分が操作した記録をあとから自分で作業するときに便利になるものである。当然ながら自分の作業においては、効率よく作業が進めることができる。
【０００８】
しかしながら、個人や個々のドキュメントでの関連付けを行っているため、部門や組織単位でのドキュメントを共有するような運用では効率がよいとは言えない。
【０００９】
自分が使用したドキュメントが誰に関連するのか、誰に知ってもらいたいのか、という機能が求められる。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
そこで、本発明は、アップロードされるドキュメントに設定された当該ドキュメントに関連する関係者情報を含むファイルプロパティを取得するファイルプロパティ取得手段と、取得したファイルプロパティに設定された関係者を特定する関係者特定手段と、特定された関係者であるユーザよりファイル取得要求を受付けた場合、当該ユーザに関連する関連ファイルを表示制御する表示制御手段とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、複数のユーザがドキュメント管理システムを利用する場合のユーザとドキュメントの関連について効率よく管理することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの一例を示すシステム構成図である。
【図２】本発明の実施形態におけるドキュメント管理サーバおよびクライアントＰＣのハードウェアブロック図である。
【図３】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの全体の流れを示す図である。
【図４】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの機能構成を表す図である。
【図５】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムで管理される設定ファイルの一例を示す図である。
【図６】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの関連付けを行うための判定情報の設定ファイルの一例を示す図である。
【図７】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの関連付け情報の一例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのクライアントＰＣに表示される画面の一例を示す図である。
【図９】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムでクライアントＰＣの画面表示を制御するフローチャートである。
【図１０】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのクライアントＰＣからドキュメントを文書管理サーバへアップロードするフローチャートである。
【図１１】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの関連付けを行うためのフローチャートである。
【図１２】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのファイルの関連付け処理のフローチャートである。
【図１３】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのＤＢ登録用データの作成処理を示すフローチャートである。
【図１４】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの優先度の設定処理を示すフローチャートである。
【図１５】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システム判定基準取得のための設定ファイルの一例を示す図である。
【図１６】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのキーワードの設定を行うための設定ファイルの一例を示す図である。
【図１７】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのユーザ毎の判定基準設定情報のユーザ判定基準テーブル１５の設定処理を示すフローチャートである。
【図１８】本発明の実施形態におけるドキュメント管理システム判定基準生成処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００１４】
図１は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの一例を示すシステム構成図である。
【００１５】
ドキュメント管理システムは、クライアントＰＣ（クライアント端末）１０１、ドキュメント管理サーバ１０２がＬＡＮ（ネットワーク）１０３を介して接続されている。
【００１６】
クライアントＰＣ１０１（１０１−１、１０１−２〜１０１−ｎ）は複数の情報処理装置（パーソナルコンピュータやワークステーション等を含む情報処理装置、以下クライアントＰＣと称する）を適用可能である。
【００１７】
ドキュメント管理装置１０２もクライアントＰＣ同様複数台設置することも可能である。
【００１８】
図２は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理サーバおよびクライアントＰＣに適用可能な情報処理装置のハードウェアブロック図である。
【００１９】
図２において、２０１はＣＰＵで、ＲＯＭ２０３のプログラム用ＲＯＭに記憶されたプログラムをＲＡＭ２０２にロードして実行する。これによりシステムバス２０４に接続された各デバイスを制御し、情報処理装置全体を統括制御する。
【００２０】
また、このＲＯＭ２０３のフォント用ＲＯＭにはフォントデータ等を記憶し、ＲＯＭ２０３のデータ用ＲＯＭには各種データを記憶する。
【００２１】
２０２はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。２０５はキーボードコントローラ（ＫＢＣ）で、キーボード（ＫＢ）２０９や図示しないポインティングデバイス、例えばマウスからの入力を制御する。２０６はビデオカード（ＶＣ）で、モニタ２１０の表示を制御する。
【００２２】
２０７はメモリコントローラ（ＭＣ）で、ハードディスク（ＨＣ）２１１とのアクセスを制御する。２０８はネットワークインターフェースカード（ＮＩＣ）で、ＬＡＮ１０３上の通信を制御する。
【００２３】
図３は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの全体の流れを示す図である。図１と同じものについては、同じ符号を使用している。
【００２４】
まずユーザＡ３０１がドキュメント３０２をドキュメント管理サーバ１０２へＬＡＮ１０３を介してアップロードする。ドキュメント３０２はユーザが実際にアップロードする対象のドキュメントである。アップロードされたドキュメントはドキュメント管理サーバのフォルダ３０３に保存される。ドキュメントにはファイルプロパティが付与可能である。
【００２５】
スケジューラ３０４はスケジュール管理機能を有し、設定可能な任意の時間にドキュメント管理サーバにアップロードされたドキュメントをユーザごとに関連付けるために機能する。
【００２６】
Ａデータ３０５、Ｂデータ３０６は、サーバでユーザごとに関連したドキュメントが関連付けられ、抽出された状態を示す。ユーザＡが関係者として設定されたデータはＡデータ、ユーザＢが関係者として設定されたデータはＢデータとして関連付けられる。フォルダを作成して管理してもよいし、追加情報を持たせることなどにより、論理的に管理してもよい。
【００２７】
抽出結果３０７は、ユーザＢ３０８からのからのリクエスト（ファイル取得要求）によって送信されるもので、ドキュメント管理サーバは、ユーザＢの抽出結果であるＢデータ３０６を返す。ユーザＢ３０８の利用するクライントＰＣのブラウザ上に、受信した抽出結果３０７の情報が表示される。
【００２８】
図４は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの機能構成を表す図である。
【００２９】
ドキュメント管理サーバの機能構成４０１、クライアントＰＣの機能構成４０７とで構成される。
【００３０】
ドキュメント管理サーバの機能構成４０１は、ドキュメント管理サーバ１０２の内部構造を示す図であり、関連付け制御部４０２、タイマー機能４０３、設定情報管理部４０４、通信制御部４０５およびデータ管理部４０６とから構成される。
【００３１】
関連付け制御部４０２は、ドキュメントの関連付けを実行する制御部であり、「フィルタリング機能」「関連付け機能」「関連度合算出機能」からなる。
【００３２】
タイマー機能４０３は、関連付けを定期的に行うためのタイマー機能である。タイマーの時間は任意に設定可能である。
【００３３】
設定情報管理部４０４は関連付けを行うための情報が設定された設定ファイルが記憶されている。詳細については後述する。
【００３４】
通信制御部４０５は、クライアントＰＣ１０１と通信を可能にする制御部である。クライアントＰＣにも同様にドキュメント管理サーバ１０２と通信を可能にするため通信制御部４０５を有している。
【００３５】
データ管理部４０６は、ドキュメント管理サーバ１０２にアップロードされたフォルダ３０３を管理するデータベースである。
【００３６】
クライアントＰＣの機能構成４０７は、クライアントＰＣ１０１の内部構造を示す図であり、通信制御部４０５、ブラウザ４０８および設定情報管理部４０４とから構成される。
【００３７】
設定情報管理部４０４は、サーバ側で管理しているものと同じである。サーバ側だけで管理していてもよいし、サーバ・クライアントの双方で管理していてもよい。
【００３８】
ブラウザ４０８は、サーバで抽出されたドキュメントリストを表示するためのものであり、ブラウザに限ったものでなく、リストが表示可能であれば、専用のアプリケーションソフトでも構わない。本実施形態では主にＷｅｂブラウザを例として説明する。
【００３９】
図５は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの設定ファイルの一例を示す図である。
【００４０】
設定ファイルは、関連付け情報記憶テーブル５−１、ユーザ情報記憶テーブル５−２および文書情報テーブル５−３とから構成される。サーバにアップロードされたファイルに対してタイマー起動などにより定期的に関連付け処理することで生成されるリストである。
【００４１】
関連付け情報記憶テーブル５−１は、主キー５０１、ログインＩＤ５０２、文書ＩＤ５０３、関連度（今回）５０４、関連度（前回）５０５、判定基準５０６、判定結果５０７および関係者５０８の各項目が記憶されている。
【００４２】
主キー５０１は、このテーブルの主キーのデータを保持する列であり、値はユニークな値とする。
【００４３】
ログインＩＤ５０２は、ログインＩＤデータを保持する列であり、ユーザ情報記憶テーブル５−２に記載されるユーザ詳細情報を取得する為に使用する。
【００４４】
文書ＩＤ５０３は、文書ＩＤデータを保持する列であり、文書情報テーブル５−３に記載される文書詳細情報を取得する為に使用する。
【００４５】
関連度（今回）５０４は、現時点での文書の関連度を保持する列であり、判定基準５０６や判定結果５０７に基づいて決定される。
【００４６】
関連度（前回）５０５は、前回の文書の関連度を保持する列であり、関連度（今回）５０４が更新された時に、それまで関連度５０４に設定された関連度が前回情報として設定される。前々回やそれより以前の情報を記憶しておくことも可能である。
【００４７】
判定基準５０６は、は文書の判定基準を保持する列であり、「閲覧」「期限」「署名」などを保持している。判定基準については、ファイルをアップロードする際にユーザにより指定されるものである。
【００４８】
判定結果５０７は、判定基準５０６に設定されている項目がどのような状態であるかを保持している。例えば、主キー００１の文書であれば判定基準は「閲覧」でその判定結果（状態）は「未読」であることがわかる。
【００４９】
関係者５０８は、関係する部門やユーザ名が記憶されている。ユーザからファイルがアップロードされる際に指定された条件で設定される。ログインＩＤと関連付けて設定することも可能であるし、個別に設定することも可能である。判定方法については後述する。
【００５０】
ユーザ情報テーブル５−２は、ユーザがドキュメントをサーバ１０２へアップロードした後に自動登録されるユーザ情報を保持するテーブルである。ログインＩＤ５０９、ユーザ名５１０、役割５１１、課５１２および部５１３の各項目が記憶されている。
【００５１】
ログインＩＤ５０９は、ログインＩＤのデータを保持する列であり、値はユニークとする。ユーザ名５１０は、ユーザ名のデータを保持する列である。
【００５２】
役割５１１には、ユーザの役割データが保存されている。本実施形態では、「一般職」「課長」などが設定されている。課５１２、部５１３には、ユーザの所属が記憶されている。
【００５３】
文書情報テーブル５−３は、ユーザがドキュメントをサーバ１０２へアップロードした後にドキュメントのプロパティ情報から自動登録される文書詳細情報一例を示すテーブル図である。
【００５４】
文書ＩＤ５１４、文書名５１５、作成者５１６、作成日５１７、更新者５１８、更新日５１９、判定基準５２０および関係者５２１の各項目が記憶されている。
【００５５】
文書ＩＤ５１４は、文書ＩＤのデータを保持する列であり値はユニークとする。文書名５１５は、ドキュメントをサーバ１０２へアップロードした際のドキュメント名のデータを保持する列である。
【００５６】
作成者５１６は、ドキュメントの作成者のデータを保持する列である。作成日５１７は、ドキュメントが作成された日付のデータを保持する列である。
【００５７】
更新者５１８は、ドキュメントを更新した更新者のデータを保持する列である。更新日５１９は、ドキュメントが更新された日付のデータを保持する列である。
【００５８】
判定基準５２０は、アップロードするときに文書の判定基準を保持する列である。関係者５２１は、サーバ側で関連付けされる際に必要な情報を保持し、どのユーザにとって必要な文書かを判断するために必要な列である。
【００５９】
図６は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの関連付けを行うための判定情報の設定ファイルの一例を示す図である。本実施形態ではｘｍｌ形式で設定されているファイルを利用して説明する。
【００６０】
関連付け設定ファイル６０１は、クライアントのＷｅｂアプリケーションから文書をアップロードするときの関連付け情報として扱われる。
【００６１】
この設定ファイルで、文書に対する関連度が決定され、表示の際の並び替え等に利用される。
【００６２】
判定基準ブロック６０２は、クライアントのＷｅｂプリケーションからアップロードする際に、その文書の判定基準を決める「判定基準のタイプ」ブロックを示す。
【００６３】
判定基準のタイプには、“署名”、“期限”、“閲覧”の３つが用意されユーザがどの判定基準を使うか選択する。「ＴａｓｋＴｙｐｅ」タグが利用されている。
【００６４】
判定結果６０３は、判定基準で選択された基準の状態（ステータス）を表すための選択肢「判定結果」を示す。判定結果とは、判定基準に対する関係者の処理状態である。
【００６５】
例えば「判定基準」が署名で「判定結果」が未署名の場合、関連度（スコア）は“９０”となり、ｍａｘ＝で示される１００を上限としたときの優先度を意味する。
【００６６】
重要度６０４は、当該文書の重要度を示す「重要度」である。これもアップロード時に選択されるもので、“重要”“至急”などが設定可能で、例えば至急が選択されれば関連度が“１０”加算される。
【００６７】
また、判定基準が“期限”または“閲覧”の場合に、その期限を表すための選択肢には、それぞれ“過ぎている”“過ぎていない”や“未読”“既読”などの判定結果と関連度が設定されている。
【００６８】
関係者６０６は、関係者の選択肢となっており、「部」が選択される場合は、部に所属するユーザすべての関連された文書であることを示す。ただし、判定基準６０３でタイプが“署名”の場合は、ユーザ名を直接入力する。
【００６９】
図７は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの関連付け情報の一例を示す図である。
【００７０】
具体的には、ユーザＢ３０８に対して抽出された関連ファイルのリストである。
【００７１】
関連ファイルデータ７０１は、ユーザＢ３０８からの要求に対して、サーバ１０２が抽出してからユーザ３０８へ返送された、関連付けデータの一例を示す図である。
【００７２】
ユーザ情報欄７０２は、サーバ１０２へアクセスしたユーザの情報が「ｕｓｅｒ」タグに設定される。
【００７３】
文書情報欄７０３は、「ｕｓｅｒ」タグに設定されたユーザに関連する文書情報が設定される。「ｄｏｃｎａｍｅ」タグには文書ＩＤ５０３に関連したドキュメント名を文書情報テーブル５−３から取得して設定される。
【００７４】
「ｓｔａｔｕｓ」タグには判定結果５０７に記憶された状態が設定される。「ｒｅｌａｔｉｏｎ」タグには、関係者５０８に設定されたドキュメントに関連したユーザやグループ情報が設定される。ここに設定された内容は、図８の関連ファイル表示画面に表示される。
【００７５】
図８は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのクライアントＰＣに表示される画面の一例を示す図である。
【００７６】
本実施形態では、Ｗｅｂアプリケーションクライアントのイメージを用いて説明する。ブラウザ上にはドキュメントリストが表示される。８−１は、ドキュメントのアップロード画面である。
【００７７】
アップロード画面８０１は、クライアント上のＷｅｂアプリケーションからユーザが文書をアップロードするための画面である。（画面からアップロードボタンを押下したときの画面遷移であり、）アップロード画面では、アップロードする文書８０２を選択し、判定基準タイプを「署名」「期限」「閲覧」の３つから選択する。
【００７８】
例えば、図では判定基準で、３つのうち署名欄８０３が選択されており、署名をしてほしいユーザである署名者を入力するためのテキストボックス８０４と重要度８０５を設定するようになっている。
【００７９】
ここの情報を入れたあとに、ＯＫボタン８０６を押下することでサーバへ文書がアップロードされる。また、この入力された情報は、文書テーブル５−３に記憶される。
【００８０】
８−２は、ログインしているユーザに対する関連ファイル表示画面である。
【００８１】
関連ファイル表示画面８０７は、関連付け情報７０１をもとにＷｅｂアプリケーションクライアントに表示された画面イメージである。
【００８２】
関連度８０８、更新日８０９、関係者８１０、判定結果８１１および作成者８１２が表示される。デフォルト表示では、関連度が高い順に表示されることで、ユーザ（ここではユーザＢ３０８）にとって関連度が高い文書をいち早く確認できるようになる。
【００８３】
また、関連ファイル表示画面８０７で、アップロードボタンが押下されることでアップロード画面８０１に遷移させることも可能である。
【００８４】
８−３は、判定結果変更画面である。例えば、「健康診断の案内．ｐｄｆ」を選択すると、プロパティの表示が選択可能な状態で表示され、「未読にする」８１４か「既読にする」８１５が選択できるようになる。他にも「完了にする」などが表示可能である。文書に対して設定された判定基準に対応した、判定情報設定ファイル６０１の判定結果６０３が利用されＷｅｂアプリケーションクライアントに表示される。
【００８５】
ここで選択され実行されることで、図５の判定結果欄５０７が更新される。
【００８６】
図９は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムでクライアントＰＣの画面表示を制御するフローチャートである。
【００８７】
具体的には、クライアントＰＣ１０１上でユーザＢ３０８に関連するドキュメントリストを表示するためのフローチャートである。
【００８８】
ユーザＢ３０８がブラウザ４０８を起動し、ドキュメント管理サーバ１０２にアクセスしたことで処理が開始される。
【００８９】
ステップＳ９０２で、アクセスしたドキュメント管理サーバ１０２に対して自分（ここではユーザＢ３０８）に対して抽出された関連ファイルデータ７０１を取得する。
【００９０】
ステップＳ９０３で、取得した関連ファイルデータ７０１から中身のｘｍｌデータを項目ごとに分析し保持しておく。例えば＜ｐｒｉｏｒｉｔｙ＞＜２５＞である優先度２５％のファイルは、「ユーザＢの勤怠情報．ｘｌｓ」であるなどである。
【００９１】
ステップＳ９０４では、ステップＳ９０３で分析（保持）された情報において、優先度毎にファイルが存在するかを状況として判断する。優先度があればステップＳ９０５へ、なければステップＳ９０６へ進む。
ステップＳ９０５では、優先度毎にドキュメントの並び順を決定する。
【００９２】
ステップＳ９０６では、ステップＳ９０５でリスト化したファイルがあればその並び順で表示して処理を終了する。
【００９３】
表示例として図８に示すように優先度順に表示される。リストが無ければ名前順で表示する。なお、表示順については、これに限ったものではなく、自由に設定することが可能である。
【００９４】
図１０は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのクライアントＰＣからドキュメントを文書管理サーバへアップロードするフローチャートである。
【００９５】
具体的には、クライアントＰＣ１０１からユーザＡ３０１がドキュメント３０２を文書管理サーバ１０２へアップロードするフローチャートである。
【００９６】
クライアントＰＣ１０１からでユーザＡ３０１がドキュメント３０２をドキュメント管理サーバ１０２にアップロード処理するときに処理が開始される。
【００９７】
ステップＳ１００２で、ユーザＡ３０１がドキュメント３０２を編集していることを示す。
【００９８】
ステップＳ１００３はドキュメント３０２の編集が終わり、クライアント１０１ＰＣ上に保存することを示す。
【００９９】
ステップＳ１００４では、クライアントアプリケーションを使って、さきほどのドキュメント３０２をサーバ１０２へアップロードする。
【０１００】
ステップＳ１００５で、クライアントアプリケーションでサーバへのアップするイベントをキャッチする。
【０１０１】
ステップＳ１００６では、ステップＳ１００５でキャッチしたイベントから判定基準が入力されているかどうかを判定する。
【０１０２】
判定基準が入力されていた場合にはステップＳ１００７へ進み、入力されていない場合にはステップＳ１００８へ遷移する。
【０１０３】
ステップＳ１００７では、ドキュメント３０２のファイル情報から「ファイル名」「作成者」「作成日」「更新者」「更新日」「判定基準」「関係者」などを取得しサーバ１０２にアップする情報として用意する。
【０１０４】
ステップＳ１００８では、ドキュメント３０２とステップＳ１００７で取得したファイル情報をサーバ１０２にアップロードする。
【０１０５】
図１１は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの関連付けを行うためのフローチャートである。
【０１０６】
ドキュメント管理サーバ１０２にアップロードされたドキュメント管理サーバのフォルダ３０３内のドキュメントをタイマー３０４によって関連付けを行うための処理であり、ドキュメント管理サーバ１０２により実行される。
【０１０７】
ステップＳ１１０２では、関連付けするための設定ファイルが存在するかどうかを確認する。具体的には、図６にある設定ファイル６０１が存在するかを指す。
【０１０８】
存在する場合はステップＳ１１０３へ、存在しない場合は１１０４へ遷移する。
【０１０９】
ステップＳ１１０３では、設定ファイルを読み込み、ドキュメント管理サーバで処理のための準備をする。
【０１１０】
ステップＳ１１０４では、タイマー３０４の起動時刻になったかを示し、起動時間であれば１１０５へ、そうでない場合は１１０２に戻り処理を繰り返す。別の実施形態として、タイマー時間になった場合に、ステップＳ１１０２とステップＳ１１０３を処理するように構成することも可能である。
【０１１１】
ステップＳ１１０５では、アップロードされたドキュメントを取得し、設定ファイルを利用し、ユーザに関する関連付けを行い、ファイルリストを作成する。
【０１１２】
ステップＳ１１０６では、関連付けされた関連ファイルデータ７０１を管理（記憶）して処理を終了する。
【０１１３】
図１２は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのファイルの関連付け処理のフローチャートである。
【０１１４】
図１１におけるステップＳ１１０５のファイルの関連付け処理の詳細な説明に対応し、ドキュメント管理サーバのフォルダ３０３内のドキュメントの関連付けの処理である。
【０１１５】
ステップＳ１２０２で、フォルダ内のドキュメントをすべて取得する。次にステップＳ１２０３では、図５の関連付け情報記憶テーブル５−１を取得する。
【０１１６】
ステップＳ１２０４ではドキュメント管理サーバのフォルダ３０３内のドキュメントで関連付けされていないドキュメントがあるかを探す。具体的には、例えばフォルダ内のドキュメントが文書情報テーブル５−３に登録されているかどうかで判断する。
【０１１７】
ある場合には、ステップＳ１２０５へ進み、なければステップＳ１２１０へ進み処理を終了する。
ステップＳ１２０５は関連付けされていなドキュメントを取得する。
【０１１８】
ステップＳ１２０６で、関連付けされていないドキュメントは文書情報テーブル５−３に登録するためのドキュメント情報を生成する。詳細については後述する。
【０１１９】
ステップＳ１２０７は、ステップＳ１２０６で用意した情報からすでに登録された文書かどうか区別できるようする。登録されていなければステップＳ１２０９へ、登録されていれば１２０８へ遷移する。
【０１２０】
ステップＳ１２０８では、既に登録されたドキュメントであることから、更新分の情報のみ登録データを更新する。
【０１２１】
ステップＳ１２０９では、新規ドキュメントとして文書情報テーブル５−３に行を追加し、全てのドキュメントの情報を登録し処理を終了する。
【０１２２】
図１３は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのＤＢ登録用データの作成処理を示すフローチャートである。図１２のステップＳ１２０６のＤＢ登録用データの作成処理の詳細を表し、ユーザ情報テーブル５−２と文書情報テーブル５−３の登録について示したフローチャートである。
【０１２３】
ステップＳ１３０２で、関連付け対象のドキュメントから作成者を取得する。作成者は、文書のプロパティから取得する。
【０１２４】
ステップＳ１３０３では、作成者が取得できたかどうかを判定し、作成者が取得できればステップＳ１３０４へ、取得できない場合はステップＳ１３０８へ遷移する。
【０１２５】
ステップＳ１３０４では、関連付け対象のドキュメント取得した作成者が、ユーザ情報記憶テーブル５−２に存在するか示し、存在する場合はステップＳ１３０８へ、そうでない場合はステップＳ１３０５へ進む。
【０１２６】
ステップＳ１３０５では、ドキュメント情報の中に役職や所属の情報はあるか確認し、ある場合はステップＳ１３０６へ、無い場合はステップＳ１３０７へ遷移する。
【０１２７】
ステップＳ１３０６では、すべての文書ファイルのプロパティ情報を用意する。
【０１２８】
ステップＳ１３０７で、ステップＳ１３０６で用意したプロパティ情報をユーザ情報テーブル５−２へ新規登録する。
【０１２９】
ステップＳ１３０８は文書情報テーブル５−３に登録されたドキュメントかを確認する。登録されていればステップＳ１３０９へ、されていなければステップＳ１３１０へ進む。
【０１３０】
ステップＳ１３０９では、既に登録されていたドキュメントがあった場合に、同じ作成者かを確認し、そうであればステップＳ１３１２へ、そうでなければステップＳ１３１０へ進む。
【０１３１】
ステップＳ１３１０は新規ドキュメントとしてドキュメント情報を新規作成するための情報を準備する。ステップＳ１３１１で文書情報テーブル５−３に新規で登録する。
【０１３２】
ステップＳ１３１２では、既に登録されているドキュメントであることから、ドキュメントが更新であるかを確認し、更新である場合はステップＳ１３１３へ、そうでない場合は処理を終了する。
【０１３３】
ステップＳ１３１３はドキュメント情報テーブルの対象のドキュメント情報の更新部分だけ更新することを示す。
【０１３４】
図１４は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの優先度の設定処理を示すフローチャートである。図１１のステップＳ１１０５のファイルの関連付けの詳細処理に対応する。
【０１３５】
ステップＳ１４０２で、関連付け情報記憶テーブル５−１の情報を取得し、ステップＳ１４０３では、関連付け設定ファイル６０１の情報を取得する。
【０１３６】
ステップＳ１４０４で、文書に対する判定基準が取得できたかどうかを判定する。取得できなかった場合、処理を終了し、取得できた場合は、ステップＳ１４０５に進む。関連付け情報記憶テーブル５−１の判定基準欄５０６に判定基準が設定されているかどうかで判定する。
【０１３７】
ステップＳ１４０５では、ステップＳ１４０２で取得した関連付け情報記憶テーブル５−１内の判定基準５０６と、ステップＳ１４０３で取得した関連付け設定ファイル６０１の情報の「判定種別（署名、期限、閲覧）」６０２のどの情報に合致するか判定する。
【０１３８】
例えば、判定基準５０６が“署名”状態の場合、＜ｎａｍｅ＞タグの文書の状態「未署名、署名待、完了」である判定結果６０３を使用する。
【０１３９】
ステップＳ１４０５で、判定結果の情報が無いと判定された場合、処理を終了する。一方、判定結果が存在すると判定された場合、ステップＳ１４０６に進む。
【０１４０】
ステップＳ１４０６は文書の状態から基本となる関連度を＜ｉｍｐｏｒｔａｎｔＶａｌｕｅ＞タグから取得する。
【０１４１】
例えば、判定基準５０６が“署名”状態で、判定結果が“署名待”の場合６０３を使用し関連度は「２５」％となる。
【０１４２】
ステップＳ１４０７はドキュメントの情報に、関連したグループ（部、課）である関係者６０６情報が含まれているか判定する。
【０１４３】
含まれている場合ステップＳ１４０８に進み、含まれていない場合ステップＳ１４０９に進む。
【０１４４】
ステップＳ１４０８は、ステップＳ１４０７で判定した関係者情報を使用しステップＳ１４０６で取得した関連度に付加情報分として今回の関連度を追加する。
【０１４５】
ステップＳ１４０９はドキュメントのタイトルに、重要度６０４のキーワードと合致する情報（重要、至急）があるか判定する。含まれていない場合は、処理を終了し、含まれている場合は、ステップＳ１４１０に進む。
【０１４６】
ステップＳ１４１０では、ステップＳ１４０９で判定した重要度の情報を使用し、ステップＳ１４０６で取得した関連度に付加情報分として今回の関連度を追加し処理を終了する。
【０１４７】
上記実施形態によれば、図８によるドキュメントのアップロード時にアップロードする文書８０２を選択し、判定基準タイプを「署名」「期限」「閲覧」の３つから選択するように構成されている。
【０１４８】
しかしながら、判定基準タイプをユーザに毎回入力させるのは手間である場合も考えられ、また、ユーザが誤った情報を入力してしまった場合にはうまく機能しなくなる可能性がある。
【０１４９】
そこで、ユーザが必要な条件を入力することなく判定基準タイプを設定することのできる実施形態について説明する。具体的には、ユーザによる入力によらずシステムがドキュメント名とドキュメントの内容から判定基準タイプを設定するものである。
【０１５０】
ドキュメントを保存する際にユーザがファイル名に管理しやすい名前を付ける場合や、議事録などのドキュメントの内容を検索し、参加者欄などにヒットするユーザがドキュメントと関連する場合などに有効に利用することができる。
【０１５１】
図１５は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの判定基準取得のための設定ファイルの一例を示す図である。
【０１５２】
ユーザ判定基準テーブル１５は、主キー１５０１、ログインＩＤ１５０２、ユーザ名１５０３、キーワード１５０４、判定基準１５０５の各項目が記憶されている。今後、このテーブルはユーザ毎に、ログインＩＤ１５０２、ユーザ名１５０３、キーワード１５０４、判定基準１５０５を保持できるようにし、ユーザ毎の判定基準を持つ事を可能とする。
【０１５３】
主キー１５０１は、このテーブルの主キーのデータを保持する列であり、値はユニークな値とする。
【０１５４】
ログインＩＤ１５０２は、ログインＩＤデータを保持する列であり、ユーザ情報記憶テーブル５−２に記載されるユーザ詳細情報を取得する為に使用する。
【０１５５】
ユーザ名１５０３は、ユーザ名データを保持する列であり、ユーザ情報記憶テーブル５−２に記載されるユーザ名情報が設定される。
【０１５６】
キーワード１５０４は、ユーザからアップデートされた文書名の検索に使用するキーワードを保持する列であり、関連する文書を検索する為に使用する。
【０１５７】
判定基準１５０５は、キーワード１５０４に関連した判定基準を保持する列であり、文書情報テーブル５−３の判定基準５２０を設定する為に使用する。
【０１５８】
例えばユーザＡが「議事録」というキーワードをファイル名に持つファイルを登録した場合、判定基準は「閲覧」と設定され、「勤怠」というキーワードをファイル名に含むファイルを登録した場合、判定基準は「署名」と設定される。
【０１５９】
図１６は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの判定基準とユーザからアップデートされた文書名の検索するキーワードの設定を行うための設定ファイルの一例を示す図である。
【０１６０】
本実施形態ではｘｍｌ形式で設定されているファイルを利用して説明する。
【０１６１】
ユーザ判定基準設定ファイル１６０１は、ユーザ情報記憶テーブル５−２にユーザが新規追加されるとき、ユーザ判定基準テーブル１５の関連付け情報として扱われる。
【０１６２】
この設定ファイルで判定基準が決定され、ユーザ判定基準テーブル１５に情報が設定される。
【０１６３】
判定基準ブロック１６０２は、ユーザ情報記憶テーブル５−２にユーザが新規追加される際に、その文書の判定基準を決める「判定基準のタイプ」ブロックを示す。
【０１６４】
判定基準のタイプには「ＴａｓｋＴｙｐｅ」タグが利用されている。判定基準は“署名”、“期限”、“閲覧”の３つとする。
【０１６５】
判定基準に関連して「ｋｅｙｏｗｒｄ」タグも同一で利用されている。ユーザからアップデートされた文書名の検索に使用するキーワードを保持する。
【０１６６】
例えば、ユーザからアップデートされた文書名に「議事録」という名前が含まれていた場合に判定基準を「閲覧」にしたい場合には、Ｔｅｍｐｌａｔｅ ｋｅｙＷｏｒｄ＝“議事録”ｔａｓｋＴｙｐｅ＝“閲覧”を設定する。
【０１６７】
図１７は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムのユーザ毎の判定基準設定情報のユーザ判定基準テーブル１５の設定処理を示すフローチャートである。
必要に応じて図１３のユーザ情報が作成される際に処理が実行される。
【０１６８】
ステップＳ１７０２で、ステップＳ１３０７で登録したユーザのログインＩＤ情報を取得し、ステップＳ１７０３では、ログインＩＤをキーにしてユーザ判定基準テーブル１５の情報を取得する。
【０１６９】
ステップＳ１７０４で、ユーザ判定基準テーブル１５にＳ１３０７で登録したユーザのログインＩＤが存在するかどうかを判定する。存在した場合処理を終了し、存在しない場合は、ステップＳ１７０５に進む。
【０１７０】
ステップＳ１７０５で、ユーザ判定基準テーブル作成時に使用する情報設定ｘｍｌ１６０１を取得し、ステップＳ１７０６で、ステップＳ１７０５取得したｘｍｌ情報をユーザ判定基準テーブル１５に登録する。
【０１７１】
図１８は、本発明の実施形態におけるドキュメント管理システムの判定基準生成処理を示すフローチャートである。
【０１７２】
ユーザが文書を登録（アップロード）する際に必要に応じて実行される。
【０１７３】
ステップＳ１８０２で、サーバ１０２へアップロードされた文書名を取得する。
【０１７４】
ステップＳ１８０３で、ユーザ情報記憶テーブル５−２を取得し、ステップＳ１８０４で取得したレコード数分ループ処理を行う。
【０１７５】
ステップＳ１８０５で、ユーザ情報記憶テーブル５−２のログインＩＤ５０９に紐づいたユーザ判定基準テーブル１５から情報を取得し、ステップＳ１８０６で取得したレコード数分ループ処理を行う。
【０１７６】
ステップＳ１８０７で、ステップＳ１８０２で取得した文書名に、ユーザ判定基準テーブル１５のキーワード１５０４が含まれているかを判定する。文書名にキーワードが含まれていない場合、ステップＳ１８１５のループ処理終了処理に進み、文書名にキーワードが含まれていた場合、ステップＳ１８０８に進む。
【０１７７】
ステップＳ１８０８で、ステップＳ１８０７のユーザ判定基準テーブル１５のキーワード１５０４でヒットした個所と同レコードの判定基準１５０５情報を取得し保持する。
【０１７８】
ステップＳ１８０９で、サーバ１０２へアップロードされた文書内容を取得する。
【０１７９】
ステップＳ１８１０で、ステップＳ１８０３でユーザ情報記憶テーブル５−２を再度取得してループ処理を行う。
【０１８０】
ステップＳ１８１１で、ステップＳ１８０９で取得した文書の内容に、ステップＳ１８１０で取得したユーザ情報記憶テーブル５−２のユーザが存在するかを判定する。文書内容にユーザが含まれていた場合、ステップＳ１８１２に進み、文書内容にユーザが含まれていない場合、ステップＳ１８１３に進む。
【０１８１】
ステップＳ１８１２で、文書の内容にステップＳ１８１０で取得したユーザ情報記憶テーブル５−２のユーザが存在した場合は、文書情報テーブル５−３の関連者５２１として情報を保持する。ここで保持された関係者は、「関係者」に設定される。
【０１８２】
ステップＳ１８１３で、文書の内容にユーザが存在しない場合は、ユーザ情報記憶テーブル５−２の課５１２情報を取得し、文書情報テーブル５−３の関連者５２１として情報を保持する。
【０１８３】
ステップＳ１８１４で、ステップＳ１８１０のループが終了した事を示し、ステップＳ１８１５で、ステップＳ１８０６のループが終了した事を示し、ステップＳ１８１６で、ステップＳ１８０４のループが終了した事を示す。
【０１８４】
これにより、ユーザが判定基準の入力をしなくても、システムがドキュメント名およびドキュメントの内容から判定基準を設定することができる。
【０１８５】
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１８６】
また、本発明におけるプログラムは、本発明に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体はコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
【０１８７】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１８８】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１８９】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。
【０１９０】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１９１】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１９２】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１９３】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１９４】
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１９５】
２０１ ＣＰＵ
２０２ ＲＡＭ
２０３ ＲＯＭ
２０４ システムバス
２０５ ＫＢＣ
２０６ ＤＣ
２０７ ＭＣ
２０８ ＮＩＣ
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して接続されたクライアント端末からアップロードされるドキュメントを管理可能なドキュメント管理サーバであって、
前記アップロードされるドキュメントに設定された当該ドキュメントに関連する関係者情報を含むファイルプロパティを取得するファイルプロパティ取得手段と、
前記取得手段により取得したファイルプロパティに設定された関係者を特定する関係者特定手段と、
前記関係者特定手段により特定された関係者であるユーザよりファイル取得要求を受付けた場合、当該ユーザに関連する関連ファイルを表示制御する表示制御手段と、
有することを特徴とするドキュメント管理サーバ。
【請求項２】
前記ファイルプロパティには、前記関係者のドキュメントに対する関連度を判定する判定基準が含まれており、
前記関係者であるユーザの関連するドキュメントへの関連度を判定する関連度判定手段と、
前記関連度判定手段により判定された関連度に基づいて優先度を決定する優先度決定手段と、
前記表示制御手段は、前記優先度決定手段により決定される優先度の順に表示制御することを特徴とする請求項１記載のドキュメント管理装置。
【請求項３】
前記判定基準は、前記ドキュメントに対する前記関係者の処理状態であり、
前記関連度の判定は、前記処理状態に対して設定されたスコアを加算することによって行うことを特徴とする請求項２記載のドキュメント管理装置。
【請求項４】
前記判定基準は、前記アップロードされるドキュメント名およびドキュメントの内容から設定されることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のドキュメント管理装置。
【請求項５】
前記ユーザ毎に判定基準を設定するためのドキュメント名に含まれるキーワードおよび該キーワードに対応する判定基準が記憶された判定基準テーブルを有し、
前記判定基準は、前記判定基準テーブルに応じて設定されることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のドキュメント管理装置。
【請求項６】
クライアント端末とネットワークを介して当該クライアント端末からアップロードされるドキュメントを管理可能なドキュメント管理サーバからなるドキュメント管理システムであって、
前記クライアント端末は、
前記アップロードするドキュメントに関連する関係者情報をファイルプロパティとして付与するファイルプロパティ付与手段と、
利用者であるユーザに関連するファイル取得要求を行うファイル取得要求手段と、
前記ドキュメント管理サーバから送信される関連ファイルを表示する関連ファイル表示手段と、を有し、
前記ドキュメント管理サーバは、
前記アップロードされるドキュメントに付与されたファイルプロパティを取得するファイルプロパティ取得手段と、
前記取得手段により取得したファイルプロパティに設定された関係者を特定する関係者特定手段と、
前記関係者特定手段により特定された関係者であるユーザよりファイル取得要求を受付けた場合、当該ユーザに関連する関連ファイルを表示制御する表示制御手段と、
有することを特徴とするドキュメント管理システム。
【請求項７】
ネットワークを介して接続されたクライアント端末からアップロードされるドキュメントを管理可能なドキュメント管理サーバにおけるドキュメント管理方法であって、
前記アップロードされるドキュメントに設定された当該ドキュメントに関連する関係者情報を含むファイルプロパティを取得するファイルプロパティ取得ステップと、
前記取得ステップにより取得したファイルプロパティに設定された関係者を特定する関係者特定ステップと、
前記関係者特定ステップにより特定された関係者であるユーザよりファイル取得要求を受付けた場合、当該ユーザに関連する関連ファイルを表示制御する表示制御ステップと、
有することを特徴とするドキュメント管理サーバにおけるドキュメント管理方法。
【請求項８】
ネットワークを介して接続されたクライアント端末からアップロードされるドキュメントを管理可能なドキュメント管理サーバにおいて実行可能なプログラムあって、
前記アップロードされるドキュメントに設定された当該ドキュメントに関連する関係者情報を含むファイルプロパティを取得するファイルプロパティ取得手段と、
前記取得手段により取得したファイルプロパティに設定された関係者を特定する関係者特定手段と、
前記関係者特定手段により特定された関係者であるユーザよりファイル取得要求を受付けた場合、当該ユーザに関連する関連ファイルを表示制御する表示制御手段として前記ドキュメント管理サーバを機能させるためのプログラム。
【請求項９】
請求項８に記載のプログラムをコンピュータ読み取り可能に記憶した記憶媒体。
【請求項１】
ネットワークを介して接続されたクライアント端末からアップロードされるドキュメントを管理可能なドキュメント管理サーバであって、
前記アップロードされるドキュメントに設定された当該ドキュメントに関連する関係者情報を含むファイルプロパティを取得するファイルプロパティ取得手段と、
前記取得手段により取得したファイルプロパティに設定された関係者を特定する関係者特定手段と、
前記関係者特定手段により特定された関係者であるユーザよりファイル取得要求を受付けた場合、当該ユーザに関連する関連ファイルを表示制御する表示制御手段と、
有することを特徴とするドキュメント管理サーバ。
【請求項２】
前記ファイルプロパティには、前記関係者のドキュメントに対する関連度を判定する判定基準が含まれており、
前記関係者であるユーザの関連するドキュメントへの関連度を判定する関連度判定手段と、
前記関連度判定手段により判定された関連度に基づいて優先度を決定する優先度決定手段と、
前記表示制御手段は、前記優先度決定手段により決定される優先度の順に表示制御することを特徴とする請求項１記載のドキュメント管理装置。
【請求項３】
前記判定基準は、前記ドキュメントに対する前記関係者の処理状態であり、
前記関連度の判定は、前記処理状態に対して設定されたスコアを加算することによって行うことを特徴とする請求項２記載のドキュメント管理装置。
【請求項４】
前記判定基準は、前記アップロードされるドキュメント名およびドキュメントの内容から設定されることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のドキュメント管理装置。
【請求項５】
前記ユーザ毎に判定基準を設定するためのドキュメント名に含まれるキーワードおよび該キーワードに対応する判定基準が記憶された判定基準テーブルを有し、
前記判定基準は、前記判定基準テーブルに応じて設定されることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のドキュメント管理装置。
【請求項６】
クライアント端末とネットワークを介して当該クライアント端末からアップロードされるドキュメントを管理可能なドキュメント管理サーバからなるドキュメント管理システムであって、
前記クライアント端末は、
前記アップロードするドキュメントに関連する関係者情報をファイルプロパティとして付与するファイルプロパティ付与手段と、
利用者であるユーザに関連するファイル取得要求を行うファイル取得要求手段と、
前記ドキュメント管理サーバから送信される関連ファイルを表示する関連ファイル表示手段と、を有し、
前記ドキュメント管理サーバは、
前記アップロードされるドキュメントに付与されたファイルプロパティを取得するファイルプロパティ取得手段と、
前記取得手段により取得したファイルプロパティに設定された関係者を特定する関係者特定手段と、
前記関係者特定手段により特定された関係者であるユーザよりファイル取得要求を受付けた場合、当該ユーザに関連する関連ファイルを表示制御する表示制御手段と、
有することを特徴とするドキュメント管理システム。
【請求項７】
ネットワークを介して接続されたクライアント端末からアップロードされるドキュメントを管理可能なドキュメント管理サーバにおけるドキュメント管理方法であって、
前記アップロードされるドキュメントに設定された当該ドキュメントに関連する関係者情報を含むファイルプロパティを取得するファイルプロパティ取得ステップと、
前記取得ステップにより取得したファイルプロパティに設定された関係者を特定する関係者特定ステップと、
前記関係者特定ステップにより特定された関係者であるユーザよりファイル取得要求を受付けた場合、当該ユーザに関連する関連ファイルを表示制御する表示制御ステップと、
有することを特徴とするドキュメント管理サーバにおけるドキュメント管理方法。
【請求項８】
ネットワークを介して接続されたクライアント端末からアップロードされるドキュメントを管理可能なドキュメント管理サーバにおいて実行可能なプログラムあって、
前記アップロードされるドキュメントに設定された当該ドキュメントに関連する関係者情報を含むファイルプロパティを取得するファイルプロパティ取得手段と、
前記取得手段により取得したファイルプロパティに設定された関係者を特定する関係者特定手段と、
前記関係者特定手段により特定された関係者であるユーザよりファイル取得要求を受付けた場合、当該ユーザに関連する関連ファイルを表示制御する表示制御手段として前記ドキュメント管理サーバを機能させるためのプログラム。
【請求項９】
請求項８に記載のプログラムをコンピュータ読み取り可能に記憶した記憶媒体。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【公開番号】特開２０１２−１３３７７０（Ｐ２０１２−１３３７７０Ａ）
【公開日】平成２４年７月１２日（２０１２．７．１２）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２０１１−２６２１３７（Ｐ２０１１−２６２１３７）
【出願日】平成２３年１１月３０日（２０１１．１１．３０）
【出願人】（３９０００２７６１）キヤノンマーケティングジャパン株式会社 (656)
【出願人】（３１２０００２０６）キヤノンＭＪアイティグループホールディングス株式会社 (259)
【出願人】（３０１０１５９５６）キヤノンソフトウェア株式会社 (364)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２４年７月１２日（２０１２．７．１２）
【国際特許分類】
【出願日】平成２３年１１月３０日（２０１１．１１．３０）
【出願人】（３９０００２７６１）キヤノンマーケティングジャパン株式会社 (656)
【出願人】（３１２０００２０６）キヤノンＭＪアイティグループホールディングス株式会社 (259)
【出願人】（３０１０１５９５６）キヤノンソフトウェア株式会社 (364)
【Ｆターム（参考）】
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