説明

メールアーカイブ検索装置、メールアーカイブ検索システム、制御方法、及びプログラム

【課題】アーカイブ対象となるメールの送受信数に関わらず、アーカイブに対するメール検索処理の高速性を保持する。
【解決手段】メールアーカイブ検索装置が、メール情報を受付けると(ステップS100)、メール情報のアドレスフィールドに含まれるメールアドレスによって、既に構築された検索に用いるための分割インデックス、あるいは検索に用いるための分割インデックスのサイズが閾値より大きい場合は、新たな分割インデックスを構築し、当該分割インデックスに対して、受付けたメール情報を保管し(ステップS102)、更に、メールアドレスと分割インデックスを対応付けて記憶管理することで(ステップS103)、アーカイブ検索時に、監査対象であるユーザのメールアドレス等から参照対象の分割インデックスを絞り込むことによってメール検索を行う。

【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、企業活動により生じたメールアーカイブから監査目的でメール情報を検索する技術に関し、特に、メール情報を検索するために効率的な検索用のインデックスを作成し、該作成した検索用のインデックスを用いたメール情報の検索処理を行う技術に関する。
【背景技術】
【0002】
社内の内部統制やe-ディスカバリーに対応するため、社員が日々やりとりするメールをアーカイブとして保存することは、企業にとって重要であり、監査目的において、このメールアーカイブを使用する場合、検索要求に対して、膨大なメールアーカイブから実時間で検索結果を返すような検索システムが求められる。
【0003】
そのため、メールアーカイブを効率的に検索することを目的として、メールアーカイブ機能をもつソフトウェア製品には、メールアーカイブに対する検索用のインデックス(検索インデックス)を構築する製品が多い。
【0004】
特に、社員数が多い大企業など、日々やりとりされるメールの量が多い企業は、検索対象となるメールアーカイブにおける検索インデックスのサイズが膨大になり、メール情報の検索時に検索インデックスを参照することにより発生するIO負荷が日々増加し、検索速度が低下する問題がある。
【0005】
このような問題を解消するために、汎用的な検索システムを高速化する方法としては、様々な方法が提案されており、特許文献1に記載の技術は、全文検索が必要なファイルと不必要なファイルを別々のインデックスに登録して、検索処理の効率化を図る手法であり、特許文献2に記載の技術は、管理対象のデータと該データのインデックスを異なる論理ディスクに格納してIO負荷を抑制する手法である。
【0006】
また、特許文献3に記載の技術は、複数の検索条件が存在する場合に、第一条件をインデックスから検索し、その結果に応じて以降の検索方法を選択する手法である。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0007】
【特許文献1】特開2011−65546号公報
【特許文献2】特開2007−94938号公報
【特許文献3】特開平6−83865号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0008】
しかしながら、各々の特許文献に記載された技術は、メールアーカイブ検索システムにおいても適用可能ではあるものの、参照すべき検索インデックスが増加して、検索速度が低下するといった問題において、検索対象がメールであることを前提にして、当問題を解決することについては、記載や示唆はされていない。つまるところ、メール情報の検索方法に固有な検索方法を考慮した解決方法については、記載や示唆はされていない。
【0009】
更に、メール監査を実施する主担当は、会社の各組織(グループ)の上長が其々行うことが多く、監査対象とすべくメールは、上長の部下(メンバー)が送受信したメールを対象としており、監査時には、グループ内のメンバーが使用しているメールアドレスが、メールの送信者、あるいは、受信者に含まれるメールを検索することで監査を行う。
【0010】
従って、監査時には、頻繁にメールアドレスを利用して検索を実行することが実情であり、この実情に即した検索インデックスを作成して、当該検索インデックスを用いて、検索速度の低下を抑止することが求められている。
【0011】
本発明は、メールアドレスを用いた効率的なメールアーカイブ検索を実現することが可能なメールアーカイブ検索装置、メールアーカイブシステム、制御方法、及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0012】
上記課題を解決するための第一の発明は、メールアーカイブから任意のキーワードを含むメール情報を検索するメールアーカイブ検索装置であって、メールアドレスに対応させて前記メールアドレスが宛先入力フィールドに含まれるメールの保管先を記憶するインデックス情報の所在を記憶する記憶部と、受付けたメール情報の宛先入力フィールドに含まれるメールアドレスを用いて、前記記憶部に記憶されたインデックス情報の所在を特定する登録処理管理部と、前記登録処理管理部によって特定されたインデックス情報へ前記メール情報の保管先を記憶する登録処理実行部と、検索要求に含まれるメールアドレスを用いて、前記記憶部によって記憶されたインデックス情報の所在を取得する検索処理管理部と、前記検索処理管理部に依って取得したインデックス情報の所在から前記インデックス情報を取得して、前記インデックス情報に基づいて保管先に記憶されたメール情報に対して前記検索要求に含まれるメールアドレスを含むメール情報を取得する検索処理実行部と、を備えたことを特徴とするメールアーカイブ検索装置である。
【0013】
上記課題を解決するための第二の発明は、メールの送受信を行うクライアント端末と、管理者端末から任意のキーワードを含むメール情報の検索の要求を行う管理者端末と、メールの送受信を受付けてアーカイブとし、検索の要求を受付けてアーカイブの検索結果を出力するメールアーカイブ検索装置と、からなるメールアーカイブ検索システムであって、メールアドレスに対応させて前記メールアドレスが宛先入力フィールドに含まれるメールの保管先を記憶するインデックス情報の所在を記憶する記憶部と、受付けたメール情報の宛先入力フィールドに含まれるメールアドレスを用いて、前記記憶部に記憶されたインデックス情報の所在を特定する登録処理管理部と、前記登録処理管理部によって特定されたインデックス情報へ前記メール情報の保管先を記憶する登録処理実行部と、検索要求に含まれるメールアドレスを用いて、前記記憶部によって記憶されたインデックス情報の所在を取得する検索処理管理部と、前記検索処理管理部に依って取得したインデックス情報の所在から前記インデックス情報を取得して、前記インデックス情報に基づいて保管先に記憶されたメール情報に対して前記検索要求に含まれるメールアドレスを含むメール情報を取得する検索処理実行部と、を備えたことを特徴とするメールアーカイブ検索システムである。
【0014】
上記課題を解決するための第三の発明は、メールアーカイブから任意のキーワードを含むメール情報を検索するメールアーカイブ検索方法であって、メールアーカイブ検索装置の登録処理管理部が、受付けたメール情報の宛先入力フィールドに含まれるメールアドレスを用いて、メールアドレスに対応させて前記メールアドレスが宛先入力フィールドに含まれるメールの保管先を記憶するインデックス情報の所在を記憶する記憶部に記憶されたインデックス情報の所在を特定する登録処理管理ステップ、メールアーカイブ検索装置の登録処理実行部は、前記登録処理管理ステップによって特定されたインデックス情報へ前記メール情報の保管先を記憶する登録処理実行ステップ、メールアーカイブ検索装置の検索処理管理部は、検索要求に含まれるメールアドレスを用いて、前記記憶部によって記憶されたインデックス情報の所在を取得する検索処理管理ステップ、メールアーカイブ検索装置の検索処理実行部は、前記検索処理管理ステップに依って取得したインデックス情報の所在から前記インデックス情報を取得して、前記インデックス情報に基づいて保管先に記憶されたメール情報に対して前記検索要求に含まれるメールアドレスを含むメール情報を取得する検索処理実行ステップ、を含むことを特徴とするメールアーカイブ検索方法である。
【0015】
上記課題を解決するための第四の発明は、メールアーカイブから任意のキーワードを含むメール情報を検索するメールアーカイブ検索装置で読取可能なプログラムであって、前記メールアーカイブ検索装置を、メールアドレスに対応させて前記メールアドレスが宛先入力フィールドに含まれるメールの保管先を記憶するインデックス情報の所在を記憶する記憶部と、受付けたメール情報の宛先入力フィールドに含まれるメールアドレスを用いて、前記記憶部に記憶されたインデックス情報の所在を特定する登録処理管理部と、前記登録処理管理部によって特定されたインデックス情報へ前記メール情報の保管先を記憶する登録処理実行部と、検索要求に含まれるメールアドレスを用いて、前記記憶部によって記憶されたインデックス情報の所在を取得する検索処理管理部と、前記検索処理管理部に依って取得したインデックス情報の所在から前記インデックス情報を取得して、前記インデックス情報に基づいて保管先に記憶されたメール情報に対して前記検索要求に含まれるメールアドレスを含むメール情報を取得する検索処理実行部と、を機能させることを特徴とするプログラムである。
【0016】
上記課題を解決するための第五の発明は、メールの送受信を行うクライアント端末と、管理者端末から任意のキーワードを含むメール情報の検索の要求を行う管理者端末と、メールの送受信を受付けてアーカイブとし、検索の要求を受付けてアーカイブの検索結果を出力するメールアーカイブ検索装置と、からなるメールアーカイブ検索システムの制御方法であって、受付けたメール情報の宛先入力フィールドに含まれるメールアドレスを用いて、メールアドレスに対応させて前記メールアドレスが宛先入力フィールドに含まれるメールの保管先を記憶するインデックス情報の所在を記憶する記憶部に記憶されたインデックス情報の所在を特定する登録処理管理ステップと、前記登録処理管理ステップによって特定されたインデックス情報へ前記メール情報の保管先を記憶する登録処理実行ステップと、検索要求に含まれるメールアドレスを用いて、前記記憶部によって記憶されたインデックス情報の所在を取得する検索処理管理ステップと、前記検索処理管理ステップに依って取得したインデックス情報の所在から前記インデックス情報を取得して、前記インデックス情報に基づいて保管先に記憶されたメール情報に対して前記検索要求に含まれるメールアドレスを含むメール情報を取得する検索処理実行ステップと、を備えたことを特徴とするメールアーカイブ検索システムの制御方法である。
【0017】
上記課題を解決するための第六の発明は、メールの送受信を行うクライアント端末と、管理者端末から任意のキーワードを含むメール情報の検索の要求を行う管理者端末と、メールの送受信を受付けてアーカイブとし、検索の要求を受付けてアーカイブの検索結果を出力するメールアーカイブ検索装置と、からなるメールアーカイブ検索システムで実行されるプログラムであって、
【0018】
メールアドレスに対応させて前記メールアドレスが宛先入力フィールドに含まれるメールの保管先を記憶するインデックス情報の所在を記憶する記憶部と、受付けたメール情報の宛先入力フィールドに含まれるメールアドレスを用いて、前記記憶部に記憶されたインデックス情報の所在を特定する登録処理管理部と、前記登録処理管理部によって特定されたインデックス情報へ前記メール情報の保管先を記憶する登録処理実行部と、検索要求に含まれるメールアドレスを用いて、前記記憶部によって記憶されたインデックス情報の所在を取得する検索処理管理部と、前記検索処理管理部に依って取得したインデックス情報の所在から前記インデックス情報を取得して、前記インデックス情報に基づいて保管先に記憶されたメール情報に対して前記検索要求に含まれるメールアドレスを含むメール情報を取得する検索処理実行部と、して機能させることを特徴とするプログラムである。
【発明の効果】
【0019】
本発明によれば、メールアーカイブ検索の特徴に着目し、メール情報に含まれるメールアドレスによって、検索インデックスを分割して構築することで、当該検索インデックスを用いたメールアーカイブ検索を実行することで、検索対象とするメールの数量増加に伴う検索速度の低下を抑制する、という効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【0020】
【図1】本発明の実施形態におけるメールアーカイブ検索システムの概略構成を示す構成図である。
【図2】本発明の実施形態における各種端末のハードウェアの概略構成を示す構成図である。
【図3】本発明の実施形態におけるデータベースの構成例を示す構成図である。
【図4】本発明の実施形態におけるメール情報の一例である。
【図5】本発明の実施形態におけるメール情報の登録処理の流れを示すフローチャートである。
【図6】本発明の実施形態におけるメール情報の振分処理の流れを示すフローチャートである。
【図7】本発明の実施形態におけるメール情報の検索処理の流れを示すフローチャートである。
【図8】本発明の実施形態における監査アドレスの更新処理の流れを示すフローチャートである。
【図9】本発明の実施形態における監査グループの更新処理の流れを示すフローチャートである。
【図10】本発明の実施形態における監査グループの更新処理の流れを示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【0021】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【0022】
図1は、本発明の実施形態におけるメールアーカイブ検索システムに関するシステムの概略構成を示す図である。
【0023】
メールアーカイブ検索システム100は、メールアーカイブ検索装置101、クライアント端末102、及び管理者端末103から構成されており、これらの各機器は、ネットワークを介して、通信可能なように接続されている。
【0024】
メールアーカイブ検索装置101は、登録処理部110、データベース120、全文検索インデックス130、監査対象更新部140、検索結果表示部150、及び検索処理部160等の各機能を含む構成をとる。
【0025】
尚、これらの各機能を示すブロックは、其々、ハードウェアの構成を限定するものではなく、あくまでも機能的に分類したものである。
【0026】
登録処理部110は、登録処理管理部111、及び登録処理実行部112から構成されており、登録処理管理部111は、クライアント端末102とネットワークを介して接続され、更に、登録処理実行部112及びデータベース120と接続されている。
【0027】
登録処理管理部111は、クライアント端末102から送信されたメール情報を受付けて、受付けたメール情報を所定の記憶領域へ記憶する際に、データベース120に記憶された各データに基づいて、検索インデックスを特定する。尚、検索インデックスのサイズが増加して所定の閾値を超えた値を示した場合、新たな検索インデックスに関する情報をデータベース120へ登録する態様を取ることが可能である。
【0028】
また、登録処理管理部111は、登録処理実行部112に対してメール情報及び検索インデックスに関する情報を入力すると、登録処理実行部112は、入力されたメール情報及び検索インデックスに関する情報を用いて、全文検索インデックス130に備えられた検索インデックスのなかから、最適な検索インデックスを選定し、選定した検索インデックスを用いて、メール情報を所定の記憶領域(不図示)へ記憶する。
【0029】
データベース120は、登録処理管理部111、監査対象更新部140、及び検索処理管理部161と接続されている。データベース120は、構築した検索インデックスに関する情報を記憶管理するテーブルを備えている。
【0030】
データベース120は、各テーブルに対する更新要求を管理者端末103から監査対象更新部140を介して受付けて、自身に備えた各テーブルを更新し、一方、メール情報の検索要求を管理者端末103から検索処理管理部161を介して受付けて、検索要求を満たすメール情報を検索するためのインデックス情報を検索処理管理部161に入力する。
【0031】
データベース120に備えられた各テーブルは、構築した検索インデックスのファイル名等を記憶するインデックス情報テーブル121、監査対象とするユーザのメールアドレス(以下、監査アドレス)に対して用いられる検索インデックス等に関する情報を記憶する監査アドレス情報テーブル122、及び監査対象とするグループに対して用いられる検索インデックス等に関する情報を記憶する監査グループ情報テーブル123を備えている。尚、各テーブルの詳細な構成については、後述する。
【0032】
全文検索インデックス130は、登録処理実行部112及び検索処理実行部162と接続されており、管理者端末103からメール情報の検索要求がなされると、検索処理実行部162からデータベース120に備えられた検索インデックスに関する情報を受付け、全文検索インデックス130を構成する分割インデックスを特定して、メール情報の検索を行い、その結果を、検索処理実行部162へ入力する。
【0033】
尚、全文検索インデックス130は、検索インデックスを分割して管理しており、これらの各検索インデックスを分割インデックスと呼び、メール情報を保管する絶対パス等の保管先に関する情報が記録されている。
【0034】
これらの、メール情報登録処理、検索処理、及び監査対象の更新処理についての詳細は、後述する。
【0035】
監査対象更新部140は、管理者端末103とネットワークを介して接続され、更に、データベース120と接続されており、前述したように、管理者端末103から各テーブルに対する更新要求を受付けると、更新要求に従って、データベース120を更新する。
【0036】
検索結果表示部150は、検索処理管理部161と接続されており、検索処理管理部161から受付けたメール情報の検索結果を管理者端末103に対して表示指示を行う。
【0037】
検索処理部160は、検索処理管理部161及び検索処理実行部162を備えており、検索処理管理部161は、検索処理実行部162に接続されており、管理者端末103からメール情報の検索要求を受付けると、データベース120に対して、検索要求に該当する分割インデックスに関する情報を取得して、当該検索要求及び当該分割インデックスに関する情報を検索処理実行部162に対して入力する。
【0038】
検索処理実行部162は、全文検索インデックス130に接続されており、検索処理管理部161より受付けた検索要求及び分割インデックスに関する情報を全文検索インデックス130へ入力し、全文検索インデックスは、検索要求及び分割インデックスに関する情報からメール情報を検索して、検索結果を検索処理実行部162へ入力する。そして、検索処理実行部162は、検索結果を検索結果表示部150へ入力する。
【0039】
次に、図1に示すメールアーカイブ検索装置101のハードウェア構成について、図2を用いて説明する。
【0040】
図中、CPU201は、システムバス204に接続される後述の各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ROM203あるいは外部メモリ211には、CPU201の制御プログラムであるBIOS(Basic Input / Output System)やオペレーティングシステムプログラム(以下、OS)や、メールアーカイブ検索装置101に後述する各種の処理を実行させるために必要な各種プログラムやデータ等が記憶されている。RAM202は、CPU201の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【0041】
CPU201は、処理の実行に際して必要なプログラム等をRAM202にロードして、プログラムを実行することで後述する各種処理を実現するものである。また、入力コントローラ(入力C)205は、キーボードやポインティングデバイス等で構成される入力装置209からの入力を制御する。
【0042】
ビデオコントローラ(VC)206は、ディスプレイ装置210等の表示装置への表示を制御する。ディスプレイ装置210は、例えばCRTディスプレイや液晶ディスプレイ等で構成される。
【0043】
メモリコントローラ(MC)207は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク(HD)やフロッピーディスク(登録商標 FD)或いはPCMCIAカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ(登録商標)メモリ等の外部メモリ211へのアクセスを制御する。
【0044】
通信I/Fコントローラ(通信I/FC)208は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、TCP/IPを用いたインターネット通信等が可能である。
【0045】
なお、CPU201は、例えばRAM202内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開(ラスタライズ)処理を実行することにより、ディスプレイ装置210上での表示を可能としている。また、CPU201は、ディスプレイ装置210上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【0046】
以上が、メールアーカイブ検索装置101のハードウェア構成の説明であるが、後述する各種の処理を実行可能であれば、必ずしも図2に記載のハードウェア構成を有していなくとも構わないことは言うまでもない。
【0047】
また、クライアント端末102及び管理者端末103のハードウェア構成についても、基本的にメールアーカイブ検索装置101のハードウェア構成と同様であるため、説明を省略し、以降、必要に応じて、同一の符号を用いて説明する。
【0048】
次に、メールアーカイブ検索装置101におけるデータベース120に備えられた各テーブルの構成について、図3を用いて詳細に説明する。
【0049】
前述したように、データベース120は、インデックス情報テーブル121、監査アドレス情報テーブル122、及び監査グループ情報テーブル123を備えている。
【0050】
インデックス情報テーブル121は、分割インデックスの情報を管理するテーブルで、各分割インデックスに対応するインデックスID、分割インデックス、開始日、及び終了日を含む構成をとる。
【0051】
ここで、インデックスIDは、分割インデックスを一意に識別するための値であり、分割インデックスは、分割インデックスに関するファイルの外部メモリ211の所在を表す文字列である。
【0052】
開始日は、分割インデックスの作成日を表す数値であり、終了日は、メール情報の登録処理を終了した日付を表す数値であり、終了日を超えて登録処理が行われる可能性のある分割インデックスには付与されない。
【0053】
監査アドレス情報テーブル122は、監査アドレスの情報を管理するテーブルで、各監査アドレスに対応する監査アドレスID、監査アドレス、インデックスID、及び監査グループIDを含む構成をとる。
【0054】
ここで、監査アドレスIDは、監査アドレスを一意に識別するための値であり、インデックスID集合は、インデックス情報テーブル121におけるインデックスIDの集合であり、監査アドレスが含まれるメール情報が存在する分割インデックスの一覧を表す。
【0055】
監査グループID集合は、後述する監査グループ情報テーブル123における監査グループIDの集合であり、監査アドレスが所属する監査グループの一覧を表す。
【0056】
監査グループ情報テーブル123は、監査グループに関する情報を管理するテーブルで、監査グループID、監査グループ、監査アドレスID、及びインデックスIDを含む構成をとる。
【0057】
ここで、監査グループIDは、監査グループを一意に識別するための値であり、監査アドレスID集合は、監査アドレス情報テーブル122における監査アドレスIDの集合で、監査グループに所属する監査アドレスの一覧を表す。
【0058】
インデックスIDは、インデックス情報テーブル121におけるインデックスIDと対応し、後述する登録処理において、登録処理部110が分割インデックスを選択する際に使用する値である。
【0059】
次に、メール情報登録処理の方法について、図1及び図3〜図6を用いて詳細に説明する。尚、図4は、メール情報の一例で、図5、図6は、それぞれ順に、登録処理、振分処理のフローチャートである。
【0060】
図5に示す登録処理では、まず、ステップS100では、登録処理管理部111が、クライアント端末102からネットワークを介してメール情報を受付け、次のステップS101の振分処理を実行する。
【0061】
図6に示す振分処理では、まず、ステップS200では、登録処理管理部111は、ステップS100で受付けたメール情報のアドレスフィールドからメールアドレスを抽出する。このとき、重複するメールアドレスは1つとして取り扱う。
【0062】
そして、抽出したメールアドレスが監査対象であるか否かを判定するため、データベース120は、監査アドレス情報テーブル122を参照し、抽出したメールアドレスが存在した場合は、当該メールアドレスを監査対象として監査アドレスとする。
【0063】
例えば、図3に示す監査アドレス情報テーブル122を参照する場合、図4に示すメール情報から抽出する監査アドレスの集合は、{daisuke@abc.co.jp、ayako@abc.co.jp、yuko@abc.co.jp}である。
【0064】
本発明では、このメール情報における、メールの送信者、あるいは受信者のメールアドレスが入力された部分をアドレスフィールドとして定義しており、アドレスフィールドに入力されたメールアドレスを監査アドレスとしている。
【0065】
次に、ステップS201では、データベース120は、監査アドレス情報テーブル122を参照し、ステップS200で抽出した監査アドレスに対する監査グループIDを取得して、ステップS202では、登録処理管理部111は、ステップS201において取得した監査グループIDを集計する。前述の例の場合、取得する監査グループIDは、監査アドレスdaisuke@abc.co.jpについては、監査グループID集合が11、ayako@abc.co.jpについては、監査グループID集合が11、監査アドレスyuko@abc.co.jpについては、監査グループID集合が12であり、監査グループIDが11であるものが2つ、監査グループIDが12であるものが1つである。
【0066】
次にステップS203では、登録処理管理部111は、ステップS202で取得した最多数の監査グループIDが複数存在するか否かを判定し、存在すると判定する場合は、ステップS204へ処理を進め、存在しないと判定した場合は、ステップS205へ処理を進める。
【0067】
ステップS204では、登録処理管理部111は、最多数の監査グループIDのなかから監査グループIDが小さいほうを選択する。前述の例の場合、監査グループIDが11を選択する。
【0068】
ステップS205では、データベース120は、ステップS203においてステップS202で取得した最多数の監査グループIDが複数存在しない場合、ステップS202で取得した最多数の監査グループID、ステップS203においてステップS202で取得した最多数の監査グループIDが複数存在する場合、ステップ204で取得した小さい方の監査グループIDに対応するインデックスIDを監査グループ情報テーブル123から取得する。前述の例の場合、監査グループIDが11に対応するインデックスID、つまり132を取得する。
【0069】
ステップS206では、登録処理実行部112は、ステップS205において取得したインデックスIDに対応する分割インデックスのサイズを取得し、ステップS207では、登録処理実行部112は、ステップS206において取得した分割インデックスのサイズを閾値と比較する。
【0070】
ここで、閾値は、メールアーカイブ検索装置101に設定する値で、事前に定める固定値である。分割インデックスのサイズが閾値以下である場合、インデックスIDを返して振分処理を終え、分割インデックスのサイズが閾値より大きい場合は、ステップS208へ処理を進める。
【0071】
ステップS208では、登録処理実行部112は、インデックス情報テーブル121の終了日を更新する。本ステップにおいては、インデックス情報テーブル121に対して、ステップS205で取得したインデックスIDに該当するレコードの終了日を設定し、次のステップS209では、登録処理実行部112は、インデックス情報テーブル121に対して、新規レコードを追加する。
【0072】
新規レコードの追加例としては、インデックスID及び分割インデックスを一意に識別するように発番し、開始日には、本処理を実行している日付を登録するが、具体例としては、図3に示すインデックス情報テーブル121に対して、インデックスIDが通番になるように135、分割インデックスが通番となるようにlocal/index/135.idx、開始部には20110801等を追加する。
【0073】
ステップS210では、登録処理実行部112は、監査グループ情報テーブル123に対して、ステップS205で用いた最多数の監査グループIDに該当するレコードのインデックスIDを、インデックス情報テーブル121に追加した新規レコードのインデックスIDに更新する。
【0074】
その後、新規レコードのインデックスIDを返して振分処理を終える。
【0075】
図5に戻って、ステップS102では、登録処理実行部112は、インデックス情報テーブル121を参照し、ステップS101の振分処理で取得したインデックスIDに対応する分割インデックスに記録された絶対パス等で示される保管先へメール情報を登録する。
【0076】
その後、ステップS103では、登録処理実行部112は、監査アドレス情報テーブル122に対して、ステップS101の振分処理で抽出した各監査アドレスに対応するインデックスID集合に、振分処理で取得したインデックスIDを追加して登録処理を終える。
【0077】
但し、インデックスID集合に、すでに振分処理で取得したインデックスIDが存在する場合(インデックスIDが重複する場合)は、レコードを更新しない。
【0078】
つまり、前述の例において、振分処理で取得したインデックスIDが132である場合、振分処理で抽出した監査アドレスのうち、yuko@abc.co.jpに対応するインデックスID集合に132を追加する。
【0079】
次に、検索処理方法について、図1、図3、図4、図7を用いて詳しく説明する。
【0080】
図7に示す検索処理では、まず、ステップS300では、検索処理管理部161は、管理者端末103からメール情報の検索要求を受付ける。検索要求は、主に、監査グループ、監査アドレス、検索期間、及びメール全文を検索する際に用いるキーワード等の情報を含んでおり、監査グループ及び監査アドレスは複数含めることも可能である。尚、この検索要求は、管理者端末103に表示された不図示の画面より監査者等により入力されるものである。
【0081】
ステップS301では、検索処理管理部161は、ステップS300で受付けた検索要求から監査グループと監査アドレスを抽出し、ステップS302では、検索処理実行部162は、ステップS301において抽出した監査グループを有する監査グループ情報テーブル123のレコードから監査アドレスID集合を取得する。
【0082】
ステップS303では、検索処理実行部162は、ステップS301において取得した監査アドレスを有する監査アドレス情報テーブル122のレコードから監査アドレスIDをそれぞれ取得する。
【0083】
例えば、検索要求に含まれる監査グループが開発部、監査アドレスがmasahiro@abc.co.jpである場合、検索処理実行部162が取得する監査アドレスID集合は、1、2、3、5である。
【0084】
ステップS304では、検索処理実行部162は、ステップ302、および、ステップS303において取得した監査アドレスID集合のなかの監査アドレスIDを用いて、監査アドレス情報テーブル122よりインデックスID集合を取得する。
【0085】
前述の例の場合、取得するインデックスID集合は、131、132、134である。
【0086】
ステップS305では、ステップS304において取得したインデックスID集合のなかのインデックスIDを用いて、検索処理実行部162は、インデックス情報テーブル121より開始日及び終了日を取得する。
【0087】
ステップS306では、検索処理管理部161は、ステップS301において受付けた検索要求に含まれる検索期間を抽出し、ステップS307では、検索処理管理部161は、ステップS305で取得した終了日及び開始日から求まる期間が、ステップS306で抽出した検索期間の範囲内に含まれるか否かを判定し、含まれると判定した場合は、ステップS305において用いたインデックスIDが有効であるとして、ステップS309へ処理を進め、含まれないと判定した場合は、ステップS308で該当するインデックスIDを検索対象外として、ステップS309へ処理を進める。
【0088】
例えば、前述の例における検索要求104の検索期間が2011年6月11日から2011年6月30日である場合、検索期間を満たさないインデックスID、つまり131を検索対象から取り除く。
【0089】
ステップS309では、検索処理実行部162は、ステップS307において有効であるとして設定したインデックスIDを有するインデックス情報テーブル121のレコードから分割インデックスを取得する。
【0090】
ステップS310では、検索処理管理部161は、ステップS301において受付けた検索要求から検索用のキーワードを抽出し、ステップS311では、検索処理実行部162は、ステップS302及びステップS303において取得した監査アドレスID集合に含まれる監査アドレスを有する監査アドレス情報テーブルのレコードから監査アドレスを取得する。
【0091】
ステップS312では、検索処理実行部162は、ステップS309において取得した各分割インデックスから、ステップS310において取得した検索キーワードを含むメール情報を取得する。
【0092】
ステップS313では、ステップS311において取得した監査アドレスがステップS312においてメール情報のアドレスフィールドに存在するか否かを判定し、存在すると判定した場合は、ステップS315へ処理を進め、存在しないと判定した場合は、ステップS314へ処理を進める。
【0093】
ステップS314では、検索処理実行部162は、監査アドレスがアドレスフィールドに含まれないメール情報を出力対象外とし、ステップS315では、検索処理管理部161は、ステップS312で取得したメール情報から、ステップS314で除外したメール情報を除いたものを検索結果表示部150へ表示する。
【0094】
このように、監査対象と検索期間により、検索対象の分割インデックスを限定して検索することで、検索インデックス130全体を参照する場合と比べ、検索インデックス130の参照に要する負荷を軽減できる。
【0095】
次に、監査アドレスの更新処理の方法について、図1、図8を用いて詳細に説明する。図8は、監査アドレス更新処理の流れを示すフローチャートである。更新要求は、主に、監査アドレス等の情報を含んでおり、監査アドレスは複数含めることも可能である。尚、この更新要求は、管理者端末103に表示された不図示の画面より監査者等により入力されるものである。
【0096】
ステップS400では、監査対象更新部140は、管理者端末103からネットワークを介して監査アドレスの更新要求を受付け、ステップS401では、監査対象更新部140は、ステップS400において受付けた更新要求に含まれる更新種別を抽出し、更新種別が追加であれば、ステップS402へ処理を進め、更新種別が削除であれば、ステップS404へ処理を進める。
【0097】
ステップS402では、監査対象更新部140は、ステップS400で受付けた更新要求に含まれる監査アドレスを抽出し、ステップS403では、データベース120は、監査アドレス情報テーブル122に対して、監査アドレスIDが一意になるように発番して、ステップS402において抽出した監査アドレスを登録する。
【0098】
ステップS404では、監査対象更新部140は、ステップS400で受付けた更新要求に含まれる監査アドレスを抽出し、ステップS405では、データベース120は、ステップS404において抽出した監査アドレスを有する監査アドレス情報テーブル122のレコードから監査アドレスIDを取得し、ステップS406では、データベース120は、監査アドレス情報テーブル122からステップS405で取得した監査アドレスIDを有するレコードを削除する。
【0099】
ステップS407では、データベース120は、監査グループ情報テーブル123の監査アドレスID集合に対して、ステップS405で取得した監査アドレスIDを削除する。
【0100】
次に、監査グループの更新処理の方法について、図1、図9、図10を用いて詳しく説明する。図9、図10は、監査グループの更新処理の流れを示すフローチャートである。更新要求は、主に、監査グループ、監査アドレス等の情報を含んでおり、監査グループ及び監査アドレスは複数含めることも可能である。尚、この更新要求は、管理者端末103に表示された不図示の画面より監査者等により入力されるものである。
【0101】
まず、ステップS500では、監査対象更新部140は、管理者端末103からネットワークを介して監査グループの更新要求を受付、ステップS501では、監査対象更新部140は、ステップS500において受付けた更新要求に含まれる更新種別を抽出し、更新種別が追加であれば、ステップS502へ処理を進め、更新種別が削除であれば、ステップS509へ処理を進める。
【0102】
ステップS502では、監査対象更新部140は、ステップS500で受付けた更新要求に含まれる監査グループを抽出し、ステップS503では、データベース120は、ステップS502において抽出した監査グループが、監査グループ情報テーブル123に存在するか否かを判定し、存在すると判定した場合、ステップS504へ処理を進め、存在しないと判定した場合は、ステップS507へ処理を進める。
【0103】
ステップS504では、データベース120は、ステップS500で受付けた更新要求に含まれる監査アドレスを抽出し、ステップS505では、データベース120は、ステップS504において取得した監査アドレスを有する監査アドレス情報テーブル122の監査アドレスIDを取得する。
【0104】
ステップS506では、データベース120は、ステップS502で抽出した監査グループを有する監査グループ情報テーブル123のレコードの監査アドレスID集合に対して、ステップS505で抽出した監査アドレスIDを追加する。
【0105】
ステップS507では、データベース120は、前述と同様な方法で、インデックス情報テーブル121に対して、インデックスID及び分割インデックスを一意になるように発番して、新規レコードを追加し、更に、ステップS508では、データベース120は、監査グループ情報テーブル123に対して、監査グループIDを一意になるように発番し、ステップS502で抽出した監査グループと、新規で発番したインデックスIDを登録する。
【0106】
ステップS509では、監査対象更新部140は、ステップS500において受付けた更新要求に監査アドレスを抽出し、少なくとも1以上、更新要求に監査アドレスが含まれるか否かを判定し、含まれると判定した場合、ステップS510へ処理を進め、含まれないと判定した場合、ステップS515へ処理を進める。
【0107】
ステップS510では、監査対象更新部140は、ステップS500において受付けた更新要求から監査グループを抽出し、ステップS511では、データベース120は、ステップS509において抽出した監査アドレスを有する監査アドレス情報テーブル122のレコードから監査アドレスIDを取得する。
【0108】
ステップS512では、データベース120は、ステップS510において抽出した監査グループを有する監査グループ情報テーブル123のレコードの監査アドレスID集合からステップS511で取得した監査アドレスIDを削除する。
【0109】
ステップS513では、データベース120は、ステップS510において抽出した監査グループを有する監査グループ情報テーブル123のレコードから監査グループIDを取得し、ステップS514では、データベース120は、ステップS511において取得した監査アドレスIDを有する監査アドレス情報テーブル122のレコードの監査グループID集合からステップS513で取得した監査グループIDを削除する。
【0110】
ステップS515では、監査対象更新部140は、ステップS500において受付けた更新要求から監査グループを抽出し、ステップS516では、データベース120は、ステップS515において抽出した監査グループを有する監査グループ情報テーブル123のレコードから監査グループIDを取得する。
【0111】
ステップS517では、データベース120は、ステップS515において抽出した監査グループを有する監査グループ情報テーブル123のレコードを削除して、ステップS518では、データベース120は、監査アドレス情報テーブル122の監査グループID集合からステップS516において取得した監査グループIDを削除する。
【0112】
このとき、監査アドレス情報テーブル122における全てのレコードの監査グループID集合から、監査グループIDを削除して、本処理を終える。
【0113】
以上説明したように、本実施形態によれば、メール情報におけるアドレスフィールドに含まれるメールアドレスによって検索インデックスを分割して構築することで、検索時において、監査対象のメールアドレスから検索対象となるインデックスを限定できる。
【0114】
これにより、一度の監査において参照するインデックスは、監査対象者のメール情報が含まれるインデックスに限定できるため、社員数に関わらず、監査対象者の人数に応じた負荷で検索処理を実行できる。
【0115】
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【0116】
なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な内容で構成されることは言うまでもない。
【0117】
また、本発明は、システム或いは装置にプログラムを供給することにとって達成される場合にも適用できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記録媒体を該システム或いは装置に読み出すことによって、そのシステム或いは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【0118】
さらに、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムをネットワーク上のサーバー、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステム或いは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【0119】
なお、上述した各実施形態及びその変形例を組み合わせた構成もすべて本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【0120】
100 メールアーカイブ検索システム
101 メールアーカイブ検索装置
102 クライアント端末
103 管理者端末
201 CPU
202 RAM
203 ROM
204 システムバス
205 入力コントローラ
206 ビデオコントローラ
207 メモリコントローラ
208 通信I/F(インターフェース)コントローラ
209 キーボード
210 ディスプレイ装置
211 外部メモリ

【特許請求の範囲】
【請求項1】
メールアーカイブから任意のキーワードを含むメール情報を検索するメールアーカイブ検索装置であって、
メールアドレスに対応させて前記メールアドレスが宛先入力フィールドに含まれるメールの保管先を記憶するインデックス情報の所在を記憶する記憶部と、
受付けたメール情報の宛先入力フィールドに含まれるメールアドレスを用いて、前記記憶部に記憶されたインデックス情報の所在を特定する登録処理管理部と、
前記登録処理管理部によって特定されたインデックス情報へ前記メール情報の保管先を記憶する登録処理実行部と、
検索要求に含まれるメールアドレスを用いて、前記記憶部によって記憶されたインデックス情報の所在を取得する検索処理管理部と、
前記検索処理管理部に依って取得したインデックス情報の所在から前記インデックス情報を取得して、前記インデックス情報に基づいて保管先に記憶されたメール情報に対して前記検索要求に含まれるメールアドレスを含むメール情報を取得する検索処理実行部と、
を備えたことを特徴とするメールアーカイブ検索装置。
【請求項2】
前記検索処理実行部は、前記インデックス情報のサイズが所定量を超えた場合、新たな所在へインデックス情報を生成して前記記憶部へ前記新たな所在を記憶することを特徴とする請求項1に記載のメールアーカイブ検索装置。
【請求項3】
前記記憶部は、グループ化された前記メールアドレスを記憶しており、
新たにグループ化された前記メールアドレスの登録の要求を受付けた後、前記新たにグループ化された前記メールアドレスを前記記憶部に記憶すると共に、新たな所在へインデックス情報を生成して前記記憶部へ前記新たな所在を記憶することを特徴とする請求項1または2に記載のメールアーカイブ検索装置。
【請求項4】
メールの送受信を行うクライアント端末と、管理者端末から任意のキーワードを含むメール情報の検索の要求を行う管理者端末と、メールの送受信を受付けてアーカイブとし、検索の要求を受付けてアーカイブの検索結果を出力するメールアーカイブ検索装置と、からなるメールアーカイブ検索システムであって、
メールアドレスに対応させて前記メールアドレスが宛先入力フィールドに含まれるメールの保管先を記憶するインデックス情報の所在を記憶する記憶部と、
受付けたメール情報の宛先入力フィールドに含まれるメールアドレスを用いて、前記記憶部に記憶されたインデックス情報の所在を特定する登録処理管理部と、
前記登録処理管理部によって特定されたインデックス情報へ前記メール情報の保管先を記憶する登録処理実行部と、
検索要求に含まれるメールアドレスを用いて、前記記憶部によって記憶されたインデックス情報の所在を取得する検索処理管理部と、
前記検索処理管理部に依って取得したインデックス情報の所在から前記インデックス情報を取得して、前記インデックス情報に基づいて保管先に記憶されたメール情報に対して前記検索要求に含まれるメールアドレスを含むメール情報を取得する検索処理実行部と、
を備えたことを特徴とするメールアーカイブ検索システム。
【請求項5】
メールアーカイブから任意のキーワードを含むメール情報を検索するメールアーカイブ検索方法であって、
メールアーカイブ検索装置の登録処理管理部が、受付けたメール情報の宛先入力フィールドに含まれるメールアドレスを用いて、メールアドレスに対応させて前記メールアドレスが宛先入力フィールドに含まれるメールの保管先を記憶するインデックス情報の所在を記憶する記憶部に記憶されたインデックス情報の所在を特定する登録処理管理ステップ、
メールアーカイブ検索装置の登録処理実行部は、前記登録処理管理ステップによって特定されたインデックス情報へ前記メール情報の保管先を記憶する登録処理実行ステップ、
メールアーカイブ検索装置の検索処理管理部は、検索要求に含まれるメールアドレスを用いて、前記記憶部によって記憶されたインデックス情報の所在を取得する検索処理管理ステップ、
メールアーカイブ検索装置の検索処理実行部は、前記検索処理管理ステップに依って取得したインデックス情報の所在から前記インデックス情報を取得して、前記インデックス情報に基づいて保管先に記憶されたメール情報に対して前記検索要求に含まれるメールアドレスを含むメール情報を取得する検索処理実行ステップ、
を含むことを特徴とするメールアーカイブ検索方法。
【請求項6】
メールアーカイブから任意のキーワードを含むメール情報を検索するメールアーカイブ検索装置で読取可能なプログラムであって、
前記メールアーカイブ検索装置を、
メールアドレスに対応させて前記メールアドレスが宛先入力フィールドに含まれるメールの保管先を記憶するインデックス情報の所在を記憶する記憶部と、
受付けたメール情報の宛先入力フィールドに含まれるメールアドレスを用いて、前記記憶部に記憶されたインデックス情報の所在を特定する登録処理管理部と、
前記登録処理管理部によって特定されたインデックス情報へ前記メール情報の保管先を記憶する登録処理実行部と、
検索要求に含まれるメールアドレスを用いて、前記記憶部によって記憶されたインデックス情報の所在を取得する検索処理管理部と、
前記検索処理管理部に依って取得したインデックス情報の所在から前記インデックス情報を取得して、前記インデックス情報に基づいて保管先に記憶されたメール情報に対して前記検索要求に含まれるメールアドレスを含むメール情報を取得する検索処理実行部と、
を機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項7】
メールの送受信を行うクライアント端末と、管理者端末から任意のキーワードを含むメール情報の検索の要求を行う管理者端末と、メールの送受信を受付けてアーカイブとし、検索の要求を受付けてアーカイブの検索結果を出力するメールアーカイブ検索装置と、からなるメールアーカイブ検索システムの制御方法であって、
受付けたメール情報の宛先入力フィールドに含まれるメールアドレスを用いて、メールアドレスに対応させて前記メールアドレスが宛先入力フィールドに含まれるメールの保管先を記憶するインデックス情報の所在を記憶する記憶部に記憶されたインデックス情報の所在を特定する登録処理管理ステップと、
前記登録処理管理ステップによって特定されたインデックス情報へ前記メール情報の保管先を記憶する登録処理実行ステップと、
検索要求に含まれるメールアドレスを用いて、前記記憶部によって記憶されたインデックス情報の所在を取得する検索処理管理ステップと、
前記検索処理管理ステップに依って取得したインデックス情報の所在から前記インデックス情報を取得して、前記インデックス情報に基づいて保管先に記憶されたメール情報に対して前記検索要求に含まれるメールアドレスを含むメール情報を取得する検索処理実行ステップと、
を備えたことを特徴とするメールアーカイブ検索システムの制御方法。
【請求項8】
メールの送受信を行うクライアント端末と、管理者端末から任意のキーワードを含むメール情報の検索の要求を行う管理者端末と、メールの送受信を受付けてアーカイブとし、検索の要求を受付けてアーカイブの検索結果を出力するメールアーカイブ検索装置と、からなるメールアーカイブ検索システムで実行されるプログラムであって、
メールアドレスに対応させて前記メールアドレスが宛先入力フィールドに含まれるメールの保管先を記憶するインデックス情報の所在を記憶する記憶部と、
受付けたメール情報の宛先入力フィールドに含まれるメールアドレスを用いて、前記記憶部に記憶されたインデックス情報の所在を特定する登録処理管理部と、
前記登録処理管理部によって特定されたインデックス情報へ前記メール情報の保管先を記憶する登録処理実行部と、
検索要求に含まれるメールアドレスを用いて、前記記憶部によって記憶されたインデックス情報の所在を取得する検索処理管理部と、
前記検索処理管理部に依って取得したインデックス情報の所在から前記インデックス情報を取得して、前記インデックス情報に基づいて保管先に記憶されたメール情報に対して前記検索要求に含まれるメールアドレスを含むメール情報を取得する検索処理実行部と、
して機能させることを特徴とするプログラム。



【図1】
image rotate

【図2】
image rotate

【図3】
image rotate

【図4】
image rotate

【図5】
image rotate

【図6】
image rotate

【図7】
image rotate

【図8】
image rotate

【図9】
image rotate

【図10】
image rotate


【公開番号】特開2013−84262(P2013−84262A)
【公開日】平成25年5月9日(2013.5.9)
【国際特許分類】
【出願番号】特願2012−215313(P2012−215313)
【出願日】平成24年9月27日(2012.9.27)
【出願人】(390002761)キヤノンマーケティングジャパン株式会社 (656)
【出願人】(312000206)キヤノンMJアイティグループホールディングス株式会社 (259)
【出願人】(592135203)キヤノンITソリューションズ株式会社 (528)