文書管理装置、及び文書管理システム
【課題】
文書管理システムにおいて、一の文書を基礎として、その一の文書の作成後に作成された他の関連する文書を容易に検索できるようにする。
【解決手段】
入力された文書に文書識別情報を付与する識別情報付与手段３３１と、前記文書の関連文書の少なくとも文書識別情報を含む文書情報を取得する関連情報取得手段３３２と、前記文書及び前記関連文書の文書識別情報を含む文書情報の登録情報を作成して記憶装置に記憶する登録情報記憶手段３３３と、入力された文書識別情報に基づいて、前記記憶装置に記憶された前記登録情報から前記文書識別情報が付与された文書に関連した文書情報を検索する検索手段３３４と、を有する。
文書管理システムにおいて、一の文書を基礎として、その一の文書の作成後に作成された他の関連する文書を容易に検索できるようにする。
【解決手段】
入力された文書に文書識別情報を付与する識別情報付与手段３３１と、前記文書の関連文書の少なくとも文書識別情報を含む文書情報を取得する関連情報取得手段３３２と、前記文書及び前記関連文書の文書識別情報を含む文書情報の登録情報を作成して記憶装置に記憶する登録情報記憶手段３３３と、入力された文書識別情報に基づいて、前記記憶装置に記憶された前記登録情報から前記文書識別情報が付与された文書に関連した文書情報を検索する検索手段３３４と、を有する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書に関する情報を記憶し利用者に文書検索手段を提供する文書管理装置、及びその文書管理装置を用いた文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業等においては、日々作成される膨大な文書を管理し再利用するため、作成された文書を電子データとしてコンピュータの記憶装置内に集中保管し、それら文書の内容に関する情報を利用者に提供するシステム（文書管理システム）が用いられている。
【０００３】
従来、このような文書管理システムとして、会議毎にその会議について作成された文書へのアクセスを制限することを目的とし、会議の開催に伴って作成される資料や議事録等の文書を、会議毎に設けた識別コードにより関連付けて一群の文書として管理するシステム（特許文献１参照）が知られている。すなわち、図８に示すコンテンツＩＤテーブルにより、会議毎に付与された会議セッションＩＤ毎に、会議セッションＩＤと、その会議に関連して作成された文書に付与されたコンテンツＩＤと、その会議の参加者の電子メールアドレスとを関連付け、会議毎の関連文書を一群の文書として管理するのである。
【０００４】
また、従来の文書管理システムとして、会議、出張等のイベントの日程を管理するスケジュール管理サーバを有し、スケジュール管理サーバに登録されたイベント毎に、そのイベントに関連して作成される文書や資料を関連付けて管理するシステム（特許文献２参照）が知られている。すなわち、図９に示すように、会議等に識別コードを付与してそのスケジュールを記録する会議スケジュール情報５４０をスケジュール管理サーバに記憶し、会議議事録毎に識別コードを付与して記録する会議議事録情報５２０と、文書に識別コードを付与して記録するドキュメント情報５３０とを、文書管理サーバ内の記憶装置に記憶する。
【０００５】
そして、ドキュメント情報５３０に含まれる各文書の記録領域（ドキュメントレコード）に、会議議事録情報５２０内に含まれる当該文書に関連する会議議事録の記録領域（議事録レコード）のＩＤを保持させることにより、会議議事録と文書との関連付け（ｒ２）を行なうのである。また、議事録レコードには、会議スケジュール情報に含まれる当該議事録に関連する会議等の記録領域（スケジュールレコード）のＩＤを保持させることにより、会議等と会議議事録との関連付け（ｒ６）も行なうことができ、関連付けｒ６とｒ２により、会議等と文書とを関連付けるのである。
【０００６】
しかしながら、これら従来の文書管理システムは、文書ごとに当該文書と当該文書の関連文書との関連付けを行なうものではなく、文書に付与された識別コードから、その後に作成された文書や他の会議等について作成された文書を検索することは困難であるという問題を有している。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明は、上記従来の問題に鑑みなされたものであって、その目的は、文書管理システムにおいて、一の文書を基礎としてその一の文書の関連文書を検索する際に、異なる会議等について作成された関連文書及びその一の文書の作成後に作成された関連文書をも容易に検索できるようにすることである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明は、入力された文書に文書識別情報を付与する識別情報付与手段と、前記文書の関連文書の少なくとも文書識別情報を含む文書情報を取得する関連情報取得手段と、少なくとも前記文書の文書識別情報を含む文書情報と前記関連文書の文書識別情報を含む文書情報から、登録情報を作成して記憶装置に記憶する登録情報記憶手段と、入力された文書識別情報に基づいて、前記記憶装置に記憶された前記登録情報から前記文書識別情報が付与された文書に関連した文書情報を検索する検索手段と、を有する文書管理装置である。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、文書管理システムにおいて、一の文書を基礎としてその一の文書の関連文書を検索する際に、異なる会議等について作成された関連文書及びその一の文書の作成後に作成された関連文書をも容易に検索することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムの、文書作成装置の構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムの、文書管理サーバの構成を示すブロック図である。
【図４】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムの、画像形成装置の構成を示すブロック図である。
【図５】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムにおいて扱われる情報の一例を示す図である。
【図６】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムの、情報記憶機能の動作手順を示すフロー図である。
【図７】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムの、検索機能の動作手順を示すフロー図である。
【図８】従来の文書管理システムにおける、会議と文書との関連付けの例を示す図である。
【図９】従来の文書管理システムにおける、会議スケジュール情報、会議議事録情報、及びドキュメント情報の関連付けを示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、図面を参照して、本発明の実施の形態を説明する。
図１は、本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【００１２】
本文書管理システム１は、ユーザが会議資料等の文書の作成に使用するパーソナル・コンピュータなどの文書作成装置２と、文書作成装置２により作成された文書（作成文書）に、他の文書と識別するための文書識別情報を付与し、その付与した作成文書の文書識別情報と、その作成文書に関連する文書（関連文書）の文書識別情報のリスト（関連文書識別情報リスト）とで構成される登録情報を記憶装置に記憶する文書管理装置である文書管理サーバ３と、前記作成文書を、その作成文書の文書識別情報と共に印刷して配布資料を作成する画像形成装置４と、を有している。また、上述した文書作成装置２、文書管理サーバ３、及び画像形成装置４は、それぞれネットワーク５に接続されており、ネットワーク５を介して互いに通信することができる。
【００１３】
図２は、文書管理システム１に用いられる文書作成装置２の構成を示すブロック図である。
文書作成装置２は、ユーザが文書作成に使用する入力端末部２１と、入力した文書を表示する表示部２２と、ネットワーク５を介して画像形成装置４等との間で情報通信を行なうための通信インタフェース２３と、入力された文書の電子データの保存や印刷要求の送信等を行う処理部２４と、を有している。
【００１４】
処理部２４は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、プログラムが書き込まれたＲＯＭ（Read Only Memory）、データの一時記憶のためのＲＡＭ（Random Access Memory）等を有するコンピュータであり、前記作成文書の作成の際にユーザから入力される当該作成文書に関する情報を、画像形成装置４への印刷要求に含めて送信する印刷要求送信手段２４１を有している。また、この文書情報には、その作成文書の電子データの保存場所を示す所在情報、配布先を特定する配布先識別情報のリスト、配布者を特定する配布者識別情報、その作成文書の内容を示す検索用キーワードのリスト（検索キーリスト）、及び、その作成文書の関連文書識別情報リストが含まれている。
【００１５】
図３は、文書管理システム１に用いられる文書管理サーバ３の構成を示すブロック図である。
文書管理サーバ３は、ネットワーク５を介して画像形成装置４等との間で情報通信を行なう通信インタフェース３１と、ユーザへの情報の表示やユーザによる文書管理サーバ３への指示入力に用いるユーザ端末部３２と、記憶装置への登録情報の保存や文書検索を行う処理部３３と、を有している。
【００１６】
処理部３３は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、プログラムが書き込まれたＲＯＭ（Read Only Memory）、データの一時記憶のためのＲＡＭ（Random Access Memory）、及びデータの長期保存が可能な固定ディスク等の記憶装置を有するコンピュータであり、文書作成装置２により作成された文書（作成文書）に文書識別情報を付与する識別情報付与手段３３１と、作成文書の関連文書識別情報リストを取得する関連情報取得手段３３２と、作成文書の文書識別情報及び前記関連文書識別情報リストから登録情報を生成して固定ディスク等の記憶装置に記憶する登録情報記憶手段３３３と、を有している。ここで、記憶装置に記憶された登録情報は、ユーザ端末部３２を用いてその内容を変更することができ、ユーザは、登録情報の関連文書識別情報リストを適宜更新することができる。
【００１７】
また、処理部３３は、ユーザから入力される文書識別情報に基づいて、その文書識別情報が示す作成文書の関連文書を検索し、その関連文書のリストを出力する検索手段３３４も有している。
【００１８】
図４は、文書管理システム１に用いられる画像形成装置４の構成を示すブロック図である。
画像形成装置４は、ネットワーク５を介して文書管理サーバ３等との間で情報通信を行なうための通信インタフェース４１と、ユーザへの情報の表示やユーザによる画像形成装置４への指示入力に用いるユーザ端末部４２と、文書作成装置２からの会議資料等の印刷要求を処理する処理部４３と、文書作成装置２からの印刷要求に基づいて作成文書を印刷して配布資料を作成するプリンタ部４４と、を有している。
【００１９】
処理部４３は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、プログラムが書き込まれたＲＯＭ（Read Only Memory）、データの一時記憶のためのＲＡＭ（Random Access Memory）等を有するコンピュータであり、文書作成装置２から受信した印刷要求に含まれている文書情報を抽出する文書情報抽出手段４３１と、抽出した文書情報に基づき、作成文書への文書識別情報の付与を要求する信号（付与要求）を文書管理サーバ３に送信する付与要求送信手段４３２と、文書管理サーバ３からその作成文書に付与された文書識別情報を取得して、取得した作成文書の文書識別情報をその作成文書の一部に重畳して印刷するための印刷データを生成する印刷データ生成手段４３３と、を有している。ここで、作成文書の文書識別情報をその作成文書の一部に重畳して印刷し、その作成文書の配布資料を作成する配布資料作成手段は、例えば、印刷データ生成手段４３３とプリンタ部４４で構成される。
【００２０】
なお、上述した処理部２４、３３及び４３が有する各手段は、プログラムにより実現される処理部（コンピュータ）２４、３３及び４３の機能実現手段である。また、コンピュータ・プログラムは、コンピュータ読み取り可能な任意の記憶媒体に記憶させておくことができる。
【００２１】
上記に示した文書管理システム１は、ユーザが文書を作成した際にその作成文書に関する情報を記憶する機能（情報記憶機能）と、ユーザが入力した文書識別情報に基づいてその文書識別情報を示す作成文書の関連文書を検索する機能（検索機能）とを有する。
【００２２】
文書管理システム１の情報記憶機能は、以下のように実現される。
まず、ユーザが文書作成装置２を用いて文書を作成し、文書作成装置２から画像形成装置４へ、その作成文書の保存場所の情報や関連文書識別情報リスト等の文書情報を含んだ印刷要求を送信すると、画像形成装置４は、その印刷要求に含まれた文書情報に基づいて、その作成文書への文書識別情報の付与要求を文書管理サーバ３へ送信する。
【００２３】
次に、文書管理サーバ３は、受信した付与要求に基づいて、その作成文書に文書識別情報を付与すると共に、付与要求に含まれている文書情報から関連文書識別情報リストを抽出し、作成文書に付与した文書識別情報とその作成文書の関連文書識別情報リストとを含んだ登録情報を生成して、固定ディスク等の記憶装置に記憶する。これにより、ユーザが新たな作成文書を作成するにつれて、それら作成文書についての登録情報が記憶装置に蓄積されていく。
【００２４】
また、文書管理システム１の検索機能は、以下のように実現される。
まず、ユーザは、特定の文書に関連する文書を検索したいときは、その特定の文書の文書識別情報を、ユーザ端末部３２等により文書管理サーバ３に入力する。次に、文書管理サーバ３は、検索手段３３４により、記憶装置に記憶された登録情報の中から、入力された文書識別情報と作成文書の文書識別情報とが一致する登録情報を特定し、当該登録情報に含まれる関連文書の文書識別情報が示す文書のリストを検索結果として出力する。これにより、文書管理システム１の検索機能が実現される。
【００２５】
以上のように、文書管理システム１は、作成文書毎に文書識別情報が付与され、その作成文書の文書識別情報と関連文書識別情報リストとで構成される登録情報により、作成文書と他の作成文書との関連付けが行なわれる。そして、この関連文書識別情報リストには、その作成文書が作成された会議等とは異なる会議等について作成された文書を含めることができる。このため、ユーザは、検索の基礎とする作成文書の文書識別情報を文書管理サーバ３に入力すれば、異なる会議等について作成された関連文書も検索することができる。
【００２６】
また、この登録情報は、ユーザ端末部３２等を用いて変更することができるので、ユーザは、作成文書の配布後に関連文書が作成されたときは、その関連文書の文書識別情報を登録情報に追加していくことができる。このため、ユーザは、文書管理サーバ３に記憶された登録情報から、その作成文書の配布後に作成された関連文書をも容易に検索することができる。
【００２７】
図５は、文書管理システム１において扱われる情報の一例を示す図である。
図５（ａ）は、文書作成装置２が画像形成装置４へ送信する印刷要求であり、作成文書の印刷データと、文書情報が含まれている。また、文書情報には、作成文書の電子データの保存場所を示す所在情報、配布先を特定する配布先識別情報のリスト、配布者を特定する配布者識別情報、その作成文書の検索キーリスト、及び、作成文書の関連文書識別情報リストが含まれている。
【００２８】
図５（ａ）に示した印刷要求は画像形成装置４により受信され、画像形成装置４は、この印刷要求に基づいて、作成文書に対する文書識別情報の付与を要求する信号（付与要求）を、文書管理サーバ３に送信する。
【００２９】
図５（ｂ）は、画像形成装置４が生成する付与要求の一例を示す図である。
この付与要求は、図５（ａ）に示した印刷要求に基づいて、その印刷要求に含まれる文書情報と、付与要求を示すコマンドコードにより構成されている。この付与要求は文書管理サーバ３により受信され、文書管理サーバ３は、この付与要求に基づいて、作成文書に付与する文書識別コードを生成して画像形成装置４へ送信すると共に、付与要求の文書情報に含まれている関連文書識別情報リストを抽出し、作成文書に付与した文書識別情報と関連文書識別情報リストで構成される登録情報を、記憶装置に記憶する。尚、登録情報には、文書情報に含まれているその他の情報も含めることができる。
【００３０】
図５（ｃ）は、文書管理サーバ３が記憶装置に記憶する登録情報の一例を示す図である。この例では、登録情報は、画像形成装置４から受信した付与要求の文書情報に含まれている情報をすべて含んでいる。
【００３１】
次に、文書管理システム１の情報記憶機能における動作手順を、図６に示すフロー図にしたがって説明する。
まず、ユーザは、文書作成装置２を用いて会議資料等の文書を作成し、その作成文書の電子データを、例えば文書作成装置２の記憶装置（不図示）に保存する（Ｓ１０１）。次に、ユーザは、その作成文書の文書情報を文書作成装置２に入力し、文書作成装置２の印刷要求送信手段２４１に印刷要求を送信するよう、指示する（Ｓ１０２）。
【００３２】
文書作成装置２の印刷要求送信手段２４１は、その作成文書の印刷データと文書情報により印刷要求を生成し、その印刷要求をネットワーク５を介して画像形成装置４に送信する（Ｓ１０３）。ここで、文書情報には、作成文書の電子データの保存場所を示す所在情報、配布先を特定する配布先識別情報のリスト、配布者を特定する配布者識別情報、その作成文書の検索キーリスト、及び、作成文書の関連文書識別情報リストが含まれる。
【００３３】
画像形成装置４は、文書作成装置２から印刷要求を受信し（Ｓ１０４）、文書情報抽出手段４３１は、受信した印刷要求から文書情報を抽出する（Ｓ１０５）。次に、付与要求送信手段４３２は、作成文書への文書識別情報の付与を求める信号であってステップＳ１０４で抽出した文書情報を含む付与要求を生成し、生成した付与要求を文書管理サーバ３へ送信する（Ｓ１０６）。
【００３４】
文書管理サーバ３は、画像形成装置４から付与要求を受信すると（Ｓ１０７）、識別情報付与手段３３１により、作成文書に付与する文書識別情報を生成して（Ｓ１０８）、画像形成装置４へ送信する（Ｓ１０９）。次に、関連情報取得手段３３２は、付与要求に含まれた文書情報から関連文書識別情報リストを抽出し（Ｓ１１０）、登録情報記憶手段３３３は、ステップＳ１０８で生成した作成文書の文書識別情報と関連文書識別情報リストから登録情報を構成して記憶装置に記憶する（Ｓ１１１）。
【００３５】
ここで、登録情報には、文書情報に含まれているその他の情報を含めることもできる。例えば、検索キーリストを含めれば、キーワード検索、すなわち、同一のキーワードを検索キーリストに有する作成文書の検索が容易となる。
なお、記憶装置に記憶された登録情報は、ユーザがユーザ端末部３２を用いて更新することができ、現在作成した作成文書の配布後に、その作成文書に関連する文書が作成された場合には、その関連する文書の文書識別情報を、関連文書の文書識別情報として登録情報に加えていくことができる。
【００３６】
次に、画像形成装置４の印刷データ生成手段４３３は、文書管理サーバ３から、作成文書に付与された文書識別情報を受信し（Ｓ１１２）、作成文書の一部にその文書識別情報を重畳して印刷するための印刷用の画像データを生成する（Ｓ１１３）。ここで、印刷用の画像データには、文書情報に含まれた他の情報、例えば、配布先識別情報、検索キーリスト等を含めることもできる。
【００３７】
次に、印刷データ生成手段４３３は、生成した画像データをプリンタ部４４へ送信し、配布資料を作成する（Ｓ１１４）。
【００３８】
次に、文書管理システム１の検索機能における動作手順を、図７に示すフロー図にしたがって説明する。
まず、ユーザは、文書検索の基礎とする作成文書の文書識別情報を特定して、例えばユーザ端末部３２により、文書管理サーバ３に入力する（Ｓ２０１）。この作成文書の文書識別情報は、例えば、図６のステップＳ１１４で作成された配布資料を基礎とするときは、その配布資料に印刷された文書識別情報により知ることができる。
【００３９】
次に、文書管理サーバ３の検索手段３３４は、記憶装置に記憶されている登録情報の中から、入力された文書識別情報と作成文書の文書識別情報とが一致する登録情報を特定し（Ｓ２０２）、当該登録情報に含まれる関連文書識別情報リストから、関連文書のリストを作成して（Ｓ２０３）、ユーザ端末部３２等に出力する（Ｓ２０４）。なお、関連文書のリストは、画像形成装置４へ送信して印刷してもよいし、所定のメールアドレスを有するユーザへ、電子メールとして送信してもよい。
【００４０】
次に、本発明の第２の実施形態に係る文書管理システムについて説明する。
本文書管理システムでは、第１の実施形態に係る文書管理システム１の文書管理サーバ３が有する検索手段３３４は、さらに、前記記憶装置に記憶された登録情報の中から、入力された文書識別情報を関連文書識別情報リストに含む登録情報を抽出し、その抽出した登録情報毎に作成文書の文書識別情報を特定して、前記特定した文書識別情報が示す作成文書のリストを検索結果として出力するものとする。
【００４１】
本実施形態によれば、ユーザは、自分の作成文書Ａの配布後に、作成文書Ａに関連する作成文書Ｂが作成された場合、作成文書Ｂの登録情報の関連文書識別情報リストに作成文書Ａが含まれていれば、作成文書Ａの登録情報の関連文書識別情報リストに作成文書Ｂの文書識別情報を追加しなくても、作成文書Ｂを自分の作成文書Ａの関連文書として検索することができる。これにより、関連文書識別情報リストについての更新作業にかかる負担が軽減される。
【００４２】
次に、本発明の第３の実施形態に係る文書管理システムについて説明する。
本文書管理システムでは、第１の実施形態に係る文書管理システム１が画像読取装置を有し、この画像読取装置は、画像形成装置４により印刷された配布資料を光学的に読取って得られる画像データから、その配布資料に印刷された文書識別情報を抽出する印刷情報抽出手段と、抽出した文書識別情報を文書管理サーバ３へ送信して、その文書識別情報が示す作成文書に関連する文書の検索を要求する検索要求手段とを有しており、文書管理サーバ３の検索手段３３４は、画像読取装置から送信された文書識別情報に基づいて、その文書識別情報リストから作成文書の関連文書のリストを出力するものとする。
【００４３】
本実施形態によれば、ユーザは、検索の基礎とする配布資料を画像読取装置により光学的に読取らせるだけで、その配布資料に関連する資料を検索することができるので、検索時の操作や手順を簡略化することができる。
【００４４】
次に、本発明の第４の実施形態に係る文書管理システムについて説明する。
本文書管理システムでは、第１の実施形態に係る文書管理システム１の文書管理サーバ３は、自装置を利用しようとする者に対し、自装置の利用についての認証を行う認証手段を有するものとする。
【００４５】
本実施形態によれば、文書管理システムの記憶装置に記憶された登録情報が、不用意に漏洩するのを防いで、文書管理システムの情報漏えいに関する安全性を高めることができる。
なお、認証手段は、文書管理システムの利用に関する認証を行なうだけでなく、登録情報の閲覧に関する認証を行なったり、登録情報の更新作業（内容の変更する作業）に関する認証を行うものとすることもできる。
【００４６】
具体的には、登録情報毎に、当該登録情報の閲覧を許可された者を識別する閲覧者識別情報を含めておき、認証手段は、記憶装置に記憶された登録情報を閲覧しようとする者に対し、その登録情報に含まれた閲覧者識別情報に基づいて、当該登録情報の閲覧についての認証を行うものとすることができる。
また、登録情報に、当該登録情報の更新を許可する者を特定する更新者識別情報を含めておき、認証手段は、登録情報の内容を変更しようとする者に対し、その登録情報に含まれた更新者識別情報に基づいて、当該登録情報の内容変更についての認証を行うものとすることができる。
【００４７】
次に、本発明の第５の実施形態に係る文書管理システムについて説明する。
本文書管理システムでは、第３の実施形態に係る文書管理システムにおいて、文書管理サーバ３は、登録情報毎にその登録情報の閲覧に関する認証を行なう認証手段を有し、画像形成装置４の印刷データ生成手段４３３は、文書情報に含まれる配布先識別情報リストに基づいて、配布先毎に、各配布先の配布先識別情報を作成文書の一部に重畳して配布資料を作成するための印刷データを生成する機能を有し、前記画像読取装置の印刷情報抽出手段及び検索要求手段は、それぞれ、配布資料を光学的に読取って得られる画像データから配布先識別情報を抽出する機能、及び、抽出した配布先識別情報を文書管理サーバ３へ送信する機能を有しており、文書管理サーバ３の認証手段は、画像読取装置から送信される配布先識別情報により特定される者に対し、関連文書の検索に伴う登録情報の閲覧についての認証を行なうものとする。
【００４８】
本実施形態によれば、ユーザは、関連文書の検索に際し、自分に付与されている配布先識別情報をユーザ端末部３２等により文書管理サーバ３へ直接に入力する必要がないため、簡便な操作で関連文書の検索を行なうことができる。
【００４９】
次に、本発明の第６の実施形態に係る文書管理システムについて説明する。
本文書管理システムでは、第１の実施形態に係る文書管理システムにおいて、登録情報に当該登録情報に基づく文書検索の結果の送付先を特定する送付先識別情報を含めておき、文書管理サーバ３の検索手段３３４は、その登録情報に基づく文書検索が行なわれたときに、文書検索の要求者、及び、当該登録情報に含まれる送付先識別情報で特定される者に、文書検索の結果である関連文書リストを送付するものとする。
【００５０】
本実施形態によれば、送付先識別情報に列挙した者の間で検索結果を共有することができるので、同一の登録情報に基づく文書検索が異なる利用者により重複して実施されるのを回避して、文書管理システムの運用コストを低減することができる。
【００５１】
具体的には、文書作成装置２に入力する文書情報に送付先識別情報を含めておき、文書管理サーバ３の登録情報記憶手段３３３は、送付先識別情報を含めて、前記作成文書についての登録情報を生成して前記記憶装置に記憶するものとし、検索手段３３４は、検索に使用した登録情報に含まれた送付先識別情報を参照して、検索結果を送付するものとすればよい。なお、送付の方法としては、ネットワークを介して、送付先が使用するＰＣへ検索結果を送信する方法等を用いることができる。
【００５２】
次に、本発明の第７の実施形態に係る文書管理システムについて説明する。
本文書管理システムでは、第３の実施形態に係る文書管理システムにおける画像形成装置４は、文書管理サーバ３の所在を示すアクセス情報を取得するアクセス情報取得手段を有し、印刷データ生成手段４３３は、前記アクセス情報取得手段が取得したアクセス情報を作成文書の一部に重畳して配布資料を作成するための印刷データを生成する機能を有しており、第３の実施形態に係る文書管理システムにおける画像読取装置の印刷情報抽出手段は、前記配布資料を光学的に読取って得られた画像データから前記アクセス情報を抽出する機能を有し、前記検索要求手段は、抽出したアクセス情報から特定される文書管理サーバ３に対して、文書の検索を要求するものとする。ここで、アクセス情報とは、文書管理サーバ３の、ネットワーク５における所在を特定する情報をいい、例えば、ネットワーク５がＩＰ（Internet Protocol）ネットワークである場合におけるＩＰアドレス（Internet Protocol Address）やＵＲＬ（Uniform Resource Locator）をいう。
【００５３】
本実施形態によれば、画像読取装置が文書管理サーバ３へのアクセス情報を持っていない場合にも、前記画像データから抽出したアクセス情報に基づいて、前記画像データから抽出した配布資料の文書識別情報を文書管理サーバ３へ送信することができ、画像読取装置に対するユーザ操作が簡便となる。なお、上記のアクセス情報取得手段は、例えば、ユーザからのアクセス情報の入力を受け付けるユーザ端末部４２とすることができる。
【００５４】
次に、本発明の第８の実施形態に係る文書管理システムについて説明する。
本文書管理システムでは、第１の実施形態に係る文書管理システムにおける文書管理サーバ３は、登録情報毎に、その登録情報を用いた文書検索の履歴に関する情報（履歴情報）を、記憶装置に記憶する履歴情報記憶手段を有するものとする。この履歴情報には、例えば、文書検索の要求者を特定する要求者識別情報、検索を実行した日付と時刻、検索の基礎とされた文書の文書識別情報、及び、検索に使用した登録情報を特定する識別情報を含めることができる。
【００５５】
本実施形態によれば、文書管理サーバ３の検索機能の利用状況を過去に遡って追跡することができるので、トラブル発生時（例えば、登録情報の更新漏れや更新内容の誤りが発見された時）に、そのトラブルの波及範囲を特定して対処することができる。
【００５６】
以上説明したように、第１ないし第８の実施形態に係る文書管理システムでは、作成文書毎に、その作成文書の文書識別情報と関連文書識別情報リストとで構成される登録情報を記憶装置に記憶している。そして、登録情報の関連文書識別情報リストには、異なる会議等について作成された関連文書を含めることができ、また、ユーザは、作成文書の配布後に関連文書が作成されたときは、その関連文書を登録情報の関連文書識別情報リストに追加していくことができる。このため、ユーザは、検索の基礎とする作成文書の文書識別情報を文書管理サーバに入力すれば、その作成文書が作成された会議等とは異なる会議等について作成された関連文書や、その作成文書の配布後に作成された関連文書も容易に検索することができる。
【符号の説明】
【００５７】
１・・・文書管理システム、２・・・文書作成装置、３・・・文書管理サーバ、４・・・画像形成装置、５・・・ネットワーク、２１・・・入力端末部、２２・・・表示部、２３、３１、４１・・・通信インタフェース、３２、４２・・・ユーザ端末部、２４、３３、４３・・・処理部、２４１・・・印刷要求送信手段、３３１・・・識別情報付与手段、３３２・・・関連情報取得手段、３３３・・・登録情報記憶手段、３３４・・・検索手段、４３１・・・文書情報抽出手段、４３２・・・付与要求送信手段、４３３・・・印刷データ生成手段、４４・・・プリンタ部。
【先行技術文献】
【特許文献】
【００５８】
【特許文献１】特開２００７−３２８６４３号公報
【特許文献２】特開２００９−６４２５０号公報
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書に関する情報を記憶し利用者に文書検索手段を提供する文書管理装置、及びその文書管理装置を用いた文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業等においては、日々作成される膨大な文書を管理し再利用するため、作成された文書を電子データとしてコンピュータの記憶装置内に集中保管し、それら文書の内容に関する情報を利用者に提供するシステム（文書管理システム）が用いられている。
【０００３】
従来、このような文書管理システムとして、会議毎にその会議について作成された文書へのアクセスを制限することを目的とし、会議の開催に伴って作成される資料や議事録等の文書を、会議毎に設けた識別コードにより関連付けて一群の文書として管理するシステム（特許文献１参照）が知られている。すなわち、図８に示すコンテンツＩＤテーブルにより、会議毎に付与された会議セッションＩＤ毎に、会議セッションＩＤと、その会議に関連して作成された文書に付与されたコンテンツＩＤと、その会議の参加者の電子メールアドレスとを関連付け、会議毎の関連文書を一群の文書として管理するのである。
【０００４】
また、従来の文書管理システムとして、会議、出張等のイベントの日程を管理するスケジュール管理サーバを有し、スケジュール管理サーバに登録されたイベント毎に、そのイベントに関連して作成される文書や資料を関連付けて管理するシステム（特許文献２参照）が知られている。すなわち、図９に示すように、会議等に識別コードを付与してそのスケジュールを記録する会議スケジュール情報５４０をスケジュール管理サーバに記憶し、会議議事録毎に識別コードを付与して記録する会議議事録情報５２０と、文書に識別コードを付与して記録するドキュメント情報５３０とを、文書管理サーバ内の記憶装置に記憶する。
【０００５】
そして、ドキュメント情報５３０に含まれる各文書の記録領域（ドキュメントレコード）に、会議議事録情報５２０内に含まれる当該文書に関連する会議議事録の記録領域（議事録レコード）のＩＤを保持させることにより、会議議事録と文書との関連付け（ｒ２）を行なうのである。また、議事録レコードには、会議スケジュール情報に含まれる当該議事録に関連する会議等の記録領域（スケジュールレコード）のＩＤを保持させることにより、会議等と会議議事録との関連付け（ｒ６）も行なうことができ、関連付けｒ６とｒ２により、会議等と文書とを関連付けるのである。
【０００６】
しかしながら、これら従来の文書管理システムは、文書ごとに当該文書と当該文書の関連文書との関連付けを行なうものではなく、文書に付与された識別コードから、その後に作成された文書や他の会議等について作成された文書を検索することは困難であるという問題を有している。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明は、上記従来の問題に鑑みなされたものであって、その目的は、文書管理システムにおいて、一の文書を基礎としてその一の文書の関連文書を検索する際に、異なる会議等について作成された関連文書及びその一の文書の作成後に作成された関連文書をも容易に検索できるようにすることである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明は、入力された文書に文書識別情報を付与する識別情報付与手段と、前記文書の関連文書の少なくとも文書識別情報を含む文書情報を取得する関連情報取得手段と、少なくとも前記文書の文書識別情報を含む文書情報と前記関連文書の文書識別情報を含む文書情報から、登録情報を作成して記憶装置に記憶する登録情報記憶手段と、入力された文書識別情報に基づいて、前記記憶装置に記憶された前記登録情報から前記文書識別情報が付与された文書に関連した文書情報を検索する検索手段と、を有する文書管理装置である。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、文書管理システムにおいて、一の文書を基礎としてその一の文書の関連文書を検索する際に、異なる会議等について作成された関連文書及びその一の文書の作成後に作成された関連文書をも容易に検索することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムの、文書作成装置の構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムの、文書管理サーバの構成を示すブロック図である。
【図４】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムの、画像形成装置の構成を示すブロック図である。
【図５】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムにおいて扱われる情報の一例を示す図である。
【図６】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムの、情報記憶機能の動作手順を示すフロー図である。
【図７】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムの、検索機能の動作手順を示すフロー図である。
【図８】従来の文書管理システムにおける、会議と文書との関連付けの例を示す図である。
【図９】従来の文書管理システムにおける、会議スケジュール情報、会議議事録情報、及びドキュメント情報の関連付けを示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、図面を参照して、本発明の実施の形態を説明する。
図１は、本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【００１２】
本文書管理システム１は、ユーザが会議資料等の文書の作成に使用するパーソナル・コンピュータなどの文書作成装置２と、文書作成装置２により作成された文書（作成文書）に、他の文書と識別するための文書識別情報を付与し、その付与した作成文書の文書識別情報と、その作成文書に関連する文書（関連文書）の文書識別情報のリスト（関連文書識別情報リスト）とで構成される登録情報を記憶装置に記憶する文書管理装置である文書管理サーバ３と、前記作成文書を、その作成文書の文書識別情報と共に印刷して配布資料を作成する画像形成装置４と、を有している。また、上述した文書作成装置２、文書管理サーバ３、及び画像形成装置４は、それぞれネットワーク５に接続されており、ネットワーク５を介して互いに通信することができる。
【００１３】
図２は、文書管理システム１に用いられる文書作成装置２の構成を示すブロック図である。
文書作成装置２は、ユーザが文書作成に使用する入力端末部２１と、入力した文書を表示する表示部２２と、ネットワーク５を介して画像形成装置４等との間で情報通信を行なうための通信インタフェース２３と、入力された文書の電子データの保存や印刷要求の送信等を行う処理部２４と、を有している。
【００１４】
処理部２４は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、プログラムが書き込まれたＲＯＭ（Read Only Memory）、データの一時記憶のためのＲＡＭ（Random Access Memory）等を有するコンピュータであり、前記作成文書の作成の際にユーザから入力される当該作成文書に関する情報を、画像形成装置４への印刷要求に含めて送信する印刷要求送信手段２４１を有している。また、この文書情報には、その作成文書の電子データの保存場所を示す所在情報、配布先を特定する配布先識別情報のリスト、配布者を特定する配布者識別情報、その作成文書の内容を示す検索用キーワードのリスト（検索キーリスト）、及び、その作成文書の関連文書識別情報リストが含まれている。
【００１５】
図３は、文書管理システム１に用いられる文書管理サーバ３の構成を示すブロック図である。
文書管理サーバ３は、ネットワーク５を介して画像形成装置４等との間で情報通信を行なう通信インタフェース３１と、ユーザへの情報の表示やユーザによる文書管理サーバ３への指示入力に用いるユーザ端末部３２と、記憶装置への登録情報の保存や文書検索を行う処理部３３と、を有している。
【００１６】
処理部３３は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、プログラムが書き込まれたＲＯＭ（Read Only Memory）、データの一時記憶のためのＲＡＭ（Random Access Memory）、及びデータの長期保存が可能な固定ディスク等の記憶装置を有するコンピュータであり、文書作成装置２により作成された文書（作成文書）に文書識別情報を付与する識別情報付与手段３３１と、作成文書の関連文書識別情報リストを取得する関連情報取得手段３３２と、作成文書の文書識別情報及び前記関連文書識別情報リストから登録情報を生成して固定ディスク等の記憶装置に記憶する登録情報記憶手段３３３と、を有している。ここで、記憶装置に記憶された登録情報は、ユーザ端末部３２を用いてその内容を変更することができ、ユーザは、登録情報の関連文書識別情報リストを適宜更新することができる。
【００１７】
また、処理部３３は、ユーザから入力される文書識別情報に基づいて、その文書識別情報が示す作成文書の関連文書を検索し、その関連文書のリストを出力する検索手段３３４も有している。
【００１８】
図４は、文書管理システム１に用いられる画像形成装置４の構成を示すブロック図である。
画像形成装置４は、ネットワーク５を介して文書管理サーバ３等との間で情報通信を行なうための通信インタフェース４１と、ユーザへの情報の表示やユーザによる画像形成装置４への指示入力に用いるユーザ端末部４２と、文書作成装置２からの会議資料等の印刷要求を処理する処理部４３と、文書作成装置２からの印刷要求に基づいて作成文書を印刷して配布資料を作成するプリンタ部４４と、を有している。
【００１９】
処理部４３は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、プログラムが書き込まれたＲＯＭ（Read Only Memory）、データの一時記憶のためのＲＡＭ（Random Access Memory）等を有するコンピュータであり、文書作成装置２から受信した印刷要求に含まれている文書情報を抽出する文書情報抽出手段４３１と、抽出した文書情報に基づき、作成文書への文書識別情報の付与を要求する信号（付与要求）を文書管理サーバ３に送信する付与要求送信手段４３２と、文書管理サーバ３からその作成文書に付与された文書識別情報を取得して、取得した作成文書の文書識別情報をその作成文書の一部に重畳して印刷するための印刷データを生成する印刷データ生成手段４３３と、を有している。ここで、作成文書の文書識別情報をその作成文書の一部に重畳して印刷し、その作成文書の配布資料を作成する配布資料作成手段は、例えば、印刷データ生成手段４３３とプリンタ部４４で構成される。
【００２０】
なお、上述した処理部２４、３３及び４３が有する各手段は、プログラムにより実現される処理部（コンピュータ）２４、３３及び４３の機能実現手段である。また、コンピュータ・プログラムは、コンピュータ読み取り可能な任意の記憶媒体に記憶させておくことができる。
【００２１】
上記に示した文書管理システム１は、ユーザが文書を作成した際にその作成文書に関する情報を記憶する機能（情報記憶機能）と、ユーザが入力した文書識別情報に基づいてその文書識別情報を示す作成文書の関連文書を検索する機能（検索機能）とを有する。
【００２２】
文書管理システム１の情報記憶機能は、以下のように実現される。
まず、ユーザが文書作成装置２を用いて文書を作成し、文書作成装置２から画像形成装置４へ、その作成文書の保存場所の情報や関連文書識別情報リスト等の文書情報を含んだ印刷要求を送信すると、画像形成装置４は、その印刷要求に含まれた文書情報に基づいて、その作成文書への文書識別情報の付与要求を文書管理サーバ３へ送信する。
【００２３】
次に、文書管理サーバ３は、受信した付与要求に基づいて、その作成文書に文書識別情報を付与すると共に、付与要求に含まれている文書情報から関連文書識別情報リストを抽出し、作成文書に付与した文書識別情報とその作成文書の関連文書識別情報リストとを含んだ登録情報を生成して、固定ディスク等の記憶装置に記憶する。これにより、ユーザが新たな作成文書を作成するにつれて、それら作成文書についての登録情報が記憶装置に蓄積されていく。
【００２４】
また、文書管理システム１の検索機能は、以下のように実現される。
まず、ユーザは、特定の文書に関連する文書を検索したいときは、その特定の文書の文書識別情報を、ユーザ端末部３２等により文書管理サーバ３に入力する。次に、文書管理サーバ３は、検索手段３３４により、記憶装置に記憶された登録情報の中から、入力された文書識別情報と作成文書の文書識別情報とが一致する登録情報を特定し、当該登録情報に含まれる関連文書の文書識別情報が示す文書のリストを検索結果として出力する。これにより、文書管理システム１の検索機能が実現される。
【００２５】
以上のように、文書管理システム１は、作成文書毎に文書識別情報が付与され、その作成文書の文書識別情報と関連文書識別情報リストとで構成される登録情報により、作成文書と他の作成文書との関連付けが行なわれる。そして、この関連文書識別情報リストには、その作成文書が作成された会議等とは異なる会議等について作成された文書を含めることができる。このため、ユーザは、検索の基礎とする作成文書の文書識別情報を文書管理サーバ３に入力すれば、異なる会議等について作成された関連文書も検索することができる。
【００２６】
また、この登録情報は、ユーザ端末部３２等を用いて変更することができるので、ユーザは、作成文書の配布後に関連文書が作成されたときは、その関連文書の文書識別情報を登録情報に追加していくことができる。このため、ユーザは、文書管理サーバ３に記憶された登録情報から、その作成文書の配布後に作成された関連文書をも容易に検索することができる。
【００２７】
図５は、文書管理システム１において扱われる情報の一例を示す図である。
図５（ａ）は、文書作成装置２が画像形成装置４へ送信する印刷要求であり、作成文書の印刷データと、文書情報が含まれている。また、文書情報には、作成文書の電子データの保存場所を示す所在情報、配布先を特定する配布先識別情報のリスト、配布者を特定する配布者識別情報、その作成文書の検索キーリスト、及び、作成文書の関連文書識別情報リストが含まれている。
【００２８】
図５（ａ）に示した印刷要求は画像形成装置４により受信され、画像形成装置４は、この印刷要求に基づいて、作成文書に対する文書識別情報の付与を要求する信号（付与要求）を、文書管理サーバ３に送信する。
【００２９】
図５（ｂ）は、画像形成装置４が生成する付与要求の一例を示す図である。
この付与要求は、図５（ａ）に示した印刷要求に基づいて、その印刷要求に含まれる文書情報と、付与要求を示すコマンドコードにより構成されている。この付与要求は文書管理サーバ３により受信され、文書管理サーバ３は、この付与要求に基づいて、作成文書に付与する文書識別コードを生成して画像形成装置４へ送信すると共に、付与要求の文書情報に含まれている関連文書識別情報リストを抽出し、作成文書に付与した文書識別情報と関連文書識別情報リストで構成される登録情報を、記憶装置に記憶する。尚、登録情報には、文書情報に含まれているその他の情報も含めることができる。
【００３０】
図５（ｃ）は、文書管理サーバ３が記憶装置に記憶する登録情報の一例を示す図である。この例では、登録情報は、画像形成装置４から受信した付与要求の文書情報に含まれている情報をすべて含んでいる。
【００３１】
次に、文書管理システム１の情報記憶機能における動作手順を、図６に示すフロー図にしたがって説明する。
まず、ユーザは、文書作成装置２を用いて会議資料等の文書を作成し、その作成文書の電子データを、例えば文書作成装置２の記憶装置（不図示）に保存する（Ｓ１０１）。次に、ユーザは、その作成文書の文書情報を文書作成装置２に入力し、文書作成装置２の印刷要求送信手段２４１に印刷要求を送信するよう、指示する（Ｓ１０２）。
【００３２】
文書作成装置２の印刷要求送信手段２４１は、その作成文書の印刷データと文書情報により印刷要求を生成し、その印刷要求をネットワーク５を介して画像形成装置４に送信する（Ｓ１０３）。ここで、文書情報には、作成文書の電子データの保存場所を示す所在情報、配布先を特定する配布先識別情報のリスト、配布者を特定する配布者識別情報、その作成文書の検索キーリスト、及び、作成文書の関連文書識別情報リストが含まれる。
【００３３】
画像形成装置４は、文書作成装置２から印刷要求を受信し（Ｓ１０４）、文書情報抽出手段４３１は、受信した印刷要求から文書情報を抽出する（Ｓ１０５）。次に、付与要求送信手段４３２は、作成文書への文書識別情報の付与を求める信号であってステップＳ１０４で抽出した文書情報を含む付与要求を生成し、生成した付与要求を文書管理サーバ３へ送信する（Ｓ１０６）。
【００３４】
文書管理サーバ３は、画像形成装置４から付与要求を受信すると（Ｓ１０７）、識別情報付与手段３３１により、作成文書に付与する文書識別情報を生成して（Ｓ１０８）、画像形成装置４へ送信する（Ｓ１０９）。次に、関連情報取得手段３３２は、付与要求に含まれた文書情報から関連文書識別情報リストを抽出し（Ｓ１１０）、登録情報記憶手段３３３は、ステップＳ１０８で生成した作成文書の文書識別情報と関連文書識別情報リストから登録情報を構成して記憶装置に記憶する（Ｓ１１１）。
【００３５】
ここで、登録情報には、文書情報に含まれているその他の情報を含めることもできる。例えば、検索キーリストを含めれば、キーワード検索、すなわち、同一のキーワードを検索キーリストに有する作成文書の検索が容易となる。
なお、記憶装置に記憶された登録情報は、ユーザがユーザ端末部３２を用いて更新することができ、現在作成した作成文書の配布後に、その作成文書に関連する文書が作成された場合には、その関連する文書の文書識別情報を、関連文書の文書識別情報として登録情報に加えていくことができる。
【００３６】
次に、画像形成装置４の印刷データ生成手段４３３は、文書管理サーバ３から、作成文書に付与された文書識別情報を受信し（Ｓ１１２）、作成文書の一部にその文書識別情報を重畳して印刷するための印刷用の画像データを生成する（Ｓ１１３）。ここで、印刷用の画像データには、文書情報に含まれた他の情報、例えば、配布先識別情報、検索キーリスト等を含めることもできる。
【００３７】
次に、印刷データ生成手段４３３は、生成した画像データをプリンタ部４４へ送信し、配布資料を作成する（Ｓ１１４）。
【００３８】
次に、文書管理システム１の検索機能における動作手順を、図７に示すフロー図にしたがって説明する。
まず、ユーザは、文書検索の基礎とする作成文書の文書識別情報を特定して、例えばユーザ端末部３２により、文書管理サーバ３に入力する（Ｓ２０１）。この作成文書の文書識別情報は、例えば、図６のステップＳ１１４で作成された配布資料を基礎とするときは、その配布資料に印刷された文書識別情報により知ることができる。
【００３９】
次に、文書管理サーバ３の検索手段３３４は、記憶装置に記憶されている登録情報の中から、入力された文書識別情報と作成文書の文書識別情報とが一致する登録情報を特定し（Ｓ２０２）、当該登録情報に含まれる関連文書識別情報リストから、関連文書のリストを作成して（Ｓ２０３）、ユーザ端末部３２等に出力する（Ｓ２０４）。なお、関連文書のリストは、画像形成装置４へ送信して印刷してもよいし、所定のメールアドレスを有するユーザへ、電子メールとして送信してもよい。
【００４０】
次に、本発明の第２の実施形態に係る文書管理システムについて説明する。
本文書管理システムでは、第１の実施形態に係る文書管理システム１の文書管理サーバ３が有する検索手段３３４は、さらに、前記記憶装置に記憶された登録情報の中から、入力された文書識別情報を関連文書識別情報リストに含む登録情報を抽出し、その抽出した登録情報毎に作成文書の文書識別情報を特定して、前記特定した文書識別情報が示す作成文書のリストを検索結果として出力するものとする。
【００４１】
本実施形態によれば、ユーザは、自分の作成文書Ａの配布後に、作成文書Ａに関連する作成文書Ｂが作成された場合、作成文書Ｂの登録情報の関連文書識別情報リストに作成文書Ａが含まれていれば、作成文書Ａの登録情報の関連文書識別情報リストに作成文書Ｂの文書識別情報を追加しなくても、作成文書Ｂを自分の作成文書Ａの関連文書として検索することができる。これにより、関連文書識別情報リストについての更新作業にかかる負担が軽減される。
【００４２】
次に、本発明の第３の実施形態に係る文書管理システムについて説明する。
本文書管理システムでは、第１の実施形態に係る文書管理システム１が画像読取装置を有し、この画像読取装置は、画像形成装置４により印刷された配布資料を光学的に読取って得られる画像データから、その配布資料に印刷された文書識別情報を抽出する印刷情報抽出手段と、抽出した文書識別情報を文書管理サーバ３へ送信して、その文書識別情報が示す作成文書に関連する文書の検索を要求する検索要求手段とを有しており、文書管理サーバ３の検索手段３３４は、画像読取装置から送信された文書識別情報に基づいて、その文書識別情報リストから作成文書の関連文書のリストを出力するものとする。
【００４３】
本実施形態によれば、ユーザは、検索の基礎とする配布資料を画像読取装置により光学的に読取らせるだけで、その配布資料に関連する資料を検索することができるので、検索時の操作や手順を簡略化することができる。
【００４４】
次に、本発明の第４の実施形態に係る文書管理システムについて説明する。
本文書管理システムでは、第１の実施形態に係る文書管理システム１の文書管理サーバ３は、自装置を利用しようとする者に対し、自装置の利用についての認証を行う認証手段を有するものとする。
【００４５】
本実施形態によれば、文書管理システムの記憶装置に記憶された登録情報が、不用意に漏洩するのを防いで、文書管理システムの情報漏えいに関する安全性を高めることができる。
なお、認証手段は、文書管理システムの利用に関する認証を行なうだけでなく、登録情報の閲覧に関する認証を行なったり、登録情報の更新作業（内容の変更する作業）に関する認証を行うものとすることもできる。
【００４６】
具体的には、登録情報毎に、当該登録情報の閲覧を許可された者を識別する閲覧者識別情報を含めておき、認証手段は、記憶装置に記憶された登録情報を閲覧しようとする者に対し、その登録情報に含まれた閲覧者識別情報に基づいて、当該登録情報の閲覧についての認証を行うものとすることができる。
また、登録情報に、当該登録情報の更新を許可する者を特定する更新者識別情報を含めておき、認証手段は、登録情報の内容を変更しようとする者に対し、その登録情報に含まれた更新者識別情報に基づいて、当該登録情報の内容変更についての認証を行うものとすることができる。
【００４７】
次に、本発明の第５の実施形態に係る文書管理システムについて説明する。
本文書管理システムでは、第３の実施形態に係る文書管理システムにおいて、文書管理サーバ３は、登録情報毎にその登録情報の閲覧に関する認証を行なう認証手段を有し、画像形成装置４の印刷データ生成手段４３３は、文書情報に含まれる配布先識別情報リストに基づいて、配布先毎に、各配布先の配布先識別情報を作成文書の一部に重畳して配布資料を作成するための印刷データを生成する機能を有し、前記画像読取装置の印刷情報抽出手段及び検索要求手段は、それぞれ、配布資料を光学的に読取って得られる画像データから配布先識別情報を抽出する機能、及び、抽出した配布先識別情報を文書管理サーバ３へ送信する機能を有しており、文書管理サーバ３の認証手段は、画像読取装置から送信される配布先識別情報により特定される者に対し、関連文書の検索に伴う登録情報の閲覧についての認証を行なうものとする。
【００４８】
本実施形態によれば、ユーザは、関連文書の検索に際し、自分に付与されている配布先識別情報をユーザ端末部３２等により文書管理サーバ３へ直接に入力する必要がないため、簡便な操作で関連文書の検索を行なうことができる。
【００４９】
次に、本発明の第６の実施形態に係る文書管理システムについて説明する。
本文書管理システムでは、第１の実施形態に係る文書管理システムにおいて、登録情報に当該登録情報に基づく文書検索の結果の送付先を特定する送付先識別情報を含めておき、文書管理サーバ３の検索手段３３４は、その登録情報に基づく文書検索が行なわれたときに、文書検索の要求者、及び、当該登録情報に含まれる送付先識別情報で特定される者に、文書検索の結果である関連文書リストを送付するものとする。
【００５０】
本実施形態によれば、送付先識別情報に列挙した者の間で検索結果を共有することができるので、同一の登録情報に基づく文書検索が異なる利用者により重複して実施されるのを回避して、文書管理システムの運用コストを低減することができる。
【００５１】
具体的には、文書作成装置２に入力する文書情報に送付先識別情報を含めておき、文書管理サーバ３の登録情報記憶手段３３３は、送付先識別情報を含めて、前記作成文書についての登録情報を生成して前記記憶装置に記憶するものとし、検索手段３３４は、検索に使用した登録情報に含まれた送付先識別情報を参照して、検索結果を送付するものとすればよい。なお、送付の方法としては、ネットワークを介して、送付先が使用するＰＣへ検索結果を送信する方法等を用いることができる。
【００５２】
次に、本発明の第７の実施形態に係る文書管理システムについて説明する。
本文書管理システムでは、第３の実施形態に係る文書管理システムにおける画像形成装置４は、文書管理サーバ３の所在を示すアクセス情報を取得するアクセス情報取得手段を有し、印刷データ生成手段４３３は、前記アクセス情報取得手段が取得したアクセス情報を作成文書の一部に重畳して配布資料を作成するための印刷データを生成する機能を有しており、第３の実施形態に係る文書管理システムにおける画像読取装置の印刷情報抽出手段は、前記配布資料を光学的に読取って得られた画像データから前記アクセス情報を抽出する機能を有し、前記検索要求手段は、抽出したアクセス情報から特定される文書管理サーバ３に対して、文書の検索を要求するものとする。ここで、アクセス情報とは、文書管理サーバ３の、ネットワーク５における所在を特定する情報をいい、例えば、ネットワーク５がＩＰ（Internet Protocol）ネットワークである場合におけるＩＰアドレス（Internet Protocol Address）やＵＲＬ（Uniform Resource Locator）をいう。
【００５３】
本実施形態によれば、画像読取装置が文書管理サーバ３へのアクセス情報を持っていない場合にも、前記画像データから抽出したアクセス情報に基づいて、前記画像データから抽出した配布資料の文書識別情報を文書管理サーバ３へ送信することができ、画像読取装置に対するユーザ操作が簡便となる。なお、上記のアクセス情報取得手段は、例えば、ユーザからのアクセス情報の入力を受け付けるユーザ端末部４２とすることができる。
【００５４】
次に、本発明の第８の実施形態に係る文書管理システムについて説明する。
本文書管理システムでは、第１の実施形態に係る文書管理システムにおける文書管理サーバ３は、登録情報毎に、その登録情報を用いた文書検索の履歴に関する情報（履歴情報）を、記憶装置に記憶する履歴情報記憶手段を有するものとする。この履歴情報には、例えば、文書検索の要求者を特定する要求者識別情報、検索を実行した日付と時刻、検索の基礎とされた文書の文書識別情報、及び、検索に使用した登録情報を特定する識別情報を含めることができる。
【００５５】
本実施形態によれば、文書管理サーバ３の検索機能の利用状況を過去に遡って追跡することができるので、トラブル発生時（例えば、登録情報の更新漏れや更新内容の誤りが発見された時）に、そのトラブルの波及範囲を特定して対処することができる。
【００５６】
以上説明したように、第１ないし第８の実施形態に係る文書管理システムでは、作成文書毎に、その作成文書の文書識別情報と関連文書識別情報リストとで構成される登録情報を記憶装置に記憶している。そして、登録情報の関連文書識別情報リストには、異なる会議等について作成された関連文書を含めることができ、また、ユーザは、作成文書の配布後に関連文書が作成されたときは、その関連文書を登録情報の関連文書識別情報リストに追加していくことができる。このため、ユーザは、検索の基礎とする作成文書の文書識別情報を文書管理サーバに入力すれば、その作成文書が作成された会議等とは異なる会議等について作成された関連文書や、その作成文書の配布後に作成された関連文書も容易に検索することができる。
【符号の説明】
【００５７】
１・・・文書管理システム、２・・・文書作成装置、３・・・文書管理サーバ、４・・・画像形成装置、５・・・ネットワーク、２１・・・入力端末部、２２・・・表示部、２３、３１、４１・・・通信インタフェース、３２、４２・・・ユーザ端末部、２４、３３、４３・・・処理部、２４１・・・印刷要求送信手段、３３１・・・識別情報付与手段、３３２・・・関連情報取得手段、３３３・・・登録情報記憶手段、３３４・・・検索手段、４３１・・・文書情報抽出手段、４３２・・・付与要求送信手段、４３３・・・印刷データ生成手段、４４・・・プリンタ部。
【先行技術文献】
【特許文献】
【００５８】
【特許文献１】特開２００７−３２８６４３号公報
【特許文献２】特開２００９−６４２５０号公報
【特許請求の範囲】
【請求項１】
入力された文書に文書識別情報を付与する識別情報付与手段と、
前記文書の関連文書の少なくとも文書識別情報を含む文書情報を取得する関連情報取得手段と、
少なくとも前記文書の文書識別情報を含む文書情報と前記関連文書の文書識別情報を含む文書情報から、登録情報を作成して記憶装置に記憶する登録情報記憶手段と、
入力された文書識別情報に基づいて、前記記憶装置に記憶された前記登録情報から前記文書識別情報が付与された文書に関連した文書情報を検索する検索手段と、
を有する文書管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載された文書管理装置と、前記文書管理装置に接続された画像読取装置と、を有する文書管理システムであって、
前記画像読取装置は、
前記文書と当該文書の少なくとも文書識別情報が印刷された配布資料を光学的に読取って画像データを取得する手段と、
前記画像データから前記文書の文書識別情報を抽出して前記文書管理装置に送信する手段と、を有し、
前記文書管理装置は、前記画像読取装置から受信した文書識別情報を前記入力された文書識別情報として、前記検索手段により前記関連した文書情報を検索する文書管理システム。
【請求項３】
請求項２に記載された文書管理システムにおいて、
前記文書管理装置に接続された画像形成装置を有し、
前記画像形成装置は、
前記文書の印刷要求を受信したときに前記文書への文書識別情報の付与要求を前記文書管理装置へ送信して、当該文書の文書識別情報を取得する手段と、
前記取得した文書識別情報と共に当該文書を印刷して配布資料を作成する手段と、
を有する文書管理システム。
【請求項４】
請求項３に記載された文書管理システムにおいて、
前記文書管理装置の登録情報記憶手段は、前記画像形成装置から付与要求を受信したときに、前記登録情報を前記記憶装置に記憶する文書管理システム。
【請求項５】
請求項２に記載された文書管理システムにおいて、
前記登録情報に含まれる前記文書の文書情報には、当該登録情報の閲覧を許可する者を特定する閲覧者識別情報が含まれており、
前記配布資料には当該配布資料の配布先を識別する配布先識別情報が印刷されており、
前記画像読取装置は、
前記画像データから前記配布資料に印刷された前記配布先識別情報を抽出して文書管理装置に送信する手段を有し、
前記文書管理装置は、前記画像読取装置から受信した配布先識別情報と一致する前記閲覧者識別情報があるときに、前記検索手段に対し前記登録情報から前記関連した文書情報を検索することを許可する認証手段を有する文書管理システム。
【請求項１】
入力された文書に文書識別情報を付与する識別情報付与手段と、
前記文書の関連文書の少なくとも文書識別情報を含む文書情報を取得する関連情報取得手段と、
少なくとも前記文書の文書識別情報を含む文書情報と前記関連文書の文書識別情報を含む文書情報から、登録情報を作成して記憶装置に記憶する登録情報記憶手段と、
入力された文書識別情報に基づいて、前記記憶装置に記憶された前記登録情報から前記文書識別情報が付与された文書に関連した文書情報を検索する検索手段と、
を有する文書管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載された文書管理装置と、前記文書管理装置に接続された画像読取装置と、を有する文書管理システムであって、
前記画像読取装置は、
前記文書と当該文書の少なくとも文書識別情報が印刷された配布資料を光学的に読取って画像データを取得する手段と、
前記画像データから前記文書の文書識別情報を抽出して前記文書管理装置に送信する手段と、を有し、
前記文書管理装置は、前記画像読取装置から受信した文書識別情報を前記入力された文書識別情報として、前記検索手段により前記関連した文書情報を検索する文書管理システム。
【請求項３】
請求項２に記載された文書管理システムにおいて、
前記文書管理装置に接続された画像形成装置を有し、
前記画像形成装置は、
前記文書の印刷要求を受信したときに前記文書への文書識別情報の付与要求を前記文書管理装置へ送信して、当該文書の文書識別情報を取得する手段と、
前記取得した文書識別情報と共に当該文書を印刷して配布資料を作成する手段と、
を有する文書管理システム。
【請求項４】
請求項３に記載された文書管理システムにおいて、
前記文書管理装置の登録情報記憶手段は、前記画像形成装置から付与要求を受信したときに、前記登録情報を前記記憶装置に記憶する文書管理システム。
【請求項５】
請求項２に記載された文書管理システムにおいて、
前記登録情報に含まれる前記文書の文書情報には、当該登録情報の閲覧を許可する者を特定する閲覧者識別情報が含まれており、
前記配布資料には当該配布資料の配布先を識別する配布先識別情報が印刷されており、
前記画像読取装置は、
前記画像データから前記配布資料に印刷された前記配布先識別情報を抽出して文書管理装置に送信する手段を有し、
前記文書管理装置は、前記画像読取装置から受信した配布先識別情報と一致する前記閲覧者識別情報があるときに、前記検索手段に対し前記登録情報から前記関連した文書情報を検索することを許可する認証手段を有する文書管理システム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【公開番号】特開２０１２−６３９４１（Ｐ２０１２−６３９４１Ａ）
【公開日】平成２４年３月２９日（２０１２．３．２９）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２０１０−２０７１３８（Ｐ２０１０−２０７１３８）
【出願日】平成２２年９月１５日（２０１０．９．１５）
【出願人】（０００００６７４７）株式会社リコー (37,907)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２４年３月２９日（２０１２．３．２９）
【国際特許分類】
【出願日】平成２２年９月１５日（２０１０．９．１５）
【出願人】（０００００６７４７）株式会社リコー (37,907)
【Ｆターム（参考）】
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