自動書庫システム及び文書管理装置
【課題】 法律などによりその保存期間が定められている領収書等の取引証票を収容する自動書庫システムを提供する。
【解決手段】
自動書庫システム１は、自動書庫２に、領収書の貼付された経理処理申請書を収容する。また、経理処理申請書の画像データを文書管理装置３が記憶する。自動書庫システム１は、金額が３万円未満であり、且つ社内規定による保存期限である１年を過ぎたという廃棄条件に合致する経理処理申請書と、廃棄条件に合致しない経理処理申請書とを自動的に仕分け、廃棄条件に合致する経理処理申請書を廃棄用コンテナに収集する。
【解決手段】
自動書庫システム１は、自動書庫２に、領収書の貼付された経理処理申請書を収容する。また、経理処理申請書の画像データを文書管理装置３が記憶する。自動書庫システム１は、金額が３万円未満であり、且つ社内規定による保存期限である１年を過ぎたという廃棄条件に合致する経理処理申請書と、廃棄条件に合致しない経理処理申請書とを自動的に仕分け、廃棄条件に合致する経理処理申請書を廃棄用コンテナに収集する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、自動書庫システム及び文書管理装置に関し、特に法律などによりその保存期間が定められている領収書等の取引証票を収容する自動書庫システム及びこれに使用される文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
領収書等の現金の収受、払出し、預貯金の預入れ、引出しに際して作成された取引証憑書類（以下、取引証票という。）は、税法上、７年間保存しなければならないと定められている（所得税法施行規則第６３条、法人税法施行規則第５９条、第６７条。）。このため、領収書は整理して保存され、通常法定の保存期間である７年経過後廃棄される。
【０００３】
また、２００４年には電子帳簿保存法が改正され、国税関係帳簿書類（国税関係帳簿（国税に関する法律の規定により備付け及び保存をしなければならないこととされている帳簿で、輸入品に対する内国消費税の徴収等に関する法律に規定する帳簿以外のもの）及び国税関係書類（国税に関する法律の規定により保存をしなければならないとされている書類）のうち、一定の要件を満たすもの（記載された金額が３万円未満の契約書及び領収書等）については、原紙の保存に代えてスキャナを使用して作成した電子データにより保存することが可能となった。また、このような電子帳簿保存法に対応した種々の文書管理システムが開発されている。例えば、特許文献１には、領収書又は申込書等をスキャナで作成した電子化文書の二重スキャン検査を実行する電子化文書保管システムが開示されている。
【特許文献１】特開２００６−３３０８６３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上述したように、取引証票をスキャナで電子化し、その電子データのみを保存するようにすれば、紙文書の保管スペース及びコストを削減できる。しかしながら、取引証票の電子データを作成すると共にその紙文書を廃棄してしまうと、その電子データを保存しているハードディスクなどの記録媒体の故障又は破損が発生した場合に、保存すべき取引証票が失われてしまい、電子データを再度作成することもできない。オペレータの操作ミスで電子データが削除されてしまった場合も同様の不都合が生じる。
【０００５】
本発明は斯かる事情に鑑みてなされたものであり、その主たる目的は、上記課題を解決することができる自動書庫システム及び文書管理装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上述した課題を解決するために、本発明の一の態様の自動書庫システムは、法定保存期限が定められた取引証票を収容するための自動書庫システムであって、取引証票の画像を記憶する画像記憶部と、取引証票を特定するための取引証票特定情報を少なくとも記憶するＩＣタグが取り付けられた取引証票を収容するためのコンテナと、前記コンテナを複数設置可能な棚状の書庫と、前記書庫に対してコンテナを出し入れする搬送部と、前記搬送部によって前記書庫から搬送されたコンテナに収容されている取引証票のＩＣタグから情報を読み出すＩＣタグリーダと、前記ＩＣタグリーダによって読み出された取引証票特定情報によって特定される取引証票が、法定保存期限より短い設定保存期限を過ぎていることを含む廃棄条件に合致するものであるか否かを判定する判定手段と、前記判定手段による判定結果にしたがって、前記廃棄条件に合致する取引証票と前記廃棄条件に合致しない取引証票とを仕分け、前記廃棄条件に合致する取引証票をまとめて特定の廃棄対象収集コンテナに収集する仕分け部と、取引証票を特定するための取引証票特定情報と、取引証票が収容されているコンテナを特定するためのコンテナ特定情報とを対応づけて記憶している証票情報記憶部と、前記仕分け部が取引証票を仕分けた結果に応じて、前記証票情報記憶部に記憶されている取引証票特定情報に対応するコンテナ特定情報を更新する情報更新手段とを備える。
【０００７】
この態様において、前記証票情報記憶部には、取引証票特定情報に対応づけられて設定保存期限に関する情報が記憶されており、前記証票情報記憶部に記憶されている設定保存期限に関する情報に基づいて、各取引証票が前記廃棄条件に合致するか否かを判定し、前記証票情報記憶部から前記廃棄条件に合致する取引証票を特定する取引証票特定情報を検索する検索手段をさらに備え、前記判定手段は、前記ＩＣタグリーダによって読み出された取引証票特定情報が、前記検索手段によって検索された取引証票特定情報に合致するか否かを判定することにより、前記ＩＣタグリーダによって読み出された取引証票特定情報によって特定される取引証票が、前記廃棄条件に合致するものであるか否かを判定するように構成されていてもよい。
【０００８】
また、この態様において、前記証票情報記憶部には、前記設定保存期限に関する情報として、その取引証票が発行された発行日が記憶されており、前記検索手段は、前記証票情報記憶部に記憶された発行日に基づいて、その取引証票の設定保存期限を算出し、算出された設定保存期限と現在の日付とを比較して、設定保存期限が過ぎているか否かを判定することによって、その取引証票が前記廃棄条件に合致するか否かを判定する構成とすることもできる。
【０００９】
また、上記自動書庫システムにおいては、前記取引証票が領収書であり、前記証票情報記憶部には、その領収書の金額がさらに記憶されており、前記検索手段が、前記証票情報記憶部に記憶された金額及び発行日に基づいて、所定金額未満であり、且つ設定保存期限が過ぎているか否かを判定するように構成されていてもよい。
【００１０】
また、上記自動書庫システムにおいては、前記検索手段が、前記証票情報記憶部に記憶された発行日に基づいて、法定保存期限が過ぎているか否かを判定するように構成されていてもよい。
【００１１】
また、上記自動書庫システムにおいては、前記検索手段が、前記証票情報記憶部に記憶された発行日から保存期限の起算日を求め、前記起算日から保存期間後の保存期限を算出するように構成されていてもよい。
【００１２】
また、上記自動書庫システムにおいては、前記証票情報記憶部に記憶されている前記取引証票特定情報、前記コンテナ特定情報、及び前記設定保存期限に関する情報に基づいて、収容する取引証票全体に対して廃棄条件に合致する取引証票が所定以上の割合で含まれているコンテナのコンテナ特定情報を取得し、取得されたコンテナ特定情報を含む仕分け指示データを生成する生成手段と、前記生成手段によって生成された仕分け指示データに含まれるコンテナ特定情報によって特定されるコンテナを前記書庫から出庫するように前記搬送部を制御し、且つ、前記搬送部によって出庫されたコンテナに収容されている取引証票の仕分け処理を実行するように前記仕分け部を制御する制御部とをさらに備える構成とすることもできる。
【００１３】
また、上記自動書庫システムにおいては、前記仕分け部が取引証票を仕分けた結果、前記廃棄対象収集コンテナに収集された取引証票の取引証票特定情報を含む仕分け結果情報を生成する仕分け結果情報生成手段をさらに設け、前記情報更新手段を、前記仕分け結果情報生成手段によって生成された仕分け結果情報に含まれる取引証票特定情報と同一の取引証票特定情報に対応するコンテナ特定情報を前記証票情報記憶部から検索し、検索された前記証票情報記憶部に記憶されているコンテナ特定情報を、前記廃棄対象収集コンテナを特定するコンテナ特定情報に変更するように構成することもできる。
【００１４】
また、上記自動書庫システムにおいては、前記ＩＣタグリーダが、前記仕分け部による取引証票の仕分け処理の後に、廃棄対象収集コンテナに収容されている取引証票のＩＣタグから情報を読み出し、前記ＩＣタグリーダによって読み出された情報に基づいて、前記廃棄対象収集コンテナに収容された取引証票が、設定保存期限を過ぎているものであるか否かを判定することにより、前記廃棄対象収集コンテナに収容された取引証票に、設定保存期限を過ぎていないものが含まれているか否かを確認する確認手段をさらに備える構成とすることもできる。
【００１５】
また、上記自動書庫システムにおいては、取引証票が廃棄される際に、廃棄される取引証票を特定する取引証票特定情報の入力を受け付ける入力受付手段をさらに備え、前記情報更新手段が、前記入力受付手段によって取引証票特定情報の入力が受け付けられたときに、前記画像記憶部に記憶されたその取引証票の画像を残して、入力された取引証票特定情報及び当該取引証票特定情報に対応するコンテナ特定情報を前記証票情報記憶部から消去するように構成されていてもよい。
【００１６】
また、本発明の一の態様の文書管理装置は、法定保存期限が定められた取引証票を収容するためのコンテナと、前記コンテナを複数設置可能な棚状の書庫とを備える自動書庫に収容された取引証票を管理するための文書管理装置であって、取引証票を特定するための取引証票特定情報と、取引証票が収容されているコンテナを特定するためのコンテナ特定情報と、前記法定保存期限より短い設定保存期限に関する情報とを対応づけて記憶する証票情報記憶部と、取引証票の画像を記憶する画像記憶部と、前記証票情報記憶部に記憶されている前記取引証票特定情報、前記コンテナ特定情報、及び前記設定保存期限に関する情報に基づいて、収容している取引証票に、設定保存期限を過ぎていることを含む廃棄条件に合致する取引証票が含まれているコンテナのコンテナ特定情報を取得し、取得されたコンテナ特定情報を含む仕分け指示データを生成する生成手段と、前記廃棄条件に合致する取引証票と前記廃棄条件に合致しない取引証票とを仕分けて、前記廃棄条件に合致する取引証票をまとめて特定の廃棄対象収集コンテナに収集する仕分け処理を前記自動書庫へ指示するために、前記生成手段によって生成された仕分け指示データを前記自動書庫へ送信する送信手段と、前記自動書庫が前記仕分け処理を実行した後に、前記廃棄対象収集コンテナに収集された取引証票の取引証票特定情報を含む仕分け結果情報を生成したときに、前記自動書庫から前記仕分け結果情報を受信する受信手段と、前記受信手段が受信した仕分け結果情報に含まれる取引証票特定情報と同一の取引証票特定情報に対応するコンテナ特定情報を前記証票情報記憶部から検索し、検索された前記証票情報記憶部に記憶されているコンテナ特定情報を、前記廃棄対象収集コンテナを特定するコンテナ特定情報に変更する情報更新手段とを備える。
【００１７】
上記文書管理装置においては、前記生成手段が、前記証票情報記憶部に記憶されている前記取引証票特定情報、前記コンテナ特定情報、及び前記設定保存期限に関する情報に基づいて、収容する取引証票全体に対して廃棄条件に合致する取引証票が所定以上の割合で含まれているコンテナのコンテナ特定情報を取得し、取得されたコンテナ特定情報を含む仕分け指示データを生成するように構成されていてもよい。
【発明の効果】
【００１８】
本発明に係る自動書庫システム及び文書管理装置によれば、記憶装置の故障又は操作者の入力ミスなどにより、画像データが失われた場合でも、取引証票の紙文書が失われることを防止し、且つ取引証票の保管スペース及びコストを抑制することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
以下、本発明の好ましい実施の形態を、図面を参照しながら説明する。
（実施の形態１）
本実施の形態１に係る自動書庫システムでは、紙文書である領収書を自動書庫で保存すると共に、その領収書をスキャナで読み取って作成した画像データを記憶装置に記憶し、取引証票を二重に保存する。これにより、万一記憶装置の故障又は作業者の操作ミスにより画像データが失われてしまった場合でも、自動書庫に領収書が保存されているため法令を遵守することが可能である。また、電子データでの保存が可能な３万円未満の領収書については、紙文書の保存期間を１年間とし、その保存期限を過ぎた領収書は廃棄することとしている。これにより、金額が３万円未満の領収書については、比較的その領収書が必要になることが多い当初の１年間だけ紙文書と電子データで二重に保存されるため、自動書庫のスペース及び保管コストを抑えることが可能となると共に、保存すべき領収書が完全に失われてしまうことを防止し、確実な法令の遵守を達成することができる。
【００２０】
図１は、実施の形態１に係る自動書庫システムの全体構成を示す模式図である。本実施の形態１の自動書庫システムは、企業の本社施設に設置され、経費に関する領収書を収容するためのものである。図１に示すように、自動書庫システム１は、自動書庫２と、文書管理装置３とを備えている。自動書庫２は、領収書が入れられたコンテナを収容する棚状の書庫２１、書庫２１に対してコンテナの入庫及び出庫を行うスタッカクレーン２２、スタッカクレーン２２によって出庫されたコンテナを搬送する搬送装置２３，２４，２５、作業者が領収書を出し入れする出納ステーション２６、自動書庫２から出庫されたコンテナ内の領収書を仕分ける仕分け装置２７、及び各部を制御する制御装置２８を有している。文書管理装置３は、領収書を管理するためのものであり、前記領収書に関する各種情報を記憶するデータベースを有している。また、文書管理装置３は、制御装置２８とＬＡＮである通信ネットワーク４を介して接続されており、自動書庫２における領収書の入出庫動作に連携して、前記データベースの伝票に関する各種情報を更新するようになっている。
【００２１】
書庫２１は、複数のコンテナを収容することが可能である。図２は、コンテナの外観を示す斜視図である。コンテナ５は、上部が解放された箱状をなしており、領収書が貼付された経理処理申請書６を収容可能である。コンテナ５の一側面は底面にヒンジを介して取り付けられた開閉部５１となっており、開閉可能である。この開閉部５１が開いた状態で、収容された経理処理申請書６が押し出されることによって、コンテナ５から全ての経理処理申請書６を取り出すことが可能である。図３は、経理処理申請書６の一例を示す図である。図３に示すように、経理処理申請書６には、属性情報欄６１と、検印欄６２と、支払い情報欄６３と、領収書添付欄６４とが設けられている。属性情報欄６１には、申請番号と、社員情報（社員番号及び社員氏名）と、部署情報（部署コード及び部署名）と、役職名とが記載される。申請番号は、社員が経費精算の申請を行う際に付される番号である。検印欄６２は、経理担当者が当該経理処理申請書を精査した際に押印する欄である。支払い情報欄６３には、支払いの内訳をリスト形式で記載する欄であり、リストの行番号、立替日、品目名、勘定科目、個数、税込み金額、明細備考の各項目が含まれている。また最終行には合計金額が記載される。領収書添付欄６４には、支払い情報欄６３に記載された支払い情報に対応する領収書６５が貼付される。また、経理処理申請書６には、ＩＣタグ７が貼付されている。ＩＣタグ７は、小型の電子回路であるＩＣチップによって構成されており、情報を記憶可能である。ＩＣタグ７には、このＩＣタグを特定するＩＣタグＩＤが記憶されている。ＩＣタグ７に搭載されるＩＣチップは、読み書き可能なメモリ部と、後述するＩＣタグリーダとの間で無線通信が可能なアンテナ部とを備えており、電池を内蔵せず、アンテナ部によってＩＣタグリーダから受信した電波を電力に変換して駆動するタイプのものである。
【００２２】
スタッカクレーン２２は、書庫２１の間に形成された通路を移動可能であり、書庫２１に対してコンテナ５を出し入れすることが可能である。搬送装置２３は、スタッカクレーン２２との間でコンテナ５の授受を行う台車であり、床面に設けられた通路に沿って走行することによりコンテナ５を搬送する。搬送装置２４及び２５は、ベルトコンベヤであり、搬送装置２３との間でコンテナ５の授受を行うことが可能である。搬送装置２４は出納ステーション２６につながっており、この搬送装置２４によって出納ステーション２６へのコンテナ５の搬入、及び出納ステーション２６からのコンテナ５の搬出が行われる。また、搬送装置２５は仕分け装置２７につながっており、この搬送装置２４によって仕分け装置２７へのコンテナ５の搬入、及び仕分け装置２７からのコンテナ５の搬出が行われる。
【００２３】
出納ステーション２６には、作業者の入出庫作業に用いられる作業用カウンタ、作業者がデータの入力及びデータベースの閲覧等に使用する端末装置３０、領収書の画像を取り込むためのスキャナ、ＩＣタグを発行するＩＣタグ発行装置、ＩＣタグリーダ、領収書の廃棄に用いられるシュレッダー等が設けられている。端末装置はコンピュータであり、キーボード及びマウスの入力装置とディスプレイ装置とが設けられている。また、端末装置にはスキャナ及びＩＣタグリーダが接続されている。かかる端末装置は、通信ネットワーク４によってデータ通信可能に文書管理装置３に接続されており、内蔵するハードディスクに記録されたデータベース操作プログラムをＣＰＵが実行することによって、文書管理装置３のデータベースへのデータの登録、変更、及び削除並びにデータベース中のデータを取得してディスプレイ装置に表示させることが可能である。また、出納ステーション２６には、前述した制御装置２８が設けられている。
【００２４】
図４は、仕分け装置の構成を示すブロック図である。仕分け装置２７は、搬入搬出部２７ａと、ホッパ２７ｂと、分離部２７ｃと、ＩＣタグリーダ２７ｄと、経理処理申請書を分類する分類部２７ｅと、上記の各部を制御する制御部２７ｆとを備えている。搬入搬出部２７ａは、搬送装置２５から経理処理申請書を収容したコンテナ５と空の廃棄対象収集コンテナ５ａとを受け入れ、コンテナ５の開閉部５１を開き、立てられた各経理処理申請書を水平状態にして、コンテナ５から押し出すことが可能である。コンテナ５は、開閉部５１がホッパ２７ｂに臨むように配置され、経理処理申請書がコンテナ５から押し出されることによりホッパ２７ｂにセットされる。ホッパ２７ｂにセットされた経理処理申請書は分離部２７ｃに供給され、分離部２７ｃにおいて一枚ずつに分離される。分離部２７ｃで経理処理申請書が一枚ずつに分離された後、経理処理申請書に付されたＩＣタグからＩＣタグＩＤがＩＣタグリーダ２７ｄによって読み出される。そして制御部２７ｆによりＩＣタグＩＤが仕分け対象として与えられたＩＣタグＩＤと合致するか否かが判断される。ＩＣタグＩＤが仕分け対象のＩＣタグＩＤに合致する経理処理申請書と合致しない経理処理申請書とが分類部２７ｅにより分類され、ＩＣタグＩＤが仕分け対象のＩＣタグＩＤに合致する経理処理申請書が搬入搬出部２７ａの廃棄対象収集コンテナ５ａに、ＩＣタグＩＤが仕分け対象のＩＣタグＩＤに合致しない経理処理申請書が搬入搬出部２７ａのコンテナ５にそれぞれ立てられた状態で収容される。その後、コンテナ５及び廃棄対象コンテナ５ａが搬送装置２５によって搬送され、書庫２１に入庫される。制御部２７ｆは、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、通信インタフェース等を備えており（図示せず）、ＲＯＭに記憶されている制御用プログラムにしたがって、仕分け装置２７の各部を制御するようになっている。
【００２５】
次に制御装置２８の構成について説明する。図５は、制御装置２８の構成を示すブロック図である。図に示すように、制御装置２８は、ＣＰＵ２８ａ、ＲＯＭ２８ｂ、ＲＡＭ２８ｃ、ハードディスク２８ｄ及び通信インタフェース２８ｅを備えており、ＣＰＵ２８ａ、ＲＯＭ２８ｂ、ＲＡＭ２８ｃ、ハードディスク２８ｄ及び通信インタフェース２８ｅは、バス２８ｆによって接続されている。
【００２６】
ＣＰＵ２８ａは、ＲＯＭ２８ｂに記憶されているコンピュータプログラム及びハードディスク２８ｅに記憶されている制御プログラム２８ｇを実行することが可能である。そして、制御プログラム２８ｇを当該ＣＰＵ２８ａが実行することにより、制御装置２８は後述するような動作を実行する。
【００２７】
ＲＯＭ２８ｂは、マスクＲＯＭ、ＰＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、又はＥＥＰＲＯＭ等によって構成されており、当該ＲＯＭ２８ｂにはＣＰＵ２８ａによって実行されるコンピュータプログラムおよびこれに用いるデータ等が記録されている。
【００２８】
ＲＡＭ２８ｃは、ＳＲＡＭまたはＤＲＡＭ等によって構成されている。ＲＡＭ２８ｃは、ハードディスク２８ｄに記録されている制御プログラム２８ｇの読み出しに用いられる。また、ＣＰＵ２８ａがコンピュータプログラムを実行するときに、ＣＰＵ２８ａの作業領域として利用される。
【００２９】
ハードディスク２８ｄは、ＣＰＵ２８ａに実行させるための種々のコンピュータプログラムおよび当該コンピュータプログラムの実行に用いられるデータがインストールされている。制御プログラム２８ｇも、このハードディスク２８ｄにインストールされている。
【００３０】
また、ハードディスク２８ｄには、コンテナデータベースＤＢ１１及びロケーションデータベースＤＢ１２が設けられている。図６Ａは、コンテナデータベースＤＢ１１に含まれる項目を示す模式図であり、図６Ｂは、コンテナデータベースＤＢ１１の構成を示す図表である。また、図７Ａは、ロケーションデータベースＤＢ１２に含まれる項目を示す模式図であり、図７Ｂは、ロケーションデータベースＤＢ１２の構成を示す図表である。図６Ａ及び図６Ｂに示すように、コンテナデータベースＤＢ１１は、コンテナを特定するためのコンテナＩＤ、コンテナの書庫内での位置情報（ｘ軸、ｙ軸、ｚ軸方向の各位置）、コンテナ区分（通常のコンテナ、廃棄（社内条件）、廃棄（法定条件）、査察のいずれであるかの区分）、及びコンテナの収容状況情報（収容中、空）を互いに対応付けて格納する。また、図７Ａ及び図７Ｂに示すように、ロケーションデータベースＤＢ１２は、書庫内での位置（ｘ軸、ｙ軸、ｚ軸方向の各位置）と、その位置における占有状況（コンテナが設置されているか空きか）とを対応づけて格納する。
【００３１】
通信インタフェース２８ｅは、例えばEthernet（登録商標）インタフェースであり、制御装置２８は、当該通信インタフェース２８ｅにより、TCP/IPプロトコルを使用して通信ネットワーク４に接続された文書管理装置３との間でデータの送受信が可能である。
【００３２】
次に、文書管理装置３の構成について説明する。図８は、本実施の形態１に係る文書管理装置３の構成を示すブロック図である。文書管理装置３は、本体３１と、画像表示部３２と、入力部３３とから主として構成されたコンピュータ３ａによって構成されている。本体３１は、ＣＰＵ３１ａと、ＲＯＭ３１ｂと、ＲＡＭ３１ｃと、ハードディスク３１ｄと、読出装置３１ｅと、入出力インタフェース３１ｆと、通信インタフェース３１ｇと、画像出力インタフェース３１ｈとから主として構成されており、ＣＰＵ３１ａ、ＲＯＭ３１ｂ、ＲＡＭ３１ｃ、ハードディスク３１ｄ、読出装置３１ｅ、入出力インタフェース３１ｆ、通信インタフェース３１ｇ、および画像出力インタフェース３１ｈは、バス３１ｉによって接続されている。
【００３３】
ＣＰＵ３１ａは、ＲＡＭ３１ｃにロードされたコンピュータプログラムを実行することが可能である。そして、後述するような文書管理プログラム３４ａを当該ＣＰＵ３１ａが実行することにより、コンピュータ３ａが文書管理装置３として機能する。
【００３４】
ＲＯＭ３１ｂは、マスクＲＯＭ、ＰＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、又はＥＥＰＲＯＭ等によって構成されており、ＣＰＵ３１ａに実行されるコンピュータプログラムおよびこれに用いるデータ等が記録されている。
【００３５】
ＲＡＭ３１ｃは、ＳＲＡＭまたはＤＲＡＭ等によって構成されている。ＲＡＭ３１ｃは、ハードディスク３１ｄに記録されている文書管理プログラム３４ａの読み出しに用いられる。また、ＣＰＵ３１ａがコンピュータプログラムを実行するときに、ＣＰＵ３１ａの作業領域として利用される。
【００３６】
ハードディスク３１ｄは、オペレーティングシステムおよびアプリケーションプログラム等、ＣＰＵ３１ａに実行させるための種々のコンピュータプログラムおよび当該コンピュータプログラムの実行に用いられるデータがインストールされている。後述する文書管理プログラム３４ａも、このハードディスク３１ｄにインストールされている。
【００３７】
読出装置３１ｅは、フレキシブルディスクドライブ、ＣＤ−ＲＯＭドライブ、またはＤＶＤ−ＲＯＭドライブ等によって構成されており、可搬型記録媒体３４に記録されたコンピュータプログラムまたはデータを読み出すことができる。また、可搬型記録媒体３４には、コンピュータを文書管理装置として機能させるための文書管理プログラム３４ａが格納されており、コンピュータ３ａが当該可搬型記録媒体３４から文書管理プログラム３４ａを読み出し、当該文書管理プログラム３４ａをハードディスク３１ｄにインストールすることが可能である。
【００３８】
なお、前記文書管理プログラム３４ａは、可搬型記録媒体３４によって提供されるのみならず、電気通信回線（有線、無線を問わない）によってコンピュータ３ａと通信可能に接続された外部の機器から前記電気通信回線を通じて提供することも可能である。例えば、前記文書管理プログラム３４ａがインターネット上のサーバコンピュータのハードディスク内に格納されており、このサーバコンピュータにコンピュータ３ａがアクセスして、当該コンピュータプログラムをダウンロードし、これをハードディスク３１ｄにインストールすることも可能である。
【００３９】
また、ハードディスク３１ｄには、例えば米マイクロソフト社が製造販売するWindows（登録商標）等のマルチタスクオペレーティングシステムがインストールされている。以下の説明においては、本実施の形態１に係る文書管理プログラム３４ａは当該オペレーティングシステム上で動作するものとしている。
【００４０】
また、ハードディスク３１ｄには、領収書データベースＤＢ２１、ＩＣタグデータベースＤＢ２２、画像データベースＤＢ２３が設けられている。図９Ａは、領収書データベースＤＢ２１に含まれる項目を示す模式図であり、図９Ｂは、領収書データベースＤＢ２１の構成を示す図表である。また、図１０Ａは、ＩＣタグデータベースＤＢ２２に含まれる項目を示す模式図であり、図１０Ｂは、ＩＣタグデータベースＤＢ２２の構成を示す図表である。図１１Ａは、画像データベースＤＢ２３に含まれる項目を示す模式図であり、図１１Ｂは、画像データベースＤＢ２３の構成を示す図表である。領収書データベースＤＢ２１は、図９Ａ及び図９Ｂに示すように、領収書の発行日、申請番号、行番号、借方情報、貸方情報、摘要、現物有無区分、画像データ有無区分、画像データＩＤ、入力情報の各フィールドが設けられている。申請番号は、対応する経理処理申請書の申請番号である。行番号は、経理処理申請書の支払情報欄中の対応する行番号である。借方情報には、部門、相手先、勘定科目、金額の各項目が含まれている。貸方情報にも同様に、部門、相手先、勘定科目、金額の各項目が含まれる。現物有無区分には、対応する経理処理申請書が書庫に保存されているか否かの情報が記録され、画像データ有無区分には、対応する経理処理申請書が画像データで保存されているか否かの情報が記録される。また、画像データＩＤには、画像データが保存されている場合に、その画像データを特定する画像データＩＤが記録される。入力情報には、入力日、入力時刻、入力担当者、入力端末の各情報が含まれる。ＩＣタグデータベースＤＢ２２には、図１０Ａ及び図１０Ｂに示すように、対応する経理処理申請書に貼付されているＩＣタグのＩＣタグＩＤと、当該経理処理申請書の申請番号と、当該経理処理申請書が収容されているコンテナのコンテナＩＤとが記録される。画像データベースＤＢ２３には、図１１Ａ及び図１１Ｂに示すように、対応する経理処理申請書の画像データＩＤと、当該経理処理申請書の申請番号と、当該経理処理申請書中の対応する行番号とが記録される。
【００４１】
また、ハードディスク３１ｄには、経理処理申請書の画像データ３１ｊが記憶されている。各画像データ３１ｊはファイル名が画像データＩＤとされており、これによって画像データＩＤから該当する画像データ３１ｊを特定することができる。
【００４２】
入出力インタフェース３１ｆは、例えばUSB，IEEE1394，又はRS-232C等のシリアルインタフェース、SCSI，IDE，又はIEEE1284等のパラレルインタフェース、およびＤ／Ａ変換器、Ａ／Ｄ変換器等からなるアナログインタフェース等から構成されている。入出力インタフェース３１ｆには、キーボードおよびマウスからなる入力部３３が接続されており、ユーザが当該入力部３３を使用することにより、コンピュータ３ａにデータを入力することが可能である。
【００４３】
通信インタフェース３１ｇは、例えばEthernet（登録商標）インタフェースであり、文書管理装置３は、当該通信インタフェース３１ｇにより、TCP/IPプロトコルを使用して通信ネットワーク４に接続された制御装置２８との間でデータの送受信が可能であり、またデータベースＤＢ２１、ＤＢ２２、ＤＢ２３への情報の登録及び変更並びにデータベースＤＢ２１、ＤＢ２２、ＤＢ２３に記憶されている情報の閲覧を行なうための端末装置との間でデータの送受信が可能である。
【００４４】
画像出力インタフェース３１ｈは、ＬＣＤまたはＣＲＴ等で構成された画像表示部３２に接続されており、ＣＰＵ３１ａから与えられた画像データに応じた映像信号を画像表示部３２に出力するようになっている。画像表示部３２は、入力された映像信号にしたがって、画像（画面）を表示する。
次に、本実施の形態１に係る自動書庫システムの動作について説明する。
【００４５】
＜新規領収書登録＞
新規に領収書を登録するときには、まず経理処理を申請する社員が経理処理申請書を作成し、経理担当者に経理処理の申請を行なう。経理担当者は、申請された経理処理を完了した後、出納ステーション２６にて経理処理申請書に記載された各情報をデータベースへ登録し、また経理処理申請書を自動書庫に入庫する作業を行なう。具体的には、まず経理担当者は、出納ステーション２６に設置されたスキャナを用いて経理処理申請書を画像化する。画像データのフォーマットはＪＰＥＧ、ＧＩＦ、ＢＭＰ等である。画像データはスキャナに接続された端末装置から文書管理装置へと送信される。文書管理装置は、受け付けた画像データに対して画像データＩＤを付与し、この画像データＩＤをファイル名として画像データをハードディスク３１ｄに記憶する。次に経理担当者は、出納ステーション２６の端末装置を操作して、データベースへの新規レコードの登録作業を行なう。端末装置は、新規レコード登録要求を受け付けると、新規登録画面をディスプレイに表示する。この新規登録画面では、経理処理申請書の各情報を入力することが可能であり、経理担当者は、領収書の発行日、申請番号、行番号、借方情報、貸方情報、摘要、現物有無区分、画像データ有無区分、及び入力情報を入力する。端末装置は、このようにして入力された各情報を文書管理装置３へ送信し、文書管理装置３は領収書データベースＤＢ２１に新規レコードとして上記情報及び先ほどの画像データＩＤを登録する。また、文書管理装置３は、受け付けた申請番号に対応するＩＣタグＩＤを発行する。また文書管理装置３は、自動書庫の制御装置２８に対して、コンテナの出庫指示を行なう。制御装置２８は、この出庫指示に応じて、コンテナデータベースＤＢ１１からコンテナ区分が「通常」のコンテナを１つ選択して書庫２１から出庫させ、出納ステーション２６へと搬送させる。このとき、制御装置２８は、コンテナデータベースＤＢ１１の出庫したコンテナのレコードにおける位置情報を“ｎｕｌｌ”に変更し、ロケーションデータベースＤＢ１２の当該位置のレコードの占有状況情報を「空き」に変更する。また、制御装置２８は、出庫したコンテナのコンテナＩＤを文書管理装置３へと通知する。文書管理装置３は、先ほど発行したＩＣタグＩＤと、申請番号と、受け付けたコンテナＩＤとをＩＣタグデータベースＤＢ２２に登録し、画像データＩＤと、申請番号と、行番号とを画像データベースＤＢ２３に登録する。そして、文書管理装置３は、ＩＣタグＩＤのデータを端末装置へ送信し、端末装置はこのＩＣタグＩＤを記録したＩＣタグをＩＣタグ発行装置に発行させる。経理担当者は、ＩＣタグ発行装置によって発行されたＩＣタグを経理処理申請書に貼付し、自動書庫から出庫されたコンテナ５に当該経理処理申請書を積み込む。そして、経理処理担当者は、端末装置を操作して経理処理申請書の入庫を指示し、この指示情報が制御装置２８に送信される。制御装置２８は、ロケーションデータベースＤＢ１２を参照して書庫２１の１つの空き位置を選択し、その空き位置に入庫するように搬送装置２３及び２４、スタッカクレーン２２を制御する。そして、制御装置２８は、コンテナデータベースＤＢ１１の当該コンテナのレコードを入庫した位置情報に更新し、ロケーションデータベースＤＢ１２の当該位置のレコードの占有状況情報を更新する。
【００４６】
＜領収書の出庫＞
領収書を出庫するときには、経理担当者は出納ステーション２６の端末装置を操作して、目的の領収書に関する情報を領収書データベースＤＢ２１から検索する。この検索は、経理処理申請書の申請番号又は発行日等を検索キーとして行なわれる。検索されたデータは、端末装置のディスプレイ装置に表示される。また、対応する画像データをディスプレイ装置に表示することもできる。検索の結果、経理担当者は目的の領収書の現物の有無、画像データの有無をディスプレイ装置の表示によって確認することができる。目的の領収書の現物が書庫に格納されている場合には、経理担当者は当該経理処理申請書の出庫指示を端末装置に対して入力することができる。出庫指示のデータは、端末装置から文書管理装置３へ送信され、文書管理装置３は、ＩＣタグデータベースＤＢ２２から当該経理処理申請書が収容されているコンテナのコンテナＩＤを読み出し、そのコンテナＩＤを含む出庫指示データを制御装置２８へ送信する。制御装置２８は、コンテナデータベースＤＢ１１から、出庫指示データに含まれるコンテナＩＤに対応するコンテナ格納位置の情報を取得し、当該位置のコンテナを出庫するようにスタッカクレーン２２、搬送装置２３、２４を制御する。また、制御装置２８は、コンテナデータベースＤＢ１１の出庫したコンテナのレコードにおける位置情報を“ｎｕｌｌ”に変更し、ロケーションデータベースＤＢ１２の前記コンテナが収容されていた位置に対応する占有状況を、「入庫中」から「空き」へ変更する。出納ステーション２６までコンテナが搬送されると、経理担当者はこのコンテナから目的の経理処理申請書を取り出す。出庫の確認として、ＩＣタグリーダで経理処理申請書のＩＣタグから情報を読み出し、端末装置が読み出されたＩＣタグＩＤを文書管理装置３に送信する。文書管理装置は、ＩＣタグデータベースＤＢ２２から当該ＩＣタグＩＤを含むレコードのコンテナＩＤを“ｎｕｌｌ”に変更する。そして、経理担当者は、端末装置を操作してコンテナの入庫を指示し、この指示情報が制御装置２８に送信される。制御装置２８は、ロケーションデータベースＤＢ１２を参照して書庫２１の１つの空き位置を選択し、その空き位置にコンテナを入庫するように搬送装置２３及び２４、スタッカクレーン２２を制御する。そして、制御装置２８は、コンテナデータベースＤＢ１１の当該コンテナのレコードを入庫した位置情報に更新し、ロケーションデータベースＤＢ１２の当該位置のレコードの占有状況情報を「空き」から「入庫中」に更新する。
【００４７】
＜領収書の入庫＞
経理担当者が持ち出した領収書を入庫する場合には、経理担当者は出納ステーション２６のＩＣタグリーダで経理処理申請書のＩＣタグから情報を読み出す。読み出されたＩＣタグＩＤを含む入庫要求が端末装置から文書管理装置３へと送信される。文書管理装置は、入庫要求を受け付けると、コンテナの出庫指示データを制御装置２８へと送信する。制御装置２８は、出庫指示データを受け付けると、コンテナデータベースＤＢ１１からコンテナ区分が「通常」のコンテナを１つ選択して書庫２１から出庫させ、搬送装置２３、２４に出納ステーション２６まで搬送させる。また、制御装置２８は、当該コンテナのコンテナＩＤを文書管理装置３へと通知する。文書管理装置３は、ＩＣタグデータベースＤＢ２２の先ほど受信したＩＣタグＩＤを含むレコードのコンテナＩＤ情報を、受け付けたコンテナＩＤへと変更する。経理担当者は、自動書庫から出庫されたコンテナ５に当該経理処理申請書を積み込み、端末装置を操作して経理処理申請書の入庫を指示し、この指示情報が制御装置２８に送信される。制御装置２８は、ロケーションデータベースＤＢ１２を参照して書庫２１の１つの空き位置を選択し、その空き位置に入庫するように搬送装置２３及び２４、スタッカクレーン２２を制御する。そして、制御装置２８は、コンテナデータベースＤＢ１１の当該コンテナのレコードの位置情報を入庫した位置情報に更新し、収容状況情報が「空」であれば「収容中」に更新する。また制御装置２８は、ロケーションデータベースＤＢ１２の当該位置のレコードの占有状況情報も更新する。
【００４８】
＜領収書の仕分け＞
書庫２１における経理処理申請書の収容数を抑制するため、企業内で取り決めた保存期限又は法定の保存期限を超過している経理処理申請書は廃棄することが望ましい。このため、本実施の形態１においては、法定の保存期間が定められていない金額が３万円未満の領収書については、経理処理申請書の原紙を１年間保存し、それ以降は画像データのみで保存し、法定の保存期限が定められている金額が３万円以上の領収書については、経理処理申請書の原紙を画像データと共に法定保存期間である７年間保存する。
【００４９】
また、領収書は法律で保存期限が定められた重要なものであるため、領収書の廃棄は自動的にではなく、企業の経理担当者等の作業者が発行日及び金額を目視で確認することによって取引証票が廃棄してよいものかどうかを判断した上で廃棄するのが通常である。したがって、廃棄してよいものと廃棄すべきでないものとが混在した大量の取引証票から廃棄対象の取引証票のみを廃棄する場合には、作業者が取引証票毎に廃棄してもよいものかどうかを判断しなければならず、非常に繁雑な作業が必要となる。つまり、このような保存期限を過ぎた経理処理申請書を廃棄する際に、保存期限を過ぎた経理処理申請書のみが収集されていれば、作業者が廃棄すべき領収書と廃棄すべきでない領収書とを仕分ける必要がなく、便利である。そこで本実施の形態１に係る自動書庫システム１は、金額が３万円未満の領収書に係る経理処理申請書であって社内保存期限を過ぎたもの（以下、第１廃棄文書という）を第１廃棄用コンテナに収集する第１廃棄文書収集動作と、金額が３万円以上の領収書に係る経理処理申請書であって法定保存期限を過ぎたもの（以下、第２廃棄文書という）を第２廃棄用コンテナに収集する第２廃棄文書収集動作とを実行可能である。また、税務署の税務調査の際などにおいて、特定の条件に合致する領収書をまとめて出庫したい場合がある。そこで本実施の形態１に係る自動書庫システム１は、与えられた収集条件に合致する経理処理申請書（以下、査察用文書という）のみを査察用コンテナに収集する査察用文書収集動作を実行可能である。
【００５０】
図１２Ａ〜図１２Ｄは、本実施の形態１に係る自動書庫システムにおける第１廃棄文書収集動作の流れを示すフローチャートである。文書管理装置３のハードディスク３１ｄに記憶されているオペレーティングシステムにおいて、夜間の所定の第１時刻において下記の第１廃棄文書収集動作を開始し、また夜間の所定の第２時刻において第２廃棄文書収集動作を開始するように設定されている。文書管理装置３のＣＰＵ３１ａは、第１時刻に達したか否かを判定し（ステップＳ１０１）、第１時刻に達していない場合は（ステップＳ１０１においてＮＯ）、このステップＳ１０１の処理を繰り返す。第１時刻に達した場合は（ステップＳ１０１においてＹＥＳ）、ＣＰＵ３１ａは、収容する全ての経理処理申請書のうち第１廃棄文書の占める割合を各コンテナについて求め、処理対象とするコンテナ及び廃棄対象とする経理処理申請書を決定する処理対象決定処理を実行する（ステップＳ１０２）。
【００５１】
図１３Ａ及び図１３Ｂは、処理対象決定処理の流れを示すフローチャートである。まずＣＰＵ３１ａは、ＩＣタグデータベースＤＢ２２に登録されているコンテナＩＤ毎に、第１廃棄文書の数を示す第１変数Ｎ１と、第１廃棄文書以外の経理処理申請書の数を示す第２変数Ｎ２とを設定し、その全てに初期値として０をセットする（ステップＳ１０２ａ）。次に、ＣＰＵ３１ａは、ＩＣタグデータベースＤＢ２２のレコードから１つを選択し（ステップＳ１０２ｂ）、選択されたレコードに含まれる申請番号に対応するレコードを領収書タグデータベースＤＢ２１から特定する（ステップＳ１０２ｃ）。次に、ＣＰＵ３１ａは、特定された全てのレコードの借方情報又は貸方情報の金額が３万円未満か否かを判定し（ステップＳ１０２ｄ）、金額が３万円以上のレコードが含まれる場合は（ステップＳ１０２ｄにおいてＮＯ）、ステップＳ１０２ｊへ処理を進める。また、ステップＳ１０２ｄにおいて特定された全てのレコードの金額が３万円未満の場合は（ステップ１０２ｃにおいてＹＥＳ）、ＣＰＵ３１ａは、保存期間の起算日を算出する（ステップＳ１０２ｅ）。この保存期間の起算日算出について詳しく説明する。本実施の形態１に係る起算日の算出は、税法で定められた起算日の算出方法と同様であり、その領収書の発行日が属する事業年度終了の日の翌日から２か月を経過した日とされる。例えば、発行日が２００７年８月２０日であり、当該企業の事業年度が３月末日に終了する場合、その領収書の発行日が属する事業年度終了の日は２００８年３月３１日であり、その翌日は、２００８年４月１日である。したがって起算日は２００８年４月１日から２ヶ月を経過した２００８年６月１日となる。ＣＰＵ３１ａは、このようにして算出された起算日から１年を経過した日を社内規定による保存期限として算出する（ステップＳ１０２ｆ）。先の例では、起算日である２００８年６月１日から１年を経過した２００９年６月１日が社内規定による保存期限となる。
【００５２】
次に、ＣＰＵ３１ａは、算出した保存期限と現在の日付とを比較して、当該経理処理申請書が社内規定による保存期限を過ぎたものであるか否かを判定し（ステップＳ１０２ｇ）、保存期限が過ぎている場合には（ステップＳ１０２ｇにおいてＹＥＳ）、当該経理処理申請書のＩＣタグＩＤを第１廃棄文書として設定し（ステップＳ１０２ｈ）、当該経理処理申請書を収容するコンテナのコンテナＩＤに係る第１変数Ｎ１を１だけインクリメントする（ステップＳ１０２ｉ）。保存期限が過ぎていない場合（ステップＳ１０２ｇにおいてＮＯ）又はステップＳ１０２ｄにおいて金額が３万円以上のレコードが含まれる場合（ステップＳ１０２ｄにおいてＮＯ）には、前記コンテナＩＤに係る第２変数Ｎ２を１だけインクリメントする（ステップＳ１０２ｊ）。そして、ＣＰＵ３１ａは、ＩＣタグデータベースＤＢ２２の全レコードについて処理を完了したか否かを判定し（ステップＳ１０２ｋ）、未処理のレコードが存在する場合は（ステップＳ１０２ｋにおいてＮＯ）、未処理のレコードから１つを選択し（ステップＳ１０２ｌ）、処理をステップＳ１０２ｃへ戻す。ＩＣタグデータベースＤＢ２２の全レコードについて処理が完了した場合には（ステップＳ１０２ｋにおいてＹＥＳ）、ＩＣタグデータベースＤＢ２２に登録されているコンテナＩＤから１つを選択し（ステップＳ１０２ｍ）、このコンテナＩＤによって特定されるコンテナに収容されている経理処理申請書全体における第１廃棄文書の占める割合Ｒ＝Ｎ１／（Ｎ１＋Ｎ２）が、所定値以上か否かを判定する（ステップＳ１０２ｎ）。前記割合が所定値未満の場合は（ステップＳ１０２ｎにおいてＮＯ）、ＣＰＵ３１ａは、ステップＳ１０２ｑへ処理を進める。また、前記割合が所定値以上の場合は（ステップＳ１０２ｎにおいてＹＥＳ）、このコンテナＩＤを処理対象として設定し（ステップＳ１０２ｏ）、第１廃棄文書として設定されたＩＣタグＩＤのうち、ＩＣタグデータベースＤＢ２２において当該コンテナＩＤに対応しているＩＣタグＩＤを廃棄対象として設定し（ステップＳ１０２ｐ）、処理をステップＳ１０２ｑへ進める。そして、ステップＳ１０２ｑにおいて、ＣＰＵ３１ａは、全てのコンテナＩＤについて前述した処理を行ったか否かを判定し、未処理のコンテナＩＤが存在する場合は（ステップＳ１０２ｑにおいてＮＯ）、未処理のコンテナＩＤから１つを選択し（ステップＳ１０２ｒ）、処理をステップＳ１０２ｎへ戻す。全てのコンテナＩＤについて前述の処理が完了している場合には（ステップＳ１０２ｑにおいてＹＥＳ）、処理をメインルーチンのステップＳ１０３へリターンする。
【００５３】
次に、ＣＰＵ３１ａは、処理対象決定処理によって廃棄対象として設定されたＩＣタグＩＤ、処理対象として設定されたコンテナＩＤ及び仕分け条件情報を含む仕分け指示データを生成する（ステップＳ１０３）。ここで仕分け条件情報は、その仕分け処理の目的が何であるかを示す情報である。具体的には、仕分け条件情報は「廃棄（社内条件）」、「廃棄（法定条件）」、及び「監査」の何れかを示す情報であり、この場合の仕分け条件情報は「廃棄（社内条件）」を示す情報とされる。そして、ＣＰＵ３１ａは、通信インタフェース３１ｇを介して仕分け指示データを制御装置２８へと送信する（ステップＳ１０４）。
【００５４】
制御装置２８のＣＰＵ２８ａは、仕分け指示データを受信すると、仕分け指示データに含まれるコンテナＩＤのうちの１つを選択し（ステップＳ１０５）、このコンテナＩＤによって特定されるコンテナの出庫処理を行う（ステップＳ１０６）。ステップＳ１０６の出庫処理では、まずＣＰＵ２８ａがデータベースＤＢ１１から当該コンテナＩＤに対応するコンテナ格納位置の情報を取得し、当該位置のコンテナを出庫するようにスタッカクレーン２２、搬送装置２３、２５を制御する。これによって、スタッカクレーン２２が書庫２１から目的のコンテナ５を出庫し、このコンテナ５が搬送装置２３及び２５によって仕分け装置２７まで搬送される。さらに、ＣＰＵ２８ａは、コンテナデータベースＤＢ１１の出庫したコンテナのレコードにおける位置情報を“ｎｕｌｌ”に変更し、ロケーションデータベースＤＢ１２の前記コンテナが収容されていた位置に対応する占有状況を、「入庫中」から「空き」へ変更する。これによって当該コンテナの出庫処理が完了する。
【００５５】
次に、ＣＰＵ２８ａは、コンテナデータベースＤＢ１１から仕分け指示データに含まれる仕分け条件情報に対応するコンテナ区分を有し、収容状況が「空」であるレコードを検索する（ステップＳ１０７）。つまり、本動作においては、ステップＳ１０７の処理ではコンテナ区分が「廃棄（社内条件）」であり、且つ収容状況が「空」であるレコードが検索される。そして、ＣＰＵ２８ａは、検索されたレコードに含まれるコンテナＩＤ（つまり、廃棄（社内条件）用のコンテナのコンテナＩＤ）を選択し（ステップＳ１０８）、廃棄用コンテナ５ａの出庫処理を実行する（ステップＳ１０９）。ステップＳ１０９の廃棄用コンテナ５ａの出庫処理では、まずＣＰＵ２８ａがデータベースＤＢ１１から当該コンテナＩＤに対応するコンテナ格納位置の情報を取得し、当該位置のコンテナを出庫するようにスタッカクレーン２２、搬送装置２３、２５を制御する。これによって、スタッカクレーン２２が書庫２１から廃棄用コンテナ５ａを出庫し、この廃棄用コンテナ５ａが搬送装置２３及び２５によって仕分け装置２７まで搬送される。また、制御装置２８のＣＰＵ２８ａは、コンテナデータベースＤＢ１１の出庫した廃棄用コンテナ５ａのレコードにおける位置情報を“ｎｕｌｌ”に変更し、ロケーションデータベースＤＢ１２の廃棄用コンテナ５ａが収容されていた位置に対応する占有状況を、「入庫中」から「空き」へ変更する。これによって廃棄用コンテナの出庫処理が完了する。
【００５６】
次に、ＣＰＵ２８ａは、仕分け指示データ中の前記コンテナＩＤに対応するＩＣタグＩＤの数、すなわち前記コンテナＩＤによって特定されるコンテナに収容された経理処理申請書のうちの第１廃棄文書の数を計数し（ステップＳ１１０）、この計数した結果を廃棄用コンテナ５ａに収容する経理処理申請書の数（以下、収容数という）としてＲＡＭ２８ｃに記憶する（ステップＳ１１１）。そして、前記コンテナＩＤに対応するＩＣタグＩＤを含む制御データを生成し（ステップＳ１１２）、この制御データを仕分け装置２７へと送信する（ステップＳ１１３）。仕分け装置２７の制御部２７ｆは、この制御データを受信すると、仕分け処理を実行する（ステップＳ１１４）。仕分け処理では、仕分け対象の経理処理申請書を収容するコンテナ５と廃棄用コンテナ５ａとが搬入搬出部２７ａにセットされ、コンテナ５の開閉部５１が開かれて、ホッパ２７ｂに経理処理申請書の束がセットされる。経理処理申請書は分離部２７ｃにおいて一枚ずつに分離され、ＩＣタグリーダ２７ｄによってＩＣタグからＩＣタグＩＤが読み出される。制御部２７ｆは、ＩＣタグＩＤが制御データに含まれるＩＣタグＩＤに合致するか否かを判定し、ＩＣタグに記憶されているＩＣタグＩＤが制御データに含まれるＩＣタグＩＤに合致する経理処理申請書（第１廃棄文書）と、ＩＣタグに記憶されているＩＣタグＩＤが制御データに含まれるＩＣタグＩＤに合致しない経理処理申請書（第１廃棄文書以外の経理処理申請書）とが分類部２７ｅにより分類される。そして、第１廃棄文書である経理処理申請書は廃棄用コンテナ５ａに、第１廃棄文書以外の経理処理申請書は元の通常のコンテナ５にそれぞれ収容され、仕分け処理が終了する。仕分け装置２７の制御部２７ｆは、仕分け処理を終了した後に、仕分け処理の終了を通知するための仕分け処理終了データを制御装置２８へ送信する（ステップＳ１１５）。
【００５７】
制御装置２８が仕分け装置２７から仕分け処理終了データを受信すると、制御装置２８のＣＰＵ２８ａは、仕分け処理が完了したコンテナ５の入庫処理を実行する（ステップＳ１１６）。ステップＳ１１６のコンテナの入庫処理においては、ＣＰＵ２８ａは、ロケーションデータベースＤＢ１２を参照して書庫２１の１つの空き位置を選択し、その空き位置に仕分け装置２７にあるコンテナ５を入庫するように搬送装置２３及び２４、スタッカクレーン２２を制御する。そして、ＣＰＵ２８ａは、コンテナデータベースＤＢ１１の当該コンテナ５のレコードを入庫した位置情報に更新し、ロケーションデータベースＤＢ１２の当該位置のレコードの占有状況情報を「空き」から「入庫中」に更新する。これでコンテナ５の入庫処理が完了する。
【００５８】
次に、制御装置２８のＣＰＵ２８ａは、仕分け指示データに含まれる全コンテナＩＤの仕分け処理が完了したか否かを判定し（ステップＳ１１７）、まだ仕分け処理を行っていないコンテナＩＤが存在する場合には（ステップＳ１１７においてＮＯ）、仕分け処理を行っていないコンテナＩＤから１つを選択し（ステップＳ１１８）、仕分け指示データ中の前記コンテナＩＤに対応するＩＣタグＩＤの数、すなわち前記コンテナＩＤによって特定されるコンテナに収容された経理処理申請書のうちの第１廃棄文書の数を計数し（ステップＳ１１９）、この計数した結果を、ＲＡＭ２８ｃに記憶されている収容数に加算する（ステップＳ１２０）。ＲＡＭ２８ｃに記憶されている収容数は、その時点で廃棄用コンテナ５ａに収容されている経理処理申請書の数であり、この数に計数した仕分けるべき第１廃棄文書の数を加算することにより、次回の仕分け処理終了後に廃棄用コンテ５ａに収容される経理処理申請書の数が求められる。ＣＰＵ２８ａは、加算結果が、廃棄用コンテナ５ａの収容限度を示す所定数以下であるか否かを判定し（ステップＳ１２１）、所定数以下である場合には（ステップＳ１２１においてＹＥＳ）、ＲＡＭ２８ｃの収容数を、加算後の数（次回の仕分け処理終了後に廃棄用コンテナ５ａに収容される経理処理申請書の数）で上書きし（ステップＳ１２２）、処理をステップＳ１２６に進める。
【００５９】
また、ステップＳ１２１において加算後の数が所定数を超える場合には（ステップＳ１２１においてＮＯ）、次回の仕分け処理をそのまま行うと、廃棄用コンテナ５ａに収容される経理処理申請書の数が収容限度を超えてしまうことになる。したがってこの場合には廃棄用コンテナ５ａを空のものに交換する。この場合、ＣＰＵ２８ａは、ＲＡＭ２８ｃの収容数を、ステップＳ１１９で計数した数で上書きし（ステップＳ１２３）、廃棄用コンテナ５ａの入庫処理を実行する（ステップＳ１２４）。ステップＳ１２４の廃棄用コンテナ５ａの入庫処理においては、ＣＰＵ２８ａは、ロケーションデータベースＤＢ１２を参照して書庫２１の１つの空き位置を選択し、その空き位置に廃棄用コンテナ５ａを入庫するように搬送装置２３及び２４、スタッカクレーン２２を制御する。そして、ＣＰＵ２８ａは、コンテナデータベースＤＢ１１の当該廃棄用コンテナ５ａのレコードの位置情報を入庫した位置情報に更新し、収容状況情報を「空」から「収容中」に更新する。また、ＣＰＵ２８ａは、ロケーションデータベースＤＢ１２の当該位置のレコードの占有状況情報を「空き」から「入庫中」に更新する。これで廃棄用コンテナ５ａの入庫処理が完了する。次に、ＣＰＵ２８ａは、新たな廃棄用コンテナ５ａの出庫処理を実行する（ステップＳ１２５）。この処理は、ステップＳ１０９の廃棄用コンテナ出庫処理と同様の処理であるので、その説明を省略する。その後、ＣＰＵ２８ａは処理をステップＳ１２６へ進める。
【００６０】
ステップＳ１２６において、ＣＰＵ２８ａは、ステップＳ１１８において選択したコンテナＩＤによって特定されるコンテナ５の出庫処理を行う。この処理は、ステップＳ１０６のコンテナ出庫処理と同様であるので、その説明を省略する。これにより、仕分け処理対象の新たなコンテナ５が仕分け装置２７に供給される。コンテナ５の出庫処理が完了した後、ＣＰＵ２８ａは、処理をステップＳ１１２へと戻す。
【００６１】
ステップＳ１１７において、全コンテナＩＤについて仕分け処理が完了している場合には（ステップＳ１１７においてＹＥＳ）、廃棄用コンテナ５ａの入庫処理を実行する（ステップＳ１２７）。この処理は、ステップＳ１２４の廃棄用コンテナ入庫処理と同様の処理であるので、その説明を省略する。
【００６２】
次に、ＣＰＵ２８ａは、仕分け結果データを生成する（ステップＳ１２８）。この仕分け結果データは、仕分け条件（廃棄（社内条件））、仕分け処理によって第１廃棄文書を収容した廃棄用コンテナのコンテナＩＤ、及び仕分け処理によって廃棄用コンテナに収容された経理処理申請書（第１廃棄文書）のＩＣタグＩＤの各情報が含まれている。この仕分け結果データにおいては、ＩＣタグＩＤが、そのＩＣタグＩＤによって特定されるＩＣタグが貼付された経理処理申請書が収容されている廃棄用コンテナのコンテナＩＤに対応づけられている。次に、ＣＰＵ２８ａは、この仕分け結果データを文書管理装置３へ送信する（ステップＳ１２９）。文書管理装置３のＣＰＵ３１ａは、仕分け結果データを受信すると、仕分け結果データに含まれるＩＣタグＩＤのうちの１つを選択し（ステップＳ１３０）、ＩＣタグデータベースＤＢ２２の当該ＩＣタグＩＤを含むレコードのコンテナＩＤを、仕分け結果データにおいて当該ＩＣタグＩＤに対応する廃棄用コンテナのコンテナＩＤに更新する（ステップＳ１３１）。次にＣＰＵ３１ａは、仕分け結果データに含まれる全ＩＣタグＩＤについてデータベースの更新が完了したか否かを判定し（ステップＳ１３２）、ＩＣタグデータベースＤＢ２２の更新を行っていないＩＣタグＩＤが残っている場合には（ステップＳ１３２においてＮＯ）、ＩＣタグデータベースＤＢ２２の更新を行っていないＩＣタグＩＤのうちの１つを選択し（ステップＳ１３３）、処理をステップＳ１３１へ戻す。ステップＳ１３２において全ＩＣタグＩＤについてＩＣタグデータベースＤＢ２２の更新処理が完了している場合は（ステップＳ１３２においてＹＥＳ）、処理を終了する。
【００６３】
なお、ここでは法定の保存期間が定められていない金額が３万円未満の領収書のみが貼付された経理処理申請書を収集する第１廃棄文書収集動作について述べたが、本実施の形態１に係る自動書庫システム１は、法定の保存期限が定められている金額が３万円以上の領収書が貼付された経理処理申請書を収集する第２廃棄文書収集動作を行うことも可能であり、また税務調査に対応するために、申請番号、勘定科目、発行日、相手先、金額又はこれらの組み合わせを収集条件として設定し、その収集条件に合致する経理処理申請書を収集する査察用文書収集動作を行うことも可能である。第２廃棄文書収集動作では、本実施の形態１に係る自動書庫システム１は、上述の第１廃棄文書収集動作のステップＳ１０２ｄ〜Ｓ１０２ｇにおいて実行される、着目する経理処理申請書が第１廃棄文書であるか否かを判定する処理の代わりに、着目する経理処理申請書が法定保存期間である７年を過ぎたものであるか否かを判定することにより、各経理処理申請書が第２廃棄文書であるか否かを判定する処理を実行し、その他は第１廃棄文書収集動作と概ね同様の動作を行うことにより、第２廃棄文書である法定保存期限の７年を過ぎた経理処理申請書が収集される。さらに詳しく説明すると、この第２廃棄文書収集動作では、所定割合以上第２廃棄文書を収容しているコンテナを処理対象のコンテナとし、当該コンテナに収容された経理処理申請書を第２廃棄文書と第２廃棄文書以外の文書とに仕分け、第２廃棄文書のみを区分が「廃棄（法定条件）」の廃棄用コンテナに収集する。また、本実施の形態１に係る自動書庫システム１の査察用文書収集動作では、自動書庫システム１は、経理処理申請書の収集条件を経理担当者から受け付け、上述の第１廃棄文書収集動作のステップＳ１０２ｄ〜Ｓ１０２ｇにおいて実行される、着目する経理処理申請書が第１廃棄文書であるか否かを判定する処理の代わりに、着目する経理処理申請書が収集条件に合致するものであるか否かを判定することにより、各経理処理申請書が査察用文書であるか否かを判定する処理を実行し、その他は第１廃棄文書収集動作と概ね同様の動作を行うことにより、査察用文書である前記収集条件に合致する経理処理申請書が収集される。さらに詳しく説明すると、この査察用文書収集動作では、査察用文書を１つでも収容しているコンテナを処理対象のコンテナとし、当該コンテナに収容された経理処理申請書を査察用文書と査察用文書以外の文書とに仕分け、査察用文書のみを区分が「査察」の廃棄用コンテナに収集する。
【００６４】
＜収集文書の出庫＞
本実施の形態１に係る自動書庫システム１は、上記の第１廃棄文書収集動作、第２廃棄文書収集動作、及び査察用文書収集動作によってそれぞれ収集された第１廃棄文書、第２廃棄文書、及び査察用文書を出庫する収集文書出庫動作を行うことが可能となっている。図１４Ａは、本実施の形態１に係る収集文書出庫動作における文書管理装置の出庫指示受付処理の流れを示すフローチャートであり、図１４Ｂは、本実施の形態１に係る収集文書出庫動作における制御装置２８の文書収集用コンテナ出納処理の流れを示すフローチャートである。また、図１４Ｃは、本実施の形態１に係る収集文書出庫動作における文書管理装置のデータベース更新処理の流れを示すフローチャートである。
【００６５】
経理担当者は、第１廃棄文書、第２廃棄文書又は査察用文書を出庫する場合には、出納ステーション２６の端末装置を操作して、出庫する収集文書を指定する。端末装置のディスプレイ装置に表示された画面中には、「廃棄（社内条件）」、「廃棄（法定条件）」、「監査」の３つの出庫指示ボタンが設けられており、何れかのボタンを選択（クリック）することにより出庫する収集文書の指定が行われる。端末装置は、収集文書の指定を受け付けると、指定された収集文書（第１廃棄文書、第２廃棄文書、及び査察用文書の何れか）を示す指示データを文書管理装置３へ送信する。文書管理装置３のＣＰＵ３１ａは、この指示データを受信すると、出庫指示受付処理を起動し（図１４Ａ参照）、この指示データを解析して、指定された収集文書を収容するコンテナ（つまり、区分が「廃棄（社内条件）」、「廃棄（法定条件）」、又は「監査」のコンテナ）の出庫を指示する制御データを生成し（ステップＳ１５１）、この制御データを制御装置２８へと送信する（ステップＳ１５２）。そして、ＣＰＵ３１ａは、出庫指示受付処理を終了する。
【００６６】
制御装置２８のＣＰＵ２８ａは、前記制御データを受信すると、文書収集用コンテナ出納処理を起動する（図１４Ｂ参照）。この文書収集用コンテナ出納処理では、ＣＰＵ２８ａは、受信した制御データを解析し、当該制御データで出庫が指示されているコンテナの区分を特定して（ステップＳ１６１）、特定された区分データを含み、且つ収容状況情報が「収容中」であるレコードをコンテナデータベースＤＢ１１から検索する（ステップＳ１６２）。検索の結果、該当するレコードで、後述する出庫処理を未実施のものが存在する場合には（ステップＳ１６２で「該当レコード有り」）、ＣＰＵ２８ａは、当該レコードに含まれるコンテナＩＤで特定されるコンテナを出庫する出庫処理を実行する（ステップＳ１６３）。ステップＳ１６３の出庫処理では、まずＣＰＵ２８ａがデータベースＤＢ１１から当該コンテナＩＤに対応するコンテナ格納位置の情報を取得し、当該位置のコンテナを出庫するようにスタッカクレーン２２、搬送装置２３、２４を制御する。これによって、スタッカクレーン２２が書庫２１から目的の収集用コンテナを出庫し、このコンテナが搬送装置２３及び２４によって出納ステーション２６まで搬送される。
【００６７】
経理担当者は、出納ステーション２６に出庫されたコンテナから経理処理申請書を取り出す。ここで、当該コンテナに収容されている全ての経理処理申請書は、同一の目的（社内条件による廃棄、法定条件による廃棄、又は監査）のために収集されたものであるため、経理担当者はコンテナから目的の経理処理申請書を探し出す必要がなく、全ての経理処理申請書を取り出すだけでよい。そして、経理担当者は、出納ステーション２６に設けられたＩＣタグリーダに、取り出した全ての経理処理申請書のＩＣタグからＩＣタグＩＤを読み出させ、端末装置の入力装置を操作することにより、経理処理申請書を出庫する目的を指定する。ここでいう出庫する目的とは、「廃棄」又は「持ち出し」であり、経理処理申請書が第１廃棄文書又は第２廃棄文書であり、経理担当者がこれらを廃棄しようとする場合には「廃棄」を、経理処理申請書が査察用文書であり、経理担当者が税務調査のためにこれらを持ち出そうとする場合には「持ち出し」を指定する。端末装置は、このようにして受け付けたＩＣタグＩＤ及び出庫目的を示す出庫完了通知データを文書管理装置３へ送信する。文書管理装置３のＣＰＵ３１ａは、この出庫完了通知データを受信したときに、データベース更新処理を起動する（図１４Ｃ参照）。このデータベース更新処理では、ＣＰＵ３１ａは、受信した出庫完了通知データを解析し、出庫完了通知データに含まれる出庫目的が「廃棄」であるか「持ち出し」であるかを判定する（ステップＳ１８１）。判定の結果、出庫完了通知データに含まれる出庫目的が「廃棄」である場合には（ステップＳ１８１において「廃棄」）、ＣＰＵ３１ａは、ＩＣタグデータベースＤＢ２２から当該出庫完了通知データに含まれるＩＣタグＩＤを含む全てのレコードを削除し（ステップＳ１８２）、処理をステップＳ１８４へ進める。このステップＳ１８２の処理では、領収書データベースＤＢ２１及び画像データベースＤＢ２３は更新されず、またハードディスク３１ｄに記憶されている画像データ３１ｊは消去されない。これにより、経理処理申請書が廃棄されたときでも、画像データ３１ｊが残され、経理処理申請書が必要となった際にも容易に対処することができる。
【００６８】
一方、ステップＳ１８１における判定の結果、出庫完了通知データに含まれる出庫目的が「持ち出し」である場合には（ステップＳ１８１において「持ち出し」）、ＣＰＵ３１ａは、ＩＣタグデータベースＤＢ２２から当該出庫完了通知データに含まれるＩＣタグＩＤを含む全てのレコードのコンテナＩＤを“ｎｕｌｌ”へ変更し（ステップＳ１８３）、処理をステップＳ１８４へ進める。
【００６９】
ステップＳ１８４において、ＣＰＵ３１ａは、出納ステーション２６のコンテナの入庫を指示する制御データを生成し、ステップＳ１８５においてこの制御データを制御装置２８へ送信する。そして、データベース更新処理を終了する。
【００７０】
制御装置２８のＣＰＵ２８ａは、前記制御データを受信すると、出納ステーション２６にあるコンテナの入庫処理を実行する（ステップＳ１６４）。ステップＳ１６４のコンテナの入庫処理においては、ＣＰＵ２８ａは、ロケーションデータベースＤＢ１２を参照して書庫２１の１つの空き位置を選択し、その空き位置に出納ステーション２６にあるコンテナを入庫するように搬送装置２３及び２４、スタッカクレーン２２を制御する。そして、ＣＰＵ２８ａは、コンテナデータベースＤＢ１１の当該コンテナのレコードを入庫した位置情報に更新し、ロケーションデータベースＤＢ１２の当該位置のレコードの占有状況情報を「空き」から「入庫中」に更新する。これでコンテナの入庫処理が完了する。そして、ＣＰＵ３１ａは、ステップＳ１６２へ処理を戻す。
【００７１】
ステップＳ１６２における検索の結果、該当するレコードが存在しない場合又は該当するレコードの全てについて前述の出庫処理を実施済みの場合には（ステップＳ１６２で「該当レコード無し」）、ＣＰＵ２８ａは処理を終了する。
【００７２】
経理担当者は、上述のような動作によって第１廃棄文書又は第２廃棄文書を出庫した場合には、コンテナから取り出した経理処理申請書の内容を１つ１つ確認して廃棄してよいものかどうかを判断した上で、これらの経理処理申請書を出納ステーション２６に設けられたシュレッダーで廃棄する。また、経理担当者は、上述のような動作によって査察用文書を出庫した場合には、コンテナから取り出した経理処理申請書を税務調査に使用する。
【００７３】
このように、本実施の形態１に係る自動書庫システムによれば、保存期限が過ぎた経理処理申請書を廃棄する場合に、経理担当者が大量の経理処理申請書から廃棄してよいものと廃棄すべきでないものとに手作業で仕分ける必要がなく、経理担当者は廃棄用コンテナの出庫を指示すれば、容易に廃棄すべき経理処理申請書のみを得ることができる。また、最終的には経理担当者が各経理処理申請書を確認して廃棄すべきものか否かを判断することになるが、経理担当者は廃棄用コンテナから取り出した経理処理申請書のみを確認すればよく、廃棄作業の際の手間を軽減することができる。
【００７４】
また、本実施の形態１に係る自動書庫システムによれば、税務調査の際に、経理担当者が大量の経理処理申請書の中から特定の条件（申請番号、勘定科目、発行日、相手先、金額又はこれらの組み合わせ）に合致する経理処理申請書を探し出す必要がなく、経理担当者は査察用コンテナの出庫を指示すれば、容易に税務調査に必要な経理処理申請書のみを得ることができる。
【００７５】
（実施の形態２）
本実施の形態２に係る自動書庫システム２０１は、仕分け装置２２７によって廃棄用コンテナに収集された経理処理申請書に、廃棄すべきでないものが含まれていないかどうかをチェックすることができる。本実施の形態２に係る自動書庫システム２０１のその他の構成は、実施の形態１に係る自動書庫システム１の構成と同様であるので、統一構成要素につては同一符号を付し、その説明を省略する。
【００７６】
図１５は、本実施の形態２に係る第１廃棄文書収集動作における仕分け装置２２７の動作の流れを示すフローチャートである。ステップＳ１１５の仕分け処理は、実施の形態１で説明したステップＳ１１５の仕分け処理と同様であるので、その説明を省略する。仕分け装置２２７の制御部２２７ｆは、仕分け処理を終了した後に、廃棄用コンテナに収集された経理処理申請書に、廃棄すべきでないものが含まれていないかどうかをチェックするチェック処理を実行する。
【００７７】
この時点では、仕分け処理が終了したコンテナ５と廃棄用コンテナ５ａとが搬入搬出部２７ａにセットされている。チェック処理では、まず制御部２２７ｆは、搬入搬出部２７ａを制御して、廃棄用コンテナ５ａの開閉部５１を開き、収容された経理処理申請書を廃棄用コンテナ５ａから押し出す（ステップＳ２０１）。これによって、ホッパ２７ｂに経理処理申請書の束がセットされる。次に、制御部２２７ｆは、前記ホッパ２７ｂに設けられた図示しないセンサの出力を確認して、ホッパ２７ｂに経理処理申請書がセットされているか否かを判定し（ステップＳ２０２）、ホッパ２７ｂに経理処理申請書がセットされている場合には（ステップＳ２０２においてＹＥＳ）、分離部２７ｃを制御して、ホッパ２７ｂにセットされた経理処理申請書の束から一枚を分離して送出し（ステップＳ２０３）、ＩＣタグリーダ２７ｄによって読み出されたＩＣタグＩＤを取得する（ステップＳ２０４）。制御部２２７ｆは、ＩＣタグＩＤが制御データに含まれるＩＣタグＩＤに合致するか否かを判定し（ステップＳ２０５）、ＩＣタグに記憶されているＩＣタグＩＤが制御データに含まれるＩＣタグＩＤの何れか１つに合致する場合には（ステップＳ２０５においてＹＥＳ）、分類部２７ｅを制御して、当該経理処理申請書を廃棄用コンテナ５ａに収容し（ステップＳ２０６）、ステップＳ２０２へ処理を戻す。ステップＳ２０５において、ＩＣタグに記憶されているＩＣタグＩＤが制御データに含まれるＩＣタグＩＤのどれにも合致しない場合には（ステップＳ２０５においてＮＯ）、分類部２７ｅを制御して、当該経理処理申請書を通常のコンテナ５に収容し（ステップＳ２０７）、ステップＳ２０２へ処理を戻す。また、ステップＳ２０２においてホッパ２７ｂに経理処理申請書がセットされていない場合には（ステップＳ２０２においてＮＯ）、チェック処理を終了する。仕分け装置２７の制御部２２７ｆは、チェック処理を終了した後に、仕分け処理の終了を通知するための仕分け処理終了データを制御装置２８へ送信する（ステップＳ１１６）。
本実施の形態２に係る自動書庫システム２のその他の動作は、実施の形態１に係る自動書庫システム１の動作と同様であるので、その説明を省略する。
【００７８】
本実施の形態２に係る自動書庫システム２によれば、仕分け装置２２７が仕分け処理を終了した後に、廃棄用コンテナに収集された経理処理申請書に、廃棄すべきでないものが含まれていないかどうかをチェックするチェック処理を実行するため、最終的に廃棄用コンテナに収容されている経理処理申請書に、廃棄条件に合致しないものが含まれていることを防止することができる。
【００７９】
（その他の実施の形態）
上記の各実施の形態においては、ＩＣタグにＩＣタグＩＤのみが記憶されており、文書管理装置３にて収集条件に合致する経理処理申請書を特定し、これらの経理処理申請書に対応するＩＣタグＩＤを含む仕分け指示データを文書管理装置３が制御装置２８へ送信し、制御装置２８がこれらのＩＣタグＩＤを含む制御データを生成して仕分け装置２７，２２７へ送信し、仕分け装置２７，２２７では、コンテナに収容されている経理処理申請書のＩＣタグからＩＣタグＩＤを読み取って、与えられた制御データに含まれるＩＣタグＩＤと合致するか否かを判定することにより、収集条件に合致する経理処理申請書と、収集条件に合致しない経理処理申請書とを仕分ける構成としたが、本発明はこれに限定されるものではない。他の実施の形態の自動書庫システムとして、ＩＣタグに、申請番号、勘定科目、発行日、相手先、金額の情報を記憶させておき、仕分け装置に経理処理申請書の収集条件を与え、仕分け装置がＩＣタグから読み取った情報に基づいて経理処理申請書が収集条件に合致するか否かを判定し、収集条件に合致する経理処理申請書と収集条件に合致しない経理処理申請書とを仕分ける構成とすることもできる。例えば、社内条件の廃棄対象の経理処理申請書を収集する場合には、文書管理装置３から制御装置２８を介して仕分け装置へ第１廃棄文書の収集を指示し、この指示を受けた仕分け装置がＩＣタグから読み出した発行日に基づいて起算日を算出し、ＩＣタグから読み出した金額及び算出した起算日に基づいて、収集条件である「金額が３万円未満であり、且つ、起算日から１年以上経過していること」を満たすか否かを判定する。
【００８０】
また、経理処理申請書が収集条件に合致するか否かの判定を自動書庫２の制御装置によって行う構成とすることも可能である。この場合には、制御装置２８の記憶装置にＩＣタグＩＤに対応する申請番号、勘定科目、発行日、相手先、金額の情報を記憶しておき、これらの情報に基づいて、経理処理申請書が収集条件に合致するか否かの判定を制御装置２８によって行う。仕分け装置２７は、かかる制御装置２８による判定結果に応じて、経理処理申請書を仕分ける。
【００８１】
また、仕分け装置２７，２２７が読み取ったＩＣタグＩＤを制御装置２８を介してまたは直接に文書管理装置３へ通知し、文書管理装置３がＩＣタグデータベースＤＢ２２及び領収書データベースＤＢ２１を参照して、受け付けたＩＣタグＩＤに対応する発行日、金額等の情報から、収集条件に合致するか否かを判定し、その判定結果を制御装置２８を介してまたは直接に仕分け装置２７，２２７へ与え、当該判定結果にしたがって仕分け装置２７，２２７が経理処理申請書を仕分ける構成とすることもできる。
【００８２】
また、上記の各実施の形態においては、領収書が貼付された経理処理申請書を自動書庫に収容する構成について述べたが、これに限定されるものではなく、領収書そのものを自動書庫に収容する構成であってもよい。この場合には、経理担当者が領収書にＩＣタグを取り付け、領収書をコンテナに収容する。自動書庫は、このようなコンテナを作業者の要求に応じて自動的に書庫に入庫し、また書庫から出庫する。また、上記の実施の形態と同様に、コンテナに収容されている領収書を収集条件に合致するものと合致しないものとに仕分け、収集条件に合致する領収書を収集用コンテナにまとめて収容する。また、ＩＣタグを経理処理申請書又は領収書に貼付するのではなく、ＩＣタグが埋め込まれた経理処理申請書又は領収書を利用してもよい。つまり、ＩＣタグが最初から埋め込まれた紙を使用して経理処理申請書を作成し、この経理処理申請書を自動書庫に収容することもできるし、ＩＣタグが最初から埋め込まれた領収書を自動書庫に収容することもできる。この場合は、作業者が経理処理申請書又は領収書にＩＣタグを取り付ける手間がなく、より容易な運用が可能となる。
【００８３】
また、上記の各実施の形態においては、経理処理申請書が保存期限（社内規定による保存期限及び法定保存期限）を過ぎているものか否かを判定する際に、発行日から保存期間の起算日を算出し、その起算日から保存期間を経過した日を保存期限として算出する構成としたが、これに限定されるものではなく、社内規定による保存期限を発行日から所定の保存期間を経過した日とし、この保存期限を算出する構成としてもよい。また、保存期限の日付を経理処理申請書毎にデータベースに記憶しておき、このデータベースから読み出した保存期限と現在の日付とを比較して、経理処理申請書が保存期限を過ぎたものであるか否かを判定するようにしてもよい。
【００８４】
また、上記の各実施の形態においては、第２廃棄文書（法定の保存期限を過ぎた経理処理申請書）を廃棄する際に、画像データを残して、ＩＣタグデータベースＤＢ２２の廃棄した経理処理申請書に対応するレコードを削除する構成としたが、これに限定されるものではなく、経理処理申請書の法定の保存期限を過ぎたときに、当該経理処理申請書の画像データを削除する構成としてもよい。例えば、文書管理装置３が法定の保存期限を過ぎた経理処理申請書を検索し、法定の保存期限を過ぎた全ての経理処理申請書の画像データ３１ｊをハードディスク３１ｄから一括で削除する構成としてもよい。
【産業上の利用可能性】
【００８５】
本発明の自動書庫システム及び文書管理装置は、記憶装置の故障又は操作者の入力ミスなどにより、画像データが失われた場合でも、取引証票の紙文書が失われることを防止し、且つ取引証票の保管スペース及びコストを抑制することが可能となるという効果を奏し、法律などによりその保存期間が定められている領収書等の取引証票を収容する自動書庫システム及びこれに使用される文書管理装置などとして有用である。
【図面の簡単な説明】
【００８６】
【図１】実施の形態１に係る自動書庫システムの全体構成を示す模式図。
【図２】本実施の形態１に係るコンテナの外観を示す斜視図。
【図３】経理処理申請書の一例を示す図。
【図４】実施の形態１に係る仕分け装置の構成を示すブロック図。
【図５】実施の形態１に係る自動書庫の制御装置の構成を示すブロック図。
【図６Ａ】実施の形態１に係るコンテナデータベースに含まれる項目を示す模式図。
【図６Ｂ】実施の形態１に係るコンテナデータベースの構成を示す図表。
【図７Ａ】実施の形態１に係るロケーションデータベースに含まれる項目を示す模式図。
【図７Ｂ】実施の形態１に係るロケーションデータベースの構成を示す図表。
【図８】実施の形態１に係る文書管理装置の構成を示すブロック図。
【図９Ａ】実施の形態１に係る領収書データベースに含まれる項目を示す模式図。
【図９Ｂ】実施の形態１に係る領収書データベースの構成を示す図表。
【図１０Ａ】実施の形態１に係るＩＣタグデータベースに含まれる項目を示す模式図。
【図１０Ｂ】実施の形態１に係るＩＣタグデータベースの構成を示す図表。
【図１１Ａ】実施の形態１に係る画像データベースに含まれる項目を示す模式図。
【図１１Ｂ】実施の形態１に係る画像データベースの構成を示す図表。
【図１２Ａ】実施の形態１に係る自動書庫システムにおける第１廃棄文書収集動作の流れを示すフローチャート。
【図１２Ｂ】実施の形態１に係る自動書庫システムにおける第１廃棄文書収集動作の流れを示すフローチャート。
【図１２Ｃ】実施の形態１に係る自動書庫システムにおける第１廃棄文書収集動作の流れを示すフローチャート。
【図１２Ｄ】実施の形態１に係る自動書庫システムにおける第１廃棄文書収集動作の流れを示すフローチャート。
【図１３Ａ】実施の形態１に係る自動書庫システムにおける処理対象決定処理の流れを示すフローチャート。
【図１３Ｂ】実施の形態１に係る自動書庫システムにおける処理対象決定処理の流れを示すフローチャート。
【図１４Ａ】実施の形態１に係る収集文書出庫動作における文書管理装置の出庫指示受付処理の流れを示すフローチャート。
【図１４Ｂ】実施の形態１に係る収集文書出庫動作における制御装置の文書収集用コンテナ出納処理の流れを示すフローチャート。
【図１４Ｃ】実施の形態１に係る収集文書出庫動作における文書管理装置のデータベース更新処理の流れを示すフローチャート。
【図１５】実施の形態２に係る第１廃棄文書収集動作における仕分け装置の動作の流れを示すフローチャート。
【符号の説明】
【００８７】
１ 自動書庫システム
２ 自動書庫
２１ 書庫
２２ スタッカクレーン
２３，２４，２５ 搬送装置
２６ 出納ステーション
２７ 仕分け装置
２７ｄ ＩＣタグリーダ
２７ｅ 分類部
２７ｆ 制御部
２８ 制御装置
２８ａ ＣＰＵ
２８ｂ ＲＯＭ
２８ｃ ＲＡＭ
２８ｄ ハードディスク
２８ｅ 通信インタフェース
３ 文書管理装置
３１ａ ＣＰＵ
３１ｂ ＲＯＭ
３１ｃ ＲＡＭ
３１ｄ ハードディスク
３１ｇ 通信インタフェース
３１ｊ 画像データ
３２ 画像表示部
３３ 入力部
ＤＢ１１ コンテナデータベース
ＤＢ１２ ロケーションデータベース
ＤＢ２１ 領収書データベース
ＤＢ２２ ＩＣタグデータベース
ＤＢ２３ 画像データベース
【技術分野】
【０００１】
本発明は、自動書庫システム及び文書管理装置に関し、特に法律などによりその保存期間が定められている領収書等の取引証票を収容する自動書庫システム及びこれに使用される文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
領収書等の現金の収受、払出し、預貯金の預入れ、引出しに際して作成された取引証憑書類（以下、取引証票という。）は、税法上、７年間保存しなければならないと定められている（所得税法施行規則第６３条、法人税法施行規則第５９条、第６７条。）。このため、領収書は整理して保存され、通常法定の保存期間である７年経過後廃棄される。
【０００３】
また、２００４年には電子帳簿保存法が改正され、国税関係帳簿書類（国税関係帳簿（国税に関する法律の規定により備付け及び保存をしなければならないこととされている帳簿で、輸入品に対する内国消費税の徴収等に関する法律に規定する帳簿以外のもの）及び国税関係書類（国税に関する法律の規定により保存をしなければならないとされている書類）のうち、一定の要件を満たすもの（記載された金額が３万円未満の契約書及び領収書等）については、原紙の保存に代えてスキャナを使用して作成した電子データにより保存することが可能となった。また、このような電子帳簿保存法に対応した種々の文書管理システムが開発されている。例えば、特許文献１には、領収書又は申込書等をスキャナで作成した電子化文書の二重スキャン検査を実行する電子化文書保管システムが開示されている。
【特許文献１】特開２００６−３３０８６３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上述したように、取引証票をスキャナで電子化し、その電子データのみを保存するようにすれば、紙文書の保管スペース及びコストを削減できる。しかしながら、取引証票の電子データを作成すると共にその紙文書を廃棄してしまうと、その電子データを保存しているハードディスクなどの記録媒体の故障又は破損が発生した場合に、保存すべき取引証票が失われてしまい、電子データを再度作成することもできない。オペレータの操作ミスで電子データが削除されてしまった場合も同様の不都合が生じる。
【０００５】
本発明は斯かる事情に鑑みてなされたものであり、その主たる目的は、上記課題を解決することができる自動書庫システム及び文書管理装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上述した課題を解決するために、本発明の一の態様の自動書庫システムは、法定保存期限が定められた取引証票を収容するための自動書庫システムであって、取引証票の画像を記憶する画像記憶部と、取引証票を特定するための取引証票特定情報を少なくとも記憶するＩＣタグが取り付けられた取引証票を収容するためのコンテナと、前記コンテナを複数設置可能な棚状の書庫と、前記書庫に対してコンテナを出し入れする搬送部と、前記搬送部によって前記書庫から搬送されたコンテナに収容されている取引証票のＩＣタグから情報を読み出すＩＣタグリーダと、前記ＩＣタグリーダによって読み出された取引証票特定情報によって特定される取引証票が、法定保存期限より短い設定保存期限を過ぎていることを含む廃棄条件に合致するものであるか否かを判定する判定手段と、前記判定手段による判定結果にしたがって、前記廃棄条件に合致する取引証票と前記廃棄条件に合致しない取引証票とを仕分け、前記廃棄条件に合致する取引証票をまとめて特定の廃棄対象収集コンテナに収集する仕分け部と、取引証票を特定するための取引証票特定情報と、取引証票が収容されているコンテナを特定するためのコンテナ特定情報とを対応づけて記憶している証票情報記憶部と、前記仕分け部が取引証票を仕分けた結果に応じて、前記証票情報記憶部に記憶されている取引証票特定情報に対応するコンテナ特定情報を更新する情報更新手段とを備える。
【０００７】
この態様において、前記証票情報記憶部には、取引証票特定情報に対応づけられて設定保存期限に関する情報が記憶されており、前記証票情報記憶部に記憶されている設定保存期限に関する情報に基づいて、各取引証票が前記廃棄条件に合致するか否かを判定し、前記証票情報記憶部から前記廃棄条件に合致する取引証票を特定する取引証票特定情報を検索する検索手段をさらに備え、前記判定手段は、前記ＩＣタグリーダによって読み出された取引証票特定情報が、前記検索手段によって検索された取引証票特定情報に合致するか否かを判定することにより、前記ＩＣタグリーダによって読み出された取引証票特定情報によって特定される取引証票が、前記廃棄条件に合致するものであるか否かを判定するように構成されていてもよい。
【０００８】
また、この態様において、前記証票情報記憶部には、前記設定保存期限に関する情報として、その取引証票が発行された発行日が記憶されており、前記検索手段は、前記証票情報記憶部に記憶された発行日に基づいて、その取引証票の設定保存期限を算出し、算出された設定保存期限と現在の日付とを比較して、設定保存期限が過ぎているか否かを判定することによって、その取引証票が前記廃棄条件に合致するか否かを判定する構成とすることもできる。
【０００９】
また、上記自動書庫システムにおいては、前記取引証票が領収書であり、前記証票情報記憶部には、その領収書の金額がさらに記憶されており、前記検索手段が、前記証票情報記憶部に記憶された金額及び発行日に基づいて、所定金額未満であり、且つ設定保存期限が過ぎているか否かを判定するように構成されていてもよい。
【００１０】
また、上記自動書庫システムにおいては、前記検索手段が、前記証票情報記憶部に記憶された発行日に基づいて、法定保存期限が過ぎているか否かを判定するように構成されていてもよい。
【００１１】
また、上記自動書庫システムにおいては、前記検索手段が、前記証票情報記憶部に記憶された発行日から保存期限の起算日を求め、前記起算日から保存期間後の保存期限を算出するように構成されていてもよい。
【００１２】
また、上記自動書庫システムにおいては、前記証票情報記憶部に記憶されている前記取引証票特定情報、前記コンテナ特定情報、及び前記設定保存期限に関する情報に基づいて、収容する取引証票全体に対して廃棄条件に合致する取引証票が所定以上の割合で含まれているコンテナのコンテナ特定情報を取得し、取得されたコンテナ特定情報を含む仕分け指示データを生成する生成手段と、前記生成手段によって生成された仕分け指示データに含まれるコンテナ特定情報によって特定されるコンテナを前記書庫から出庫するように前記搬送部を制御し、且つ、前記搬送部によって出庫されたコンテナに収容されている取引証票の仕分け処理を実行するように前記仕分け部を制御する制御部とをさらに備える構成とすることもできる。
【００１３】
また、上記自動書庫システムにおいては、前記仕分け部が取引証票を仕分けた結果、前記廃棄対象収集コンテナに収集された取引証票の取引証票特定情報を含む仕分け結果情報を生成する仕分け結果情報生成手段をさらに設け、前記情報更新手段を、前記仕分け結果情報生成手段によって生成された仕分け結果情報に含まれる取引証票特定情報と同一の取引証票特定情報に対応するコンテナ特定情報を前記証票情報記憶部から検索し、検索された前記証票情報記憶部に記憶されているコンテナ特定情報を、前記廃棄対象収集コンテナを特定するコンテナ特定情報に変更するように構成することもできる。
【００１４】
また、上記自動書庫システムにおいては、前記ＩＣタグリーダが、前記仕分け部による取引証票の仕分け処理の後に、廃棄対象収集コンテナに収容されている取引証票のＩＣタグから情報を読み出し、前記ＩＣタグリーダによって読み出された情報に基づいて、前記廃棄対象収集コンテナに収容された取引証票が、設定保存期限を過ぎているものであるか否かを判定することにより、前記廃棄対象収集コンテナに収容された取引証票に、設定保存期限を過ぎていないものが含まれているか否かを確認する確認手段をさらに備える構成とすることもできる。
【００１５】
また、上記自動書庫システムにおいては、取引証票が廃棄される際に、廃棄される取引証票を特定する取引証票特定情報の入力を受け付ける入力受付手段をさらに備え、前記情報更新手段が、前記入力受付手段によって取引証票特定情報の入力が受け付けられたときに、前記画像記憶部に記憶されたその取引証票の画像を残して、入力された取引証票特定情報及び当該取引証票特定情報に対応するコンテナ特定情報を前記証票情報記憶部から消去するように構成されていてもよい。
【００１６】
また、本発明の一の態様の文書管理装置は、法定保存期限が定められた取引証票を収容するためのコンテナと、前記コンテナを複数設置可能な棚状の書庫とを備える自動書庫に収容された取引証票を管理するための文書管理装置であって、取引証票を特定するための取引証票特定情報と、取引証票が収容されているコンテナを特定するためのコンテナ特定情報と、前記法定保存期限より短い設定保存期限に関する情報とを対応づけて記憶する証票情報記憶部と、取引証票の画像を記憶する画像記憶部と、前記証票情報記憶部に記憶されている前記取引証票特定情報、前記コンテナ特定情報、及び前記設定保存期限に関する情報に基づいて、収容している取引証票に、設定保存期限を過ぎていることを含む廃棄条件に合致する取引証票が含まれているコンテナのコンテナ特定情報を取得し、取得されたコンテナ特定情報を含む仕分け指示データを生成する生成手段と、前記廃棄条件に合致する取引証票と前記廃棄条件に合致しない取引証票とを仕分けて、前記廃棄条件に合致する取引証票をまとめて特定の廃棄対象収集コンテナに収集する仕分け処理を前記自動書庫へ指示するために、前記生成手段によって生成された仕分け指示データを前記自動書庫へ送信する送信手段と、前記自動書庫が前記仕分け処理を実行した後に、前記廃棄対象収集コンテナに収集された取引証票の取引証票特定情報を含む仕分け結果情報を生成したときに、前記自動書庫から前記仕分け結果情報を受信する受信手段と、前記受信手段が受信した仕分け結果情報に含まれる取引証票特定情報と同一の取引証票特定情報に対応するコンテナ特定情報を前記証票情報記憶部から検索し、検索された前記証票情報記憶部に記憶されているコンテナ特定情報を、前記廃棄対象収集コンテナを特定するコンテナ特定情報に変更する情報更新手段とを備える。
【００１７】
上記文書管理装置においては、前記生成手段が、前記証票情報記憶部に記憶されている前記取引証票特定情報、前記コンテナ特定情報、及び前記設定保存期限に関する情報に基づいて、収容する取引証票全体に対して廃棄条件に合致する取引証票が所定以上の割合で含まれているコンテナのコンテナ特定情報を取得し、取得されたコンテナ特定情報を含む仕分け指示データを生成するように構成されていてもよい。
【発明の効果】
【００１８】
本発明に係る自動書庫システム及び文書管理装置によれば、記憶装置の故障又は操作者の入力ミスなどにより、画像データが失われた場合でも、取引証票の紙文書が失われることを防止し、且つ取引証票の保管スペース及びコストを抑制することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
以下、本発明の好ましい実施の形態を、図面を参照しながら説明する。
（実施の形態１）
本実施の形態１に係る自動書庫システムでは、紙文書である領収書を自動書庫で保存すると共に、その領収書をスキャナで読み取って作成した画像データを記憶装置に記憶し、取引証票を二重に保存する。これにより、万一記憶装置の故障又は作業者の操作ミスにより画像データが失われてしまった場合でも、自動書庫に領収書が保存されているため法令を遵守することが可能である。また、電子データでの保存が可能な３万円未満の領収書については、紙文書の保存期間を１年間とし、その保存期限を過ぎた領収書は廃棄することとしている。これにより、金額が３万円未満の領収書については、比較的その領収書が必要になることが多い当初の１年間だけ紙文書と電子データで二重に保存されるため、自動書庫のスペース及び保管コストを抑えることが可能となると共に、保存すべき領収書が完全に失われてしまうことを防止し、確実な法令の遵守を達成することができる。
【００２０】
図１は、実施の形態１に係る自動書庫システムの全体構成を示す模式図である。本実施の形態１の自動書庫システムは、企業の本社施設に設置され、経費に関する領収書を収容するためのものである。図１に示すように、自動書庫システム１は、自動書庫２と、文書管理装置３とを備えている。自動書庫２は、領収書が入れられたコンテナを収容する棚状の書庫２１、書庫２１に対してコンテナの入庫及び出庫を行うスタッカクレーン２２、スタッカクレーン２２によって出庫されたコンテナを搬送する搬送装置２３，２４，２５、作業者が領収書を出し入れする出納ステーション２６、自動書庫２から出庫されたコンテナ内の領収書を仕分ける仕分け装置２７、及び各部を制御する制御装置２８を有している。文書管理装置３は、領収書を管理するためのものであり、前記領収書に関する各種情報を記憶するデータベースを有している。また、文書管理装置３は、制御装置２８とＬＡＮである通信ネットワーク４を介して接続されており、自動書庫２における領収書の入出庫動作に連携して、前記データベースの伝票に関する各種情報を更新するようになっている。
【００２１】
書庫２１は、複数のコンテナを収容することが可能である。図２は、コンテナの外観を示す斜視図である。コンテナ５は、上部が解放された箱状をなしており、領収書が貼付された経理処理申請書６を収容可能である。コンテナ５の一側面は底面にヒンジを介して取り付けられた開閉部５１となっており、開閉可能である。この開閉部５１が開いた状態で、収容された経理処理申請書６が押し出されることによって、コンテナ５から全ての経理処理申請書６を取り出すことが可能である。図３は、経理処理申請書６の一例を示す図である。図３に示すように、経理処理申請書６には、属性情報欄６１と、検印欄６２と、支払い情報欄６３と、領収書添付欄６４とが設けられている。属性情報欄６１には、申請番号と、社員情報（社員番号及び社員氏名）と、部署情報（部署コード及び部署名）と、役職名とが記載される。申請番号は、社員が経費精算の申請を行う際に付される番号である。検印欄６２は、経理担当者が当該経理処理申請書を精査した際に押印する欄である。支払い情報欄６３には、支払いの内訳をリスト形式で記載する欄であり、リストの行番号、立替日、品目名、勘定科目、個数、税込み金額、明細備考の各項目が含まれている。また最終行には合計金額が記載される。領収書添付欄６４には、支払い情報欄６３に記載された支払い情報に対応する領収書６５が貼付される。また、経理処理申請書６には、ＩＣタグ７が貼付されている。ＩＣタグ７は、小型の電子回路であるＩＣチップによって構成されており、情報を記憶可能である。ＩＣタグ７には、このＩＣタグを特定するＩＣタグＩＤが記憶されている。ＩＣタグ７に搭載されるＩＣチップは、読み書き可能なメモリ部と、後述するＩＣタグリーダとの間で無線通信が可能なアンテナ部とを備えており、電池を内蔵せず、アンテナ部によってＩＣタグリーダから受信した電波を電力に変換して駆動するタイプのものである。
【００２２】
スタッカクレーン２２は、書庫２１の間に形成された通路を移動可能であり、書庫２１に対してコンテナ５を出し入れすることが可能である。搬送装置２３は、スタッカクレーン２２との間でコンテナ５の授受を行う台車であり、床面に設けられた通路に沿って走行することによりコンテナ５を搬送する。搬送装置２４及び２５は、ベルトコンベヤであり、搬送装置２３との間でコンテナ５の授受を行うことが可能である。搬送装置２４は出納ステーション２６につながっており、この搬送装置２４によって出納ステーション２６へのコンテナ５の搬入、及び出納ステーション２６からのコンテナ５の搬出が行われる。また、搬送装置２５は仕分け装置２７につながっており、この搬送装置２４によって仕分け装置２７へのコンテナ５の搬入、及び仕分け装置２７からのコンテナ５の搬出が行われる。
【００２３】
出納ステーション２６には、作業者の入出庫作業に用いられる作業用カウンタ、作業者がデータの入力及びデータベースの閲覧等に使用する端末装置３０、領収書の画像を取り込むためのスキャナ、ＩＣタグを発行するＩＣタグ発行装置、ＩＣタグリーダ、領収書の廃棄に用いられるシュレッダー等が設けられている。端末装置はコンピュータであり、キーボード及びマウスの入力装置とディスプレイ装置とが設けられている。また、端末装置にはスキャナ及びＩＣタグリーダが接続されている。かかる端末装置は、通信ネットワーク４によってデータ通信可能に文書管理装置３に接続されており、内蔵するハードディスクに記録されたデータベース操作プログラムをＣＰＵが実行することによって、文書管理装置３のデータベースへのデータの登録、変更、及び削除並びにデータベース中のデータを取得してディスプレイ装置に表示させることが可能である。また、出納ステーション２６には、前述した制御装置２８が設けられている。
【００２４】
図４は、仕分け装置の構成を示すブロック図である。仕分け装置２７は、搬入搬出部２７ａと、ホッパ２７ｂと、分離部２７ｃと、ＩＣタグリーダ２７ｄと、経理処理申請書を分類する分類部２７ｅと、上記の各部を制御する制御部２７ｆとを備えている。搬入搬出部２７ａは、搬送装置２５から経理処理申請書を収容したコンテナ５と空の廃棄対象収集コンテナ５ａとを受け入れ、コンテナ５の開閉部５１を開き、立てられた各経理処理申請書を水平状態にして、コンテナ５から押し出すことが可能である。コンテナ５は、開閉部５１がホッパ２７ｂに臨むように配置され、経理処理申請書がコンテナ５から押し出されることによりホッパ２７ｂにセットされる。ホッパ２７ｂにセットされた経理処理申請書は分離部２７ｃに供給され、分離部２７ｃにおいて一枚ずつに分離される。分離部２７ｃで経理処理申請書が一枚ずつに分離された後、経理処理申請書に付されたＩＣタグからＩＣタグＩＤがＩＣタグリーダ２７ｄによって読み出される。そして制御部２７ｆによりＩＣタグＩＤが仕分け対象として与えられたＩＣタグＩＤと合致するか否かが判断される。ＩＣタグＩＤが仕分け対象のＩＣタグＩＤに合致する経理処理申請書と合致しない経理処理申請書とが分類部２７ｅにより分類され、ＩＣタグＩＤが仕分け対象のＩＣタグＩＤに合致する経理処理申請書が搬入搬出部２７ａの廃棄対象収集コンテナ５ａに、ＩＣタグＩＤが仕分け対象のＩＣタグＩＤに合致しない経理処理申請書が搬入搬出部２７ａのコンテナ５にそれぞれ立てられた状態で収容される。その後、コンテナ５及び廃棄対象コンテナ５ａが搬送装置２５によって搬送され、書庫２１に入庫される。制御部２７ｆは、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、通信インタフェース等を備えており（図示せず）、ＲＯＭに記憶されている制御用プログラムにしたがって、仕分け装置２７の各部を制御するようになっている。
【００２５】
次に制御装置２８の構成について説明する。図５は、制御装置２８の構成を示すブロック図である。図に示すように、制御装置２８は、ＣＰＵ２８ａ、ＲＯＭ２８ｂ、ＲＡＭ２８ｃ、ハードディスク２８ｄ及び通信インタフェース２８ｅを備えており、ＣＰＵ２８ａ、ＲＯＭ２８ｂ、ＲＡＭ２８ｃ、ハードディスク２８ｄ及び通信インタフェース２８ｅは、バス２８ｆによって接続されている。
【００２６】
ＣＰＵ２８ａは、ＲＯＭ２８ｂに記憶されているコンピュータプログラム及びハードディスク２８ｅに記憶されている制御プログラム２８ｇを実行することが可能である。そして、制御プログラム２８ｇを当該ＣＰＵ２８ａが実行することにより、制御装置２８は後述するような動作を実行する。
【００２７】
ＲＯＭ２８ｂは、マスクＲＯＭ、ＰＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、又はＥＥＰＲＯＭ等によって構成されており、当該ＲＯＭ２８ｂにはＣＰＵ２８ａによって実行されるコンピュータプログラムおよびこれに用いるデータ等が記録されている。
【００２８】
ＲＡＭ２８ｃは、ＳＲＡＭまたはＤＲＡＭ等によって構成されている。ＲＡＭ２８ｃは、ハードディスク２８ｄに記録されている制御プログラム２８ｇの読み出しに用いられる。また、ＣＰＵ２８ａがコンピュータプログラムを実行するときに、ＣＰＵ２８ａの作業領域として利用される。
【００２９】
ハードディスク２８ｄは、ＣＰＵ２８ａに実行させるための種々のコンピュータプログラムおよび当該コンピュータプログラムの実行に用いられるデータがインストールされている。制御プログラム２８ｇも、このハードディスク２８ｄにインストールされている。
【００３０】
また、ハードディスク２８ｄには、コンテナデータベースＤＢ１１及びロケーションデータベースＤＢ１２が設けられている。図６Ａは、コンテナデータベースＤＢ１１に含まれる項目を示す模式図であり、図６Ｂは、コンテナデータベースＤＢ１１の構成を示す図表である。また、図７Ａは、ロケーションデータベースＤＢ１２に含まれる項目を示す模式図であり、図７Ｂは、ロケーションデータベースＤＢ１２の構成を示す図表である。図６Ａ及び図６Ｂに示すように、コンテナデータベースＤＢ１１は、コンテナを特定するためのコンテナＩＤ、コンテナの書庫内での位置情報（ｘ軸、ｙ軸、ｚ軸方向の各位置）、コンテナ区分（通常のコンテナ、廃棄（社内条件）、廃棄（法定条件）、査察のいずれであるかの区分）、及びコンテナの収容状況情報（収容中、空）を互いに対応付けて格納する。また、図７Ａ及び図７Ｂに示すように、ロケーションデータベースＤＢ１２は、書庫内での位置（ｘ軸、ｙ軸、ｚ軸方向の各位置）と、その位置における占有状況（コンテナが設置されているか空きか）とを対応づけて格納する。
【００３１】
通信インタフェース２８ｅは、例えばEthernet（登録商標）インタフェースであり、制御装置２８は、当該通信インタフェース２８ｅにより、TCP/IPプロトコルを使用して通信ネットワーク４に接続された文書管理装置３との間でデータの送受信が可能である。
【００３２】
次に、文書管理装置３の構成について説明する。図８は、本実施の形態１に係る文書管理装置３の構成を示すブロック図である。文書管理装置３は、本体３１と、画像表示部３２と、入力部３３とから主として構成されたコンピュータ３ａによって構成されている。本体３１は、ＣＰＵ３１ａと、ＲＯＭ３１ｂと、ＲＡＭ３１ｃと、ハードディスク３１ｄと、読出装置３１ｅと、入出力インタフェース３１ｆと、通信インタフェース３１ｇと、画像出力インタフェース３１ｈとから主として構成されており、ＣＰＵ３１ａ、ＲＯＭ３１ｂ、ＲＡＭ３１ｃ、ハードディスク３１ｄ、読出装置３１ｅ、入出力インタフェース３１ｆ、通信インタフェース３１ｇ、および画像出力インタフェース３１ｈは、バス３１ｉによって接続されている。
【００３３】
ＣＰＵ３１ａは、ＲＡＭ３１ｃにロードされたコンピュータプログラムを実行することが可能である。そして、後述するような文書管理プログラム３４ａを当該ＣＰＵ３１ａが実行することにより、コンピュータ３ａが文書管理装置３として機能する。
【００３４】
ＲＯＭ３１ｂは、マスクＲＯＭ、ＰＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、又はＥＥＰＲＯＭ等によって構成されており、ＣＰＵ３１ａに実行されるコンピュータプログラムおよびこれに用いるデータ等が記録されている。
【００３５】
ＲＡＭ３１ｃは、ＳＲＡＭまたはＤＲＡＭ等によって構成されている。ＲＡＭ３１ｃは、ハードディスク３１ｄに記録されている文書管理プログラム３４ａの読み出しに用いられる。また、ＣＰＵ３１ａがコンピュータプログラムを実行するときに、ＣＰＵ３１ａの作業領域として利用される。
【００３６】
ハードディスク３１ｄは、オペレーティングシステムおよびアプリケーションプログラム等、ＣＰＵ３１ａに実行させるための種々のコンピュータプログラムおよび当該コンピュータプログラムの実行に用いられるデータがインストールされている。後述する文書管理プログラム３４ａも、このハードディスク３１ｄにインストールされている。
【００３７】
読出装置３１ｅは、フレキシブルディスクドライブ、ＣＤ−ＲＯＭドライブ、またはＤＶＤ−ＲＯＭドライブ等によって構成されており、可搬型記録媒体３４に記録されたコンピュータプログラムまたはデータを読み出すことができる。また、可搬型記録媒体３４には、コンピュータを文書管理装置として機能させるための文書管理プログラム３４ａが格納されており、コンピュータ３ａが当該可搬型記録媒体３４から文書管理プログラム３４ａを読み出し、当該文書管理プログラム３４ａをハードディスク３１ｄにインストールすることが可能である。
【００３８】
なお、前記文書管理プログラム３４ａは、可搬型記録媒体３４によって提供されるのみならず、電気通信回線（有線、無線を問わない）によってコンピュータ３ａと通信可能に接続された外部の機器から前記電気通信回線を通じて提供することも可能である。例えば、前記文書管理プログラム３４ａがインターネット上のサーバコンピュータのハードディスク内に格納されており、このサーバコンピュータにコンピュータ３ａがアクセスして、当該コンピュータプログラムをダウンロードし、これをハードディスク３１ｄにインストールすることも可能である。
【００３９】
また、ハードディスク３１ｄには、例えば米マイクロソフト社が製造販売するWindows（登録商標）等のマルチタスクオペレーティングシステムがインストールされている。以下の説明においては、本実施の形態１に係る文書管理プログラム３４ａは当該オペレーティングシステム上で動作するものとしている。
【００４０】
また、ハードディスク３１ｄには、領収書データベースＤＢ２１、ＩＣタグデータベースＤＢ２２、画像データベースＤＢ２３が設けられている。図９Ａは、領収書データベースＤＢ２１に含まれる項目を示す模式図であり、図９Ｂは、領収書データベースＤＢ２１の構成を示す図表である。また、図１０Ａは、ＩＣタグデータベースＤＢ２２に含まれる項目を示す模式図であり、図１０Ｂは、ＩＣタグデータベースＤＢ２２の構成を示す図表である。図１１Ａは、画像データベースＤＢ２３に含まれる項目を示す模式図であり、図１１Ｂは、画像データベースＤＢ２３の構成を示す図表である。領収書データベースＤＢ２１は、図９Ａ及び図９Ｂに示すように、領収書の発行日、申請番号、行番号、借方情報、貸方情報、摘要、現物有無区分、画像データ有無区分、画像データＩＤ、入力情報の各フィールドが設けられている。申請番号は、対応する経理処理申請書の申請番号である。行番号は、経理処理申請書の支払情報欄中の対応する行番号である。借方情報には、部門、相手先、勘定科目、金額の各項目が含まれている。貸方情報にも同様に、部門、相手先、勘定科目、金額の各項目が含まれる。現物有無区分には、対応する経理処理申請書が書庫に保存されているか否かの情報が記録され、画像データ有無区分には、対応する経理処理申請書が画像データで保存されているか否かの情報が記録される。また、画像データＩＤには、画像データが保存されている場合に、その画像データを特定する画像データＩＤが記録される。入力情報には、入力日、入力時刻、入力担当者、入力端末の各情報が含まれる。ＩＣタグデータベースＤＢ２２には、図１０Ａ及び図１０Ｂに示すように、対応する経理処理申請書に貼付されているＩＣタグのＩＣタグＩＤと、当該経理処理申請書の申請番号と、当該経理処理申請書が収容されているコンテナのコンテナＩＤとが記録される。画像データベースＤＢ２３には、図１１Ａ及び図１１Ｂに示すように、対応する経理処理申請書の画像データＩＤと、当該経理処理申請書の申請番号と、当該経理処理申請書中の対応する行番号とが記録される。
【００４１】
また、ハードディスク３１ｄには、経理処理申請書の画像データ３１ｊが記憶されている。各画像データ３１ｊはファイル名が画像データＩＤとされており、これによって画像データＩＤから該当する画像データ３１ｊを特定することができる。
【００４２】
入出力インタフェース３１ｆは、例えばUSB，IEEE1394，又はRS-232C等のシリアルインタフェース、SCSI，IDE，又はIEEE1284等のパラレルインタフェース、およびＤ／Ａ変換器、Ａ／Ｄ変換器等からなるアナログインタフェース等から構成されている。入出力インタフェース３１ｆには、キーボードおよびマウスからなる入力部３３が接続されており、ユーザが当該入力部３３を使用することにより、コンピュータ３ａにデータを入力することが可能である。
【００４３】
通信インタフェース３１ｇは、例えばEthernet（登録商標）インタフェースであり、文書管理装置３は、当該通信インタフェース３１ｇにより、TCP/IPプロトコルを使用して通信ネットワーク４に接続された制御装置２８との間でデータの送受信が可能であり、またデータベースＤＢ２１、ＤＢ２２、ＤＢ２３への情報の登録及び変更並びにデータベースＤＢ２１、ＤＢ２２、ＤＢ２３に記憶されている情報の閲覧を行なうための端末装置との間でデータの送受信が可能である。
【００４４】
画像出力インタフェース３１ｈは、ＬＣＤまたはＣＲＴ等で構成された画像表示部３２に接続されており、ＣＰＵ３１ａから与えられた画像データに応じた映像信号を画像表示部３２に出力するようになっている。画像表示部３２は、入力された映像信号にしたがって、画像（画面）を表示する。
次に、本実施の形態１に係る自動書庫システムの動作について説明する。
【００４５】
＜新規領収書登録＞
新規に領収書を登録するときには、まず経理処理を申請する社員が経理処理申請書を作成し、経理担当者に経理処理の申請を行なう。経理担当者は、申請された経理処理を完了した後、出納ステーション２６にて経理処理申請書に記載された各情報をデータベースへ登録し、また経理処理申請書を自動書庫に入庫する作業を行なう。具体的には、まず経理担当者は、出納ステーション２６に設置されたスキャナを用いて経理処理申請書を画像化する。画像データのフォーマットはＪＰＥＧ、ＧＩＦ、ＢＭＰ等である。画像データはスキャナに接続された端末装置から文書管理装置へと送信される。文書管理装置は、受け付けた画像データに対して画像データＩＤを付与し、この画像データＩＤをファイル名として画像データをハードディスク３１ｄに記憶する。次に経理担当者は、出納ステーション２６の端末装置を操作して、データベースへの新規レコードの登録作業を行なう。端末装置は、新規レコード登録要求を受け付けると、新規登録画面をディスプレイに表示する。この新規登録画面では、経理処理申請書の各情報を入力することが可能であり、経理担当者は、領収書の発行日、申請番号、行番号、借方情報、貸方情報、摘要、現物有無区分、画像データ有無区分、及び入力情報を入力する。端末装置は、このようにして入力された各情報を文書管理装置３へ送信し、文書管理装置３は領収書データベースＤＢ２１に新規レコードとして上記情報及び先ほどの画像データＩＤを登録する。また、文書管理装置３は、受け付けた申請番号に対応するＩＣタグＩＤを発行する。また文書管理装置３は、自動書庫の制御装置２８に対して、コンテナの出庫指示を行なう。制御装置２８は、この出庫指示に応じて、コンテナデータベースＤＢ１１からコンテナ区分が「通常」のコンテナを１つ選択して書庫２１から出庫させ、出納ステーション２６へと搬送させる。このとき、制御装置２８は、コンテナデータベースＤＢ１１の出庫したコンテナのレコードにおける位置情報を“ｎｕｌｌ”に変更し、ロケーションデータベースＤＢ１２の当該位置のレコードの占有状況情報を「空き」に変更する。また、制御装置２８は、出庫したコンテナのコンテナＩＤを文書管理装置３へと通知する。文書管理装置３は、先ほど発行したＩＣタグＩＤと、申請番号と、受け付けたコンテナＩＤとをＩＣタグデータベースＤＢ２２に登録し、画像データＩＤと、申請番号と、行番号とを画像データベースＤＢ２３に登録する。そして、文書管理装置３は、ＩＣタグＩＤのデータを端末装置へ送信し、端末装置はこのＩＣタグＩＤを記録したＩＣタグをＩＣタグ発行装置に発行させる。経理担当者は、ＩＣタグ発行装置によって発行されたＩＣタグを経理処理申請書に貼付し、自動書庫から出庫されたコンテナ５に当該経理処理申請書を積み込む。そして、経理処理担当者は、端末装置を操作して経理処理申請書の入庫を指示し、この指示情報が制御装置２８に送信される。制御装置２８は、ロケーションデータベースＤＢ１２を参照して書庫２１の１つの空き位置を選択し、その空き位置に入庫するように搬送装置２３及び２４、スタッカクレーン２２を制御する。そして、制御装置２８は、コンテナデータベースＤＢ１１の当該コンテナのレコードを入庫した位置情報に更新し、ロケーションデータベースＤＢ１２の当該位置のレコードの占有状況情報を更新する。
【００４６】
＜領収書の出庫＞
領収書を出庫するときには、経理担当者は出納ステーション２６の端末装置を操作して、目的の領収書に関する情報を領収書データベースＤＢ２１から検索する。この検索は、経理処理申請書の申請番号又は発行日等を検索キーとして行なわれる。検索されたデータは、端末装置のディスプレイ装置に表示される。また、対応する画像データをディスプレイ装置に表示することもできる。検索の結果、経理担当者は目的の領収書の現物の有無、画像データの有無をディスプレイ装置の表示によって確認することができる。目的の領収書の現物が書庫に格納されている場合には、経理担当者は当該経理処理申請書の出庫指示を端末装置に対して入力することができる。出庫指示のデータは、端末装置から文書管理装置３へ送信され、文書管理装置３は、ＩＣタグデータベースＤＢ２２から当該経理処理申請書が収容されているコンテナのコンテナＩＤを読み出し、そのコンテナＩＤを含む出庫指示データを制御装置２８へ送信する。制御装置２８は、コンテナデータベースＤＢ１１から、出庫指示データに含まれるコンテナＩＤに対応するコンテナ格納位置の情報を取得し、当該位置のコンテナを出庫するようにスタッカクレーン２２、搬送装置２３、２４を制御する。また、制御装置２８は、コンテナデータベースＤＢ１１の出庫したコンテナのレコードにおける位置情報を“ｎｕｌｌ”に変更し、ロケーションデータベースＤＢ１２の前記コンテナが収容されていた位置に対応する占有状況を、「入庫中」から「空き」へ変更する。出納ステーション２６までコンテナが搬送されると、経理担当者はこのコンテナから目的の経理処理申請書を取り出す。出庫の確認として、ＩＣタグリーダで経理処理申請書のＩＣタグから情報を読み出し、端末装置が読み出されたＩＣタグＩＤを文書管理装置３に送信する。文書管理装置は、ＩＣタグデータベースＤＢ２２から当該ＩＣタグＩＤを含むレコードのコンテナＩＤを“ｎｕｌｌ”に変更する。そして、経理担当者は、端末装置を操作してコンテナの入庫を指示し、この指示情報が制御装置２８に送信される。制御装置２８は、ロケーションデータベースＤＢ１２を参照して書庫２１の１つの空き位置を選択し、その空き位置にコンテナを入庫するように搬送装置２３及び２４、スタッカクレーン２２を制御する。そして、制御装置２８は、コンテナデータベースＤＢ１１の当該コンテナのレコードを入庫した位置情報に更新し、ロケーションデータベースＤＢ１２の当該位置のレコードの占有状況情報を「空き」から「入庫中」に更新する。
【００４７】
＜領収書の入庫＞
経理担当者が持ち出した領収書を入庫する場合には、経理担当者は出納ステーション２６のＩＣタグリーダで経理処理申請書のＩＣタグから情報を読み出す。読み出されたＩＣタグＩＤを含む入庫要求が端末装置から文書管理装置３へと送信される。文書管理装置は、入庫要求を受け付けると、コンテナの出庫指示データを制御装置２８へと送信する。制御装置２８は、出庫指示データを受け付けると、コンテナデータベースＤＢ１１からコンテナ区分が「通常」のコンテナを１つ選択して書庫２１から出庫させ、搬送装置２３、２４に出納ステーション２６まで搬送させる。また、制御装置２８は、当該コンテナのコンテナＩＤを文書管理装置３へと通知する。文書管理装置３は、ＩＣタグデータベースＤＢ２２の先ほど受信したＩＣタグＩＤを含むレコードのコンテナＩＤ情報を、受け付けたコンテナＩＤへと変更する。経理担当者は、自動書庫から出庫されたコンテナ５に当該経理処理申請書を積み込み、端末装置を操作して経理処理申請書の入庫を指示し、この指示情報が制御装置２８に送信される。制御装置２８は、ロケーションデータベースＤＢ１２を参照して書庫２１の１つの空き位置を選択し、その空き位置に入庫するように搬送装置２３及び２４、スタッカクレーン２２を制御する。そして、制御装置２８は、コンテナデータベースＤＢ１１の当該コンテナのレコードの位置情報を入庫した位置情報に更新し、収容状況情報が「空」であれば「収容中」に更新する。また制御装置２８は、ロケーションデータベースＤＢ１２の当該位置のレコードの占有状況情報も更新する。
【００４８】
＜領収書の仕分け＞
書庫２１における経理処理申請書の収容数を抑制するため、企業内で取り決めた保存期限又は法定の保存期限を超過している経理処理申請書は廃棄することが望ましい。このため、本実施の形態１においては、法定の保存期間が定められていない金額が３万円未満の領収書については、経理処理申請書の原紙を１年間保存し、それ以降は画像データのみで保存し、法定の保存期限が定められている金額が３万円以上の領収書については、経理処理申請書の原紙を画像データと共に法定保存期間である７年間保存する。
【００４９】
また、領収書は法律で保存期限が定められた重要なものであるため、領収書の廃棄は自動的にではなく、企業の経理担当者等の作業者が発行日及び金額を目視で確認することによって取引証票が廃棄してよいものかどうかを判断した上で廃棄するのが通常である。したがって、廃棄してよいものと廃棄すべきでないものとが混在した大量の取引証票から廃棄対象の取引証票のみを廃棄する場合には、作業者が取引証票毎に廃棄してもよいものかどうかを判断しなければならず、非常に繁雑な作業が必要となる。つまり、このような保存期限を過ぎた経理処理申請書を廃棄する際に、保存期限を過ぎた経理処理申請書のみが収集されていれば、作業者が廃棄すべき領収書と廃棄すべきでない領収書とを仕分ける必要がなく、便利である。そこで本実施の形態１に係る自動書庫システム１は、金額が３万円未満の領収書に係る経理処理申請書であって社内保存期限を過ぎたもの（以下、第１廃棄文書という）を第１廃棄用コンテナに収集する第１廃棄文書収集動作と、金額が３万円以上の領収書に係る経理処理申請書であって法定保存期限を過ぎたもの（以下、第２廃棄文書という）を第２廃棄用コンテナに収集する第２廃棄文書収集動作とを実行可能である。また、税務署の税務調査の際などにおいて、特定の条件に合致する領収書をまとめて出庫したい場合がある。そこで本実施の形態１に係る自動書庫システム１は、与えられた収集条件に合致する経理処理申請書（以下、査察用文書という）のみを査察用コンテナに収集する査察用文書収集動作を実行可能である。
【００５０】
図１２Ａ〜図１２Ｄは、本実施の形態１に係る自動書庫システムにおける第１廃棄文書収集動作の流れを示すフローチャートである。文書管理装置３のハードディスク３１ｄに記憶されているオペレーティングシステムにおいて、夜間の所定の第１時刻において下記の第１廃棄文書収集動作を開始し、また夜間の所定の第２時刻において第２廃棄文書収集動作を開始するように設定されている。文書管理装置３のＣＰＵ３１ａは、第１時刻に達したか否かを判定し（ステップＳ１０１）、第１時刻に達していない場合は（ステップＳ１０１においてＮＯ）、このステップＳ１０１の処理を繰り返す。第１時刻に達した場合は（ステップＳ１０１においてＹＥＳ）、ＣＰＵ３１ａは、収容する全ての経理処理申請書のうち第１廃棄文書の占める割合を各コンテナについて求め、処理対象とするコンテナ及び廃棄対象とする経理処理申請書を決定する処理対象決定処理を実行する（ステップＳ１０２）。
【００５１】
図１３Ａ及び図１３Ｂは、処理対象決定処理の流れを示すフローチャートである。まずＣＰＵ３１ａは、ＩＣタグデータベースＤＢ２２に登録されているコンテナＩＤ毎に、第１廃棄文書の数を示す第１変数Ｎ１と、第１廃棄文書以外の経理処理申請書の数を示す第２変数Ｎ２とを設定し、その全てに初期値として０をセットする（ステップＳ１０２ａ）。次に、ＣＰＵ３１ａは、ＩＣタグデータベースＤＢ２２のレコードから１つを選択し（ステップＳ１０２ｂ）、選択されたレコードに含まれる申請番号に対応するレコードを領収書タグデータベースＤＢ２１から特定する（ステップＳ１０２ｃ）。次に、ＣＰＵ３１ａは、特定された全てのレコードの借方情報又は貸方情報の金額が３万円未満か否かを判定し（ステップＳ１０２ｄ）、金額が３万円以上のレコードが含まれる場合は（ステップＳ１０２ｄにおいてＮＯ）、ステップＳ１０２ｊへ処理を進める。また、ステップＳ１０２ｄにおいて特定された全てのレコードの金額が３万円未満の場合は（ステップ１０２ｃにおいてＹＥＳ）、ＣＰＵ３１ａは、保存期間の起算日を算出する（ステップＳ１０２ｅ）。この保存期間の起算日算出について詳しく説明する。本実施の形態１に係る起算日の算出は、税法で定められた起算日の算出方法と同様であり、その領収書の発行日が属する事業年度終了の日の翌日から２か月を経過した日とされる。例えば、発行日が２００７年８月２０日であり、当該企業の事業年度が３月末日に終了する場合、その領収書の発行日が属する事業年度終了の日は２００８年３月３１日であり、その翌日は、２００８年４月１日である。したがって起算日は２００８年４月１日から２ヶ月を経過した２００８年６月１日となる。ＣＰＵ３１ａは、このようにして算出された起算日から１年を経過した日を社内規定による保存期限として算出する（ステップＳ１０２ｆ）。先の例では、起算日である２００８年６月１日から１年を経過した２００９年６月１日が社内規定による保存期限となる。
【００５２】
次に、ＣＰＵ３１ａは、算出した保存期限と現在の日付とを比較して、当該経理処理申請書が社内規定による保存期限を過ぎたものであるか否かを判定し（ステップＳ１０２ｇ）、保存期限が過ぎている場合には（ステップＳ１０２ｇにおいてＹＥＳ）、当該経理処理申請書のＩＣタグＩＤを第１廃棄文書として設定し（ステップＳ１０２ｈ）、当該経理処理申請書を収容するコンテナのコンテナＩＤに係る第１変数Ｎ１を１だけインクリメントする（ステップＳ１０２ｉ）。保存期限が過ぎていない場合（ステップＳ１０２ｇにおいてＮＯ）又はステップＳ１０２ｄにおいて金額が３万円以上のレコードが含まれる場合（ステップＳ１０２ｄにおいてＮＯ）には、前記コンテナＩＤに係る第２変数Ｎ２を１だけインクリメントする（ステップＳ１０２ｊ）。そして、ＣＰＵ３１ａは、ＩＣタグデータベースＤＢ２２の全レコードについて処理を完了したか否かを判定し（ステップＳ１０２ｋ）、未処理のレコードが存在する場合は（ステップＳ１０２ｋにおいてＮＯ）、未処理のレコードから１つを選択し（ステップＳ１０２ｌ）、処理をステップＳ１０２ｃへ戻す。ＩＣタグデータベースＤＢ２２の全レコードについて処理が完了した場合には（ステップＳ１０２ｋにおいてＹＥＳ）、ＩＣタグデータベースＤＢ２２に登録されているコンテナＩＤから１つを選択し（ステップＳ１０２ｍ）、このコンテナＩＤによって特定されるコンテナに収容されている経理処理申請書全体における第１廃棄文書の占める割合Ｒ＝Ｎ１／（Ｎ１＋Ｎ２）が、所定値以上か否かを判定する（ステップＳ１０２ｎ）。前記割合が所定値未満の場合は（ステップＳ１０２ｎにおいてＮＯ）、ＣＰＵ３１ａは、ステップＳ１０２ｑへ処理を進める。また、前記割合が所定値以上の場合は（ステップＳ１０２ｎにおいてＹＥＳ）、このコンテナＩＤを処理対象として設定し（ステップＳ１０２ｏ）、第１廃棄文書として設定されたＩＣタグＩＤのうち、ＩＣタグデータベースＤＢ２２において当該コンテナＩＤに対応しているＩＣタグＩＤを廃棄対象として設定し（ステップＳ１０２ｐ）、処理をステップＳ１０２ｑへ進める。そして、ステップＳ１０２ｑにおいて、ＣＰＵ３１ａは、全てのコンテナＩＤについて前述した処理を行ったか否かを判定し、未処理のコンテナＩＤが存在する場合は（ステップＳ１０２ｑにおいてＮＯ）、未処理のコンテナＩＤから１つを選択し（ステップＳ１０２ｒ）、処理をステップＳ１０２ｎへ戻す。全てのコンテナＩＤについて前述の処理が完了している場合には（ステップＳ１０２ｑにおいてＹＥＳ）、処理をメインルーチンのステップＳ１０３へリターンする。
【００５３】
次に、ＣＰＵ３１ａは、処理対象決定処理によって廃棄対象として設定されたＩＣタグＩＤ、処理対象として設定されたコンテナＩＤ及び仕分け条件情報を含む仕分け指示データを生成する（ステップＳ１０３）。ここで仕分け条件情報は、その仕分け処理の目的が何であるかを示す情報である。具体的には、仕分け条件情報は「廃棄（社内条件）」、「廃棄（法定条件）」、及び「監査」の何れかを示す情報であり、この場合の仕分け条件情報は「廃棄（社内条件）」を示す情報とされる。そして、ＣＰＵ３１ａは、通信インタフェース３１ｇを介して仕分け指示データを制御装置２８へと送信する（ステップＳ１０４）。
【００５４】
制御装置２８のＣＰＵ２８ａは、仕分け指示データを受信すると、仕分け指示データに含まれるコンテナＩＤのうちの１つを選択し（ステップＳ１０５）、このコンテナＩＤによって特定されるコンテナの出庫処理を行う（ステップＳ１０６）。ステップＳ１０６の出庫処理では、まずＣＰＵ２８ａがデータベースＤＢ１１から当該コンテナＩＤに対応するコンテナ格納位置の情報を取得し、当該位置のコンテナを出庫するようにスタッカクレーン２２、搬送装置２３、２５を制御する。これによって、スタッカクレーン２２が書庫２１から目的のコンテナ５を出庫し、このコンテナ５が搬送装置２３及び２５によって仕分け装置２７まで搬送される。さらに、ＣＰＵ２８ａは、コンテナデータベースＤＢ１１の出庫したコンテナのレコードにおける位置情報を“ｎｕｌｌ”に変更し、ロケーションデータベースＤＢ１２の前記コンテナが収容されていた位置に対応する占有状況を、「入庫中」から「空き」へ変更する。これによって当該コンテナの出庫処理が完了する。
【００５５】
次に、ＣＰＵ２８ａは、コンテナデータベースＤＢ１１から仕分け指示データに含まれる仕分け条件情報に対応するコンテナ区分を有し、収容状況が「空」であるレコードを検索する（ステップＳ１０７）。つまり、本動作においては、ステップＳ１０７の処理ではコンテナ区分が「廃棄（社内条件）」であり、且つ収容状況が「空」であるレコードが検索される。そして、ＣＰＵ２８ａは、検索されたレコードに含まれるコンテナＩＤ（つまり、廃棄（社内条件）用のコンテナのコンテナＩＤ）を選択し（ステップＳ１０８）、廃棄用コンテナ５ａの出庫処理を実行する（ステップＳ１０９）。ステップＳ１０９の廃棄用コンテナ５ａの出庫処理では、まずＣＰＵ２８ａがデータベースＤＢ１１から当該コンテナＩＤに対応するコンテナ格納位置の情報を取得し、当該位置のコンテナを出庫するようにスタッカクレーン２２、搬送装置２３、２５を制御する。これによって、スタッカクレーン２２が書庫２１から廃棄用コンテナ５ａを出庫し、この廃棄用コンテナ５ａが搬送装置２３及び２５によって仕分け装置２７まで搬送される。また、制御装置２８のＣＰＵ２８ａは、コンテナデータベースＤＢ１１の出庫した廃棄用コンテナ５ａのレコードにおける位置情報を“ｎｕｌｌ”に変更し、ロケーションデータベースＤＢ１２の廃棄用コンテナ５ａが収容されていた位置に対応する占有状況を、「入庫中」から「空き」へ変更する。これによって廃棄用コンテナの出庫処理が完了する。
【００５６】
次に、ＣＰＵ２８ａは、仕分け指示データ中の前記コンテナＩＤに対応するＩＣタグＩＤの数、すなわち前記コンテナＩＤによって特定されるコンテナに収容された経理処理申請書のうちの第１廃棄文書の数を計数し（ステップＳ１１０）、この計数した結果を廃棄用コンテナ５ａに収容する経理処理申請書の数（以下、収容数という）としてＲＡＭ２８ｃに記憶する（ステップＳ１１１）。そして、前記コンテナＩＤに対応するＩＣタグＩＤを含む制御データを生成し（ステップＳ１１２）、この制御データを仕分け装置２７へと送信する（ステップＳ１１３）。仕分け装置２７の制御部２７ｆは、この制御データを受信すると、仕分け処理を実行する（ステップＳ１１４）。仕分け処理では、仕分け対象の経理処理申請書を収容するコンテナ５と廃棄用コンテナ５ａとが搬入搬出部２７ａにセットされ、コンテナ５の開閉部５１が開かれて、ホッパ２７ｂに経理処理申請書の束がセットされる。経理処理申請書は分離部２７ｃにおいて一枚ずつに分離され、ＩＣタグリーダ２７ｄによってＩＣタグからＩＣタグＩＤが読み出される。制御部２７ｆは、ＩＣタグＩＤが制御データに含まれるＩＣタグＩＤに合致するか否かを判定し、ＩＣタグに記憶されているＩＣタグＩＤが制御データに含まれるＩＣタグＩＤに合致する経理処理申請書（第１廃棄文書）と、ＩＣタグに記憶されているＩＣタグＩＤが制御データに含まれるＩＣタグＩＤに合致しない経理処理申請書（第１廃棄文書以外の経理処理申請書）とが分類部２７ｅにより分類される。そして、第１廃棄文書である経理処理申請書は廃棄用コンテナ５ａに、第１廃棄文書以外の経理処理申請書は元の通常のコンテナ５にそれぞれ収容され、仕分け処理が終了する。仕分け装置２７の制御部２７ｆは、仕分け処理を終了した後に、仕分け処理の終了を通知するための仕分け処理終了データを制御装置２８へ送信する（ステップＳ１１５）。
【００５７】
制御装置２８が仕分け装置２７から仕分け処理終了データを受信すると、制御装置２８のＣＰＵ２８ａは、仕分け処理が完了したコンテナ５の入庫処理を実行する（ステップＳ１１６）。ステップＳ１１６のコンテナの入庫処理においては、ＣＰＵ２８ａは、ロケーションデータベースＤＢ１２を参照して書庫２１の１つの空き位置を選択し、その空き位置に仕分け装置２７にあるコンテナ５を入庫するように搬送装置２３及び２４、スタッカクレーン２２を制御する。そして、ＣＰＵ２８ａは、コンテナデータベースＤＢ１１の当該コンテナ５のレコードを入庫した位置情報に更新し、ロケーションデータベースＤＢ１２の当該位置のレコードの占有状況情報を「空き」から「入庫中」に更新する。これでコンテナ５の入庫処理が完了する。
【００５８】
次に、制御装置２８のＣＰＵ２８ａは、仕分け指示データに含まれる全コンテナＩＤの仕分け処理が完了したか否かを判定し（ステップＳ１１７）、まだ仕分け処理を行っていないコンテナＩＤが存在する場合には（ステップＳ１１７においてＮＯ）、仕分け処理を行っていないコンテナＩＤから１つを選択し（ステップＳ１１８）、仕分け指示データ中の前記コンテナＩＤに対応するＩＣタグＩＤの数、すなわち前記コンテナＩＤによって特定されるコンテナに収容された経理処理申請書のうちの第１廃棄文書の数を計数し（ステップＳ１１９）、この計数した結果を、ＲＡＭ２８ｃに記憶されている収容数に加算する（ステップＳ１２０）。ＲＡＭ２８ｃに記憶されている収容数は、その時点で廃棄用コンテナ５ａに収容されている経理処理申請書の数であり、この数に計数した仕分けるべき第１廃棄文書の数を加算することにより、次回の仕分け処理終了後に廃棄用コンテ５ａに収容される経理処理申請書の数が求められる。ＣＰＵ２８ａは、加算結果が、廃棄用コンテナ５ａの収容限度を示す所定数以下であるか否かを判定し（ステップＳ１２１）、所定数以下である場合には（ステップＳ１２１においてＹＥＳ）、ＲＡＭ２８ｃの収容数を、加算後の数（次回の仕分け処理終了後に廃棄用コンテナ５ａに収容される経理処理申請書の数）で上書きし（ステップＳ１２２）、処理をステップＳ１２６に進める。
【００５９】
また、ステップＳ１２１において加算後の数が所定数を超える場合には（ステップＳ１２１においてＮＯ）、次回の仕分け処理をそのまま行うと、廃棄用コンテナ５ａに収容される経理処理申請書の数が収容限度を超えてしまうことになる。したがってこの場合には廃棄用コンテナ５ａを空のものに交換する。この場合、ＣＰＵ２８ａは、ＲＡＭ２８ｃの収容数を、ステップＳ１１９で計数した数で上書きし（ステップＳ１２３）、廃棄用コンテナ５ａの入庫処理を実行する（ステップＳ１２４）。ステップＳ１２４の廃棄用コンテナ５ａの入庫処理においては、ＣＰＵ２８ａは、ロケーションデータベースＤＢ１２を参照して書庫２１の１つの空き位置を選択し、その空き位置に廃棄用コンテナ５ａを入庫するように搬送装置２３及び２４、スタッカクレーン２２を制御する。そして、ＣＰＵ２８ａは、コンテナデータベースＤＢ１１の当該廃棄用コンテナ５ａのレコードの位置情報を入庫した位置情報に更新し、収容状況情報を「空」から「収容中」に更新する。また、ＣＰＵ２８ａは、ロケーションデータベースＤＢ１２の当該位置のレコードの占有状況情報を「空き」から「入庫中」に更新する。これで廃棄用コンテナ５ａの入庫処理が完了する。次に、ＣＰＵ２８ａは、新たな廃棄用コンテナ５ａの出庫処理を実行する（ステップＳ１２５）。この処理は、ステップＳ１０９の廃棄用コンテナ出庫処理と同様の処理であるので、その説明を省略する。その後、ＣＰＵ２８ａは処理をステップＳ１２６へ進める。
【００６０】
ステップＳ１２６において、ＣＰＵ２８ａは、ステップＳ１１８において選択したコンテナＩＤによって特定されるコンテナ５の出庫処理を行う。この処理は、ステップＳ１０６のコンテナ出庫処理と同様であるので、その説明を省略する。これにより、仕分け処理対象の新たなコンテナ５が仕分け装置２７に供給される。コンテナ５の出庫処理が完了した後、ＣＰＵ２８ａは、処理をステップＳ１１２へと戻す。
【００６１】
ステップＳ１１７において、全コンテナＩＤについて仕分け処理が完了している場合には（ステップＳ１１７においてＹＥＳ）、廃棄用コンテナ５ａの入庫処理を実行する（ステップＳ１２７）。この処理は、ステップＳ１２４の廃棄用コンテナ入庫処理と同様の処理であるので、その説明を省略する。
【００６２】
次に、ＣＰＵ２８ａは、仕分け結果データを生成する（ステップＳ１２８）。この仕分け結果データは、仕分け条件（廃棄（社内条件））、仕分け処理によって第１廃棄文書を収容した廃棄用コンテナのコンテナＩＤ、及び仕分け処理によって廃棄用コンテナに収容された経理処理申請書（第１廃棄文書）のＩＣタグＩＤの各情報が含まれている。この仕分け結果データにおいては、ＩＣタグＩＤが、そのＩＣタグＩＤによって特定されるＩＣタグが貼付された経理処理申請書が収容されている廃棄用コンテナのコンテナＩＤに対応づけられている。次に、ＣＰＵ２８ａは、この仕分け結果データを文書管理装置３へ送信する（ステップＳ１２９）。文書管理装置３のＣＰＵ３１ａは、仕分け結果データを受信すると、仕分け結果データに含まれるＩＣタグＩＤのうちの１つを選択し（ステップＳ１３０）、ＩＣタグデータベースＤＢ２２の当該ＩＣタグＩＤを含むレコードのコンテナＩＤを、仕分け結果データにおいて当該ＩＣタグＩＤに対応する廃棄用コンテナのコンテナＩＤに更新する（ステップＳ１３１）。次にＣＰＵ３１ａは、仕分け結果データに含まれる全ＩＣタグＩＤについてデータベースの更新が完了したか否かを判定し（ステップＳ１３２）、ＩＣタグデータベースＤＢ２２の更新を行っていないＩＣタグＩＤが残っている場合には（ステップＳ１３２においてＮＯ）、ＩＣタグデータベースＤＢ２２の更新を行っていないＩＣタグＩＤのうちの１つを選択し（ステップＳ１３３）、処理をステップＳ１３１へ戻す。ステップＳ１３２において全ＩＣタグＩＤについてＩＣタグデータベースＤＢ２２の更新処理が完了している場合は（ステップＳ１３２においてＹＥＳ）、処理を終了する。
【００６３】
なお、ここでは法定の保存期間が定められていない金額が３万円未満の領収書のみが貼付された経理処理申請書を収集する第１廃棄文書収集動作について述べたが、本実施の形態１に係る自動書庫システム１は、法定の保存期限が定められている金額が３万円以上の領収書が貼付された経理処理申請書を収集する第２廃棄文書収集動作を行うことも可能であり、また税務調査に対応するために、申請番号、勘定科目、発行日、相手先、金額又はこれらの組み合わせを収集条件として設定し、その収集条件に合致する経理処理申請書を収集する査察用文書収集動作を行うことも可能である。第２廃棄文書収集動作では、本実施の形態１に係る自動書庫システム１は、上述の第１廃棄文書収集動作のステップＳ１０２ｄ〜Ｓ１０２ｇにおいて実行される、着目する経理処理申請書が第１廃棄文書であるか否かを判定する処理の代わりに、着目する経理処理申請書が法定保存期間である７年を過ぎたものであるか否かを判定することにより、各経理処理申請書が第２廃棄文書であるか否かを判定する処理を実行し、その他は第１廃棄文書収集動作と概ね同様の動作を行うことにより、第２廃棄文書である法定保存期限の７年を過ぎた経理処理申請書が収集される。さらに詳しく説明すると、この第２廃棄文書収集動作では、所定割合以上第２廃棄文書を収容しているコンテナを処理対象のコンテナとし、当該コンテナに収容された経理処理申請書を第２廃棄文書と第２廃棄文書以外の文書とに仕分け、第２廃棄文書のみを区分が「廃棄（法定条件）」の廃棄用コンテナに収集する。また、本実施の形態１に係る自動書庫システム１の査察用文書収集動作では、自動書庫システム１は、経理処理申請書の収集条件を経理担当者から受け付け、上述の第１廃棄文書収集動作のステップＳ１０２ｄ〜Ｓ１０２ｇにおいて実行される、着目する経理処理申請書が第１廃棄文書であるか否かを判定する処理の代わりに、着目する経理処理申請書が収集条件に合致するものであるか否かを判定することにより、各経理処理申請書が査察用文書であるか否かを判定する処理を実行し、その他は第１廃棄文書収集動作と概ね同様の動作を行うことにより、査察用文書である前記収集条件に合致する経理処理申請書が収集される。さらに詳しく説明すると、この査察用文書収集動作では、査察用文書を１つでも収容しているコンテナを処理対象のコンテナとし、当該コンテナに収容された経理処理申請書を査察用文書と査察用文書以外の文書とに仕分け、査察用文書のみを区分が「査察」の廃棄用コンテナに収集する。
【００６４】
＜収集文書の出庫＞
本実施の形態１に係る自動書庫システム１は、上記の第１廃棄文書収集動作、第２廃棄文書収集動作、及び査察用文書収集動作によってそれぞれ収集された第１廃棄文書、第２廃棄文書、及び査察用文書を出庫する収集文書出庫動作を行うことが可能となっている。図１４Ａは、本実施の形態１に係る収集文書出庫動作における文書管理装置の出庫指示受付処理の流れを示すフローチャートであり、図１４Ｂは、本実施の形態１に係る収集文書出庫動作における制御装置２８の文書収集用コンテナ出納処理の流れを示すフローチャートである。また、図１４Ｃは、本実施の形態１に係る収集文書出庫動作における文書管理装置のデータベース更新処理の流れを示すフローチャートである。
【００６５】
経理担当者は、第１廃棄文書、第２廃棄文書又は査察用文書を出庫する場合には、出納ステーション２６の端末装置を操作して、出庫する収集文書を指定する。端末装置のディスプレイ装置に表示された画面中には、「廃棄（社内条件）」、「廃棄（法定条件）」、「監査」の３つの出庫指示ボタンが設けられており、何れかのボタンを選択（クリック）することにより出庫する収集文書の指定が行われる。端末装置は、収集文書の指定を受け付けると、指定された収集文書（第１廃棄文書、第２廃棄文書、及び査察用文書の何れか）を示す指示データを文書管理装置３へ送信する。文書管理装置３のＣＰＵ３１ａは、この指示データを受信すると、出庫指示受付処理を起動し（図１４Ａ参照）、この指示データを解析して、指定された収集文書を収容するコンテナ（つまり、区分が「廃棄（社内条件）」、「廃棄（法定条件）」、又は「監査」のコンテナ）の出庫を指示する制御データを生成し（ステップＳ１５１）、この制御データを制御装置２８へと送信する（ステップＳ１５２）。そして、ＣＰＵ３１ａは、出庫指示受付処理を終了する。
【００６６】
制御装置２８のＣＰＵ２８ａは、前記制御データを受信すると、文書収集用コンテナ出納処理を起動する（図１４Ｂ参照）。この文書収集用コンテナ出納処理では、ＣＰＵ２８ａは、受信した制御データを解析し、当該制御データで出庫が指示されているコンテナの区分を特定して（ステップＳ１６１）、特定された区分データを含み、且つ収容状況情報が「収容中」であるレコードをコンテナデータベースＤＢ１１から検索する（ステップＳ１６２）。検索の結果、該当するレコードで、後述する出庫処理を未実施のものが存在する場合には（ステップＳ１６２で「該当レコード有り」）、ＣＰＵ２８ａは、当該レコードに含まれるコンテナＩＤで特定されるコンテナを出庫する出庫処理を実行する（ステップＳ１６３）。ステップＳ１６３の出庫処理では、まずＣＰＵ２８ａがデータベースＤＢ１１から当該コンテナＩＤに対応するコンテナ格納位置の情報を取得し、当該位置のコンテナを出庫するようにスタッカクレーン２２、搬送装置２３、２４を制御する。これによって、スタッカクレーン２２が書庫２１から目的の収集用コンテナを出庫し、このコンテナが搬送装置２３及び２４によって出納ステーション２６まで搬送される。
【００６７】
経理担当者は、出納ステーション２６に出庫されたコンテナから経理処理申請書を取り出す。ここで、当該コンテナに収容されている全ての経理処理申請書は、同一の目的（社内条件による廃棄、法定条件による廃棄、又は監査）のために収集されたものであるため、経理担当者はコンテナから目的の経理処理申請書を探し出す必要がなく、全ての経理処理申請書を取り出すだけでよい。そして、経理担当者は、出納ステーション２６に設けられたＩＣタグリーダに、取り出した全ての経理処理申請書のＩＣタグからＩＣタグＩＤを読み出させ、端末装置の入力装置を操作することにより、経理処理申請書を出庫する目的を指定する。ここでいう出庫する目的とは、「廃棄」又は「持ち出し」であり、経理処理申請書が第１廃棄文書又は第２廃棄文書であり、経理担当者がこれらを廃棄しようとする場合には「廃棄」を、経理処理申請書が査察用文書であり、経理担当者が税務調査のためにこれらを持ち出そうとする場合には「持ち出し」を指定する。端末装置は、このようにして受け付けたＩＣタグＩＤ及び出庫目的を示す出庫完了通知データを文書管理装置３へ送信する。文書管理装置３のＣＰＵ３１ａは、この出庫完了通知データを受信したときに、データベース更新処理を起動する（図１４Ｃ参照）。このデータベース更新処理では、ＣＰＵ３１ａは、受信した出庫完了通知データを解析し、出庫完了通知データに含まれる出庫目的が「廃棄」であるか「持ち出し」であるかを判定する（ステップＳ１８１）。判定の結果、出庫完了通知データに含まれる出庫目的が「廃棄」である場合には（ステップＳ１８１において「廃棄」）、ＣＰＵ３１ａは、ＩＣタグデータベースＤＢ２２から当該出庫完了通知データに含まれるＩＣタグＩＤを含む全てのレコードを削除し（ステップＳ１８２）、処理をステップＳ１８４へ進める。このステップＳ１８２の処理では、領収書データベースＤＢ２１及び画像データベースＤＢ２３は更新されず、またハードディスク３１ｄに記憶されている画像データ３１ｊは消去されない。これにより、経理処理申請書が廃棄されたときでも、画像データ３１ｊが残され、経理処理申請書が必要となった際にも容易に対処することができる。
【００６８】
一方、ステップＳ１８１における判定の結果、出庫完了通知データに含まれる出庫目的が「持ち出し」である場合には（ステップＳ１８１において「持ち出し」）、ＣＰＵ３１ａは、ＩＣタグデータベースＤＢ２２から当該出庫完了通知データに含まれるＩＣタグＩＤを含む全てのレコードのコンテナＩＤを“ｎｕｌｌ”へ変更し（ステップＳ１８３）、処理をステップＳ１８４へ進める。
【００６９】
ステップＳ１８４において、ＣＰＵ３１ａは、出納ステーション２６のコンテナの入庫を指示する制御データを生成し、ステップＳ１８５においてこの制御データを制御装置２８へ送信する。そして、データベース更新処理を終了する。
【００７０】
制御装置２８のＣＰＵ２８ａは、前記制御データを受信すると、出納ステーション２６にあるコンテナの入庫処理を実行する（ステップＳ１６４）。ステップＳ１６４のコンテナの入庫処理においては、ＣＰＵ２８ａは、ロケーションデータベースＤＢ１２を参照して書庫２１の１つの空き位置を選択し、その空き位置に出納ステーション２６にあるコンテナを入庫するように搬送装置２３及び２４、スタッカクレーン２２を制御する。そして、ＣＰＵ２８ａは、コンテナデータベースＤＢ１１の当該コンテナのレコードを入庫した位置情報に更新し、ロケーションデータベースＤＢ１２の当該位置のレコードの占有状況情報を「空き」から「入庫中」に更新する。これでコンテナの入庫処理が完了する。そして、ＣＰＵ３１ａは、ステップＳ１６２へ処理を戻す。
【００７１】
ステップＳ１６２における検索の結果、該当するレコードが存在しない場合又は該当するレコードの全てについて前述の出庫処理を実施済みの場合には（ステップＳ１６２で「該当レコード無し」）、ＣＰＵ２８ａは処理を終了する。
【００７２】
経理担当者は、上述のような動作によって第１廃棄文書又は第２廃棄文書を出庫した場合には、コンテナから取り出した経理処理申請書の内容を１つ１つ確認して廃棄してよいものかどうかを判断した上で、これらの経理処理申請書を出納ステーション２６に設けられたシュレッダーで廃棄する。また、経理担当者は、上述のような動作によって査察用文書を出庫した場合には、コンテナから取り出した経理処理申請書を税務調査に使用する。
【００７３】
このように、本実施の形態１に係る自動書庫システムによれば、保存期限が過ぎた経理処理申請書を廃棄する場合に、経理担当者が大量の経理処理申請書から廃棄してよいものと廃棄すべきでないものとに手作業で仕分ける必要がなく、経理担当者は廃棄用コンテナの出庫を指示すれば、容易に廃棄すべき経理処理申請書のみを得ることができる。また、最終的には経理担当者が各経理処理申請書を確認して廃棄すべきものか否かを判断することになるが、経理担当者は廃棄用コンテナから取り出した経理処理申請書のみを確認すればよく、廃棄作業の際の手間を軽減することができる。
【００７４】
また、本実施の形態１に係る自動書庫システムによれば、税務調査の際に、経理担当者が大量の経理処理申請書の中から特定の条件（申請番号、勘定科目、発行日、相手先、金額又はこれらの組み合わせ）に合致する経理処理申請書を探し出す必要がなく、経理担当者は査察用コンテナの出庫を指示すれば、容易に税務調査に必要な経理処理申請書のみを得ることができる。
【００７５】
（実施の形態２）
本実施の形態２に係る自動書庫システム２０１は、仕分け装置２２７によって廃棄用コンテナに収集された経理処理申請書に、廃棄すべきでないものが含まれていないかどうかをチェックすることができる。本実施の形態２に係る自動書庫システム２０１のその他の構成は、実施の形態１に係る自動書庫システム１の構成と同様であるので、統一構成要素につては同一符号を付し、その説明を省略する。
【００７６】
図１５は、本実施の形態２に係る第１廃棄文書収集動作における仕分け装置２２７の動作の流れを示すフローチャートである。ステップＳ１１５の仕分け処理は、実施の形態１で説明したステップＳ１１５の仕分け処理と同様であるので、その説明を省略する。仕分け装置２２７の制御部２２７ｆは、仕分け処理を終了した後に、廃棄用コンテナに収集された経理処理申請書に、廃棄すべきでないものが含まれていないかどうかをチェックするチェック処理を実行する。
【００７７】
この時点では、仕分け処理が終了したコンテナ５と廃棄用コンテナ５ａとが搬入搬出部２７ａにセットされている。チェック処理では、まず制御部２２７ｆは、搬入搬出部２７ａを制御して、廃棄用コンテナ５ａの開閉部５１を開き、収容された経理処理申請書を廃棄用コンテナ５ａから押し出す（ステップＳ２０１）。これによって、ホッパ２７ｂに経理処理申請書の束がセットされる。次に、制御部２２７ｆは、前記ホッパ２７ｂに設けられた図示しないセンサの出力を確認して、ホッパ２７ｂに経理処理申請書がセットされているか否かを判定し（ステップＳ２０２）、ホッパ２７ｂに経理処理申請書がセットされている場合には（ステップＳ２０２においてＹＥＳ）、分離部２７ｃを制御して、ホッパ２７ｂにセットされた経理処理申請書の束から一枚を分離して送出し（ステップＳ２０３）、ＩＣタグリーダ２７ｄによって読み出されたＩＣタグＩＤを取得する（ステップＳ２０４）。制御部２２７ｆは、ＩＣタグＩＤが制御データに含まれるＩＣタグＩＤに合致するか否かを判定し（ステップＳ２０５）、ＩＣタグに記憶されているＩＣタグＩＤが制御データに含まれるＩＣタグＩＤの何れか１つに合致する場合には（ステップＳ２０５においてＹＥＳ）、分類部２７ｅを制御して、当該経理処理申請書を廃棄用コンテナ５ａに収容し（ステップＳ２０６）、ステップＳ２０２へ処理を戻す。ステップＳ２０５において、ＩＣタグに記憶されているＩＣタグＩＤが制御データに含まれるＩＣタグＩＤのどれにも合致しない場合には（ステップＳ２０５においてＮＯ）、分類部２７ｅを制御して、当該経理処理申請書を通常のコンテナ５に収容し（ステップＳ２０７）、ステップＳ２０２へ処理を戻す。また、ステップＳ２０２においてホッパ２７ｂに経理処理申請書がセットされていない場合には（ステップＳ２０２においてＮＯ）、チェック処理を終了する。仕分け装置２７の制御部２２７ｆは、チェック処理を終了した後に、仕分け処理の終了を通知するための仕分け処理終了データを制御装置２８へ送信する（ステップＳ１１６）。
本実施の形態２に係る自動書庫システム２のその他の動作は、実施の形態１に係る自動書庫システム１の動作と同様であるので、その説明を省略する。
【００７８】
本実施の形態２に係る自動書庫システム２によれば、仕分け装置２２７が仕分け処理を終了した後に、廃棄用コンテナに収集された経理処理申請書に、廃棄すべきでないものが含まれていないかどうかをチェックするチェック処理を実行するため、最終的に廃棄用コンテナに収容されている経理処理申請書に、廃棄条件に合致しないものが含まれていることを防止することができる。
【００７９】
（その他の実施の形態）
上記の各実施の形態においては、ＩＣタグにＩＣタグＩＤのみが記憶されており、文書管理装置３にて収集条件に合致する経理処理申請書を特定し、これらの経理処理申請書に対応するＩＣタグＩＤを含む仕分け指示データを文書管理装置３が制御装置２８へ送信し、制御装置２８がこれらのＩＣタグＩＤを含む制御データを生成して仕分け装置２７，２２７へ送信し、仕分け装置２７，２２７では、コンテナに収容されている経理処理申請書のＩＣタグからＩＣタグＩＤを読み取って、与えられた制御データに含まれるＩＣタグＩＤと合致するか否かを判定することにより、収集条件に合致する経理処理申請書と、収集条件に合致しない経理処理申請書とを仕分ける構成としたが、本発明はこれに限定されるものではない。他の実施の形態の自動書庫システムとして、ＩＣタグに、申請番号、勘定科目、発行日、相手先、金額の情報を記憶させておき、仕分け装置に経理処理申請書の収集条件を与え、仕分け装置がＩＣタグから読み取った情報に基づいて経理処理申請書が収集条件に合致するか否かを判定し、収集条件に合致する経理処理申請書と収集条件に合致しない経理処理申請書とを仕分ける構成とすることもできる。例えば、社内条件の廃棄対象の経理処理申請書を収集する場合には、文書管理装置３から制御装置２８を介して仕分け装置へ第１廃棄文書の収集を指示し、この指示を受けた仕分け装置がＩＣタグから読み出した発行日に基づいて起算日を算出し、ＩＣタグから読み出した金額及び算出した起算日に基づいて、収集条件である「金額が３万円未満であり、且つ、起算日から１年以上経過していること」を満たすか否かを判定する。
【００８０】
また、経理処理申請書が収集条件に合致するか否かの判定を自動書庫２の制御装置によって行う構成とすることも可能である。この場合には、制御装置２８の記憶装置にＩＣタグＩＤに対応する申請番号、勘定科目、発行日、相手先、金額の情報を記憶しておき、これらの情報に基づいて、経理処理申請書が収集条件に合致するか否かの判定を制御装置２８によって行う。仕分け装置２７は、かかる制御装置２８による判定結果に応じて、経理処理申請書を仕分ける。
【００８１】
また、仕分け装置２７，２２７が読み取ったＩＣタグＩＤを制御装置２８を介してまたは直接に文書管理装置３へ通知し、文書管理装置３がＩＣタグデータベースＤＢ２２及び領収書データベースＤＢ２１を参照して、受け付けたＩＣタグＩＤに対応する発行日、金額等の情報から、収集条件に合致するか否かを判定し、その判定結果を制御装置２８を介してまたは直接に仕分け装置２７，２２７へ与え、当該判定結果にしたがって仕分け装置２７，２２７が経理処理申請書を仕分ける構成とすることもできる。
【００８２】
また、上記の各実施の形態においては、領収書が貼付された経理処理申請書を自動書庫に収容する構成について述べたが、これに限定されるものではなく、領収書そのものを自動書庫に収容する構成であってもよい。この場合には、経理担当者が領収書にＩＣタグを取り付け、領収書をコンテナに収容する。自動書庫は、このようなコンテナを作業者の要求に応じて自動的に書庫に入庫し、また書庫から出庫する。また、上記の実施の形態と同様に、コンテナに収容されている領収書を収集条件に合致するものと合致しないものとに仕分け、収集条件に合致する領収書を収集用コンテナにまとめて収容する。また、ＩＣタグを経理処理申請書又は領収書に貼付するのではなく、ＩＣタグが埋め込まれた経理処理申請書又は領収書を利用してもよい。つまり、ＩＣタグが最初から埋め込まれた紙を使用して経理処理申請書を作成し、この経理処理申請書を自動書庫に収容することもできるし、ＩＣタグが最初から埋め込まれた領収書を自動書庫に収容することもできる。この場合は、作業者が経理処理申請書又は領収書にＩＣタグを取り付ける手間がなく、より容易な運用が可能となる。
【００８３】
また、上記の各実施の形態においては、経理処理申請書が保存期限（社内規定による保存期限及び法定保存期限）を過ぎているものか否かを判定する際に、発行日から保存期間の起算日を算出し、その起算日から保存期間を経過した日を保存期限として算出する構成としたが、これに限定されるものではなく、社内規定による保存期限を発行日から所定の保存期間を経過した日とし、この保存期限を算出する構成としてもよい。また、保存期限の日付を経理処理申請書毎にデータベースに記憶しておき、このデータベースから読み出した保存期限と現在の日付とを比較して、経理処理申請書が保存期限を過ぎたものであるか否かを判定するようにしてもよい。
【００８４】
また、上記の各実施の形態においては、第２廃棄文書（法定の保存期限を過ぎた経理処理申請書）を廃棄する際に、画像データを残して、ＩＣタグデータベースＤＢ２２の廃棄した経理処理申請書に対応するレコードを削除する構成としたが、これに限定されるものではなく、経理処理申請書の法定の保存期限を過ぎたときに、当該経理処理申請書の画像データを削除する構成としてもよい。例えば、文書管理装置３が法定の保存期限を過ぎた経理処理申請書を検索し、法定の保存期限を過ぎた全ての経理処理申請書の画像データ３１ｊをハードディスク３１ｄから一括で削除する構成としてもよい。
【産業上の利用可能性】
【００８５】
本発明の自動書庫システム及び文書管理装置は、記憶装置の故障又は操作者の入力ミスなどにより、画像データが失われた場合でも、取引証票の紙文書が失われることを防止し、且つ取引証票の保管スペース及びコストを抑制することが可能となるという効果を奏し、法律などによりその保存期間が定められている領収書等の取引証票を収容する自動書庫システム及びこれに使用される文書管理装置などとして有用である。
【図面の簡単な説明】
【００８６】
【図１】実施の形態１に係る自動書庫システムの全体構成を示す模式図。
【図２】本実施の形態１に係るコンテナの外観を示す斜視図。
【図３】経理処理申請書の一例を示す図。
【図４】実施の形態１に係る仕分け装置の構成を示すブロック図。
【図５】実施の形態１に係る自動書庫の制御装置の構成を示すブロック図。
【図６Ａ】実施の形態１に係るコンテナデータベースに含まれる項目を示す模式図。
【図６Ｂ】実施の形態１に係るコンテナデータベースの構成を示す図表。
【図７Ａ】実施の形態１に係るロケーションデータベースに含まれる項目を示す模式図。
【図７Ｂ】実施の形態１に係るロケーションデータベースの構成を示す図表。
【図８】実施の形態１に係る文書管理装置の構成を示すブロック図。
【図９Ａ】実施の形態１に係る領収書データベースに含まれる項目を示す模式図。
【図９Ｂ】実施の形態１に係る領収書データベースの構成を示す図表。
【図１０Ａ】実施の形態１に係るＩＣタグデータベースに含まれる項目を示す模式図。
【図１０Ｂ】実施の形態１に係るＩＣタグデータベースの構成を示す図表。
【図１１Ａ】実施の形態１に係る画像データベースに含まれる項目を示す模式図。
【図１１Ｂ】実施の形態１に係る画像データベースの構成を示す図表。
【図１２Ａ】実施の形態１に係る自動書庫システムにおける第１廃棄文書収集動作の流れを示すフローチャート。
【図１２Ｂ】実施の形態１に係る自動書庫システムにおける第１廃棄文書収集動作の流れを示すフローチャート。
【図１２Ｃ】実施の形態１に係る自動書庫システムにおける第１廃棄文書収集動作の流れを示すフローチャート。
【図１２Ｄ】実施の形態１に係る自動書庫システムにおける第１廃棄文書収集動作の流れを示すフローチャート。
【図１３Ａ】実施の形態１に係る自動書庫システムにおける処理対象決定処理の流れを示すフローチャート。
【図１３Ｂ】実施の形態１に係る自動書庫システムにおける処理対象決定処理の流れを示すフローチャート。
【図１４Ａ】実施の形態１に係る収集文書出庫動作における文書管理装置の出庫指示受付処理の流れを示すフローチャート。
【図１４Ｂ】実施の形態１に係る収集文書出庫動作における制御装置の文書収集用コンテナ出納処理の流れを示すフローチャート。
【図１４Ｃ】実施の形態１に係る収集文書出庫動作における文書管理装置のデータベース更新処理の流れを示すフローチャート。
【図１５】実施の形態２に係る第１廃棄文書収集動作における仕分け装置の動作の流れを示すフローチャート。
【符号の説明】
【００８７】
１ 自動書庫システム
２ 自動書庫
２１ 書庫
２２ スタッカクレーン
２３，２４，２５ 搬送装置
２６ 出納ステーション
２７ 仕分け装置
２７ｄ ＩＣタグリーダ
２７ｅ 分類部
２７ｆ 制御部
２８ 制御装置
２８ａ ＣＰＵ
２８ｂ ＲＯＭ
２８ｃ ＲＡＭ
２８ｄ ハードディスク
２８ｅ 通信インタフェース
３ 文書管理装置
３１ａ ＣＰＵ
３１ｂ ＲＯＭ
３１ｃ ＲＡＭ
３１ｄ ハードディスク
３１ｇ 通信インタフェース
３１ｊ 画像データ
３２ 画像表示部
３３ 入力部
ＤＢ１１ コンテナデータベース
ＤＢ１２ ロケーションデータベース
ＤＢ２１ 領収書データベース
ＤＢ２２ ＩＣタグデータベース
ＤＢ２３ 画像データベース
【特許請求の範囲】
【請求項１】
法定保存期限が定められた取引証票を収容するための自動書庫システムであって、
取引証票の画像を記憶する画像記憶部と、
取引証票を特定するための取引証票特定情報を少なくとも記憶するＩＣタグが取り付けられた取引証票を収容するためのコンテナと、
前記コンテナを複数設置可能な棚状の書庫と、
前記書庫に対してコンテナを出し入れする搬送部と、
前記搬送部によって前記書庫から搬送されたコンテナに収容されている取引証票のＩＣタグから情報を読み出すＩＣタグリーダと、
前記ＩＣタグリーダによって読み出された取引証票特定情報によって特定される取引証票が、法定保存期限より短い設定保存期限を過ぎていることを含む廃棄条件に合致するものであるか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段による判定結果にしたがって、前記廃棄条件に合致する取引証票と前記廃棄条件に合致しない取引証票とを仕分け、前記廃棄条件に合致する取引証票をまとめて特定の廃棄対象収集コンテナに収集する仕分け部と、
取引証票を特定するための取引証票特定情報と、取引証票が収容されているコンテナを特定するためのコンテナ特定情報とを対応づけて記憶している証票情報記憶部と、
前記仕分け部が取引証票を仕分けた結果に応じて、前記証票情報記憶部に記憶されている取引証票特定情報に対応するコンテナ特定情報を更新する情報更新手段と
を備える自動書庫システム。
【請求項２】
前記証票情報記憶部には、取引証票特定情報に対応づけられて設定保存期限に関する情報が記憶されており、
前記証票情報記憶部に記憶されている設定保存期限に関する情報に基づいて、各取引証票が前記廃棄条件に合致するか否かを判定し、前記証票情報記憶部から前記廃棄条件に合致する取引証票を特定する取引証票特定情報を検索する検索手段をさらに備え、
前記判定手段は、前記ＩＣタグリーダによって読み出された取引証票特定情報が、前記検索手段によって検索された取引証票特定情報に合致するか否かを判定することにより、前記ＩＣタグリーダによって読み出された取引証票特定情報によって特定される取引証票が、前記廃棄条件に合致するものであるか否かを判定するように構成されている請求項１に記載の自動書庫システム。
【請求項３】
前記証票情報記憶部には、前記設定保存期限に関する情報として、その取引証票が発行された発行日が記憶されており、
前記検索手段は、前記証票情報記憶部に記憶された発行日に基づいて、その取引証票の設定保存期限を算出し、算出された設定保存期限と現在の日付とを比較して、設定保存期限が過ぎているか否かを判定することによって、その取引証票が前記廃棄条件に合致するか否かを判定するように構成されている請求項２に記載の自動書庫システム。
【請求項４】
前記取引証票は領収書であり、
前記証票情報記憶部には、その領収書の金額がさらに記憶されており、
前記検索手段は、前記証票情報記憶部に記憶された金額及び発行日に基づいて、所定金額未満であり、且つ設定保存期限が過ぎているか否かを判定するように構成されている請求項３に記載の自動書庫システム。
【請求項５】
前記検索手段は、前記証票情報記憶部に記憶された発行日に基づいて、法定保存期限が過ぎているか否かを判定するように構成されている請求項３に記載の自動書庫システム。
【請求項６】
前記検索手段は、前記証票情報記憶部に記憶された発行日から保存期限の起算日を求め、前記起算日から保存期間後の保存期限を算出するように構成されている請求項４又は５に記載の自動書庫システム。
【請求項７】
前記証票情報記憶部に記憶されている前記取引証票特定情報、前記コンテナ特定情報、及び前記設定保存期限に関する情報に基づいて、収容する取引証票全体に対して廃棄条件に合致する取引証票が所定以上の割合で含まれているコンテナのコンテナ特定情報を取得し、取得されたコンテナ特定情報を含む仕分け指示データを生成する生成手段と、
前記生成手段によって生成された仕分け指示データに含まれるコンテナ特定情報によって特定されるコンテナを前記書庫から出庫するように前記搬送部を制御し、且つ、前記搬送部によって出庫されたコンテナに収容されている取引証票の仕分け処理を実行するように前記仕分け部を制御する制御部とをさらに備える請求項２乃至６の何れかに記載の自動書庫システム。
【請求項８】
前記仕分け部が取引証票を仕分けた結果、前記廃棄対象収集コンテナに収集された取引証票の取引証票特定情報を含む仕分け結果情報を生成する仕分け結果情報生成手段をさらに備え、
前記情報更新手段は、前記仕分け結果情報生成手段によって生成された仕分け結果情報に含まれる取引証票特定情報と同一の取引証票特定情報に対応するコンテナ特定情報を前記証票情報記憶部から検索し、検索された前記証票情報記憶部に記憶されているコンテナ特定情報を、前記廃棄対象収集コンテナを特定するコンテナ特定情報に変更するように構成されている請求項１乃至７の何れかに記載の自動書庫システム。
【請求項９】
前記ＩＣタグリーダは、前記仕分け部による取引証票の仕分け処理の後に、廃棄対象収集コンテナに収容されている取引証票のＩＣタグから情報を読み出し、
前記ＩＣタグリーダによって読み出された情報に基づいて、前記廃棄対象収集コンテナに収容された取引証票が、設定保存期限を過ぎているものであるか否かを判定することにより、前記廃棄対象収集コンテナに収容された取引証票に、設定保存期限を過ぎていないものが含まれているか否かを確認する確認手段をさらに備える請求項１乃至８の何れかに記載の自動書庫システム。
【請求項１０】
取引証票が廃棄される際に、廃棄される取引証票を特定する取引証票特定情報の入力を受け付ける入力受付手段をさらに備え、
前記情報更新手段は、前記入力受付手段によって取引証票特定情報の入力が受け付けられたときに、前記画像記憶部に記憶されたその取引証票の画像を残して、入力された取引証票特定情報及び当該取引証票特定情報に対応するコンテナ特定情報を前記証票情報記憶部から消去するように構成されている、請求項１乃至９の何れかに記載の自動書庫システム。
【請求項１１】
法定保存期限が定められた取引証票を収容するためのコンテナと、前記コンテナを複数設置可能な棚状の書庫とを備える自動書庫に収容された取引証票を管理するための文書管理装置であって、
取引証票を特定するための取引証票特定情報と、取引証票が収容されているコンテナを特定するためのコンテナ特定情報と、前記法定保存期限より短い設定保存期限に関する情報とを対応づけて記憶する証票情報記憶部と、
取引証票の画像を記憶する画像記憶部と、
前記証票情報記憶部に記憶されている前記取引証票特定情報、前記コンテナ特定情報、及び前記設定保存期限に関する情報に基づいて、収容している取引証票に、設定保存期限を過ぎていることを含む廃棄条件に合致する取引証票が含まれているコンテナのコンテナ特定情報を取得し、取得されたコンテナ特定情報を含む仕分け指示データを生成する生成手段と、
前記廃棄条件に合致する取引証票と前記廃棄条件に合致しない取引証票とを仕分けて、前記廃棄条件に合致する取引証票をまとめて特定の廃棄対象収集コンテナに収集する仕分け処理を前記自動書庫へ指示するために、前記生成手段によって生成された仕分け指示データを前記自動書庫へ送信する送信手段と、
前記自動書庫が前記仕分け処理を実行した後に、前記廃棄対象収集コンテナに収集された取引証票の取引証票特定情報を含む仕分け結果情報を生成したときに、前記自動書庫から前記仕分け結果情報を受信する受信手段と、
前記受信手段が受信した仕分け結果情報に含まれる取引証票特定情報と同一の取引証票特定情報に対応するコンテナ特定情報を前記証票情報記憶部から検索し、検索された前記証票情報記憶部に記憶されているコンテナ特定情報を、前記廃棄対象収集コンテナを特定するコンテナ特定情報に変更する情報更新手段と
を備える文書管理装置。
【請求項１２】
前記生成手段は、前記証票情報記憶部に記憶されている前記取引証票特定情報、前記コンテナ特定情報、及び前記設定保存期限に関する情報に基づいて、収容する取引証票全体に対して廃棄条件に合致する取引証票が所定以上の割合で含まれているコンテナのコンテナ特定情報を取得し、取得されたコンテナ特定情報を含む仕分け指示データを生成するように構成されている請求項１１に記載の文書管理装置。
【請求項１】
法定保存期限が定められた取引証票を収容するための自動書庫システムであって、
取引証票の画像を記憶する画像記憶部と、
取引証票を特定するための取引証票特定情報を少なくとも記憶するＩＣタグが取り付けられた取引証票を収容するためのコンテナと、
前記コンテナを複数設置可能な棚状の書庫と、
前記書庫に対してコンテナを出し入れする搬送部と、
前記搬送部によって前記書庫から搬送されたコンテナに収容されている取引証票のＩＣタグから情報を読み出すＩＣタグリーダと、
前記ＩＣタグリーダによって読み出された取引証票特定情報によって特定される取引証票が、法定保存期限より短い設定保存期限を過ぎていることを含む廃棄条件に合致するものであるか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段による判定結果にしたがって、前記廃棄条件に合致する取引証票と前記廃棄条件に合致しない取引証票とを仕分け、前記廃棄条件に合致する取引証票をまとめて特定の廃棄対象収集コンテナに収集する仕分け部と、
取引証票を特定するための取引証票特定情報と、取引証票が収容されているコンテナを特定するためのコンテナ特定情報とを対応づけて記憶している証票情報記憶部と、
前記仕分け部が取引証票を仕分けた結果に応じて、前記証票情報記憶部に記憶されている取引証票特定情報に対応するコンテナ特定情報を更新する情報更新手段と
を備える自動書庫システム。
【請求項２】
前記証票情報記憶部には、取引証票特定情報に対応づけられて設定保存期限に関する情報が記憶されており、
前記証票情報記憶部に記憶されている設定保存期限に関する情報に基づいて、各取引証票が前記廃棄条件に合致するか否かを判定し、前記証票情報記憶部から前記廃棄条件に合致する取引証票を特定する取引証票特定情報を検索する検索手段をさらに備え、
前記判定手段は、前記ＩＣタグリーダによって読み出された取引証票特定情報が、前記検索手段によって検索された取引証票特定情報に合致するか否かを判定することにより、前記ＩＣタグリーダによって読み出された取引証票特定情報によって特定される取引証票が、前記廃棄条件に合致するものであるか否かを判定するように構成されている請求項１に記載の自動書庫システム。
【請求項３】
前記証票情報記憶部には、前記設定保存期限に関する情報として、その取引証票が発行された発行日が記憶されており、
前記検索手段は、前記証票情報記憶部に記憶された発行日に基づいて、その取引証票の設定保存期限を算出し、算出された設定保存期限と現在の日付とを比較して、設定保存期限が過ぎているか否かを判定することによって、その取引証票が前記廃棄条件に合致するか否かを判定するように構成されている請求項２に記載の自動書庫システム。
【請求項４】
前記取引証票は領収書であり、
前記証票情報記憶部には、その領収書の金額がさらに記憶されており、
前記検索手段は、前記証票情報記憶部に記憶された金額及び発行日に基づいて、所定金額未満であり、且つ設定保存期限が過ぎているか否かを判定するように構成されている請求項３に記載の自動書庫システム。
【請求項５】
前記検索手段は、前記証票情報記憶部に記憶された発行日に基づいて、法定保存期限が過ぎているか否かを判定するように構成されている請求項３に記載の自動書庫システム。
【請求項６】
前記検索手段は、前記証票情報記憶部に記憶された発行日から保存期限の起算日を求め、前記起算日から保存期間後の保存期限を算出するように構成されている請求項４又は５に記載の自動書庫システム。
【請求項７】
前記証票情報記憶部に記憶されている前記取引証票特定情報、前記コンテナ特定情報、及び前記設定保存期限に関する情報に基づいて、収容する取引証票全体に対して廃棄条件に合致する取引証票が所定以上の割合で含まれているコンテナのコンテナ特定情報を取得し、取得されたコンテナ特定情報を含む仕分け指示データを生成する生成手段と、
前記生成手段によって生成された仕分け指示データに含まれるコンテナ特定情報によって特定されるコンテナを前記書庫から出庫するように前記搬送部を制御し、且つ、前記搬送部によって出庫されたコンテナに収容されている取引証票の仕分け処理を実行するように前記仕分け部を制御する制御部とをさらに備える請求項２乃至６の何れかに記載の自動書庫システム。
【請求項８】
前記仕分け部が取引証票を仕分けた結果、前記廃棄対象収集コンテナに収集された取引証票の取引証票特定情報を含む仕分け結果情報を生成する仕分け結果情報生成手段をさらに備え、
前記情報更新手段は、前記仕分け結果情報生成手段によって生成された仕分け結果情報に含まれる取引証票特定情報と同一の取引証票特定情報に対応するコンテナ特定情報を前記証票情報記憶部から検索し、検索された前記証票情報記憶部に記憶されているコンテナ特定情報を、前記廃棄対象収集コンテナを特定するコンテナ特定情報に変更するように構成されている請求項１乃至７の何れかに記載の自動書庫システム。
【請求項９】
前記ＩＣタグリーダは、前記仕分け部による取引証票の仕分け処理の後に、廃棄対象収集コンテナに収容されている取引証票のＩＣタグから情報を読み出し、
前記ＩＣタグリーダによって読み出された情報に基づいて、前記廃棄対象収集コンテナに収容された取引証票が、設定保存期限を過ぎているものであるか否かを判定することにより、前記廃棄対象収集コンテナに収容された取引証票に、設定保存期限を過ぎていないものが含まれているか否かを確認する確認手段をさらに備える請求項１乃至８の何れかに記載の自動書庫システム。
【請求項１０】
取引証票が廃棄される際に、廃棄される取引証票を特定する取引証票特定情報の入力を受け付ける入力受付手段をさらに備え、
前記情報更新手段は、前記入力受付手段によって取引証票特定情報の入力が受け付けられたときに、前記画像記憶部に記憶されたその取引証票の画像を残して、入力された取引証票特定情報及び当該取引証票特定情報に対応するコンテナ特定情報を前記証票情報記憶部から消去するように構成されている、請求項１乃至９の何れかに記載の自動書庫システム。
【請求項１１】
法定保存期限が定められた取引証票を収容するためのコンテナと、前記コンテナを複数設置可能な棚状の書庫とを備える自動書庫に収容された取引証票を管理するための文書管理装置であって、
取引証票を特定するための取引証票特定情報と、取引証票が収容されているコンテナを特定するためのコンテナ特定情報と、前記法定保存期限より短い設定保存期限に関する情報とを対応づけて記憶する証票情報記憶部と、
取引証票の画像を記憶する画像記憶部と、
前記証票情報記憶部に記憶されている前記取引証票特定情報、前記コンテナ特定情報、及び前記設定保存期限に関する情報に基づいて、収容している取引証票に、設定保存期限を過ぎていることを含む廃棄条件に合致する取引証票が含まれているコンテナのコンテナ特定情報を取得し、取得されたコンテナ特定情報を含む仕分け指示データを生成する生成手段と、
前記廃棄条件に合致する取引証票と前記廃棄条件に合致しない取引証票とを仕分けて、前記廃棄条件に合致する取引証票をまとめて特定の廃棄対象収集コンテナに収集する仕分け処理を前記自動書庫へ指示するために、前記生成手段によって生成された仕分け指示データを前記自動書庫へ送信する送信手段と、
前記自動書庫が前記仕分け処理を実行した後に、前記廃棄対象収集コンテナに収集された取引証票の取引証票特定情報を含む仕分け結果情報を生成したときに、前記自動書庫から前記仕分け結果情報を受信する受信手段と、
前記受信手段が受信した仕分け結果情報に含まれる取引証票特定情報と同一の取引証票特定情報に対応するコンテナ特定情報を前記証票情報記憶部から検索し、検索された前記証票情報記憶部に記憶されているコンテナ特定情報を、前記廃棄対象収集コンテナを特定するコンテナ特定情報に変更する情報更新手段と
を備える文書管理装置。
【請求項１２】
前記生成手段は、前記証票情報記憶部に記憶されている前記取引証票特定情報、前記コンテナ特定情報、及び前記設定保存期限に関する情報に基づいて、収容する取引証票全体に対して廃棄条件に合致する取引証票が所定以上の割合で含まれているコンテナのコンテナ特定情報を取得し、取得されたコンテナ特定情報を含む仕分け指示データを生成するように構成されている請求項１１に記載の文書管理装置。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６Ａ】
【図６Ｂ】
【図７Ａ】
【図７Ｂ】
【図８】
【図９Ａ】
【図９Ｂ】
【図１０Ａ】
【図１０Ｂ】
【図１１Ａ】
【図１１Ｂ】
【図１２Ａ】
【図１２Ｂ】
【図１２Ｃ】
【図１２Ｄ】
【図１３Ａ】
【図１３Ｂ】
【図１４Ａ】
【図１４Ｂ】
【図１４Ｃ】
【図１５】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６Ａ】
【図６Ｂ】
【図７Ａ】
【図７Ｂ】
【図８】
【図９Ａ】
【図９Ｂ】
【図１０Ａ】
【図１０Ｂ】
【図１１Ａ】
【図１１Ｂ】
【図１２Ａ】
【図１２Ｂ】
【図１２Ｃ】
【図１２Ｄ】
【図１３Ａ】
【図１３Ｂ】
【図１４Ａ】
【図１４Ｂ】
【図１４Ｃ】
【図１５】
【公開番号】特開２００９−１７３３５７（Ｐ２００９−１７３３５７Ａ）
【公開日】平成２１年８月６日（２００９．８．６）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００８−１１３１６（Ｐ２００８−１１３１６）
【出願日】平成２０年１月２２日（２００８．１．２２）
【出願人】（３０２０６４７６２）株式会社日本総合研究所 (367)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２１年８月６日（２００９．８．６）
【国際特許分類】
【出願日】平成２０年１月２２日（２００８．１．２２）
【出願人】（３０２０６４７６２）株式会社日本総合研究所 (367)
【Ｆターム（参考）】
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