議事録作成機能を有する電子会議システム

【目的】本発明は、議事録作成機能を有する電子会議システムに関し、議事録機能の選択に対応してマーク付与した発言のみを議事録として表示などし、議事録を簡単に作成可能にしたり、会議の経過内容を迅速に把握可能にしたりすることを目的とする。
【構成】発言１に対応づけて表題および議事録作成マーク１１などの情報を持ち、電子会議における発言１について管理者が必要に応じて議事録作成マーク１１を付与して保管しておき、議事録作成指示に対応して、保管しておいた発言１のうちから議事録作成マーク１１の付与されている発言１のみを取り出し、議事録として表示などするように構成する。

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【産業上の利用分野】本発明は、発言から議事録作成を行う議事録作成機能を有する電子会議システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】非リアルタイムの電子会議システムにおいて、会議に途中から参加した場合に、それまでの経過を手早く知りたい要求がある。
【０００３】従来の非リアルタイムの電子会議システムで今までの会議の内容を把握するには、ホストに保管されている発言された会議の内容を全て回線を介して取り出して、ワークステーションなどで構成する端末のディスプイ上に表示し、表示された発言内容を順次読むようにしていた。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】このため、会議の途中から参加しようとすると、過去の全ての発言内容をホストから回線を介して取り出して端末上のディスプレイに表示し、これを順次読む必要があり、会議に参加しても直に意見を述べることができないと共に会議に参加してもそれまでの経過を把握するのに多くの時間を費やすこととなり、大変に不便であるという問題があった。また、議事録を作成する場合に、発言を見て重要なものを順次選択して作成するという手作業が必要となってしまうという問題があった。
【０００５】本発明は、発言のうち議事録採取の必要のあるものにマーク付与して保管しておき、議事録機能の選択に対応してマーク付与した発言のみを議事録として表示などし、議事録を簡単に作成可能にしたり、会議の経過内容を迅速に把握可能にしたりすることを目的としている。
【０００６】
【課題を解決するための手段】図１を参照して課題を解決するための手段を説明する。図１において、発言１は、電子会議システムにおいて、参加者が述べた発言内容である。
【０００７】表題は、発言１の見出しなどである。議事録作成マーク１１は、発言１のうちの議事録作成の対象とする旨のマークである。
【０００８】
【作用】本発明は、図１に示すように、電子会議において、参加者が述べた発言１のうち、管理者（議長など）が議事録作成の対象と判断したときに当該発言１に議事録作成マーク１１を付与して保管しておき、議事録作成指示に対応して、保管しておいた発言１のうちから議事録作成マーク１１の付与されている発言１のみを取り出し、議事録として表示などするようにしている。
【０００９】従って、保管されている発言１のうちの議事録作成マーク１１の付与されているもののみを議事録として表示などすることにより、簡単な操作によって議事録を作成できると共に、途中から会議に参加しようとした場合に、議事録機能を選択してそれまでの議事録を表示して読んで迅速に内容を把握し、電子会議に参加して意見を述べることができる。
【００１０】
【実施例】次に、図１から図５を用いて本発明の実施例の構成および動作を順次詳細に説明する。
【００１１】図１において、発言１は、電子会議システムにおいて、参加者が述べた（提案した）発言内容（文書）であって、図４に示す番号、種別、読出の未／済、表題、ニックネーム、本発明に係わる議事録作成マーク（以下マークという）１１などの情報を付加して持つものである。発言１の本体の例を図５の（ロ）に示す。
【００１２】議事録作成マーク１１は、発言１のうちの議事録作成の対象とする旨のマークであって、議長が発言１のうちから選択して付加して保存するものである。端末２は、電子会議を行うためのワークステーションなどであって、通信制御２１、電子会議システム２２、入出力処理２５などから構成されるものである。これら端末２を複数、ホスト３に回線を介して接続し、電子会議を開くようにしている。いずれかの端末２から入力された発言１は、回線を介してホスト３のファイル３１に保管され、これを電子会議に参加している各参加者が各端末２のディスプレイ２７上に表示して当該電子会議に参加する。
【００１３】電子会議システム２２は、回線を介してホスト３と接続し、電子会議を行うためのシステムであって、ここではエディタ２３、各種制御を行う制御部２４などから構成されている（図２、図３のフローチャートを用いて後述する）。
【００１４】エディタ２３は、電子会議を行うために各種処理、例えば発言１の文書を入力したり、マーク１１の付与された発言１のみを取り出して議事録として表示したりなどするものである（図２、図３のフローチャートを用いて後述する）。
【００１５】入出力制御２５は、入力された発言１をディスプレイ２７上に表示したり、キーボード２８から入力された発言１の文書を取り込んだり、各種操作指示を取り込んだりなどするものである。
【００１６】ファイル２６は、キーボード２８から入力された発言１の文書を一時的に格納したり、ホスト３のファイル３１からマーク１１の付与された発言１のみを取り出して一時的に格納して表示したりなどするためのものである。
【００１７】ディスプレイ２７は、発言１や議事録などを表示するものである。キーボード２８は、発言１の文書を入力したり、各種操作指示を入力したりなどするものである。
【００１８】ホスト３は、回線を介して複数の端末２と接続し、電子会議の発言１を統括してファイル３１に格納して管理するものである。各端末１は、このホスト３のファイル３１から発言１を取り出して自己のディスプレイ２７上に表示して電子会議に参加したりする。
【００１９】ファイル３１は、参加者の発言１を統括して保管するものであって、ここでは発言１に対応づけてマーク（議事録作成マーク）１１などを保存するようにしている。
【００２０】次に、図２のフローチャートに示す順序に従い、発言の作成およびマークの付与について詳細に説明する。図２において、Ｓ１は、発言を押下する。これは、例えば図４の（イ）の画面４の下端に表示されている“発言”というコマンドを押下する（発言という機能を選択する）。
【００２１】Ｓ２は、画面を表示する。これは、図１のディスプレイ２７に表示されている画面４上で“発言”というコマンドを押下したことに対応して、発言を入力する画面を表示する。
【００２２】Ｓ３は、種別、表題などを入力する。これは、画面上から、図４の（イ）の発言に示すように、発言の種別（意見、議題などの種別）、表題（例えば“ＲＥ：管理者の仕事は、まず会議への・・・”）、ニックネームなどを入力する。
【００２３】Ｓ４は、実行を押下する。Ｓ５は、エディタを起動する。これは、Ｓ４で実行を押下したことに対応して、図１のエディタ２３を起動する。
【００２４】Ｓ６は、文書入力する。これは、発言１の本体の文書を入力する。Ｓ７は、文書の入力が終りか否かを判別する。ＹＥＳの場合には、Ｓ８に進む。ＮＯの場合には、Ｓ６で文書を更に続けて入力する。
【００２５】Ｓ８は、回線を介してフィールド（発言１）に対応づけてホスト３に保管する。これは、Ｓ６で入力した文書を、発言１の本体に、Ｓ３で入力した種別、表題などを付加してファイル３１に保管する。ここで、例えば電子会議を主催している議長が、ホスト３のファイル３１に保管された発言１を取り出して、図４の（イ）に示すように端末２のディスプレイ２７上に表示した中から、議事録作成に必要な発言１を図示斜線のように選択した後、画面上から“マーク”というコマンドを押下する（選択する）。これにより、選択された発言１にマーク（議事録作成マーク）１１が付与さて図４の（ロ）に示すようにし、ホスト３のファイル３１に保管する。
【００２６】以上によって、電子会議に参加した参加者が発言１を入力してホスト３のファイル３１に保管し、議長が議事録作成に必要と判断したときにマーク１１を付与してファイル３１に保管する。これにより、ホスト３のファイル３１に保管された電子会議の発言１のうち、議事録作成に必要な発言１についてマーク１１が付与されることとなる。
【００２７】次に、図３のフローチャートに示す順序に従い、議事録の作成について詳細に説明する。図３において、Ｓ１１は、議事録を押下する。これは、例えば図５R>５の（イ）の画面４上の下段の“議事録”というコマンドを押下する。
【００２８】Ｓ１２は、マーク付けした発言のみ、ホスト３から取り出し、ファイル作成する。Ｓ１３は、エディタを起動する。
【００２９】Ｓ１４は、表示する。これらＳ１２、Ｓ１３、Ｓ１４は、例えば図１の端末２のディスプレイ２７上に表示された、図５の（イ）の画面４上から議事録というコマンドを押下したことに対応して、ホスト３のファイル３１に保管されている発言のうちの、マーク１１の付与されている発言１のみを取り出してファイルを作成し、端末２のディスプレイ２７上に、図５の（ロ）に示すように表示する。これにより、議長が議事録作成に必要と判断してマーク１１を付与しておいた発言１のみを取り出して図５の（ロ）のようにディスプレイ２７上に議事録として表示させることが可能となる。
【００３０】以上のように、電子会議を開催する議長などの管理者が、参加者の発言のうちの議事録作成に必要と判断した発言１にマーク（議事録作成マーク）１１を付与してホスト３のファイル３１に保管しておいたもののうちから、マーク１１の付与されている発言１のみを簡単な操作（ここでは“議事録”というコマンドを押下するのみ）で取り出して議事録として表示することが可能となる。この議事録を途中から参加した参加者が見て、今までの経過を迅速に把握し、電子会議で意見を述べることができる。
【００３１】図４は、本発明のマーク付説明図を示す。図４の（イ）は、マーク付前の発言一覧を示す。これは、会議室／電子会議システム検討会／電子会議システムの運用について／の発言１の一覧を示す。この発言一覧から、図中の斜線を引いた発言を選択し、下段の“マーク”というコマンドを選択し、選択した発言１について議事録作成マーク１１を付与する旨を指示した状態を示す。
【００３２】図４の（ロ）は、マーク付後の発言一覧を示す。これは、図４の（イ）の発言一覧で斜線の発言を選択して議事録作成マーク１１の付与を指示したことに対応して、対応するマークの欄に有り（議事録作成マーク１１の付与が有り）を設定してホスト３のファイル３１に保管した様子を示す。
【００３３】図５は、本発明の議事録作成説明図を示す。図５の（イ）は、発言の一覧を示す。これは、図４の（ロ）でホスト３のフィアル３１に保管した発言の一覧の画面４上で、“議事録”というコマンドを選択し、議事録作成マーク１１の付与された発言１からなる議事録を作成する旨の指示を与えた状態を示す。
【００３４】図５の（ロ）は、議事録を示す。これは、図５の（イ）の議事録の作成指示に対応して、議事録作成マーク１１の付与されている発言１のみを取り出し、その内容を画面４上に順次表示したものである。このように、簡単な操作によって議事録を作成して表示することができる。また、この議事録を見ることにより、電子会議の経過を迅速に把握することができ、会議の途中から迅速に意見を述べることも可能となる。
【００３５】
【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、発言１のうちの議長などが議事録作成に必要と判断した発言１について議事録作成マーク１１を付与して保管しておき、議事録作成指示に対応して、発言１のうちの議事録作成マーク１１の付与されている発言１のみを取り出して議事録として表示などする構成を採用しているため、簡単な操作によって議事録を作成できると共に、途中から会議に参加しようとした場合に、議事録機能を選択してそれまでの議事録を表示して読んで迅速に内容を把握し、電子会議に参加して意見を述べることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の１実施例構成図である。
【図２】本発明の発言作成フローチャートである。
【図３】本発明の議事録出力フローチャートである。
【図４】本発明のマーク付説明図である。
【図５】本発明の議事録作成説明図である。
【符号の説明】
１：発言
１１：議事録作成マーク
２：端末
２１：通信制御
２２：電子会議システム
２３：エディタ
２４：制御部
２５：入出力制御
２６：ファイル
２７：ディスプレイ
２８：キーボード
３：ホスト
３１：ファイル
４：画面

【特許請求の範囲】
【請求項１】発言から議事録作成を行う電子会議システムにおいて、発言（１）に対応づけて表題および議事録作成マーク（１１）などの情報を持ち、電子会議における発言（１）について管理者が必要に応じて議事録作成マーク（１１）を付与して保管しておき、議事録作成指示に対応して、上記保管しておいた発言（１）のうちから議事録作成マーク（１１）の付与されている発言（１）のみを取り出し、議事録として表示などするように構成したことを特徴とする議事録作成機能を有する電子会議システム。

【図１】