【課題】電子回覧に際して管理サーバ側で回覧先の利用者が電子回覧内容を本当に把握しているか否かを判断できるようにして、電子回覧内容の、回覧先利用者に対する周知徹底を実現する。
【解決手段】本実施形態の電子回覧システム１では、各回覧対象利用者端末１０Ｂに対し、回覧対象電子ファイルの内容についての問題文が管理サーバ２０から各回覧対象利用者端末１０Ｂへ送信し、各回覧対象利用者端末１０Ｂからの問題文に対する回答を正解情報と照合・比較することによりその回答が正しいか否かを判定することで、電子回覧に際して管理サーバ２０側で回覧先の利用者が電子回覧内容を本当に把握しているか否かを判断し、電子回覧内容を回覧先利用者に周知徹底させる。

【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の利用者端末と、
該ネットワークを介して該複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとを備え、
該管理サーバが、
前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を、該利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段と、
当該利用者に対する確認要求を各利用者端末に送信する送信手段と、
各利用者端末からの前記確認要求に対する応答を受信する受信手段と、
該受信手段によって受信された前記応答が正しいか否かを判定する判定手段とを備えて構成され、
各利用者端末が、
前記送信手段によって送信された前記確認要求を受信する受信手段と、
受信された前記確認要求に対する応答入力を、各利用者端末の利用者が行なう入力手段と、
前記応答入力を該管理サーバに返信する返信手段とを備えて構成されている、
ことを特徴とする電子回覧システム。
【請求項２】
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末が、
前記回覧対象電子ファイルを作成する作成手段と、
該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルの内容に関するファイル情報を当該回覧対象電子ファイルから抽出する抽出手段と、
該抽出手段によって抽出されたファイル情報を、前記回覧対象電子ファイルの回覧要求とともに該管理サーバへ送信するファイル情報送信手段とを備えて構成され、
該管理サーバが、
該ファイル情報送信手段によって送信された前記ファイル情報を前記回覧要求とともに受信するファイル情報受信手段と、
該管理サーバの動作状況を検知する動作状況検知手段と、
該ファイル情報受信手段によって受信された前記ファイル情報、および、該動作状況検知手段によって検知された該管理サーバの動作状況の少なくとも一方に応じた電子回覧方式を、複数種類の電子回覧方式の中から選択する電子回覧方式選択手段と、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、該利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とを備えて構成されている、
ことを特徴とする請求項１記載の電子回覧システム。
【請求項３】
前記複数種類の電子回覧方式として、少なくとも、
該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルと当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を制御する回覧制御情報としてのワークフローとの両方を該管理サーバ側で保存しながら、該管理サーバが前記ワークフローに従って前記回覧対象電子ファイルを各利用者端末へ送信することにより、前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第１方式と、
前記ワークフローを該管理サーバ側で保存し、該管理サーバが、各利用者端末からの提供要求に応じて、前記ワークフローに含まれる次の利用者端末に関する宛先情報を各利用者端末に提供し、各利用者端末が該管理サーバからの前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の利用者端末へ送信することにより、前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第２方式と、
前記回覧対象電子ファイルに前記ワークフローを添付し、各利用者端末が前記ワークフローに従って前記回覧対象電子ファイルを次の利用者端末へ送信することにより、該管理
サーバから独立して前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第３方式とが含まれている、
ことを特徴とする請求項２記載の電子回覧システム。
【請求項４】
前記管理サーバが、前記確認要求としての問題文を、当該問題文についての正解情報とともに、前記回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末から受信する受信手段をさらに備えて構成され、
該管理サーバの該送信手段が、当該受信手段によって受信された前記確認要求を各利用者端末に送信し、
該管理サーバの該判定手段が、該受信手段によって受信された前記応答と当該受信手段によって受信された前記正解情報とを照合することによって、前記応答が正しいか否かを判定する、
ことを特徴とする請求項１〜請求項３のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
【請求項５】
該管理サーバが、前記回覧対象電子ファイルの内容に基づいて、前記確認要求としての問題文を、当該問題文についての正解情報とともに作成する作成手段をさらに備えて構成され、
該管理サーバの該送信手段が、当該作成手段によって作成された前記問題文を各利用者端末に送信し、
該管理サーバの該判定手段が、該受信手段によって受信された前記応答と当該作成手段によって作成された前記正解情報とを照合することによって、前記応答が正しいか否かを判定する、
ことを特徴とする請求項１〜請求項４のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
【請求項６】
該作成手段が、前記回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末からの指示に応じて前記問題文を前記正解情報とともに作成する、
ことを特徴とする請求項５記載の電子回覧システム。
【請求項７】
該作成手段が、前記回覧対象電子ファイルの内容に含まれる注目要素を抽出し、抽出された当該注目要素の記載部分を空欄にした文書と、当該文書における空欄に対応する事項を前記応答として入力することを利用者に指示する応答指示文とを前記問題文として作成する、
ことを特徴とする請求項５記載の電子回覧システム。
【請求項８】
該管理サーバの該送信手段が、前記確認要求を、各利用者端末への前記回覧対象電子ファイルの送信タイミングで各利用者端末に送信する、
ことを特徴とする請求項１〜請求項７のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
【請求項９】
該管理サーバの該電子回覧制御手段が、各利用者端末に対する前記回覧対象電子ファイルの開封通知要求（参照通知要求）を付して当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を実行させ、
各利用者端末が、当該利用者端末において利用者が前記回覧対象電子ファイルを開封（参照）した際に、前記開封通知要求（参照通知要求）に応じて、前記回覧対象電子ファイルを開封（参照）した旨を該管理サーバに対して通知する開封通知（参照通知）を行なう開封通知手段をさらに備えて構成されるとともに、
該管理サーバが、各利用者端末からの前記開封通知（参照通知）を受信する受信手段をさらに備えて構成され、
該管理サーバの該送信手段が、前記確認要求を、当該受信手段によって前記開封通知（参照通知）を受信したタイミングで各利用者端末に送信する、
ことを特徴とする請求項１〜請求項７のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
【請求項１０】
該管理サーバの該電子回覧制御手段は、各利用者端末からの前記応答が該判定手段によって正しいと判定された場合に、前記ワークフローに従って、次の利用者端末への前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を実行させる、
ことを特徴とする請求項１〜請求項９のいずれか一項に記載の電子回覧システム。

【図１】

【図２】

【図３】

【図４】

【図５】

【図６】

【図７】

【図８】

【図９】

【図１０】

【図１１】

【図１２】

【図１３】

【公開番号】特開２００９−６４４１２（Ｐ２００９−６４４１２Ａ）
【公開日】平成２１年３月２６日（２００９．３．２６）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００８−１２２７３５（Ｐ２００８−１２２７３５）
【出願日】平成２０年５月８日（２００８．５．８）
【特許番号】特許第４２１４２６６号（Ｐ４２１４２６６）
【特許公報発行日】平成２１年１月２８日（２００９．１．２８）
【出願人】（５９２１１２９３８）クオリティ株式会社 (121)
【Ｆターム（参考）】