文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラム
【課題】文書データだけを配信するシステムと、文書データと書誌情報の両方を配信するシステムが混在した場合に、配信先のフォルダを別々にする必要が無く、管理者の作業を軽減すること。
【解決手段】複数の文書配信システムから配信されるデータを管理する文書管理システムであって、第1文書配信システムから配信される文書データ、及び第2文書配信システムから配信される文書データ及び書誌情報を記憶するフォルダを監視し、新規データが記憶されたことを検知する監視手段と、監視手段により検知された新規データに書誌情報があるか否かを判定する判定手段と、判定手段により書誌情報がないと判定された場合、フォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録し、判定手段により書誌情報があると判定された場合、フォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を文書リストに登録する登録手段と、を備える。
【解決手段】複数の文書配信システムから配信されるデータを管理する文書管理システムであって、第1文書配信システムから配信される文書データ、及び第2文書配信システムから配信される文書データ及び書誌情報を記憶するフォルダを監視し、新規データが記憶されたことを検知する監視手段と、監視手段により検知された新規データに書誌情報があるか否かを判定する判定手段と、判定手段により書誌情報がないと判定された場合、フォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録し、判定手段により書誌情報があると判定された場合、フォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を文書リストに登録する登録手段と、を備える。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、配信された文書データ等を管理する文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
近年、多くの企業において、多機能複合機などの画像入出力機器のネットワーク上への配置・接続が進んでいる。画像入出力機器は、業務の効率化を図る手段として大きな役割を担っている。特に、紙文書の電子化と配布を効率的に行う文書配信システムが重要になっている。
【0003】
文書配信システムを構成する大きな要素は、画像入力機器(例えばスキャナなど)と画像処理装置である。画像処理装置には、あらかじめさまざまな業務・用途にあわせた複数の配信処理メニューが登録されている。ユーザは、スキャナのオペレーションパネルから、業務に適した処理メニューを選択してスキャンを行う。
【0004】
例えば、特許文献1には、スキャンされた文書データの書誌情報を入力可能にし、入力された書誌情報を文書データと関連付けて配信する技術が開示されている。
【0005】
また、特許文献2には、スキャンした文書の画像ファイルと対応付けてメタ情報をファイルサーバに登録し、業務システム以外の端末からの検索要求に対し、メタ情報に基づいてファイルサーバに登録された該当する文書の画像ファイルを提示する技術が開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0006】
ここで、配信された文書データをユーザが直接操作するのではなく、文書データの格納先であるフォルダを別の文書管理システムが監視し、自動的に文書データをこの文書管理システムに登録する技術がある。文書データには、特許文献1のように書誌情報が関連付けられる場合もある。
【0007】
しかしながら、自動的に文書データを登録する文書管理システムでは、書誌情報を扱うか、扱わないか、どちらか一方だけに対応している。そのため、書誌情報を含めてフォルダ配信するシステム1と、書誌情報は持たず文書データだけフォルダ配信するシステム2の両方と連携する文書管理システムを構築する場合、それぞれのシステムの配信先のフォルダを分ける、などの対応が必要となっていた。
【0008】
たとえば、システム1はフォルダ1に書誌情報も含めて配信し、システム2はフォルダ2に文書データだけを配信するように構築した場合、それらと連携する文書管理システム3はフォルダ1とフォルダ2の両方をそれぞれ別のロジックで監視する必要がある。
【0009】
フォルダ1に対しては、書誌情報が配信されるまでデータ登録を待ち、書誌情報が配信されてから、この書誌情報に関連付けられた文書データを文書管理システムに登録する。一方、フォルダ2に対しては、文書データが配信された時点で、すぐに文書データを文書管理システムに登録する。フォルダ1と2は、書誌情報を待つ必要性の有無が異なるため、ロジックも別にする必要があった。
【0010】
このように、書誌情報の有無の異なる複数の文書配信システムと連携するためには、複数のフォルダが必要となり、その結果、管理者のフォルダの管理作業(プログラムの設定、フォルダの作成、アクセス権の設定、バックアップ)が増え煩雑になるといった問題があった。
【0011】
そこで、本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであり、文書データだけを配信するシステムと、文書データと書誌情報の両方を配信するシステムが混在した場合に、配信先のフォルダを別々にする必要が無く、管理者の作業を軽減することができる文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0012】
本発明における一態様の文書管理システムは、複数の文書配信システムから配信されるデータを管理する文書管理システムであって、第1文書配信システムから配信される文書データ、及び第2文書配信システムから配信される文書データ及び書誌情報を記憶するフォルダを監視し、新規データが記憶されたことを検知する監視手段と、前記監視手段により検知された新規データに書誌情報があるか否かを判定する判定手段と、前記判定手段により書誌情報がないと判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録し、前記判定手段により書誌情報があると判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録手段と、を備える。
【0013】
また、本発明における他の態様の文書管理方法は、複数の文書配信システムから配信されるデータを管理する文書管理システムにおける文書管理方法であって、第1文書配信システムから配信される文書データ、及び第2文書配信システムから配信される文書データ及び書誌情報を記憶するフォルダを監視し、前記フォルダに新規データが記憶されたことを検知する監視ステップと、前記監視ステップにより検知された新規データに書誌情報があるか否かを判定する判定ステップと、前記判定ステップにより書誌情報がないと判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録し、前記判定ステップにより書誌情報があると判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録ステップと、を有する。
【0014】
また、本発明における他の態様の文書管理プログラムは、第1文書配信システムから配信される文書データ、及び第2文書配信システムから配信される文書データ及び書誌情報を記憶するフォルダを監視し、前記フォルダに新規データが記憶されたことを検知する監視ステップと、前記監視ステップにより検知された新規データに書誌情報があるか否かを判定する判定ステップと、前記判定ステップにより書誌情報がないと判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録し、前記判定ステップにより書誌情報があると判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録ステップと、をコンピュータに実行させる。
【発明の効果】
【0015】
本発明によれば、文書データだけを配信するシステムと、文書データと書誌情報の両方を配信するシステムが混在した場合に、配信先のフォルダを別々にする必要が無く、管理者の作業を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【0016】
【図1】実施例におけるシステム連携の全体構成の一例を示す図。
【図2】実施例におけるMFPのハードウェアの一例を示すブロック図。
【図3】実施例における情報処理装置のハードウェアの一例を示すブロック図。
【図4】実施例におけるMFP10の機能の一例を示すブロック図。
【図5】実施例におけるMFP20の機能の一例を示すブロック図。
【図6】実施例における情報処理装置の機能の一例を示すブロック図。
【図7】ファイルで判定する場合のフォルダAの一例を示す図。
【図8】サブフォルダで判定する場合のフォルダAの一例を示す図。
【図9】アーカイブファイルで判定する場合のフォルダAの一例を示す図。
【図10】アーカイブファイルの一例を示す図。
【図11】ファイルで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャート。
【図12】サブフォルダで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャート。
【図13】アーカイブファイルで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャート。
【発明を実施するための形態】
【0017】
まず、実施例の内容を説明する前に、一般的なシステム連携の説明をする。スキャンした文書データやFAX受信した文書データをネットワーク越しのフォルダに配信する文書配信システムAとBとがあるとする。文書配信システムAは、文書データのみをフォルダに配信し、文書配信システムBは、文書データに加え、書誌情報(たとえば入力日時、入力機器名)もファイルとしてフォルダに配信するとする。このように配信された文書データ(+書誌情報)を文書管理する文書管理システムが存在するとする。
【0018】
ここで、文書管理システムが文書配信システムBとだけ連携する場合、文書配信システムBが、例えば2つの文書をスキャンすると、2つのスキャンデータ(文書データ)をフォルダAに配信した後、それらの書誌情報を記したXMLファイルを、フォルダAに最後に配信する。そのフォルダAを監視している文書管理システムは、監視先のフォルダAにXMLファイルが置かれたら、文書データを関連付けて文書管理システムに登録すればよい。
【0019】
一方で、文書管理システムが文書配信システムAとだけ連携する場合、文書配信システムAは、スキャンした文書データのみがフォルダAに配信されるが、XMLファイルは配信されない。そのため、文書管理システムは、XMLファイルの配信を待っていると永遠に配信されないので、データを文書管理システムに登録できない。そこで、文書管理システムは、文書データが配信された時点で、文書登録をすればよい。
【0020】
このように、文書配信システムAと文書配信システムBの両方と連携したい場合、一般的には、書誌情報の配信を待つべきかどうかの判断ができないため、それぞれ配信するフォルダを別にする。例えば、文書配信システムAはフォルダFAに、文書配信システムBはフォルダFBに配信するように事前設定する。
【0021】
次に、文書データがフォルダFBに配信された場合は、文書管理システムでは、書誌情報も配信されるとみなし、書誌情報が配信されるまで待つようなロジックにすればよい。一方、文書データがフォルダFAに配信された場合は、文書管理システムでは、書誌情報は配信されないと分かるので、すぐに文書登録をすればよい。
【0022】
ただし、このようなシステム連携の場合、どのシステムがどのフォルダに配信するかを事前に管理し設定する必要がある。よって、管理者のフォルダの管理作業(プログラムの設定、フォルダの作成、アクセス権の設定、バックアップ)が増え煩雑になるといった問題があった。以下、添付図面を参照して、この問題を解決する本発明にかかる実施例を詳細に説明する。
【0023】
[実施例]
<システム>
図1は、実施例におけるシステム連携の全体構成の一例を示す図である。図1に示すように、全体構成としては、ネットワークを介してMFP(Multifunction Peripheral)10、20、情報処理装置(例えば、PC(Personal Computer))30、ファイルサーバ40が接続されている。なお、MFP10、20は、各文書配信システムを構成し、情報処理装置30は、文書管理システムを構成する。
【0024】
MFP10は、スキャン機能、コピー機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能などを一つの筐体に搭載したものである。MFP10は、スキャナ機能により紙媒体等をスキャン処理して文書データを生成し、生成された文書データをファイルサーバ40に配信する。また、文書データは、文書の画像データを含む。
【0025】
MFP20は、基本的にはMFP10と同様であるが、MFP10と異なるところは、配信する文書データに書誌情報を関連付けられることである。MFP20は、文書をスキャンする際に、書誌情報を入力させ、入力された書誌情報を文書データと関連付ける。
【0026】
なお、MFP10、20は、画像配信サーバに文書データを送信し、画像配信サーバに文書データの配信を行わせてもよい。以下に示す例では、MFP10、20が文書データの配信を行う例を示す。なお、MFP10を文書配信システムAとし、MFP20を文書配信システムBとする。
【0027】
ファイルサーバ40は、取得した文書データを管理するDB(データベース)を備える。ファイルサーバ40は、例えば、NAS(Network Attached Storage)をファイルサーバとしてもよい。なお、ファイルサーバ40は、文書配信システムAと文書配信システムBから配信されるデータを同一のフォルダAに記憶する。
【0028】
情報処理装置30は、ファイルサーバ40内にあるフォルダAを監視し、このフォルダAに記憶されたデータを自装置に登録して管理する。情報処理装置30を文書管理システムとする。
【0029】
なお、ネットワークを介して接続されるMFPやサーバや情報処理装置の数は、それぞれ任意の数でもよい。
【0030】
<ハードウェア>
実施例におけるMFP10と情報処理装置30とのハードウェアについて説明する。図2は、実施例におけるMFP10のハードウェアの一例を示すブロック図である。図2に示すように、MFP10は、制御部11、主記憶部12、補助記憶部13、外部記録装置I/F部14、ネットワークI/F部16、操作部17、表示部18、エンジン部19を含む。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。
【0031】
制御部11は、コンピュータの中で、各装置の制御やデータの演算、加工を行うCPUである。また、制御部11は、主記憶部12に記憶されたプログラムを実行する演算装置であり、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。
【0032】
主記憶部12は、ROM(Read Only Memory)やRAM(Random Access Memory)などであり、制御部11が実行する基本ソフトウェアであるOSやアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。
【0033】
補助記憶部13は、HDD(Hard Disk Drive)などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。
【0034】
外部記録装置I/F部14は、USB(Universal Serial Bus)などのデータ伝送路を介して接続された記録媒体15(例えば、フラッシュメモリなど)とMFP10とのインタフェースである。
【0035】
また、記録媒体15に、所定のプログラムを格納し、この記録媒体15に格納されたプログラムは外部記録装置I/F部14を介してMFP10にインストールされ、インストールされた所定のプログラムはMFP10により実行可能となる。
【0036】
ネットワークI/F部16は、有線及び/又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたLAN(Local Area Network)、WAN(Wide Area Network)などのネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器とMFP10とのインタフェースである。
【0037】
操作部17や表示部18は、キースイッチ(ハードキー)とタッチパネル機能(GUIのソフトウェアキーを含む:Graphical User Interface)を備えたLCD(Liquid Crystal Display)とから構成され、MFP10が有する機能を利用する際のUI(User Interface)として機能する表示及び/又は入力装置である。
【0038】
エンジン部19は、文書データの入出力ユニットとして、紙原稿の読み取り転写紙への印刷を行う。エンジン部19は、スキャナなどを含んでもよい。MFP20は、MFP10と同様のハードウェアを有するため説明を省略する。
【0039】
図3は、実施例における情報処理装置30のハードウェアの一例を示すブロック図である。図3に示すように、情報処理装置30は、制御部31、主記憶部32、補助記憶部33、外部記録装置I/F部34、ネットワークI/F部36、入力部37、表示部38を含む。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。
【0040】
制御部31は、コンピュータの中で、各装置の制御やデータの演算、加工を行うCPUである。また、制御部31は、主記憶部32に記憶されたプログラムを実行する演算装置であり、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。
【0041】
主記憶部32は、ROM(Read Only Memory)やRAM(Random Access Memory)などであり、制御部31が実行する基本ソフトウェアであるOSやアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。
【0042】
補助記憶部33は、HDD(Hard Disk Drive)などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。
【0043】
外部記録装置I/F部34は、USB(Universal Serial Bus)などのデータ伝送路を介して接続された記録媒体35(例えば、フラッシュメモリなど)と情報処理装置30とのインタフェースである。
【0044】
また、記録媒体35に、所定のプログラムを格納し、この記録媒体35に格納されたプログラムは外部記録装置I/F部34を介して情報処理装置30にインストールされ、インストールされた所定のプログラムは情報処理装置30により実行可能となる。
【0045】
ネットワークI/F部36は、有線及び/又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたLAN(Local Area Network)、WAN(Wide Area Network)などのネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器と情報処理装置30とのインタフェースである。
【0046】
入力部37は、カーソルキー、数字入力及び各種機能キー等を備えたキーボード、表示部38の表示画面上でキーの選択等を行うためのマウスやスライスパット等を有する。また、入力部37は、ユーザが制御部31に操作指示を与えたり、データを入力したりするためのユーザインタフェースである。
【0047】
表示部38は、CRTやLCD等により構成され、制御部31から入力される表示データに応じた表示が行われる。
【0048】
<機能>
・MFP10
図4は、実施例におけるMFP10の機能の一例を示すブロック図である。図4に示すように、MFP10は、画像読込手段101、通信手段102、記憶手段103、配信制御手段104、配信処理手段105を含む。その他一般的なMFPが有するプリンタ機能やコピー機能やFAX機能等については図示していない。
【0049】
画像読込手段101は、スキャン機能により原稿を読み込んで文書データを取得する。文書データの取得については、FAXで受信したり、ネットワーク上のホットフォルダから取得したりしてもよい。
【0050】
通信手段102は、外部の機器と、機器情報や文書データなどの送受信を行う。特に、通信手段102は、文書データのジョブフロー処理要求などがユーザから指示された場合、文書データをファイルサーバ40に送信する。
【0051】
記憶手段103は、画像変換処理、又は出力処理の各プラグインを格納し、また、各プラグインが組み合わされたジョブフローを1又は複数格納する。
【0052】
配信制御手段104は、ユーザからジョブフローの処理要求を受けた場合、ジョブフローに含まれる各処理の実行を制御する。
【0053】
配信処理手段105は、配信制御手段104からジョブフロー制御の指示を受けると、この指示に従ってジョブフローを実行し、配信処理を行う。つまり、配信処理手段105は、ジョブフローに含まれる各処理をフロー順に実行し、通信手段102を介して、配信先へ文書データを配信する。
【0054】
なお、配信処理手段105が行う各処理は、画像変換処理、出力処理(配信処理)などに分けられる。画像変換処理とは、PDF変換やTIFF変換などの文書データの形式変換を行う処理などのことを言う。出力処理とは、取得した文書データ又は画像変換された文書データを配信先(メール配信サーバや画像管理サーバなど)に配信する処理のことを言う。また、配信処理手段105において、少なくとも出力処理は行われることとする。
【0055】
なお、この実施例では、配信先としてファイルサーバ40のフォルダAが設定されているとする。つまり、MFP10(文書配信システムA)からは、スキャンされた文書データがファイルサーバ40のフォルダAに配信される。
【0056】
画像読込手段101は、エンジン部19のスキャナにより実現されうる。配信制御手段104、配信処理手段105は、例えば制御部11及びワークメモリとしての主記憶部12により実現されうる。通信手段102は、例えば制御部11によりネットワークI/F部16が制御されて実現されうる。記憶手段103は、例えば補助記憶部13により実現されうる。
【0057】
・MFP20
図5は、実施例におけるMFP20の機能の一例を示すブロック図である。図5に示すように、MFP20は、画像読込手段201、通信手段202、記憶手段203、配信制御手段204、配信処理手段205、書誌情報設定手段206を含む。その他一般的なMFPが有するプリンタ機能やコピー機能やFAX機能等については図示していない。
【0058】
画像読込手段201は、スキャン機能により原稿を読み込んで文書データを取得する。文書データの取得については、FAXで受信したり、ネットワーク上のホットフォルダから取得したりしてもよい。
【0059】
通信手段202は、外部の機器と、機器情報や文書データなどの送受信を行う。特に、通信手段202は、文書データのジョブフロー処理要求などがユーザから指示された場合、文書データ及び書誌情報をファイルサーバ40に送信する。
【0060】
記憶手段203は、画像変換処理、又は出力処理の各プラグインを格納し、また、各プラグインが組み合わされたジョブフローを1又は複数格納する。
【0061】
配信制御手段204は、ユーザからジョブフローの処理要求を受けた場合、ジョブフローに含まれる各処理の実行を制御する。
【0062】
配信処理手段205は、配信制御手段204からジョブフロー制御の指示を受けると、この指示に従ってジョブフローを実行し、配信処理を行う。つまり、配信処理手段205は、ジョブフローに含まれる各処理をフロー順に実行し、通信手段202を介して、配信先へ文書データ及び書誌情報を配信する。
【0063】
なお、配信処理手段205が行う各処理は、画像変換処理、出力処理(配信処理)などに分けられる。画像変換処理とは、PDF変換やTIFF変換などの文書データの形式変換を行う処理などのことを言う。出力処理とは、取得した文書データ又は画像変換された文書データを配信先(メール配信サーバや画像管理サーバなど)に配信する処理のことを言う。また、配信処理手段205において、少なくとも出力処理は行われることとする。
【0064】
書誌情報設定手段206は、文書を配信する際に、書誌情報の設定を可能にする。書誌情報としては、例えば、文書名や日付、入力機器名などである。
【0065】
なお、この実施例では、配信先としてファイルサーバ40のフォルダAが設定されているとする。つまり、MFP20(文書配信システムB)からは、スキャンされた文書データ及びこの文書データに関連付けられる書誌情報がファイルサーバ40のフォルダAに配信される。
【0066】
画像読込手段201は、エンジン部19のスキャナにより実現されうる。配信制御手段204、配信処理手段205、書誌情報設定手段206は、例えば制御部11及びワークメモリとしての主記憶部12により実現されうる。通信手段202は、例えば制御部11によりネットワークI/F部16が制御されて実現されうる。記憶手段203は、例えば補助記憶部13により実現されうる。
【0067】
なお、MFP10、20は、ジョブフローに従わなくても、単にスキャンしたデータ等をファイルサーバ40に配信するように設定されていてもよい。
【0068】
・情報処理装置30
図6は、実施例における情報処理装置30の機能の一例を示すブロック図である。図6に示すように、情報処理装置30は、通信手段301、監視手段302、判定手段303、登録手段304を含む。
【0069】
通信手段301は、外部の機器と、機器情報やデータなどの送受信を行う。特に、通信手段301は、ファイルサーバ40のフォルダから文書データや書誌情報などを取得する。
【0070】
監視手段302は、ネットワーク上にある所定のフォルダを監視し、このフォルダに生じた変更を検知する。監視手段302は、例えば、ファイルサーバ40のフォルダAを監視し、このフォルダAに新規データが記憶されたことを検知する。監視手段302は、新規データの記憶を検知した場合、判定手段303にその旨通知する。
【0071】
判定手段303は、フォルダAに記憶された新規データに書誌情報が関連付けられているか否か(書誌情報があるか否か)を判定する。具体的な判定方法は後述する。判定手段303は、判定結果を登録手段304に通知する。
【0072】
登録手段304は、判定手段303から判定結果を取得する。判定結果が、書誌情報があることを示す場合、登録手段304は、文書データ及び書誌情報がフォルダAに記憶されるのを待って、記憶された文書データ及び書誌情報を文書リストに登録する。判定結果が、書誌情報が無いことを示す場合、登録手段304は、文書データがファルダAに記憶されたと判断して、この文書データを文書リストに即座に登録する。書誌情報がない場合は、フォルダAに記憶されたデータは文書データであるからである。
【0073】
これにより、文書管理システムは、ファイルサーバ40の複数のフォルダを監視する必要はなく、また、書誌情報の有無を適切に判定して、効率よく文書データを管理することができる。よって、管理者の管理負担を軽減することができる。
【0074】
<判定方法>
以下、書誌情報の有無を判定する方法について説明する。
【0075】
(1)ファイルで判定
書誌情報を配信する文書配信システムBは、文書データ及び書誌情報をフォルダAに配信するが、これらのデータに先立ち、所定のファイル(以下、フラグファイルという)をフォルダAに配信するようにする。つまり、文書配信システムBからは、まずフラグファイルが配信され、その後、文書データ、書誌情報の順にデータが配信される。
【0076】
一方、文書配信システムAは、文書データのみをフォルダAに配信する。ここで、文書配信システムの判定ロジックを、図7を用いて説明する。
【0077】
図7は、ファイルで判定する場合のフォルダAの一例を示す図である。図7に示すフォルダ50は、フォルダAを示し、ファイル501は、フラグファイルを示し、ファイル502は、文書データを示し、ファイル503は、書誌情報を示す。ファイル510は、文書データを示す。なお、ファイル501−503は、文書配信システムBにより配信され、ファイル510は、文書配信システムAにより配信されるとする。
【0078】
文書配信システムからのフォルダ50への配信を監視するモジュール(監視手段302及び判定手段303)は、フォルダ50に新たなファイルが置かれたかを監視する。新規ファイルが置かれた場合、判定手段303は、フラグファイル501かどうかをファイル名から判断する。判定手段303は、ファイル名がフラグファイル501特有の接頭辞を持っていれば、新規ファイルはフラグファイル501と判定する。
【0079】
この場合、判定手段303は、文書データの配信に続き、書誌情報の配信がなされると判断する。登録手段304は、書誌情報が配信されるまでウェイトし、書誌情報が配信された時点で、文書データ及び書誌情報を関連付けて文書管理システムが管理する文書リストに登録する。
【0080】
判定手段303は、フラグファイル501ではないファイルが配信された場合、書誌情報が配信されないと判定する。登録手段304は、この時点で、文書データを文書リストに登録する。
【0081】
これにより、特定の識別名(例えばファイル名)を有するファイルか否かを判定することで、判定手段303は、書誌情報があるか否かを判定することができる。
【0082】
(2)サブフォルダで判定
文書配信システムBは、文書データ及び書誌情報を配信する場合、配信先のフォルダAにサブフォルダを作成した後に配信するようにする。この場合、文書管理システムは、特定の命名規則からなるサブフォルダを発見した場合、「書誌情報も配信される」と判断し、(1)の場合と同様に処理を行なえばよい。
【0083】
図8は、サブフォルダで判定する場合のフォルダAの一例を示す図である。図8に示す符号は、図7に示すものと同じものには同じ符号を付す。図8に示すフォルダ51は、特定の識別名を有するサブフォルダである。このサブフォルダ51は、文書配信システムBにより作成される。
【0084】
前述したように、サブフォルダ51には、文書データ502及び書誌情報503が記憶される。
【0085】
判定手段303は、特定の識別名を有するサブフォルダが作成された場合、書誌情報があると判定する。登録手段304は、サブフォルダ51に書誌情報が記憶されるのを待って、文書データ及び書誌情報を文書リストに登録する。
【0086】
判定手段303は、サブフォルダ51が作成されずに新規データがフォルダ50に記憶された場合、書誌情報はないと判定する。つまり、新規データは文書データのみであることが分かる。登録手段304は、このフォルダ50に新規に登録された文書データを即座に文書リストに登録する。
【0087】
これにより、特定の識別名(例えばフォルダ名)を有するサブフォルダが作成されたか否かで、判定手段303は、書誌情報があるか否かを判定することができる。
【0088】
(3)アーカイブファイルで判定
文書配信システムBは、文書データ及び書誌情報を配信する場合、文書データ及び書誌情報をアーカイブし、このアーカイブファイルをフォルダAに配信する。この場合、文書管理システムは、特定の命名規則からなるアーカイブファイルを発見した場合、「書誌情報も配信される」と判断し、(1)と同様に処理を行なえばよい。ただし、この場合、登録手段304は、文書データ登録時にアーカイブファイルを展開する必要がある。
【0089】
図9は、アーカイブファイルで判定する場合のフォルダAの一例を示す図である。図9に示す符号は、図7に示すものと同じものには同じ符号を付す。図9に示すファイル601は、アーカイブファイルを示す。このアーカイブファイル601は、文書配信システムBにより作成される。
【0090】
図10は、アーカイブファイルの一例を示す図である。図10に示す符号は、図7及び図9に示すものと同じものには同じ符号を付す。図10に示すように、アーカイブファイル601には、文書データ502、書誌情報503がまとめられる。
【0091】
判定手段303は、フォルダ50に記憶された新規データが特定の識別名を有するアーカイブファイルか否かを判定する。新規データが、特定の識別名を有するアーカイブファイルである場合、判定手段303は、書誌情報があると判定する。登録手段304は、アーカイブファイル601を展開し、文書データ502及び書誌情報503を取得し、文書リストに登録する。
【0092】
判定手段303は、フォルダ50に記憶された新規データが特定の識別名を有するアーカイブファイルでない場合、書誌情報はないと判定する。登録手段304は、このフォルダ50に新規に登録された文書データを即座に文書リストに登録する。
【0093】
これにより、特定の識別名(例えばファイル名)を有するアーカイブファイルか否かで、判定手段303は、書誌情報があるか否かを判定することができる。
【0094】
判定手段303は、(1)〜(3)の少なくとも1つの判定方法を用いて、書誌情報があるか否かを判定すればよい。また、判定手段303は、(1)〜(3)全てを判定し、いずれにも該当しない場合に、書誌情報がないと判定してもよい。
【0095】
上記構成を有することで、書誌情報を配信するシステムと、書誌情報を配信しないシステムの両方を、同一のフォルダで連携できるようになる。本実施例では、配信するフォルダを分けて事前設定する必要もなく、フォルダの管理や設定が容易になる。管理者は、文書管理システムの文書リストを管理するだけでよい。
【0096】
<動作>
次に、実施例における文書管理システムの動作について説明する。
(1)ファイルで判定
図11は、ファイルで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャートである。図11に示すステップS101で、監視手段302は、フォルダAを監視する。フォルダAには、文書データを配信する文書配信システムAから、及び文書データ及び書誌情報を配信する文書配信システムBからデータを配信される。
【0097】
ステップS102で、監視手段302は、監視しているファルダAに新規データ(ファイル)が記憶されたかを検知する。検知されなければ(ステップS102−NO)ステップS101に戻り、検知されれば(ステップS102−YES)ステップS103に進む。
【0098】
ステップS103で、判定手段303は、新規データ(ファイル)は、特定の識別名を有するフラグファイルか否かを判定する。特定の識別名を有するファイルであればフラグファイルであると判定し、書誌情報があると安定する。フラグファイルであれば(ステップS103−YES)ステップS105に進み、フラグファイルでなければ(ステップS103−NO)ステップS104に進む。
【0099】
ステップS104で、登録手段404は、フォルダAに新規に記憶された新規データを即座に文書リストに登録する。この新規データは、文書データのみである。
【0100】
ステップS105で、登録手段304は、書誌情報がフォルダAから検出されたか否かを判定する。書誌情報が検出されれば(ステップS105−YES)ステップS107に進み、書誌情報が検出されなければ(ステップS105−NO)ステップS106に進む。
【0101】
ステップS106で、登録手段304は、所定時間ウェイトし、ステップS105に戻る。
【0102】
ステップS107で、登録手段304は、文書データ及び書誌情報を文書リストに登録する。
【0103】
(2)サブフォルダで判定
図12は、サブフォルダで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャートである。図12に示すステップS201、202、204、205は、図11に示すステップS101、102、104、107とそれぞれ同様であるため、その説明を省略する。
【0104】
ステップS203で、判定手段303は、フォルダAに特定の識別名を有するサブフォルダが作成されたか否かを判定する。サブフォルダが作成されれば(ステップS203−YES)ステップS205に進み、サブフォルダが作成されなければ(ステップS203−NO)ステップS204に進む。以降の処理は、図11に示した通りである。
【0105】
(3)アーカイブフォルダで判定
図13は、アーカイブフォルダで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャートである。図13に示すステップS301、302、304、306は、図11に示すステップS101、102、104、107とそれぞれ同様であるため、その説明を省略する。
【0106】
ステップS203で、判定手段303は、フォルダAに特定の識別名を有するアーカイブファイルが記憶されたか否かを判定する。特定の識別名を有するアーカイブファイルであれば(ステップS303−YES)ステップS305に進み、特定の識別名を有するアーカイブファイルでなければ(ステップS303−NO)ステップS304に進む。
【0107】
ステップS305で、登録手段304は、アーカイブファイルを展開し、文書データ及び書誌情報を取得する。以降の処理は、図11に示した通りである。
【0108】
以上、実施例によれば、文書データだけを配信するシステムと、文書データと書誌情報の両方を配信するシステムが混在した場合に、配信先のフォルダを別々にする必要が無く、管理者の作業を軽減することができる。
【0109】
[変形例]
実施例の情報処理装置30で実行されるプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでCD−ROM、フレキシブルディスク(FD)、CD−R、DVD(Digital Versatile Disk)等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供される。
【0110】
また、実施例の情報処理装置30で実行されるプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、実施例の情報処理装置30で実行されるプログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。
【0111】
また、実施例の情報処理装置30で実行されるプログラムを、ROM等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。
【0112】
実施例の情報処理装置30で実行されるプログラムは、前述した各手段を含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアとしてはCPU(プロセッサ)が補助記憶部からプログラムを読み出して実行することにより上記各手段のうち1又は複数の各手段が主記憶部上にロードされ、1又は複数の各手段が主記憶部上に生成されるようになっている。
【0113】
なお、本発明は、上記実施例そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化することができる。また、上記実施例に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成することができる。例えば、実施例に示される全構成要素からいくつかの構成要素を削除してもよい。
【符号の説明】
【0114】
10、20 MFP
30 情報処理装置
40 ファイルサーバ
101、201 画像読込手段
102、202 通信手段
103、203 記憶手段
104、204 配信制御手段
105、205 配信処理手段
206 書誌情報設定手段
301 通信手段
302 監視手段
303 判定手段
304 登録手段
【先行技術文献】
【特許文献】
【0115】
【特許文献1】特開2008−097586号公報
【特許文献2】特開2008−052710号公報
【技術分野】
【0001】
本発明は、配信された文書データ等を管理する文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
近年、多くの企業において、多機能複合機などの画像入出力機器のネットワーク上への配置・接続が進んでいる。画像入出力機器は、業務の効率化を図る手段として大きな役割を担っている。特に、紙文書の電子化と配布を効率的に行う文書配信システムが重要になっている。
【0003】
文書配信システムを構成する大きな要素は、画像入力機器(例えばスキャナなど)と画像処理装置である。画像処理装置には、あらかじめさまざまな業務・用途にあわせた複数の配信処理メニューが登録されている。ユーザは、スキャナのオペレーションパネルから、業務に適した処理メニューを選択してスキャンを行う。
【0004】
例えば、特許文献1には、スキャンされた文書データの書誌情報を入力可能にし、入力された書誌情報を文書データと関連付けて配信する技術が開示されている。
【0005】
また、特許文献2には、スキャンした文書の画像ファイルと対応付けてメタ情報をファイルサーバに登録し、業務システム以外の端末からの検索要求に対し、メタ情報に基づいてファイルサーバに登録された該当する文書の画像ファイルを提示する技術が開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0006】
ここで、配信された文書データをユーザが直接操作するのではなく、文書データの格納先であるフォルダを別の文書管理システムが監視し、自動的に文書データをこの文書管理システムに登録する技術がある。文書データには、特許文献1のように書誌情報が関連付けられる場合もある。
【0007】
しかしながら、自動的に文書データを登録する文書管理システムでは、書誌情報を扱うか、扱わないか、どちらか一方だけに対応している。そのため、書誌情報を含めてフォルダ配信するシステム1と、書誌情報は持たず文書データだけフォルダ配信するシステム2の両方と連携する文書管理システムを構築する場合、それぞれのシステムの配信先のフォルダを分ける、などの対応が必要となっていた。
【0008】
たとえば、システム1はフォルダ1に書誌情報も含めて配信し、システム2はフォルダ2に文書データだけを配信するように構築した場合、それらと連携する文書管理システム3はフォルダ1とフォルダ2の両方をそれぞれ別のロジックで監視する必要がある。
【0009】
フォルダ1に対しては、書誌情報が配信されるまでデータ登録を待ち、書誌情報が配信されてから、この書誌情報に関連付けられた文書データを文書管理システムに登録する。一方、フォルダ2に対しては、文書データが配信された時点で、すぐに文書データを文書管理システムに登録する。フォルダ1と2は、書誌情報を待つ必要性の有無が異なるため、ロジックも別にする必要があった。
【0010】
このように、書誌情報の有無の異なる複数の文書配信システムと連携するためには、複数のフォルダが必要となり、その結果、管理者のフォルダの管理作業(プログラムの設定、フォルダの作成、アクセス権の設定、バックアップ)が増え煩雑になるといった問題があった。
【0011】
そこで、本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであり、文書データだけを配信するシステムと、文書データと書誌情報の両方を配信するシステムが混在した場合に、配信先のフォルダを別々にする必要が無く、管理者の作業を軽減することができる文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0012】
本発明における一態様の文書管理システムは、複数の文書配信システムから配信されるデータを管理する文書管理システムであって、第1文書配信システムから配信される文書データ、及び第2文書配信システムから配信される文書データ及び書誌情報を記憶するフォルダを監視し、新規データが記憶されたことを検知する監視手段と、前記監視手段により検知された新規データに書誌情報があるか否かを判定する判定手段と、前記判定手段により書誌情報がないと判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録し、前記判定手段により書誌情報があると判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録手段と、を備える。
【0013】
また、本発明における他の態様の文書管理方法は、複数の文書配信システムから配信されるデータを管理する文書管理システムにおける文書管理方法であって、第1文書配信システムから配信される文書データ、及び第2文書配信システムから配信される文書データ及び書誌情報を記憶するフォルダを監視し、前記フォルダに新規データが記憶されたことを検知する監視ステップと、前記監視ステップにより検知された新規データに書誌情報があるか否かを判定する判定ステップと、前記判定ステップにより書誌情報がないと判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録し、前記判定ステップにより書誌情報があると判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録ステップと、を有する。
【0014】
また、本発明における他の態様の文書管理プログラムは、第1文書配信システムから配信される文書データ、及び第2文書配信システムから配信される文書データ及び書誌情報を記憶するフォルダを監視し、前記フォルダに新規データが記憶されたことを検知する監視ステップと、前記監視ステップにより検知された新規データに書誌情報があるか否かを判定する判定ステップと、前記判定ステップにより書誌情報がないと判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録し、前記判定ステップにより書誌情報があると判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録ステップと、をコンピュータに実行させる。
【発明の効果】
【0015】
本発明によれば、文書データだけを配信するシステムと、文書データと書誌情報の両方を配信するシステムが混在した場合に、配信先のフォルダを別々にする必要が無く、管理者の作業を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【0016】
【図1】実施例におけるシステム連携の全体構成の一例を示す図。
【図2】実施例におけるMFPのハードウェアの一例を示すブロック図。
【図3】実施例における情報処理装置のハードウェアの一例を示すブロック図。
【図4】実施例におけるMFP10の機能の一例を示すブロック図。
【図5】実施例におけるMFP20の機能の一例を示すブロック図。
【図6】実施例における情報処理装置の機能の一例を示すブロック図。
【図7】ファイルで判定する場合のフォルダAの一例を示す図。
【図8】サブフォルダで判定する場合のフォルダAの一例を示す図。
【図9】アーカイブファイルで判定する場合のフォルダAの一例を示す図。
【図10】アーカイブファイルの一例を示す図。
【図11】ファイルで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャート。
【図12】サブフォルダで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャート。
【図13】アーカイブファイルで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャート。
【発明を実施するための形態】
【0017】
まず、実施例の内容を説明する前に、一般的なシステム連携の説明をする。スキャンした文書データやFAX受信した文書データをネットワーク越しのフォルダに配信する文書配信システムAとBとがあるとする。文書配信システムAは、文書データのみをフォルダに配信し、文書配信システムBは、文書データに加え、書誌情報(たとえば入力日時、入力機器名)もファイルとしてフォルダに配信するとする。このように配信された文書データ(+書誌情報)を文書管理する文書管理システムが存在するとする。
【0018】
ここで、文書管理システムが文書配信システムBとだけ連携する場合、文書配信システムBが、例えば2つの文書をスキャンすると、2つのスキャンデータ(文書データ)をフォルダAに配信した後、それらの書誌情報を記したXMLファイルを、フォルダAに最後に配信する。そのフォルダAを監視している文書管理システムは、監視先のフォルダAにXMLファイルが置かれたら、文書データを関連付けて文書管理システムに登録すればよい。
【0019】
一方で、文書管理システムが文書配信システムAとだけ連携する場合、文書配信システムAは、スキャンした文書データのみがフォルダAに配信されるが、XMLファイルは配信されない。そのため、文書管理システムは、XMLファイルの配信を待っていると永遠に配信されないので、データを文書管理システムに登録できない。そこで、文書管理システムは、文書データが配信された時点で、文書登録をすればよい。
【0020】
このように、文書配信システムAと文書配信システムBの両方と連携したい場合、一般的には、書誌情報の配信を待つべきかどうかの判断ができないため、それぞれ配信するフォルダを別にする。例えば、文書配信システムAはフォルダFAに、文書配信システムBはフォルダFBに配信するように事前設定する。
【0021】
次に、文書データがフォルダFBに配信された場合は、文書管理システムでは、書誌情報も配信されるとみなし、書誌情報が配信されるまで待つようなロジックにすればよい。一方、文書データがフォルダFAに配信された場合は、文書管理システムでは、書誌情報は配信されないと分かるので、すぐに文書登録をすればよい。
【0022】
ただし、このようなシステム連携の場合、どのシステムがどのフォルダに配信するかを事前に管理し設定する必要がある。よって、管理者のフォルダの管理作業(プログラムの設定、フォルダの作成、アクセス権の設定、バックアップ)が増え煩雑になるといった問題があった。以下、添付図面を参照して、この問題を解決する本発明にかかる実施例を詳細に説明する。
【0023】
[実施例]
<システム>
図1は、実施例におけるシステム連携の全体構成の一例を示す図である。図1に示すように、全体構成としては、ネットワークを介してMFP(Multifunction Peripheral)10、20、情報処理装置(例えば、PC(Personal Computer))30、ファイルサーバ40が接続されている。なお、MFP10、20は、各文書配信システムを構成し、情報処理装置30は、文書管理システムを構成する。
【0024】
MFP10は、スキャン機能、コピー機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能などを一つの筐体に搭載したものである。MFP10は、スキャナ機能により紙媒体等をスキャン処理して文書データを生成し、生成された文書データをファイルサーバ40に配信する。また、文書データは、文書の画像データを含む。
【0025】
MFP20は、基本的にはMFP10と同様であるが、MFP10と異なるところは、配信する文書データに書誌情報を関連付けられることである。MFP20は、文書をスキャンする際に、書誌情報を入力させ、入力された書誌情報を文書データと関連付ける。
【0026】
なお、MFP10、20は、画像配信サーバに文書データを送信し、画像配信サーバに文書データの配信を行わせてもよい。以下に示す例では、MFP10、20が文書データの配信を行う例を示す。なお、MFP10を文書配信システムAとし、MFP20を文書配信システムBとする。
【0027】
ファイルサーバ40は、取得した文書データを管理するDB(データベース)を備える。ファイルサーバ40は、例えば、NAS(Network Attached Storage)をファイルサーバとしてもよい。なお、ファイルサーバ40は、文書配信システムAと文書配信システムBから配信されるデータを同一のフォルダAに記憶する。
【0028】
情報処理装置30は、ファイルサーバ40内にあるフォルダAを監視し、このフォルダAに記憶されたデータを自装置に登録して管理する。情報処理装置30を文書管理システムとする。
【0029】
なお、ネットワークを介して接続されるMFPやサーバや情報処理装置の数は、それぞれ任意の数でもよい。
【0030】
<ハードウェア>
実施例におけるMFP10と情報処理装置30とのハードウェアについて説明する。図2は、実施例におけるMFP10のハードウェアの一例を示すブロック図である。図2に示すように、MFP10は、制御部11、主記憶部12、補助記憶部13、外部記録装置I/F部14、ネットワークI/F部16、操作部17、表示部18、エンジン部19を含む。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。
【0031】
制御部11は、コンピュータの中で、各装置の制御やデータの演算、加工を行うCPUである。また、制御部11は、主記憶部12に記憶されたプログラムを実行する演算装置であり、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。
【0032】
主記憶部12は、ROM(Read Only Memory)やRAM(Random Access Memory)などであり、制御部11が実行する基本ソフトウェアであるOSやアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。
【0033】
補助記憶部13は、HDD(Hard Disk Drive)などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。
【0034】
外部記録装置I/F部14は、USB(Universal Serial Bus)などのデータ伝送路を介して接続された記録媒体15(例えば、フラッシュメモリなど)とMFP10とのインタフェースである。
【0035】
また、記録媒体15に、所定のプログラムを格納し、この記録媒体15に格納されたプログラムは外部記録装置I/F部14を介してMFP10にインストールされ、インストールされた所定のプログラムはMFP10により実行可能となる。
【0036】
ネットワークI/F部16は、有線及び/又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたLAN(Local Area Network)、WAN(Wide Area Network)などのネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器とMFP10とのインタフェースである。
【0037】
操作部17や表示部18は、キースイッチ(ハードキー)とタッチパネル機能(GUIのソフトウェアキーを含む:Graphical User Interface)を備えたLCD(Liquid Crystal Display)とから構成され、MFP10が有する機能を利用する際のUI(User Interface)として機能する表示及び/又は入力装置である。
【0038】
エンジン部19は、文書データの入出力ユニットとして、紙原稿の読み取り転写紙への印刷を行う。エンジン部19は、スキャナなどを含んでもよい。MFP20は、MFP10と同様のハードウェアを有するため説明を省略する。
【0039】
図3は、実施例における情報処理装置30のハードウェアの一例を示すブロック図である。図3に示すように、情報処理装置30は、制御部31、主記憶部32、補助記憶部33、外部記録装置I/F部34、ネットワークI/F部36、入力部37、表示部38を含む。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。
【0040】
制御部31は、コンピュータの中で、各装置の制御やデータの演算、加工を行うCPUである。また、制御部31は、主記憶部32に記憶されたプログラムを実行する演算装置であり、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。
【0041】
主記憶部32は、ROM(Read Only Memory)やRAM(Random Access Memory)などであり、制御部31が実行する基本ソフトウェアであるOSやアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。
【0042】
補助記憶部33は、HDD(Hard Disk Drive)などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。
【0043】
外部記録装置I/F部34は、USB(Universal Serial Bus)などのデータ伝送路を介して接続された記録媒体35(例えば、フラッシュメモリなど)と情報処理装置30とのインタフェースである。
【0044】
また、記録媒体35に、所定のプログラムを格納し、この記録媒体35に格納されたプログラムは外部記録装置I/F部34を介して情報処理装置30にインストールされ、インストールされた所定のプログラムは情報処理装置30により実行可能となる。
【0045】
ネットワークI/F部36は、有線及び/又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたLAN(Local Area Network)、WAN(Wide Area Network)などのネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器と情報処理装置30とのインタフェースである。
【0046】
入力部37は、カーソルキー、数字入力及び各種機能キー等を備えたキーボード、表示部38の表示画面上でキーの選択等を行うためのマウスやスライスパット等を有する。また、入力部37は、ユーザが制御部31に操作指示を与えたり、データを入力したりするためのユーザインタフェースである。
【0047】
表示部38は、CRTやLCD等により構成され、制御部31から入力される表示データに応じた表示が行われる。
【0048】
<機能>
・MFP10
図4は、実施例におけるMFP10の機能の一例を示すブロック図である。図4に示すように、MFP10は、画像読込手段101、通信手段102、記憶手段103、配信制御手段104、配信処理手段105を含む。その他一般的なMFPが有するプリンタ機能やコピー機能やFAX機能等については図示していない。
【0049】
画像読込手段101は、スキャン機能により原稿を読み込んで文書データを取得する。文書データの取得については、FAXで受信したり、ネットワーク上のホットフォルダから取得したりしてもよい。
【0050】
通信手段102は、外部の機器と、機器情報や文書データなどの送受信を行う。特に、通信手段102は、文書データのジョブフロー処理要求などがユーザから指示された場合、文書データをファイルサーバ40に送信する。
【0051】
記憶手段103は、画像変換処理、又は出力処理の各プラグインを格納し、また、各プラグインが組み合わされたジョブフローを1又は複数格納する。
【0052】
配信制御手段104は、ユーザからジョブフローの処理要求を受けた場合、ジョブフローに含まれる各処理の実行を制御する。
【0053】
配信処理手段105は、配信制御手段104からジョブフロー制御の指示を受けると、この指示に従ってジョブフローを実行し、配信処理を行う。つまり、配信処理手段105は、ジョブフローに含まれる各処理をフロー順に実行し、通信手段102を介して、配信先へ文書データを配信する。
【0054】
なお、配信処理手段105が行う各処理は、画像変換処理、出力処理(配信処理)などに分けられる。画像変換処理とは、PDF変換やTIFF変換などの文書データの形式変換を行う処理などのことを言う。出力処理とは、取得した文書データ又は画像変換された文書データを配信先(メール配信サーバや画像管理サーバなど)に配信する処理のことを言う。また、配信処理手段105において、少なくとも出力処理は行われることとする。
【0055】
なお、この実施例では、配信先としてファイルサーバ40のフォルダAが設定されているとする。つまり、MFP10(文書配信システムA)からは、スキャンされた文書データがファイルサーバ40のフォルダAに配信される。
【0056】
画像読込手段101は、エンジン部19のスキャナにより実現されうる。配信制御手段104、配信処理手段105は、例えば制御部11及びワークメモリとしての主記憶部12により実現されうる。通信手段102は、例えば制御部11によりネットワークI/F部16が制御されて実現されうる。記憶手段103は、例えば補助記憶部13により実現されうる。
【0057】
・MFP20
図5は、実施例におけるMFP20の機能の一例を示すブロック図である。図5に示すように、MFP20は、画像読込手段201、通信手段202、記憶手段203、配信制御手段204、配信処理手段205、書誌情報設定手段206を含む。その他一般的なMFPが有するプリンタ機能やコピー機能やFAX機能等については図示していない。
【0058】
画像読込手段201は、スキャン機能により原稿を読み込んで文書データを取得する。文書データの取得については、FAXで受信したり、ネットワーク上のホットフォルダから取得したりしてもよい。
【0059】
通信手段202は、外部の機器と、機器情報や文書データなどの送受信を行う。特に、通信手段202は、文書データのジョブフロー処理要求などがユーザから指示された場合、文書データ及び書誌情報をファイルサーバ40に送信する。
【0060】
記憶手段203は、画像変換処理、又は出力処理の各プラグインを格納し、また、各プラグインが組み合わされたジョブフローを1又は複数格納する。
【0061】
配信制御手段204は、ユーザからジョブフローの処理要求を受けた場合、ジョブフローに含まれる各処理の実行を制御する。
【0062】
配信処理手段205は、配信制御手段204からジョブフロー制御の指示を受けると、この指示に従ってジョブフローを実行し、配信処理を行う。つまり、配信処理手段205は、ジョブフローに含まれる各処理をフロー順に実行し、通信手段202を介して、配信先へ文書データ及び書誌情報を配信する。
【0063】
なお、配信処理手段205が行う各処理は、画像変換処理、出力処理(配信処理)などに分けられる。画像変換処理とは、PDF変換やTIFF変換などの文書データの形式変換を行う処理などのことを言う。出力処理とは、取得した文書データ又は画像変換された文書データを配信先(メール配信サーバや画像管理サーバなど)に配信する処理のことを言う。また、配信処理手段205において、少なくとも出力処理は行われることとする。
【0064】
書誌情報設定手段206は、文書を配信する際に、書誌情報の設定を可能にする。書誌情報としては、例えば、文書名や日付、入力機器名などである。
【0065】
なお、この実施例では、配信先としてファイルサーバ40のフォルダAが設定されているとする。つまり、MFP20(文書配信システムB)からは、スキャンされた文書データ及びこの文書データに関連付けられる書誌情報がファイルサーバ40のフォルダAに配信される。
【0066】
画像読込手段201は、エンジン部19のスキャナにより実現されうる。配信制御手段204、配信処理手段205、書誌情報設定手段206は、例えば制御部11及びワークメモリとしての主記憶部12により実現されうる。通信手段202は、例えば制御部11によりネットワークI/F部16が制御されて実現されうる。記憶手段203は、例えば補助記憶部13により実現されうる。
【0067】
なお、MFP10、20は、ジョブフローに従わなくても、単にスキャンしたデータ等をファイルサーバ40に配信するように設定されていてもよい。
【0068】
・情報処理装置30
図6は、実施例における情報処理装置30の機能の一例を示すブロック図である。図6に示すように、情報処理装置30は、通信手段301、監視手段302、判定手段303、登録手段304を含む。
【0069】
通信手段301は、外部の機器と、機器情報やデータなどの送受信を行う。特に、通信手段301は、ファイルサーバ40のフォルダから文書データや書誌情報などを取得する。
【0070】
監視手段302は、ネットワーク上にある所定のフォルダを監視し、このフォルダに生じた変更を検知する。監視手段302は、例えば、ファイルサーバ40のフォルダAを監視し、このフォルダAに新規データが記憶されたことを検知する。監視手段302は、新規データの記憶を検知した場合、判定手段303にその旨通知する。
【0071】
判定手段303は、フォルダAに記憶された新規データに書誌情報が関連付けられているか否か(書誌情報があるか否か)を判定する。具体的な判定方法は後述する。判定手段303は、判定結果を登録手段304に通知する。
【0072】
登録手段304は、判定手段303から判定結果を取得する。判定結果が、書誌情報があることを示す場合、登録手段304は、文書データ及び書誌情報がフォルダAに記憶されるのを待って、記憶された文書データ及び書誌情報を文書リストに登録する。判定結果が、書誌情報が無いことを示す場合、登録手段304は、文書データがファルダAに記憶されたと判断して、この文書データを文書リストに即座に登録する。書誌情報がない場合は、フォルダAに記憶されたデータは文書データであるからである。
【0073】
これにより、文書管理システムは、ファイルサーバ40の複数のフォルダを監視する必要はなく、また、書誌情報の有無を適切に判定して、効率よく文書データを管理することができる。よって、管理者の管理負担を軽減することができる。
【0074】
<判定方法>
以下、書誌情報の有無を判定する方法について説明する。
【0075】
(1)ファイルで判定
書誌情報を配信する文書配信システムBは、文書データ及び書誌情報をフォルダAに配信するが、これらのデータに先立ち、所定のファイル(以下、フラグファイルという)をフォルダAに配信するようにする。つまり、文書配信システムBからは、まずフラグファイルが配信され、その後、文書データ、書誌情報の順にデータが配信される。
【0076】
一方、文書配信システムAは、文書データのみをフォルダAに配信する。ここで、文書配信システムの判定ロジックを、図7を用いて説明する。
【0077】
図7は、ファイルで判定する場合のフォルダAの一例を示す図である。図7に示すフォルダ50は、フォルダAを示し、ファイル501は、フラグファイルを示し、ファイル502は、文書データを示し、ファイル503は、書誌情報を示す。ファイル510は、文書データを示す。なお、ファイル501−503は、文書配信システムBにより配信され、ファイル510は、文書配信システムAにより配信されるとする。
【0078】
文書配信システムからのフォルダ50への配信を監視するモジュール(監視手段302及び判定手段303)は、フォルダ50に新たなファイルが置かれたかを監視する。新規ファイルが置かれた場合、判定手段303は、フラグファイル501かどうかをファイル名から判断する。判定手段303は、ファイル名がフラグファイル501特有の接頭辞を持っていれば、新規ファイルはフラグファイル501と判定する。
【0079】
この場合、判定手段303は、文書データの配信に続き、書誌情報の配信がなされると判断する。登録手段304は、書誌情報が配信されるまでウェイトし、書誌情報が配信された時点で、文書データ及び書誌情報を関連付けて文書管理システムが管理する文書リストに登録する。
【0080】
判定手段303は、フラグファイル501ではないファイルが配信された場合、書誌情報が配信されないと判定する。登録手段304は、この時点で、文書データを文書リストに登録する。
【0081】
これにより、特定の識別名(例えばファイル名)を有するファイルか否かを判定することで、判定手段303は、書誌情報があるか否かを判定することができる。
【0082】
(2)サブフォルダで判定
文書配信システムBは、文書データ及び書誌情報を配信する場合、配信先のフォルダAにサブフォルダを作成した後に配信するようにする。この場合、文書管理システムは、特定の命名規則からなるサブフォルダを発見した場合、「書誌情報も配信される」と判断し、(1)の場合と同様に処理を行なえばよい。
【0083】
図8は、サブフォルダで判定する場合のフォルダAの一例を示す図である。図8に示す符号は、図7に示すものと同じものには同じ符号を付す。図8に示すフォルダ51は、特定の識別名を有するサブフォルダである。このサブフォルダ51は、文書配信システムBにより作成される。
【0084】
前述したように、サブフォルダ51には、文書データ502及び書誌情報503が記憶される。
【0085】
判定手段303は、特定の識別名を有するサブフォルダが作成された場合、書誌情報があると判定する。登録手段304は、サブフォルダ51に書誌情報が記憶されるのを待って、文書データ及び書誌情報を文書リストに登録する。
【0086】
判定手段303は、サブフォルダ51が作成されずに新規データがフォルダ50に記憶された場合、書誌情報はないと判定する。つまり、新規データは文書データのみであることが分かる。登録手段304は、このフォルダ50に新規に登録された文書データを即座に文書リストに登録する。
【0087】
これにより、特定の識別名(例えばフォルダ名)を有するサブフォルダが作成されたか否かで、判定手段303は、書誌情報があるか否かを判定することができる。
【0088】
(3)アーカイブファイルで判定
文書配信システムBは、文書データ及び書誌情報を配信する場合、文書データ及び書誌情報をアーカイブし、このアーカイブファイルをフォルダAに配信する。この場合、文書管理システムは、特定の命名規則からなるアーカイブファイルを発見した場合、「書誌情報も配信される」と判断し、(1)と同様に処理を行なえばよい。ただし、この場合、登録手段304は、文書データ登録時にアーカイブファイルを展開する必要がある。
【0089】
図9は、アーカイブファイルで判定する場合のフォルダAの一例を示す図である。図9に示す符号は、図7に示すものと同じものには同じ符号を付す。図9に示すファイル601は、アーカイブファイルを示す。このアーカイブファイル601は、文書配信システムBにより作成される。
【0090】
図10は、アーカイブファイルの一例を示す図である。図10に示す符号は、図7及び図9に示すものと同じものには同じ符号を付す。図10に示すように、アーカイブファイル601には、文書データ502、書誌情報503がまとめられる。
【0091】
判定手段303は、フォルダ50に記憶された新規データが特定の識別名を有するアーカイブファイルか否かを判定する。新規データが、特定の識別名を有するアーカイブファイルである場合、判定手段303は、書誌情報があると判定する。登録手段304は、アーカイブファイル601を展開し、文書データ502及び書誌情報503を取得し、文書リストに登録する。
【0092】
判定手段303は、フォルダ50に記憶された新規データが特定の識別名を有するアーカイブファイルでない場合、書誌情報はないと判定する。登録手段304は、このフォルダ50に新規に登録された文書データを即座に文書リストに登録する。
【0093】
これにより、特定の識別名(例えばファイル名)を有するアーカイブファイルか否かで、判定手段303は、書誌情報があるか否かを判定することができる。
【0094】
判定手段303は、(1)〜(3)の少なくとも1つの判定方法を用いて、書誌情報があるか否かを判定すればよい。また、判定手段303は、(1)〜(3)全てを判定し、いずれにも該当しない場合に、書誌情報がないと判定してもよい。
【0095】
上記構成を有することで、書誌情報を配信するシステムと、書誌情報を配信しないシステムの両方を、同一のフォルダで連携できるようになる。本実施例では、配信するフォルダを分けて事前設定する必要もなく、フォルダの管理や設定が容易になる。管理者は、文書管理システムの文書リストを管理するだけでよい。
【0096】
<動作>
次に、実施例における文書管理システムの動作について説明する。
(1)ファイルで判定
図11は、ファイルで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャートである。図11に示すステップS101で、監視手段302は、フォルダAを監視する。フォルダAには、文書データを配信する文書配信システムAから、及び文書データ及び書誌情報を配信する文書配信システムBからデータを配信される。
【0097】
ステップS102で、監視手段302は、監視しているファルダAに新規データ(ファイル)が記憶されたかを検知する。検知されなければ(ステップS102−NO)ステップS101に戻り、検知されれば(ステップS102−YES)ステップS103に進む。
【0098】
ステップS103で、判定手段303は、新規データ(ファイル)は、特定の識別名を有するフラグファイルか否かを判定する。特定の識別名を有するファイルであればフラグファイルであると判定し、書誌情報があると安定する。フラグファイルであれば(ステップS103−YES)ステップS105に進み、フラグファイルでなければ(ステップS103−NO)ステップS104に進む。
【0099】
ステップS104で、登録手段404は、フォルダAに新規に記憶された新規データを即座に文書リストに登録する。この新規データは、文書データのみである。
【0100】
ステップS105で、登録手段304は、書誌情報がフォルダAから検出されたか否かを判定する。書誌情報が検出されれば(ステップS105−YES)ステップS107に進み、書誌情報が検出されなければ(ステップS105−NO)ステップS106に進む。
【0101】
ステップS106で、登録手段304は、所定時間ウェイトし、ステップS105に戻る。
【0102】
ステップS107で、登録手段304は、文書データ及び書誌情報を文書リストに登録する。
【0103】
(2)サブフォルダで判定
図12は、サブフォルダで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャートである。図12に示すステップS201、202、204、205は、図11に示すステップS101、102、104、107とそれぞれ同様であるため、その説明を省略する。
【0104】
ステップS203で、判定手段303は、フォルダAに特定の識別名を有するサブフォルダが作成されたか否かを判定する。サブフォルダが作成されれば(ステップS203−YES)ステップS205に進み、サブフォルダが作成されなければ(ステップS203−NO)ステップS204に進む。以降の処理は、図11に示した通りである。
【0105】
(3)アーカイブフォルダで判定
図13は、アーカイブフォルダで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャートである。図13に示すステップS301、302、304、306は、図11に示すステップS101、102、104、107とそれぞれ同様であるため、その説明を省略する。
【0106】
ステップS203で、判定手段303は、フォルダAに特定の識別名を有するアーカイブファイルが記憶されたか否かを判定する。特定の識別名を有するアーカイブファイルであれば(ステップS303−YES)ステップS305に進み、特定の識別名を有するアーカイブファイルでなければ(ステップS303−NO)ステップS304に進む。
【0107】
ステップS305で、登録手段304は、アーカイブファイルを展開し、文書データ及び書誌情報を取得する。以降の処理は、図11に示した通りである。
【0108】
以上、実施例によれば、文書データだけを配信するシステムと、文書データと書誌情報の両方を配信するシステムが混在した場合に、配信先のフォルダを別々にする必要が無く、管理者の作業を軽減することができる。
【0109】
[変形例]
実施例の情報処理装置30で実行されるプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでCD−ROM、フレキシブルディスク(FD)、CD−R、DVD(Digital Versatile Disk)等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供される。
【0110】
また、実施例の情報処理装置30で実行されるプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、実施例の情報処理装置30で実行されるプログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。
【0111】
また、実施例の情報処理装置30で実行されるプログラムを、ROM等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。
【0112】
実施例の情報処理装置30で実行されるプログラムは、前述した各手段を含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアとしてはCPU(プロセッサ)が補助記憶部からプログラムを読み出して実行することにより上記各手段のうち1又は複数の各手段が主記憶部上にロードされ、1又は複数の各手段が主記憶部上に生成されるようになっている。
【0113】
なお、本発明は、上記実施例そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化することができる。また、上記実施例に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成することができる。例えば、実施例に示される全構成要素からいくつかの構成要素を削除してもよい。
【符号の説明】
【0114】
10、20 MFP
30 情報処理装置
40 ファイルサーバ
101、201 画像読込手段
102、202 通信手段
103、203 記憶手段
104、204 配信制御手段
105、205 配信処理手段
206 書誌情報設定手段
301 通信手段
302 監視手段
303 判定手段
304 登録手段
【先行技術文献】
【特許文献】
【0115】
【特許文献1】特開2008−097586号公報
【特許文献2】特開2008−052710号公報
【特許請求の範囲】
【請求項1】
複数の文書配信システムから配信されるデータを管理する文書管理システムであって、
第1文書配信システムから配信される文書データ、及び第2文書配信システムから配信される文書データ及び書誌情報を記憶するフォルダを監視し、新規データが記憶されたことを検知する監視手段と、
前記監視手段により検知された新規データに書誌情報があるか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により書誌情報がないと判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録し、前記判定手段により書誌情報があると判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録手段と、
を備える文書管理システム。
【請求項2】
前記判定手段は、
前記書誌情報があることを示すファイルが前記フォルダに記憶された場合に、前記書誌情報があると判定する請求項1記載の文書管理システム。
【請求項3】
前記判定手段は、
前記フォルダに特定の識別名を有するサブフォルダが作成された場合に、前記書誌情報があると判定する請求項1記載の文書管理システム。
【請求項4】
前記判定手段は、
前記フォルダに特定の識別名を有するアーカイブファイルが記憶された場合に、前記書誌情報があると判定し、
前記登録手段は、
前記判定手段により書誌情報があると判定された場合、前記アーカイブファイルを展開して文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する請求項1記載の文書管理システム。
【請求項5】
複数の文書配信システムから配信されるデータを管理する文書管理システムにおける文書管理方法であって、
第1文書配信システムから配信される文書データ、及び第2文書配信システムから配信される文書データ及び書誌情報を記憶するフォルダを監視し、前記フォルダに新規データが記憶されたことを検知する監視ステップと、
前記監視ステップにより検知された新規データに書誌情報があるか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにより書誌情報がないと判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録し、前記判定ステップにより書誌情報があると判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録ステップと、
を有する文書管理方法。
【請求項6】
第1文書配信システムから配信される文書データ、及び第2文書配信システムから配信される文書データ及び書誌情報を記憶するフォルダを監視し、前記フォルダに新規データが記憶されたことを検知する監視ステップと、
前記監視ステップにより検知された新規データに書誌情報があるか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにより書誌情報がないと判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録し、前記判定ステップにより書誌情報があると判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録ステップと、
をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
【請求項1】
複数の文書配信システムから配信されるデータを管理する文書管理システムであって、
第1文書配信システムから配信される文書データ、及び第2文書配信システムから配信される文書データ及び書誌情報を記憶するフォルダを監視し、新規データが記憶されたことを検知する監視手段と、
前記監視手段により検知された新規データに書誌情報があるか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により書誌情報がないと判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録し、前記判定手段により書誌情報があると判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録手段と、
を備える文書管理システム。
【請求項2】
前記判定手段は、
前記書誌情報があることを示すファイルが前記フォルダに記憶された場合に、前記書誌情報があると判定する請求項1記載の文書管理システム。
【請求項3】
前記判定手段は、
前記フォルダに特定の識別名を有するサブフォルダが作成された場合に、前記書誌情報があると判定する請求項1記載の文書管理システム。
【請求項4】
前記判定手段は、
前記フォルダに特定の識別名を有するアーカイブファイルが記憶された場合に、前記書誌情報があると判定し、
前記登録手段は、
前記判定手段により書誌情報があると判定された場合、前記アーカイブファイルを展開して文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する請求項1記載の文書管理システム。
【請求項5】
複数の文書配信システムから配信されるデータを管理する文書管理システムにおける文書管理方法であって、
第1文書配信システムから配信される文書データ、及び第2文書配信システムから配信される文書データ及び書誌情報を記憶するフォルダを監視し、前記フォルダに新規データが記憶されたことを検知する監視ステップと、
前記監視ステップにより検知された新規データに書誌情報があるか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにより書誌情報がないと判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録し、前記判定ステップにより書誌情報があると判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録ステップと、
を有する文書管理方法。
【請求項6】
第1文書配信システムから配信される文書データ、及び第2文書配信システムから配信される文書データ及び書誌情報を記憶するフォルダを監視し、前記フォルダに新規データが記憶されたことを検知する監視ステップと、
前記監視ステップにより検知された新規データに書誌情報があるか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにより書誌情報がないと判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録し、前記判定ステップにより書誌情報があると判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録ステップと、
をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【公開番号】特開2012−98792(P2012−98792A)
【公開日】平成24年5月24日(2012.5.24)
【国際特許分類】
【出願番号】特願2010−243791(P2010−243791)
【出願日】平成22年10月29日(2010.10.29)
【出願人】(000006747)株式会社リコー (37,907)
【Fターム(参考)】
【公開日】平成24年5月24日(2012.5.24)
【国際特許分類】
【出願日】平成22年10月29日(2010.10.29)
【出願人】(000006747)株式会社リコー (37,907)
【Fターム(参考)】
[ Back to top ]