文書管理システム及び方法
【課題】文書検索者が検索条件を含むメールを文書管理システムに送信して文書を検索するにあたり、文書検索結果を、当該文書検索者が有するアクセス権に関係なく取得できてしまう。
【解決手段】文書管理システムは文書検索者から受信した文書検索情報に該当する文書をデータベースから検索し、当該検索された文書の作成者に対して、前記文書検索者による該当文書の取得許可を求めるメッセージを送信する。
【解決手段】文書管理システムは文書検索者から受信した文書検索情報に該当する文書をデータベースから検索し、当該検索された文書の作成者に対して、前記文書検索者による該当文書の取得許可を求めるメッセージを送信する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、文書検索者が入力する検索条件に基づいて文書を検索し、その検索結果を文書検索者に提示する文書管理システム、方法、プログラムに関連する。
【背景技術】
【0002】
文書管理システムについては、例えば特許文献1に記載されている。特許文献1においては、文書検索者が検索条件を含むメールを文書管理システムに送信し、文書管理システムは受信した検索条件に該当する文書を一覧にした文書リストを含むメールを文書検索者に返す。さらに、文書検索者は受信した検索結果一覧の中の文書を選択し、選択した文書の文書名をメールに含ませ、再度文書管理システムへ送信する事で、文書を取得する事が出来る。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0003】
【特許文献1】特開2003−58542号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0004】
上述の技術では、文書検索結果として得られる文書がアクセス権に関係なく取得できてしまう。また、文書検索者が指定した文書検索情報によっては、検索結果が膨大な数になり、取得したい文書を特定するのが困難となる。さらに、文書作成者の文書名が文書検索者に知られてしまうため、セキュリティ上好ましくない。
【課題を解決するための手段】
【0005】
上述した課題を解決するために、本発明における文書管理システムは、複数の文書を格納する文書格納装置と通信する文書管理システムであって、文書検索者により指定された文書検索情報を受信する受信手段と、前記受信手段により受信した文書検索情報に該当する文書を、前記文書格納装置に格納された複数の文書の中から検索する検索手段と、前記検索手段で検索された文書の作成者宛てに、前記文書検索者が該文書を取得することについての許可を求めるメッセージを送信する第1送信手段と、前記文書検索者が該文書を取得することが前記文書の作成者によって許可された場合、前記文書検索者宛てに、当該文書を取得するためのメッセージを送信する第2送信手段と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【0006】
本発明によれば、文書検索者によって指定された検索条件に合致する文書の情報を、当該文書検索者が取得してよいかどうかを、当該文書の作成者に確認することができる。
【図面の簡単な説明】
【0007】
【図1】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムの概念図である。
【図2】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムのアプリケーションサーバのハードウェア構成図である。
【図3】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムのソフトウェア構成図である。
【図4】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムの文書検索者106が文書を検索する際に用いる検索画面400の一例である。
【図5】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムにおける、文書検索結果通知手段の流れを示すフローチャートである。
【図6】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムにおける、文書検索結果通知手段の流れを示すフローチャートの概念図である。
【図7】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムのデータベースサーバ105に格納されている文書格納部302と、文書検索インデックス格納部303と、文書属性情報格納部304、文書作成者情報格納部305の詳細を表す図である。
【図8】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムの文書検索結果通知手段を用いての文書取得承認手段のフローチャートである。
【図9】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムの文書検索結果通知手段を用いた文書取得承認手段のUIならびに文書検索者106に送信するメールの一例である。
【図10】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムの文書作成者107が検索対象となるフォルダを設定する一例である。
【図11】本発明の第二実施形態に係る文書検索システムのソフトウェア構成図である。
【図12】本発明の第二実施形態に係る文書検索システムにおける、メールを用いての文書検索結果通知手段の流れを示すフローチャートである。
【図13】本発明の第二実施形態に係る文書検索システムにおける、メールを用いての文書検索結果通知手段の流れを示すフローチャートでの概念図である。
【図14】本発明の第二実施形態に係る文書検索システムにおけるフローチャートである。
【図15】図14のステップ1403、ステップ1406、ステップ1410を詳細にしたフローチャートである。
【図16】本発明の第二実施形態に係る文書検索システムにおける、文書管理システム301がメール1301の本文に記載されている文字列を抽出し、文書検索情報を読み出す例である。
【図17】図13のメール1301の本文に文書検索情報を記載した一例と、図14のステップ1412で文書検索者106に送信されるメールの本文の一例である。
【発明を実施するための形態】
【0008】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
【0009】
発明を実施するための最良の形態を説明するにあたり、用語の定義を行う。
ユーザがPCでブラウザを利用し、ネットワーク経由でアクセスして電子文書を操作するためのUIと機能を備えたシステムを文書管理システムと呼ぶ。
外部からインターネットを介し、http(Hyper Text Transfer Protocol)もしくは、httpsを利用してアクセスする文書管理システムがアプリケーションとして起動しているサーバをアプリケーションサーバと呼ぶ。
アプリケーションサーバと接続し、ユーザがPCからアプリケーションサーバ経由で登録した文書を格納し、PCからアプリケーションサーバ経由で格納されている文書を取得する際、文書を呼び出すサーバをデータベースサーバと呼ぶ。
アプリケーションサーバ、データベースサーバと接続し、文書のサムネイル作成や全文検索用のデータ作成、文書管理システムのユーザ操作履歴レポート作成等を非同期で行うサーバを非同期サーバと呼ぶ。
メールクライアントアプリケーションをメールクライアントと呼ぶ。
【0010】
[第一実施形態]
本発明の第一実施形態を図1から図3に基づき説明する。図1、図2は、本実施形態が前提とする構成手段の説明であり、図3から図10は本発明を具現化する手段の説明である。
【0011】
[システム構成]
図1は、本発明の第一実施形態に係る文書検索システムの構成図である。
文書送信側クライアントPC101は、ネットワーク102を介してアプリケーションサーバ103、及び非同期サーバ104、データベースサーバ105(文書格納装置)と接続されている。
【0012】
文書検索者106がクライアントPC101からインターネット等のネットワーク102を介して、アプリケーションサーバ103内の文書管理システムにログインし、データベースサーバ105に格納されている文書を検索する。文書管理システムは、検索結果数が文書管理システムで設定してある所定の閾値より大きいと文書検索者106に検索結果数を返して再検索を促し、閾値より小さいとsmtp(simple mail transfer protocol)を用いて文書作成者107にメールを送信し、文書の取得許可を求める。
【0013】
本実施形態において、クライアントPC101、108は、それぞれネットワーク上に複数存在してよい。また文書管理システムは文書を操作するための専用のアプリケーションでも良く、或いはWebブラウザ上で動作するWebアプリケーションでも構わない。
【0014】
[ハードウェア構成]
図2は、本発明の実施形態に係る文書検索システムを構成するアプリケーションサーバ103のハードウェア構成図を示している。図2に示されるハードウェア構成図は一般的な情報処理装置のハードウェア構成図に相当するものとし、本実施形態の各サーバには一般的な情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。
【0015】
図2において、CPU200は、ROM202のプログラム用ROMに記憶された、或いはハードディスクドライブ(HDD)207からRAM201にロードされたオペレーティングシステム(以下、「OS」と記す)やアプリケーション等のプログラムを実行する。後述する各フローチャートの処理はこのプログラムの実行により実現できる。RAM201は、CPU200の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ205は、キーボード209からのキー入力を制御する。ディスプレイコントローラ204は、各種ディスプレイ208の表示を制御する。ディスクコントローラ203は、受信した文書を記憶するハードディスクドライブ207におけるデータアクセスを制御する。通信インタフェイス(I/F)206はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。
【0016】
[ソフトウェア構成]
図3は、本発明の実施形態に係る文書検索システムの一例を示すソフトウェア構成図であり、アプリケーションサーバ103、及びデータベースサーバ105内のソフトウェア構成を示している。
【0017】
アクセス受信部3011はクライアントPC101や108(以下クライアントPC)から文書管理システム301へのアクセスリクエストを出した際、そのリクエストを受信する。ログイン画面表示部3012はアクセス受信部3011でクライアントPCからの文書管理システム301へのアクセスリクエストを受信すると、クライアントPCにログイン画面を表示する。ログイン情報受信部3013はクライアントPCから送信されたログイン情報を受信し、文書管理システム301が持つ正しいログイン情報か判断する。ログインエラー画面表示部3014は文書管理システム301がログイン情報受信部3013で受信したログイン情報が誤っていると判断した場合、クライアントPCにログインエラー画面を表示する。Top画面表示部3015は文書管理システム301がログイン情報受信部3013で受信したログイン情報が正しいと判断した場合、クライアントPCに文書管理システム301のTop画面を表示する。文書検索リクエスト受信部3016はクライアントPCから送信された文書検索リクエストを受信する。文書検索画面表示部3017は文書検索リクエスト受信部3016がクライアントPCから送信された文書検索リクエストを受信すると、クライアントPCに文書検索画面を表示する。文書検索情報受信部3018は文書検索画面上でクライアントPCから送信された文書検索情報(文書検索に用いる条件)を受信する。文書検索部3019はデータベースサーバ105の文書格納部302に格納されている文書の中から文書検索情報受信部3018が受信した文書検索情報を用いて文書を検索する。さらに文書検索部3019は文書検索情報受信部3018が受信した文書検索情報からデータベースサーバ105の文書検索インデックス格納部303と文書属性情報格納部304を参照する。
【0018】
文書検索インデックス格納部303は文書に含まれるインデックス情報を格納しており、文書属性情報格納部304は文書作成日時や文書変更日時、文書作成者等の属性情報を格納している。文書作成者情報格納部305は文書作成者のアカウント情報(ユーザIDとパスワード)や、文書管理システム301に登録している各文書作成者のメールアドレスを格納している。文書検索結果送信部306は文書検索部3019が文書検索情報受信部3018で受信した文書検索情報を用いて文書を検索した結果、文書検索情報に該当する文書を文書検索結果部30110に送信する。文書検索結果判定部30111は文書検索結果取得部30110で取得した文書検索結果のうち、該当した文書の数が文書検索結果判定部30111で設定した閾値より大きいかどうかを判定する。文書検索結果表示部30112は文書検索結果判定部30111が文書検索結果で得られた該当文書数が設定した閾値より大きいと判定した場合、クライアントPCに該当文書数と再検索をするよう促すメッセージを表示する。文書検索結果送信部30113は文書検索結果判定部30111が文書検索結果で得られた該当文書数が設定した閾値より小さいと判定した場合、文書検索結果に含まれる文書の作成者にメールを送信する。
図3に示す構成要素は本発明に関連のある部分のみ図示したものであり、文書検索システムの構成要素はもちろんこれだけに限らない。
【0019】
以下、本発明の第一実施形態に係る文書検索システムの各ステップにおける処理について、図4から図9を用いて具体的に説明する。
【0020】
[文書検索結果通知手段]
図4は文書検索者106が文書を検索する際に用いる検索画面400の一例である。
概念検索情報入力欄401は文書の概念検索に用いる情報を入力する欄である。全文検索情報入力欄402は文書に含まれる単語全てを検索するために用いる検索情報を入力する欄である。次に詳細検索において、文書作成日情報入力欄403は文書が作成された日時、もしくは期間を入力する欄である。文書更新日情報入力欄404は文書が更新された日時、もしくは期間を入力する欄である。文書タイプ情報入力欄405は文書のファイル形式(拡張子)を入力する欄である。文書作成者選択欄406はプルダウン形式で文書作成者が表示され、その中から文書作成者を選択する事が出来る。インデックス情報入力欄407は文書に含まれるインデックス情報を入力する欄である。文書検索者106が以上の検索に用いる情報少なくともどの項目か1つ入力し、検索ボタン408をクリックすると、入力した検索情報がクライアントPCから送信される。また、文書検索者が戻るボタン409をクリックすると文書管理システム301はTop画面を表示する
【0021】
図5は第一実施形態の文書検索結果通知処理の流れを示すフローチャートである。この処理は、図2に示すCPU200により実行される。
ステップ501において、文書管理システム301は、文書検索者106がクライアントPC101に表示された文書管理システム301の検索画面400にて設定した文書検索情報を受信したかどうか判断する。ステップ502において、文書管理システム301は、受信した文書検索情報に該当する文書を検索する。文書管理システム301は、ステップ502で該当する文書が存在しなければ、ステップ505で文書検索者106に文書を再検索するよう促すメッセージを含む画面を表示する。ステップ502で該当する文書が存在すれば、ステップ503で該当する文書の数が文書管理システム301で設定した閾値より大きいかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ503で該当する文書の数が該閾値より大きいと判断すると、ステップ505でクライアントPC101に文書を再検索するよう促すメッセージを含む画面を表示する。ステップ503で該当する文書の数が該閾値以下であると判断すると、ステップ504で該当する文書の作成者に対して、文書検索者が該当文書を取得することを許可するかどうか問い合わせるメールを送信する。
【0022】
図6は図5のフローチャートの概念図である。
クライアントPC101から文書検索者106がアプリケーションサーバ103にある文書管理システム301に文書検索を実施する際、文書検索モード601から検索モードを設定する。そして、文書検索者106がクライアントPC101にて文書検索モード601から検索モードと文書検索情報を設定し、文書管理システム301に文書検索情報を送信する。文書管理システム301はクライアントPC101から送信された文書検索情報を受信すると、データベースサーバ105に文書検索指示を送る。データベースサーバ105は文書管理システム301から文書検索指示を受信し、文書検索処理を完了すると、文書検索結果を文書管理システム301に送信する。文書管理システム301はデータベースサーバ105から受信した文書検索結果から該当文書数を読み取り、該当文書数判断処理602を実施する。文書管理システム301は該当文書数判断処理602にて該当文書数が閾値より大きければ、クライアントPC101に文書再検索依頼画面603を表示し、文書検索者106に文書再検索を実施するよう依頼する。尚、文書管理システム301は文書再検索依頼画面603にて、文書検索結果数と文書検索者106が設定した文書検索情報を表示する。文書検索者106はクライアントPC101にて、文書再検索依頼画面603の再検索ボタン6031を押すと再度文書検索を実施できる。また、文書検索者106がクライアントPC101にて、文書再検索依頼画面603の検索終了ボタン6032を押すと文書管理システム301のTop画面に遷移する。文書管理システム301は該当文書数判断処理602にて該当文書数が閾値以下であれば、該当文書の文書作成者107(クライアントPC108)にメール604を送信する。
【0023】
図7はデータベースサーバ105に格納されている文書格納部302と、文書検索インデックス格納部303と、文書属性情報格納部304、文書作成者情報格納部305の詳細を表す図である。文書格納テーブル701は、文書が格納された順番および番号、文書のID、文書名を格納している。文書検索インデックス情報格納テーブル702は、文書に含まれるインデックス情報を格納しており、文書が格納された順番および番号、インデックスのタイプ、インデックスの情報を格納している。文書属性情報格納テーブル703は、文書に含まれる属性情報を格納しており、文書が格納された順番および番号、文書が作成された日付、文書が更新された日付、文書の拡張子、文書作成者の情報を格納している。文書作成者情報格納テーブル704は、文書作成者の名前、アカウント情報(ユーザID,パスワード)、各文書作成者のメールアドレスを格納している。文書管理システム301がデータベースサーバ105に格納されている文書を検索する処理の動きとしては、クライアントPCから受信した検索情報をまず解析する。例えば、受信した検索情報がインデックス情報であり、インデックスのタイプがテキストでインデックス情報が“abcdefg”と指定されている場合、文書管理システム301は文書検索インデックス情報格納テーブル702から該当する文書を特定する。特定した結果、該当する文書が格納された順番および番号は“00004”であり、“00004”に該当する文書を文書格納テーブル701から検索すると、文書名“テキスト”が検索結果として得られる。さらに文書名“テキスト”の文書作成者である“さしすせそ”と、文書作成者のメールアドレスを特定する。また、例えば、受信した検索情報が属性情報である文書のタイプで、“.abc”と指定されている場合、文書管理システム301は文書属性情報格納テーブル703から該当する文書を特定する。特定した結果、該当する文書が格納された順番および番号は“00003”、“00004”であり、“00003”、“00004”に該当する文書を文書格納テーブル701から検索すると、文書名“文書1”と“テキスト”が検索結果として得られる。そして、文書名“文書1”と“テキスト”の文書作成者である“あいうえお”、“さしすせそ”と、各々の文書作成者のメールアドレスを特定する。
【0024】
[文書検索結果通知手段を用いての文書取得承認手段]
図8は文書検索結果通知手段を用いての文書取得承認手段のフローチャートである。この処理は、図2に示すCPU200により実行される。
ステップ801において、文書管理システム301は、文書検索者106が文書検索をし、文書管理システム301から文書作成者107にメールが送信された後、文書作成者107がメールに含まれるURLにアクセスしたかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ801で文書作成者107が該URLへアクセスしたと判断すると、ステップ802で文書取得承認画面を表示する。ステップ803において、文書管理システム301は、文書取得承認画面にて、文書作成者107が検索結果に含まれる文書の中から適切な文書を選択し、文書取得承認をしたかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ803で文書作成者107が文書取得承認をしたと判断すると、ステップ804で文書管理システム301の一時領域に文書作成者107が選択し、文書取得を承認した文書の複製を作成する。ステップ805において、文書管理システム301は文書検索者106に後述するメールを送信する。ステップ806において、文書管理システム301は、文書検索者106が文書管理システム301にログインし、文書取得リクエストを送信したかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ806で文書検索者106からの文書リクエストを受信すると、ステップ807で文書取得処理を開始する。ステップ808において、文書管理システム301は文書検索者106が開始した文書取得処理が完了したかどうかを判断する。文書管理システム301は、ステップ808で文書取得処理が完了したと判断すると、ステップ809でステップ804にて作成した文書の複製を削除する。
【0025】
図9に文書検索結果通知手段を用いた文書取得承認手段のUIならびに文書検索者106に送信するメールの一例を示す。
文書作成者107が受信したメール604の本文に含まれるURLに文書作成者107がアクセスすると、文書管理システム301はログイン画面901を表示する。文書作成者107が自身のユーザアカウントをユーザID入力欄9011、パスワード入力欄9012に入力し、ログインボタン9013をクリックし、文書管理システム301にログインすると、文書管理システム301は文書取得承認画面902を表示する。文書作成者107は文書取得画面902にて、文書検索者106の文書取得を許可するために、取得を許可する文書のチェックボックス9021にチェックを入れ、許可ボタン9022をクリックする。文書管理システム301は文書作成者107が許可ボタン9022をクリックしたと判断すると、文書検索者106にメール903を送信する。また、文書作成者107が文書取得承認画面902にて、キャンセルボタン9023をクリックすると、文書管理システム301はTop画面を表示する。文書検索者106がメール903に含まれるURLへアクセスすると、文書管理システム301はログイン画面901を表示する。文書検索者106がログイン画面901にて、自身のユーザアカウントをユーザID入力欄9011、パスワード入力欄9012に入力し、ログインボタン9013をクリックし、文書管理システム301にログインすると、文書管理システム301は文書取得画面904を表示する。文書検索者106が文書取得画面904でダウンロードボタン9041をクリックすると、文書管理システム301は文書取得処理を実施する。文書管理システム301は文書取得処理を完了すると、Top画面を表示する。また、文書検索者106が文書取得画面904にて、キャンセルボタン9042をクリックすると、文書管理システム301はTop画面を表示する。
【0026】
図10に文書作成者107が検索対象となるフォルダを設定する処理の一例を示す。
例えば、文書作成者107が所有する個人フォルダ1001から1004があり、個人フォルダ1002に文書1005、個人フォルダ1004に文書1006を格納したとする。そして、文書作成者107は個人フォルダ1002、1004を検索対象フォルダとして設定し、個人フォルダ1002を検索可能なユーザは“あいうえお”、個人フォルダ1004を検索可能なユーザは“かきくけこ”と設定したとする。ここで、文書検索者106がユーザ“かきくけこ”であり、文書検索画面400にて文書検索情報(図10では文書作成日403と文書タイプ405)を指定し、検索ボタン408をクリックし、文書検索を実施したとする。
文書管理システム301は文書作成者107の個人フォルダ1002と1004を検索し、文書検索者106が設定した文書検索情報に該当する文書を特定する。図10では文書検索者106が設定した文書検索情報が“200x/xx/yz 〜 200x/0x/1z”(文書作成日)、“.abc”(文書タイプ)であるので、該当する文書は個人フォルダ1004に格納されている文書1006(文書1.abc)である。そして、文書管理システム301は文書を検索した結果、得られた該当文書数が文書管理システム301で設定した閾値以下であれば、文書検索結果に文書1006を含める。
【0027】
[第二実施形態]
本発明の第二実施形態を図11から図17に基づき説明する。
第二実施形態では、文書検索者106がメールクライアントを用いて、文書管理システム301に文書検索情報を送信する。そして、文書管理システム301は、受信した文書検索情報に該当する文書を検索し、検索結果として得られた該当文書数が文書管理システム301で設定した閾値より大きいかどうか判断する。文書管理システム301は検索結果として得られた該当文書数が文書管理システム301で設定した閾値より大きいと判断した場合、文書検索者106に文書の再検索を依頼するメッセージを含むメールを送信し、該当文書数が該閾値以下と判断した場合、検索結果に該当する文書の作成者にメールを送信する。
システム構成、及びハードウェア構成は第一実施形態と同様のため省略する。
【0028】
[ソフトウェア構成]
図11にソフトウェア構成を示す。図3との違いは、文書管理システム301に、メール受信部1101と、文書検索情報読み取り部1102と、文書検索情報送信部1103と、メール送信部1104が追加されている点である。
メール受信部1101は文書検索者がメールクライアントを用いて、メールの本文に文書検索情報を指定し、smtp(Simple Mail Transfer Protocol)を用いて送信したメールを受信する。文書検索情報読み取り部1102はメール受信部1101で受信したメールから文書検索情報をテキストベースで読み取り、文書検索情報送信部1103に読み取った文書検索情報を送信する。文書検索情報送信部1103は文書検索情報読み取り部1102から送信された文書検索情報を文書検索情報受信部3018に送信する。尚、文書検索情報受信部3018から文書検索結果判定部30111までの処理は第一実施形態と同様のため省略する。文書検索結果判定部30111は、検索結果として得られた該当文書数が文書管理システム301で設定した閾値より大きいと判断した場合、メール送信部1104に指示を出す。メール送信部1104は文書検索者106に文書の再検索を依頼するメッセージを含むメールをsmtpを用いて送信する。
【0029】
[メールを用いての文書検索結果通知手段]
図12は第二実施形態のフローチャートである。この処理は、図2に示すCPU200により実行される。
ステップ1201において、文書管理システム301は、文書検索者106から送信されたメールを受信したかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ1201で文書管理システム301がメールを受信したと判断すると、ステップ1202でメールに文書検索情報が含まれているかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ1202でメールに文書検索情報が含まれていないと判断すると、ステップ1205で、文書検索者106に文書の再検索を依頼するメッセージを含むメールを送信する。文書管理システム301は、ステップ1202でメールに文書検索情報が含まれていると判断すると、ステップ1203でメールから文書検索情報を読み取る。そして文書管理システム301は、ステップ1203で読み取った文書検索情報を基にステップ1204で文書を検索する。文書管理システム301は、ステップ502において、ステップ1203で受信したメールから読み取った文書検索情報に該当する文書を検索する。ステップ502で該当する文書が存在しなければ、文書管理システム301は、ステップ1205で文書検索者106に文書の再検索を依頼するメッセージを含むメールを送信する。ステップ502で該当する文書が存在すれば、文書管理システム301は、ステップ503で該当する文書の数が文書管理システム301で設定した閾値より大きいかどうか判断する。ステップ503で該当する文書の数が該閾値より大きいと判断すると、文書管理システム301はステップ1205で、文書検索者106に文書の再検索を依頼するメッセージを含むメールを送信する。ステップ503で該当する文書の数が該閾値以下と判断すると、文書管理システム301はステップ504で、該当する文書の作成者に後述するメールを送信する。
【0030】
図13は図12のフローチャートの概念図である。
文書検索者106はメール1301にて、文書を検索するための文書検索情報を設定する。メール1301では詳細検索情報として、文書作成日“200x_0x_1x”、文書タイプ“.yyy”、検索式orを指定し、文書作成日もしくは文書タイプどちらかに該当する文書を検索する。文書管理システム301は文書検索者106が送信したメールを受信し、メール本文から文書検索情報を読み取る。文書管理システム301は読み取った文書検索情報からデータベースサーバ105に格納されている文書を検索し、データベースサーバ105は文書検索情報に該当する文書を文書管理システム301に送信する。文書管理システム301はデータベースサーバ105から受信した文書検索結果から該当文書数を読み取り、該当文書数判断処理602を実施する。文書管理システム301は該当文書数判断処理602にて該当文書数が閾値より大きければ、文書検索者106に文書再検索実施依頼を含むメール1302を送信する。尚、文書管理システム301はメール1302にて、文書検索結果数と文書検索者106が設定した文書検索情報を表示する。また、文書管理システム301は該当文書数判断処理602にて該当文書数が閾値以下と判断した場合、該当文書の文書作成者107(クライアントPC108)にメール604を送信する。文書作成者107はメール604内のURLにアクセスし、文書管理システム301の文書取得画面902にて文書取得を許可する文書を選択し、許可ボタン9022をクリックする。そして、文書管理システム301は文書検索者106にメール903を送信する。
【0031】
[メール本文に記載の文書検索情報抽出手段]
図14は第二実施形態の文書検索情報抽出処理のフローチャートである。この処理は、図2に示すCPU200により実行される。
ステップ1401において、文書管理システム301は、図13のメール1301の本文に文字列“概念検索”が含まれるかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ1401でメール1301の本文に文字列“概念検索”が含まれていると判断すると、ステップ1402で概念検索のキーワードがメール1301の本文に含まれているかどうか判断する。また、ステップ1401でメール1301の本文に文字列“概念検索”が含まれていないと判断すると、ステップ1404で文字列“全文検索”が含まれているかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ1402で概念検索のキーワードがメール1301の本文に含まれていると判断すると、ステップ1403で文書検索情報として、文書検索モード(概念検索)と概念検索のキーワードを設定する。また、ステップ1402で概念検索のキーワードがメール1301の本文に含まれていないと判断すると、ステップ1404で文字列“全文検索”がメール1301の本文に含まれているかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ1404で文字列“全文検索”がメール1301の本文に含まれていると判断すると、ステップ1405で全文検索のキーワードがメール1301の本文に含まれているかどうか判断する。また、ステップ1404でメール1301の本文に文字列“全文検索”が含まれていないと判断すると、ステップ1407で文字列“詳細検索”が含まれているかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ1405で全文検索のキーワードがメール1301の本文に含まれていると判断すると、ステップ1406で文書検索情報として、文書検索モード(全文検索)と全文検索のキーワードを設定する。また、ステップ1405で概念検索のキーワードがメール1301の本文に含まれていないと判断すると、ステップ1407で文字列“詳細検索”がメール1301の本文に含まれているかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ1407で文字列“詳細検索”がメール1301の本文に含まれていると判断すると、ステップ1409で詳細検索のキーワードがメール1301の本文に含まれているかどうか判断する。また、ステップ1407で文字列“詳細検索”がメール1301の本文に含まれていないと判断すると、ステップ1408で文書検索モードと検索キーワードが1つも設定されていないかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ1408で文書検索モードと検索キーワードが1つも設定されていないと判断すると、ステップ1412で文書検索者106に文書再検索を依頼するメッセージを含むメールを送信する。また、ステップ1408で文書検索モードと検索キーワードが1つでも設定されていると判断すると、ステップ1410で設定された文書検索モードと検索キーワードを文書検索情報として設定する。文書管理システム301は、ステップ1409で詳細検索のキーワードが含まれていると判断すると、ステップ1410で文書検索情報として、文書検索モード(詳細検索)と詳細検索のキーワードを設定する。また、ステップ1409で詳細検索のキーワードが含まれていないと判断すると、ステップ1408で詳細検索以外の文書検索モードと検索キーワードが設定されているかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ1410で文書検索情報として、文書検索モード(詳細検索)と詳細検索のキーワードを設定すると、ステップ1411で設定した文書検索情報を基に文書を検索する。
【0032】
図15は図14のステップ1403、ステップ1406、ステップ1410を詳細にしたフローチャートである。
【0033】
ステップ1501で文書管理システム301は概念検索のキーワードが“「」”で囲まれているかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ1501で概念検索のキーワードが“「」”で囲まれていると判断すると、ステップ1504で“「」”に囲まれている概念検索のキーワードを概念検索の文書検索情報として設定する。また、ステップ1501で概念検索のキーワードが“「」”で囲まれていないと判断すると、ステップ1502で概念検索のキーワードが“<>”で囲まれているかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1502で概念検索のキーワードが“<>”で囲まれていると判断すると、ステップ1504で“<>”に囲まれている概念検索のキーワードを概念検索の文書検索情報として設定する。また、ステップ1502で概念検索のキーワードが“<>”で囲まれていないと判断すると、ステップ1503で概念検索のキーワードが“{}”で囲まれているか判断する。文書管理システム301は、ステップ1503で概念検索のキーワードが“{}”で囲まれていると判断すると、ステップ1504で“{}”に囲まれている概念検索のキーワードを概念検索の文書検索情報として設定する。また、ステップ1503で概念検索のキーワードが“{}”で囲まれていないと判断すると、ステップ1505で全文検索のキーワードが1つ設定されているかどうか判断する。尚、概念検索のキーワードを囲む括弧は“「」”、“<>”、“{}”、以外にも文書管理システム301で判断するよう設定する事も可能である。
【0034】
文書管理システム301はステップ1505で全文検索のキーワードが1つ設定されていると判断すると、ステップ1507で全文検索のキーワードを文書検索情報として設定する。また、文書管理システム301はステップ1505で設定された全文検索のキーワードが1つでないと判断すると、ステップ1506で全文検索のキーワードが空白をはさみ、複数あるかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1506で全文検索のキーワードが空白をはさみ複数あると判断すると、ステップ1508で全文検索の検索式が“()”を用いて設定されているかどうか判断する。また、ステップ1506で全文検索のキーワードが複数無いと判断すると、ステップ1511で詳細検索として文書作成日が文書検索情報として設定されているかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1508で全文検索の検索式が“()”を用いて設定されていると判断すると、ステップ1510で空白部分を分割した結果得られた複数の全文検索のキーワードと、検索式を全文検索の文書検索情報として設定する。また、ステップ1508で全文検索の検索式が“()”を用いて設定されていないと判断すると、ステップ1509で空白部分を分割した結果得られた複数の全文検索のキーワードと、デフォルトで設定されている検索式を全文検索の文書検索情報として設定する。
【0035】
文書管理システム301はステップ1511で詳細検索として文書作成日が文書検索情報として設定されていると判断すると、ステップ1512で文書作成日の記載が正しいかどうか判断する。また、ステップ1511で詳細検索として文書作成日が文書検索情報として設定されていないと判断すると、ステップ1514で詳細検索として文書更新日が文書検索情報として設定されているかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1512で記載された文書作成日が文書管理システム301で設定した記載通り(例えば、200x/xx/xx、200x/xx/xx〜200x/xy/xy)であると判断すると、ステップ1513で記載された文書作成日を文書検索情報として設定する。また、ステップ1512で記載された文書作成日が文書管理システム301で設定した記載通りで無いと判断すると、ステップ1514で詳細検索として文書更新日が文書検索情報として設定されているかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1514で文書更新日が文書検索情報として設定されていると判断すると、ステップ1515で文書更新日の記載が正しいかどうか判断する。また、ステップ1514で文書更新日が文書検索情報として設定されていないと判断すると、ステップ1517で詳細検索として文書タイプが文書検索情報として設定されているかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1515で記載された文書更新日が文書管理システム301で設定した記載通り(例えば、200x/xx/xx、200x/xx/xx〜200x/xy/xy)であると判断すると、ステップ1516で記載された文書更新日を文書検索情報として設定する。また、ステップ1515で記載された文書作成日が文書管理システム301で設定した記載通りで無いと判断すると、ステップ1517で詳細検索として文書タイプが文書検索情報として設定されているかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1517で文書タイプが文書検索情報として設定されていると判断すると、ステップ1518で文書タイプの記載が正しいかどうか判断する。また、ステップ1517で文書タイプが文書検索情報として設定されていないと判断すると、ステップ1520で詳細検索として文書作成者が文書検索情報として設定されているかどうか判断する。
【0036】
文書管理システム301はステップ1518で記載された文書タイプが文書管理システム301で設定した記載通り(例えば、.abc、.abc .def)であると判断すると、ステップ1519で記載された文書タイプを文書検索情報として設定する。また、ステップ1518で記載された文書タイプが文書管理システム301で設定した記載通りで無いと判断すると、ステップ1520で詳細検索として文書作成者が文書検索情報として設定されているかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1520で文書作成者が文書検索情報として設定されていると判断すると、ステップ1521で文書作成者の記載が正しいかどうか判断する。また、ステップ1520で文書作成者が文書検索情報として設定されていないと判断すると、ステップ1523で詳細検索としてインデックス情報が文書検索情報として設定されているかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1521で記載された文書作成者が文書管理システム301で設定した記載通り(例えば、「あいうえお」、「かきくけこ」)であると判断すると、ステップ1522で記載された文書作成者を文書検索情報として設定する。また、ステップ1521で記載された文書タイプが文書管理システム301で設定した記載通りで無いと判断すると、ステップ1523で詳細検索としてインデックス情報が文書検索情報として設定されているかどうか判断する。
【0037】
文書管理システム301はステップ1523でインデックス情報が文書検索情報として設定されていると判断すると、ステップ1525でインデックス情報の記載が正しいかどうか判断する。また、ステップ1523でインデックス情報が文書検索情報として設定されていないと判断すると、ステップ1524で文書検索情報が1つも設定されていないかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1525で記載されたインデックス情報が文書管理システム301で設定した記載通りであると判断すると、ステップ1526で記載されたインデックス情報を文書検索情報として設定する。また、ステップ1525で記載されたインデックス情報が文書管理システム301で設定した記載通りで無いと判断すると、ステップ1524で文書検索情報が1つも設定されていないかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1524で文書検索情報が1つも設定されていないと判断すると、ステップ1528で再検索を依頼するメッセージを含むメールを送信する。また、ステップ1524で文書検索情報が1つ以上設定されていると判断すると、ステップ1527で検索式が記載されているかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1527で検索式が記載されていると判断すると、ステップ1530で検索式の記載が正しいかどうか判断する。また、ステップ1527で検索式が記載されていないと判断すると、ステップ1529で、文書管理システム301でデフォルトに設定してある検索式を文書検索情報として設定する。文書管理システム301はステップ1530で検索式の記載が正しいと判断すると、ステップ1531で記載された検索式を文書検索情報として設定する。また、ステップ1530で検索式の記載が正しくないと判断すると、ステップ1529で、文書管理システム301でデフォルトに設定してある検索式を文書検索情報として設定する。
【0038】
図16は文書管理システム301がメール1301の本文に記載されている文字列を抽出し、文書検索情報を読み出す処理の例である。
文書管理システム301はメール1301に記載されている、概念検索のキーワードとなる文字列1601を抽出し、文字列1602を読み込む。文書管理システム301は文字列1602に含まれる“「」”を除いた文字列1603を概念検索のキーワードとして読み込み、概念検索とキーワード(文字列1603)を文書検索情報として設定する。また、文書管理システム301はメール1301に記載されている、全文検索のキーワードとなる文字列1604を抽出し、文字列1605を読み込む。文書管理システム301は文字列1605内の空白、検索式を表す“()”を読み込み、全文検索のキーワードおよび、キーワードの検索式を読み込む。文書管理システム301は文字列1605をキーワードと検索式を含んだ文字列1606に変換し、文書検索情報として設定する。また、文書管理システム301はメール1301に詳細検索情報として記載された文字列群1607を抽出する。そして、文書管理システム301は文字列群1607の“: ”の左右にある文字列を抽出すると、詳細検索の属性情報を含む文字列群1608と詳細検索の属性情報に対応するキーワードを含む文字列群1609を作成する。さらに、文書管理システム301は文字列群1609のキーワードと、検索式を含む文字列1610に変換し、文書検索情報として設定する。
【0039】
図17は図14のステップ1412で文書検索者106に送信されるメールの本文の一例である。
文書検索者106が文書検索情報をメールの本文に記載し、文書管理システム301へメールを送信する。文書管理システム301は受信したメールの本文に含まれる文書検索情報の記載が文書管理システム301で設定した記載に沿っているかどうか判断する。文書管理システム301は受信したメールの本文に含まれている文書検索情報の記載が誤っていると判断すると、文書検索者106にメール1701を送信する。また、受信したメールの本文に含まれている文書検索情報の記載が正しいと判断すると、文書検索情報を抽出し、抽出した文書検索情報に該当する文書を検索する。文書管理システム301は文書を検索した結果、該当文書数が文書管理システム301で設定した閾値より大きければ、メール1302を文書検索者106に送信する。また、該当文書数が該閾値以下であれば、メール604を文書作成者107に送信する。文書管理システム301は文書作成者107がメール604に記載されているURLにアクセスし、文書取得承認画面902で取得許可をする文書を選択し、許可ボタン9022をクリックすると、文書検索者106にメール903を送信する。そして、文書管理システム301は、文書検索者106がメール903に含まれるURLへアクセスし、文書管理システム301にログインすると、文書取得画面904を表示する。文書管理システム301は文書検索者106が文書取得画面904にあるダウンロードボタン9041をクリックすると、文書取得処理を開始する。
【0040】
(その他の実施例)
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア(プログラム)を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU等)がプログラムを読み出して実行する処理である。
【技術分野】
【0001】
本発明は、文書検索者が入力する検索条件に基づいて文書を検索し、その検索結果を文書検索者に提示する文書管理システム、方法、プログラムに関連する。
【背景技術】
【0002】
文書管理システムについては、例えば特許文献1に記載されている。特許文献1においては、文書検索者が検索条件を含むメールを文書管理システムに送信し、文書管理システムは受信した検索条件に該当する文書を一覧にした文書リストを含むメールを文書検索者に返す。さらに、文書検索者は受信した検索結果一覧の中の文書を選択し、選択した文書の文書名をメールに含ませ、再度文書管理システムへ送信する事で、文書を取得する事が出来る。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0003】
【特許文献1】特開2003−58542号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0004】
上述の技術では、文書検索結果として得られる文書がアクセス権に関係なく取得できてしまう。また、文書検索者が指定した文書検索情報によっては、検索結果が膨大な数になり、取得したい文書を特定するのが困難となる。さらに、文書作成者の文書名が文書検索者に知られてしまうため、セキュリティ上好ましくない。
【課題を解決するための手段】
【0005】
上述した課題を解決するために、本発明における文書管理システムは、複数の文書を格納する文書格納装置と通信する文書管理システムであって、文書検索者により指定された文書検索情報を受信する受信手段と、前記受信手段により受信した文書検索情報に該当する文書を、前記文書格納装置に格納された複数の文書の中から検索する検索手段と、前記検索手段で検索された文書の作成者宛てに、前記文書検索者が該文書を取得することについての許可を求めるメッセージを送信する第1送信手段と、前記文書検索者が該文書を取得することが前記文書の作成者によって許可された場合、前記文書検索者宛てに、当該文書を取得するためのメッセージを送信する第2送信手段と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【0006】
本発明によれば、文書検索者によって指定された検索条件に合致する文書の情報を、当該文書検索者が取得してよいかどうかを、当該文書の作成者に確認することができる。
【図面の簡単な説明】
【0007】
【図1】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムの概念図である。
【図2】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムのアプリケーションサーバのハードウェア構成図である。
【図3】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムのソフトウェア構成図である。
【図4】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムの文書検索者106が文書を検索する際に用いる検索画面400の一例である。
【図5】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムにおける、文書検索結果通知手段の流れを示すフローチャートである。
【図6】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムにおける、文書検索結果通知手段の流れを示すフローチャートの概念図である。
【図7】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムのデータベースサーバ105に格納されている文書格納部302と、文書検索インデックス格納部303と、文書属性情報格納部304、文書作成者情報格納部305の詳細を表す図である。
【図8】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムの文書検索結果通知手段を用いての文書取得承認手段のフローチャートである。
【図9】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムの文書検索結果通知手段を用いた文書取得承認手段のUIならびに文書検索者106に送信するメールの一例である。
【図10】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムの文書作成者107が検索対象となるフォルダを設定する一例である。
【図11】本発明の第二実施形態に係る文書検索システムのソフトウェア構成図である。
【図12】本発明の第二実施形態に係る文書検索システムにおける、メールを用いての文書検索結果通知手段の流れを示すフローチャートである。
【図13】本発明の第二実施形態に係る文書検索システムにおける、メールを用いての文書検索結果通知手段の流れを示すフローチャートでの概念図である。
【図14】本発明の第二実施形態に係る文書検索システムにおけるフローチャートである。
【図15】図14のステップ1403、ステップ1406、ステップ1410を詳細にしたフローチャートである。
【図16】本発明の第二実施形態に係る文書検索システムにおける、文書管理システム301がメール1301の本文に記載されている文字列を抽出し、文書検索情報を読み出す例である。
【図17】図13のメール1301の本文に文書検索情報を記載した一例と、図14のステップ1412で文書検索者106に送信されるメールの本文の一例である。
【発明を実施するための形態】
【0008】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
【0009】
発明を実施するための最良の形態を説明するにあたり、用語の定義を行う。
ユーザがPCでブラウザを利用し、ネットワーク経由でアクセスして電子文書を操作するためのUIと機能を備えたシステムを文書管理システムと呼ぶ。
外部からインターネットを介し、http(Hyper Text Transfer Protocol)もしくは、httpsを利用してアクセスする文書管理システムがアプリケーションとして起動しているサーバをアプリケーションサーバと呼ぶ。
アプリケーションサーバと接続し、ユーザがPCからアプリケーションサーバ経由で登録した文書を格納し、PCからアプリケーションサーバ経由で格納されている文書を取得する際、文書を呼び出すサーバをデータベースサーバと呼ぶ。
アプリケーションサーバ、データベースサーバと接続し、文書のサムネイル作成や全文検索用のデータ作成、文書管理システムのユーザ操作履歴レポート作成等を非同期で行うサーバを非同期サーバと呼ぶ。
メールクライアントアプリケーションをメールクライアントと呼ぶ。
【0010】
[第一実施形態]
本発明の第一実施形態を図1から図3に基づき説明する。図1、図2は、本実施形態が前提とする構成手段の説明であり、図3から図10は本発明を具現化する手段の説明である。
【0011】
[システム構成]
図1は、本発明の第一実施形態に係る文書検索システムの構成図である。
文書送信側クライアントPC101は、ネットワーク102を介してアプリケーションサーバ103、及び非同期サーバ104、データベースサーバ105(文書格納装置)と接続されている。
【0012】
文書検索者106がクライアントPC101からインターネット等のネットワーク102を介して、アプリケーションサーバ103内の文書管理システムにログインし、データベースサーバ105に格納されている文書を検索する。文書管理システムは、検索結果数が文書管理システムで設定してある所定の閾値より大きいと文書検索者106に検索結果数を返して再検索を促し、閾値より小さいとsmtp(simple mail transfer protocol)を用いて文書作成者107にメールを送信し、文書の取得許可を求める。
【0013】
本実施形態において、クライアントPC101、108は、それぞれネットワーク上に複数存在してよい。また文書管理システムは文書を操作するための専用のアプリケーションでも良く、或いはWebブラウザ上で動作するWebアプリケーションでも構わない。
【0014】
[ハードウェア構成]
図2は、本発明の実施形態に係る文書検索システムを構成するアプリケーションサーバ103のハードウェア構成図を示している。図2に示されるハードウェア構成図は一般的な情報処理装置のハードウェア構成図に相当するものとし、本実施形態の各サーバには一般的な情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。
【0015】
図2において、CPU200は、ROM202のプログラム用ROMに記憶された、或いはハードディスクドライブ(HDD)207からRAM201にロードされたオペレーティングシステム(以下、「OS」と記す)やアプリケーション等のプログラムを実行する。後述する各フローチャートの処理はこのプログラムの実行により実現できる。RAM201は、CPU200の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ205は、キーボード209からのキー入力を制御する。ディスプレイコントローラ204は、各種ディスプレイ208の表示を制御する。ディスクコントローラ203は、受信した文書を記憶するハードディスクドライブ207におけるデータアクセスを制御する。通信インタフェイス(I/F)206はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。
【0016】
[ソフトウェア構成]
図3は、本発明の実施形態に係る文書検索システムの一例を示すソフトウェア構成図であり、アプリケーションサーバ103、及びデータベースサーバ105内のソフトウェア構成を示している。
【0017】
アクセス受信部3011はクライアントPC101や108(以下クライアントPC)から文書管理システム301へのアクセスリクエストを出した際、そのリクエストを受信する。ログイン画面表示部3012はアクセス受信部3011でクライアントPCからの文書管理システム301へのアクセスリクエストを受信すると、クライアントPCにログイン画面を表示する。ログイン情報受信部3013はクライアントPCから送信されたログイン情報を受信し、文書管理システム301が持つ正しいログイン情報か判断する。ログインエラー画面表示部3014は文書管理システム301がログイン情報受信部3013で受信したログイン情報が誤っていると判断した場合、クライアントPCにログインエラー画面を表示する。Top画面表示部3015は文書管理システム301がログイン情報受信部3013で受信したログイン情報が正しいと判断した場合、クライアントPCに文書管理システム301のTop画面を表示する。文書検索リクエスト受信部3016はクライアントPCから送信された文書検索リクエストを受信する。文書検索画面表示部3017は文書検索リクエスト受信部3016がクライアントPCから送信された文書検索リクエストを受信すると、クライアントPCに文書検索画面を表示する。文書検索情報受信部3018は文書検索画面上でクライアントPCから送信された文書検索情報(文書検索に用いる条件)を受信する。文書検索部3019はデータベースサーバ105の文書格納部302に格納されている文書の中から文書検索情報受信部3018が受信した文書検索情報を用いて文書を検索する。さらに文書検索部3019は文書検索情報受信部3018が受信した文書検索情報からデータベースサーバ105の文書検索インデックス格納部303と文書属性情報格納部304を参照する。
【0018】
文書検索インデックス格納部303は文書に含まれるインデックス情報を格納しており、文書属性情報格納部304は文書作成日時や文書変更日時、文書作成者等の属性情報を格納している。文書作成者情報格納部305は文書作成者のアカウント情報(ユーザIDとパスワード)や、文書管理システム301に登録している各文書作成者のメールアドレスを格納している。文書検索結果送信部306は文書検索部3019が文書検索情報受信部3018で受信した文書検索情報を用いて文書を検索した結果、文書検索情報に該当する文書を文書検索結果部30110に送信する。文書検索結果判定部30111は文書検索結果取得部30110で取得した文書検索結果のうち、該当した文書の数が文書検索結果判定部30111で設定した閾値より大きいかどうかを判定する。文書検索結果表示部30112は文書検索結果判定部30111が文書検索結果で得られた該当文書数が設定した閾値より大きいと判定した場合、クライアントPCに該当文書数と再検索をするよう促すメッセージを表示する。文書検索結果送信部30113は文書検索結果判定部30111が文書検索結果で得られた該当文書数が設定した閾値より小さいと判定した場合、文書検索結果に含まれる文書の作成者にメールを送信する。
図3に示す構成要素は本発明に関連のある部分のみ図示したものであり、文書検索システムの構成要素はもちろんこれだけに限らない。
【0019】
以下、本発明の第一実施形態に係る文書検索システムの各ステップにおける処理について、図4から図9を用いて具体的に説明する。
【0020】
[文書検索結果通知手段]
図4は文書検索者106が文書を検索する際に用いる検索画面400の一例である。
概念検索情報入力欄401は文書の概念検索に用いる情報を入力する欄である。全文検索情報入力欄402は文書に含まれる単語全てを検索するために用いる検索情報を入力する欄である。次に詳細検索において、文書作成日情報入力欄403は文書が作成された日時、もしくは期間を入力する欄である。文書更新日情報入力欄404は文書が更新された日時、もしくは期間を入力する欄である。文書タイプ情報入力欄405は文書のファイル形式(拡張子)を入力する欄である。文書作成者選択欄406はプルダウン形式で文書作成者が表示され、その中から文書作成者を選択する事が出来る。インデックス情報入力欄407は文書に含まれるインデックス情報を入力する欄である。文書検索者106が以上の検索に用いる情報少なくともどの項目か1つ入力し、検索ボタン408をクリックすると、入力した検索情報がクライアントPCから送信される。また、文書検索者が戻るボタン409をクリックすると文書管理システム301はTop画面を表示する
【0021】
図5は第一実施形態の文書検索結果通知処理の流れを示すフローチャートである。この処理は、図2に示すCPU200により実行される。
ステップ501において、文書管理システム301は、文書検索者106がクライアントPC101に表示された文書管理システム301の検索画面400にて設定した文書検索情報を受信したかどうか判断する。ステップ502において、文書管理システム301は、受信した文書検索情報に該当する文書を検索する。文書管理システム301は、ステップ502で該当する文書が存在しなければ、ステップ505で文書検索者106に文書を再検索するよう促すメッセージを含む画面を表示する。ステップ502で該当する文書が存在すれば、ステップ503で該当する文書の数が文書管理システム301で設定した閾値より大きいかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ503で該当する文書の数が該閾値より大きいと判断すると、ステップ505でクライアントPC101に文書を再検索するよう促すメッセージを含む画面を表示する。ステップ503で該当する文書の数が該閾値以下であると判断すると、ステップ504で該当する文書の作成者に対して、文書検索者が該当文書を取得することを許可するかどうか問い合わせるメールを送信する。
【0022】
図6は図5のフローチャートの概念図である。
クライアントPC101から文書検索者106がアプリケーションサーバ103にある文書管理システム301に文書検索を実施する際、文書検索モード601から検索モードを設定する。そして、文書検索者106がクライアントPC101にて文書検索モード601から検索モードと文書検索情報を設定し、文書管理システム301に文書検索情報を送信する。文書管理システム301はクライアントPC101から送信された文書検索情報を受信すると、データベースサーバ105に文書検索指示を送る。データベースサーバ105は文書管理システム301から文書検索指示を受信し、文書検索処理を完了すると、文書検索結果を文書管理システム301に送信する。文書管理システム301はデータベースサーバ105から受信した文書検索結果から該当文書数を読み取り、該当文書数判断処理602を実施する。文書管理システム301は該当文書数判断処理602にて該当文書数が閾値より大きければ、クライアントPC101に文書再検索依頼画面603を表示し、文書検索者106に文書再検索を実施するよう依頼する。尚、文書管理システム301は文書再検索依頼画面603にて、文書検索結果数と文書検索者106が設定した文書検索情報を表示する。文書検索者106はクライアントPC101にて、文書再検索依頼画面603の再検索ボタン6031を押すと再度文書検索を実施できる。また、文書検索者106がクライアントPC101にて、文書再検索依頼画面603の検索終了ボタン6032を押すと文書管理システム301のTop画面に遷移する。文書管理システム301は該当文書数判断処理602にて該当文書数が閾値以下であれば、該当文書の文書作成者107(クライアントPC108)にメール604を送信する。
【0023】
図7はデータベースサーバ105に格納されている文書格納部302と、文書検索インデックス格納部303と、文書属性情報格納部304、文書作成者情報格納部305の詳細を表す図である。文書格納テーブル701は、文書が格納された順番および番号、文書のID、文書名を格納している。文書検索インデックス情報格納テーブル702は、文書に含まれるインデックス情報を格納しており、文書が格納された順番および番号、インデックスのタイプ、インデックスの情報を格納している。文書属性情報格納テーブル703は、文書に含まれる属性情報を格納しており、文書が格納された順番および番号、文書が作成された日付、文書が更新された日付、文書の拡張子、文書作成者の情報を格納している。文書作成者情報格納テーブル704は、文書作成者の名前、アカウント情報(ユーザID,パスワード)、各文書作成者のメールアドレスを格納している。文書管理システム301がデータベースサーバ105に格納されている文書を検索する処理の動きとしては、クライアントPCから受信した検索情報をまず解析する。例えば、受信した検索情報がインデックス情報であり、インデックスのタイプがテキストでインデックス情報が“abcdefg”と指定されている場合、文書管理システム301は文書検索インデックス情報格納テーブル702から該当する文書を特定する。特定した結果、該当する文書が格納された順番および番号は“00004”であり、“00004”に該当する文書を文書格納テーブル701から検索すると、文書名“テキスト”が検索結果として得られる。さらに文書名“テキスト”の文書作成者である“さしすせそ”と、文書作成者のメールアドレスを特定する。また、例えば、受信した検索情報が属性情報である文書のタイプで、“.abc”と指定されている場合、文書管理システム301は文書属性情報格納テーブル703から該当する文書を特定する。特定した結果、該当する文書が格納された順番および番号は“00003”、“00004”であり、“00003”、“00004”に該当する文書を文書格納テーブル701から検索すると、文書名“文書1”と“テキスト”が検索結果として得られる。そして、文書名“文書1”と“テキスト”の文書作成者である“あいうえお”、“さしすせそ”と、各々の文書作成者のメールアドレスを特定する。
【0024】
[文書検索結果通知手段を用いての文書取得承認手段]
図8は文書検索結果通知手段を用いての文書取得承認手段のフローチャートである。この処理は、図2に示すCPU200により実行される。
ステップ801において、文書管理システム301は、文書検索者106が文書検索をし、文書管理システム301から文書作成者107にメールが送信された後、文書作成者107がメールに含まれるURLにアクセスしたかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ801で文書作成者107が該URLへアクセスしたと判断すると、ステップ802で文書取得承認画面を表示する。ステップ803において、文書管理システム301は、文書取得承認画面にて、文書作成者107が検索結果に含まれる文書の中から適切な文書を選択し、文書取得承認をしたかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ803で文書作成者107が文書取得承認をしたと判断すると、ステップ804で文書管理システム301の一時領域に文書作成者107が選択し、文書取得を承認した文書の複製を作成する。ステップ805において、文書管理システム301は文書検索者106に後述するメールを送信する。ステップ806において、文書管理システム301は、文書検索者106が文書管理システム301にログインし、文書取得リクエストを送信したかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ806で文書検索者106からの文書リクエストを受信すると、ステップ807で文書取得処理を開始する。ステップ808において、文書管理システム301は文書検索者106が開始した文書取得処理が完了したかどうかを判断する。文書管理システム301は、ステップ808で文書取得処理が完了したと判断すると、ステップ809でステップ804にて作成した文書の複製を削除する。
【0025】
図9に文書検索結果通知手段を用いた文書取得承認手段のUIならびに文書検索者106に送信するメールの一例を示す。
文書作成者107が受信したメール604の本文に含まれるURLに文書作成者107がアクセスすると、文書管理システム301はログイン画面901を表示する。文書作成者107が自身のユーザアカウントをユーザID入力欄9011、パスワード入力欄9012に入力し、ログインボタン9013をクリックし、文書管理システム301にログインすると、文書管理システム301は文書取得承認画面902を表示する。文書作成者107は文書取得画面902にて、文書検索者106の文書取得を許可するために、取得を許可する文書のチェックボックス9021にチェックを入れ、許可ボタン9022をクリックする。文書管理システム301は文書作成者107が許可ボタン9022をクリックしたと判断すると、文書検索者106にメール903を送信する。また、文書作成者107が文書取得承認画面902にて、キャンセルボタン9023をクリックすると、文書管理システム301はTop画面を表示する。文書検索者106がメール903に含まれるURLへアクセスすると、文書管理システム301はログイン画面901を表示する。文書検索者106がログイン画面901にて、自身のユーザアカウントをユーザID入力欄9011、パスワード入力欄9012に入力し、ログインボタン9013をクリックし、文書管理システム301にログインすると、文書管理システム301は文書取得画面904を表示する。文書検索者106が文書取得画面904でダウンロードボタン9041をクリックすると、文書管理システム301は文書取得処理を実施する。文書管理システム301は文書取得処理を完了すると、Top画面を表示する。また、文書検索者106が文書取得画面904にて、キャンセルボタン9042をクリックすると、文書管理システム301はTop画面を表示する。
【0026】
図10に文書作成者107が検索対象となるフォルダを設定する処理の一例を示す。
例えば、文書作成者107が所有する個人フォルダ1001から1004があり、個人フォルダ1002に文書1005、個人フォルダ1004に文書1006を格納したとする。そして、文書作成者107は個人フォルダ1002、1004を検索対象フォルダとして設定し、個人フォルダ1002を検索可能なユーザは“あいうえお”、個人フォルダ1004を検索可能なユーザは“かきくけこ”と設定したとする。ここで、文書検索者106がユーザ“かきくけこ”であり、文書検索画面400にて文書検索情報(図10では文書作成日403と文書タイプ405)を指定し、検索ボタン408をクリックし、文書検索を実施したとする。
文書管理システム301は文書作成者107の個人フォルダ1002と1004を検索し、文書検索者106が設定した文書検索情報に該当する文書を特定する。図10では文書検索者106が設定した文書検索情報が“200x/xx/yz 〜 200x/0x/1z”(文書作成日)、“.abc”(文書タイプ)であるので、該当する文書は個人フォルダ1004に格納されている文書1006(文書1.abc)である。そして、文書管理システム301は文書を検索した結果、得られた該当文書数が文書管理システム301で設定した閾値以下であれば、文書検索結果に文書1006を含める。
【0027】
[第二実施形態]
本発明の第二実施形態を図11から図17に基づき説明する。
第二実施形態では、文書検索者106がメールクライアントを用いて、文書管理システム301に文書検索情報を送信する。そして、文書管理システム301は、受信した文書検索情報に該当する文書を検索し、検索結果として得られた該当文書数が文書管理システム301で設定した閾値より大きいかどうか判断する。文書管理システム301は検索結果として得られた該当文書数が文書管理システム301で設定した閾値より大きいと判断した場合、文書検索者106に文書の再検索を依頼するメッセージを含むメールを送信し、該当文書数が該閾値以下と判断した場合、検索結果に該当する文書の作成者にメールを送信する。
システム構成、及びハードウェア構成は第一実施形態と同様のため省略する。
【0028】
[ソフトウェア構成]
図11にソフトウェア構成を示す。図3との違いは、文書管理システム301に、メール受信部1101と、文書検索情報読み取り部1102と、文書検索情報送信部1103と、メール送信部1104が追加されている点である。
メール受信部1101は文書検索者がメールクライアントを用いて、メールの本文に文書検索情報を指定し、smtp(Simple Mail Transfer Protocol)を用いて送信したメールを受信する。文書検索情報読み取り部1102はメール受信部1101で受信したメールから文書検索情報をテキストベースで読み取り、文書検索情報送信部1103に読み取った文書検索情報を送信する。文書検索情報送信部1103は文書検索情報読み取り部1102から送信された文書検索情報を文書検索情報受信部3018に送信する。尚、文書検索情報受信部3018から文書検索結果判定部30111までの処理は第一実施形態と同様のため省略する。文書検索結果判定部30111は、検索結果として得られた該当文書数が文書管理システム301で設定した閾値より大きいと判断した場合、メール送信部1104に指示を出す。メール送信部1104は文書検索者106に文書の再検索を依頼するメッセージを含むメールをsmtpを用いて送信する。
【0029】
[メールを用いての文書検索結果通知手段]
図12は第二実施形態のフローチャートである。この処理は、図2に示すCPU200により実行される。
ステップ1201において、文書管理システム301は、文書検索者106から送信されたメールを受信したかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ1201で文書管理システム301がメールを受信したと判断すると、ステップ1202でメールに文書検索情報が含まれているかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ1202でメールに文書検索情報が含まれていないと判断すると、ステップ1205で、文書検索者106に文書の再検索を依頼するメッセージを含むメールを送信する。文書管理システム301は、ステップ1202でメールに文書検索情報が含まれていると判断すると、ステップ1203でメールから文書検索情報を読み取る。そして文書管理システム301は、ステップ1203で読み取った文書検索情報を基にステップ1204で文書を検索する。文書管理システム301は、ステップ502において、ステップ1203で受信したメールから読み取った文書検索情報に該当する文書を検索する。ステップ502で該当する文書が存在しなければ、文書管理システム301は、ステップ1205で文書検索者106に文書の再検索を依頼するメッセージを含むメールを送信する。ステップ502で該当する文書が存在すれば、文書管理システム301は、ステップ503で該当する文書の数が文書管理システム301で設定した閾値より大きいかどうか判断する。ステップ503で該当する文書の数が該閾値より大きいと判断すると、文書管理システム301はステップ1205で、文書検索者106に文書の再検索を依頼するメッセージを含むメールを送信する。ステップ503で該当する文書の数が該閾値以下と判断すると、文書管理システム301はステップ504で、該当する文書の作成者に後述するメールを送信する。
【0030】
図13は図12のフローチャートの概念図である。
文書検索者106はメール1301にて、文書を検索するための文書検索情報を設定する。メール1301では詳細検索情報として、文書作成日“200x_0x_1x”、文書タイプ“.yyy”、検索式orを指定し、文書作成日もしくは文書タイプどちらかに該当する文書を検索する。文書管理システム301は文書検索者106が送信したメールを受信し、メール本文から文書検索情報を読み取る。文書管理システム301は読み取った文書検索情報からデータベースサーバ105に格納されている文書を検索し、データベースサーバ105は文書検索情報に該当する文書を文書管理システム301に送信する。文書管理システム301はデータベースサーバ105から受信した文書検索結果から該当文書数を読み取り、該当文書数判断処理602を実施する。文書管理システム301は該当文書数判断処理602にて該当文書数が閾値より大きければ、文書検索者106に文書再検索実施依頼を含むメール1302を送信する。尚、文書管理システム301はメール1302にて、文書検索結果数と文書検索者106が設定した文書検索情報を表示する。また、文書管理システム301は該当文書数判断処理602にて該当文書数が閾値以下と判断した場合、該当文書の文書作成者107(クライアントPC108)にメール604を送信する。文書作成者107はメール604内のURLにアクセスし、文書管理システム301の文書取得画面902にて文書取得を許可する文書を選択し、許可ボタン9022をクリックする。そして、文書管理システム301は文書検索者106にメール903を送信する。
【0031】
[メール本文に記載の文書検索情報抽出手段]
図14は第二実施形態の文書検索情報抽出処理のフローチャートである。この処理は、図2に示すCPU200により実行される。
ステップ1401において、文書管理システム301は、図13のメール1301の本文に文字列“概念検索”が含まれるかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ1401でメール1301の本文に文字列“概念検索”が含まれていると判断すると、ステップ1402で概念検索のキーワードがメール1301の本文に含まれているかどうか判断する。また、ステップ1401でメール1301の本文に文字列“概念検索”が含まれていないと判断すると、ステップ1404で文字列“全文検索”が含まれているかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ1402で概念検索のキーワードがメール1301の本文に含まれていると判断すると、ステップ1403で文書検索情報として、文書検索モード(概念検索)と概念検索のキーワードを設定する。また、ステップ1402で概念検索のキーワードがメール1301の本文に含まれていないと判断すると、ステップ1404で文字列“全文検索”がメール1301の本文に含まれているかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ1404で文字列“全文検索”がメール1301の本文に含まれていると判断すると、ステップ1405で全文検索のキーワードがメール1301の本文に含まれているかどうか判断する。また、ステップ1404でメール1301の本文に文字列“全文検索”が含まれていないと判断すると、ステップ1407で文字列“詳細検索”が含まれているかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ1405で全文検索のキーワードがメール1301の本文に含まれていると判断すると、ステップ1406で文書検索情報として、文書検索モード(全文検索)と全文検索のキーワードを設定する。また、ステップ1405で概念検索のキーワードがメール1301の本文に含まれていないと判断すると、ステップ1407で文字列“詳細検索”がメール1301の本文に含まれているかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ1407で文字列“詳細検索”がメール1301の本文に含まれていると判断すると、ステップ1409で詳細検索のキーワードがメール1301の本文に含まれているかどうか判断する。また、ステップ1407で文字列“詳細検索”がメール1301の本文に含まれていないと判断すると、ステップ1408で文書検索モードと検索キーワードが1つも設定されていないかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ1408で文書検索モードと検索キーワードが1つも設定されていないと判断すると、ステップ1412で文書検索者106に文書再検索を依頼するメッセージを含むメールを送信する。また、ステップ1408で文書検索モードと検索キーワードが1つでも設定されていると判断すると、ステップ1410で設定された文書検索モードと検索キーワードを文書検索情報として設定する。文書管理システム301は、ステップ1409で詳細検索のキーワードが含まれていると判断すると、ステップ1410で文書検索情報として、文書検索モード(詳細検索)と詳細検索のキーワードを設定する。また、ステップ1409で詳細検索のキーワードが含まれていないと判断すると、ステップ1408で詳細検索以外の文書検索モードと検索キーワードが設定されているかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ1410で文書検索情報として、文書検索モード(詳細検索)と詳細検索のキーワードを設定すると、ステップ1411で設定した文書検索情報を基に文書を検索する。
【0032】
図15は図14のステップ1403、ステップ1406、ステップ1410を詳細にしたフローチャートである。
【0033】
ステップ1501で文書管理システム301は概念検索のキーワードが“「」”で囲まれているかどうか判断する。文書管理システム301は、ステップ1501で概念検索のキーワードが“「」”で囲まれていると判断すると、ステップ1504で“「」”に囲まれている概念検索のキーワードを概念検索の文書検索情報として設定する。また、ステップ1501で概念検索のキーワードが“「」”で囲まれていないと判断すると、ステップ1502で概念検索のキーワードが“<>”で囲まれているかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1502で概念検索のキーワードが“<>”で囲まれていると判断すると、ステップ1504で“<>”に囲まれている概念検索のキーワードを概念検索の文書検索情報として設定する。また、ステップ1502で概念検索のキーワードが“<>”で囲まれていないと判断すると、ステップ1503で概念検索のキーワードが“{}”で囲まれているか判断する。文書管理システム301は、ステップ1503で概念検索のキーワードが“{}”で囲まれていると判断すると、ステップ1504で“{}”に囲まれている概念検索のキーワードを概念検索の文書検索情報として設定する。また、ステップ1503で概念検索のキーワードが“{}”で囲まれていないと判断すると、ステップ1505で全文検索のキーワードが1つ設定されているかどうか判断する。尚、概念検索のキーワードを囲む括弧は“「」”、“<>”、“{}”、以外にも文書管理システム301で判断するよう設定する事も可能である。
【0034】
文書管理システム301はステップ1505で全文検索のキーワードが1つ設定されていると判断すると、ステップ1507で全文検索のキーワードを文書検索情報として設定する。また、文書管理システム301はステップ1505で設定された全文検索のキーワードが1つでないと判断すると、ステップ1506で全文検索のキーワードが空白をはさみ、複数あるかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1506で全文検索のキーワードが空白をはさみ複数あると判断すると、ステップ1508で全文検索の検索式が“()”を用いて設定されているかどうか判断する。また、ステップ1506で全文検索のキーワードが複数無いと判断すると、ステップ1511で詳細検索として文書作成日が文書検索情報として設定されているかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1508で全文検索の検索式が“()”を用いて設定されていると判断すると、ステップ1510で空白部分を分割した結果得られた複数の全文検索のキーワードと、検索式を全文検索の文書検索情報として設定する。また、ステップ1508で全文検索の検索式が“()”を用いて設定されていないと判断すると、ステップ1509で空白部分を分割した結果得られた複数の全文検索のキーワードと、デフォルトで設定されている検索式を全文検索の文書検索情報として設定する。
【0035】
文書管理システム301はステップ1511で詳細検索として文書作成日が文書検索情報として設定されていると判断すると、ステップ1512で文書作成日の記載が正しいかどうか判断する。また、ステップ1511で詳細検索として文書作成日が文書検索情報として設定されていないと判断すると、ステップ1514で詳細検索として文書更新日が文書検索情報として設定されているかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1512で記載された文書作成日が文書管理システム301で設定した記載通り(例えば、200x/xx/xx、200x/xx/xx〜200x/xy/xy)であると判断すると、ステップ1513で記載された文書作成日を文書検索情報として設定する。また、ステップ1512で記載された文書作成日が文書管理システム301で設定した記載通りで無いと判断すると、ステップ1514で詳細検索として文書更新日が文書検索情報として設定されているかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1514で文書更新日が文書検索情報として設定されていると判断すると、ステップ1515で文書更新日の記載が正しいかどうか判断する。また、ステップ1514で文書更新日が文書検索情報として設定されていないと判断すると、ステップ1517で詳細検索として文書タイプが文書検索情報として設定されているかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1515で記載された文書更新日が文書管理システム301で設定した記載通り(例えば、200x/xx/xx、200x/xx/xx〜200x/xy/xy)であると判断すると、ステップ1516で記載された文書更新日を文書検索情報として設定する。また、ステップ1515で記載された文書作成日が文書管理システム301で設定した記載通りで無いと判断すると、ステップ1517で詳細検索として文書タイプが文書検索情報として設定されているかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1517で文書タイプが文書検索情報として設定されていると判断すると、ステップ1518で文書タイプの記載が正しいかどうか判断する。また、ステップ1517で文書タイプが文書検索情報として設定されていないと判断すると、ステップ1520で詳細検索として文書作成者が文書検索情報として設定されているかどうか判断する。
【0036】
文書管理システム301はステップ1518で記載された文書タイプが文書管理システム301で設定した記載通り(例えば、.abc、.abc .def)であると判断すると、ステップ1519で記載された文書タイプを文書検索情報として設定する。また、ステップ1518で記載された文書タイプが文書管理システム301で設定した記載通りで無いと判断すると、ステップ1520で詳細検索として文書作成者が文書検索情報として設定されているかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1520で文書作成者が文書検索情報として設定されていると判断すると、ステップ1521で文書作成者の記載が正しいかどうか判断する。また、ステップ1520で文書作成者が文書検索情報として設定されていないと判断すると、ステップ1523で詳細検索としてインデックス情報が文書検索情報として設定されているかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1521で記載された文書作成者が文書管理システム301で設定した記載通り(例えば、「あいうえお」、「かきくけこ」)であると判断すると、ステップ1522で記載された文書作成者を文書検索情報として設定する。また、ステップ1521で記載された文書タイプが文書管理システム301で設定した記載通りで無いと判断すると、ステップ1523で詳細検索としてインデックス情報が文書検索情報として設定されているかどうか判断する。
【0037】
文書管理システム301はステップ1523でインデックス情報が文書検索情報として設定されていると判断すると、ステップ1525でインデックス情報の記載が正しいかどうか判断する。また、ステップ1523でインデックス情報が文書検索情報として設定されていないと判断すると、ステップ1524で文書検索情報が1つも設定されていないかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1525で記載されたインデックス情報が文書管理システム301で設定した記載通りであると判断すると、ステップ1526で記載されたインデックス情報を文書検索情報として設定する。また、ステップ1525で記載されたインデックス情報が文書管理システム301で設定した記載通りで無いと判断すると、ステップ1524で文書検索情報が1つも設定されていないかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1524で文書検索情報が1つも設定されていないと判断すると、ステップ1528で再検索を依頼するメッセージを含むメールを送信する。また、ステップ1524で文書検索情報が1つ以上設定されていると判断すると、ステップ1527で検索式が記載されているかどうか判断する。文書管理システム301はステップ1527で検索式が記載されていると判断すると、ステップ1530で検索式の記載が正しいかどうか判断する。また、ステップ1527で検索式が記載されていないと判断すると、ステップ1529で、文書管理システム301でデフォルトに設定してある検索式を文書検索情報として設定する。文書管理システム301はステップ1530で検索式の記載が正しいと判断すると、ステップ1531で記載された検索式を文書検索情報として設定する。また、ステップ1530で検索式の記載が正しくないと判断すると、ステップ1529で、文書管理システム301でデフォルトに設定してある検索式を文書検索情報として設定する。
【0038】
図16は文書管理システム301がメール1301の本文に記載されている文字列を抽出し、文書検索情報を読み出す処理の例である。
文書管理システム301はメール1301に記載されている、概念検索のキーワードとなる文字列1601を抽出し、文字列1602を読み込む。文書管理システム301は文字列1602に含まれる“「」”を除いた文字列1603を概念検索のキーワードとして読み込み、概念検索とキーワード(文字列1603)を文書検索情報として設定する。また、文書管理システム301はメール1301に記載されている、全文検索のキーワードとなる文字列1604を抽出し、文字列1605を読み込む。文書管理システム301は文字列1605内の空白、検索式を表す“()”を読み込み、全文検索のキーワードおよび、キーワードの検索式を読み込む。文書管理システム301は文字列1605をキーワードと検索式を含んだ文字列1606に変換し、文書検索情報として設定する。また、文書管理システム301はメール1301に詳細検索情報として記載された文字列群1607を抽出する。そして、文書管理システム301は文字列群1607の“: ”の左右にある文字列を抽出すると、詳細検索の属性情報を含む文字列群1608と詳細検索の属性情報に対応するキーワードを含む文字列群1609を作成する。さらに、文書管理システム301は文字列群1609のキーワードと、検索式を含む文字列1610に変換し、文書検索情報として設定する。
【0039】
図17は図14のステップ1412で文書検索者106に送信されるメールの本文の一例である。
文書検索者106が文書検索情報をメールの本文に記載し、文書管理システム301へメールを送信する。文書管理システム301は受信したメールの本文に含まれる文書検索情報の記載が文書管理システム301で設定した記載に沿っているかどうか判断する。文書管理システム301は受信したメールの本文に含まれている文書検索情報の記載が誤っていると判断すると、文書検索者106にメール1701を送信する。また、受信したメールの本文に含まれている文書検索情報の記載が正しいと判断すると、文書検索情報を抽出し、抽出した文書検索情報に該当する文書を検索する。文書管理システム301は文書を検索した結果、該当文書数が文書管理システム301で設定した閾値より大きければ、メール1302を文書検索者106に送信する。また、該当文書数が該閾値以下であれば、メール604を文書作成者107に送信する。文書管理システム301は文書作成者107がメール604に記載されているURLにアクセスし、文書取得承認画面902で取得許可をする文書を選択し、許可ボタン9022をクリックすると、文書検索者106にメール903を送信する。そして、文書管理システム301は、文書検索者106がメール903に含まれるURLへアクセスし、文書管理システム301にログインすると、文書取得画面904を表示する。文書管理システム301は文書検索者106が文書取得画面904にあるダウンロードボタン9041をクリックすると、文書取得処理を開始する。
【0040】
(その他の実施例)
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア(プログラム)を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU等)がプログラムを読み出して実行する処理である。
【特許請求の範囲】
【請求項1】
複数の文書を格納する文書格納装置と通信する文書管理システムであって、
文書検索者により指定された文書検索情報を受信する受信手段と、
前記受信手段により受信した文書検索情報に該当する文書を、前記文書格納装置に格納された複数の文書の中から検索する検索手段と、
前記検索手段で検索された文書の作成者宛てに、前記文書検索者が該文書を取得することについての許可を求めるメッセージを送信する第1送信手段と、
前記文書検索者が該文書を取得することが前記文書の作成者によって許可された場合、前記文書検索者宛てに、当該文書を取得するためのメッセージを送信する第2送信手段と、
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項2】
前記検索手段で検索された文書の数が所定の閾値より大きいかどうかを判定する判定手段と、
前記判定手段で前記検索された文書の数が該閾値より大きいと判定された場合、前記文書検索者宛てに、再検索を促すメッセージを送信する第3送信手段と、を更に備え、
前記第1送信手段は、前記判定手段で前記検索された文書の数が該閾値以下であると判定された場合に、前記検索手段で検索された文書の作成者宛てに、前記文書検索者が該文書を取得することについての許可を求めるメッセージを送信することを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。
【請求項3】
前記文書管理システムはアプリケーションサーバにより実行され、前記文書格納装置はデータベースサーバであることを特徴とする請求項1記載の文書管理システム。
【請求項4】
前記第3送信手段は、前記再検索を促すメッセージに、前記検索された文書の数と当該検索に用いた文書検索情報とを含めて送信することを特徴とする請求項2記載の文書管理システム。
【請求項5】
前記第1送信手段は、前記取得の許可を求めるメッセージにURL情報を含めて送信し、
前記URL情報により特定される承認画面には、前記検索された文書の一覧と、当該一覧表示された各文書について取得を許可するかどうかを選択させるためのボタンと、が含まれることを特徴とする請求項1乃至3のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項6】
前記文書管理システムは、前記文書作成者が前記文書の取得を許可した場合、該文書の複製を作成し、該複製を前記文書検索者宛てに送信し、当該送信が完了した場合、該複製を削除することを特徴とする請求項5記載の文書管理システム。
【請求項7】
前記検索手段は、前記文書格納装置に格納されている複数の文書のうち、前記文書作成者により検索対象として設定された文書を、前記検索の対象とすることを特徴とする請求項1記載の文書管理システム。
【請求項8】
前記受信手段は前記文書検索情報を含むメールを受信し、前記第1の送信手段は前記作成者宛てに、前記文書の取得許可を求めるメッセージを含むメールを送信することを特徴とする文書管理システム。
【請求項9】
文書格納装置に格納された複数の文書の管理を行う文書管理方法であって、
受信手段が、文書検索者により指定された文書検索情報を受信する受信ステップと、
検索手段が、前記受信ステップで受信した文書検索情報に該当する文書を、前記文書格納装置に格納された複数の文書の中から検索する検索ステップと、
第1送信手段が、前記検索ステップで検索された文書の作成者宛てに、前記文書検索者が該文書を取得することについての許可を求めるメッセージを送信する第1送信ステップと、
第2送信手段が、前記文書検索者が該文書を取得することが前記文書の作成者によって許可された場合、前記文書検索者宛てに、当該文書を取得するためのメッセージを送信する第2送信ステップと、
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項10】
コンピュータを、請求項1乃至8のいずれかに記載の文書管理システムに記載の各手段として機能させるためのコンピュータプログラム。
【請求項1】
複数の文書を格納する文書格納装置と通信する文書管理システムであって、
文書検索者により指定された文書検索情報を受信する受信手段と、
前記受信手段により受信した文書検索情報に該当する文書を、前記文書格納装置に格納された複数の文書の中から検索する検索手段と、
前記検索手段で検索された文書の作成者宛てに、前記文書検索者が該文書を取得することについての許可を求めるメッセージを送信する第1送信手段と、
前記文書検索者が該文書を取得することが前記文書の作成者によって許可された場合、前記文書検索者宛てに、当該文書を取得するためのメッセージを送信する第2送信手段と、
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項2】
前記検索手段で検索された文書の数が所定の閾値より大きいかどうかを判定する判定手段と、
前記判定手段で前記検索された文書の数が該閾値より大きいと判定された場合、前記文書検索者宛てに、再検索を促すメッセージを送信する第3送信手段と、を更に備え、
前記第1送信手段は、前記判定手段で前記検索された文書の数が該閾値以下であると判定された場合に、前記検索手段で検索された文書の作成者宛てに、前記文書検索者が該文書を取得することについての許可を求めるメッセージを送信することを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。
【請求項3】
前記文書管理システムはアプリケーションサーバにより実行され、前記文書格納装置はデータベースサーバであることを特徴とする請求項1記載の文書管理システム。
【請求項4】
前記第3送信手段は、前記再検索を促すメッセージに、前記検索された文書の数と当該検索に用いた文書検索情報とを含めて送信することを特徴とする請求項2記載の文書管理システム。
【請求項5】
前記第1送信手段は、前記取得の許可を求めるメッセージにURL情報を含めて送信し、
前記URL情報により特定される承認画面には、前記検索された文書の一覧と、当該一覧表示された各文書について取得を許可するかどうかを選択させるためのボタンと、が含まれることを特徴とする請求項1乃至3のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項6】
前記文書管理システムは、前記文書作成者が前記文書の取得を許可した場合、該文書の複製を作成し、該複製を前記文書検索者宛てに送信し、当該送信が完了した場合、該複製を削除することを特徴とする請求項5記載の文書管理システム。
【請求項7】
前記検索手段は、前記文書格納装置に格納されている複数の文書のうち、前記文書作成者により検索対象として設定された文書を、前記検索の対象とすることを特徴とする請求項1記載の文書管理システム。
【請求項8】
前記受信手段は前記文書検索情報を含むメールを受信し、前記第1の送信手段は前記作成者宛てに、前記文書の取得許可を求めるメッセージを含むメールを送信することを特徴とする文書管理システム。
【請求項9】
文書格納装置に格納された複数の文書の管理を行う文書管理方法であって、
受信手段が、文書検索者により指定された文書検索情報を受信する受信ステップと、
検索手段が、前記受信ステップで受信した文書検索情報に該当する文書を、前記文書格納装置に格納された複数の文書の中から検索する検索ステップと、
第1送信手段が、前記検索ステップで検索された文書の作成者宛てに、前記文書検索者が該文書を取得することについての許可を求めるメッセージを送信する第1送信ステップと、
第2送信手段が、前記文書検索者が該文書を取得することが前記文書の作成者によって許可された場合、前記文書検索者宛てに、当該文書を取得するためのメッセージを送信する第2送信ステップと、
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項10】
コンピュータを、請求項1乃至8のいずれかに記載の文書管理システムに記載の各手段として機能させるためのコンピュータプログラム。
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【図15】
【図16】
【図17】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【図15】
【図16】
【図17】
【公開番号】特開2011−203964(P2011−203964A)
【公開日】平成23年10月13日(2011.10.13)
【国際特許分類】
【出願番号】特願2010−70026(P2010−70026)
【出願日】平成22年3月25日(2010.3.25)
【出願人】(000001007)キヤノン株式会社 (59,756)
【Fターム(参考)】
【公開日】平成23年10月13日(2011.10.13)
【国際特許分類】
【出願日】平成22年3月25日(2010.3.25)
【出願人】(000001007)キヤノン株式会社 (59,756)
【Fターム(参考)】
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