文書管理システム
【課題】 地方公共団体の庁内システム間において、一方の庁内システムのセキュリティを確保した上で、その庁内システム間の連携を双方向に確立することを可能とした文書管理システムを提供することである。
【解決手段】 本発明の文書管理システムでは、第２の連携サーバ装置１０において、第１または第２の地方公共団体の庁内システムからの文書データが受信された際に、一意情報付与部１２によって、その文書データに対して一意の情報を割り振っている。また、第１の地方公共団体の庁内システムに設けられた第１の連携サーバ装置３０において、データ取込部３１により、その第２の連携サーバ装置１０内に保持される一意の情報が付与されたデータについての情報を取り込んでいる。
【解決手段】 本発明の文書管理システムでは、第２の連携サーバ装置１０において、第１または第２の地方公共団体の庁内システムからの文書データが受信された際に、一意情報付与部１２によって、その文書データに対して一意の情報を割り振っている。また、第１の地方公共団体の庁内システムに設けられた第１の連携サーバ装置３０において、データ取込部３１により、その第２の連携サーバ装置１０内に保持される一意の情報が付与されたデータについての情報を取り込んでいる。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムに関し、特に、地方公共団体の庁内システム間、例えば、都道府県の庁内システムと、その都道府県のより下位レベルにあたる市町村の庁内システムとの連携に用いられる文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、地方公共団体の庁内システム間、例えば、都道府県の庁内のシステムと、より下位にある市町村のシステムとは互いに独立に存在していて互いに連携がとれていなかった。このような状況を改善すべく、図８に示すように、平成９年１月より、地方公共団体間を相互に専用ネットワークにて接続する総合行政ネットワーク（Local Government Wide Area Network、ＬＧＷＡＮ）の運用が開始され今日に至っている。
【０００３】
例えば、ＬＧＷＡＮの概要を解説している非特許文献１では、その目的の１つに、「各市町村や都道府県におけるネットワーク規模、多様な情報化の進度や方法の違いを吸収」することが述べられている。
【非特許文献１】「総合行政ネットワーク（ＬＧＷＡＮ）の概要」、［online］［２００４年１１月５日検索］、＜URL:http://www.lasdec.nippon-net.ne.jp/lgw/shiryou/L-2_gaiyou_20030529.pdf＞
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、地方公共団体ごとに、例えば都道府県の庁レベルと、その下にある市町村とでは、システム構築に割り当てることができる予算枠も自ずと異なり、したがって、構築可能なシステムの規模も異なる。
【０００５】
図９は、県の庁内システムと市町村の庁内システムとの連携における従来の問題点を説明する図である。図９において、ファイアウォール（ＦＷ）の下に県の庁内システムが設けられている。
【０００６】
県の庁内システムにおいて、文書管理システムが文書管理システム５１の位置に設けられていて、グローバルなアドレスを有する場合は、県の庁内システム外のＬＧＷＡＮ上のグローバルなアドレスを有する業務システム、例えば業務システム６１、６２とも連携が可能、すなわち、相互に接続が可能である。この場合、図１０に示すように、例えば、県の庁内システム外の（個別）業務システム６１からデータ収受の依頼が県の庁内システムの文書管理システム５１になされ、その文書管理システム５１において、受け付けた文書の種別に応じて、対応する文書ＤＢ宛てにその受け付けた文書データが振り分けられて送信され（文書ＤＢに対しデータ収受の依頼がなされ）、その文書ＤＢ側において、例えば書式チェック等の収受処理が行われる。
【０００７】
しかし、県の庁内システムにおいて、文書管理システムが文書管理システム５２の位置に設けられていてグローバルなアドレスを有さない場合には、その文書管理システム５２から、県の庁内システム外のＬＧＷＡＮ上のグローバルなアドレスを有する業務システム、例えば業務システム６１、６２に対して接続可能であるが、業務システム６１、６２から文書管理システム５２に対しては接続不可である。
【０００８】
そして、今日では、文書管理システムについては言うまでもなく、県の庁内システムに、その県とその県のより下位にある市町村とを連携する連携サーバ装置を設ける場合でも、セキュリティを優先する関係からその連携サーバ装置にグローバルなアドレスは持たせないようにしている。このような場合、図１１に示すように、県の庁内システムにおいて文書管理システムと連携サーバ装置とはローカルなアドレスを有していて、県の庁内システム外に設けられた業務個別システムはグローバルなアドレスを有することになるので、県の庁内システムの連携サーバ装置から業務個別システムへのアクセスは可能でも、業務個別システムから県の庁内システムの連携サーバ装置へのアクセスは不可となってしまう。このため、例えば、市町村から予算の申請を行った場合に、その申請についての処理の進捗状況を市町村側の担当者が知りたくても、その進捗状況を取得することができないという問題があった。
【０００９】
本発明の課題は、地方公共団体の庁内システム間において、一方の庁内システムのセキュリティを確保した上で、その庁内システム間の連携を双方向に確立することを可能とした文書管理システムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明の文書管理システムは、第１の地方公共団体の庁内システムから第２の地方公共団体の庁内システムへはアクセスが可能であり、前記第２の地方公共団体の庁内システムから前記第１の地方公共団体の庁内システムへはアクセスを不可であるような地方公共団体の庁内システム間の連携に用いられるとともに、該第１の地方公共団体の庁内システム側に設けられた第１の連携サーバ装置と該第２の地方公共団体の庁内システム側に設けられるか、または、該第２の地方公共団体をはじめとする複数の地方公共団体の庁内システム側に設けられそれら地方公共団体によって共用されるかする第２の連携サーバ装置とを備える文書管理システムにおいて、前記第２の連携サーバ装置は、第１の地方公共団体、第２の地方公共団体、または、第２の地方公共団体を含む複数の地方公共団体からの文書データを保持する手段と、前記保持された文書データを一意に決定するための情報を該文書データに対し付与する一意情報付与手段と、を有し、前記第１の連携サーバ装置は、前記第２の連携サーバ装置内に保持される一意の情報が付与された文書データについての情報を取り込むデータ取込手段と、取り込んだ文書データの種別に基づいて、該取り込んだ文書データを庁内の対応するデータベースに分配するデータ分配手段と、を有する、ことを特徴とする文書管理システムである。
【００１１】
ここで、第１の地方公共団体の庁内システム側に設けられた第１の連携サーバ装置内のデータ取込手段によって第２の連携サーバ装置内に保持（プール）される文書データが取り込まれるようにしたので、第１の地方公共団体の庁内システム側に設けられた第１の連携サーバ装置に対してセキュリティの関係から外部アドレスが割り当てられないような場合でも、第１および第２の地方公共団体間の連携をとることが可能となる。また、一意情報付与手段によって、第１または第２の地方公共団体からの文書データが受信された際に、その文書データに一意の情報を割り振っているので、その一意の情報に基づいて、第１または第２の地方公共団体の間でその文書データを特定することが可能となり、例えば、第２の地方公共団体において、その一意の情報が割り振られた文書データに対する処理の進捗状況を取得することが可能となる。すなわち、第１の地方公共団体の庁内システム側に設けられた第１の連携サーバ装置のセキュリティを確保した上で、上記付与された一意の情報を用いて、第１および第２の地方公共団体の庁内システム間の連携を双方向に確立することが可能となる。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、第１の地方公共団体の庁内システム側に設けられた第１の連携サーバ装置から第２の連携サーバ装置内に保持（プール）される文書データが取り込まれるようにしたので、その第１の連携サーバ装置に対してセキュリティの関係から外部アドレスが割り当てられないような場合でも、第１および第２の地方公共団体の庁内システム間で連携をとることが可能となる。すなわち、第１の地方公共団体の庁内システム側に設けられた第１の連携サーバ装置のセキュリティを確保した上で、上記付与された一意の情報を用いて、第１および第２の地方公共団体の庁内システム間の連携を双方向に確立することが可能となる。
【００１３】
また、本発明によれば、一意情報付与手段によって、第１または第２の地方公共団体からの文書データが受信された際に、その文書データに対し一意の情報を割り振っているので、その一意の情報に基づいて、第１または第２の地方公共団体の間でその文書データを特定することが可能となり、例えば、第２の地方公共団体において、その一意の情報が割り振られた文書データに対する処理の進捗状況を取得することが可能となる。すなわち、第１の地方公共団体の庁内システム側では、その庁内システム内の担当部署において、第２の地方公共団体から受信した文書データ、例えば予算申請データに対する処理の進捗状況が変化する毎に、その文書データに割り振られた一意の情報を用いて、上記第２の連携サーバ装置に第１の連携サーバ装置内の処理状況通知手段を介してその進捗状況を送信し、また、第２の地方公共団体の庁内システム側では、第２の連携サーバ装置にアクセスする。これにより、その一意の情報が割り振られた文書データについての処理の進捗状況を第２の地方公共団体の庁内システム側で取得することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、本発明の実施の形態を、図面を参照しながら詳細に説明する。
図１は、本発明の一実施形態の文書管理システムを示す構成図である。図１の文書管理システムは、第１の地方公共団体の庁内システムと、その第１の地方公共団体より下位レベルにあたる第２の地方公共団体の庁内システム４０との連携に用いられる。
【００１５】
第２の連携サーバ装置１０は、第２の地方公共団体の庁内システム４０をはじめとする複数の地方公共団体の庁内システムによって共同利用される装置である。この第２の連携サーバ装置１０は、上位システムとしての第１の地方公共団体の庁内システムからの通達等の文書データ、該通達等の文書データに対する下位システムとしての第２の地方公共団体の庁内システムからの回答データ、第２の地方公共団体の庁内システムから第１の地方公共団体の庁内システムへの予算等の各種申請データ等を保持する文書プール部１１と、その保持された文書データを一意に決定するための情報をその文書データに対し付与する一意情報付与部１２と、文書データに対して付与された一意の情報を該文書データの送信元に通知する一意情報通知部１３と、を有し、第２の地方公共団体の庁内システム４０をはじめとする複数の地方公共団体の庁内システムと第１の地方公共団体の庁内システムとの間に設けられる。
【００１６】
第１の連携サーバ装置３０は、第２の連携サーバ装置１０内に保持される一意の情報が付与されたデータについての情報を取り込むデータ取込部３１と、その取り込んだデータの種別に応じて、その取り込んだデータを庁内の対応するデータベースに分配するデータ分配部３２と、庁内システムに受け付けられた一意の情報が付与されたデータに対する処理の進捗状況を第２の連携サーバ装置１０に通知する処理状況通知部３３と、を有し、第１の地方公共団体の庁内システム（の内部）に設けられる。
【００１７】
なお、図１では、ファイアウォール（ＦＷ）の下に第１の地方公共団体の庁内システム（転送処理装置２１、文書管理システム２２、第１の連携サーバ装置３０）がある。この第１の地方公共団体の庁内システムにおいては、転送処理装置２１がグローバルなアドレスを有していて、庁内外のデータの転送処理を行っている。第１の連携サーバ装置３０は、庁内システム内のローカルなアドレスしか有さない。
【００１８】
また、第２の連携サーバ装置１０は、第１の地方公共団体の庁内システムと第２の地方公共団体の庁内システム４０をはじめとする複数の地方公共団体の庁内システムとの間に設けられていて、グローバルなアドレスを有する。
【００１９】
図２は、第２の連携サーバ装置１０の文書プール部１１が保持するデータ構造を示す図である。
図２に示すように、それぞれの文書データは、その文書データに対応付けられた項目として、「自治体コード」、「業務システムコード」、「業務システムデータのＩＤ」を含んでいる。ここで、「自治体コード」とは、第２の連携サーバ装置１０が関わる第１または第２の地方公共団体の庁内システムを識別するためのコードである。また、「業務システムコード」とは、上位側の第１の地方公共団体の庁内システムにおいて、受信した文書データを担当部署に分配するときに参照される分配先を識別するための情報である。つまり、上位側の第１の地方公共団体の庁内システムにおいて、文書データを担当部署へ分配するときに用いられるロジックが第２の連携サーバ装置１０内でも用いられている。また、「業務システムデータのＩＤ」とは、第１または第２の地方公共団体側でその文書データに対して割り振ったＩＤであり、例えば、それぞれの地方公共団体において、連番で割り振られる。そして、これら「自治体コード」、「業務システムコード」、「業務システムデータのＩＤ」を組み合わせることで、その文書データに対する一意の情報が構成される。なお、図からは定かでないが、文書プール部１１には、このような一意の情報が文書データと対応付けられて格納されている。
【００２０】
以下、図１の文書管理システムの動作について、図３〜図６を参照して説明する。なお、以下の説明では、第１の地方公共団体を都道府県、例えば、県とし、また、第２の地方公共団体をその県の下にある市町村としている。
【００２１】
図３は、都道府県、例えば県側から市町村側に通達がなされる場合のシステムの動作を説明する図である。図３において、まず、（１）で、その県の庁内のローカルＬＡＮ上の文書管理システム２２内において、通達に相当する文書データが（県側担当者によって）作成されて、同じローカルＬＡＮ上の連携サーバ装置３０に送信される。そして、（２）で、連携サーバ装置３０からＰｒｏｘｙサーバ装置（転送処理装置）２１を介することで、その通達に相当する文書データが、市町村側で共同利用するサーバ装置（市町村側連携サーバ装置）１０宛てに送信される。（市町村側）連携サーバ装置１０は、その通達に相当する文書データを受信すると、その文書データに含まれる配布先の市町村についての情報を参照して、その対応する市町村に送信するか、または、その文書データを、文書プール部１１に一旦保持し、例えば、データ取得要求を行った市町村が、その配布先情報に含まれる場合に、その市町村にその文書データが取得される。この場合、一意情報付与部１２によって、文書データの送信元の庁に対応する自治体コード、および、通達に対応する業務システムコードが生成され、予め庁側で割り振られている業務システムデータのＩＤと組み合わさることで、この文書データに対して一意の情報が付与される。
【００２２】
なお、（市町村側）連携サーバ装置１０の下にある各市町村システムからのデータ取得要求によって、対応する市町村の市町村システム内に文書データが取り込まれた場合や、対応する市町村に文書データが送信された場合は、そのデータ取得要求による文書データの取り込みが行なわれたという情報、または、その市町村側への文書データの送信が行われたという情報は、（市町村側）連携サーバ装置１０内の文書プール部１１に対応する文書データとともに処理結果として保持される。
【００２３】
そして、例えば、タイマによって、所定時間毎に起動される、庁内の連携サーバ装置３０内のデータ取込部３１によって、（市町村側）連携サーバ装置１０内に保持される一意の情報が付与されたデータについての情報（この場合、文書データのそれぞれに割り振られた一意の情報とそれら文書データに対する処理結果）が（３）で庁側に取り込まれる。なお、この場合、文書プール部１１は、庁側からの各種文書データの送信時刻についての情報も保持していて、データ取込部３１は、その送信時刻の情報を利用して文書データの取り込みを、例えば、前回取り込んだ以降の時刻に対して行う。
【００２４】
データ分配部３２は、取り込まれた一意の情報が付与された（文書）データの分配先を、その一意の情報中の「業務システムコード」の値を参照して決定する。このようにして、取り込まれた一意の情報が付与されたデータは、（４）で、データ分配部３２によって、対応する庁内の所定の部署（例えば、文書管理システム２２）のデータベースに分配される。すなわち、連携サーバ装置３０から担当の文書管理システム２２に対して結果通知がなされる。
【００２５】
図４は、都道府県、例えば県側から市町村側になされた通達に対して、市町村側から回答がなされる場合のシステムの動作を説明する図である。図４において、まず、（１）で、市町村システム（不図示）内で、県からの通達に対する回答に相当する文書データ（回答データ）が（市町村側担当者によって）作成される。そして、この作成された文書データに対してその市町村システム側で例えば連番の（業務システムデータの）ＩＤが割り振られる。このＩＤが割り振られた回答データは、その市町村システムから（市町村側）連携サーバ装置１０に送られる。
【００２６】
（市町村側）連携サーバ装置１０では、一意情報付与部１２によって、受信した回答データに対して、一意の情報が付与される。この場合、一意情報付与部１２によって、文書データの送信元の市町村に対応する自治体コード、および、通達への回答に対応する業務システムコードが生成され、予め市町村側で割り振られている業務システムデータのＩＤと組み合わさることで、この文書データに対して一意の情報が付与される。一意の情報が付与された回答データは、文書プール部１１に記憶される。なお、回答データに対して付与された一意の情報は、その回答データの送信元の市町村に、一意情報通知部１３を介して通知される。
【００２７】
庁内の連携サーバ装置３０内のデータ取込部３１は、例えば、タイマによって所定の時間間隔毎に起動されるが、そのデータ取込部３１によって、（市町村側）連携サーバ装置１０内に保持される一意の情報が付与されたデータが（２）で庁内の連携サーバ装置３０に取り込まれる。なお、文書プール部１１は、市町村システム４０からの各種文書データの送信時刻についての情報も保持していて、データ取込部３１は、その送信時刻の情報を利用して文書データの取り込みを、例えば、前回取り込んだ以降の時刻に対して行う。
【００２８】
このように、本実施形態では、庁内に設けられた第２の連携サーバ装置３０から市町村側の第１の連携サーバ装置内に保持（プール）される文書データを取り込むようにしたので、庁内に設けられる第２の連携サーバ装置に対してセキュリティの関係から外部アドレスが割り当てられないような場合でも、市町村側と庁側との連携をとることが可能となる。
【００２９】
再び図４の説明に戻ると、データ分配部３２は、取り込まれた一意の情報が付与された（文書）データの分配先を、その一意の情報中の「業務システムコード」の値を参照して決定する。このようにして、取り込まれた一意の情報が付与された回答データは、（３）で、データ分配部３２によって、庁内の対応する文書管理システム２２宛てに送信される。そして、（４）において、文書管理システム２２側で、その回答データを受け取った後の処理結果が連携サーバ装置３０内の処理状況通知部３３を介して（市町村側）連携サーバ装置３０に通知される。例えば、規定される書式に則った回答データを収受した場合は、その旨が通知され、また、書式エラーがあった場合は、書式エラーを修正した回答データを再送するように促す旨が通知される。
【００３０】
処理状況通知部３３からの通知を受け取った市町村側の第１の連携サーバ装置１０では、その通知内容に基づいて、文書プール部１１に保持される対応する文書データ（回答データ）に対する処理の進捗状況を更新する。この回答データに対する処理の進捗状況については、市町村システム４０側から第１の連携サーバ装置１０に（一意の情報を用いて）データ取得要求を行うことによって、その市町村システム４０内に取り込むことが可能である。
【００３１】
このように、本実施形態においては、文書データ（回答データ）を送信した後も、一意情報付与部１２によって付与された一意の情報を利用することで、その回答データについての処理進捗を市町村側で取得することが可能となる。
【００３２】
図５は、市町村側から都道府県、例えば県側に予算申請がなされる場合のシステムの動作を説明する図である。図５において、まず、（１）で、市町村システム（不図示）内で、県側への（所定の事業に対する）予算申請に相当する文書データ（予算申請データ）が（市町村側担当者によって）作成される。そして、この作成された予算申請データに対してその市町村システム側で例えば連番の（業務システムデータの）ＩＤが割り振られる。このＩＤが割り振られた予算申請データは、その市町村システムから（市町村側）連携サーバ装置１０に送られる。
【００３３】
（市町村側）連携サーバ装置１０では、一意情報付与部１２によって、受信した予算申請データに対して、一意の情報が付与される。この場合、一意情報付与部１２によって、文書（予算申請）データの送信元の市町村に対応する自治体コード、および、予算申請に対応する業務システムコードが生成され、予め市町村側で割り振られている業務システムデータのＩＤと組み合わさることで、この文書データに対して一意の情報が付与される。一意の情報が付与された予算申請データは、文書プール部１１に記憶される。なお、予算申請データに対して付与された一意の情報は、その予算申請データの送信元の市町村に、一意情報通知部１３を介して通知される。
【００３４】
庁内の連携サーバ装置３０内のデータ取込部３１は、例えば、タイマによって所定の時間間隔毎に起動されるが、そのデータ取込部３１によって、（市町村側）連携サーバ装置１０内に保持される一意の情報が付与されたデータが（２）で庁内の連携サーバ装置３０に取り込まれる。なお、文書プール部１１は、市町村システム４０からの各種文書データの送信時刻についての情報も保持していて、データ取込部３１は、その送信時刻の情報を利用して文書データの取り込みを、例えば、前回取り込んだ以降の時刻に対して行う。
【００３５】
データ分配部３２は、取り込まれた一意の情報が付与された（文書）データの分配先を、その一意の情報中の「業務システムコード」の値を参照して決定する。このようにして、取り込まれた一意の情報が付与された予算申請データは、（３）で、データ分配部３２によって、庁内の対応する文書管理システム２２宛てに送信される。そして、（４）において、文書管理システム２２側で、その予算申請データを受け取った後の処理結果が連携サーバ装置３０内の処理状況通知部３３を介して（市町村側）連携サーバ装置３０に逐次通知される。例えば、規定される書式に則った回答データを収受した場合は、その旨が通知され、また、書式エラーがあった場合は、書式エラーを修正した回答データを再送するように促す旨が通知される。さらに、予算申請の処理がどの段階まで進んでいるか（受理された、決済された）等の処理の進捗状況についての情報についても、（市町村側）連携サーバ装置１０に、処理状況通知部３３を介して担当の文書管理システム２２側から逐次報告される。
【００３６】
処理状況通知部３３からの逐次、処理進捗についての報告を受け取っている市町村側の第１の連携サーバ装置１０では、その通知（報告）内容に基づいて、文書プール部１１に保持される対応する文書データ（予算申請データ）に対する処理の進捗状況を更新する。この予算申請データに対する処理の進捗状況については、市町村システム４０側から第１の連携サーバ装置１０に（一意の情報を用いて）データ取得要求を行うことによって、その市町村システム４０内に取り込むことが可能である。
【００３７】
このように、本実施形態においては、文書データ（予算申請データ）を送信した後も、一意情報付与部１２によって付与された一意の情報を利用することで、その予算申請データについての処理進捗（予算申請の処理がどの段階まで進んでいるか）を市町村側で取得することが可能となる。
【００３８】
図６は、図４または図５における装置間でのデータの収受を説明する図である。図６において、データ取込部３１によって、データ収受がなされて、市町村側の連携サーバ装置１０からの収受されたデータが庁内の連携サーバ装置３０に登録される。庁内の連携サーバ装置３０に収受されたデータは、庁内の担当部署（文書管理システム２２）に送られ、そこで、収受処理、例えば、データの書式チェック処理が行われる。また、庁内の担当部署（文書管理システム２２）から庁内の連携サーバ装置３０の処理状況通知部３３を介して、市町村側の連携サーバ装置１０に完了通知（処理の進捗状況も含む）が通知される。
【００３９】
なお、以上の説明では、図４または図５において、一意情報通知部１３は、データの送信元（市町村システム）にそのデータに対して付与された一意の情報を送信していたが、（市町村側）連携サーバ装置１０の構成として、この一意情報通知部１３を有さない構成を採用することもできる。この場合、市町村システム側から定期的に、（市町村側）連携サーバ装置１０に対してデータ取得要求を送付する。
【００４０】
また、図１に示すように、第１の連携サーバ装置３０において、取り込んだデータを、その取り込んだデータに関する処理の進捗状況も含めて保持するデータ記憶部３４をさらに備えるようにしてもよい。
【００４１】
また、以上の説明では、第１の地方公共団体を都道府県、例えば、県とし、第２の地方公共団体をその県の下の市町村としたが、それ以外の構成でもよい。例えば、第１の地方公共団体を国とし、第２の地方公共団体を都道府県または市町村とすることができる。
【００４２】
また、以上の説明では、第２の連携サーバ装置１０は、第２の地方公共団体をはじめとする複数の地方公共団体で共同利用するものとし、第１の地方公共団体の庁内システムと、第２の地方公共団体をはじめとする複数の地方公共団体の庁内システムとの間に設けられるものであったが、例えば、予算が十分にとれるような場合は、図７に示すように、１つの地方公共団体の庁内システム（第２の地方公共団体の庁内システム４０）内に、グローバルなアドレスが割り当てられた第２の連携サーバ装置４１を有するようにしてもよい。この場合、その第２の地方公共団体の庁内システム４０内に設けられた第２の連携サーバ装置４１の一意情報通知部１３は、データに対して付与された一意の情報をその第２の地方公共団体の庁内システム４０内のそのデータの送信元の部署（例えば、個別業務システム４２）宛てに通知する。
【図面の簡単な説明】
【００４３】
【図１】本発明の一実施形態の文書管理システムを示す構成図である。
【図２】第２の連携サーバ装置が保持するデータ構造を示す図である。
【図３】都道府県、例えば県側から市町村側に通達がなされる場合のシステムの動作を説明する図である。
【図４】都道府県、例えば県側から市町村側になされた通達に対して、市町村側から回答がなされる場合のシステムの動作を説明する図である。
【図５】市町村側から都道府県、例えば県側に予算申請がなされる場合のシステムの動作を説明する図である。
【図６】図４または図５における装置間でのデータの収受を説明する図である。
【図７】本実施形態の文書管理システムの変形例を示す図である。
【図８】ＬＧＷＡＮの概要を示す図である。
【図９】県の庁内システムと市町村の庁内システムとの連携における従来の問題点を説明する図（その１）である。
【図１０】従来のシステムにおけるデータの収受を説明する図である。
【図１１】県の庁内システムと市町村の庁内システムとの連携における従来の問題点を説明する図（その２）である。
【符号の説明】
【００４４】
１０、４１ 第２の連携サーバ装置
１１ 文書プール部
１２ 一意情報付与部
１３ 一意情報通知部
２１ 転送処理装置
２２ 文書管理システム
３０ 第１の連携サーバ装置
３１ データ取込部
３２ データ分配部
３３ 処理状況通知部
３４ データ記憶部
４０ 第２の地方公共団体の庁内システム
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムに関し、特に、地方公共団体の庁内システム間、例えば、都道府県の庁内システムと、その都道府県のより下位レベルにあたる市町村の庁内システムとの連携に用いられる文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、地方公共団体の庁内システム間、例えば、都道府県の庁内のシステムと、より下位にある市町村のシステムとは互いに独立に存在していて互いに連携がとれていなかった。このような状況を改善すべく、図８に示すように、平成９年１月より、地方公共団体間を相互に専用ネットワークにて接続する総合行政ネットワーク（Local Government Wide Area Network、ＬＧＷＡＮ）の運用が開始され今日に至っている。
【０００３】
例えば、ＬＧＷＡＮの概要を解説している非特許文献１では、その目的の１つに、「各市町村や都道府県におけるネットワーク規模、多様な情報化の進度や方法の違いを吸収」することが述べられている。
【非特許文献１】「総合行政ネットワーク（ＬＧＷＡＮ）の概要」、［online］［２００４年１１月５日検索］、＜URL:http://www.lasdec.nippon-net.ne.jp/lgw/shiryou/L-2_gaiyou_20030529.pdf＞
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、地方公共団体ごとに、例えば都道府県の庁レベルと、その下にある市町村とでは、システム構築に割り当てることができる予算枠も自ずと異なり、したがって、構築可能なシステムの規模も異なる。
【０００５】
図９は、県の庁内システムと市町村の庁内システムとの連携における従来の問題点を説明する図である。図９において、ファイアウォール（ＦＷ）の下に県の庁内システムが設けられている。
【０００６】
県の庁内システムにおいて、文書管理システムが文書管理システム５１の位置に設けられていて、グローバルなアドレスを有する場合は、県の庁内システム外のＬＧＷＡＮ上のグローバルなアドレスを有する業務システム、例えば業務システム６１、６２とも連携が可能、すなわち、相互に接続が可能である。この場合、図１０に示すように、例えば、県の庁内システム外の（個別）業務システム６１からデータ収受の依頼が県の庁内システムの文書管理システム５１になされ、その文書管理システム５１において、受け付けた文書の種別に応じて、対応する文書ＤＢ宛てにその受け付けた文書データが振り分けられて送信され（文書ＤＢに対しデータ収受の依頼がなされ）、その文書ＤＢ側において、例えば書式チェック等の収受処理が行われる。
【０００７】
しかし、県の庁内システムにおいて、文書管理システムが文書管理システム５２の位置に設けられていてグローバルなアドレスを有さない場合には、その文書管理システム５２から、県の庁内システム外のＬＧＷＡＮ上のグローバルなアドレスを有する業務システム、例えば業務システム６１、６２に対して接続可能であるが、業務システム６１、６２から文書管理システム５２に対しては接続不可である。
【０００８】
そして、今日では、文書管理システムについては言うまでもなく、県の庁内システムに、その県とその県のより下位にある市町村とを連携する連携サーバ装置を設ける場合でも、セキュリティを優先する関係からその連携サーバ装置にグローバルなアドレスは持たせないようにしている。このような場合、図１１に示すように、県の庁内システムにおいて文書管理システムと連携サーバ装置とはローカルなアドレスを有していて、県の庁内システム外に設けられた業務個別システムはグローバルなアドレスを有することになるので、県の庁内システムの連携サーバ装置から業務個別システムへのアクセスは可能でも、業務個別システムから県の庁内システムの連携サーバ装置へのアクセスは不可となってしまう。このため、例えば、市町村から予算の申請を行った場合に、その申請についての処理の進捗状況を市町村側の担当者が知りたくても、その進捗状況を取得することができないという問題があった。
【０００９】
本発明の課題は、地方公共団体の庁内システム間において、一方の庁内システムのセキュリティを確保した上で、その庁内システム間の連携を双方向に確立することを可能とした文書管理システムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明の文書管理システムは、第１の地方公共団体の庁内システムから第２の地方公共団体の庁内システムへはアクセスが可能であり、前記第２の地方公共団体の庁内システムから前記第１の地方公共団体の庁内システムへはアクセスを不可であるような地方公共団体の庁内システム間の連携に用いられるとともに、該第１の地方公共団体の庁内システム側に設けられた第１の連携サーバ装置と該第２の地方公共団体の庁内システム側に設けられるか、または、該第２の地方公共団体をはじめとする複数の地方公共団体の庁内システム側に設けられそれら地方公共団体によって共用されるかする第２の連携サーバ装置とを備える文書管理システムにおいて、前記第２の連携サーバ装置は、第１の地方公共団体、第２の地方公共団体、または、第２の地方公共団体を含む複数の地方公共団体からの文書データを保持する手段と、前記保持された文書データを一意に決定するための情報を該文書データに対し付与する一意情報付与手段と、を有し、前記第１の連携サーバ装置は、前記第２の連携サーバ装置内に保持される一意の情報が付与された文書データについての情報を取り込むデータ取込手段と、取り込んだ文書データの種別に基づいて、該取り込んだ文書データを庁内の対応するデータベースに分配するデータ分配手段と、を有する、ことを特徴とする文書管理システムである。
【００１１】
ここで、第１の地方公共団体の庁内システム側に設けられた第１の連携サーバ装置内のデータ取込手段によって第２の連携サーバ装置内に保持（プール）される文書データが取り込まれるようにしたので、第１の地方公共団体の庁内システム側に設けられた第１の連携サーバ装置に対してセキュリティの関係から外部アドレスが割り当てられないような場合でも、第１および第２の地方公共団体間の連携をとることが可能となる。また、一意情報付与手段によって、第１または第２の地方公共団体からの文書データが受信された際に、その文書データに一意の情報を割り振っているので、その一意の情報に基づいて、第１または第２の地方公共団体の間でその文書データを特定することが可能となり、例えば、第２の地方公共団体において、その一意の情報が割り振られた文書データに対する処理の進捗状況を取得することが可能となる。すなわち、第１の地方公共団体の庁内システム側に設けられた第１の連携サーバ装置のセキュリティを確保した上で、上記付与された一意の情報を用いて、第１および第２の地方公共団体の庁内システム間の連携を双方向に確立することが可能となる。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、第１の地方公共団体の庁内システム側に設けられた第１の連携サーバ装置から第２の連携サーバ装置内に保持（プール）される文書データが取り込まれるようにしたので、その第１の連携サーバ装置に対してセキュリティの関係から外部アドレスが割り当てられないような場合でも、第１および第２の地方公共団体の庁内システム間で連携をとることが可能となる。すなわち、第１の地方公共団体の庁内システム側に設けられた第１の連携サーバ装置のセキュリティを確保した上で、上記付与された一意の情報を用いて、第１および第２の地方公共団体の庁内システム間の連携を双方向に確立することが可能となる。
【００１３】
また、本発明によれば、一意情報付与手段によって、第１または第２の地方公共団体からの文書データが受信された際に、その文書データに対し一意の情報を割り振っているので、その一意の情報に基づいて、第１または第２の地方公共団体の間でその文書データを特定することが可能となり、例えば、第２の地方公共団体において、その一意の情報が割り振られた文書データに対する処理の進捗状況を取得することが可能となる。すなわち、第１の地方公共団体の庁内システム側では、その庁内システム内の担当部署において、第２の地方公共団体から受信した文書データ、例えば予算申請データに対する処理の進捗状況が変化する毎に、その文書データに割り振られた一意の情報を用いて、上記第２の連携サーバ装置に第１の連携サーバ装置内の処理状況通知手段を介してその進捗状況を送信し、また、第２の地方公共団体の庁内システム側では、第２の連携サーバ装置にアクセスする。これにより、その一意の情報が割り振られた文書データについての処理の進捗状況を第２の地方公共団体の庁内システム側で取得することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、本発明の実施の形態を、図面を参照しながら詳細に説明する。
図１は、本発明の一実施形態の文書管理システムを示す構成図である。図１の文書管理システムは、第１の地方公共団体の庁内システムと、その第１の地方公共団体より下位レベルにあたる第２の地方公共団体の庁内システム４０との連携に用いられる。
【００１５】
第２の連携サーバ装置１０は、第２の地方公共団体の庁内システム４０をはじめとする複数の地方公共団体の庁内システムによって共同利用される装置である。この第２の連携サーバ装置１０は、上位システムとしての第１の地方公共団体の庁内システムからの通達等の文書データ、該通達等の文書データに対する下位システムとしての第２の地方公共団体の庁内システムからの回答データ、第２の地方公共団体の庁内システムから第１の地方公共団体の庁内システムへの予算等の各種申請データ等を保持する文書プール部１１と、その保持された文書データを一意に決定するための情報をその文書データに対し付与する一意情報付与部１２と、文書データに対して付与された一意の情報を該文書データの送信元に通知する一意情報通知部１３と、を有し、第２の地方公共団体の庁内システム４０をはじめとする複数の地方公共団体の庁内システムと第１の地方公共団体の庁内システムとの間に設けられる。
【００１６】
第１の連携サーバ装置３０は、第２の連携サーバ装置１０内に保持される一意の情報が付与されたデータについての情報を取り込むデータ取込部３１と、その取り込んだデータの種別に応じて、その取り込んだデータを庁内の対応するデータベースに分配するデータ分配部３２と、庁内システムに受け付けられた一意の情報が付与されたデータに対する処理の進捗状況を第２の連携サーバ装置１０に通知する処理状況通知部３３と、を有し、第１の地方公共団体の庁内システム（の内部）に設けられる。
【００１７】
なお、図１では、ファイアウォール（ＦＷ）の下に第１の地方公共団体の庁内システム（転送処理装置２１、文書管理システム２２、第１の連携サーバ装置３０）がある。この第１の地方公共団体の庁内システムにおいては、転送処理装置２１がグローバルなアドレスを有していて、庁内外のデータの転送処理を行っている。第１の連携サーバ装置３０は、庁内システム内のローカルなアドレスしか有さない。
【００１８】
また、第２の連携サーバ装置１０は、第１の地方公共団体の庁内システムと第２の地方公共団体の庁内システム４０をはじめとする複数の地方公共団体の庁内システムとの間に設けられていて、グローバルなアドレスを有する。
【００１９】
図２は、第２の連携サーバ装置１０の文書プール部１１が保持するデータ構造を示す図である。
図２に示すように、それぞれの文書データは、その文書データに対応付けられた項目として、「自治体コード」、「業務システムコード」、「業務システムデータのＩＤ」を含んでいる。ここで、「自治体コード」とは、第２の連携サーバ装置１０が関わる第１または第２の地方公共団体の庁内システムを識別するためのコードである。また、「業務システムコード」とは、上位側の第１の地方公共団体の庁内システムにおいて、受信した文書データを担当部署に分配するときに参照される分配先を識別するための情報である。つまり、上位側の第１の地方公共団体の庁内システムにおいて、文書データを担当部署へ分配するときに用いられるロジックが第２の連携サーバ装置１０内でも用いられている。また、「業務システムデータのＩＤ」とは、第１または第２の地方公共団体側でその文書データに対して割り振ったＩＤであり、例えば、それぞれの地方公共団体において、連番で割り振られる。そして、これら「自治体コード」、「業務システムコード」、「業務システムデータのＩＤ」を組み合わせることで、その文書データに対する一意の情報が構成される。なお、図からは定かでないが、文書プール部１１には、このような一意の情報が文書データと対応付けられて格納されている。
【００２０】
以下、図１の文書管理システムの動作について、図３〜図６を参照して説明する。なお、以下の説明では、第１の地方公共団体を都道府県、例えば、県とし、また、第２の地方公共団体をその県の下にある市町村としている。
【００２１】
図３は、都道府県、例えば県側から市町村側に通達がなされる場合のシステムの動作を説明する図である。図３において、まず、（１）で、その県の庁内のローカルＬＡＮ上の文書管理システム２２内において、通達に相当する文書データが（県側担当者によって）作成されて、同じローカルＬＡＮ上の連携サーバ装置３０に送信される。そして、（２）で、連携サーバ装置３０からＰｒｏｘｙサーバ装置（転送処理装置）２１を介することで、その通達に相当する文書データが、市町村側で共同利用するサーバ装置（市町村側連携サーバ装置）１０宛てに送信される。（市町村側）連携サーバ装置１０は、その通達に相当する文書データを受信すると、その文書データに含まれる配布先の市町村についての情報を参照して、その対応する市町村に送信するか、または、その文書データを、文書プール部１１に一旦保持し、例えば、データ取得要求を行った市町村が、その配布先情報に含まれる場合に、その市町村にその文書データが取得される。この場合、一意情報付与部１２によって、文書データの送信元の庁に対応する自治体コード、および、通達に対応する業務システムコードが生成され、予め庁側で割り振られている業務システムデータのＩＤと組み合わさることで、この文書データに対して一意の情報が付与される。
【００２２】
なお、（市町村側）連携サーバ装置１０の下にある各市町村システムからのデータ取得要求によって、対応する市町村の市町村システム内に文書データが取り込まれた場合や、対応する市町村に文書データが送信された場合は、そのデータ取得要求による文書データの取り込みが行なわれたという情報、または、その市町村側への文書データの送信が行われたという情報は、（市町村側）連携サーバ装置１０内の文書プール部１１に対応する文書データとともに処理結果として保持される。
【００２３】
そして、例えば、タイマによって、所定時間毎に起動される、庁内の連携サーバ装置３０内のデータ取込部３１によって、（市町村側）連携サーバ装置１０内に保持される一意の情報が付与されたデータについての情報（この場合、文書データのそれぞれに割り振られた一意の情報とそれら文書データに対する処理結果）が（３）で庁側に取り込まれる。なお、この場合、文書プール部１１は、庁側からの各種文書データの送信時刻についての情報も保持していて、データ取込部３１は、その送信時刻の情報を利用して文書データの取り込みを、例えば、前回取り込んだ以降の時刻に対して行う。
【００２４】
データ分配部３２は、取り込まれた一意の情報が付与された（文書）データの分配先を、その一意の情報中の「業務システムコード」の値を参照して決定する。このようにして、取り込まれた一意の情報が付与されたデータは、（４）で、データ分配部３２によって、対応する庁内の所定の部署（例えば、文書管理システム２２）のデータベースに分配される。すなわち、連携サーバ装置３０から担当の文書管理システム２２に対して結果通知がなされる。
【００２５】
図４は、都道府県、例えば県側から市町村側になされた通達に対して、市町村側から回答がなされる場合のシステムの動作を説明する図である。図４において、まず、（１）で、市町村システム（不図示）内で、県からの通達に対する回答に相当する文書データ（回答データ）が（市町村側担当者によって）作成される。そして、この作成された文書データに対してその市町村システム側で例えば連番の（業務システムデータの）ＩＤが割り振られる。このＩＤが割り振られた回答データは、その市町村システムから（市町村側）連携サーバ装置１０に送られる。
【００２６】
（市町村側）連携サーバ装置１０では、一意情報付与部１２によって、受信した回答データに対して、一意の情報が付与される。この場合、一意情報付与部１２によって、文書データの送信元の市町村に対応する自治体コード、および、通達への回答に対応する業務システムコードが生成され、予め市町村側で割り振られている業務システムデータのＩＤと組み合わさることで、この文書データに対して一意の情報が付与される。一意の情報が付与された回答データは、文書プール部１１に記憶される。なお、回答データに対して付与された一意の情報は、その回答データの送信元の市町村に、一意情報通知部１３を介して通知される。
【００２７】
庁内の連携サーバ装置３０内のデータ取込部３１は、例えば、タイマによって所定の時間間隔毎に起動されるが、そのデータ取込部３１によって、（市町村側）連携サーバ装置１０内に保持される一意の情報が付与されたデータが（２）で庁内の連携サーバ装置３０に取り込まれる。なお、文書プール部１１は、市町村システム４０からの各種文書データの送信時刻についての情報も保持していて、データ取込部３１は、その送信時刻の情報を利用して文書データの取り込みを、例えば、前回取り込んだ以降の時刻に対して行う。
【００２８】
このように、本実施形態では、庁内に設けられた第２の連携サーバ装置３０から市町村側の第１の連携サーバ装置内に保持（プール）される文書データを取り込むようにしたので、庁内に設けられる第２の連携サーバ装置に対してセキュリティの関係から外部アドレスが割り当てられないような場合でも、市町村側と庁側との連携をとることが可能となる。
【００２９】
再び図４の説明に戻ると、データ分配部３２は、取り込まれた一意の情報が付与された（文書）データの分配先を、その一意の情報中の「業務システムコード」の値を参照して決定する。このようにして、取り込まれた一意の情報が付与された回答データは、（３）で、データ分配部３２によって、庁内の対応する文書管理システム２２宛てに送信される。そして、（４）において、文書管理システム２２側で、その回答データを受け取った後の処理結果が連携サーバ装置３０内の処理状況通知部３３を介して（市町村側）連携サーバ装置３０に通知される。例えば、規定される書式に則った回答データを収受した場合は、その旨が通知され、また、書式エラーがあった場合は、書式エラーを修正した回答データを再送するように促す旨が通知される。
【００３０】
処理状況通知部３３からの通知を受け取った市町村側の第１の連携サーバ装置１０では、その通知内容に基づいて、文書プール部１１に保持される対応する文書データ（回答データ）に対する処理の進捗状況を更新する。この回答データに対する処理の進捗状況については、市町村システム４０側から第１の連携サーバ装置１０に（一意の情報を用いて）データ取得要求を行うことによって、その市町村システム４０内に取り込むことが可能である。
【００３１】
このように、本実施形態においては、文書データ（回答データ）を送信した後も、一意情報付与部１２によって付与された一意の情報を利用することで、その回答データについての処理進捗を市町村側で取得することが可能となる。
【００３２】
図５は、市町村側から都道府県、例えば県側に予算申請がなされる場合のシステムの動作を説明する図である。図５において、まず、（１）で、市町村システム（不図示）内で、県側への（所定の事業に対する）予算申請に相当する文書データ（予算申請データ）が（市町村側担当者によって）作成される。そして、この作成された予算申請データに対してその市町村システム側で例えば連番の（業務システムデータの）ＩＤが割り振られる。このＩＤが割り振られた予算申請データは、その市町村システムから（市町村側）連携サーバ装置１０に送られる。
【００３３】
（市町村側）連携サーバ装置１０では、一意情報付与部１２によって、受信した予算申請データに対して、一意の情報が付与される。この場合、一意情報付与部１２によって、文書（予算申請）データの送信元の市町村に対応する自治体コード、および、予算申請に対応する業務システムコードが生成され、予め市町村側で割り振られている業務システムデータのＩＤと組み合わさることで、この文書データに対して一意の情報が付与される。一意の情報が付与された予算申請データは、文書プール部１１に記憶される。なお、予算申請データに対して付与された一意の情報は、その予算申請データの送信元の市町村に、一意情報通知部１３を介して通知される。
【００３４】
庁内の連携サーバ装置３０内のデータ取込部３１は、例えば、タイマによって所定の時間間隔毎に起動されるが、そのデータ取込部３１によって、（市町村側）連携サーバ装置１０内に保持される一意の情報が付与されたデータが（２）で庁内の連携サーバ装置３０に取り込まれる。なお、文書プール部１１は、市町村システム４０からの各種文書データの送信時刻についての情報も保持していて、データ取込部３１は、その送信時刻の情報を利用して文書データの取り込みを、例えば、前回取り込んだ以降の時刻に対して行う。
【００３５】
データ分配部３２は、取り込まれた一意の情報が付与された（文書）データの分配先を、その一意の情報中の「業務システムコード」の値を参照して決定する。このようにして、取り込まれた一意の情報が付与された予算申請データは、（３）で、データ分配部３２によって、庁内の対応する文書管理システム２２宛てに送信される。そして、（４）において、文書管理システム２２側で、その予算申請データを受け取った後の処理結果が連携サーバ装置３０内の処理状況通知部３３を介して（市町村側）連携サーバ装置３０に逐次通知される。例えば、規定される書式に則った回答データを収受した場合は、その旨が通知され、また、書式エラーがあった場合は、書式エラーを修正した回答データを再送するように促す旨が通知される。さらに、予算申請の処理がどの段階まで進んでいるか（受理された、決済された）等の処理の進捗状況についての情報についても、（市町村側）連携サーバ装置１０に、処理状況通知部３３を介して担当の文書管理システム２２側から逐次報告される。
【００３６】
処理状況通知部３３からの逐次、処理進捗についての報告を受け取っている市町村側の第１の連携サーバ装置１０では、その通知（報告）内容に基づいて、文書プール部１１に保持される対応する文書データ（予算申請データ）に対する処理の進捗状況を更新する。この予算申請データに対する処理の進捗状況については、市町村システム４０側から第１の連携サーバ装置１０に（一意の情報を用いて）データ取得要求を行うことによって、その市町村システム４０内に取り込むことが可能である。
【００３７】
このように、本実施形態においては、文書データ（予算申請データ）を送信した後も、一意情報付与部１２によって付与された一意の情報を利用することで、その予算申請データについての処理進捗（予算申請の処理がどの段階まで進んでいるか）を市町村側で取得することが可能となる。
【００３８】
図６は、図４または図５における装置間でのデータの収受を説明する図である。図６において、データ取込部３１によって、データ収受がなされて、市町村側の連携サーバ装置１０からの収受されたデータが庁内の連携サーバ装置３０に登録される。庁内の連携サーバ装置３０に収受されたデータは、庁内の担当部署（文書管理システム２２）に送られ、そこで、収受処理、例えば、データの書式チェック処理が行われる。また、庁内の担当部署（文書管理システム２２）から庁内の連携サーバ装置３０の処理状況通知部３３を介して、市町村側の連携サーバ装置１０に完了通知（処理の進捗状況も含む）が通知される。
【００３９】
なお、以上の説明では、図４または図５において、一意情報通知部１３は、データの送信元（市町村システム）にそのデータに対して付与された一意の情報を送信していたが、（市町村側）連携サーバ装置１０の構成として、この一意情報通知部１３を有さない構成を採用することもできる。この場合、市町村システム側から定期的に、（市町村側）連携サーバ装置１０に対してデータ取得要求を送付する。
【００４０】
また、図１に示すように、第１の連携サーバ装置３０において、取り込んだデータを、その取り込んだデータに関する処理の進捗状況も含めて保持するデータ記憶部３４をさらに備えるようにしてもよい。
【００４１】
また、以上の説明では、第１の地方公共団体を都道府県、例えば、県とし、第２の地方公共団体をその県の下の市町村としたが、それ以外の構成でもよい。例えば、第１の地方公共団体を国とし、第２の地方公共団体を都道府県または市町村とすることができる。
【００４２】
また、以上の説明では、第２の連携サーバ装置１０は、第２の地方公共団体をはじめとする複数の地方公共団体で共同利用するものとし、第１の地方公共団体の庁内システムと、第２の地方公共団体をはじめとする複数の地方公共団体の庁内システムとの間に設けられるものであったが、例えば、予算が十分にとれるような場合は、図７に示すように、１つの地方公共団体の庁内システム（第２の地方公共団体の庁内システム４０）内に、グローバルなアドレスが割り当てられた第２の連携サーバ装置４１を有するようにしてもよい。この場合、その第２の地方公共団体の庁内システム４０内に設けられた第２の連携サーバ装置４１の一意情報通知部１３は、データに対して付与された一意の情報をその第２の地方公共団体の庁内システム４０内のそのデータの送信元の部署（例えば、個別業務システム４２）宛てに通知する。
【図面の簡単な説明】
【００４３】
【図１】本発明の一実施形態の文書管理システムを示す構成図である。
【図２】第２の連携サーバ装置が保持するデータ構造を示す図である。
【図３】都道府県、例えば県側から市町村側に通達がなされる場合のシステムの動作を説明する図である。
【図４】都道府県、例えば県側から市町村側になされた通達に対して、市町村側から回答がなされる場合のシステムの動作を説明する図である。
【図５】市町村側から都道府県、例えば県側に予算申請がなされる場合のシステムの動作を説明する図である。
【図６】図４または図５における装置間でのデータの収受を説明する図である。
【図７】本実施形態の文書管理システムの変形例を示す図である。
【図８】ＬＧＷＡＮの概要を示す図である。
【図９】県の庁内システムと市町村の庁内システムとの連携における従来の問題点を説明する図（その１）である。
【図１０】従来のシステムにおけるデータの収受を説明する図である。
【図１１】県の庁内システムと市町村の庁内システムとの連携における従来の問題点を説明する図（その２）である。
【符号の説明】
【００４４】
１０、４１ 第２の連携サーバ装置
１１ 文書プール部
１２ 一意情報付与部
１３ 一意情報通知部
２１ 転送処理装置
２２ 文書管理システム
３０ 第１の連携サーバ装置
３１ データ取込部
３２ データ分配部
３３ 処理状況通知部
３４ データ記憶部
４０ 第２の地方公共団体の庁内システム
【特許請求の範囲】
【請求項１】
第１の地方公共団体の庁内システムから第２の地方公共団体の庁内システムへはアクセスが可能であり、前記第２の地方公共団体の庁内システムから前記第１の地方公共団体の庁内システムへはアクセスを不可であるような地方公共団体の庁内システム間の連携に用いられるとともに、該第１の地方公共団体の庁内システム側に設けられた第１の連携サーバ装置と該第２の地方公共団体の庁内システム側に設けられるか、または、該第２の地方公共団体をはじめとする複数の地方公共団体の庁内システム側に設けられそれら地方公共団体によって共用されるかする第２の連携サーバ装置とを備える文書管理システムにおいて、
前記第２の連携サーバ装置は、第１の地方公共団体、第２の地方公共団体、または、第２の地方公共団体を含む複数の地方公共団体からの文書データを保持する手段と、前記保持された文書データを一意に決定するための情報を該文書データに対し付与する一意情報付与手段と、を有し、
前記第１の連携サーバ装置は、前記第２の連携サーバ装置内に保持される一意の情報が付与された文書データについての情報を取り込むデータ取込手段と、取り込んだ文書データの種別に基づいて、該取り込んだ文書データを庁内の対応するデータベースに分配するデータ分配手段と、を有する、ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記データ取込手段は、定周期またはオン・デマンドで起動されることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記第１の地方公共団体の庁内システム側に設けられた第１の連携サーバ装置は、前記庁内システムに受け付けられた前記一意の情報が付与された文書データに対する処理の進捗状況を前記第２の連携サーバ装置に通知する処理状況通知手段、をさらに備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記第２の連携サーバ装置は、前記文書データに対して付与された一意の情報を該文書データの送信元に通知する一意情報通知手段、をさらに備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項１】
第１の地方公共団体の庁内システムから第２の地方公共団体の庁内システムへはアクセスが可能であり、前記第２の地方公共団体の庁内システムから前記第１の地方公共団体の庁内システムへはアクセスを不可であるような地方公共団体の庁内システム間の連携に用いられるとともに、該第１の地方公共団体の庁内システム側に設けられた第１の連携サーバ装置と該第２の地方公共団体の庁内システム側に設けられるか、または、該第２の地方公共団体をはじめとする複数の地方公共団体の庁内システム側に設けられそれら地方公共団体によって共用されるかする第２の連携サーバ装置とを備える文書管理システムにおいて、
前記第２の連携サーバ装置は、第１の地方公共団体、第２の地方公共団体、または、第２の地方公共団体を含む複数の地方公共団体からの文書データを保持する手段と、前記保持された文書データを一意に決定するための情報を該文書データに対し付与する一意情報付与手段と、を有し、
前記第１の連携サーバ装置は、前記第２の連携サーバ装置内に保持される一意の情報が付与された文書データについての情報を取り込むデータ取込手段と、取り込んだ文書データの種別に基づいて、該取り込んだ文書データを庁内の対応するデータベースに分配するデータ分配手段と、を有する、ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記データ取込手段は、定周期またはオン・デマンドで起動されることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記第１の地方公共団体の庁内システム側に設けられた第１の連携サーバ装置は、前記庁内システムに受け付けられた前記一意の情報が付与された文書データに対する処理の進捗状況を前記第２の連携サーバ装置に通知する処理状況通知手段、をさらに備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記第２の連携サーバ装置は、前記文書データに対して付与された一意の情報を該文書データの送信元に通知する一意情報通知手段、をさらに備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【公開番号】特開２００６−２０１８８９（Ｐ２００６−２０１８８９Ａ）
【公開日】平成１８年８月３日（２００６．８．３）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００５−１０９６０（Ｐ２００５−１０９６０）
【出願日】平成１７年１月１８日（２００５．１．１８）
【出願人】（０００２３７１５６）株式会社エフ・エフ・シー (100)
【出願人】（５９１０８３２４４）富士電機システムズ株式会社 (1,717)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成１８年８月３日（２００６．８．３）
【国際特許分類】
【出願日】平成１７年１月１８日（２００５．１．１８）
【出願人】（０００２３７１５６）株式会社エフ・エフ・シー (100)
【出願人】（５９１０８３２４４）富士電機システムズ株式会社 (1,717)
【Ｆターム（参考）】
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