特定ユーザ用にカスタマイズされたユーザインタフェースを提供するよう構成される文書管理システム、装置及び方法
【課題】利用が困難でなく時間のかからない改良された文書管理システムを提供すること。
【解決手段】本発明の一態様は、文書管理システムの文書管理アプリケーションへのアクセスを処理する文書アクセス装置であって、複数の登録されているユーザについて、前記登録されているユーザの複数のユーザインタフェースの1以上を登録するユーザインタフェース情報を含む、前記複数の登録されているユーザのそれぞれのユーザアクセス情報を維持するよう構成されるユーザ情報維持部と、クライアント端末の特定のユーザのログインからユーザ情報を受信し、前記ユーザ情報を用いて前記特定のユーザについて登録されているユーザインタフェース情報を抽出し、前記クライアント端末上に表示するため前記登録されているユーザについて登録されているユーザインタフェースの1以上を提供するよう構成されるユーザインタフェース部とを有する文書アクセス装置に関する。
【解決手段】本発明の一態様は、文書管理システムの文書管理アプリケーションへのアクセスを処理する文書アクセス装置であって、複数の登録されているユーザについて、前記登録されているユーザの複数のユーザインタフェースの1以上を登録するユーザインタフェース情報を含む、前記複数の登録されているユーザのそれぞれのユーザアクセス情報を維持するよう構成されるユーザ情報維持部と、クライアント端末の特定のユーザのログインからユーザ情報を受信し、前記ユーザ情報を用いて前記特定のユーザについて登録されているユーザインタフェース情報を抽出し、前記クライアント端末上に表示するため前記登録されているユーザについて登録されているユーザインタフェースの1以上を提供するよう構成されるユーザインタフェース部とを有する文書アクセス装置に関する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本開示は、文書及びファイルを管理及びやりとりするためのシステム、装置及び方法に関する。
【背景技術】
【0002】
現在の情報時代では、電子文書及びデータを格納し、ネットワークを介し送信するため、ファイル及びデータを管理するための情報技術(IT)ツールが企業及び他の組織において広範に利用されている。
【0003】
文書管理システム(ドキュメントモールなど)は、ユーザのローカルコンピュータにインストールされる必要があるソフトウェアアプリケーション及び関連するサービスへのリモートアクセス(すなわち、ネットワークを介し)をユーザに提供することができる。例えば、このような文書管理システムは、盗難や紛失から文書を保護し、ファイルをオンデマンドで利用可能にしながらユーザコンピュータやローカル計算環境にローカルなストレージスペースを不要に占有することを回避するため、ネットワークに接続された(及びセキュアな)文書ストレージ装置に文書を電子ファイルとして格納するよう構成される。文書は、膨大な及び/又は秘密の題材を含むものであってもよく、ネットワークを介し個人及び/又は企業に法的な、医療的な、金融の、教育の、科学的な及びマーケティング文書のすべての形態の検索可能なデータベースを提供するよう構成されてもよい。
【0004】
典型的には、従来の文書管理システムが文書管理システムの文書ストレージから特定の文書を抽出する要求のユーザ入力を受信すると、文書管理システムは、ユーザ入力に基づき文書ストレージに命令を送信し、当該命令に応答して文書ストレージから(要求された文書の)データを受信する。その後、文書管理システムは、文書ストレージ部から返されたデータをユーザに送信する。図1Aは、クライアント端末12−1〜12−4が文書管理システム15の文書ストレージ部に対して文書をアップロード及びダウンロードすることが可能なシステム100の一例を示す。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0005】
しかしながら、このような従来の文書管理システムのユーザインタフェースは、すべてのユーザに同一の固定したオプションを提供するため、しばしば固定的で柔軟性がないという欠点がある。にもかかわらず、これは、特定のユーザグループが文書管理システムを介し特定のサービス又は文書グループに常にアクセスすることに関心があるという事実がある。
【0006】
図1Bは、従来の文書管理システムの典型的な固定的なユーザインタフェースの一例を示す。ユーザインタフェースは、しばしばすべてのユーザに対して文書をアップロード及びダウンロードするための基本的なオプションしか提供しない。さらに、ユーザは、多数のユーザがアクセスすることを所望する可能なオプションのすべてをユーザにブラウズさせ、ユーザが複数のレベル(このようなすべての可能なオプションの階層的な提供が与えられる場合)を掘り下げることを要求する面倒なエクスプローラタイプのインタフェースを使用することが強制される。
【0007】
さらに、文書管理システムの処理又はユーザインタフェースの態様を変更する必要又は要求が生じたとき、問題が発生する。このような場合、文書管理システムは、必要な変更を実行するためオフラインにされる必要があるかもしれず、これにより、システムのオフライン中に文書管理システムを使用することを所望するが、使用できないユーザに大きな不便を生じさせる。
【0008】
利用が困難でなく時間のかからない改良された文書管理システムが必要とされる。
【課題を解決するための手段】
【0009】
本開示は、文書又はファイルを管理及びアクセスするためのツール(システム、装置、方法、コンピュータプログラムプロダクトなどの形式による)を提供する。
【0010】
本開示の一態様では、上記ツールは、複数のユーザインタフェースの何れかを利用可能にすることが可能であり、各登録ユーザについて、ユーザアクセス情報が維持され、当該ユーザアクセス情報は、登録ユーザに適した1以上のユーザインタフェースを特定するユーザインタフェース情報を含む。ユーザインタフェース情報は、好ましくは、ユーザによるログインの際に抽出され(例えば、ユーザログインからのユーザ情報が、特定のユーザについて登録されているユーザインタフェース情報を抽出するのに利用される)、ユーザに適したユーザインタフェースが、ユーザが使用することを所望するユーザインタフェースを選択することを必要とせずにユーザに提示される。
【0011】
本開示の他の態様では、クライアント端末上に表示するため提供される1以上のユーザインタフェースは、当該ユーザインタフェースを介しユーザ入力が受信されると、文書管理アプリケーションのアプリケーションプログラムインタフェースと通信し、ユーザ入力に対応する文書管理アプリケーションの1以上の対応するアプリケーション機能にアクセスするため、ユーザ入力に対応し、文書管理アプリケーションに許容されるコマンドを文書管理アプリケーションに送信する。
【0012】
本開示の他の態様では、アプリケーションインタフェース部から文書管理アプリケーションに送信されるコマンドに応答して、文書及び他の情報の少なくとも1つが文書管理アプリケーションのアプリケーションプログラムインタフェースから受信され、当該文書又は他の情報が、特定のユーザによるアクセスのため提供される。
【0013】
本開示の他の態様では、ユーザインタフェース部は、文書管理アプリケーションとは異なるものであり、文書管理アプリケーションをオフラインにすることなく再設定可能である。
【0014】
本開示の他の態様では、ユーザアクセス情報は、登録ユーザに関連する特定のビジネス関連性フィールドを示すビジネス関連性情報を含み、クライアント端末上に表示するため提供される1以上のユーザインタフェースは、特定のユーザに関連する特定のビジネス関連性フィールドに対応する情報を表示する。さらに、ユーザインタフェースは、特定のユーザに関連する特定のビジネス関連性フィールドに対応するアプリケーション機能にアクセスするためのユーザインタフェースアクティベータを含むものであってもよい。
【発明の効果】
【0015】
本発明によると、利用が困難でなく時間のかからない改良された文書管理システムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【0016】
【図1A】図1Aは、従来システムのブロック図を示す。
【図1B】図1Bは、従来システムのユーザインタフェースを示す。
【図2】図2は、本開示の一実施例によるシステムのブロック図を示す。
【図3】図3は、ユーザアクセス情報の一例を示す。
【図4A】図4Aは、クライアント端末上の表示用に提供されるユーザインタフェースの一例を示す。
【図4B】図4Bは、クライアント端末上の表示用に提供されるユーザインタフェースの一例を示す。
【図4C】図4Cは、クライアント端末上の表示用に提供されるユーザインタフェースの一例を示す。
【図4D】図4Dは、クライアント端末上の表示用に提供されるユーザインタフェースの一例を示す。
【図5A】図5Aは、クライアント端末上の表示用に提供されるユーザインタフェースの一例を示す。
【図5B】図5Bは、クライアント端末上の表示用に提供されるユーザインタフェースの一例を示す。
【図6】図6は、一実施例による文書アクセス装置(又はアプリケーションユーザインタフェース装置)側におけるワークフローのフローチャートを示す。
【図7A】図7Aは、本開示の他の実施例によるシステムのブロック図を示す。
【図7B】図7Bは、より詳細にユーザインタフェース部を示す。
【図8A】図8Aは、他の実施例による文書アクセス装置(又はアプリケーションユーザインタフェース装置)側におけるより詳細なワークフローのフローチャートを示す。
【図8B】図8Bは、他の実施例による文書アクセス装置(又はアプリケーションユーザインタフェース装置)側におけるより詳細なワークフローのフローチャートを示す。
【図9】図9は、一実施例によるデータフローの一例の概略図を示す。
【図10】図10は、アクセス制御情報の一例を示す。
【図11】図11は、他の実施例によるユーザが現在のユーザインタフェースを編集又は新たなユーザインタフェースを作成することを所望する際の文書アクセス装置(又はアプリケーションユーザインタフェース装置)側におけるワークフローのフローチャートを示す。
【図12】図12は、文書アクセス装置(又はアプリケーションユーザインタフェース装置)の一例となる構成のブロック図を示す。
【図13】図13は、クライアント端末の一例となる構成のブロック図を示す。
【発明を実施するための形態】
【0017】
図面に示される好適な実施例の説明において、簡単化のため特定の用語が使用される。しかしながら、本特許明細書の開示は、選択された特定の用語に限定されるものでなく、各具体的要素は、同様に動作するすべての技術的に均等するものを含むことが理解されるべきである。さらに、既知の機能及び構成の詳細な説明は、本発明の主題を不明りょうにするときには省略される。
【0018】
各図面を通じて同様の参照番号が同一の又は対応する部分を示す図面を参照して、図2Aは、本開示の一実施例による文書及びファイルを管理及びやりとりするためのシステム200を概略的に示す。
【0019】
システム200は、複数のクライアント端末12−1〜12−4と、文書管理装置25と、文書アクセス装置27(又はここでは“アプリケーションユーザインタフェース装置”とも呼ばれる)とを有し、これらはすべてネットワーク11により相互接続される。
【0020】
複数のクライアント端末12−1〜12−4は、図1に示されるものと実質的に同様のものであってもよい。特に、クライアント端末12−1〜12−4は、少なくとも文書アクセス装置27と、好ましくは文書管理装置25ともネットワークを介し通信することを可能にするソフトウェアを有するよう構成される。特に、クライアント端末12−1〜12−4は、文書アクセス装置27に対してデータを送受信するようにしてもよい。
【0021】
文書管理装置25は、複数のアプリケーション機能を有する文書管理アプリケーションを実行するよう構成されてもよく、これら複数のアプリケーション機能は、文書データベースの指定された文書を登録するための文書登録機能と、指定された条件に基づき文書データベースを検索するためのサーチ機能とを含む。文書管理装置25はまた、“文書管理アプリケーション”と呼ばれてもよい。
【0022】
文書アクセス装置27は、ユーザ情報維持部27aと、ユーザインタフェース部27bとを有する。
【0023】
ユーザ情報維持部27aは、複数の登録されているユーザのユーザアクセス情報を維持するよう構成される。図3は、ユーザアクセス情報の一例を示し、より詳細に説明される。登録されている各ユーザのユーザアクセス情報は、複数のユーザインタフェースの1以上を登録されている各ユーザに対して登録したユーザインタフェース情報を含むものであってもよい。
【0024】
ユーザインタフェースという用語は、ユーザが文書管理装置25のアプリケーション機能にアクセスすることを可能にするため、ユーザへの表示用に提供されるタイプのインタフェースを表すために用いられる。ユーザインタフェースの具体例が、より詳細に説明される図4A〜4Dにおいて示され、医療用ユーザインタフェース、法律用ユーザインタフェース、科学用ユーザインタフェース、金融用ユーザインタフェース、会計用ユーザインタフェース、汎用ユーザインタフェース、カスタムユーザインタフェースなどを含むものであってもよい。ユーザインタフェースの1以上がネットワークを介しクライアント端末にウェブサービスとして提供されてもよいことに留意されたい。
【0025】
ユーザインタフェース部27bは、クライアント端末の特定のユーザが文書アクセス装置27にログインするとき、当該ユーザからユーザ情報を受信するよう構成される。ユーザ情報は、ユーザ名やパスワードなどのログイン及び認証のため、ユーザによって文書アクセス装置27に送信される何れかの情報であってもよい。ユーザ情報は、ユーザ名とパスワードに限定されるものでなく、電子メールアドレス、スクリーンネーム、電話番号、ファクシミリ番号、生体情報(指紋、掌紋、ボイス若しくはスピーチ、網膜若しくは虹彩など)などの情報を含むものであってもよい。
【0026】
ユーザインタフェース部27bはまた、特定のユーザに対して登録されたユーザインタフェース情報を抽出するよう構成される。図3を参照して、ユーザインタフェース部27bは、ユーザ情報維持部27aにより維持される特定のユーザのユーザアクセス情報を参照し、当該ユーザの登録されたユーザインタフェース情報を決定する。このようにして、特定のユーザに対して登録されたユーザインタフェース情報が、ユーザ情報維持部27aにより維持されるユーザアクセス情報から抽出される。
【0027】
さらに、ユーザインタフェース部27bはまた、抽出されたユーザインタフェース情報に基づき、特定のユーザに対して登録されているユーザインタフェースを決定するよう構成される。ユーザインタフェース部27bは、クライアント端末上に表示するための特定のユーザに対して登録されているユーザインタフェースを提供する。
【0028】
図3のユーザアクセス情報を参照し、ユーザインタフェース部27bがユーザ名John.Smithを示すユーザ情報を受信する場合、ユーザインタフェース部は、ユーザ名John.Smithのユーザアクセス情報を参照し、ユーザ名John.Smithのユーザインタフェース情報を抽出する。この場合、医療用ユーザインタフェースが特定される。その後、ユーザインタフェース部27bは、登録されたユーザJohn.Smithが閲覧するためのクライアント端末上に表示するためのユーザインタフェース(すなわち、医療用ユーザインタフェース)を提供する。
【0029】
従って、本発明の本実施例によると、文書及びファイルの効率的な交換及び管理のためのツールが提供される。従来技術は、典型的には文書管理装置のすべてのユーザに対して単一のインタフェースしか提供しないが、本願のシステムは、ログインしたユーザに最も適したユーザインタフェースを自動決定し、ユーザ表示用に当該ユーザインタフェースを提供する。従って、本発明のユーザの操作利便性が大きく向上する。
【0030】
例えば、医療従事者は、患者レコード、患者請求書、医療手順マニュアル、試験結果などの文書をアップロード及びアクセスすることを所望するかもしれない。他方、法律従事者は、メモランダム、ブリーフ、ケースロー、クライアントレコード、クライアント請求書などの情報にアクセスすることを所望するかもしれない。従って、本開示は、各ユーザに対して異なるユーザインタフェース(医療用ユーザインタフェース又は法律用ユーザインタフェースなど)が利用可能になることを可能にする。さらに、各ユーザのユーザインタフェースは、他のユーザに関して文書管理装置の処理に影響を与えることなく経時的に変更可能である。各ユーザインタフェースは、複数の所定のタイプの1つであってもよく、汎用テンプレートに基づき修正可能であってもよく、又は完全にカスタマイズされてもよい。
【0031】
文書アクセス装置27は、文書管理装置25から分離した物理的に異なるサーバとして実現されてもよい。このように、文書アクセス装置27は第1サーバに対応し、文書管理装置25は第1サーバから分離した異なる第2サーバに対応するものであってもよい。従って、従来の文書管理システムは、典型的には、ユーザインタフェースの変更が文書管理システムをオフラインにすることを要求するような統合されたユーザインタフェースを有するが、本開示の文書アクセス装置は、文書管理装置をオフラインにすることなく変更できるよう構成される。
【0032】
図6において、文書アクセス装置側(図2Aの文書アクセス装置27など)におけるワークフローの一例を示すフローチャートが示される。
【0033】
まずS601において、文書アクセス装置は、複数の登録されたユーザのユーザアクセス情報を維持する。登録された各ユーザのユーザアクセス情報は、登録されたユーザについて複数のユーザインタフェースの1以上を登録するユーザインタフェース情報を含むものであってもよい。図10は、上述されるようなユーザアクセス情報の一例を示す。
【0034】
その後、S602において、文書アクセス装置は、ネットワークを介しユーザログイン用のクライアント端末にログインインタフェースを提供する。文書アクセス装置はまた、特定のクライアントユーザが文書アクセス装置にログインすると、ユーザ情報を受信する。ユーザ情報は、ユーザ名、電子メールアドレス、パスワード、スクリーンネーム、電話番号、ファクシミリ番号、生体情報(指紋、掌紋、ボイス若しくはスピーチ、網膜若しくは虹彩、顔の表情若しくは特徴、署名など)などの情報を含むものであってもよい。
【0035】
その後、文書アクセス装置は、受信したユーザ情報に基づきユーザの認証を試み、ユーザが適切に認証されたか判断する(S603)。ユーザが適切に認証された場合(S603,yes)、処理はS604に移行する。ユーザが適切に認証されなかった場合(S6034,no)、文書アクセス装置は、他のユーザログインの試行を待機する。
【0036】
S604において、文書アクセス装置は、ユーザ情報を解析し、S602において受信したユーザ情報と維持されているユーザアクセス情報とに基づきユーザの対応するユーザインタフェースを決定する。具体的には、文書アクセス装置は、ユーザ情報を用いて特定のユーザに対してユーザアクセス情報において登録されているユーザインタフェース情報を抽出する。その後、文書アクセス装置は、クライアント端末に表示するため、特定のユーザに対して登録されている対応するユーザインタフェースを提供する。
【0037】
上述されるように、図3は、クライアント端末12−1〜12−4のユーザなど、複数の登録されているユーザのそれぞれのユーザアクセス情報の一例を示す。ユーザアクセス情報は、複数のユーザ名(複数のクライアント端末のユーザを表す)と、各ユーザ名に対応するユーザインタフェースを特定するユーザインタフェース情報とを含む。
【0038】
例えば、ユーザ名John.Smithについて、対応するユーザインタフェースは医療用ユーザインタフェースであり、ユーザ名James.Sampleについて、対応するユーザインタフェースは法律用ユーザインタフェースである。他の利用可能なユーザインタフェースは、科学用ユーザインタフェース、金融用ユーザインタフェース、会計用ユーザインタフェース、マーケティング用ユーザインタフェースなどを含むものであってもよい。また、これら広範なユーザインタフェースのそれぞれについて各種変更及びサブタイプが利用可能であることに留意されたい。例えば、法律用ユーザインタフェースがあるが、また法律用患者ユーザインタフェース(図3に示されるものなど)、法律用不動産ユーザインタフェース、法律用労働ユーザインタフェース、法律用訴訟ユーザインタフェースなどを有することも可能である。さらに、基本的機能を備えた汎用(又はデフォルト)ユーザインタフェースと、カスタム(又はパーソナル化された)ユーザインタフェースがあってもよい。
【0039】
複数のユーザインタフェースがユーザに対応することが可能である。例えば、ユーザに対して2以上のユーザインタフェースが登録されてもよい(例えば、Jeffrey Oscarの場合、科学用ユーザインタフェースと金融用ユーザインタフェースなど)。
【0040】
図3に示されるように、ユーザアクセス情報はまた、登録されているユーザに関連する特定のビジネス関連性フィールドを示すビジネス関連性情報を有してもよく、ユーザインタフェースは特定のユーザに関連する特定のビジネス関連性フィールドに対応する情報を表示してもよい。
【0041】
ユーザアクセス情報テーブル内に含まれるユーザアクセス情報は、図3に示されるものに限定されず、単なる一例を提供するものである。特に、図3に示されるユーザアクセス情報はユーザ名、ビジネス関連性情報及びユーザインタフェース情報を含むが、ユーザアクセス情報は、その代わりに又はそれに加えて、文書管理装置と通信可能なクライアント端末のユーザを特定するのに利用可能な情報を含む他の各種情報を格納可能である。例えば、ユーザアクセス情報は、複数の名前及び/又はスクリーンネーム、電子メールアドレス、電話番号、ファクシミリ番号などを含むことが可能である。ユーザアクセス情報は、生体情報(指紋、掌紋、ボイス若しくはスピーチ、網膜若しくは虹彩、顔の表情若しくは特徴、署名など)を含むようにしてもよい。
【0042】
図4A〜4Dは、本開示の一実施例によるクライアント端末上に表示するため提供されるユーザインタフェースの具体例を示す。
【0043】
図4Aは、表示用に提供される医療用ユーザインタフェースの一例を示す。例えば、これは、図3のユーザアクセス情報に基づくユーザJohn Smithに対応するユーザインタフェースである。この医療用ユーザインタフェースは、いくつかのオプションを含む。
・ユーザプロファイル
ユーザがユーザ名やパスワードなどの自らのプロファイルの基本特徴にアクセス及び編集することを可能にする
・現在ユーザインタフェース編集
ユーザが現在のユーザインタフェース(この場合、医療用ユーザインタフェース)の特徴を編集することを可能にする
・ユーザインタフェース切替
ユーザが当該ユーザのユーザアクセス情報においてすでに特定された他のユーザインタフェースなどの他のユーザインタフェースに切り替えることを可能にする
・新規ユーザインタフェース作成
ユーザが新たなユーザインタフェースを作成/選択することを可能にする
・ログアウト
ユーザがユーザインタフェースをログアウトすることを可能にする
・文書アップロード
ユーザが文書管理装置に文書をアップロードすることを可能にする
・文書ブラウズ
ユーザが文書管理装置の文書をブラウズすることを可能にする
・文書ダウンロード
ユーザが文書管理装置から文書をダウンロードすることを可能にする
さらに、図4Aは、ユーザが“文書ダウンロード”ボタンをクリックすると提示されるカスタマイズ可能なユーザインタフェースオプション又はユーザインタフェース“アクティベータ”を示す。アクティベータは、医療用ユーザインタフェースに特有のものであってもよく、患者医療レコード、患者請求レコード、病理検査結果、医療用参考文献、オンコール業務表などをダウンロードするためのオプションを含むものであってもよい。このようなオプションは単なる一例であり、これらのオプションは本開示に従ってカスタマイズされてもよいことが理解されるべきである。
【0044】
従って、クライアント端末上への表示用に提供されるユーザインタフェースは、アクティベータがユーザにより選択又は起動されると、文書管理装置の1以上の対応するアプリケーション機能にアクセスするため、対応するコマンドを文書管理装置に送信するよう構成される1以上のユーザインタフェースアクティベータを含む。
【0045】
図4Bは、表示用に提供される法律用ユーザインタフェースの一例を示す。これは、図3のユーザアクセス情報に基づきユーザJames Sampleに対応するユーザインタフェースであることに留意されたい。
【0046】
法律用ユーザインタフェースのオプションの多くは、医療用ユーザインタフェースのものと同様であり、ユーザプロファイル、現在ユーザインタフェース編集、ユーザインタフェース切替、新規ユーザインタフェース作成、ログアウト、文書アップロード、文書ブラウズ及び文書ダウンロードを含む。
【0047】
さらに、図4Bは、ユーザが“文書ブラウズ”ボタンをクリックすると提示されるカスタマイズ可能なユーザインタフェースアクティベータを示す。ユーザインタフェースアクティベータは、法律用ユーザインタフェースに特有のものであってもよく、クライアントレコード、請求レコード、リーガルケースロー、カレンダエントリ、ディスカバリマテリアル、請願及びブリーフ並びにサンプル宣誓供述書をダウンロードするためのオプションを含む。このようなオプションは単なる一例であって、これらのオプションは本開示に従ってカスタマイズされてもよいことが理解されるべきである。さらに、レイアウト、バックグラウンド、ボタンサイズなどは、ユーザインタフェース間で異なり、カスタマイズ可能である。
【0048】
同様に、図4C及び4Dは、本開示によるユーザインタフェースのさらなる具体例を提供する。
【0049】
図4Cは、ユーザに提供される汎用ユーザインタフェースを示す。例えば、これは、図3のユーザアクセス情報に基づきユーザJane.Doeに対応するユーザインタフェースである。汎用ユーザインタフェースのユーザインタフェースアクティベータは、直近使用ブラウズ、高人気ブラウズ、A−Kブラウズ及びL−Zブラウズを含む。
【0050】
図4Dは、特定のユーザに対してカスタマイズされたカスタムユーザインタフェースを示す。例えば、これは、図3のユーザアクセス情報に基づきユーザJim.Alphaに対応するユーザインタフェース“カスタムJD247”である。さらに、アクティベータ、レイアウト、バックグラウンドなどがカスタマイズされてもよい。
【0051】
図5Aは、図4Dに示されるブラウズボタンなどの“ブラウズ”ボタンをユーザがクリックすると提供されるユーザインタフェーススクリーンの他の例を示す。図5Aのユーザインタフェースは、ユーザが文書データベースに対応するフォルダをブラウズすることを可能にする。ユーザインタフェースはまた、ユーザが名前によってフォルダをフィルタリングし、文書タイプ(セールス文書、インボイス、レジュメなど)によってフィルタリングすることを可能にする。
【0052】
同様に、図5Bは、図4Dに示される検索ボタンなどの“検索”ボタンをユーザがクリックすると提供されるユーザインタフェーススクリーンの他の例を示す。ユーザインタフェースは、ユーザがキー用語(“文書名”など)により文書を検索し、さらに検索タイプ(すなわち、“文書”タイプ検索は文書のみの検索に関し、“フォルダ”タイプ検索はフォルダのみの検索に関するなど)を制御することを可能にする。
【0053】
図7Aを参照して、本開示の他の実施例によるネットワークを介しクライアント端末に文書管理サービスを提供するシステム700が概略的に示される。
【0054】
システム700は、複数のクライアント端末12−1〜12−4と、文書管理装置75と、文書アクセス装置77とを有する。
【0055】
複数のクライアント端末12−1〜12−4は、図2のものと実質的に同様のものであってもよい。
【0056】
文書管理装置75は、図2Aの文書管理装置25上で実行される文書管理アプリケーションに実質的に同様の文書管理アプリケーションを実行してもよい。
【0057】
文書管理装置75は、アプリケーションプログラムインタフェース75aと、文書ストア75bとを有する。
【0058】
アプリケーションプログラムインタフェース75aは、文書管理装置75との通信フォーマットを指定するよう構成される。
【0059】
このため、アプリケーションプログラムインタフェース75aは、当該分野で知られるAPI(Application Programming Interface)と同様のものであり、アプリケーション又はデバイスが受け付けるよう構成されるコマンド及び命令を指定するソフトウェアによりしばしば実現されるインタフェースである。このように、文書管理装置75のアプリケーションプログラムインタフェース75aは、文書管理装置75と通信するとき、又は文書管理装置のアプリケーション機能(文書のアップロード、アクセス及びダウンロードなど)を要求するときに使用されるべきルーチン及びプロトコルの指定を含むものであってもよい。
【0060】
文書ストア75bは、文書及び他のデータ又は情報を格納するよう構成される。
【0061】
文書アクセス装置77は、ユーザ情報維持部77aと、ユーザインタフェース部77bとを有する。
【0062】
文書アクセス装置77のユーザ情報維持部77aは、複数の登録されているユーザのユーザアクセス情報を維持するよう構成される。
【0063】
図3は、ユーザアクセス情報の一例を示す。複数の登録されているユーザのそれぞれのユーザアクセス情報は、登録されているユーザについて複数のユーザインタフェースの1以上を登録するユーザインタフェース情報を含む。
【0064】
ユーザインタフェース部77bは、ネットワークを介しクライアント端末の1つにログインインタフェースを提供し、クライアント端末の特定のユーザのログインからユーザ情報を受信し、ユーザ情報を利用して特定のユーザについて登録されているユーザインタフェース情報を抽出し、クライアント端末上に表示するため特定のユーザに登録されているユーザインタフェースを提供するよう構成される。
【0065】
特に、ユーザインタフェース部77bは、ユーザ情報維持部77aにより維持される特定のユーザのユーザアクセス情報を参照し、当該ユーザについて登録されているユーザインタフェース情報を決定する。このように、特定のユーザについて登録されているユーザインタフェース情報は、ユーザ情報維持部77aにより維持されるユーザアクセス情報から抽出される。
【0066】
文書アクセス装置77はさらに、ユーザインタフェースの1以上を介しユーザ入力が受信されると、文書管理装置75のアプリケーションプログラムインタフェース75aと通信し、文書管理アプリケーション75との通信フォーマットを指定する情報をアプリケーションプログラムインタフェース75aから受信し、文書管理アプリケーションの1以上の対応するアプリケーション機能にアクセスするため、文書管理アプリケーション75にアプリケーションプログラムインタフェース75aにより指定されるフォーマットによりユーザ入力に対応するコマンドを送信するよう構成される。
【0067】
文書管理アプリケーション75に送信されるコマンドに応答して、文書アクセス装置77は、文書管理アプリケーション75から少なくとも1つの文書(又は他の情報)を受信し、クライアント端末への特定のユーザによるアクセスのための文書又は他の情報を提供する。
【0068】
図2のシステム200は、複数のクライアント端末12−1〜12−4と、文書アクセス装置27と、文書管理装置25とを有し、これらがすべてネットワーク11に直接接続されている。他方、システム700では、複数のクライアント端末が企業の内部のローカルエリアネットワーク(LAN)又はイントラネットであってもよい第1ネットワーク71に直接接続される。このとき、第1ネットワーク71は、インターネットなどの第2ネットワーク73を介し文書アクセス装置77に接続される。文書アクセス装置77と文書管理アプリケーションを実行する文書管理装置75とは、インターネットや他のネットワークを介し互いに接続されてもよいし、又は単一のデバイス又は装置などの内部に構成されるパーツであってもよい。
【0069】
図7Bは、図7Aに示される文書アクセス装置77のユーザインタフェース部77bの特徴のより詳細な表示を例示的に示す。特に、ユーザインタフェース部77bは、ログインインタフェース77b1、汎用ユーザインタフェース77b2、医療用ユーザインタフェース77b3、法律用ユーザインタフェース77b4などのいくつかのユーザインタフェース77b1〜77b4を含むものであってもよい。
【0070】
さらに、ユーザインタフェース部77bのユーザインタフェース77b1〜77b4のそれぞれは、アプリケーションインタフェース部(それぞれ77b1A〜77b4A)を有することが可能である。
【0071】
各アプリケーションインタフェース部は、ユーザ入力が対応するユーザインタフェースにおいて受信されるとき、文書管理装置75のアプリケーションプログラムインタフェース75aと通信するよう構成される。ユーザ入力は、文書管理装置に対して文書をアップロード/ダウンロードするためのリクエスト、又は文書管理装置の他のアプリケーション機能にアクセスするためのリクエストであってもよい。各アプリケーションインタフェース部はまた、文書管理装置の1以上の対応するアプリケーション機能にアクセスするため、ユーザ入力に対応し、文書管理装置75に許容されるコマンドを文書管理装置に送信するよう構成される。
【0072】
具体的には、アプリケーションインタフェース部が文書管理装置75のアプリケーションプログラムインタフェース75aと通信するとき、アプリケーションインタフェース部は、文書管理装置が受け入れ可能な命令セットを決定する。この可能な命令セットに基づき、アプリケーションインタフェース部は、文書管理装置が受け入れ可能なユーザ入力に対応するコマンド又はコマンドセットを準備し、当該コマンドを文書管理装置に送信する。
【0073】
例えば、ユーザ入力が特定のファイルフォーマット(.xml又は.pptなど)に関連すると知られている特定タイプの文書(スプレッドシートやプレゼンテーション文書など)のすべてのインスタンスをダウンロードするためのリクエストである場合、アプリケーションインタフェース部は、文書管理装置からの特定のファイルフォーマットの文書をリクエストするためのプロトコルを決定するため、文書管理インタフェース75のアプリケーションプログラムインタフェース75aと通信する。その後、アプリケーションインタフェース部は、文書管理装置に受け入れ可能な適切なコマンドを準備及び送信することが可能である。
【0074】
アプリケーションインタフェース部はまた、アプリケーションインタフェース部から文書管理装置75に送信されるコマンドに応答して、文書管理装置75のアプリケーションプログラムインタフェース75aから少なくとも1つの文書又は他の情報を受信するよう構成される。その後、対応するユーザインタフェース77b1〜77b4が、特定のユーザによるアクセスのための文書又は他の情報を提供する。
【0075】
従って、本開示の文書アクセス装置77は、複数のユーザインタフェースの1つからユーザ入力を受信し、文書管理装置のアプリケーション機能にアクセスするため、ユーザ入力に対応するコマンドを文書管理装置に送信するための機能を有する。ここで、コマンドは、文書管理装置に許容可能となるよう準備される。文書アクセス装置77は、文書管理装置75のアプリケーションプログラムインタフェース75aと通信することによってコマンドを準備するため、文書アクセス装置77は、フレキシビリティの高いものとなり、異なる複数の文書管理装置と通信する機能を有することになる。
【0076】
図8A及び8Bにおいて、文書アクセス装置(図7Aの文書アクセス装置77など)側におけるより詳細なワークフローの一例を示すフローチャートが示される。
【0077】
ステップS801〜S804は、図6のステップS601〜S604と実質的に同様のものである。
【0078】
ユーザに表示するための対応するユーザインタフェースを提供した後(S804)、ユーザは、特定の処理を実行するよう文書アクセス装置及び/又は文書管理装置に要求する命令を入力してもよい。例えば、ユーザは、文書アクセス装置が文書管理装置に特定の文書又はファイルをアップロードするための命令(対応するユーザインタフェースの利用可能なユーザインタフェースアクティベータを用いて)を発信してもよい。ユーザはまた、文書管理装置に格納される文書を編集し、又は文書管理装置に格納される文書の少なくとも一部を抽出するなどの命令を入力してもよい。
【0079】
S805において、文書アクセス装置は、ユーザがこのような命令を入力したか決定する。文書アクセス装置がユーザが命令を入力したと判断すると(S805,yes)、処理はステップS806に移行する。文書アクセス装置が、ユーザが命令を入力していないと判断すると(S805,no)、文書アクセス装置は、ユーザがこのような命令を入力するのを待機し続ける。
【0080】
S806において、文書アクセス装置は、文書管理装置が受け入れ可能な命令セットを決定するため、文書管理装置のAPIにアクセスする。S807において、文書アクセス装置は、S805において受信したユーザ命令とS806において決定された可能な命令セットとに基づき、文書管理装置に発信されるべき適切なコマンドを決定する。このようにして、文書アクセス装置は、ユーザ命令を文書管理装置が受け入れ可能なコマンドに変換する。例えば、文書アクセス装置は、特定の医療用文書の命令を、文書管理装置が処理可能な属性を有するファイルに対するリクエストに変換してもよい。文書アクセス装置は、S808において、コマンドを文書管理装置に送信する。
【0081】
S809において、文書アクセス装置は、S808において送信されるコマンドに応答して、文書の画像データ又は他の情報を文書管理装置から受信する。
【0082】
S809において文書又は他の情報を受信した後、文書アクセス装置は、クライアント端末上での表示のため、文書管理装置から受信した文書又は他の情報をログインしたユーザに提供する(S810)。
【0083】
その後、文書アクセス装置は、ユーザが文書アクセス装置又は文書管理装置に対するさらなる命令を発信することを所望するか決定する(S811)。ユーザがさらなる命令を発信することを所望していると判断される場合(S811,yes)、文書管理装置は、上述されるように、ユーザに最も適したユーザインタフェースを表示するため、S804に戻る。ユーザがさらなる命令を文書管理装置に発信することを所望しないと判断される場合(S811,no)当該処理は終了する。
【0084】
図9を参照して、一実施例によるデータフローの一例の概略図が示される。
【0085】
まず、クライアントユーザが文書アクセス装置にログインする(S901)。クライアントは、ユーザ情報を文書アクセス装置に送信することによって、文書アクセス装置にログインする。上述されるように、ユーザ情報は、ユーザ名、電子メールアドレス、パスワード、スクリーンネーム、電話番号、ファクシミリ番号、生体情報指紋、掌紋、ボイス若しくはスピーチ、網膜若しくは虹彩、顔の表情若しくは特徴、署名など)などの情報を含むものであってもよい。
【0086】
文書アクセス装置がS901において受信されるユーザ情報に基づきユーザを認証した後、文書アクセス装置は、文書アクセス装置により維持されるユーザ情報とユーザアクセス情報とに基づきユーザの対応するユーザインタフェースを決定し、ユーザに表示するための適切なユーザインタフェースを提供する(S902)。
【0087】
ユーザに適切なユーザインタフェースを表示した後、ユーザは、文書アクセス装置に入力命令を送信する(S903)。例えば、ユーザは、文書管理装置に特定の文書又はファイルを文書アクセス装置がアップロードするため命令(対応するユーザインタフェースの利用可能なユーザインタフェースアクティベータを用いて)を発信してもよい。ユーザはまた、文書アクセス装置が文書管理装置に格納されている文書を編集し、又は文書管理装置に格納されている文書の少なくとも一部を抽出するための命令を入力してもよい。
【0088】
S904において、文書アクセス装置は、S903においてユーザから受信された入力命令に基づき、コマンドを生成し、文書管理装置に送信する。特に、文書アクセス装置は、文書管理装置が受け入れ可能な命令セットを決定するため、文書管理装置のアプリケーションプログラムインタフェースにアクセスする。このように、文書アクセス装置は、ユーザの命令を文書アクセス装置が受け入れ可能なコマンドに変換してもよい。
【0089】
S904において送信されたコマンドに応答して、文書管理装置は、文書アクセス装置にデータを送信する(S905)。このデータは、ユーザが抽出を試みている文書の画像データ又は他の情報を含むものであってもよい。
【0090】
最後に、S905においてデータ又は他の情報を受信した後、文書アクセス装置は、受信したデータをユーザに送信及び表示する(S906)。特に、データが抽出された文書の画像データである場合、文書アクセス装置は、要求された文書をユーザに適切に表示するため、必要な画像データのフォーマット化又はレンダリングを実行する。
【0091】
本開示の他の実施例によると、アプリケーションインタフェース部はまた、特定のユーザのログインからのユーザ情報の少なくとも一部を文書管理装置75(又は25)に通信するよう構成される。その後、文書管理装置75(又は25)は、文書管理装置により維持されるユーザ情報とアクセス制御情報とに基づき、ユーザがアクセスすることを許可されている文書及び他の情報を決定する。従って、文書管理装置のセキュリティ機能が大きく増大する。
【0092】
図10は、文書管理装置75の文書ストア75bに維持されるアクセス制御情報の一例を示す。アクセス制御情報は、文書管理装置75の複数の登録されたユーザと、当該ユーザがアクセスすることを許可されている対応する文書又はデータとを特定する。例えば、登録ユーザJohn.Smithは、文書“A”、“B”及び“C”にアクセスすることが許可され、登録ユーザJane.Doeは、文書“A”、“B”、“C”及び“D”にアクセスすることが許可され、登録ユーザJeffrey.Oscarは、文書“B”、“D”、“F”及び“G”などにアクセスすることが許可される。
【0093】
図11を参照して、フローチャートは、本開示の他の実施例によるユーザが現在のユーザインタフェースを編集するか、又は新たなユーザインタフェースを作成することを所望するとき、文書アクセス装置側におけるワークフローの一例を示す。
【0094】
ユーザが現在のユーザインタフェースを編集することを所望するか、又は新たなユーザインタフェースを作成することを所望するか示すと(例えば、図4A〜4Dに示される各ユーザインタフェースにおける“現在ユーザインタフェース編集”又は“新規ユーザインタフェース作成”ボタンを選択することによって)、文書アクセス装置は、ユーザインタフェースの操作に関する以前のユーザアクションの履歴を編集する(S1101)。例えば、文書アクセス装置は、文書管理装置への文書のアップロードを要求する(又は文書管理装置からの文書の抽出を要求する)すべてのユーザ入力命令のリストを編集してもよい。
【0095】
その後、文書アクセス装置は、ユーザにより最も一般的にアクセスされる文書又は文書タイプを決定する(S1102)。例えば、文書アクセス装置は、編集されたユーザ入力命令のリストを調べ、文書管理装置から最も一般的に抽出又はアップロードされる文書又は文書タイプを決定する。
【0096】
その後、文書アクセス装置は、上述された文書又は文書タイプが特定のユーザインタフェースに対応しているか判断する(S1103)。例えば、文書アクセス装置が、当該文書が法的な請願、法的なブリーフ又はケースロー情報であると判断した場合(文書のファイル名、ファイル拡張子、フォルダ格納位置などに基づき)、文書アクセス装置は、当該文書が法律用ユーザインタフェースに対応していると判断する。
【0097】
図4Bにおいて、法律用ユーザインタフェースがクライアント端末上に表示するため提供される方法が例示的に示される。例えば、“ケースロー”や“請願及びブリーフ”などのユーザインタフェースアクティベータのいくつかは、ユーザが文書管理装置からの対応するタイプの文書にアクセスすることを可能にする。従って、ユーザは、法律用ユーザインタフェースを有用であると考えるかもしれない。なぜなら、ユーザが過去にこれらのタイプの文書に頻繁にアクセスし、以降においてもこれらと同じタイプの文書に再びアクセスする必要がある可能性があるためである。
【0098】
文書アクセス装置が、当該文書がユーザインタフェースに対応していると判断した場合(S1103,yes)、処理はS1104に移行する。文書アクセス装置が、当該文書がユーザインタフェースに対応していないと判断した場合(S1103,no)、ワークフローは終了する。
【0099】
S1104において、文書アクセス装置は、ユーザによる使用のため対応するユーザインタフェースを提供する。すなわち、文書アクセス装置は、視覚的なプロンプトなどによってユーザに対応するユーザインタフェースが利用可能であることを通知し、ユーザにユーザインタフェースの機能にアクセスしたいか問い合わせる。
【0100】
その後、文書アクセス装置は、ユーザが対応するユーザインタフェースを利用する申し出を受け入れたか判断する(S1105)。文書アクセス装置が、ユーザが対応するユーザインタフェースを利用する申し出を受け入れたと判断した場合(S1105,yes)、文書アクセス装置は、当該ユーザのユーザアクセス情報にユーザインタフェースを追加する(S1106)。図3に示されるユーザアクセス情報を参照して、文書アクセス装置は、各登録ユーザのユーザインタフェース情報における対応するユーザインタフェース(“法律用”又は“科学用”など)。文書アクセス装置は、あるいは又は加えて、各登録ユーザのビジネス関連性情報を同様にして補正してもよい。
【0101】
文書アクセス装置が、ユーザが対応するユーザインタフェースを使用する申し出を受け入れなかったと判断する場合(S1105,no)、ワークフローは終了する。
【0102】
図2(及び同様に図7)に示される具体例は、1つの文書管理装置25と、1つの文書アクセス装置27と、4つのクライアント端末12−1〜12−4とを含むが、システム、インタフェース、装置及び端末の個数は任意的なものであり、説明を容易にするため一例として選択されるものであり、本開示の主題が1以上のシステム、インタフェース、装置及び端末を含むシステムにより実現可能であることが理解されるべきである。さらに、文書管理装置、文書アクセス装置及び端末は1つの統合された装置に含める(もちろん、個別の装置とすることも可能である)ことが可能であることに留意されたい。スキャナ、プリンタ、複合機(MFD)などの他の装置がまた、当該技術で周知なように、ネットワーク11に接続されてもよい。
【0103】
クライアント端末12−1〜12−4のそれぞれは、以下に限定されることなく、他の装置とネットワーク11を介し通信可能なパーソナルコンピュータ、ノートブックコンピュータ、ワークステーションコンピュータ、キオスク、PDA(Personal Digital Assistant)、MFD(複合機)、サーバ、携帯電話、ハンドセット、他の情報端末などを含む何れかの計算装置とすることができる。
【0104】
図2では、4つのクライアント端末12−1〜12−4が示されるが、システム200は、ネットワーク11に接続される何れかの個数のクライアント端末(同様の又は異なる構成を有することが可能である)を含むことができることが理解されるべきである。
【0105】
文書アクセス装置27は、以下に限定されることなく、他の装置とネットワーク11を介し通信可能なパーソナルコンピュータ、ノートブックコンピュータ、ワークステーションコンピュータ、キオスク、PDA(Personal Digital Assistant)、MFD(複合機)、サーバ、携帯電話、ハンドセット、他の情報端末などを含む何れかの計算装置上で提供されるソフトウェアにより構成可能である。
【0106】
本開示の文書アクセス装置27は、コンピュータにより実行される有形に実現される命令を有するコンピュータ使用可能な非一時的な媒体(ディスクストレージ装置など)を含むコンピュータプログラムプロダクトにより実現されてもよい。
【0107】
従って、文書アクセス装置27はコンピュータ上で実行されてもよいことが理解されるべきである。文書アクセス装置27は、クライアント端末12−1〜12−4の外部にあるとして示されているが、文書アクセス装置27は実際にはクライアント端末12−1〜12−4の1つにおいて実行されてもよい。
【0108】
文書ストア75bは、ストレージ機能を有する又はサポートする1以上の構成部分又は機能部分を有することが可能である。例えば、文書ストア75bは、ウェブサーバ、ウェブサーバに接続されるバックエンドサーバ、電子メールサーバ、ファイルサーバ、複合機(MFP又はMFD)、ボイスデータサーバ、アプリケーションサーバ、コンピュータ、ネットワーク装置、端末などの電子データソース又はその構成要素とすることが可能である。ここで用いられる“電子文書”又は“電子データ”という用語は、最も広い意味においてユーザがアクセス、抽出、参照などをすることを所望する何れかのデータから構成可能であることが理解されるべきである。
【0109】
ネットワーク11は、セキュアなイントラネット又はエクストラネットローカルエリアネットワーク、ワイドエリアネットワーク、セキュアなアクセスを可能にする何れかのタイプのネットワーク又はこれらの組み合わせの1以上を含むことが可能である。さらに、他のセキュア通信リンク(バーチャルプライベートネットワーク、無線リンクなど)は、ネットワーク11においても利用されてもよい。さらに、ネットワーク11は、好ましくは、TCP/IP(Transmission Control Protocol/Internet Protocol)を使用するが、他のプロトコルもまた利用可能である。装置がネットワーク11にどのようにして接続可能であり、通信するかについては、当該分野において周知であり、例えば、その内容のすべてが参照することにより援用される、Frank J.Derfler,Jr.and Les Freedによる“How Networks Work”(Que Corporation 2000)と、Ron Whiteによる“How Computers Work”
(Que Corporation 1999)などにおいて説明されている。
【0110】
図12は、図2の文書アクセス装置27を提供するため、ソフトウェアを介し構成可能な文書アクセス装置120(又はコンピュータやサーバなど)の一例となる構成を示す。図12に示されるように、文書アクセス装置120は、システムバス129を介しメモリ又はストレージ部122、ネットワークインタフェース123、ディスプレイ124及びキーボード125を含む何れかの個数の他の構成要素と通信するコントローラ(又は中央処理ユニット)121を含む。
【0111】
文書アクセス装置120は、特定用途装置(1以上の特定用途向け集積回路や従来のコンポーネント回路の適切なネットワークなどを含む)であってもよいし、又は関連技術の当業者により理解されるように、端末及び/又はサーバとして動作するのに十分なメモリ、処理及び通信機能を備えた従来のパーソナルコンピュータやコンピュータワークステーション上のソフトウェアにより構成されてもよい。
【0112】
文書アクセス装置120では、コントローラ121は、カンファレンシング装置の処理を制御するプログラムコード命令を実行する。コントローラ121、メモリ/ストレージ122、ネットワークインタフェース123、ディスプレイ124及びキーボード125は従来のものであり、本開示の発明の特徴を不明りょうにすることを回避するため、このような従来技術による特徴は詳細には説明されない。
【0113】
文書アクセス装置120は、図2のクライアント端末12−1〜12−4と文書管理装置25とのネットワーク11を介した通信など、ネットワークを介した通信のためのネットワークインタフェース123を有する。しかしながら、本開示の主題はこのような構成に限定されるものでないことが理解されるべきである。例えば、文書アクセス装置は、直接的な接続及び/又は一部のコンポーネントが接続されていないネットワークを介しクライアント端末12−1〜12−4と文書管理装置25と通信してもよい。他の例として、文書アクセス装置は、端末にサービスを提供するサーバにより提供される必要はなく、ピアベースにより又は他の形式により端末と通信してもよい。
【0114】
上述されるように、文書アクセス装置27は、サーバやコンピュータに限定されず、ネットワーク及び/又はインターネットを介し通信するよう構成可能な各種装置の何れかに搭載されてもよい。
【0115】
ユーザインタフェースの1以上は、ウェブサービスとしてネットワークを介しクライアント端末に提供されてもよいことに留意されたい。
【0116】
複数のクライアント端末12−1〜12−4の1つの構成の一例が、図13に概略的に示される。図13において、コンピュータ130は、メモリ132、ディスプレイ133、キーボード(及び/又はキーパッド)134、他の入出力装置135(マウス、タッチパッド、スタイラス、マイクロフォン、音声/発話インタフェース及び/又は認識ソフトウェアを備えたスピーカーなど)、及びネットワークインタフェース136を含む何れかの個数の他の構成要素と内部バス139を介し通信するコントローラ(又は中央処理ユニット)131を含む。
【0117】
メモリ132は、プログラム及びデータのストレージを提供することが可能であり、バッファ、レジスタ及びメモリ(例えば、ROM(Read−Only Memory)、PROM(Programmable ROM)、EPROM(Erasable PROM)、EEPROM(Electrically EPROM)、SRAM(Static Random Access Memory)、DRAM(Dynamic RAM)、NOVRAM(Non−Volatile RAM)など)などの従来の記憶装置の組み合わせを含むものであってもよい。
【0118】
ネットワークインタフェース136は、(例えば、TCP/IP、IPX、IPX/SPX又はNetBEUIなどの何れか所望のネットワークプロトコルをサポートするイーサネット(登録商標)接続又は他のネットワーク接続などによる)ネットワーク11との接続を提供する。
【0119】
ユーザがクライアント端末上で及び/又はネットワークを介し電子データ又はコンテンツにアクセスし、ネットワークに接続された装置及びサービス(文書管理装置25など)とやりとりし、他のソフトウェアドリブンな機能を利用することを可能にするため、ユーザインタフェースが提供され、ソフトウェアを介し構成され、ネットワーク接続を介し受信される。例えば、クライアント端末のユーザがブラウジング処理を利用して、文書管理装置25と通信し、他のデータ又はコンテンツにアクセスすることが可能となるように、ブラウザ(Internet ExplorerTM、Netscape NavigatorTM、専用のブラウザなど)がクライアント端末上に設けられてもよい。
【0120】
コンピュータ130のさらなる特徴又は構成要素は、従来のものであり(ここで特に説明されていない場合)、簡単化のため詳細には説明されない。このような特徴及び構成要素は、例えば、その内容のすべてが参照することにより援用される、Frank J.Derfler,Jr.and Les Freedによる“How Networks Work”(Que Corporation 2000)と、Ron Whiteによる“How Computers Work”
(Que Corporation 1999)などにおいて説明されている。
【0121】
上述されるように、クライアント端末12−1〜12−4のそれぞれはパーソナルコンピュータに限定されず、ネットワーク及び/又はインターネットを介し通信するよう構成可能な各種装置の何れかの形式により搭載可能である。
【0122】
上述された特定の実施例は例示的なものであり、多数の変形が本開示の趣旨又は添付した請求項の範囲から逸脱することなくこれらの実施例に導入可能である。例えば、異なる具体例及び例示的な実施例の要素及び/又は特徴は、本開示及び添付した請求項の範囲内で互いに組み合わせ及び/又は置換されてもよい。
【符号の説明】
【0123】
12 クライアント端末
25 文書管理装置
27 文書アクセス装置
【技術分野】
【0001】
本開示は、文書及びファイルを管理及びやりとりするためのシステム、装置及び方法に関する。
【背景技術】
【0002】
現在の情報時代では、電子文書及びデータを格納し、ネットワークを介し送信するため、ファイル及びデータを管理するための情報技術(IT)ツールが企業及び他の組織において広範に利用されている。
【0003】
文書管理システム(ドキュメントモールなど)は、ユーザのローカルコンピュータにインストールされる必要があるソフトウェアアプリケーション及び関連するサービスへのリモートアクセス(すなわち、ネットワークを介し)をユーザに提供することができる。例えば、このような文書管理システムは、盗難や紛失から文書を保護し、ファイルをオンデマンドで利用可能にしながらユーザコンピュータやローカル計算環境にローカルなストレージスペースを不要に占有することを回避するため、ネットワークに接続された(及びセキュアな)文書ストレージ装置に文書を電子ファイルとして格納するよう構成される。文書は、膨大な及び/又は秘密の題材を含むものであってもよく、ネットワークを介し個人及び/又は企業に法的な、医療的な、金融の、教育の、科学的な及びマーケティング文書のすべての形態の検索可能なデータベースを提供するよう構成されてもよい。
【0004】
典型的には、従来の文書管理システムが文書管理システムの文書ストレージから特定の文書を抽出する要求のユーザ入力を受信すると、文書管理システムは、ユーザ入力に基づき文書ストレージに命令を送信し、当該命令に応答して文書ストレージから(要求された文書の)データを受信する。その後、文書管理システムは、文書ストレージ部から返されたデータをユーザに送信する。図1Aは、クライアント端末12−1〜12−4が文書管理システム15の文書ストレージ部に対して文書をアップロード及びダウンロードすることが可能なシステム100の一例を示す。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0005】
しかしながら、このような従来の文書管理システムのユーザインタフェースは、すべてのユーザに同一の固定したオプションを提供するため、しばしば固定的で柔軟性がないという欠点がある。にもかかわらず、これは、特定のユーザグループが文書管理システムを介し特定のサービス又は文書グループに常にアクセスすることに関心があるという事実がある。
【0006】
図1Bは、従来の文書管理システムの典型的な固定的なユーザインタフェースの一例を示す。ユーザインタフェースは、しばしばすべてのユーザに対して文書をアップロード及びダウンロードするための基本的なオプションしか提供しない。さらに、ユーザは、多数のユーザがアクセスすることを所望する可能なオプションのすべてをユーザにブラウズさせ、ユーザが複数のレベル(このようなすべての可能なオプションの階層的な提供が与えられる場合)を掘り下げることを要求する面倒なエクスプローラタイプのインタフェースを使用することが強制される。
【0007】
さらに、文書管理システムの処理又はユーザインタフェースの態様を変更する必要又は要求が生じたとき、問題が発生する。このような場合、文書管理システムは、必要な変更を実行するためオフラインにされる必要があるかもしれず、これにより、システムのオフライン中に文書管理システムを使用することを所望するが、使用できないユーザに大きな不便を生じさせる。
【0008】
利用が困難でなく時間のかからない改良された文書管理システムが必要とされる。
【課題を解決するための手段】
【0009】
本開示は、文書又はファイルを管理及びアクセスするためのツール(システム、装置、方法、コンピュータプログラムプロダクトなどの形式による)を提供する。
【0010】
本開示の一態様では、上記ツールは、複数のユーザインタフェースの何れかを利用可能にすることが可能であり、各登録ユーザについて、ユーザアクセス情報が維持され、当該ユーザアクセス情報は、登録ユーザに適した1以上のユーザインタフェースを特定するユーザインタフェース情報を含む。ユーザインタフェース情報は、好ましくは、ユーザによるログインの際に抽出され(例えば、ユーザログインからのユーザ情報が、特定のユーザについて登録されているユーザインタフェース情報を抽出するのに利用される)、ユーザに適したユーザインタフェースが、ユーザが使用することを所望するユーザインタフェースを選択することを必要とせずにユーザに提示される。
【0011】
本開示の他の態様では、クライアント端末上に表示するため提供される1以上のユーザインタフェースは、当該ユーザインタフェースを介しユーザ入力が受信されると、文書管理アプリケーションのアプリケーションプログラムインタフェースと通信し、ユーザ入力に対応する文書管理アプリケーションの1以上の対応するアプリケーション機能にアクセスするため、ユーザ入力に対応し、文書管理アプリケーションに許容されるコマンドを文書管理アプリケーションに送信する。
【0012】
本開示の他の態様では、アプリケーションインタフェース部から文書管理アプリケーションに送信されるコマンドに応答して、文書及び他の情報の少なくとも1つが文書管理アプリケーションのアプリケーションプログラムインタフェースから受信され、当該文書又は他の情報が、特定のユーザによるアクセスのため提供される。
【0013】
本開示の他の態様では、ユーザインタフェース部は、文書管理アプリケーションとは異なるものであり、文書管理アプリケーションをオフラインにすることなく再設定可能である。
【0014】
本開示の他の態様では、ユーザアクセス情報は、登録ユーザに関連する特定のビジネス関連性フィールドを示すビジネス関連性情報を含み、クライアント端末上に表示するため提供される1以上のユーザインタフェースは、特定のユーザに関連する特定のビジネス関連性フィールドに対応する情報を表示する。さらに、ユーザインタフェースは、特定のユーザに関連する特定のビジネス関連性フィールドに対応するアプリケーション機能にアクセスするためのユーザインタフェースアクティベータを含むものであってもよい。
【発明の効果】
【0015】
本発明によると、利用が困難でなく時間のかからない改良された文書管理システムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【0016】
【図1A】図1Aは、従来システムのブロック図を示す。
【図1B】図1Bは、従来システムのユーザインタフェースを示す。
【図2】図2は、本開示の一実施例によるシステムのブロック図を示す。
【図3】図3は、ユーザアクセス情報の一例を示す。
【図4A】図4Aは、クライアント端末上の表示用に提供されるユーザインタフェースの一例を示す。
【図4B】図4Bは、クライアント端末上の表示用に提供されるユーザインタフェースの一例を示す。
【図4C】図4Cは、クライアント端末上の表示用に提供されるユーザインタフェースの一例を示す。
【図4D】図4Dは、クライアント端末上の表示用に提供されるユーザインタフェースの一例を示す。
【図5A】図5Aは、クライアント端末上の表示用に提供されるユーザインタフェースの一例を示す。
【図5B】図5Bは、クライアント端末上の表示用に提供されるユーザインタフェースの一例を示す。
【図6】図6は、一実施例による文書アクセス装置(又はアプリケーションユーザインタフェース装置)側におけるワークフローのフローチャートを示す。
【図7A】図7Aは、本開示の他の実施例によるシステムのブロック図を示す。
【図7B】図7Bは、より詳細にユーザインタフェース部を示す。
【図8A】図8Aは、他の実施例による文書アクセス装置(又はアプリケーションユーザインタフェース装置)側におけるより詳細なワークフローのフローチャートを示す。
【図8B】図8Bは、他の実施例による文書アクセス装置(又はアプリケーションユーザインタフェース装置)側におけるより詳細なワークフローのフローチャートを示す。
【図9】図9は、一実施例によるデータフローの一例の概略図を示す。
【図10】図10は、アクセス制御情報の一例を示す。
【図11】図11は、他の実施例によるユーザが現在のユーザインタフェースを編集又は新たなユーザインタフェースを作成することを所望する際の文書アクセス装置(又はアプリケーションユーザインタフェース装置)側におけるワークフローのフローチャートを示す。
【図12】図12は、文書アクセス装置(又はアプリケーションユーザインタフェース装置)の一例となる構成のブロック図を示す。
【図13】図13は、クライアント端末の一例となる構成のブロック図を示す。
【発明を実施するための形態】
【0017】
図面に示される好適な実施例の説明において、簡単化のため特定の用語が使用される。しかしながら、本特許明細書の開示は、選択された特定の用語に限定されるものでなく、各具体的要素は、同様に動作するすべての技術的に均等するものを含むことが理解されるべきである。さらに、既知の機能及び構成の詳細な説明は、本発明の主題を不明りょうにするときには省略される。
【0018】
各図面を通じて同様の参照番号が同一の又は対応する部分を示す図面を参照して、図2Aは、本開示の一実施例による文書及びファイルを管理及びやりとりするためのシステム200を概略的に示す。
【0019】
システム200は、複数のクライアント端末12−1〜12−4と、文書管理装置25と、文書アクセス装置27(又はここでは“アプリケーションユーザインタフェース装置”とも呼ばれる)とを有し、これらはすべてネットワーク11により相互接続される。
【0020】
複数のクライアント端末12−1〜12−4は、図1に示されるものと実質的に同様のものであってもよい。特に、クライアント端末12−1〜12−4は、少なくとも文書アクセス装置27と、好ましくは文書管理装置25ともネットワークを介し通信することを可能にするソフトウェアを有するよう構成される。特に、クライアント端末12−1〜12−4は、文書アクセス装置27に対してデータを送受信するようにしてもよい。
【0021】
文書管理装置25は、複数のアプリケーション機能を有する文書管理アプリケーションを実行するよう構成されてもよく、これら複数のアプリケーション機能は、文書データベースの指定された文書を登録するための文書登録機能と、指定された条件に基づき文書データベースを検索するためのサーチ機能とを含む。文書管理装置25はまた、“文書管理アプリケーション”と呼ばれてもよい。
【0022】
文書アクセス装置27は、ユーザ情報維持部27aと、ユーザインタフェース部27bとを有する。
【0023】
ユーザ情報維持部27aは、複数の登録されているユーザのユーザアクセス情報を維持するよう構成される。図3は、ユーザアクセス情報の一例を示し、より詳細に説明される。登録されている各ユーザのユーザアクセス情報は、複数のユーザインタフェースの1以上を登録されている各ユーザに対して登録したユーザインタフェース情報を含むものであってもよい。
【0024】
ユーザインタフェースという用語は、ユーザが文書管理装置25のアプリケーション機能にアクセスすることを可能にするため、ユーザへの表示用に提供されるタイプのインタフェースを表すために用いられる。ユーザインタフェースの具体例が、より詳細に説明される図4A〜4Dにおいて示され、医療用ユーザインタフェース、法律用ユーザインタフェース、科学用ユーザインタフェース、金融用ユーザインタフェース、会計用ユーザインタフェース、汎用ユーザインタフェース、カスタムユーザインタフェースなどを含むものであってもよい。ユーザインタフェースの1以上がネットワークを介しクライアント端末にウェブサービスとして提供されてもよいことに留意されたい。
【0025】
ユーザインタフェース部27bは、クライアント端末の特定のユーザが文書アクセス装置27にログインするとき、当該ユーザからユーザ情報を受信するよう構成される。ユーザ情報は、ユーザ名やパスワードなどのログイン及び認証のため、ユーザによって文書アクセス装置27に送信される何れかの情報であってもよい。ユーザ情報は、ユーザ名とパスワードに限定されるものでなく、電子メールアドレス、スクリーンネーム、電話番号、ファクシミリ番号、生体情報(指紋、掌紋、ボイス若しくはスピーチ、網膜若しくは虹彩など)などの情報を含むものであってもよい。
【0026】
ユーザインタフェース部27bはまた、特定のユーザに対して登録されたユーザインタフェース情報を抽出するよう構成される。図3を参照して、ユーザインタフェース部27bは、ユーザ情報維持部27aにより維持される特定のユーザのユーザアクセス情報を参照し、当該ユーザの登録されたユーザインタフェース情報を決定する。このようにして、特定のユーザに対して登録されたユーザインタフェース情報が、ユーザ情報維持部27aにより維持されるユーザアクセス情報から抽出される。
【0027】
さらに、ユーザインタフェース部27bはまた、抽出されたユーザインタフェース情報に基づき、特定のユーザに対して登録されているユーザインタフェースを決定するよう構成される。ユーザインタフェース部27bは、クライアント端末上に表示するための特定のユーザに対して登録されているユーザインタフェースを提供する。
【0028】
図3のユーザアクセス情報を参照し、ユーザインタフェース部27bがユーザ名John.Smithを示すユーザ情報を受信する場合、ユーザインタフェース部は、ユーザ名John.Smithのユーザアクセス情報を参照し、ユーザ名John.Smithのユーザインタフェース情報を抽出する。この場合、医療用ユーザインタフェースが特定される。その後、ユーザインタフェース部27bは、登録されたユーザJohn.Smithが閲覧するためのクライアント端末上に表示するためのユーザインタフェース(すなわち、医療用ユーザインタフェース)を提供する。
【0029】
従って、本発明の本実施例によると、文書及びファイルの効率的な交換及び管理のためのツールが提供される。従来技術は、典型的には文書管理装置のすべてのユーザに対して単一のインタフェースしか提供しないが、本願のシステムは、ログインしたユーザに最も適したユーザインタフェースを自動決定し、ユーザ表示用に当該ユーザインタフェースを提供する。従って、本発明のユーザの操作利便性が大きく向上する。
【0030】
例えば、医療従事者は、患者レコード、患者請求書、医療手順マニュアル、試験結果などの文書をアップロード及びアクセスすることを所望するかもしれない。他方、法律従事者は、メモランダム、ブリーフ、ケースロー、クライアントレコード、クライアント請求書などの情報にアクセスすることを所望するかもしれない。従って、本開示は、各ユーザに対して異なるユーザインタフェース(医療用ユーザインタフェース又は法律用ユーザインタフェースなど)が利用可能になることを可能にする。さらに、各ユーザのユーザインタフェースは、他のユーザに関して文書管理装置の処理に影響を与えることなく経時的に変更可能である。各ユーザインタフェースは、複数の所定のタイプの1つであってもよく、汎用テンプレートに基づき修正可能であってもよく、又は完全にカスタマイズされてもよい。
【0031】
文書アクセス装置27は、文書管理装置25から分離した物理的に異なるサーバとして実現されてもよい。このように、文書アクセス装置27は第1サーバに対応し、文書管理装置25は第1サーバから分離した異なる第2サーバに対応するものであってもよい。従って、従来の文書管理システムは、典型的には、ユーザインタフェースの変更が文書管理システムをオフラインにすることを要求するような統合されたユーザインタフェースを有するが、本開示の文書アクセス装置は、文書管理装置をオフラインにすることなく変更できるよう構成される。
【0032】
図6において、文書アクセス装置側(図2Aの文書アクセス装置27など)におけるワークフローの一例を示すフローチャートが示される。
【0033】
まずS601において、文書アクセス装置は、複数の登録されたユーザのユーザアクセス情報を維持する。登録された各ユーザのユーザアクセス情報は、登録されたユーザについて複数のユーザインタフェースの1以上を登録するユーザインタフェース情報を含むものであってもよい。図10は、上述されるようなユーザアクセス情報の一例を示す。
【0034】
その後、S602において、文書アクセス装置は、ネットワークを介しユーザログイン用のクライアント端末にログインインタフェースを提供する。文書アクセス装置はまた、特定のクライアントユーザが文書アクセス装置にログインすると、ユーザ情報を受信する。ユーザ情報は、ユーザ名、電子メールアドレス、パスワード、スクリーンネーム、電話番号、ファクシミリ番号、生体情報(指紋、掌紋、ボイス若しくはスピーチ、網膜若しくは虹彩、顔の表情若しくは特徴、署名など)などの情報を含むものであってもよい。
【0035】
その後、文書アクセス装置は、受信したユーザ情報に基づきユーザの認証を試み、ユーザが適切に認証されたか判断する(S603)。ユーザが適切に認証された場合(S603,yes)、処理はS604に移行する。ユーザが適切に認証されなかった場合(S6034,no)、文書アクセス装置は、他のユーザログインの試行を待機する。
【0036】
S604において、文書アクセス装置は、ユーザ情報を解析し、S602において受信したユーザ情報と維持されているユーザアクセス情報とに基づきユーザの対応するユーザインタフェースを決定する。具体的には、文書アクセス装置は、ユーザ情報を用いて特定のユーザに対してユーザアクセス情報において登録されているユーザインタフェース情報を抽出する。その後、文書アクセス装置は、クライアント端末に表示するため、特定のユーザに対して登録されている対応するユーザインタフェースを提供する。
【0037】
上述されるように、図3は、クライアント端末12−1〜12−4のユーザなど、複数の登録されているユーザのそれぞれのユーザアクセス情報の一例を示す。ユーザアクセス情報は、複数のユーザ名(複数のクライアント端末のユーザを表す)と、各ユーザ名に対応するユーザインタフェースを特定するユーザインタフェース情報とを含む。
【0038】
例えば、ユーザ名John.Smithについて、対応するユーザインタフェースは医療用ユーザインタフェースであり、ユーザ名James.Sampleについて、対応するユーザインタフェースは法律用ユーザインタフェースである。他の利用可能なユーザインタフェースは、科学用ユーザインタフェース、金融用ユーザインタフェース、会計用ユーザインタフェース、マーケティング用ユーザインタフェースなどを含むものであってもよい。また、これら広範なユーザインタフェースのそれぞれについて各種変更及びサブタイプが利用可能であることに留意されたい。例えば、法律用ユーザインタフェースがあるが、また法律用患者ユーザインタフェース(図3に示されるものなど)、法律用不動産ユーザインタフェース、法律用労働ユーザインタフェース、法律用訴訟ユーザインタフェースなどを有することも可能である。さらに、基本的機能を備えた汎用(又はデフォルト)ユーザインタフェースと、カスタム(又はパーソナル化された)ユーザインタフェースがあってもよい。
【0039】
複数のユーザインタフェースがユーザに対応することが可能である。例えば、ユーザに対して2以上のユーザインタフェースが登録されてもよい(例えば、Jeffrey Oscarの場合、科学用ユーザインタフェースと金融用ユーザインタフェースなど)。
【0040】
図3に示されるように、ユーザアクセス情報はまた、登録されているユーザに関連する特定のビジネス関連性フィールドを示すビジネス関連性情報を有してもよく、ユーザインタフェースは特定のユーザに関連する特定のビジネス関連性フィールドに対応する情報を表示してもよい。
【0041】
ユーザアクセス情報テーブル内に含まれるユーザアクセス情報は、図3に示されるものに限定されず、単なる一例を提供するものである。特に、図3に示されるユーザアクセス情報はユーザ名、ビジネス関連性情報及びユーザインタフェース情報を含むが、ユーザアクセス情報は、その代わりに又はそれに加えて、文書管理装置と通信可能なクライアント端末のユーザを特定するのに利用可能な情報を含む他の各種情報を格納可能である。例えば、ユーザアクセス情報は、複数の名前及び/又はスクリーンネーム、電子メールアドレス、電話番号、ファクシミリ番号などを含むことが可能である。ユーザアクセス情報は、生体情報(指紋、掌紋、ボイス若しくはスピーチ、網膜若しくは虹彩、顔の表情若しくは特徴、署名など)を含むようにしてもよい。
【0042】
図4A〜4Dは、本開示の一実施例によるクライアント端末上に表示するため提供されるユーザインタフェースの具体例を示す。
【0043】
図4Aは、表示用に提供される医療用ユーザインタフェースの一例を示す。例えば、これは、図3のユーザアクセス情報に基づくユーザJohn Smithに対応するユーザインタフェースである。この医療用ユーザインタフェースは、いくつかのオプションを含む。
・ユーザプロファイル
ユーザがユーザ名やパスワードなどの自らのプロファイルの基本特徴にアクセス及び編集することを可能にする
・現在ユーザインタフェース編集
ユーザが現在のユーザインタフェース(この場合、医療用ユーザインタフェース)の特徴を編集することを可能にする
・ユーザインタフェース切替
ユーザが当該ユーザのユーザアクセス情報においてすでに特定された他のユーザインタフェースなどの他のユーザインタフェースに切り替えることを可能にする
・新規ユーザインタフェース作成
ユーザが新たなユーザインタフェースを作成/選択することを可能にする
・ログアウト
ユーザがユーザインタフェースをログアウトすることを可能にする
・文書アップロード
ユーザが文書管理装置に文書をアップロードすることを可能にする
・文書ブラウズ
ユーザが文書管理装置の文書をブラウズすることを可能にする
・文書ダウンロード
ユーザが文書管理装置から文書をダウンロードすることを可能にする
さらに、図4Aは、ユーザが“文書ダウンロード”ボタンをクリックすると提示されるカスタマイズ可能なユーザインタフェースオプション又はユーザインタフェース“アクティベータ”を示す。アクティベータは、医療用ユーザインタフェースに特有のものであってもよく、患者医療レコード、患者請求レコード、病理検査結果、医療用参考文献、オンコール業務表などをダウンロードするためのオプションを含むものであってもよい。このようなオプションは単なる一例であり、これらのオプションは本開示に従ってカスタマイズされてもよいことが理解されるべきである。
【0044】
従って、クライアント端末上への表示用に提供されるユーザインタフェースは、アクティベータがユーザにより選択又は起動されると、文書管理装置の1以上の対応するアプリケーション機能にアクセスするため、対応するコマンドを文書管理装置に送信するよう構成される1以上のユーザインタフェースアクティベータを含む。
【0045】
図4Bは、表示用に提供される法律用ユーザインタフェースの一例を示す。これは、図3のユーザアクセス情報に基づきユーザJames Sampleに対応するユーザインタフェースであることに留意されたい。
【0046】
法律用ユーザインタフェースのオプションの多くは、医療用ユーザインタフェースのものと同様であり、ユーザプロファイル、現在ユーザインタフェース編集、ユーザインタフェース切替、新規ユーザインタフェース作成、ログアウト、文書アップロード、文書ブラウズ及び文書ダウンロードを含む。
【0047】
さらに、図4Bは、ユーザが“文書ブラウズ”ボタンをクリックすると提示されるカスタマイズ可能なユーザインタフェースアクティベータを示す。ユーザインタフェースアクティベータは、法律用ユーザインタフェースに特有のものであってもよく、クライアントレコード、請求レコード、リーガルケースロー、カレンダエントリ、ディスカバリマテリアル、請願及びブリーフ並びにサンプル宣誓供述書をダウンロードするためのオプションを含む。このようなオプションは単なる一例であって、これらのオプションは本開示に従ってカスタマイズされてもよいことが理解されるべきである。さらに、レイアウト、バックグラウンド、ボタンサイズなどは、ユーザインタフェース間で異なり、カスタマイズ可能である。
【0048】
同様に、図4C及び4Dは、本開示によるユーザインタフェースのさらなる具体例を提供する。
【0049】
図4Cは、ユーザに提供される汎用ユーザインタフェースを示す。例えば、これは、図3のユーザアクセス情報に基づきユーザJane.Doeに対応するユーザインタフェースである。汎用ユーザインタフェースのユーザインタフェースアクティベータは、直近使用ブラウズ、高人気ブラウズ、A−Kブラウズ及びL−Zブラウズを含む。
【0050】
図4Dは、特定のユーザに対してカスタマイズされたカスタムユーザインタフェースを示す。例えば、これは、図3のユーザアクセス情報に基づきユーザJim.Alphaに対応するユーザインタフェース“カスタムJD247”である。さらに、アクティベータ、レイアウト、バックグラウンドなどがカスタマイズされてもよい。
【0051】
図5Aは、図4Dに示されるブラウズボタンなどの“ブラウズ”ボタンをユーザがクリックすると提供されるユーザインタフェーススクリーンの他の例を示す。図5Aのユーザインタフェースは、ユーザが文書データベースに対応するフォルダをブラウズすることを可能にする。ユーザインタフェースはまた、ユーザが名前によってフォルダをフィルタリングし、文書タイプ(セールス文書、インボイス、レジュメなど)によってフィルタリングすることを可能にする。
【0052】
同様に、図5Bは、図4Dに示される検索ボタンなどの“検索”ボタンをユーザがクリックすると提供されるユーザインタフェーススクリーンの他の例を示す。ユーザインタフェースは、ユーザがキー用語(“文書名”など)により文書を検索し、さらに検索タイプ(すなわち、“文書”タイプ検索は文書のみの検索に関し、“フォルダ”タイプ検索はフォルダのみの検索に関するなど)を制御することを可能にする。
【0053】
図7Aを参照して、本開示の他の実施例によるネットワークを介しクライアント端末に文書管理サービスを提供するシステム700が概略的に示される。
【0054】
システム700は、複数のクライアント端末12−1〜12−4と、文書管理装置75と、文書アクセス装置77とを有する。
【0055】
複数のクライアント端末12−1〜12−4は、図2のものと実質的に同様のものであってもよい。
【0056】
文書管理装置75は、図2Aの文書管理装置25上で実行される文書管理アプリケーションに実質的に同様の文書管理アプリケーションを実行してもよい。
【0057】
文書管理装置75は、アプリケーションプログラムインタフェース75aと、文書ストア75bとを有する。
【0058】
アプリケーションプログラムインタフェース75aは、文書管理装置75との通信フォーマットを指定するよう構成される。
【0059】
このため、アプリケーションプログラムインタフェース75aは、当該分野で知られるAPI(Application Programming Interface)と同様のものであり、アプリケーション又はデバイスが受け付けるよう構成されるコマンド及び命令を指定するソフトウェアによりしばしば実現されるインタフェースである。このように、文書管理装置75のアプリケーションプログラムインタフェース75aは、文書管理装置75と通信するとき、又は文書管理装置のアプリケーション機能(文書のアップロード、アクセス及びダウンロードなど)を要求するときに使用されるべきルーチン及びプロトコルの指定を含むものであってもよい。
【0060】
文書ストア75bは、文書及び他のデータ又は情報を格納するよう構成される。
【0061】
文書アクセス装置77は、ユーザ情報維持部77aと、ユーザインタフェース部77bとを有する。
【0062】
文書アクセス装置77のユーザ情報維持部77aは、複数の登録されているユーザのユーザアクセス情報を維持するよう構成される。
【0063】
図3は、ユーザアクセス情報の一例を示す。複数の登録されているユーザのそれぞれのユーザアクセス情報は、登録されているユーザについて複数のユーザインタフェースの1以上を登録するユーザインタフェース情報を含む。
【0064】
ユーザインタフェース部77bは、ネットワークを介しクライアント端末の1つにログインインタフェースを提供し、クライアント端末の特定のユーザのログインからユーザ情報を受信し、ユーザ情報を利用して特定のユーザについて登録されているユーザインタフェース情報を抽出し、クライアント端末上に表示するため特定のユーザに登録されているユーザインタフェースを提供するよう構成される。
【0065】
特に、ユーザインタフェース部77bは、ユーザ情報維持部77aにより維持される特定のユーザのユーザアクセス情報を参照し、当該ユーザについて登録されているユーザインタフェース情報を決定する。このように、特定のユーザについて登録されているユーザインタフェース情報は、ユーザ情報維持部77aにより維持されるユーザアクセス情報から抽出される。
【0066】
文書アクセス装置77はさらに、ユーザインタフェースの1以上を介しユーザ入力が受信されると、文書管理装置75のアプリケーションプログラムインタフェース75aと通信し、文書管理アプリケーション75との通信フォーマットを指定する情報をアプリケーションプログラムインタフェース75aから受信し、文書管理アプリケーションの1以上の対応するアプリケーション機能にアクセスするため、文書管理アプリケーション75にアプリケーションプログラムインタフェース75aにより指定されるフォーマットによりユーザ入力に対応するコマンドを送信するよう構成される。
【0067】
文書管理アプリケーション75に送信されるコマンドに応答して、文書アクセス装置77は、文書管理アプリケーション75から少なくとも1つの文書(又は他の情報)を受信し、クライアント端末への特定のユーザによるアクセスのための文書又は他の情報を提供する。
【0068】
図2のシステム200は、複数のクライアント端末12−1〜12−4と、文書アクセス装置27と、文書管理装置25とを有し、これらがすべてネットワーク11に直接接続されている。他方、システム700では、複数のクライアント端末が企業の内部のローカルエリアネットワーク(LAN)又はイントラネットであってもよい第1ネットワーク71に直接接続される。このとき、第1ネットワーク71は、インターネットなどの第2ネットワーク73を介し文書アクセス装置77に接続される。文書アクセス装置77と文書管理アプリケーションを実行する文書管理装置75とは、インターネットや他のネットワークを介し互いに接続されてもよいし、又は単一のデバイス又は装置などの内部に構成されるパーツであってもよい。
【0069】
図7Bは、図7Aに示される文書アクセス装置77のユーザインタフェース部77bの特徴のより詳細な表示を例示的に示す。特に、ユーザインタフェース部77bは、ログインインタフェース77b1、汎用ユーザインタフェース77b2、医療用ユーザインタフェース77b3、法律用ユーザインタフェース77b4などのいくつかのユーザインタフェース77b1〜77b4を含むものであってもよい。
【0070】
さらに、ユーザインタフェース部77bのユーザインタフェース77b1〜77b4のそれぞれは、アプリケーションインタフェース部(それぞれ77b1A〜77b4A)を有することが可能である。
【0071】
各アプリケーションインタフェース部は、ユーザ入力が対応するユーザインタフェースにおいて受信されるとき、文書管理装置75のアプリケーションプログラムインタフェース75aと通信するよう構成される。ユーザ入力は、文書管理装置に対して文書をアップロード/ダウンロードするためのリクエスト、又は文書管理装置の他のアプリケーション機能にアクセスするためのリクエストであってもよい。各アプリケーションインタフェース部はまた、文書管理装置の1以上の対応するアプリケーション機能にアクセスするため、ユーザ入力に対応し、文書管理装置75に許容されるコマンドを文書管理装置に送信するよう構成される。
【0072】
具体的には、アプリケーションインタフェース部が文書管理装置75のアプリケーションプログラムインタフェース75aと通信するとき、アプリケーションインタフェース部は、文書管理装置が受け入れ可能な命令セットを決定する。この可能な命令セットに基づき、アプリケーションインタフェース部は、文書管理装置が受け入れ可能なユーザ入力に対応するコマンド又はコマンドセットを準備し、当該コマンドを文書管理装置に送信する。
【0073】
例えば、ユーザ入力が特定のファイルフォーマット(.xml又は.pptなど)に関連すると知られている特定タイプの文書(スプレッドシートやプレゼンテーション文書など)のすべてのインスタンスをダウンロードするためのリクエストである場合、アプリケーションインタフェース部は、文書管理装置からの特定のファイルフォーマットの文書をリクエストするためのプロトコルを決定するため、文書管理インタフェース75のアプリケーションプログラムインタフェース75aと通信する。その後、アプリケーションインタフェース部は、文書管理装置に受け入れ可能な適切なコマンドを準備及び送信することが可能である。
【0074】
アプリケーションインタフェース部はまた、アプリケーションインタフェース部から文書管理装置75に送信されるコマンドに応答して、文書管理装置75のアプリケーションプログラムインタフェース75aから少なくとも1つの文書又は他の情報を受信するよう構成される。その後、対応するユーザインタフェース77b1〜77b4が、特定のユーザによるアクセスのための文書又は他の情報を提供する。
【0075】
従って、本開示の文書アクセス装置77は、複数のユーザインタフェースの1つからユーザ入力を受信し、文書管理装置のアプリケーション機能にアクセスするため、ユーザ入力に対応するコマンドを文書管理装置に送信するための機能を有する。ここで、コマンドは、文書管理装置に許容可能となるよう準備される。文書アクセス装置77は、文書管理装置75のアプリケーションプログラムインタフェース75aと通信することによってコマンドを準備するため、文書アクセス装置77は、フレキシビリティの高いものとなり、異なる複数の文書管理装置と通信する機能を有することになる。
【0076】
図8A及び8Bにおいて、文書アクセス装置(図7Aの文書アクセス装置77など)側におけるより詳細なワークフローの一例を示すフローチャートが示される。
【0077】
ステップS801〜S804は、図6のステップS601〜S604と実質的に同様のものである。
【0078】
ユーザに表示するための対応するユーザインタフェースを提供した後(S804)、ユーザは、特定の処理を実行するよう文書アクセス装置及び/又は文書管理装置に要求する命令を入力してもよい。例えば、ユーザは、文書アクセス装置が文書管理装置に特定の文書又はファイルをアップロードするための命令(対応するユーザインタフェースの利用可能なユーザインタフェースアクティベータを用いて)を発信してもよい。ユーザはまた、文書管理装置に格納される文書を編集し、又は文書管理装置に格納される文書の少なくとも一部を抽出するなどの命令を入力してもよい。
【0079】
S805において、文書アクセス装置は、ユーザがこのような命令を入力したか決定する。文書アクセス装置がユーザが命令を入力したと判断すると(S805,yes)、処理はステップS806に移行する。文書アクセス装置が、ユーザが命令を入力していないと判断すると(S805,no)、文書アクセス装置は、ユーザがこのような命令を入力するのを待機し続ける。
【0080】
S806において、文書アクセス装置は、文書管理装置が受け入れ可能な命令セットを決定するため、文書管理装置のAPIにアクセスする。S807において、文書アクセス装置は、S805において受信したユーザ命令とS806において決定された可能な命令セットとに基づき、文書管理装置に発信されるべき適切なコマンドを決定する。このようにして、文書アクセス装置は、ユーザ命令を文書管理装置が受け入れ可能なコマンドに変換する。例えば、文書アクセス装置は、特定の医療用文書の命令を、文書管理装置が処理可能な属性を有するファイルに対するリクエストに変換してもよい。文書アクセス装置は、S808において、コマンドを文書管理装置に送信する。
【0081】
S809において、文書アクセス装置は、S808において送信されるコマンドに応答して、文書の画像データ又は他の情報を文書管理装置から受信する。
【0082】
S809において文書又は他の情報を受信した後、文書アクセス装置は、クライアント端末上での表示のため、文書管理装置から受信した文書又は他の情報をログインしたユーザに提供する(S810)。
【0083】
その後、文書アクセス装置は、ユーザが文書アクセス装置又は文書管理装置に対するさらなる命令を発信することを所望するか決定する(S811)。ユーザがさらなる命令を発信することを所望していると判断される場合(S811,yes)、文書管理装置は、上述されるように、ユーザに最も適したユーザインタフェースを表示するため、S804に戻る。ユーザがさらなる命令を文書管理装置に発信することを所望しないと判断される場合(S811,no)当該処理は終了する。
【0084】
図9を参照して、一実施例によるデータフローの一例の概略図が示される。
【0085】
まず、クライアントユーザが文書アクセス装置にログインする(S901)。クライアントは、ユーザ情報を文書アクセス装置に送信することによって、文書アクセス装置にログインする。上述されるように、ユーザ情報は、ユーザ名、電子メールアドレス、パスワード、スクリーンネーム、電話番号、ファクシミリ番号、生体情報指紋、掌紋、ボイス若しくはスピーチ、網膜若しくは虹彩、顔の表情若しくは特徴、署名など)などの情報を含むものであってもよい。
【0086】
文書アクセス装置がS901において受信されるユーザ情報に基づきユーザを認証した後、文書アクセス装置は、文書アクセス装置により維持されるユーザ情報とユーザアクセス情報とに基づきユーザの対応するユーザインタフェースを決定し、ユーザに表示するための適切なユーザインタフェースを提供する(S902)。
【0087】
ユーザに適切なユーザインタフェースを表示した後、ユーザは、文書アクセス装置に入力命令を送信する(S903)。例えば、ユーザは、文書管理装置に特定の文書又はファイルを文書アクセス装置がアップロードするため命令(対応するユーザインタフェースの利用可能なユーザインタフェースアクティベータを用いて)を発信してもよい。ユーザはまた、文書アクセス装置が文書管理装置に格納されている文書を編集し、又は文書管理装置に格納されている文書の少なくとも一部を抽出するための命令を入力してもよい。
【0088】
S904において、文書アクセス装置は、S903においてユーザから受信された入力命令に基づき、コマンドを生成し、文書管理装置に送信する。特に、文書アクセス装置は、文書管理装置が受け入れ可能な命令セットを決定するため、文書管理装置のアプリケーションプログラムインタフェースにアクセスする。このように、文書アクセス装置は、ユーザの命令を文書アクセス装置が受け入れ可能なコマンドに変換してもよい。
【0089】
S904において送信されたコマンドに応答して、文書管理装置は、文書アクセス装置にデータを送信する(S905)。このデータは、ユーザが抽出を試みている文書の画像データ又は他の情報を含むものであってもよい。
【0090】
最後に、S905においてデータ又は他の情報を受信した後、文書アクセス装置は、受信したデータをユーザに送信及び表示する(S906)。特に、データが抽出された文書の画像データである場合、文書アクセス装置は、要求された文書をユーザに適切に表示するため、必要な画像データのフォーマット化又はレンダリングを実行する。
【0091】
本開示の他の実施例によると、アプリケーションインタフェース部はまた、特定のユーザのログインからのユーザ情報の少なくとも一部を文書管理装置75(又は25)に通信するよう構成される。その後、文書管理装置75(又は25)は、文書管理装置により維持されるユーザ情報とアクセス制御情報とに基づき、ユーザがアクセスすることを許可されている文書及び他の情報を決定する。従って、文書管理装置のセキュリティ機能が大きく増大する。
【0092】
図10は、文書管理装置75の文書ストア75bに維持されるアクセス制御情報の一例を示す。アクセス制御情報は、文書管理装置75の複数の登録されたユーザと、当該ユーザがアクセスすることを許可されている対応する文書又はデータとを特定する。例えば、登録ユーザJohn.Smithは、文書“A”、“B”及び“C”にアクセスすることが許可され、登録ユーザJane.Doeは、文書“A”、“B”、“C”及び“D”にアクセスすることが許可され、登録ユーザJeffrey.Oscarは、文書“B”、“D”、“F”及び“G”などにアクセスすることが許可される。
【0093】
図11を参照して、フローチャートは、本開示の他の実施例によるユーザが現在のユーザインタフェースを編集するか、又は新たなユーザインタフェースを作成することを所望するとき、文書アクセス装置側におけるワークフローの一例を示す。
【0094】
ユーザが現在のユーザインタフェースを編集することを所望するか、又は新たなユーザインタフェースを作成することを所望するか示すと(例えば、図4A〜4Dに示される各ユーザインタフェースにおける“現在ユーザインタフェース編集”又は“新規ユーザインタフェース作成”ボタンを選択することによって)、文書アクセス装置は、ユーザインタフェースの操作に関する以前のユーザアクションの履歴を編集する(S1101)。例えば、文書アクセス装置は、文書管理装置への文書のアップロードを要求する(又は文書管理装置からの文書の抽出を要求する)すべてのユーザ入力命令のリストを編集してもよい。
【0095】
その後、文書アクセス装置は、ユーザにより最も一般的にアクセスされる文書又は文書タイプを決定する(S1102)。例えば、文書アクセス装置は、編集されたユーザ入力命令のリストを調べ、文書管理装置から最も一般的に抽出又はアップロードされる文書又は文書タイプを決定する。
【0096】
その後、文書アクセス装置は、上述された文書又は文書タイプが特定のユーザインタフェースに対応しているか判断する(S1103)。例えば、文書アクセス装置が、当該文書が法的な請願、法的なブリーフ又はケースロー情報であると判断した場合(文書のファイル名、ファイル拡張子、フォルダ格納位置などに基づき)、文書アクセス装置は、当該文書が法律用ユーザインタフェースに対応していると判断する。
【0097】
図4Bにおいて、法律用ユーザインタフェースがクライアント端末上に表示するため提供される方法が例示的に示される。例えば、“ケースロー”や“請願及びブリーフ”などのユーザインタフェースアクティベータのいくつかは、ユーザが文書管理装置からの対応するタイプの文書にアクセスすることを可能にする。従って、ユーザは、法律用ユーザインタフェースを有用であると考えるかもしれない。なぜなら、ユーザが過去にこれらのタイプの文書に頻繁にアクセスし、以降においてもこれらと同じタイプの文書に再びアクセスする必要がある可能性があるためである。
【0098】
文書アクセス装置が、当該文書がユーザインタフェースに対応していると判断した場合(S1103,yes)、処理はS1104に移行する。文書アクセス装置が、当該文書がユーザインタフェースに対応していないと判断した場合(S1103,no)、ワークフローは終了する。
【0099】
S1104において、文書アクセス装置は、ユーザによる使用のため対応するユーザインタフェースを提供する。すなわち、文書アクセス装置は、視覚的なプロンプトなどによってユーザに対応するユーザインタフェースが利用可能であることを通知し、ユーザにユーザインタフェースの機能にアクセスしたいか問い合わせる。
【0100】
その後、文書アクセス装置は、ユーザが対応するユーザインタフェースを利用する申し出を受け入れたか判断する(S1105)。文書アクセス装置が、ユーザが対応するユーザインタフェースを利用する申し出を受け入れたと判断した場合(S1105,yes)、文書アクセス装置は、当該ユーザのユーザアクセス情報にユーザインタフェースを追加する(S1106)。図3に示されるユーザアクセス情報を参照して、文書アクセス装置は、各登録ユーザのユーザインタフェース情報における対応するユーザインタフェース(“法律用”又は“科学用”など)。文書アクセス装置は、あるいは又は加えて、各登録ユーザのビジネス関連性情報を同様にして補正してもよい。
【0101】
文書アクセス装置が、ユーザが対応するユーザインタフェースを使用する申し出を受け入れなかったと判断する場合(S1105,no)、ワークフローは終了する。
【0102】
図2(及び同様に図7)に示される具体例は、1つの文書管理装置25と、1つの文書アクセス装置27と、4つのクライアント端末12−1〜12−4とを含むが、システム、インタフェース、装置及び端末の個数は任意的なものであり、説明を容易にするため一例として選択されるものであり、本開示の主題が1以上のシステム、インタフェース、装置及び端末を含むシステムにより実現可能であることが理解されるべきである。さらに、文書管理装置、文書アクセス装置及び端末は1つの統合された装置に含める(もちろん、個別の装置とすることも可能である)ことが可能であることに留意されたい。スキャナ、プリンタ、複合機(MFD)などの他の装置がまた、当該技術で周知なように、ネットワーク11に接続されてもよい。
【0103】
クライアント端末12−1〜12−4のそれぞれは、以下に限定されることなく、他の装置とネットワーク11を介し通信可能なパーソナルコンピュータ、ノートブックコンピュータ、ワークステーションコンピュータ、キオスク、PDA(Personal Digital Assistant)、MFD(複合機)、サーバ、携帯電話、ハンドセット、他の情報端末などを含む何れかの計算装置とすることができる。
【0104】
図2では、4つのクライアント端末12−1〜12−4が示されるが、システム200は、ネットワーク11に接続される何れかの個数のクライアント端末(同様の又は異なる構成を有することが可能である)を含むことができることが理解されるべきである。
【0105】
文書アクセス装置27は、以下に限定されることなく、他の装置とネットワーク11を介し通信可能なパーソナルコンピュータ、ノートブックコンピュータ、ワークステーションコンピュータ、キオスク、PDA(Personal Digital Assistant)、MFD(複合機)、サーバ、携帯電話、ハンドセット、他の情報端末などを含む何れかの計算装置上で提供されるソフトウェアにより構成可能である。
【0106】
本開示の文書アクセス装置27は、コンピュータにより実行される有形に実現される命令を有するコンピュータ使用可能な非一時的な媒体(ディスクストレージ装置など)を含むコンピュータプログラムプロダクトにより実現されてもよい。
【0107】
従って、文書アクセス装置27はコンピュータ上で実行されてもよいことが理解されるべきである。文書アクセス装置27は、クライアント端末12−1〜12−4の外部にあるとして示されているが、文書アクセス装置27は実際にはクライアント端末12−1〜12−4の1つにおいて実行されてもよい。
【0108】
文書ストア75bは、ストレージ機能を有する又はサポートする1以上の構成部分又は機能部分を有することが可能である。例えば、文書ストア75bは、ウェブサーバ、ウェブサーバに接続されるバックエンドサーバ、電子メールサーバ、ファイルサーバ、複合機(MFP又はMFD)、ボイスデータサーバ、アプリケーションサーバ、コンピュータ、ネットワーク装置、端末などの電子データソース又はその構成要素とすることが可能である。ここで用いられる“電子文書”又は“電子データ”という用語は、最も広い意味においてユーザがアクセス、抽出、参照などをすることを所望する何れかのデータから構成可能であることが理解されるべきである。
【0109】
ネットワーク11は、セキュアなイントラネット又はエクストラネットローカルエリアネットワーク、ワイドエリアネットワーク、セキュアなアクセスを可能にする何れかのタイプのネットワーク又はこれらの組み合わせの1以上を含むことが可能である。さらに、他のセキュア通信リンク(バーチャルプライベートネットワーク、無線リンクなど)は、ネットワーク11においても利用されてもよい。さらに、ネットワーク11は、好ましくは、TCP/IP(Transmission Control Protocol/Internet Protocol)を使用するが、他のプロトコルもまた利用可能である。装置がネットワーク11にどのようにして接続可能であり、通信するかについては、当該分野において周知であり、例えば、その内容のすべてが参照することにより援用される、Frank J.Derfler,Jr.and Les Freedによる“How Networks Work”(Que Corporation 2000)と、Ron Whiteによる“How Computers Work”
(Que Corporation 1999)などにおいて説明されている。
【0110】
図12は、図2の文書アクセス装置27を提供するため、ソフトウェアを介し構成可能な文書アクセス装置120(又はコンピュータやサーバなど)の一例となる構成を示す。図12に示されるように、文書アクセス装置120は、システムバス129を介しメモリ又はストレージ部122、ネットワークインタフェース123、ディスプレイ124及びキーボード125を含む何れかの個数の他の構成要素と通信するコントローラ(又は中央処理ユニット)121を含む。
【0111】
文書アクセス装置120は、特定用途装置(1以上の特定用途向け集積回路や従来のコンポーネント回路の適切なネットワークなどを含む)であってもよいし、又は関連技術の当業者により理解されるように、端末及び/又はサーバとして動作するのに十分なメモリ、処理及び通信機能を備えた従来のパーソナルコンピュータやコンピュータワークステーション上のソフトウェアにより構成されてもよい。
【0112】
文書アクセス装置120では、コントローラ121は、カンファレンシング装置の処理を制御するプログラムコード命令を実行する。コントローラ121、メモリ/ストレージ122、ネットワークインタフェース123、ディスプレイ124及びキーボード125は従来のものであり、本開示の発明の特徴を不明りょうにすることを回避するため、このような従来技術による特徴は詳細には説明されない。
【0113】
文書アクセス装置120は、図2のクライアント端末12−1〜12−4と文書管理装置25とのネットワーク11を介した通信など、ネットワークを介した通信のためのネットワークインタフェース123を有する。しかしながら、本開示の主題はこのような構成に限定されるものでないことが理解されるべきである。例えば、文書アクセス装置は、直接的な接続及び/又は一部のコンポーネントが接続されていないネットワークを介しクライアント端末12−1〜12−4と文書管理装置25と通信してもよい。他の例として、文書アクセス装置は、端末にサービスを提供するサーバにより提供される必要はなく、ピアベースにより又は他の形式により端末と通信してもよい。
【0114】
上述されるように、文書アクセス装置27は、サーバやコンピュータに限定されず、ネットワーク及び/又はインターネットを介し通信するよう構成可能な各種装置の何れかに搭載されてもよい。
【0115】
ユーザインタフェースの1以上は、ウェブサービスとしてネットワークを介しクライアント端末に提供されてもよいことに留意されたい。
【0116】
複数のクライアント端末12−1〜12−4の1つの構成の一例が、図13に概略的に示される。図13において、コンピュータ130は、メモリ132、ディスプレイ133、キーボード(及び/又はキーパッド)134、他の入出力装置135(マウス、タッチパッド、スタイラス、マイクロフォン、音声/発話インタフェース及び/又は認識ソフトウェアを備えたスピーカーなど)、及びネットワークインタフェース136を含む何れかの個数の他の構成要素と内部バス139を介し通信するコントローラ(又は中央処理ユニット)131を含む。
【0117】
メモリ132は、プログラム及びデータのストレージを提供することが可能であり、バッファ、レジスタ及びメモリ(例えば、ROM(Read−Only Memory)、PROM(Programmable ROM)、EPROM(Erasable PROM)、EEPROM(Electrically EPROM)、SRAM(Static Random Access Memory)、DRAM(Dynamic RAM)、NOVRAM(Non−Volatile RAM)など)などの従来の記憶装置の組み合わせを含むものであってもよい。
【0118】
ネットワークインタフェース136は、(例えば、TCP/IP、IPX、IPX/SPX又はNetBEUIなどの何れか所望のネットワークプロトコルをサポートするイーサネット(登録商標)接続又は他のネットワーク接続などによる)ネットワーク11との接続を提供する。
【0119】
ユーザがクライアント端末上で及び/又はネットワークを介し電子データ又はコンテンツにアクセスし、ネットワークに接続された装置及びサービス(文書管理装置25など)とやりとりし、他のソフトウェアドリブンな機能を利用することを可能にするため、ユーザインタフェースが提供され、ソフトウェアを介し構成され、ネットワーク接続を介し受信される。例えば、クライアント端末のユーザがブラウジング処理を利用して、文書管理装置25と通信し、他のデータ又はコンテンツにアクセスすることが可能となるように、ブラウザ(Internet ExplorerTM、Netscape NavigatorTM、専用のブラウザなど)がクライアント端末上に設けられてもよい。
【0120】
コンピュータ130のさらなる特徴又は構成要素は、従来のものであり(ここで特に説明されていない場合)、簡単化のため詳細には説明されない。このような特徴及び構成要素は、例えば、その内容のすべてが参照することにより援用される、Frank J.Derfler,Jr.and Les Freedによる“How Networks Work”(Que Corporation 2000)と、Ron Whiteによる“How Computers Work”
(Que Corporation 1999)などにおいて説明されている。
【0121】
上述されるように、クライアント端末12−1〜12−4のそれぞれはパーソナルコンピュータに限定されず、ネットワーク及び/又はインターネットを介し通信するよう構成可能な各種装置の何れかの形式により搭載可能である。
【0122】
上述された特定の実施例は例示的なものであり、多数の変形が本開示の趣旨又は添付した請求項の範囲から逸脱することなくこれらの実施例に導入可能である。例えば、異なる具体例及び例示的な実施例の要素及び/又は特徴は、本開示及び添付した請求項の範囲内で互いに組み合わせ及び/又は置換されてもよい。
【符号の説明】
【0123】
12 クライアント端末
25 文書管理装置
27 文書アクセス装置
【特許請求の範囲】
【請求項1】
文書管理システムの文書管理アプリケーションへのアクセスを処理する文書アクセス装置であって、
複数の登録されているユーザについて、前記登録されているユーザの複数のユーザインタフェースの1以上を登録するユーザインタフェース情報を含む、前記複数の登録されているユーザのそれぞれのユーザアクセス情報を維持するよう構成されるユーザ情報維持部と、
クライアント端末の特定のユーザのログインからユーザ情報を受信し、前記ユーザ情報を用いて前記特定のユーザについて登録されているユーザインタフェース情報を抽出し、前記クライアント端末上に表示するため前記登録されているユーザについて登録されているユーザインタフェースの1以上を提供するよう構成されるユーザインタフェース部と、
を有する文書アクセス装置。
【請求項2】
前記クライアント端末上に表示するため提供される前記ユーザインタフェースの1以上は、前記ユーザインタフェースの1以上を介しユーザ入力が受信されると、前記文書管理アプリケーションのアプリケーションプログラムインタフェースと通信し、前記ユーザ入力に対応する前記文書管理アプリケーションの1以上の対応するアプリケーション機能にアクセスするため、前記ユーザ入力に対応し、前記文書管理アプリケーションに受け入れ可能なコマンドを前記文書管理アプリケーションに送信するよう構成されるアプリケーションインタフェース部を有する、請求項1記載の文書アクセス装置。
【請求項3】
前記アプリケーションインタフェース部から前記文書管理アプリケーションに送信されるコマンドに応答して、前記アプリケーションインタフェース部は、前記文書管理アプリケーションのアプリケーションプログラムインタフェースから文書及び他の情報の少なくとも1つを受信する、請求項2記載の文書アクセス装置。
【請求項4】
前記アプリケーションインタフェース部は、前記特定のユーザのログインからの前記ユーザ情報の少なくとも一部を前記文書管理アプリケーションと通信し、
前記文書管理アプリケーションは、前記ユーザ情報と前記文書管理アプリケーションにより維持されるアクセス制御情報とに基づき、前記ユーザがアクセスすることが許可されている文書及び他の情報を決定する、請求項2記載の文書アクセス装置。
【請求項5】
前記ユーザインタフェースの1以上は、前記ネットワークを介し前記クライアント端末にウェブサービスとして提供される、請求項1記載の文書アクセス装置。
【請求項6】
当該文書アクセス装置は、前記文書管理アプリケーションと異なるものであり、前記文書管理アプリケーションをオフラインにすることなく変更可能に構成される、請求項1記載の文書アクセス装置。
【請求項7】
前記クライアント端末上に表示するため提供される前記ユーザインタフェースの1以上は、1以上のユーザインタフェースアクティベータを有し、
前記1以上のユーザインタフェースアクティベータは、前記アクティベータが前記ユーザにより選択又は起動されると、前記文書管理アプリケーションの1以上の対応するアプリケーション機能にアクセスするため、対応するコマンドを前記文書管理アプリケーションに送信するよう構成される、請求項1記載の文書アクセス装置。
【請求項8】
前記複数の登録されているユーザのそれぞれについて前記ユーザ情報維持部により維持されるユーザアクセス情報はさらに、前記登録されているユーザに関連する特定のビジネス関連性フィールドを示すビジネス関連性情報を有し、
前記クライアント端末上に表示するため提供される前記ユーザインタフェースの1以上は、前記特定のユーザに関連する特定のビジネス関連性フィールドに対応する情報を表示する、請求項1記載の文書アクセス装置。
【請求項9】
前記クライアント端末上に表示するため提供される前記ユーザインタフェースの1以上は、前記特定のユーザに関連する特定のビジネス関連性フィールドに対応するアプリケーション機能にアクセスするための1以上のユーザインタフェースアクティベータを有する、請求項8記載の文書アクセス装置。
【請求項10】
クライアント端末上で文書管理サービスを提供するシステムであって、
文書管理アプリケーションを実行するよう構成される文書管理装置と、
前記文書管理アプリケーションとネットワークを介し通信するよう構成されるアプリケーションユーザインタフェース装置と、
を有し、
前記文書管理アプリケーションは、
文書データベースにおいて指定された文書を登録するための文書登録機能と、指定された条件に基づき前記文書データベースを検索するための検索機能とを含む複数のアプリケーション機能と、
前記文書管理アプリケーションとの通信フォーマットを指定するよう構成されるアプリケーションプログラムインタフェースと、
を有し、
前記アプリケーションユーザインタフェース装置は、複数の登録されているユーザについて、前記登録されているユーザの複数のユーザインタフェースの1以上を登録するユーザインタフェース情報を含む、前記複数の登録されているユーザのそれぞれのユーザアクセス情報を維持し、前記ネットワークを介し前記クライアント端末にログインインタフェースを提供し、前記クライアント端末の特定のユーザのログインからユーザ情報を受信し、前記ユーザ情報を用いて前記特定のユーザについて登録されているユーザインタフェース情報を抽出し、前記クライアント端末上に表示するため前記登録されているユーザについて登録されている前記ユーザインタフェースの1以上を提供するよう構成されるユーザインタフェース部を有するシステム。
【請求項11】
前記ユーザインタフェース部はさらに、前記ユーザインタフェースの1以上を介しユーザ入力が受信されると、前記文書管理アプリケーションのアプリケーションプログラムインタフェースと通信し、前記文書管理アプリケーションとの通信フォーマットを指定する情報を前記アプリケーションプログラムインタフェースから受信し、前記ユーザ入力に対応する前記文書管理アプリケーションの1以上の対応するアプリケーション機能にアクセスするため、前記アプリケーションプログラムインタフェースにより指定されるフォーマットと前記ユーザ入力とに対応するコマンドを前記文書管理アプリケーションに送信するよう構成される、請求項10記載のシステム。
【請求項12】
前記文書管理アプリケーションに送信されるコマンドに応答して、前記ユーザインタフェース部は、前記文書管理アプリケーションから文書及び他の情報の少なくとも1つを受信し、前記クライアント端末上での前記特定のユーザによるアクセスのため、前記文書及び他の情報の少なくとも1つを提供する、請求項11記載のシステム。
【請求項13】
前記ユーザインタフェース部は、前記特定のユーザのログインからのユーザ情報の少なくとも一部を前記文書管理アプリケーションと通信し、
前記文書管理アプリケーションは、前記ユーザ情報と前記文書管理アプリケーションにより維持されるアクセス制御情報とに基づき、前記ユーザがアクセスすることが許可されている文書及び他の情報を決定する、請求項10記載のシステム。
【請求項14】
前記アプリケーションユーザインタフェース装置は、前記文書管理アプリケーションと異なるものであり、前記文書管理アプリケーションをオフラインにすることなく再設定可能に構成される、請求項10記載のシステム。
【請求項15】
ネットワークを介しクライアント端末に文書管理サービスを提供する方法であって、
(a)文書管理アプリケーションにアクセスするよう構成されるアプリケーションユーザインタフェース装置が、複数の登録されているユーザについて、前記登録されているユーザの複数のユーザインタフェースの1以上を登録するユーザインタフェース情報を含む、前記複数の登録されているユーザのそれぞれのユーザアクセス情報を維持するステップと、
(b)前記アプリケーションユーザインタフェース装置が、前記ネットワークを介し前記クライアント端末にログインインタフェースを提供し、特定のユーザのログイン中にユーザ情報を受信し、前記ユーザ情報を用いて前記特定のユーザについて登録されているユーザインタフェース情報を抽出するステップと、
(c)前記クライアント端末上に表示するため前記登録されているユーザについて登録されている前記ユーザインタフェースの1以上を提供するステップと、
を有する方法。
【請求項16】
前記ステップ(c)において、前記ユーザインタフェースの1以上は、前記ネットワークを介し前記クライアント端末にウェブサービスとして提供される、請求項15記載の方法。
【請求項17】
前記ユーザインタフェースの1以上を介しユーザ入力が受信されると、前記対応するウェブサービスが、前記文書管理アプリケーションのアプリケーションプログラムインタフェースと通信し、前記文書管理アプリケーションとの通信フォーマットを指定する情報を前記アプリケーションプログラムインタフェースから受信し、前記ユーザ入力に対応する前記文書管理アプリケーションの1以上の対応するアプリケーション機能にアクセスするため、前記アプリケーションプログラムインタフェースにより指定されたフォーマットと前記ユーザ入力とに対応するコマンドを前記文書管理アプリケーションに送信する、請求項16記載の方法。
【請求項18】
前記文書管理アプリケーションとは別の異なる方法により前記複数のユーザインタフェースを維持するステップと、
前記複数のユーザインタフェースが前記文書管理アプリケーションをオフラインにすることなく変更又は再設定可能にするステップと、
をさらに有する、請求項15記載の方法。
【請求項19】
ネットワークを介し端末に文書管理サービスを提供するシステムであって、
アプリケーションプログラムインタフェースと、文書データベースにおいて指定された文書を登録するための文書登録機能と指定された条件に基づき前記文書データベースを検索するための検索機能とを含む複数のアプリケーション機能とを有する文書管理アプリケーションを実行するよう構成される第1サーバと、
ネットワークにより前記第1サーバから分離され、前記ネットワークを介し前記文書管理アプリケーションのアプリケーションプログラムインタフェースと通信するよう構成されるユーザインタフェース部を含む第2サーバと、
を有するシステム。
【請求項20】
前記第1サーバは、前記第2サーバと物理的に異なる、請求項19記載のシステム。
【請求項1】
文書管理システムの文書管理アプリケーションへのアクセスを処理する文書アクセス装置であって、
複数の登録されているユーザについて、前記登録されているユーザの複数のユーザインタフェースの1以上を登録するユーザインタフェース情報を含む、前記複数の登録されているユーザのそれぞれのユーザアクセス情報を維持するよう構成されるユーザ情報維持部と、
クライアント端末の特定のユーザのログインからユーザ情報を受信し、前記ユーザ情報を用いて前記特定のユーザについて登録されているユーザインタフェース情報を抽出し、前記クライアント端末上に表示するため前記登録されているユーザについて登録されているユーザインタフェースの1以上を提供するよう構成されるユーザインタフェース部と、
を有する文書アクセス装置。
【請求項2】
前記クライアント端末上に表示するため提供される前記ユーザインタフェースの1以上は、前記ユーザインタフェースの1以上を介しユーザ入力が受信されると、前記文書管理アプリケーションのアプリケーションプログラムインタフェースと通信し、前記ユーザ入力に対応する前記文書管理アプリケーションの1以上の対応するアプリケーション機能にアクセスするため、前記ユーザ入力に対応し、前記文書管理アプリケーションに受け入れ可能なコマンドを前記文書管理アプリケーションに送信するよう構成されるアプリケーションインタフェース部を有する、請求項1記載の文書アクセス装置。
【請求項3】
前記アプリケーションインタフェース部から前記文書管理アプリケーションに送信されるコマンドに応答して、前記アプリケーションインタフェース部は、前記文書管理アプリケーションのアプリケーションプログラムインタフェースから文書及び他の情報の少なくとも1つを受信する、請求項2記載の文書アクセス装置。
【請求項4】
前記アプリケーションインタフェース部は、前記特定のユーザのログインからの前記ユーザ情報の少なくとも一部を前記文書管理アプリケーションと通信し、
前記文書管理アプリケーションは、前記ユーザ情報と前記文書管理アプリケーションにより維持されるアクセス制御情報とに基づき、前記ユーザがアクセスすることが許可されている文書及び他の情報を決定する、請求項2記載の文書アクセス装置。
【請求項5】
前記ユーザインタフェースの1以上は、前記ネットワークを介し前記クライアント端末にウェブサービスとして提供される、請求項1記載の文書アクセス装置。
【請求項6】
当該文書アクセス装置は、前記文書管理アプリケーションと異なるものであり、前記文書管理アプリケーションをオフラインにすることなく変更可能に構成される、請求項1記載の文書アクセス装置。
【請求項7】
前記クライアント端末上に表示するため提供される前記ユーザインタフェースの1以上は、1以上のユーザインタフェースアクティベータを有し、
前記1以上のユーザインタフェースアクティベータは、前記アクティベータが前記ユーザにより選択又は起動されると、前記文書管理アプリケーションの1以上の対応するアプリケーション機能にアクセスするため、対応するコマンドを前記文書管理アプリケーションに送信するよう構成される、請求項1記載の文書アクセス装置。
【請求項8】
前記複数の登録されているユーザのそれぞれについて前記ユーザ情報維持部により維持されるユーザアクセス情報はさらに、前記登録されているユーザに関連する特定のビジネス関連性フィールドを示すビジネス関連性情報を有し、
前記クライアント端末上に表示するため提供される前記ユーザインタフェースの1以上は、前記特定のユーザに関連する特定のビジネス関連性フィールドに対応する情報を表示する、請求項1記載の文書アクセス装置。
【請求項9】
前記クライアント端末上に表示するため提供される前記ユーザインタフェースの1以上は、前記特定のユーザに関連する特定のビジネス関連性フィールドに対応するアプリケーション機能にアクセスするための1以上のユーザインタフェースアクティベータを有する、請求項8記載の文書アクセス装置。
【請求項10】
クライアント端末上で文書管理サービスを提供するシステムであって、
文書管理アプリケーションを実行するよう構成される文書管理装置と、
前記文書管理アプリケーションとネットワークを介し通信するよう構成されるアプリケーションユーザインタフェース装置と、
を有し、
前記文書管理アプリケーションは、
文書データベースにおいて指定された文書を登録するための文書登録機能と、指定された条件に基づき前記文書データベースを検索するための検索機能とを含む複数のアプリケーション機能と、
前記文書管理アプリケーションとの通信フォーマットを指定するよう構成されるアプリケーションプログラムインタフェースと、
を有し、
前記アプリケーションユーザインタフェース装置は、複数の登録されているユーザについて、前記登録されているユーザの複数のユーザインタフェースの1以上を登録するユーザインタフェース情報を含む、前記複数の登録されているユーザのそれぞれのユーザアクセス情報を維持し、前記ネットワークを介し前記クライアント端末にログインインタフェースを提供し、前記クライアント端末の特定のユーザのログインからユーザ情報を受信し、前記ユーザ情報を用いて前記特定のユーザについて登録されているユーザインタフェース情報を抽出し、前記クライアント端末上に表示するため前記登録されているユーザについて登録されている前記ユーザインタフェースの1以上を提供するよう構成されるユーザインタフェース部を有するシステム。
【請求項11】
前記ユーザインタフェース部はさらに、前記ユーザインタフェースの1以上を介しユーザ入力が受信されると、前記文書管理アプリケーションのアプリケーションプログラムインタフェースと通信し、前記文書管理アプリケーションとの通信フォーマットを指定する情報を前記アプリケーションプログラムインタフェースから受信し、前記ユーザ入力に対応する前記文書管理アプリケーションの1以上の対応するアプリケーション機能にアクセスするため、前記アプリケーションプログラムインタフェースにより指定されるフォーマットと前記ユーザ入力とに対応するコマンドを前記文書管理アプリケーションに送信するよう構成される、請求項10記載のシステム。
【請求項12】
前記文書管理アプリケーションに送信されるコマンドに応答して、前記ユーザインタフェース部は、前記文書管理アプリケーションから文書及び他の情報の少なくとも1つを受信し、前記クライアント端末上での前記特定のユーザによるアクセスのため、前記文書及び他の情報の少なくとも1つを提供する、請求項11記載のシステム。
【請求項13】
前記ユーザインタフェース部は、前記特定のユーザのログインからのユーザ情報の少なくとも一部を前記文書管理アプリケーションと通信し、
前記文書管理アプリケーションは、前記ユーザ情報と前記文書管理アプリケーションにより維持されるアクセス制御情報とに基づき、前記ユーザがアクセスすることが許可されている文書及び他の情報を決定する、請求項10記載のシステム。
【請求項14】
前記アプリケーションユーザインタフェース装置は、前記文書管理アプリケーションと異なるものであり、前記文書管理アプリケーションをオフラインにすることなく再設定可能に構成される、請求項10記載のシステム。
【請求項15】
ネットワークを介しクライアント端末に文書管理サービスを提供する方法であって、
(a)文書管理アプリケーションにアクセスするよう構成されるアプリケーションユーザインタフェース装置が、複数の登録されているユーザについて、前記登録されているユーザの複数のユーザインタフェースの1以上を登録するユーザインタフェース情報を含む、前記複数の登録されているユーザのそれぞれのユーザアクセス情報を維持するステップと、
(b)前記アプリケーションユーザインタフェース装置が、前記ネットワークを介し前記クライアント端末にログインインタフェースを提供し、特定のユーザのログイン中にユーザ情報を受信し、前記ユーザ情報を用いて前記特定のユーザについて登録されているユーザインタフェース情報を抽出するステップと、
(c)前記クライアント端末上に表示するため前記登録されているユーザについて登録されている前記ユーザインタフェースの1以上を提供するステップと、
を有する方法。
【請求項16】
前記ステップ(c)において、前記ユーザインタフェースの1以上は、前記ネットワークを介し前記クライアント端末にウェブサービスとして提供される、請求項15記載の方法。
【請求項17】
前記ユーザインタフェースの1以上を介しユーザ入力が受信されると、前記対応するウェブサービスが、前記文書管理アプリケーションのアプリケーションプログラムインタフェースと通信し、前記文書管理アプリケーションとの通信フォーマットを指定する情報を前記アプリケーションプログラムインタフェースから受信し、前記ユーザ入力に対応する前記文書管理アプリケーションの1以上の対応するアプリケーション機能にアクセスするため、前記アプリケーションプログラムインタフェースにより指定されたフォーマットと前記ユーザ入力とに対応するコマンドを前記文書管理アプリケーションに送信する、請求項16記載の方法。
【請求項18】
前記文書管理アプリケーションとは別の異なる方法により前記複数のユーザインタフェースを維持するステップと、
前記複数のユーザインタフェースが前記文書管理アプリケーションをオフラインにすることなく変更又は再設定可能にするステップと、
をさらに有する、請求項15記載の方法。
【請求項19】
ネットワークを介し端末に文書管理サービスを提供するシステムであって、
アプリケーションプログラムインタフェースと、文書データベースにおいて指定された文書を登録するための文書登録機能と指定された条件に基づき前記文書データベースを検索するための検索機能とを含む複数のアプリケーション機能とを有する文書管理アプリケーションを実行するよう構成される第1サーバと、
ネットワークにより前記第1サーバから分離され、前記ネットワークを介し前記文書管理アプリケーションのアプリケーションプログラムインタフェースと通信するよう構成されるユーザインタフェース部を含む第2サーバと、
を有するシステム。
【請求項20】
前記第1サーバは、前記第2サーバと物理的に異なる、請求項19記載のシステム。
【図1A】
【図1B】
【図2】
【図3】
【図4A】
【図4B】
【図4C】
【図4D】
【図5A】
【図5B】
【図6】
【図7A】
【図7B】
【図8A】
【図8B】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図1B】
【図2】
【図3】
【図4A】
【図4B】
【図4C】
【図4D】
【図5A】
【図5B】
【図6】
【図7A】
【図7B】
【図8A】
【図8B】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【公開番号】特開2011−192278(P2011−192278A)
【公開日】平成23年9月29日(2011.9.29)
【国際特許分類】
【出願番号】特願2011−54161(P2011−54161)
【出願日】平成23年3月11日(2011.3.11)
【出願人】(000006747)株式会社リコー (37,907)
【Fターム(参考)】
【公開日】平成23年9月29日(2011.9.29)
【国際特許分類】
【出願日】平成23年3月11日(2011.3.11)
【出願人】(000006747)株式会社リコー (37,907)
【Fターム(参考)】
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