文書作成回覧装置および文書作成回覧プログラム
【課題】回覧文書の作成の際に、記憶された文書の添付ファイルをも流用可能とする。
【解決手段】電子の文書を起案して、この文書１４に添付ファイル１５を付して回覧文書として、この回覧文書を、通信回線２を介して接続された複数の情報端末３からこの回覧文書に対して定められた回覧ルート３６に従って、閲覧可能にした文書作成回覧装置１である。そして、過去に起案した複数の文書とこの各文書に付された添付ファイルとを記憶保持する起案済データ記憶手段６と、閲覧対象となる回覧文書を記憶するための回覧文書記憶手段１３と、起案済データ記憶手段に記憶された複数の文書の中から一つの文書が操作指定されたとき、この操作指定された文書を回覧文書記憶手段に書込む文書複製手段２２と、記操作指定された文書の添付ファイルを回覧文書記憶手段に書込む添付ファイル複製手段２３とを備えている。
【解決手段】電子の文書を起案して、この文書１４に添付ファイル１５を付して回覧文書として、この回覧文書を、通信回線２を介して接続された複数の情報端末３からこの回覧文書に対して定められた回覧ルート３６に従って、閲覧可能にした文書作成回覧装置１である。そして、過去に起案した複数の文書とこの各文書に付された添付ファイルとを記憶保持する起案済データ記憶手段６と、閲覧対象となる回覧文書を記憶するための回覧文書記憶手段１３と、起案済データ記憶手段に記憶された複数の文書の中から一つの文書が操作指定されたとき、この操作指定された文書を回覧文書記憶手段に書込む文書複製手段２２と、記操作指定された文書の添付ファイルを回覧文書記憶手段に書込む添付ファイル複製手段２３とを備えている。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、起案した電子文書に添付ファイルを付して回覧文書とし、この回覧文書を、通信回線を介して接続された複数の情報端末から、閲覧可能にした文書作成回覧装置、および文書作成回覧プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ワークフローの原理を用いた電子文書の作成および作成された電子文書の回覧を行う電子文書回覧システムにおいて、利用者の使い勝手の向上や、操作性を向上させるために種々の改良が試みられてきた。
【０００３】
例えば、特許文献１の「ワークフローシステムおよび方法」のように、コード変更なくサービスを変更できると工夫したり、特許文献２の「ワークフローシステム」のように、処理担当者を自動的に決定するなどの工夫をしたり、特許文献３の「ワークフロー支援システムおよび方法」のようにルールの実現に工夫し、さらに過去の文書を参照できるなど、利便を図っている。
【０００４】
さらに、特許文献４の「回覧・配布管理装置」においては、回覧・配布した書類および宛先を複写してかつ関連付けて保存し、再度、該当書類の回覧・配布が指定されると、保存した書類を同じく保存した宛先に対して回覧・配布するようにしている。
【特許文献１】特表２００３―５２８３５８号
【特許文献２】国際公表Ｗ０９８／００７８６号
【特許文献３】特許第３４６５５４３号
【特許文献４】特開平７−１６２４５０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら上述した各システムおよび配布管理装置においても、まだ改良すべき次にような課題があった。
【０００６】
すなわち、近年、回覧すべき情報には、回覧の起案者が作成した文書のみならず、この文書に関連する情報が記載された参考文献等や付属文書等が含まれる。これらの参考文献は、回覧時においては、回覧すべき文書に添付ファイルの形式で付けられ、文書と同時に回覧される。
【０００７】
しかしながら、参考文献等のファイルは回覧用に特別に管理されていない。上述した配布管理装置の回覧すべき文書の作成担当者は、たとえ回覧すべき文書を過去に回覧した文書の中から発見して、この文書を再利用できたとしても、この文書に添付すべき参考文献等のファイルが管理されていないので、この文書に添付ファイルが必要か否か、必要な場合の添付ファイルの名称、添付ファイルが自己の配布管理装置内に存在するか否か、存在する場合の添付ファイルの格納場所等が即座に把握できない。
【０００８】
したがって、担当者は、回覧すべき文書を作成または流用してさらに必要な添付ファイルを付して実際に回覧を開始するまでの作業が非常に煩雑になる。
【０００９】
本発明はこのような事情に鑑みてなされたものであり、過去に作成した文書のみならずこの文書の添付ファイルをあわせて記憶保持することにより、新規に回覧文書の作成の際には、必要に応じて記憶された文書の添付ファイルを簡単に流用でき、装置の利用者が回覧する電子文書の入力作業の効率化、高速化を図ることができる文書作成回覧装置、および文書作成回覧プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明は、電子文書を起案して、この文書に添付ファイルを付して回覧文書として、この回覧文書を、通信回線を介して接続された複数の情報端末からこの回覧文書に対して定められた回覧ルートに従って、閲覧可能にした文書作成回覧装置に適用される。
【００１１】
そして、上記課題を達成するために、本発明の文書作成回覧装置おいては、過去に起案した複数の文書とこの各文書に付された添付ファイルとが関連づけられて記憶される起案済データ記憶手段と、閲覧対象となる回覧文書を記憶するための回覧文書記憶手段と、起案済データ記憶手段に記憶された複数の文書の中から一つの文書が操作指定されたとき、この操作指定された文書を回覧文書記憶手段に書込む文書複製手段と、操作指定された文書に関連づけられている添付ファイルを回覧文書記憶手段に書込む添付ファイル複製手段とを備えている。
【００１２】
このように構成された文書作成回覧装置においては、起案済データ記憶手段には、過去に起案した複数の文書とこの各文書に付された添付ファイルが記憶されている。したがって、この文書作成回覧装置を用いて、新たに回覧すべき文書を起案（作成）するに際して、起案済データ記憶手段に記憶されている文書とこの文書に付された添付ファイルを複製して回覧文書メモリに回覧文書として書込めば、この回覧文書が定められた回覧ルートに従って、各情報端末から閲覧可能となる。したがって、この文書作成回覧装置の利用者にとって、回覧する電子文書の入力作業の効率化、高速化を図ることができる。
【００１３】
また別の発明は、上述した文書作成回覧装置において、過去に起案した複数の文書とこの各文書に付された添付ファイルとが関連づけられて記憶される起案済データ記憶手段と、閲覧対象となる回覧文書を記憶するための回覧文書記憶手段と、表示器に表示され、新たに起案する文書を構成する各文字データを入力するための文書入力画面と、この文書入力画面を用いて各文字データが操作入力されたとき、この操作入力された各文字データで構成される文書を回覧文書記憶手段に書込む文書作成手段と、起案済データ記憶手段に記憶された複数の文書の中から一つの文書が操作指定されたとき、この操作指定された文書の各文字データを文書入力画面上に重ね表示するとともに、回覧文書記憶手段に書込む文書複製手段と、操作指定された文書に関連づけられている添付ファイルのファイル名を文書入力画面に表示出力するとともに、添付ファイルを回覧文書記憶手段に書込む添付ファイル複製手段とを備えている。
【００１４】
このように構成された文書作成回覧装置においては、表示器に新た起案する文書を構成する各文字データを入力するための文書入力画面が表示される。そして、利用者は、この文書入力画面を用いて新た起案する文書を構成する各文字データを入力することが可能である。さらに、起案済データ記憶手段に記憶された複数の文書の中から一つの文書を操作指定すると、操作指定した文書の各文字データが文書入力画面上に重ね表示される。
【００１５】
さらに、操作指定した文書の添付ファイルのファイル名を文書入力画面に表示出力される。そして、文書および添付ファイルは回覧文書記憶手段に書込まれて回覧に供される。この場合、利用者は、流用した文書および添付ファイルのファイル名を文書入力画面上で確認できる。また、文書入力画面上で流用した文書の内容を修正することも可能である。この場合、修正後の文書が回覧文書記憶手段に書込まれる。
【００１６】
また別の発明は、上述した発明の文書作成回覧装置において、さらに、起案済データ記憶手段に記憶された過去に起案した複数の文書の一覧を表示器に表示する文書一覧表示手段と、検索条件の操作入力に応じて、表示された複数の文書から検索条件に合致する文書を選択する文書選択手段とを有している。
【００１７】
このように構成された文書作成回覧装置においては、利用者は、より簡単に目的とする文書を起案済データ記憶手段から検索できる。
【００１８】
また別の発明は、上述した発明の文書作成回覧装置において、さらに、過去に回覧した各回覧文書の回覧ルートを記憶する実績回覧ルート記憶手段と、実績回覧ルート記憶手段に記憶された複数の回覧ルートの中から一つの回覧ルートが操作指定されたとき、この操作指定された回覧ルートを回覧文書記憶手段に記憶された閲覧対象となる回覧文書の回覧ルートに設定する回覧ルート複製手段とを備えている。
【００１９】
このように構成された文書作成回覧装置においては、実績回覧ルート記憶手段に過去に回覧した各回覧文書の回覧ルートが記憶されている。そして、利用者は、この実績回覧ルート記憶手段に記憶された回覧ルートを操作指定すると、この回覧ルートが回覧文書の回覧ルートに自動設定される。
【００２０】
また、別の発明は、電子文書を起案して、この文書に添付ファイルを付して回覧文書として、この回覧文書を、通信回線を介して接続された複数の情報端末からこの回覧文書に対して定められた回覧ルートに従って、閲覧可能にした文書作成回覧プログラムである。
【００２１】
そして、この文書作成回覧プログラムは、コンピュータに、過去に起案した複数の文書とこの各文書に付された添付ファイルとが関連づけられて記憶される起案済データ記憶手段に記憶された複数の文書の中から一つの文書が操作指定されたとき、この操作指定された文書を回覧文書を構成する文書とする文書複製機能と、操作指定された文書に関連づけられている添付ファイルを回覧文書を構成する添付ファイルとする添付ファイル複製機能とを実現させる。
【００２２】
また、別の発明は、上記発明の文書作成回覧プログラムにおいて、コンピュータに、起案済データ記憶手段に記憶された過去に起案した複数の文書の一覧を表示器に表示する文書一覧表示機能と、検索条件の操作入力に応じて、表示された複数の文書から検索条件に合致する文書を選択する文書選択機能とを実現させる。
【００２３】
また、別の発明は、上記発明の文書作成回覧プログラムにおいて、コンピュータに、過去に回覧した各回覧文書の回覧ルートを記憶する実績回覧ルート記憶手段に記憶された複数の回覧ルートの中から一つの回覧ルートが操作指定されたとき、この操作指定された回覧ルートを閲覧対象となる回覧文書の回覧ルートに設定する回覧ルート複製機能を実現させる。
【００２４】
このように構成された各文書作成回覧プログラムにおいては、上述した発明の各文書作成回覧装置とほぼ同様の作用効果を奏することが可能である。
【発明の効果】
【００２５】
本発明においては、過去に作成した文書のみならずこの文書の添付ファイルを記憶保持している。そして、新規に回覧文書の作成の際には、必要に応じて記憶された文書およびこの文書の添付ファイルを閲覧対象の回覧文書に組込むようにしている。
【００２６】
したがって、過去に作成した文書およびこの文書の添付ファイルを今回の閲覧対象とする回覧文書に簡単に流用でき、装置の利用者が回覧する電子文書の入力作業の効率化、高速化を図ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２７】
以下、本発明の一実施形態を図面を用いて説明する。
【００２８】
図１は本発明の一実施形態に係わる文書作成回覧プログラムで動作する文書作成回覧装置が組込まれた文書回覧システムの概略構成を示す模式図である。
【００２９】
文書作成回覧装置１に対して、ネットワーク２を介して、回覧文書の回覧先である複数の情報端末としての端末３がアクセス（接続）可能である。文書作成回覧装置１は、大きく分けて、回覧文書作成部４と文書回覧部５とで構成されている。
【００３０】
この実施形態においては、文書作成回覧装置１で作成する文書として帳票が採用され、この帳票に添付ファイルが付され、さらにこの帳票に付属帳票が付され、この付属帳票に添付ファイルが付されるとする。
【００３１】
図２は、文書作成部４の概略構成を示すブロック図である。例えばＨＤＤ内に形成された起案済データ記憶部６内には、過去に起案した複数の文書としての複数の起案済帳票７と、この各起案済帳票７に付された複数の添付ファイル８と、各起案済帳票７に付された複数の起案済付属帳票９と、この各起案済付属帳票９に付された複数の添付ファイル１０が記憶されている。
【００３２】
帳票入力画面記憶部１１ａ内には、図７に示す帳票入力画面１１が記憶されている。付属帳票入力画面記憶部１２ａ内には、図１３に示す付属帳票入力画面１２が記憶されている。
【００３３】
回覧文書記憶部１３内には、新規に閲覧（回覧）対象となる回覧文書が書込まれる。この回覧文書は、この実施形態においては、１つの帳票１４と、この帳票１４に付された添付ファイル１５と、帳票１４に付された付属帳票１６と、この付属帳票１６に付された添付ファイル１７とで構成されている。
【００３４】
さらに、文書作成部４には、帳票入力画面１１および付属帳票入力画面１２等を表示する表示器１８と、利用者が各種指示を操作入力するための操作部１９が設けられている。
【００３５】
さらに、文書作成部４内には、起案済帳票検索部２１、帳票複製部２２、添付ファイル複製部２３、帳票作成部２４、付属帳票作成部２５がアプリケーションプログラム上に形成されている。
【００３６】
起案済帳票検索部２１は、利用者の指示に基づいて、起案済データ記憶部６内に記憶された起案済帳票７を検索する。帳票複製部２２は、検索された起案済帳票７を回覧文書記憶部１３内に回覧用の帳票１４として書込む。添付ファイル複製部２３は、検索された起案済帳票７の添付ファイル８を回覧文書記憶部１３内に回覧用の添付ファイル１５として書込む。さらに、添付ファイル複製部２３は、起案済帳票７に付された起案済付属帳票９に対してさらに付された添付ファイル１０を、回覧文書記憶部１３内に回覧用の添付ファイル１７として書込む。
【００３７】
帳票作成部２４は、新規に帳票を作成して、回覧文書記憶部１３内に回覧用の帳票１４として書込む。付属帳票作成部２５は、新規に付属帳票を作成して、回覧文書記憶部１３内に回覧用の付属帳票１６として書込む。
【００３８】
次に各部の構成および動作の詳細を説明する。
【００３９】
図７に示す表示器１８に表示された帳票入力画面１１には、複製作成ボタン１１ｂ、発行担当者１１ｃ、起案担当者１１ｄ、帳票番号１１ｅ、起案課１１ｆ、題目１１ｇ、データ領域１１ｈ、添付ファイル領域１１ｉ、付属帳票作成ボタン１１ｊ等が形成されている。
【００４０】
図８は、帳票作成部４が起動して、利用者が帳票の文字データを操作部１９を介して入力したときに、帳票入力画面１１に各文字データが重ね表示された状態を示す。この帳票入力画面１１に重ね表示された各文字データからなる帳票は、回覧文書記憶部１３内に回覧用の帳票１４として書込まれる。
【００４１】
図８に示す表示器１８に表示された帳票入力画面１１において、利用者が図示しないタスクバーに設けられたファイル呼び出しボタンのクリック操作にて、この文書作成回覧装置１に記憶されているファイルの一覧の呼び出しを実施すると、図９に示すように、帳票入力画面１１上にファイル一覧２６がウインドウ表示される。この状態で、ファイル一覧２６の中のファイルをマウスでクリックすると、該当ファイルのファイル名が添付ファイル領域１１ｉに表示されるとともに、該当ファイルが回覧文書記憶部１３内に回覧用の添付ファイル１５として書込まれる。
【００４２】
以上が、回覧すべき帳票１４および添付ファイル１５を利用者が作成しかつ選択して、回覧文書記憶部１３内に設定する場合の処理動作である。
【００４３】
次に、回覧すべき帳票１４および添付ファイル１５として起案済データ記憶部６の起案済帳票７と添付ファイル８とを複製して用いる場合を説明する。
【００４４】
表示器１８に図７の帳票入力画面１１が表示された状態で、複製作成ボタン１１ｂをマウスでクリックすると、起案済帳票検索部２１が起動して、図１０に示す起案済帳票一覧２７を表示出力する。この起案済帳票一覧２７には、起案済データ記憶部６に記憶された各起案済帳票７の帳票番号、題目、起案日、発行課、起案者等の詳細項目２７ａ、検索条件入力部としての起案課入力部２７ｂ、題目入力部２７ｃが設けられている。
【００４５】
利用者は、この起案課入力部２７ｂ、題目入力部２７ｃに、起案課および題目を、直接入力、またはドロップダウン方式で選択すると、この起案課および題目で、起案済データ記憶部６を検索して、この起案課および題目に合致する起案済帳票７の詳細項目２７ａを異なる色に選択表示する。
【００４６】
利用者は、選択表示された起案済帳票７の詳細項目２７ａの中から１つの起案済帳票７の詳細項目２７ａをマウスで選択すると、帳票複製部２２が起動して、選択された起案済帳票７を構成する各文字データが、図１１に示すように、帳票入力画面１１に重ね表示される。さらに、添付ファイル複製部２３が起動して、選択された起案済帳票７の添付ファイル８のファイル名が、添付ファイル領域１１ｉに書込まれる。
【００４７】
利用者が、添付ファイル領域１１ｉの参照ボタンをクリックすると、図１２に示すように、添付ファイル８の内容２８が帳票入力画面１１上にウインドウ表示される。
【００４８】
さらに、利用者は、必要に応じて、帳票入力画面１１に重ね表示された起案済帳票７を構成する各文字データを加筆、訂正することも可能である。
【００４９】
利用者は、帳票入力画面１１の文字データの確定操作を実施すると、帳票入力画面１１の文字データからなる帳票が回覧文書記憶部１３に回覧用の帳票１４として書込まれる。さらに、添付ファイル領域１１ｉに書込まれたファイル名に対応する添付ファイルも、回覧文書記憶部１３に回覧用の添付ファイル１５として書込まれる。
【００５０】
さらに、起案済データ記憶部６に先に複製した起案帳票７に起案付属帳票９、および添付ファイル１０が記憶されていれば、これらを、回覧文書記憶部１３に回覧用の付属帳票１６、および添付ファイル１７として書込まれる。
【００５１】
なお、新規の付属帳票を作成する場合は、利用者は、帳票入力画面１１の付属帳票作成ボタン１１ｊをマウスで指定すると、図１３に示す付属帳票入力画面１２が表示器１８に表示出力される。利用者は、この付属帳票入力画面１２を用いて、新規の付属帳票を作成する。作成された新規の付属帳票は、回覧文書記憶部１３に回覧用の付属帳票１６として書込まれる。
【００５２】
図１４に、表示器１８に表示された、回覧文書記憶部１３に記憶された回覧文書の受付一覧２９を示す。各回覧文書は、実際の回覧に先立って、所定の承認者に受付一覧２９に組込まれて回されて、承認を得る必要がある。
【００５３】
図３は、回覧文書作成部４の全体動作を示す流れ図である。先ず、表示器１８に、帳票入力画面１１を表示出力する（ステップＳ１）。複製作成ボタン１１ｂが押されずに（ステップＳ２）、帳票の文字データが操作入力されると（ステップＳ３）、新規の帳票を作成する（ステップＳ４）。添付ファイルの表示指示が入力すると（ステップＳ５）、図９に示すファイル一覧２６を表示する（ステップＳ６）。ファイルが指定されると（ステップＳ７）、指定ファイルのファイル名を添付ファイル領域１１ｉに書込む（ステップＳ８）。
【００５４】
新規の付属帳票作成指示操作が実行されると（ステップＳ９）、付属帳票入力画面１２を表示器１８に表示出力する（ステップＳ１０）。付属帳票の帳票（文字）データが操作入力されると（ステップＳ１１）、新規の付属帳票を作成する（ステップＳ１２）。
【００５５】
そして、帳票入力画面１１上の文字データからなる帳票、添付ファイル領域１１ｉのファイル名に対応するファイル、付属帳票、この付属帳票の添付ファイルを、回覧文書記憶部１３内に、回覧用の帳票１４、添付ファイル１５、付属帳票１６、添付ファイル１７として書込む（ステップＳ１３）。さらに、これらを起案済データ記憶部６へ、起案済帳票７、添付ファイル８、起案済付属帳票９、添付ファイル１０として書込む（ステップＳ１４）。その後、回覧文書記憶部１３の回覧文書を文書回覧部５へ送出する（ステップＳ１５）。
【００５６】
ステップＳ２にて、複製作成ボタン１１ｂが押されると、図１０に示す起案済帳票一覧２７を表示出力する（ステップＳ１６）。この状態で、検索条件が入力されると（ステップＳ１７）、この検索条件にあった起案済帳票７の一覧を表示する（ステップＳ１８）。一つの起案済帳票７が選択指定されると（ステップＳ１９）、この選択指定された起案帳票７の文字データを帳票入力画面１１上に重ね表示する（ステップＳ２０）。選択指定された起案帳票７に添付ファイル８が付されていれば（ステップＳ２１）、この添付ファイル８のファイル名を添付ファイル領域１１ｉに書込む（複製する）（ステップＳ２２）。
【００５７】
選択指定された起案帳票７に付属帳票９が付されていた場合は（ステップＳ２３）、付属帳票入力画面１２を表示器１８に表示出力し、この付属帳票９の帳票（文字データ）を付属帳票入力画面１２に重ね表示（複製）する（ステップＳ２４）。そして、ステップＳ１３へ進み、帳票入力画面１１上の文字データからなる帳票、添付ファイル領域１１ｉのファイル名に対応するファイル、付属帳票、この付属帳票の添付ファイルを、回覧文書記憶部１３内に、回覧用の帳票１４、添付ファイル１５、付属帳票１６、添付ファイル１７として書込む。
【００５８】
ステップＳ５にて、選択指定された起案帳票７に添付ファイル８が付されていなければ、ステップＳ９へ進み、新規の付属帳票作成指示操作が実行されたか否かを判定する。
【００５９】
図４は、文書回覧部５の概略構成を示すブロック図である。例えばＨＤＤ内に形成された実績回覧ルート記憶部３１内には、過去に回覧した複数の回覧ルート３２が回覧文書を特定する帳票の題目等の回覧文書情報３３が付された状態で記憶されている。アクセス記憶部３４内には、今回の回覧すべき回覧文書３５、今回の回覧ルート３６が記憶されている。
【００６０】
この各回覧ルート３２、３６は、例えば図５に示すフォーマットを有する。回覧の順序３２ａ毎に、情報端末３の端末番号（アドレス）３２ｂと、該当情報端末３が回覧文書３５を確認したことを示す確認ステータスＢ３２ｃとが設定されている。
【００６１】
なお、各回覧の順序３２ａ毎に設定される情報端末３の端末番号（アドレス）３２ｂは、一つの情報端末３に限定されることはなく、回覧文書３５の種類に応じて、複数の情報端末３からなるグループ単位で設定可能である。この場合、グループ内の一つの情報端末３が回覧文書３５を閲覧すればよいが、グループ内の役職を指定して、この役職を優先して、回覧指定することも可能である。
【００６２】
さらに、文書回覧部５には、回覧ルート一覧等を表示する表示器３７と、利用者が各種指示を操作入力するための操作部３８と、ネットワーク２を介して各端末３との間で各種情報交換を実施する通信部３９が設けられている。
【００６３】
さらに、文書回覧部５内には、ルート検索部４０、ルート複製部４１、ルート設定部４２、ルート変更部４３、回覧文書要求部４４、回覧文書送信部４５、確認付加部４６がアプリケーションプログラム上に形成されている。
【００６４】
ルート検索部４０は、利用者の指示に基づいて、実績回覧ルート記憶部３１内に記憶された一つの回覧ルート３２を検索する。ルート複製部４１は、検索された回覧ルート３２をアクセス記憶部３４内に今回の回覧ルート３６として書込む（複製する）。ルート設定部４２は、利用者の入力操作に基づいて、新たな回覧ルートを作成して、アクセス記憶部３４内に今回の回覧ルート３６として書込む。
【００６５】
ルート変更部４３は、通信部３９を介して、外部から入力されたルート変更要求に応じて、アクセス記憶部３４内の今回の回覧ルート３６の内容を変更する。回覧文書要求部４４は、端末３からネットワーク２を介して入力された回覧文書要求を取込む。回覧文書送信部４５は、入力された回覧文書要求に応じて、アクセス記憶部３４内の回覧文書３５を要求元の端末３へ送信する。確認付加部４６は、端末３からネットワーク２を介して入力された回覧文書確認情報に基づき、アクセス記憶部３４内の回覧ルート３６における該当端末３の端末番号（アドレス）３２ｂの確認ステータスＢ３２ｃを「確認済み」に設定する。
【００６６】
図６は、文書回覧部５の全体動作を示す流れ図である。回覧文書作成部４から今回回覧すべき回覧用の帳票１４、添付ファイル１５、付属帳票１６、添付ファイル１７からなる回覧文書３５が入力されると（ステップＰ１）、この回覧文書３５をアクセス記憶部３４へ書込む（ステップＰ２）。利用者が、回覧ルート複製指示を操作入力すると（ステップＰ３）、実績回覧ルート記憶部３１内に記憶された回覧ルート３２および回覧文書情報３３の一覧を表示器３７上に表示出力する（ステップＰ４）。
【００６７】
利用者が、表示された回覧ルート３２および回覧文書情報３３の一覧を参照して、一つの回覧ルート３２をマウスで指定すると（ステップＰ５）、この指定された回覧ルート３２を実績回覧ルート記憶部３１から読出（複製）し（ステップＰ６）、アクセス記憶部３４内に今回の回覧ルート３６として書込む（ステップＰ９）。
【００６８】
なお、ステップＰ３にて、利用者が、回覧ルート複製指示を指定しなかった場合、利用者における回覧ルートの各データの操作入力を待って（ステップＰ７）、この操作入力された各データを用いて回覧ルートを作成する（ステップＰ８）。作成した回覧ルートをアクセス記憶部３４内に今回の回覧ルート３６として書込む（ステップＰ９）。
【００６９】
そして、端末３からネットワーク２および通信部３９を介してルート変更要求が入力されると（ステップＰ１０）、アクセス記憶部３４内の今回の回覧ルート３６の内容を変更する（ステップＰ１１）。回覧ルート３６の内容変更が終了すると、最終の回覧ルート３６および回覧文書３５の回覧文書情報を、実績回覧ルート記憶部３１内に、回覧ルート３４および回覧文書情報３３として追加して書込む（ステップＰ１２）。
【００７０】
端末３からネットワーク２を介して回覧文書要求が入力されると（ステップＰ１３）、アクセス記憶部３４内の回覧文書３５を要求元の情報端末３へ送信する（ステップＰ１４）。端末３からネットワーク２を介して回覧文書確認情報が入力される（ステップＰ１５）、アクセス記憶部３４内の回覧ルート３６における該当情報端末３の端末番号（アドレス）３２ｂの確認ステータスＢ３２ｃを回覧文書の確認済みを示す「確認済み」に設定する（ステップＰ１６）。
【００７１】
このように構成された文書作成回覧装置、および文書作成回覧プログラムにおいいては、回覧文書作成部４の起案済データ記憶部６には、過去に起案した複数の文書としての複数の起案済帳票７と、この各起案済帳票７に付された複数の添付ファイル８と、各起案済帳票７に付された複数の起案済付属帳票９と、この各起案済付属帳票９に付された複数の添付ファイル１０が記憶されている。
【００７２】
したがって、この回覧文書作成部４を用いて、新たに回覧すべき文書としての帳票を起案（作成）するに際して、起案済データ記憶部６に記憶されている起案済帳票７と、添付ファイル８と、起案済付属帳票９と、添付ファイル１０を複製して回覧文書記憶部１３に回覧文書として書込めば、この回覧文書が文書回覧部５のアクセス記憶部３４に転送され、回覧ルート３６に従って、各端末３から閲覧可能となる。
【００７３】
さらに、文書回覧部５において、実績回覧ルート記憶部３１に過去に回覧した各回覧文書の回覧ルート３２が記憶されている。そして、利用者は、この実績回覧ルート記憶部３１に記憶された一つの回覧ルート３２を操作指定すると、この回覧ルート３２が回覧文書３５の回覧ルート３６に自動設定される。
【００７４】
したがって、この文書作成回覧装置１の利用者にとって、回覧する電子文書の入力作業の効率化、高速化を図ることができる。
【００７５】
なお、本発明は上述した実施形態に限定されるものではない。この実施形態においては、文書作成回覧装置１で作成する文書として帳票を採用したが、帳票に限定されるものではなく、一般の文書であってもよい。
【図面の簡単な説明】
【００７６】
【図１】本発明の一実施形態に係わる文書作成回覧プログラムで動作する文書作成回覧装置が組込まれた文書回覧システムの概略構成を示す模式図。
【図２】同実施形態の文書作成回覧装置を構成する回覧文書作成部の概略構成を示すブロック図。
【図３】同回覧文書作成部の全体動作を示す流れ図。
【図４】同実施形態の文書作成回覧装置を構成する文書回覧部の概略構成を示すブロック図。
【図５】同文書回覧部で作成される回覧ルートのフォーマットを示す図。
【図６】同文書回覧部の全体動作を示す流れ図。
【図７】表示器に表示された帳票入力画面を示す図。
【図８】文字データが書込まれた帳票入力画面を示す図。
【図９】ファイル一覧がウインドウ表示された帳票入力画面を示す図。
【図１０】表示器に表示された起案済帳票一覧を示す図。
【図１１】文字データが複製された帳票入力画面を示す図。
【図１２】添付ファイルの内容がウインドウ表示された帳票入力画面を示す図。
【図１３】表示器に表示された付属帳票入力画面を示す図。
【図１４】表示器に表示された受付一覧を示す図。
【符号の説明】
【００７７】
１…文書作成回覧装置、２…ネットワーク、３…端末、４…回覧文書作成部、５…文書回覧部、６…起案済データ記憶部、７…起案済帳票、８．１０，１５，１７…添付ファイル、９…起案済付属帳票、１１…帳票入力画面、１２…付属帳票入力画面、１３…回覧文書記憶部、１６…付属帳票、１８，３７…表示器、１９，３８…操作部、２１…起案済帳票検索部、２２…帳票複製部、２３…添付ファイル複製部、２４…帳票作成部、２５…付属帳票作成部、２７…起案済帳票一覧、３１…実績回覧ルート記憶部、３２，３６…回覧ルート、３４…アクセス記憶部、３５…回覧文書、４０…ルート検索部、４１…ルート複製部、４２…ルート設定部、４３…ルート変更部、４４…回覧文書要求部、４５…回覧文書送信部、４６…確認付加部
【技術分野】
【０００１】
本発明は、起案した電子文書に添付ファイルを付して回覧文書とし、この回覧文書を、通信回線を介して接続された複数の情報端末から、閲覧可能にした文書作成回覧装置、および文書作成回覧プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ワークフローの原理を用いた電子文書の作成および作成された電子文書の回覧を行う電子文書回覧システムにおいて、利用者の使い勝手の向上や、操作性を向上させるために種々の改良が試みられてきた。
【０００３】
例えば、特許文献１の「ワークフローシステムおよび方法」のように、コード変更なくサービスを変更できると工夫したり、特許文献２の「ワークフローシステム」のように、処理担当者を自動的に決定するなどの工夫をしたり、特許文献３の「ワークフロー支援システムおよび方法」のようにルールの実現に工夫し、さらに過去の文書を参照できるなど、利便を図っている。
【０００４】
さらに、特許文献４の「回覧・配布管理装置」においては、回覧・配布した書類および宛先を複写してかつ関連付けて保存し、再度、該当書類の回覧・配布が指定されると、保存した書類を同じく保存した宛先に対して回覧・配布するようにしている。
【特許文献１】特表２００３―５２８３５８号
【特許文献２】国際公表Ｗ０９８／００７８６号
【特許文献３】特許第３４６５５４３号
【特許文献４】特開平７−１６２４５０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら上述した各システムおよび配布管理装置においても、まだ改良すべき次にような課題があった。
【０００６】
すなわち、近年、回覧すべき情報には、回覧の起案者が作成した文書のみならず、この文書に関連する情報が記載された参考文献等や付属文書等が含まれる。これらの参考文献は、回覧時においては、回覧すべき文書に添付ファイルの形式で付けられ、文書と同時に回覧される。
【０００７】
しかしながら、参考文献等のファイルは回覧用に特別に管理されていない。上述した配布管理装置の回覧すべき文書の作成担当者は、たとえ回覧すべき文書を過去に回覧した文書の中から発見して、この文書を再利用できたとしても、この文書に添付すべき参考文献等のファイルが管理されていないので、この文書に添付ファイルが必要か否か、必要な場合の添付ファイルの名称、添付ファイルが自己の配布管理装置内に存在するか否か、存在する場合の添付ファイルの格納場所等が即座に把握できない。
【０００８】
したがって、担当者は、回覧すべき文書を作成または流用してさらに必要な添付ファイルを付して実際に回覧を開始するまでの作業が非常に煩雑になる。
【０００９】
本発明はこのような事情に鑑みてなされたものであり、過去に作成した文書のみならずこの文書の添付ファイルをあわせて記憶保持することにより、新規に回覧文書の作成の際には、必要に応じて記憶された文書の添付ファイルを簡単に流用でき、装置の利用者が回覧する電子文書の入力作業の効率化、高速化を図ることができる文書作成回覧装置、および文書作成回覧プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明は、電子文書を起案して、この文書に添付ファイルを付して回覧文書として、この回覧文書を、通信回線を介して接続された複数の情報端末からこの回覧文書に対して定められた回覧ルートに従って、閲覧可能にした文書作成回覧装置に適用される。
【００１１】
そして、上記課題を達成するために、本発明の文書作成回覧装置おいては、過去に起案した複数の文書とこの各文書に付された添付ファイルとが関連づけられて記憶される起案済データ記憶手段と、閲覧対象となる回覧文書を記憶するための回覧文書記憶手段と、起案済データ記憶手段に記憶された複数の文書の中から一つの文書が操作指定されたとき、この操作指定された文書を回覧文書記憶手段に書込む文書複製手段と、操作指定された文書に関連づけられている添付ファイルを回覧文書記憶手段に書込む添付ファイル複製手段とを備えている。
【００１２】
このように構成された文書作成回覧装置においては、起案済データ記憶手段には、過去に起案した複数の文書とこの各文書に付された添付ファイルが記憶されている。したがって、この文書作成回覧装置を用いて、新たに回覧すべき文書を起案（作成）するに際して、起案済データ記憶手段に記憶されている文書とこの文書に付された添付ファイルを複製して回覧文書メモリに回覧文書として書込めば、この回覧文書が定められた回覧ルートに従って、各情報端末から閲覧可能となる。したがって、この文書作成回覧装置の利用者にとって、回覧する電子文書の入力作業の効率化、高速化を図ることができる。
【００１３】
また別の発明は、上述した文書作成回覧装置において、過去に起案した複数の文書とこの各文書に付された添付ファイルとが関連づけられて記憶される起案済データ記憶手段と、閲覧対象となる回覧文書を記憶するための回覧文書記憶手段と、表示器に表示され、新たに起案する文書を構成する各文字データを入力するための文書入力画面と、この文書入力画面を用いて各文字データが操作入力されたとき、この操作入力された各文字データで構成される文書を回覧文書記憶手段に書込む文書作成手段と、起案済データ記憶手段に記憶された複数の文書の中から一つの文書が操作指定されたとき、この操作指定された文書の各文字データを文書入力画面上に重ね表示するとともに、回覧文書記憶手段に書込む文書複製手段と、操作指定された文書に関連づけられている添付ファイルのファイル名を文書入力画面に表示出力するとともに、添付ファイルを回覧文書記憶手段に書込む添付ファイル複製手段とを備えている。
【００１４】
このように構成された文書作成回覧装置においては、表示器に新た起案する文書を構成する各文字データを入力するための文書入力画面が表示される。そして、利用者は、この文書入力画面を用いて新た起案する文書を構成する各文字データを入力することが可能である。さらに、起案済データ記憶手段に記憶された複数の文書の中から一つの文書を操作指定すると、操作指定した文書の各文字データが文書入力画面上に重ね表示される。
【００１５】
さらに、操作指定した文書の添付ファイルのファイル名を文書入力画面に表示出力される。そして、文書および添付ファイルは回覧文書記憶手段に書込まれて回覧に供される。この場合、利用者は、流用した文書および添付ファイルのファイル名を文書入力画面上で確認できる。また、文書入力画面上で流用した文書の内容を修正することも可能である。この場合、修正後の文書が回覧文書記憶手段に書込まれる。
【００１６】
また別の発明は、上述した発明の文書作成回覧装置において、さらに、起案済データ記憶手段に記憶された過去に起案した複数の文書の一覧を表示器に表示する文書一覧表示手段と、検索条件の操作入力に応じて、表示された複数の文書から検索条件に合致する文書を選択する文書選択手段とを有している。
【００１７】
このように構成された文書作成回覧装置においては、利用者は、より簡単に目的とする文書を起案済データ記憶手段から検索できる。
【００１８】
また別の発明は、上述した発明の文書作成回覧装置において、さらに、過去に回覧した各回覧文書の回覧ルートを記憶する実績回覧ルート記憶手段と、実績回覧ルート記憶手段に記憶された複数の回覧ルートの中から一つの回覧ルートが操作指定されたとき、この操作指定された回覧ルートを回覧文書記憶手段に記憶された閲覧対象となる回覧文書の回覧ルートに設定する回覧ルート複製手段とを備えている。
【００１９】
このように構成された文書作成回覧装置においては、実績回覧ルート記憶手段に過去に回覧した各回覧文書の回覧ルートが記憶されている。そして、利用者は、この実績回覧ルート記憶手段に記憶された回覧ルートを操作指定すると、この回覧ルートが回覧文書の回覧ルートに自動設定される。
【００２０】
また、別の発明は、電子文書を起案して、この文書に添付ファイルを付して回覧文書として、この回覧文書を、通信回線を介して接続された複数の情報端末からこの回覧文書に対して定められた回覧ルートに従って、閲覧可能にした文書作成回覧プログラムである。
【００２１】
そして、この文書作成回覧プログラムは、コンピュータに、過去に起案した複数の文書とこの各文書に付された添付ファイルとが関連づけられて記憶される起案済データ記憶手段に記憶された複数の文書の中から一つの文書が操作指定されたとき、この操作指定された文書を回覧文書を構成する文書とする文書複製機能と、操作指定された文書に関連づけられている添付ファイルを回覧文書を構成する添付ファイルとする添付ファイル複製機能とを実現させる。
【００２２】
また、別の発明は、上記発明の文書作成回覧プログラムにおいて、コンピュータに、起案済データ記憶手段に記憶された過去に起案した複数の文書の一覧を表示器に表示する文書一覧表示機能と、検索条件の操作入力に応じて、表示された複数の文書から検索条件に合致する文書を選択する文書選択機能とを実現させる。
【００２３】
また、別の発明は、上記発明の文書作成回覧プログラムにおいて、コンピュータに、過去に回覧した各回覧文書の回覧ルートを記憶する実績回覧ルート記憶手段に記憶された複数の回覧ルートの中から一つの回覧ルートが操作指定されたとき、この操作指定された回覧ルートを閲覧対象となる回覧文書の回覧ルートに設定する回覧ルート複製機能を実現させる。
【００２４】
このように構成された各文書作成回覧プログラムにおいては、上述した発明の各文書作成回覧装置とほぼ同様の作用効果を奏することが可能である。
【発明の効果】
【００２５】
本発明においては、過去に作成した文書のみならずこの文書の添付ファイルを記憶保持している。そして、新規に回覧文書の作成の際には、必要に応じて記憶された文書およびこの文書の添付ファイルを閲覧対象の回覧文書に組込むようにしている。
【００２６】
したがって、過去に作成した文書およびこの文書の添付ファイルを今回の閲覧対象とする回覧文書に簡単に流用でき、装置の利用者が回覧する電子文書の入力作業の効率化、高速化を図ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２７】
以下、本発明の一実施形態を図面を用いて説明する。
【００２８】
図１は本発明の一実施形態に係わる文書作成回覧プログラムで動作する文書作成回覧装置が組込まれた文書回覧システムの概略構成を示す模式図である。
【００２９】
文書作成回覧装置１に対して、ネットワーク２を介して、回覧文書の回覧先である複数の情報端末としての端末３がアクセス（接続）可能である。文書作成回覧装置１は、大きく分けて、回覧文書作成部４と文書回覧部５とで構成されている。
【００３０】
この実施形態においては、文書作成回覧装置１で作成する文書として帳票が採用され、この帳票に添付ファイルが付され、さらにこの帳票に付属帳票が付され、この付属帳票に添付ファイルが付されるとする。
【００３１】
図２は、文書作成部４の概略構成を示すブロック図である。例えばＨＤＤ内に形成された起案済データ記憶部６内には、過去に起案した複数の文書としての複数の起案済帳票７と、この各起案済帳票７に付された複数の添付ファイル８と、各起案済帳票７に付された複数の起案済付属帳票９と、この各起案済付属帳票９に付された複数の添付ファイル１０が記憶されている。
【００３２】
帳票入力画面記憶部１１ａ内には、図７に示す帳票入力画面１１が記憶されている。付属帳票入力画面記憶部１２ａ内には、図１３に示す付属帳票入力画面１２が記憶されている。
【００３３】
回覧文書記憶部１３内には、新規に閲覧（回覧）対象となる回覧文書が書込まれる。この回覧文書は、この実施形態においては、１つの帳票１４と、この帳票１４に付された添付ファイル１５と、帳票１４に付された付属帳票１６と、この付属帳票１６に付された添付ファイル１７とで構成されている。
【００３４】
さらに、文書作成部４には、帳票入力画面１１および付属帳票入力画面１２等を表示する表示器１８と、利用者が各種指示を操作入力するための操作部１９が設けられている。
【００３５】
さらに、文書作成部４内には、起案済帳票検索部２１、帳票複製部２２、添付ファイル複製部２３、帳票作成部２４、付属帳票作成部２５がアプリケーションプログラム上に形成されている。
【００３６】
起案済帳票検索部２１は、利用者の指示に基づいて、起案済データ記憶部６内に記憶された起案済帳票７を検索する。帳票複製部２２は、検索された起案済帳票７を回覧文書記憶部１３内に回覧用の帳票１４として書込む。添付ファイル複製部２３は、検索された起案済帳票７の添付ファイル８を回覧文書記憶部１３内に回覧用の添付ファイル１５として書込む。さらに、添付ファイル複製部２３は、起案済帳票７に付された起案済付属帳票９に対してさらに付された添付ファイル１０を、回覧文書記憶部１３内に回覧用の添付ファイル１７として書込む。
【００３７】
帳票作成部２４は、新規に帳票を作成して、回覧文書記憶部１３内に回覧用の帳票１４として書込む。付属帳票作成部２５は、新規に付属帳票を作成して、回覧文書記憶部１３内に回覧用の付属帳票１６として書込む。
【００３８】
次に各部の構成および動作の詳細を説明する。
【００３９】
図７に示す表示器１８に表示された帳票入力画面１１には、複製作成ボタン１１ｂ、発行担当者１１ｃ、起案担当者１１ｄ、帳票番号１１ｅ、起案課１１ｆ、題目１１ｇ、データ領域１１ｈ、添付ファイル領域１１ｉ、付属帳票作成ボタン１１ｊ等が形成されている。
【００４０】
図８は、帳票作成部４が起動して、利用者が帳票の文字データを操作部１９を介して入力したときに、帳票入力画面１１に各文字データが重ね表示された状態を示す。この帳票入力画面１１に重ね表示された各文字データからなる帳票は、回覧文書記憶部１３内に回覧用の帳票１４として書込まれる。
【００４１】
図８に示す表示器１８に表示された帳票入力画面１１において、利用者が図示しないタスクバーに設けられたファイル呼び出しボタンのクリック操作にて、この文書作成回覧装置１に記憶されているファイルの一覧の呼び出しを実施すると、図９に示すように、帳票入力画面１１上にファイル一覧２６がウインドウ表示される。この状態で、ファイル一覧２６の中のファイルをマウスでクリックすると、該当ファイルのファイル名が添付ファイル領域１１ｉに表示されるとともに、該当ファイルが回覧文書記憶部１３内に回覧用の添付ファイル１５として書込まれる。
【００４２】
以上が、回覧すべき帳票１４および添付ファイル１５を利用者が作成しかつ選択して、回覧文書記憶部１３内に設定する場合の処理動作である。
【００４３】
次に、回覧すべき帳票１４および添付ファイル１５として起案済データ記憶部６の起案済帳票７と添付ファイル８とを複製して用いる場合を説明する。
【００４４】
表示器１８に図７の帳票入力画面１１が表示された状態で、複製作成ボタン１１ｂをマウスでクリックすると、起案済帳票検索部２１が起動して、図１０に示す起案済帳票一覧２７を表示出力する。この起案済帳票一覧２７には、起案済データ記憶部６に記憶された各起案済帳票７の帳票番号、題目、起案日、発行課、起案者等の詳細項目２７ａ、検索条件入力部としての起案課入力部２７ｂ、題目入力部２７ｃが設けられている。
【００４５】
利用者は、この起案課入力部２７ｂ、題目入力部２７ｃに、起案課および題目を、直接入力、またはドロップダウン方式で選択すると、この起案課および題目で、起案済データ記憶部６を検索して、この起案課および題目に合致する起案済帳票７の詳細項目２７ａを異なる色に選択表示する。
【００４６】
利用者は、選択表示された起案済帳票７の詳細項目２７ａの中から１つの起案済帳票７の詳細項目２７ａをマウスで選択すると、帳票複製部２２が起動して、選択された起案済帳票７を構成する各文字データが、図１１に示すように、帳票入力画面１１に重ね表示される。さらに、添付ファイル複製部２３が起動して、選択された起案済帳票７の添付ファイル８のファイル名が、添付ファイル領域１１ｉに書込まれる。
【００４７】
利用者が、添付ファイル領域１１ｉの参照ボタンをクリックすると、図１２に示すように、添付ファイル８の内容２８が帳票入力画面１１上にウインドウ表示される。
【００４８】
さらに、利用者は、必要に応じて、帳票入力画面１１に重ね表示された起案済帳票７を構成する各文字データを加筆、訂正することも可能である。
【００４９】
利用者は、帳票入力画面１１の文字データの確定操作を実施すると、帳票入力画面１１の文字データからなる帳票が回覧文書記憶部１３に回覧用の帳票１４として書込まれる。さらに、添付ファイル領域１１ｉに書込まれたファイル名に対応する添付ファイルも、回覧文書記憶部１３に回覧用の添付ファイル１５として書込まれる。
【００５０】
さらに、起案済データ記憶部６に先に複製した起案帳票７に起案付属帳票９、および添付ファイル１０が記憶されていれば、これらを、回覧文書記憶部１３に回覧用の付属帳票１６、および添付ファイル１７として書込まれる。
【００５１】
なお、新規の付属帳票を作成する場合は、利用者は、帳票入力画面１１の付属帳票作成ボタン１１ｊをマウスで指定すると、図１３に示す付属帳票入力画面１２が表示器１８に表示出力される。利用者は、この付属帳票入力画面１２を用いて、新規の付属帳票を作成する。作成された新規の付属帳票は、回覧文書記憶部１３に回覧用の付属帳票１６として書込まれる。
【００５２】
図１４に、表示器１８に表示された、回覧文書記憶部１３に記憶された回覧文書の受付一覧２９を示す。各回覧文書は、実際の回覧に先立って、所定の承認者に受付一覧２９に組込まれて回されて、承認を得る必要がある。
【００５３】
図３は、回覧文書作成部４の全体動作を示す流れ図である。先ず、表示器１８に、帳票入力画面１１を表示出力する（ステップＳ１）。複製作成ボタン１１ｂが押されずに（ステップＳ２）、帳票の文字データが操作入力されると（ステップＳ３）、新規の帳票を作成する（ステップＳ４）。添付ファイルの表示指示が入力すると（ステップＳ５）、図９に示すファイル一覧２６を表示する（ステップＳ６）。ファイルが指定されると（ステップＳ７）、指定ファイルのファイル名を添付ファイル領域１１ｉに書込む（ステップＳ８）。
【００５４】
新規の付属帳票作成指示操作が実行されると（ステップＳ９）、付属帳票入力画面１２を表示器１８に表示出力する（ステップＳ１０）。付属帳票の帳票（文字）データが操作入力されると（ステップＳ１１）、新規の付属帳票を作成する（ステップＳ１２）。
【００５５】
そして、帳票入力画面１１上の文字データからなる帳票、添付ファイル領域１１ｉのファイル名に対応するファイル、付属帳票、この付属帳票の添付ファイルを、回覧文書記憶部１３内に、回覧用の帳票１４、添付ファイル１５、付属帳票１６、添付ファイル１７として書込む（ステップＳ１３）。さらに、これらを起案済データ記憶部６へ、起案済帳票７、添付ファイル８、起案済付属帳票９、添付ファイル１０として書込む（ステップＳ１４）。その後、回覧文書記憶部１３の回覧文書を文書回覧部５へ送出する（ステップＳ１５）。
【００５６】
ステップＳ２にて、複製作成ボタン１１ｂが押されると、図１０に示す起案済帳票一覧２７を表示出力する（ステップＳ１６）。この状態で、検索条件が入力されると（ステップＳ１７）、この検索条件にあった起案済帳票７の一覧を表示する（ステップＳ１８）。一つの起案済帳票７が選択指定されると（ステップＳ１９）、この選択指定された起案帳票７の文字データを帳票入力画面１１上に重ね表示する（ステップＳ２０）。選択指定された起案帳票７に添付ファイル８が付されていれば（ステップＳ２１）、この添付ファイル８のファイル名を添付ファイル領域１１ｉに書込む（複製する）（ステップＳ２２）。
【００５７】
選択指定された起案帳票７に付属帳票９が付されていた場合は（ステップＳ２３）、付属帳票入力画面１２を表示器１８に表示出力し、この付属帳票９の帳票（文字データ）を付属帳票入力画面１２に重ね表示（複製）する（ステップＳ２４）。そして、ステップＳ１３へ進み、帳票入力画面１１上の文字データからなる帳票、添付ファイル領域１１ｉのファイル名に対応するファイル、付属帳票、この付属帳票の添付ファイルを、回覧文書記憶部１３内に、回覧用の帳票１４、添付ファイル１５、付属帳票１６、添付ファイル１７として書込む。
【００５８】
ステップＳ５にて、選択指定された起案帳票７に添付ファイル８が付されていなければ、ステップＳ９へ進み、新規の付属帳票作成指示操作が実行されたか否かを判定する。
【００５９】
図４は、文書回覧部５の概略構成を示すブロック図である。例えばＨＤＤ内に形成された実績回覧ルート記憶部３１内には、過去に回覧した複数の回覧ルート３２が回覧文書を特定する帳票の題目等の回覧文書情報３３が付された状態で記憶されている。アクセス記憶部３４内には、今回の回覧すべき回覧文書３５、今回の回覧ルート３６が記憶されている。
【００６０】
この各回覧ルート３２、３６は、例えば図５に示すフォーマットを有する。回覧の順序３２ａ毎に、情報端末３の端末番号（アドレス）３２ｂと、該当情報端末３が回覧文書３５を確認したことを示す確認ステータスＢ３２ｃとが設定されている。
【００６１】
なお、各回覧の順序３２ａ毎に設定される情報端末３の端末番号（アドレス）３２ｂは、一つの情報端末３に限定されることはなく、回覧文書３５の種類に応じて、複数の情報端末３からなるグループ単位で設定可能である。この場合、グループ内の一つの情報端末３が回覧文書３５を閲覧すればよいが、グループ内の役職を指定して、この役職を優先して、回覧指定することも可能である。
【００６２】
さらに、文書回覧部５には、回覧ルート一覧等を表示する表示器３７と、利用者が各種指示を操作入力するための操作部３８と、ネットワーク２を介して各端末３との間で各種情報交換を実施する通信部３９が設けられている。
【００６３】
さらに、文書回覧部５内には、ルート検索部４０、ルート複製部４１、ルート設定部４２、ルート変更部４３、回覧文書要求部４４、回覧文書送信部４５、確認付加部４６がアプリケーションプログラム上に形成されている。
【００６４】
ルート検索部４０は、利用者の指示に基づいて、実績回覧ルート記憶部３１内に記憶された一つの回覧ルート３２を検索する。ルート複製部４１は、検索された回覧ルート３２をアクセス記憶部３４内に今回の回覧ルート３６として書込む（複製する）。ルート設定部４２は、利用者の入力操作に基づいて、新たな回覧ルートを作成して、アクセス記憶部３４内に今回の回覧ルート３６として書込む。
【００６５】
ルート変更部４３は、通信部３９を介して、外部から入力されたルート変更要求に応じて、アクセス記憶部３４内の今回の回覧ルート３６の内容を変更する。回覧文書要求部４４は、端末３からネットワーク２を介して入力された回覧文書要求を取込む。回覧文書送信部４５は、入力された回覧文書要求に応じて、アクセス記憶部３４内の回覧文書３５を要求元の端末３へ送信する。確認付加部４６は、端末３からネットワーク２を介して入力された回覧文書確認情報に基づき、アクセス記憶部３４内の回覧ルート３６における該当端末３の端末番号（アドレス）３２ｂの確認ステータスＢ３２ｃを「確認済み」に設定する。
【００６６】
図６は、文書回覧部５の全体動作を示す流れ図である。回覧文書作成部４から今回回覧すべき回覧用の帳票１４、添付ファイル１５、付属帳票１６、添付ファイル１７からなる回覧文書３５が入力されると（ステップＰ１）、この回覧文書３５をアクセス記憶部３４へ書込む（ステップＰ２）。利用者が、回覧ルート複製指示を操作入力すると（ステップＰ３）、実績回覧ルート記憶部３１内に記憶された回覧ルート３２および回覧文書情報３３の一覧を表示器３７上に表示出力する（ステップＰ４）。
【００６７】
利用者が、表示された回覧ルート３２および回覧文書情報３３の一覧を参照して、一つの回覧ルート３２をマウスで指定すると（ステップＰ５）、この指定された回覧ルート３２を実績回覧ルート記憶部３１から読出（複製）し（ステップＰ６）、アクセス記憶部３４内に今回の回覧ルート３６として書込む（ステップＰ９）。
【００６８】
なお、ステップＰ３にて、利用者が、回覧ルート複製指示を指定しなかった場合、利用者における回覧ルートの各データの操作入力を待って（ステップＰ７）、この操作入力された各データを用いて回覧ルートを作成する（ステップＰ８）。作成した回覧ルートをアクセス記憶部３４内に今回の回覧ルート３６として書込む（ステップＰ９）。
【００６９】
そして、端末３からネットワーク２および通信部３９を介してルート変更要求が入力されると（ステップＰ１０）、アクセス記憶部３４内の今回の回覧ルート３６の内容を変更する（ステップＰ１１）。回覧ルート３６の内容変更が終了すると、最終の回覧ルート３６および回覧文書３５の回覧文書情報を、実績回覧ルート記憶部３１内に、回覧ルート３４および回覧文書情報３３として追加して書込む（ステップＰ１２）。
【００７０】
端末３からネットワーク２を介して回覧文書要求が入力されると（ステップＰ１３）、アクセス記憶部３４内の回覧文書３５を要求元の情報端末３へ送信する（ステップＰ１４）。端末３からネットワーク２を介して回覧文書確認情報が入力される（ステップＰ１５）、アクセス記憶部３４内の回覧ルート３６における該当情報端末３の端末番号（アドレス）３２ｂの確認ステータスＢ３２ｃを回覧文書の確認済みを示す「確認済み」に設定する（ステップＰ１６）。
【００７１】
このように構成された文書作成回覧装置、および文書作成回覧プログラムにおいいては、回覧文書作成部４の起案済データ記憶部６には、過去に起案した複数の文書としての複数の起案済帳票７と、この各起案済帳票７に付された複数の添付ファイル８と、各起案済帳票７に付された複数の起案済付属帳票９と、この各起案済付属帳票９に付された複数の添付ファイル１０が記憶されている。
【００７２】
したがって、この回覧文書作成部４を用いて、新たに回覧すべき文書としての帳票を起案（作成）するに際して、起案済データ記憶部６に記憶されている起案済帳票７と、添付ファイル８と、起案済付属帳票９と、添付ファイル１０を複製して回覧文書記憶部１３に回覧文書として書込めば、この回覧文書が文書回覧部５のアクセス記憶部３４に転送され、回覧ルート３６に従って、各端末３から閲覧可能となる。
【００７３】
さらに、文書回覧部５において、実績回覧ルート記憶部３１に過去に回覧した各回覧文書の回覧ルート３２が記憶されている。そして、利用者は、この実績回覧ルート記憶部３１に記憶された一つの回覧ルート３２を操作指定すると、この回覧ルート３２が回覧文書３５の回覧ルート３６に自動設定される。
【００７４】
したがって、この文書作成回覧装置１の利用者にとって、回覧する電子文書の入力作業の効率化、高速化を図ることができる。
【００７５】
なお、本発明は上述した実施形態に限定されるものではない。この実施形態においては、文書作成回覧装置１で作成する文書として帳票を採用したが、帳票に限定されるものではなく、一般の文書であってもよい。
【図面の簡単な説明】
【００７６】
【図１】本発明の一実施形態に係わる文書作成回覧プログラムで動作する文書作成回覧装置が組込まれた文書回覧システムの概略構成を示す模式図。
【図２】同実施形態の文書作成回覧装置を構成する回覧文書作成部の概略構成を示すブロック図。
【図３】同回覧文書作成部の全体動作を示す流れ図。
【図４】同実施形態の文書作成回覧装置を構成する文書回覧部の概略構成を示すブロック図。
【図５】同文書回覧部で作成される回覧ルートのフォーマットを示す図。
【図６】同文書回覧部の全体動作を示す流れ図。
【図７】表示器に表示された帳票入力画面を示す図。
【図８】文字データが書込まれた帳票入力画面を示す図。
【図９】ファイル一覧がウインドウ表示された帳票入力画面を示す図。
【図１０】表示器に表示された起案済帳票一覧を示す図。
【図１１】文字データが複製された帳票入力画面を示す図。
【図１２】添付ファイルの内容がウインドウ表示された帳票入力画面を示す図。
【図１３】表示器に表示された付属帳票入力画面を示す図。
【図１４】表示器に表示された受付一覧を示す図。
【符号の説明】
【００７７】
１…文書作成回覧装置、２…ネットワーク、３…端末、４…回覧文書作成部、５…文書回覧部、６…起案済データ記憶部、７…起案済帳票、８．１０，１５，１７…添付ファイル、９…起案済付属帳票、１１…帳票入力画面、１２…付属帳票入力画面、１３…回覧文書記憶部、１６…付属帳票、１８，３７…表示器、１９，３８…操作部、２１…起案済帳票検索部、２２…帳票複製部、２３…添付ファイル複製部、２４…帳票作成部、２５…付属帳票作成部、２７…起案済帳票一覧、３１…実績回覧ルート記憶部、３２，３６…回覧ルート、３４…アクセス記憶部、３５…回覧文書、４０…ルート検索部、４１…ルート複製部、４２…ルート設定部、４３…ルート変更部、４４…回覧文書要求部、４５…回覧文書送信部、４６…確認付加部
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を起案して、この文書に添付ファイルを付して回覧文書として、この回覧文書を、通信回線を介して接続された複数の情報端末からこの回覧文書に対して定められた回覧ルートに従って、閲覧可能にした文書作成回覧装置において、
過去に起案した複数の文書とこの各文書に付された添付ファイルとが関連づけられて記憶される起案済データ記憶手段と、
閲覧対象となる回覧文書を記憶するための回覧文書記憶手段と、
前記起案済データ記憶手段に記憶された複数の文書の中から一つの文書が操作指定されたとき、この操作指定された文書を前記回覧文書記憶手段に書込む文書複製手段と、
前記操作指定された文書に関連づけられている添付ファイルを前記回覧文書記憶手段に書込む添付ファイル複製手段と
を備えたことを特徴とする文書作成回覧装置。
【請求項２】
電子文書を起案して、この文書に添付ファイルを付して回覧文書として、この回覧文書を、通信回線を介して接続された複数の情報端末からこの回覧文書に対して定められた回覧ルートに従って、閲覧可能にした文書作成回覧装置において、
過去に起案した複数の文書とこの各文書に付された添付ファイルとが関連づけられて記憶される起案済データ記憶手段と、
閲覧対象となる回覧文書を記憶するための回覧文書記憶手段と、
表示器に表示され、新たに起案する文書を構成する各文字データを入力するための文書入力画面と、
この文書入力画面を用いて各文字データが操作入力されたとき、この操作入力された各文字データで構成される文書を前記回覧文書記憶手段に書込む文書作成手段と、
前記起案済データ記憶手段に記憶された複数の文書の中から一つの文書が操作指定されたとき、この操作指定された文書の各文字データを前記文書入力画面上に重ね表示するとともに、前記回覧文書記憶手段に書込む文書複製手段と、
前記操作指定された文書に関連づけられている添付ファイルのファイル名を前記文書入力画面に表示出力するとともに、添付ファイルを前記回覧文書記憶手段に書込む添付ファイル複製手段と
を備えたことを特徴とする文書作成回覧装置。
【請求項３】
前記起案済データ記憶手段に記憶された過去に起案した複数の文書の一覧を前記表示器に表示する文書一覧表示手段と、
検索条件の操作入力に応じて、前記表示された複数の文書から前記検索条件に合致する文書を選択する文書選択手段とを有する
ことを特徴とする請求項２記載の文書作成回覧装置。
【請求項４】
過去に回覧した各回覧文書の回覧ルートを記憶する実績回覧ルート記憶手段と、
前記実績回覧ルート記憶手段に記憶された複数の回覧ルートの中から一つの回覧ルートが操作指定されたとき、この操作指定された回覧ルートを前記回覧文書記憶手段に記憶された閲覧対象となる回覧文書の回覧ルートに設定する回覧ルート複製手段と
を備えたことを特徴とする請求項１から３のいずれか１項記載の文書作成回覧装置。
【請求項５】
コンピュータに、
電子文書を起案して、この文書に添付ファイルを付して回覧文書として、この回覧文書を、通信回線を介して接続された複数の情報端末からこの回覧文書に対して定められた回覧ルートに従って、閲覧可能にすることを実現させる文書作成回覧プログラムにおいて、
過去に起案した複数の文書とこの各文書に付された添付ファイルとが関連づけられて記憶される起案済データ記憶手段に記憶された複数の文書の中から一つの文書が操作指定されたとき、この操作指定された文書を前記回覧文書を構成する文書とする文書複製機能と、
前記操作指定された文書に関連づけられている添付ファイルを前記回覧文書を構成する添付ファイルとする添付ファイル複製機能と
を実現させることを特徴とする文書作成回覧プログラム。
【請求項６】
前記起案済データ記憶手段に記憶された過去に起案した複数の文書の一覧を表示器に表示する文書一覧表示機能と、
検索条件の操作入力に応じて、前記表示された複数の文書から前記検索条件に合致する文書を選択する文書選択機能とをさらに実現させる
ことを特徴とする請求項５記載の文書作成回覧プログラム。
【請求項７】
過去に回覧した各回覧文書の回覧ルートを記憶する実績回覧ルート記憶手段に記憶された複数の回覧ルートの中から一つの回覧ルートが操作指定されたとき、この操作指定された回覧ルートを閲覧対象となる回覧文書の回覧ルートに設定する回覧ルート複製機能を実現させることを特徴とする請求項５または６記載の文書作成回覧プログラム。
【請求項１】
電子文書を起案して、この文書に添付ファイルを付して回覧文書として、この回覧文書を、通信回線を介して接続された複数の情報端末からこの回覧文書に対して定められた回覧ルートに従って、閲覧可能にした文書作成回覧装置において、
過去に起案した複数の文書とこの各文書に付された添付ファイルとが関連づけられて記憶される起案済データ記憶手段と、
閲覧対象となる回覧文書を記憶するための回覧文書記憶手段と、
前記起案済データ記憶手段に記憶された複数の文書の中から一つの文書が操作指定されたとき、この操作指定された文書を前記回覧文書記憶手段に書込む文書複製手段と、
前記操作指定された文書に関連づけられている添付ファイルを前記回覧文書記憶手段に書込む添付ファイル複製手段と
を備えたことを特徴とする文書作成回覧装置。
【請求項２】
電子文書を起案して、この文書に添付ファイルを付して回覧文書として、この回覧文書を、通信回線を介して接続された複数の情報端末からこの回覧文書に対して定められた回覧ルートに従って、閲覧可能にした文書作成回覧装置において、
過去に起案した複数の文書とこの各文書に付された添付ファイルとが関連づけられて記憶される起案済データ記憶手段と、
閲覧対象となる回覧文書を記憶するための回覧文書記憶手段と、
表示器に表示され、新たに起案する文書を構成する各文字データを入力するための文書入力画面と、
この文書入力画面を用いて各文字データが操作入力されたとき、この操作入力された各文字データで構成される文書を前記回覧文書記憶手段に書込む文書作成手段と、
前記起案済データ記憶手段に記憶された複数の文書の中から一つの文書が操作指定されたとき、この操作指定された文書の各文字データを前記文書入力画面上に重ね表示するとともに、前記回覧文書記憶手段に書込む文書複製手段と、
前記操作指定された文書に関連づけられている添付ファイルのファイル名を前記文書入力画面に表示出力するとともに、添付ファイルを前記回覧文書記憶手段に書込む添付ファイル複製手段と
を備えたことを特徴とする文書作成回覧装置。
【請求項３】
前記起案済データ記憶手段に記憶された過去に起案した複数の文書の一覧を前記表示器に表示する文書一覧表示手段と、
検索条件の操作入力に応じて、前記表示された複数の文書から前記検索条件に合致する文書を選択する文書選択手段とを有する
ことを特徴とする請求項２記載の文書作成回覧装置。
【請求項４】
過去に回覧した各回覧文書の回覧ルートを記憶する実績回覧ルート記憶手段と、
前記実績回覧ルート記憶手段に記憶された複数の回覧ルートの中から一つの回覧ルートが操作指定されたとき、この操作指定された回覧ルートを前記回覧文書記憶手段に記憶された閲覧対象となる回覧文書の回覧ルートに設定する回覧ルート複製手段と
を備えたことを特徴とする請求項１から３のいずれか１項記載の文書作成回覧装置。
【請求項５】
コンピュータに、
電子文書を起案して、この文書に添付ファイルを付して回覧文書として、この回覧文書を、通信回線を介して接続された複数の情報端末からこの回覧文書に対して定められた回覧ルートに従って、閲覧可能にすることを実現させる文書作成回覧プログラムにおいて、
過去に起案した複数の文書とこの各文書に付された添付ファイルとが関連づけられて記憶される起案済データ記憶手段に記憶された複数の文書の中から一つの文書が操作指定されたとき、この操作指定された文書を前記回覧文書を構成する文書とする文書複製機能と、
前記操作指定された文書に関連づけられている添付ファイルを前記回覧文書を構成する添付ファイルとする添付ファイル複製機能と
を実現させることを特徴とする文書作成回覧プログラム。
【請求項６】
前記起案済データ記憶手段に記憶された過去に起案した複数の文書の一覧を表示器に表示する文書一覧表示機能と、
検索条件の操作入力に応じて、前記表示された複数の文書から前記検索条件に合致する文書を選択する文書選択機能とをさらに実現させる
ことを特徴とする請求項５記載の文書作成回覧プログラム。
【請求項７】
過去に回覧した各回覧文書の回覧ルートを記憶する実績回覧ルート記憶手段に記憶された複数の回覧ルートの中から一つの回覧ルートが操作指定されたとき、この操作指定された回覧ルートを閲覧対象となる回覧文書の回覧ルートに設定する回覧ルート複製機能を実現させることを特徴とする請求項５または６記載の文書作成回覧プログラム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【公開番号】特開２００６−９９１８３（Ｐ２００６−９９１８３Ａ）
【公開日】平成１８年４月１３日（２００６．４．１３）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００４−２８１２７１（Ｐ２００４−２８１２７１）
【出願日】平成１６年９月２８日（２００４．９．２８）
【出願人】（０００００３０７８）株式会社東芝 (54,554)
【出願人】（３０１０６３４９６）東芝ソリューション株式会社 (1,478)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成１８年４月１３日（２００６．４．１３）
【国際特許分類】
【出願日】平成１６年９月２８日（２００４．９．２８）
【出願人】（０００００３０７８）株式会社東芝 (54,554)
【出願人】（３０１０６３４９６）東芝ソリューション株式会社 (1,478)
【Ｆターム（参考）】
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