文書情報管理システム、文書情報管理装置、文書情報管理方法、プログラム及び記憶媒体。
【課題】文書ファイルに関連付けされた電子ファイルの検索が可能な文書情報管理システムを提供することを目的とする。
【解決手段】文書ファイルと前記文書ファイル内の文字列に関連付けられた関連ファイルとの関連付け情報を記憶する関連付け情報記憶部と、文字列を特定する文字列特定手段と、文字列に関連付けられた関連ファイルが存在するか否かを前記関連付け情報記憶部から検索する関連ファイル検索手段により関連ファイルを通知する
【解決手段】文書ファイルと前記文書ファイル内の文字列に関連付けられた関連ファイルとの関連付け情報を記憶する関連付け情報記憶部と、文字列を特定する文字列特定手段と、文字列に関連付けられた関連ファイルが存在するか否かを前記関連付け情報記憶部から検索する関連ファイル検索手段により関連ファイルを通知する
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書に含まれる文字列に関連付けされた電子ファイルの検索が可能な文書情報管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、文書の形態としては、紙文書が一般的であったが、インターネット・イントラネットの発達・普及によって電子文書へと流れて行った。近年、電子文書の機能の中に任意の単語にハイパーリンクを張ることが可能となり、ファイル間の関連付けを築くことができるようになった。ハイパーリンクとは、電子文書内に埋め込まれた他の電子ファイルなどのパス情報を関連付けておく機能で、ユーザはリンクが張ってある場所（文字列や単語または図）をクリックすることで、リンク先を参照できるという機能である。
【０００３】
しかしながら、ハイパーリンクが張られている電子ファイルしか参照できずハハイパーリンクの張られていない文字列については、たとえ関連する文書が存在していたとしても見つけ出すことが困難であった。
【０００４】
特許文献１では、単語のクリック操作でリンクの張られていない単語をキーワードとして検索を実行し、検索対象のページへジャンプすること可能とした利便性の向上を考えた文書情報管理システムが開示されている。
【０００５】
特に、ＨＴＭＬ等のハイパーテキスト記述言語を利用しており、テキスト文書等をブラウザで利用することで動作するものである。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００７−２１３６０９
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献１に記載の文書情報管理システムにおいては、任意の単語にサーチエンジンを使って検索結果の候補が選べるようになるが、サーチエンジンの検索結果をブラウザへ転送するものであり、文書ファイルに関連付けされた電子文書を探し出すことはできないという問題がある。
【０００８】
本願発明は上記課題を解決するものであり、文書ファイルに関連付けされた電子ファイルの検索が可能な文書情報管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記の課題を解決し、目的を達成するために、請求項１にかかる発明は、
文書ファイルに含まれる文字列から当該文字列に関連する文書ファイルを特定可能な文書情報管理システムであって、
文書ファイルと前記文書ファイル内の文字列に関連付けられた関連ファイルとの関連付け情報を記憶する関連付け情報記憶部と、
前記文書ファイル内の文字列を特定する文字列特定手段と、
【００１０】
前記文字列特定手段により特定された文字列に関連付けられた関連ファイルが関連付け情報内に存在するか否かを前記関連付け情報記憶部から検索する関連ファイル検索手段と、
前記検索手段により関連ファイルが存在すると判定された場合、当該関連ファイルが存在する旨を通知する関連ファイル通知手段と、
を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、文書ファイルに関連付けされた電子ファイルの検索が可能な文書情報管理システムを提供することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示すシステム構成図である。
【図２】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示すクライアント／サーバのブロック図である。
【図３】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示す機能ブロック図である。
【図４】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示す処理フロー「ファイル識別子付与処理」を示す図である。
【図５】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示す処理フロー「リンク先ファイルを開く」を示す図である。
【図６】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示す情報テーブルを示す図である。
【図７】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示す文書ファイルのプロパティ情報のイメージを示す図である。
【図８】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示す文書情報テーブル更新のフローを示す図である。
【図９】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示す文書情報テーブル更新のフローを示す図である。
【図１０】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示すリンク先のファイル候補を通知するフローを示す図である。
【図１１】本発明の実施形態を示す候補の優先順位をあらわすフローを示す図である。
【図１２】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示すリンク先となりうるファイルの候補をマシン上に表示するイメージ図である。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００１４】
図１は、本発明の実施形態を示すファイルリンクシステムの一例を示すシステム構成図である。
【００１５】
図１において、１０１（１０１・・・１０１−ｎ台）は複数の情報処理装置（パーソナルコンピュータやワークステーション等を含む情報処理装置、以下クライアントと称する）で、ＬＡＮ６００を介して文書情報管理サーバ１０２と互いに通信可能な状態で接続されている。
【００１６】
以下、図２を用いて、図１に示したクライアント１０１、文書情報管理サーバ１０２に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成について説明する。
【００１７】
図２は、図１に示したクライアント１０１、文書情報管理サーバ１０２に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。
【００１８】
図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ ／ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各クライアントの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。
【００１９】
２０３はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００２０】
また、２０５は入力コントローラで、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。なお、図２では、ＣＲＴ２１０と記載しているが、表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイ等の他の表示器であってもよい。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。
【００２１】
２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００２２】
２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワーク（例えば、図１に示したＬＡＮ６００）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。
【００２３】
なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００２４】
本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２１１やＲＯＭ２０２に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。
【００２５】
図３は、本実施形態におけるシステム全体の機能を示す図である。
【００２６】
図３において、文書情報管理サーバ１０２は、本システムの文書情報管理サービス３０４が動作するためのサーバである。クライアント１０１は、文書情報管理サービス３０４を利用して、開いている文書内に存在するファイル名を取得／開く処理を行う。本システムの文書情報管理に関する各種情報は文書情報テーブル３０５として記憶されている。文書情報管理サービス３０４は、文書情報管理サーバ１０２上で起動するＯＳのバックグランドで動作し、本システムに記憶されているファイル群３０６に蓄積された文書をクロールする命令を発行し、文書情報テーブル３０５の更新とクライアント１０１からの要求に応じてリンク先ファイルを返すという動作をする。ここでクロールとは、蓄積された文書に一意のファイル識別子を付与する処理をいい、ファイル識別子付与部３０３により行われる。ファイル群３０６は、クロールの命令を受けて、該当するファイルのプロパティに文書情報管理サービス３０４が管理するための一意の識別子であるファイル識別子を付与する。ファイルがＸＭＬ形式であれば、独自にタグを用意し、ファイル内に埋め込むという処理も可能である。ファイル３０７は、クライアント１０１で閲覧しているファイルであり、そのファイル内に埋め込まれているファイル名からリンクファイル情報を文書情報テーブル３０５から取得する。埋め込まれているファイル名の特定は、文字列特定部３０１により実行され、関連付けファイル検索部３０２により、関連付けされたリンクファイルが検索される。ファイル３０８は、文書情報テーブル３０５から取得した関連付けされた電子文書を指し、クライアント１０１で開くことで、ファイル３０７内に埋め込まれているファイル名にリンクしたファイル３０８をファイル群３０６から取得することができる。
【００２７】
図４は、本発明の実施形態の文書情報管理システムの基本的な処理フロー「ファイル識別子付与処理」（クロール）を示す図である。この処理は、ファイル識別子付与部３０３により定期的または指定を受けた時点で開始される。
【００２８】
図４において、サーバでサービスとして起動を示す。ステップＳ４０１は、クロールの開始時間を設定する処理である。定期的にクロールを行うように設定することも可能であるし、任意のタイミングでユーザに指示されることにより開始することも可能である。設定値は、不図示のサーバの起動属性ファイルに設定されており、ユーザにより変更可能である。ステップＳ４０２は、サーバ１０２内の時刻がステップＳ４０１でセットした設定時間になったか否かの判定をし、設定時間になっている場合にはステップＳ４０３へ遷移し、そうでなければ、設定時刻になるまでステップＳ４０３上でループしている。ステップＳ４０３では、システムの保管場所配下にあるファイル群３０６からファイルを取得する。保管場所はサーバ、クライアントどちらでもかまわない。別ＰＣの共有ディレクトリでもかまわない。取得するファイルは、アプリケーションで開くことが可能なファイルで、たとえば、ワードやテキスト文書、ＨＴＭＬなどがあげられる。ステップＳ４０４は、ステップＳ４０３で取得した１ファイルのプロパティ情報（もしくは、ＸＭＬタグ）にファイル自身のファイル識別子が設定されているかを判断し、設定されていればステップＳ４０６へ、そうでなければステップＳ４０５へ遷移する。ステップＳ４０５は、ファイル識別子を生成しファイルのプロパティ情報へ追加することを示す。ファイル識別子は、たとえば、現時刻とサーバのＭＡＣアドレスとカウンタを元に作成され同一のＩＤ（ファイル識別子）は作成されない（カウンタはシステムインストール時に０に設定されインクリメントされ、カウンタがオーバーフローしたとしても、現時刻が同じになることはない）。これが、今後ファイル名やファイルパスが移動となっても追跡を可能とするＩＤとなる。ステップＳ４０６では、ファイルのそのほかの情報（アクセス権や更新日、作成者など）を取得する。これは、ファイル検索を行う上での候補の優先度の設定などに使用される。ステップＳ４０７では、ファイルのプロパティ情報を文書情報テーブル３０５へ書き込む。書き込む情報としては、ファイル情報テーブル３０５２にファイルのファイル識別子とファイルパス、更新日、作成者など（不図示）を、アクセス権テーブル３０５３には、ファイル識別子とアクセス権などがあげられる。ステップＳ４０８は、サーバ１０２配下にあるファイルがすべて処理し終わったかの判断で、まだファイルが存在する場合ステップＳ４０３へ、すべてのファイルを処理できれば終了する。
【００２９】
図５は、本発明の実施形態のファイルリンクシステムの基本的な処理フロー「リンク先ファイルを開く」を示す図である。
【００３０】
図５において、ステップＳ５０１からステップＳ５０７まではクライアントでの処理、ステップＳ５１１からステップＳ５１５まではサーバでの処理である。ステップＳ５０１は、クライアントマシン１０１内で文書ファイル（たとえば議事録など）を開くことを示す。ステップＳ５０２では、開かれたファイル内の文字列にファイル名を示す文言があるかどうかを判断し、なければ、処理を終了する。あればステップＳ５０３へ遷移する。ファイル名があるかどうかは、カッコ（””や「」など）で囲まれた文字列に対して、ＯＳで登録されているアプリケーション毎の拡張子が含まれているかで確認する。また、ユーザにより選択された文字列に対しても同様に拡張子が含まれているかで確認することも可能である。ステップＳ５０３では、開かれている文書ファイルのプロパティ情報を取得する。ステップＳ５０４では、見つかった文字列の情報がファイルのプロパティ情報に含まれているかどうかを判断する。なければステップＳ５１１へ遷移し、あればステップＳ５１４へ遷移する。ステップＳ５１１では、サーバ１０２の文書情報テーブル３０５から、文字列のファイルに紐づくリンク対象の候補一覧を取得し、クライアントマシン１０１に通知する。ステップＳ５１２では、クライアントマシン１０１を操作しているユーザが、候補からファイルを選択したかを判断し、選択してしなければ、処理を終了する。一方、選択された場合はステップＳ５１３へ遷移する。ステップＳ５１３では、文書情報テーブル３０５のリンク情報テーブル３０５１を更新し、開かれているファイルのプロパティ情報に選択したファイルのファイル識別子を設定する。ステップＳ５１４では、サーバ１０２が文書情報テーブル３０５のリンク情報テーブル３０５１からリンク先ファイル情報のファイル識別子に紐づくファイル情報テーブル３０５２を参照する。ここではファイル識別子と紐づいたファイルパスが取得できる。ステップＳ５１５で、実際にリンク先ファイルのファイルパスを取得する。ステップＳ５０５では、取得したファイルがリンクできることをユーザへ通知するために、クライアントへ通知する。たとえばタスクトレイに取得できたファイルを表示するなどが望ましい。ステップＳ５１２では、ユーザがファイルを選択したかを判断し、選択されば場合は、ステップＳ５０７に遷移し、なにも選択されなければステップＳ５０６をループする。タイマーをセットしておき、決められた時間選択がされなかった場合は処理を終了するようにすることも可能である。ステップＳ５０７では、選択されたファイル（すなわち、議事録に関連付けられた、リンクできる電子文書）を開いて処理を終了する。
【００３１】
図６は、本発明の実施形態のファイルリンクシステムの文書情報テーブル３０５を示す図である。
【００３２】
図６において、リンク情報テーブル３０５１はリンク元とリンク先のファイルの関係をテーブル「リンク情報テーブル」として保持していることをイメージしている。リンクＩＤ６０１は、リンク元ファイルに関連づいているリンク先のファイルを結びつけるＩＤとなり、これは、ファイルのプロパティ情報にもＩＤが記録される。リンク元ファイル識別子６０２は、リンク元のファイルを示す識別子が入る。これは、ユーザが閲覧している文書の識別子となる。リンク先ファイル識別子６０３は、閲覧した文書でリンク（関連付け）しているファイルの識別子である。ファイル情報テーブル３０５２は、本サービスがクロールして作成される「ファイル情報テーブル」である。これは、システムの管理下にあるファイルにすべてのユニークな識別子を割り振ることでリンク関係（関連付け）を築き上げるためのテーブルである。ファイル識別子６０４は、システムの管理下にあるファイルの識別子であり、リンク元ファイルでもリンク先ファイルにもなりえる識別子である。ファイルパス６０５は、ファイルが置かれているパスが保持される。アクセス権テーブル３０５３は、ファイル情報テーブル３０５２と同じくしてクロールされたときに作成されるテーブルである。ここでは、ファイルのアクセス権を保持していることを示している。この情報は、リンクファイルを選択する時の優先度に利用される。ファイル識別子６０７には、６０４と同様にファイルの識別子が入る。アクセス権６０５には、ファイルにアクセス権が設定されている。ここでは、「Ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｏｒ」や「Ｕｓｅｒ」や「Ｇｕｅｓｔ」が設定されているがシステムで認識可能なアクセス権を設定することができる。これらを使って、たとえば、閲覧しているユーザのファイルへのアクセス権が「Ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｏｒ」などの管理者権限でなければ候補から外したり、「Ｇｕｅｓｔ」などでファイルを閲覧する権限がない場合に候補から外したり、などの仕組みを実現することが可能となる。
【００３３】
図７は、本発明の実施形態の文書情報管理システムのファイルのプロパティ情報に追跡可能なファイル識別子が埋め込まれたイメージを示す図である。
【００３４】
文書ファイル７００「サンプル文書．ｄｏｃ」と文書内の文字列７０１「リンクＧＵＩＤ．ｄｏｃ」に対して、関連付けされているイメージ図である。プロパティ情報７０２は、ワードなどのオフィス文書に対して、ファイルのプロパティ情報の中にファイル識別が埋め込まれていることを示す。埋め込まれる情報としては、ファイル自身のＩＤであるファイル識別子７０３と文書内のファイル名を特定可能な文字列に対する関連ファイルの情報であるリンクＩＤ７０４などがある。
【００３５】
リンクＩＤ７０４は、「リンクＧＵＩＤ．ｄｏｃ：１１１ＦＦＦＥＥＥ００１」「ａ．ｔｘｔ ：１１１ＦＦＦＥＥ００２」というように記憶され、文書内に複数ファイルが関連付けされている場合は、その分だけリンクＩＤが記憶される。本実施例では「１１１ＦＦＦＥＥＥ」は開かれているファイルのファイル識別子、「００１」や「００２」は通番で表現されているが、この限りではない。
【００３６】
図８は、本システム配下でファイルの複製や移動、削除などのファイルイベントが発生した際のデータベース更新のフローを示す。図８において、ステップＳ８０１からステップＳ８０４まではクライアントでの処理、ステップＳ８１１からステップＳ８１６まではサーバでの処理である。
【００３７】
ステップＳ８０１はファイルの複製、移動、削除などのファイルイベントを監視することを示す。ステップＳ８０２は、何れかのファイルイベントが発生したかを判断し、発生していなければ監視を継続し、発生した場合はステップＳ８０３へ遷移する。ステップＳ８０３では、ファイルイベントの対象となったファイルのプロパティからファイル識別子を取得する。ステップＳ８０４では、対象ファイルのファイル識別子とは発生したイベントをサーバへ通知する。ステップＳ８０５は、実際にイベントを処理する。たとえば、削除イベントであれば、実際にクライアントからファイルが削除されクライアントの処理は終了となる。ステップＳ８１１は、サーバ側の処理である。ファイル識別子とファイルパスが関連付けて記憶されている図６に記載のファイル情報テーブルを参照し該当するファイル識別子のテーブルを特定しておく。ステップＳ８１２では、クライアントから通知されたファイルイベントの種類を判別する。ファイルイベントの種類がパス、ファイル名の変更であった場合、ステップＳ８１３で、変更された後のファイルパスを保持する。また、ファイルイベントの種類がファイルのコピーであった場合、ステップＳ８１４では、ファイルがコピーされたことで、同じファイル識別子が２つになることになり、ファイル識別子と新しいファイルパスを保持する。また、ファイルイベントがファイルの削除であった場合には、削除対象行を保持する。ステップＳ８１６で、保持した情報で文書情報テーブル３０５のファイル情報テーブル３０５２を更新し、処理を終了する。これにより、関連ファイルの保存先やファイル名が変更になった場合でも、変更後の関連ファイルを探し出すことが可能となる。
【００３８】
図９は、ファイルのコピーによって１つのファイル識別子に対して複数のファイルパスが登録されている状況で、ユーザがリンク対象候補を設定した際にリンク先ファイルパスを一意に設定するためのデータベース更新のフローを示す図である。
【００３９】
クライアントマシン１０１上でユーザが開いた文書ファイルの関連付け情報が複数あった場合の開始処理を示す。ステップＳ９０１は、文書ファイルのプロパティ情報にあるファイル識別子から取得できるファイル候補をＵＩ上に表示する。ステップＳ９０２では、候補をユーザが選択したかを判断するもので、選択しなければ候補が決定されるまでループしている。ユーザが候補を決定した場合ステップＳ９０３へ遷移する。ステップＳ９０３では、ファイル識別子をキーに文書情報テーブル３０５のリンク情報テーブル３０５１を参照し、リンク先ファイルのファイル識別に紐づくファイル情報テーブル３０５２を参照する。ステップＳ９０４では、ファイル情報テーブル３０５２でファイル識別子に紐付くファイルパスが複数存在するかを判断し、複数あればステップＳ９０５へ、なければ処理を終了する。ステップＳ９０５は、ユーザが選択しなかったファイルパスを削除する。これによりリンク先のファイルパスは今後１つに絞ることができる。ステップＳ９０６は、その状態でファイル情報テーブル３０５２を更新し処理を終了する。
【００４０】
図１０は、リンク情報テーブルがまだなく新規にリンク先のファイル候補をユーザに選ばせるフローを示す図である。
【００４１】
図１０において、本フロー図の処理は、ユーザが閲覧中の文書ファイル上からリンク可能となるファイルを選択することで開始される。ここでリンク可能となるファイルとは、任意の文字列を指定することで行う。ステップＳ１００１では、ユーザが文書中の選択した文字列（ファイル名）と同じファイルを持つ情報を、文書情報テーブル３０５のファイル情報テーブル３０５２から探し出す。ステップＳ１００２は、ファイル情報テーブル３０５２に同じリンク先の対象となる名前のファイルが複数存在するかを判断し、１つしかなければ候補は１つなので、ステップＳ１００６へ遷移する。複数存在する場合はステップＳ１００３へ遷移する。ステップｓ１００３では、複数存在したファイルをどうやってユーザへ表示するかという優先順位の情報をサーバに要求する。ステップＳ１０１１でクライアント１０１から優先順位の情報の要求を受けたサーバ１０２は、文書情報テーブル３０５のアクセス権テーブル３０５３から候補にあがったファイルのアクセス権を取得する。ステップＳ１０１２で、優先順位設定ファイルに設定されている内容、例えば“「Ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｏｒ」権限ファイルのみ表示“となっていれば、「Ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｏｒ」権限を持つファイルのみを表示するようにし、ステップＳ１００４に返す。これにより、ユーザがもともと開けないようなリンク先のファイルを選択することがないように配慮できることを示す。ステップＳ１００４では、設定された優先度に沿ってソートを行い、ユーザが開きたいリンク先のファイルを表示の先頭へ持っていくようにしている。優先度によるソート処理は、後述する図１１の処理によって実行される。ステップＳ１００５で、ユーザへタスクトレイなどに候補としてあげるリストを作成する。クライアントはこのリストをもとに、タスクトレイに表示する。
【００４２】
図１１は、実際のリンク先のファイルをサーバ側へ問い合わせたときに見つかった候補の優先順位を設定するフローを示す図である。図１０のステップＳ１００４に対応する。ステップＳ１１０１では、対象ファイルのファイル識別子を最優先の候補として保持しておく。ステップＳ１１０２は、ファイル名は同じだが拡張子が異なるファイルがあるか、ファイル情報テーブル３０５２のファイルパス列から検索し、見つかればステップＳ１１０３へ遷移し、見つからなければステップＳ１１０４へ遷移する。ステップＳ１１０３では、見つかったファイルのファイル識別子を第２候補として保持しておく。ステップＳ１１０４では、拡張子を除くファイル名を含むファイルが、ファイルパス列から見つかったか判断し、見つかればステップＳ１１０７へ遷移し、見つからなければステップＳ１１０５へ遷移する。ステップＳ１１０５では、いままでの処理を通って、候補が保持されているかを判断し、あればステップＳ１１０８へ、なければステップＳ１１０６へ遷移する。ステップＳ１１０６では、探した結果１つも候補となるファイルが見つからず、候補ゼロという文言を作成する。ステップＳ１１０７では、見つかったファイルのファイル識別子を第３の候補として保持しておく。ステップＳ１１０８では、保持した候補をマージし、優先度の高い順位にデータをリスト化して処理を終了する。リスト化された情報（ファイル候補の一覧）をクライアントのタスクトレイなどのＵＩ上に表示できるようにデータを送信することが可能である。この時のイメージを図１２に示す。図１２は、ユーザにより選択されたリンク可能となるファイルが画面に表示された例である。実施例では、ファイル名が一致している、拡張子が異なるがファイル名が同じである、ファイ名を含むという順番に優先度が付けられて表示されている。すべてを表示したい場合は、図中の「すべて」を選択することで候補のファイルがすべて表示される。優先度のとくに１番目に表示するものは、ユーザがリンクしたいファイルとなるように設定することが可能となっている。
【００４３】
なお、上記実施形態で示した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【００４４】
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるクライアントとサーバからなるシステムに適用しても良いし、また、実施例中ではクライアントとサーバに分けて記載したシステムを一つの機器からなる装置（例えばクライアント、または、サーバのみで実施に適用しても良い。また、クライアントの機能の一部をサーバに実行させることも可能であるし、サーバの機能の一部をクライアントに実行させることも可能であることは言うまでもない。
【００４５】
本実施形態における機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記録媒体により、あるいはネットワーク
を介して外部の記録媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。
【００４６】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【００４７】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【００４８】
プログラムコードを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク等を用いることができる。
【００４９】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００５０】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００５１】
また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【００５２】
さらに、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【００５３】
なお、上述した実施形態内の各応用例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【００５４】
１０１ クライアント
１０２ サーバ
６００ ＬＡＮ
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書に含まれる文字列に関連付けされた電子ファイルの検索が可能な文書情報管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、文書の形態としては、紙文書が一般的であったが、インターネット・イントラネットの発達・普及によって電子文書へと流れて行った。近年、電子文書の機能の中に任意の単語にハイパーリンクを張ることが可能となり、ファイル間の関連付けを築くことができるようになった。ハイパーリンクとは、電子文書内に埋め込まれた他の電子ファイルなどのパス情報を関連付けておく機能で、ユーザはリンクが張ってある場所（文字列や単語または図）をクリックすることで、リンク先を参照できるという機能である。
【０００３】
しかしながら、ハイパーリンクが張られている電子ファイルしか参照できずハハイパーリンクの張られていない文字列については、たとえ関連する文書が存在していたとしても見つけ出すことが困難であった。
【０００４】
特許文献１では、単語のクリック操作でリンクの張られていない単語をキーワードとして検索を実行し、検索対象のページへジャンプすること可能とした利便性の向上を考えた文書情報管理システムが開示されている。
【０００５】
特に、ＨＴＭＬ等のハイパーテキスト記述言語を利用しており、テキスト文書等をブラウザで利用することで動作するものである。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００７−２１３６０９
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献１に記載の文書情報管理システムにおいては、任意の単語にサーチエンジンを使って検索結果の候補が選べるようになるが、サーチエンジンの検索結果をブラウザへ転送するものであり、文書ファイルに関連付けされた電子文書を探し出すことはできないという問題がある。
【０００８】
本願発明は上記課題を解決するものであり、文書ファイルに関連付けされた電子ファイルの検索が可能な文書情報管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記の課題を解決し、目的を達成するために、請求項１にかかる発明は、
文書ファイルに含まれる文字列から当該文字列に関連する文書ファイルを特定可能な文書情報管理システムであって、
文書ファイルと前記文書ファイル内の文字列に関連付けられた関連ファイルとの関連付け情報を記憶する関連付け情報記憶部と、
前記文書ファイル内の文字列を特定する文字列特定手段と、
【００１０】
前記文字列特定手段により特定された文字列に関連付けられた関連ファイルが関連付け情報内に存在するか否かを前記関連付け情報記憶部から検索する関連ファイル検索手段と、
前記検索手段により関連ファイルが存在すると判定された場合、当該関連ファイルが存在する旨を通知する関連ファイル通知手段と、
を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、文書ファイルに関連付けされた電子ファイルの検索が可能な文書情報管理システムを提供することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示すシステム構成図である。
【図２】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示すクライアント／サーバのブロック図である。
【図３】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示す機能ブロック図である。
【図４】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示す処理フロー「ファイル識別子付与処理」を示す図である。
【図５】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示す処理フロー「リンク先ファイルを開く」を示す図である。
【図６】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示す情報テーブルを示す図である。
【図７】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示す文書ファイルのプロパティ情報のイメージを示す図である。
【図８】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示す文書情報テーブル更新のフローを示す図である。
【図９】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示す文書情報テーブル更新のフローを示す図である。
【図１０】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示すリンク先のファイル候補を通知するフローを示す図である。
【図１１】本発明の実施形態を示す候補の優先順位をあらわすフローを示す図である。
【図１２】本発明の実施形態を示すシステムの一例を示すリンク先となりうるファイルの候補をマシン上に表示するイメージ図である。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００１４】
図１は、本発明の実施形態を示すファイルリンクシステムの一例を示すシステム構成図である。
【００１５】
図１において、１０１（１０１・・・１０１−ｎ台）は複数の情報処理装置（パーソナルコンピュータやワークステーション等を含む情報処理装置、以下クライアントと称する）で、ＬＡＮ６００を介して文書情報管理サーバ１０２と互いに通信可能な状態で接続されている。
【００１６】
以下、図２を用いて、図１に示したクライアント１０１、文書情報管理サーバ１０２に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成について説明する。
【００１７】
図２は、図１に示したクライアント１０１、文書情報管理サーバ１０２に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。
【００１８】
図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ ／ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各クライアントの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。
【００１９】
２０３はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００２０】
また、２０５は入力コントローラで、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。なお、図２では、ＣＲＴ２１０と記載しているが、表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイ等の他の表示器であってもよい。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。
【００２１】
２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００２２】
２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワーク（例えば、図１に示したＬＡＮ６００）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。
【００２３】
なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００２４】
本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２１１やＲＯＭ２０２に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。
【００２５】
図３は、本実施形態におけるシステム全体の機能を示す図である。
【００２６】
図３において、文書情報管理サーバ１０２は、本システムの文書情報管理サービス３０４が動作するためのサーバである。クライアント１０１は、文書情報管理サービス３０４を利用して、開いている文書内に存在するファイル名を取得／開く処理を行う。本システムの文書情報管理に関する各種情報は文書情報テーブル３０５として記憶されている。文書情報管理サービス３０４は、文書情報管理サーバ１０２上で起動するＯＳのバックグランドで動作し、本システムに記憶されているファイル群３０６に蓄積された文書をクロールする命令を発行し、文書情報テーブル３０５の更新とクライアント１０１からの要求に応じてリンク先ファイルを返すという動作をする。ここでクロールとは、蓄積された文書に一意のファイル識別子を付与する処理をいい、ファイル識別子付与部３０３により行われる。ファイル群３０６は、クロールの命令を受けて、該当するファイルのプロパティに文書情報管理サービス３０４が管理するための一意の識別子であるファイル識別子を付与する。ファイルがＸＭＬ形式であれば、独自にタグを用意し、ファイル内に埋め込むという処理も可能である。ファイル３０７は、クライアント１０１で閲覧しているファイルであり、そのファイル内に埋め込まれているファイル名からリンクファイル情報を文書情報テーブル３０５から取得する。埋め込まれているファイル名の特定は、文字列特定部３０１により実行され、関連付けファイル検索部３０２により、関連付けされたリンクファイルが検索される。ファイル３０８は、文書情報テーブル３０５から取得した関連付けされた電子文書を指し、クライアント１０１で開くことで、ファイル３０７内に埋め込まれているファイル名にリンクしたファイル３０８をファイル群３０６から取得することができる。
【００２７】
図４は、本発明の実施形態の文書情報管理システムの基本的な処理フロー「ファイル識別子付与処理」（クロール）を示す図である。この処理は、ファイル識別子付与部３０３により定期的または指定を受けた時点で開始される。
【００２８】
図４において、サーバでサービスとして起動を示す。ステップＳ４０１は、クロールの開始時間を設定する処理である。定期的にクロールを行うように設定することも可能であるし、任意のタイミングでユーザに指示されることにより開始することも可能である。設定値は、不図示のサーバの起動属性ファイルに設定されており、ユーザにより変更可能である。ステップＳ４０２は、サーバ１０２内の時刻がステップＳ４０１でセットした設定時間になったか否かの判定をし、設定時間になっている場合にはステップＳ４０３へ遷移し、そうでなければ、設定時刻になるまでステップＳ４０３上でループしている。ステップＳ４０３では、システムの保管場所配下にあるファイル群３０６からファイルを取得する。保管場所はサーバ、クライアントどちらでもかまわない。別ＰＣの共有ディレクトリでもかまわない。取得するファイルは、アプリケーションで開くことが可能なファイルで、たとえば、ワードやテキスト文書、ＨＴＭＬなどがあげられる。ステップＳ４０４は、ステップＳ４０３で取得した１ファイルのプロパティ情報（もしくは、ＸＭＬタグ）にファイル自身のファイル識別子が設定されているかを判断し、設定されていればステップＳ４０６へ、そうでなければステップＳ４０５へ遷移する。ステップＳ４０５は、ファイル識別子を生成しファイルのプロパティ情報へ追加することを示す。ファイル識別子は、たとえば、現時刻とサーバのＭＡＣアドレスとカウンタを元に作成され同一のＩＤ（ファイル識別子）は作成されない（カウンタはシステムインストール時に０に設定されインクリメントされ、カウンタがオーバーフローしたとしても、現時刻が同じになることはない）。これが、今後ファイル名やファイルパスが移動となっても追跡を可能とするＩＤとなる。ステップＳ４０６では、ファイルのそのほかの情報（アクセス権や更新日、作成者など）を取得する。これは、ファイル検索を行う上での候補の優先度の設定などに使用される。ステップＳ４０７では、ファイルのプロパティ情報を文書情報テーブル３０５へ書き込む。書き込む情報としては、ファイル情報テーブル３０５２にファイルのファイル識別子とファイルパス、更新日、作成者など（不図示）を、アクセス権テーブル３０５３には、ファイル識別子とアクセス権などがあげられる。ステップＳ４０８は、サーバ１０２配下にあるファイルがすべて処理し終わったかの判断で、まだファイルが存在する場合ステップＳ４０３へ、すべてのファイルを処理できれば終了する。
【００２９】
図５は、本発明の実施形態のファイルリンクシステムの基本的な処理フロー「リンク先ファイルを開く」を示す図である。
【００３０】
図５において、ステップＳ５０１からステップＳ５０７まではクライアントでの処理、ステップＳ５１１からステップＳ５１５まではサーバでの処理である。ステップＳ５０１は、クライアントマシン１０１内で文書ファイル（たとえば議事録など）を開くことを示す。ステップＳ５０２では、開かれたファイル内の文字列にファイル名を示す文言があるかどうかを判断し、なければ、処理を終了する。あればステップＳ５０３へ遷移する。ファイル名があるかどうかは、カッコ（””や「」など）で囲まれた文字列に対して、ＯＳで登録されているアプリケーション毎の拡張子が含まれているかで確認する。また、ユーザにより選択された文字列に対しても同様に拡張子が含まれているかで確認することも可能である。ステップＳ５０３では、開かれている文書ファイルのプロパティ情報を取得する。ステップＳ５０４では、見つかった文字列の情報がファイルのプロパティ情報に含まれているかどうかを判断する。なければステップＳ５１１へ遷移し、あればステップＳ５１４へ遷移する。ステップＳ５１１では、サーバ１０２の文書情報テーブル３０５から、文字列のファイルに紐づくリンク対象の候補一覧を取得し、クライアントマシン１０１に通知する。ステップＳ５１２では、クライアントマシン１０１を操作しているユーザが、候補からファイルを選択したかを判断し、選択してしなければ、処理を終了する。一方、選択された場合はステップＳ５１３へ遷移する。ステップＳ５１３では、文書情報テーブル３０５のリンク情報テーブル３０５１を更新し、開かれているファイルのプロパティ情報に選択したファイルのファイル識別子を設定する。ステップＳ５１４では、サーバ１０２が文書情報テーブル３０５のリンク情報テーブル３０５１からリンク先ファイル情報のファイル識別子に紐づくファイル情報テーブル３０５２を参照する。ここではファイル識別子と紐づいたファイルパスが取得できる。ステップＳ５１５で、実際にリンク先ファイルのファイルパスを取得する。ステップＳ５０５では、取得したファイルがリンクできることをユーザへ通知するために、クライアントへ通知する。たとえばタスクトレイに取得できたファイルを表示するなどが望ましい。ステップＳ５１２では、ユーザがファイルを選択したかを判断し、選択されば場合は、ステップＳ５０７に遷移し、なにも選択されなければステップＳ５０６をループする。タイマーをセットしておき、決められた時間選択がされなかった場合は処理を終了するようにすることも可能である。ステップＳ５０７では、選択されたファイル（すなわち、議事録に関連付けられた、リンクできる電子文書）を開いて処理を終了する。
【００３１】
図６は、本発明の実施形態のファイルリンクシステムの文書情報テーブル３０５を示す図である。
【００３２】
図６において、リンク情報テーブル３０５１はリンク元とリンク先のファイルの関係をテーブル「リンク情報テーブル」として保持していることをイメージしている。リンクＩＤ６０１は、リンク元ファイルに関連づいているリンク先のファイルを結びつけるＩＤとなり、これは、ファイルのプロパティ情報にもＩＤが記録される。リンク元ファイル識別子６０２は、リンク元のファイルを示す識別子が入る。これは、ユーザが閲覧している文書の識別子となる。リンク先ファイル識別子６０３は、閲覧した文書でリンク（関連付け）しているファイルの識別子である。ファイル情報テーブル３０５２は、本サービスがクロールして作成される「ファイル情報テーブル」である。これは、システムの管理下にあるファイルにすべてのユニークな識別子を割り振ることでリンク関係（関連付け）を築き上げるためのテーブルである。ファイル識別子６０４は、システムの管理下にあるファイルの識別子であり、リンク元ファイルでもリンク先ファイルにもなりえる識別子である。ファイルパス６０５は、ファイルが置かれているパスが保持される。アクセス権テーブル３０５３は、ファイル情報テーブル３０５２と同じくしてクロールされたときに作成されるテーブルである。ここでは、ファイルのアクセス権を保持していることを示している。この情報は、リンクファイルを選択する時の優先度に利用される。ファイル識別子６０７には、６０４と同様にファイルの識別子が入る。アクセス権６０５には、ファイルにアクセス権が設定されている。ここでは、「Ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｏｒ」や「Ｕｓｅｒ」や「Ｇｕｅｓｔ」が設定されているがシステムで認識可能なアクセス権を設定することができる。これらを使って、たとえば、閲覧しているユーザのファイルへのアクセス権が「Ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｏｒ」などの管理者権限でなければ候補から外したり、「Ｇｕｅｓｔ」などでファイルを閲覧する権限がない場合に候補から外したり、などの仕組みを実現することが可能となる。
【００３３】
図７は、本発明の実施形態の文書情報管理システムのファイルのプロパティ情報に追跡可能なファイル識別子が埋め込まれたイメージを示す図である。
【００３４】
文書ファイル７００「サンプル文書．ｄｏｃ」と文書内の文字列７０１「リンクＧＵＩＤ．ｄｏｃ」に対して、関連付けされているイメージ図である。プロパティ情報７０２は、ワードなどのオフィス文書に対して、ファイルのプロパティ情報の中にファイル識別が埋め込まれていることを示す。埋め込まれる情報としては、ファイル自身のＩＤであるファイル識別子７０３と文書内のファイル名を特定可能な文字列に対する関連ファイルの情報であるリンクＩＤ７０４などがある。
【００３５】
リンクＩＤ７０４は、「リンクＧＵＩＤ．ｄｏｃ：１１１ＦＦＦＥＥＥ００１」「ａ．ｔｘｔ ：１１１ＦＦＦＥＥ００２」というように記憶され、文書内に複数ファイルが関連付けされている場合は、その分だけリンクＩＤが記憶される。本実施例では「１１１ＦＦＦＥＥＥ」は開かれているファイルのファイル識別子、「００１」や「００２」は通番で表現されているが、この限りではない。
【００３６】
図８は、本システム配下でファイルの複製や移動、削除などのファイルイベントが発生した際のデータベース更新のフローを示す。図８において、ステップＳ８０１からステップＳ８０４まではクライアントでの処理、ステップＳ８１１からステップＳ８１６まではサーバでの処理である。
【００３７】
ステップＳ８０１はファイルの複製、移動、削除などのファイルイベントを監視することを示す。ステップＳ８０２は、何れかのファイルイベントが発生したかを判断し、発生していなければ監視を継続し、発生した場合はステップＳ８０３へ遷移する。ステップＳ８０３では、ファイルイベントの対象となったファイルのプロパティからファイル識別子を取得する。ステップＳ８０４では、対象ファイルのファイル識別子とは発生したイベントをサーバへ通知する。ステップＳ８０５は、実際にイベントを処理する。たとえば、削除イベントであれば、実際にクライアントからファイルが削除されクライアントの処理は終了となる。ステップＳ８１１は、サーバ側の処理である。ファイル識別子とファイルパスが関連付けて記憶されている図６に記載のファイル情報テーブルを参照し該当するファイル識別子のテーブルを特定しておく。ステップＳ８１２では、クライアントから通知されたファイルイベントの種類を判別する。ファイルイベントの種類がパス、ファイル名の変更であった場合、ステップＳ８１３で、変更された後のファイルパスを保持する。また、ファイルイベントの種類がファイルのコピーであった場合、ステップＳ８１４では、ファイルがコピーされたことで、同じファイル識別子が２つになることになり、ファイル識別子と新しいファイルパスを保持する。また、ファイルイベントがファイルの削除であった場合には、削除対象行を保持する。ステップＳ８１６で、保持した情報で文書情報テーブル３０５のファイル情報テーブル３０５２を更新し、処理を終了する。これにより、関連ファイルの保存先やファイル名が変更になった場合でも、変更後の関連ファイルを探し出すことが可能となる。
【００３８】
図９は、ファイルのコピーによって１つのファイル識別子に対して複数のファイルパスが登録されている状況で、ユーザがリンク対象候補を設定した際にリンク先ファイルパスを一意に設定するためのデータベース更新のフローを示す図である。
【００３９】
クライアントマシン１０１上でユーザが開いた文書ファイルの関連付け情報が複数あった場合の開始処理を示す。ステップＳ９０１は、文書ファイルのプロパティ情報にあるファイル識別子から取得できるファイル候補をＵＩ上に表示する。ステップＳ９０２では、候補をユーザが選択したかを判断するもので、選択しなければ候補が決定されるまでループしている。ユーザが候補を決定した場合ステップＳ９０３へ遷移する。ステップＳ９０３では、ファイル識別子をキーに文書情報テーブル３０５のリンク情報テーブル３０５１を参照し、リンク先ファイルのファイル識別に紐づくファイル情報テーブル３０５２を参照する。ステップＳ９０４では、ファイル情報テーブル３０５２でファイル識別子に紐付くファイルパスが複数存在するかを判断し、複数あればステップＳ９０５へ、なければ処理を終了する。ステップＳ９０５は、ユーザが選択しなかったファイルパスを削除する。これによりリンク先のファイルパスは今後１つに絞ることができる。ステップＳ９０６は、その状態でファイル情報テーブル３０５２を更新し処理を終了する。
【００４０】
図１０は、リンク情報テーブルがまだなく新規にリンク先のファイル候補をユーザに選ばせるフローを示す図である。
【００４１】
図１０において、本フロー図の処理は、ユーザが閲覧中の文書ファイル上からリンク可能となるファイルを選択することで開始される。ここでリンク可能となるファイルとは、任意の文字列を指定することで行う。ステップＳ１００１では、ユーザが文書中の選択した文字列（ファイル名）と同じファイルを持つ情報を、文書情報テーブル３０５のファイル情報テーブル３０５２から探し出す。ステップＳ１００２は、ファイル情報テーブル３０５２に同じリンク先の対象となる名前のファイルが複数存在するかを判断し、１つしかなければ候補は１つなので、ステップＳ１００６へ遷移する。複数存在する場合はステップＳ１００３へ遷移する。ステップｓ１００３では、複数存在したファイルをどうやってユーザへ表示するかという優先順位の情報をサーバに要求する。ステップＳ１０１１でクライアント１０１から優先順位の情報の要求を受けたサーバ１０２は、文書情報テーブル３０５のアクセス権テーブル３０５３から候補にあがったファイルのアクセス権を取得する。ステップＳ１０１２で、優先順位設定ファイルに設定されている内容、例えば“「Ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｏｒ」権限ファイルのみ表示“となっていれば、「Ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｏｒ」権限を持つファイルのみを表示するようにし、ステップＳ１００４に返す。これにより、ユーザがもともと開けないようなリンク先のファイルを選択することがないように配慮できることを示す。ステップＳ１００４では、設定された優先度に沿ってソートを行い、ユーザが開きたいリンク先のファイルを表示の先頭へ持っていくようにしている。優先度によるソート処理は、後述する図１１の処理によって実行される。ステップＳ１００５で、ユーザへタスクトレイなどに候補としてあげるリストを作成する。クライアントはこのリストをもとに、タスクトレイに表示する。
【００４２】
図１１は、実際のリンク先のファイルをサーバ側へ問い合わせたときに見つかった候補の優先順位を設定するフローを示す図である。図１０のステップＳ１００４に対応する。ステップＳ１１０１では、対象ファイルのファイル識別子を最優先の候補として保持しておく。ステップＳ１１０２は、ファイル名は同じだが拡張子が異なるファイルがあるか、ファイル情報テーブル３０５２のファイルパス列から検索し、見つかればステップＳ１１０３へ遷移し、見つからなければステップＳ１１０４へ遷移する。ステップＳ１１０３では、見つかったファイルのファイル識別子を第２候補として保持しておく。ステップＳ１１０４では、拡張子を除くファイル名を含むファイルが、ファイルパス列から見つかったか判断し、見つかればステップＳ１１０７へ遷移し、見つからなければステップＳ１１０５へ遷移する。ステップＳ１１０５では、いままでの処理を通って、候補が保持されているかを判断し、あればステップＳ１１０８へ、なければステップＳ１１０６へ遷移する。ステップＳ１１０６では、探した結果１つも候補となるファイルが見つからず、候補ゼロという文言を作成する。ステップＳ１１０７では、見つかったファイルのファイル識別子を第３の候補として保持しておく。ステップＳ１１０８では、保持した候補をマージし、優先度の高い順位にデータをリスト化して処理を終了する。リスト化された情報（ファイル候補の一覧）をクライアントのタスクトレイなどのＵＩ上に表示できるようにデータを送信することが可能である。この時のイメージを図１２に示す。図１２は、ユーザにより選択されたリンク可能となるファイルが画面に表示された例である。実施例では、ファイル名が一致している、拡張子が異なるがファイル名が同じである、ファイ名を含むという順番に優先度が付けられて表示されている。すべてを表示したい場合は、図中の「すべて」を選択することで候補のファイルがすべて表示される。優先度のとくに１番目に表示するものは、ユーザがリンクしたいファイルとなるように設定することが可能となっている。
【００４３】
なお、上記実施形態で示した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【００４４】
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるクライアントとサーバからなるシステムに適用しても良いし、また、実施例中ではクライアントとサーバに分けて記載したシステムを一つの機器からなる装置（例えばクライアント、または、サーバのみで実施に適用しても良い。また、クライアントの機能の一部をサーバに実行させることも可能であるし、サーバの機能の一部をクライアントに実行させることも可能であることは言うまでもない。
【００４５】
本実施形態における機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記録媒体により、あるいはネットワーク
を介して外部の記録媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。
【００４６】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【００４７】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【００４８】
プログラムコードを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク等を用いることができる。
【００４９】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００５０】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００５１】
また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【００５２】
さらに、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【００５３】
なお、上述した実施形態内の各応用例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【００５４】
１０１ クライアント
１０２ サーバ
６００ ＬＡＮ
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書ファイルに含まれる文字列から当該文字列に関連する文書ファイルを特定可能な文書情報管理システムであって、
文書ファイルと前記文書ファイル内の文字列に関連付けられた関連ファイルとの関連付け情報を記憶する関連付け情報記憶部と、
前記文書ファイル内の文字列を特定する文字列特定手段と、
前記文字列特定手段により特定された文字列に関連付けられた関連ファイルが関連付け情報内に存在するか否かを前記関連付け情報記憶部から検索する関連ファイル検索手段と、
前記検索手段により関連ファイルが存在すると判定された場合、当該関連ファイルが存在する旨を通知する関連ファイル通知手段と、
を有することを特徴とする文書情報管理システム。
【請求項２】
前記検索手段により検索された関連ファイルが複数存在する場合に、優先度を付与する優先度付与手段を更に有することを特徴とする請求項１記載の文書情報管理システム。
【請求項３】
前記関連ファイル通知手段は、前記優先度付与手段により付与された優先度に応じて表示させることを特徴とする請求項１乃至２に記載の文書情報管理システム。
【請求項４】
関連付け情報記憶部には、リンク情報テーブルおよびファイル情報テーブルが記録された文書情報管理テーブルが記憶されており、
前記文書ファイルへの操作を監視するファイル操作監視手段と、
前記ファイル操作監視手段の監視内容に応じて、前記ファイル情報テーブルの内容を更新するファイル情報テーブル更新手段と
を有することを特徴とする請求項１乃至３に記載の文書情報管理システム。
【請求項５】
前記文書情報管理テーブルの内容は定期的に更新されることを特徴とする請求項１乃至４記載の文書情報管理システム。
【請求項６】
文書ファイルに含まれる文字列から当該文字列に関連する文書ファイルを特定可能な文書情報管理装置であって、
文書ファイルと前記文書ファイル内の文字列に関連付けられた関連ファイルとの関連付け情報を記憶する関連付け情報記憶部と、
前記文書ファイル内の文字列を特定する文字列特定手段と、
前記文字列特定手段により特定された文字列に関連付けられた関連ファイルが存在するか否かを前記関連付け情報記憶部から検索する関連ファイル検索手段と、
前記検索手段により関連ファイルが存在すると判定された場合、当該関連ファイルを通知する関連ファイル通知手段と、
を有することを特徴とする文書情報管理装置。
【請求項７】
文書ファイルに含まれる文字列から当該文字列に関連する文書ファイルを特定可能な文書情報管理システムの制御であって、
文書ファイルと前記文書ファイル内の文字列に関連付けられた関連ファイルとの関連付け情報を記憶する関連付け情報記憶ステップと、
前記文書ファイル内の文字列を特定する文字列特定ステップと、
前記文字列特定手段により特定された文字列に関連付けられた関連ファイルが存在するか否かを前記関連付け情報記憶部から検索する関連ファイル検索ステップと、
前記検索手段により関連ファイルが存在すると判定された場合、当該関連ファイルを通知する関連ファイル通知ステップと、
を有することを特徴とする文書情報管理システムの制御方法。
【請求項８】
コンピュータを請求項６記載の文書情報管理装置として機能させるためのプログラム。
【請求項９】
請求項８に記載のプログラムをコンピュータ読み取り可能に記憶した記憶媒体。
【請求項１】
文書ファイルに含まれる文字列から当該文字列に関連する文書ファイルを特定可能な文書情報管理システムであって、
文書ファイルと前記文書ファイル内の文字列に関連付けられた関連ファイルとの関連付け情報を記憶する関連付け情報記憶部と、
前記文書ファイル内の文字列を特定する文字列特定手段と、
前記文字列特定手段により特定された文字列に関連付けられた関連ファイルが関連付け情報内に存在するか否かを前記関連付け情報記憶部から検索する関連ファイル検索手段と、
前記検索手段により関連ファイルが存在すると判定された場合、当該関連ファイルが存在する旨を通知する関連ファイル通知手段と、
を有することを特徴とする文書情報管理システム。
【請求項２】
前記検索手段により検索された関連ファイルが複数存在する場合に、優先度を付与する優先度付与手段を更に有することを特徴とする請求項１記載の文書情報管理システム。
【請求項３】
前記関連ファイル通知手段は、前記優先度付与手段により付与された優先度に応じて表示させることを特徴とする請求項１乃至２に記載の文書情報管理システム。
【請求項４】
関連付け情報記憶部には、リンク情報テーブルおよびファイル情報テーブルが記録された文書情報管理テーブルが記憶されており、
前記文書ファイルへの操作を監視するファイル操作監視手段と、
前記ファイル操作監視手段の監視内容に応じて、前記ファイル情報テーブルの内容を更新するファイル情報テーブル更新手段と
を有することを特徴とする請求項１乃至３に記載の文書情報管理システム。
【請求項５】
前記文書情報管理テーブルの内容は定期的に更新されることを特徴とする請求項１乃至４記載の文書情報管理システム。
【請求項６】
文書ファイルに含まれる文字列から当該文字列に関連する文書ファイルを特定可能な文書情報管理装置であって、
文書ファイルと前記文書ファイル内の文字列に関連付けられた関連ファイルとの関連付け情報を記憶する関連付け情報記憶部と、
前記文書ファイル内の文字列を特定する文字列特定手段と、
前記文字列特定手段により特定された文字列に関連付けられた関連ファイルが存在するか否かを前記関連付け情報記憶部から検索する関連ファイル検索手段と、
前記検索手段により関連ファイルが存在すると判定された場合、当該関連ファイルを通知する関連ファイル通知手段と、
を有することを特徴とする文書情報管理装置。
【請求項７】
文書ファイルに含まれる文字列から当該文字列に関連する文書ファイルを特定可能な文書情報管理システムの制御であって、
文書ファイルと前記文書ファイル内の文字列に関連付けられた関連ファイルとの関連付け情報を記憶する関連付け情報記憶ステップと、
前記文書ファイル内の文字列を特定する文字列特定ステップと、
前記文字列特定手段により特定された文字列に関連付けられた関連ファイルが存在するか否かを前記関連付け情報記憶部から検索する関連ファイル検索ステップと、
前記検索手段により関連ファイルが存在すると判定された場合、当該関連ファイルを通知する関連ファイル通知ステップと、
を有することを特徴とする文書情報管理システムの制御方法。
【請求項８】
コンピュータを請求項６記載の文書情報管理装置として機能させるためのプログラム。
【請求項９】
請求項８に記載のプログラムをコンピュータ読み取り可能に記憶した記憶媒体。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【公開番号】特開２０１０−２６２４４０（Ｐ２０１０−２６２４４０Ａ）
【公開日】平成２２年１１月１８日（２０１０．１１．１８）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００９−１１２０９９（Ｐ２００９−１１２０９９）
【出願日】平成２１年５月１日（２００９．５．１）
【出願人】（３０１０１５９５６）キヤノンソフトウェア株式会社 (364)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２２年１１月１８日（２０１０．１１．１８）
【国際特許分類】
【出願日】平成２１年５月１日（２００９．５．１）
【出願人】（３０１０１５９５６）キヤノンソフトウェア株式会社 (364)
【Ｆターム（参考）】
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