文書管理システム、文書管理装置、制御方法、プログラム
【課題】承認者が電子帳票に電子印鑑を押印するにあたり、適切な押印箇所を特定することで、承認者の承認作業の負荷を軽減することが可能な文書管理システム、文書管理装置、制御方法、及びプログラムを提供することを目的とする。
【解決手段】所定の電子帳票を表示した後(ステップS104〜ステップS108)、電子帳票の各枠に対して電子印鑑を押印可能なユーザ情報、代理者情報を設定した後(ステップS110〜ステップS130)、ステップS134において、ログイン時に取得したログインユーザ情報(ステップS100、ステップS102)と、電子帳票の枠に対して電子印鑑を押印する場合、枠に設定されたユーザ情報及び代理者情報とから、当該枠に対して電子印鑑を押印可能か否かを判定することで、承認者は、適切な位置に電子印鑑を押印することが可能となる(ステップS134)。
【解決手段】所定の電子帳票を表示した後(ステップS104〜ステップS108)、電子帳票の各枠に対して電子印鑑を押印可能なユーザ情報、代理者情報を設定した後(ステップS110〜ステップS130)、ステップS134において、ログイン時に取得したログインユーザ情報(ステップS100、ステップS102)と、電子帳票の枠に対して電子印鑑を押印する場合、枠に設定されたユーザ情報及び代理者情報とから、当該枠に対して電子印鑑を押印可能か否かを判定することで、承認者は、適切な位置に電子印鑑を押印することが可能となる(ステップS134)。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、電子帳票に電子印鑑を押下する文書管理システム、文書管理装置、制御方法、プログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
従来では、承認者が紙面上で帳票の内容を確認した後、内容として問題なければ、承認印を所定の場所へ押印を行っていたが、昨今、紙文書の保管場所を確保及び維持等を行うためのコスト、紙文書の老朽化及び紛失等の問題を解決するにあたり、紙文書の電子化を行うことでペーパレス化を図っており、承認者は、紙面上で帳票の内容を確認して内容として問題がなければ、承認印を所定の場所へ押印を行った後、この帳票を電子化してコンピュータへ取り込むか、あるいは、承認者は、既に電子化された帳票を一度紙で出力した後、承認印を所定の場所へ押印を行い、押印がなされた帳票を再度電子化して、コンピュータに取り込む作業等を行っていたため、非常に作業効率上思わしくない状況が発生していた。
【0003】
そこで、電子帳票に対して、電子印鑑を生成することで、電子帳票の所定位置に生成した電子印鑑を配置する技術が存在するようになった(例えば、特許文献1参照)
【先行技術文献】
【特許文献】
【0004】
【特許文献1】特開平10−116343号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0005】
しかしながら、特許文献1に開示された技術では、生成された電子印鑑を配置する度に、マウスをクリックする等によって、電子帳票に対する位置を指定する必要がる。
【0006】
そこで、承認者が、複数ページにわたって承認印の押印を必要とする場合では、承認者が、1ページずつ電子帳票の表示を行いつつ、電子印鑑を押印するオペレーションが必要となり、特にA4縦サイズの電子帳票等では、承認者が、1ページずつ帳票の下部まで確認した後に、帳票の上部に戻り電子印鑑を押印するとなると、業務効率を考えた上では、不適切な作業となり、特許文献1に開示された技術では、この課題の解決策については、記載や示唆はされていない。
【0007】
また、ある承認者が電子印鑑を押印する場合、1ページに複数の押印個所が存在すると、何れの場所に押印すべきか判断に迷うことも多く、とりわけ承認対象となる電子帳票の種類が多い業務によっては、誤った押印が増加し得る。
【0008】
また、承認者が長期休暇を取る、あるいは長期出張を取る場合、他の承認者が代理で電子印鑑を押下する場合が想定されるが、代理者が適切な位置にのみ押下することが必要な場合、つまり承認者が押印しなければならない位置に代理者が押印しなければならない場合、何れの場所に押印すべきか判断に迷うこともあり、業務効率を考えた上では、不適切な作業となる。
【0009】
そこで、本発明は、上記課題を解決するためになされたものであり、承認者が電子帳票に電子印鑑を押印するにあたり、適切な押印箇所を特定することで、承認者の承認作業の負荷を軽減することが可能な文書管理システム、文書管理装置、制御方法、及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0010】
上記の目的を達成するための第1の発明は、電子帳票の所定位置に電子印鑑を配置する文書管理装置であって、ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付手段と、前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶手段と、前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付手段と、前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置手段と、前記電子印鑑配置手段によって配置された印影と前記電子帳票とを合わせて表示する表示手段と、を備えたことを特徴とする。
【0011】
上記の目的を達成するための第2の発明は、クライアント端末装置と文書管理装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムにおいて、前記クライアント端末装置は、ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付手段と、電子印鑑配置手段によって配置された印影と電子帳票とを合わせて表示する表示手段と、前記文書管理装置は、前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶手段と、前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付手段と、前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置手段と、を備えたことを特徴とする。
【0012】
上記の目的を達成するための第3の発明は、電子帳票の所定位置に電子印鑑を配置する文書管理装置の制御方法であって、ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付ステップと、前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付ステップと、前記配置指示受付ステップによって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付ステップによって受け付けたユーザ情報と前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶部に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置ステップと、前記電子印鑑配置ステップによって配置された印影と前記電子帳票とを合わせて表示する表示ステップと、を実行することを特徴とする。
【0013】
上記の目的を達成するための第4の発明は、クライアント端末装置と文書管理装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムの制御方法において、前記クライアント端末装置は、ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付手段と、電子印鑑配置手段によって配置された印影と電子帳票とを合わせて表示する表示手段と、を実行し、前記文書管理装置は、前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶手段と、前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付手段と、前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置手段と、を実行することを特徴とする。
【0014】
上記の目的を達成するための第5の発明は、電子帳票の所定位置に電子印鑑を配置する文書管理装置において実行されるプログラムであって、ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付手段と、前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶手段と、前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付手段と、前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置手段と、前記電子印鑑配置手段によって配置された印影と前記電子帳票とを合わせて表示する表示手段と、して機能させることを特徴とする。
【0015】
上記の目的を達成するための第6の発明は、クライアント端末装置と文書管理装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムにおいて実行されるプログラムであって、前記クライアント端末装置は、ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付手段と、電子印鑑配置手段によって配置された印影と電子帳票とを合わせて表示する表示手段と、として機能させ、前記文書管理装置は、前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶手段と、前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付手段と、前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置手段と、して機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【0016】
本発明によれば、電子帳票に電子印鑑を押印する位置に対して付帯された押印可能な承認者の情報から、承認者が押印することが可能な電子印鑑の押印する位置が特定されるので、承認者が適切な位置に電子印鑑を押印することが可能となり、承認者の承認作業の負荷を軽減することができる、という効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【0017】
【図1】本発明の実施形態に係る文書管理システムの概略の構成を示す構成図である。
【図2】本発明に実施形態に係るクライアント端末、サーバのハードウェアの概略構成を示す構成図である。
【図3】本発明の実施形態に係る文書管理システムにおける電子帳票に対する電子印鑑を押印するための全体処理を示すフローチャートである。
【図4】本発明の実施形態に係る文書管理システムにおける承認者の代理人を設定する処理を示すフローチャートである。
【図5】本発明の実施形態に係る文書管理システムにおける承認者が電子印鑑を押印する処理を示すフローチャートである。
【図6】本発明の実施形態において電子帳票の定義情報を記憶するためのテーブルの構成を示す構成図である。
【図7】本発明の実施形態に係る文書システムを利用するユーザのユーザ情報を記憶するためのテーブルの構成を示す構成図である。
【図8】本発明の実施形態において電子帳票に対する承認者、及び承認者の代理人を示す権限情報を記憶するためのテーブルの構成を示す構成図である。
【図9】本発明の実施形態において承認者が押印可能な電子帳票の位置を示す枠情報を記憶するためのテーブルの構成を示す構成図である。
【図10】本発明の実施形態に係る文書復元システムにおけるメニュー画面の構成を示す構成図である。
【図11】本発明の実施形態における電子帳票の構成を示すと共に、電子帳票に対して承認者が押印することが可能な位置を表示することが可能であることを示す構成図である。
【図12】本発明の実施形態に係る承認者を特定するための画面の構成を示す構成図である。
【図13】本発明の実施形態に係る承認者の代理者を特定するための画面の構成を示す構成図である。
【図14】本発明の実施形態に係る電子帳票の構成を示す構成図である。
【図15】本発明の実施形態における電子帳票に対して承認者及び代理者が押印することが可能な位置を表示することが可能であることを示す構成図である。
【図16】本発明の実施形態において、承認者あるいは代理者の何れが電子帳票の押印を行うべきか設定を行うための画面の構成を示す構成図である。
【図17】本発明の実施形態における電子帳票に対して承認者が押印を行ったことを説明するための説明図である。
【図18】本発明の実施形態における電子帳票に対して代理者が押印を行ったことを説明するための説明図である。
【発明を実施するための形態】
【0018】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【0019】
図1は、本発明の実施形態に係る文書管理システムにおいて概略の構成を示す構成図である。
【0020】
文書管理システム100は、クライアント端末101、クライアント端末102、及びサーバ103から構成されており、ネットワーク104を介して、接続されている。
【0021】
クライアント端末101は、帳票管理者によって電子帳票のフォーム定義等を示す帳票情報を設定すると共に、電子帳票に対する電子印鑑を押印する位置(或いは、枠)に、何れの承認者が押印することが可能であるのかを示す枠情報を設定した後、帳票情報及び枠情報を、ネットワーク104を介して、サーバ103へ記憶する。
【0022】
クライアント端末102は、承認者の電子帳票の取得要求の指示入力に応じて、ネットワーク104を介して、サーバ103に記憶された電子帳票を取得した後、承認者が電子帳票の内容を確認し、全ての内容に問題ないようであれば、電子帳票に対して電子印鑑を押印し、押印された電子帳票をサーバ103に記憶する。
【0023】
サーバ103には、電子帳票に関する帳票情報、枠情報、及び文書管理システム100の利用可能なユーザ情報等の情報を蓄積しており、クライアント端末101あるいはクライアント端末102からの要求に応じて必要な情報を提供している。
【0024】
次に、図2には、クライアント端末101が有するハードウェアの構成の概略を示す構成図が示されており、CPU201は、システムバス204に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
【0025】
また、ROM202あるいは外部メモリ211には、CPU201の制御プログラムであるBIOS(Basic Input / Output System)やOSや、クライアント端末101が実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。
【0026】
RAM203は、CPU201の主メモリ、ワークエリア等として機能する。CPU201は、処理の実行に際して必要なプログラム等をRAM203にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【0027】
また、入力コントローラ(入力C)205は、キーボードやマウス等のポインティングデバイス等の入力部209からの入力を制御する。ビデオコントローラ(VC)206は、ディスプレイ210の一例でもあるCRTディスプレイ(CRT)等の表示器への表示を制御する。表示器はCRTだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。
【0028】
メモリコントローラ(MC)207は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク(HD)やFD或いはPCMCIAカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ(登録商標)メモリ等の外部メモリ211へのアクセスを制御する。
【0029】
通信I/Fコントローラ(通信I/FC)208は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、TCP/IPを用いたインターネット通信等が可能である。
【0030】
なお、CPU201は、例えばRAM203内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開(ラスタライズ)処理を実行することにより、ディスプレイ210上での表示を可能としている。また、CPU201は、ディスプレイ210上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【0031】
本発明を実現するための電子帳票に対する電子印鑑を押印するためのプログラムは、外部メモリ211に記録されており、必要に応じてRAM203にロードされることによりCPU201によって実行されるものである。
【0032】
尚、クライアント端末102及びサーバ103は、クライアント端末101と同一のハードウェア構成を有しているため、説明は省略し、以降、同一の番号を用いて説明を行う。
【0033】
次に、図3には、電子帳票に対して電子印鑑を押印する全体の処理を示すフローチャートが示されており、これらの各ステップにおける処理は、クライアント端末101、クライアント端末102、及びサーバ103に備えられたCPU201の制御の下、処理が実行される。
【0034】
ステップS104からステップS130における各ステップにおける処理は、主にクライアント端末101において実行され、ステップS132及びステップS134における処理は、主にクライアント端末102において実行される。その他のステップは、クライアント端末102及びサーバ103において実行される。
【0035】
ステップS100では、クライアント端末101あるいはクライアント端末102において、帳票管理者、ユーザ管理者、あるいは承認者によって、メニュー画面の起動指示がなされたタイミングで、メニュー画面700(図10参照)をディスプレイ210に表示する。
【0036】
メニュー画面700は、帳票作成ボタン702及び承認処理ボタン704を備えている。 帳票作成ボタン702は、電子帳票のフォーム定義等を示す帳票情報の設定や、あるいは電子帳票に対する電子印鑑を押印する位置(或いは、枠)に、何れの承認者が押印することが可能であるかを示す枠情報の設定等を行う場合に押下される。
【0037】
承認処理ボタン704は、承認者によって電子帳票の確認を行った後、電子印鑑を用いて、押印を行うことによって、電子帳票に対する承認処理を行う場合に押下される。
【0038】
ステップS102では、メニュー画面700の起動指示を行ったユーザによって入力されたユーザIDを不図示のログイン画面から取得してサーバ103へネットワーク104を介して送信する。
【0039】
サーバ103では、クライアント端末101あるいはクライアント端末102から送信されたユーザIDが、サーバ103自身に備えられたユーザ情報テーブル400(図7参照、詳細後述)に記憶されたユーザ情報に含まれるユーザIDに該当するか否かの判定を行い、存在する場合は、認証されたと見做し、ユーザIDを含むユーザ情報を取得して、クライアント端末101あるいはクライアント端末102に送信する。
【0040】
クライアント端末101あるいはクライアント端末102は、サーバ103からユーザ情報を受信すると、認証がなされたと見做し、メニュー画面700へ受信したユーザ情報をログインユーザ情報として表示する。(図10のログインユーザ欄706へ表示する。)
【0041】
図7には、文書管理システム100を利用することが可能なユーザのユーザ情報を記憶するためのユーザ情報テーブル400は、ユーザを一意に識別するためのユーザID402、ユーザの氏名を示すユーザ名404、及びユーザが所有するメールアドレス406を含んで構成されている。
【0042】
ステップS104では、帳票管理者によって、入力部209を介して帳票作成ボタン702が押下された否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップS106へ処理を進め、押下されたと判定しない場合は、ステップS132へ処理を進める。
【0043】
ステップS106では、電子帳票を一意に識別する帳票IDを不図示の画面から入力を受付け、この帳票IDを、ネットワークを介してサーバ103に送信し、サーバ103は、送信された帳票IDに該当する帳票情報テーブル300(図6参照、詳細後述)の帳票ID302を含む帳票情報を取得し、更に、送信された帳票IDに該当する枠情報テーブル600(図9参照、詳細後述)の帳票ID602を含む枠情報を取得し、要求元のクライアント端末101に送信する。
【0044】
図6に示す帳票情報テーブル300は、電子帳票のフォーム定義等に関する帳票情報を記憶しており、電子帳票を一意に識別するための帳票ID302、電子帳票の名称を示す帳票名304、電子帳票に含まれるページ数、電子帳票を構成する項目の名称を示す項目308、及び電子帳票に対する項目308の位置310を含んで構成されている。
【0045】
尚、本発明の実施形態において、複数ページからなる電子帳票を想定しているが、複数ページからなる電子帳票とは、同一フォーマットの電子帳票がページ数分、存在していることを示している。例えば、10ページの電子帳票とは、全てのページが同一フォーマットからなり、同一種類の電子帳票が10枚分存在していることを想定している。
【0046】
図9に示す枠情報テーブル600は、電子帳票に対する電子印鑑の押印が可能な位置、当位置に対して押印が可能な承認者に関する枠情報を記憶しており、電子帳票を一意に識別するための帳票ID602、電子帳票に押印可能な承認者を一意に識別するためのユーザID604、承認者が電子帳票に対して電子印鑑が押印可能な位置を示す枠位置606を含んで構成されている。
【0047】
枠位置606には、電子帳票の左下端を原点として、電子帳票の横をX軸、電子帳票の縦をY軸として座標を定めており、枠の左下及び右上の頂点の座標を記憶している。但し、枠の中心となる座標を記憶させて利用しても良い。
【0048】
ステップS108では、ステップS106において取得した帳票情報及び枠情報に基づいて、帳票定義用画面(図11参照、詳細後述)を表示する。尚、当画面は、サーバ103から取得する構成でも、クライアント端末101の外部メモリ211から取得する構成の何れでも良い。
【0049】
図11には、電子帳票のフォーム定義を行うための帳票定義用画面800が示されており、帳票管理者によって、入力部209を介して選択された位置を含む枠を特定することが可能であり、図11に示すように、承認枠802が選択されたことを示している。
【0050】
ステップS110では、帳票管理者が、帳票定義用画面800に対して入力部209を介して、電子印鑑を押印する位置が指定されたか否かを判定し、指定されたと判定した場合は、ステップS112へ処理を進め、指定されたと判定しない場合は、処理を終了する。
【0051】
ステップS112では、ステップS110において指定された位置を含む枠を特定すると共に、特定された枠に対応する帳票情報(項目308、位置310を含む)を取得する。尚、前述した通り、図11には、電子帳票に対して枠が特定されたことを示しており、承認枠802が特定されている。
【0052】
ステップS114では、ユーザ情報テーブル400から全てのユーザ情報を取得し、ステップS116では、ユーザ選択画面(図12参照)をディスプレイ210へ表示し、ステップS114において取得したユーザ情報をユーザ選択画面900へ表示する。尚、当画面は、サーバ103から取得する構成でも、クライアント端末101の外部メモリ211から取得する構成の何れでも良い。
【0053】
図12に示すユーザ選択画面900は、電子帳票に対する電子印鑑の押印対象となる枠に押印を行うことが可能な承認者を示す権限情報を設定するための画面である。ユーザ選択画面900は、検索種別入力欄902、検索条件入力欄904、及び検索ボタン906を備えており、検索種別入力欄902には、ユーザ情報に含まれるユーザID、ユーザ名等の項目を選択可能なように表示を行い、検索条件入力欄904には、検索種別入力欄902にて選択された項目に含まれ得ると想定されるキーワードが帳票管理者によって入力部209を介して入力された後、帳票管理者が入力部209を介して検索ボタン906を押下することで、検索種別入力欄902にて選択された項目であって、かつ該項目に検索条件入力欄904に入力されたキーワードを含むユーザ情報を絞り込む。
【0054】
更に、ユーザ選択画面900は、選択ボタン908、キャンセルボタン910、代理設定ボタン912、ユーザID914、ユーザ名916、承認者選択欄918を備えており、前述したように、検索ボタン906を押下することで絞り込まれたユーザ情報のユーザID、ユーザ名の順に、ユーザID914、ユーザ名916に表示する。
【0055】
帳票管理者は、承認者選択欄918を選択することで、選択された承認者選択欄918に対応するユーザを承認者として選択することが可能であり、選択ボタン908を押下することで、選択された承認者選択欄918に対応するユーザを承認者として確定し、キャンセルボタン910を押下することで、承認者選択欄918の選択を解除する。
【0056】
また、代理設定ボタン912を押下することによって、承認者に対する代理者を設定するための承認者一覧画面1000(図13参照、詳細後述)を起動表示することが可能である。
【0057】
ステップS118では、ユーザ選択画面900に備えられた選択ボタン908が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップS120へ処理を進め、ステップS120では、選択された承認者選択欄918に対応するユーザ情報を承認者情報として取得し、ステップS122では、承認者情報及びステップS112において特定された帳票情報を用いて、権限情報として権限情報テーブル500(図8参照、詳細後述)へ記憶する。
【0058】
権限情報テーブル500は、電子帳票に対して電子印鑑を押印することが可能な承認者、あるいは、電子印鑑を押印することが可能な承認者の代理として電子印鑑を押印することが可能な代理者に関する情報を記憶している。
【0059】
権限情報テーブル500は、帳票を一意に識別するための帳票ID502、電子印鑑を押印することが可能な承認者を一意に識別するためのユーザID504、及び承認者の代理として電子印鑑を押印することが可能な被代理者を一意に識別するための代理申請ID506を含んで構成している。
【0060】
つまり、ステップS122では、ステップS106において入力を受付けた帳票ID及びステップS120で取得した承認者情報に含まれるユーザIDの順に、権限情報テーブル500の帳票ID502及びユーザID504に記憶する。尚、本ステップでは、代理申請ID506へ代理者の情報の記憶は行わない。
【0061】
ステップS124では、ステップS120で取得した承認者情報及びステップS112において選択された帳票情報を用いて、枠情報として枠情報テーブル600へ各々記憶する。
【0062】
つまり、ステップS124では、ステップS106において入力を受付けた帳票ID、承認者情報に含まれるユーザID、及びステップS112において特定された枠の帳票情報に含まれる位置の順に、帳票ID602、ユーザID604、及び枠位置606へ記憶している。
【0063】
ステップS126では、ユーザ管理者がユーザ選択画面900に備えられた代理設定ボタン912が入力部209によって押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップS128へ処理を進め、押下されたと判定しない場合は、ステップS130へ処理を進める。
【0064】
ステップS128では、電子帳票に対して電子印鑑を押下することが可能な承認者の代理として代理者の設定処理を行うが、詳細については、図4を用いて後述する。
【0065】
ステップS130では、承認者の設定が完了したか否かを判定し、完了したと判定した場合は、本フローチャートにおける処理を終了する、あるいはメニュー画面700が起動表示された状態に遷移する。完了したと判定しない場合は、ステップS110へ処理を進める。当判定は、帳票定義用画面800が閉じられたことで承認者の設定が完了したことを判定している。
【0066】
ステップS132では、ユーザ管理者によってメニュー画面700に備えられた承認処理ボタン704が入力部209によって押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップS132へ処理を進め、押下されたと判定しない場合は、ステップS134へ処理を進める。
【0067】
ステップS134では、承認者が電子帳票に対して電子印鑑を押印する処理を行うが、詳細については、図5を用いて後述する。本ステップの処理を終了すると本フローチャートにおける処理を終了する、あるいはメニュー画面700が起動表示された状態に遷移する。
【0068】
次に、図4には、電子帳票に対して電子印鑑を押印することが可能な承認者の代理として電子印鑑を押印することが可能な被代理者の設定を行う処理を示すフローチャートであり、これらの各ステップにおける処理は、クライアント端末101及びサーバ103に備えられたCPU201の制御の下、処理が実行される。
【0069】
尚、ステップS204からステップS218についての主な処理は、クライアント端末101において実行される。その他のステップは、クライアント端末102及びサーバ103において実行される。
【0070】
まず、ステップS200では、クライアント端末101からサーバ103のユーザ情報テーブル400からユーザ情報を全て取得し、次のステップS202では、クライアント端末101からサーバ103の権限情報テーブル500から権限情報を全て取得する。
【0071】
ステップS204では、クライアント端末101のディスプレイ210において承認者一覧画面1000(図13参照、詳細後述)を起動し、ステップS200において取得したユーザ情報及びステップS202において取得した権限情報を承認者一覧画面1000に表示する。尚、当画面は、サーバ103から取得する構成でも、クライアント端末101の外部メモリ211から取得する構成の何れでも良い。
【0072】
承認者一覧画面1000は、検索種別入力欄1002、検索条件入力欄1004、及び検索ボタン1006を備えており、検索種別入力欄1002には、ユーザ情報に含まれるユーザID、ユーザ名等の項目を選択可能なように表示を行い、検索条件入力欄1004には、検索種別入力欄1002にて選択された項目に含まれ得ると想定されるキーワードがユーザ管理者によって入力部209を介して入力された後、ユーザ管理者が入力部209を介して検索ボタン1006を押下することで、検索種別入力欄1002にて選択された項目であって、かつ該項目に検索条件入力欄1004に入力されたキーワードを含むユーザ情報を絞り込む。
【0073】
更に、承認者一覧画面1000は、変更ボタン1008、代理申請ボタン1010、ユーザID1012、ユーザ名1014、メールアドレス1016、代理申請1018、被代理者選択欄1020を備えており、前述したように、検索ボタン1006を押下することで絞り込まれたユーザ情報のユーザID、ユーザ名、及びメールアドレス順に、ユーザID1012、ユーザ名1014、及びメールアドレス1016に表示する。
【0074】
また、ユーザID1012に該当するユーザIDを有するステップS202において取得した権限情報の代理申請IDを代理申請1018へ表示する。
【0075】
ユーザ管理者は、入力部209を介して被代理者選択欄1020を選択することで、選択された被代理者選択欄1020に対応するユーザの被代理者を選択設定することが可能であり、選択後、入力部209を介して代理申請ボタン1010を押下することで、ユーザ選択画面900を表示する。
【0076】
そして、ユーザ管理者は、入力部209を介して表示されたユーザ選択画面900の承認者選択欄918を選択することで、選択された承認者選択欄918に対応するユーザを被代理者として選択することが可能であり、選択ボタン908を押下することで、選択された承認者選択欄918に対応するユーザを被代理者として特定する。特定された被代理者は、代理申請1018へ表示される。
【0077】
承認者一覧画面1000に表示された被代理者を確定する場合、ユーザ管理者は、入力部209を介して変更ボタン1008を押下することで、承認者に対する被代理者を確定する。
【0078】
ステップS206では、ユーザ管理者によって入力部209を介して承認者一覧画面1000に備えられた代理申請ボタン1010が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップS208へ処理を進め、押下されたと判定しない場合(承認者一覧画面1000を閉じた場合)は、本フローチャートにおける処理を終了する。
【0079】
ステップS208では、ユーザ管理者によって入力部209を介して被代理者選択欄1020が選択されたか否かを判定し、選択されたと判定した場合は、ステップS210へ処理を進め、ステップS210では、ユーザ選択画面900をディスプレイ210へ起動表示し、起動表示したユーザ選択画面900にステップS200で取得したユーザ情報を表示した後、ステップS212へ処理進める。尚、当画面は、サーバ103から取得する構成でも、クライアント端末101の外部メモリ211から取得する構成の何れでも良い。
【0080】
ステップS212では、ユーザ管理者によって入力部209を介してユーザ選択画面900に備えられた選択ボタン908が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップS214へ処理を進め、ステップS214では、ステップS212において選択された承認者選択欄918に対応するユーザ情報(ユーザID)を被代理者情報として取得する。
【0081】
ステップS216では、承認者一覧画面1000の代理申請1018にステップS214において取得した被代理者情報を表示し、ステップS218では、被代理者の設定を確定するか否かを判定し、確定すると判定した場合は、ステップS220へ処理を進め、確定しないと判定した場合は、ステップS206へ処理を進める。
【0082】
当判定は、ユーザ管理者によって入力部209を介して承認者一覧画面1000の変更ボタン1008が押下されたか否かによって判定を行い、変更ボタン1008が押下されたと判定した場合は、ステップS220へ処理を進め、押下されたと判定しない場合は、ステップS206へ処理を進める。
【0083】
ステップS220では、クライアント端末101から送信するステップS218において確定した被代理者をサーバ103の権限情報テーブル500へ記憶する。ステップS106において入力を受付けた帳票ID及び承認者一覧画面1000のユーザID1012に該当する権限情報テーブル500の帳票ID502及びユーザID504に対応する代理申請ID506へ代理申請1018に表示された被代理者のユーザIDを記憶する。
【0084】
次に、図5には、電子帳票に対して電子印鑑を押印する処理を示すフローチャートであり、これらの各ステップにおける処理は、クライアント端末102及びサーバ103に備えられたCPU201の制御の下、処理が実行される。尚、ステップS304における主な処理は、サーバ103において実行され、ステップS306からステップS342における主な処理は、クライアント端末102において実行される。その他のステップは、クライアント端末102及びサーバ103において実行される。
【0085】
ステップS300では、帳票を一意に識別する帳票IDを不図示の画面から入力を受付け、この帳票IDを、ネットワークを介してサーバ103に送信し、ステップS302では、サーバ103は、送信された帳票IDに該当する帳票情報テーブル300の帳票ID302を含む帳票情報を取得し、更に、送信された帳票IDに該当する枠情報テーブル600の帳票ID602を含む枠情報を取得する。
【0086】
ステップS304では、帳票IDによって識別される電子帳票に表示すべく帳票データを不図示の帳票用テーブルから取得し、ステップS302において取得した枠情報を含む帳票情報及び帳票データを合わせて、要求元のクライアント端末102に送信する。
【0087】
ステップS304では、サーバ103から送信された枠情報を含む帳票情報及び帳票データに基づいて、電子帳票の生成を行い、クライアント端末102のディスプレイ210に帳票承認画面1100(図14参照、詳細後述)を起動表示させた後、帳票承認画面1100に生成した電子帳票を表示する。
【0088】
尚、帳票承認画面1100は、サーバ103において生成した後、サーバ103からクライアント端末102に送信して、クライアント端末102のディスプレイ210へ帳票承認画面1100を表示する態様でも良い。但し、後述するが、ページ数306に記憶された電子帳票の総ページ数に関する情報も共に送信する。
【0089】
図14に示すように帳票承認画面1100は、承認ボタン1102、一括承認ボタン1104、及び閉じるボタン1106を備えている。承認ボタン1102は、承認者が、帳票承認画面1100に表示された電子帳票の内容が正しいと判断した場合、承認ボタン1102を押下することによって、電子帳票に対して電子印鑑を承認者が押印可能な位置に押印する。
【0090】
一括承認ボタン1104は、承認者が、数多くのページからなる同一種類の電子帳票に対して、各ページに対して内容を確認しつつ、各ページにおいて承認ボタン1102を押下することで承認を行うことは、業務の効率上、適切な作業とは言い難いため、一度、全てのページの内容を確認した後、一括して承認者が押印可能な位置に押印することを可能としている。
【0091】
従って、承認者が帳票承認画面1100に表示された電子帳票を全て確認した後、一括承認ボタン1104を押下可能とするように、電子帳票を全て確認したタイミングで、非表示から表示、あるいはグレーアウト表示を解除する等の態様を取り、あるいは、電子帳票を全て確認する前まで、一括承認ボタン1104が押下された場合、エラー表示を行う態様も取ることが可能である。閉じるボタン1106が押下されると、帳票承認画面1100を閉じ、当画面に対するセッションを開放する。
【0092】
ステップS308では、承認者が、ステップS306において表示した帳票承認画面1100に表示された電子帳票の全ページに対して確認が終了したか否かを判定し、確認が終了したと判定した場合は、ステップS310へ処理を進める。
【0093】
当判定は、各ページが表示されたか否かによって判定を行っており、RAM203等へ表示したページを記憶しておき、帳票情報に含まれる電子帳票の総ページ数に対して当該表示したページが全てRAM203等へ記憶された際に、全ページに対して確認が終了したとして判定する。
【0094】
尚、RAM203等へ記憶した表示したページは、同一セッション内のみ保持を行い、帳票承認画面1100を閉じた場合、RAM203等から記憶した表示したページはリセットされる。
【0095】
ステップS310では、一括承認ボタン1104のグレーアウト表示を解除する。ステップS312では、承認者によって入力部209を介して一括承認ボタン1104が押下されたか否かを判定し、一括承認ボタン1104が押下されたと判定した場合は、ステップS314へ処理を進め、押下されたと判定しない場合は、ステップS300へ処理を進める。
【0096】
ステップS314では、クライアント端末102から、ステップS300において入力を受付けた帳票IDに該当する帳票ID602を有する枠情報をサーバ103の枠情報テーブル600から取得し、ステップS316では、クライアント端末102から、ステップS300において入力を受付けた帳票ID及びステップS102におけるログインユーザ情報に含まれるユーザIDに該当する帳票ID502及びユーザID504を有する権限情報をサーバ103の権限情報テーブル500から取得する。
【0097】
更に、本ステップでは、ステップS300において入力を受付けた帳票ID及びステップS102におけるログインユーザ情報に含まれるユーザIDに該当する帳票ID502及び代理申請ID506を有する権限情報を権限情報テーブル500から取得する。
【0098】
ステップS318では、ステップS316において取得した権限情報のユーザID504及び代理申請ID506が、ステップS314において取得した枠情報のユーザID604に一致する枠情報が存在するか否かを判定することで、ログインしたユーザが、帳票承認画面1100に表示された電子帳票に対して押印を行うことが可能な位置(或いは、枠)が存在するか否かを判定する。また、一致する枠情報を取得するが、複数の位置(或いは、枠)が存在する場合は、全ての位置(或いは、枠)の枠情報を取得する。
【0099】
ステップS320では、ステップS318において、押印を行うことが可能な位置(或位置(或いは、枠)が存在するか否かを判定し、押印を行うことが可能な位置(或いは、枠)が存在すると判定した場合は、ステップS322へ処理を進め、押印を行うことが可能な位置(或いは、枠)が存在すると判定しない場合は、ステップS300へ処理を進める。
【0100】
ステップS322では、ステップS318において、押印を行うことが可能とされた位置(或いは、枠)の枠情報に含まれる枠位置606を用いて、帳票承認画面1100に表示された電子帳票の枠に、承認者として押印を行うのか、代理者として押印を行うのか、何れかを識別表示する。例えば、承認者として押印を行う位置(或いは、枠)を水色に表示し、承認者の代理者として押印を行う位置(或いは、枠)を桃色に表示する等によって識別表示を行う。
【0101】
あるいは、ユーザID604に記憶された被代理者のユーザIDや当該ユーザIDに該当するユーザ情報テーブル400に記憶されるユーザID402に対応するユーザ名404を取得し、該当の位置(或いは、枠)へ表示しても良い。
【0102】
識別表示するに当たり、ログインユーザが承認者として押印する箇所を特定するには、ステップS300において入力を受付けた帳票ID及びステップS102におけるログインユーザ情報に含まれるユーザIDに該当する枠情報の帳票ID602及びユーザID604が存在する場合は、当該枠情報の帳票ID602及びユーザID604に対応する枠位置606によって位置が特定される枠にログインユーザが承認者として押印することが可能である旨を表示する。
【0103】
また、ログインユーザの代理者として押印する箇所を特定するには、ステップS300において入力を受付けた帳票ID及びステップS102におけるログインユーザ情報に含まれるユーザIDに該当する権限情報の帳票ID502及びユーザID504が存在すると共に、当該存在すると判定した帳票ID502、及び当該存在すると判定した帳票ID502とユーザID504に対応する代理申請ID506とが、枠情報の帳票ID602及びユーザID604に該当する場合、該当した帳票ID602及びユーザID604に対応する枠位置606によって位置が特定される枠にログインユーザが承認者の代理者として押印することが可能である旨を表示する。
【0104】
識別表示した例として、図15に示すように、帳票承認画面1100の電子帳票の課長欄1108には、承認者が押印することが可能な位置(或いは、枠)を示しており、部長欄1110及び事業部長/本部長欄1112には、承認者の代理者が押印することが可能な位置(或いは、枠)を示している。
【0105】
また、ログインユーザが代理者として押印可能な位置(或いは、枠)が複数存在する場合、つまり権限情報の代理申請ID506に複数の被代理者のユーザIDが記憶され、更に、複数の被代理者の各々のユーザIDが、同一帳票(同一の帳票ID602を有する)に対する枠情報に存在する場合は、図15に示すように部長欄1110と事業部長/本部長欄1112とを、代理枠1、代理枠2のように識別表示することで、何れの枠に対して承認者が押印を行うべきか、についての支援を行うことが可能である。この際の枠に対する押印の実施可否の設定については、図16に示す承認箇所設定画面1300を用いて行う(詳細後述)。
【0106】
また、被代理者の押印する枠が複数存在する場合は、前述した通り、被代理者のユーザ名404を各枠へ表示することも可能であり、承認者は、何れの代理者として押印を行うべきか、について適切な対応を取ることが可能となる。
【0107】
ステップS324では、ステップS318において取得した位置(或いは、枠)が複数存在するか否かを判定し、複数存在すると判定した場合は、ステップS326へ処理を進め、1つ存在すると判定した場合は、ステップS338へ処理を進める。
【0108】
ステップS326では、承認者が、複数の押印可能な枠に対して、何れの位置(或いは、枠)に対して押印を行うべきか、について設定するための承認箇所設定画面1300(図16参照、詳細後述)をディスプレイ210へ起動表示する(尚、当画面は、サーバ103から取得する構成でも、クライアント端末101の外部メモリ211から取得する構成の何れでも良い。)。
【0109】
ステップS328では、承認者によって入力部209を介して承認者が押印可能な位置(或いは、枠)に押印を行うのか、承認者が代理者として被代理者が押印可能な位置(或いは、枠)に押印を行うのか、について承認箇所設定画面1300を用いて設定を行う。
【0110】
図16に示す承認箇所設定画面1300は、承認者が押印可能な位置(或いは、枠)に対して押印を行う場合に選択を受付けるための承認チェックボックス1302、承認者が代理者として被代理者が押印可能な枠に押印を行う場合に選択を受付けるための代理申請チェックボックス1304、承認者に対して被代理者が複数存在する場合、何れの被代理者に対して代理者として押印を行うのかを選択する場合に選択を受付けるための代理枠1チェックボックス1306、代理枠2チェックボックス1308を備えている。
【0111】
代理枠1及び代理枠2が承認箇所設定画面1300に表示されているが、ステップS318において、押印を行うことが可能とされた位置(或いは、枠)の枠情報に含まれるユーザID604を表示しても良いし、ユーザID604に該当するユーザ情報テーブル400のユーザID402に対応するユーザ名404を表示しても良い。
【0112】
何れにせよ、これらのチェックボックスは、帳票承認画面1100の電子帳票の押印可能箇所(例えば、課長欄1108には承認チェックボックス1302、部長欄1110には代理枠1チェックボックス1306、事業部長/本部長欄1112には、代理枠2チェックボックス1308)に対応して表示している。
【0113】
尚、代理枠1チェックボックス1306、代理枠2チェックボックス1308と2つのチェックボックスを表示しているが、被代理者の数分だけ、チェックボックスを表示することができる。
【0114】
また、代理申請チェックボックス1304は、承認者に対して被代理者が存在する場合のみ表示され、更に代理申請チェックボックス1304への選択を受付けると、代理枠1チェックボックス1306、代理枠2チェックボックス1308・・・・全てのチェックボックスが選択された状態となる。
【0115】
また、承認箇所設定画面1300には、承認者が入力部209を介して各チェックボックスへの選択を確定するために押下するOKボタン1310、各チェックボックスへの選択を解除するためのキャンセルボタン1312を備えている。また、承認者によってOKボタン1310が押下されると図17あるいは図18に示すように帳票承認画面1100の電子帳票の各欄に印影が配置される。
【0116】
ステップS328では、承認者によって入力部209を介してOKボタン1310が押下されたか否かを判定し、OKボタン1310が押下されたと判定した場合は、ステップS330へ処理を進める。尚、OKボタン1310が押下されたと判定しない場合に、キャンセルボタン1312が押下された際には、承認箇所設定画面1300の各チェックボックスに対する選択を解除して、OKボタン1310が押下されるまで本ステップの処理を行う。
【0117】
ステップS330では、承認者によって入力部209を介して、承認チェックボックス1302、代理申請チェックボックス1304、代理枠1チェックボックス1306、あるいは代理枠2チェックボックス1308のうち何れか1つのチェックボックスが選択されているか否かを判定し、選択されたと判定した場合は、ステップS332へ処理を進め、選択されたと判定しない場合は、ステップS328へ処理を進める。
【0118】
ステップS332では、承認箇所設定画面1300において選択を受付けたチェックボックスに対応するユーザIDを承認担当者情報として取得し、ステップS334では、承認チェックボックス1302が選択されたか否かを判定する。当判定は、承認担当者情報として、承認チェックボックス1302が選択されて承認担当者情報を取得したか否かにより判定を行う。
【0119】
当判定において、承認チェックボックス1302が選択されたと判定した場合は、ステップS336へ処理を進め、承認チェックボックス1302が選択されたと判定しない場合は、ステップS338へ処理を進める。
【0120】
ステップS336では、承認担当者情報に含まれる承認者のユーザIDに該当するステップS318において一致するとされた枠情報に含まれるユーザIDに対応する枠位置606の左下及び右上の頂点の座標から中心の座標を求める。
【0121】
ステップS338では、承認担当者情報に含まれる被代理者のユーザIDに該当するステップS318において一致するとされた枠情報に含まれるユーザIDに対応する枠位置606の左下及び右上の頂点の座標から中心の座標を求める。
【0122】
尚、ステップS334からステップS338の処理は、ステップS332において取得した承認担当者情報に含まれる承認者、被代理者の数分の処理を繰り返す。
【0123】
ステップS340では、ステップS336及びステップS338において求めた中心点に対して承認者の電子印鑑を配置する。
【0124】
尚、電子印鑑を配置する際に、被代理者の押印個所に電子印鑑を配置する際には、承認者が代理者として押印を行ったことを示すように識別表示を行うことが可能である。
【0125】
つまり、ステップS336において求めた中心の座標に対して電子印鑑を配置する場合は、承認者の電子印鑑をそのまま配置し(図17参照)、ステップS338において求めた中心の座標に対して電子印鑑を配置する場合は、代理である旨を示した承認者の電子印鑑を配置する(図18参照)。
【0126】
尚、承認者の電子印鑑及び代理者としての承認者の電子印鑑については、外部メモリ211に予め記憶されており、本ステップにおいて、電子印鑑を配置する際に、当該外部メモリ211から取得して配置を行っている。
【0127】
尚、同一種類の電子帳票が複数ページ存在する場合、全ての各ページに対してステップS336及びステップS338において求めた中心点に対して承認者の電子印鑑及び代理者としての承認者の電子印鑑を配置する。
【0128】
これによって、電子帳票に電子印鑑を各ページに押下する、電子印鑑の押印する位置をページ毎に補正するといった、今まで手作業で行っていた作業の手間を省くことができる。
【0129】
ステップS342では、電子印鑑の配置が完了したタイミングで、OKボタンのダイアログボックス(不図示)を表示し、承認者によって入力部209を介してOKボタンが押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップS344へ処理を進め、押下されたと判定しない場合は、ステップS324へ処理を進める。
【0130】
ステップS344では、クライアント端末102から送信されたステップS340において電子印鑑が配置された電子帳票を帳票データとして、サーバ103の外部メモリ211へ記憶する。
【0131】
以上、本発明によれば、電子帳票に電子印鑑を押印する位置に対して付帯された押印を行うことが可能な承認者の情報に基づいて、承認者が押印することが可能な電子印鑑の押印する位置が特定されるので、承認者が適切な位置に電子印鑑を押印することが可能となるため、承認者の承認作業の負荷を軽減することができる。
【0132】
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。また、本発明におけるプログラムは、各処理方法をコンピュータが実行可能(読み取り可能)なプログラムであり、本発明の記憶媒体は、各処理方法をコンピュータが実行可能
なプログラムが記憶されている。
【0133】
なお、本発明におけるプログラムは、各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
【0134】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU)が記録媒体に格納されたプログラムを読取り実行することによっても、本発
明の目的が達成されることは言うまでもない。
【0135】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【0136】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク,ハードディスク,光ディスク,光磁気ディスク,CD−ROM,CD−R,DVD−ROM,磁気テープ,不揮発性のメモリカード,ROM,EEPROM,シリコンディスク等を用いることができる。
【0137】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータで稼働しているOS等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【0138】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるCPU等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【0139】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、1つの機器からなる装置に適用してもよい。例えば、クライアント端末101、クライアント端末102、サーバ103からなるシステムで構成されているが、クライアント端末101及びサーバ103で実行される処理をクライアント端末102にて実行する、あるいはクライアント端末102及びサーバ103で実行される処理をクライアント端末101にて実行するように、単体の機器での構成で実施しても良い。
【0140】
また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【0141】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ,データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステム、あるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【0142】
100 文書管理システム
101 クライアント端末
102 クライアント端末
103 サーバ
104 ネットワーク
201 CPU
202 ROM
203 RAM
204 システムバス
205 入力コントローラ
206 ビデオコントローラ
207 メモリコントローラ
208 通信I/Fコントローラ
209 入力部
210 ディスプレイ
211 外部メモリ
【技術分野】
【0001】
本発明は、電子帳票に電子印鑑を押下する文書管理システム、文書管理装置、制御方法、プログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
従来では、承認者が紙面上で帳票の内容を確認した後、内容として問題なければ、承認印を所定の場所へ押印を行っていたが、昨今、紙文書の保管場所を確保及び維持等を行うためのコスト、紙文書の老朽化及び紛失等の問題を解決するにあたり、紙文書の電子化を行うことでペーパレス化を図っており、承認者は、紙面上で帳票の内容を確認して内容として問題がなければ、承認印を所定の場所へ押印を行った後、この帳票を電子化してコンピュータへ取り込むか、あるいは、承認者は、既に電子化された帳票を一度紙で出力した後、承認印を所定の場所へ押印を行い、押印がなされた帳票を再度電子化して、コンピュータに取り込む作業等を行っていたため、非常に作業効率上思わしくない状況が発生していた。
【0003】
そこで、電子帳票に対して、電子印鑑を生成することで、電子帳票の所定位置に生成した電子印鑑を配置する技術が存在するようになった(例えば、特許文献1参照)
【先行技術文献】
【特許文献】
【0004】
【特許文献1】特開平10−116343号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0005】
しかしながら、特許文献1に開示された技術では、生成された電子印鑑を配置する度に、マウスをクリックする等によって、電子帳票に対する位置を指定する必要がる。
【0006】
そこで、承認者が、複数ページにわたって承認印の押印を必要とする場合では、承認者が、1ページずつ電子帳票の表示を行いつつ、電子印鑑を押印するオペレーションが必要となり、特にA4縦サイズの電子帳票等では、承認者が、1ページずつ帳票の下部まで確認した後に、帳票の上部に戻り電子印鑑を押印するとなると、業務効率を考えた上では、不適切な作業となり、特許文献1に開示された技術では、この課題の解決策については、記載や示唆はされていない。
【0007】
また、ある承認者が電子印鑑を押印する場合、1ページに複数の押印個所が存在すると、何れの場所に押印すべきか判断に迷うことも多く、とりわけ承認対象となる電子帳票の種類が多い業務によっては、誤った押印が増加し得る。
【0008】
また、承認者が長期休暇を取る、あるいは長期出張を取る場合、他の承認者が代理で電子印鑑を押下する場合が想定されるが、代理者が適切な位置にのみ押下することが必要な場合、つまり承認者が押印しなければならない位置に代理者が押印しなければならない場合、何れの場所に押印すべきか判断に迷うこともあり、業務効率を考えた上では、不適切な作業となる。
【0009】
そこで、本発明は、上記課題を解決するためになされたものであり、承認者が電子帳票に電子印鑑を押印するにあたり、適切な押印箇所を特定することで、承認者の承認作業の負荷を軽減することが可能な文書管理システム、文書管理装置、制御方法、及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0010】
上記の目的を達成するための第1の発明は、電子帳票の所定位置に電子印鑑を配置する文書管理装置であって、ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付手段と、前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶手段と、前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付手段と、前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置手段と、前記電子印鑑配置手段によって配置された印影と前記電子帳票とを合わせて表示する表示手段と、を備えたことを特徴とする。
【0011】
上記の目的を達成するための第2の発明は、クライアント端末装置と文書管理装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムにおいて、前記クライアント端末装置は、ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付手段と、電子印鑑配置手段によって配置された印影と電子帳票とを合わせて表示する表示手段と、前記文書管理装置は、前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶手段と、前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付手段と、前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置手段と、を備えたことを特徴とする。
【0012】
上記の目的を達成するための第3の発明は、電子帳票の所定位置に電子印鑑を配置する文書管理装置の制御方法であって、ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付ステップと、前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付ステップと、前記配置指示受付ステップによって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付ステップによって受け付けたユーザ情報と前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶部に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置ステップと、前記電子印鑑配置ステップによって配置された印影と前記電子帳票とを合わせて表示する表示ステップと、を実行することを特徴とする。
【0013】
上記の目的を達成するための第4の発明は、クライアント端末装置と文書管理装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムの制御方法において、前記クライアント端末装置は、ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付手段と、電子印鑑配置手段によって配置された印影と電子帳票とを合わせて表示する表示手段と、を実行し、前記文書管理装置は、前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶手段と、前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付手段と、前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置手段と、を実行することを特徴とする。
【0014】
上記の目的を達成するための第5の発明は、電子帳票の所定位置に電子印鑑を配置する文書管理装置において実行されるプログラムであって、ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付手段と、前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶手段と、前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付手段と、前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置手段と、前記電子印鑑配置手段によって配置された印影と前記電子帳票とを合わせて表示する表示手段と、して機能させることを特徴とする。
【0015】
上記の目的を達成するための第6の発明は、クライアント端末装置と文書管理装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムにおいて実行されるプログラムであって、前記クライアント端末装置は、ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付手段と、電子印鑑配置手段によって配置された印影と電子帳票とを合わせて表示する表示手段と、として機能させ、前記文書管理装置は、前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶手段と、前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付手段と、前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置手段と、して機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【0016】
本発明によれば、電子帳票に電子印鑑を押印する位置に対して付帯された押印可能な承認者の情報から、承認者が押印することが可能な電子印鑑の押印する位置が特定されるので、承認者が適切な位置に電子印鑑を押印することが可能となり、承認者の承認作業の負荷を軽減することができる、という効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【0017】
【図1】本発明の実施形態に係る文書管理システムの概略の構成を示す構成図である。
【図2】本発明に実施形態に係るクライアント端末、サーバのハードウェアの概略構成を示す構成図である。
【図3】本発明の実施形態に係る文書管理システムにおける電子帳票に対する電子印鑑を押印するための全体処理を示すフローチャートである。
【図4】本発明の実施形態に係る文書管理システムにおける承認者の代理人を設定する処理を示すフローチャートである。
【図5】本発明の実施形態に係る文書管理システムにおける承認者が電子印鑑を押印する処理を示すフローチャートである。
【図6】本発明の実施形態において電子帳票の定義情報を記憶するためのテーブルの構成を示す構成図である。
【図7】本発明の実施形態に係る文書システムを利用するユーザのユーザ情報を記憶するためのテーブルの構成を示す構成図である。
【図8】本発明の実施形態において電子帳票に対する承認者、及び承認者の代理人を示す権限情報を記憶するためのテーブルの構成を示す構成図である。
【図9】本発明の実施形態において承認者が押印可能な電子帳票の位置を示す枠情報を記憶するためのテーブルの構成を示す構成図である。
【図10】本発明の実施形態に係る文書復元システムにおけるメニュー画面の構成を示す構成図である。
【図11】本発明の実施形態における電子帳票の構成を示すと共に、電子帳票に対して承認者が押印することが可能な位置を表示することが可能であることを示す構成図である。
【図12】本発明の実施形態に係る承認者を特定するための画面の構成を示す構成図である。
【図13】本発明の実施形態に係る承認者の代理者を特定するための画面の構成を示す構成図である。
【図14】本発明の実施形態に係る電子帳票の構成を示す構成図である。
【図15】本発明の実施形態における電子帳票に対して承認者及び代理者が押印することが可能な位置を表示することが可能であることを示す構成図である。
【図16】本発明の実施形態において、承認者あるいは代理者の何れが電子帳票の押印を行うべきか設定を行うための画面の構成を示す構成図である。
【図17】本発明の実施形態における電子帳票に対して承認者が押印を行ったことを説明するための説明図である。
【図18】本発明の実施形態における電子帳票に対して代理者が押印を行ったことを説明するための説明図である。
【発明を実施するための形態】
【0018】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【0019】
図1は、本発明の実施形態に係る文書管理システムにおいて概略の構成を示す構成図である。
【0020】
文書管理システム100は、クライアント端末101、クライアント端末102、及びサーバ103から構成されており、ネットワーク104を介して、接続されている。
【0021】
クライアント端末101は、帳票管理者によって電子帳票のフォーム定義等を示す帳票情報を設定すると共に、電子帳票に対する電子印鑑を押印する位置(或いは、枠)に、何れの承認者が押印することが可能であるのかを示す枠情報を設定した後、帳票情報及び枠情報を、ネットワーク104を介して、サーバ103へ記憶する。
【0022】
クライアント端末102は、承認者の電子帳票の取得要求の指示入力に応じて、ネットワーク104を介して、サーバ103に記憶された電子帳票を取得した後、承認者が電子帳票の内容を確認し、全ての内容に問題ないようであれば、電子帳票に対して電子印鑑を押印し、押印された電子帳票をサーバ103に記憶する。
【0023】
サーバ103には、電子帳票に関する帳票情報、枠情報、及び文書管理システム100の利用可能なユーザ情報等の情報を蓄積しており、クライアント端末101あるいはクライアント端末102からの要求に応じて必要な情報を提供している。
【0024】
次に、図2には、クライアント端末101が有するハードウェアの構成の概略を示す構成図が示されており、CPU201は、システムバス204に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
【0025】
また、ROM202あるいは外部メモリ211には、CPU201の制御プログラムであるBIOS(Basic Input / Output System)やOSや、クライアント端末101が実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。
【0026】
RAM203は、CPU201の主メモリ、ワークエリア等として機能する。CPU201は、処理の実行に際して必要なプログラム等をRAM203にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【0027】
また、入力コントローラ(入力C)205は、キーボードやマウス等のポインティングデバイス等の入力部209からの入力を制御する。ビデオコントローラ(VC)206は、ディスプレイ210の一例でもあるCRTディスプレイ(CRT)等の表示器への表示を制御する。表示器はCRTだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。
【0028】
メモリコントローラ(MC)207は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク(HD)やFD或いはPCMCIAカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ(登録商標)メモリ等の外部メモリ211へのアクセスを制御する。
【0029】
通信I/Fコントローラ(通信I/FC)208は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、TCP/IPを用いたインターネット通信等が可能である。
【0030】
なお、CPU201は、例えばRAM203内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開(ラスタライズ)処理を実行することにより、ディスプレイ210上での表示を可能としている。また、CPU201は、ディスプレイ210上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【0031】
本発明を実現するための電子帳票に対する電子印鑑を押印するためのプログラムは、外部メモリ211に記録されており、必要に応じてRAM203にロードされることによりCPU201によって実行されるものである。
【0032】
尚、クライアント端末102及びサーバ103は、クライアント端末101と同一のハードウェア構成を有しているため、説明は省略し、以降、同一の番号を用いて説明を行う。
【0033】
次に、図3には、電子帳票に対して電子印鑑を押印する全体の処理を示すフローチャートが示されており、これらの各ステップにおける処理は、クライアント端末101、クライアント端末102、及びサーバ103に備えられたCPU201の制御の下、処理が実行される。
【0034】
ステップS104からステップS130における各ステップにおける処理は、主にクライアント端末101において実行され、ステップS132及びステップS134における処理は、主にクライアント端末102において実行される。その他のステップは、クライアント端末102及びサーバ103において実行される。
【0035】
ステップS100では、クライアント端末101あるいはクライアント端末102において、帳票管理者、ユーザ管理者、あるいは承認者によって、メニュー画面の起動指示がなされたタイミングで、メニュー画面700(図10参照)をディスプレイ210に表示する。
【0036】
メニュー画面700は、帳票作成ボタン702及び承認処理ボタン704を備えている。 帳票作成ボタン702は、電子帳票のフォーム定義等を示す帳票情報の設定や、あるいは電子帳票に対する電子印鑑を押印する位置(或いは、枠)に、何れの承認者が押印することが可能であるかを示す枠情報の設定等を行う場合に押下される。
【0037】
承認処理ボタン704は、承認者によって電子帳票の確認を行った後、電子印鑑を用いて、押印を行うことによって、電子帳票に対する承認処理を行う場合に押下される。
【0038】
ステップS102では、メニュー画面700の起動指示を行ったユーザによって入力されたユーザIDを不図示のログイン画面から取得してサーバ103へネットワーク104を介して送信する。
【0039】
サーバ103では、クライアント端末101あるいはクライアント端末102から送信されたユーザIDが、サーバ103自身に備えられたユーザ情報テーブル400(図7参照、詳細後述)に記憶されたユーザ情報に含まれるユーザIDに該当するか否かの判定を行い、存在する場合は、認証されたと見做し、ユーザIDを含むユーザ情報を取得して、クライアント端末101あるいはクライアント端末102に送信する。
【0040】
クライアント端末101あるいはクライアント端末102は、サーバ103からユーザ情報を受信すると、認証がなされたと見做し、メニュー画面700へ受信したユーザ情報をログインユーザ情報として表示する。(図10のログインユーザ欄706へ表示する。)
【0041】
図7には、文書管理システム100を利用することが可能なユーザのユーザ情報を記憶するためのユーザ情報テーブル400は、ユーザを一意に識別するためのユーザID402、ユーザの氏名を示すユーザ名404、及びユーザが所有するメールアドレス406を含んで構成されている。
【0042】
ステップS104では、帳票管理者によって、入力部209を介して帳票作成ボタン702が押下された否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップS106へ処理を進め、押下されたと判定しない場合は、ステップS132へ処理を進める。
【0043】
ステップS106では、電子帳票を一意に識別する帳票IDを不図示の画面から入力を受付け、この帳票IDを、ネットワークを介してサーバ103に送信し、サーバ103は、送信された帳票IDに該当する帳票情報テーブル300(図6参照、詳細後述)の帳票ID302を含む帳票情報を取得し、更に、送信された帳票IDに該当する枠情報テーブル600(図9参照、詳細後述)の帳票ID602を含む枠情報を取得し、要求元のクライアント端末101に送信する。
【0044】
図6に示す帳票情報テーブル300は、電子帳票のフォーム定義等に関する帳票情報を記憶しており、電子帳票を一意に識別するための帳票ID302、電子帳票の名称を示す帳票名304、電子帳票に含まれるページ数、電子帳票を構成する項目の名称を示す項目308、及び電子帳票に対する項目308の位置310を含んで構成されている。
【0045】
尚、本発明の実施形態において、複数ページからなる電子帳票を想定しているが、複数ページからなる電子帳票とは、同一フォーマットの電子帳票がページ数分、存在していることを示している。例えば、10ページの電子帳票とは、全てのページが同一フォーマットからなり、同一種類の電子帳票が10枚分存在していることを想定している。
【0046】
図9に示す枠情報テーブル600は、電子帳票に対する電子印鑑の押印が可能な位置、当位置に対して押印が可能な承認者に関する枠情報を記憶しており、電子帳票を一意に識別するための帳票ID602、電子帳票に押印可能な承認者を一意に識別するためのユーザID604、承認者が電子帳票に対して電子印鑑が押印可能な位置を示す枠位置606を含んで構成されている。
【0047】
枠位置606には、電子帳票の左下端を原点として、電子帳票の横をX軸、電子帳票の縦をY軸として座標を定めており、枠の左下及び右上の頂点の座標を記憶している。但し、枠の中心となる座標を記憶させて利用しても良い。
【0048】
ステップS108では、ステップS106において取得した帳票情報及び枠情報に基づいて、帳票定義用画面(図11参照、詳細後述)を表示する。尚、当画面は、サーバ103から取得する構成でも、クライアント端末101の外部メモリ211から取得する構成の何れでも良い。
【0049】
図11には、電子帳票のフォーム定義を行うための帳票定義用画面800が示されており、帳票管理者によって、入力部209を介して選択された位置を含む枠を特定することが可能であり、図11に示すように、承認枠802が選択されたことを示している。
【0050】
ステップS110では、帳票管理者が、帳票定義用画面800に対して入力部209を介して、電子印鑑を押印する位置が指定されたか否かを判定し、指定されたと判定した場合は、ステップS112へ処理を進め、指定されたと判定しない場合は、処理を終了する。
【0051】
ステップS112では、ステップS110において指定された位置を含む枠を特定すると共に、特定された枠に対応する帳票情報(項目308、位置310を含む)を取得する。尚、前述した通り、図11には、電子帳票に対して枠が特定されたことを示しており、承認枠802が特定されている。
【0052】
ステップS114では、ユーザ情報テーブル400から全てのユーザ情報を取得し、ステップS116では、ユーザ選択画面(図12参照)をディスプレイ210へ表示し、ステップS114において取得したユーザ情報をユーザ選択画面900へ表示する。尚、当画面は、サーバ103から取得する構成でも、クライアント端末101の外部メモリ211から取得する構成の何れでも良い。
【0053】
図12に示すユーザ選択画面900は、電子帳票に対する電子印鑑の押印対象となる枠に押印を行うことが可能な承認者を示す権限情報を設定するための画面である。ユーザ選択画面900は、検索種別入力欄902、検索条件入力欄904、及び検索ボタン906を備えており、検索種別入力欄902には、ユーザ情報に含まれるユーザID、ユーザ名等の項目を選択可能なように表示を行い、検索条件入力欄904には、検索種別入力欄902にて選択された項目に含まれ得ると想定されるキーワードが帳票管理者によって入力部209を介して入力された後、帳票管理者が入力部209を介して検索ボタン906を押下することで、検索種別入力欄902にて選択された項目であって、かつ該項目に検索条件入力欄904に入力されたキーワードを含むユーザ情報を絞り込む。
【0054】
更に、ユーザ選択画面900は、選択ボタン908、キャンセルボタン910、代理設定ボタン912、ユーザID914、ユーザ名916、承認者選択欄918を備えており、前述したように、検索ボタン906を押下することで絞り込まれたユーザ情報のユーザID、ユーザ名の順に、ユーザID914、ユーザ名916に表示する。
【0055】
帳票管理者は、承認者選択欄918を選択することで、選択された承認者選択欄918に対応するユーザを承認者として選択することが可能であり、選択ボタン908を押下することで、選択された承認者選択欄918に対応するユーザを承認者として確定し、キャンセルボタン910を押下することで、承認者選択欄918の選択を解除する。
【0056】
また、代理設定ボタン912を押下することによって、承認者に対する代理者を設定するための承認者一覧画面1000(図13参照、詳細後述)を起動表示することが可能である。
【0057】
ステップS118では、ユーザ選択画面900に備えられた選択ボタン908が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップS120へ処理を進め、ステップS120では、選択された承認者選択欄918に対応するユーザ情報を承認者情報として取得し、ステップS122では、承認者情報及びステップS112において特定された帳票情報を用いて、権限情報として権限情報テーブル500(図8参照、詳細後述)へ記憶する。
【0058】
権限情報テーブル500は、電子帳票に対して電子印鑑を押印することが可能な承認者、あるいは、電子印鑑を押印することが可能な承認者の代理として電子印鑑を押印することが可能な代理者に関する情報を記憶している。
【0059】
権限情報テーブル500は、帳票を一意に識別するための帳票ID502、電子印鑑を押印することが可能な承認者を一意に識別するためのユーザID504、及び承認者の代理として電子印鑑を押印することが可能な被代理者を一意に識別するための代理申請ID506を含んで構成している。
【0060】
つまり、ステップS122では、ステップS106において入力を受付けた帳票ID及びステップS120で取得した承認者情報に含まれるユーザIDの順に、権限情報テーブル500の帳票ID502及びユーザID504に記憶する。尚、本ステップでは、代理申請ID506へ代理者の情報の記憶は行わない。
【0061】
ステップS124では、ステップS120で取得した承認者情報及びステップS112において選択された帳票情報を用いて、枠情報として枠情報テーブル600へ各々記憶する。
【0062】
つまり、ステップS124では、ステップS106において入力を受付けた帳票ID、承認者情報に含まれるユーザID、及びステップS112において特定された枠の帳票情報に含まれる位置の順に、帳票ID602、ユーザID604、及び枠位置606へ記憶している。
【0063】
ステップS126では、ユーザ管理者がユーザ選択画面900に備えられた代理設定ボタン912が入力部209によって押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップS128へ処理を進め、押下されたと判定しない場合は、ステップS130へ処理を進める。
【0064】
ステップS128では、電子帳票に対して電子印鑑を押下することが可能な承認者の代理として代理者の設定処理を行うが、詳細については、図4を用いて後述する。
【0065】
ステップS130では、承認者の設定が完了したか否かを判定し、完了したと判定した場合は、本フローチャートにおける処理を終了する、あるいはメニュー画面700が起動表示された状態に遷移する。完了したと判定しない場合は、ステップS110へ処理を進める。当判定は、帳票定義用画面800が閉じられたことで承認者の設定が完了したことを判定している。
【0066】
ステップS132では、ユーザ管理者によってメニュー画面700に備えられた承認処理ボタン704が入力部209によって押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップS132へ処理を進め、押下されたと判定しない場合は、ステップS134へ処理を進める。
【0067】
ステップS134では、承認者が電子帳票に対して電子印鑑を押印する処理を行うが、詳細については、図5を用いて後述する。本ステップの処理を終了すると本フローチャートにおける処理を終了する、あるいはメニュー画面700が起動表示された状態に遷移する。
【0068】
次に、図4には、電子帳票に対して電子印鑑を押印することが可能な承認者の代理として電子印鑑を押印することが可能な被代理者の設定を行う処理を示すフローチャートであり、これらの各ステップにおける処理は、クライアント端末101及びサーバ103に備えられたCPU201の制御の下、処理が実行される。
【0069】
尚、ステップS204からステップS218についての主な処理は、クライアント端末101において実行される。その他のステップは、クライアント端末102及びサーバ103において実行される。
【0070】
まず、ステップS200では、クライアント端末101からサーバ103のユーザ情報テーブル400からユーザ情報を全て取得し、次のステップS202では、クライアント端末101からサーバ103の権限情報テーブル500から権限情報を全て取得する。
【0071】
ステップS204では、クライアント端末101のディスプレイ210において承認者一覧画面1000(図13参照、詳細後述)を起動し、ステップS200において取得したユーザ情報及びステップS202において取得した権限情報を承認者一覧画面1000に表示する。尚、当画面は、サーバ103から取得する構成でも、クライアント端末101の外部メモリ211から取得する構成の何れでも良い。
【0072】
承認者一覧画面1000は、検索種別入力欄1002、検索条件入力欄1004、及び検索ボタン1006を備えており、検索種別入力欄1002には、ユーザ情報に含まれるユーザID、ユーザ名等の項目を選択可能なように表示を行い、検索条件入力欄1004には、検索種別入力欄1002にて選択された項目に含まれ得ると想定されるキーワードがユーザ管理者によって入力部209を介して入力された後、ユーザ管理者が入力部209を介して検索ボタン1006を押下することで、検索種別入力欄1002にて選択された項目であって、かつ該項目に検索条件入力欄1004に入力されたキーワードを含むユーザ情報を絞り込む。
【0073】
更に、承認者一覧画面1000は、変更ボタン1008、代理申請ボタン1010、ユーザID1012、ユーザ名1014、メールアドレス1016、代理申請1018、被代理者選択欄1020を備えており、前述したように、検索ボタン1006を押下することで絞り込まれたユーザ情報のユーザID、ユーザ名、及びメールアドレス順に、ユーザID1012、ユーザ名1014、及びメールアドレス1016に表示する。
【0074】
また、ユーザID1012に該当するユーザIDを有するステップS202において取得した権限情報の代理申請IDを代理申請1018へ表示する。
【0075】
ユーザ管理者は、入力部209を介して被代理者選択欄1020を選択することで、選択された被代理者選択欄1020に対応するユーザの被代理者を選択設定することが可能であり、選択後、入力部209を介して代理申請ボタン1010を押下することで、ユーザ選択画面900を表示する。
【0076】
そして、ユーザ管理者は、入力部209を介して表示されたユーザ選択画面900の承認者選択欄918を選択することで、選択された承認者選択欄918に対応するユーザを被代理者として選択することが可能であり、選択ボタン908を押下することで、選択された承認者選択欄918に対応するユーザを被代理者として特定する。特定された被代理者は、代理申請1018へ表示される。
【0077】
承認者一覧画面1000に表示された被代理者を確定する場合、ユーザ管理者は、入力部209を介して変更ボタン1008を押下することで、承認者に対する被代理者を確定する。
【0078】
ステップS206では、ユーザ管理者によって入力部209を介して承認者一覧画面1000に備えられた代理申請ボタン1010が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップS208へ処理を進め、押下されたと判定しない場合(承認者一覧画面1000を閉じた場合)は、本フローチャートにおける処理を終了する。
【0079】
ステップS208では、ユーザ管理者によって入力部209を介して被代理者選択欄1020が選択されたか否かを判定し、選択されたと判定した場合は、ステップS210へ処理を進め、ステップS210では、ユーザ選択画面900をディスプレイ210へ起動表示し、起動表示したユーザ選択画面900にステップS200で取得したユーザ情報を表示した後、ステップS212へ処理進める。尚、当画面は、サーバ103から取得する構成でも、クライアント端末101の外部メモリ211から取得する構成の何れでも良い。
【0080】
ステップS212では、ユーザ管理者によって入力部209を介してユーザ選択画面900に備えられた選択ボタン908が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップS214へ処理を進め、ステップS214では、ステップS212において選択された承認者選択欄918に対応するユーザ情報(ユーザID)を被代理者情報として取得する。
【0081】
ステップS216では、承認者一覧画面1000の代理申請1018にステップS214において取得した被代理者情報を表示し、ステップS218では、被代理者の設定を確定するか否かを判定し、確定すると判定した場合は、ステップS220へ処理を進め、確定しないと判定した場合は、ステップS206へ処理を進める。
【0082】
当判定は、ユーザ管理者によって入力部209を介して承認者一覧画面1000の変更ボタン1008が押下されたか否かによって判定を行い、変更ボタン1008が押下されたと判定した場合は、ステップS220へ処理を進め、押下されたと判定しない場合は、ステップS206へ処理を進める。
【0083】
ステップS220では、クライアント端末101から送信するステップS218において確定した被代理者をサーバ103の権限情報テーブル500へ記憶する。ステップS106において入力を受付けた帳票ID及び承認者一覧画面1000のユーザID1012に該当する権限情報テーブル500の帳票ID502及びユーザID504に対応する代理申請ID506へ代理申請1018に表示された被代理者のユーザIDを記憶する。
【0084】
次に、図5には、電子帳票に対して電子印鑑を押印する処理を示すフローチャートであり、これらの各ステップにおける処理は、クライアント端末102及びサーバ103に備えられたCPU201の制御の下、処理が実行される。尚、ステップS304における主な処理は、サーバ103において実行され、ステップS306からステップS342における主な処理は、クライアント端末102において実行される。その他のステップは、クライアント端末102及びサーバ103において実行される。
【0085】
ステップS300では、帳票を一意に識別する帳票IDを不図示の画面から入力を受付け、この帳票IDを、ネットワークを介してサーバ103に送信し、ステップS302では、サーバ103は、送信された帳票IDに該当する帳票情報テーブル300の帳票ID302を含む帳票情報を取得し、更に、送信された帳票IDに該当する枠情報テーブル600の帳票ID602を含む枠情報を取得する。
【0086】
ステップS304では、帳票IDによって識別される電子帳票に表示すべく帳票データを不図示の帳票用テーブルから取得し、ステップS302において取得した枠情報を含む帳票情報及び帳票データを合わせて、要求元のクライアント端末102に送信する。
【0087】
ステップS304では、サーバ103から送信された枠情報を含む帳票情報及び帳票データに基づいて、電子帳票の生成を行い、クライアント端末102のディスプレイ210に帳票承認画面1100(図14参照、詳細後述)を起動表示させた後、帳票承認画面1100に生成した電子帳票を表示する。
【0088】
尚、帳票承認画面1100は、サーバ103において生成した後、サーバ103からクライアント端末102に送信して、クライアント端末102のディスプレイ210へ帳票承認画面1100を表示する態様でも良い。但し、後述するが、ページ数306に記憶された電子帳票の総ページ数に関する情報も共に送信する。
【0089】
図14に示すように帳票承認画面1100は、承認ボタン1102、一括承認ボタン1104、及び閉じるボタン1106を備えている。承認ボタン1102は、承認者が、帳票承認画面1100に表示された電子帳票の内容が正しいと判断した場合、承認ボタン1102を押下することによって、電子帳票に対して電子印鑑を承認者が押印可能な位置に押印する。
【0090】
一括承認ボタン1104は、承認者が、数多くのページからなる同一種類の電子帳票に対して、各ページに対して内容を確認しつつ、各ページにおいて承認ボタン1102を押下することで承認を行うことは、業務の効率上、適切な作業とは言い難いため、一度、全てのページの内容を確認した後、一括して承認者が押印可能な位置に押印することを可能としている。
【0091】
従って、承認者が帳票承認画面1100に表示された電子帳票を全て確認した後、一括承認ボタン1104を押下可能とするように、電子帳票を全て確認したタイミングで、非表示から表示、あるいはグレーアウト表示を解除する等の態様を取り、あるいは、電子帳票を全て確認する前まで、一括承認ボタン1104が押下された場合、エラー表示を行う態様も取ることが可能である。閉じるボタン1106が押下されると、帳票承認画面1100を閉じ、当画面に対するセッションを開放する。
【0092】
ステップS308では、承認者が、ステップS306において表示した帳票承認画面1100に表示された電子帳票の全ページに対して確認が終了したか否かを判定し、確認が終了したと判定した場合は、ステップS310へ処理を進める。
【0093】
当判定は、各ページが表示されたか否かによって判定を行っており、RAM203等へ表示したページを記憶しておき、帳票情報に含まれる電子帳票の総ページ数に対して当該表示したページが全てRAM203等へ記憶された際に、全ページに対して確認が終了したとして判定する。
【0094】
尚、RAM203等へ記憶した表示したページは、同一セッション内のみ保持を行い、帳票承認画面1100を閉じた場合、RAM203等から記憶した表示したページはリセットされる。
【0095】
ステップS310では、一括承認ボタン1104のグレーアウト表示を解除する。ステップS312では、承認者によって入力部209を介して一括承認ボタン1104が押下されたか否かを判定し、一括承認ボタン1104が押下されたと判定した場合は、ステップS314へ処理を進め、押下されたと判定しない場合は、ステップS300へ処理を進める。
【0096】
ステップS314では、クライアント端末102から、ステップS300において入力を受付けた帳票IDに該当する帳票ID602を有する枠情報をサーバ103の枠情報テーブル600から取得し、ステップS316では、クライアント端末102から、ステップS300において入力を受付けた帳票ID及びステップS102におけるログインユーザ情報に含まれるユーザIDに該当する帳票ID502及びユーザID504を有する権限情報をサーバ103の権限情報テーブル500から取得する。
【0097】
更に、本ステップでは、ステップS300において入力を受付けた帳票ID及びステップS102におけるログインユーザ情報に含まれるユーザIDに該当する帳票ID502及び代理申請ID506を有する権限情報を権限情報テーブル500から取得する。
【0098】
ステップS318では、ステップS316において取得した権限情報のユーザID504及び代理申請ID506が、ステップS314において取得した枠情報のユーザID604に一致する枠情報が存在するか否かを判定することで、ログインしたユーザが、帳票承認画面1100に表示された電子帳票に対して押印を行うことが可能な位置(或いは、枠)が存在するか否かを判定する。また、一致する枠情報を取得するが、複数の位置(或いは、枠)が存在する場合は、全ての位置(或いは、枠)の枠情報を取得する。
【0099】
ステップS320では、ステップS318において、押印を行うことが可能な位置(或位置(或いは、枠)が存在するか否かを判定し、押印を行うことが可能な位置(或いは、枠)が存在すると判定した場合は、ステップS322へ処理を進め、押印を行うことが可能な位置(或いは、枠)が存在すると判定しない場合は、ステップS300へ処理を進める。
【0100】
ステップS322では、ステップS318において、押印を行うことが可能とされた位置(或いは、枠)の枠情報に含まれる枠位置606を用いて、帳票承認画面1100に表示された電子帳票の枠に、承認者として押印を行うのか、代理者として押印を行うのか、何れかを識別表示する。例えば、承認者として押印を行う位置(或いは、枠)を水色に表示し、承認者の代理者として押印を行う位置(或いは、枠)を桃色に表示する等によって識別表示を行う。
【0101】
あるいは、ユーザID604に記憶された被代理者のユーザIDや当該ユーザIDに該当するユーザ情報テーブル400に記憶されるユーザID402に対応するユーザ名404を取得し、該当の位置(或いは、枠)へ表示しても良い。
【0102】
識別表示するに当たり、ログインユーザが承認者として押印する箇所を特定するには、ステップS300において入力を受付けた帳票ID及びステップS102におけるログインユーザ情報に含まれるユーザIDに該当する枠情報の帳票ID602及びユーザID604が存在する場合は、当該枠情報の帳票ID602及びユーザID604に対応する枠位置606によって位置が特定される枠にログインユーザが承認者として押印することが可能である旨を表示する。
【0103】
また、ログインユーザの代理者として押印する箇所を特定するには、ステップS300において入力を受付けた帳票ID及びステップS102におけるログインユーザ情報に含まれるユーザIDに該当する権限情報の帳票ID502及びユーザID504が存在すると共に、当該存在すると判定した帳票ID502、及び当該存在すると判定した帳票ID502とユーザID504に対応する代理申請ID506とが、枠情報の帳票ID602及びユーザID604に該当する場合、該当した帳票ID602及びユーザID604に対応する枠位置606によって位置が特定される枠にログインユーザが承認者の代理者として押印することが可能である旨を表示する。
【0104】
識別表示した例として、図15に示すように、帳票承認画面1100の電子帳票の課長欄1108には、承認者が押印することが可能な位置(或いは、枠)を示しており、部長欄1110及び事業部長/本部長欄1112には、承認者の代理者が押印することが可能な位置(或いは、枠)を示している。
【0105】
また、ログインユーザが代理者として押印可能な位置(或いは、枠)が複数存在する場合、つまり権限情報の代理申請ID506に複数の被代理者のユーザIDが記憶され、更に、複数の被代理者の各々のユーザIDが、同一帳票(同一の帳票ID602を有する)に対する枠情報に存在する場合は、図15に示すように部長欄1110と事業部長/本部長欄1112とを、代理枠1、代理枠2のように識別表示することで、何れの枠に対して承認者が押印を行うべきか、についての支援を行うことが可能である。この際の枠に対する押印の実施可否の設定については、図16に示す承認箇所設定画面1300を用いて行う(詳細後述)。
【0106】
また、被代理者の押印する枠が複数存在する場合は、前述した通り、被代理者のユーザ名404を各枠へ表示することも可能であり、承認者は、何れの代理者として押印を行うべきか、について適切な対応を取ることが可能となる。
【0107】
ステップS324では、ステップS318において取得した位置(或いは、枠)が複数存在するか否かを判定し、複数存在すると判定した場合は、ステップS326へ処理を進め、1つ存在すると判定した場合は、ステップS338へ処理を進める。
【0108】
ステップS326では、承認者が、複数の押印可能な枠に対して、何れの位置(或いは、枠)に対して押印を行うべきか、について設定するための承認箇所設定画面1300(図16参照、詳細後述)をディスプレイ210へ起動表示する(尚、当画面は、サーバ103から取得する構成でも、クライアント端末101の外部メモリ211から取得する構成の何れでも良い。)。
【0109】
ステップS328では、承認者によって入力部209を介して承認者が押印可能な位置(或いは、枠)に押印を行うのか、承認者が代理者として被代理者が押印可能な位置(或いは、枠)に押印を行うのか、について承認箇所設定画面1300を用いて設定を行う。
【0110】
図16に示す承認箇所設定画面1300は、承認者が押印可能な位置(或いは、枠)に対して押印を行う場合に選択を受付けるための承認チェックボックス1302、承認者が代理者として被代理者が押印可能な枠に押印を行う場合に選択を受付けるための代理申請チェックボックス1304、承認者に対して被代理者が複数存在する場合、何れの被代理者に対して代理者として押印を行うのかを選択する場合に選択を受付けるための代理枠1チェックボックス1306、代理枠2チェックボックス1308を備えている。
【0111】
代理枠1及び代理枠2が承認箇所設定画面1300に表示されているが、ステップS318において、押印を行うことが可能とされた位置(或いは、枠)の枠情報に含まれるユーザID604を表示しても良いし、ユーザID604に該当するユーザ情報テーブル400のユーザID402に対応するユーザ名404を表示しても良い。
【0112】
何れにせよ、これらのチェックボックスは、帳票承認画面1100の電子帳票の押印可能箇所(例えば、課長欄1108には承認チェックボックス1302、部長欄1110には代理枠1チェックボックス1306、事業部長/本部長欄1112には、代理枠2チェックボックス1308)に対応して表示している。
【0113】
尚、代理枠1チェックボックス1306、代理枠2チェックボックス1308と2つのチェックボックスを表示しているが、被代理者の数分だけ、チェックボックスを表示することができる。
【0114】
また、代理申請チェックボックス1304は、承認者に対して被代理者が存在する場合のみ表示され、更に代理申請チェックボックス1304への選択を受付けると、代理枠1チェックボックス1306、代理枠2チェックボックス1308・・・・全てのチェックボックスが選択された状態となる。
【0115】
また、承認箇所設定画面1300には、承認者が入力部209を介して各チェックボックスへの選択を確定するために押下するOKボタン1310、各チェックボックスへの選択を解除するためのキャンセルボタン1312を備えている。また、承認者によってOKボタン1310が押下されると図17あるいは図18に示すように帳票承認画面1100の電子帳票の各欄に印影が配置される。
【0116】
ステップS328では、承認者によって入力部209を介してOKボタン1310が押下されたか否かを判定し、OKボタン1310が押下されたと判定した場合は、ステップS330へ処理を進める。尚、OKボタン1310が押下されたと判定しない場合に、キャンセルボタン1312が押下された際には、承認箇所設定画面1300の各チェックボックスに対する選択を解除して、OKボタン1310が押下されるまで本ステップの処理を行う。
【0117】
ステップS330では、承認者によって入力部209を介して、承認チェックボックス1302、代理申請チェックボックス1304、代理枠1チェックボックス1306、あるいは代理枠2チェックボックス1308のうち何れか1つのチェックボックスが選択されているか否かを判定し、選択されたと判定した場合は、ステップS332へ処理を進め、選択されたと判定しない場合は、ステップS328へ処理を進める。
【0118】
ステップS332では、承認箇所設定画面1300において選択を受付けたチェックボックスに対応するユーザIDを承認担当者情報として取得し、ステップS334では、承認チェックボックス1302が選択されたか否かを判定する。当判定は、承認担当者情報として、承認チェックボックス1302が選択されて承認担当者情報を取得したか否かにより判定を行う。
【0119】
当判定において、承認チェックボックス1302が選択されたと判定した場合は、ステップS336へ処理を進め、承認チェックボックス1302が選択されたと判定しない場合は、ステップS338へ処理を進める。
【0120】
ステップS336では、承認担当者情報に含まれる承認者のユーザIDに該当するステップS318において一致するとされた枠情報に含まれるユーザIDに対応する枠位置606の左下及び右上の頂点の座標から中心の座標を求める。
【0121】
ステップS338では、承認担当者情報に含まれる被代理者のユーザIDに該当するステップS318において一致するとされた枠情報に含まれるユーザIDに対応する枠位置606の左下及び右上の頂点の座標から中心の座標を求める。
【0122】
尚、ステップS334からステップS338の処理は、ステップS332において取得した承認担当者情報に含まれる承認者、被代理者の数分の処理を繰り返す。
【0123】
ステップS340では、ステップS336及びステップS338において求めた中心点に対して承認者の電子印鑑を配置する。
【0124】
尚、電子印鑑を配置する際に、被代理者の押印個所に電子印鑑を配置する際には、承認者が代理者として押印を行ったことを示すように識別表示を行うことが可能である。
【0125】
つまり、ステップS336において求めた中心の座標に対して電子印鑑を配置する場合は、承認者の電子印鑑をそのまま配置し(図17参照)、ステップS338において求めた中心の座標に対して電子印鑑を配置する場合は、代理である旨を示した承認者の電子印鑑を配置する(図18参照)。
【0126】
尚、承認者の電子印鑑及び代理者としての承認者の電子印鑑については、外部メモリ211に予め記憶されており、本ステップにおいて、電子印鑑を配置する際に、当該外部メモリ211から取得して配置を行っている。
【0127】
尚、同一種類の電子帳票が複数ページ存在する場合、全ての各ページに対してステップS336及びステップS338において求めた中心点に対して承認者の電子印鑑及び代理者としての承認者の電子印鑑を配置する。
【0128】
これによって、電子帳票に電子印鑑を各ページに押下する、電子印鑑の押印する位置をページ毎に補正するといった、今まで手作業で行っていた作業の手間を省くことができる。
【0129】
ステップS342では、電子印鑑の配置が完了したタイミングで、OKボタンのダイアログボックス(不図示)を表示し、承認者によって入力部209を介してOKボタンが押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップS344へ処理を進め、押下されたと判定しない場合は、ステップS324へ処理を進める。
【0130】
ステップS344では、クライアント端末102から送信されたステップS340において電子印鑑が配置された電子帳票を帳票データとして、サーバ103の外部メモリ211へ記憶する。
【0131】
以上、本発明によれば、電子帳票に電子印鑑を押印する位置に対して付帯された押印を行うことが可能な承認者の情報に基づいて、承認者が押印することが可能な電子印鑑の押印する位置が特定されるので、承認者が適切な位置に電子印鑑を押印することが可能となるため、承認者の承認作業の負荷を軽減することができる。
【0132】
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。また、本発明におけるプログラムは、各処理方法をコンピュータが実行可能(読み取り可能)なプログラムであり、本発明の記憶媒体は、各処理方法をコンピュータが実行可能
なプログラムが記憶されている。
【0133】
なお、本発明におけるプログラムは、各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
【0134】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU)が記録媒体に格納されたプログラムを読取り実行することによっても、本発
明の目的が達成されることは言うまでもない。
【0135】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【0136】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク,ハードディスク,光ディスク,光磁気ディスク,CD−ROM,CD−R,DVD−ROM,磁気テープ,不揮発性のメモリカード,ROM,EEPROM,シリコンディスク等を用いることができる。
【0137】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータで稼働しているOS等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【0138】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるCPU等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【0139】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、1つの機器からなる装置に適用してもよい。例えば、クライアント端末101、クライアント端末102、サーバ103からなるシステムで構成されているが、クライアント端末101及びサーバ103で実行される処理をクライアント端末102にて実行する、あるいはクライアント端末102及びサーバ103で実行される処理をクライアント端末101にて実行するように、単体の機器での構成で実施しても良い。
【0140】
また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【0141】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ,データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステム、あるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【0142】
100 文書管理システム
101 クライアント端末
102 クライアント端末
103 サーバ
104 ネットワーク
201 CPU
202 ROM
203 RAM
204 システムバス
205 入力コントローラ
206 ビデオコントローラ
207 メモリコントローラ
208 通信I/Fコントローラ
209 入力部
210 ディスプレイ
211 外部メモリ
【特許請求の範囲】
【請求項1】
電子帳票の所定位置に電子印鑑を配置する文書管理装置であって、
ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付手段と、
前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶手段と、
前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付手段と、
前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置手段と、
前記電子印鑑配置手段によって配置された印影と前記電子帳票とを合わせて表示する表示手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項2】
前記電子印鑑配置手段は、前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、複数の同一種類の電子帳票に対して1帳票毎にユーザの印影を配置することを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。
【請求項3】
前記配置指示受付手段は、複数の同一種類の電子帳票に対して表示を行った後に、配置指示の受付けを可能とする請求項2に記載の文書管理装置。
【請求項4】
前記記憶手段は、前記第一のユーザ情報と異なる前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第二のユーザ情報を前記第一のユーザ情報に対応して記憶し、
前記電子印鑑配置手段は、前記配置指示受付手段によって配置指示が行われた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報に該当する前記記憶手段に記憶された第一のユーザ情報に対応する第二のユーザ情報の所定位置と前記配置指示受付手段によって配置指示が行われた所定位置が一致する場合は、前記第一のユーザ情報に対応する印影を配置することを特徴とする請求項1乃至3の何れか1項に記載の文書管理装置。
【請求項5】
前記電子印鑑配置手段は、第二のユーザ情報の所定位置に前記第一のユーザ情報に対応する印影を配置する際に、前記第一のユーザ情報に対応する印影と合わせて代理である旨を示す識別情報を配置することを特徴とする請求項4に記載の文書管理装置。
【請求項6】
前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置するか否かを選択すると共に、
前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報に該当する前記記憶手段に記憶された第一のユーザ情報に対応する第二のユーザ情報の所定位置と前記配置指示受付手段によって配置指示が行われた所定位置が一致する場合は、前記第一のユーザ情報に対応する印影を配置する否かを選択する選択手段を備え、
前記選択手段によって印影を配置すると選択された場合、前記電子印鑑配置手段は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置することを特徴とする請求項1乃至5の何れか1項に記載の文書管理装置。
【請求項7】
クライアント端末装置と文書管理装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムにおいて、
前記クライアント端末装置は、
ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付手段と、
電子印鑑配置手段によって配置された印影と電子帳票とを合わせて表示する表示手段と、
前記文書管理装置は、
前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶手段と、
前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付手段と、
前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項8】
電子帳票の所定位置に電子印鑑を配置する文書管理装置の制御方法であって、
ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付ステップと、
前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付ステップと、
前記配置指示受付ステップによって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付ステップによって受け付けたユーザ情報と前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶部に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置ステップと、
前記電子印鑑配置ステップによって配置された印影と前記電子帳票とを合わせて表示する表示ステップと、
を実行することを特徴とする文書管理装置の制御方法。
【請求項9】
クライアント端末装置と文書管理装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムの制御方法において、
前記クライアント端末装置は、
ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付手段と、
電子印鑑配置手段によって配置された印影と電子帳票とを合わせて表示する表示手段と、
を実行し、
前記文書管理装置は、
前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶手段と、
前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付手段と、
前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置手段と、
を実行することを特徴とする文書管理システムの制御方法。
【請求項10】
電子帳票の所定位置に電子印鑑を配置する文書管理装置において実行されるプログラムであって、
ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付手段と、
前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶手段と、
前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付手段と、
前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置手段と、
前記電子印鑑配置手段によって配置された印影と前記電子帳票とを合わせて表示する表示手段と、
して機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項11】
クライアント端末装置と文書管理装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムにおいて実行されるプログラムであって、
前記クライアント端末装置は、
ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付手段と、
電子印鑑配置手段によって配置された印影と電子帳票とを合わせて表示する表示手段と、
として機能させ、
前記文書管理装置は、
前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶手段と、
前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付手段と、
前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置手段と、
して機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項1】
電子帳票の所定位置に電子印鑑を配置する文書管理装置であって、
ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付手段と、
前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶手段と、
前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付手段と、
前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置手段と、
前記電子印鑑配置手段によって配置された印影と前記電子帳票とを合わせて表示する表示手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項2】
前記電子印鑑配置手段は、前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、複数の同一種類の電子帳票に対して1帳票毎にユーザの印影を配置することを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。
【請求項3】
前記配置指示受付手段は、複数の同一種類の電子帳票に対して表示を行った後に、配置指示の受付けを可能とする請求項2に記載の文書管理装置。
【請求項4】
前記記憶手段は、前記第一のユーザ情報と異なる前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第二のユーザ情報を前記第一のユーザ情報に対応して記憶し、
前記電子印鑑配置手段は、前記配置指示受付手段によって配置指示が行われた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報に該当する前記記憶手段に記憶された第一のユーザ情報に対応する第二のユーザ情報の所定位置と前記配置指示受付手段によって配置指示が行われた所定位置が一致する場合は、前記第一のユーザ情報に対応する印影を配置することを特徴とする請求項1乃至3の何れか1項に記載の文書管理装置。
【請求項5】
前記電子印鑑配置手段は、第二のユーザ情報の所定位置に前記第一のユーザ情報に対応する印影を配置する際に、前記第一のユーザ情報に対応する印影と合わせて代理である旨を示す識別情報を配置することを特徴とする請求項4に記載の文書管理装置。
【請求項6】
前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置するか否かを選択すると共に、
前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報に該当する前記記憶手段に記憶された第一のユーザ情報に対応する第二のユーザ情報の所定位置と前記配置指示受付手段によって配置指示が行われた所定位置が一致する場合は、前記第一のユーザ情報に対応する印影を配置する否かを選択する選択手段を備え、
前記選択手段によって印影を配置すると選択された場合、前記電子印鑑配置手段は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置することを特徴とする請求項1乃至5の何れか1項に記載の文書管理装置。
【請求項7】
クライアント端末装置と文書管理装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムにおいて、
前記クライアント端末装置は、
ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付手段と、
電子印鑑配置手段によって配置された印影と電子帳票とを合わせて表示する表示手段と、
前記文書管理装置は、
前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶手段と、
前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付手段と、
前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項8】
電子帳票の所定位置に電子印鑑を配置する文書管理装置の制御方法であって、
ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付ステップと、
前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付ステップと、
前記配置指示受付ステップによって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付ステップによって受け付けたユーザ情報と前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶部に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置ステップと、
前記電子印鑑配置ステップによって配置された印影と前記電子帳票とを合わせて表示する表示ステップと、
を実行することを特徴とする文書管理装置の制御方法。
【請求項9】
クライアント端末装置と文書管理装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムの制御方法において、
前記クライアント端末装置は、
ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付手段と、
電子印鑑配置手段によって配置された印影と電子帳票とを合わせて表示する表示手段と、
を実行し、
前記文書管理装置は、
前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶手段と、
前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付手段と、
前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置手段と、
を実行することを特徴とする文書管理システムの制御方法。
【請求項10】
電子帳票の所定位置に電子印鑑を配置する文書管理装置において実行されるプログラムであって、
ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付手段と、
前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶手段と、
前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付手段と、
前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置手段と、
前記電子印鑑配置手段によって配置された印影と前記電子帳票とを合わせて表示する表示手段と、
して機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項11】
クライアント端末装置と文書管理装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムにおいて実行されるプログラムであって、
前記クライアント端末装置は、
ユーザを識別するためのユーザ情報を受付けるユーザ情報受付手段と、
電子印鑑配置手段によって配置された印影と電子帳票とを合わせて表示する表示手段と、
として機能させ、
前記文書管理装置は、
前記電子帳票の所定位置に対して印影を配置することが可能なことを示す第一のユーザ情報を記憶する記憶手段と、
前記電子帳票の所定位置へ印影の配置指示を受付ける配置指示受付手段と、
前記配置指示受付手段によって配置指示を受けた後、前記ユーザ情報受付手段によって受け付けたユーザ情報と前記記憶手段に記憶された所定位置に対応する第一のユーザ情報が一致するか否かを判定し、一致する場合は、前記所定位置に対してユーザ情報に対応するユーザの印影を配置する電子印鑑配置手段と、
して機能させることを特徴とするプログラム。
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【図15】
【図16】
【図17】
【図18】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【図15】
【図16】
【図17】
【図18】
【公開番号】特開2012−108812(P2012−108812A)
【公開日】平成24年6月7日(2012.6.7)
【国際特許分類】
【出願番号】特願2010−258407(P2010−258407)
【出願日】平成22年11月18日(2010.11.18)
【出願人】(390002761)キヤノンマーケティングジャパン株式会社 (656)
【出願人】(312000206)キヤノンMJアイティグループホールディングス株式会社 (259)
【出願人】(301015956)キヤノンソフトウェア株式会社 (364)
【Fターム(参考)】
【公開日】平成24年6月7日(2012.6.7)
【国際特許分類】
【出願日】平成22年11月18日(2010.11.18)
【出願人】(390002761)キヤノンマーケティングジャパン株式会社 (656)
【出願人】(312000206)キヤノンMJアイティグループホールディングス株式会社 (259)
【出願人】(301015956)キヤノンソフトウェア株式会社 (364)
【Fターム(参考)】
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