電子会議システム
【課題】電子会議システムにおいて、携帯端末機を用いたペーパーレスを実現する会議システムを提供する。
【解決手段】
管理サーバと、発表用端末機と、携帯端末機及びネットワーク機器からなる会議システムにおいて、前記管理サーバは、当該管理サーバに保存した資料を、接続を許可した前記携帯端末機に転送し、前記発表用端末機及び前記携帯端末機は、前記資料を当該発表用端末機及び当該携帯端末機画面の画面に表示し、前記携帯端末機の使用者は、前記携帯端末機に表示した前記資料に重畳する形式でメモを入力してメモデータを作成し、前記携帯端末機は、会議終了後に前記メモデータを当該携帯端末から前記管理サーバに転送し、前記管理サーバは、前記資料と前記メモデータを重畳した一の合成資料を作成し、当該合成資料を前記使用者が指定する端末機に送信することにより、情報流出等の危険を減らすことが可能な、ペーパーレスな会議システムを実現する。
【解決手段】
管理サーバと、発表用端末機と、携帯端末機及びネットワーク機器からなる会議システムにおいて、前記管理サーバは、当該管理サーバに保存した資料を、接続を許可した前記携帯端末機に転送し、前記発表用端末機及び前記携帯端末機は、前記資料を当該発表用端末機及び当該携帯端末機画面の画面に表示し、前記携帯端末機の使用者は、前記携帯端末機に表示した前記資料に重畳する形式でメモを入力してメモデータを作成し、前記携帯端末機は、会議終了後に前記メモデータを当該携帯端末から前記管理サーバに転送し、前記管理サーバは、前記資料と前記メモデータを重畳した一の合成資料を作成し、当該合成資料を前記使用者が指定する端末機に送信することにより、情報流出等の危険を減らすことが可能な、ペーパーレスな会議システムを実現する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子計算機を用いた会議システムに関し、特に、携帯端末機を用いたペーパーレスを実現する会議システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、コンピュータネットワークを利用した電子会議システムが普及しつつある。電子会議のメリットとして、特に、会議資料に電子化したファイルを用いることによる、会議のペーパーレス化が上げられる。例えば、特許文献１に開示された会議管理システムは、会議開催場所に設置されたプレゼンテーション用端末に対して、ネットワークを通じてアクセスを許可するサーバの記憶装置に、会議に使用する会議資料を記憶させ、記憶させた保管アドレスにハイパーリンクを張った会議目録を格納し、会議参加者の端末と会議開催場所に設置されたプレゼンテーション用端末によりこの会議目録がアクセスできれば、会議参加者はいつでもどこででも会議に必要な資料を自由に参照でき、また、会議会場で、紙面による会議資料を配布せずにプレゼンテーションが可能になる。
【０００３】
このようなペーパーレスな会議では、紙の資料による弊害、例えば、大量の紙の消費による資源や準備期間の浪費、破損により判読不明になること、紛失や盗難等による情報の漏洩等を改善することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００２−１３２８３７
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、特許文献１の会議システムでは、会議資料は画面表示による閲覧のみの利用であるため、会議中にメモを取る場合でも、紙の様に直接資料に書き込むことができず、別紙にメモを取る必要がある。そして、会議資料とメモを別紙にした場合、会議終了後に資料とメモの整合性を取ることが困難であるという問題を有する。また、会議中に端末機からサーバに一斉にアクセスするため、端末が増えた場合はサーバに負荷が掛かり、サーバの処理能力の低下が発生する。また、端末機にはデスクトップ型ＰＣや、ノート型ＰＣを用いるため、端末機の設置スペースの確保や設置の労力が必要となる。
【０００６】
そこで本発明では、持ち運び可能な携帯端末機を用い、サーバから各携帯端末機に会議資料を送信することで、自由に会議資料を閲覧し、また閲覧しながら会議資料にメモを書き込んだデータを保存し、会議後に当該使用者に送信すること、及び、会議終了後に会議資料を自動的に各携帯端末機から削除することで、情報漏洩を防止することができる、セキュリティの高い会議システムを提供する。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的達成のため、本願発明の会議システムは、管理サーバと、発表用端末機と、携帯端末機及びネットワーク機器からなる会議システムにおいて、前記管理サーバは、当該管理サーバに保存した資料を、接続を許可した前記携帯端末機に転送し、前記発表用端末機及び前記携帯端末機は、前記資料を当該発表用端末機及び当該携帯端末機の画面に表示し、前記携帯端末機の使用者は、前記携帯端末機に表示した前記資料に重畳する形式でメモを入力してメモデータを作成し、前記携帯端末機は、会議終了後に前記メモデータを当該携帯端末から前記管理サーバに転送し、前記管理サーバは、前記資料と前記メモデータを重畳した一の合成資料を作成し、当該合成資料を前記使用者が指定する端末機に送信することを特徴とする。
【０００８】
本願発明の会議システムにおける、前記合成資料は、前記管理サーバが、前記当該管理サーバに保存した資料及び、当該携帯端末から前記管理サーバに転送したメモデータとを、合成し作成することを特徴とする。
【０００９】
本願発明の会議システムにおける、前記合成資料は、前記管理サーバによって、電子メールへの添付、又はネットワークを経由した送信によって、前記携帯端末の使用者の指定する端末機に送信することを特徴とする。
【００１０】
本願発明の会議システムにおける、前記携帯端末機の画面に表示された、前記資料は、前記管理サーバによって中継された前記発表用端末機からの命令によって、前記命令を受信した前記携帯端末機上でページ送りが実行されることを特徴とする。
【００１１】
本願発明の会議システムにおける、前記ページ送りは、前記携帯端末機の画面に表示された前記資料と、前記携帯端末機の画面に表示された資料が、同期して、ページ送り及び表示が行われることを特徴とする。
【００１２】
本願発明の会議システムにおける、前記携帯端末機に転送された前記資料は、前記管理サーバによって中継された前記発表用端末機からの命令又は、前記管理サーバに設定された時刻の経過の判定によって、前記携帯端末機から削除されること、を特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、管理サーバに事前に登録された携帯端末機から、認証があった場合のみ、当該携帯端末機に会議資料をダウンロードし、前記会議資料は会議中に閲覧することが可能なので、事前登録されていない不明瞭な端末機へのダウンロードを実行しない事で、情報流出の危険性が減少する。また、会議終了後に前記会議資料を前記携帯端末機から削除するので、携帯端末機からの情報流出等の危険をさらに減らすことが可能な、ペーパーレスな会議を実現できる。また、会議資料は管理サーバに一元的に保存されているので、管理がし易く、外部からアクセスを防ぎ、セキュリティ上好適である。
【００１４】
また、参加者は操作方法を「自動操作」として、前記発表用端末機から前記管理サーバを経由して、前記携帯端末機に表示されている前記会議資料のページをめくることが可能なので、会議出席者は会議中に同一の前記会議資料の同一のページを閲覧することにより、会議の効率化を図ることができる。又は、参加者は操作方法を「手動操作」に切り替えることで、携帯端末機に表示されている会議資料を、参加者の任意のページに遷移することができる。
【００１５】
また、会議中に前記携帯端末機に表示された前記会議資料に重ねてメモを記入し、メモデータを作成することが可能であり、前記会議資料と前記メモデータを合成して合成資料を作成し、前記合成資料は電子ファイルにて会議後に電子メールに添付して送付、又はネットワークドライブ等を経由した資料の送信によって、会議参加者に送付される事により、ペーパーレスな会議を実現できる。また、前記メモデータは前記携帯端末機から削除され、前記合成ファイルは前記管理サーバで作成されるため、前記携帯端末機に前記メモデータ及び合成資料は存在せず、携帯端末機からの情報流出等の危険を減らすことができる。
【００１６】
また、会議終了後に前記会議資料を前記携帯端末機及び前記管理サーバから、管理者による削除指示又は指定日付の経過の判定等によって削除するので、情報流出等の危険を減らすことができる。
【図面の簡単な説明】
【００１７】
【図１】本発明に係る会議システムの全体構成図である。
【図２】本発明に係る会議システムの管理サーバ及びデータベースを示す概念図である。
【図３】本発明に係る会議システムの会議情報の登録に用いる画面を示す図である。
【図４】本発明に係る会議システムの発表用端末機を示す図である。
【図５】本発明に係る会議システムの携帯端末機を示す図である。
【図６】本発明に係る会議システムの会議の準備処理を示すフローチャートである。
【図７】本発明に係る会議システムの会議の準備処理の端末間の処理を示す図である。
【図８】本発明に係る会議システムの会議中及び終了時の処理を示すフローチャートである。
【図９】本発明に係る会議システムの会議中の端末間の処理を示す図である。
【図１０】本発明に係る会議システムの終了時の端末間の処理を示す図である。
【図１１】本発明に係る会議システムの発表用端末機及び携帯端末機の画面の同期を示す図である。
【図１２】本発明に係る会議システムの携帯端末機のメモ入力の例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１８】
［実施例１］
以下、図面を用いて本会議システムの説明をする。
【００１９】
［システム概要］
図１は、本発明のシステム全体の概要を示す図である。会議システム１は、管理サーバ３、発表用端末機５、無線ルータ７、プリンタ９がネットワーク２から構成されている。また、携帯端末機１０がネットワーク２と接続可能な状態で準備されている。
【００２０】
ネットワーク２は社内ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）を用いても良いが、外部と独立したスタンドアロン式のネットワークでも利用可能である。独立したネットワークは機密性が高く、外部からの侵入、又は情報の漏洩や破壊等を防止することができるからである。
【００２１】
管理サーバ３は会議システム１の動作の制御、会議資料２０の保存、参加者情報の登録／削除、携帯端末機１０の個別設定情報の管理等を行い、これらの各種情報を保存する為のデータベース３０を有している（図３参照）。
【００２２】
発表用端末機５は、会議中に、発表者が使用する端末機である。会議の開始・終了の契機、会議中の会議資料２０の制御、及び携帯端末機１０内の資料の削除を指示する等の機能を有する。
【００２３】
無線ルータ７はネットワーク２と携帯端末機１０とを通信接続する機能を有する。通信方式はＢｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）、Ｗｉ−Ｆｉ（ｗｉｒｅｌｅｓｓ ｆｉｄｅｌｉｔｙ：登録商標）、ＩｒＤＡ（Ｉｎｆｒａｒｅｄ Ｄａｔａ Ａｓｓｏｃｉａｔｉｏｎ）等の無線式によるもの、又はイーサネット（登録商標）による同軸、光ケーブル等による有線式の接続でも良く、ネットワーク２と携帯端末機１０の相互間でデータの送受信が行える構成で有れば良い。
【００２４】
プリンタ９はネットワーク２に接続され、管理サーバ３、発表用端末機５及び携帯端末機１０から印刷が実行できれば良く、プリンタの形式は問わない。
【００２５】
携帯端末機１０は、会議の参加者が使用する端末機である。会議中に会議資料２０の閲覧や、メモを作成する機能を有する。
【００２６】
［管理サーバ］
管理サーバ３は、内蔵又は外付けの記憶領域を有し、前記記憶領域には、管理サーバ３用アプリケーションがインストールされ、会議システム１全体の制御を行う。また、前記記憶領域には会議システム１に関するデータベース３０が構築されている（図２参照）。
【００２７】
管理サーバ３において管理サーバ３用アプリケーションが起動し、前記発表用端末機５用アプリケーション及び携帯端末機１０用アプリケーションと命令を送受信し、処理を行う。管理サーバ３用アプリケーションは、起動中に複数の発表用端末機５用アプリケーション及び携帯端末機１０用アプリケーションと命令を送受信するため、管理サーバ３に常駐し、イベント駆動式が好適である。イベント駆動式とは、ユーザや他のプログラムが実行したイベント（操作）に対応して処理を行なう、プログラムの実行形式であり、ユーザが操作を行っていないときはプログラムは操作の実行を待機しているため、ユーザはそのプログラムを待ち状態で、他のプログラム等の操作を行なうことができる。ＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）のユーザインタフェースを有するプログラムで広く採用されている、実行方式である。
【００２８】
図２に示すように、データベース３０には、会議システム１に関する情報として、会議情報３１、参加者情報３３、携帯端末機情報３６、メッセージ、会議資料情報３２、メモ情報３４、メモ情報付加会議資料情報３５、等の各テーブルを有する。データベース３０への入出力及びアクセスは、管理サーバ３用アプリケーションが実行する。
【００２９】
また、管理サーバ３は、携帯端末機１０の管理を行う。データベース３０の携帯用端末情報に設定登録／削除等をすることによって、携帯端末機１０を本会議システム１で使用することが可能か否かの管理等を行う。図３に示すように、会議情報３１の情報として、会議名３１ａ、開催日時３１ｂ、開催場所３１ｃ、内容３１ｄ、表示期限３１ｅ、会議資料欄３１ｆ、資料追加ボタン３１ｇ、資料削除ボタン３１ｈ、（ＰＤＦ）変換ボタン３１ｊ、等を有する。
【００３０】
また、管理サーバは会議で使用する会議資料２０を発表者及び参加者から受領し記憶領域内の所定の場所に保管する。管理者は受領した会議資料２０を、本システムで閲覧することが可能なファイル形式に変換し、再度管理サーバの記憶領域内の所定の場所に保管する。本発明では、変換後のファイル形式はＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ：登録商標）形式を使用する。
【００３１】
また、会議中に各参加者が作成したメモ情報データ４１（図示せず）を会議終了時に各携帯端末機１０から取得し、一時管理サーバ３内の保管場所に保管する。そして管理サーバ３の機能によって、メモ情報３４と会議資料２０を合成作成したメモ情報付加会議資料４２（図示せず）を作成し、各参加者へ電子メールに添付して送信する機能を有する。このように、あたかも参加者が会議資料２０に直接書き込んだ様な会議資料が作成され、管理サーバ３は会議情報３１、参加者情報３３及び携帯端末機情報３６からメモ情報データ４１を作成した参加者本人のメールアドレスを取得し、当該参加者への電子メールにメモ情報付加会議資料４２を添付し、参加者へ送信する。または、ネットワークドライブ等を経由したオンラインにより、参加者にファイルの送信を行う。
【００３２】
なお、管理サーバ３と発表用端末機５及び携帯端末機１０への命令の送受信、データベース３０へのアクセス等の処理は、実際には管理サーバ３用アプリケーションを操作し実行するが、以降の説明において「アプリケーション」を省略し、「管理サーバ３」を操作と記載する。
【００３３】
［発表用端末］
発表用端末機５は、会議において、発表者が操作を行う端末機である（図４参照）。発表用端末機５は内部又は外部に記憶装置を有し、前記記憶領域には、発表用端末機５用アプリケーションがインストールされ、発表用端末機５用アプリケーションを操作することによって、会議の開始、終了、携帯端末機１０に表示された会議資料２０を操作する命令、携帯端末機１０内に記憶された会議資料２０を削除する命令等を、管理サーバに送信する。
【００３４】
また、発表用端末機５で会議情報３１を閲覧する等の、データベース３０の内容を閲覧する場合は、発表者が発表用端末５用アプリケーションを操作して、発表用端末５用アプリケーションが直接、データベース３０へのアクセス及び情報の抽出を行い、抽出した情報を発表用端末機５の画面に表示することで、発表用端末５の発表者がデータベース３０の情報を閲覧することができる。
【００３５】
発表用端末機５は、発表用端末機５用アプリケーションが動作可能及び会議資料２０が閲覧可能であれば、デスクトップパソコンなどの据え置き型の端末機、ノートパソコンなどの持ち運び可能な端末機、または、携帯端末機１０と同一又は同等の機能を有する機器でも良い。
【００３６】
なお、発表用端末機５と管理サーバ３及び携帯端末機１０への命令の送受信等の処理は、実際には発表用端末機５用アプリケーションを操作し実行するが、以降の説明において「アプリケーション」を省略し、「発表用端末機５」を操作と記載する。
【００３７】
［参加者用携帯端末機］
携帯端末機１０は、会議の参加者が会議中に会議資料２０を閲覧する、及び会議資料２０に係るメモを入力するための機器である（図５参照）。携帯端末機１０は、内部または外部に記憶装置を有し、前記記憶領域には、携帯端末機１０用アプリケーションがインストールされる。また、管理サーバから転送された会議資料２０を保存する。また、会議参加者は会議中に前記会議資料２０を携帯端末機１０の画面上に表示して閲覧する。また、参加者が操作可能な入力装置を有し、参加者が会議資料２０上に上書きするようにメモを書くことが可能である。作成されたメモは、前記記憶領域に保存される。会議資料２０は会議中に参加者によって任意のページを表示することが可能である。また、参加者が「同期」ボタンを押下することによって、発表用端末機５に表示しているページと同じページを開くことができる。
【００３８】
また、会議終了時には、前記メモを管理サーバに転送すること、及び、発表者による発表用端末５からの命令、又は表示期限３１ｅを経過後に、携帯端末機１０が次回の会議資料情報３２を表示した時に、携帯端末機１０に保存された会議資料２０を削除する機能を有する。
【００３９】
会議参加者は会議開始時に携帯端末機を貸与される他に、参加者の自己の保有する携帯端末機を、管理サーバに登録することで使用しても良い。
【００４０】
携帯端末機１０は、携帯端末機１０用アプリケーションが動作可能及び会議資料２０が閲覧可能であれば、デスクトップパソコン、ノートパソコン、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）等の機器を問わず、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｏｎ ｓｙｓｔｅｍ）についても、ＭＳ−Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）、Ｍａｃ ＯＳ（登録商標）等のパソコン用や、携帯端末用のｉＯＳ（登録商標）、Ａｎｄｒｏｉｄ（登録商標）、等のＯＳでも良い。また、入力装置もマウス、タブレット、タッチパネル、等の使用者が操作し端末機に入力できるもので有ればよい。本実施例では、小型で可搬型のタッチパネル入力形式を有する携帯端末機を例として説明する。
【００４１】
なお、携帯端末機１０と管理サーバ３及び発表用端末機５との命令の送受信等の処理は、実際には携帯端末機１０用アプリケーションを操作し実行するが、以降の説明において「アプリケーション」を省略し、「携帯端末機１０」を操作と記載する。
【００４２】
以下、会議システム１の運用に付いて図６乃至図９を用いて説明する。図６及び図７は会議を開催するにあたっての、各機器の設定、データベース３０への情報登録等の会議の事前準備を示し、図８及び図９は会議の開始から終了までの処理を示す。
［システム初期登録］
まず、図６及び図８について説明する。管理サーバ３、発表用端末機５、携帯端末機１０にそれぞれアプリケーションをインストールする（ステップＳ１）。発表用端末機５用アプリケーション及び携帯端末機１０用アプリケーションを最初に起動する場合は、管理者によって、各端末機を会議システムに登録する設定が必要になる。管理者は、会議システム１に係る管理及びメンテナンスを実施する者である。
【００４３】
まず、管理者は管理サーバ３で、携帯端末機１０の機器情報をデータベース３０の携帯端末機情報３６に登録する（ステップＳ２）。端末情報登録の項目は、端末機ＩＤ、識別子（管理上の名称）、等であり、端末機ＩＤは例えばＭａｃアドレス（Ｍｅｄｉａ Ａｃｃｅｓｓ Ｃｏｎｔｒｏｌ ａｄｄｒｅｓｓ）や、ＵＤＩＤ （Ｕｎｉｑｕｅ Ｄｅｖｉｃｅ Ｉｄｅｎｔｉｆｉｅｒ）など、各携帯端末機１０が判別できる固有の識別番号で有ればよい。
【００４４】
また、携帯端末機１０に携帯端末機１０用アプリケーションをインストール後に初回に起動すると、携帯端末機１０の画面には管理サーバ３への接続設定用画面（図示せず）が表示され、確認（ＯＫ）ボタンを押下することで、管理サーバ３に認証を要求する。この時、携帯端末１０の情報が管理サーバ３に登録される。管理者は、登録された携帯端末の一覧（図示せず）から端末を選択し、承認ボタンを押下することで当該端末の接続を許可する。管理サーバ３で承認されていない携帯端末機は、認証が拒否される（ステップＳ３）。このように、登録された端末のみが会議システム１にログイン可能となることで、未承認の、不明な携帯端末機１０からのアクセスを制限することができ、セキュリティが強化される。
【００４５】
［会議データ登録：会議情報の登録］
次に、会議情報の登録を行う。新しい会議が行われる場合、管理者は、管理サーバ３で「会議情報・管理画面」用の画面（図３参照）を表示させ、会議情報３１を登録する（ステップＳ４）。登録の内容は、会議名３１ａ、開催日時３１ｂ、開催場所３１ｃ、内容３１ｄ、等である。
【００４６】
［会議データ登録：会議資料の登録］
会議情報３１の登録が終了すると、会議資料２０を管理サーバ内の記憶領域に格納し、会議情報３１と関連づけを行う（ステップＳ５）。会議資料２０は、発表者から管理者へ受け渡される。受け渡しの手段は、媒体へ格納したもの、電子メールへの添付、社内ＬＡＮ等のネットワークを介したもの等、セキュリティ上の問題が生じなければ、どの様な手段でも良い。管理者は、「会議情報・管理画面」用の画面（図３参照）の資料追加ボタン３１ｇを押下し、前記受け渡された会議資料２０を指定することで、データベース３０に情報が登録される（ステップＳ５）。情報が登録されると、画面の会議資料欄３１ｆにファイル名、発表用資料名、変換結果等が表示される。一の会議で使用する会議資料２０は、１件又は、複数でも良い。複数の場合は、ステップＳ５を、会議資料の件数分を繰り返す。
【００４７】
［会議データ登録：会議資料のファイル形式変換］
次に、登録した会議資料のファイル形式が、会議システムで指定したファイル形式と異なる場合、会議システムで指定したファイル形式に変換する処理をおこなう（ステップＳ６）。それぞれの資料が異なるファイル形式で受け渡された場合、統一することで、システム全体の運用が容易となるからである。図３に示す会議資料欄３１ｆには、登録した会議資料のファイル名が表示されるため、その拡張子から、ファイル形式を判別できる。本実施例では、会議資料をＰＤＦ形式のファイルに変換する。変換する会議資料２０を指定し、（ＰＤＦ）変換ボタン３１ｊを押下することで、記憶領域にある会議資料２０のファイル形式をＰＤＦに変換し、データベース３０に登録されているファイル名を、変換後のファイル名に変更して記録し、会議資料欄３１ｆを変換後のファイル名、及び変換の結果を更新して表示する。ファイルの変換は、１ファイル毎に、又は複数ファイルを纏めて一度に変換しても良い。
【００４８】
［会議データ登録：表示期限登録］
次に、会議資料２０の表示期限３１ｅを入力する（ステップＳ７）。表示期限は、会議資料２０を携帯端末機１０上で閲覧可能な最終日時を設定する。携帯端末機１０は、起動時に当該携帯端末１０に保存されている会議資料２０の表示期限３１ｅを確認し、表示期限３１ｅが経過している場合は、会議資料２０を削除する。当該会議の終了予定時刻（年月日時分）後に設定すると好適である。
【００４９】
［会議データ登録：参加者登録］
次に、会議の参加者の情報をデータベース３０の参加者情報３３に登録する（ステップＳ８）。管理者は、管理サーバ３の参加者の登録用画面（図示せず）から、会議の参加者のデータを入力し、参加者情報３３として登録する。登録するデータは、氏名、役職名、所属、電子メールアドレス、ＩＤ、パスワード等である。ここでＩＤ、パスワードは、会議システムへのログインの認証に使用する為のものであって、会議毎の参加者を限定するものではない。参加者の登録を行うと、データベース３０内に記録され、参加者の管理画面の一覧表（図示せず）に表示される。登録した参加者のデータは、管理者が削除するまで有効であり、複数回の会議に用いることができる。
【００５０】
［会議事前準備：会議情報の選択］
まず、管理サーバ３の会議の管理画面（図示せず）から、開催する会議を選択する（ステップＳ９）。会議を選択することで、その会議が開催対象となる。本発明では開催対象とすることで、管理サーバ３から携帯端末機１０へ会議資料２０をダウンロードすることが可能となる。他の会議の資料を誤ってダウンロードしてしまうことを防止するためである。
【００５１】
［会議事前準備：携帯端末機の接続］
次に、携帯端末機１０を起動すると、携帯端末機１０は管理サーバ３に対して接続許可の要求を送信する。携帯端末機１０は無線ＬＡＮによって、無線ルータ７と交信を行い、ネットワーク２を経由し管理サーバ３に要求を送る。管理サーバ３はイベント駆動方式であるので、携帯端末機１０及び発表用端末機５からの命令を待ち続けている。管理サーバ３は命令に対して応答を返す。
【００５２】
管理サーバ３は認証要求をしてきた携帯端末機１０の端末機ＩＤがデータベース３０に登録されている場合、認証成功の応答を返信することで、携帯端末機１０は接続される（ステップＳ１０）。
【００５３】
［会議事前準備：ダウンロード実施］
携帯端末機１０と管理サーバ３の認証成功による接続が確立すると、管理サーバ３は、ステップＳ９で選択された会議情報３１及び、当該会議の会議資料２０を携帯端末機１０に送信する（ステップＳ１１）。携帯端末機１０は会議資料２０を、記憶領域に保存する。会議情報３１に複数の会議資料２０が記載されている場合は、携帯端末機１０が複数の総ての会議資料２０が携帯端末機１０へのダウンロードが終了したと判断した時点で、処理を終了する。なお、携帯端末機１０と管理サーバ３の接続と、会議資料２０のダウンロードは、事前に管理者が行うが、参加者が自己の所有する携帯端末機１０を使用する場合は、会議開始直前にネットワーク２に接続可能な会議室内で、参加者自身が行っても良い。
【００５４】
［会議開始］
続いて、会議の開始、会議中及び会議の終了に係る会議システム１の処理について図７及び図９を参照して説明する。会議は、ネットワーク２が構築されている会議室内で実施する。又は、企業の本社と支社など、遠隔地でもネットワーク２に接続可能な環境であればよい。
【００５５】
［会議開始：発表用端末機５の起動］
会議の開始にあたって、発表用端末機５を起動すると、自動的に管理サーバ３と交信を行い、発表一覧画面（図示せず）を表示する（ステップＳ２１）。前記発表一覧画面には、管理サーバ３のデータベース３０に登録されている会議の一覧が表示される。
【００５６】
［会議開始：携帯端末機１０の起動］
会議の参加者は会議会場において、会議で使用する携帯端末機１０を貸与されるか、又は携帯端末機情報３６に登録済みの自ら所有する携帯端末機１０を会議会場に持参して使用することができる。会議会場において、参加者が携帯端末機１０の電源を入れる（ステップＳ２２）と、携帯端末機１０が起動し、管理サーバ３と認証の通信を行い、携帯端末機１０が携帯端末機情報３６に登録済みの場合は認証が正常と判断され、「参加者認証画面」（図示せず）が表示される。また、携帯端末機１０が携帯端末機情報３６に未登録の場合は、管理者が管理サーバ３において、当該携帯端末機１０を登録することで、使用することができるようになる。
【００５７】
次に「参加者認証画面」では携帯端末機１０を使用する参加者のＩＤ、パスワードを入力し、データベース３０の参加者情報３３に登録された情報との照合を行う（ステップＳ２３）。照合により前記ＩＤ、パスワードが正しいと判定された場合は、参加者は認証され、管理サーバ３にログインをすることができる。管理サーバ３にログインする事で、参加者は当該会議に使用する、会議資料２０を閲覧することができ、また、発表用端末機５からの指示を受信することができる。この時、会議資料２０が複数ある場合は、一の資料を選択することで、選択された資料が閲覧可能になる。
【００５８】
［会議開始］
発表者は、発表一覧画面から自己の発表する会議を選択し、「発表」ボタンを押下することで、当該会議の資料を表示し、会議を開始する（ステップＳ２４）。この時、管理サーバ３から発表用端末機５への会議資料２０のダウンロードは行われないので、発表用端末機５に表示される会議資料２０は、管理サーバ３内に保存された会議資料２０を閲覧することとなる。
【００５９】
［会議中：会議資料のページめくり指示］
会議が開始されると、発表者は、会議の進行に合わせて、発表用端末機５に表示された会議資料２０を、入力装置を操作してページをめくる（ステップＳ２５）。この時の操作方法を「自動操作」モードと言う（図１１参照）。発表用端末機５は、ページめくりが行われると、管理サーバ３に「ページめくり」命令を送信する。管理サーバ３は命令を受信し、携帯端末機１０に「ページめくり」命令を転送する。携帯端末機１０は命令を受信すると、命令に記載されたページとなるように、会議資料２０のページを表示し、発表用端末機５と携帯端末機１０の会議資料２０は、同期し、同じページを表示する事となる（以下「同期」するという）。
【００６０】
会議中、参加者は操作方法を「手動操作」に切り替えることで、携帯端末機１０に表示されている会議資料２０を、参加者の任意のページに遷移することができる。「手動操作」中に発表用端末機５から「ページめくり」命令を受けた場合に、任意のページを表示している場合は、命令を無視して同期しなくても良い。また、会議資料２０が複数ある場合は、他の資料を、閲覧することもできる。
【００６１】
そして、携帯端末機１０には「同期」ボタン（図示せず）が用意され、押下することで、発表用端末機５の会議資料２０と表示ページを同期させることができる。この時、操作方法は「自動操作」に切り替わる。また、発表用端末機５に「強制同期」等のボタンを設け、押下することで総ての携帯端末機１０のページを、強制的に同期するようにしても良い。
【００６２】
［会議中：メモ情報データの作成］
図１２に示すように、参加者は、会議中に、携帯端末機１０に表示されている会議資料２０上に、「メモ入力」のボタンを押下することで、入力装置を用いて、メモを上書きすることができる（ステップＳ２６）。メモは、メモ情報データ４１として、会議資料２０とは別のファイルで作成され、会議資料２０に重ね合わされ、画面上の任意の位置に、任意の大きさ、色彩で書き込むことができる。本実施例ではタッチパネルを使用するので、指、スタイラスペンなどで手書き入力をすることができる。また、入力装置として、マウス、タブレット、キーボード等で入力をしても良い。
【００６３】
入力されたメモ情報データ４１は、メモが書かれた会議資料２０のページ、位置、大きさ等を記録し、携帯端末機１０の記憶領域に保存される。一度作成されたメモ情報データ４１は会議資料２０のページめくりを行っても、再度ページを表示させると、会議資料２０とメモ情報データ４１は重ねて表示され、あたかも実際の紙の資料に書き込んだように表示される。
【００６４】
また、参加者は携帯端末機１０の「資料一覧」ボタン押下を押下することで、他の資料を選択し、会議資料２０を切り替えて、同様に閲覧及び「メモ入力」をすることができる。
【００６５】
［会議終了］
会議の終了処理について図７及び図１０を参照して説明する。説明する。会議の終了は、発表者が発表用端末機５の「終了」ボタンを押下することで処理が開始となる（ステップＳ２７）。
【００６６】
発表用端末機５は、「終了」が実行されると、管理サーバ３に「終了」命令を送信する。管理サーバ３は命令を受信し、携帯端末機１０に「終了」命令を送信する。携帯端末機１０は命令を受信すると、メモ情報データ４１の有無を確認し、メモ情報データ４１がある場合は、管理サーバ３にメモ情報データ４１を送信する（ステップＳ２８）。管理サーバ３はメモ情報データ４１を受信し、記憶領域に保管し、データベース３０のメモ情報３４の情報を更新する。メモ情報３４は、参加者情報３３の、氏名、役職名、所属、電子メールアドレス、及び、会議情報３１の、会議名３１ａ、会議資料３１ｆを基に、メモ情報３４として、データベース３０に登録される。このように、メモ情報データ４１の作成者、会議名が判別可能なように、情報が保存される。保存が終了すると、携帯端末機１０にその旨が送信され、会議が終了する。
【００６７】
［会議資料削除］
次に、発表者は発表用端末機５の「資料削除」ボタンを押下することで携帯端末機１０に保存されている会議資料２０及び、メモ情報データ４１を削除する（ステップＳ２９）。携帯端末機１０内の各種資料を削除することで、情報の漏洩を防止するためである。
【００６８】
発表用端末機５は、「資料削除」が行われると、管理サーバ３に「資料削除」命令を送信する。管理サーバ３は命令を受信し、携帯端末機１０に「資料削除」命令を送信する。携帯端末機１０は命令を受信すると、会議資料２０を総て、及びメモ情報データ４１を記憶領域から削除する。携帯端末機１０が、電源ＯＦＦ状態、又はＬＡＮから接続が解除された等の「資料削除」命令を受信できなかった場合、次回の会議資料情報３２を管理サーバ３から取得し携帯端末機１０へ表示時に、携帯端末機１０の記憶領域から削除される。及び、該当時刻に電源ＯＦＦをしていた場合は、次回の携帯端末機１０の電源ＯＮ後に最初の会議資料一覧を表示した時点で会議資料２０の削除が実行される。
【００６９】
また、管理サーバ３に保存された会議資料２０は、管理者が図３に示す「会議情報・登録画面」を操作し、会議資料欄３１ｆから資料を選択して、資料削除ボタン３１ｈを押下することにより、手動で会議資料２０を会議情報３１から削除する。表示期限３１ｅの設定日時に管理サーバ３の会議資料２０を削除した場合は、管理サーバ３から携帯端末機１０に会議資料２０が残っているか調査する命令が携帯端末機１０に送信され、会議資料２０が残っている場合は、携帯端末機１０の会議資料２０が削除される。
【００７０】
［メモ情報付加会議資料の作成］
会議が終了すると、管理者は、会議の後処理として、管理サーバ３に保存されているメモ情報データ４１が存在する場合は、メモ情報データ４１と会議資料２０を合成し、各参加者に送付する。メモ情報データ４１と会議資料２０は別のファイルであるが、両者を重畳して合成し、１つの電子ファイルとし、画面上でメモを記入したときのように、あたかも直接会議資料２０に参加者が書き込んだように作成される。この合成作業の際、電子透かし等の、不正コピーやデータの改竄を見破る措置を施しても良い。このようにして合成し電子ファイルとして合成された資料は、メモ情報付加会議資料４２として管理サーバ３の保存領域に保管し、データベース３０のメモ情報付加会議資料情報３５に記録する。
【００７１】
また、参加者がメモを作成せずにメモ情報データ４１が存在しない場合は、メモ情報付加会議資料４２の作成は行われない。
【００７２】
［メモ情報データの送信］
このように、メモ情報データ４１が存在する参加者すべてのメモ情報付加会議資料４２を作成した後、管理者は、それぞれの参加者の指定した端末機に、それぞれの参加者が作成したメモ情報付加会議資料４２を、電子メールに添付して送付、又はネットワークドライブ等を経由したオンラインによるファイルの送信を行う。電子メールを送信する際の電子メールアドレスは、メモ情報３４に記載の電子メールアドレスを使用する。なお、媒体に保存して郵送／手渡し等によるファイルの送信をしてもよい。作成したメモ情報付加会議資料４２には、パスワード又は電子認証を付加し、セキュリティの強化に努めることが望ましい。これらの手段を用いて参加者は、会議資料２０に自分のメモを合成したメモ情報付加会議資料４２を入手することができる。
【００７３】
このように会議の参加者は、紙媒体の資料を会議中及び会議終了後においても使用することはなく、また、会議中のメモも電子データとして一元的に管理することができる。また、参加者が会議の前後において携帯端末機１０に会議資料２０を取込み及び削除する事無く、携帯端末機１０を使用することが可能なため、参加者への負担が減る。
【００７４】
［その他の実施例］
本発明に係る会議システムは、上記の実施例１以外にも、次のような機能を実装しても良い。
【００７５】
［会議中：電子付箋機能］
本会議システムの他の実施例として、参加者は会議中に、携帯端末機１０の画面に表示されている会議資料２０に重畳して、画面上で電子付箋を貼付する機能を実装しても良い。電子付箋は、紙の付箋のように、電子機器の画面に表示された資料に重ねて小紙片を貼付けて、位置のマークや、簡単なメモをすることができるプログラムの機能である。電子付箋は会議資料２０に重畳し、画面上の任意の位置に貼付することができる。貼付した電子付箋は、任意の位置、大きさ、色彩、変形及び電子付箋上に文字、記号を書き込むことができるようにしても良い。
【００７６】
電子付箋は、前記メモと合わせて一のメモ情報データ４１として、会議資料２０とは別のファイルで作成される。メモ情報データ４１は、電子付箋及びメモが書かれた会議資料２０のページ、位置、大きさ等を記録し、携帯端末機１０の記憶領域に保存される。一度作成されたメモ情報データ４１は会議資料２０のページめくりを行っても、再度ページを表示させると、会議資料２０とメモ情報データ４１は重ねて表示され、あたかも実際の紙の資料に付箋を貼付し、メモを書き込んだように表示される。
【００７７】
また、会議資料２０上の、メモ及び電子付箋は、メモ及び電子付箋一覧画面（図示せず）に纏めて表示することにより、総てのページ、位置等を確認することができる機能を実装しても良い。
【００７８】
また、電子付箋を含んで作成されたメモ情報データ４１は、メモのみからなるメモ情報データ４１と同様に、会議の終了処理にて管理サーバ３にメモ情報データ４１を送信し（ステップＳ２８）、管理サーバ３はメモ情報データ４１が存在する参加者すべてのメモ情報付加会議資料４２を作成した後、管理者は、それぞれの参加者の指定した端末機に、それぞれの参加者が作成したメモ情報付加会議資料４２を、電子メールに添付して送付、又はネットワークドライブ等を経由したオンラインによるファイルの送信を行う。
【００７９】
［動画資料］
本会議システムの他の実施例として、会議資料２０は、ＰＤＦ化した文章、静止画の資料のみならず、動画資料を用いても良い。動画のファイル形式は、発表用端末機５及び携帯端末機１０で再生可能な形式であれば、ＱｕｉｃｋＴｉｍｅ（登録商標）、ＭＰＥＧ（Ｍｏｖｉｎｇ Ｐｉｃｔｕｒｅ Ｅｘｐｅｒｔｓ Ｇｒｏｕｐ）等のどの様な形式でも良い。
【００８０】
管理者は、管理サーバ３の「会議情報・管理画面」用の画面（図３参照）の資料追加ボタン３１ｇを押下し、動画資料を指定することで、データベース３０に情報が登録される（ステップＳ５）。情報が登録されると、画面の会議資料欄３１ｆにファイル名が表示される。登録された動画資料は会議資料２０として扱われ、携帯端末機１０と管理サーバ３の接続が確立すると、管理サーバ３は、ステップＳ９で選択された会議情報３１及び、当該会議の動画資料を含む会議資料２０を携帯端末機１０に送信する（ステップＳ１１）。携帯端末機１０は動画資料を含む会議資料２０を、記憶領域に保存する。
【００８１】
また、会議中に、参加者は携帯端末機１０の「資料一覧」ボタン押下を押下することで、動画資料を選択し、他の会議資料２０を切り替えて、閲覧をすることができる。この時、動画資料についてはメモの入力を行うことはできず、メモ情報データ４１は作成されない。また、動画資料の削除については、他の会議資料２０と同様の処理（ステップS29、等）が行われる。
【００８２】
［アンケート投票機能］
例えば、携帯端末機１０と管理サーバ３とは相互に送信可能なので、携帯端末機１０にアンケートの投票機能を実装しても良い。投票後即時に管理サーバ３又は発表用端末機５で集計し、結果が集計できるような機能を備えても良い。
【００８３】
［会議資料閲覧制限機能］
例えば、社員の役職等や部署等に応じて、管理サーバ３から携帯端末機１０にダウンロード可能な資料の制限機能を備えても良い。参加者毎に必要な資料のみを提供することができる。
【００８４】
［セミナー等での使用］
実施例１は会議を想定して説明をしたが、本発明における会議システムは、会議のみならず、学校、セミナー等の講義にも使用する事ができる。その際、例えば、管理サーバ３から携帯端末機１０にダウンロード可能な資料について、有料資料又は無料資料等の制限機能を備えても良い。
【００８５】
［オフラインでの使用］
また、携帯端末機１０を管理サーバ３に未接続のオフライン状態においても、携帯端末機１０にダウンロードした資料を参照可能とする。その場合、オフライン状態用のＩＤ及びパスワード認証を実施することでセキュリティを確保する。
【００８６】
この発明は、その本質的特性から逸脱することなく数多くの形式のものとして具体化することができる。よって、上述した実施形態は専ら説明上のものであり、本発明を制限するものではないことは言うまでもない。
【符号の説明】
【００８７】
１ 会議システム
２ ネットワーク
３ 管理サーバ
５ 発表用端末機
７ 無線ルータ
９ プリンタ
１０ 携帯端末機
２０ 会議資料
３０ データベース
３１ 会議情報
３１ａ 会議名
３１ｂ 開催日時
３１ｃ 開催場所
３１ｄ 内容
３１ｅ 表示期限
３１ｆ 会議資料欄
３１ｇ 資料追加ボタン
３１ｈ 資料削除ボタン
３１ｊ （ＰＤＦ）変換ボタン
３２ 会議資料情報
３３ 参加者情報
３４ メモ情報
３５ メモ情報付加会議資料情報
３６ 携帯端末機情報
４１ メモ情報データ
４２ メモ情報付加会議資料
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子計算機を用いた会議システムに関し、特に、携帯端末機を用いたペーパーレスを実現する会議システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、コンピュータネットワークを利用した電子会議システムが普及しつつある。電子会議のメリットとして、特に、会議資料に電子化したファイルを用いることによる、会議のペーパーレス化が上げられる。例えば、特許文献１に開示された会議管理システムは、会議開催場所に設置されたプレゼンテーション用端末に対して、ネットワークを通じてアクセスを許可するサーバの記憶装置に、会議に使用する会議資料を記憶させ、記憶させた保管アドレスにハイパーリンクを張った会議目録を格納し、会議参加者の端末と会議開催場所に設置されたプレゼンテーション用端末によりこの会議目録がアクセスできれば、会議参加者はいつでもどこででも会議に必要な資料を自由に参照でき、また、会議会場で、紙面による会議資料を配布せずにプレゼンテーションが可能になる。
【０００３】
このようなペーパーレスな会議では、紙の資料による弊害、例えば、大量の紙の消費による資源や準備期間の浪費、破損により判読不明になること、紛失や盗難等による情報の漏洩等を改善することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００２−１３２８３７
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、特許文献１の会議システムでは、会議資料は画面表示による閲覧のみの利用であるため、会議中にメモを取る場合でも、紙の様に直接資料に書き込むことができず、別紙にメモを取る必要がある。そして、会議資料とメモを別紙にした場合、会議終了後に資料とメモの整合性を取ることが困難であるという問題を有する。また、会議中に端末機からサーバに一斉にアクセスするため、端末が増えた場合はサーバに負荷が掛かり、サーバの処理能力の低下が発生する。また、端末機にはデスクトップ型ＰＣや、ノート型ＰＣを用いるため、端末機の設置スペースの確保や設置の労力が必要となる。
【０００６】
そこで本発明では、持ち運び可能な携帯端末機を用い、サーバから各携帯端末機に会議資料を送信することで、自由に会議資料を閲覧し、また閲覧しながら会議資料にメモを書き込んだデータを保存し、会議後に当該使用者に送信すること、及び、会議終了後に会議資料を自動的に各携帯端末機から削除することで、情報漏洩を防止することができる、セキュリティの高い会議システムを提供する。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的達成のため、本願発明の会議システムは、管理サーバと、発表用端末機と、携帯端末機及びネットワーク機器からなる会議システムにおいて、前記管理サーバは、当該管理サーバに保存した資料を、接続を許可した前記携帯端末機に転送し、前記発表用端末機及び前記携帯端末機は、前記資料を当該発表用端末機及び当該携帯端末機の画面に表示し、前記携帯端末機の使用者は、前記携帯端末機に表示した前記資料に重畳する形式でメモを入力してメモデータを作成し、前記携帯端末機は、会議終了後に前記メモデータを当該携帯端末から前記管理サーバに転送し、前記管理サーバは、前記資料と前記メモデータを重畳した一の合成資料を作成し、当該合成資料を前記使用者が指定する端末機に送信することを特徴とする。
【０００８】
本願発明の会議システムにおける、前記合成資料は、前記管理サーバが、前記当該管理サーバに保存した資料及び、当該携帯端末から前記管理サーバに転送したメモデータとを、合成し作成することを特徴とする。
【０００９】
本願発明の会議システムにおける、前記合成資料は、前記管理サーバによって、電子メールへの添付、又はネットワークを経由した送信によって、前記携帯端末の使用者の指定する端末機に送信することを特徴とする。
【００１０】
本願発明の会議システムにおける、前記携帯端末機の画面に表示された、前記資料は、前記管理サーバによって中継された前記発表用端末機からの命令によって、前記命令を受信した前記携帯端末機上でページ送りが実行されることを特徴とする。
【００１１】
本願発明の会議システムにおける、前記ページ送りは、前記携帯端末機の画面に表示された前記資料と、前記携帯端末機の画面に表示された資料が、同期して、ページ送り及び表示が行われることを特徴とする。
【００１２】
本願発明の会議システムにおける、前記携帯端末機に転送された前記資料は、前記管理サーバによって中継された前記発表用端末機からの命令又は、前記管理サーバに設定された時刻の経過の判定によって、前記携帯端末機から削除されること、を特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、管理サーバに事前に登録された携帯端末機から、認証があった場合のみ、当該携帯端末機に会議資料をダウンロードし、前記会議資料は会議中に閲覧することが可能なので、事前登録されていない不明瞭な端末機へのダウンロードを実行しない事で、情報流出の危険性が減少する。また、会議終了後に前記会議資料を前記携帯端末機から削除するので、携帯端末機からの情報流出等の危険をさらに減らすことが可能な、ペーパーレスな会議を実現できる。また、会議資料は管理サーバに一元的に保存されているので、管理がし易く、外部からアクセスを防ぎ、セキュリティ上好適である。
【００１４】
また、参加者は操作方法を「自動操作」として、前記発表用端末機から前記管理サーバを経由して、前記携帯端末機に表示されている前記会議資料のページをめくることが可能なので、会議出席者は会議中に同一の前記会議資料の同一のページを閲覧することにより、会議の効率化を図ることができる。又は、参加者は操作方法を「手動操作」に切り替えることで、携帯端末機に表示されている会議資料を、参加者の任意のページに遷移することができる。
【００１５】
また、会議中に前記携帯端末機に表示された前記会議資料に重ねてメモを記入し、メモデータを作成することが可能であり、前記会議資料と前記メモデータを合成して合成資料を作成し、前記合成資料は電子ファイルにて会議後に電子メールに添付して送付、又はネットワークドライブ等を経由した資料の送信によって、会議参加者に送付される事により、ペーパーレスな会議を実現できる。また、前記メモデータは前記携帯端末機から削除され、前記合成ファイルは前記管理サーバで作成されるため、前記携帯端末機に前記メモデータ及び合成資料は存在せず、携帯端末機からの情報流出等の危険を減らすことができる。
【００１６】
また、会議終了後に前記会議資料を前記携帯端末機及び前記管理サーバから、管理者による削除指示又は指定日付の経過の判定等によって削除するので、情報流出等の危険を減らすことができる。
【図面の簡単な説明】
【００１７】
【図１】本発明に係る会議システムの全体構成図である。
【図２】本発明に係る会議システムの管理サーバ及びデータベースを示す概念図である。
【図３】本発明に係る会議システムの会議情報の登録に用いる画面を示す図である。
【図４】本発明に係る会議システムの発表用端末機を示す図である。
【図５】本発明に係る会議システムの携帯端末機を示す図である。
【図６】本発明に係る会議システムの会議の準備処理を示すフローチャートである。
【図７】本発明に係る会議システムの会議の準備処理の端末間の処理を示す図である。
【図８】本発明に係る会議システムの会議中及び終了時の処理を示すフローチャートである。
【図９】本発明に係る会議システムの会議中の端末間の処理を示す図である。
【図１０】本発明に係る会議システムの終了時の端末間の処理を示す図である。
【図１１】本発明に係る会議システムの発表用端末機及び携帯端末機の画面の同期を示す図である。
【図１２】本発明に係る会議システムの携帯端末機のメモ入力の例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１８】
［実施例１］
以下、図面を用いて本会議システムの説明をする。
【００１９】
［システム概要］
図１は、本発明のシステム全体の概要を示す図である。会議システム１は、管理サーバ３、発表用端末機５、無線ルータ７、プリンタ９がネットワーク２から構成されている。また、携帯端末機１０がネットワーク２と接続可能な状態で準備されている。
【００２０】
ネットワーク２は社内ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）を用いても良いが、外部と独立したスタンドアロン式のネットワークでも利用可能である。独立したネットワークは機密性が高く、外部からの侵入、又は情報の漏洩や破壊等を防止することができるからである。
【００２１】
管理サーバ３は会議システム１の動作の制御、会議資料２０の保存、参加者情報の登録／削除、携帯端末機１０の個別設定情報の管理等を行い、これらの各種情報を保存する為のデータベース３０を有している（図３参照）。
【００２２】
発表用端末機５は、会議中に、発表者が使用する端末機である。会議の開始・終了の契機、会議中の会議資料２０の制御、及び携帯端末機１０内の資料の削除を指示する等の機能を有する。
【００２３】
無線ルータ７はネットワーク２と携帯端末機１０とを通信接続する機能を有する。通信方式はＢｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）、Ｗｉ−Ｆｉ（ｗｉｒｅｌｅｓｓ ｆｉｄｅｌｉｔｙ：登録商標）、ＩｒＤＡ（Ｉｎｆｒａｒｅｄ Ｄａｔａ Ａｓｓｏｃｉａｔｉｏｎ）等の無線式によるもの、又はイーサネット（登録商標）による同軸、光ケーブル等による有線式の接続でも良く、ネットワーク２と携帯端末機１０の相互間でデータの送受信が行える構成で有れば良い。
【００２４】
プリンタ９はネットワーク２に接続され、管理サーバ３、発表用端末機５及び携帯端末機１０から印刷が実行できれば良く、プリンタの形式は問わない。
【００２５】
携帯端末機１０は、会議の参加者が使用する端末機である。会議中に会議資料２０の閲覧や、メモを作成する機能を有する。
【００２６】
［管理サーバ］
管理サーバ３は、内蔵又は外付けの記憶領域を有し、前記記憶領域には、管理サーバ３用アプリケーションがインストールされ、会議システム１全体の制御を行う。また、前記記憶領域には会議システム１に関するデータベース３０が構築されている（図２参照）。
【００２７】
管理サーバ３において管理サーバ３用アプリケーションが起動し、前記発表用端末機５用アプリケーション及び携帯端末機１０用アプリケーションと命令を送受信し、処理を行う。管理サーバ３用アプリケーションは、起動中に複数の発表用端末機５用アプリケーション及び携帯端末機１０用アプリケーションと命令を送受信するため、管理サーバ３に常駐し、イベント駆動式が好適である。イベント駆動式とは、ユーザや他のプログラムが実行したイベント（操作）に対応して処理を行なう、プログラムの実行形式であり、ユーザが操作を行っていないときはプログラムは操作の実行を待機しているため、ユーザはそのプログラムを待ち状態で、他のプログラム等の操作を行なうことができる。ＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）のユーザインタフェースを有するプログラムで広く採用されている、実行方式である。
【００２８】
図２に示すように、データベース３０には、会議システム１に関する情報として、会議情報３１、参加者情報３３、携帯端末機情報３６、メッセージ、会議資料情報３２、メモ情報３４、メモ情報付加会議資料情報３５、等の各テーブルを有する。データベース３０への入出力及びアクセスは、管理サーバ３用アプリケーションが実行する。
【００２９】
また、管理サーバ３は、携帯端末機１０の管理を行う。データベース３０の携帯用端末情報に設定登録／削除等をすることによって、携帯端末機１０を本会議システム１で使用することが可能か否かの管理等を行う。図３に示すように、会議情報３１の情報として、会議名３１ａ、開催日時３１ｂ、開催場所３１ｃ、内容３１ｄ、表示期限３１ｅ、会議資料欄３１ｆ、資料追加ボタン３１ｇ、資料削除ボタン３１ｈ、（ＰＤＦ）変換ボタン３１ｊ、等を有する。
【００３０】
また、管理サーバは会議で使用する会議資料２０を発表者及び参加者から受領し記憶領域内の所定の場所に保管する。管理者は受領した会議資料２０を、本システムで閲覧することが可能なファイル形式に変換し、再度管理サーバの記憶領域内の所定の場所に保管する。本発明では、変換後のファイル形式はＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ：登録商標）形式を使用する。
【００３１】
また、会議中に各参加者が作成したメモ情報データ４１（図示せず）を会議終了時に各携帯端末機１０から取得し、一時管理サーバ３内の保管場所に保管する。そして管理サーバ３の機能によって、メモ情報３４と会議資料２０を合成作成したメモ情報付加会議資料４２（図示せず）を作成し、各参加者へ電子メールに添付して送信する機能を有する。このように、あたかも参加者が会議資料２０に直接書き込んだ様な会議資料が作成され、管理サーバ３は会議情報３１、参加者情報３３及び携帯端末機情報３６からメモ情報データ４１を作成した参加者本人のメールアドレスを取得し、当該参加者への電子メールにメモ情報付加会議資料４２を添付し、参加者へ送信する。または、ネットワークドライブ等を経由したオンラインにより、参加者にファイルの送信を行う。
【００３２】
なお、管理サーバ３と発表用端末機５及び携帯端末機１０への命令の送受信、データベース３０へのアクセス等の処理は、実際には管理サーバ３用アプリケーションを操作し実行するが、以降の説明において「アプリケーション」を省略し、「管理サーバ３」を操作と記載する。
【００３３】
［発表用端末］
発表用端末機５は、会議において、発表者が操作を行う端末機である（図４参照）。発表用端末機５は内部又は外部に記憶装置を有し、前記記憶領域には、発表用端末機５用アプリケーションがインストールされ、発表用端末機５用アプリケーションを操作することによって、会議の開始、終了、携帯端末機１０に表示された会議資料２０を操作する命令、携帯端末機１０内に記憶された会議資料２０を削除する命令等を、管理サーバに送信する。
【００３４】
また、発表用端末機５で会議情報３１を閲覧する等の、データベース３０の内容を閲覧する場合は、発表者が発表用端末５用アプリケーションを操作して、発表用端末５用アプリケーションが直接、データベース３０へのアクセス及び情報の抽出を行い、抽出した情報を発表用端末機５の画面に表示することで、発表用端末５の発表者がデータベース３０の情報を閲覧することができる。
【００３５】
発表用端末機５は、発表用端末機５用アプリケーションが動作可能及び会議資料２０が閲覧可能であれば、デスクトップパソコンなどの据え置き型の端末機、ノートパソコンなどの持ち運び可能な端末機、または、携帯端末機１０と同一又は同等の機能を有する機器でも良い。
【００３６】
なお、発表用端末機５と管理サーバ３及び携帯端末機１０への命令の送受信等の処理は、実際には発表用端末機５用アプリケーションを操作し実行するが、以降の説明において「アプリケーション」を省略し、「発表用端末機５」を操作と記載する。
【００３７】
［参加者用携帯端末機］
携帯端末機１０は、会議の参加者が会議中に会議資料２０を閲覧する、及び会議資料２０に係るメモを入力するための機器である（図５参照）。携帯端末機１０は、内部または外部に記憶装置を有し、前記記憶領域には、携帯端末機１０用アプリケーションがインストールされる。また、管理サーバから転送された会議資料２０を保存する。また、会議参加者は会議中に前記会議資料２０を携帯端末機１０の画面上に表示して閲覧する。また、参加者が操作可能な入力装置を有し、参加者が会議資料２０上に上書きするようにメモを書くことが可能である。作成されたメモは、前記記憶領域に保存される。会議資料２０は会議中に参加者によって任意のページを表示することが可能である。また、参加者が「同期」ボタンを押下することによって、発表用端末機５に表示しているページと同じページを開くことができる。
【００３８】
また、会議終了時には、前記メモを管理サーバに転送すること、及び、発表者による発表用端末５からの命令、又は表示期限３１ｅを経過後に、携帯端末機１０が次回の会議資料情報３２を表示した時に、携帯端末機１０に保存された会議資料２０を削除する機能を有する。
【００３９】
会議参加者は会議開始時に携帯端末機を貸与される他に、参加者の自己の保有する携帯端末機を、管理サーバに登録することで使用しても良い。
【００４０】
携帯端末機１０は、携帯端末機１０用アプリケーションが動作可能及び会議資料２０が閲覧可能であれば、デスクトップパソコン、ノートパソコン、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）等の機器を問わず、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｏｎ ｓｙｓｔｅｍ）についても、ＭＳ−Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）、Ｍａｃ ＯＳ（登録商標）等のパソコン用や、携帯端末用のｉＯＳ（登録商標）、Ａｎｄｒｏｉｄ（登録商標）、等のＯＳでも良い。また、入力装置もマウス、タブレット、タッチパネル、等の使用者が操作し端末機に入力できるもので有ればよい。本実施例では、小型で可搬型のタッチパネル入力形式を有する携帯端末機を例として説明する。
【００４１】
なお、携帯端末機１０と管理サーバ３及び発表用端末機５との命令の送受信等の処理は、実際には携帯端末機１０用アプリケーションを操作し実行するが、以降の説明において「アプリケーション」を省略し、「携帯端末機１０」を操作と記載する。
【００４２】
以下、会議システム１の運用に付いて図６乃至図９を用いて説明する。図６及び図７は会議を開催するにあたっての、各機器の設定、データベース３０への情報登録等の会議の事前準備を示し、図８及び図９は会議の開始から終了までの処理を示す。
［システム初期登録］
まず、図６及び図８について説明する。管理サーバ３、発表用端末機５、携帯端末機１０にそれぞれアプリケーションをインストールする（ステップＳ１）。発表用端末機５用アプリケーション及び携帯端末機１０用アプリケーションを最初に起動する場合は、管理者によって、各端末機を会議システムに登録する設定が必要になる。管理者は、会議システム１に係る管理及びメンテナンスを実施する者である。
【００４３】
まず、管理者は管理サーバ３で、携帯端末機１０の機器情報をデータベース３０の携帯端末機情報３６に登録する（ステップＳ２）。端末情報登録の項目は、端末機ＩＤ、識別子（管理上の名称）、等であり、端末機ＩＤは例えばＭａｃアドレス（Ｍｅｄｉａ Ａｃｃｅｓｓ Ｃｏｎｔｒｏｌ ａｄｄｒｅｓｓ）や、ＵＤＩＤ （Ｕｎｉｑｕｅ Ｄｅｖｉｃｅ Ｉｄｅｎｔｉｆｉｅｒ）など、各携帯端末機１０が判別できる固有の識別番号で有ればよい。
【００４４】
また、携帯端末機１０に携帯端末機１０用アプリケーションをインストール後に初回に起動すると、携帯端末機１０の画面には管理サーバ３への接続設定用画面（図示せず）が表示され、確認（ＯＫ）ボタンを押下することで、管理サーバ３に認証を要求する。この時、携帯端末１０の情報が管理サーバ３に登録される。管理者は、登録された携帯端末の一覧（図示せず）から端末を選択し、承認ボタンを押下することで当該端末の接続を許可する。管理サーバ３で承認されていない携帯端末機は、認証が拒否される（ステップＳ３）。このように、登録された端末のみが会議システム１にログイン可能となることで、未承認の、不明な携帯端末機１０からのアクセスを制限することができ、セキュリティが強化される。
【００４５】
［会議データ登録：会議情報の登録］
次に、会議情報の登録を行う。新しい会議が行われる場合、管理者は、管理サーバ３で「会議情報・管理画面」用の画面（図３参照）を表示させ、会議情報３１を登録する（ステップＳ４）。登録の内容は、会議名３１ａ、開催日時３１ｂ、開催場所３１ｃ、内容３１ｄ、等である。
【００４６】
［会議データ登録：会議資料の登録］
会議情報３１の登録が終了すると、会議資料２０を管理サーバ内の記憶領域に格納し、会議情報３１と関連づけを行う（ステップＳ５）。会議資料２０は、発表者から管理者へ受け渡される。受け渡しの手段は、媒体へ格納したもの、電子メールへの添付、社内ＬＡＮ等のネットワークを介したもの等、セキュリティ上の問題が生じなければ、どの様な手段でも良い。管理者は、「会議情報・管理画面」用の画面（図３参照）の資料追加ボタン３１ｇを押下し、前記受け渡された会議資料２０を指定することで、データベース３０に情報が登録される（ステップＳ５）。情報が登録されると、画面の会議資料欄３１ｆにファイル名、発表用資料名、変換結果等が表示される。一の会議で使用する会議資料２０は、１件又は、複数でも良い。複数の場合は、ステップＳ５を、会議資料の件数分を繰り返す。
【００４７】
［会議データ登録：会議資料のファイル形式変換］
次に、登録した会議資料のファイル形式が、会議システムで指定したファイル形式と異なる場合、会議システムで指定したファイル形式に変換する処理をおこなう（ステップＳ６）。それぞれの資料が異なるファイル形式で受け渡された場合、統一することで、システム全体の運用が容易となるからである。図３に示す会議資料欄３１ｆには、登録した会議資料のファイル名が表示されるため、その拡張子から、ファイル形式を判別できる。本実施例では、会議資料をＰＤＦ形式のファイルに変換する。変換する会議資料２０を指定し、（ＰＤＦ）変換ボタン３１ｊを押下することで、記憶領域にある会議資料２０のファイル形式をＰＤＦに変換し、データベース３０に登録されているファイル名を、変換後のファイル名に変更して記録し、会議資料欄３１ｆを変換後のファイル名、及び変換の結果を更新して表示する。ファイルの変換は、１ファイル毎に、又は複数ファイルを纏めて一度に変換しても良い。
【００４８】
［会議データ登録：表示期限登録］
次に、会議資料２０の表示期限３１ｅを入力する（ステップＳ７）。表示期限は、会議資料２０を携帯端末機１０上で閲覧可能な最終日時を設定する。携帯端末機１０は、起動時に当該携帯端末１０に保存されている会議資料２０の表示期限３１ｅを確認し、表示期限３１ｅが経過している場合は、会議資料２０を削除する。当該会議の終了予定時刻（年月日時分）後に設定すると好適である。
【００４９】
［会議データ登録：参加者登録］
次に、会議の参加者の情報をデータベース３０の参加者情報３３に登録する（ステップＳ８）。管理者は、管理サーバ３の参加者の登録用画面（図示せず）から、会議の参加者のデータを入力し、参加者情報３３として登録する。登録するデータは、氏名、役職名、所属、電子メールアドレス、ＩＤ、パスワード等である。ここでＩＤ、パスワードは、会議システムへのログインの認証に使用する為のものであって、会議毎の参加者を限定するものではない。参加者の登録を行うと、データベース３０内に記録され、参加者の管理画面の一覧表（図示せず）に表示される。登録した参加者のデータは、管理者が削除するまで有効であり、複数回の会議に用いることができる。
【００５０】
［会議事前準備：会議情報の選択］
まず、管理サーバ３の会議の管理画面（図示せず）から、開催する会議を選択する（ステップＳ９）。会議を選択することで、その会議が開催対象となる。本発明では開催対象とすることで、管理サーバ３から携帯端末機１０へ会議資料２０をダウンロードすることが可能となる。他の会議の資料を誤ってダウンロードしてしまうことを防止するためである。
【００５１】
［会議事前準備：携帯端末機の接続］
次に、携帯端末機１０を起動すると、携帯端末機１０は管理サーバ３に対して接続許可の要求を送信する。携帯端末機１０は無線ＬＡＮによって、無線ルータ７と交信を行い、ネットワーク２を経由し管理サーバ３に要求を送る。管理サーバ３はイベント駆動方式であるので、携帯端末機１０及び発表用端末機５からの命令を待ち続けている。管理サーバ３は命令に対して応答を返す。
【００５２】
管理サーバ３は認証要求をしてきた携帯端末機１０の端末機ＩＤがデータベース３０に登録されている場合、認証成功の応答を返信することで、携帯端末機１０は接続される（ステップＳ１０）。
【００５３】
［会議事前準備：ダウンロード実施］
携帯端末機１０と管理サーバ３の認証成功による接続が確立すると、管理サーバ３は、ステップＳ９で選択された会議情報３１及び、当該会議の会議資料２０を携帯端末機１０に送信する（ステップＳ１１）。携帯端末機１０は会議資料２０を、記憶領域に保存する。会議情報３１に複数の会議資料２０が記載されている場合は、携帯端末機１０が複数の総ての会議資料２０が携帯端末機１０へのダウンロードが終了したと判断した時点で、処理を終了する。なお、携帯端末機１０と管理サーバ３の接続と、会議資料２０のダウンロードは、事前に管理者が行うが、参加者が自己の所有する携帯端末機１０を使用する場合は、会議開始直前にネットワーク２に接続可能な会議室内で、参加者自身が行っても良い。
【００５４】
［会議開始］
続いて、会議の開始、会議中及び会議の終了に係る会議システム１の処理について図７及び図９を参照して説明する。会議は、ネットワーク２が構築されている会議室内で実施する。又は、企業の本社と支社など、遠隔地でもネットワーク２に接続可能な環境であればよい。
【００５５】
［会議開始：発表用端末機５の起動］
会議の開始にあたって、発表用端末機５を起動すると、自動的に管理サーバ３と交信を行い、発表一覧画面（図示せず）を表示する（ステップＳ２１）。前記発表一覧画面には、管理サーバ３のデータベース３０に登録されている会議の一覧が表示される。
【００５６】
［会議開始：携帯端末機１０の起動］
会議の参加者は会議会場において、会議で使用する携帯端末機１０を貸与されるか、又は携帯端末機情報３６に登録済みの自ら所有する携帯端末機１０を会議会場に持参して使用することができる。会議会場において、参加者が携帯端末機１０の電源を入れる（ステップＳ２２）と、携帯端末機１０が起動し、管理サーバ３と認証の通信を行い、携帯端末機１０が携帯端末機情報３６に登録済みの場合は認証が正常と判断され、「参加者認証画面」（図示せず）が表示される。また、携帯端末機１０が携帯端末機情報３６に未登録の場合は、管理者が管理サーバ３において、当該携帯端末機１０を登録することで、使用することができるようになる。
【００５７】
次に「参加者認証画面」では携帯端末機１０を使用する参加者のＩＤ、パスワードを入力し、データベース３０の参加者情報３３に登録された情報との照合を行う（ステップＳ２３）。照合により前記ＩＤ、パスワードが正しいと判定された場合は、参加者は認証され、管理サーバ３にログインをすることができる。管理サーバ３にログインする事で、参加者は当該会議に使用する、会議資料２０を閲覧することができ、また、発表用端末機５からの指示を受信することができる。この時、会議資料２０が複数ある場合は、一の資料を選択することで、選択された資料が閲覧可能になる。
【００５８】
［会議開始］
発表者は、発表一覧画面から自己の発表する会議を選択し、「発表」ボタンを押下することで、当該会議の資料を表示し、会議を開始する（ステップＳ２４）。この時、管理サーバ３から発表用端末機５への会議資料２０のダウンロードは行われないので、発表用端末機５に表示される会議資料２０は、管理サーバ３内に保存された会議資料２０を閲覧することとなる。
【００５９】
［会議中：会議資料のページめくり指示］
会議が開始されると、発表者は、会議の進行に合わせて、発表用端末機５に表示された会議資料２０を、入力装置を操作してページをめくる（ステップＳ２５）。この時の操作方法を「自動操作」モードと言う（図１１参照）。発表用端末機５は、ページめくりが行われると、管理サーバ３に「ページめくり」命令を送信する。管理サーバ３は命令を受信し、携帯端末機１０に「ページめくり」命令を転送する。携帯端末機１０は命令を受信すると、命令に記載されたページとなるように、会議資料２０のページを表示し、発表用端末機５と携帯端末機１０の会議資料２０は、同期し、同じページを表示する事となる（以下「同期」するという）。
【００６０】
会議中、参加者は操作方法を「手動操作」に切り替えることで、携帯端末機１０に表示されている会議資料２０を、参加者の任意のページに遷移することができる。「手動操作」中に発表用端末機５から「ページめくり」命令を受けた場合に、任意のページを表示している場合は、命令を無視して同期しなくても良い。また、会議資料２０が複数ある場合は、他の資料を、閲覧することもできる。
【００６１】
そして、携帯端末機１０には「同期」ボタン（図示せず）が用意され、押下することで、発表用端末機５の会議資料２０と表示ページを同期させることができる。この時、操作方法は「自動操作」に切り替わる。また、発表用端末機５に「強制同期」等のボタンを設け、押下することで総ての携帯端末機１０のページを、強制的に同期するようにしても良い。
【００６２】
［会議中：メモ情報データの作成］
図１２に示すように、参加者は、会議中に、携帯端末機１０に表示されている会議資料２０上に、「メモ入力」のボタンを押下することで、入力装置を用いて、メモを上書きすることができる（ステップＳ２６）。メモは、メモ情報データ４１として、会議資料２０とは別のファイルで作成され、会議資料２０に重ね合わされ、画面上の任意の位置に、任意の大きさ、色彩で書き込むことができる。本実施例ではタッチパネルを使用するので、指、スタイラスペンなどで手書き入力をすることができる。また、入力装置として、マウス、タブレット、キーボード等で入力をしても良い。
【００６３】
入力されたメモ情報データ４１は、メモが書かれた会議資料２０のページ、位置、大きさ等を記録し、携帯端末機１０の記憶領域に保存される。一度作成されたメモ情報データ４１は会議資料２０のページめくりを行っても、再度ページを表示させると、会議資料２０とメモ情報データ４１は重ねて表示され、あたかも実際の紙の資料に書き込んだように表示される。
【００６４】
また、参加者は携帯端末機１０の「資料一覧」ボタン押下を押下することで、他の資料を選択し、会議資料２０を切り替えて、同様に閲覧及び「メモ入力」をすることができる。
【００６５】
［会議終了］
会議の終了処理について図７及び図１０を参照して説明する。説明する。会議の終了は、発表者が発表用端末機５の「終了」ボタンを押下することで処理が開始となる（ステップＳ２７）。
【００６６】
発表用端末機５は、「終了」が実行されると、管理サーバ３に「終了」命令を送信する。管理サーバ３は命令を受信し、携帯端末機１０に「終了」命令を送信する。携帯端末機１０は命令を受信すると、メモ情報データ４１の有無を確認し、メモ情報データ４１がある場合は、管理サーバ３にメモ情報データ４１を送信する（ステップＳ２８）。管理サーバ３はメモ情報データ４１を受信し、記憶領域に保管し、データベース３０のメモ情報３４の情報を更新する。メモ情報３４は、参加者情報３３の、氏名、役職名、所属、電子メールアドレス、及び、会議情報３１の、会議名３１ａ、会議資料３１ｆを基に、メモ情報３４として、データベース３０に登録される。このように、メモ情報データ４１の作成者、会議名が判別可能なように、情報が保存される。保存が終了すると、携帯端末機１０にその旨が送信され、会議が終了する。
【００６７】
［会議資料削除］
次に、発表者は発表用端末機５の「資料削除」ボタンを押下することで携帯端末機１０に保存されている会議資料２０及び、メモ情報データ４１を削除する（ステップＳ２９）。携帯端末機１０内の各種資料を削除することで、情報の漏洩を防止するためである。
【００６８】
発表用端末機５は、「資料削除」が行われると、管理サーバ３に「資料削除」命令を送信する。管理サーバ３は命令を受信し、携帯端末機１０に「資料削除」命令を送信する。携帯端末機１０は命令を受信すると、会議資料２０を総て、及びメモ情報データ４１を記憶領域から削除する。携帯端末機１０が、電源ＯＦＦ状態、又はＬＡＮから接続が解除された等の「資料削除」命令を受信できなかった場合、次回の会議資料情報３２を管理サーバ３から取得し携帯端末機１０へ表示時に、携帯端末機１０の記憶領域から削除される。及び、該当時刻に電源ＯＦＦをしていた場合は、次回の携帯端末機１０の電源ＯＮ後に最初の会議資料一覧を表示した時点で会議資料２０の削除が実行される。
【００６９】
また、管理サーバ３に保存された会議資料２０は、管理者が図３に示す「会議情報・登録画面」を操作し、会議資料欄３１ｆから資料を選択して、資料削除ボタン３１ｈを押下することにより、手動で会議資料２０を会議情報３１から削除する。表示期限３１ｅの設定日時に管理サーバ３の会議資料２０を削除した場合は、管理サーバ３から携帯端末機１０に会議資料２０が残っているか調査する命令が携帯端末機１０に送信され、会議資料２０が残っている場合は、携帯端末機１０の会議資料２０が削除される。
【００７０】
［メモ情報付加会議資料の作成］
会議が終了すると、管理者は、会議の後処理として、管理サーバ３に保存されているメモ情報データ４１が存在する場合は、メモ情報データ４１と会議資料２０を合成し、各参加者に送付する。メモ情報データ４１と会議資料２０は別のファイルであるが、両者を重畳して合成し、１つの電子ファイルとし、画面上でメモを記入したときのように、あたかも直接会議資料２０に参加者が書き込んだように作成される。この合成作業の際、電子透かし等の、不正コピーやデータの改竄を見破る措置を施しても良い。このようにして合成し電子ファイルとして合成された資料は、メモ情報付加会議資料４２として管理サーバ３の保存領域に保管し、データベース３０のメモ情報付加会議資料情報３５に記録する。
【００７１】
また、参加者がメモを作成せずにメモ情報データ４１が存在しない場合は、メモ情報付加会議資料４２の作成は行われない。
【００７２】
［メモ情報データの送信］
このように、メモ情報データ４１が存在する参加者すべてのメモ情報付加会議資料４２を作成した後、管理者は、それぞれの参加者の指定した端末機に、それぞれの参加者が作成したメモ情報付加会議資料４２を、電子メールに添付して送付、又はネットワークドライブ等を経由したオンラインによるファイルの送信を行う。電子メールを送信する際の電子メールアドレスは、メモ情報３４に記載の電子メールアドレスを使用する。なお、媒体に保存して郵送／手渡し等によるファイルの送信をしてもよい。作成したメモ情報付加会議資料４２には、パスワード又は電子認証を付加し、セキュリティの強化に努めることが望ましい。これらの手段を用いて参加者は、会議資料２０に自分のメモを合成したメモ情報付加会議資料４２を入手することができる。
【００７３】
このように会議の参加者は、紙媒体の資料を会議中及び会議終了後においても使用することはなく、また、会議中のメモも電子データとして一元的に管理することができる。また、参加者が会議の前後において携帯端末機１０に会議資料２０を取込み及び削除する事無く、携帯端末機１０を使用することが可能なため、参加者への負担が減る。
【００７４】
［その他の実施例］
本発明に係る会議システムは、上記の実施例１以外にも、次のような機能を実装しても良い。
【００７５】
［会議中：電子付箋機能］
本会議システムの他の実施例として、参加者は会議中に、携帯端末機１０の画面に表示されている会議資料２０に重畳して、画面上で電子付箋を貼付する機能を実装しても良い。電子付箋は、紙の付箋のように、電子機器の画面に表示された資料に重ねて小紙片を貼付けて、位置のマークや、簡単なメモをすることができるプログラムの機能である。電子付箋は会議資料２０に重畳し、画面上の任意の位置に貼付することができる。貼付した電子付箋は、任意の位置、大きさ、色彩、変形及び電子付箋上に文字、記号を書き込むことができるようにしても良い。
【００７６】
電子付箋は、前記メモと合わせて一のメモ情報データ４１として、会議資料２０とは別のファイルで作成される。メモ情報データ４１は、電子付箋及びメモが書かれた会議資料２０のページ、位置、大きさ等を記録し、携帯端末機１０の記憶領域に保存される。一度作成されたメモ情報データ４１は会議資料２０のページめくりを行っても、再度ページを表示させると、会議資料２０とメモ情報データ４１は重ねて表示され、あたかも実際の紙の資料に付箋を貼付し、メモを書き込んだように表示される。
【００７７】
また、会議資料２０上の、メモ及び電子付箋は、メモ及び電子付箋一覧画面（図示せず）に纏めて表示することにより、総てのページ、位置等を確認することができる機能を実装しても良い。
【００７８】
また、電子付箋を含んで作成されたメモ情報データ４１は、メモのみからなるメモ情報データ４１と同様に、会議の終了処理にて管理サーバ３にメモ情報データ４１を送信し（ステップＳ２８）、管理サーバ３はメモ情報データ４１が存在する参加者すべてのメモ情報付加会議資料４２を作成した後、管理者は、それぞれの参加者の指定した端末機に、それぞれの参加者が作成したメモ情報付加会議資料４２を、電子メールに添付して送付、又はネットワークドライブ等を経由したオンラインによるファイルの送信を行う。
【００７９】
［動画資料］
本会議システムの他の実施例として、会議資料２０は、ＰＤＦ化した文章、静止画の資料のみならず、動画資料を用いても良い。動画のファイル形式は、発表用端末機５及び携帯端末機１０で再生可能な形式であれば、ＱｕｉｃｋＴｉｍｅ（登録商標）、ＭＰＥＧ（Ｍｏｖｉｎｇ Ｐｉｃｔｕｒｅ Ｅｘｐｅｒｔｓ Ｇｒｏｕｐ）等のどの様な形式でも良い。
【００８０】
管理者は、管理サーバ３の「会議情報・管理画面」用の画面（図３参照）の資料追加ボタン３１ｇを押下し、動画資料を指定することで、データベース３０に情報が登録される（ステップＳ５）。情報が登録されると、画面の会議資料欄３１ｆにファイル名が表示される。登録された動画資料は会議資料２０として扱われ、携帯端末機１０と管理サーバ３の接続が確立すると、管理サーバ３は、ステップＳ９で選択された会議情報３１及び、当該会議の動画資料を含む会議資料２０を携帯端末機１０に送信する（ステップＳ１１）。携帯端末機１０は動画資料を含む会議資料２０を、記憶領域に保存する。
【００８１】
また、会議中に、参加者は携帯端末機１０の「資料一覧」ボタン押下を押下することで、動画資料を選択し、他の会議資料２０を切り替えて、閲覧をすることができる。この時、動画資料についてはメモの入力を行うことはできず、メモ情報データ４１は作成されない。また、動画資料の削除については、他の会議資料２０と同様の処理（ステップS29、等）が行われる。
【００８２】
［アンケート投票機能］
例えば、携帯端末機１０と管理サーバ３とは相互に送信可能なので、携帯端末機１０にアンケートの投票機能を実装しても良い。投票後即時に管理サーバ３又は発表用端末機５で集計し、結果が集計できるような機能を備えても良い。
【００８３】
［会議資料閲覧制限機能］
例えば、社員の役職等や部署等に応じて、管理サーバ３から携帯端末機１０にダウンロード可能な資料の制限機能を備えても良い。参加者毎に必要な資料のみを提供することができる。
【００８４】
［セミナー等での使用］
実施例１は会議を想定して説明をしたが、本発明における会議システムは、会議のみならず、学校、セミナー等の講義にも使用する事ができる。その際、例えば、管理サーバ３から携帯端末機１０にダウンロード可能な資料について、有料資料又は無料資料等の制限機能を備えても良い。
【００８５】
［オフラインでの使用］
また、携帯端末機１０を管理サーバ３に未接続のオフライン状態においても、携帯端末機１０にダウンロードした資料を参照可能とする。その場合、オフライン状態用のＩＤ及びパスワード認証を実施することでセキュリティを確保する。
【００８６】
この発明は、その本質的特性から逸脱することなく数多くの形式のものとして具体化することができる。よって、上述した実施形態は専ら説明上のものであり、本発明を制限するものではないことは言うまでもない。
【符号の説明】
【００８７】
１ 会議システム
２ ネットワーク
３ 管理サーバ
５ 発表用端末機
７ 無線ルータ
９ プリンタ
１０ 携帯端末機
２０ 会議資料
３０ データベース
３１ 会議情報
３１ａ 会議名
３１ｂ 開催日時
３１ｃ 開催場所
３１ｄ 内容
３１ｅ 表示期限
３１ｆ 会議資料欄
３１ｇ 資料追加ボタン
３１ｈ 資料削除ボタン
３１ｊ （ＰＤＦ）変換ボタン
３２ 会議資料情報
３３ 参加者情報
３４ メモ情報
３５ メモ情報付加会議資料情報
３６ 携帯端末機情報
４１ メモ情報データ
４２ メモ情報付加会議資料
【特許請求の範囲】
【請求項１】
管理サーバと、発表用端末機と、携帯端末機及びネットワーク機器からなる会議システムにおいて、
前記管理サーバは、当該管理サーバに保存した資料を、接続を許可した前記携帯端末機に転送し、
前記発表用端末機及び前記携帯端末機は、前記資料を当該発表用端末機及び当該携帯端末機画面の画面に表示し、
前記携帯端末機の使用者は、前記携帯端末機に表示した前記資料に重畳する形式でメモを入力してメモデータを作成し、
前記携帯端末機は、会議終了後に前記メモデータを当該携帯端末から前記管理サーバに転送し、
前記管理サーバは、前記資料と前記メモデータを重畳した一の合成資料を作成し、当該合成資料を前記使用者が指定する端末機に送信すること
を特徴とする会議システム。
【請求項２】
前記合成資料は、前記管理サーバが、前記当該管理サーバに保存した資料及び、当該携帯端末から前記管理サーバに転送したメモデータとを、合成し作成すること
を特徴とする請求項１に記載の会議システム。
【請求項３】
前記合成資料は、前記管理サーバによって、電子メールへの添付、又はネットワークを経由した送信によって、前記携帯端末の使用者の指定する端末機に送信すること
を特徴とする請求項１又は請求項２に記載の会議システム。
【請求項４】
前記携帯端末機の画面に表示された、前記資料は、前記管理サーバによって中継された前記発表用端末機からの命令によって、前記命令を受信した前記携帯端末機上でページ送りが実行されること、
を特徴とする請求項１乃至請求項３の何れか１に記載の会議システム。
【請求項５】
前記ページ送りは、前記携帯端末機の画面に表示された前記資料と、前記携帯端末機の画面に表示された資料が、同期して、ページ送り及び表示が行われること
を特徴とする請求項１乃至請求項４の何れか１に記載の会議システム。
【請求項６】
前記携帯端末機に転送された前記資料は、前記管理サーバによって中継された前記発表用端末機からの命令又は、
前記管理サーバに設定された時刻の経過の判定によって、前記携帯端末機から削除されること、
を特徴とする請求項１乃至請求項５の何れか１に記載の会議システム。
【請求項１】
管理サーバと、発表用端末機と、携帯端末機及びネットワーク機器からなる会議システムにおいて、
前記管理サーバは、当該管理サーバに保存した資料を、接続を許可した前記携帯端末機に転送し、
前記発表用端末機及び前記携帯端末機は、前記資料を当該発表用端末機及び当該携帯端末機画面の画面に表示し、
前記携帯端末機の使用者は、前記携帯端末機に表示した前記資料に重畳する形式でメモを入力してメモデータを作成し、
前記携帯端末機は、会議終了後に前記メモデータを当該携帯端末から前記管理サーバに転送し、
前記管理サーバは、前記資料と前記メモデータを重畳した一の合成資料を作成し、当該合成資料を前記使用者が指定する端末機に送信すること
を特徴とする会議システム。
【請求項２】
前記合成資料は、前記管理サーバが、前記当該管理サーバに保存した資料及び、当該携帯端末から前記管理サーバに転送したメモデータとを、合成し作成すること
を特徴とする請求項１に記載の会議システム。
【請求項３】
前記合成資料は、前記管理サーバによって、電子メールへの添付、又はネットワークを経由した送信によって、前記携帯端末の使用者の指定する端末機に送信すること
を特徴とする請求項１又は請求項２に記載の会議システム。
【請求項４】
前記携帯端末機の画面に表示された、前記資料は、前記管理サーバによって中継された前記発表用端末機からの命令によって、前記命令を受信した前記携帯端末機上でページ送りが実行されること、
を特徴とする請求項１乃至請求項３の何れか１に記載の会議システム。
【請求項５】
前記ページ送りは、前記携帯端末機の画面に表示された前記資料と、前記携帯端末機の画面に表示された資料が、同期して、ページ送り及び表示が行われること
を特徴とする請求項１乃至請求項４の何れか１に記載の会議システム。
【請求項６】
前記携帯端末機に転送された前記資料は、前記管理サーバによって中継された前記発表用端末機からの命令又は、
前記管理サーバに設定された時刻の経過の判定によって、前記携帯端末機から削除されること、
を特徴とする請求項１乃至請求項５の何れか１に記載の会議システム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【公開番号】特開２０１２−１３３４９３（Ｐ２０１２−１３３４９３Ａ）
【公開日】平成２４年７月１２日（２０１２．７．１２）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２０１０−２８３７４５（Ｐ２０１０−２８３７４５）
【出願日】平成２２年１２月２０日（２０１０．１２．２０）
【出願人】（３９０００１４５４）ＮＥＣネッツエスアイ株式会社 (36)
【出願人】（５１０３２７２５３）株式会社ジークス (1)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２４年７月１２日（２０１２．７．１２）
【国際特許分類】
【出願日】平成２２年１２月２０日（２０１０．１２．２０）
【出願人】（３９０００１４５４）ＮＥＣネッツエスアイ株式会社 (36)
【出願人】（５１０３２７２５３）株式会社ジークス (1)
【Ｆターム（参考）】
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