コミュニケーション支援メールシステム

【課題】複数人による共同作業時の情報のやり取りに用いられるコミュニケーション支援メールシステムを提供することを課題とする。
【解決手段】メールの配信、蓄積機能を有するメールサーバ１と、データを蓄積するデータサーバ２と、メールサーバ１及びデータサーバ２を制御する管理サーバ３とを備え、複数人によって任務を遂行する際のコミュニケーションに用いられるコミュニケーション支援メールシステムにおいて、管理サーバ３が、任務遂行のための指示に対応して定義されるミッションの参加メンバーであるミッションメンバーを上記ミッションとともにデータサーバ３に記録し、メールが送信又は受信されると該メールがどのミッションに関するメールかを識別し、メールサーバ１を制御して上記メールをミッションメンバー全員に送信するメール送信機能を備える。

【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は複数人による共同作業時のコミュニケーションに用いられるコミュニケーション支援メールシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業等では、複数のメンバーが共同で任務を遂行することが多く、この際にメンバー間のコミュニケーション手段として用いられる有効なものの１つとして、電子メールがあげられる。電子メールは近年のインターネットの急速な普及により頻繁に利用されるようになり、これを用いれば電話と異なりコネクションレス型の非同期的な情報のやり取りが可能になるため、相手がいなくてもメッセージを送信しておいたり、相手からのメッセージを都合のよい時に閲覧したりすることができる。
【０００３】
しかし、電子メールは基本的に１対１の情報のやりとりを前提としており、３人以上のメンバー間でのコミュニケーションには適していないという欠点がある。この問題を解決するために、１つの任務遂行事項を１プロジェクトとして定義し、個々のプロジェクトにメールアカウントを対応させ、該メールアカウント宛に送信されてきた電子メールを、対応するプロジェクトのメンバー全員に転送する特許文献１に示す技術が公知となっている。この技術を用いれば、電子メールにより１対多、多対１、多対多のコミュニケーションを確立することが可能になる。
【特許文献１】特開２００３ー２２３３９５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特許文献１によれば、電子メールの「宛先：」の欄や「ＣＣ：」の欄の記載に関わらず、プロジェクトメンバー全員がプロジェクトメンバー間の電子メールを受信することができるが、プロジェクトメンバーに対応してメールアカウントが作成されるため、管理するプロジェクトの数が多くなるとメールアカウントの数が多くなるという問題がある。
【０００５】
また、プロジェクトを立ち上げる度にプロジェクトの作成作業を行う必要があり、手間がかかる他、プロジェクトメンバー以外の者とやりとりをする場合、プロジェクトメンバーにその者を追加する作業をしないと、その者ととのやりとりをプロジェクトメンバー間で共有できない。
【０００６】
さらに、メールアカウント作成のための特殊なシステムをＳＭＴＰサーバ、ＰＯＰサーバ又はＩＭＡＰサーバ等のメールサーバと密接に連動させて設ける必要があるため、例えば社内にある既存のメールサーバを用いてこのシステムを構築することが困難である。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するため本発明のコミュニケーション支援メールシステムは、第１にメールの配信、蓄積機能を有するメールサーバ１と、データを蓄積するデータサーバ２と、メールサーバ１及びデータサーバ２を制御する管理サーバ３とを備え、複数人によって任務を遂行する際のコミュニケーションに用いられるコミュニケーション支援メールシステムにおいて、管理サーバ３が、任務遂行のための指示に対応して定義されるミッションの参加メンバーであるミッションメンバーを上記ミッションとともにデータサーバ３に記録し、メールが送信又は受信されると該メールがどのミッションに関するメールかを識別し、メールサーバ１を制御して上記メールをミッションメンバー全員に送信するメール送信機能を備えたことを特徴としている。
【０００８】
第２に、メールサーバ１を介して送信又は受信されるメールを、データサーバ２に記録する機能を、管理サーバ３が備えたことを特徴としている。
【０００９】
第３に、データサーバ２に記録されたメールの属するミッションを該メール情報とともにデータサーバ２に記録する機能を、管理サーバ３が備えたことを特徴としている。
【００１０】
第４に、データサーバ２に記録されたメールが送信される元になった元メール情報を該メール情報とともにデータサーバ２に記録する機能を、管理サーバ３が備えたことを特徴としている。
【００１１】
第５に、メールサーバ１を介してメールが送信又は受信されると、上記メールの元になった元メールを識別し且つ元メールがどのミッションに属するかをデータサーバ２の情報を利用して識別することにより、上記メールの属するミッションを識別する機能を、管理サーバ３が備えたことを特徴としている。
【００１２】
第６に、メールサーバ１を介してメールが送信又は受信されると、上記メールのヘッタ情報から上記メールの元になった元メールを識別し且つ元メールがどのミッションに属するかをデータサーバ２の情報を利用して識別することにより、上記メールの属するミッションを識別する機能を、管理サーバ３が備えたことを特徴としている。
【００１３】
第７に、メールサーバ１を介してメールが送信又は受信されると、上記メールの宛先に上記メールの属するミッションのミッションメンバー以外のメンバーが含まれているか否かを識別し、ミッションメンバー以外のメンバーが含まれている場合にはその者を上記ミッションのミッションメンバーに追加する機能を、管理サーバ３が備えたことを特徴としている。
【００１４】
第８に、メールサーバ１を介したメールの送信によりミッションを開始又は終了させる機能を管理サーバ３が備えたことを特徴としている。
【００１５】
第９に、任務に対応して定義されるプロジェクトをデータサーバ２に記録し且つデータサーバ２に記録されたミッション情報にミッションの属するプロジェクトを記録する機能を、管理サーバ３が備えたことを特徴としている。
【００１６】
第１０に、メールサーバ１にメールアカウントを有するメンバーがプロジェクトを自由に作成できる機能を管理サーバ３が備えたことを特徴としている。
【００１７】
第１１に、メールサーバ１を介してメールが送信又は受信された場合に、上記メールの送信時間と、上記メールの元になった元メールの送信時間との差分を返信に要した返信時間としてデータサーバ２に記録する機能を、管理サーバ３が備えたことを特徴としている。
【００１８】
第１２に、メールサーバ１を介してメールが送信又は受信された場合に、上記メールの元になった元メールに対して上記送信又は受信メールが送信される以前に返信した返信メールがあるか否かを識別し、ある場合には上記返信メールのうちで最新の返信メールの送信時間と、上記送信又は受信メールの送信時間との差分を返信時間としてデータサーバ２に記録する機能を、管理サーバ３が備えたことを特徴としている。
【００１９】
第１３に、ミッションが終了される場合に、ミッションの開始から終了までの時間を計算し、各ミッションメンバーの返信時間の合計返信時間及び平均返信時間を計算し、各ミッションメンバーがミッション全体に占める作業時間の割合を合計返信時間と対応させて平均返信時間とともにタイムシェア情報としてデータサーバ２に記録する機能を、管理サーバ３が備えたことを特徴としている。
【００２０】
第１４に、管理サーバ３が、メンバーにユーザインターフェイス画面を提供する入出力手段２２を備えたことを特徴としている。
【００２１】
第１５に、入出力手段２２で生成されるメール作成画面の件名の欄３９に選択肢を設け、選択肢のなかから件名が選択されると、その件名に対応した本文が本文の欄４１に表示される機能を、管理サーバ３が備えたことを特徴としている。
【００２２】
第１６に、管理サーバ３が、件名の欄３９の選択肢のなかから件名を選んでメールを送信すると処理要求メールとして識別され、上記処理要求メールを入出力手段２２を介して閲覧すると処理要求に対応した内容の選択肢が処理の欄７６に表示されるように構成されたことを特徴としている。
【００２３】
第１７に、処理の欄７６から処理内容を選んでメールを返信すると、上記返信メールが処理メールとして識別され処理要求に対して処理が完了したことを認識する機能を、管理サーバ３が備えたことを特徴としている。
【００２４】
第１８に、入出力手段２２で生成されるメール作成画面の操作部６８，６９により日時指定をして日時指定メールを送信すると、データサーバ２に記憶されている送信者のスケジュールに上記日時指定メールの用件及び予定日時を追記する機能を、管理サーバ３が備えたことを特徴としている。
【００２５】
入出力手段２２で生成されるメール作成画面の操作部６８，６９により日時指定をして日時指定メールを送信すると、データサーバ２に記憶されている送信者のスケジュールに上記日時指定メールの用件及び予定日時を追記するとともに、日時指定メールを処理要求メールとして扱い該処理要求メールに対する処理メールが送信されるまではデータサーバ２に記憶されたスケジュールを仮スケジュールとして扱い、処理メールが送信されるとデータサーバ２に記憶されたスケジュールを確定スケジュールとして扱う機能を、管理サーバ３が備えたことを特徴としている。
【発明の効果】
【００２６】
上記のように構成される本発明のコミュニケーション支援システムによれば、任務遂行のための指示毎に定義されるミッションに対応してメールアカウントを作成する必要がなく、ミッションの数が増加してもメールアカウントの数が多くなることがない。そしてメールサーバが管理サーバやデータサーバとは別途独立して設けられているため、既存のメールサーバに、管理サーバ及びデータサーバを接続し、容易にコミュニケーション支援メールシステムを構築することができる。
【００２７】
また、送信又は受信メールの元になった元メールの情報によりミッションを識別するため、ミッションメンバー以外が送信したメールの元メールがミッションメンバーからの送信メールであれば、ミッションを識別することが可能であり、ミッションメンバー以外の者とのやり取りも特殊な作業を必要とせず、ミッションメンバー全員で共有することができる。
【００２８】
また、メールの宛先に新たなメンバーを記載するのみでミッションメンバーの追加ができるため、別途ミッションメンバーの追加作業をシステムサーバにアクセスして行う必要がなく、利便性は向上している。
【００２９】
さらに、メールの送信によりミッションを開始又は終了させることができるため、ミッションの開始作業又は終了作業をシステムサーバにアクセスして別途行う必要もない。この点においてもシステムの利便性が向上している。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３０】
以下図示する実施形態につき説明する。
図１は本発明のコミュニケーション支援メールシステムを適用したシステム全体の構成図である。本システムは、複数人が共同で任務を遂行する際、メンバー間のコミュニケーションに用いられるシステムであって、任務遂行のための１つの指示を１つのミッションとして定義し、ミッションを遂行するためにミッションメンバー間で行われる電子メールのやり取りを、ミッションメンバー全員で共有するためのシステムである。
【００３１】
なお、以下の説明において、「メール」とは電子メールを意味し、「メンバー」とは日常的に任務遂行の共同作業をする同一会社の社員等で本システムにユーザ登録されている者を意味し、「部外者」とはそのメンバー以外の者を意味するものとする。
【００３２】
本システムは、メールの配信、蓄積機能を有するメールサーバ１と、各種データを蓄積するデータサーバ２と、メールサーバ１及びデータサーバ２を制御する管理サーバ３とを備えている。
【００３３】
メールサーバ１は、ＳＭＴＰサーバ４と、ＰＯＰサーバ７及びメールスプール８を備えたメール受信部６とから構成される。ＳＭＴＰサーバ４は、メールをネットワーク上の別のＳＭＴＰサーバに配信するとともに、自身のアドレス宛に送られてくるメールをメールスプール８に保存する。メールサーバにメールアカウントを有する各ユーザは、ＰＯＰサーバ７を介してメールスプール８に蓄積されたメールをユーザ使用端末に取り込むことができる。なお、ＰＯＰサーバ７の他にＩＭＡＰサーバを用いてもよい。ＩＭＡＰサーバ７を用いることにより、上記各ユーザはメールスプール８に蓄積されたメールを、ユーザ使用端末に取り込むことなく使用端末から直接アクセスさせ、メールを閲覧することができる。
【００３４】
データサーバ２は、複数のデータテーブルを有するデータベース９と、データベース９を制御するデータベース制御手段１１とにより構成される。データベース９はリレーショナブルデータベースであり、メンバーを本システムの利用ユーザとして記録するユーザ管理テーブル１２と、後述するプロジェクト情報を記録するプロジェクト管理テーブル１３と、ミッション情報を記録するミッション管理テーブル１４と、メール情報を記録するメール管理テーブル１６と、後述するタイムシェア情報を記録するタイムシェア管理テーブル１７と、メンバーのスケジュール情報を記録するスケジュール管理テーブル１８とを備えており、本システムにおいては、ＭｙＳＱＬを用いている。データベース制御手段１１は、データベース制御部１９と、データベース制御部１９とデータベース９とを接続するデータベースコネクタ２１とからなる。
【００３５】
管理サーバ３は、ユーザインターフェイスを提供する入出力手段２２と、メールサーバを制御するメール制御手段２４と、各種アルゴリズムを実行して各部を管理する管理手段と２３とにより構成されている。
【００３６】
メール制御手段２４は、メールサーバ１の制御をするメール制御部２６と、メール制御部２６とメールサーバ１の受信メール部６とを接続する受信メールコネクタ部２８と、メール制御部２６とメールサーバ１のＳＴＭＰサーバ４とを接続する送信メールコネクタ部２７と、により構成されている。メール制御部２６は、管理手段２３からの指令に従いＳＭＴＰサーバ４にメール送信をさせる作業や、受信メール部６からメールを受信する作業を行う。
【００３７】
管理手段２３は、管理部２９と、管理部と接続される時刻管理部３１とからなる。時刻管理部３１は、後述するタイムシェア及びスケジュールに関する管理を行う。一方、管理部２９はそれ以外の全ての管理を行い、メール制御手段２４のメール制御部２６、及びデータサーバ２のデータベース制御手段１１のデータベース制御部１９と接続されている。
【００３８】
入出力手段２２は、入出力部３２と、入出力部３２と接続される入出力情報制御部３３とからなる。入出力部３２は、本システムではＷＥＢサーバにより構成され、ユーザにＨＴＭＬ画面を提供する。入出力情報制御部３３は管理手段２３の管理部２９、及びデータサーバ２のデータベース制御手段１１のデータベース制御部１９と接続され、ユーザからの情報を入出力部３２から取得し管理部２９及びデータベース制御部１９に伝達する他、管理部２９及びデータベース制御部１９からの情報をＨＴＭＬデータに変換し、入出力部３２であるＷＥＢサーバに伝え、メンバーの使用端末に表示する。
【００３９】
上記メールサーバ１が接続されているネットワークは、インターネット等のグローバルネットワークＮ１であり、管理サーバ３の入出力手段２２の入出力部３２が接続されているネットワークは、任務遂行をする社員等のメンバーがアクセス可能なメンバーネットワークＮ２である。
【００４０】
グローバルネットワークＮ１と、メンバーネットワークＮ２とを同一ネットアークにすることもできるが、セキュリティ面を考慮して、社内等の機密情報などが閲覧可能なメンバーネットワークＮ２は、グローバルネットワークＮ１とは隔離されているか、ファイヤウォールを介して接続されことが望ましい。
【００４１】
以上、本システムの全体構成について説明したが、コミュニケーション支援メールシステムは上記の構成に限定されるものではなく、例えばデータベース管理手段１１は管理サーバ３側に設けることも可能であるし、独立した形式で設けてもよい。
【００４２】
ミッションは新規メールを送信することにより開始され、終了メールを送信することにより終了される。図２〜７、１３〜１６に示す例では、本システムを利用するメンバーとして社員Ａ、社員Ｂ及び社員Ｃがいる他、これら社員の所属する会社の外注先として部外者である外注Ｄ及び回線業者Ｅがいる。
【００４３】
メンバーは全員本システムのメールサーバ１にメールアカウントを持っている必要があり、社員Ａ、社員Ｂ及び社員Ｃも本システムのメールサーバ１にメールアカウントをもっている。そして、このメールアカウント情報とともに各メンバーの情報がデータベース９のユーザ管理テーブル１２に記録されている。ネットワークに関しては、グローバルネットワークＮ１はインターネットであり、メンバーネットワークＮ２は社内のプライベートネットワークである。
【００４４】
図２は、メールの作成画面である。社員Ａは、社員Ｂ及び社員Ｃに「プログラム修正の件」についての指示が記載されたメールを送信しようとしており、同図に示す例では、送信者の欄３４には「社員Ａ」、宛先の欄３６には「社員Ｂ」、ＣＣの欄３７には「社員Ｃ」が記載されている。
【００４５】
件名１の欄３８には「プログラム修正の件」の件名が記載され、件名２の欄３９には何も記載されていない。本文の欄４１には指示の内容（図示しない）が記載されている。なお、件名１の欄３８は送信者が自由に文字を入力できるようになっており、件名２の欄３９については後述する。
【００４６】
件名１の欄３８に記載された件名と、件名２の欄３９に記載された件名とを足し合わせたものがミッション名、送信者の欄３４、宛先の欄３６、ＣＣの欄３７に記載されたメンバーがミッションに参加するミッションメンバー、送信者の欄３４のメンバーがミッションの管理者になる。本例ではミッション名が「プログラム修正の件」になり、ミッションメンバーが社員Ａ、社員Ｂ及び社員Ｃになり、ミッション管理者が社員Ａになる。
【００４７】
送信ボタン４２をクリックするとメールが送信され、「プログラム修正の件」ミッション４３が開始され、データベース９のミッション管理テーブル１４にミッション名ともにミッションメンバーが記録される。なお、このミッション４３へのアクセス件はミッションメンバーである社員Ａ、社員Ｂ及び社員Ｃに付与され、このミッション４３を終了させる権限は管理者である社員Ａのみに付与される。
【００４８】
図３は、ミッションに関するメール表示画面である。同図に示す例では、上記「プログラム修正の件」のミッション４３についての開始メール４３ａを受け取った社員Ｂは、この件に関する内容を記載した返事メール４３ｂを社員Ａに送信している。返事メール４３ｂを受け取った社員Ａは、了解メール４３ｃを社員Ｂに送信している。了解メール４３ｃを受け取った社員Ｂは外注先である外注Ｄに見積もりの依頼メール４３ｄを送信している。
【００４９】
依頼メール４３ｄを受け取った外注Ｄは見積もり及び納期時期を記載した案内メール４３ｅを社員Ｂに送信している。案内メール４３ｅを受け取った社員Ｂは、内容についての注文を記載した注文メール４３ｆを外注Ｄに送信している。注文メール４３ｆを受け取った外注Ｄは、訂正した見積もり及び納期時期を記載した訂正メール４３ｇを社員Ｂに送信している。訂正メール４３ｇを受け取った社員Ｂは、内容を了解した旨の最終了解メール４３ｈを外注Ｄに送信している。
【００５０】
この最終了解メール４３ｈに対して社員Ａは、ミッション名「プログラム修正の件」に関するミッションを終了させる終了メール４４ｉを送信し、該ミッションを終了させている。ミッションに関するメールは、ミッションを開始させる開始メール以外は、どの元メールに対する返信メールかが、データベース９のメール管理テーブル１６に、メール情報とともに記録されている。また、メール管理テーブル１６に記録する代わりに、メールのヘッタ情報に元メールの情報を付加しておいてもよい。
【００５１】
例えば図３に示す例では、終了メール４３ｉの元メールは最終了解メール４３ｈであり、最終了解メール４３ｈの元メールは訂正メール４３ｇであり、訂正メール４３ｇの元メールは注文メール４３ｆであり、注文メール４３ｆの元メールは案内メール４３ｅであり、案内メール４３ｅの元メールは依頼メール４３ｄであり、依頼メール４３ｄの元メールは了解メール４３ｃであり、了解メール４３ｃの元メールは返事メール４３ｂであり、返事メール４３ｂの元メールは開始メール４３ａである。
【００５２】
ミッションの関するメールの元メールを記録するには、その前にメールの元メールを識別する必要があるが、返信メールや転送メールの場合にはメールのヘッタ情報を読み込むことで元メールを識別できる。一方、それ以外の種類のメールでは、メンバーが入出力部から出力されるＨＴＭＬのインターフェイス画面よりミッションに関するメールを送信する際、送信元メールを選択させるようにする。
【００５３】
具体的にはミッションに関するメールをクリック等で選択しないと図２に示すようなメール作成画面を表示されないようにする手段が考えられる。例えば、図３に示す社員Ｂが社員Ａの了解メール４３ｃを受信した後、ミッションに関するメールを送信しようとした場合、社員Ｂが開始メール４３ａ、返事メール４３ｂ又は了解メール４３ｃの何れかをクリック等で選択しないとメール作成画面に開かないようにする。
【００５４】
他の手段としては、ミッションに関するメールを送信する際に元メールを選択する欄を設けて未選択の場合には送信ができないようにするような手段、転送や返信メールでないとミッションに関するメールを送信できないようにする手段等が考えられ、これらの組み合わせて用いる手段もある。
【００５５】
図３に示す表示画面は、左側の上にはミッションタイトル欄４４、その下にはミッション開始時刻欄４６及びミッション終了時刻欄４７が設けられている。右側にはミッション遂行のためのミッションメンバー間のやり取り及びミッションメンバーと部外者とのやり取りに関するメール４３ａ〜４３ｉが表示されている。
【００５６】
メールとそのメールに対する元メールの表示は、メールが元メールの下に表示され、元メールからメールに向かって矢印４８が表示されている。また、メールが元メールよりも右側にずらして表示され、ある程度右側にずれ込むと左側に折り返され表示され、この折り返されたメール４３ｅ，４３ｉに向かう上記矢印は省略されている。
【００５７】
以上、各メールが順を追って階層的に表示されたいわゆるスレッド表示となっており、各メールが関連付けされて整理された表示画面を、ミッションメンバーである社員Ａ、社員Ｂ及び社員Ｃの全員で見ることが可能になっており、ミッションメンバー間相互の円滑なコミュニケーションの助けになる。
【００５８】
次にミッション整理について説明する。各メンバーはミッションをプロジェクトという単位で整理する。ミッションは任務遂行のための指示に対応させるが、プロジェクトは任務に対応させて作成され、データベース９のプロジェクト管理テーブル１３に記録される。プロジェクトは各メンバーが任意に作成し、そのプロジェクトに関連するミッションを自身で選択してプロジェクト内に整理する。
【００５９】
例えば、前述の「プログラム修正の件」ミッション４３の他、メンバーの社員Ａ及び社員Ｂがミッションメンバーになっている「回線手配」ミッション４９がある場合、図４に示すように、社員Ａは「社内開発コード００１」プロジェクト５１及び「営業状況０５１５」プロジェクト５２を作成しており、上記２つのミッション４３，４９を「社内開発コード００１」プロジェクト５１内に整理している。
【００６０】
一方、社員Ｂは「プログラム関連」プロジェクト５３及び「設備関連」プロジェクト５４を作成しており、「プログラム修正の件」ミッション４３を「プログラム関連」のプロジェクト５３内に整理し、「回線手配の件」ミッション４９を「設備関連」プロジェクト５４に整理している。
【００６１】
このようにミッションをプロジェクトという単位で各メンバーが整理することにより、メンバー間の情報共有がさらに円滑化される。なお、各メンバーはプロジェクトの作成、削除、変更の他、プロジェクトを終了させることや、再開をさせることもできる。終了したプロジェクトは入出力部を介して表示される表示画面で一覧できるようになっている。
【００６２】
図５は、社員Ａの「社内開発コード００１」プロジェクト５１の表示画面を示す図面である。プロジェクトのプロジェクト名の欄５６及びプロジェクト作成日時の欄５７が上部に設けられ、その下に各ミッション４３，４９が区分けされて表示されている。また、まだ終了させていないプロジェクトを一覧に表示させることもできる。
【００６３】
図６は、社員Ａが終了させたプロジェクトの一覧表示画面を示す図面であり、プロジェクト５１，５２毎に、プロジェクト作成から終了までの期間を表示する期間の欄５８とタイムシェア表示ボタン５９とが設けられている。タイムシェアとは、ある任務遂行時間に占める各メンバーの作業時間割合を示すものであり、上記のタイムシェア表示ボタン５９を押すことで、プロジェクト内にあるミッションのミッションメンバー全員で構成されるプロジェクトメンバーのタイムシェア表示される。
【００６４】
図７は社員Ａの「営業状況０５１５」プロジェクト５２のタイムシェア表示画面であり、（Ａ）はミッション毎の各プロジェクトメンバーのタイムシェア及びプロジェクト全体の各プロジェクトメンバーのタイムシェアを示した表示画面であり、（Ｂ）はプロジェクトでの各プロジェクトメンバーの返信までに要した時間の平均を示した表示画面である。
【００６５】
また、表示方法は上記に限定されるものではなく、スケジュール等の組み合わせて表示させることもできるし、テキスト表示等にすることもでる。以上のようにプロジェクトメンバーの作業時間をビジュアル的に表示することで、他のプロジェクトメンバーの作業業況や、プロジェクトの進捗状況を容易に知ることができる他、社員の社内評価等にも利用できる。なお、タイムシェアの算出方法については後述する。
【００６６】
次に、本システムに関する処理手順について、メール送信処理と、メール受信処理と、タイムシェア計算処理と、ミッション終了処理とに分けて以下に説明する。図８に示すように、メール送信処理は図２のメール作成画面によりメールを作成し、送信ボタン４２を押すことで開始され、ステップＳ１に進む。ステップＳ１では、送信メールが既存ミッションに関するメールかどうかを識別し、既存ミッションである場合にはステップＳ２に進む。
【００６７】
ステップＳ２では、送信メールの宛先の欄３６及びＣＣの欄３７に記載された送信先に、該当ミッションのミッションメンバー以外でデータベース９のユーザ管理テーブル１２
に登録されているメンバーがいないかを識別し、いなければステップＳ３に進む。ステップＳ３では、送信メールをメール管理テーブル１６に記録し、ステップＳ４に進む。ステップＳ４では、管理部２９がメールサーバ１を介して該当ミッションのミッションメンバー全員に送信メールを送信し、処理が終了される。
【００６８】
ステップＳ１において、既存ミッションに関するメールでないと識別されると、ステップＳ５に進む。ステップＳ５では、新規ミッションを作成するため、前述した手段でミッション名及びミッションメンバーを決定し、ミッション管理テーブル１４にそのミッションのミッション名及びミッションメンバーを記録し、ステップＳ６に進む。ステップＳ６では、ステップＳ５で作成した新規ミッションが送信者のカレントプロジェクトに登録されるように、データベース９のプロジェクト管理テーブル１３の上記カレントプロジェクト情報を更新し、ステップＳ３に進む。
【００６９】
ステップＳ２において、ミッションメンバー以外でデータベース９のユーザ管理テーブル１２に登録されているメンバーが送信先に指定されている場合には、ステップＳ７に進む。ステップＳ７では、ミッション管理テーブル１４の該当ミッションの記録を更新し、上記メンバーをミッションメンバーに追加してステップＳ３に進む。なお、このステップＳ２→ステップＳ７によりミッションメンバーを追加するステップは、メールの受信処理の際に行わせてもよい。
【００７０】
なおステップＳ１において、メンバーが送信する送信メールからは、前述したようにその送信メールの元になった元メールが識別できるようになっており、送信メールの元メールが存在しない場合、この送信メールは新規ミッションの開始メールと識別される。一方元メールが存在する場合、この送信メールは既存のミッションに関するメールであると識別され、メール管理テーブル１６に記録された元メールの情報からどのミッションに関するメールかも識別できる。また、入出力部３２から入出力情報制御部３３を介して管理部２９に渡される情報を併せて利用することにより、さらに正確な新規ミッションの識別及び該当ミッションの識別をする。
【００７１】
以上のメール送信処理によって、ミッションメンバーの一人がそのミッションに関するメールを他のミッションメンバーに送信すると、その送信メールはミッションメンバー全員に自動的に送信される他、その送信メールが部外者宛である場合にも同様にミッションメンバー全員にその送信メールが送信されるため、部外者とのやり取りも含め、ミッションに関する情報をミッションメンバー間で共有できる。
【００７２】
次に、メール受信処理について説明する。メール受信処理については、本システム内からのメールの受信処理と、システム外からのメールの受信処理とに分けて説明する。なお、メールの受信処理をしても、本システムのメールサーバ１のメールスプール８にはメールデータを残しておき、メンバーが通常のメーラを用いてメールサーバ１にアクセスにしてメールを受信できるようにしておく。
【００７３】
図９に示すように、システム内からのメールが受信されると受信処理が開始され、ステップＳ８に進む。なお、メールの送信者がデータベース９のユーザ管理テーブル１２に登録されたメンバーからのメールである場合には、システム内からのメールと判断される。ステップＳ８では、受信メールがミッションに関するメールであるか否かを識別し、ミッションに関するメールであればステップＳ９に進む。ステップＳ９では、ミッションが既存ミッションである否かを識別し、ミッションが既存ミッションであれば、処理が終了される。
【００７４】
ステップＳ８において、ミッションに関するメールでないと識別されると、ステップＳ１０に進む。ステップＳ１０では、受信メールをシステム外のメールとして処理し、処理が終了される。ステップＳ９において、ミッションが既存ミッションでない新規ミッションと識別されると、ステップＳ１１に進む。ステップＳ１１では、データベース９のプロジェクト管理テーブル１３の情報が更新され、新規ミッションが受信者のカレントプロジェクトに登録され、処理が終了される。
【００７５】
ステップＳ８において、ミッションに関するメールか否かは、受信メールがデータベース９のメール管理テーブル１６内に記録されているか否かで識別できる。ミッションに関するメールではあれば、その受信メールは、前述した通り送信処理の際にメール管理テーブル１６に記録される。このため、受信メールがメール管理テーブル１６に記録されていなければミッションに関するメールではないと識別でき、記録されていればミッションに関するメールであると識別できる。
【００７６】
ステップＳ９においては、ミッションが既存ミッションであるか否かの識別、及び既存ミッションの場合、どのミッションに関するものかの識別が必要になるが、その識別手法は、前述したステップＳ１の際に用いる手法と同様である。なお、メンバーからメンバーに送信されるメールがミッションに関するメールでない場合とは、例えば、メール送信をする際に管理サーバの入出力部を介さずに通常のメーラを用いてメールを送信した場合などが考えられる。
【００７７】
一方、図１０に示すように、システム外からのメールが受信されると受信処理が開始され、ステップＳ１２に進む。なお、メールの送信者がデータベース９のユーザ管理テーブル１６に登録されていない部外者からのメールである場合、又は前述のシステム内からのメール受信処理のステップＳ１０においてシステム外のメールとして処理されたメールである場合にはシステム外からのメールと判断される。ちなみに、システム外からのメール受信処理がされる場合、受信メールが新規ミッションを開始させるメールである場合はなく、ミッションに関するメールは全て既存のミッションについてのメールとなる。
【００７８】
ステップＳ１２では、受信メールの元になった元メールが存在するか否かをメールのヘッタ情報等から識別し、元メールがあればステップＳ１３に進む。ステップＳ１３では、元メールがミッションに関するメールであるか否かを識別し、ミッションに関するメールであればステップＳ１４に進む。ステップＳ１４では、受信メールが該当ミッションのミッションメンバーの全員に送信されているかを識別し、送信されていればステップＳ１５に進む。ステップＳ１５では、受信メールをデータベース９のメール管理テーブル１６に記録し、処理が終了される。
【００７９】
ステップＳ１２において、受信メールの元メールが存在しないと識別されれば、ステップＳ１６に進む。ステップＳ１６では、受信メールを識別不可能な保留メールとして処理し、処理が終了される。ステップＳ１３において、受信メールの元メールがミッションに関するメールでないと識別されれば、ステップＳ１７に進む。ステップＳ１７では、受信メールをミッションと関係のない通常メールとして処理し、処理が終了される。
【００８０】
ステップＳ１４において、受信メールが該当ミッションのミッションメンバーの全員に送信されていないと識別されると、ステップＳ１８に進む。ステップＳ１８では、まだ未送信のミッションメンバー全員に受信メールを送信し、ステップＳ１５に進む。
【００８１】
なお、ステップＳ１６において、保留メールとして処理された受信メールは、そのメールを受信したメンバーが、ミッションに関するメールであるか否かの判断をする。ミッションに関するメールであると判断した場合には、上記メンバー自身が該当ミッションと、その受信メールの元になった元メールを特定し、管理サーバ３の入出力部３２を介して、データベース９のメール管理テーブル１６にそのメールの該当ミッション及び元メールを記録させる。ミッションに関するメールでないと判断した場合には、上記メンバー自身が入出力部３２を介して、通常のメールとして処理する。
【００８２】
以上のメール受信処理によって、新規ミッションの作成メールをメンバーが受信すれば、自動的にそのメンバーのカレントプロジェクトに登録されるため、メンバーはメールを受信するだけで、ミッションの開始を知ることができる。なお受信処理がされても、前述したようにメールスプール８のメールデータは消去されないため、通常のメーラにより、本システムのメールサーバ１にアクセスし、ミッションに関するメールを受信することができる。
【００８３】
また、部外者が送信したメール、又はメンバーが管理サーバ３の入出力部３２を介さず通常のメーラ等で送信したメールでも、所定の条件さえ満たされていれば該当ミッションを識別することができるため、ミッションメンバーの一人が受信した部外者からのメールでもミッションメンバー全員で共有することが可能になる。
【００８４】
さらに、ミッションを識別できない場合でも、保留メールとして処理し、受信者に判断及び処理を促すため、全てのメールをメンバーの最小限の労力で、各ミッションに振り分けられ、処理される。以上の送受信処理により、ミッション遂行のために行われるミッションメンバー間での情報のやり取り、及びミッションメンバーと部外者とのやり取り等をミッションメンバー間での共有化できるため、メンバー間での円滑なコミュニケーションを行うことができる。
【００８５】
次に、タイムシェア計算処理について説明する。タイムシェアとは任務遂行に際して、各メンバーが占める作業時間の割合を示すもので、メンバーがミッションに関するメールを受信してから、その受信メールに対して返信するまでの時間を、メンバーの作業時間として計算する。
【００８６】
図１１に示すように、タイムシェア計算処理は、ミッションに関するメールを受信した際に開始され、ステップＳ１９に進む。ステップＳ１９では、受信したメールの元になるメールが存在するか否かを識別し、存在すればステップＳ２０に進む。ステップＳ２０では、元メールに対して返信する初めてのメールか否かを識別し、初めてであればステップＳ２１に進む。ステップＳ２１では、受信メールの元メールの送信時間及び受信メールの送信時間を取得し、ステップＳ２２に進む。
【００８７】
ステップＳ２２では、元メールの送信時間と受信メールの送信時間の差分から受信メールの返信までに要した時間を計算し、ステップＳ２３に進む。ステップＳ２３では、データベース９のメール管理テーブル１６の受信メール情報に返信までに要した時間を記録し、処理を終了する。
【００８８】
ステップＳ１９において、受信メールの元メールが存在しないと識別されれば、ステップＳ２４に進む。ステップＳ２４では、返信までに要した時間を０に算出し、ステップＳ２３に進む。ステップＳ２０において、元メールに対して返信する初めてのメールでないと識別されると、ステップＳ２５に進む。ステップＳ２５では、元メールに対して返信したメールのうちで最新のメールの送信時刻と、受信メールの送信時刻とを取得し、ステップＳ２６に進む。ステップＳ２６では、上記２つメールの送信時間の差分を受信メールの返信までに要した時間とし、ステップＳ２３に進む。
【００８９】
なお、受信メールの元メールに対して返信したメールがあるか否かは、データベース９のメール管理テーブル１６に記録されているメールの中から、受信メールの上記元メールを元メールとしている他のメールがあるか否かにより識別することができる。すなわち、そのような他のメールがあれば、上記元メールに対して返信したメールがあると識別され、そのような他のメールがなければ上記元メールに対して返信したメールはないと識別される。
【００９０】
また、前述したようにミッションメンバーが自ら該当ミッションと、その受信メールの元になった元メールを特定し、管理サーバ３の入出力部３２を介して、データベース９のメール管理テーブル１６にそのメールの該当ミッション及び元メールを記録させる処理をした場合、該処理をしたメールの送信時間以降に送信された該当ミッションに関する各メールについては、再度タイムシェアの計算処理がされ、データベース９のメール管理テーブル１６の情報が更新される。ちなみに、タイムシェア計算処理はミッションに関するメールを送信した際に開始させてもよい。
【００９１】
次に、ミッション終了処理について説明する。ミッションを終了させる終了メールが送信されると、そのミッションに関するメールの情報等により、各ミッションメンバーのタイムシェアが計算される。図１２に示すように、ミッション作成者がミッション終了メールを送信することにより、ミッション終了処理が開始され、ステップＳ２７に進む。ステップＳ２７では、ミッションの終了から開始までの時間を計算し、データベース９のミッション管理テーブル１４に記録してステップＳ２８に進む。
【００９２】
ステップＳ２８では、ミッションに関する全てのメール情報をデータベース９のメール管理テーブル１６から取得し、ステップＳ２９に進む。ステップＳ２９では、上記のメール情報によりミッションメンバー毎に、返信に要した時間の合計時間及び平均時間を計算し、データベース９のタイムシェアテーブル１７に記録し、ステップＳ３０に進む。ステップＳ３０では、ミッションメンバー全員にミッションメールを送信し、ステップＳ３１に進む。ステップＳ３１では、ミッション終了処理がされ、処理が終了される。これら、データベース９のメール管理テーブル１６の時間情報及びタイムシェア管理テーブル１７の情報を用いて図７に示すような画面が表示できるようになる。
【００９３】
以上、本コミュニケーション支援メールシステムの基本的機能について説明したが、その基本的機能に付加される追加機能について以下に説明する。本システムでは、図１３に示すように、送信者が自由に文字を入力できる件名１の欄３７と、件名２の欄３８とを足し合わせたものがそのメールの件名になり、さらにはミッション名にもなる。
【００９４】
件名２の欄３９をクリックすると、予め用意された項目が表示され、その項目を選択すると本文の欄４１に、その件名に対応した内容が表示され、必要な事項について入力ができるようになる。図１３に示す例では、経理申請３９ａと、施設利用３９ｂと、見積３９ｃと、受注３９ｄと、発注３９ｅと、問合せ３９ｆとの６つの選択肢が用意されている。
【００９５】
そして、日時を指定する必要がある場合には、件名２の欄３９の右隣にある日時設定ボタン６８を押してカレンダー６９を表示させ、カレンダー６９の該当日をクリックして予定日の設定する。なお、予定日を設定すると時間を設定する画面（図示しない）も表示されるので、予定日時の設定もできる。なお、上記選択肢の他、社内ミーティング、社内待ち合わせ、顧客面接予定日時了解、完了、担当変更のお願い、業務終了又はクレーム処理等の選択肢を用意してもよい。
【００９６】
以上のように、件名２の機能を利用することで、件名２の欄３９の選択肢を選択することにより、メールの本文を作成されるため、メール作成の手間が大幅に軽減され、ミッションに関するメールでのやり取りがさらに手軽にできるようになる。
【００９７】
次に、上記の件名２の機能を利用した例について説明する。図１４は件名２の利用例を示すメール作成画面であり、件名１の欄３８には何も記載されておらず、件名２の欄３９では経理申請３９ａが選択されている。件名２の選択に対応して本文の欄４１には、宛先の欄３６に記載した経理担当者名に敬称を追加したものが文頭に記載され、金額の欄７１、日付の欄７２、使用者ｏｒ参加者の欄７３及び但し書きの欄７４が配置されており、各欄７１，７２，７３，７４には必要事項が記載されているか又は選択肢が用意されている。
【００９８】
上記メールは送信者に何らかの処理を求める処理要求メールであり、社員Ａが上記メールを経理担当者に送信すると、「経費申請」ミッションが開始されるとともに、上記メールを受信した経理担当者が入出力部３２を介して上記処理要求メールを閲覧すると、図１５に示すように、本文に処理の欄７６が追加された状態で表示される。
【００９９】
処理の欄７６には、内容について承認する選択肢である承認７６ａと、処理を確定される前に所定事項を確認する選択肢である確認メールの返信７６ｂと、承認を保留する選択肢である保留７６ｃとの３つの選択肢が容易されており、例えば経理担当者が承認７６ａを選択して返信ボタン７７を押すと、社員Ａには経理申請について承認した旨のメールが送信される。このメールは処理メールとなる。
【０１００】
この処理をさせるため、送信者が件名２で処理が求められるような項目（例えば、経理申請３９ａに関するもの）を選択し、メールを送信すると、前述した送信メールをメール管理テーブル１６に記録するステップＳ３において、送信メール情報とともにその処理要求メールの処理要求内容を併せて記録する。
【０１０１】
そして、上記の処理要求メールを受信した受信者が入出力部３２を介して上記処理メールを閲覧すると、メール管理テーブル１６の上記処理内容情報に対応した選択肢が用意され、本文に処理の欄７６として表示される。処理要求メールに対して処理メールを返信すると、処理メールがメール管理テーブル１６に記憶されるステップＳ３において、処理メール情報とともにその処理内容を併せて記録する。
【０１０２】
なお、処理要求メールに対して処理メールが返信されずに、通常のメールが返信されると、該通常のメールに処理の欄７６が設けられ、処理要求が承継される。この承継処理は、処理要求メールに対する処理メールが送信されるまで繰り返される。
【０１０３】
以上の手段により、送信メールが処理を要求する処理要求メールであることはシステムによって自動的に認識され、該処理要求メールに対応する処理内容がシステムによって選択形式で用意されてメール作成画面に表示され、これを利用して処理メールを返信すると処理の要求に対してどのような処理がされたのかをシステムによって自動的に認識できる。
【０１０４】
このため、図３のようにミッションに関するメール表示画面において、例えば処理要求内容及び処理内容を表示すれば、各ミッションメンバーは、メールの内容を見るまでもなく、他のミッションメンバーの作業状況を知ることできるようになり、ミッションメンバー間の情報のやり取りがさらに円滑化される。なお、処理の欄７６の選択肢は上記３つの選択肢７６ａ，７６ｂ，７６ｃに限定されるものではなく、拒否に関する項目等を加えてもよい。さらに、処理要求の内容に応じて、処理の内容に関する選択肢を変化させてもよい。
【０１０５】
次に、処理要求メールを利用したスケジュール自動生成手段について説明する。メンバーのスケジュールはデータベース９のスケジュール管理テーブル１８により管理され、スケジュール管理テーブル１８は、予定の名称である予定名、予定に参加する参加者、予定事項が行われる予定日時、及びスケジュールの確定しているか否かを示す確定情報の、少なくとも４つのフィールドを備えている。
【０１０６】
確定情報は、予定が仮の状態では１になり、予定が保留の状態では２になり、予定が確定した状態では３になる。図１３に示すメール作成画面に設けられた日時設定ボタン６８により前述したように日時を指定できるが、この作業をしてメールを送信すると、スケジュール生成処理が実行される。以下、その詳細について説明する。
【０１０７】
まず、日時設定ボタン６８により日時を指定し、メールを送信するとその送信メールは処理要求メールとして扱われ、ステップＳ３において前述の処理がなされるとともに、データベース９のスケジュール管理テーブル１８に、処理要求メールの件名１及び件名２を予定名、宛先の欄３４に記載したミッションメンバーを予定の参加者、日時設定ボタン１８により指定した日を予定日時とし、確定情報が１にされ、仮スケジュールが生成される。
【０１０８】
処理要求メールを受信したミッションメンバーは、そのメールに対して処理内容を指定して返信する。その処理内容としては前述の承認７６ａ、確認メールの返信７６ｂ及び保留７６ｃの選択肢の他、少なくとも非承認の選択肢を用意する。承認７６ａの処理メールを送信されると、送信処理の上記ステップＳ３において、スケジュール管理テーブル１８の該当スケジュールの確定情報が３に変更され、スケジュールが確定される。非承認の処理メールが送信されると、上記ステップＳ３において、スケジュール管理テーブル１８の該当スケジュールの情報が消去される。
【０１０９】
保留７６ｃの処理メールが送信されると、上記ステップＳ３において、スケジュール管理テーブル１８の該当スケジュールの確定情報が２に変更され、スケジュールが保留される。確認メールの返信７６ｂの処理がされると、スケジュール管理テーブル１８のデータの更新はされない。なお、保留７６ｃの処理メール、又は確認の返信メールの返信７６ｂの処理メールに対して返信メールを送る際には、処理の蘭７６が設けられ、処理要求が承継される。
【０１１０】
上記スケジュール自動生成手段によりスケジュールを確定する例につき説明する。図１６は、前述した図５の「回線手配の件」ミッション４９にスケジュール自動生成手段を用いた例を示す、ミッションに関するメール表示画面を表す図面である。社員Ａが社員Ｂに「回線手配の件」メール４９ａを送信してミッションが開始されている。上記メール４９ａは、送信時に社員Ａが日時設定ボタン６８を用いて日時を指定しており、回線工事の完了予定日の確定を求める処理要求メールとなっている。
【０１１１】
社員Ｂは上記処理要求メール４９ａに対して処理メールを送信せずに、回線業者Ｅに「回線手配の見積依頼」メール４９ｂを送信している。「回線手配の件」メール４９ａの処理要求メールに対して、「回線手配の見積依頼」メール４９ｂは、処理メールではないため「回線手配の件」メール４９ａの処理要求が承継されている。
【０１１２】
回線業者Ｅは「回線手配の見積依頼」メール４９ｂに対して、社員Ｂに「ＲＥ：回線手配の見積依頼」の返信メール４９ｃを送信している。回線業者Ｅは部外者であるため、上記返信メール４９ｃは処理メールではないため、処理要求が承継される。社員Ａは上記の返信メール４９ｃに対して予定日承認の処理メール４９ｄを社員Ｂに送信し、社員Ｂの「回線手配の件」についてのスケジュールが確定する。その後の社員Ａ、社員Ｂ及び回線業者Ｅとのメールのやり取りでは、メールのやり取りや一定期間に応じて随時予定日までの期間を示したカウントダウン７８が表示される。
【０１１３】
以上のスケジュール自動生成手段によれば、メールのやり取りの中で自動的にメンバーのスケジュールが生成され、確定されていくため、利便性が高い。また、ミッションの期限もスケジュールと組み合わせることで管理することが可能になり、円滑な任務遂行の助けになる。
【図面の簡単な説明】
【０１１４】
【図１】システム全体の構成図である。
【図２】メール作成画面を表す図面である。
【図３】ミッションに関するメール表示画面を表す図面である。
【図４】ミッションをプロジェクトで整理している状態を表す図面である。
【図５】プロジェクトに関するミッション表示画面を表す図面である。
【図６】プロジェクトの一覧表示画面を表す図面である。
【図７】タイムシェア表示画面であり、（Ａ）はミッション毎の各プロジェクトメンバーのタイムシェア及びプロジェクト全体の各プロジェクトメンバーのタイムシェアを示した表示画面であり、（Ｂ）はプロジェクトでの各プロジェクトメンバーの返信までに要した時間の平均を示した表示画面である。
【図８】メール送信処理を示すフロー図である。
【図９】メール受信処理を示すフロー図である。
【図１０】メール受信処理を示すフロー図である。
【図１１】タイムシェア計算処理を示すフロー図である。
【図１２】ミッション終了処理を示すフロー図である。
【図１３】メール作成画面を表す図面である。
【図１４】処理要求メールの作成画面を表す図面である。
【図１５】処理メールの作成画面を表す図面である。
【図１６】ミッションに関するメール表示画面を表す図面である。
【符号の説明】
【０１１５】
１メールサーバ
２データサーバ
３管理サーバ
２２入手力手段
３８件名１の欄（件名の欄）
３９件名２の欄（件名の欄）
４１本文の欄
６８日時設定ボタン（操作部）
６９カレンダー（操作部）
７６処理の欄

【特許請求の範囲】
【請求項１】
メールの配信、蓄積機能を有するメールサーバ（１）と、データを蓄積するデータサーバ（２）と、メールサーバ（１）及びデータサーバ（２）を制御する管理サーバ（３）とを備え、複数人によって任務を遂行する際のコミュニケーションに用いられるコミュニケーション支援メールシステムにおいて、管理サーバ（３）が、任務遂行のための指示に対応して定義されるミッションの参加メンバーであるミッションメンバーを上記ミッションとともにデータサーバ（３）に記録し、メールが送信又は受信されると該メールがどのミッションに関するメールかを識別し、メールサーバ（１）を制御して上記メールをミッションメンバー全員に送信するメール送信機能を備えたコミュニケーション支援メールシステム。
【請求項２】
メールサーバ（１）を介して送信又は受信されるメールを、データサーバ（２）に記録する機能を、管理サーバ（３）が備えた請求項１のコミュニケーション支援メールシステム。
【請求項３】
データサーバ（２）に記録されたメールの属するミッションを該メール情報とともにデータサーバ（２）に記録する機能を、管理サーバ（３）が備えた請求項２のコミュニケーション支援メールシステム。
【請求項４】
データサーバ（２）に記録されたメールが送信される元になった元メール情報を該メール情報とともにデータサーバ（２）に記録する機能を、管理サーバ（３）が備えた請求項３のコミュニケーション支援メールシステム。
【請求項５】
メールサーバ（１）を介してメールが送信又は受信されると、上記メールの元になった元メールを識別し且つ元メールがどのミッションに属するかをデータサーバ（２）の情報を利用して識別することにより、上記メールの属するミッションを識別する機能を、管理サーバ（３）が備えた請求項４のいずれかのコミュニケーション支援システム。
【請求項６】
メールサーバ（１）を介してメールが送信又は受信されると、上記メールのヘッタ情報から上記メールの元になった元メールを識別し且つ元メールがどのミッションに属するかをデータサーバ（２）の情報を利用して識別することにより、上記メールの属するミッションを識別する機能を、管理サーバ（３）が備えた請求項４又は５のコミュニケーション支援システム。
【請求項７】
メールサーバ（１）を介してメールが送信又は受信されると、上記メールの宛先に上記メールの属するミッションのミッションメンバー以外のメンバーが含まれているか否かを識別し、ミッションメンバー以外のメンバーが含まれている場合にはその者を上記ミッションのミッションメンバーに追加する機能を、管理サーバ（３）が備えた請求項１乃至６のいずれかのコミュニケーション支援システム。
【請求項８】
メールサーバ（１）を介したメールの送信によりミッションを開始又は終了させる機能を管理サーバ（３）が備えた請求項１乃至７のいずれかのコミュニケーション支援システム。
【請求項９】
任務に対応して定義されるプロジェクトをデータサーバ（２）に記録し且つデータサーバ（２）に記録されたミッション情報にミッションの属するプロジェクトを記録する機能を、管理サーバ（３）が備えた請求項１乃至８のいずれかのコミュニケーション支援システム。
【請求項１０】
メールサーバ（１）にメールアカウントを有するメンバーがプロジェクトを自由に作成できる機能を管理サーバ（３）が備えた請求項９のコミュニケーション支援システム。
【請求項１１】
メールサーバ（１）を介してメールが送信又は受信された場合に、上記メールの送信時間と、上記メールの元になった元メールの送信時間との差分を返信に要した返信時間としてデータサーバ（２）に記録する機能を、管理サーバ（３）が備えた請求項１乃至１０のいずれかのコミュニケーション支援システム。
【請求項１２】
メールサーバ（１）を介してメールが送信又は受信された場合に、上記メールの元になった元メールに対して上記送信又は受信メールが送信される以前に返信した返信メールがあるか否かを識別し、ある場合には上記返信メールのうちで最新の返信メールの送信時間と、上記送信又は受信メールの送信時間との差分を返信時間としてデータサーバ（２）に記録する機能を、管理サーバ（３）が備えた請求項１１のコミュニケーション支援システム。
【請求項１３】
ミッションが終了される場合に、ミッションの開始から終了までの時間を計算し、各ミッションメンバーの返信時間の合計返信時間及び平均返信時間を計算し、各ミッションメンバーがミッション全体に占める作業時間の割合を合計返信時間と対応させて平均返信時間とともにタイムシェア情報としてデータサーバ（２）に記録する機能を、管理サーバ（３）が備えた請求項１１又は１２のコミュニケーション支援システム。
【請求項１４】
管理サーバ（３）が、メンバーにユーザインターフェイス画面を提供する入出力手段（２２）を備えた請求項１乃至１３のいずれかのコミュニケーション支援システム。
【請求項１５】
入出力手段（２２）で生成されるメール作成画面の件名の欄（３９）に選択肢を設け、選択肢のなかから件名が選択されると、その件名に対応した本文が本文の欄（４１）に表示される機能を、管理サーバ（３）が備えた請求項１４のコミュニケーション支援システム。
【請求項１６】
管理サーバ（３）が、件名の欄（３９）の選択肢のなかから件名を選んでメールを送信すると処理要求メールとして識別され、上記処理要求メールを入出力手段（２２）を介して閲覧すると処理要求に対応した内容の選択肢が処理の欄（７６）に表示されるように構成された請求項１５のコミュニケーション支援システム。
【請求項１７】
処理の欄（７６）から処理内容を選んでメールを返信すると、上記返信メールが処理メールとして識別され処理要求に対して処理が完了したことを認識する機能を、管理サーバ（３）が備えた請求項１６のコミュニケーション支援システム。
【請求項１８】
入出力手段（２２）で生成されるメール作成画面の操作部（６８），（６９）により日時指定をして日時指定メールを送信すると、データサーバ（２）に記憶されている送信者のスケジュールに上記日時指定メールの用件及び予定日時を追記する機能を、管理サーバ（３）が備えた請求項１４乃至１７のいずれかのコミュニケーション支援システム。
【請求項１９】
入出力手段（２２）で生成されるメール作成画面の操作部（６８），（６９）により日時指定をして日時指定メールを送信すると、データサーバ（２）に記憶されている送信者のスケジュールに上記日時指定メールの用件及び予定日時を追記するとともに、日時指定メールを処理要求メールとして扱い該処理要求メールに対する処理メールが送信されるまではデータサーバ（２）に記憶されたスケジュールを仮スケジュールとして扱い、処理メールが送信されるとデータサーバ（２）に記憶されたスケジュールを確定スケジュールとして扱う機能を、管理サーバ（３）が備えた請求項１７のコミュニケーション支援システム。

【図１】