印刷管理装置、印刷制御方法、及び印刷制御プログラム
【課題】会議管理サービスと連携して会議参加者の必要とする資料を一括印刷する際に、個々の会議参加者が所望する印刷設定を集計し、会議参加者それぞれに対して、その会議参加者の所望する印刷設定での印刷を可能とする印刷管理装置を提供する。
【解決手段】サーバ15は、会議管理者が使用する管理者PC11、会議参加者が使用するユーザPC12〜14、プリンタ16〜18とネットワーク19を介して接続され、会議情報制御部151、印刷制御部152、会議情報DB153を備える。会議情報制御部151は、管理者PC11から受信した会議情報と会議参加者情報を会議情報DB153に登録し、登録した会議参加者情報に対応する各ユーザPC12〜14に前記会議情報に基づく会議案内を配信する。また、印刷制御部152は、各ユーザPC12〜16から受け付けた印刷設定に基づいて、前記会議情報に含まれる会議資料をプリンタ16〜18に印刷させる。
【解決手段】サーバ15は、会議管理者が使用する管理者PC11、会議参加者が使用するユーザPC12〜14、プリンタ16〜18とネットワーク19を介して接続され、会議情報制御部151、印刷制御部152、会議情報DB153を備える。会議情報制御部151は、管理者PC11から受信した会議情報と会議参加者情報を会議情報DB153に登録し、登録した会議参加者情報に対応する各ユーザPC12〜14に前記会議情報に基づく会議案内を配信する。また、印刷制御部152は、各ユーザPC12〜16から受け付けた印刷設定に基づいて、前記会議情報に含まれる会議資料をプリンタ16〜18に印刷させる。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、印刷管理装置、印刷制御方法、及び印刷制御プログラム、より詳細には、会議管理サービスと連携して会議参加者の必要とする会議資料の印刷を管理する印刷管理装置、印刷制御方法、及び印刷制御プログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
従来、会議を管理する会議管理サービスと連携して会議資料の印刷部数を管理する技術として、例えば、特許文献1に記載の印刷管理システムが知られている。この特許文献1に記載のシステムは、会議開催者が会議管理サービスに対して、会議情報および会議資料を登録すると、会議管理サービスは登録情報に基づいて会議参加予定者に対して召集連絡を行う。召集連絡を受けた会議参加予定者は、管理者の設けた期日内に会議資料の印刷要求を管理者に対して行う。管理者は会議参加者から送られてくる資料印刷要求を集計し、集計した部数だけ資料の一括印刷を行うというものである。
【0003】
上記従来システムによれば、会議参加予定者が必要とする部数だけ資料を印刷し、また、会議参加予定者自身が印刷できる部数を管理することで、会議で必要となる部数以上の印刷が行われるという無駄を省くと同時に、会議資料に対する機密性を保持することができる。
【特許文献1】特開2005−222467号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【0004】
しかしながら、上記特許文献1に記載の発明の場合、資料の一括印刷が管理者の設定した印刷設定(カラー設定/割付けの設定/両面設定など)で行われ、資料に対する印刷設定を会議参加者側で自由に希望することができない。
【0005】
このことは例えば、部署内において消耗品の過剰使用を防止するため、印刷枚数制限などが設けられているような会議参加者にとっては、資料の印刷枚数をできる限り減らすため、カラー設定・割付設定・両面設定などの印刷設定を適切に選択したい場合が考えられるが、上記のように管理者による設定で一括印刷されてしまうと、希望通りの印刷は不可能となる。
【0006】
ただし、特許文献1の場合、会議参加者側自身で印刷することを許可することもできる。しかし、資料の印刷部数は管理者によって管理されているため、会議参加者が自身に設定されている印刷枚数制限内で所望の部数を印刷することはできない。例えば、割付を2upにする代わりに、2部の資料を用意したい会議参加者がいた場合、1部しか印刷できないような設定になっていると、それは不可能となる。
【0007】
本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたものであり、会議管理サービスと連携して会議参加者の必要とする資料を一括印刷する際に、個々の会議参加者が所望する印刷設定を集計し、会議参加者それぞれに対して、その会議参加者の所望する印刷設定での印刷を可能とする印刷管理装置、印刷制御方法、及び印刷制御プログラムを提供すること、を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0008】
上記課題を解決するために、本発明の第1の技術手段は、会議管理者端末と会議参加者端末と印刷装置とにネットワークを介して接続可能な印刷管理装置であって、前記会議管理者端末から受信した会議情報と会議参加者情報を登録する会議情報登録手段と、該登録した会議参加者情報に対応する各会議参加者端末に前記会議情報に基づく会議案内を配信する会議案内配信手段とを備え、前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定に基づいて、前記会議情報に含まれる会議資料を前記印刷装置に印刷させることを特徴としたものである。
【0009】
第2の技術手段は、第1の技術手段において、前記会議案内配信手段は、前記各会議参加者端末へ会議案内を配信する際に、前記会議資料を、前記各会議参加者端末によりダウンロード可能な状態で添付することを特徴としたものである。
【0010】
第3の技術手段は、第1の技術手段において、前記会議管理者端末から受信した印刷装置の識別情報に基づいて、該印刷装置に設定可能な印刷設定の情報を取得する印刷設定情報取得手段を備え、前記印刷設定情報取得手段により取得された印刷装置の印刷設定情報を前記各会議参加者端末に送信することを特徴としたものである。
【0011】
第4の技術手段は、第3の技術手段において、前記印刷装置が複数の場合、前記印刷設定情報取得手段により取得された各印刷装置の印刷設定情報に基づいて、前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定情報を設定可能な印刷装置を検索する印刷装置検索手段を備えたことを特徴としたものである。
【0012】
第5の技術手段は、第1の技術手段において、前記会議管理者端末から受信した各印刷装置の識別情報に基づいて、該各印刷装置に設定可能な印刷設定の情報を取得する印刷設定情報取得手段を備え、前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定情報及び前記印刷設定情報取得手段により取得された各印刷装置の印刷設定情報に基づいて、前記会議資料を印刷させる印刷装置を決定することを特徴としたものである。
【0013】
第6の技術手段は、第1の技術手段において、印刷指示に応じて印刷ジョブを生成するジョブ生成手段を備え、前記ジョブ生成手段は、前記各会議参加者端末から受け付けた各印刷設定情報のうちで、ビットマップ展開処理が共通する印刷設定が複数ある場合、共通する印刷設定に基づいてビットマップ展開したデータを記憶し、該記憶したビットマップデータを用いて前記共通の印刷設定を持つ印刷ジョブを生成することを特徴としたものである。
【0014】
第7の技術手段は、会議管理者端末と会議参加者端末と印刷装置とにネットワークを介して接続可能な印刷管理装置による印刷制御方法であって、前記会議管理者端末から受信した会議情報と会議参加者情報を登録する会議情報登録ステップと、該登録した会議参加者情報に対応する各会議参加者端末に前記会議情報に基づく会議案内を配信する会議案内配信ステップと、前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定に基づいて、前記会議情報に含まれる会議資料を前記印刷装置に印刷させる印刷ステップとを有することを特徴としたものである。
【0015】
第8の技術手段は、第7の技術手段において、前記会議案内配信ステップは、前記各会議参加者端末へ会議案内を配信する際に、前記会議資料を、前記各会議参加者端末によりダウンロード可能な状態で添付することを特徴としたものである。
【0016】
第9の技術手段は、第7の技術手段において、前記会議管理者端末から受信した印刷装置の識別情報に基づいて、該印刷装置に設定可能な印刷設定の情報を取得する印刷設定情報取得ステップと、該取得された印刷装置の印刷設定情報を前記各会議参加者端末に送信する印刷設定情報送信ステップとを有することを特徴としたものである。
【0017】
第10の技術手段は、第9の技術手段において、前記印刷装置が複数の場合、前記印刷設定情報取得ステップで取得された各印刷装置の印刷設定情報に基づいて、前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定情報を設定可能な印刷装置を検索する印刷装置検索ステップを有することを特徴としたものである。
【0018】
第11の技術手段は、第7の技術手段において、前記会議管理者端末から受信した各印刷装置の識別情報に基づいて、該各印刷装置に設定可能な印刷設定の情報を取得する印刷設定情報取得ステップと、前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定情報及び前記印刷設定情報取得ステップで取得された各印刷装置の印刷設定情報に基づいて、前記会議資料を印刷させる印刷装置を決定する印刷装置決定ステップとを有することを特徴としたものである。
【0019】
第12の技術手段は、第7の技術手段において、印刷指示に応じて印刷ジョブを生成するジョブ生成ステップを有し、前記ジョブ生成ステップは、前記各会議参加者端末から受け付けた各印刷設定情報のうちで、ビットマップ展開処理が共通する印刷設定が複数ある場合、共通する印刷設定に基づいてビットマップ展開したデータを記憶し、該記憶したビットマップデータを用いて前記共通の印刷設定を持つ印刷ジョブを生成することを特徴としたものである。
【0020】
第13の技術手段は、第7乃至第12のいずれか1の技術手段における印刷制御方法を実行するための印刷制御プログラムである。
【発明の効果】
【0021】
本発明によれば、管理者が会議参加者に代わって、会議参加者が所望する印刷設定で印刷を行っておき、会議のために会議参加者が資料を印刷する手間を省くことが可能となる。また、ユーザ自身で自由に印刷設定を行って必要部数印刷することを許可することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【0022】
以下、添付図面を参照しながら、本発明に係わる印刷管理装置、印刷制御方法、及び印刷制御プログラムの好適な実施の形態について説明する。
【0023】
図1は、本発明の一実施形態に係る印刷管理システムの概要構成例を示す図である。図中、11は会議を開催する責任者が使用する会議管理者端末(以下、管理者PC)、12〜14は会議開催者(管理者)によって開かれる会議に招集される会議参加予定者(ユーザ)が使用する会議参加者端末(以下、ユーザPC)、15は本発明の印刷管理装置に相当する会議管理・印刷管理を行うサーバ、16〜18は会議資料を印刷するための印刷装置(プリンタA,B,C)、19はネットワークを示す。これらの管理者PC11、ユーザPC12〜14、サーバ15、プリンタ16〜18は、ネットワーク19を介して通信可能に接続される。サーバ15は、主な構成として、会議情報制御部151、印刷制御部152、会議情報DB153を備える。
【0024】
会議情報制御部151は、管理者PC11から受信した会議情報と会議参加者情報を会議情報DB153に登録し、登録した会議参加者情報に対応する各ユーザPC12〜14に、会議情報に基づく会議案内を配信する。また、印刷制御部152は、各ユーザPC12〜14から受け付けた印刷設定に基づいて、会議情報に含まれる会議資料をプリンタ16〜18に印刷させる。これにより、会議参加者が自身で印刷資料を会議までに用意・持参する手間を省くことができ、また、会議参加者は印刷要求の際に自身の都合に応じて印刷設定を選択することが可能となる。
【0025】
図1において、会議開催者により会議が開かれることになり、会議開催者は、管理者PC11を通して、予定する会議について、会議名・日時などの会議情報、添付資料、一括印刷に使用するプリンタをネットワーク19上にあるサーバ15に対して入力する(S1)。ただし、管理者が一括印刷に使用するプリンタを入力する際には、サーバ15上の印刷制御部152がネットワーク19上にある登録プリンタを検索し(S2)、管理者に対して使用可能プリンタを提示する(S3)。
【0026】
次に、サーバ15は、管理者からの会議名・日時などの会議情報の入力を受け付けると、会議情報制御部151が会議情報DB153に対して入力内容を登録する。このとき、印刷制御部152が管理者の登録したプリンタに対して問い合わせた可能印刷設定の情報(すなわち、プリンタに設定可能な印刷設定の情報、後述の図7参照)も会議情報DB153に登録される(S6,S7)。
【0027】
会議情報DB153に情報を登録した後、会議情報制御部151は、ユーザPC12〜14に対して案内を送付する(S4)。ユーザPC12〜14を介して案内を受け取ったユーザは会議に参加するか、資料が必要か、資料が必要な場合はどのような印刷設定を希望するかなどをサーバ105に対して入力する(S5)。このとき、会議情報制御部151は、会議情報DB153を参照し、ユーザの希望印刷設定の入力が登録プリンタで不可能である場合には、ユーザに再入力を促す。
【0028】
サーバ15はこのユーザからの入力を管理者の設定した期日まで受け付ける。管理者の設定した期日が来ると、会議情報制御部151は管理者PC11に対して設定した期日が来たことを通知する(S8)。通知を受けた管理者は管理者PC11を通じて会議情報DB153にアクセスして会議情報を参照し、問題なければ、一括印刷の指示を行う(S9)。管理者PC11からの一括印刷指示を受けた印刷制御部152は、印刷ジョブを指定されたプリンタに対して送信し、各プリンタより印刷が行われる(S10)。
【0029】
図2は、図1に示した印刷管理システムを構成する各機器の機能ブロック図である。印刷管理システムは、ネットワーク19を介して接続された管理者PC11、ユーザPC12、サーバ15、プリンタ16〜18から構成される。
【0030】
管理者PC11は、設定入力部111、設定表示部112、制御部113、及びI/F114を備える。設定入力部111は管理者が入力を行うためのI/Fであり、キーボード、マウスなどで構成される。設定表示部112は各種情報を表示するためのI/Fであり、ディスプレイで構成される。制御部113は、会議情報入力部113a、会議情報受信部113bを備え、CPU、メモリなどで構成される。このメモリには、会議情報入力部113a、会議情報受信部113bとしての機能を実行するためのプログラムが格納され、CPUにより適宜読み出されて実行される。会議情報入力部113aは管理者からの入力を受け付けて、I/F114を介してサーバ15に情報を登録する。会議情報受信部113bは管理者がサーバ15上にある情報を参照する際に、I/F114を介してサーバ15からの情報を受信する。
【0031】
ユーザPC12は、設定入力部121、設定表示部122、制御部123、及びI/F214を備える。設定入力部121はユーザが入力を行うためのI/Fであり、キーボード、マウスなどで構成される。設定表示部122は各種情報を表示するためのI/Fであり、ディスプレイで構成される。制御部123は、会議参加入力部123a、会議連絡受信部123bを備え、CPU、メモリなどで構成される。このメモリには、会議参加入力部123a、会議連絡受信部123bとしての機能を実行するためのプログラムが格納され、CPUにより適宜読み出されて実行される。会議参加入力部123aはユーザからの入力を受け付けて、I/F124を介してサーバ15に情報を登録する。会議連絡受信部123bはI/F124を介してサーバ15からの会議連絡を受信する。また、ユーザの情報参照に応じて、I/F124を介してサーバ15から必要な情報を受信する。
【0032】
サーバ15は、大きく分けて、制御部150、記憶部154、及びI/F155を備える。制御部150は、会議情報制御部151、印刷制御部152を備え、CPU、メモリなどで構成される。このメモリには、会議情報制御部151、印刷制御部152としての機能を実行するためのプログラムが格納され、CPUにより適宜読み出されて実行される。記憶部154は会議情報DB153を備え、ハードディスクなどで構成される。
【0033】
会議情報制御部151は、入力管理部151a、会議情報登録部151b、会議情報連絡部151c、会議情報参照部151d、及び会議情報送信部151eを備える。入力管理部151aは管理者PC11、ユーザPC12からの入力を受け付け、入力内容によってどの機能ブロックに対して処理を行わせるかを判断し、処理を振り分ける。
会議情報登録部151bは、本発明の会議情報登録手段に相当し、管理者PC11及びユーザPC12からの会議情報の入力に対して、その会議情報や会議参加者情報を会議情報DB153に書き込んで登録する。
【0034】
会議情報連絡部151cは、本発明の会議案内配信手段に相当し、会議情報DB153の会議参加者情報に対応する各ユーザPCに対して会議の案内を配信する。会議情報連絡部151cは、各ユーザPCへ会議案内を配信する際に、会議情報に含まれる会議資料を、各ユーザPCによりダウンロード可能な状態で添付するようにしてもよい。この場合、印刷要求を会議管理サービスに要求する代わりに、ユーザPCに会議資料をダウンロードして、ユーザ自身の登録しているプリンタで印刷することもできるため、通常の印刷同様、ユーザ自身の都合に応じた会議資料の印刷が可能となる。
会議情報参照部151dは会議情報DB153を参照し、会議情報DB153に登録された各種情報を抽出する。
会議情報送信部151eは管理者PC11、ユーザPC12からの会議情報参照要求に対して、会議情報を送信する。
【0035】
印刷制御部152は、印刷プリンタ管理部152a、プリンタ情報参照部152b、印刷指示部152c、及びジョブ生成部152dを備える。印刷プリンタ管理部152aは、ユーザの印刷可能プリンタの抽出やユーザの希望印刷設定が可能かどうかなどの判断を行う。
プリンタ情報参照部152bは、本発明の印刷設定情報取得手段に相当し、ネットワーク19上にある登録プリンタを参照し、各プリンタの可能印刷設定を参照する。すなわち、プリンタ情報参照部152bは、管理者PC11から受信した登録プリンタの識別情報に基づいて、登録プリンタに設定可能な印刷設定の情報を、登録プリンタから取得する。この場合、取得した登録プリンタの印刷設定情報を各ユーザPCに送信するようにしてもよい。これにより、ユーザは登録プリンタの設定可能な範囲内で印刷設定することができる。
【0036】
印刷プリンタ管理部152aは、本発明の印刷装置検索手段に相当し、登録プリンタが複数の場合、プリンタ情報参照部152bにより取得された各登録プリンタの印刷設定情報に基づいて、各ユーザPCから受け付けた印刷設定情報を設定可能な印刷装置を検索する機能を備える。このように、管理者PC11が登録したプリンタが複数あるならば、ユーザの希望印刷設定に合うプリンタを見つけることができる。
【0037】
また、印刷プリンタ管理部152aは、各ユーザPCから受け付けた印刷設定情報及びプリンタ情報参照部152bにより取得された各プリンタの印刷設定情報に基づいて、会議情報に含まれる会議資料を印刷させるプリンタを決定するようにしてもよい。これにより、多くのプリンタに印刷させると時間がかかるため、できるだけ同一又は類似の印刷設定は同一のプリンタで印刷できるようにして、印刷するプリンタの数を少なくすることができる。
【0038】
印刷指示部152cは管理者から一括印刷指示を受け、ジョブ生成部152dに対して印刷の指示を行う。
ジョブ生成部152dは印刷指示部152cからの印刷指示を受け付け、印刷のジョブを生成し、生成した印刷ジョブを各プリンタに送信する。このとき管理者の設定したプリンタの中で、できるだけ効率のよい印刷が行われるよう制御がなされる。例えば、ジョブ生成部152dは、各ユーザPCから受け付けた各印刷設定情報のうちで、ビットマップ展開処理が共通する印刷設定(カラー設定、割付設定など)が複数ある場合、共通する印刷設定に基づいてビットマップ展開したデータを記憶し、記憶したビットマップデータを用いて共通の印刷設定を持つ印刷ジョブを生成してもよい。これにより、一括印刷を行う際に、同一のビットマップが使用できる印刷設定が複数ある場合は、同一のビットマップから共通の印刷設定を持つ印刷ジョブを生成するようにし、各ユーザの印刷設定毎にビットマップ展開せずに、効率的に処理を行うことができる。
【0039】
会議情報DB153は、ハードディスクなどの記憶部154に記憶され、後述の図6に示すように、管理者から入力される会議情報およびユーザから入力される情報を登録する。
【0040】
図3は、図2に示したシステム構成によって管理者がユーザからの資料印刷要求を集計し、一括印刷を行うときの全体の処理動作の一例を説明するためのフロー図である。本例において、サーバ15を含む印刷管理システムにより本発明の印刷制御方法が実行される。
まず、会議情報制御部151内の入力管理部151aは、管理者からの入力が行われるか否かを監視する(ステップS11)。
ここで、管理者が管理者PC11を通してサーバ15に対する会議情報入力処理を行うと(YESの場合)、この会議情報登録処理が開始される。また、管理者から会議情報の入力がなければ(NOの場合)、ステップS11で入力待ち状態に移行する。
【0041】
管理者からの会議情報入力処理を受け付けた入力管理部151aは、会議情報登録部151bに通知し、通知を受けた会議情報登録部151bが会議情報DB153に対して会議情報の登録を行う(ステップS12)。
【0042】
次に、管理者によって登録された会議情報に基づき、会議情報連絡部151cは、会議参加予定者であるユーザに対して、会議の案内を送信する(ステップS13)。
そして、入力管理部151aはユーザからの入力を受け付け、会議情報登録部151bに対して、入力内容による会議情報DB153の更新の依頼を行なう(ステップS14)。
【0043】
次に、入力管理部151aは管理者の設定した返信登録期限が経過していないか監視する(ステップS15)。
ここで、管理者の設定した返信登録期限が経過している場合(YESの場合)、ユーザからの入力を停止し、会議情報送信部151eは管理者PC11に対して設定した期限がきたことを通知する(ステップS16)。一方、管理者の設定した返信登録期限が経過していない場合(NOの場合)、ステップS14に戻り処理を繰り返す。
【0044】
ステップS15でYESの場合、通知を受けた管理者は管理者PC11の設定表示部112を通して会議情報DB153を参照し、ユーザの会議参加状況・印刷資料の希望印刷設定などを確認し、一括印刷の指示を設定入力部111を通して入力する。会議情報入力部113aを通じて入力管理部151aが一括印刷の指示を受け付け、印刷制御部152に印刷の指示を行う。指示をうけた印刷制御部152は登録プリンタによって資料の一括印刷を行なう(ステップS17)。要求のあった全ての印刷が終了したら、全体の処理は終了する。
【0045】
図4は、図3に示した全体処理フローにおいて、管理者による入力内容を会議情報DB153に登録する処理(ステップS12)の動作例を説明するためのフロー図である。また、図5は管理者が会議情報を入力するときの会議情報入力画面の一例を示し、図6は管理者によって会議情報DB153に登録された会議情報の例を示し、図7は管理者によって登録された印刷使用プリンタのもつ機能一覧の例を示した図である。これらを用いて、図4に示した処理を説明する。
【0046】
管理者は、図5に示す会議情報入力画面内の会議設定項目201に対して、管理者PC11の設定入力部111および設定表示部112を用いて、会議情報の入力を行う。入力された内容が会議情報入力部113aによってサーバ15に送られる。サーバ15の入力管理部151aは入力された内容を受け付け、会議情報登録部151bが会議情報DB153への登録を行なう(ステップS21)。
【0047】
次に、管理者は図5に示す会議情報入力画面内の会議招集者(会議案内送付先)設定項目202に対して、管理者PC11の設定入力部111および設定表示部112を用いて、会議に召集する人間の情報を入力する。入力された内容が会議情報入力部113aによってサーバ15に送られる。サーバ15の入力管理部151aは入力された内容を受け付け、会議情報登録部151bが会議情報DB153への登録を行なう(ステップS22)。
【0048】
次に、管理者は会議情報入力画面内の使用プリンタの設定項目203に表示されているプリンタの中から、一括印刷時に使用するプリンタを選択する。使用プリンタの設定項目203に表示するプリンタは、印刷プリンタ管理部152aによって検索された、ネットワーク19上にある管理者が利用可能なプリンタである。サーバ15の入力管理部151aは入力された内容を受け付け、会議情報登録部151bが会議情報DB153への登録を行なう(ステップS23)。
【0049】
次に、印刷プリンタ管理部152aは、プリンタ情報参照部152bを通して、入力された印刷使用プリンタで印刷することのできる印刷設定項目の全てを抽出する(ステップS24)。
【0050】
そして、上記印刷設定項目の中で印刷設定項目数を最大数もつプリンタをデフォルトプリンタとして登録する(ステップS25)。以上により、管理者の入力内容を会議情報DB153に入力する処理が終了する。会議情報入力の例として、図5に示すように行なわれたとき、図6に示すような会議情報が会議情報DB153に登録される。
【0051】
また、図7に示す登録プリンタ一覧401に示すように、管理者の登録した印刷使用プリンタは、それぞれ、プリンタA:カラー設定(2通り)×Nup(4通り)×両面設定(2通り)×ステープル設定(2通り)×パンチ設定(2通り)=64通り、プリンタB:カラー設定(2通り)×Nup(4通り)×両面設定(2通り)=16通り、プリンタC:カラー設定(1通り)×Nup(4通り)×両面設定(2通り)×パンチ設定(2通り)=16通り、の印刷設定を持っているので、最大の印刷設定数を持つプリンタAがデフォルトプリンタとして選択され、図6に示すデフォルトプリンタ項目301が決定される。
【0052】
図8は、図3に示した全体処理フローにおいて、会議情報連絡部151cが管理者によって入力・登録された会議情報を会議参加予定者に配信する処理(ステップS13)の動作例を説明するためのフロー図である。また、図9は連絡を受けた会議参加予定者がユーザPC12を通して、会議情報の詳細を確認、会議への参加・不参加、資料の印刷を希望するときの希望印刷設定の入力などを行うための画面例を示す図である。
【0053】
まず、会議情報連絡部151cは、会議情報参照部151dを通して、図6に示した会議情報DB153に登録された会議参加予定者を抽出する(ステップS31)。
次に、図6に示した会議情報DB153に登録されたデフォルトプリンタのデフォルト初期設定を抽出する(ステップS32)。ここで、デフォルトプリンタの初期印刷設定とは、そのプリンタのもつデフォルト設定である。
【0054】
上記2つの情報に基づいて図9に示す、会議参加予定者入力用画面を生成する(ステップS33)。この会議参加予定者入力用画面は、会議詳細501、参加の登録502、印刷設定の登録503の各項目で構成される。
次に、会議情報連絡部151cは、上記会議参加予定者入力用画面にアクセスするための案内を送信し、処理を終了する(ステップS34)。
【0055】
図10は、図3に示した全体処理フローにおいて、会議情報登録部151bが会議参加予定者からの入力に従って会議情報DB153を更新する処理(ステップS14)の動作例を説明するためのフロー図である。図11は会議参加予定者の入力に従って更新される会議情報DB153の一例を示す図である。この会議情報DB153は、管理者によって入力された会議情報である、会議名601、会議日時602、会議場所603、返信期限604、残り日数605を反映し、また、会議参加予定者からの入力である会議参加情報606、資料印刷要求の有無607を反映している。資料の印刷項目608は管理者が印刷を終了したかどうかを示すものである。
【0056】
まず、会議情報制御部151内の入力管理部151aは、会議参加予定者からの入力が行われるか否かを監視する(ステップS41)。
ここで、会議参加予定者がユーザPC12を通してサーバ15に対する会議情報入力処理を行うと(YESの場合)、この会議情報DB153の更新処理は開始される。一方、会議参加予定者から会議情報の入力がない場合(NOの場合)、ステップS41で入力待ち状態に移行する。
【0057】
会議参加予定者は、図8に示した処理によって生成されたユーザ入力画面(図9に示す)にアクセスし、まず、会議詳細項目501を確認する。会議詳細項目501にある添付ファイルは管理者が登録した、この会議で使用する資料であり、ユーザPC12にダウンロードすることが可能である。次に会議参加予定者は、参加の登録項目502で参加・不参加の入力、および、参加の場合は資料の印刷を希望するかどうかを入力する。入力管理部151aは、この会議参加予定者からの入力内容によって次のように処理を分岐させる(ステップS42〜ステップS47)。
【0058】
まず、入力管理部151aは会議参加予定者からの入力が会議参加の入力かどうかで処理を分岐させる(ステップS42)。会議参加予定者からの入力が参加の入力であるとき(ステップS42でYESの場合)、会議参加予定者からの入力が資料印刷を希望する入力かどうかで処理を分岐させる(ステップS45)。また、会議参加予定者からの入力が不参加の入力であるとき(ステップS42でNOの場合)、図11に示す会議情報DB153の会議参加情報項目606のうち、不参加者の項目を1つ増やし、また、未回答者の項目を1減らし(ステップS43)、処理を終了させる(ステップS44)。
【0059】
次に、ステップS45において、会議参加予定者からの入力が資料印刷を希望する入力のとき(ステップS45でYESの場合)、希望印刷設定の変更があるかどうかで処理を分岐させる(ステップS48)。また、会議参加予定者からの入力が資料印刷を希望しない入力のとき(ステップS45でNOの場合)、図11に示す会議情報DB153の会議参加情報項目606において参加者の項目を1増やして、処理を終了させる(ステップS47)。
【0060】
次に、会議参加予定者は図9に示したユーザ入力画面で参加の登録の入力を行ったあと、資料の印刷を希望する場合は、印刷設定の登録項目503から希望する印刷設定を入力する。この印刷設定項目503は、参加の登録項目502で資料の印刷を希望する入力を行った場合のみ、入力可能となる。必要印刷部数・Color設定・Nup・両面印刷設定・staple・punchなどの設定が可能であり、デフォルトでは、デフォルトプリンタに設定されたプリンタの初期印刷設定が表示されている。
【0061】
入力管理部151aは、この会議参加者からの希望印刷設定の入力に対して、以下のように処理を分岐させる(ステップS48〜ステップS57)。
まず、会議参加予定者が希望印刷設定をデフォルト設定から変更したとき(ステップS48でYESの場合)、その設定がデフォルトプリンタで印刷可能かどうかで処理を分岐させる(ステップS51)。印刷が可能であるとき(ステップS51でYESの場合)、変更された入力を受け付け、会議情報登録部151bが会議情報DB153の会議参加情報項目606のうち、参加者の項目を1増やし、また資料印刷要求項目607を有に更新する(ステップS53)。
【0062】
また、印刷が不可能であるとき(ステップS51でNOの場合)、他の登録プリンタで印刷可能かどうかで処理を分岐させる(ステップS52)。他の登録プリンタで希望印刷設定が可能であるとき(ステップS52でYESの場合)、変更された入力を受け付け、会議情報登録部151bが会議情報DB153のうち、参加者の項目を1増やし、また資料印刷要求項目607を有に更新する(ステップS54)。そして、ステップS53、ステップS54において変更後の印刷設定を会議情報DB153に登録し(ステップS56)、ステップS48に戻り処理を繰り返す。
【0063】
また、他の登録プリンタでも印刷が不可能な設定のとき(ステップS52でNOの場合)、入力管理部151aはその印刷設定が登録プリンタで不可能であることを入力した会議参加予定者に通知し(ステップS55)、会議情報DB153の更新は行なわず、会議情報登録部151bが変更直前の希望印刷設定を会議情報DB153に登録し(ステップS57)、ステップS48に戻り処理を繰り返す。以上のステップS48〜ステップS57は会議参加予定者からの入力が完了するまで行われる。
【0064】
図12は、図10に示した処理フローによって生成された、ある会議についての詳細を登録した会議情報DB153をユーザPC12の設定表示部122を通して表示したときの画面例を示す図である。このように会議情報詳細項目701、各会議参加予定者の情報702が登録されている。この各会議参加予定者の情報702のうち、Name703、参加704、資料705、印刷設定706は、図10に示した処理フローによって会議参加予定者が入力した内容が反映されている。また、印刷可能プリンタ707および印刷プリンタ708の項目は、印刷プリンタ管理部152aが会議情報DB153を用いて適切なプリンタを抽出した結果を反映している。
【0065】
上記印刷可能プリンタ707および印刷プリンタ708の抽出については、図13および図14に示すフロー図を用いて説明を行う。
図13は、会議参加予定者の希望する印刷設定で印刷することが可能なプリンタを抽出する処理の一例を説明するためのフロー図である。
まず、印刷プリンタ管理部152aは会議情報参照部151dを通して、会議参加予定者の希望印刷設定の読み出しを会議情報DB153の印刷設定706から行う(ステップS61)。また、一括印刷に使用するように登録されているプリンタの情報、デフォルトプリンタの情報の読み出しも行う。ここで、登録されているプリンタの持つ機能およびデフォルトプリンタの設定は例として、前述の図6および図7に示したものであるとする。
【0066】
次に、印刷プリンタ管理部152aは、読み出した希望印刷設定が登録プリンタのどれで印刷可能かによって処理を分岐させる(ステップS62〜ステップS81)。
まず、印刷プリンタ管理部152aは、読み出した希望印刷設定が、プリンタAで可能な印刷かどうかを判定し(ステップS62)、プリンタAで可能な印刷設定の場合(YESの場合)、プリンタBで可能な印刷かどうかを判定する(ステップS63)。また、ステップS62において、プリンタAで可能な印刷設定ではない場合(NOの場合)、プリンタBで可能な印刷かどうかを判定する(ステップS64)。
【0067】
次に、ステップS63において、プリンタBで可能な印刷設定の場合(YESの場合)、プリンタCで可能な印刷かどうかを判定する(ステップS65)。また、ステップS63において、プリンタBで可能な印刷設定ではない場合(NOの場合)、プリンタCで可能な印刷かどうかを判定する(ステップS66)。
【0068】
次に、ステップS65において、プリンタCで可能な印刷設定の場合(YESの場合)、印刷可能プリンタとして、プリンタA/B/Cを検出し(ステップS68)、プリンタA/B/Cのカウンタをインクリメントし(ステップS75)、会議参加予定者の全員分チェックを終了したかどうかを判定する(ステップS82)。全員分チェック終了した場合(YESの場合)、そのまま終了し、全員分チェック終了していない場合(NOの場合)、ステップS61に戻り処理を繰り返す。
【0069】
また、ステップS65において、プリンタCで可能な印刷設定ではない場合(NOの場合)、印刷可能プリンタとして、プリンタA/Bを検出し(ステップS69)、プリンタA/Bのカウンタをインクリメントし(ステップS76)、ステップS82に移行する。
【0070】
次に、ステップS66において、プリンタCで可能な印刷設定の場合(YESの場合)、印刷可能プリンタとして、プリンタA/Cを検出し(ステップS70)、プリンタA/Cのカウンタをインクリメントし(ステップS77)、ステップS82に移行する。
【0071】
また、ステップS66において、プリンタCで可能な印刷設定ではない場合(NOの場合)、印刷可能プリンタとして、プリンタAを検出し(ステップS71)、プリンタAのカウンタをインクリメントし(ステップS78)、ステップS82に移行する。
【0072】
次に、ステップS64において、プリンタBで可能な印刷設定の場合(YESの場合)、プリンタCで可能な印刷かどうかを判定する(ステップS67)。また、プリンタBで可能な印刷設定ではない場合(NOの場合)、印刷可能プリンタとして、プリンタCを検出し(ステップS74)、プリンタCのカウンタをインクリメントし(ステップS81)、ステップS82に移行する。
【0073】
次に、ステップS67において、プリンタCで可能な印刷設定の場合(YESの場合)、印刷可能プリンタとして、プリンタB/Cを検出し(ステップS72)、プリンタB/Cのカウンタをインクリメントし(ステップS79)、ステップS82に移行する。また、プリンタCで可能な印刷設定ではない場合(NOの場合)、印刷可能プリンタとして、プリンタBを検出し(ステップS73)、プリンタBのカウンタをインクリメントし(ステップS80)、ステップS82に移行する。
【0074】
上記処理により、例えば、ユーザ1の印刷設定はcolor/1up/両面/staple/1部であるから、印刷可能プリンタはAのみとなる。ユーザ2の印刷設定はmono/1up/片面/2部であるから、印刷可能プリンタはA/B/Cとなる。また、ユーザ5の印刷設定はmono/2up/片面/Punchであるから、印刷可能プリンタはCのみとなる。
【0075】
印刷プリンタ管理部152aは、登録プリンタそれぞれについてのカウンタを保持しており、抽出したプリンタに対して、対応するプリンタのカウンタ値を1インクリメントする(ステップS75〜ステップS81)。上記例では、プリンタAのカウンタ値が“2”、プリンタBが“1”、プリンタCが“2”となる。そして、会議情報DB153に登録されている会議参加予定者の全員分のチェックを行い(ステップS82)、全員分のチェックが終了したら、この処理は終了する。
【0076】
図14は、図13に示した処理によって抽出される印刷可能プリンタのうち、どのプリンタで印刷を行うかを抽出し、会議情報DB153に登録するときの処理の一例を説明するためのフロー図である。
印刷プリンタ管理部152aは図13に示した処理によって算出されたプリンタのカウンタ値を参照し、登録プリンタをカウンタ値の大きいもの順にソート処理を行なう(ステップS91)。上記例では、プリンタA−C−Bの順にソートされる。ここでi=1として処理を開始する(ステップS92)。
【0077】
次に、印刷プリンタ管理部152aは会議情報参照部151dを通して、i番目のプリンタで印刷可能な会議参加予定者を抽出する(ステップS93)。次に、抽出された会議参加予定者の印刷プリンタをi番目のプリンタに設定し、会議情報登録部151bを通じて印刷プリンタの情報を会議情報DB153に登録する(ステップS94)。次にi=i+1として(ステップS95)、上記処理を繰り返す。
【0078】
会議参加予定者全員の印刷プリンタが設定されたどうかをチェックし(ステップS96)、全員分のチェックが終了すると(YESの場合)、この処理は終了する。全員分のチェックが終了していないと(NOの場合)、ステップS93に移行して処理を繰り返す。上記例では、i=1でユーザ1、ユーザ2がプリンタAを使用するユーザとして抽出される。次にi=2でユーザ5がプリンタCを使用するユーザとして抽出され処理が終了する。
【0079】
図15は、図3に示した全体処理フローにおいて、管理者が一括印刷の指示を行ったときに、印刷指示部152cがジョブ生成部152dに対して一括印刷を指示し、一括印刷処理(ステップS17)を行うときの動作例を説明するためのフロー図である。
まず、印刷指示部152cは管理者による一括印刷の指示を監視している(ステップS101)。管理者による一括印刷指示を入力管理部151aを通して印刷指示部152cが受け取ると(ステップS101でYESの場合)、印刷プリンタ管理部152aは会議情報参照部151dを通して会議参加予定者の印刷プリンタおよび印刷設定を会議情報DB153から読み出す(ステップS102)。また、管理者による一括印刷の指示がなければ(ステップS101でNOの場合)、ステップS101で指示待ち状態に移行する。
【0080】
次に、印刷プリンタ管理部152aは読み出した印刷設定のうち、指定されたカラー設定および割付設定で印刷が可能となるビットマップが既に記憶されていないかチェックを行う(ステップS103)。既にビットマップが記憶されているとき(ステップS103でYESの場合)、印刷設定のうち、両面設定・ステープル設定・パンチ設定(付加情報)を読み出す(ステップS104)。そして、印刷プリンタに対して、ビットマップおよび付加情報を送信する(ステップS105)。
【0081】
一方、ステップS103において、読み出した印刷設定のうち、指定されたカラー設定および割付設定で印刷が可能となるビットマップがまだ記憶されていない場合(ステップS103でNOの場合)、ジョブ生成部152dは上記印刷のためのビットマップを生成し、記憶する(ステップS106)。そして、印刷設定のうち、両面設定・ステープル設定・パンチ設定(付加情報)を読み出して(ステップS107)、印刷プリンタに対して、ビットマップおよび付加情報を送信する(ステップS108、ステップS109)。
【0082】
次に、印刷プリンタは、送信されたビットマップおよび付加情報を用いて、資料の印刷を行う(ステップS110)。このように、同一のカラー設定および割付設定を持つユーザの印刷ジョブは、同一のビットマップデータを用いて生成することで、処理の負担を軽減させることができる。
【0083】
次に、会議参加予定者全員のチェックが終了したかどうかを監視し(ステップS111)、会議参加予定者全員分のチェックが終了していなければ(ステップS111でNOの場合)、ステップS102に戻り、上記ステップS102〜ステップS111の処理が繰り返される。また、会議参加予定者全員分のチェックが終了すると(ステップS111でYESの場合)、印刷終了通知を行い(ステップS112)、この一括印刷処理は終了する。
【0084】
以上、本発明の印刷管理装置における各機能を中心に各実施形態を説明してきたが、本発明は、印刷管理装置における各ステップを実行する方法としても説明したように印刷制御方法としての形態もとることができる。また、この各機能を有する印刷管理装置と同様に、コンピュータに印刷管理装置として機能させるための印刷制御プログラムとしての形態も、また、その印刷制御プログラムを記録した記録媒体としての形態も可能である。
【0085】
本発明による印刷制御の機能を実現するためのプログラムやデータを記憶した記録媒体の実施形態について説明する。記録媒体としては、具体的には、CD−ROM(−R/−RW)、光磁気ディスク、DVD−ROM(−R/−RW/−RAM)、FD、HD、BD、フラッシュメモリ、メモリカードや、メモリスティック及びその他各種ROMやRAM等が想定でき、これら記録媒体に上述した本発明の各実施形態の装置としての機能をコンピュータに実行させ、印刷制御の機能を実現するためのプログラムを記録して流通させることにより、当該機能の実現を容易にする。そしてコンピュータ等の情報処理装置に上記のごとくの記録媒体を装着して情報処理装置によりプログラムを読み出すか、若しくは情報処理装置が備えている記憶媒体に当該プログラムを記憶させておき、必要に応じて読み出すことにより、本発明に関わる印刷制御の機能を実行することができる。
【0086】
以上説明したように、本発明によれば、管理者が会議参加者に代わって、会議参加者が所望する印刷設定で印刷を行っておき、会議のために会議参加者が資料を印刷する手間を省くことが可能となる。また、ユーザ自身で自由に印刷設定を行って必要部数印刷することを許可することができる。
【図面の簡単な説明】
【0087】
【図1】本発明の一実施形態に係る印刷管理システムの概要構成例を示す図である。
【図2】図1に示した印刷管理システムを構成する各機器の機能ブロック図である。
【図3】図2に示したシステム構成によって管理者がユーザからの資料印刷要求を集計し、一括印刷を行うときの全体の処理動作の一例を説明するためのフロー図である。
【図4】図3に示した全体処理フローにおいて、管理者による入力内容を会議情報DBに登録する処理(ステップS12)の動作例を説明するためのフロー図である。
【図5】管理者が会議情報を入力するときの会議情報入力画面の一例を示す図である。
【図6】管理者によって会議情報DBに登録された会議情報の例を示す図である。
【図7】管理者によって登録された印刷使用プリンタのもつ機能一覧の例を示した図である。
【図8】図3に示した全体処理フローにおいて、会議情報連絡部が管理者によって入力・登録された会議情報を会議参加予定者に配信する処理(ステップS13)の動作例を説明するためのフロー図である。
【図9】連絡を受けた会議参加予定者がユーザPCを通して、会議情報の詳細を確認、会議への参加・不参加、資料の印刷を希望するときの希望印刷設定の入力などを行うための画面例を示す図である。
【図10】図3に示した全体処理フローにおいて、会議情報登録部が会議参加予定者からの入力に従って会議情報DBを更新する処理(ステップS14)の動作例を説明するためのフロー図である。
【図11】会議参加予定者の入力に従って更新される会議情報DBの一例を示す図である。
【図12】図10に示した処理フローによって生成された、ある会議についての詳細を登録した会議情報DBをユーザPCの設定表示部を通して表示したときの画面例を示す図である。
【図13】会議参加予定者の希望する印刷設定で印刷することが可能なプリンタを抽出する処理の一例を説明するためのフロー図である。
【図14】図13に示した処理によって抽出される印刷可能プリンタのうち、どのプリンタで印刷を行うかを抽出し、会議情報DBに登録するときの処理の一例を説明するためのフロー図である。
【図15】図3に示した全体処理フローにおいて、管理者が一括印刷の指示を行ったときに、印刷指示部がジョブ生成部に対して一括印刷を指示し、一括印刷処理(ステップS17)を行うときの動作例を説明するためのフロー図である。
【符号の説明】
【0088】
11…管理者PC、12〜14…ユーザPC、15…サーバ(印刷管理装置)、16〜18…プリンタ、19…ネットワーク、111,121…設定入力部、112,122…設定表示部、113,123,150…制御部、113a…会議情報入力部、113b…会議情報受信部、114,124,155…I/F、123a…会議参加入力部、123b…会議連絡受信部、151…会議情報制御部、151a…入力管理部、151b…会議情報登録部、151c…会議情報連絡部、151d…会議情報参照部、151e…会議情報送信部、152…印刷制御部、152a…印刷プリンタ管理部、152b…プリンタ情報参照部、152c…印刷指示部、152d…ジョブ生成部、153…会議情報DB、154…記憶部。
【技術分野】
【0001】
本発明は、印刷管理装置、印刷制御方法、及び印刷制御プログラム、より詳細には、会議管理サービスと連携して会議参加者の必要とする会議資料の印刷を管理する印刷管理装置、印刷制御方法、及び印刷制御プログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
従来、会議を管理する会議管理サービスと連携して会議資料の印刷部数を管理する技術として、例えば、特許文献1に記載の印刷管理システムが知られている。この特許文献1に記載のシステムは、会議開催者が会議管理サービスに対して、会議情報および会議資料を登録すると、会議管理サービスは登録情報に基づいて会議参加予定者に対して召集連絡を行う。召集連絡を受けた会議参加予定者は、管理者の設けた期日内に会議資料の印刷要求を管理者に対して行う。管理者は会議参加者から送られてくる資料印刷要求を集計し、集計した部数だけ資料の一括印刷を行うというものである。
【0003】
上記従来システムによれば、会議参加予定者が必要とする部数だけ資料を印刷し、また、会議参加予定者自身が印刷できる部数を管理することで、会議で必要となる部数以上の印刷が行われるという無駄を省くと同時に、会議資料に対する機密性を保持することができる。
【特許文献1】特開2005−222467号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【0004】
しかしながら、上記特許文献1に記載の発明の場合、資料の一括印刷が管理者の設定した印刷設定(カラー設定/割付けの設定/両面設定など)で行われ、資料に対する印刷設定を会議参加者側で自由に希望することができない。
【0005】
このことは例えば、部署内において消耗品の過剰使用を防止するため、印刷枚数制限などが設けられているような会議参加者にとっては、資料の印刷枚数をできる限り減らすため、カラー設定・割付設定・両面設定などの印刷設定を適切に選択したい場合が考えられるが、上記のように管理者による設定で一括印刷されてしまうと、希望通りの印刷は不可能となる。
【0006】
ただし、特許文献1の場合、会議参加者側自身で印刷することを許可することもできる。しかし、資料の印刷部数は管理者によって管理されているため、会議参加者が自身に設定されている印刷枚数制限内で所望の部数を印刷することはできない。例えば、割付を2upにする代わりに、2部の資料を用意したい会議参加者がいた場合、1部しか印刷できないような設定になっていると、それは不可能となる。
【0007】
本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたものであり、会議管理サービスと連携して会議参加者の必要とする資料を一括印刷する際に、個々の会議参加者が所望する印刷設定を集計し、会議参加者それぞれに対して、その会議参加者の所望する印刷設定での印刷を可能とする印刷管理装置、印刷制御方法、及び印刷制御プログラムを提供すること、を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0008】
上記課題を解決するために、本発明の第1の技術手段は、会議管理者端末と会議参加者端末と印刷装置とにネットワークを介して接続可能な印刷管理装置であって、前記会議管理者端末から受信した会議情報と会議参加者情報を登録する会議情報登録手段と、該登録した会議参加者情報に対応する各会議参加者端末に前記会議情報に基づく会議案内を配信する会議案内配信手段とを備え、前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定に基づいて、前記会議情報に含まれる会議資料を前記印刷装置に印刷させることを特徴としたものである。
【0009】
第2の技術手段は、第1の技術手段において、前記会議案内配信手段は、前記各会議参加者端末へ会議案内を配信する際に、前記会議資料を、前記各会議参加者端末によりダウンロード可能な状態で添付することを特徴としたものである。
【0010】
第3の技術手段は、第1の技術手段において、前記会議管理者端末から受信した印刷装置の識別情報に基づいて、該印刷装置に設定可能な印刷設定の情報を取得する印刷設定情報取得手段を備え、前記印刷設定情報取得手段により取得された印刷装置の印刷設定情報を前記各会議参加者端末に送信することを特徴としたものである。
【0011】
第4の技術手段は、第3の技術手段において、前記印刷装置が複数の場合、前記印刷設定情報取得手段により取得された各印刷装置の印刷設定情報に基づいて、前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定情報を設定可能な印刷装置を検索する印刷装置検索手段を備えたことを特徴としたものである。
【0012】
第5の技術手段は、第1の技術手段において、前記会議管理者端末から受信した各印刷装置の識別情報に基づいて、該各印刷装置に設定可能な印刷設定の情報を取得する印刷設定情報取得手段を備え、前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定情報及び前記印刷設定情報取得手段により取得された各印刷装置の印刷設定情報に基づいて、前記会議資料を印刷させる印刷装置を決定することを特徴としたものである。
【0013】
第6の技術手段は、第1の技術手段において、印刷指示に応じて印刷ジョブを生成するジョブ生成手段を備え、前記ジョブ生成手段は、前記各会議参加者端末から受け付けた各印刷設定情報のうちで、ビットマップ展開処理が共通する印刷設定が複数ある場合、共通する印刷設定に基づいてビットマップ展開したデータを記憶し、該記憶したビットマップデータを用いて前記共通の印刷設定を持つ印刷ジョブを生成することを特徴としたものである。
【0014】
第7の技術手段は、会議管理者端末と会議参加者端末と印刷装置とにネットワークを介して接続可能な印刷管理装置による印刷制御方法であって、前記会議管理者端末から受信した会議情報と会議参加者情報を登録する会議情報登録ステップと、該登録した会議参加者情報に対応する各会議参加者端末に前記会議情報に基づく会議案内を配信する会議案内配信ステップと、前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定に基づいて、前記会議情報に含まれる会議資料を前記印刷装置に印刷させる印刷ステップとを有することを特徴としたものである。
【0015】
第8の技術手段は、第7の技術手段において、前記会議案内配信ステップは、前記各会議参加者端末へ会議案内を配信する際に、前記会議資料を、前記各会議参加者端末によりダウンロード可能な状態で添付することを特徴としたものである。
【0016】
第9の技術手段は、第7の技術手段において、前記会議管理者端末から受信した印刷装置の識別情報に基づいて、該印刷装置に設定可能な印刷設定の情報を取得する印刷設定情報取得ステップと、該取得された印刷装置の印刷設定情報を前記各会議参加者端末に送信する印刷設定情報送信ステップとを有することを特徴としたものである。
【0017】
第10の技術手段は、第9の技術手段において、前記印刷装置が複数の場合、前記印刷設定情報取得ステップで取得された各印刷装置の印刷設定情報に基づいて、前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定情報を設定可能な印刷装置を検索する印刷装置検索ステップを有することを特徴としたものである。
【0018】
第11の技術手段は、第7の技術手段において、前記会議管理者端末から受信した各印刷装置の識別情報に基づいて、該各印刷装置に設定可能な印刷設定の情報を取得する印刷設定情報取得ステップと、前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定情報及び前記印刷設定情報取得ステップで取得された各印刷装置の印刷設定情報に基づいて、前記会議資料を印刷させる印刷装置を決定する印刷装置決定ステップとを有することを特徴としたものである。
【0019】
第12の技術手段は、第7の技術手段において、印刷指示に応じて印刷ジョブを生成するジョブ生成ステップを有し、前記ジョブ生成ステップは、前記各会議参加者端末から受け付けた各印刷設定情報のうちで、ビットマップ展開処理が共通する印刷設定が複数ある場合、共通する印刷設定に基づいてビットマップ展開したデータを記憶し、該記憶したビットマップデータを用いて前記共通の印刷設定を持つ印刷ジョブを生成することを特徴としたものである。
【0020】
第13の技術手段は、第7乃至第12のいずれか1の技術手段における印刷制御方法を実行するための印刷制御プログラムである。
【発明の効果】
【0021】
本発明によれば、管理者が会議参加者に代わって、会議参加者が所望する印刷設定で印刷を行っておき、会議のために会議参加者が資料を印刷する手間を省くことが可能となる。また、ユーザ自身で自由に印刷設定を行って必要部数印刷することを許可することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【0022】
以下、添付図面を参照しながら、本発明に係わる印刷管理装置、印刷制御方法、及び印刷制御プログラムの好適な実施の形態について説明する。
【0023】
図1は、本発明の一実施形態に係る印刷管理システムの概要構成例を示す図である。図中、11は会議を開催する責任者が使用する会議管理者端末(以下、管理者PC)、12〜14は会議開催者(管理者)によって開かれる会議に招集される会議参加予定者(ユーザ)が使用する会議参加者端末(以下、ユーザPC)、15は本発明の印刷管理装置に相当する会議管理・印刷管理を行うサーバ、16〜18は会議資料を印刷するための印刷装置(プリンタA,B,C)、19はネットワークを示す。これらの管理者PC11、ユーザPC12〜14、サーバ15、プリンタ16〜18は、ネットワーク19を介して通信可能に接続される。サーバ15は、主な構成として、会議情報制御部151、印刷制御部152、会議情報DB153を備える。
【0024】
会議情報制御部151は、管理者PC11から受信した会議情報と会議参加者情報を会議情報DB153に登録し、登録した会議参加者情報に対応する各ユーザPC12〜14に、会議情報に基づく会議案内を配信する。また、印刷制御部152は、各ユーザPC12〜14から受け付けた印刷設定に基づいて、会議情報に含まれる会議資料をプリンタ16〜18に印刷させる。これにより、会議参加者が自身で印刷資料を会議までに用意・持参する手間を省くことができ、また、会議参加者は印刷要求の際に自身の都合に応じて印刷設定を選択することが可能となる。
【0025】
図1において、会議開催者により会議が開かれることになり、会議開催者は、管理者PC11を通して、予定する会議について、会議名・日時などの会議情報、添付資料、一括印刷に使用するプリンタをネットワーク19上にあるサーバ15に対して入力する(S1)。ただし、管理者が一括印刷に使用するプリンタを入力する際には、サーバ15上の印刷制御部152がネットワーク19上にある登録プリンタを検索し(S2)、管理者に対して使用可能プリンタを提示する(S3)。
【0026】
次に、サーバ15は、管理者からの会議名・日時などの会議情報の入力を受け付けると、会議情報制御部151が会議情報DB153に対して入力内容を登録する。このとき、印刷制御部152が管理者の登録したプリンタに対して問い合わせた可能印刷設定の情報(すなわち、プリンタに設定可能な印刷設定の情報、後述の図7参照)も会議情報DB153に登録される(S6,S7)。
【0027】
会議情報DB153に情報を登録した後、会議情報制御部151は、ユーザPC12〜14に対して案内を送付する(S4)。ユーザPC12〜14を介して案内を受け取ったユーザは会議に参加するか、資料が必要か、資料が必要な場合はどのような印刷設定を希望するかなどをサーバ105に対して入力する(S5)。このとき、会議情報制御部151は、会議情報DB153を参照し、ユーザの希望印刷設定の入力が登録プリンタで不可能である場合には、ユーザに再入力を促す。
【0028】
サーバ15はこのユーザからの入力を管理者の設定した期日まで受け付ける。管理者の設定した期日が来ると、会議情報制御部151は管理者PC11に対して設定した期日が来たことを通知する(S8)。通知を受けた管理者は管理者PC11を通じて会議情報DB153にアクセスして会議情報を参照し、問題なければ、一括印刷の指示を行う(S9)。管理者PC11からの一括印刷指示を受けた印刷制御部152は、印刷ジョブを指定されたプリンタに対して送信し、各プリンタより印刷が行われる(S10)。
【0029】
図2は、図1に示した印刷管理システムを構成する各機器の機能ブロック図である。印刷管理システムは、ネットワーク19を介して接続された管理者PC11、ユーザPC12、サーバ15、プリンタ16〜18から構成される。
【0030】
管理者PC11は、設定入力部111、設定表示部112、制御部113、及びI/F114を備える。設定入力部111は管理者が入力を行うためのI/Fであり、キーボード、マウスなどで構成される。設定表示部112は各種情報を表示するためのI/Fであり、ディスプレイで構成される。制御部113は、会議情報入力部113a、会議情報受信部113bを備え、CPU、メモリなどで構成される。このメモリには、会議情報入力部113a、会議情報受信部113bとしての機能を実行するためのプログラムが格納され、CPUにより適宜読み出されて実行される。会議情報入力部113aは管理者からの入力を受け付けて、I/F114を介してサーバ15に情報を登録する。会議情報受信部113bは管理者がサーバ15上にある情報を参照する際に、I/F114を介してサーバ15からの情報を受信する。
【0031】
ユーザPC12は、設定入力部121、設定表示部122、制御部123、及びI/F214を備える。設定入力部121はユーザが入力を行うためのI/Fであり、キーボード、マウスなどで構成される。設定表示部122は各種情報を表示するためのI/Fであり、ディスプレイで構成される。制御部123は、会議参加入力部123a、会議連絡受信部123bを備え、CPU、メモリなどで構成される。このメモリには、会議参加入力部123a、会議連絡受信部123bとしての機能を実行するためのプログラムが格納され、CPUにより適宜読み出されて実行される。会議参加入力部123aはユーザからの入力を受け付けて、I/F124を介してサーバ15に情報を登録する。会議連絡受信部123bはI/F124を介してサーバ15からの会議連絡を受信する。また、ユーザの情報参照に応じて、I/F124を介してサーバ15から必要な情報を受信する。
【0032】
サーバ15は、大きく分けて、制御部150、記憶部154、及びI/F155を備える。制御部150は、会議情報制御部151、印刷制御部152を備え、CPU、メモリなどで構成される。このメモリには、会議情報制御部151、印刷制御部152としての機能を実行するためのプログラムが格納され、CPUにより適宜読み出されて実行される。記憶部154は会議情報DB153を備え、ハードディスクなどで構成される。
【0033】
会議情報制御部151は、入力管理部151a、会議情報登録部151b、会議情報連絡部151c、会議情報参照部151d、及び会議情報送信部151eを備える。入力管理部151aは管理者PC11、ユーザPC12からの入力を受け付け、入力内容によってどの機能ブロックに対して処理を行わせるかを判断し、処理を振り分ける。
会議情報登録部151bは、本発明の会議情報登録手段に相当し、管理者PC11及びユーザPC12からの会議情報の入力に対して、その会議情報や会議参加者情報を会議情報DB153に書き込んで登録する。
【0034】
会議情報連絡部151cは、本発明の会議案内配信手段に相当し、会議情報DB153の会議参加者情報に対応する各ユーザPCに対して会議の案内を配信する。会議情報連絡部151cは、各ユーザPCへ会議案内を配信する際に、会議情報に含まれる会議資料を、各ユーザPCによりダウンロード可能な状態で添付するようにしてもよい。この場合、印刷要求を会議管理サービスに要求する代わりに、ユーザPCに会議資料をダウンロードして、ユーザ自身の登録しているプリンタで印刷することもできるため、通常の印刷同様、ユーザ自身の都合に応じた会議資料の印刷が可能となる。
会議情報参照部151dは会議情報DB153を参照し、会議情報DB153に登録された各種情報を抽出する。
会議情報送信部151eは管理者PC11、ユーザPC12からの会議情報参照要求に対して、会議情報を送信する。
【0035】
印刷制御部152は、印刷プリンタ管理部152a、プリンタ情報参照部152b、印刷指示部152c、及びジョブ生成部152dを備える。印刷プリンタ管理部152aは、ユーザの印刷可能プリンタの抽出やユーザの希望印刷設定が可能かどうかなどの判断を行う。
プリンタ情報参照部152bは、本発明の印刷設定情報取得手段に相当し、ネットワーク19上にある登録プリンタを参照し、各プリンタの可能印刷設定を参照する。すなわち、プリンタ情報参照部152bは、管理者PC11から受信した登録プリンタの識別情報に基づいて、登録プリンタに設定可能な印刷設定の情報を、登録プリンタから取得する。この場合、取得した登録プリンタの印刷設定情報を各ユーザPCに送信するようにしてもよい。これにより、ユーザは登録プリンタの設定可能な範囲内で印刷設定することができる。
【0036】
印刷プリンタ管理部152aは、本発明の印刷装置検索手段に相当し、登録プリンタが複数の場合、プリンタ情報参照部152bにより取得された各登録プリンタの印刷設定情報に基づいて、各ユーザPCから受け付けた印刷設定情報を設定可能な印刷装置を検索する機能を備える。このように、管理者PC11が登録したプリンタが複数あるならば、ユーザの希望印刷設定に合うプリンタを見つけることができる。
【0037】
また、印刷プリンタ管理部152aは、各ユーザPCから受け付けた印刷設定情報及びプリンタ情報参照部152bにより取得された各プリンタの印刷設定情報に基づいて、会議情報に含まれる会議資料を印刷させるプリンタを決定するようにしてもよい。これにより、多くのプリンタに印刷させると時間がかかるため、できるだけ同一又は類似の印刷設定は同一のプリンタで印刷できるようにして、印刷するプリンタの数を少なくすることができる。
【0038】
印刷指示部152cは管理者から一括印刷指示を受け、ジョブ生成部152dに対して印刷の指示を行う。
ジョブ生成部152dは印刷指示部152cからの印刷指示を受け付け、印刷のジョブを生成し、生成した印刷ジョブを各プリンタに送信する。このとき管理者の設定したプリンタの中で、できるだけ効率のよい印刷が行われるよう制御がなされる。例えば、ジョブ生成部152dは、各ユーザPCから受け付けた各印刷設定情報のうちで、ビットマップ展開処理が共通する印刷設定(カラー設定、割付設定など)が複数ある場合、共通する印刷設定に基づいてビットマップ展開したデータを記憶し、記憶したビットマップデータを用いて共通の印刷設定を持つ印刷ジョブを生成してもよい。これにより、一括印刷を行う際に、同一のビットマップが使用できる印刷設定が複数ある場合は、同一のビットマップから共通の印刷設定を持つ印刷ジョブを生成するようにし、各ユーザの印刷設定毎にビットマップ展開せずに、効率的に処理を行うことができる。
【0039】
会議情報DB153は、ハードディスクなどの記憶部154に記憶され、後述の図6に示すように、管理者から入力される会議情報およびユーザから入力される情報を登録する。
【0040】
図3は、図2に示したシステム構成によって管理者がユーザからの資料印刷要求を集計し、一括印刷を行うときの全体の処理動作の一例を説明するためのフロー図である。本例において、サーバ15を含む印刷管理システムにより本発明の印刷制御方法が実行される。
まず、会議情報制御部151内の入力管理部151aは、管理者からの入力が行われるか否かを監視する(ステップS11)。
ここで、管理者が管理者PC11を通してサーバ15に対する会議情報入力処理を行うと(YESの場合)、この会議情報登録処理が開始される。また、管理者から会議情報の入力がなければ(NOの場合)、ステップS11で入力待ち状態に移行する。
【0041】
管理者からの会議情報入力処理を受け付けた入力管理部151aは、会議情報登録部151bに通知し、通知を受けた会議情報登録部151bが会議情報DB153に対して会議情報の登録を行う(ステップS12)。
【0042】
次に、管理者によって登録された会議情報に基づき、会議情報連絡部151cは、会議参加予定者であるユーザに対して、会議の案内を送信する(ステップS13)。
そして、入力管理部151aはユーザからの入力を受け付け、会議情報登録部151bに対して、入力内容による会議情報DB153の更新の依頼を行なう(ステップS14)。
【0043】
次に、入力管理部151aは管理者の設定した返信登録期限が経過していないか監視する(ステップS15)。
ここで、管理者の設定した返信登録期限が経過している場合(YESの場合)、ユーザからの入力を停止し、会議情報送信部151eは管理者PC11に対して設定した期限がきたことを通知する(ステップS16)。一方、管理者の設定した返信登録期限が経過していない場合(NOの場合)、ステップS14に戻り処理を繰り返す。
【0044】
ステップS15でYESの場合、通知を受けた管理者は管理者PC11の設定表示部112を通して会議情報DB153を参照し、ユーザの会議参加状況・印刷資料の希望印刷設定などを確認し、一括印刷の指示を設定入力部111を通して入力する。会議情報入力部113aを通じて入力管理部151aが一括印刷の指示を受け付け、印刷制御部152に印刷の指示を行う。指示をうけた印刷制御部152は登録プリンタによって資料の一括印刷を行なう(ステップS17)。要求のあった全ての印刷が終了したら、全体の処理は終了する。
【0045】
図4は、図3に示した全体処理フローにおいて、管理者による入力内容を会議情報DB153に登録する処理(ステップS12)の動作例を説明するためのフロー図である。また、図5は管理者が会議情報を入力するときの会議情報入力画面の一例を示し、図6は管理者によって会議情報DB153に登録された会議情報の例を示し、図7は管理者によって登録された印刷使用プリンタのもつ機能一覧の例を示した図である。これらを用いて、図4に示した処理を説明する。
【0046】
管理者は、図5に示す会議情報入力画面内の会議設定項目201に対して、管理者PC11の設定入力部111および設定表示部112を用いて、会議情報の入力を行う。入力された内容が会議情報入力部113aによってサーバ15に送られる。サーバ15の入力管理部151aは入力された内容を受け付け、会議情報登録部151bが会議情報DB153への登録を行なう(ステップS21)。
【0047】
次に、管理者は図5に示す会議情報入力画面内の会議招集者(会議案内送付先)設定項目202に対して、管理者PC11の設定入力部111および設定表示部112を用いて、会議に召集する人間の情報を入力する。入力された内容が会議情報入力部113aによってサーバ15に送られる。サーバ15の入力管理部151aは入力された内容を受け付け、会議情報登録部151bが会議情報DB153への登録を行なう(ステップS22)。
【0048】
次に、管理者は会議情報入力画面内の使用プリンタの設定項目203に表示されているプリンタの中から、一括印刷時に使用するプリンタを選択する。使用プリンタの設定項目203に表示するプリンタは、印刷プリンタ管理部152aによって検索された、ネットワーク19上にある管理者が利用可能なプリンタである。サーバ15の入力管理部151aは入力された内容を受け付け、会議情報登録部151bが会議情報DB153への登録を行なう(ステップS23)。
【0049】
次に、印刷プリンタ管理部152aは、プリンタ情報参照部152bを通して、入力された印刷使用プリンタで印刷することのできる印刷設定項目の全てを抽出する(ステップS24)。
【0050】
そして、上記印刷設定項目の中で印刷設定項目数を最大数もつプリンタをデフォルトプリンタとして登録する(ステップS25)。以上により、管理者の入力内容を会議情報DB153に入力する処理が終了する。会議情報入力の例として、図5に示すように行なわれたとき、図6に示すような会議情報が会議情報DB153に登録される。
【0051】
また、図7に示す登録プリンタ一覧401に示すように、管理者の登録した印刷使用プリンタは、それぞれ、プリンタA:カラー設定(2通り)×Nup(4通り)×両面設定(2通り)×ステープル設定(2通り)×パンチ設定(2通り)=64通り、プリンタB:カラー設定(2通り)×Nup(4通り)×両面設定(2通り)=16通り、プリンタC:カラー設定(1通り)×Nup(4通り)×両面設定(2通り)×パンチ設定(2通り)=16通り、の印刷設定を持っているので、最大の印刷設定数を持つプリンタAがデフォルトプリンタとして選択され、図6に示すデフォルトプリンタ項目301が決定される。
【0052】
図8は、図3に示した全体処理フローにおいて、会議情報連絡部151cが管理者によって入力・登録された会議情報を会議参加予定者に配信する処理(ステップS13)の動作例を説明するためのフロー図である。また、図9は連絡を受けた会議参加予定者がユーザPC12を通して、会議情報の詳細を確認、会議への参加・不参加、資料の印刷を希望するときの希望印刷設定の入力などを行うための画面例を示す図である。
【0053】
まず、会議情報連絡部151cは、会議情報参照部151dを通して、図6に示した会議情報DB153に登録された会議参加予定者を抽出する(ステップS31)。
次に、図6に示した会議情報DB153に登録されたデフォルトプリンタのデフォルト初期設定を抽出する(ステップS32)。ここで、デフォルトプリンタの初期印刷設定とは、そのプリンタのもつデフォルト設定である。
【0054】
上記2つの情報に基づいて図9に示す、会議参加予定者入力用画面を生成する(ステップS33)。この会議参加予定者入力用画面は、会議詳細501、参加の登録502、印刷設定の登録503の各項目で構成される。
次に、会議情報連絡部151cは、上記会議参加予定者入力用画面にアクセスするための案内を送信し、処理を終了する(ステップS34)。
【0055】
図10は、図3に示した全体処理フローにおいて、会議情報登録部151bが会議参加予定者からの入力に従って会議情報DB153を更新する処理(ステップS14)の動作例を説明するためのフロー図である。図11は会議参加予定者の入力に従って更新される会議情報DB153の一例を示す図である。この会議情報DB153は、管理者によって入力された会議情報である、会議名601、会議日時602、会議場所603、返信期限604、残り日数605を反映し、また、会議参加予定者からの入力である会議参加情報606、資料印刷要求の有無607を反映している。資料の印刷項目608は管理者が印刷を終了したかどうかを示すものである。
【0056】
まず、会議情報制御部151内の入力管理部151aは、会議参加予定者からの入力が行われるか否かを監視する(ステップS41)。
ここで、会議参加予定者がユーザPC12を通してサーバ15に対する会議情報入力処理を行うと(YESの場合)、この会議情報DB153の更新処理は開始される。一方、会議参加予定者から会議情報の入力がない場合(NOの場合)、ステップS41で入力待ち状態に移行する。
【0057】
会議参加予定者は、図8に示した処理によって生成されたユーザ入力画面(図9に示す)にアクセスし、まず、会議詳細項目501を確認する。会議詳細項目501にある添付ファイルは管理者が登録した、この会議で使用する資料であり、ユーザPC12にダウンロードすることが可能である。次に会議参加予定者は、参加の登録項目502で参加・不参加の入力、および、参加の場合は資料の印刷を希望するかどうかを入力する。入力管理部151aは、この会議参加予定者からの入力内容によって次のように処理を分岐させる(ステップS42〜ステップS47)。
【0058】
まず、入力管理部151aは会議参加予定者からの入力が会議参加の入力かどうかで処理を分岐させる(ステップS42)。会議参加予定者からの入力が参加の入力であるとき(ステップS42でYESの場合)、会議参加予定者からの入力が資料印刷を希望する入力かどうかで処理を分岐させる(ステップS45)。また、会議参加予定者からの入力が不参加の入力であるとき(ステップS42でNOの場合)、図11に示す会議情報DB153の会議参加情報項目606のうち、不参加者の項目を1つ増やし、また、未回答者の項目を1減らし(ステップS43)、処理を終了させる(ステップS44)。
【0059】
次に、ステップS45において、会議参加予定者からの入力が資料印刷を希望する入力のとき(ステップS45でYESの場合)、希望印刷設定の変更があるかどうかで処理を分岐させる(ステップS48)。また、会議参加予定者からの入力が資料印刷を希望しない入力のとき(ステップS45でNOの場合)、図11に示す会議情報DB153の会議参加情報項目606において参加者の項目を1増やして、処理を終了させる(ステップS47)。
【0060】
次に、会議参加予定者は図9に示したユーザ入力画面で参加の登録の入力を行ったあと、資料の印刷を希望する場合は、印刷設定の登録項目503から希望する印刷設定を入力する。この印刷設定項目503は、参加の登録項目502で資料の印刷を希望する入力を行った場合のみ、入力可能となる。必要印刷部数・Color設定・Nup・両面印刷設定・staple・punchなどの設定が可能であり、デフォルトでは、デフォルトプリンタに設定されたプリンタの初期印刷設定が表示されている。
【0061】
入力管理部151aは、この会議参加者からの希望印刷設定の入力に対して、以下のように処理を分岐させる(ステップS48〜ステップS57)。
まず、会議参加予定者が希望印刷設定をデフォルト設定から変更したとき(ステップS48でYESの場合)、その設定がデフォルトプリンタで印刷可能かどうかで処理を分岐させる(ステップS51)。印刷が可能であるとき(ステップS51でYESの場合)、変更された入力を受け付け、会議情報登録部151bが会議情報DB153の会議参加情報項目606のうち、参加者の項目を1増やし、また資料印刷要求項目607を有に更新する(ステップS53)。
【0062】
また、印刷が不可能であるとき(ステップS51でNOの場合)、他の登録プリンタで印刷可能かどうかで処理を分岐させる(ステップS52)。他の登録プリンタで希望印刷設定が可能であるとき(ステップS52でYESの場合)、変更された入力を受け付け、会議情報登録部151bが会議情報DB153のうち、参加者の項目を1増やし、また資料印刷要求項目607を有に更新する(ステップS54)。そして、ステップS53、ステップS54において変更後の印刷設定を会議情報DB153に登録し(ステップS56)、ステップS48に戻り処理を繰り返す。
【0063】
また、他の登録プリンタでも印刷が不可能な設定のとき(ステップS52でNOの場合)、入力管理部151aはその印刷設定が登録プリンタで不可能であることを入力した会議参加予定者に通知し(ステップS55)、会議情報DB153の更新は行なわず、会議情報登録部151bが変更直前の希望印刷設定を会議情報DB153に登録し(ステップS57)、ステップS48に戻り処理を繰り返す。以上のステップS48〜ステップS57は会議参加予定者からの入力が完了するまで行われる。
【0064】
図12は、図10に示した処理フローによって生成された、ある会議についての詳細を登録した会議情報DB153をユーザPC12の設定表示部122を通して表示したときの画面例を示す図である。このように会議情報詳細項目701、各会議参加予定者の情報702が登録されている。この各会議参加予定者の情報702のうち、Name703、参加704、資料705、印刷設定706は、図10に示した処理フローによって会議参加予定者が入力した内容が反映されている。また、印刷可能プリンタ707および印刷プリンタ708の項目は、印刷プリンタ管理部152aが会議情報DB153を用いて適切なプリンタを抽出した結果を反映している。
【0065】
上記印刷可能プリンタ707および印刷プリンタ708の抽出については、図13および図14に示すフロー図を用いて説明を行う。
図13は、会議参加予定者の希望する印刷設定で印刷することが可能なプリンタを抽出する処理の一例を説明するためのフロー図である。
まず、印刷プリンタ管理部152aは会議情報参照部151dを通して、会議参加予定者の希望印刷設定の読み出しを会議情報DB153の印刷設定706から行う(ステップS61)。また、一括印刷に使用するように登録されているプリンタの情報、デフォルトプリンタの情報の読み出しも行う。ここで、登録されているプリンタの持つ機能およびデフォルトプリンタの設定は例として、前述の図6および図7に示したものであるとする。
【0066】
次に、印刷プリンタ管理部152aは、読み出した希望印刷設定が登録プリンタのどれで印刷可能かによって処理を分岐させる(ステップS62〜ステップS81)。
まず、印刷プリンタ管理部152aは、読み出した希望印刷設定が、プリンタAで可能な印刷かどうかを判定し(ステップS62)、プリンタAで可能な印刷設定の場合(YESの場合)、プリンタBで可能な印刷かどうかを判定する(ステップS63)。また、ステップS62において、プリンタAで可能な印刷設定ではない場合(NOの場合)、プリンタBで可能な印刷かどうかを判定する(ステップS64)。
【0067】
次に、ステップS63において、プリンタBで可能な印刷設定の場合(YESの場合)、プリンタCで可能な印刷かどうかを判定する(ステップS65)。また、ステップS63において、プリンタBで可能な印刷設定ではない場合(NOの場合)、プリンタCで可能な印刷かどうかを判定する(ステップS66)。
【0068】
次に、ステップS65において、プリンタCで可能な印刷設定の場合(YESの場合)、印刷可能プリンタとして、プリンタA/B/Cを検出し(ステップS68)、プリンタA/B/Cのカウンタをインクリメントし(ステップS75)、会議参加予定者の全員分チェックを終了したかどうかを判定する(ステップS82)。全員分チェック終了した場合(YESの場合)、そのまま終了し、全員分チェック終了していない場合(NOの場合)、ステップS61に戻り処理を繰り返す。
【0069】
また、ステップS65において、プリンタCで可能な印刷設定ではない場合(NOの場合)、印刷可能プリンタとして、プリンタA/Bを検出し(ステップS69)、プリンタA/Bのカウンタをインクリメントし(ステップS76)、ステップS82に移行する。
【0070】
次に、ステップS66において、プリンタCで可能な印刷設定の場合(YESの場合)、印刷可能プリンタとして、プリンタA/Cを検出し(ステップS70)、プリンタA/Cのカウンタをインクリメントし(ステップS77)、ステップS82に移行する。
【0071】
また、ステップS66において、プリンタCで可能な印刷設定ではない場合(NOの場合)、印刷可能プリンタとして、プリンタAを検出し(ステップS71)、プリンタAのカウンタをインクリメントし(ステップS78)、ステップS82に移行する。
【0072】
次に、ステップS64において、プリンタBで可能な印刷設定の場合(YESの場合)、プリンタCで可能な印刷かどうかを判定する(ステップS67)。また、プリンタBで可能な印刷設定ではない場合(NOの場合)、印刷可能プリンタとして、プリンタCを検出し(ステップS74)、プリンタCのカウンタをインクリメントし(ステップS81)、ステップS82に移行する。
【0073】
次に、ステップS67において、プリンタCで可能な印刷設定の場合(YESの場合)、印刷可能プリンタとして、プリンタB/Cを検出し(ステップS72)、プリンタB/Cのカウンタをインクリメントし(ステップS79)、ステップS82に移行する。また、プリンタCで可能な印刷設定ではない場合(NOの場合)、印刷可能プリンタとして、プリンタBを検出し(ステップS73)、プリンタBのカウンタをインクリメントし(ステップS80)、ステップS82に移行する。
【0074】
上記処理により、例えば、ユーザ1の印刷設定はcolor/1up/両面/staple/1部であるから、印刷可能プリンタはAのみとなる。ユーザ2の印刷設定はmono/1up/片面/2部であるから、印刷可能プリンタはA/B/Cとなる。また、ユーザ5の印刷設定はmono/2up/片面/Punchであるから、印刷可能プリンタはCのみとなる。
【0075】
印刷プリンタ管理部152aは、登録プリンタそれぞれについてのカウンタを保持しており、抽出したプリンタに対して、対応するプリンタのカウンタ値を1インクリメントする(ステップS75〜ステップS81)。上記例では、プリンタAのカウンタ値が“2”、プリンタBが“1”、プリンタCが“2”となる。そして、会議情報DB153に登録されている会議参加予定者の全員分のチェックを行い(ステップS82)、全員分のチェックが終了したら、この処理は終了する。
【0076】
図14は、図13に示した処理によって抽出される印刷可能プリンタのうち、どのプリンタで印刷を行うかを抽出し、会議情報DB153に登録するときの処理の一例を説明するためのフロー図である。
印刷プリンタ管理部152aは図13に示した処理によって算出されたプリンタのカウンタ値を参照し、登録プリンタをカウンタ値の大きいもの順にソート処理を行なう(ステップS91)。上記例では、プリンタA−C−Bの順にソートされる。ここでi=1として処理を開始する(ステップS92)。
【0077】
次に、印刷プリンタ管理部152aは会議情報参照部151dを通して、i番目のプリンタで印刷可能な会議参加予定者を抽出する(ステップS93)。次に、抽出された会議参加予定者の印刷プリンタをi番目のプリンタに設定し、会議情報登録部151bを通じて印刷プリンタの情報を会議情報DB153に登録する(ステップS94)。次にi=i+1として(ステップS95)、上記処理を繰り返す。
【0078】
会議参加予定者全員の印刷プリンタが設定されたどうかをチェックし(ステップS96)、全員分のチェックが終了すると(YESの場合)、この処理は終了する。全員分のチェックが終了していないと(NOの場合)、ステップS93に移行して処理を繰り返す。上記例では、i=1でユーザ1、ユーザ2がプリンタAを使用するユーザとして抽出される。次にi=2でユーザ5がプリンタCを使用するユーザとして抽出され処理が終了する。
【0079】
図15は、図3に示した全体処理フローにおいて、管理者が一括印刷の指示を行ったときに、印刷指示部152cがジョブ生成部152dに対して一括印刷を指示し、一括印刷処理(ステップS17)を行うときの動作例を説明するためのフロー図である。
まず、印刷指示部152cは管理者による一括印刷の指示を監視している(ステップS101)。管理者による一括印刷指示を入力管理部151aを通して印刷指示部152cが受け取ると(ステップS101でYESの場合)、印刷プリンタ管理部152aは会議情報参照部151dを通して会議参加予定者の印刷プリンタおよび印刷設定を会議情報DB153から読み出す(ステップS102)。また、管理者による一括印刷の指示がなければ(ステップS101でNOの場合)、ステップS101で指示待ち状態に移行する。
【0080】
次に、印刷プリンタ管理部152aは読み出した印刷設定のうち、指定されたカラー設定および割付設定で印刷が可能となるビットマップが既に記憶されていないかチェックを行う(ステップS103)。既にビットマップが記憶されているとき(ステップS103でYESの場合)、印刷設定のうち、両面設定・ステープル設定・パンチ設定(付加情報)を読み出す(ステップS104)。そして、印刷プリンタに対して、ビットマップおよび付加情報を送信する(ステップS105)。
【0081】
一方、ステップS103において、読み出した印刷設定のうち、指定されたカラー設定および割付設定で印刷が可能となるビットマップがまだ記憶されていない場合(ステップS103でNOの場合)、ジョブ生成部152dは上記印刷のためのビットマップを生成し、記憶する(ステップS106)。そして、印刷設定のうち、両面設定・ステープル設定・パンチ設定(付加情報)を読み出して(ステップS107)、印刷プリンタに対して、ビットマップおよび付加情報を送信する(ステップS108、ステップS109)。
【0082】
次に、印刷プリンタは、送信されたビットマップおよび付加情報を用いて、資料の印刷を行う(ステップS110)。このように、同一のカラー設定および割付設定を持つユーザの印刷ジョブは、同一のビットマップデータを用いて生成することで、処理の負担を軽減させることができる。
【0083】
次に、会議参加予定者全員のチェックが終了したかどうかを監視し(ステップS111)、会議参加予定者全員分のチェックが終了していなければ(ステップS111でNOの場合)、ステップS102に戻り、上記ステップS102〜ステップS111の処理が繰り返される。また、会議参加予定者全員分のチェックが終了すると(ステップS111でYESの場合)、印刷終了通知を行い(ステップS112)、この一括印刷処理は終了する。
【0084】
以上、本発明の印刷管理装置における各機能を中心に各実施形態を説明してきたが、本発明は、印刷管理装置における各ステップを実行する方法としても説明したように印刷制御方法としての形態もとることができる。また、この各機能を有する印刷管理装置と同様に、コンピュータに印刷管理装置として機能させるための印刷制御プログラムとしての形態も、また、その印刷制御プログラムを記録した記録媒体としての形態も可能である。
【0085】
本発明による印刷制御の機能を実現するためのプログラムやデータを記憶した記録媒体の実施形態について説明する。記録媒体としては、具体的には、CD−ROM(−R/−RW)、光磁気ディスク、DVD−ROM(−R/−RW/−RAM)、FD、HD、BD、フラッシュメモリ、メモリカードや、メモリスティック及びその他各種ROMやRAM等が想定でき、これら記録媒体に上述した本発明の各実施形態の装置としての機能をコンピュータに実行させ、印刷制御の機能を実現するためのプログラムを記録して流通させることにより、当該機能の実現を容易にする。そしてコンピュータ等の情報処理装置に上記のごとくの記録媒体を装着して情報処理装置によりプログラムを読み出すか、若しくは情報処理装置が備えている記憶媒体に当該プログラムを記憶させておき、必要に応じて読み出すことにより、本発明に関わる印刷制御の機能を実行することができる。
【0086】
以上説明したように、本発明によれば、管理者が会議参加者に代わって、会議参加者が所望する印刷設定で印刷を行っておき、会議のために会議参加者が資料を印刷する手間を省くことが可能となる。また、ユーザ自身で自由に印刷設定を行って必要部数印刷することを許可することができる。
【図面の簡単な説明】
【0087】
【図1】本発明の一実施形態に係る印刷管理システムの概要構成例を示す図である。
【図2】図1に示した印刷管理システムを構成する各機器の機能ブロック図である。
【図3】図2に示したシステム構成によって管理者がユーザからの資料印刷要求を集計し、一括印刷を行うときの全体の処理動作の一例を説明するためのフロー図である。
【図4】図3に示した全体処理フローにおいて、管理者による入力内容を会議情報DBに登録する処理(ステップS12)の動作例を説明するためのフロー図である。
【図5】管理者が会議情報を入力するときの会議情報入力画面の一例を示す図である。
【図6】管理者によって会議情報DBに登録された会議情報の例を示す図である。
【図7】管理者によって登録された印刷使用プリンタのもつ機能一覧の例を示した図である。
【図8】図3に示した全体処理フローにおいて、会議情報連絡部が管理者によって入力・登録された会議情報を会議参加予定者に配信する処理(ステップS13)の動作例を説明するためのフロー図である。
【図9】連絡を受けた会議参加予定者がユーザPCを通して、会議情報の詳細を確認、会議への参加・不参加、資料の印刷を希望するときの希望印刷設定の入力などを行うための画面例を示す図である。
【図10】図3に示した全体処理フローにおいて、会議情報登録部が会議参加予定者からの入力に従って会議情報DBを更新する処理(ステップS14)の動作例を説明するためのフロー図である。
【図11】会議参加予定者の入力に従って更新される会議情報DBの一例を示す図である。
【図12】図10に示した処理フローによって生成された、ある会議についての詳細を登録した会議情報DBをユーザPCの設定表示部を通して表示したときの画面例を示す図である。
【図13】会議参加予定者の希望する印刷設定で印刷することが可能なプリンタを抽出する処理の一例を説明するためのフロー図である。
【図14】図13に示した処理によって抽出される印刷可能プリンタのうち、どのプリンタで印刷を行うかを抽出し、会議情報DBに登録するときの処理の一例を説明するためのフロー図である。
【図15】図3に示した全体処理フローにおいて、管理者が一括印刷の指示を行ったときに、印刷指示部がジョブ生成部に対して一括印刷を指示し、一括印刷処理(ステップS17)を行うときの動作例を説明するためのフロー図である。
【符号の説明】
【0088】
11…管理者PC、12〜14…ユーザPC、15…サーバ(印刷管理装置)、16〜18…プリンタ、19…ネットワーク、111,121…設定入力部、112,122…設定表示部、113,123,150…制御部、113a…会議情報入力部、113b…会議情報受信部、114,124,155…I/F、123a…会議参加入力部、123b…会議連絡受信部、151…会議情報制御部、151a…入力管理部、151b…会議情報登録部、151c…会議情報連絡部、151d…会議情報参照部、151e…会議情報送信部、152…印刷制御部、152a…印刷プリンタ管理部、152b…プリンタ情報参照部、152c…印刷指示部、152d…ジョブ生成部、153…会議情報DB、154…記憶部。
【特許請求の範囲】
【請求項1】
会議管理者端末と会議参加者端末と印刷装置とにネットワークを介して接続可能な印刷管理装置であって、
前記会議管理者端末から受信した会議情報と会議参加者情報を登録する会議情報登録手段と、該登録した会議参加者情報に対応する各会議参加者端末に前記会議情報に基づく会議案内を配信する会議案内配信手段とを備え、
前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定に基づいて、前記会議情報に含まれる会議資料を前記印刷装置に印刷させることを特徴とする印刷管理装置。
【請求項2】
請求項1に記載の印刷管理装置において、前記会議案内配信手段は、前記各会議参加者端末へ会議案内を配信する際に、前記会議資料を、前記各会議参加者端末によりダウンロード可能な状態で添付することを特徴とする印刷管理装置。
【請求項3】
請求項1に記載の印刷管理装置において、前記会議管理者端末から受信した印刷装置の識別情報に基づいて、該印刷装置に設定可能な印刷設定の情報を取得する印刷設定情報取得手段を備え、
前記印刷設定情報取得手段により取得された印刷装置の印刷設定情報を前記各会議参加者端末に送信することを特徴とする印刷管理装置。
【請求項4】
請求項3に記載の印刷管理装置において、前記印刷装置が複数の場合、前記印刷設定情報取得手段により取得された各印刷装置の印刷設定情報に基づいて、前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定情報を設定可能な印刷装置を検索する印刷装置検索手段を備えたことを特徴とする印刷管理装置。
【請求項5】
請求項1に記載の印刷管理装置において、前記会議管理者端末から受信した各印刷装置の識別情報に基づいて、該各印刷装置に設定可能な印刷設定の情報を取得する印刷設定情報取得手段を備え、
前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定情報及び前記印刷設定情報取得手段により取得された各印刷装置の印刷設定情報に基づいて、前記会議資料を印刷させる印刷装置を決定することを特徴とする印刷管理装置。
【請求項6】
請求項1に記載の印刷管理装置において、印刷指示に応じて印刷ジョブを生成するジョブ生成手段を備え、
前記ジョブ生成手段は、前記各会議参加者端末から受け付けた各印刷設定情報のうちで、ビットマップ展開処理が共通する印刷設定が複数ある場合、共通する印刷設定に基づいてビットマップ展開したデータを記憶し、該記憶したビットマップデータを用いて前記共通の印刷設定を持つ印刷ジョブを生成することを特徴とする印刷管理装置。
【請求項7】
会議管理者端末と会議参加者端末と印刷装置とにネットワークを介して接続可能な印刷管理装置による印刷制御方法であって、
前記会議管理者端末から受信した会議情報と会議参加者情報を登録する会議情報登録ステップと、該登録した会議参加者情報に対応する各会議参加者端末に前記会議情報に基づく会議案内を配信する会議案内配信ステップと、前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定に基づいて、前記会議情報に含まれる会議資料を前記印刷装置に印刷させる印刷ステップとを有することを特徴とする印刷制御方法。
【請求項8】
請求項7に記載の印刷制御方法において、前記会議案内配信ステップは、前記各会議参加者端末へ会議案内を配信する際に、前記会議資料を、前記各会議参加者端末によりダウンロード可能な状態で添付することを特徴とする印刷制御方法。
【請求項9】
請求項7に記載の印刷制御方法において、前記会議管理者端末から受信した印刷装置の識別情報に基づいて、該印刷装置に設定可能な印刷設定の情報を取得する印刷設定情報取得ステップと、該取得された印刷装置の印刷設定情報を前記各会議参加者端末に送信する印刷設定情報送信ステップとを有することを特徴とする印刷制御方法。
【請求項10】
請求項9に記載の印刷制御方法において、前記印刷装置が複数の場合、前記印刷設定情報取得ステップで取得された各印刷装置の印刷設定情報に基づいて、前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定情報を設定可能な印刷装置を検索する印刷装置検索ステップを有することを特徴とする印刷制御方法。
【請求項11】
請求項7に記載の印刷制御方法において、前記会議管理者端末から受信した各印刷装置の識別情報に基づいて、該各印刷装置に設定可能な印刷設定の情報を取得する印刷設定情報取得ステップと、前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定情報及び前記印刷設定情報取得ステップで取得された各印刷装置の印刷設定情報に基づいて、前記会議資料を印刷させる印刷装置を決定する印刷装置決定ステップとを有することを特徴とする印刷制御方法。
【請求項12】
請求項7に記載の印刷制御方法において、印刷指示に応じて印刷ジョブを生成するジョブ生成ステップを有し、
前記ジョブ生成ステップは、前記各会議参加者端末から受け付けた各印刷設定情報のうちで、ビットマップ展開処理が共通する印刷設定が複数ある場合、共通する印刷設定に基づいてビットマップ展開したデータを記憶し、該記憶したビットマップデータを用いて前記共通の印刷設定を持つ印刷ジョブを生成することを特徴とする印刷制御方法。
【請求項13】
請求項7乃至12のいずれか1項に記載の印刷制御方法を実行するための印刷制御プログラム。
【請求項1】
会議管理者端末と会議参加者端末と印刷装置とにネットワークを介して接続可能な印刷管理装置であって、
前記会議管理者端末から受信した会議情報と会議参加者情報を登録する会議情報登録手段と、該登録した会議参加者情報に対応する各会議参加者端末に前記会議情報に基づく会議案内を配信する会議案内配信手段とを備え、
前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定に基づいて、前記会議情報に含まれる会議資料を前記印刷装置に印刷させることを特徴とする印刷管理装置。
【請求項2】
請求項1に記載の印刷管理装置において、前記会議案内配信手段は、前記各会議参加者端末へ会議案内を配信する際に、前記会議資料を、前記各会議参加者端末によりダウンロード可能な状態で添付することを特徴とする印刷管理装置。
【請求項3】
請求項1に記載の印刷管理装置において、前記会議管理者端末から受信した印刷装置の識別情報に基づいて、該印刷装置に設定可能な印刷設定の情報を取得する印刷設定情報取得手段を備え、
前記印刷設定情報取得手段により取得された印刷装置の印刷設定情報を前記各会議参加者端末に送信することを特徴とする印刷管理装置。
【請求項4】
請求項3に記載の印刷管理装置において、前記印刷装置が複数の場合、前記印刷設定情報取得手段により取得された各印刷装置の印刷設定情報に基づいて、前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定情報を設定可能な印刷装置を検索する印刷装置検索手段を備えたことを特徴とする印刷管理装置。
【請求項5】
請求項1に記載の印刷管理装置において、前記会議管理者端末から受信した各印刷装置の識別情報に基づいて、該各印刷装置に設定可能な印刷設定の情報を取得する印刷設定情報取得手段を備え、
前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定情報及び前記印刷設定情報取得手段により取得された各印刷装置の印刷設定情報に基づいて、前記会議資料を印刷させる印刷装置を決定することを特徴とする印刷管理装置。
【請求項6】
請求項1に記載の印刷管理装置において、印刷指示に応じて印刷ジョブを生成するジョブ生成手段を備え、
前記ジョブ生成手段は、前記各会議参加者端末から受け付けた各印刷設定情報のうちで、ビットマップ展開処理が共通する印刷設定が複数ある場合、共通する印刷設定に基づいてビットマップ展開したデータを記憶し、該記憶したビットマップデータを用いて前記共通の印刷設定を持つ印刷ジョブを生成することを特徴とする印刷管理装置。
【請求項7】
会議管理者端末と会議参加者端末と印刷装置とにネットワークを介して接続可能な印刷管理装置による印刷制御方法であって、
前記会議管理者端末から受信した会議情報と会議参加者情報を登録する会議情報登録ステップと、該登録した会議参加者情報に対応する各会議参加者端末に前記会議情報に基づく会議案内を配信する会議案内配信ステップと、前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定に基づいて、前記会議情報に含まれる会議資料を前記印刷装置に印刷させる印刷ステップとを有することを特徴とする印刷制御方法。
【請求項8】
請求項7に記載の印刷制御方法において、前記会議案内配信ステップは、前記各会議参加者端末へ会議案内を配信する際に、前記会議資料を、前記各会議参加者端末によりダウンロード可能な状態で添付することを特徴とする印刷制御方法。
【請求項9】
請求項7に記載の印刷制御方法において、前記会議管理者端末から受信した印刷装置の識別情報に基づいて、該印刷装置に設定可能な印刷設定の情報を取得する印刷設定情報取得ステップと、該取得された印刷装置の印刷設定情報を前記各会議参加者端末に送信する印刷設定情報送信ステップとを有することを特徴とする印刷制御方法。
【請求項10】
請求項9に記載の印刷制御方法において、前記印刷装置が複数の場合、前記印刷設定情報取得ステップで取得された各印刷装置の印刷設定情報に基づいて、前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定情報を設定可能な印刷装置を検索する印刷装置検索ステップを有することを特徴とする印刷制御方法。
【請求項11】
請求項7に記載の印刷制御方法において、前記会議管理者端末から受信した各印刷装置の識別情報に基づいて、該各印刷装置に設定可能な印刷設定の情報を取得する印刷設定情報取得ステップと、前記各会議参加者端末から受け付けた印刷設定情報及び前記印刷設定情報取得ステップで取得された各印刷装置の印刷設定情報に基づいて、前記会議資料を印刷させる印刷装置を決定する印刷装置決定ステップとを有することを特徴とする印刷制御方法。
【請求項12】
請求項7に記載の印刷制御方法において、印刷指示に応じて印刷ジョブを生成するジョブ生成ステップを有し、
前記ジョブ生成ステップは、前記各会議参加者端末から受け付けた各印刷設定情報のうちで、ビットマップ展開処理が共通する印刷設定が複数ある場合、共通する印刷設定に基づいてビットマップ展開したデータを記憶し、該記憶したビットマップデータを用いて前記共通の印刷設定を持つ印刷ジョブを生成することを特徴とする印刷制御方法。
【請求項13】
請求項7乃至12のいずれか1項に記載の印刷制御方法を実行するための印刷制御プログラム。
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【図15】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【図15】
【公開番号】特開2008−112333(P2008−112333A)
【公開日】平成20年5月15日(2008.5.15)
【国際特許分類】
【出願番号】特願2006−295328(P2006−295328)
【出願日】平成18年10月31日(2006.10.31)
【出願人】(000005049)シャープ株式会社 (33,933)
【Fターム(参考)】
【公開日】平成20年5月15日(2008.5.15)
【国際特許分類】
【出願日】平成18年10月31日(2006.10.31)
【出願人】(000005049)シャープ株式会社 (33,933)
【Fターム(参考)】
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