情報管理システムおよび情報管理方法およびプログラムおよび記録媒体
【課題】情報を扱う担当者のミスや故意による漏洩を防止したり、情報の利用目的が消滅した時は、該情報について電子情報，紙文書の両方を消去するとともにその旨を通知して顧客に安心感を与えること。
【解決手段】窓口端末１０２において、入力された個人情報を個人情報管理ＤＢへ登録し、登録された個人情報を特定する情報と顧客メールアドレスをＱＲコード１０４に変換し、身分証明書１０９から読み取られた画像とＱＲコード１０４を貼り付けた個人情報文書１０８を印刷する。また、廃棄装置１１３において、個人情報文書１０８を破棄する際、個人情報文書１０８からＱＲコード１０４を読み取って解析し、該解析結果から特定される個人情報を個人情報管理ＤＢから削除させ、個人情報文書１０８が破棄され且つ個人情報管理ＤＢから個人情報が削除された後、その旨の通知をＱＲコード１０４内の顧客メールアドレスを用いて通知処理する構成を特徴とする。
【解決手段】窓口端末１０２において、入力された個人情報を個人情報管理ＤＢへ登録し、登録された個人情報を特定する情報と顧客メールアドレスをＱＲコード１０４に変換し、身分証明書１０９から読み取られた画像とＱＲコード１０４を貼り付けた個人情報文書１０８を印刷する。また、廃棄装置１１３において、個人情報文書１０８を破棄する際、個人情報文書１０８からＱＲコード１０４を読み取って解析し、該解析結果から特定される個人情報を個人情報管理ＤＢから削除させ、個人情報文書１０８が破棄され且つ個人情報管理ＤＢから個人情報が削除された後、その旨の通知をＱＲコード１０４内の顧客メールアドレスを用いて通知処理する構成を特徴とする。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データベースに登録される機密情報と該機密情報の情報提供者より預かり複写等された紙文書を安全に保持及び破棄管理するための情報管理システムおよび情報管理方法およびプログラムおよび記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、機密文書の管理に関する意識は強くなっている特に顧客情報や、会員名簿などといった個人情報保護に対する関心が高くなっている。電子文書の普及により、電子文書に関しては、作成から廃棄に至るまで様々な管理方法、技術が考案されている。
【０００３】
しかし、内部職員による個人情報の持ち出しや格納媒体の置き忘れ等、人間による事故が後を絶たない。
【０００４】
また、社会では紙文書も依然として利用されており、我々の生活面では、免許証や保険証などを本人確認に使用することがある。会員申し込みや銀行口座開設など、企業活動の中でも、個人情報が複写された紙文書が使用されている。紙文書は、容易に複製でき、紛失もありえることから管理面の困難さ、安全面確保が課題である。特に廃棄処分時に事故が多発しており、人間の油断に最も脆弱性が表れる。
【０００５】
以上のような状況を踏まえて、紙文書の出力から廃棄までの一連の処理に関して、機密文書を管理する発明として特許文献１が提案されている。
【０００６】
特許文献１によれば、文書破棄装置が破棄する紙文書から破棄文書用紙ＩＤを読み取り、該読み取った破棄文書用紙ＩＤをサーバに送信し、紙文書を廃棄処分する。一方、サーバでは、破棄文書用紙ＩＤをキーとして、出力された文書履歴ＤＢから対象文書を抽出し、文書履歴ＤＢの個人情報文書ログに廃棄された文書の用紙ＩＤと廃棄情報を登録する。このことにより、文書の破棄又は未破棄の情報が管理でき、かつ確実な紙文書の破棄が可能になる。
【特許文献１】特開２００５-１９０３６５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献１の提案である紙文書の管理は、破棄を自動化して、破棄があれば管理ＤＢに記録する方式である。
【０００８】
個人情報に限って言えば、個人情報が記録された紙文書の破棄が顧客に通知されれば、顧客に安心感を与えることができる。破棄が顧客に伝える仕掛けがあれば、企業内の担当者にも注意を喚起して、人間の弱点を補強できる。
【０００９】
特許文献１は、企業側だけで処分するだけであり、機密情報の提供者へは何ら破棄の通知を行われない。
【００１０】
また、紙文書の破棄を管理するだけでは足らず、電子化された関連情報も連動して消去すべきであるが、特許文献１では考慮されていない。更に、内部職員の個人情報等の機密情報の持ち出しの防止にも配慮すべきであるが、この管理にも言及がない。
【００１１】
個人情報には、企業のデータベースに登録された情報と身分証明書等の個人情報が記載された文書の複写物がある。個人情報が漏洩すると悪用されることが多く、個人情報の安全管理は、顧客にとっても重大な関心事である。漏洩は、内部社員による故意による持ち出し、当該情報が記録されたノートパソコンの置き忘れ及び紙文書の廃棄時の管理ミスが代表的な要因であり、上記特許文献１のような方法では機密情報の漏洩を防止できない等の問題点があった。
【００１２】
本発明は、上記の問題点を解決するためになされたもので、本発明の目的は、情報を扱う担当者のミスや故意による漏洩を防止したり、個人情報の利用目的が消滅した時は、個人情報を電子情報、紙文書の両方を、速やかにかつ安全に消去して顧客に安心感を与える仕組みを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
本発明は、通知先情報を含む情報を入力する第１の入力手段と、物理媒体から読み取った画像データを入力する第２の入力手段と、前記第１の入力手段による入力情報をデータベースへ登録するデータベース登録手段と、少なくとも前記データベース登録された入力情報を特定するための情報を所定コード形式に変換したコード情報を生成する生成手段と、前記第２の入力手段により入力された画像データと前記生成手段により生成されたコード情報を貼り付けた文書を印刷媒体に印刷する印刷手段と、前記印刷手段により印刷媒体に印刷された物理文書を破棄する破棄手段と、前記破棄手段の上流で前記物理文書から前記コード情報を読み取る読み取り手段と、前記読み取り手段により読み取られたコード情報を解析する解析手段と、前記解析手段の解析結果から特定される前記入力情報を前記データベースから削除させる削除制御手段と、前記物理文書が破棄され且つ前記データベースから前記入力情報が削除された後、その旨の通知を、取得した前記通知先情報を用いて通知処理する通知手段と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、機密情報提供者、例えば、個人情報を提供した顧客が、自己の個人情報の利用目的が消滅したとき、身分証明書等が複写された紙文書及び電子化された情報の両方が破棄されたことを通知によって認知できるので安心感を得る効果を奏する。
【００１５】
また、身分証明書等が複写された紙文書を破棄する際に、電子化された情報も破棄することができる。
【００１６】
さらに、機密情報のデータベース分割登録及び分割されたデータベースの情報を連結する情報が別途データベース化されており、且つ、この連結する情報のデータベースのキーとして２次元バーコードが使用されているので、簡単に、分割された情報をアクセスできず、一方を持ち出しても情報の価値が生じないので、機密情報の流出を防止できる効果を奏する。
【００１７】
従って、情報を扱う担当者のミスや故意による漏洩を防止したり、情報の利用目的が消滅した時は、該情報について電子情報，紙文書の両方を消去するとともにその旨を通知して顧客に安心感を与えることができる等の効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
〔第１実施形態〕
本発明の実施形態では、紙文書に付加する文書履歴情報は２次元バーコードのＱＲコードを使用して説明しているが、ＱＲコードのどのモデル、どのバージョンでもよい。また、ＱＲコード以外の他の２次元バーコードを使用しても実施可能である。２次元バーコード以外のバーコードを使用しても、他のコードを使用してもよいことはいうまでもない。さらに、紙に漉き込んだＲＦＩＤも読み込み／書き込みの手法をＲＦＩＤに合わせた形態に変更することにより、利用可能である。
【００１９】
図１は、本発明の情報管理システム（機密情報保護システム）の全体構成の概要を示したシステム構成図である。
【００２０】
企業の窓口担当者は、顧客から個人情報を聞き取り、窓口端末１０２の個人情報入力画面１０１（図３）から個人情報を入力する。
【００２１】
入力された個人情報は、ネットワーク１０６を介してサーバａ１１１が管理する個人情報管理ＤＢａ１１０とサーバｂ１１４が管理する個人情報管理ＤＢｂ１１２にそれぞれ分割されて登録される。なお、分割された個人情報をつなげるための情報が第３のＤＢである個人情報リンクＤＢ１１５に登録される。この個人情報リンクＤＢ１１５は、安全性確保のため、最初のアクセスＤＢである個人情報管理ＤＢａ１１０とは離れたサーバに接続するのが好ましい。本実施形態ではサーバｂ１１４に接続する。
【００２２】
次に、本人を確認するため、窓口担当者は、例えば身分証明書１０９を顧客から借用し、スキャナ１０７から画像を読み取らせる。窓口端末１０２は、前記個人情報と前記画像を合体させ、更に窓口端末１０２が持つＱＲコード生成機能により、個人情報を記録したＱＲコード１０４を添付した個人情報文書１０８をプリンタ１０３から印刷する。なお、この個人情報文書１０８は、企業内部の利用のみの目的で保管される。
【００２３】
前記個人情報文書１０８は、企業内で使用され、時間の経過により利用目的が消滅するか又は保存期限を過ぎた場合は、廃棄装置１１３において破棄処分される。このとき、廃棄装置１１３は、前記ＱＲコードを読み、該ＱＲコード内の個人情報提供者である顧客のメールアドレスを用いて、顧客先端末１０５に破棄された旨のメールを発信し、同様に個人情報管理者にも通知する。さらに、廃棄装置１１３は、サーバａ１１１及びサーバｂ１１４へ個人情報管理ＤＢに記録された当該個人情報も削除される。
【００２４】
図２は、図１に示した各装置のハードウェア構成の一例を説明するブロック図であり、図１と同一のものには同一の符号を付してある。
【００２５】
図２において、サーバａ１１１、サーバｂ１１４は、ネットワーク１０６を介して、窓口端末１０２、顧客先端末１０５、廃棄装置１１３と通信可能となっている。
【００２６】
サーバａ１１１は、ＣＰＵ２０１、ＲＡＭ２０２、ＲＯＭ２０３、外部メモリ２０４、入力装置２０５、表示装置２０６、通信インタフェース２０８を含み、これらがシステムバスを介して互いに接続されている構成となっている。なお、実際には上記各部とシステムバスとの間にはインタフェース回路やチップセット等が存在するが、図では省略されている。なお、外部メモリ２０４は、個人情報管理ＤＢａ１１０を含む。
【００２７】
ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０３又は外部メモリ２０４等に記憶保存されたプログラム等を読み出して実行することにより、各種制御処理を実行する。ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１の作業領域として使用される。
【００２８】
通信インタフェース２０８は、ネットワーク１０６に有線又は無線で接続され、ネットワーク１０６を介して他の装置と通信可能である。
【００２９】
サーバｂ１１４についても、サーバａ１１１と同様である。同様に、サーバｂ１１４の外部メモリは、個人情報管理ＤＢｂ１１２を含む。
【００３０】
窓口端末１０２は、ＣＰＵ２１６、ＲＡＭ２１７、ＲＯＭ２１８、外部メモリ２１９、入力装置２２０、表示装置２２１、通信インタフェース２２４を含み、これらがシステムバスを介して互いに接続されている構成となっている。なお、実際には上記各部とシステムバスとの間にはインタフェース回路やチップセット等が存在するが、図では省略されている。
【００３１】
ＣＰＵ２１６は、ＲＯＭ２１８又は外部メモリ２１９等に記憶保存されたプログラム等を読み出して実行することにより、各種制御処理を実行する。ＲＡＭ２１７は、ＣＰＵ２０１の作業領域として使用される。
【００３２】
通信インタフェース２２４は、ネットワーク１０６に有線又は無線で接続され、ネットワーク１０６を介して他の装置と通信可能である。
【００３３】
また、窓口端末１０２には、図示しないインタフェースを介して周辺機器としてスキャナ１０７，印刷装置１０３が接続されている。スキャナ１０７は、文書の画像データならびにＱＲコードを読み取る際に用いられる。また、外部メモリ２１９には、後述する文書レイアウト８０１が格納されている。
【００３４】
ＣＰＵ２１６は、ＲＡＭ２１７においてＱＲコード生成処理を実行し、画像及びＱＲコードを文書レイアウト８０１に貼りつけて個人情報文書１０８を生成し、該個人情報文書１０８を印刷装置１０３から印刷するように制御する。
【００３５】
廃棄装置１１３は、ＣＰＵ２０９、ＲＡＭ２１０、ＲＯＭ２１１、外部メモリ２１２、通信インタフェース２１５を含み、これらがシステムバスを介して互いに接続されている構成となっている。なお、実際には上記各部とシステムバスとの間にはインタフェース回路やチップセット等が存在するが、図では省略されている。
【００３６】
ＣＰＵ２０９は、ＲＯＭ２１１又は外部メモリ２１２等に記憶保存されたプログラム等を読み出して実行することにより、各種制御処理を実行する。ＲＡＭ２１０は、ＣＰＵ２０９の作業領域として使用される。通信インタフェース２１５は、ネットワーク１０６に有線又は無線で接続され、ネットワーク１０６を介して他の装置と通信可能である。
【００３７】
また、廃棄装置１１３には、図示しないインタフェースを介して周辺機器としてインサータ２２５，スキャナ２１３，シュレッダ２１４が接続されており、ＣＰＵ２０９により、これらを制御可能である。
【００３８】
インサータ２２５は、紙文書の束を連続してスキャナ２１３に送り出すためのものである。スキャナ２１３は、インサータ２２５から送り出された紙文書を読み取るためのものである。シュレッダ２１４は、スキャナ２１３を介してインサータから送られた紙文書（個人情報文書等を記載した文書）を破棄処分にするためのものである。
【００３９】
顧客先端末１０５については、端末又は携帯電話等の移動体通信装置であってもよい。なお、顧客先端末１０５のハードウェア構成については、サーバａ１１１と同様であってもよい。
【００４０】
サーバａ１１１，サーバｂ１１４、廃棄装置１１３、窓口端末１０２、顧客先端末１０５は、ネットワーク１０６を介して相互に通信可能である。
【００４１】
図３は、図１に示した個人情報入力画面１０１の一例を示す模式図である。
【００４２】
図３に示した例では、個人情報を含む機密文書を作成するために、管理する企業の個人情報管理者は、会員番号３０１、氏名３０２、住所３０３、電話番号３０４、携帯電話番号３０５、E-mailアドレス３０６を入力する。
【００４３】
入力時、３１２に示すように、入力項目の文字の間にセパレータ'＆'を挿入し、入力データを区切る。セパレータ'＆'により入力データは前半と後半に区切られる。なお、このセパレータ'＆'は、窓口端末１０２のＣＰＵ２１６の制御により、ランダムに挿入するように構成してもよい。また、窓口端末１０２側ではセパレータは挿入せず、サーバａ１１１側で入力情報の各項目をランダムに分割して、個人情報管理ＤＢａ１１０，個人情報管理ＤＢｂ１１２に分散登録するように構成してもよい。
【００４４】
なお、各入力項目３０２、３０３、３０４、３０５、３０６に対して、それぞれ登録部３０７、３０８、３０９，３１０、３１１が設けてあり、この登録部には、'１'または'２'を入力する。
【００４５】
そして、各入力項目の入力データをＤＢに登録する時には、窓口端末１０２のＣＰＵ２１６の制御により、登録部に'１'が入力されている入力項目の入力データは、前半部分（セパレータ'＆'の前の部分）が個人情報管理ＤＢａ１１０に、後半部分（セパレータ'＆'の後ろの部分）が個人情報管理ＤＢｂ１１２に登録される。また、登録部に'２'が入力されている入力項目の入力データは、前半部分が個人情報管理ＤＢｂ１１２に、後半部分が個人情報管理ＤＢａ１１０に登録される。
【００４６】
図３に示した例では、氏名３０２の登録部３０７に'１'が入力されているためセパレータ'＆'の前の部分（苗字"観音"）が個人情報管理ＤＢａ１１０に登録されセパレータ'＆'の後ろの部分（名前"太郎"）が個人情報管理ＤＢｂ１１２に登録される。
【００４７】
また、住所３０３の登録部３０８に２が入力されているので、セパレータ'＆'の前の部分（都道府県市区町村名まで）が個人情報管理ＤＢｂ１１２に登録され、セパレータ'＆'の後ろの部分（町名、番地、マンションの号室など）の情報が個人情報管理ＤＢａ１１０に登録される。
【００４８】
３１３は登録キーであり、各項目の情報を入力し、該入力した情報を登録するときに使用する。３１４はキャンセルキーであり、入力した情報をキャンセルするときに使用する。
【００４９】
なお、図１に示した個人情報管理ＤＢａ１１０，個人情報管理ＤＢｂ１１２は、同じ場所に存在しなくてもよい。例えば、東京と大阪に分散して管理することにより、例えば、個人情報管理ＤＢａ１１０の情報のデータを盗まれたとしても、個人を特定することが困難であるため、個人情報の漏洩を食い止めることが可能である。また、セパレータ文字'＆'は、他の通常使用されない文字であればどのような文字であってもよい。
【００５０】
図４は、図１に示した身分証明書１０９の一例を示す模式図である。
【００５１】
身分証明書１０９としては、免許証、社員証、学生証、保険証などがあるが、ここでは、免許証を例としてあげている。免許証には、氏名、生年月日、本籍、住所が記載されており、当企業が使用しない重要な個人情報も含まれている。
【００５２】
図５は、図１に示した個人情報管理ＤＢａ１１０，個人情報管理ＤＢｂ１１２の及び個人情報リンクＤＢ１１５の各レコード構成の一例を示す図である。
【００５３】
図５に示すように、個人情報管理ＤＢａ１１０には、図３で入力した会員番号３０１、氏名３０２、住所３０３、電話番号３０４、携帯電話番号３０５、E-mailアドレス３０６が登録部３０７〜３１１で入力した規則に従って登録されている。例えば、個人情報入力画面１０１の氏名入力欄３０２において、"山口＆三郎"と入力され、登録部３０７に'２'が入力された場合、５０４と５０９に示すように、"三郎"が個人情報管理ＤＢａ１１０に登録され、"山口"が個人情報管理ＤＢｂ１１２に登録される。
【００５４】
個人情報管理ＤＢａ１１０において、５０３は会員番号であり、当該個人情報管理ＤＢａ１１０のキーとなっている。
【００５５】
５０５は削除期限であり、削除する日付が記録されているが、顧客からの要請又は他の業務システムの要請等のように何らかの変更により削除期限５０５前に削除したい場合がある。この場合は、削除フラッグ５０６に'＊'が立てられ（オンにされて）、該当する個人情報文書１０８の破棄を伴った削除処理が要求される。
【００５６】
廃棄装置１１３に個人情報文書１０８がセットされたとき、廃棄装置１１３はこの削除期限５０５を照合して、削除の可否を判断する。廃棄装置１１３は、削除期限５０５が経過又は削除フラッグ５０６のオンである場合に、紙である個人情報文書１０８と共に個人情報管理ＤＢの情報も削除するように制御される。
【００５７】
個人情報管理ＤＢａ１１０において、リンク５０７は、個人情報管理ＤＢｂ１１２に分割された個人情報データをつなげるための個人情報リンクＤＢ１１５の当該レコードのキーがＱＲコードで格納されている。なお、この個人情報管理ＤＢａ１１０のリンク５０７と同じＱＲコードが個人情報リンクＤＢ１１５のキーであるリンク５１２に格納されている。
【００５８】
個人情報リンクＤＢ１１５の変換会員番号５１３は、個人情報管理ＤＢｂ１１２のキーである変換会員番号５０８が格納されている。個人情報ＤＢにアクセスする際、まず個人情報管理ＤＢａ１１０のレコード内のリンク５０７と同じＱＲコードが格納された個人情報リンクＤＢ１１５のレコードを検索し、該検索されたレコードの変換会員番号５１３を用いて、個人情報管理ＤＢｂ１１２のレコードを検索する。なお、変換会員番号５０８は、個人情報管理ＤＢａ１１０の会員番号５０３を暗号処理したものであるが、アクセスするときは暗号データのままでよい。
【００５９】
個人情報リンクＤＢ１１５の他の項目には、５１４，５１５に示すように、各個人情報データをセパレータで分離したときの分離コード'１'又は'２'が格納されており、この分離コードにより、個人情報管理ＤＢａ１１０と個人情報管理ＤＢｂ１１２のデータをつなげることができる。５１４は前半部分が個人情報管理ＤＢａ１１０にあることを示し、５１５は、前半部分が個人情報管理ＤＢｂ１１２にあることを示す。
【００６０】
個人情報管理ＤＢｂ１１２において、５１０はその他の情報であり、会員登録日などの実際の業務で利用される情報が格納される。
【００６１】
なお、リンク５０７，５１２がＱＲコードで格納されている構成や変換会員番号５０８，５１３が暗号処理されている構成は、簡単にキーを入力してＤＢの内容を参照することができないように工夫したためである。
【００６２】
このように、いずれかのＤＢのみでは、個人を特定する情報を得るのは困難である。特別に意図された特別なプログラムを作成して使用しない限り、個人情報管理ＤＢａ１１０と個人情報管理ＤＢｂ１１２の場所、システム管理者を別々にすれば、個人情報の流出を防ぐことができ、企業内部の機密情報に安全性を与えることができる。
【００６３】
図６は、個人情報文書１０８に付加されたＱＲコード１０４に記録される情報を示す図である。なお、このＱＲコード１０４に記録される情報は、後述する図７に示す個人情報登録処理により作成される。
【００６４】
図６において、６０１はＱＲコード１０４に記録される情報である。
【００６５】
会員番号６０２は、図３に示した会員番号３０１、図５に示した個人情報管理ＤＢａ１１０の会員番号５０３に対応し、顧客メールアドレス６０３がＥ−ｍａｉｌアドレス３０６等に対応し、保存期限６０６は削除期限５０５に対応している。保存期限６０６は、その期限以後に廃棄するときに、廃棄装置１１３が個人情報管理ＤＢａ１１０と照合して、破棄の可否を照合する。
【００６６】
なお、この保存期限６０６（削除期限５０５）や削除フラッグ５０６は、他の業務システムが独自に定め他の業務システムから設定するものとしてもよいし、システム管理者や窓口担当者が端末から設定するようにしてもよいし、システム管理者や窓口担当者が端末から入力設定するようにしてもよい。
【００６７】
作成者ＩＤ６０４は、窓口で顧客の個人情報を入力した職員のＩＤであり、窓口端末１０２にログインする際に入力された値に対応し、作成日時とともに窓口端末１０２のＣＰＵ２１６により設定される。
【００６８】
個人情報管理者ＩＤ６０５は、破棄時の通知担当者になる他、当該文書の処置上の問題が生じたとときに担当する職員であり、端末１０２のＣＰＵ２１６が予め外部メモリ２１９に設定されたデータに基づいて設定する。
【００６９】
以下、図７〜図９を参照して、窓口端末１０２の個人情報入力処理画面（図３）から入力された個人情報に基づいて窓口端末１０２により個人情報文書１０８を生成する処理について説明する。
【００７０】
図７は、本発明における第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、個人情報入力時の処理に対応する。なお、Ｓ７０１，Ｓ７０９は窓口担当者の操作に対応する。また、Ｓ７０２，Ｓ７０４，Ｓ７０７，Ｓ７１０，Ｓ７１１〜Ｓ７１３は窓口端末１０２のＣＰＵ２１６が外部メモリ２１９に格納されるプログラムをＲＡＭ２１７に読み出して実行することにより実現される処理に対応する。さらに、Ｓ７０３，Ｓ７０５，Ｓ７０６，Ｓ７０８，Ｓ７１５〜Ｓ７１９はサーバａ１１１のＣＰＵ２０１が外部メモリ２０４に格納されるプログラムをＲＡＭ２０２に読み出して実行することにより実現される処理に対応する。
【００７１】
図８は、図１に示した窓口端末１０２のＣＰＵ２０１が外部メモリ２１９からプログラムを読み出して実行することにより実現する個人情報文書を生成する機能を示すブロック図である。
【００７２】
図９は、図１に示した個人情報文書１０８の一例を示す模式図である。
【００７３】
以下、個人情報文書１０８を生成する処理を詳細に説明する。
【００７４】
まず、顧客が会員登録をする場合に個人情報を窓口にきて要請する。窓口担当者は、個人情報を窓口端末１０２の個人情報入力画面１０１から入力操作する（Ｓ７０１）。
【００７５】
この入力操作に応じて、窓口端末１０２のＣＰＵ２１６は、入力データをチェックし（Ｓ７０２）、サーバａ１１１に対して会員番号を要求する。
【００７６】
サーバａ１１１のＣＰＵ２０１は、窓口端末１０２からの要求に基づいて新規の会員番号を発行し、窓口端末１０２に送信する（Ｓ７０３）。
【００７７】
窓口端末１０２のＣＰＵ２１６は、サーバａ１１１から送信される会員番号を受信して、ステップＳ７０４に処理を進める。
【００７８】
ステップＳ７０４では、窓口端末１０２のＣＰＵ２１６は、図３に示す入力情報以外の情報であり、ＱＲコードに内包される他のデータ、窓口担当者ＩＤや、作成日時、その他の情報をシステム等から取得する。そして、窓口端末１０２のＣＰＵ２１６は、ＱＲコード形成データ（Ｓ７０１で入力された入力データ、Ｓ７０２で取得した会員番号、Ｓ７０４で取得したデータ等）をサーバａ１１１に送信する。
【００７９】
サーバａ１１１のＣＰＵ２０１は、窓口端末１０２からの前記ＱＲコード形成データを受信し（Ｓ７０５）、入力データのセパレータを処理して、個人情報の分離処理と、連結処理を実行して、ＲＡＭ２０２上に、セパレータにより分割された個人情報と、セパレータを取り除かれた連結された個人情報が生成し、さらに、連結された個人情報を窓口端末１０２へ送信する（Ｓ７０６）。
【００８０】
窓口端末１０２のＣＰＵ２０１は、セパレータが外れたデータ（連結された個人情報）をサーバａ１１１から取得する。そして、窓口端末１０２のＣＰＵ２０１は、図８に示すＱＲコード情報生成部８０２により、サーバａ１１１から取得したデータ（個人情報入力画面１０１から入力された顧客個人情報の連結情報，会員番号）とＳ７０４で取得したデータ（作成日時，作成者ＩＤ等のシステム情報）に基づいて図６に示した情報６０１を生成し、ＱＲコード化してＱＲコードを生成し（Ｓ７０７）、ＲＡＭ２１７を介して図８に示す付加情報文書生成部８０４に送る。
【００８１】
そして、窓口端末１０２のＣＰＵ２０１は、図８に示す画像情報生成部８０３により窓口担当者からのスキャナによる身分証明書の入力を受け付ける。
【００８２】
窓口担当者は、免許証等の個人情報である身分証明をする媒体を顧客から借り受け、これをスキャナ１０７で読み取らせるように操作する（Ｓ７０９）。
【００８３】
この操作に応じて、窓口端末１０２のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７１０において、図８に示す画像情報生成部８０３により、スキャナ１０７を用いて身分証明をする媒体の画像を読み取って画像データを生成し（個人情報媒体の画像形成）、ＲＡＭ２１７を介して図８に示す付加情報文書生成部８０４に送る。
【００８４】
次に、窓口端末１０２のＣＰＵ２０１は、付加情報文書生成部８０４により、図９に示す個人情報文書１０８の９０１に示すように、ステップＳ７１０で読み取った画像データとステップＳ７０７で生成したＱＲコードを、外部メモリ２１９から読み出した文書レイアウト８０１に添付し（貼り付け）（Ｓ７１１）、さらに、当該文書レイアウトに、図９に示す個人情報文書１０８の１０４に示すように、ステップＳ７０２で取得した会員番号を添付して（貼り付けて）、さらに文書レイアウト８０１に他の必要な情報を掲載して個人情報文書１０８を生成し、ＲＡＭ２１７上に保持する。
【００８５】
次に、窓口端末１０２のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７１２で生成した個人情報文書１０８を印刷装置１０３で印刷させ（Ｓ７１３）、処理を終了する。
【００８６】
これにより、窓口担当者は、図９に示すような個人情報文書１０８を取得する（Ｓ７１４）。
【００８７】
図９に示すように、個人情報文書１０８には、スキャナ１０７で読み取った身分証明書１０９（図４）の画像データ９０１、ＱＲコード１０４が添付（合成）されて印刷されている。
【００８８】
一方、サーバａ１１１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０６で取得し分離処理した個人情報に基づいて個人情報管理ＤＢａ１１０および個人情報管理ＤＢｂ１１２の各レコードのレイアウトを形成する（Ｓ７１５）。
【００８９】
次に、サーバａ１１１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０８で得たＱＲコードを個人情報管理ＤＢａ１１０のリンク項目５０７へセットし、個人情報管理ＤＢａ１１０の個人レコードを完成して個人情報管理ＤＢａ１１０に登録する（Ｓ７１６）。
【００９０】
次に、サーバａ１１１のＣＰＵ２０１は、会員番号を暗号処理して個人情報管理ＤＢｂ１１２の変換会員番号項目５０８へセットし（Ｓ７１７）、個人情報管理ＤＢｂ１１２の個人レコードを完成して個人情報管理ＤＢｂ１１２に登録する（Ｓ７１８）。
【００９１】
次に、サーバａ１１１のＣＰＵ２０１は、個人情報リンクＤＢ１１５のキーであるリンク項目５１２にステップＳ７１６で個人情報管理ＤＢａ１１０のリンク項目５０７へセットしたＱＲコード、変換会員番号項目５１３にステップＳ７１７で個人情報管理ＤＢｂ１１２の変換会員番号項目５０８にセットした暗号処理した会員番号をセットし、さらに、セパレータ情報を該当する各種分離コード項目に埋め込み、個人情報リンクＤＢ１１５のレコードを完成し、これを個人情報リンクＤＢ１１５に登録する（Ｓ７１９）。そして、処理を終了する。
【００９２】
なお、本実施形態では、個人情報文書１０８および対応する個人情報の保護管理について説明するが、保護の対象となるのは個人情報に限られるものではなく、全ての機密情報が本発明での保護管理の対象となるものとする。
【００９３】
以下、図１０〜図１２を参照して、本発明における文書廃棄処理について説明する。
【００９４】
図１０は、個人情報を含む文書（図９に示した個人情報文書１０８）を廃棄装置１１３に通して廃棄した後に廃棄装置１１３から顧客に送られるメールの文面の一例を示す模式図である。
【００９５】
顧客は、図１０に示すような文面１００１のメールを受け取ることにより、企業が個人情報を正しく廃棄したことを知ることができる。
【００９６】
図１１は、図１に示した廃棄装置１１３のＣＰＵ２０９が外部メモリ２１２からプログラムを読み出して実行することにより実現する文書を廃棄する機能を示すブロック図である。なお、図１と同一のものには同一の符号を付してある。
【００９７】
図１１において、インサータ制御部１１０７，スキャナ制御部１１０８，シュレッダ制御部１１０９，サーバ情報交換部１１１０，破棄判断制御部１１１１，ＱＲコード解析部１１１２，メール送信部１１１３は、ＣＰＵ２０９が外部メモリ２１２に記憶保存されたプログラムをＲＡＭ２１０に読み出して実行することにより実現される機能部である。
【００９８】
まず、周辺機器について説明する。インサータ２２５は、束になった紙文書を順にスキャナ２１３に送り出す機構を備えている。インサータ２２５は、インサータ制御部１１０７を経由して中央制御を行う破棄判断制御部１１１１から指令を受け取り、インサータ制御部１１０７を経由して中央制御を行う破棄判断制御部１１１１して情報を送信する。
【００９９】
スキャナ２１３は、破棄判断制御部１１１１の指令をスキャナ制御部１１０８経由して受け取り、順次紙文書を読み取り、該読み取り情報をスキャナ制御部１１０８経由して破棄判断制御部１１１１に送り出す。
【０１００】
破棄判断制御部１１１１は、スキャナ２１３から取得した紙文書の読み取り情報をＱＲコード解析部１１１２に渡し、ＱＲコードを解析させる。
【０１０１】
また、破棄判断制御部１１１１は、ＱＲコード解析部１１１２からＱＲコード情報（ＱＲコード解析結果）を受け取り、該ＱＲコード情報に基づいてサーバ情報交換部１１１０を介してサーバａ１１１と交信し、サーバａ１１１から得た情報に基づき、当該個人文書を破棄すべきか、保存すべきか、不詳文書のため、別途不詳文書として区分けするかを判断する。
【０１０２】
そして、破棄する場合は、破棄判断制御部１１１１は、シュレッダ２１４に、対応する紙文書が渡るようにシュレッダ制御部１１０９に命令し、シュレッダ付属の区分け器からシュレッダに対応する紙文書を搬送する。なお、破棄の場合は、破棄した旨の通知メール（例えば図１０）をＱＲコードにある顧客メールアドレスと個人情報管理者メールアドレスに送信するようにメール送信部１１１３に命令に送る。
【０１０３】
また、保存の場合は、破棄判断制御部１１１１は、保存スタッカ１１０４に、対応する紙文書が渡るようにシュレッダ制御部１１０９に命令する。
【０１０４】
また、不詳の場合は、破棄判断制御部１１１１は、不詳スタッカ１１０５に、対応する紙文書が渡るようにシュレッダ制御部１１０９に命令する。
【０１０５】
図１２は、本発明における第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、図１１に示した廃棄装置１１３の機能により実行される文書廃棄処理に対応する。なお、Ｓ１２０１〜Ｓ１２１０，Ｓ１２１５は廃棄装置１１３内の各機能部１１０７〜１１１３および周辺機器２１３，２１４，２２５により実行される処理に対応する。また、Ｓ１２１１，Ｓ１２１２はサーバａ１１１のＣＰＵ２０１が外部メモリ２０４に格納されるプログラムをＲＡＭ２０２に読み出して実行することにより実現される処理に対応する。
【０１０６】
まず、インサータ２２５に紙文書がセットされ、これが検知されると、を破棄判断制御部１１１１が本フローチャートの処理を開始する。
【０１０７】
まず、破棄判断制御部１１１１は、インサータ２２５にセットされた紙文書の束について、１枚ずつ以下のＳ１２０２〜Ｓ１２１５の処理を繰り返すように制御する（Ｓ１２０１）。
【０１０８】
破棄判断制御部１１１１は、インサータ制御部１１０７を介して、インサータ２２５に１枚の紙文書をスキャナ２１３に送り出させ（Ｓ１２０２）、スキャナ２１３にインサータ２２５から送られた紙文書を読み取らせる（Ｓ１２０２）ように制御する。
【０１０９】
次に、破棄判断制御部１１１１は、スキャナ制御部１１０８から得た紙文書の読み取り結果を、ＱＲコード解析部１１１２に渡し、ＱＲコードを解析させる（Ｓ１２０３）。
【０１１０】
破棄判断制御部１１１１は、ＱＲコード情報（ＱＲコード解析結果）に基づいて、当該紙文書が個人情報文書１０８であるか否かを判定する（Ｓ１２０４）。
【０１１１】
そして、ステップＳ１２０４において、当該紙文書が個人文書でないと判定した場合には、破棄判断制御部１１１１は、ステップＳ１２０５に処理を進める。
【０１１２】
ステップＳ１２０５では、破棄判断制御部１１１１は、判定ができない文書（不詳文書）であるか、又は、読み取りに問題があったのかを判断し、不詳であった場合は、ステップＳ１２１３に処理を進め、当該紙文書を不詳スタッカ１１０５に区分けするように、スキャナ制御部１１０８を介してスキャナ２１３を制御する。そして、ステップＳ１２０１に処理を戻し、次の紙文書に処理を移行させる。
【０１１３】
一方、ステップＳ１２０５で、読み取りに問題があったと判断した場合には、破棄判断制御部１１１１は、ステップＳ１２０９に処理を進め、当該紙文書をシュレッダ２１４に送り破棄処分にするように、スキャナ制御部１１０８，シュレッダ制御部１１０９を介してスキャナ２１３，シュレッダ２１４を制御し、ステップＳ１２１４に処理を進める。
【０１１４】
また、ステップＳ１２０４で、当該紙文書が個人情報文書１０８であると判断した場合には、破棄判断制御部１１１１は、ステップＳ１２０６において、ＱＲコード情報をサーバａ１１１に送り、個人情報管理ＤＢａ１１０から当該会員の個人情報を検索してもらう。これを受けたサーバａ１１１のＣＰＵ２０１は、個人情報管理ＤＢａ１１０から当該ＱＲコードに基づいて個人情報を検索し、該検索結果として個人情報を廃棄装置１１３の破棄判断制御部１１１１に返信する（Ｓ１２１１）。
【０１１５】
サーバａ１１１から個人情報を受け取ると、破棄判断制御部１１１１は、ステップＳ１２０７，Ｓ１２０８において、当該個人情報内の削除フラッグ５０６がオン（他の業務システム等において、当該顧客の個人情報を消去すべき状態が発生）、又は、削除期限が経過したか否かを判定する。
【０１１６】
そして、ステップＳ１２０７，Ｓ１２０８で、当該個人情報内の削除フラッグ５０６がオン、又は、削除期限が経過したと判定した場合には、破棄判断制御部１１１１は、ステップＳ１２０９に処理を進め、当該紙文書をシュレッダ２１４に送り破棄処分させ、ステップＳ１２０９に処理を進める。これとともに、破棄判断制御部１１１１は、当該個人情報を個人情報管理ＤＢから削除させるようにサーバａ１１１に指示する。これを受けたサーバａ１１１のＣＰＵ２０１は、個人情報管理ＤＢａ１１０，個人情報管理ＤＢｂ１１２，個人情報リンクＤＢ１１５から当該個人情報を削除する（Ｓ１２１２）。これにより、顧客の個人情報を紙という物理媒体とＤＢという電子媒体の両方から消去することになる。
【０１１７】
そして、ステップＳ１２１４で、破棄判断制御部１１１１は、当該紙文書が個人情報文書１０８であるか否かを判定し、個人情報文書１０８であると判定した場合には、ステップＳ１２１５に処理を進める。
【０１１８】
ステップＳ１２１５では、破棄判断制御部１１１１は、当該ＱＲコード情報内にある顧客メールアドレスと個人情報管理者メールアドレスに図１０に示したような紙文書を破棄した旨のメールを送信するようにメール送信部１１１３を制御する。そして、ステップＳ１２０１に処理を戻し、次の紙文書に処理を移行させる。
【０１１９】
なお、本実施例では、破棄される紙文書にある当該ＱＲコード情報に基づき、顧客メールアドレスと個人情報管理者メールアドレスを取得しているが、実際の運用では、当初の顧客メールアドレスと個人情報管理者メールアドレスがその後の経緯により、変更される場合が十分に予想される。従って、図示していないが、個人情報管理ＤＢａ１１０，個人情報管理ＤＢｂ１１２，個人情報リンクＤＢ１１５のいずれかに、顧客メールアドレスと個人情報管理者メールアドレスを格納し、変更の必要が発生した場合には、ＤＢに記録されたアドレス群を変更し、通知の際は、通知先情報として、これらの情報を利用する方法することもできる。
【０１２０】
一方、ステップＳ１２１４で、当該紙文書が個人情報文書１０８でないと判定した場合には、破棄判断制御部１１１１は、ステップＳ１２０１に処理を戻し、次の紙文書に処理を移行させる。
【０１２１】
一方、ステップＳ１２０７，Ｓ１２０８で、当該個人情報内の削除フラッグ５０６がオフ、且つ、削除期限に未だ達していないと判定した場合には、破棄判断制御部１１１１は、ステップＳ１２１０に処理を進める。
【０１２２】
ステップＳ１２１０では、破棄判断制御部１１１１は、当該紙文書を保存スタッカ１１０４に送るようにスキャナ制御部１１０８を介してスキャナ２１３を制御する。そして、ステップＳ１２０１に処理を戻し、次の紙文書に処理を移行させる。
【０１２３】
そして、破棄判断制御部１１１１が、インサータ２２５にセットされた紙文書の束の全てについてＳ１２０２〜Ｓ１２１５の処理を終了したと判定した場合には、本フローチャートの処理を終了する。
【０１２４】
なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【０１２５】
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施形態をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１２６】
なお、上記実施形態では、個人情報文書１０８に付加したＱＲコード１０４内に会員番号等のデータベースに登録された個人情報を特定する情報とともに、連絡先となる顧客メールアドレス等を含め、個人情報文書１０８の破棄とデータベースに登録された個人情報の削除を実行した際には、上記ＱＲコード１０４から取得した顧客メールアドレス等に、その旨のメールを通知する構成について説明した。
【０１２７】
しかし、個人情報文書１０８に付加したＱＲコード１０４内に、連絡先となる顧客メールアドレス等を含めず、データベースに登録された個人情報の削除する前にＱＲコード１０４内の会員番号に基づいてデータベース内の個人情報に含まれる顧客メールアドレス等を取得しておき、個人情報文書１０８の破棄とデータベースに登録された個人情報の削除を実行した際には、上記データベースより取得しておいた顧客メールアドレス等に、その旨のメールを通知するように構成してもよい。
【０１２８】
以上説明したように、本発明は、個人情報のような機密情報と共に、該情報提供者の身分証明書等の複写画像を印刷した紙文書を保管管理する場合に、該紙文書に当該情報提供者への通知情報（メールアドレス）を２次元バーコードにして付加するように構成する。これにより、当該紙文書が廃棄装置で破棄するときに、情報提供者（顧客等）に破棄を知らせることができる。この結果、顧客に安心感を与えることができ、企業内の担当者にも注意を喚起できる。
【０１２９】
なお、廃棄装置は、上記紙文書が破棄される時、当該紙文書に埋め込まれた２次元バーコードの情報に基づいてサーバと交信して、該２次元バーコードの情報に基づいて特定されるデータベース内の情報をも消去するように構成する。
【０１３０】
また、廃棄装置は、大量の紙文書を順次読み込み、廃棄すべき紙文書、破棄せず保管継続、不詳文書に仕分けして、破棄文書はシュレッダ等で粉砕する機能を持つ（保管文書は戻され、不詳文書は担当者が処置する）。
【０１３１】
また、情報提供を行う窓口では、機密情報の入力時、分割を指示でき、電子化された情報（データベース）の持ち出しがしにくいように、データを分割して複数のデータベースに分散して格納する。これにより、仮に、一方のデータベースの情報が持ち出されても機密情報が完全ではないので、利用できず（意味をなさず）、安全性を高めることができる。
【０１３２】
そして、分割された主データベースをアクセスし、更に他に分割されたデータベースのレコードを読むためには、第２のデータベースのキーを格納したリンク用のデータベースを参照しなければならないように構成する。これにより、個人情報等の機密情報を記録したデータベースは、特別なプログラムを作成しない限り、意図的に持ち出したり、参照したりできないようにすることができ、さらなる安全性を確保できる。
【０１３３】
さらに、分割されたデータベースを繋ぐリンクキーとして２次元バーコードを採用しているため、検索するためには特別なプログラムが必要となる。よって、単純なキー入力でデータベース検索を行うことができず、高い安全性を確保することができる。
【０１３４】
この結果、内部職員等の個人情報等の機密情報の持ち出しや、ミスによる情報漏洩を防止することができる。
【０１３５】
以下、図１３に示すメモリマップを参照して本発明に係る情報管理システムを構成する各装置で読み取り可能なデータ処理プログラムの構成について説明する。
【０１３６】
図１３は、本発明に係る情報管理システムを構成する各装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記録媒体（記憶媒体）のメモリマップを説明する図である。
【０１３７】
なお、特に図示しないが、記録媒体に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバージョン情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。
【０１３８】
さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、インストールするプログラムやデータが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。
【０１３９】
本実施形態における図７，図１２に示す機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記録媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記録媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。
【０１４０】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１４１】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１４２】
プログラムコードを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。
【０１４３】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１４４】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１４５】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１４６】
さらに、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１４７】
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【０１４８】
以上示したように、本発明は、個人情報等の機密文書の利用及び破棄における安全管理を目的とする。具体的には、身分証明書等が複写された個人情報を記録した紙文書及び電子化された関連の機密情報を利用中には漏洩や持ち出しをしにくくし、利用が終わり、破棄する場合には、紙文書の破棄と連動して電子化した情報も破棄し、更に、当該情報の提供者に、破棄の通知をする構成を有する。
【０１４９】
このような構成により、機密情報提供者、例えば、個人情報を提供した顧客が、自己の個人情報の利用目的が消滅したとき、紙文書及び電子化された情報の両方が破棄されたことを通知によって認知できるので安心感を得る効果を奏する。
【０１５０】
また、機密情報のデータベース分割登録及び分割されたデータベースの情報を連結する情報が別途データベース化されており、かつキーが２次元バーコードを使用しているので、簡単に、分割された情報をアクセスできず、一方を持ち出しても情報の価値が生じないので、機密情報の流出を防止できる効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【０１５１】
【図１】本発明の本発明の情報管理システム（機密情報保護システム）の全体構成の概要を示したシステム構成図である。
【図２】図１に示した各装置のハードウェア構成の一例を説明するブロック図である。
【図３】図１に示した個人情報入力画面１０１の一例を示す模式図である。
【図４】図１に示した身分証明書１０９の一例を示す模式図である。
【図５】図１に示した個人情報管理ＤＢａ１１０，個人情報管理ＤＢｂ１１２の及び個人情報リンクＤＢ１１５の各レコード構成の一例を示す図である。
【図６】個人情報文書１０８に付加されたＱＲコード１０４に記録される情報を示す図である。
【図７】本発明における第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図８】図１に示した窓口端末１０２のＣＰＵ２０１が外部メモリ２１９からプログラムを読み出して実行することにより実現する個人情報文書を生成する機能を示すブロック図である。
【図９】図１に示した個人情報文書１０８の一例を示す模式図である。
【図１０】個人情報を含む文書（図９に示した個人情報文書１０８）を廃棄装置１１３に通して廃棄した後に廃棄装置１１３から顧客に送られるメールの文面の一例を示す模式図である。
【図１１】図１に示した廃棄装置１１３のＣＰＵ２０９が外部メモリ２１２からプログラムを読み出して実行することにより実現する文書を廃棄する機能を示すブロック図である。
【図１２】本発明における第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１３】本発明に係る情報管理システムを構成する各装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記録媒体（記憶媒体）のメモリマップを説明する図である。
【符号の説明】
【０１５２】
１０２ 窓口端末
１０３ プリンタ
１０７ スキャナ
１０８ 個人情報文書
１０４ ＱＲコード
１０６ ネットワーク
１１１ サーバａ
１１０ 個人情報管理ＤＢａ
１１４ サーバｂ
１１２ 個人情報管理ＤＢｂ
１１５ 個人情報リンクＤＢ
１１３ 廃棄装置
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データベースに登録される機密情報と該機密情報の情報提供者より預かり複写等された紙文書を安全に保持及び破棄管理するための情報管理システムおよび情報管理方法およびプログラムおよび記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、機密文書の管理に関する意識は強くなっている特に顧客情報や、会員名簿などといった個人情報保護に対する関心が高くなっている。電子文書の普及により、電子文書に関しては、作成から廃棄に至るまで様々な管理方法、技術が考案されている。
【０００３】
しかし、内部職員による個人情報の持ち出しや格納媒体の置き忘れ等、人間による事故が後を絶たない。
【０００４】
また、社会では紙文書も依然として利用されており、我々の生活面では、免許証や保険証などを本人確認に使用することがある。会員申し込みや銀行口座開設など、企業活動の中でも、個人情報が複写された紙文書が使用されている。紙文書は、容易に複製でき、紛失もありえることから管理面の困難さ、安全面確保が課題である。特に廃棄処分時に事故が多発しており、人間の油断に最も脆弱性が表れる。
【０００５】
以上のような状況を踏まえて、紙文書の出力から廃棄までの一連の処理に関して、機密文書を管理する発明として特許文献１が提案されている。
【０００６】
特許文献１によれば、文書破棄装置が破棄する紙文書から破棄文書用紙ＩＤを読み取り、該読み取った破棄文書用紙ＩＤをサーバに送信し、紙文書を廃棄処分する。一方、サーバでは、破棄文書用紙ＩＤをキーとして、出力された文書履歴ＤＢから対象文書を抽出し、文書履歴ＤＢの個人情報文書ログに廃棄された文書の用紙ＩＤと廃棄情報を登録する。このことにより、文書の破棄又は未破棄の情報が管理でき、かつ確実な紙文書の破棄が可能になる。
【特許文献１】特開２００５-１９０３６５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献１の提案である紙文書の管理は、破棄を自動化して、破棄があれば管理ＤＢに記録する方式である。
【０００８】
個人情報に限って言えば、個人情報が記録された紙文書の破棄が顧客に通知されれば、顧客に安心感を与えることができる。破棄が顧客に伝える仕掛けがあれば、企業内の担当者にも注意を喚起して、人間の弱点を補強できる。
【０００９】
特許文献１は、企業側だけで処分するだけであり、機密情報の提供者へは何ら破棄の通知を行われない。
【００１０】
また、紙文書の破棄を管理するだけでは足らず、電子化された関連情報も連動して消去すべきであるが、特許文献１では考慮されていない。更に、内部職員の個人情報等の機密情報の持ち出しの防止にも配慮すべきであるが、この管理にも言及がない。
【００１１】
個人情報には、企業のデータベースに登録された情報と身分証明書等の個人情報が記載された文書の複写物がある。個人情報が漏洩すると悪用されることが多く、個人情報の安全管理は、顧客にとっても重大な関心事である。漏洩は、内部社員による故意による持ち出し、当該情報が記録されたノートパソコンの置き忘れ及び紙文書の廃棄時の管理ミスが代表的な要因であり、上記特許文献１のような方法では機密情報の漏洩を防止できない等の問題点があった。
【００１２】
本発明は、上記の問題点を解決するためになされたもので、本発明の目的は、情報を扱う担当者のミスや故意による漏洩を防止したり、個人情報の利用目的が消滅した時は、個人情報を電子情報、紙文書の両方を、速やかにかつ安全に消去して顧客に安心感を与える仕組みを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
本発明は、通知先情報を含む情報を入力する第１の入力手段と、物理媒体から読み取った画像データを入力する第２の入力手段と、前記第１の入力手段による入力情報をデータベースへ登録するデータベース登録手段と、少なくとも前記データベース登録された入力情報を特定するための情報を所定コード形式に変換したコード情報を生成する生成手段と、前記第２の入力手段により入力された画像データと前記生成手段により生成されたコード情報を貼り付けた文書を印刷媒体に印刷する印刷手段と、前記印刷手段により印刷媒体に印刷された物理文書を破棄する破棄手段と、前記破棄手段の上流で前記物理文書から前記コード情報を読み取る読み取り手段と、前記読み取り手段により読み取られたコード情報を解析する解析手段と、前記解析手段の解析結果から特定される前記入力情報を前記データベースから削除させる削除制御手段と、前記物理文書が破棄され且つ前記データベースから前記入力情報が削除された後、その旨の通知を、取得した前記通知先情報を用いて通知処理する通知手段と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、機密情報提供者、例えば、個人情報を提供した顧客が、自己の個人情報の利用目的が消滅したとき、身分証明書等が複写された紙文書及び電子化された情報の両方が破棄されたことを通知によって認知できるので安心感を得る効果を奏する。
【００１５】
また、身分証明書等が複写された紙文書を破棄する際に、電子化された情報も破棄することができる。
【００１６】
さらに、機密情報のデータベース分割登録及び分割されたデータベースの情報を連結する情報が別途データベース化されており、且つ、この連結する情報のデータベースのキーとして２次元バーコードが使用されているので、簡単に、分割された情報をアクセスできず、一方を持ち出しても情報の価値が生じないので、機密情報の流出を防止できる効果を奏する。
【００１７】
従って、情報を扱う担当者のミスや故意による漏洩を防止したり、情報の利用目的が消滅した時は、該情報について電子情報，紙文書の両方を消去するとともにその旨を通知して顧客に安心感を与えることができる等の効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
〔第１実施形態〕
本発明の実施形態では、紙文書に付加する文書履歴情報は２次元バーコードのＱＲコードを使用して説明しているが、ＱＲコードのどのモデル、どのバージョンでもよい。また、ＱＲコード以外の他の２次元バーコードを使用しても実施可能である。２次元バーコード以外のバーコードを使用しても、他のコードを使用してもよいことはいうまでもない。さらに、紙に漉き込んだＲＦＩＤも読み込み／書き込みの手法をＲＦＩＤに合わせた形態に変更することにより、利用可能である。
【００１９】
図１は、本発明の情報管理システム（機密情報保護システム）の全体構成の概要を示したシステム構成図である。
【００２０】
企業の窓口担当者は、顧客から個人情報を聞き取り、窓口端末１０２の個人情報入力画面１０１（図３）から個人情報を入力する。
【００２１】
入力された個人情報は、ネットワーク１０６を介してサーバａ１１１が管理する個人情報管理ＤＢａ１１０とサーバｂ１１４が管理する個人情報管理ＤＢｂ１１２にそれぞれ分割されて登録される。なお、分割された個人情報をつなげるための情報が第３のＤＢである個人情報リンクＤＢ１１５に登録される。この個人情報リンクＤＢ１１５は、安全性確保のため、最初のアクセスＤＢである個人情報管理ＤＢａ１１０とは離れたサーバに接続するのが好ましい。本実施形態ではサーバｂ１１４に接続する。
【００２２】
次に、本人を確認するため、窓口担当者は、例えば身分証明書１０９を顧客から借用し、スキャナ１０７から画像を読み取らせる。窓口端末１０２は、前記個人情報と前記画像を合体させ、更に窓口端末１０２が持つＱＲコード生成機能により、個人情報を記録したＱＲコード１０４を添付した個人情報文書１０８をプリンタ１０３から印刷する。なお、この個人情報文書１０８は、企業内部の利用のみの目的で保管される。
【００２３】
前記個人情報文書１０８は、企業内で使用され、時間の経過により利用目的が消滅するか又は保存期限を過ぎた場合は、廃棄装置１１３において破棄処分される。このとき、廃棄装置１１３は、前記ＱＲコードを読み、該ＱＲコード内の個人情報提供者である顧客のメールアドレスを用いて、顧客先端末１０５に破棄された旨のメールを発信し、同様に個人情報管理者にも通知する。さらに、廃棄装置１１３は、サーバａ１１１及びサーバｂ１１４へ個人情報管理ＤＢに記録された当該個人情報も削除される。
【００２４】
図２は、図１に示した各装置のハードウェア構成の一例を説明するブロック図であり、図１と同一のものには同一の符号を付してある。
【００２５】
図２において、サーバａ１１１、サーバｂ１１４は、ネットワーク１０６を介して、窓口端末１０２、顧客先端末１０５、廃棄装置１１３と通信可能となっている。
【００２６】
サーバａ１１１は、ＣＰＵ２０１、ＲＡＭ２０２、ＲＯＭ２０３、外部メモリ２０４、入力装置２０５、表示装置２０６、通信インタフェース２０８を含み、これらがシステムバスを介して互いに接続されている構成となっている。なお、実際には上記各部とシステムバスとの間にはインタフェース回路やチップセット等が存在するが、図では省略されている。なお、外部メモリ２０４は、個人情報管理ＤＢａ１１０を含む。
【００２７】
ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０３又は外部メモリ２０４等に記憶保存されたプログラム等を読み出して実行することにより、各種制御処理を実行する。ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１の作業領域として使用される。
【００２８】
通信インタフェース２０８は、ネットワーク１０６に有線又は無線で接続され、ネットワーク１０６を介して他の装置と通信可能である。
【００２９】
サーバｂ１１４についても、サーバａ１１１と同様である。同様に、サーバｂ１１４の外部メモリは、個人情報管理ＤＢｂ１１２を含む。
【００３０】
窓口端末１０２は、ＣＰＵ２１６、ＲＡＭ２１７、ＲＯＭ２１８、外部メモリ２１９、入力装置２２０、表示装置２２１、通信インタフェース２２４を含み、これらがシステムバスを介して互いに接続されている構成となっている。なお、実際には上記各部とシステムバスとの間にはインタフェース回路やチップセット等が存在するが、図では省略されている。
【００３１】
ＣＰＵ２１６は、ＲＯＭ２１８又は外部メモリ２１９等に記憶保存されたプログラム等を読み出して実行することにより、各種制御処理を実行する。ＲＡＭ２１７は、ＣＰＵ２０１の作業領域として使用される。
【００３２】
通信インタフェース２２４は、ネットワーク１０６に有線又は無線で接続され、ネットワーク１０６を介して他の装置と通信可能である。
【００３３】
また、窓口端末１０２には、図示しないインタフェースを介して周辺機器としてスキャナ１０７，印刷装置１０３が接続されている。スキャナ１０７は、文書の画像データならびにＱＲコードを読み取る際に用いられる。また、外部メモリ２１９には、後述する文書レイアウト８０１が格納されている。
【００３４】
ＣＰＵ２１６は、ＲＡＭ２１７においてＱＲコード生成処理を実行し、画像及びＱＲコードを文書レイアウト８０１に貼りつけて個人情報文書１０８を生成し、該個人情報文書１０８を印刷装置１０３から印刷するように制御する。
【００３５】
廃棄装置１１３は、ＣＰＵ２０９、ＲＡＭ２１０、ＲＯＭ２１１、外部メモリ２１２、通信インタフェース２１５を含み、これらがシステムバスを介して互いに接続されている構成となっている。なお、実際には上記各部とシステムバスとの間にはインタフェース回路やチップセット等が存在するが、図では省略されている。
【００３６】
ＣＰＵ２０９は、ＲＯＭ２１１又は外部メモリ２１２等に記憶保存されたプログラム等を読み出して実行することにより、各種制御処理を実行する。ＲＡＭ２１０は、ＣＰＵ２０９の作業領域として使用される。通信インタフェース２１５は、ネットワーク１０６に有線又は無線で接続され、ネットワーク１０６を介して他の装置と通信可能である。
【００３７】
また、廃棄装置１１３には、図示しないインタフェースを介して周辺機器としてインサータ２２５，スキャナ２１３，シュレッダ２１４が接続されており、ＣＰＵ２０９により、これらを制御可能である。
【００３８】
インサータ２２５は、紙文書の束を連続してスキャナ２１３に送り出すためのものである。スキャナ２１３は、インサータ２２５から送り出された紙文書を読み取るためのものである。シュレッダ２１４は、スキャナ２１３を介してインサータから送られた紙文書（個人情報文書等を記載した文書）を破棄処分にするためのものである。
【００３９】
顧客先端末１０５については、端末又は携帯電話等の移動体通信装置であってもよい。なお、顧客先端末１０５のハードウェア構成については、サーバａ１１１と同様であってもよい。
【００４０】
サーバａ１１１，サーバｂ１１４、廃棄装置１１３、窓口端末１０２、顧客先端末１０５は、ネットワーク１０６を介して相互に通信可能である。
【００４１】
図３は、図１に示した個人情報入力画面１０１の一例を示す模式図である。
【００４２】
図３に示した例では、個人情報を含む機密文書を作成するために、管理する企業の個人情報管理者は、会員番号３０１、氏名３０２、住所３０３、電話番号３０４、携帯電話番号３０５、E-mailアドレス３０６を入力する。
【００４３】
入力時、３１２に示すように、入力項目の文字の間にセパレータ'＆'を挿入し、入力データを区切る。セパレータ'＆'により入力データは前半と後半に区切られる。なお、このセパレータ'＆'は、窓口端末１０２のＣＰＵ２１６の制御により、ランダムに挿入するように構成してもよい。また、窓口端末１０２側ではセパレータは挿入せず、サーバａ１１１側で入力情報の各項目をランダムに分割して、個人情報管理ＤＢａ１１０，個人情報管理ＤＢｂ１１２に分散登録するように構成してもよい。
【００４４】
なお、各入力項目３０２、３０３、３０４、３０５、３０６に対して、それぞれ登録部３０７、３０８、３０９，３１０、３１１が設けてあり、この登録部には、'１'または'２'を入力する。
【００４５】
そして、各入力項目の入力データをＤＢに登録する時には、窓口端末１０２のＣＰＵ２１６の制御により、登録部に'１'が入力されている入力項目の入力データは、前半部分（セパレータ'＆'の前の部分）が個人情報管理ＤＢａ１１０に、後半部分（セパレータ'＆'の後ろの部分）が個人情報管理ＤＢｂ１１２に登録される。また、登録部に'２'が入力されている入力項目の入力データは、前半部分が個人情報管理ＤＢｂ１１２に、後半部分が個人情報管理ＤＢａ１１０に登録される。
【００４６】
図３に示した例では、氏名３０２の登録部３０７に'１'が入力されているためセパレータ'＆'の前の部分（苗字"観音"）が個人情報管理ＤＢａ１１０に登録されセパレータ'＆'の後ろの部分（名前"太郎"）が個人情報管理ＤＢｂ１１２に登録される。
【００４７】
また、住所３０３の登録部３０８に２が入力されているので、セパレータ'＆'の前の部分（都道府県市区町村名まで）が個人情報管理ＤＢｂ１１２に登録され、セパレータ'＆'の後ろの部分（町名、番地、マンションの号室など）の情報が個人情報管理ＤＢａ１１０に登録される。
【００４８】
３１３は登録キーであり、各項目の情報を入力し、該入力した情報を登録するときに使用する。３１４はキャンセルキーであり、入力した情報をキャンセルするときに使用する。
【００４９】
なお、図１に示した個人情報管理ＤＢａ１１０，個人情報管理ＤＢｂ１１２は、同じ場所に存在しなくてもよい。例えば、東京と大阪に分散して管理することにより、例えば、個人情報管理ＤＢａ１１０の情報のデータを盗まれたとしても、個人を特定することが困難であるため、個人情報の漏洩を食い止めることが可能である。また、セパレータ文字'＆'は、他の通常使用されない文字であればどのような文字であってもよい。
【００５０】
図４は、図１に示した身分証明書１０９の一例を示す模式図である。
【００５１】
身分証明書１０９としては、免許証、社員証、学生証、保険証などがあるが、ここでは、免許証を例としてあげている。免許証には、氏名、生年月日、本籍、住所が記載されており、当企業が使用しない重要な個人情報も含まれている。
【００５２】
図５は、図１に示した個人情報管理ＤＢａ１１０，個人情報管理ＤＢｂ１１２の及び個人情報リンクＤＢ１１５の各レコード構成の一例を示す図である。
【００５３】
図５に示すように、個人情報管理ＤＢａ１１０には、図３で入力した会員番号３０１、氏名３０２、住所３０３、電話番号３０４、携帯電話番号３０５、E-mailアドレス３０６が登録部３０７〜３１１で入力した規則に従って登録されている。例えば、個人情報入力画面１０１の氏名入力欄３０２において、"山口＆三郎"と入力され、登録部３０７に'２'が入力された場合、５０４と５０９に示すように、"三郎"が個人情報管理ＤＢａ１１０に登録され、"山口"が個人情報管理ＤＢｂ１１２に登録される。
【００５４】
個人情報管理ＤＢａ１１０において、５０３は会員番号であり、当該個人情報管理ＤＢａ１１０のキーとなっている。
【００５５】
５０５は削除期限であり、削除する日付が記録されているが、顧客からの要請又は他の業務システムの要請等のように何らかの変更により削除期限５０５前に削除したい場合がある。この場合は、削除フラッグ５０６に'＊'が立てられ（オンにされて）、該当する個人情報文書１０８の破棄を伴った削除処理が要求される。
【００５６】
廃棄装置１１３に個人情報文書１０８がセットされたとき、廃棄装置１１３はこの削除期限５０５を照合して、削除の可否を判断する。廃棄装置１１３は、削除期限５０５が経過又は削除フラッグ５０６のオンである場合に、紙である個人情報文書１０８と共に個人情報管理ＤＢの情報も削除するように制御される。
【００５７】
個人情報管理ＤＢａ１１０において、リンク５０７は、個人情報管理ＤＢｂ１１２に分割された個人情報データをつなげるための個人情報リンクＤＢ１１５の当該レコードのキーがＱＲコードで格納されている。なお、この個人情報管理ＤＢａ１１０のリンク５０７と同じＱＲコードが個人情報リンクＤＢ１１５のキーであるリンク５１２に格納されている。
【００５８】
個人情報リンクＤＢ１１５の変換会員番号５１３は、個人情報管理ＤＢｂ１１２のキーである変換会員番号５０８が格納されている。個人情報ＤＢにアクセスする際、まず個人情報管理ＤＢａ１１０のレコード内のリンク５０７と同じＱＲコードが格納された個人情報リンクＤＢ１１５のレコードを検索し、該検索されたレコードの変換会員番号５１３を用いて、個人情報管理ＤＢｂ１１２のレコードを検索する。なお、変換会員番号５０８は、個人情報管理ＤＢａ１１０の会員番号５０３を暗号処理したものであるが、アクセスするときは暗号データのままでよい。
【００５９】
個人情報リンクＤＢ１１５の他の項目には、５１４，５１５に示すように、各個人情報データをセパレータで分離したときの分離コード'１'又は'２'が格納されており、この分離コードにより、個人情報管理ＤＢａ１１０と個人情報管理ＤＢｂ１１２のデータをつなげることができる。５１４は前半部分が個人情報管理ＤＢａ１１０にあることを示し、５１５は、前半部分が個人情報管理ＤＢｂ１１２にあることを示す。
【００６０】
個人情報管理ＤＢｂ１１２において、５１０はその他の情報であり、会員登録日などの実際の業務で利用される情報が格納される。
【００６１】
なお、リンク５０７，５１２がＱＲコードで格納されている構成や変換会員番号５０８，５１３が暗号処理されている構成は、簡単にキーを入力してＤＢの内容を参照することができないように工夫したためである。
【００６２】
このように、いずれかのＤＢのみでは、個人を特定する情報を得るのは困難である。特別に意図された特別なプログラムを作成して使用しない限り、個人情報管理ＤＢａ１１０と個人情報管理ＤＢｂ１１２の場所、システム管理者を別々にすれば、個人情報の流出を防ぐことができ、企業内部の機密情報に安全性を与えることができる。
【００６３】
図６は、個人情報文書１０８に付加されたＱＲコード１０４に記録される情報を示す図である。なお、このＱＲコード１０４に記録される情報は、後述する図７に示す個人情報登録処理により作成される。
【００６４】
図６において、６０１はＱＲコード１０４に記録される情報である。
【００６５】
会員番号６０２は、図３に示した会員番号３０１、図５に示した個人情報管理ＤＢａ１１０の会員番号５０３に対応し、顧客メールアドレス６０３がＥ−ｍａｉｌアドレス３０６等に対応し、保存期限６０６は削除期限５０５に対応している。保存期限６０６は、その期限以後に廃棄するときに、廃棄装置１１３が個人情報管理ＤＢａ１１０と照合して、破棄の可否を照合する。
【００６６】
なお、この保存期限６０６（削除期限５０５）や削除フラッグ５０６は、他の業務システムが独自に定め他の業務システムから設定するものとしてもよいし、システム管理者や窓口担当者が端末から設定するようにしてもよいし、システム管理者や窓口担当者が端末から入力設定するようにしてもよい。
【００６７】
作成者ＩＤ６０４は、窓口で顧客の個人情報を入力した職員のＩＤであり、窓口端末１０２にログインする際に入力された値に対応し、作成日時とともに窓口端末１０２のＣＰＵ２１６により設定される。
【００６８】
個人情報管理者ＩＤ６０５は、破棄時の通知担当者になる他、当該文書の処置上の問題が生じたとときに担当する職員であり、端末１０２のＣＰＵ２１６が予め外部メモリ２１９に設定されたデータに基づいて設定する。
【００６９】
以下、図７〜図９を参照して、窓口端末１０２の個人情報入力処理画面（図３）から入力された個人情報に基づいて窓口端末１０２により個人情報文書１０８を生成する処理について説明する。
【００７０】
図７は、本発明における第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、個人情報入力時の処理に対応する。なお、Ｓ７０１，Ｓ７０９は窓口担当者の操作に対応する。また、Ｓ７０２，Ｓ７０４，Ｓ７０７，Ｓ７１０，Ｓ７１１〜Ｓ７１３は窓口端末１０２のＣＰＵ２１６が外部メモリ２１９に格納されるプログラムをＲＡＭ２１７に読み出して実行することにより実現される処理に対応する。さらに、Ｓ７０３，Ｓ７０５，Ｓ７０６，Ｓ７０８，Ｓ７１５〜Ｓ７１９はサーバａ１１１のＣＰＵ２０１が外部メモリ２０４に格納されるプログラムをＲＡＭ２０２に読み出して実行することにより実現される処理に対応する。
【００７１】
図８は、図１に示した窓口端末１０２のＣＰＵ２０１が外部メモリ２１９からプログラムを読み出して実行することにより実現する個人情報文書を生成する機能を示すブロック図である。
【００７２】
図９は、図１に示した個人情報文書１０８の一例を示す模式図である。
【００７３】
以下、個人情報文書１０８を生成する処理を詳細に説明する。
【００７４】
まず、顧客が会員登録をする場合に個人情報を窓口にきて要請する。窓口担当者は、個人情報を窓口端末１０２の個人情報入力画面１０１から入力操作する（Ｓ７０１）。
【００７５】
この入力操作に応じて、窓口端末１０２のＣＰＵ２１６は、入力データをチェックし（Ｓ７０２）、サーバａ１１１に対して会員番号を要求する。
【００７６】
サーバａ１１１のＣＰＵ２０１は、窓口端末１０２からの要求に基づいて新規の会員番号を発行し、窓口端末１０２に送信する（Ｓ７０３）。
【００７７】
窓口端末１０２のＣＰＵ２１６は、サーバａ１１１から送信される会員番号を受信して、ステップＳ７０４に処理を進める。
【００７８】
ステップＳ７０４では、窓口端末１０２のＣＰＵ２１６は、図３に示す入力情報以外の情報であり、ＱＲコードに内包される他のデータ、窓口担当者ＩＤや、作成日時、その他の情報をシステム等から取得する。そして、窓口端末１０２のＣＰＵ２１６は、ＱＲコード形成データ（Ｓ７０１で入力された入力データ、Ｓ７０２で取得した会員番号、Ｓ７０４で取得したデータ等）をサーバａ１１１に送信する。
【００７９】
サーバａ１１１のＣＰＵ２０１は、窓口端末１０２からの前記ＱＲコード形成データを受信し（Ｓ７０５）、入力データのセパレータを処理して、個人情報の分離処理と、連結処理を実行して、ＲＡＭ２０２上に、セパレータにより分割された個人情報と、セパレータを取り除かれた連結された個人情報が生成し、さらに、連結された個人情報を窓口端末１０２へ送信する（Ｓ７０６）。
【００８０】
窓口端末１０２のＣＰＵ２０１は、セパレータが外れたデータ（連結された個人情報）をサーバａ１１１から取得する。そして、窓口端末１０２のＣＰＵ２０１は、図８に示すＱＲコード情報生成部８０２により、サーバａ１１１から取得したデータ（個人情報入力画面１０１から入力された顧客個人情報の連結情報，会員番号）とＳ７０４で取得したデータ（作成日時，作成者ＩＤ等のシステム情報）に基づいて図６に示した情報６０１を生成し、ＱＲコード化してＱＲコードを生成し（Ｓ７０７）、ＲＡＭ２１７を介して図８に示す付加情報文書生成部８０４に送る。
【００８１】
そして、窓口端末１０２のＣＰＵ２０１は、図８に示す画像情報生成部８０３により窓口担当者からのスキャナによる身分証明書の入力を受け付ける。
【００８２】
窓口担当者は、免許証等の個人情報である身分証明をする媒体を顧客から借り受け、これをスキャナ１０７で読み取らせるように操作する（Ｓ７０９）。
【００８３】
この操作に応じて、窓口端末１０２のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７１０において、図８に示す画像情報生成部８０３により、スキャナ１０７を用いて身分証明をする媒体の画像を読み取って画像データを生成し（個人情報媒体の画像形成）、ＲＡＭ２１７を介して図８に示す付加情報文書生成部８０４に送る。
【００８４】
次に、窓口端末１０２のＣＰＵ２０１は、付加情報文書生成部８０４により、図９に示す個人情報文書１０８の９０１に示すように、ステップＳ７１０で読み取った画像データとステップＳ７０７で生成したＱＲコードを、外部メモリ２１９から読み出した文書レイアウト８０１に添付し（貼り付け）（Ｓ７１１）、さらに、当該文書レイアウトに、図９に示す個人情報文書１０８の１０４に示すように、ステップＳ７０２で取得した会員番号を添付して（貼り付けて）、さらに文書レイアウト８０１に他の必要な情報を掲載して個人情報文書１０８を生成し、ＲＡＭ２１７上に保持する。
【００８５】
次に、窓口端末１０２のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７１２で生成した個人情報文書１０８を印刷装置１０３で印刷させ（Ｓ７１３）、処理を終了する。
【００８６】
これにより、窓口担当者は、図９に示すような個人情報文書１０８を取得する（Ｓ７１４）。
【００８７】
図９に示すように、個人情報文書１０８には、スキャナ１０７で読み取った身分証明書１０９（図４）の画像データ９０１、ＱＲコード１０４が添付（合成）されて印刷されている。
【００８８】
一方、サーバａ１１１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０６で取得し分離処理した個人情報に基づいて個人情報管理ＤＢａ１１０および個人情報管理ＤＢｂ１１２の各レコードのレイアウトを形成する（Ｓ７１５）。
【００８９】
次に、サーバａ１１１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０８で得たＱＲコードを個人情報管理ＤＢａ１１０のリンク項目５０７へセットし、個人情報管理ＤＢａ１１０の個人レコードを完成して個人情報管理ＤＢａ１１０に登録する（Ｓ７１６）。
【００９０】
次に、サーバａ１１１のＣＰＵ２０１は、会員番号を暗号処理して個人情報管理ＤＢｂ１１２の変換会員番号項目５０８へセットし（Ｓ７１７）、個人情報管理ＤＢｂ１１２の個人レコードを完成して個人情報管理ＤＢｂ１１２に登録する（Ｓ７１８）。
【００９１】
次に、サーバａ１１１のＣＰＵ２０１は、個人情報リンクＤＢ１１５のキーであるリンク項目５１２にステップＳ７１６で個人情報管理ＤＢａ１１０のリンク項目５０７へセットしたＱＲコード、変換会員番号項目５１３にステップＳ７１７で個人情報管理ＤＢｂ１１２の変換会員番号項目５０８にセットした暗号処理した会員番号をセットし、さらに、セパレータ情報を該当する各種分離コード項目に埋め込み、個人情報リンクＤＢ１１５のレコードを完成し、これを個人情報リンクＤＢ１１５に登録する（Ｓ７１９）。そして、処理を終了する。
【００９２】
なお、本実施形態では、個人情報文書１０８および対応する個人情報の保護管理について説明するが、保護の対象となるのは個人情報に限られるものではなく、全ての機密情報が本発明での保護管理の対象となるものとする。
【００９３】
以下、図１０〜図１２を参照して、本発明における文書廃棄処理について説明する。
【００９４】
図１０は、個人情報を含む文書（図９に示した個人情報文書１０８）を廃棄装置１１３に通して廃棄した後に廃棄装置１１３から顧客に送られるメールの文面の一例を示す模式図である。
【００９５】
顧客は、図１０に示すような文面１００１のメールを受け取ることにより、企業が個人情報を正しく廃棄したことを知ることができる。
【００９６】
図１１は、図１に示した廃棄装置１１３のＣＰＵ２０９が外部メモリ２１２からプログラムを読み出して実行することにより実現する文書を廃棄する機能を示すブロック図である。なお、図１と同一のものには同一の符号を付してある。
【００９７】
図１１において、インサータ制御部１１０７，スキャナ制御部１１０８，シュレッダ制御部１１０９，サーバ情報交換部１１１０，破棄判断制御部１１１１，ＱＲコード解析部１１１２，メール送信部１１１３は、ＣＰＵ２０９が外部メモリ２１２に記憶保存されたプログラムをＲＡＭ２１０に読み出して実行することにより実現される機能部である。
【００９８】
まず、周辺機器について説明する。インサータ２２５は、束になった紙文書を順にスキャナ２１３に送り出す機構を備えている。インサータ２２５は、インサータ制御部１１０７を経由して中央制御を行う破棄判断制御部１１１１から指令を受け取り、インサータ制御部１１０７を経由して中央制御を行う破棄判断制御部１１１１して情報を送信する。
【００９９】
スキャナ２１３は、破棄判断制御部１１１１の指令をスキャナ制御部１１０８経由して受け取り、順次紙文書を読み取り、該読み取り情報をスキャナ制御部１１０８経由して破棄判断制御部１１１１に送り出す。
【０１００】
破棄判断制御部１１１１は、スキャナ２１３から取得した紙文書の読み取り情報をＱＲコード解析部１１１２に渡し、ＱＲコードを解析させる。
【０１０１】
また、破棄判断制御部１１１１は、ＱＲコード解析部１１１２からＱＲコード情報（ＱＲコード解析結果）を受け取り、該ＱＲコード情報に基づいてサーバ情報交換部１１１０を介してサーバａ１１１と交信し、サーバａ１１１から得た情報に基づき、当該個人文書を破棄すべきか、保存すべきか、不詳文書のため、別途不詳文書として区分けするかを判断する。
【０１０２】
そして、破棄する場合は、破棄判断制御部１１１１は、シュレッダ２１４に、対応する紙文書が渡るようにシュレッダ制御部１１０９に命令し、シュレッダ付属の区分け器からシュレッダに対応する紙文書を搬送する。なお、破棄の場合は、破棄した旨の通知メール（例えば図１０）をＱＲコードにある顧客メールアドレスと個人情報管理者メールアドレスに送信するようにメール送信部１１１３に命令に送る。
【０１０３】
また、保存の場合は、破棄判断制御部１１１１は、保存スタッカ１１０４に、対応する紙文書が渡るようにシュレッダ制御部１１０９に命令する。
【０１０４】
また、不詳の場合は、破棄判断制御部１１１１は、不詳スタッカ１１０５に、対応する紙文書が渡るようにシュレッダ制御部１１０９に命令する。
【０１０５】
図１２は、本発明における第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、図１１に示した廃棄装置１１３の機能により実行される文書廃棄処理に対応する。なお、Ｓ１２０１〜Ｓ１２１０，Ｓ１２１５は廃棄装置１１３内の各機能部１１０７〜１１１３および周辺機器２１３，２１４，２２５により実行される処理に対応する。また、Ｓ１２１１，Ｓ１２１２はサーバａ１１１のＣＰＵ２０１が外部メモリ２０４に格納されるプログラムをＲＡＭ２０２に読み出して実行することにより実現される処理に対応する。
【０１０６】
まず、インサータ２２５に紙文書がセットされ、これが検知されると、を破棄判断制御部１１１１が本フローチャートの処理を開始する。
【０１０７】
まず、破棄判断制御部１１１１は、インサータ２２５にセットされた紙文書の束について、１枚ずつ以下のＳ１２０２〜Ｓ１２１５の処理を繰り返すように制御する（Ｓ１２０１）。
【０１０８】
破棄判断制御部１１１１は、インサータ制御部１１０７を介して、インサータ２２５に１枚の紙文書をスキャナ２１３に送り出させ（Ｓ１２０２）、スキャナ２１３にインサータ２２５から送られた紙文書を読み取らせる（Ｓ１２０２）ように制御する。
【０１０９】
次に、破棄判断制御部１１１１は、スキャナ制御部１１０８から得た紙文書の読み取り結果を、ＱＲコード解析部１１１２に渡し、ＱＲコードを解析させる（Ｓ１２０３）。
【０１１０】
破棄判断制御部１１１１は、ＱＲコード情報（ＱＲコード解析結果）に基づいて、当該紙文書が個人情報文書１０８であるか否かを判定する（Ｓ１２０４）。
【０１１１】
そして、ステップＳ１２０４において、当該紙文書が個人文書でないと判定した場合には、破棄判断制御部１１１１は、ステップＳ１２０５に処理を進める。
【０１１２】
ステップＳ１２０５では、破棄判断制御部１１１１は、判定ができない文書（不詳文書）であるか、又は、読み取りに問題があったのかを判断し、不詳であった場合は、ステップＳ１２１３に処理を進め、当該紙文書を不詳スタッカ１１０５に区分けするように、スキャナ制御部１１０８を介してスキャナ２１３を制御する。そして、ステップＳ１２０１に処理を戻し、次の紙文書に処理を移行させる。
【０１１３】
一方、ステップＳ１２０５で、読み取りに問題があったと判断した場合には、破棄判断制御部１１１１は、ステップＳ１２０９に処理を進め、当該紙文書をシュレッダ２１４に送り破棄処分にするように、スキャナ制御部１１０８，シュレッダ制御部１１０９を介してスキャナ２１３，シュレッダ２１４を制御し、ステップＳ１２１４に処理を進める。
【０１１４】
また、ステップＳ１２０４で、当該紙文書が個人情報文書１０８であると判断した場合には、破棄判断制御部１１１１は、ステップＳ１２０６において、ＱＲコード情報をサーバａ１１１に送り、個人情報管理ＤＢａ１１０から当該会員の個人情報を検索してもらう。これを受けたサーバａ１１１のＣＰＵ２０１は、個人情報管理ＤＢａ１１０から当該ＱＲコードに基づいて個人情報を検索し、該検索結果として個人情報を廃棄装置１１３の破棄判断制御部１１１１に返信する（Ｓ１２１１）。
【０１１５】
サーバａ１１１から個人情報を受け取ると、破棄判断制御部１１１１は、ステップＳ１２０７，Ｓ１２０８において、当該個人情報内の削除フラッグ５０６がオン（他の業務システム等において、当該顧客の個人情報を消去すべき状態が発生）、又は、削除期限が経過したか否かを判定する。
【０１１６】
そして、ステップＳ１２０７，Ｓ１２０８で、当該個人情報内の削除フラッグ５０６がオン、又は、削除期限が経過したと判定した場合には、破棄判断制御部１１１１は、ステップＳ１２０９に処理を進め、当該紙文書をシュレッダ２１４に送り破棄処分させ、ステップＳ１２０９に処理を進める。これとともに、破棄判断制御部１１１１は、当該個人情報を個人情報管理ＤＢから削除させるようにサーバａ１１１に指示する。これを受けたサーバａ１１１のＣＰＵ２０１は、個人情報管理ＤＢａ１１０，個人情報管理ＤＢｂ１１２，個人情報リンクＤＢ１１５から当該個人情報を削除する（Ｓ１２１２）。これにより、顧客の個人情報を紙という物理媒体とＤＢという電子媒体の両方から消去することになる。
【０１１７】
そして、ステップＳ１２１４で、破棄判断制御部１１１１は、当該紙文書が個人情報文書１０８であるか否かを判定し、個人情報文書１０８であると判定した場合には、ステップＳ１２１５に処理を進める。
【０１１８】
ステップＳ１２１５では、破棄判断制御部１１１１は、当該ＱＲコード情報内にある顧客メールアドレスと個人情報管理者メールアドレスに図１０に示したような紙文書を破棄した旨のメールを送信するようにメール送信部１１１３を制御する。そして、ステップＳ１２０１に処理を戻し、次の紙文書に処理を移行させる。
【０１１９】
なお、本実施例では、破棄される紙文書にある当該ＱＲコード情報に基づき、顧客メールアドレスと個人情報管理者メールアドレスを取得しているが、実際の運用では、当初の顧客メールアドレスと個人情報管理者メールアドレスがその後の経緯により、変更される場合が十分に予想される。従って、図示していないが、個人情報管理ＤＢａ１１０，個人情報管理ＤＢｂ１１２，個人情報リンクＤＢ１１５のいずれかに、顧客メールアドレスと個人情報管理者メールアドレスを格納し、変更の必要が発生した場合には、ＤＢに記録されたアドレス群を変更し、通知の際は、通知先情報として、これらの情報を利用する方法することもできる。
【０１２０】
一方、ステップＳ１２１４で、当該紙文書が個人情報文書１０８でないと判定した場合には、破棄判断制御部１１１１は、ステップＳ１２０１に処理を戻し、次の紙文書に処理を移行させる。
【０１２１】
一方、ステップＳ１２０７，Ｓ１２０８で、当該個人情報内の削除フラッグ５０６がオフ、且つ、削除期限に未だ達していないと判定した場合には、破棄判断制御部１１１１は、ステップＳ１２１０に処理を進める。
【０１２２】
ステップＳ１２１０では、破棄判断制御部１１１１は、当該紙文書を保存スタッカ１１０４に送るようにスキャナ制御部１１０８を介してスキャナ２１３を制御する。そして、ステップＳ１２０１に処理を戻し、次の紙文書に処理を移行させる。
【０１２３】
そして、破棄判断制御部１１１１が、インサータ２２５にセットされた紙文書の束の全てについてＳ１２０２〜Ｓ１２１５の処理を終了したと判定した場合には、本フローチャートの処理を終了する。
【０１２４】
なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【０１２５】
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施形態をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１２６】
なお、上記実施形態では、個人情報文書１０８に付加したＱＲコード１０４内に会員番号等のデータベースに登録された個人情報を特定する情報とともに、連絡先となる顧客メールアドレス等を含め、個人情報文書１０８の破棄とデータベースに登録された個人情報の削除を実行した際には、上記ＱＲコード１０４から取得した顧客メールアドレス等に、その旨のメールを通知する構成について説明した。
【０１２７】
しかし、個人情報文書１０８に付加したＱＲコード１０４内に、連絡先となる顧客メールアドレス等を含めず、データベースに登録された個人情報の削除する前にＱＲコード１０４内の会員番号に基づいてデータベース内の個人情報に含まれる顧客メールアドレス等を取得しておき、個人情報文書１０８の破棄とデータベースに登録された個人情報の削除を実行した際には、上記データベースより取得しておいた顧客メールアドレス等に、その旨のメールを通知するように構成してもよい。
【０１２８】
以上説明したように、本発明は、個人情報のような機密情報と共に、該情報提供者の身分証明書等の複写画像を印刷した紙文書を保管管理する場合に、該紙文書に当該情報提供者への通知情報（メールアドレス）を２次元バーコードにして付加するように構成する。これにより、当該紙文書が廃棄装置で破棄するときに、情報提供者（顧客等）に破棄を知らせることができる。この結果、顧客に安心感を与えることができ、企業内の担当者にも注意を喚起できる。
【０１２９】
なお、廃棄装置は、上記紙文書が破棄される時、当該紙文書に埋め込まれた２次元バーコードの情報に基づいてサーバと交信して、該２次元バーコードの情報に基づいて特定されるデータベース内の情報をも消去するように構成する。
【０１３０】
また、廃棄装置は、大量の紙文書を順次読み込み、廃棄すべき紙文書、破棄せず保管継続、不詳文書に仕分けして、破棄文書はシュレッダ等で粉砕する機能を持つ（保管文書は戻され、不詳文書は担当者が処置する）。
【０１３１】
また、情報提供を行う窓口では、機密情報の入力時、分割を指示でき、電子化された情報（データベース）の持ち出しがしにくいように、データを分割して複数のデータベースに分散して格納する。これにより、仮に、一方のデータベースの情報が持ち出されても機密情報が完全ではないので、利用できず（意味をなさず）、安全性を高めることができる。
【０１３２】
そして、分割された主データベースをアクセスし、更に他に分割されたデータベースのレコードを読むためには、第２のデータベースのキーを格納したリンク用のデータベースを参照しなければならないように構成する。これにより、個人情報等の機密情報を記録したデータベースは、特別なプログラムを作成しない限り、意図的に持ち出したり、参照したりできないようにすることができ、さらなる安全性を確保できる。
【０１３３】
さらに、分割されたデータベースを繋ぐリンクキーとして２次元バーコードを採用しているため、検索するためには特別なプログラムが必要となる。よって、単純なキー入力でデータベース検索を行うことができず、高い安全性を確保することができる。
【０１３４】
この結果、内部職員等の個人情報等の機密情報の持ち出しや、ミスによる情報漏洩を防止することができる。
【０１３５】
以下、図１３に示すメモリマップを参照して本発明に係る情報管理システムを構成する各装置で読み取り可能なデータ処理プログラムの構成について説明する。
【０１３６】
図１３は、本発明に係る情報管理システムを構成する各装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記録媒体（記憶媒体）のメモリマップを説明する図である。
【０１３７】
なお、特に図示しないが、記録媒体に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバージョン情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。
【０１３８】
さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、インストールするプログラムやデータが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。
【０１３９】
本実施形態における図７，図１２に示す機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記録媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記録媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。
【０１４０】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１４１】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１４２】
プログラムコードを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。
【０１４３】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１４４】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１４５】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１４６】
さらに、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１４７】
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【０１４８】
以上示したように、本発明は、個人情報等の機密文書の利用及び破棄における安全管理を目的とする。具体的には、身分証明書等が複写された個人情報を記録した紙文書及び電子化された関連の機密情報を利用中には漏洩や持ち出しをしにくくし、利用が終わり、破棄する場合には、紙文書の破棄と連動して電子化した情報も破棄し、更に、当該情報の提供者に、破棄の通知をする構成を有する。
【０１４９】
このような構成により、機密情報提供者、例えば、個人情報を提供した顧客が、自己の個人情報の利用目的が消滅したとき、紙文書及び電子化された情報の両方が破棄されたことを通知によって認知できるので安心感を得る効果を奏する。
【０１５０】
また、機密情報のデータベース分割登録及び分割されたデータベースの情報を連結する情報が別途データベース化されており、かつキーが２次元バーコードを使用しているので、簡単に、分割された情報をアクセスできず、一方を持ち出しても情報の価値が生じないので、機密情報の流出を防止できる効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【０１５１】
【図１】本発明の本発明の情報管理システム（機密情報保護システム）の全体構成の概要を示したシステム構成図である。
【図２】図１に示した各装置のハードウェア構成の一例を説明するブロック図である。
【図３】図１に示した個人情報入力画面１０１の一例を示す模式図である。
【図４】図１に示した身分証明書１０９の一例を示す模式図である。
【図５】図１に示した個人情報管理ＤＢａ１１０，個人情報管理ＤＢｂ１１２の及び個人情報リンクＤＢ１１５の各レコード構成の一例を示す図である。
【図６】個人情報文書１０８に付加されたＱＲコード１０４に記録される情報を示す図である。
【図７】本発明における第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図８】図１に示した窓口端末１０２のＣＰＵ２０１が外部メモリ２１９からプログラムを読み出して実行することにより実現する個人情報文書を生成する機能を示すブロック図である。
【図９】図１に示した個人情報文書１０８の一例を示す模式図である。
【図１０】個人情報を含む文書（図９に示した個人情報文書１０８）を廃棄装置１１３に通して廃棄した後に廃棄装置１１３から顧客に送られるメールの文面の一例を示す模式図である。
【図１１】図１に示した廃棄装置１１３のＣＰＵ２０９が外部メモリ２１２からプログラムを読み出して実行することにより実現する文書を廃棄する機能を示すブロック図である。
【図１２】本発明における第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１３】本発明に係る情報管理システムを構成する各装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記録媒体（記憶媒体）のメモリマップを説明する図である。
【符号の説明】
【０１５２】
１０２ 窓口端末
１０３ プリンタ
１０７ スキャナ
１０８ 個人情報文書
１０４ ＱＲコード
１０６ ネットワーク
１１１ サーバａ
１１０ 個人情報管理ＤＢａ
１１４ サーバｂ
１１２ 個人情報管理ＤＢｂ
１１５ 個人情報リンクＤＢ
１１３ 廃棄装置
【特許請求の範囲】
【請求項１】
通知先情報を含む情報を入力する第１の入力手段と、
物理媒体から読み取った画像データを入力する第２の入力手段と、
前記第１の入力手段による入力情報をデータベースへ登録するデータベース登録手段と、
少なくとも前記データベース登録された入力情報を特定するための情報を所定コード形式に変換したコード情報を生成する生成手段と、
前記第２の入力手段により入力された画像データと前記生成手段により生成されたコード情報を貼り付けた文書を印刷媒体に印刷する印刷手段と、
前記印刷手段により印刷媒体に印刷された物理文書を破棄する破棄手段と、
前記破棄手段で前記物理文書を破棄する際、該物理文書から前記コード情報を読み取る読み取り手段と、
前記読み取り手段により読み取られたコード情報を解析する解析手段と、
前記解析手段の解析結果から特定される前記入力情報を前記データベースから削除させる削除制御手段と、
前記物理文書が破棄され且つ前記データベースから前記入力情報が削除された後、その旨の通知を、取得した前記通知先情報を用いて通知処理する通知手段と、
を有することを特徴とする情報管理システム。
【請求項２】
前記生成手段は、前記入力情報を特定するための情報とともに前記通知先情報を所定コード形式に変換したコード情報を生成するものであり、
前記通知手段は、前記解析手段の解析結果に含まれる前記通知先情報を用いて前記通知処理を行うことを特徴とする請求項１に記載の情報管理システム。
【請求項３】
前記削除制御手段は、前記解析手段の解析結果から特定される前記入力情報を前記データベースから削除する前に、前記データベースに記録された前記通知先情報を取得しておくものであり、
前記通知手段は、前記削除制御手段により取得された前記通知先情報を用いて前記通知処理を行うことを特徴とする請求項１に記載の情報管理システム。
【請求項４】
前記データベース登録手段は、前記入力情報を分割して複数のデータベースへ登録することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報管理システム。
【請求項５】
前記データベース登録手段は、前記複数のデータベースに分割されて登録された情報を復元するための情報を前記複数のデータベースとは異なる他のデータベースに登録することを特徴とする請求項４に記載の情報管理システム。
【請求項６】
前記データベース登録手段は、前記他のデータベースのキーを所定コード形式にて登録することを特徴とする請求項５に記載の情報管理システム。
【請求項７】
前記所定コード形式は、２次元バーコード形式を含むことを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載の情報管理システム。
【請求項８】
前記削除制御手段は、前記解析手段の解析結果から特定される前記入力情報を前記データベースから削除する前に、前記入力情報を取得し、該取得した入力情報に基づいて当該入力情報が削除可能か否かを判断し、削除可能と判断した場合に、当該入力情報を削除し、前記読み取り手段により読み取られた前記物理文書を前記破棄手段に出力させるように制御することを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記削除制御手段は、前記入力情報が削除可能でないと判断した場合、当該入力情報を前記データベースから削除させず、且つ、前記読み取り手段により読み取られた前記物理文書を前記破棄手段とは異なる保存部に出力させるように制御することを特徴とする請求項８に記載の文書管理システム。
【請求項１０】
通知先情報を含む情報を入力する第１の入力ステップと、
物理媒体から読み取った画像データを入力する第２の入力ステップと、
前記第１の入力ステップによる入力情報をデータベースへ登録するデータベース登録ステップと、
少なくとも前記データベース登録された入力情報を特定するための情報を所定コード形式に変換したコード情報を生成する生成ステップと、
前記第２の入力ステップにより入力された画像データと前記生成ステップにより生成されたコード情報を貼り付けた文書を印刷媒体に印刷する印刷ステップと、
前記印刷ステップにより印刷媒体に印刷された物理文書を破棄する破棄ステップと、
前記破棄ステップで前記物理文書を破棄する際、該物理文書から前記コード情報を読み取る読み取りステップと、
前記読み取りステップにより読み取られたコード情報を解析する解析ステップと、
前記解析ステップの解析結果から特定される前記入力情報を前記データベースから削除させる削除ステップと、
前記物理文書が破棄され且つ前記データベースから前記入力情報が削除された後、その旨の通知を、取得した前記通知先情報を用いて通知処理する通知ステップと、
を有することを特徴とする情報管理方法。
【請求項１１】
請求項１乃至９のいずれかに記載された情報管理システムをコンピュータに実現させるためのプログラム、又は、請求項１０に記載された情報管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１２】
請求項１乃至９のいずれかに記載された情報管理システムをコンピュータに実現させるためのプログラム、又は、請求項１０に記載された情報管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムをコンピュータが読み取り可能に記憶した記録媒体。
【請求項１】
通知先情報を含む情報を入力する第１の入力手段と、
物理媒体から読み取った画像データを入力する第２の入力手段と、
前記第１の入力手段による入力情報をデータベースへ登録するデータベース登録手段と、
少なくとも前記データベース登録された入力情報を特定するための情報を所定コード形式に変換したコード情報を生成する生成手段と、
前記第２の入力手段により入力された画像データと前記生成手段により生成されたコード情報を貼り付けた文書を印刷媒体に印刷する印刷手段と、
前記印刷手段により印刷媒体に印刷された物理文書を破棄する破棄手段と、
前記破棄手段で前記物理文書を破棄する際、該物理文書から前記コード情報を読み取る読み取り手段と、
前記読み取り手段により読み取られたコード情報を解析する解析手段と、
前記解析手段の解析結果から特定される前記入力情報を前記データベースから削除させる削除制御手段と、
前記物理文書が破棄され且つ前記データベースから前記入力情報が削除された後、その旨の通知を、取得した前記通知先情報を用いて通知処理する通知手段と、
を有することを特徴とする情報管理システム。
【請求項２】
前記生成手段は、前記入力情報を特定するための情報とともに前記通知先情報を所定コード形式に変換したコード情報を生成するものであり、
前記通知手段は、前記解析手段の解析結果に含まれる前記通知先情報を用いて前記通知処理を行うことを特徴とする請求項１に記載の情報管理システム。
【請求項３】
前記削除制御手段は、前記解析手段の解析結果から特定される前記入力情報を前記データベースから削除する前に、前記データベースに記録された前記通知先情報を取得しておくものであり、
前記通知手段は、前記削除制御手段により取得された前記通知先情報を用いて前記通知処理を行うことを特徴とする請求項１に記載の情報管理システム。
【請求項４】
前記データベース登録手段は、前記入力情報を分割して複数のデータベースへ登録することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報管理システム。
【請求項５】
前記データベース登録手段は、前記複数のデータベースに分割されて登録された情報を復元するための情報を前記複数のデータベースとは異なる他のデータベースに登録することを特徴とする請求項４に記載の情報管理システム。
【請求項６】
前記データベース登録手段は、前記他のデータベースのキーを所定コード形式にて登録することを特徴とする請求項５に記載の情報管理システム。
【請求項７】
前記所定コード形式は、２次元バーコード形式を含むことを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載の情報管理システム。
【請求項８】
前記削除制御手段は、前記解析手段の解析結果から特定される前記入力情報を前記データベースから削除する前に、前記入力情報を取得し、該取得した入力情報に基づいて当該入力情報が削除可能か否かを判断し、削除可能と判断した場合に、当該入力情報を削除し、前記読み取り手段により読み取られた前記物理文書を前記破棄手段に出力させるように制御することを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記削除制御手段は、前記入力情報が削除可能でないと判断した場合、当該入力情報を前記データベースから削除させず、且つ、前記読み取り手段により読み取られた前記物理文書を前記破棄手段とは異なる保存部に出力させるように制御することを特徴とする請求項８に記載の文書管理システム。
【請求項１０】
通知先情報を含む情報を入力する第１の入力ステップと、
物理媒体から読み取った画像データを入力する第２の入力ステップと、
前記第１の入力ステップによる入力情報をデータベースへ登録するデータベース登録ステップと、
少なくとも前記データベース登録された入力情報を特定するための情報を所定コード形式に変換したコード情報を生成する生成ステップと、
前記第２の入力ステップにより入力された画像データと前記生成ステップにより生成されたコード情報を貼り付けた文書を印刷媒体に印刷する印刷ステップと、
前記印刷ステップにより印刷媒体に印刷された物理文書を破棄する破棄ステップと、
前記破棄ステップで前記物理文書を破棄する際、該物理文書から前記コード情報を読み取る読み取りステップと、
前記読み取りステップにより読み取られたコード情報を解析する解析ステップと、
前記解析ステップの解析結果から特定される前記入力情報を前記データベースから削除させる削除ステップと、
前記物理文書が破棄され且つ前記データベースから前記入力情報が削除された後、その旨の通知を、取得した前記通知先情報を用いて通知処理する通知ステップと、
を有することを特徴とする情報管理方法。
【請求項１１】
請求項１乃至９のいずれかに記載された情報管理システムをコンピュータに実現させるためのプログラム、又は、請求項１０に記載された情報管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１２】
請求項１乃至９のいずれかに記載された情報管理システムをコンピュータに実現させるためのプログラム、又は、請求項１０に記載された情報管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムをコンピュータが読み取り可能に記憶した記録媒体。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【公開番号】特開２００８−１４００５３（Ｐ２００８−１４００５３Ａ）
【公開日】平成２０年６月１９日（２００８．６．１９）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００６−３２４７６６（Ｐ２００６−３２４７６６）
【出願日】平成１８年１１月３０日（２００６．１１．３０）
【出願人】（３０１０１５９５６）キヤノンソフトウェア株式会社 (364)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２０年６月１９日（２００８．６．１９）
【国際特許分類】
【出願日】平成１８年１１月３０日（２００６．１１．３０）
【出願人】（３０１０１５９５６）キヤノンソフトウェア株式会社 (364)
【Ｆターム（参考）】
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