承認制文書保護システム

【課題】よりリアルな業務のスピード性を求められる環境において柔軟に、かつセキュリティ面でも確実に保証される文書保護システムを提供すること。
【解決手段】利用者がセキュリティポリシーを付与された電子文書に対する利用権限を所有しているか否かを判定し、所有していない場合は、前記電子文書の発行者もしくはその代理人に電子文書に対する利用許可の申請を受付け、利用が許可された場合に電子文書を利用する権限を与える手段を備える。

【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、日々変化する業務環境において秘匿性の高い文書の利用者を発行者に適時承認させることで適正な管理を柔軟におこなう承認制文書保護システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、紙の文書は電子化することが一般的となり、企業では多くの社員が電子文書を利用して業務コミュニケーションを取り交わすシーンが当たり前となっている。企業が所有する自社の機密情報はＰＤＦ（ＰｏｒｔａｂｌｅＤｏｃｕｍｅｎｔＦｏｒｍａｔ）形式の電子文書にして保管されることが多い。ＰＤＦは国際標準化機構によって標準化された形式であり、パソコン環境に依存しないレイアウトの表示や長期保管に適している特徴を持っている。そのため広い範囲に配布する文書、たとえば社内通達や製品の電子マニュアル、契約書や約款書、他にも社外の取引先と交わす一般文書としての形式など、幅広い用途として普及している。
【０００３】
このように電子化が進んだ情報社会の中で、機密情報の漏えいを防止するために秘匿性の高いＰＤＦにセキュリティポリシーを付与して電子文書の閲覧や印刷、編集を制限する文書保護システムが考案されている。適切な利用権限を有する利用者のみが適切な範囲で利用できることが文書保護システムの特徴である。先に出願されている特開２００９−２６５９２７公報においては電子文書制御装置に関して考案されている。この考案では電子文書のレイアウトを編集する際に、コンテンツ情報が改ざんされていないことを電子文書制御装置上で確認することで発行者の承認を得ずに利用者が電子文書のレイアウトを編集する許可を得るシステム構成となっている。上記装置によってアクセス制御を保持しつつ利用者の運用性を損なわず、状況に適した秘匿性を維持することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００９−２６５９２７公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
利用権限を定めたセキュリティポリシーを付与した電子文書は、作成時には許可された利用者と各自に割り当てられた利用権限が適切に扱われている。しかし、時間の経過や組織の変更によって利用権限を有すべき者が増減し、当初設定したセキュリティポリシーの情報と本来の利用権限とでは不一致が生じるケースがある。上記の先行技術においてはコンテンツのレイアウト編集におけるものである。コンテンツ情報の編集や閲覧においては、利用者のアクセス権限が適用される。電子文書に付与されているセキュリティポリシーの再構築によって利用者とその利用権限を適宜設定することが望ましいが、例外的に利用権限外の特定の関係者が業務に関わることになった際に素早く情報を共有または加工する手段が必要となるはずなのだが、セキュリティポリシーの再構築では、権限を所有する管理者によっては多忙な者もいて、再構築に時間を費やしてしまう。また、発行者の長期出張、他部署への異動などにより発行者不在の場合、部門管理者からの指示が円滑に行えなくなってしまう。そのような人的要因による作業の遅延はビジネスでの機会損失を生む可能性が懸念される。
日常業務の中では、関係者間での文書の転用はよくあることで、セキュリティ面での懸念事項はあるものの、スピーディに業務を遂行する上では必要な時もある。
【０００６】
本発明の目的は、このように、よりリアルな業務のスピード性を求められる環境において柔軟に、かつセキュリティ面でも確実に保証される文書保護システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために、本発明の承認制文書保護システムは、利用者がセキュリティポリシーを付与された電子文書に対する利用権限を所有しているか否かを判定し、所有していない場合は、前記電子文書の発行者もしくはその代理人に電子文書に対する利用許可の申請を受付け、利用が許可された場合に電子文書を利用する権限を与える手段を設けたものである。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、電子文書の利用権限を所有すべき利用者がよりスピーディに発行者または代理人から電子文書を閲覧、編集する権限を取得することができ、なおかつ秘匿性の高い情報を不特定の関係者外に漏らせないための流出防止策も十分に兼ねる。それによって柔軟なセキュリティ運用を実現し、ビジネスにおける機会損失を最小限に抑止することが可能となる。
この場合、利用者が編集または閲覧する権限を管理者に依頼することが考えられるが、利用者が大勢の場合、管理者に依頼が殺到して迅速に対応することができなくなる恐れがある。本発明のように文書の発行者またはその代理人に編集または閲覧する権限を依頼することにより、文書内容に応じて、申請した利用者に利用権限（閲覧、編集のいずれか又は両方）を与えるか否かを適切に判断することができ、結果的に承認制文書が不適切な利用者に漏洩し、悪用されるのを防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明の実施形態に係る承認制文書保護システムについての全体構成を示す概略図である。
【図２】セキュリティポリシーを付与したＰＤＦ（以降、保護ＰＤＦとする）の内部データ構造の概略図である。
【図３】図１にあるユーザ端末１０１が保護ＰＤＦを開いた時の認証サーバでおこわれるフロー図である。
【図４】図３の処理にて、ステップ３１０にて承認依頼の申請をおこなう際の処理のフロー図である。
【図５】図４の処理にて、ステップ４０５および４０６で申請を受けた保護ＰＤＦ発行者もしくは代理人が承認依頼の可否を選択するフロー図である。
【図６】図５の処理にて、ステップ５０３で処理する承認可否の選択画面の概略図である。
【図７】認証サーバが管理しているポリシー情報の内部データ構造の概略図である。
【図８】認証サーバが管理しているユーザ情報の内部データ構造の概略図である。
【図９】保護ＰＤＦに紐づくポリシー情報と発行者もしくは代理人との関連図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、本発明の実施形態を、図面に従って詳細に説明する。
図１は、本発明の実施形態に係るシステム構成図である。
利用者が文書を開く際、ユーザ端末１０１からインターネット１０８を介して認証サーバ１０６にアクセスして文書情報とユーザ情報と送信し、認証情報ＤＢ１０５に予め登録された情報と照合し、照合結果によって認証サーバ１０６から利用の可否の結果を受け取り、認証情報ＤＢ１０５での照合結果により利用を許可されなかった場合には、ユーザ端末１０１のユーザは文書発行者端末１０２の文書発行者もしくは代理人端末１０３の代理人宛に承認依頼をするための申請データを認証サーバ１０６に送信する。この承認依頼の申請データを受付けた認証サーバ１０６は文書発行者端末１０２もしくは代理人端末１０３宛に承認依頼の申請をメールサーバ１０７から送信し、保護ＰＤＦの利用承認手続きを行う。
ここで文書発行者は、必ずしも当該文書の作成者とは限らず、通常は、当該文書の内容を承認し、当該文書の内容について責任を持つ者である。また、代理人は、通常は文書発行者と同一の部署において職務を代理する者であるが、例えば、文書発行者が当該文書とは全く無関係の部署に異動した場合、本来ならば元の部署の新責任者を、新たな文書発行者として文書ごとに登録し直すのが理想的ではあるが、対象文書が多数の場合は再登録の手間が膨大であり、本発明の目的であるスピーディな権限付与を達成できなくなるため、このような異動の場合、元の部署の新責任者を代理人に指定しておけば、対象文書すべてについて、スピーディな権限付与を行うことができる。
【００１１】
図２は、保護ＰＤＦの内部データ構造の概略図である。
保護ＰＤＦの内部には文書にユニーク割り当てられる文書ＩＤ部２０２と、文書を開く際の接続先認証サーバ１０６のＵＲＬ部２０３とコンテンツデータ部２０４を保持している。
【００１２】
図３は、保護ＰＤＦの利用者がユーザ端末１０１において保護ＰＤＦファイルへアクセスした際に、認証サーバ１０６が行う認証処理を表したフローチャートである。
まず、ステップ３０１よりユーザ端末１０１にあるＰＤＦ閲覧ソフトで保護ＰＤＦを開くと保護ＰＤＦ内にある接続先認証サーバＵＲＬ（図２の２０３）にアクセスする（ステップ３０２）。認証サーバ１６は利用者のユーザＩＤとパスワードをユーザ端末１０１に問い合わせる。ユーザ端末１０１は、認証サーバ１０６にそれらの情報と文書ＩＤを渡す（ステップ３０３）。認証サーバ１０６は認証情報ＤＢ１０５から文書ＩＤの文書に設定されたポリシー情報を検索し（ステップ３０４）、ポリシー情報に設定されている利用権限を持つユーザ情報と照合を行う。
【００１３】
アクセスしたユーザがポリシー情報に設定された閲覧もしくは編集を許可されているユーザであった場合は、ユーザ端末１０１に閲覧・編集許可のメッセージを送信し（ステップ３０６）、ＰＤＦ閲覧ソフトに保護ＰＤＦの文書内容を表示させる（ステップ３０７）。
許可されていない場合は認証サーバ１０６がＰＤＦ閲覧ソフトに閲覧もしくは編集が禁止されている旨のＰＤＦ文書をユーザ端末１０１に送信し（ステップ３０８）、内容を表示させる（ステップ３０９）。
そして、閲覧もしくは編集を許可してもらうよう発行者もしくは代理人に承認依頼を申請するかユーザ端末１０１に問い合わせる（ステップ３１０）。保護ＰＤＦの利用者は申請するのであれば承認依頼の申請データを入力し（ステップ３１１）、申請データを認証サーバ１０６に送信する（ステップ３１２）。認証サーバ１０６は申請データを受け付け、発行者または代理人にメール送信する（ステップ３１３）。
承認依頼を送信しない場合、ユーザ端末１０１のユーザはＰＤＦ閲覧ソフトを閉じる（ステップ３１４）。
【００１４】
図４は、図３のステップ３１０でおこなう承認依頼の申請処理を示すフローチャートである。
ユーザが認証サーバ１０６からの問い合わせに承認依頼を行う回答を返信すると（ステップ４０１）、認証サーバ１０６は文書ＩＤより発行者とその代理人を認証情報ＤＢから検索し（ステップ４０２）、ユーザ端末１０１のユーザに対して発行者、または代理人のどちらに承認依頼を申請するか問い合わせる（ステップ４０３）。申請先を発行者に選択すれば、認証サーバ１０６から文書発行者端末１０２に承認依頼のメールを通知する（ステップ４４０５，４０７）。申請先が発行者の代理人であれば認証サーバ１０６が同様に代理人端末１０３宛にメールで通知する（ステップ４０６）。ここで、代理人は発行者ごとに設定可能なユーザである。
【００１５】
図５は、図４のステップ４０５もしくは４０６で受け取った申請データに対する承認依頼の可否を選択する処理を示すフローチャートである。
認証サーバ１０６から文書発行者端末１０２もしくは代理人端末１０３宛に承認依頼の申請メールが届くと（ステップ５０１）、当該端末１０２または１０３はメール本文内にある認証サーバ１０６のＵＲＬより承認可否選択画面６０１（図６）にアクセスする（ステップ５０２）。
認証サーバ１０６は、認証情報ＤＢ１０５から承認依頼申請された文書の利用権限が与えられているユーザ情報を取得し（ステップ５０３）、図６に示すような承認可否の選択画面６０１を発行者端末１０２または代理人端末１０３に送信する（ステップ５０４）。
発行者端末１０２または代理人端末１０３は承認可否画面を表示する（ステップ５０５）。承認可否選択画面６０１を見た発行者端末１０２または代理人端末１０３の発行者または代理人は、表示された情報より文書への閲覧もしくは編集の承認依頼を判断し、その判断結果を入力する（ステップ５０６）。「承認を許可する」と判断した場合、その旨を入力して認証サーバ１０６に送信する（ステップ５０７、５０８、５１０）。
【００１６】
認証サーバ１０６は、システム管理者権限を使用し、承認依頼の申請をしたユーザに対して、発行者または代理人が選択した利用権限を与える（ステップ５１１）。その後、認証サーバ１６は利用権限を与えた旨の連絡を申請元のユーザ端末１０１と文書発行者端末１０２または代理人端末１０３とポリシー管理者の管理者端末１０４にメールで通知する（ステップ５１２）。発行者または代理人が承認を拒否した場合は、認証サーバ１０６が承認を拒否した旨を申請元のユーザ端末１０１にメールで通知する（ステップ５０９）。
【００１７】
図６は、図５のステップ５０４で行う承認可否選択画面６０１の一例を示す図である。
画面内には文書名部６０２、文書ＩＤ部６０３、ポリシーＩＤ部６０４、ポリシー名部６０５、ポリシー管理者名部６０６、申請元ユーザ名部６０７、文書名部６０２で示された文書名の文書について利用権限を所有するユーザの情報が記述されたユーザ情報部６０８が表示されている。発行者または代理人は、これらの情報から申請元のユーザに対して与える利用権限を選択する。利用権限の選択肢には、「閲覧のみ」６０９、「編集のみ」６１０、「閲覧と編集の両方」６１１、「拒否」６１２がある。
ここで選択した利用権限については、ユーザ情報部６０８にユーザ名毎にどの利用権限を与えたかが表示される。
【００１８】
図７は、認証サーバ１０６が管理しているポリシー情報７０１の内部データ構造の概略図である。
ポリシー情報７０１は、ポリシーＩＤ部７０２、ポリシー名部７０２、発行者ＩＤ部７０４、ユーザ情報部７０５で構成されている。
ポリシー情報７０１では、発行者ＩＤ部７０４に記述された発行者ごとに、利用権限を与えた複数のユーザ情報ユーザ情報部７０５が記述されている。この文書発行者は保護ＰＤＦの作成時に、その文書ごとに発行者のユーザ情報を保持し、文書ＩＤに紐づけて認証サーバ１０６が管理させている。
【００１９】
図８は、認証サーバ１０６が管理しているユーザ情報８０１の内部データ構造の概略図である。
ユーザ情報８０１はユーザＩＤ部８０２、ユーザ名部８０３、所属グループＩＤ部８０４、所属グループ名部８０５、代理人ＩＤ部８０６、代理人名部８０７などで構成されており、代理承認を行えるように代理人ＩＤ部８０６と代理人名部８０７を保持している。
【００２０】
図９は、保護ＰＤＦと発行者との関係を示す図である。
保護ＰＤＦ９０１が保持している文書ＩＤ部９０２をもとに認証サーバ１０６が対応するポリシー情報９０３を割り出す。
ポリシー情報９０３は、ポリシーＩＤ部９０４と発行者ＩＤ部９０５とで構成され、葉発行者ＩＤ部９０５には発行者情報９０６が紐付いている。
発行者情報９０６は、発行者ＩＤ部９０７、発行者名部９０８、代理人ＩＤ部９０９、代理人名部９１０で構成されている。代理人ＩＤ部９０９には、代理人情報９１１が紐付いている。
代理人情報９１１は、代理人ＩＤ部９１２、代理人名部９１３、代理範囲９１４、代理期間９１５で構成されている。
代理範囲９１４は、発行者から代理人に与えられた権限の範囲を示すものであり、閲覧、編集、閲覧と編集、拒否という４つの選択肢の中でどれとどれをユーザに許可できるかが定義されている。
代理期間９１５は、代理権限を有する期間のことであり、ここで定義された代理期間の範囲外では代理権限を有しない。
管理者端末１０４の管理者は、承認申請を行ったユーザについて発行者または代理人がどのような利用権限を与えたかを監視し、必要に応じて、セキュリティポリシーを見直し、再設定するなどの処理を行う。
【符号の説明】
【００２１】
１０１ユーザ端末
１０２文書発行者端末
１０３代理人端末
１０４管理者端末
１０５認証情報ＤＢ
１０６認証サーバ
１０７メールサーバ
１０８インターネット
２０２文書ＩＤ部
２０３接続先認証サーバＵＲＬ部
２０４コンテンツデータ部
６０１承認可否選択画面
６０２文書名部
６０５ポリシー名部
６０７申請元ユーザ名部
６０８利用権限を所有するユーザ情報部
６０９閲覧のみ部
６１０編集のみ部
６１１閲覧・編集部
７０１ポリシー情報
７０４利用権限を所有するポリシー情報部
８０２ユーザID部
８０６代理人ID部
８０７代理人名部
９０１保護ＰＤＦ
９０２文書ID部
９０４ポリシーID部
９０６ユーザ情報
９０７ユーザID部

【特許請求の範囲】
【請求項１】
利用者がセキュリティポリシーを付与された電子文書に対する利用権限を所有しているか否かを判定し、所有していない場合は、前記電子文書の発行者もしくはその代理人に電子文書に対する利用許可の申請を受付け、利用が許可された場合に電子文書を利用する権限を与える手段を備えることを特徴とする承認制文書保護システム。

【図１】