階層型文書管理システム、階層型文書管理方法および階層型文書管理プログラム
【課題】電子文書を格納するそれぞれのカテゴリの特徴に応じてこれらの整理整頓を自在に行える階層型文書管理システム、方法およびプログラムを得ること。
【解決手段】カテゴリデータベース１１には、複数のカテゴリをツリー構造で配置して、管理対象となる電子文書をこれらのカテゴリに分配して格納している。カテゴリ間演算手段１２は、カテゴリ同士の類似度を各カテゴリに格納された電子文書の内容の類似の度合いに応じて演算する。類似度マップ格納手段１３は、カテゴリ間演算手段１２の演算結果を類似度マップとして格納する。類似度合い指定手段１４は、カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定されると類似度マップを用いて複数のカテゴリから選別して視覚的に表示する。
【解決手段】カテゴリデータベース１１には、複数のカテゴリをツリー構造で配置して、管理対象となる電子文書をこれらのカテゴリに分配して格納している。カテゴリ間演算手段１２は、カテゴリ同士の類似度を各カテゴリに格納された電子文書の内容の類似の度合いに応じて演算する。類似度マップ格納手段１３は、カテゴリ間演算手段１２の演算結果を類似度マップとして格納する。類似度合い指定手段１４は、カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定されると類似度マップを用いて複数のカテゴリから選別して視覚的に表示する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、階層構造を有する電子文書を管理する階層型文書管理システム、階層型文書管理方法および階層型文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
たとえば企業のような比較的大規模な組織では、コンピュータ等の情報処理装置を使用して毎日のように多くの電子的な文書が作成されている。このような電子的な文書を電子文書と呼ぶことにする。企業を例に採ると、ここで作成される電子文書は、階層構造を有する複数の容器としてのフォルダのいずれかに格納して体系化することができる。しかしながら、このような電子文書を格納するフォルダは年月を経るごとに数が増えてく傾向がある。このため、電子文書を管理する企業内文書管理システムでは、システムの運用期間が長くなればなるほど、電子文書全体を管理する階層構造が複雑になる傾向がある。
【０００３】
したがって、企業内文書管理システムを用いて企業に蓄積している電子文書の中から所望のものを探し出そうとすると、目的とする電子文書に辿り着くにはそれぞれのユーザにかなりの労力を強いてしまう場合が多い。この傾向は、特に企業内文書管理システムの新規ユーザのように経験の浅いユーザに顕著となり、トータルのオペレーション回数の増大と操作時間の長大化を招く。
【０００４】
以上説明した電子文書の検索処理だけでなく、ユーザが電子文書を作成した場合にこれを適正なフォルダに格納する処理についても、手間と時間が掛かる傾向がある。適正なフォルダを探し当てて電子文書を格納することなく、安易に新たなフォルダを作成して、これに電子文書を格納してしまうと、似たような電子文書を格納した多数のフォルダが散在することになる。反対に１つのフォルダに電子文書を整理することなく格納していくと、曖昧な性格のフォルダが存在することになる。これは、他のフォルダの内容と重複することにもなる。これらのフォルダは共に、電子文書の検索の負担を増大させる原因になる。
【０００５】
そこで１つのカテゴリに属する電子文書の数が多すぎるときは、時系列的にこれを幾つかのカテゴリに分割することが本発明の第１の関連技術として提案されている（たとえば特許文献１参照）。ここでカテゴリとはフォルダと同様に電子文書をまとめて収容する容器としての意味を持つ。本明細書でも、以下の文章ではカテゴリという用語を使用する。
【０００６】
この第１の関連技術では、１つのカテゴリに多くの電子文書が属するようになった場合に、これを適当なサイズに分割することができる。しかしながら、この提案では電子文書のグループを作成時期別のカテゴリに区分けするだけに過ぎない。すなわち、分割後の１つのカテゴリの中に全く異なった内容の電子文書が格納されるおそれが依然として残ることになる。しかも、カテゴリの数がこの分割処理によって機械的に増大していくので、これに伴って検索処理に時間を要する。また、それぞれのカテゴリの性格が曖昧なので、新たな電子文書は時間的に一番新しいカテゴリに格納するしかなく、新しいカテゴリ内の電子文書が増加していく。この結果、新しいカテゴリをまた作成時期別に分割するといった悪循環を招くことになる。
【０００７】
そこで、文書群中の各語句の統計量と文書集合体全体における各語句の統計量を比較して、メタデータの特徴量を抽出し、フォルダあるいはカテゴリの階層構造を形成することが本発明の第２の関連技術として提案されている（たとえば特許文献２参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００８】
【特許文献１】特開２００２−００７４６８号公報（第０００７段落、図６）
【特許文献２】特開２００８−１３４９４１号公報（第００６２段落〜第００６４段落、図１）
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながらこの第２の関連技術では、特徴的な語句を抽出してメタデータ間の類似度を算出するための処理が複雑である。また、第２の関連技術では、予め定めた幾つかの特徴的な語句を用いてメタデータ間で類似度の大きい順に結合を行って階層化を行う。したがって、必ずしもユーザ側の視点に沿った階層化が行われるとは限らず、ユーザの使いやすい階層型文書管理システムが実現されるとは限らない。
【００１０】
そこで本発明の目的は、電子文書を格納するそれぞれのカテゴリの特徴に応じてこれらの整理整頓を自在に行える階層型文書管理システム、階層型文書管理方法および階層型文書管理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明では、（イ）電子的な文書としての電子文書を任意の数だけ格納する格納手段としての複数のカテゴリをツリー構造となるように配置して、管理の対象となる電子文書のそれぞれをこれらのカテゴリに分配して格納したカテゴリデータベースと、（ロ）このカテゴリデータベースに格納されているカテゴリ同士の類似度をそれぞれのカテゴリに格納された電子文書の内容の類似の度合いに応じて演算するカテゴリ間演算手段と、（ハ）このカテゴリ間演算手段の演算結果を各カテゴリ間の類似度を表わした類似度マップとして格納する類似度マップ格納手段と、（ニ）カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定する類似度合い指定手段と、（ホ）この類似度合い指定手段により指定した類似の度合いの範囲に該当するカテゴリを前記した類似度マップ格納手段に格納された類似度マップを用いて前記した複数のカテゴリから選別して表示するカテゴリ選別表示手段とを階層型文書管理システムが具備する。
【００１２】
また、本発明では、（イ）電子的な文書としての電子文書を任意の数だけ格納する格納手段としての複数のカテゴリをツリー構造となるように配置して管理の対象となる電子文書のそれぞれをこれらのカテゴリに分配して格納したカテゴリデータベースに格納されているカテゴリ同士の類似度を、それぞれのカテゴリに格納された電子文書の内容の類似の度合いに応じて演算するカテゴリ間演算ステップと、（ロ）このカテゴリ間演算ステップによる演算結果を各カテゴリ間の類似度を表わした類似度マップとして類似度マップ格納手段に格納する類似度マップ格納ステップと、（ハ）カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定する類似度合い指定ステップと、（ニ）この類似度合い指定ステップで指定した類似の度合いの範囲に該当するカテゴリを前記した類似度マップ格納手段に格納された類似度マップを用いて前記した複数のカテゴリから選別して表示するカテゴリ選別表示ステップとを階層型文書管理方法が具備する。
【００１３】
更に本発明では、電子的な文書としての電子文書を任意の数だけ格納する格納手段としての複数のカテゴリをツリー構造となるように配置して管理の対象となる電子文書のそれぞれをこれらのカテゴリに分配して格納したカテゴリデータベースと、各カテゴリ間の類似度を表わした類似度マップを格納する類似度マップ格納手段を備えたコンピュータに、階層型文書管理プログラムとして、（イ）このカテゴリデータベースに格納されているカテゴリ同士の類似度をそれぞれのカテゴリに格納された電子文書の内容の類似の度合いに応じて演算するカテゴリ間演算処理と、（ロ）このカテゴリ間演算処理による演算結果を前記した類似度マップ格納手段に格納する類似度マップ格納処理と、（ハ）カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定する類似度合い指定処理と、（ニ）この類似度合い指定処理により指定した類似の度合いの範囲に該当するカテゴリを前記した類似度マップ格納手段に格納された類似度マップを用いて前記した複数のカテゴリから選別して表示するカテゴリ選別表示処理とを実行させることを特徴としている。
【発明の効果】
【００１４】
以上説明したように本発明によれば、ツリー構造をとった各カテゴリ間の類似度を算出し、ユーザがカテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定すると、これが視覚的に表示されるようになっている。したがって、たとえば類似の度合いの高い電子文書が格納されたカテゴリ同士を統合するといった処理がユーザの視点で行えるようになる。また、カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定したとき、対象となるカテゴリのみが表示されるので、この簡易な表示によって処理対象となるカテゴリを見つけやすい。したがって、作成した電子文書をどのカテゴリに格納すべきかも比較的容易に判断することができるようになり、作業効率が高まる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本発明の階層型文書管理システムのクレーム対応図である。
【図２】本発明の階層型文書管理方法のクレーム対応図である。
【図３】本発明の階層型文書管理プログラムのクレーム対応図である。
【図４】本発明の実施の形態による階層型文書管理システムの構成を表わしたシステム構成図である。
【図５】本実施の形態におけるウェブブラウザの使用時の第１のクライアント装置の表示部の平面図である。
【図６】本実施の形態における文書管理装置の認証データベースの内容を示した説明図である。
【図７】本実施の形態における文書管理装置の文書データベースについてその内容を示した説明図である。
【図８】本実施の形態における文書管理装置のカテゴリデータベースについてその内容を示した説明図である。
【図９】本実施の形態におけるカテゴリデータベースの一部として存在する類似度マップ情報を示した説明図である。
【図１０】本実施の形態で文書管理装置にログインした第１のクライアント装置の処理を表わした流れ図である。
【図１１】本実施の形態で第１のクライアント装置が文書管理装置にログインを行う処理を表わした流れ図である。
【図１２】本実施の形態でユーザＡが電子文書の作成を行う場合の第１のクライアント装置側の処理を表わした流れ図である。
【図１３】本実施の形態で電子文書の作成を行う場合の文書管理装置側の処理を表わした流れ図である。
【図１４】本実施の形態で電子文書の複製が実行された後の文書管理装置の文書データベースを表わす説明図である。
【図１５】本実施の形態で電子文書の複製後の類似度マップ情報を示した説明図である。
【図１６】図１３のステップＳ２６５で示した類似度マップ情報１２４の更新処理を表わした流れ図である。
【図１７】本実施の形態で新たな電子文書１２３11を作成後の階層型ツリー構造の要部説明図である。
【図１８】本実施の形態で階層型ツリー構造の表示制御の様子を表わした流れ図である。
【図１９】本実施の形態でカーソルを類似度コントロールバーの表示領域に重ねたときの表示画面の要部を示した平面図である。
【図２０】本実施の形態でカーソルを類似度コントロールバーの類似度を示すマークに合わせた場合の表示画面の要部を示した平面図である。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
図１は、本発明の階層型文書管理システムのクレーム対応図を示したものである。本発明の階層型文書管理システム１０は、カテゴリデータベース１１と、カテゴリ間演算手段１２と、類似度マップ格納手段１３と、類似度合い指定手段１４と、カテゴリ選別表示手段１５とを備えている。ここで、カテゴリデータベース１１は、電子的な文書としての電子文書を任意の数だけ格納する格納手段としての複数のカテゴリをツリー構造となるように配置して、管理の対象となる電子文書のそれぞれをこれらのカテゴリに分配して格納する。カテゴリ間演算手段１２は、カテゴリデータベース１１に格納されているカテゴリ同士の類似度をそれぞれのカテゴリに格納された電子文書の内容の類似の度合いに応じて演算する。類似度マップ格納手段１３は、カテゴリ間演算手段１２の演算結果を各カテゴリ間の類似度を表わした類似度マップとして格納する。類似度合い指定手段１４は、カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定する。カテゴリ選別表示手段１５は、類似度合い指定手段１４により指定した類似の度合いの範囲に該当するカテゴリを類似度マップ格納手段１３に格納された類似度マップを用いて前記した複数のカテゴリから選別して表示する。
【００１７】
図２は、本発明の階層型文書管理方法のクレーム対応図を示したものである。本発明の階層型文書管理方法２０は、カテゴリ間演算ステップ２１と、類似度マップ格納ステップ２２と、類似度合い指定ステップ２３と、カテゴリ選別表示ステップ２４を備えている。ここで、カテゴリ間演算ステップ２１では、カテゴリデータベースに格納されているカテゴリ同士の類似度を、それぞれのカテゴリに格納された電子文書の内容の類似の度合いに応じて演算する。カテゴリデータベースとは、電子的な文書としての電子文書を任意の数だけ格納する格納手段としての複数のカテゴリをツリー構造となるように配置して管理の対象となる電子文書のそれぞれをこれらのカテゴリに分配して格納したものである。類似度マップ格納ステップ２２では、カテゴリ間演算ステップ２１による演算結果を各カテゴリ間の類似度を表わした類似度マップとして類似度マップ格納手段に格納する。類似度合い指定ステップ２３では、カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定する。カテゴリ選別表示ステップ２４では、類似度合い指定ステップ２３で指定した類似の度合いの範囲に該当するカテゴリを前記した類似度マップ格納手段に格納された類似度マップを用いて前記した複数のカテゴリから選別して表示する。
【００１８】
図３は、本発明の階層型文書管理プログラムのクレーム対応図を示したものである。本発明の階層型文書管理プログラム３０は、コンピュータにカテゴリ間演算処理３１と、類似度マップ格納処理３２と、類似度合い指定処理３３と、カテゴリ選別表示処理３４とを実行させるようにしている。ここで、コンピュータは、カテゴリデータベースと、各カテゴリ間の類似度を表わした類似度マップを格納する類似度マップ格納手段を備えている。カテゴリデータベースは、電子的な文書としての電子文書を任意の数だけ格納する格納手段としての複数のカテゴリをツリー構造となるように配置して管理の対象となる電子文書のそれぞれをこれらのカテゴリに分配して格納している。また、カテゴリ間演算処理３１では、カテゴリデータベースに格納されているカテゴリ同士の類似度をそれぞれのカテゴリに格納された電子文書の内容の類似の度合いに応じて演算する。類似度マップ格納処理３２では、カテゴリ間演算処理３１による演算結果を前記した類似度マップ格納手段に格納する。類似度合い指定処理３３では、カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定する。カテゴリ選別表示処理３４では、類似度合い指定処理３３により指定した類似の度合いの範囲に該当するカテゴリを前記した類似度マップ格納手段に格納された類似度マップを用いて前記した複数のカテゴリから選別して表示する。
【００１９】
＜発明の実施の形態＞
【００２０】
次に本発明の実施の形態を説明する。
【００２１】
図４は、本発明の実施の形態による階層型文書管理システムの構成を表わしたものである。この階層型文書管理システム１００は、文書管理装置１０１と、第１〜第ｎのクライアント装置１０２1、１０２2、……１０２nとがネットワーク１０３によって接続された構成となっている。ここで数値「ｎ」は、１以上の任意の整数である。このような階層型文書管理システム１００は、たとえば企業で第１〜第ｎのクライアント装置１０２1、１０２2、……１０２nを使用して、複数の文書を管理するために使用されるものである。ネットワーク１０３には、たとえばインターネットのようにＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）を使用するものが一例として好適である。
【００２２】
文書管理装置１０１は、パーソナルコンピュータ等の通常のコンピュータで構成されている。すなわち、文書管理装置１０１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１１と、図示しないハードディスク等のデバイスからなる記憶装置１１２を備えている。記憶装置１１２には、コンピュータプログラム格納部１１３、文書データベース１１４、カテゴリデータベース１１５および認証データベース１１６が配置されている。
【００２３】
ここでコンピュータプログラム格納部１１３には、ＣＰＵ２１が実行するコンピュータプログラムが格納されている。このコンピュータプログラム格納部１１３には、後に具体的に説明する文書管理部１２１とカテゴリ管理部１２２が備えられている。カテゴリ管理部１２２は、カテゴリを管理するようになっている。ここで「カテゴリ」とは、文書を格納する容器（箱）あるいはフォルダともいうべき存在である。文書データベース１１４には、電子文書１２３が格納されている。カテゴリデータベース１１５には、カテゴリ間の類似度を示す類似度マップ情報１２４が保存されている。
【００２４】
第１〜第ｎのクライアント装置１０２1、１０２2、……１０２nは、それぞれ図示しないＣＰＵと、ＣＰＵが実行する制御プログラムを格納したメモリとを備えた通信端末で構成されている。これら第１〜第ｎのクライアント装置１０２1、１０２2、……１０２nは、たとえばパーソナルコンピュータであってもよいし、携帯電話機等のその他の情報処理端末であってもよい。
【００２５】
本実施の形態の階層型文書管理システム１００で使用する第１〜第ｎのクライアント装置１０２1、１０２2、……１０２nは、クライアント装置としての共通した機能を実現する構成となっている。そこで、第１のクライアント装置１０２1を例にとって、説明を具体的に行う。
【００２６】
第１のクライアント装置１０２1は、ＣＰＵ１３１、記憶装置１３２、通信制御部１３３、ユーザインターフェイス部１３４、操作部１３５および表示部１３６を備えている。ここで記憶装置１３２は、ＣＰＵ１３１が実行する各種のプログラムを格納すると共に作業用のメモリ領域も備えている。通信制御部１３３は、ネットワーク１０３を介して他の装置と通信するようになっている。ユーザインターフェイス部１３４は、操作部１３５および表示部１３６を用いてユーザが第１のクライアント装置１０２1と情報を交換する手段である。
【００２７】
第１のクライアント装置１０２1のユーザは、電子文書を作成、保存、更新あるいは閲覧するとき、ユーザインターフェイス部１３４を介して、操作部１３５を操作する。これにより、ユーザは、ネットワーク１０３を介して文書管理装置１０１にアクセスし、その文書データベース１１４を利用することができる。記憶装置１３２には、ウェブページを閲覧するウェブブラウザのアプリケーションソフトウェアが格納されている。ユーザはたとえばウェブブラウザを起動することで、文書データベース１１４の内容を表示部１３６に表示することができる。
【００２８】
図５は、ウェブブラウザの使用時における第１のクライアント装置の表示部の画面表示の概要を表わしたものである。図４と共に説明する。
【００２９】
第１のクライアント装置１０２1の表示画面１４１には、文書データベース１１４内の所望の情報を示すためのウィンドウ１４２が開設されている。この例でウィンドウ１４２には２つの表示領域が配置されている。図で左側の表示領域には、文書データベース１１４に格納される電子文書を階層的に表示する階層型ツリー部１４３が表示される。右側の表示領域には、ツリーの所定のノードの配下に保管されるオブジェクトの一覧を表示するオブジェクト一覧部１４４が表示される。ここでノードとは、階層型ツリー部１４３の分岐点（結び目）をそれぞれ示すものである。各ノードは、配下のカテゴリを表わしている。
【００３０】
図６は、文書管理装置の認証データベースの内容を示したものである。図４と共に説明する。
【００３１】
文書管理装置１０１の認証データベース１１６には、各ユーザについて、ユーザ名１５１、ユーザＩＤ（identifier）１５２およびパスワード１５３の各項目が保存されている。ここでユーザ名１５１とは、第１〜第ｎのクライアント装置１０２1、１０２2、……１０２nの各利用者としてのユーザＡ、Ｂ、……である。ユーザＩＤ１５２とは、それぞれのユーザＡ、Ｂ、……について設定したＩＤである。パスワード１５３はそれぞれのユーザＡ、Ｂ、……を確認するための合言葉「１１１１１１１１」、「２２２２２２２２」、……である。ユーザＩＤ１５２とパスワード１５３は、文書管理装置１０１が第１〜第ｎのクライアント装置１０２1、１０２2、……１０２nのそれぞれに対してログインを許可するか否かを判断するための認証用として使用するようになっている。
【００３２】
図７は、文書管理装置の文書データベースについてその内容を示している。図４と共に説明する。
【００３３】
文書データベース１１４は、Ｍ個（Ｍは正の整数）の電子文書１２３1〜１２３Mについて、これらの本文１６２と属性情報１６３を格納している。図７に示した時点では、電子文書１２３1〜１２３Mの数を示す数値Ｍが一例として「１０」となっているものとする。文書データベース１１４に文書が追加されれば、数値Ｍはこれに応じて増加する。
【００３４】
属性情報１６３は、電子文書１２３1〜１２３10の題名１６４、登録者１６５、更新者１６６、カテゴリ１６７、引用文書１６８および識別コード１６９の各項目から構成されている。題名１６４は、「○○」、「○○」、「○○」、「○○」、「○△」、「△△」、「□□」、「□□」、「□○」、「□△」といった文字列によって表示されているものとする。識別コード１６９は、各々の電子文書１２３1〜１２３10の本文１６２を識別するためのコード情報である。カテゴリ１６７は、保管先のカテゴリであり、「０００１」「０００２」といった識別コードで表わしている。また、カテゴリ「０００１−１」のように「−」（ハイフン）で表わしているものについては、「−」の右側に示した数字の表わすカテゴリが、左側に示した数字の表わすカテゴリの１つ下であることを示す。たとえばこの図７にはないが、カテゴリ「０００１−２−３」があったとする。この場合、カテゴリ「０００１」がルート階層に直結する親のカテゴリであり、その後の「−」に続く「２」が子のカテゴリを示しており、更にその後の「−」に続く「３」が孫のカテゴリを示している。引用文書１６８は、本文１６２に引用した文書である。引用した文書は、その電子文書１２３の識別コード１６９で表示するようになっている。
【００３５】
図８は、文書管理装置のカテゴリデータベースについてその内容を示している。図４と共に説明する。
【００３６】
カテゴリデータベース１１５は、各カテゴリ１７１1〜１７１10ごとに「０００１」等のカテゴリ識別コード１７２が割り当てられている。たとえばカテゴリ識別コードが「０００３」のカテゴリ１７１3の属性情報１７３は、題名１７４が「○○」であり、登録者１７５が「Ａ」となっている。更新者１７６は「Ｃ」である。
【００３７】
図９は、カテゴリデータベースの一部として存在する類似度マップ情報を示したものである。類似度マップ情報１２４は、カテゴリ間の類似度を示すＭ個の類似度マップ（ただし、Ｍは「１０」）１８１1〜１８１10で構成されている。このうち類似度マップ１８１1は、図８におけるカテゴリ１７１1とこれ以外のカテゴリ１７１2〜１７１10の類似度を定めたものである。以下の説明では、カテゴリ１７１1をカテゴリ「０００１」と記述するものとする。他のカテゴリ１７１2〜１７１10についても、カテゴリ「０００２」〜カテゴリ「００１０」と記述する。
【００３８】
カテゴリ「０００１」の類似度マップ１８１1では、カテゴリ「０００１」と全カテゴリ「０００１」〜カテゴリ「００１０」の間の電子文書１２３の類似度を、類似ポイントとして表わしている。類似ポイントは、最大値を「１」とし、最小値を「０」としている。カテゴリ「０００１」同士の電子文書１２３についての類似度を考えてみる。これらの電子文書１２３の場合には、同一のカテゴリに含まれる電子文書を比較することになる。そこで、類似ポイントは最大値の「１」となる。これに対して、たとえばカテゴリ「０００１」と残りのカテゴリ「０００２」〜カテゴリ「００１０」の間の類似ポイントは、同一ではないカテゴリ１７１間の類似度となる。そこで同一ではないカテゴリ１７１間の類似度は、たとえば「０．３」、「０．０９」等のいずれも「１」未満の値となっている。
【００３９】
このようなカテゴリ１７１間の類似度は、一般に次のような特徴がある。
（１）カテゴリ１７１の作成者が同一の場合には、これらのカテゴリ１７１間で類似度が高い傾向がある。カテゴリ１７１同士が内容的に兄弟のような関係となることが多いからである。
（２）カテゴリ１７１同士が上下に複数の階層を構成しているような場合にも、これらの間の類似度が高い傾向がある。一例としては、カテゴリ「０００１」と、その下位のカテゴリ「０００１−１」は階層が上下（親子）の関係にあるので、これらの間の類似度が高い傾向がある。
（３）カテゴリ「０００１」内の文書を参照したユーザが、たとえば別のカテゴリ「０００２」内の文書をよく参照するような場合、この例のカテゴリ「０００１」とカテゴリ「０００２」の類似度は高い傾向がある。同様に、カテゴリ「０００３」内の文書を参照したユーザが、たとえばカテゴリ「０００４」内の文書をよく更新するとする。このような場合、この例のカテゴリ「０００３」とカテゴリ「０００４」の類似度は高い傾向がある。
（４）複製の対象となる電子文書が存在するカテゴリ１７１とこの電子文書を複製して新たな電子文書として格納した別のカテゴリとは、情報を一部共有していることになる。したがって、これらのカテゴリ１７１同士は類似度が高い傾向がある。
（５）２つの対比するカテゴリ１７１同士で同一の題名の電子文書が存在する場合、共通のテーマを扱っている可能性がある。そこでこれらのカテゴリ１７１同士は類似度が高い傾向がある。
（６）２つの対比するカテゴリ１７１が（１）〜（５）で説明した条件を、より多く備えている場合、これらの間では類似度がより高くなる傾向がある。
【００４０】
カテゴリ１７１間におけるこのような傾向を基にして、本実施の形態の階層型文書管理システム１００の管理者は、カテゴリ「０００１」〜カテゴリ「００１０」の間の類似度を、類似ポイントとして規定するようになっている。このためには、ユーザが参照し、あるいは更新したカテゴリ１７１を把握することが必要とされる場合がある。このような場合には、図４における文書管理装置１０１が第１〜第ｎのクライアント装置１０２1、１０２2、……１０２nのアクセスログを収集すればよい。階層型文書管理システム１００の管理者は、各種のデータを基にして、類似度マップ１８１1〜１８１10を作成する。類似ポイントの算出の実際については、後に説明する。
【００４１】
次に、図４に示す第１〜第ｎのクライアント装置１０２1、１０２2、……１０２nのいずれかのユーザが文書管理装置１０１を使用して文書の複製を行う場合を例に採って、階層型文書管理システム１００の実際の処理の様子を説明する。ここでは、第１のクライアント装置１０２1のユーザＡが文書を複製する場合を例に採る。
【００４２】
図１０は、文書管理装置にログインする第１のクライアント装置の処理の様子を表わしたものである。また、図１１は第１のクライアント装置１０２1がログインを行う際の文書管理装置の処理の様子を表わしたものである。図４と共に説明する。なお、第２〜第ｎのクライアント装置１０２2、……１０２nの文書管理装置１０１との間の各種処理は、第１のクライアント装置１０２1と文書管理装置１０１との間の処理と実質的に変わらない。そこで、これらの処理についての説明は省略する。
【００４３】
ユーザＡは第１のクライアント装置１０２1を操作して文書管理装置１０１にアクセスしてログイン要求を行う（図１０ステップＳ２０１）。文書管理装置１０１はログイン要求を受信すると（図１１ステップＳ２２１：Ｙ）、要求を行った第１のクライアント装置１０２1に対してユーザ認証の要求を送信する（ステップＳ２２２）。そして、この要求に沿ったユーザＩＤとパスワードが受信されるのを待機する（ステップＳ２２３）。
【００４４】
第１のクライアント装置１０２1は、文書管理装置１０１からユーザ認証の要求を受信すると（図１０ステップＳ２０２：Ｙ）、その表示部１３６にユーザ認証用の画面を表示する（ステップＳ２０３）。ここには、図示しないがユーザＩＤとパスワードの入力欄が配置されている。ユーザＡは操作部１３５を操作して表示部１３６の指定箇所にユーザＩＤとパスワードを入力して、これらの送信を行うための図示しない送信ボタンを押す（ステップＳ２０４：Ｙ）。具体的には、図６に示すようにユーザＩＤ「ＡＡＡ」とパスワード「１１１１１１１１」をユーザＡが入力して、送信ボタンを押すことになる。これにより、これらユーザＩＤとパスワードが文書管理装置１０１に送信される（ステップＳ２０５）。これ以後、第１のクライアント装置１０２1は文書管理装置１０１からのログイン結果の受信待ちとなる（ステップＳ２０６）。
【００４５】
文書管理装置１０１は、第１のクライアント装置１０２1からユーザＩＤとパスワードが送られてきたら（図１１ステップＳ２２３：Ｙ）、認証データベース１１６を用いて認証処理を行う（ステップＳ２２４）。具体的には、認証データベース１１６に、送出されてきたユーザＩＤとパスワードの組と一致する組み合わせが登録されているかどうかをチェックする。この例の場合、第１のクライアント装置１０２1から送られてきたユーザＩＤ「ＡＡＡ」とパスワード「１１１１１１１１」が、認証データベース１１６内のユーザＩＤ「ＡＡＡ」とパスワード「１１１１１１１１」に一致する（ステップＳ２２５：Ｙ）。この例では認証が成功する。したがって、文書管理装置１０１はユーザＡによるログインを許可する旨を第１のクライアント装置１０２1に送信して（ステップＳ２２６）、一連のログイン処理を終了する（エンド）。
【００４６】
ユーザＡから送られてきたユーザＩＤとパスワードの組と一致する組み合わせが認証データベース１１６に存在しない場合（ステップＳ２２５：Ｎ）、文書管理装置１０１はログイン拒否の旨を第１のクライアント装置１０２1に送信する（ステップＳ２２７）。そして、一連のログイン処理を終了することになる（エンド）
【００４７】
第１のクライアント装置１０２1側では、ログイン結果を受信すると（ステップＳ２０６：Ｙ）、ログインが成功したかを判別する（ステップＳ２０７）。この結果、ログインが拒否されたと判別した場合には（ステップＳ２０７：Ｎ）、所定のエラー処理を行って（ステップＳ２０８）、処理を終了する（エンド）。ログインが許可されたと判別した場合には（ステップＳ２０７：Ｙ）、文書管理装置１０１との間で所定の処理が実行され（ステップＳ２０９）、終了する（エンド）。
【００４８】
図１２は、ユーザＡがステップＳ２０９の処理の１つとして電子文書の作成を行う場合の第１のクライアント装置側の処理の流れを表わしたものであり、図１３はこのときの文書管理装置側の処理の様子を表わしたものである。図４および図７と共に説明する。ここでは、ユーザＡが図７に示す電子文書１２３7を複製して、これを基にして新たな電子文書１２３11を作成することを前提として話を進める。
【００４９】
ユーザＡは、第１のクライアント装置１０２1で文書管理装置１０１にログインした状態で電子文書の作成や編集を行うことができる（ステップＳ２４１）。このとき、ユーザＡは第１のクライアント装置１０２1の操作部１３５を操作して表示部１３６に文書データベース１１４の内容を表示して、複製の対象となる電子文書１２３を探すことができる。その結果、ユーザＡによって電子文書１２３のいずれかの複製を必要とする操作が行われたとする（ステップＳ２４２：Ｙ）。この場合、第１のクライアント装置１０２1はその電子文書１２３の複製を文書管理装置１０１に対して要求する（ステップＳ２４３）。ここでは、ユーザＡが電子文書１２３7の複製を要求したとする。第１のクライアント装置１０２1は文書管理装置１０１から電子文書１２３7の複製を取得したら（ステップＳ２４４：Ｙ）、ステップＳ２４１に処理を戻す。ユーザＡは、複製を取得した電子文書１２３7を基にして、このステップＳ２４１で新しい電子文書１２３11の作成を行うことになる。
【００５０】
電子文書１２３7の複製を使用したステップＳ２４１の処理によって、最終的に電子文書１２３11の作成や編集が終了したものとする（ステップＳ２４２：Ｎ、ステップＳ２４５：Ｙ）。この場合、ユーザＡは第１のクライアント装置１０２1を用いて、該当する電子文書１２３11の本文と属性情報を文書管理装置１０１に送信して（ステップＳ２４６）、処理を終了する（エンド）。ユーザＡは文書管理装置１０１に対してこれ以降の処理を行わない場合、図示しないが、ログオフの操作を行うことになる。
【００５１】
一方、文書管理装置１０１は第１のクライアント装置１０２1のログイン時に、いずれかの電子文書１２３に対する複製要求があるか（ステップＳ２６１）と、電子文書の本文と属性情報が送られてくるか（ステップＳ２６２）を待機する。この待機状態で文書管理装置１０１が第１のクライアント装置１０２1から、図１２のステップＳ２４３に基づいた電子文書１２３7の複製要求を受信したとする（ステップＳ２６１：Ｙ）。この場合、文書管理装置１０１は受信した電子文書１２３7の複製を第１のクライアント装置１０２1に送出して（ステップＳ２６３）、処理を待機状態に戻す（リターン）。
【００５２】
また、第１のクライアント装置１０２1から電子文書１２３11の本文と属性情報が送られてきた場合には（ステップＳ２６１：Ｎ、ステップＳ２６２：Ｙ）、これらを文書データベース１１４に保存する（ステップＳ２６４）。そして、カテゴリ間における類似度マップ情報１２４の更新処理を実行して（ステップＳ２６５）、処理を待機状態に戻す（リターン）。これは、複製操作で新たな電子文書１２３11が作成されたので、これを格納するカテゴリとの関係で類似度マップ情報１２４の内容が変更されるからである。
【００５３】
図１４は、電子文書の複製が実行された後の文書管理装置の文書データベースの内容を表わしたものである。文書データベース１１４は、図１２および図１３で示した電子文書１２３の複製処理が開始する直前で図７に示す状態であったので、これと対比して説明する。図１４で図７と同一部分には同一の符号を付している。
【００５４】
図１４に示した文書データベース１１４には、今まで存在した電子文書１２３1〜１２３10の他に、新たな電子文書１２３11が追加されている。電子文書１２３11の属性情報１６３における題名１６４は「○○〜」であり、登録者１６５は「Ａ」（ユーザＡ）である。電子文書１２３11の更新を行っている訳ではないので、更新者１６６は存在せず「ＮＵＬＬ（ヌル）」の状態となる。カテゴリ１６７については、ユーザＡが電子文書１２３11の保存先としてカテゴリ「０００２−２」を指定している。これは、カテゴリ「０００２」の子供となるカテゴリである。引用文書１６８としては、複製の対象とした電子文書１２３7の識別コード「０００７」が指定されている。電子文書１２３11自体の識別コード１６９は、「００１１」が割り当てられている。
【００５５】
図１５は、以上説明した電子文書の複製後の類似度マップ情報を示したものである。また、図１６は、図１３のステップＳ２６５で示した類似度マップ情報１２４の更新処理の様子を表わしたものである。図４、図９、図１３および図１４と共に説明する。
【００５６】
類似度マップ情報１２４の更新処理では、現在更新しようとしているカテゴリを表わす変数Ｊと、このカテゴリとの類似ポイントを算出する相手方のカテゴリを表わす変数Ｔとを、それぞれ初期値としての「１」に設定する（図１６ステップＳ２８１）。そして、変数Ｊが「１」なので、比較を行おうとするカテゴリＪがカテゴリ１７１1である、図１３の類似度マップ１８１1の更新が最初に行われる。類似度マップ１８１1の更新では、カテゴリ１７１1とこのカテゴリ１７１1を含むすべてのカテゴリとの間の類似ポイントを算出し更新処理を行う。この更新処理では、変数Ｔの値が「１」なので、まずカテゴリ１７１1同士の類似ポイントの算出が行われる。これによって得られる類似ポイントの値は、次以降のステップＳ２８２〜ステップＳ２９３で示した各加算処理の合計値となる。
【００５７】
最初はカテゴリＪとカテゴリＴが共にカテゴリ１７１1（カテゴリ識別コードが共に「０００１」のカテゴリ）の類似ポイントの算出である。ここでは、同一カテゴリ同士の比較なので、ステップＳ２９２における同一カテゴリであるかの判別で肯定（Ｙ）となる。したがって、ステップＳ２８２〜ステップＳ２９１の処理に係わらず合計値である類似ポイントが「１．０」となる（ステップＳ２９３）。次のステップＳ２９４では変数Ｔに残りがあるかを判別する。変数Ｔは現在「１」（カテゴリ識別コードの「０００１」に対応。）なので、残りがある（Ｙ）。そこで、変数Ｔを数値上で次の値に移動させる（ステップＳ２９５）。この例の場合、図１４より、変数Ｔは「１．１」（カテゴリ識別コードの「０００１−１」に対応。）となる。
【００５８】
変数Ｔが「１．１」に切り替わったところで、処理が再びステップＳ２８２に戻る。ステップＳ２８２では、カテゴリＪにカテゴリＴのオリジナル文書が存在するかの判別が行われる。ここでオリジナル文書とは、複製の対象となる電子文書あるいは引用の対象となる電子文書をいう。オリジナル文書が存在すれば（Ｙ）、実験値から求めた加算値として類似ポイントが「０」の値から「０．２」だけ加算される（ステップＳ２８３）。そしてステップＳ２８４に進む。オリジナル文書が存在しない場合には（ステップＳ２８２：Ｎ）、この加算が行われることなく、ステップＳ２８４に進むことになる。ステップＳ２８４では、カテゴリＪとカテゴリＴがカテゴリに関して親子関係にあるかの判別が行われる。
【００５９】
図１７は、図１４に示した新たな電子文書１２３11を作成した後の階層型ツリー構造の要部を示したものである。この階層型ツリー構造の要部１９１では、ルート階層の１つ下の階層として４つのカテゴリ１７１1、１７１2、１７１3および１７１4が配置されている。このうち、カテゴリ１７１1には６つの電子文書１２３1、１２３5、１２３6、１２３8、１２３9および１２３10が格納される他、親子関係で子に相当するカテゴリ１７１1-1が格納されている。このカテゴリ１７１1-1には、電子文書１２３7が格納されている。
【００６０】
新たに作成した電子文書１２３11は、これを作成した第１のクライアント装置１０２1のユーザによってカテゴリ１７１2-2に格納されている。このカテゴリ１７１2-2は、電子文書１２３2と共にカテゴリ１７１2に格納されている。また、電子文書１２３3はカテゴリ１７１3に、電子文書１２３4はカテゴリ１７１4に、それぞれ格納されている。
【００６１】
図１６に戻って説明を続ける。図１７より、カテゴリＪとしてのカテゴリ１７１1（カテゴリ識別コードの「０００１」に対応。）と、カテゴリＴとしてのカテゴリ１７１1-1（カテゴリ識別コードの「０００１−１」に対応。）は親子関係にあることが分かる（Ｙ）。そこで、ステップＳ２８５の処理では、実験値から求められた加算値として類似ポイントが現在の値に「０．２」だけ加算される。そして次のステップＳ２８６に進む。親子関係、すなわち階層の上下関係が存在しない場合には（ステップＳ２８４：Ｎ）、この加算が行われることなく、ステップＳ２８６に進むことになる。
【００６２】
ステップＳ２８６では、カテゴリＪとカテゴリＴの間で題名が一致した電子文書１２３が存在するかの判別が行われる。題名が一致した電子文書１２３が存在する場合には（Ｙ）、実験値から求めた加算値として類似ポイントが現在の値に「０．１」だけ加算される（ステップＳ２８７）。そしてステップＳ２８８に進む。題名が一致した電子文書１２３が存在しない場合には（ステップＳ２８６：Ｎ）、この加算が行われることなく、ステップＳ２８８に進むことになる。なお、題名が一致した電子文書１２３が複数存在する場合には、適宜加算値を増加させてもよい。
【００６３】
ステップＳ２８８では、カテゴリＪとカテゴリＴの間で作成者が一致した電子文書１２３が存在するかの判別が行われる。作成者が一致した電子文書１２３が存在する場合には（Ｙ）、実験値から求めた加算値として類似ポイントが現在の値に「０．０５」だけ加算される（ステップＳ２８９）。そしてステップＳ２９０に進む。作成者が一致した電子文書１２３が存在しない場合には（ステップＳ２８８：Ｎ）、この加算が行われることなく、ステップＳ２９０に進むことになる。なお、作成者が一致した電子文書１２３が複数存在する場合には、適宜加算値を増加させてもよい。
【００６４】
ステップＳ２９０では、カテゴリＪとカテゴリＴの登録者が別の電子文書１２３を持っているかの判別が行われる。別の電子文書１２３を持っている場合には（Ｙ）、実験値から求めた加算値として類似ポイントが現在の値に「０．０１」だけ加算される（ステップＳ２９１）。そしてステップＳ２９２に進む。これ以外の場合には（ステップＳ２９０：Ｎ）、この加算が行われることなく、ステップＳ２９２に進むことになる。ステップＳ２９２では、同一カテゴリ以外の場合（Ｎ）、ステップＳ２９４に進むことになる。
【００６５】
このようにして、カテゴリＪが「１」、カテゴリＴが「１．１」の処理が終了したら、カテゴリＴの残りがあるので（ステップＳ２９４：Ｙ）、ステップＳ２９５に進んで、今度はカテゴリＪが「１」、カテゴリＴが「２」の処理に進むことになる。以下同様にして処理が進行していく。この結果、ステップＳ２９４でカテゴリＴの残りがなくなったら（Ｎ）、この時点で類似度マップ１８１1の処理が終了する。そこで、ステップＳ２９６に進み、カテゴリＪの残りが存在するかの判別が行われる。図１５に示したように類似度マップ１８１1の次に類似度マップ１８１1-1が存在する（Ｙ）。そこでカテゴリＪの値「１」を次のカテゴリＪの値「１．１」に移動し、カテゴリＴを「１」に初期化する（ステップＳ２９７）。このようにしてステップＳ２８２に戻り、今度は類似度マップ１８１1-1を算出する処理に進む。
【００６６】
以上のようにしてカテゴリＪの値を順に増加させながら類似度マップ１８１の処理を行っていく。そして、最終的にカテゴリＪの値の残りがなくなったら（ステップＳ２９６：Ｎ）、類似度マップ情報１２４の更新処理が終了する（エンド）。なお、今回の例では、電子文書１２３11が新たに作成され、これがカテゴリ１７１2-2に格納された。したがって、以上説明した類似度マップ情報１２４の更新処理は、すべての処理を逐一行う必要はない。カテゴリ１７１2-2に格納された電子文書１２３11によって類似ポイントが影響される箇所のみ演算処理を行えば足りる。
【００６７】
このように本実施の形態では、カテゴリ１７１が新設されるたびに図４に示した文書管理装置１０１が類似度マップ情報１２４の更新を行う。これにより、文書管理装置１０１のカテゴリデータベース１１５は、すべてのカテゴリ１７１間の類似度を示す類似度マップ情報１２４を最新状態で保存することになる。そこで、第１〜第ｎのクライアント装置１０２1、１０２2、……１０２nの各ユーザは、文書管理装置１０１にアクセスして電子文書１２３を検索するとき、カテゴリ１７１間の類似度に関する情報を用いることで、検索範囲を絞り込むことができる。これについて次に説明する。
【００６８】
図１８は、図１０のステップＳ２０９で行われる階層型ツリー構造の表示制御の様子を表わしたものである。図４および図５と共に説明する。
【００６９】
文書管理装置１０１は、図１０のステップＳ２０９による処理が行われる状態で第１のクライアント装置１０２1の表示画面１４１の階層型ツリー部１４３に階層型ツリー構造を表示させている。このときオブジェクト一覧部１４４には図示しないが類似度コントロールバーが半透明な状態で表示されている。この状態で、文書管理装置１０１は類似度コントロールバーの表示領域に、ユーザＡが図示しないカーソルを重ねるのを監視している（ステップＳ３０１）。カーソルが類似度コントロールバーの表示領域外に存在している状態では（ステップＳ３０１：Ｎ）、階層型ツリー構造の全体を表示すると共に、類似度コントロールバーを半透明で表示する制御を行っている（ステップＳ３０２）。
【００７０】
図１９は、ユーザＡがカーソルを類似度コントロールバーの表示領域に重ねたときの表示画面の要部を示したものである。ユーザＡが表示画面の所定領域４０１の右側に寄った部位に表示された類似度コントロールバー４１１の表示領域にカーソル４１２を重ねると（ステップＳ３０１：Ｙ）、半透明で表示されていた類似度コントロールバー４１１が明示される。ユーザＡはこの状態で類似度コントロールバー４１１の＋（プラス）ボタン４１３あるいは−（マイナス）ボタン４１４を適宜の時間あるいは回数だけ押下することで、類似度を指示する指示マーク４１５を上下させることができる。
【００７１】
ユーザＡがカーソル４１２を類似度コントロールバー４１１の表示領域の端の部位に重ね合わせた初期状態では、図１９に示すように指示マーク４１５は「１．０」の目盛位置を指示している。このとき、階層型ツリー構造はルート階層から下がすべて表示されている。すなわち、類似度が「１．０」の状態では、階層の簡易化表示は行われない。
【００７２】
図２０は、ユーザＡがカーソルを類似度コントロールバーの類似度を示すマークを所望の位置にずらした場合の表示の様子を表わしたものである。このように類似度コントロールバー４１１のマークを「１」以外の「ｎ」の位置（ただし、ｎは「０」と「１」の間の値）に合わせたとする。すると、第１のクライアント装置１０２1から文書管理装置１０１に対してカテゴリ簡素化表示指示（命令）が発行される。この結果、文書管理装置１０１では類似ポイントが「ｎ」よりも高い（類似している）ものが選別されて第１のクライアント装置１０２1に送出され、その表示画面の所定領域４０１に表示される（ステップＳ３０３）。図２０に示した例では、図１９と対比すると、カテゴリ簡素化表示指示が実行されることによって、一点鎖線の枠で示したカテゴリ１２３2-2が表示されなくなっている。
【００７３】
なお、二重線の枠で示したカテゴリ１７１1-1は、実線と破線による枠で示した電子文書１２３2-2-1と電子文書１２３2-2-2の内容を吸い上げていることを示している。
【００７４】
以上説明したように本実施の形態では、類似度コントロールバー４１１を上げ下げすることで、ユーザは、今までよりも少ないオペレーション回数あるいはオペレーションに要する時間で目的の電子文書１２３を探し出すことができる。また、階層またはカテゴリを跨る文書ファイルのソーティングを行うことができる。更に、カテゴリ１７１同士の関係が複雑になったような場合に、これらのカテゴリ１７１を整理整頓するときの参考材料を得ることができる。
【００７５】
なお、以上説明した実施の形態では、類似度を連続的に変化して指定する手段として棒状の類似度コントロールバー４１１を使用したが、これに限るものではない。たとえば円筒状のボリュームを表示画面に表示して、図示しないポインティングデバイスで時計回りあるいはその逆に円形を描きながら類似度を変化させるようにしてもよい。
【００７６】
更に実施の形態では電子文書１２３を追加するに伴ってカテゴリ１７１を新設したときに、各カテゴリ１７１の間の類似度をカテゴリ簡素化表示指示に基づいて表示するようにしたが、これに限定するものではない。たとえば、カテゴリ１７１や電子文書１２３を削除したようにツリー構造が変化したときに同様の表示を行うようにしてもよい。また、このようなツリー構造が変化した場合だけでなく、前記したようにカテゴリ１７１を整理整頓するような場合にも、ユーザが比較対象となるカテゴリ１７１や電子文書１２３を任意に指定することができる。
【００７７】
また、条件では類似ポイントの加算のための実験値を示したが、企業等の実際の文書環境に応じてこれらの値を適宜変更できることは当然である。また、カテゴリ間で加算の対象となる特徴は適宜増減あるいは変更することが可能である。また、加算の順序も各種の変更が可能である。
【符号の説明】
【００７８】
１０、１００ 階層型文書管理システム
１１、１１５ カテゴリデータベース
１２ カテゴリ間演算手段
１３ 類似度マップ格納手段
１４ 類似度合い指定手段
１５ カテゴリ選別表示手段
２０ 階層型文書管理方法
２１ カテゴリ間演算ステップ
２２ 類似度マップ格納ステップ
２３ 類似度合い指定ステップ
２４ カテゴリ選別表示ステップ
３０ 階層型文書管理プログラム
３１ カテゴリ間演算処理
３２ 類似度マップ格納処理
３３ 類似度合い指定処理
３４ カテゴリ選別表示処理
１０１ 文書管理装置
１０２ クライアント装置
１１１、１３１ ＣＰＵ
１１２、１３２ 記憶装置
１１３ コンピュータプログラム格納部
１１４ 文書データベース
１２１ 文書管理部
１２２ カテゴリ管理部
１２３ 電子文書
１２４ 類似度マップ情報
１３６ 表示部
１４１ 表示画面
１４３ 階層型ツリー部
１４４ オブジェクト一覧部
１６４ 題名
１６５ 登録者
１６６ 更新者
１６８ 引用文書
１７１ カテゴリ
１８１ 類似度マップ
４１１ 類似度コントロールバー
４１２ カーソル
４１５ 指示マーク
【技術分野】
【０００１】
本発明は、階層構造を有する電子文書を管理する階層型文書管理システム、階層型文書管理方法および階層型文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
たとえば企業のような比較的大規模な組織では、コンピュータ等の情報処理装置を使用して毎日のように多くの電子的な文書が作成されている。このような電子的な文書を電子文書と呼ぶことにする。企業を例に採ると、ここで作成される電子文書は、階層構造を有する複数の容器としてのフォルダのいずれかに格納して体系化することができる。しかしながら、このような電子文書を格納するフォルダは年月を経るごとに数が増えてく傾向がある。このため、電子文書を管理する企業内文書管理システムでは、システムの運用期間が長くなればなるほど、電子文書全体を管理する階層構造が複雑になる傾向がある。
【０００３】
したがって、企業内文書管理システムを用いて企業に蓄積している電子文書の中から所望のものを探し出そうとすると、目的とする電子文書に辿り着くにはそれぞれのユーザにかなりの労力を強いてしまう場合が多い。この傾向は、特に企業内文書管理システムの新規ユーザのように経験の浅いユーザに顕著となり、トータルのオペレーション回数の増大と操作時間の長大化を招く。
【０００４】
以上説明した電子文書の検索処理だけでなく、ユーザが電子文書を作成した場合にこれを適正なフォルダに格納する処理についても、手間と時間が掛かる傾向がある。適正なフォルダを探し当てて電子文書を格納することなく、安易に新たなフォルダを作成して、これに電子文書を格納してしまうと、似たような電子文書を格納した多数のフォルダが散在することになる。反対に１つのフォルダに電子文書を整理することなく格納していくと、曖昧な性格のフォルダが存在することになる。これは、他のフォルダの内容と重複することにもなる。これらのフォルダは共に、電子文書の検索の負担を増大させる原因になる。
【０００５】
そこで１つのカテゴリに属する電子文書の数が多すぎるときは、時系列的にこれを幾つかのカテゴリに分割することが本発明の第１の関連技術として提案されている（たとえば特許文献１参照）。ここでカテゴリとはフォルダと同様に電子文書をまとめて収容する容器としての意味を持つ。本明細書でも、以下の文章ではカテゴリという用語を使用する。
【０００６】
この第１の関連技術では、１つのカテゴリに多くの電子文書が属するようになった場合に、これを適当なサイズに分割することができる。しかしながら、この提案では電子文書のグループを作成時期別のカテゴリに区分けするだけに過ぎない。すなわち、分割後の１つのカテゴリの中に全く異なった内容の電子文書が格納されるおそれが依然として残ることになる。しかも、カテゴリの数がこの分割処理によって機械的に増大していくので、これに伴って検索処理に時間を要する。また、それぞれのカテゴリの性格が曖昧なので、新たな電子文書は時間的に一番新しいカテゴリに格納するしかなく、新しいカテゴリ内の電子文書が増加していく。この結果、新しいカテゴリをまた作成時期別に分割するといった悪循環を招くことになる。
【０００７】
そこで、文書群中の各語句の統計量と文書集合体全体における各語句の統計量を比較して、メタデータの特徴量を抽出し、フォルダあるいはカテゴリの階層構造を形成することが本発明の第２の関連技術として提案されている（たとえば特許文献２参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００８】
【特許文献１】特開２００２−００７４６８号公報（第０００７段落、図６）
【特許文献２】特開２００８−１３４９４１号公報（第００６２段落〜第００６４段落、図１）
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながらこの第２の関連技術では、特徴的な語句を抽出してメタデータ間の類似度を算出するための処理が複雑である。また、第２の関連技術では、予め定めた幾つかの特徴的な語句を用いてメタデータ間で類似度の大きい順に結合を行って階層化を行う。したがって、必ずしもユーザ側の視点に沿った階層化が行われるとは限らず、ユーザの使いやすい階層型文書管理システムが実現されるとは限らない。
【００１０】
そこで本発明の目的は、電子文書を格納するそれぞれのカテゴリの特徴に応じてこれらの整理整頓を自在に行える階層型文書管理システム、階層型文書管理方法および階層型文書管理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明では、（イ）電子的な文書としての電子文書を任意の数だけ格納する格納手段としての複数のカテゴリをツリー構造となるように配置して、管理の対象となる電子文書のそれぞれをこれらのカテゴリに分配して格納したカテゴリデータベースと、（ロ）このカテゴリデータベースに格納されているカテゴリ同士の類似度をそれぞれのカテゴリに格納された電子文書の内容の類似の度合いに応じて演算するカテゴリ間演算手段と、（ハ）このカテゴリ間演算手段の演算結果を各カテゴリ間の類似度を表わした類似度マップとして格納する類似度マップ格納手段と、（ニ）カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定する類似度合い指定手段と、（ホ）この類似度合い指定手段により指定した類似の度合いの範囲に該当するカテゴリを前記した類似度マップ格納手段に格納された類似度マップを用いて前記した複数のカテゴリから選別して表示するカテゴリ選別表示手段とを階層型文書管理システムが具備する。
【００１２】
また、本発明では、（イ）電子的な文書としての電子文書を任意の数だけ格納する格納手段としての複数のカテゴリをツリー構造となるように配置して管理の対象となる電子文書のそれぞれをこれらのカテゴリに分配して格納したカテゴリデータベースに格納されているカテゴリ同士の類似度を、それぞれのカテゴリに格納された電子文書の内容の類似の度合いに応じて演算するカテゴリ間演算ステップと、（ロ）このカテゴリ間演算ステップによる演算結果を各カテゴリ間の類似度を表わした類似度マップとして類似度マップ格納手段に格納する類似度マップ格納ステップと、（ハ）カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定する類似度合い指定ステップと、（ニ）この類似度合い指定ステップで指定した類似の度合いの範囲に該当するカテゴリを前記した類似度マップ格納手段に格納された類似度マップを用いて前記した複数のカテゴリから選別して表示するカテゴリ選別表示ステップとを階層型文書管理方法が具備する。
【００１３】
更に本発明では、電子的な文書としての電子文書を任意の数だけ格納する格納手段としての複数のカテゴリをツリー構造となるように配置して管理の対象となる電子文書のそれぞれをこれらのカテゴリに分配して格納したカテゴリデータベースと、各カテゴリ間の類似度を表わした類似度マップを格納する類似度マップ格納手段を備えたコンピュータに、階層型文書管理プログラムとして、（イ）このカテゴリデータベースに格納されているカテゴリ同士の類似度をそれぞれのカテゴリに格納された電子文書の内容の類似の度合いに応じて演算するカテゴリ間演算処理と、（ロ）このカテゴリ間演算処理による演算結果を前記した類似度マップ格納手段に格納する類似度マップ格納処理と、（ハ）カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定する類似度合い指定処理と、（ニ）この類似度合い指定処理により指定した類似の度合いの範囲に該当するカテゴリを前記した類似度マップ格納手段に格納された類似度マップを用いて前記した複数のカテゴリから選別して表示するカテゴリ選別表示処理とを実行させることを特徴としている。
【発明の効果】
【００１４】
以上説明したように本発明によれば、ツリー構造をとった各カテゴリ間の類似度を算出し、ユーザがカテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定すると、これが視覚的に表示されるようになっている。したがって、たとえば類似の度合いの高い電子文書が格納されたカテゴリ同士を統合するといった処理がユーザの視点で行えるようになる。また、カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定したとき、対象となるカテゴリのみが表示されるので、この簡易な表示によって処理対象となるカテゴリを見つけやすい。したがって、作成した電子文書をどのカテゴリに格納すべきかも比較的容易に判断することができるようになり、作業効率が高まる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本発明の階層型文書管理システムのクレーム対応図である。
【図２】本発明の階層型文書管理方法のクレーム対応図である。
【図３】本発明の階層型文書管理プログラムのクレーム対応図である。
【図４】本発明の実施の形態による階層型文書管理システムの構成を表わしたシステム構成図である。
【図５】本実施の形態におけるウェブブラウザの使用時の第１のクライアント装置の表示部の平面図である。
【図６】本実施の形態における文書管理装置の認証データベースの内容を示した説明図である。
【図７】本実施の形態における文書管理装置の文書データベースについてその内容を示した説明図である。
【図８】本実施の形態における文書管理装置のカテゴリデータベースについてその内容を示した説明図である。
【図９】本実施の形態におけるカテゴリデータベースの一部として存在する類似度マップ情報を示した説明図である。
【図１０】本実施の形態で文書管理装置にログインした第１のクライアント装置の処理を表わした流れ図である。
【図１１】本実施の形態で第１のクライアント装置が文書管理装置にログインを行う処理を表わした流れ図である。
【図１２】本実施の形態でユーザＡが電子文書の作成を行う場合の第１のクライアント装置側の処理を表わした流れ図である。
【図１３】本実施の形態で電子文書の作成を行う場合の文書管理装置側の処理を表わした流れ図である。
【図１４】本実施の形態で電子文書の複製が実行された後の文書管理装置の文書データベースを表わす説明図である。
【図１５】本実施の形態で電子文書の複製後の類似度マップ情報を示した説明図である。
【図１６】図１３のステップＳ２６５で示した類似度マップ情報１２４の更新処理を表わした流れ図である。
【図１７】本実施の形態で新たな電子文書１２３11を作成後の階層型ツリー構造の要部説明図である。
【図１８】本実施の形態で階層型ツリー構造の表示制御の様子を表わした流れ図である。
【図１９】本実施の形態でカーソルを類似度コントロールバーの表示領域に重ねたときの表示画面の要部を示した平面図である。
【図２０】本実施の形態でカーソルを類似度コントロールバーの類似度を示すマークに合わせた場合の表示画面の要部を示した平面図である。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
図１は、本発明の階層型文書管理システムのクレーム対応図を示したものである。本発明の階層型文書管理システム１０は、カテゴリデータベース１１と、カテゴリ間演算手段１２と、類似度マップ格納手段１３と、類似度合い指定手段１４と、カテゴリ選別表示手段１５とを備えている。ここで、カテゴリデータベース１１は、電子的な文書としての電子文書を任意の数だけ格納する格納手段としての複数のカテゴリをツリー構造となるように配置して、管理の対象となる電子文書のそれぞれをこれらのカテゴリに分配して格納する。カテゴリ間演算手段１２は、カテゴリデータベース１１に格納されているカテゴリ同士の類似度をそれぞれのカテゴリに格納された電子文書の内容の類似の度合いに応じて演算する。類似度マップ格納手段１３は、カテゴリ間演算手段１２の演算結果を各カテゴリ間の類似度を表わした類似度マップとして格納する。類似度合い指定手段１４は、カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定する。カテゴリ選別表示手段１５は、類似度合い指定手段１４により指定した類似の度合いの範囲に該当するカテゴリを類似度マップ格納手段１３に格納された類似度マップを用いて前記した複数のカテゴリから選別して表示する。
【００１７】
図２は、本発明の階層型文書管理方法のクレーム対応図を示したものである。本発明の階層型文書管理方法２０は、カテゴリ間演算ステップ２１と、類似度マップ格納ステップ２２と、類似度合い指定ステップ２３と、カテゴリ選別表示ステップ２４を備えている。ここで、カテゴリ間演算ステップ２１では、カテゴリデータベースに格納されているカテゴリ同士の類似度を、それぞれのカテゴリに格納された電子文書の内容の類似の度合いに応じて演算する。カテゴリデータベースとは、電子的な文書としての電子文書を任意の数だけ格納する格納手段としての複数のカテゴリをツリー構造となるように配置して管理の対象となる電子文書のそれぞれをこれらのカテゴリに分配して格納したものである。類似度マップ格納ステップ２２では、カテゴリ間演算ステップ２１による演算結果を各カテゴリ間の類似度を表わした類似度マップとして類似度マップ格納手段に格納する。類似度合い指定ステップ２３では、カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定する。カテゴリ選別表示ステップ２４では、類似度合い指定ステップ２３で指定した類似の度合いの範囲に該当するカテゴリを前記した類似度マップ格納手段に格納された類似度マップを用いて前記した複数のカテゴリから選別して表示する。
【００１８】
図３は、本発明の階層型文書管理プログラムのクレーム対応図を示したものである。本発明の階層型文書管理プログラム３０は、コンピュータにカテゴリ間演算処理３１と、類似度マップ格納処理３２と、類似度合い指定処理３３と、カテゴリ選別表示処理３４とを実行させるようにしている。ここで、コンピュータは、カテゴリデータベースと、各カテゴリ間の類似度を表わした類似度マップを格納する類似度マップ格納手段を備えている。カテゴリデータベースは、電子的な文書としての電子文書を任意の数だけ格納する格納手段としての複数のカテゴリをツリー構造となるように配置して管理の対象となる電子文書のそれぞれをこれらのカテゴリに分配して格納している。また、カテゴリ間演算処理３１では、カテゴリデータベースに格納されているカテゴリ同士の類似度をそれぞれのカテゴリに格納された電子文書の内容の類似の度合いに応じて演算する。類似度マップ格納処理３２では、カテゴリ間演算処理３１による演算結果を前記した類似度マップ格納手段に格納する。類似度合い指定処理３３では、カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定する。カテゴリ選別表示処理３４では、類似度合い指定処理３３により指定した類似の度合いの範囲に該当するカテゴリを前記した類似度マップ格納手段に格納された類似度マップを用いて前記した複数のカテゴリから選別して表示する。
【００１９】
＜発明の実施の形態＞
【００２０】
次に本発明の実施の形態を説明する。
【００２１】
図４は、本発明の実施の形態による階層型文書管理システムの構成を表わしたものである。この階層型文書管理システム１００は、文書管理装置１０１と、第１〜第ｎのクライアント装置１０２1、１０２2、……１０２nとがネットワーク１０３によって接続された構成となっている。ここで数値「ｎ」は、１以上の任意の整数である。このような階層型文書管理システム１００は、たとえば企業で第１〜第ｎのクライアント装置１０２1、１０２2、……１０２nを使用して、複数の文書を管理するために使用されるものである。ネットワーク１０３には、たとえばインターネットのようにＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）を使用するものが一例として好適である。
【００２２】
文書管理装置１０１は、パーソナルコンピュータ等の通常のコンピュータで構成されている。すなわち、文書管理装置１０１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１１と、図示しないハードディスク等のデバイスからなる記憶装置１１２を備えている。記憶装置１１２には、コンピュータプログラム格納部１１３、文書データベース１１４、カテゴリデータベース１１５および認証データベース１１６が配置されている。
【００２３】
ここでコンピュータプログラム格納部１１３には、ＣＰＵ２１が実行するコンピュータプログラムが格納されている。このコンピュータプログラム格納部１１３には、後に具体的に説明する文書管理部１２１とカテゴリ管理部１２２が備えられている。カテゴリ管理部１２２は、カテゴリを管理するようになっている。ここで「カテゴリ」とは、文書を格納する容器（箱）あるいはフォルダともいうべき存在である。文書データベース１１４には、電子文書１２３が格納されている。カテゴリデータベース１１５には、カテゴリ間の類似度を示す類似度マップ情報１２４が保存されている。
【００２４】
第１〜第ｎのクライアント装置１０２1、１０２2、……１０２nは、それぞれ図示しないＣＰＵと、ＣＰＵが実行する制御プログラムを格納したメモリとを備えた通信端末で構成されている。これら第１〜第ｎのクライアント装置１０２1、１０２2、……１０２nは、たとえばパーソナルコンピュータであってもよいし、携帯電話機等のその他の情報処理端末であってもよい。
【００２５】
本実施の形態の階層型文書管理システム１００で使用する第１〜第ｎのクライアント装置１０２1、１０２2、……１０２nは、クライアント装置としての共通した機能を実現する構成となっている。そこで、第１のクライアント装置１０２1を例にとって、説明を具体的に行う。
【００２６】
第１のクライアント装置１０２1は、ＣＰＵ１３１、記憶装置１３２、通信制御部１３３、ユーザインターフェイス部１３４、操作部１３５および表示部１３６を備えている。ここで記憶装置１３２は、ＣＰＵ１３１が実行する各種のプログラムを格納すると共に作業用のメモリ領域も備えている。通信制御部１３３は、ネットワーク１０３を介して他の装置と通信するようになっている。ユーザインターフェイス部１３４は、操作部１３５および表示部１３６を用いてユーザが第１のクライアント装置１０２1と情報を交換する手段である。
【００２７】
第１のクライアント装置１０２1のユーザは、電子文書を作成、保存、更新あるいは閲覧するとき、ユーザインターフェイス部１３４を介して、操作部１３５を操作する。これにより、ユーザは、ネットワーク１０３を介して文書管理装置１０１にアクセスし、その文書データベース１１４を利用することができる。記憶装置１３２には、ウェブページを閲覧するウェブブラウザのアプリケーションソフトウェアが格納されている。ユーザはたとえばウェブブラウザを起動することで、文書データベース１１４の内容を表示部１３６に表示することができる。
【００２８】
図５は、ウェブブラウザの使用時における第１のクライアント装置の表示部の画面表示の概要を表わしたものである。図４と共に説明する。
【００２９】
第１のクライアント装置１０２1の表示画面１４１には、文書データベース１１４内の所望の情報を示すためのウィンドウ１４２が開設されている。この例でウィンドウ１４２には２つの表示領域が配置されている。図で左側の表示領域には、文書データベース１１４に格納される電子文書を階層的に表示する階層型ツリー部１４３が表示される。右側の表示領域には、ツリーの所定のノードの配下に保管されるオブジェクトの一覧を表示するオブジェクト一覧部１４４が表示される。ここでノードとは、階層型ツリー部１４３の分岐点（結び目）をそれぞれ示すものである。各ノードは、配下のカテゴリを表わしている。
【００３０】
図６は、文書管理装置の認証データベースの内容を示したものである。図４と共に説明する。
【００３１】
文書管理装置１０１の認証データベース１１６には、各ユーザについて、ユーザ名１５１、ユーザＩＤ（identifier）１５２およびパスワード１５３の各項目が保存されている。ここでユーザ名１５１とは、第１〜第ｎのクライアント装置１０２1、１０２2、……１０２nの各利用者としてのユーザＡ、Ｂ、……である。ユーザＩＤ１５２とは、それぞれのユーザＡ、Ｂ、……について設定したＩＤである。パスワード１５３はそれぞれのユーザＡ、Ｂ、……を確認するための合言葉「１１１１１１１１」、「２２２２２２２２」、……である。ユーザＩＤ１５２とパスワード１５３は、文書管理装置１０１が第１〜第ｎのクライアント装置１０２1、１０２2、……１０２nのそれぞれに対してログインを許可するか否かを判断するための認証用として使用するようになっている。
【００３２】
図７は、文書管理装置の文書データベースについてその内容を示している。図４と共に説明する。
【００３３】
文書データベース１１４は、Ｍ個（Ｍは正の整数）の電子文書１２３1〜１２３Mについて、これらの本文１６２と属性情報１６３を格納している。図７に示した時点では、電子文書１２３1〜１２３Mの数を示す数値Ｍが一例として「１０」となっているものとする。文書データベース１１４に文書が追加されれば、数値Ｍはこれに応じて増加する。
【００３４】
属性情報１６３は、電子文書１２３1〜１２３10の題名１６４、登録者１６５、更新者１６６、カテゴリ１６７、引用文書１６８および識別コード１６９の各項目から構成されている。題名１６４は、「○○」、「○○」、「○○」、「○○」、「○△」、「△△」、「□□」、「□□」、「□○」、「□△」といった文字列によって表示されているものとする。識別コード１６９は、各々の電子文書１２３1〜１２３10の本文１６２を識別するためのコード情報である。カテゴリ１６７は、保管先のカテゴリであり、「０００１」「０００２」といった識別コードで表わしている。また、カテゴリ「０００１−１」のように「−」（ハイフン）で表わしているものについては、「−」の右側に示した数字の表わすカテゴリが、左側に示した数字の表わすカテゴリの１つ下であることを示す。たとえばこの図７にはないが、カテゴリ「０００１−２−３」があったとする。この場合、カテゴリ「０００１」がルート階層に直結する親のカテゴリであり、その後の「−」に続く「２」が子のカテゴリを示しており、更にその後の「−」に続く「３」が孫のカテゴリを示している。引用文書１６８は、本文１６２に引用した文書である。引用した文書は、その電子文書１２３の識別コード１６９で表示するようになっている。
【００３５】
図８は、文書管理装置のカテゴリデータベースについてその内容を示している。図４と共に説明する。
【００３６】
カテゴリデータベース１１５は、各カテゴリ１７１1〜１７１10ごとに「０００１」等のカテゴリ識別コード１７２が割り当てられている。たとえばカテゴリ識別コードが「０００３」のカテゴリ１７１3の属性情報１７３は、題名１７４が「○○」であり、登録者１７５が「Ａ」となっている。更新者１７６は「Ｃ」である。
【００３７】
図９は、カテゴリデータベースの一部として存在する類似度マップ情報を示したものである。類似度マップ情報１２４は、カテゴリ間の類似度を示すＭ個の類似度マップ（ただし、Ｍは「１０」）１８１1〜１８１10で構成されている。このうち類似度マップ１８１1は、図８におけるカテゴリ１７１1とこれ以外のカテゴリ１７１2〜１７１10の類似度を定めたものである。以下の説明では、カテゴリ１７１1をカテゴリ「０００１」と記述するものとする。他のカテゴリ１７１2〜１７１10についても、カテゴリ「０００２」〜カテゴリ「００１０」と記述する。
【００３８】
カテゴリ「０００１」の類似度マップ１８１1では、カテゴリ「０００１」と全カテゴリ「０００１」〜カテゴリ「００１０」の間の電子文書１２３の類似度を、類似ポイントとして表わしている。類似ポイントは、最大値を「１」とし、最小値を「０」としている。カテゴリ「０００１」同士の電子文書１２３についての類似度を考えてみる。これらの電子文書１２３の場合には、同一のカテゴリに含まれる電子文書を比較することになる。そこで、類似ポイントは最大値の「１」となる。これに対して、たとえばカテゴリ「０００１」と残りのカテゴリ「０００２」〜カテゴリ「００１０」の間の類似ポイントは、同一ではないカテゴリ１７１間の類似度となる。そこで同一ではないカテゴリ１７１間の類似度は、たとえば「０．３」、「０．０９」等のいずれも「１」未満の値となっている。
【００３９】
このようなカテゴリ１７１間の類似度は、一般に次のような特徴がある。
（１）カテゴリ１７１の作成者が同一の場合には、これらのカテゴリ１７１間で類似度が高い傾向がある。カテゴリ１７１同士が内容的に兄弟のような関係となることが多いからである。
（２）カテゴリ１７１同士が上下に複数の階層を構成しているような場合にも、これらの間の類似度が高い傾向がある。一例としては、カテゴリ「０００１」と、その下位のカテゴリ「０００１−１」は階層が上下（親子）の関係にあるので、これらの間の類似度が高い傾向がある。
（３）カテゴリ「０００１」内の文書を参照したユーザが、たとえば別のカテゴリ「０００２」内の文書をよく参照するような場合、この例のカテゴリ「０００１」とカテゴリ「０００２」の類似度は高い傾向がある。同様に、カテゴリ「０００３」内の文書を参照したユーザが、たとえばカテゴリ「０００４」内の文書をよく更新するとする。このような場合、この例のカテゴリ「０００３」とカテゴリ「０００４」の類似度は高い傾向がある。
（４）複製の対象となる電子文書が存在するカテゴリ１７１とこの電子文書を複製して新たな電子文書として格納した別のカテゴリとは、情報を一部共有していることになる。したがって、これらのカテゴリ１７１同士は類似度が高い傾向がある。
（５）２つの対比するカテゴリ１７１同士で同一の題名の電子文書が存在する場合、共通のテーマを扱っている可能性がある。そこでこれらのカテゴリ１７１同士は類似度が高い傾向がある。
（６）２つの対比するカテゴリ１７１が（１）〜（５）で説明した条件を、より多く備えている場合、これらの間では類似度がより高くなる傾向がある。
【００４０】
カテゴリ１７１間におけるこのような傾向を基にして、本実施の形態の階層型文書管理システム１００の管理者は、カテゴリ「０００１」〜カテゴリ「００１０」の間の類似度を、類似ポイントとして規定するようになっている。このためには、ユーザが参照し、あるいは更新したカテゴリ１７１を把握することが必要とされる場合がある。このような場合には、図４における文書管理装置１０１が第１〜第ｎのクライアント装置１０２1、１０２2、……１０２nのアクセスログを収集すればよい。階層型文書管理システム１００の管理者は、各種のデータを基にして、類似度マップ１８１1〜１８１10を作成する。類似ポイントの算出の実際については、後に説明する。
【００４１】
次に、図４に示す第１〜第ｎのクライアント装置１０２1、１０２2、……１０２nのいずれかのユーザが文書管理装置１０１を使用して文書の複製を行う場合を例に採って、階層型文書管理システム１００の実際の処理の様子を説明する。ここでは、第１のクライアント装置１０２1のユーザＡが文書を複製する場合を例に採る。
【００４２】
図１０は、文書管理装置にログインする第１のクライアント装置の処理の様子を表わしたものである。また、図１１は第１のクライアント装置１０２1がログインを行う際の文書管理装置の処理の様子を表わしたものである。図４と共に説明する。なお、第２〜第ｎのクライアント装置１０２2、……１０２nの文書管理装置１０１との間の各種処理は、第１のクライアント装置１０２1と文書管理装置１０１との間の処理と実質的に変わらない。そこで、これらの処理についての説明は省略する。
【００４３】
ユーザＡは第１のクライアント装置１０２1を操作して文書管理装置１０１にアクセスしてログイン要求を行う（図１０ステップＳ２０１）。文書管理装置１０１はログイン要求を受信すると（図１１ステップＳ２２１：Ｙ）、要求を行った第１のクライアント装置１０２1に対してユーザ認証の要求を送信する（ステップＳ２２２）。そして、この要求に沿ったユーザＩＤとパスワードが受信されるのを待機する（ステップＳ２２３）。
【００４４】
第１のクライアント装置１０２1は、文書管理装置１０１からユーザ認証の要求を受信すると（図１０ステップＳ２０２：Ｙ）、その表示部１３６にユーザ認証用の画面を表示する（ステップＳ２０３）。ここには、図示しないがユーザＩＤとパスワードの入力欄が配置されている。ユーザＡは操作部１３５を操作して表示部１３６の指定箇所にユーザＩＤとパスワードを入力して、これらの送信を行うための図示しない送信ボタンを押す（ステップＳ２０４：Ｙ）。具体的には、図６に示すようにユーザＩＤ「ＡＡＡ」とパスワード「１１１１１１１１」をユーザＡが入力して、送信ボタンを押すことになる。これにより、これらユーザＩＤとパスワードが文書管理装置１０１に送信される（ステップＳ２０５）。これ以後、第１のクライアント装置１０２1は文書管理装置１０１からのログイン結果の受信待ちとなる（ステップＳ２０６）。
【００４５】
文書管理装置１０１は、第１のクライアント装置１０２1からユーザＩＤとパスワードが送られてきたら（図１１ステップＳ２２３：Ｙ）、認証データベース１１６を用いて認証処理を行う（ステップＳ２２４）。具体的には、認証データベース１１６に、送出されてきたユーザＩＤとパスワードの組と一致する組み合わせが登録されているかどうかをチェックする。この例の場合、第１のクライアント装置１０２1から送られてきたユーザＩＤ「ＡＡＡ」とパスワード「１１１１１１１１」が、認証データベース１１６内のユーザＩＤ「ＡＡＡ」とパスワード「１１１１１１１１」に一致する（ステップＳ２２５：Ｙ）。この例では認証が成功する。したがって、文書管理装置１０１はユーザＡによるログインを許可する旨を第１のクライアント装置１０２1に送信して（ステップＳ２２６）、一連のログイン処理を終了する（エンド）。
【００４６】
ユーザＡから送られてきたユーザＩＤとパスワードの組と一致する組み合わせが認証データベース１１６に存在しない場合（ステップＳ２２５：Ｎ）、文書管理装置１０１はログイン拒否の旨を第１のクライアント装置１０２1に送信する（ステップＳ２２７）。そして、一連のログイン処理を終了することになる（エンド）
【００４７】
第１のクライアント装置１０２1側では、ログイン結果を受信すると（ステップＳ２０６：Ｙ）、ログインが成功したかを判別する（ステップＳ２０７）。この結果、ログインが拒否されたと判別した場合には（ステップＳ２０７：Ｎ）、所定のエラー処理を行って（ステップＳ２０８）、処理を終了する（エンド）。ログインが許可されたと判別した場合には（ステップＳ２０７：Ｙ）、文書管理装置１０１との間で所定の処理が実行され（ステップＳ２０９）、終了する（エンド）。
【００４８】
図１２は、ユーザＡがステップＳ２０９の処理の１つとして電子文書の作成を行う場合の第１のクライアント装置側の処理の流れを表わしたものであり、図１３はこのときの文書管理装置側の処理の様子を表わしたものである。図４および図７と共に説明する。ここでは、ユーザＡが図７に示す電子文書１２３7を複製して、これを基にして新たな電子文書１２３11を作成することを前提として話を進める。
【００４９】
ユーザＡは、第１のクライアント装置１０２1で文書管理装置１０１にログインした状態で電子文書の作成や編集を行うことができる（ステップＳ２４１）。このとき、ユーザＡは第１のクライアント装置１０２1の操作部１３５を操作して表示部１３６に文書データベース１１４の内容を表示して、複製の対象となる電子文書１２３を探すことができる。その結果、ユーザＡによって電子文書１２３のいずれかの複製を必要とする操作が行われたとする（ステップＳ２４２：Ｙ）。この場合、第１のクライアント装置１０２1はその電子文書１２３の複製を文書管理装置１０１に対して要求する（ステップＳ２４３）。ここでは、ユーザＡが電子文書１２３7の複製を要求したとする。第１のクライアント装置１０２1は文書管理装置１０１から電子文書１２３7の複製を取得したら（ステップＳ２４４：Ｙ）、ステップＳ２４１に処理を戻す。ユーザＡは、複製を取得した電子文書１２３7を基にして、このステップＳ２４１で新しい電子文書１２３11の作成を行うことになる。
【００５０】
電子文書１２３7の複製を使用したステップＳ２４１の処理によって、最終的に電子文書１２３11の作成や編集が終了したものとする（ステップＳ２４２：Ｎ、ステップＳ２４５：Ｙ）。この場合、ユーザＡは第１のクライアント装置１０２1を用いて、該当する電子文書１２３11の本文と属性情報を文書管理装置１０１に送信して（ステップＳ２４６）、処理を終了する（エンド）。ユーザＡは文書管理装置１０１に対してこれ以降の処理を行わない場合、図示しないが、ログオフの操作を行うことになる。
【００５１】
一方、文書管理装置１０１は第１のクライアント装置１０２1のログイン時に、いずれかの電子文書１２３に対する複製要求があるか（ステップＳ２６１）と、電子文書の本文と属性情報が送られてくるか（ステップＳ２６２）を待機する。この待機状態で文書管理装置１０１が第１のクライアント装置１０２1から、図１２のステップＳ２４３に基づいた電子文書１２３7の複製要求を受信したとする（ステップＳ２６１：Ｙ）。この場合、文書管理装置１０１は受信した電子文書１２３7の複製を第１のクライアント装置１０２1に送出して（ステップＳ２６３）、処理を待機状態に戻す（リターン）。
【００５２】
また、第１のクライアント装置１０２1から電子文書１２３11の本文と属性情報が送られてきた場合には（ステップＳ２６１：Ｎ、ステップＳ２６２：Ｙ）、これらを文書データベース１１４に保存する（ステップＳ２６４）。そして、カテゴリ間における類似度マップ情報１２４の更新処理を実行して（ステップＳ２６５）、処理を待機状態に戻す（リターン）。これは、複製操作で新たな電子文書１２３11が作成されたので、これを格納するカテゴリとの関係で類似度マップ情報１２４の内容が変更されるからである。
【００５３】
図１４は、電子文書の複製が実行された後の文書管理装置の文書データベースの内容を表わしたものである。文書データベース１１４は、図１２および図１３で示した電子文書１２３の複製処理が開始する直前で図７に示す状態であったので、これと対比して説明する。図１４で図７と同一部分には同一の符号を付している。
【００５４】
図１４に示した文書データベース１１４には、今まで存在した電子文書１２３1〜１２３10の他に、新たな電子文書１２３11が追加されている。電子文書１２３11の属性情報１６３における題名１６４は「○○〜」であり、登録者１６５は「Ａ」（ユーザＡ）である。電子文書１２３11の更新を行っている訳ではないので、更新者１６６は存在せず「ＮＵＬＬ（ヌル）」の状態となる。カテゴリ１６７については、ユーザＡが電子文書１２３11の保存先としてカテゴリ「０００２−２」を指定している。これは、カテゴリ「０００２」の子供となるカテゴリである。引用文書１６８としては、複製の対象とした電子文書１２３7の識別コード「０００７」が指定されている。電子文書１２３11自体の識別コード１６９は、「００１１」が割り当てられている。
【００５５】
図１５は、以上説明した電子文書の複製後の類似度マップ情報を示したものである。また、図１６は、図１３のステップＳ２６５で示した類似度マップ情報１２４の更新処理の様子を表わしたものである。図４、図９、図１３および図１４と共に説明する。
【００５６】
類似度マップ情報１２４の更新処理では、現在更新しようとしているカテゴリを表わす変数Ｊと、このカテゴリとの類似ポイントを算出する相手方のカテゴリを表わす変数Ｔとを、それぞれ初期値としての「１」に設定する（図１６ステップＳ２８１）。そして、変数Ｊが「１」なので、比較を行おうとするカテゴリＪがカテゴリ１７１1である、図１３の類似度マップ１８１1の更新が最初に行われる。類似度マップ１８１1の更新では、カテゴリ１７１1とこのカテゴリ１７１1を含むすべてのカテゴリとの間の類似ポイントを算出し更新処理を行う。この更新処理では、変数Ｔの値が「１」なので、まずカテゴリ１７１1同士の類似ポイントの算出が行われる。これによって得られる類似ポイントの値は、次以降のステップＳ２８２〜ステップＳ２９３で示した各加算処理の合計値となる。
【００５７】
最初はカテゴリＪとカテゴリＴが共にカテゴリ１７１1（カテゴリ識別コードが共に「０００１」のカテゴリ）の類似ポイントの算出である。ここでは、同一カテゴリ同士の比較なので、ステップＳ２９２における同一カテゴリであるかの判別で肯定（Ｙ）となる。したがって、ステップＳ２８２〜ステップＳ２９１の処理に係わらず合計値である類似ポイントが「１．０」となる（ステップＳ２９３）。次のステップＳ２９４では変数Ｔに残りがあるかを判別する。変数Ｔは現在「１」（カテゴリ識別コードの「０００１」に対応。）なので、残りがある（Ｙ）。そこで、変数Ｔを数値上で次の値に移動させる（ステップＳ２９５）。この例の場合、図１４より、変数Ｔは「１．１」（カテゴリ識別コードの「０００１−１」に対応。）となる。
【００５８】
変数Ｔが「１．１」に切り替わったところで、処理が再びステップＳ２８２に戻る。ステップＳ２８２では、カテゴリＪにカテゴリＴのオリジナル文書が存在するかの判別が行われる。ここでオリジナル文書とは、複製の対象となる電子文書あるいは引用の対象となる電子文書をいう。オリジナル文書が存在すれば（Ｙ）、実験値から求めた加算値として類似ポイントが「０」の値から「０．２」だけ加算される（ステップＳ２８３）。そしてステップＳ２８４に進む。オリジナル文書が存在しない場合には（ステップＳ２８２：Ｎ）、この加算が行われることなく、ステップＳ２８４に進むことになる。ステップＳ２８４では、カテゴリＪとカテゴリＴがカテゴリに関して親子関係にあるかの判別が行われる。
【００５９】
図１７は、図１４に示した新たな電子文書１２３11を作成した後の階層型ツリー構造の要部を示したものである。この階層型ツリー構造の要部１９１では、ルート階層の１つ下の階層として４つのカテゴリ１７１1、１７１2、１７１3および１７１4が配置されている。このうち、カテゴリ１７１1には６つの電子文書１２３1、１２３5、１２３6、１２３8、１２３9および１２３10が格納される他、親子関係で子に相当するカテゴリ１７１1-1が格納されている。このカテゴリ１７１1-1には、電子文書１２３7が格納されている。
【００６０】
新たに作成した電子文書１２３11は、これを作成した第１のクライアント装置１０２1のユーザによってカテゴリ１７１2-2に格納されている。このカテゴリ１７１2-2は、電子文書１２３2と共にカテゴリ１７１2に格納されている。また、電子文書１２３3はカテゴリ１７１3に、電子文書１２３4はカテゴリ１７１4に、それぞれ格納されている。
【００６１】
図１６に戻って説明を続ける。図１７より、カテゴリＪとしてのカテゴリ１７１1（カテゴリ識別コードの「０００１」に対応。）と、カテゴリＴとしてのカテゴリ１７１1-1（カテゴリ識別コードの「０００１−１」に対応。）は親子関係にあることが分かる（Ｙ）。そこで、ステップＳ２８５の処理では、実験値から求められた加算値として類似ポイントが現在の値に「０．２」だけ加算される。そして次のステップＳ２８６に進む。親子関係、すなわち階層の上下関係が存在しない場合には（ステップＳ２８４：Ｎ）、この加算が行われることなく、ステップＳ２８６に進むことになる。
【００６２】
ステップＳ２８６では、カテゴリＪとカテゴリＴの間で題名が一致した電子文書１２３が存在するかの判別が行われる。題名が一致した電子文書１２３が存在する場合には（Ｙ）、実験値から求めた加算値として類似ポイントが現在の値に「０．１」だけ加算される（ステップＳ２８７）。そしてステップＳ２８８に進む。題名が一致した電子文書１２３が存在しない場合には（ステップＳ２８６：Ｎ）、この加算が行われることなく、ステップＳ２８８に進むことになる。なお、題名が一致した電子文書１２３が複数存在する場合には、適宜加算値を増加させてもよい。
【００６３】
ステップＳ２８８では、カテゴリＪとカテゴリＴの間で作成者が一致した電子文書１２３が存在するかの判別が行われる。作成者が一致した電子文書１２３が存在する場合には（Ｙ）、実験値から求めた加算値として類似ポイントが現在の値に「０．０５」だけ加算される（ステップＳ２８９）。そしてステップＳ２９０に進む。作成者が一致した電子文書１２３が存在しない場合には（ステップＳ２８８：Ｎ）、この加算が行われることなく、ステップＳ２９０に進むことになる。なお、作成者が一致した電子文書１２３が複数存在する場合には、適宜加算値を増加させてもよい。
【００６４】
ステップＳ２９０では、カテゴリＪとカテゴリＴの登録者が別の電子文書１２３を持っているかの判別が行われる。別の電子文書１２３を持っている場合には（Ｙ）、実験値から求めた加算値として類似ポイントが現在の値に「０．０１」だけ加算される（ステップＳ２９１）。そしてステップＳ２９２に進む。これ以外の場合には（ステップＳ２９０：Ｎ）、この加算が行われることなく、ステップＳ２９２に進むことになる。ステップＳ２９２では、同一カテゴリ以外の場合（Ｎ）、ステップＳ２９４に進むことになる。
【００６５】
このようにして、カテゴリＪが「１」、カテゴリＴが「１．１」の処理が終了したら、カテゴリＴの残りがあるので（ステップＳ２９４：Ｙ）、ステップＳ２９５に進んで、今度はカテゴリＪが「１」、カテゴリＴが「２」の処理に進むことになる。以下同様にして処理が進行していく。この結果、ステップＳ２９４でカテゴリＴの残りがなくなったら（Ｎ）、この時点で類似度マップ１８１1の処理が終了する。そこで、ステップＳ２９６に進み、カテゴリＪの残りが存在するかの判別が行われる。図１５に示したように類似度マップ１８１1の次に類似度マップ１８１1-1が存在する（Ｙ）。そこでカテゴリＪの値「１」を次のカテゴリＪの値「１．１」に移動し、カテゴリＴを「１」に初期化する（ステップＳ２９７）。このようにしてステップＳ２８２に戻り、今度は類似度マップ１８１1-1を算出する処理に進む。
【００６６】
以上のようにしてカテゴリＪの値を順に増加させながら類似度マップ１８１の処理を行っていく。そして、最終的にカテゴリＪの値の残りがなくなったら（ステップＳ２９６：Ｎ）、類似度マップ情報１２４の更新処理が終了する（エンド）。なお、今回の例では、電子文書１２３11が新たに作成され、これがカテゴリ１７１2-2に格納された。したがって、以上説明した類似度マップ情報１２４の更新処理は、すべての処理を逐一行う必要はない。カテゴリ１７１2-2に格納された電子文書１２３11によって類似ポイントが影響される箇所のみ演算処理を行えば足りる。
【００６７】
このように本実施の形態では、カテゴリ１７１が新設されるたびに図４に示した文書管理装置１０１が類似度マップ情報１２４の更新を行う。これにより、文書管理装置１０１のカテゴリデータベース１１５は、すべてのカテゴリ１７１間の類似度を示す類似度マップ情報１２４を最新状態で保存することになる。そこで、第１〜第ｎのクライアント装置１０２1、１０２2、……１０２nの各ユーザは、文書管理装置１０１にアクセスして電子文書１２３を検索するとき、カテゴリ１７１間の類似度に関する情報を用いることで、検索範囲を絞り込むことができる。これについて次に説明する。
【００６８】
図１８は、図１０のステップＳ２０９で行われる階層型ツリー構造の表示制御の様子を表わしたものである。図４および図５と共に説明する。
【００６９】
文書管理装置１０１は、図１０のステップＳ２０９による処理が行われる状態で第１のクライアント装置１０２1の表示画面１４１の階層型ツリー部１４３に階層型ツリー構造を表示させている。このときオブジェクト一覧部１４４には図示しないが類似度コントロールバーが半透明な状態で表示されている。この状態で、文書管理装置１０１は類似度コントロールバーの表示領域に、ユーザＡが図示しないカーソルを重ねるのを監視している（ステップＳ３０１）。カーソルが類似度コントロールバーの表示領域外に存在している状態では（ステップＳ３０１：Ｎ）、階層型ツリー構造の全体を表示すると共に、類似度コントロールバーを半透明で表示する制御を行っている（ステップＳ３０２）。
【００７０】
図１９は、ユーザＡがカーソルを類似度コントロールバーの表示領域に重ねたときの表示画面の要部を示したものである。ユーザＡが表示画面の所定領域４０１の右側に寄った部位に表示された類似度コントロールバー４１１の表示領域にカーソル４１２を重ねると（ステップＳ３０１：Ｙ）、半透明で表示されていた類似度コントロールバー４１１が明示される。ユーザＡはこの状態で類似度コントロールバー４１１の＋（プラス）ボタン４１３あるいは−（マイナス）ボタン４１４を適宜の時間あるいは回数だけ押下することで、類似度を指示する指示マーク４１５を上下させることができる。
【００７１】
ユーザＡがカーソル４１２を類似度コントロールバー４１１の表示領域の端の部位に重ね合わせた初期状態では、図１９に示すように指示マーク４１５は「１．０」の目盛位置を指示している。このとき、階層型ツリー構造はルート階層から下がすべて表示されている。すなわち、類似度が「１．０」の状態では、階層の簡易化表示は行われない。
【００７２】
図２０は、ユーザＡがカーソルを類似度コントロールバーの類似度を示すマークを所望の位置にずらした場合の表示の様子を表わしたものである。このように類似度コントロールバー４１１のマークを「１」以外の「ｎ」の位置（ただし、ｎは「０」と「１」の間の値）に合わせたとする。すると、第１のクライアント装置１０２1から文書管理装置１０１に対してカテゴリ簡素化表示指示（命令）が発行される。この結果、文書管理装置１０１では類似ポイントが「ｎ」よりも高い（類似している）ものが選別されて第１のクライアント装置１０２1に送出され、その表示画面の所定領域４０１に表示される（ステップＳ３０３）。図２０に示した例では、図１９と対比すると、カテゴリ簡素化表示指示が実行されることによって、一点鎖線の枠で示したカテゴリ１２３2-2が表示されなくなっている。
【００７３】
なお、二重線の枠で示したカテゴリ１７１1-1は、実線と破線による枠で示した電子文書１２３2-2-1と電子文書１２３2-2-2の内容を吸い上げていることを示している。
【００７４】
以上説明したように本実施の形態では、類似度コントロールバー４１１を上げ下げすることで、ユーザは、今までよりも少ないオペレーション回数あるいはオペレーションに要する時間で目的の電子文書１２３を探し出すことができる。また、階層またはカテゴリを跨る文書ファイルのソーティングを行うことができる。更に、カテゴリ１７１同士の関係が複雑になったような場合に、これらのカテゴリ１７１を整理整頓するときの参考材料を得ることができる。
【００７５】
なお、以上説明した実施の形態では、類似度を連続的に変化して指定する手段として棒状の類似度コントロールバー４１１を使用したが、これに限るものではない。たとえば円筒状のボリュームを表示画面に表示して、図示しないポインティングデバイスで時計回りあるいはその逆に円形を描きながら類似度を変化させるようにしてもよい。
【００７６】
更に実施の形態では電子文書１２３を追加するに伴ってカテゴリ１７１を新設したときに、各カテゴリ１７１の間の類似度をカテゴリ簡素化表示指示に基づいて表示するようにしたが、これに限定するものではない。たとえば、カテゴリ１７１や電子文書１２３を削除したようにツリー構造が変化したときに同様の表示を行うようにしてもよい。また、このようなツリー構造が変化した場合だけでなく、前記したようにカテゴリ１７１を整理整頓するような場合にも、ユーザが比較対象となるカテゴリ１７１や電子文書１２３を任意に指定することができる。
【００７７】
また、条件では類似ポイントの加算のための実験値を示したが、企業等の実際の文書環境に応じてこれらの値を適宜変更できることは当然である。また、カテゴリ間で加算の対象となる特徴は適宜増減あるいは変更することが可能である。また、加算の順序も各種の変更が可能である。
【符号の説明】
【００７８】
１０、１００ 階層型文書管理システム
１１、１１５ カテゴリデータベース
１２ カテゴリ間演算手段
１３ 類似度マップ格納手段
１４ 類似度合い指定手段
１５ カテゴリ選別表示手段
２０ 階層型文書管理方法
２１ カテゴリ間演算ステップ
２２ 類似度マップ格納ステップ
２３ 類似度合い指定ステップ
２４ カテゴリ選別表示ステップ
３０ 階層型文書管理プログラム
３１ カテゴリ間演算処理
３２ 類似度マップ格納処理
３３ 類似度合い指定処理
３４ カテゴリ選別表示処理
１０１ 文書管理装置
１０２ クライアント装置
１１１、１３１ ＣＰＵ
１１２、１３２ 記憶装置
１１３ コンピュータプログラム格納部
１１４ 文書データベース
１２１ 文書管理部
１２２ カテゴリ管理部
１２３ 電子文書
１２４ 類似度マップ情報
１３６ 表示部
１４１ 表示画面
１４３ 階層型ツリー部
１４４ オブジェクト一覧部
１６４ 題名
１６５ 登録者
１６６ 更新者
１６８ 引用文書
１７１ カテゴリ
１８１ 類似度マップ
４１１ 類似度コントロールバー
４１２ カーソル
４１５ 指示マーク
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子的な文書としての電子文書を任意の数だけ格納する格納手段としての複数のカテゴリをツリー構造となるように配置して、管理の対象となる電子文書のそれぞれをこれらのカテゴリに分配して格納したカテゴリデータベースと、
このカテゴリデータベースに格納されているカテゴリ同士の類似度をそれぞれのカテゴリに格納された電子文書の内容の類似の度合いに応じて演算するカテゴリ間演算手段と、
このカテゴリ間演算手段の演算結果を各カテゴリ間の類似度を表わした類似度マップとして格納する類似度マップ格納手段と、
カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定する類似度合い指定手段と、
この類似度合い指定手段により指定した類似の度合いの範囲に該当するカテゴリを前記類似度マップ格納手段に格納された類似度マップを用いて前記複数のカテゴリから選別して表示するカテゴリ選別表示手段
とを具備することを特徴とする階層型文書管理システム。
【請求項２】
前記カテゴリ間演算手段は前記電子文書や前記カテゴリの変更に伴って演算を行い、前記類似度マップ格納手段はこの演算結果を用いて前記類似度マップを更新することを特徴とする請求項１記載の階層型文書管理システム。
【請求項３】
前記類似度合い指定手段は、類似度の度合いを変化させて指定することのできる視覚的な指定手段を備え、前記カテゴリ選別表示手段はこの指定手段の指定内容の変化に応じてカテゴリの選別される範囲を変化させることを特徴とする請求項１または請求項２記載の階層型文書管理システム。
【請求項４】
前記カテゴリ間演算手段は、類似度を演算するカテゴリの一方に格納された電子文書が他方のカテゴリに格納された電子文書に引用されているとき、引用されていない場合よりも類似度を高める演算を行うことを特徴とする請求項１または請求項２記載の階層型文書管理システム。
【請求項５】
前記カテゴリ間演算手段は、類似度を演算するカテゴリ同士が前記ツリー構造の上下関係にあるとき、上下関係にない場合よりも類似度を高める演算を行うことを特徴とする請求項１または請求項２記載の階層型文書管理システム。
【請求項６】
前記カテゴリ間演算手段は、類似度を演算するカテゴリ同士に含まれる前記電子文書の作成者あるいは更新者が一致するものがあるとき、これらの一致するものがない場合よりも類似度を高める演算を行うことを特徴とする請求項１または請求項２記載の階層型文書管理システム。
【請求項７】
電子的な文書としての電子文書を任意の数だけ格納する格納手段としての複数のカテゴリをツリー構造となるように配置して管理の対象となる電子文書のそれぞれをこれらのカテゴリに分配して格納したカテゴリデータベースに格納されているカテゴリ同士の類似度を、それぞれのカテゴリに格納された電子文書の内容の類似の度合いに応じて演算するカテゴリ間演算ステップと、
このカテゴリ間演算ステップによる演算結果を各カテゴリ間の類似度を表わした類似度マップとして類似度マップ格納手段に格納する類似度マップ格納ステップと、
カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定する類似度合い指定ステップと、
この類似度合い指定ステップで指定した類似の度合いの範囲に該当するカテゴリを前記類似度マップ格納手段に格納された類似度マップを用いて前記複数のカテゴリから選別して表示するカテゴリ選別表示ステップ
とを具備することを特徴とする階層型文書管理方法。
【請求項８】
電子的な文書としての電子文書を任意の数だけ格納する格納手段としての複数のカテゴリをツリー構造となるように配置して管理の対象となる電子文書のそれぞれをこれらのカテゴリに分配して格納したカテゴリデータベースと、各カテゴリ間の類似度を表わした類似度マップを格納する類似度マップ格納手段を備えたコンピュータに、
このカテゴリデータベースに格納されているカテゴリ同士の類似度をそれぞれのカテゴリに格納された電子文書の内容の類似の度合いに応じて演算するカテゴリ間演算処理と、
このカテゴリ間演算処理による演算結果を前記類似度マップ格納手段に格納する類似度マップ格納処理と、
カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定する類似度合い指定処理と、
この類似度合い指定処理により指定した類似の度合いの範囲に該当するカテゴリを前記類似度マップ格納手段に格納された類似度マップを用いて前記複数のカテゴリから選別して表示するカテゴリ選別表示処理
とを実行させることを特徴とする階層型文書管理プログラム。
【請求項１】
電子的な文書としての電子文書を任意の数だけ格納する格納手段としての複数のカテゴリをツリー構造となるように配置して、管理の対象となる電子文書のそれぞれをこれらのカテゴリに分配して格納したカテゴリデータベースと、
このカテゴリデータベースに格納されているカテゴリ同士の類似度をそれぞれのカテゴリに格納された電子文書の内容の類似の度合いに応じて演算するカテゴリ間演算手段と、
このカテゴリ間演算手段の演算結果を各カテゴリ間の類似度を表わした類似度マップとして格納する類似度マップ格納手段と、
カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定する類似度合い指定手段と、
この類似度合い指定手段により指定した類似の度合いの範囲に該当するカテゴリを前記類似度マップ格納手段に格納された類似度マップを用いて前記複数のカテゴリから選別して表示するカテゴリ選別表示手段
とを具備することを特徴とする階層型文書管理システム。
【請求項２】
前記カテゴリ間演算手段は前記電子文書や前記カテゴリの変更に伴って演算を行い、前記類似度マップ格納手段はこの演算結果を用いて前記類似度マップを更新することを特徴とする請求項１記載の階層型文書管理システム。
【請求項３】
前記類似度合い指定手段は、類似度の度合いを変化させて指定することのできる視覚的な指定手段を備え、前記カテゴリ選別表示手段はこの指定手段の指定内容の変化に応じてカテゴリの選別される範囲を変化させることを特徴とする請求項１または請求項２記載の階層型文書管理システム。
【請求項４】
前記カテゴリ間演算手段は、類似度を演算するカテゴリの一方に格納された電子文書が他方のカテゴリに格納された電子文書に引用されているとき、引用されていない場合よりも類似度を高める演算を行うことを特徴とする請求項１または請求項２記載の階層型文書管理システム。
【請求項５】
前記カテゴリ間演算手段は、類似度を演算するカテゴリ同士が前記ツリー構造の上下関係にあるとき、上下関係にない場合よりも類似度を高める演算を行うことを特徴とする請求項１または請求項２記載の階層型文書管理システム。
【請求項６】
前記カテゴリ間演算手段は、類似度を演算するカテゴリ同士に含まれる前記電子文書の作成者あるいは更新者が一致するものがあるとき、これらの一致するものがない場合よりも類似度を高める演算を行うことを特徴とする請求項１または請求項２記載の階層型文書管理システム。
【請求項７】
電子的な文書としての電子文書を任意の数だけ格納する格納手段としての複数のカテゴリをツリー構造となるように配置して管理の対象となる電子文書のそれぞれをこれらのカテゴリに分配して格納したカテゴリデータベースに格納されているカテゴリ同士の類似度を、それぞれのカテゴリに格納された電子文書の内容の類似の度合いに応じて演算するカテゴリ間演算ステップと、
このカテゴリ間演算ステップによる演算結果を各カテゴリ間の類似度を表わした類似度マップとして類似度マップ格納手段に格納する類似度マップ格納ステップと、
カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定する類似度合い指定ステップと、
この類似度合い指定ステップで指定した類似の度合いの範囲に該当するカテゴリを前記類似度マップ格納手段に格納された類似度マップを用いて前記複数のカテゴリから選別して表示するカテゴリ選別表示ステップ
とを具備することを特徴とする階層型文書管理方法。
【請求項８】
電子的な文書としての電子文書を任意の数だけ格納する格納手段としての複数のカテゴリをツリー構造となるように配置して管理の対象となる電子文書のそれぞれをこれらのカテゴリに分配して格納したカテゴリデータベースと、各カテゴリ間の類似度を表わした類似度マップを格納する類似度マップ格納手段を備えたコンピュータに、
このカテゴリデータベースに格納されているカテゴリ同士の類似度をそれぞれのカテゴリに格納された電子文書の内容の類似の度合いに応じて演算するカテゴリ間演算処理と、
このカテゴリ間演算処理による演算結果を前記類似度マップ格納手段に格納する類似度マップ格納処理と、
カテゴリ同士の類似の度合いの範囲を指定する類似度合い指定処理と、
この類似度合い指定処理により指定した類似の度合いの範囲に該当するカテゴリを前記類似度マップ格納手段に格納された類似度マップを用いて前記複数のカテゴリから選別して表示するカテゴリ選別表示処理
とを実行させることを特徴とする階層型文書管理プログラム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【公開番号】特開２０１０−２３８０２７（Ｐ２０１０−２３８０２７Ａ）
【公開日】平成２２年１０月２１日（２０１０．１０．２１）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００９−８６２５６（Ｐ２００９−８６２５６）
【出願日】平成２１年３月３１日（２００９．３．３１）
【出願人】（０００００４２３７）日本電気株式会社 (19,353)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２２年１０月２１日（２０１０．１０．２１）
【国際特許分類】
【出願日】平成２１年３月３１日（２００９．３．３１）
【出願人】（０００００４２３７）日本電気株式会社 (19,353)
【Ｆターム（参考）】
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