電子メール監査装置、電子メール監査方法、プログラム、記憶媒体
【課題】 兼務の場合において存在する複数の上長に対する適切な権限管理を行い、情報漏洩の可能性を低減させること。
【解決手段】 電子メールを送信先又は送信元として設定されたメンバが所属するグループに所属させ、当該グループの管理者に当該電子メールの監査権限を付与する。送信先または送信元として設定されたメンバが複数のグループに所属している場合には、当該グループの管理者が送信先に設定されているか否かを判断し、設定されている場合には、当該設定されている管理者が管理するグループに所属させる。
【解決手段】 電子メールを送信先又は送信元として設定されたメンバが所属するグループに所属させ、当該グループの管理者に当該電子メールの監査権限を付与する。送信先または送信元として設定されたメンバが複数のグループに所属している場合には、当該グループの管理者が送信先に設定されているか否かを判断し、設定されている場合には、当該設定されている管理者が管理するグループに所属させる。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メールを監査する際のアクセス権の制御に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、電子メールからの情報漏洩事故が増加しており、その対策として電子メール監査システムの導入が進んでいる。このようなシステムでは、電子メールの送信時に当該電子メールが事前に設定された条件を満たすがどうかを検査し、条件を満たす場合には送信を一時保留し、管理者が当該保留された電子メールを監査し、送信の可否を決定することが一般的である。
【０００３】
一方で、企業においては定期的に人事異動が発生し、上司と部下の関係が変わり、その都度部下に対する上司のアクセス権限も変更される。こういった場合には過去の関係を記録しないことが一般的であるため、新しい上長が当時アクセス権のなかった部下の過去の電子メールにアクセスできてしまう可能性がある。
【０００４】
アクセス可能になった電子メールには、本来であれば当該上長に閲覧させるべきでない情報が含まれていることもあり、このようなことから情報漏洩の可能性が広がる危険性がある。
【０００５】
特許文献１には、過去の組織情報に基づいてアクセス権限を設定する技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００８−２７６３８９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献１に記載のシステムでは、複数の組織に所属する場合（兼務の場合）の上長の査閲権限の制限については開示されていない。
【０００８】
すなわち、電子メールの送信者が複数の組織に所属する場合（例えば、一時的なプロジェクトにも属し、通常の業務における部署にも属する場合）には、当該送信者には、複数の上長が存在することになる。このような、いわゆる兼務の場合には、適切に上長の権限を管理しなければ、ある組織のみにかかわる電子メールに他の組織の上長がアクセスできてしまい、情報漏洩につながる可能性がある。
【０００９】
そこで、本発明は、上記の課題を解決すべく、兼務の場合において存在する複数の上長に対する適切な権限管理を行い、情報漏洩の可能性を低減させることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明は、グループに所属する各メンバのメールアドレスと該グループの管理者を含むグループ情報を記憶する記憶手段と、電子メールを蓄積保存する第１の保存手段と、電子メールの送信先又は送信元として設定されたメンバが所属するグループを前記記憶手段に記憶されたグループ情報を用いて特定するグループ特定手段と、前記グループ特定手段により特定された前記メンバが所属するグループが複数あるか否かを判定するグループ数判定手段と、前記グループ数判定手段により複数のグループが前記グループ特定手段により特定されたと判定された場合に、当該特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されているか否かを判定する管理者設定判定手段と、前記管理者設定判定手段により、前記特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されていると判定された場合、当該設定された管理者が管理するグループに当該電子メールを所属させる電子メール管理手段と、前記管理者から前記電子メールの監査処理要求があった場合に、当該管理者が管理するグループに所属する電子メールを前記第１の保存手段で蓄積保存されている電子メールから抽出する抽出手段と、前記抽出手段で抽出された電子メールに対しての監査情報を前記電子メールの監査処理要求を行った管理者に入力させるための入力受付手段と、有することを特徴とする。
【００１１】
また、本発明は、グループに所属する各メンバのメールアドレスと該グループの管理者を含むグループ情報を記憶し、電子メールを蓄積保存する電子メール監査装置における電子メール監査方法であって、前記電子メール監査装置のグループ特定手段が、電子メールの送信先又は送信元として設定されたメンバが所属するグループを前記記憶手段に記憶されたグループ情報を用いて特定するグループ特定工程と、前記電子メール監査装置のグループ数判定手段が、前記グループ特定工程により特定された前記メンバが所属するグループが複数あるか否かを判定するグループ数判定工程と、前記電子メール監査装置の管理者設定判定手段が、前記グループ数判定工程により複数のグループが前記グループ特定手段により特定されたと判定された場合に、当該特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されているか否かを判定する管理者設定判定工程と、前記電子メール監査装置の電子メール管理手段が、前記管理者設定判定工程により、前記特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されていると判定された場合、当該設定された管理者が管理するグループに当該電子メールを所属させる電子メール管理工程と、前記電子メール監査装置の抽出手段が、前記管理者から前記電子メールの監査処理要求があった場合に、当該管理者が管理するグループに所属する電子メールを前記蓄積保存されている電子メールから抽出する抽出工程と、前記電子メール監査装置の入力受付手段が、前記抽出工程で抽出された電子メールに対しての監査情報を前記電子メールの監査処理要求を行った管理者に入力させるための入力受付工程と、を有することを特徴とする。
【００１２】
また、本発明は、電子メール監査装置で実行可能なプログラムであって、前記電子メール監査装置を、グループに所属する各メンバのメールアドレスと該グループの管理者を含むグループ情報を記憶する記憶手段と、電子メールを蓄積保存する第１の保存手段と、電子メールの送信先又は送信元として設定されたメンバが所属するグループを前記記憶手段に記憶されたグループ情報を用いて特定するグループ特定手段と、前記グループ特定手段により特定された前記メンバが所属するグループが複数あるか否かを判定するグループ数判定手段と、前記グループ数判定手段により複数のグループが前記グループ特定手段により特定されたと判定された場合に、当該特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されているか否かを判定する管理者設定判定手段と、前記管理者設定判定手段により、前記特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されていると判定された場合、当該設定された管理者が管理するグループに当該電子メールを所属させる電子メール管理手段と、前記管理者から前記電子メールの監査処理要求があった場合に、当該管理者が管理するグループに所属する電子メールを前記第１の保存手段で蓄積保存されている電子メールから抽出する抽出手段と、前記抽出手段で抽出された電子メールに対しての監査情報を前記電子メールの監査処理要求を行った管理者に入力させるための入力受付手段として機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、人事異動に伴うアクセス権限の変更及び複数上長が存在する場合のアクセス権限の設定を実行することができる電子メール監査方法及び監査システムを提供できる。特に、電子メール自体に所属する組織の割り当てを行い、前後関係のある電子メールを参照してアクセス権限の設定が可能であるので、より開示範囲を限定したアクセス権限を設定できる効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本発明の実施形態におけるシステムの構成の一例を示す図である。
【図２】図１に示した電子メール監査サーバ１０３のハードウェア構成を示す図である。
【図３】図１に示した電子メール監査サーバ１０３の機能を表すブロック図である。
【図４】本発明における送信メール処理手順を示すフローチャートである。
【図５】本発明における事前監査実施手順を示すフローチャートである。
【図６】電子メール監査サーバ１０３によって送信を保留されたメールに対して、当該メールの所属グループの管理者が事前に監査を行う際に用いられる画面の一例を示す図である。
【図７】本発明における事後監査実施手順を示すフローチャートである。
【図８】図７に示した事後監査実施手順において、監査を実施する管理者が監査可能な電子メールを抽出する手順を示すフローチャートである。
【図９】管理者が事後監査を行う際に、電子メールの検索に用いられる画面の一例を示す図である。
【図１０】図９において入力された検索条件に応じて抽出された電子メールの一覧の表示に用いられる画面の一例を示す図である。
【図１１】管理者が事後監査を行う際に表示させる、電子メールの詳細情報の表示に用いられる画面の一例を示す図である。
【図１２】電子メール監査サーバ１０３の情報管理装置３０７に記憶される電子メール監査状況管理情報の一例を示す図である。
【図１３】図４に示した送信メール処理手順において、当該電子メールの所属グループを決定するための手順を示すフローチャートである。
【図１４】図４に示した送信メール処理手順において、当該電子メールの所属グループを前後関係のある電子メールを考慮して決定するための手順を示すフローチャートである。
【図１５】電子メール監査サーバ１０３の情報管理装置３０７に記憶されるグループ情報の更新処理手順を示すフローチャートである。
【図１６】グループの変遷の一例を示す図である。
【図１７】ＬＤＡＰサーバ１０２で管理されるグループ情報の一例を示す図である。
【図１８】電子メール監査サーバ１０３の情報管理装置３０７に記憶されるグループ定義情報、グループ情報の一例を示す図である。
【図１９】電子メール監査サーバ１０３の情報管理装置３０７に記憶される電子メール情報と、前後関係のある電子メールの一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００１６】
図１は、本発明の実施形態における電子メール監査システムの構成を示す図である。
【００１７】
尚、図１のローカルエリアネットワーク１０９及びローカルエリアネットワーク１１０上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
【００１８】
１０１は電子メールサーバである。この電子メールサーバ１０１は情報処理装置１０４間及び情報処理装置１０４とローカルエリアネットワーク１０９外の装置との間の電子メールの送受信を管理するものである。
【００１９】
１０２はＬＤＡＰ（Ｌｉｇｈｔｗｅｉｇｈｔ Ｄｉｒｅｃｔｏｒｙ Ａｃｃｅｓｓ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバである。このＬＤＡＰサーバ１０２は、企業ネットワークを利用する組織や個人のディレクトリ情報を管理するディレクトリサービスを提供するものである。尚、本発明に適用可能なディレクトリサービスはＬＤＡＰに限られるものではなく、例えばＡｃｔｉｖｅ Ｄｉｒｅｃｔｏｒｙなど他のものであってもよい。
【００２０】
１０３は電子メール監査サーバである。この電子メール監査サーバ１０３はローカルエリアネットワーク１０９から広域ネットワーク１０６へ送信される電子メールの保存処理及び、送信の可否及び保留の判断、送信の可否及び保留の判断に用いる条件を記憶・変更する機能を有している。また、電子メール監査サーバ１０３は時系列にグループの構成情報を記憶しており、そのデータに応じて管理者を決定する機能、及び電子メールの所属グループを決定する機能も有している。
【００２１】
１０４は情報処理装置である。この情報処理装置１０４は通常のコンピュータであって、電子メールの送受信処理を行う機能を有している。
【００２２】
ローカルエリアネットワーク１１０には電子メールサーバ１０１と同様の機能を有する電子メールサーバ１０７及び情報処理装置１０４と同様の機能を有する情報処理装置１０８が接続されている。
【００２３】
図２は図１で示した電子メール監査サーバ１０３のハードウェア構成を示す図である。
【００２４】
２０１はＣＰＵで、ＲＡＭ２０２やＲＯＭ２０３に格納されるプログラムやデータを用いて電子メール監査サーバ１０３全体の制御、及び後述する電子メール監査サーバの各処理の実行を行う。
【００２５】
２０２はＲＡＭで、ＨＤＤ２０４や記憶媒体ドライブ２０６からロードされたプログラムやデータ、ネットワークＩ／Ｆを介して受信したデータを一時的に記憶するための領域と、ＣＰＵが各種の処理を実行する際に使用する作業領域を備える。
【００２６】
２０３はＲＯＭで、電子メール監査サーバ１０３の設定データやブートプログラムなどを格納する。
【００２７】
２０４はＨＤＤで、オペレーティングシステムや、電子メール監査サーバ１０３が行う後述の各処理をＣＰＵ２０１に実行させるためのプログラムやデータが保存されており、これらの一部または全部はＣＰＵ２０１の指示に従ってＲＡＭ２０２にロードされ、これを用いてＣＰＵ２０１が処理を行うことで、電子メール監査サーバ１０３は後述する各処理を実行する。
【００２８】
２０５はネットワークＩ／Ｆで、電子メール監査サーバ１０３をローカルエリアネットワーク１０９に接続させるためのものであり、このネットワークＩ／Ｆ２０５を介して電子メール監査サーバ１０３は外部機器と通信を行う。
【００２９】
２０６は外部記憶ドライブで、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ／ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−Ｒ／ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＡＭなどの記憶媒体に記録されたプログラムやデータを読み出し、ＲＡＭ２０２に出力するものであり、この読み出し動作はＣＰＵ２０１によって制御される。
【００３０】
２０７はキーボードで、各種の指示をＣＰＵ２０１に対して入力する。２０８はマウスなどのポインティングデバイスで、各種の指示をＣＰＵ２０１に対して入力する。
【００３１】
２０９はビデオＩ／Ｆで、ディスプレイ装置２１０に表示すべき画像を信号としてディスプレイ装置２１０に供給するためのＩ／Ｆとして機能するものである。
【００３２】
２１０はディスプレイ装置で、ＣＲＴや液晶などにより構成されており、ＣＰＵ２０１による処理結果を画像や文字により表示するものである。
【００３３】
２１１は周辺機器Ｉ／Ｆで、ＵＳＢポートやＩＥＥＥ１３９４ポートなどで構成されており、この周辺機器Ｉ／Ｆ２１１を介して周辺機器との接続することが可能である。周辺機器との接続形態は有線／無線を問わない。２１２は上述の各部を繋ぐバスである。
【００３４】
図３は図１で示した電子メール監査サーバ１０３の機能を示すブロック図である。
【００３５】
３０１は電子メール監査サーバ１０３上で稼動する電子メール監査マネージャであり、電子メール送受信制御部３０２、所属グループ決定部３０３、事前監査処理部３０４、事後監査処理部３０５、グループ構成更新処理部３０６の機能を提供するものである。
【００３６】
３０２は電子メール送受信制御部で、予め管理者によって設定された条件に応じて、電子メールの送信、保留、削除の制御を行う機能を提供する。
【００３７】
３０３は所属グループ決定部で、当該電子メールの送受信者及び前後関係のある電子メールによって、当該電子メールの所属するグループを決定する機能を提供する。
【００３８】
３０４は事前監査処理部で、電子メール送受信制御部３０２によって保留された電子メールに対して、管理者が当該電子メールの内容を監査し、電子メールの送信可否を決定し、その結果に応じて電子メールを送信又は削除する機能を提供する。
【００３９】
３０５は事後監査処理部で、既に送信されたメールに対して、管理者が管理対象とするメールの内容を監査し、その評価を記録する機能を提供する。
【００４０】
３０６はグループ情報更新処理部で、定期的にＬＤＡＰサーバ１０２からグループ構成情報を取得し、グループ情報３１０を更新する機能を提供する。
【００４１】
３０７はＨＤＤ２０４に記憶される情報管理装置であり、監査状況管理情報３０８、グループ定義情報３０９、グループ情報３１０、電子メール情報３１１を管理する。
【００４２】
３０８は監査状況管理情報（後述する図１２に示す）で、事後監査処理部３０５で行われた事後監査の結果を管理する。
【００４３】
３０９はグループ定義情報（後述する図１８に示すグループ定義情報１８０１）で、ＬＤＡＰサーバ１０２に対してグループの検索を行うためのディレクトリ検索式等を管理する。
【００４４】
３１０はグループ情報（後述する図１８に示すグループ情報１８０２）で、グループ情報、管理者、所属ユーザといった当該グループの詳細情報を管理する。（記憶手段）
【００４５】
３１１は電子メール情報（後述する図１９に示す電子メール情報１９０１）で、送受信者及び所属グループ等の当該電子メールの詳細な情報を管理する。（第１の管理手段）
【００４６】
次に、図４を用いて、電子メール監査サーバ１０３が行う電子メールの送信可否判断処理について説明する。
【００４７】
本処理は、ＣＰＵ２０１が電子メール管理マネージャ３０１の電子メール送受信制御部３０２及び所属グループ決定部３０３による制御に従って行うものである。また、電子メール監査サーバ１０３のＨＤＤ２０４には、複数の送信不可メールを検索するための送信不可フィルタリングルール設定（送信不可条件）や、電子メール送信を一旦保留してグループ管理者が送信を許可した場合に送信するというフィルタリングルール設定（送信保留条件）等が保存されている。
【００４８】
まず、電子メール監査マネージャ３０１の電子メール送受信制御部３０２はローカルエリアネットワーク１０９から広域ネットワーク１０６へ送出される電子メール（ＳＭＴＰパケット）を取得する（ステップＳ４０１）。
【００４９】
次にステップＳ４０１で取得した電子メールについて、当該電子メールの所属するグループを決定する（Ｓ４０２）。ステップＳ４０２の処理の詳細については、以下に図１３、図１４を用いて説明する。
【００５０】
図１３、図１４は、本発明における電子メール所属グループ決定処理を示すフローチャートである。なお、本処理はＣＰＵ２０１が電子メール監査マネージャ３０１の所属グループ決定部３０３による制御に従って行うものである。
【００５１】
所属グループ決定部３０３はステップＳ４０１で取得した電子メールの発信者のメールアドレスと送信先のメールアドレスとを取得し、そのすべてに対して以下に説明する処理を行う（ステップＳ１３０１）。
【００５２】
所属グループ決定部３０３はグループ情報（図１８）を参照し、ステップＳ１３０１で取得したメールアドレスがグループ定義情報（図１８）で定義されているグループに含まれているか否かを判断する（ステップＳ１３０２）（グループ特定手段）。含まれていなければ（ステップＳ１３０２のＮｏ）次のメールアドレスがグループに含まれるかどうかを判断する。
【００５３】
他方、ステップＳ１３０１で取得したメールアドレスがグループ定義情報（図１８）で定義されているグループに含まれる場合（ステップＳ１３０２のＹｅｓ）は、当該メールアドレスを含むグループのすべてを取得する（ステップＳ１３０３）。
【００５４】
ステップＳ１３０４では、ステップＳ１３０３において取得したグループが複数あるか否かを判断する（グループ数判定手段）。ステップＳ１３０３において取得したグループが１つである場合（ステップＳ１３０４のＮｏ）は、当該グループを所属グループリストに追加し（ステップＳ１３０７）、次のメールアドレスに対する処理を開始する。
【００５５】
他方、当該取得したグループが複数ある場合（ステップＳ１３０４のＹｅｓ）は、送信先のメールアドレス（Ｔｏ、ＣＣまたはＢＣＣ）に当該グループの管理者のメールアドレスが含まれるかどうかを判断する（ステップＳ１３０５）（管理者設定判定手段）。
【００５６】
いずれのグループの管理者のメールアドレスも含まれていないと判断された場合（ステップＳ１３０５のＮｏ）は、当該グループのすべてを所属グループリストに追加する（ステップＳ１３０７）。
【００５７】
いずれかのグループの管理者のメールアドレスが含まれている場合（ステップＳ１３０５のＹｅｓ）は、当該含まれている管理者が管理するグループを所属グループリストに追加する（ステップＳ１３０６）（電子メール管理手段）。
【００５８】
電子メールの送受信において、同報者に管理者のメールアドレスが含まれている場合、当該電子メールは当該管理者が管理するグループに強く関連する内容であると考えられる。したがって、ステップＳ１３０６において、同報者として含まれている管理者が管理するグループに当該電子メールを所属させ、当該管理者に監査権限を付与することで、適切な権限の設定が可能となる。すなわち、兼務をしていて複数の上長が存在する者が電子メールを送受信する場合であっても、当該電子メールと関連のない管理者が監査することによって発生する情報漏洩を防ぐことが可能となる。
【００５９】
以上の処理をステップＳ１３０１で取得したメールアドレスすべてに対して行い、すべてに対して処理が終了すると、図１４のフローチャートで示す処理へ移行する。
【００６０】
ステップＳ１４０１では、ステップＳ４０１で取得した電子メールに前後関係のある電子メール（例えば、取得した電子メールが返信メールである場合における返信の元となった電子メール、また、同一スレッドの電子メールなど）が存在するかどうかを判断する（前後関係判定手段）。存在しなければ（ステップＳ１４０１のＮｏ）、ステップＳ１４０７に処理を進める。
【００６１】
他方、前後関係のある電子メールが存在すれば（ステップＳ１４０１のＹｅｓ）、当該電子メールの１つ前の電子メールを取得する（ステップＳ１４０２）。
【００６２】
なお、前後関係のある電子メールが存在するか否かについては、図１９の１９０２に示すように、電子メールのヘッダ情報から判断することが可能である。また、
【００６３】
ステップＳ１４０２で取得した電子メールの所属グループを電子メール情報３１１（図１９）から取得し、当該ステップＳ１４０２で取得した電子メールの所属グループ数とステップＳ４０１で取得した電子メールの所属グループ数とを比較する（ステップＳ１４０３）。
【００６４】
ステップＳ１４０２で取得した電子メールの所属グループ数が、ステップＳ４０１で取得した電子メールの所属グループ数以上であれば（ステップＳ１４０３のＮｏ）、ステップＳ１４０７に処理を進める。
【００６５】
他方、ステップＳ１４０２で取得した電子メールの所属グループ数が、ステップＳ４０１で取得した電子メールの所属グループ数よりも少なければ（ステップＳ１４０３のＹｅｓ）、処理をステップＳ１４０４に移行し、図１３のフローチャートの処理で作成した所属グループリストを、ステップＳ１４０２で取得した電子メールの所属グループで置き換える。
【００６６】
そして、ステップＳ１４０５では、ステップＳ４０１で取得した電子メールの送受信者メールアドレスに、ステップＳ１４０２で取得した電子メールの送受信者アドレスには存在しないメールアドレスが追加されているか否かを判断する。追加されている場合（ステップＳ１４０５のＹｅｓ）は、当該追加されたメールアドレスの所属するグループをステップＳ１４０４で作成した所属グループリストに追加する（ステップＳ１４０６）。
【００６７】
当該電子メールの所属グループ数が１つ前の電子メールの所属グループ数より増加している場合、電子メールの内容とは無関係のグループが所属グループとして割り当てられている可能性が考えられる。その場合には、電子メールの内容とは無関係の管理者が監査権限を有することになり、情報漏洩の危険を生じるため、当該無関係の管理者に監査権限を付与されることを避ける必要がある。そのため、ステップＳ１４０４において、当該電子メールの所属グループを１つ前の電子メールの所属グループに置き換える処理を行う。すなわち、電子メールに前後関係が存在する場合、電子メールの内容は前の電子メールの内容と強く関連していると考えられるため、１つ前の電子メールの所属グループを用いて当該電子メールの所属グループの修正を図ることで、適切な者に監査権限を付与することが可能となる。
【００６８】
他方で、所属グループ数の増加の原因として、新たな人物が電子メールのやり取りに加わったという可能性もある。この場合には、当該新たにやり取りに加わった人物の管理者による当該電子メールの監査を可能にする必要があるため、ステップＳ１４０６において、当該新たにやり取りに加わった人物の所属するグループを当該電子メールの所属グループとして追加する。
【００６９】
他方、追加されていないと判断した場合（ステップＳ１４０５：ＮＯ）は、処理をステップＳ１４０７に移行する。
【００７０】
ステップＳ１４０７では、本フローチャートで修正された所属グループリストのグループを当該電子メールの所属グループとして設定し、処理を終了する。
【００７１】
なお、電子メールの所属グループが複数設定される場合、当該電子メールは複数の管理者により監査されるように構成される。この場合、監査の結果設定される当該電子メールの評価値を、上記複数の管理者による評価値に基づいて決定する（例えば、上記複数の管理者による評価値の最大値、最小値、平均値を上記電子メールの評価値とする、管理者に優先順位を付けておき優先順位により評価値への影響度に差をつけて評価値を決定するなど）ように構成してもよい。
【００７２】
また、最初に監査をした管理者による評価値のみから決定すうように構成してもよい。
【００７３】
以上の処理により、兼務をしている送受信者の電子メールのやり取りにおいて、適切な管理者にのみ監査権限を付与することが可能となり、さらに新たな人物が電子メールのやり取りに加わった場合の監査者の追加にも対応できる。
以下、図４のフローチャートの説明に戻る。
【００７４】
電子メール送受信制御部３０２は、ステップＳ４０１で取得した電子メールが、ＨＤＤ２０４に保存されている送信不可条件に合致するかどうかを判断する（ステップＳ４０３）。
【００７５】
送信不可条件に合致すると判断された場合（ステップＳ４０３のＹｅｓ）は、処理をステップＳ４０５に移行し、当該電子メールの送信を中止する。
【００７６】
他方、送信不可条件に合致しないと判断された場合（ステップＳ４０３のＮｏ）は、処理をステップＳ４０４に移行し、ＨＤＤ２０４に保存されている送信保留条件に合致するか否かを判断する。
【００７７】
ステップＳ４０４で送信保留条件に合致しないと判断された場合（ステップＳ４０４のＮｏ）は、処理をステップＳ４０６に移行し、当該電子メールを送信する。
【００７８】
他方、ステップＳ４０４で送信保留条件に合致すると判断されると（ステップＳ４０４のＹｅｓ）、処理をステップＳ４０７に移行し、当該電子メールを保留状態として、ステップＳ４０８へ処理を進める。
【００７９】
なお、ここで保留状態とは、電子メール所属グループの管理者が目視確認の上で、送信可／送信不可を決定指示する場合に対応する。また、上述の「送信可」を「中継」と呼び、上述の「送信不可」の場合と「保留」の場合をまとめて「中断」と呼ぶ場合もある。
【００８０】
次にステップＳ４０８において、グループ情報３１０を参照し、ステップＳ４０２で設定した所属グループの管理者を特定する。具体的には、図１９の電子メール情報から、ステップＳ４０１で取得した電子メールの所属グループを抽出し、当該所属グループの管理者を図１８のグループ情報から特定する。
【００８１】
そして、ステップＳ４０８において特定した管理者に対して、電子メールの事前監査を行うように通知を行う（ステップＳ４０９）。この通知は、当該管理者に割り当てられている電子メールアドレスに対して、事前監査を促す旨の電子メールを送信するなどの手段で行えばよい。また、当該管理者がログインした際に、電子メールの事前監査を行うようにメッセージを表示するようにしてもよい。
【００８２】
そして、ステップＳ４１０では、電子メール送受信制御部３０２は、ステップＳ４０１で取得した電子メールをＨＤＤ２０４に保存するとともに、当該電子メールの送信状況データ（送信／保留／中止の状態を表すデータ）を設定し（ＨＤＤ２０４に保存し）、当該電子メールの情報（送信日時、送受信者アドレス、所属グループ等）を電子メール情報３１１に追加する。そして、本フローチャートの処理を終了する。
【００８３】
なお、送信状況データが「保留」となっている電子メールには、ステップＳ４０８で特定した管理者の情報を電子メールに紐付けてＨＤＤ２０４に保存するように構成してもよい。
【００８４】
また、送信状況データを当該電子メールに紐付けて電子メールデータ３１１に保存するように構成してもよい。
【００８５】
電子メールそのものの保存に関しては、ステップＳ４０１で取得した時点で行ってもかまわない。
【００８６】
次に、グループ管理者が電子メールの事前監査を行う際に電子メール監査サーバ１０３によって行われる処理について、図５を用いて説明する。
【００８７】
本処理は電子メール監視サーバ１０３のＣＰＵ２０１が電子メール監査マネージャ３０１の事前監査処理部３０４による制御に従って行うものである。
【００８８】
まず、事前監査処理部３０４は、情報処理装置１０４から保留メールに対する送信可否処理要求を受け付ける（ステップＳ５０１）。なお、送信可否処理要求については、グループ管理者が情報処理装置１０４を操作することで電子メール監査サーバ１０３に対して要求されるものである。
【００８９】
ステップＳ５０２では、当該グループ管理者の管理対象グループに属している保留メールを、当該送信可否処理要求の要求元の情報処理装置１０４の表示装置に表示させる。
【００９０】
詳細には、事前監査処理部３０４は、まず当該送信可否処理要求を行ったグループ管理者の権限を確認する。ここでは、事前監査処理部３０４はグループ情報３１０に基づいて、当該グループ管理者がグループ管理権限を有している（過去、現在のいずれかにおいてグループ管理者である）か否を判断する。
【００９１】
グループ管理者としての権限を有しないユーザによる要求である（過去、現在いずれにおいてもグループ管理者でない）と判断した場合には、事前監査処理部３０４は本処理を終了させる（不図示）。
【００９２】
一方、送信可否処理要求を行ったユーザがグループ管理者であると判定された場合は、グループ情報３１０に基づいて、当該グループ管理者にとって管理対象となる電子メール中で送信状況データが「保留」となっている電子メールをＨＤＤ２０４から取得して、その一覧を当該送信可否判断処理の要求を行った情報処理装置１０４の表示装置に表示させる（一覧画面の一例として図６）。
【００９３】
なお、図４のステップＳ４１０で既に「保留」電子メールと管理者とが紐付けられて記憶されている場合には、ステップＳ５０１で処理要求を受け付けた管理者に紐付けられた「保留」電子メールを取得して、その一覧を表示するように構成してもよい。
【００９４】
図６は、電子メール送受信制御部３０２によって送信を保留された電子メールに対して、当該電子メールの所属グループの管理者が事前に監査を行う際に用いられる画面の一例を示す図である。
【００９５】
本画面６０１を介した操作で、グループ管理者は、保留されている電子メールを送信する／削除する（送信しない）の指示を行うことになる。
【００９６】
例えば図６の画面では、保留メール一覧６０２の行をダブルクリックすることで、事前監査処理部３０４が不図示のメール内容確認画面を表示装置に表示させるように制御する。このメール内容確認画面に表示されている本文の内容や添付ファイル等に基づいて送信の可否判断を行うグループ管理者による入力部からの指示によって、事前監査処理部３０４は当該電子メールの送信／削除処理を行うことになる。メールの送信／削除処理を行う際にはグループ管理者は保留メール一覧６０２の行を選択し、動作選択リスト６０３から「送出」／「削除」を選択し、実行ボタン６０４により操作を実行する。
以下、図５のフローチャートの説明に戻る。
【００９７】
ステップＳ５０３では、事前監査処理部３０４は、グループ管理者による電子メールの選択指示（保留メール一覧６０２に表示された電子メールの選択）を受け付け、該選択指示がなされると、その指示に基づいて送信／削除処理を行う対象となる電子メールを指定し、ＲＡＭ２０２に記憶する。
【００９８】
次に、事前監査処理部３０４は、ユーザの画面を介しての操作指示に従って、送信指示（動作選択リスト６０３から「送出」を選択し、実行ボタンを操作する）があったか否かを判断する（ステップＳ５０４）。
【００９９】
そして、送信指示があったと判断した場合には（ステップＳ５０４のＹｅｓ）、事前監査処理部３０４は、ステップＳ５０３での選択指示に基づいて指定された電子メール（保留メール一覧６０２で選択状態の電子メール）の送信処理を行う（ステップＳ５０５）。
【０１００】
送信指示がされていない場合（ステップＳ５０４：ＮＯ）は、処理をステップＳ５０７に移行する。
【０１０１】
そして、事前監査処理部３０４は、ステップＳ５０５で送信処理を行った電子メールの送信状況データを「保留後送出」に変更する（ステップＳ５０６）。
【０１０２】
ステップＳ５０７では、事前監査処理部３０４は、ユーザの画面を介しての操作指示に従って、削除指示（動作選択リスト６０３から「削除」を選択し、実行ボタンを操作する）があったかどうかを判断する（ステップＳ５０７）。
【０１０３】
そして、事前監査処理部３０４は、削除指示があったと判断した場合には（ステップＳ５０７のＹｅｓ）、ステップＳ５０３での選択指示に基づいて指定された電子メール（保留メール一覧６０２で選択状態の電子メール）の送信状況データを「保留後削除」に変更する（ステップＳ５０８）。
【０１０４】
そして、事前監査処理部３０４は、ユーザの画面を介しての操作に基づいて、終了指示があったかどうかを判断する。なお、終了指示とは、例えば、図６に示した画面を閉じる指示や、ログアウトの指示等である。
【０１０５】
そして、事前監査処理部３０４は、まだ終了指示がないと判断した場合には（ステップＳ５０９のＮｏ）、ステップＳ５０３に処理を戻し、本フローチャートに示す電子メール事前監査を繰り返す。
【０１０６】
一方、事前監査処理部３０４は終了指示があったと判断した場合には（ステップＳ５０９でＹｅｓ）、処理を終了させる。
【０１０７】
なお、上述の構成では、送信メールに対して事前監査を行う例について説明したが、受信メール又は送受信メールの双方に対して事前監査を行うように構成してもよい。
【０１０８】
次に、図７を参照して、本システムで行われる電子メールの事後監査時において電子メール監査サーバ１０３によって行われる処理を説明する。
【０１０９】
本処理は、ＣＰＵ２０１が電子メール監査マネージャ３０１の事後監査処理部３０５による制御に従って行うものである。
【０１１０】
まず、事後監査処理部３０５は、グループ管理者による事後監査実施要求を情報処理装置１０４から受け付ける（ステップＳ７０１）。
【０１１１】
そして、当該グループ管理者の監査対象となる電子メールの選択／表示処理を行う（ステップＳ７０２）。なお、この処理の詳細については、以下に図８を用いて説明する。
【０１１２】
図８は、図７のステップＳ７０２のメールデータの選択／表示処理を示すフローチャートである。
【０１１３】
なお、図８の説明の前に、本電子メール監査システムにおいて、電子メールの監査を行う管理者をどのように決定しているかについて簡単に説明しておく。
【０１１４】
本システムにおいては、あるグループに所属している電子メールについては、当該グループのグループ管理者が監査を行うようにしている。ただし、グループの構成やその管理者は時間が経過すると変更が生じることになる。よって、本システムではグループ情報を時系列で管理し、電子メールが送信された時点における電子メールの所属グループのグループ管理者に監査を行わせる。
【０１１５】
まず、時系列で管理されたグループ情報の作成について、図１５を参照して説明する。
【０１１６】
図１５は電子メール監査サーバ１０３によって行われるグループ情報更新処理である。本処理はＣＰＵ２０１が、電子メール監査マネージャ３０１のグループ情報更新処理部３０６の制御に従って行うものである。
【０１１７】
まず、電子メール監査マネージャ３０１のグループ情報更新処理部３０６は、定期的（例えば１日１回）に最新のグループ構成情報を有しているＬＤＡＰサーバ１０２に対して問い合わせを行い、ＬＤＡＰサーバ１０２で管理している企業ディレクトリ情報（例えば図１７）を取得し、該取得したディレクトリ情報からグループ定義情報１８０１（図１８）内のディレクトリ検索式を用いて企業ディレクトリ情報を検索し、グループ構成情報を取得する（ステップＳ１５０１）。
【０１１８】
次にグループ情報更新処理部３０６は、グループ情報３１０のグループ情報テーブル１８０２（図１８）内の最も新しい各グループ情報を取得する（ステップＳ１５０２）。
【０１１９】
さらに、グループ情報更新処理部３０６は、ステップＳ１５０１での問い合わせにより取得した内容とステップＳ１５０２で取得したグループ情報とを比較して、前回本処理を行ってから変更点があったかを確認する（ステップＳ１５０３）。前回との変更がない（即ち、ステップＳ１５０１で取得した内容とステップＳ１５０２で取得したグループ情報が対応する）と判断した場合には（ステップＳ１５０３のＮｏ）、グループ情報更新処理部３０６は処理を終了させる。
【０１２０】
一方、前回から変更があった（即ち、ステップＳ１５０１で取得した内容とステップＳ１５０２で取得したグループ情報が対応しない）と判断した場合には（ステップＳ１５０３のＹｅｓ）、グループ情報更新処理部３０６は、変更があったグループの中に既存のグループで変更があったものがあるかを確認する（ステップＳ１５０４）。
【０１２１】
既存グループに変更があった場合には（ステップＳ１４０４のＹｅｓ）、グループ情報更新処理部３０６は、変更があったグループ情報の「有効期間」の「終了」を設定し（ステップＳ１５０５）、ステップＳ１５０６へ処理を進める。
【０１２２】
一方、既存グループに変更がなかった場合（ステップＳ１５０４のＮｏ）には、グループ情報更新処理部３０６は、そのままステップＳ１５０６へ処理を進める。
【０１２３】
ステップＳ１５０６では、グループ情報更新処理部３０６は、変更後の内容に基づいて、グループ情報を新たに作成して、グループ情報３１０のグループ情報テーブル１８０２（図１８）に登録し、処理を終了させる。なお、新たなグループを設ける際に、システムの管理者がグループ定義情報を作成し、該作成したグループ定義情報をグループ定義情報３０９のグループ定義情報テーブル１８０１（図１８）に登録するものとする。
【０１２４】
このようにして、ＬＤＡＰサーバ１０２のグループ情報に変更があった場合には、電子メール監査サーバ１０３はその履歴を保存しつつ、新規のグループデータを追加するようにしている。
【０１２５】
即ち、電子メール監査サーバ１０３はＨＤＤ２０４にグループ情報を保存するものであり、グループ情報更新処理部３０６は、ディレクトリ情報を管理する外部装置（ここではＬＤＡＰサーバ１０２）から取得するディレクトリ情報に基づいて、前記グループ情報を更新する、ことを特徴とする。
【０１２６】
なお、ＬＤＡＰサーバ１０２の企業ディレクトリのデータ更新タイミングの運用上の都合により、実際の異動日と差異も予想される。また、組織構成そのものの変更も予想される。よって、電子メール監査サーバ１０３側で、組織（グループ）と、グループのメンバを対応付けたグループ情報テーブル１８０２内のグループ名や有効期限などを、電子メール監査サーバ１０３の管理者により調整・編集可能に構成する。即ち、図１５に示した処理により、ＬＤＡＰサーバ１０２のデータに基づいて変更されたグループ情報テーブル１８０２を、電子メール監査サーバ１０３の管理者が調整・編集して変更できる。
【０１２７】
これにより、ある管理者ＩＤに対応するグループの有効期間を変更したり、削除したりして、企業のポリシーに応じた柔軟な運用が可能となる。
【０１２８】
即ち、有効期間の開始、終了日時、時刻の設定は、実運用に合わせて調整したり、月末、月初に調整したりできる。また、有効期間の管理が年月日単位で管理され、実際の組織実施日当日朝等に変更される場合、前記グループ情報の有効期間の流用を前日に設定したりできる。あるいは、企業ディレクトリ情報が、実際の組織変更日前日夜間等に変更させる場合は、新たなグループ情報の有効期間開始を翌日にすることも可能である。
【０１２９】
また、有効期間が所定の期間より古くなったグループ情報は、グループ情報テーブル１８０２から削除するように構成してもよい。
【０１３０】
上記図１５に示す処理で作成されるグループ情報は例えば、図１８の１８０２に示すようになる。
【０１３１】
図１６、図１８は電子メール監査サーバ１０３のＨＤＤ２０４内に記憶されるグループ定義情報テーブル、グループ情報テーブルの一例を表す図である。
【０１３２】
まず、図１６では、１６０１に示すように、組織情報がＧｒｏｕｐ１、Ｇｒｏｕｐ２という２つの組織があり、「２０１０年１月１日」にはＧｒｏｕｐ１には「Ａｋａｇｉ」、「Ｉｔｏ」、「Ｏｄａ」が含まれ、Ｇｒｏｕｐ２には「Ｕｅｍｕｒａ」、「Ｅｔｏ」、「Ｏｄａ」が含まれている。この「Ｏｄａ」は両方のグループに所属する（例えば兼務など）メンバである。Ｇｒｏｕｐ１の管理者はＡｄｍｉｎ１で、Ｇｒｏｕｐ２の管理者はＡｄｍｉｎ２であり、その組織が、４月１日に「Ｉｔｏ」がＧｒｏｕｐ１からＧｒｏｕｐ２へ異動し、７月１日にＧｒｏｕｐ１の管理者がＡｄｍｉｎ１からＡｄｍｉｎ３に変更になったことを示している。
【０１３３】
その際に、グループ情報がどのように変化するのかを示しているのが、図１８に示すグループ情報テーブル１８０２である。
【０１３４】
また、ＬＤＡＰサーバ１０２上で管理されている情報と、電子メール監査サーバ１０３で管理されている情報とを結びつけるために、グループ定義情報テーブル１８０１を用意している。
【０１３５】
このグループ定義情報テーブル１８０１では、電子メール監査サーバ１０３で管理しているグループ情報の履歴が、ＬＤＡＰサーバ１０２でどのような形で管理されているかを示す情報を有している。電子メール監査サーバ１０３のＣＰＵ２０１は、ＬＤＡＰサーバ１０２上で管理されている情報（図１７）を、グループ定義情報テーブル１８０１の「ディレクトリ検索式」に記述された「ｏｕ＝ｇｒｏｕｐ１」で検索することにより、ＬＤＡＰサーバ１０２上で管理されているグループの情報を取得することができる。
【０１３６】
図１７は、ＬＤＡＰサーバ１０２上で管理されている情報の一例を示す図である。
【０１３７】
図１６、図１８では、１６０１が示すように、例えばグループ情報は、４月１日に「Ｉｔｏ」がＧｒｏｕｐ１からＧｒｏｕｐ２に異動したことで、Ｇｒｏｕｐ１、Ｇｒｏｕｐ２双方に変更が生じている。よって、４月１日のタイミングで両方のグループ情報に変更が加えられている。また、７月１日にＧｒｏｕｐ１の管理者がＡｄｍｉｎ１からＡｄｍｉｎ３に変更されたため、７月１日のタイミングでＧｒｏｕｐ１に変更が加えられている。
【０１３８】
よって、グループ情報テーブル１８０２では、Ｇｒｏｕｐ１は３レコード、Ｇｒｏｕｐ２は２レコードを有しており、シリアル番号が「０」のレコードはＧｒｏｕｐ１、Ｇｒｏｕｐ２それぞれ２０１０年３月３１日以前のグループ構成を表す情報が（有効期間の終了が２０１０年３月３１日になっている）、シリアル番号が「１」のレコードはＧｒｏｕｐ１の２０１０年４月１日から２０１０年６月３０日までのグループ構成を示す情報が（有効期間の開始が２０１０年４月１日、終了が２０１０年６月３０日になっている）、Ｇｒｏｕｐ２の２０１０年４月１日以降のグループ構成を示す情報が（有効期間の開始が２０１０年４月１日になっている）、シリアル番号が「２」のレコードはＧｒｏｕｐ１の２０１０年７月１日以降のグループ構成を示す情報（有効期間の開始が２０１０年７月１日となっている）が登録されている。
【０１３９】
以上示したように、ＬＤＡＰサーバ１０２上で管理されている企業ディレクトリ情報に対して、電子メール監査サーバ１０３のＣＰＵ２０１が、複製情報を作成して、その履歴を蓄積管理することにより、ＬＤＡＰサーバ１０２側と電子メール監査サーバ１０３側の双方で企業ディレクトリ情報を二重登録して管理する必要がなくなり、管理者の登録及びメンテナンスの手間を大いに削減することができる。
【０１４０】
以上が本発明におけるグループ及び管理者に関する説明である。
以下図８のフローチャートの説明を行う。
【０１４１】
まず、グループ管理者から電子メールの事後監査の要求があると、ＣＰＵ２０１は図７のステップＳ７０１で電子メールの事後監査要求のあったグループ管理者の管理対象グループ及びその期間をグループ情報（図１８の１８０２）から取得する（ステップＳ８０１）。
【０１４２】
そして、図９のような画面９０１を、当該グループ管理者が使用する情報処理装置１０４の表示装置に表示させて、検索対象期間の指示入力を受け付ける（ステップＳ８０２）。
【０１４３】
図９は、グループ管理者が電子メールの事後監査を行う際に、当該グループ管理者が使用する情報処理装置１０４の表示装置に表示されることになる電子メール検索画面の一例を示す図である。
【０１４４】
本画面９０１は、情報処理装置１０４からの要求に基づき、電子メール監査サーバ１０３のＣＰＵ２０１によって作成され、該情報処理装置１０４に送信される。
【０１４５】
この画面９０１を介してグループ管理者は、事後監査を行う期間だけでなく、発信者メールアドレス、受信者・同報者アドレス、メールサイズ等の条件を入力して電子メールの検索を行わせることも可能である。なお、この画面９０１には、図示しない「確定」ボタンが設けられており、この「確定」ボタンが情報処理装置１０４のポインティングデバイス等で指示されることにより、検索対象期間等の指示入力が確定し、情報処理装置１０４から電子メール監査サーバ１０３に送信される。
以下図８のフローチャートの説明に戻る。
【０１４６】
電子メール監査マネージャ３０１の事後監査処理部３０５は図９に示した画面から検索対象期間の入力がされた場合には（ステップＳ８０２のＹｅｓ）、入力された内容で検索対象期間をＲＡＭ２０２内に設定する（ステップＳ８０３）。なお、検索対象期間が設定されていない場合は、検索対象期間は全期間を設定したものとする。
【０１４７】
その後、事後監査処理部３０５は、設定された検索対象期間内の電子メールデータを図１９の１９０１に示すような電子メール情報（情報管理装置３０７内の電子メール情報３１１）から１件ずつ取得する（ステップＳ８０４）（抽出手段）。
【０１４８】
図１９の１９０１は、電子メール情報の詳細の一例を示す図である。
【０１４９】
図１９の１９０１に示すように、本実施形態では、電子メール情報として、電子メールを一意に識別するためのＩＤ、電子メールの送信日時、電子メールの送信者の電子メールアドレス、受信者のメールアドレス、この電子メールの所属グループ等が電子メール監視サーバ１０３内の情報管理装置３０７内に保存管理されている。ＣＰＵ２０１は、このグループ情報に基づいて当該メールの監査を行うグループ管理者を決定することになる。
【０１５０】
図１９の１９０２は、前後関係のある電子メールの具体例を示したものである。１９０２の例では、「メールＩＤ：ＫＫＩ８８５７３」の電子メールに対する返信メールが「メールＩＤ：ＫＩＯ９９３９５」の電子メールであることを示している。すなわち、「メールＩＤ：ＫＫＩ８８５７３」は「メールＩＤ：ＫＩＯ９９３９５」の１つ前の電子メールである。
以下図８のフローチャートの説明に戻る。
【０１５１】
次に、事後監査処理部３０５は、ステップＳ８０１で取得した当該グループ管理者の管理対象グループと、電子メールの所属グループ情報から、ステップＳ８０４で取得した電子メールが当該グループ管理者によって監査を行うべき電子メールであるかを判断する（ステップＳ８０５）。
【０１５２】
なお、当該グループ管理者が管理していたグループと当該電子メールの所属グループが同一の場合には、当該電子メールは当該グループ管理者の監査対象であると判断する。ここで、当該電子メールが既に事後監査を終了している場合には、監査対象としないように制御しても勿論構わない。監査対象とする場合には、監査結果の変更を受け付けることになる。
【０１５３】
そして、ステップＳ８０４で取得した電子メールが当該グループ管理者によって監査を行うべき電子メールであると判断された場合には（ステップＳ８０５のＹｅｓ）、事後監査処理部３０５は、ステップＳ８０４で取得した電子メールデータが、図９の画面を介して入力されたその他の検索条件に合致するかを判断する（ステップＳ８０６）。
【０１５４】
そして、ステップＳ８０６で合致していると判断した場合には（ステップＳ８０６のＹｅｓ）、事後監査処理部３０５は処理をステップＳ８０７に移行し、当該ステップＳ８０４で取得した電子メールのデータを表示対象の電子メールデータとしてＲＡＭ２０２内の所定の記憶領域に追加し、処理をステップＳ８０８に進める。
【０１５５】
ステップＳ８０８では、事後監査処理部３０５は、ステップＳ８０７で表示対象メールに追加された電子メールデータの評価処理を行う。詳細には、事後監査処理部３０５は、公知の類似検索技術を用いて、当該電子メールデータの類似文検索を、ＨＤＤ２０４に蓄積されている過去に評価された電子メールデータ（評価値は後述する図１２に示すようにＨＤＤ２０４に格納されている）から行う。そして、過去に評価された電子メールデータの中から、ある一定の類似度以上ある電子メールデータの評価を取得して平均し（類似度に応じて傾斜配分してもよい）、電子メールの評価を推測する。そして推測した評価を、当該電子メールデータに紐付けてＲＡＭ２０２内の所定の記憶領域に追加する。例えば、当該電子メールと類似度が２０％以上ある過去に評価された電子メールが、類似度９０％で評価１００、類似度６０％で評価１００、類似度２０％で評価５０であったとすると、平均化した場合、当該電子メールの評価は「７５」と推測される。
【０１５６】
そして、ステップＳ８０８の評価処理が終了すると、事後監査処理部３０５はステップＳ８０９へ処理を進める。
【０１５７】
一方、ステップＳ８０４で取得した電子メールデータが当該グループ管理者によって監査を行うべき電子メールでないと判断された場合（ステップＳ８０５のＮｏ）、又は、ステップＳ８０４で取得した電子メールデータが図９の画面を介して入力されたその他の検索条件に合致しないと判断された場合には（ステップＳ８０６のＮｏ）、そのままステップＳ８０９に処理を進める。
【０１５８】
その後、ステップＳ８０９では、検索対象期間の電子メールで未処理のものがないという状態になるまで（ステップＳ８０９のＮｏ）、ステップＳ８０４からステップＳ８０８の処理を繰り返す。
【０１５９】
そして、全てのメールに対する処理が終了後（即ち、事後監査処理部３０５が検索対象期間の電子メールで未処理のものがないと判断した場合）（ステップＳ８０９のＮｏ）、事後監査処理部３０５は、表示対象メールデータを当該グループ管理者が使用する情報処理装置１０４の表示装置に表示させる（ステップＳ８１０）。例えば図１０の画面１００１のイメージになる。尚、ここでは、評価値の高い順にソートして表示する。また、本実施形態では、評価値の高いほうが評価の悪い（送信不可になる可能性が高い）電子メールとなる。
【０１６０】
なお、ＣＰＵ２０１が、設定される運用条件に基づいて、評価１００７がある一定の値（上記運用条件に含まれる閾値）より高い電子メール（即ち、評価が悪く送信不可と判断される可能性が高い電子メール）のみを、画面１００１に表示させるように制御して、推定の評価がある一定の値（閾値）より高い電子メールのみを管理者に評価（監査）させるように構成してもよい。これにより、監査対象の電子メールの絞込みを行うことができる。
【０１６１】
以上の処理により、電子メールの保存データが長期に及んで、途中の被管理者の移動や管理者の移動がなされてしまった場合でも、電子メール送信時における電子メールの所属グループ、及び、該グループを管理する管理者を特定して、その電子メールを送信したときに、該電子メールの所属グループを管理していた管理者を容易に特定して、当該電子メールを監査させる一覧（図１０）を作成することができる。
【０１６２】
以上のように、電子メール監査サーバ１０３のＣＰＵ２０１は、グループ管理者のいずれかから電子メールの監査処理要求があった場合、蓄積保存されている電子メールから、電子メールの所属グループの当該管理者が、前記電子メールの監査処理要求を行った管理者である電子メールを当該管理者が監査する電子メールとして抽出し、該抽出された電子メールに対しての監査情報を前記管理者に入力させる構成を特徴とする。
【０１６３】
よって、電子メールの事後監査の際に、メール送信当時の当該電子メールの所属グループ管理者に電子メールの監査を行わせることが可能なるので、メール送信者や管理者の異動などにより電子メール送信時と監査者に変更が加えられた後でも、他の管理者による監査が行われることがなくなり、本来アクセスできなかった情報にアクセスされることがない。また、メール送信者が複数グループに所属している場合には、管理者に同報することで情報を開示できる管理者を特定することが可能であり、さらに前後関係のある電子メールでは該前後関係を考慮して電子メールの所属グループを決定するため、適切な管理者に監査を行わせることが可能になるので、結果として情報が拡散することによる情報漏洩発生の危険性を低減することが可能になる。
【０１６４】
従って、ある社員の電子メールの監査を行う管理者であった上長が、管理対象となる当該社員により発せられた情報についてのみアクセス可能で且つ、それ以外の情報にアクセスすることを許容しないアクセス権の管理を行うことができる。
【０１６５】
また、過去の評価結果から類似文検索を行って未監査メールの評価を推測し、該推測した評価値から監査を実施すべきメールの優先順位を提示したり、監査すべきメールと監査しなくてよいメールの分類を行ったりすることができる。
【０１６６】
このように、電子メール監査サーバ１０３のＣＰＵ２０１は、前記抽出された電子メールと類似する電子メールをＨＤＤ２０４から取得し、該取得した電子メールの監査情報をＨＤＤ２０４に保存してある事後監査結果ＤＢ（図１２）から取得し、該取得した前記類似する電子メールの監査情報に基づいて、前記抽出された電子メールの評価を推定し、推定された評価を前記管理者に提示し、前記抽出された電子メールに対しての監査情報を前記管理者に入力させることを特徴とする。
【０１６７】
また、電子メール監査サーバ１０３のＣＰＵ２０１は前記推定された評価に基づく順序で、前記抽出された電子メールに対しての監査情報を前記管理者に入力させることを特徴とする。
【０１６８】
以上が、メールデータの選択／表示処理の詳細を示すフローチャートである。
【０１６９】
図１０は図８に示した電子メールの選択／表示処理に基づく結果を表示するための検索結果一覧画面１００１の一例を示す図である。
【０１７０】
本画面１００１では、検索条件に合致したメールについて、それぞれの事後監査の実施状況（監査状況）１００２、メール件名１００３、発信者アドレス１００４、受信者・同報者アドレス１００５、送信日時１００６、評価１００７等が表示される。
【０１７１】
この評価１００７は、上述したように、例えば、当該電子メールと類似の電子メールを予め公知の類似文検索技術を用いて検索し、一定以上の類似度を有すると判定された電子メール（類似電子メール）に対しての他のグループ管理者に評価に基づいて評価値（推定評価値）を算出した推定評価値である（監査済みの場合は確定した評価値）。
【０１７２】
本画面１００１で表示する電子メールについてはソートを行うことが勿論可能である。よって、推定評価値（評価１００７）を降順でソートした場合には、送信不可となる可能性が高い電子メールを優先的に事後監査することが可能となり、それ以降の他のグループ管理者が事後監査を行う際の指標となりうるデータをより早く蓄積することが可能になる。
【０１７３】
なお、デフォルトでは、ＣＰＵ２０１は、この画面１００１に一覧表示する電子メールを、評価１００７に示される推定評価値の高い順にソートして表示するように制御する。
【０１７４】
なお、評価１００７以外の項目、即ち、監査状況１００２、メール件名１００３、発信者アドレス１００４、受信者・同報者アドレス１００５、送信日時１００６等の項目でもソート可能に構成してもよい。また、図１０では監査の終了／未了如何にかかわらず全てのメールについても表示しているが、監査済みのメールのみを表示対象とする設定、未監査のメールのみを表示対象とする設定も可能である。
【０１７５】
また、この画面１００１で一覧の行を当該グループ管理者が使用する情報処理装置１０４のポインティングデバイスでダブルクリック指示することで、電子メール監査サーバ１０３のＣＰＵ２０１がこれを検知して、図１１に示すような詳細確認画面１１０１を、当該グループ管理者が使用する情報処理装置１０４のディスプレイに表示させることが可能である。
【０１７６】
詳細確認画面１１０１での評価入力は、類似電子メールに対する事後監査の結果を踏まえ、例えば、１１０２に示すような評価入力で、「送信可」と評価されたものは「０」、「要チェック」や「どちらともいえない」と評価されたものに対しては「５０」、「送信不可」と判断されたものには「１００」と評価を数値化しておく。なお、この数値例は一例であり、任意に調整が可能である。また、「送信可」、「送信不可」等のカテゴリについてもこれに限定されるものではなく任意に設定可能である。
以下図７のフローチャートの説明に戻る。
【０１７７】
ステップＳ７０２のメールデータの選択・表示処理（図８）が終了すると、事後監査処理部３０５は、図１０に示した画面を介して、メールデータの詳細表示要求（メール一覧の各行のダブルクリック指示）を受けたかどうかを判断して（ステップＳ７０３）、指示を受けたと判断した場合には（ステップＳ７０３でＹｅｓ）、指示されたメールの詳細を当該グループ管理者が使用する情報処理装置１０４のディスプレイに表示させる（ステップＳ７０４）（）。その際には図１１のような画面が表示されることになる。
【０１７８】
図１１は、電子メールの事後監査画面１１０１の一例を示す図である。
【０１７９】
この画面１１０１でグループ管理者からの、電子メールの宛先（ＴＯ）や同報宛先（ＣＣ）やＢＣＣなど、どのメールアドレスに対してメールが送信されたか、またその本文の内容、電子メールに添付されたファイルの内容等を確認し、実際にはそのメールはどう対処すべきであったのか（送信可／送信不可／要チェック／どちらともいえない）を評価１１０２欄のラジオボタンによる入力により受け付け（入力受付手段）、「確認」ボタン１１０３が押下されることで電子メールの事後監査が完了することになる。
【０１８０】
なお、管理者は、本文１１０４のみでなく、添付１１０５にて、添付ファイルをポインティングデバイスでクリック指示することにより、添付ファイルの内容も確認可能である。
以下図７のフローチャートの説明に戻る。
【０１８１】
そして、事後監査処理部３０５は、図１１のような画面を介して監査終了指示入力を受け付けた（「確認」ボタン１１０３が押下された）と判断した場合には（ステップＳ７０５でＹｅｓ）、監査結果のデータをＨＤＤ２０４内の事後監査結果ＤＢ（図１２）に保存する。
【０１８２】
そして、上記ステップＳ７０３からステップＳ７０６の処理を、グループ管理者からの終了支持を受けるまで（図１０の「終了」ボタン１００８がクリック指示されるまで）行うことになる。
【０１８３】
即ち、事後監査処理部３０５は、ユーザによる画面を介しての操作に基づいて、終了指示があったか否かを判断する。なお、終了指示とは、例えば、図１０の画面を閉じる指示や、ログアウトの指示等である。
【０１８４】
そして、事後監査処理部３０５は、まだ終了指示がないと判断した場合には（ステップＳ７０７でＮｏ）、ステップＳ７０３に処理を戻す。
【０１８５】
一方、事後監査処理部３０５は、終了指示があったと判断した場合には（ステップＳ７０７でＹｅｓ）、処理を終了させる。
【０１８６】
図１２は、電子メールの事後監査結果を登録しておく事後監査結果ＤＢの構成の一例を示す図である。
【０１８７】
図１２に示すように、事後監査結果ＤＢには電子メールを一意に識別するＩＤ情報、監査実施日時、監査者、評価等が登録されることになる。
【０１８８】
例えば、「送信可」の場合「０」、送信不可の場合「１００」、「要チェック」の場合「５０」、「どちらともいえない」の場合「５０」が評価欄に登録される。なお、この数値例は一例であり、任意に調整が可能である。また、「送信可」、「送信不可」等のカテゴリについてもこれに限定されるものではなく、任意に設定可能である。
【０１８９】
なお、電子メールが複数のグループに所属している場合には、それぞれのグループ管理者によって事後監査が行われることになるので、１つのメールに対する事後監査データが複数存在することもある。
【０１９０】
以上の事後監査処理によって、送信可（送出）／保留／送信不可（削除）の電子メール監査サーバによるフィルタリングルールに従った処理に基づいての監査とは別に、その監査が妥当であったかを各管理者が事後監査の際に判断させ、データの蓄積を行っていく。
【０１９１】
なお、本実施形態では、電子メールの監査権を例にして説明したが、上記電子メールの送信者、送信日時を、情報の作成者、作成日時に読み替えることにより、一般の情報のアクセス権を管理することができる。
【０１９２】
この構成により、管理者であった上長が、管理対象となる社員により発せられた情報についてのみアクセス可能で且つ、それ以外の情報にはアクセスすることを許容しないアクセス権の管理を行うことができる。
【０１９３】
情報監査の際に、情報作成当時の管理者に監査を行わせることが可能になるので、情報作成者や管理者の異動などにより、情報作成者と監査者に変更が加えられた後でも、他の管理者による監査が行われることがないので、結果として情報が拡散することによる情報漏洩発生の危険性を低減させることが可能になる。
【符号の説明】
【０１９４】
１０１ 電子メールサーバ
１０２ ＬＤＡＰサーバ
１０３ 電子メール監査サーバ
１０４ 情報処理装置
１０６ 広域ネットワーク
１０７ 電子メールサーバ
１０８ 情報処理装置
１０９ ローカルエリアネットワーク
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メールを監査する際のアクセス権の制御に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、電子メールからの情報漏洩事故が増加しており、その対策として電子メール監査システムの導入が進んでいる。このようなシステムでは、電子メールの送信時に当該電子メールが事前に設定された条件を満たすがどうかを検査し、条件を満たす場合には送信を一時保留し、管理者が当該保留された電子メールを監査し、送信の可否を決定することが一般的である。
【０００３】
一方で、企業においては定期的に人事異動が発生し、上司と部下の関係が変わり、その都度部下に対する上司のアクセス権限も変更される。こういった場合には過去の関係を記録しないことが一般的であるため、新しい上長が当時アクセス権のなかった部下の過去の電子メールにアクセスできてしまう可能性がある。
【０００４】
アクセス可能になった電子メールには、本来であれば当該上長に閲覧させるべきでない情報が含まれていることもあり、このようなことから情報漏洩の可能性が広がる危険性がある。
【０００５】
特許文献１には、過去の組織情報に基づいてアクセス権限を設定する技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００８−２７６３８９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献１に記載のシステムでは、複数の組織に所属する場合（兼務の場合）の上長の査閲権限の制限については開示されていない。
【０００８】
すなわち、電子メールの送信者が複数の組織に所属する場合（例えば、一時的なプロジェクトにも属し、通常の業務における部署にも属する場合）には、当該送信者には、複数の上長が存在することになる。このような、いわゆる兼務の場合には、適切に上長の権限を管理しなければ、ある組織のみにかかわる電子メールに他の組織の上長がアクセスできてしまい、情報漏洩につながる可能性がある。
【０００９】
そこで、本発明は、上記の課題を解決すべく、兼務の場合において存在する複数の上長に対する適切な権限管理を行い、情報漏洩の可能性を低減させることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明は、グループに所属する各メンバのメールアドレスと該グループの管理者を含むグループ情報を記憶する記憶手段と、電子メールを蓄積保存する第１の保存手段と、電子メールの送信先又は送信元として設定されたメンバが所属するグループを前記記憶手段に記憶されたグループ情報を用いて特定するグループ特定手段と、前記グループ特定手段により特定された前記メンバが所属するグループが複数あるか否かを判定するグループ数判定手段と、前記グループ数判定手段により複数のグループが前記グループ特定手段により特定されたと判定された場合に、当該特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されているか否かを判定する管理者設定判定手段と、前記管理者設定判定手段により、前記特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されていると判定された場合、当該設定された管理者が管理するグループに当該電子メールを所属させる電子メール管理手段と、前記管理者から前記電子メールの監査処理要求があった場合に、当該管理者が管理するグループに所属する電子メールを前記第１の保存手段で蓄積保存されている電子メールから抽出する抽出手段と、前記抽出手段で抽出された電子メールに対しての監査情報を前記電子メールの監査処理要求を行った管理者に入力させるための入力受付手段と、有することを特徴とする。
【００１１】
また、本発明は、グループに所属する各メンバのメールアドレスと該グループの管理者を含むグループ情報を記憶し、電子メールを蓄積保存する電子メール監査装置における電子メール監査方法であって、前記電子メール監査装置のグループ特定手段が、電子メールの送信先又は送信元として設定されたメンバが所属するグループを前記記憶手段に記憶されたグループ情報を用いて特定するグループ特定工程と、前記電子メール監査装置のグループ数判定手段が、前記グループ特定工程により特定された前記メンバが所属するグループが複数あるか否かを判定するグループ数判定工程と、前記電子メール監査装置の管理者設定判定手段が、前記グループ数判定工程により複数のグループが前記グループ特定手段により特定されたと判定された場合に、当該特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されているか否かを判定する管理者設定判定工程と、前記電子メール監査装置の電子メール管理手段が、前記管理者設定判定工程により、前記特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されていると判定された場合、当該設定された管理者が管理するグループに当該電子メールを所属させる電子メール管理工程と、前記電子メール監査装置の抽出手段が、前記管理者から前記電子メールの監査処理要求があった場合に、当該管理者が管理するグループに所属する電子メールを前記蓄積保存されている電子メールから抽出する抽出工程と、前記電子メール監査装置の入力受付手段が、前記抽出工程で抽出された電子メールに対しての監査情報を前記電子メールの監査処理要求を行った管理者に入力させるための入力受付工程と、を有することを特徴とする。
【００１２】
また、本発明は、電子メール監査装置で実行可能なプログラムであって、前記電子メール監査装置を、グループに所属する各メンバのメールアドレスと該グループの管理者を含むグループ情報を記憶する記憶手段と、電子メールを蓄積保存する第１の保存手段と、電子メールの送信先又は送信元として設定されたメンバが所属するグループを前記記憶手段に記憶されたグループ情報を用いて特定するグループ特定手段と、前記グループ特定手段により特定された前記メンバが所属するグループが複数あるか否かを判定するグループ数判定手段と、前記グループ数判定手段により複数のグループが前記グループ特定手段により特定されたと判定された場合に、当該特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されているか否かを判定する管理者設定判定手段と、前記管理者設定判定手段により、前記特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されていると判定された場合、当該設定された管理者が管理するグループに当該電子メールを所属させる電子メール管理手段と、前記管理者から前記電子メールの監査処理要求があった場合に、当該管理者が管理するグループに所属する電子メールを前記第１の保存手段で蓄積保存されている電子メールから抽出する抽出手段と、前記抽出手段で抽出された電子メールに対しての監査情報を前記電子メールの監査処理要求を行った管理者に入力させるための入力受付手段として機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、人事異動に伴うアクセス権限の変更及び複数上長が存在する場合のアクセス権限の設定を実行することができる電子メール監査方法及び監査システムを提供できる。特に、電子メール自体に所属する組織の割り当てを行い、前後関係のある電子メールを参照してアクセス権限の設定が可能であるので、より開示範囲を限定したアクセス権限を設定できる効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本発明の実施形態におけるシステムの構成の一例を示す図である。
【図２】図１に示した電子メール監査サーバ１０３のハードウェア構成を示す図である。
【図３】図１に示した電子メール監査サーバ１０３の機能を表すブロック図である。
【図４】本発明における送信メール処理手順を示すフローチャートである。
【図５】本発明における事前監査実施手順を示すフローチャートである。
【図６】電子メール監査サーバ１０３によって送信を保留されたメールに対して、当該メールの所属グループの管理者が事前に監査を行う際に用いられる画面の一例を示す図である。
【図７】本発明における事後監査実施手順を示すフローチャートである。
【図８】図７に示した事後監査実施手順において、監査を実施する管理者が監査可能な電子メールを抽出する手順を示すフローチャートである。
【図９】管理者が事後監査を行う際に、電子メールの検索に用いられる画面の一例を示す図である。
【図１０】図９において入力された検索条件に応じて抽出された電子メールの一覧の表示に用いられる画面の一例を示す図である。
【図１１】管理者が事後監査を行う際に表示させる、電子メールの詳細情報の表示に用いられる画面の一例を示す図である。
【図１２】電子メール監査サーバ１０３の情報管理装置３０７に記憶される電子メール監査状況管理情報の一例を示す図である。
【図１３】図４に示した送信メール処理手順において、当該電子メールの所属グループを決定するための手順を示すフローチャートである。
【図１４】図４に示した送信メール処理手順において、当該電子メールの所属グループを前後関係のある電子メールを考慮して決定するための手順を示すフローチャートである。
【図１５】電子メール監査サーバ１０３の情報管理装置３０７に記憶されるグループ情報の更新処理手順を示すフローチャートである。
【図１６】グループの変遷の一例を示す図である。
【図１７】ＬＤＡＰサーバ１０２で管理されるグループ情報の一例を示す図である。
【図１８】電子メール監査サーバ１０３の情報管理装置３０７に記憶されるグループ定義情報、グループ情報の一例を示す図である。
【図１９】電子メール監査サーバ１０３の情報管理装置３０７に記憶される電子メール情報と、前後関係のある電子メールの一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００１６】
図１は、本発明の実施形態における電子メール監査システムの構成を示す図である。
【００１７】
尚、図１のローカルエリアネットワーク１０９及びローカルエリアネットワーク１１０上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
【００１８】
１０１は電子メールサーバである。この電子メールサーバ１０１は情報処理装置１０４間及び情報処理装置１０４とローカルエリアネットワーク１０９外の装置との間の電子メールの送受信を管理するものである。
【００１９】
１０２はＬＤＡＰ（Ｌｉｇｈｔｗｅｉｇｈｔ Ｄｉｒｅｃｔｏｒｙ Ａｃｃｅｓｓ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバである。このＬＤＡＰサーバ１０２は、企業ネットワークを利用する組織や個人のディレクトリ情報を管理するディレクトリサービスを提供するものである。尚、本発明に適用可能なディレクトリサービスはＬＤＡＰに限られるものではなく、例えばＡｃｔｉｖｅ Ｄｉｒｅｃｔｏｒｙなど他のものであってもよい。
【００２０】
１０３は電子メール監査サーバである。この電子メール監査サーバ１０３はローカルエリアネットワーク１０９から広域ネットワーク１０６へ送信される電子メールの保存処理及び、送信の可否及び保留の判断、送信の可否及び保留の判断に用いる条件を記憶・変更する機能を有している。また、電子メール監査サーバ１０３は時系列にグループの構成情報を記憶しており、そのデータに応じて管理者を決定する機能、及び電子メールの所属グループを決定する機能も有している。
【００２１】
１０４は情報処理装置である。この情報処理装置１０４は通常のコンピュータであって、電子メールの送受信処理を行う機能を有している。
【００２２】
ローカルエリアネットワーク１１０には電子メールサーバ１０１と同様の機能を有する電子メールサーバ１０７及び情報処理装置１０４と同様の機能を有する情報処理装置１０８が接続されている。
【００２３】
図２は図１で示した電子メール監査サーバ１０３のハードウェア構成を示す図である。
【００２４】
２０１はＣＰＵで、ＲＡＭ２０２やＲＯＭ２０３に格納されるプログラムやデータを用いて電子メール監査サーバ１０３全体の制御、及び後述する電子メール監査サーバの各処理の実行を行う。
【００２５】
２０２はＲＡＭで、ＨＤＤ２０４や記憶媒体ドライブ２０６からロードされたプログラムやデータ、ネットワークＩ／Ｆを介して受信したデータを一時的に記憶するための領域と、ＣＰＵが各種の処理を実行する際に使用する作業領域を備える。
【００２６】
２０３はＲＯＭで、電子メール監査サーバ１０３の設定データやブートプログラムなどを格納する。
【００２７】
２０４はＨＤＤで、オペレーティングシステムや、電子メール監査サーバ１０３が行う後述の各処理をＣＰＵ２０１に実行させるためのプログラムやデータが保存されており、これらの一部または全部はＣＰＵ２０１の指示に従ってＲＡＭ２０２にロードされ、これを用いてＣＰＵ２０１が処理を行うことで、電子メール監査サーバ１０３は後述する各処理を実行する。
【００２８】
２０５はネットワークＩ／Ｆで、電子メール監査サーバ１０３をローカルエリアネットワーク１０９に接続させるためのものであり、このネットワークＩ／Ｆ２０５を介して電子メール監査サーバ１０３は外部機器と通信を行う。
【００２９】
２０６は外部記憶ドライブで、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ／ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−Ｒ／ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＡＭなどの記憶媒体に記録されたプログラムやデータを読み出し、ＲＡＭ２０２に出力するものであり、この読み出し動作はＣＰＵ２０１によって制御される。
【００３０】
２０７はキーボードで、各種の指示をＣＰＵ２０１に対して入力する。２０８はマウスなどのポインティングデバイスで、各種の指示をＣＰＵ２０１に対して入力する。
【００３１】
２０９はビデオＩ／Ｆで、ディスプレイ装置２１０に表示すべき画像を信号としてディスプレイ装置２１０に供給するためのＩ／Ｆとして機能するものである。
【００３２】
２１０はディスプレイ装置で、ＣＲＴや液晶などにより構成されており、ＣＰＵ２０１による処理結果を画像や文字により表示するものである。
【００３３】
２１１は周辺機器Ｉ／Ｆで、ＵＳＢポートやＩＥＥＥ１３９４ポートなどで構成されており、この周辺機器Ｉ／Ｆ２１１を介して周辺機器との接続することが可能である。周辺機器との接続形態は有線／無線を問わない。２１２は上述の各部を繋ぐバスである。
【００３４】
図３は図１で示した電子メール監査サーバ１０３の機能を示すブロック図である。
【００３５】
３０１は電子メール監査サーバ１０３上で稼動する電子メール監査マネージャであり、電子メール送受信制御部３０２、所属グループ決定部３０３、事前監査処理部３０４、事後監査処理部３０５、グループ構成更新処理部３０６の機能を提供するものである。
【００３６】
３０２は電子メール送受信制御部で、予め管理者によって設定された条件に応じて、電子メールの送信、保留、削除の制御を行う機能を提供する。
【００３７】
３０３は所属グループ決定部で、当該電子メールの送受信者及び前後関係のある電子メールによって、当該電子メールの所属するグループを決定する機能を提供する。
【００３８】
３０４は事前監査処理部で、電子メール送受信制御部３０２によって保留された電子メールに対して、管理者が当該電子メールの内容を監査し、電子メールの送信可否を決定し、その結果に応じて電子メールを送信又は削除する機能を提供する。
【００３９】
３０５は事後監査処理部で、既に送信されたメールに対して、管理者が管理対象とするメールの内容を監査し、その評価を記録する機能を提供する。
【００４０】
３０６はグループ情報更新処理部で、定期的にＬＤＡＰサーバ１０２からグループ構成情報を取得し、グループ情報３１０を更新する機能を提供する。
【００４１】
３０７はＨＤＤ２０４に記憶される情報管理装置であり、監査状況管理情報３０８、グループ定義情報３０９、グループ情報３１０、電子メール情報３１１を管理する。
【００４２】
３０８は監査状況管理情報（後述する図１２に示す）で、事後監査処理部３０５で行われた事後監査の結果を管理する。
【００４３】
３０９はグループ定義情報（後述する図１８に示すグループ定義情報１８０１）で、ＬＤＡＰサーバ１０２に対してグループの検索を行うためのディレクトリ検索式等を管理する。
【００４４】
３１０はグループ情報（後述する図１８に示すグループ情報１８０２）で、グループ情報、管理者、所属ユーザといった当該グループの詳細情報を管理する。（記憶手段）
【００４５】
３１１は電子メール情報（後述する図１９に示す電子メール情報１９０１）で、送受信者及び所属グループ等の当該電子メールの詳細な情報を管理する。（第１の管理手段）
【００４６】
次に、図４を用いて、電子メール監査サーバ１０３が行う電子メールの送信可否判断処理について説明する。
【００４７】
本処理は、ＣＰＵ２０１が電子メール管理マネージャ３０１の電子メール送受信制御部３０２及び所属グループ決定部３０３による制御に従って行うものである。また、電子メール監査サーバ１０３のＨＤＤ２０４には、複数の送信不可メールを検索するための送信不可フィルタリングルール設定（送信不可条件）や、電子メール送信を一旦保留してグループ管理者が送信を許可した場合に送信するというフィルタリングルール設定（送信保留条件）等が保存されている。
【００４８】
まず、電子メール監査マネージャ３０１の電子メール送受信制御部３０２はローカルエリアネットワーク１０９から広域ネットワーク１０６へ送出される電子メール（ＳＭＴＰパケット）を取得する（ステップＳ４０１）。
【００４９】
次にステップＳ４０１で取得した電子メールについて、当該電子メールの所属するグループを決定する（Ｓ４０２）。ステップＳ４０２の処理の詳細については、以下に図１３、図１４を用いて説明する。
【００５０】
図１３、図１４は、本発明における電子メール所属グループ決定処理を示すフローチャートである。なお、本処理はＣＰＵ２０１が電子メール監査マネージャ３０１の所属グループ決定部３０３による制御に従って行うものである。
【００５１】
所属グループ決定部３０３はステップＳ４０１で取得した電子メールの発信者のメールアドレスと送信先のメールアドレスとを取得し、そのすべてに対して以下に説明する処理を行う（ステップＳ１３０１）。
【００５２】
所属グループ決定部３０３はグループ情報（図１８）を参照し、ステップＳ１３０１で取得したメールアドレスがグループ定義情報（図１８）で定義されているグループに含まれているか否かを判断する（ステップＳ１３０２）（グループ特定手段）。含まれていなければ（ステップＳ１３０２のＮｏ）次のメールアドレスがグループに含まれるかどうかを判断する。
【００５３】
他方、ステップＳ１３０１で取得したメールアドレスがグループ定義情報（図１８）で定義されているグループに含まれる場合（ステップＳ１３０２のＹｅｓ）は、当該メールアドレスを含むグループのすべてを取得する（ステップＳ１３０３）。
【００５４】
ステップＳ１３０４では、ステップＳ１３０３において取得したグループが複数あるか否かを判断する（グループ数判定手段）。ステップＳ１３０３において取得したグループが１つである場合（ステップＳ１３０４のＮｏ）は、当該グループを所属グループリストに追加し（ステップＳ１３０７）、次のメールアドレスに対する処理を開始する。
【００５５】
他方、当該取得したグループが複数ある場合（ステップＳ１３０４のＹｅｓ）は、送信先のメールアドレス（Ｔｏ、ＣＣまたはＢＣＣ）に当該グループの管理者のメールアドレスが含まれるかどうかを判断する（ステップＳ１３０５）（管理者設定判定手段）。
【００５６】
いずれのグループの管理者のメールアドレスも含まれていないと判断された場合（ステップＳ１３０５のＮｏ）は、当該グループのすべてを所属グループリストに追加する（ステップＳ１３０７）。
【００５７】
いずれかのグループの管理者のメールアドレスが含まれている場合（ステップＳ１３０５のＹｅｓ）は、当該含まれている管理者が管理するグループを所属グループリストに追加する（ステップＳ１３０６）（電子メール管理手段）。
【００５８】
電子メールの送受信において、同報者に管理者のメールアドレスが含まれている場合、当該電子メールは当該管理者が管理するグループに強く関連する内容であると考えられる。したがって、ステップＳ１３０６において、同報者として含まれている管理者が管理するグループに当該電子メールを所属させ、当該管理者に監査権限を付与することで、適切な権限の設定が可能となる。すなわち、兼務をしていて複数の上長が存在する者が電子メールを送受信する場合であっても、当該電子メールと関連のない管理者が監査することによって発生する情報漏洩を防ぐことが可能となる。
【００５９】
以上の処理をステップＳ１３０１で取得したメールアドレスすべてに対して行い、すべてに対して処理が終了すると、図１４のフローチャートで示す処理へ移行する。
【００６０】
ステップＳ１４０１では、ステップＳ４０１で取得した電子メールに前後関係のある電子メール（例えば、取得した電子メールが返信メールである場合における返信の元となった電子メール、また、同一スレッドの電子メールなど）が存在するかどうかを判断する（前後関係判定手段）。存在しなければ（ステップＳ１４０１のＮｏ）、ステップＳ１４０７に処理を進める。
【００６１】
他方、前後関係のある電子メールが存在すれば（ステップＳ１４０１のＹｅｓ）、当該電子メールの１つ前の電子メールを取得する（ステップＳ１４０２）。
【００６２】
なお、前後関係のある電子メールが存在するか否かについては、図１９の１９０２に示すように、電子メールのヘッダ情報から判断することが可能である。また、
【００６３】
ステップＳ１４０２で取得した電子メールの所属グループを電子メール情報３１１（図１９）から取得し、当該ステップＳ１４０２で取得した電子メールの所属グループ数とステップＳ４０１で取得した電子メールの所属グループ数とを比較する（ステップＳ１４０３）。
【００６４】
ステップＳ１４０２で取得した電子メールの所属グループ数が、ステップＳ４０１で取得した電子メールの所属グループ数以上であれば（ステップＳ１４０３のＮｏ）、ステップＳ１４０７に処理を進める。
【００６５】
他方、ステップＳ１４０２で取得した電子メールの所属グループ数が、ステップＳ４０１で取得した電子メールの所属グループ数よりも少なければ（ステップＳ１４０３のＹｅｓ）、処理をステップＳ１４０４に移行し、図１３のフローチャートの処理で作成した所属グループリストを、ステップＳ１４０２で取得した電子メールの所属グループで置き換える。
【００６６】
そして、ステップＳ１４０５では、ステップＳ４０１で取得した電子メールの送受信者メールアドレスに、ステップＳ１４０２で取得した電子メールの送受信者アドレスには存在しないメールアドレスが追加されているか否かを判断する。追加されている場合（ステップＳ１４０５のＹｅｓ）は、当該追加されたメールアドレスの所属するグループをステップＳ１４０４で作成した所属グループリストに追加する（ステップＳ１４０６）。
【００６７】
当該電子メールの所属グループ数が１つ前の電子メールの所属グループ数より増加している場合、電子メールの内容とは無関係のグループが所属グループとして割り当てられている可能性が考えられる。その場合には、電子メールの内容とは無関係の管理者が監査権限を有することになり、情報漏洩の危険を生じるため、当該無関係の管理者に監査権限を付与されることを避ける必要がある。そのため、ステップＳ１４０４において、当該電子メールの所属グループを１つ前の電子メールの所属グループに置き換える処理を行う。すなわち、電子メールに前後関係が存在する場合、電子メールの内容は前の電子メールの内容と強く関連していると考えられるため、１つ前の電子メールの所属グループを用いて当該電子メールの所属グループの修正を図ることで、適切な者に監査権限を付与することが可能となる。
【００６８】
他方で、所属グループ数の増加の原因として、新たな人物が電子メールのやり取りに加わったという可能性もある。この場合には、当該新たにやり取りに加わった人物の管理者による当該電子メールの監査を可能にする必要があるため、ステップＳ１４０６において、当該新たにやり取りに加わった人物の所属するグループを当該電子メールの所属グループとして追加する。
【００６９】
他方、追加されていないと判断した場合（ステップＳ１４０５：ＮＯ）は、処理をステップＳ１４０７に移行する。
【００７０】
ステップＳ１４０７では、本フローチャートで修正された所属グループリストのグループを当該電子メールの所属グループとして設定し、処理を終了する。
【００７１】
なお、電子メールの所属グループが複数設定される場合、当該電子メールは複数の管理者により監査されるように構成される。この場合、監査の結果設定される当該電子メールの評価値を、上記複数の管理者による評価値に基づいて決定する（例えば、上記複数の管理者による評価値の最大値、最小値、平均値を上記電子メールの評価値とする、管理者に優先順位を付けておき優先順位により評価値への影響度に差をつけて評価値を決定するなど）ように構成してもよい。
【００７２】
また、最初に監査をした管理者による評価値のみから決定すうように構成してもよい。
【００７３】
以上の処理により、兼務をしている送受信者の電子メールのやり取りにおいて、適切な管理者にのみ監査権限を付与することが可能となり、さらに新たな人物が電子メールのやり取りに加わった場合の監査者の追加にも対応できる。
以下、図４のフローチャートの説明に戻る。
【００７４】
電子メール送受信制御部３０２は、ステップＳ４０１で取得した電子メールが、ＨＤＤ２０４に保存されている送信不可条件に合致するかどうかを判断する（ステップＳ４０３）。
【００７５】
送信不可条件に合致すると判断された場合（ステップＳ４０３のＹｅｓ）は、処理をステップＳ４０５に移行し、当該電子メールの送信を中止する。
【００７６】
他方、送信不可条件に合致しないと判断された場合（ステップＳ４０３のＮｏ）は、処理をステップＳ４０４に移行し、ＨＤＤ２０４に保存されている送信保留条件に合致するか否かを判断する。
【００７７】
ステップＳ４０４で送信保留条件に合致しないと判断された場合（ステップＳ４０４のＮｏ）は、処理をステップＳ４０６に移行し、当該電子メールを送信する。
【００７８】
他方、ステップＳ４０４で送信保留条件に合致すると判断されると（ステップＳ４０４のＹｅｓ）、処理をステップＳ４０７に移行し、当該電子メールを保留状態として、ステップＳ４０８へ処理を進める。
【００７９】
なお、ここで保留状態とは、電子メール所属グループの管理者が目視確認の上で、送信可／送信不可を決定指示する場合に対応する。また、上述の「送信可」を「中継」と呼び、上述の「送信不可」の場合と「保留」の場合をまとめて「中断」と呼ぶ場合もある。
【００８０】
次にステップＳ４０８において、グループ情報３１０を参照し、ステップＳ４０２で設定した所属グループの管理者を特定する。具体的には、図１９の電子メール情報から、ステップＳ４０１で取得した電子メールの所属グループを抽出し、当該所属グループの管理者を図１８のグループ情報から特定する。
【００８１】
そして、ステップＳ４０８において特定した管理者に対して、電子メールの事前監査を行うように通知を行う（ステップＳ４０９）。この通知は、当該管理者に割り当てられている電子メールアドレスに対して、事前監査を促す旨の電子メールを送信するなどの手段で行えばよい。また、当該管理者がログインした際に、電子メールの事前監査を行うようにメッセージを表示するようにしてもよい。
【００８２】
そして、ステップＳ４１０では、電子メール送受信制御部３０２は、ステップＳ４０１で取得した電子メールをＨＤＤ２０４に保存するとともに、当該電子メールの送信状況データ（送信／保留／中止の状態を表すデータ）を設定し（ＨＤＤ２０４に保存し）、当該電子メールの情報（送信日時、送受信者アドレス、所属グループ等）を電子メール情報３１１に追加する。そして、本フローチャートの処理を終了する。
【００８３】
なお、送信状況データが「保留」となっている電子メールには、ステップＳ４０８で特定した管理者の情報を電子メールに紐付けてＨＤＤ２０４に保存するように構成してもよい。
【００８４】
また、送信状況データを当該電子メールに紐付けて電子メールデータ３１１に保存するように構成してもよい。
【００８５】
電子メールそのものの保存に関しては、ステップＳ４０１で取得した時点で行ってもかまわない。
【００８６】
次に、グループ管理者が電子メールの事前監査を行う際に電子メール監査サーバ１０３によって行われる処理について、図５を用いて説明する。
【００８７】
本処理は電子メール監視サーバ１０３のＣＰＵ２０１が電子メール監査マネージャ３０１の事前監査処理部３０４による制御に従って行うものである。
【００８８】
まず、事前監査処理部３０４は、情報処理装置１０４から保留メールに対する送信可否処理要求を受け付ける（ステップＳ５０１）。なお、送信可否処理要求については、グループ管理者が情報処理装置１０４を操作することで電子メール監査サーバ１０３に対して要求されるものである。
【００８９】
ステップＳ５０２では、当該グループ管理者の管理対象グループに属している保留メールを、当該送信可否処理要求の要求元の情報処理装置１０４の表示装置に表示させる。
【００９０】
詳細には、事前監査処理部３０４は、まず当該送信可否処理要求を行ったグループ管理者の権限を確認する。ここでは、事前監査処理部３０４はグループ情報３１０に基づいて、当該グループ管理者がグループ管理権限を有している（過去、現在のいずれかにおいてグループ管理者である）か否を判断する。
【００９１】
グループ管理者としての権限を有しないユーザによる要求である（過去、現在いずれにおいてもグループ管理者でない）と判断した場合には、事前監査処理部３０４は本処理を終了させる（不図示）。
【００９２】
一方、送信可否処理要求を行ったユーザがグループ管理者であると判定された場合は、グループ情報３１０に基づいて、当該グループ管理者にとって管理対象となる電子メール中で送信状況データが「保留」となっている電子メールをＨＤＤ２０４から取得して、その一覧を当該送信可否判断処理の要求を行った情報処理装置１０４の表示装置に表示させる（一覧画面の一例として図６）。
【００９３】
なお、図４のステップＳ４１０で既に「保留」電子メールと管理者とが紐付けられて記憶されている場合には、ステップＳ５０１で処理要求を受け付けた管理者に紐付けられた「保留」電子メールを取得して、その一覧を表示するように構成してもよい。
【００９４】
図６は、電子メール送受信制御部３０２によって送信を保留された電子メールに対して、当該電子メールの所属グループの管理者が事前に監査を行う際に用いられる画面の一例を示す図である。
【００９５】
本画面６０１を介した操作で、グループ管理者は、保留されている電子メールを送信する／削除する（送信しない）の指示を行うことになる。
【００９６】
例えば図６の画面では、保留メール一覧６０２の行をダブルクリックすることで、事前監査処理部３０４が不図示のメール内容確認画面を表示装置に表示させるように制御する。このメール内容確認画面に表示されている本文の内容や添付ファイル等に基づいて送信の可否判断を行うグループ管理者による入力部からの指示によって、事前監査処理部３０４は当該電子メールの送信／削除処理を行うことになる。メールの送信／削除処理を行う際にはグループ管理者は保留メール一覧６０２の行を選択し、動作選択リスト６０３から「送出」／「削除」を選択し、実行ボタン６０４により操作を実行する。
以下、図５のフローチャートの説明に戻る。
【００９７】
ステップＳ５０３では、事前監査処理部３０４は、グループ管理者による電子メールの選択指示（保留メール一覧６０２に表示された電子メールの選択）を受け付け、該選択指示がなされると、その指示に基づいて送信／削除処理を行う対象となる電子メールを指定し、ＲＡＭ２０２に記憶する。
【００９８】
次に、事前監査処理部３０４は、ユーザの画面を介しての操作指示に従って、送信指示（動作選択リスト６０３から「送出」を選択し、実行ボタンを操作する）があったか否かを判断する（ステップＳ５０４）。
【００９９】
そして、送信指示があったと判断した場合には（ステップＳ５０４のＹｅｓ）、事前監査処理部３０４は、ステップＳ５０３での選択指示に基づいて指定された電子メール（保留メール一覧６０２で選択状態の電子メール）の送信処理を行う（ステップＳ５０５）。
【０１００】
送信指示がされていない場合（ステップＳ５０４：ＮＯ）は、処理をステップＳ５０７に移行する。
【０１０１】
そして、事前監査処理部３０４は、ステップＳ５０５で送信処理を行った電子メールの送信状況データを「保留後送出」に変更する（ステップＳ５０６）。
【０１０２】
ステップＳ５０７では、事前監査処理部３０４は、ユーザの画面を介しての操作指示に従って、削除指示（動作選択リスト６０３から「削除」を選択し、実行ボタンを操作する）があったかどうかを判断する（ステップＳ５０７）。
【０１０３】
そして、事前監査処理部３０４は、削除指示があったと判断した場合には（ステップＳ５０７のＹｅｓ）、ステップＳ５０３での選択指示に基づいて指定された電子メール（保留メール一覧６０２で選択状態の電子メール）の送信状況データを「保留後削除」に変更する（ステップＳ５０８）。
【０１０４】
そして、事前監査処理部３０４は、ユーザの画面を介しての操作に基づいて、終了指示があったかどうかを判断する。なお、終了指示とは、例えば、図６に示した画面を閉じる指示や、ログアウトの指示等である。
【０１０５】
そして、事前監査処理部３０４は、まだ終了指示がないと判断した場合には（ステップＳ５０９のＮｏ）、ステップＳ５０３に処理を戻し、本フローチャートに示す電子メール事前監査を繰り返す。
【０１０６】
一方、事前監査処理部３０４は終了指示があったと判断した場合には（ステップＳ５０９でＹｅｓ）、処理を終了させる。
【０１０７】
なお、上述の構成では、送信メールに対して事前監査を行う例について説明したが、受信メール又は送受信メールの双方に対して事前監査を行うように構成してもよい。
【０１０８】
次に、図７を参照して、本システムで行われる電子メールの事後監査時において電子メール監査サーバ１０３によって行われる処理を説明する。
【０１０９】
本処理は、ＣＰＵ２０１が電子メール監査マネージャ３０１の事後監査処理部３０５による制御に従って行うものである。
【０１１０】
まず、事後監査処理部３０５は、グループ管理者による事後監査実施要求を情報処理装置１０４から受け付ける（ステップＳ７０１）。
【０１１１】
そして、当該グループ管理者の監査対象となる電子メールの選択／表示処理を行う（ステップＳ７０２）。なお、この処理の詳細については、以下に図８を用いて説明する。
【０１１２】
図８は、図７のステップＳ７０２のメールデータの選択／表示処理を示すフローチャートである。
【０１１３】
なお、図８の説明の前に、本電子メール監査システムにおいて、電子メールの監査を行う管理者をどのように決定しているかについて簡単に説明しておく。
【０１１４】
本システムにおいては、あるグループに所属している電子メールについては、当該グループのグループ管理者が監査を行うようにしている。ただし、グループの構成やその管理者は時間が経過すると変更が生じることになる。よって、本システムではグループ情報を時系列で管理し、電子メールが送信された時点における電子メールの所属グループのグループ管理者に監査を行わせる。
【０１１５】
まず、時系列で管理されたグループ情報の作成について、図１５を参照して説明する。
【０１１６】
図１５は電子メール監査サーバ１０３によって行われるグループ情報更新処理である。本処理はＣＰＵ２０１が、電子メール監査マネージャ３０１のグループ情報更新処理部３０６の制御に従って行うものである。
【０１１７】
まず、電子メール監査マネージャ３０１のグループ情報更新処理部３０６は、定期的（例えば１日１回）に最新のグループ構成情報を有しているＬＤＡＰサーバ１０２に対して問い合わせを行い、ＬＤＡＰサーバ１０２で管理している企業ディレクトリ情報（例えば図１７）を取得し、該取得したディレクトリ情報からグループ定義情報１８０１（図１８）内のディレクトリ検索式を用いて企業ディレクトリ情報を検索し、グループ構成情報を取得する（ステップＳ１５０１）。
【０１１８】
次にグループ情報更新処理部３０６は、グループ情報３１０のグループ情報テーブル１８０２（図１８）内の最も新しい各グループ情報を取得する（ステップＳ１５０２）。
【０１１９】
さらに、グループ情報更新処理部３０６は、ステップＳ１５０１での問い合わせにより取得した内容とステップＳ１５０２で取得したグループ情報とを比較して、前回本処理を行ってから変更点があったかを確認する（ステップＳ１５０３）。前回との変更がない（即ち、ステップＳ１５０１で取得した内容とステップＳ１５０２で取得したグループ情報が対応する）と判断した場合には（ステップＳ１５０３のＮｏ）、グループ情報更新処理部３０６は処理を終了させる。
【０１２０】
一方、前回から変更があった（即ち、ステップＳ１５０１で取得した内容とステップＳ１５０２で取得したグループ情報が対応しない）と判断した場合には（ステップＳ１５０３のＹｅｓ）、グループ情報更新処理部３０６は、変更があったグループの中に既存のグループで変更があったものがあるかを確認する（ステップＳ１５０４）。
【０１２１】
既存グループに変更があった場合には（ステップＳ１４０４のＹｅｓ）、グループ情報更新処理部３０６は、変更があったグループ情報の「有効期間」の「終了」を設定し（ステップＳ１５０５）、ステップＳ１５０６へ処理を進める。
【０１２２】
一方、既存グループに変更がなかった場合（ステップＳ１５０４のＮｏ）には、グループ情報更新処理部３０６は、そのままステップＳ１５０６へ処理を進める。
【０１２３】
ステップＳ１５０６では、グループ情報更新処理部３０６は、変更後の内容に基づいて、グループ情報を新たに作成して、グループ情報３１０のグループ情報テーブル１８０２（図１８）に登録し、処理を終了させる。なお、新たなグループを設ける際に、システムの管理者がグループ定義情報を作成し、該作成したグループ定義情報をグループ定義情報３０９のグループ定義情報テーブル１８０１（図１８）に登録するものとする。
【０１２４】
このようにして、ＬＤＡＰサーバ１０２のグループ情報に変更があった場合には、電子メール監査サーバ１０３はその履歴を保存しつつ、新規のグループデータを追加するようにしている。
【０１２５】
即ち、電子メール監査サーバ１０３はＨＤＤ２０４にグループ情報を保存するものであり、グループ情報更新処理部３０６は、ディレクトリ情報を管理する外部装置（ここではＬＤＡＰサーバ１０２）から取得するディレクトリ情報に基づいて、前記グループ情報を更新する、ことを特徴とする。
【０１２６】
なお、ＬＤＡＰサーバ１０２の企業ディレクトリのデータ更新タイミングの運用上の都合により、実際の異動日と差異も予想される。また、組織構成そのものの変更も予想される。よって、電子メール監査サーバ１０３側で、組織（グループ）と、グループのメンバを対応付けたグループ情報テーブル１８０２内のグループ名や有効期限などを、電子メール監査サーバ１０３の管理者により調整・編集可能に構成する。即ち、図１５に示した処理により、ＬＤＡＰサーバ１０２のデータに基づいて変更されたグループ情報テーブル１８０２を、電子メール監査サーバ１０３の管理者が調整・編集して変更できる。
【０１２７】
これにより、ある管理者ＩＤに対応するグループの有効期間を変更したり、削除したりして、企業のポリシーに応じた柔軟な運用が可能となる。
【０１２８】
即ち、有効期間の開始、終了日時、時刻の設定は、実運用に合わせて調整したり、月末、月初に調整したりできる。また、有効期間の管理が年月日単位で管理され、実際の組織実施日当日朝等に変更される場合、前記グループ情報の有効期間の流用を前日に設定したりできる。あるいは、企業ディレクトリ情報が、実際の組織変更日前日夜間等に変更させる場合は、新たなグループ情報の有効期間開始を翌日にすることも可能である。
【０１２９】
また、有効期間が所定の期間より古くなったグループ情報は、グループ情報テーブル１８０２から削除するように構成してもよい。
【０１３０】
上記図１５に示す処理で作成されるグループ情報は例えば、図１８の１８０２に示すようになる。
【０１３１】
図１６、図１８は電子メール監査サーバ１０３のＨＤＤ２０４内に記憶されるグループ定義情報テーブル、グループ情報テーブルの一例を表す図である。
【０１３２】
まず、図１６では、１６０１に示すように、組織情報がＧｒｏｕｐ１、Ｇｒｏｕｐ２という２つの組織があり、「２０１０年１月１日」にはＧｒｏｕｐ１には「Ａｋａｇｉ」、「Ｉｔｏ」、「Ｏｄａ」が含まれ、Ｇｒｏｕｐ２には「Ｕｅｍｕｒａ」、「Ｅｔｏ」、「Ｏｄａ」が含まれている。この「Ｏｄａ」は両方のグループに所属する（例えば兼務など）メンバである。Ｇｒｏｕｐ１の管理者はＡｄｍｉｎ１で、Ｇｒｏｕｐ２の管理者はＡｄｍｉｎ２であり、その組織が、４月１日に「Ｉｔｏ」がＧｒｏｕｐ１からＧｒｏｕｐ２へ異動し、７月１日にＧｒｏｕｐ１の管理者がＡｄｍｉｎ１からＡｄｍｉｎ３に変更になったことを示している。
【０１３３】
その際に、グループ情報がどのように変化するのかを示しているのが、図１８に示すグループ情報テーブル１８０２である。
【０１３４】
また、ＬＤＡＰサーバ１０２上で管理されている情報と、電子メール監査サーバ１０３で管理されている情報とを結びつけるために、グループ定義情報テーブル１８０１を用意している。
【０１３５】
このグループ定義情報テーブル１８０１では、電子メール監査サーバ１０３で管理しているグループ情報の履歴が、ＬＤＡＰサーバ１０２でどのような形で管理されているかを示す情報を有している。電子メール監査サーバ１０３のＣＰＵ２０１は、ＬＤＡＰサーバ１０２上で管理されている情報（図１７）を、グループ定義情報テーブル１８０１の「ディレクトリ検索式」に記述された「ｏｕ＝ｇｒｏｕｐ１」で検索することにより、ＬＤＡＰサーバ１０２上で管理されているグループの情報を取得することができる。
【０１３６】
図１７は、ＬＤＡＰサーバ１０２上で管理されている情報の一例を示す図である。
【０１３７】
図１６、図１８では、１６０１が示すように、例えばグループ情報は、４月１日に「Ｉｔｏ」がＧｒｏｕｐ１からＧｒｏｕｐ２に異動したことで、Ｇｒｏｕｐ１、Ｇｒｏｕｐ２双方に変更が生じている。よって、４月１日のタイミングで両方のグループ情報に変更が加えられている。また、７月１日にＧｒｏｕｐ１の管理者がＡｄｍｉｎ１からＡｄｍｉｎ３に変更されたため、７月１日のタイミングでＧｒｏｕｐ１に変更が加えられている。
【０１３８】
よって、グループ情報テーブル１８０２では、Ｇｒｏｕｐ１は３レコード、Ｇｒｏｕｐ２は２レコードを有しており、シリアル番号が「０」のレコードはＧｒｏｕｐ１、Ｇｒｏｕｐ２それぞれ２０１０年３月３１日以前のグループ構成を表す情報が（有効期間の終了が２０１０年３月３１日になっている）、シリアル番号が「１」のレコードはＧｒｏｕｐ１の２０１０年４月１日から２０１０年６月３０日までのグループ構成を示す情報が（有効期間の開始が２０１０年４月１日、終了が２０１０年６月３０日になっている）、Ｇｒｏｕｐ２の２０１０年４月１日以降のグループ構成を示す情報が（有効期間の開始が２０１０年４月１日になっている）、シリアル番号が「２」のレコードはＧｒｏｕｐ１の２０１０年７月１日以降のグループ構成を示す情報（有効期間の開始が２０１０年７月１日となっている）が登録されている。
【０１３９】
以上示したように、ＬＤＡＰサーバ１０２上で管理されている企業ディレクトリ情報に対して、電子メール監査サーバ１０３のＣＰＵ２０１が、複製情報を作成して、その履歴を蓄積管理することにより、ＬＤＡＰサーバ１０２側と電子メール監査サーバ１０３側の双方で企業ディレクトリ情報を二重登録して管理する必要がなくなり、管理者の登録及びメンテナンスの手間を大いに削減することができる。
【０１４０】
以上が本発明におけるグループ及び管理者に関する説明である。
以下図８のフローチャートの説明を行う。
【０１４１】
まず、グループ管理者から電子メールの事後監査の要求があると、ＣＰＵ２０１は図７のステップＳ７０１で電子メールの事後監査要求のあったグループ管理者の管理対象グループ及びその期間をグループ情報（図１８の１８０２）から取得する（ステップＳ８０１）。
【０１４２】
そして、図９のような画面９０１を、当該グループ管理者が使用する情報処理装置１０４の表示装置に表示させて、検索対象期間の指示入力を受け付ける（ステップＳ８０２）。
【０１４３】
図９は、グループ管理者が電子メールの事後監査を行う際に、当該グループ管理者が使用する情報処理装置１０４の表示装置に表示されることになる電子メール検索画面の一例を示す図である。
【０１４４】
本画面９０１は、情報処理装置１０４からの要求に基づき、電子メール監査サーバ１０３のＣＰＵ２０１によって作成され、該情報処理装置１０４に送信される。
【０１４５】
この画面９０１を介してグループ管理者は、事後監査を行う期間だけでなく、発信者メールアドレス、受信者・同報者アドレス、メールサイズ等の条件を入力して電子メールの検索を行わせることも可能である。なお、この画面９０１には、図示しない「確定」ボタンが設けられており、この「確定」ボタンが情報処理装置１０４のポインティングデバイス等で指示されることにより、検索対象期間等の指示入力が確定し、情報処理装置１０４から電子メール監査サーバ１０３に送信される。
以下図８のフローチャートの説明に戻る。
【０１４６】
電子メール監査マネージャ３０１の事後監査処理部３０５は図９に示した画面から検索対象期間の入力がされた場合には（ステップＳ８０２のＹｅｓ）、入力された内容で検索対象期間をＲＡＭ２０２内に設定する（ステップＳ８０３）。なお、検索対象期間が設定されていない場合は、検索対象期間は全期間を設定したものとする。
【０１４７】
その後、事後監査処理部３０５は、設定された検索対象期間内の電子メールデータを図１９の１９０１に示すような電子メール情報（情報管理装置３０７内の電子メール情報３１１）から１件ずつ取得する（ステップＳ８０４）（抽出手段）。
【０１４８】
図１９の１９０１は、電子メール情報の詳細の一例を示す図である。
【０１４９】
図１９の１９０１に示すように、本実施形態では、電子メール情報として、電子メールを一意に識別するためのＩＤ、電子メールの送信日時、電子メールの送信者の電子メールアドレス、受信者のメールアドレス、この電子メールの所属グループ等が電子メール監視サーバ１０３内の情報管理装置３０７内に保存管理されている。ＣＰＵ２０１は、このグループ情報に基づいて当該メールの監査を行うグループ管理者を決定することになる。
【０１５０】
図１９の１９０２は、前後関係のある電子メールの具体例を示したものである。１９０２の例では、「メールＩＤ：ＫＫＩ８８５７３」の電子メールに対する返信メールが「メールＩＤ：ＫＩＯ９９３９５」の電子メールであることを示している。すなわち、「メールＩＤ：ＫＫＩ８８５７３」は「メールＩＤ：ＫＩＯ９９３９５」の１つ前の電子メールである。
以下図８のフローチャートの説明に戻る。
【０１５１】
次に、事後監査処理部３０５は、ステップＳ８０１で取得した当該グループ管理者の管理対象グループと、電子メールの所属グループ情報から、ステップＳ８０４で取得した電子メールが当該グループ管理者によって監査を行うべき電子メールであるかを判断する（ステップＳ８０５）。
【０１５２】
なお、当該グループ管理者が管理していたグループと当該電子メールの所属グループが同一の場合には、当該電子メールは当該グループ管理者の監査対象であると判断する。ここで、当該電子メールが既に事後監査を終了している場合には、監査対象としないように制御しても勿論構わない。監査対象とする場合には、監査結果の変更を受け付けることになる。
【０１５３】
そして、ステップＳ８０４で取得した電子メールが当該グループ管理者によって監査を行うべき電子メールであると判断された場合には（ステップＳ８０５のＹｅｓ）、事後監査処理部３０５は、ステップＳ８０４で取得した電子メールデータが、図９の画面を介して入力されたその他の検索条件に合致するかを判断する（ステップＳ８０６）。
【０１５４】
そして、ステップＳ８０６で合致していると判断した場合には（ステップＳ８０６のＹｅｓ）、事後監査処理部３０５は処理をステップＳ８０７に移行し、当該ステップＳ８０４で取得した電子メールのデータを表示対象の電子メールデータとしてＲＡＭ２０２内の所定の記憶領域に追加し、処理をステップＳ８０８に進める。
【０１５５】
ステップＳ８０８では、事後監査処理部３０５は、ステップＳ８０７で表示対象メールに追加された電子メールデータの評価処理を行う。詳細には、事後監査処理部３０５は、公知の類似検索技術を用いて、当該電子メールデータの類似文検索を、ＨＤＤ２０４に蓄積されている過去に評価された電子メールデータ（評価値は後述する図１２に示すようにＨＤＤ２０４に格納されている）から行う。そして、過去に評価された電子メールデータの中から、ある一定の類似度以上ある電子メールデータの評価を取得して平均し（類似度に応じて傾斜配分してもよい）、電子メールの評価を推測する。そして推測した評価を、当該電子メールデータに紐付けてＲＡＭ２０２内の所定の記憶領域に追加する。例えば、当該電子メールと類似度が２０％以上ある過去に評価された電子メールが、類似度９０％で評価１００、類似度６０％で評価１００、類似度２０％で評価５０であったとすると、平均化した場合、当該電子メールの評価は「７５」と推測される。
【０１５６】
そして、ステップＳ８０８の評価処理が終了すると、事後監査処理部３０５はステップＳ８０９へ処理を進める。
【０１５７】
一方、ステップＳ８０４で取得した電子メールデータが当該グループ管理者によって監査を行うべき電子メールでないと判断された場合（ステップＳ８０５のＮｏ）、又は、ステップＳ８０４で取得した電子メールデータが図９の画面を介して入力されたその他の検索条件に合致しないと判断された場合には（ステップＳ８０６のＮｏ）、そのままステップＳ８０９に処理を進める。
【０１５８】
その後、ステップＳ８０９では、検索対象期間の電子メールで未処理のものがないという状態になるまで（ステップＳ８０９のＮｏ）、ステップＳ８０４からステップＳ８０８の処理を繰り返す。
【０１５９】
そして、全てのメールに対する処理が終了後（即ち、事後監査処理部３０５が検索対象期間の電子メールで未処理のものがないと判断した場合）（ステップＳ８０９のＮｏ）、事後監査処理部３０５は、表示対象メールデータを当該グループ管理者が使用する情報処理装置１０４の表示装置に表示させる（ステップＳ８１０）。例えば図１０の画面１００１のイメージになる。尚、ここでは、評価値の高い順にソートして表示する。また、本実施形態では、評価値の高いほうが評価の悪い（送信不可になる可能性が高い）電子メールとなる。
【０１６０】
なお、ＣＰＵ２０１が、設定される運用条件に基づいて、評価１００７がある一定の値（上記運用条件に含まれる閾値）より高い電子メール（即ち、評価が悪く送信不可と判断される可能性が高い電子メール）のみを、画面１００１に表示させるように制御して、推定の評価がある一定の値（閾値）より高い電子メールのみを管理者に評価（監査）させるように構成してもよい。これにより、監査対象の電子メールの絞込みを行うことができる。
【０１６１】
以上の処理により、電子メールの保存データが長期に及んで、途中の被管理者の移動や管理者の移動がなされてしまった場合でも、電子メール送信時における電子メールの所属グループ、及び、該グループを管理する管理者を特定して、その電子メールを送信したときに、該電子メールの所属グループを管理していた管理者を容易に特定して、当該電子メールを監査させる一覧（図１０）を作成することができる。
【０１６２】
以上のように、電子メール監査サーバ１０３のＣＰＵ２０１は、グループ管理者のいずれかから電子メールの監査処理要求があった場合、蓄積保存されている電子メールから、電子メールの所属グループの当該管理者が、前記電子メールの監査処理要求を行った管理者である電子メールを当該管理者が監査する電子メールとして抽出し、該抽出された電子メールに対しての監査情報を前記管理者に入力させる構成を特徴とする。
【０１６３】
よって、電子メールの事後監査の際に、メール送信当時の当該電子メールの所属グループ管理者に電子メールの監査を行わせることが可能なるので、メール送信者や管理者の異動などにより電子メール送信時と監査者に変更が加えられた後でも、他の管理者による監査が行われることがなくなり、本来アクセスできなかった情報にアクセスされることがない。また、メール送信者が複数グループに所属している場合には、管理者に同報することで情報を開示できる管理者を特定することが可能であり、さらに前後関係のある電子メールでは該前後関係を考慮して電子メールの所属グループを決定するため、適切な管理者に監査を行わせることが可能になるので、結果として情報が拡散することによる情報漏洩発生の危険性を低減することが可能になる。
【０１６４】
従って、ある社員の電子メールの監査を行う管理者であった上長が、管理対象となる当該社員により発せられた情報についてのみアクセス可能で且つ、それ以外の情報にアクセスすることを許容しないアクセス権の管理を行うことができる。
【０１６５】
また、過去の評価結果から類似文検索を行って未監査メールの評価を推測し、該推測した評価値から監査を実施すべきメールの優先順位を提示したり、監査すべきメールと監査しなくてよいメールの分類を行ったりすることができる。
【０１６６】
このように、電子メール監査サーバ１０３のＣＰＵ２０１は、前記抽出された電子メールと類似する電子メールをＨＤＤ２０４から取得し、該取得した電子メールの監査情報をＨＤＤ２０４に保存してある事後監査結果ＤＢ（図１２）から取得し、該取得した前記類似する電子メールの監査情報に基づいて、前記抽出された電子メールの評価を推定し、推定された評価を前記管理者に提示し、前記抽出された電子メールに対しての監査情報を前記管理者に入力させることを特徴とする。
【０１６７】
また、電子メール監査サーバ１０３のＣＰＵ２０１は前記推定された評価に基づく順序で、前記抽出された電子メールに対しての監査情報を前記管理者に入力させることを特徴とする。
【０１６８】
以上が、メールデータの選択／表示処理の詳細を示すフローチャートである。
【０１６９】
図１０は図８に示した電子メールの選択／表示処理に基づく結果を表示するための検索結果一覧画面１００１の一例を示す図である。
【０１７０】
本画面１００１では、検索条件に合致したメールについて、それぞれの事後監査の実施状況（監査状況）１００２、メール件名１００３、発信者アドレス１００４、受信者・同報者アドレス１００５、送信日時１００６、評価１００７等が表示される。
【０１７１】
この評価１００７は、上述したように、例えば、当該電子メールと類似の電子メールを予め公知の類似文検索技術を用いて検索し、一定以上の類似度を有すると判定された電子メール（類似電子メール）に対しての他のグループ管理者に評価に基づいて評価値（推定評価値）を算出した推定評価値である（監査済みの場合は確定した評価値）。
【０１７２】
本画面１００１で表示する電子メールについてはソートを行うことが勿論可能である。よって、推定評価値（評価１００７）を降順でソートした場合には、送信不可となる可能性が高い電子メールを優先的に事後監査することが可能となり、それ以降の他のグループ管理者が事後監査を行う際の指標となりうるデータをより早く蓄積することが可能になる。
【０１７３】
なお、デフォルトでは、ＣＰＵ２０１は、この画面１００１に一覧表示する電子メールを、評価１００７に示される推定評価値の高い順にソートして表示するように制御する。
【０１７４】
なお、評価１００７以外の項目、即ち、監査状況１００２、メール件名１００３、発信者アドレス１００４、受信者・同報者アドレス１００５、送信日時１００６等の項目でもソート可能に構成してもよい。また、図１０では監査の終了／未了如何にかかわらず全てのメールについても表示しているが、監査済みのメールのみを表示対象とする設定、未監査のメールのみを表示対象とする設定も可能である。
【０１７５】
また、この画面１００１で一覧の行を当該グループ管理者が使用する情報処理装置１０４のポインティングデバイスでダブルクリック指示することで、電子メール監査サーバ１０３のＣＰＵ２０１がこれを検知して、図１１に示すような詳細確認画面１１０１を、当該グループ管理者が使用する情報処理装置１０４のディスプレイに表示させることが可能である。
【０１７６】
詳細確認画面１１０１での評価入力は、類似電子メールに対する事後監査の結果を踏まえ、例えば、１１０２に示すような評価入力で、「送信可」と評価されたものは「０」、「要チェック」や「どちらともいえない」と評価されたものに対しては「５０」、「送信不可」と判断されたものには「１００」と評価を数値化しておく。なお、この数値例は一例であり、任意に調整が可能である。また、「送信可」、「送信不可」等のカテゴリについてもこれに限定されるものではなく任意に設定可能である。
以下図７のフローチャートの説明に戻る。
【０１７７】
ステップＳ７０２のメールデータの選択・表示処理（図８）が終了すると、事後監査処理部３０５は、図１０に示した画面を介して、メールデータの詳細表示要求（メール一覧の各行のダブルクリック指示）を受けたかどうかを判断して（ステップＳ７０３）、指示を受けたと判断した場合には（ステップＳ７０３でＹｅｓ）、指示されたメールの詳細を当該グループ管理者が使用する情報処理装置１０４のディスプレイに表示させる（ステップＳ７０４）（）。その際には図１１のような画面が表示されることになる。
【０１７８】
図１１は、電子メールの事後監査画面１１０１の一例を示す図である。
【０１７９】
この画面１１０１でグループ管理者からの、電子メールの宛先（ＴＯ）や同報宛先（ＣＣ）やＢＣＣなど、どのメールアドレスに対してメールが送信されたか、またその本文の内容、電子メールに添付されたファイルの内容等を確認し、実際にはそのメールはどう対処すべきであったのか（送信可／送信不可／要チェック／どちらともいえない）を評価１１０２欄のラジオボタンによる入力により受け付け（入力受付手段）、「確認」ボタン１１０３が押下されることで電子メールの事後監査が完了することになる。
【０１８０】
なお、管理者は、本文１１０４のみでなく、添付１１０５にて、添付ファイルをポインティングデバイスでクリック指示することにより、添付ファイルの内容も確認可能である。
以下図７のフローチャートの説明に戻る。
【０１８１】
そして、事後監査処理部３０５は、図１１のような画面を介して監査終了指示入力を受け付けた（「確認」ボタン１１０３が押下された）と判断した場合には（ステップＳ７０５でＹｅｓ）、監査結果のデータをＨＤＤ２０４内の事後監査結果ＤＢ（図１２）に保存する。
【０１８２】
そして、上記ステップＳ７０３からステップＳ７０６の処理を、グループ管理者からの終了支持を受けるまで（図１０の「終了」ボタン１００８がクリック指示されるまで）行うことになる。
【０１８３】
即ち、事後監査処理部３０５は、ユーザによる画面を介しての操作に基づいて、終了指示があったか否かを判断する。なお、終了指示とは、例えば、図１０の画面を閉じる指示や、ログアウトの指示等である。
【０１８４】
そして、事後監査処理部３０５は、まだ終了指示がないと判断した場合には（ステップＳ７０７でＮｏ）、ステップＳ７０３に処理を戻す。
【０１８５】
一方、事後監査処理部３０５は、終了指示があったと判断した場合には（ステップＳ７０７でＹｅｓ）、処理を終了させる。
【０１８６】
図１２は、電子メールの事後監査結果を登録しておく事後監査結果ＤＢの構成の一例を示す図である。
【０１８７】
図１２に示すように、事後監査結果ＤＢには電子メールを一意に識別するＩＤ情報、監査実施日時、監査者、評価等が登録されることになる。
【０１８８】
例えば、「送信可」の場合「０」、送信不可の場合「１００」、「要チェック」の場合「５０」、「どちらともいえない」の場合「５０」が評価欄に登録される。なお、この数値例は一例であり、任意に調整が可能である。また、「送信可」、「送信不可」等のカテゴリについてもこれに限定されるものではなく、任意に設定可能である。
【０１８９】
なお、電子メールが複数のグループに所属している場合には、それぞれのグループ管理者によって事後監査が行われることになるので、１つのメールに対する事後監査データが複数存在することもある。
【０１９０】
以上の事後監査処理によって、送信可（送出）／保留／送信不可（削除）の電子メール監査サーバによるフィルタリングルールに従った処理に基づいての監査とは別に、その監査が妥当であったかを各管理者が事後監査の際に判断させ、データの蓄積を行っていく。
【０１９１】
なお、本実施形態では、電子メールの監査権を例にして説明したが、上記電子メールの送信者、送信日時を、情報の作成者、作成日時に読み替えることにより、一般の情報のアクセス権を管理することができる。
【０１９２】
この構成により、管理者であった上長が、管理対象となる社員により発せられた情報についてのみアクセス可能で且つ、それ以外の情報にはアクセスすることを許容しないアクセス権の管理を行うことができる。
【０１９３】
情報監査の際に、情報作成当時の管理者に監査を行わせることが可能になるので、情報作成者や管理者の異動などにより、情報作成者と監査者に変更が加えられた後でも、他の管理者による監査が行われることがないので、結果として情報が拡散することによる情報漏洩発生の危険性を低減させることが可能になる。
【符号の説明】
【０１９４】
１０１ 電子メールサーバ
１０２ ＬＤＡＰサーバ
１０３ 電子メール監査サーバ
１０４ 情報処理装置
１０６ 広域ネットワーク
１０７ 電子メールサーバ
１０８ 情報処理装置
１０９ ローカルエリアネットワーク
【特許請求の範囲】
【請求項１】
グループに所属する各メンバのメールアドレスと該グループの管理者を含むグループ情報を記憶する記憶手段と、
電子メールを蓄積保存する第１の保存手段と、
電子メールの送信先又は送信元として設定されたメンバが所属するグループを前記記憶手段に記憶されたグループ情報を用いて特定するグループ特定手段と、
前記グループ特定手段により特定された前記メンバが所属するグループが複数あるか否かを判定するグループ数判定手段と、
前記グループ数判定手段により複数のグループが前記グループ特定手段により特定されたと判定された場合に、当該特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されているか否かを判定する管理者設定判定手段と、
前記管理者設定判定手段により、前記特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されていると判定された場合、当該設定された管理者が管理するグループに当該電子メールを所属させる電子メール管理手段と、
前記管理者から前記電子メールの監査処理要求があった場合に、当該管理者が管理するグループに所属する電子メールを前記第１の保存手段で蓄積保存されている電子メールから抽出する抽出手段と、
前記抽出手段で抽出された電子メールに対しての監査情報を前記電子メールの監査処理要求を行った管理者に入力させるための入力受付手段と、
を有することを特徴とする電子メール監査装置。
【請求項２】
前記電子メール監査装置は、さらに、
前記電子メールに前後関係のある電子メールが存在するか否かを判定する前後関係判定手段を有し、
前記電子メール管理手段は、さらに、
前記前後関係判定手段により、前後関係のある電子メールが存在すると判定された場合に、前記電子メールと前後関係のある電子メールが所属するグループに前記電子メールを所属させることを特徴とする請求項１に記載の電子メール監査装置。
【請求項３】
前記電子メール管理手段は、さらに、
前記電子メールが所属するグループ数の方が、前記電子メールと前後関係のある電子メールが所属するグループ数より多い場合に、前記電子メールと前後関係のある電子メールが所属するグループに前記電子メールを所属させることを特徴とする請求項２に記載の電子メール監査装置。
【請求項４】
前記電子メール管理手段は、さらに、
前記電子メールと前後関係のある電子メールに設定されていない送信先又は送信元が、前記電子メールの送信先又は送信元に設定されている場合、当該送信先又は送信元として設定されたメンバの所属するグループに前記電子メールを所属させることを特徴とする請求項２または３に記載の電子メール監査装置。
【請求項５】
前記グループ情報には、さらに、
前記管理者が前記グループを管理する権限を有する期間を示す情報を含み、
前記記憶手段は、さらに、
前記グループ情報の履歴を記憶し、
前記抽出手段は、さらに、
前記グループを管理する権限を有する期間を示す情報に従い、前記監査要求をした管理者が管理権限を有する期間に送受信された電子メールを抽出することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の電子メール監査装置。
【請求項６】
前記記憶手段に記憶される前記グループ情報を更新する更新手段を設けた、ことを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の電子メール監査装置。
【請求項７】
前記更新手段は、外部装置から取得する情報に基づいて、前記グループ情報を更新する、ことを特徴とする請求項６に記載の電子メール監査装置。
【請求項８】
前記更新手段はディレクトリ情報を管理する外部装置から取得するディレクトリ情報に基づいて、前記グループ情報を更新する、ことを特徴する請求項７に記載の電子メール監査装置。
【請求項９】
グループに所属する各メンバのメールアドレスと該グループの管理者を含むグループ情報を記憶し、電子メールを蓄積保存する電子メール監査装置における電子メール監査方法であって、
前記電子メール監査装置のグループ特定手段が、電子メールの送信先又は送信元として設定されたメンバが所属するグループを前記記憶手段に記憶されたグループ情報を用いて特定するグループ特定工程と、
前記電子メール監査装置のグループ数判定手段が、前記グループ特定工程により特定された前記メンバが所属するグループが複数あるか否かを判定するグループ数判定工程と、
前記電子メール監査装置の管理者設定判定手段が、前記グループ数判定工程により複数のグループが前記グループ特定手段により特定されたと判定された場合に、当該特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されているか否かを判定する管理者設定判定工程と、
前記電子メール監査装置の電子メール管理手段が、前記管理者設定判定工程により、前記特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されていると判定された場合、当該設定された管理者が管理するグループに当該電子メールを所属させる電子メール管理工程と、
前記電子メール監査装置の抽出手段が、前記管理者から前記電子メールの監査処理要求があった場合に、当該管理者が管理するグループに所属する電子メールを前記蓄積保存されている電子メールから抽出する抽出工程と、
前記電子メール監査装置の入力受付手段が、前記抽出工程で抽出された電子メールに対しての監査情報を前記電子メールの監査処理要求を行った管理者に入力させるための入力受付工程と、
を有することを特徴とする電子メール監査方法。
【請求項１０】
電子メール監査装置で実行可能なプログラムであって、
前記電子メール監査装置を、
グループに所属する各メンバのメールアドレスと該グループの管理者を含むグループ情報を記憶する記憶手段と、
電子メールを蓄積保存する第１の保存手段と、
電子メールの送信先又は送信元として設定されたメンバが所属するグループを前記記憶手段に記憶されたグループ情報を用いて特定するグループ特定手段と、
前記グループ特定手段により特定された前記メンバが所属するグループが複数あるか否かを判定するグループ数判定手段と、
前記グループ数判定手段により複数のグループが前記グループ特定手段により特定されたと判定された場合に、当該特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されているか否かを判定する管理者設定判定手段と、
前記管理者設定判定手段により、前記特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されていると判定された場合、当該設定された管理者が管理するグループに当該電子メールを所属させる電子メール管理手段と、
前記管理者から前記電子メールの監査処理要求があった場合に、当該管理者が管理するグループに所属する電子メールを前記第１の保存手段で蓄積保存されている電子メールから抽出する抽出手段と、
前記抽出手段で抽出された電子メールに対しての監査情報を前記電子メールの監査処理要求を行った管理者に入力させるための入力受付手段として機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項１１】
請求項１０に記載されたプログラムを記録したコンピュータが読み取り可能な記憶媒体。
【請求項１】
グループに所属する各メンバのメールアドレスと該グループの管理者を含むグループ情報を記憶する記憶手段と、
電子メールを蓄積保存する第１の保存手段と、
電子メールの送信先又は送信元として設定されたメンバが所属するグループを前記記憶手段に記憶されたグループ情報を用いて特定するグループ特定手段と、
前記グループ特定手段により特定された前記メンバが所属するグループが複数あるか否かを判定するグループ数判定手段と、
前記グループ数判定手段により複数のグループが前記グループ特定手段により特定されたと判定された場合に、当該特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されているか否かを判定する管理者設定判定手段と、
前記管理者設定判定手段により、前記特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されていると判定された場合、当該設定された管理者が管理するグループに当該電子メールを所属させる電子メール管理手段と、
前記管理者から前記電子メールの監査処理要求があった場合に、当該管理者が管理するグループに所属する電子メールを前記第１の保存手段で蓄積保存されている電子メールから抽出する抽出手段と、
前記抽出手段で抽出された電子メールに対しての監査情報を前記電子メールの監査処理要求を行った管理者に入力させるための入力受付手段と、
を有することを特徴とする電子メール監査装置。
【請求項２】
前記電子メール監査装置は、さらに、
前記電子メールに前後関係のある電子メールが存在するか否かを判定する前後関係判定手段を有し、
前記電子メール管理手段は、さらに、
前記前後関係判定手段により、前後関係のある電子メールが存在すると判定された場合に、前記電子メールと前後関係のある電子メールが所属するグループに前記電子メールを所属させることを特徴とする請求項１に記載の電子メール監査装置。
【請求項３】
前記電子メール管理手段は、さらに、
前記電子メールが所属するグループ数の方が、前記電子メールと前後関係のある電子メールが所属するグループ数より多い場合に、前記電子メールと前後関係のある電子メールが所属するグループに前記電子メールを所属させることを特徴とする請求項２に記載の電子メール監査装置。
【請求項４】
前記電子メール管理手段は、さらに、
前記電子メールと前後関係のある電子メールに設定されていない送信先又は送信元が、前記電子メールの送信先又は送信元に設定されている場合、当該送信先又は送信元として設定されたメンバの所属するグループに前記電子メールを所属させることを特徴とする請求項２または３に記載の電子メール監査装置。
【請求項５】
前記グループ情報には、さらに、
前記管理者が前記グループを管理する権限を有する期間を示す情報を含み、
前記記憶手段は、さらに、
前記グループ情報の履歴を記憶し、
前記抽出手段は、さらに、
前記グループを管理する権限を有する期間を示す情報に従い、前記監査要求をした管理者が管理権限を有する期間に送受信された電子メールを抽出することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の電子メール監査装置。
【請求項６】
前記記憶手段に記憶される前記グループ情報を更新する更新手段を設けた、ことを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の電子メール監査装置。
【請求項７】
前記更新手段は、外部装置から取得する情報に基づいて、前記グループ情報を更新する、ことを特徴とする請求項６に記載の電子メール監査装置。
【請求項８】
前記更新手段はディレクトリ情報を管理する外部装置から取得するディレクトリ情報に基づいて、前記グループ情報を更新する、ことを特徴する請求項７に記載の電子メール監査装置。
【請求項９】
グループに所属する各メンバのメールアドレスと該グループの管理者を含むグループ情報を記憶し、電子メールを蓄積保存する電子メール監査装置における電子メール監査方法であって、
前記電子メール監査装置のグループ特定手段が、電子メールの送信先又は送信元として設定されたメンバが所属するグループを前記記憶手段に記憶されたグループ情報を用いて特定するグループ特定工程と、
前記電子メール監査装置のグループ数判定手段が、前記グループ特定工程により特定された前記メンバが所属するグループが複数あるか否かを判定するグループ数判定工程と、
前記電子メール監査装置の管理者設定判定手段が、前記グループ数判定工程により複数のグループが前記グループ特定手段により特定されたと判定された場合に、当該特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されているか否かを判定する管理者設定判定工程と、
前記電子メール監査装置の電子メール管理手段が、前記管理者設定判定工程により、前記特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されていると判定された場合、当該設定された管理者が管理するグループに当該電子メールを所属させる電子メール管理工程と、
前記電子メール監査装置の抽出手段が、前記管理者から前記電子メールの監査処理要求があった場合に、当該管理者が管理するグループに所属する電子メールを前記蓄積保存されている電子メールから抽出する抽出工程と、
前記電子メール監査装置の入力受付手段が、前記抽出工程で抽出された電子メールに対しての監査情報を前記電子メールの監査処理要求を行った管理者に入力させるための入力受付工程と、
を有することを特徴とする電子メール監査方法。
【請求項１０】
電子メール監査装置で実行可能なプログラムであって、
前記電子メール監査装置を、
グループに所属する各メンバのメールアドレスと該グループの管理者を含むグループ情報を記憶する記憶手段と、
電子メールを蓄積保存する第１の保存手段と、
電子メールの送信先又は送信元として設定されたメンバが所属するグループを前記記憶手段に記憶されたグループ情報を用いて特定するグループ特定手段と、
前記グループ特定手段により特定された前記メンバが所属するグループが複数あるか否かを判定するグループ数判定手段と、
前記グループ数判定手段により複数のグループが前記グループ特定手段により特定されたと判定された場合に、当該特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されているか否かを判定する管理者設定判定手段と、
前記管理者設定判定手段により、前記特定されたグループの管理者のいずれかが当該電子メールの送信先として設定されていると判定された場合、当該設定された管理者が管理するグループに当該電子メールを所属させる電子メール管理手段と、
前記管理者から前記電子メールの監査処理要求があった場合に、当該管理者が管理するグループに所属する電子メールを前記第１の保存手段で蓄積保存されている電子メールから抽出する抽出手段と、
前記抽出手段で抽出された電子メールに対しての監査情報を前記電子メールの監査処理要求を行った管理者に入力させるための入力受付手段として機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項１１】
請求項１０に記載されたプログラムを記録したコンピュータが読み取り可能な記憶媒体。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【公開番号】特開２０１２−６０２７０（Ｐ２０１２−６０２７０Ａ）
【公開日】平成２４年３月２２日（２０１２．３．２２）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２０１０−１９９３９８（Ｐ２０１０−１９９３９８）
【出願日】平成２２年９月６日（２０１０．９．６）
【出願人】（５９２１３５２０３）キヤノンＩＴソリューションズ株式会社 (528)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２４年３月２２日（２０１２．３．２２）
【国際特許分類】
【出願日】平成２２年９月６日（２０１０．９．６）
【出願人】（５９２１３５２０３）キヤノンＩＴソリューションズ株式会社 (528)
【Ｆターム（参考）】
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