データ処理装置及びデータ処理システム
【課題】新たに生成するフォルダに対してもアクセス権を容易に設定可能とするデータ処理装置の提供。
【解決手段】電子メールを送受信可能な通信手段と、前記通信手段で受信した電子メールに係る情報を記憶する記憶手段と、受信した電子メールの情報を記憶させるフォルダを前記記憶手段に自動的に生成する制御手段とを有し、前記制御手段は前記フォルダを識別する識別子を自動的に生成することを特徴とするデータ処理装置。
【解決手段】電子メールを送受信可能な通信手段と、前記通信手段で受信した電子メールに係る情報を記憶する記憶手段と、受信した電子メールの情報を記憶させるフォルダを前記記憶手段に自動的に生成する制御手段とを有し、前記制御手段は前記フォルダを識別する識別子を自動的に生成することを特徴とするデータ処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
データ処理装置及びデータ処理システムに関し、特に電子メールを送受信可能なデータ処理装置及びデータ処理システムに関する。
【背景技術】
【0002】
従来から複数のユーザーがアクセス可能な情報を管理する情報管理システムが知られており、例えば画像メモリに蓄積されている文書又はフォルダに対するアクセス権限を設定,変更,追加,又は消去するものが知られている(例えば特許文献1参照。)。
【特許文献1】特開2006−85617号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【0003】
しかし、特許文献1に記載された画像形成装置のアクセス権限の設定方法はユーザー又はグループに与えるアクセス権限を記述した設定ファイルの記述内容に従って、元々作成済みのフォルダに対してアクセス権限を付与する方法であるため、新たに生成するフォルダには対応できず、またアクセス権の設定ファイルを作成するための煩わしさがあるという問題点があった。
【0004】
本発明は上記問題点に鑑み、新たに生成するフォルダに対してもアクセス権を容易に設定可能とするデータ処理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0005】
1、電子メールを送受信可能な通信手段と、前記通信手段で受信した電子メールに係る情報を記憶する記憶手段と、受信した電子メールの情報を記憶させるフォルダを前記記憶手段に自動的に生成する制御手段とを有し、前記制御手段は前記フォルダを識別する識別子と前記フォルダへのアクセスを可能とするアクセス権情報とを自動的に生成することを特徴とするデータ処理装置。
【0006】
2、受信した電子メールに係る情報のうち少なくとも発信者アドレス情報と件名情報と受信者アドレス情報とを取得し、取得した発信者アドレス情報と受信者アドレス情報とに基づいて発受信者アドレスフォルダを生成し、該発受信者アドレスフォルダに基づいて前記アクセス権情報を発信する前記制御手段を有することを特徴とする前記1項に記載のデータ処理装置。
【0007】
3、前記識別子は複数桁の、数字、又は文字、又は数字と文字の組み合わせ、で構成されていることを特徴とする前記2項に記載のデータ処理装置。
【0008】
4、前記受信した電子メールのうち、話題のきっかけとなる第1の電子メールの情報を記憶させる前記フォルダを前記記憶手段に自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記1〜3のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【0009】
5、前記アクセス権情報を、前記識別子に少なくとも前記件名情報を付加して自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記4項に記載のデータ処理装置。
【0010】
6、前記アクセス権情報を、前記識別子に少なくとも前記件名情報と前記発信者アドレス情報とを付加して自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記4項に記載のデータ処理装置。
【0011】
7、前記アクセス権情報を、前記識別子に少なくとも前記件名情報と前記発信者アドレス情報と各受信者アドレス情報を付加して自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記4項に記載のデータ処理装置。
【0012】
8、前記フォルダの中に、同一の件名情報を有する電子メールに係る情報を記憶したサブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記4〜7のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【0013】
9、前記フォルダの中に、前記第1の電子メールの情報に基づいて第1の前記サブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記8項に記載のデータ処理装置。
【0014】
10、電子メールの情報のうち発信日時情報を取得する前記制御手段を有し、新たに取得した電子メールの発信日時情報がすでに取得した発信日時情報と異なる場合は、新たに取得した発信日時情報に基づいた新たな前記サブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記9項に記載のデータ処理装置。
【0015】
11、新たに受信した電子メールの情報の発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報が、すでに取得した発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報と異なる場合は新たに取得した発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報に基づいた新たな前記サブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記9又は10項に記載のデータ処理装置。
【0016】
12、新しい前記件名情報を取得すると新しい前記フォルダを前記記憶手段に生成し、新しいフォルダに対応する新しい識別子情報と新しいフォルダに対応する新しい前記アクセス権情報を生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記4〜11のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【0017】
13、前記アクセス権情報を、少なくとも第1の電子メールの返信メールの出席情報に応じて、自動的に前記通信手段で送信させる前記制御手段を有することを特徴とする前記5〜12のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【0018】
14、前記アクセス権情報を、少なくとも受信者アドレス情報及び発信者アドレス情報に応じて、自動的に前記通信手段で送信させる前記制御手段を有することを特徴とする前記5〜12のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【0019】
15、前記アクセス権情報を含む電子メールを前記通信手段により受信した場合、前記フォルダに記憶された情報の閲覧又は前記フォルダに記憶された情報への情報追加を可能とする前記制御手段を有することを特徴とする前記5〜14のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【0020】
16、前記1〜15のいずれか1項に記載したデータ処理装置を有することを特徴とするデータ処理システム。
【発明の効果】
【0021】
通信手段で受信した電子メールのうち話題のきっかけとなる第1の電子メールの情報に基づいてフォルダと該フォルダを識別する識別子とを記憶手段に自動的に生成し、更に識別子に電子メールの発信者アドレス情報等を付加したフォルダへのアクセスを可能とするアクセス権情報を生成し、該アクセス権情報を少なくとも受信者アドレス情報に応じて送信することにより、新たに生成するフォルダに対してもユーザー数にかかわらずアクセス権を容易に設定可能とするデータ処理装置を提供することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【0022】
以下、本発明を実施するための最良の形態を図面を参照して説明する。なお、本発明の構成は以下の実施の形態に限定されるものではなく、本発明の技術的範囲内において適宜変更可能である。
【0023】
以下、ある話題に関して開催された一連の会議に係る電子メール情報の場合を例にとって説明する。
【0024】
本発明のデータ処理装置は、話題のきっかけとなる第1の会議の開催を通知する電子メールの情報に基づき、
(1)該電子メールに係る情報、即ち第1の会議の開催通知情報を格納したフォルダを自動的に生成し、
(2)フォルダを識別する識別子(識別コード)を自動的に生成し、
(3)電子メールのヘッダ部分から第1の会議に関係する人のアドレス情報を取得し、
(4)識別子にアドレスを付加した、フォルダへのアクセスを可能とするアクセス権を生成し、
(5)アドレス情報に応じてアクセス権を送信することで、アクセス権を受信した第1の会議に関係する者が第1の会議の開催通知情報を閲覧可能とするものである。
【0025】
これにより、アクセス権の付与が自動的に行われ、従来のアクセス権の付与が煩わしいという問題点を解消するものである。
【0026】
以下詳細に説明する。
【0027】
図1はデータ処理装置に係る情報の流れを説明する説明図である。
【0028】
データ処理装置1とメールサーバー2と複数の情報端末3とがデータ処理システムを構成している。
【0029】
以下データ処理装置の理解を容易にするために、データ処理装置を中心としたデータ処理システムの、電子メールの情報を格納したフォルダの生成とそのアクセス権の生成に係る情報の流れについて説明する。
【0030】
データ処理装置1にはLAN等によりメールサーバー2と複数の情報端末3(例えばPC1、PC2、PC3、・・・)が接続されている。
【0031】
そして、複数の情報端末3の各ユーザーにはメールアドレスが予め割り振られており、メールサーバー2を介して複数の情報端末3(PC1、PC2、PC3、・・・)間で電子メールにより情報の授受を可能としている。
【0032】
データ処理装置1にもメールアドレスが予め割り振られており、情報端末3から当該メールアドレスを宛先とする電子メールを送信することにより情報端末3からデータ処理装置1に会議の開催通知の情報を送信することが可能とされている。
【0033】
なお、図1では図を見やすくするためメールサーバー3を介する電子メール等の流れ線を省略している。
【0034】
1、情報端末3のいずれかが(例えば情報端末PC1)発信した話題のきっかけとなる第1の電子メールDM1(例えばテーマAに係る会議の開催通知)をデータ処理装置1が受信する。
【0035】
2、データ処理装置1は、受信した第1の電子メールDM1に基づいて、第1の電子メールDM1に係る第1フォルダh1を自動的に生成し、記憶手段Mに格納する。
【0036】
ここで、第1の電子メールDM1には少なくとも、第1の電子メールDM1の発信者アドレス情報J1と受信者アドレス情報J2と件名情報J3とが含まれている。
【0037】
なお、本実施形態においては、受信者アドレス情報J2にはデータ処理装置自己のメールアドレス(例えばMFP.No1000@kaigi.konicaminolta.jp)も含まれるが、管理すべき受信者情報J2としてはデータ処理装置自己のメールアドレスは必ずしも含まれる必要はない。
【0038】
3、データ処理装置1は、生成した第1フォルダh1に対する識別子a1を自動的に生成し、記憶手段Mに格納する。
【0039】
4、情報端末3のいずれか(例えば情報端末PC2)において、受信者アドレス情報J2に記されたいずれかの受信者が第1の電子メールDM1(例えばテーマAに係る会議の開催通知)を受信する。
【0040】
5、受信者アドレス情報J2に記された受信者は第1の電子メールDM1(例えばテーマAに係る会議の開催通知)に対する出欠情報J6を記載した第2の電子メールDM2をデータ処理装置1に発信する。
【0041】
6、データ処理装置1は、受信者アドレス情報J2に記された受信者からの第2の電子メールDM2を受信して、受信者アドレス情報J2に記された受信者の出欠情報を取得し、各受信者に対する出欠情報を記憶手段Mに格納する。
【0042】
7、データ処理装置1は、第1フォルダh1へのアクセスを可能とするアクセス権を自動的に生成し、記憶手段Mに格納する。
【0043】
8、データ処理装置1は、生成したアクセス権を記載した第3の電子メールDM3を、出席情報を返信した受信者に発信する。
【0044】
なお、発信者と各受信者にアクセス権を記載した第3の電子メールDM3を発信しても良い。
【0045】
9、出席情報を返信した受信者、或いは発信者と各受信者は受信したアクセス権を入力することによりデータ処理装置1の第1フォルダh1にアクセスが可能となり第1フォルダh1の内容の閲覧が可能となる。
【0046】
図2はデータ処理装置の電子メール情報の授受に係るブロック図である。
【0047】
データ処理装置は、CPU(セントラル・プロセッシング・ユニット)101と、各種の情報を一時的に格納可能な記憶手段であるRAM(ランダム・アクセス・メモリ)102とROM(リード・オンリー・メモリ)103とHDD(ハード・ディスク・ドライブ)104と、HDD104を制御するHDD制御手段105と、通信手段である電子メール送受信部106(以下通信手段を電子メール送受信部とも記す)と、電子メールの情報を管理(処理)する情報管理(処理)手段107と、これらを相互に接続するバス108と、を有している。
【0048】
そして、CPU101とRAM102とROM103とHDD104とバス108とが制御手段100に相当する。
【0049】
ROM103は予めデータ処理装置全体を制御するプログラムが記憶されており、CPU101により該プログラムが逐次RAM102に格納後読み出され、データ処理装置の制御が行われる。
【0050】
RAM102はバッテリーバックアップされ、CPU101により電子メールに係る情報を含む各種の情報の、記憶と読み出しが行われる。
【0051】
HDD制御手段105はCPU101の制御の下にHDD104を制御して、電子メールに係る情報等各種情報の記憶と読み出しを行う。
【0052】
電子メール送受信部106には外部のメールサーバー201と複数の情報端末3であるPC(パーソナルコンピュータ)PC1〜PCnが接続されている。
【0053】
なお、複数の情報端末3は電子メールの授受ができるもので有れば、例えば携帯端末や多機能端末等でも良い。
【0054】
電子メール送受信部106は電子メールを送受信するメールクライアント〔例えばOutlook Express(商標登録)〕により電子メールを送受信する。
【0055】
なお、IMAP(Internet Message Access Protocol)方式がメール情報を取り出してもサーバー内に電子メール情報が残るので好ましい。
【0056】
情報管理(処理)手段107はCPU101の制御の下、電子メール送受信部106で受信した、例えば前述の第1の電子メールDM1等の電子メールに係る情報を管理(処理)する。
【0057】
また、文字認識手段〔不図示〕を設け、CPU101の制御の下に不図示のスキャナで読み取った例えば会議の開催通知をデジタルデータ化しても良い。
【0058】
図3は話題のきっかけとなる第1の電子メールDM1の1例を示す図である。
【0059】
第1の電子メールDM1には、発信者アドレス情報J1である発信者のメールアドレス(例えばHANAKO@tizaibu.konicaminolta.jp)と、受信者アドレス情報J2である受信者のメールアドレス(例えばTAROU@tizaibu.konicaminolta.jp、IWAO@tizaibu.konicaminolta.jp、SABUROU@kaihatu.konicaminolta.jp、YUKIKO@kaihatu.konicaminolta.jp、MFP.No1000@kaigi.konicaminolta.jp)と、件名情報J3(例えば特許出願検討会)と、本文情報J4(例えば特許出願検討会を12月12日に行います。)と、発信日時情報J5(例えばThursday,Decembar07,2006 9:20)とが含まれている。
【0060】
以下にフロー図を参照してデータ処理装置1の制御について説明するが、特記のないものはデータ処理装置1の制御手段100の制御の下、情報管理(処理)手段107により行われる。
【0061】
なお、情報管理(処理)手段107を設けず、情報管理(処理)手段107の機能をプログラミングしてROM102に記憶させCPU101に実行させても良い。
【0062】
図4は話題のきっかけとなる第1の電子メールDM1に係る受信情報に基づいてフォルダを作成する方法に係るフロー図である。
【0063】
以下、電子メール送受信部106が受信した第1の電子メールDM1に係る情報を記憶する第1フォルダh1の作成方法について図4を参照して説明する。
【0064】
1、電子メールDM1の受信(ステップS101)。
【0065】
情報端末3のいずれかから(例えば情報端末PC1から)、データ処理装置1のURLを入力して発信された、電子メールDM1を電子メール送受信部106で受信すると(Yes)、電子メールDM1の情報を記憶手段Mに記憶させる。
【0066】
受信しないと(No)、ステップS101を繰り返し実行する。
【0067】
ここで、電子メールDM1には少なくとも、電子メールDM1の発信者アドレス情報J1と受信者アドレス情報J2(1又は複数)と件名情報J3とが含まれている。
【0068】
なお、本文情報J4と発信日時情報J5が含まれていても良い。
【0069】
本文情報を含むことにより例えばテーマAに係る会議の内容を知ることが可能となる。
【0070】
又、発信日時情報を含むことにより例えばテーマAに係る会議或いはその後格納されたテーマAに係る各種情報の発信時期を知ることが可能となる。
【0071】
2、発信者アドレス情報J1、受信者アドレス情報J2、件名情報J3、本文情報J4、及び発信日時情報J5の取得(ステップS102)。
【0072】
記憶させた電子メールDM1の情報を読み出して、電子メールDM1のヘッダ部Heの、From:以降に記された発信者アドレスを発信者アドレス情報J1として取得し、To:以降に記された受信者アドレスを受信者アドレス情報J2として取得し、Subject:以降に記された件名を件名情報J3として取得し、Date:以降に記された発信日時を発信日時情報J5として取得する。そしてメール本文を本文情報J4として取得し、これらを記憶手段Mに記憶させる。
【0073】
3、過去のメールの件名と取得した件名の比較(ステップS103)。
【0074】
記憶手段Mに記憶されている過去の電子メール情報の中の件名とステップS102で取得した件名情報J3とを比較する。
【0075】
4、過去の電子メールの件名と取得した件名とが一致している場合(Yes)はすでに登録されている話題に関する電子メールの情報と判断してステップS150にジャンプする。一致していない場合(No)は例えば電子メールDM1が話題のきっかけとなる第1の電子メール(例えばテーマAに係る会議の開催通知)であると判断して新たな第1フォルダを生成するため次ステップに歩進する(ステップS104)。
【0076】
5、新たな件名に対応するフォルダの生成(ステップS105)。
【0077】
新たな件名を有する電子メールに対応する新たな第1フォルダh1を記憶手段Mに生成する。
【0078】
6、第1フォルダh1の識別子の生成(ステップS106)。
【0079】
第1フォルダh1の識別子a1を自動的に生成する。
【0080】
識別子は少なくとも複数桁の数字を含み、過去に生成された識別子に継続した番号で設定される。
【0081】
記憶手段Mには過去に生成されたフォルダに対する識別子が格納された識別子リストファイル(不図示)が記憶されている。
【0082】
識別子の生成時に識別子のリストファイルを読み出して未使用の番号を第1フォルダh1の識別子a1として割り当てる。
【0083】
なお、識別子a1は過去に生成された識別子と区別が可能で有れば良く、複数桁の数字に件名情報J3を付加したもの(例えば00123テーマAに係る会議の開催通知)でも良く、複数桁の数字に件名情報J3と発信者アドレス情報J1を付加したもの(例えば00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKO)でも良い。
【0084】
7、第1の電子メールDM1に対応するサブフォルダの生成(ステップS107)。
【0085】
第1フォルダh1の中に、新たな件名を有する第1の電子メールDM1に対応するサブフォルダh1−1を生成する。
【0086】
8、サブフォルダh1−1に受信した電子メール情報の格納(ステップS108)。
【0087】
ステップS102で記憶した発信者アドレス情報J1、受信者アドレス情報J2、件名情報J3、本文情報J4、及び発信日時情報J5を読み出して、これらの情報をサブフォルダh1−1に格納する。
【0088】
又、発信者アドレス情報J1と受信者アドレス情報J2とを記憶させた発受信者アドレスフォルダ(不図示)を生成しても良い。
【0089】
なお、電子メールに添付された添付ファイルの情報を読み出す、添付ファイル読み出し手段を設けても良く、受信した電子メールに添付ファイルが添付されている場合は添付ファイル読み出し手段(不図示)で添付ファイル情報を読み出して、サブフォルダh1−1に格納させるようにしても良い。
【0090】
これにより、例えば会議議事録等が添付ファイルに添付されている場合でも、会議議事録をサブフォルダh1−1に付加することが可能となる。
【0091】
9、件名が一致した過去のフォルダh2の中にサブフォルダh2−2を追加(ステップS150)。
【0092】
過去に記憶されたフォルダを読み出して、件名が一致するフォルダを検索し、件名が一致したフォルダh2の中にサブフォルダh2−2を追加する。
【0093】
これにより、すでに記憶されたフォルダに対しても情報の追加が可能となる。
【0094】
また、ステップS102で記憶した発信日時情報を読み出して、読み出した発信日時情報とすでに取得した電子メールの発信日時情報と比較して、異なる場合は新たに取得した発信日時情報に基づいた新たなサブフォルダを自動的に生成するようにしても良い。
【0095】
また、ステップS102で記憶した発信者アドレス情報及び受信者アドレス情報を読み出して、読み出した発信者アドレス情報及び受信者アドレス情報とすでに取得した電子メールの発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報とを比較して、異なる場合は新たに取得した発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報に基づいた新たな前記サブフォルダを自動的に生成するようにしても良い。
【0096】
なおこれらの場合は、新しいフォルダに対応する新しい識別子情報と新しいフォルダに対応する新しいアクセス権情報を生成する。
【0097】
10、サブフォルダh2−2に受信した電子メール情報の格納(ステップS151)。
【0098】
ステップS102で記憶した発信者アドレス情報J1、受信者アドレス情報J2、件名情報J3、本文情報J4、及び発信日時情報J5を読み出してサブフォルダh2−2に格納する。
【0099】
これにより、すでに記憶されたフォルダに対しても新たな情報の追加が可能となる。
【0100】
また、第1フォルダh1の中を階層構造としても良く、例えば第1フォルダh1の下層に発信者毎のサブフォルダを設けその下層に発信日時のサブフォルダを設けそれぞれのサブフォルダに当該電子メールの情報を記憶させても良い。
【0101】
以上により、第1の電子メールDM1に対応するフォルダに、件名の異なる即ち他の話題に係る第1の電子メールDM1と無関係の電子メールの情報のフォルダが混入することを防止でき、情報の混乱を防止できる。
【0102】
また、同一の件名を有する電子メール毎に1つのフォルダを自動的に生成し、生成したフォルダ毎に識別子を自動的に生成することが可能となり、フォルダと識別子の作成に係る煩わしさをなくし、作成に係る間違いの防止が図れる。
【0103】
また、話題のきっかけとなる第1の電子メールに係る情報を格納したフォルダの中に、第1の電子メールの件名情報と同一な件名を有する他の電子メール(例えば発信人、発信日時等が異なる電子メール)の情報を格納したサブフォルダを追加可能に設けたことにより、同一の件名を有する電子メールを基とした情報の一元管理が人手を煩わすことなく容易に可能となる。
【0104】
また、話題のきっかけとなる第1の電子メール情報を記憶したフォルダh1に、例えば後日他の発信者から発信された同一話題の電子メール情報を追加することが自動的に可能となり、情報の追加(蓄積)が可能となり情報の一元管理が人手を煩わすことなく容易に可能となる。
【0105】
図5は第1の電子メールDM1に対する返信メールの1例を示す図である。
【0106】
第2の電子メールDM2は第1の電子メールDM1(例えばテーマAに係る会議の開催通知)に対する返信電子メールである。
【0107】
第1の電子メールDM1(例えばテーマAに係る会議の開催通知)の受信者アドレス情報J2に記された受信者(例えばTAROU)は第1の電子メールDM1に対する出欠情報を記載した第2の電子メールDM2をデータ処理装置1に発信する。
【0108】
なお、メールサーバー3を介して第1の電子メールDM1の発信者(例えばHANAKO)にも発信しても良い。
【0109】
第2の電子メールDM2には、発信者情報J6(例えばTAROU@tizaibu.konicaminolta.jp)と、受信者情報J7(例えばHANAKO@tizaibu.konicaminolta.jp、MFP.No1000@kaigi.konicaminolta.jp)と、件名J8(例えばRe:特許出願検討会)と、本文情報J9(出欠情報、例えば出席)と、発信日時情報J10(例えばFriday,Decembar08,2006 10:20)とが含まれている。
【0110】
図6は話題のきっかけとなる第1の電子メールDM1に係る受信情報に基づいてアクセス権を設定する方法に係るフロー図である。
【0111】
以下、第1の電子メールDM1に係る第1フォルダh1に対するアクセス権の設定方法について図6を参照して説明する。
【0112】
1、電子メールの受信監視(ステップS201)。
【0113】
情報端末3のいずれかから(例えば情報端末PC1から)発信された電子メールを受信すると(Yes)、電子メール送受信部106はこれを受信して、電子メール内容〔発信者情報J6(例えばTAROU@tizaibu.konicaminolta.jp)と、受信者情報J7(例えばHANAKO@tizaibu.konicaminolta.jp、MFP.No1000@kaigi.konicaminolta.jp)と、件名情報J8(例えばRe:特許出願検討会)と、本文情報J9(出欠情報、例えば出席)と、発信日時情報J10(例えばFriday,Decembar08,2006 10:20)と、〕を記憶手段Mに記憶させる。
【0114】
受信しないと(No)受信するのを待つ。
【0115】
2、返信メールの判断(ステップS202)。
【0116】
前述したステップS102で記憶手段Mに記憶させた第1の電子メールDM1の件名情報J3(例えば特許出願検討会)を読み出し、ステップS201で記憶させた件名情報(例えばRe:特許出願検討会)と比較する。
【0117】
そして、記憶させた件名情報J8(例えばRe:特許出願検討会)に「Re:」を含んでいれば返信メールと判断し、更に件名情報J3(例えば特許出願検討会)と記憶させた件名J8情報の「Re:」以降(例えば「特許出願検討会」)が同一で有れば、受信した電子メールは第1の電子メールDM1に対する返信メールの第2の電子メールDM2であると判断する。
【0118】
3、受信した電子メールが第1の電子メールDM1に対する返信メール(第2の電子メールDM2)であると判断した場合(Yes)は次ステップに歩進し、第1の電子メールDM1に対する返信メール(第2の電子メールDM2)でないと判断した場合(No)はステップS209にジャンプする(ステップS203)。
【0119】
新たなフォルダを作成するために、「話題のきっかけとなる第1の電子メールDM1に係る受信情報に基づいてフォルダを作成するフロー(図4参照)」のステップS101へジャンプする(ステップS209)。
【0120】
4、出欠情報の取得(ステップS204)。
【0121】
ステップS102で記憶手段Mに記憶させた本文情報J9(出欠情報)を読み出して「出席」又は「欠席」の文字情報を検索し、いずれかが検索された場合は当該者に「出席」又は「欠席」情報が有りと判断する。
【0122】
5、出欠情報の記憶(ステップS205)。
【0123】
ステップS204で検索された「出席」又は「欠席」情報(例えば出席)を発信者情報J6又は受信者情報J7と対応づけて記憶手段Mに記憶させる。
【0124】
6、アクセス権の設定(ステップS206)。
【0125】
下記図7又は図8のアクセス権の設定方法の詳細フロー(サブルーチン)にジャンプして第1の電子メールDM1に係るフォルダh1へのアクセスを可能とするアクセス権の生成を行う。
【0126】
図7は第1の電子メールDM1に対する第1のアクセス権の設定方法の詳細フローの図である。
【0127】
本フローは、前述のステップS206のアクセス権設定サブルーチンとして、出席情報の返信者にアクセス権の生成を行うもので、以下説明する。
【0128】
1、フォルダh1の識別子の読み出し(ステップS301)。
【0129】
ステップS108で生成した、複数桁の連番(例えば00123)で構成された第1フォルダh1の識別子、或いは、連番に件名情報J3と発信者アドレス情報J1とを付加した構成の(例えば00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKO)第1フォルダh1の識別子を読み出す。
【0130】
2、ステップS204で「出席」情報が有りと判断された発信者又は受信者の返信メール(第2の電子メールDM2)の、「From:」と「@」に挟まれた名前部分(例えばTAROU)を抽出する(ステップS302)。
【0131】
3、ステップS301で読み出した識別子(例えば、00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKO)にステップS302で抽出した名前部分(例えばTAROU)を付加して(例えば、00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKOTAROU)フォルダh1へのアクセスを可能とするパスワード、即ちアクセス権を設定し、記憶手段Mに記憶させる(ステップS303)。
【0132】
これにより、出席者のみにアクセス権の設定が可能となり、例えば会議に出席する直接の関係者のみにアクセス権の設定が可能となる。
【0133】
図8は第1の電子メールDM1に対する第2のアクセス権の設定方法の詳細フローの図である。
【0134】
本フローは、前述のステップS206のアクセス権設定サブルーチンとして、第1の電子メールDM1に係る全員にアクセス権の生成を行うもので、上述した第1のアクセス権の設定方法を採るか第2のアクセス権の設定方法を採るかは、不図示の操作パネル或いはプログラムにより事前に設定されている。
【0135】
1、フォルダh1の識別子の読み出し(ステップS311)。
【0136】
ステップS108で生成した、複数桁の連番(例えば00123)で構成された第1フォルダh1の識別子、或いは、連番に件名情報J3と発信者アドレス情報J1とを付加した(例えば00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKO)第1フォルダh1の識別子を読み出す。
【0137】
2、ステップS102で取得した発信者アドレス情報J1(例えばメールアドレス「HANAKO@tizaibu.konicaminolta.jp」)と、データ処理装置自己のアドレスを除く受信者アドレス情報J2(例えばメールアドレス「TAROU@tizaibu.konicaminolta.jp、IWAO@tizaibu.konicaminolta.jp、SABUROU@kaihatu.konicaminolta.jp、YUKIKO@kaihatu.konicaminolta.jp」)との、「@」の前の名前部分(例えばTAROU、IWAO、・・・)を抽出する(ステップS312)。
【0138】
なお、ステップS108で記憶させた発受信者アドレスフォルダを読み出して、該発受信者アドレスフォルダに記憶されたアドレス情報の「@」の前の名前部分(例えばTAROU、IWAO、・・・)を抽出するようにしても良い。
【0139】
3、ステップS301で読み出した識別子(例えば、00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKO)に、ステップS302で抽出した名前部分(例えばTAROU、IWAO、・・・)を付加してフォルダh1へのアクセスを可能とするパスワード、即ちアクセス権を設定する(例えば、「00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKOTAROU」、「00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKOIWAO」、・・・)(ステップS313)。
【0140】
これにより、出席者のみならず欠席者のアクセス権の設定が可能となり、例えばたまたま出席できなかった関係者にもフォルダh1のアクセス権の設定が可能とできる。
【0141】
図9はアクセス権情報を格納したアクセス権リストサブフォルダの1例を示す図である。
【0142】
アクセス権リストサブフォルダh1−4には生成したアクセス権情報J11(例えば00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKOTAROU)が格納されている。
【0143】
図6のアクセス権を設定する方法に係るフロー図に戻り、
7、アクセス権情報を格納したアクセス権リストサブフォルダh1−4の生成(ステップS207)。
【0144】
フォルダh1の中にアクセス権リストサブフォルダh1−4(図9)を生成し、その中にステップS303又はステップS313で設定したアクセス権(例えば、00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKOTAROU、・・・・、00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKOYUKIKO)を順次記憶させる。
【0145】
図10は第1の電子メールDM1に対するアクセス権の配布メールの内容の1例を示す図である。
【0146】
第1の電子メールDM1に対する第1フォルダh1へのアクセス権を配布する図10に示す電子メール(第3の電子メールDM3)は、電子メールDM1に関するフォルダのパスワードを記載したパスワード記載部PW(例えば00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKOTAROU)と、特許出願検討会に関するフォルダの場所情報を示すURLを記載したURL部URL(例えばhttp//WWW.konicaminolta.thema.h1.jp)とを有している。
【0147】
図6のアクセス権を設定する方法に係るフロー図に戻り、
8、アクセス権の配布(ステップS208)。
【0148】
データ処理装置1は、アクセス権の配布を行う電子メール(第3の電子メールDM3:図10)を自動的に生成し、ステップS206でアクセス権の設定を行った者に対して、メールサーバー3を介して配布する。
【0149】
なお、第1の電子メールDM1に係る全員(送信者と受信者)にアクセス権の配布を行う電子メールを配布しても良い。
【0150】
又、第3の電子メールDM3を表示する画像情報は記憶手段Mに記憶されており、パスワード記載部PWの「HANAKO****」の「****」に相当する部分に、配布する者の発信者情報(例えばTAROU@tizaibu.konicaminolta.jp)の@以前の「TAROU」が挿入される。
【0151】
図11は第1の電子メールDM1に係るフォルダh1の閲覧方法のフロー図である。
【0152】
以下に、フォルダh1に格納された情報を閲覧する方法について説明する。
【0153】
1、電子メールの受信を待ち(No)、受信すると(Yes)電子メールの情報を記憶手段Mに記憶し、次ステップに歩進する(ステップS401)。
【0154】
2、アクセス権リストサブフォルダh1−4の読み出し(ステップS402)。
【0155】
アクセス権リストサブフォルダh1−4に格納されたアクセス権情報を読み出す。
【0156】
3、アクセス権リストサブフォルダh1−4に、受信メールのアクセス権情報と同一のアクセス権有無比較(ステップS403)。
【0157】
ステップS401で記憶した電子メールの情報からアクセス権情報を読み出し、アクセス権リストサブフォルダh1−4に格納されたアクセス権情報の中に取り出したアクセス権情報と同一のアクセス権情報が含まれているか比較する。
【0158】
4、同一のアクセス権情報が有った場合(Yes)は次ステップに歩進し、ない場合(No)はステップS406にジャンプする(ステップS404)。
【0159】
5、第1フォルダh1へのアクセス了承(ステップS405)。
【0160】
第1フォルダh1に格納された情報を読み出して第1フォルダh1内部の情報の閲覧を可能とする。
【0161】
6、第1フォルダh1へのアクセス禁止(ステップS406)。
【0162】
アクセス権を有しない者からのアクセスと判断して第1フォルダh1へのアクセスを禁止する。
【0163】
例えば、「第1フォルダh1へのアクセスは禁止されました」等のアナウンスを電子メールの発信者に対して自動的に返信しても良い。
【0164】
フォルダh1に対するアクセス権を設定することで、アクセス権を持たない者からのフォルダh1に対するアクセスを禁止でき、セキュリティーの向上(情報の漏洩防止)が図れる。
【0165】
また、アクセス権の設定及び配布を自動的に行わせることにより、アクセス権設定ファイル作成に係る間違いの防止や、アクセス権の設定・配布に係る手動操作の煩わしさを軽減できる。
【0166】
また、アクセス権を有する者で有れば、話題のきっかけとなる第1の電子メール情報を記憶したフォルダh1内に格納された他者の電子メール情報も閲覧可能となり、第1の電子メール情報に関する様々な情報の共有化が図れる。
【0167】
また、上述したデータ処理装置を中心としたデータ処理システムにより、話題のきっかけとなる第1の電子メール情報を記憶したフォルダh1内に格納された全ての情報がアクセス権の入力によりどの情報端末3からでも閲覧可能となり、第1の電子メール情報に関する様々な情報の共有化が図れる。
【0168】
以上、ある話題に関して開催された一連の会議に係る電子メール情報を例にとって説明したが、例えばある傷病に係る一連の病歴に係る電子メール情報や、ある機器や車両に係る一連の整備(修理)に係る電子メール情報等であっても好適に応用できることは言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【0169】
【図1】データ処理装置に係る情報の流れを説明する説明図である。
【図2】データ処理装置の電子メール情報の授受に係るブロック図である。
【図3】話題のきっかけとなる第1の電子メールDM1の1例を示す図である。
【図4】話題のきっかけとなる第1の電子メールDM1に係る受信情報に基づいてフォルダを作成する方法に係るフロー図である。
【図5】第1の電子メールDM1に対する返信メールの1例を示す図である。
【図6】話題のきっかけとなる第1の電子メールDM1に係る受信情報に基づいてアクセス権を設定する方法に係るフロー図である。
【図7】第1の電子メールDM1に対する第1のアクセス権の設定方法の詳細フローの図である。
【図8】第1の電子メールDM1に対する第2のアクセス権の設定方法の詳細フローの図である。
【図9】アクセス権情報を格納したアクセス権リストサブフォルダの1例を示す図である。
【図10】第1の電子メールDM1に対するアクセス権の配布メールの内容の1例を示す図である。
【図11】第1の電子メールDM1に係るフォルダh1の閲覧方法のフロー図である。
【符号の説明】
【0170】
1 データ処理装置
2 メールサーバー
3 情報端末
100 制御手段
106 電子メール送受信部
107 情報管理(処理)手段
a1 識別子
DM1 第1の電子メール
DM2 第2の電子メール
DM3 第3の電子メール
h1 第1フォルダ
h1−1 サブフォルダ
J1 発信者情報
J2 受信者情報
J3 件名情報
J4 本文情報
J5 発信日時情報
J11 アクセス権情報
M 記憶手段
【技術分野】
【0001】
データ処理装置及びデータ処理システムに関し、特に電子メールを送受信可能なデータ処理装置及びデータ処理システムに関する。
【背景技術】
【0002】
従来から複数のユーザーがアクセス可能な情報を管理する情報管理システムが知られており、例えば画像メモリに蓄積されている文書又はフォルダに対するアクセス権限を設定,変更,追加,又は消去するものが知られている(例えば特許文献1参照。)。
【特許文献1】特開2006−85617号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【0003】
しかし、特許文献1に記載された画像形成装置のアクセス権限の設定方法はユーザー又はグループに与えるアクセス権限を記述した設定ファイルの記述内容に従って、元々作成済みのフォルダに対してアクセス権限を付与する方法であるため、新たに生成するフォルダには対応できず、またアクセス権の設定ファイルを作成するための煩わしさがあるという問題点があった。
【0004】
本発明は上記問題点に鑑み、新たに生成するフォルダに対してもアクセス権を容易に設定可能とするデータ処理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0005】
1、電子メールを送受信可能な通信手段と、前記通信手段で受信した電子メールに係る情報を記憶する記憶手段と、受信した電子メールの情報を記憶させるフォルダを前記記憶手段に自動的に生成する制御手段とを有し、前記制御手段は前記フォルダを識別する識別子と前記フォルダへのアクセスを可能とするアクセス権情報とを自動的に生成することを特徴とするデータ処理装置。
【0006】
2、受信した電子メールに係る情報のうち少なくとも発信者アドレス情報と件名情報と受信者アドレス情報とを取得し、取得した発信者アドレス情報と受信者アドレス情報とに基づいて発受信者アドレスフォルダを生成し、該発受信者アドレスフォルダに基づいて前記アクセス権情報を発信する前記制御手段を有することを特徴とする前記1項に記載のデータ処理装置。
【0007】
3、前記識別子は複数桁の、数字、又は文字、又は数字と文字の組み合わせ、で構成されていることを特徴とする前記2項に記載のデータ処理装置。
【0008】
4、前記受信した電子メールのうち、話題のきっかけとなる第1の電子メールの情報を記憶させる前記フォルダを前記記憶手段に自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記1〜3のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【0009】
5、前記アクセス権情報を、前記識別子に少なくとも前記件名情報を付加して自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記4項に記載のデータ処理装置。
【0010】
6、前記アクセス権情報を、前記識別子に少なくとも前記件名情報と前記発信者アドレス情報とを付加して自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記4項に記載のデータ処理装置。
【0011】
7、前記アクセス権情報を、前記識別子に少なくとも前記件名情報と前記発信者アドレス情報と各受信者アドレス情報を付加して自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記4項に記載のデータ処理装置。
【0012】
8、前記フォルダの中に、同一の件名情報を有する電子メールに係る情報を記憶したサブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記4〜7のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【0013】
9、前記フォルダの中に、前記第1の電子メールの情報に基づいて第1の前記サブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記8項に記載のデータ処理装置。
【0014】
10、電子メールの情報のうち発信日時情報を取得する前記制御手段を有し、新たに取得した電子メールの発信日時情報がすでに取得した発信日時情報と異なる場合は、新たに取得した発信日時情報に基づいた新たな前記サブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記9項に記載のデータ処理装置。
【0015】
11、新たに受信した電子メールの情報の発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報が、すでに取得した発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報と異なる場合は新たに取得した発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報に基づいた新たな前記サブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記9又は10項に記載のデータ処理装置。
【0016】
12、新しい前記件名情報を取得すると新しい前記フォルダを前記記憶手段に生成し、新しいフォルダに対応する新しい識別子情報と新しいフォルダに対応する新しい前記アクセス権情報を生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記4〜11のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【0017】
13、前記アクセス権情報を、少なくとも第1の電子メールの返信メールの出席情報に応じて、自動的に前記通信手段で送信させる前記制御手段を有することを特徴とする前記5〜12のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【0018】
14、前記アクセス権情報を、少なくとも受信者アドレス情報及び発信者アドレス情報に応じて、自動的に前記通信手段で送信させる前記制御手段を有することを特徴とする前記5〜12のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【0019】
15、前記アクセス権情報を含む電子メールを前記通信手段により受信した場合、前記フォルダに記憶された情報の閲覧又は前記フォルダに記憶された情報への情報追加を可能とする前記制御手段を有することを特徴とする前記5〜14のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【0020】
16、前記1〜15のいずれか1項に記載したデータ処理装置を有することを特徴とするデータ処理システム。
【発明の効果】
【0021】
通信手段で受信した電子メールのうち話題のきっかけとなる第1の電子メールの情報に基づいてフォルダと該フォルダを識別する識別子とを記憶手段に自動的に生成し、更に識別子に電子メールの発信者アドレス情報等を付加したフォルダへのアクセスを可能とするアクセス権情報を生成し、該アクセス権情報を少なくとも受信者アドレス情報に応じて送信することにより、新たに生成するフォルダに対してもユーザー数にかかわらずアクセス権を容易に設定可能とするデータ処理装置を提供することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【0022】
以下、本発明を実施するための最良の形態を図面を参照して説明する。なお、本発明の構成は以下の実施の形態に限定されるものではなく、本発明の技術的範囲内において適宜変更可能である。
【0023】
以下、ある話題に関して開催された一連の会議に係る電子メール情報の場合を例にとって説明する。
【0024】
本発明のデータ処理装置は、話題のきっかけとなる第1の会議の開催を通知する電子メールの情報に基づき、
(1)該電子メールに係る情報、即ち第1の会議の開催通知情報を格納したフォルダを自動的に生成し、
(2)フォルダを識別する識別子(識別コード)を自動的に生成し、
(3)電子メールのヘッダ部分から第1の会議に関係する人のアドレス情報を取得し、
(4)識別子にアドレスを付加した、フォルダへのアクセスを可能とするアクセス権を生成し、
(5)アドレス情報に応じてアクセス権を送信することで、アクセス権を受信した第1の会議に関係する者が第1の会議の開催通知情報を閲覧可能とするものである。
【0025】
これにより、アクセス権の付与が自動的に行われ、従来のアクセス権の付与が煩わしいという問題点を解消するものである。
【0026】
以下詳細に説明する。
【0027】
図1はデータ処理装置に係る情報の流れを説明する説明図である。
【0028】
データ処理装置1とメールサーバー2と複数の情報端末3とがデータ処理システムを構成している。
【0029】
以下データ処理装置の理解を容易にするために、データ処理装置を中心としたデータ処理システムの、電子メールの情報を格納したフォルダの生成とそのアクセス権の生成に係る情報の流れについて説明する。
【0030】
データ処理装置1にはLAN等によりメールサーバー2と複数の情報端末3(例えばPC1、PC2、PC3、・・・)が接続されている。
【0031】
そして、複数の情報端末3の各ユーザーにはメールアドレスが予め割り振られており、メールサーバー2を介して複数の情報端末3(PC1、PC2、PC3、・・・)間で電子メールにより情報の授受を可能としている。
【0032】
データ処理装置1にもメールアドレスが予め割り振られており、情報端末3から当該メールアドレスを宛先とする電子メールを送信することにより情報端末3からデータ処理装置1に会議の開催通知の情報を送信することが可能とされている。
【0033】
なお、図1では図を見やすくするためメールサーバー3を介する電子メール等の流れ線を省略している。
【0034】
1、情報端末3のいずれかが(例えば情報端末PC1)発信した話題のきっかけとなる第1の電子メールDM1(例えばテーマAに係る会議の開催通知)をデータ処理装置1が受信する。
【0035】
2、データ処理装置1は、受信した第1の電子メールDM1に基づいて、第1の電子メールDM1に係る第1フォルダh1を自動的に生成し、記憶手段Mに格納する。
【0036】
ここで、第1の電子メールDM1には少なくとも、第1の電子メールDM1の発信者アドレス情報J1と受信者アドレス情報J2と件名情報J3とが含まれている。
【0037】
なお、本実施形態においては、受信者アドレス情報J2にはデータ処理装置自己のメールアドレス(例えばMFP.No1000@kaigi.konicaminolta.jp)も含まれるが、管理すべき受信者情報J2としてはデータ処理装置自己のメールアドレスは必ずしも含まれる必要はない。
【0038】
3、データ処理装置1は、生成した第1フォルダh1に対する識別子a1を自動的に生成し、記憶手段Mに格納する。
【0039】
4、情報端末3のいずれか(例えば情報端末PC2)において、受信者アドレス情報J2に記されたいずれかの受信者が第1の電子メールDM1(例えばテーマAに係る会議の開催通知)を受信する。
【0040】
5、受信者アドレス情報J2に記された受信者は第1の電子メールDM1(例えばテーマAに係る会議の開催通知)に対する出欠情報J6を記載した第2の電子メールDM2をデータ処理装置1に発信する。
【0041】
6、データ処理装置1は、受信者アドレス情報J2に記された受信者からの第2の電子メールDM2を受信して、受信者アドレス情報J2に記された受信者の出欠情報を取得し、各受信者に対する出欠情報を記憶手段Mに格納する。
【0042】
7、データ処理装置1は、第1フォルダh1へのアクセスを可能とするアクセス権を自動的に生成し、記憶手段Mに格納する。
【0043】
8、データ処理装置1は、生成したアクセス権を記載した第3の電子メールDM3を、出席情報を返信した受信者に発信する。
【0044】
なお、発信者と各受信者にアクセス権を記載した第3の電子メールDM3を発信しても良い。
【0045】
9、出席情報を返信した受信者、或いは発信者と各受信者は受信したアクセス権を入力することによりデータ処理装置1の第1フォルダh1にアクセスが可能となり第1フォルダh1の内容の閲覧が可能となる。
【0046】
図2はデータ処理装置の電子メール情報の授受に係るブロック図である。
【0047】
データ処理装置は、CPU(セントラル・プロセッシング・ユニット)101と、各種の情報を一時的に格納可能な記憶手段であるRAM(ランダム・アクセス・メモリ)102とROM(リード・オンリー・メモリ)103とHDD(ハード・ディスク・ドライブ)104と、HDD104を制御するHDD制御手段105と、通信手段である電子メール送受信部106(以下通信手段を電子メール送受信部とも記す)と、電子メールの情報を管理(処理)する情報管理(処理)手段107と、これらを相互に接続するバス108と、を有している。
【0048】
そして、CPU101とRAM102とROM103とHDD104とバス108とが制御手段100に相当する。
【0049】
ROM103は予めデータ処理装置全体を制御するプログラムが記憶されており、CPU101により該プログラムが逐次RAM102に格納後読み出され、データ処理装置の制御が行われる。
【0050】
RAM102はバッテリーバックアップされ、CPU101により電子メールに係る情報を含む各種の情報の、記憶と読み出しが行われる。
【0051】
HDD制御手段105はCPU101の制御の下にHDD104を制御して、電子メールに係る情報等各種情報の記憶と読み出しを行う。
【0052】
電子メール送受信部106には外部のメールサーバー201と複数の情報端末3であるPC(パーソナルコンピュータ)PC1〜PCnが接続されている。
【0053】
なお、複数の情報端末3は電子メールの授受ができるもので有れば、例えば携帯端末や多機能端末等でも良い。
【0054】
電子メール送受信部106は電子メールを送受信するメールクライアント〔例えばOutlook Express(商標登録)〕により電子メールを送受信する。
【0055】
なお、IMAP(Internet Message Access Protocol)方式がメール情報を取り出してもサーバー内に電子メール情報が残るので好ましい。
【0056】
情報管理(処理)手段107はCPU101の制御の下、電子メール送受信部106で受信した、例えば前述の第1の電子メールDM1等の電子メールに係る情報を管理(処理)する。
【0057】
また、文字認識手段〔不図示〕を設け、CPU101の制御の下に不図示のスキャナで読み取った例えば会議の開催通知をデジタルデータ化しても良い。
【0058】
図3は話題のきっかけとなる第1の電子メールDM1の1例を示す図である。
【0059】
第1の電子メールDM1には、発信者アドレス情報J1である発信者のメールアドレス(例えばHANAKO@tizaibu.konicaminolta.jp)と、受信者アドレス情報J2である受信者のメールアドレス(例えばTAROU@tizaibu.konicaminolta.jp、IWAO@tizaibu.konicaminolta.jp、SABUROU@kaihatu.konicaminolta.jp、YUKIKO@kaihatu.konicaminolta.jp、MFP.No1000@kaigi.konicaminolta.jp)と、件名情報J3(例えば特許出願検討会)と、本文情報J4(例えば特許出願検討会を12月12日に行います。)と、発信日時情報J5(例えばThursday,Decembar07,2006 9:20)とが含まれている。
【0060】
以下にフロー図を参照してデータ処理装置1の制御について説明するが、特記のないものはデータ処理装置1の制御手段100の制御の下、情報管理(処理)手段107により行われる。
【0061】
なお、情報管理(処理)手段107を設けず、情報管理(処理)手段107の機能をプログラミングしてROM102に記憶させCPU101に実行させても良い。
【0062】
図4は話題のきっかけとなる第1の電子メールDM1に係る受信情報に基づいてフォルダを作成する方法に係るフロー図である。
【0063】
以下、電子メール送受信部106が受信した第1の電子メールDM1に係る情報を記憶する第1フォルダh1の作成方法について図4を参照して説明する。
【0064】
1、電子メールDM1の受信(ステップS101)。
【0065】
情報端末3のいずれかから(例えば情報端末PC1から)、データ処理装置1のURLを入力して発信された、電子メールDM1を電子メール送受信部106で受信すると(Yes)、電子メールDM1の情報を記憶手段Mに記憶させる。
【0066】
受信しないと(No)、ステップS101を繰り返し実行する。
【0067】
ここで、電子メールDM1には少なくとも、電子メールDM1の発信者アドレス情報J1と受信者アドレス情報J2(1又は複数)と件名情報J3とが含まれている。
【0068】
なお、本文情報J4と発信日時情報J5が含まれていても良い。
【0069】
本文情報を含むことにより例えばテーマAに係る会議の内容を知ることが可能となる。
【0070】
又、発信日時情報を含むことにより例えばテーマAに係る会議或いはその後格納されたテーマAに係る各種情報の発信時期を知ることが可能となる。
【0071】
2、発信者アドレス情報J1、受信者アドレス情報J2、件名情報J3、本文情報J4、及び発信日時情報J5の取得(ステップS102)。
【0072】
記憶させた電子メールDM1の情報を読み出して、電子メールDM1のヘッダ部Heの、From:以降に記された発信者アドレスを発信者アドレス情報J1として取得し、To:以降に記された受信者アドレスを受信者アドレス情報J2として取得し、Subject:以降に記された件名を件名情報J3として取得し、Date:以降に記された発信日時を発信日時情報J5として取得する。そしてメール本文を本文情報J4として取得し、これらを記憶手段Mに記憶させる。
【0073】
3、過去のメールの件名と取得した件名の比較(ステップS103)。
【0074】
記憶手段Mに記憶されている過去の電子メール情報の中の件名とステップS102で取得した件名情報J3とを比較する。
【0075】
4、過去の電子メールの件名と取得した件名とが一致している場合(Yes)はすでに登録されている話題に関する電子メールの情報と判断してステップS150にジャンプする。一致していない場合(No)は例えば電子メールDM1が話題のきっかけとなる第1の電子メール(例えばテーマAに係る会議の開催通知)であると判断して新たな第1フォルダを生成するため次ステップに歩進する(ステップS104)。
【0076】
5、新たな件名に対応するフォルダの生成(ステップS105)。
【0077】
新たな件名を有する電子メールに対応する新たな第1フォルダh1を記憶手段Mに生成する。
【0078】
6、第1フォルダh1の識別子の生成(ステップS106)。
【0079】
第1フォルダh1の識別子a1を自動的に生成する。
【0080】
識別子は少なくとも複数桁の数字を含み、過去に生成された識別子に継続した番号で設定される。
【0081】
記憶手段Mには過去に生成されたフォルダに対する識別子が格納された識別子リストファイル(不図示)が記憶されている。
【0082】
識別子の生成時に識別子のリストファイルを読み出して未使用の番号を第1フォルダh1の識別子a1として割り当てる。
【0083】
なお、識別子a1は過去に生成された識別子と区別が可能で有れば良く、複数桁の数字に件名情報J3を付加したもの(例えば00123テーマAに係る会議の開催通知)でも良く、複数桁の数字に件名情報J3と発信者アドレス情報J1を付加したもの(例えば00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKO)でも良い。
【0084】
7、第1の電子メールDM1に対応するサブフォルダの生成(ステップS107)。
【0085】
第1フォルダh1の中に、新たな件名を有する第1の電子メールDM1に対応するサブフォルダh1−1を生成する。
【0086】
8、サブフォルダh1−1に受信した電子メール情報の格納(ステップS108)。
【0087】
ステップS102で記憶した発信者アドレス情報J1、受信者アドレス情報J2、件名情報J3、本文情報J4、及び発信日時情報J5を読み出して、これらの情報をサブフォルダh1−1に格納する。
【0088】
又、発信者アドレス情報J1と受信者アドレス情報J2とを記憶させた発受信者アドレスフォルダ(不図示)を生成しても良い。
【0089】
なお、電子メールに添付された添付ファイルの情報を読み出す、添付ファイル読み出し手段を設けても良く、受信した電子メールに添付ファイルが添付されている場合は添付ファイル読み出し手段(不図示)で添付ファイル情報を読み出して、サブフォルダh1−1に格納させるようにしても良い。
【0090】
これにより、例えば会議議事録等が添付ファイルに添付されている場合でも、会議議事録をサブフォルダh1−1に付加することが可能となる。
【0091】
9、件名が一致した過去のフォルダh2の中にサブフォルダh2−2を追加(ステップS150)。
【0092】
過去に記憶されたフォルダを読み出して、件名が一致するフォルダを検索し、件名が一致したフォルダh2の中にサブフォルダh2−2を追加する。
【0093】
これにより、すでに記憶されたフォルダに対しても情報の追加が可能となる。
【0094】
また、ステップS102で記憶した発信日時情報を読み出して、読み出した発信日時情報とすでに取得した電子メールの発信日時情報と比較して、異なる場合は新たに取得した発信日時情報に基づいた新たなサブフォルダを自動的に生成するようにしても良い。
【0095】
また、ステップS102で記憶した発信者アドレス情報及び受信者アドレス情報を読み出して、読み出した発信者アドレス情報及び受信者アドレス情報とすでに取得した電子メールの発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報とを比較して、異なる場合は新たに取得した発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報に基づいた新たな前記サブフォルダを自動的に生成するようにしても良い。
【0096】
なおこれらの場合は、新しいフォルダに対応する新しい識別子情報と新しいフォルダに対応する新しいアクセス権情報を生成する。
【0097】
10、サブフォルダh2−2に受信した電子メール情報の格納(ステップS151)。
【0098】
ステップS102で記憶した発信者アドレス情報J1、受信者アドレス情報J2、件名情報J3、本文情報J4、及び発信日時情報J5を読み出してサブフォルダh2−2に格納する。
【0099】
これにより、すでに記憶されたフォルダに対しても新たな情報の追加が可能となる。
【0100】
また、第1フォルダh1の中を階層構造としても良く、例えば第1フォルダh1の下層に発信者毎のサブフォルダを設けその下層に発信日時のサブフォルダを設けそれぞれのサブフォルダに当該電子メールの情報を記憶させても良い。
【0101】
以上により、第1の電子メールDM1に対応するフォルダに、件名の異なる即ち他の話題に係る第1の電子メールDM1と無関係の電子メールの情報のフォルダが混入することを防止でき、情報の混乱を防止できる。
【0102】
また、同一の件名を有する電子メール毎に1つのフォルダを自動的に生成し、生成したフォルダ毎に識別子を自動的に生成することが可能となり、フォルダと識別子の作成に係る煩わしさをなくし、作成に係る間違いの防止が図れる。
【0103】
また、話題のきっかけとなる第1の電子メールに係る情報を格納したフォルダの中に、第1の電子メールの件名情報と同一な件名を有する他の電子メール(例えば発信人、発信日時等が異なる電子メール)の情報を格納したサブフォルダを追加可能に設けたことにより、同一の件名を有する電子メールを基とした情報の一元管理が人手を煩わすことなく容易に可能となる。
【0104】
また、話題のきっかけとなる第1の電子メール情報を記憶したフォルダh1に、例えば後日他の発信者から発信された同一話題の電子メール情報を追加することが自動的に可能となり、情報の追加(蓄積)が可能となり情報の一元管理が人手を煩わすことなく容易に可能となる。
【0105】
図5は第1の電子メールDM1に対する返信メールの1例を示す図である。
【0106】
第2の電子メールDM2は第1の電子メールDM1(例えばテーマAに係る会議の開催通知)に対する返信電子メールである。
【0107】
第1の電子メールDM1(例えばテーマAに係る会議の開催通知)の受信者アドレス情報J2に記された受信者(例えばTAROU)は第1の電子メールDM1に対する出欠情報を記載した第2の電子メールDM2をデータ処理装置1に発信する。
【0108】
なお、メールサーバー3を介して第1の電子メールDM1の発信者(例えばHANAKO)にも発信しても良い。
【0109】
第2の電子メールDM2には、発信者情報J6(例えばTAROU@tizaibu.konicaminolta.jp)と、受信者情報J7(例えばHANAKO@tizaibu.konicaminolta.jp、MFP.No1000@kaigi.konicaminolta.jp)と、件名J8(例えばRe:特許出願検討会)と、本文情報J9(出欠情報、例えば出席)と、発信日時情報J10(例えばFriday,Decembar08,2006 10:20)とが含まれている。
【0110】
図6は話題のきっかけとなる第1の電子メールDM1に係る受信情報に基づいてアクセス権を設定する方法に係るフロー図である。
【0111】
以下、第1の電子メールDM1に係る第1フォルダh1に対するアクセス権の設定方法について図6を参照して説明する。
【0112】
1、電子メールの受信監視(ステップS201)。
【0113】
情報端末3のいずれかから(例えば情報端末PC1から)発信された電子メールを受信すると(Yes)、電子メール送受信部106はこれを受信して、電子メール内容〔発信者情報J6(例えばTAROU@tizaibu.konicaminolta.jp)と、受信者情報J7(例えばHANAKO@tizaibu.konicaminolta.jp、MFP.No1000@kaigi.konicaminolta.jp)と、件名情報J8(例えばRe:特許出願検討会)と、本文情報J9(出欠情報、例えば出席)と、発信日時情報J10(例えばFriday,Decembar08,2006 10:20)と、〕を記憶手段Mに記憶させる。
【0114】
受信しないと(No)受信するのを待つ。
【0115】
2、返信メールの判断(ステップS202)。
【0116】
前述したステップS102で記憶手段Mに記憶させた第1の電子メールDM1の件名情報J3(例えば特許出願検討会)を読み出し、ステップS201で記憶させた件名情報(例えばRe:特許出願検討会)と比較する。
【0117】
そして、記憶させた件名情報J8(例えばRe:特許出願検討会)に「Re:」を含んでいれば返信メールと判断し、更に件名情報J3(例えば特許出願検討会)と記憶させた件名J8情報の「Re:」以降(例えば「特許出願検討会」)が同一で有れば、受信した電子メールは第1の電子メールDM1に対する返信メールの第2の電子メールDM2であると判断する。
【0118】
3、受信した電子メールが第1の電子メールDM1に対する返信メール(第2の電子メールDM2)であると判断した場合(Yes)は次ステップに歩進し、第1の電子メールDM1に対する返信メール(第2の電子メールDM2)でないと判断した場合(No)はステップS209にジャンプする(ステップS203)。
【0119】
新たなフォルダを作成するために、「話題のきっかけとなる第1の電子メールDM1に係る受信情報に基づいてフォルダを作成するフロー(図4参照)」のステップS101へジャンプする(ステップS209)。
【0120】
4、出欠情報の取得(ステップS204)。
【0121】
ステップS102で記憶手段Mに記憶させた本文情報J9(出欠情報)を読み出して「出席」又は「欠席」の文字情報を検索し、いずれかが検索された場合は当該者に「出席」又は「欠席」情報が有りと判断する。
【0122】
5、出欠情報の記憶(ステップS205)。
【0123】
ステップS204で検索された「出席」又は「欠席」情報(例えば出席)を発信者情報J6又は受信者情報J7と対応づけて記憶手段Mに記憶させる。
【0124】
6、アクセス権の設定(ステップS206)。
【0125】
下記図7又は図8のアクセス権の設定方法の詳細フロー(サブルーチン)にジャンプして第1の電子メールDM1に係るフォルダh1へのアクセスを可能とするアクセス権の生成を行う。
【0126】
図7は第1の電子メールDM1に対する第1のアクセス権の設定方法の詳細フローの図である。
【0127】
本フローは、前述のステップS206のアクセス権設定サブルーチンとして、出席情報の返信者にアクセス権の生成を行うもので、以下説明する。
【0128】
1、フォルダh1の識別子の読み出し(ステップS301)。
【0129】
ステップS108で生成した、複数桁の連番(例えば00123)で構成された第1フォルダh1の識別子、或いは、連番に件名情報J3と発信者アドレス情報J1とを付加した構成の(例えば00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKO)第1フォルダh1の識別子を読み出す。
【0130】
2、ステップS204で「出席」情報が有りと判断された発信者又は受信者の返信メール(第2の電子メールDM2)の、「From:」と「@」に挟まれた名前部分(例えばTAROU)を抽出する(ステップS302)。
【0131】
3、ステップS301で読み出した識別子(例えば、00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKO)にステップS302で抽出した名前部分(例えばTAROU)を付加して(例えば、00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKOTAROU)フォルダh1へのアクセスを可能とするパスワード、即ちアクセス権を設定し、記憶手段Mに記憶させる(ステップS303)。
【0132】
これにより、出席者のみにアクセス権の設定が可能となり、例えば会議に出席する直接の関係者のみにアクセス権の設定が可能となる。
【0133】
図8は第1の電子メールDM1に対する第2のアクセス権の設定方法の詳細フローの図である。
【0134】
本フローは、前述のステップS206のアクセス権設定サブルーチンとして、第1の電子メールDM1に係る全員にアクセス権の生成を行うもので、上述した第1のアクセス権の設定方法を採るか第2のアクセス権の設定方法を採るかは、不図示の操作パネル或いはプログラムにより事前に設定されている。
【0135】
1、フォルダh1の識別子の読み出し(ステップS311)。
【0136】
ステップS108で生成した、複数桁の連番(例えば00123)で構成された第1フォルダh1の識別子、或いは、連番に件名情報J3と発信者アドレス情報J1とを付加した(例えば00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKO)第1フォルダh1の識別子を読み出す。
【0137】
2、ステップS102で取得した発信者アドレス情報J1(例えばメールアドレス「HANAKO@tizaibu.konicaminolta.jp」)と、データ処理装置自己のアドレスを除く受信者アドレス情報J2(例えばメールアドレス「TAROU@tizaibu.konicaminolta.jp、IWAO@tizaibu.konicaminolta.jp、SABUROU@kaihatu.konicaminolta.jp、YUKIKO@kaihatu.konicaminolta.jp」)との、「@」の前の名前部分(例えばTAROU、IWAO、・・・)を抽出する(ステップS312)。
【0138】
なお、ステップS108で記憶させた発受信者アドレスフォルダを読み出して、該発受信者アドレスフォルダに記憶されたアドレス情報の「@」の前の名前部分(例えばTAROU、IWAO、・・・)を抽出するようにしても良い。
【0139】
3、ステップS301で読み出した識別子(例えば、00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKO)に、ステップS302で抽出した名前部分(例えばTAROU、IWAO、・・・)を付加してフォルダh1へのアクセスを可能とするパスワード、即ちアクセス権を設定する(例えば、「00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKOTAROU」、「00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKOIWAO」、・・・)(ステップS313)。
【0140】
これにより、出席者のみならず欠席者のアクセス権の設定が可能となり、例えばたまたま出席できなかった関係者にもフォルダh1のアクセス権の設定が可能とできる。
【0141】
図9はアクセス権情報を格納したアクセス権リストサブフォルダの1例を示す図である。
【0142】
アクセス権リストサブフォルダh1−4には生成したアクセス権情報J11(例えば00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKOTAROU)が格納されている。
【0143】
図6のアクセス権を設定する方法に係るフロー図に戻り、
7、アクセス権情報を格納したアクセス権リストサブフォルダh1−4の生成(ステップS207)。
【0144】
フォルダh1の中にアクセス権リストサブフォルダh1−4(図9)を生成し、その中にステップS303又はステップS313で設定したアクセス権(例えば、00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKOTAROU、・・・・、00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKOYUKIKO)を順次記憶させる。
【0145】
図10は第1の電子メールDM1に対するアクセス権の配布メールの内容の1例を示す図である。
【0146】
第1の電子メールDM1に対する第1フォルダh1へのアクセス権を配布する図10に示す電子メール(第3の電子メールDM3)は、電子メールDM1に関するフォルダのパスワードを記載したパスワード記載部PW(例えば00123テーマAに係る会議の開催通知HANAKOTAROU)と、特許出願検討会に関するフォルダの場所情報を示すURLを記載したURL部URL(例えばhttp//WWW.konicaminolta.thema.h1.jp)とを有している。
【0147】
図6のアクセス権を設定する方法に係るフロー図に戻り、
8、アクセス権の配布(ステップS208)。
【0148】
データ処理装置1は、アクセス権の配布を行う電子メール(第3の電子メールDM3:図10)を自動的に生成し、ステップS206でアクセス権の設定を行った者に対して、メールサーバー3を介して配布する。
【0149】
なお、第1の電子メールDM1に係る全員(送信者と受信者)にアクセス権の配布を行う電子メールを配布しても良い。
【0150】
又、第3の電子メールDM3を表示する画像情報は記憶手段Mに記憶されており、パスワード記載部PWの「HANAKO****」の「****」に相当する部分に、配布する者の発信者情報(例えばTAROU@tizaibu.konicaminolta.jp)の@以前の「TAROU」が挿入される。
【0151】
図11は第1の電子メールDM1に係るフォルダh1の閲覧方法のフロー図である。
【0152】
以下に、フォルダh1に格納された情報を閲覧する方法について説明する。
【0153】
1、電子メールの受信を待ち(No)、受信すると(Yes)電子メールの情報を記憶手段Mに記憶し、次ステップに歩進する(ステップS401)。
【0154】
2、アクセス権リストサブフォルダh1−4の読み出し(ステップS402)。
【0155】
アクセス権リストサブフォルダh1−4に格納されたアクセス権情報を読み出す。
【0156】
3、アクセス権リストサブフォルダh1−4に、受信メールのアクセス権情報と同一のアクセス権有無比較(ステップS403)。
【0157】
ステップS401で記憶した電子メールの情報からアクセス権情報を読み出し、アクセス権リストサブフォルダh1−4に格納されたアクセス権情報の中に取り出したアクセス権情報と同一のアクセス権情報が含まれているか比較する。
【0158】
4、同一のアクセス権情報が有った場合(Yes)は次ステップに歩進し、ない場合(No)はステップS406にジャンプする(ステップS404)。
【0159】
5、第1フォルダh1へのアクセス了承(ステップS405)。
【0160】
第1フォルダh1に格納された情報を読み出して第1フォルダh1内部の情報の閲覧を可能とする。
【0161】
6、第1フォルダh1へのアクセス禁止(ステップS406)。
【0162】
アクセス権を有しない者からのアクセスと判断して第1フォルダh1へのアクセスを禁止する。
【0163】
例えば、「第1フォルダh1へのアクセスは禁止されました」等のアナウンスを電子メールの発信者に対して自動的に返信しても良い。
【0164】
フォルダh1に対するアクセス権を設定することで、アクセス権を持たない者からのフォルダh1に対するアクセスを禁止でき、セキュリティーの向上(情報の漏洩防止)が図れる。
【0165】
また、アクセス権の設定及び配布を自動的に行わせることにより、アクセス権設定ファイル作成に係る間違いの防止や、アクセス権の設定・配布に係る手動操作の煩わしさを軽減できる。
【0166】
また、アクセス権を有する者で有れば、話題のきっかけとなる第1の電子メール情報を記憶したフォルダh1内に格納された他者の電子メール情報も閲覧可能となり、第1の電子メール情報に関する様々な情報の共有化が図れる。
【0167】
また、上述したデータ処理装置を中心としたデータ処理システムにより、話題のきっかけとなる第1の電子メール情報を記憶したフォルダh1内に格納された全ての情報がアクセス権の入力によりどの情報端末3からでも閲覧可能となり、第1の電子メール情報に関する様々な情報の共有化が図れる。
【0168】
以上、ある話題に関して開催された一連の会議に係る電子メール情報を例にとって説明したが、例えばある傷病に係る一連の病歴に係る電子メール情報や、ある機器や車両に係る一連の整備(修理)に係る電子メール情報等であっても好適に応用できることは言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【0169】
【図1】データ処理装置に係る情報の流れを説明する説明図である。
【図2】データ処理装置の電子メール情報の授受に係るブロック図である。
【図3】話題のきっかけとなる第1の電子メールDM1の1例を示す図である。
【図4】話題のきっかけとなる第1の電子メールDM1に係る受信情報に基づいてフォルダを作成する方法に係るフロー図である。
【図5】第1の電子メールDM1に対する返信メールの1例を示す図である。
【図6】話題のきっかけとなる第1の電子メールDM1に係る受信情報に基づいてアクセス権を設定する方法に係るフロー図である。
【図7】第1の電子メールDM1に対する第1のアクセス権の設定方法の詳細フローの図である。
【図8】第1の電子メールDM1に対する第2のアクセス権の設定方法の詳細フローの図である。
【図9】アクセス権情報を格納したアクセス権リストサブフォルダの1例を示す図である。
【図10】第1の電子メールDM1に対するアクセス権の配布メールの内容の1例を示す図である。
【図11】第1の電子メールDM1に係るフォルダh1の閲覧方法のフロー図である。
【符号の説明】
【0170】
1 データ処理装置
2 メールサーバー
3 情報端末
100 制御手段
106 電子メール送受信部
107 情報管理(処理)手段
a1 識別子
DM1 第1の電子メール
DM2 第2の電子メール
DM3 第3の電子メール
h1 第1フォルダ
h1−1 サブフォルダ
J1 発信者情報
J2 受信者情報
J3 件名情報
J4 本文情報
J5 発信日時情報
J11 アクセス権情報
M 記憶手段
【特許請求の範囲】
【請求項1】
電子メールを送受信可能な通信手段と、前記通信手段で受信した電子メールに係る情報を記憶する記憶手段と、受信した電子メールの情報を記憶させるフォルダを前記記憶手段に自動的に生成する制御手段とを有し、前記制御手段は前記フォルダを識別する識別子と前記フォルダへのアクセスを可能とするアクセス権情報とを自動的に生成することを特徴とするデータ処理装置。
【請求項2】
受信した電子メールに係る情報のうち少なくとも発信者アドレス情報と件名情報と受信者アドレス情報とを取得し、取得した発信者アドレス情報と受信者アドレス情報とに基づいて発受信者アドレスフォルダを生成し、該発受信者アドレスフォルダに基づいて前記アクセス権情報を発信する前記制御手段を有することを特徴とする請求項1に記載のデータ処理装置。
【請求項3】
前記識別子は複数桁の、数字、又は文字、又は数字と文字の組み合わせ、で構成されていることを特徴とする請求項2に記載のデータ処理装置。
【請求項4】
前記受信した電子メールのうち、話題のきっかけとなる第1の電子メールの情報を記憶させる前記フォルダを前記記憶手段に自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項1〜3のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【請求項5】
前記アクセス権情報を、前記識別子に少なくとも前記件名情報を付加して自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項4に記載のデータ処理装置。
【請求項6】
前記アクセス権情報を、前記識別子に少なくとも前記件名情報と前記発信者アドレス情報とを付加して自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項4に記載のデータ処理装置。
【請求項7】
前記アクセス権情報を、前記識別子に少なくとも前記件名情報と前記発信者アドレス情報と各受信者アドレス情報を付加して自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項4に記載のデータ処理装置。
【請求項8】
前記フォルダの中に、同一の件名情報を有する電子メールに係る情報を記憶したサブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項4〜7のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【請求項9】
前記フォルダの中に、前記第1の電子メールの情報に基づいて第1の前記サブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項8に記載のデータ処理装置。
【請求項10】
電子メールの情報のうち発信日時情報を取得する前記制御手段を有し、新たに取得した電子メールの発信日時情報がすでに取得した発信日時情報と異なる場合は、新たに取得した発信日時情報に基づいた新たな前記サブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項9に記載のデータ処理装置。
【請求項11】
新たに受信した電子メールの情報の発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報が、すでに取得した発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報と異なる場合は新たに取得した発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報に基づいた新たな前記サブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項9又は10に記載のデータ処理装置。
【請求項12】
新しい前記件名情報を取得すると新しい前記フォルダを前記記憶手段に生成し、新しいフォルダに対応する新しい識別子情報と新しいフォルダに対応する新しい前記アクセス権情報を生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項4〜11のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【請求項13】
前記アクセス権情報を、少なくとも第1の電子メールの返信メールの出席情報に応じて、自動的に前記通信手段で送信させる前記制御手段を有することを特徴とする請求項5〜12のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【請求項14】
前記アクセス権情報を、少なくとも受信者アドレス情報及び発信者アドレス情報に応じて、自動的に前記通信手段で送信させる前記制御手段を有することを特徴とする請求項5〜12のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【請求項15】
前記アクセス権情報を含む電子メールを前記通信手段により受信した場合、前記フォルダに記憶された情報の閲覧又は前記フォルダに記憶された情報への情報追加を可能とする前記制御手段を有することを特徴とする請求項5〜14のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【請求項16】
請求項1〜15のいずれか1項に記載したデータ処理装置を有することを特徴とするデータ処理システム。
【請求項1】
電子メールを送受信可能な通信手段と、前記通信手段で受信した電子メールに係る情報を記憶する記憶手段と、受信した電子メールの情報を記憶させるフォルダを前記記憶手段に自動的に生成する制御手段とを有し、前記制御手段は前記フォルダを識別する識別子と前記フォルダへのアクセスを可能とするアクセス権情報とを自動的に生成することを特徴とするデータ処理装置。
【請求項2】
受信した電子メールに係る情報のうち少なくとも発信者アドレス情報と件名情報と受信者アドレス情報とを取得し、取得した発信者アドレス情報と受信者アドレス情報とに基づいて発受信者アドレスフォルダを生成し、該発受信者アドレスフォルダに基づいて前記アクセス権情報を発信する前記制御手段を有することを特徴とする請求項1に記載のデータ処理装置。
【請求項3】
前記識別子は複数桁の、数字、又は文字、又は数字と文字の組み合わせ、で構成されていることを特徴とする請求項2に記載のデータ処理装置。
【請求項4】
前記受信した電子メールのうち、話題のきっかけとなる第1の電子メールの情報を記憶させる前記フォルダを前記記憶手段に自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項1〜3のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【請求項5】
前記アクセス権情報を、前記識別子に少なくとも前記件名情報を付加して自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項4に記載のデータ処理装置。
【請求項6】
前記アクセス権情報を、前記識別子に少なくとも前記件名情報と前記発信者アドレス情報とを付加して自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項4に記載のデータ処理装置。
【請求項7】
前記アクセス権情報を、前記識別子に少なくとも前記件名情報と前記発信者アドレス情報と各受信者アドレス情報を付加して自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項4に記載のデータ処理装置。
【請求項8】
前記フォルダの中に、同一の件名情報を有する電子メールに係る情報を記憶したサブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項4〜7のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【請求項9】
前記フォルダの中に、前記第1の電子メールの情報に基づいて第1の前記サブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項8に記載のデータ処理装置。
【請求項10】
電子メールの情報のうち発信日時情報を取得する前記制御手段を有し、新たに取得した電子メールの発信日時情報がすでに取得した発信日時情報と異なる場合は、新たに取得した発信日時情報に基づいた新たな前記サブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項9に記載のデータ処理装置。
【請求項11】
新たに受信した電子メールの情報の発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報が、すでに取得した発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報と異なる場合は新たに取得した発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報に基づいた新たな前記サブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項9又は10に記載のデータ処理装置。
【請求項12】
新しい前記件名情報を取得すると新しい前記フォルダを前記記憶手段に生成し、新しいフォルダに対応する新しい識別子情報と新しいフォルダに対応する新しい前記アクセス権情報を生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項4〜11のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【請求項13】
前記アクセス権情報を、少なくとも第1の電子メールの返信メールの出席情報に応じて、自動的に前記通信手段で送信させる前記制御手段を有することを特徴とする請求項5〜12のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【請求項14】
前記アクセス権情報を、少なくとも受信者アドレス情報及び発信者アドレス情報に応じて、自動的に前記通信手段で送信させる前記制御手段を有することを特徴とする請求項5〜12のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【請求項15】
前記アクセス権情報を含む電子メールを前記通信手段により受信した場合、前記フォルダに記憶された情報の閲覧又は前記フォルダに記憶された情報への情報追加を可能とする前記制御手段を有することを特徴とする請求項5〜14のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
【請求項16】
請求項1〜15のいずれか1項に記載したデータ処理装置を有することを特徴とするデータ処理システム。
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【公開番号】特開2008−186239(P2008−186239A)
【公開日】平成20年8月14日(2008.8.14)
【国際特許分類】
【出願番号】特願2007−19198(P2007−19198)
【出願日】平成19年1月30日(2007.1.30)
【出願人】(303000372)コニカミノルタビジネステクノロジーズ株式会社 (12,802)
【Fターム(参考)】
【公開日】平成20年8月14日(2008.8.14)
【国際特許分類】
【出願日】平成19年1月30日(2007.1.30)
【出願人】(303000372)コニカミノルタビジネステクノロジーズ株式会社 (12,802)
【Fターム(参考)】
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