画像形成装置、マニュアル提示方法及びマニュアル提示プログラム
【課題】利用者に機能説明や操作方法等を簡便に提示することにより、利用者の新機能への理解や利用を促進させる画像形成装置等を提供する。
【解決手段】本発明に係る画像形成装置は、ユーザの認証を行う認証手段と、機能の実行に伴い、当該機能の利用履歴情報を前記ユーザ毎に記録し、記憶する記録手段と、機能のマニュアルを記憶した記憶手段と、利用履歴情報に基づき、ユーザ毎に、機能の利用実績の回数を取得判定する判定手段と、ユーザの利用実績が所定回数以下である機能のマニュアルを、当該ユーザに提示する提示手段とを有する。
【解決手段】本発明に係る画像形成装置は、ユーザの認証を行う認証手段と、機能の実行に伴い、当該機能の利用履歴情報を前記ユーザ毎に記録し、記憶する記録手段と、機能のマニュアルを記憶した記憶手段と、利用履歴情報に基づき、ユーザ毎に、機能の利用実績の回数を取得判定する判定手段と、ユーザの利用実績が所定回数以下である機能のマニュアルを、当該ユーザに提示する提示手段とを有する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、利用者にマニュアルを簡便に提示する画像形成装置、マニュアル提示方法及びマニュアル提示プログラムの分野に関する。
【背景技術】
【０００２】
コピー、スキャナ、プリンタ、ファックスなどの複数の機能を一つの筐体内に収納した画像形成装置が知られている。現在の画像形成装置（MFP：Multi-Function Peripheral）は、ＣＰＵの性能向上、メモリの大容量化、通信技術の高速化及びデジタル画像技術の高度化等、ＭＦＰに関連する技術の進化に伴い、単にデジタル複写機としての機能だけでなく、例えば、ネットワークやファクシミリ等で画像や文書などのデータの送受信を可能とし、ユーザ環境において様々な利用形態や機能を提供するものである。
【０００３】
また、このようなＭＦＰに搭載され、ユーザに機能を提供するアプリケーションは、ユーザニーズに合わせた仕様にカスタマイズできることが知られている。ＭＦＰのコントローラソフトは、提供する機能のカスタマイズの容易性が重視されて設計されており、アプリケーションをプラグイン機能としてユーザに提供することができるため、ユーザは利用したい機能をプラグイン単位で購入して、ＭＦＰに対して容易にインストール又はアンインストールすることができる（例えば特許文献１参照）。
【０００４】
さて一方、このようなＭＦＰの多機能化に伴い、日々様々な機能を提供する新たなアプリケーションソフトウェアがリリースされ、また新たなパッチ（更新プログラム）も提供されている。サービスマン（保守担当者）は、ＵＳＢメモリやＳＤメモリカード等の携帯型記憶媒体でソフトウェア等を持参のうえ定期的に顧客先を訪問し、個々のＭＦＰに対してソフトウェアやパッチを更新（追加、削除も含む）していく。またもしくは、ＭＦＰ提供側はＷｅｂ上にダウンロードサーバを設けていることもあり、ＭＦＰはネットワークを介し、各種のソフトウェアやパッチをダウンロードし、更新を行うことができる。この仕組みを利用して、同様に、個々のＭＦＰに対してソフトウェアやパッチを更新（追加、削除も含む）していく。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上述のように、ＭＦＰの多機能化に伴い日々様々な機能を提供する新たなアプリケーションソフトウェアがリリースされ、ソフトウェアやパッチの更新作業によりＭＦＰ上、新たな機能として追加される。しかしながら、従来、せっかく新たな機能をＭＦＰにインストールしても、利用者（ユーザ）に認識されずに全く利用されなかったり、仮に認識されていてその有用性や操作方法が理解されておらず、実際に利用者に全く利用されていないことが多かった。
【０００６】
ＭＦＰ提供側、例えば開発部門からすると、利用者の利便性の向上の観点から開発した新機能であるので、新機能が利用者に全く利用されていないことは本意ではないし、また例えば営業・推進部門からしても、新機能を利用してもらうことで利用者に便利に本製品を利用してもらいたいし、また本製品の機能的優位性を認識してもらいたいところ、やはりその新機能が利用者に全く利用されていないことは本意ではない。
【０００７】
ここで、利用者が新機能を利用すべく、新機能の機能説明、操作方法、効用、留意点等を理解するためには、ＭＦＰのマニュアル（説明書）を参照する必要がある。従来、マニュアルは、冊子やＣＤ媒体で提供されているものの、その取り扱いは非常に煩雑になりがちであり、ほとんどの利用者に利用されていないのが実情である。実際、マニュアルは、ＭＦＰの多機能化に伴い、その質・量ともに膨大であり、ときに目的のページを探し出すだけでも時間と手間を要してしまう。
【０００８】
そこで本発明では上記のような問題に鑑みて、利用者に機能説明や操作方法等を簡便に提示することにより、利用者の新機能への理解や利用を促進させる画像形成装置、マニュアル提示方法及びマニュアル提示プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決するため、本発明に係る画像形成装置は、ユーザの認証を行う認証手段と、機能の実行に伴い、当該機能の利用履歴情報を前記ユーザ毎に記録し、記憶する記録手段と、前記機能のマニュアルを記憶した記憶手段と、前記利用履歴情報に基づき、前記ユーザ毎に、機能の利用実績の回数を取得判定する判定手段と、ユーザの利用実績が所定回数以下である機能のマニュアルを、当該ユーザに提示する提示手段とを有することを特徴とする。
【００１０】
また上記課題を解決するため、本発明に係る画像形成装置は、前記ソフトウェアによる機能を自装置に対し更新する更新手段を有し、前記判定手段は、前記ソフトウェアよる機能が更新されたとき、全ての前記ユーザにおいて当該機能は利用実績が所定回数以下の機能であると判定し、前記提示手段は、当該ソフトウェアのマニュアルを、全ての前記ユーザに提示することを特徴とする。
【００１１】
また上記課題を解決するため、本発明に係る画像形成装置は、前記提示手段は、前記ソフトウェアのマニュアルを、自装置の操作パネル上若しくはユーザ端末に提示し、又は印刷出力することを特徴とする。
【００１２】
また上記課題を解決するため、本発明に係る画像形成装置は、前記ソフトウェアのマニュアルは、ユーザの習熟レベル毎に作成されたマニュアルを含み、前記提示手段は、ユーザの利用実績が所定回数以下である機能のマニュアルを当該ユーザに提示するとき、さらに、当該利用実績の回数に応じた習熟レベルのマニュアルを当該ユーザに提示することを特徴とする。
【００１３】
また上記課題を解決するため、本発明に係る画像形成装置は、前記利用履歴情報に基づき、前記ユーザ毎の前記機能の利用状況の情報を管理者端末に通知する利用状況通知手段を有することを特徴とする。
【００１４】
なお、本発明の構成要素、表現または構成要素の任意の組合せを、方法、装置、システム、コンピュータプログラム、記録媒体、などに適用したものも本発明の態様として有効である。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によれば、利用者に機能説明や操作方法等を簡便に提示することにより、利用者の新機能への理解や利用を促進させる画像形成装置、マニュアル提示方法及びマニュアル提示プログラムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】本実施形態に係るシステム構成図である。
【図２】本実施形態に係るＭＦＰのハードウェア構成の一例を示す。
【図３】本実施形態に係るＭＦＰの一実施形態の主要機能を示す機能ブロック図である。
【図４】本実施形態に係る利用履歴情報（ログ）の一例を示す。
【図５】本実施形態に係るマニュアルの一例を示す。
【図６】本実施形態に係るＭＦＰの処理動作を説明するフローチャートである。
【図７】本実施形態に係る操作パネルの画面例を示す。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
以下、本発明を実施するための最良の形態を各実施形態において図面を用いて説明する。
【００１８】
[システム構成]
（全体構成）
はじめに、具体的な発明の内容を説明する前に、本発明を実施するにあたっての全体構成について説明する。図１は、本実施形態に係るシステム構成図である。図に示されるように、ＭＦＰ（画像形成装置）１〜５及びＰＣ（Personal Computer）６、７、携帯情報端末８が、ネットワークを介して接続されている。
【００１９】
図中、複数のＭＦＰ１〜５は、いずれもコピー、スキャナ、プリンタ、ファックスなどの複数の機能を一つの筐体内に収納した画像形成装置である。またＰＣ６、７は、ユーザが一般的に使用するユーザ端末であり、例えばＰＣ上で作成したデータをＭＦＰに送信し、データをプリントできる。携帯情報端末８は、携帯電話、ＰＤＡ等の携帯型の情報端末である。ＰＣのモバイル型としての端末であるので、ＰＣと同様に使い方ができる。
【００２０】
なお本システム構成はあくまで一実施形態であり、ＭＦＰやＰＣは、これ以上複数台あってもよく、またネットワーク上相互に接続される限り、如何様に構成され配置されてもよい。また以下、単にＭＦＰという場合は、ＭＦＰ１〜５の区別なく指し、同様にＰＣという場合はＰＣ１〜２区別なく指すものとする。
【００２１】
（ハードウェア）
ここで、本実施形態に係るＭＦＰのハードウェア構成について簡単に説明しておく。図２は、本実施形態に係るＭＦＰのハードウェア構成の一例を示す。
【００２２】
本実施形態に係るＭＦＰは、操作パネル１１と、記憶メディアＩ／Ｆ１２と、コントローラ１３と、データ通信Ｉ／Ｆ１４と、スキャナ１５と、プロッタ１６と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１７とから構成され、それぞれ相互に接続されている。
【００２３】
操作パネル１１は、入力装置１１aと表示装置１１bとを有しており、入力装置１１aは、ハードキーなどで構成され、装置本体に各操作信号を入力するのに用いられる。また、表示装置１１bは、ディスプレイなどで構成され、例えば画像形成動作に関する各種情報を表示する。データ通信Ｉ／Ｆ１４は、インタフェース装置１４aを有しており、画像形成装置をネットワークやファックスなどのデータ伝送路に接続するインタフェースである。ＨＤＤ１７は、画像形成装置で取り扱われる受信文書データや読み取り画像データ、各アプリケーションにより利用されるデータなど、各種データを格納している。また、ＨＤＤ１７は、これらの各種データを、所定のファイルシステムやＤＢ（Data Base）により管理している。
【００２４】
ＨＤＤ１７に格納される各種データの中には、記録媒体１２bから入力されるデータを含む。記録媒体１２bは、記憶メディアＩ／Ｆ１２が有するドライブ装置１２aにセットされ各種データが記録媒体１２bからドライブ装置１２aを介してＨＤＤ１７に格納される。
【００２５】
コントローラ１３は、ＲＯＭ（Read Only Memory）１３a、ＲＡＭ（Random Access Memory）１３b、及びＣＰＵ（Central Processing Unit）１３cとを有しており、ＲＯＭ１３aは、画像形成装置が起動されるときに実行されるプログラムや各種データを格納している。また、ＲＡＭ１３bは、ＲＯＭ１３aやＨＤＤ１７から読み出された各種プログラムやデータを一時保持する。更に、ＣＰＵ１３cは、ＲＡＭ１３bが一時保持しているプログラムを実行する。コントローラ１３は、例えば、データ通信Ｉ／Ｆ１４を介して印刷データを受信した場合に、ＲＯＭ１３aからＲＡＭ１３b上に読み出された、ＰＤＬ（Page Description Language）を解釈可能なプログラム（ＰＤＬパーサ）をＣＰＵ１３cにより実行し、印刷データを解釈してビットマップイメージを生成する。
【００２６】
スキャナ１５は、画像読取装置１５aを有しており、読み取り面に配置された原稿を光学的に読み取り画像データを生成する。プロッタ１６は、印刷装置１６aを有しており、例えば、電子写真プロセス方式によってビットマップイメージを記録紙に印刷する。
【００２７】
このように、本実施形態に係るＭＦＰは、上記ハードウェア構成により、コピー、スキャナ、プリント、ファクシミリなどの少なくとも画像形成に係る基本的な機能を実現している。
【００２８】
（機能）
次に、本実施形態に係るＭＦＰの主要機能構成についてそれぞれ簡単に説明する。図３は、本実施形態に係るＭＦＰの一実施形態の主要機能を示す機能ブロック図である。ＭＦＰは、主要な機能として、認証部１０１、機能実行部１０２、記録部１０３、記憶部１０４、判定部１０５、提示部１０６、更新部１０７、及び利用状況通知部１０８を有している。
【００２９】
認証部１０１は、ユーザの認証を行う機能を有している。認証方法はユーザを特定できればよく、例えば、ＭＦＰ上の操作パネルからユーザＩＤ及びパスワードの入力によるユーザ認証、ＩＣカードを使用したユーザ認証、生体を利用したユーザ認証（指紋・静脈等）などによりユーザの認証を行うことができる。
【００３０】
機能実行部１０２は、ＭＦＰの有する各種機能を実行する。本実施形態に係るＭＦＰは、コピー、スキャナ、プリント、ファクシミリなどの機能を有しているので、これら各機能の実行を行う。勿論、これら以外にもＭＦＰ上で実現される様々な新機能を含む。
【００３１】
記録部１０３は、各機能の実行に伴い、利用履歴情報（ログ）を記録し、記憶する。具体的には、コピー、スキャナ、プリント、ファクシミリなどの機能が実行されるに伴って、機能の実行履歴をログとして記録、保存する。この利用履歴情報の具体例は後述する。
【００３２】
記憶部１０４は、各種情報を記憶する記憶装置として機能する。本実施形態では、例えば少なくともソフトウェア、利用履歴情報、マニュアル等が記憶されている。
【００３３】
判定部１０５は、利用履歴情報に基づき、ユーザ毎に、機能の利用実績の回数を取得・判定する機能を有している。この利用履歴情報の具体例は後述するが、利用履歴情報（ログ）には、ユーザ別に、使用した機能、使用時刻等々が記録されているので、判定部１０５は、ユーザ毎に、各機能の利用実績の回数を取得・判定が可能である。
【００３４】
提示部１０６は、ユーザの利用実績（利用回数）が所定回数以下である機能のマニュアルを、当該ユーザに提示する機能を有している。ここで所定回数は任意に指定できる変数であるが、比較的小さい値（例えば０〜３程度）が指定される。提示部１０６は、ある機能についてユーザの利用実績が少ない場合に、その機能のマニュアルをユーザに提示するためである。なおこのとき、ユーザへの提示方法としては、マニュアルを、例えば自装置の操作パネル上に表示したり、ユーザ端末（ＰＣ６，７、携帯情報端末８等）に送信し表示させたり、ＭＦＰの印刷機能を利用して印刷出力（プリント）したりすることができる。
【００３５】
更新部１０７は、ソフトウェアによる機能を自装置に対し更新（追加、削除を含む）する機能を有している。上述したようにＭＦＰは、各種ソフトウェア（アプリケーション）をプラグイン機能として容易にインストール又はアンインストールすることができるようになっている。ソフトウェアが追加されると、そのソフトウェアにより実現される機能がＭＦＰ上に搭載されることになる。
【００３６】
利用状況通知部１０８は、利用履歴情報に基づき、ユーザ毎の機能の利用状況の情報を管理者端末に通知する機能を有している。例えば、新しく追加されたソフトウェアのユーザ利用状況を管理者にフィードバックできるようにし、管理者はユーザへの新機能の浸透度等を確認できる。
【００３７】
以上これらの機能は、実際には装置のＣＰＵ１３ｃが実行するプログラムによりコンピュータに実現させるものである。
【００３８】
（利用履歴情報例）
図４は、本実施形態に係る利用履歴情報（ログ）の一例を示す。上述したように、記録部１０２は、コピー、スキャナ、プリント、ファクシミリなどの各機能が実行されるに伴って、機能の実行履歴をログとして記録、保存する。ログは、いつ（日時）、誰が（ユーザ名）、何を（機能名）、どの様に（条件、文書名）、機能を実行したか、またその結果（状態）が記録される。以下簡単に各項目を説明する。
【００３９】
「ログＩＤ」は、ログ毎に付番される固有識別子示す。「日時」は、機能実行の日時を示す。「ユーザ名」は、機能実行の実行者を示す。なおＭＦＰ利用時には、既にユーザ・ログインがなされるなどしてユーザは特定されているものとする。「ジョブ」は、実行されたＭＦＰ上のジョブ（又は機能）を示す。「条件」は、機能実行に伴い指定された条件（例えば印刷条件）を示す。「文書名」は、対象となるデータ名やファイル名を示す。「状態」は、機能実行結果（完了／エラー）を示す。
【００４０】
このように利用履歴情報（ログ）には、ユーザ別に、使用した機能、使用時刻等々が記録されているので、判定部１０５は、ユーザ毎に、各機能の利用実績の回数を取得・判定が可能である。例えば本例から、ユーザ「user05」は、機能「プリント／色：白黒／縮小：2P→1P」を１回利用していることが分かる。
【００４１】
（マニュアル例）
図５は、本実施形態に係るマニュアルの一例を示す。本実施形態のマニュアルは、ＭＦＰ上に搭載される機能毎に用意されている。機能毎の利用実績に応じて、利用実績の少ない機能のマニュアルをユーザに提示するためである。
【００４２】
具体的に、図５（ａ）では、「変倍機能」を説明するマニュアルが示されている。また一方、図５（ｂ）では、「変倍機能」を説明するマニュアルであるが、さらに「基礎編」、「応用編」というように、ユーザの習熟レベルに見合ったマニュアルが示されている。「変倍機能」について、一から理解したいユーザは「基礎編」のマニュアルを参照すると適切であり、より高度に使用したいユーザは、「応用編」のマニュアルを参照すると適切である。
【００４３】
[情報処理]
次に本実施形態に係るＭＦＰの処理動作を説明する。概要としては、利用履歴情報（ログ）に基づき、ユーザ毎に、機能の利用実績の回数を取得・判定し、ある機能についてユーザの利用実績（利用回数）が少ない場合に、その機能のマニュアルをユーザに提示する。このように実施形態に係るＭＦＰは、ユーザに機能説明や操作方法等を簡便に提示し、ユーザの新機能への理解や利用を促進させるものである。
【００４４】
図６は、本実施形態に係るＭＦＰの処理動作を説明するフローチャートである。本実施形態では前提として、管理者は以下のパラメータを既知情報としてＭＦＰに指定（設定）しておく。「マニュアル提示の対象となる機能」を指定するのは、ＭＦＰの全機能を対象とすることも可能であるが、特に管理者が利用を促したい機能についてのマニュアル提示を行えるようにするためである。
・マニュアル提示の対象となる機能：「変倍機能」
・所定回数の指定：「３」
・マニュアルのレベルがある場合（例えば図５（ｂ））は、マニュアルのレベル毎の所定回数の指定：基礎編：「０、１」、応用編：「２、３」
・提示方法の指定：操作パネル
なおまた言うまでもなく、今回のログイン以前においても、ＭＦＰにおいては、機能実行部１０２により各種機能が実行され、また各機能の実行に伴い、記録部１０３により利用履歴情報（ログ）が記録され続けているものとする。以下図を参照しながら説明する。
【００４５】
Ｓ１：まずＭＦＰに対しユーザがログイン操作を行うと、認証部１０１は、ユーザの認証を行う。上述したように認証方法はユーザを特定できればよく、ユーザＩＤ及びパスワードの入力によるユーザ認証、ＩＣカードを使用したユーザ認証、生体を利用したユーザ認証（指紋・静脈等）などによりユーザの認証を行うことができる。なおここで、ログインユーザは「user05」であるものとする。
【００４６】
Ｓ２：ログインが成功すると、判定部１０５は、利用履歴情報（ログ）から、当該ログインユーザの、機能毎の利用回数を取得する。ここでは、上述のパラメータからマニュアル提示の対象となる機能：「変倍機能」であるので、ユーザ「user05」、機能「プリント／色：白黒／縮小：2P→1P」（変倍機能）、利用回数１回として取得する。
【００４７】
Ｓ３：提示部１０６は、ユーザの利用回数が所定回数以下である機能の有無を判定する。ここでは、変倍機能の所定回数は３であるので、Ｙへ進む（Ｓ４へ）。
【００４８】
Ｓ４：次に利用回数に応じて処理を分岐する。利用回数に応じて提示するマニュアルのレベルを変更するためである。ここでは、利用回数１回であるので、Ｓ５へ進む。
【００４９】
Ｓ５：提示部１０６は、ユーザの利用回数が所定回数以下である機能であって、利用回数に応じたマニュアルを、記憶部１０４から取得する。ここでは、「変倍機能」マニュアルの「基礎編」が取得される。
【００５０】
Ｓ６：そして提示部１０６は、取得したマニュアル、つまりユーザの利用回数が所定回数以下である機能であって、利用回数に応じたマニュアルを当該ユーザに提示する。具体的に提示部１０６は、「変倍機能」マニュアルの「基礎編」をユーザ「user05」に対し、操作パネルに表示することで提示を行う。
【００５１】
図７は、本実施形態に係る操作パネルの画面例を示す。ログイン後の画面上、「変倍機能」マニュアルの「基礎編」が表示される。ユーザ「user05」は、変倍機能の説明書を参照したいと思えば、「次へ」を操作して変倍機能の機能説明、操作方法、効用、留意点等を学習できる。また一方、「閉じる」を操作すれば、通常のＭＦＰの操作画面に進むことができるし、さらに「次回から表示しない。」をチェックしておけば次回からこのようなマニュアルが表示されることなく、通常のＭＦＰの操作画面に進むことができる。
【００５２】
なお、Ｓ４にて利用回数が２又は３である場合、Ｓ５へ進む。この場合は、上述と同様の要領で記憶部１０４から「変倍機能」マニュアルの「応用編」が取得され、ユーザ「user05」に対し、操作パネルに表示される。
【００５３】
なおまた、マニュアルがレベル分けされておらず１のマニュアルしかない場合（例えば図５（ａ））には、Ｓ４で処理を分岐する必要はなく、１のマニュアルを記憶部１０４から取得し、Ｓ６において、取得したマニュアルを当該ユーザに提示すればよい。
【００５４】
なおまた、マニュアルの提示方法は、上述の操作パネルへの提示のほかに、当該ユーザの端末（ＰＣ６、７）に送信し表示させてもよいし（メール含む）、そのＭＦＰにおいて用紙に印刷出力するようにしてもよい。
【００５５】
[変形例]
次に変形例として、ソフトウェア更新のケースにおけるＭＦＰの処理動作を説明する。上述したようにＭＦＰの更新部１０７は、ソフトウェアによる機能を自装置に対し更新（追加、削除を含む）する機能を有している。そして新しいソフトウェアが追加されたということは、管理者にとって、ユーザに追加された新機能への理解や利用を促進させたいところである。
【００５６】
そこで、管理者は、ソフトウェア更新に伴い、以下のパラメータを既知情報としてＭＦＰに指定（設定）しておく。
マニュアル提示の対象となる機能：「変倍機能」、「地紋」（新機能）
所定回数の指定：「３」
（マニュアルのレベルがある場合はレベル毎の所定回数の指定：基礎編：「０、１」、応用編：「２、３」）
提示方法の指定：操作パネル
この例の場合、新機能として地紋用ソフトウェアが追加され、ＭＦＰ上地紋機能が搭載されたものとする。そして管理者は、新機能である地紋機能をユーザに周知徹底すべく、マニュアル提示の対象となる機能に指定（設定）する。
【００５７】
なおここで、管理者がソフトウェア更新に伴い手動で「マニュアル提示の対象となる機能」を指定（設定）することも可能であるが、ソフトウェア更新に伴い、これを自動的にするようにするとより好適である。具体的に、ソフトウェアの更新プログラムにおいて、新機能が追加されたときは「マニュアル提示の対象となる機能」のパラメータにその新機能を追加させるようにすることで、これを実現できる。なお、ソフトウェア更新に伴い、そのソフトウェアに含まれる／又は付属される新機能のマニュアルもまたＭＦＰの記憶部１０４に記憶される。
【００５８】
ここで再び、図６のフローチャートを参照する。本変形例においては、ソフトウェア更新に伴い、地紋機能が搭載され、また「マニュアル提示の対象となる機能」には「地紋」が指定（設定）されていることになる。従って、上述のＳ２において、いずれのユーザがログインしようとも、追加直後の利用履歴情報からしても全ユーザにとって、地紋機能の利用回数は０である。よって上述と同様、Ｓ３、４、５、６を経て、新機能である地紋機能のマニュアルが全てのユーザに対し各ユーザ毎のログインの度に提示される。
【００５９】
以上のように、ソフトウェア更新がなされ新機能が追加された場合、新機能のマニュアルを全ユーザに提示でき、ひいては全ユーザに当該新機能への理解や利用を促進させることができる。
【００６０】
[補足]
なお、ＭＦＰの利用状況通知部１０８は、利用履歴情報に基づき、ユーザ毎に、更新されたソフトウェアによる機能の利用状況の情報を管理者端末（例えばＰＣ６、７）に通知する機能を有している。管理者は、新しく追加されたソフトウェアを含め、各種機能の利用を浸透させたいところ、実際にどの程度ユーザに認知され利用されているのかの情報（データ）をユーザ別や組織別にも得ることができる。そしてデータが満足の行く結果が得られれば、ＭＦＰの機能がユーザに十分浸透したといえるし、一方依然利用が促進されていないような場合には、上述の所定回数の指定のパラメータを増加（例えば３→５）させ、当該機能の周知徹底を図ることができる。
【００６１】
また、ユーザは、ログイン直後のみならず、記憶部１０４に記憶されているマニュアルを随時操作パネル等の操作により呼出して参照することができる。従来、マニュアルは、冊子やＣＤ媒体で提供されているものの、その取り扱いは非常に煩雑になりがちであったが、このようにすることでユーザは、容易に電子データとしてのマニュアルを参照できる。
【００６２】
なおまた、上述の本実施形態において、記憶部１０４に記憶されているマニュアルは、ＭＦＰ上に搭載される機能毎に用意されているものとして説明した。ここで、ＭＦＰ１に対してマニュアルのインストール時、例えば利用履歴情報に基づく利用実績に応じて、利用実績の多い機能のマニュアル（及びその機能関連のマニュアル）のみを記憶（保持）するようにすることもできる。仮にＭＦＰ１が保持していないマニュアルが必要となった場合は、他のＭＦＰ（例えば図１、ＭＦＰ２〜５）に対し当該マニュアルの問合せを行い、マニュアルデータを取得してからＭＦＰ１上で表示する。このようにすると、マニュアルデータ（記憶容量域）の分散化を図ることができる。
【００６３】
またもしくは、ネットワーク上の全てのＭＦＰ（例えば図１、ＭＦＰ１〜５）において、１のＭＦＰが全てのマニュアルを保持するのではなく、ネットワーク上の全ての各ＭＦＰでもって全てのマニュアルを保持するようにしてもよい。この場合もＭＦＰ１が保持していないマニュアルが必要となった場合は、他のＭＦＰ（例えば図１、ＭＦＰ２〜５）に対し当該マニュアルの問合せを行い、マニュアルデータを取得してからＭＦＰ１上で表示する。ただこの場合、全てのマニュアルデータを各ＭＦＰに割り振りする必要があるが、例えば各ＭＦＰに対し均等のデータ量（マニュアル量）を振り分けることもできるし、ＭＦＰの記憶領域が平均的になるよう各ＭＦＰへのデータ量を調整して振り分けることもできる。
【００６４】
[総括]
以上、本実施形態に係るＭＦＰは、利用履歴情報（ログ）に基づき、ユーザ毎に、機能の利用実績の回数を取得判定し、ユーザの利用実績（利用回数）が所定回数以下である機能のマニュアルを当該ユーザに提示するので、新しく追加されたソフトウェアを含め、各種機能への理解と利用を浸透させることができる。そしてまた、利用回数に相応しいマニュアルによる機能のガイダンスが可能になり、ユーザの未修得がなくなり、操作教育の徹底を図ることが可能になる。またこれにより、従来、ＭＦＰの操作説明書や機能説明書等のマニュアルは取扱が煩雑であったところ、目的の機能を探すまでの手間と時間を削減できる。
【００６５】
即ち以上の本発明によれば、利用者に機能説明や操作方法等を簡便に提示することにより、利用者の新機能への理解や利用を促進させる画像形成装置等を提供することが可能となる。
【００６６】
なお、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。
【符号の説明】
【００６７】
１−５ 画像形成装置
６、７ ＰＣ
８ 携帯情報端末
１１ 操作パネル
１１ａ 入力装置
１１ｂ 表示装置
１２ 記憶メディアＩ／Ｆ
１２ａ ドライブ装置
１２ｂ 記録媒体
１３ コントローラ
１３ａ ＲＯＭ
１３ｂ ＲＡＭ
１３ｃ ＣＰＵ
１４ データ通信Ｉ／Ｆ
１４ａ インタフェース装置
１５ スキャナ
１５ａ 画像読取装置
１６ プロッタ
１６ａ 印刷装置
１７ ＨＤＤ
１０１ 認証部
１０２ 機能実行部
１０３ 記録部
１０４ 記憶部
１０５ 判定部
１０６ 提示部
１０７ 更新部
１０８ 利用状況通知部
【先行技術文献】
【特許文献】
【００６８】
【特許文献１】特開２００６‐２６１９７０号公報
【技術分野】
【０００１】
本発明は、利用者にマニュアルを簡便に提示する画像形成装置、マニュアル提示方法及びマニュアル提示プログラムの分野に関する。
【背景技術】
【０００２】
コピー、スキャナ、プリンタ、ファックスなどの複数の機能を一つの筐体内に収納した画像形成装置が知られている。現在の画像形成装置（MFP：Multi-Function Peripheral）は、ＣＰＵの性能向上、メモリの大容量化、通信技術の高速化及びデジタル画像技術の高度化等、ＭＦＰに関連する技術の進化に伴い、単にデジタル複写機としての機能だけでなく、例えば、ネットワークやファクシミリ等で画像や文書などのデータの送受信を可能とし、ユーザ環境において様々な利用形態や機能を提供するものである。
【０００３】
また、このようなＭＦＰに搭載され、ユーザに機能を提供するアプリケーションは、ユーザニーズに合わせた仕様にカスタマイズできることが知られている。ＭＦＰのコントローラソフトは、提供する機能のカスタマイズの容易性が重視されて設計されており、アプリケーションをプラグイン機能としてユーザに提供することができるため、ユーザは利用したい機能をプラグイン単位で購入して、ＭＦＰに対して容易にインストール又はアンインストールすることができる（例えば特許文献１参照）。
【０００４】
さて一方、このようなＭＦＰの多機能化に伴い、日々様々な機能を提供する新たなアプリケーションソフトウェアがリリースされ、また新たなパッチ（更新プログラム）も提供されている。サービスマン（保守担当者）は、ＵＳＢメモリやＳＤメモリカード等の携帯型記憶媒体でソフトウェア等を持参のうえ定期的に顧客先を訪問し、個々のＭＦＰに対してソフトウェアやパッチを更新（追加、削除も含む）していく。またもしくは、ＭＦＰ提供側はＷｅｂ上にダウンロードサーバを設けていることもあり、ＭＦＰはネットワークを介し、各種のソフトウェアやパッチをダウンロードし、更新を行うことができる。この仕組みを利用して、同様に、個々のＭＦＰに対してソフトウェアやパッチを更新（追加、削除も含む）していく。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上述のように、ＭＦＰの多機能化に伴い日々様々な機能を提供する新たなアプリケーションソフトウェアがリリースされ、ソフトウェアやパッチの更新作業によりＭＦＰ上、新たな機能として追加される。しかしながら、従来、せっかく新たな機能をＭＦＰにインストールしても、利用者（ユーザ）に認識されずに全く利用されなかったり、仮に認識されていてその有用性や操作方法が理解されておらず、実際に利用者に全く利用されていないことが多かった。
【０００６】
ＭＦＰ提供側、例えば開発部門からすると、利用者の利便性の向上の観点から開発した新機能であるので、新機能が利用者に全く利用されていないことは本意ではないし、また例えば営業・推進部門からしても、新機能を利用してもらうことで利用者に便利に本製品を利用してもらいたいし、また本製品の機能的優位性を認識してもらいたいところ、やはりその新機能が利用者に全く利用されていないことは本意ではない。
【０００７】
ここで、利用者が新機能を利用すべく、新機能の機能説明、操作方法、効用、留意点等を理解するためには、ＭＦＰのマニュアル（説明書）を参照する必要がある。従来、マニュアルは、冊子やＣＤ媒体で提供されているものの、その取り扱いは非常に煩雑になりがちであり、ほとんどの利用者に利用されていないのが実情である。実際、マニュアルは、ＭＦＰの多機能化に伴い、その質・量ともに膨大であり、ときに目的のページを探し出すだけでも時間と手間を要してしまう。
【０００８】
そこで本発明では上記のような問題に鑑みて、利用者に機能説明や操作方法等を簡便に提示することにより、利用者の新機能への理解や利用を促進させる画像形成装置、マニュアル提示方法及びマニュアル提示プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決するため、本発明に係る画像形成装置は、ユーザの認証を行う認証手段と、機能の実行に伴い、当該機能の利用履歴情報を前記ユーザ毎に記録し、記憶する記録手段と、前記機能のマニュアルを記憶した記憶手段と、前記利用履歴情報に基づき、前記ユーザ毎に、機能の利用実績の回数を取得判定する判定手段と、ユーザの利用実績が所定回数以下である機能のマニュアルを、当該ユーザに提示する提示手段とを有することを特徴とする。
【００１０】
また上記課題を解決するため、本発明に係る画像形成装置は、前記ソフトウェアによる機能を自装置に対し更新する更新手段を有し、前記判定手段は、前記ソフトウェアよる機能が更新されたとき、全ての前記ユーザにおいて当該機能は利用実績が所定回数以下の機能であると判定し、前記提示手段は、当該ソフトウェアのマニュアルを、全ての前記ユーザに提示することを特徴とする。
【００１１】
また上記課題を解決するため、本発明に係る画像形成装置は、前記提示手段は、前記ソフトウェアのマニュアルを、自装置の操作パネル上若しくはユーザ端末に提示し、又は印刷出力することを特徴とする。
【００１２】
また上記課題を解決するため、本発明に係る画像形成装置は、前記ソフトウェアのマニュアルは、ユーザの習熟レベル毎に作成されたマニュアルを含み、前記提示手段は、ユーザの利用実績が所定回数以下である機能のマニュアルを当該ユーザに提示するとき、さらに、当該利用実績の回数に応じた習熟レベルのマニュアルを当該ユーザに提示することを特徴とする。
【００１３】
また上記課題を解決するため、本発明に係る画像形成装置は、前記利用履歴情報に基づき、前記ユーザ毎の前記機能の利用状況の情報を管理者端末に通知する利用状況通知手段を有することを特徴とする。
【００１４】
なお、本発明の構成要素、表現または構成要素の任意の組合せを、方法、装置、システム、コンピュータプログラム、記録媒体、などに適用したものも本発明の態様として有効である。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によれば、利用者に機能説明や操作方法等を簡便に提示することにより、利用者の新機能への理解や利用を促進させる画像形成装置、マニュアル提示方法及びマニュアル提示プログラムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】本実施形態に係るシステム構成図である。
【図２】本実施形態に係るＭＦＰのハードウェア構成の一例を示す。
【図３】本実施形態に係るＭＦＰの一実施形態の主要機能を示す機能ブロック図である。
【図４】本実施形態に係る利用履歴情報（ログ）の一例を示す。
【図５】本実施形態に係るマニュアルの一例を示す。
【図６】本実施形態に係るＭＦＰの処理動作を説明するフローチャートである。
【図７】本実施形態に係る操作パネルの画面例を示す。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
以下、本発明を実施するための最良の形態を各実施形態において図面を用いて説明する。
【００１８】
[システム構成]
（全体構成）
はじめに、具体的な発明の内容を説明する前に、本発明を実施するにあたっての全体構成について説明する。図１は、本実施形態に係るシステム構成図である。図に示されるように、ＭＦＰ（画像形成装置）１〜５及びＰＣ（Personal Computer）６、７、携帯情報端末８が、ネットワークを介して接続されている。
【００１９】
図中、複数のＭＦＰ１〜５は、いずれもコピー、スキャナ、プリンタ、ファックスなどの複数の機能を一つの筐体内に収納した画像形成装置である。またＰＣ６、７は、ユーザが一般的に使用するユーザ端末であり、例えばＰＣ上で作成したデータをＭＦＰに送信し、データをプリントできる。携帯情報端末８は、携帯電話、ＰＤＡ等の携帯型の情報端末である。ＰＣのモバイル型としての端末であるので、ＰＣと同様に使い方ができる。
【００２０】
なお本システム構成はあくまで一実施形態であり、ＭＦＰやＰＣは、これ以上複数台あってもよく、またネットワーク上相互に接続される限り、如何様に構成され配置されてもよい。また以下、単にＭＦＰという場合は、ＭＦＰ１〜５の区別なく指し、同様にＰＣという場合はＰＣ１〜２区別なく指すものとする。
【００２１】
（ハードウェア）
ここで、本実施形態に係るＭＦＰのハードウェア構成について簡単に説明しておく。図２は、本実施形態に係るＭＦＰのハードウェア構成の一例を示す。
【００２２】
本実施形態に係るＭＦＰは、操作パネル１１と、記憶メディアＩ／Ｆ１２と、コントローラ１３と、データ通信Ｉ／Ｆ１４と、スキャナ１５と、プロッタ１６と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１７とから構成され、それぞれ相互に接続されている。
【００２３】
操作パネル１１は、入力装置１１aと表示装置１１bとを有しており、入力装置１１aは、ハードキーなどで構成され、装置本体に各操作信号を入力するのに用いられる。また、表示装置１１bは、ディスプレイなどで構成され、例えば画像形成動作に関する各種情報を表示する。データ通信Ｉ／Ｆ１４は、インタフェース装置１４aを有しており、画像形成装置をネットワークやファックスなどのデータ伝送路に接続するインタフェースである。ＨＤＤ１７は、画像形成装置で取り扱われる受信文書データや読み取り画像データ、各アプリケーションにより利用されるデータなど、各種データを格納している。また、ＨＤＤ１７は、これらの各種データを、所定のファイルシステムやＤＢ（Data Base）により管理している。
【００２４】
ＨＤＤ１７に格納される各種データの中には、記録媒体１２bから入力されるデータを含む。記録媒体１２bは、記憶メディアＩ／Ｆ１２が有するドライブ装置１２aにセットされ各種データが記録媒体１２bからドライブ装置１２aを介してＨＤＤ１７に格納される。
【００２５】
コントローラ１３は、ＲＯＭ（Read Only Memory）１３a、ＲＡＭ（Random Access Memory）１３b、及びＣＰＵ（Central Processing Unit）１３cとを有しており、ＲＯＭ１３aは、画像形成装置が起動されるときに実行されるプログラムや各種データを格納している。また、ＲＡＭ１３bは、ＲＯＭ１３aやＨＤＤ１７から読み出された各種プログラムやデータを一時保持する。更に、ＣＰＵ１３cは、ＲＡＭ１３bが一時保持しているプログラムを実行する。コントローラ１３は、例えば、データ通信Ｉ／Ｆ１４を介して印刷データを受信した場合に、ＲＯＭ１３aからＲＡＭ１３b上に読み出された、ＰＤＬ（Page Description Language）を解釈可能なプログラム（ＰＤＬパーサ）をＣＰＵ１３cにより実行し、印刷データを解釈してビットマップイメージを生成する。
【００２６】
スキャナ１５は、画像読取装置１５aを有しており、読み取り面に配置された原稿を光学的に読み取り画像データを生成する。プロッタ１６は、印刷装置１６aを有しており、例えば、電子写真プロセス方式によってビットマップイメージを記録紙に印刷する。
【００２７】
このように、本実施形態に係るＭＦＰは、上記ハードウェア構成により、コピー、スキャナ、プリント、ファクシミリなどの少なくとも画像形成に係る基本的な機能を実現している。
【００２８】
（機能）
次に、本実施形態に係るＭＦＰの主要機能構成についてそれぞれ簡単に説明する。図３は、本実施形態に係るＭＦＰの一実施形態の主要機能を示す機能ブロック図である。ＭＦＰは、主要な機能として、認証部１０１、機能実行部１０２、記録部１０３、記憶部１０４、判定部１０５、提示部１０６、更新部１０７、及び利用状況通知部１０８を有している。
【００２９】
認証部１０１は、ユーザの認証を行う機能を有している。認証方法はユーザを特定できればよく、例えば、ＭＦＰ上の操作パネルからユーザＩＤ及びパスワードの入力によるユーザ認証、ＩＣカードを使用したユーザ認証、生体を利用したユーザ認証（指紋・静脈等）などによりユーザの認証を行うことができる。
【００３０】
機能実行部１０２は、ＭＦＰの有する各種機能を実行する。本実施形態に係るＭＦＰは、コピー、スキャナ、プリント、ファクシミリなどの機能を有しているので、これら各機能の実行を行う。勿論、これら以外にもＭＦＰ上で実現される様々な新機能を含む。
【００３１】
記録部１０３は、各機能の実行に伴い、利用履歴情報（ログ）を記録し、記憶する。具体的には、コピー、スキャナ、プリント、ファクシミリなどの機能が実行されるに伴って、機能の実行履歴をログとして記録、保存する。この利用履歴情報の具体例は後述する。
【００３２】
記憶部１０４は、各種情報を記憶する記憶装置として機能する。本実施形態では、例えば少なくともソフトウェア、利用履歴情報、マニュアル等が記憶されている。
【００３３】
判定部１０５は、利用履歴情報に基づき、ユーザ毎に、機能の利用実績の回数を取得・判定する機能を有している。この利用履歴情報の具体例は後述するが、利用履歴情報（ログ）には、ユーザ別に、使用した機能、使用時刻等々が記録されているので、判定部１０５は、ユーザ毎に、各機能の利用実績の回数を取得・判定が可能である。
【００３４】
提示部１０６は、ユーザの利用実績（利用回数）が所定回数以下である機能のマニュアルを、当該ユーザに提示する機能を有している。ここで所定回数は任意に指定できる変数であるが、比較的小さい値（例えば０〜３程度）が指定される。提示部１０６は、ある機能についてユーザの利用実績が少ない場合に、その機能のマニュアルをユーザに提示するためである。なおこのとき、ユーザへの提示方法としては、マニュアルを、例えば自装置の操作パネル上に表示したり、ユーザ端末（ＰＣ６，７、携帯情報端末８等）に送信し表示させたり、ＭＦＰの印刷機能を利用して印刷出力（プリント）したりすることができる。
【００３５】
更新部１０７は、ソフトウェアによる機能を自装置に対し更新（追加、削除を含む）する機能を有している。上述したようにＭＦＰは、各種ソフトウェア（アプリケーション）をプラグイン機能として容易にインストール又はアンインストールすることができるようになっている。ソフトウェアが追加されると、そのソフトウェアにより実現される機能がＭＦＰ上に搭載されることになる。
【００３６】
利用状況通知部１０８は、利用履歴情報に基づき、ユーザ毎の機能の利用状況の情報を管理者端末に通知する機能を有している。例えば、新しく追加されたソフトウェアのユーザ利用状況を管理者にフィードバックできるようにし、管理者はユーザへの新機能の浸透度等を確認できる。
【００３７】
以上これらの機能は、実際には装置のＣＰＵ１３ｃが実行するプログラムによりコンピュータに実現させるものである。
【００３８】
（利用履歴情報例）
図４は、本実施形態に係る利用履歴情報（ログ）の一例を示す。上述したように、記録部１０２は、コピー、スキャナ、プリント、ファクシミリなどの各機能が実行されるに伴って、機能の実行履歴をログとして記録、保存する。ログは、いつ（日時）、誰が（ユーザ名）、何を（機能名）、どの様に（条件、文書名）、機能を実行したか、またその結果（状態）が記録される。以下簡単に各項目を説明する。
【００３９】
「ログＩＤ」は、ログ毎に付番される固有識別子示す。「日時」は、機能実行の日時を示す。「ユーザ名」は、機能実行の実行者を示す。なおＭＦＰ利用時には、既にユーザ・ログインがなされるなどしてユーザは特定されているものとする。「ジョブ」は、実行されたＭＦＰ上のジョブ（又は機能）を示す。「条件」は、機能実行に伴い指定された条件（例えば印刷条件）を示す。「文書名」は、対象となるデータ名やファイル名を示す。「状態」は、機能実行結果（完了／エラー）を示す。
【００４０】
このように利用履歴情報（ログ）には、ユーザ別に、使用した機能、使用時刻等々が記録されているので、判定部１０５は、ユーザ毎に、各機能の利用実績の回数を取得・判定が可能である。例えば本例から、ユーザ「user05」は、機能「プリント／色：白黒／縮小：2P→1P」を１回利用していることが分かる。
【００４１】
（マニュアル例）
図５は、本実施形態に係るマニュアルの一例を示す。本実施形態のマニュアルは、ＭＦＰ上に搭載される機能毎に用意されている。機能毎の利用実績に応じて、利用実績の少ない機能のマニュアルをユーザに提示するためである。
【００４２】
具体的に、図５（ａ）では、「変倍機能」を説明するマニュアルが示されている。また一方、図５（ｂ）では、「変倍機能」を説明するマニュアルであるが、さらに「基礎編」、「応用編」というように、ユーザの習熟レベルに見合ったマニュアルが示されている。「変倍機能」について、一から理解したいユーザは「基礎編」のマニュアルを参照すると適切であり、より高度に使用したいユーザは、「応用編」のマニュアルを参照すると適切である。
【００４３】
[情報処理]
次に本実施形態に係るＭＦＰの処理動作を説明する。概要としては、利用履歴情報（ログ）に基づき、ユーザ毎に、機能の利用実績の回数を取得・判定し、ある機能についてユーザの利用実績（利用回数）が少ない場合に、その機能のマニュアルをユーザに提示する。このように実施形態に係るＭＦＰは、ユーザに機能説明や操作方法等を簡便に提示し、ユーザの新機能への理解や利用を促進させるものである。
【００４４】
図６は、本実施形態に係るＭＦＰの処理動作を説明するフローチャートである。本実施形態では前提として、管理者は以下のパラメータを既知情報としてＭＦＰに指定（設定）しておく。「マニュアル提示の対象となる機能」を指定するのは、ＭＦＰの全機能を対象とすることも可能であるが、特に管理者が利用を促したい機能についてのマニュアル提示を行えるようにするためである。
・マニュアル提示の対象となる機能：「変倍機能」
・所定回数の指定：「３」
・マニュアルのレベルがある場合（例えば図５（ｂ））は、マニュアルのレベル毎の所定回数の指定：基礎編：「０、１」、応用編：「２、３」
・提示方法の指定：操作パネル
なおまた言うまでもなく、今回のログイン以前においても、ＭＦＰにおいては、機能実行部１０２により各種機能が実行され、また各機能の実行に伴い、記録部１０３により利用履歴情報（ログ）が記録され続けているものとする。以下図を参照しながら説明する。
【００４５】
Ｓ１：まずＭＦＰに対しユーザがログイン操作を行うと、認証部１０１は、ユーザの認証を行う。上述したように認証方法はユーザを特定できればよく、ユーザＩＤ及びパスワードの入力によるユーザ認証、ＩＣカードを使用したユーザ認証、生体を利用したユーザ認証（指紋・静脈等）などによりユーザの認証を行うことができる。なおここで、ログインユーザは「user05」であるものとする。
【００４６】
Ｓ２：ログインが成功すると、判定部１０５は、利用履歴情報（ログ）から、当該ログインユーザの、機能毎の利用回数を取得する。ここでは、上述のパラメータからマニュアル提示の対象となる機能：「変倍機能」であるので、ユーザ「user05」、機能「プリント／色：白黒／縮小：2P→1P」（変倍機能）、利用回数１回として取得する。
【００４７】
Ｓ３：提示部１０６は、ユーザの利用回数が所定回数以下である機能の有無を判定する。ここでは、変倍機能の所定回数は３であるので、Ｙへ進む（Ｓ４へ）。
【００４８】
Ｓ４：次に利用回数に応じて処理を分岐する。利用回数に応じて提示するマニュアルのレベルを変更するためである。ここでは、利用回数１回であるので、Ｓ５へ進む。
【００４９】
Ｓ５：提示部１０６は、ユーザの利用回数が所定回数以下である機能であって、利用回数に応じたマニュアルを、記憶部１０４から取得する。ここでは、「変倍機能」マニュアルの「基礎編」が取得される。
【００５０】
Ｓ６：そして提示部１０６は、取得したマニュアル、つまりユーザの利用回数が所定回数以下である機能であって、利用回数に応じたマニュアルを当該ユーザに提示する。具体的に提示部１０６は、「変倍機能」マニュアルの「基礎編」をユーザ「user05」に対し、操作パネルに表示することで提示を行う。
【００５１】
図７は、本実施形態に係る操作パネルの画面例を示す。ログイン後の画面上、「変倍機能」マニュアルの「基礎編」が表示される。ユーザ「user05」は、変倍機能の説明書を参照したいと思えば、「次へ」を操作して変倍機能の機能説明、操作方法、効用、留意点等を学習できる。また一方、「閉じる」を操作すれば、通常のＭＦＰの操作画面に進むことができるし、さらに「次回から表示しない。」をチェックしておけば次回からこのようなマニュアルが表示されることなく、通常のＭＦＰの操作画面に進むことができる。
【００５２】
なお、Ｓ４にて利用回数が２又は３である場合、Ｓ５へ進む。この場合は、上述と同様の要領で記憶部１０４から「変倍機能」マニュアルの「応用編」が取得され、ユーザ「user05」に対し、操作パネルに表示される。
【００５３】
なおまた、マニュアルがレベル分けされておらず１のマニュアルしかない場合（例えば図５（ａ））には、Ｓ４で処理を分岐する必要はなく、１のマニュアルを記憶部１０４から取得し、Ｓ６において、取得したマニュアルを当該ユーザに提示すればよい。
【００５４】
なおまた、マニュアルの提示方法は、上述の操作パネルへの提示のほかに、当該ユーザの端末（ＰＣ６、７）に送信し表示させてもよいし（メール含む）、そのＭＦＰにおいて用紙に印刷出力するようにしてもよい。
【００５５】
[変形例]
次に変形例として、ソフトウェア更新のケースにおけるＭＦＰの処理動作を説明する。上述したようにＭＦＰの更新部１０７は、ソフトウェアによる機能を自装置に対し更新（追加、削除を含む）する機能を有している。そして新しいソフトウェアが追加されたということは、管理者にとって、ユーザに追加された新機能への理解や利用を促進させたいところである。
【００５６】
そこで、管理者は、ソフトウェア更新に伴い、以下のパラメータを既知情報としてＭＦＰに指定（設定）しておく。
マニュアル提示の対象となる機能：「変倍機能」、「地紋」（新機能）
所定回数の指定：「３」
（マニュアルのレベルがある場合はレベル毎の所定回数の指定：基礎編：「０、１」、応用編：「２、３」）
提示方法の指定：操作パネル
この例の場合、新機能として地紋用ソフトウェアが追加され、ＭＦＰ上地紋機能が搭載されたものとする。そして管理者は、新機能である地紋機能をユーザに周知徹底すべく、マニュアル提示の対象となる機能に指定（設定）する。
【００５７】
なおここで、管理者がソフトウェア更新に伴い手動で「マニュアル提示の対象となる機能」を指定（設定）することも可能であるが、ソフトウェア更新に伴い、これを自動的にするようにするとより好適である。具体的に、ソフトウェアの更新プログラムにおいて、新機能が追加されたときは「マニュアル提示の対象となる機能」のパラメータにその新機能を追加させるようにすることで、これを実現できる。なお、ソフトウェア更新に伴い、そのソフトウェアに含まれる／又は付属される新機能のマニュアルもまたＭＦＰの記憶部１０４に記憶される。
【００５８】
ここで再び、図６のフローチャートを参照する。本変形例においては、ソフトウェア更新に伴い、地紋機能が搭載され、また「マニュアル提示の対象となる機能」には「地紋」が指定（設定）されていることになる。従って、上述のＳ２において、いずれのユーザがログインしようとも、追加直後の利用履歴情報からしても全ユーザにとって、地紋機能の利用回数は０である。よって上述と同様、Ｓ３、４、５、６を経て、新機能である地紋機能のマニュアルが全てのユーザに対し各ユーザ毎のログインの度に提示される。
【００５９】
以上のように、ソフトウェア更新がなされ新機能が追加された場合、新機能のマニュアルを全ユーザに提示でき、ひいては全ユーザに当該新機能への理解や利用を促進させることができる。
【００６０】
[補足]
なお、ＭＦＰの利用状況通知部１０８は、利用履歴情報に基づき、ユーザ毎に、更新されたソフトウェアによる機能の利用状況の情報を管理者端末（例えばＰＣ６、７）に通知する機能を有している。管理者は、新しく追加されたソフトウェアを含め、各種機能の利用を浸透させたいところ、実際にどの程度ユーザに認知され利用されているのかの情報（データ）をユーザ別や組織別にも得ることができる。そしてデータが満足の行く結果が得られれば、ＭＦＰの機能がユーザに十分浸透したといえるし、一方依然利用が促進されていないような場合には、上述の所定回数の指定のパラメータを増加（例えば３→５）させ、当該機能の周知徹底を図ることができる。
【００６１】
また、ユーザは、ログイン直後のみならず、記憶部１０４に記憶されているマニュアルを随時操作パネル等の操作により呼出して参照することができる。従来、マニュアルは、冊子やＣＤ媒体で提供されているものの、その取り扱いは非常に煩雑になりがちであったが、このようにすることでユーザは、容易に電子データとしてのマニュアルを参照できる。
【００６２】
なおまた、上述の本実施形態において、記憶部１０４に記憶されているマニュアルは、ＭＦＰ上に搭載される機能毎に用意されているものとして説明した。ここで、ＭＦＰ１に対してマニュアルのインストール時、例えば利用履歴情報に基づく利用実績に応じて、利用実績の多い機能のマニュアル（及びその機能関連のマニュアル）のみを記憶（保持）するようにすることもできる。仮にＭＦＰ１が保持していないマニュアルが必要となった場合は、他のＭＦＰ（例えば図１、ＭＦＰ２〜５）に対し当該マニュアルの問合せを行い、マニュアルデータを取得してからＭＦＰ１上で表示する。このようにすると、マニュアルデータ（記憶容量域）の分散化を図ることができる。
【００６３】
またもしくは、ネットワーク上の全てのＭＦＰ（例えば図１、ＭＦＰ１〜５）において、１のＭＦＰが全てのマニュアルを保持するのではなく、ネットワーク上の全ての各ＭＦＰでもって全てのマニュアルを保持するようにしてもよい。この場合もＭＦＰ１が保持していないマニュアルが必要となった場合は、他のＭＦＰ（例えば図１、ＭＦＰ２〜５）に対し当該マニュアルの問合せを行い、マニュアルデータを取得してからＭＦＰ１上で表示する。ただこの場合、全てのマニュアルデータを各ＭＦＰに割り振りする必要があるが、例えば各ＭＦＰに対し均等のデータ量（マニュアル量）を振り分けることもできるし、ＭＦＰの記憶領域が平均的になるよう各ＭＦＰへのデータ量を調整して振り分けることもできる。
【００６４】
[総括]
以上、本実施形態に係るＭＦＰは、利用履歴情報（ログ）に基づき、ユーザ毎に、機能の利用実績の回数を取得判定し、ユーザの利用実績（利用回数）が所定回数以下である機能のマニュアルを当該ユーザに提示するので、新しく追加されたソフトウェアを含め、各種機能への理解と利用を浸透させることができる。そしてまた、利用回数に相応しいマニュアルによる機能のガイダンスが可能になり、ユーザの未修得がなくなり、操作教育の徹底を図ることが可能になる。またこれにより、従来、ＭＦＰの操作説明書や機能説明書等のマニュアルは取扱が煩雑であったところ、目的の機能を探すまでの手間と時間を削減できる。
【００６５】
即ち以上の本発明によれば、利用者に機能説明や操作方法等を簡便に提示することにより、利用者の新機能への理解や利用を促進させる画像形成装置等を提供することが可能となる。
【００６６】
なお、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。
【符号の説明】
【００６７】
１−５ 画像形成装置
６、７ ＰＣ
８ 携帯情報端末
１１ 操作パネル
１１ａ 入力装置
１１ｂ 表示装置
１２ 記憶メディアＩ／Ｆ
１２ａ ドライブ装置
１２ｂ 記録媒体
１３ コントローラ
１３ａ ＲＯＭ
１３ｂ ＲＡＭ
１３ｃ ＣＰＵ
１４ データ通信Ｉ／Ｆ
１４ａ インタフェース装置
１５ スキャナ
１５ａ 画像読取装置
１６ プロッタ
１６ａ 印刷装置
１７ ＨＤＤ
１０１ 認証部
１０２ 機能実行部
１０３ 記録部
１０４ 記憶部
１０５ 判定部
１０６ 提示部
１０７ 更新部
１０８ 利用状況通知部
【先行技術文献】
【特許文献】
【００６８】
【特許文献１】特開２００６‐２６１９７０号公報
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザの認証を行う認証手段と、
機能の実行に伴い、当該機能の利用履歴情報を前記ユーザ毎に記録し、記憶する記録手段と、
前記機能のマニュアルを記憶した記憶手段と、
前記利用履歴情報に基づき、前記ユーザ毎に、機能の利用実績の回数を取得判定する判定手段と、
ユーザの利用実績が所定回数以下である機能のマニュアルを、当該ユーザに提示する提示手段と、
を有することを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記ソフトウェアによる機能を自装置に対し更新する更新手段を有し、
前記判定手段は、前記ソフトウェアよる機能が更新されたとき、全ての前記ユーザにおいて当該機能は利用実績が所定回数以下の機能であると判定し、
前記提示手段は、当該ソフトウェアのマニュアルを、全ての前記ユーザに提示すること、
を特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記提示手段は、前記ソフトウェアのマニュアルを、自装置の操作パネル上若しくはユーザ端末に提示し、又は印刷出力すること、
を特徴とする請求項１又は２記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記ソフトウェアのマニュアルは、ユーザの習熟レベル毎に作成されたマニュアルを含み、
前記提示手段は、ユーザの利用実績が所定回数以下である機能のマニュアルを当該ユーザに提示するとき、さらに、当該利用実績の回数に応じた習熟レベルのマニュアルを当該ユーザに提示すること、
を特徴とする請求項１ないし３何れか一項記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記利用履歴情報に基づき、前記ユーザ毎の前記機能の利用状況の情報を管理者端末に通知する利用状況通知手段と、
を有することを特徴とする請求項２記載の画像形成装置。
【請求項６】
ユーザの認証を行う認証手順と、
機能の実行に伴い、当該機能の利用履歴情報を前記ユーザ毎に記録し、記憶する記録手順と、
前記機能のマニュアルを記憶した記憶手順と、
前記利用履歴情報に基づき、前記ユーザ毎に、機能の利用実績の回数を取得判定する判定手順と、
ユーザの利用実績が所定回数以下である機能のマニュアルを、当該ユーザに提示する提示手順と、
を有することを特徴とするマニュアル提示方法。
【請求項７】
前記ソフトウェアによる機能を自装置に対し更新する更新手順を有し、
前記判定手順は、前記ソフトウェアよる機能が更新されたとき、全ての前記ユーザにおいて当該機能は利用実績が所定回数以下の機能であると判定し、
前記提示手順は、当該ソフトウェアのマニュアルを、全ての前記ユーザに提示すること、
を特徴とする請求項６記載のマニュアル提示方法。
【請求項８】
請求項６又は７記載のマニュアル提示方法をコンピュータに実行させるためのマニュアル提示プログラム。
【請求項１】
ユーザの認証を行う認証手段と、
機能の実行に伴い、当該機能の利用履歴情報を前記ユーザ毎に記録し、記憶する記録手段と、
前記機能のマニュアルを記憶した記憶手段と、
前記利用履歴情報に基づき、前記ユーザ毎に、機能の利用実績の回数を取得判定する判定手段と、
ユーザの利用実績が所定回数以下である機能のマニュアルを、当該ユーザに提示する提示手段と、
を有することを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記ソフトウェアによる機能を自装置に対し更新する更新手段を有し、
前記判定手段は、前記ソフトウェアよる機能が更新されたとき、全ての前記ユーザにおいて当該機能は利用実績が所定回数以下の機能であると判定し、
前記提示手段は、当該ソフトウェアのマニュアルを、全ての前記ユーザに提示すること、
を特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記提示手段は、前記ソフトウェアのマニュアルを、自装置の操作パネル上若しくはユーザ端末に提示し、又は印刷出力すること、
を特徴とする請求項１又は２記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記ソフトウェアのマニュアルは、ユーザの習熟レベル毎に作成されたマニュアルを含み、
前記提示手段は、ユーザの利用実績が所定回数以下である機能のマニュアルを当該ユーザに提示するとき、さらに、当該利用実績の回数に応じた習熟レベルのマニュアルを当該ユーザに提示すること、
を特徴とする請求項１ないし３何れか一項記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記利用履歴情報に基づき、前記ユーザ毎の前記機能の利用状況の情報を管理者端末に通知する利用状況通知手段と、
を有することを特徴とする請求項２記載の画像形成装置。
【請求項６】
ユーザの認証を行う認証手順と、
機能の実行に伴い、当該機能の利用履歴情報を前記ユーザ毎に記録し、記憶する記録手順と、
前記機能のマニュアルを記憶した記憶手順と、
前記利用履歴情報に基づき、前記ユーザ毎に、機能の利用実績の回数を取得判定する判定手順と、
ユーザの利用実績が所定回数以下である機能のマニュアルを、当該ユーザに提示する提示手順と、
を有することを特徴とするマニュアル提示方法。
【請求項７】
前記ソフトウェアによる機能を自装置に対し更新する更新手順を有し、
前記判定手順は、前記ソフトウェアよる機能が更新されたとき、全ての前記ユーザにおいて当該機能は利用実績が所定回数以下の機能であると判定し、
前記提示手順は、当該ソフトウェアのマニュアルを、全ての前記ユーザに提示すること、
を特徴とする請求項６記載のマニュアル提示方法。
【請求項８】
請求項６又は７記載のマニュアル提示方法をコンピュータに実行させるためのマニュアル提示プログラム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【公開番号】特開２０１１−２５９１０４（Ｐ２０１１−２５９１０４Ａ）
【公開日】平成２３年１２月２２日（２０１１．１２．２２）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２０１０−１３０３８５（Ｐ２０１０−１３０３８５）
【出願日】平成２２年６月７日（２０１０．６．７）
【出願人】（０００００６７４７）株式会社リコー (37,907)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２３年１２月２２日（２０１１．１２．２２）
【国際特許分類】
【出願日】平成２２年６月７日（２０１０．６．７）
【出願人】（０００００６７４７）株式会社リコー (37,907)
【Ｆターム（参考）】
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