重要情報管理システム
【課題】重要情報が格納されたディレクトリからの複製物に対して、複製者のセキュリティレベルに応じた厳格な管理を可能とする。
【解決手段】管理サーバ２０は、重要情報として監視対象となった電子化情報のアクセスログを監視する。アクセスログの分析結果によって複製されたと判定された際、管理サーバ２０は複製者（申請者）Ｂ，Ｃを特定し、複製物に対する複製者Ｂ，Ｃの取り扱いルールを抽出し、複製者Ｂ，Ｃに保存期間や返却時間といった取り扱いルールを返信し、管理者Ａには電子タグ８の貼り付け要請を出力する。複製物は電子タグ８によって管理されるとともに、その電子タグ８と管理者Ａ、複製者（申請者）Ｂ，Ｃの電子タグ８ａとが関連付けられ更新情報として蓄積し、複製物を保管、複製物の持出し、複製物の返却、破棄の管理を行う。
【解決手段】管理サーバ２０は、重要情報として監視対象となった電子化情報のアクセスログを監視する。アクセスログの分析結果によって複製されたと判定された際、管理サーバ２０は複製者（申請者）Ｂ，Ｃを特定し、複製物に対する複製者Ｂ，Ｃの取り扱いルールを抽出し、複製者Ｂ，Ｃに保存期間や返却時間といった取り扱いルールを返信し、管理者Ａには電子タグ８の貼り付け要請を出力する。複製物は電子タグ８によって管理されるとともに、その電子タグ８と管理者Ａ、複製者（申請者）Ｂ，Ｃの電子タグ８ａとが関連付けられ更新情報として蓄積し、複製物を保管、複製物の持出し、複製物の返却、破棄の管理を行う。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、機密情報などの重要情報を記憶媒体に記憶又は印刷などによって複製された複製物の管理に関し、複製物の取り出し管理から複製物の保管、不正持ち出のチェック、廃棄までを一元的に管理する重要情報管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
例えば、オフィスでの事務作業などにおいてはＰＣで入力する作業が増え、作業者がＰＣで入力した文書や表や管理データといった情報は、ＰＣやサーバなどのデータベースに電子データとして記憶され、特に、顧客リストや個人情報を含む重要な機密情報は機密情報専用のディレクトリに格納して管理することが一般的に行われている。このような、特定のディレクトリに格納される電子化されたデータは、パスワードなどのアクセス制御やデータそのものの暗号化など従来から多くのセキュリティ管理技術が提案されている。しかし、一旦、ディレクトリから電子化されたデータを印刷あるいはＵＳＢメモリやＣＤ、ＤＶＤといった記憶媒体に記憶されて複製された場合、これらの複製媒体が物であるため、物として管理技術が必要となる。このような物を管理する技術して従来から電子タグを利用した管理システムが知られている。
【０００３】
例えば、特許文献１及び特許文献２には、持出し管理対象としてＣＤ、ＤＶＤ、ＭＯ、ＵＳＢメモリなどの記憶媒体やノートＰＣに非接触タグを貼り付け、この非接触タグからタグ情報を読み取るゲート装置を各ゲートに設置し、ゲート装置によって通過する非接触ＩＣタグから読み取ったタグ情報に基づいてゲート通過に際し、通過可であるか破壊済み登録がなされていれば通過可と判定し、通過不可であれば通過禁止とする資産管理システムが記載されている。
【０００４】
また、特許文献３には、窓口端末において、入力された個人情報を個人情報管理ＤＢへ登録し、登録された個人情報を特定する情報と顧客メールアドレスをＱＲコードに変換し、身分証明書から読み取られた画像とＱＲコードを貼り付けた個人情報文書を印刷するとともに、廃棄装置において、個人情報文書を破棄する際、個人情報文書からＱＲコードを読み取って解析し、この解析結果から特定される個人情報を個人情報管理ＤＢから削除させ、個人情報文書が破棄され且つ個人情報管理ＤＢから個人情報が削除された後、その旨の通知をＱＲコード内の顧客メールアドレスを用いて通知処理する情報管理システムが提案されている。
【０００５】
また、特許文献４には、文書にＲＦＩＤ（非接触タグ）付着させ、このＲＦＩＤにユニークな識別番号と該文書の文書名とで該文書を登録し、文書から文字認識により文書名を読み取られる文書名と前記文書に付着させたＲＦＩＤから読み取られる識別番号と前記登録結果とに基づいて前記文書と該文書に付着させたＲＦＩＤとの一致性を照合し、一致しない場合は警告し、また、前記ＲＦＩＤを付着させた文書を施錠して保管し、入力される利用者情報と前記保管された文書に付着させた複数のＲＦＩＤに記録されたセキュリティ情報とに基づき開錠する構成を備えた文書管理システムが記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００８−５２６９６号公報
【特許文献２】特開２００８−５２３１１号公報
【特許文献３】特開２００８−１４００５３号公報
【特許文献４】特開２００６−１８３４１２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
特許文献１及び特許文献２は、資産管理者に許可されない資産の持出しを監視し、不正持出しを防ぐことが目的とするものであって、資産管理されセキュリティエリア内、例えばオフィス内においての監視は監視対象とはなっていない。しかし、例えオフィス内においても重要情報が印刷された文書が人目に触れた状態であれば、機密情報の漏洩が問題となり、また、ＵＳＢメモリなどに記憶された機密情報であっても他のメディアにコピーすれば簡単に複製されてしまい簡単に外部に流出する危険がある。また、特許文献３は、個人情報文書を廃棄する際、個人情報を個人情報管理ＤＢから削除するように管理するものであり、やはり、セキュリティ管理されたエリア内において、複製物から個人情報文書が読み取られる危険性を有している。
【０００８】
この点に関し、特許文献４は、予め重要情報が印刷された文書を管理対象として設定してＲＦＩＤ（非接触タグ）を貼り付け、オフィス内においてもＲＦＩＤによって文書のセキュリティレベルに応じた保管ルールによって、持ち出し制限あるいは返却管理を行っているものではあるが、サーバあるいはＰＣなどに格納された機密情報そのものを監視し、その機密情報が印刷あるいは記憶媒体に複製されたか否かを監視するものではない。しかし、オフィスなどにおいては、膨大な電子化データを１つのサーバ内に格納して集中的に管理する場合が多い。このため、サーバに格納された膨大な電子化データを機密情報とは認識しないで印刷あるいはＵＳＢメモリなどに複製（コピー）された場合、特許文献４で提案される文書管理システムはサーバに格納された電子化データが印刷されたか否かを判定する機能を備えていないため、一旦、複製された電子化データは管理対象から漏れてしまう危険性を有しており、このように管理対象から漏れた文書は厳格に管理することができない、という課題を有している。
【０００９】
本発明は上記課題を鑑みてなされたものであり、重要情報が格納されたディレクトリから複製された否かを常に監視し、複製物としてディレクトリから取り出された場合、複製者のセキュリティレベルに応じた複製物の管理を可能とする重要情報管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
請求項１の重要情報管理システムは、電子化された重要情報を格納するディレクトリと、このディレクトリに格納された電子化情報の複製物に貼り付ける複製物識別用電子タグと、前記電子化情報の複製者を特定するための個人識別用電子タグと、前記複製物の保管設備と建物のゲートに設置された前記各電子タグを読み取る読取手段と、前記ディレクトリを含むＰＣ又はサーバと前記各電子タグ及び前記読取手段が通信ネットワークを介して接続された管理サーバとから成り、前記管理サーバは、前記ディレクトリへのアクセスログを収集して前記重要情報が複製されたか否かを判定するログ収集分析部と、複製者のセキュリティレベルに応じて前記複製物に対する取り扱いルールを定義したルール設定部及び前記複製物の更新情報を蓄積するデータベースとを備え、前記ログ収集分析部で複製物が生成されたと判定された時、管理者権限を有する管理者に前記複製物への電子タグの貼り付けを要請し、要請した管理者と前記複製者及び複製物の電子タグ情報を関連付けて前記データベースに複製物に関する更新情報として蓄積して一元的に管理することを特徴とする。
【００１１】
請求項２の重要情報管理システムは、前記重要情報の複製申請者が使用する申請者ＰＣ（パソコン）及び管理者が使用する管理者ＰＣと前記管理サーバとが前記通信ネットワークを介して接続され、前記管理サーバは、前記申請者ＰＣからの複製要請を受け付け、その複製者のセキュリティレベルに応じた取り扱いルールを抽出して前記申請者に取り扱い情報として出力するとともに、前記管理者ＰＣへ電子タグの貼り付け要請を出力することを特徴とする。
【００１２】
請求項３の重要情報管理システムは、前記取り扱いルールの一部として申請者のセキュリティレベルに応じた前記複製物に対する期限が設定され、前記管理サーバは、前記複製物の期限管理に従って期限が過ぎた複製物に対してアラーム又は／及び警報を出力する処理を行うことを特徴とする。
【００１３】
請求項４の重要情報管理システムは、前記複製物に対する期限として、前記複製物の生成から電子タグを貼り付けるまでの期限、生成された複製物が前記保管設備に保管されるまでの期限、持出した複製物を返却するまでの期限、複製物の廃棄までの期限を含むことを特徴とする。
【００１４】
請求項５の重要情報管理システムは、前記複製物が印字文書又は記憶媒体であり、この印字文書又は記憶媒体を機械的に破砕する破砕手段と前記記憶媒体に記憶したデータを消去する消去装置を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１５】
本発明の重要情報管理システムによれば、重要情報として監視対象となったディレクトリに格納される電子化情報は、常にその電子化情報に対するアクセスログを監視し、そのアクセスログを分析して複製されたと判定されると、管理者に複製物への電子タグの貼り付け要請を出力し、以後、複製物の流通を電子タグによって管理することができるとともに、複製物の複製者及び管理者の電子タグによって複製物を取り扱う人物と、複製物の管理者を特定し、複製物と、それを取り扱う複製者及び管理者とを電子タグによって相互に関連付けて管理することができる。さらに、複製された重要情報は、複製者のセキュリティレベルに応じてより厳格な管理が可能となり、また、複製物の電子タグによって複製物の更新情報が蓄積され、複製物に対し複製物の生成から電子タグを貼り付けるまでの期限、生成された複製物が前記保管設備に保管されるまでの期限、持出した複製物を返却するまでの期限、複製物の廃棄までの期限管理が容易となり、複製物の盗難や紛失も早期に発見できるとともに、不正な重要情報の流失も防止することができるため、セキュリティ性も向上する。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】本発明の一実施例におけるシステム構成図である。
【図２】同上、事前準備処理を示すフローチャートである。
【図３】同上、重要情報の取り出し時の処理を示すフローチャートである。
【図４】同上、外部から持ち込まれた重要情報の処理を示すフローチャートである。
【図５】同上、重要情報の持ち出し時の処理を示すフローチャートである。
【図６】同上、重要情報の返却時の処理を示すフローチャートである。
【図７】同上、重要情報を削除する処理を示すフローチャートである。
【図８】同上、重要情報を廃棄する処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
以下、本発明を実施するための最良の形態としての実施例を図１から図８を参照して説明する。もちろん、本発明は、その発明の趣旨に反さない範囲で、実施例において説明した以外のものに対しても容易に適用可能なことは説明を要するまでもない。
【００１８】
以下、本実施例における重要情報管理システムの構成について説明する。本実施例では複製物の管理対象として重要情報を印刷した印字文書及び記憶媒体としてＵＳＢメモリと、ＣＤ−Ｒを想定した場合について説明するが、本発明は、これらに限定されるものではなく、種々の複製物に適応可能である。
【００１９】
図１は本実施例における重要情報管理システムの全体構成図であり、重要情報管理システムは、電子化情報を格納するサーバ１と、このサーバ１に格納された電子化情報のうち重要情報を格納するためのディレクトリ２と、少なくとも管理者権限を有する管理者Ａが操作する管理者ＰＣ（パソコン）３と、システム利用者である申請者（社員）Ｂ，Ｃ・・・が複製（持ち出しを含む）許可の申請などを行なう申請者（複製者）ＰＣ（パソコン）４と、前記ディレクトリ２に格納された電子化された重要情報が物として複製された印字文書５、可搬記録媒体としてＵＳＢメモリ６やＣＤ−Ｒ７、これらの印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７に貼り付ける電子タグ８と、その電子タグ８付きの印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７を保管する保管設備としての電子錠を備えた重要情報保管庫９及びそれら印字文書５、ＣＤ−Ｒ７を機械的に破壊する破砕機１０が設置される破棄処理室１１、前記電子タグ８に記憶された情報及前記システム利用者である申請者、管理者を含む個人（社員）の識別情報を読み取るための読取手段１２、前記重要情報保管庫９やオフィスなどの建物全体のゲートに設置される入退出管理装置１３、前記ディレクトリ２に格納された電子化された重要情報の管理及び前記申請者ＰＣ４から送られる複製申請の受付処理と複製物の持出し、保管、廃棄管理などを行う管理サーバ２０などで構成され、この管理サーバ２０は、前記サーバ１、管理者ＰＣ３、申請者ＰＣ４、読取手段１２と社内通信ネットワーク１５を介して相互に接続されている。
【００２０】
前記電子タグ８は、無線機能を備えたＲＦＩＤチップ（ミューチップ）から成り、工場出荷時にＩＤを記憶しており、複製物に貼り付けた電子タグ８によるＩＤ情報とシステム利用者である管理者及び申請者毎に固有な識別情報とを関連付けて重要情報を管理する。ここで、管理者、申請者を特定するための識別情報が必要となり、本実施例では、管理者及び申請者を特定する識別情報についても電子タグ８ａを利用する。例えば、氏名章（ネームプレートなど）に電子タグ８ａを貼り付け、その電子タグ８ａと前記印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７に貼り付ける電子タグ８とを読取手段１２（ミューチップリーダ）によって読み取ることによって、重要情報が複製された印字文書５又はＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７と、それを取り扱う申請者Ｂ，Ｃ及び管理者Ａとが関連付けられ、その申請者Ｂ，Ｃのセキュリティレベルに応じた管理が可能となる。
【００２１】
前記管理サーバ２０は、ログ収集分析部２１、管理情報入力要請部２２、情報持ち出し管理部２３、情報消去部２４を備え、ログ収集分析部２１は、常に前記ディレクトリ２を含むサーバ１のアクセスログを監視し、ディレクトリ２（サーバ１）のログを収集するとともに、そのログを分析し、ディレクトリ２に格納された重要情報が、印字文書５として印刷されたか、あるいはＵＳＢメモリ６やＣＤ−Ｒ７などの可搬記録媒体に記憶されたか否かを判定する。管理情報入力要請部２２は、申請する際に必要な情報、例えば、申請対象や持出し目的、重要情報のコピー（複製）対象、複製（コピー）先といった所定の情報を入力するように申請者ＰＣ４に対して出力する。また、情報持ち出し管理部２３は、申請された複製物（印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７）に対し、その複製物に貼り付けられた電子タグ８及び申請者Ｂ，Ｃの電子タグ８ａ及び管理者Ａの電子タグ８ａを相互に関連付けて管理する。
【００２２】
また、管理サーバ２０は、資産管理情報を格納する資産管理ＤＢ（データベース）２５を含んでおり、この資産管理ＤＢ２５には資産の管理台帳２６、前記資産の取り扱い際のルールを登録するルール設定部２７、ログを記憶するログ格納部２８、ログ格納部２８のログを分析するログ分析部２９を備え、そのログ分析部２９の分析結果に基づいてコンプライアンスレポート３０を出力する。
【００２３】
管理者ＰＣ３及び申請者ＰＣ４は、ユーザＩＤやパスワードを入力して本人認証を経てアクセスし、申請者ＰＣ４から社内通信ネットワーク１５を介して管理サーバ２０に重要情報の複製又は持ち出し申請を行う。管理サーバ２０は、申請者ＰＣ４からの申請を受け付け、資産管理ＤＢ２５のルール設定部２７に登録された取り扱いルールに従って重要情報を管理する。また、申請者ＰＣ４から複製又は持ち出し申請がない場合であっても、ログ収集分析部２１によってディレクトリ２のアクセスログから申請者ＰＣ４（申請者Ｂ，Ｃ）を特定することが可能である。
【００２４】
以上のように構成される本実施例の管理サーバ２０の一連の動作について図２〜図７のフローチャートを参照して説明する。重要情報管理システムの運用に際し、図２に示すように、事前準備処理（ステップＳ１）として、先ず、申請者Ｂ，Ｃである重要情報取扱者（社員、派遣者を含む）に電子タグ８ａを付与し、その電子タグ８ａの識別情報と重要情報取扱者（社員）とを関連付けて登録するとともに（ステップＳ２）、重要情報管理ディレクトリを指定する（ステップＳ３）。また、申請者Ｂ，Ｃ（重要情報取扱者）のセキュリティレベルに応じた属性別ルールや重要情報管理ディレクトリ２に対する検知方法を指定し、これらを重要情報の取り扱いルールとしてルール設定部２７に登録する（ステップＳ４）。なお、申請者Ｂ，Ｃである（重要情報取扱者）（管理者Ａを含む）に電子タグ８ａを付与する方法としては特に限定はしないが、例えば、氏名章（ネームプレート）などに貼り付ける。
【００２５】
次に図３により重要情報の取り出し時の処理について説明する。管理サーバ２０のログ収集分析部２１は重要情報管理ディレクトリ２のアクセスログを監視し、情報取り出しログが検出されると（ステップＳ１０）と、アクセスログから重要情報管理ディレクトリにアクセスしたＰＣを特定し、そのＰＣである申請者ＰＣ４が重要情報管理ディレクトリ２の情報を取り出した旨の情報を管理台帳２６に記憶するように更新依頼を電子メールなどによって送信する。また、管理サーバ２０の管理情報入力要請部２２は、重要情報管理ディレクトリ２の情報を取り出した申請者ＰＣ４（アクセス者）に対し、コピー情報、コピー先情報、情報取り出し期間（保存期間）といった重要情報管理に必要な申請情報を入力するように促すメッセージを出力する。情報持ち出し管理部２３は、申請者（アクセス者）Ｂ，Ｃが入力した申請情報が申請者Ｂ，Ｃのセキュリティレベルに従った取り扱いルールにマッチしているか否かを判定し、マッチしてない場合、申請者Ｂ，Ｃのセキュリティレベルの範囲内において許された条件、例えば、保存期間の日数を申請者ＰＣ４（アクセス者ＰＣ）に電子メールなどによって返信し（ステップＳ１２）、マッチしている場合、コピー情報、コピー先情報、情報取り出し期間（保存期間）を更新情報として管理台帳２６に記憶する（ステップＳ１３）。また、ログ収集分析部２１は申請者ＰＣ４のアクセスログを分析し、重要情報管理ディレクトリから取り出された重要情報のコピー先を特定し、そのコピー先が申請者ＰＣ４に出力されたか否かを判定し（ステップＳ１４）、アクセス者ＰＣ（申請者ＰＣ４）であれば（ステップＳ１４にてＹｅｓ）、情報取り出し期間（保存期間）などを監視する。しかし、コピー先がＵＳＢメモリ６やＣＤ−Ｒ７あるいは申請者ＰＣ４から印刷された印字文書５といった「物」である場合（ステップＳ１４にてＮｏ）、管理対象物への電子タグ８の貼り付けを管理者ＰＣ３に電子メールなどによって要請する（ステップＳ１５）。これにより、重要情報管理ディレクトリから印刷された印字文書５や重要情報が記録されたＵＳＢメモリ６，ＣＤ−Ｒ７に貼り付けた電子タグ８と申請者（アクセス者）Ｂ，Ｃ及び管理者Ａの電子タグ８ａとが相互に関連付けられて申請者Ｂ，Ｃの取り扱いルールに従って管理される。また、管理サーバ２０のログ収集分析部２１は重要情報保管庫９のゲートに設けた読取手段１２（ミューチップリーダ）の読取信号を監視して「物」として取り出された印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７が所定の取り扱いルールに従って重要情報保管庫９に入庫されたか否かを判定する。すなわち、重要情報管理ディレクトリ２から管理対象の重要情報が印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７として取り出された時点で情報取り出しフラグが記録され、申請者Ｂ，Ｃ又は管理者Ａに付与した電子タグ８ａと印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７に貼り付けた電子タグ８とが重要情報保管庫９のゲートに設けた読取手段１２（ミューチップリーダ）で読み取られた時点で情報取り出しフラグがリセットされる。この情報取り出しフラグのリセットまでの期間が申請者Ｂ，Ｃのセキュリティレベルに応じた取り扱いルールとして設定され、決められた期間内まで読取手段１２（ミューチップリーダ）の読み取り信号が無いと、申請者Ｂ，Ｃ又は管理者Ａあるいは両者に対してアラームや警告メッセージを出力する。一方、決められた期間内までに読取手段１２（ミューチップリーダ）の読み取り信号が出力されると、情報取り出しフラグがリセットされたと記録するように管理台帳２６を更新する（ステップＳ１６）。
【００２６】
次に図４により外部から持ち込まれた重要情報の処理について説明する。重要情報が外部から持ち込まれた場合（ステップＳ２０）、管理対象物に電子タグ８を貼り付け（ステップＳ２１）、その情報を管理台帳２６に記録する。これにより、重要情報の持ち込みフラグが記録され、重要情報保管庫９のゲートに設けた読取手段１２（ミューチップリーダ）で読み取られた時点で持ち込みフラグがリセットされ、管理台帳２６に持ち込みフラグがリセットされたと記録するように電子メール又は管理サーバ２０に送信し、管理台帳２６を更新する（ステップＳ２２）。
【００２７】
次に図５により重要情報の持ち出し時の処理について説明する。重要情報管理ディレクトリ２から印刷された印字文書５や重要情報が記録されたＵＳＢメモリ６やＣＤ−Ｒ７を外部に持ち出す場合（ステップＳ３０）、持出し申請者Ｂ，Ｃが管理サーバ２０に対して持ち出し申請（重要情報持ち出し手続き）を行う。持ち出し申請時には、持ち出し者の氏名、持し出し物の種別（印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７）や持出し先、持出し期間を入力する。この時、重要情報保管庫９に入庫された既存の複製物であれば、該当する複製物の管理番号などを入力し、これを持ち出しフラグとして管理台帳２６に記録（更新）する。一方、新たに重要情報管理ディレクトリ２から管理対象の重要情報を印字文書５に印刷又はＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７に記憶して外部に持ち出す場合、図２のステップＳ１５と同様の処理を行う。すなわち、管理対象物への電子タグ８の貼り付けを管理者ＰＣ３に電子メールなどによって要請し、印字文書５やＵＳＢメモリ６あるいはＣＤ−Ｒ７に貼り付けた電子タグ８と持ち出し申請者Ｂ，Ｃの電子タグ８ａとを相互に関連付けて持ち出し申請者Ｂ，Ｃの取り扱いルールに従って管理する（ステップＳ３１）。また、管理サーバ２０の情報持ち出し管理部２３は、持ち出し申請者Ｂ，Ｃが入力した持ち出し申請情報が持ち出し申請者Ｂ，Ｃのセキュリティレベルに従った取り扱いルールにマッチしているか否かを判定し、マッチしてない場合、持ち出し申請者Ｂ，Ｃのセキュリティレベルの範囲内において許された条件、例えば、持ち出し期間の日数を申請者ＰＣ４に電子メールなどによって返信し、マッチしている場合、持ち出し者の氏名、持し出し物（印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７）や持出し先、持出し期間を持ち出しフラグとして記録するよう管理台帳２６を更新する。また、持出し申請者Ｂ，Ｃに対して許可する旨のメッセージを申請者ＰＣ４に電子メールなどによって返信する（ステップＳ３２）。また、ログ収集分析部２１はオフィスなどゲートに設置される入退出管理装置１３のゲート通過ログと読取手段１２（ミューチップリーダ）の読取信号を監視し、入退出管理装置１３のゲート通過ログと、読取手段１２の読取信号（リード信号）があると、その読取信号が申請者Ｂ，Ｃの電子タグ８ａの読取信号と一致し、かつ、監視対象の印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７の電子タグ８の読取信号が許可された電子タグ８であるかを判定する（ステップＳ３４）。ここで申請者Ｂ，Ｃの電子タグ８ａの読取信号と一致し、かつ、許可された電子タグ８の読取信号であれば（ステップＳ３４にてＹｅｓ）、監視対象の印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７が外部に持ち出し中であると記録するように管理台帳２６を更新し（ステップＳ３５）、以後、監視対象の返却時までの期限管理を続行する。一方、読み取った監視対象の電子タグ８が許可されていない電子タグ８であれば（ステップＳ３４にてＮｏ）、入退出管理装置１３からの通過を遮断するように制御するとともに、警備員への通報、所謂パトランプなどの警告灯、警報ブザーによる警報を行う（ステップＳ３６）。
【００２８】
次に図６により重要情報の返却時の処理について説明する。管理サーバ２０は、持ち出しフラグが記録された重要情報の返却期限管理を行い（ステップＳ４０）、返却期限内に入退出管理装置１３の読取手段１２から監視対象の印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７の電子タグ８の読取り信号があるかを監視し（ステップＳ４１）、返却期限内に監視対象の印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７の電子タグ８の読取信号があった時点で持ち出しフラグがリセットされ、管理台帳２６に管理対象が返却されたと記録するように電子メール又は管理サーバ２０に送信し、管理台帳２６を更新する（ステップＳ４２）。一方、返却期限までに監視対象の印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７の電子タグ８の読取信号が無い場合、申請者Ｂ，Ｃや管理者Ａにアラームまたは警報を出力する。
【００２９】
次の図７により、管理対象として登録した重要情報を削除する処理について説明する。重要情報ディレクトリ２に重要情報として登録された重要情報（電子化情報）そのものを破棄する場合（ステップＳ５０）、その重要情報に対するアクセスログを検索して重要情報が複製されていた場合、複製物の現在状況を確認し、複製物が消去されているか否かを判定する（ステップＳ５１）。この判定の結果、消去されていない場合（ステップＳ５１にてＮｏ）、消去フラグを記録するように管理台帳２６を更新するとともに（ステップＳ５２）、削除対象の重要情報を複製した申請者Ｂ，Ｃに複製物の破棄（削除）を要請する。申請者Ｂ，Ｃがこの要請に応じて複製物を機械的に破壊又は記憶を消去した時点で消去フラグをリセットするよう管理台帳２６を更新する（ステップＳ５４）。
【００３０】
次の図８により、重要情報の複製物に対する機械的破壊又は記憶消去の処理について説明する。管理対象として登録した重要情報が複製物として取り出された場合、原則的にその複製物は、使用期間を過ぎたら直ちに破棄することが取り扱いルールとして定めており、ステップＳ１２にて複製物の申請時に当該複製物の保存期間が設定され、その保存期間によって重要情報の期限管理を行う。特に、ステップＳ５２にて消去フラグが記録された重要案件は複製物の破棄が義務付けられている。重要案件を破棄する際（ステップＳ６０）、破棄は必ず管理者権限を有する管理者Ａが立ち会う、若しくは管理者Ａ自ら対象複製物を破棄する。また、破棄に際しては破棄申請者Ｂ，Ｃの電子タグ８ａと管理者Ａのタグ８ａ及び破棄対象の複製物に貼り付けた電子タグ８を破棄処理室１１に設けた読取手段１２で読み取り、破棄対象であるのかをチェックする（ステップＳ６１）。また、破棄対象が再書き込み可能かどうかをチェックし（ステップＳ６２）、再書き込み不可の印字文書５、ＣＤ−Ｒ７であれば（ステップＳ６２にてＮｏ）、破棄処理室１１の破砕機１０で機械的に破壊し（ステップＳ６３）、一方、ＵＳＢメモリ６であれば（ステップＳ６２にてＹｅｓ）、情報消去部２４によってＵＳＢメモリ６の記憶をソフト的に消去する処理を行う（ステップＳ６４）。管理者Ａは印字文書５、ＣＤ−Ｒ７の機械的破壊、またはＵＳＢメモリ６の記憶のソフト的な消去を確認した後、破棄完了手続として、管理者の電子タグ８ａと破砕機１０から破壊した印字文書５、ＣＤ−Ｒ７を取り出し、その電子タグ８ａを読取手段１２によって読み取らせ（ステップＳ６５）、この読み取り信号がログ収集分析部２１によって検知されると、破棄フラグをリセットするよう管理台帳２６を更新する（ステップＳ６６）。
【００３１】
以上のように本発明の重要情報管理システムは、重要情報として監視対象となった電子化情報は、常にその電子データに対するアクセスログを監視し、そのアクセスログを分析して複製されたと判定されると、その複製物に直ちに電子タグ８を貼り付け、以後、複製物の流通を電子タグ８によって管理することができる。これにより、重要情報と知らずに複製されるといった場合であっても厳格なセキュリティ管理が可能となるとともに、複製物の電子タグ８と、重要情報を複製した複製者（申請者）Ｂ，Ｃ及び管理者Ａの電子タグ８ａとを相互に関連付けて管理するので、複製した人物Ｂ，Ｃ及びその重要情報の管理者Ａを容易に特定することができ、複製された重要情報は、複製者Ｂ，Ｃのセキュリティレベルに応じた厳格な管理が可能となる。また、複製物の期限管理も容易となり、複製物の盗難や紛失も早期に発見できる。また、未使用時には複製物が直ちに重要情報保管庫９に保管され、管理が甘いエリアで複製物から重要情報が漏洩する危険性も低減し、厳重に管理されるとともに、許可された複製物のみ、外部への持ち出しが可能であるため、不正な重要情報の流失も防止することができるため、セキュリティ性も向上する。
【００３２】
以上、本発明の一実施例について詳述したが、本発明は前記実施例に限定されるものではなく、本発明の要旨の範囲内で種々の変形実施が可能である。例えば、上記実施形態では、重要情報をサーバのディレクトリに格納した例を示したが、ＰＣに重要情報を格納するディレクトリ２を設けてもよく、また、その重要情報を格納するディレクトリ２は顧客先などの社外にあってもよい。また、複製に対する申請を管理サーバ２０に対して行った例を示したが、申請者が管理者のＰＣに重要情報の複製に対する申請を行い、管理者が承認した結果を管理サーバ２０に送って複製の管理を行うように構成してもよい。
【符号の説明】
【００３３】
１ サーバ
２ ディレクトリ
３ 管理者ＰＣ
４ 申請者ＰＣ
５ 印字文書（複製物）
６ ＵＳＢメモリ（複製物）
７ ＣＤ−Ｒ（複製物）
８，８ａ 電子タグ
９ 重要情報保管室（保管設備）
１０ 破砕機（破壊手段）
１１ 破棄処理室
１２ 読取手段
１３ 入退出管理装置
１５ 社内通信ネットワーク
２０ 管理サーバ
２１ ログ収集分析部
２２ 管理情報入力要請部
２３ 情報持ち出し管理部
２４ 情報消去部
２５ 資産管理ＤＢ
２６ 管理台帳
２７ ルール設定部
２８ ログ格納部
２９ ログ分析部
３０ コンプライアンスレポート
【技術分野】
【０００１】
本発明は、機密情報などの重要情報を記憶媒体に記憶又は印刷などによって複製された複製物の管理に関し、複製物の取り出し管理から複製物の保管、不正持ち出のチェック、廃棄までを一元的に管理する重要情報管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
例えば、オフィスでの事務作業などにおいてはＰＣで入力する作業が増え、作業者がＰＣで入力した文書や表や管理データといった情報は、ＰＣやサーバなどのデータベースに電子データとして記憶され、特に、顧客リストや個人情報を含む重要な機密情報は機密情報専用のディレクトリに格納して管理することが一般的に行われている。このような、特定のディレクトリに格納される電子化されたデータは、パスワードなどのアクセス制御やデータそのものの暗号化など従来から多くのセキュリティ管理技術が提案されている。しかし、一旦、ディレクトリから電子化されたデータを印刷あるいはＵＳＢメモリやＣＤ、ＤＶＤといった記憶媒体に記憶されて複製された場合、これらの複製媒体が物であるため、物として管理技術が必要となる。このような物を管理する技術して従来から電子タグを利用した管理システムが知られている。
【０００３】
例えば、特許文献１及び特許文献２には、持出し管理対象としてＣＤ、ＤＶＤ、ＭＯ、ＵＳＢメモリなどの記憶媒体やノートＰＣに非接触タグを貼り付け、この非接触タグからタグ情報を読み取るゲート装置を各ゲートに設置し、ゲート装置によって通過する非接触ＩＣタグから読み取ったタグ情報に基づいてゲート通過に際し、通過可であるか破壊済み登録がなされていれば通過可と判定し、通過不可であれば通過禁止とする資産管理システムが記載されている。
【０００４】
また、特許文献３には、窓口端末において、入力された個人情報を個人情報管理ＤＢへ登録し、登録された個人情報を特定する情報と顧客メールアドレスをＱＲコードに変換し、身分証明書から読み取られた画像とＱＲコードを貼り付けた個人情報文書を印刷するとともに、廃棄装置において、個人情報文書を破棄する際、個人情報文書からＱＲコードを読み取って解析し、この解析結果から特定される個人情報を個人情報管理ＤＢから削除させ、個人情報文書が破棄され且つ個人情報管理ＤＢから個人情報が削除された後、その旨の通知をＱＲコード内の顧客メールアドレスを用いて通知処理する情報管理システムが提案されている。
【０００５】
また、特許文献４には、文書にＲＦＩＤ（非接触タグ）付着させ、このＲＦＩＤにユニークな識別番号と該文書の文書名とで該文書を登録し、文書から文字認識により文書名を読み取られる文書名と前記文書に付着させたＲＦＩＤから読み取られる識別番号と前記登録結果とに基づいて前記文書と該文書に付着させたＲＦＩＤとの一致性を照合し、一致しない場合は警告し、また、前記ＲＦＩＤを付着させた文書を施錠して保管し、入力される利用者情報と前記保管された文書に付着させた複数のＲＦＩＤに記録されたセキュリティ情報とに基づき開錠する構成を備えた文書管理システムが記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００８−５２６９６号公報
【特許文献２】特開２００８−５２３１１号公報
【特許文献３】特開２００８−１４００５３号公報
【特許文献４】特開２００６−１８３４１２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
特許文献１及び特許文献２は、資産管理者に許可されない資産の持出しを監視し、不正持出しを防ぐことが目的とするものであって、資産管理されセキュリティエリア内、例えばオフィス内においての監視は監視対象とはなっていない。しかし、例えオフィス内においても重要情報が印刷された文書が人目に触れた状態であれば、機密情報の漏洩が問題となり、また、ＵＳＢメモリなどに記憶された機密情報であっても他のメディアにコピーすれば簡単に複製されてしまい簡単に外部に流出する危険がある。また、特許文献３は、個人情報文書を廃棄する際、個人情報を個人情報管理ＤＢから削除するように管理するものであり、やはり、セキュリティ管理されたエリア内において、複製物から個人情報文書が読み取られる危険性を有している。
【０００８】
この点に関し、特許文献４は、予め重要情報が印刷された文書を管理対象として設定してＲＦＩＤ（非接触タグ）を貼り付け、オフィス内においてもＲＦＩＤによって文書のセキュリティレベルに応じた保管ルールによって、持ち出し制限あるいは返却管理を行っているものではあるが、サーバあるいはＰＣなどに格納された機密情報そのものを監視し、その機密情報が印刷あるいは記憶媒体に複製されたか否かを監視するものではない。しかし、オフィスなどにおいては、膨大な電子化データを１つのサーバ内に格納して集中的に管理する場合が多い。このため、サーバに格納された膨大な電子化データを機密情報とは認識しないで印刷あるいはＵＳＢメモリなどに複製（コピー）された場合、特許文献４で提案される文書管理システムはサーバに格納された電子化データが印刷されたか否かを判定する機能を備えていないため、一旦、複製された電子化データは管理対象から漏れてしまう危険性を有しており、このように管理対象から漏れた文書は厳格に管理することができない、という課題を有している。
【０００９】
本発明は上記課題を鑑みてなされたものであり、重要情報が格納されたディレクトリから複製された否かを常に監視し、複製物としてディレクトリから取り出された場合、複製者のセキュリティレベルに応じた複製物の管理を可能とする重要情報管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
請求項１の重要情報管理システムは、電子化された重要情報を格納するディレクトリと、このディレクトリに格納された電子化情報の複製物に貼り付ける複製物識別用電子タグと、前記電子化情報の複製者を特定するための個人識別用電子タグと、前記複製物の保管設備と建物のゲートに設置された前記各電子タグを読み取る読取手段と、前記ディレクトリを含むＰＣ又はサーバと前記各電子タグ及び前記読取手段が通信ネットワークを介して接続された管理サーバとから成り、前記管理サーバは、前記ディレクトリへのアクセスログを収集して前記重要情報が複製されたか否かを判定するログ収集分析部と、複製者のセキュリティレベルに応じて前記複製物に対する取り扱いルールを定義したルール設定部及び前記複製物の更新情報を蓄積するデータベースとを備え、前記ログ収集分析部で複製物が生成されたと判定された時、管理者権限を有する管理者に前記複製物への電子タグの貼り付けを要請し、要請した管理者と前記複製者及び複製物の電子タグ情報を関連付けて前記データベースに複製物に関する更新情報として蓄積して一元的に管理することを特徴とする。
【００１１】
請求項２の重要情報管理システムは、前記重要情報の複製申請者が使用する申請者ＰＣ（パソコン）及び管理者が使用する管理者ＰＣと前記管理サーバとが前記通信ネットワークを介して接続され、前記管理サーバは、前記申請者ＰＣからの複製要請を受け付け、その複製者のセキュリティレベルに応じた取り扱いルールを抽出して前記申請者に取り扱い情報として出力するとともに、前記管理者ＰＣへ電子タグの貼り付け要請を出力することを特徴とする。
【００１２】
請求項３の重要情報管理システムは、前記取り扱いルールの一部として申請者のセキュリティレベルに応じた前記複製物に対する期限が設定され、前記管理サーバは、前記複製物の期限管理に従って期限が過ぎた複製物に対してアラーム又は／及び警報を出力する処理を行うことを特徴とする。
【００１３】
請求項４の重要情報管理システムは、前記複製物に対する期限として、前記複製物の生成から電子タグを貼り付けるまでの期限、生成された複製物が前記保管設備に保管されるまでの期限、持出した複製物を返却するまでの期限、複製物の廃棄までの期限を含むことを特徴とする。
【００１４】
請求項５の重要情報管理システムは、前記複製物が印字文書又は記憶媒体であり、この印字文書又は記憶媒体を機械的に破砕する破砕手段と前記記憶媒体に記憶したデータを消去する消去装置を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１５】
本発明の重要情報管理システムによれば、重要情報として監視対象となったディレクトリに格納される電子化情報は、常にその電子化情報に対するアクセスログを監視し、そのアクセスログを分析して複製されたと判定されると、管理者に複製物への電子タグの貼り付け要請を出力し、以後、複製物の流通を電子タグによって管理することができるとともに、複製物の複製者及び管理者の電子タグによって複製物を取り扱う人物と、複製物の管理者を特定し、複製物と、それを取り扱う複製者及び管理者とを電子タグによって相互に関連付けて管理することができる。さらに、複製された重要情報は、複製者のセキュリティレベルに応じてより厳格な管理が可能となり、また、複製物の電子タグによって複製物の更新情報が蓄積され、複製物に対し複製物の生成から電子タグを貼り付けるまでの期限、生成された複製物が前記保管設備に保管されるまでの期限、持出した複製物を返却するまでの期限、複製物の廃棄までの期限管理が容易となり、複製物の盗難や紛失も早期に発見できるとともに、不正な重要情報の流失も防止することができるため、セキュリティ性も向上する。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】本発明の一実施例におけるシステム構成図である。
【図２】同上、事前準備処理を示すフローチャートである。
【図３】同上、重要情報の取り出し時の処理を示すフローチャートである。
【図４】同上、外部から持ち込まれた重要情報の処理を示すフローチャートである。
【図５】同上、重要情報の持ち出し時の処理を示すフローチャートである。
【図６】同上、重要情報の返却時の処理を示すフローチャートである。
【図７】同上、重要情報を削除する処理を示すフローチャートである。
【図８】同上、重要情報を廃棄する処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
以下、本発明を実施するための最良の形態としての実施例を図１から図８を参照して説明する。もちろん、本発明は、その発明の趣旨に反さない範囲で、実施例において説明した以外のものに対しても容易に適用可能なことは説明を要するまでもない。
【００１８】
以下、本実施例における重要情報管理システムの構成について説明する。本実施例では複製物の管理対象として重要情報を印刷した印字文書及び記憶媒体としてＵＳＢメモリと、ＣＤ−Ｒを想定した場合について説明するが、本発明は、これらに限定されるものではなく、種々の複製物に適応可能である。
【００１９】
図１は本実施例における重要情報管理システムの全体構成図であり、重要情報管理システムは、電子化情報を格納するサーバ１と、このサーバ１に格納された電子化情報のうち重要情報を格納するためのディレクトリ２と、少なくとも管理者権限を有する管理者Ａが操作する管理者ＰＣ（パソコン）３と、システム利用者である申請者（社員）Ｂ，Ｃ・・・が複製（持ち出しを含む）許可の申請などを行なう申請者（複製者）ＰＣ（パソコン）４と、前記ディレクトリ２に格納された電子化された重要情報が物として複製された印字文書５、可搬記録媒体としてＵＳＢメモリ６やＣＤ−Ｒ７、これらの印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７に貼り付ける電子タグ８と、その電子タグ８付きの印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７を保管する保管設備としての電子錠を備えた重要情報保管庫９及びそれら印字文書５、ＣＤ−Ｒ７を機械的に破壊する破砕機１０が設置される破棄処理室１１、前記電子タグ８に記憶された情報及前記システム利用者である申請者、管理者を含む個人（社員）の識別情報を読み取るための読取手段１２、前記重要情報保管庫９やオフィスなどの建物全体のゲートに設置される入退出管理装置１３、前記ディレクトリ２に格納された電子化された重要情報の管理及び前記申請者ＰＣ４から送られる複製申請の受付処理と複製物の持出し、保管、廃棄管理などを行う管理サーバ２０などで構成され、この管理サーバ２０は、前記サーバ１、管理者ＰＣ３、申請者ＰＣ４、読取手段１２と社内通信ネットワーク１５を介して相互に接続されている。
【００２０】
前記電子タグ８は、無線機能を備えたＲＦＩＤチップ（ミューチップ）から成り、工場出荷時にＩＤを記憶しており、複製物に貼り付けた電子タグ８によるＩＤ情報とシステム利用者である管理者及び申請者毎に固有な識別情報とを関連付けて重要情報を管理する。ここで、管理者、申請者を特定するための識別情報が必要となり、本実施例では、管理者及び申請者を特定する識別情報についても電子タグ８ａを利用する。例えば、氏名章（ネームプレートなど）に電子タグ８ａを貼り付け、その電子タグ８ａと前記印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７に貼り付ける電子タグ８とを読取手段１２（ミューチップリーダ）によって読み取ることによって、重要情報が複製された印字文書５又はＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７と、それを取り扱う申請者Ｂ，Ｃ及び管理者Ａとが関連付けられ、その申請者Ｂ，Ｃのセキュリティレベルに応じた管理が可能となる。
【００２１】
前記管理サーバ２０は、ログ収集分析部２１、管理情報入力要請部２２、情報持ち出し管理部２３、情報消去部２４を備え、ログ収集分析部２１は、常に前記ディレクトリ２を含むサーバ１のアクセスログを監視し、ディレクトリ２（サーバ１）のログを収集するとともに、そのログを分析し、ディレクトリ２に格納された重要情報が、印字文書５として印刷されたか、あるいはＵＳＢメモリ６やＣＤ−Ｒ７などの可搬記録媒体に記憶されたか否かを判定する。管理情報入力要請部２２は、申請する際に必要な情報、例えば、申請対象や持出し目的、重要情報のコピー（複製）対象、複製（コピー）先といった所定の情報を入力するように申請者ＰＣ４に対して出力する。また、情報持ち出し管理部２３は、申請された複製物（印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７）に対し、その複製物に貼り付けられた電子タグ８及び申請者Ｂ，Ｃの電子タグ８ａ及び管理者Ａの電子タグ８ａを相互に関連付けて管理する。
【００２２】
また、管理サーバ２０は、資産管理情報を格納する資産管理ＤＢ（データベース）２５を含んでおり、この資産管理ＤＢ２５には資産の管理台帳２６、前記資産の取り扱い際のルールを登録するルール設定部２７、ログを記憶するログ格納部２８、ログ格納部２８のログを分析するログ分析部２９を備え、そのログ分析部２９の分析結果に基づいてコンプライアンスレポート３０を出力する。
【００２３】
管理者ＰＣ３及び申請者ＰＣ４は、ユーザＩＤやパスワードを入力して本人認証を経てアクセスし、申請者ＰＣ４から社内通信ネットワーク１５を介して管理サーバ２０に重要情報の複製又は持ち出し申請を行う。管理サーバ２０は、申請者ＰＣ４からの申請を受け付け、資産管理ＤＢ２５のルール設定部２７に登録された取り扱いルールに従って重要情報を管理する。また、申請者ＰＣ４から複製又は持ち出し申請がない場合であっても、ログ収集分析部２１によってディレクトリ２のアクセスログから申請者ＰＣ４（申請者Ｂ，Ｃ）を特定することが可能である。
【００２４】
以上のように構成される本実施例の管理サーバ２０の一連の動作について図２〜図７のフローチャートを参照して説明する。重要情報管理システムの運用に際し、図２に示すように、事前準備処理（ステップＳ１）として、先ず、申請者Ｂ，Ｃである重要情報取扱者（社員、派遣者を含む）に電子タグ８ａを付与し、その電子タグ８ａの識別情報と重要情報取扱者（社員）とを関連付けて登録するとともに（ステップＳ２）、重要情報管理ディレクトリを指定する（ステップＳ３）。また、申請者Ｂ，Ｃ（重要情報取扱者）のセキュリティレベルに応じた属性別ルールや重要情報管理ディレクトリ２に対する検知方法を指定し、これらを重要情報の取り扱いルールとしてルール設定部２７に登録する（ステップＳ４）。なお、申請者Ｂ，Ｃである（重要情報取扱者）（管理者Ａを含む）に電子タグ８ａを付与する方法としては特に限定はしないが、例えば、氏名章（ネームプレート）などに貼り付ける。
【００２５】
次に図３により重要情報の取り出し時の処理について説明する。管理サーバ２０のログ収集分析部２１は重要情報管理ディレクトリ２のアクセスログを監視し、情報取り出しログが検出されると（ステップＳ１０）と、アクセスログから重要情報管理ディレクトリにアクセスしたＰＣを特定し、そのＰＣである申請者ＰＣ４が重要情報管理ディレクトリ２の情報を取り出した旨の情報を管理台帳２６に記憶するように更新依頼を電子メールなどによって送信する。また、管理サーバ２０の管理情報入力要請部２２は、重要情報管理ディレクトリ２の情報を取り出した申請者ＰＣ４（アクセス者）に対し、コピー情報、コピー先情報、情報取り出し期間（保存期間）といった重要情報管理に必要な申請情報を入力するように促すメッセージを出力する。情報持ち出し管理部２３は、申請者（アクセス者）Ｂ，Ｃが入力した申請情報が申請者Ｂ，Ｃのセキュリティレベルに従った取り扱いルールにマッチしているか否かを判定し、マッチしてない場合、申請者Ｂ，Ｃのセキュリティレベルの範囲内において許された条件、例えば、保存期間の日数を申請者ＰＣ４（アクセス者ＰＣ）に電子メールなどによって返信し（ステップＳ１２）、マッチしている場合、コピー情報、コピー先情報、情報取り出し期間（保存期間）を更新情報として管理台帳２６に記憶する（ステップＳ１３）。また、ログ収集分析部２１は申請者ＰＣ４のアクセスログを分析し、重要情報管理ディレクトリから取り出された重要情報のコピー先を特定し、そのコピー先が申請者ＰＣ４に出力されたか否かを判定し（ステップＳ１４）、アクセス者ＰＣ（申請者ＰＣ４）であれば（ステップＳ１４にてＹｅｓ）、情報取り出し期間（保存期間）などを監視する。しかし、コピー先がＵＳＢメモリ６やＣＤ−Ｒ７あるいは申請者ＰＣ４から印刷された印字文書５といった「物」である場合（ステップＳ１４にてＮｏ）、管理対象物への電子タグ８の貼り付けを管理者ＰＣ３に電子メールなどによって要請する（ステップＳ１５）。これにより、重要情報管理ディレクトリから印刷された印字文書５や重要情報が記録されたＵＳＢメモリ６，ＣＤ−Ｒ７に貼り付けた電子タグ８と申請者（アクセス者）Ｂ，Ｃ及び管理者Ａの電子タグ８ａとが相互に関連付けられて申請者Ｂ，Ｃの取り扱いルールに従って管理される。また、管理サーバ２０のログ収集分析部２１は重要情報保管庫９のゲートに設けた読取手段１２（ミューチップリーダ）の読取信号を監視して「物」として取り出された印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７が所定の取り扱いルールに従って重要情報保管庫９に入庫されたか否かを判定する。すなわち、重要情報管理ディレクトリ２から管理対象の重要情報が印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７として取り出された時点で情報取り出しフラグが記録され、申請者Ｂ，Ｃ又は管理者Ａに付与した電子タグ８ａと印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７に貼り付けた電子タグ８とが重要情報保管庫９のゲートに設けた読取手段１２（ミューチップリーダ）で読み取られた時点で情報取り出しフラグがリセットされる。この情報取り出しフラグのリセットまでの期間が申請者Ｂ，Ｃのセキュリティレベルに応じた取り扱いルールとして設定され、決められた期間内まで読取手段１２（ミューチップリーダ）の読み取り信号が無いと、申請者Ｂ，Ｃ又は管理者Ａあるいは両者に対してアラームや警告メッセージを出力する。一方、決められた期間内までに読取手段１２（ミューチップリーダ）の読み取り信号が出力されると、情報取り出しフラグがリセットされたと記録するように管理台帳２６を更新する（ステップＳ１６）。
【００２６】
次に図４により外部から持ち込まれた重要情報の処理について説明する。重要情報が外部から持ち込まれた場合（ステップＳ２０）、管理対象物に電子タグ８を貼り付け（ステップＳ２１）、その情報を管理台帳２６に記録する。これにより、重要情報の持ち込みフラグが記録され、重要情報保管庫９のゲートに設けた読取手段１２（ミューチップリーダ）で読み取られた時点で持ち込みフラグがリセットされ、管理台帳２６に持ち込みフラグがリセットされたと記録するように電子メール又は管理サーバ２０に送信し、管理台帳２６を更新する（ステップＳ２２）。
【００２７】
次に図５により重要情報の持ち出し時の処理について説明する。重要情報管理ディレクトリ２から印刷された印字文書５や重要情報が記録されたＵＳＢメモリ６やＣＤ−Ｒ７を外部に持ち出す場合（ステップＳ３０）、持出し申請者Ｂ，Ｃが管理サーバ２０に対して持ち出し申請（重要情報持ち出し手続き）を行う。持ち出し申請時には、持ち出し者の氏名、持し出し物の種別（印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７）や持出し先、持出し期間を入力する。この時、重要情報保管庫９に入庫された既存の複製物であれば、該当する複製物の管理番号などを入力し、これを持ち出しフラグとして管理台帳２６に記録（更新）する。一方、新たに重要情報管理ディレクトリ２から管理対象の重要情報を印字文書５に印刷又はＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７に記憶して外部に持ち出す場合、図２のステップＳ１５と同様の処理を行う。すなわち、管理対象物への電子タグ８の貼り付けを管理者ＰＣ３に電子メールなどによって要請し、印字文書５やＵＳＢメモリ６あるいはＣＤ−Ｒ７に貼り付けた電子タグ８と持ち出し申請者Ｂ，Ｃの電子タグ８ａとを相互に関連付けて持ち出し申請者Ｂ，Ｃの取り扱いルールに従って管理する（ステップＳ３１）。また、管理サーバ２０の情報持ち出し管理部２３は、持ち出し申請者Ｂ，Ｃが入力した持ち出し申請情報が持ち出し申請者Ｂ，Ｃのセキュリティレベルに従った取り扱いルールにマッチしているか否かを判定し、マッチしてない場合、持ち出し申請者Ｂ，Ｃのセキュリティレベルの範囲内において許された条件、例えば、持ち出し期間の日数を申請者ＰＣ４に電子メールなどによって返信し、マッチしている場合、持ち出し者の氏名、持し出し物（印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７）や持出し先、持出し期間を持ち出しフラグとして記録するよう管理台帳２６を更新する。また、持出し申請者Ｂ，Ｃに対して許可する旨のメッセージを申請者ＰＣ４に電子メールなどによって返信する（ステップＳ３２）。また、ログ収集分析部２１はオフィスなどゲートに設置される入退出管理装置１３のゲート通過ログと読取手段１２（ミューチップリーダ）の読取信号を監視し、入退出管理装置１３のゲート通過ログと、読取手段１２の読取信号（リード信号）があると、その読取信号が申請者Ｂ，Ｃの電子タグ８ａの読取信号と一致し、かつ、監視対象の印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７の電子タグ８の読取信号が許可された電子タグ８であるかを判定する（ステップＳ３４）。ここで申請者Ｂ，Ｃの電子タグ８ａの読取信号と一致し、かつ、許可された電子タグ８の読取信号であれば（ステップＳ３４にてＹｅｓ）、監視対象の印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７が外部に持ち出し中であると記録するように管理台帳２６を更新し（ステップＳ３５）、以後、監視対象の返却時までの期限管理を続行する。一方、読み取った監視対象の電子タグ８が許可されていない電子タグ８であれば（ステップＳ３４にてＮｏ）、入退出管理装置１３からの通過を遮断するように制御するとともに、警備員への通報、所謂パトランプなどの警告灯、警報ブザーによる警報を行う（ステップＳ３６）。
【００２８】
次に図６により重要情報の返却時の処理について説明する。管理サーバ２０は、持ち出しフラグが記録された重要情報の返却期限管理を行い（ステップＳ４０）、返却期限内に入退出管理装置１３の読取手段１２から監視対象の印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７の電子タグ８の読取り信号があるかを監視し（ステップＳ４１）、返却期限内に監視対象の印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７の電子タグ８の読取信号があった時点で持ち出しフラグがリセットされ、管理台帳２６に管理対象が返却されたと記録するように電子メール又は管理サーバ２０に送信し、管理台帳２６を更新する（ステップＳ４２）。一方、返却期限までに監視対象の印字文書５、ＵＳＢメモリ６、ＣＤ−Ｒ７の電子タグ８の読取信号が無い場合、申請者Ｂ，Ｃや管理者Ａにアラームまたは警報を出力する。
【００２９】
次の図７により、管理対象として登録した重要情報を削除する処理について説明する。重要情報ディレクトリ２に重要情報として登録された重要情報（電子化情報）そのものを破棄する場合（ステップＳ５０）、その重要情報に対するアクセスログを検索して重要情報が複製されていた場合、複製物の現在状況を確認し、複製物が消去されているか否かを判定する（ステップＳ５１）。この判定の結果、消去されていない場合（ステップＳ５１にてＮｏ）、消去フラグを記録するように管理台帳２６を更新するとともに（ステップＳ５２）、削除対象の重要情報を複製した申請者Ｂ，Ｃに複製物の破棄（削除）を要請する。申請者Ｂ，Ｃがこの要請に応じて複製物を機械的に破壊又は記憶を消去した時点で消去フラグをリセットするよう管理台帳２６を更新する（ステップＳ５４）。
【００３０】
次の図８により、重要情報の複製物に対する機械的破壊又は記憶消去の処理について説明する。管理対象として登録した重要情報が複製物として取り出された場合、原則的にその複製物は、使用期間を過ぎたら直ちに破棄することが取り扱いルールとして定めており、ステップＳ１２にて複製物の申請時に当該複製物の保存期間が設定され、その保存期間によって重要情報の期限管理を行う。特に、ステップＳ５２にて消去フラグが記録された重要案件は複製物の破棄が義務付けられている。重要案件を破棄する際（ステップＳ６０）、破棄は必ず管理者権限を有する管理者Ａが立ち会う、若しくは管理者Ａ自ら対象複製物を破棄する。また、破棄に際しては破棄申請者Ｂ，Ｃの電子タグ８ａと管理者Ａのタグ８ａ及び破棄対象の複製物に貼り付けた電子タグ８を破棄処理室１１に設けた読取手段１２で読み取り、破棄対象であるのかをチェックする（ステップＳ６１）。また、破棄対象が再書き込み可能かどうかをチェックし（ステップＳ６２）、再書き込み不可の印字文書５、ＣＤ−Ｒ７であれば（ステップＳ６２にてＮｏ）、破棄処理室１１の破砕機１０で機械的に破壊し（ステップＳ６３）、一方、ＵＳＢメモリ６であれば（ステップＳ６２にてＹｅｓ）、情報消去部２４によってＵＳＢメモリ６の記憶をソフト的に消去する処理を行う（ステップＳ６４）。管理者Ａは印字文書５、ＣＤ−Ｒ７の機械的破壊、またはＵＳＢメモリ６の記憶のソフト的な消去を確認した後、破棄完了手続として、管理者の電子タグ８ａと破砕機１０から破壊した印字文書５、ＣＤ−Ｒ７を取り出し、その電子タグ８ａを読取手段１２によって読み取らせ（ステップＳ６５）、この読み取り信号がログ収集分析部２１によって検知されると、破棄フラグをリセットするよう管理台帳２６を更新する（ステップＳ６６）。
【００３１】
以上のように本発明の重要情報管理システムは、重要情報として監視対象となった電子化情報は、常にその電子データに対するアクセスログを監視し、そのアクセスログを分析して複製されたと判定されると、その複製物に直ちに電子タグ８を貼り付け、以後、複製物の流通を電子タグ８によって管理することができる。これにより、重要情報と知らずに複製されるといった場合であっても厳格なセキュリティ管理が可能となるとともに、複製物の電子タグ８と、重要情報を複製した複製者（申請者）Ｂ，Ｃ及び管理者Ａの電子タグ８ａとを相互に関連付けて管理するので、複製した人物Ｂ，Ｃ及びその重要情報の管理者Ａを容易に特定することができ、複製された重要情報は、複製者Ｂ，Ｃのセキュリティレベルに応じた厳格な管理が可能となる。また、複製物の期限管理も容易となり、複製物の盗難や紛失も早期に発見できる。また、未使用時には複製物が直ちに重要情報保管庫９に保管され、管理が甘いエリアで複製物から重要情報が漏洩する危険性も低減し、厳重に管理されるとともに、許可された複製物のみ、外部への持ち出しが可能であるため、不正な重要情報の流失も防止することができるため、セキュリティ性も向上する。
【００３２】
以上、本発明の一実施例について詳述したが、本発明は前記実施例に限定されるものではなく、本発明の要旨の範囲内で種々の変形実施が可能である。例えば、上記実施形態では、重要情報をサーバのディレクトリに格納した例を示したが、ＰＣに重要情報を格納するディレクトリ２を設けてもよく、また、その重要情報を格納するディレクトリ２は顧客先などの社外にあってもよい。また、複製に対する申請を管理サーバ２０に対して行った例を示したが、申請者が管理者のＰＣに重要情報の複製に対する申請を行い、管理者が承認した結果を管理サーバ２０に送って複製の管理を行うように構成してもよい。
【符号の説明】
【００３３】
１ サーバ
２ ディレクトリ
３ 管理者ＰＣ
４ 申請者ＰＣ
５ 印字文書（複製物）
６ ＵＳＢメモリ（複製物）
７ ＣＤ−Ｒ（複製物）
８，８ａ 電子タグ
９ 重要情報保管室（保管設備）
１０ 破砕機（破壊手段）
１１ 破棄処理室
１２ 読取手段
１３ 入退出管理装置
１５ 社内通信ネットワーク
２０ 管理サーバ
２１ ログ収集分析部
２２ 管理情報入力要請部
２３ 情報持ち出し管理部
２４ 情報消去部
２５ 資産管理ＤＢ
２６ 管理台帳
２７ ルール設定部
２８ ログ格納部
２９ ログ分析部
３０ コンプライアンスレポート
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子化された重要情報を格納するディレクトリと、このディレクトリに格納された電子化情報の複製物に貼り付ける複製物識別用電子タグと、前記電子化情報の複製者を特定するための個人識別用電子タグと、前記複製物の保管設備と建物のゲートに設置された前記各電子タグを読み取る読取手段と、前記ディレクトリを含むＰＣ又はサーバと前記各電子タグ及び前記読取手段が通信ネットワークを介して接続された管理サーバとから成り、前記管理サーバは、前記ディレクトリへのアクセスログを収集して前記重要情報が複製されたか否かを判定するログ収集分析部と、複製者のセキュリティレベルに応じて前記複製物に対する取り扱いルールを定義したルール設定部及び前記複製物の更新情報を蓄積するデータベースとを備え、前記ログ収集分析部で複製物が生成されたと判定された時、管理者権限を有する管理者に前記複製物への電子タグの貼り付けを要請し、要請した管理者と前記複製者及び複製物の電子タグ情報を関連付けて前記データベースに複製物に関する更新情報として蓄積して一元的に管理することを特徴とする重要情報管理システム。
【請求項２】
前記重要情報の複製申請者が使用する申請者ＰＣ（パソコン）及び管理者が使用する管理者ＰＣと前記管理サーバとが前記通信ネットワークを介して接続され、前記管理サーバは、前記申請者ＰＣからの複製申請を受け付け、その複製申請者のセキュリティレベルに応じた取り扱いルールを抽出して前記複製申請者に取り扱い情報として出力するとともに、前記管理者ＰＣへ電子タグの貼り付け要請を出力することを特徴とする請求項１記載の重要情報管理システム。
【請求項３】
前記取り扱いルールの一部として申請者のセキュリティレベルに応じた前記複製物に対する期限が設定され、前記管理サーバは、前記複製物の期限管理に従って期限が過ぎた複製物に対してアラーム又は／及び警報を出力する処理を行うことを特徴とする請求項２記載の重要情報管理システム。
【請求項４】
前記複製物に対する期限として、前記複製物の生成から電子タグを貼り付けるまでの期限、生成された複製物が前記保管設備に保管されるまでの期限、持出した複製物を返却するまでの期限、複製物の廃棄までの期限を含むことを特徴とする請求項３記載の重要情報管理システム。
【請求項５】
前記複製物が印字文書又は記憶媒体であり、この印字文書又は記憶媒体を機械的に破砕する破砕手段と前記記憶媒体に記憶したデータを消去する消去装置を備えることを特徴とする請求項１〜４の何れか１項に記載の重要情報管理システム。
【請求項１】
電子化された重要情報を格納するディレクトリと、このディレクトリに格納された電子化情報の複製物に貼り付ける複製物識別用電子タグと、前記電子化情報の複製者を特定するための個人識別用電子タグと、前記複製物の保管設備と建物のゲートに設置された前記各電子タグを読み取る読取手段と、前記ディレクトリを含むＰＣ又はサーバと前記各電子タグ及び前記読取手段が通信ネットワークを介して接続された管理サーバとから成り、前記管理サーバは、前記ディレクトリへのアクセスログを収集して前記重要情報が複製されたか否かを判定するログ収集分析部と、複製者のセキュリティレベルに応じて前記複製物に対する取り扱いルールを定義したルール設定部及び前記複製物の更新情報を蓄積するデータベースとを備え、前記ログ収集分析部で複製物が生成されたと判定された時、管理者権限を有する管理者に前記複製物への電子タグの貼り付けを要請し、要請した管理者と前記複製者及び複製物の電子タグ情報を関連付けて前記データベースに複製物に関する更新情報として蓄積して一元的に管理することを特徴とする重要情報管理システム。
【請求項２】
前記重要情報の複製申請者が使用する申請者ＰＣ（パソコン）及び管理者が使用する管理者ＰＣと前記管理サーバとが前記通信ネットワークを介して接続され、前記管理サーバは、前記申請者ＰＣからの複製申請を受け付け、その複製申請者のセキュリティレベルに応じた取り扱いルールを抽出して前記複製申請者に取り扱い情報として出力するとともに、前記管理者ＰＣへ電子タグの貼り付け要請を出力することを特徴とする請求項１記載の重要情報管理システム。
【請求項３】
前記取り扱いルールの一部として申請者のセキュリティレベルに応じた前記複製物に対する期限が設定され、前記管理サーバは、前記複製物の期限管理に従って期限が過ぎた複製物に対してアラーム又は／及び警報を出力する処理を行うことを特徴とする請求項２記載の重要情報管理システム。
【請求項４】
前記複製物に対する期限として、前記複製物の生成から電子タグを貼り付けるまでの期限、生成された複製物が前記保管設備に保管されるまでの期限、持出した複製物を返却するまでの期限、複製物の廃棄までの期限を含むことを特徴とする請求項３記載の重要情報管理システム。
【請求項５】
前記複製物が印字文書又は記憶媒体であり、この印字文書又は記憶媒体を機械的に破砕する破砕手段と前記記憶媒体に記憶したデータを消去する消去装置を備えることを特徴とする請求項１〜４の何れか１項に記載の重要情報管理システム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【公開番号】特開２０１１−１８６８３６（Ｐ２０１１−１８６８３６Ａ）
【公開日】平成２３年９月２２日（２０１１．９．２２）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２０１０−５２０６９（Ｐ２０１０−５２０６９）
【出願日】平成２２年３月９日（２０１０．３．９）
【公序良俗違反の表示】
（特許庁注：以下のものは登録商標）
１．ＱＲコード
【出願人】（０００２３３４９１）日立電子サービス株式会社 (394)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２３年９月２２日（２０１１．９．２２）
【国際特許分類】
【出願日】平成２２年３月９日（２０１０．３．９）
【公序良俗違反の表示】
（特許庁注：以下のものは登録商標）
１．ＱＲコード
【出願人】（０００２３３４９１）日立電子サービス株式会社 (394)
【Ｆターム（参考）】
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