ファイル管理装置、ファイル管理装置の制御方法、プログラムおよび記憶媒体
【課題】リンク情報を利用して登録された電子ファイルに対して、意図しない更新を制限することが可能なファイル管理装置を提供すること。
【解決手段】画面に表示されるデータに関連付けてリンクする電子ファイルを指定するリンクファイル指定手段と、リンクファイル指定手段により指定された電子ファイルをリンクとして設定するリンク設定手段と、リンク設定手段によりリンク設定された前記電子ファイルへのアクセス権に関する属性を制限する属性制限手段とを有する。
【解決手段】画面に表示されるデータに関連付けてリンクする電子ファイルを指定するリンクファイル指定手段と、リンクファイル指定手段により指定された電子ファイルをリンクとして設定するリンク設定手段と、リンク設定手段によりリンク設定された前記電子ファイルへのアクセス権に関する属性を制限する属性制限手段とを有する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子帳票などの案件に関連付けて管理される電子ファイルを管理するファイル管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子帳票により問合せ内容の管理を行ったり、案件の管理を行ったりする問合せ管理システムや案件管理システムが利用されている。また、その電子帳票には、関連する文書ファイルを登録することができるようになっており、複数のクライアント装置またはユーザでその電子ファイルを共有することができる。
関連付けの方法としては、主にファイルを添付する方法や、ファイルへのリンク情報を登録する方法が挙げられる。
ファイルを添付する方法の場合、通常、システムが添付ファイルを管理しているので、該当する文書ファイルが操作されることはない。
【０００３】
一方、ファイルへのリンク情報を登録する方法としては、特許文献１のような方法が挙げられる。ここでは、複数のクライアント装置で共有ファイルを管理する際のファイル管理方法が開示されており、共有ファイルの実体を保存する先として、サーバ装置とクライアント装置を切換えて保存するようになっている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００９−２３０５８３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、共有ファイルの保存先がサーバ装置であってもクライアント装置であっても、オペレーティングシステムによって共有ファイルへのアクセスが可能となってしまう。
【０００６】
これにより、電子帳票に関連付けられて登録されているにも関わらず、共有された文書ファイルが上書きされたり、削除されたり、移動されたりしてしまう場合がある。この場合、電子帳票から関連する文書ファイルが開けなかったり（移動された場合など）、開けたとしても上書きされているような場合、登録時の文書ファイルとは違った内容となってしまったりしてしまうといった問題があった。
【０００７】
そこで本願発明では、上記問題に鑑み、ファイルへのリンク情報を利用して登録された電子ファイルに対して、意図しない更新を制限することが可能なファイル管理装置を提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
画面に表示されるデータに関連付けてリンクする電子ファイルを指定するリンクファイル指定手段と、リンクファイル指定手段により指定された電子ファイルをリンクとして設定するリンク設定手段と、リンク設定手段によりリンク設定された前記電子ファイルへのアクセス権に関する属性を制限する属性制限手段とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、ファイルへのリンク情報を利用して登録された文書ファイルに対して、意図しない更新を制限することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明の実施形態における文書管理システムのシステム構成図である。
【図２】本発明の実施形態におけるファイル管理装置を適用可能な情報処理装置のハードウェア構成図である。
【図３】、本発明の実施形態におけるファイル管理装置を適用可能な情報処理装置のソフトウェア構成図である。
【図４】本発明の実施形態における問合せ管理システムのログイン画面の一例を示す図である。
【図５】本発明の実施形態における問合せ管理システムにおける掲示板の一例を示す図である。
【図６】本発明の実施形態における問合せ管理システムにおける該当者絞込検索画面の一例を示す図である。
【図７】本発明の実施形態における問合せ履歴画面の一例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態における問合せ管理情報ＣＳＶ出力画面の一例を示す図である。
【図９】本発明の実施形態における問合せ参照画面（修正不可）の一例を示す図である。
【図１０】本発明の実施形態における問合せ入力画面の一例を示す図である。
【図１１】本発明の実施形態におけるファイルを開く画面の一例を示す図である。
【図１２】本発明の実施形態における問合せ入力画面の一例を示す図である。
【図１３】本発明の実施形態におけるファイル操作時の全体フローの一例を示す図である。
【図１４】本発明の実施形態における「参照」処理の一例を示すフローチャートである。
【図１５】本発明の実施形態における「削除」処理の一例を示すフローチャートである。
【図１６】本発明の実施形態における第１の「開く」処理の一例を示すフローチャートである。
【図１７】本発明の実施形態における第２の「開く」処理の一例を示すフローチャートである。
【図１８】本発明の実施形態における問合せ管理テーブルの一例を示す図である。
【図１９】本発明の実施形態におけるユーザ管理マスタおよび加入者管理マスタの一例を示す図である。
【図２０】本発明の実施形態におけるファイル属性に関する情報の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
図１は、本発明の実施形態における文書管理システムのシステム構成図である。
【００１２】
文書管理システムとして、ファイル管理装置１０１、サーバ装置１０２、利用者端末１０３、印刷装置１０４が通信ネットワーク１５０を介して通信可能な状態で接続されている。なお、本実施形態では文書管理システムを適用可能な一例として、厚生年金や企業年金に関する問合せ管理システムとして説明するが、これに限らず、電子帳票に関連付けされた電子ファイルを管理するような文書管理システムにも適用可能である。
【００１３】
ファイル管理装置１０１は、顧客より問合せを受けた担当者が内容を電子帳票に入力する端末である。その際に、入力した内容に関連した電子ファイルがあれば、電子帳票に関連付けて記憶する。記憶先は、ファイル管理装置１０１のローカルディスクや、サーバ装置１０２の記憶領域を利用することが可能である。ファイル管理装置１０１のローカルディスクに保存した場合でも他の端末から参照可能なようにローカルディスクを共有可能なように設定しておくことも可能である。
【００１４】
サーバ装置１０２は、ファイル管理装置１０１を操作する担当者が電子ファイルを保存する場合に、共有領域として利用される。また、ファイル管理装置１０１が有する機能をサーバ装置が有するように構成することも可能である。
【００１５】
利用者端末は、問合せ管理システムの利用者端末であって、ファイル管理装置１０１により登録された電子帳票を参照することができる。また、利用者端末１０３に、ファイル管理装置１０１の機能を持たせることも可能である。
印刷装置１０４は、文書管理システムにおける電子帳票の内容や、その他の情報を印刷するのに利用される。
図２は、本発明の実施形態におけるファイル管理装置を適用可能な情報処理装置のハードウェア構成図である。
プログラム用ＲＯＭ２０３に記憶されたプログラムに基づいてシステムバス２００に接続された各デバイスを制御し、情報処理装置全体を統括制御する。
また、データ用ＲＯＭ２０４には各種データが記憶される。２０２はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ，ワークエリア等として機能する。
【００１６】
２０５はキーボードコントローラ（ＫＢＣ）で、キーボード（ＫＢ）２０９や図示しない、例えばマウスなどのポインティングデバイスからの入力を制御する。２０６はディスプレイコントローラ（ＤＣ）で、ディスプレイ２１０の表示を制御する。なお、ディスプレイはＣＲＴであってもＬＣＤ等のその他の形式の表示装置であってもよい。
２０７はメモリコントローラ（ＭＣ）で、ハードディスク（ＨＤ）２１１とのアクセスを制御する。
２０８は周辺機器接続インタフェース（ＵＳＢ Ｉ／Ｆ）で、図示しない可搬型記憶媒体やその他の周辺機器とのアクセスを制御する。
２２０はネットワークインタフェース（ＮＷ Ｉ／Ｆ）で、ネットワーク１５０を介して出力装置２３０との通信を制御する。
【００１７】
図３は、本発明の実施形態におけるファイル管理装置を適用可能な情報処理装置のソフトウェア構成図である。図２におけるＣＰＵ２０１等のハードウェア構成が互いに協働して動作することにより機能するソフトウェア構成となっている。
各種データベースは、ファイル管理装置１０１ハードディスクに記憶可能である。
【００１８】
各種データベースは、加入者マスタ３１１、ユーザ管理マスタ３１２および問合せ管理テーブル３１３から構成されている。必要に応じてこれ以外にもデータベースを持つことも可能である。また、サーバ装置１０２のハードディスクに記憶することも可能である。
加入者マスタ３１１は、厚生年金や企業年金への加入者のマスタデータであり、問合せを行うユーザが登録される。
【００１９】
ユーザ管理マスタ３１２は、本実施形態における問合せ管理システムを利用するユーザのマスタデータであり、加入者より受けた問合せを問合せ管理システムに入力するユーザが登録される。
【００２０】
問合せ管理テーブル３１３は、本実施形態における問合せ管理システムに、システムの利用者から入力される問合せデータが登録される。問合せ内容に関連して登録されるリンクファイルの情報も問合せ管理テーブルに登録される。
【００２１】
ソフトウェアの機能としては、加入者データ取得部３０１、問合せデータ取得部３０２、リンクファイル判定部３０３、およびリンクファイル操作部３０４から構成される。
【００２２】
加入者データ取得部３０１は、加入者マスタ３１１から加入者データを取得する。問合せデータ取得部３０２は、問合せ管理テーブル３１３から問合せデータを取得する。リンクファイル判定部３０３は、問合せデータにリンクファイルが関連づけられているかどうかを判定する。リンクファイル操作部３０４は、問合せデータに関連づけられたリンクファイルのアクセス権を含む属性を操作する。
【００２３】
図４は、本発明の実施形態における問合せ管理システムのログイン画面の一例を示す図である。システム利用者に関する情報は、ユーザ管理マスタ３１２に記憶されている。
問合せ管理システムのトップメニュー４１０は、問合せ管理処理メニュー４２０および保守メニュー４３０とで構成される。
【００２４】
問合せ管理処理メニュー４２０は、問合せ内容の入力や参照を行う問合せ管理メニュー４２１、問合せ内容をＣＳＶで出力するための問合せＣＳＶ出力メニュー４２２および掲示板メニュー４２３とで構成される。
掲示板は、掲示板メニュー４２３が押下された場合に表示されるようになっているが、システムの起動時に自動で表示されるように構成することも可能である。
【００２５】
保守メニュー４３０は、ユーザ管理マスタ保守メニュー４３１と問合せ区分マスタ保守メニュー４３２とで構成されている。ユーザ管理マスタ保守メニュー４３１では、ユーザ管理マスタ３１２のメンテナンスを行うことができる。問合せ区分マスタ保守では、問合せ管理テーブル３１３で利用される各種区分マスタのメンテナンスを行うことができる。
図５は、本発明の実施形態における問合せ管理システムにおける掲示板の一例を示す図である。
掲示板５００は、掲示領域５０１を有しており、この領域にはシステム管理者からシステムの利用者への周知事項などが表示されるようになっている。
図４の説明に戻る。問合せ管理メニュー４２１が選択されると、図６に示す該当者絞込検索画面６００が表示される。
図６は、本発明の実施形態における問合せ管理システムにおける該当者絞込検索画面の一例を示す図である。
【００２６】
本問合せ管理システムでは、まずどの加入者からの問合せなのかを特定する。その後、特定された（該当する）加入者からの問合せ履歴の中から過去の問合せ内容を参照したり、新規に受付けた問合せ内容について登録したりすることができる。
【００２７】
該当者絞込検索画面６００では、検索対象として、加入者番号６０１、受給権者番号６０２、基礎年金番号６０３および社員番号６０４を指定することができる。各項目の前についているラジオボタンを押下することで選択され、右側に配置される検索ボックスに検索したいキーワード（番号）を入力することで検索される。
【００２８】
その他の検索方式として、加入者の氏名６０５、氏名カナ６０６、生年月日６０７などを指定して検索することも可能である。それぞれの項目の右側に配置される検索ボックスに検索したいキーワードを入力することで検索される。
【００２９】
該当者絞込検索画面６１０は、氏名欄６０５の検索ボックスに「％観音％」と入力し検索された結果が表示されたイメージを示す図である。この検索は、「氏名」に「観音」を含む加入者を加入者マスタ３１１から検索することにより実行される。
【００３０】
検索結果は、加入者マスタに記憶されている内容から、加入者番号６１１、受給権者番号６１２、氏名６１３、氏名カナ６１４、性別６１５、生年月日６１６などが表示される。ここで加入者番号が１１００１２３７７として登録されている行を選択してダブルクリックすることで、該当する行の問合せ履歴の詳細が表示される。
図７は、本発明の実施形態における問合せ履歴画面の一例を示す図である。
問合せ履歴画面７００では、図６で選択された加入者番号１１００１２３７７「観音 太郎」の問合せ履歴が表示されている。
具体的には、対応開始日７０１、進捗区分７０２、問合せ区分７０３、詳細７０４、対応７０５などが表示される。
【００３１】
対応開始日７０１には、その問合せの対応が開始された日が表示されている。進捗区分７０２、問合せ区分７０３は、問合せ管理システムで設定されている区分が表示されている。詳細７０４や対応７０５は、問合せを受けたオペレーター（システム利用者）が行った対応が表示されており、オペレーターにより入力されるものが表示されるものである。
図４で問合せＣＳＶ出力メニュー４２２が選択されると、図８に示す問合せ管理情報ＣＳＶ出力画面８００が表示される。
図８は、本発明の実施形態における問合せ管理情報ＣＳＶ出力画面の一例を示す図である。
【００３２】
問合せ管理情報ＣＳＶ出力画面８００では、指定した出力範囲のデータのＣＳＶ出力や画面確認が可能となっている。問合せ区分８０１として「０１ 年金額問合せ」となっているものを選択して、検索を実行すると、検索結果表示欄８０３に問合せ区分が年金額問合せとなっている検索結果が表示される。
ＣＳＶ出力先欄８０２で出力先のファイルを指定し実行することで、ＣＳＶファイルとして出力することが可能である。
また、問合せ内容を参照したい項目、例えば一番上に表示されている行をダブルクリックすることで、問合せ参照画面（修正不可）９００が表示される。
図９は、本発明の実施形態における問合せ参照画面（修正不可）の一例を示す図である。
【００３３】
問合せ参照（修正不可）画面９００は、問合せ内容の詳細を参照することができるが、問合せ管理情報ＣＳＶ出力画面８００から呼び出されたため、内容の修正をすることが出来なくなっている。ここで、添付と呼んでいるのは画面上での呼び名であり、実際に本実施形態では、関連付ける電子ファイルへのリンク情報を登録することにより、添付メニューを使って電子ファイルを案件に関連付けて登録している。
【００３４】
リンクファイルについても、添付欄９０１の操作ができないようグレーアウトされている。しかしながら、開くボタン９０２を押してリンクファイルを開いた場合、ファイルの属性はオペレーティングシステムが管理しているので、編集出来てしまうケースがある。そこで、本発明では、修正不可となっている問合せ参照画面から、リンクファイルを開いた場合には、リンクファイルの属性がどのようになっていても書込みできないように制御することが可能となっている。詳細については後述する。
図１０は、本発明の実施形態における問合せ入力画面の一例を示す図である。
【００３５】
問合せ入力画面１０００は、図７の問合せ履歴画面７００の検索結果から参照したい項目、例えば一番上に表示されている明細行をダブルクリックすることで表示される。また、図７において新規ボタンを押下することでも表示される画面である。その場合は、何も記入されていない状態で表示される。
ここでは、図９の問合せ参照（修正不可）画面９００と同一のものが表示されているものとして説明する。
【００３６】
表示された案件に添付ファイルとしてリンクファイルを設定したい場合には、参照ボタン１００２を押下することで表示されるファイル選択画面１１００によりファイルを選択する。ファイルが選択されると、添付欄１００１にチェックが付されるようになっている。
開かれている案件に対して、更新１００３、削除１００４、取消１００５などの各ボタンを押下することで操作を行うことができる。
図１１は、本発明の実施形態におけるファイルを開く画面の一例を示す図である。
【００３７】
図１０の参照ボタン１００２が押下されることで表示される。ファイル選択欄１１０１でファイルを選択すると、ファイル名欄１１０２に選択したファイルが表示され、開くボタン１１０３を押下することで、該当のファイルがリンクファイルとして選択される。なお、ここで表示されるファイルはファイル名のみでもファイルパスとともに表示されていても構わない。ファイルが選択指定されると、図１２に示す問合せ入力画面１２００のような状態になる。
図１２は、本発明の実施形態における問合せ入力画面の一例を示す図である。
【００３８】
問合せ入力画面１２００は、図１０の問合せ入力画面１０００から添付ファイルとしてリンクファイルを選択した後の状態を示している。添付欄１２０１がチェックされた状態になり、開くボタン１２０２が表示されている。この開くボタンが押下されると、リンクファイルが開かれるようになっている。図１０の問合せ入力画面１０００では、参照ボタン１００２として表示されていたものである。
【００３９】
ここで、リンクファイルとして選択指定されたファイルであるが、ファイルへのパスがリンク情報として登録されている状態であるため、ファイルが変更されてしまったり、削除されてしまったりするケースが考えられる。これを防ぐために本実施形態では、ファイルがリンクファイルとして選択指定された場合に、ファイルの属性を書込み禁止や移動禁止に変更することで対応している。
詳細については図１３から図１７のフローチャートを用いて説明する。
図１３は、本発明の実施形態におけるファイル操作時の全体フローの一例を示す図である。
問合せ参照（修正不可）画面９００や問合せ入力画面１０００、１２００などからファイル操作に関連する処理が選択されることにより開始される。
【００４０】
ステップＳ１３０１でファイル操作を受付け、ステップＳ１３０２で操作種類について判定する。ファイル操作が「参照」であった場合はステップＳ１３０３の「参照」処理に進む。ファイル操作が「削除」であった場合はステップＳ１３０４の「削除」処理に進む。ファイル操作が「開く」であった場合はステップＳ１３０５の「開く」処理に進み処理を終了する。
【００４１】
ファイル操作の「削除」とは、添付欄１２０１のチェックが外されることを示す。「参照」とは参照ボタン１００２が押下されることで、「開く」とは開くボタン９０２や１２０２が押下されることで判定される。
図１４は、本発明の実施形態における「参照」処理の一例を示すフローチャートである。
【００４２】
ステップＳ１４０１では、ファイル選択画面１１００を表示する。ステップＳ１４０２では、ファイルが決定されたかどうかを判定し、ファイルが決定されなかったと判定した場合には処理を終了する。一方、ファイルが選択された場合には、ステップＳ１４０３にてリンクの設定を行う。具体的には、問合せ管理テーブル３１３にリンクファイルの情報を書き込む。これにより問合せ入力画面に表示されるデータ（案件）に対してリンクファイルが関連付けて登録されたことになる。
【００４３】
なお、関連付けされるデータに関しては、本実施形態のような電子帳票画面でも、ｈｔｍｌ形式の文書でも、例えばワーフロ形式などのアプリケーション文書でも構わなく、関連付けされる電子ファイルへアクセスするためのパスが指定できるようになっていれば適用可能である。問合せ管理テーブルの詳細については後述する。
次にステップＳ１４０４では、添付欄にチェックを付与する。このチェックはファイルへのリンクを削除する際にも利用される。
【００４４】
ステップＳ１４０５では、ファイルの属性情報を更新する。具体的には、該当ファイルの属性を「書込み禁止」および「削除禁止」に設定する。両方禁止にしてもよいし、どちらか片方だけ禁止にしてもよい。また、ファイルシステムによって設定できる属性であればそれを設定することも可能である。そしてファイル属性テーブル３１４を更新する。ファイル属性の詳細については後述する。
【００４５】
ステップＳ１４０６では、ボタン名の変更を行う。具体的には、リンクファイルが設定された状態の時には「開く」ボタン、リンクファイルが設定されていない状態（すなわちこれからリンクの設定が可能な状態）の時には「参照」ボタンを設定し、処理を終了する。
図１５は、本発明の実施形態における「削除」処理の一例を示すフローチャートである。
ステップＳ１５０１においてリンクの削除を行う。具体的には、問合せ管理テーブルからリンクファイルに関する情報を削除する。
ステップＳ１５０２では、添付欄に付与されているチェックを外す処理を行う。
【００４６】
そしてステップＳ１５０３にて、ファイルの属性情報を更新して処理を終了する。ファイルの属性情報の更新とはリンクファイルの属性を元に戻した後、ファイル属性テーブルに更新情報を登録することを示す。ここで元に戻すとは、「添付」処理により変更されたファイルの属性を変更される前の状態に戻すことを指す。変更される前の状態は、ファイル属性管理テーブルに記憶されている。
図１６は、本発明の実施形態における第１の「開く」処理の一例を示すフローチャートである。
【００４７】
問合せ入力画面１２００から開くボタンを押下した場合、リンクファイルの属性は、制限がかかっている状態になっているはずである。そこで本システムによってリンクファイルを設定したユーザであれば、更新を行えるよう構成した場合のフローチャートである。
ステップＳ１６０１で、ファイル属性情報を属性管理テーブル３１４より取得する。
【００４８】
ステップＳ１６０２では、例えば、属性が書込み禁止となっているかを確認する。書込み禁止になっていない場合は、ステップＳ１６０５に進み、そのままの属性（書込み禁止でない）でファイルを開く。
【００４９】
一方、書込み禁止となっている場合、ステップＳ１６０３にて、現在の操作者であるユーザが案件の所有者であるかどうかを判定する。ユーザが管理者権限を持つか案件を登録した場合に、所有者であると判定される。
【００５０】
ステップＳ１６０３においてユーザが所有者でないと判定された場合、ステップＳ１６０５において、そのままの属性（書込み禁止）でファイルを開く。一方、ユーザが所有者であると判定された場合、ステップＳ１６０４において、ファイルの属性情報を変更し、ステップＳ１６０５において書込み禁止でない状態でファイルを開き、処理を終了する。
これにより、リンクファイルの属性が制限されている状態であっても、操作者が所有者であってもリンクファイルを更新することが可能となる。
図１７は、本発明の実施形態における第２の「開く」処理の一例を示すフローチャートである。
【００５１】
第１の「開く」処理では、リンクファイルの属性が制限された状態であっても所有者であればファイルを更新できるようになっていた。しかし、修正不可であるような図９と問合せ参照画面から添付ファイルを開いた場合、所有者であってもファイルを更新できなくすることが望ましい。図１７は、これに対応した実施形態となっている。
【００５２】
ステップＳ１７０１にて、リンクファイルの属性を取得する。ステップＳ１７０２にて、書込み禁止であるか判定する。書込み禁止になっている場合は、ステップＳ１７０５に進み、そのままの属性（書込み禁止）でファイルを開く。
【００５３】
一方、書込み禁止となっていない場合、ステップＳ１７０３にて、参照画面から案件が開かれているかを判定する。参照画面から開かれていない場合は、そのままの属性（書込み禁止でない）でファイルを開く。このケースは、図１６で、ユーザが所有者であった場合などが当てはまる。
【００５４】
ステップＳ１７０３で参照画面からのアクセスであった場合、ファイルの属性情報を変更し、ステップＳ１７０５において書込み禁止の状態でリンクファイルを開き処理を終了する。
【００５５】
これにより、参照画面（修正不可）からリンクファイルにアクセスし、リンクファイルの属性に制限がかかっていない場合でも、書込み禁止にしてファイルを開かせることができ、誤操作などを防ぐことができる。
図１８は、本発明の実施形態における問合せ管理テーブルの一例を示す図である。
問合せ管理テーブル１８００は、問合せ内容の詳細が全ての案件について記録されている。問合せ入力画面１０００などから登録されたものが記録される。
【００５６】
一意に付与された整理番号１８０１、加入者番号１８０２、案件の対応開始日１８０３、対応終了日１８０４、対応終了までにかかった所要時間１８０４、問合せ区分１８０６、進捗区分１８０７、コメント詳細１８０８、コメント対応１８１０、更新者１８１１、リンクファイル１、リンクファイル２、登録者ＩＤ１８１４などが記録されている。
これら記録されている内容は検索時に検索ワードしても利用される。
【００５７】
登録者ＩＤ欄１８１４には、案件を登録したユーザのＩＤが記憶され、更新者欄１８１１には、案件を更新したユーザのＩＤが記憶されている。このどちらかに記憶されている場合に、案件の所有者ということになる。
【００５８】
リンクファイル１欄１８１２やリンクファイル２欄１８１３には、問合せ入力画面１０００などから添付としてリンクファイル登録されたファイルが記憶されている。リンクが削除された場合には、この欄から削除されるようになっている。また、リンクファイルの数は２個に限らず、もっと多くの数でも管理可能である。
図１９は、本発明の実施形態におけるユーザ管理マスタおよび加入者管理者マスタの一例を示す図である。
【００５９】
ユーザ管理マスタ１９００は、ユーザＩＤ１９０１、担当者名１９０２、パスワード１９０３、管理者権限１９０４、ユーザの登録日１９０５、変更日１９０６、更新ユーザ１９０７などが記憶されている。
システムを利用するシステム利用者はこのユーザ管理マスタに登録されている必要がある。
【００６０】
加入者管理マスタ１９１０は、本発明の実施形態における厚生年金や年金基金への加入者のマスタデータである。加入者番号１９１１、受給権者番号１９１２、入社年月日１９１３、氏名１９１４、氏名カナ１９１５、性別１９１６、生年月日１９１７などが記憶されている。
図２０は、本発明の実施形態におけるファイル属性に関する情報の一例を示す図である。
【００６１】
プロパティ画面２０００は、本システムにリンクされたファイルのプロパティ画面を開いた時のイメージ図である。ファイル名２００１にファイル名が表示され、そのファイルに設定された属性２００２が記載されている。属性としては、「書込み禁止」「隠しファイル」「削除禁止」が例として記載されているが、これに限ったものではなく、システムから提供される属性であれば設定可能である。
【００６２】
なお、本実施形態では、属性として、禁止に設定されているものを属性が制限されていると表現する。また、禁止の設定を解除することを属性の制限を解除すると表現する。すなわち、「書込み禁止」や「削除禁止」と設定されているものを属性が制限されていると表現し、それらの禁止条件を解除することを属性の制限を解除するという。これらの制限はリンクファイル操作部３０４により実施される。
【００６３】
添付ファイル属性設定テーブル２０１０は、添付欄による処理によりリンクファイルに設定された過去の属性と現在の属性を記録しているものである。例えば、添付ファイル２０１１「ｃ：￥ｔｅｍｐ．ｄｏｃ」の現在の属性は、（１）書込み禁止と（３）削除禁止が設定されており（チェックがついているので）、変更前の属性は、（１）から（３）の何も設定されていない（チェックがついていないので）ことを示す。図１４の「削除」処理にてリンクファイルが削除された場合に属性を元に戻す場合に利用される。
【００６４】
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【００６５】
また、本発明におけるプログラムは、本発明に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体はコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
【００６６】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【００６７】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【００６８】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。
【００６９】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００７０】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００７１】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【００７２】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【００７３】
２０１ ＣＰＵ
２０２ ＲＡＭ
２０３ プログラムＲＯＭ
２０４ データＲＯＭ
２０５ ＫＢＣ
２０６ ＤＣ
２０７ ＭＣ
２０８ ＵＢＳ Ｉ／Ｆ
２２０ ＮＷ Ｉ／Ｆ
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子帳票などの案件に関連付けて管理される電子ファイルを管理するファイル管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子帳票により問合せ内容の管理を行ったり、案件の管理を行ったりする問合せ管理システムや案件管理システムが利用されている。また、その電子帳票には、関連する文書ファイルを登録することができるようになっており、複数のクライアント装置またはユーザでその電子ファイルを共有することができる。
関連付けの方法としては、主にファイルを添付する方法や、ファイルへのリンク情報を登録する方法が挙げられる。
ファイルを添付する方法の場合、通常、システムが添付ファイルを管理しているので、該当する文書ファイルが操作されることはない。
【０００３】
一方、ファイルへのリンク情報を登録する方法としては、特許文献１のような方法が挙げられる。ここでは、複数のクライアント装置で共有ファイルを管理する際のファイル管理方法が開示されており、共有ファイルの実体を保存する先として、サーバ装置とクライアント装置を切換えて保存するようになっている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００９−２３０５８３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、共有ファイルの保存先がサーバ装置であってもクライアント装置であっても、オペレーティングシステムによって共有ファイルへのアクセスが可能となってしまう。
【０００６】
これにより、電子帳票に関連付けられて登録されているにも関わらず、共有された文書ファイルが上書きされたり、削除されたり、移動されたりしてしまう場合がある。この場合、電子帳票から関連する文書ファイルが開けなかったり（移動された場合など）、開けたとしても上書きされているような場合、登録時の文書ファイルとは違った内容となってしまったりしてしまうといった問題があった。
【０００７】
そこで本願発明では、上記問題に鑑み、ファイルへのリンク情報を利用して登録された電子ファイルに対して、意図しない更新を制限することが可能なファイル管理装置を提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
画面に表示されるデータに関連付けてリンクする電子ファイルを指定するリンクファイル指定手段と、リンクファイル指定手段により指定された電子ファイルをリンクとして設定するリンク設定手段と、リンク設定手段によりリンク設定された前記電子ファイルへのアクセス権に関する属性を制限する属性制限手段とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、ファイルへのリンク情報を利用して登録された文書ファイルに対して、意図しない更新を制限することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明の実施形態における文書管理システムのシステム構成図である。
【図２】本発明の実施形態におけるファイル管理装置を適用可能な情報処理装置のハードウェア構成図である。
【図３】、本発明の実施形態におけるファイル管理装置を適用可能な情報処理装置のソフトウェア構成図である。
【図４】本発明の実施形態における問合せ管理システムのログイン画面の一例を示す図である。
【図５】本発明の実施形態における問合せ管理システムにおける掲示板の一例を示す図である。
【図６】本発明の実施形態における問合せ管理システムにおける該当者絞込検索画面の一例を示す図である。
【図７】本発明の実施形態における問合せ履歴画面の一例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態における問合せ管理情報ＣＳＶ出力画面の一例を示す図である。
【図９】本発明の実施形態における問合せ参照画面（修正不可）の一例を示す図である。
【図１０】本発明の実施形態における問合せ入力画面の一例を示す図である。
【図１１】本発明の実施形態におけるファイルを開く画面の一例を示す図である。
【図１２】本発明の実施形態における問合せ入力画面の一例を示す図である。
【図１３】本発明の実施形態におけるファイル操作時の全体フローの一例を示す図である。
【図１４】本発明の実施形態における「参照」処理の一例を示すフローチャートである。
【図１５】本発明の実施形態における「削除」処理の一例を示すフローチャートである。
【図１６】本発明の実施形態における第１の「開く」処理の一例を示すフローチャートである。
【図１７】本発明の実施形態における第２の「開く」処理の一例を示すフローチャートである。
【図１８】本発明の実施形態における問合せ管理テーブルの一例を示す図である。
【図１９】本発明の実施形態におけるユーザ管理マスタおよび加入者管理マスタの一例を示す図である。
【図２０】本発明の実施形態におけるファイル属性に関する情報の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
図１は、本発明の実施形態における文書管理システムのシステム構成図である。
【００１２】
文書管理システムとして、ファイル管理装置１０１、サーバ装置１０２、利用者端末１０３、印刷装置１０４が通信ネットワーク１５０を介して通信可能な状態で接続されている。なお、本実施形態では文書管理システムを適用可能な一例として、厚生年金や企業年金に関する問合せ管理システムとして説明するが、これに限らず、電子帳票に関連付けされた電子ファイルを管理するような文書管理システムにも適用可能である。
【００１３】
ファイル管理装置１０１は、顧客より問合せを受けた担当者が内容を電子帳票に入力する端末である。その際に、入力した内容に関連した電子ファイルがあれば、電子帳票に関連付けて記憶する。記憶先は、ファイル管理装置１０１のローカルディスクや、サーバ装置１０２の記憶領域を利用することが可能である。ファイル管理装置１０１のローカルディスクに保存した場合でも他の端末から参照可能なようにローカルディスクを共有可能なように設定しておくことも可能である。
【００１４】
サーバ装置１０２は、ファイル管理装置１０１を操作する担当者が電子ファイルを保存する場合に、共有領域として利用される。また、ファイル管理装置１０１が有する機能をサーバ装置が有するように構成することも可能である。
【００１５】
利用者端末は、問合せ管理システムの利用者端末であって、ファイル管理装置１０１により登録された電子帳票を参照することができる。また、利用者端末１０３に、ファイル管理装置１０１の機能を持たせることも可能である。
印刷装置１０４は、文書管理システムにおける電子帳票の内容や、その他の情報を印刷するのに利用される。
図２は、本発明の実施形態におけるファイル管理装置を適用可能な情報処理装置のハードウェア構成図である。
プログラム用ＲＯＭ２０３に記憶されたプログラムに基づいてシステムバス２００に接続された各デバイスを制御し、情報処理装置全体を統括制御する。
また、データ用ＲＯＭ２０４には各種データが記憶される。２０２はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ，ワークエリア等として機能する。
【００１６】
２０５はキーボードコントローラ（ＫＢＣ）で、キーボード（ＫＢ）２０９や図示しない、例えばマウスなどのポインティングデバイスからの入力を制御する。２０６はディスプレイコントローラ（ＤＣ）で、ディスプレイ２１０の表示を制御する。なお、ディスプレイはＣＲＴであってもＬＣＤ等のその他の形式の表示装置であってもよい。
２０７はメモリコントローラ（ＭＣ）で、ハードディスク（ＨＤ）２１１とのアクセスを制御する。
２０８は周辺機器接続インタフェース（ＵＳＢ Ｉ／Ｆ）で、図示しない可搬型記憶媒体やその他の周辺機器とのアクセスを制御する。
２２０はネットワークインタフェース（ＮＷ Ｉ／Ｆ）で、ネットワーク１５０を介して出力装置２３０との通信を制御する。
【００１７】
図３は、本発明の実施形態におけるファイル管理装置を適用可能な情報処理装置のソフトウェア構成図である。図２におけるＣＰＵ２０１等のハードウェア構成が互いに協働して動作することにより機能するソフトウェア構成となっている。
各種データベースは、ファイル管理装置１０１ハードディスクに記憶可能である。
【００１８】
各種データベースは、加入者マスタ３１１、ユーザ管理マスタ３１２および問合せ管理テーブル３１３から構成されている。必要に応じてこれ以外にもデータベースを持つことも可能である。また、サーバ装置１０２のハードディスクに記憶することも可能である。
加入者マスタ３１１は、厚生年金や企業年金への加入者のマスタデータであり、問合せを行うユーザが登録される。
【００１９】
ユーザ管理マスタ３１２は、本実施形態における問合せ管理システムを利用するユーザのマスタデータであり、加入者より受けた問合せを問合せ管理システムに入力するユーザが登録される。
【００２０】
問合せ管理テーブル３１３は、本実施形態における問合せ管理システムに、システムの利用者から入力される問合せデータが登録される。問合せ内容に関連して登録されるリンクファイルの情報も問合せ管理テーブルに登録される。
【００２１】
ソフトウェアの機能としては、加入者データ取得部３０１、問合せデータ取得部３０２、リンクファイル判定部３０３、およびリンクファイル操作部３０４から構成される。
【００２２】
加入者データ取得部３０１は、加入者マスタ３１１から加入者データを取得する。問合せデータ取得部３０２は、問合せ管理テーブル３１３から問合せデータを取得する。リンクファイル判定部３０３は、問合せデータにリンクファイルが関連づけられているかどうかを判定する。リンクファイル操作部３０４は、問合せデータに関連づけられたリンクファイルのアクセス権を含む属性を操作する。
【００２３】
図４は、本発明の実施形態における問合せ管理システムのログイン画面の一例を示す図である。システム利用者に関する情報は、ユーザ管理マスタ３１２に記憶されている。
問合せ管理システムのトップメニュー４１０は、問合せ管理処理メニュー４２０および保守メニュー４３０とで構成される。
【００２４】
問合せ管理処理メニュー４２０は、問合せ内容の入力や参照を行う問合せ管理メニュー４２１、問合せ内容をＣＳＶで出力するための問合せＣＳＶ出力メニュー４２２および掲示板メニュー４２３とで構成される。
掲示板は、掲示板メニュー４２３が押下された場合に表示されるようになっているが、システムの起動時に自動で表示されるように構成することも可能である。
【００２５】
保守メニュー４３０は、ユーザ管理マスタ保守メニュー４３１と問合せ区分マスタ保守メニュー４３２とで構成されている。ユーザ管理マスタ保守メニュー４３１では、ユーザ管理マスタ３１２のメンテナンスを行うことができる。問合せ区分マスタ保守では、問合せ管理テーブル３１３で利用される各種区分マスタのメンテナンスを行うことができる。
図５は、本発明の実施形態における問合せ管理システムにおける掲示板の一例を示す図である。
掲示板５００は、掲示領域５０１を有しており、この領域にはシステム管理者からシステムの利用者への周知事項などが表示されるようになっている。
図４の説明に戻る。問合せ管理メニュー４２１が選択されると、図６に示す該当者絞込検索画面６００が表示される。
図６は、本発明の実施形態における問合せ管理システムにおける該当者絞込検索画面の一例を示す図である。
【００２６】
本問合せ管理システムでは、まずどの加入者からの問合せなのかを特定する。その後、特定された（該当する）加入者からの問合せ履歴の中から過去の問合せ内容を参照したり、新規に受付けた問合せ内容について登録したりすることができる。
【００２７】
該当者絞込検索画面６００では、検索対象として、加入者番号６０１、受給権者番号６０２、基礎年金番号６０３および社員番号６０４を指定することができる。各項目の前についているラジオボタンを押下することで選択され、右側に配置される検索ボックスに検索したいキーワード（番号）を入力することで検索される。
【００２８】
その他の検索方式として、加入者の氏名６０５、氏名カナ６０６、生年月日６０７などを指定して検索することも可能である。それぞれの項目の右側に配置される検索ボックスに検索したいキーワードを入力することで検索される。
【００２９】
該当者絞込検索画面６１０は、氏名欄６０５の検索ボックスに「％観音％」と入力し検索された結果が表示されたイメージを示す図である。この検索は、「氏名」に「観音」を含む加入者を加入者マスタ３１１から検索することにより実行される。
【００３０】
検索結果は、加入者マスタに記憶されている内容から、加入者番号６１１、受給権者番号６１２、氏名６１３、氏名カナ６１４、性別６１５、生年月日６１６などが表示される。ここで加入者番号が１１００１２３７７として登録されている行を選択してダブルクリックすることで、該当する行の問合せ履歴の詳細が表示される。
図７は、本発明の実施形態における問合せ履歴画面の一例を示す図である。
問合せ履歴画面７００では、図６で選択された加入者番号１１００１２３７７「観音 太郎」の問合せ履歴が表示されている。
具体的には、対応開始日７０１、進捗区分７０２、問合せ区分７０３、詳細７０４、対応７０５などが表示される。
【００３１】
対応開始日７０１には、その問合せの対応が開始された日が表示されている。進捗区分７０２、問合せ区分７０３は、問合せ管理システムで設定されている区分が表示されている。詳細７０４や対応７０５は、問合せを受けたオペレーター（システム利用者）が行った対応が表示されており、オペレーターにより入力されるものが表示されるものである。
図４で問合せＣＳＶ出力メニュー４２２が選択されると、図８に示す問合せ管理情報ＣＳＶ出力画面８００が表示される。
図８は、本発明の実施形態における問合せ管理情報ＣＳＶ出力画面の一例を示す図である。
【００３２】
問合せ管理情報ＣＳＶ出力画面８００では、指定した出力範囲のデータのＣＳＶ出力や画面確認が可能となっている。問合せ区分８０１として「０１ 年金額問合せ」となっているものを選択して、検索を実行すると、検索結果表示欄８０３に問合せ区分が年金額問合せとなっている検索結果が表示される。
ＣＳＶ出力先欄８０２で出力先のファイルを指定し実行することで、ＣＳＶファイルとして出力することが可能である。
また、問合せ内容を参照したい項目、例えば一番上に表示されている行をダブルクリックすることで、問合せ参照画面（修正不可）９００が表示される。
図９は、本発明の実施形態における問合せ参照画面（修正不可）の一例を示す図である。
【００３３】
問合せ参照（修正不可）画面９００は、問合せ内容の詳細を参照することができるが、問合せ管理情報ＣＳＶ出力画面８００から呼び出されたため、内容の修正をすることが出来なくなっている。ここで、添付と呼んでいるのは画面上での呼び名であり、実際に本実施形態では、関連付ける電子ファイルへのリンク情報を登録することにより、添付メニューを使って電子ファイルを案件に関連付けて登録している。
【００３４】
リンクファイルについても、添付欄９０１の操作ができないようグレーアウトされている。しかしながら、開くボタン９０２を押してリンクファイルを開いた場合、ファイルの属性はオペレーティングシステムが管理しているので、編集出来てしまうケースがある。そこで、本発明では、修正不可となっている問合せ参照画面から、リンクファイルを開いた場合には、リンクファイルの属性がどのようになっていても書込みできないように制御することが可能となっている。詳細については後述する。
図１０は、本発明の実施形態における問合せ入力画面の一例を示す図である。
【００３５】
問合せ入力画面１０００は、図７の問合せ履歴画面７００の検索結果から参照したい項目、例えば一番上に表示されている明細行をダブルクリックすることで表示される。また、図７において新規ボタンを押下することでも表示される画面である。その場合は、何も記入されていない状態で表示される。
ここでは、図９の問合せ参照（修正不可）画面９００と同一のものが表示されているものとして説明する。
【００３６】
表示された案件に添付ファイルとしてリンクファイルを設定したい場合には、参照ボタン１００２を押下することで表示されるファイル選択画面１１００によりファイルを選択する。ファイルが選択されると、添付欄１００１にチェックが付されるようになっている。
開かれている案件に対して、更新１００３、削除１００４、取消１００５などの各ボタンを押下することで操作を行うことができる。
図１１は、本発明の実施形態におけるファイルを開く画面の一例を示す図である。
【００３７】
図１０の参照ボタン１００２が押下されることで表示される。ファイル選択欄１１０１でファイルを選択すると、ファイル名欄１１０２に選択したファイルが表示され、開くボタン１１０３を押下することで、該当のファイルがリンクファイルとして選択される。なお、ここで表示されるファイルはファイル名のみでもファイルパスとともに表示されていても構わない。ファイルが選択指定されると、図１２に示す問合せ入力画面１２００のような状態になる。
図１２は、本発明の実施形態における問合せ入力画面の一例を示す図である。
【００３８】
問合せ入力画面１２００は、図１０の問合せ入力画面１０００から添付ファイルとしてリンクファイルを選択した後の状態を示している。添付欄１２０１がチェックされた状態になり、開くボタン１２０２が表示されている。この開くボタンが押下されると、リンクファイルが開かれるようになっている。図１０の問合せ入力画面１０００では、参照ボタン１００２として表示されていたものである。
【００３９】
ここで、リンクファイルとして選択指定されたファイルであるが、ファイルへのパスがリンク情報として登録されている状態であるため、ファイルが変更されてしまったり、削除されてしまったりするケースが考えられる。これを防ぐために本実施形態では、ファイルがリンクファイルとして選択指定された場合に、ファイルの属性を書込み禁止や移動禁止に変更することで対応している。
詳細については図１３から図１７のフローチャートを用いて説明する。
図１３は、本発明の実施形態におけるファイル操作時の全体フローの一例を示す図である。
問合せ参照（修正不可）画面９００や問合せ入力画面１０００、１２００などからファイル操作に関連する処理が選択されることにより開始される。
【００４０】
ステップＳ１３０１でファイル操作を受付け、ステップＳ１３０２で操作種類について判定する。ファイル操作が「参照」であった場合はステップＳ１３０３の「参照」処理に進む。ファイル操作が「削除」であった場合はステップＳ１３０４の「削除」処理に進む。ファイル操作が「開く」であった場合はステップＳ１３０５の「開く」処理に進み処理を終了する。
【００４１】
ファイル操作の「削除」とは、添付欄１２０１のチェックが外されることを示す。「参照」とは参照ボタン１００２が押下されることで、「開く」とは開くボタン９０２や１２０２が押下されることで判定される。
図１４は、本発明の実施形態における「参照」処理の一例を示すフローチャートである。
【００４２】
ステップＳ１４０１では、ファイル選択画面１１００を表示する。ステップＳ１４０２では、ファイルが決定されたかどうかを判定し、ファイルが決定されなかったと判定した場合には処理を終了する。一方、ファイルが選択された場合には、ステップＳ１４０３にてリンクの設定を行う。具体的には、問合せ管理テーブル３１３にリンクファイルの情報を書き込む。これにより問合せ入力画面に表示されるデータ（案件）に対してリンクファイルが関連付けて登録されたことになる。
【００４３】
なお、関連付けされるデータに関しては、本実施形態のような電子帳票画面でも、ｈｔｍｌ形式の文書でも、例えばワーフロ形式などのアプリケーション文書でも構わなく、関連付けされる電子ファイルへアクセスするためのパスが指定できるようになっていれば適用可能である。問合せ管理テーブルの詳細については後述する。
次にステップＳ１４０４では、添付欄にチェックを付与する。このチェックはファイルへのリンクを削除する際にも利用される。
【００４４】
ステップＳ１４０５では、ファイルの属性情報を更新する。具体的には、該当ファイルの属性を「書込み禁止」および「削除禁止」に設定する。両方禁止にしてもよいし、どちらか片方だけ禁止にしてもよい。また、ファイルシステムによって設定できる属性であればそれを設定することも可能である。そしてファイル属性テーブル３１４を更新する。ファイル属性の詳細については後述する。
【００４５】
ステップＳ１４０６では、ボタン名の変更を行う。具体的には、リンクファイルが設定された状態の時には「開く」ボタン、リンクファイルが設定されていない状態（すなわちこれからリンクの設定が可能な状態）の時には「参照」ボタンを設定し、処理を終了する。
図１５は、本発明の実施形態における「削除」処理の一例を示すフローチャートである。
ステップＳ１５０１においてリンクの削除を行う。具体的には、問合せ管理テーブルからリンクファイルに関する情報を削除する。
ステップＳ１５０２では、添付欄に付与されているチェックを外す処理を行う。
【００４６】
そしてステップＳ１５０３にて、ファイルの属性情報を更新して処理を終了する。ファイルの属性情報の更新とはリンクファイルの属性を元に戻した後、ファイル属性テーブルに更新情報を登録することを示す。ここで元に戻すとは、「添付」処理により変更されたファイルの属性を変更される前の状態に戻すことを指す。変更される前の状態は、ファイル属性管理テーブルに記憶されている。
図１６は、本発明の実施形態における第１の「開く」処理の一例を示すフローチャートである。
【００４７】
問合せ入力画面１２００から開くボタンを押下した場合、リンクファイルの属性は、制限がかかっている状態になっているはずである。そこで本システムによってリンクファイルを設定したユーザであれば、更新を行えるよう構成した場合のフローチャートである。
ステップＳ１６０１で、ファイル属性情報を属性管理テーブル３１４より取得する。
【００４８】
ステップＳ１６０２では、例えば、属性が書込み禁止となっているかを確認する。書込み禁止になっていない場合は、ステップＳ１６０５に進み、そのままの属性（書込み禁止でない）でファイルを開く。
【００４９】
一方、書込み禁止となっている場合、ステップＳ１６０３にて、現在の操作者であるユーザが案件の所有者であるかどうかを判定する。ユーザが管理者権限を持つか案件を登録した場合に、所有者であると判定される。
【００５０】
ステップＳ１６０３においてユーザが所有者でないと判定された場合、ステップＳ１６０５において、そのままの属性（書込み禁止）でファイルを開く。一方、ユーザが所有者であると判定された場合、ステップＳ１６０４において、ファイルの属性情報を変更し、ステップＳ１６０５において書込み禁止でない状態でファイルを開き、処理を終了する。
これにより、リンクファイルの属性が制限されている状態であっても、操作者が所有者であってもリンクファイルを更新することが可能となる。
図１７は、本発明の実施形態における第２の「開く」処理の一例を示すフローチャートである。
【００５１】
第１の「開く」処理では、リンクファイルの属性が制限された状態であっても所有者であればファイルを更新できるようになっていた。しかし、修正不可であるような図９と問合せ参照画面から添付ファイルを開いた場合、所有者であってもファイルを更新できなくすることが望ましい。図１７は、これに対応した実施形態となっている。
【００５２】
ステップＳ１７０１にて、リンクファイルの属性を取得する。ステップＳ１７０２にて、書込み禁止であるか判定する。書込み禁止になっている場合は、ステップＳ１７０５に進み、そのままの属性（書込み禁止）でファイルを開く。
【００５３】
一方、書込み禁止となっていない場合、ステップＳ１７０３にて、参照画面から案件が開かれているかを判定する。参照画面から開かれていない場合は、そのままの属性（書込み禁止でない）でファイルを開く。このケースは、図１６で、ユーザが所有者であった場合などが当てはまる。
【００５４】
ステップＳ１７０３で参照画面からのアクセスであった場合、ファイルの属性情報を変更し、ステップＳ１７０５において書込み禁止の状態でリンクファイルを開き処理を終了する。
【００５５】
これにより、参照画面（修正不可）からリンクファイルにアクセスし、リンクファイルの属性に制限がかかっていない場合でも、書込み禁止にしてファイルを開かせることができ、誤操作などを防ぐことができる。
図１８は、本発明の実施形態における問合せ管理テーブルの一例を示す図である。
問合せ管理テーブル１８００は、問合せ内容の詳細が全ての案件について記録されている。問合せ入力画面１０００などから登録されたものが記録される。
【００５６】
一意に付与された整理番号１８０１、加入者番号１８０２、案件の対応開始日１８０３、対応終了日１８０４、対応終了までにかかった所要時間１８０４、問合せ区分１８０６、進捗区分１８０７、コメント詳細１８０８、コメント対応１８１０、更新者１８１１、リンクファイル１、リンクファイル２、登録者ＩＤ１８１４などが記録されている。
これら記録されている内容は検索時に検索ワードしても利用される。
【００５７】
登録者ＩＤ欄１８１４には、案件を登録したユーザのＩＤが記憶され、更新者欄１８１１には、案件を更新したユーザのＩＤが記憶されている。このどちらかに記憶されている場合に、案件の所有者ということになる。
【００５８】
リンクファイル１欄１８１２やリンクファイル２欄１８１３には、問合せ入力画面１０００などから添付としてリンクファイル登録されたファイルが記憶されている。リンクが削除された場合には、この欄から削除されるようになっている。また、リンクファイルの数は２個に限らず、もっと多くの数でも管理可能である。
図１９は、本発明の実施形態におけるユーザ管理マスタおよび加入者管理者マスタの一例を示す図である。
【００５９】
ユーザ管理マスタ１９００は、ユーザＩＤ１９０１、担当者名１９０２、パスワード１９０３、管理者権限１９０４、ユーザの登録日１９０５、変更日１９０６、更新ユーザ１９０７などが記憶されている。
システムを利用するシステム利用者はこのユーザ管理マスタに登録されている必要がある。
【００６０】
加入者管理マスタ１９１０は、本発明の実施形態における厚生年金や年金基金への加入者のマスタデータである。加入者番号１９１１、受給権者番号１９１２、入社年月日１９１３、氏名１９１４、氏名カナ１９１５、性別１９１６、生年月日１９１７などが記憶されている。
図２０は、本発明の実施形態におけるファイル属性に関する情報の一例を示す図である。
【００６１】
プロパティ画面２０００は、本システムにリンクされたファイルのプロパティ画面を開いた時のイメージ図である。ファイル名２００１にファイル名が表示され、そのファイルに設定された属性２００２が記載されている。属性としては、「書込み禁止」「隠しファイル」「削除禁止」が例として記載されているが、これに限ったものではなく、システムから提供される属性であれば設定可能である。
【００６２】
なお、本実施形態では、属性として、禁止に設定されているものを属性が制限されていると表現する。また、禁止の設定を解除することを属性の制限を解除すると表現する。すなわち、「書込み禁止」や「削除禁止」と設定されているものを属性が制限されていると表現し、それらの禁止条件を解除することを属性の制限を解除するという。これらの制限はリンクファイル操作部３０４により実施される。
【００６３】
添付ファイル属性設定テーブル２０１０は、添付欄による処理によりリンクファイルに設定された過去の属性と現在の属性を記録しているものである。例えば、添付ファイル２０１１「ｃ：￥ｔｅｍｐ．ｄｏｃ」の現在の属性は、（１）書込み禁止と（３）削除禁止が設定されており（チェックがついているので）、変更前の属性は、（１）から（３）の何も設定されていない（チェックがついていないので）ことを示す。図１４の「削除」処理にてリンクファイルが削除された場合に属性を元に戻す場合に利用される。
【００６４】
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【００６５】
また、本発明におけるプログラムは、本発明に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体はコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
【００６６】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【００６７】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【００６８】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。
【００６９】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００７０】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００７１】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【００７２】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【００７３】
２０１ ＣＰＵ
２０２ ＲＡＭ
２０３ プログラムＲＯＭ
２０４ データＲＯＭ
２０５ ＫＢＣ
２０６ ＤＣ
２０７ ＭＣ
２０８ ＵＢＳ Ｉ／Ｆ
２２０ ＮＷ Ｉ／Ｆ
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画面に表示されるデータに関連付けて電子ファイルをリンク設定可能なファイル管理装置であって、
前記画面に表示されるデータに関連付けてリンクする電子ファイルを指定するリンクファイル指定手段と、
前記リンクファイル指定手段により指定された電子ファイルをリンクとして設定するリンク設定手段と、
前記リンク設定手段によりリンク設定された前記電子ファイルへのアクセス権に関する属性を制限する属性制限手段と、
を有することを特徴とするファイル管理装置。
【請求項２】
前記リンク設定された電子ファイルの指定を解除するリンクファイル指定解除手段と、
前記リンクファイル指定解除手段により指定された電子ファイルへのリンク設定を解除するリンク設定解除手段と、
前記リンク設定解除手段によりリンク解除された電子ファイルへのアクセス権に関する属性の制限を解除する属性制限解除手段と、
を有することを特徴とする請求項１記載のファイル管理装置。
【請求項３】
前記リンクファイル指定手段は、前記電子ファイルがリンク設定されている状態か解除されている状態かにより判別可能な状態に表示が変更されることを特徴とする請求項１または２記載のファイル管理装置。
【請求項４】
前記データを表示した画面のリンク情報から前記電子ファイルにアクセスした場合には、前記電子ファイルの属性が制限されていたとしても、属性の制限が解除された状態で開くことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のファイル管理装置。
【請求項５】
前記属性制限手段により制限された属性の変更前の属性を記録する属性記録手段を更に有し、
前記属性の制限が解除された状態とは、前記属性記録手段に記憶された、属性の変更前の属性が設定された状態であることを特徴とする請求項４記載のファイル管理装置。
【請求項６】
画面に表示されるデータに関連付けて電子ファイルをリンク設定可能なファイル管理装置の制御方法であって、
前記画面に表示されるデータに関連付けてリンクする電子ファイルを指定するリンクファイル指定ステップと、
前記リンクファイル指定ステップにより指定された電子ファイルをリンクとして設定するリンク設定ステップと、
前記リンク設定ステップによりリンク設定された前記電子ファイルへのアクセス権に関する属性を制限する属性制限ステップと、
を有することを特徴とするファイル管理装置の制御方法。
【請求項７】
コンピュータを、画面に表示されるデータに関連付けて電子ファイルをリンク設定可能なファイル管理装置として機能させるプログラムであって、
前記画面に表示されるデータに関連付けてリンクする電子ファイルを指定するリンクファイル指定手段と、
前記リンクファイル指定手段により指定された電子ファイルをリンクとして設定するリンク設定手段と、
前記リンク設定手段によりリンク設定された前記電子ファイルへのアクセス権に関する属性を制限する属性制限手段と、
を有することを特徴とするファイル管理装置として機能させるためのプログラム。
【請求項８】
請求項７に記載のプログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
【請求項１】
画面に表示されるデータに関連付けて電子ファイルをリンク設定可能なファイル管理装置であって、
前記画面に表示されるデータに関連付けてリンクする電子ファイルを指定するリンクファイル指定手段と、
前記リンクファイル指定手段により指定された電子ファイルをリンクとして設定するリンク設定手段と、
前記リンク設定手段によりリンク設定された前記電子ファイルへのアクセス権に関する属性を制限する属性制限手段と、
を有することを特徴とするファイル管理装置。
【請求項２】
前記リンク設定された電子ファイルの指定を解除するリンクファイル指定解除手段と、
前記リンクファイル指定解除手段により指定された電子ファイルへのリンク設定を解除するリンク設定解除手段と、
前記リンク設定解除手段によりリンク解除された電子ファイルへのアクセス権に関する属性の制限を解除する属性制限解除手段と、
を有することを特徴とする請求項１記載のファイル管理装置。
【請求項３】
前記リンクファイル指定手段は、前記電子ファイルがリンク設定されている状態か解除されている状態かにより判別可能な状態に表示が変更されることを特徴とする請求項１または２記載のファイル管理装置。
【請求項４】
前記データを表示した画面のリンク情報から前記電子ファイルにアクセスした場合には、前記電子ファイルの属性が制限されていたとしても、属性の制限が解除された状態で開くことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のファイル管理装置。
【請求項５】
前記属性制限手段により制限された属性の変更前の属性を記録する属性記録手段を更に有し、
前記属性の制限が解除された状態とは、前記属性記録手段に記憶された、属性の変更前の属性が設定された状態であることを特徴とする請求項４記載のファイル管理装置。
【請求項６】
画面に表示されるデータに関連付けて電子ファイルをリンク設定可能なファイル管理装置の制御方法であって、
前記画面に表示されるデータに関連付けてリンクする電子ファイルを指定するリンクファイル指定ステップと、
前記リンクファイル指定ステップにより指定された電子ファイルをリンクとして設定するリンク設定ステップと、
前記リンク設定ステップによりリンク設定された前記電子ファイルへのアクセス権に関する属性を制限する属性制限ステップと、
を有することを特徴とするファイル管理装置の制御方法。
【請求項７】
コンピュータを、画面に表示されるデータに関連付けて電子ファイルをリンク設定可能なファイル管理装置として機能させるプログラムであって、
前記画面に表示されるデータに関連付けてリンクする電子ファイルを指定するリンクファイル指定手段と、
前記リンクファイル指定手段により指定された電子ファイルをリンクとして設定するリンク設定手段と、
前記リンク設定手段によりリンク設定された前記電子ファイルへのアクセス権に関する属性を制限する属性制限手段と、
を有することを特徴とするファイル管理装置として機能させるためのプログラム。
【請求項８】
請求項７に記載のプログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【公開番号】特開２０１２−５３６００（Ｐ２０１２−５３６００Ａ）
【公開日】平成２４年３月１５日（２０１２．３．１５）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２０１０−１９４７４９（Ｐ２０１０−１９４７４９）
【出願日】平成２２年８月３１日（２０１０．８．３１）
【出願人】（３０１０１５９５６）キヤノンソフトウェア株式会社 (364)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２４年３月１５日（２０１２．３．１５）
【国際特許分類】
【出願日】平成２２年８月３１日（２０１０．８．３１）
【出願人】（３０１０１５９５６）キヤノンソフトウェア株式会社 (364)
【Ｆターム（参考）】
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