情報処理システム、文書関連情報管理処理プログラム及び記録媒体
【課題】本発明は、印刷対象の文書データに関連する情報を分析して出力することで文書管理を適切に行う情報処理システム、文書関連情報管理処理プログラム及び記録媒体に関する。
【解決手段】情報処理システム１０は、印刷対象の文書データから所定の抽出条件に基づいて当該文書データに関連する文書情報をプリンタドライバ３が抽出し、当該抽出された文書情報を記録部４に記憶して、整理部５が、記録部４に記憶されている文書情報を所定の条件に基づいて分析して当該文書情報の文書データの取り扱いに関する整理情報を生成し、当該生成した整理情報を提示部６から表示、音声等で出力する。したがって、印刷対象の文書データに関連する文書情報を適切に管理することができる。
【解決手段】情報処理システム１０は、印刷対象の文書データから所定の抽出条件に基づいて当該文書データに関連する文書情報をプリンタドライバ３が抽出し、当該抽出された文書情報を記録部４に記憶して、整理部５が、記録部４に記憶されている文書情報を所定の条件に基づいて分析して当該文書情報の文書データの取り扱いに関する整理情報を生成し、当該生成した整理情報を提示部６から表示、音声等で出力する。したがって、印刷対象の文書データに関連する文書情報を適切に管理することができる。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理システム、文書関連情報管理処理プログラム及び記録媒体に関し、詳細には、印刷対象の文書データに関連する所定の情報を抽出して出力することで、情報管理を容易かつ適切に行う情報処理システム、文書関連情報管理処理プログラム及び記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、プリンタ装置、ファクシミリ装置、複合装置、複写装置等の画像形成装置においては、当該画像形成装置を使用したデータの印刷に関する各種印刷関連情報を収集して、種々の目的に利用することが行われている。
【０００３】
従来、顧客の使用する商品の使用状況情報をネットワークを介して収集し、当該使用状況情報を分析して、商品情報、顧客情報及び顧客への提案情報を記憶するデータベースから、当該使用状況に応じた提案情報を選出して、当該選出した提案情報をネットワークを介して顧客に提案する情報収集・提供システムが提案されている（特許文献１参照）。
【０００４】
また、近年、コンピュータ等の情報処理装置の発達に伴って、ネットワークを介して情報処理装置で作成された文書データを印刷データに変換した後、プリンタ、複合装置、複写装置等の画像形成装置に送信して、当該画像形成装置で印刷出力することが行われるようになってきている。
【０００５】
そして、このようなネットワークを利用してユーザ端末からの印刷指示でプリント装置が印刷を行うプリントシステムにおいて、ユーザ端末から指定された印刷設定情報を記憶し、当該記憶した印刷設定情報に基づいて、表示する印刷設定情報を自動的に選出して、当該選出した印刷設定情報をユーザ端末で表示する印刷設定情報の自動表示方法が、従来提案されている（特許文献２参照）。
【０００６】
すなわち、この従来技術は、印刷設定情報を蓄積して、設定頻度の高い印刷設定情報をユーザに提案している。
【０００７】
【特許文献１】特開２００２−１３２９１２号公報
【特許文献２】特開２０００−１７２４６９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかしながら、上記従来技術にあっては、より一層利用性が高く汎用性の高い情報を提供して、利用性を向上させる上で、改良の必要があった。
【０００９】
すなわち、特許文献１記載の従来技術にあっては、商品の管理センター等と商品を利用する画像形成装置等の顧客側の装置がネットワークを介して接続されて、当該ネットワークを介して顧客側の装置に提案情報を送信することで提案しているため、ネットワークで管理センター等と装置とが接続されていて、当該装置に提案情報を送るシステム以外では、利用することができず、汎用性を向上させる上で、改良の必要があった。
【００１０】
また、特許文献２記載の従来技術にあっては、印刷設定という人に依存した情報を分析して印刷設定情報をユーザ端末に表示しているため、文書に対する有用性や適応性とは関係のない印刷設定が推奨されるおそれがあり、適切な情報を提供して、利用性を向上させる上で、改良する必要があるとともに、プリント装置からネットワークを介してユーザ端末に設定情報を表示させているため、利用形態が限定され、汎用性を向上させる上で、改良の必要があった。
【００１１】
そこで、本発明は、印刷対象の文書データに関連する文書情報を適切に管理し、汎用性の良好な情報を適切かつ利用性が良好な状態で提供する情報処理システム、文書関連情報管理処理プログラム及び記録媒体を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
請求項１記載の発明の情報処理システムは、情報処理装置と画像形成装置とが所定の通信回線で接続され、当該情報処理装置が文書データを印刷データに変換して当該画像形成装置に送信し、当該画像形成装置で当該印刷データに基づいて印刷出力する情報処理システムにおいて、前記文書データから所定の抽出条件に基づいて当該文書データに関連する文書情報を抽出する抽出手段と、当該抽出された文書情報を記憶する記憶手段と、当該記憶手段の文書情報を所定の分析条件に基づいて分析して当該文書情報の文書データの取り扱いに関する分析情報を生成する分析手段と、当該分析手段の生成する分析情報を所定の報知方法で報知出力する報知手段と、を備えていることにより、上記目的を達成している。
【００１３】
この場合、例えば、請求項２に記載するように、前記情報処理システムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、前記記憶手段、前記分析手段及び前記報知手段を分散して備えていてもよい。
【００１４】
また、例えば、請求項３に記載するように、前記情報処理システムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備えており、当該所定数の記憶手段の全てに前記文書情報を記憶するものであってもよい。
【００１５】
さらに、例えば、請求項４に記載するように、前記情報処理システムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備えており、前記文書情報を当該所定数の記憶手段に分散させて記憶するものであってもよい。
【００１６】
また、例えば、請求項５に記載するように、前記情報処理システムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備え、前記情報処理装置が、前記文書情報を保存する前記記憶手段を指定する保存先指定手段を備えており、当該保存先指定手段で指定された前記記憶手段に前記文書情報を保存するものであってもよい。
【００１７】
さらに、例えば、請求項６に記載するように、前記情報処理システムは、前記文書情報を所定の暗号化方式で暗号化して、前記記憶手段に記憶してもよい。
【００１８】
また、例えば、請求項７に記載するように、前記抽出手段は、前記文書データから当該文書データの文字数、画像数、線画数、文書名等の当該文書に関連する情報を前記文書情報として抽出するものであってもよい。
【００１９】
さらに、例えば、請求項８に記載するように、前記抽出手段は、前記文書データから当該文書データのカラーの有無、印字量、画像面積等の当該文書の印刷に関連する情報を前記文書情報として抽出するものであってもよい。
【００２０】
また、例えば、請求項９に記載するように、前記抽出手段は、前記文書データから当該文書データの機密を保持するための認証情報に関連する情報を前記文書情報として抽出するものであってもよい。
【００２１】
さらに、例えば、請求項１０に記載するように、前記分析手段は、印刷設定用の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して当該文書情報の前記文書データの印刷において推奨する印刷設定情報を前記分析情報として生成するものであってもよい。
【００２２】
また、例えば、請求項１１に記載するように、前記分析手段は、前記画像形成装置選択用の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して複数の前記画像形成装置のうち当該文書情報の前記文書データを印刷する前記画像形成装置を推奨する画像形成装置推奨情報を前記分析情報として生成するものであってもよい。
【００２３】
さらに、例えば、請求項１２に記載するように、前記分析手段は、機密保持の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して当該文書情報の前記文書データの機密を保持するための認証情報に対して推奨する処置に関する認証関連情報を前記分析情報として生成するものであってもよい。
【００２４】
また、例えば、請求項１３に記載するように、前記報知手段は、前記分析情報を視覚情報として報知出力するものであってもよい。
【００２５】
さらに、例えば、請求項１４に記載するように、前記報知手段は、前記分析情報を音声情報として報知出力するものであってもよい。
【００２６】
また、例えば、請求項１５に記載するように、前記情報処理システムは、前記報知手段からの前記分析情報の報知出力の要否を選択する選択手段を備え、当該選択手段での選択に応じて、前記報知手段からの前記分析情報の報知出力を制御するものであってもよい。 請求項１６記載の発明の文書関連情報管理処理プログラムは、情報処理装置と画像形成装置とが所定の通信回線で接続され、当該情報処理装置が文書データを印刷データに変換して当該画像形成装置に送信し、当該画像形成装置で当該印刷データに基づいて印刷出力する情報処理システムで処理する前記文書データに関連する文書関連情報を管理する文書関連情報管理処理プログラムであって、前記文書データから所定の抽出条件に基づいて当該文書データに関連する文書情報を抽出する抽出ステップと、当該抽出ステップで抽出された文書情報を所定の記憶手段に記憶する記憶ステップと、当該記憶ステップで記憶した文書情報を所定の分析条件に基づいて分析して当該文書情報の文書データの取り扱いに関する分析情報を生成する分析ステップと、当該分析ステップで生成する分析情報を所定の報知方法で報知出力する報知ステップと、を実行することにより、上記目的を達成している。
【００２７】
この場合、例えば、請求項１７に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されている場合、前記記憶ステップ、前記分析ステップ及び前記報知ステップが、当該複数の情報処理装置または／及び画像形成装で、分散して実行してもよい。
【００２８】
また、例えば、請求項１８に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備えている場合、前記記憶ステップで、当該所定数の記憶手段の全てに前記文書情報を記憶してもよい。
【００２９】
さらに、例えば、請求項１９に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備えている場合、前記記憶ステップで、前記文書情報を当該所定数の記憶手段に分散させて記憶してもよい。
【００３０】
また、例えば、請求項２０に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備えている場合、前記文書情報を保存する前記記憶手段を指定する保存先指定ステップを有し、前記記憶ステップにおいて、当該保存先指定ステップで指定された前記記憶手段に前記文書情報を保存してもよい。
【００３１】
さらに、例えば、請求項２１に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記記憶ステップで、前記文書情報を所定の暗号化方式で暗号化して、前記記憶手段に記憶してもよい。
【００３２】
また、例えば、請求項２２に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記抽出ステップで、前記文書データから当該文書データの文字数、画像数、線画数、文書名等の当該文書に関連する情報を前記文書情報として抽出してもよい。
【００３３】
さらに、例えば、請求項２３に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記抽出ステップで、前記文書データから当該文書データのカラーの有無、印字量、画像面積等の当該文書の印刷に関連する情報を前記文書情報として抽出してもよい。
【００３４】
また、例えば、請求項２４に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記抽出ステップで、前記文書データから当該文書データの機密を保持するための認証情報に関連する情報を前記文書情報として抽出してもよい。
【００３５】
さらに、例えば、請求項２５に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記分析ステップで、印刷設定用の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して当該文書情報の前記文書データの印刷において推奨する印刷設定情報を前記分析情報として生成してもよい。
【００３６】
また、例えば、請求項２６に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記分析ステップで、前記画像形成装置選択用の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して複数の前記画像形成装置のうち当該文書情報の前記文書データを印刷する前記画像形成装置を推奨する画像形成装置推奨情報を前記分析情報として生成してもよい。
【００３７】
さらに、例えば、請求項２７に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記分析ステップで、機密保持の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して当該文書情報の前記文書データの機密を保持するための認証情報に対して推奨する処置に関する認証関連情報を前記分析情報として生成してもよい。
【００３８】
また、例えば、請求項２８に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記報知ステップで、前記分析情報を視覚情報として報知出力してもよい。
【００３９】
さらに、例えば、請求項２９に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記報知ステップで、前記分析情報を音声情報として報知出力してもよい。
【００４０】
さらに、例えば、請求項３０に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記報知ステップでの前記分析情報の報知出力の要否を選択する選択ステップを有し、当該選択ステップでの選択に応じて、前記報知ステップでの前記分析情報の報知出力を制御してもよい。
【００４１】
請求項３１記載の発明の記録媒体は、情報処理装置と画像形成装置とが所定の通信回線で接続され、当該情報処理装置が文書データを印刷データに変換して当該画像形成装置に送信し、当該画像形成装置で当該印刷データに基づいて印刷出力する情報処理システムで処理する前記文書データに関連する文書関連情報を管理する文書関連情報管理処理プログラムを記録する記録媒体であって、前記文書関連情報管理処理プログラムとして、請求項１６から請求項３０のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラムを記録することにより、上記目的を達成している。
【発明の効果】
【００４２】
本発明の情報処理システムによれば、印刷対象の文書データから所定の抽出条件に基づいて当該文書データに関連する文書情報を抽出し、当該抽出された文書情報を記憶手段に記憶して、当該記憶した文書情報を所定の分析条件に基づいて分析して当該文書情報の文書データの取り扱いに関する分析情報を生成し、当該生成した分析情報を所定の報知方法で報知出力するので、印刷対象の文書データに関連する文書情報を適切に管理することができ、汎用性の良好な情報を適切かつ利用性が良好な状態で提供することができる。
【００４３】
本発明の文書関連情報管理処理プログラムによれば、情報処理システムで印刷処理する文書データから所定の抽出条件に基づいて当該文書データに関連する文書情報を抽出し、当該抽出された文書情報を記憶手段に記憶して、当該記憶した文書情報を所定の分析条件に基づいて分析して当該文書情報の文書データの取り扱いに関する分析情報を生成し、当該生成した分析情報を所定の報知方法で報知出力するので、印刷対象の文書データに関連する文書情報を適切に管理することができ、汎用性の良好な情報を適切かつ利用性が良好な状態で提供することができる。
【００４４】
さらに、本発明の記録媒体によれば、記録する文書関連情報管理処理プログラムを情報処理システムを構成する情報処理装置または／及び画像形成装置に読み取らせて導入することで、当該情報処理装置から画像形成装置に送信して印刷処理する文書データから所定の抽出条件に基づいて当該文書データに関連する文書情報を抽出し、当該抽出された文書情報を記憶手段に記憶して、当該記憶した文書情報を所定の分析条件に基づいて分析して当該文書情報の文書データの取り扱いに関する分析情報を生成し、当該生成した分析情報を所定の報知方法で報知出力するので、印刷対象の文書データに関連する文書情報を適切に管理することができ、汎用性の良好な情報を適切かつ利用性が良好な状態で提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００４５】
以下、本発明の好適な実施例を添付図面に基づいて詳細に説明する。なお、以下に述べる実施例は、本発明の好適な実施例であるから、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明において特に本発明を限定する旨の記載がない限り、これらの態様に限られるものではない。
【実施例１】
【００４６】
図１〜図１３は、本発明の情報処理システム、文書関連情報管理処理プログラム及び記録媒体の一実施例を示す図であり、図１は、本発明の情報処理システム、文書関連情報管理処理プログラム及び記録媒体の一実施例を適用した情報処理システム１０の情報処理装置としてのコンピュータ装置１の要部機能ブロック構成図である。
【００４７】
図１において、コンピュータ装置１は、通常のコンピュータ装置のＣＰＵ（Central Processing Unit ）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ハードディスク、ディスプレイモニタ（以下、ディスプレイという。）、スピーカ、マウス、キーボード等のハードウェアを備えているとともに、アプリケーション２、プリントドライバ（抽出手段）３、記録部（記憶手段）４、整理部（分析手段）５及び提示部（報知手段）６等を備えており、図示しないネットワークＩ／Ｆを介してプリンタ装置、ファクシミリ装置、複写装置、複合装置等の画像形成装置の接続されているネットワーク（通信回線）に接続されている。これらコンピュータ装置１と画像形成装置とは、全体として情報処理システム１０を構成している。
【００４８】
この情報処理システム１０は、コンピュータ装置１や画像形成装置に、ＣＤ（Compact Disc）、ＭＯ（光磁気ディスク）、あるいは、フレキシブルディスク等の記録媒体に記録されている文書関連情報管理処理プログラムを読み取らせて動作させることにより構築されている。
【００４９】
アプリケーション２は、コンピュータ装置１のハードウェアを制御するための基本ソフトウェアであるＯＳ（Operating System）上で動作し、一般的にコンピュータ装置１本体に接続されたディスプレイに文字や画像を表示させ、また、これらの文字や画像を編集、加工し、編集結果や加工結果のデータをディスプレイに表示し、また、コンピュータ装置１にネットワークを介して接続されている画像形成装置に印刷させる。アプリケーション２としては、例えば、文書編集ソフトウェア、表計算ソフトウェア、画像編集ソフトウェア等がある。アプリケーション２は、作成された文書、表計算、画像等の文書に対して、印刷指示操作が行われると、ＯＳがプリンタドライバ３を呼び出して、アプリケーション２がプリンタドライバ３に文書データを渡す。
【００５０】
プリンタドライバ３は、呼び出されると、アプリケーション２で作成された文書データを、印刷要求操作に応じて、印刷対象の画像形成装置に対応した印刷データに変換して、ネットワークＩ／Ｆ及びネットワークを介して当該画像形成装置に送信し、当該画像形成装置が当該印刷データに基づいて印刷処理する。プリンタドライバ３は、所定の抽出条件に基づいて文書データに関連する文書情報を取得し、記録部４へ送信して、記録部４に記録する。
【００５１】
この記録部４に記録する文書情報は、例えば、文書の内容であり、文書の内容とは、例えば、図２に示すように、文書データの文書名、文字数、画像数、画像面積、図形数である。また、文書情報は、例えば、当該文書データを印刷させる画像形成装置に関連する内容であり、画像形成装置に関連する内容とは、例えば、図３に示すように、当該文書データの画像のカラー／白黒の有無、印字量、画像面積等である。さらに、文書情報は、例えば、認証情報に関連する内容であり、認証情報に関連する内容とは、例えば、図４に示すように、当該文書に関連付けられたパスワード文字列、パスワード文字数等である。なお、文書情報としては、上記の項目の情報に限るものではない。
【００５２】
記録部４は、ハードディスク、ＲＡＭ等のメモリで構成され、アプリケーション２からプリンタドライバ３が受け取った文書データ、印刷データ及び文書情報を記憶（記録）する。記録部４は、上記記憶する文書情報として、上記１つの項目の文書情報であってもよいし、上記全ての項目の文書情報であってもよいし、さらに、上記項目以外の項目であってもよいし、上記項目以外の項目を含む全ての項目の文書情報であってもよい。
【００５３】
記録部４は、文書情報を所定の文書形式のデータとして記憶するものに限るものではなく、機密性を高めるために、所定の暗号化方式で暗号化して記憶してもよい。この暗号化方式としては、例えば、ＯＳがウィンドウズ（Ｗｉｎｄｏｗｓ：登録商標）であれば、CryptDeriveKey()等のＯＳが用意しているＡＰＩ（アプリケーション・プログラミング・インターフェイス：Application Programming Interface）を用いた暗号化方式等を用いることができる。
【００５４】
整理部５は、記録部４に記録されている文書情報を所定の規則に基づいて整理して、整理結果を提示部６に渡す。この整理部５で文書情報の整理に使用される規則としては、種々のものを用いることができる。
【００５５】
規則としては、印刷設定に関連する規則（印刷設定用の条件）を用いることができ、記録部４に、例えば、図２に示したように、文書情報として、文書名、画素数、文字数、図形数、画像面積、ページ数等が記録されている場合、例えば、図５に示すような印刷設定関連規則テーブルを用いる。この印刷設定関連規則テーブルには、文書名、文字数、画像面積、線数等を整理条件として、当該整理条件によって印刷設定として推奨する推奨印刷設定を優先度とともに規定している。
【００５６】
この場合、整理部５は、記録部５に記録されている文書情報から印刷設定関連規則テーブルに合致する推奨設定（当該文書データの印刷に対して行う推奨印刷設定）を選択し、矛盾が生じるものについては、優先度に応じて推奨設定やコスト等の情報を導き出す。
【００５７】
また、規則としては、例えば、当該文書データを印刷させる画像形成装置に関連する規則を用いることができ、例えば、記録部４に、図３に示したような画像形成装置に関連する文書情報、すなわち、カラー有無に、「無」、印字量に、「３５％」、画像面積に、「４０％」等の文書情報が記録されている場合、例えば、図６に示すような画像形成装置関連規則テーブルを用いる。この場合、整理部５は、記録部５に記録されている文書情報から画像形成装置関連規則テーブルを用いて合致する推奨画像形成装置（プリンタＡ〜プリンタＣ等）を選び、優先度に応じて適切な推奨画像形成装置や予想コスト等の情報を導き出す。
【００５８】
さらに、規則としては、例えば、認証情報に関連する規則を用いることができ、例えば、記録部４に、図４に示したような認証情報の文書情報、すなわち、パスワードに、「１２３４」、パスワード文字数に、「４」等の文書情報が記録されている場合、例えば、図７に示すような認証情報関連規則テーブルを用いる。この場合、整理部５は、記録部５に記録されている認証情報の文書情報から認証情報関連規則テーブルを用いて条件に合致する推奨行動（推奨処置）を選択し、優先度に応じて通知するべき情報である適切な推奨行動を導き出す。
【００５９】
なお、整理部５の使用する規則は、上記規則が予め固定的に設定されていてもよいが、文書データの印刷を行う毎に、あるいは、所定量の文書データの印刷を行う毎に、上記規則テーブルを適宜、更新してもよい。
【００６０】
提示部６は、整理部５の整理した整理情報をユーザに提示（報知）するものであり、例えば、整理情報を視覚情報として表示出力するコンピュータ装置１のディスプレイ、整理情報を文字情報（視覚情報）等として用紙に記録出力する記録部、整理情報を音声情報として拡声出力するスピーカと当該スピーカから整理情報を音声で出力させる音声情報出力回路等及び図示しない電話回線で接続されているコンピュータ装置１のユーザの電話へ整理情報を音声出力する自動発呼音声出力回路等である。
【００６１】
次に、本実施例の作用を説明する。本実施例のコンピュータ装置１は、ネットワークを介して接続されている画像形成装置にアプリケーション２で作成された文書データの印刷要求を行った際に、当該文書データから所定の抽出条件に基づいて文書情報を取得して、当該文書情報を所定の規則（分析条件）に基づいて整理（分析）し、整理結果を提供情報として提示部６から提示出力する。
【００６２】
すなわち、コンピュータ装置１は、図８にその処理手順を示すように、アプリケーション２で文書（文書は、文字、表計算、画像の１種類、または、数種類が混在していてもよい。）が作成されて、アプリケーション２で印刷要求が行われると（ステップＳ１０１）、アプリケーション２は、当該文書データの印刷を行わせる画像形成装置に対応したプリンタドライバ３に作成された文書データを渡し、プリンタドライバ３は、当該文書データから所定の文書情報を取得して記録部４に渡す（ステップＳ１０２）。
【００６３】
この文書情報としては、例えば、上記図２から図４に示した文書の内容、画像形成装置に関連する内容、認証情報に関連する内容等である。
【００６４】
記録部４は、プリンタドライバ３から渡された文書情報を記録し（ステップＳ１０３）、整理部５は、この記録部４に記録されている文書情報を所定の規則に基づいて整理して、整理結果を提示部６に渡す（ステップＳ１０５）。
【００６５】
整理部５は、文書情報の整理に使用する規則として、例えば、上記図５から図７に示した印刷設定に関連する規則、画像形成装置に関連する規則、認証情報に関連する規則等を用いる。
【００６６】
提示部６は、整理部５から渡された整理結果情報を、コンピュータ装置１のディスプレイに表示出力し、または／及び、図示しない記録部から文字情報等として用紙に記録出力し、または／及び、スピーカから音声で出力し、または／及び、電話回線を介してコンピュータ装置１のユーザの電話へ音声出力する等の提示方法で提示する。
【００６７】
コンピュータ装置１のユーザは、この提示情報を認識すると、必要な対処処置を行うことで、画像形成装置での印刷を適切なものとすることができ、また、文書に対して必要な処置を行うことができる。
【００６８】
すなわち、例えば、記録部４の記録する文書情報が図２に示した文書の内容で、整理部５が整理に使用する規則が図５に示した印刷設定に関連する規則であると、当該文書データを印刷する際の推奨印刷設定情報が整理部５での整理結果情報として整理されて提示部６から提示されるため、ユーザは、この提示部６の提示を参照して、より適切な印刷設定を、プリンタドライバ３の印刷設定画面で設定することができ、画像形成装置での印刷品質をより一層向上させることができる。
【００６９】
また、記録部４の記録する文書情報が図３に示した画像形成装置に関連する文書情報で、整理部５が整理に使用する規則が図６に示した画像形成装置に関連する規則であると、当該文書データを印刷する際の推奨画像形成装置（プリンタ）情報が整理部５での整理結果情報として整理されて提示部６から提示されるため、ユーザは、この提示部６の提示を参照して、より適切な画像形成装置を、選択することができ、画像形成装置での印刷品質をより一層向上させることができる。
【００７０】
さらに、記録部４の記録する文書情報が図４に示した認証情報に関連する文書情報で、整理部５が整理に使用する規則が図７に示した認証情報に関連する規則であると、推奨行動情報が整理部５での整理結果情報として整理されて提示部６から提示されるため、ユーザは、この提示部６の提示を参照して、より適切な認証情報（パスワード）の設定を行うことができ、文書データの機密性をより一層向上させることができる。
【００７１】
そして、コンピュータ装置１は、提示部６がディスプレイに整理結果情報を表示する場合、例えば、図９に示すように、整理結果情報を推奨情報として表示するユーザインターフェイス（ＵＩ）画面６ａを表示して、情報提供を行う。
【００７２】
なお、この整理結果情報（推奨情報）の表示については、ユーザが表示させるか否かを選択できるようにしてもよく、この場合、コンピュータ装置１は、例えば、図１０に示すような推奨情報表示選択用のユーザインターフェイス画面６ｂをディスプレイに表示して、ユーザが選択できるようにする。
【００７３】
このように、本実施例の情報処理システム１０によれば、印刷対象の文書データから所定の抽出条件に基づいて当該文書データに関連する文書情報を抽出し、当該抽出された文書情報を記録部４に記憶して、整理部５が、当該記憶した文書情報を所定の分析条件に基づいて分析して当該文書情報の文書データの取り扱いに関連する分析情報を生成し、当該生成した分析情報を、提示部６が、所定の提示方法（報知方法）で提示（報知出力）している。
【００７４】
したがって、印刷対象の文書データに関連する文書情報を適切に管理することができ、汎用性の良好な情報を適切かつ利用性が良好な状態で提供することができる。
【００７５】
また、本実施例の情報処理システム１０は、文書情報を所定の暗号化方式で暗号化して記録部４に記憶している。
【００７６】
したがって、文書データの内容及び文書情報の機密を保持することができ、より適切に文書情報を管理することができる。
【００７７】
さらに、本実施例の情報処理システム１０は、プリンタドライバ３が、文書データから当該文書データの文字数、画像数、線画数、文書名等の当該文書に関連する情報を文書情報として抽出（整理）している。
【００７８】
したがって、文書データの内容に直接関連する文書情報に基づいて分析（整理）情報を生成して提供することができ、利用性のより一層良好な情報を適切に提供することができる。
【００７９】
また、本実施例の情報処理システム１０は、プリンタドライバ３が、文書データから当該文書データのカラーの有無、印字量、画像面積等の当該文書の印刷に関連する情報を文書情報として抽出（整理）している。
【００８０】
したがって、文書データの印刷に関連する文書情報に基づいて分析（整理）情報を生成して提供することができ、印刷をより適切に行うことができる。
【００８１】
さらに、本実施例の情報処理システム１０は、プリンタドライバ３が、文書データから当該文書データの機密を保持するための認証情報に関連する情報を文書情報として抽出（整理）している。
【００８２】
したがって、文書データの機密に関連する文書情報に基づいて分析（整理）情報を生成して提供することができ、文書データの機密をより一層適切に保持することができる。
【００８３】
また、本実施例の情報処理システム１０は、整理部５が、印刷設定用の条件を分析条件として、記録部４の文書情報を分析して当該文書情報の文書データの印刷において推奨する印刷設定情報を分析情報として生成している。
【００８４】
したがって、文書データに適切な印刷設定を適切かつ容易に選択することができ、文書データを当該文書データに適切な画像形成装置で印刷することができる。
【００８５】
さらに、本実施例の情報処理システム１０は、整理部５が、画像形成装置選択用の条件を分析条件として、記録部４の文書情報を分析して複数の画像形成装置のうち当該文書情報の文書データを印刷する画像形成装置を推奨する画像形成装置推奨情報を分析情報として生成している。
【００８６】
したがって、文書データの印刷に適切な画像形成装置を簡単かつ容易に行うことができ、文書データを当該文書データに適切な状態で印刷することができる。
【００８７】
また、本実施例の情報処理システム１０は、整理部５が、機密保持の条件を分析条件として、記録部４の文書情報を分析して当該文書情報の文書データの認証情報に対して推奨する処置に関連する認証関連情報を分析情報として生成している。
【００８８】
したがって、文書データの機密に関連するより一層適切な整理（分析）情報を生成して提供することができ、文書データの機密をより一層適切に保持することができる。
【００８９】
さらに、本実施例の情報処理システム１０は、提示部６が、分析（整理）情報を視覚情報としてコンピュータ装置１のディスプレイに報知出力（表示出力）している。
【００９０】
したがって、分析（整理）情報を的確に報知することができ、汎用性の良好な情報を適切かつ利用性が良好な状態で提供することができる。
【００９１】
また、本実施例の情報処理システム１０は、提示部６が、分析（整理）情報を音声情報として報知出力している。
【００９２】
したがって、コンピュータ装置１や画像形成装置がディスプレイ等を備えていない場合にも、適切に分析（整理）情報を報知することができ、汎用性の良好な情報を適切かつ利用性が良好な状態で提供することができる。
【００９３】
さらに、本実施例の情報処理システム１０は、コンピュータ装置１の操作等で、提示部６からの分析（整理）情報の報知出力の要否の選択に応じて、整理情報の報知出力を制御している。
【００９４】
したがって、ユーザが整理情報を必要とするときにのみ、整理情報を報知することができ、利用性をより一層向上させることができる。
【００９５】
なお、上記説明においては、記録部４、整理部５及び提示部６が、全てコンピュータ装置１に備えられている場合について説明したが、記録部４、整理部５及び提示部６が、全てコンピュータ装置１に備えられている場合に限るものではなく、例えば、図１１に示すように、情報処理システム２０が、コンピュータ装置３０とネットワーク等で接続された画像形成装置４０で構成され、コンピュータ装置３０が、アプリケーション２とプリンタドライバ３を備え、画像形成装置４０が、記録部４、整理部５及び提示部６を備えていてもよい。なお、図１１では、図１と同様の構成部分については、同一の符号を付している。
【００９６】
この情報処理システム２０では、コンピュータ装置３０のアプリケーション２で作成された文書データをプリンタドライバ３が、印刷データに変換して、画像形成装置４０に送信するとともに、プリンタドライバ３が文書データから上記抽出条件に基づいて文書情報を取得して、画像形成装置４０に送信し、画像形成装置４０の記録部４がこの文書情報を記録する。画像形成装置４０の整理部５が記録部４の文書情報を上記規則に従って整理して、整理結果を提示部６に渡し、提示部６が、整理結果を提示する。
【００９７】
このようにすると、コンピュータ装置３０が低機能のものであっても、適切かつ効率的に文書情報の管理を行うことができ、汎用性の良好な情報を適切かつ利用性が良好な状態で提供することができる。例えば、コンピュータ装置３０がディスプレイを備えていない場合であっても、画像形成装置４０の提示部６としてのディスプレイでの表示等によって整理結果を報知することができる。
【００９８】
また、上記各説明では、記録部４が、コンピュータ装置１か画像形成装置４０のいずれかが備えている場合について説明したが、記録部は、コンピュータ装置か画像形成装置のいずれかに備えられている場合に限るものではなく、例えば、図１２に示すように、情報処理システム５０が、コンピュータ装置６０とネットワーク等で接続された画像形成装置４０で構成され、コンピュータ装置６０が、アプリケーション２、プリンタドライバ３及び記録部４ａ等を備え、画像形成装置４０が、記録部４ｂ、整理部５及び提示部６を備えていてもよい。なお、図１２では、図１と同様の構成部分については、同一の符号を付しており、記録部４については、同様の機能を有しているが、コンピュータ装置６０と画像形成装置４０とで区別するために、それぞれ記録部４ａ、記録部４ｂとしている。
【００９９】
この情報処理システム５０では、基本的には、コンピュータ装置６０のアプリケーション２で作成された文書データをプリンタドライバ３が、印刷データに変換して、画像形成装置４０に送信するとともに、プリンタドライバ３が文書データから上記文書情報を取得して、コンピュータ装置６０の記録部４ａに渡して、記録部４ａに記録するとともに、画像形成装置４０に送信し、画像形成装置４０の記録部４ｂがこの文書情報を記録する。画像形成装置４０の整理部５が記録部４ｂの文書情報を上記規則に従って整理して、整理結果を提示部６に渡し、提示部６が、整理結果を提示する。
【０１００】
この場合、情報処理システム５０では、文書情報を、常に、コンピュータ装置６０の記録部４ａと画像形成装置４０の記録部４ｂの双方に記録してもよいが、文書情報をコンピュータ装置６０の記録部４ａと画像形成装置４０の記録部４ｂに分散させて記録させてもよく、さらに、いずれかの記録部４ａ、４ｂに選択的に記録してもよい。
【０１０１】
そして、文書情報を分散させて、あるいは、記録部４ａ、４ｂを選択して記録する場合、例えば、コンピュータ装置１のディスプレイに図１３に示すようなユーザインターフェイス画面６ｃを表示して、文書情報を記録させる記録部４ａ、４ｂをユーザが選択指定するようにしてもよい。なお、図１３では、記録部４ａ、４ｂのパスを指定することで、記録部４ａと記録部ｂのいずれかを選択するようになっている。なお、この文書情報を記録させる記録部４ａ、４ｂの指定は、予め指定されていて、変更要求操作が行われたときに、図１３に示すようなユーザインターフェイス画面６ｃを表示して、記録先を指定できるようにしてもよいし、整理結果情報を記録する際に、図１３に示すようなユーザインターフェイス画面を毎回表示して、記録先を指定できるようにしてもよい。
【０１０２】
このようにすると、コンピュータ装置６０と画像形成装置４０が、記録容量の小さい記録部４ａ、４ｂを備えている場合にも、適切かつ効率的に文書情報の管理を行うことができ、汎用性の良好な情報を適切かつ利用性が良好な状態で提供することができる。
【０１０３】
また、上記説明では、コンピュータ装置１または画像形成装置４０のいずれかに、記録部４、整理部５及び提示部６が、３つ揃って備えられている場合について示しているが、これらの各部は、例えば、ネットワークに複数のコンピュータ装置と画像形成装置が接続されている場合、それぞれ別々にコンピュータ装置や画像形成装置に備えられていてもよい。
【０１０４】
このようにすると、コンピュータ装置や画像形成装置がより低機能なものであっても、適切かつ効率的に文書情報の管理を行うことができ、汎用性の良好な情報を適切かつ利用性が良好な状態で提供することができる。
【０１０５】
以上、本発明者によってなされた発明を好適な実施例に基づき具体的に説明したが、本発明は上記のものに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。
【産業上の利用可能性】
【０１０６】
印刷対象の文書データに関連する所定の情報を抽出して出力することで、文書に関する情報管理を行う情報処理システムに適用することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１０７】
【図１】本発明の情報処理システム、文書関連情報管理処理プログラム及び記録媒体の一実施例を適用した情報処理システムのコンピュータ装置の要部機能ブロック構成図。
【図２】図１の記録部に記録される文書に関連する内容としての文書情報の一例を示す図。
【図３】図１の記録部に記録される画像形成装置に関連する内容としての文書情報の一例を示す図。
【図４】図１の記録部に記録される認証情報に関連する内容としての文書情報の一例を示す図。
【図５】図１の整理部の文書情報の整理に使用する印刷設定関連規則テーブルの一例を示す図。
【図６】図１の整理部の文書情報の整理に使用する画像形成装置関連規則テーブルの一例を示す図。
【図７】図１の整理部の文書情報の整理に使用する認証情報関連規則テーブルの一例を示す図。
【図８】図１のコンピュータ装置による文書関連情報取得提示処理を示すフローチャート。
【図９】図１のコンピュータ装置のディスプレイに推奨情報を表示するユーザインターフェイス画面の一例を示す図。
【図１０】図１のコンピュータ装置のディスプレイへの推奨情報表示選択用のユーザインターフェイス画面の一例を示す図。
【０１０８】
【図１１】本発明の情報処理システム、文書関連情報管理処理プログラム及び記録媒体の一実施例を適用した情報処理システムの他のシステム構成図。
【図１２】本発明の情報処理システム、文書関連情報管理処理プログラム及び記録媒体の一実施例を適用した情報処理システムのさらに他のシステム構成図。
【図１３】図１２の情報処理システムでの文書情報の保存先選択用のユーザインターフェイス画面の一例を示す図。
【符号の説明】
【０１０９】
１ コンピュータ装置
２ アプリケーション
３ プリントドライバ
４、４ａ、４ｂ 記録部
５ 整理部
６ 提示部
６ａ、６ｂ、６ｃ ユーザインターフェイス画面
１０ 情報処理システム
２０ 情報処理システム
３０ コンピュータ装置
４０ 画像形成装置
５０ 情報処理システム
６０ コンピュータ装置
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理システム、文書関連情報管理処理プログラム及び記録媒体に関し、詳細には、印刷対象の文書データに関連する所定の情報を抽出して出力することで、情報管理を容易かつ適切に行う情報処理システム、文書関連情報管理処理プログラム及び記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、プリンタ装置、ファクシミリ装置、複合装置、複写装置等の画像形成装置においては、当該画像形成装置を使用したデータの印刷に関する各種印刷関連情報を収集して、種々の目的に利用することが行われている。
【０００３】
従来、顧客の使用する商品の使用状況情報をネットワークを介して収集し、当該使用状況情報を分析して、商品情報、顧客情報及び顧客への提案情報を記憶するデータベースから、当該使用状況に応じた提案情報を選出して、当該選出した提案情報をネットワークを介して顧客に提案する情報収集・提供システムが提案されている（特許文献１参照）。
【０００４】
また、近年、コンピュータ等の情報処理装置の発達に伴って、ネットワークを介して情報処理装置で作成された文書データを印刷データに変換した後、プリンタ、複合装置、複写装置等の画像形成装置に送信して、当該画像形成装置で印刷出力することが行われるようになってきている。
【０００５】
そして、このようなネットワークを利用してユーザ端末からの印刷指示でプリント装置が印刷を行うプリントシステムにおいて、ユーザ端末から指定された印刷設定情報を記憶し、当該記憶した印刷設定情報に基づいて、表示する印刷設定情報を自動的に選出して、当該選出した印刷設定情報をユーザ端末で表示する印刷設定情報の自動表示方法が、従来提案されている（特許文献２参照）。
【０００６】
すなわち、この従来技術は、印刷設定情報を蓄積して、設定頻度の高い印刷設定情報をユーザに提案している。
【０００７】
【特許文献１】特開２００２−１３２９１２号公報
【特許文献２】特開２０００−１７２４６９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかしながら、上記従来技術にあっては、より一層利用性が高く汎用性の高い情報を提供して、利用性を向上させる上で、改良の必要があった。
【０００９】
すなわち、特許文献１記載の従来技術にあっては、商品の管理センター等と商品を利用する画像形成装置等の顧客側の装置がネットワークを介して接続されて、当該ネットワークを介して顧客側の装置に提案情報を送信することで提案しているため、ネットワークで管理センター等と装置とが接続されていて、当該装置に提案情報を送るシステム以外では、利用することができず、汎用性を向上させる上で、改良の必要があった。
【００１０】
また、特許文献２記載の従来技術にあっては、印刷設定という人に依存した情報を分析して印刷設定情報をユーザ端末に表示しているため、文書に対する有用性や適応性とは関係のない印刷設定が推奨されるおそれがあり、適切な情報を提供して、利用性を向上させる上で、改良する必要があるとともに、プリント装置からネットワークを介してユーザ端末に設定情報を表示させているため、利用形態が限定され、汎用性を向上させる上で、改良の必要があった。
【００１１】
そこで、本発明は、印刷対象の文書データに関連する文書情報を適切に管理し、汎用性の良好な情報を適切かつ利用性が良好な状態で提供する情報処理システム、文書関連情報管理処理プログラム及び記録媒体を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
請求項１記載の発明の情報処理システムは、情報処理装置と画像形成装置とが所定の通信回線で接続され、当該情報処理装置が文書データを印刷データに変換して当該画像形成装置に送信し、当該画像形成装置で当該印刷データに基づいて印刷出力する情報処理システムにおいて、前記文書データから所定の抽出条件に基づいて当該文書データに関連する文書情報を抽出する抽出手段と、当該抽出された文書情報を記憶する記憶手段と、当該記憶手段の文書情報を所定の分析条件に基づいて分析して当該文書情報の文書データの取り扱いに関する分析情報を生成する分析手段と、当該分析手段の生成する分析情報を所定の報知方法で報知出力する報知手段と、を備えていることにより、上記目的を達成している。
【００１３】
この場合、例えば、請求項２に記載するように、前記情報処理システムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、前記記憶手段、前記分析手段及び前記報知手段を分散して備えていてもよい。
【００１４】
また、例えば、請求項３に記載するように、前記情報処理システムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備えており、当該所定数の記憶手段の全てに前記文書情報を記憶するものであってもよい。
【００１５】
さらに、例えば、請求項４に記載するように、前記情報処理システムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備えており、前記文書情報を当該所定数の記憶手段に分散させて記憶するものであってもよい。
【００１６】
また、例えば、請求項５に記載するように、前記情報処理システムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備え、前記情報処理装置が、前記文書情報を保存する前記記憶手段を指定する保存先指定手段を備えており、当該保存先指定手段で指定された前記記憶手段に前記文書情報を保存するものであってもよい。
【００１７】
さらに、例えば、請求項６に記載するように、前記情報処理システムは、前記文書情報を所定の暗号化方式で暗号化して、前記記憶手段に記憶してもよい。
【００１８】
また、例えば、請求項７に記載するように、前記抽出手段は、前記文書データから当該文書データの文字数、画像数、線画数、文書名等の当該文書に関連する情報を前記文書情報として抽出するものであってもよい。
【００１９】
さらに、例えば、請求項８に記載するように、前記抽出手段は、前記文書データから当該文書データのカラーの有無、印字量、画像面積等の当該文書の印刷に関連する情報を前記文書情報として抽出するものであってもよい。
【００２０】
また、例えば、請求項９に記載するように、前記抽出手段は、前記文書データから当該文書データの機密を保持するための認証情報に関連する情報を前記文書情報として抽出するものであってもよい。
【００２１】
さらに、例えば、請求項１０に記載するように、前記分析手段は、印刷設定用の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して当該文書情報の前記文書データの印刷において推奨する印刷設定情報を前記分析情報として生成するものであってもよい。
【００２２】
また、例えば、請求項１１に記載するように、前記分析手段は、前記画像形成装置選択用の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して複数の前記画像形成装置のうち当該文書情報の前記文書データを印刷する前記画像形成装置を推奨する画像形成装置推奨情報を前記分析情報として生成するものであってもよい。
【００２３】
さらに、例えば、請求項１２に記載するように、前記分析手段は、機密保持の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して当該文書情報の前記文書データの機密を保持するための認証情報に対して推奨する処置に関する認証関連情報を前記分析情報として生成するものであってもよい。
【００２４】
また、例えば、請求項１３に記載するように、前記報知手段は、前記分析情報を視覚情報として報知出力するものであってもよい。
【００２５】
さらに、例えば、請求項１４に記載するように、前記報知手段は、前記分析情報を音声情報として報知出力するものであってもよい。
【００２６】
また、例えば、請求項１５に記載するように、前記情報処理システムは、前記報知手段からの前記分析情報の報知出力の要否を選択する選択手段を備え、当該選択手段での選択に応じて、前記報知手段からの前記分析情報の報知出力を制御するものであってもよい。 請求項１６記載の発明の文書関連情報管理処理プログラムは、情報処理装置と画像形成装置とが所定の通信回線で接続され、当該情報処理装置が文書データを印刷データに変換して当該画像形成装置に送信し、当該画像形成装置で当該印刷データに基づいて印刷出力する情報処理システムで処理する前記文書データに関連する文書関連情報を管理する文書関連情報管理処理プログラムであって、前記文書データから所定の抽出条件に基づいて当該文書データに関連する文書情報を抽出する抽出ステップと、当該抽出ステップで抽出された文書情報を所定の記憶手段に記憶する記憶ステップと、当該記憶ステップで記憶した文書情報を所定の分析条件に基づいて分析して当該文書情報の文書データの取り扱いに関する分析情報を生成する分析ステップと、当該分析ステップで生成する分析情報を所定の報知方法で報知出力する報知ステップと、を実行することにより、上記目的を達成している。
【００２７】
この場合、例えば、請求項１７に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されている場合、前記記憶ステップ、前記分析ステップ及び前記報知ステップが、当該複数の情報処理装置または／及び画像形成装で、分散して実行してもよい。
【００２８】
また、例えば、請求項１８に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備えている場合、前記記憶ステップで、当該所定数の記憶手段の全てに前記文書情報を記憶してもよい。
【００２９】
さらに、例えば、請求項１９に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備えている場合、前記記憶ステップで、前記文書情報を当該所定数の記憶手段に分散させて記憶してもよい。
【００３０】
また、例えば、請求項２０に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備えている場合、前記文書情報を保存する前記記憶手段を指定する保存先指定ステップを有し、前記記憶ステップにおいて、当該保存先指定ステップで指定された前記記憶手段に前記文書情報を保存してもよい。
【００３１】
さらに、例えば、請求項２１に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記記憶ステップで、前記文書情報を所定の暗号化方式で暗号化して、前記記憶手段に記憶してもよい。
【００３２】
また、例えば、請求項２２に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記抽出ステップで、前記文書データから当該文書データの文字数、画像数、線画数、文書名等の当該文書に関連する情報を前記文書情報として抽出してもよい。
【００３３】
さらに、例えば、請求項２３に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記抽出ステップで、前記文書データから当該文書データのカラーの有無、印字量、画像面積等の当該文書の印刷に関連する情報を前記文書情報として抽出してもよい。
【００３４】
また、例えば、請求項２４に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記抽出ステップで、前記文書データから当該文書データの機密を保持するための認証情報に関連する情報を前記文書情報として抽出してもよい。
【００３５】
さらに、例えば、請求項２５に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記分析ステップで、印刷設定用の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して当該文書情報の前記文書データの印刷において推奨する印刷設定情報を前記分析情報として生成してもよい。
【００３６】
また、例えば、請求項２６に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記分析ステップで、前記画像形成装置選択用の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して複数の前記画像形成装置のうち当該文書情報の前記文書データを印刷する前記画像形成装置を推奨する画像形成装置推奨情報を前記分析情報として生成してもよい。
【００３７】
さらに、例えば、請求項２７に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記分析ステップで、機密保持の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して当該文書情報の前記文書データの機密を保持するための認証情報に対して推奨する処置に関する認証関連情報を前記分析情報として生成してもよい。
【００３８】
また、例えば、請求項２８に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記報知ステップで、前記分析情報を視覚情報として報知出力してもよい。
【００３９】
さらに、例えば、請求項２９に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記報知ステップで、前記分析情報を音声情報として報知出力してもよい。
【００４０】
さらに、例えば、請求項３０に記載するように、前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記報知ステップでの前記分析情報の報知出力の要否を選択する選択ステップを有し、当該選択ステップでの選択に応じて、前記報知ステップでの前記分析情報の報知出力を制御してもよい。
【００４１】
請求項３１記載の発明の記録媒体は、情報処理装置と画像形成装置とが所定の通信回線で接続され、当該情報処理装置が文書データを印刷データに変換して当該画像形成装置に送信し、当該画像形成装置で当該印刷データに基づいて印刷出力する情報処理システムで処理する前記文書データに関連する文書関連情報を管理する文書関連情報管理処理プログラムを記録する記録媒体であって、前記文書関連情報管理処理プログラムとして、請求項１６から請求項３０のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラムを記録することにより、上記目的を達成している。
【発明の効果】
【００４２】
本発明の情報処理システムによれば、印刷対象の文書データから所定の抽出条件に基づいて当該文書データに関連する文書情報を抽出し、当該抽出された文書情報を記憶手段に記憶して、当該記憶した文書情報を所定の分析条件に基づいて分析して当該文書情報の文書データの取り扱いに関する分析情報を生成し、当該生成した分析情報を所定の報知方法で報知出力するので、印刷対象の文書データに関連する文書情報を適切に管理することができ、汎用性の良好な情報を適切かつ利用性が良好な状態で提供することができる。
【００４３】
本発明の文書関連情報管理処理プログラムによれば、情報処理システムで印刷処理する文書データから所定の抽出条件に基づいて当該文書データに関連する文書情報を抽出し、当該抽出された文書情報を記憶手段に記憶して、当該記憶した文書情報を所定の分析条件に基づいて分析して当該文書情報の文書データの取り扱いに関する分析情報を生成し、当該生成した分析情報を所定の報知方法で報知出力するので、印刷対象の文書データに関連する文書情報を適切に管理することができ、汎用性の良好な情報を適切かつ利用性が良好な状態で提供することができる。
【００４４】
さらに、本発明の記録媒体によれば、記録する文書関連情報管理処理プログラムを情報処理システムを構成する情報処理装置または／及び画像形成装置に読み取らせて導入することで、当該情報処理装置から画像形成装置に送信して印刷処理する文書データから所定の抽出条件に基づいて当該文書データに関連する文書情報を抽出し、当該抽出された文書情報を記憶手段に記憶して、当該記憶した文書情報を所定の分析条件に基づいて分析して当該文書情報の文書データの取り扱いに関する分析情報を生成し、当該生成した分析情報を所定の報知方法で報知出力するので、印刷対象の文書データに関連する文書情報を適切に管理することができ、汎用性の良好な情報を適切かつ利用性が良好な状態で提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００４５】
以下、本発明の好適な実施例を添付図面に基づいて詳細に説明する。なお、以下に述べる実施例は、本発明の好適な実施例であるから、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明において特に本発明を限定する旨の記載がない限り、これらの態様に限られるものではない。
【実施例１】
【００４６】
図１〜図１３は、本発明の情報処理システム、文書関連情報管理処理プログラム及び記録媒体の一実施例を示す図であり、図１は、本発明の情報処理システム、文書関連情報管理処理プログラム及び記録媒体の一実施例を適用した情報処理システム１０の情報処理装置としてのコンピュータ装置１の要部機能ブロック構成図である。
【００４７】
図１において、コンピュータ装置１は、通常のコンピュータ装置のＣＰＵ（Central Processing Unit ）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ハードディスク、ディスプレイモニタ（以下、ディスプレイという。）、スピーカ、マウス、キーボード等のハードウェアを備えているとともに、アプリケーション２、プリントドライバ（抽出手段）３、記録部（記憶手段）４、整理部（分析手段）５及び提示部（報知手段）６等を備えており、図示しないネットワークＩ／Ｆを介してプリンタ装置、ファクシミリ装置、複写装置、複合装置等の画像形成装置の接続されているネットワーク（通信回線）に接続されている。これらコンピュータ装置１と画像形成装置とは、全体として情報処理システム１０を構成している。
【００４８】
この情報処理システム１０は、コンピュータ装置１や画像形成装置に、ＣＤ（Compact Disc）、ＭＯ（光磁気ディスク）、あるいは、フレキシブルディスク等の記録媒体に記録されている文書関連情報管理処理プログラムを読み取らせて動作させることにより構築されている。
【００４９】
アプリケーション２は、コンピュータ装置１のハードウェアを制御するための基本ソフトウェアであるＯＳ（Operating System）上で動作し、一般的にコンピュータ装置１本体に接続されたディスプレイに文字や画像を表示させ、また、これらの文字や画像を編集、加工し、編集結果や加工結果のデータをディスプレイに表示し、また、コンピュータ装置１にネットワークを介して接続されている画像形成装置に印刷させる。アプリケーション２としては、例えば、文書編集ソフトウェア、表計算ソフトウェア、画像編集ソフトウェア等がある。アプリケーション２は、作成された文書、表計算、画像等の文書に対して、印刷指示操作が行われると、ＯＳがプリンタドライバ３を呼び出して、アプリケーション２がプリンタドライバ３に文書データを渡す。
【００５０】
プリンタドライバ３は、呼び出されると、アプリケーション２で作成された文書データを、印刷要求操作に応じて、印刷対象の画像形成装置に対応した印刷データに変換して、ネットワークＩ／Ｆ及びネットワークを介して当該画像形成装置に送信し、当該画像形成装置が当該印刷データに基づいて印刷処理する。プリンタドライバ３は、所定の抽出条件に基づいて文書データに関連する文書情報を取得し、記録部４へ送信して、記録部４に記録する。
【００５１】
この記録部４に記録する文書情報は、例えば、文書の内容であり、文書の内容とは、例えば、図２に示すように、文書データの文書名、文字数、画像数、画像面積、図形数である。また、文書情報は、例えば、当該文書データを印刷させる画像形成装置に関連する内容であり、画像形成装置に関連する内容とは、例えば、図３に示すように、当該文書データの画像のカラー／白黒の有無、印字量、画像面積等である。さらに、文書情報は、例えば、認証情報に関連する内容であり、認証情報に関連する内容とは、例えば、図４に示すように、当該文書に関連付けられたパスワード文字列、パスワード文字数等である。なお、文書情報としては、上記の項目の情報に限るものではない。
【００５２】
記録部４は、ハードディスク、ＲＡＭ等のメモリで構成され、アプリケーション２からプリンタドライバ３が受け取った文書データ、印刷データ及び文書情報を記憶（記録）する。記録部４は、上記記憶する文書情報として、上記１つの項目の文書情報であってもよいし、上記全ての項目の文書情報であってもよいし、さらに、上記項目以外の項目であってもよいし、上記項目以外の項目を含む全ての項目の文書情報であってもよい。
【００５３】
記録部４は、文書情報を所定の文書形式のデータとして記憶するものに限るものではなく、機密性を高めるために、所定の暗号化方式で暗号化して記憶してもよい。この暗号化方式としては、例えば、ＯＳがウィンドウズ（Ｗｉｎｄｏｗｓ：登録商標）であれば、CryptDeriveKey()等のＯＳが用意しているＡＰＩ（アプリケーション・プログラミング・インターフェイス：Application Programming Interface）を用いた暗号化方式等を用いることができる。
【００５４】
整理部５は、記録部４に記録されている文書情報を所定の規則に基づいて整理して、整理結果を提示部６に渡す。この整理部５で文書情報の整理に使用される規則としては、種々のものを用いることができる。
【００５５】
規則としては、印刷設定に関連する規則（印刷設定用の条件）を用いることができ、記録部４に、例えば、図２に示したように、文書情報として、文書名、画素数、文字数、図形数、画像面積、ページ数等が記録されている場合、例えば、図５に示すような印刷設定関連規則テーブルを用いる。この印刷設定関連規則テーブルには、文書名、文字数、画像面積、線数等を整理条件として、当該整理条件によって印刷設定として推奨する推奨印刷設定を優先度とともに規定している。
【００５６】
この場合、整理部５は、記録部５に記録されている文書情報から印刷設定関連規則テーブルに合致する推奨設定（当該文書データの印刷に対して行う推奨印刷設定）を選択し、矛盾が生じるものについては、優先度に応じて推奨設定やコスト等の情報を導き出す。
【００５７】
また、規則としては、例えば、当該文書データを印刷させる画像形成装置に関連する規則を用いることができ、例えば、記録部４に、図３に示したような画像形成装置に関連する文書情報、すなわち、カラー有無に、「無」、印字量に、「３５％」、画像面積に、「４０％」等の文書情報が記録されている場合、例えば、図６に示すような画像形成装置関連規則テーブルを用いる。この場合、整理部５は、記録部５に記録されている文書情報から画像形成装置関連規則テーブルを用いて合致する推奨画像形成装置（プリンタＡ〜プリンタＣ等）を選び、優先度に応じて適切な推奨画像形成装置や予想コスト等の情報を導き出す。
【００５８】
さらに、規則としては、例えば、認証情報に関連する規則を用いることができ、例えば、記録部４に、図４に示したような認証情報の文書情報、すなわち、パスワードに、「１２３４」、パスワード文字数に、「４」等の文書情報が記録されている場合、例えば、図７に示すような認証情報関連規則テーブルを用いる。この場合、整理部５は、記録部５に記録されている認証情報の文書情報から認証情報関連規則テーブルを用いて条件に合致する推奨行動（推奨処置）を選択し、優先度に応じて通知するべき情報である適切な推奨行動を導き出す。
【００５９】
なお、整理部５の使用する規則は、上記規則が予め固定的に設定されていてもよいが、文書データの印刷を行う毎に、あるいは、所定量の文書データの印刷を行う毎に、上記規則テーブルを適宜、更新してもよい。
【００６０】
提示部６は、整理部５の整理した整理情報をユーザに提示（報知）するものであり、例えば、整理情報を視覚情報として表示出力するコンピュータ装置１のディスプレイ、整理情報を文字情報（視覚情報）等として用紙に記録出力する記録部、整理情報を音声情報として拡声出力するスピーカと当該スピーカから整理情報を音声で出力させる音声情報出力回路等及び図示しない電話回線で接続されているコンピュータ装置１のユーザの電話へ整理情報を音声出力する自動発呼音声出力回路等である。
【００６１】
次に、本実施例の作用を説明する。本実施例のコンピュータ装置１は、ネットワークを介して接続されている画像形成装置にアプリケーション２で作成された文書データの印刷要求を行った際に、当該文書データから所定の抽出条件に基づいて文書情報を取得して、当該文書情報を所定の規則（分析条件）に基づいて整理（分析）し、整理結果を提供情報として提示部６から提示出力する。
【００６２】
すなわち、コンピュータ装置１は、図８にその処理手順を示すように、アプリケーション２で文書（文書は、文字、表計算、画像の１種類、または、数種類が混在していてもよい。）が作成されて、アプリケーション２で印刷要求が行われると（ステップＳ１０１）、アプリケーション２は、当該文書データの印刷を行わせる画像形成装置に対応したプリンタドライバ３に作成された文書データを渡し、プリンタドライバ３は、当該文書データから所定の文書情報を取得して記録部４に渡す（ステップＳ１０２）。
【００６３】
この文書情報としては、例えば、上記図２から図４に示した文書の内容、画像形成装置に関連する内容、認証情報に関連する内容等である。
【００６４】
記録部４は、プリンタドライバ３から渡された文書情報を記録し（ステップＳ１０３）、整理部５は、この記録部４に記録されている文書情報を所定の規則に基づいて整理して、整理結果を提示部６に渡す（ステップＳ１０５）。
【００６５】
整理部５は、文書情報の整理に使用する規則として、例えば、上記図５から図７に示した印刷設定に関連する規則、画像形成装置に関連する規則、認証情報に関連する規則等を用いる。
【００６６】
提示部６は、整理部５から渡された整理結果情報を、コンピュータ装置１のディスプレイに表示出力し、または／及び、図示しない記録部から文字情報等として用紙に記録出力し、または／及び、スピーカから音声で出力し、または／及び、電話回線を介してコンピュータ装置１のユーザの電話へ音声出力する等の提示方法で提示する。
【００６７】
コンピュータ装置１のユーザは、この提示情報を認識すると、必要な対処処置を行うことで、画像形成装置での印刷を適切なものとすることができ、また、文書に対して必要な処置を行うことができる。
【００６８】
すなわち、例えば、記録部４の記録する文書情報が図２に示した文書の内容で、整理部５が整理に使用する規則が図５に示した印刷設定に関連する規則であると、当該文書データを印刷する際の推奨印刷設定情報が整理部５での整理結果情報として整理されて提示部６から提示されるため、ユーザは、この提示部６の提示を参照して、より適切な印刷設定を、プリンタドライバ３の印刷設定画面で設定することができ、画像形成装置での印刷品質をより一層向上させることができる。
【００６９】
また、記録部４の記録する文書情報が図３に示した画像形成装置に関連する文書情報で、整理部５が整理に使用する規則が図６に示した画像形成装置に関連する規則であると、当該文書データを印刷する際の推奨画像形成装置（プリンタ）情報が整理部５での整理結果情報として整理されて提示部６から提示されるため、ユーザは、この提示部６の提示を参照して、より適切な画像形成装置を、選択することができ、画像形成装置での印刷品質をより一層向上させることができる。
【００７０】
さらに、記録部４の記録する文書情報が図４に示した認証情報に関連する文書情報で、整理部５が整理に使用する規則が図７に示した認証情報に関連する規則であると、推奨行動情報が整理部５での整理結果情報として整理されて提示部６から提示されるため、ユーザは、この提示部６の提示を参照して、より適切な認証情報（パスワード）の設定を行うことができ、文書データの機密性をより一層向上させることができる。
【００７１】
そして、コンピュータ装置１は、提示部６がディスプレイに整理結果情報を表示する場合、例えば、図９に示すように、整理結果情報を推奨情報として表示するユーザインターフェイス（ＵＩ）画面６ａを表示して、情報提供を行う。
【００７２】
なお、この整理結果情報（推奨情報）の表示については、ユーザが表示させるか否かを選択できるようにしてもよく、この場合、コンピュータ装置１は、例えば、図１０に示すような推奨情報表示選択用のユーザインターフェイス画面６ｂをディスプレイに表示して、ユーザが選択できるようにする。
【００７３】
このように、本実施例の情報処理システム１０によれば、印刷対象の文書データから所定の抽出条件に基づいて当該文書データに関連する文書情報を抽出し、当該抽出された文書情報を記録部４に記憶して、整理部５が、当該記憶した文書情報を所定の分析条件に基づいて分析して当該文書情報の文書データの取り扱いに関連する分析情報を生成し、当該生成した分析情報を、提示部６が、所定の提示方法（報知方法）で提示（報知出力）している。
【００７４】
したがって、印刷対象の文書データに関連する文書情報を適切に管理することができ、汎用性の良好な情報を適切かつ利用性が良好な状態で提供することができる。
【００７５】
また、本実施例の情報処理システム１０は、文書情報を所定の暗号化方式で暗号化して記録部４に記憶している。
【００７６】
したがって、文書データの内容及び文書情報の機密を保持することができ、より適切に文書情報を管理することができる。
【００７７】
さらに、本実施例の情報処理システム１０は、プリンタドライバ３が、文書データから当該文書データの文字数、画像数、線画数、文書名等の当該文書に関連する情報を文書情報として抽出（整理）している。
【００７８】
したがって、文書データの内容に直接関連する文書情報に基づいて分析（整理）情報を生成して提供することができ、利用性のより一層良好な情報を適切に提供することができる。
【００７９】
また、本実施例の情報処理システム１０は、プリンタドライバ３が、文書データから当該文書データのカラーの有無、印字量、画像面積等の当該文書の印刷に関連する情報を文書情報として抽出（整理）している。
【００８０】
したがって、文書データの印刷に関連する文書情報に基づいて分析（整理）情報を生成して提供することができ、印刷をより適切に行うことができる。
【００８１】
さらに、本実施例の情報処理システム１０は、プリンタドライバ３が、文書データから当該文書データの機密を保持するための認証情報に関連する情報を文書情報として抽出（整理）している。
【００８２】
したがって、文書データの機密に関連する文書情報に基づいて分析（整理）情報を生成して提供することができ、文書データの機密をより一層適切に保持することができる。
【００８３】
また、本実施例の情報処理システム１０は、整理部５が、印刷設定用の条件を分析条件として、記録部４の文書情報を分析して当該文書情報の文書データの印刷において推奨する印刷設定情報を分析情報として生成している。
【００８４】
したがって、文書データに適切な印刷設定を適切かつ容易に選択することができ、文書データを当該文書データに適切な画像形成装置で印刷することができる。
【００８５】
さらに、本実施例の情報処理システム１０は、整理部５が、画像形成装置選択用の条件を分析条件として、記録部４の文書情報を分析して複数の画像形成装置のうち当該文書情報の文書データを印刷する画像形成装置を推奨する画像形成装置推奨情報を分析情報として生成している。
【００８６】
したがって、文書データの印刷に適切な画像形成装置を簡単かつ容易に行うことができ、文書データを当該文書データに適切な状態で印刷することができる。
【００８７】
また、本実施例の情報処理システム１０は、整理部５が、機密保持の条件を分析条件として、記録部４の文書情報を分析して当該文書情報の文書データの認証情報に対して推奨する処置に関連する認証関連情報を分析情報として生成している。
【００８８】
したがって、文書データの機密に関連するより一層適切な整理（分析）情報を生成して提供することができ、文書データの機密をより一層適切に保持することができる。
【００８９】
さらに、本実施例の情報処理システム１０は、提示部６が、分析（整理）情報を視覚情報としてコンピュータ装置１のディスプレイに報知出力（表示出力）している。
【００９０】
したがって、分析（整理）情報を的確に報知することができ、汎用性の良好な情報を適切かつ利用性が良好な状態で提供することができる。
【００９１】
また、本実施例の情報処理システム１０は、提示部６が、分析（整理）情報を音声情報として報知出力している。
【００９２】
したがって、コンピュータ装置１や画像形成装置がディスプレイ等を備えていない場合にも、適切に分析（整理）情報を報知することができ、汎用性の良好な情報を適切かつ利用性が良好な状態で提供することができる。
【００９３】
さらに、本実施例の情報処理システム１０は、コンピュータ装置１の操作等で、提示部６からの分析（整理）情報の報知出力の要否の選択に応じて、整理情報の報知出力を制御している。
【００９４】
したがって、ユーザが整理情報を必要とするときにのみ、整理情報を報知することができ、利用性をより一層向上させることができる。
【００９５】
なお、上記説明においては、記録部４、整理部５及び提示部６が、全てコンピュータ装置１に備えられている場合について説明したが、記録部４、整理部５及び提示部６が、全てコンピュータ装置１に備えられている場合に限るものではなく、例えば、図１１に示すように、情報処理システム２０が、コンピュータ装置３０とネットワーク等で接続された画像形成装置４０で構成され、コンピュータ装置３０が、アプリケーション２とプリンタドライバ３を備え、画像形成装置４０が、記録部４、整理部５及び提示部６を備えていてもよい。なお、図１１では、図１と同様の構成部分については、同一の符号を付している。
【００９６】
この情報処理システム２０では、コンピュータ装置３０のアプリケーション２で作成された文書データをプリンタドライバ３が、印刷データに変換して、画像形成装置４０に送信するとともに、プリンタドライバ３が文書データから上記抽出条件に基づいて文書情報を取得して、画像形成装置４０に送信し、画像形成装置４０の記録部４がこの文書情報を記録する。画像形成装置４０の整理部５が記録部４の文書情報を上記規則に従って整理して、整理結果を提示部６に渡し、提示部６が、整理結果を提示する。
【００９７】
このようにすると、コンピュータ装置３０が低機能のものであっても、適切かつ効率的に文書情報の管理を行うことができ、汎用性の良好な情報を適切かつ利用性が良好な状態で提供することができる。例えば、コンピュータ装置３０がディスプレイを備えていない場合であっても、画像形成装置４０の提示部６としてのディスプレイでの表示等によって整理結果を報知することができる。
【００９８】
また、上記各説明では、記録部４が、コンピュータ装置１か画像形成装置４０のいずれかが備えている場合について説明したが、記録部は、コンピュータ装置か画像形成装置のいずれかに備えられている場合に限るものではなく、例えば、図１２に示すように、情報処理システム５０が、コンピュータ装置６０とネットワーク等で接続された画像形成装置４０で構成され、コンピュータ装置６０が、アプリケーション２、プリンタドライバ３及び記録部４ａ等を備え、画像形成装置４０が、記録部４ｂ、整理部５及び提示部６を備えていてもよい。なお、図１２では、図１と同様の構成部分については、同一の符号を付しており、記録部４については、同様の機能を有しているが、コンピュータ装置６０と画像形成装置４０とで区別するために、それぞれ記録部４ａ、記録部４ｂとしている。
【００９９】
この情報処理システム５０では、基本的には、コンピュータ装置６０のアプリケーション２で作成された文書データをプリンタドライバ３が、印刷データに変換して、画像形成装置４０に送信するとともに、プリンタドライバ３が文書データから上記文書情報を取得して、コンピュータ装置６０の記録部４ａに渡して、記録部４ａに記録するとともに、画像形成装置４０に送信し、画像形成装置４０の記録部４ｂがこの文書情報を記録する。画像形成装置４０の整理部５が記録部４ｂの文書情報を上記規則に従って整理して、整理結果を提示部６に渡し、提示部６が、整理結果を提示する。
【０１００】
この場合、情報処理システム５０では、文書情報を、常に、コンピュータ装置６０の記録部４ａと画像形成装置４０の記録部４ｂの双方に記録してもよいが、文書情報をコンピュータ装置６０の記録部４ａと画像形成装置４０の記録部４ｂに分散させて記録させてもよく、さらに、いずれかの記録部４ａ、４ｂに選択的に記録してもよい。
【０１０１】
そして、文書情報を分散させて、あるいは、記録部４ａ、４ｂを選択して記録する場合、例えば、コンピュータ装置１のディスプレイに図１３に示すようなユーザインターフェイス画面６ｃを表示して、文書情報を記録させる記録部４ａ、４ｂをユーザが選択指定するようにしてもよい。なお、図１３では、記録部４ａ、４ｂのパスを指定することで、記録部４ａと記録部ｂのいずれかを選択するようになっている。なお、この文書情報を記録させる記録部４ａ、４ｂの指定は、予め指定されていて、変更要求操作が行われたときに、図１３に示すようなユーザインターフェイス画面６ｃを表示して、記録先を指定できるようにしてもよいし、整理結果情報を記録する際に、図１３に示すようなユーザインターフェイス画面を毎回表示して、記録先を指定できるようにしてもよい。
【０１０２】
このようにすると、コンピュータ装置６０と画像形成装置４０が、記録容量の小さい記録部４ａ、４ｂを備えている場合にも、適切かつ効率的に文書情報の管理を行うことができ、汎用性の良好な情報を適切かつ利用性が良好な状態で提供することができる。
【０１０３】
また、上記説明では、コンピュータ装置１または画像形成装置４０のいずれかに、記録部４、整理部５及び提示部６が、３つ揃って備えられている場合について示しているが、これらの各部は、例えば、ネットワークに複数のコンピュータ装置と画像形成装置が接続されている場合、それぞれ別々にコンピュータ装置や画像形成装置に備えられていてもよい。
【０１０４】
このようにすると、コンピュータ装置や画像形成装置がより低機能なものであっても、適切かつ効率的に文書情報の管理を行うことができ、汎用性の良好な情報を適切かつ利用性が良好な状態で提供することができる。
【０１０５】
以上、本発明者によってなされた発明を好適な実施例に基づき具体的に説明したが、本発明は上記のものに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。
【産業上の利用可能性】
【０１０６】
印刷対象の文書データに関連する所定の情報を抽出して出力することで、文書に関する情報管理を行う情報処理システムに適用することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１０７】
【図１】本発明の情報処理システム、文書関連情報管理処理プログラム及び記録媒体の一実施例を適用した情報処理システムのコンピュータ装置の要部機能ブロック構成図。
【図２】図１の記録部に記録される文書に関連する内容としての文書情報の一例を示す図。
【図３】図１の記録部に記録される画像形成装置に関連する内容としての文書情報の一例を示す図。
【図４】図１の記録部に記録される認証情報に関連する内容としての文書情報の一例を示す図。
【図５】図１の整理部の文書情報の整理に使用する印刷設定関連規則テーブルの一例を示す図。
【図６】図１の整理部の文書情報の整理に使用する画像形成装置関連規則テーブルの一例を示す図。
【図７】図１の整理部の文書情報の整理に使用する認証情報関連規則テーブルの一例を示す図。
【図８】図１のコンピュータ装置による文書関連情報取得提示処理を示すフローチャート。
【図９】図１のコンピュータ装置のディスプレイに推奨情報を表示するユーザインターフェイス画面の一例を示す図。
【図１０】図１のコンピュータ装置のディスプレイへの推奨情報表示選択用のユーザインターフェイス画面の一例を示す図。
【０１０８】
【図１１】本発明の情報処理システム、文書関連情報管理処理プログラム及び記録媒体の一実施例を適用した情報処理システムの他のシステム構成図。
【図１２】本発明の情報処理システム、文書関連情報管理処理プログラム及び記録媒体の一実施例を適用した情報処理システムのさらに他のシステム構成図。
【図１３】図１２の情報処理システムでの文書情報の保存先選択用のユーザインターフェイス画面の一例を示す図。
【符号の説明】
【０１０９】
１ コンピュータ装置
２ アプリケーション
３ プリントドライバ
４、４ａ、４ｂ 記録部
５ 整理部
６ 提示部
６ａ、６ｂ、６ｃ ユーザインターフェイス画面
１０ 情報処理システム
２０ 情報処理システム
３０ コンピュータ装置
４０ 画像形成装置
５０ 情報処理システム
６０ コンピュータ装置
【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報処理装置と画像形成装置とが所定の通信回線で接続され、当該情報処理装置が文書データを印刷データに変換して当該画像形成装置に送信し、当該画像形成装置で当該印刷データに基づいて印刷出力する情報処理システムにおいて、前記文書データから所定の抽出条件に基づいて当該文書データに関連する文書情報を抽出する抽出手段と、当該抽出された文書情報を記憶する記憶手段と、当該記憶手段の文書情報を所定の分析条件に基づいて分析して当該文書情報の文書データの取り扱いに関する分析情報を生成する分析手段と、当該分析手段の生成する分析情報を所定の報知方法で報知出力する報知手段と、を備えていることを特徴とする情報処理システム。
【請求項２】
前記情報処理システムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、前記記憶手段、前記分析手段及び前記報知手段を分散して備えていることを特徴とする請求項１記載の情報処理システム。
【請求項３】
前記情報処理システムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備えており、当該所定数の記憶手段の全てに前記文書情報を記憶することを特徴とする請求項１または請求項２記載の情報処理システム。
【請求項４】
前記情報処理システムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備えており、前記文書情報を当該所定数の記憶手段に分散させて記憶することを特徴とする請求項１または請求項２記載の情報処理システム。
【請求項５】
前記情報処理システムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備え、前記情報処理装置が、前記文書情報を保存する前記記憶手段を指定する保存先指定手段を備えており、当該保存先指定手段で指定された前記記憶手段に前記文書情報を保存することを特徴とする請求項１から請求項４のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項６】
前記情報処理システムは、前記文書情報を所定の暗号化方式で暗号化して、前記記憶手段に記憶することを特徴とする請求項１から請求項５のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項７】
前記抽出手段は、前記文書データから当該文書データの文字数、画像数、線画数、文書名等の当該文書に関連する情報を前記文書情報として抽出することを特徴とする請求項１から請求項６のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項８】
前記抽出手段は、前記文書データから当該文書データのカラーの有無、印字量、画像面積等の当該文書の印刷に関連する情報を前記文書情報として抽出することを特徴とする請求項１から請求項６のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項９】
前記抽出手段は、前記文書データから当該文書データの機密を保持するための認証情報に関連する情報を前記文書情報として抽出することを特徴とする請求項１から請求項６のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項１０】
前記分析手段は、印刷設定用の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して当該文書情報の前記文書データの印刷において推奨する印刷設定情報を前記分析情報として生成することを特徴とする請求項１から請求項７のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項１１】
前記分析手段は、前記画像形成装置選択用の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して複数の前記画像形成装置のうち当該文書情報の前記文書データを印刷する前記画像形成装置を推奨する画像形成装置推奨情報を前記分析情報として生成することを特徴とする請求項１から請求項６または請求項８のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項１２】
前記分析手段は、機密保持の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して当該文書情報の前記文書データの機密を保持するための認証情報に対して推奨する処置に関する認証関連情報を前記分析情報として生成することを特徴とする請求項１から請求項６または請求項９のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項１３】
前記報知手段は、前記分析情報を視覚情報として報知出力することを特徴とする請求項１から請求項１２のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項１４】
前記報知手段は、前記分析情報を音声情報として報知出力することを特徴とする請求項１から請求項１２のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項１５】
前記情報処理システムは、前記報知手段からの前記分析情報の報知出力の要否を選択する選択手段を備え、当該選択手段での選択に応じて、前記報知手段からの前記分析情報の報知出力を制御することを特徴とする請求項１から請求項１４のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項１６】
情報処理装置と画像形成装置とが所定の通信回線で接続され、当該情報処理装置が文書データを印刷データに変換して当該画像形成装置に送信し、当該画像形成装置で当該印刷データに基づいて印刷出力する情報処理システムで処理する前記文書データに関連する文書関連情報を管理する文書関連情報管理処理プログラムであって、前記文書データから所定の抽出条件に基づいて当該文書データに関連する文書情報を抽出する抽出ステップと、当該抽出ステップで抽出された文書情報を所定の記憶手段に記憶する記憶ステップと、当該記憶ステップで記憶した文書情報を所定の分析条件に基づいて分析して当該文書情報の文書データの取り扱いに関する分析情報を生成する分析ステップと、当該分析ステップで生成する分析情報を所定の報知方法で報知出力する報知ステップと、を実行することを特徴とする文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項１７】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されている場合、前記記憶ステップ、前記分析ステップ及び前記報知ステップが、当該複数の情報処理装置または／及び画像形成装で、分散して実行することを特徴とする請求項１６記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項１８】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備えている場合、前記記憶ステップで、当該所定数の記憶手段の全てに前記文書情報を記憶することを特徴とする請求項１６または請求項１７記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項１９】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備えている場合、前記記憶ステップで、前記文書情報を当該所定数の記憶手段に分散させて記憶することを特徴とする請求項１６または請求項１７記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項２０】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備えている場合、前記文書情報を保存する前記記憶手段を指定する保存先指定ステップを有し、前記記憶ステップにおいて、当該保存先指定ステップで指定された前記記憶手段に前記文書情報を保存することを特徴とする請求項１６から請求項１９のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項２１】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記記憶ステップで、前記文書情報を所定の暗号化方式で暗号化して、前記記憶手段に記憶することを特徴とする請求項１６から請求項２０のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項２２】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記抽出ステップで、前記文書データから当該文書データの文字数、画像数、線画数、文書名等の当該文書に関連する情報を前記文書情報として抽出することを特徴とする請求項１６から請求項２１のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項２３】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記抽出ステップで、前記文書データから当該文書データのカラーの有無、印字量、画像面積等の当該文書の印刷に関連する情報を前記文書情報として抽出することを特徴とする請求項１６から請求項２１のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項２４】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記抽出ステップで、前記文書データから当該文書データの機密を保持するための認証情報に関連する情報を前記文書情報として抽出することを特徴とする請求項１６から請求項２１のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項２５】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記分析ステップで、印刷設定用の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して当該文書情報の前記文書データの印刷において推奨する印刷設定情報を前記分析情報として生成することを特徴とする請求項１６から請求項２２のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項２６】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記分析ステップで、前記画像形成装置選択用の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して複数の前記画像形成装置のうち当該文書情報の前記文書データを印刷する前記画像形成装置を推奨する画像形成装置推奨情報を前記分析情報として生成することを特徴とする請求項１６から請求項２１または請求項２３のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項２７】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記分析ステップで、機密保持の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して当該文書情報の前記文書データの機密を保持するための認証情報に対して推奨する処置に関する認証関連情報を前記分析情報として生成することを特徴とする請求項１６から請求項２１または請求項２４のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項２８】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記報知ステップで、前記分析情報を視覚情報として報知出力することを特徴とする請求項１６から請求項２７のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項２９】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記報知ステップで、前記分析情報を音声情報として報知出力することを特徴とする請求項１６から請求項２７のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項３０】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記報知ステップでの前記分析情報の報知出力の要否を選択する選択ステップを有し、当該選択ステップでの選択に応じて、前記報知ステップでの前記分析情報の報知出力を制御することを特徴とする請求項１６から請求項２９のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項３１】
情報処理装置と画像形成装置とが所定の通信回線で接続され、当該情報処理装置が文書データを印刷データに変換して当該画像形成装置に送信し、当該画像形成装置で当該印刷データに基づいて印刷出力する情報処理システムで処理する前記文書データに関連する文書関連情報を管理する文書関連情報管理処理プログラムを記録する記録媒体であって、前記文書関連情報管理処理プログラムとして、請求項１６から請求項３０のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラムを記録することを特徴とする記録媒体。
【請求項１】
情報処理装置と画像形成装置とが所定の通信回線で接続され、当該情報処理装置が文書データを印刷データに変換して当該画像形成装置に送信し、当該画像形成装置で当該印刷データに基づいて印刷出力する情報処理システムにおいて、前記文書データから所定の抽出条件に基づいて当該文書データに関連する文書情報を抽出する抽出手段と、当該抽出された文書情報を記憶する記憶手段と、当該記憶手段の文書情報を所定の分析条件に基づいて分析して当該文書情報の文書データの取り扱いに関する分析情報を生成する分析手段と、当該分析手段の生成する分析情報を所定の報知方法で報知出力する報知手段と、を備えていることを特徴とする情報処理システム。
【請求項２】
前記情報処理システムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、前記記憶手段、前記分析手段及び前記報知手段を分散して備えていることを特徴とする請求項１記載の情報処理システム。
【請求項３】
前記情報処理システムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備えており、当該所定数の記憶手段の全てに前記文書情報を記憶することを特徴とする請求項１または請求項２記載の情報処理システム。
【請求項４】
前記情報処理システムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備えており、前記文書情報を当該所定数の記憶手段に分散させて記憶することを特徴とする請求項１または請求項２記載の情報処理システム。
【請求項５】
前記情報処理システムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備え、前記情報処理装置が、前記文書情報を保存する前記記憶手段を指定する保存先指定手段を備えており、当該保存先指定手段で指定された前記記憶手段に前記文書情報を保存することを特徴とする請求項１から請求項４のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項６】
前記情報処理システムは、前記文書情報を所定の暗号化方式で暗号化して、前記記憶手段に記憶することを特徴とする請求項１から請求項５のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項７】
前記抽出手段は、前記文書データから当該文書データの文字数、画像数、線画数、文書名等の当該文書に関連する情報を前記文書情報として抽出することを特徴とする請求項１から請求項６のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項８】
前記抽出手段は、前記文書データから当該文書データのカラーの有無、印字量、画像面積等の当該文書の印刷に関連する情報を前記文書情報として抽出することを特徴とする請求項１から請求項６のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項９】
前記抽出手段は、前記文書データから当該文書データの機密を保持するための認証情報に関連する情報を前記文書情報として抽出することを特徴とする請求項１から請求項６のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項１０】
前記分析手段は、印刷設定用の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して当該文書情報の前記文書データの印刷において推奨する印刷設定情報を前記分析情報として生成することを特徴とする請求項１から請求項７のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項１１】
前記分析手段は、前記画像形成装置選択用の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して複数の前記画像形成装置のうち当該文書情報の前記文書データを印刷する前記画像形成装置を推奨する画像形成装置推奨情報を前記分析情報として生成することを特徴とする請求項１から請求項６または請求項８のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項１２】
前記分析手段は、機密保持の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して当該文書情報の前記文書データの機密を保持するための認証情報に対して推奨する処置に関する認証関連情報を前記分析情報として生成することを特徴とする請求項１から請求項６または請求項９のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項１３】
前記報知手段は、前記分析情報を視覚情報として報知出力することを特徴とする請求項１から請求項１２のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項１４】
前記報知手段は、前記分析情報を音声情報として報知出力することを特徴とする請求項１から請求項１２のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項１５】
前記情報処理システムは、前記報知手段からの前記分析情報の報知出力の要否を選択する選択手段を備え、当該選択手段での選択に応じて、前記報知手段からの前記分析情報の報知出力を制御することを特徴とする請求項１から請求項１４のいずれかに記載の情報処理システム。
【請求項１６】
情報処理装置と画像形成装置とが所定の通信回線で接続され、当該情報処理装置が文書データを印刷データに変換して当該画像形成装置に送信し、当該画像形成装置で当該印刷データに基づいて印刷出力する情報処理システムで処理する前記文書データに関連する文書関連情報を管理する文書関連情報管理処理プログラムであって、前記文書データから所定の抽出条件に基づいて当該文書データに関連する文書情報を抽出する抽出ステップと、当該抽出ステップで抽出された文書情報を所定の記憶手段に記憶する記憶ステップと、当該記憶ステップで記憶した文書情報を所定の分析条件に基づいて分析して当該文書情報の文書データの取り扱いに関する分析情報を生成する分析ステップと、当該分析ステップで生成する分析情報を所定の報知方法で報知出力する報知ステップと、を実行することを特徴とする文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項１７】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されている場合、前記記憶ステップ、前記分析ステップ及び前記報知ステップが、当該複数の情報処理装置または／及び画像形成装で、分散して実行することを特徴とする請求項１６記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項１８】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備えている場合、前記記憶ステップで、当該所定数の記憶手段の全てに前記文書情報を記憶することを特徴とする請求項１６または請求項１７記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項１９】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備えている場合、前記記憶ステップで、前記文書情報を当該所定数の記憶手段に分散させて記憶することを特徴とする請求項１６または請求項１７記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項２０】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記情報処理装置と前記画像形成装置のいずれかまたは双方が前記通信回線に複数接続されており、当該複数の情報処理装置と画像形成装置のうちの所定数の情報処理装置または／及び画像形成装置が、それぞれ前記記憶手段を備えている場合、前記文書情報を保存する前記記憶手段を指定する保存先指定ステップを有し、前記記憶ステップにおいて、当該保存先指定ステップで指定された前記記憶手段に前記文書情報を保存することを特徴とする請求項１６から請求項１９のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項２１】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記記憶ステップで、前記文書情報を所定の暗号化方式で暗号化して、前記記憶手段に記憶することを特徴とする請求項１６から請求項２０のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項２２】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記抽出ステップで、前記文書データから当該文書データの文字数、画像数、線画数、文書名等の当該文書に関連する情報を前記文書情報として抽出することを特徴とする請求項１６から請求項２１のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項２３】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記抽出ステップで、前記文書データから当該文書データのカラーの有無、印字量、画像面積等の当該文書の印刷に関連する情報を前記文書情報として抽出することを特徴とする請求項１６から請求項２１のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項２４】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記抽出ステップで、前記文書データから当該文書データの機密を保持するための認証情報に関連する情報を前記文書情報として抽出することを特徴とする請求項１６から請求項２１のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項２５】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記分析ステップで、印刷設定用の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して当該文書情報の前記文書データの印刷において推奨する印刷設定情報を前記分析情報として生成することを特徴とする請求項１６から請求項２２のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項２６】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記分析ステップで、前記画像形成装置選択用の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して複数の前記画像形成装置のうち当該文書情報の前記文書データを印刷する前記画像形成装置を推奨する画像形成装置推奨情報を前記分析情報として生成することを特徴とする請求項１６から請求項２１または請求項２３のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項２７】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記分析ステップで、機密保持の条件を前記分析条件として、前記記憶手段の前記文書情報を分析して当該文書情報の前記文書データの機密を保持するための認証情報に対して推奨する処置に関する認証関連情報を前記分析情報として生成することを特徴とする請求項１６から請求項２１または請求項２４のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項２８】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記報知ステップで、前記分析情報を視覚情報として報知出力することを特徴とする請求項１６から請求項２７のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項２９】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記報知ステップで、前記分析情報を音声情報として報知出力することを特徴とする請求項１６から請求項２７のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項３０】
前記文書関連情報管理処理プログラムは、前記報知ステップでの前記分析情報の報知出力の要否を選択する選択ステップを有し、当該選択ステップでの選択に応じて、前記報知ステップでの前記分析情報の報知出力を制御することを特徴とする請求項１６から請求項２９のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラム。
【請求項３１】
情報処理装置と画像形成装置とが所定の通信回線で接続され、当該情報処理装置が文書データを印刷データに変換して当該画像形成装置に送信し、当該画像形成装置で当該印刷データに基づいて印刷出力する情報処理システムで処理する前記文書データに関連する文書関連情報を管理する文書関連情報管理処理プログラムを記録する記録媒体であって、前記文書関連情報管理処理プログラムとして、請求項１６から請求項３０のいずれかに記載の文書関連情報管理処理プログラムを記録することを特徴とする記録媒体。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【公開番号】特開２００７−２６５１４７（Ｐ２００７−２６５１４７Ａ）
【公開日】平成１９年１０月１１日（２００７．１０．１１）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００６−９０７８９（Ｐ２００６−９０７８９）
【出願日】平成１８年３月２９日（２００６．３．２９）
【出願人】（０００００６７４７）株式会社リコー (37,907)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成１９年１０月１１日（２００７．１０．１１）
【国際特許分類】
【出願日】平成１８年３月２９日（２００６．３．２９）
【出願人】（０００００６７４７）株式会社リコー (37,907)
【Ｆターム（参考）】
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