文書情報を表示する情報処理装置とその処理方法及びプログラム
【課題】格納日時によってソートされた文書で、文書日時から所定時間経過している文書を識別表示することで、処理する文書の漏れを防ぐことができる仕組みを提供する。
【解決手段】文書情報に含まれる格納日時情報に従って、格納日時情報が古い順に文書情報をソートして表示し、文書情報の文書日時情報に基づき、所定時間経過している文書情報を、所定時間経過していない文書情報と識別可能に表示することを特徴とする。
【解決手段】文書情報に含まれる格納日時情報に従って、格納日時情報が古い順に文書情報をソートして表示し、文書情報の文書日時情報に基づき、所定時間経過している文書情報を、所定時間経過していない文書情報と識別可能に表示することを特徴とする。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
文書データを管理し、その文書データに対応する文書情報を表示する情報処理装置とその処理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
画像や文書のページなどを表示する際には、視認性を高めるために縮小させた代表画像としてサムネイル(サムネイル画像ともいう)が使われる。PC(パーソナルコンピュータ)内のフォルダや文書管理ソフトウェアで管理している文書についてファイル名などで内容が判断しづらい場合でも、サムネイルを見れば画像や文書の全体イメージを容易に掴むことができる。
【0003】
そこで、OS(オペレーティングシステム)や多くの文書管理ソフトウェアにもサムネイル作成機能があり、ファイルの表示形式として、文書の書誌情報を表示したリスト表示とサムネイル表示を表示することが行われている。
【0004】
サムネイルの表示方法としては、ソフトウェアの表示領域の中で自由に配置するできるものや、表示領域の中を格子状に区画整理された領域に従って並べ、表示しているもの等がある。
【0005】
並べて表示する場合、並びの順序としては、表示領域の左上から始まって右端まで水平に並び、その次は2列目の左端から始まって2列目の右端まで並ぶといった順序でソートされて表示される。
【0006】
また、特許文献1では、サムネイルの表示一覧領域において、複数の管理情報をもとに、格子状に区切られた表示領域にサムネイルを分別して表示する技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0007】
【特許文献1】特開2004−246582号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0008】
しかしながら、特許文献1のような従来のサムネイル表示は、文書名でソートしてサムネイル表示したり、文書の分類ごとにサムネイル表示したり、文書管理システム内の各フォルダに文書が格納された順番に表示されることが行われるため、FAX受注業務での管理には適さない場合があった。
【0009】
このFAX受注業務とは、FAX受信したデータを画像化して、文書管理システムに登録し、この文書管理システム上で、受信したFAXデータを元に受注作業を行う業務である。
【0010】
FAX受注業務で上述のサムネイル表示が適さない理由としては、次のようなことがある。
【0011】
例えば、FAX受注業務を行うオペレータが複数いる場合、文書管理システムにはオペレータごとにフォルダが作成され、このフォルダに入ってきた文書をそれぞれのオペレータが順次処理します。このような場合、運用としてフォルダに入ってきた順に処理をするため、サムネイル表示は、フォルダに投入された日時が古い順にサムネイルが並び表示されるように設定して運用されている。
【0012】
このようなフォルダに投入された日時によって古い順にサムネイルを表示する仕組みでは、誤って他のフォルダに文書が投入されてしまった場合には、そのフォルダを利用しているオペレータが誤って投入されてしまった文書を処理する際に適切なフォルダに投入しなおす作業を行うため、フォルダに投入された日時でサムネイルをソートして表示する仕組みでは、新しい文書として判定されてサムネイルの表示順の最後に表示されてしまうことになってしまう。
【0013】
これにより、本来最後に処理するべき文書でない(早く処理するべき文書)にも関わらず、サムネイルの並びの最後に表示されてしまうためオペレータが気づかず、文書の処理が遅れてしまう問題が発生してしまっていた。
【0014】
また、FAXを受信した日時やFAXデータを画像化して画像データを生成した日時を用いて、サムネイルの表示を日時の古い順に並べて表示する方法も考えられるが、この方法では、例えば、文書をフォルダに振り分ける管理者がいた場合に、管理者がオペレータに処理してほしい順に投入した場合に、受信した日時でサムネイルの表示順が並び替えられてしまい、運用に適さない場合があった。
【0015】
特に、FAX受注業務においては、レスポンスタイム(○時間以内に注文者に一次回答をする、△日以内に納品する等)の目標を掲げていることが多いため、処理する順番で表示されていないと、処理漏れが発生し、目標の達成が困難になってしまうということもあった。
【0016】
そこで、本発明の目的は、格納日時によってソートされた文書で、文書日時から所定時間経過している文書を識別表示することで、処理する文書の漏れを防ぐことができる仕組みを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【0017】
本発明は、文書データが作成された文書日時情報と当該文書データが格納された格納日時情報を含む文書情報とを記憶する記憶手段から取得した文書情報を表示する情報処理装置であって、前記文書情報を表示する際に、当該文書情報を表示する順を決定するための表示順情報を取得する表示順情報取得手段と、前記表示順情報取得手段に従って、前記文書情報をソートするソート手段と、前記ソート手段でソートした文書情報を表示する表示手段とを備え、前記表示順情報は、前記格納日時情報による表示順であり、前記ソート手段は、前記格納日時情報に従って、格納日時情報が古い順に前記文書情報をソートし、前記表示手段は、前記文書情報の文書日時情報に基づき、所定時間経過している文書情報を、所定時間経過していない文書情報と識別可能に表示することを特徴とする。
【発明の効果】
【0018】
格納日時によってソートされた文書で、文書日時から所定時間経過している文書を識別表示することで、処理する文書の漏れを防ぐことができる。
【図面の簡単な説明】
【0019】
【図1】本発明の実施形態における文書管理システムの構成を示す図である。
【図2】本発明の実施形態における各種端末のハードウェア構成を示す図である。
【図3】本発明の実施形態の文書管理システムのユーザインタフェースの概略構成を示す図である。
【図4】本発明の文書管理システム1のメインウインドウ301のレポジトリ表示領域304及び文書表示領域305の一例を示す図である。
【図5】本発明の実施形態におけるフォルダの表示順の設定画面である。
【図6】本発明の実施形態におけるフォルダの表示順の詳細設定画面である。
【図7】本発明の実施形態におけるフォルダテーブルの一例である。
【図8】本発明の実施形態における文書テーブルの一例である。
【図9】本発明の実施形態における文書管理システムのサムネイル表示順の一例を示すフローチャートである。
【図10】本発明の実施形態における文書管理システムの文書の登録手順の一例を示すフローチャートである。
【図11】本発明の実施形態における文書管理システムの文書の移動手順の一例を示すフローチャートである。
【図12】本発明の実施形態における文書管理システムのフォルダ内の文書表示手順の一例を示すフローチャートである。
【図13】本発明の実施形態における文書管理システムのフォルダの表示におけるサムネイルの縁取りの色を変更する手順を示すフローチャートである。
【図14】本発明の実施形態における文書管理システムのフォルダの表示におけるサムネイルの縁取りの色を変更した後のユーザインタフェースの概略構成を示す図である。
【図15】本発明の実施形態における文書管理システムの表示しようとするフォルダ内の文書一覧情報を示すテーブル図である。
【図16】本発明の実施形態におけるワークフロー処理のフォルダテーブルの一例である。
【図17】本発明の実施形態におけるワークフロー処理の文書テーブルの一例である。
【図18】本発明の実施形態におけるワークフロー処理のユーザテーブルの一例である。
【図19】本発明の実施形態におけるワークフロー処理の承認処理テーブルの一例である。
【図20】本発明の実施形態における文書管理システムの文書をFAX返信する際の一例を示すフローチャートである。
【図21】本発明の実施形態における文書管理システムの文書の承認申請をする際の一例を示すフローチャートである。
【図22】本発明の実施形態における文書管理システムの文書の承認処理を開始する際の一例を示すフローチャートである。
【図23】本発明の実施形態における文書管理システムの文書の承認をする際の一例を示すフローチャートである。
【図24】本発明の実施形態における文書管理システムの文書の内容表示における作業担当者端末のユーザインタフェースの概略構成を示す図である。
【図25】本発明の実施形態における文書管理システムの文書の内容表示における承認者端末のユーザインタフェースの概略構成を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【0020】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【0021】
図1は本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成を示す図である。
【0022】
図1において、サーバ端末102とクライアント端末(情報処理装置)101とFAX105(FAX機能を有する複合機であってもよい)がLAN104のネットワークを介して通信可能に接続されている。サーバ端末102は、FAX105やスキャナ(不図示)やクライアント端末から取得した文書(画像)データ及び文書データをクライアント端末上でサムネイル表示させるサムネイル画像を登録したデータベース103(記憶部)と接続されている。尚、登録した文書データ(登録文書)やサムネイル画像は別サーバ内の記憶部に登録されていても良い。
【0023】
クライアント端末は、登録文書やサムネイル画像を表示させ、サーバ端末102はクライアント端末101からの要求に従って、クライアント端末101に登録文書やサムネイル画像の送信、クライアント端末101からの要求に従って、文書の移動やフォルダの表示などの各種処理を実行する。また、サーバ端末102やデータベース103には登録文書やサムネイル画像を管理するための管理情報を保持している。尚、クライアント端末102は複数あるように構成してもよい。FAX(ファクシミリ装置)104は電話回線を介して外部ネットワークのFAX(例えば取引先のFAX)と通信可能に接続され、受信したFAX画像をサーバ端末102へ送信することで、文書データが登録される。
【0024】
尚、本発明を実現するための機能部を各端末は備え、クライアント端末101には、サーバ端末102とデータのやり取りを行うデータ通信機能部(例えば、S1303、S1403、S1408を実行する)と、この通信機能部で取得した登録文書やサムネイル画像を表示する表示機能部(例えば、S1415を実行する)と、フォルダの表示順を設定するフォルダ表示順設定機能部(例えば、S1201〜S1203を実行する)とを備える。
【0025】
サーバ端末は、クライアント端末102やFAX104等から取得した文書データと文書データ(登録文書)のサムネイル画像を記憶部に登録(記憶)する登録機能部と、当該登録文書とサムネイル画像、登録文書やサムネイル画像に関連付けられたアノテーションを管理するための管理機能部(例えば、図7、図8の各種テーブル、S1305を実行する)と、クライアント端末とのデータのやり取りを行うサーバ側の通信機能部(例えば、図11〜13でのフローチャートで示される、クライアント端末と送受信するステップを実行する)を備える。これらの各機能部が動作することにより、本発明は実現される。
【0026】
図2は、図1におけるサーバ端末102のハードウェア構成の概略的に示すブロック図である。尚、クライアント端末101のハードウェア構成は基本的にサーバ端末102と同一であるため、以下、サーバ端末102のハードウェア構成についてのみ説明し、クライアント端末101についてはハードウェア構成の説明は省略する。
【0027】
CPU201は、システムバス204に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ROM202あるいは外部メモリ211には、CPU201の制御プログラムであるBIOS(Basic Input / Output System)やオペレーティングシステムプログラム(以下、OS)や、各サーバ端末或いは各クライアント端末で実行する機能を実現するために必要な各種プログラム等が記憶されている。RAM203は、CPU201の主メモリ、ワークエリア等として機能する。CPU201は、処理の実行に際して必要なプログラム等をRAM203にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【0028】
また、入力コントローラ(入力C)205は、キーボード209や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。ビデオコントローラ(VC)206は、CRTディスプレイ(CRT)210等の表示器への表示を制御する。表示器はCRTだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。
【0029】
メモリコントローラ(MC)207は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク(HD)やフロッピー(登録商標)ディスク或いはPCMCIAカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ(登録商標)メモリ等の外部メモリ211へのアクセスを制御する。通信I/Fコントローラ(通信I/FC)208は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、TCP/IPを用いたインターネット通信等が可能である。
【0030】
なお、CPU201は、例えばRAM203内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開(ラスタライズ)処理を実行することにより、CRT210上での表示を可能としている。また、CPU201は、CRT210上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【0031】
本発明を実現するための文書管理システム及び文書管理システムで利用されるデータは211に記録されており、必要に応じてRAM202にロードされることによりCPU201によって実行されるものである。尚、外部メモリ211はデータベース103を含んでも良い。
【0032】
図3は、文書管理システムのユーザインターフェースの概略構成図である。
【0033】
文書管理システム201は、主として、メインウインドウ301と、文書ビューワ308とから構成される。メインウインドウ301は、外部記憶装置104に格納されたファイルを扱うためのウインドウである。
【0034】
文書ビューワ308は、メインウインドウ301に格納されたイメージを表示するための、イメージビューワである。メインウインドウ301に格納されているアプリケーションデータは、対応する各アプリケーションで扱うものとする。
【0035】
メニューバー302は、機能を起動するためのWindows(登録商標)標準のメニュー操作領域である。ツールバー303は、メニューバー302の特徴的な機能をボタンで「ツールボタン」として表示したものである。
【0036】
レポジトリ表示領域304は、本文書管理システムで利用されるデータベース103内のキャビネット構成やフォルダ構成を表示するツリービューであり、文書表示領域305は、レポジトリ表示領域304で選択した領域の文書を、サムネイルモードやリストモードで表示する領域である。出力領域306は、プリンタアイコンや、他のアプリケーションを登録する領域であり、文書表示領域305に表示されている文書を出力領域306に表示されているアイコンにドロップすることで、プリンタで当該文書を印刷したり、該当するアプリケーションでその文書をオープンすることが可能になる。
【0037】
ステータスバー307はWindows(登録商標)標準のものである。キャビネットとは、文書管理の独立した単位で、ユーザが作成したフォルダをひとまとめにする保管単位であり、キャビネット毎にデータベース103を管理しています。
【0038】
ライアント端末101からの入力に基づいて、レポジトリ表示領域304や文書表示領域305に文書やイメージの各種ファイルを追加したり、削除したり(即ち、編集)することで文書管理システムで利用されるデータベース103の編集が可能である。この際には、フォルダ内の各種ファイルの追加・変更(即ち、編集)も可能であり、また、キャビネットやフォルダの追加(作成)や削除(即ち、編集)もできる。
【0039】
図4は、メインウインドウ301の概略構成を示す図である。これは、図2の表示部210に表示されるサムネイル画像表示画面の一例を示す図である。
【0040】
図4は、キャビネットI−Fol1内に3つの文書A、B、Cが格納されている例をサムネイル形式で示す。
【0041】
文書Aは、アプリケーション文書である。アプリケーションデータから入手した1頁目のサムネイル画像の右下に、該アプリケーションアイコンが表示されており、この例では、「Z」というアイコンが表示されている。文書Bと文書Cは、イメージ文書である。サムネイル画像の下の矢印は、頁めくりをあらわしており、サムネイル上で矢印を変更すると、該当するページのサムネイル画像が表示できる。
【0042】
図4のレポジトリ領域401には、キャビネットとフォルダのツリービューが表示されている。ボタン402は、キャビネットを示すボタンであり、ボタン403はフォルダを示すボタンである。文書を格納する領域の最大の単位がキャビネットであり、その中に一定数のフォルダを作成することができる。ボタン404は、ツールバー303の一部であり、文書表示領域305に表示するフォルダや文書オブジェクトをサムネイル形式で表示するか、リスト(一覧)形式で表示するかを示すボタンである。
【0043】
図5は、フォルダの表示順を設定するユーザインターフェースの図である。文書管理システムのフォルダ単位に、どのような並び順で文書を表示するかを設定可能である。
【0044】
501「フォルダ名」のテキストフィールドには、対象となるフォルダの名称が表示され、502「表示順」は、「文書の作成日時順/文書の更新日時順/フォルダへの投入日時順」のいづれかの値を選択する。503「詳細設定」は、502表示順で「フォルダへの投入日時順」を選択した場合のオプションを設定する「詳細設定」ボタンである。
【0045】
文書の作成日時順に設定した場合、文書の並び順は、後述する文書テーブルの「作成日時」の日時を基準にソートし、文書更新日時順に設定した場合は、文書テーブルの「更新日時」の値の順番にソートする。「フォルダへの投入日時順」に設定した場合は、各フォルダに投入された日時を基準に、ソートを行う。具体的には、図8の文書テーブルの「フォルダへの投入日時」の値を基準にする。
【0046】
例えば、単純な文書保管庫として文書管理システムを利用する場合、ファイルの作成日、更新日情報を基準にソートを行えばよい。しかしながら、複数の利用者で、ワークフローなどの業務をフォルダ移動を使って実現する場合、文書の作成日時順、更新日時順に並んでしまうと、各担当者のフォルダ内の文書の並びが、新着文書が既存文書の並びにまぎれてしまう場合があるが、「フォルダへの投入日時順」に設定する場合、フォルダに文書が移動された順に並ぶので、新着文書の判断がし易くなる。
【0047】
図6は、図5の503「詳細設定」ボタンをクリックすると表示される画面である。601「経過時間と変更色」の表には、フォルダへの投入日時から、どれくらい経過したら、何色に変更するのかを設定する。603「単位」の列には、分、時間、日のいづれかを設定可能である。604「背景色」の列はクリックすると、色を選択する「カラーパレット」が表示され、任意の色を設定可能である。
【0048】
「縁の色変更タイミング」では、「未アクセスの場合、警告する/未返信の場合、警告する」のいづれかを設定可能である。
【0049】
尚、本実施の形態では、フォルダ表示順の設定をサーバ端末102で行うように構成したが、クライアント端末101で設定し、設定情報をクライアント端末101からサーバ端末102へデータ送信する構成にしても良い。また、フォルダ表示順の設定は、文書管理ソフトウエアを利用するユーザ間で共通の設定にしても良いし、接続するユーザ毎に、設定を変更できる構成にしても良い。
【0050】
図7に、文書管理システムにおけるフォルダ情報を保存する「フォルダテーブル」の一例を示す。なお図7のフォルダテーブルはサーバ端末102に保存されている。
【0051】
フォルダテーブルは、フォルダIDとフォルダ名、表示名、表示順、変更タイミング、経過時間と変更色から構成されている。フォルダIDはキャビネット内のフォルダを一意に識別するためのIDであり、フォルダ名は、そのフォルダ名である。表示順は、そのフォルダの文書リストの並び順であり、502で設定した値が保存する。変更タイミング、経過時間と変更色は、表示順が「フォルダへの投入日時順」の場合のみ保存する。値は、図6の画面で決定される。変更タイミングは、602で設定する値が「未アクセスの場合、警告する」の場合、「未アクセス」と保存し、「未返信の場合、警告する」の場合、「未返信」と保存する。
【0052】
「経過時間と変更色」は、601で設定する値を保存する。例えば、フォーマットは、経過時間−単位−背景色の情報を、経過時間は数値、単位は英字、背景色は、HTMLで定義されている色見本の16進数で、「90min−#ffc0cb」 のようにテキストデータとして保存する。
【0053】
また、各フォルダにはアクセス権が設定されており、フォルダにアクセスするユーザ(ユーザID)が設定されている。
【0054】
アクセス権を各フォルダに設定する場合は、担当者ごとにアクセス可能なフォルダが決まっており、担当者はいつも同じフォルダにアクセスする運用がなされる。なお管理者となるユーザは全てのフォルダにアクセスできるように設定されている。このような設定の場合、あるフォルダに格納された文書が誤って格納された際には、担当者は管理者へ通知し、正しい担当者のフォルダに文書を移動する。
【0055】
このような場合に、サムネイル画像の表示順がフォルダの投入日時順になっていると、本来前にフォルダに投入され処理(例えば、FAXでの返信等)されるべき文書が、後回しになってしまうため、所定の経過時間を超えた場合に、強調表示することは作業の遅延を減らすことができる。
【0056】
なお、各フォルダへのアクセス権は任意として、各ユーザ(担当者)が各フォルダにアクセスできるように設定することも可能である。この場合、各ユーザが自分のフォルダに誤って格納された文書を他のユーザのフォルダに移動させることも可能である。
【0057】
図8に、文書管理システムにおける文書情報を保存する「文書テーブル」の一例を示す。なお、図8文書テーブルはサーバ端末102に保存されている。
【0058】
文書テーブルは、文書IDと文書名、作成日時、更新日時、アクセス日時、格納先フォルダID、フォルダへの投入日時、文書サムネイル、処理終了から構成されている。文書IDは、キャビネット内の文書を一意に識別するためのIDであり、文書名は、その文書の名称である。作成日時は、その文書が文書管理システムに登録された日時を示し、更新日時は、文書管理システムの利用者が、その文書を最後に更新した更新日時、アクセス日時はその文書に最後にアクセスした日時を示す。
【0059】
なお本実施形態では、作成日時を文書管理システムに登録された日時としたが、FAX受信した日時とすることも可能である。つまり、作成日時は、文書データが処理された日時であり、基準となる日時であればよい。従って、実際に文書データが作成された日時や文書管理システムに登録された日時に限ることはない。
【0060】
格納先フォルダIDは、その文書、どのフォルダの直下に保存されているかを示すIDである。値は、フォルダテーブルの「フォルダID」列のいづれかの値が記載される。「フォルダへの投入日時」は、そのフォルダに保存された日時を示す。利用者が、文書を文書アプリケーション内で異なるフォルダに移動すると、文書の「アクセス日」と「フォルダへの投入日時」が更新され、「格納先フォルダID」が、移動した後のフォルダを示す「フォルダID」に変更される。「文書サムネイル」は、その文書のサムネイルデータ(サムネイル画像)が保存されている。「処理終了」は、文書の一連のワークフローが終了したら、自動的に付与される処理終了フラグである。
【0061】
ワークフローは、文書を承認するルート(承認者)が定義ファイルに記憶(設定)されており、このルートで承認された(各承認者によって承認された)文書についてワークフローが終了と判定されるものとする。なお、ワークフローは、フォルダにアクセスしているユーザが、ワークフローの実行する文書を指定すると共に、承認者を設定して、ワークフローを実行することでワークフローがスタートする。
【0062】
尚、これらの各種テーブルの構成及びその内容は限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【0063】
以下、図9フローチャート、図7フォルダテーブルを参照して、本実施形態のサーバ端末102でのサムネイル表示順の設定処理について説明する。
【0064】
管理者は、サーバ端末102で、文書管理システム(ソフトウエア)を起動し、サムネイル表示順を設定したいフォルダを選択し(S1201)、「フォルダの表示順設定」メニュー(不図示)などを選択すると、図5のフォルダ表示順の設定画面が表示される。501には、管理者が選択したS1201で選択したフォルダ名が自動的に表示される。そのフォルダのサムネイル画像の並び順を「文書の作成日時順」、「文書の更新日時順」、または「フォルダへの投入日時順」のいづれかに設定する(S1202)。「フォルダへの投入日時順」に設定する場合は、503詳細設定ボタンをクリックし、「縁の色設定」を行う。
【0065】
601で経過時間と単位と変更色と、602で縁の色変更タイミングに設定したい値をセットする。「未アクセス」状態とは、文書が文書管理システムに登録(投入)されて、一度もユーザからのアクセスが無い状態のことで、具体的には、文書テーブルの「作成日時」と「アクセス日時」が同じ日時になっている状態である。
【0066】
また、「未返信」状態とは、文書が文書管理システムに登録(投入)されて、一連のワークフローが終了していない文書のことで、具体的には、文書テーブルの文書テーブルの「処理終了」レコードが、「0」のレコードのことである。
設定した値は、図7フォルダテーブルに保存される。
【0067】
以下、図10フローチャート、図8文書テーブルを参照して、本実施形態の文書管理システムにおけるサーバ端末102での文書の登録処理について説明する。
【0068】
文書管理システムに登録する文書は、サーバ端末102で、FAX105で外部(他)のFAXから受信し、電子化された文書を受信する(S1101)。
【0069】
文書は、文書管理システムのフォルダへ格納された後に利用者(担当者)へ公開されるが、ステップS1102で文書の格納先フォルダが決定する。この時のフォルダは、すでに文書管理システムに作成されている、まず初めに文書が格納されるフォルダである。このフォルダに管理者がアクセスし、担当者のフォルダに文書を移動させる。
【0070】
ステップS1103で図8の文書テーブルに新規レコードが作成される。文書IDは、新規に振られ、文書名は、任意の文書名が付与される。作成日時、更新日時、アクセス日時、フォルダへの投入日時は、文書を受信した日時が記録される。格納先フォルダIDは、S1102で決定した文書格納先となるフォルダのフォルダIDが保存される。文書サムネイルには、文書のサムネイル画像を作成し、保存する。処理終了は、0が初期値として記載される。
【0071】
なお、フォルダIDは担当者のフォルダへ文書が移動されるとその移動されたフォルダのフォルダIDが記憶される。文書が移動された際の処理については図11について詳述する。
【0072】
次に、図12を参照して、本実施形態の文書管理システムおけるフォルダ内の文書表示処理について説明する。
【0073】
まず、文書管理システムにおいて、ユーザ(利用者、担当者)がクライアント端末101にインストールされている文書管理ソフトウエアを実行すると、サーバ端末102にアクセスし、フォルダテーブル(図7)を参照して、フォルダ階層表示(レポジトリ表示領域304)を表示させた文書管理ソフトウエアの画面を表示部210に表示させる。この時、フォルダIDをサーバ端末102から取得し、クライアント端末101のRAM203に記憶する。
【0074】
クライアント端末は、文書管理ソフトウエアの画面を表示部210に表示後、利用者から、301メインウィンドウの304レポジトリ領域において、文書を表示したフォルダの選択を受け付ける(S1401)。選択されたフォルダのフォルダIDを取得し(S1402)、サーバ端末102へ送信する(S1403)。サーバ端末102では、フォルダIDを受信し(S1404)、フォルダテーブル(図7)を参照し、フォルダIDと一致するレコードから、フォルダの表示順(表示する順を決定するための表示順情報)、変更タイミング経過時間と変更色を含むフォルダ設定情報を取得する(S1405)。
【0075】
また、文書テーブル(図8)より、そのフォルダ配下へ保存されている文書(フォルダIDが一致する文書)のすべてのレコードを取得し、その値を文書一覧情報とする(S1406)。S1405、S1406で取得した情報(表示する順を決定するための表示順情報を含むフォルダ設定情報と文書一覧情報)をサーバ端末102からクライアント端末101へ送信する(S1407)。
【0076】
クライアント端末101は、フォルダ設定情報と文書一覧情報を受信する(S1408)。受信したフォルダ設定情報と文書一覧情報はクライアント端末101のRAM203に記憶する。
【0077】
受信したフォルダ設定情報の「表示順」の値を参照し(表示順情報取得)(S1409)、文書の作成日順の場合は、文書の一覧情報を文書テーブルの文書の作成日時の昇順にソートする(S1410)。文書更新日時順の場合は、文書の一覧情報を文書テーブルの文書更新日時の昇順にソートする(S1411)。文書の投入日時順(格納日時情報)の場合は、文書テーブルのフォルダへの投入日時順、つまり投入日時が古い順にソートし(S1412)、文書の縁取り作成を行う(S1413)。なお、S1413の説明は図13で詳述する。
【0078】
作成した文書の縁どりと、文書テーブルから取得する文書のサムネイル画像を重ね合わせ縁どり付きのサムネイル画像を作成する(S1414)。そのフォルダの文書のサムネイル画像を図14のように、文書表示領域305に表示する(S1415)。
【0079】
なお、図14でリスト表示ボタン306が押下された場合には、文書のサムネイル画像を表示する形式でなく、文書情報の一覧を表示する。この場合も、ソート順がフォルダへの投入日時順である場合において、文書のサムネイル画像と同様に、文書の作成日時から所定時間(S1202で設定された時間)を経過した文書を、所定時間経過していない文書より強調して表示(識別表示)することも可能である。この場合、設定された色に従ってレコードの色を変更して一覧を表示する。
【0080】
なお、本実施形態では。フォルダへ投入日時順が表示順である場合にS1413で縁取り処理を行うようにしたが、作成日時順や更新日時順の表示順である場合にもS1413の縁取り処理を実行させるように構成することも可能である。
【0081】
以下、図13を参照して、S1413での本実施形態の文書管理システムにおけるサムネイル画像の縁取りの変更処理について説明する。
【0082】
図12のS1409にて、クライアント端末101で指定されたフォルダのフォルダ表示順が、「文書の投入日時順でソート」する設定になっている場合、そのフォルダのフォルダ設定情報の変更タイミング、経過時間と背景色を取得する(色情報取得)(S1501)。クライアント端末101は、変更タイミングの設定値が未アクセスか未返信かを判定する(S1502)。「未アクセス」の場合は、S1503へ進み、RAM203に記憶された文書一覧情報より、未アクセス文書をピックアップする(S1503)。
【0083】
なお、「未アクセス」状態とは、文書が文書管理システムに登録(投入)されて、一度もユーザからのアクセスが無い状態のことで、具体的には、文書テーブルの「作成日時」と「アクセス日時」が同じ日時になっている文書なので、図15の文書一覧情報の文書ID「00004」の文書を指す。
【0084】
次に、未アクセス文書と判定された文書の経過時間を取得する(S1505)。現在時刻と文書の作成日時の時間差を取得し、時間差に従って、フォルダ設定情報の経過時間(所定経過時間)を経過しているかを判定し、所定時間経過している場合に、フォルダ設定情報の変更色を用いて縁取り用の画像を作成する(S1506)。
【0085】
より具体的には、図15の場合、現在時刻が「2009/11/25 8:00」だった場合、「2009/11/25 8:00」−「2009/11/25 0:00」で「8時間」経過しているため、2レコード目の色を縁色に設定した画像を作成する。
【0086】
S1502において、変更タイミングが「未返信」となっている場合、S1504へ進み、RAM203に記憶されている文書一覧情報より、未返信文書をピックアップする。
【0087】
「未返信」状態とは、文書が文書管理システムに登録(投入)されて、一連のワークフローが終了(完了)していない文書(未処理文書)のことで、具体的には、文書テーブルの文書テーブルの「処理終了」レコードが、「0」のレコードのことである。従って、図15文書一覧情報の文書ID「00001」及び「00004」の文書を指す。S1405で文書の経過時間を取得します。図15の文書ID「00001」の場合、現在時刻が「2009/11/25 8:00」だった場合、「2009/11/25 8:00」−「2009/11/20 0:00」で「4日と8時間」経過しているため、1レコード目の色を赤色に設定した画像を作成する(S1506)。
【0088】
つまり、ワークフローが終了しているか否かを判定し、ワークフローが終了していない未処理文書で所定時間を経過している(作成日時から経過時間を超えている)文書を強調表示するべく、色設定した画像を作成する。経過時間を超えていない文書は強調表示されない。
ワークフロー処理については後述するが、後述するワークフロー処理においては、ワークフローが終了しているか否かは、後述するステップ図17の文書テーブルを参照することで判断可能である。処理状態が0または2の場合にワークフローが終了していないと判定し、処理状態が1の場合にワークフローが終了していると判定する。
【0089】
色設定した画像の作成は、例えば、文書のサムネイル画像より上下左右2mm程(ピクセル数で制御してもよい)度大きな矩形を作成し、背景色として、縁色を設定した画像を作成する。
【0090】
以下、図11を参照して、本実施形態の文書管理システムにおける文書の移動処理について説明する。
【0091】
なお、図11の処理は、図13の処理で文書のサムネイル画像や文書一覧(リスト)表示した後、ユーザ(担当者や管理者)の操作に従って実行されるものである。
【0092】
文書管理ソフトウエアで管理している文書(以下、移動文書と説明する)を、文書管理ソフトウエア内の別のフォルダへ文書移動する場合、クライアント端末101では、Windows(登録商標)上の文書の移動と同じように、文書表示領域305において移動文書を選択し、その文書をレポジトリ表示領域304の移動先フォルダ(例えば、303ボタン)までドラッグ&ドロップ操作によって、移動指示をする。
【0093】
移動指示を検知した場合に、S1301でクライアント端末101で選択された移動文書の「文書ID」を取得し、S1302で移動文書の移動先となる移動先の「フォルダID」を取得する。文書IDとフォルダIDを、S1303にて、クライアント端末101からサーバ端末102へ送信する。サーバ端末102では、文書IDとフォルダIDを受信する(S1304)。
【0094】
「文書ID」が一致する文書テーブル(図8)のレコードを参照し、更新日時、アクセス日時、フォルダへの投入日時を、現時点の日時情報に更新する。格納先フォルダIDは、S1304で受信した「フォルダID」に更新する(S1305)。その後、クライアント端末101上の文書表示領域305では、移動元のフォルダには、移動文書のサムネイル画像は表示されなくなり、移動先のフォルダに、表示されるようになる。
【0095】
次に、上述したワークフロー処理についての詳細な説明を行う。なお後述するワークフロー処理は、担当者が文書を用いてFAX返信する前に行う承認フローを例にして説明する。この例では、FAX返信を行う際、承認者による承認が行われていない場合は、担当者がFAX返信を行うことが出来ないようにする仕組みを設け、承認者による承認処理の後、担当者がFAX返信をできるようにする。FAX返信の終了をもってワークフロー終了となりサムネイル画像の強調表示も同時に終了する仕組みである。
【0096】
なお、担当者と承認者の連絡手段には電子メールを用いるため、ネットワーク内に不図示の一般的な電子メールサーバが存在するものとし、担当者と承認者の端末には一般的な電子メール送受信ソフトウェアが動作しているものとする。
【0097】
図16は、文書管理システムにおけるサーバ端末102でフォルダ情報を保存する「フォルダテーブル」の一例であり、図7に対応するテーブルである。なお、後述する承認フローの例では、「ユーザID」を有している。
【0098】
図16の項目「ユーザID」は、対応するフォルダの担当者のユーザIDであり、該文書管理システムにおいてユーザを識別するためのID情報である。この項目は図5の「フォルダ表示順の設定」で「フォルダテーブル」が更新される際に、更新を行ったユーザのユーザIDが自動的に設定されるか、システム管理者が予め設定するか、いずれかの方法で設定されるものとする。
【0099】
図17は、文書管理システムにおけるサーバ端末102で文書情報を保存する「文書テーブル」の一例であり、図8に対応するテーブルである。なお、後述する承認フローの例では、「処理終了」が「処理状態」とし、承認フローを管理している。
【0100】
図17の項目「処理状態」は、図8での「処理終了」が、ワークフローが終了していないことを0で、終了していることを1で表す2値選択型の項目であったのに対し、ワークフローで未承認のものを0で、承認済みのものを2で、ワークフローが終了していることを1で表す3値選択型の項目になっている。項目「処理状態」の初期状態は0の未承認である。
【0101】
図18は、文書管理システムにおけるユーザ情報を保存する「ユーザテーブル」の一例である。
【0102】
図18の項目「ユーザID」は文書管理システムを利用するすべての担当者および承認者を識別するためのユニークなID情報である。項目「メールアドレス」は当該ユーザの電子メールアドレスである。項目「上司(承認者)のユーザID」は、当該ユーザに対して承認権限を持ったユーザ(承認者)のユーザIDである。ここで示した各項目は一例であり、本実施形態に関係するもののみを提示している。これらの項目以外にも文書管理システムにおけるユーザ管理に必要な項目が存在している。本テーブルはシステム管理者によって事前に設定しておくものとする。
【0103】
図19は、文書管理システムにおける承認処理の情報を保存する「承認処理テーブル」の一例である。
【0104】
図19の項目「処理ID(ワークフローID)」は承認の申請があるたびに作成されるレコードを区別するためのユニークな識別番号である。項目「承認対象文書の文書ID」は当該承認申請における承認の対象となる文書の文書IDであり、図17の文書テーブルにおける「文書ID」で表される。項目「申請者のユーザID」は承認の申請を行った担当者(例えば、文書システムへのログインユーザ)のユーザIDであり、図18のユーザテーブルにおける「ユーザID」で表される。項目「承認者のユーザID」は承認の申請を受けた承認者のユーザIDであり、図18のユーザテーブルにおける「ユーザID」で表される。項目「結果」は承認処理の結果を表す情報であり、未処理を0、承認を1、否認を2で表す3値選択型の項目である。このテーブルのレコードは担当者が承認申請を行ったときに追加されるため最初はレコード無しであるが、申請が行われるたびに追加されていくものである。
【0105】
次にワークフローにおける承認フローの例について図を用いて説明する。
FAXによる受注を受け付けるFAX受注業務において、作業の担当者は、図14で自分の担当のフォルダ内の文書から処理する文書を選んで、作業のために文書を開く。その際、開かれた文書の内容を表示するビューワ画面の一例が図24である。より具体的には、S1415で、サムネイル画像による文書一覧を表示し、ユーザがサムネイル画像をダブルクリックにより文書を開く(実行)すると、クライアント端末101はサーバ端末102に文書取得要求(文書ID送信)を行い、サーバ端末102から指定した文書を受信して、クライアント端末101の表示部に図24のように文書が表示される。
【0106】
図24では文書の内容が表示されており、この画面を見ながら担当者は業務を行う。画面上にはボタン2401および2402が配置されており、ボタン2401の押下により、図20のフローチャートの処理が実行され、ボタン2402の押下により、図21のフローチャートの処理が実行される。
【0107】
図20はFAX返信処理のフローチャートであり、担当者が自分のクライアント端末101で図24のボタン2401をクリックしたときに、クライアント端末101のFAXドライバを用いて、表示されている文書をFAX送信される際の処理である。なお、ワークフロー処理の場合には、ステップS1408で用いる図8の文書テーブルを図17の文書テーブルに置き換えて説明する。
【0108】
ステップ2001からスタートし、ステップ2002において、クライアント端末101が、表示している文書の文書ID(FAX返信指示がなされた文書ID)に従って、図17の文書テーブルから得られた文書一覧情報を参照し、当該文書の文書IDを持つレコードを検索する。
【0109】
ステップ2003において、クライアント端末101が、文書一覧情報で検索されたレコードにおける項目「処理状態」の内容によって分岐の判断をする。承認者が承認していない場合は、この値が未承認を意味する0となっているので、その場合はステップ2004に進む。
【0110】
ステップ2004において、クライアント端末101が、値が0であるため返信処理は実行せずにステップ2008へと進む。この際、担当者に未承認であることを通知するためのメッセージなどをクライアント端末101の表示部の画面に表示するように構成する。なお、承認されていた場合のステップ2005以降に関しては、説明の順序の都合上、この後の承認の申請と承認者の承認処理の説明の後に行うものとする。
【0111】
承認者による承認が未承認の場合、担当者はFAX返信が出来ないため、返信のための承認をもらうために承認申請を行う必要がある。これは図24のボタン2402をクリックすることで実施できる。
【0112】
図21は承認申請処理のフローチャートであり、担当者が自分のクライアント端末1010で図24のボタン2402をクリックしたときにサーバ端末102に文書IDを含む承認申請要求が送信され、サーバ端末102で実行される処理である。
【0113】
ステップ2101で処理が開始され、ステップ2102において、サーバ端末102が、受信した文書IDに従って、図17の文書テーブルを参照し、当該文書の文書IDを持つレコードを検索する。次に文書テーブルで検索されたレコードにおける項目「格納先フォルダID」をキーにして図16のフォルダテーブルを検索し、フォルダテーブルで検索されたレコードにおける項目「ユーザID」から担当者のユーザIDを取得する。
【0114】
ステップ2103において、サーバ端末102が、図18のユーザテーブルを参照し、担当者のユーザIDを持つレコードを検索する。検索されたユーザテーブルのレコードにおける項目「上司(承認者)のユーザID」から承認者のユーザIDを取得する。次に承認者のユーザIDをキーにして再度図18のユーザテーブルを検索し、ユーザテーブルで検索されたレコード(承認者のユーザIDが一致したレコード)における項目「メールアドレス」から承認者のメールアドレスを取得する。つまり、承認者のユーザIDとメールアドレスが取得する。
【0115】
ステップ2104において、サーバ端末102が、図19の承認処理テーブルに、今回の承認処理のための新たなレコードの追加を行う。追加時の各項目について「処理ID」にはユニークな値を任意に設定する。「承認対象文書の文書ID」には現在表示している文書の文書IDをセットする。「申請者のユーザID」にはステップ2102で取得した承認申請ユーザのユーザIDをセットする。「承認者のユーザID」にはステップ2103で取得した承認者のユーザIDをセットする。「結果」には初期値として未承認を意味する0をセットする。
【0116】
ステップ2105において、サーバ端末102が、承認者に送るための電子メールの文面を作成する。文面には承認を依頼する旨のテキストメッセージがあり、この文面は予め用意されたものが自動的に書かれるものとする。また、文面にはリンクが貼ってある。このリンクは承認者のクライアント端末にある承認用のアプリケーションを起動するコマンドになっており、パラメータとして承認対象文書の文書IDと、ステップ2104でセットした処理IDを持つ。コマンドは予め用意されたものだが、パラメータはステップ2104でセットした文書IDと同じものをセットする。
【0117】
ステップ2106において、サーバ端末102が、ステップ2105で作成した電子メールを送信する。送信の宛先は承認者であり、その電子メールアドレスはステップ2103で取得したものである。なお、電子メールの送信には一般的なSMTPプロトコルに基づくものであり、一般的な電子メールサーバで受信、配信されるものとする。その後、ステップ2107にて処理を終了する。
【0118】
承認者は、承認者のクライアント端末で、ステップS2106で送信された、承認申請の電子メールを受信する。承認者のクライアント端末は、電子メールのリンクの指示を検知し、承認用のアプリケーションが起動する。この処理について、図22のフローチャートを用いて説明する。
【0119】
図22は、承認開始処理のフローチャートであり、承認者のクライアント端末で実行される処理である。
【0120】
図22のステップ2201において、処理がスタートする。まずステップ2202において、承認者のクライアント端末が、承認者の指示に従って、電子メールのリンクの指示を検知する。
【0121】
ステップ2203において、承認者のクライアント端末が、指示のあったリンクのコマンドにより、承認用のアプリケーションを起動する。このアプリケーションは、承認者専用の文書管理システムのクライアントアプリケーションであってもいいし、文書管理システムのクライアントアプリケーションに追加されたアドオンプログラムであってもよい。
【0122】
ステップ2204において、承認者のクライアント端末が、承認用のアプリケーションを用いて、パラメータで示された文書IDに基づいて、サーバ端末102に文書取得要求を行い、承認対象となる文書をサーバ端末102から受け取り、図25で示されるような画面で表示する。もうひとつのパラメータである処理IDは承認者のクライアント端末のRAM上で保持する。この後、ステップ2205にて処理を終了する。続いて、図23の処理に移る。
【0123】
図25は、承認用のアプリケーションで承認対象の文書を表示する画面の一例である。文書の内容が表示されているため、これを見て承認者は承認、否認の判断を行う。画面上にはボタン2501および2502が配置されており、ボタン2501は「承認」を示すもの、ボタン2502は「否認」を示すものであり、どちらもクリック時に図23のフローチャートの処理が実行される。
【0124】
図23は、図25のボタン2501または2502のクリックを検知したときに実行されるフローチャートである。2501が押下されると、承認者のクライアント端末からサーバ端末102へ処理IDを含む承認要求が送信され、2502が押下されると処理IDを含む否認要求が送信される。承認者が承認か否認かの判断をしたときに、いずれかのボタンをクリックするものとする。
【0125】
ステップ2301において処理が開始される。ステップ2302において、サーバ端末102が承認者のクライアント端末から、承認要求又は否認要求を受信し、承認者が承認か否認のどちらのボタンをクリックしたかを判断する。サーバ端末102が承認要求を受信した場合はステップ2305に進み、否認要求を受信した場合はステップ2303に進む。
【0126】
否認要求を受信した場合のステップ2303において、サーバ端末102が、受信した処理IDをキーにして図19の承認処理テーブルを検索する。検索されたレコードの項目「結果」に否認を示す値2をセットする。
【0127】
ステップ2304において、サーバ端末102は、否認した旨を申請した担当者に知らせるメールの文面を作成する。文面は予め用意してもよいし、承認者のクライアント端末側の入力画面から承認者から内容を入力させる方式にしてもよい。宛先のメールアドレスはステップ2303で検索したレコードの項目「申請者のユーザID」をキーにしてユーザテーブルから取得できる。メール作成した後、ステップ2308に進むが、先に、承認した場合のステップ2305以降を説明する。
【0128】
承認した場合のステップ2305において、サーバ端末102は、受信した処理IDをキーにして図19の承認処理テーブルを検索する。検索されたレコードの項目「結果」に承認を示す値1をセットする。
【0129】
ステップ2306において、サーバ端末102が、ステップ2305で検索されたレコードの項目「承認対象文書の文書ID」で示される文書IDをキーにして、図17の文書テーブルを検索し、検索されたレコードの項目「処理状態」に承認済みを示す値2をセットする。
【0130】
ステップ2307において、サーバ端末102が、承認された旨を示すメールの文面を作成する。文面は予め用意してもよいし、承認者のクライアント端末側の入力画面から承認者から内容を入力させる方式にしてもよい。宛先のメールアドレスはステップ2305で検索したレコードの項目「申請者のユーザID」をキーにしてユーザテーブルから取得できる。
【0131】
ステップ2308において、サーバ端末102が、申請した担当者に対し、承認または否認の旨を示す電子メールを送信する。なお、電子メールの送信には一般的なSMTPプロトコルに基づくものであり、一般的な電子メールサーバで受信、配信されるものとする。その後、ステップ2309にて処理を終了する。
【0132】
サーバ端末102から送信された電子メールをクライアント端末101で受信すると、否認の場合は担当者によって修正を行い、クライアント端末は承認申請処理を実行する。また、承認の場合は、クライアント端末が図24のボタン2401のクリック(指示)を検知してしてFAX返信処理を実行する。
【0133】
図20のフローチャートについて、未承認時の流れは前述しているので、ここでは承認済みの場合の流れを説明する。
【0134】
前述したように、ステップ2001からスタートし、ステップ2002において、クライアント端末101は、図17の文書テーブルから得られた文書一覧情報を参照し、文書IDの一致するレコードを検索する。
【0135】
ステップ2003において、クライアント端末101は、検索されたレコードにおける項目「処理状態」の内容によって分岐の判断をする。承認者が承認済み場合は、この値が承認済みを意味する2となっているので、その場合はステップ2005に進む。未承認であった場合はステップ2004に進むがこれは前述しているので説明を省略する。なお、値が終了を意味する1であった場合はステップ2005に進み承認済みの場合と同様な処理を行う。これはワークフロー終了後でも、何らかの理由により再度FAX返信をしたい場合に対応するためである。
【0136】
なお、本実施形態では、FAX返信処理を子なった場合に処理状態を「終了」に変更し、ワークフローを完了したか否かを判定するように構成したが、後述するステップS2305で「承認済み」に変更し、この承認済みである場合にワークフローを完了とするように構成することも可能である。
【0137】
このように、本実施形態では、ワークフローが完了したか否かを判定し、ワークフローが完了している場合には、サムネイル画像の表示を強調表示せず、ワークフローが完了していない場合で、フォルダのソート順が投入日時順である場合には、ステップS1412〜ステップS1414の処理をして、ステップS1415でサムネイル画像を強調表示(識別表示)する。
【0138】
ステップ2005において、FAX返信処理を実行する。FAX返信処理の手段は、文書管理システムのクライアントアプリケーションからFAXドライバソフトへの描画を行い、入力されたFAX番号先に送信する方法であってもよいし、サーバ端末102がサーバ端末102にインストールされているFAXドライバソフトを用いて、FAX送信する方法でもよい。
【0139】
ステップ2006において、クライアント端末101が、FAX送信した文書の文書IDをキーにして図17の文書テーブルから得られた文書一覧情報を検索し、検索されたレコードの項目「処理状態」を、終了を示す1に変更する。これによりワークフローの終了が確定する。
【0140】
ステップ2007において、クライアント端末101が、ステップS2005でFAX返信処理がなされると、図14のサムネイル画像を表示した画面に移り、当該文書のサムネイル画像を再描画する。強調表示されていた場合は解除するために、FAX送信処理した文書IDに対応するサムネイル画像で表示している縁取り用の画像を削除する。より具体的には、クライアント端末101で、FAX送信処理した文書(ワークフロー処理が完了した文書)の文書IDの処理状態を判定し(ワークフロー完了しているか否かの判定)ワークフローが完了している場合には、縁取り用の画像を削除し、強調表示のないサムネイル画像を表示する。この場合、強調表示のないサムネイル画像をサーバ端末102から取得して表示してもよいし、予め強調表示のないサムネイル画像がRAM202に記憶されている場合には、強調表示されたサムネイル画像からRAM202に記憶されている強調表示のないサムネイル画像へ切り換えて表示するように構成してもよい。
【0141】
以上のように、本実施形態によれば、格納日時によってソートされた文書で、文書日時から所定時間経過している文書を識別表示することで、処理する文書の漏れを防ぐことができる。
【0142】
また、所定時間アクセスしていない文書、或いはワークフローが終了していない文書で所定時間経過した文書がある場合に、そのサムネイル画像を強調表示することで、処理する文書の漏れを防ぐことができる。
【0143】
以上、実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【0144】
また、本発明におけるプログラムは、図9〜図13、図20〜図23に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図6〜図9の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図9〜図13、図20〜図23の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
【0145】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU)が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【0146】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【0147】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、CD−ROM、CD−R、DVD−ROM、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ROM、EEPROM、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。
【0148】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているOS(オペレーティングシステム)等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【0149】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるCPU等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【0150】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、1つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【0151】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【0152】
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【0153】
101 クライアント端末
102 サーバ端末
103 データベース
104 LAN
105 FAX
201 CPU
202 ROM
203 RAM
【技術分野】
【0001】
文書データを管理し、その文書データに対応する文書情報を表示する情報処理装置とその処理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
画像や文書のページなどを表示する際には、視認性を高めるために縮小させた代表画像としてサムネイル(サムネイル画像ともいう)が使われる。PC(パーソナルコンピュータ)内のフォルダや文書管理ソフトウェアで管理している文書についてファイル名などで内容が判断しづらい場合でも、サムネイルを見れば画像や文書の全体イメージを容易に掴むことができる。
【0003】
そこで、OS(オペレーティングシステム)や多くの文書管理ソフトウェアにもサムネイル作成機能があり、ファイルの表示形式として、文書の書誌情報を表示したリスト表示とサムネイル表示を表示することが行われている。
【0004】
サムネイルの表示方法としては、ソフトウェアの表示領域の中で自由に配置するできるものや、表示領域の中を格子状に区画整理された領域に従って並べ、表示しているもの等がある。
【0005】
並べて表示する場合、並びの順序としては、表示領域の左上から始まって右端まで水平に並び、その次は2列目の左端から始まって2列目の右端まで並ぶといった順序でソートされて表示される。
【0006】
また、特許文献1では、サムネイルの表示一覧領域において、複数の管理情報をもとに、格子状に区切られた表示領域にサムネイルを分別して表示する技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0007】
【特許文献1】特開2004−246582号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0008】
しかしながら、特許文献1のような従来のサムネイル表示は、文書名でソートしてサムネイル表示したり、文書の分類ごとにサムネイル表示したり、文書管理システム内の各フォルダに文書が格納された順番に表示されることが行われるため、FAX受注業務での管理には適さない場合があった。
【0009】
このFAX受注業務とは、FAX受信したデータを画像化して、文書管理システムに登録し、この文書管理システム上で、受信したFAXデータを元に受注作業を行う業務である。
【0010】
FAX受注業務で上述のサムネイル表示が適さない理由としては、次のようなことがある。
【0011】
例えば、FAX受注業務を行うオペレータが複数いる場合、文書管理システムにはオペレータごとにフォルダが作成され、このフォルダに入ってきた文書をそれぞれのオペレータが順次処理します。このような場合、運用としてフォルダに入ってきた順に処理をするため、サムネイル表示は、フォルダに投入された日時が古い順にサムネイルが並び表示されるように設定して運用されている。
【0012】
このようなフォルダに投入された日時によって古い順にサムネイルを表示する仕組みでは、誤って他のフォルダに文書が投入されてしまった場合には、そのフォルダを利用しているオペレータが誤って投入されてしまった文書を処理する際に適切なフォルダに投入しなおす作業を行うため、フォルダに投入された日時でサムネイルをソートして表示する仕組みでは、新しい文書として判定されてサムネイルの表示順の最後に表示されてしまうことになってしまう。
【0013】
これにより、本来最後に処理するべき文書でない(早く処理するべき文書)にも関わらず、サムネイルの並びの最後に表示されてしまうためオペレータが気づかず、文書の処理が遅れてしまう問題が発生してしまっていた。
【0014】
また、FAXを受信した日時やFAXデータを画像化して画像データを生成した日時を用いて、サムネイルの表示を日時の古い順に並べて表示する方法も考えられるが、この方法では、例えば、文書をフォルダに振り分ける管理者がいた場合に、管理者がオペレータに処理してほしい順に投入した場合に、受信した日時でサムネイルの表示順が並び替えられてしまい、運用に適さない場合があった。
【0015】
特に、FAX受注業務においては、レスポンスタイム(○時間以内に注文者に一次回答をする、△日以内に納品する等)の目標を掲げていることが多いため、処理する順番で表示されていないと、処理漏れが発生し、目標の達成が困難になってしまうということもあった。
【0016】
そこで、本発明の目的は、格納日時によってソートされた文書で、文書日時から所定時間経過している文書を識別表示することで、処理する文書の漏れを防ぐことができる仕組みを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【0017】
本発明は、文書データが作成された文書日時情報と当該文書データが格納された格納日時情報を含む文書情報とを記憶する記憶手段から取得した文書情報を表示する情報処理装置であって、前記文書情報を表示する際に、当該文書情報を表示する順を決定するための表示順情報を取得する表示順情報取得手段と、前記表示順情報取得手段に従って、前記文書情報をソートするソート手段と、前記ソート手段でソートした文書情報を表示する表示手段とを備え、前記表示順情報は、前記格納日時情報による表示順であり、前記ソート手段は、前記格納日時情報に従って、格納日時情報が古い順に前記文書情報をソートし、前記表示手段は、前記文書情報の文書日時情報に基づき、所定時間経過している文書情報を、所定時間経過していない文書情報と識別可能に表示することを特徴とする。
【発明の効果】
【0018】
格納日時によってソートされた文書で、文書日時から所定時間経過している文書を識別表示することで、処理する文書の漏れを防ぐことができる。
【図面の簡単な説明】
【0019】
【図1】本発明の実施形態における文書管理システムの構成を示す図である。
【図2】本発明の実施形態における各種端末のハードウェア構成を示す図である。
【図3】本発明の実施形態の文書管理システムのユーザインタフェースの概略構成を示す図である。
【図4】本発明の文書管理システム1のメインウインドウ301のレポジトリ表示領域304及び文書表示領域305の一例を示す図である。
【図5】本発明の実施形態におけるフォルダの表示順の設定画面である。
【図6】本発明の実施形態におけるフォルダの表示順の詳細設定画面である。
【図7】本発明の実施形態におけるフォルダテーブルの一例である。
【図8】本発明の実施形態における文書テーブルの一例である。
【図9】本発明の実施形態における文書管理システムのサムネイル表示順の一例を示すフローチャートである。
【図10】本発明の実施形態における文書管理システムの文書の登録手順の一例を示すフローチャートである。
【図11】本発明の実施形態における文書管理システムの文書の移動手順の一例を示すフローチャートである。
【図12】本発明の実施形態における文書管理システムのフォルダ内の文書表示手順の一例を示すフローチャートである。
【図13】本発明の実施形態における文書管理システムのフォルダの表示におけるサムネイルの縁取りの色を変更する手順を示すフローチャートである。
【図14】本発明の実施形態における文書管理システムのフォルダの表示におけるサムネイルの縁取りの色を変更した後のユーザインタフェースの概略構成を示す図である。
【図15】本発明の実施形態における文書管理システムの表示しようとするフォルダ内の文書一覧情報を示すテーブル図である。
【図16】本発明の実施形態におけるワークフロー処理のフォルダテーブルの一例である。
【図17】本発明の実施形態におけるワークフロー処理の文書テーブルの一例である。
【図18】本発明の実施形態におけるワークフロー処理のユーザテーブルの一例である。
【図19】本発明の実施形態におけるワークフロー処理の承認処理テーブルの一例である。
【図20】本発明の実施形態における文書管理システムの文書をFAX返信する際の一例を示すフローチャートである。
【図21】本発明の実施形態における文書管理システムの文書の承認申請をする際の一例を示すフローチャートである。
【図22】本発明の実施形態における文書管理システムの文書の承認処理を開始する際の一例を示すフローチャートである。
【図23】本発明の実施形態における文書管理システムの文書の承認をする際の一例を示すフローチャートである。
【図24】本発明の実施形態における文書管理システムの文書の内容表示における作業担当者端末のユーザインタフェースの概略構成を示す図である。
【図25】本発明の実施形態における文書管理システムの文書の内容表示における承認者端末のユーザインタフェースの概略構成を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【0020】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【0021】
図1は本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成を示す図である。
【0022】
図1において、サーバ端末102とクライアント端末(情報処理装置)101とFAX105(FAX機能を有する複合機であってもよい)がLAN104のネットワークを介して通信可能に接続されている。サーバ端末102は、FAX105やスキャナ(不図示)やクライアント端末から取得した文書(画像)データ及び文書データをクライアント端末上でサムネイル表示させるサムネイル画像を登録したデータベース103(記憶部)と接続されている。尚、登録した文書データ(登録文書)やサムネイル画像は別サーバ内の記憶部に登録されていても良い。
【0023】
クライアント端末は、登録文書やサムネイル画像を表示させ、サーバ端末102はクライアント端末101からの要求に従って、クライアント端末101に登録文書やサムネイル画像の送信、クライアント端末101からの要求に従って、文書の移動やフォルダの表示などの各種処理を実行する。また、サーバ端末102やデータベース103には登録文書やサムネイル画像を管理するための管理情報を保持している。尚、クライアント端末102は複数あるように構成してもよい。FAX(ファクシミリ装置)104は電話回線を介して外部ネットワークのFAX(例えば取引先のFAX)と通信可能に接続され、受信したFAX画像をサーバ端末102へ送信することで、文書データが登録される。
【0024】
尚、本発明を実現するための機能部を各端末は備え、クライアント端末101には、サーバ端末102とデータのやり取りを行うデータ通信機能部(例えば、S1303、S1403、S1408を実行する)と、この通信機能部で取得した登録文書やサムネイル画像を表示する表示機能部(例えば、S1415を実行する)と、フォルダの表示順を設定するフォルダ表示順設定機能部(例えば、S1201〜S1203を実行する)とを備える。
【0025】
サーバ端末は、クライアント端末102やFAX104等から取得した文書データと文書データ(登録文書)のサムネイル画像を記憶部に登録(記憶)する登録機能部と、当該登録文書とサムネイル画像、登録文書やサムネイル画像に関連付けられたアノテーションを管理するための管理機能部(例えば、図7、図8の各種テーブル、S1305を実行する)と、クライアント端末とのデータのやり取りを行うサーバ側の通信機能部(例えば、図11〜13でのフローチャートで示される、クライアント端末と送受信するステップを実行する)を備える。これらの各機能部が動作することにより、本発明は実現される。
【0026】
図2は、図1におけるサーバ端末102のハードウェア構成の概略的に示すブロック図である。尚、クライアント端末101のハードウェア構成は基本的にサーバ端末102と同一であるため、以下、サーバ端末102のハードウェア構成についてのみ説明し、クライアント端末101についてはハードウェア構成の説明は省略する。
【0027】
CPU201は、システムバス204に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ROM202あるいは外部メモリ211には、CPU201の制御プログラムであるBIOS(Basic Input / Output System)やオペレーティングシステムプログラム(以下、OS)や、各サーバ端末或いは各クライアント端末で実行する機能を実現するために必要な各種プログラム等が記憶されている。RAM203は、CPU201の主メモリ、ワークエリア等として機能する。CPU201は、処理の実行に際して必要なプログラム等をRAM203にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【0028】
また、入力コントローラ(入力C)205は、キーボード209や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。ビデオコントローラ(VC)206は、CRTディスプレイ(CRT)210等の表示器への表示を制御する。表示器はCRTだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。
【0029】
メモリコントローラ(MC)207は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク(HD)やフロッピー(登録商標)ディスク或いはPCMCIAカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ(登録商標)メモリ等の外部メモリ211へのアクセスを制御する。通信I/Fコントローラ(通信I/FC)208は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、TCP/IPを用いたインターネット通信等が可能である。
【0030】
なお、CPU201は、例えばRAM203内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開(ラスタライズ)処理を実行することにより、CRT210上での表示を可能としている。また、CPU201は、CRT210上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【0031】
本発明を実現するための文書管理システム及び文書管理システムで利用されるデータは211に記録されており、必要に応じてRAM202にロードされることによりCPU201によって実行されるものである。尚、外部メモリ211はデータベース103を含んでも良い。
【0032】
図3は、文書管理システムのユーザインターフェースの概略構成図である。
【0033】
文書管理システム201は、主として、メインウインドウ301と、文書ビューワ308とから構成される。メインウインドウ301は、外部記憶装置104に格納されたファイルを扱うためのウインドウである。
【0034】
文書ビューワ308は、メインウインドウ301に格納されたイメージを表示するための、イメージビューワである。メインウインドウ301に格納されているアプリケーションデータは、対応する各アプリケーションで扱うものとする。
【0035】
メニューバー302は、機能を起動するためのWindows(登録商標)標準のメニュー操作領域である。ツールバー303は、メニューバー302の特徴的な機能をボタンで「ツールボタン」として表示したものである。
【0036】
レポジトリ表示領域304は、本文書管理システムで利用されるデータベース103内のキャビネット構成やフォルダ構成を表示するツリービューであり、文書表示領域305は、レポジトリ表示領域304で選択した領域の文書を、サムネイルモードやリストモードで表示する領域である。出力領域306は、プリンタアイコンや、他のアプリケーションを登録する領域であり、文書表示領域305に表示されている文書を出力領域306に表示されているアイコンにドロップすることで、プリンタで当該文書を印刷したり、該当するアプリケーションでその文書をオープンすることが可能になる。
【0037】
ステータスバー307はWindows(登録商標)標準のものである。キャビネットとは、文書管理の独立した単位で、ユーザが作成したフォルダをひとまとめにする保管単位であり、キャビネット毎にデータベース103を管理しています。
【0038】
ライアント端末101からの入力に基づいて、レポジトリ表示領域304や文書表示領域305に文書やイメージの各種ファイルを追加したり、削除したり(即ち、編集)することで文書管理システムで利用されるデータベース103の編集が可能である。この際には、フォルダ内の各種ファイルの追加・変更(即ち、編集)も可能であり、また、キャビネットやフォルダの追加(作成)や削除(即ち、編集)もできる。
【0039】
図4は、メインウインドウ301の概略構成を示す図である。これは、図2の表示部210に表示されるサムネイル画像表示画面の一例を示す図である。
【0040】
図4は、キャビネットI−Fol1内に3つの文書A、B、Cが格納されている例をサムネイル形式で示す。
【0041】
文書Aは、アプリケーション文書である。アプリケーションデータから入手した1頁目のサムネイル画像の右下に、該アプリケーションアイコンが表示されており、この例では、「Z」というアイコンが表示されている。文書Bと文書Cは、イメージ文書である。サムネイル画像の下の矢印は、頁めくりをあらわしており、サムネイル上で矢印を変更すると、該当するページのサムネイル画像が表示できる。
【0042】
図4のレポジトリ領域401には、キャビネットとフォルダのツリービューが表示されている。ボタン402は、キャビネットを示すボタンであり、ボタン403はフォルダを示すボタンである。文書を格納する領域の最大の単位がキャビネットであり、その中に一定数のフォルダを作成することができる。ボタン404は、ツールバー303の一部であり、文書表示領域305に表示するフォルダや文書オブジェクトをサムネイル形式で表示するか、リスト(一覧)形式で表示するかを示すボタンである。
【0043】
図5は、フォルダの表示順を設定するユーザインターフェースの図である。文書管理システムのフォルダ単位に、どのような並び順で文書を表示するかを設定可能である。
【0044】
501「フォルダ名」のテキストフィールドには、対象となるフォルダの名称が表示され、502「表示順」は、「文書の作成日時順/文書の更新日時順/フォルダへの投入日時順」のいづれかの値を選択する。503「詳細設定」は、502表示順で「フォルダへの投入日時順」を選択した場合のオプションを設定する「詳細設定」ボタンである。
【0045】
文書の作成日時順に設定した場合、文書の並び順は、後述する文書テーブルの「作成日時」の日時を基準にソートし、文書更新日時順に設定した場合は、文書テーブルの「更新日時」の値の順番にソートする。「フォルダへの投入日時順」に設定した場合は、各フォルダに投入された日時を基準に、ソートを行う。具体的には、図8の文書テーブルの「フォルダへの投入日時」の値を基準にする。
【0046】
例えば、単純な文書保管庫として文書管理システムを利用する場合、ファイルの作成日、更新日情報を基準にソートを行えばよい。しかしながら、複数の利用者で、ワークフローなどの業務をフォルダ移動を使って実現する場合、文書の作成日時順、更新日時順に並んでしまうと、各担当者のフォルダ内の文書の並びが、新着文書が既存文書の並びにまぎれてしまう場合があるが、「フォルダへの投入日時順」に設定する場合、フォルダに文書が移動された順に並ぶので、新着文書の判断がし易くなる。
【0047】
図6は、図5の503「詳細設定」ボタンをクリックすると表示される画面である。601「経過時間と変更色」の表には、フォルダへの投入日時から、どれくらい経過したら、何色に変更するのかを設定する。603「単位」の列には、分、時間、日のいづれかを設定可能である。604「背景色」の列はクリックすると、色を選択する「カラーパレット」が表示され、任意の色を設定可能である。
【0048】
「縁の色変更タイミング」では、「未アクセスの場合、警告する/未返信の場合、警告する」のいづれかを設定可能である。
【0049】
尚、本実施の形態では、フォルダ表示順の設定をサーバ端末102で行うように構成したが、クライアント端末101で設定し、設定情報をクライアント端末101からサーバ端末102へデータ送信する構成にしても良い。また、フォルダ表示順の設定は、文書管理ソフトウエアを利用するユーザ間で共通の設定にしても良いし、接続するユーザ毎に、設定を変更できる構成にしても良い。
【0050】
図7に、文書管理システムにおけるフォルダ情報を保存する「フォルダテーブル」の一例を示す。なお図7のフォルダテーブルはサーバ端末102に保存されている。
【0051】
フォルダテーブルは、フォルダIDとフォルダ名、表示名、表示順、変更タイミング、経過時間と変更色から構成されている。フォルダIDはキャビネット内のフォルダを一意に識別するためのIDであり、フォルダ名は、そのフォルダ名である。表示順は、そのフォルダの文書リストの並び順であり、502で設定した値が保存する。変更タイミング、経過時間と変更色は、表示順が「フォルダへの投入日時順」の場合のみ保存する。値は、図6の画面で決定される。変更タイミングは、602で設定する値が「未アクセスの場合、警告する」の場合、「未アクセス」と保存し、「未返信の場合、警告する」の場合、「未返信」と保存する。
【0052】
「経過時間と変更色」は、601で設定する値を保存する。例えば、フォーマットは、経過時間−単位−背景色の情報を、経過時間は数値、単位は英字、背景色は、HTMLで定義されている色見本の16進数で、「90min−#ffc0cb」 のようにテキストデータとして保存する。
【0053】
また、各フォルダにはアクセス権が設定されており、フォルダにアクセスするユーザ(ユーザID)が設定されている。
【0054】
アクセス権を各フォルダに設定する場合は、担当者ごとにアクセス可能なフォルダが決まっており、担当者はいつも同じフォルダにアクセスする運用がなされる。なお管理者となるユーザは全てのフォルダにアクセスできるように設定されている。このような設定の場合、あるフォルダに格納された文書が誤って格納された際には、担当者は管理者へ通知し、正しい担当者のフォルダに文書を移動する。
【0055】
このような場合に、サムネイル画像の表示順がフォルダの投入日時順になっていると、本来前にフォルダに投入され処理(例えば、FAXでの返信等)されるべき文書が、後回しになってしまうため、所定の経過時間を超えた場合に、強調表示することは作業の遅延を減らすことができる。
【0056】
なお、各フォルダへのアクセス権は任意として、各ユーザ(担当者)が各フォルダにアクセスできるように設定することも可能である。この場合、各ユーザが自分のフォルダに誤って格納された文書を他のユーザのフォルダに移動させることも可能である。
【0057】
図8に、文書管理システムにおける文書情報を保存する「文書テーブル」の一例を示す。なお、図8文書テーブルはサーバ端末102に保存されている。
【0058】
文書テーブルは、文書IDと文書名、作成日時、更新日時、アクセス日時、格納先フォルダID、フォルダへの投入日時、文書サムネイル、処理終了から構成されている。文書IDは、キャビネット内の文書を一意に識別するためのIDであり、文書名は、その文書の名称である。作成日時は、その文書が文書管理システムに登録された日時を示し、更新日時は、文書管理システムの利用者が、その文書を最後に更新した更新日時、アクセス日時はその文書に最後にアクセスした日時を示す。
【0059】
なお本実施形態では、作成日時を文書管理システムに登録された日時としたが、FAX受信した日時とすることも可能である。つまり、作成日時は、文書データが処理された日時であり、基準となる日時であればよい。従って、実際に文書データが作成された日時や文書管理システムに登録された日時に限ることはない。
【0060】
格納先フォルダIDは、その文書、どのフォルダの直下に保存されているかを示すIDである。値は、フォルダテーブルの「フォルダID」列のいづれかの値が記載される。「フォルダへの投入日時」は、そのフォルダに保存された日時を示す。利用者が、文書を文書アプリケーション内で異なるフォルダに移動すると、文書の「アクセス日」と「フォルダへの投入日時」が更新され、「格納先フォルダID」が、移動した後のフォルダを示す「フォルダID」に変更される。「文書サムネイル」は、その文書のサムネイルデータ(サムネイル画像)が保存されている。「処理終了」は、文書の一連のワークフローが終了したら、自動的に付与される処理終了フラグである。
【0061】
ワークフローは、文書を承認するルート(承認者)が定義ファイルに記憶(設定)されており、このルートで承認された(各承認者によって承認された)文書についてワークフローが終了と判定されるものとする。なお、ワークフローは、フォルダにアクセスしているユーザが、ワークフローの実行する文書を指定すると共に、承認者を設定して、ワークフローを実行することでワークフローがスタートする。
【0062】
尚、これらの各種テーブルの構成及びその内容は限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【0063】
以下、図9フローチャート、図7フォルダテーブルを参照して、本実施形態のサーバ端末102でのサムネイル表示順の設定処理について説明する。
【0064】
管理者は、サーバ端末102で、文書管理システム(ソフトウエア)を起動し、サムネイル表示順を設定したいフォルダを選択し(S1201)、「フォルダの表示順設定」メニュー(不図示)などを選択すると、図5のフォルダ表示順の設定画面が表示される。501には、管理者が選択したS1201で選択したフォルダ名が自動的に表示される。そのフォルダのサムネイル画像の並び順を「文書の作成日時順」、「文書の更新日時順」、または「フォルダへの投入日時順」のいづれかに設定する(S1202)。「フォルダへの投入日時順」に設定する場合は、503詳細設定ボタンをクリックし、「縁の色設定」を行う。
【0065】
601で経過時間と単位と変更色と、602で縁の色変更タイミングに設定したい値をセットする。「未アクセス」状態とは、文書が文書管理システムに登録(投入)されて、一度もユーザからのアクセスが無い状態のことで、具体的には、文書テーブルの「作成日時」と「アクセス日時」が同じ日時になっている状態である。
【0066】
また、「未返信」状態とは、文書が文書管理システムに登録(投入)されて、一連のワークフローが終了していない文書のことで、具体的には、文書テーブルの文書テーブルの「処理終了」レコードが、「0」のレコードのことである。
設定した値は、図7フォルダテーブルに保存される。
【0067】
以下、図10フローチャート、図8文書テーブルを参照して、本実施形態の文書管理システムにおけるサーバ端末102での文書の登録処理について説明する。
【0068】
文書管理システムに登録する文書は、サーバ端末102で、FAX105で外部(他)のFAXから受信し、電子化された文書を受信する(S1101)。
【0069】
文書は、文書管理システムのフォルダへ格納された後に利用者(担当者)へ公開されるが、ステップS1102で文書の格納先フォルダが決定する。この時のフォルダは、すでに文書管理システムに作成されている、まず初めに文書が格納されるフォルダである。このフォルダに管理者がアクセスし、担当者のフォルダに文書を移動させる。
【0070】
ステップS1103で図8の文書テーブルに新規レコードが作成される。文書IDは、新規に振られ、文書名は、任意の文書名が付与される。作成日時、更新日時、アクセス日時、フォルダへの投入日時は、文書を受信した日時が記録される。格納先フォルダIDは、S1102で決定した文書格納先となるフォルダのフォルダIDが保存される。文書サムネイルには、文書のサムネイル画像を作成し、保存する。処理終了は、0が初期値として記載される。
【0071】
なお、フォルダIDは担当者のフォルダへ文書が移動されるとその移動されたフォルダのフォルダIDが記憶される。文書が移動された際の処理については図11について詳述する。
【0072】
次に、図12を参照して、本実施形態の文書管理システムおけるフォルダ内の文書表示処理について説明する。
【0073】
まず、文書管理システムにおいて、ユーザ(利用者、担当者)がクライアント端末101にインストールされている文書管理ソフトウエアを実行すると、サーバ端末102にアクセスし、フォルダテーブル(図7)を参照して、フォルダ階層表示(レポジトリ表示領域304)を表示させた文書管理ソフトウエアの画面を表示部210に表示させる。この時、フォルダIDをサーバ端末102から取得し、クライアント端末101のRAM203に記憶する。
【0074】
クライアント端末は、文書管理ソフトウエアの画面を表示部210に表示後、利用者から、301メインウィンドウの304レポジトリ領域において、文書を表示したフォルダの選択を受け付ける(S1401)。選択されたフォルダのフォルダIDを取得し(S1402)、サーバ端末102へ送信する(S1403)。サーバ端末102では、フォルダIDを受信し(S1404)、フォルダテーブル(図7)を参照し、フォルダIDと一致するレコードから、フォルダの表示順(表示する順を決定するための表示順情報)、変更タイミング経過時間と変更色を含むフォルダ設定情報を取得する(S1405)。
【0075】
また、文書テーブル(図8)より、そのフォルダ配下へ保存されている文書(フォルダIDが一致する文書)のすべてのレコードを取得し、その値を文書一覧情報とする(S1406)。S1405、S1406で取得した情報(表示する順を決定するための表示順情報を含むフォルダ設定情報と文書一覧情報)をサーバ端末102からクライアント端末101へ送信する(S1407)。
【0076】
クライアント端末101は、フォルダ設定情報と文書一覧情報を受信する(S1408)。受信したフォルダ設定情報と文書一覧情報はクライアント端末101のRAM203に記憶する。
【0077】
受信したフォルダ設定情報の「表示順」の値を参照し(表示順情報取得)(S1409)、文書の作成日順の場合は、文書の一覧情報を文書テーブルの文書の作成日時の昇順にソートする(S1410)。文書更新日時順の場合は、文書の一覧情報を文書テーブルの文書更新日時の昇順にソートする(S1411)。文書の投入日時順(格納日時情報)の場合は、文書テーブルのフォルダへの投入日時順、つまり投入日時が古い順にソートし(S1412)、文書の縁取り作成を行う(S1413)。なお、S1413の説明は図13で詳述する。
【0078】
作成した文書の縁どりと、文書テーブルから取得する文書のサムネイル画像を重ね合わせ縁どり付きのサムネイル画像を作成する(S1414)。そのフォルダの文書のサムネイル画像を図14のように、文書表示領域305に表示する(S1415)。
【0079】
なお、図14でリスト表示ボタン306が押下された場合には、文書のサムネイル画像を表示する形式でなく、文書情報の一覧を表示する。この場合も、ソート順がフォルダへの投入日時順である場合において、文書のサムネイル画像と同様に、文書の作成日時から所定時間(S1202で設定された時間)を経過した文書を、所定時間経過していない文書より強調して表示(識別表示)することも可能である。この場合、設定された色に従ってレコードの色を変更して一覧を表示する。
【0080】
なお、本実施形態では。フォルダへ投入日時順が表示順である場合にS1413で縁取り処理を行うようにしたが、作成日時順や更新日時順の表示順である場合にもS1413の縁取り処理を実行させるように構成することも可能である。
【0081】
以下、図13を参照して、S1413での本実施形態の文書管理システムにおけるサムネイル画像の縁取りの変更処理について説明する。
【0082】
図12のS1409にて、クライアント端末101で指定されたフォルダのフォルダ表示順が、「文書の投入日時順でソート」する設定になっている場合、そのフォルダのフォルダ設定情報の変更タイミング、経過時間と背景色を取得する(色情報取得)(S1501)。クライアント端末101は、変更タイミングの設定値が未アクセスか未返信かを判定する(S1502)。「未アクセス」の場合は、S1503へ進み、RAM203に記憶された文書一覧情報より、未アクセス文書をピックアップする(S1503)。
【0083】
なお、「未アクセス」状態とは、文書が文書管理システムに登録(投入)されて、一度もユーザからのアクセスが無い状態のことで、具体的には、文書テーブルの「作成日時」と「アクセス日時」が同じ日時になっている文書なので、図15の文書一覧情報の文書ID「00004」の文書を指す。
【0084】
次に、未アクセス文書と判定された文書の経過時間を取得する(S1505)。現在時刻と文書の作成日時の時間差を取得し、時間差に従って、フォルダ設定情報の経過時間(所定経過時間)を経過しているかを判定し、所定時間経過している場合に、フォルダ設定情報の変更色を用いて縁取り用の画像を作成する(S1506)。
【0085】
より具体的には、図15の場合、現在時刻が「2009/11/25 8:00」だった場合、「2009/11/25 8:00」−「2009/11/25 0:00」で「8時間」経過しているため、2レコード目の色を縁色に設定した画像を作成する。
【0086】
S1502において、変更タイミングが「未返信」となっている場合、S1504へ進み、RAM203に記憶されている文書一覧情報より、未返信文書をピックアップする。
【0087】
「未返信」状態とは、文書が文書管理システムに登録(投入)されて、一連のワークフローが終了(完了)していない文書(未処理文書)のことで、具体的には、文書テーブルの文書テーブルの「処理終了」レコードが、「0」のレコードのことである。従って、図15文書一覧情報の文書ID「00001」及び「00004」の文書を指す。S1405で文書の経過時間を取得します。図15の文書ID「00001」の場合、現在時刻が「2009/11/25 8:00」だった場合、「2009/11/25 8:00」−「2009/11/20 0:00」で「4日と8時間」経過しているため、1レコード目の色を赤色に設定した画像を作成する(S1506)。
【0088】
つまり、ワークフローが終了しているか否かを判定し、ワークフローが終了していない未処理文書で所定時間を経過している(作成日時から経過時間を超えている)文書を強調表示するべく、色設定した画像を作成する。経過時間を超えていない文書は強調表示されない。
ワークフロー処理については後述するが、後述するワークフロー処理においては、ワークフローが終了しているか否かは、後述するステップ図17の文書テーブルを参照することで判断可能である。処理状態が0または2の場合にワークフローが終了していないと判定し、処理状態が1の場合にワークフローが終了していると判定する。
【0089】
色設定した画像の作成は、例えば、文書のサムネイル画像より上下左右2mm程(ピクセル数で制御してもよい)度大きな矩形を作成し、背景色として、縁色を設定した画像を作成する。
【0090】
以下、図11を参照して、本実施形態の文書管理システムにおける文書の移動処理について説明する。
【0091】
なお、図11の処理は、図13の処理で文書のサムネイル画像や文書一覧(リスト)表示した後、ユーザ(担当者や管理者)の操作に従って実行されるものである。
【0092】
文書管理ソフトウエアで管理している文書(以下、移動文書と説明する)を、文書管理ソフトウエア内の別のフォルダへ文書移動する場合、クライアント端末101では、Windows(登録商標)上の文書の移動と同じように、文書表示領域305において移動文書を選択し、その文書をレポジトリ表示領域304の移動先フォルダ(例えば、303ボタン)までドラッグ&ドロップ操作によって、移動指示をする。
【0093】
移動指示を検知した場合に、S1301でクライアント端末101で選択された移動文書の「文書ID」を取得し、S1302で移動文書の移動先となる移動先の「フォルダID」を取得する。文書IDとフォルダIDを、S1303にて、クライアント端末101からサーバ端末102へ送信する。サーバ端末102では、文書IDとフォルダIDを受信する(S1304)。
【0094】
「文書ID」が一致する文書テーブル(図8)のレコードを参照し、更新日時、アクセス日時、フォルダへの投入日時を、現時点の日時情報に更新する。格納先フォルダIDは、S1304で受信した「フォルダID」に更新する(S1305)。その後、クライアント端末101上の文書表示領域305では、移動元のフォルダには、移動文書のサムネイル画像は表示されなくなり、移動先のフォルダに、表示されるようになる。
【0095】
次に、上述したワークフロー処理についての詳細な説明を行う。なお後述するワークフロー処理は、担当者が文書を用いてFAX返信する前に行う承認フローを例にして説明する。この例では、FAX返信を行う際、承認者による承認が行われていない場合は、担当者がFAX返信を行うことが出来ないようにする仕組みを設け、承認者による承認処理の後、担当者がFAX返信をできるようにする。FAX返信の終了をもってワークフロー終了となりサムネイル画像の強調表示も同時に終了する仕組みである。
【0096】
なお、担当者と承認者の連絡手段には電子メールを用いるため、ネットワーク内に不図示の一般的な電子メールサーバが存在するものとし、担当者と承認者の端末には一般的な電子メール送受信ソフトウェアが動作しているものとする。
【0097】
図16は、文書管理システムにおけるサーバ端末102でフォルダ情報を保存する「フォルダテーブル」の一例であり、図7に対応するテーブルである。なお、後述する承認フローの例では、「ユーザID」を有している。
【0098】
図16の項目「ユーザID」は、対応するフォルダの担当者のユーザIDであり、該文書管理システムにおいてユーザを識別するためのID情報である。この項目は図5の「フォルダ表示順の設定」で「フォルダテーブル」が更新される際に、更新を行ったユーザのユーザIDが自動的に設定されるか、システム管理者が予め設定するか、いずれかの方法で設定されるものとする。
【0099】
図17は、文書管理システムにおけるサーバ端末102で文書情報を保存する「文書テーブル」の一例であり、図8に対応するテーブルである。なお、後述する承認フローの例では、「処理終了」が「処理状態」とし、承認フローを管理している。
【0100】
図17の項目「処理状態」は、図8での「処理終了」が、ワークフローが終了していないことを0で、終了していることを1で表す2値選択型の項目であったのに対し、ワークフローで未承認のものを0で、承認済みのものを2で、ワークフローが終了していることを1で表す3値選択型の項目になっている。項目「処理状態」の初期状態は0の未承認である。
【0101】
図18は、文書管理システムにおけるユーザ情報を保存する「ユーザテーブル」の一例である。
【0102】
図18の項目「ユーザID」は文書管理システムを利用するすべての担当者および承認者を識別するためのユニークなID情報である。項目「メールアドレス」は当該ユーザの電子メールアドレスである。項目「上司(承認者)のユーザID」は、当該ユーザに対して承認権限を持ったユーザ(承認者)のユーザIDである。ここで示した各項目は一例であり、本実施形態に関係するもののみを提示している。これらの項目以外にも文書管理システムにおけるユーザ管理に必要な項目が存在している。本テーブルはシステム管理者によって事前に設定しておくものとする。
【0103】
図19は、文書管理システムにおける承認処理の情報を保存する「承認処理テーブル」の一例である。
【0104】
図19の項目「処理ID(ワークフローID)」は承認の申請があるたびに作成されるレコードを区別するためのユニークな識別番号である。項目「承認対象文書の文書ID」は当該承認申請における承認の対象となる文書の文書IDであり、図17の文書テーブルにおける「文書ID」で表される。項目「申請者のユーザID」は承認の申請を行った担当者(例えば、文書システムへのログインユーザ)のユーザIDであり、図18のユーザテーブルにおける「ユーザID」で表される。項目「承認者のユーザID」は承認の申請を受けた承認者のユーザIDであり、図18のユーザテーブルにおける「ユーザID」で表される。項目「結果」は承認処理の結果を表す情報であり、未処理を0、承認を1、否認を2で表す3値選択型の項目である。このテーブルのレコードは担当者が承認申請を行ったときに追加されるため最初はレコード無しであるが、申請が行われるたびに追加されていくものである。
【0105】
次にワークフローにおける承認フローの例について図を用いて説明する。
FAXによる受注を受け付けるFAX受注業務において、作業の担当者は、図14で自分の担当のフォルダ内の文書から処理する文書を選んで、作業のために文書を開く。その際、開かれた文書の内容を表示するビューワ画面の一例が図24である。より具体的には、S1415で、サムネイル画像による文書一覧を表示し、ユーザがサムネイル画像をダブルクリックにより文書を開く(実行)すると、クライアント端末101はサーバ端末102に文書取得要求(文書ID送信)を行い、サーバ端末102から指定した文書を受信して、クライアント端末101の表示部に図24のように文書が表示される。
【0106】
図24では文書の内容が表示されており、この画面を見ながら担当者は業務を行う。画面上にはボタン2401および2402が配置されており、ボタン2401の押下により、図20のフローチャートの処理が実行され、ボタン2402の押下により、図21のフローチャートの処理が実行される。
【0107】
図20はFAX返信処理のフローチャートであり、担当者が自分のクライアント端末101で図24のボタン2401をクリックしたときに、クライアント端末101のFAXドライバを用いて、表示されている文書をFAX送信される際の処理である。なお、ワークフロー処理の場合には、ステップS1408で用いる図8の文書テーブルを図17の文書テーブルに置き換えて説明する。
【0108】
ステップ2001からスタートし、ステップ2002において、クライアント端末101が、表示している文書の文書ID(FAX返信指示がなされた文書ID)に従って、図17の文書テーブルから得られた文書一覧情報を参照し、当該文書の文書IDを持つレコードを検索する。
【0109】
ステップ2003において、クライアント端末101が、文書一覧情報で検索されたレコードにおける項目「処理状態」の内容によって分岐の判断をする。承認者が承認していない場合は、この値が未承認を意味する0となっているので、その場合はステップ2004に進む。
【0110】
ステップ2004において、クライアント端末101が、値が0であるため返信処理は実行せずにステップ2008へと進む。この際、担当者に未承認であることを通知するためのメッセージなどをクライアント端末101の表示部の画面に表示するように構成する。なお、承認されていた場合のステップ2005以降に関しては、説明の順序の都合上、この後の承認の申請と承認者の承認処理の説明の後に行うものとする。
【0111】
承認者による承認が未承認の場合、担当者はFAX返信が出来ないため、返信のための承認をもらうために承認申請を行う必要がある。これは図24のボタン2402をクリックすることで実施できる。
【0112】
図21は承認申請処理のフローチャートであり、担当者が自分のクライアント端末1010で図24のボタン2402をクリックしたときにサーバ端末102に文書IDを含む承認申請要求が送信され、サーバ端末102で実行される処理である。
【0113】
ステップ2101で処理が開始され、ステップ2102において、サーバ端末102が、受信した文書IDに従って、図17の文書テーブルを参照し、当該文書の文書IDを持つレコードを検索する。次に文書テーブルで検索されたレコードにおける項目「格納先フォルダID」をキーにして図16のフォルダテーブルを検索し、フォルダテーブルで検索されたレコードにおける項目「ユーザID」から担当者のユーザIDを取得する。
【0114】
ステップ2103において、サーバ端末102が、図18のユーザテーブルを参照し、担当者のユーザIDを持つレコードを検索する。検索されたユーザテーブルのレコードにおける項目「上司(承認者)のユーザID」から承認者のユーザIDを取得する。次に承認者のユーザIDをキーにして再度図18のユーザテーブルを検索し、ユーザテーブルで検索されたレコード(承認者のユーザIDが一致したレコード)における項目「メールアドレス」から承認者のメールアドレスを取得する。つまり、承認者のユーザIDとメールアドレスが取得する。
【0115】
ステップ2104において、サーバ端末102が、図19の承認処理テーブルに、今回の承認処理のための新たなレコードの追加を行う。追加時の各項目について「処理ID」にはユニークな値を任意に設定する。「承認対象文書の文書ID」には現在表示している文書の文書IDをセットする。「申請者のユーザID」にはステップ2102で取得した承認申請ユーザのユーザIDをセットする。「承認者のユーザID」にはステップ2103で取得した承認者のユーザIDをセットする。「結果」には初期値として未承認を意味する0をセットする。
【0116】
ステップ2105において、サーバ端末102が、承認者に送るための電子メールの文面を作成する。文面には承認を依頼する旨のテキストメッセージがあり、この文面は予め用意されたものが自動的に書かれるものとする。また、文面にはリンクが貼ってある。このリンクは承認者のクライアント端末にある承認用のアプリケーションを起動するコマンドになっており、パラメータとして承認対象文書の文書IDと、ステップ2104でセットした処理IDを持つ。コマンドは予め用意されたものだが、パラメータはステップ2104でセットした文書IDと同じものをセットする。
【0117】
ステップ2106において、サーバ端末102が、ステップ2105で作成した電子メールを送信する。送信の宛先は承認者であり、その電子メールアドレスはステップ2103で取得したものである。なお、電子メールの送信には一般的なSMTPプロトコルに基づくものであり、一般的な電子メールサーバで受信、配信されるものとする。その後、ステップ2107にて処理を終了する。
【0118】
承認者は、承認者のクライアント端末で、ステップS2106で送信された、承認申請の電子メールを受信する。承認者のクライアント端末は、電子メールのリンクの指示を検知し、承認用のアプリケーションが起動する。この処理について、図22のフローチャートを用いて説明する。
【0119】
図22は、承認開始処理のフローチャートであり、承認者のクライアント端末で実行される処理である。
【0120】
図22のステップ2201において、処理がスタートする。まずステップ2202において、承認者のクライアント端末が、承認者の指示に従って、電子メールのリンクの指示を検知する。
【0121】
ステップ2203において、承認者のクライアント端末が、指示のあったリンクのコマンドにより、承認用のアプリケーションを起動する。このアプリケーションは、承認者専用の文書管理システムのクライアントアプリケーションであってもいいし、文書管理システムのクライアントアプリケーションに追加されたアドオンプログラムであってもよい。
【0122】
ステップ2204において、承認者のクライアント端末が、承認用のアプリケーションを用いて、パラメータで示された文書IDに基づいて、サーバ端末102に文書取得要求を行い、承認対象となる文書をサーバ端末102から受け取り、図25で示されるような画面で表示する。もうひとつのパラメータである処理IDは承認者のクライアント端末のRAM上で保持する。この後、ステップ2205にて処理を終了する。続いて、図23の処理に移る。
【0123】
図25は、承認用のアプリケーションで承認対象の文書を表示する画面の一例である。文書の内容が表示されているため、これを見て承認者は承認、否認の判断を行う。画面上にはボタン2501および2502が配置されており、ボタン2501は「承認」を示すもの、ボタン2502は「否認」を示すものであり、どちらもクリック時に図23のフローチャートの処理が実行される。
【0124】
図23は、図25のボタン2501または2502のクリックを検知したときに実行されるフローチャートである。2501が押下されると、承認者のクライアント端末からサーバ端末102へ処理IDを含む承認要求が送信され、2502が押下されると処理IDを含む否認要求が送信される。承認者が承認か否認かの判断をしたときに、いずれかのボタンをクリックするものとする。
【0125】
ステップ2301において処理が開始される。ステップ2302において、サーバ端末102が承認者のクライアント端末から、承認要求又は否認要求を受信し、承認者が承認か否認のどちらのボタンをクリックしたかを判断する。サーバ端末102が承認要求を受信した場合はステップ2305に進み、否認要求を受信した場合はステップ2303に進む。
【0126】
否認要求を受信した場合のステップ2303において、サーバ端末102が、受信した処理IDをキーにして図19の承認処理テーブルを検索する。検索されたレコードの項目「結果」に否認を示す値2をセットする。
【0127】
ステップ2304において、サーバ端末102は、否認した旨を申請した担当者に知らせるメールの文面を作成する。文面は予め用意してもよいし、承認者のクライアント端末側の入力画面から承認者から内容を入力させる方式にしてもよい。宛先のメールアドレスはステップ2303で検索したレコードの項目「申請者のユーザID」をキーにしてユーザテーブルから取得できる。メール作成した後、ステップ2308に進むが、先に、承認した場合のステップ2305以降を説明する。
【0128】
承認した場合のステップ2305において、サーバ端末102は、受信した処理IDをキーにして図19の承認処理テーブルを検索する。検索されたレコードの項目「結果」に承認を示す値1をセットする。
【0129】
ステップ2306において、サーバ端末102が、ステップ2305で検索されたレコードの項目「承認対象文書の文書ID」で示される文書IDをキーにして、図17の文書テーブルを検索し、検索されたレコードの項目「処理状態」に承認済みを示す値2をセットする。
【0130】
ステップ2307において、サーバ端末102が、承認された旨を示すメールの文面を作成する。文面は予め用意してもよいし、承認者のクライアント端末側の入力画面から承認者から内容を入力させる方式にしてもよい。宛先のメールアドレスはステップ2305で検索したレコードの項目「申請者のユーザID」をキーにしてユーザテーブルから取得できる。
【0131】
ステップ2308において、サーバ端末102が、申請した担当者に対し、承認または否認の旨を示す電子メールを送信する。なお、電子メールの送信には一般的なSMTPプロトコルに基づくものであり、一般的な電子メールサーバで受信、配信されるものとする。その後、ステップ2309にて処理を終了する。
【0132】
サーバ端末102から送信された電子メールをクライアント端末101で受信すると、否認の場合は担当者によって修正を行い、クライアント端末は承認申請処理を実行する。また、承認の場合は、クライアント端末が図24のボタン2401のクリック(指示)を検知してしてFAX返信処理を実行する。
【0133】
図20のフローチャートについて、未承認時の流れは前述しているので、ここでは承認済みの場合の流れを説明する。
【0134】
前述したように、ステップ2001からスタートし、ステップ2002において、クライアント端末101は、図17の文書テーブルから得られた文書一覧情報を参照し、文書IDの一致するレコードを検索する。
【0135】
ステップ2003において、クライアント端末101は、検索されたレコードにおける項目「処理状態」の内容によって分岐の判断をする。承認者が承認済み場合は、この値が承認済みを意味する2となっているので、その場合はステップ2005に進む。未承認であった場合はステップ2004に進むがこれは前述しているので説明を省略する。なお、値が終了を意味する1であった場合はステップ2005に進み承認済みの場合と同様な処理を行う。これはワークフロー終了後でも、何らかの理由により再度FAX返信をしたい場合に対応するためである。
【0136】
なお、本実施形態では、FAX返信処理を子なった場合に処理状態を「終了」に変更し、ワークフローを完了したか否かを判定するように構成したが、後述するステップS2305で「承認済み」に変更し、この承認済みである場合にワークフローを完了とするように構成することも可能である。
【0137】
このように、本実施形態では、ワークフローが完了したか否かを判定し、ワークフローが完了している場合には、サムネイル画像の表示を強調表示せず、ワークフローが完了していない場合で、フォルダのソート順が投入日時順である場合には、ステップS1412〜ステップS1414の処理をして、ステップS1415でサムネイル画像を強調表示(識別表示)する。
【0138】
ステップ2005において、FAX返信処理を実行する。FAX返信処理の手段は、文書管理システムのクライアントアプリケーションからFAXドライバソフトへの描画を行い、入力されたFAX番号先に送信する方法であってもよいし、サーバ端末102がサーバ端末102にインストールされているFAXドライバソフトを用いて、FAX送信する方法でもよい。
【0139】
ステップ2006において、クライアント端末101が、FAX送信した文書の文書IDをキーにして図17の文書テーブルから得られた文書一覧情報を検索し、検索されたレコードの項目「処理状態」を、終了を示す1に変更する。これによりワークフローの終了が確定する。
【0140】
ステップ2007において、クライアント端末101が、ステップS2005でFAX返信処理がなされると、図14のサムネイル画像を表示した画面に移り、当該文書のサムネイル画像を再描画する。強調表示されていた場合は解除するために、FAX送信処理した文書IDに対応するサムネイル画像で表示している縁取り用の画像を削除する。より具体的には、クライアント端末101で、FAX送信処理した文書(ワークフロー処理が完了した文書)の文書IDの処理状態を判定し(ワークフロー完了しているか否かの判定)ワークフローが完了している場合には、縁取り用の画像を削除し、強調表示のないサムネイル画像を表示する。この場合、強調表示のないサムネイル画像をサーバ端末102から取得して表示してもよいし、予め強調表示のないサムネイル画像がRAM202に記憶されている場合には、強調表示されたサムネイル画像からRAM202に記憶されている強調表示のないサムネイル画像へ切り換えて表示するように構成してもよい。
【0141】
以上のように、本実施形態によれば、格納日時によってソートされた文書で、文書日時から所定時間経過している文書を識別表示することで、処理する文書の漏れを防ぐことができる。
【0142】
また、所定時間アクセスしていない文書、或いはワークフローが終了していない文書で所定時間経過した文書がある場合に、そのサムネイル画像を強調表示することで、処理する文書の漏れを防ぐことができる。
【0143】
以上、実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【0144】
また、本発明におけるプログラムは、図9〜図13、図20〜図23に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図6〜図9の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図9〜図13、図20〜図23の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
【0145】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU)が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【0146】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【0147】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、CD−ROM、CD−R、DVD−ROM、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ROM、EEPROM、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。
【0148】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているOS(オペレーティングシステム)等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【0149】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるCPU等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【0150】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、1つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【0151】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【0152】
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【0153】
101 クライアント端末
102 サーバ端末
103 データベース
104 LAN
105 FAX
201 CPU
202 ROM
203 RAM
【特許請求の範囲】
【請求項1】
文書データが処理された文書日時情報と当該文書データが格納された格納日時情報を含む文書情報とを記憶する記憶手段から取得した文書情報を表示する情報処理装置であって、
前記文書情報を表示する際に、当該文書情報を表示する順を決定するための表示順情報を取得する表示順情報取得手段と、
前記表示順情報取得手段に従って、前記文書情報をソートするソート手段と、
前記ソート手段でソートした文書情報を表示する表示手段とを備え、
前記表示順情報は、前記格納日時情報による表示順であり、
前記ソート手段は、前記格納日時情報に従って、格納日時情報が古い順に前記文書情報をソートし、
前記表示手段は、前記文書情報の文書日時情報に基づき、所定時間経過している文書情報を、所定時間経過していない文書情報と識別可能に表示することを特徴とする情報処理装置。
【請求項2】
前記ソート手段は、前記表示順情報取得手段で取得した表示順情報が文書日時情報による表示順である場合に、前記所定時間経過している文書情報と所定時間経過していない文書情報と識別可能に表示することなく、前記文書日時に従って前記文書情報をソートすることを特徴とする請求項1に記載の情報処理装置。
【請求項3】
前記文書データがワークフローを完了したか否かを判定する判定手段を更に備え、
前記表示手段は、前記判定手段でワークフローを完了していないと判定された文書データの文書情報のうち、文書日時情報に基づいて所定時間経過している文書情報を、所定時間経過していない文書情報と識別表示することを特徴とする請求項1又は2に記載の情報処理装置。
【請求項4】
前記表示手段は、前記判定手段でワークフローを完了していると判定された文書データの文書情報の識別表示を解除することを特徴とする請求項3に記載の情報処理装置。
【請求項5】
前記文書情報はフォルダと対応付いて記憶し、
前記文書情報を表示するフォルダごとに前記表示順情報を設定する設定手段を更に備え、
前記表示手段は、前記設定手段で設定した表示順設定に従って、前記フォルダごとに前記文書情報をソートして、識別表示することを特徴とする請求項1乃至4のいずれか1項に記載の情報処理装置。
【請求項6】
前記文書情報は、前記文書データのサムネイル画像を含み、
前記表示手段は、前記サムネイル画像をソートして、識別表示することを特徴とする請求項1乃至5のいずれか1項に記載の情報処理装置。
【請求項7】
前記識別表示するための色情報を取得する色情報取得手段と、
前記色情報取得手段で取得した色情報に従って、サムネイル画像に合成する画像を生成する画像生成手段とを更に備え、
前記表示手段は、前記画像生成手段で生成した画像と前記サムネイル画像を合成して識別表示することを特徴とする請求項6に記載の情報処理装置。
【請求項8】
文書データが作成された文書日時情報と、当該文書データが格納された格納日時情報とを含む文書情報を記憶する記憶手段から取得した前記文書情報を表示する表示手段を備える情報処理装置の処理方法であって、
前記情報処理装置が、
前記文書情報を表示する際に、当該文書情報を表示する順を決定するための表示順情報を取得する表示順情報取得ステップと、
前記表示順情報取得ステップに従って、前記文書情報をソートするソートステップと、
前記ソートステップでソートした文書情報を前記表示手段に表示する表示制御ステップとを実行し、
前記表示順情報は、前記格納日時情報による表示順であり、
前記ソートステップは、前記格納日時情報に従って、格納日時情報が古い順に前記文書情報をソートし、
前記表示制御ステップは、前記文書情報の文書日時情報に基づき、所定時間経過している文書情報を、所定時間経過していない文書情報と識別可能に表示制御することを特徴とする処理方法。
【請求項9】
文書データが作成された文書日時情報と当該文書データが格納された格納日時情報を含む文書情報とを記憶する記憶手段から取得した文書情報を表示する情報処理装置で実行可能なプログラムあって、
前記情報処理装置を、
前記文書情報を表示する際に、当該文書情報を表示する順を決定するための表示順情報を取得する表示順情報取得手段と、
前記表示順情報取得手段に従って、前記文書情報をソートするソート手段と、
前記ソート手段でソートした文書情報を表示する表示手段として機能させ、
前記表示順情報は、前記格納日時情報による表示順であり、
前記ソート手段は、前記格納日時情報に従って、格納日時情報が古い順に前記文書情報をソートし、
前記表示手段は、前記文書情報の文書日時情報に基づき、所定時間経過している文書情報を、所定時間経過していない文書情報と識別可能に表示することを特徴とするプログラム。
【請求項1】
文書データが処理された文書日時情報と当該文書データが格納された格納日時情報を含む文書情報とを記憶する記憶手段から取得した文書情報を表示する情報処理装置であって、
前記文書情報を表示する際に、当該文書情報を表示する順を決定するための表示順情報を取得する表示順情報取得手段と、
前記表示順情報取得手段に従って、前記文書情報をソートするソート手段と、
前記ソート手段でソートした文書情報を表示する表示手段とを備え、
前記表示順情報は、前記格納日時情報による表示順であり、
前記ソート手段は、前記格納日時情報に従って、格納日時情報が古い順に前記文書情報をソートし、
前記表示手段は、前記文書情報の文書日時情報に基づき、所定時間経過している文書情報を、所定時間経過していない文書情報と識別可能に表示することを特徴とする情報処理装置。
【請求項2】
前記ソート手段は、前記表示順情報取得手段で取得した表示順情報が文書日時情報による表示順である場合に、前記所定時間経過している文書情報と所定時間経過していない文書情報と識別可能に表示することなく、前記文書日時に従って前記文書情報をソートすることを特徴とする請求項1に記載の情報処理装置。
【請求項3】
前記文書データがワークフローを完了したか否かを判定する判定手段を更に備え、
前記表示手段は、前記判定手段でワークフローを完了していないと判定された文書データの文書情報のうち、文書日時情報に基づいて所定時間経過している文書情報を、所定時間経過していない文書情報と識別表示することを特徴とする請求項1又は2に記載の情報処理装置。
【請求項4】
前記表示手段は、前記判定手段でワークフローを完了していると判定された文書データの文書情報の識別表示を解除することを特徴とする請求項3に記載の情報処理装置。
【請求項5】
前記文書情報はフォルダと対応付いて記憶し、
前記文書情報を表示するフォルダごとに前記表示順情報を設定する設定手段を更に備え、
前記表示手段は、前記設定手段で設定した表示順設定に従って、前記フォルダごとに前記文書情報をソートして、識別表示することを特徴とする請求項1乃至4のいずれか1項に記載の情報処理装置。
【請求項6】
前記文書情報は、前記文書データのサムネイル画像を含み、
前記表示手段は、前記サムネイル画像をソートして、識別表示することを特徴とする請求項1乃至5のいずれか1項に記載の情報処理装置。
【請求項7】
前記識別表示するための色情報を取得する色情報取得手段と、
前記色情報取得手段で取得した色情報に従って、サムネイル画像に合成する画像を生成する画像生成手段とを更に備え、
前記表示手段は、前記画像生成手段で生成した画像と前記サムネイル画像を合成して識別表示することを特徴とする請求項6に記載の情報処理装置。
【請求項8】
文書データが作成された文書日時情報と、当該文書データが格納された格納日時情報とを含む文書情報を記憶する記憶手段から取得した前記文書情報を表示する表示手段を備える情報処理装置の処理方法であって、
前記情報処理装置が、
前記文書情報を表示する際に、当該文書情報を表示する順を決定するための表示順情報を取得する表示順情報取得ステップと、
前記表示順情報取得ステップに従って、前記文書情報をソートするソートステップと、
前記ソートステップでソートした文書情報を前記表示手段に表示する表示制御ステップとを実行し、
前記表示順情報は、前記格納日時情報による表示順であり、
前記ソートステップは、前記格納日時情報に従って、格納日時情報が古い順に前記文書情報をソートし、
前記表示制御ステップは、前記文書情報の文書日時情報に基づき、所定時間経過している文書情報を、所定時間経過していない文書情報と識別可能に表示制御することを特徴とする処理方法。
【請求項9】
文書データが作成された文書日時情報と当該文書データが格納された格納日時情報を含む文書情報とを記憶する記憶手段から取得した文書情報を表示する情報処理装置で実行可能なプログラムあって、
前記情報処理装置を、
前記文書情報を表示する際に、当該文書情報を表示する順を決定するための表示順情報を取得する表示順情報取得手段と、
前記表示順情報取得手段に従って、前記文書情報をソートするソート手段と、
前記ソート手段でソートした文書情報を表示する表示手段として機能させ、
前記表示順情報は、前記格納日時情報による表示順であり、
前記ソート手段は、前記格納日時情報に従って、格納日時情報が古い順に前記文書情報をソートし、
前記表示手段は、前記文書情報の文書日時情報に基づき、所定時間経過している文書情報を、所定時間経過していない文書情報と識別可能に表示することを特徴とするプログラム。
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【図15】
【図16】
【図17】
【図18】
【図19】
【図20】
【図21】
【図22】
【図23】
【図24】
【図25】
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【図24】
【図25】
【公開番号】特開2011−238207(P2011−238207A)
【公開日】平成23年11月24日(2011.11.24)
【国際特許分類】
【出願番号】特願2010−267731(P2010−267731)
【出願日】平成22年11月30日(2010.11.30)
【出願人】(301015956)キヤノンソフトウェア株式会社 (364)
【Fターム(参考)】
【公開日】平成23年11月24日(2011.11.24)
【国際特許分類】
【出願日】平成22年11月30日(2010.11.30)
【出願人】(301015956)キヤノンソフトウェア株式会社 (364)
【Fターム(参考)】
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