書類ファイル管理システム
【課題】ファイル棚から書類ファイルを取り出したり、書類ファイルをファイル棚へ戻すときなどにおいて、書類ファイルに正しい書類が綴じられているか否かを容易に、かつ迅速、確実に確認することができる書類ファイル管理システムを提供する。
【解決手段】管理パソコン５は、ＩＣタグリーダ３で読み取った書類ファイル１内のシート部材７に貼付されたＩＣタグ２の識別コードと、ＱＲコードリーダ４で読み取った書類ファイル１表面に貼付された第２ラベル１２上のＱＲコードの各コード情報に基づいて、読み取った識別コードと関連付けて記憶している書類情報を表示部５ｂに表示すると共に、表示部５ｂに表示された該書類情報が読み取ったＱＲコードに格納されている書類情報と一致するか否かを判定し、判定結果を表示部５ｂに表示する。
【解決手段】管理パソコン５は、ＩＣタグリーダ３で読み取った書類ファイル１内のシート部材７に貼付されたＩＣタグ２の識別コードと、ＱＲコードリーダ４で読み取った書類ファイル１表面に貼付された第２ラベル１２上のＱＲコードの各コード情報に基づいて、読み取った識別コードと関連付けて記憶している書類情報を表示部５ｂに表示すると共に、表示部５ｂに表示された該書類情報が読み取ったＱＲコードに格納されている書類情報と一致するか否かを判定し、判定結果を表示部５ｂに表示する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、書類を保持した複数の書類ファイルを管理する書類ファイル管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
会社や役所等では、紙媒体の書類を書類ファイルに保持し、複数の書類ファイルを管理番号順にファイル棚に収納して管理している。また、最近では、書類ファイルに書類情報を記録したＩＣタグを貼付して、ＩＣタグに記憶されたファイル識別コードをＩＣタグリーダで読み取ることによって、書類ファイルをパソコン（ＰＣ）で管理する書類ファイル管理システムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００４−２３８１４３号公報（図８）
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
前記特許文献１のような、ＩＣタグを書類ファイルに貼付して管理する書類ファイル管理システムでは、ＩＣタグリーダでＩＣタグに記憶されたファイル識別コードを読み取ることで、ファイル棚に格納される書類ファイルのファイル格納位置を識別することができる。しかしながら、書類ファイル内に綴じられている書類の書類情報は、ＩＣタグ等で管理されていないので、ファイル棚から書類ファイルを取り出したり、書類ファイルをファイル棚へ戻すときに、書類ファイルに正しい書類が綴じられているか否かは管理者が書類ファイルを開いて目視で確認する必要があり、書類確認作業に時間要する。また、複数の書類ファイルに対して管理者が目視で書類確認作業を行なう場合には、書類ファイルに誤った別の書類が綴じられていても見落とすおそれもある。
【０００５】
そこで、本発明は、ファイル棚から書類ファイルを取り出したり、書類ファイルをファイル棚へ戻すときなどにおいて、書類ファイルに正しい書類が綴じられているか否かを容易に、かつ迅速、確実に確認することができる書類ファイル管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
前記目的を達成するために本発明は、書類ファイルに保持される単数枚又は複数枚の書類に、綴じ具により該書類と一体的に綴じるようにして添えられるシート部材と、前記シート部材に貼付され、固有の識別コードが記憶されたＩＣタグと、前記ＩＣタグと非接触で通信し、該ＩＣタグに記憶された前記識別コードを読み取るＩＣタグリーダと、前記書類ファイルの外表面に貼付され、保持している前記書類の書類情報を格納した二次元コードと前記書類の書類情報を表記した表記部が印字されたラベルと、前記ラベルに印字された前記二次元コードを光学的に読み取る二次元コード読取手段と、前記ＩＣタグリーダで読み取った前記識別コードと前記二次元コード読取手段で読み取った前記二次元コードの各コード情報を取り込み可能であり、前記ＩＣタグに記憶された前記識別コードと前記書類ファイルに保持された書類の書類情報とを関連付けて記憶している書類ファイル管理装置と、を備えた書類ファイル管理システムであって、少なくとも、ファイル棚から所定の前記書類ファイルを取り出したとき、及び取り出していた前記所定の書類ファイルを前記ファイル棚に戻すときに、前記所定の書類ファイルに対して、前記ＩＣタグリーダで該所定の書類ファイル内の前記シート部材に貼付された前記ＩＣタグの識別コードを読み取ると共に、前記二次元コード読取手段で前記所定の書類ファイル表面に貼付された前記ラベル上の前記二次元コードを読み取り、書類ファイル管理装置は、取り込んだ前記ＩＣタグリーダで読み取った前記識別コードと前記二次元コード読取手段で読み取った前記二次元コードの各コード情報に基づいて、読み取った前記識別コードと関連付けて記憶している書類情報を表示手段に表示すると共に、前記表示手段に表示された該書類情報が読み取った前記二次元コードに格納されている書類情報と一致するか否かを判定し、判定結果を前記表示手段に表示することを特徴としている。
【発明の効果】
【０００７】
本発明の書類ファイル管理システムによれば、ファイル棚から書類ファイルを取り出したり、書類ファイルをファイル棚へ戻すときなどにおいて、書類ファイル管理装置は、取り込んだＩＣタグリーダで読み取った識別コードと二次元コード読取手段で読み取った二次元コードの各コード情報に基づいて、読み取った識別コードと関連付けて記憶している書類情報を表示手段に表示すると共に、表示手段に表示された該書類情報が読み取った二次元コードに格納されている書類情報と一致するか否かを判定し、判定結果を表示手段に表示することにより、書類ファイルに正しい書類が綴じられているか否かを、管理者が書類ファイルを開いて目視で書類確認作業を行なうことなく、容易にかつ迅速、確実に確認することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本発明の実施形態に係る書類ファイル管理システムの構成を示す図。
【図２】（ａ）は、書類と一体的に綴じられたシート部材を示す斜視図、（ｂ）は、シート部材と一体的に綴じられた書類を保持した書類ファイルを示す斜視図。
【図３】開いた状態の書類ファイルを示す図。
【図４】シート部材と書類ファイルに貼付されるラベルの一例を示す図。
【図５】本発明の実施形態に係る書類ファイル管理システムによる書類ファイルの管理手順を示す図。
【図６】複数の書類ファイルを収納したファイル棚を示す図。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、本発明を図示の実施形態に基づいて説明する。図１は、本発明の実施形態に係る書類ファイル管理システムの構成を示す図である。なお、本実施形態では、金融機関に対して信用保証を行なう信用保証協会において、顧客から受領した紙媒体の書類を書類ファイルにファイリングして保管し、新規入庫、出庫、再入庫、棚卸、廃棄時等において対象となる書類ファイルを管理するための書類ファイル管理システムに適用した例である。
【００１０】
本実施形態に係る書類ファイル管理システムは、図１に示すように、書類ファイル１を一冊ずつ載置して書類ファイル１内の後述するフィルム状のファイル用ＩＣタグ（以下、「ＩＣタグ」という）２に記憶されている固有の識別コード（ＩＣタグコード）を読み取る棚状のＩＣタグリーダ３と、二次元コードとしてのＱＲコード（登録商標）を読み取るＱＲコードリーダ４と、ＩＣタグリーダ３及びＱＲコードリーダ４で読み取った各コード情報に基づいて、入庫、出庫、再入庫、棚卸、廃棄等を行なう際の対象となる書類ファイル１の管理を行なう書類ファイル管理装置としてのパーソナルコンピュータ（以下、「管理パソコン」という）５を備えている。
【００１１】
一冊の書類ファイル１には、図２（ａ），（ｂ）に示すように、一顧客から受領した複数の各種書類（例えば、信用保証依頼書、所定の提出書類等）を束ねた複数の書類（以下、「顧客管理書類」という）６とこの顧客管理書類６の表面に配置した略透明又は半透明の表紙シート７とを、綴じ具８によって一体的に綴じたものが保持（ファイリング）されている。綴じ具８としては、例えば、ガチャ玉（登録商標）を用いることができる。
【００１２】
表紙シート７には、綴じている顧客管理書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）を表記した表記部９とＱＲコード１０とが印字された第１のラベル１１と、各顧客の顧客管理書類６毎に割り当てられた識別コードが記憶されている前記ＩＣタグ２が貼付されている。よって、書類ファイル１内に綴じ具８により顧客管理書類６上に表紙シート７を一体的に綴じた状態でも、管理者は表紙シート７に貼付した第１のラベル１１の表記部９を目視するだけで、綴じている顧客管理書類６の顧客管理情報を把握することができる。
【００１３】
また、書類ファイル１の表面ファイル１ａにも、第１のラベル１１と同様の顧客管理書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）を表記した表記部９とＱＲコード１０とが印字された第２のラベル１２が貼着されている。よって、管理者は書類ファイル１の表面ファイル１ａに貼付した第２のラベル１２の表記部９を目視するだけで、書類ファイル１を開くことなく綴じている顧客管理書類６の顧客管理情報を把握することができる。
【００１４】
書類ファイル１は、図３に示すように、表面ファイル１ａと裏面ファイル１ｂが見開き自在であり、内側に略透明な合成樹脂材からなる封筒状の書類ケース１３と、書類ケース１３の一側面側を着脱自在に保持する一対の止め金具１４を有している。書類ケース１３内に、綴じ具８によって一体的に綴じられた顧客管理書類６と表紙シート７が入れられる。そして、この書類ケース１３の一側面側に形成した２つの綴じ穴に一対の止め金具１４を挿通させることで、綴じ具８により一体的に綴じられた顧客管理書類６と表紙シート７が、書類ファイル２に保持される。
【００１５】
図４に示すように、第１、第２のラベル１１、１２には、一顧客から受領した顧客管理書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）を表記した表記部９と、この顧客管理情報を含む書類情報を格納したＱＲコード１０が印字されている。なお、第１、第２のラベル１１、１２の表記部９に表記される顧客管理情報のうちのラベル番号は、管理し易いように前記ＩＣタグ２の識別コードと同じ番号に設定している。
【００１６】
第１のラベル１１は表紙シート７上の中央部より少し上側に、ＩＣタグ２は表紙シート７上の下側にそれぞれ貼着されている（図２（ａ）参照）。第２のラベル１２は、書類ファイル１の表面ファイル１ａ上の左上側に貼付されている（図２（ｂ）参照）。
【００１７】
管理パソコン５には、ＩＣタグリーダ３及びＱＲコードリーダ４が接続されており、管理パソコン５の記憶部（不図示）には、書類ファイル１内の前記表紙シート７上のＩＣタグ２に記憶された識別コードと顧客管理書類６の書類情報とを関連付けて、ファイル棚１５（図６参照）に収納する複数の書類ファイル１に対して記憶されている。
【００１８】
なお、表記部９とＱＲコード１０が印字された第１、第２のラベル１１、１２は、管理パソコン５の入力操作部（キーボード）５ａを管理者が操作することで接続されているラベルプリンタ（不図示）から出力することができる。
【００１９】
ＩＣタグリーダ３は、前記ＩＣタグ２との間で電波を介して送受信するための不図示のアンテナ、送受信部、制御ユニット、電源部等を有しており、ＩＣタグリーダ３に書類ファイル１を入れて載置することで、書類ファイル１内の表紙シート７上のＩＣタグ２に記憶されている識別コード（ラベル番号）を、アンテナを介して読み取るように構成されている。
【００２０】
次に、信用保証協会において、前記した書類ファイル管理システムによる新規入庫、出庫、再入庫、棚卸、廃棄時における書類ファイルの管理手順について説明する。
【００２１】
〈新規入庫〉
本実施形態における新規入庫とは、顧客から顧客情報書類６を新規に受領した時に行う登録処理である。
【００２２】
一顧客から顧客情報書類６を受領すると、顧客情報書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）とこの顧客管理情報を含む書類情報を、この顧客情報書類１と一体的に綴じる表紙シート７上のＩＣタグ２の識別コード（ラベル番号）と関連付けて、管理パソコン５の記憶部（不図示）に記憶する。この際、管理者は、図４に示したように、顧客管理書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）を表記した表記部９とこの顧客管理情報を含む書類情報を格納したＱＲコード１０を印字した第１、第２のラベル１１、１２を作成して、表紙シート７と書類ファイル１の表面ファイル１ａにそれぞれ貼付する。
【００２３】
なお、管理者が表紙シート７に貼付したＩＣタグ２の識別コード（ラベル番号）を視認できるように、このＩＣタグ２近傍に該ＩＣタグ２の識別コードを表記したラベルを貼付するようにしてもよい。
【００２４】
そして、図２（ａ）、図３に示したように、この顧客情報書類６と表紙シート７を綴じ具８によって一体的に綴じた後、書類ケース１３内に入れて止め金具１４により固定して、書類ファイル１にファイリングする。
【００２５】
そして、図１に示したように、管理者が、この書類ファイル１をＩＣタグリーダ３に入れて載置することで、ファイリングされている表紙シート７上のＩＣタグ２に記憶されている識別コードがアンテナ（不図示）を介して読み取られる。なお、書類ファイル１をリーダライタ３に入れる際に、ＩＣタグリーダ３の奥側に配置されているアンテナ近傍にＩＣタグ２側が位置するようにして入れる。そして、ＩＣタグリーダ３で読み取った識別コード情報が管理パソコン５に入力されると、予め記憶部（不図示）に記憶されているこの識別コードに対応した顧客情報書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）を含む書類情報が管理パソコン５の表示部（液晶モニタ）５ｂに表示される。
【００２６】
そして、図５に示すように、確認のために管理者が、書類ファイル１の表面ファイル１ａ上の第２のラベル１２に印字されているＱＲコード１０にＱＲコードリーダ４を近接させることで、ＱＲコード１０の情報が読み取られて、読み取った情報が管理パソコン５に入力される。そして、管理パソコン５は、表示部５ｂに表示された書類情報が読み取ったＱＲコード１０に格納されている書類情報と一致するか否かを判定する。この際、この書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされている場合は、表示部５ｂに表示された書類情報（管理パソコン５の記憶部（不図示）から読み出した書類情報）と、第２のラベル１２上のＱＲコード１０から読み取った書類情報とが一致する。
【００２７】
よって、管理パソコン５は、両者の書類情報が一致した場合には、この書類ファイル１に正しい顧客情報書類６と表紙シート７が一体的に綴じられてファイリングされていると判定し、表示部５ｂに例えば、○を表示して管理者に報知する。なお、前記両者の情報が一致しない場合には、管理パソコン５はこの書類ファイル１に誤って別の顧客の顧客情報書類６と表紙シート７が一体的に綴じられてファイリングされていると判定し、表示部５ｂに例えば、×を表示して管理者に警告する。
【００２８】
そして、多数の顧客から受領した顧客情報書類６に対しても、それぞれ顧客情報書類６と表紙シート７を一体的に綴じて書類ファイル１にファイリングして前記した新規入庫時における登録処理を行い、図６に示すように、複数の書類ファイル２を例えば顧客番号順に並べてファイル棚１５に収納する。
【００２９】
〈出庫〉
本実施形態における出庫とは、ある顧客の書類ファイル１（ファイリングしている顧客情報書類６）を、所定の部署等で参照したい場合などにファイル棚１５から貸し出すときの処理である。
【００３０】
管理者がファイル棚１５から出庫対象の書類ファイル１を、その表面ファイル１ａ上の第２のラベル１２に印字された表記部９の顧客番号などから特定して取り出す。
【００３１】
そして、図１に示したように、取り出した書類ファイル１をＩＣタグリーダ３に入れて載置することで、ファイリングされている表紙シート７上のＩＣタグ２に記憶されている識別コードがアンテナを介して読み取られる。そして、ＩＣタグリーダ３で読み取った識別コード情報が管理パソコン５に入力されると、予め記憶部（不図示）に記憶されているこの識別コードに対応した顧客情報書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）を含む書類情報が管理パソコン５の表示部５ｂに表示される。
【００３２】
そして、図５に示したように、確認のために管理者が、書類ファイル１の表面ファイル１ａ上の第２のラベル１２に印字されているＱＲコード１０にＱＲコードリーダ４を近接させることで、ＱＲコード１０の情報が読み取られて、読み取った情報が管理パソコン５に入力される。そして、管理パソコン５は、表示部５ｂに表示された書類情報が読み取ったＱＲコード１０に格納されている書類情報と一致するか否かを判定する。この際、この書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされている場合は、表示部５ｂに表示された書類情報（管理パソコン５の記憶部（不図示）から読み出した書類情報）と、第２のラベル１２上のＱＲコード１０から読み取った書類情報とが一致する。
【００３３】
よって、管理パソコン５は、両者の書類情報が一致した場合には、この書類ファイル１に正しい顧客情報書類６と表紙シート７が一体的に綴じられてファイリングされていると判定し、表示部５ｂに例えば、○を表示して管理者に報知する。なお、前記両者の情報が一致しない場合には、管理パソコン５はこの書類ファイル１に誤って別の顧客の顧客情報書類６と表紙シート７が一体的に綴じられてファイリングされていると判定し、表示部５ｂに例えば、×を表示して管理者に警告する。
【００３４】
このように、書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされていることを確認すると、管理パソコン１１にこの書類ファイル２が貸し出し中であることを登録して、この書類ファイル１を貸し出す。
【００３５】
〈再入庫〉
本実施形態における再入庫とは、前記出庫で貸し出されていた書類ファイル１をファイル棚１５に戻すときの処理である。
【００３６】
出庫で貸し出されていた書類ファイル１が戻されると、図１に示したように、貸し出されていた書類ファイル１をＩＣタグリーダ３に入れて載置することで、ファイリングされている表紙シート７上のＩＣタグ２に記憶されている識別コードがアンテナを介して読み取られる。そして、ＩＣタグリーダ３で読み取った識別コード情報が管理パソコン５に入力されると、予め記憶部（不図示）に記憶されているこの識別コードに対応した顧客情報書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）を含む書類情報が管理パソコン５の表示部５ｂに表示される。
【００３７】
そして、図５に示したように、確認のために管理者が、書類ファイル１の表面ファイル１ａ上の第２のラベル１２に印字されているＱＲコード１０にＱＲコードリーダ４を近接させることで、ＱＲコード１０の情報が読み取られて、読み取った情報が管理パソコン５に入力される。そして、管理パソコン５は、表示部５ｂに表示された書類情報が読み取ったＱＲコード１０に格納されている書類情報と一致するか否かを判定する。この際、この書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされている場合は、表示部５ｂに表示された書類情報（管理パソコン５の記憶部（不図示）から読み出した書類情報）と、第２のラベル１２上のＱＲコード１０から読み取った書類情報とが一致する。
【００３８】
よって、管理パソコン５は、両者の書類情報が一致した場合には、この書類ファイル１に正しい顧客情報書類６と表紙シート７が一体的に綴じられてファイリングされていると判定し、表示部５ｂに例えば、○を表示して管理者に報知する。なお、前記両者の情報が一致しない場合には、管理パソコン５はこの書類ファイル１に誤って別の顧客の顧客情報書類６と表紙シート７が一体的に綴じられてファイリングされていると判定し、表示部５ｂに例えば、×を表示して管理者に警告する。
【００３９】
このように、書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされていることを確認すると、管理パソコン１１にこの書類ファイル２が再入庫されたことを登録して、この書類ファイル１を例えば顧客番号に基づいてファイル棚１５の所定場所に収納する。
【００４０】
〈棚卸〉
本実施形態における棚卸とは、ファイル棚１５に収納されている多数の書類ファイル１の全部或いは所定範囲分に対して、各書類ファイル１に正しい顧客情報書類６ファイリングされているかを確認するための処理である。この棚卸は、定期的（例えば、年に数回程度）に行なわれる。
【００４１】
ファイル棚１５に収納されている多数の書類ファイル１から棚卸対象となる各書類ファイル１を取り出した後、図１に示したように、一冊毎に棚卸対象の書類ファイル１をＩＣタグリーダ３に入れて載置することで、ファイリングされている表紙シート７上のＩＣタグ２に記憶されている識別コードがアンテナを介して読み取られる。そして、ＩＣタグリーダ３で読み取った識別コード情報が管理パソコン５に入力されると、予め記憶部（不図示）に記憶されているこの識別コードに対応した顧客情報書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）を含む書類情報が管理パソコン５の表示部５ｂに表示される。
【００４２】
そして、図５に示したように、確認のために管理者が、書類ファイル１の表面ファイル１ａ上の第２のラベル１２に印字されているＱＲコード１０にＱＲコードリーダ４を近接させることで、ＱＲコード１０の情報が読み取られて、読み取った情報が管理パソコン５に入力される。そして、管理パソコン５は、表示部５ｂに表示された書類情報が読み取ったＱＲコード１０に格納されている書類情報と一致するか否かを判定する。この際、この書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされている場合は、表示部５ｂに表示された書類情報（管理パソコン５の記憶部（不図示）から読み出した書類情報）と、第２のラベル１２上のＱＲコード１０から読み取った書類情報とが一致する。
【００４３】
よって、管理パソコン５は、両者の書類情報が一致した場合には、この書類ファイル１に正しい顧客情報書類６と表紙シート７が一体的に綴じられてファイリングされていると判定し、表示部５ｂに例えば、○を表示して管理者に報知する。なお、前記両者の情報が一致しない場合には、管理パソコン５はこの書類ファイル１に誤って別の顧客の顧客情報書類６と表紙シート７が一体的に綴じられてファイリングされていると判定し、表示部５ｂに例えば、×を表示して管理者に警告する。
【００４４】
このように、書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされていることを確認すると、棚卸対象となっている他の書類ファイル１に対しても同様の処理を行う。そして、全ての棚卸対象となっている各書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされていることを確認後に、ファイル棚１５に戻す。
【００４５】
〈廃棄〉
本実施形態における廃棄とは、ファイル棚１５に収納されている多数の書類ファイル１のうちから完済した顧客の書類ファイルを取り出して、ファイリングしている顧客情報書類を廃棄保管するための処理である。
【００４６】
金融機関から融資を受けている顧客が完済すると、この顧客に対する信用保証が終了し、この顧客の顧客情報書類を廃棄する必要がある。詳しくは、管理者がファイル棚１５から廃棄対象の書類ファイル１を、その表面ファイル１ａ上の第２のラベル１２に印字されている表記部５の例えば顧客番号から特定して取り出す。
【００４７】
そして、図１に示したように、取り出した書類ファイル１をＩＣタグリーダ３に入れて載置することで、ファイリングされている表紙シート７上のＩＣタグ２に記憶されている識別コードがアンテナを介して読み取られる。そして、ＩＣタグリーダ３で読み取った識別コード情報が管理パソコン５に入力されると、予め記憶部（不図示）に記憶されているこの識別コードに対応した顧客情報書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）を含む書類情報が管理パソコン５の表示部５ｂに表示される。
【００４８】
そして、図５に示したように、確認のために管理者が、書類ファイル１の表面ファイル１ａ上の第２のラベル１２に印字されているＱＲコード１０にＱＲコードリーダ４を近接させることで、ＱＲコード１０の情報が読み取られて、読み取った情報が管理パソコン５に入力される。そして、管理パソコン５は、表示部５ｂに表示された書類情報が読み取ったＱＲコード１０に格納されている書類情報と一致するか否かを判定する。この際、この書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされている場合は、表示部５ｂに表示された書類情報（管理パソコン５の記憶部（不図示）から読み出した書類情報）と、第２のラベル１２上のＱＲコード１０から読み取った書類情報とが一致する。
【００４９】
よって、管理パソコン５は、両者の書類情報が一致した場合には、この書類ファイル１に正しい顧客情報書類６と表紙シート７が一体的に綴じられてファイリングされていると判定し、表示部５ｂに例えば、○を表示して管理者に報知する。なお、前記両者の情報が一致しない場合には、管理パソコン５はこの書類ファイル１に誤って別の顧客の顧客情報書類６と表紙シート７が一体的に綴じられてファイリングされていると判定し、表示部５ｂに例えば、×を表示して管理者に警告する。
【００５０】
このように、書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされていることを確認すると、管理パソコン５にこの書類ファイル１を廃棄したことを登録する。更に、管理パソコン５の記憶部（不図示）から、この書類ファイル１内の表紙シート７上のＩＣタグ２に記憶されている識別コードに対応している顧客情報書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）を含む書類情報を削除する。
【００５１】
そして、この廃棄対象の書類ファイル１内に一体的に綴じられている顧客情報書類６と表紙シート７を取り出し、更に、綴じ具８を外して顧客情報書類６上から表紙シート７を取り外す。
【００５２】
そして、この書類ファイル１と取り外した表紙シート７は、次の新規の顧客に対して再利用（リサイクル）するために廃棄することなく保管しておく。なお、この書類ファイル１の表面ファイル１ａ上の第２のラベル１２と、表紙シート７上の第１のラベル１１は剥がしておく。一方、取り外した廃棄対象の顧客情報書類６は、廃棄保管庫等に搬入して廃棄保管しておく。
【００５３】
このように、ファイル棚１５から取り出した廃棄対象の書類ファイル１に対して、この書類ファイル１から取り出した顧客情報書類６上の表紙シート７を取り外すだけで、廃棄対象の顧客情報書類６を容易に、かつ間違えることなく確実に廃棄処理することができる。
【００５４】
更に、廃棄対象として取り出した書類ファイル１とＩＣタグ２を有する表紙シート７は、廃棄することなくそのまま再利用（リサイクル）することができるので、コストの低減を図ることが可能となる。
【００５５】
このように、本実施形態に係る書類ファイル管理システムによれば、新規入庫、出庫、再入庫、棚卸、廃棄時において、対象となる書類ファイル１をＩＣタグリーダ３に入れて書類ファイル１内の表紙シート７上に貼付したＩＣタグ２の識別コードを読み取って、それに対応した顧客情報書類６の書類情報を管理パソコン５の表示部５ｂに表示させる。そして、書類ファイル１の表面ファイル１ａ上に貼付した第２のラベル１２のＱＲコード１０をＱＲコードリーダ４で読み取って、格納されている書類情報を管理パソコン５に出力することにより、管理パソコン５の表示部５ｂに表示される判定情報（例えば、○か×）に基づいて、書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされているか否かを、書類ファイル１を開いて中の顧客情報書類６を管理者が目視で書類確認作業を行なうことなく、容易にかつ迅速、確実に確認することができる。
【００５６】
なお、前記実施形態では、金融機関に対して信用保証を行なう信用保証協会にて、新規入庫、出庫、再入庫、棚卸、廃棄時等において対象となる書類ファイル（顧客情報書類）の管理処理を行うための書類ファイル管理システムに適用した例であったが、これに限らず、例えば、銀行等の金融機関で債権書類をファイリングした書類ファイルの管理処理を行うための書類ファイル管理システムなどにおいても、同様に本発明を適用することができる。
【符号の説明】
【００５７】
１ 書類ファイル
２ ＩＣタグ
３ ＩＣタグリーダ
４ ＱＲコードリーダ
５ 管理パソコン
６ 顧客情報書類
７ 表紙シート
８ 綴じ具
９ 表記部
１０ ＱＲコード
１１ 第１のラベル
１２ 第２のラベル
１５ ファイル棚
【技術分野】
【０００１】
本発明は、書類を保持した複数の書類ファイルを管理する書類ファイル管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
会社や役所等では、紙媒体の書類を書類ファイルに保持し、複数の書類ファイルを管理番号順にファイル棚に収納して管理している。また、最近では、書類ファイルに書類情報を記録したＩＣタグを貼付して、ＩＣタグに記憶されたファイル識別コードをＩＣタグリーダで読み取ることによって、書類ファイルをパソコン（ＰＣ）で管理する書類ファイル管理システムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００４−２３８１４３号公報（図８）
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
前記特許文献１のような、ＩＣタグを書類ファイルに貼付して管理する書類ファイル管理システムでは、ＩＣタグリーダでＩＣタグに記憶されたファイル識別コードを読み取ることで、ファイル棚に格納される書類ファイルのファイル格納位置を識別することができる。しかしながら、書類ファイル内に綴じられている書類の書類情報は、ＩＣタグ等で管理されていないので、ファイル棚から書類ファイルを取り出したり、書類ファイルをファイル棚へ戻すときに、書類ファイルに正しい書類が綴じられているか否かは管理者が書類ファイルを開いて目視で確認する必要があり、書類確認作業に時間要する。また、複数の書類ファイルに対して管理者が目視で書類確認作業を行なう場合には、書類ファイルに誤った別の書類が綴じられていても見落とすおそれもある。
【０００５】
そこで、本発明は、ファイル棚から書類ファイルを取り出したり、書類ファイルをファイル棚へ戻すときなどにおいて、書類ファイルに正しい書類が綴じられているか否かを容易に、かつ迅速、確実に確認することができる書類ファイル管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
前記目的を達成するために本発明は、書類ファイルに保持される単数枚又は複数枚の書類に、綴じ具により該書類と一体的に綴じるようにして添えられるシート部材と、前記シート部材に貼付され、固有の識別コードが記憶されたＩＣタグと、前記ＩＣタグと非接触で通信し、該ＩＣタグに記憶された前記識別コードを読み取るＩＣタグリーダと、前記書類ファイルの外表面に貼付され、保持している前記書類の書類情報を格納した二次元コードと前記書類の書類情報を表記した表記部が印字されたラベルと、前記ラベルに印字された前記二次元コードを光学的に読み取る二次元コード読取手段と、前記ＩＣタグリーダで読み取った前記識別コードと前記二次元コード読取手段で読み取った前記二次元コードの各コード情報を取り込み可能であり、前記ＩＣタグに記憶された前記識別コードと前記書類ファイルに保持された書類の書類情報とを関連付けて記憶している書類ファイル管理装置と、を備えた書類ファイル管理システムであって、少なくとも、ファイル棚から所定の前記書類ファイルを取り出したとき、及び取り出していた前記所定の書類ファイルを前記ファイル棚に戻すときに、前記所定の書類ファイルに対して、前記ＩＣタグリーダで該所定の書類ファイル内の前記シート部材に貼付された前記ＩＣタグの識別コードを読み取ると共に、前記二次元コード読取手段で前記所定の書類ファイル表面に貼付された前記ラベル上の前記二次元コードを読み取り、書類ファイル管理装置は、取り込んだ前記ＩＣタグリーダで読み取った前記識別コードと前記二次元コード読取手段で読み取った前記二次元コードの各コード情報に基づいて、読み取った前記識別コードと関連付けて記憶している書類情報を表示手段に表示すると共に、前記表示手段に表示された該書類情報が読み取った前記二次元コードに格納されている書類情報と一致するか否かを判定し、判定結果を前記表示手段に表示することを特徴としている。
【発明の効果】
【０００７】
本発明の書類ファイル管理システムによれば、ファイル棚から書類ファイルを取り出したり、書類ファイルをファイル棚へ戻すときなどにおいて、書類ファイル管理装置は、取り込んだＩＣタグリーダで読み取った識別コードと二次元コード読取手段で読み取った二次元コードの各コード情報に基づいて、読み取った識別コードと関連付けて記憶している書類情報を表示手段に表示すると共に、表示手段に表示された該書類情報が読み取った二次元コードに格納されている書類情報と一致するか否かを判定し、判定結果を表示手段に表示することにより、書類ファイルに正しい書類が綴じられているか否かを、管理者が書類ファイルを開いて目視で書類確認作業を行なうことなく、容易にかつ迅速、確実に確認することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本発明の実施形態に係る書類ファイル管理システムの構成を示す図。
【図２】（ａ）は、書類と一体的に綴じられたシート部材を示す斜視図、（ｂ）は、シート部材と一体的に綴じられた書類を保持した書類ファイルを示す斜視図。
【図３】開いた状態の書類ファイルを示す図。
【図４】シート部材と書類ファイルに貼付されるラベルの一例を示す図。
【図５】本発明の実施形態に係る書類ファイル管理システムによる書類ファイルの管理手順を示す図。
【図６】複数の書類ファイルを収納したファイル棚を示す図。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、本発明を図示の実施形態に基づいて説明する。図１は、本発明の実施形態に係る書類ファイル管理システムの構成を示す図である。なお、本実施形態では、金融機関に対して信用保証を行なう信用保証協会において、顧客から受領した紙媒体の書類を書類ファイルにファイリングして保管し、新規入庫、出庫、再入庫、棚卸、廃棄時等において対象となる書類ファイルを管理するための書類ファイル管理システムに適用した例である。
【００１０】
本実施形態に係る書類ファイル管理システムは、図１に示すように、書類ファイル１を一冊ずつ載置して書類ファイル１内の後述するフィルム状のファイル用ＩＣタグ（以下、「ＩＣタグ」という）２に記憶されている固有の識別コード（ＩＣタグコード）を読み取る棚状のＩＣタグリーダ３と、二次元コードとしてのＱＲコード（登録商標）を読み取るＱＲコードリーダ４と、ＩＣタグリーダ３及びＱＲコードリーダ４で読み取った各コード情報に基づいて、入庫、出庫、再入庫、棚卸、廃棄等を行なう際の対象となる書類ファイル１の管理を行なう書類ファイル管理装置としてのパーソナルコンピュータ（以下、「管理パソコン」という）５を備えている。
【００１１】
一冊の書類ファイル１には、図２（ａ），（ｂ）に示すように、一顧客から受領した複数の各種書類（例えば、信用保証依頼書、所定の提出書類等）を束ねた複数の書類（以下、「顧客管理書類」という）６とこの顧客管理書類６の表面に配置した略透明又は半透明の表紙シート７とを、綴じ具８によって一体的に綴じたものが保持（ファイリング）されている。綴じ具８としては、例えば、ガチャ玉（登録商標）を用いることができる。
【００１２】
表紙シート７には、綴じている顧客管理書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）を表記した表記部９とＱＲコード１０とが印字された第１のラベル１１と、各顧客の顧客管理書類６毎に割り当てられた識別コードが記憶されている前記ＩＣタグ２が貼付されている。よって、書類ファイル１内に綴じ具８により顧客管理書類６上に表紙シート７を一体的に綴じた状態でも、管理者は表紙シート７に貼付した第１のラベル１１の表記部９を目視するだけで、綴じている顧客管理書類６の顧客管理情報を把握することができる。
【００１３】
また、書類ファイル１の表面ファイル１ａにも、第１のラベル１１と同様の顧客管理書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）を表記した表記部９とＱＲコード１０とが印字された第２のラベル１２が貼着されている。よって、管理者は書類ファイル１の表面ファイル１ａに貼付した第２のラベル１２の表記部９を目視するだけで、書類ファイル１を開くことなく綴じている顧客管理書類６の顧客管理情報を把握することができる。
【００１４】
書類ファイル１は、図３に示すように、表面ファイル１ａと裏面ファイル１ｂが見開き自在であり、内側に略透明な合成樹脂材からなる封筒状の書類ケース１３と、書類ケース１３の一側面側を着脱自在に保持する一対の止め金具１４を有している。書類ケース１３内に、綴じ具８によって一体的に綴じられた顧客管理書類６と表紙シート７が入れられる。そして、この書類ケース１３の一側面側に形成した２つの綴じ穴に一対の止め金具１４を挿通させることで、綴じ具８により一体的に綴じられた顧客管理書類６と表紙シート７が、書類ファイル２に保持される。
【００１５】
図４に示すように、第１、第２のラベル１１、１２には、一顧客から受領した顧客管理書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）を表記した表記部９と、この顧客管理情報を含む書類情報を格納したＱＲコード１０が印字されている。なお、第１、第２のラベル１１、１２の表記部９に表記される顧客管理情報のうちのラベル番号は、管理し易いように前記ＩＣタグ２の識別コードと同じ番号に設定している。
【００１６】
第１のラベル１１は表紙シート７上の中央部より少し上側に、ＩＣタグ２は表紙シート７上の下側にそれぞれ貼着されている（図２（ａ）参照）。第２のラベル１２は、書類ファイル１の表面ファイル１ａ上の左上側に貼付されている（図２（ｂ）参照）。
【００１７】
管理パソコン５には、ＩＣタグリーダ３及びＱＲコードリーダ４が接続されており、管理パソコン５の記憶部（不図示）には、書類ファイル１内の前記表紙シート７上のＩＣタグ２に記憶された識別コードと顧客管理書類６の書類情報とを関連付けて、ファイル棚１５（図６参照）に収納する複数の書類ファイル１に対して記憶されている。
【００１８】
なお、表記部９とＱＲコード１０が印字された第１、第２のラベル１１、１２は、管理パソコン５の入力操作部（キーボード）５ａを管理者が操作することで接続されているラベルプリンタ（不図示）から出力することができる。
【００１９】
ＩＣタグリーダ３は、前記ＩＣタグ２との間で電波を介して送受信するための不図示のアンテナ、送受信部、制御ユニット、電源部等を有しており、ＩＣタグリーダ３に書類ファイル１を入れて載置することで、書類ファイル１内の表紙シート７上のＩＣタグ２に記憶されている識別コード（ラベル番号）を、アンテナを介して読み取るように構成されている。
【００２０】
次に、信用保証協会において、前記した書類ファイル管理システムによる新規入庫、出庫、再入庫、棚卸、廃棄時における書類ファイルの管理手順について説明する。
【００２１】
〈新規入庫〉
本実施形態における新規入庫とは、顧客から顧客情報書類６を新規に受領した時に行う登録処理である。
【００２２】
一顧客から顧客情報書類６を受領すると、顧客情報書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）とこの顧客管理情報を含む書類情報を、この顧客情報書類１と一体的に綴じる表紙シート７上のＩＣタグ２の識別コード（ラベル番号）と関連付けて、管理パソコン５の記憶部（不図示）に記憶する。この際、管理者は、図４に示したように、顧客管理書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）を表記した表記部９とこの顧客管理情報を含む書類情報を格納したＱＲコード１０を印字した第１、第２のラベル１１、１２を作成して、表紙シート７と書類ファイル１の表面ファイル１ａにそれぞれ貼付する。
【００２３】
なお、管理者が表紙シート７に貼付したＩＣタグ２の識別コード（ラベル番号）を視認できるように、このＩＣタグ２近傍に該ＩＣタグ２の識別コードを表記したラベルを貼付するようにしてもよい。
【００２４】
そして、図２（ａ）、図３に示したように、この顧客情報書類６と表紙シート７を綴じ具８によって一体的に綴じた後、書類ケース１３内に入れて止め金具１４により固定して、書類ファイル１にファイリングする。
【００２５】
そして、図１に示したように、管理者が、この書類ファイル１をＩＣタグリーダ３に入れて載置することで、ファイリングされている表紙シート７上のＩＣタグ２に記憶されている識別コードがアンテナ（不図示）を介して読み取られる。なお、書類ファイル１をリーダライタ３に入れる際に、ＩＣタグリーダ３の奥側に配置されているアンテナ近傍にＩＣタグ２側が位置するようにして入れる。そして、ＩＣタグリーダ３で読み取った識別コード情報が管理パソコン５に入力されると、予め記憶部（不図示）に記憶されているこの識別コードに対応した顧客情報書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）を含む書類情報が管理パソコン５の表示部（液晶モニタ）５ｂに表示される。
【００２６】
そして、図５に示すように、確認のために管理者が、書類ファイル１の表面ファイル１ａ上の第２のラベル１２に印字されているＱＲコード１０にＱＲコードリーダ４を近接させることで、ＱＲコード１０の情報が読み取られて、読み取った情報が管理パソコン５に入力される。そして、管理パソコン５は、表示部５ｂに表示された書類情報が読み取ったＱＲコード１０に格納されている書類情報と一致するか否かを判定する。この際、この書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされている場合は、表示部５ｂに表示された書類情報（管理パソコン５の記憶部（不図示）から読み出した書類情報）と、第２のラベル１２上のＱＲコード１０から読み取った書類情報とが一致する。
【００２７】
よって、管理パソコン５は、両者の書類情報が一致した場合には、この書類ファイル１に正しい顧客情報書類６と表紙シート７が一体的に綴じられてファイリングされていると判定し、表示部５ｂに例えば、○を表示して管理者に報知する。なお、前記両者の情報が一致しない場合には、管理パソコン５はこの書類ファイル１に誤って別の顧客の顧客情報書類６と表紙シート７が一体的に綴じられてファイリングされていると判定し、表示部５ｂに例えば、×を表示して管理者に警告する。
【００２８】
そして、多数の顧客から受領した顧客情報書類６に対しても、それぞれ顧客情報書類６と表紙シート７を一体的に綴じて書類ファイル１にファイリングして前記した新規入庫時における登録処理を行い、図６に示すように、複数の書類ファイル２を例えば顧客番号順に並べてファイル棚１５に収納する。
【００２９】
〈出庫〉
本実施形態における出庫とは、ある顧客の書類ファイル１（ファイリングしている顧客情報書類６）を、所定の部署等で参照したい場合などにファイル棚１５から貸し出すときの処理である。
【００３０】
管理者がファイル棚１５から出庫対象の書類ファイル１を、その表面ファイル１ａ上の第２のラベル１２に印字された表記部９の顧客番号などから特定して取り出す。
【００３１】
そして、図１に示したように、取り出した書類ファイル１をＩＣタグリーダ３に入れて載置することで、ファイリングされている表紙シート７上のＩＣタグ２に記憶されている識別コードがアンテナを介して読み取られる。そして、ＩＣタグリーダ３で読み取った識別コード情報が管理パソコン５に入力されると、予め記憶部（不図示）に記憶されているこの識別コードに対応した顧客情報書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）を含む書類情報が管理パソコン５の表示部５ｂに表示される。
【００３２】
そして、図５に示したように、確認のために管理者が、書類ファイル１の表面ファイル１ａ上の第２のラベル１２に印字されているＱＲコード１０にＱＲコードリーダ４を近接させることで、ＱＲコード１０の情報が読み取られて、読み取った情報が管理パソコン５に入力される。そして、管理パソコン５は、表示部５ｂに表示された書類情報が読み取ったＱＲコード１０に格納されている書類情報と一致するか否かを判定する。この際、この書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされている場合は、表示部５ｂに表示された書類情報（管理パソコン５の記憶部（不図示）から読み出した書類情報）と、第２のラベル１２上のＱＲコード１０から読み取った書類情報とが一致する。
【００３３】
よって、管理パソコン５は、両者の書類情報が一致した場合には、この書類ファイル１に正しい顧客情報書類６と表紙シート７が一体的に綴じられてファイリングされていると判定し、表示部５ｂに例えば、○を表示して管理者に報知する。なお、前記両者の情報が一致しない場合には、管理パソコン５はこの書類ファイル１に誤って別の顧客の顧客情報書類６と表紙シート７が一体的に綴じられてファイリングされていると判定し、表示部５ｂに例えば、×を表示して管理者に警告する。
【００３４】
このように、書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされていることを確認すると、管理パソコン１１にこの書類ファイル２が貸し出し中であることを登録して、この書類ファイル１を貸し出す。
【００３５】
〈再入庫〉
本実施形態における再入庫とは、前記出庫で貸し出されていた書類ファイル１をファイル棚１５に戻すときの処理である。
【００３６】
出庫で貸し出されていた書類ファイル１が戻されると、図１に示したように、貸し出されていた書類ファイル１をＩＣタグリーダ３に入れて載置することで、ファイリングされている表紙シート７上のＩＣタグ２に記憶されている識別コードがアンテナを介して読み取られる。そして、ＩＣタグリーダ３で読み取った識別コード情報が管理パソコン５に入力されると、予め記憶部（不図示）に記憶されているこの識別コードに対応した顧客情報書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）を含む書類情報が管理パソコン５の表示部５ｂに表示される。
【００３７】
そして、図５に示したように、確認のために管理者が、書類ファイル１の表面ファイル１ａ上の第２のラベル１２に印字されているＱＲコード１０にＱＲコードリーダ４を近接させることで、ＱＲコード１０の情報が読み取られて、読み取った情報が管理パソコン５に入力される。そして、管理パソコン５は、表示部５ｂに表示された書類情報が読み取ったＱＲコード１０に格納されている書類情報と一致するか否かを判定する。この際、この書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされている場合は、表示部５ｂに表示された書類情報（管理パソコン５の記憶部（不図示）から読み出した書類情報）と、第２のラベル１２上のＱＲコード１０から読み取った書類情報とが一致する。
【００３８】
よって、管理パソコン５は、両者の書類情報が一致した場合には、この書類ファイル１に正しい顧客情報書類６と表紙シート７が一体的に綴じられてファイリングされていると判定し、表示部５ｂに例えば、○を表示して管理者に報知する。なお、前記両者の情報が一致しない場合には、管理パソコン５はこの書類ファイル１に誤って別の顧客の顧客情報書類６と表紙シート７が一体的に綴じられてファイリングされていると判定し、表示部５ｂに例えば、×を表示して管理者に警告する。
【００３９】
このように、書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされていることを確認すると、管理パソコン１１にこの書類ファイル２が再入庫されたことを登録して、この書類ファイル１を例えば顧客番号に基づいてファイル棚１５の所定場所に収納する。
【００４０】
〈棚卸〉
本実施形態における棚卸とは、ファイル棚１５に収納されている多数の書類ファイル１の全部或いは所定範囲分に対して、各書類ファイル１に正しい顧客情報書類６ファイリングされているかを確認するための処理である。この棚卸は、定期的（例えば、年に数回程度）に行なわれる。
【００４１】
ファイル棚１５に収納されている多数の書類ファイル１から棚卸対象となる各書類ファイル１を取り出した後、図１に示したように、一冊毎に棚卸対象の書類ファイル１をＩＣタグリーダ３に入れて載置することで、ファイリングされている表紙シート７上のＩＣタグ２に記憶されている識別コードがアンテナを介して読み取られる。そして、ＩＣタグリーダ３で読み取った識別コード情報が管理パソコン５に入力されると、予め記憶部（不図示）に記憶されているこの識別コードに対応した顧客情報書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）を含む書類情報が管理パソコン５の表示部５ｂに表示される。
【００４２】
そして、図５に示したように、確認のために管理者が、書類ファイル１の表面ファイル１ａ上の第２のラベル１２に印字されているＱＲコード１０にＱＲコードリーダ４を近接させることで、ＱＲコード１０の情報が読み取られて、読み取った情報が管理パソコン５に入力される。そして、管理パソコン５は、表示部５ｂに表示された書類情報が読み取ったＱＲコード１０に格納されている書類情報と一致するか否かを判定する。この際、この書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされている場合は、表示部５ｂに表示された書類情報（管理パソコン５の記憶部（不図示）から読み出した書類情報）と、第２のラベル１２上のＱＲコード１０から読み取った書類情報とが一致する。
【００４３】
よって、管理パソコン５は、両者の書類情報が一致した場合には、この書類ファイル１に正しい顧客情報書類６と表紙シート７が一体的に綴じられてファイリングされていると判定し、表示部５ｂに例えば、○を表示して管理者に報知する。なお、前記両者の情報が一致しない場合には、管理パソコン５はこの書類ファイル１に誤って別の顧客の顧客情報書類６と表紙シート７が一体的に綴じられてファイリングされていると判定し、表示部５ｂに例えば、×を表示して管理者に警告する。
【００４４】
このように、書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされていることを確認すると、棚卸対象となっている他の書類ファイル１に対しても同様の処理を行う。そして、全ての棚卸対象となっている各書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされていることを確認後に、ファイル棚１５に戻す。
【００４５】
〈廃棄〉
本実施形態における廃棄とは、ファイル棚１５に収納されている多数の書類ファイル１のうちから完済した顧客の書類ファイルを取り出して、ファイリングしている顧客情報書類を廃棄保管するための処理である。
【００４６】
金融機関から融資を受けている顧客が完済すると、この顧客に対する信用保証が終了し、この顧客の顧客情報書類を廃棄する必要がある。詳しくは、管理者がファイル棚１５から廃棄対象の書類ファイル１を、その表面ファイル１ａ上の第２のラベル１２に印字されている表記部５の例えば顧客番号から特定して取り出す。
【００４７】
そして、図１に示したように、取り出した書類ファイル１をＩＣタグリーダ３に入れて載置することで、ファイリングされている表紙シート７上のＩＣタグ２に記憶されている識別コードがアンテナを介して読み取られる。そして、ＩＣタグリーダ３で読み取った識別コード情報が管理パソコン５に入力されると、予め記憶部（不図示）に記憶されているこの識別コードに対応した顧客情報書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）を含む書類情報が管理パソコン５の表示部５ｂに表示される。
【００４８】
そして、図５に示したように、確認のために管理者が、書類ファイル１の表面ファイル１ａ上の第２のラベル１２に印字されているＱＲコード１０にＱＲコードリーダ４を近接させることで、ＱＲコード１０の情報が読み取られて、読み取った情報が管理パソコン５に入力される。そして、管理パソコン５は、表示部５ｂに表示された書類情報が読み取ったＱＲコード１０に格納されている書類情報と一致するか否かを判定する。この際、この書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされている場合は、表示部５ｂに表示された書類情報（管理パソコン５の記憶部（不図示）から読み出した書類情報）と、第２のラベル１２上のＱＲコード１０から読み取った書類情報とが一致する。
【００４９】
よって、管理パソコン５は、両者の書類情報が一致した場合には、この書類ファイル１に正しい顧客情報書類６と表紙シート７が一体的に綴じられてファイリングされていると判定し、表示部５ｂに例えば、○を表示して管理者に報知する。なお、前記両者の情報が一致しない場合には、管理パソコン５はこの書類ファイル１に誤って別の顧客の顧客情報書類６と表紙シート７が一体的に綴じられてファイリングされていると判定し、表示部５ｂに例えば、×を表示して管理者に警告する。
【００５０】
このように、書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされていることを確認すると、管理パソコン５にこの書類ファイル１を廃棄したことを登録する。更に、管理パソコン５の記憶部（不図示）から、この書類ファイル１内の表紙シート７上のＩＣタグ２に記憶されている識別コードに対応している顧客情報書類６の顧客管理情報（例えば、顧客名、顧客番号、保障番号、ラベル番号）を含む書類情報を削除する。
【００５１】
そして、この廃棄対象の書類ファイル１内に一体的に綴じられている顧客情報書類６と表紙シート７を取り出し、更に、綴じ具８を外して顧客情報書類６上から表紙シート７を取り外す。
【００５２】
そして、この書類ファイル１と取り外した表紙シート７は、次の新規の顧客に対して再利用（リサイクル）するために廃棄することなく保管しておく。なお、この書類ファイル１の表面ファイル１ａ上の第２のラベル１２と、表紙シート７上の第１のラベル１１は剥がしておく。一方、取り外した廃棄対象の顧客情報書類６は、廃棄保管庫等に搬入して廃棄保管しておく。
【００５３】
このように、ファイル棚１５から取り出した廃棄対象の書類ファイル１に対して、この書類ファイル１から取り出した顧客情報書類６上の表紙シート７を取り外すだけで、廃棄対象の顧客情報書類６を容易に、かつ間違えることなく確実に廃棄処理することができる。
【００５４】
更に、廃棄対象として取り出した書類ファイル１とＩＣタグ２を有する表紙シート７は、廃棄することなくそのまま再利用（リサイクル）することができるので、コストの低減を図ることが可能となる。
【００５５】
このように、本実施形態に係る書類ファイル管理システムによれば、新規入庫、出庫、再入庫、棚卸、廃棄時において、対象となる書類ファイル１をＩＣタグリーダ３に入れて書類ファイル１内の表紙シート７上に貼付したＩＣタグ２の識別コードを読み取って、それに対応した顧客情報書類６の書類情報を管理パソコン５の表示部５ｂに表示させる。そして、書類ファイル１の表面ファイル１ａ上に貼付した第２のラベル１２のＱＲコード１０をＱＲコードリーダ４で読み取って、格納されている書類情報を管理パソコン５に出力することにより、管理パソコン５の表示部５ｂに表示される判定情報（例えば、○か×）に基づいて、書類ファイル１に正しい顧客情報書類６がファイリングされているか否かを、書類ファイル１を開いて中の顧客情報書類６を管理者が目視で書類確認作業を行なうことなく、容易にかつ迅速、確実に確認することができる。
【００５６】
なお、前記実施形態では、金融機関に対して信用保証を行なう信用保証協会にて、新規入庫、出庫、再入庫、棚卸、廃棄時等において対象となる書類ファイル（顧客情報書類）の管理処理を行うための書類ファイル管理システムに適用した例であったが、これに限らず、例えば、銀行等の金融機関で債権書類をファイリングした書類ファイルの管理処理を行うための書類ファイル管理システムなどにおいても、同様に本発明を適用することができる。
【符号の説明】
【００５７】
１ 書類ファイル
２ ＩＣタグ
３ ＩＣタグリーダ
４ ＱＲコードリーダ
５ 管理パソコン
６ 顧客情報書類
７ 表紙シート
８ 綴じ具
９ 表記部
１０ ＱＲコード
１１ 第１のラベル
１２ 第２のラベル
１５ ファイル棚
【特許請求の範囲】
【請求項１】
書類ファイルに保持される単数枚又は複数枚の書類に、綴じ具により該書類と一体的に綴じるようにして添えられるシート部材と、
前記シート部材に貼付され、固有の識別コードが記憶されたＩＣタグと、
前記ＩＣタグと非接触で通信し、該ＩＣタグに記憶された前記識別コードを読み取るＩＣタグリーダと、
前記書類ファイルの外表面に貼付され、保持している前記書類の書類情報を格納した二次元コードと前記書類の書類情報を表記した表記部が印字されたラベルと、
前記ラベルに印字された前記二次元コードを光学的に読み取る二次元コード読取手段と、
前記ＩＣタグリーダで読み取った前記識別コードと前記二次元コード読取手段で読み取った前記二次元コードの各コード情報を取り込み可能であり、前記ＩＣタグに記憶された前記識別コードと前記書類ファイルに保持された書類の書類情報とを関連付けて記憶している書類ファイル管理装置と、を備えた書類ファイル管理システムであって、
少なくとも、ファイル棚から所定の書類ファイルを取り出したとき、及び取り出していた前記所定の書類ファイルを前記ファイル棚に戻すときに、前記所定の書類ファイルに対して、前記ＩＣタグリーダで該所定の書類ファイル内の前記シート部材に貼付された前記ＩＣタグの識別コードを読み取ると共に、前記二次元コード読取手段で前記所定の書類ファイル表面に貼付された前記ラベル上の前記二次元コードを読み取り、
書類ファイル管理装置は、取り込んだ前記ＩＣタグリーダで読み取った前記識別コードと前記二次元コード読取手段で読み取った前記二次元コードの各コード情報に基づいて、読み取った前記識別コードと関連付けて記憶している書類情報を表示手段に表示すると共に、前記表示手段に表示された該書類情報が読み取った前記二次元コードに格納されている書類情報と一致するか否かを判定し、判定結果を前記表示手段に表示することを特徴とする書類ファイル管理システム。
【請求項２】
前記シート部材にも、一体的に綴じられている前記書類の書類情報を格納した二次元コードと前記書類の書類情報を表記した表記部が印字されたラベルが貼付されていることを特徴とする請求項１に記載の書類ファイル管理システム。
【請求項１】
書類ファイルに保持される単数枚又は複数枚の書類に、綴じ具により該書類と一体的に綴じるようにして添えられるシート部材と、
前記シート部材に貼付され、固有の識別コードが記憶されたＩＣタグと、
前記ＩＣタグと非接触で通信し、該ＩＣタグに記憶された前記識別コードを読み取るＩＣタグリーダと、
前記書類ファイルの外表面に貼付され、保持している前記書類の書類情報を格納した二次元コードと前記書類の書類情報を表記した表記部が印字されたラベルと、
前記ラベルに印字された前記二次元コードを光学的に読み取る二次元コード読取手段と、
前記ＩＣタグリーダで読み取った前記識別コードと前記二次元コード読取手段で読み取った前記二次元コードの各コード情報を取り込み可能であり、前記ＩＣタグに記憶された前記識別コードと前記書類ファイルに保持された書類の書類情報とを関連付けて記憶している書類ファイル管理装置と、を備えた書類ファイル管理システムであって、
少なくとも、ファイル棚から所定の書類ファイルを取り出したとき、及び取り出していた前記所定の書類ファイルを前記ファイル棚に戻すときに、前記所定の書類ファイルに対して、前記ＩＣタグリーダで該所定の書類ファイル内の前記シート部材に貼付された前記ＩＣタグの識別コードを読み取ると共に、前記二次元コード読取手段で前記所定の書類ファイル表面に貼付された前記ラベル上の前記二次元コードを読み取り、
書類ファイル管理装置は、取り込んだ前記ＩＣタグリーダで読み取った前記識別コードと前記二次元コード読取手段で読み取った前記二次元コードの各コード情報に基づいて、読み取った前記識別コードと関連付けて記憶している書類情報を表示手段に表示すると共に、前記表示手段に表示された該書類情報が読み取った前記二次元コードに格納されている書類情報と一致するか否かを判定し、判定結果を前記表示手段に表示することを特徴とする書類ファイル管理システム。
【請求項２】
前記シート部材にも、一体的に綴じられている前記書類の書類情報を格納した二次元コードと前記書類の書類情報を表記した表記部が印字されたラベルが貼付されていることを特徴とする請求項１に記載の書類ファイル管理システム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【公開番号】特開２０１１−１０５５０４（Ｐ２０１１−１０５５０４Ａ）
【公開日】平成２３年６月２日（２０１１．６．２）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００９−２６５０７０（Ｐ２００９−２６５０７０）
【出願日】平成２１年１１月２０日（２００９．１１．２０）
【出願人】（５９５０６２０３４）都築電気株式会社 (1)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２３年６月２日（２０１１．６．２）
【国際特許分類】
【出願日】平成２１年１１月２０日（２００９．１１．２０）
【出願人】（５９５０６２０３４）都築電気株式会社 (1)
【Ｆターム（参考）】
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