データ管理装置、データ管理方法及びプログラム
【課題】同報配信等によって通信回線を輻輳することがなく、また低い通信コストでデータを配布することを可能とする。
【解決手段】管理サーバ１００は、登録端末１１０からデータ及びデータの宛先指定情報を受信し、宛先指定情報に基づいて、データの配布先に該当する記録領域にデータを転送する。
【解決手段】管理サーバ１００は、登録端末１１０からデータ及びデータの宛先指定情報を受信し、宛先指定情報に基づいて、データの配布先に該当する記録領域にデータを転送する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、登録されたデータを宛先毎に配布可能な技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、遠隔地にある複数の拠点に例えば通達等の文書を配布する場合、ＦＡＸでイメージ化した文書を配布先拠点に送信している。また、ＬＡＮやＷＡＮ等の通信回線を利用してＦＡＸサーバを介してＰＣ間でＦＡＸイメージを送受信する所謂ＰＣ−ＦＡＸシステムも利用されている。
【０００３】
例えば、特許文献１では、ファクシミリサーバが受信したデータをコンピュータネットワークを介して他の装置へ配信する際に、コンピュータネットワークに接続している他の装置をそれぞれが受信すべきデータの処理属性に応じて分類して登録するユーザ種別分類クライアントテーブル又はクライアント種別分類クライアントテーブルに登録しておき、これらの登録された装置へデータを配信することを可能にするファクシミリサーバが開示されている。
【０００４】
【特許文献１】特開２００２−９４７３７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、遠隔地にある複数の拠点に例えば通達等の文書を配布する場合、遠隔地に多数の拠点があると、通信費（電話代）が増大するという問題がある。また、拠点数が多いとＦＡＸ送信を開始してから終了するまでに時間がかかる。そのため、拠点によって配布のタイムラグが生じてしまうという問題や、送信先が話し中（送受信中）であるため、所定回数リトライしたが送信が完了せず、エラーとなってしまうという問題もある。また、ＦＡＸの受信トレイに排出されたＦＡＸ用紙を本来見るべきではない人が見てしまうといったセキュリティ上の問題も生じる。
【０００６】
また、所謂ＰＣ−ＦＡＸシステムでは、多数の拠点に同報配信すると通信回線が輻輳するという問題が生じ、特に遠隔地の拠点への通信回線容量が小さい場合、深刻な問題となる。また、イメージデータを送信途中で第三者に見られないようにするためには暗号化／復号化を行う等、別途セキュリティ対策が必要になるという問題がある。特許文献１に開示される発明においても上述した問題が同様に生じる。
【０００７】
そこで、本発明の目的は、同報配信等によって通信回線を輻輳することがなく、また低い通信コストでデータを配布することを可能とすることにある。
【０００８】
また、本発明の目的は、ＦＡＸの受信トレイに排出されたＦＡＸ用紙を本来見るべき人でない人が見てしまうといったセキュリティ上の問題を回避することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明のデータ管理装置は、データを登録するための第１の外部装置と通信可能なデータ管理装置であって、前記第１の外部装置から前記データ及び前記データの宛先指定情報を受信するデータ受信手段と、前記宛先指定情報を用いて、前記データの配布先に該当する記録領域に前記データを転送する転送手段と、記データの宛先指定情報、前記データのファイル名並びに前記データの開封及び未開封を示す情報のうちの少なくとも何れか一つを含むインデックス情報を作成するインデックス情報作成手段とを有することを特徴とする。
本発明のデータ管理方法は、データを登録するための第１の外部装置と通信可能なデータ管理装置によるデータ管理方法であって、前記第１の外部装置から受信した宛先指定情報及び前記データを用いて、前記データの配布先に該当する記録領域に前記データを転送する転送ステップと、前記データの宛先指定情報、前記データのファイル名並びに前記データの開封及び未開封を示す情報のうちの少なくとも何れか一つを含むインデックス情報を作成するインデックス情報作成ステップとを含むことを特徴とする。
本発明のプログラムは、データを登録するための第１の外部装置と通信可能なデータ管理装置によるデータ管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、前記第１の外部装置から受信した宛先指定情報及び前記データを用いて、前記データの配布先に該当する記録領域に前記データを転送する転送ステップと、前記データの宛先指定情報、前記データのファイル名並びに前記データの開封及び未開封を示す情報のうちの少なくとも何れか一つを含むインデックス情報を作成するインデックス情報作成ステップとをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明においては、データの配布先に該当する記録領域にデータを転送するように構成しているため、配布先の外部装置からの個別の要求に応じて該当する記録領域よりデータを配信することが可能となる。従って、同報配信等によって通信回線を輻輳することがなく、また低い通信コストでデータを配布することができる。
【００１１】
また、本発明によれば、ＦＡＸの受信トレイに排出されたＦＡＸ用紙を本来見るべき人でない人が見てしまうといったセキュリティ上の問題も回避することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明を適用した好適な実施形態を、添付図面を参照しながら詳細に説明する。
【００１３】
図１は、本発明の実施形態に係る文書イメージ転送システムのシステム構成を概略的に示す図である。なお、図１に示すシステム構成は飽くまでも一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例を採りうることは勿論である。
【００１４】
図１において、管理サーバ１００は、ＷＡＮ等の通信回線１５０を介して登録端末１１０、参照端末Ａ１２０及び参照端末Ｂ１３０と接続される。また、登録端末１１０はＵＳＢ等の通信回線を介してスキャナ１４０と接続される。なお、登録端末１１０は、本発明の第１の外部装置の一構成例である。参照端末Ａ１２０及び参照端末Ｂ１３０は、本発明の第２の外部装置の一構成例である。管理サーバ１００は、本発明のデータ管理装置の一構成例である。
【００１５】
登録端末１１０は、文書イメージを管理サーバ１００に登録する登録処理を制御する。具体的には、スキャナ１４０にセットした文書をスキャンするための制御情報をスキャナ１４０に送信するとともに、書誌情報を管理サーバ１００に登録する。スキャナ１４０は、登録端末１１０から受信した制御情報に基づいて文書をスキャンし、取り込んだ文書イメージを制御情報とともに管理サーバ１００に送信する。なお、文書イメージは、本発明のデータの一例である。
【００１６】
管理サーバ１００は、スキャナ１４０から受信した文書イメージ及び制御情報と、登録端末１１０から受信した当該文書イメージに対応する書誌情報とを関連付けて所定のフォルダに登録する。また、管理サーバ１００の記憶手段（ハードディスク２８やＲＯＭ２３等）にはオペレーションシステムと各種アプリケーションプログラムと、登録された文書イメージを配布するための宛先情報（宛先情報ＩＤ又はユーザＩＤ、開封／未開封区分、宛先フォルダ名を含む）とアクセスの可否を判定するための認証情報が複数記憶されている。管理サーバ１００は、登録端末１１０から受信したパラメータに基づいて、当該文書イメージのインデックス情報を生成して文書イメージとインデックス情報との組を各配布先フォルダに転送する。
【００１７】
参照端末Ａ１２０及び参照端末Ｂ１３０は、管理サーバ１００にアクセスして配布された文書イメージを参照するための端末であり、典型的なＰＣやワークステーションであるが、携帯端末やＰＤＡ等の他の小型端末であってもよい。
【００１８】
図２は、本発明の実施形態に係る各端末（管理サーバ１００、登録端末１１０、参照端末Ａ１２０及び参照端末Ｂ１３０）のハードウェア構成を示すブロック図である。
【００１９】
図２において、ＣＰＵ２１、メモリ２２、ＲＯＭ２３、通信アダプタ２４、ディスプレイアダプタ２５、キーボード２６、マウス２７、ハードディスク（ＨＤＤ）２８及びＤＶＤ−ＲＯＭ２９は互いにシステムバス２０によって接続されている。システムバス２０は、例えば、ＰＣＩバス、ＡＧＰバス、メモリバス等を意味する。また、図２では、各バス間の接続用チップ、キーボードインタフェース、ディスプレイインタフェース等の各種インタフェースは省略されている。ディスプレイアダプタ２５にはケーブルを介してディスプレイ又はＣＲＴが接続されている。
【００２０】
ＣＰＵ２１は、四則演算や比較演算等の各種演算や、ハードウェアやソフトウェアの制御を行う。メモリ２２は、オペレーティングシステムや以下に示す各端末で実行されるフローチャートのステップに対応する部分を実行するためのアプリケーションプログラム（画面表示のための画像情報を含む）や、前述した各種データやファイルを記憶している。
【００２１】
管理サーバ１００のハードディスク２８には、オペレーティングシステムのプログラムやアプリケーションプログラム、ユーザＩＤとパスワードの組である認証情報や前述の各種データ（宛先情報や文書イメージを含む）等が記憶される。実行時にはこのハードディスク２８から各プログラムがメモリ２２に読み込まれて実行される。
【００２２】
ＲＯＭ２３にはオペレーティングシステムと協働してハードディスク２８等への入出力を司るいわゆるＢＩＯＳ等が記憶される。通信アダプタ２４は、ＣＰＵ２１によって制御されるオペレーティングシステムの通信プログラムと協働して通信回線１５０を介した他の端末や管理サーバ１００やスキャナ１４０との通信を行う。ディスプレイ２５は、画面を表示し、タッチパネルを兼ねてもかまわない、キーボード２６とマウス２７は各種指示や数値を入力するために用いられる。
【００２３】
次に、登録端末１１０の指示に基づく管理サーバ１００における文書イメージの転送処理を、図３及び図４に示すフローチャートを用いて説明する。なお、図３のステップＳ３０１乃至ステップＳ３１３と図４のステップＳ４０１乃至ステップＳ４０９は、登録端末１１０のＣＰＵ２１の制御の下で実行する処理である。図３のステップＳ３２１乃至ステップＳ３２４と図４のステップＳ４２１乃至ステップＳ４２６は、管理サーバ１００のＣＰＵ２１の制御の下で実行する処理である。また、図３のステップＳ３４１乃至ステップＳ３４２は、スキャナ１４０で実行する処理である。
【００２４】
この図３及び図４の説明では、登録端末１１０に専用クライアントソフトウェアを予めインストールしてこの専用クライアントソフトウェアを用いる場合を前提に説明する。但し、参照端末Ａ１２０、参照端末Ｂ１３０又は管理サーバ１００からＷｅｂブラウザ用のＡｃｔｉｖｅｘ、Ｊａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔ又はＪａｖａアプレットを登録端末１１０に送信して、これらがＷｅｂブラウザと協働して処理を実行させることもできる。ＷｅｂブラウザとＡｃｔｉｖｅｘ、ＪａｖａＳｃｒｉｐｔ又はＪａｖａアプレットとが協働する場合の処理の差異は該当する各ステップの説明でその都度補足する。
【００２５】
フローチャートの実行に先立って、登録端末１１０は、専用クライアントソフトウェアを起動し又はＷｅｂブラウザで所定のＵＲＬを指定して管理サーバ１００に接続を要求する。そして、登録端末１１０は、管理サーバ１００から登録端末１１０で図８に示すログイン画面を表示するためのログイン画面情報を受信し、登録端末１１０のディスプレイにログイン画面が表示されているものとする。
【００２６】
まず、ステップＳ３０１では、登録端末１１０はユーザによって入力された認証情報（ユーザＩＤ及びパスワード）を管理サーバ１００に送信する。
【００２７】
ステップＳ３２１では、管理サーバ１００が認証情報を受信してメモリ２２に記憶し、処理をステップＳ３２２に進める。
【００２８】
ステップＳ３２２では、管理サーバ１００がメモリ２２に記憶しているユーザＩＤをキーにハードディスク２８で記憶している認証情報を読み出して、該当するユーザＩＤがあるか否かとパスワードが一致するか否かとを判定する。該当するユーザＩＤが存在し、且つパスワードが一致する場合、認証判定はＯＫとなり、処理をステップＳ３２４に進める。該当するユーザＩＤが存在しないか又はパスワードが不一致の場合は、認証判定はＮＧとなり、処理をステップＳ３２３に進める。
【００２９】
ステップＳ３２３では、管理サーバ１００は、該当するユーザＩＤが存在しないか又はパスワードが不一致の場合、「パスワードが一致しません」とのエラーメッセージを登録端末１１０に送信する。
【００３０】
ステップＳ３０２では、登録端末１１０は、エラーメッセージを受信し、ディスプレイにエラーメッセージ及び「ＯＫ」ボタンを表示するダイアログを表示し、「ＯＫ」ボタンが押下されると処理をステップＳ３０１に戻す。
【００３１】
一方、ステップＳ３２４では、管理サーバ１００は、文書イメージ取込処理用の取込処理初期画面を登録端末１１０に表示させるための画面遷移制御情報をハードディスク２８から読み出して登録端末１１０に送信する。登録端末１１０側でＷｅｂブラウザを使用する場合は、管理サーバ１００は、画面遷移制御情報に加えて、以下のステップＳ３０３乃至ステップＳ３１３及び後述する図４のステップＳ４０１で必要なＡｃｔｉｖｅｘ、ＪａｖａＳｃｒｉｐｔ又はＪａｖａアプレットも登録端末１１０に送信する。
【００３２】
ステップＳ３０３では、登録端末１１０は、ディスプレイに図９に示す文書イメージ取込処理初期画面を表示し、処理をステップＳ３０４に進める。
【００３３】
ステップＳ３０４では、登録端末１１０は、スキャン取込ボタン９０１が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は処理をステップＳ３０５に進め、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ３０３に戻す。
【００３４】
ステップＳ３０５では、登録端末１１０は、予めハードディスク２８に記憶している取込設定画面情報を読み出して、図１０の取込設定画面をディスプレイに表示し、処理をステップＳ３０６に進める。
【００３５】
ステップＳ３０６では、登録端末１１０は、ロット番号１００１、セット枚数１００２、取り込み単位１００３、用紙方向１００４、スキャン濃度１００５を設定した後、ＯＫボタン１００６が押下されたかを判定する。押下されたと判定した場合は処理をステップＳ３０７に進め、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ３０５に戻す。
【００３６】
ステップＳ３０７では、登録端末１１０は、スキャナ１４０にスキャンを要求する旨のスキャン要求制御情報を送信する。ステップＳ３４１では、スキャナ１４０は、スキャン要求制御情報を受信してスキャンを実行し、スキャン画像をスキャナのメモリに記憶する。
【００３７】
ステップＳ３４２では、スキャナ１４０はスキャン画像を登録端末１１０に送信する。
【００３８】
ステップＳ３０８では、登録端末１１０は、スキャン画像を受信し、メモリ２２に記憶して処理をステップＳ３０９に進める。ステップＳ３０９では、登録端末１１０は、スキャン件数、スキャン枚数、セット枚数及びロットナンバーを含む図１１の取込結果画面をディスプレイに表示し、処理をステップＳ３１０に進める。
【００３９】
ステップＳ３１０では、登録端末１１０は、スキャン継続ボタン１１０１が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は処理をステップＳ３０７に戻し、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ３１１に進める。
【００４０】
ステップＳ３１１では、登録端末１１０は、画像確認ボタン１１０２が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は処理をステップＳ３１２に進め、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ３１３に進める。
【００４１】
ステップＳ３１２では、登録端末１１０は、図１２に示すスキャン画像１２０１を含む画像確認画面を表示する。次ボタン１２０２が押下された場合、次のスキャン画像を同様に表示する。また、戻るボタン１２０３が表示された場合、処理をステップＳ３０９に戻す。
【００４２】
ステップＳ３１３では、登録端末１１０は、図１１の宛先指定ボタン１１０３が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は接続点Ａを介して処理を図４に進め、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ３１２に戻す。
【００４３】
次に、図４のフローチャートに示す処理について説明する。まずステップＳ４０１では、登録端末１１０は、宛先指定のための宛先情報を要求する旨の宛先情報要求を送信する。
【００４４】
ステップＳ４２１では、管理サーバ１００は、宛先情報要求を受信してメモリ２２に記憶し、ハードディスク２８から読み出した宛先情報をメモリ２２に記憶する。それとともに、管理サーバ１００は、登録端末１１０の表示画面を宛先指定画面に遷移させるための画面遷移制御情報を作成する。
【００４５】
ステップＳ４２２では、管理サーバ１００は、宛先情報及び画面遷移制御情報を登録端末１１０に送信する。登録端末１１０側でＷｅｂブラウザを使用する場合は、管理サーバ１００は、画面遷移制御情報に加えて、以下のステップＳ４０３乃至ステップＳ４０９で必要なＡｃｔｉｖｅｘ、ＪａｖａＳｃｒｉｐｔ又はＪａｖａアプレットも登録端末１１０に送信する。
【００４６】
ステップＳ４０２では、登録端末１１０は、宛先情報及び画面遷移制御情報を受信してメモリ２２に記憶した後、画面遷移制御情報に基づき宛先指定画面を表示し、処理をステップＳ４０３に進める。
【００４７】
ステップＳ４０３では、登録端末１１０は、図１３に示す画面で宛先をリストボックス１３０１〜１３０８から指定し、宛先をリストボックス１３０１〜１３０８から指定した場合、メモリ２２に指定した宛先指定情報を記憶し、処理をステップＳ４０４に進める。図１３に示す宛先指定画面では、個別宛先設定、グループ宛先設定及び全店一斉送信を選択することができる。個別宛先設定では、個別に宛先を指定することができる。グループ宛先設定では、例えば地区毎に当該地区に属する宛先を包括的に指定することができる。全店一斉送信では、登録される全ての宛先を指定することができる。
【００４８】
なお、宛先指定情報には開封／未開封区分が含まれ、当初は未開封を意味する値が記憶されている。
【００４９】
ステップＳ４０４では、登録端末１１０は、確認ボタン１３０９が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合、処理をステップＳ４０５に進め、押下されなかったと判定した場合、処理をステップＳ４０３に戻す。
【００５０】
ステップＳ４０５では、登録端末１１０は、図３のステップＳ３０８でメモリ２２に記
憶したスキャン画像とステップＳ４０３でメモリ２２に記憶した宛先指定情報とハードデ
ィスク２８から読み出した画面フォーム情報に基づき図１４の最終確認画面を表示し、処理をステップＳ４０６に進める。図１４に示す最終確認画面では、１４０１にスキャン画像が表示され、１４０２に宛先指定情報が表示される。
【００５１】
ステップＳ４０６では、登録端末１１０は、最終確認画面で転送ボタン１４０３が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合、処理をステップ４０７に進め、押下されなかったと判定した場合、処理をステップＳ４０８に進める。
【００５２】
ステップＳ４０７では、登録端末１１０は、ステップＳ３０８でメモリ２２に記憶したスキャン画像及び転送処理を要求する転送指示情報を管理サーバ１００に送信する。転送指示情報にはスキャン画像と対応する書誌情報（スキャン画像ファイル名称、送信者ユーザＩＤ、スキャン枚数、ロットナンバー、スキャン年月日時）と宛先指定情報が含まれる。
【００５３】
Ｓ４２３では、管理サーバ１００は、転送指示情報を受信してメモリ２２に記憶し、スキャン画像をリネームして文書イメージファイル名に変更し、文書イメージファイル名と書誌情報と宛先指定情報とを各々関連付けてハードディスク２８に記憶する。ステップＳ４２４では、管理サーバ１００は、メモリ２２に記憶した宛先指定情報、書誌情報及び文書イメージファイル名からインデックス情報を作成する。なお、ステップＳ４２３は、本発明のデータ受信手段の一処理例である。ステップＳ４２４は、本発明のインデックス情報作成手段の一処理例である。
【００５４】
インデックス情報のレイアウトを図７に示す。インデックス情報には、文書イメージファイル名、文書イメージファイルの拡張子名、ＤＶＤボリューム名（当該スキャン画像ファイルがアーカイブされた場合のＤＶＤボリューム名であり、ステップＳ４２４実行時はブランクでアーカイブ処理時に更新される）、フォルダ名（配布先のフォルダ名）、ページ数（スキャン枚数）、スキャン画像ファイル名（スキャンした時点のイメージファイル名）、取込ユーザ（スキャン処理を実行したユーザのユーザＩＤ）、スキャン年月日時（スキャン処理を実行した年月日時）、入力者（配布する文書イメージの件名等の入力処理を実行したユーザのユーザＩＤであり、通常取込ユーザと同一である）、入力年月日時（入力処理を実行した年月日時）、削除フラグ（削除されたかどうかの区分を意味するフラグ）、ロット番号、配布先名（配布先の拠点名称、組織名称又は個人名称）、送信年月日時（転送処理が実行された年月日時）、件名（文書イメージに付ける件名）、宛先、送信者（文書イメージに付ける送信者名）、送信元組織名、コメント（文書イメージに付けるコメント）、開封／未開封フラグ、開封年月日時（配布先のユーザが開封した年月日時）、作成ユーザ名（転送処理を実行しインデックス構報を作成したユーザのユーザＩＤ）、作成タイムスタンプ（インデックス情報の作成年月日時）が含まれる。
【００５５】
ステップＳ４２５では、管理サーバ１００は、スキャン画像を必要数コピーして、作成したインデックス情報と共に配布先のフォルダ（記録領域）に移動する。ステップＳ４２６では、管理サーバ１００は、転送処理が終了した旨のメッセージを登録端末１１０に送信する。ステップＳ４２５は、本発明の転送手段の一処理例である。
【００５６】
一方、ステップＳ４０８では、登録端末１１０は、戻るボタン１４０４が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合、処理をステップＳ４０２に戻し、押下されなかったと判定した場合、処理をステップＳ４０５に戻す。
【００５７】
ステップＳ４０９では、登録端末１１０は、終了メッセージのダイアログを表示し、ダイアログの「ＯＫ」ボタンが押下されると、処理を図３のステップＳ３０９に戻す。以上で図３と図４の説明を終わる。なお、図１４の再スキャンボタン１４０５が押下された場合、処理を図３のステップＳ３０５に戻し、再度設定を行ってスキャン処理を実行することもできる。
【００５８】
次に図５について説明する。図５は、参照端末Ａ１２０（又は参照端末Ｂ１３０）の指示に基づく管理サーバ１００における文書イメージの閲覧処理の一例を示すフローチャートである。図５のステップＳ５０１乃至ステップＳ５１２は、参照端末Ａ１２０のＣＰＵ２１の制御の下で実行する処理であり、図５のステップＳ５２１乃至ステップＳ５３３は管理サーバ１００のＣＰＵ２１の制御の下で実行する処理である。
【００５９】
フローチャートの実行に先立って、参照端末Ａ１２０は、Ｗｅｂブラウザで所定のＵＲＬを指定し、管理サーバ１００に接続を要求する。そして、管理サーバ１００から参照端末Ａ１２０でログイン用画面を表示するための画面情報が参照端末Ａ１２０に送信され、参照端末Ａ１２０のディスプレイには、図８に示すログイン用画面が表示されているものとする。なお、参照端末Ａ１２０でＷｅｂブラウザを使用せずに専用クライアント用ソフトウェアを用いてもかまわない。
【００６０】
まず、ステップＳ５０１では、参照端末Ａ１２０は、認証情報（ユーザＩＤ及びパスワード）を管理サーバ１００に送信する。
【００６１】
ステップＳ５２１では、管理サーバ１００が認証情報を受信してメモリ２２に記憶し、処理をステップＳ５２２に進める。
【００６２】
ステップＳ５２２では、管理サーバ１００がメモリ２２に記憶しているユーザＩＤをキーにハードディスク２８で記憶している認証情報を読み出して、該当するユーザＩＤがあるかとパスワードが一致するかを判定する。
【００６３】
該当するユーザＩＤが存在し、且つパスワードが一致する場合は認証判定はＯＫとなり、処理をステップＳ５２４に進める。該当するユーザＩＤが存在しないか又はパスワードが不一致の場合は、認証判定はＮＧとなり、処理をステップＳ５２３に進める。
【００６４】
ステップＳ５２３では、管理サーバ１００が「該当するユーザＩＤが存在しないか又は
パスワードが一致しません」とのエラーメッセージを参照端末Ａ１２０に送信する。次いでステップＳ５０２では、参照端末Ａ１２０はエラーメッセージを受信し、ディスプレイにエラーメッセージ及び「ＯＫ」ボタンを表示するダイアログを表示し、「ＯＫ」ボタンが押下されると処理をステップＳ５０１に戻す。
【００６５】
一方、ステップＳ５２４では、管理サーバ１００は、文書イメージ検索処理用の初期画面を参照端末Ａ１２０に表示させるための検索初期画面情報をハードディスク２８から読み出して参照端末Ａ１２０に送信する。
【００６６】
ステップＳ５０３では、参照端末Ａ１２０は、検索初期画面情報を受信し、ディスプレイに図１５に示す文書イメージ検索条件入力画面を表示し、処理をステップＳ５０４に進める。
【００６７】
ステップＳ５０４では、参照端末Ａ１２０は、開封／未開封区分、送信日付（Ｆｒｏｍ〜Ｔｏ）、件名、宛先、送信者、送信元部店名、コメントの検索条件を選択又は入力する。
【００６８】
ステップＳ５０５では、参照端末Ａ１２０は、検索ボタン１５０１が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合、処理をステップＳ５０６に進め、押下されなかったと判定した場合、処理をステップＳ５０４に戻す。
【００６９】
ステップＳ５０６では、参照端末Ａ１２０は、ステップＳ５０４で入力した検索条件を管理サーバ１００に送信する。
【００７０】
ステップＳ５２５では、管理サーバ１００は、検索条件を受信してメモリ２２に記憶し、処理をステップＳ５２６に進める。ステップＳ５２６では、管理サーバ１００は、メモリ２２に記憶した検索条件に基づいてハードディスク２８の検索処理を実行し、検索条件に合致した文書イメージの書誌情報をメモリ２２のワークエリアに記憶し、処理をステップＳ５２７に進める。
【００７１】
ステップＳ５２７では、管理サーバ１００は、該当する文書イメージが１件以上あったか（該当する書誌情報がメモリ２２のワークエリアに１レコード以上存在するか）を判定する。１件以上あったと判定した場合はステップＳ５２９に進め、１件もなかったと判定した場合は処理をステップＳ５２８に進める。
【００７２】
ステップＳ５２８では、管理サーバ１００は、「該当する文書イメージが１件もありません」とのエラーメッセージを表示するためのダイアログ画面表示情報を参照端末Ａ１２０に送信する。
【００７３】
ステップＳ５０７では、参照端末Ａ１２０は、ダイアログ画面表示情報を受信し、ディスプレイにエラーメッセージを含むダイアログと「ＯＫ」ボタンを表示する。ＯＫボタンが押下されると処理をステップＳ５０３に戻す。
【００７４】
一方、ステップＳ５２９では、管理サーバ１００は、メモリ２２のワークエリアに記憶しているヒット件の書誌情報を基に、ヒット件の一覧情報を参照端末Ａ１２０の画面に表示させるための一覧画面情報を生成して、参照端末Ａ１２０に送信する。
【００７５】
ステップＳ５０８では、参照端末Ａ１２０は、一覧画面情報を受信してディスプレイに図１６に示す検索結果一覧画面を表示する。一覧情報１６０１のうち特定の文書イメージ情報が選択された場合、処理をステップＳ５０９に進める。
【００７６】
ステップＳ５０９では、参照端末Ａ１２０は、選択された文書イメージ情報を特定する選択情報（ヒット件の明細の番号又は文書イメージ名称など）を管理サーバ１００に送信する。
【００７７】
ステップＳ５３０では、管理サーバ１００は、選択情報を受信してメモリ２２に記憶する。
【００７８】
ステップＳ５３１では、管理サーバ１００は、選択情報に対応する文書イメージに関連付けられた配布先フォルダのインデックス情報の開封／未開封区分を未開封から開封に更新すると共にインデックス情報の開封日時を更新する。ステップＳ５３１は、本発明の更新手段の一処理例である。
【００７９】
ステップＳ５３２では、管理サーバ１００は、ハードディスクの配布元フォルダに存在する開封した文書イメージの宛先指定情報に示される宛先に開封通知を送信する。開封通知により配布元フォルダにある宛先指定情報の開封／未開封区分を更新する。なお、更に電子メールで配布元ユーザに通知するようにしても良い。
【００８０】
ステップＳ５３３では、管理サーバ１００は、選択された文書イメージを参照端末Ａ１２０に送信する。ステップＳ５３３は、本発明の配信手段の一処理例である。
【００８１】
ステップＳ５１０では、参照端末Ａ１２０は、受信した文書イメージを図１７の画像表示画面に表示し、処理をステップＳ５１１に進める。
【００８２】
ステップＳ５１１では、参照端末Ａ１２０は、終了ボタン１７０１が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は処理を終了し、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ５１２に進める。
【００８３】
ステップＳ５１２では、参照端末Ａ１２０は、前画面ボタン１７０２が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合はステップＳ５０８に処理を戻し、押下されなかったと判定した場合はステップＳ５１０に処理を戻す。なお、図１７の画面で保存ボタン１７０３を押下した場合は、参照端末Ａ１２０は、ハードディスク２８に文書イメージを保存する。それとともに、参照端末Ａ１２０のハードディスク２８に記憶された文書イメージの名称と保存年月日時刻とユーザＩＤとを含むログ情報が管理サーバ１００に送信される。
【００８４】
管理サーバ１００はこのログ情報を管理サーバ１００のシステム時刻と共にハードディスク２８にダウンロード履歴情報として記憶する。
【００８５】
次に図６について説明する。図６は管理サーバ１００で実行するアーカイブ処理を示すフローチャートであり、ステップＳ６２１乃至ステップＳ６２６は管理サーバ１００のＣＰＵ２１の制御の基で実行する。
【００８６】
まずステップＳ６２１では、管理サーバ１００は、配布先フォルダの各インデックス情報を読み込み、メモリ２２に記憶して処理をステップＳ６２２に進める。
【００８７】
ステップＳ６２２では、管理サーバ１００は、開封年月日時（開封時点）とシステム時刻を比較して開封後退避日数（例えば、所定の期間である３０日）を超過しているかを判定する。超過していた場合は処理をステップＳ６２３に進め、超過していない場合は処理をステップＳ６２６に進める。ステップＳ６２２は、本発明の判定手段の一処理例である。
【００８８】
ステップＳ６２３では、管理サーバ１００は該当するインデックス情報を所定の退避フォルダにＣＳＶ形式で出力して処理をステップＳ６２４に進める。
【００８９】
ステップＳ６２４では、管理サーバ１００は当該インデックス情報に対応する文書イメージを所定の退避フォルダに移動して処理をステップＳ６２５に進める。所定の退避フォルダに格納された文書イメージについては、対応するインデックス情報内に示される宛先に対して図１８に示すような文書イメージの参照を促すための通知が行われる。ステップＳ６２３、ステップＳ６２４は、本発明の移動手段の一処理例である。
【００９０】
ステップＳ６２５では、管理サーバ１００当該インデックス情報を削除して処理をステップＳ６２６に進める。
【００９１】
ステップＳ６２６では、管理サーバ１００は、全インデックス情報を読み込み済みかを判定し、読み込み済みであった場合はアーカイブ処理を終了する。読み込み済みでなかった場合は処理をステップＳ６２１に戻す。
【００９２】
次に、本発明の第２の実施形態について説明する。第１の実施形態では、登録端末１１０、参照端末Ａ１２０及び参照端末Ｂ１３０側のＷｅｂブラウザにＡｃｔｉｖｅｘやＪａｖａＳｃｒｉｐｔやＪａｖａアプレットを送信して登録端末１１０、参照端末Ａ１２０及び参照端末Ｂ１３０側で多くの処理を行う場合を説明している。これに対して、第２の実施形態では、登録端末１１０、参照端末Ａ１２０及び参照端末Ｂ１３０側での処理がより少なくなっており、Ｗｅｂブラウザを用いた画面の表示処理とデータの入力処理がメインになっている。
【００９３】
第２の実施形態では、システム構成及び転送処理が第１の実施形態と異なるので、まずシステム構成の違いについて図１９を用いて説明する。図１９は第２の実施形態におけるシステム構成を示す図である。
【００９４】
図１９において、スキャナ１４０はＬＡＮ等の通信回線１５０に直接接続されており、スキャナ１４０で取込んだ画像は管理サーバ１００経由で登録端末１１０に送られる点が第１の実施形態と異なる。また、登録端末１１０でスキャン開始が指示されると、スキャナ１４０の制御情報は管理サーバ１００経由でスキャナ１４０に送信される。
【００９５】
次に、第２の実施形態における転送処理について図２０及び図２１を用いて説明する。図２０及び図２１は、登録端末１１０の指示に基づく管理サーバ１００における文書イメージの転送処理の一例を示すフローチャートである。
【００９６】
図２０のステップＳ２００１乃至ステップＳ２０１４と図２１のステップＳ２１０１乃至ステップＳ２１１０は、登録端末１１０のＣＰＵ２１の制御の基で実行する処理である。図２０のステップＳ２０２１乃至ステップＳ２０３０と図２１のステップＳ２１２１乃至ステップＳ２１２８は、管理サーバ１００のＣＰＵ２１の制御の基で実行する処理である。また、ステップＳ２０４１乃至ステップＳ２０４２は、スキャナ１４０で実行する処理である。
【００９７】
フローチャートの実行に先立って、登録端末１１０は、Ｗｅｂブラウザで所定のＵＲＬを指定し、管理サーバ１００に接続を要求する。これにより、管理サーバ１００から登録端末１１０で図８に示すログイン画面を表示するためのログイン画面情報が登録端末１１０に送信され、登録端末１１０のディスプレイにログイン画面が表示されているものとする。
【００９８】
まず、ステップＳ２００１では、登録端末１１０は認証情報（ユーザＩＤ及びパスワー
ド）を管理サーバ１００に送信する。
【００９９】
ステップＳ２０２１では、管理サーバ１００は、認証情報を受信してメモリ２２に記憶し、処理をステップＳ２０２２に進める。
【０１００】
ステップＳ２０２２では、管理サーバ１００は、メモリ２２に記憶しているユーザＩＤをキーにハードディスク２８で記憶している認証情報を読み出して、該当するユーザＩＤがあるかとパスワードが一致するかを判定する。該当するユーザＩＤが存在し、且つパスワードが一致する場合は認証判定はＯＫとなり、処理をステップＳ２０２４に進める。該当するユーザＩＤが存在しないか又はパスワードが不一致の場合は、認証判定はＮＧとなり、処理をステップＳ２０２３に進める。
【０１０１】
ステップＳ２０２３では、管理サーバ１００は、「該当するユーザＩＤが存在しないか又はパスワードが一致しません」とのエラーメッセージを登録端末１１０に送信する。次いでステップＳ２００２では、登録端末１１０は、エラーメッセージを受信し、ディスプレイにエラーメッセージ及び「ＯＫ」ボタンを表示するダイアログを表示し、「ＯＫ」ボタンが押下されると処理をステップＳ２００１に戻す。
【０１０２】
一方、ステップＳ２０２４では、管理サーバ１００は、文書イメージ取込処理用の取込処理初期画面を登録端末１１０に表示させるための取込処理初期画面情報をハードディスク２８から読み出して登録端末１１０に送信する。
【０１０３】
ステップＳ２００３では、登録端末１１０は、取込処理初期画面情報を受信し、ディスプレイに図９に示す文書イメージ取込処理初期画面を表示し、処理をステップＳ２００４に進める。
【０１０４】
ステップＳ２００４では、登録端末１１０は、スキャン取込ボタン９０１が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は処理をステップＳ２００５に進め、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ２００３に戻す。
【０１０５】
ステップＳ２００５では、登録端末１１０は、管理サーバ１００に取込設定画面を要求する旨の情報を送信する。ステップＳ２０２５では、管理サーバ１００は、取込設定画面を要求する旨の情報を受信し、処理をステップＳ２０２６に進める。
【０１０６】
ステップＳ２０２６では、管理サーバ１００は、現在の読込設定情報をハードディスク２８から読み出して取込設定画面を登録端末１１０に表示させるための画面情報を生成してこの画面情報を登録端末１１０に送信する。
【０１０７】
ステップＳ２００６では、登録端末１１０は、画面情報を受信して図１０の取込設定画面をディスプレイに表示し、処理をステップＳ２００７に進める。
【０１０８】
ステップＳ２００７では、登録端末１１０は、ＯＫボタン１００６が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は処理をステップＳ２００８に進め、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ２００６に戻す。
【０１０９】
ステップＳ２００８では、登録端末１１０は、管理サーバ１００にスキャンを要求する旨のスキャン要求情報を送信する。
【０１１０】
ステップＳ２０２７では、管理サーバ１００は、スキャン要求情報を受信してメモリ２２に記憶し、スキャナ１４０用のスキャンを要求する制御情報を生成して、制御情報をスキャナ１４０に転送する。
【０１１１】
ステップＳ２０４１では、スキャナ１４０は、制御情報を受信してスキャンを実行しスキャン画像をスキャナ１４０のメモリに記憶する。ステップＳ２０４２では、スキャナ１４０は、スキャン画像を管理サーバ１００に送信する。
【０１１２】
ステップＳ２０２８では、管理サーバ１００は、スキャン画像をメモリ２２に記憶し、ハードディスク２８の所定フォルダにスキャン画像と対応する書誌情報（スキャン画像ファイル名称、送信者ユーザＩＤ、スキャン枚数、ロットナンバー、スキャン年月日時、）とを記憶する。そして、管理サーバ１００は、このスキャン件数、画像枚数及びロットナンバーを含む取込結果を登録端末１１０に表示させるための画面情報を、スキャナ１４０から受信した管理情報及びハードディスク２８から読み出した画面フォーム情報から作成する。次に、管理サーバ１００は、作成した取込結果画面情報を登録端末１００に送信する。
【０１１３】
ステップＳ２００９では、登録端末１１０は、取込結果画面情報を受信し、スキャン件数、画像枚数及びロットナンバーを含む図１１の取込結果画面をディスプレイに表示し、処理をステップＳ２０１０に進める。
【０１１４】
ステップＳ２０１０では、登録端末１１０は、スキャン継続ボタン１１０１が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は処理をステップＳ２００８に戻し、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ２０１１に進める。
【０１１５】
ステップＳ２０１１では、登録端末１１０は、画像確認ボタン１１０２が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は処理をステップＳ２０１２に進め、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ２０１４に進める。
【０１１６】
ステップＳ２０１２では、登録端末１１０は確認画面を要求する旨の確認画面要求情報を送信する。
【０１１７】
ステップＳ２０２９では、管理サーバ１００は、確認画面要求情報を受信してメモリ２２に記憶し、スキャン画像及びハードディスク２８から読み出した画面フォーム情報から画像確認画面を登録端末１１０に表示させるための画像確認画面情報を作成する。ステップＳ２０２９は、本発明の確認データ生成手段の一処理例である。
【０１１８】
ステップＳ２０３０では、管理サーバ１００は、作成した画像確認画面情報を登録端末１１０に送信する。
【０１１９】
ステップＳ２０１３では、登録端末１１０は、図１２の画像確認画面を表示する。次ボタン１２０２が押下された場合、登録端末１１０は、次のスキャン画像を管理サーバ１００に要求して同様に表示する。また、戻るボタン１２０３が押下された場合、処理をステップＳ２０１４に進める。
【０１２０】
ステップＳ２０１４では、登録端末１１０は、図１１の宛先指定ボタン１１０３が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合、接続点Ａを介して処理を図２１に進め、押下されなかったと判定した場合、処理をステップＳ２０１３に戻す。
【０１２１】
次にステップＳ２１０１では、登録端末１１０は、宛先指定画面を要求する旨の指定画面要求情報を送信する。
【０１２２】
ステップＳ２１２１では、管理サーバ１００は、指定画面要求情報を受信してメモリ２２に記憶し、ハードディスク２８から読み出した宛先情報及び画面フォーム情報から宛先指定画面を登録端末１１０に表示させるための宛先指定画面情報を作成する。
【０１２３】
ステップＳ２１２２では、管理サーバ１００は、作成した宛先指定画面情報を登録端末１１０に送信する。
【０１２４】
ステップＳ２１０２では、登録端末１１０は、宛先指定画面を表示し、処理をステップＳ２１０３に進める。
【０１２５】
ステップＳ２１０３では、登録端末１１０は、図１３に示す画面で宛先をリストボックス１３０１〜１３０８から指定すると、処理をステップＳ２１０４に進める。
【０１２６】
ステップＳ２１０４では、登録端末１１０は、確認ボタン１３０９が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は処理をステップ４０５に進め、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ２１０３に戻す。
【０１２７】
ステップＳ２１０５では、登録端末１１０は、最終確認画面を要求する旨の確認画面要求情報とステップＳ２１０３で入力した宛先指定情報とを管理サーバ１００に送信する。
【０１２８】
ステップＳ２１２３では、管理サーバ１００は、確認画面要求情報と宛先指定情報とを受信してメモリ２２に記憶し、宛先指定情報をハードディスク２８の配布元のフォルダに記憶する。そして、管理サーバ１００は、メモリ２２に記憶した宛先指定情報とハードディスク２８から読み出した画面フォーム情報とから最終確認画面を登録端末１１０に表示させるための最終確認画面情報を作成する。
【０１２９】
ステップＳ２１２４では、管理サーバ１００は、作成した最終確認画面情報を登録端末１１０に送信する。宛先指定情報には開封／未開封区分が含まれ、当初は未開封を意味する値が記憶されている。
【０１３０】
ステップＳ２１０６では、登録端末１１０は、図１４の最終確認画面を表示し、処理をステップＳ２１０７に進める。なお、図１４の再スキャンボタン１４０５が押下された場合、処理を図２０のステップＳ２００６に戻し、再度設定を行ってスキャン処理を実行することもできる。
【０１３１】
ステップＳ２１０７では、登録端末１１０は、転送ボタン１４０３が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は処理をステップＳ２１０８に進め、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ２１０９に進める。
【０１３２】
ステップＳ２１０８では、登録端末１１０は、転送処理を要求する転送指示情報を管理サーバ１００に送信する。
【０１３３】
ステップＳ２１２５では、管理サーバ１００は、転送指示情報を受信してメモリ２２に記憶し、ステップＳ２０２８でハードディスク２８の所定フォルダに保存されているスキャン画像とその書誌情報とを宛先指定情報と関連付けてハードディスク２８に記憶する。
【０１３４】
ステップＳ２１２６では、管理サーバ１００は、メモリ２２に記憶した宛先指定情報、書誌情報及びスキャン画像からインデックス情報（図７）を作成する。
【０１３５】
ステップＳ２１２７では、管理サーバ１００は、スキャン画像を必要数コピーして、作成したインデックス情報と共に配布先のフォルダに移動する。ステップＳ２１２８では、管理サーバ１００は、転送処理が終了した旨のメッセージを登録端末１１０に送信する。
【０１３６】
ステップＳ２１０９では、登録端末１１０は、戻るボタン１４０４が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は、処理をステップＳ２１０２に戻し、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ２１０６に戻す。
【０１３７】
ステップＳ２１１０では、登録端末１１０は、終了メッセージのダイアログを表示し、ダイアログの「ＯＫ」ボタンが押下されると処理を図２０のステップＳ２００９に戻す。
【０１３８】
なお、参照端末Ａ１２０及び参照端末Ｂ１３０と管理サーバ１００間の動作は第１の実施形態と同様である。また、管理サーバ１００で実行するアーカイブ処理も同様である。
【０１３９】
上述した実施形態においては、文書イメージの配布先に該当するフォルダに文書イメージを転送するように構成しているため、配布先の参照端末からの個別の要求に応じて該当するフォルダより文書イメージを配信することが可能となる。従って、同報配信等によって通信回線を輻輳することがなく、また低い通信コストで文書イメージを配布することができる。
【０１４０】
また、上述した実施形態によれば、ＦＡＸの受信トレイに排出されたＦＡＸ用紙を本来見るべき人でない人が見てしまうといったセキュリティ上の問題も回避することができる。このセキュリティ設定及びセキュリティ管理工数は最小限に留まり、且つＰＣ−ＦＡＸに比べて高いセキュリティ管理を容易に実現することができる。
【０１４１】
また、上述した実施形態においては、配布先毎に配布された文書イメージの削除やアーカイブを所望のタイミングで実行することができる。
【０１４２】
また、自拠点又は自分宛の文書イメージを送受信期間や開封／未開封区分で文書イメージを検索することができる。さらに、一定の期間未開封の文書イメージがある場合は警告を表示することができるので、文書イメージの見落としを防止することができる。
【０１４３】
なお、上述した文書イメージ転送システムは、既存の文書電子化システムを流用して実現することが可能であるため、システム構築のコストを低廉化することができる。
【０１４４】
上述した本発明の実施形態を構成する各手段及び各ステップは、コンピュータのＲＡＭやＲＯＭ等に記憶されたプログラムが動作することによって実現できる。このプログラム及び前記プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体は本発明に含まれる。
【０１４５】
また、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、一つの機器からなる装置に適用してもよい。
【０１４６】
なお、本発明は、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを、システム又は装置に直接、又は遠隔から供給する。そして、そのシステム又は装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
【０１４７】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。
【０１４８】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。更に、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ等が、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【０１４９】
更に、その他の方法として、まず記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。そして、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【図面の簡単な説明】
【０１５０】
【図１】本発明の第１の実施形態に係る文書イメージ転送システムのシステム構成を概略的に示す図である。
【図２】各端末（管理サーバ、登録端末、参照端末）のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の第１の実施形態における登録端末、管理サーバ及びスキャナ間の動作の流れを示すフローチャートである。
【図４】本発明の第１の実施形態における登録端末及び管理サーバ間の動作の流れを示すフローチャートである。
【図５】参照端末及び管理サーバ間の動作の流れを示すフローチャートである。
【図６】管理サーバの動作の流れを示すフローチャートである。
【図７】インデックス情報のレイアウトを示す図である。
【図８】ログイン画面の一例を示す図である。
【図９】取込初期画面の一例を示す図である。
【図１０】取込設定画面の一例を示す図である。
【図１１】取込結果画面の一例を示す図である。
【図１２】画像確認画面の一例を示す図である。
【図１３】宛先指定画面の一例を示す図である。
【図１４】最終確認画面の一例を示す図である。
【図１５】検索条件入力画面の一例を示す図である。
【図１６】検索結果一覧画面の一例を示す図である。
【図１７】画像表示画面の一例を示す図である。
【図１８】未開封文書イメージ警告画面の一例を示す図である。
【図１９】本発明の第２の実施形態に係る文書イメージ転送システムのシステム構成を概略的に示す図である。
【図２０】本発明の第２の実施形態における登録端末、管理サーバ及びスキャナ間の動作の流れを示すフローチャートである。
【図２１】本発明の第２の実施形態における登録端末及び管理サーバ間の動作の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【０１５１】
１００ 管理サーバ
１１０ 登録端末
１２０ 参照端末Ａ
１３０ 参照端末Ｂ
１４０ 管理サーバ
１５０ 通信回線
２０ システムバス
２１ ＣＰＵ
２２ メモリ
２３ ＲＯＭ
２４ 通信アダプタ
２５ ディスプレイアダプタ
２６ キーボード
２７ マウス
２８ ＨＤＤ
２９ ＤＶＤ−ＲＯＭ
【技術分野】
【０００１】
本発明は、登録されたデータを宛先毎に配布可能な技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、遠隔地にある複数の拠点に例えば通達等の文書を配布する場合、ＦＡＸでイメージ化した文書を配布先拠点に送信している。また、ＬＡＮやＷＡＮ等の通信回線を利用してＦＡＸサーバを介してＰＣ間でＦＡＸイメージを送受信する所謂ＰＣ−ＦＡＸシステムも利用されている。
【０００３】
例えば、特許文献１では、ファクシミリサーバが受信したデータをコンピュータネットワークを介して他の装置へ配信する際に、コンピュータネットワークに接続している他の装置をそれぞれが受信すべきデータの処理属性に応じて分類して登録するユーザ種別分類クライアントテーブル又はクライアント種別分類クライアントテーブルに登録しておき、これらの登録された装置へデータを配信することを可能にするファクシミリサーバが開示されている。
【０００４】
【特許文献１】特開２００２−９４７３７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、遠隔地にある複数の拠点に例えば通達等の文書を配布する場合、遠隔地に多数の拠点があると、通信費（電話代）が増大するという問題がある。また、拠点数が多いとＦＡＸ送信を開始してから終了するまでに時間がかかる。そのため、拠点によって配布のタイムラグが生じてしまうという問題や、送信先が話し中（送受信中）であるため、所定回数リトライしたが送信が完了せず、エラーとなってしまうという問題もある。また、ＦＡＸの受信トレイに排出されたＦＡＸ用紙を本来見るべきではない人が見てしまうといったセキュリティ上の問題も生じる。
【０００６】
また、所謂ＰＣ−ＦＡＸシステムでは、多数の拠点に同報配信すると通信回線が輻輳するという問題が生じ、特に遠隔地の拠点への通信回線容量が小さい場合、深刻な問題となる。また、イメージデータを送信途中で第三者に見られないようにするためには暗号化／復号化を行う等、別途セキュリティ対策が必要になるという問題がある。特許文献１に開示される発明においても上述した問題が同様に生じる。
【０００７】
そこで、本発明の目的は、同報配信等によって通信回線を輻輳することがなく、また低い通信コストでデータを配布することを可能とすることにある。
【０００８】
また、本発明の目的は、ＦＡＸの受信トレイに排出されたＦＡＸ用紙を本来見るべき人でない人が見てしまうといったセキュリティ上の問題を回避することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明のデータ管理装置は、データを登録するための第１の外部装置と通信可能なデータ管理装置であって、前記第１の外部装置から前記データ及び前記データの宛先指定情報を受信するデータ受信手段と、前記宛先指定情報を用いて、前記データの配布先に該当する記録領域に前記データを転送する転送手段と、記データの宛先指定情報、前記データのファイル名並びに前記データの開封及び未開封を示す情報のうちの少なくとも何れか一つを含むインデックス情報を作成するインデックス情報作成手段とを有することを特徴とする。
本発明のデータ管理方法は、データを登録するための第１の外部装置と通信可能なデータ管理装置によるデータ管理方法であって、前記第１の外部装置から受信した宛先指定情報及び前記データを用いて、前記データの配布先に該当する記録領域に前記データを転送する転送ステップと、前記データの宛先指定情報、前記データのファイル名並びに前記データの開封及び未開封を示す情報のうちの少なくとも何れか一つを含むインデックス情報を作成するインデックス情報作成ステップとを含むことを特徴とする。
本発明のプログラムは、データを登録するための第１の外部装置と通信可能なデータ管理装置によるデータ管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、前記第１の外部装置から受信した宛先指定情報及び前記データを用いて、前記データの配布先に該当する記録領域に前記データを転送する転送ステップと、前記データの宛先指定情報、前記データのファイル名並びに前記データの開封及び未開封を示す情報のうちの少なくとも何れか一つを含むインデックス情報を作成するインデックス情報作成ステップとをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明においては、データの配布先に該当する記録領域にデータを転送するように構成しているため、配布先の外部装置からの個別の要求に応じて該当する記録領域よりデータを配信することが可能となる。従って、同報配信等によって通信回線を輻輳することがなく、また低い通信コストでデータを配布することができる。
【００１１】
また、本発明によれば、ＦＡＸの受信トレイに排出されたＦＡＸ用紙を本来見るべき人でない人が見てしまうといったセキュリティ上の問題も回避することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明を適用した好適な実施形態を、添付図面を参照しながら詳細に説明する。
【００１３】
図１は、本発明の実施形態に係る文書イメージ転送システムのシステム構成を概略的に示す図である。なお、図１に示すシステム構成は飽くまでも一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例を採りうることは勿論である。
【００１４】
図１において、管理サーバ１００は、ＷＡＮ等の通信回線１５０を介して登録端末１１０、参照端末Ａ１２０及び参照端末Ｂ１３０と接続される。また、登録端末１１０はＵＳＢ等の通信回線を介してスキャナ１４０と接続される。なお、登録端末１１０は、本発明の第１の外部装置の一構成例である。参照端末Ａ１２０及び参照端末Ｂ１３０は、本発明の第２の外部装置の一構成例である。管理サーバ１００は、本発明のデータ管理装置の一構成例である。
【００１５】
登録端末１１０は、文書イメージを管理サーバ１００に登録する登録処理を制御する。具体的には、スキャナ１４０にセットした文書をスキャンするための制御情報をスキャナ１４０に送信するとともに、書誌情報を管理サーバ１００に登録する。スキャナ１４０は、登録端末１１０から受信した制御情報に基づいて文書をスキャンし、取り込んだ文書イメージを制御情報とともに管理サーバ１００に送信する。なお、文書イメージは、本発明のデータの一例である。
【００１６】
管理サーバ１００は、スキャナ１４０から受信した文書イメージ及び制御情報と、登録端末１１０から受信した当該文書イメージに対応する書誌情報とを関連付けて所定のフォルダに登録する。また、管理サーバ１００の記憶手段（ハードディスク２８やＲＯＭ２３等）にはオペレーションシステムと各種アプリケーションプログラムと、登録された文書イメージを配布するための宛先情報（宛先情報ＩＤ又はユーザＩＤ、開封／未開封区分、宛先フォルダ名を含む）とアクセスの可否を判定するための認証情報が複数記憶されている。管理サーバ１００は、登録端末１１０から受信したパラメータに基づいて、当該文書イメージのインデックス情報を生成して文書イメージとインデックス情報との組を各配布先フォルダに転送する。
【００１７】
参照端末Ａ１２０及び参照端末Ｂ１３０は、管理サーバ１００にアクセスして配布された文書イメージを参照するための端末であり、典型的なＰＣやワークステーションであるが、携帯端末やＰＤＡ等の他の小型端末であってもよい。
【００１８】
図２は、本発明の実施形態に係る各端末（管理サーバ１００、登録端末１１０、参照端末Ａ１２０及び参照端末Ｂ１３０）のハードウェア構成を示すブロック図である。
【００１９】
図２において、ＣＰＵ２１、メモリ２２、ＲＯＭ２３、通信アダプタ２４、ディスプレイアダプタ２５、キーボード２６、マウス２７、ハードディスク（ＨＤＤ）２８及びＤＶＤ−ＲＯＭ２９は互いにシステムバス２０によって接続されている。システムバス２０は、例えば、ＰＣＩバス、ＡＧＰバス、メモリバス等を意味する。また、図２では、各バス間の接続用チップ、キーボードインタフェース、ディスプレイインタフェース等の各種インタフェースは省略されている。ディスプレイアダプタ２５にはケーブルを介してディスプレイ又はＣＲＴが接続されている。
【００２０】
ＣＰＵ２１は、四則演算や比較演算等の各種演算や、ハードウェアやソフトウェアの制御を行う。メモリ２２は、オペレーティングシステムや以下に示す各端末で実行されるフローチャートのステップに対応する部分を実行するためのアプリケーションプログラム（画面表示のための画像情報を含む）や、前述した各種データやファイルを記憶している。
【００２１】
管理サーバ１００のハードディスク２８には、オペレーティングシステムのプログラムやアプリケーションプログラム、ユーザＩＤとパスワードの組である認証情報や前述の各種データ（宛先情報や文書イメージを含む）等が記憶される。実行時にはこのハードディスク２８から各プログラムがメモリ２２に読み込まれて実行される。
【００２２】
ＲＯＭ２３にはオペレーティングシステムと協働してハードディスク２８等への入出力を司るいわゆるＢＩＯＳ等が記憶される。通信アダプタ２４は、ＣＰＵ２１によって制御されるオペレーティングシステムの通信プログラムと協働して通信回線１５０を介した他の端末や管理サーバ１００やスキャナ１４０との通信を行う。ディスプレイ２５は、画面を表示し、タッチパネルを兼ねてもかまわない、キーボード２６とマウス２７は各種指示や数値を入力するために用いられる。
【００２３】
次に、登録端末１１０の指示に基づく管理サーバ１００における文書イメージの転送処理を、図３及び図４に示すフローチャートを用いて説明する。なお、図３のステップＳ３０１乃至ステップＳ３１３と図４のステップＳ４０１乃至ステップＳ４０９は、登録端末１１０のＣＰＵ２１の制御の下で実行する処理である。図３のステップＳ３２１乃至ステップＳ３２４と図４のステップＳ４２１乃至ステップＳ４２６は、管理サーバ１００のＣＰＵ２１の制御の下で実行する処理である。また、図３のステップＳ３４１乃至ステップＳ３４２は、スキャナ１４０で実行する処理である。
【００２４】
この図３及び図４の説明では、登録端末１１０に専用クライアントソフトウェアを予めインストールしてこの専用クライアントソフトウェアを用いる場合を前提に説明する。但し、参照端末Ａ１２０、参照端末Ｂ１３０又は管理サーバ１００からＷｅｂブラウザ用のＡｃｔｉｖｅｘ、Ｊａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔ又はＪａｖａアプレットを登録端末１１０に送信して、これらがＷｅｂブラウザと協働して処理を実行させることもできる。ＷｅｂブラウザとＡｃｔｉｖｅｘ、ＪａｖａＳｃｒｉｐｔ又はＪａｖａアプレットとが協働する場合の処理の差異は該当する各ステップの説明でその都度補足する。
【００２５】
フローチャートの実行に先立って、登録端末１１０は、専用クライアントソフトウェアを起動し又はＷｅｂブラウザで所定のＵＲＬを指定して管理サーバ１００に接続を要求する。そして、登録端末１１０は、管理サーバ１００から登録端末１１０で図８に示すログイン画面を表示するためのログイン画面情報を受信し、登録端末１１０のディスプレイにログイン画面が表示されているものとする。
【００２６】
まず、ステップＳ３０１では、登録端末１１０はユーザによって入力された認証情報（ユーザＩＤ及びパスワード）を管理サーバ１００に送信する。
【００２７】
ステップＳ３２１では、管理サーバ１００が認証情報を受信してメモリ２２に記憶し、処理をステップＳ３２２に進める。
【００２８】
ステップＳ３２２では、管理サーバ１００がメモリ２２に記憶しているユーザＩＤをキーにハードディスク２８で記憶している認証情報を読み出して、該当するユーザＩＤがあるか否かとパスワードが一致するか否かとを判定する。該当するユーザＩＤが存在し、且つパスワードが一致する場合、認証判定はＯＫとなり、処理をステップＳ３２４に進める。該当するユーザＩＤが存在しないか又はパスワードが不一致の場合は、認証判定はＮＧとなり、処理をステップＳ３２３に進める。
【００２９】
ステップＳ３２３では、管理サーバ１００は、該当するユーザＩＤが存在しないか又はパスワードが不一致の場合、「パスワードが一致しません」とのエラーメッセージを登録端末１１０に送信する。
【００３０】
ステップＳ３０２では、登録端末１１０は、エラーメッセージを受信し、ディスプレイにエラーメッセージ及び「ＯＫ」ボタンを表示するダイアログを表示し、「ＯＫ」ボタンが押下されると処理をステップＳ３０１に戻す。
【００３１】
一方、ステップＳ３２４では、管理サーバ１００は、文書イメージ取込処理用の取込処理初期画面を登録端末１１０に表示させるための画面遷移制御情報をハードディスク２８から読み出して登録端末１１０に送信する。登録端末１１０側でＷｅｂブラウザを使用する場合は、管理サーバ１００は、画面遷移制御情報に加えて、以下のステップＳ３０３乃至ステップＳ３１３及び後述する図４のステップＳ４０１で必要なＡｃｔｉｖｅｘ、ＪａｖａＳｃｒｉｐｔ又はＪａｖａアプレットも登録端末１１０に送信する。
【００３２】
ステップＳ３０３では、登録端末１１０は、ディスプレイに図９に示す文書イメージ取込処理初期画面を表示し、処理をステップＳ３０４に進める。
【００３３】
ステップＳ３０４では、登録端末１１０は、スキャン取込ボタン９０１が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は処理をステップＳ３０５に進め、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ３０３に戻す。
【００３４】
ステップＳ３０５では、登録端末１１０は、予めハードディスク２８に記憶している取込設定画面情報を読み出して、図１０の取込設定画面をディスプレイに表示し、処理をステップＳ３０６に進める。
【００３５】
ステップＳ３０６では、登録端末１１０は、ロット番号１００１、セット枚数１００２、取り込み単位１００３、用紙方向１００４、スキャン濃度１００５を設定した後、ＯＫボタン１００６が押下されたかを判定する。押下されたと判定した場合は処理をステップＳ３０７に進め、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ３０５に戻す。
【００３６】
ステップＳ３０７では、登録端末１１０は、スキャナ１４０にスキャンを要求する旨のスキャン要求制御情報を送信する。ステップＳ３４１では、スキャナ１４０は、スキャン要求制御情報を受信してスキャンを実行し、スキャン画像をスキャナのメモリに記憶する。
【００３７】
ステップＳ３４２では、スキャナ１４０はスキャン画像を登録端末１１０に送信する。
【００３８】
ステップＳ３０８では、登録端末１１０は、スキャン画像を受信し、メモリ２２に記憶して処理をステップＳ３０９に進める。ステップＳ３０９では、登録端末１１０は、スキャン件数、スキャン枚数、セット枚数及びロットナンバーを含む図１１の取込結果画面をディスプレイに表示し、処理をステップＳ３１０に進める。
【００３９】
ステップＳ３１０では、登録端末１１０は、スキャン継続ボタン１１０１が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は処理をステップＳ３０７に戻し、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ３１１に進める。
【００４０】
ステップＳ３１１では、登録端末１１０は、画像確認ボタン１１０２が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は処理をステップＳ３１２に進め、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ３１３に進める。
【００４１】
ステップＳ３１２では、登録端末１１０は、図１２に示すスキャン画像１２０１を含む画像確認画面を表示する。次ボタン１２０２が押下された場合、次のスキャン画像を同様に表示する。また、戻るボタン１２０３が表示された場合、処理をステップＳ３０９に戻す。
【００４２】
ステップＳ３１３では、登録端末１１０は、図１１の宛先指定ボタン１１０３が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は接続点Ａを介して処理を図４に進め、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ３１２に戻す。
【００４３】
次に、図４のフローチャートに示す処理について説明する。まずステップＳ４０１では、登録端末１１０は、宛先指定のための宛先情報を要求する旨の宛先情報要求を送信する。
【００４４】
ステップＳ４２１では、管理サーバ１００は、宛先情報要求を受信してメモリ２２に記憶し、ハードディスク２８から読み出した宛先情報をメモリ２２に記憶する。それとともに、管理サーバ１００は、登録端末１１０の表示画面を宛先指定画面に遷移させるための画面遷移制御情報を作成する。
【００４５】
ステップＳ４２２では、管理サーバ１００は、宛先情報及び画面遷移制御情報を登録端末１１０に送信する。登録端末１１０側でＷｅｂブラウザを使用する場合は、管理サーバ１００は、画面遷移制御情報に加えて、以下のステップＳ４０３乃至ステップＳ４０９で必要なＡｃｔｉｖｅｘ、ＪａｖａＳｃｒｉｐｔ又はＪａｖａアプレットも登録端末１１０に送信する。
【００４６】
ステップＳ４０２では、登録端末１１０は、宛先情報及び画面遷移制御情報を受信してメモリ２２に記憶した後、画面遷移制御情報に基づき宛先指定画面を表示し、処理をステップＳ４０３に進める。
【００４７】
ステップＳ４０３では、登録端末１１０は、図１３に示す画面で宛先をリストボックス１３０１〜１３０８から指定し、宛先をリストボックス１３０１〜１３０８から指定した場合、メモリ２２に指定した宛先指定情報を記憶し、処理をステップＳ４０４に進める。図１３に示す宛先指定画面では、個別宛先設定、グループ宛先設定及び全店一斉送信を選択することができる。個別宛先設定では、個別に宛先を指定することができる。グループ宛先設定では、例えば地区毎に当該地区に属する宛先を包括的に指定することができる。全店一斉送信では、登録される全ての宛先を指定することができる。
【００４８】
なお、宛先指定情報には開封／未開封区分が含まれ、当初は未開封を意味する値が記憶されている。
【００４９】
ステップＳ４０４では、登録端末１１０は、確認ボタン１３０９が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合、処理をステップＳ４０５に進め、押下されなかったと判定した場合、処理をステップＳ４０３に戻す。
【００５０】
ステップＳ４０５では、登録端末１１０は、図３のステップＳ３０８でメモリ２２に記
憶したスキャン画像とステップＳ４０３でメモリ２２に記憶した宛先指定情報とハードデ
ィスク２８から読み出した画面フォーム情報に基づき図１４の最終確認画面を表示し、処理をステップＳ４０６に進める。図１４に示す最終確認画面では、１４０１にスキャン画像が表示され、１４０２に宛先指定情報が表示される。
【００５１】
ステップＳ４０６では、登録端末１１０は、最終確認画面で転送ボタン１４０３が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合、処理をステップ４０７に進め、押下されなかったと判定した場合、処理をステップＳ４０８に進める。
【００５２】
ステップＳ４０７では、登録端末１１０は、ステップＳ３０８でメモリ２２に記憶したスキャン画像及び転送処理を要求する転送指示情報を管理サーバ１００に送信する。転送指示情報にはスキャン画像と対応する書誌情報（スキャン画像ファイル名称、送信者ユーザＩＤ、スキャン枚数、ロットナンバー、スキャン年月日時）と宛先指定情報が含まれる。
【００５３】
Ｓ４２３では、管理サーバ１００は、転送指示情報を受信してメモリ２２に記憶し、スキャン画像をリネームして文書イメージファイル名に変更し、文書イメージファイル名と書誌情報と宛先指定情報とを各々関連付けてハードディスク２８に記憶する。ステップＳ４２４では、管理サーバ１００は、メモリ２２に記憶した宛先指定情報、書誌情報及び文書イメージファイル名からインデックス情報を作成する。なお、ステップＳ４２３は、本発明のデータ受信手段の一処理例である。ステップＳ４２４は、本発明のインデックス情報作成手段の一処理例である。
【００５４】
インデックス情報のレイアウトを図７に示す。インデックス情報には、文書イメージファイル名、文書イメージファイルの拡張子名、ＤＶＤボリューム名（当該スキャン画像ファイルがアーカイブされた場合のＤＶＤボリューム名であり、ステップＳ４２４実行時はブランクでアーカイブ処理時に更新される）、フォルダ名（配布先のフォルダ名）、ページ数（スキャン枚数）、スキャン画像ファイル名（スキャンした時点のイメージファイル名）、取込ユーザ（スキャン処理を実行したユーザのユーザＩＤ）、スキャン年月日時（スキャン処理を実行した年月日時）、入力者（配布する文書イメージの件名等の入力処理を実行したユーザのユーザＩＤであり、通常取込ユーザと同一である）、入力年月日時（入力処理を実行した年月日時）、削除フラグ（削除されたかどうかの区分を意味するフラグ）、ロット番号、配布先名（配布先の拠点名称、組織名称又は個人名称）、送信年月日時（転送処理が実行された年月日時）、件名（文書イメージに付ける件名）、宛先、送信者（文書イメージに付ける送信者名）、送信元組織名、コメント（文書イメージに付けるコメント）、開封／未開封フラグ、開封年月日時（配布先のユーザが開封した年月日時）、作成ユーザ名（転送処理を実行しインデックス構報を作成したユーザのユーザＩＤ）、作成タイムスタンプ（インデックス情報の作成年月日時）が含まれる。
【００５５】
ステップＳ４２５では、管理サーバ１００は、スキャン画像を必要数コピーして、作成したインデックス情報と共に配布先のフォルダ（記録領域）に移動する。ステップＳ４２６では、管理サーバ１００は、転送処理が終了した旨のメッセージを登録端末１１０に送信する。ステップＳ４２５は、本発明の転送手段の一処理例である。
【００５６】
一方、ステップＳ４０８では、登録端末１１０は、戻るボタン１４０４が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合、処理をステップＳ４０２に戻し、押下されなかったと判定した場合、処理をステップＳ４０５に戻す。
【００５７】
ステップＳ４０９では、登録端末１１０は、終了メッセージのダイアログを表示し、ダイアログの「ＯＫ」ボタンが押下されると、処理を図３のステップＳ３０９に戻す。以上で図３と図４の説明を終わる。なお、図１４の再スキャンボタン１４０５が押下された場合、処理を図３のステップＳ３０５に戻し、再度設定を行ってスキャン処理を実行することもできる。
【００５８】
次に図５について説明する。図５は、参照端末Ａ１２０（又は参照端末Ｂ１３０）の指示に基づく管理サーバ１００における文書イメージの閲覧処理の一例を示すフローチャートである。図５のステップＳ５０１乃至ステップＳ５１２は、参照端末Ａ１２０のＣＰＵ２１の制御の下で実行する処理であり、図５のステップＳ５２１乃至ステップＳ５３３は管理サーバ１００のＣＰＵ２１の制御の下で実行する処理である。
【００５９】
フローチャートの実行に先立って、参照端末Ａ１２０は、Ｗｅｂブラウザで所定のＵＲＬを指定し、管理サーバ１００に接続を要求する。そして、管理サーバ１００から参照端末Ａ１２０でログイン用画面を表示するための画面情報が参照端末Ａ１２０に送信され、参照端末Ａ１２０のディスプレイには、図８に示すログイン用画面が表示されているものとする。なお、参照端末Ａ１２０でＷｅｂブラウザを使用せずに専用クライアント用ソフトウェアを用いてもかまわない。
【００６０】
まず、ステップＳ５０１では、参照端末Ａ１２０は、認証情報（ユーザＩＤ及びパスワード）を管理サーバ１００に送信する。
【００６１】
ステップＳ５２１では、管理サーバ１００が認証情報を受信してメモリ２２に記憶し、処理をステップＳ５２２に進める。
【００６２】
ステップＳ５２２では、管理サーバ１００がメモリ２２に記憶しているユーザＩＤをキーにハードディスク２８で記憶している認証情報を読み出して、該当するユーザＩＤがあるかとパスワードが一致するかを判定する。
【００６３】
該当するユーザＩＤが存在し、且つパスワードが一致する場合は認証判定はＯＫとなり、処理をステップＳ５２４に進める。該当するユーザＩＤが存在しないか又はパスワードが不一致の場合は、認証判定はＮＧとなり、処理をステップＳ５２３に進める。
【００６４】
ステップＳ５２３では、管理サーバ１００が「該当するユーザＩＤが存在しないか又は
パスワードが一致しません」とのエラーメッセージを参照端末Ａ１２０に送信する。次いでステップＳ５０２では、参照端末Ａ１２０はエラーメッセージを受信し、ディスプレイにエラーメッセージ及び「ＯＫ」ボタンを表示するダイアログを表示し、「ＯＫ」ボタンが押下されると処理をステップＳ５０１に戻す。
【００６５】
一方、ステップＳ５２４では、管理サーバ１００は、文書イメージ検索処理用の初期画面を参照端末Ａ１２０に表示させるための検索初期画面情報をハードディスク２８から読み出して参照端末Ａ１２０に送信する。
【００６６】
ステップＳ５０３では、参照端末Ａ１２０は、検索初期画面情報を受信し、ディスプレイに図１５に示す文書イメージ検索条件入力画面を表示し、処理をステップＳ５０４に進める。
【００６７】
ステップＳ５０４では、参照端末Ａ１２０は、開封／未開封区分、送信日付（Ｆｒｏｍ〜Ｔｏ）、件名、宛先、送信者、送信元部店名、コメントの検索条件を選択又は入力する。
【００６８】
ステップＳ５０５では、参照端末Ａ１２０は、検索ボタン１５０１が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合、処理をステップＳ５０６に進め、押下されなかったと判定した場合、処理をステップＳ５０４に戻す。
【００６９】
ステップＳ５０６では、参照端末Ａ１２０は、ステップＳ５０４で入力した検索条件を管理サーバ１００に送信する。
【００７０】
ステップＳ５２５では、管理サーバ１００は、検索条件を受信してメモリ２２に記憶し、処理をステップＳ５２６に進める。ステップＳ５２６では、管理サーバ１００は、メモリ２２に記憶した検索条件に基づいてハードディスク２８の検索処理を実行し、検索条件に合致した文書イメージの書誌情報をメモリ２２のワークエリアに記憶し、処理をステップＳ５２７に進める。
【００７１】
ステップＳ５２７では、管理サーバ１００は、該当する文書イメージが１件以上あったか（該当する書誌情報がメモリ２２のワークエリアに１レコード以上存在するか）を判定する。１件以上あったと判定した場合はステップＳ５２９に進め、１件もなかったと判定した場合は処理をステップＳ５２８に進める。
【００７２】
ステップＳ５２８では、管理サーバ１００は、「該当する文書イメージが１件もありません」とのエラーメッセージを表示するためのダイアログ画面表示情報を参照端末Ａ１２０に送信する。
【００７３】
ステップＳ５０７では、参照端末Ａ１２０は、ダイアログ画面表示情報を受信し、ディスプレイにエラーメッセージを含むダイアログと「ＯＫ」ボタンを表示する。ＯＫボタンが押下されると処理をステップＳ５０３に戻す。
【００７４】
一方、ステップＳ５２９では、管理サーバ１００は、メモリ２２のワークエリアに記憶しているヒット件の書誌情報を基に、ヒット件の一覧情報を参照端末Ａ１２０の画面に表示させるための一覧画面情報を生成して、参照端末Ａ１２０に送信する。
【００７５】
ステップＳ５０８では、参照端末Ａ１２０は、一覧画面情報を受信してディスプレイに図１６に示す検索結果一覧画面を表示する。一覧情報１６０１のうち特定の文書イメージ情報が選択された場合、処理をステップＳ５０９に進める。
【００７６】
ステップＳ５０９では、参照端末Ａ１２０は、選択された文書イメージ情報を特定する選択情報（ヒット件の明細の番号又は文書イメージ名称など）を管理サーバ１００に送信する。
【００７７】
ステップＳ５３０では、管理サーバ１００は、選択情報を受信してメモリ２２に記憶する。
【００７８】
ステップＳ５３１では、管理サーバ１００は、選択情報に対応する文書イメージに関連付けられた配布先フォルダのインデックス情報の開封／未開封区分を未開封から開封に更新すると共にインデックス情報の開封日時を更新する。ステップＳ５３１は、本発明の更新手段の一処理例である。
【００７９】
ステップＳ５３２では、管理サーバ１００は、ハードディスクの配布元フォルダに存在する開封した文書イメージの宛先指定情報に示される宛先に開封通知を送信する。開封通知により配布元フォルダにある宛先指定情報の開封／未開封区分を更新する。なお、更に電子メールで配布元ユーザに通知するようにしても良い。
【００８０】
ステップＳ５３３では、管理サーバ１００は、選択された文書イメージを参照端末Ａ１２０に送信する。ステップＳ５３３は、本発明の配信手段の一処理例である。
【００８１】
ステップＳ５１０では、参照端末Ａ１２０は、受信した文書イメージを図１７の画像表示画面に表示し、処理をステップＳ５１１に進める。
【００８２】
ステップＳ５１１では、参照端末Ａ１２０は、終了ボタン１７０１が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は処理を終了し、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ５１２に進める。
【００８３】
ステップＳ５１２では、参照端末Ａ１２０は、前画面ボタン１７０２が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合はステップＳ５０８に処理を戻し、押下されなかったと判定した場合はステップＳ５１０に処理を戻す。なお、図１７の画面で保存ボタン１７０３を押下した場合は、参照端末Ａ１２０は、ハードディスク２８に文書イメージを保存する。それとともに、参照端末Ａ１２０のハードディスク２８に記憶された文書イメージの名称と保存年月日時刻とユーザＩＤとを含むログ情報が管理サーバ１００に送信される。
【００８４】
管理サーバ１００はこのログ情報を管理サーバ１００のシステム時刻と共にハードディスク２８にダウンロード履歴情報として記憶する。
【００８５】
次に図６について説明する。図６は管理サーバ１００で実行するアーカイブ処理を示すフローチャートであり、ステップＳ６２１乃至ステップＳ６２６は管理サーバ１００のＣＰＵ２１の制御の基で実行する。
【００８６】
まずステップＳ６２１では、管理サーバ１００は、配布先フォルダの各インデックス情報を読み込み、メモリ２２に記憶して処理をステップＳ６２２に進める。
【００８７】
ステップＳ６２２では、管理サーバ１００は、開封年月日時（開封時点）とシステム時刻を比較して開封後退避日数（例えば、所定の期間である３０日）を超過しているかを判定する。超過していた場合は処理をステップＳ６２３に進め、超過していない場合は処理をステップＳ６２６に進める。ステップＳ６２２は、本発明の判定手段の一処理例である。
【００８８】
ステップＳ６２３では、管理サーバ１００は該当するインデックス情報を所定の退避フォルダにＣＳＶ形式で出力して処理をステップＳ６２４に進める。
【００８９】
ステップＳ６２４では、管理サーバ１００は当該インデックス情報に対応する文書イメージを所定の退避フォルダに移動して処理をステップＳ６２５に進める。所定の退避フォルダに格納された文書イメージについては、対応するインデックス情報内に示される宛先に対して図１８に示すような文書イメージの参照を促すための通知が行われる。ステップＳ６２３、ステップＳ６２４は、本発明の移動手段の一処理例である。
【００９０】
ステップＳ６２５では、管理サーバ１００当該インデックス情報を削除して処理をステップＳ６２６に進める。
【００９１】
ステップＳ６２６では、管理サーバ１００は、全インデックス情報を読み込み済みかを判定し、読み込み済みであった場合はアーカイブ処理を終了する。読み込み済みでなかった場合は処理をステップＳ６２１に戻す。
【００９２】
次に、本発明の第２の実施形態について説明する。第１の実施形態では、登録端末１１０、参照端末Ａ１２０及び参照端末Ｂ１３０側のＷｅｂブラウザにＡｃｔｉｖｅｘやＪａｖａＳｃｒｉｐｔやＪａｖａアプレットを送信して登録端末１１０、参照端末Ａ１２０及び参照端末Ｂ１３０側で多くの処理を行う場合を説明している。これに対して、第２の実施形態では、登録端末１１０、参照端末Ａ１２０及び参照端末Ｂ１３０側での処理がより少なくなっており、Ｗｅｂブラウザを用いた画面の表示処理とデータの入力処理がメインになっている。
【００９３】
第２の実施形態では、システム構成及び転送処理が第１の実施形態と異なるので、まずシステム構成の違いについて図１９を用いて説明する。図１９は第２の実施形態におけるシステム構成を示す図である。
【００９４】
図１９において、スキャナ１４０はＬＡＮ等の通信回線１５０に直接接続されており、スキャナ１４０で取込んだ画像は管理サーバ１００経由で登録端末１１０に送られる点が第１の実施形態と異なる。また、登録端末１１０でスキャン開始が指示されると、スキャナ１４０の制御情報は管理サーバ１００経由でスキャナ１４０に送信される。
【００９５】
次に、第２の実施形態における転送処理について図２０及び図２１を用いて説明する。図２０及び図２１は、登録端末１１０の指示に基づく管理サーバ１００における文書イメージの転送処理の一例を示すフローチャートである。
【００９６】
図２０のステップＳ２００１乃至ステップＳ２０１４と図２１のステップＳ２１０１乃至ステップＳ２１１０は、登録端末１１０のＣＰＵ２１の制御の基で実行する処理である。図２０のステップＳ２０２１乃至ステップＳ２０３０と図２１のステップＳ２１２１乃至ステップＳ２１２８は、管理サーバ１００のＣＰＵ２１の制御の基で実行する処理である。また、ステップＳ２０４１乃至ステップＳ２０４２は、スキャナ１４０で実行する処理である。
【００９７】
フローチャートの実行に先立って、登録端末１１０は、Ｗｅｂブラウザで所定のＵＲＬを指定し、管理サーバ１００に接続を要求する。これにより、管理サーバ１００から登録端末１１０で図８に示すログイン画面を表示するためのログイン画面情報が登録端末１１０に送信され、登録端末１１０のディスプレイにログイン画面が表示されているものとする。
【００９８】
まず、ステップＳ２００１では、登録端末１１０は認証情報（ユーザＩＤ及びパスワー
ド）を管理サーバ１００に送信する。
【００９９】
ステップＳ２０２１では、管理サーバ１００は、認証情報を受信してメモリ２２に記憶し、処理をステップＳ２０２２に進める。
【０１００】
ステップＳ２０２２では、管理サーバ１００は、メモリ２２に記憶しているユーザＩＤをキーにハードディスク２８で記憶している認証情報を読み出して、該当するユーザＩＤがあるかとパスワードが一致するかを判定する。該当するユーザＩＤが存在し、且つパスワードが一致する場合は認証判定はＯＫとなり、処理をステップＳ２０２４に進める。該当するユーザＩＤが存在しないか又はパスワードが不一致の場合は、認証判定はＮＧとなり、処理をステップＳ２０２３に進める。
【０１０１】
ステップＳ２０２３では、管理サーバ１００は、「該当するユーザＩＤが存在しないか又はパスワードが一致しません」とのエラーメッセージを登録端末１１０に送信する。次いでステップＳ２００２では、登録端末１１０は、エラーメッセージを受信し、ディスプレイにエラーメッセージ及び「ＯＫ」ボタンを表示するダイアログを表示し、「ＯＫ」ボタンが押下されると処理をステップＳ２００１に戻す。
【０１０２】
一方、ステップＳ２０２４では、管理サーバ１００は、文書イメージ取込処理用の取込処理初期画面を登録端末１１０に表示させるための取込処理初期画面情報をハードディスク２８から読み出して登録端末１１０に送信する。
【０１０３】
ステップＳ２００３では、登録端末１１０は、取込処理初期画面情報を受信し、ディスプレイに図９に示す文書イメージ取込処理初期画面を表示し、処理をステップＳ２００４に進める。
【０１０４】
ステップＳ２００４では、登録端末１１０は、スキャン取込ボタン９０１が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は処理をステップＳ２００５に進め、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ２００３に戻す。
【０１０５】
ステップＳ２００５では、登録端末１１０は、管理サーバ１００に取込設定画面を要求する旨の情報を送信する。ステップＳ２０２５では、管理サーバ１００は、取込設定画面を要求する旨の情報を受信し、処理をステップＳ２０２６に進める。
【０１０６】
ステップＳ２０２６では、管理サーバ１００は、現在の読込設定情報をハードディスク２８から読み出して取込設定画面を登録端末１１０に表示させるための画面情報を生成してこの画面情報を登録端末１１０に送信する。
【０１０７】
ステップＳ２００６では、登録端末１１０は、画面情報を受信して図１０の取込設定画面をディスプレイに表示し、処理をステップＳ２００７に進める。
【０１０８】
ステップＳ２００７では、登録端末１１０は、ＯＫボタン１００６が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は処理をステップＳ２００８に進め、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ２００６に戻す。
【０１０９】
ステップＳ２００８では、登録端末１１０は、管理サーバ１００にスキャンを要求する旨のスキャン要求情報を送信する。
【０１１０】
ステップＳ２０２７では、管理サーバ１００は、スキャン要求情報を受信してメモリ２２に記憶し、スキャナ１４０用のスキャンを要求する制御情報を生成して、制御情報をスキャナ１４０に転送する。
【０１１１】
ステップＳ２０４１では、スキャナ１４０は、制御情報を受信してスキャンを実行しスキャン画像をスキャナ１４０のメモリに記憶する。ステップＳ２０４２では、スキャナ１４０は、スキャン画像を管理サーバ１００に送信する。
【０１１２】
ステップＳ２０２８では、管理サーバ１００は、スキャン画像をメモリ２２に記憶し、ハードディスク２８の所定フォルダにスキャン画像と対応する書誌情報（スキャン画像ファイル名称、送信者ユーザＩＤ、スキャン枚数、ロットナンバー、スキャン年月日時、）とを記憶する。そして、管理サーバ１００は、このスキャン件数、画像枚数及びロットナンバーを含む取込結果を登録端末１１０に表示させるための画面情報を、スキャナ１４０から受信した管理情報及びハードディスク２８から読み出した画面フォーム情報から作成する。次に、管理サーバ１００は、作成した取込結果画面情報を登録端末１００に送信する。
【０１１３】
ステップＳ２００９では、登録端末１１０は、取込結果画面情報を受信し、スキャン件数、画像枚数及びロットナンバーを含む図１１の取込結果画面をディスプレイに表示し、処理をステップＳ２０１０に進める。
【０１１４】
ステップＳ２０１０では、登録端末１１０は、スキャン継続ボタン１１０１が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は処理をステップＳ２００８に戻し、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ２０１１に進める。
【０１１５】
ステップＳ２０１１では、登録端末１１０は、画像確認ボタン１１０２が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は処理をステップＳ２０１２に進め、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ２０１４に進める。
【０１１６】
ステップＳ２０１２では、登録端末１１０は確認画面を要求する旨の確認画面要求情報を送信する。
【０１１７】
ステップＳ２０２９では、管理サーバ１００は、確認画面要求情報を受信してメモリ２２に記憶し、スキャン画像及びハードディスク２８から読み出した画面フォーム情報から画像確認画面を登録端末１１０に表示させるための画像確認画面情報を作成する。ステップＳ２０２９は、本発明の確認データ生成手段の一処理例である。
【０１１８】
ステップＳ２０３０では、管理サーバ１００は、作成した画像確認画面情報を登録端末１１０に送信する。
【０１１９】
ステップＳ２０１３では、登録端末１１０は、図１２の画像確認画面を表示する。次ボタン１２０２が押下された場合、登録端末１１０は、次のスキャン画像を管理サーバ１００に要求して同様に表示する。また、戻るボタン１２０３が押下された場合、処理をステップＳ２０１４に進める。
【０１２０】
ステップＳ２０１４では、登録端末１１０は、図１１の宛先指定ボタン１１０３が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合、接続点Ａを介して処理を図２１に進め、押下されなかったと判定した場合、処理をステップＳ２０１３に戻す。
【０１２１】
次にステップＳ２１０１では、登録端末１１０は、宛先指定画面を要求する旨の指定画面要求情報を送信する。
【０１２２】
ステップＳ２１２１では、管理サーバ１００は、指定画面要求情報を受信してメモリ２２に記憶し、ハードディスク２８から読み出した宛先情報及び画面フォーム情報から宛先指定画面を登録端末１１０に表示させるための宛先指定画面情報を作成する。
【０１２３】
ステップＳ２１２２では、管理サーバ１００は、作成した宛先指定画面情報を登録端末１１０に送信する。
【０１２４】
ステップＳ２１０２では、登録端末１１０は、宛先指定画面を表示し、処理をステップＳ２１０３に進める。
【０１２５】
ステップＳ２１０３では、登録端末１１０は、図１３に示す画面で宛先をリストボックス１３０１〜１３０８から指定すると、処理をステップＳ２１０４に進める。
【０１２６】
ステップＳ２１０４では、登録端末１１０は、確認ボタン１３０９が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は処理をステップ４０５に進め、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ２１０３に戻す。
【０１２７】
ステップＳ２１０５では、登録端末１１０は、最終確認画面を要求する旨の確認画面要求情報とステップＳ２１０３で入力した宛先指定情報とを管理サーバ１００に送信する。
【０１２８】
ステップＳ２１２３では、管理サーバ１００は、確認画面要求情報と宛先指定情報とを受信してメモリ２２に記憶し、宛先指定情報をハードディスク２８の配布元のフォルダに記憶する。そして、管理サーバ１００は、メモリ２２に記憶した宛先指定情報とハードディスク２８から読み出した画面フォーム情報とから最終確認画面を登録端末１１０に表示させるための最終確認画面情報を作成する。
【０１２９】
ステップＳ２１２４では、管理サーバ１００は、作成した最終確認画面情報を登録端末１１０に送信する。宛先指定情報には開封／未開封区分が含まれ、当初は未開封を意味する値が記憶されている。
【０１３０】
ステップＳ２１０６では、登録端末１１０は、図１４の最終確認画面を表示し、処理をステップＳ２１０７に進める。なお、図１４の再スキャンボタン１４０５が押下された場合、処理を図２０のステップＳ２００６に戻し、再度設定を行ってスキャン処理を実行することもできる。
【０１３１】
ステップＳ２１０７では、登録端末１１０は、転送ボタン１４０３が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は処理をステップＳ２１０８に進め、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ２１０９に進める。
【０１３２】
ステップＳ２１０８では、登録端末１１０は、転送処理を要求する転送指示情報を管理サーバ１００に送信する。
【０１３３】
ステップＳ２１２５では、管理サーバ１００は、転送指示情報を受信してメモリ２２に記憶し、ステップＳ２０２８でハードディスク２８の所定フォルダに保存されているスキャン画像とその書誌情報とを宛先指定情報と関連付けてハードディスク２８に記憶する。
【０１３４】
ステップＳ２１２６では、管理サーバ１００は、メモリ２２に記憶した宛先指定情報、書誌情報及びスキャン画像からインデックス情報（図７）を作成する。
【０１３５】
ステップＳ２１２７では、管理サーバ１００は、スキャン画像を必要数コピーして、作成したインデックス情報と共に配布先のフォルダに移動する。ステップＳ２１２８では、管理サーバ１００は、転送処理が終了した旨のメッセージを登録端末１１０に送信する。
【０１３６】
ステップＳ２１０９では、登録端末１１０は、戻るボタン１４０４が押下されたかを判定し、押下されたと判定した場合は、処理をステップＳ２１０２に戻し、押下されなかったと判定した場合は処理をステップＳ２１０６に戻す。
【０１３７】
ステップＳ２１１０では、登録端末１１０は、終了メッセージのダイアログを表示し、ダイアログの「ＯＫ」ボタンが押下されると処理を図２０のステップＳ２００９に戻す。
【０１３８】
なお、参照端末Ａ１２０及び参照端末Ｂ１３０と管理サーバ１００間の動作は第１の実施形態と同様である。また、管理サーバ１００で実行するアーカイブ処理も同様である。
【０１３９】
上述した実施形態においては、文書イメージの配布先に該当するフォルダに文書イメージを転送するように構成しているため、配布先の参照端末からの個別の要求に応じて該当するフォルダより文書イメージを配信することが可能となる。従って、同報配信等によって通信回線を輻輳することがなく、また低い通信コストで文書イメージを配布することができる。
【０１４０】
また、上述した実施形態によれば、ＦＡＸの受信トレイに排出されたＦＡＸ用紙を本来見るべき人でない人が見てしまうといったセキュリティ上の問題も回避することができる。このセキュリティ設定及びセキュリティ管理工数は最小限に留まり、且つＰＣ−ＦＡＸに比べて高いセキュリティ管理を容易に実現することができる。
【０１４１】
また、上述した実施形態においては、配布先毎に配布された文書イメージの削除やアーカイブを所望のタイミングで実行することができる。
【０１４２】
また、自拠点又は自分宛の文書イメージを送受信期間や開封／未開封区分で文書イメージを検索することができる。さらに、一定の期間未開封の文書イメージがある場合は警告を表示することができるので、文書イメージの見落としを防止することができる。
【０１４３】
なお、上述した文書イメージ転送システムは、既存の文書電子化システムを流用して実現することが可能であるため、システム構築のコストを低廉化することができる。
【０１４４】
上述した本発明の実施形態を構成する各手段及び各ステップは、コンピュータのＲＡＭやＲＯＭ等に記憶されたプログラムが動作することによって実現できる。このプログラム及び前記プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体は本発明に含まれる。
【０１４５】
また、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、一つの機器からなる装置に適用してもよい。
【０１４６】
なお、本発明は、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを、システム又は装置に直接、又は遠隔から供給する。そして、そのシステム又は装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
【０１４７】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。
【０１４８】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。更に、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ等が、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【０１４９】
更に、その他の方法として、まず記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。そして、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【図面の簡単な説明】
【０１５０】
【図１】本発明の第１の実施形態に係る文書イメージ転送システムのシステム構成を概略的に示す図である。
【図２】各端末（管理サーバ、登録端末、参照端末）のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の第１の実施形態における登録端末、管理サーバ及びスキャナ間の動作の流れを示すフローチャートである。
【図４】本発明の第１の実施形態における登録端末及び管理サーバ間の動作の流れを示すフローチャートである。
【図５】参照端末及び管理サーバ間の動作の流れを示すフローチャートである。
【図６】管理サーバの動作の流れを示すフローチャートである。
【図７】インデックス情報のレイアウトを示す図である。
【図８】ログイン画面の一例を示す図である。
【図９】取込初期画面の一例を示す図である。
【図１０】取込設定画面の一例を示す図である。
【図１１】取込結果画面の一例を示す図である。
【図１２】画像確認画面の一例を示す図である。
【図１３】宛先指定画面の一例を示す図である。
【図１４】最終確認画面の一例を示す図である。
【図１５】検索条件入力画面の一例を示す図である。
【図１６】検索結果一覧画面の一例を示す図である。
【図１７】画像表示画面の一例を示す図である。
【図１８】未開封文書イメージ警告画面の一例を示す図である。
【図１９】本発明の第２の実施形態に係る文書イメージ転送システムのシステム構成を概略的に示す図である。
【図２０】本発明の第２の実施形態における登録端末、管理サーバ及びスキャナ間の動作の流れを示すフローチャートである。
【図２１】本発明の第２の実施形態における登録端末及び管理サーバ間の動作の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【０１５１】
１００ 管理サーバ
１１０ 登録端末
１２０ 参照端末Ａ
１３０ 参照端末Ｂ
１４０ 管理サーバ
１５０ 通信回線
２０ システムバス
２１ ＣＰＵ
２２ メモリ
２３ ＲＯＭ
２４ 通信アダプタ
２５ ディスプレイアダプタ
２６ キーボード
２７ マウス
２８ ＨＤＤ
２９ ＤＶＤ−ＲＯＭ
【特許請求の範囲】
【請求項１】
データを登録するための第１の外部装置と通信可能なデータ管理装置であって、
前記第１の外部装置から前記データ及び前記データの宛先指定情報を受信するデータ受信手段と、
前記宛先指定情報を用いて、前記データの配布先に該当する記録領域に前記データを転送する転送手段と、
前記データの宛先指定情報、前記データのファイル名並びに前記データの開封及び未開封を示す情報のうちの少なくとも何れか一つを含むインデックス情報を作成するインデックス情報作成手段とを有することを特徴とするデータ管理装置。
【請求項２】
前記インデックス情報は少なくとも前記データの開封及び未開封を示す情報を含み、
第２の外部装置からの参照要求に応じて前記データを前記第２の外部装置に配信する配信手段と、
前記第２の外部装置が前記データを参照した場合、前記インデックス情報に含まれる前記データの開封及び未開封を示す情報を、前記データが開封された内容に更新する更新手段とを更に有することを特徴とする請求項１に記載のデータ管理装置。
【請求項３】
前記インデックス情報は少なくとも前記データの開封時点を示す情報を含み、
システム時刻及び前記インデックス情報に含まれる前記データが開封された時点を示す情報を用いて、前記データが開封されてから所定の期間が経過したか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により前記データが開封されてから前記所定の期間が経過したと判定された場合、前記インデックス情報と前記データとを退避フォルダに移動する移動手段とを有することを特徴とする請求項２に記載のデータ管理装置。
【請求項４】
データを登録するための第１の外部装置と通信可能なデータ管理装置によるデータ管理方法であって、
前記第１の外部装置から受信した宛先指定情報及び前記データを用いて、前記データの配布先に該当する記録領域に前記データを転送する転送ステップと、
前記データの宛先指定情報、前記データのファイル名並びに前記データの開封及び未開封を示す情報のうちの少なくとも何れか一つを含むインデックス情報を作成するインデックス情報作成ステップとを含むことを特徴とするデータ管理方法。
【請求項５】
データを登録するための第１の外部装置と通信可能なデータ管理装置によるデータ管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、
前記第１の外部装置から受信した宛先指定情報及び前記データを用いて、前記データの配布先に該当する記録領域に前記データを転送する転送ステップと、
前記データの宛先指定情報、前記データのファイル名並びに前記データの開封及び未開封を示す情報のうちの少なくとも何れか一つを含むインデックス情報を作成するインデックス情報作成ステップとをコンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１】
データを登録するための第１の外部装置と通信可能なデータ管理装置であって、
前記第１の外部装置から前記データ及び前記データの宛先指定情報を受信するデータ受信手段と、
前記宛先指定情報を用いて、前記データの配布先に該当する記録領域に前記データを転送する転送手段と、
前記データの宛先指定情報、前記データのファイル名並びに前記データの開封及び未開封を示す情報のうちの少なくとも何れか一つを含むインデックス情報を作成するインデックス情報作成手段とを有することを特徴とするデータ管理装置。
【請求項２】
前記インデックス情報は少なくとも前記データの開封及び未開封を示す情報を含み、
第２の外部装置からの参照要求に応じて前記データを前記第２の外部装置に配信する配信手段と、
前記第２の外部装置が前記データを参照した場合、前記インデックス情報に含まれる前記データの開封及び未開封を示す情報を、前記データが開封された内容に更新する更新手段とを更に有することを特徴とする請求項１に記載のデータ管理装置。
【請求項３】
前記インデックス情報は少なくとも前記データの開封時点を示す情報を含み、
システム時刻及び前記インデックス情報に含まれる前記データが開封された時点を示す情報を用いて、前記データが開封されてから所定の期間が経過したか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により前記データが開封されてから前記所定の期間が経過したと判定された場合、前記インデックス情報と前記データとを退避フォルダに移動する移動手段とを有することを特徴とする請求項２に記載のデータ管理装置。
【請求項４】
データを登録するための第１の外部装置と通信可能なデータ管理装置によるデータ管理方法であって、
前記第１の外部装置から受信した宛先指定情報及び前記データを用いて、前記データの配布先に該当する記録領域に前記データを転送する転送ステップと、
前記データの宛先指定情報、前記データのファイル名並びに前記データの開封及び未開封を示す情報のうちの少なくとも何れか一つを含むインデックス情報を作成するインデックス情報作成ステップとを含むことを特徴とするデータ管理方法。
【請求項５】
データを登録するための第１の外部装置と通信可能なデータ管理装置によるデータ管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、
前記第１の外部装置から受信した宛先指定情報及び前記データを用いて、前記データの配布先に該当する記録領域に前記データを転送する転送ステップと、
前記データの宛先指定情報、前記データのファイル名並びに前記データの開封及び未開封を示す情報のうちの少なくとも何れか一つを含むインデックス情報を作成するインデックス情報作成ステップとをコンピュータに実行させるためのプログラム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【図２１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【図２１】
【公開番号】特開２００９−２１６９７（Ｐ２００９−２１６９７Ａ）
【公開日】平成２１年１月２９日（２００９．１．２９）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００７−１８１３０３（Ｐ２００７−１８１３０３）
【出願日】平成１９年７月１０日（２００７．７．１０）
【出願人】（３９０００２７６１）キヤノンマーケティングジャパン株式会社 (656)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２１年１月２９日（２００９．１．２９）
【国際特許分類】
【出願日】平成１９年７月１０日（２００７．７．１０）
【出願人】（３９０００２７６１）キヤノンマーケティングジャパン株式会社 (656)
【Ｆターム（参考）】
[ Back to top ]