文書管理システム
【課題】 文書管理システムのログファイル出力に暗号化機能を付加することにより、システムトラブルが発生した場合にその復旧作業の効率的に行うこと。
【解決手段】 文書管理クライアント２０ａ、２０ｂからのアクセス情報および文書管理サーバ１０の処理内容をログファイルに出力する機能を持ち、そのログファイルに出力する内容の全部または一部を暗号化する。
【解決手段】 文書管理クライアント２０ａ、２０ｂからのアクセス情報および文書管理サーバ１０の処理内容をログファイルに出力する機能を持ち、そのログファイルに出力する内容の全部または一部を暗号化する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書管理システムのシステム運用技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来の電子文書管理システムでは、多くの場合、格納している電子文書へのアクセスをログファイルに記録する仕組みを持っている。これは、電子文書へのアクセス履歴を残すことにより、機密文書が外部に漏れた場合等に、その出所を明らかにすることに役立つ。
【０００３】
また、文書管理サーバにおいて、その処理内容をログファイルに出力することにより、システムトラブルの際のトラブル原因究明を行うことができる。
【０００４】
ここで、例えば、特許文献１には、アクセスログを使用することにより、次にユーザが行うと予想される処理をメニュー表示上で優先的に表示させることができる技術が開示されている。
【特許文献１】特開２００４−１０２９３５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
文書管理システムが出力するログファイルは、システムになんらかのトラブルが発生した場合に原因究明に活用されるべきものであるが、ログファイルに出力されている内容に機密事項が含まれている場合、セキュリティ上、そのログファイルを参照できるのは特定の限られた人物のみとなり、原因究明の妨げの要因になる可能性がある。
【０００６】
特に、原因究明を行う組織・企業が、文書管理システムを運用している組織と異なる場合、これが顕著である。このような場合、ログファイルは機密事項を削除された上で原因究明のために使用されるが、この作業が、早急なシステム復旧の妨げになる場合がある。
【０００７】
本発明は、以上説明した事情に鑑みてなされたものであり、その目的は、文書管理システムのログファイル出力に暗号化機能を付加することにより、システムトラブルが発生した場合にその復旧作業の効率的に行うことである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
請求項１記載の発明は、文書管理サーバと、その文書管理サーバにネットワークを介して接続される文書管理クライアントとからなり、その文書管理クライアントからのアクセス情報および文書管理サーバの処理内容をログファイルに出力する機能を持ち、そのログファイルに出力する内容の全部または一部を暗号化できることを特徴とする文書管理システムである。
【０００９】
請求項２記載の発明は、請求項１記載の文書管理システムにおいて、ログファイル中の暗号化する項目をユーザが指定できることにより、そのログファイルのセキュリティを任意に設定することを特徴とする。
【００１０】
請求項３記載の発明は、請求項２記載の文書管理システムにおいて、ログファイル中の文書名を暗号化することにより、文書名が表す機密情報をマスクしてそのログファイルを出力することを特徴とする。
【００１１】
請求項４記載の発明は、請求項２記載の文書管理システムにおいて、ログファイル中の文書名の格納場所を暗号化することにより、文書格納場所が表す機密情報をマスクしてそのログファイルを出力することを特徴とする。
【００１２】
請求項５記載の発明は、請求項２記載の文書管理システムにおいて、ログファイル中の文書へアクセスしているユーザのユーザ名を暗号化することにより、文書とそれを使用するユーザの関係が表す機密情報をマスクしてそのログファイルを出力することを特徴とする。
【００１３】
請求項６記載の発明は、請求項２記載の文書管理システムにおいて、ログファイル中のログ出力時刻を暗号化することにより、文書管理サーバの稼動時間が表す機密情報をマスクしてそのログファイルを出力することを特徴とする。
【００１４】
請求項７記載の発明は、請求項２記載の文書管理システムおいて、ログファイル中のサーバ名、ドメイン名、ＩＰアドレスを暗号化することにより、ネットワーク情報が表す機密情報をマスクしてそのログファイルを出力することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によれば、文書管理システムのログファイル出力に暗号化機能を付加することにより、システムトラブルが発生した場合にその復旧作業の効率的に行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
本発明の第１の実施の形態を図１に基づいて説明する。図１を参照すると、文書管理システムは、文書管理サーバ１０と、文書管理クライアント２０ａ、２０ｂとからなる。文書管理サーバ１０および文書管理クライアント２０ａ、２０ｂは、プログラム制御により動作し、ネットワーク１００を介して相互に接続されている。ネットワーク１００は、任意のネットワークであってよく、例えば、光ファイバ、インターネット、公衆回線、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＡＤＳＬ（Asymmetric Digital Subscriber Line）などであってもよい。なお、通信方法は、有線であっても、無線であってもよい。
【００１７】
文書管理サーバ１０は、ワークステーション・サーバなどの情報処理装置であり、文書管理部１１と、ログセキュリティレベル管理部１２と、暗号化部１３と、ログファイル出力部１４とから構成されている。
【００１８】
ここで、文書管理部１１は、文書管理クライアント２０に対して文書管理サービスを提供する機能を有している。
【００１９】
ログセキュリティレベル管理部１２は、ログファイルにおいてどの項目を暗号化するかの設定を管理する機能を有している。
【００２０】
暗号化部１３は、指定された項目を暗号化したり復号化したりする機能を有している。
【００２１】
ログファイル出力部１４は、指定されたログセキュリティレベルに従いログファイルを出力する機能を有している。
【００２２】
その他、装置全体の制御を司るＣＰＵ、プログラムコード、フォントおよびその他の静的なデータが格納されているＲＯＭや、一時的な記憶場所として利用されるＲＡＭなどの既知のサーバの構成を備えている。
【００２３】
文書管理クライアント２０ａ、２０ｂは、パーソナルコンピュータなどの情報処理装置であり、例えば、操作入力部と、ＲＯＭ（Read Only Memory）と、ＲＡＭ（Random Access Memory）と、通信インタフェースと、ＨＤ（Hard Disk）と、ＣＰＵ（Central Processing Unit）とを備え、これらの各部はバスによって接続されている。
【００２４】
操作入力部は、キーボードやマウスなどを備え、これらのキーボードやマウスの操作に応じた操作信号をＣＰＵに出力する。ＲＯＭには、装置各部の基本制御を司るプログラムが格納されている。また、ＲＡＭは、ＣＰＵのワークエリアとして用いられ、ＣＰＵにより実行されるプログラムや、各種データが一時的に格納される。
【００２５】
通信インタフェースは、ネットワーク１００に接続されており、通信装置との間で行われるデータ通信を制御する。
【００２６】
ＨＤには、オペレーティングシステムなどの自機を制御するための各種ソフトウェアが格納されている。
【００２７】
次に、本実施の形態における処理フローを詳細に説明する。
【００２８】
まず、ログセキュリティレベル管理部１２は、システム管理者により、例えば、図２に示すようなログセキュリティ設定画面から選択された暗号化する項目などに応じて、その設定された内容を保持する（Ｓ３０１）。
【００２９】
次に、利用者は、文書管理クライアント２０を使用して文書管理サーバ１０にアクセスする（Ｓ３０２）。
【００３０】
文書管理部１１は、ログファイル出力を指示する（Ｓ３０３）。
【００３１】
ログセキュリティレベル管理部１２は、暗号化部１３を呼び出して暗号化を行う（Ｓ３０４）。
【００３２】
そして、ログファイル出力部１４は、ログファイルを出力する（Ｓ３０５）。
【００３３】
ログファイル出力部１４は、文書管理部１１からログファイル出力指示があった場合、以下のいずれかを行う。出力すべき項目が暗号化する項目である場合、暗号化部を呼び出して暗号化を行う。また、出力すべき項目が暗号化する項目でない場合、暗号化しない。
【００３４】
なお、上述する各実施の形態は、本発明の好適な実施の形態であり、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変更実施が可能である。例えば、上記の実施の形態における文書管理サーバ１０および文書管理クライアント２０の機能を実現するためのプログラムを各装置に読込ませて実行することにより各装置の機能を実現する処理を行ってもよい。さらに、そのプログラムは、コンピュータ読み取り可能な記録媒体であるＣＤ−ＲＯＭまたは光磁気ディスクなどを介して、または伝送媒体であるインターネット、電話回線などを介して伝送波により他のコンピュータシステムに伝送されてもよい。
【００３５】
上述する各実施の形態は、文書管理サーバ１０および文書管理クライアント２０が別個に接続されているシステム構成について説明したが、各機能が１つのコンピュータシステムとして実現されている構成や機能毎に複数の装置などが追加された構成にも適用可能であることはもちろんである。
【図面の簡単な説明】
【００３６】
【図１】本発明の実施の形態における文書管理システムの概略構成を示す図である。
【図２】本発明の実施の形態におけるログセキュリティ設定画面の一例を示す図である。
【図３】本発明の実施の形態における処理動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００３７】
１０ 文書管理サーバ
１１ 文書管理部
１２ ログセキュリティレベル管理部
１３ 暗号化部
１４ ログファイル出力部
２０ａ、２０ｂ 文書管理クライアント
１００ ネットワーク
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書管理システムのシステム運用技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来の電子文書管理システムでは、多くの場合、格納している電子文書へのアクセスをログファイルに記録する仕組みを持っている。これは、電子文書へのアクセス履歴を残すことにより、機密文書が外部に漏れた場合等に、その出所を明らかにすることに役立つ。
【０００３】
また、文書管理サーバにおいて、その処理内容をログファイルに出力することにより、システムトラブルの際のトラブル原因究明を行うことができる。
【０００４】
ここで、例えば、特許文献１には、アクセスログを使用することにより、次にユーザが行うと予想される処理をメニュー表示上で優先的に表示させることができる技術が開示されている。
【特許文献１】特開２００４−１０２９３５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
文書管理システムが出力するログファイルは、システムになんらかのトラブルが発生した場合に原因究明に活用されるべきものであるが、ログファイルに出力されている内容に機密事項が含まれている場合、セキュリティ上、そのログファイルを参照できるのは特定の限られた人物のみとなり、原因究明の妨げの要因になる可能性がある。
【０００６】
特に、原因究明を行う組織・企業が、文書管理システムを運用している組織と異なる場合、これが顕著である。このような場合、ログファイルは機密事項を削除された上で原因究明のために使用されるが、この作業が、早急なシステム復旧の妨げになる場合がある。
【０００７】
本発明は、以上説明した事情に鑑みてなされたものであり、その目的は、文書管理システムのログファイル出力に暗号化機能を付加することにより、システムトラブルが発生した場合にその復旧作業の効率的に行うことである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
請求項１記載の発明は、文書管理サーバと、その文書管理サーバにネットワークを介して接続される文書管理クライアントとからなり、その文書管理クライアントからのアクセス情報および文書管理サーバの処理内容をログファイルに出力する機能を持ち、そのログファイルに出力する内容の全部または一部を暗号化できることを特徴とする文書管理システムである。
【０００９】
請求項２記載の発明は、請求項１記載の文書管理システムにおいて、ログファイル中の暗号化する項目をユーザが指定できることにより、そのログファイルのセキュリティを任意に設定することを特徴とする。
【００１０】
請求項３記載の発明は、請求項２記載の文書管理システムにおいて、ログファイル中の文書名を暗号化することにより、文書名が表す機密情報をマスクしてそのログファイルを出力することを特徴とする。
【００１１】
請求項４記載の発明は、請求項２記載の文書管理システムにおいて、ログファイル中の文書名の格納場所を暗号化することにより、文書格納場所が表す機密情報をマスクしてそのログファイルを出力することを特徴とする。
【００１２】
請求項５記載の発明は、請求項２記載の文書管理システムにおいて、ログファイル中の文書へアクセスしているユーザのユーザ名を暗号化することにより、文書とそれを使用するユーザの関係が表す機密情報をマスクしてそのログファイルを出力することを特徴とする。
【００１３】
請求項６記載の発明は、請求項２記載の文書管理システムにおいて、ログファイル中のログ出力時刻を暗号化することにより、文書管理サーバの稼動時間が表す機密情報をマスクしてそのログファイルを出力することを特徴とする。
【００１４】
請求項７記載の発明は、請求項２記載の文書管理システムおいて、ログファイル中のサーバ名、ドメイン名、ＩＰアドレスを暗号化することにより、ネットワーク情報が表す機密情報をマスクしてそのログファイルを出力することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によれば、文書管理システムのログファイル出力に暗号化機能を付加することにより、システムトラブルが発生した場合にその復旧作業の効率的に行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
本発明の第１の実施の形態を図１に基づいて説明する。図１を参照すると、文書管理システムは、文書管理サーバ１０と、文書管理クライアント２０ａ、２０ｂとからなる。文書管理サーバ１０および文書管理クライアント２０ａ、２０ｂは、プログラム制御により動作し、ネットワーク１００を介して相互に接続されている。ネットワーク１００は、任意のネットワークであってよく、例えば、光ファイバ、インターネット、公衆回線、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＡＤＳＬ（Asymmetric Digital Subscriber Line）などであってもよい。なお、通信方法は、有線であっても、無線であってもよい。
【００１７】
文書管理サーバ１０は、ワークステーション・サーバなどの情報処理装置であり、文書管理部１１と、ログセキュリティレベル管理部１２と、暗号化部１３と、ログファイル出力部１４とから構成されている。
【００１８】
ここで、文書管理部１１は、文書管理クライアント２０に対して文書管理サービスを提供する機能を有している。
【００１９】
ログセキュリティレベル管理部１２は、ログファイルにおいてどの項目を暗号化するかの設定を管理する機能を有している。
【００２０】
暗号化部１３は、指定された項目を暗号化したり復号化したりする機能を有している。
【００２１】
ログファイル出力部１４は、指定されたログセキュリティレベルに従いログファイルを出力する機能を有している。
【００２２】
その他、装置全体の制御を司るＣＰＵ、プログラムコード、フォントおよびその他の静的なデータが格納されているＲＯＭや、一時的な記憶場所として利用されるＲＡＭなどの既知のサーバの構成を備えている。
【００２３】
文書管理クライアント２０ａ、２０ｂは、パーソナルコンピュータなどの情報処理装置であり、例えば、操作入力部と、ＲＯＭ（Read Only Memory）と、ＲＡＭ（Random Access Memory）と、通信インタフェースと、ＨＤ（Hard Disk）と、ＣＰＵ（Central Processing Unit）とを備え、これらの各部はバスによって接続されている。
【００２４】
操作入力部は、キーボードやマウスなどを備え、これらのキーボードやマウスの操作に応じた操作信号をＣＰＵに出力する。ＲＯＭには、装置各部の基本制御を司るプログラムが格納されている。また、ＲＡＭは、ＣＰＵのワークエリアとして用いられ、ＣＰＵにより実行されるプログラムや、各種データが一時的に格納される。
【００２５】
通信インタフェースは、ネットワーク１００に接続されており、通信装置との間で行われるデータ通信を制御する。
【００２６】
ＨＤには、オペレーティングシステムなどの自機を制御するための各種ソフトウェアが格納されている。
【００２７】
次に、本実施の形態における処理フローを詳細に説明する。
【００２８】
まず、ログセキュリティレベル管理部１２は、システム管理者により、例えば、図２に示すようなログセキュリティ設定画面から選択された暗号化する項目などに応じて、その設定された内容を保持する（Ｓ３０１）。
【００２９】
次に、利用者は、文書管理クライアント２０を使用して文書管理サーバ１０にアクセスする（Ｓ３０２）。
【００３０】
文書管理部１１は、ログファイル出力を指示する（Ｓ３０３）。
【００３１】
ログセキュリティレベル管理部１２は、暗号化部１３を呼び出して暗号化を行う（Ｓ３０４）。
【００３２】
そして、ログファイル出力部１４は、ログファイルを出力する（Ｓ３０５）。
【００３３】
ログファイル出力部１４は、文書管理部１１からログファイル出力指示があった場合、以下のいずれかを行う。出力すべき項目が暗号化する項目である場合、暗号化部を呼び出して暗号化を行う。また、出力すべき項目が暗号化する項目でない場合、暗号化しない。
【００３４】
なお、上述する各実施の形態は、本発明の好適な実施の形態であり、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変更実施が可能である。例えば、上記の実施の形態における文書管理サーバ１０および文書管理クライアント２０の機能を実現するためのプログラムを各装置に読込ませて実行することにより各装置の機能を実現する処理を行ってもよい。さらに、そのプログラムは、コンピュータ読み取り可能な記録媒体であるＣＤ−ＲＯＭまたは光磁気ディスクなどを介して、または伝送媒体であるインターネット、電話回線などを介して伝送波により他のコンピュータシステムに伝送されてもよい。
【００３５】
上述する各実施の形態は、文書管理サーバ１０および文書管理クライアント２０が別個に接続されているシステム構成について説明したが、各機能が１つのコンピュータシステムとして実現されている構成や機能毎に複数の装置などが追加された構成にも適用可能であることはもちろんである。
【図面の簡単な説明】
【００３６】
【図１】本発明の実施の形態における文書管理システムの概略構成を示す図である。
【図２】本発明の実施の形態におけるログセキュリティ設定画面の一例を示す図である。
【図３】本発明の実施の形態における処理動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００３７】
１０ 文書管理サーバ
１１ 文書管理部
１２ ログセキュリティレベル管理部
１３ 暗号化部
１４ ログファイル出力部
２０ａ、２０ｂ 文書管理クライアント
１００ ネットワーク
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書管理サーバと、その文書管理サーバにネットワークを介して接続される文書管理クライアントとからなり、その文書管理クライアントからのアクセス情報および前記文書管理サーバの処理内容をログファイルに出力する機能を持ち、そのログファイルに出力する内容の全部または一部を暗号化できることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記ログファイル中の暗号化する項目をユーザが指定できることにより、そのログファイルのセキュリティを任意に設定することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記ログファイル中の文書名を暗号化することにより、文書名が表す機密情報をマスクしてそのログファイルを出力することを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記ログファイル中の文書名の格納場所を暗号化することにより、文書格納場所が表す機密情報をマスクしてそのログファイルを出力することを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記ログファイル中の文書へアクセスしているユーザのユーザ名を暗号化することにより、文書とそれを使用するユーザの関係が表す機密情報をマスクしてそのログファイルを出力することを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記ログファイル中のログ出力時刻を暗号化することにより、前記文書管理サーバの稼動時間が表す機密情報をマスクしてそのログファイルを出力することを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記ログファイル中のサーバ名、ドメイン名、ＩＰアドレスを暗号化することにより、ネットワーク情報が表す機密情報をマスクしてそのログファイルを出力することを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
【請求項１】
文書管理サーバと、その文書管理サーバにネットワークを介して接続される文書管理クライアントとからなり、その文書管理クライアントからのアクセス情報および前記文書管理サーバの処理内容をログファイルに出力する機能を持ち、そのログファイルに出力する内容の全部または一部を暗号化できることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記ログファイル中の暗号化する項目をユーザが指定できることにより、そのログファイルのセキュリティを任意に設定することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記ログファイル中の文書名を暗号化することにより、文書名が表す機密情報をマスクしてそのログファイルを出力することを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記ログファイル中の文書名の格納場所を暗号化することにより、文書格納場所が表す機密情報をマスクしてそのログファイルを出力することを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記ログファイル中の文書へアクセスしているユーザのユーザ名を暗号化することにより、文書とそれを使用するユーザの関係が表す機密情報をマスクしてそのログファイルを出力することを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記ログファイル中のログ出力時刻を暗号化することにより、前記文書管理サーバの稼動時間が表す機密情報をマスクしてそのログファイルを出力することを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記ログファイル中のサーバ名、ドメイン名、ＩＰアドレスを暗号化することにより、ネットワーク情報が表す機密情報をマスクしてそのログファイルを出力することを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図２】
【図３】
【公開番号】特開２００７−５８４２３（Ｐ２００７−５８４２３Ａ）
【公開日】平成１９年３月８日（２００７．３．８）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００５−２４１２５５（Ｐ２００５−２４１２５５）
【出願日】平成１７年８月２３日（２００５．８．２３）
【出願人】（０００００６７４７）株式会社リコー (37,907)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成１９年３月８日（２００７．３．８）
【国際特許分類】
【出願日】平成１７年８月２３日（２００５．８．２３）
【出願人】（０００００６７４７）株式会社リコー (37,907)
【Ｆターム（参考）】
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