文書管理プログラム、文書管理装置及び文書管理システム
【課題】ひとつの文書に対して、文書と文書アクセス要求者との関係に基づく異なる種類のアクセス権を自動的に設定する。
【解決手段】文書の種別、権限保有者グループ、文書アクセス要求者所属のグループ及び当該文書アクセス要求者に対して付与する重みを含む権利関係情報を記憶するグループ関係情報記憶部４５と、文書種別、文書状態、文書アクセス要求者に対して設定されるべきアクセス権の種別及び当該アクセス権を設定するための重み条件を含むアクセス権情報を記憶するアクセス権情報記憶部４６とを有する。アクセス権判定部３１は、文書のアクセス要求に対し、当該文書の権限保有グループ及び文書アクセス要求者（関連グループ）に基づき当該文書アクセス要求者に付与する重みを特定し、その特定した重み、アクセス要求された文書の状態及び当該文書の種別に基づき当該文書アクセス要求者に設定すべきアクセス権の種類を特定する。
【解決手段】文書の種別、権限保有者グループ、文書アクセス要求者所属のグループ及び当該文書アクセス要求者に対して付与する重みを含む権利関係情報を記憶するグループ関係情報記憶部４５と、文書種別、文書状態、文書アクセス要求者に対して設定されるべきアクセス権の種別及び当該アクセス権を設定するための重み条件を含むアクセス権情報を記憶するアクセス権情報記憶部４６とを有する。アクセス権判定部３１は、文書のアクセス要求に対し、当該文書の権限保有グループ及び文書アクセス要求者（関連グループ）に基づき当該文書アクセス要求者に付与する重みを特定し、その特定した重み、アクセス要求された文書の状態及び当該文書の種別に基づき当該文書アクセス要求者に設定すべきアクセス権の種類を特定する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理プログラム、文書管理装置及び文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
コンピュータにより保存される電子化された文書は、セキュリティ上、アクセス権が設定され、アクセス権が設定されることで許可されたユーザのみが更新できるように管理される。近年では、更新可能なアクセス権をユーザに付与するのではなく、文書の更新を承認者による承認を受けてはじめてできるような条件付きのアクセス権をユーザに付与する文書管理技術が提案されている（例えば、特許文献１）。
【０００３】
【特許文献１】特許第３９２１８６５号明細書
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明は、ひとつの文書に対して、文書と文書アクセス要求者との関係に基づく異なる種類のアクセス権を自動的に設定することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明に係る文書管理プログラムは、コンピュータを、電子化された文書の文書種別、権限保有者の識別情報、文書アクセス要求者の識別情報及び当該文書アクセス要求者に対して付与する重みを含む権利関係情報を記憶する権利関係情報記憶手段、文書の文書種別、当該文書の状態、文書アクセス要求者に対して設定されるべきアクセス権の種別及び当該アクセス権を設定するための重み条件を含むアクセス権情報を記憶するアクセス権情報記憶手段、各文書の状態情報を記憶する文書状態情報記憶手段、文書のアクセス要求に対し、当該文書の権限保有者及び文書アクセス要求者に基づき前記権利関係情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、文書アクセス要求者に付与する重みを特定する重み特定手段、アクセス要求された文書の状態を前記文書状態情報記憶手段から取得し、その取得した文書の状態、前記重み特定手段により特定された重み及び当該文書の種別に基づき前記アクセス権情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、文書アクセス要求者に設定すべきアクセス権の種別を特定するアクセス権特定手段、として機能させることを特徴とする。
【０００６】
また、アクセス権の種類に、承認者による承認を受けてはじめて文書アクセスを許可する条件付きアクセス権が含まれている場合において、前記コンピュータを、更に、文書に対するアクセスの承認者の特定情報及び当該承認者を当該文書の承認者として認定するための重み条件を含む承認者権限情報を記憶する承認情報記憶手段、前記重み特定手段により特定された重みに基づき前記承認情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって当該文書に対するアクセスの承認者を特定する承認者特定手段、として機能させることを特徴とする。
【０００７】
また、承認権限情報には、更に文書の種別が含まれており、前記承認者特定手段は、前記重み特定手段により特定された重み及び当該文書の種別に基づき前記承認情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって当該文書に対するアクセスの承認者を特定することを特徴とする。
【０００８】
また、前記コンピュータを、更に、承認者による承認結果を受け付け、その承認結果に応じて前記権利関係情報記憶手段に設定された当該文書の文書アクセス要求者に対応する重みを調整する重み調整手段として機能させることを特徴とする。
【０００９】
本発明に係る文書管理装置は、電子化された文書の文書種別、権限保有者の識別情報、文書アクセス要求者の識別情報及び当該文書アクセス要求者に対して付与する重みを含む権利関係情報を記憶する権利関係情報記憶手段と、文書の文書種別、当該文書の状態、文書アクセス要求者に対して設定されるべきアクセス権の種別及び当該アクセス権を設定するための重み条件を含むアクセス権情報を記憶するアクセス権情報記憶手段と、各文書の状態情報を記憶する文書状態情報記憶手段と、文書のアクセス要求に対し、当該文書の権限保有者及び文書アクセス要求者に基づき前記権利関係情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、文書アクセス要求者に付与する重みを特定する重み特定手段と、アクセス要求された文書の状態を前記文書状態情報記憶手段から取得し、その取得した文書の状態、前記重み特定手段により特定された重み及び当該文書の種別に基づき前記アクセス権情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、前記文書アクセス要求者に設定すべきアクセス権の種類を特定するアクセス権特定手段と、を有することを特徴とする。
【００１０】
本発明に係る文書管理システムは、文書管理装置と、情報処理装置と、を有し、前記文書管理装置は、電子化された文書の文書種別、権限保有者の識別情報、文書アクセス要求者の識別情報及び当該文書アクセス要求者に対して付与する重みを含む権利関係情報を記憶する権利関係情報記憶手段と、文書の文書種別、当該文書の状態、文書アクセス要求者に対して設定されるべきアクセス権の種別及び当該アクセス権を設定するための重み条件を含むアクセス権情報を記憶するアクセス権情報記憶手段と、各文書の状態情報を記憶する文書状態情報記憶手段と、前記情報処理装置から送られてくる文書アクセス要求に対し、当該文書の権限保有者及び文書アクセス要求者に基づき前記権利関係情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、文書アクセス要求者に付与する重みを特定する重み特定手段と、アクセス要求された文書の状態を前記文書状態情報記憶手段から取得し、その取得した文書の状態、前記重み特定手段により特定された重み及び当該文書の種別に基づき前記アクセス権情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、文書アクセス要求者に設定すべきアクセス権の種類を特定するアクセス権特定手段と、前記アクセス権特定手段により特定されたアクセス権の種類を文書アクセス要求送信元の前記クライアントへ送信する手段と、を有し、前記情報処理装置は、アクセス対象の文書の識別情報及び文書アクセス要求者の識別情報が指定された文書アクセス要求を前記文書管理装置へ送信する手段と、前記文書管理装置から返信されてきたアクセス権の種類を受け付ける受付手段と、前記受付手段により受け付けられた種類のアクセス権に応じて文書処理を行う文書処理手段と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
請求項１，５，６記載の発明によれば、ひとつの文書に対して、文書と文書アクセス要求者との関係に基づく異なる種類のアクセス権を自動的に設定することができる。
【００１２】
請求項２記載の発明によれば、文書と文書アクセス要求者との関係によって、当該文書アクセス要求者に付与したアクセス権に応じて異なる承認者を自動的に設定することができる。
【００１３】
請求項３記載の発明によれば、文書と文書アクセス要求者との関係によって、文書毎かつ文書アクセス要求者毎に異なる承認者を設定することができる。
【００１４】
請求項４記載の発明によれば、文書と文書アクセス要求者との関係を承認者による承認結果に応じて文書アクセス要求者に付与する重みを動的に変更することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。
【００１６】
図１は、本発明に係る文書管理システムの一実施の形態を示したブロック構成図である。図１には、本実施の形態における文書管理装置３０と、クライアント２０とがネットワーク１２によって接続されたシステム構成例が示されている。
【００１７】
また、図２は、本実施の形態における文書管理装置３０を形成するコンピュータのハードウェア構成図である。本実施の形態において文書管理装置３０を形成するサーバコンピュータは、従前から存在する汎用的なハードウェア構成で実現できる。すなわち、コンピュータは、図２に示したようにＣＰＵ１、ＲＯＭ２、ＲＡＭ３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）４を接続したＨＤＤコントローラ５、入力手段として設けられたマウス６とキーボード７、及び表示装置として設けられたディスプレイ８をそれぞれ接続する入出力コントローラ９、通信手段として設けられたネットワークコントローラ１０を内部バス１１に接続して構成される。
【００１８】
なお、性能的に差異はあるかもしれないが、クライアント２０もコンピュータであることから、そのハードウェア構成は、図２と同じように図示することができる。
【００１９】
図１に戻り、文書管理装置３０は、アクセス権判定部３１、承認部３２、情報管理部３３及び文書管理部３４を有している。文書管理装置３０は、更に各種情報を記憶する手段として、文書記憶部４１、ユーザグループ情報記憶部４２、文書情報記憶部４３、文書状態情報記憶部４４、グループ関係情報記憶部４５、アクセス権情報記憶部４６、承認者権限情報記憶部４７、承認者情報記憶部４８及び重み修正情報記憶部４９を有している。
【００２０】
アクセス権判定部３１は、重み特定手段及びアクセス権特定手段として動作し、ユーザ操作に応じてクライアント２０から送られてくる文書アクセス要求に応じて、指定された文書のアクセス権の有無、並びにアクセス権有りの場合はその種類を特定し、返答する。承認部３２は、承認者特定手段及び重み調整手段として動作し、ユーザ操作に応じてクライアント２０から送られてくる承認要求に応じて、ユーザにより処理された文書に対する当該処理の承認の是非を判定し、その結果を返答する。情報管理部３３は、ユーザからの指示、あるいはオペレーティングシステムや他のコンピュータとの情報交換を行い情報の追加、更新、削除等各記憶部４２〜５０の情報管理を行う。具体的な処理内容については後述する。文書記憶部４１には、電子化された文書が保存されているが、文書管理部３４は、ユーザ操作に応じてクライアント２０から送られてくる文書処理要求に応じて、文書の保存、保存文書の更新、削除等文書記憶部４１にて保存される文書を管理する。
【００２１】
続いて、各記憶手段のデータ構成について説明するが、文書記憶部４１は、上記の通り電子化された文書が保存される。ユーザグループ情報記憶部４２には、本システムの利用者となりうるユーザ及び各ユーザが所属する部門、部署等（以下、「グループ」と総称）との対応関係が登録されている。具体的にはグループの識別情報に当該グループに所属するユーザＩＤを対応付けて登録される。なお、各グループは１人以上のメンバから構成される。また、一ユーザが複数のグループに属している場合もある。
【００２２】
図３は、本実施の形態における文書情報記憶部４３のデータ構成例を示した図である。文書情報記憶部４３に記憶される文書情報は、文書の識別情報である文書ＩＤに、当該文書の文書名、当該文書を保有者である権限保有グループ及び当該文書の格納先を特定する格納先情報が対応付けして構成される。本実施の形態においては、文書所有者個人ではなくその所有者が所属するグループを文書所有者として扱うので、文書所有者を特定する情報として権限保有グループ、すなわち文書所有者個人が所属するグループの識別情報が設定される。本実施の形態では、グループの識別情報としてグループの名称を用いることにする。なお、一ユーザが複数のグループに属する場合があるので、文書情報には、当該所有者若しくは情報管理者等によって適切なグループが設定されることになる。
【００２３】
図４は、本実施の形態における文書状態情報記憶部４４のデータ構成例を示した図である。文書状態情報記憶部４４に記憶される文書状態情報は、文書ＩＤに文書状態が対応付けして構成される。文書を管理するシステムは、ある目的を持って利用されるので、このシステムにおいて管理対象とする文書の種類はある程度限定される。また、管理対象とする文書がある程度絞られると、その文書を取り扱う段階もある程度決まってくる。例えば、機能仕様書などの文書は、一般に作成が完了するまでドラフトの作成段階、レビューを受けている段階、承認待ちの段階等複数の段階を経ることになる。本実施の形態では、文書が置かれている段階を文書状態と称し、文書状態情報記憶部４４を用いて管理できるようにしている。なお、この文書状態の更新は、情報管理部３３が文書アプリケーションと連係動作して行われる。
【００２４】
図５は、本実施の形態におけるグループ関係情報記憶部４５のデータ構成例を示した図である。グループ関係情報記憶部４５に記憶されるグループ関係情報は、文書種別と、権限保有グループと、関連グループと重みとが組にして構成される。権限保有グループは上記の通り文書の所有者であり、関連グループは文書アクセス要求者の所属グループである。本実施の形態では、文書所有者と同様、文書アクセス要求者も個人ではなくグループとして扱う。重みは、当該文書アクセス要求者に対して付与する重みの設定値である。図５に示した設定例によると、開発１グループ（Ｇ）が所有者であって文書種別が機能仕様書である文書に対して、開発２Ｇメンバがアクセスする場合の重みは１０００、開発３Ｇメンバがアクセスする場合の重みは１００、品質管理Ｇメンバがアクセスする場合の重みは１０となる。つまり、同一文書に対し、文書アクセス要求者によって異なる重みが付与可能である。
【００２５】
図６は、本実施の形態におけるアクセス権情報記憶部４６のデータ構成例を示した図である。アクセス権情報記憶部４６に記憶されるアクセス権情報は、文書種別と、文書状態と、重み条件とアクセス権とが組にして構成される。文書アクセス要求者に付与する重みは、後述するアクセス権判定処理の過程において上記グループ関係情報を参照することによって特定されるが、文書種別及び文書状態に加えて、この特定された重みｄが重み条件により指定された条件式に該当するアクセス権情報がアクセス権情報記憶部４６に登録されている複数のアクセス権情報の中から特定される。そして、アクセス権は、文書アクセス要求者に設定するアクセス権の種別である。本実施の形態ではアクセス権の種類として、オペレーティングシステムが管理するアクセス権（通常アクセス権）と、承認者による承認を受けてはじめて文書アクセスを許可する条件付きアクセス権（仮アクセス権）を取り扱うことにする。本実施の形態では、上位の位置に登録されたアクセス権情報から優先的に採用されるようにした。図６において“＊”は、上位のアクセス権情報に該当しなかった場合に採用されるアクセス権情報である。以降に説明する各種情報においても同様である。
【００２６】
図７は、本実施の形態における承認者権限情報記憶部４７のデータ構成例を示した図である。承認者権限情報記憶部４７に記憶される承認者権限情報は、文書種別と、重み条件と、承認者必要権限とが組にして構成される。承認者必要権限は、認証者が必要とする権限のレベルである。本実施の形態では、レベル値が大きいほど権限レベルが高いことを示している。最下段の情報は、承認者無し、つまり当該文書に対する承認者が設定されていないため、結果として当該文書に対するアクセス権が無いことを意味する。
【００２７】
図８は、本実施の形態における承認者情報記憶部４８のデータ構成例を示した図である。本実施の形態に係る承認情報記憶手段は、承認者権限情報記憶部４７及び承認者情報記憶部４８により構成されるが、承認者情報記憶部４８に記憶される承認者情報は、文書種別と、権限保有グループと、承認者と、承認者必要権限とが組にして構成される。承認者は、アクセス要求された文書に対する承認者の特定情報である。最下段の情報は、通常処理では参照されることはないが、承認権限無し（＝０）、つまり承認者の権限はないので、承認者は誰でもよいことを意味する。
【００２８】
図９は、本実施の形態における重み修正情報記憶部４９のデータ構成例を示した図である。重み修正情報記憶部４９に記憶される重み修正情報は、文書種別と、文書状態と、承認結果と、重み加減値とが組にして構成される。承認結果は、承認部３２による承認結果である。重み加減値は、グループ関係情報に設定されている重みの値を変更するために設定された加減値である。
【００２９】
文書管理装置３０における各構成要素３１〜３４は、文書管理装置３０を形成するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵ１で動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、各記憶部４１〜４９は、文書管理装置３０に搭載されたＨＤＤ４にて実現される。
【００３０】
なお、本実施の形態では、以上説明した記憶手段で構成したが、記憶手段の構成は上記例に限定する必要はなくデータ項目を適宜統合し、または分割してもよい。
【００３１】
また、図１では、便宜的に文書管理装置３０を１台のコンピュータで実現するよう図示したが、データベースサーバ等複数台のコンピュータにて構成してもよい。
【００３２】
次に、クライアント２０の構成について説明する。
【００３３】
クライアント２０は、文書アクセス要求部２１、文書処理部２２、承認依頼部２３及び編集文書保持部２４を有している。文書アクセス要求部２１は、ユーザ操作に応じて指定された文書へのアクセス要求を文書管理装置３０へ送ると共に、その要求に応じて返信されてきたアクセス権の種類を取得する。文書処理部２２は、文書に対する閲覧、編集等の文書処理を行う。編集により文書を更新した場合には、編集文書保持部２４に編集内容を書き込むことで一時保持する。承認依頼部２３は、編集した文書に対する承認依頼要求を文書管理装置３０へ送ると共に、その要求に応じて返信されてきた承認結果を受け取る。
【００３４】
クライアント２０における各構成要素２１〜２３は、クライアント２０を形成するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵ１で動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、編集文書保持部２４は、クライアント２０に搭載されたＨＤＤ４にて実現される。なお、図１では、クライアント２０を１台のみ図示したが、同様の構成を有するクライアントコンピュータをネットワーク１２に複数台接続してもよい。
【００３５】
また、本実施の形態で用いるプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して提供することも可能である。通信手段や記録媒体から提供されたプログラムはコンピュータにインストールされ、コンピュータのＣＰＵがインストールプログラムを順次実行することで各種処理が実現される。
【００３６】
次に、本実施の形態における動作について説明する。まず、文書アクセス要求者に付与するアクセス権の種類を判定すると共に、付与するアクセス権が仮アクセス権の場合に文書への更新を承認する承認者を特定するアクセス権判定処理の例について図１０に示したフローチャートを用いて説明する。
【００３７】
クライアント２０における文書アクセス要求部２１は、アクセスをしたいユーザによる所定の操作に応じて、ユーザにより指定されたアクセス対象の文書ＩＤ及び当該ユーザのユーザＩＤが指定された文書アクセス要求を文書管理装置３０へ送信する。文書管理装置３０におけるアクセス権判定部３１は、クライアント２０から送られてきた文書アクセス要求を受け付けると（ステップ１０１）、最初に通常アクセス権の有無をチェックする（ステップ１０２）。具体的には、送られてきたアクセス対象として指定された文書の文書ＩＤに基づき当該文書の属性情報を参照して当該文書に通常アクセス権が設定されているかを調べる。なお、通常アクセス権に関する属性情報は、アクセス権情報などの記憶手段にて管理したり、文書記憶部４１に記憶された文書に付加させたりしてもよい。ここで、当該文書に対するアクセス権として通常アクセス権が文書アクセス要求者に付与されていた場合（ステップ１０３でＹ）、アクセス権判定部３１は、通常アクセス権が設定されている旨を文書アクセス要求元のクライアント２０へ返信する（ステップ１１２）。
【００３８】
一方、通常アクセス権が文書アクセス要求者に付与されていない場合（ステップ１０３でＮ）、アクセス権判定部３１は、文書アクセス要求者のユーザＩＤに基づきユーザグループ情報記憶部４２を検索することによって文書アクセス要求者が所属するグループを抽出し、その抽出したグループ名によって文書アクセス要求者が所属するグループリストを作成する（ステップ１０４）。ここで、文書アクセス要求者が所属するグループが抽出されなかった場合（ステップ１０５でＮ）、アクセス権判定部３１は、文書アクセス要求者には当該文書へのアクセス権がない旨を文書アクセス要求元のクライアント２０へ返信する（ステップ１１３）。グループが抽出された場合（ステップ１０５でＹ）、アクセス権判定部３１は、アクセス対象の文書の文書ＩＤに基づき文書情報記憶部４３を検索することによって当該文書の文書種別と権限保有グループを取得する。そして、取得した文書種別及び権限保有グループと、グループリストに含まれているグループ（関連グループ）に基づきグループ関係情報記憶部４５を検索することによって文書アクセス要求者に付与する重みを特定する（ステップ１０６）。なお、グループリストに複数のグループが登録されている場合には、複数の重みが抽出されるが、この場合、その中から最大の重みを文書アクセス要求者に付与する重みとして選択する。
【００３９】
続いて、アクセス権判定部３１は、アクセス対象の文書の文書ＩＤに基づき文書状態情報記憶部４４を検索することによって当該文書の文書状態を取得し、アクセス権情報記憶部４６に登録されたアクセス権情報の中から、取得した文書状態及び取得済みの文書種別に一致し、かつステップ１０６において特定した重みが重み条件を満たすアクセス権情報を特定する。このようにして特定したアクセス権情報に設定された種類のアクセス権を文書アクセス要求者に設定する（ステップ１０７）。
【００４０】
以上のようにして文書アクセス要求者に設定するアクセス権を判定するが、ここで設定するアクセス権が通常アクセス権の場合（ステップ１０８でＹ）、アクセス権判定部３１は、通常アクセス権が設定されている旨を文書アクセス要求元のクライアント２０へ返信する（ステップ１１２）。また、設定するアクセス権が通常アクセス権でない場合であり（ステップ１０８でＮ）、かつ仮アクセス権でもない場合（ステップ１０９でＮ）、アクセス権判定部３１は、文書アクセス要求者には当該文書へのアクセス権がない旨を文書アクセス要求元のクライアント２０へ返信する（ステップ１１３）。
【００４１】
そして、設定するアクセス権が仮アクセス権の場合（ステップ１０９でＹ）、アクセス権判定部３１は、続けて文書アクセスの承認者を次のようにして特定する（ステップ１１０）。すなわち、承認者権限情報記憶部４７に登録された承認者権限情報の中から、アクセス対象の文書の文書種別とステップ１０６において特定した重みが重み条件を満たす承認者権限情報を選出することで承認者必要権限を特定する。なお、該当する承認者権限情報がない場合、正確には重み条件に“＊”が設定された承認者権限情報が選出された場合、承認者は無し、つまりアクセス権がなかったものとしてステップ１１３と同様の処理を行ってもよい。承認者必要権限が特定されると、アクセス権判定部３１は、その特定した承認者必要権限、取得済みの文書種別及び権限保有グループに基づき承認者情報記憶部４８を検索することによって承認者を特定する。
【００４２】
以上のようにして承認者を特定すると、アクセス権判定部３１は、仮アクセス権が設定されている旨及び承認者の特定情報を文書アクセス要求元のクライアント２０へ返信する（ステップ１１１）。
【００４３】
本実施の形態においては、以上のようにアクセス対象とする文書の文書種別及び文書状態、更には文書の所有者（権限保有グループ）と文書アクセス要求者が所属するグループとの関係において特定される重みとの関係によって文書アクセス要求者に設定するアクセス権を動的に決定する。特に、承認してはじめて文書アクセスを許可する仮アクセス権の場合において、この文書アクセス要求者に付与する重みが大きいということは、アクセス対象の文書の文書種別からしてそれだけ権限保有グループと密接な関係にあると考えられる。換言すると、密接な関係にある文書アクセス要求者には大きい重みが付与されるようにグループ関係情報が設定される。密接な関係にある文書アクセス要求者には、相対的によりレベルの高い権限を付与してもよいはずである。このように大きい重みを付与することで高い権限を付与した文書アクセス要求者は、相対的に信頼度の高い文書アクセス者である。つまり、文書アクセス要求者自体の信頼度が高いために承認者自体のレベルは相対的に高くする必要がないと考えられる。一方、相対的に信頼度の低い文書アクセス要求者からのアクセス要求であれば、相対的に高レベルでの承認が必要になってくると考えられる。承認者権限情報及び承認者情報にそれぞれ含まれる承認者必要権限の設定内容を参照すれば理解できるように、本実施の形態では、このような考えのもとに相対的に大きい重みが付与された文書アクセス要求者に対しては、文書アクセス要求者自体の信頼度が高いために相対的に権限レベルの低い者が承認者として選出され、その一方、相対的に小さい重みが付与された文書アクセス要求者に対しては、文書アクセス要求者自体の信頼度が低いために相対的に権限レベルの高い者が承認者として選出されるように承認者権限情報及び承認者情報それぞれに承認者必要権限が設定する。本実施の形態では、このように重みによって異なる承認者を指定できるようにした。
【００４４】
以上のアクセス権判定処理により文書へのアクセス権が特定されると、クライアント２０における文書処理部２２は、ユーザからの操作指示に応じて文書記憶部４１から取り出したアクセス対象の文書に対して編集等の文書処理を行う。もちろん、アクセス権がない場合にはアクセスができない。そして、通常アクセス権が設定されていた場合、文書処理部２２は、その通常アクセス権の設定範囲内で従前と同様に文書処理を行う。ここで、仮アクセス権が設定されていた場合において文書の編集が終了して更新のために保存したい場合、文書処理部２２は、編集済みの文書を編集文書保持部２４に書き込むことで一時保持する。そして、承認依頼部２３は、当該文書の文書ＩＤ、承認者の特定情報及び承認依頼者のユーザＩＤを含む承認依頼要求を文書管理装置３０へ送ることに伴い、文書管理装置３０では承認処理が実行される。この承認処理の例を図１１に示したフローチャートを用いて説明する。
【００４５】
文書管理装置３０における承認部３２は、クライアント２０から送られてきた承認依頼要求を受け付けると（ステップ１２１）、対象文書、承認依頼者に関する情報を含めて承認依頼を受け付けた旨をその要求にて指定された承認者に通知する（ステップ１２２）。通知の方法としては、電子メールによる通知、ログイン画面への表示、承認用ポップアップ画面等様々な方法が考えられる。承認者は、承認依頼を受けて文書アクセスの承認の是非を指定する。ここで、承認結果を受け付けると（ステップ１２３）、承認部３２は、文書情報及び文書状態情報を参照することにより承認依頼要求に含まれている文書ＩＤに対応する文書種別及び文書状態をそれぞれ特定し、その特定した文書種別及び文書状態と、受け付けた承認結果に基づき重み修正情報記憶部４９を検索することによって重み加減値を取得する。そして、承認依頼要求に含まれている承認依頼者のユーザＩＤに基づき特定される関連グループと、文書ＩＤに対応する文書種別及び権限保有グループとに基づき該当するグループ関係情報を特定し、その特定したグループ関係情報に設定されている重みを、取得した重み加減値で加減する（ステップ１２４）。
【００４６】
このようにして、承認結果に基づき重みを更新すると、承認部３２は、承認者が文書編集を承認した場合（ステップ１２５でＹ）、その編集内容を反映する指示を承認依頼要求元へ返信する（ステップ１２６）。一方、承認者が文書編集を承認しない場合（ステップ１２５でＮ）、その編集内容を破棄する指示を承認依頼要求元へ返信する（ステップ１２７）。
【００４７】
クライアント２０において、承認依頼部２３が編集内容を反映する指示を受け取ると、文書処理部２２は、編集文書保持部２４に一時保持した編集内容を文書に反映させた後、その文書を文書記憶部４１に登録させる。一方、承認依頼部２３が編集内容を反映する指示を受け取ると、文書処理部２２は、編集文書保持部２４に一時保持した編集内容を文書に反映させずに消去する。
【００４８】
なお、本実施の形態では、編集を例にして承認処理を説明したが、編集以外の処理でも同様に承認処理は実施される。
【図面の簡単な説明】
【００４９】
【図１】本発明に係る文書管理システムの一実施の形態を示したブロック構成図である。
【図２】本実施の形態における文書管理装置を形成するコンピュータのハードウェア構成図である。
【図３】本実施の形態における文書情報記憶部のデータ構成例を示した図である。
【図４】本実施の形態における文書状態情報記憶部のデータ構成例を示した図である。
【図５】本実施の形態におけるグループ関係情報記憶部のデータ構成例を示した図である。
【図６】本実施の形態におけるアクセス権情報記憶部のデータ構成例を示した図である。
【図７】本実施の形態における承認者権限情報記憶部のデータ構成例を示した図である。
【図８】本実施の形態における承認者情報記憶部のデータ構成例を示した図である。
【図９】本実施の形態における重み修正情報記憶部のデータ構成例を示した図である。
【図１０】本実施の形態におけるアクセス権判定処理の例を示したフローチャートである。
【図１１】本実施の形態における承認処理の例を示したフローチャートである。
【符号の説明】
【００５０】
１ ＣＰＵ、２ ＲＯＭ、３ ＲＡＭ、４ ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）、５ ＨＤＤコントローラ、６ マウス、７ キーボード、８ ディスプレイ、９ 入出力コントローラ、１０ ネットワークコントローラ、１１ 内部バス、１２ ネットワーク、２０ クライアント、２１ 文書アクセス要求部、２２ 文書処理部、２３ 承認依頼部、２４ 編集文書保持部、３０ 文書管理装置、３１ アクセス権判定部、３２ 承認部、３３ 情報管理部、３４ 文書管理部、４１ 文書記憶部、４２ ユーザグループ情報記憶部、４３ 文書情報記憶部、４４ 文書状態情報記憶部、４５ グループ関係情報記憶部、４６ アクセス権情報記憶部、４７ 承認者権限情報記憶部、４８ 承認者情報記憶部、４９ 重み修正情報記憶部。
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理プログラム、文書管理装置及び文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
コンピュータにより保存される電子化された文書は、セキュリティ上、アクセス権が設定され、アクセス権が設定されることで許可されたユーザのみが更新できるように管理される。近年では、更新可能なアクセス権をユーザに付与するのではなく、文書の更新を承認者による承認を受けてはじめてできるような条件付きのアクセス権をユーザに付与する文書管理技術が提案されている（例えば、特許文献１）。
【０００３】
【特許文献１】特許第３９２１８６５号明細書
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明は、ひとつの文書に対して、文書と文書アクセス要求者との関係に基づく異なる種類のアクセス権を自動的に設定することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明に係る文書管理プログラムは、コンピュータを、電子化された文書の文書種別、権限保有者の識別情報、文書アクセス要求者の識別情報及び当該文書アクセス要求者に対して付与する重みを含む権利関係情報を記憶する権利関係情報記憶手段、文書の文書種別、当該文書の状態、文書アクセス要求者に対して設定されるべきアクセス権の種別及び当該アクセス権を設定するための重み条件を含むアクセス権情報を記憶するアクセス権情報記憶手段、各文書の状態情報を記憶する文書状態情報記憶手段、文書のアクセス要求に対し、当該文書の権限保有者及び文書アクセス要求者に基づき前記権利関係情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、文書アクセス要求者に付与する重みを特定する重み特定手段、アクセス要求された文書の状態を前記文書状態情報記憶手段から取得し、その取得した文書の状態、前記重み特定手段により特定された重み及び当該文書の種別に基づき前記アクセス権情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、文書アクセス要求者に設定すべきアクセス権の種別を特定するアクセス権特定手段、として機能させることを特徴とする。
【０００６】
また、アクセス権の種類に、承認者による承認を受けてはじめて文書アクセスを許可する条件付きアクセス権が含まれている場合において、前記コンピュータを、更に、文書に対するアクセスの承認者の特定情報及び当該承認者を当該文書の承認者として認定するための重み条件を含む承認者権限情報を記憶する承認情報記憶手段、前記重み特定手段により特定された重みに基づき前記承認情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって当該文書に対するアクセスの承認者を特定する承認者特定手段、として機能させることを特徴とする。
【０００７】
また、承認権限情報には、更に文書の種別が含まれており、前記承認者特定手段は、前記重み特定手段により特定された重み及び当該文書の種別に基づき前記承認情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって当該文書に対するアクセスの承認者を特定することを特徴とする。
【０００８】
また、前記コンピュータを、更に、承認者による承認結果を受け付け、その承認結果に応じて前記権利関係情報記憶手段に設定された当該文書の文書アクセス要求者に対応する重みを調整する重み調整手段として機能させることを特徴とする。
【０００９】
本発明に係る文書管理装置は、電子化された文書の文書種別、権限保有者の識別情報、文書アクセス要求者の識別情報及び当該文書アクセス要求者に対して付与する重みを含む権利関係情報を記憶する権利関係情報記憶手段と、文書の文書種別、当該文書の状態、文書アクセス要求者に対して設定されるべきアクセス権の種別及び当該アクセス権を設定するための重み条件を含むアクセス権情報を記憶するアクセス権情報記憶手段と、各文書の状態情報を記憶する文書状態情報記憶手段と、文書のアクセス要求に対し、当該文書の権限保有者及び文書アクセス要求者に基づき前記権利関係情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、文書アクセス要求者に付与する重みを特定する重み特定手段と、アクセス要求された文書の状態を前記文書状態情報記憶手段から取得し、その取得した文書の状態、前記重み特定手段により特定された重み及び当該文書の種別に基づき前記アクセス権情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、前記文書アクセス要求者に設定すべきアクセス権の種類を特定するアクセス権特定手段と、を有することを特徴とする。
【００１０】
本発明に係る文書管理システムは、文書管理装置と、情報処理装置と、を有し、前記文書管理装置は、電子化された文書の文書種別、権限保有者の識別情報、文書アクセス要求者の識別情報及び当該文書アクセス要求者に対して付与する重みを含む権利関係情報を記憶する権利関係情報記憶手段と、文書の文書種別、当該文書の状態、文書アクセス要求者に対して設定されるべきアクセス権の種別及び当該アクセス権を設定するための重み条件を含むアクセス権情報を記憶するアクセス権情報記憶手段と、各文書の状態情報を記憶する文書状態情報記憶手段と、前記情報処理装置から送られてくる文書アクセス要求に対し、当該文書の権限保有者及び文書アクセス要求者に基づき前記権利関係情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、文書アクセス要求者に付与する重みを特定する重み特定手段と、アクセス要求された文書の状態を前記文書状態情報記憶手段から取得し、その取得した文書の状態、前記重み特定手段により特定された重み及び当該文書の種別に基づき前記アクセス権情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、文書アクセス要求者に設定すべきアクセス権の種類を特定するアクセス権特定手段と、前記アクセス権特定手段により特定されたアクセス権の種類を文書アクセス要求送信元の前記クライアントへ送信する手段と、を有し、前記情報処理装置は、アクセス対象の文書の識別情報及び文書アクセス要求者の識別情報が指定された文書アクセス要求を前記文書管理装置へ送信する手段と、前記文書管理装置から返信されてきたアクセス権の種類を受け付ける受付手段と、前記受付手段により受け付けられた種類のアクセス権に応じて文書処理を行う文書処理手段と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
請求項１，５，６記載の発明によれば、ひとつの文書に対して、文書と文書アクセス要求者との関係に基づく異なる種類のアクセス権を自動的に設定することができる。
【００１２】
請求項２記載の発明によれば、文書と文書アクセス要求者との関係によって、当該文書アクセス要求者に付与したアクセス権に応じて異なる承認者を自動的に設定することができる。
【００１３】
請求項３記載の発明によれば、文書と文書アクセス要求者との関係によって、文書毎かつ文書アクセス要求者毎に異なる承認者を設定することができる。
【００１４】
請求項４記載の発明によれば、文書と文書アクセス要求者との関係を承認者による承認結果に応じて文書アクセス要求者に付与する重みを動的に変更することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。
【００１６】
図１は、本発明に係る文書管理システムの一実施の形態を示したブロック構成図である。図１には、本実施の形態における文書管理装置３０と、クライアント２０とがネットワーク１２によって接続されたシステム構成例が示されている。
【００１７】
また、図２は、本実施の形態における文書管理装置３０を形成するコンピュータのハードウェア構成図である。本実施の形態において文書管理装置３０を形成するサーバコンピュータは、従前から存在する汎用的なハードウェア構成で実現できる。すなわち、コンピュータは、図２に示したようにＣＰＵ１、ＲＯＭ２、ＲＡＭ３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）４を接続したＨＤＤコントローラ５、入力手段として設けられたマウス６とキーボード７、及び表示装置として設けられたディスプレイ８をそれぞれ接続する入出力コントローラ９、通信手段として設けられたネットワークコントローラ１０を内部バス１１に接続して構成される。
【００１８】
なお、性能的に差異はあるかもしれないが、クライアント２０もコンピュータであることから、そのハードウェア構成は、図２と同じように図示することができる。
【００１９】
図１に戻り、文書管理装置３０は、アクセス権判定部３１、承認部３２、情報管理部３３及び文書管理部３４を有している。文書管理装置３０は、更に各種情報を記憶する手段として、文書記憶部４１、ユーザグループ情報記憶部４２、文書情報記憶部４３、文書状態情報記憶部４４、グループ関係情報記憶部４５、アクセス権情報記憶部４６、承認者権限情報記憶部４７、承認者情報記憶部４８及び重み修正情報記憶部４９を有している。
【００２０】
アクセス権判定部３１は、重み特定手段及びアクセス権特定手段として動作し、ユーザ操作に応じてクライアント２０から送られてくる文書アクセス要求に応じて、指定された文書のアクセス権の有無、並びにアクセス権有りの場合はその種類を特定し、返答する。承認部３２は、承認者特定手段及び重み調整手段として動作し、ユーザ操作に応じてクライアント２０から送られてくる承認要求に応じて、ユーザにより処理された文書に対する当該処理の承認の是非を判定し、その結果を返答する。情報管理部３３は、ユーザからの指示、あるいはオペレーティングシステムや他のコンピュータとの情報交換を行い情報の追加、更新、削除等各記憶部４２〜５０の情報管理を行う。具体的な処理内容については後述する。文書記憶部４１には、電子化された文書が保存されているが、文書管理部３４は、ユーザ操作に応じてクライアント２０から送られてくる文書処理要求に応じて、文書の保存、保存文書の更新、削除等文書記憶部４１にて保存される文書を管理する。
【００２１】
続いて、各記憶手段のデータ構成について説明するが、文書記憶部４１は、上記の通り電子化された文書が保存される。ユーザグループ情報記憶部４２には、本システムの利用者となりうるユーザ及び各ユーザが所属する部門、部署等（以下、「グループ」と総称）との対応関係が登録されている。具体的にはグループの識別情報に当該グループに所属するユーザＩＤを対応付けて登録される。なお、各グループは１人以上のメンバから構成される。また、一ユーザが複数のグループに属している場合もある。
【００２２】
図３は、本実施の形態における文書情報記憶部４３のデータ構成例を示した図である。文書情報記憶部４３に記憶される文書情報は、文書の識別情報である文書ＩＤに、当該文書の文書名、当該文書を保有者である権限保有グループ及び当該文書の格納先を特定する格納先情報が対応付けして構成される。本実施の形態においては、文書所有者個人ではなくその所有者が所属するグループを文書所有者として扱うので、文書所有者を特定する情報として権限保有グループ、すなわち文書所有者個人が所属するグループの識別情報が設定される。本実施の形態では、グループの識別情報としてグループの名称を用いることにする。なお、一ユーザが複数のグループに属する場合があるので、文書情報には、当該所有者若しくは情報管理者等によって適切なグループが設定されることになる。
【００２３】
図４は、本実施の形態における文書状態情報記憶部４４のデータ構成例を示した図である。文書状態情報記憶部４４に記憶される文書状態情報は、文書ＩＤに文書状態が対応付けして構成される。文書を管理するシステムは、ある目的を持って利用されるので、このシステムにおいて管理対象とする文書の種類はある程度限定される。また、管理対象とする文書がある程度絞られると、その文書を取り扱う段階もある程度決まってくる。例えば、機能仕様書などの文書は、一般に作成が完了するまでドラフトの作成段階、レビューを受けている段階、承認待ちの段階等複数の段階を経ることになる。本実施の形態では、文書が置かれている段階を文書状態と称し、文書状態情報記憶部４４を用いて管理できるようにしている。なお、この文書状態の更新は、情報管理部３３が文書アプリケーションと連係動作して行われる。
【００２４】
図５は、本実施の形態におけるグループ関係情報記憶部４５のデータ構成例を示した図である。グループ関係情報記憶部４５に記憶されるグループ関係情報は、文書種別と、権限保有グループと、関連グループと重みとが組にして構成される。権限保有グループは上記の通り文書の所有者であり、関連グループは文書アクセス要求者の所属グループである。本実施の形態では、文書所有者と同様、文書アクセス要求者も個人ではなくグループとして扱う。重みは、当該文書アクセス要求者に対して付与する重みの設定値である。図５に示した設定例によると、開発１グループ（Ｇ）が所有者であって文書種別が機能仕様書である文書に対して、開発２Ｇメンバがアクセスする場合の重みは１０００、開発３Ｇメンバがアクセスする場合の重みは１００、品質管理Ｇメンバがアクセスする場合の重みは１０となる。つまり、同一文書に対し、文書アクセス要求者によって異なる重みが付与可能である。
【００２５】
図６は、本実施の形態におけるアクセス権情報記憶部４６のデータ構成例を示した図である。アクセス権情報記憶部４６に記憶されるアクセス権情報は、文書種別と、文書状態と、重み条件とアクセス権とが組にして構成される。文書アクセス要求者に付与する重みは、後述するアクセス権判定処理の過程において上記グループ関係情報を参照することによって特定されるが、文書種別及び文書状態に加えて、この特定された重みｄが重み条件により指定された条件式に該当するアクセス権情報がアクセス権情報記憶部４６に登録されている複数のアクセス権情報の中から特定される。そして、アクセス権は、文書アクセス要求者に設定するアクセス権の種別である。本実施の形態ではアクセス権の種類として、オペレーティングシステムが管理するアクセス権（通常アクセス権）と、承認者による承認を受けてはじめて文書アクセスを許可する条件付きアクセス権（仮アクセス権）を取り扱うことにする。本実施の形態では、上位の位置に登録されたアクセス権情報から優先的に採用されるようにした。図６において“＊”は、上位のアクセス権情報に該当しなかった場合に採用されるアクセス権情報である。以降に説明する各種情報においても同様である。
【００２６】
図７は、本実施の形態における承認者権限情報記憶部４７のデータ構成例を示した図である。承認者権限情報記憶部４７に記憶される承認者権限情報は、文書種別と、重み条件と、承認者必要権限とが組にして構成される。承認者必要権限は、認証者が必要とする権限のレベルである。本実施の形態では、レベル値が大きいほど権限レベルが高いことを示している。最下段の情報は、承認者無し、つまり当該文書に対する承認者が設定されていないため、結果として当該文書に対するアクセス権が無いことを意味する。
【００２７】
図８は、本実施の形態における承認者情報記憶部４８のデータ構成例を示した図である。本実施の形態に係る承認情報記憶手段は、承認者権限情報記憶部４７及び承認者情報記憶部４８により構成されるが、承認者情報記憶部４８に記憶される承認者情報は、文書種別と、権限保有グループと、承認者と、承認者必要権限とが組にして構成される。承認者は、アクセス要求された文書に対する承認者の特定情報である。最下段の情報は、通常処理では参照されることはないが、承認権限無し（＝０）、つまり承認者の権限はないので、承認者は誰でもよいことを意味する。
【００２８】
図９は、本実施の形態における重み修正情報記憶部４９のデータ構成例を示した図である。重み修正情報記憶部４９に記憶される重み修正情報は、文書種別と、文書状態と、承認結果と、重み加減値とが組にして構成される。承認結果は、承認部３２による承認結果である。重み加減値は、グループ関係情報に設定されている重みの値を変更するために設定された加減値である。
【００２９】
文書管理装置３０における各構成要素３１〜３４は、文書管理装置３０を形成するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵ１で動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、各記憶部４１〜４９は、文書管理装置３０に搭載されたＨＤＤ４にて実現される。
【００３０】
なお、本実施の形態では、以上説明した記憶手段で構成したが、記憶手段の構成は上記例に限定する必要はなくデータ項目を適宜統合し、または分割してもよい。
【００３１】
また、図１では、便宜的に文書管理装置３０を１台のコンピュータで実現するよう図示したが、データベースサーバ等複数台のコンピュータにて構成してもよい。
【００３２】
次に、クライアント２０の構成について説明する。
【００３３】
クライアント２０は、文書アクセス要求部２１、文書処理部２２、承認依頼部２３及び編集文書保持部２４を有している。文書アクセス要求部２１は、ユーザ操作に応じて指定された文書へのアクセス要求を文書管理装置３０へ送ると共に、その要求に応じて返信されてきたアクセス権の種類を取得する。文書処理部２２は、文書に対する閲覧、編集等の文書処理を行う。編集により文書を更新した場合には、編集文書保持部２４に編集内容を書き込むことで一時保持する。承認依頼部２３は、編集した文書に対する承認依頼要求を文書管理装置３０へ送ると共に、その要求に応じて返信されてきた承認結果を受け取る。
【００３４】
クライアント２０における各構成要素２１〜２３は、クライアント２０を形成するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵ１で動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、編集文書保持部２４は、クライアント２０に搭載されたＨＤＤ４にて実現される。なお、図１では、クライアント２０を１台のみ図示したが、同様の構成を有するクライアントコンピュータをネットワーク１２に複数台接続してもよい。
【００３５】
また、本実施の形態で用いるプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して提供することも可能である。通信手段や記録媒体から提供されたプログラムはコンピュータにインストールされ、コンピュータのＣＰＵがインストールプログラムを順次実行することで各種処理が実現される。
【００３６】
次に、本実施の形態における動作について説明する。まず、文書アクセス要求者に付与するアクセス権の種類を判定すると共に、付与するアクセス権が仮アクセス権の場合に文書への更新を承認する承認者を特定するアクセス権判定処理の例について図１０に示したフローチャートを用いて説明する。
【００３７】
クライアント２０における文書アクセス要求部２１は、アクセスをしたいユーザによる所定の操作に応じて、ユーザにより指定されたアクセス対象の文書ＩＤ及び当該ユーザのユーザＩＤが指定された文書アクセス要求を文書管理装置３０へ送信する。文書管理装置３０におけるアクセス権判定部３１は、クライアント２０から送られてきた文書アクセス要求を受け付けると（ステップ１０１）、最初に通常アクセス権の有無をチェックする（ステップ１０２）。具体的には、送られてきたアクセス対象として指定された文書の文書ＩＤに基づき当該文書の属性情報を参照して当該文書に通常アクセス権が設定されているかを調べる。なお、通常アクセス権に関する属性情報は、アクセス権情報などの記憶手段にて管理したり、文書記憶部４１に記憶された文書に付加させたりしてもよい。ここで、当該文書に対するアクセス権として通常アクセス権が文書アクセス要求者に付与されていた場合（ステップ１０３でＹ）、アクセス権判定部３１は、通常アクセス権が設定されている旨を文書アクセス要求元のクライアント２０へ返信する（ステップ１１２）。
【００３８】
一方、通常アクセス権が文書アクセス要求者に付与されていない場合（ステップ１０３でＮ）、アクセス権判定部３１は、文書アクセス要求者のユーザＩＤに基づきユーザグループ情報記憶部４２を検索することによって文書アクセス要求者が所属するグループを抽出し、その抽出したグループ名によって文書アクセス要求者が所属するグループリストを作成する（ステップ１０４）。ここで、文書アクセス要求者が所属するグループが抽出されなかった場合（ステップ１０５でＮ）、アクセス権判定部３１は、文書アクセス要求者には当該文書へのアクセス権がない旨を文書アクセス要求元のクライアント２０へ返信する（ステップ１１３）。グループが抽出された場合（ステップ１０５でＹ）、アクセス権判定部３１は、アクセス対象の文書の文書ＩＤに基づき文書情報記憶部４３を検索することによって当該文書の文書種別と権限保有グループを取得する。そして、取得した文書種別及び権限保有グループと、グループリストに含まれているグループ（関連グループ）に基づきグループ関係情報記憶部４５を検索することによって文書アクセス要求者に付与する重みを特定する（ステップ１０６）。なお、グループリストに複数のグループが登録されている場合には、複数の重みが抽出されるが、この場合、その中から最大の重みを文書アクセス要求者に付与する重みとして選択する。
【００３９】
続いて、アクセス権判定部３１は、アクセス対象の文書の文書ＩＤに基づき文書状態情報記憶部４４を検索することによって当該文書の文書状態を取得し、アクセス権情報記憶部４６に登録されたアクセス権情報の中から、取得した文書状態及び取得済みの文書種別に一致し、かつステップ１０６において特定した重みが重み条件を満たすアクセス権情報を特定する。このようにして特定したアクセス権情報に設定された種類のアクセス権を文書アクセス要求者に設定する（ステップ１０７）。
【００４０】
以上のようにして文書アクセス要求者に設定するアクセス権を判定するが、ここで設定するアクセス権が通常アクセス権の場合（ステップ１０８でＹ）、アクセス権判定部３１は、通常アクセス権が設定されている旨を文書アクセス要求元のクライアント２０へ返信する（ステップ１１２）。また、設定するアクセス権が通常アクセス権でない場合であり（ステップ１０８でＮ）、かつ仮アクセス権でもない場合（ステップ１０９でＮ）、アクセス権判定部３１は、文書アクセス要求者には当該文書へのアクセス権がない旨を文書アクセス要求元のクライアント２０へ返信する（ステップ１１３）。
【００４１】
そして、設定するアクセス権が仮アクセス権の場合（ステップ１０９でＹ）、アクセス権判定部３１は、続けて文書アクセスの承認者を次のようにして特定する（ステップ１１０）。すなわち、承認者権限情報記憶部４７に登録された承認者権限情報の中から、アクセス対象の文書の文書種別とステップ１０６において特定した重みが重み条件を満たす承認者権限情報を選出することで承認者必要権限を特定する。なお、該当する承認者権限情報がない場合、正確には重み条件に“＊”が設定された承認者権限情報が選出された場合、承認者は無し、つまりアクセス権がなかったものとしてステップ１１３と同様の処理を行ってもよい。承認者必要権限が特定されると、アクセス権判定部３１は、その特定した承認者必要権限、取得済みの文書種別及び権限保有グループに基づき承認者情報記憶部４８を検索することによって承認者を特定する。
【００４２】
以上のようにして承認者を特定すると、アクセス権判定部３１は、仮アクセス権が設定されている旨及び承認者の特定情報を文書アクセス要求元のクライアント２０へ返信する（ステップ１１１）。
【００４３】
本実施の形態においては、以上のようにアクセス対象とする文書の文書種別及び文書状態、更には文書の所有者（権限保有グループ）と文書アクセス要求者が所属するグループとの関係において特定される重みとの関係によって文書アクセス要求者に設定するアクセス権を動的に決定する。特に、承認してはじめて文書アクセスを許可する仮アクセス権の場合において、この文書アクセス要求者に付与する重みが大きいということは、アクセス対象の文書の文書種別からしてそれだけ権限保有グループと密接な関係にあると考えられる。換言すると、密接な関係にある文書アクセス要求者には大きい重みが付与されるようにグループ関係情報が設定される。密接な関係にある文書アクセス要求者には、相対的によりレベルの高い権限を付与してもよいはずである。このように大きい重みを付与することで高い権限を付与した文書アクセス要求者は、相対的に信頼度の高い文書アクセス者である。つまり、文書アクセス要求者自体の信頼度が高いために承認者自体のレベルは相対的に高くする必要がないと考えられる。一方、相対的に信頼度の低い文書アクセス要求者からのアクセス要求であれば、相対的に高レベルでの承認が必要になってくると考えられる。承認者権限情報及び承認者情報にそれぞれ含まれる承認者必要権限の設定内容を参照すれば理解できるように、本実施の形態では、このような考えのもとに相対的に大きい重みが付与された文書アクセス要求者に対しては、文書アクセス要求者自体の信頼度が高いために相対的に権限レベルの低い者が承認者として選出され、その一方、相対的に小さい重みが付与された文書アクセス要求者に対しては、文書アクセス要求者自体の信頼度が低いために相対的に権限レベルの高い者が承認者として選出されるように承認者権限情報及び承認者情報それぞれに承認者必要権限が設定する。本実施の形態では、このように重みによって異なる承認者を指定できるようにした。
【００４４】
以上のアクセス権判定処理により文書へのアクセス権が特定されると、クライアント２０における文書処理部２２は、ユーザからの操作指示に応じて文書記憶部４１から取り出したアクセス対象の文書に対して編集等の文書処理を行う。もちろん、アクセス権がない場合にはアクセスができない。そして、通常アクセス権が設定されていた場合、文書処理部２２は、その通常アクセス権の設定範囲内で従前と同様に文書処理を行う。ここで、仮アクセス権が設定されていた場合において文書の編集が終了して更新のために保存したい場合、文書処理部２２は、編集済みの文書を編集文書保持部２４に書き込むことで一時保持する。そして、承認依頼部２３は、当該文書の文書ＩＤ、承認者の特定情報及び承認依頼者のユーザＩＤを含む承認依頼要求を文書管理装置３０へ送ることに伴い、文書管理装置３０では承認処理が実行される。この承認処理の例を図１１に示したフローチャートを用いて説明する。
【００４５】
文書管理装置３０における承認部３２は、クライアント２０から送られてきた承認依頼要求を受け付けると（ステップ１２１）、対象文書、承認依頼者に関する情報を含めて承認依頼を受け付けた旨をその要求にて指定された承認者に通知する（ステップ１２２）。通知の方法としては、電子メールによる通知、ログイン画面への表示、承認用ポップアップ画面等様々な方法が考えられる。承認者は、承認依頼を受けて文書アクセスの承認の是非を指定する。ここで、承認結果を受け付けると（ステップ１２３）、承認部３２は、文書情報及び文書状態情報を参照することにより承認依頼要求に含まれている文書ＩＤに対応する文書種別及び文書状態をそれぞれ特定し、その特定した文書種別及び文書状態と、受け付けた承認結果に基づき重み修正情報記憶部４９を検索することによって重み加減値を取得する。そして、承認依頼要求に含まれている承認依頼者のユーザＩＤに基づき特定される関連グループと、文書ＩＤに対応する文書種別及び権限保有グループとに基づき該当するグループ関係情報を特定し、その特定したグループ関係情報に設定されている重みを、取得した重み加減値で加減する（ステップ１２４）。
【００４６】
このようにして、承認結果に基づき重みを更新すると、承認部３２は、承認者が文書編集を承認した場合（ステップ１２５でＹ）、その編集内容を反映する指示を承認依頼要求元へ返信する（ステップ１２６）。一方、承認者が文書編集を承認しない場合（ステップ１２５でＮ）、その編集内容を破棄する指示を承認依頼要求元へ返信する（ステップ１２７）。
【００４７】
クライアント２０において、承認依頼部２３が編集内容を反映する指示を受け取ると、文書処理部２２は、編集文書保持部２４に一時保持した編集内容を文書に反映させた後、その文書を文書記憶部４１に登録させる。一方、承認依頼部２３が編集内容を反映する指示を受け取ると、文書処理部２２は、編集文書保持部２４に一時保持した編集内容を文書に反映させずに消去する。
【００４８】
なお、本実施の形態では、編集を例にして承認処理を説明したが、編集以外の処理でも同様に承認処理は実施される。
【図面の簡単な説明】
【００４９】
【図１】本発明に係る文書管理システムの一実施の形態を示したブロック構成図である。
【図２】本実施の形態における文書管理装置を形成するコンピュータのハードウェア構成図である。
【図３】本実施の形態における文書情報記憶部のデータ構成例を示した図である。
【図４】本実施の形態における文書状態情報記憶部のデータ構成例を示した図である。
【図５】本実施の形態におけるグループ関係情報記憶部のデータ構成例を示した図である。
【図６】本実施の形態におけるアクセス権情報記憶部のデータ構成例を示した図である。
【図７】本実施の形態における承認者権限情報記憶部のデータ構成例を示した図である。
【図８】本実施の形態における承認者情報記憶部のデータ構成例を示した図である。
【図９】本実施の形態における重み修正情報記憶部のデータ構成例を示した図である。
【図１０】本実施の形態におけるアクセス権判定処理の例を示したフローチャートである。
【図１１】本実施の形態における承認処理の例を示したフローチャートである。
【符号の説明】
【００５０】
１ ＣＰＵ、２ ＲＯＭ、３ ＲＡＭ、４ ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）、５ ＨＤＤコントローラ、６ マウス、７ キーボード、８ ディスプレイ、９ 入出力コントローラ、１０ ネットワークコントローラ、１１ 内部バス、１２ ネットワーク、２０ クライアント、２１ 文書アクセス要求部、２２ 文書処理部、２３ 承認依頼部、２４ 編集文書保持部、３０ 文書管理装置、３１ アクセス権判定部、３２ 承認部、３３ 情報管理部、３４ 文書管理部、４１ 文書記憶部、４２ ユーザグループ情報記憶部、４３ 文書情報記憶部、４４ 文書状態情報記憶部、４５ グループ関係情報記憶部、４６ アクセス権情報記憶部、４７ 承認者権限情報記憶部、４８ 承認者情報記憶部、４９ 重み修正情報記憶部。
【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータを、
電子化された文書の文書種別、権限保有者の識別情報、文書アクセス要求者の識別情報及び当該文書アクセス要求者に対して付与する重みを含む権利関係情報を記憶する権利関係情報記憶手段、
文書の文書種別、当該文書の状態、文書アクセス要求者に対して設定されるべきアクセス権の種別及び当該アクセス権を設定するための重み条件を含むアクセス権情報を記憶するアクセス権情報記憶手段、
各文書の状態情報を記憶する文書状態情報記憶手段、
文書のアクセス要求に対し、当該文書の権限保有者及び文書アクセス要求者に基づき前記権利関係情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、文書アクセス要求者に付与する重みを特定する重み特定手段、
アクセス要求された文書の状態を前記文書状態情報記憶手段から取得し、その取得した文書の状態、前記重み特定手段により特定された重み及び当該文書の種別に基づき前記アクセス権情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、文書アクセス要求者に設定すべきアクセス権の種別を特定するアクセス権特定手段、
として機能させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項２】
請求項１記載の文書管理プログラムにおいて、
アクセス権の種類に、承認者による承認を受けてはじめて文書アクセスを許可する条件付きアクセス権が含まれている場合において、前記コンピュータを、更に、
文書に対するアクセスの承認者の特定情報及び当該承認者を当該文書の承認者として認定するための重み条件を含む承認者権限情報を記憶する承認情報記憶手段、
前記重み特定手段により特定された重みに基づき前記承認情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって当該文書に対するアクセスの承認者を特定する承認者特定手段、
として機能させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項３】
請求項２記載の文書管理プログラムにおいて、
承認権限情報には、更に文書の種別が含まれており、
前記承認者特定手段は、前記重み特定手段により特定された重み及び当該文書の種別に基づき前記承認情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって当該文書に対するアクセスの承認者を特定することを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項４】
請求項１記載の文書管理プログラムにおいて、
前記コンピュータを、更に、
承認者による承認結果を受け付け、その承認結果に応じて前記権利関係情報記憶手段に設定された当該文書の文書アクセス要求者に対応する重みを調整する重み調整手段として機能させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項５】
電子化された文書の文書種別、権限保有者の識別情報、文書アクセス要求者の識別情報及び当該文書アクセス要求者に対して付与する重みを含む権利関係情報を記憶する権利関係情報記憶手段と、
文書の文書種別、当該文書の状態、文書アクセス要求者に対して設定されるべきアクセス権の種別及び当該アクセス権を設定するための重み条件を含むアクセス権情報を記憶するアクセス権情報記憶手段と、
各文書の状態情報を記憶する文書状態情報記憶手段と、
文書のアクセス要求に対し、当該文書の権限保有者及び文書アクセス要求者に基づき前記権利関係情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、文書アクセス要求者に付与する重みを特定する重み特定手段と、
アクセス要求された文書の状態を前記文書状態情報記憶手段から取得し、その取得した文書の状態、前記重み特定手段により特定された重み及び当該文書の種別に基づき前記アクセス権情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、前記文書アクセス要求者に設定すべきアクセス権の種類を特定するアクセス権特定手段と、
を有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項６】
文書管理装置と、
情報処理装置と、
を有し、
前記文書管理装置は、
電子化された文書の文書種別、権限保有者の識別情報、文書アクセス要求者の識別情報及び当該文書アクセス要求者に対して付与する重みを含む権利関係情報を記憶する権利関係情報記憶手段と、
文書の文書種別、当該文書の状態、文書アクセス要求者に対して設定されるべきアクセス権の種別及び当該アクセス権を設定するための重み条件を含むアクセス権情報を記憶するアクセス権情報記憶手段と、
各文書の状態情報を記憶する文書状態情報記憶手段と、
前記情報処理装置から送られてくる文書アクセス要求に対し、当該文書の権限保有者及び文書アクセス要求者に基づき前記権利関係情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、文書アクセス要求者に付与する重みを特定する重み特定手段と、
アクセス要求された文書の状態を前記文書状態情報記憶手段から取得し、その取得した文書の状態、前記重み特定手段により特定された重み及び当該文書の種別に基づき前記アクセス権情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、文書アクセス要求者に設定すべきアクセス権の種類を特定するアクセス権特定手段と、
前記アクセス権特定手段により特定されたアクセス権の種類を文書アクセス要求送信元の前記クライアントへ送信する手段と、
を有し、
前記情報処理装置は、
アクセス対象の文書の識別情報及び文書アクセス要求者の識別情報が指定された文書アクセス要求を前記文書管理装置へ送信する手段と、
前記文書管理装置から返信されてきたアクセス権の種類を受け付ける受付手段と、
前記受付手段により受け付けられた種類のアクセス権に応じて文書処理を行う文書処理手段と、
を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項１】
コンピュータを、
電子化された文書の文書種別、権限保有者の識別情報、文書アクセス要求者の識別情報及び当該文書アクセス要求者に対して付与する重みを含む権利関係情報を記憶する権利関係情報記憶手段、
文書の文書種別、当該文書の状態、文書アクセス要求者に対して設定されるべきアクセス権の種別及び当該アクセス権を設定するための重み条件を含むアクセス権情報を記憶するアクセス権情報記憶手段、
各文書の状態情報を記憶する文書状態情報記憶手段、
文書のアクセス要求に対し、当該文書の権限保有者及び文書アクセス要求者に基づき前記権利関係情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、文書アクセス要求者に付与する重みを特定する重み特定手段、
アクセス要求された文書の状態を前記文書状態情報記憶手段から取得し、その取得した文書の状態、前記重み特定手段により特定された重み及び当該文書の種別に基づき前記アクセス権情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、文書アクセス要求者に設定すべきアクセス権の種別を特定するアクセス権特定手段、
として機能させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項２】
請求項１記載の文書管理プログラムにおいて、
アクセス権の種類に、承認者による承認を受けてはじめて文書アクセスを許可する条件付きアクセス権が含まれている場合において、前記コンピュータを、更に、
文書に対するアクセスの承認者の特定情報及び当該承認者を当該文書の承認者として認定するための重み条件を含む承認者権限情報を記憶する承認情報記憶手段、
前記重み特定手段により特定された重みに基づき前記承認情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって当該文書に対するアクセスの承認者を特定する承認者特定手段、
として機能させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項３】
請求項２記載の文書管理プログラムにおいて、
承認権限情報には、更に文書の種別が含まれており、
前記承認者特定手段は、前記重み特定手段により特定された重み及び当該文書の種別に基づき前記承認情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって当該文書に対するアクセスの承認者を特定することを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項４】
請求項１記載の文書管理プログラムにおいて、
前記コンピュータを、更に、
承認者による承認結果を受け付け、その承認結果に応じて前記権利関係情報記憶手段に設定された当該文書の文書アクセス要求者に対応する重みを調整する重み調整手段として機能させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項５】
電子化された文書の文書種別、権限保有者の識別情報、文書アクセス要求者の識別情報及び当該文書アクセス要求者に対して付与する重みを含む権利関係情報を記憶する権利関係情報記憶手段と、
文書の文書種別、当該文書の状態、文書アクセス要求者に対して設定されるべきアクセス権の種別及び当該アクセス権を設定するための重み条件を含むアクセス権情報を記憶するアクセス権情報記憶手段と、
各文書の状態情報を記憶する文書状態情報記憶手段と、
文書のアクセス要求に対し、当該文書の権限保有者及び文書アクセス要求者に基づき前記権利関係情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、文書アクセス要求者に付与する重みを特定する重み特定手段と、
アクセス要求された文書の状態を前記文書状態情報記憶手段から取得し、その取得した文書の状態、前記重み特定手段により特定された重み及び当該文書の種別に基づき前記アクセス権情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、前記文書アクセス要求者に設定すべきアクセス権の種類を特定するアクセス権特定手段と、
を有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項６】
文書管理装置と、
情報処理装置と、
を有し、
前記文書管理装置は、
電子化された文書の文書種別、権限保有者の識別情報、文書アクセス要求者の識別情報及び当該文書アクセス要求者に対して付与する重みを含む権利関係情報を記憶する権利関係情報記憶手段と、
文書の文書種別、当該文書の状態、文書アクセス要求者に対して設定されるべきアクセス権の種別及び当該アクセス権を設定するための重み条件を含むアクセス権情報を記憶するアクセス権情報記憶手段と、
各文書の状態情報を記憶する文書状態情報記憶手段と、
前記情報処理装置から送られてくる文書アクセス要求に対し、当該文書の権限保有者及び文書アクセス要求者に基づき前記権利関係情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、文書アクセス要求者に付与する重みを特定する重み特定手段と、
アクセス要求された文書の状態を前記文書状態情報記憶手段から取得し、その取得した文書の状態、前記重み特定手段により特定された重み及び当該文書の種別に基づき前記アクセス権情報記憶手段に記憶された情報を検索することによって、文書アクセス要求者に設定すべきアクセス権の種類を特定するアクセス権特定手段と、
前記アクセス権特定手段により特定されたアクセス権の種類を文書アクセス要求送信元の前記クライアントへ送信する手段と、
を有し、
前記情報処理装置は、
アクセス対象の文書の識別情報及び文書アクセス要求者の識別情報が指定された文書アクセス要求を前記文書管理装置へ送信する手段と、
前記文書管理装置から返信されてきたアクセス権の種類を受け付ける受付手段と、
前記受付手段により受け付けられた種類のアクセス権に応じて文書処理を行う文書処理手段と、
を有することを特徴とする文書管理システム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【公開番号】特開２０１０−２０４１９（Ｐ２０１０−２０４１９Ａ）
【公開日】平成２２年１月２８日（２０１０．１．２８）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００８−１７８３３０（Ｐ２００８−１７８３３０）
【出願日】平成２０年７月８日（２００８．７．８）
【出願人】（０００００５４９６）富士ゼロックス株式会社 (21,908)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２２年１月２８日（２０１０．１．２８）
【国際特許分類】
【出願日】平成２０年７月８日（２００８．７．８）
【出願人】（０００００５４９６）富士ゼロックス株式会社 (21,908)
【Ｆターム（参考）】
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