文書電子化システム

【課題】複数のアノテーションデータが重なりあって添付されている電子文書を、アノテーションデータの情報を失うことなく印刷するのは容易ではなかった。
【解決手段】複数のアノテーションデータが付加されている電子文書を、アノテーションデータの内容も含む、電子文書のもつすべてのコンテンツ情報を欠落することなく印刷することができる手段と、アノテーションデータのオリジナルデータ上での位置情報、階層情報等をはじめとする属性情報も失うことなく印刷することができる手段、さらにアノテーションデータが持つ属性情報を利用して自動レイアウトしたり、出力用紙の種類を変えたりして印刷することができる手段とを持つ。

【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書電子化システム及び、その方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、病院、会社、学校などにおいて、これまで紙で管理されてきた書類の電子化が急速に進んでいる。そのような場合、一般的に紙文書をスキャナ等で読み取り、画像やPDF等の電子データに変換して保存することが行われている。
【０００３】
しかし、病院のカルテなどをはじめとする書類には、付箋紙、写真、グラフのような、当該カルテに付随する別の書類が複数添付され、セットで保存されていることが多く、このような紙文書を上述したような方法で、添付書類の情報も保持したまま電子化することは容易ではなかった。もし添付書類の情報を失うことなく電子化したい場合には、添付書類を剥がしたオリジナルの文書をスキャナで読み取った後、さらに剥がした添付書類を一つ一つスキャナで読み取るか、あるいは手作業でデータを入力する等の作業を行う必要があった。また電子化した後も、オリジナル文書の電子データと、剥がした添付書類の電子データを対応づけて管理し、要求に応じて、いつでもまとめて取り出せるような状態にしておかなければならなかった。
【０００４】
近年、このような付箋紙等が貼付された紙文書の電子化をサポートする技術として、例えば、下記特許文献１に記載された技術がある。この先行技術における文書管理装置では、既定の形状の付箋紙が添付された紙文書をスキャンし、スキャンした後の電子文書において、該当する形状の領域を検索することによって、付箋紙の位置情報とイメージ情報とを抽出し、抽出した結果をもとに付箋紙のアノテーション情報を作成し、付箋紙を剥がし電子データ化したオリジナル文書に対応づけて記憶できる方法が記述されている。
【０００５】
一方、病院のカルテ等においては、日常業務遂行上、完全な電子化は難しく、診察時の利便性上、電子カルテシステム導入後も紙カルテを使用するケースが少なくない。また、電子カルテシステムがダウンしたときに備え、定期的に印刷した最新の紙カルテもセットで保存しておくことが一般的であり、電子文書と紙文書が共存するような状況が多い。
【特許文献１】特開2000-222394号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら従来のシステムにおいては、上述したようなアノテーション情報の付加された電子文書を再び印刷し、紙文書形式に戻すことは容易ではなかった。例えば複数のアノテーションが重なり合ってオリジナルの電子文書に添付されているような場合には、アノテーションが全部ついた状態（完全データ）で印刷するか、もしくは、はじめにオリジナルデータのみを印刷し、別途、アノテーションデータだけを数回にわけて印刷したりするなどの方法をとるしかなかった。そのため、重なりあっていたアノテーションデータの一部が印刷されなかったり、印刷作業に非常に手間がかかるなどの問題点があった。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明は、上述した従来技術の問題を解決するためのものであって、
複数のアノテーションデータが付加されている電子文書を、アノテーションデータの内容も含む、電子文書のもつすべてのコンテンツ情報を欠落することなく印刷することができる手段と、
アノテーションデータのオリジナルデータ上での位置情報、階層情報等をはじめとする属性情報も失うことなく印刷することができる手段、さらにアノテーションデータが持つ属性情報を利用して自動レイアウトしたり、出力用紙の種類を変えたりして印刷することができる手段とを持つことを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
以上に説明したように、本発明によれば、複数のアノテーションデータが付加された電子文書を、そのアノテーションデータの情報も失うことなく、再び印刷し紙文書化することができるという効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、本発明を適用するのに好適である実施の形態について説明を行う。
【００１０】
＜本実施形態の文書電子化システムの構成例＞
まず、はじめに、図１を用いて本実施形態の前提となる文書電子化システムの構成を説明する。
【００１１】
図１の文書電子化システムは、ユーザからの入力を受け付けるキーボードやマウス等の入力装置１０１と、スキャナ等の読み取り装置１０２、文書に添付されている付箋紙、写真等を始めとする添付書類のアノテーションデータ変換とアノテーションデータをオリジナル原稿に対応づけて保存、管理を行うメモ解析システム１００、電子化した文書を表示可能な表示装置１０４、さらに、プリンタ等の出力装置１０５で構成されている。
【００１２】
メモ解析システム１００は、読み取り装置１０２で読み込み、得られた電子データを一時的に保存する一時記憶領域１０４と、一時記憶領域１０４に記憶された複数の電子データを読み出し、各電子データの差分を抽出する差分抽出部１０５、前記で抽出した差分を領域解析する領域解析・分割部１０６、領域分割した各領域をアノテーション情報に変換するアノテーションデータ変換部１０７、メモを電子化したアノテーションデータを、添付書類を剥がした原稿（オリジナル原稿）に対応づけて保存するアノテーション処理部１０８、アノテーションデータの付加された電子データを管理する文書管理装置１０３、前記アノテーション変換部で全ての添付書類を漏れなく電子化できたかどうかを自動でチェックする確認チェック部１１３、確認チェック部において添付書類の電子化に漏れがあった場合、漏れた添付書類を追加でアノテーションデータ化しオリジナル原稿の適切な場所に自動で差し込む追加アノテーションデータ変換部１１５で構成されている。
【００１３】
次に、図１の構成図で示した本発明の実施の形態に係る文書電子化システムにおいて、添付書類付きの紙文書を電子化する場合にユーザが行う一連の動作の流れを説明する。
【００１４】
ユーザはまず添付書類のついたままの紙原稿を読み取り装置１０２で読み取る。ここで得られた電子データは文書管理装置１０３の一時記憶領域１０４に一時的に保存される。次に添付書類を剥がした原稿を再び読み取り装置１０２で読み取る。ここで得られた電子データは、紙原稿のオリジナル原稿として、文書管理装置１０３に保存される。
【００１５】
次に、紙原稿に対し添付書類が複数重なって添付されている場合にユーザが行うフローを説明する。ユーザはまず、添付書類のすべてついた紙原稿を読み取り装置１０２で読み取る。次に一番上（つまり最も上側）に添付されている書類だけを剥がし、同様に読み取り装置１０２で読み取る。そしてここで得られた電子データＢは、一時記憶領域１０４に一時的に保存される。同じように、重なった書類を次々に剥がしながら読み取るという操作を繰り返し、得られた電子データ（Ｂ１、Ｂ２、Ｂ３・・・）が一時記憶領域１０４に読み取った順番で保存されていく。そして、すべての添付書類を剥がした紙原稿を最後に読み取り装置１０２で読み取り、それはオリジナル原稿の電子データＡとして文書管理装置１０３に保存される。
【００１６】
次に、図２のフローチャートを用いて、前述したフローで電子化した添付書類をアノテーションデータに変換するフローを説明する。前述したようなフローでユーザが紙原稿の読み取りを終了すると、メモ解析システムは図２のフローチャートに示すような流れで、紙原稿に付与されていた添付書類をアノテーションデータに変換する処理を開始する。
【００１７】
ステップ２０１において、差分抽出部１０５は、文書管理装置１０３から、オリジナル原稿の電子データＡを取り出す。
【００１８】
ステップ２０２において、差分抽出部１０５は、文書管理装置１０３の一時記憶領域１０４より、添付書類のついたまま読み取り得られた電子データのうち1ページ分の電子データＢ１を取り出す。
【００１９】
ステップ２０３において、オリジナル原稿の電子データＡと、電子データＢ１を比較し、差分領域を抽出する。
【００２０】
ステップ２０４において、ステップ２０３で抽出した差分領域を領域解析・分割部１０６で解析し、オブジェクト単位に切り分ける。そして切り分けた各オブジェクトと、各オブジェクトの形状、そのオブジェクトがオリジナル原稿のどの位置に付加されていたかを表す座標情報を合わせて、アノテーション変換部１０７の一時記憶領域１１２に一時的に保存する。
【００２１】
ステップ２０５において、ステップ２０４で切り分けた各オブジェクトを、アノテーションデータ変換部１０７ですべてアノテーションデータに置き換える。
【００２２】
続くステップ２０６で、当該電子データＢが、一時記憶領域１０４に保存されている最終ページであるかどうか判定し、最終ページとなるまで同じようにアノテーションデータ変換と一時記憶領域１１２への保存を繰り返す。
【００２３】
ステップ２０６で、当該電子データＢの最終ページであると判定されたら、アノテーション処理部１０８がオリジナル原稿である電子データＡに、一時記憶領域１１２に保存されているすべてのアノテーションデータの情報を付加し、文書管理装置１０３に保存する。
【００２４】
図３は、ステップ２０４において一時記憶領域１１２に保存されるオブジェクト情報の構成の1例を示す図である。図２に示すようにオブジェクト情報は、読み取り装置で読み取られた各ページ単位で保存されており、ページごとにオブジェクト情報、形状情報、座標情報を持つ。
【００２５】
次に、ステップ２０５で行われるアノテーションデータ変換の詳細について説明する。
【００２６】
図４は、ステップ２０５で行われるアノテーションデータ変換の流れを示すフローチャートである。
【００２７】
ステップ４０１において、一時記憶領域１１２に保存されている、全ページのオブジェクトのうち、1ページ分のオブジェクト情報を読み込む。
【００２８】
ステップ４０２において、前記ステップ４０１で読み込んだオブジェクト情報の中から、１つ分のオブジェクト情報を取り出し、続くステップ４０３において当該オブジェクトがテキストオブジェクトであるか、それ以外であるかを判定する。
【００２９】
当該オブジェクトがテキストである場合には、ステップ４０４において、テキストのアノテーションデータに変換する。
【００３０】
また、テキストでないと判定されたら、ステップ４０５に進み、イメージのアノテーションデータに変換する。
【００３１】
続く、ステップ４０６において、前記ステップで生成されたアノテーションデータを文書管理装置１０３のアノテーション情報記憶部１１１に保存する。このとき、アノテーション情報として、一時記憶領域１１２に保存されている座標情報もともに保存される。
【００３２】
ステップ４０７において、当該オブジェクトが当該ページに含まれる最後のオブジェクトであるかどうかを判定し、最後のオブジェクトでなかったら、再びステップ４０２に戻る。これを当該ページの全オブジェクトのアノテーション変換が終わるまで繰り返していく。
【００３３】
そして、当該ページの全オブジェクトのアノテーション変換が終了したら、ステップ４０８に移り、当該ページが一時記憶領域１１２に保存されている最終ページであるかどうかを判定する。ここで最終ページでないと判断されたら、ステップ４０１に戻り、さきほどと同様の処理が全ページ終わるまで繰り返される。
【００３４】
図５は、ステップ４０６においてアノテーション情報記憶部に保存されるアノテーションデータの構造の1例を示す図である。図５に示すようにアノテーション情報は、オリジナル原稿のページ単位で保存されており、オリジナル原稿ごとにアノテーション情報、属性情報（テキストかイメージか）、座標情報、階層情報（重なっている場合、上から第何階層目のアノテーションなのか）、作成者情報、作成日時情報、背景色情報などを持つ。
【００３５】
図６は、電子化する前の様々な添付書類が貼られている紙文書の例である。ここでは、紙文書の１例としてカルテを例にあげる。
【００３６】
図７は、前記紙文書から添付書類をすべて剥がした状態の例である。
【００３７】
図８は、本実施の形態における手順で電子データ化した紙文書を、表示装置１０４で表示した例である。このように、電子データ化した後も、電子化する前に添付されていた書類の形状、位置がそのままの状態で、再現することができる。オリジナル原稿に付与されているアノテーションデータは、表示/非表示を切り替えることもでき、印刷時に印刷しないことも可能である。さらに、新しいアノテーションデータを付加することもできる。
【００３８】
＜第1の実施形態＞
次に本発明の実施の形態に関わる文書電子化システムにおいて、アノテーション属性情報を利用して、オリジナル電子文書に付随するアノテーションデータを自動でレイアウトし、オリジナル文書とともに印刷する方法を説明する。
【００３９】
まず図９、図１０、図１１を用いて、本発明の実施形態の1例である、オリジナル電子文書に付随するアノテーションデータを自動でレイアウトし、印刷する方法を説明する。
【００４０】
図９はこの例の説明に使用する電子文書である。この例で使用する電子文書は、電子カルテであり、事前にカルテの部分がオリジナル電子文書として、カルテに添付されていた複数の書類がアノテーションデータへ変換され保存されている。
【００４１】
図１０、図１１はこの方法を用いて、前述した電子カルテを印刷した結果の１例である。図１０がオリジナル電子文書の出力結果であり、図１１は、オリジナル電子文書に添付されていたアノテーションを自動レイアウトし出力した結果を示している。
【００４２】
次に図１２を用いて、本発明の別実施形態である、アノテーションデータが保持する位置情報を利用して自動レイアウトする方法を説明する。
【００４３】
図１２は、前記電子カルテを本実施例の方法を用いて印刷した結果を示す図である。
【００４４】
図１２に示すように、この例ではアノテーションの位置情報を利用して、電子カルテの欄の１つと、その欄の上に添付されているアノテーションデータをセットでレイアウトし印刷する。同一用紙上の左側にカルテの「手書き欄」が印刷され、右側に、その「手書き欄」上に添付されている全アノテーションデータがレイアウトされ、印刷される。
【００４５】
次に図１３、図１４、図１５を用いて、本発明の別実施形態である、各アノテーションの階層情報を利用し、アノテーションデータを階層別にレイアウトして印刷する方法を説明する。
【００４６】
図１３は印刷対象の電子カルテであり、カルテのオリジナルデータに対し、複数のアノテーションが付加された状態である。
【００４７】
また図１４、図１５がこの方法を用いて図１３の電子カルテを印刷した結果である。図１４がオリジナルデータの印刷結果であり、図１５がカルテに付加されていたアノテーションデータの印刷結果である。図１５に示すように、アノテーションの属性情報の１つとして管理されている階層情報を利用して、重なりあい複数階層となって添付されているアノテーションを、階層別に印刷する。またこの例では、アノテーションのもつ階層情報をそのまま利用して印刷するが、別の実現方法として、ユーザが特定のアノテーションに対し、それを第何階層のものと印刷したいかを指定するという方法も考えられる。
【００４８】
次に図１６を用いて、本発明の別実施形態であり、各アノテーションの脇にアノテーションの属性情報をあらわすテキストを付加して印刷する方法を説明する。
【００４９】
図１６に示す例では、アノテーションのレイアウト時に、各アノテーションの下部に、アノテーションの属性情報の１つである書類の作成者情報、作成日時情報を付加して印刷を行う。
【００５０】
また、図１７は、本発明の別実施形態であり、各アノテーションを1枚の用紙に自動でレイアウトして印刷する際に、各アノテーションの裏側にあたる箇所にアノテーションの属性情報を印刷する方法である。ここでは電子カルテを例しており、各アノテーションの裏側に、当該アノテーションの添付されている電子カルテの患者情報を印刷している。こうすることにより、印刷後にアノテーションを切り取っても、そのアノテーションがどのカルテに付随するものなのかを特定することができる。
【００５１】
また、図１８は、本発明の別実施形態であり、アノテーションの属性情報の１つとして保持されているコンテンツ情報を利用して、画像(カラー)のアノテーションと、テキスト（モノクロ）のアノテーションを別用紙にレイアウトして印刷する方法を説明する。このように、カラーはカラーで、モノクロはモノクロで1枚の用紙にまとめることによって、課金を抑えられるという効果がある。
【００５２】
なお、以上で説明した例は、アノテーションデータの属性情報を利用した自動レイアウト方法、印刷方法の１部であり、他にも、様々なレイアウト方法、印刷方法があることは言うまでもない。
【００５３】
例えば、各アノテーションは電子化する前の添付書類の色情報、作成者情報、ＯＣＲしたテキスト情報等を保持しているので、それらの情報でアノテーションを自動で分類して用紙をわけて印刷するような方法も考えられる。
【００５４】
あるいは、アノテーションの属性によって、印刷に使用するメディアタイプ（用紙タイプ、ＯＨＰ等）を変えて印刷するような方法も考えられる。
【００５５】
以上第１の実施形態によれば、複数のアノテーションが重なり合って添付されている電子文書においても、アノテーションデータを自動でレイアウトし印刷することができる。それにより、重なりあっているアノテーションでもその１つ１つの情報を損失することなく、オリジナル文書とともに容易に印刷することが可能となる。さらに、アノテーションデータの持つ属性情報を利用した様々な自動アウト手段を提供することによって、属性情報を反映した印刷が可能となり、またユーザの利便性を向上することができるようになる。
【図面の簡単な説明】
【００５６】
【図１】本発明の１実施例による文書電子化システムの構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の１実施例による添付書類の情報をアノテーションデータに変換する処理動作を示すフローチャートである。
【図３】本発明の１実施例によるオブジェクト情報の構成の1例を示す図である
【図４】本発明の１実施例による添付書類の情報をアノテーションデータに変換する処理動作を示すフローチャートである。
【図５】本発明の１実施例によるアノテーションデータの構造の1例を示す図である。
【図６】本発明の１実施例による添付書類の貼られた紙文書の１例を示す図である。
【図７】本発明の１実施例による紙文書の１例を示す図である。
【図８】本発明の１実施例による電子文書を表示装置で表示した1例を示す図である。
【図９】本発明の１実施例による添付書類の情報をアノテーションデータに変換する処理動作を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の１実施例によるアノテーションデータの自動レイアウトの1例を示す図である。
【図１１】本発明の１実施例によるアノテーションデータの自動レイアウトの1例を示す図である。
【図１２】本発明の１実施例によるアノテーションデータの自動レイアウトの1例を示す図である。
【図１３】本発明の１実施例によるアノテーションデータの自動レイアウトの1例を示す図である。
【図１４】本発明の１実施例によるアノテーションデータの自動レイアウトの1例を示す図である。
【図１５】本発明の１実施例によるアノテーションデータの自動レイアウトの1例を示す図である。
【図１６】本発明の１実施例によるアノテーションデータの自動レイアウトの1例を示す図である。
【図１７】本発明の１実施例によるアノテーションデータの自動レイアウトの1例を示す図である。
【図１８】本発明の１実施例によるアノテーションデータの自動レイアウトの1例を示す図である。

【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のアノテーションが付加された電子文書を、オリジナル電子文書の内容、アノテーションの内容、アノテーションの属性情報を失うことなく自動で印刷することができる文書電子化システム。
【請求項２】
文書電子化システムは、前記アノテーション属性情報として、アノテーションデータのオリジナル電子文書上での位置情報、形状情報、階層情報、作成者情報、作成日時情報、背景色情報を保持することを特徴とする請求項１記載の文書電子化システム。
【請求項３】
文書電子化システムは、前記アノテーション属性情報を利用して、オリジナル電子文書に付随するアノテーションデータを自動でレイアウトし印刷するアノテーション自動レイアウト印刷手段を持つことを特徴とする請求項１記載の文書電子化システム。
【請求項４】
アノテーション自動レイアウト印刷手段は、前記アノテーションの位置情報を利用して、オリジナル文書の欄とその欄の位置に添付されたアノテーションをセットでレイアウトし印刷する手段を持つことを特徴とする請求項３記載の文書電子化システム。
【請求項５】
アノテーション自動レイアウト印刷手段は、アノテーションの付加された電子文書を印刷する際に、各アノテーションの階層情報を利用し、階層別に用紙を分けて印刷することのできる手段と、あるいは各アノテーションに対し、それぞれ第何階層のデータとして印刷したいかを指定することのできる手段を持つことを特徴とする請求項３記載の文書電子化システム。
【請求項６】
文書電子化システムは、アノテーションの付加された電子文書を印刷する際に、各アノテーションに対して印刷に使用するメディアタイプを指定することのできる手段を持つことを特徴とする請求項１記載の文書電子化システム。
【請求項７】
アノテーション自動レイアウト印刷手段は、アノテーションデータをレイアウトする際に、各アノテーションの脇に当該アノテーションの属性情報をあらわすテキストを付加して印刷することのできる手段を持つことを特徴とする請求項３記載の文書電子化システム。

【図１】