画像形成装置、情報管理方法、情報管理プログラム及び記録媒体
【課題】登録先である送信先毎に、送信頻度を参照、集計可能にすることで、この送信機能を有効活用すること。
【解決手段】文書を読み取り、文書データを取得する読取手段と、文書データを、ネットワークを介して接続された各送信先に対し、ジョブフローに従って送信する送信手段と、各送信先に対し、文書データの送信回数を日付毎にカウントするカウント手段と、カウントされた送信回数のデータを集計する集計手段と、全送信先の累計送信回数に対する所定送信先の累計送信回数の比率を含む、集計されたデータを表す送信頻度情報を、集計期間の切り替えを可能にして可視化したデータに変換する可視化手段と、を備える。
【解決手段】文書を読み取り、文書データを取得する読取手段と、文書データを、ネットワークを介して接続された各送信先に対し、ジョブフローに従って送信する送信手段と、各送信先に対し、文書データの送信回数を日付毎にカウントするカウント手段と、カウントされた送信回数のデータを集計する集計手段と、全送信先の累計送信回数に対する所定送信先の累計送信回数の比率を含む、集計されたデータを表す送信頻度情報を、集計期間の切り替えを可能にして可視化したデータに変換する可視化手段と、を備える。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置、情報管理方法、情報管理プログラム及び記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、多くの企業において、多機能複合機などの画像入出力機器のネットワーク上への配置・接続が進んでいる。画像入出力機器は、業務の効率化を図る手段として大きな役割を担っている。特に、紙文書の電子化と配布を効率的に行う文書配信システムが重要になっている。
【０００３】
文書配信システムを構成する大きな要素は、画像入力機器（例えば画像形成装置など）と文書配信装置である。文書配信装置には、あらかじめさまざまな業務・用途にあわせた複数の配信処理メニューが登録されている。利用者は、スキャナのオペレーションパネルから、業務に適した処理メニューを選択してスキャンを行う。なお、文書配信装置を画像形成装置に組み、画像形成装置が配信処理を行う技術もある。
【０００４】
例えば、特許文献１には、配信処理や画像変換処理をプラグイン化し、利用者や管理者がそれらプラグインを任意に組み合わせて入力、画像変換、出力処理をフロー化してジョブフローを作成し、作成されたジョブフローを利用して文書データの配信処理を行う技術が開示されている。
【０００５】
また、特許文献２には、複合機と接続されたサーバに、複合機の利用状況情報を管理させることで、課金管理や消耗品管理を容易に行う技術が開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
文書管理システムでは、文書データを登録先のフォルダに送信する機能は満たされている。しかし、利用状況情報を登録するだけでは、各登録先への文書データの送信頻度が分からない。よって、システム管理者は、送信頻度が低い登録先の削除などの棚卸しを行う際に、どの送信先を削除すべきかを判断することができず、システムを有効活用できていないという問題点があった。
【０００７】
そこで、本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであり、登録先である送信先毎に、送信頻度を参照、集計可能にすることで、この送信機能を有効活用することができる画像形成装置、情報管理方法、情報管理プログラム及び記録媒体を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明における一態様の画像形成装置は、文書を読み取り、文書データを取得する読取手段と、前記文書データを、ネットワークを介して接続された各送信先に対し、ジョブフローに従って送信する送信手段と、各送信先に対し、前記文書データの送信回数を日付毎にカウントするカウント手段と、カウントされた送信回数のデータを集計する集計手段と、全送信先の累計送信回数に対する所定送信先の累計送信回数の比率を含む、集計されたデータを表す送信頻度情報を、集計期間の切り替えを可能にして可視化したデータに変換する可視化手段と、を備える。
【０００９】
また、本発明における他の態様の情報管理方法は、画像形成装置における情報管理方法であって、文書を読み取り、文書データを取得する読取ステップと、前記文書データを、ネットワークを介して接続された各送信先に対し、ジョブフローに従って送信する送信ステップと、各送信先に対し、前記文書データの送信回数を日付毎にカウントするカウントステップと、カウントされた送信回数のデータを集計する集計ステップと、全送信先の累計送信回数に対する所定送信先の累計送信回数の比率を含む、集計されたデータを表す送信頻度情報を、集計期間の切り替えを可能にして可視化したデータに変換する可視化ステップと、を有する。
【００１０】
また、本発明は、前述した情報管理制御方法をコンピュータに実行させるためのプログラム、又はこのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体として実現することも可能である。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、登録先である送信先毎に、送信頻度を参照、集計可能にすることで、この送信機能を有効活用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】実施例における文書配信システムの一例を示す図。
【図２】実施例におけるＭＦＰのハードウェアの一例を示すブロック図。
【図３】実施例における情報処理端末のハードウェアの一例を示すブロック図。
【図４】実施例におけるＭＦＰの機能の一例を示すブロック図。
【図５】読み取り条件パラメータの一例を示す図。
【図６】送信先データの一例を示す図。
【図７】管理者設定画面の一例を示す図。
【図８】送信頻度情報画面の一例を示す図。
【図９】送信状況確認画面の一例を示す図。
【図１０】送信結果情報の一例を示す図。
【図１１】過去の送信状況確認画面（その１）の一例を示す図。
【図１２】過去の送信状況確認画面（その２）の一例を示す図。
【図１３】過去の送信状況確認画面（その３）の一例を示す図。
【図１４】削除タブが選択された場合の送信頻度情報画面の一例を示す図。
【図１５】削除確認ダイアログの一例を示す図。
【図１６】削除済みダイアログの一例を示す図。
【図１７】業務削除後の送信頻度情報画面の一例を示す図。
【図１８】送信頻度情報出力画面の一例を示す図。
【図１９】情報のエクスポートダイアログの一例を示す図。
【図２０】情報のエクスポート完了ダイアログの一例を示す図。
【図２１】情報の印刷完了ダイアログの一例を示す図。
【図２２】送信頻度情報出力処理の一例を示すフローチャート。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、添付図面を参照して、本発明における実施例を詳細に説明する。また、以下に示す実施例では、文書データを入力する画像入力装置として、プリンタ機能、スキャナ機能、コピー機能、ファクシミリ機能を一つの筐体に搭載した画像形成装置（ＭＦＰ）を例にあげて説明する。
【００１４】
［実施例］
＜システムとハードウェア＞
図１は、実施例における文書配信システムの一例を示す図である。図１に示すように、文書配信システムは、ネットワークを介してＭＦＰ（Multifunction Peripheral）１０、情報処理端末（例えば、ＰＣ（Personal Computer）、ＰＤＡ（Personal Data Assistance）など）２０、３０、４０、５０が接続されている。なお、実施例では、ＭＦＰ１０が、文書データの配信機能を有する場合について説明する。
【００１５】
ＭＦＰ１０は、スキャン機能、コピー機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能などを一つの筐体に搭載したものである。ＭＦＰ１０は、スキャナ機能により紙媒体等をスキャン処理して文書データを生成し、生成された文書データをジョブフローに従って指定された情報処理端末に送信する。
【００１６】
例えば、ＭＦＰ１０は、入力された文書データに基づいてジョブフローを実行し、利用者によって構築されたジョブフローに従って文書の蓄積又は配信処理を実行する。ＭＦＰ１０の詳細については後述する。また、文書データは、文書の画像データを含む。
【００１７】
各情報処理端末は、ＭＦＰ１０から指定された所定のフォルダに、ＭＦＰ１０から受信した文書データを記憶する。
【００１８】
なお、ネットワークを介して接続されるＭＦＰや情報処理端末の数は、それぞれ任意の数でもよい。また、文書配信システムは、メール配信サーバや、文書管理サーバなどを有してもよい。また、ＭＦＰ１０の文書配信機能を他のサーバに実行させてもよい。
【００１９】
実施例におけるＭＦＰ１０と各情報処理端末とのハードウェアについて説明する。図２は、実施例におけるＭＦＰ１０のハードウェアの一例を示すブロック図である。図２に示すように、ＭＦＰ１０は、制御部１１、主記憶部１２、補助記憶部１３、外部記憶装置Ｉ／Ｆ部１４、ネットワークＩ／Ｆ部１６、操作部１７、表示部１８、スキャナ部１９を含む。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。
【００２０】
制御部１１は、コンピュータの中で、各装置の制御やデータの演算、加工を行うＣＰＵである。また、制御部１１は、主記憶部１２に記憶されたプログラムを実行する演算装置であり、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。
【００２１】
主記憶部１２は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などであり、制御部１１が実行する基本ソフトウェアであるＯＳやアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。
【００２２】
補助記憶部１３は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。
【００２３】
外部記憶装置I／F部１４は、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）などのデータ伝送路を介して接続された記憶媒体１５（例えば、フラッシュメモリなど）とＭＦＰ１０とのインタフェースである。
【００２４】
また、記憶媒体１５に、所定のプログラムを格納し、この記憶媒体１５に格納されたプログラムは外部記憶装置Ｉ／Ｆ部１４を介してＭＦＰ１０にインストールされ、インストールされた所定のプログラムはＭＦＰ１０により実行可能となる。
【００２５】
ネットワークＩ／Ｆ部１６は、有線及び／又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器とＭＦＰ１０とのインタフェースである。
【００２６】
操作部１７や表示部１８は、キースイッチ（ハードキー）とタッチパネル機能（ＧＵＩのソフトウェアキーを含む：Graphical User Interface）を備えたＬＣＤ（Liquid Crystal Display）とから構成され、ＭＦＰ１０が有する機能を利用する際のＵＩ（User Interface）として機能する表示及び／又は入力装置である。
【００２７】
スキャナ部１９は、紙原稿を読み取り、文書データを生成するスキャナエンジンである。ＭＦＰ１０は、図示していないが、プリンタエンジンなどを含む。
【００２８】
図３は、実施例における情報処理端末のハードウェアの一例を示すブロック図である。図３に示すように、情報処理端末は、制御部３１、主記憶部３２、補助記憶部３３、外部記憶装置Ｉ／Ｆ部３４、ネットワークＩ／Ｆ部３６、入力部３７、表示部３８を含む。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。
【００２９】
制御部３１は、コンピュータの中で、各装置の制御やデータの演算、加工を行うＣＰＵである。また、制御部３１は、主記憶部３２に記憶されたプログラムを実行する演算装置であり、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。
【００３０】
主記憶部３２は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などであり、制御部３１が実行する基本ソフトウェアであるＯＳやアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。
【００３１】
補助記憶部３３は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。
【００３２】
外部記憶装置I／F部３４は、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）などのデータ伝送路を介して接続された記憶媒体３５（例えば、フラッシュメモリ、ＳＤカードなど）と情報処理端末とのインタフェースである。
【００３３】
また、記憶媒体３５に、所定のプログラムを格納し、この記憶媒体３５に格納されたプログラムは外部記憶装置Ｉ／Ｆ部３４を介して情報処理端末にインストールされ、インストールされた所定のプログラムは情報処理端末により実行可能となる。
【００３４】
ネットワークＩ／Ｆ部３６は、有線及び／又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器と情報処理端末とのインタフェースである。
【００３５】
入力部３７は、カーソルキー、数字入力及び各種機能キー等を備えたキーボード、表示部３８の表示画面上でキーの選択等を行うためのマウスやスライスパット等を有する。また、入力部３７は、利用者が制御部３１に操作指示を与えたり、データを入力したりするためのユーザーインタフェースである。
【００３６】
表示部３８は、ＣＲＴやＬＣＤ等により構成され、制御部３１から入力される表示データに応じた表示が行われる。
【００３７】
＜機能＞
図４は、実施例におけるＭＦＰ１０の機能の一例を示すブロック図である。図４に示すように、ＭＦＰ１０は、読み取り条件設定手段１０１、読み取り条件セット保持手段１０２、読み取り実行手段１０３、送信先設定手段１０４、送信先保持手段１０５、配信制御手段１０６、データ作成手段１０７、データ保持手段１０８、データ送受信手段１０９を含む。また、ＭＦＰ１０は、送信回数カウント手段１１０、データ集計手段１１１、データ可視化手段１１２、データ表示手段１１３、操作受付手段１１４、文書登録手段１１５を含む。
【００３８】
読み取り条件設定手段１０１は、スキャン時の読み取り条件を設定する。例えば、読み取り条件設定手段１０１は、スキャンの設定画面を表示部１８に表示させ、ユーザーに読み取り条件を設定させる。設定された読み取り条件は、読み取り条件セット保持手段１０２に出力される。
【００３９】
読み取り条件セット保持手段１０２は、原稿（文書）に応じた読み取り条件を保持する。図５は、読み取り条件パラメータの一例を示す図である。図５に示すように、読み取り条件は、原稿種類、解像度、読み取りサイズ、濃度、原稿セット方向、原稿面を含む。
【００４０】
図４に戻り、読み取り実行手段１０３は、原稿に応じて自動的に決定された、又はユーザーに指定された読み取り条件を、読み取り条件セット保持手段１０２から取得し、この条件にしたがって、読み取り処理を実行する。
【００４１】
送信先設定手段１０４は、予め文書データの送信先を設定しておく。例えば、送信先設定手段１０４は、送信先設定画面を表示させ、送信先のＩＰアドレスやパスワードなどを入力させたり、識別名を入力させたりする。設定された送信先データは、送信先保持手段１０５に出力される。
【００４２】
送信先保持手段１０５は、送信先データを記憶する。図６は、送信先データの一例を示す図である。図６に示すように、送信先データは、送信先のＩＰアドレス、共有名、ユーザー名、パスワード、ドメイン名などを含む。
【００４３】
図４に戻り、配信制御手段１０６は、ユーザーが、操作受付手段１１３を用いてジョブフローを指定したことを受け付ける。ジョブフローの指定は、ＭＦＰ１０のオペレーションパネル（操作部１７及び表示部１８）などを用いて行われる。
【００４４】
配信制御手段１０６は、読み取り実行手段１０３により読み取られた文書データに対して、ジョブフローに含まれる処理の制御を行う。ジョブフローには、情報処理端末への送信を含むとする。ジョブフローとは、画像変換処理、出力処理が適宜組み合わされた処理のフローをいう。配信制御手段１０６は、ジョブフローにしたがって、データ作成手段１０７にデータの加工を行わせる。配信制御手段１０６は、文書登録手段１１５に文書登録機能を実行させる。
【００４５】
文書登録手段１１５は、文書データを情報処理端末の所定のフォルダに登録する機能を有する。文書登録手段１１５は、文書登録アプリケーションとしてプラグインなどにより実装されうる。
【００４６】
データ作成手段１０７は、情報処理端末に送信するため、文書データの加工を行う。例えば、データ作成手段１０７は、文書データをＰＤＦ変換する。データ保持手段１０８は、加工された文書データを記憶する。
【００４７】
データ送受信手段１０９は、ジョブフローで指定された送信先に対し、データ保持手段１０８が保持する文書データを送信する。また、データ送受信手段１０９は、情報処理端末から所定のデータを受信する。
【００４８】
送信回数カウント手段１１０は、各送信先に対して、文書データを送信した日付毎に送信回数がカウントされ、そのデータが保持される。保持されるデータには、送信失敗／送信成功などのログデータに用いられるデータを含んでもよい。これらのデータは、後述する送信頻度情報を開示する際に参照するデータであり、送信先の棚卸しを行う際に必要な情報となる。
【００４９】
データ集計手段１１１は、送信回数カウント手段１１０が保持するデータを参照し、集計する。
【００５０】
データ可視化手段１１２は、データ集計手段１１１により集計されたデータを可視化できるようにグラフ化する。例えば、データ可視化手段１１２は、データを折れ線グラフや円グラフに変換する。なお、データ可視化手段１１２は、データ集計手段１１１に含まれるようにしてもよい。
【００５１】
データ表示手段１１３は、ユーザーへのインタフェースを提供し、例えば、データ可視化手段１１２により生成されたグラフを表示する。操作受付部１１４は、ユーザーの操作を受け付ける。
【００５２】
なお、読み取り条件セット保持手段１０２、送信先保持手段１０５、データ保持手段１０８は、例えば主記憶部１２、補助記憶部１３により実現される。読み取り条件設定手段１０１、送信先設定手段１０４、配信制御手段１０６、データ作成手段１０７、データ集計手段１１１、送信回数カウント手段１１０、データ可視化手段１１２は、例えば制御部１１、ワークメモリとしての主記憶部１２により実現されうる。読み取り実行手段１０３は、スキャナ部１９により実現され、データ送受信手段１０９は、ネットワークＩ／Ｆ部１６により実現され、データ表示部１１３は、表示部１８により実現され、操作受付部１１４は、操作部１７により実現されうる。
【００５３】
ＭＦＰ１０は、送信頻度情報を前述したように管理し、この送信頻度情報を表示部１８に表示したり、印刷したりできる。
【００５４】
＜送信頻度情報の表示＞
次に、実施例における送信頻度情報の表示について説明する。図７は、文書登録機能を持つ文書登録手段１１５（文書登録アプリケーション）の管理者設定画面の一例を示す図である。管理者は、図７に示す「送信先設定」ボタンから、送信先設定手段１０４による送信先の設定をすることができる。
【００５５】
「ログ」取得ボタンが押下されると、管理者に対し、ジョブのログ一覧が表示される。ログ一覧にはジョブの成功／失敗、ジョブを実行した日時などが表示される。
【００５６】
「送信頻度情報」ボタンが押下されると、図８に示すような送信頻度情報画面が表示部１８に表示される。
【００５７】
図８は、送信頻度情報画面の一例を示す図である。図８に示す例では、送信頻度情報画面は、「情報閲覧」タブ、「削除」タブがあり、「全送信頻度情報出力」ボタン、「ＯＫ」ボタンを含む。
【００５８】
文書登録手段１１５は、「送信頻度情報」が押下された際に、送信先保持手段１０５から送信先情報を取得する。文書登録手段１１５は、送信先情報の表示を、データ表示手段１１３に指示する。図８に示す例では、１２個の業務に対応する送信先情報が取得され、表示されている。
【００５９】
例えば、「業務１」の送信先が管理者により選択されたとする。文書登録手段１１５は、送信回数カウント手段１１０から「業務１」の送信先に対する送信回数などの情報を取得する。これにより図９に示す画面が表示される。
【００６０】
図９は、送信状況確認画面の一例を示す図である。図９に示すように、「業務１」の送信状況として、所定日の総送信回数、送信成功回数、送信失敗回数、全業務比率が表示される。所定日は、例えば当日である。これらのデータの集計は、データ集計手段１１１により実行される。全業務比率とは、全送信先の総送信回数に対する「業務１」の送信先の総送信回数の比率を表す。
【００６１】
図１０は、送信結果情報の一例を示す図である。図１０に示す送信結果情報は、送信回数カウント手段１１０により保持される。送信結果情報は、例えばＣＳＶファイル形式で保持される。図１０に示すように、送信結果情報のＣＳＶファイルは、業務Ｎｏ、日付、累計送信回数、累計成功回数、累計失敗回数、原稿種類、解像度、読み取りサイズ、濃度、原稿セット、原稿面などを含む。図１０に示す原稿種類から右にある情報は、図５に示す読み取り条件である。
【００６２】
データ集計手段１１１は、図１０に示すような送信結果情報から、「業務１」に関するデータを集計し、文書登録手段１１５に出力すると図９に示す画面が表示可能となる。
【００６３】
図９に戻り、送信状況確認画面から「ＯＫ」ボタンが押下されると、図８に示す送信頻度情報画面に戻る。図９に示す画面から「過去の送信状況」ボタンが押下されると、図１１に示す過去の送信状況確認画面が表示される。
【００６４】
・送信回数
図１１は、過去の送信状況確認画面（その１）の一例を示す図である。図１１に示すように、業務１から文書登録された送信回数の折れ線グラフが表示される。この折れ線グラフは、データ可視化手段１１２がデータ集計手段１１１からデータを受け取ることで、グラフ化される。折れ線グラフの期間は、図１１に示すように、一週間、一ヶ月、一年単位で切替可能である。
・送信割合
次に、図１１に示す画面から「送信割合」タブが押下されると、図１２に示す過去の送信状況確認画面が表示される。
【００６５】
図１２は、過去の送信状況確認画面（その２）の一例を示す図である。図１２に示すように、業務１の送信割合（全業務比率）の折れ線グラフが表示される。この折れ線グラフは、データ可視化手段１１２がデータ集計手段１１１からデータを受け取ることで、グラフ化される。折れ線グラフの期間は、図１２に示すように、一週間、一ヶ月、一年単位で切替可能である。
【００６６】
また、図１２に示す「円」ボタンが押下されると、図１３に示す円グラフの過去の送信状況確認画面が表示される。
【００６７】
図１３は、過去の送信状況確認画面（その３）の一例を示す図である。図１３に示すように、業務１の送信割合の円グラフが表示される。図１３に示す黒星が「業務１」に相当する割合である。この円グラフは、データ可視化手段１１２がデータ集計手段１１１からデータを受け取ることで、グラフ化される。円グラフの期間は、図１３に示すように、一週間、一ヶ月、一年単位で切替可能である。
【００６８】
これにより、各業務に対する送信状況を一目で把握できるようになり、管理者の棚卸し作業を容易にすることができる。
【００６９】
＜業務の削除＞
図８に示す送信頻度情報内の業務を削除する場合について説明する。図１４は、削除タブが選択された場合の送信頻度情報画面の一例を示す図である。
【００７０】
図１４に示す画面から、管理者は削除したい業務を選択する。業務が選択された後に、「ＯＫ」ボタンが押下された場合、図１５に示す削除確認ダイアログが表示される。
【００７１】
図１５は、削除確認ダイアログの一例を示す図である。図１５に示すように、選択された業務名を表示し、管理者に再度確認させる。図１５に示す「取消」ボタンが押下された場合、図１４に示す画面に戻り、「ＯＫ」ボタンが押下された場合、選択された業務が削除される。
【００７２】
図１６は、削除済みダイアログの一例を示す図である。図１５に示す「ＯＫ」ボタンが押下された後に、図１６に示す画面が表示される。
【００７３】
文書登録手段１１５は、削除された業務がある場合、送信先保持手段１０５に保持されている、削除された業務に対応する送信先情報を削除する。
【００７４】
図１７は、業務削除後の送信頻度情報画面の一例を示す図である。図１７に示す画面は、「業務１」が削除されている。また、「業務１」ボタンを半輝度にして、削除されたことを示してもよい。図１７に示す画面は、図１６に示す画面で「ＯＫ」ボタンが押下された後に表示される画面である。
【００７５】
＜送信頻度情報の出力＞
次に、送信頻度情報を出力する場合について説明する。図８に示す送信頻度情報画面の「全送信頻度情報出力」ボタンが押下されたとする。このとき、図１０に示すＣＳＶファイルの全業務についてのデータをエクスポート又は印刷することができる。
【００７６】
図１８は、送信頻度情報出力画面の一例を示す図である。図１８に示すように、送信頻度情報出力画面は、「エクスポート先設定」ボタン、「情報のエクスポート」ボタン、「情報の印刷」ボタンを含む。
【００７７】
「エクスポート先設定」ボタンが押下されると、送信頻度情報のエクスポート先を設定画面が表示され、管理者は、エクスポート先を設定することができる。
【００７８】
「情報のエクスポート」ボタンが押下されると、図１９に示す情報のエクスポートダイアログが表示される。
【００７９】
図１９は、情報のエクスポートダイアログの一例を示す図である。図１９に示す画面で、「取消」ボタンが押下されると、図１８に示す画面に戻り、「ＯＫ」ボタンが押下されると、設定されているエクスポート先に、送信頻度情報のＣＳＶファイルが出力される。ＣＳＶファイルは、データ送受信手段１０９によりエクスポート先に送信される。
【００８０】
図２０は、情報のエクスポート完了ダイアログの一例を示す図である。図２０に示す画面は、エクスポートが完了した時に表示される。
【００８１】
また、図１８に示す画面から「情報の印刷」ボタンが押下されると、ＭＦＰ１０は、送信頻度情報のＣＳＶファイルを印刷する。例えば、Ａ４用紙に各業務の送信頻度情報が印刷される。印刷の内容は、各業務の全業務に対する割合を円グラフ化したもの及び／又は各業務の送信回数の推移をグラフ化したものである。図２１は、情報の印刷完了ダイアログの一例を示す図である。図２１に示す画面は、印刷が完了した時に表示される。
【００８２】
なお、業務を選択した後の送信状況確認画面（図１１〜１３）で、「送信頻度情報出力」ボタンが押下されたとする。このとき、選択された業務における送信頻度情報について、エクスポート又は印刷が可能になる。また、送信頻度情報は、折れ線グラフ、円グラフの状態で、エクスポート又は印刷をすることが可能である。
【００８３】
＜動作＞
次に、実施例におけるＭＦＰ１０の動作について説明する。図２２は、送信頻度情報出力処理の一例を示すフローチャートである。
【００８４】
ステップＳ１０１で、文書登録手段１１５の指示により、データ表示手段１１３は、管理者共通設定画面を表示する（図７参照）。
【００８５】
ステップＳ１０２で、送信頻度情報が選択された場合、データ表示手段１１３は、文書登録手段１１５から取得したデータとして送信頻度情報画面を表示する。
【００８６】
ステップＳ１０３で、操作受付手段１１４は、業務ボタンが選択されたか否かを判定する。業務ボタンが選択されれば（ステップＳ１０３−ＹＥＳ）ステップＳ１０４に進み、業務ボタンが選択されなければ（ステップＳ１０３−ＮＯ）ステップＳ１０３に戻る。
【００８７】
ステップＳ１０４で、データ表示手段１１３は、データ集計手段１１１により集計された、選択された業務の当日の送信状況を表示する（図９参照）。
【００８８】
ステップＳ１０５で、操作受付手段１１４は、過去の送信状況ボタンが選択されたか否かを判定する。過去の送信状況ボタンが選択されれば（ステップＳ１０５−ＹＥＳ）ステップＳ１０６に進み、過去の送信状況ボタンが選択されなければ（ステップＳ１０５−ＮＯ）であればステップＳ１０５に戻る。
【００８９】
ステップＳ１０６で、データ表示手段１１４は、データ集計手段１１１により集計された、選択された業務の過去の送信状況を表示する（図１１〜１３参照）。
【００９０】
ステップＳ１０７で、操作受付手段１１４は、送信頻度情報出力ボタンが選択されたか否かを判定する。送信頻度情報出力ボタンが選択されれば（ステップＳ１０７−ＹＥＳ）ステップＳ１０８に進み、送信頻度情報出力ボタンが選択されなければ（ステップＳ１０７−ＮＯ）ステップＳ１０７に戻る。
【００９１】
ステップＳ１０８で、データ表示手段１１４は、送信頻度情報出力画面を表示する。この場合の送信頻度情報出力画面は、図１８に示す画面の「全送信頻度情報出力」の文字が「送信頻度情報出力」に変換された画面である。
【００９２】
ステップＳ１０９で、操作受付手段１１４は、エクスポート先の設定ボタンが選択されたか否かを判定する。エクスポート先の設定ボタンが選択されれば（ステップＳ１０９−ＹＥＳ）ステップＳ１１０に進み、エクスポート先の設定ボタンが選択されなければ（ステップＳ１０９−ＮＯ）ステップＳ１０９に戻る。ここで、管理者によりエクスポート先が設定される。
【００９３】
ステップＳ１１０で、操作受付手段１１４は、情報のエクスポートボタンが選択されたか否かを判定する。情報のエクスポートボタンが選択されれば（ステップＳ１１０−ＹＥＳ）ステップＳ１１１に進み、情報のエクスポートボタンが選択されなければ（ステップＳ１１０−ＮＯ）ステップＳ１１０に戻る。
【００９４】
ステップＳ１１１で、データ表示手段１１４は、エクスポート確認ダイアログを表示する（図１９参照）。
【００９５】
ステップＳ１１２で、操作受付手段１１４は、ＯＫボタンが選択されたか否かを判定する。ＯＫボタンが選択されれば（ステップＳ１１２−ＹＥＳ）、文書登録手段１１５は、設定されたエクスポート先に送信頻度情報をエクスポートし、ＯＫボタンが選択されなければ（ステップＳ１１２−ＮＯ）、ステップＳ１０８に戻る。
【００９６】
以上、実施例によれば、登録先である送信先毎に、送信頻度を参照、集計可能にすることで、この送信機能を有効活用することができる。また、実施例によれば、このシステムの管理者は、送信先の棚卸し作業を簡易に行うことができる。また、実施例によれば、管理する送信頻度情報を可視化して表示部に表示することで、管理者は一目で送信状況を把握することができる。また、実施例によれば、ＭＦＰが管理する送信頻度情報を他の情報処理端末にエクスポートしたり、印刷したりすることができる。
【００９７】
［変形例］
実施例のＭＦＰ１０で実行される情報管理プログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供される。
【００９８】
また、実施例のＭＦＰ１０で実行される情報管理プログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、実施例のＭＦＰ１０で実行される情報管理プログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。
【００９９】
また、実施例のＭＦＰ１０で実行される情報管理プログラムを、ＲＯＭ等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。
【０１００】
実施例のＭＦＰ１０で実行される情報管理プログラムは、前述した各手段を含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアとしてはＣＰＵ（プロセッサ）が補助記憶部１３からプログラムを読み出して実行することにより上記各手段のうち１又は複数の各手段が主記憶部１２上にロードされ、１又は複数の各手段が主記憶部１２上に生成されるようになっている。
【０１０１】
なお、本発明は、上記実施例そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化することができる。また、上記実施例に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成することができる。例えば、実施例に示される全構成要素からいくつかの構成要素を削除してもよい。
【符号の説明】
【０１０２】
１０ ＭＦＰ
２０、３０、４０、５０ 情報処理端末
１０１ 読み取り条件設定手段
１０２ 読み取り条件保持手段
１０３ 読み取り実行手段
１０４ 送信先設定手段
１０５ 送信先保持手段
１０６ 配信制御手段
１０７ データ作成手段
１０８ データ保持手段
１０９ データ送受信手段
１１０ 送信回数カウント手段
１１１ データ集計手段
１１２ データ可視化手段
１１３ データ表示手段
１１４ 操作受付手段
１１５ 文書登録手段
【先行技術文献】
【特許文献】
【０１０３】
【特許文献１】特開２００６−０１８６４０号公報
【特許文献２】特開平１１−２６１７５４号公報
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置、情報管理方法、情報管理プログラム及び記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、多くの企業において、多機能複合機などの画像入出力機器のネットワーク上への配置・接続が進んでいる。画像入出力機器は、業務の効率化を図る手段として大きな役割を担っている。特に、紙文書の電子化と配布を効率的に行う文書配信システムが重要になっている。
【０００３】
文書配信システムを構成する大きな要素は、画像入力機器（例えば画像形成装置など）と文書配信装置である。文書配信装置には、あらかじめさまざまな業務・用途にあわせた複数の配信処理メニューが登録されている。利用者は、スキャナのオペレーションパネルから、業務に適した処理メニューを選択してスキャンを行う。なお、文書配信装置を画像形成装置に組み、画像形成装置が配信処理を行う技術もある。
【０００４】
例えば、特許文献１には、配信処理や画像変換処理をプラグイン化し、利用者や管理者がそれらプラグインを任意に組み合わせて入力、画像変換、出力処理をフロー化してジョブフローを作成し、作成されたジョブフローを利用して文書データの配信処理を行う技術が開示されている。
【０００５】
また、特許文献２には、複合機と接続されたサーバに、複合機の利用状況情報を管理させることで、課金管理や消耗品管理を容易に行う技術が開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
文書管理システムでは、文書データを登録先のフォルダに送信する機能は満たされている。しかし、利用状況情報を登録するだけでは、各登録先への文書データの送信頻度が分からない。よって、システム管理者は、送信頻度が低い登録先の削除などの棚卸しを行う際に、どの送信先を削除すべきかを判断することができず、システムを有効活用できていないという問題点があった。
【０００７】
そこで、本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであり、登録先である送信先毎に、送信頻度を参照、集計可能にすることで、この送信機能を有効活用することができる画像形成装置、情報管理方法、情報管理プログラム及び記録媒体を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明における一態様の画像形成装置は、文書を読み取り、文書データを取得する読取手段と、前記文書データを、ネットワークを介して接続された各送信先に対し、ジョブフローに従って送信する送信手段と、各送信先に対し、前記文書データの送信回数を日付毎にカウントするカウント手段と、カウントされた送信回数のデータを集計する集計手段と、全送信先の累計送信回数に対する所定送信先の累計送信回数の比率を含む、集計されたデータを表す送信頻度情報を、集計期間の切り替えを可能にして可視化したデータに変換する可視化手段と、を備える。
【０００９】
また、本発明における他の態様の情報管理方法は、画像形成装置における情報管理方法であって、文書を読み取り、文書データを取得する読取ステップと、前記文書データを、ネットワークを介して接続された各送信先に対し、ジョブフローに従って送信する送信ステップと、各送信先に対し、前記文書データの送信回数を日付毎にカウントするカウントステップと、カウントされた送信回数のデータを集計する集計ステップと、全送信先の累計送信回数に対する所定送信先の累計送信回数の比率を含む、集計されたデータを表す送信頻度情報を、集計期間の切り替えを可能にして可視化したデータに変換する可視化ステップと、を有する。
【００１０】
また、本発明は、前述した情報管理制御方法をコンピュータに実行させるためのプログラム、又はこのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体として実現することも可能である。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、登録先である送信先毎に、送信頻度を参照、集計可能にすることで、この送信機能を有効活用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】実施例における文書配信システムの一例を示す図。
【図２】実施例におけるＭＦＰのハードウェアの一例を示すブロック図。
【図３】実施例における情報処理端末のハードウェアの一例を示すブロック図。
【図４】実施例におけるＭＦＰの機能の一例を示すブロック図。
【図５】読み取り条件パラメータの一例を示す図。
【図６】送信先データの一例を示す図。
【図７】管理者設定画面の一例を示す図。
【図８】送信頻度情報画面の一例を示す図。
【図９】送信状況確認画面の一例を示す図。
【図１０】送信結果情報の一例を示す図。
【図１１】過去の送信状況確認画面（その１）の一例を示す図。
【図１２】過去の送信状況確認画面（その２）の一例を示す図。
【図１３】過去の送信状況確認画面（その３）の一例を示す図。
【図１４】削除タブが選択された場合の送信頻度情報画面の一例を示す図。
【図１５】削除確認ダイアログの一例を示す図。
【図１６】削除済みダイアログの一例を示す図。
【図１７】業務削除後の送信頻度情報画面の一例を示す図。
【図１８】送信頻度情報出力画面の一例を示す図。
【図１９】情報のエクスポートダイアログの一例を示す図。
【図２０】情報のエクスポート完了ダイアログの一例を示す図。
【図２１】情報の印刷完了ダイアログの一例を示す図。
【図２２】送信頻度情報出力処理の一例を示すフローチャート。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、添付図面を参照して、本発明における実施例を詳細に説明する。また、以下に示す実施例では、文書データを入力する画像入力装置として、プリンタ機能、スキャナ機能、コピー機能、ファクシミリ機能を一つの筐体に搭載した画像形成装置（ＭＦＰ）を例にあげて説明する。
【００１４】
［実施例］
＜システムとハードウェア＞
図１は、実施例における文書配信システムの一例を示す図である。図１に示すように、文書配信システムは、ネットワークを介してＭＦＰ（Multifunction Peripheral）１０、情報処理端末（例えば、ＰＣ（Personal Computer）、ＰＤＡ（Personal Data Assistance）など）２０、３０、４０、５０が接続されている。なお、実施例では、ＭＦＰ１０が、文書データの配信機能を有する場合について説明する。
【００１５】
ＭＦＰ１０は、スキャン機能、コピー機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能などを一つの筐体に搭載したものである。ＭＦＰ１０は、スキャナ機能により紙媒体等をスキャン処理して文書データを生成し、生成された文書データをジョブフローに従って指定された情報処理端末に送信する。
【００１６】
例えば、ＭＦＰ１０は、入力された文書データに基づいてジョブフローを実行し、利用者によって構築されたジョブフローに従って文書の蓄積又は配信処理を実行する。ＭＦＰ１０の詳細については後述する。また、文書データは、文書の画像データを含む。
【００１７】
各情報処理端末は、ＭＦＰ１０から指定された所定のフォルダに、ＭＦＰ１０から受信した文書データを記憶する。
【００１８】
なお、ネットワークを介して接続されるＭＦＰや情報処理端末の数は、それぞれ任意の数でもよい。また、文書配信システムは、メール配信サーバや、文書管理サーバなどを有してもよい。また、ＭＦＰ１０の文書配信機能を他のサーバに実行させてもよい。
【００１９】
実施例におけるＭＦＰ１０と各情報処理端末とのハードウェアについて説明する。図２は、実施例におけるＭＦＰ１０のハードウェアの一例を示すブロック図である。図２に示すように、ＭＦＰ１０は、制御部１１、主記憶部１２、補助記憶部１３、外部記憶装置Ｉ／Ｆ部１４、ネットワークＩ／Ｆ部１６、操作部１７、表示部１８、スキャナ部１９を含む。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。
【００２０】
制御部１１は、コンピュータの中で、各装置の制御やデータの演算、加工を行うＣＰＵである。また、制御部１１は、主記憶部１２に記憶されたプログラムを実行する演算装置であり、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。
【００２１】
主記憶部１２は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などであり、制御部１１が実行する基本ソフトウェアであるＯＳやアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。
【００２２】
補助記憶部１３は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。
【００２３】
外部記憶装置I／F部１４は、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）などのデータ伝送路を介して接続された記憶媒体１５（例えば、フラッシュメモリなど）とＭＦＰ１０とのインタフェースである。
【００２４】
また、記憶媒体１５に、所定のプログラムを格納し、この記憶媒体１５に格納されたプログラムは外部記憶装置Ｉ／Ｆ部１４を介してＭＦＰ１０にインストールされ、インストールされた所定のプログラムはＭＦＰ１０により実行可能となる。
【００２５】
ネットワークＩ／Ｆ部１６は、有線及び／又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器とＭＦＰ１０とのインタフェースである。
【００２６】
操作部１７や表示部１８は、キースイッチ（ハードキー）とタッチパネル機能（ＧＵＩのソフトウェアキーを含む：Graphical User Interface）を備えたＬＣＤ（Liquid Crystal Display）とから構成され、ＭＦＰ１０が有する機能を利用する際のＵＩ（User Interface）として機能する表示及び／又は入力装置である。
【００２７】
スキャナ部１９は、紙原稿を読み取り、文書データを生成するスキャナエンジンである。ＭＦＰ１０は、図示していないが、プリンタエンジンなどを含む。
【００２８】
図３は、実施例における情報処理端末のハードウェアの一例を示すブロック図である。図３に示すように、情報処理端末は、制御部３１、主記憶部３２、補助記憶部３３、外部記憶装置Ｉ／Ｆ部３４、ネットワークＩ／Ｆ部３６、入力部３７、表示部３８を含む。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。
【００２９】
制御部３１は、コンピュータの中で、各装置の制御やデータの演算、加工を行うＣＰＵである。また、制御部３１は、主記憶部３２に記憶されたプログラムを実行する演算装置であり、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。
【００３０】
主記憶部３２は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などであり、制御部３１が実行する基本ソフトウェアであるＯＳやアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。
【００３１】
補助記憶部３３は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。
【００３２】
外部記憶装置I／F部３４は、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）などのデータ伝送路を介して接続された記憶媒体３５（例えば、フラッシュメモリ、ＳＤカードなど）と情報処理端末とのインタフェースである。
【００３３】
また、記憶媒体３５に、所定のプログラムを格納し、この記憶媒体３５に格納されたプログラムは外部記憶装置Ｉ／Ｆ部３４を介して情報処理端末にインストールされ、インストールされた所定のプログラムは情報処理端末により実行可能となる。
【００３４】
ネットワークＩ／Ｆ部３６は、有線及び／又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器と情報処理端末とのインタフェースである。
【００３５】
入力部３７は、カーソルキー、数字入力及び各種機能キー等を備えたキーボード、表示部３８の表示画面上でキーの選択等を行うためのマウスやスライスパット等を有する。また、入力部３７は、利用者が制御部３１に操作指示を与えたり、データを入力したりするためのユーザーインタフェースである。
【００３６】
表示部３８は、ＣＲＴやＬＣＤ等により構成され、制御部３１から入力される表示データに応じた表示が行われる。
【００３７】
＜機能＞
図４は、実施例におけるＭＦＰ１０の機能の一例を示すブロック図である。図４に示すように、ＭＦＰ１０は、読み取り条件設定手段１０１、読み取り条件セット保持手段１０２、読み取り実行手段１０３、送信先設定手段１０４、送信先保持手段１０５、配信制御手段１０６、データ作成手段１０７、データ保持手段１０８、データ送受信手段１０９を含む。また、ＭＦＰ１０は、送信回数カウント手段１１０、データ集計手段１１１、データ可視化手段１１２、データ表示手段１１３、操作受付手段１１４、文書登録手段１１５を含む。
【００３８】
読み取り条件設定手段１０１は、スキャン時の読み取り条件を設定する。例えば、読み取り条件設定手段１０１は、スキャンの設定画面を表示部１８に表示させ、ユーザーに読み取り条件を設定させる。設定された読み取り条件は、読み取り条件セット保持手段１０２に出力される。
【００３９】
読み取り条件セット保持手段１０２は、原稿（文書）に応じた読み取り条件を保持する。図５は、読み取り条件パラメータの一例を示す図である。図５に示すように、読み取り条件は、原稿種類、解像度、読み取りサイズ、濃度、原稿セット方向、原稿面を含む。
【００４０】
図４に戻り、読み取り実行手段１０３は、原稿に応じて自動的に決定された、又はユーザーに指定された読み取り条件を、読み取り条件セット保持手段１０２から取得し、この条件にしたがって、読み取り処理を実行する。
【００４１】
送信先設定手段１０４は、予め文書データの送信先を設定しておく。例えば、送信先設定手段１０４は、送信先設定画面を表示させ、送信先のＩＰアドレスやパスワードなどを入力させたり、識別名を入力させたりする。設定された送信先データは、送信先保持手段１０５に出力される。
【００４２】
送信先保持手段１０５は、送信先データを記憶する。図６は、送信先データの一例を示す図である。図６に示すように、送信先データは、送信先のＩＰアドレス、共有名、ユーザー名、パスワード、ドメイン名などを含む。
【００４３】
図４に戻り、配信制御手段１０６は、ユーザーが、操作受付手段１１３を用いてジョブフローを指定したことを受け付ける。ジョブフローの指定は、ＭＦＰ１０のオペレーションパネル（操作部１７及び表示部１８）などを用いて行われる。
【００４４】
配信制御手段１０６は、読み取り実行手段１０３により読み取られた文書データに対して、ジョブフローに含まれる処理の制御を行う。ジョブフローには、情報処理端末への送信を含むとする。ジョブフローとは、画像変換処理、出力処理が適宜組み合わされた処理のフローをいう。配信制御手段１０６は、ジョブフローにしたがって、データ作成手段１０７にデータの加工を行わせる。配信制御手段１０６は、文書登録手段１１５に文書登録機能を実行させる。
【００４５】
文書登録手段１１５は、文書データを情報処理端末の所定のフォルダに登録する機能を有する。文書登録手段１１５は、文書登録アプリケーションとしてプラグインなどにより実装されうる。
【００４６】
データ作成手段１０７は、情報処理端末に送信するため、文書データの加工を行う。例えば、データ作成手段１０７は、文書データをＰＤＦ変換する。データ保持手段１０８は、加工された文書データを記憶する。
【００４７】
データ送受信手段１０９は、ジョブフローで指定された送信先に対し、データ保持手段１０８が保持する文書データを送信する。また、データ送受信手段１０９は、情報処理端末から所定のデータを受信する。
【００４８】
送信回数カウント手段１１０は、各送信先に対して、文書データを送信した日付毎に送信回数がカウントされ、そのデータが保持される。保持されるデータには、送信失敗／送信成功などのログデータに用いられるデータを含んでもよい。これらのデータは、後述する送信頻度情報を開示する際に参照するデータであり、送信先の棚卸しを行う際に必要な情報となる。
【００４９】
データ集計手段１１１は、送信回数カウント手段１１０が保持するデータを参照し、集計する。
【００５０】
データ可視化手段１１２は、データ集計手段１１１により集計されたデータを可視化できるようにグラフ化する。例えば、データ可視化手段１１２は、データを折れ線グラフや円グラフに変換する。なお、データ可視化手段１１２は、データ集計手段１１１に含まれるようにしてもよい。
【００５１】
データ表示手段１１３は、ユーザーへのインタフェースを提供し、例えば、データ可視化手段１１２により生成されたグラフを表示する。操作受付部１１４は、ユーザーの操作を受け付ける。
【００５２】
なお、読み取り条件セット保持手段１０２、送信先保持手段１０５、データ保持手段１０８は、例えば主記憶部１２、補助記憶部１３により実現される。読み取り条件設定手段１０１、送信先設定手段１０４、配信制御手段１０６、データ作成手段１０７、データ集計手段１１１、送信回数カウント手段１１０、データ可視化手段１１２は、例えば制御部１１、ワークメモリとしての主記憶部１２により実現されうる。読み取り実行手段１０３は、スキャナ部１９により実現され、データ送受信手段１０９は、ネットワークＩ／Ｆ部１６により実現され、データ表示部１１３は、表示部１８により実現され、操作受付部１１４は、操作部１７により実現されうる。
【００５３】
ＭＦＰ１０は、送信頻度情報を前述したように管理し、この送信頻度情報を表示部１８に表示したり、印刷したりできる。
【００５４】
＜送信頻度情報の表示＞
次に、実施例における送信頻度情報の表示について説明する。図７は、文書登録機能を持つ文書登録手段１１５（文書登録アプリケーション）の管理者設定画面の一例を示す図である。管理者は、図７に示す「送信先設定」ボタンから、送信先設定手段１０４による送信先の設定をすることができる。
【００５５】
「ログ」取得ボタンが押下されると、管理者に対し、ジョブのログ一覧が表示される。ログ一覧にはジョブの成功／失敗、ジョブを実行した日時などが表示される。
【００５６】
「送信頻度情報」ボタンが押下されると、図８に示すような送信頻度情報画面が表示部１８に表示される。
【００５７】
図８は、送信頻度情報画面の一例を示す図である。図８に示す例では、送信頻度情報画面は、「情報閲覧」タブ、「削除」タブがあり、「全送信頻度情報出力」ボタン、「ＯＫ」ボタンを含む。
【００５８】
文書登録手段１１５は、「送信頻度情報」が押下された際に、送信先保持手段１０５から送信先情報を取得する。文書登録手段１１５は、送信先情報の表示を、データ表示手段１１３に指示する。図８に示す例では、１２個の業務に対応する送信先情報が取得され、表示されている。
【００５９】
例えば、「業務１」の送信先が管理者により選択されたとする。文書登録手段１１５は、送信回数カウント手段１１０から「業務１」の送信先に対する送信回数などの情報を取得する。これにより図９に示す画面が表示される。
【００６０】
図９は、送信状況確認画面の一例を示す図である。図９に示すように、「業務１」の送信状況として、所定日の総送信回数、送信成功回数、送信失敗回数、全業務比率が表示される。所定日は、例えば当日である。これらのデータの集計は、データ集計手段１１１により実行される。全業務比率とは、全送信先の総送信回数に対する「業務１」の送信先の総送信回数の比率を表す。
【００６１】
図１０は、送信結果情報の一例を示す図である。図１０に示す送信結果情報は、送信回数カウント手段１１０により保持される。送信結果情報は、例えばＣＳＶファイル形式で保持される。図１０に示すように、送信結果情報のＣＳＶファイルは、業務Ｎｏ、日付、累計送信回数、累計成功回数、累計失敗回数、原稿種類、解像度、読み取りサイズ、濃度、原稿セット、原稿面などを含む。図１０に示す原稿種類から右にある情報は、図５に示す読み取り条件である。
【００６２】
データ集計手段１１１は、図１０に示すような送信結果情報から、「業務１」に関するデータを集計し、文書登録手段１１５に出力すると図９に示す画面が表示可能となる。
【００６３】
図９に戻り、送信状況確認画面から「ＯＫ」ボタンが押下されると、図８に示す送信頻度情報画面に戻る。図９に示す画面から「過去の送信状況」ボタンが押下されると、図１１に示す過去の送信状況確認画面が表示される。
【００６４】
・送信回数
図１１は、過去の送信状況確認画面（その１）の一例を示す図である。図１１に示すように、業務１から文書登録された送信回数の折れ線グラフが表示される。この折れ線グラフは、データ可視化手段１１２がデータ集計手段１１１からデータを受け取ることで、グラフ化される。折れ線グラフの期間は、図１１に示すように、一週間、一ヶ月、一年単位で切替可能である。
・送信割合
次に、図１１に示す画面から「送信割合」タブが押下されると、図１２に示す過去の送信状況確認画面が表示される。
【００６５】
図１２は、過去の送信状況確認画面（その２）の一例を示す図である。図１２に示すように、業務１の送信割合（全業務比率）の折れ線グラフが表示される。この折れ線グラフは、データ可視化手段１１２がデータ集計手段１１１からデータを受け取ることで、グラフ化される。折れ線グラフの期間は、図１２に示すように、一週間、一ヶ月、一年単位で切替可能である。
【００６６】
また、図１２に示す「円」ボタンが押下されると、図１３に示す円グラフの過去の送信状況確認画面が表示される。
【００６７】
図１３は、過去の送信状況確認画面（その３）の一例を示す図である。図１３に示すように、業務１の送信割合の円グラフが表示される。図１３に示す黒星が「業務１」に相当する割合である。この円グラフは、データ可視化手段１１２がデータ集計手段１１１からデータを受け取ることで、グラフ化される。円グラフの期間は、図１３に示すように、一週間、一ヶ月、一年単位で切替可能である。
【００６８】
これにより、各業務に対する送信状況を一目で把握できるようになり、管理者の棚卸し作業を容易にすることができる。
【００６９】
＜業務の削除＞
図８に示す送信頻度情報内の業務を削除する場合について説明する。図１４は、削除タブが選択された場合の送信頻度情報画面の一例を示す図である。
【００７０】
図１４に示す画面から、管理者は削除したい業務を選択する。業務が選択された後に、「ＯＫ」ボタンが押下された場合、図１５に示す削除確認ダイアログが表示される。
【００７１】
図１５は、削除確認ダイアログの一例を示す図である。図１５に示すように、選択された業務名を表示し、管理者に再度確認させる。図１５に示す「取消」ボタンが押下された場合、図１４に示す画面に戻り、「ＯＫ」ボタンが押下された場合、選択された業務が削除される。
【００７２】
図１６は、削除済みダイアログの一例を示す図である。図１５に示す「ＯＫ」ボタンが押下された後に、図１６に示す画面が表示される。
【００７３】
文書登録手段１１５は、削除された業務がある場合、送信先保持手段１０５に保持されている、削除された業務に対応する送信先情報を削除する。
【００７４】
図１７は、業務削除後の送信頻度情報画面の一例を示す図である。図１７に示す画面は、「業務１」が削除されている。また、「業務１」ボタンを半輝度にして、削除されたことを示してもよい。図１７に示す画面は、図１６に示す画面で「ＯＫ」ボタンが押下された後に表示される画面である。
【００７５】
＜送信頻度情報の出力＞
次に、送信頻度情報を出力する場合について説明する。図８に示す送信頻度情報画面の「全送信頻度情報出力」ボタンが押下されたとする。このとき、図１０に示すＣＳＶファイルの全業務についてのデータをエクスポート又は印刷することができる。
【００７６】
図１８は、送信頻度情報出力画面の一例を示す図である。図１８に示すように、送信頻度情報出力画面は、「エクスポート先設定」ボタン、「情報のエクスポート」ボタン、「情報の印刷」ボタンを含む。
【００７７】
「エクスポート先設定」ボタンが押下されると、送信頻度情報のエクスポート先を設定画面が表示され、管理者は、エクスポート先を設定することができる。
【００７８】
「情報のエクスポート」ボタンが押下されると、図１９に示す情報のエクスポートダイアログが表示される。
【００７９】
図１９は、情報のエクスポートダイアログの一例を示す図である。図１９に示す画面で、「取消」ボタンが押下されると、図１８に示す画面に戻り、「ＯＫ」ボタンが押下されると、設定されているエクスポート先に、送信頻度情報のＣＳＶファイルが出力される。ＣＳＶファイルは、データ送受信手段１０９によりエクスポート先に送信される。
【００８０】
図２０は、情報のエクスポート完了ダイアログの一例を示す図である。図２０に示す画面は、エクスポートが完了した時に表示される。
【００８１】
また、図１８に示す画面から「情報の印刷」ボタンが押下されると、ＭＦＰ１０は、送信頻度情報のＣＳＶファイルを印刷する。例えば、Ａ４用紙に各業務の送信頻度情報が印刷される。印刷の内容は、各業務の全業務に対する割合を円グラフ化したもの及び／又は各業務の送信回数の推移をグラフ化したものである。図２１は、情報の印刷完了ダイアログの一例を示す図である。図２１に示す画面は、印刷が完了した時に表示される。
【００８２】
なお、業務を選択した後の送信状況確認画面（図１１〜１３）で、「送信頻度情報出力」ボタンが押下されたとする。このとき、選択された業務における送信頻度情報について、エクスポート又は印刷が可能になる。また、送信頻度情報は、折れ線グラフ、円グラフの状態で、エクスポート又は印刷をすることが可能である。
【００８３】
＜動作＞
次に、実施例におけるＭＦＰ１０の動作について説明する。図２２は、送信頻度情報出力処理の一例を示すフローチャートである。
【００８４】
ステップＳ１０１で、文書登録手段１１５の指示により、データ表示手段１１３は、管理者共通設定画面を表示する（図７参照）。
【００８５】
ステップＳ１０２で、送信頻度情報が選択された場合、データ表示手段１１３は、文書登録手段１１５から取得したデータとして送信頻度情報画面を表示する。
【００８６】
ステップＳ１０３で、操作受付手段１１４は、業務ボタンが選択されたか否かを判定する。業務ボタンが選択されれば（ステップＳ１０３−ＹＥＳ）ステップＳ１０４に進み、業務ボタンが選択されなければ（ステップＳ１０３−ＮＯ）ステップＳ１０３に戻る。
【００８７】
ステップＳ１０４で、データ表示手段１１３は、データ集計手段１１１により集計された、選択された業務の当日の送信状況を表示する（図９参照）。
【００８８】
ステップＳ１０５で、操作受付手段１１４は、過去の送信状況ボタンが選択されたか否かを判定する。過去の送信状況ボタンが選択されれば（ステップＳ１０５−ＹＥＳ）ステップＳ１０６に進み、過去の送信状況ボタンが選択されなければ（ステップＳ１０５−ＮＯ）であればステップＳ１０５に戻る。
【００８９】
ステップＳ１０６で、データ表示手段１１４は、データ集計手段１１１により集計された、選択された業務の過去の送信状況を表示する（図１１〜１３参照）。
【００９０】
ステップＳ１０７で、操作受付手段１１４は、送信頻度情報出力ボタンが選択されたか否かを判定する。送信頻度情報出力ボタンが選択されれば（ステップＳ１０７−ＹＥＳ）ステップＳ１０８に進み、送信頻度情報出力ボタンが選択されなければ（ステップＳ１０７−ＮＯ）ステップＳ１０７に戻る。
【００９１】
ステップＳ１０８で、データ表示手段１１４は、送信頻度情報出力画面を表示する。この場合の送信頻度情報出力画面は、図１８に示す画面の「全送信頻度情報出力」の文字が「送信頻度情報出力」に変換された画面である。
【００９２】
ステップＳ１０９で、操作受付手段１１４は、エクスポート先の設定ボタンが選択されたか否かを判定する。エクスポート先の設定ボタンが選択されれば（ステップＳ１０９−ＹＥＳ）ステップＳ１１０に進み、エクスポート先の設定ボタンが選択されなければ（ステップＳ１０９−ＮＯ）ステップＳ１０９に戻る。ここで、管理者によりエクスポート先が設定される。
【００９３】
ステップＳ１１０で、操作受付手段１１４は、情報のエクスポートボタンが選択されたか否かを判定する。情報のエクスポートボタンが選択されれば（ステップＳ１１０−ＹＥＳ）ステップＳ１１１に進み、情報のエクスポートボタンが選択されなければ（ステップＳ１１０−ＮＯ）ステップＳ１１０に戻る。
【００９４】
ステップＳ１１１で、データ表示手段１１４は、エクスポート確認ダイアログを表示する（図１９参照）。
【００９５】
ステップＳ１１２で、操作受付手段１１４は、ＯＫボタンが選択されたか否かを判定する。ＯＫボタンが選択されれば（ステップＳ１１２−ＹＥＳ）、文書登録手段１１５は、設定されたエクスポート先に送信頻度情報をエクスポートし、ＯＫボタンが選択されなければ（ステップＳ１１２−ＮＯ）、ステップＳ１０８に戻る。
【００９６】
以上、実施例によれば、登録先である送信先毎に、送信頻度を参照、集計可能にすることで、この送信機能を有効活用することができる。また、実施例によれば、このシステムの管理者は、送信先の棚卸し作業を簡易に行うことができる。また、実施例によれば、管理する送信頻度情報を可視化して表示部に表示することで、管理者は一目で送信状況を把握することができる。また、実施例によれば、ＭＦＰが管理する送信頻度情報を他の情報処理端末にエクスポートしたり、印刷したりすることができる。
【００９７】
［変形例］
実施例のＭＦＰ１０で実行される情報管理プログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供される。
【００９８】
また、実施例のＭＦＰ１０で実行される情報管理プログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、実施例のＭＦＰ１０で実行される情報管理プログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。
【００９９】
また、実施例のＭＦＰ１０で実行される情報管理プログラムを、ＲＯＭ等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。
【０１００】
実施例のＭＦＰ１０で実行される情報管理プログラムは、前述した各手段を含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアとしてはＣＰＵ（プロセッサ）が補助記憶部１３からプログラムを読み出して実行することにより上記各手段のうち１又は複数の各手段が主記憶部１２上にロードされ、１又は複数の各手段が主記憶部１２上に生成されるようになっている。
【０１０１】
なお、本発明は、上記実施例そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化することができる。また、上記実施例に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成することができる。例えば、実施例に示される全構成要素からいくつかの構成要素を削除してもよい。
【符号の説明】
【０１０２】
１０ ＭＦＰ
２０、３０、４０、５０ 情報処理端末
１０１ 読み取り条件設定手段
１０２ 読み取り条件保持手段
１０３ 読み取り実行手段
１０４ 送信先設定手段
１０５ 送信先保持手段
１０６ 配信制御手段
１０７ データ作成手段
１０８ データ保持手段
１０９ データ送受信手段
１１０ 送信回数カウント手段
１１１ データ集計手段
１１２ データ可視化手段
１１３ データ表示手段
１１４ 操作受付手段
１１５ 文書登録手段
【先行技術文献】
【特許文献】
【０１０３】
【特許文献１】特開２００６−０１８６４０号公報
【特許文献２】特開平１１−２６１７５４号公報
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を読み取り、文書データを取得する読取手段と、
前記文書データを、ネットワークを介して接続された各送信先に対し、ジョブフローに従って送信する送信手段と、
各送信先に対し、前記文書データの送信回数を日付毎にカウントするカウント手段と、
カウントされた送信回数のデータを集計する集計手段と、
全送信先の累計送信回数に対する所定送信先の累計送信回数の比率を含む、集計されたデータを表す送信頻度情報を、集計期間の切り替えを可能にして可視化したデータに変換する可視化手段と、
を備える画像形成装置。
【請求項２】
前記可視化したデータを表示する表示手段をさらに備え、
前記可視化したデータは、前記比率の折れ線グラフ又は円グラフである請求項１記載の画像形成装置。
【請求項３】
画像形成装置における情報管理方法であって、
文書を読み取り、文書データを取得する読取ステップと、
前記文書データを、ネットワークを介して接続された各送信先に対し、ジョブフローに従って送信する送信ステップと、
各送信先に対し、前記文書データの送信回数を日付毎にカウントするカウントステップと、
カウントされた送信回数のデータを集計する集計ステップと、
全送信先の累計送信回数に対する所定送信先の累計送信回数の比率を含む、集計されたデータを表す送信頻度情報を、集計期間の切り替えを可能にして可視化したデータに変換する可視化ステップと、
を有する情報管理方法。
【請求項４】
文書を読み取り、文書データを取得する読取ステップと、
前記文書データを、ネットワークを介して接続された各送信先に対し、ジョブフローに従って送信する送信ステップと、
各送信先に対し、前記文書データの送信回数を日付毎にカウントするカウントステップと、
カウントされた送信回数のデータを集計する集計ステップと、
全送信先の累計送信回数に対する所定送信先の累計送信回数の比率を含む、集計されたデータを表す送信頻度情報を、集計期間の切り替えを可能にして可視化したデータに変換する可視化ステップと、
をコンピュータに実行させるための情報管理プログラム。
【請求項５】
請求項４記載の情報管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【請求項１】
文書を読み取り、文書データを取得する読取手段と、
前記文書データを、ネットワークを介して接続された各送信先に対し、ジョブフローに従って送信する送信手段と、
各送信先に対し、前記文書データの送信回数を日付毎にカウントするカウント手段と、
カウントされた送信回数のデータを集計する集計手段と、
全送信先の累計送信回数に対する所定送信先の累計送信回数の比率を含む、集計されたデータを表す送信頻度情報を、集計期間の切り替えを可能にして可視化したデータに変換する可視化手段と、
を備える画像形成装置。
【請求項２】
前記可視化したデータを表示する表示手段をさらに備え、
前記可視化したデータは、前記比率の折れ線グラフ又は円グラフである請求項１記載の画像形成装置。
【請求項３】
画像形成装置における情報管理方法であって、
文書を読み取り、文書データを取得する読取ステップと、
前記文書データを、ネットワークを介して接続された各送信先に対し、ジョブフローに従って送信する送信ステップと、
各送信先に対し、前記文書データの送信回数を日付毎にカウントするカウントステップと、
カウントされた送信回数のデータを集計する集計ステップと、
全送信先の累計送信回数に対する所定送信先の累計送信回数の比率を含む、集計されたデータを表す送信頻度情報を、集計期間の切り替えを可能にして可視化したデータに変換する可視化ステップと、
を有する情報管理方法。
【請求項４】
文書を読み取り、文書データを取得する読取ステップと、
前記文書データを、ネットワークを介して接続された各送信先に対し、ジョブフローに従って送信する送信ステップと、
各送信先に対し、前記文書データの送信回数を日付毎にカウントするカウントステップと、
カウントされた送信回数のデータを集計する集計ステップと、
全送信先の累計送信回数に対する所定送信先の累計送信回数の比率を含む、集計されたデータを表す送信頻度情報を、集計期間の切り替えを可能にして可視化したデータに変換する可視化ステップと、
をコンピュータに実行させるための情報管理プログラム。
【請求項５】
請求項４記載の情報管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【図２１】
【図２２】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【図２１】
【図２２】
【公開番号】特開２０１２−９５００４（Ｐ２０１２−９５００４Ａ）
【公開日】平成２４年５月１７日（２０１２．５．１７）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２０１０−２３８９１９（Ｐ２０１０−２３８９１９）
【出願日】平成２２年１０月２５日（２０１０．１０．２５）
【出願人】（０００００６７４７）株式会社リコー (37,907)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２４年５月１７日（２０１２．５．１７）
【国際特許分類】
【出願日】平成２２年１０月２５日（２０１０．１０．２５）
【出願人】（０００００６７４７）株式会社リコー (37,907)
【Ｆターム（参考）】
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