文書処理装置及び文書処理プログラム
【課題】電子文書の登録または更新の要求を許可する場合において、要求元の利用者が要求したときの利用状況に基づく承認と、承認対象の電子文書に関する情報に基づく承認とを行う文書処理装置及び文書処理プログラムを提供する。
【解決手段】文書リポジトリ１５に対する文書の登録又は更新の要求があった際に、アクセス権判定部１１が、アクセス権リポジトリ１２、および仮許可アクセス権リポジトリ１３に従い、許可、仮許可、不許可のいずれかを判定し、仮許可と判定された場合は登録・更新部１４が文書仮登録リポジトリ１６に仮登録又は仮更新を行い、仮登録・更新通知部１７が登録又は更新の承認を要求し、承認結果が登録又は更新の許可であった場合に、仮登録・更新反映部１９が文書仮登録リポジトリ１６に仮登録又は仮更新された文書を文書リポジトリ１５に登録又は更新する。
【解決手段】文書リポジトリ１５に対する文書の登録又は更新の要求があった際に、アクセス権判定部１１が、アクセス権リポジトリ１２、および仮許可アクセス権リポジトリ１３に従い、許可、仮許可、不許可のいずれかを判定し、仮許可と判定された場合は登録・更新部１４が文書仮登録リポジトリ１６に仮登録又は仮更新を行い、仮登録・更新通知部１７が登録又は更新の承認を要求し、承認結果が登録又は更新の許可であった場合に、仮登録・更新反映部１９が文書仮登録リポジトリ１６に仮登録又は仮更新された文書を文書リポジトリ１５に登録又は更新する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書処理装置及び文書処理プログラム
【背景技術】
【０００２】
文書管理装置を利用した文書管理システムにおいては、不正な文書更新要求を防ぐことが求められている。
【０００３】
文書管理システムでは、通常、文書の更新の可否は、アクセス権に基づいて判断されているため、文書を不正に更新しようとする攻撃者等は、正規のアカウントを乗っ取るなどして、システムから正規の利用者と判断されるように振舞うことがある。
【０００４】
このような場合の対策としては、文書の更新処理そのものを複雑にし、正規の利用者でなければ到底更新できないようにすることも考えられるが、この場合、正規の利用者の利便性を著しく損なうおそれがある。
【０００５】
なお、セキュリティに関する技術としては、データの更新に承認を要するもの（例えば、特許文献１参照）や、アクセス可否の判定に時間情報を用いるもの（例えば、特許文献２参照）が提案されている。
【特許文献１】特開２０００−２５９４７７号公報
【特許文献２】特開平８−３１４７８６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は、電子文書の登録または更新の要求を許可する場合において、要求元の利用者が要求したときの利用状況に基づく承認と、承認対象の電子文書に関する情報に基づく承認とを行う文書処理装置及び文書処理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上述した目的を達成するため、請求項１の発明は、第１の電子文書と、当該第１の電子文書を文書格納手段に格納する登録要求または当該第１の電子文書を前記文書格納手段に格納されている第２の電子文書に対して上書き保存または版の追加を行う格納形態で格納する更新要求とを、対応付けて受け付ける受付手段と、前記受付手段によって受け付けた登録要求または更新要求の要求元の利用者が要求を行ったときの自己の装置の利用履歴に関する情報を提示するとともに、当該登録要求または更新要求に対する第１の承認を要求する第１の承認要求手段と、第１の承認者から、前記第１の承認についての承認結果を受け付ける第１の承認受付手段と、前記第１の承認受付手段によって受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子文書に関する情報を提示するとともに、当該第１の電子文書に対応付けられた登録要求または更新要求に対する第２の承認を要求する第２の承認要求手段と、第２の承認者から、前記第２の承認についての承認結果を受け付ける第２の承認受付手段と、前記第２の承認受付手段によって受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子情報に対応付けられた前記登録要求または前記更新要求に応じて、当該第１の文書を前記文書格納手段に格納する格納手段とを具備することを特徴とする。
【０００８】
また、請求項２の発明は、第１の電子文書と、当該第１の電子文書を文書格納手段に格納する登録要求または当該第１の電子文書を前記文書格納手段に格納されている第２の電子文書に対して上書き保存または版の追加を行う格納形態で格納する更新要求と、当該要求の要求元の利用者が使用している情報処理装置の利用環境に関する情報とを、対応付けて受け付ける受付手段と、前記受付手段によって受け付けた前記利用環境に関する情報を提示するとともに、当該登録要求または更新要求に対する第１の承認を要求する第１の承認要求手段と、第１の承認者から、前記第１の承認についての承認結果を受け付ける第１の承認受付手段と、前記第１の承認受付手段によって受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子文書に関する情報を提示するとともに、当該第１の電子文書に対応付けられた登録要求または更新要求に対する第２の承認を要求する第２の承認要求手段と、第２の承認者から、前記第２の承認についての承認結果を受け付ける第２の承認受付手段と、前記第２の承認受付手段によって受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子情報に対応付けられた前記登録要求または前記更新要求に応じて、当該第１の文書を前記文書格納手段に格納する格納手段とを具備することを特徴とする。
【０００９】
また、請求項３の発明は、第１の電子文書と、当該第１の電子文書を文書格納手段に格納する登録要求または当該第１の電子文書を前記文書格納手段に格納されている第２の電子文書に対して上書き保存または版の追加を行う格納形態で格納する更新要求とを、対応付けて受け付ける受付ステップ、前記受付ステップにおいて受け付けた登録要求または更新要求の要求元の利用者が要求を行ったときの自己の装置の利用履歴に関する情報を提示するとともに、当該登録要求または更新要求に対する第１の承認を要求する第１の承認要求ステップ、第１の承認者から、前記第１の承認についての承認結果を受け付ける第１の承認受付ステップ、前記第１の承認受付ステップにおいて受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子文書に関する情報を提示するとともに、当該第１の電子文書に対応付けられた登録要求または更新要求に対する第２の承認を要求する第２の承認要求ステップ、第２の承認者から、前記第２の承認についての承認結果を受け付ける第２の承認受付ステップ、前記第２の承認受付ステップにおいて受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子情報に対応付けられた前記登録要求または前記更新要求に応じて、当該第１の文書を前記文書格納手段に格納する格納ステップをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００１０】
また、請求項４の発明は、第１の電子文書と、当該第１の電子文書を文書格納手段に格納する登録要求または当該第１の電子文書を前記文書格納手段に格納されている第２の電子文書に対して上書き保存または版の追加を行う格納形態で格納する更新要求と、当該要求の要求元の利用者が使用している情報処理装置の利用環境に関する情報とを、対応付けて受け付ける受付ステップ、前記受付ステップにおいて受け付けた前記利用環境に関する情報を提示するとともに、当該登録要求または更新要求に対する第１の承認を要求する第１の承認要求ステップ、第１の承認者から、前記第１の承認についての承認結果を受け付ける第１の承認受付ステップ、前記第１の承認受付ステップにおいて受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子文書に関する情報を提示するとともに、当該第１の電子文書に対応付けられた登録要求または更新要求に対する第２の承認を要求する第２の承認要求ステップ、第２の承認者から、前記第２の承認についての承認結果を受け付ける第２の承認受付ステップ、前記第２の承認受付ステップにおいて受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子情報に対応付けられた前記登録要求または前記更新要求に応じて、当該第１の文書を前記文書格納手段に格納する格納ステップをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００１１】
また、請求項５の発明は、請求項４または５の発明において、前記第１の承認者は、自己のプログラムにより実現される装置の管理者権限を有する利用者であり、前記第２の承認者は、前記第２の承認要求ステップにおける承認対象である第１の電子文書に対する承認権限を有する利用者であることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、電子文書の登録または更新の要求を許可する場合において、要求元の利用者が要求したときの利用状況に基づく承認と、承認対象の電子文書に関する情報に基づく承認とを行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、本発明の一実施の形態に係る文書管理装置、文書管理プログラムについて、添付図面を参照して詳細に説明する。
【実施例１】
【００１４】
図１は、文書管理システムの構成例を示した図である。文書管理システムは、基本的には、文書管理装置１０と、この文書管理装置１０とネットワーク２０を介して接続されている情報処理装置２１（２１−１〜２１−ｎ）、メールサーバ２２により稼動可能となっている。
【００１５】
また、文書管理装置１０には、ネットワーク２０とルータ７０−１を介して接続されるネットワーク３０上の情報処理装置３１（３１−１〜３１−ｍ）、さらに、ルータ７０−２を介して接続されるネットワーク４０上のＲＡＳ（Remote Access Service）サーバ４１（４１−１〜４１−ｐ）にそれぞれ電話回線等を介して接続される情報処理装置４２（４２−１〜４２−ｐ）、ネットワーク２０とルータ７０−３、インターネット６０、ルータ７０−４を介し、ＶＰＮ（Virtual Private Network）６１を構成して接続されるネットワーク上の情報処理装置５１（５１−１〜５１−ｑ）、インターネット６０に接続されている情報処理装置６２（６２−１〜６２−ｒ）のそれぞれからも、アクセス権等の条件を満たせば接続可能である。
【００１６】
文書管理装置１０は、文書の登録や更新を受け付け、登録または更新された文書を管理する。情報処理装置２１は、文書管理装置１０の利用者（文書の登録者や閲覧者、後述する承認者等）、文書管理システムの管理者等が文書管理装置１０を利用するために用いるもので、パーソナルコンピュータ等により構成される。メールサーバ２２は、文書管理装置１０から文書管理装置１０の利用者や文書管理システムの管理者等への連絡事項を通知する際に用いるものである。このメールサーバ２２は、必ずしもネットワーク２０に接続されている必要は無く、インターネット６０に設置されているメールサーバ等で代替可能である。
【００１７】
また、情報処理装置３１、情報処理装置４２、情報処理装置５１、情報処理装置６２は、情報処理装置２１と同様のものである、他は、ネットワークやネットワークを接続するための装置である。
【００１８】
なお、文書管理装置１０が登録や更新を受け付けて管理する文書は、任意の電子情報であり、例えば、契約書、仕様書、図面等を電子化したものや、画像、音声データ、プログラムのソースコードや実行形式のファイル等を含むものである。
【００１９】
次に、文書管理装置１０の詳細について説明する。図２は、文書管理装置１０の機能的な構成例を示すブロック図である。
【００２０】
同図に示すように、文書管理装置１０は、アクセス権判定部１１と、アクセス権リポジトリ１２、仮許可アクセス権リポジトリ１３、登録・更新部１４、文書リポジトリ１５、文書仮登録リポジトリ１６、仮登録・更新通知部１７、仮登録・更新承認部１８、仮登録・更新反映部１９を有している。
【００２１】
アクセス権判定部１１は、アクセス権リポジトリ１２に登録されているアクセス権と、仮許可アクセス権リポジトリ１３に登録されている仮許可アクセス権に基づいて、文書の登録・更新要求に対する登録・更新者のアクセスについて、許可、仮許可、不許可のいずれかを判定する。
【００２２】
登録・更新部１４は、文書の登録・更新要求があった際に、アクセス権判定部１１により許可と判定された場合に文書リポジトリ１５に対して文書の登録・更新を行い、アクセス権判定部１１により仮許可と判定された場合に文書仮登録リポジトリ１６に対して文書の仮登録・更新を行う。アクセス権判定部１１により不許可と判定された場合には、文書登録・更新要求を拒否する。文書の登録とは、文書リポジトリ１５に対して新たに文書を格納することであり、文書の更新とは、文書リポジトリ１５に既に格納されている文書を上書きして格納（置き換え）するか、版を追加する形態で格納することである。
【００２３】
仮登録・更新通知部１７は、文書仮登録リポジトリ１６に対して文書の仮登録・更新が行われた際に、その旨を文書の登録・更新者や文書の登録・更新の承認者、文書管理システムの管理者に通知するとともに文書の登録・更新に対する承認処理を依頼する。
【００２４】
仮登録・更新承認部１８は、仮登録・更新通知部１７による承認処理の依頼に対する「承認」／「非承認」の応答を受け付ける。
【００２５】
仮登録・更新反映部１９は、仮登録・更新承認部１８が応答として「承認」を受け付けた際に、文書仮登録リポジトリ１６に仮登録・更新されている該当文書を文書リポジトリ１５に正規に登録・更新し、仮登録・更新を本登録・更新として反映する。ただし、仮登録・更新反映部１９は、仮登録・更新通知部１７による承認処理の依頼が複数の者に対して行われた場合、予めさだめた条件に従った「承認」の応答が得られたことを条件に仮登録・更新を本登録・更新として反映する。
【００２６】
なお、同図中、文書リポジトリ１５から仮登録・更新通知部１７への破線矢印は、仮登録・更新通知部１７が仮登録・更新された文書の承認を依頼する際に、当該文書の別バージョン等の関連する文書（文書リポジトリ１５に登録されている）の情報を提供する場合の情報の流れを示しているもので、この処理は、必ずしも必要なものではない。
【００２７】
ところで、図２に示した各機能部は、各機能部を実現させるプログラムを、例えば、図３に示すような構成を有するパーソナルコンピュータ等の情報処理装置で動作させることで実現することもできる。
【００２８】
図３は、文書管理装置１０をプログラムの動作により実現する場合に、そのプログラムを動作させる情報処理装置の構成例を示すブロック図である。
【００２９】
同図に示すように、文書管理装置１０、演算部１０１と、記憶部１０２、一時記憶部１０３、記憶装置接続部１０４、記憶装置１０５、通信部１０６、入力装置接続部１０７、入力装置１０８、表示装置接続部１０９、表示装置１１０を有している。
【００３０】
演算部１０１は、演算処理を行うもので、例えば、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等のプロセッサにより実現されるものである。記憶部１０２は、情報等を記憶するもので、例えば、ＲＯＭ（Read Only Memory）、不揮発性メモリ(Nonvolatile Memory)等のメモリで実現されるものである。一時記憶部１０３は、情報等を一時的に記憶するもので、例えば、ＲＡＭ（Random Access Memory）等のメモリで実現されるものである。記憶装置接続部１０４は、記憶装置１０５を接続するインタフェイスである。記憶装置１０５は、情報や文書等を記憶するもので、例えば、磁気ディスク等で実現されるものである。通信部１０６は、ネットワークとのインタフェイスである。入力装置接続部１０７は、入力装置１０８を接続するインタフェイスである。入力装置１０８は、情報や指示の入力を行うもので、例えば、キーボードやマウス等で実現されるものである。表示装置接続部１０９は、表示装置１１０を接続するインタフェイスである。表示装置１１０は、情報等を表示するもので、例えば、ディスプレイ装置等で実現されるものである。
【００３１】
演算部１０１は、それぞれ、記憶装置１０５または記憶部１０２に記憶されているプログラム等により動作し、これにより、文書管理装置１０を実現する。このとき、アクセス権リポジトリ１２、仮許可アクセス権リポジトリ１３、文書リポジトリ１５、文書仮登録リポジトリ１６は、その記憶領域として記憶装置１０５を用い、アクセス権や文書等の登録・更新処理は演算部１０１の動作により行われる。また、アクセス権判定部１１、登録・更新部１４、仮登録・更新通知部１７、仮登録・更新承認部１８、仮登録・更新反映部１９が実行する各処理は演算部１０１の動作により行われる。
【００３２】
次に、文書管理装置１０の動作について説明する。図４は、文書管理装置１０の動作の流れの一例を示すフローチャートである。
【００３３】
文書管理装置１０は、情報処理装置２１−１等から文書の登録・更新要求があると、まず、この要求を登録・更新部１４が受け付ける（ステップ２０１）。続いて、アクセス権判定部１１がアクセス権リポジトリ１２に登録されているアクセス権を確認する（ステップ２０２）。アクセス権リポジトリ１２に登録されているアクセス権は、例えば、図５に示すようなものである。
【００３４】
図５（ａ）に示したアクセス権は、各ユーザ毎に時刻に基づいて設定したアクセス権であり、この例では、ユーザＡについては平日の９：００から１８：００の間のみ文書の登録・更新を許可し、ユーザＢについては曜日、時刻を問わずに、常に文書の登録・更新を許可し、他のユーザについては、いずれの曜日、時刻においても常に文書の登録・更新を不許可としたものである。
【００３５】
図５（ｂ）に示したアクセス権は、各ユーザ毎に接続場所（使用している情報処理装置）に基づいて設定したアクセス権であり、この例では、ユーザＡについては、イントラネットであるネットワーク２０に接続された情報処理装置２１（２１−１〜２１−ｎのいずれか）からの文書の登録・更新のみを許可し、ユーザＢについては接続場所を問わずに、常に文書の登録・更新を許可し、他のユーザについては、いずれの接続場所からの文書の登録・更新を不許可としたものである。
【００３６】
結果として、図５に示した例では、ユーザＡについては、平日の９：００から１８：００の間に情報処理装置２１から要求する文書の登録・更新を許可し、ユーザＢについては曜日、時刻、接続場所を問わずに、常に文書の登録・更新を許可し、他のユーザに対しては、文書の登録・更新を許可しないこととなる。
【００３７】
なお、アクセス権に設定する接続場所としては、図１に示した構成を例とすると、ネットワーク２０（イントラネット）の情報処理装置２１（２１−１〜２１−ｎ）、ネットワーク３０（イントラネット）の情報処理装置３１（３１−１〜３１−ｍ）、ネットワーク４０（イントラネット、リモートアクセス）の情報処理装置４２（４２−１〜４２−ｐ）、ネットワーク５０（イントラネット、ＶＰＮ経由）の情報処理装置５１（５１−１〜５１−ｑ）、インターネット６０に接続されている情報処理装置６２（６２−１〜６２−ｒ）のそれぞれについて、許可、不許可を設定できる。
【００３８】
アクセス権判定部１１によるアクセス権の判定の結果、文書の登録・更新が許可されていれば（ステップ２０３でＹＥＳ）、登録・更新要求部１４は、要求された文書を文書リポジトリ１５に登録または更新する（ステップ２０４）。
【００３９】
一方、アクセス権判定部１１によるアクセス権の判定の結果、文書の登録・更新が許可されていなければ（ステップ２０３でＮＯ）、続けて、アクセス権判定部１１が仮許可アクセス権リポジトリ１３に登録されている仮許可アクセス権を確認する（ステップ２０４）。仮許可アクセス権リポジトリ１３に登録されている仮許可アクセス権は、例えば、図６に示すようなものである。
【００４０】
図６（ａ）に示した仮許可アクセス権は、各ユーザ毎に時刻に基づいて設定した仮許可アクセス権であり、この例では、ユーザＡについては平日であれば時刻を問わずに文書の仮登録・更新を許可し、休日であれば９：００から１８：００の間のみ文書の仮登録・更新を許可している。ユーザＣについては曜日、時刻を問わずに、常に文書の仮登録・更新を許可し、他のユーザについては、平日の０：００から９：００、１８：００から２４：００の間のみ文書の仮登録・更新を許可し、それ以外は、文書の仮登録・更新を不許可としたものである。
【００４１】
図６（ｂ）に示した仮許可アクセス権は、各ユーザ毎に接続場所に基づいて設定したアクセス権であり、この例では、ユーザＡについては、ＶＰＮ６１を経由するネットワーク５０に接続された情報処理装置５１（５１−１〜５１−ｑのいずれか）からの文書の仮登録・更新のみを許可し、ユーザＣについては接続場所を問わずに、常に文書の仮登録・更新を許可し、他のユーザについては、イントラネットであるネットワーク２０に接続された情報処理装置２１（２１−１〜２１−ｎのいずれか）からの文書の仮登録・更新のみを許可したものである。
【００４２】
結果として、図６に示した例では、ユーザＡについては、平日の全ての時間帯と休日の９：００から１８：００の間に、情報処理装置２１（他のユーザの許可部分も含むため）と情報処理装置５１から要求する文書の登録・更新に対して仮登録・更新を許可し、ユーザＣについては曜日、時刻、接続場所を問わずに、常に文書の登録・更新に対して仮登録・更新を許可し、他のユーザについては、平日の０：００から９：００、１８：００から２４：００の間に情報処理装置２１から要求する文書の登録・更新に対して仮登録・更新を許可することとなる。
【００４３】
なお、仮許可アクセス権に設定する接続場所は、アクセス権の場合と同様である。
【００４４】
アクセス権判定部１１による仮許可アクセス権の判定の結果、文書の仮登録・更新が許可されていれば（ステップ２０６でＹＥＳ）、登録・更新要求部１４は、要求された文書を文書仮登録リポジトリ１６に仮登録または仮更新する（ステップ２０７）。そして、仮登録・更新通知部１７と仮登録・更新承認部１８、仮登録・更新反映部１０による承認処理が行われる（ステップ２０８）。この承認処理については後述する。
【００４５】
また、アクセス権判定部１１による仮許可アクセス権の判定の結果、文書の仮登録・更新が許可されていなければ（ステップ２０６でＮＯ）、登録・更新要求部１４は、文書の登録・更新の要求を拒否し（ステップ２０９）、処理を終了する。
【００４６】
次に、前述のステップ２０８で実行する承認処理の動作について説明する。図７は、承認処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【００４７】
承認処理では、まず、仮登録・更新通知部１７が文書管理システムのシステム管理者に仮登録・更新があった旨を通知する（ステップ２８１）。この通知は、例えば、仮登録・更新通知部１７が図８（ａ）に示すような内容のメールをシステム管理者に送信することで行われる。システム管理者は、通常、文書に対する承認の権限を有さず、また、機密文書等のシステム管理者であってもアクセスすることが好ましくない文書が登録されることもあるため、システム管理者向けの通知には、文書の内容にかかわる記載は無く、システム管理者は、セキュリティの観点からのみ、承認と非承認の判断を行う。
【００４８】
また、システム管理者が承認と非承認の判断を行う場合、その判断材料として文書の登録・更新要求を行った情報処理装置２１−１等の利用環境を通知に含めるようにすることもできる。利用環境は、登録・更新部１４が文書の登録・更新要求とともに受け付ける、または、文書の登録・更新要求を受け付ける際に取得するもので、オペレーティングシステムの種別やバージョン、利用しているアプリケーションソフトウェア（例えば、ウェブブラウザ）の種別やバージョン等がある。この場合にシステム管理者に送信されるメールは、例えば、図８（ｂ）に示すように、利用環境が含まれることとなる。
【００４９】
仮登録・更新通知部１７が文書管理システムのシステム管理者に仮登録・更新があった旨を通知した結果、システム管理者が文書管理装置１０にアクセスし、仮登録・更新承認部１８に対して「承認」の応答を行うと（ステップ２８２でＹＥＳ）、これを受けた仮登録・更新通知部１７が、文書の登録または更新を要求した登録者と承認者に、仮登録・更新があった旨を通知する（ステップ２８３）。この通知は、例えば、仮登録・更新通知部１７が図９に示すような内容のメールを承認者に送信することで行われる。承認者は、例えば、図１０に示すように、登録者となるユーザに対しての承認者が予め設定されており、この承認者は、文書の登録・更新を許可する権限を有する者である。登録者と承認者は、いずれも、文書の内容についても確認することができる権限を有するため、登録者と承認者が文書管理装置１０にアクセスし、仮登録・更新承認部１８に対して応答を行う際、仮登録・更新承認部１８は、必要に応じて文書仮登録リポジトリ１６から該当する文書を取得して登録者や承認者に提示する。
【００５０】
その結果、登録者と承認者の両者から「承認」の応答が得られると（ステップ２８４でＹＥＳ）、これを受けた仮登録・更新反映部１９は、文書仮登録リポジトリ１６に仮登録・更新されている該当文書を文書リポジトリ１５に正規に登録・更新し、仮登録・更新を本登録・更新として反映し（ステップ２８５）、承認処理を終了する。
【００５１】
一方、仮登録・更新反映部１９は、システム管理者の承認を得られなかった場合や（ステップ２８２でＮＯ）、登録者と承認者の少なくとも一方から承認を得られなかった場合には（ステップ２８４でＮＯ）、文書仮登録リポジトリ１６に仮登録・更新されている該当文書の反映を却下し（ステップ２８６）、承認処理を終了する。
【００５２】
なお、承認者には、グループを設定したり、複数の者を設定したりすることもでき、この場合には、いずれか一人の承認、全員の承認、一定の人数以上の承認、承認者数が非承認者数よりも多い、承認者が一定数以上でかつ非承認者数が一定する以下であるなど、様々な条件を仮登録・更新の本登録・更新へ反映する際に判断基準として利用することができる。
【００５３】
また、承認者を登録者に対して設定するのではなく、文書に対して承認者を設定したり、登録者と文書の両者に設定することも可能である。
【実施例２】
【００５４】
実施例１では、アクセス権と仮許可アクセス権を、それぞれ設定した例を説明したが実施例２では、アクセス権と仮許可アクセス権を併せ、それぞれの条件に対して、許可、仮許可、不許可を設定する場合を説明する。
【００５５】
アクセス権と仮許可アクセス権を併せたアクセス権は、例えば、図１１に示すようなものである。
【００５６】
図１１（ａ）に示したアクセス権は、各ユーザ毎に時刻に基づいて設定したアクセス権であり、この例では、ユーザＡについては平日の９：００から１８：００の間のみ文書の登録・更新を許可し、平日のそれ以外の時刻では文書の仮登録・更新を許可し、休日であれば９：００から１８：００の間のみ文書の仮登録・更新を許可している。ユーザＢについては曜日、時刻を問わずに、常に文書の登録・更新を許可し、ユーザＣについては曜日、時刻を問わずに、常に文書の仮登録・更新を許可し、他のユーザについては、平日の０：００から９：００、１８：００から２４：００の間のみ文書の仮登録・更新を許可し、それ以外は、文書の登録・更新と仮登録・更新の両者を不許可としたものである。
【００５７】
図１１（ｂ）に示したアクセス権は、各ユーザ毎に接続場所に基づいて設定したアクセス権であり、この例では、ユーザＡについては、イントラネットであるネットワーク２０に接続された情報処理装置２１からの文書の登録・更新を許可し、ＶＰＮ６１を経由するネットワーク５０に接続された情報処理装置５１からの文書の仮登録・更新を許可している。ユーザＢについては接続場所を問わずに、常に文書の登録・更新を許可し、ユーザＣについては曜日、時刻、接続場所を問わずに、常に文書の登録・更新に対して仮登録・更新を許可し、他のユーザについては、平日の０：００から９：００、１８：００から２４：００の間に情報処理装置２１から要求する文書の登録・更新に対して仮登録・更新を許可することとなる。
【００５８】
結果として、図１１に示した例では、ユーザＡについては、平日の９：００から１８：００の間に情報処理装置２１から要求する文書の登録・更新を許可し、同時間帯の情報処理装置５１から要求する文書の登録・更新と、平日の９：００から１８：００を除く時間帯と休日の９：００から１８：００の間に情報処理装置２１と情報処理装置５１から要求する文書の登録・更新に対して仮登録・更新を許可している。ユーザＢについては曜日、時刻、接続場所を問わずに、常に文書の登録・更新を許可し、ユーザＣについては曜日、時刻、接続場所を問わずに、常に文書の登録・更新に対して仮登録・更新を許可し、他のユーザについては、平日の０：００から９：００、１８：００から２４：００の間に情報処理装置２１から要求する文書の登録・更新に対して仮登録・更新を許可することとなる。
【００５９】
次に、アクセス権と仮許可アクセス権を併せて設定した場合の文書管理装置１０の動作を説明する。図１２は、文書管理装置１０の動作の流れの一例を示すフローチャートである。
【００６０】
文書管理装置１１は、情報処理装置２１−１等から文書の登録・更新要求があると、まず、この要求を登録・更新部１４が受け付ける（ステップ３０１）。続いて、アクセス権判定部１１がアクセス権リポジトリ１２に登録されているアクセス権と仮許可アクセス権を併せたアクセス権を確認する（ステップ３０２）。
【００６１】
判定の結果、文書の登録・更新が許可されていれば（ステップ３０３で許可）、登録・更新要求部１４は、要求された文書を文書リポジトリ１５に登録または更新する（ステップ３０４）。
【００６２】
一方、アクセス権判定部１１によるアクセス権の判定の結果、文書の登録・更新が仮許可されていれば（ステップ３０３で仮許可）、登録・更新要求部１４は、要求された文書を文書仮登録リポジトリ１６に仮登録または仮更新し（ステップ３０５）、仮登録・更新通知部１７と仮登録・更新承認部１８、仮登録・更新反映部１０による承認処理が行われる（ステップ３０６）。この承認処理は、実施例１で図７を参照して説明した処理と同様である。
【００６３】
また、アクセス権判定部１１による仮許可アクセス権の判定の結果、文書の登録・更新が不許可であれば（ステップ３０３で不許可）、登録・更新要求部１４は、文書の登録・更新の要求を拒否し（ステップ３０７）、処理を終了する。
【図面の簡単な説明】
【００６４】
【図１】文書管理システムの構成例を示した図である。
【図２】文書管理装置１０の機能的な構成例を示すブロック図である。
【図３】文書管理装置１０をプログラムの動作により実現する場合に、そのプログラムを動作させる情報処理装置の構成例を示すブロック図である。
【図４】文書管理装置１０の動作の流れの一例を示すフローチャートである。
【図５】アクセス権の設定例を示した図である。
【図６】仮許可アクセス権の設定例を示した図である。
【図７】承認処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図８】システム管理者への承認依頼例を示した図である。
【図９】承認者への承認依頼例を示した図である。
【図１０】承認者の設定例を示した図である。
【図１１】アクセス権と仮許可アクセス権を併せたアクセス権の設定例を示した図である。
【図１２】文書管理装置１０の動作の流れの一例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００６５】
１０ 文書管理装置
１１ アクセス権判定部
１２ アクセス権リポジトリ
１３ 仮許可アクセス権リポジトリ
１４ 登録・更新部
１５ 文書リポジトリ
１６ 文書仮登録リポジトリ
１７ 仮登録・更新通知部
１８ 仮登録・更新承認部
１９ 仮登録・更新反映部
２０ ネットワーク
２１（２１−１〜２１−ｎ） 情報処理装置
２２ メールサーバ
３０ ネットワーク
３１（３１−１〜３１−ｍ） 情報処理装置
４０ ネットワーク
４１（４１−１〜４１−ｐ） ＲＡＳサーバ
４２（４２−１〜４２−ｐ） 情報処理装置
５０ ネットワーク
５１（５１−１〜５１−ｑ） 情報処理装置
６０ インターネット
６１ ＶＰＮ
６２（６２−１〜６２−ｒ） 情報処理装置
７０−１ ルータ
７０−２ ルータ
７０−３ ルータ
７０−４ ルータ
１０１ 演算部
１０２ 記憶部
１０３ 一時記憶部
１０４ 記憶装置接続部
１０５ 記憶装置
１０６ 通信部
１０７ 入力装置接続部
１０８ 入力装置
１０９ 表示装置接続部
１１０ 表示装置
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書処理装置及び文書処理プログラム
【背景技術】
【０００２】
文書管理装置を利用した文書管理システムにおいては、不正な文書更新要求を防ぐことが求められている。
【０００３】
文書管理システムでは、通常、文書の更新の可否は、アクセス権に基づいて判断されているため、文書を不正に更新しようとする攻撃者等は、正規のアカウントを乗っ取るなどして、システムから正規の利用者と判断されるように振舞うことがある。
【０００４】
このような場合の対策としては、文書の更新処理そのものを複雑にし、正規の利用者でなければ到底更新できないようにすることも考えられるが、この場合、正規の利用者の利便性を著しく損なうおそれがある。
【０００５】
なお、セキュリティに関する技術としては、データの更新に承認を要するもの（例えば、特許文献１参照）や、アクセス可否の判定に時間情報を用いるもの（例えば、特許文献２参照）が提案されている。
【特許文献１】特開２０００−２５９４７７号公報
【特許文献２】特開平８−３１４７８６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は、電子文書の登録または更新の要求を許可する場合において、要求元の利用者が要求したときの利用状況に基づく承認と、承認対象の電子文書に関する情報に基づく承認とを行う文書処理装置及び文書処理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上述した目的を達成するため、請求項１の発明は、第１の電子文書と、当該第１の電子文書を文書格納手段に格納する登録要求または当該第１の電子文書を前記文書格納手段に格納されている第２の電子文書に対して上書き保存または版の追加を行う格納形態で格納する更新要求とを、対応付けて受け付ける受付手段と、前記受付手段によって受け付けた登録要求または更新要求の要求元の利用者が要求を行ったときの自己の装置の利用履歴に関する情報を提示するとともに、当該登録要求または更新要求に対する第１の承認を要求する第１の承認要求手段と、第１の承認者から、前記第１の承認についての承認結果を受け付ける第１の承認受付手段と、前記第１の承認受付手段によって受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子文書に関する情報を提示するとともに、当該第１の電子文書に対応付けられた登録要求または更新要求に対する第２の承認を要求する第２の承認要求手段と、第２の承認者から、前記第２の承認についての承認結果を受け付ける第２の承認受付手段と、前記第２の承認受付手段によって受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子情報に対応付けられた前記登録要求または前記更新要求に応じて、当該第１の文書を前記文書格納手段に格納する格納手段とを具備することを特徴とする。
【０００８】
また、請求項２の発明は、第１の電子文書と、当該第１の電子文書を文書格納手段に格納する登録要求または当該第１の電子文書を前記文書格納手段に格納されている第２の電子文書に対して上書き保存または版の追加を行う格納形態で格納する更新要求と、当該要求の要求元の利用者が使用している情報処理装置の利用環境に関する情報とを、対応付けて受け付ける受付手段と、前記受付手段によって受け付けた前記利用環境に関する情報を提示するとともに、当該登録要求または更新要求に対する第１の承認を要求する第１の承認要求手段と、第１の承認者から、前記第１の承認についての承認結果を受け付ける第１の承認受付手段と、前記第１の承認受付手段によって受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子文書に関する情報を提示するとともに、当該第１の電子文書に対応付けられた登録要求または更新要求に対する第２の承認を要求する第２の承認要求手段と、第２の承認者から、前記第２の承認についての承認結果を受け付ける第２の承認受付手段と、前記第２の承認受付手段によって受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子情報に対応付けられた前記登録要求または前記更新要求に応じて、当該第１の文書を前記文書格納手段に格納する格納手段とを具備することを特徴とする。
【０００９】
また、請求項３の発明は、第１の電子文書と、当該第１の電子文書を文書格納手段に格納する登録要求または当該第１の電子文書を前記文書格納手段に格納されている第２の電子文書に対して上書き保存または版の追加を行う格納形態で格納する更新要求とを、対応付けて受け付ける受付ステップ、前記受付ステップにおいて受け付けた登録要求または更新要求の要求元の利用者が要求を行ったときの自己の装置の利用履歴に関する情報を提示するとともに、当該登録要求または更新要求に対する第１の承認を要求する第１の承認要求ステップ、第１の承認者から、前記第１の承認についての承認結果を受け付ける第１の承認受付ステップ、前記第１の承認受付ステップにおいて受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子文書に関する情報を提示するとともに、当該第１の電子文書に対応付けられた登録要求または更新要求に対する第２の承認を要求する第２の承認要求ステップ、第２の承認者から、前記第２の承認についての承認結果を受け付ける第２の承認受付ステップ、前記第２の承認受付ステップにおいて受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子情報に対応付けられた前記登録要求または前記更新要求に応じて、当該第１の文書を前記文書格納手段に格納する格納ステップをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００１０】
また、請求項４の発明は、第１の電子文書と、当該第１の電子文書を文書格納手段に格納する登録要求または当該第１の電子文書を前記文書格納手段に格納されている第２の電子文書に対して上書き保存または版の追加を行う格納形態で格納する更新要求と、当該要求の要求元の利用者が使用している情報処理装置の利用環境に関する情報とを、対応付けて受け付ける受付ステップ、前記受付ステップにおいて受け付けた前記利用環境に関する情報を提示するとともに、当該登録要求または更新要求に対する第１の承認を要求する第１の承認要求ステップ、第１の承認者から、前記第１の承認についての承認結果を受け付ける第１の承認受付ステップ、前記第１の承認受付ステップにおいて受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子文書に関する情報を提示するとともに、当該第１の電子文書に対応付けられた登録要求または更新要求に対する第２の承認を要求する第２の承認要求ステップ、第２の承認者から、前記第２の承認についての承認結果を受け付ける第２の承認受付ステップ、前記第２の承認受付ステップにおいて受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子情報に対応付けられた前記登録要求または前記更新要求に応じて、当該第１の文書を前記文書格納手段に格納する格納ステップをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００１１】
また、請求項５の発明は、請求項４または５の発明において、前記第１の承認者は、自己のプログラムにより実現される装置の管理者権限を有する利用者であり、前記第２の承認者は、前記第２の承認要求ステップにおける承認対象である第１の電子文書に対する承認権限を有する利用者であることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、電子文書の登録または更新の要求を許可する場合において、要求元の利用者が要求したときの利用状況に基づく承認と、承認対象の電子文書に関する情報に基づく承認とを行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、本発明の一実施の形態に係る文書管理装置、文書管理プログラムについて、添付図面を参照して詳細に説明する。
【実施例１】
【００１４】
図１は、文書管理システムの構成例を示した図である。文書管理システムは、基本的には、文書管理装置１０と、この文書管理装置１０とネットワーク２０を介して接続されている情報処理装置２１（２１−１〜２１−ｎ）、メールサーバ２２により稼動可能となっている。
【００１５】
また、文書管理装置１０には、ネットワーク２０とルータ７０−１を介して接続されるネットワーク３０上の情報処理装置３１（３１−１〜３１−ｍ）、さらに、ルータ７０−２を介して接続されるネットワーク４０上のＲＡＳ（Remote Access Service）サーバ４１（４１−１〜４１−ｐ）にそれぞれ電話回線等を介して接続される情報処理装置４２（４２−１〜４２−ｐ）、ネットワーク２０とルータ７０−３、インターネット６０、ルータ７０−４を介し、ＶＰＮ（Virtual Private Network）６１を構成して接続されるネットワーク上の情報処理装置５１（５１−１〜５１−ｑ）、インターネット６０に接続されている情報処理装置６２（６２−１〜６２−ｒ）のそれぞれからも、アクセス権等の条件を満たせば接続可能である。
【００１６】
文書管理装置１０は、文書の登録や更新を受け付け、登録または更新された文書を管理する。情報処理装置２１は、文書管理装置１０の利用者（文書の登録者や閲覧者、後述する承認者等）、文書管理システムの管理者等が文書管理装置１０を利用するために用いるもので、パーソナルコンピュータ等により構成される。メールサーバ２２は、文書管理装置１０から文書管理装置１０の利用者や文書管理システムの管理者等への連絡事項を通知する際に用いるものである。このメールサーバ２２は、必ずしもネットワーク２０に接続されている必要は無く、インターネット６０に設置されているメールサーバ等で代替可能である。
【００１７】
また、情報処理装置３１、情報処理装置４２、情報処理装置５１、情報処理装置６２は、情報処理装置２１と同様のものである、他は、ネットワークやネットワークを接続するための装置である。
【００１８】
なお、文書管理装置１０が登録や更新を受け付けて管理する文書は、任意の電子情報であり、例えば、契約書、仕様書、図面等を電子化したものや、画像、音声データ、プログラムのソースコードや実行形式のファイル等を含むものである。
【００１９】
次に、文書管理装置１０の詳細について説明する。図２は、文書管理装置１０の機能的な構成例を示すブロック図である。
【００２０】
同図に示すように、文書管理装置１０は、アクセス権判定部１１と、アクセス権リポジトリ１２、仮許可アクセス権リポジトリ１３、登録・更新部１４、文書リポジトリ１５、文書仮登録リポジトリ１６、仮登録・更新通知部１７、仮登録・更新承認部１８、仮登録・更新反映部１９を有している。
【００２１】
アクセス権判定部１１は、アクセス権リポジトリ１２に登録されているアクセス権と、仮許可アクセス権リポジトリ１３に登録されている仮許可アクセス権に基づいて、文書の登録・更新要求に対する登録・更新者のアクセスについて、許可、仮許可、不許可のいずれかを判定する。
【００２２】
登録・更新部１４は、文書の登録・更新要求があった際に、アクセス権判定部１１により許可と判定された場合に文書リポジトリ１５に対して文書の登録・更新を行い、アクセス権判定部１１により仮許可と判定された場合に文書仮登録リポジトリ１６に対して文書の仮登録・更新を行う。アクセス権判定部１１により不許可と判定された場合には、文書登録・更新要求を拒否する。文書の登録とは、文書リポジトリ１５に対して新たに文書を格納することであり、文書の更新とは、文書リポジトリ１５に既に格納されている文書を上書きして格納（置き換え）するか、版を追加する形態で格納することである。
【００２３】
仮登録・更新通知部１７は、文書仮登録リポジトリ１６に対して文書の仮登録・更新が行われた際に、その旨を文書の登録・更新者や文書の登録・更新の承認者、文書管理システムの管理者に通知するとともに文書の登録・更新に対する承認処理を依頼する。
【００２４】
仮登録・更新承認部１８は、仮登録・更新通知部１７による承認処理の依頼に対する「承認」／「非承認」の応答を受け付ける。
【００２５】
仮登録・更新反映部１９は、仮登録・更新承認部１８が応答として「承認」を受け付けた際に、文書仮登録リポジトリ１６に仮登録・更新されている該当文書を文書リポジトリ１５に正規に登録・更新し、仮登録・更新を本登録・更新として反映する。ただし、仮登録・更新反映部１９は、仮登録・更新通知部１７による承認処理の依頼が複数の者に対して行われた場合、予めさだめた条件に従った「承認」の応答が得られたことを条件に仮登録・更新を本登録・更新として反映する。
【００２６】
なお、同図中、文書リポジトリ１５から仮登録・更新通知部１７への破線矢印は、仮登録・更新通知部１７が仮登録・更新された文書の承認を依頼する際に、当該文書の別バージョン等の関連する文書（文書リポジトリ１５に登録されている）の情報を提供する場合の情報の流れを示しているもので、この処理は、必ずしも必要なものではない。
【００２７】
ところで、図２に示した各機能部は、各機能部を実現させるプログラムを、例えば、図３に示すような構成を有するパーソナルコンピュータ等の情報処理装置で動作させることで実現することもできる。
【００２８】
図３は、文書管理装置１０をプログラムの動作により実現する場合に、そのプログラムを動作させる情報処理装置の構成例を示すブロック図である。
【００２９】
同図に示すように、文書管理装置１０、演算部１０１と、記憶部１０２、一時記憶部１０３、記憶装置接続部１０４、記憶装置１０５、通信部１０６、入力装置接続部１０７、入力装置１０８、表示装置接続部１０９、表示装置１１０を有している。
【００３０】
演算部１０１は、演算処理を行うもので、例えば、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等のプロセッサにより実現されるものである。記憶部１０２は、情報等を記憶するもので、例えば、ＲＯＭ（Read Only Memory）、不揮発性メモリ(Nonvolatile Memory)等のメモリで実現されるものである。一時記憶部１０３は、情報等を一時的に記憶するもので、例えば、ＲＡＭ（Random Access Memory）等のメモリで実現されるものである。記憶装置接続部１０４は、記憶装置１０５を接続するインタフェイスである。記憶装置１０５は、情報や文書等を記憶するもので、例えば、磁気ディスク等で実現されるものである。通信部１０６は、ネットワークとのインタフェイスである。入力装置接続部１０７は、入力装置１０８を接続するインタフェイスである。入力装置１０８は、情報や指示の入力を行うもので、例えば、キーボードやマウス等で実現されるものである。表示装置接続部１０９は、表示装置１１０を接続するインタフェイスである。表示装置１１０は、情報等を表示するもので、例えば、ディスプレイ装置等で実現されるものである。
【００３１】
演算部１０１は、それぞれ、記憶装置１０５または記憶部１０２に記憶されているプログラム等により動作し、これにより、文書管理装置１０を実現する。このとき、アクセス権リポジトリ１２、仮許可アクセス権リポジトリ１３、文書リポジトリ１５、文書仮登録リポジトリ１６は、その記憶領域として記憶装置１０５を用い、アクセス権や文書等の登録・更新処理は演算部１０１の動作により行われる。また、アクセス権判定部１１、登録・更新部１４、仮登録・更新通知部１７、仮登録・更新承認部１８、仮登録・更新反映部１９が実行する各処理は演算部１０１の動作により行われる。
【００３２】
次に、文書管理装置１０の動作について説明する。図４は、文書管理装置１０の動作の流れの一例を示すフローチャートである。
【００３３】
文書管理装置１０は、情報処理装置２１−１等から文書の登録・更新要求があると、まず、この要求を登録・更新部１４が受け付ける（ステップ２０１）。続いて、アクセス権判定部１１がアクセス権リポジトリ１２に登録されているアクセス権を確認する（ステップ２０２）。アクセス権リポジトリ１２に登録されているアクセス権は、例えば、図５に示すようなものである。
【００３４】
図５（ａ）に示したアクセス権は、各ユーザ毎に時刻に基づいて設定したアクセス権であり、この例では、ユーザＡについては平日の９：００から１８：００の間のみ文書の登録・更新を許可し、ユーザＢについては曜日、時刻を問わずに、常に文書の登録・更新を許可し、他のユーザについては、いずれの曜日、時刻においても常に文書の登録・更新を不許可としたものである。
【００３５】
図５（ｂ）に示したアクセス権は、各ユーザ毎に接続場所（使用している情報処理装置）に基づいて設定したアクセス権であり、この例では、ユーザＡについては、イントラネットであるネットワーク２０に接続された情報処理装置２１（２１−１〜２１−ｎのいずれか）からの文書の登録・更新のみを許可し、ユーザＢについては接続場所を問わずに、常に文書の登録・更新を許可し、他のユーザについては、いずれの接続場所からの文書の登録・更新を不許可としたものである。
【００３６】
結果として、図５に示した例では、ユーザＡについては、平日の９：００から１８：００の間に情報処理装置２１から要求する文書の登録・更新を許可し、ユーザＢについては曜日、時刻、接続場所を問わずに、常に文書の登録・更新を許可し、他のユーザに対しては、文書の登録・更新を許可しないこととなる。
【００３７】
なお、アクセス権に設定する接続場所としては、図１に示した構成を例とすると、ネットワーク２０（イントラネット）の情報処理装置２１（２１−１〜２１−ｎ）、ネットワーク３０（イントラネット）の情報処理装置３１（３１−１〜３１−ｍ）、ネットワーク４０（イントラネット、リモートアクセス）の情報処理装置４２（４２−１〜４２−ｐ）、ネットワーク５０（イントラネット、ＶＰＮ経由）の情報処理装置５１（５１−１〜５１−ｑ）、インターネット６０に接続されている情報処理装置６２（６２−１〜６２−ｒ）のそれぞれについて、許可、不許可を設定できる。
【００３８】
アクセス権判定部１１によるアクセス権の判定の結果、文書の登録・更新が許可されていれば（ステップ２０３でＹＥＳ）、登録・更新要求部１４は、要求された文書を文書リポジトリ１５に登録または更新する（ステップ２０４）。
【００３９】
一方、アクセス権判定部１１によるアクセス権の判定の結果、文書の登録・更新が許可されていなければ（ステップ２０３でＮＯ）、続けて、アクセス権判定部１１が仮許可アクセス権リポジトリ１３に登録されている仮許可アクセス権を確認する（ステップ２０４）。仮許可アクセス権リポジトリ１３に登録されている仮許可アクセス権は、例えば、図６に示すようなものである。
【００４０】
図６（ａ）に示した仮許可アクセス権は、各ユーザ毎に時刻に基づいて設定した仮許可アクセス権であり、この例では、ユーザＡについては平日であれば時刻を問わずに文書の仮登録・更新を許可し、休日であれば９：００から１８：００の間のみ文書の仮登録・更新を許可している。ユーザＣについては曜日、時刻を問わずに、常に文書の仮登録・更新を許可し、他のユーザについては、平日の０：００から９：００、１８：００から２４：００の間のみ文書の仮登録・更新を許可し、それ以外は、文書の仮登録・更新を不許可としたものである。
【００４１】
図６（ｂ）に示した仮許可アクセス権は、各ユーザ毎に接続場所に基づいて設定したアクセス権であり、この例では、ユーザＡについては、ＶＰＮ６１を経由するネットワーク５０に接続された情報処理装置５１（５１−１〜５１−ｑのいずれか）からの文書の仮登録・更新のみを許可し、ユーザＣについては接続場所を問わずに、常に文書の仮登録・更新を許可し、他のユーザについては、イントラネットであるネットワーク２０に接続された情報処理装置２１（２１−１〜２１−ｎのいずれか）からの文書の仮登録・更新のみを許可したものである。
【００４２】
結果として、図６に示した例では、ユーザＡについては、平日の全ての時間帯と休日の９：００から１８：００の間に、情報処理装置２１（他のユーザの許可部分も含むため）と情報処理装置５１から要求する文書の登録・更新に対して仮登録・更新を許可し、ユーザＣについては曜日、時刻、接続場所を問わずに、常に文書の登録・更新に対して仮登録・更新を許可し、他のユーザについては、平日の０：００から９：００、１８：００から２４：００の間に情報処理装置２１から要求する文書の登録・更新に対して仮登録・更新を許可することとなる。
【００４３】
なお、仮許可アクセス権に設定する接続場所は、アクセス権の場合と同様である。
【００４４】
アクセス権判定部１１による仮許可アクセス権の判定の結果、文書の仮登録・更新が許可されていれば（ステップ２０６でＹＥＳ）、登録・更新要求部１４は、要求された文書を文書仮登録リポジトリ１６に仮登録または仮更新する（ステップ２０７）。そして、仮登録・更新通知部１７と仮登録・更新承認部１８、仮登録・更新反映部１０による承認処理が行われる（ステップ２０８）。この承認処理については後述する。
【００４５】
また、アクセス権判定部１１による仮許可アクセス権の判定の結果、文書の仮登録・更新が許可されていなければ（ステップ２０６でＮＯ）、登録・更新要求部１４は、文書の登録・更新の要求を拒否し（ステップ２０９）、処理を終了する。
【００４６】
次に、前述のステップ２０８で実行する承認処理の動作について説明する。図７は、承認処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【００４７】
承認処理では、まず、仮登録・更新通知部１７が文書管理システムのシステム管理者に仮登録・更新があった旨を通知する（ステップ２８１）。この通知は、例えば、仮登録・更新通知部１７が図８（ａ）に示すような内容のメールをシステム管理者に送信することで行われる。システム管理者は、通常、文書に対する承認の権限を有さず、また、機密文書等のシステム管理者であってもアクセスすることが好ましくない文書が登録されることもあるため、システム管理者向けの通知には、文書の内容にかかわる記載は無く、システム管理者は、セキュリティの観点からのみ、承認と非承認の判断を行う。
【００４８】
また、システム管理者が承認と非承認の判断を行う場合、その判断材料として文書の登録・更新要求を行った情報処理装置２１−１等の利用環境を通知に含めるようにすることもできる。利用環境は、登録・更新部１４が文書の登録・更新要求とともに受け付ける、または、文書の登録・更新要求を受け付ける際に取得するもので、オペレーティングシステムの種別やバージョン、利用しているアプリケーションソフトウェア（例えば、ウェブブラウザ）の種別やバージョン等がある。この場合にシステム管理者に送信されるメールは、例えば、図８（ｂ）に示すように、利用環境が含まれることとなる。
【００４９】
仮登録・更新通知部１７が文書管理システムのシステム管理者に仮登録・更新があった旨を通知した結果、システム管理者が文書管理装置１０にアクセスし、仮登録・更新承認部１８に対して「承認」の応答を行うと（ステップ２８２でＹＥＳ）、これを受けた仮登録・更新通知部１７が、文書の登録または更新を要求した登録者と承認者に、仮登録・更新があった旨を通知する（ステップ２８３）。この通知は、例えば、仮登録・更新通知部１７が図９に示すような内容のメールを承認者に送信することで行われる。承認者は、例えば、図１０に示すように、登録者となるユーザに対しての承認者が予め設定されており、この承認者は、文書の登録・更新を許可する権限を有する者である。登録者と承認者は、いずれも、文書の内容についても確認することができる権限を有するため、登録者と承認者が文書管理装置１０にアクセスし、仮登録・更新承認部１８に対して応答を行う際、仮登録・更新承認部１８は、必要に応じて文書仮登録リポジトリ１６から該当する文書を取得して登録者や承認者に提示する。
【００５０】
その結果、登録者と承認者の両者から「承認」の応答が得られると（ステップ２８４でＹＥＳ）、これを受けた仮登録・更新反映部１９は、文書仮登録リポジトリ１６に仮登録・更新されている該当文書を文書リポジトリ１５に正規に登録・更新し、仮登録・更新を本登録・更新として反映し（ステップ２８５）、承認処理を終了する。
【００５１】
一方、仮登録・更新反映部１９は、システム管理者の承認を得られなかった場合や（ステップ２８２でＮＯ）、登録者と承認者の少なくとも一方から承認を得られなかった場合には（ステップ２８４でＮＯ）、文書仮登録リポジトリ１６に仮登録・更新されている該当文書の反映を却下し（ステップ２８６）、承認処理を終了する。
【００５２】
なお、承認者には、グループを設定したり、複数の者を設定したりすることもでき、この場合には、いずれか一人の承認、全員の承認、一定の人数以上の承認、承認者数が非承認者数よりも多い、承認者が一定数以上でかつ非承認者数が一定する以下であるなど、様々な条件を仮登録・更新の本登録・更新へ反映する際に判断基準として利用することができる。
【００５３】
また、承認者を登録者に対して設定するのではなく、文書に対して承認者を設定したり、登録者と文書の両者に設定することも可能である。
【実施例２】
【００５４】
実施例１では、アクセス権と仮許可アクセス権を、それぞれ設定した例を説明したが実施例２では、アクセス権と仮許可アクセス権を併せ、それぞれの条件に対して、許可、仮許可、不許可を設定する場合を説明する。
【００５５】
アクセス権と仮許可アクセス権を併せたアクセス権は、例えば、図１１に示すようなものである。
【００５６】
図１１（ａ）に示したアクセス権は、各ユーザ毎に時刻に基づいて設定したアクセス権であり、この例では、ユーザＡについては平日の９：００から１８：００の間のみ文書の登録・更新を許可し、平日のそれ以外の時刻では文書の仮登録・更新を許可し、休日であれば９：００から１８：００の間のみ文書の仮登録・更新を許可している。ユーザＢについては曜日、時刻を問わずに、常に文書の登録・更新を許可し、ユーザＣについては曜日、時刻を問わずに、常に文書の仮登録・更新を許可し、他のユーザについては、平日の０：００から９：００、１８：００から２４：００の間のみ文書の仮登録・更新を許可し、それ以外は、文書の登録・更新と仮登録・更新の両者を不許可としたものである。
【００５７】
図１１（ｂ）に示したアクセス権は、各ユーザ毎に接続場所に基づいて設定したアクセス権であり、この例では、ユーザＡについては、イントラネットであるネットワーク２０に接続された情報処理装置２１からの文書の登録・更新を許可し、ＶＰＮ６１を経由するネットワーク５０に接続された情報処理装置５１からの文書の仮登録・更新を許可している。ユーザＢについては接続場所を問わずに、常に文書の登録・更新を許可し、ユーザＣについては曜日、時刻、接続場所を問わずに、常に文書の登録・更新に対して仮登録・更新を許可し、他のユーザについては、平日の０：００から９：００、１８：００から２４：００の間に情報処理装置２１から要求する文書の登録・更新に対して仮登録・更新を許可することとなる。
【００５８】
結果として、図１１に示した例では、ユーザＡについては、平日の９：００から１８：００の間に情報処理装置２１から要求する文書の登録・更新を許可し、同時間帯の情報処理装置５１から要求する文書の登録・更新と、平日の９：００から１８：００を除く時間帯と休日の９：００から１８：００の間に情報処理装置２１と情報処理装置５１から要求する文書の登録・更新に対して仮登録・更新を許可している。ユーザＢについては曜日、時刻、接続場所を問わずに、常に文書の登録・更新を許可し、ユーザＣについては曜日、時刻、接続場所を問わずに、常に文書の登録・更新に対して仮登録・更新を許可し、他のユーザについては、平日の０：００から９：００、１８：００から２４：００の間に情報処理装置２１から要求する文書の登録・更新に対して仮登録・更新を許可することとなる。
【００５９】
次に、アクセス権と仮許可アクセス権を併せて設定した場合の文書管理装置１０の動作を説明する。図１２は、文書管理装置１０の動作の流れの一例を示すフローチャートである。
【００６０】
文書管理装置１１は、情報処理装置２１−１等から文書の登録・更新要求があると、まず、この要求を登録・更新部１４が受け付ける（ステップ３０１）。続いて、アクセス権判定部１１がアクセス権リポジトリ１２に登録されているアクセス権と仮許可アクセス権を併せたアクセス権を確認する（ステップ３０２）。
【００６１】
判定の結果、文書の登録・更新が許可されていれば（ステップ３０３で許可）、登録・更新要求部１４は、要求された文書を文書リポジトリ１５に登録または更新する（ステップ３０４）。
【００６２】
一方、アクセス権判定部１１によるアクセス権の判定の結果、文書の登録・更新が仮許可されていれば（ステップ３０３で仮許可）、登録・更新要求部１４は、要求された文書を文書仮登録リポジトリ１６に仮登録または仮更新し（ステップ３０５）、仮登録・更新通知部１７と仮登録・更新承認部１８、仮登録・更新反映部１０による承認処理が行われる（ステップ３０６）。この承認処理は、実施例１で図７を参照して説明した処理と同様である。
【００６３】
また、アクセス権判定部１１による仮許可アクセス権の判定の結果、文書の登録・更新が不許可であれば（ステップ３０３で不許可）、登録・更新要求部１４は、文書の登録・更新の要求を拒否し（ステップ３０７）、処理を終了する。
【図面の簡単な説明】
【００６４】
【図１】文書管理システムの構成例を示した図である。
【図２】文書管理装置１０の機能的な構成例を示すブロック図である。
【図３】文書管理装置１０をプログラムの動作により実現する場合に、そのプログラムを動作させる情報処理装置の構成例を示すブロック図である。
【図４】文書管理装置１０の動作の流れの一例を示すフローチャートである。
【図５】アクセス権の設定例を示した図である。
【図６】仮許可アクセス権の設定例を示した図である。
【図７】承認処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図８】システム管理者への承認依頼例を示した図である。
【図９】承認者への承認依頼例を示した図である。
【図１０】承認者の設定例を示した図である。
【図１１】アクセス権と仮許可アクセス権を併せたアクセス権の設定例を示した図である。
【図１２】文書管理装置１０の動作の流れの一例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００６５】
１０ 文書管理装置
１１ アクセス権判定部
１２ アクセス権リポジトリ
１３ 仮許可アクセス権リポジトリ
１４ 登録・更新部
１５ 文書リポジトリ
１６ 文書仮登録リポジトリ
１７ 仮登録・更新通知部
１８ 仮登録・更新承認部
１９ 仮登録・更新反映部
２０ ネットワーク
２１（２１−１〜２１−ｎ） 情報処理装置
２２ メールサーバ
３０ ネットワーク
３１（３１−１〜３１−ｍ） 情報処理装置
４０ ネットワーク
４１（４１−１〜４１−ｐ） ＲＡＳサーバ
４２（４２−１〜４２−ｐ） 情報処理装置
５０ ネットワーク
５１（５１−１〜５１−ｑ） 情報処理装置
６０ インターネット
６１ ＶＰＮ
６２（６２−１〜６２−ｒ） 情報処理装置
７０−１ ルータ
７０−２ ルータ
７０−３ ルータ
７０−４ ルータ
１０１ 演算部
１０２ 記憶部
１０３ 一時記憶部
１０４ 記憶装置接続部
１０５ 記憶装置
１０６ 通信部
１０７ 入力装置接続部
１０８ 入力装置
１０９ 表示装置接続部
１１０ 表示装置
【特許請求の範囲】
【請求項１】
第１の電子文書と、当該第１の電子文書を文書格納手段に格納する登録要求または当該第１の電子文書を前記文書格納手段に格納されている第２の電子文書に対して上書き保存または版の追加を行う格納形態で格納する更新要求とを、対応付けて受け付ける受付手段と、
前記受付手段によって受け付けた登録要求または更新要求の要求元の利用者が要求を行ったときの自己の装置の利用履歴に関する情報を提示するとともに、当該登録要求または更新要求に対する第１の承認を要求する第１の承認要求手段と、
第１の承認者から、前記第１の承認についての承認結果を受け付ける第１の承認受付手段と、
前記第１の承認受付手段によって受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子文書に関する情報を提示するとともに、当該第１の電子文書に対応付けられた登録要求または更新要求に対する第２の承認を要求する第２の承認要求手段と、
第２の承認者から、前記第２の承認についての承認結果を受け付ける第２の承認受付手段と、
前記第２の承認受付手段によって受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子情報に対応付けられた前記登録要求または前記更新要求に応じて、当該第１の文書を前記文書格納手段に格納する格納手段と
を具備することを特徴とする文書処理装置。
【請求項２】
第１の電子文書と、当該第１の電子文書を文書格納手段に格納する登録要求または当該第１の電子文書を前記文書格納手段に格納されている第２の電子文書に対して上書き保存または版の追加を行う格納形態で格納する更新要求と、当該要求の要求元の利用者が使用している情報処理装置の利用環境に関する情報とを、対応付けて受け付ける受付手段と、
前記受付手段によって受け付けた前記利用環境に関する情報を提示するとともに、当該登録要求または更新要求に対する第１の承認を要求する第１の承認要求手段と、
第１の承認者から、前記第１の承認についての承認結果を受け付ける第１の承認受付手段と、
前記第１の承認受付手段によって受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子文書に関する情報を提示するとともに、当該第１の電子文書に対応付けられた登録要求または更新要求に対する第２の承認を要求する第２の承認要求手段と、
第２の承認者から、前記第２の承認についての承認結果を受け付ける第２の承認受付手段と、
前記第２の承認受付手段によって受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子情報に対応付けられた前記登録要求または前記更新要求に応じて、当該第１の文書を前記文書格納手段に格納する格納手段と
を具備することを特徴とする文書処理装置。
【請求項３】
第１の電子文書と、当該第１の電子文書を文書格納手段に格納する登録要求または当該第１の電子文書を前記文書格納手段に格納されている第２の電子文書に対して上書き保存または版の追加を行う格納形態で格納する更新要求とを、対応付けて受け付ける受付ステップ、
前記受付ステップにおいて受け付けた登録要求または更新要求の要求元の利用者が要求を行ったときの自己の装置の利用履歴に関する情報を提示するとともに、当該登録要求または更新要求に対する第１の承認を要求する第１の承認要求ステップ、
第１の承認者から、前記第１の承認についての承認結果を受け付ける第１の承認受付ステップ、
前記第１の承認受付ステップにおいて受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子文書に関する情報を提示するとともに、当該第１の電子文書に対応付けられた登録要求または更新要求に対する第２の承認を要求する第２の承認要求ステップ、
第２の承認者から、前記第２の承認についての承認結果を受け付ける第２の承認受付ステップ、
前記第２の承認受付ステップにおいて受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子情報に対応付けられた前記登録要求または前記更新要求に応じて、当該第１の文書を前記文書格納手段に格納する格納ステップ
をコンピュータに実行させるための文書処理プログラム。
【請求項４】
第１の電子文書と、当該第１の電子文書を文書格納手段に格納する登録要求または当該第１の電子文書を前記文書格納手段に格納されている第２の電子文書に対して上書き保存または版の追加を行う格納形態で格納する更新要求と、当該要求の要求元の利用者が使用している情報処理装置の利用環境に関する情報とを、対応付けて受け付ける受付ステップ、
前記受付ステップにおいて受け付けた前記利用環境に関する情報を提示するとともに、当該登録要求または更新要求に対する第１の承認を要求する第１の承認要求ステップ、
第１の承認者から、前記第１の承認についての承認結果を受け付ける第１の承認受付ステップ、
前記第１の承認受付ステップにおいて受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子文書に関する情報を提示するとともに、当該第１の電子文書に対応付けられた登録要求または更新要求に対する第２の承認を要求する第２の承認要求ステップ、
第２の承認者から、前記第２の承認についての承認結果を受け付ける第２の承認受付ステップ、
前記第２の承認受付ステップにおいて受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子情報に対応付けられた前記登録要求または前記更新要求に応じて、当該第１の文書を前記文書格納手段に格納する格納ステップ
をコンピュータに実行させるための文書処理プログラム。
【請求項５】
前記第１の承認者は、自己のプログラムにより実現される装置の管理者権限を有する利用者であり、
前記第２の承認者は、前記第２の承認要求ステップにおける承認対象である第１の電子文書に対する承認権限を有する利用者である、
請求項４または５に記載の文書処理プログラム。
【請求項１】
第１の電子文書と、当該第１の電子文書を文書格納手段に格納する登録要求または当該第１の電子文書を前記文書格納手段に格納されている第２の電子文書に対して上書き保存または版の追加を行う格納形態で格納する更新要求とを、対応付けて受け付ける受付手段と、
前記受付手段によって受け付けた登録要求または更新要求の要求元の利用者が要求を行ったときの自己の装置の利用履歴に関する情報を提示するとともに、当該登録要求または更新要求に対する第１の承認を要求する第１の承認要求手段と、
第１の承認者から、前記第１の承認についての承認結果を受け付ける第１の承認受付手段と、
前記第１の承認受付手段によって受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子文書に関する情報を提示するとともに、当該第１の電子文書に対応付けられた登録要求または更新要求に対する第２の承認を要求する第２の承認要求手段と、
第２の承認者から、前記第２の承認についての承認結果を受け付ける第２の承認受付手段と、
前記第２の承認受付手段によって受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子情報に対応付けられた前記登録要求または前記更新要求に応じて、当該第１の文書を前記文書格納手段に格納する格納手段と
を具備することを特徴とする文書処理装置。
【請求項２】
第１の電子文書と、当該第１の電子文書を文書格納手段に格納する登録要求または当該第１の電子文書を前記文書格納手段に格納されている第２の電子文書に対して上書き保存または版の追加を行う格納形態で格納する更新要求と、当該要求の要求元の利用者が使用している情報処理装置の利用環境に関する情報とを、対応付けて受け付ける受付手段と、
前記受付手段によって受け付けた前記利用環境に関する情報を提示するとともに、当該登録要求または更新要求に対する第１の承認を要求する第１の承認要求手段と、
第１の承認者から、前記第１の承認についての承認結果を受け付ける第１の承認受付手段と、
前記第１の承認受付手段によって受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子文書に関する情報を提示するとともに、当該第１の電子文書に対応付けられた登録要求または更新要求に対する第２の承認を要求する第２の承認要求手段と、
第２の承認者から、前記第２の承認についての承認結果を受け付ける第２の承認受付手段と、
前記第２の承認受付手段によって受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子情報に対応付けられた前記登録要求または前記更新要求に応じて、当該第１の文書を前記文書格納手段に格納する格納手段と
を具備することを特徴とする文書処理装置。
【請求項３】
第１の電子文書と、当該第１の電子文書を文書格納手段に格納する登録要求または当該第１の電子文書を前記文書格納手段に格納されている第２の電子文書に対して上書き保存または版の追加を行う格納形態で格納する更新要求とを、対応付けて受け付ける受付ステップ、
前記受付ステップにおいて受け付けた登録要求または更新要求の要求元の利用者が要求を行ったときの自己の装置の利用履歴に関する情報を提示するとともに、当該登録要求または更新要求に対する第１の承認を要求する第１の承認要求ステップ、
第１の承認者から、前記第１の承認についての承認結果を受け付ける第１の承認受付ステップ、
前記第１の承認受付ステップにおいて受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子文書に関する情報を提示するとともに、当該第１の電子文書に対応付けられた登録要求または更新要求に対する第２の承認を要求する第２の承認要求ステップ、
第２の承認者から、前記第２の承認についての承認結果を受け付ける第２の承認受付ステップ、
前記第２の承認受付ステップにおいて受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子情報に対応付けられた前記登録要求または前記更新要求に応じて、当該第１の文書を前記文書格納手段に格納する格納ステップ
をコンピュータに実行させるための文書処理プログラム。
【請求項４】
第１の電子文書と、当該第１の電子文書を文書格納手段に格納する登録要求または当該第１の電子文書を前記文書格納手段に格納されている第２の電子文書に対して上書き保存または版の追加を行う格納形態で格納する更新要求と、当該要求の要求元の利用者が使用している情報処理装置の利用環境に関する情報とを、対応付けて受け付ける受付ステップ、
前記受付ステップにおいて受け付けた前記利用環境に関する情報を提示するとともに、当該登録要求または更新要求に対する第１の承認を要求する第１の承認要求ステップ、
第１の承認者から、前記第１の承認についての承認結果を受け付ける第１の承認受付ステップ、
前記第１の承認受付ステップにおいて受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子文書に関する情報を提示するとともに、当該第１の電子文書に対応付けられた登録要求または更新要求に対する第２の承認を要求する第２の承認要求ステップ、
第２の承認者から、前記第２の承認についての承認結果を受け付ける第２の承認受付ステップ、
前記第２の承認受付ステップにおいて受け付けた承認結果が許可であった場合に、当該承認結果の承認対象である第１の電子情報に対応付けられた前記登録要求または前記更新要求に応じて、当該第１の文書を前記文書格納手段に格納する格納ステップ
をコンピュータに実行させるための文書処理プログラム。
【請求項５】
前記第１の承認者は、自己のプログラムにより実現される装置の管理者権限を有する利用者であり、
前記第２の承認者は、前記第２の承認要求ステップにおける承認対象である第１の電子文書に対する承認権限を有する利用者である、
請求項４または５に記載の文書処理プログラム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【公開番号】特開２００９−３０１１８９（Ｐ２００９−３０１１８９Ａ）
【公開日】平成２１年１２月２４日（２００９．１２．２４）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００８−１５３０００（Ｐ２００８−１５３０００）
【出願日】平成２０年６月１１日（２００８．６．１１）
【出願人】（０００００５４９６）富士ゼロックス株式会社 (21,908)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２１年１２月２４日（２００９．１２．２４）
【国際特許分類】
【出願日】平成２０年６月１１日（２００８．６．１１）
【出願人】（０００００５４９６）富士ゼロックス株式会社 (21,908)
【Ｆターム（参考）】
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