文書管理システム
【課題】秘密保持を維持しつつ保管者も確実に文書箱の中身についての文書単位の管理ができる文書管理システムを提供する。
【解決手段】保管者は顧客に番号を書き込んだRFIDタグを提供し、保管したい文書毎にRFIDタグを添付して文書箱に入れ、文書箱を保管者に保管依頼する前に、文書箱の中身を確認するRFID読取り装置を設置して文書の数及び中身の確認が出来る機能と、また保管者サイドでも入庫した際にRFID読取り装置を設置して文書箱単位で何が何個入っているかを読取る機能と、顧客の情報と差異のある場合は通知して差異を解消させ、差異のない場合にはその情報によって在庫管理システムにその文書箱番号とその中身の文書番号を記憶させる機能とを有することによって確実に入庫された文書を管理する。
【解決手段】保管者は顧客に番号を書き込んだRFIDタグを提供し、保管したい文書毎にRFIDタグを添付して文書箱に入れ、文書箱を保管者に保管依頼する前に、文書箱の中身を確認するRFID読取り装置を設置して文書の数及び中身の確認が出来る機能と、また保管者サイドでも入庫した際にRFID読取り装置を設置して文書箱単位で何が何個入っているかを読取る機能と、顧客の情報と差異のある場合は通知して差異を解消させ、差異のない場合にはその情報によって在庫管理システムにその文書箱番号とその中身の文書番号を記憶させる機能とを有することによって確実に入庫された文書を管理する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、企業向けの文書保管サービスにおける保管書類を、それを収納した文書箱を開封しなくてもそれらの内容が確認できる機能を有する文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業向けの文書管理サービスにおいて文書箱の中身を顧客が秘密にする場合には、一般に文書保管サービスの委託を受けた業者は（以下 保管者という）、文書箱単位の管理責任を負うことは出来るが開封して内容確認することが禁じられている為に文書箱の中身については責任を負う事が出来なかった。従って、従来の技術では文書箱の中身については、顧客の維持管理能力に依存し、保管者は何も出来なかった。
【０００３】
それを解決するための文書管理手段の例として特開２００６−１０３９２９公報「入出荷検品システム」が提案されているが、これは、顧客が文書箱毎に収納したい文書の内容と後で文書の検索ができる様に文書番号を逐一文書台帳に記帳する方法である。しかし、この方法では文書情報を秘密にしたい場合には保管者サイドで文書内容の管理をすることは不可能であった。
【０００４】
このように、従来の文書管理システムでは、顧客が保管文書明細について秘密にする場合には、保管者は文書の中身に対する一切のサービスが出来なかった。
【特許文献１】特開２００６−１０３９２９公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明が解決しようとする課題は、秘密保持を維持しつつ保管者も確実に文書箱の中身
についての文書単位の管理ができる文書管理システムを提供するものである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は、上記の課題を解決する為になされたものであって、保管者は予め顧客にユニ
ークな番号を書き込んだRFIDタグを提供しておき、顧客が保管したい文書には文書毎にRFIDタグを添付して文書箱に入れさせ、文書箱を保管者に保管依頼する前に、文書箱の中身を確認するRFID読取り装置を設置して文書の数及び中身の確認が出来る機能と、また保管者サイドでも入庫した際にRFID読取り装置を設置して文書箱単位で何が何個入っているかを読取る機能と、顧客の情報と差異のある場合にはその旨を通知することによって差異を解消させ、差異のない場合にはその情報によって在庫管理システムにその文書箱番号とその中身の文書番号を記憶させる機能とを有することによって確実に入庫された文書を管理する機能を実現させる。また顧客から保管している文書の引き出し依頼のあった場合には、上記在庫管理システムから該当文書番号の入った文書箱を検索して保管場所から出庫し、上記RFID読取り装置を通過させて該当文書が入っていることを出荷検品することによって顧客に該当の文書を確実に届けることが可能となるように構成したものである。
【０００７】
次に、本発明の文書管理システムの使用方法について詳細に説明する。
本発明では、文書内容を秘密にしつつ且つ保管者サイドで文書内容管理ができる様に文
書毎にRFIDタグを添付する。RFIDタグには、予めユニークな連番を書き込んで置くこととする。例えば１，２，３、・・・・・ｎとRFIDタグに書き込んであるとする。顧客は新規に文書を保管する場合には、文書毎に上記RFIDタグを添付して文書箱に入れることとする。例えば、５冊の新規文書を保管させる場合には、それぞれの文書に、例えば、１番〜５番の連番が書き込んであるRFIDタグを添付して文書箱に入れる。次に、文書箱単位にRFID読取り装置を通すと、文書番号１番〜５番の文書が文書箱に入っていることがRFID読取り装置の結果を表示する管理パソコン上画面に表示される。顧客は画面内容と実際の文書の内容が確認出来たら、文書名及び内容の概要について入力し、保管者には文書番号のみを開示する事とする。保管者は上記文書箱の入庫処理をする際に、再びRFID読み取り装置を通すことにより該当文書箱内に文書番号１番〜５番の文書５冊が入っていることを確認する。顧客から連絡された入庫情報と比較して差異があれば顧客に差し戻して差異が無いようにする。この様にRFIDタグを文書毎に付与する手段と、文書箱の入庫過程にRFID読取り装置を設置することによって文書箱を開封することなく、顧客の秘密保持を維持しつつ保管者サイドで文書情報の確認機能を実現することが出来る。
【発明の効果】
【０００８】
以上の説明により明らかな如く、本発明によれば、文書内容を秘密にして開示しなくて
も、保管者は文書箱単位の管理だけでなく文書単位の管理も可能となる。例え顧客が引出し返却時に元の文書箱に返却しないで間違えて別の文書箱に入れて返却しても、保管者は正しく文書の管理が可能となる。それについては図４に示した文書箱と文書内容が変更された場合の検知方法を説明する概念図によって詳細に説明する。顧客に貸出す前には文書番号1番〜5番が一つの文書箱に入っており、もう一つの文書箱に文書6番〜9番が入っているとする。その二つの文書箱が顧客のところで利用され、その結果顧客から誤って一つの文書箱に文書番号４、６、9番が、及び、もう一つの文書箱に文書番号１、２、５、７，８番がそれぞれ入って返却されたとする。その場合でも保管者はRFID読取装置２で入荷検品することによって開梱することなく、上記内容のチェックと文書番号3番の文書が未返却であることを検知することが可能である。従って、顧客は文書箱を意識することなく必要な文書番号だけを保管者に通知すれば希望の文書を入手することが可能となる。更に、大量な文書箱を引出した際に、元の文書箱に戻さずランダムに返却しても正しく文書管理が可能となる為に、顧客へのサービス向上に寄与するものである。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、本発明の実施例を図面を参照しながら説明する。
図１は本発明の機能を実現するための文書管理システムの構成の一例を示す概念図である。本システムの機器構成を以下に説明する。全体のシステムは、文書管理機能全般を管理するコンピュータとそのコンピュータとインターネット経由で接続された顧客用機器と上記コンピュータとLAN或いはインターネット経由で接続された保管者用機器の大きく３つの部分から構成される。図１では本コンピュータと保管者用機器とはＬＡＮで接続された例を示している。顧客用機器は、顧客サイドで文書台帳を管理するための入出力端末機とその端末機に接続されたRFIDタグ発行機及びRFID読取装置１から構成される。保管者サイドの機器は、保管者用入出力端末機とRFID読取装置２（一括読取用及び個別読取用のどちらか或いは両者を設置する。一括読取用は大量入荷、或いは大量出荷される場合に設置すると効率の良い作業が可能となるが、原理的には同じである。）から構成される。
【００１０】
次に、図1のように機器を構成した前提で顧客が新規に文書を預入れする場合の手順を
図2に示した顧客が新規に文書を預入れする場合の手順を示す概念図に沿って説明する。新規に預入れしたい文書が5冊ある場合について説明する。顧客は最初にRFID発行機でRFIDタグの番号が１番から5番のタグを発行し、新規に預入れしたい文書にそれぞれRFIDタグを添付する（図中１〜３）。
【００１１】
次に顧客は文書番号毎に文書内容を台帳に登録し、文書箱に箱詰めしてRFID読取装置１で預入れしたい5冊の文書が入っているか確認する（図中４〜６）。保管者は顧客のところから引取りに出向きその文書箱を保管場所まで搬送してRFID読取装置２で入荷検品を行う。この入荷検品工程で顧客預入れ依頼情報（文書5冊、及びその文書番号１〜５）と実際にRFID読取装置２で読取った情報の照合を実施し、照合結果が正しい場合は、文書箱単位で文書保管管理システムに登録して所定の保管場所に保管する（図中７〜８）。照合の結果、顧客情報とRFID読取装置２とに相違があれば顧客に戻して文書箱の内容の確認を依頼する。
【００１２】
以上説明したとおり、文書毎にRFIDタグを付与することと、RFID読取装置１と、その読取結果である文書情報＝顧客預入れ依頼情報を保管者に開示することと、及びRFID読取装置２を設置することにより、顧客は保管者に文書内容を開示することなく、また保管者は文書箱を開封しなくても文書毎の管理が可能となる。
【００１３】
次に、図３に示した既に保管者に保管されている文書を顧客が引き出す場合を説明する
概念図により既に保管者に保管されている文書を顧客が引き出す場合について説明する。顧客が文書番号３の文書を引出したい場合について説明する。顧客は顧客用入出力端末機から文書保管管理システムに対してインターネット経由で文書番号3番の引出し依頼処理をする（図中１、２）。文書保管管理システムは、文書番号3番の入った文書箱を抽出して、その文書箱を棚からピッキングする様に指示し、保管者の作業者がその該当文書箱を出庫する（図中３）。その文書箱をRFID読取装置２にかけて、確かに該当文書番号３番が入っている文書箱であることを確認し、文書保管管理システム中のその該当文書箱の状態を貸出し中に更新する（図中４〜５）。出荷された文書箱は顧客のところで開梱され、顧客の要求した文書番号３番の文書は正しく顧客に届いたことになる（図中６〜８）。以上の様に引出す場合にも、顧客は保管者に文書内容を開示することなく、また保管者は文書箱を開封しなくても文書毎の管理が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本発明の機能を実現するための文書管理システムの構成の一例を示す概念図である。
【図２】図1の文書管理システムにおいて、顧客が新規に文書を預入れする場合の手順を示す概念図である。
【図３】図1の文書管理システムにおいて、既に保管者に保管されている文書を顧客が引き出す場合を説明する概念図である。
【図４】文書箱と文書内容が変更された場合の検知方法を説明する概念図である。
【技術分野】
【０００１】
本発明は、企業向けの文書保管サービスにおける保管書類を、それを収納した文書箱を開封しなくてもそれらの内容が確認できる機能を有する文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業向けの文書管理サービスにおいて文書箱の中身を顧客が秘密にする場合には、一般に文書保管サービスの委託を受けた業者は（以下 保管者という）、文書箱単位の管理責任を負うことは出来るが開封して内容確認することが禁じられている為に文書箱の中身については責任を負う事が出来なかった。従って、従来の技術では文書箱の中身については、顧客の維持管理能力に依存し、保管者は何も出来なかった。
【０００３】
それを解決するための文書管理手段の例として特開２００６−１０３９２９公報「入出荷検品システム」が提案されているが、これは、顧客が文書箱毎に収納したい文書の内容と後で文書の検索ができる様に文書番号を逐一文書台帳に記帳する方法である。しかし、この方法では文書情報を秘密にしたい場合には保管者サイドで文書内容の管理をすることは不可能であった。
【０００４】
このように、従来の文書管理システムでは、顧客が保管文書明細について秘密にする場合には、保管者は文書の中身に対する一切のサービスが出来なかった。
【特許文献１】特開２００６−１０３９２９公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明が解決しようとする課題は、秘密保持を維持しつつ保管者も確実に文書箱の中身
についての文書単位の管理ができる文書管理システムを提供するものである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は、上記の課題を解決する為になされたものであって、保管者は予め顧客にユニ
ークな番号を書き込んだRFIDタグを提供しておき、顧客が保管したい文書には文書毎にRFIDタグを添付して文書箱に入れさせ、文書箱を保管者に保管依頼する前に、文書箱の中身を確認するRFID読取り装置を設置して文書の数及び中身の確認が出来る機能と、また保管者サイドでも入庫した際にRFID読取り装置を設置して文書箱単位で何が何個入っているかを読取る機能と、顧客の情報と差異のある場合にはその旨を通知することによって差異を解消させ、差異のない場合にはその情報によって在庫管理システムにその文書箱番号とその中身の文書番号を記憶させる機能とを有することによって確実に入庫された文書を管理する機能を実現させる。また顧客から保管している文書の引き出し依頼のあった場合には、上記在庫管理システムから該当文書番号の入った文書箱を検索して保管場所から出庫し、上記RFID読取り装置を通過させて該当文書が入っていることを出荷検品することによって顧客に該当の文書を確実に届けることが可能となるように構成したものである。
【０００７】
次に、本発明の文書管理システムの使用方法について詳細に説明する。
本発明では、文書内容を秘密にしつつ且つ保管者サイドで文書内容管理ができる様に文
書毎にRFIDタグを添付する。RFIDタグには、予めユニークな連番を書き込んで置くこととする。例えば１，２，３、・・・・・ｎとRFIDタグに書き込んであるとする。顧客は新規に文書を保管する場合には、文書毎に上記RFIDタグを添付して文書箱に入れることとする。例えば、５冊の新規文書を保管させる場合には、それぞれの文書に、例えば、１番〜５番の連番が書き込んであるRFIDタグを添付して文書箱に入れる。次に、文書箱単位にRFID読取り装置を通すと、文書番号１番〜５番の文書が文書箱に入っていることがRFID読取り装置の結果を表示する管理パソコン上画面に表示される。顧客は画面内容と実際の文書の内容が確認出来たら、文書名及び内容の概要について入力し、保管者には文書番号のみを開示する事とする。保管者は上記文書箱の入庫処理をする際に、再びRFID読み取り装置を通すことにより該当文書箱内に文書番号１番〜５番の文書５冊が入っていることを確認する。顧客から連絡された入庫情報と比較して差異があれば顧客に差し戻して差異が無いようにする。この様にRFIDタグを文書毎に付与する手段と、文書箱の入庫過程にRFID読取り装置を設置することによって文書箱を開封することなく、顧客の秘密保持を維持しつつ保管者サイドで文書情報の確認機能を実現することが出来る。
【発明の効果】
【０００８】
以上の説明により明らかな如く、本発明によれば、文書内容を秘密にして開示しなくて
も、保管者は文書箱単位の管理だけでなく文書単位の管理も可能となる。例え顧客が引出し返却時に元の文書箱に返却しないで間違えて別の文書箱に入れて返却しても、保管者は正しく文書の管理が可能となる。それについては図４に示した文書箱と文書内容が変更された場合の検知方法を説明する概念図によって詳細に説明する。顧客に貸出す前には文書番号1番〜5番が一つの文書箱に入っており、もう一つの文書箱に文書6番〜9番が入っているとする。その二つの文書箱が顧客のところで利用され、その結果顧客から誤って一つの文書箱に文書番号４、６、9番が、及び、もう一つの文書箱に文書番号１、２、５、７，８番がそれぞれ入って返却されたとする。その場合でも保管者はRFID読取装置２で入荷検品することによって開梱することなく、上記内容のチェックと文書番号3番の文書が未返却であることを検知することが可能である。従って、顧客は文書箱を意識することなく必要な文書番号だけを保管者に通知すれば希望の文書を入手することが可能となる。更に、大量な文書箱を引出した際に、元の文書箱に戻さずランダムに返却しても正しく文書管理が可能となる為に、顧客へのサービス向上に寄与するものである。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、本発明の実施例を図面を参照しながら説明する。
図１は本発明の機能を実現するための文書管理システムの構成の一例を示す概念図である。本システムの機器構成を以下に説明する。全体のシステムは、文書管理機能全般を管理するコンピュータとそのコンピュータとインターネット経由で接続された顧客用機器と上記コンピュータとLAN或いはインターネット経由で接続された保管者用機器の大きく３つの部分から構成される。図１では本コンピュータと保管者用機器とはＬＡＮで接続された例を示している。顧客用機器は、顧客サイドで文書台帳を管理するための入出力端末機とその端末機に接続されたRFIDタグ発行機及びRFID読取装置１から構成される。保管者サイドの機器は、保管者用入出力端末機とRFID読取装置２（一括読取用及び個別読取用のどちらか或いは両者を設置する。一括読取用は大量入荷、或いは大量出荷される場合に設置すると効率の良い作業が可能となるが、原理的には同じである。）から構成される。
【００１０】
次に、図1のように機器を構成した前提で顧客が新規に文書を預入れする場合の手順を
図2に示した顧客が新規に文書を預入れする場合の手順を示す概念図に沿って説明する。新規に預入れしたい文書が5冊ある場合について説明する。顧客は最初にRFID発行機でRFIDタグの番号が１番から5番のタグを発行し、新規に預入れしたい文書にそれぞれRFIDタグを添付する（図中１〜３）。
【００１１】
次に顧客は文書番号毎に文書内容を台帳に登録し、文書箱に箱詰めしてRFID読取装置１で預入れしたい5冊の文書が入っているか確認する（図中４〜６）。保管者は顧客のところから引取りに出向きその文書箱を保管場所まで搬送してRFID読取装置２で入荷検品を行う。この入荷検品工程で顧客預入れ依頼情報（文書5冊、及びその文書番号１〜５）と実際にRFID読取装置２で読取った情報の照合を実施し、照合結果が正しい場合は、文書箱単位で文書保管管理システムに登録して所定の保管場所に保管する（図中７〜８）。照合の結果、顧客情報とRFID読取装置２とに相違があれば顧客に戻して文書箱の内容の確認を依頼する。
【００１２】
以上説明したとおり、文書毎にRFIDタグを付与することと、RFID読取装置１と、その読取結果である文書情報＝顧客預入れ依頼情報を保管者に開示することと、及びRFID読取装置２を設置することにより、顧客は保管者に文書内容を開示することなく、また保管者は文書箱を開封しなくても文書毎の管理が可能となる。
【００１３】
次に、図３に示した既に保管者に保管されている文書を顧客が引き出す場合を説明する
概念図により既に保管者に保管されている文書を顧客が引き出す場合について説明する。顧客が文書番号３の文書を引出したい場合について説明する。顧客は顧客用入出力端末機から文書保管管理システムに対してインターネット経由で文書番号3番の引出し依頼処理をする（図中１、２）。文書保管管理システムは、文書番号3番の入った文書箱を抽出して、その文書箱を棚からピッキングする様に指示し、保管者の作業者がその該当文書箱を出庫する（図中３）。その文書箱をRFID読取装置２にかけて、確かに該当文書番号３番が入っている文書箱であることを確認し、文書保管管理システム中のその該当文書箱の状態を貸出し中に更新する（図中４〜５）。出荷された文書箱は顧客のところで開梱され、顧客の要求した文書番号３番の文書は正しく顧客に届いたことになる（図中６〜８）。以上の様に引出す場合にも、顧客は保管者に文書内容を開示することなく、また保管者は文書箱を開封しなくても文書毎の管理が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本発明の機能を実現するための文書管理システムの構成の一例を示す概念図である。
【図２】図1の文書管理システムにおいて、顧客が新規に文書を預入れする場合の手順を示す概念図である。
【図３】図1の文書管理システムにおいて、既に保管者に保管されている文書を顧客が引き出す場合を説明する概念図である。
【図４】文書箱と文書内容が変更された場合の検知方法を説明する概念図である。
【特許請求の範囲】
【請求項１】
RFIDタグを発行するタグ発行手段と、そのタグ発行手段によって発行されたRFIDタグ
を文書毎に添付し、そのタグが添付された文書を収納した文書箱に何が収納されているか
を確認する為に顧客サイドにRFID読取手段を設置して文書の数及び中身の確認が出来る
出庫記録機能と、そのRFID読取手段によって読み取られた文書番号情報を保管者サイド
に送信する送信手段と、保管者サイドにRFID読取手段を設置して入庫した際に文書箱に何
が何個入っているかを読み取って文書の数及び中身の確認が出来る入庫記録機能と、前記
送信手段により送信された情報を受信する受信手段とを設け、前記受信手段により受信し
た受信情報と入庫記録との間に差異のある場合には顧客サイドにその旨を通知することに
よって差異を解消させ、差異のない場合には直接にその情報によって入庫された文書箱を
管理することにより文書箱を開封しなくても保管文書箱の内容を確認できる機能を有する
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
RFIDタグを発行するタグ発行手段と、そのタグ発行手段によって発行されたRFIDタグ
を文書毎に添付し、そのタグが添付された文書を収納した文書箱に何が収納されているか
を確認する為に設置されたRFID読取手段により文書箱を開封しなくても文書箱の内容を
確認できることを特徴とする文書管理システム。
【請求項１】
RFIDタグを発行するタグ発行手段と、そのタグ発行手段によって発行されたRFIDタグ
を文書毎に添付し、そのタグが添付された文書を収納した文書箱に何が収納されているか
を確認する為に顧客サイドにRFID読取手段を設置して文書の数及び中身の確認が出来る
出庫記録機能と、そのRFID読取手段によって読み取られた文書番号情報を保管者サイド
に送信する送信手段と、保管者サイドにRFID読取手段を設置して入庫した際に文書箱に何
が何個入っているかを読み取って文書の数及び中身の確認が出来る入庫記録機能と、前記
送信手段により送信された情報を受信する受信手段とを設け、前記受信手段により受信し
た受信情報と入庫記録との間に差異のある場合には顧客サイドにその旨を通知することに
よって差異を解消させ、差異のない場合には直接にその情報によって入庫された文書箱を
管理することにより文書箱を開封しなくても保管文書箱の内容を確認できる機能を有する
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
RFIDタグを発行するタグ発行手段と、そのタグ発行手段によって発行されたRFIDタグ
を文書毎に添付し、そのタグが添付された文書を収納した文書箱に何が収納されているか
を確認する為に設置されたRFID読取手段により文書箱を開封しなくても文書箱の内容を
確認できることを特徴とする文書管理システム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図２】
【図３】
【図４】
【公開番号】特開２００９−２２７３８２（Ｐ２００９−２２７３８２Ａ）
【公開日】平成２１年１０月８日（２００９．１０．８）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００８−７３２０９（Ｐ２００８−７３２０９）
【出願日】平成２０年３月２１日（２００８．３．２１）
【出願人】（３９１０３１９４８）富士物流株式会社 (4)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２１年１０月８日（２００９．１０．８）
【国際特許分類】
【出願日】平成２０年３月２１日（２００８．３．２１）
【出願人】（３９１０３１９４８）富士物流株式会社 (4)
【Ｆターム（参考）】
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