文書管理方法及びその装置
【課題】文書やフォルダが移動あるいは削除された場合、操作前に格納されていたフォルダへのアクセスで、文書やフォルダの移動先や削除を知ることが可能な文書処理システムの文書処理方法及びその装置を提供する。
【解決手段】ネットワークを介して複数の端末からアクセスが可能な電子ファイルを、文書として階層構造を有するフォルダ内に保管して管理する文書管理装置で、フォルダ内の文書またはフォルダの移動あるいは削除が操作された場合に、前記文書またはフォルダの移動あるいは削除の操作履歴を保持し、前記複数の端末のいずれかの端末がフォルダを開いた時に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて該開かれたフォルダに保管されていた文書または下位のフォルダの履歴７０３を該フォルダを開いた端末に表示させる。
【解決手段】ネットワークを介して複数の端末からアクセスが可能な電子ファイルを、文書として階層構造を有するフォルダ内に保管して管理する文書管理装置で、フォルダ内の文書またはフォルダの移動あるいは削除が操作された場合に、前記文書またはフォルダの移動あるいは削除の操作履歴を保持し、前記複数の端末のいずれかの端末がフォルダを開いた時に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて該開かれたフォルダに保管されていた文書または下位のフォルダの履歴７０３を該フォルダを開いた端末に表示させる。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書管理方法及びその装置に関する。より詳細には、複数のユーザのフォルダや文書に対するアクセス制御を行うことが可能な文書管理システムにおいて、フォルダや文書の保管先が変更あるいは削除された場合の文書管理方法及びその装置に関するものである。かかる文書管理システムでは、文書やフォルダに対して一意の識別子を付与し、フォルダをノードとし、文書をリーフノードとする階層構造でデータが管理される。
【背景技術】
【０００２】
近年、ネットワーク技術の向上とネットワークの普及に伴い、複数のユーザがネットワーク上で電子ファイルを共有して何らかの作業を行うといったことが当然のように行われている。電子ファイルの共有は、UNIX（登録商標）、Windows（登録商標）といったオペレーションシステムの基本機能を利用することによって可能となっている。Windows（登録商標）であれば、ユーザはオペレーションシステム上のファイルシステム上で管理されている電子ファイルを、Windows（登録商標） Explorerといったグラフィカル・ユーザ・インタフェースを利用して、簡単に共有して管理することが可能である。
【０００３】
また、上記のようなオペレーションシステムの基本機能を利用したものではなく、企業利用や特定の業務利用を目的として、よりセキュリティを強化させて電子ファイルの共有と管理を可能とした文書管理システムも存在している。さらに、ユーザの使い勝手を向上させて電子ファイルの共有と管理を可能とした文書管理システムも存在している。
【０００４】
これらの電子ファイルの共有と管理を行う文書管理システムを利用する際に、ユーザは次のような操作を行うと考えられる。
（操作１） ユーザは文書管理システムにフォルダを作成する。
（操作２） ユーザは文書管理システムの任意のフォルダに文書（電子ファイル）を登録する。
（操作３） ユーザは文書管理システム内で管理されている任意のフォルダ、もしくは文書に対して移動操作を行い、保管先を変更する。
（操作４） ユーザは文書管理システム内で管理されている任意の文書に対して編集を行い、文書を更新する。
（操作５） ユーザは文書管理システム内で管理されている任意のフォルダ、もしくは文書に対して削除操作を行い、登録されている文書、フォルダを文書管理システムから削除する。
【０００５】
通常、文書管理システムは、複数のユーザが文書の共有のために利用するものである。そのため、文書管理システムにおける課題として次のようなものがある。
【０００６】
あるユーザが任意のタイミングで任意のフォルダもしくは文書の移動操作を行ってしまうと、移動操作後にアクセスした他のユーザは、所望の文書やフォルダが移動されたためなくなったのか、削除されたためなくなったのかを判断できない。また、移動されたものと仮定しても、所望の文書がどこに移動されたか判断することができない。同様に、あるユーザが任意のタイミングで任意のフォルダもしくは文書の削除操作を行ってしまうと、削除操作後にアクセスした他のユーザは、所望の文書やフォルダが移動されたためなくなったのか、削除されたためなくなったのかを判断できない。
【０００７】
例えば、ユーザＡがフォルダＦにアクセスしてフォルダＦに格納されている文書ＤをフォルダＦ'に移動したとする。その後、ユーザＢが文書Ｄを編集するためにフォルダＦにアクセスしても、存在するはずの文書Ｄは移動されてしまったため存在しない。そして、ユーザＢは、文書検索等の文書管理システムの機能を利用するか、もしくは適当なフォルダに手当たり次第にアクセスして文書Ｄを探すなどの手段によって、文書Ｄを見つけなければならず、ユーザにとって手間も時間もかかる作業が発生してしまう。このため、再度所望の文書あるいはフォルダの新しい保管先を探すユーザＢには、大きな負担となっていた。
【０００８】
上記課題を解決するために、特許文献１あるいは特許文献２が提案されている。これらの先行技術は、移動前の文書のＵＲＬや識別子を使って移動後の文書にアクセスできる、といった技術である。しかし、いずれも、ユーザがアクセスしたい文書のＵＲＬや識別子を知っていることが前提となっている。したがって、フォルダや文書が移動後の保管先にあるといった情報は、アクセスして初めてユーザが知ることとなる。また、フォルダや文書が削除されている場合も同様で、フォルダや文書自体にアクセスしようとして失敗することで初めて、ユーザはフォルダや文書が削除されていることを知ることとなる。
【特許文献１】特開２００１−３５７０５１号
【特許文献２】特開平１０−１３３９３４号
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながら、ユーザの文書管理システムの利用状況を考えると、フォルダ内の文書を直接指定してアクセスするといった操作をするよりも、まず文書を格納しているフォルダを開いて、その中の文書にアクセスすることが多い。すなわち、ユーザは、「文書ＤはフォルダＦに格納されている」といった認識の上で、(1)フォルダＦを開いて文書一覧を表示し、(2)その中から文書Ｄを選択する、というように文書管理システムを利用している。
【００１０】
したがって、文書管理システムにおいて、文書やフォルダが移動あるいは削除されたような場合、操作後の情報をユーザに開示できることが望まれている。例えば、操作前に格納されていたフォルダにユーザがアクセスした際に、操作対象となった文書、フォルダの新しい保管先はどこか、もしくは削除されてなくなったのか、といった情報が報知されるのが望ましい。
【００１１】
一方、情報漏洩などのセキュリティの観点からみると、移動後の文書の保管先であるとか、その文書が削除された、といった情報を開示することが必ずしも望ましいとも限らない場合もある。したがって、アクセスするユーザによっては、これらの情報を開示するか開示しないかの制御が可能である方が望まれるであろう。
【００１２】
本発明は、前記従来の問題点に鑑み、文書やフォルダが移動あるいは削除された場合、操作前に格納されていたフォルダへのアクセスで、文書やフォルダの移動先や削除を知ることが可能な文書処理システムの文書処理方法及びその装置を提供する。また、文書やフォルダの移動先や削除を開示するか否かを制御可能な文書処理システムの文書処理方法及びその装置を提供する。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
上述した課題を解決するために、本発明の文書管理装置は、ネットワークを介して複数の端末からアクセスが可能な電子ファイルを、文書として階層構造を有するフォルダ内に保管して管理する文書管理装置であって、フォルダ内の文書またはフォルダの移動あるいは削除が操作された場合に、前記文書またはフォルダの移動あるいは削除の操作履歴を保持する履歴保持手段と、前記複数の端末のいずれかの端末がフォルダを開いた時に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて該開かれたフォルダに保管されていた文書または下位のフォルダの操作履歴を該フォルダを開いた端末に表示させる履歴表示手段とを有することを特徴とする。
【００１４】
ここで、前記履歴保持手段は、少なくとも、文書またはフォルダを特定する識別子と、操作前に保管されていた操作元フォルダと、操作後に保管されている操作先フォルダとを記憶する第１の記憶手段を有する。また、前記第１の記憶手段は、更に、移動あるいは削除の操作種別と、操作を指示したユーザの識別子と、操作の実行時間とを記憶する。また、前記履歴保持手段は、操作された前記文書またはフォルダと同じ文書またはフォルダを前記第１の記憶手段から取得する取得手段と、前記取得された同じ文書またはフォルダの操作履歴を更新する履歴更新手段とを更に有する。また、前記履歴更新手段は、操作が文書またはフォルダの移動の場合は、前記取得された同じ文書またはフォルダの前記操作先フォルダを更新し、操作が文書またはフォルダの削除の場合は、前記取得された同じ文書またはフォルダの前記操作種別及び前記操作先フォルダを更新する。また、前記履歴保持手段は、操作の対象がフォルダの場合に、該フォルダが保管する文書または下位のフォルダに対して、前記操作と同じ操作に対応する操作履歴の保持を繰り返す繰返手段を有する。また、前記履歴表示手段は、更に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて前記開かれたフォルダに保管されている文書または下位のフォルダの操作履歴を前記フォルダを開いた端末に表示させる。また、前記履歴表示手段は、文書またはフォルダに対するアクセス権を判定する判定手段を有し、アクセスが可とされた文書またはフォルダの操作履歴を表示させる。また、文書またはフォルダへのユーザのアクセス権を書き換え可能に記憶する第２の記憶手段と、前記第２の記憶手段に記憶されたアクセス権を参照して文書またはフォルダに対するアクセス権を判定する判定手段とを更に有し、前記履歴表示手段は、アクセスが可とされた文書またはフォルダの操作履歴を表示させる。また、操作履歴の保持期間を文書またはフォルダに対応して記憶する第３の記憶手段と、前記第３の記憶手段に記憶された操作履歴の保持期間が経過すると、保持期間が経過した文書またはフォルダの操作履歴を削除する履歴削除手段とを更に有する。
【００１５】
また、本発明の文書管理システムは、ネットワークを介して接続された複数の端末と、ネットワークを介して前記複数の端末からアクセスが可能な電子ファイルを文書として階層構造を有するフォルダ内に保管して管理する文書管理装置とを有する文書管理システムであって、フォルダ内の文書またはフォルダの移動あるいは削除が操作された場合に、前記文書またはフォルダの移動あるいは削除の操作履歴を保持する履歴保持手段と、前記複数の端末のいずれかの端末がフォルダを開いた時に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて該開かれたフォルダに保管されていた文書または下位のフォルダの操作履歴を該フォルダを開いた端末に表示させる履歴表示手段とを有することを特徴とする。
【００１６】
また、本発明の文書管理方法は、ネットワークを介して複数の端末からアクセスが可能な電子ファイルを、文書として階層構造を有するフォルダ内に保管して管理する文書管理装置の文書管理方法であって、履歴保持手段が、フォルダ内の文書またはフォルダの移動あるいは削除が操作された場合に、前記文書またはフォルダの移動あるいは削除の操作履歴を保持する履歴保持工程と、履歴表示手段が、前記複数の端末のいずれかの端末がフォルダを開いた時に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて該開かれたフォルダに保管されていた文書または下位のフォルダの操作履歴を該フォルダを開いた端末に表示させる履歴表示工程とを有することを特徴とする。
【００１７】
ここで、前記履歴保持工程は、操作された前記文書またはフォルダと同じ文書またはフォルダを、少なくとも、文書またはフォルダを特定する識別子と、操作前に保管されていた操作元フォルダと、操作後に保管されている操作先フォルダとを記憶する第１の記憶手段から、取得する取得工程と、前記取得された同じ文書またはフォルダの操作履歴を更新する履歴更新工程とを有する。また、前記履歴表示工程では、更に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて前記開かれたフォルダに保管されている文書または下位のフォルダの操作履歴を前記フォルダを開いた端末に表示させる。また、判定手段が、文書またはフォルダへのユーザのアクセス権を書き換え可能に記憶する第２の記憶手段に記憶されたアクセス権を参照して、文書またはフォルダに対するアクセス権を判定する判定工程を更に有し、前記履歴表示工程では、アクセスが可とされた文書またはフォルダの操作履歴を表示させる。また、履歴削除手段が、操作履歴の保持期間を文書またはフォルダに対応して記憶する第３の記憶手段に記憶された操作履歴の保持期間が経過すると、保持期間が経過した文書またはフォルダの操作履歴を削除する履歴削除工程を更に有する。
【００１８】
更に、上記文書管理方法の工程をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム、及び該コンピュータプログラムを記憶したコンピュータで読み取り可能な記憶媒体を提供する。
【発明の効果】
【００１９】
本発明によって、文書やフォルダが移動あるいは削除された場合、操作前に格納されていたフォルダへのアクセスで、文書やフォルダの移動先や削除を知ることが可能な文書処理システムの文書処理方法及びその装置を提供できる。また、文書やフォルダの移動先や削除を開示するか否かを制御可能な文書処理システムの文書処理方法及びその装置を提供できる。
【００２０】
すなわち、文書管理システムにおいて、あるフォルダ下に保管されていた文書、フォルダが移動された場合、現在の保管先情報をユーザに提示することができる。また、あるフォルダ下に保管されていた文書、フォルダが削除された場合、それらの文書、フォルダが削除されたという情報をユーザに提示することができる。その結果、ある文書が存在すると思ってアクセスしたフォルダに所望の文書がなくてもユーザが困惑することが少なくなる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２１】
以下、添付図面を参照して、本発明を適用できる文書管理システムの実施形態について説明する。
【００２２】
［実施形態１］
＜本実施形態の文書管理システムの構成例＞
図１は、本発明を適用できる文書管理システムの構成例を示す図である。
【００２３】
図１に示すように、文書管理装置に相当する文書管理サーバ１００、複数のＰＣなどのクライアント端末１０１（１）、１０１（２）、...、１０１（Ｎ）がネットワーク１０２を介して接続されている。ネットワーク１０２は、インターネット、イントラネットなどや、あるいは他のネットワークシステムであってもかまわない。また、説明を簡略化するため、複数のクライアント端末１０１（１）、１０１（２）、...、１０１（Ｎ）の中で任意の１つのクライアント端末を示す場合には、クライアント端末１０１（Ｘ）と記す。
【００２４】
本実施形態の文書管理システムとは、クライアント端末１０１（Ｘ）から文書管理サーバ１００に対して、電子ファイルを文書として登録あるいは削除することができる他、登録している文書の検索などの操作を行うことができるものである。本文書管理サーバ１００では、フォルダを作成しそのフォルダの中に文書を保管するというように、フォルダをノード、文書をリーフノードとして階層的に文書を管理することができる。これは、Windows（登録商標）、UNIX（登録商標）などのオペレーションシステムにおけるファイルシステムと同様である。
【００２５】
＜本実施形態の文書管理サーバ及びクライアント端末の構成例＞
図２は、文書管理サーバ１００およびクライアント端末１０１（Ｘ）の具体的な構成例を示す図である。
【００２６】
同図において、３０１は、コンピュータプログラムに従って情報処理装置の演算・制御を司る中央演算装置（以下、ＣＰＵと記す）である。３０２は、ランダムアクセスメモリ（以下、ＲＡＭと記す）であり、ＣＰＵ３０１の主メモリとして、本発明の各処理を実行する手段として機能させるための実行プログラムの実行エリアならびにデータエリアとして機能する。３０３は、ＣＰＵ３０１の動作処理手順を記憶しているリードオンリーメモリ（以下、ＲＯＭと記す）である。ＲＯＭ３０３には、情報処理装置の機器制御を行うシステムプログラムである基本ソフト（オペレーションシステム（ＯＳ））を記録したプログラムＲＯＭと、システムを稼動するために必要な情報等が記録されているデータＲＯＭがある。機器によっては、ＲＯＭ３０３の代わりに後述のＨＤＤ３０９を使用する場合もある。
【００２７】
３０４は、ネットワークインタフェース（以下、ＮＥＴＩＦと記す）であり、ネットワーク１０２を介して情報処理装置間でデータ転送を行うための制御や接続状況の診断を行う。
【００２８】
３０５は、ビデオＲＡＭ（以下、ＶＲＡＭを記す）であり、後述する情報処理装置の稼動状態を示すＣＲＴ３０６の画面に表示させるための画像を展開し、その表示の制御を行う。３０６は、ディスプレイ等の表示装置（以下、ＣＲＴと記す）である。３０７は、外部入力装置３０８からの入力信号を制御するためのコントローラ（以下、ＫＢＣと記す）である。３０８は、ユーザが行う操作を受け付けるための外部入力装置（以下、ＫＢと記す）であり、例えばキーボードやマウス等のポインティングデバイスが用いられる。
【００２９】
３０９は、ハードディスクドライブ（以下、ＨＤＤと記す）であり、アプリケーションプログラムや各種データ保存用に用いられる。本実施形態におけるアプリケーションプログラムとは、本実施形態における各種処理手段を実行するソフトウェアプログラム等である。又、以下の示す階層化されたファイル構造（図３Ｂ参照）、及び本実施形態の文書補間先情報管理表（図４Ａ参照）も、ここに保存されており、必要時にはＲＡＭ３０２に読み出されて変更等の操作がなされる。
【００３０】
３１０は、外部入出力装置（以下、ＦＤＤと記す）であり、例えばフロッピー（登録商標）ディスクドライブ、ＣＤ−ＲＯＭドライブ等のリムーバブルディスクを入出力するものであり、上述したアプリケーションプログラムの媒体からの読み出し等に用いられる。３１３は、ＦＤＤ３１０によって読み出しされる外部記憶媒体（以下、ＦＤと記す）である。外部記憶媒体には、取り外し可能なデータ記憶装置（リムーバブル・メディア）が含まれる。例えば、磁気記憶媒体（例えば、フロッピー（登録商標）ディスクや外付けハードディスク）、光記憶媒体（例えば、ＣＤ−ＲＯＭ）、光磁気記憶媒体（例えば、ＭＯ）、半導体記憶媒体（例えば、メモリカード）等がある。尚、ＨＤＤ３０９に格納するアプリケーションプログラムやデータをＦＤ３１３に格納して使用することも可能である。
【００３１】
３１１は、後述するＰＲＴ３１２への出力信号を制御するためのコントローラ（以下、ＰＲＴＣと記す）である。３１２は、印刷装置（以下、ＰＲＴと記す）であり、例えばＬＢＰ（Ｌａｓｅｒ Ｂｅａｍ Ｐｒｉｎｔｅｒ）等が用いられる。
【００３２】
３００は、上述した各ユニット間を接続するための伝送バス（アドレスバス、データバス、入出力バス、および制御バス）である。
【００３３】
（本実施形態の文書管理サーバにおける文書管理例）
図３Ａは、本実施形態の文書管理サーバにおける文書管理例を説明するための図である。図３Ａでは、下記のように階層構造で文書が管理されている状態を示している。
(1) ルートノードとして工程管理フォルダ２００が存在し、工程管理フォルダ２００の下に、見積りフォルダ２１０、資料フォルダ２２０、実績フォルダ２３０というフォルダが存在している。
(2) 見積りフォルダ２１０の下に、見積り案ファイル２１１、見積り＆実績ファイル２１２の２つのファイルが存在している。
(3) 資料フォルダ２２０の下には資料Ａファイル２２１、資料Ｂファイル２２２、テンポラリフォルダ２４０の２つのファイルと１つのフォルダが存在している。
(4) テンポラリフォルダ２４０の下には、見積り資料ファイル２４１が存在している。
(5) 実績フォルダの下には、何も存在していない。
【００３４】
図３Ｂは、上記図３Ａの文書管理例を実現する記憶媒体内の記憶の階層構造例を示す図である。
【００３５】
図３Ｂの参照符号は、図３Ａの参照符号に対応している。又、矢印は、ファイル間の関連を示し、通常ポインタによって指示されている。最も下流には、それぞれの文書内容の実データが記憶される。なお、これらの構造が、図２の１つの要素に有る必要はなく、複数の記憶媒体にわたることも可能である。
【００３６】
フォルダや文書の移動あるいは削除に従う図３Ａの変化に従って、図３Ｂの構造も変化する。本実施形態では、かかる図３Ｂの現在のファイル構造に加えて、その移動あるいは削除の操作履歴を保持し、ユーザに報知することを可能にする。
【００３７】
以下、本実施形態では、図３Ａ及び図３Ｂの状態で文書が管理されている状況を想定して、以下のフォルダや文書の移動あるいは削除による動作例を説明する。
【００３８】
（本実施形態の文書管理サーバにおける文書保管先情報管理例）
図４Ａは、本実施形態の文書管理サーバ１００における文書保管先情報管理部４００の構成例を示す図である。
【００３９】
履歴保持手段に相当する文書保管先情報管理部４００は、第１の記憶手段に相当する操作履歴を記憶する文書保管先情報管理表４１０を有している。文書保管先情報管理部４００は、文書保管先情報管理表４１０を使って、保管していた文書の保管先が移動された場合、その移動先が、また文書が削除された場合削除されたことをユーザに示すことが可能な文書管理システムを実現する。文書保管先情報管理部４００は、図４Ａに示すように文書管理サーバ１００内において、文書が移動された際の移動先、文書が削除された際の削除状態を管理するための手段として機能する。
【００４０】
４１１は操作種別であって、"移動"あるいは"削除"といった実行された操作を示す。４１２は操作対象アイテムであって、移動された文書もしくはフォルダ、削除された文書もしくはフォルダを示す。操作対象アイテム４１２は、ファイル名であってもファイル識別子（ＩＤ）であってもよいが、ファイルを一意に特定して識別可能とするデータである必要がある。
【００４１】
４１３は操作元フォルダであって、移動あるいは削除された文書もしくはフォルダの操作時に保管していた保管元のフォルダを示す。４１４は操作先フォルダであって、移動された文書もしくはフォルダの移動先のフォルダを示す。なお、本例では、削除の場合、操作先フォルダ４１４には操作元フォルダ４１３のフォルダ名がコピーされる。
【００４２】
４１５はユーザＩＤであって、移動あるいは削除といった操作を実行したユーザのユーザＩＤを示す。４１６は実行時刻であって、移動あるいは削除といった操作を実行した時刻である実行時間を示す。
【００４３】
任意の文書もしくはフォルダが移動あるいは削除された場合には、文書管理サーバ１００の文書保管先情報管理部４００では、文書保管先情報管理表４１０に４１１〜４１６といった情報を履歴として残しておく。
【００４４】
＜本実施形態の文書管理システムにおける文書管理サーバの動作例＞
（本実施形態のフォルダ内容の表示手順例）
図４Ｂは、本実施形態の文書管理システムにおけるフォルダを開いた場合の、フォルダ内容の表示手順例を示すフローチャートである。なお、図４Ｂは、以下に示すフォルダや文書の移動あるいは削除の全体の処理に適用可能であり、対象の処理でない場合、その処理ステップでは何も実行されずにスルーされる。
【００４５】
まず、対象とするフォルダを開ける操作をユーザを行なった場合に、ステップＳ４０１で当該対象フォルダの下位として管理されているフォルダやファイルのファイル情報を取得する。例えば、図３Ａで、工程管理フォルダ２００を開けば、見積りフォルダ２１０、資料フォルダ２２０、実績フォルダ２３０がファイル情報として取得される。資料フォルダ２２０を開けば、資料Ａファイル２２１、資料Ｂファイル２２２、テンポラリフォルダ２４０がファイル情報として取得される。ステップＳ４０２では、ステップＳ４０１で取得したファイル情報に従って、対象フォルダの下位に現在管理されているフォルダやファイルのファイルリストが作成される。例えば、以下の図７の７０２、図８の８０２などである。このファイルリストは従来技術においても作成される。
【００４６】
次に、ステップＳ４０３で、図４Ａに示すような文書保管先情報管理表４１０を読み出して、操作種別４１１が"移動"で、開いた対象フォルダが操作元フォルダ４１３に一致する、操作対象アイテム４１２を取得する。ステップＳ４０４で、ステップＳ４０３で取得した操作対象アイテム４１２のファイルを基に移動先を示すファイルリストを作成する。例えば、図７の７０３である。
【００４７】
次に、ステップＳ４０５で、図４Ａに示すような文書保管先情報管理表４１０を読み出して、操作種別４１１が"移動"で、開いた対象フォルダが操作先フォルダ４１４に一致する、操作対象アイテム４１２を取得する。ステップＳ４０６で、ステップＳ４０５で取得した操作対象アイテム４１２のファイルを基に移動元を示すファイルリストを作成する。例えば、図８の８０３である。
【００４８】
次に、ステップＳ４０７で、図４Ａに示すような文書保管先情報管理表４１０を読み出して、操作種別４１１が"削除"で、開いた対象フォルダが操作先フォルダ４１４に一致する、操作対象アイテム４１２を取得する。ステップＳ４０８で、ステップＳ４０７で取得した操作対象アイテム４１２のファイルを基に削除を示すファイルリストを作成する。例えば、図１１の１１０３である。
【００４９】
判定手段に相当するステップＳ４０９では、必要であれば、操作したユーザにフォルダあるいは文書へのアクセス権があるか否かがチェックされる。履歴表示手段に相当するステップＳ４１０では、ステップＳ４０９でアクセス権があると判断されたフォルダあるいは文書に関する情報のみを表示する。なお、ステップＳ４０９のアクセス権のチェックは、オプショナルである。
【００５０】
かかる全体の構成及び処理手順を基に、以下、ユーザの各操作に従う文書保管先情報管理表４１０の更新例と、フォルダを開いた場合の表示例の数例を説明する。なお、初期状態は、図３Ａ及び図３Ｂのファイル構造とする。
【００５１】
＜本実施形態における文書移動の例＞
（文書移動時の管理情報登録の手順例）
図５は、あるユーザが文書管理サーバ１００で管理している任意の文書を移動した際の、文書管理サーバ１００における処理のフローチャートである。本実施形態の文書管理システムにおける文書管理サーバでは、文書の移動操作が実行された場合、移動処理の他に次のようなステップで処理を実行し、移動された文書の移動先の情報を記録する。
【００５２】
ステップＳ５０１で、文書保管先情報管理表４１０に文書保管先情報を追加する。このとき、文書保管先情報には操作種別４１１として"移動"、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４、操作したユーザＩＤ４１５、操作を実行した実行時刻４１６などの情報が含まれる（図６の下図参照）。取得手段に相当するステップＳ５０２では、文書保管先情報管理表４１０を移動対象文書で検索し、移動対象文書の履歴を取得する。つまり、文書保管先情報管理表４１０に登録されている情報の中で、上記ステップＳ５０１で登録した操作対象アイテム４１２と同じ操作対象アイテム４１２を持つ情報を全て取得する。このとき、取得情報の中には上記ステップＳ５０１で追加した情報は含まれない。また、取得した情報は過去に移動された履歴情報を意味する。
【００５３】
履歴更新手段に相当するステップＳ５０３〜Ｓ５０７の処理で、取得した移動対象文書の履歴の中から１件取得し（Ｓ５０５）、取得した１件の操作先フォルダ４１４の情報を、上記ステップＳ５０１で操作先フォルダ４１４と同じ情報に更新する（Ｓ５０６）。このことによって、操作先フォルダの情報が常に最新の操作先（移動先）フォルダの情報を示すことになる。また、同時にユーザＩＤ４１５、実行時刻４１６も操作したユーザと移動が実行された時刻に更新する。上記ステップＳ５０４〜Ｓ５０７を上記ステップＳ５０２で取得した履歴情報の件数分繰り返す。なお、変数Ｉは、ステップＳ５０２で取得された履歴件数を表わし、繰返し回数の制御に使用される。
【００５４】
（文書移動の具体例）
以下、文書移動の具体例の処理と、その時のフォルダの表示例を示す。
【００５５】
図６は、図３Ａの文書管理例の状態から、見積りフォルダ２１０下に保管されている見積り＆実績ファイル２１２を、実績フォルダ２３０下に移動した際のフォルダ構成と、文書保管先情報管理表４１０に登録される情報を説明するための図である。図６では、移動操作を最初の操作としている。
【００５６】
図３Ａの状態を初期状態とし、図６のような移動操作を行われた場合、文書保管先情報管理表４０１には、以下の構成の情報６０１が追加登録される。操作種別４１１には"移動"、操作対象アイテム４１２には移動された文書である"見積り＆実績"が記憶される。また、操作元フォルダ４１３には見積り＆実績ファイル２１２が移動前に保管されていたフォルダである"工数管理／見積り"が記憶される。また、操作先フォルダ４１４には見積り＆実績ファイル２１２が移動後に保管されているフォルダである"工数管理／実績"が記憶される。また、ユーザＩＤ４１５には移動操作を行ったユーザ"ユーザ太郎"、実行時刻４１６には移動操作が実行された時刻"2005/11/11 13:18:01"が記憶される。
【００５７】
また、このとき、文書保管先情報管理部４００には過去に操作対象アイテム４１２に"見積り＆実績"という値を持つ情報は存在しないので、図５のステップＳ５０１が実行された後、履歴の更新無しで処理は終了する。
【００５８】
仮に、履歴情報が存在していた場合には、文書保管先情報管理表４１０では過去に操作対象アイテム４１２に"見積り＆実績"という値を持つ情報全ての操作先フォルダ４１４の値が"工数管理／実績"に変更される。この更新によって、ある文書ＤがフォルダＡからフォルダＢに移動され、更にその後、フォルダＣに移動された場合でも、フォルダＡを指定して文書Ｄの現在の保管先をユーザに提示する際には、現在の保管先としてフォルダＣを提示することが可能となる。
【００５９】
（文書移動の表示例）
図７は、図６のような文書の移動操作が実行された場合、移動元フォルダを開いた際の画面表示例７００である。
【００６０】
図７では、画面上部７０１に、開いたフォルダ名、本例では"見積り"を表示している。画面中部７０２に、フォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストを表示している。画面下部７０３に、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを表示している。
【００６１】
画面下部７０３の過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストでは、図７に示すように、過去にフォルダ下に保管されており、かつ、移動されたものである場合には、現在の移動先のフォルダパスを表示している。図７では、１画面中にフォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストと、過去にフォルダ下に保管されていた文書やフォルダのリストを表示している。しかしながら、これは一表示例であり、これに限定されない。例えば、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストに関しては、ユーザがフォルダを指定して過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを別途表示する、といった操作を行うようにしてもよい。
【００６２】
なお、図７のように、移動元フォルダにおいて過去に移動操作対象となった文書やフォルダのリストを表示する際には、文書保管先情報管理表４１０から次のようなステップで情報を取得する。かかる処理は、図４ＢのステップＳ４０３、Ｓ４０４に相当する。
【００６３】
まず、文書保管先情報管理表４１０の操作元フォルダ４１３がリストを表示しようとするフォルダである、情報を取得する。
【００６４】
次に、上記ステップで取得した情報の操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作先フォルダ４１４それぞれの情報をリストとして表示する。
【００６５】
また、文書管理システムにおいては文書やフォルダに対してユーザのアクセス可否を制御するためのアクセス権を設定できる場合が多い。上記のステップでは現在の保管先の情報は全て取得できるようになっているが、次のようにして、文書管理システムにおいて管理している文書やフォルダに対するアクセス権設定にしたがって、取得する情報を制御してもよい。かかる処理は、図４ＢのステップＳ４０９の追加に相当する。
【００６６】
まず、文書保管先情報管理表４１０の操作元フォルダ４１３がリストを表示しようとするフォルダである、情報を取得する。
【００６７】
次に、上記ステップで取得した情報の中で、操作対象アイテム４１２、操作先フォルダ４１４ともにアクセス権のある（参照可能な）情報を選択する。
【００６８】
次に、上記ステップで選択した情報の操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作先フォルダ４１４それぞれの情報をリストとして表示する。
【００６９】
図８は、図６のような文書の移動操作が実行された場合、移動先フォルダを開いた際の画面表示例８００である。
【００７０】
図８では、画面上部８０１に、開いたフォルダ名、本例では"実績"を表示している。画面中部８０２に、フォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストを表示している。画面下部８０３に、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを表示している。
【００７１】
画面下部８０３の過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストでは、図８に示すように、移動された結果、現在フォルダ下に保管されているものである場合には過去に保管されていた移動元のフォルダパスを表示している。図８では、１画面中にフォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストと、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを表示している。これは一表示例であって、これに限定されない。例えば、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストに関しては、ユーザがフォルダを指定して過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを別途表示する、といった操作を行うようにしてもよい。
【００７２】
なお、図８のように、移動先フォルダにおいて過去に移動操作対象となった文書やフォルダのリストを表示する際には、文書保管先情報管理表４１０から次のようなステップで情報を取得する。かかる処理は、図４ＢのステップＳ４０５、Ｓ４０６に相当する。
【００７３】
まず、文書保管先情報管理表４１０の操作先フォルダ４１４がリストを表示しようとするフォルダである、情報を取得する。
【００７４】
次に、上記ステップで取得した情報の操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３それぞれの情報をリストとして表示する。
【００７５】
上記のステップでは現在の保管先の情報は全て取得できるようになっているが、次のようにして、文書管理システムにおいて管理している文書やフォルダに対するアクセス権設定にしたがって、取得する情報を制御してもよい。かかる処理は、図４ＢのステップＳ４０９の追加に相当する。
【００７６】
まず、文書保管先情報管理表４１０の操作元フォルダ４１３がリストを表示しようとするフォルダである、情報を取得する。
【００７７】
次に、上記ステップで取得した情報の中で、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３ともにアクセス権のある（参照可能な）情報を選択する。
【００７８】
次に、上記ステップで選択した情報の操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３それぞれの情報をリストとして表示する。
【００７９】
＜本実施形態における文書削除の例＞
（文書削除の管理情報登録の手順例）
図９は、あるユーザが文書管理サーバ１００で管理している任意の文書を削除した際の文書管理サーバ１００における処理のフローチャートである。本実施形態における文書管理システムでは、文書の削除操作が実行された場合、削除処理の他に次のようなステップで処理を実行し、削除された文書の「削除された」という状態の情報を記録する。
【００８０】
まず、対象フォルダから文書が削除されると、ステップＳ９０１で、文書保管先情報管理表４１０に文書保管先情報を追加する。このとき、文書保管先情報には、操作種別４１１として"削除"、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４、操作したユーザＩＤ４１５、操作を実行した実行時刻４１６などの情報が含まれる。このとき、操作元フォルダ４１３には削除操作を行ったフォルダ、操作先フォルダ４１４には削除時の保管先フォルダの情報が格納される。従って、操作元フォルダ４１３と操作先フォルダ４１４は、同じ情報となる。
【００８１】
次に、ステップＳ９０２で、文書保管先情報管理表４１０を検索し、削除対象文書の履歴を取得する。つまり、文書保管先情報管理表４１０に登録されている情報の中で、上記ステップＳ９０１で登録した操作対象アイテム４１２と同じ操作対象アイテム４１２を持つ情報を全て取得する。このとき、取得情報の中には上記ステップＳ９０１で追加した情報は含まれない。また、取得した情報は過去に移動された履歴情報を意味する。
【００８２】
ステップＳ９０３〜Ｓ９０７で、取得した履歴情報を更新する。すなわち、取得した削除対象文書の履歴の中から１件取得し（Ｓ９０５）、取得した１件の操作種別を"削除"に、操作先フォルダ４１４の情報を上記ステップＳ９０１で操作先フォルダ４１４と同じ情報に更新する（Ｓ９０６）。このことによって、操作先フォルダの情報が、実際に削除されたときに保管されていたフォルダの情報を示すことになる。また、同時にユーザＩＤ４１５、実行時刻４１６も操作したユーザと削除が実行された時刻に更新する。
【００８３】
上記ステップＳ９０４〜Ｓ９０７を、上記ステップＳ９０２で取得した履歴情報の件数分繰り返す。ここで、変数Ｉは、ステップＳ９０２で取得された履歴件数を表わし、繰返し回数の制御に使用される。
【００８４】
（文書削除の具体例）
以下、文書削除の具体例における処理と、フォルダの表示例を示す。
【００８５】
図１０は、図６の文書管理例の状態から、資料フォルダ２２０下に保管されている資料Ｂファイル２２２を削除した際のフォルダ構成と、文書保管先情報管理表４１０に登録される情報を説明するための図である。
【００８６】
図６の状態から図１０のような削除操作を行われた場合、文書保管先情報管理表４１０には、以下の情報１００１が追加登録される。操作種別４１１には"削除"、操作対象アイテム４１２には削除された文書である"資料Ｂ"が記憶される。操作元フォルダ４１３には、資料Ｂファイル２２２が削除前に保管されていたフォルダである"工数管理／資料"が記憶される。操作先フォルダ４１４には、資料Ｂファイル２２２が削除操作を行われたフォルダである"工数管理／仕様"が記憶される。ユーザＩＤ４１５には削除操作を行ったユーザ"ユーザ次郎"、実行時刻４１６には削除操作が実行された時刻"2005/11/11 14:28:31"が記憶される。
【００８７】
また、このとき、文書保管先情報管理表４１０には、過去に操作対象アイテム４１２に"資料Ｂ"という値を持つ情報は存在しないので、登録情報の更新は無しで処理は終了する。仮に、"資料Ｂ"という値を持つ情報が存在していた場合には、文書保管先情報管理表４１０で、操作対象アイテム４１２に"資料"という値を持つ情報全ての操作種別の値が"削除"に、操作先フォルダ４１４の値が"工数管理／資料"に変更される。このことによって、文書ＤがフォルダＡからフォルダＢに移動され、その後フォルダＢにおいて削除された場合でも、フォルダＡを指定した際には、フォルダＡの表示画面で文書ＤはフォルダＢにおいて削除されたという情報を提示することが可能となる。
【００８８】
（文書削除時の表示例）
図１１は、図１０のような文書の削除操作が実行された場合、削除元フォルダを開いた際の画面表示例１１００である。
【００８９】
図１１では、画面上部１１０１に、開いたフォルダ名、本例では"資料"を表示している。画面中部１１０２に、フォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストを表示している。画面下部１１０３に、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを表示している。
【００９０】
画面下部１１０３の過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストでは、過去にフォルダ下に保管されており、かつ、削除されたものである場合には、「削除された」という状態を表示している（図１１では「ごみ箱」マーク）。また、過去にフォルダ下に保管されており、かつ、どこかのフォルダへ移動後削除されたものである場合には、「削除された」という状態（図１１では「ごみ箱」マーク）とともに、削除時のフォルダパスを表示してもよい。図１１では、１画面中にフォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストと、過去にフォルダ下に保管されていた文書やフォルダのリストを表示している。これは一表示例であって、これに限定されない。例えば、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストに関しては、ユーザがフォルダを指定して過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを別途表示する、といった操作を行うようにしてもよい。
【００９１】
なお、図１１のように、削除元フォルダにおいて過去に削除操作対象となった文書やフォルダのリストを表示する際には、文書保管先情報管理表４１０から次のようなステップで情報を取得する。かかる処理は、図４のステップＳ４０７、Ｓ４０８に相当する。
【００９２】
まず、文書保管先情報管理表４１０の操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４がリストを表示しようとするフォルダである、情報を取得する。
【００９３】
次に、上記ステップで取得した情報の、操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４それぞれの情報をリストとして表示する。特に、操作種別４１１が"削除"、かつ、操作元フォルダ４１３と操作先フォルダ４１４が異なる場合、操作先フォルダ４１４で削除時のフォルダパスを取得して表示してもよい。
【００９４】
上記のステップでは現在の保管先の情報は全て取得できるようになっているが、次のようにして、文書管理システムにおいて管理している文書やフォルダに対するアクセス権設定にしたがって、取得する情報を制御してもよい。係る処理は、図４ＢのステップＳ４０９の追加に相当する。
【００９５】
まず、文書保管先情報管理表４１０の操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４がリストを表示しようとするフォルダである、情報を取得する。
【００９６】
次に、上記ステップで取得した情報の中で、操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４全てアクセス権のある（参照可能な）情報情報を選択する。
【００９７】
次に、上記ステップで選択した情報の操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３ともにアクセス権のある（参照可能な）情報情報をリストとして表示する。
【００９８】
以上ようにして、文書の移動、削除が行われた場合、文書の移動先や文書が削除されたといった状態をユーザに提示することが可能となる。
【００９９】
＜本実施形態におけるフォルダ移動の例＞
（フォルダ移動時の管理情報登録の手順例）
図１２は、ユーザが文書管理サーバ１００で管理している任意のフォルダを移動した際の文書管理サーバ１００における処理のフローチャートである。本実施形態の文書管理システムでは、フォルダの移動操作が実行された場合、フォルダ移動処理の他に、次のようなステップで、移動されたフォルダの移動先および移動されたフォルダ下に保管される文書あるいはフォルダの移動先の情報を記録する。
【０１００】
まず、対象フォルダの移動が指示された場合に、ステップＳ１２０１で、文書保管先情報管理表４１０に文書保管先情報を追加する。このとき、文書保管先情報には、操作種別４１１として"移動"、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４、操作したユーザＩＤ４１５、操作を実行した実行時刻４１６などの情報が含まれる。
【０１０１】
ステップＳ１２０２で、文書保管先情報管理表４１０を検索し、移動対象フォルダの履歴を取得する。つまり、文書保管先情報管理表４１０に登録されている情報の中で、上記ステップＳ１２０１で登録した操作対象アイテム４１２と同じ操作対象アイテム４１２を持つ情報を全て取得する。このとき、取得情報の中には上記ステップＳ１２０１で追加した情報は含まれない。また、取得した情報は過去に移動された履歴情報を意味する。
【０１０２】
ステップＳ１２０３〜Ｓ１２０７では、取得した移動対象フォルダの履歴の中から１件取得し（Ｓ１２０５）、取得した１件の操作先フォルダ４１４の情報を、上記ステップＳ１２０１で操作先フォルダ４１４と同じ情報に更新する（Ｓ１２０６）。このことによって、操作先フォルダの情報が常に最新の操作先（移動先）フォルダの情報を示すことになる。また、同時にユーザＩＤ４１５、実行時刻４１６も操作したユーザと移動が実行された時刻に更新する。
【０１０３】
上記ステップＳ１２０４〜Ｓ１２０７を、上記ステップＳ１２０２で取得した履歴情報の件数分繰り返す。なお、変数Ｉは、ステップＳ１２０２で取得した履歴情報の件数の繰返しを制御するため使用される。
【０１０４】
更新処理が終了すると、ステップＳ１２０４からＳ１２０８に進み、移動対象フォルダ下のアイテム（文書、フォルダ）を取得する。
【０１０５】
繰返手段に相当するステップＳ１２０９〜Ｓ１２１５では、上記ステップＳ１２０８で取得したアイテムの中から１件取得し（Ｓ１２１１）、取得した１件が文書であれば、上述の文書移動時の処理ステップを実行する（Ｓ１２１２からＳ１２１４：図５参照）。取得した１件が下位のフォルダであれば、フォルダ移動の処理ステップＳ１２１３（図１２のＳ１２０１〜Ｓ１２０７に相当）を再帰的に実行する。
【０１０６】
上記ステップＳ１２１０〜Ｓ１２１５を、上記ステップＳ１２０８で取得したアイテム数分繰り返す。なお、変数Ｊは、ステップＳ１２０８で取得したアイテムの件数の繰返しを制御するため使用される。
【０１０７】
（フォルダ移動の具体例）
図１３は、図１０の文書管理例の状態から、資料フォルダ２２０下に保管されているテンポラリフォルダ２４０を見積りフォルダ２１０下に移動した際のフォルダ構成と、文書保管先情報管理表４１０に登録される情報を説明するための図である。
【０１０８】
図１０の状態から図１３のようなフォルダ移動操作が行われた場合、最初に、文書保管先情報管理表４１０に、次のような情報１３０１が追加登録される。操作種別４１１には"移動"、操作対象アイテム４１２には移動されたフォルダである"テンポラリ"が記憶される。操作元フォルダ４１３には、テンポラリフォルダ２４０が移動前に保管されていたフォルダである"工数管理／資料"が記憶される。操作先フォルダ４１４には、テンポラリフォルダ２４０が移動後に保管されているフォルダである"工数管理／見積り"が記憶される。ユーザＩＤ４１５には移動操作を行ったユーザ"ユーザ太郎"、実行時刻４１６には移動操作が実行された時刻"2005/11/11 15:38:51"が記憶される。
【０１０９】
次に、文書保管先情報管理表４１０に、次のような情報１３０２が追加登録される。操作種別４１１には"移動"、操作対象アイテム４１２に"見積り資料"が記憶される。操作元フォルダ４１３に"工数管理／資料／テンポラリ"、操作先フォルダ４１４に"工数管理／見積り／テンポラリ"が記憶される。ユーザＩＤ４１５には移動操作を行ったユーザ"ユーザ太郎"、実行時刻４１６には移動操作が実行された時刻"2005/11/11 15:38:51"が記憶される。これは、テンポラリフォルダ２４０下に格納されている文書（＝アイテム）である見積り資料ファイル２４１も移動されるためである。
【０１１０】
また、このとき、文書保管先情報管理表４１０には、過去に操作対象アイテム４１２に"テンポラリ"という値を持つ情報も"見積り資料"という値を持つ情報も共に存在しないので、更新処理は無しで処理は終了する。仮に、"テンポラリ"という値を持つ情報か"見積り資料"という値を持つ情報が存在していた場合には、過去に操作対象アイテム４１２に"テンポラリ"という値を持つ情報全ての操作先フォルダ４１４の値が"工数管理／見積り"に変更される。次に、過去に操作対象アイテム４１２に"見積り資料"という値を持つ情報全ての操作先フォルダ４１４の値が"工数管理／見積り／テンポラリ"に変更される。この処理によって、フォルダＦがフォルダＡからフォルダＢに移動され、その後、フォルダＣに移動された場合でも、フォルダＡを指定してフォルダＦの現在の保管先としてフォルダＣを提示することが可能となる。また、フォルダＦ下に保管されている文書、フォルダの保管先も適切に提示することが可能となる。
【０１１１】
（フォルダ移動時の表示例）
図１４は、図１３のようなフォルダの移動操作が実行された場合、移動先フォルダを開いた際の画面表示例１４００である。
【０１１２】
図１４では、画面上部１４０１に、開いたフォルダ名、本例では"見積り"を表示している。画面中部１４０２にフォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストを表示している。画面下部１４０３に、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを表示している。
【０１１３】
画面下部１４０３の過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストでは、移動された結果現在フォルダ下に保管されているものである場合には、過去に保管されていた移動元のフォルダパスを表示している。図１４では、１画面中にフォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストと、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを表示している。これは表示例であって、これに限定されない。例えば、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストに関しては、ユーザがフォルダを指定して過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを別途表示する、といった操作を行うようにしてもよい。
【０１１４】
なお、図１４のように、移動先フォルダにおいて過去に移動操作対象となった文書やフォルダのリストを表示する際には、文書保管先情報管理表４１０から次のようなステップで情報を取得する。かかる処理は、文書移動の例と同様に、図４ＢのステップＳ４０５、Ｓ４０６に相当する。
【０１１５】
まず、文書保管先情報管理表４１０の操作先フォルダ４１４がリストを表示しようとするフォルダである、情報を取得する。
【０１１６】
次に、上記ステップで取得した情報の、操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３それぞれの情報をリストとして表示する。
【０１１７】
上記のステップでは現在の保管先の情報は全て取得できるようになっているが、次のようにして、文書管理システムにおいて管理している文書やフォルダに対するアクセス権設定にしたがって、取得する情報を制御してもよい。かかる処理は、図４ＢのステップＳ４０９の追加に相当する。
【０１１８】
まず、文書保管先情報管理表４１０の操作先フォルダ４１４がリストを表示しようとするフォルダである、情報を取得する。
【０１１９】
次に、上記ステップで取得した情報の中で操作対象アイテム４１２、操作先フォルダ４１４ともにアクセス権のある（参照可能な）情報を選択する。
【０１２０】
次に、上記ステップで選択した情報の、操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３それぞれの情報をリストとして表示する。
【０１２１】
図１４は、移動先フォルダにおいての表示例であるが、文書移動における図７の表示例と同様、フォルダ移動においても移動元フォルダにおいても、図７や図１４と同様の表示が可能である。
【０１２２】
＜本実施形態におけるフォルダ削除の例＞
（フォルダ削除時の管理情報登録の手順例）
図１５は、ユーザが文書管理サーバ１００で管理している任意のフォルダを削除した際の文書管理サーバ１００における処理のフローチャートである。本実施形態の文書管理システムでは、フォルダの削除操作が実行された場合、削除処理の他に、次のようなステップで、削除されたフォルダおよびフォルダ下に保管されていた文書、フォルダの「削除された」という状態の情報を記録する。
【０１２３】
まず、ステップＳ１５０１で、文書保管先情報管理表４１０に文書保管先情報を追加する。このとき、文書保管先情報には、操作種別４１１として"削除"、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４、操作したユーザＩＤ４１５、操作を実行した実行時刻４１６などの情報が含まれる。このとき、操作元フォルダ４１３には、削除操作を行ったフォルダ、操作先フォルダ４１４には削除時の保管先フォルダの情報が格納される。ステップＳ１５０１では、操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４は同じ情報となる。
【０１２４】
ステップＳ１５０２で、文書保管先情報管理表４１０を検索し、削除対象フォルダの履歴を取得する。つまり、文書保管先情報管理表４１０に登録されている情報の中で、上記ステップＳ１５０１で登録した操作対象アイテム４１２と同じ操作対象アイテム４１２を持つ情報を全て取得する。このとき、取得情報の中には上記ステップＳ１５０１で追加した情報は含まれない。また、取得した情報は過去に移動された履歴情報を意味する。
【０１２５】
ステップＳ１５０３〜Ｓ１５０７で、取得した削除対象フォルダの履歴の中から１件取得し（Ｓ１５０５）、操作種別を"削除"に、操作先フォルダ４１４の情報を上記ステップＳ１５０１で操作先フォルダ４１４と同じ情報に更新する（Ｓ１５０６）。このことによって、操作先フォルダの情報が実際に削除されたときに、保管されていたフォルダの情報を示すことになる。また、同時にユーザＩＤ４１５、実行時刻４１６も操作したユーザと削除が実行された時刻に更新する。
【０１２６】
上記ステップＳ１５０４〜Ｓ１５０７を、上記ステップＳ１５０２で取得した履歴情報の件数分繰り返す。なお、変数Ｉは、ステップＳ１５０２で取得した履歴情報の件数の繰返しを制御するため使用される。
【０１２７】
履歴情報の更新の繰返しが終了すると、ステップＳ１５０４からＳ１５０８に進んで、削除対象フォルダ下のアイテム（文書、フォルダ）を取得する。
【０１２８】
繰返手段に相当するステップＳ１５０９〜Ｓ１５１５で、上記ステップＳ１５０８で取得したアイテムの中から１件取得し（Ｓ１５１１）、取得した１件が文書であれば、前述の文書削除時の処理ステップを実行する（Ｓ１５１２からＳ１５１４：図９参照）。取得した１件が下位のフォルダであれば、フォルダ削除時の処理ステップＳ１５１３を再帰的に実行する。但し、このとき、過去に移動された履歴情報を変更する際には、操作先フォルダ４１４の情報は上記ステップＳ１５０１で操作先フォルダ４１４に指定したフォルダとする。なお、処理ステップＳ１５１３は、Ｓ１５０１からＳ１５０７に相当する。
【０１２９】
上記ステップＳ１５１０〜Ｓ１５１５１を、上記ステップＳ１５０８で取得したアイテム数分繰り返す。なお、変数Ｊは、ステップＳ１５０８で取得したアイテムの件数の繰返しを制御するため使用される。
【０１３０】
（フォルダ削除の具体例）
図１６は、図１３の文書管理例の状態から、見積りフォルダ２１０下に保管されているテンポラリフォルダ２４０を削除した際のフォルダ構成と、文書保管先情報管理表４１０に登録される情報を説明するための図である。
【０１３１】
図１３の状態から図１６のようなフォルダ削除操作を行われた場合、まず、文書保管先情報管理表４１０には、新たな情報１６０３が追加登録される。新たな情報１６０３は、操作種別４１１には"削除"、操作対象アイテム４１２には削除されたフォルダである"テンポラリ"が記憶される。操作元フォルダ４１３には、テンポラリフォルダ２４０が削除前に保管されていたフォルダである"工数管理／見積り"が記憶される。操作先フォルダ４１４には、テンポラリフォルダ２４０が削除操作を行われたフォルダである"工数管理／見積り"が記憶される。ユーザＩＤ４１５には削除操作を行ったユーザ"ユーザ次郎"、実行時刻４１６には削除操作が実行された時刻"2005/11/12 15:38:51"が記憶される。
【０１３２】
また、このとき、文書保管先情報管理表４１０には、過去に操作対象アイテム４１２に"テンポラリ"という値を持つ情報１６０１（図１３の１３０１に相当）が存在している。そのため、文書保管先情報管理表４１０に格納されている情報１６０１を、次のように更新する。操作種別４１１を"削除"に、操作先フォルダ４１４を削除操作が行われたフォルダである"工数管理／見積り"に、ユーザＩＤを削除操作した"ユーザ次郎"に、実行時刻を削除操作が実行された時刻"2005/11/12 15:38:51"に更新する。このことによって、フォルダＦがフォルダＡからフォルダＢに移動され、その後、フォルダＢにおいて削除された場合でも、フォルダＡを指定した際には、フォルダＦはフォルダＢにおいて削除されたという情報を提示することが可能となる。また、フォルダＦ下に保管されている文書あるいはフォルダが削除されたという情報も適切に提示することが可能となる。
【０１３３】
更に、テンポラリフォルダ２４０下には見積り資料ファイル２４１が保管されていたため、見積り資料ファイル２４１も同時に削除される。そのため、文書保管先情報管理表４１０には、情報１６０４が追加登録される。情報１６０４は、操作種別４１１には"削除"、操作対象アイテム４１２には削除されたファイルである"見積り資料"が記憶される。操作元フォルダ４１３には"工数管理／見積り"が記憶される。操作先フォルダ４１４には、見積り資料ファイル２４１が削除操作を行われたフォルダである"工数管理／見積り／テンポラリ"が記憶される。ユーザＩＤ４１５には削除操作を行ったユーザ"ユーザ次郎"、実行時刻４１６には削除操作が実行された時刻"2005/11/12 15:38:51"が記憶される。
【０１３４】
ここで、テンポラリフォルダ２４０が削除されてしまうことによって、テンポラリフォルダ２４０下に保管されていた文書あるいはフォルダの文書保管先情報が参照できなくなってしまうといった状況が発生する。これを防ぐため、テンポラリフォルダ２４０を削除することによって削除される階層下の文書あるいはフォルダに関する文書保管先情報は、操作元フォルダ４１３を"工数管理／見積り／テンポラリ"ではなく"工数管理／見積り"としている。このことによって、テンポラリフォルダ２４０の上位のフォルダである見積りフォルダ２１０の文書保管先情報として、見積り資料ファイル２４１が「削除された」という情報が参照されることになる。
【０１３５】
（フォルダ削除の表示例）
図１７は、図１６のようなフォルダの削除操作が実行された場合、削除元フォルダを開いた画面表示例１７００である。
【０１３６】
図１７では、画面上部１７０１に、開いたフォルダ名、本例では"見積り"を表示している。画面中部１７０２に、フォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストを表示している。画面下部１７０３に、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを表示している。
【０１３７】
画面下部１７０３の過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストでは、過去にフォルダ下に保管されており、かつ、削除されたものである場合には、「削除された」という状態を表示している（図１７では「ごみ箱」マーク）。また、過去にフォルダ下に保管されており、かつ、どこかのフォルダへ移動後削除されたものである場合には、「削除された」という状態（図１７では「ごみ箱」マーク）とともに、削除時のフォルダパスを表示してもよい。図１７では、１画面中にフォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストと、過去にフォルダ下に保管されていた文書やフォルダのリストを表示している。これは一表示例であって、これに検定されない。例えば、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストに関しては、ユーザがフォルダを指定して過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを別途表示する、といった操作を行うようにしてもよい。
【０１３８】
また、図１７に示すように、テンポラリフォルダ２４０下に保管されていた見積り資料ファイル２４１の情報も、見積りフォルダ２１０から参照できるようになっている。
【０１３９】
図１７のように、削除元フォルダにおいて過去に削除操作対象となった文書やフォルダのリストを表示する際には、文書保管先情報管理表４１０から次のようなステップで情報を取得する。かかる処理は、図４ＢのステップＳ４０７、Ｓ４０８に相当する。
【０１４０】
まず、文書保管先情報管理表４１０の操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４がリストを表示しようとするフォルダである情報を取得する。
【０１４１】
次に、上記ステップで取得した情報の、操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４それぞれの情報をリストとして表示する。特に、操作種別４１１が"削除"、かつ、操作元フォルダ４１３と操作先フォルダ４１４が異なる場合、操作先フォルダ４１４で削除時のフォルダパスを取得して表示してもよい。
【０１４２】
上記のステップでは現在の保管先の情報は全て取得できるようになっているが、次のようにして、文書管理システムにおいて管理している文書やフォルダに対するアクセス権設定にしたがって、取得する情報を制御してもよい。かかる処理は、図４ＢのステップＳ４０９の追加に相当する。
【０１４３】
まず、文書保管先情報管理表４１０の操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４がリストを表示しようとするフォルダである情報を取得する。
【０１４４】
次に、上記ステップで取得した情報の中で、操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４全てアクセス権のある（参照可能な）情報情報を選択する。
【０１４５】
次に、上記ステップで選択した情報の、操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４それぞれの情報をリストとして表示する。特に、操作種別４１１が"削除"、かつ、操作元フォルダ４１３と操作先フォルダ４１４が異なる場合、操作先フォルダ４１４で削除時のフォルダパスを取得して表示してもよい。
【０１４６】
以上ようにして、フォルダの移動、削除が行われた場合、フォルダの移動先やフォルダが削除されたといった状態をユーザに提示することが可能となる。
【０１４７】
［実施形態２］
実施形態１において、本発明を適用できる文書管理システムの好ましい実施形態について述べた。しかしながら、昨今、情報漏洩を防ぐといったセキュリティの観点から、文書管理システム上で文書やフォルダの保管先がどこに変更されたか、または文書やフォルダが削除してなくなったかといった情報を、意図的に公開したくない場合も考えられる。実施形態１のアクセス権は、フォルダや文書に対して固定的に設定されていることを前提としていた、
実施形態２においては、上記の課題を解決するために、文書保管先情報に対してユーザ毎にアクセス権管理を行うことが可能な文書管理システムの実施形態について説明する。
【０１４８】
＜本実施形態の文書管理システムにおける文書管理サーバの構成例＞
基本的な文書管理システムの構成、あるいは文書管理サーバ及びクライアント端末の構成は、実施形態１と同様である。以下では、実施形態１と異なる構成や追加された構成について説明する。
【０１４９】
（本実施形態の文書管理サーバにおける文書保管先情報アクセス管理例）
図１８は、本実施形態の文書管理サーバ１００における、文書保管先情報に対してユーザ毎にアクセス権管理を行う文書保管先情報アクセス管理部の構成例を示す図である。
【０１５０】
図１８は、文書管理サーバ１００内の構成を示す。４００は、実施形態１で前述の文書保管先情報管理部である。１８００は、文書保管先情報アクセス管理部であって、文書管理サーバ１００内で管理されるフォルダそれぞれについて、どのユーザが文書保管先情報を参照可能か否かを管理するものである。
【０１５１】
１８１０は、文書保管先情報アクセス管理部１８００が有する第２の記憶手段に相当する文書保管先情報アクセス管理表である。文書保管先情報アクセス管理表１８１０中、１８１１は対象フォルダであって、文書保管先情報アクセス管理手段が管理対象とするフォルダを示す。１８１２はユーザＩＤであって、対象フォルダ１８１１の文書保管先情報への参照可能か否かのアクセス権の設定対象ユーザである。１８１３は参照権フラグであって、対象フォルダ１８１１へユーザＩＤ１８１２を持つユーザが参照可能か否かを示す。
【０１５２】
なお、本実施形態ではフォルダ毎の文書保管先情報のアクセス権を管理する方法を説明しているが、フォルダ毎、文書毎に文書保管先情報のアクセス権を管理しても構わない。
【０１５３】
文書管理サーバ１００で管理されるフォルダそれぞれに対して、各ユーザの文書保管先情報のアクセス権を文書保管先情報アクセス管理表１８１０へ登録する。それによって、設定されたアクセス権によって、文書保管先情報管理部４００による情報の取得を制御することが可能となる。
【０１５４】
＜本実施形態の文書管理システムにおける文書管理サーバの動作例＞
（本実施形態のフォルダ内容の表示手順例）
図１９は、文書保管先情報へのアクセス管理を行った場合の、情報表示する際の処理のフローチャートである。文書保管先情報へのアクセス管理を行った場合の情報表示処理は次のようなステップで実行される。
【０１５５】
まず、所望のフォルダを開く指示をすると、ステップＳ１９０１で、情報表示しようとするユーザのユーザＩＤと、ユーザが指定した情報表示するフォルダ（対象フォルダ）を取得する。ステップＳ１９０２で、文書保管先情報アクセス管理表１８１０から、上記ステップＳ１９０１で取得した対象フォルダとユーザＩＤとを対象フォルダ１８１１とユーザＩＤ１８１２に持つ、参照権フラグ情報１８１３を取得する。
【０１５６】
判定手段に相当するステップＳ１９０３で、参照権フラグ情報１８１３が参照可か参照不可かを判定する。参照可である場合（ステップＳ１９０３でＹｅｓ）、ステップＳ１９０４に進む。参照不可である場合（ステップＳ１９０３でＮｏ）は、文書保管先情報管理部４００による情報を取得せず処理を終了する。
【０１５７】
ステップＳ１９０４では、文書保管先情報管理部４００により操作元フォルダ４１３が対象フォルダである情報を取得する。次に、ステップＳ１９０５で、文書保管先情報管理部４００から操作先フォルダ４１４が対象フォルダである情報を取得する。上記ステップＳ１９０４とＳ１９０５で取得した情報を表示する。なお、図１９のフローチャートは、図４Ｂのフローチャートと組合せることが可能である。
【０１５８】
（アクセス管理の表示例）
図２０は、文書保管先情報へのアクセス管理を行った場合に情報表示する際の画面表示例２０００であり、特に、文書保管先情報を参照可能なユーザが情報表示した際の画面表示例である。
【０１５９】
図２０では、画面上部２００１に、開いたフォルダ名、本例では"見積り"を表示している。画面中部２００２に、フォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストを表示している。画面下部２００３に、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを表示している。
【０１６０】
画面下部２００３の過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストにおいて、上記ステップＳ１９０４やＳ１９０５で取得した情報が表示されることになる。
【０１６１】
図２１は、文書保管先情報へのアクセス管理を行った場合の情報表示する際の画面表示例２１００であって、特に、文書保管先情報を参照不可なユーザが情報表示した際の画面表示例である。
【０１６２】
図２１では、画面上部２１０１に、開いたフォルダ名、本例では"見積り"を表示している。画面中部２１０２に、フォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストを表示のみとなっている。
【０１６３】
上記ステップＳ１９０３において、文書保管先情報を参照することができないと判断され情報が取得できないため、図２０のような画面下部２００３の過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストは、表示していない。
【０１６４】
図２０や図２１では、１画面中にフォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストと、過去にフォルダ下に保管されていた文書やフォルダのリストを表示している。これは一表示例であって、これに限定されない。例えば、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストに関しては、ユーザがフォルダを指定して過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを別途表示する、といった操作を行うようにしてもよい。
【０１６５】
［実施形態３］
上記実施形態１及び２では、文書保管先情報が次々に累積されて、記憶容量が増大するばかりである。実施形態３においては、上記の課題を解決するために、文書保管先情報のリセットといったクリア管理を行うことが可能な文書管理システムの実施形態について説明する。
【０１６６】
＜本実施形態の文書管理システムにおける文書管理サーバの構成例＞
基本的な文書管理システムの構成、あるいは文書管理サーバ及びクライアント端末の構成は、実施形態１と同様である。以下では、実施形態１と異なる構成や追加された構成について説明する。
【０１６７】
（本実施形態の文書管理サーバにおける文書保管先情報クリア管理例）
図２２は、本実施形態の文書保管先情報をクリア（リセット）するための文書保管先情報クリア管理部を説明するための図である。
【０１６８】
図２２は、文書管理サーバ１００内の構成を示す。４００は、実施形態１で前述の文書保管先情報管理部である。１８００は、実施形態２で前述の文書保管先情報アクセス管理部である。２２００は、文書保管先情報クリア管理部であって、文書管理サーバ１００内で管理されるフォルダそれぞれの文書保管先情報をいつ、どういったタイミングでクリア（リセット）するかを管理するものである。
【０１６９】
文書保管先情報クリア管理部２２００は、第３の記憶手段に相当する文書保管先情報クリア管理表２２１０を有する。文書保管先情報クリア管理表２２１０で、２２１１は対象フォルダであって、文書保管先情報クリア管理手段が管理対象とするフォルダを示す。２２１２はクリア設定フラグであって、クリア（リセット）するか否かを示す。２２１３はクリア日時であって、クリア（リセット）する日時を示す。なお、クリアの日時でなく保持期間を記憶してその経過を判定しても同様である。２２１４は定期フラグであって、クリア（リセット）処理を定期的に行うか、単発的に不定期に行うかを示す。２２１５はクリア間隔であって、定期フラグ２２１４が"定期的"の設定の場合にその定期間隔（一日に一回、一週間に一回、一ヶ月に一回、一年に一回など）を示す。
【０１７０】
なお、本実施形態ではフォルダ毎の文書保管先情報のクリア（リセット）を管理する方法を説明しているが、フォルダ毎、文書毎に文書保管先情報のクリア（リセット）を管理しても構わない。
【０１７１】
＜本実施形態の文書管理システムにおける文書管理サーバの動作例＞
（本実施形態の保管先情報のクリア手順例）
図２３は、前述の文書保管先情報クリア管理部２２００によって文書保管先情報をクリアする処理のフローチャートである。文書保管先情報をクリアする処理は次のステップで実行される。また、文書保管先情報をクリアする処理は繰り返し実行されるか、もしくは定期的に実行されることを想定している。
【０１７２】
まず、ステップＳ２３０１で、文書保管先情報クリア管理表２２１０から、クリア日時２２１３を過ぎている操作対象フォルダ２２１１を取得する。
【０１７３】
以下、ステップＳ２３０２〜Ｓ２３０８で、上記ステップＳ２３０１で取得した操作対象フォルダ数分の処理を繰り返す。 なお、変数Ｉは、ステップＳ２３０１で取得した操作対象フォルダ数分の繰返しを制御するために使用される。繰返しの中では、ステップＳ２３０４で、取得した操作対象フォルダ２２１１の中から１つのフォルダを取得して対象フォルダとする。次に、文書保管先情報管理部４００において、履歴削除手段に相当するステップＳ２３０５で、操作元フォルダ４１３もしくは操作先フォルダ４１４に上記ステップＳ２３０２で取得した対象フォルダが設定されているデータを削除する。ステップＳ２３０６で、文書保管先情報クリア管理表２２１０の、操作対象フォルダ２２１１に対象フォルダが設定されているデータの定期フラグ２２１４を参照する。"定期的"なクリア処理であれば（Ｓ２３０６のＹｅｓ）、ステップＳ２３０７で、クリア間隔２２１５で設定されている値にしたがってクリア日時２２１３を更新する）。
【０１７４】
以上ようにして、文書保存先情報のクリア（リセット）管理が可能となる。
【０１７５】
尚、上記実施形態１乃至３は、それぞれ独立に記載したが、それらの組合せは容易の可能であり、それらも本発明に含まれる。
【０１７６】
又、本実施形態では、文書保管先情報などの管理は文書管理サーバ１００で集中して行なうような構成例を説明したが、かかる管理を分散処理、例えばクライアント端末で分散処理することも可能であり、それらも本発明に含まれる。
【０１７７】
又、本発明は、複数の機器（例えばホストコンピュータ、インターフェース機器、プリンタなど）から構成されるシステムあるいは統合装置に適用しても、ひとつの機器からなる装置に適用してもよい。
【０１７８】
又、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体（または記録媒体）を、システムあるいは装置に供給する。そして、その記憶媒体に格納されたプログラムコードは、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはCPUやMPU）を、各処理を実行するための手段として機能させる。
【０１７９】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現させるための構成要素であるから、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【０１８０】
なお、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム（OS）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も本発明に含まれることは言うまでもない。
【０１８１】
また、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれるようにしてもよい。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるCPUなどが実際の処理の一部または全部を行う。このような処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も本発明に含まれることは言うまでもない。
【０１８２】
本発明を上記記憶媒体に適用する場合、その記憶媒体には、先に説明したフローチャートに対応するプログラムコードが格納されることになる。
【図面の簡単な説明】
【０１８３】
【図１】本実施形態の文書管理システムの構成例を示す図である。
【図２】本実施形態の文書管理サーバおよびクライアント端末１０１（Ｘ）の具体的な構成例を示す図である。
【図３Ａ】本実施形態の文書管理サーバにおける文書管理の具体例を説明するための図である。
【図３Ｂ】図３Ａの文書管理の構成例を示す図である。
【図４Ａ】実施形態１の文書管理サーバにおける文書管理先情報管理部の例を示す図である。
【図４Ｂ】実施形態１の文書管理サーバにおけるフォルダリストの表示手順例を示すフローチャートである。
【図５】実施形態１の文書移動時に文書保管先情報を登録及び管理する際の処理手順を示すフローチャートである。
【図６】実施形態１の文書移動時に文書管理サーバ上での文書データの移動と、文書保管先情報管理表に登録されるデータの具体例を説明するための図である。
【図７】図６の文書移動時の移動元フォルダにおける保管先情報表示例を示す図である。
【図８】図６の文書移動時の移動先フォルダにおける保管先情報表示例を示す図である。
【図９】実施形態１の文書削除時に文書保管先情報を登録及び管理する際の処理手順を示すフローチャートである。
【図１０】実施形態１の文書削時に文書管理サーバ上での文書データの削除と、文書保管先情報管理表に登録されるデータの具体例を説明するための図である。
【図１１】図１０の文書削除時の格納先フォルダにおける保管先情報表示例を示す図である。
【図１２】実施形態１のフォルダ移動時に文書保管先情報を登録及び管理する際の処理手順例を示すフローチャートである。
【図１３】実施形態１のフォルダ移動時に文書管理サーバ上でのフォルダおよび文書データの移動と、文書保管先情報管理手段に登録されるデータの具体例を説明するための図である。
【図１４】図１３のフォルダ移動時の移動先フォルダにおける保管先情報表示例を示す図である。
【図１５】実施形態１のフォルダ削除時に文書保管先情報を登録及び管理する際の処理手順例を示すフローチャートである。
【図１６】実施形態１のフォルダ削除時に文書管理サーバ上でのフォルダおよび文書データの削除と、文書保管先情報管理表に登録されるデータの具体例を説明するための図である。
【図１７】図１６のフォルダ削除時の格納先フォルダにおける保管先情報表示例を示す図である。
【図１８】実施形態２の文書管理サーバにおける文書保管先情報へのアクセス管理を行う文書保管先情報アクセス管理部を示す図である。
【図１９】実施形態２の文書保管先情報へのアクセス管理を行った場合の情報表示する際の処理手順例を示すフローチャートである。
【図２０】図１９の文書保管先情報へのアクセス管理を行った場合のアクセス権を持つユーザへの情報表示例を示す図である。
【図２１】図１９の文書保管先情報へのアクセス管理を行った場合のアクセス権を持たないユーザへの情報表示例を示す図である。
【図２２】実施形態３の文書管理サーバにおける文書保管先情報をクリア（リセット）するトリガを管理する文書保管先情報クリア管理部を示す図である。
【図２３】実施形態３の文書保管先情報をクリア（リセット）する際の処理手順例を示すフローチャートである。
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書管理方法及びその装置に関する。より詳細には、複数のユーザのフォルダや文書に対するアクセス制御を行うことが可能な文書管理システムにおいて、フォルダや文書の保管先が変更あるいは削除された場合の文書管理方法及びその装置に関するものである。かかる文書管理システムでは、文書やフォルダに対して一意の識別子を付与し、フォルダをノードとし、文書をリーフノードとする階層構造でデータが管理される。
【背景技術】
【０００２】
近年、ネットワーク技術の向上とネットワークの普及に伴い、複数のユーザがネットワーク上で電子ファイルを共有して何らかの作業を行うといったことが当然のように行われている。電子ファイルの共有は、UNIX（登録商標）、Windows（登録商標）といったオペレーションシステムの基本機能を利用することによって可能となっている。Windows（登録商標）であれば、ユーザはオペレーションシステム上のファイルシステム上で管理されている電子ファイルを、Windows（登録商標） Explorerといったグラフィカル・ユーザ・インタフェースを利用して、簡単に共有して管理することが可能である。
【０００３】
また、上記のようなオペレーションシステムの基本機能を利用したものではなく、企業利用や特定の業務利用を目的として、よりセキュリティを強化させて電子ファイルの共有と管理を可能とした文書管理システムも存在している。さらに、ユーザの使い勝手を向上させて電子ファイルの共有と管理を可能とした文書管理システムも存在している。
【０００４】
これらの電子ファイルの共有と管理を行う文書管理システムを利用する際に、ユーザは次のような操作を行うと考えられる。
（操作１） ユーザは文書管理システムにフォルダを作成する。
（操作２） ユーザは文書管理システムの任意のフォルダに文書（電子ファイル）を登録する。
（操作３） ユーザは文書管理システム内で管理されている任意のフォルダ、もしくは文書に対して移動操作を行い、保管先を変更する。
（操作４） ユーザは文書管理システム内で管理されている任意の文書に対して編集を行い、文書を更新する。
（操作５） ユーザは文書管理システム内で管理されている任意のフォルダ、もしくは文書に対して削除操作を行い、登録されている文書、フォルダを文書管理システムから削除する。
【０００５】
通常、文書管理システムは、複数のユーザが文書の共有のために利用するものである。そのため、文書管理システムにおける課題として次のようなものがある。
【０００６】
あるユーザが任意のタイミングで任意のフォルダもしくは文書の移動操作を行ってしまうと、移動操作後にアクセスした他のユーザは、所望の文書やフォルダが移動されたためなくなったのか、削除されたためなくなったのかを判断できない。また、移動されたものと仮定しても、所望の文書がどこに移動されたか判断することができない。同様に、あるユーザが任意のタイミングで任意のフォルダもしくは文書の削除操作を行ってしまうと、削除操作後にアクセスした他のユーザは、所望の文書やフォルダが移動されたためなくなったのか、削除されたためなくなったのかを判断できない。
【０００７】
例えば、ユーザＡがフォルダＦにアクセスしてフォルダＦに格納されている文書ＤをフォルダＦ'に移動したとする。その後、ユーザＢが文書Ｄを編集するためにフォルダＦにアクセスしても、存在するはずの文書Ｄは移動されてしまったため存在しない。そして、ユーザＢは、文書検索等の文書管理システムの機能を利用するか、もしくは適当なフォルダに手当たり次第にアクセスして文書Ｄを探すなどの手段によって、文書Ｄを見つけなければならず、ユーザにとって手間も時間もかかる作業が発生してしまう。このため、再度所望の文書あるいはフォルダの新しい保管先を探すユーザＢには、大きな負担となっていた。
【０００８】
上記課題を解決するために、特許文献１あるいは特許文献２が提案されている。これらの先行技術は、移動前の文書のＵＲＬや識別子を使って移動後の文書にアクセスできる、といった技術である。しかし、いずれも、ユーザがアクセスしたい文書のＵＲＬや識別子を知っていることが前提となっている。したがって、フォルダや文書が移動後の保管先にあるといった情報は、アクセスして初めてユーザが知ることとなる。また、フォルダや文書が削除されている場合も同様で、フォルダや文書自体にアクセスしようとして失敗することで初めて、ユーザはフォルダや文書が削除されていることを知ることとなる。
【特許文献１】特開２００１−３５７０５１号
【特許文献２】特開平１０−１３３９３４号
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながら、ユーザの文書管理システムの利用状況を考えると、フォルダ内の文書を直接指定してアクセスするといった操作をするよりも、まず文書を格納しているフォルダを開いて、その中の文書にアクセスすることが多い。すなわち、ユーザは、「文書ＤはフォルダＦに格納されている」といった認識の上で、(1)フォルダＦを開いて文書一覧を表示し、(2)その中から文書Ｄを選択する、というように文書管理システムを利用している。
【００１０】
したがって、文書管理システムにおいて、文書やフォルダが移動あるいは削除されたような場合、操作後の情報をユーザに開示できることが望まれている。例えば、操作前に格納されていたフォルダにユーザがアクセスした際に、操作対象となった文書、フォルダの新しい保管先はどこか、もしくは削除されてなくなったのか、といった情報が報知されるのが望ましい。
【００１１】
一方、情報漏洩などのセキュリティの観点からみると、移動後の文書の保管先であるとか、その文書が削除された、といった情報を開示することが必ずしも望ましいとも限らない場合もある。したがって、アクセスするユーザによっては、これらの情報を開示するか開示しないかの制御が可能である方が望まれるであろう。
【００１２】
本発明は、前記従来の問題点に鑑み、文書やフォルダが移動あるいは削除された場合、操作前に格納されていたフォルダへのアクセスで、文書やフォルダの移動先や削除を知ることが可能な文書処理システムの文書処理方法及びその装置を提供する。また、文書やフォルダの移動先や削除を開示するか否かを制御可能な文書処理システムの文書処理方法及びその装置を提供する。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
上述した課題を解決するために、本発明の文書管理装置は、ネットワークを介して複数の端末からアクセスが可能な電子ファイルを、文書として階層構造を有するフォルダ内に保管して管理する文書管理装置であって、フォルダ内の文書またはフォルダの移動あるいは削除が操作された場合に、前記文書またはフォルダの移動あるいは削除の操作履歴を保持する履歴保持手段と、前記複数の端末のいずれかの端末がフォルダを開いた時に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて該開かれたフォルダに保管されていた文書または下位のフォルダの操作履歴を該フォルダを開いた端末に表示させる履歴表示手段とを有することを特徴とする。
【００１４】
ここで、前記履歴保持手段は、少なくとも、文書またはフォルダを特定する識別子と、操作前に保管されていた操作元フォルダと、操作後に保管されている操作先フォルダとを記憶する第１の記憶手段を有する。また、前記第１の記憶手段は、更に、移動あるいは削除の操作種別と、操作を指示したユーザの識別子と、操作の実行時間とを記憶する。また、前記履歴保持手段は、操作された前記文書またはフォルダと同じ文書またはフォルダを前記第１の記憶手段から取得する取得手段と、前記取得された同じ文書またはフォルダの操作履歴を更新する履歴更新手段とを更に有する。また、前記履歴更新手段は、操作が文書またはフォルダの移動の場合は、前記取得された同じ文書またはフォルダの前記操作先フォルダを更新し、操作が文書またはフォルダの削除の場合は、前記取得された同じ文書またはフォルダの前記操作種別及び前記操作先フォルダを更新する。また、前記履歴保持手段は、操作の対象がフォルダの場合に、該フォルダが保管する文書または下位のフォルダに対して、前記操作と同じ操作に対応する操作履歴の保持を繰り返す繰返手段を有する。また、前記履歴表示手段は、更に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて前記開かれたフォルダに保管されている文書または下位のフォルダの操作履歴を前記フォルダを開いた端末に表示させる。また、前記履歴表示手段は、文書またはフォルダに対するアクセス権を判定する判定手段を有し、アクセスが可とされた文書またはフォルダの操作履歴を表示させる。また、文書またはフォルダへのユーザのアクセス権を書き換え可能に記憶する第２の記憶手段と、前記第２の記憶手段に記憶されたアクセス権を参照して文書またはフォルダに対するアクセス権を判定する判定手段とを更に有し、前記履歴表示手段は、アクセスが可とされた文書またはフォルダの操作履歴を表示させる。また、操作履歴の保持期間を文書またはフォルダに対応して記憶する第３の記憶手段と、前記第３の記憶手段に記憶された操作履歴の保持期間が経過すると、保持期間が経過した文書またはフォルダの操作履歴を削除する履歴削除手段とを更に有する。
【００１５】
また、本発明の文書管理システムは、ネットワークを介して接続された複数の端末と、ネットワークを介して前記複数の端末からアクセスが可能な電子ファイルを文書として階層構造を有するフォルダ内に保管して管理する文書管理装置とを有する文書管理システムであって、フォルダ内の文書またはフォルダの移動あるいは削除が操作された場合に、前記文書またはフォルダの移動あるいは削除の操作履歴を保持する履歴保持手段と、前記複数の端末のいずれかの端末がフォルダを開いた時に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて該開かれたフォルダに保管されていた文書または下位のフォルダの操作履歴を該フォルダを開いた端末に表示させる履歴表示手段とを有することを特徴とする。
【００１６】
また、本発明の文書管理方法は、ネットワークを介して複数の端末からアクセスが可能な電子ファイルを、文書として階層構造を有するフォルダ内に保管して管理する文書管理装置の文書管理方法であって、履歴保持手段が、フォルダ内の文書またはフォルダの移動あるいは削除が操作された場合に、前記文書またはフォルダの移動あるいは削除の操作履歴を保持する履歴保持工程と、履歴表示手段が、前記複数の端末のいずれかの端末がフォルダを開いた時に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて該開かれたフォルダに保管されていた文書または下位のフォルダの操作履歴を該フォルダを開いた端末に表示させる履歴表示工程とを有することを特徴とする。
【００１７】
ここで、前記履歴保持工程は、操作された前記文書またはフォルダと同じ文書またはフォルダを、少なくとも、文書またはフォルダを特定する識別子と、操作前に保管されていた操作元フォルダと、操作後に保管されている操作先フォルダとを記憶する第１の記憶手段から、取得する取得工程と、前記取得された同じ文書またはフォルダの操作履歴を更新する履歴更新工程とを有する。また、前記履歴表示工程では、更に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて前記開かれたフォルダに保管されている文書または下位のフォルダの操作履歴を前記フォルダを開いた端末に表示させる。また、判定手段が、文書またはフォルダへのユーザのアクセス権を書き換え可能に記憶する第２の記憶手段に記憶されたアクセス権を参照して、文書またはフォルダに対するアクセス権を判定する判定工程を更に有し、前記履歴表示工程では、アクセスが可とされた文書またはフォルダの操作履歴を表示させる。また、履歴削除手段が、操作履歴の保持期間を文書またはフォルダに対応して記憶する第３の記憶手段に記憶された操作履歴の保持期間が経過すると、保持期間が経過した文書またはフォルダの操作履歴を削除する履歴削除工程を更に有する。
【００１８】
更に、上記文書管理方法の工程をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム、及び該コンピュータプログラムを記憶したコンピュータで読み取り可能な記憶媒体を提供する。
【発明の効果】
【００１９】
本発明によって、文書やフォルダが移動あるいは削除された場合、操作前に格納されていたフォルダへのアクセスで、文書やフォルダの移動先や削除を知ることが可能な文書処理システムの文書処理方法及びその装置を提供できる。また、文書やフォルダの移動先や削除を開示するか否かを制御可能な文書処理システムの文書処理方法及びその装置を提供できる。
【００２０】
すなわち、文書管理システムにおいて、あるフォルダ下に保管されていた文書、フォルダが移動された場合、現在の保管先情報をユーザに提示することができる。また、あるフォルダ下に保管されていた文書、フォルダが削除された場合、それらの文書、フォルダが削除されたという情報をユーザに提示することができる。その結果、ある文書が存在すると思ってアクセスしたフォルダに所望の文書がなくてもユーザが困惑することが少なくなる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２１】
以下、添付図面を参照して、本発明を適用できる文書管理システムの実施形態について説明する。
【００２２】
［実施形態１］
＜本実施形態の文書管理システムの構成例＞
図１は、本発明を適用できる文書管理システムの構成例を示す図である。
【００２３】
図１に示すように、文書管理装置に相当する文書管理サーバ１００、複数のＰＣなどのクライアント端末１０１（１）、１０１（２）、...、１０１（Ｎ）がネットワーク１０２を介して接続されている。ネットワーク１０２は、インターネット、イントラネットなどや、あるいは他のネットワークシステムであってもかまわない。また、説明を簡略化するため、複数のクライアント端末１０１（１）、１０１（２）、...、１０１（Ｎ）の中で任意の１つのクライアント端末を示す場合には、クライアント端末１０１（Ｘ）と記す。
【００２４】
本実施形態の文書管理システムとは、クライアント端末１０１（Ｘ）から文書管理サーバ１００に対して、電子ファイルを文書として登録あるいは削除することができる他、登録している文書の検索などの操作を行うことができるものである。本文書管理サーバ１００では、フォルダを作成しそのフォルダの中に文書を保管するというように、フォルダをノード、文書をリーフノードとして階層的に文書を管理することができる。これは、Windows（登録商標）、UNIX（登録商標）などのオペレーションシステムにおけるファイルシステムと同様である。
【００２５】
＜本実施形態の文書管理サーバ及びクライアント端末の構成例＞
図２は、文書管理サーバ１００およびクライアント端末１０１（Ｘ）の具体的な構成例を示す図である。
【００２６】
同図において、３０１は、コンピュータプログラムに従って情報処理装置の演算・制御を司る中央演算装置（以下、ＣＰＵと記す）である。３０２は、ランダムアクセスメモリ（以下、ＲＡＭと記す）であり、ＣＰＵ３０１の主メモリとして、本発明の各処理を実行する手段として機能させるための実行プログラムの実行エリアならびにデータエリアとして機能する。３０３は、ＣＰＵ３０１の動作処理手順を記憶しているリードオンリーメモリ（以下、ＲＯＭと記す）である。ＲＯＭ３０３には、情報処理装置の機器制御を行うシステムプログラムである基本ソフト（オペレーションシステム（ＯＳ））を記録したプログラムＲＯＭと、システムを稼動するために必要な情報等が記録されているデータＲＯＭがある。機器によっては、ＲＯＭ３０３の代わりに後述のＨＤＤ３０９を使用する場合もある。
【００２７】
３０４は、ネットワークインタフェース（以下、ＮＥＴＩＦと記す）であり、ネットワーク１０２を介して情報処理装置間でデータ転送を行うための制御や接続状況の診断を行う。
【００２８】
３０５は、ビデオＲＡＭ（以下、ＶＲＡＭを記す）であり、後述する情報処理装置の稼動状態を示すＣＲＴ３０６の画面に表示させるための画像を展開し、その表示の制御を行う。３０６は、ディスプレイ等の表示装置（以下、ＣＲＴと記す）である。３０７は、外部入力装置３０８からの入力信号を制御するためのコントローラ（以下、ＫＢＣと記す）である。３０８は、ユーザが行う操作を受け付けるための外部入力装置（以下、ＫＢと記す）であり、例えばキーボードやマウス等のポインティングデバイスが用いられる。
【００２９】
３０９は、ハードディスクドライブ（以下、ＨＤＤと記す）であり、アプリケーションプログラムや各種データ保存用に用いられる。本実施形態におけるアプリケーションプログラムとは、本実施形態における各種処理手段を実行するソフトウェアプログラム等である。又、以下の示す階層化されたファイル構造（図３Ｂ参照）、及び本実施形態の文書補間先情報管理表（図４Ａ参照）も、ここに保存されており、必要時にはＲＡＭ３０２に読み出されて変更等の操作がなされる。
【００３０】
３１０は、外部入出力装置（以下、ＦＤＤと記す）であり、例えばフロッピー（登録商標）ディスクドライブ、ＣＤ−ＲＯＭドライブ等のリムーバブルディスクを入出力するものであり、上述したアプリケーションプログラムの媒体からの読み出し等に用いられる。３１３は、ＦＤＤ３１０によって読み出しされる外部記憶媒体（以下、ＦＤと記す）である。外部記憶媒体には、取り外し可能なデータ記憶装置（リムーバブル・メディア）が含まれる。例えば、磁気記憶媒体（例えば、フロッピー（登録商標）ディスクや外付けハードディスク）、光記憶媒体（例えば、ＣＤ−ＲＯＭ）、光磁気記憶媒体（例えば、ＭＯ）、半導体記憶媒体（例えば、メモリカード）等がある。尚、ＨＤＤ３０９に格納するアプリケーションプログラムやデータをＦＤ３１３に格納して使用することも可能である。
【００３１】
３１１は、後述するＰＲＴ３１２への出力信号を制御するためのコントローラ（以下、ＰＲＴＣと記す）である。３１２は、印刷装置（以下、ＰＲＴと記す）であり、例えばＬＢＰ（Ｌａｓｅｒ Ｂｅａｍ Ｐｒｉｎｔｅｒ）等が用いられる。
【００３２】
３００は、上述した各ユニット間を接続するための伝送バス（アドレスバス、データバス、入出力バス、および制御バス）である。
【００３３】
（本実施形態の文書管理サーバにおける文書管理例）
図３Ａは、本実施形態の文書管理サーバにおける文書管理例を説明するための図である。図３Ａでは、下記のように階層構造で文書が管理されている状態を示している。
(1) ルートノードとして工程管理フォルダ２００が存在し、工程管理フォルダ２００の下に、見積りフォルダ２１０、資料フォルダ２２０、実績フォルダ２３０というフォルダが存在している。
(2) 見積りフォルダ２１０の下に、見積り案ファイル２１１、見積り＆実績ファイル２１２の２つのファイルが存在している。
(3) 資料フォルダ２２０の下には資料Ａファイル２２１、資料Ｂファイル２２２、テンポラリフォルダ２４０の２つのファイルと１つのフォルダが存在している。
(4) テンポラリフォルダ２４０の下には、見積り資料ファイル２４１が存在している。
(5) 実績フォルダの下には、何も存在していない。
【００３４】
図３Ｂは、上記図３Ａの文書管理例を実現する記憶媒体内の記憶の階層構造例を示す図である。
【００３５】
図３Ｂの参照符号は、図３Ａの参照符号に対応している。又、矢印は、ファイル間の関連を示し、通常ポインタによって指示されている。最も下流には、それぞれの文書内容の実データが記憶される。なお、これらの構造が、図２の１つの要素に有る必要はなく、複数の記憶媒体にわたることも可能である。
【００３６】
フォルダや文書の移動あるいは削除に従う図３Ａの変化に従って、図３Ｂの構造も変化する。本実施形態では、かかる図３Ｂの現在のファイル構造に加えて、その移動あるいは削除の操作履歴を保持し、ユーザに報知することを可能にする。
【００３７】
以下、本実施形態では、図３Ａ及び図３Ｂの状態で文書が管理されている状況を想定して、以下のフォルダや文書の移動あるいは削除による動作例を説明する。
【００３８】
（本実施形態の文書管理サーバにおける文書保管先情報管理例）
図４Ａは、本実施形態の文書管理サーバ１００における文書保管先情報管理部４００の構成例を示す図である。
【００３９】
履歴保持手段に相当する文書保管先情報管理部４００は、第１の記憶手段に相当する操作履歴を記憶する文書保管先情報管理表４１０を有している。文書保管先情報管理部４００は、文書保管先情報管理表４１０を使って、保管していた文書の保管先が移動された場合、その移動先が、また文書が削除された場合削除されたことをユーザに示すことが可能な文書管理システムを実現する。文書保管先情報管理部４００は、図４Ａに示すように文書管理サーバ１００内において、文書が移動された際の移動先、文書が削除された際の削除状態を管理するための手段として機能する。
【００４０】
４１１は操作種別であって、"移動"あるいは"削除"といった実行された操作を示す。４１２は操作対象アイテムであって、移動された文書もしくはフォルダ、削除された文書もしくはフォルダを示す。操作対象アイテム４１２は、ファイル名であってもファイル識別子（ＩＤ）であってもよいが、ファイルを一意に特定して識別可能とするデータである必要がある。
【００４１】
４１３は操作元フォルダであって、移動あるいは削除された文書もしくはフォルダの操作時に保管していた保管元のフォルダを示す。４１４は操作先フォルダであって、移動された文書もしくはフォルダの移動先のフォルダを示す。なお、本例では、削除の場合、操作先フォルダ４１４には操作元フォルダ４１３のフォルダ名がコピーされる。
【００４２】
４１５はユーザＩＤであって、移動あるいは削除といった操作を実行したユーザのユーザＩＤを示す。４１６は実行時刻であって、移動あるいは削除といった操作を実行した時刻である実行時間を示す。
【００４３】
任意の文書もしくはフォルダが移動あるいは削除された場合には、文書管理サーバ１００の文書保管先情報管理部４００では、文書保管先情報管理表４１０に４１１〜４１６といった情報を履歴として残しておく。
【００４４】
＜本実施形態の文書管理システムにおける文書管理サーバの動作例＞
（本実施形態のフォルダ内容の表示手順例）
図４Ｂは、本実施形態の文書管理システムにおけるフォルダを開いた場合の、フォルダ内容の表示手順例を示すフローチャートである。なお、図４Ｂは、以下に示すフォルダや文書の移動あるいは削除の全体の処理に適用可能であり、対象の処理でない場合、その処理ステップでは何も実行されずにスルーされる。
【００４５】
まず、対象とするフォルダを開ける操作をユーザを行なった場合に、ステップＳ４０１で当該対象フォルダの下位として管理されているフォルダやファイルのファイル情報を取得する。例えば、図３Ａで、工程管理フォルダ２００を開けば、見積りフォルダ２１０、資料フォルダ２２０、実績フォルダ２３０がファイル情報として取得される。資料フォルダ２２０を開けば、資料Ａファイル２２１、資料Ｂファイル２２２、テンポラリフォルダ２４０がファイル情報として取得される。ステップＳ４０２では、ステップＳ４０１で取得したファイル情報に従って、対象フォルダの下位に現在管理されているフォルダやファイルのファイルリストが作成される。例えば、以下の図７の７０２、図８の８０２などである。このファイルリストは従来技術においても作成される。
【００４６】
次に、ステップＳ４０３で、図４Ａに示すような文書保管先情報管理表４１０を読み出して、操作種別４１１が"移動"で、開いた対象フォルダが操作元フォルダ４１３に一致する、操作対象アイテム４１２を取得する。ステップＳ４０４で、ステップＳ４０３で取得した操作対象アイテム４１２のファイルを基に移動先を示すファイルリストを作成する。例えば、図７の７０３である。
【００４７】
次に、ステップＳ４０５で、図４Ａに示すような文書保管先情報管理表４１０を読み出して、操作種別４１１が"移動"で、開いた対象フォルダが操作先フォルダ４１４に一致する、操作対象アイテム４１２を取得する。ステップＳ４０６で、ステップＳ４０５で取得した操作対象アイテム４１２のファイルを基に移動元を示すファイルリストを作成する。例えば、図８の８０３である。
【００４８】
次に、ステップＳ４０７で、図４Ａに示すような文書保管先情報管理表４１０を読み出して、操作種別４１１が"削除"で、開いた対象フォルダが操作先フォルダ４１４に一致する、操作対象アイテム４１２を取得する。ステップＳ４０８で、ステップＳ４０７で取得した操作対象アイテム４１２のファイルを基に削除を示すファイルリストを作成する。例えば、図１１の１１０３である。
【００４９】
判定手段に相当するステップＳ４０９では、必要であれば、操作したユーザにフォルダあるいは文書へのアクセス権があるか否かがチェックされる。履歴表示手段に相当するステップＳ４１０では、ステップＳ４０９でアクセス権があると判断されたフォルダあるいは文書に関する情報のみを表示する。なお、ステップＳ４０９のアクセス権のチェックは、オプショナルである。
【００５０】
かかる全体の構成及び処理手順を基に、以下、ユーザの各操作に従う文書保管先情報管理表４１０の更新例と、フォルダを開いた場合の表示例の数例を説明する。なお、初期状態は、図３Ａ及び図３Ｂのファイル構造とする。
【００５１】
＜本実施形態における文書移動の例＞
（文書移動時の管理情報登録の手順例）
図５は、あるユーザが文書管理サーバ１００で管理している任意の文書を移動した際の、文書管理サーバ１００における処理のフローチャートである。本実施形態の文書管理システムにおける文書管理サーバでは、文書の移動操作が実行された場合、移動処理の他に次のようなステップで処理を実行し、移動された文書の移動先の情報を記録する。
【００５２】
ステップＳ５０１で、文書保管先情報管理表４１０に文書保管先情報を追加する。このとき、文書保管先情報には操作種別４１１として"移動"、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４、操作したユーザＩＤ４１５、操作を実行した実行時刻４１６などの情報が含まれる（図６の下図参照）。取得手段に相当するステップＳ５０２では、文書保管先情報管理表４１０を移動対象文書で検索し、移動対象文書の履歴を取得する。つまり、文書保管先情報管理表４１０に登録されている情報の中で、上記ステップＳ５０１で登録した操作対象アイテム４１２と同じ操作対象アイテム４１２を持つ情報を全て取得する。このとき、取得情報の中には上記ステップＳ５０１で追加した情報は含まれない。また、取得した情報は過去に移動された履歴情報を意味する。
【００５３】
履歴更新手段に相当するステップＳ５０３〜Ｓ５０７の処理で、取得した移動対象文書の履歴の中から１件取得し（Ｓ５０５）、取得した１件の操作先フォルダ４１４の情報を、上記ステップＳ５０１で操作先フォルダ４１４と同じ情報に更新する（Ｓ５０６）。このことによって、操作先フォルダの情報が常に最新の操作先（移動先）フォルダの情報を示すことになる。また、同時にユーザＩＤ４１５、実行時刻４１６も操作したユーザと移動が実行された時刻に更新する。上記ステップＳ５０４〜Ｓ５０７を上記ステップＳ５０２で取得した履歴情報の件数分繰り返す。なお、変数Ｉは、ステップＳ５０２で取得された履歴件数を表わし、繰返し回数の制御に使用される。
【００５４】
（文書移動の具体例）
以下、文書移動の具体例の処理と、その時のフォルダの表示例を示す。
【００５５】
図６は、図３Ａの文書管理例の状態から、見積りフォルダ２１０下に保管されている見積り＆実績ファイル２１２を、実績フォルダ２３０下に移動した際のフォルダ構成と、文書保管先情報管理表４１０に登録される情報を説明するための図である。図６では、移動操作を最初の操作としている。
【００５６】
図３Ａの状態を初期状態とし、図６のような移動操作を行われた場合、文書保管先情報管理表４０１には、以下の構成の情報６０１が追加登録される。操作種別４１１には"移動"、操作対象アイテム４１２には移動された文書である"見積り＆実績"が記憶される。また、操作元フォルダ４１３には見積り＆実績ファイル２１２が移動前に保管されていたフォルダである"工数管理／見積り"が記憶される。また、操作先フォルダ４１４には見積り＆実績ファイル２１２が移動後に保管されているフォルダである"工数管理／実績"が記憶される。また、ユーザＩＤ４１５には移動操作を行ったユーザ"ユーザ太郎"、実行時刻４１６には移動操作が実行された時刻"2005/11/11 13:18:01"が記憶される。
【００５７】
また、このとき、文書保管先情報管理部４００には過去に操作対象アイテム４１２に"見積り＆実績"という値を持つ情報は存在しないので、図５のステップＳ５０１が実行された後、履歴の更新無しで処理は終了する。
【００５８】
仮に、履歴情報が存在していた場合には、文書保管先情報管理表４１０では過去に操作対象アイテム４１２に"見積り＆実績"という値を持つ情報全ての操作先フォルダ４１４の値が"工数管理／実績"に変更される。この更新によって、ある文書ＤがフォルダＡからフォルダＢに移動され、更にその後、フォルダＣに移動された場合でも、フォルダＡを指定して文書Ｄの現在の保管先をユーザに提示する際には、現在の保管先としてフォルダＣを提示することが可能となる。
【００５９】
（文書移動の表示例）
図７は、図６のような文書の移動操作が実行された場合、移動元フォルダを開いた際の画面表示例７００である。
【００６０】
図７では、画面上部７０１に、開いたフォルダ名、本例では"見積り"を表示している。画面中部７０２に、フォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストを表示している。画面下部７０３に、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを表示している。
【００６１】
画面下部７０３の過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストでは、図７に示すように、過去にフォルダ下に保管されており、かつ、移動されたものである場合には、現在の移動先のフォルダパスを表示している。図７では、１画面中にフォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストと、過去にフォルダ下に保管されていた文書やフォルダのリストを表示している。しかしながら、これは一表示例であり、これに限定されない。例えば、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストに関しては、ユーザがフォルダを指定して過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを別途表示する、といった操作を行うようにしてもよい。
【００６２】
なお、図７のように、移動元フォルダにおいて過去に移動操作対象となった文書やフォルダのリストを表示する際には、文書保管先情報管理表４１０から次のようなステップで情報を取得する。かかる処理は、図４ＢのステップＳ４０３、Ｓ４０４に相当する。
【００６３】
まず、文書保管先情報管理表４１０の操作元フォルダ４１３がリストを表示しようとするフォルダである、情報を取得する。
【００６４】
次に、上記ステップで取得した情報の操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作先フォルダ４１４それぞれの情報をリストとして表示する。
【００６５】
また、文書管理システムにおいては文書やフォルダに対してユーザのアクセス可否を制御するためのアクセス権を設定できる場合が多い。上記のステップでは現在の保管先の情報は全て取得できるようになっているが、次のようにして、文書管理システムにおいて管理している文書やフォルダに対するアクセス権設定にしたがって、取得する情報を制御してもよい。かかる処理は、図４ＢのステップＳ４０９の追加に相当する。
【００６６】
まず、文書保管先情報管理表４１０の操作元フォルダ４１３がリストを表示しようとするフォルダである、情報を取得する。
【００６７】
次に、上記ステップで取得した情報の中で、操作対象アイテム４１２、操作先フォルダ４１４ともにアクセス権のある（参照可能な）情報を選択する。
【００６８】
次に、上記ステップで選択した情報の操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作先フォルダ４１４それぞれの情報をリストとして表示する。
【００６９】
図８は、図６のような文書の移動操作が実行された場合、移動先フォルダを開いた際の画面表示例８００である。
【００７０】
図８では、画面上部８０１に、開いたフォルダ名、本例では"実績"を表示している。画面中部８０２に、フォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストを表示している。画面下部８０３に、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを表示している。
【００７１】
画面下部８０３の過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストでは、図８に示すように、移動された結果、現在フォルダ下に保管されているものである場合には過去に保管されていた移動元のフォルダパスを表示している。図８では、１画面中にフォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストと、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを表示している。これは一表示例であって、これに限定されない。例えば、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストに関しては、ユーザがフォルダを指定して過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを別途表示する、といった操作を行うようにしてもよい。
【００７２】
なお、図８のように、移動先フォルダにおいて過去に移動操作対象となった文書やフォルダのリストを表示する際には、文書保管先情報管理表４１０から次のようなステップで情報を取得する。かかる処理は、図４ＢのステップＳ４０５、Ｓ４０６に相当する。
【００７３】
まず、文書保管先情報管理表４１０の操作先フォルダ４１４がリストを表示しようとするフォルダである、情報を取得する。
【００７４】
次に、上記ステップで取得した情報の操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３それぞれの情報をリストとして表示する。
【００７５】
上記のステップでは現在の保管先の情報は全て取得できるようになっているが、次のようにして、文書管理システムにおいて管理している文書やフォルダに対するアクセス権設定にしたがって、取得する情報を制御してもよい。かかる処理は、図４ＢのステップＳ４０９の追加に相当する。
【００７６】
まず、文書保管先情報管理表４１０の操作元フォルダ４１３がリストを表示しようとするフォルダである、情報を取得する。
【００７７】
次に、上記ステップで取得した情報の中で、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３ともにアクセス権のある（参照可能な）情報を選択する。
【００７８】
次に、上記ステップで選択した情報の操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３それぞれの情報をリストとして表示する。
【００７９】
＜本実施形態における文書削除の例＞
（文書削除の管理情報登録の手順例）
図９は、あるユーザが文書管理サーバ１００で管理している任意の文書を削除した際の文書管理サーバ１００における処理のフローチャートである。本実施形態における文書管理システムでは、文書の削除操作が実行された場合、削除処理の他に次のようなステップで処理を実行し、削除された文書の「削除された」という状態の情報を記録する。
【００８０】
まず、対象フォルダから文書が削除されると、ステップＳ９０１で、文書保管先情報管理表４１０に文書保管先情報を追加する。このとき、文書保管先情報には、操作種別４１１として"削除"、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４、操作したユーザＩＤ４１５、操作を実行した実行時刻４１６などの情報が含まれる。このとき、操作元フォルダ４１３には削除操作を行ったフォルダ、操作先フォルダ４１４には削除時の保管先フォルダの情報が格納される。従って、操作元フォルダ４１３と操作先フォルダ４１４は、同じ情報となる。
【００８１】
次に、ステップＳ９０２で、文書保管先情報管理表４１０を検索し、削除対象文書の履歴を取得する。つまり、文書保管先情報管理表４１０に登録されている情報の中で、上記ステップＳ９０１で登録した操作対象アイテム４１２と同じ操作対象アイテム４１２を持つ情報を全て取得する。このとき、取得情報の中には上記ステップＳ９０１で追加した情報は含まれない。また、取得した情報は過去に移動された履歴情報を意味する。
【００８２】
ステップＳ９０３〜Ｓ９０７で、取得した履歴情報を更新する。すなわち、取得した削除対象文書の履歴の中から１件取得し（Ｓ９０５）、取得した１件の操作種別を"削除"に、操作先フォルダ４１４の情報を上記ステップＳ９０１で操作先フォルダ４１４と同じ情報に更新する（Ｓ９０６）。このことによって、操作先フォルダの情報が、実際に削除されたときに保管されていたフォルダの情報を示すことになる。また、同時にユーザＩＤ４１５、実行時刻４１６も操作したユーザと削除が実行された時刻に更新する。
【００８３】
上記ステップＳ９０４〜Ｓ９０７を、上記ステップＳ９０２で取得した履歴情報の件数分繰り返す。ここで、変数Ｉは、ステップＳ９０２で取得された履歴件数を表わし、繰返し回数の制御に使用される。
【００８４】
（文書削除の具体例）
以下、文書削除の具体例における処理と、フォルダの表示例を示す。
【００８５】
図１０は、図６の文書管理例の状態から、資料フォルダ２２０下に保管されている資料Ｂファイル２２２を削除した際のフォルダ構成と、文書保管先情報管理表４１０に登録される情報を説明するための図である。
【００８６】
図６の状態から図１０のような削除操作を行われた場合、文書保管先情報管理表４１０には、以下の情報１００１が追加登録される。操作種別４１１には"削除"、操作対象アイテム４１２には削除された文書である"資料Ｂ"が記憶される。操作元フォルダ４１３には、資料Ｂファイル２２２が削除前に保管されていたフォルダである"工数管理／資料"が記憶される。操作先フォルダ４１４には、資料Ｂファイル２２２が削除操作を行われたフォルダである"工数管理／仕様"が記憶される。ユーザＩＤ４１５には削除操作を行ったユーザ"ユーザ次郎"、実行時刻４１６には削除操作が実行された時刻"2005/11/11 14:28:31"が記憶される。
【００８７】
また、このとき、文書保管先情報管理表４１０には、過去に操作対象アイテム４１２に"資料Ｂ"という値を持つ情報は存在しないので、登録情報の更新は無しで処理は終了する。仮に、"資料Ｂ"という値を持つ情報が存在していた場合には、文書保管先情報管理表４１０で、操作対象アイテム４１２に"資料"という値を持つ情報全ての操作種別の値が"削除"に、操作先フォルダ４１４の値が"工数管理／資料"に変更される。このことによって、文書ＤがフォルダＡからフォルダＢに移動され、その後フォルダＢにおいて削除された場合でも、フォルダＡを指定した際には、フォルダＡの表示画面で文書ＤはフォルダＢにおいて削除されたという情報を提示することが可能となる。
【００８８】
（文書削除時の表示例）
図１１は、図１０のような文書の削除操作が実行された場合、削除元フォルダを開いた際の画面表示例１１００である。
【００８９】
図１１では、画面上部１１０１に、開いたフォルダ名、本例では"資料"を表示している。画面中部１１０２に、フォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストを表示している。画面下部１１０３に、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを表示している。
【００９０】
画面下部１１０３の過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストでは、過去にフォルダ下に保管されており、かつ、削除されたものである場合には、「削除された」という状態を表示している（図１１では「ごみ箱」マーク）。また、過去にフォルダ下に保管されており、かつ、どこかのフォルダへ移動後削除されたものである場合には、「削除された」という状態（図１１では「ごみ箱」マーク）とともに、削除時のフォルダパスを表示してもよい。図１１では、１画面中にフォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストと、過去にフォルダ下に保管されていた文書やフォルダのリストを表示している。これは一表示例であって、これに限定されない。例えば、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストに関しては、ユーザがフォルダを指定して過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを別途表示する、といった操作を行うようにしてもよい。
【００９１】
なお、図１１のように、削除元フォルダにおいて過去に削除操作対象となった文書やフォルダのリストを表示する際には、文書保管先情報管理表４１０から次のようなステップで情報を取得する。かかる処理は、図４のステップＳ４０７、Ｓ４０８に相当する。
【００９２】
まず、文書保管先情報管理表４１０の操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４がリストを表示しようとするフォルダである、情報を取得する。
【００９３】
次に、上記ステップで取得した情報の、操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４それぞれの情報をリストとして表示する。特に、操作種別４１１が"削除"、かつ、操作元フォルダ４１３と操作先フォルダ４１４が異なる場合、操作先フォルダ４１４で削除時のフォルダパスを取得して表示してもよい。
【００９４】
上記のステップでは現在の保管先の情報は全て取得できるようになっているが、次のようにして、文書管理システムにおいて管理している文書やフォルダに対するアクセス権設定にしたがって、取得する情報を制御してもよい。係る処理は、図４ＢのステップＳ４０９の追加に相当する。
【００９５】
まず、文書保管先情報管理表４１０の操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４がリストを表示しようとするフォルダである、情報を取得する。
【００９６】
次に、上記ステップで取得した情報の中で、操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４全てアクセス権のある（参照可能な）情報情報を選択する。
【００９７】
次に、上記ステップで選択した情報の操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３ともにアクセス権のある（参照可能な）情報情報をリストとして表示する。
【００９８】
以上ようにして、文書の移動、削除が行われた場合、文書の移動先や文書が削除されたといった状態をユーザに提示することが可能となる。
【００９９】
＜本実施形態におけるフォルダ移動の例＞
（フォルダ移動時の管理情報登録の手順例）
図１２は、ユーザが文書管理サーバ１００で管理している任意のフォルダを移動した際の文書管理サーバ１００における処理のフローチャートである。本実施形態の文書管理システムでは、フォルダの移動操作が実行された場合、フォルダ移動処理の他に、次のようなステップで、移動されたフォルダの移動先および移動されたフォルダ下に保管される文書あるいはフォルダの移動先の情報を記録する。
【０１００】
まず、対象フォルダの移動が指示された場合に、ステップＳ１２０１で、文書保管先情報管理表４１０に文書保管先情報を追加する。このとき、文書保管先情報には、操作種別４１１として"移動"、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４、操作したユーザＩＤ４１５、操作を実行した実行時刻４１６などの情報が含まれる。
【０１０１】
ステップＳ１２０２で、文書保管先情報管理表４１０を検索し、移動対象フォルダの履歴を取得する。つまり、文書保管先情報管理表４１０に登録されている情報の中で、上記ステップＳ１２０１で登録した操作対象アイテム４１２と同じ操作対象アイテム４１２を持つ情報を全て取得する。このとき、取得情報の中には上記ステップＳ１２０１で追加した情報は含まれない。また、取得した情報は過去に移動された履歴情報を意味する。
【０１０２】
ステップＳ１２０３〜Ｓ１２０７では、取得した移動対象フォルダの履歴の中から１件取得し（Ｓ１２０５）、取得した１件の操作先フォルダ４１４の情報を、上記ステップＳ１２０１で操作先フォルダ４１４と同じ情報に更新する（Ｓ１２０６）。このことによって、操作先フォルダの情報が常に最新の操作先（移動先）フォルダの情報を示すことになる。また、同時にユーザＩＤ４１５、実行時刻４１６も操作したユーザと移動が実行された時刻に更新する。
【０１０３】
上記ステップＳ１２０４〜Ｓ１２０７を、上記ステップＳ１２０２で取得した履歴情報の件数分繰り返す。なお、変数Ｉは、ステップＳ１２０２で取得した履歴情報の件数の繰返しを制御するため使用される。
【０１０４】
更新処理が終了すると、ステップＳ１２０４からＳ１２０８に進み、移動対象フォルダ下のアイテム（文書、フォルダ）を取得する。
【０１０５】
繰返手段に相当するステップＳ１２０９〜Ｓ１２１５では、上記ステップＳ１２０８で取得したアイテムの中から１件取得し（Ｓ１２１１）、取得した１件が文書であれば、上述の文書移動時の処理ステップを実行する（Ｓ１２１２からＳ１２１４：図５参照）。取得した１件が下位のフォルダであれば、フォルダ移動の処理ステップＳ１２１３（図１２のＳ１２０１〜Ｓ１２０７に相当）を再帰的に実行する。
【０１０６】
上記ステップＳ１２１０〜Ｓ１２１５を、上記ステップＳ１２０８で取得したアイテム数分繰り返す。なお、変数Ｊは、ステップＳ１２０８で取得したアイテムの件数の繰返しを制御するため使用される。
【０１０７】
（フォルダ移動の具体例）
図１３は、図１０の文書管理例の状態から、資料フォルダ２２０下に保管されているテンポラリフォルダ２４０を見積りフォルダ２１０下に移動した際のフォルダ構成と、文書保管先情報管理表４１０に登録される情報を説明するための図である。
【０１０８】
図１０の状態から図１３のようなフォルダ移動操作が行われた場合、最初に、文書保管先情報管理表４１０に、次のような情報１３０１が追加登録される。操作種別４１１には"移動"、操作対象アイテム４１２には移動されたフォルダである"テンポラリ"が記憶される。操作元フォルダ４１３には、テンポラリフォルダ２４０が移動前に保管されていたフォルダである"工数管理／資料"が記憶される。操作先フォルダ４１４には、テンポラリフォルダ２４０が移動後に保管されているフォルダである"工数管理／見積り"が記憶される。ユーザＩＤ４１５には移動操作を行ったユーザ"ユーザ太郎"、実行時刻４１６には移動操作が実行された時刻"2005/11/11 15:38:51"が記憶される。
【０１０９】
次に、文書保管先情報管理表４１０に、次のような情報１３０２が追加登録される。操作種別４１１には"移動"、操作対象アイテム４１２に"見積り資料"が記憶される。操作元フォルダ４１３に"工数管理／資料／テンポラリ"、操作先フォルダ４１４に"工数管理／見積り／テンポラリ"が記憶される。ユーザＩＤ４１５には移動操作を行ったユーザ"ユーザ太郎"、実行時刻４１６には移動操作が実行された時刻"2005/11/11 15:38:51"が記憶される。これは、テンポラリフォルダ２４０下に格納されている文書（＝アイテム）である見積り資料ファイル２４１も移動されるためである。
【０１１０】
また、このとき、文書保管先情報管理表４１０には、過去に操作対象アイテム４１２に"テンポラリ"という値を持つ情報も"見積り資料"という値を持つ情報も共に存在しないので、更新処理は無しで処理は終了する。仮に、"テンポラリ"という値を持つ情報か"見積り資料"という値を持つ情報が存在していた場合には、過去に操作対象アイテム４１２に"テンポラリ"という値を持つ情報全ての操作先フォルダ４１４の値が"工数管理／見積り"に変更される。次に、過去に操作対象アイテム４１２に"見積り資料"という値を持つ情報全ての操作先フォルダ４１４の値が"工数管理／見積り／テンポラリ"に変更される。この処理によって、フォルダＦがフォルダＡからフォルダＢに移動され、その後、フォルダＣに移動された場合でも、フォルダＡを指定してフォルダＦの現在の保管先としてフォルダＣを提示することが可能となる。また、フォルダＦ下に保管されている文書、フォルダの保管先も適切に提示することが可能となる。
【０１１１】
（フォルダ移動時の表示例）
図１４は、図１３のようなフォルダの移動操作が実行された場合、移動先フォルダを開いた際の画面表示例１４００である。
【０１１２】
図１４では、画面上部１４０１に、開いたフォルダ名、本例では"見積り"を表示している。画面中部１４０２にフォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストを表示している。画面下部１４０３に、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを表示している。
【０１１３】
画面下部１４０３の過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストでは、移動された結果現在フォルダ下に保管されているものである場合には、過去に保管されていた移動元のフォルダパスを表示している。図１４では、１画面中にフォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストと、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを表示している。これは表示例であって、これに限定されない。例えば、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストに関しては、ユーザがフォルダを指定して過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを別途表示する、といった操作を行うようにしてもよい。
【０１１４】
なお、図１４のように、移動先フォルダにおいて過去に移動操作対象となった文書やフォルダのリストを表示する際には、文書保管先情報管理表４１０から次のようなステップで情報を取得する。かかる処理は、文書移動の例と同様に、図４ＢのステップＳ４０５、Ｓ４０６に相当する。
【０１１５】
まず、文書保管先情報管理表４１０の操作先フォルダ４１４がリストを表示しようとするフォルダである、情報を取得する。
【０１１６】
次に、上記ステップで取得した情報の、操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３それぞれの情報をリストとして表示する。
【０１１７】
上記のステップでは現在の保管先の情報は全て取得できるようになっているが、次のようにして、文書管理システムにおいて管理している文書やフォルダに対するアクセス権設定にしたがって、取得する情報を制御してもよい。かかる処理は、図４ＢのステップＳ４０９の追加に相当する。
【０１１８】
まず、文書保管先情報管理表４１０の操作先フォルダ４１４がリストを表示しようとするフォルダである、情報を取得する。
【０１１９】
次に、上記ステップで取得した情報の中で操作対象アイテム４１２、操作先フォルダ４１４ともにアクセス権のある（参照可能な）情報を選択する。
【０１２０】
次に、上記ステップで選択した情報の、操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３それぞれの情報をリストとして表示する。
【０１２１】
図１４は、移動先フォルダにおいての表示例であるが、文書移動における図７の表示例と同様、フォルダ移動においても移動元フォルダにおいても、図７や図１４と同様の表示が可能である。
【０１２２】
＜本実施形態におけるフォルダ削除の例＞
（フォルダ削除時の管理情報登録の手順例）
図１５は、ユーザが文書管理サーバ１００で管理している任意のフォルダを削除した際の文書管理サーバ１００における処理のフローチャートである。本実施形態の文書管理システムでは、フォルダの削除操作が実行された場合、削除処理の他に、次のようなステップで、削除されたフォルダおよびフォルダ下に保管されていた文書、フォルダの「削除された」という状態の情報を記録する。
【０１２３】
まず、ステップＳ１５０１で、文書保管先情報管理表４１０に文書保管先情報を追加する。このとき、文書保管先情報には、操作種別４１１として"削除"、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４、操作したユーザＩＤ４１５、操作を実行した実行時刻４１６などの情報が含まれる。このとき、操作元フォルダ４１３には、削除操作を行ったフォルダ、操作先フォルダ４１４には削除時の保管先フォルダの情報が格納される。ステップＳ１５０１では、操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４は同じ情報となる。
【０１２４】
ステップＳ１５０２で、文書保管先情報管理表４１０を検索し、削除対象フォルダの履歴を取得する。つまり、文書保管先情報管理表４１０に登録されている情報の中で、上記ステップＳ１５０１で登録した操作対象アイテム４１２と同じ操作対象アイテム４１２を持つ情報を全て取得する。このとき、取得情報の中には上記ステップＳ１５０１で追加した情報は含まれない。また、取得した情報は過去に移動された履歴情報を意味する。
【０１２５】
ステップＳ１５０３〜Ｓ１５０７で、取得した削除対象フォルダの履歴の中から１件取得し（Ｓ１５０５）、操作種別を"削除"に、操作先フォルダ４１４の情報を上記ステップＳ１５０１で操作先フォルダ４１４と同じ情報に更新する（Ｓ１５０６）。このことによって、操作先フォルダの情報が実際に削除されたときに、保管されていたフォルダの情報を示すことになる。また、同時にユーザＩＤ４１５、実行時刻４１６も操作したユーザと削除が実行された時刻に更新する。
【０１２６】
上記ステップＳ１５０４〜Ｓ１５０７を、上記ステップＳ１５０２で取得した履歴情報の件数分繰り返す。なお、変数Ｉは、ステップＳ１５０２で取得した履歴情報の件数の繰返しを制御するため使用される。
【０１２７】
履歴情報の更新の繰返しが終了すると、ステップＳ１５０４からＳ１５０８に進んで、削除対象フォルダ下のアイテム（文書、フォルダ）を取得する。
【０１２８】
繰返手段に相当するステップＳ１５０９〜Ｓ１５１５で、上記ステップＳ１５０８で取得したアイテムの中から１件取得し（Ｓ１５１１）、取得した１件が文書であれば、前述の文書削除時の処理ステップを実行する（Ｓ１５１２からＳ１５１４：図９参照）。取得した１件が下位のフォルダであれば、フォルダ削除時の処理ステップＳ１５１３を再帰的に実行する。但し、このとき、過去に移動された履歴情報を変更する際には、操作先フォルダ４１４の情報は上記ステップＳ１５０１で操作先フォルダ４１４に指定したフォルダとする。なお、処理ステップＳ１５１３は、Ｓ１５０１からＳ１５０７に相当する。
【０１２９】
上記ステップＳ１５１０〜Ｓ１５１５１を、上記ステップＳ１５０８で取得したアイテム数分繰り返す。なお、変数Ｊは、ステップＳ１５０８で取得したアイテムの件数の繰返しを制御するため使用される。
【０１３０】
（フォルダ削除の具体例）
図１６は、図１３の文書管理例の状態から、見積りフォルダ２１０下に保管されているテンポラリフォルダ２４０を削除した際のフォルダ構成と、文書保管先情報管理表４１０に登録される情報を説明するための図である。
【０１３１】
図１３の状態から図１６のようなフォルダ削除操作を行われた場合、まず、文書保管先情報管理表４１０には、新たな情報１６０３が追加登録される。新たな情報１６０３は、操作種別４１１には"削除"、操作対象アイテム４１２には削除されたフォルダである"テンポラリ"が記憶される。操作元フォルダ４１３には、テンポラリフォルダ２４０が削除前に保管されていたフォルダである"工数管理／見積り"が記憶される。操作先フォルダ４１４には、テンポラリフォルダ２４０が削除操作を行われたフォルダである"工数管理／見積り"が記憶される。ユーザＩＤ４１５には削除操作を行ったユーザ"ユーザ次郎"、実行時刻４１６には削除操作が実行された時刻"2005/11/12 15:38:51"が記憶される。
【０１３２】
また、このとき、文書保管先情報管理表４１０には、過去に操作対象アイテム４１２に"テンポラリ"という値を持つ情報１６０１（図１３の１３０１に相当）が存在している。そのため、文書保管先情報管理表４１０に格納されている情報１６０１を、次のように更新する。操作種別４１１を"削除"に、操作先フォルダ４１４を削除操作が行われたフォルダである"工数管理／見積り"に、ユーザＩＤを削除操作した"ユーザ次郎"に、実行時刻を削除操作が実行された時刻"2005/11/12 15:38:51"に更新する。このことによって、フォルダＦがフォルダＡからフォルダＢに移動され、その後、フォルダＢにおいて削除された場合でも、フォルダＡを指定した際には、フォルダＦはフォルダＢにおいて削除されたという情報を提示することが可能となる。また、フォルダＦ下に保管されている文書あるいはフォルダが削除されたという情報も適切に提示することが可能となる。
【０１３３】
更に、テンポラリフォルダ２４０下には見積り資料ファイル２４１が保管されていたため、見積り資料ファイル２４１も同時に削除される。そのため、文書保管先情報管理表４１０には、情報１６０４が追加登録される。情報１６０４は、操作種別４１１には"削除"、操作対象アイテム４１２には削除されたファイルである"見積り資料"が記憶される。操作元フォルダ４１３には"工数管理／見積り"が記憶される。操作先フォルダ４１４には、見積り資料ファイル２４１が削除操作を行われたフォルダである"工数管理／見積り／テンポラリ"が記憶される。ユーザＩＤ４１５には削除操作を行ったユーザ"ユーザ次郎"、実行時刻４１６には削除操作が実行された時刻"2005/11/12 15:38:51"が記憶される。
【０１３４】
ここで、テンポラリフォルダ２４０が削除されてしまうことによって、テンポラリフォルダ２４０下に保管されていた文書あるいはフォルダの文書保管先情報が参照できなくなってしまうといった状況が発生する。これを防ぐため、テンポラリフォルダ２４０を削除することによって削除される階層下の文書あるいはフォルダに関する文書保管先情報は、操作元フォルダ４１３を"工数管理／見積り／テンポラリ"ではなく"工数管理／見積り"としている。このことによって、テンポラリフォルダ２４０の上位のフォルダである見積りフォルダ２１０の文書保管先情報として、見積り資料ファイル２４１が「削除された」という情報が参照されることになる。
【０１３５】
（フォルダ削除の表示例）
図１７は、図１６のようなフォルダの削除操作が実行された場合、削除元フォルダを開いた画面表示例１７００である。
【０１３６】
図１７では、画面上部１７０１に、開いたフォルダ名、本例では"見積り"を表示している。画面中部１７０２に、フォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストを表示している。画面下部１７０３に、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを表示している。
【０１３７】
画面下部１７０３の過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストでは、過去にフォルダ下に保管されており、かつ、削除されたものである場合には、「削除された」という状態を表示している（図１７では「ごみ箱」マーク）。また、過去にフォルダ下に保管されており、かつ、どこかのフォルダへ移動後削除されたものである場合には、「削除された」という状態（図１７では「ごみ箱」マーク）とともに、削除時のフォルダパスを表示してもよい。図１７では、１画面中にフォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストと、過去にフォルダ下に保管されていた文書やフォルダのリストを表示している。これは一表示例であって、これに検定されない。例えば、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストに関しては、ユーザがフォルダを指定して過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを別途表示する、といった操作を行うようにしてもよい。
【０１３８】
また、図１７に示すように、テンポラリフォルダ２４０下に保管されていた見積り資料ファイル２４１の情報も、見積りフォルダ２１０から参照できるようになっている。
【０１３９】
図１７のように、削除元フォルダにおいて過去に削除操作対象となった文書やフォルダのリストを表示する際には、文書保管先情報管理表４１０から次のようなステップで情報を取得する。かかる処理は、図４ＢのステップＳ４０７、Ｓ４０８に相当する。
【０１４０】
まず、文書保管先情報管理表４１０の操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４がリストを表示しようとするフォルダである情報を取得する。
【０１４１】
次に、上記ステップで取得した情報の、操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４それぞれの情報をリストとして表示する。特に、操作種別４１１が"削除"、かつ、操作元フォルダ４１３と操作先フォルダ４１４が異なる場合、操作先フォルダ４１４で削除時のフォルダパスを取得して表示してもよい。
【０１４２】
上記のステップでは現在の保管先の情報は全て取得できるようになっているが、次のようにして、文書管理システムにおいて管理している文書やフォルダに対するアクセス権設定にしたがって、取得する情報を制御してもよい。かかる処理は、図４ＢのステップＳ４０９の追加に相当する。
【０１４３】
まず、文書保管先情報管理表４１０の操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４がリストを表示しようとするフォルダである情報を取得する。
【０１４４】
次に、上記ステップで取得した情報の中で、操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４全てアクセス権のある（参照可能な）情報情報を選択する。
【０１４５】
次に、上記ステップで選択した情報の、操作種別４１１、操作対象アイテム４１２、操作元フォルダ４１３、操作先フォルダ４１４それぞれの情報をリストとして表示する。特に、操作種別４１１が"削除"、かつ、操作元フォルダ４１３と操作先フォルダ４１４が異なる場合、操作先フォルダ４１４で削除時のフォルダパスを取得して表示してもよい。
【０１４６】
以上ようにして、フォルダの移動、削除が行われた場合、フォルダの移動先やフォルダが削除されたといった状態をユーザに提示することが可能となる。
【０１４７】
［実施形態２］
実施形態１において、本発明を適用できる文書管理システムの好ましい実施形態について述べた。しかしながら、昨今、情報漏洩を防ぐといったセキュリティの観点から、文書管理システム上で文書やフォルダの保管先がどこに変更されたか、または文書やフォルダが削除してなくなったかといった情報を、意図的に公開したくない場合も考えられる。実施形態１のアクセス権は、フォルダや文書に対して固定的に設定されていることを前提としていた、
実施形態２においては、上記の課題を解決するために、文書保管先情報に対してユーザ毎にアクセス権管理を行うことが可能な文書管理システムの実施形態について説明する。
【０１４８】
＜本実施形態の文書管理システムにおける文書管理サーバの構成例＞
基本的な文書管理システムの構成、あるいは文書管理サーバ及びクライアント端末の構成は、実施形態１と同様である。以下では、実施形態１と異なる構成や追加された構成について説明する。
【０１４９】
（本実施形態の文書管理サーバにおける文書保管先情報アクセス管理例）
図１８は、本実施形態の文書管理サーバ１００における、文書保管先情報に対してユーザ毎にアクセス権管理を行う文書保管先情報アクセス管理部の構成例を示す図である。
【０１５０】
図１８は、文書管理サーバ１００内の構成を示す。４００は、実施形態１で前述の文書保管先情報管理部である。１８００は、文書保管先情報アクセス管理部であって、文書管理サーバ１００内で管理されるフォルダそれぞれについて、どのユーザが文書保管先情報を参照可能か否かを管理するものである。
【０１５１】
１８１０は、文書保管先情報アクセス管理部１８００が有する第２の記憶手段に相当する文書保管先情報アクセス管理表である。文書保管先情報アクセス管理表１８１０中、１８１１は対象フォルダであって、文書保管先情報アクセス管理手段が管理対象とするフォルダを示す。１８１２はユーザＩＤであって、対象フォルダ１８１１の文書保管先情報への参照可能か否かのアクセス権の設定対象ユーザである。１８１３は参照権フラグであって、対象フォルダ１８１１へユーザＩＤ１８１２を持つユーザが参照可能か否かを示す。
【０１５２】
なお、本実施形態ではフォルダ毎の文書保管先情報のアクセス権を管理する方法を説明しているが、フォルダ毎、文書毎に文書保管先情報のアクセス権を管理しても構わない。
【０１５３】
文書管理サーバ１００で管理されるフォルダそれぞれに対して、各ユーザの文書保管先情報のアクセス権を文書保管先情報アクセス管理表１８１０へ登録する。それによって、設定されたアクセス権によって、文書保管先情報管理部４００による情報の取得を制御することが可能となる。
【０１５４】
＜本実施形態の文書管理システムにおける文書管理サーバの動作例＞
（本実施形態のフォルダ内容の表示手順例）
図１９は、文書保管先情報へのアクセス管理を行った場合の、情報表示する際の処理のフローチャートである。文書保管先情報へのアクセス管理を行った場合の情報表示処理は次のようなステップで実行される。
【０１５５】
まず、所望のフォルダを開く指示をすると、ステップＳ１９０１で、情報表示しようとするユーザのユーザＩＤと、ユーザが指定した情報表示するフォルダ（対象フォルダ）を取得する。ステップＳ１９０２で、文書保管先情報アクセス管理表１８１０から、上記ステップＳ１９０１で取得した対象フォルダとユーザＩＤとを対象フォルダ１８１１とユーザＩＤ１８１２に持つ、参照権フラグ情報１８１３を取得する。
【０１５６】
判定手段に相当するステップＳ１９０３で、参照権フラグ情報１８１３が参照可か参照不可かを判定する。参照可である場合（ステップＳ１９０３でＹｅｓ）、ステップＳ１９０４に進む。参照不可である場合（ステップＳ１９０３でＮｏ）は、文書保管先情報管理部４００による情報を取得せず処理を終了する。
【０１５７】
ステップＳ１９０４では、文書保管先情報管理部４００により操作元フォルダ４１３が対象フォルダである情報を取得する。次に、ステップＳ１９０５で、文書保管先情報管理部４００から操作先フォルダ４１４が対象フォルダである情報を取得する。上記ステップＳ１９０４とＳ１９０５で取得した情報を表示する。なお、図１９のフローチャートは、図４Ｂのフローチャートと組合せることが可能である。
【０１５８】
（アクセス管理の表示例）
図２０は、文書保管先情報へのアクセス管理を行った場合に情報表示する際の画面表示例２０００であり、特に、文書保管先情報を参照可能なユーザが情報表示した際の画面表示例である。
【０１５９】
図２０では、画面上部２００１に、開いたフォルダ名、本例では"見積り"を表示している。画面中部２００２に、フォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストを表示している。画面下部２００３に、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを表示している。
【０１６０】
画面下部２００３の過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストにおいて、上記ステップＳ１９０４やＳ１９０５で取得した情報が表示されることになる。
【０１６１】
図２１は、文書保管先情報へのアクセス管理を行った場合の情報表示する際の画面表示例２１００であって、特に、文書保管先情報を参照不可なユーザが情報表示した際の画面表示例である。
【０１６２】
図２１では、画面上部２１０１に、開いたフォルダ名、本例では"見積り"を表示している。画面中部２１０２に、フォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストを表示のみとなっている。
【０１６３】
上記ステップＳ１９０３において、文書保管先情報を参照することができないと判断され情報が取得できないため、図２０のような画面下部２００３の過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストは、表示していない。
【０１６４】
図２０や図２１では、１画面中にフォルダ下に保管されている文書やフォルダのリストと、過去にフォルダ下に保管されていた文書やフォルダのリストを表示している。これは一表示例であって、これに限定されない。例えば、過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストに関しては、ユーザがフォルダを指定して過去に移動操作や削除操作対象となった文書やフォルダのリストを別途表示する、といった操作を行うようにしてもよい。
【０１６５】
［実施形態３］
上記実施形態１及び２では、文書保管先情報が次々に累積されて、記憶容量が増大するばかりである。実施形態３においては、上記の課題を解決するために、文書保管先情報のリセットといったクリア管理を行うことが可能な文書管理システムの実施形態について説明する。
【０１６６】
＜本実施形態の文書管理システムにおける文書管理サーバの構成例＞
基本的な文書管理システムの構成、あるいは文書管理サーバ及びクライアント端末の構成は、実施形態１と同様である。以下では、実施形態１と異なる構成や追加された構成について説明する。
【０１６７】
（本実施形態の文書管理サーバにおける文書保管先情報クリア管理例）
図２２は、本実施形態の文書保管先情報をクリア（リセット）するための文書保管先情報クリア管理部を説明するための図である。
【０１６８】
図２２は、文書管理サーバ１００内の構成を示す。４００は、実施形態１で前述の文書保管先情報管理部である。１８００は、実施形態２で前述の文書保管先情報アクセス管理部である。２２００は、文書保管先情報クリア管理部であって、文書管理サーバ１００内で管理されるフォルダそれぞれの文書保管先情報をいつ、どういったタイミングでクリア（リセット）するかを管理するものである。
【０１６９】
文書保管先情報クリア管理部２２００は、第３の記憶手段に相当する文書保管先情報クリア管理表２２１０を有する。文書保管先情報クリア管理表２２１０で、２２１１は対象フォルダであって、文書保管先情報クリア管理手段が管理対象とするフォルダを示す。２２１２はクリア設定フラグであって、クリア（リセット）するか否かを示す。２２１３はクリア日時であって、クリア（リセット）する日時を示す。なお、クリアの日時でなく保持期間を記憶してその経過を判定しても同様である。２２１４は定期フラグであって、クリア（リセット）処理を定期的に行うか、単発的に不定期に行うかを示す。２２１５はクリア間隔であって、定期フラグ２２１４が"定期的"の設定の場合にその定期間隔（一日に一回、一週間に一回、一ヶ月に一回、一年に一回など）を示す。
【０１７０】
なお、本実施形態ではフォルダ毎の文書保管先情報のクリア（リセット）を管理する方法を説明しているが、フォルダ毎、文書毎に文書保管先情報のクリア（リセット）を管理しても構わない。
【０１７１】
＜本実施形態の文書管理システムにおける文書管理サーバの動作例＞
（本実施形態の保管先情報のクリア手順例）
図２３は、前述の文書保管先情報クリア管理部２２００によって文書保管先情報をクリアする処理のフローチャートである。文書保管先情報をクリアする処理は次のステップで実行される。また、文書保管先情報をクリアする処理は繰り返し実行されるか、もしくは定期的に実行されることを想定している。
【０１７２】
まず、ステップＳ２３０１で、文書保管先情報クリア管理表２２１０から、クリア日時２２１３を過ぎている操作対象フォルダ２２１１を取得する。
【０１７３】
以下、ステップＳ２３０２〜Ｓ２３０８で、上記ステップＳ２３０１で取得した操作対象フォルダ数分の処理を繰り返す。 なお、変数Ｉは、ステップＳ２３０１で取得した操作対象フォルダ数分の繰返しを制御するために使用される。繰返しの中では、ステップＳ２３０４で、取得した操作対象フォルダ２２１１の中から１つのフォルダを取得して対象フォルダとする。次に、文書保管先情報管理部４００において、履歴削除手段に相当するステップＳ２３０５で、操作元フォルダ４１３もしくは操作先フォルダ４１４に上記ステップＳ２３０２で取得した対象フォルダが設定されているデータを削除する。ステップＳ２３０６で、文書保管先情報クリア管理表２２１０の、操作対象フォルダ２２１１に対象フォルダが設定されているデータの定期フラグ２２１４を参照する。"定期的"なクリア処理であれば（Ｓ２３０６のＹｅｓ）、ステップＳ２３０７で、クリア間隔２２１５で設定されている値にしたがってクリア日時２２１３を更新する）。
【０１７４】
以上ようにして、文書保存先情報のクリア（リセット）管理が可能となる。
【０１７５】
尚、上記実施形態１乃至３は、それぞれ独立に記載したが、それらの組合せは容易の可能であり、それらも本発明に含まれる。
【０１７６】
又、本実施形態では、文書保管先情報などの管理は文書管理サーバ１００で集中して行なうような構成例を説明したが、かかる管理を分散処理、例えばクライアント端末で分散処理することも可能であり、それらも本発明に含まれる。
【０１７７】
又、本発明は、複数の機器（例えばホストコンピュータ、インターフェース機器、プリンタなど）から構成されるシステムあるいは統合装置に適用しても、ひとつの機器からなる装置に適用してもよい。
【０１７８】
又、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体（または記録媒体）を、システムあるいは装置に供給する。そして、その記憶媒体に格納されたプログラムコードは、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはCPUやMPU）を、各処理を実行するための手段として機能させる。
【０１７９】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現させるための構成要素であるから、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【０１８０】
なお、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム（OS）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も本発明に含まれることは言うまでもない。
【０１８１】
また、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれるようにしてもよい。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるCPUなどが実際の処理の一部または全部を行う。このような処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も本発明に含まれることは言うまでもない。
【０１８２】
本発明を上記記憶媒体に適用する場合、その記憶媒体には、先に説明したフローチャートに対応するプログラムコードが格納されることになる。
【図面の簡単な説明】
【０１８３】
【図１】本実施形態の文書管理システムの構成例を示す図である。
【図２】本実施形態の文書管理サーバおよびクライアント端末１０１（Ｘ）の具体的な構成例を示す図である。
【図３Ａ】本実施形態の文書管理サーバにおける文書管理の具体例を説明するための図である。
【図３Ｂ】図３Ａの文書管理の構成例を示す図である。
【図４Ａ】実施形態１の文書管理サーバにおける文書管理先情報管理部の例を示す図である。
【図４Ｂ】実施形態１の文書管理サーバにおけるフォルダリストの表示手順例を示すフローチャートである。
【図５】実施形態１の文書移動時に文書保管先情報を登録及び管理する際の処理手順を示すフローチャートである。
【図６】実施形態１の文書移動時に文書管理サーバ上での文書データの移動と、文書保管先情報管理表に登録されるデータの具体例を説明するための図である。
【図７】図６の文書移動時の移動元フォルダにおける保管先情報表示例を示す図である。
【図８】図６の文書移動時の移動先フォルダにおける保管先情報表示例を示す図である。
【図９】実施形態１の文書削除時に文書保管先情報を登録及び管理する際の処理手順を示すフローチャートである。
【図１０】実施形態１の文書削時に文書管理サーバ上での文書データの削除と、文書保管先情報管理表に登録されるデータの具体例を説明するための図である。
【図１１】図１０の文書削除時の格納先フォルダにおける保管先情報表示例を示す図である。
【図１２】実施形態１のフォルダ移動時に文書保管先情報を登録及び管理する際の処理手順例を示すフローチャートである。
【図１３】実施形態１のフォルダ移動時に文書管理サーバ上でのフォルダおよび文書データの移動と、文書保管先情報管理手段に登録されるデータの具体例を説明するための図である。
【図１４】図１３のフォルダ移動時の移動先フォルダにおける保管先情報表示例を示す図である。
【図１５】実施形態１のフォルダ削除時に文書保管先情報を登録及び管理する際の処理手順例を示すフローチャートである。
【図１６】実施形態１のフォルダ削除時に文書管理サーバ上でのフォルダおよび文書データの削除と、文書保管先情報管理表に登録されるデータの具体例を説明するための図である。
【図１７】図１６のフォルダ削除時の格納先フォルダにおける保管先情報表示例を示す図である。
【図１８】実施形態２の文書管理サーバにおける文書保管先情報へのアクセス管理を行う文書保管先情報アクセス管理部を示す図である。
【図１９】実施形態２の文書保管先情報へのアクセス管理を行った場合の情報表示する際の処理手順例を示すフローチャートである。
【図２０】図１９の文書保管先情報へのアクセス管理を行った場合のアクセス権を持つユーザへの情報表示例を示す図である。
【図２１】図１９の文書保管先情報へのアクセス管理を行った場合のアクセス権を持たないユーザへの情報表示例を示す図である。
【図２２】実施形態３の文書管理サーバにおける文書保管先情報をクリア（リセット）するトリガを管理する文書保管先情報クリア管理部を示す図である。
【図２３】実施形態３の文書保管先情報をクリア（リセット）する際の処理手順例を示すフローチャートである。
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して複数の端末からアクセスが可能な電子ファイルを、文書として階層構造を有するフォルダ内に保管して管理する文書管理装置であって、
フォルダ内の文書またはフォルダの移動あるいは削除が操作された場合に、前記文書またはフォルダの移動あるいは削除の操作履歴を保持する履歴保持手段と、
前記複数の端末のいずれかの端末がフォルダを開いた時に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて該開かれたフォルダに保管されていた文書または下位のフォルダの操作履歴を該フォルダを開いた端末に表示させる履歴表示手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記履歴保持手段は、少なくとも、文書またはフォルダを特定する識別子と、操作前に保管されていた操作元フォルダと、操作後に保管されている操作先フォルダとを記憶する第１の記憶手段を有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記第１の記憶手段は、更に、移動あるいは削除の操作種別と、操作を指示したユーザの識別子と、操作の実行時間とを記憶することを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記履歴保持手段は、
操作された前記文書またはフォルダと同じ文書またはフォルダを前記第１の記憶手段から取得する取得手段と、
前記取得された同じ文書またはフォルダの操作履歴を更新する履歴更新手段とを更に有することを特徴とする請求項２又は３に記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記履歴更新手段は、操作が文書またはフォルダの移動の場合は、前記取得された同じ文書またはフォルダの前記操作先フォルダを更新し、操作が文書またはフォルダの削除の場合は、前記取得された同じ文書またはフォルダの前記操作種別及び前記操作先フォルダを更新することを特徴とする請求項４に記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記履歴保持手段は、操作の対象がフォルダの場合に、該フォルダが保管する文書または下位のフォルダに対して、前記操作と同じ操作に対応する操作履歴の保持を繰り返す繰返手段を有することを特徴とする請求項１または４に記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記履歴表示手段は、更に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて前記開かれたフォルダに保管されている文書または下位のフォルダの操作履歴を前記フォルダを開いた端末に表示させることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項８】
前記履歴表示手段は、文書またはフォルダに対するアクセス権を判定する判定手段を有し、アクセスが可とされた文書またはフォルダの操作履歴を表示させることを特徴とする請求項１または７に記載の文書管理装置。
【請求項９】
文書またはフォルダへのユーザのアクセス権を書き換え可能に記憶する第２の記憶手段と、
前記第２の記憶手段に記憶されたアクセス権を参照して文書またはフォルダに対するアクセス権を判定する判定手段とを更に有し、
前記履歴表示手段は、アクセスが可とされた文書またはフォルダの操作履歴を表示させることを特徴とする請求項１または７に記載の文書管理装置。
【請求項１０】
操作履歴の保持期間を文書またはフォルダに対応して記憶する第３の記憶手段と、
前記第３の記憶手段に記憶された操作履歴の保持期間が経過すると、保持期間が経過した文書またはフォルダの操作履歴を削除する履歴削除手段とを更に有することを特徴とする請求項１または７または９に記載の文書管理装置。
【請求項１１】
ネットワークを介して接続された複数の端末と、ネットワークを介して前記複数の端末からアクセスが可能な電子ファイルを文書として階層構造を有するフォルダ内に保管して管理する文書管理装置とを有する文書管理システムであって、
フォルダ内の文書またはフォルダの移動あるいは削除が操作された場合に、前記文書またはフォルダの移動あるいは削除の操作履歴を保持する履歴保持手段と、
前記複数の端末のいずれかの端末がフォルダを開いた時に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて該開かれたフォルダに保管されていた文書または下位のフォルダの操作履歴を該フォルダを開いた端末に表示させる履歴表示手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項１２】
ネットワークを介して複数の端末からアクセスが可能な電子ファイルを、文書として階層構造を有するフォルダ内に保管して管理する文書管理方法であって、
履歴保持手段が、フォルダ内の文書またはフォルダの移動あるいは削除が操作された場合に、前記文書またはフォルダの移動あるいは削除の操作履歴を保持する履歴保持工程と、
履歴表示手段が、前記複数の端末のいずれかの端末がフォルダを開いた時に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて該開かれたフォルダに保管されていた文書または下位のフォルダの操作履歴を該フォルダを開いた端末に表示させる履歴表示工程とを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１３】
前記履歴保持工程は、
操作された前記文書またはフォルダと同じ文書またはフォルダを、少なくとも、文書またはフォルダを特定する識別子と、操作前に保管されていた操作元フォルダと、操作後に保管されている操作先フォルダとを記憶する第１の記憶手段から、取得する取得工程と、
前記取得された同じ文書またはフォルダの操作履歴を更新する履歴更新工程とを有することを特徴とする請求項１２に記載の文書管理方法。
【請求項１４】
前記履歴表示工程では、更に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて前記開かれたフォルダに保管されている文書または下位のフォルダの操作履歴を前記フォルダを開いた端末に表示させることを特徴とする請求項１２に記載の文書管理方法。
【請求項１５】
判定手段が、文書またはフォルダへのユーザのアクセス権を書き換え可能に記憶する第２の記憶手段に記憶されたアクセス権を参照して、文書またはフォルダに対するアクセス権を判定する判定工程を更に有し、
前記履歴表示工程では、アクセスが可とされた文書またはフォルダの操作履歴を表示させることを特徴とする請求項１２または１４に記載の文書管理方法。
【請求項１６】
履歴削除手段が、操作履歴の保持期間を文書またはフォルダに対応して記憶する第３の記憶手段に記憶された操作履歴の保持期間が経過すると、保持期間が経過した文書またはフォルダの操作履歴を削除する履歴削除工程を更に有することを特徴とする請求項１２または１４または１５に記載の文書管理方法。
【請求項１７】
請求項１２乃至１６のいずれか１項に記載の文書管理方法の工程をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム。
【請求項１８】
請求項１７に記載のコンピュータプログラムを記憶したコンピュータで読み取り可能な記憶媒体。
【請求項１】
ネットワークを介して複数の端末からアクセスが可能な電子ファイルを、文書として階層構造を有するフォルダ内に保管して管理する文書管理装置であって、
フォルダ内の文書またはフォルダの移動あるいは削除が操作された場合に、前記文書またはフォルダの移動あるいは削除の操作履歴を保持する履歴保持手段と、
前記複数の端末のいずれかの端末がフォルダを開いた時に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて該開かれたフォルダに保管されていた文書または下位のフォルダの操作履歴を該フォルダを開いた端末に表示させる履歴表示手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記履歴保持手段は、少なくとも、文書またはフォルダを特定する識別子と、操作前に保管されていた操作元フォルダと、操作後に保管されている操作先フォルダとを記憶する第１の記憶手段を有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記第１の記憶手段は、更に、移動あるいは削除の操作種別と、操作を指示したユーザの識別子と、操作の実行時間とを記憶することを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記履歴保持手段は、
操作された前記文書またはフォルダと同じ文書またはフォルダを前記第１の記憶手段から取得する取得手段と、
前記取得された同じ文書またはフォルダの操作履歴を更新する履歴更新手段とを更に有することを特徴とする請求項２又は３に記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記履歴更新手段は、操作が文書またはフォルダの移動の場合は、前記取得された同じ文書またはフォルダの前記操作先フォルダを更新し、操作が文書またはフォルダの削除の場合は、前記取得された同じ文書またはフォルダの前記操作種別及び前記操作先フォルダを更新することを特徴とする請求項４に記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記履歴保持手段は、操作の対象がフォルダの場合に、該フォルダが保管する文書または下位のフォルダに対して、前記操作と同じ操作に対応する操作履歴の保持を繰り返す繰返手段を有することを特徴とする請求項１または４に記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記履歴表示手段は、更に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて前記開かれたフォルダに保管されている文書または下位のフォルダの操作履歴を前記フォルダを開いた端末に表示させることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項８】
前記履歴表示手段は、文書またはフォルダに対するアクセス権を判定する判定手段を有し、アクセスが可とされた文書またはフォルダの操作履歴を表示させることを特徴とする請求項１または７に記載の文書管理装置。
【請求項９】
文書またはフォルダへのユーザのアクセス権を書き換え可能に記憶する第２の記憶手段と、
前記第２の記憶手段に記憶されたアクセス権を参照して文書またはフォルダに対するアクセス権を判定する判定手段とを更に有し、
前記履歴表示手段は、アクセスが可とされた文書またはフォルダの操作履歴を表示させることを特徴とする請求項１または７に記載の文書管理装置。
【請求項１０】
操作履歴の保持期間を文書またはフォルダに対応して記憶する第３の記憶手段と、
前記第３の記憶手段に記憶された操作履歴の保持期間が経過すると、保持期間が経過した文書またはフォルダの操作履歴を削除する履歴削除手段とを更に有することを特徴とする請求項１または７または９に記載の文書管理装置。
【請求項１１】
ネットワークを介して接続された複数の端末と、ネットワークを介して前記複数の端末からアクセスが可能な電子ファイルを文書として階層構造を有するフォルダ内に保管して管理する文書管理装置とを有する文書管理システムであって、
フォルダ内の文書またはフォルダの移動あるいは削除が操作された場合に、前記文書またはフォルダの移動あるいは削除の操作履歴を保持する履歴保持手段と、
前記複数の端末のいずれかの端末がフォルダを開いた時に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて該開かれたフォルダに保管されていた文書または下位のフォルダの操作履歴を該フォルダを開いた端末に表示させる履歴表示手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項１２】
ネットワークを介して複数の端末からアクセスが可能な電子ファイルを、文書として階層構造を有するフォルダ内に保管して管理する文書管理方法であって、
履歴保持手段が、フォルダ内の文書またはフォルダの移動あるいは削除が操作された場合に、前記文書またはフォルダの移動あるいは削除の操作履歴を保持する履歴保持工程と、
履歴表示手段が、前記複数の端末のいずれかの端末がフォルダを開いた時に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて該開かれたフォルダに保管されていた文書または下位のフォルダの操作履歴を該フォルダを開いた端末に表示させる履歴表示工程とを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１３】
前記履歴保持工程は、
操作された前記文書またはフォルダと同じ文書またはフォルダを、少なくとも、文書またはフォルダを特定する識別子と、操作前に保管されていた操作元フォルダと、操作後に保管されている操作先フォルダとを記憶する第１の記憶手段から、取得する取得工程と、
前記取得された同じ文書またはフォルダの操作履歴を更新する履歴更新工程とを有することを特徴とする請求項１２に記載の文書管理方法。
【請求項１４】
前記履歴表示工程では、更に、前記移動あるいは削除の操作履歴に基づいて前記開かれたフォルダに保管されている文書または下位のフォルダの操作履歴を前記フォルダを開いた端末に表示させることを特徴とする請求項１２に記載の文書管理方法。
【請求項１５】
判定手段が、文書またはフォルダへのユーザのアクセス権を書き換え可能に記憶する第２の記憶手段に記憶されたアクセス権を参照して、文書またはフォルダに対するアクセス権を判定する判定工程を更に有し、
前記履歴表示工程では、アクセスが可とされた文書またはフォルダの操作履歴を表示させることを特徴とする請求項１２または１４に記載の文書管理方法。
【請求項１６】
履歴削除手段が、操作履歴の保持期間を文書またはフォルダに対応して記憶する第３の記憶手段に記憶された操作履歴の保持期間が経過すると、保持期間が経過した文書またはフォルダの操作履歴を削除する履歴削除工程を更に有することを特徴とする請求項１２または１４または１５に記載の文書管理方法。
【請求項１７】
請求項１２乃至１６のいずれか１項に記載の文書管理方法の工程をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム。
【請求項１８】
請求項１７に記載のコンピュータプログラムを記憶したコンピュータで読み取り可能な記憶媒体。
【図１】
【図２】
【図３Ａ】
【図３Ｂ】
【図４Ａ】
【図４Ｂ】
【図５】
【図６】
【図９】
【図１０】
【図１２】
【図１３】
【図１５】
【図１６】
【図１８】
【図１９】
【図２２】
【図２３】
【図７】
【図８】
【図１１】
【図１４】
【図１７】
【図２０】
【図２１】
【図２】
【図３Ａ】
【図３Ｂ】
【図４Ａ】
【図４Ｂ】
【図５】
【図６】
【図９】
【図１０】
【図１２】
【図１３】
【図１５】
【図１６】
【図１８】
【図１９】
【図２２】
【図２３】
【図７】
【図８】
【図１１】
【図１４】
【図１７】
【図２０】
【図２１】
【公開番号】特開２００８−３０５０９４（Ｐ２００８−３０５０９４Ａ）
【公開日】平成２０年１２月１８日（２００８．１２．１８）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００７−１５０７７５（Ｐ２００７−１５０７７５）
【出願日】平成１９年６月６日（２００７．６．６）
【出願人】（０００００１００７）キヤノン株式会社 (59,756)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２０年１２月１８日（２００８．１２．１８）
【国際特許分類】
【出願日】平成１９年６月６日（２００７．６．６）
【出願人】（０００００１００７）キヤノン株式会社 (59,756)
【Ｆターム（参考）】
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